第一篇：第21章：收發(fā)通信管理標(biāo)準(zhǔn)

辦公室主任管理文件

收發(fā)通信管理標(biāo)準(zhǔn)第二十一章

第一節(jié) 收發(fā)、通信的特點(diǎn)及要求

一、收發(fā)、通信工作的特點(diǎn)

收發(fā)工作是指在機(jī)關(guān)、單位收發(fā)室內(nèi)接收、分揀收進(jìn)送出的文件(包括機(jī)要文件)、信函、報(bào)刊等(統(tǒng)稱為信件)，一般稱為外收發(fā)；通信工作指上門送取信件。收發(fā)工作與通信工作是密切地聯(lián)系在一起的。它有兩個(gè)突出的特點(diǎn)：

1.總進(jìn)出口

它是機(jī)關(guān)、單位文書、信件往來的總進(jìn)出口，從外面進(jìn)來的所有信件都要經(jīng)過收發(fā)室轉(zhuǎn)送到本機(jī)關(guān)、單位的各部門，本機(jī)關(guān)、單位的所有信件，都要經(jīng)過這里向外發(fā)出。

2.外、內(nèi)收發(fā)的區(qū)別

外收發(fā)與內(nèi)收發(fā)有所不同。外收發(fā)只擔(dān)負(fù)著收信、發(fā)信的任務(wù)，信件只是在這里經(jīng)辦手續(xù)，工作人員只是根據(jù)信件的外部標(biāo)志接收、發(fā)送信件，而一般不能拆閱、處理信件。而內(nèi)收發(fā)則負(fù)責(zé)拆閱信件，并根據(jù)信件的內(nèi)容去處理。

收發(fā)、通信工作是秘書工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。收發(fā)通信工作做得好不好，直接影響著文件、信函處理的工作效率，甚至還會(huì)影響到整個(gè)機(jī)關(guān)、單位正常的工作秩序。

二、收發(fā)室的設(shè)立

一般說來，較大的機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位都設(shè)有獨(dú)立的收發(fā)室，一些較小的基層行政機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位，則在辦公室內(nèi)設(shè)專職或兼職的文書人員進(jìn)行收發(fā)工作。

1.收發(fā)室設(shè)立的地點(diǎn)

機(jī)關(guān)、單位的收發(fā)室，一般設(shè)在機(jī)關(guān)或單位的大門口或靠近大門口。但是，如果一個(gè)機(jī)關(guān)、單位院內(nèi)或一座樓內(nèi)有兩個(gè)或兩個(gè)以上的機(jī)關(guān)或單位，可以視不同情況而設(shè)立收發(fā)室。如只有兩個(gè)機(jī)關(guān)或單位，那么，即可設(shè)置一個(gè)聯(lián)合收發(fā)室，也可以在大門口各自設(shè)置收發(fā)室。若有兩個(gè)以上的機(jī)關(guān)或單位，則最好設(shè)置一個(gè)聯(lián)合收發(fā)室，統(tǒng)管這幾個(gè)機(jī)關(guān)或單位的收發(fā)工作，以便于外單位向本庭院內(nèi)或樓內(nèi)的幾個(gè)機(jī)關(guān)、單位投遞信件。

2.收發(fā)室內(nèi)要配有收發(fā)員和通信員

收發(fā)員一般只是在收發(fā)室內(nèi)負(fù)責(zé)接收、分揀、登記收進(jìn)送出的信件，通信員則要走出去到外單位投遞或取回信件。收發(fā)室所配備的收發(fā)員和通信員的數(shù)量，應(yīng)根據(jù)機(jī)關(guān)或單位的大小及收進(jìn)送出的信件的多少、投遞信件路程的遠(yuǎn)近等各種情況確定。比如，在高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)中發(fā)送機(jī)密、絕密信件，要求雙人投遞，為此，通信員的人數(shù)就要相應(yīng)地增加。

3.收發(fā)室配備的設(shè)備比較簡(jiǎn)單

一般必備的設(shè)施有：辦公桌椅、帶分揀格的卷柜、一般卷柜、信報(bào)箱、登記簿冊(cè)、電話和電話號(hào)碼簿、各有關(guān)部門的電話號(hào)碼表等。此外，還可以根據(jù)投送信件數(shù)量的多少、投送距離的遠(yuǎn)近，配備適當(dāng)?shù)慕煌üぞ?。其中一般卷柜用來臨時(shí)存放收進(jìn)發(fā)出的信件。帶分揀的卷柜用來按不同方向分揀信件。也可以在卷柜的上半部分設(shè)置分揀格以分揀信件，下半部分用來臨時(shí)存放收進(jìn)發(fā)出的信件。信報(bào)箱的形式有兩種。一種是在收發(fā)室設(shè)置一個(gè)大型信報(bào)箱，分成若干小格，并按各個(gè)部門的順序統(tǒng)一編號(hào)。另一種是各部門在適當(dāng)位置各設(shè)一個(gè)小型信報(bào)箱。信報(bào)箱的鑰匙一般由各部門指定的專人掌管。對(duì)于那些不需要登記簽收的一般信件和報(bào)刊，收發(fā)員可將其直接投入信報(bào)箱里，由各部門自取。登記簿冊(cè)是用來登記收進(jìn)發(fā)出的信件的。這種登記簿的格式包括：日期、來件單位、封皮編號(hào)、數(shù)量、發(fā)往單位、簽收等項(xiàng)目。

4.兼有傳達(dá)任務(wù)的收發(fā)室應(yīng)配備的設(shè)施 兼有傳達(dá)任務(wù)的收發(fā)室，還應(yīng)配備有電話、電話號(hào)碼簿、有關(guān)部門的電話號(hào)碼表及會(huì)客登記簿等。有條件的單位可以備有傳呼設(shè)備。兼有門衛(wèi)職能的收發(fā)室，還應(yīng)備有報(bào)警器，要把匪警、火警電話，當(dāng)?shù)嘏沙鏊氨Ｐl(wèi)部門、負(fù)責(zé)保衛(wèi)工作的人員的電話號(hào)碼寫在明顯的位置，以備急用。兼有作息報(bào)時(shí)責(zé)任的收發(fā)室還要備有作息時(shí)間表、時(shí)鐘和電鈴。

對(duì)收發(fā)室的設(shè)施要加強(qiáng)管理，信報(bào)箱的鑰匙要由專人保管，登記簿冊(cè)要妥善保管。對(duì)電鈴、電話等通訊設(shè)備和電氣設(shè)備要經(jīng)常進(jìn)行檢查維修，以保證安全可靠。

三、收發(fā)室的職責(zé)

收發(fā)室的職責(zé)范圍，因不同機(jī)關(guān)或單位的不同情況和要求而確定。一般說來，收發(fā)室的主要職責(zé)有：

1.負(fù)責(zé)接收、分揀、登記并分發(fā)送達(dá)本機(jī)關(guān)或單位的文件、公私信函、普通電報(bào)以及其他郵件。

2.負(fù)責(zé)為本機(jī)關(guān)或單位的各部門或個(gè)人訂閱并分發(fā)報(bào)刊雜志。

3.負(fù)責(zé)接受并郵寄、投送本機(jī)關(guān)、單位發(fā)出的公文、公函、公用電報(bào)或其他公務(wù)信件。

有些規(guī)模較小的企、事業(yè)單位和基層行政機(jī)關(guān)，設(shè)立職能較多的綜合性收發(fā)室。除了上述三個(gè)職能外，還擔(dān)負(fù)起門衛(wèi)、傳達(dá)、作息報(bào)時(shí)等職能，負(fù)責(zé)來客登記、找人、報(bào)時(shí)打鈴、傳呼電話等任務(wù)。

四、收發(fā)、通信工作基本原則和要求

收發(fā)、通信工作在整個(gè)機(jī)關(guān)、單位工作中起著傳送帶的作用，是文書、信件往來的吞吐口和咽喉，同時(shí)，它又是機(jī)關(guān)、單位的門面。因而，收發(fā)、通信人員應(yīng)該具備秘書工作人員的素質(zhì)，對(duì)自己承擔(dān)的工作有正確的認(rèn)識(shí)，熱愛本職工作，忠于職守，工作要認(rèn)真、細(xì)致，待人處事要有禮貌。收發(fā)、通信人員在工作中必須嚴(yán)格遵守以下基本原則和要求：

1.收發(fā)、通信員在接收、投遞信件時(shí)，必須嚴(yán)格地執(zhí)行責(zé)任制度，仔細(xì)謹(jǐn)慎地檢查、清點(diǎn)信件，受的手續(xù)要清楚明白，防止出現(xiàn)漏洞。

2.收發(fā)、通信員必須及時(shí)、準(zhǔn)確地完成信件的收發(fā)、投遞任務(wù)，不能延誤、遺忘、壓誤信件。3.收發(fā)、通信員在任何情況下都必須保證機(jī)要信件的機(jī)密安全，不許私自拆閱和透視經(jīng)手轉(zhuǎn)遞的任何公私信件，更不能泄漏和遺失機(jī)密信件的內(nèi)容。

4.通信員在執(zhí)行任務(wù)時(shí)，不準(zhǔn)喝酒，不準(zhǔn)辦理私事，不能攜帶信件去公共場(chǎng)所，并要做到信件不離身。

5.收發(fā)人員不能擅離職守、棄門不管，要堅(jiān)守崗位。

6.收發(fā)員對(duì)待外來人員要熱情、謙虛、誠(chéng)懇，要助人為樂，不能無理拒收信件。

7.通信員在外出執(zhí)行任務(wù)時(shí)，對(duì)人要有禮貌，不能與人爭(zhēng)吵，還應(yīng)遵守交通規(guī)則。第二節(jié) 收發(fā)工作程序和方法

一、收信工作

收信工作是指接收從外面寄來或送來給本機(jī)關(guān)、單位的一切公私信件，包括文件、信函、普通電報(bào)、報(bào)刊以及其他郵件。這些信件大體上有三個(gè)來源：一是郵電局送來的公私信函、普通電報(bào)、報(bào)刊及其他郵件；二是外機(jī)關(guān)或單位通信員直接送來的信件；三是機(jī)要通信局送來的機(jī)要信件，收發(fā)員應(yīng)該認(rèn)真、細(xì)致、有條不紊地處理這些信件。為達(dá)到這個(gè)要求，必須制定出科學(xué)的收信工作程序和方法。

收信工作程序包括簽收、分揀、登記、轉(zhuǎn)交等環(huán)節(jié)。

1.簽收

收信工作中的環(huán)節(jié)之一，對(duì)于外面送來的信件進(jìn)行清點(diǎn)驗(yàn)收。為了使信件運(yùn)轉(zhuǎn)迅速、準(zhǔn)確、安全，必須在各個(gè)環(huán)節(jié)建立起嚴(yán)格的交接手續(xù)，以分清責(zé)任，并便于查考。簽收必須在信件送達(dá)的當(dāng)時(shí)進(jìn)行，并應(yīng)有送件人在場(chǎng)。簽收時(shí)，應(yīng)該注意查驗(yàn)以下幾個(gè)方面內(nèi)容：

