第一篇：高校檔案整理的質量要求

附件3：檔案整理的質量要求

檔案整理的質量要求

一、“案卷”為單位整理

組卷檔案整理的最基本環節，其實質是將一組密切聯系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯系緊密，分級適當，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準確。

（一）齊全完整

歸檔的文件材料應齊全完整，一個問題的構件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水；收集工作應立足本單位,注意業務部門形成的反映專業職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集；文電合一；底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計算機上起草的打印件，則一般只要收集發文稿紙與印件，其中發文稿紙上除了領導簽發外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機打印的底稿上有領導的重要修改或批示，應收集與印件一并歸檔；有重要領導批示的辦文單應隨正文一起收集歸檔；附件隨正件收集歸檔；關于同一問題的請示和批復應一起歸檔。

（二）分類科學

全宗內檔案整理采用統一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。

（三）保持文件內在聯系

1、時間聯系。要求區分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個時間特征的。分年度時。以文件簽發日期（成文日期）為準，據以判定文件所屬年度。計劃、規劃、總結、預決算、統計報表以及

法規性文件等內容涉及不同年度的文件，統一按簽發日期（成文日期），電報以發出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

（1）跨年度的請示與批復、來文與復文，放在復文年度；沒有復文的，放在請示年度；多份文件（如組織關系、工資關系、行政介紹信等）作為一件的，可標起止時間；跨年度的規劃、計劃、預算，放在文件內容針對的第一個年度；跨年度的總結、報告、決算，放在文件內容針對的最后一個年度；跨年度的會議文件，放在會議結束的年度；跨年度的非訴訟案件，放在結案的年度；法規性文件放在公布或批準的年度。

（2）按專門年度（如教學年度）形成的文件，放在專門年度組卷。（3）沒有標明落款日期的文件材料。應通過對照等手段考證文件的準確日期或推斷近似日期，據以按年度合理歸類。

（4）臨時性機構，存在時間不長（兩年以內），文件材料較少。形成的文件可以不分年度。放在工作結束年度歸檔；如果每年文件數量較多亦可分散在各個年度內歸檔。

2、來源聯系。要求區分級別，將上級機關、下屬機關、平級機關和本單位的文件分別組卷。對有密切聯系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機關的批復，下屬機關的請示與本單位的批復，應與本單位的文件放在一起組卷。

3、內容聯系。要求保持卷內文件內容的單一性和內容相近的文件之間的聯系。黨政工團和業務管理活動中形成的各種管理性、業務性、規范性文件和調研材料等，一般按問題進行組合。同一個問題、一次會議、一項工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示

與批復、轉發件與被轉發件放在一起組卷。文電應合一組卷。單一問題的文件數量少時，可將內容相近的其他問題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內容相關的文書檔案統一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。在按問題分類時，文件歸檔應按其主要內容有規律地進行，并保持連續性，某個內容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據一時的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。

（四）正確劃分保管期限

根據國家有關規定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。文書檔案根據國家檔案局2006年8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期（30年、10年）二種不同的保管期限分開。永久保存的文件有以下八個重要方面：

一是本機關制定的法規政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細化為法律、法規、條例和政策性文件材料。

二是本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機關召開的重要會議主要指本級黨代會、人代、政協會、經濟工作會、紀檢會及本機關召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料。要因機關性質來比較，對本機關只要具有重要影響力的活動都算。比如本機關機構設置、撤并、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。

三是本機關職能活動中形成的重要業務文件材料。主要指本機關形成的年度或年度以上工作計劃、總結、規范性文件、重要業務事項的

文件、重要專題的調研材料、大事記、組織沿革、綜合性統計報表等文件材料。

四是本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示、報告、總結、結合性統計報表等。

五是本機關機構演變、人事任免等文件材料。

六是本機關房屋買賣土地征用，重要合同協議、資產登記等憑證性文件材料。

七是上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件材料，主要是指法律、法規、條例、業務標準、中長期發展規劃等。

