第一篇：行政辦公室主要工作流程

行政辦公室主要工作流程

一、文件的發放與管理

1、外來文件由辦公室歸口接收，經行政經理或管理者代表（管理者代表負責體系文件）確認審批后，發放至有關職能部門后歸檔管理。

2、電子郵件文件在原稿上，審批其適用性，由辦公室填寫《郵件接收記錄登記表》并發放至有關職能部門后歸檔管理。

3、審批文件的符合性、充分性、適宜性及文件間的協調性負責，審批時填寫《文件審批表》，以作為審批的依據。文件審批時，同時確定文件的發放范圍。

4、除上海大眾規定的記錄表格外，記錄表格由使用部門編制，管理者代表審批后，辦公室備案。

5、經批準后的文件，由辦公室填寫《受控文件清單》，以對文件進行管理。辦公室按確定的文件發放范圍，統一印制，原審批件歸檔保存，存入計算機的文件均留備份。

6、文件發放時，辦公室填寫《文件發放（回收）記錄表》，履行發放手續，領用人簽字。文件發放應確保使用處能獲得適用文件的有效版本。

7、文件持有者須妥善保管文件，不得隨意涂改，防止丟失或損壞。如發生丟失或損壞等情況時，須報辦公室重新辦理補發手續。

8、電子文件須標識清晰，以免新舊版本混用。

9、電子文件只能使用，不能更改，確需修改的，經辦公室統一修改后，經管理者代表審批后，繼續使用。

10、各部門收到的各類外來文件須到辦公室備案登記，其適用性由管理者代表確認，辦公室再發放到相關部門，建立《外來文件清單》，并及時更新。

11、辦公室負責對公司質量手冊的附錄《主要法律法規及技術標準清單》隨時進行更新。

二、員工任職崗位管理

辦公室是本公司人力資源管理部門，負責對各崗位任職條件的確定及薪酬福利、員工培訓的實施工作，負責員工業績評定工作。

人事培訓主管負責培訓的日常管理工作，并參與有關培訓及其他措施的策劃、實施和評價工作。

重要崗位、關鍵崗位人員變更執行品牌相關申請流程。辦公室明確各崗位人員有關的學歷教育、工作經驗的適用要求，編制《崗位描述》報部門經理審批，并作為招聘、安排人員、培訓的主要依據。

重要/關鍵崗位的變更，必須按規定的流程申請，并經培訓合格后方可上崗。

對崗位人員從教育、培訓、技能及工作經驗四個方面進行崗位能力評定，評定合格上崗，由辦公室編制本公司的員工花名冊。

三、員工的招聘

各部門根據公司現有人力資源情況，填制《年經銷商人數配置表》，報人事培訓主管，人事培訓主管根據崗位需求情況和各部門的用人需求情況，擬出招聘計劃，由總經理審批后，按招聘計劃實施招聘。

辦公室受理應聘者申請，填寫《公司應聘人員求職申請表》，由人事培訓主管和用人部門的部門經理共同進行面試。

應聘者體檢合格后，擇優錄用。根據各部門的崗位申請，安排應聘者試用，簽訂勞動合同并約定試用期，試用期后符合要求，正式錄用。人事培訓主管負責填寫《公司人力資源基礎信息表》。

人事培訓主管將本次招聘的總體效果反饋給總經理。

四、員工的培訓

人事培訓主管組織培訓參加外部培訓人員在培訓完成后一周內，向其他相關員工轉達培訓內容。

新員工由人事培訓主管統一組織培訓，培訓內容包括：上海大眾的背景介紹和企業文化；公司的企業背景、企業文化、組織機構和規章制度；產品的基礎知識；安全環保知識及《員工手冊》等。

在職員工的深化培訓要制定培訓計劃，人事培訓主管根據《公司人力資源基礎信息表》和《年經銷商人數配置表》了解公司現有人力資源情況，并根據不同崗位的需求及員工填寫的《培訓申請表》制定《公司年內部培訓計劃表》，培訓計劃可以按實際情況進行調整。

內部培訓的主要包括：服務技術類的內部培訓：在接到培訓資料五日內，由人事培訓主管組織，技術總監、服務經理等相關責任人主持培訓。

附件類內部培訓：在接到培訓資料五日內，由人事培訓主管組織，附件經理主持培訓。

其他內容的培訓：由人事培訓主管組織實施，相關崗位負責人主持培訓。其他培訓：如參加學歷、專業等專題培訓，由個人提出申請，部門經理同意后，經總經理批準后參加培訓。

對特殊工種人員培訓，如油漆工、焊接工、檢驗員等，須經有資質部門組織培訓，考試合格后，由有關部門發證認可，持證上崗。

每次內部培訓，各相關部門應填寫《內部培訓參加者名單》，培訓結束后將有關記錄、試卷等交辦公室存檔。外出培訓應在培訓結束后將成績單或結業、培訓證書等送辦公室核實登記、保存。人事培訓主管負責建立員工培訓檔案并保存各類培訓記錄。

五、勞動統計報表工資管理

1、員工考勤管理，員工人數增減變動情況統計、2、勞動報酬統計，編制、匯總和報送勞動工資月報、季報；建立勞動工資統計臺帳，嚴格規定勞動工資統計制度，及時為公司的各項決策提供了準確的統計資料。建立公司工資臺帳。