(1)檢查收信單位的名稱是否與本機(jī)關(guān)或單位及有關(guān)人員的名稱相符，在確認(rèn)來件投遞無誤后再簽收。

(2)檢查信件的封口和包裝是否完好、正常，有無破損、啟封或散包等現(xiàn)象。(3)檢查信件外附件是否夠數(shù)。

(4)檢查收件封皮編號(hào)與登記是否相符。(5)清查信件緩急的性質(zhì)。

(6)查明收件登記件數(shù)與實(shí)有的件數(shù)是否相符。

經(jīng)上述查驗(yàn)無誤后，收發(fā)員便可以在收件人的投遞回執(zhí)單上或登記簿上簽收蓋章，以示負(fù)責(zé)。簽收之后，再進(jìn)行總登記，然后才分揀。接收?qǐng)?bào)紙和刊物，應(yīng)清點(diǎn)數(shù)量，對(duì)照?qǐng)?bào)刊分發(fā)登記表上的總數(shù)量，查看是否夠數(shù)。

重要的公務(wù)文書，有的需要由收件人親收。一般說來，封皮上寫明“親收”字樣的信件，應(yīng)該由收件人親自簽收，收發(fā)室不能代收；封皮上寫明“親啟”字樣的信件，收發(fā)室可以代替收件人簽收，但是必須交收件人親自啟封，不能夠交別人啟封。

簽收信件時(shí)，可以在對(duì)方的發(fā)信本上簽名或蓋章；或者在對(duì)方的回執(zhí)單上簽名、蓋章；或?yàn)閷?duì)方開具收據(jù)、收條。簽收信件時(shí)，要簽署全名，注明收到的時(shí)間，對(duì)特急件應(yīng)注明幾時(shí)幾分收到，簽名時(shí)要用鋼筆或毛筆，要求字跡工整，易于辨認(rèn)。對(duì)于機(jī)密性極高或內(nèi)容特別重要的文件，除了要有收文者個(gè)人的簽名外，還應(yīng)加蓋單位的公章，用以表示負(fù)責(zé)。

2.分揀

收發(fā)室每天分收到大量的信件，要對(duì)這些信件進(jìn)行分揀，將信件按收件人或部門分開，以便轉(zhuǎn)交。分揀要在簽收之后及時(shí)進(jìn)行，以免造成積壓誤事?？梢詫⑿偶謷伤姆N類型，即平信，報(bào)刊；自取件；急件；機(jī)密要件。要先將急件和機(jī)密要件揀出，進(jìn)行登記后，隨時(shí)遞交給收件人或部門。對(duì)于一般信件和報(bào)刊，也要隨到隨揀，按部門或收件人將信件分別存放在固定的柜格里，通知收件人在每天的限定時(shí)間里自取或送件上門。

3.登記

信件在分揀之后，收發(fā)員要對(duì)重要的信件進(jìn)行分戶登記，為收件人或收件部門簽收做好準(zhǔn)備。登記的目的是為了便于交接簽收，使手續(xù)嚴(yán)密，便于統(tǒng)計(jì)及查找。登記的范圍，一般說來，收進(jìn)的信件凡辦理了簽收手續(xù)都應(yīng)進(jìn)行登記，其中包括郵電局送來的公私掛號(hào)郵件、包裹單、匯款單；機(jī)要通信局送來的機(jī)要信件；專人送來的信件，有的雖未進(jìn)行簽收，但也須登記。登記的方法，應(yīng)該根據(jù)機(jī)關(guān)或單位的規(guī)模大小、收取信件數(shù)量的多少以及各部門的設(shè)置情況而定。規(guī)模較大的機(jī)關(guān)或單位，收進(jìn)的信件數(shù)量多，下設(shè)部門也多，可以采用按信件主向分設(shè)“收入件登記簿”，即每個(gè)收件部門分別使用一本“收入件登記簿”，進(jìn)行登記，這樣，收件部門簽收時(shí)也很方便。規(guī)模較小的機(jī)關(guān)或單位，收進(jìn)的信件數(shù)量也不大，下設(shè)的部門相對(duì)也少，可以采用綜合性的“收入件登記簿”，即只用一本“收入件登記簿”，按收件部門的順序進(jìn)行登記，一個(gè)部門的信件登記在一起，以便于轉(zhuǎn)交時(shí)簽收。

登記的項(xiàng)目應(yīng)簡(jiǎn)單，一般有：收到時(shí)間(急件應(yīng)注明具體時(shí)、分)、登記人姓名、發(fā)件單位、收件單位、封皮編號(hào)、文件號(hào)、件數(shù)、附件、辦理情況、收件人簽名、備注等。收發(fā)室只是信件的收轉(zhuǎn)部門，因此，登記時(shí)按來件的外部標(biāo)志登記即可，不需另行編號(hào)或加注其他標(biāo)記。

登記時(shí)要逐項(xiàng)認(rèn)真填寫，力求字跡清楚、工整、易于辨認(rèn)。

4.轉(zhuǎn)交

轉(zhuǎn)交指信件在登記之后分別轉(zhuǎn)送給本機(jī)關(guān)或本單位的各個(gè)部門及有關(guān)人員，或者由各部門派人到收發(fā)室領(lǐng)取。收發(fā)室在接收信件的當(dāng)天即應(yīng)將信件轉(zhuǎn)交有關(guān)部門，以防積壓誤事。對(duì)于急件應(yīng)該立即轉(zhuǎn)交，平件應(yīng)分批轉(zhuǎn)交。

收發(fā)室對(duì)于一般平信及報(bào)刊，經(jīng)計(jì)數(shù)、分揀后，投放信報(bào)箱中，由有關(guān)部門及個(gè)人自行取走。未設(shè)信報(bào)箱的，也可以采取分送或通知自取的方法，及時(shí)地將信件轉(zhuǎn)交給各部門及有關(guān)人員手中。對(duì)于私人掛號(hào)信、包裹單、匯款單等，可以隨同公務(wù)信件一起登記，轉(zhuǎn)交給收件人所在部門，也可以通知收信人到收發(fā)室簽收領(lǐng)取。

收發(fā)室向各部門轉(zhuǎn)交信件時(shí)，要求收件人進(jìn)行清點(diǎn)，并在“收入件登記簿”上簽字，以防止出現(xiàn)差錯(cuò)，明確責(zé)任，便于以后查對(duì)。

二、發(fā)信工作

發(fā)信工作是指通過收發(fā)室向外發(fā)送本機(jī)關(guān)或單位的公務(wù)信件。這些信件一般有三個(gè)去向：一是通過郵電局，主要是一般的掛號(hào)信和平信；二是機(jī)要通信局，主要是發(fā)往外埠的機(jī)要信件；三是派通信員直接送達(dá)，或由公交交換站交換的發(fā)往本埠的機(jī)要信件。

發(fā)信工作的基本環(huán)節(jié)是：檢查、分揀、登記、投送。

1.檢查

收發(fā)室在接收本機(jī)關(guān)或單位辦公室和各部門送來外發(fā)的信件時(shí)，要進(jìn)行檢查、驗(yàn)收。檢查的主要方面有：

(1)投送地點(diǎn)、收件人是否書寫清楚。(2)信件封口是否牢固，密件是否有密封。(3)信件的緩急和機(jī)密程度。(4)包裝是否牢固、結(jié)實(shí)，是否合乎要求，體積是否超標(biāo)。(5)封皮編號(hào)與登記是否相符。

（6）信件登記件數(shù)與實(shí)有件數(shù)是否相符。通過上述檢查，對(duì)不清楚的地方應(yīng)立即弄清楚，不合格的地方應(yīng)立即糾正，在檢查妥善后，收發(fā)員應(yīng)在送件簿上簽字，以示負(fù)責(zé)，然后再進(jìn)行分揀。

2.分揀

分揀就是將向外發(fā)出的信件按投送方向分開，把每一個(gè)收件部門的信件歸在一起，為投送作好準(zhǔn)備。具體的方法是：

(1)將發(fā)往本埠的信件按收件部門的投送路線排隊(duì)。

(2)將發(fā)往外埠的信件按郵電局、機(jī)要通信局等去向分開，將一般掛號(hào)信及平信歸送到郵電局一類，將機(jī)要信件歸送到機(jī)要通信局一類。

(3)當(dāng)區(qū)分開幾個(gè)投送方向后，在每個(gè)投送方向里，要將同一個(gè)收件部門的信件放在一起。

3.登記

外發(fā)信件在分揀后，要進(jìn)行登記。根據(jù)不同的要求，可以采用聯(lián)單式登記和簿式登記兩種方法進(jìn)行登記。

通過郵電局、機(jī)要通信局外發(fā)的信件，可以采用統(tǒng)一印制的交寄三聯(lián)單進(jìn)行登記，其中一聯(lián)在通信員簽收后由發(fā)文部門存查；一聯(lián)由機(jī)要通信局或郵局留存；一聯(lián)在郵電局或機(jī)要通信局簽收后由通信員帶回，交收發(fā)室存查。

由專人投送的信件，可采用簿式登記，即使用“發(fā)出件登記簿”進(jìn)行登記。如果是由一個(gè)人投送，則應(yīng)按投送路線上各個(gè)收件部門先后順序排隊(duì)，先到的登在前面，后到的登在后面，依次排列，并將同一個(gè)收件部門的信件放在一起登記，以免影響投遞速度。如果是由幾個(gè)人分送，則應(yīng)按各個(gè)分送路線上的先后順序依次排隊(duì)登記，其要求也與前述相同。

4.投送

收發(fā)、通信部門將本機(jī)關(guān)或單位外發(fā)的公務(wù)信件投送到收件單位或個(gè)人。投送的方式一般有四種：普通郵寄、專人投送、機(jī)要通信和組織公文交換站。以下分別對(duì)這四種方式進(jìn)行說明：(1)普通郵寄

普通郵寄即通過郵局，按普通郵件進(jìn)行寄發(fā)。它可以根據(jù)輕重緩急等不同情況，以平信、掛號(hào)、特掛、航空四種類別寄發(fā)。比較重要的信件為防止丟失，可以寄掛號(hào)信；郵寄實(shí)物或票證時(shí)可以用特掛；郵寄急件時(shí)可用航空信。通過郵局寄發(fā)的信件，必須是不涉及國(guó)家機(jī)密的普通文書和資料。凡是涉及國(guó)家機(jī)密的文件，都不能通過普通郵寄的方式寄送。

通過郵局寄發(fā)信件，必須向郵局支付郵資。為避免不必要的工作，許多大機(jī)關(guān)或大型企事業(yè)單位，信件數(shù)量多，且郵寄面廣，可以采取郵資總付的辦法，由郵局按大宗郵件統(tǒng)一結(jié)算。較小的企事業(yè)單位基層機(jī)關(guān)，由于發(fā)信量少，郵局一般不辦理郵資總付業(yè)務(wù)，但也可以個(gè)別辦理，并須索要收據(jù)，以備以后查詢。

