第一篇：公文處理常見問題分析

公文處理常見問題分析

一、公文處理概述

（一）公文的特點 1．鮮明的政治性。

公文是管理階層的工具，是管理工作的需要。它的內容反映了管理階層的意志。

2．法定的權威性。

公文是領導機關實施領導和管理工作的工具，其管轄范圍內所有單位和個人必須貫徹執行。如果對某些條文有不同意見，只能用合法的方式向上級領導機關反映。

3．特定的作者、讀者和嚴格的程序。公文寫作，是一項嚴肅的工作。公文的作者，是公文制發機關（單位）。公文的讀者，是由領導機關制發文件時規定的。公文辦理有一套嚴格的程序。

4．文字表述的準確性和語言的生動性。

文字表述的準確性，是指公文的語言表達必須做到準確、規范，無歧義。特別是政策性公文，要清楚明了，操作性要強，便于貫徹和執行。

公文語言的生動性，是指在確保其準確、鮮明、樸實、簡潔的基礎上，充分運用我國語言、詞匯豐富的特點，做到句法、構詞法一致，句子、詞匯新穎，避免重復、累贅。

5．內容上的公務性和現實性。

內容的公務性，是指公文是機關決策的產物，是機關處理公務活動的工具，必須為公務活動服務，不得把私人的事務寫入公文之中。內容的現實性，指公文必須充分全面地反映實際情況，實事求是；必須為現實管理工作服務，具有現行功用和指導性、實踐性。

6．強烈的時效性和特定的意向性。

公文的時效性很強，必須在規定的時間內起草、審批、發出和產生效用。否則，公文就失去了現行功用。

特定的意向性。是指公文的讀者即受文對象在起草之前就確定了。不同的受文對象，用不同的公文語言表述。

7．嚴密的邏輯性。

公文必須按照人們的思維規律構思、布局、撰寫，做到邏輯嚴密，言簡意賅，以其獨有的邏輯力量說服讀者（執行者），實現其管理作用、處理公務的作用。

8．規范的體式。

通用公文是法定的，每一個文種的撰寫方式、格式都是固定的。公文寫作人員必須按規定的體式寫作、印制公文，不得違反。

（二）公文處理的原則 1.實事求是的原則； 2.黨政分開的原則； 3.精簡的原則； 4.高效的原則；

5.按照行文機關的要求進行的原則； 6.按照公文處理規定進行的原則。標準：及時、準確、安全、保密。

（三）公文發布的方式 1．內部發布

①用特定版頭印制內部分發； ②用內部傳真電報發送； ③在內部網絡上發布； ④其他方式。2．公開發布

公開發布的公文，從公開發布之日到執行的起始日，至少要有30天以上的間隔期。

①在報刊上公開發布；②在互聯網上發布； ③張貼；④設立政務公開場所供執行者索取公文； ⑤其他形式。

二、公文行文規則

（一）公文的行文關系

行文是指公文制發單位發公文給受文單位。受文單位一般是某個單位或某些單位或集群單位。這種發文單位與收文單位之間的公文往來關系，就叫做行文關系。

它是根據組織系統、公文法定作者的職責權限、發文單位與受文單位之間是否具有隸屬關系確定的。

正確處理行文關系，充分發揮公文的效用，是一切機關工作人員特別是從事公文處理的人員必須熟練掌握、正確使用的基本技能和方法之一。

行文公文的行文關系，主要有以下兩種關系： 1．領導與被領導的關系。

領導與被領導的關系，是指有隸屬關系的上級機關與下級機關之間的公文往來關系。按照我國現行的政治體制、行政管理體制和組織制度，凡有隸屬關系的上下級機關之間工作上的相互關系是領導與被領導的關系。

公文往來中的領導與被領導的關系，專指行文關系，是指具有直接領導關系的上下級之間的關系，不包括間接的領導關系，即處于領導地位的政黨與其所領導下的人大、政府、政協、企業事業單位、社會團體等機關單位之間的領導與被領導的關系。2．指導與被指導的關系。

指導與被指導的關系,是指沒有隸屬關系但有業務指導關系的機關、單位、部門之間的公文往來關系。例如，沒有隸屬關系但有業務指導關系的上級機關與下級機關之間的公文往來，上級機關的職能部門與下級機關的相關部門之間的公文往來，同級機關、單位、部門之間在各自的職權范圍內進行業務指導工作時的公文往來等。這種關系與領導與被領導的關系比較，行文方式相同，但所用文種不盡相同，二者有本質的區別。

具有業務指導關系的上級機關向下級機關、上級機關的部門向下級機關的相關部門進行業務指導、答復問題、部署業務工作等，必須受政策、法律、紀律、辦文制度和職責權限的約束，只能在各自的職權范圍內活動，不得超越職權范圍。

（二）公文的行文方式

1.下行文。指上級機關給所屬的下級機關行文，上級機關的職能部門給下級機關的相關部門行文。

2.上行文。指下級機關向有隸屬關系的直接的上級機關行文和下級機關的部門向上級機關相關的部門行文。給不相隸屬的上級機關或不相關的上級機關的部門行文，不叫上行文。

3.平行文。指同級機關和不相隸屬的機關之間的行文。有些機關雖然是上級領導機關或下級機關，但與行文的機關沒有隸屬關系和指導關系，與這樣的上級機關或下級機關行文，也是平行文。