3、勞動合同管理。員工試用期、勞動合同、變動、離職管理等，整理及更新員工人事檔案和通訊錄；各類人力資源報表的統計，建立人力資源數據庫；

4、薪資的核算與發放、社會保險等基本業務的具體實施；包括職工工資統計、職工工資總額構成統計、工資總額同經濟效益掛鉤情況及效益工資統計、公司崗位變動人員工資調整工作；職工工資晉升和工資標準的調整工作

六、計算機網絡及應用系統的管理

1、計算機系統管理員發現或接到計算機系統故障報告后，應迅速查明故障點或故障范圍，進行維修。

2、確保公司局域網絡的信息暢通，接到地方區域停電通知，系統管理員立即到服務器備份數據，同時啟動儲備電源。

3、系統管理員，電工正確迅速的對故障設備進行檢測，并保證檢測質量；待故障消除后，打開服務器試運行，在正常運行情況下，向預案組長請示后，恢復局域網的使用；通知各個部門，恢復使用。

4、定期對計算機及系統運行狀態進行監控制、維護與保養，定期對系統進行跟蹤、查殺病毒工作。

5、嚴禁利用計算機私自和外系統進行通訊聯網。

七、行政后勤保障管理

1、辦公室每季度記錄水表、電表的用量，對用水、用電增加量進行原因分析，尋找節能機會。

2、檢查衛生間水箱和所有閥門水龍頭的完好情況，防止漏水。

3、消防設施要按消防部門的相關文件要求配置齊全，環保協調員負責定期檢查，對失去應急能力的消防設施，要及時進行檢修、更換或增加。

4、收集有關安全生產法律法規及行業規范文件的收集、整理，并實施文件的更新，保證所屬文件處于有效期內。

5、組織公司內職業健康和安全知識、新法律法規的有關培訓，作好記錄；并負責建立職業健康安全方面的資料庫，以備查詢。

6、對新上崗的員工進行健康安全的培訓,包括如何正確佩戴和使用勞動防護用品。

7、每年至少組織一次消防知識培訓（包括對消防設施的正確使用），并進行應急預演，達到人人會使用消防工具和正確施救。

8、每月對涉及健康安全的各工作場所及安全措施執行情況進行一次監督檢查，根據現場檢查記錄進行分析找出存在的問題，提出改進或糾正要求，必要時采取糾正或預防措施。

9、組織食堂炊事員應定期進行體檢，在取得身體健康證明后方可上崗工作。

10、辦公室每月對各工作場所的環境衛生和現場管理情況進行一次監督檢查，根據現場檢查記錄，并進行分析，通過分析找出存在的問題，提出改進或糾正要求，必要時采取糾正或預防措施。

11、公司公務車輛要定期進行檢查、維修、保養和年檢。

12、因工作需要，公司配備個人使用的機動車輛，嚴禁私自非法運，因工作需要將車輛外借或作為用戶代用車的，須經主管領導同意批準后。

13、除因工作需要配備個人使用或外借（代用）車輛外，公司所屬機動車輛，原則上不準在外過夜；確因工作需要在外過夜停放時，需經主管領導批準。

第二篇：辦公室工作流程

辦公室工作流程

一、發文辦理工作程序

（一）流程圖

承辦科室起草文稿→ 分管領導審稿 領導審定或簽發 機要用印校對、印刷 編號、登記 歸檔并分發

（二）流程圖說明

1、承辦科室起草文稿。擬稿人按要求擬出文稿，并送所在科室負責人審核簽字后，送分管領導。

2、分管領導審稿。由分管領導對文稿內容進行審改。

3、領導審定或簽發。加貼發文簽后由承辦科室送局主要領導審定、簽發。需提交局黨組會或局長辦公會決定的事項，待會議通過后由局主要領導審定、簽發。

4、編號、登記。對領導審定、簽發的文稿，經辦公室編號、登記后，由承辦科室直接印制。

5、校對及印制。公文打出清樣后要及時校對，重要文稿要進行二校。公文校對由承辦科室負責；局領導親自草擬的公文由辦公室或領導指定的科室負責校對。一般公文2個工作日內完成印刷和裝訂。

6、機要用印。凡打印發出的文件需加蓋印章的，由承辦科室送辦公室辦理。蓋章時要嚴格按局機關印章使用管理規定辦理，無領導簽批的公文不得蓋章。

7、歸檔并分發。各種文件材料蓋好印章后，由承辦科室負責分發，并將底稿和正件3份留辦公室存檔。需要通過郵政寄發的文件，由承辦科室裝封后寫清收件單位、收件人，由辦公室負責發出；急件要加蓋急件章。一般情況下，發文時限為5個工作日；屬急件范圍，應按照公文的緊急程序承到承辦。

（三）該項工作依據

1、《市衛生局機關工作制度匯編》；

2、《關于進一步加強檔案管理工作的意見》

（四）資料歸檔 發文編號登記本、用印登記本為短期保存，各承辦科室送辦公室存檔的各類發文為永久或長期保存，全部存放在局檔案室。

二、文件辦理工作程序

（一）流程圖

承辦科室起草文稿→

←分管領導審稿→

←領導審定或簽發

↓ 機要用印校對、印刷編號、登記

↓

歸檔并分發

（二）流程圖說明

1、來文整理。屬個人收件，交收件人啟封；屬機關各室收件交各科室人員啟封；屬局收件由辦公室啟封。

2、登記、分類。收文登記后，收發員將所有公文進行分類，屬簡報、刊物、群眾來信的按規定分發有關領導、各科室；屬需要辦理的公文送辦公室人員處理；屬“三密”文件由機要秘書按規定送有關領導傳閱；各種會議通知由機要秘書直接送交與會人員。一般情況下，機要秘書應在半個工作日內將當日收件啟封登記完畢。