(2)專人投送

專人投送一般說來，只有發(fā)往本埠各機(jī)關(guān)或單位的信件須由通信員專程直接投送。但在必要時(shí)，發(fā)往外埠的重要、緊急的公文，也派通信員直接送達(dá)。有時(shí)，對(duì)于重要、緊急的信件也請(qǐng)下級(jí)機(jī)關(guān)或單位派人來取回。

通信員在投送信件時(shí)應(yīng)該注意以下事項(xiàng)：

①應(yīng)嚴(yán)格履行交接時(shí)簽收手續(xù)。要檢查信件是否應(yīng)投送到這個(gè)機(jī)關(guān)或單位。還應(yīng)注意收件人是不是這個(gè)機(jī)關(guān)或單位規(guī)定的收件人，如果是別人代收，還應(yīng)弄清代收人是否屬于該機(jī)關(guān)或單位，是什么部門，做什么工作。

②要事先將自己投送的信件按照路線的先后到達(dá)順序排列好，先到達(dá)的機(jī)關(guān)或單位的信件放在前面，后到達(dá)的放在后面。若不事先安排好次序，當(dāng)?shù)揭粋€(gè)機(jī)關(guān)或單位時(shí)，才臨時(shí)翻找該機(jī)關(guān)或單位的信件，這樣，不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且會(huì)翻亂所有的信件，容易造成遺漏或錯(cuò)投的現(xiàn)象。

③通信員在完成投送任務(wù)后，應(yīng)該向派遣人員交代投送的情況及投送的憑證。

對(duì)于下級(jí)機(jī)關(guān)或單位派來領(lǐng)取信件的人員，應(yīng)仔細(xì)地查驗(yàn)他的證件，確定他是否是下級(jí)機(jī)關(guān)或單位派來的，然后再將信件交給來人清點(diǎn)簽收后取走。

(3)機(jī)要通信傳遞

通過機(jī)要通信傳遞機(jī)密文書，必須經(jīng)有關(guān)部門的批準(zhǔn)，才能辦理具體傳遞手續(xù)。寄發(fā)機(jī)密信件的要求有： ①封皮要加蓋機(jī)密等級(jí)印章。

②使用統(tǒng)一印刷的交寄三聯(lián)單進(jìn)行逐件登記，并辦理簽收手續(xù)。③信件要封口嚴(yán)密、包裝牢固。

(4)組織公文交換站

各省、市級(jí)機(jī)關(guān)文書處理部門在有的機(jī)關(guān)單位內(nèi)成立公文交換站，負(fù)責(zé)黨和政府機(jī)關(guān)以及大型企事業(yè)單位的公文傳遞和交換，以節(jié)省人力、物力，加快文書的傳遞，提高辦事效率。交換站一般只設(shè)一兩名領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)日常的管理及組織工作。交換站可以由所在城市的最高領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的文書處理部門領(lǐng)導(dǎo)，也可以由參加交換的單位組成聯(lián)合管理委員會(huì)，以負(fù)責(zé)解決交換站的重大問題及有關(guān)事項(xiàng)。

交換站的主要任務(wù)有：經(jīng)辦參加交換的機(jī)關(guān)或單位之間互相往來的機(jī)要信件的交換業(yè)務(wù)；向機(jī)要通信局交寄發(fā)往外埠的機(jī)要文件；接收機(jī)要通信局轉(zhuǎn)寄給各參加交換的機(jī)關(guān)或單位的機(jī)要文件，交換站一般不辦理公開發(fā)行的報(bào)刊、私人信函及物品等。

交換站的工作以簡(jiǎn)化手續(xù)、快速傳遞、安全保密為原則，應(yīng)注意以下事項(xiàng)： ①參加交換的文件，要求封口包裝都牢固完好，不能敞口或用訂書器釘裝封口。

②凡經(jīng)交換的機(jī)要信件，都應(yīng)當(dāng)面辦好交接手續(xù)，由收件機(jī)關(guān)或單位簽字或蓋章。

③參加交換的通信員，應(yīng)該在政治上忠誠(chéng)可靠，工作上積極，需經(jīng)本機(jī)關(guān)或單位人事部門進(jìn)行審查，再報(bào)交換站核準(zhǔn)備案。若批準(zhǔn)參加交換，則可印刷“交換證”等證件，配發(fā)給通信員。在參加交換時(shí)，通信員須攜帶交換站發(fā)給的“交換證”等證件，否則不能進(jìn)入交換場(chǎng)地。

④各參加交換機(jī)關(guān)或單位的通信員，必須嚴(yán)格遵守交換時(shí)間，不能無故缺席或遲到、早退。若通信員因故不能參加交換，該機(jī)關(guān)或單位應(yīng)指派專人持介紹信和本人證件前去交換，經(jīng)查驗(yàn)核對(duì)后才能進(jìn)入交換場(chǎng)地進(jìn)行文書的交換工作。管 理 工 具 1

文件收發(fā)規(guī)定

第一條 公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)；公司本部各部門的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，辦公室審核，總經(jīng)理簽發(fā)。

第二條 文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對(duì)，校對(duì)無誤方能復(fù)印、蓋章。

第三條 文件和原稿，由辦公室分類歸檔、保存?zhèn)洳椤?/p>

第四條 屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明“秘密”字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。

第五條 文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件由專人按核定的范圍報(bào)送。

第六條 外來的文件由辦公室專人負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤；屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。

第七條 傳閱文件由辦公室專人負(fù)責(zé)收回，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公室應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。管 理 工 具 2

企業(yè)報(bào)刊、郵件、函電收發(fā)制度

第一條 全廠公私報(bào)刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電等由廠收發(fā)室負(fù)責(zé)收發(fā)。

第二條 外發(fā)函電要求

1.各部門因公需外發(fā)函、電，經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午××點(diǎn)以前將函件、電報(bào)底稿送到收發(fā)室，另填寫掛號(hào)、平信、電報(bào)外發(fā)登記表。

2.每天下午××點(diǎn)以前，廠收發(fā)室應(yīng)將當(dāng)日外發(fā)函、電清點(diǎn)，累計(jì)送交郵局寄發(fā)。

第三條 外來郵件管理

1.外來郵件一律經(jīng)廠收發(fā)室簽收分發(fā)。

2.凡掛號(hào)、紙包、包裹單、匯款單、貨運(yùn)單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當(dāng)面簽收。3.一般公啟函、電和廠內(nèi)員工私人信件，由收發(fā)室開具清單分放到各單位信報(bào)箱內(nèi)。

4.私人不明平信一律放到信架(信袋)內(nèi)，由個(gè)人自取。

5.不論公私郵件，收發(fā)室應(yīng)隨到隨清，及時(shí)分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤；對(duì)國(guó)外來函應(yīng)檢查封口、郵戳，如發(fā)現(xiàn)被拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收，并向郵局反映，查明原由。

6.凡掛號(hào)信、匯款單、包裹單、貨運(yùn)單等的收件人，在收發(fā)室通知發(fā)出后，應(yīng)隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單，并及時(shí)去郵局取款取件。超期罰款，收發(fā)室概不負(fù)責(zé)。

第四條 報(bào)刊訂購(gòu)與收發(fā) 1.報(bào)刊訂購(gòu)

(1)訂購(gòu)時(shí)間：上半年；下半年。

(2)訂購(gòu)手續(xù)：不論單位和個(gè)人，均需先到收發(fā)室查閱報(bào)刊目錄，再將需要訂購(gòu)的報(bào)刊代號(hào)、名稱、出版日期、單價(jià)、訂購(gòu)份數(shù)、期數(shù)填寫清楚交收發(fā)員核對(duì)算價(jià)，確認(rèn)無誤后，當(dāng)面繳款開票。公費(fèi)訂購(gòu)報(bào)刊由收發(fā)員持訂單到財(cái)務(wù)部門辦理付款托收手續(xù)。歸口管理報(bào)刊公費(fèi)訂購(gòu)的單位除按上述要求填寫預(yù)訂單外，還須填寫報(bào)刊分發(fā)清單，詳細(xì)寫明各種報(bào)刊分發(fā)到哪些單位或個(gè)人。

2.報(bào)刊收發(fā)

(1)收發(fā)員每天對(duì)郵局送來的報(bào)刊應(yīng)對(duì)照郵局分送清單分類清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)有差錯(cuò)應(yīng)及時(shí)登記并要求補(bǔ)缺退余。

(2)收發(fā)員收到郵局送來的報(bào)刊后應(yīng)及時(shí)分發(fā)，不得耽擱延誤。收發(fā)員清點(diǎn)分發(fā)報(bào)刊時(shí)間為××小時(shí)，任何人不得進(jìn)入收發(fā)室。

(3)每天分發(fā)到各單位信報(bào)箱的報(bào)刊應(yīng)隨附分發(fā)清單。

(4)各單位應(yīng)固定專人按時(shí)領(lǐng)取報(bào)刊和公啟函電。領(lǐng)取時(shí)，要對(duì)照分發(fā)清單清點(diǎn)檢實(shí)簽名，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，應(yīng)當(dāng)向收發(fā)員提出增補(bǔ)退換要求，并進(jìn)行差錯(cuò)登記。

當(dāng)面未提出，則視為分發(fā)無差錯(cuò)。

第五條 收發(fā)員應(yīng)堅(jiān)守工作崗位，節(jié)假日、休息日應(yīng)有人值班，休息日應(yīng)采取輪休形式。

第六條 收發(fā)室內(nèi)外應(yīng)經(jīng)常保持整齊清潔。

第七條 收發(fā)室由××部門負(fù)責(zé)管理，其工作質(zhì)量由××部門進(jìn)行檢查、考核，并承擔(dān)責(zé)任。管 理 工 具 3

收發(fā)文處理規(guī)定

第一章 通則

第一條 目的

公司文件(本公司及其事務(wù)所之間的書信、文件、傳票、小包裹等)以及公司外文件的收發(fā)、分發(fā)等依本規(guī)定處理。

第二條 統(tǒng)管部門

文書的收發(fā)、分發(fā)等事務(wù)，由本公司及各事務(wù)所的總務(wù)處統(tǒng)一管理。第三條 文書責(zé)任者

在各業(yè)務(wù)處室中設(shè)文書負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本處室內(nèi)發(fā)文文件的分發(fā)、保管等工作。

第二章 收文及分發(fā)

第四條 文書的收受 對(duì)公司外來文書的收受由總務(wù)處收文科負(fù)責(zé)。第五條 收文的處理

收文中除親啟信函，掛號(hào)信，專遞證明等，對(duì)一般信函應(yīng)全部拆封，以件為單位將收文印章蓋在文件上方空白處，將信封附上，用別針別在一起。

收文科將全部收文的收受日期、發(fā)文單位、發(fā)文者姓名、文件標(biāo)題、內(nèi)容概要、分發(fā)地點(diǎn)等項(xiàng)目登在《收文簿》上，并將文件及收文簿一并提交給總務(wù)處長(zhǎng)。