平行文沒有級別、地區之分。同級機關和不同隸屬的機關之間聯系工作、交流情況、答復詢問和批準管轄的事項等都可以行文，但是，只能用“函”行文。

1.行文應當確有需要，注重實效，堅持少而精。

①行文必須確有必要。沒有行文的必要性和可行性的，不行文；貫徹上級文件精神，沒有新的具體措施，僅表態性的或照抄照搬的，不行文；已開會作了布臵，可用電話或當面議定的事項，不行文；會議文件、會議紀要和領導人在會議上的報告、講話，不另行文。凡是部門工作，部門自己行文能夠解決問題的，應由部門行文，不應由黨委或政府行文。

②行文必須注重實效。公文必須緊密結合實際，制定的政策、措施、方法等切實可行，能解決問題，收到實效。對于脫離實際，超越了干部、群眾的承受能力，行不通和收不到實效的，不行文；違背了人民群眾長遠利益和根本利益的，不行文；不符合黨的路線方針政策和國家法律法規的，不行文。

③必須控制行文數量，所發公文力求精練、簡短。所發公文，必須作總量控制，科學決策，民主決策，依法決策。應發的公文，提倡寫短文，在語言文字上反復錘煉，精益求精，力求簡短，達到“一字入公文，九牛拉不出”的標準。

三、公文的常見問題

（一）合格公文的基本標準 材料真實 言之有物 符合政策 切實可行 主題鮮明 表述準確 結構嚴謹 條理清楚 語言流暢 文字精練 字詞規范 標點正確 語氣得當 定位準確 手續完備 格式規范

（二）公文處理常見六大問題 標題不規范 文字不精練 用詞不貼切 表述不清楚 語法不規范 標點不準確 1.標題不規范 ◆不能準確、簡明地揭示公文的主題。

《關于聯合國糧農組織總干事邀請部領導出席糧食安全委員會特別會議的請示》

修改：《關于聯合國糧農組織總干事邀請部領導出席糧食安全委員會特別會議事處理意見的請示》

《關于如何認定假獸藥的函》

修改：《關于認定**公司生產的疫苗制品為假獸藥的通知》 ◆濫用標點符號。

《關于擬請部領導會見泰國新任農業部長、部領導宴請泰代表團的請示》

修改：《關于擬請部領導會見并宴請泰國農業代表團的請示》 ◆文種使用不當。

《關于劃轉廳機關大院改造項目投資的復函》（廳發文，受文者是機關服務中心）

修改： 《關于劃轉廳機關大院改造項目投資的通知》 《關于報請審定高致病性禽流感控制應急預案的報告》 修改： 《關于報請審定高致病性禽流感控制應急預案的請示》 《農村集體財務管理規范化試點村考核驗收辦法》

修改：《關于印發〈農村集體財務管理規范化試點村考核驗收辦法〉的通知》

2.文字不精練 ◆喜歡講大話、套話

鄉鎮企業減負工作是一件大事也是一件難事，更是一件非抓不可的實事。我們要充分認識鄉鎮企業減負工作的重要性、艱巨性和迫切性……

自國務院批準我部每年舉辦一屆中國國際農產品交易會以來，在黨中央、國務院領導的親切關懷下，在貴部及國家發展改革委、財政部、海關總署、質檢總局……的大力支持下，2003、2004年已舉辦兩屆中國國際農產品交易會并取得圓滿成功。

修改：經國務院批準，我部于2003、2004年舉辦了兩屆中國國際農產品交易會取得了圓滿成功。

◆有贅述、重復現象

加拿大宣布在國內××××發現后，我部會同國家質檢總局立即采取了一系列緊急預防措施，以防止××傳入我國，保護××業安全和人體健康。主要措施：一是……

◆過細地陳述不必要的過程和細節

根據國家統計調查項目管理的有關規定，今年九月份，農業部將調整后的“農村經濟收益分配統計報表制度”報送國家統計局審核。最近，國家統計局以國統函[2003]號批復。現將國家統計局批復同意的“農村經濟收益分配統計報表制度”印發你們，請認真執行。

3.用詞不貼切 ◆用詞不規范

對外依存度高達45—49% 修改：45%—49% 九十年代中期 修改：20世紀90年代中期（公文中除成文日期、部分結構層次和在詞、詞 組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，其他數字均使用阿拉伯數字。）

◆不適應語言環境

為改善“三院”的科研基礎條件，恢復和搶救因臺風損壞的科研基礎、科研種質資源圃和危房（？）

我國農業結構進行了重大調整、生產方式和種植結構與品種更加多樣化，這些生產措施的變化更加有利于病蟲害的發生。

◆不符合行文者身份 綜上，我廳認為，《規劃》和《預案》幾經修改，內容基本完善，并有較強的操作性，下發的時機已經成熟。

為此，我廳希望你市考慮到項目的重要性和特殊性，同意該項目繼續在海鷗島建設。修改：鑒于該項目的重要性和特殊性，商請同意該項目繼續在海鷗島建設。

◆表意不夠準確

為體現國家級農交會的權威性，保證參加展示和交易的產品是精致產品并具精美形象（充分展示精品）……

我廳（將）進一步做好標準化工作，啟動農業標準化生產示范縣（項目建設）

◆含糊不清

菲律賓和印度尼西亞等東盟國家以及印度等南亞國家是亞洲的農業大國，……進入新世紀，我與上述三國的農業合作取得了長足進展,成效顯著。（代表團出訪三國的請示）

新型疫苗等研究成果的應用，對迅速控制和撲滅疫情起到了關鍵性作用；在今年的豬鏈球菌病防控中，多年來所作的科研技術儲備發揮了重要作用；瘋牛病等重點外來病的儲備研究也取得了明顯成效。（領導劃線批示：要有具體內容）