八是同級機關、下級機關關于重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。把握機關文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機關職能活動規模大小、歸檔層次、影響力、產生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。

二、按“件”整理

以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發文稿頭紙及領導批示的簽批條等），轉發件與被轉發件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內。

對歸檔文件要逐件裝訂固定，對分類后的歸檔文件按時間、重要程度

排列，其中對成套性文件材料相對集中；編制歸檔文件目錄（可從檔案管理系統中打印）；將歸檔文件按連續件號順序裝入檔案盒。

三、歸檔文件分類注意事項

根據本單位的保管期限表，對當年歸檔文件進行分類時要注意事項。一是原則上不要將多個保管期限的文件混在一起。二是應從一個問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如教育工作會議材料，除了先進事跡是30年，其余都是永久，那么可以把這個先進事跡也做永久。統一規定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級業務主管部門文件永久從嚴(政策法規、方針性文件)，部分重要的可定為30年，其他都是10年。

四、排列編目要求

歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內。根據一定的方法確定文件先后次序，并使這種系統化的次序固定化的過程。一般按級別、事由，結合時間、重要程度等排列。事由是指一件具體的事，一個具體問題，或一段較緊密的工作過程等等。如申請一項撥款、召開一次會議。會議文件、統計報表、刊物等成套性文件可集中排列，會議記錄排最前。上級來文集中排列在本級歸檔文件之前，同級文件排列在本級文件之后，再排下級。上級文件按同一文號集中排列；本級文件按綜合、政工、業務、行政事務、其他（或黨群、行政、業務、其他）的事由順序排列。

（一）同一事由的歸檔

文件排列內容單一或同一事由的案卷或歸檔文件，可按文件作者、形成時間的先后順序排列或者按文件的重要程度排列。一般可按上級、本級、同級、下級排列。不同級別內再按時間的先后順序或重要程度排列；綜合類文件排列,按會議記錄、綜合性會議材料、計劃、總結、匯報等順序。

（二）不同事由的歸檔文件排列

1、按不同事由形成時間的先后順序排列。這種方法只需將不同事由的文件，按其形成時間或辦結時間的先后順序排列，而不考慮其他因素，這種方法比較簡單，較使用于實行“隨辦隨歸”的機關。如一個作者，幾個問題的文件，就先按問題后按時間排列。

2、按事由的重要程度排列。即將主要職能活動形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在后面，或將綜合性工作排在前面，具體業務工作排在后面。如檔案局永久文件先排會議記錄、工作計劃、總結、全檔案工作會議材料、綜合性年報，再排政工方面的人員任命、增加工資、職工退休、干部、黨員花名冊、年報等，然后是業務方面的民生檔案工作意見等。

3、按事由具有的共同屬性分別集中排列a、一個事由，幾個作者，可先按作者，再按時間排列。例如人事工作文件，可先將機構設置、人員編制、干部任免、調配、職稱評定、勞資、出國審查等問題所屬的不同事由形成的文件分別集中到一起。b、一個事由，幾個地區，可先按地區，再按時間排列。如基層上報的工作總結、統計、年報、花名冊。

4、密不可分的文件應依序排列，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復在前，請示在后；轉發件在前，被轉發件在后；非訴訟案件的結論、決定、判決性文件在前，罪證、旁證等依據性材料在后

第二篇：論新時期高校檔案管理人員業務素質要求

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論新時期高校檔案管理人員業務素質要求 作者：趙淑琴

來源：《沿海企業與科技》2005年第10期

[摘 要]文章分析了當前形勢下我國高校檔案管理人員素質現狀，就如何提高高校檔案管理人員素質，提出了若干對策建議。

[關鍵詞]高等院校；檔案管理；業務素質；提高

[中圖分類號]G271．6

[文獻標識碼]A

第三篇：高校畢業生檔案

高校畢業生檔案轉接常見問題答疑

人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、學歷職稱、社會關系等個人情況的文件資料，它與個人工資待遇、勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。眼下由于畢業生對人事檔案的重要性認識不足，大多數畢業生不知該如何妥善地處理自己的檔案。現結合工作實際，將高校畢業生檔案轉接中的一些常見問題解釋如下：