第六條 審核以及分發(fā)批示

總務(wù)處長(zhǎng)在對(duì)文件及《收文簿》加以審核后，對(duì)收文科做出分發(fā)批示。當(dāng)處長(zhǎng)外出時(shí)，如有關(guān)事務(wù)急需處理，可由副處長(zhǎng)代理承擔(dān)上述工作。第七條 分發(fā)

收文科將《收文簿》及文件分發(fā)各處室，各處室的文書負(fù)責(zé)人應(yīng)在《收文簿》上蓋印簽收。

第八條 處室內(nèi)部文書的處理

文書負(fù)責(zé)人在收到的文件上加蓋傳閱印，并將之遞交有關(guān)處長(zhǎng)。該處長(zhǎng)閱文后對(duì)文書負(fù)責(zé)人作出分發(fā)傳閱的批示，文書負(fù)責(zé)人據(jù)此將文件分發(fā)給有關(guān)工作人員。

在文書承辦、分發(fā)量較大的處室，可設(shè)文書整理簿，并據(jù)此處理文件。

第三章 發(fā)送

第九條 發(fā)送

文書的發(fā)送全部由總務(wù)處收文科負(fù)責(zé)，但是，在特殊必要時(shí)亦可由適當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)處室辦理。

第十條 處室內(nèi)部發(fā)送文書的處理文書形成者在信封上寫清收件人地點(diǎn)、姓名，并注明是否采用掛號(hào)、快遞等方式后將文書交給文書負(fù)責(zé)人。

文書負(fù)責(zé)人將本處室文件分門別類，遞交總務(wù)處收文科，請(qǐng)示發(fā)文。第十一條 發(fā)送的處理

總務(wù)處收文科將各處室交來的所有發(fā)文的發(fā)文日期、發(fā)送地點(diǎn)、發(fā)文者名稱(全名)、內(nèi)容等項(xiàng)目登記在《發(fā)文簿》上，貼好郵票投遞出去。

第十二條 投遞

第二篇：收發(fā)通信

收發(fā)通信管理標(biāo)準(zhǔn)第二十一章

第一節(jié) 收發(fā)、通信的特點(diǎn)及要求

一、收發(fā)、通信工作的特點(diǎn)

收發(fā)工作是指在機(jī)關(guān)、單位收發(fā)室內(nèi)接收、分揀收進(jìn)送出的文件(包括機(jī)要文件)、信函、報(bào)刊等(統(tǒng)稱為信件)，一般稱為外收發(fā)；通信工作指上門送取信件。收發(fā)工作與通信工作是密切地聯(lián)系在一起的。它有兩個(gè)突出的特點(diǎn)：

1.總進(jìn)出口

它是機(jī)關(guān)、單位文書、信件往來的總進(jìn)出口，從外面進(jìn)來的所有信件都要經(jīng)過收發(fā)室轉(zhuǎn)送到本機(jī)關(guān)、單位的各部門，本機(jī)關(guān)、單位的所有信件，都要經(jīng)過這里向外發(fā)出。

2.外、內(nèi)收發(fā)的區(qū)別

外收發(fā)與內(nèi)收發(fā)有所不同。外收發(fā)只擔(dān)負(fù)著收信、發(fā)信的任務(wù)，信件只是在這里經(jīng)辦手續(xù)，工作人員只是根據(jù)信件的外部標(biāo)志接收、發(fā)送信件，而一般不能拆閱、處理信件。而內(nèi)收發(fā)則負(fù)責(zé)拆閱信件，并根據(jù)信件的內(nèi)容去處理。

收發(fā)、通信工作是秘書工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。收發(fā)通信工作做得好不好，直接影響著文件、信函處理的工作效率，甚至還會(huì)影響到整個(gè)機(jī)關(guān)、單位正常的工作秩序。

二、收發(fā)室的設(shè)立

一般說來，較大的機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位都設(shè)有獨(dú)立的收發(fā)室，一些較小的基層行政機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位，則在辦公室內(nèi)設(shè)專職或兼職的文書人員進(jìn)行收發(fā)工作。

1.收發(fā)室設(shè)立的地點(diǎn)

機(jī)關(guān)、單位的收發(fā)室，一般設(shè)在機(jī)關(guān)或單位的大門口或靠近大門口。但是，如果一個(gè)機(jī)關(guān)、單位院內(nèi)或一座樓內(nèi)有兩個(gè)或兩個(gè)以上的機(jī)關(guān)或單位，可以視不同情況而設(shè)立收發(fā)室。如只有兩個(gè)機(jī)關(guān)或單位，那么，即可設(shè)置一個(gè)聯(lián)合收發(fā)室，也可以在大門口各自設(shè)置收發(fā)室。若有兩個(gè)以上的機(jī)關(guān)或單位，則最好設(shè)置一個(gè)聯(lián)合收發(fā)室，統(tǒng)管這幾個(gè)機(jī)關(guān)或單位的收發(fā)工作，以便于外單位向本庭院內(nèi)或樓內(nèi)的幾個(gè)機(jī)關(guān)、單位投遞信件。

2.收發(fā)室內(nèi)要配有收發(fā)員和通信員

收發(fā)員一般只是在收發(fā)室內(nèi)負(fù)責(zé)接收、分揀、登記收進(jìn)送出的信件，通信員則要走出去到外單位投遞或取回信件。收發(fā)室所配備的收發(fā)員和通信員的數(shù)量，應(yīng)根據(jù)機(jī)關(guān)或單位的大小及收進(jìn)送出的信件的多少、投遞信件路程的遠(yuǎn)近等各種情況確定。比如，在高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)中發(fā)送機(jī)密、絕密信件，要求雙人投遞，為此，通信員的人數(shù)就要相應(yīng)地增加。

3.收發(fā)室配備的設(shè)備比較簡(jiǎn)單

一般必備的設(shè)施有：辦公桌椅、帶分揀格的卷柜、一般卷柜、信報(bào)箱、登記簿冊(cè)、電話和電話號(hào)碼簿、各有關(guān)部門的電話號(hào)碼表等。此外，還可以根據(jù)投送信件數(shù)量的多少、投送距離的遠(yuǎn)近，配備適當(dāng)?shù)慕煌üぞ?。其中一般卷柜用來臨時(shí)存放收進(jìn)發(fā)出的信件。帶分揀的卷柜用來按不同方向分揀信件。也可以在卷柜的上半部分設(shè)置分揀格以分揀信件，下半部分用來臨時(shí)存放收進(jìn)發(fā)出的信件。信報(bào)箱的形式有兩種。一種是在收發(fā)室設(shè)置一個(gè)大型信報(bào)箱，分成若干小格，并按各個(gè)部門的順序統(tǒng)一編號(hào)。另一種是各部門在適當(dāng)位置各設(shè)一個(gè)小型信報(bào)箱。信報(bào)箱的鑰匙一般由各部門指定的專人掌管。對(duì)于那些不需要登記簽收的一般信件和報(bào)刊，收發(fā)員可將其直接投入信報(bào)箱里，由各部門自取。登記簿冊(cè)是用來登記收進(jìn)發(fā)出的信件的。這種登記簿的格式包括：日期、來件單位、封皮編號(hào)、數(shù)量、發(fā)往單位、簽收等項(xiàng)目。

4.兼有傳達(dá)任務(wù)的收發(fā)室應(yīng)配備的設(shè)施 兼有傳達(dá)任務(wù)的收發(fā)室，還應(yīng)配備有電話、電話號(hào)碼簿、有關(guān)部門的電話號(hào)碼表及會(huì)客登記簿等。有條件的單位可以備有傳呼設(shè)備。兼有門衛(wèi)職能的收發(fā)室，還應(yīng)備有報(bào)警器，要把匪警、火警電話，當(dāng)?shù)嘏沙鏊氨Ｐl(wèi)部門、負(fù)責(zé)保衛(wèi)工作的人員的電話號(hào)碼寫在明顯的位置，以備急用。兼有作息報(bào)時(shí)責(zé)任的收發(fā)室還要備有作息時(shí)間表、時(shí)鐘和電鈴。

對(duì)收發(fā)室的設(shè)施要加強(qiáng)管理，信報(bào)箱的鑰匙要由專人保管，登記簿冊(cè)要妥善保管。對(duì)電鈴、電話等通訊設(shè)備和電氣設(shè)備要經(jīng)常進(jìn)行檢查維修，以保證安全可靠。

三、收發(fā)室的職責(zé)

收發(fā)室的職責(zé)范圍，因不同機(jī)關(guān)或單位的不同情況和要求而確定。一般說來，收發(fā)室的主要職責(zé)有：

1.負(fù)責(zé)接收、分揀、登記并分發(fā)送達(dá)本機(jī)關(guān)或單位的文件、公私信函、普通電報(bào)以及其他郵件。

2.負(fù)責(zé)為本機(jī)關(guān)或單位的各部門或個(gè)人訂閱并分發(fā)報(bào)刊雜志。

3.負(fù)責(zé)接受并郵寄、投送本機(jī)關(guān)、單位發(fā)出的公文、公函、公用電報(bào)或其他公務(wù)信件。

有些規(guī)模較小的企、事業(yè)單位和基層行政機(jī)關(guān)，設(shè)立職能較多的綜合性收發(fā)室。除了上述三個(gè)職能外，還擔(dān)負(fù)起門衛(wèi)、傳達(dá)、作息報(bào)時(shí)等職能，負(fù)責(zé)來客登記、找人、報(bào)時(shí)打鈴、傳呼電話等任務(wù)。

四、收發(fā)、通信工作基本原則和要求

收發(fā)、通信工作在整個(gè)機(jī)關(guān)、單位工作中起著傳送帶的作用，是文書、信件往來的吞吐口和咽喉，同時(shí)，它又是機(jī)關(guān)、單位的門面。因而，收發(fā)、通信人員應(yīng)該具備秘書工作人員的素質(zhì)，對(duì)自己承擔(dān)的工作有正確的認(rèn)識(shí)，熱愛本職工作，忠于職守，工作要認(rèn)真、細(xì)致，待人處事要有禮貌。收發(fā)、通信人員在工作中必須嚴(yán)格遵守以下基本原則和要求：

1.收發(fā)、通信員在接收、投遞信件時(shí)，必須嚴(yán)格地執(zhí)行責(zé)任制度，仔細(xì)謹(jǐn)慎地檢查、清點(diǎn)信件，受的手續(xù)要清楚明白，防止出現(xiàn)漏洞。

2.收發(fā)、通信員必須及時(shí)、準(zhǔn)確地完成信件的收發(fā)、投遞任務(wù)，不能延誤、遺忘、壓誤信件。3.收發(fā)、通信員在任何情況下都必須保證機(jī)要信件的機(jī)密安全，不許私自拆閱和透視經(jīng)手轉(zhuǎn)遞的任何公私信件，更不能泄漏和遺失機(jī)密信件的內(nèi)容。