◆前后矛盾

近年來，各地在***方面做了大量工作，取得了顯著成效。但是，……相應的監管制度還沒有形成，監管工作滯后

4.表述不清楚 ◆邏輯關系不嚴密

為調動你局農場職工種糧積極性，擴大水稻種植面積，增加水稻產量，2005年中央財政繼續對以計稅耕地為基礎的水稻種植實際面積給予補貼。

根據走訪調查和座談發現，由于民族地區經濟狀況查，消費 者購買茶葉首先考慮的是價格，其次才考慮茶葉質量。

◆結構層次不條理

為確保按時完成核準工作，應按照以下要求開展殺鼠劑經營資格核準和定點工作。在殺鼠劑經營資格核準和定點工作中，除規定的證照工本費外，不得收取任何費用。

一、…… 5.語法不規范 ◆不符合詞法規范

因此，如何合理配臵農業科研資源、優化農業科技體系、提高科技創新能力和成果推廣能力，加強農民的培訓、提高農業勞動力的素質，成為（是）現階段我國農業發展的主要任務。

各地要嚴厲打擊非法生產、銷售假劣疫苗的現象（行為）。為解決糧食供求（給）不足問題，近年來馬政府制定了《農村發展行動計劃》

◆不符合句法規范

國家繭絲綢發展基金是國家扶持繭絲綢發展的唯一資金渠道，歸屬國家繭絲綢辦公室管理，具體負責基金的規劃、計劃、使用管理（由國家繭絲綢辦公室具體負責基金的規劃、計劃和使用）。

◆不符合章法規范

要加大對有關單位和個人舉報疫情的查處（核查）力度。免疫率達到100％以上

2003—2004年，我國局部地區牛場曾經（有牛頭）感染過**病毒

6.標點不準確 ◆斷句不準確

考慮到殺鼠劑在城鎮和農村都有大量的消費要求，其經營單位的布局、數量和設施條件等與其他危險化學品經營單位有很大差 別。為確保按時完成核準工作……

雖然該法規定單位和個人使用海域應當按照國務院規定繳納海域使用金。但考慮到……的特殊性……

◆濫用標點符號

要嚴格按照我部“關于做好農業防汛抗旱等減災工作的通知”要求……

通過明查暗訪的方式，專訪了22個縣、119個村、1021個農戶。

要努力，努力，再努力。要認真，認真，再認真。

要鍛煉文字基本功，把文字基礎打好。

——全國政協副主席、原農業部部長杜青林

“蓋房子理論”

設計 備料 施工 監理 裝修

“五多原則”

多學習、多思考、多積累、多練習、多總結

第二篇：公文處理中的常見問題

公文處理中的常見問題

一、公文眉首

（一）發文字號中的六角符號“〔〕”用成 “［］”；

（二）上行文未標識簽發人；簽發人名字的字體使用不規范(應該用3號楷體)。

（三）上行文發文字號和簽發人排版不規范（發文字號應居左空1字，簽發人姓名居右空1字）

二、公文主體

（一）公文標題

1、標題與版心紅線間距不夠（標題與版心紅線之間應空2行）。2.字體使用不規范（應用2號小標宋體。由于目前計算機字庫無此字號，可用2號宋體加粗代替）。

3.標題濫用符號（公文標題除法規、規章名稱加書名號《》外，一般不用標點符號）。

4.標題多行時，分行不規范（標題需要分行時，有整體意義的詞語不能分開）。

5.文種運用不規范。請示和報告混用、請示和函混用、亂用文種等等。常見錯誤有：

（1）缺文種，如《關于申請召開楊柳220千伏輸電線路改造工程施工協調會》。

（2）生造文種，如《關于召開楊柳220千伏輸電線路改造工程施工協調會的請示報告》。

（3）“請示”和“報告”混浠。

“請示”適用范圍：①明文規定必須上報請上級機關審核批準才能辦理的事項；②遇到新情況新問題，但又無明確規定和依據，需上級明確指示后才能解決的事項；③對現行政策法規不甚了解或因特殊情況而難于執行，有待上級明確答復才能執行的事項；④有意見分歧，待上級裁定才能辦理的事項；⑤請示應一事一請，不能多事一請。

“報告”適用范圍：①制度要求和明文規定必須向上級匯報本單位工作進展不須上級答復的月報、季報、年報等；②答復上級機關的詢問或匯報上級機關批辦文件及其他事項的結果；③向上級反映工作動態或貫徹上級要求情況；④向上級機關提出建議和意見、設想等（但不要夾帶請示）。

6.轉發公文標題累贅、冗長。可采用直接轉發最上一級文件等辦法，避免相同詞語在標題中重復出現。

轉發文標題簡化法：①直接轉發原發文件，要把內容交待清楚（現在比較側重用這個方法）；②概括轉發；③借用轉發：如《公司關于任命×××同志為××公司副總經理的通知》轉發標題為《轉發公司關于×××同志任職的通知》。