1、畢業生“學籍檔案”與“人事檔案”的區別及聯系？

答：畢業生的學籍檔案是指通過參加全國統一考試并被錄取的大中專院校學生的檔案，它以文字資料的形式記錄了高考成績、在校學習成績、家庭狀況、在校期間表現和獎懲情況等，是大學生在校期間學習、生活及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據。畢業生的人事檔案由學籍檔案轉換而來，它是通過畢業生與用人單位或委托的人才交流機構簽訂就業協議，履行相關畢業程序并取得報到證，然后由學校將檔案轉交畢業生就業單位的人事部門或委托的人才交流機構，這時的學籍檔案正式成為人事檔案。

由于國家現行政策規定，畢業生畢業后暫時找不到就業單位的，其檔案可免費由學校保存兩年。有些同學就誤以為既然學校免費保存，就無須再到人才交流機構托管了。其實，學校保存的只是你的“學籍檔案”，而你保留干部身份，辦理轉正定級、職稱評定等相關事宜都是由學籍檔案轉換成人事檔案后才能進行。學校保存的學籍檔案只是“存放”，涉及人事關系的證明等沒辦法出具。

２、哪些機構能保管人事檔案?

答：根據《流動人員人事檔案管理暫行規定》，流動人員人事檔 1

案管理機構為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構，其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案；嚴禁個人保管他人人事檔案。組織、人事部門所屬的各級人才交流機構才有資格保存大中專畢業生就業后的人事檔案，各種私營民營企業、鄉鎮企業、中外合資、獨資企業都無權管理員工的人事檔案，一般由委托的各級人才交流機構托管。

未就業的大中專畢業生和應聘到非公有制單位的學生，根據需要可以將自己的人事檔案關系在戶口所在地的人才交流機構托管，亦可將人事檔案關系交由工作所在地的人才交流機構托管。特別提醒到北京、天津、上海、廣州等大城市工作的畢業生，除單位給你上保險外，其它情況，如不能將戶口遷到工作城市，單純的檔案調動對你無任何意義。你可將人事檔案落在戶口所在地人才交流機構，然后去上述城市工作，這樣依托于檔案的出國政審、轉正定級、工資調整、職稱評審、社會保險等才能得到有效辦理。畢業生自己保存檔案，檔案的完整性、真實性得不到保障，同“丟棄”檔案沒什么兩樣，有可能會使檔案變成“死檔”。

３、畢業了，我的檔案該怎樣轉遞？

答：普通高等院校一般是按照《就業協議書》（即三方協議）簽發《報到證》，轉遞檔案的。

（1）、若您的就業單位是國有企業或機關事業單位等有人事檔案管理權的單位，您的檔案將被寄送到工作單位；

（2）、若您的就業單位是非公企業，您的檔案將被寄送到單位所在地的人才交流機構；

（3）、若您離校時未就業，檔案將被寄送到您入學前戶籍所在地的人才交流機構。

國家政策規定高校畢業生檔案應通過“機要交通”或由檔案管理

部門派專人送取，不得郵寄或交高校畢業生及其他個人自帶。對本人自帶的高校畢業生檔案，人才交流機構概不接收。

４、畢業之后，我應如何查詢自己的檔案去向？

答：畢業生檔案一般是按《報到證》簽往地轉發的。凡報到證簽發到扎魯特旗人才交流中心的高校畢業生，在學校發出檔案５～７個工作日后，可向扎魯特旗人才交流中心電話查詢自己的檔案是否到達。確認檔案已到達的，由學生本人或其家人到人才交流中心辦理畢業生備案登記；若檔案未到，請向學校了解你檔案轉出的具體時間和轉往地。扎魯特旗人才交流中心聯系電話：0475-7230521。