4.通信員在執(zhí)行任務(wù)時(shí)，不準(zhǔn)喝酒，不準(zhǔn)辦理私事，不能攜帶信件去公共場(chǎng)所，并要做到信件不離身。

5.收發(fā)人員不能擅離職守、棄門不管，要堅(jiān)守崗位。

6.收發(fā)員對(duì)待外來人員要熱情、謙虛、誠(chéng)懇，要助人為樂，不能無理拒收信件。

7.通信員在外出執(zhí)行任務(wù)時(shí)，對(duì)人要有禮貌，不能與人爭(zhēng)吵，還應(yīng)遵守交通規(guī)則。第二節(jié) 收發(fā)工作程序和方法

一、收信工作

收信工作是指接收從外面寄來或送來給本機(jī)關(guān)、單位的一切公私信件，包括文件、信函、普通電報(bào)、報(bào)刊以及其他郵件。這些信件大體上有三個(gè)來源：一是郵電局送來的公私信函、普通電報(bào)、報(bào)刊及其他郵件；二是外機(jī)關(guān)或單位通信員直接送來的信件；三是機(jī)要通信局送來的機(jī)要信件，收發(fā)員應(yīng)該認(rèn)真、細(xì)致、有條不紊地處理這些信件。為達(dá)到這個(gè)要求，必須制定出科學(xué)的收信工作程序和方法。

收信工作程序包括簽收、分揀、登記、轉(zhuǎn)交等環(huán)節(jié)。

1.簽收

收信工作中的環(huán)節(jié)之一，對(duì)于外面送來的信件進(jìn)行清點(diǎn)驗(yàn)收。為了使信件運(yùn)轉(zhuǎn)迅速、準(zhǔn)確、安全，必須在各個(gè)環(huán)節(jié)建立起嚴(yán)格的交接手續(xù)，以分清責(zé)任，并便于查考。簽收必須在信件送達(dá)的當(dāng)時(shí)進(jìn)行，并應(yīng)有送件人在場(chǎng)。簽收時(shí)，應(yīng)該注意查驗(yàn)以下幾個(gè)方面內(nèi)容：

(1)檢查收信單位的名稱是否與本機(jī)關(guān)或單位及有關(guān)人員的名稱相符，在確認(rèn)來件投遞無誤后再簽收。

(2)檢查信件的封口和包裝是否完好、正常，有無破損、啟封或散包等現(xiàn)象。(3)檢查信件外附件是否夠數(shù)。

(4)檢查收件封皮編號(hào)與登記是否相符。(5)清查信件緩急的性質(zhì)。

(6)查明收件登記件數(shù)與實(shí)有的件數(shù)是否相符。

經(jīng)上述查驗(yàn)無誤后，收發(fā)員便可以在收件人的投遞回執(zhí)單上或登記簿上簽收蓋章，以示負(fù)責(zé)。簽收之后，再進(jìn)行總登記，然后才分揀。接收?qǐng)?bào)紙和刊物，應(yīng)清點(diǎn)數(shù)量，對(duì)照?qǐng)?bào)刊分發(fā)登記表上的總數(shù)量，查看是否夠數(shù)。

重要的公務(wù)文書，有的需要由收件人親收。一般說來，封皮上寫明“親收”字樣的信件，應(yīng)該由收件人親自簽收，收發(fā)室不能代收；封皮上寫明“親啟”字樣的信件，收發(fā)室可以代替收件人簽收，但是必須交收件人親自啟封，不能夠交別人啟封。

簽收信件時(shí)，可以在對(duì)方的發(fā)信本上簽名或蓋章；或者在對(duì)方的回執(zhí)單上簽名、蓋章；或?yàn)閷?duì)方開具收據(jù)、收條。簽收信件時(shí)，要簽署全名，注明收到的時(shí)間，對(duì)特急件應(yīng)注明幾時(shí)幾分收到，簽名時(shí)要用鋼筆或毛筆，要求字跡工整，易于辨認(rèn)。對(duì)于機(jī)密性極高或內(nèi)容特別重要的文件，除了要有收文者個(gè)人的簽名外，還應(yīng)加蓋單位的公章，用以表示負(fù)責(zé)。

2.分揀

收發(fā)室每天分收到大量的信件，要對(duì)這些信件進(jìn)行分揀，將信件按收件人或部門分開，以便轉(zhuǎn)交。分揀要在簽收之后及時(shí)進(jìn)行，以免造成積壓誤事?？梢詫⑿偶謷伤姆N類型，即平信，報(bào)刊；自取件；急件；機(jī)密要件。要先將急件和機(jī)密要件揀出，進(jìn)行登記后，隨時(shí)遞交給收件人或部門。對(duì)于一般信件和報(bào)刊，也要隨到隨揀，按部門或收件人將信件分別存放在固定的柜格里，通知收件人在每天的限定時(shí)間里自取或送件上門。

3.登記

信件在分揀之后，收發(fā)員要對(duì)重要的信件進(jìn)行分戶登記，為收件人或收件部門簽收做好準(zhǔn)備。登記的目的是為了便于交接簽收，使手續(xù)嚴(yán)密，便于統(tǒng)計(jì)及查找。登記的范圍，一般說來，收進(jìn)的信件凡辦理了簽收手續(xù)都應(yīng)進(jìn)行登記，其中包括郵電局送來的公私掛號(hào)郵件、包裹單、匯款單；機(jī)要通信局送來的機(jī)要信件；專人送來的信件，有的雖未進(jìn)行簽收，但也須登記。登記的方法，應(yīng)該根據(jù)機(jī)關(guān)或單位的規(guī)模大小、收取信件數(shù)量的多少以及各部門的設(shè)置情況而定。規(guī)模較大的機(jī)關(guān)或單位，收進(jìn)的信件數(shù)量多，下設(shè)部門也多，可以采用按信件主向分設(shè)“收入件登記簿”，即每個(gè)收件部門分別使用一本“收入件登記簿”，進(jìn)行登記，這樣，收件部門簽收時(shí)也很方便。規(guī)模較小的機(jī)關(guān)或單位，收進(jìn)的信件數(shù)量也不大，下設(shè)的部門相對(duì)也少，可以采用綜合性的“收入件登記簿”，即只用一本“收入件登記簿”，按收件部門的順序進(jìn)行登記，一個(gè)部門的信件登記在一起，以便于轉(zhuǎn)交時(shí)簽收。

登記的項(xiàng)目應(yīng)簡(jiǎn)單，一般有：收到時(shí)間(急件應(yīng)注明具體時(shí)、分)、登記人姓名、發(fā)件單位、收件單位、封皮編號(hào)、文件號(hào)、件數(shù)、附件、辦理情況、收件人簽名、備注等。收發(fā)室只是信件的收轉(zhuǎn)部門，因此，登記時(shí)按來件的外部標(biāo)志登記即可，不需另行編號(hào)或加注其他標(biāo)記。

登記時(shí)要逐項(xiàng)認(rèn)真填寫，力求字跡清楚、工整、易于辨認(rèn)。

4.轉(zhuǎn)交

轉(zhuǎn)交指信件在登記之后分別轉(zhuǎn)送給本機(jī)關(guān)或本單位的各個(gè)部門及有關(guān)人員，或者由各部門派人到收發(fā)室領(lǐng)取。收發(fā)室在接收信件的當(dāng)天即應(yīng)將信件轉(zhuǎn)交有關(guān)部門，以防積壓誤事。對(duì)于急件應(yīng)該立即轉(zhuǎn)交，平件應(yīng)分批轉(zhuǎn)交。

收發(fā)室對(duì)于一般平信及報(bào)刊，經(jīng)計(jì)數(shù)、分揀后，投放信報(bào)箱中，由有關(guān)部門及個(gè)人自行取走。未設(shè)信報(bào)箱的，也可以采取分送或通知自取的方法，及時(shí)地將信件轉(zhuǎn)交給各部門及有關(guān)人員手中。對(duì)于私人掛號(hào)信、包裹單、匯款單等，可以隨同公務(wù)信件一起登記，轉(zhuǎn)交給收件人所在部門，也可以通知收信人到收發(fā)室簽收領(lǐng)取。

收發(fā)室向各部門轉(zhuǎn)交信件時(shí)，要求收件人進(jìn)行清點(diǎn)，并在“收入件登記簿”上簽字，以防止出現(xiàn)差錯(cuò)，明確責(zé)任，便于以后查對(duì)。

二、發(fā)信工作

發(fā)信工作是指通過收發(fā)室向外發(fā)送本機(jī)關(guān)或單位的公務(wù)信件。這些信件一般有三個(gè)去向：一是通過郵電局，主要是一般的掛號(hào)信和平信；二是機(jī)要通信局，主要是發(fā)往外埠的機(jī)要信件；三是派通信員直接送達(dá)，或由公交交換站交換的發(fā)往本埠的機(jī)要信件。

發(fā)信工作的基本環(huán)節(jié)是：檢查、分揀、登記、投送。

1.檢查

收發(fā)室在接收本機(jī)關(guān)或單位辦公室和各部門送來外發(fā)的信件時(shí)，要進(jìn)行檢查、驗(yàn)收。檢查的主要方面有：

(1)投送地點(diǎn)、收件人是否書寫清楚。(2)信件封口是否牢固，密件是否有密封。(3)信件的緩急和機(jī)密程度。(4)包裝是否牢固、結(jié)實(shí)，是否合乎要求，體積是否超標(biāo)。(5)封皮編號(hào)與登記是否相符。

（6）信件登記件數(shù)與實(shí)有件數(shù)是否相符。通過上述檢查，對(duì)不清楚的地方應(yīng)立即弄清楚，不合格的地方應(yīng)立即糾正，在檢查妥善后，收發(fā)員應(yīng)在送件簿上簽字，以示負(fù)責(zé)，然后再進(jìn)行分揀。

2.分揀

分揀就是將向外發(fā)出的信件按投送方向分開，把每一個(gè)收件部門的信件歸在一起，為投送作好準(zhǔn)備。具體的方法是：

(1)將發(fā)往本埠的信件按收件部門的投送路線排隊(duì)。

(2)將發(fā)往外埠的信件按郵電局、機(jī)要通信局等去向分開，將一般掛號(hào)信及平信歸送到郵電局一類，將機(jī)要信件歸送到機(jī)要通信局一類。

(3)當(dāng)區(qū)分開幾個(gè)投送方向后，在每個(gè)投送方向里，要將同一個(gè)收件部門的信件放在一起。

3.登記

外發(fā)信件在分揀后，要進(jìn)行登記。根據(jù)不同的要求，可以采用聯(lián)單式登記和簿式登記兩種方法進(jìn)行登記。

通過郵電局、機(jī)要通信局外發(fā)的信件，可以采用統(tǒng)一印制的交寄三聯(lián)單進(jìn)行登記，其中一聯(lián)在通信員簽收后由發(fā)文部門存查；一聯(lián)由機(jī)要通信局或郵局留存；一聯(lián)在郵電局或機(jī)要通信局簽收后由通信員帶回，交收發(fā)室存查。