3、填寫文件處理簽。需要辦理的公文，由機要秘書附上辦文處理箋并填寫好收文時間、來文部門、文件編號，一般傳閱件由機要秘書附上文件傳閱單后，送辦公室主任提出擬辦意見，然后送局領導或有關人員傳閱。

4、提出擬辦意見。辦公室主任根據來文內容要求提出相應的擬辦意見。

5、送局領導閱示。機要秘書按照所提擬辦意見分送局領導閱批。一般情況下，機要秘書應在收件當日內將已提擬辦意見的公文送達局領導閱批，局領導應在2個工作日內閱批完畢；屬急件范圍，應按照公文的緊急程度隨到隨送。

6、送承辦科室辦理。經局領導批示后需交由各承辦科室辦理的，由機要秘書送達承辦科室，并簽收。一般情況下，機要秘書應在一個工作日內送達承辦科室，屬急件范圍，應按照公文的緊急程度隨到隨送。

7、公文辦理。承辦科室對局領導批示需要辦理的公文進行辦理。凡屬承辦室職權范圍內可以答復的事項，由承辦科室直接答復呈文機關；凡涉及其他科室或有關部門業務范圍的事項，承辦科室應當主動與有關科室或部門協商辦理；須報請上級機關或局領導審批的事項，承辦科室應當提出意見并代擬文稿，送辦公室轉上級機關或局領導審批。一般情況下，辦理公文時限為4個工作日；屬急件范圍，應按照公文的緊急程度隨到隨辦。對答復的函件或請示件，一般要在15個工作日內批辦完畢，并復報文單位；如逾期未能辦完，由承辦人員回告報文單位。

8、督辦和催辦。辦公室對公文的承辦情況要進行督促檢查。對緊急或者重要公文應當及時催辦，對一般公文應當定期催辦，并隨時或定期向相關領導反饋辦理情況。轉給有關科室或單位承辦的公文，如果在規定的時限內未報結果或反饋情況的，應發催辦單或電話催辦，并做好催辦情況的記錄。信訪件的批辦時限和要求按領導批示或有關規定處理。

（三）該項工作依據

1、《市衛生局機關工作制度匯編》；

（四）資料歸檔

各類收文登記本、承辦文件簽收本、辦理結果登記本為短期存檔，辦理或傳閱完畢的收文為永久或長期存檔，都存放在局檔案室。

三、密級文件傳閱辦理工作程序

（一）流程圖

密件清點登記→領導傳閱或辦理→密件保管 ↓

密件清退

（二）流程圖說明

1、密件清點登記。辦公室機要秘書對收到的“三密”文件要認真進行清點登記，注明收文時間、文件編號、標題、密級、緊急程度、份數及每一份的編號等。

2、領導傳閱或辦理。機要秘書將收到的密件登記后送辦公室主任提出意見。需送領導傳閱的，機要秘書用專用密級文件夾送局領導傳閱（重要密件按職務從高到低傳閱，一般密件可不按職務高低進行傳閱），每位領導傳閱后要及時退回機要秘書繼續傳閱。下班后機要秘書要及時將密件收回放專柜保管，不能將密件存放在公開的地方，以防失密、泄密事件發生。需要辦理的密件，由機要秘書根據擬辦意見按《收文辦理工作程序》辦理，辦理過程中要注意檢查督促承辦科室按照保密法規要求管理好密件。辦理完畢后承辦科室要及時將密件退回保管。

3、密件保管。密件傳閱或辦理完畢后，由機要秘書收回存放于專用保密柜保管。如有領導或業務室需借閱密件，要按規定辦理借閱手續，用后要及時退回。

4、密件清退。密級文件處理完后，機要秘書要按照有關要求及時做好密件清退工作。清退時機要秘書要注意清點密件的份數，核對編號、標題，列好清單，做到不漏不缺。清退完后要請對方在清單上簽字，以示負責。

（三）該項工作依據 市保密局的有關文件規定

（四）資料歸檔

機要文件登記本短期存放在辦公室。

四、辦會工作程序

（一）流程圖

確定會議議題→

←

→制定會議方案 →

←準備會議材料 ↓

組織簽到、記錄布置會場 通知會議

↓

清理會場

整理會議材料→制作并印發會議紀要

（二）流程圖說明

1、確定會議議題。一般性會議由領導確定議題后，由承辦科室安排會議議程和日程。

2、制定會議方案。由承辦科室制定會議方案，會議的召開時間確定后，須提前以書面或口頭的方式將會議的名稱、內容、時間、地點及應注意和準備的事項通知與會人員。

3、準備會議材料。承辦科室根據會議需要準備相應的會議材料。

4、會場布置。承辦科室安排專人按會議性質和規模進行會場布置。

5、組織簽到和記錄。開會前承辦科室組織與會人員進行簽到，會務人員要點清參加會議的人數；承辦科室對會議的內容（包括議題、討論發言、形成決議、主持人結論性意見等）進行詳細記錄。