如在區外高校就讀的畢業生，學校通常會將檔案發至《報到證》的簽往地，即：內蒙古自治區高校畢業生就業指導中心。如果要將檔案轉回扎魯特旗，需要到旗人才交流中心開具《調檔函》后，持畢業生《報到證》原件及學生本人身份證復印件到內蒙古自治區高校畢業生就業指導中心報到，然后將檔案通過機要轉發到扎魯特旗人才交流中心。

5、畢業好幾年了，現在不知檔案在哪里，我該怎么辦？答：緊急補救 教您幾招：

第一招：把檔案留在人才交流機構但一直沒有理會的，建議盡快與人才交流機構聯系，辦理相關手續后將檔案關系理順。遇個人信息或聯系方式變更，及時通知檔案托管單位做好登記，保持聯絡暢通；

第二招：“口袋檔案”要盡快交到工作單位或政府所屬人才交流機構。如果檔案袋被打開，里面的資料就得經相關部門核實，如果檔案資料遺失，還要到原單位去補充和確認；

第三招：“跳槽”人員將檔案遺留在原單位長期未辦理轉檔手續的，要與原單位協商，解決跳槽后的遺留問題，以便及時將檔案轉交新的單位或其委托的人才交流機構；

第四招：對于那些不知檔案去向的，畢業生要與參加工作前最后一個學校的相關部門聯系，外地畢業生也可向原戶籍所在地的人事部門或人才交流機構咨詢，已經多次變換工作單位的人要向第一家用人單位咨詢。

6、檔案托管手續如何辦理？

答：畢業生以個人名義辦理人事檔案托管，先向人才交流中心提出申請，由人才交流中心向所在院校發出調檔函，收到檔案后經審核符合委托檔案管理條件的，人才交流中心與畢業生簽訂《委托保管人事檔案協議》，并辦理有關手續。

7、畢業生委托人才交流機構人事代理后享有哪些服務?答：(1)、負責人事檔案關系接受、調出相關手續;

(2)、辦理畢業生的轉正定級；

(3)、檔案工資調整；

(4)、技術職稱申報；

(5)、考研、出國政審；

(6)、出具各種人事證明等。

第四篇：高校檔案管理制度

檔案員崗位職責

一、認真學習宣傳貫徹《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《歸檔文件整理規則》、《四川省機關檔案工作業務建設規范》、《四川省機關檔案工作規范化管理標準》、國家檔案局8號令及有關法規文件，鉆研業務知識，提高業務水平。

二、負責文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作并編制檢索工具。

三、搞好檔案的保管、利用、統計和匯編工作，熟悉保管檔案的內容，積極提供檔案利用，并做好檔案利用登記等各種記錄。

四、嚴格執行檔案管理各項制度和保密守則，維護檔案的完整和安全。

五、配合有關部門進行檔案的鑒定工作，對超過保管期限的檔案提出存毀意見，做好銷毀工作。

六、做好檔案“九防”工作，每季度至少要對檔案進行一次全面檢查，發現問題及時處理并做好記錄。

兼職檔案工作人員職責

一、認真學習貫徹、執行《檔案法》和《〈中華人民共

和國檔案法〉實施辦法》，遵守檔案工作的各項規章

制度。

二、執行保密法規，杜絕檔案泄密事件發生。

三、負責收集、整理本科室業務工作中形成的各類文件

材料，按要求及時向綜合檔案室移交，并辦好交接

手續。

四、認真做好“九防”工作，確保檔案、材料的安全。

五、協助專職檔案員做好利用工作，充分發揮檔案的作

用。

文件歸檔制度

一、歸檔范圍：本單位從事政治、經濟、文化等活動中形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄均屬歸檔范圍。