由專人投送的信件，可采用簿式登記，即使用“發(fā)出件登記簿”進(jìn)行登記。如果是由一個(gè)人投送，則應(yīng)按投送路線上各個(gè)收件部門先后順序排隊(duì)，先到的登在前面，后到的登在后面，依次排列，并將同一個(gè)收件部門的信件放在一起登記，以免影響投遞速度。如果是由幾個(gè)人分送，則應(yīng)按各個(gè)分送路線上的先后順序依次排隊(duì)登記，其要求也與前述相同。

4.投送

收發(fā)、通信部門將本機(jī)關(guān)或單位外發(fā)的公務(wù)信件投送到收件單位或個(gè)人。投送的方式一般有四種：普通郵寄、專人投送、機(jī)要通信和組織公文交換站。以下分別對(duì)這四種方式進(jìn)行說明：(1)普通郵寄

普通郵寄即通過郵局，按普通郵件進(jìn)行寄發(fā)。它可以根據(jù)輕重緩急等不同情況，以平信、掛號(hào)、特掛、航空四種類別寄發(fā)。比較重要的信件為防止丟失，可以寄掛號(hào)信；郵寄實(shí)物或票證時(shí)可以用特掛；郵寄急件時(shí)可用航空信。通過郵局寄發(fā)的信件，必須是不涉及國(guó)家機(jī)密的普通文書和資料。凡是涉及國(guó)家機(jī)密的文件，都不能通過普通郵寄的方式寄送。

通過郵局寄發(fā)信件，必須向郵局支付郵資。為避免不必要的工作，許多大機(jī)關(guān)或大型企事業(yè)單位，信件數(shù)量多，且郵寄面廣，可以采取郵資總付的辦法，由郵局按大宗郵件統(tǒng)一結(jié)算。較小的企事業(yè)單位基層機(jī)關(guān)，由于發(fā)信量少，郵局一般不辦理郵資總付業(yè)務(wù)，但也可以個(gè)別辦理，并須索要收據(jù)，以備以后查詢。

(2)專人投送

專人投送一般說來，只有發(fā)往本埠各機(jī)關(guān)或單位的信件須由通信員專程直接投送。但在必要時(shí)，發(fā)往外埠的重要、緊急的公文，也派通信員直接送達(dá)。有時(shí)，對(duì)于重要、緊急的信件也請(qǐng)下級(jí)機(jī)關(guān)或單位派人來取回。

通信員在投送信件時(shí)應(yīng)該注意以下事項(xiàng)：

①應(yīng)嚴(yán)格履行交接時(shí)簽收手續(xù)。要檢查信件是否應(yīng)投送到這個(gè)機(jī)關(guān)或單位。還應(yīng)注意收件人是不是這個(gè)機(jī)關(guān)或單位規(guī)定的收件人，如果是別人代收，還應(yīng)弄清代收人是否屬于該機(jī)關(guān)或單位，是什么部門，做什么工作。

②要事先將自己投送的信件按照路線的先后到達(dá)順序排列好，先到達(dá)的機(jī)關(guān)或單位的信件放在前面，后到達(dá)的放在后面。若不事先安排好次序，當(dāng)?shù)揭粋€(gè)機(jī)關(guān)或單位時(shí)，才臨時(shí)翻找該機(jī)關(guān)或單位的信件，這樣，不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且會(huì)翻亂所有的信件，容易造成遺漏或錯(cuò)投的現(xiàn)象。

③通信員在完成投送任務(wù)后，應(yīng)該向派遣人員交代投送的情況及投送的憑證。

對(duì)于下級(jí)機(jī)關(guān)或單位派來領(lǐng)取信件的人員，應(yīng)仔細(xì)地查驗(yàn)他的證件，確定他是否是下級(jí)機(jī)關(guān)或單位派來的，然后再將信件交給來人清點(diǎn)簽收后取走。

(3)機(jī)要通信傳遞

通過機(jī)要通信傳遞機(jī)密文書，必須經(jīng)有關(guān)部門的批準(zhǔn)，才能辦理具體傳遞手續(xù)。寄發(fā)機(jī)密信件的要求有： ①封皮要加蓋機(jī)密等級(jí)印章。

②使用統(tǒng)一印刷的交寄三聯(lián)單進(jìn)行逐件登記，并辦理簽收手續(xù)。③信件要封口嚴(yán)密、包裝牢固。

(4)組織公文交換站

各省、市級(jí)機(jī)關(guān)文書處理部門在有的機(jī)關(guān)單位內(nèi)成立公文交換站，負(fù)責(zé)黨和政府機(jī)關(guān)以及大型企事業(yè)單位的公文傳遞和交換，以節(jié)省人力、物力，加快文書的傳遞，提高辦事效率。交換站一般只設(shè)一兩名領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)日常的管理及組織工作。交換站可以由所在城市的最高領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的文書處理部門領(lǐng)導(dǎo)，也可以由參加交換的單位組成聯(lián)合管理委員會(huì)，以負(fù)責(zé)解決交換站的重大問題及有關(guān)事項(xiàng)。

交換站的主要任務(wù)有：經(jīng)辦參加交換的機(jī)關(guān)或單位之間互相往來的機(jī)要信件的交換業(yè)務(wù)；向機(jī)要通信局交寄發(fā)往外埠的機(jī)要文件；接收機(jī)要通信局轉(zhuǎn)寄給各參加交換的機(jī)關(guān)或單位的機(jī)要文件，交換站一般不辦理公開發(fā)行的報(bào)刊、私人信函及物品等。

交換站的工作以簡(jiǎn)化手續(xù)、快速傳遞、安全保密為原則，應(yīng)注意以下事項(xiàng)： ①參加交換的文件，要求封口包裝都牢固完好，不能敞口或用訂書器釘裝封口。

②凡經(jīng)交換的機(jī)要信件，都應(yīng)當(dāng)面辦好交接手續(xù)，由收件機(jī)關(guān)或單位簽字或蓋章。

③參加交換的通信員，應(yīng)該在政治上忠誠(chéng)可靠，工作上積極，需經(jīng)本機(jī)關(guān)或單位人事部門進(jìn)行審查，再報(bào)交換站核準(zhǔn)備案。若批準(zhǔn)參加交換，則可印刷“交換證”等證件，配發(fā)給通信員。在參加交換時(shí)，通信員須攜帶交換站發(fā)給的“交換證”等證件，否則不能進(jìn)入交換場(chǎng)地。

④各參加交換機(jī)關(guān)或單位的通信員，必須嚴(yán)格遵守交換時(shí)間，不能無故缺席或遲到、早退。若通信員因故不能參加交換，該機(jī)關(guān)或單位應(yīng)指派專人持介紹信和本人證件前去交換，經(jīng)查驗(yàn)核對(duì)后才能進(jìn)入交換場(chǎng)地進(jìn)行文書的交換工作。管 理 工 具 1

文件收發(fā)規(guī)定

第一條 公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)；公司本部各部門的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，辦公室審核，總經(jīng)理簽發(fā)。

第二條 文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對(duì)，校對(duì)無誤方能復(fù)印、蓋章。

第三條 文件和原稿，由辦公室分類歸檔、保存?zhèn)洳椤?/p>

第四條 屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明“秘密”字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。

第五條 文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件由專人按核定的范圍報(bào)送。

第六條 外來的文件由辦公室專人負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤；屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。

第七條 傳閱文件由辦公室專人負(fù)責(zé)收回，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公室應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。管 理 工 具 2

企業(yè)報(bào)刊、郵件、函電收發(fā)制度

第一條 全廠公私報(bào)刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電等由廠收發(fā)室負(fù)責(zé)收發(fā)。

第二條 外發(fā)函電要求

1.各部門因公需外發(fā)函、電，經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午××點(diǎn)以前將函件、電報(bào)底稿送到收發(fā)室，另填寫掛號(hào)、平信、電報(bào)外發(fā)登記表。

2.每天下午××點(diǎn)以前，廠收發(fā)室應(yīng)將當(dāng)日外發(fā)函、電清點(diǎn)，累計(jì)送交郵局寄發(fā)。

第三條 外來郵件管理

1.外來郵件一律經(jīng)廠收發(fā)室簽收分發(fā)。

2.凡掛號(hào)、紙包、包裹單、匯款單、貨運(yùn)單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當(dāng)面簽收。3.一般公啟函、電和廠內(nèi)員工私人信件，由收發(fā)室開具清單分放到各單位信報(bào)箱內(nèi)。

4.私人不明平信一律放到信架(信袋)內(nèi)，由個(gè)人自取。

5.不論公私郵件，收發(fā)室應(yīng)隨到隨清，及時(shí)分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤；對(duì)國(guó)外來函應(yīng)檢查封口、郵戳，如發(fā)現(xiàn)被拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收，并向郵局反映，查明原由。

6.凡掛號(hào)信、匯款單、包裹單、貨運(yùn)單等的收件人，在收發(fā)室通知發(fā)出后，應(yīng)隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單，并及時(shí)去郵局取款取件。超期罰款，收發(fā)室概不負(fù)責(zé)。

第四條 報(bào)刊訂購(gòu)與收發(fā) 1.報(bào)刊訂購(gòu)

(1)訂購(gòu)時(shí)間：上半年；下半年。

(2)訂購(gòu)手續(xù)：不論單位和個(gè)人，均需先到收發(fā)室查閱報(bào)刊目錄，再將需要訂購(gòu)的報(bào)刊代號(hào)、名稱、出版日期、單價(jià)、訂購(gòu)份數(shù)、期數(shù)填寫清楚交收發(fā)員核對(duì)算價(jià)，確認(rèn)無誤后，當(dāng)面繳款開票。公費(fèi)訂購(gòu)報(bào)刊由收發(fā)員持訂單到財(cái)務(wù)部門辦理付款托收手續(xù)。歸口管理報(bào)刊公費(fèi)訂購(gòu)的單位除按上述要求填寫預(yù)訂單外，還須填寫報(bào)刊分發(fā)清單，詳細(xì)寫明各種報(bào)刊分發(fā)到哪些單位或個(gè)人。

2.報(bào)刊收發(fā)

(1)收發(fā)員每天對(duì)郵局送來的報(bào)刊應(yīng)對(duì)照郵局分送清單分類清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)有差錯(cuò)應(yīng)及時(shí)登記并要求補(bǔ)缺退余。

(2)收發(fā)員收到郵局送來的報(bào)刊后應(yīng)及時(shí)分發(fā)，不得耽擱延誤。收發(fā)員清點(diǎn)分發(fā)報(bào)刊時(shí)間為××小時(shí)，任何人不得進(jìn)入收發(fā)室。

(3)每天分發(fā)到各單位信報(bào)箱的報(bào)刊應(yīng)隨附分發(fā)清單。

(4)各單位應(yīng)固定專人按時(shí)領(lǐng)取報(bào)刊和公啟函電。領(lǐng)取時(shí)，要對(duì)照分發(fā)清單清點(diǎn)檢實(shí)簽名，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，應(yīng)當(dāng)向收發(fā)員提出增補(bǔ)退換要求，并進(jìn)行差錯(cuò)登記。