6、清理會場。會議結束后，承辦科室應及時對會場進行清理，對遺漏的材料要注意收集。

7、整理會議材料。在會議結束后由承辦科室派員整理會議記錄和材料。

8、清退會議保密材料。承辦科室安排專人將會上發放的屬保密性質的文件材料及時收回并送機要部門或作其他保密處理。

9、承辦科室制作并印發會議紀要。承辦科室根據會議的內容和研究確定的事項整理會議紀要，并印發有關領導和與會單位。

（三）該項工作依據

1、《市衛生局工作制度匯編》；

（四）資料歸檔

會議議程、日程短期存放在承辦科室，會議通知、會議材料、簽到記錄、會議記錄、會議紀要簽批單及原件短期存放在局檔案室。

五、辦事工作程序

（一）流程圖

領導或業務科室交辦事項----------→辦公室登記 外單位要求協助辦理事項 ↓

反饋辦理結果←-------------------承辦

（二）流程圖說明

1、辦事事項。領導或業務室交辦事項和外單位要求協助辦理事項。

2、辦公室登記。所有辦事事項統一由辦公室登記。

3、承辦。本局領導交辦或業務科室要求辦理的事項，由辦公室主任接受任務后，按職責權限交由辦公室（業務科室）工作人員具體承辦；外單位需本局協助辦理事項，由辦公室人員呈請分管領導批示后，由辦公室（或轉承辦科室）按領導批示和相關的管理規定具體承辦。

4、反饋辦理結果。事項辦結后，工作人員需將辦理結果逐級反饋。

（三）該項工作依據

1、《市衛生局工作制度匯編》；

（四）資料歸檔

辦事登記本、辦理事項簽批件短期存放在局辦公室。

六、對外接待工作程序

（一）流程 接到函電→

←聯系函電人 →

←擬定接待方案 ↓

反饋接待情況實施方案 領導審批 ↓

整理歸檔

（二）流程圖說明

1、接到函電。接到上級或相關單位郵寄（或傳真）來關于到我市檢查指導或學習考察的文件。

2、聯系函電人。由辦公室主動與來函電人聯系，詳細了解來函電人到我市主要活動的具體要求。

3、擬定接待方案。由辦公室負責接待工作的同志根據了解到的情況草擬接待方案，方案內容包括考察項目、住宿安排、宴請接待、陪同人員、考察交流方式及考察參觀路線等。

4、領導審批。接待方案必須報經分管領導審批同意后實施。

5、實施方案。根據方案確定的內容派出有關人員做好接待工作。

6、反饋接待情況。在整個接待過程中，要隨時保持與分管領導的聯系，及時匯報接待進展情況。

7、整理歸檔。本次接待工作都應認真登記，整理歸檔。

（三）該項工作依據

1、《市委、市政府接待工作有關規定》

（四）資料歸檔

接待方案短期存放在局辦公室。

七、車輛管理使用工作程序

（一）流程圖

用車告知→派車→出車 ↓

收車待命

（二）流程圖說明

1、用車告知。領導用車和各科室用車超過市區范圍的，由領導和各科室負責人告知辦公室（局領導工作用車提前1天，各科室工作用車提前2天），由辦公室根據實際情況安排相應車輛和司機。

2、派車。到本市范圍內的市屬各縣區由辦公室批準，超出本市范圍的長途用車由分管領導批準，并安排專職司機駕駛。

3、出車。專職駕駛員接到出車指示后，在出車前必須檢查“三油一水”，嚴禁帶故障出車；在行駛中，必須遵守交通規則，務必保證安全行駛。

4、收車待命。司機出車回到單位后要按照“有事報問題，無事報平安”的原則向辦公室匯報出車情況，并回到司機班休息待命。

（三）該項工作依據

《市衛生局機關工作制度匯編》

（四）資料歸檔

派車登記表短期存放在局辦公室。

八、請（銷）假工作程序

1、流程圖

申請－－審批－－備案－－銷假

2、工作流程說明

（1）提出申請：請假人提出書面申請。

（2）審批：分管局領導審批。一般工作人員請事假1天以內（含1天），由科室（單位）主要負責人批準；請事假1天以上由科室（單位）負責人簽署意見后報分管局長批準。科室（單位）負責人請假1天以內（含1天）由分管局長審批；1天以上由分管局長簽署意見后報局長批準。因公外出的，憑領導批準的文件、會議通知。（3）備案：經領導審批后，報辦公室備案。（4）銷假：假期結束后及時到辦公室銷假。

3、工作依據

1、《國家公務員管理暫行條例》

2、《亳州市衛生局工作制度匯編》

4、資料歸檔

請假申請短期存放在局辦公室。

九、局長辦公會議會務工作程序

（一）流程圖

收集會議議題→局長確定議題→準備會議 ↓

召開局長辦公會←會場布置←通知與會人員 ↓

會議記錄→整理記錄、形成紀要→印發會議紀要 ↓

整理歸檔←督辦議定事項

（二）流程圖說明

1、收集會議議題。由辦公室與相關科室聯系，收集和準備提交局長辦公會議討論的議題。

2、局長確定議題。辦公室根據局領導批示時間的先后順序，綜合考慮各議題的輕重緩急程序，初步擬定召開局長辦公會議各議題及排列順序，凡提交局長辦公會議討論的議題均須經局長批示同意。