二、歸檔時間：

1、文書材料于次年三月底前立卷歸檔；

2、會計文件材料在會計終了后，由會計人員立卷歸檔，于次年三月底前移交進檔案室；

3、照片（底片）、錄音、錄像材料在拍攝（制作）完畢后一個月內向檔案人員移交歸檔；

4、其它門類和載體的文件材料，也應于完成工作后一個月內向檔案人員移交或按檔案部門有關規定辦理。

三、歸檔要求：

1、應歸檔的文件材料應為已結束的工作（或項目）的所有文件材料，并做到打印件與底稿，正件與附件，不同形式和載體的文件材料齊全完整；

2、歸檔文件材料應保持它們之間的歷史聯系，按照檔案管理的規范分類、填寫各類目錄。

微機管理制度

一、微機工作人員，要努力學習微機知識，熟悉各科室微機填制業務，為檔案的查詢、利用創造有利條件。

二、自覺遵守單位各項規章制度，嚴格按照機器的操作程序進行，用完機器后，應檢查電源、設備是否關好。

三、非本室工作人員不得擅自操作，因工作需要上機人員，在上機前，應征得微機管理人員的同意方可上機，在使用中應愛護設備。

四、未經微機管理人員同意不準私自將微機里的數據拷貝出來，不得將任何軟件安裝進機器中使用。

五、損壞微機室內的公共財物，應酌情賠償。

六、努力完成單位領導下達的各項任務，積極指導、幫助本單位各科室檔案材料運用微機管理工作。

七、自覺維護和保持室內衛生，不準吸煙和隨地吐痰。

檔案收集整理制度

一、凡是我辦在工作活動中形成的具有查考利用價值的文件、材料、報表、照片、錄像等必須收集整理。

二、收集文件材料（含電子文檔）必須齊全完整，做到分門別類存放。

三、整理檔案要按照文件材料形成的自然規律，保持它們之間的有機聯系，區分價值，分類整理，做到無積存零散文件，案卷質量符合業務規范要求。

四、歸檔文件材料的制作和書寫要適宜長期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆和復寫紙。

檔案保管制度

一、本單位所有的各種門類和載體的檔案材料，由檔案人員在檔案室集中統一管理，任何個人不得私自保存和任意銷毀。

二、檔案保管應采用專用柜架，檔案庫房應當堅固可靠、清潔通風，有防火、防盜、防鼠、防潮、防光、防塵、防蟲、防高溫、防有害害氣體等設施。

三、檔案管理員要定期檢查檔案，作好檢查記錄，發現問題及時采取有效措施，確保檔案完整和安全。

四、檔案如有破損或字跡模糊，應及時修補或復制。

五、檔案人員調動工作時，應在離職前辦理移交，移交檔案時，雙方應根據移交目錄清點核實，并履行簽字手續。

檔案保密制度

一、認真貫徹《保密法》，遵守保密制度，保守檔案機密，維護檔案秘密的安全。

二、檔案室保管的涉密檔案，要根據國家規定確定保密項目和密級，不得擅自擴大使用和接觸的人員范圍。

三、檔案室是機要部門，無關人員未經許可不得入內。任何人不得擅自翻印、復制、摘抄和向外傳播檔案內容。經批準翻印、復制的保密材料要按正式文件進行登記和清退。

四、檔案移交、接收和查（借）閱必須辦理登記手續，歸還時要清點注銷。

五、需銷毀的檔案材料，應造具清冊，寫出銷毀報告，經鑒定小組審批后，在指定地點銷毀。平時辦公廢紙、廢件及時銷毀，不得隨意丟棄。

檔案查、借閱制度

一、本單位職工利用檔案，須經辦公室主任同意后方可查（借）閱；外來人員利用檔案，須持單位介紹信，經分管領導同意后方可查（借）閱。

二、利用者必須愛護檔案，不得在文件材料上畫圈、勾線和作任何記號，不得涂改拆散、抽頁、污染和損壞檔案。

三、利用者必須嚴格遵守保密制度，只能查閱相關內容，不得隨意傳播和擴散檔案內容。

四、利用者需摘抄(復制)檔案內容，須經檔案管理人員同意，所摘抄(復制)的內容經檔案人員校對并加蓋我辦公章后方為有效。

五、利用檔案一般只能在指定地點查閱，不得隨意帶走。本單位工作人員確因工作需要，在辦理借閱手續后，可以借出檔案室。

六、借閱期限不超過一周，確需延期者，經辦公室主任同意并另行辦理借閱手續。

七、利用檔案須填寫查(借)閱登記簿和檔案利用效果登記簿。

檔案統計制度