當(dāng)面未提出，則視為分發(fā)無差錯(cuò)。

第五條 收發(fā)員應(yīng)堅(jiān)守工作崗位，節(jié)假日、休息日應(yīng)有人值班，休息日應(yīng)采取輪休形式。

第六條 收發(fā)室內(nèi)外應(yīng)經(jīng)常保持整齊清潔。

第七條 收發(fā)室由××部門負(fù)責(zé)管理，其工作質(zhì)量由××部門進(jìn)行檢查、考核，并承擔(dān)責(zé)任。管 理 工 具 3

收發(fā)文處理規(guī)定

第一章 通則

第一條 目的

公司文件(本公司及其事務(wù)所之間的書信、文件、傳票、小包裹等)以及公司外文件的收發(fā)、分發(fā)等依本規(guī)定處理。

第二條 統(tǒng)管部門

文書的收發(fā)、分發(fā)等事務(wù)，由本公司及各事務(wù)所的總務(wù)處統(tǒng)一管理。第三條 文書責(zé)任者

在各業(yè)務(wù)處室中設(shè)文書負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本處室內(nèi)發(fā)文文件的分發(fā)、保管等工作。

第二章 收文及分發(fā)

第四條 文書的收受 對(duì)公司外來文書的收受由總務(wù)處收文科負(fù)責(zé)。第五條 收文的處理

收文中除親啟信函，掛號(hào)信，專遞證明等，對(duì)一般信函應(yīng)全部拆封，以件為單位將收文印章蓋在文件上方空白處，將信封附上，用別針別在一起。

收文科將全部收文的收受日期、發(fā)文單位、發(fā)文者姓名、文件標(biāo)題、內(nèi)容概要、分發(fā)地點(diǎn)等項(xiàng)目登在《收文簿》上，并將文件及收文簿一并提交給總務(wù)處長(zhǎng)。

第六條 審核以及分發(fā)批示

總務(wù)處長(zhǎng)在對(duì)文件及《收文簿》加以審核后，對(duì)收文科做出分發(fā)批示。當(dāng)處長(zhǎng)外出時(shí)，如有關(guān)事務(wù)急需處理，可由副處長(zhǎng)代理承擔(dān)上述工作。第七條 分發(fā)

收文科將《收文簿》及文件分發(fā)各處室，各處室的文書負(fù)責(zé)人應(yīng)在《收文簿》上蓋印簽收。

第八條 處室內(nèi)部文書的處理

文書負(fù)責(zé)人在收到的文件上加蓋傳閱印，并將之遞交有關(guān)處長(zhǎng)。該處長(zhǎng)閱文后對(duì)文書負(fù)責(zé)人作出分發(fā)傳閱的批示，文書負(fù)責(zé)人據(jù)此將文件分發(fā)給有關(guān)工作人員。

在文書承辦、分發(fā)量較大的處室，可設(shè)文書整理簿，并據(jù)此處理文件。

第三章 發(fā)送

第九條 發(fā)送

文書的發(fā)送全部由總務(wù)處收文科負(fù)責(zé)，但是，在特殊必要時(shí)亦可由適當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)處室辦理。

第十條 處室內(nèi)部發(fā)送文書的處理文書形成者在信封上寫清收件人地點(diǎn)、姓名，并注明是否采用掛號(hào)、快遞等方式后將文書交給文書負(fù)責(zé)人。

文書負(fù)責(zé)人將本處室文件分門別類，遞交總務(wù)處收文科，請(qǐng)示發(fā)文。第十一條 發(fā)送的處理

總務(wù)處收文科將各處室交來的所有發(fā)文的發(fā)文日期、發(fā)送地點(diǎn)、發(fā)文者名稱(全名)、內(nèi)容等項(xiàng)目登記在《發(fā)文簿》上，貼好郵票投遞出去。

第十二條 投遞 文件投遞通常一天三次，按以下時(shí)間投出。第一次上午十點(diǎn)。第二次下午三點(diǎn)。第三次下午五點(diǎn)。

遇有需緊急投遞的文書，可不受上述時(shí)間限制。第十三條 郵票的收付保管

郵票的購(gòu)入、付出、保管等情況，應(yīng)登記在《郵票收付保管明細(xì)表》上，計(jì)算出余額，與現(xiàn)存郵票數(shù)量加以核對(duì)。

第四章 公司內(nèi)部定期專遞文件的處理

第十四條 公司內(nèi)部的定期專遞

不利用國(guó)家郵政，而是通過公司內(nèi)部定期專遞形式發(fā)送的信函、文書、傳票、小包裹、錢款以及其他物品的收集和遞送，可依照第二章，第三章的有關(guān)規(guī)定辦理。

對(duì)本公司及各事務(wù)所之間的定期專遞的管理由各公司總務(wù)處負(fù)責(zé)。第十五條 定期專遞收發(fā)文簿的制作在發(fā)送定期專遞時(shí)，各總務(wù)處應(yīng)在定期專遞收發(fā)文簿上登記期內(nèi)容(一式二頁(yè))，副頁(yè)留存，正頁(yè)與發(fā)送物品同時(shí)放入定期專遞箱，交給定期專遞司機(jī)。

定期收發(fā)文簿的使用方法如下： 1.(副本)定期專遞收發(fā)文簿

作為發(fā)文單位記錄，可代替發(fā)文簿，每天整理清點(diǎn)。2.(正本)定期專遞收發(fā)文簿

發(fā)文單位、收文單位總務(wù)處，可代替收文簿，每天整理清點(diǎn)。3.定期專遞車輛調(diào)配 管 理 工 具 4

文書寄發(fā)規(guī)定

第一條 主管科室

文書的郵寄、送發(fā)統(tǒng)一由總務(wù)部文秘科負(fù)責(zé)。在不得已情況下，由適宜的部門、科室寄發(fā)，但有必要事后向文秘科作出報(bào)告與說明。

第二條 一般文書全部寄發(fā)公司外的一般文書，各部門、科室及有關(guān)人員封緘之后，直接送交文秘科統(tǒng)一寄發(fā)。

第三條 寄發(fā)

文秘科匯集所有待發(fā)文書，作好“文書發(fā)送登記”。

待發(fā)文書必須在一定時(shí)間內(nèi)發(fā)送出去。特快專遞以及電報(bào)等文書，必須即時(shí)發(fā)出。

第四條 機(jī)密、親啟文書 凡機(jī)密或親啟文書，文秘科必須加蓋“絕密”、“密”、“親啟”等字樣印章后發(fā)送，并給發(fā)文部門、科室或發(fā)文者以必要的回復(fù)。

第五條 重要文書

其他重要文書或快遞文書，必須加蓋“專遞”、“面呈”、“快遞”等字樣印章，并給發(fā)文當(dāng)事者必要的回復(fù)。

第六條 寄發(fā)費(fèi)用

郵費(fèi)與電報(bào)費(fèi)用由文秘科統(tǒng)一開支。

第七條 費(fèi)用決算

文秘科按月決算全部郵費(fèi)與電報(bào)費(fèi)用開支。

第八條 發(fā)電報(bào)

待發(fā)電報(bào)必須填寫“文書發(fā)送登記簿”，由文秘科負(fù)責(zé)發(fā)電報(bào)。

第三篇：通信專業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)

通信專業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn) 前言范圍規(guī)范性引用文件

3管理職能管理內(nèi)容與要求檢查與考核

目錄

前言

為了適應(yīng)公司“大生產(chǎn)”體制改革的需要，提高通信班管理水平，本著以“嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)、深入細(xì)致、以人為本、規(guī)范行為、管理到位”的精神，達(dá)到安全、經(jīng)濟(jì)、高效和文明生產(chǎn)的目的，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。

本標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)有關(guān)法規(guī)、規(guī)程、制度等，并結(jié)合秦皇島地區(qū)電力通信工作的實(shí)際而制定。

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了管理職能、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核。本標(biāo)準(zhǔn)適用秦皇島福電實(shí)業(yè)集團(tuán)有限公司通訊自動(dòng)化分公司通信班管理工作。范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了福電集團(tuán)通訊自動(dòng)化分公司通信專業(yè)管理職責(zé)、管理內(nèi)容與方法、檢查與考核。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于福電集團(tuán)通訊自動(dòng)化分公司通信專業(yè)管理工作。規(guī)范性引用文件

下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

GB/T 1.1-2000標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 第１部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)

則

GB/T 15496-2003企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系要求

GB/T 15497-2003企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系--技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系

GB/T 15498-2003企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系—管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)體系 GB/T 13016-1991標(biāo)準(zhǔn)體系表編制原則和要求

GB/T 13017-1995標(biāo)準(zhǔn)體系表編制指南

DL/T485-1999電力企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系表編制導(dǎo)則

DL/T544-1994電力系統(tǒng)通信管理規(guī)程

3管理職能

3.1 機(jī)構(gòu)設(shè)置

3.1.1 通訊自動(dòng)化分公司是本單位通信施工管理的職能部門，下設(shè)通信班。

3.1.2 通訊自動(dòng)化分公司是本單位轄區(qū)內(nèi)通信專業(yè)的歸口管理單位，設(shè)有通信專業(yè)管理的專業(yè)人員。

3.1.3 根據(jù)通信專業(yè)需要所設(shè)的班組是實(shí)施執(zhí)行工作計(jì)劃與任務(wù)的基層組織。

3.2 通信班的主要職責(zé)

3.2.1 貫徹執(zhí)行上級(jí)頒發(fā)的有關(guān)電力通信的各項(xiàng)規(guī)程、法規(guī)和制度；負(fù)責(zé)制定本單位通信專業(yè)規(guī)程制度，完成上級(jí)交辦的任務(wù)。

3.2.2 負(fù)責(zé)有關(guān)工程的勘測(cè)、設(shè)計(jì)、審查等工作；實(shí)施通信基建、大修、改造工程。

3.2.3 負(fù)責(zé)制定本班組工作計(jì)劃、業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)計(jì)劃。經(jīng)業(yè)務(wù)主管部門批準(zhǔn)后組織實(shí)施。

3.2.4 負(fù)責(zé)匯總每月通信施工情況及技術(shù)分析，統(tǒng)計(jì)工程施工進(jìn)度，每月20日前向有關(guān)上級(jí)部門報(bào)送上月工程月報(bào)。

3.2.5 負(fù)責(zé)施工現(xiàn)場(chǎng)工作人員的人身和設(shè)備安全。及時(shí)消除施工環(huán)境中存在的危險(xiǎn)隱患，設(shè)備故障與施工中存在的困難，施工工藝質(zhì)量要達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。

3.2.6 按照上級(jí)對(duì)班組安全文明生產(chǎn)的要求，開展安全活動(dòng)，技術(shù)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)活動(dòng)，并做好通信施工中的管理工作。