轉發類文件應注意幾點：①多級轉的文件，各個上級有關指示和要求，要在轉發文件的正文加以說明，如果不加說明，就要將各個上級機關的轉發文件一并印發；②轉發性文件的文種，除被轉發文件的文種是“通知”時，文種可以省略外，其他文種要保留一級。

7.注意轉發、印發、頒布的區別。“轉發”是上級或外單位須共同執行的文件；“印發”是本機關內執行的文件，要經過蓋章、印制的過程；“頒布”是公布，一般指政府機關或人民團體將其研擬的法令規章、行政措施等依法公布周知。印發比頒布多蓋印或印制的過程。

（二）主送單位

1．主送單位與標題間距過寬（主送單位與標題之間應空1行）。2.字體不規范（應用3號仿宋體字標識，不加粗）。

3.上行文出現多個主送單位現象（上行文主送單位應只有一個）。

（三）公文正文

1.字體使用不規范（應用3號仿宋字體，根據《國家行政機關公文格式》GB/T 9704-1999 規定,正文中如有小標題可用3號小標宋體或黑體字。注意不要加粗）。

2.行間距、字間距不規范（一般每一頁為22行，每行為28個

字）。

3.結構層次序數不規范。根據《國家行政機關公文處理辦法》（國發〔2000〕23號）規定，應為：第一層 “

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

（四）附件

1.公文有附件而在正文末尾未標“附件”，標識位置和字體不規范。

（1）公文如有附件，應在正文下空一行，左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱，附件名稱后不用標點符號，如“附件：×××××”。

（2）如有多份附件，應使用阿拉伯數碼加“.”，而不是“、”。如“附件：1.×××××”，附件名稱回行時與上行首字對齊。

2．附件標識不規范，正文列出的附件標題與附件的標題不一致。（1）附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，其后不加冒號，且附件標題應在下一行居中；有序號時標識序號，序號后不加冒號。

（2）附件的序號和名稱前后標識應一致。

（3）附件是文件的可標發文字號，也可標注公文標題。（4）轉發、印發類公文，因轉印公文標題及內容已有說明，一律不再標注為附件。如附件只送主送單位，應注明“抄送無附件”。

3.關于附件的其他不規范

（1）附件是掃描件時，文件傾斜未調整、文件有黑邊及色差未處理、橫豎頁未調整；

（2）多個附件時不整合；附件未與正文一起編頁號，如正文有2頁，附件應從第3頁開始編頁號（掃描件除外）。

（五）成文日期

1.成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發單位領導人的簽發日期為準。

2.成文日期用漢字將年、月、日標全，不能用阿拉伯數字；“零”要寫為“○”。成文日期上方不署發文單位名稱。

3.單一單位制發的公文，成文日期右空4個字；兩個單位聯合發文，成文日期可適當向左調整，盡量使兩個單位的印章都能下壓成文日期。

（六）印章使用

1.公章位置應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文日期。（一般三分之二在成文日期之上，三分之一在成文日期之下）

2．會議紀要不加蓋印章。

（七）附注

上行文（如請示）應在附注中告知聯系人姓名、聯系電話。[其標識方法為：在成文日期下1行用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標出，如（聯系人：××××××，聯系電話：×××××××）]。

三、版記

（一）主題詞

1.“主題詞”三字應用3號黑體字，居左頂格，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字（由于目前計算機字庫無此字號，可用3號宋體加粗代替），詞目之間空一字。

2.主題詞應按公文主題詞表的詞匯標注，一般不超過五個詞匯。3.主題詞文種應與標題文種一致。

（二）抄送單位

1.“抄送”字體為3號仿宋字，后標全角冒號, 左右應各空一個字；抄送單位間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送單位對齊；在最后一個抄送單位后標句號。如主送單位移至主題詞之下，其標識方法與抄送單位的標識一樣。

2.抄送單位要分好層次，同層次的用頓號隔開，不同層次的用逗號隔開，抄送末尾標句號。單位名稱一般按系統先外后內、先大后小，最后標注單位內部部門名稱。

3.抄送應注意的問題

（1）上行文不能抄送下級單位;（2）密級很高的文件，要嚴格控制抄送范圍；（3）越級請示件要抄送被越過的上級機關；

（4）向下級的重要行文要抄送直接上級機關；（5）遵循先黨后政，先外后內，先上級后下級的原則；（6）聯合發文或主送中已有的機關，不要在抄送欄中一一羅列。

（三）印發機關和印發日期

印發機關應該左空一個字，印發日期應該右空一個字。印發日期以最后一個領導簽發的日期為準，用阿拉伯數字標識。

（四）頁碼

1.頁碼應該用4號半角白體，頁碼兩邊各有一條4號一字線；單頁碼位于右下角居右空一個字，雙頁碼位于左下角居左空一個字。

2.除掃描件外,一份公文統一一個流水頁碼。

四、其他注意事項

（一）公文中必須使用國家法定的計量單位。

（二）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用詞、縮略語等必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

（三）公司和分公司不得聯合行文。

（四）引用公文應先引標題，后引發文字號，并加括號，如“根據《關于×××××××的通知》（桂電辦〔2011〕×號）要求??”；使用簡稱時，一般先用全稱，并注明簡稱；使用英文字母縮寫時，應先用中文全稱，并注明英文縮寫。