一、檔案統計工作是檔案基礎工作的重要組成部分，檔案工作必須加強政治責任心，認真做好此項工作。

二、對室藏的各種門類、載體的檔案資料利用情況，必須建立齊全的登記，統計注冊。

三、對當年形成的歸檔案卷（包括接受、移交）和檔案借閱、鑒定情況應隨時登記。

四、每年年終形成的各類檔案資源和編寫的檔案工具，科研材料（包括案卷目錄、歸檔文件目錄、全引目錄、字號、索引、人物卡片、專題目錄、大事記、組織、各項規章制度）統計一次。

五、檔案資料的查閱、供閱情況，每年統計兩次（六月和十二月）。

六、每年十二月前，填寫《檔案工作統計年報表》一式兩份，一份上報上級機關，一份存檔。

檔案鑒定銷毀制度

一、檔案室要根據國家檔案局關于檔案保管期限的規定、原則、標準，結合本單位制定的檔案保管期限，確定檔案價值，劃分保管期限，剔除確無保存價值的檔案，以便銷毀。

二、檔案的鑒定工作由辦檔案鑒定銷毀領導小組負責，鑒定工作結束后，附上需要銷毀的檔案登記清冊，由鑒定小組負責人簽字，經批準后方可銷毀。并及時向主管檔案工作的領導寫檔案鑒定報告和說明。

三、實行定期鑒定，力求準確無誤，做到不留錯，也不錯毀檔案材料，凡鑒定剔除的檔案，應保存1—2年后確認無保存價值，方可銷毀。

四、銷毀檔案時必須注意保密，并指定專人（二人）以上監銷。

業務書刊（資料）管理制度

一、本單位內各類業務書刊（資料）的保管工作，由檔案人員負責收集管理。

二、凡各科室需訂購的業務書刊，應由單位領導審批后方可征訂或購買，并送檔案室統一管理。

三、凡借閱業務書刊（資料），必須按期歸還。需繼續使用的應補辦手續。

四、借閱書刊須辦理借閱手續，愛護書籍，不得涂改、圈劃。如丟損，照價賠償。

歸檔材料控制措施和驗收制度

一、檔案分管領導必須參加本單位重要會議，檔案管理人員必須了解本單位有關的重大事項，做好材料收集歸檔工作。

二、按照《檔案法》的有關規定，對國家規定應當立卷歸檔的材料，必須定期向檔案室移交，集中管理。任何人不得據為己有。

三、檔案管理人員必須檔案材料的評審、鑒定，設備的開箱等工作并有紀錄。

四、專項活動與建檔工作實行同步：即下達計劃任務同時提出文件材料形式情況；工作結束同時驗收檔案材料的完整、準確、歸檔情況。

五、對外出人員獲得的各類文件和引進設備、技術的各種材料必須全部上交給檔案管理人員，由檔案管理人員把關驗收。

第五篇：高校檔案管理制度

檔案員崗位職責

一、認真學習宣傳貫徹《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《歸檔文件整理規則》、《四川省機關檔案工作業務建設規范》、《四川省機關檔案工作規范化管理標準》、國家檔案局8號令及有關法規文件，鉆研業務知識，提高業務水平。

二、負責文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作并編制檢索工具。

三、搞好檔案的保管、利用、統計和匯編工作，熟悉保管檔案的內容，積極提供檔案利用，并做好檔案利用登記等各種記錄。

四、嚴格執行檔案管理各項制度和保密守則，維護檔案的完整和安全。

五、配合有關部門進行檔案的鑒定工作，對超過保管期限的檔案提出存毀意見，做好銷毀工作。

六、做好檔案“九防”工作，每季度至少要對檔案進行一次全面檢查，發現問題及時處理并做好記錄。

兼職檔案工作人員職責

一、認真學習貫徹、執行《檔案法》和《〈中華人民共

和國檔案法〉實施辦法》，遵守檔案工作的各項規章

制度。

二、執行保密法規，杜絕檔案泄密事件發生。

三、負責收集、整理本科室業務工作中形成的各類文件

材料，按要求及時向綜合檔案室移交，并辦好交接

手續。

四、認真做好“九防”工作，確保檔案、材料的安全。

五、協助專職檔案員做好利用工作，充分發揮檔案的作

用。

文件歸檔制度

一、歸檔范圍：本單位從事政治、經濟、文化等活動中形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄均屬歸檔范圍。