3.2.7 負(fù)責(zé)通信班班務(wù)公開的日常管理工作。

3.2.8 負(fù)責(zé)通信班職工合理化建議活動(dòng)計(jì)劃的編制和落實(shí)。

3.2.9 負(fù)責(zé)通信班職工勞動(dòng)競(jìng)賽計(jì)劃的制訂和管理。

3.2.10 配合分公司做好班組職工思想政治工作和雙文明班組創(chuàng)建活動(dòng)。

3.2.11 配合行政開展職工技術(shù)學(xué)習(xí)，崗位練兵和技術(shù)比武活動(dòng)。

3.2.12 按上級(jí)要求完成交辦的各項(xiàng)任務(wù)。

3.3 通信班主要權(quán)限

3.3.1 有權(quán)對(duì)公司內(nèi)新建、擴(kuò)建和技術(shù)改造中的職工勞動(dòng)條件、安全衛(wèi)生設(shè)施提出意見和建議。

3.3.2 有權(quán)對(duì)工作中違章，偷懶的職工進(jìn)行批評(píng)與教育，屢教不改的可以對(duì)其進(jìn)行處罰。管理內(nèi)容與要求

4.1 施工中無通信人員傷亡事故。

4.2 施工中無通信設(shè)備事故。

4.3 保證施工結(jié)束后通信設(shè)備各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)參數(shù)達(dá)到技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要求,確保通信設(shè)備一次驗(yàn)收合格率達(dá)到95%以上。

4.4 根據(jù)全公司安全目標(biāo),制定通信專業(yè)的反事故措施計(jì)劃，并組織實(shí)施。

4.5組織好每年的通信反事故演習(xí)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

4.6 制定通信專業(yè)有關(guān)規(guī)程制度；各通信管理部門和班組都要建立健全各種檔案、資料、記錄、臺(tái)帳等基礎(chǔ)工作。

4.7 建立通信人員的崗位責(zé)任制和檢查考核制度，根據(jù)其工作質(zhì)量、技術(shù)水平和服務(wù)態(tài)度定期進(jìn)行考核。

4.8 按規(guī)定上報(bào)有關(guān)報(bào)表。檢查與考核

按通訊自動(dòng)化分公司有關(guān)規(guī)定檢查與考核。

第四篇：郵件收發(fā)管理

郵件收發(fā)管理

1、值班員在收到郵件、報(bào)刊時(shí)，要注意以下幾點(diǎn)：

1）看清收件人姓名及地址，如姓名或地址不清晰，要及時(shí)詢問郵遞員補(bǔ)寫。

2）要及時(shí)將郵件退還郵遞員，退郵件需郵遞員簽名。

3）在收件時(shí)如有內(nèi)物外漏或損壞，則要郵遞員親自送達(dá)業(yè)主或填寫證明，以分清責(zé)任。

4）在發(fā)送郵件/報(bào)刊途中要小心穩(wěn)拿，以免丟失郵件。

5）在業(yè)主簽收時(shí)要防止錯(cuò)簽漏簽。

6）投入報(bào)箱的報(bào)紙、刊物要及時(shí)、準(zhǔn)確。

2、值班員應(yīng)要求郵政局人員將普通信件（非快件、特快專遞、郵件通知單等）直接投放到客戶的信報(bào)箱中。

3、其它專遞公司（非郵政局）的專遞郵件/信件，由其公司人員直接送達(dá)收件人，管理處不予轉(zhuǎn)交。

4、對(duì)于郵政局的需要物業(yè)公司簽收的郵件（如快件、特快專遞、郵件通知單等），值班員應(yīng)通知巡邏員及時(shí)送到收件人手中，并做好記錄。

5、當(dāng)日所接收到的郵件，當(dāng)日巡邏員必須把郵件送往收信人手中，不允許有積壓郵件，或不送郵件。

6、因收信人不在使郵件不能及時(shí)送出時(shí)，應(yīng)及時(shí)通過郵件/專遞信件上的聯(lián)系電話通過收件人前來領(lǐng)?。蝗鐭o電話的，應(yīng)在首層電梯廳告示欄上公示（在收件人取之前一直公示），如一周管理處還聯(lián)系不上收件人的，應(yīng)將郵件/信件交回郵政局，在要求郵遞公司簽收的同時(shí)，需注明“交回郵政局通過其它辦法聯(lián)系收件人”。

7、對(duì)地址不明或已搬遷業(yè)主的郵件要認(rèn)真核對(duì)，確定無誤后及時(shí)退回郵局。

8、避免發(fā)生積壓信件的現(xiàn)象，不允許有死信，更不允許私自撕拆業(yè)主信件，私揭郵票。

9、值班員交接班時(shí)，需交接信件、郵件、報(bào)刊雜志等數(shù)量，數(shù)額不清時(shí)不應(yīng)交接班，需上報(bào)主管核實(shí)清楚后再交接班。

第五篇：快遞收發(fā)管理規(guī)定

快遞（件）收發(fā)管理規(guī)定

1、目的：

規(guī)范公司收、發(fā)快遞管理，防止快遞丟失，降低運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)，控制物流成本。確保公司快遞的收發(fā)工作及時(shí)、準(zhǔn)確、高效。2

2、適用范圍：

適用于公司全體員工。

3、定義：

快遞物品：指公司員工因工作需要，寄送文件資料、產(chǎn)品樣品、貨物以及其他與工作相關(guān)貨品等。

4、權(quán)責(zé)： 4、1門衛(wèi)負(fù)責(zé)快遞簽收工作，并對(duì)收取的快遞件進(jìn)行登記，及時(shí)通知收件人領(lǐng)取，對(duì)于未被領(lǐng)取的快遞，賦有保管義務(wù)。4、2各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門的快遞費(fèi)用管控工作。5

5、寄件流程： 5、1選擇快遞公司 填寫快遞單 將快遞件交前臺(tái)核查登記 門衛(wèi) 快遞公司取件。5、2快遞公司的選擇：選擇的原則是高效率、低成本。寄件人必須根據(jù)所寄物品的性質(zhì)與緊急程度，合理、準(zhǔn)確地選擇性價(jià)比高的快遞公司。5、3填寫快遞單：由寄件人用正楷字清晰填寫收件方和寄件方詳細(xì)資料（地址、收件人、聯(lián)系電話、郵編等）。前臺(tái)對(duì)寄件人所選快遞公司的合理性進(jìn)行審核，不合理的前臺(tái)給予建議選擇合理的快遞公司，寄件人重新填寫快遞單。5、4前臺(tái)核查登記：前臺(tái)對(duì)寄件的進(jìn)行核查，并把所寄物品進(jìn)行詳細(xì)登記，核查通過后，將快遞存放門衛(wèi)。5、5前臺(tái)或門衛(wèi)（休息天由門衛(wèi)）通知快遞公司來公司收件，快遞公司收件人審核包裝，若包裝不合格拒收，由寄件人重新包裝。

6、寄件相關(guān)規(guī)定： 6、1物品分類選擇參照表：

序號(hào)

寄件類型 A類：緊急件 B類：貴重件（如票據(jù)、證件、貴重配件或物品等）C類：普通件（如資料、文件、普通產(chǎn)品樣品與配件等）

D類：普通信函、賀卡等 6、2重型配件（達(dá)5kg以上的非貴重配件）、公司樣本、普通資料類原則上均選一般的快遞公司（非順豐快遞），若是特急件，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后可選順豐快遞等郵寄方式。6、3嚴(yán)禁公費(fèi)寄私人物品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按該單快遞費(fèi)的5-10倍處罰。6、4嚴(yán)禁私自寄公司產(chǎn)品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按該產(chǎn)品市場(chǎng)價(jià)值的5-10倍處罰，情節(jié)嚴(yán)重者視同偷盜，并追究其刑事責(zé)任。

7、相關(guān)人員職責(zé): 7、1寄件人應(yīng)合理、負(fù)責(zé)地選擇快遞公司，并準(zhǔn)確清晰的填寫快遞單。7、2寄件人將需寄發(fā)的物品備齊并與快遞單一起放到前臺(tái)待核查，核查通過后按快遞公司包裝要求進(jìn)行包裝。核查內(nèi)容包括：是否為私人件、是否私自寄送公司產(chǎn)品（文件）、快遞公司選擇的合理性、快遞單填寫是否正確、包裝是否符合要求等。對(duì)于不合格的快遞退回發(fā)件人，按要求整改好后再予以寄發(fā)。7、3若所寄發(fā)物品較重，需快遞人員直接到車間或倉(cāng)庫(kù)取件的，寄件人必須安排一人陪同前往，禁止收件人獨(dú)自前往處理。7、4前臺(tái)負(fù)責(zé)審核快遞公司選擇的合理性，快遞單填寫是否正確，預(yù)審包裝是否合格及快遞物品的價(jià)值（達(dá)到報(bào)價(jià)額度的應(yīng)提醒寄件人進(jìn)行報(bào)價(jià)寄發(fā)）。

8、費(fèi)用管控： 8、1保價(jià)：為避免風(fēng)險(xiǎn)，超過1萬元的物品不可快遞，寄5000至10000萬元的物品和易碎、易損件必須進(jìn)行保價(jià)，若未保價(jià)而物品發(fā)生損壞的，寄件人將酌情承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。8、2所有發(fā)件費(fèi)均掛到發(fā)件部門，月底前臺(tái)提供發(fā)件清單，并做好費(fèi)用統(tǒng)計(jì)，發(fā)件部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。8、3對(duì)于快遞費(fèi)過高的部門，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行分析，并制定整改措施交分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后報(bào)人力資源部。8、4人力資源部對(duì)公司整體快遞費(fèi)進(jìn)行管控。

9、收件規(guī)定： 9、1不需支付到付快遞費(fèi)的快遞收件由門衛(wèi)簽收、登記后，及時(shí)通知相關(guān)部門責(zé)任人簽字領(lǐng)取。收件人或委托人必須在接到通知后即時(shí)將收件從門衛(wèi)領(lǐng)走。9、2需支付到付快遞費(fèi)的快遞收件，門衛(wèi)應(yīng)及時(shí)聯(lián)系收件人或并辦理付款手續(xù)。9、3所有快遞件門衛(wèi)必須進(jìn)行登記，并讓收件人簽收，若收件人不在，可通知部門相關(guān)人員直接簽收。9、4公司所有寄件的快遞單統(tǒng)一由前臺(tái)保管（保管期為一年），便于對(duì)賬和查詢。

10、遺損件索賠： 10、1寄（收）件人發(fā)現(xiàn)所寄（收）快遞發(fā)生遺失或損壞的，應(yīng)第一時(shí)間將單號(hào)報(bào)到前臺(tái)，由前臺(tái)與快遞公司跟進(jìn)索賠，寄件人須給予相關(guān)配合。10、2前臺(tái)須對(duì)每單索賠件記錄在《快遞件遺失/損壞登記表》上，便于查詢和統(tǒng)計(jì)快遞件的遺失/損壞率和評(píng)價(jià)供應(yīng)商的服務(wù)能力。

11、附件： 11、1《快遞件收發(fā)（簽收）登記表》 11、2《快遞件遺失/損壞登記表》