3、相關科室準備會議材料。辦公室根據局領導確定的局長辦公會議各議題的排列順序，通知相關科室準備會議材料，詢問各科室在議題安排上有無特殊要求。

4、通知與會人員。辦公室根據局長批示，通知參加局長辦公會的有關領導和列席人員開會的時間、地點，并通報有關議題內容。

5、會場布置。提前預定會議室，檢查會議室的音像、照明設備，做好會議服務工作。

6、召開局長辦公會。由局長主持召開局長辦公會。辦公室負責整理分發、收回會議材料。

7、會議記錄。會議由辦公室主任記錄。會議記錄應做到完整、準確、真實。主要包括：會議報告或要研究的主題內容匯報；與會人員的發言；會議的決定、決議和會議主持人的總結講話。

8、整理記錄并形成紀要。局長辦公會議召開后，記錄員要認真整理好會議記錄，并形成會議紀要。

9、印發會議紀要。會議紀要印發有關領導和相關科室，并做好會議紀要發文登記。

10、整理歸檔。局長辦公會議歸檔材料包括：會議請示、會議通知、會議記錄、會議紀要簽批件及會議紀要正本。會議材料的歸檔工作應于會后及時完成。

（三）該項工作依據

《市衛生局機關工作制度匯編》

（四）資料歸檔

會議請示、會議通知、會議記錄臨時存放在局檔案室，會議記要簽批件及原件短期存放在局檔案室。

十、辦理人大代表建議和政協委員提案工作程序

（一）流程圖

登記→提出擬辦意見→送領導審閱 ↓

答復←送領導審批←草擬答復函 ↓

了解答復意見→收集歸檔

（二）流程圖說明

1、登記。為了確保人大代表建議和政協委員提案能真正落到實處，辦公室接到代表建議或委員提案后要立即進行登記。

2、提出擬辦意見。辦公室主任提出擬辦意見，送主要領導批閱后，根據主要領導的意見，明確分管領導，指定專人負責，并建立相應的辦理制度，確保代表建議或委員提案能真正落到實處。

3、送領導審閱。擬辦意見送主要領導批閱后，根據主要領導的意見，明確分管領導，指定專人負責，并建立相應的辦理制度，確保代表建議或委員提案能真正落到實處。

4、起草答復函。承辦科室接到有主要領導批示的代表建議或委員提案后，在分管領導的直接組織下，要主動與代表或委員聯系，聽取他們的意見和要求，以提高辦理質量。然后對人大代表或政協委員所提的問題和要求起草答復函逐條答復，文字要通順、簡明，格式要符合規范要求。

5、送領導審批。答復函草擬后，要由單位主要領導負責審核簽發。答復函要使用本單位正式公文，并要標明文種，加蓋單位公章，注明具體承辦人姓名、聯系電話。

6、答復。（1）對市人大代表建議的答復要主送提出建議的每一位代表，抄報市人大常委會相關工作委員會、市政府督查室。（2）對市政協提案的答復要主送提出提案的每一位委員，抄報市政協辦公室和市政府督查室。

7、了解答復意見。在寄送代表建議或委員提案答復函時要隨函附上代表建議或委員提案辦理情況征詢意見表（一式兩份），以便代表或委員將意見和建議反饋給承辦科室及市政府督查室。

8、收集歸檔。收到代表或委員的意見和建議后，如代表或委員對辦理滿意，將上屬資料全部歸檔；如不滿意，則在規定時間內重新辦理。

（三）該項工作依據 市政府有關文件規定

（四）資料歸檔

辦理答復函短期存放在局檔案室。

十一、檔案管理工作程序

1、流程圖

分類整理--交辦公室（檔案）--編制目錄歸檔--借閱申請--批準--借閱

2、流程說明

（1）分類整理。科室對收到的公文、在業務活動中形成的具有保存價值的文件、圖片、錄音、講話、資料等，進行分類整理。（2）交辦公室（檔案室）。各科室將分類整理的檔案上交局辦公室（檔案室），文書檔案在次年的第一季度內歸檔。

（3）編制目錄歸檔。歸檔的案卷要編制案卷目錄，一式兩份，并進行歸檔。（4）借閱申請。各科室（單位）需要借閱檔案室的資料時，向辦公室提出申請。（5）批準。辦公室主任對申請進行審核并簽字。

（6）借閱。辦公室主任簽字后，檔案管理人員按申請要求辦理借閱手續。

3、工作依據（1）《國家行政機關公文處理辦法》（國發[2000]23號）（2）《中華人民共和國檔案法》

十二、印章使用工作程序

1、流程圖

用印申請--領導簽字--登記--用印

2、流程說明

（1）用印申請。科室（單位）需要用印時，提出用印申請。

（2）領導簽字。發文需要用印時，用印人用必須持有局領導簽字的發文底稿；其他需要用印時，須經局領導和辦公室主任簽批。

（3）登記。需用印的科室（單位）和經辦人到辦公室進行用印登記。（4）用印。需用印人員的科室（單位）和經辦人按規定用印。

3、工作依據（1）《國家行政機關公文處理辦法》（國發[2000]23號）（2）《亳州市衛生局工作制度匯編》

第三篇：辦公室相關工作流程

辦公室相關工作分工及要求

1．辦公室日常工作分工

辦公室主任主要負責學校校務工作的管理、協調、傳達、請示、匯報等。

辦公室干事的工作采取分工合作的原則，協助辦公室主任搞好校務管理，具體分工如下：

曾敏老師主要負責的日常工作有：會議及升旗儀式考勤；會議場地安排；會議室及接待室管理；學校功能室管理；會議及活動通知管理；條幅制作、收集入庫；校長辦公室及校長辦公會管理；公文流轉管理；車輛使用管理；教育信息網網上公告管理；領導交辦的臨時工作。