（五）上行文應按國家行政機關公文格式版面設置。對掃描的附件要設置好版面，文件太大時，要進行壓縮。當附件同時出現word文檔或電子表格時，應合成一個文檔。一個附件應一個文件名。

（六）文件一般使用A4紙，特殊表格除外。

（七）正文和表格排版要規范,不能存在跳頁、公文修改痕跡未消除等現象。

（八）當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

第三篇：日常公文處理程序、常見問題及處理意見

日常公文處理程序、常見問題及處理意見

各類通用公文、文書的定義、特點、格式、要素、結構、使用范圍、制發程序等在有關公文寫作與處理的工具書中均有規范的解釋與說明，這里結合實際，就工程處日常公文文書處理程序、常見問題及處理意見作以相互學習，以促進廣大從業者共同提高。

一、工程處常用文書種類

（一）公務公文種類：通知、報告、請示、決定、通報、函、意見、公告（公示）、會議紀要等。

通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者知道的事項，批轉下級的公文或轉發上級、同級和不相隸屬單位的公文用“通知”。例：建設工程處關于開展安全生產月活動的通知。

報告：向上級機關匯報工作、反映情況，用“報告”。例：中共建設工程處委員會關于XX年工作情況的報告。

請示：請上級指示和批準，用“請示”。例：建設工程處關于建設員工文化活動中心的請示。

決定：對某些問題或者重大行動做出安排，用“決定”。例：中共建設工程處委員會 建設工程處關于表彰XX先進集體、先進生產（工作）者的決定。

公告、公示：向公眾宣布重要的事件用“公告”、或“公示”。平常大多見到的是公示，公示和公告二者的關聯性是公示和公告都是向公眾公布一件具體事項或決定，類似通知、通報，但公示、公告沒有象通報對事物的表揚或批評成分，也沒有像通知由約束性的要求內容。二者的區別是公示是擬決定干什么，大家在限定期限內有意見可以提，內容還可以改。公告就是告訴大家已經決定了的事情，大家知道就行了。例：干部職務調整公告，干部任前公示。

通報：表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項用“通報”。例：建設工程處關于一季度基礎工作檢查情況的通報。

函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關主管部門請示批準等用“函”。例：處長辦公室關于購置一臺彩色復印機的請批函。

意見：對重要問題或事項提出見解或處理辦法用“意見”。例：中共建設工程處委員會關于強化領導干部作風建設的指導意見。

會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執行的用“會議紀要”。例：工程處5月份月度工作例會會議紀要。

（二）事務文書種類：總結、匯報、計劃、規劃、方案、工作報告、領導講話、述職報告、會議記錄、賀信、慰問信、感謝信、祝酒詞、歡迎詞、主持詞、申請書等。例如：工作總結、專項工作總結，階段性或專項工作匯報，領導在會議上的講話、在各類儀式上的致辭，考核領導干部時各位領導的述職述廉報告，各種會議的會議記錄，業主單位向我們實現重要工程節點目標的祝賀信，節假日向廣大職工家屬或特殊時期向特定群體發出的慰問信，表示工程處、工程處黨委的感謝關心之情，社會團體向工程處集體或個人所做出的先進事跡、特殊幫助的感謝信，宴會上的祝酒詞、歡迎外部團體來工程處考察訪問的歡迎詞，以及我們平時見到的入黨申請書等等。

（三）商務文書種類：投標書、可行性研究報告等。

（四）規章制度種類：細則、管理制度、規定等。

二、工程處公文處理程序及要求

（一）公文處理程序：

1.領會發文意圖（根據工作需要或領導授意）；

2.起草文稿；

3.校對、審核；

4.上載股份oa辦公系統；

5.部門審核；

6.辦公室審核；

7.領導簽發；

8.蓋章；

9.成文。

（二）公文處理要求

1.總體要求：

及時準確、遵守程序、保守秘密、達到目的。

2.具體要求：

（1）正確領會、理解發文背景、目的和意圖；

（2）準確把握油田公司、工程處總體工作部署和相關規章制度的原則性要求，確保公文符合政令；

（3）確定好行文方式和文種；

（4）嚴格按照公文格式、要素要求編寫提綱、草擬文稿；即行文邏輯嚴密、格式規范。

公文一般有相對固定的格式，任何發文單位不得另搞一套，自行其是。起草公文時要把握特點，行止有序，自然、清晰、嚴謹。正文一般分開頭、中段、結尾三部分。

開頭：開篇明意，簡述發文依據和理由或者目的、結論。通常有引據式、目的式、綜合式等寫法。復文要引述來文日期和文號，長文可先提出要點。

中段：表述主要內容。根據辦文的目的，把情況、問題、要求闡述清楚。

結尾：表述發文機關對文件辦理的要求，或請求批復，或要求執行，或提出

希望，首尾呼應，結束全文。

對于不同的行文關系、行文方向，語氣上要有所區別。

（5）語言要嚴肅、平實、得體、簡明，數據要準確、可靠；

（6）認真校對文稿；用盡量少的文字反映盡量多的內容，這是寫文章的基本要求，為此，就必須在遣詞造句方面字斟句酌，使公文的字、詞、句準確通順，段落、層次分明，標點符號無誤。