二、歸檔時間：

1、文書材料于次年三月底前立卷歸檔；

2、會計文件材料在會計終了后，由會計人員立卷歸檔，于次年三月底前移交進檔案室；

3、照片（底片）、錄音、錄像材料在拍攝（制作）完畢后一個月內向檔案人員移交歸檔；

4、其它門類和載體的文件材料，也應于完成工作后一個月內向檔案人員移交或按檔案部門有關規定辦理。

三、歸檔要求：

1、應歸檔的文件材料應為已結束的工作（或項目）的所有文件材料，并做到打印件與底稿，正件與附件，不同形式和載體的文件材料齊全完整；

2、歸檔文件材料應保持它們之間的歷史聯系，按照檔案管理的規范分類、填寫各類目錄。

微機管理制度

一、微機工作人員，要努力學習微機知識，熟悉各科室微機填制業務，為檔案的查詢、利用創造有利條件。

二、自覺遵守單位各項規章制度，嚴格按照機器的操作程序進行，用完機器后，應檢查電源、設備是否關好。

三、非本室工作人員不得擅自操作，因工作需要上機人員，在上機前，應征得微機管理人員的同意方可上機，在使用中應愛護設備。

四、未經微機管理人員同意不準私自將微機里的數據拷貝出來，不得將任何軟件安裝進機器中使用。

五、損壞微機室內的公共財物，應酌情賠償。

六、努力完成單位領導下達的各項任務，積極指導、幫助本單位各科室檔案材料運用微機管理工作。

七、自覺維護和保持室內衛生，不準吸煙和隨地吐痰。

檔案收集整理制度

一、凡是我辦在工作活動中形成的具有查考利用價值的文件、材料、報表、照片、錄像等必須收集整理。

二、收集文件材料（含電子文檔）必須齊全完整，做到分門別類存放。

三、整理檔案要按照文件材料形成的自然規律，保持它們之間的有機聯系，區分價值，分類整理，做到無積存零散文件，案卷質量符合業務規范要求。

三、實行定期鑒定，力求準確無誤，做到不留錯，也不錯毀檔案材料，凡鑒定剔除的檔案，應保存1—2年后確認無保存價值，方可銷毀。

四、銷毀檔案時必須注意保密，并指定專人（二人）以上監銷。

業務書刊（資料）管理制度

一、本單位內各類業務書刊（資料）的保管工作，由檔案人員負責收集管理。

二、凡各科室需訂購的業務書刊，應由單位領導審批后方可征訂或購買，并送檔案室統一管理。

三、凡借閱業務書刊（資料），必須按期歸還。需繼續使用的應補辦手續。

四、借閱書刊須辦理借閱手續，愛護書籍，不得涂改、圈劃。如丟損，照價賠償。

歸檔材料控制措施和驗收制度

一、檔案分管領導必須參加本單位重要會議，檔案管理人員必須了解本單位有關的重大事項，做好材料收集歸檔工作。

二、按照《檔案法》的有關規定，對國家規定應當立卷歸檔的材料，必須定期向檔案室移交，集中管理。任何人不得據為己有。

三、檔案管理人員必須檔案材料的評審、鑒定，設備的開箱等工作并有紀錄。

四、專項活動與建檔工作實行同步：即下達計劃任務同時提出文件材料形式情況；工作結束同時驗收檔案材料的完整、準確、歸檔情況。

五、對外出人員獲得的各類文件和引進設備、技術的各種材料必須全部上交給檔案管理人員，由檔案管理人員把關驗收。