張姝老師主要負責的日常工作有：工會的相關工作、黨務工作；訂報紙及報紙的分發；安排制作學校通訊錄；每周工作計劃及大事記；食堂的餐票管理；教育局的雜志分發；制作各類放假通知及配合人事做好假期值班人員安排；對外接待、對外聯絡；會議紀要；報賬工作；學校領導交辦的其他臨時工作。2．相關工作流程及要求（1）集會及升旗儀式考勤辦法

由辦公室曾敏老師負責全校性（含學部）集會和升旗儀式的考勤工作，原則要求全體教職工不得缺勤，每缺勤一次扣除50元績效工資。如因病（或因事）請假，缺席會議或升旗儀式的，每兩次算一次缺勤（因請假已經扣除績效工資的除外）。（2）文件（或通知）簽發工作

上級文件（或通知）的簽發：由曾敏老師每天定時查閱教育局網上信息，負責登記督辦，文件（或通知）先交辦公室主任審閱，涉及單一部門的工作，直接將有批示的文件復印件簽發相關部門，文件原件交檔案室存檔，重要的工作辦公室主任要向校長匯報。文件涉及多個部門或部門不明確的，由辦公室請示校長批示后，將有批示的復印件簽發給相關部門辦理，文件原件交檔案室存檔。各部門應將文件（或通知）要求的工作完成情況及時向辦公室反饋。

校內會議通知：辦公室負責擬發全校性（含學部）會議、活動的通知，負責擬發有校長參加的會議、活動的通知。其它由部門牽頭召開的會議、組織的活動，由牽頭部門負責擬發通知。（3）周工作安排及大事記

由辦公室提前兩天（上周五前）向學校各部門領導征集工作安排內容，每周一向全校發布，將周工作安排上傳至校園網，并公示。

請各職能部門安排干事負責將上周重要工作進行簡要小結，于每周一交辦公室張姝老師，每周三前由辦公室發布上周大事記，并將大事記內容上傳至校園網。（4）校長辦公會議紀要制度

凡涉及學校財務制度、安全責任制度、人事制度、教育教學管理制度等重大事項，由校長辦公會議形成的決定，都需要辦公室形成會議紀要，相關部門應嚴格按照校長會議紀要辦理有關事項。（5）會議室、接待室管理辦法 需要使用會議室和接待室的，由使用部門提前向辦公室提出申請，并做好登記，由辦公室安排。使用完后，應隨手關閉門窗，關閉空調、照明電源等，并及時通知辦公室，由辦公室負責清掃、整理。因使用不善，造成損失的，相關使用部門負責人應承擔管理責任。

學校組織召開的會議，由辦公室負責會場布置。其他部門組織召開的會議，由會議組織部門向辦公室提出場地使用申請，并由辦公室協調物業管理部門，協助會議組織部門做好會場布置工作。（6）功能室管理辦法

需要使用功能室的，由使用部門提前向辦公室提出申請，并做好登記，由辦公室統一安排。功能室使用完后，應隨手關閉門窗，關閉空調、照明電源等，并及時通知辦公室，由辦公室通知物業管理部門對功能室進行安全檢查和清掃。因使用不善，造成損失的，相關使用部門負責人應承擔管理責任。（7）用餐管理辦法

工作加班需要在校內食堂就餐的，十人次以內的憑部門書面申請，由辦公室主任審批后，找張姝老師登記領取餐票并簽字。十人次以上的，需要部門提出書面申請，辦公室主任審批，報校長簽字同意后，再找張姝登記領取餐票并簽字。外請工作人員有工作報酬的，原則上不提供免費工作餐。

因工作需要外出用餐，一律要請示校長同意，報辦公室主任備案并安排落實。用餐部門要明確用餐人數，用餐標準，再由辦公室根據部門申請，落實訂餐飯店后，向相關部門負責人反饋信息。（8）教師集體外出管理辦法

教師集體外出學習考察，需要向上級教育管理部門請示報告的，組織外出的部門應及時制定學習考察方案及相關安全應急處理方案交辦公室一份，并提前（至少兩周，畢業年級教師外出至少一個月）找辦公室填寫外出活動申請報告，經上級主管部門同意的，方能組織外出學習考察活動。涉及活動金額較大的，根據財務管理要求，要按要求及時組織招投標活動。（9）車輛管理辦法

學校公務車輛統一由辦公室管理和調度。部門用車，由部門負責人同意后盡量提前向辦公室提出申請，由辦公室安排車輛；文件傳遞用車，由辦公室直接安排，每天時間相對固定。非公務或特殊原因，不得使用學校公務車，未經辦公室批準，司機不得私自出車。