（7）嚴格按照oa系統要求程序處理公文。

三、工程處常用事務文書起草注意事項

1.界定清楚文書的類別；

計劃規劃類：工作計劃、活動方案、工作規劃；

總結匯報類：工作總結、工作匯報、述職報告、調研報告；

講話發言類：會議報告、領導講話、表態發言、經驗交流、開幕詞、閉幕詞等；

函書類：表揚信、慰問信、感謝信、賀信、倡議書；

2.熟悉文書特定的格式；

3.不急于動筆，先動腦思考，對材料的主題、基本結構、內容在腦子里形成雛形；

4.針對性收集材料；

5.編寫提綱；

6.起草文稿；

7.檢查文稿內容與主題有無偏差，反復閱讀、檢查修改語、詞、句及標點符號；

8.送呈領導審核，再修改、再完善；

9.完稿打印。

四、工程處公文處理常見問題及注意事項

（一）處理程序方面：

1、橫穿直送。基層單位或業務部門直接向業務主管領導報送文件。原則上，除上級領導直接交辦事項外，全處各單位（部門）收到的外來、上級、上報文件統一由處長（黨委）辦公室處理，由處長（黨委）辦公室文書人員呈送批閱，不得以單位名義向領導個人報送公文。

2、不按順序呈批呈閱。一般講，呈閱文件應按照領導職務高低或排序先后依次呈送，呈批文件則反之。

（二）處理技術方面：

1.文種應用不當。對公文種類界定不清，通報、通知不分，報告夾帶請示，請示報告不分，胡請示亂報告，機關部門之間也相互請示報告。應嚴格按照公文使用目的、適用范圍確定文種，嚴格按照隸屬關系確定是否需要報告請示或使用請批函。

2.標題擬寫不規范。一般來講，文件標題包含“發文機關+事由+文種”，有的公文標題可以省略發文單位，但黨委文件以及重要文件一般不能省略；工作要求、工作安排、管理細則等不能單獨行文，必須以印發《****》的通知形式發文。范例：建設工程處XX年****工作計劃，**項目部關于****的請示，《關于****的決定》等。

3.文件主旨不明，意思表達含糊不清。草擬公文前首先要確定主旨，要將主旨直截了當、準確地表達清楚，一般通過文件標題就要能簡明的表達清楚文件的主旨，使受文單位一目了然是要干什么的文件。

4.主題詞引用不當。主題詞主要用于公文的檢索查詢。一般講，最多標注5個主題詞。先標類別此，再標類屬詞，先標反映公文主要內容的詞最后標反映公文形式的詞（文種）若在主題詞表中難以找到準確反映公文主題內容的類屬詞時，可在類別詞中選擇適當的詞標引。

5.語言過度口語化。公文要使用書面語言。

6.語言文字欠推敲、意思表達不簡明、層次不清楚，或語言冗長。要仔細斟酌、反復審核文稿，從而發現問題整改問題。

7.文件格式不規范。

主送單位：各基層單位、機關各部門；

文件排版：上下27㎜，左右25㎜，行距固定行距30；

字體及結構層次序號：標題為方正小標宋二號，正文為方正仿宋簡體三號。第一層次序號為“

一、”，字體為三號方正黑體簡體；第二層次序號為“

（一）”，字體為三號方正仿宋簡體加粗；第三層次序號為“1.”，第四層次序號為“（1）”，字體均為三號方正仿宋簡體。

時間表達：完整、規范，如XX年、XX年，不能寫作XX年、XX年；

數字引用：公文中的數字除要求必須使用漢字外，一般均用阿拉伯數字，公文中的數字用漢字的情況主要有：成文日期；部分結構層次序號；數字作為詞素構成定型的詞，如三四天、十有八九等。

請示、報告附注：凡是請示必須要加附注，報告中如有需要批復的事項，也應加附注。附注要寫明聯系人和聯系電話。

8.公務通知文件編號不規范。各部門公務通知應統一使用如〔XX〕第3號；公告、公示也應有編號，編號如同公務通知。

9.引文不規范。引用公文，應先引文件標題，后引文件字號；涉及引文出處的標注，要講究順序，不能隨意顛倒。

10.個別人員工作責任心不強，依賴思想嚴重，文件校對不仔細認真。建議

從業人員對工作高度負責、養成嚴謹細致的工作習慣，最大努力減少公文處理出現瑕疵。

第四篇：黨政機關公文處理常見問題及對策

黨政機關公文處理常見問題及對策

近年來，各級黨政機關及其文書處理部門認真貫徹國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》(以下簡稱《辦法》)和中共中央辦公廳發布的《中國共產黨機關公文處理條例)(以下簡稱《條例》)，以及國家質t技術監督局發布的《國家行政機關公文格式)(以下簡稱《格式))等三個公文處理規范性文件，使機關文書處理工作日益規范化，維護了公文的嚴肅性和權威性，發揮了機關公文的應有效用。

但一些基層黨政機關的公文處理工作仍然存在一些不規范的現象，值得引起重視并加以克服改進。筆者就日常公文處理工作中所見以及容易被大家忽略的一些問題進行粗略歸納和分析，期待與同行們一起探討。

一、公文處理中常見的問題

(一)文種使用不規范

1.濫發通知。(辦法》第十五條規定:“政府各部門依據部門職權可以相互行文和向下一級政府相關業務部門行文;除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文”。如需行文，應報請本級政府批轉或由本級政府辦公廳(室)轉發;因特殊情況確需向下一級政府正式行文的，應當報本級政府批準，并在文中注明經政府同意。但