因工作需要租用車輛的，用車部門應至少提前一周向辦公室提出書面申請。

車輛需要維修的，應提前告知辦公室，并經司機班長審核簽字，總務主任同意后，方可辦理維修等手續。（10）條幅制作管理辦法

條幅制作由辦公室統一管理。原則上，有上級部門參加的會議、活動，學校舉行重大活動、召開重要會議可由辦公室安排制作、懸掛條幅。

過去已有的條幅由辦公室統一管理，能重復使用的盡量重復使用。學校一般性、日常性會議、活動原則上不制作、懸掛條幅。需要制作條幅的，由部門向辦公室提出申請，經辦公室主任審批同意后制作。

北京師范大學南山附屬學校 二〇一二年五月二十三日

第四篇：行政辦公室工作職責

行政副總崗位職責

1、負責發揮總經理參謀、協調和綜合管理職能，直接處理尚未分清職能的公司事務；（工作日志）

2、根據總經理指示，編排工作活動日程表，安排重大活動的組織和接待工作；（各類方案）

3、負責公司的行政管理，根據工作計劃和目標責任指標，定期組織檢查落實情況，整理分析后向總經理匯報；（工作計劃）

4、及時處理重要來往文電信函的審閱、傳遞，督促檢查領導批示、審核和修改以公司名義簽發的有關文件，以及公司行政、生產方面重要會議、重大活動的組織籌備工作；

5、負責指導、管理、監督行政工作，改善工作質量和服務態度，做好公司人員的績效考核和獎勵懲罰工作；（考核、獎罰）

6、定期組織做好辦公職能檢查，及時發現問題、解決問題，同時督促做好糾正和預防措施工作；掌握行政系統工作情況和公司行政管理工作的運作情況，適時向總經理匯報；（檢查單）