事實上一些縣級政府工作部門(包括一些議事協調機構，如領導小組、指揮部、委員會等)，卻常常將其所主管的業務性工作以“通知”形式直接向鄉鎮一級政府行文交辦，而沒有正確使用“函”這一文種，明顯違反了《辦法)第十五條的規定。

2.濫用請示。《辦法》和《條例》都規定“請示適用于向上級機關請求指示、批準”“函適用于不相隸屬機關之間商洽工作、1詢問和答復題，請求批準和答復審批事項”。根據上述定義，在請求批準時，有隸屬關系，下級向上級請求批準的用“請示”;沒有隸屬關系，不論單位級別高低，向有關部門請求批準，一律用“函”。但在日常行文中，卻常常出現鄉鎮一級政府向省、市、縣級相關業務部門請求審批事項時，錯誤地用“請示”行文，而沒有正確使用“申請色”或“請準函”這一文種。相應地，有關業務主管部門在答復審批事項時，也沒有正確使用“問復函”答復，而錯用“批復”文種。

（二)隨意升格發文

公文隨意升格的現象主要發生在鄉鎮一級機關，經常或被迫或不經意地發生以下兩類情況:

1.有些成立或調整領導機構的“通知”類文件，本應由鄉鎮的黨政辦公室行文即可，但卻常常錯誤地升格為以鎮黨委或鎮政府的文件進行行文。.有些關于某一方面工作的一般性計劃、方案、要點類文書，本應以相應工作部門或站所名義擬制，或者由黨政辦公室轉發(印發)即可，但卻常要以黨委、政府重視為由，升格為鎮黨委或鎮政府文件進行發文。

以上兩類隨意升格公文的現象，讓黨委、政府的公文淪為一般性事務通知的工具，有失黨委、政府公文的嚴肅性和莊重性。

(三)文面格式不規范

較為常見的文面格式不規范的情況主要有如下10種:

1.發文字號標注不規范。公文發文字號的正確標注方法是“機關代字?4位數年份?實位序號”。但有的公文出現以2位數標注年份、年份錯用圓括號、序號出現虛位、序號前出現“第”字等不規范現象。

2.公文標題不規范。有的公文標題出現逗號、頓號、書名號

等不規范現象，違反了“公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號”的規定。

3.主送、抄送機關稱謂不規范。主要是因縣鄉兩級機構改革后，其組成部門、內設機構、直屬機構的名稱職能已做相應變更，但一些上級業務主管部門在向下行文時，沒有按改革后的規范名稱行文，從而導致不規范的主送、抄送機關稱謂的出現。

4.正文中的數字、日期、計量單位不規范。有的公文違反“公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語，具有修辭色彩的語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字”的規定，混淆使用漢字數字;有的公文在涉及時間時，沒有具體到年、月、日;有的公文在涉及計量單位時，沒有使用國家法定的標準計量單位，出現“公分”、“尺”、“斤”等不規范計量單位。

5.成文時間標注不規范。黨的機關公文成文時間一般用阿拉伯數字標注年、月、日，而行政機關公文成文時間則以漢字數字標注年、月、日。但有的行政機關公文成文時間錯用阿拉伯數字標注成文時間;也有的將“○”錯打成“零”或“0”如將“二○○八年”打成“二OO八年”或“二零零八年”。

6.公文生效標識不規范。《格式》規定:行政機關公文如果是單獨行文或兩個機關聯合行文的，落款不署發文機關名稱，印章蓋在成文日期上;三個以上機關聯合行文的，落款分別署發文機關名稱，印章蓋在各自機關名稱上。但有的公文在前一種情況時落款了發文機關名稱;有的公文忽略了加蓋印章;有的多個機關聯合發文時，落款及印章排列不符合規范。

7附件標注不規范。主要表現在:一是把被批轉、轉發、印發和發布的內容當作附件處理;二是附件說明與附件標題不一致，附件說明順序與附件順序不一致。

8個別公文仍出現“此頁無正文”的現象。根據《格式》規定，公文末頁不應出現“此頁無正文”的現象，當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應當采用調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面。

9版記標注不規范。有的公文缺少版記;有的公文版記項目不齊全，或缺主題詞，或缺印發機關、印發時間，或沒有使用反線;有的公文將“抄送”錯標為“抄報”;有的公文版記位置不正確，沒有將版記置于文件的最后一頁，而是置于公文的中間部位，即印章之后，被發布、批轉、轉發、印發的內容或附件之前，把一篇公文分成兩部分。

10公文的整體排版不規范。《格式》對公文的用紙幅面、版面尺寸、各公文要素的標注位置、各公文要素的字體字號都做了詳細的規定。但有的單位在處理公文時沒有嚴格依照《格式》進行排版，各公文要素標注位置錯位，字體字號隨心所欲，有失公文的嚴肅性和規范性。

另外，《格式》規定行政機關公文應當采用M型紙，但個別行政部門仍然沿用傳統的16開型紙。《條例》規定黨的機關公文用紙可用16開型也可用M型，目前，大多數黨的機關均采用16開型，這樣給紙質文件檔案整理造成不便。建議黨的機關公文從2009年起也啟用A4型紙，公文格式嚴格參照《格式》規定辦理，以促進黨政機關公文處理和歸檔實現標準規范化。

二、原因分析及對策建議

基層黨政機關的公文之所以出現上述種種弊病，依筆者分析，主要是有以下幾個方面原因造成:

一是黨政機關文秘人員素質不夠高。大部分縣鄉兩級的黨政機關的文秘人員都是非專業人員，沒有接受過系統的公文寫作處理業務培訓，對《辦法)、(條例》、《格式》一知半解，公文寫作

內功不實，基礎不牢，作品不精。這是影響公文質最的主要原因。

二是公文的審核把關不夠嚴。有的單位公文處理程序不規范，沒有嚴謹的發文程序和規則，對文件印發審核把關不嚴，使得種種低級公文錯誤得以漏網過關，造成劣質公文頻頻出現。

三是單位領導對公文處理工作不夠重視。有的單位領導認為公文處理是瑣碎事，不屑一顧，對公文審核簽發態度不夠認真，沒有履行既定職責。有的單位領導存在“長官意志”，不顧公文運行規則瞎指揮文秘部門或下級機關亂制亂發公文。

針對上述現象和原因，建議從以下幾個方面采取措施，努力提高公文處理的質量，推動公文處理走上規范化軌道。

一是大力提高機關文秘人員素質。建議由縣級文書處理主管部門牽頭，組織現職辦公室主任和文秘人員進行集中學習培訓，重點學習(辦法》、《條例》、《格式)三個公文處理規范性文件和一些常用公文寫作基礎知識，著力提高現職文秘人員的業務素質。以后定期組織新上崗文秘人員進行業務培訓。關鍵班次可邀請各單位主要領導、分管領導參加培訓，以糾正一些單位領導對公文處理工作的認識誤區，促使他們重視文書處理工作。

二是健全規范發文程序。要建立行之有效的公文處理制度，規范公文的草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序，明確權限和責任，實行文責追究制度，從制度上保障公文處理工作規范化、制度化、科學化，提高公文質量。

三是加強對公文處理工作的檢查指導。建議縣級公文處理主管部門每年對鄉鎮機關、縣直部門的公文處理工作進行檢查指導，發現問題及時糾正，組織文秘人員到規范的文書處理單位現場觀摩學習。通過不斷的檢查、指導、總結、交流、學習，提高基層黨政機關公文處理的質量和水平。

第五篇：日常公文處理程序、常見問題及處理意見

日常公文處理程序、常見問題及處理

意見

各類通用公文、文書的定義、特點、格式、要素、結構、使用范圍、制發程序等在有關公文寫作與處理的工具書中均有規范的解釋與說明，這里結合實際，就工程處日常公文文書處理程序、常見問題及處理意見作以相互學習，以促進廣大從業者共同提高。

一、工程處常用文書種類

（一）公務公文種類：通知、報告、請示、決定、通報、函、意見、公告（公示）、會議紀要等。

通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者知道的事項，批轉下級的公文或轉發上級、同級和不相隸屬單位的公

文用“通知”。例：建設工程處關于開展安全生產月活動的通知。

報告：向上級機關匯報工作、反映情況，用“報告”。例：中共建設工程處委員會關于XX年工作情況的報告。

請示：請上級指示和批準，用“請示”。例：建設工程處關于建設員工文化活動中心的請示。

決定：對某些問題或者重大行動做出安排，用“決定”。例：中共建設工程處委員會 建設工程處關于表彰XX先進集體、先進生產（工作）者的決定。

公告、公示：向公眾宣布重要的事件用“公告”、或“公示”。平常大多見到的是公示，公示和公告二者的關聯性是公示和公告都是向公眾公布一件具體事項或決定，類似通知、通報，但公示、公告沒有象通報對事物的表揚或批評成分，也沒有像通知由約束性的要求內容。二者的區別是公示是擬決定干什么，大家在限定期限內有意見可以提，內容還可以改。公告就是告訴大家已經決定了 的事情，大家知道就行了。例：干部職務調整公告，干部任前公示。

通報：表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項用“通報”。例：建設工程處關于一季度基礎工作檢查情況的通報。

函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關主管部門請示批準等用“函”。例：處長辦公室關于購置一臺彩色復印機的請批函。

意見：對重要問題或事項提出見解或處理辦法用“意見”。例：中共建設工程處委員會關于強化領導干部作風建設的指導意見。

會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執行的用“會議紀要”。例：工程處5月份月度工作例會會議紀要。

（二）事務文書種類：總結、匯報、計劃、規劃、方案、工作報告、領導講話、述職報告、會議記錄、賀信、慰問信、感謝信、祝酒詞、歡迎詞、主持詞、申請書等。例如：工作總結、專項工作總結，階段性或專項工作匯報，領導在會議上的講話、在各類儀式上的致辭，考核領導干部時各位領導的述職述廉報告，各種會議的會議記錄，業主單位向我們實現重要工程節點目標的祝賀信，節假日向廣大職工家屬或特殊時期向特定群體發出的慰問信，表示工程處、工程處黨委的感謝關心之情，社會團體向工程處集體或個人所做出的先進事跡、特殊幫助的感謝信，宴會上的祝酒詞、歡迎外部團體來工程處考察訪問的歡迎詞，以及我們平時見到的入黨申請書等等。

（三）商務文書種類：投標書、可行性研究報告等。