7、組織公司有關法律事務的處理工作，指導、監督檢查公司保密工作的執行情況；（工作日記）

8、負責協調公司系統間的合作關系，先期調解工作中發生的問題；

9、代表公司與外界有關部門和機構聯絡并保持良好合作關系；

10、完成總經理臨時交辦的工作。

行政辦公室部門職責

在總經理的領導下，貫徹執行公司規定的各項管理制度，抓好公司的日常行政事務管理，搞好各部門之間的協調，確保公司各項工作的順利進行，具體這則如下：

1、建立和完善公司各項規章制度，確保公司規范化管理；

2、負責公司文件的起草、印發及公司內部法律文書、證照、印鑒、資料及文檔等管理工作；

3、負責公司人事招聘、員工考勤、考核、獎懲、人事任免、及人事檔案的管理等工作；

4、注重多方溝通與協調，積極協助領導搞好部門之間、上下級之間、員工之間的關系，保證上情下達和下情上報，切實當好領導的參謀助手作用；

5、合理計劃，統籌協調，及時準備，搞好外來訪客的接待及公司各類會議的組織工作；

6、增強企業文化內涵，加強企業文化宣傳和文化活動的組織與實施，切實提高公司競爭力；

7、負責對員工進行遵守勞動紀律教育及監督檢查工作，確保員工愛崗敬業，勤奮工作；

8、抓好本部門工作，搞好所屬人員管理，確保行政工作的順利完成；

9、配合有關部門做好安全防事故工作，消除各種不安全隱患，杜絕事故的發生；

10、完成領導交辦的其它工作任務。

人事主管崗位職責

1、負責全體員工人事檔案的管理、匯總上報工作，人員匯總表；

2、負責公司員工的招聘、上崗及解聘手續的辦理，接待引領新進員工；（上崗率、解聘率）

3、負責新進員工試用期的跟蹤考核，晉升提薪及轉正合同的簽訂并形成相應檔案資料；（跟蹤考核表、晉升提薪申請表、合同）

4、負責統計匯總，上報員工考勤月報表；

5、負責員工績效考核資料的定期統計匯總、上報，并對績效考核的方式方法提出意見和建議；

6、負責員工薪酬發放的異常處理和薪酬政策的跟蹤調查，提供相應的報表和資料；（異常處理流程，跟蹤調查表）

7、負責員工技能培訓方案，技能測評的督導與跟進；（培訓計劃）

8、按公司人力資源計劃，負責完成公司人事招聘工作任務，并提出改進意見；（招聘記錄表）

9、建立健全的員工花名冊，掌握員工人數增減變化情況；（花名冊）

10、負責公司人事文件的呈轉及發放；（登記表）

11、協助上級領導處理人事方面的其他工作。

行政文員崗位職責

1、負責公司來文、來函、來電的收發、登記與管理工作；《登記表》

2、負責文件、資料的打印、復印、登記、發放、裝訂工作；（登記表）

3、做好各類會議、會務的準備及參會通知與保障工作；（會議記錄）

4、安接待流程，熱情接待外來訪客，切實樹立企業良好形象；（接待流程）

5、負責辦公用品、電腦、復印機耗材等物品的請領、保管工作，并進行賬務登記；（出入庫規定、發放記錄）

6、負責總經理辦公室、會議室的衛生維護工作，始終保持上述辦公場所衛生整潔和干凈。

資料員崗位職責

1、按照檔案保密原則，認真辦理接收、查閱、借閱、傳遞等手續；（登記表）

2、負責鑒別、收集、整理、裝訂人事檔案、健康檔案、培訓檔案、技術檔案和其他文件檔案資料；（匯總表）

3、負責建立健全的檔案資料明細臺帳；

4、負責公司專業技術人員技術檔案的整理工作；

5、負責有關往來文件資料的管理、收發和整理工作；

6、負責公司文件信函資料的往來登記工作；（登記表）

7、做好檔案資料的三防工作（防泄漏、防火、防盜），確保檔案安全。

后勤員崗位職責

1、全面負責公司后勤服務負責公司非生產區域水暖電設施的日常維修管理，電話安裝和維修管理；

2、負責公司非生產區域安全用電管理；

3、負責公司非生產區域的日常衛生管理；

4、負責公司食堂管理，包括食堂的運作、工作人員的監督與檢查 監督辦公樓的清潔工作及環境維護與綠化工作；

5、集體宿舍管理，維持宿舍秩序、管理宿舍公共財產；

6、負責組織對宿舍和廠房、倉庫、辦公室等維修和裝飾宿舍安全用電、用火檢查；

7、非生產固定資產管理職責及其采買、驗收、登記、調配、保管、核算 建立資產臺帳，落實責任人責工作監督、檢查資產使用情況；

8、建立資產維護臺帳，安排資產維修、保養 協助資產的盤點、報廢處理；

9、完成領導交辦的其他任務。

保潔員崗位職責

1、接受后勤專員直接領導主要負責公司辦公樓公共地面、各層樓梯扶手、衛生間、會議室及公共區域衛生清潔；

2、衛生保潔員崗位工作時間：上午7：30至12:00，下午14:00至17：00 ；

3、必須每天兩次打掃辦公樓，地面衛生、走廊衛生、樓梯扶手、廁所衛生，做到全天干凈；

4、及時清除各層各辦公室垃圾筐內的垃圾，并送運到指定位置；

5、各樓層衛生間，每天必須打掃2次，及時清理垃圾桶里的紙巾等，保證廁所墻面、地面、便池清潔干凈，無雜物、無積水，無異味；洗手池境面明亮，臺盤面清潔，墻角旮旯無蜘蛛網；窗玻璃每月至少擦拭1次，保持無污漬；

6、上班時間嚴禁未經批準私自外出或提前離崗；

7、節約用水、用電，愛護公用設施，保管好保潔用品，發現屋面滲漏、管道堵塞損壞等應及時向辦公室匯報；

8、注意著裝，文明舉止，禮貌接客，自覺維護單位形象；

9、熱愛自己的本職工作，能吃苦耐勞，不怕臟、不怕累，全心全意的投入到自己的本職工作中；

10、因工作需要，必須隨叫隨到，完成領導安排的臨時性工作、突擊性任務。

第五篇：行政辦公室工作職責

行政辦公室工作職責

系辦公室是系部綜合辦事與協調的行政機構，其主要職能是圍繞系行政中心工作，服務于中心工作，發揮“司令部”、“作戰部”、“公關部”參謀助手、綜合協調、督促檢查的作用，組織和實施學院領導的工作指示，實現參與政務、管理事務、服務領導、服務基層。具體工作職責是：

1、輔助決策。深入調查研究，廣泛聯系群眾，及時、全面、準確地發現新問題、新情況，本著實事求是的原則，及時向系領導提出解決問題的意見和建議，為領導決策提供參考，當好領導的參謀。

2、督促檢查。協助系領導對重大決策、會議決議、重要工作以及領導批辦件的執行情況進行督辦，抓好落實，保證政令暢通。

3、綜合協調。協助系領導做好系部活動周程的安排；協助系領導組織全院性的重要會議和各種重大活動；做好系部與上級部門和外單位的協調工作；協調全系教學、教輔、機關、后勤等部門的工作；負責指導系內各單位辦公室的業務工作。

4、會議管理。協助領導組織辦公會議及系領導召開的其他專門會議，做好會議記錄，整理重要的會議紀要，做好會議決定的傳達工作。

5、建章立制。協助系領導組織擬定全院性的規劃、章程和制度；建立和健全各項規章制度，實行科學管理；負責檢查各項規章制度的落實與實施。

6、公文管理。根據系領導指示，負責起草全院性行政方面的綜合性文件；負責全系性公文擬稿、核稿、繕印，院內各單位請示、報告、匯報的送批、送閱；負責上級機關、兄弟單位來文的處理工作。

7、事務管理。負責系領導的公務活動安排；負責我系賓客接待、假期值班、大事記編寫、系領導辦公文具配備等日常工作；負責書報信函的收發工作；負責工作電話費報銷的審核工作；協助做好系內辦電話的管理工作；負責系部綜合性報表等統計工作；會同有關部門統一安排、通知學院的作息時間，放假時間。

8、機要保密。與黨委辦公室配合，做好上級和學院機密文件、資料、領導核心會議有關內容的保密工作；負責機要交通工作。

9、信息信訪。做好系部信息的收集、整理、傳遞、存儲等工作；協助系領導處理院內外群眾來信、來訪工作，在政策允許的范圍內切實為群眾辦實事、辦好事。

10、檔案管理。負責全系檔案的收集、整理、保管、統計和提供利用等工作；協助系內各部門建立相應的檔案管理制度。

11、印章管理。負責保管系部印章，辦理對外介紹信及證明；負責管理系內各科室公章的刻制、啟用、收繳工作。

12、設施管理。負責系部會議室、收發室、通訊設施和汽車管理。

13、婦聯工作。會同有關部門做好計劃生育工作，辦理獨生子女證和未婚證。

14、內務管理。做好本科室人員的選聘、考核以及思想政治工作，負責校友會工作。

15、完成系部領導交辦的其它工作。