第一篇：公文寫作常見問題

公文寫作的基礎知識與常見問題分析

公文的分類

按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。按其時限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規公文 按其時限要求，可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、普通公文。

常用公文文種

我國現行黨和各級領導機關使用的文件有14個：

決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要。國家行政機關使用的公文種類有13個: 命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

上述文件共27個，其中9個是相同的，即：決定、意見、通知、通報、請示、報告、批復、函、會議紀要；

不同的有9個，其中屬黨的機關的有5個，即：公報、指示、決議、條例、規定；屬國家行政機關的有4個，即：命令（令）、議案、通告、公告。由于這18個文件是黨和國家在公文管理法規中明確規定的，一般稱為法定文種。公司常用的主要公文種類 1.決定:適用于公司對重要事項或者重大行動做出安排，如機構設立與撤銷；變更或撤銷公司不適當決定。

2.通報:傳達重要精神或者通報有關重要情況，也適用于對全系統各單位或個人的表彰與批評。

表彰通報：介紹先進事跡＋先進事跡意義＋表彰決定＋希望號召 批評通報：錯誤事實＋錯誤性質分析＋懲罰措施＋提出希望要求 情況通報：緣由目的＋情況信息＋希望要求

3.請示:適用于下級向上級的請求指示和批準；也適用于分公司必須以公文形式向總公司的請求指示和批準。

應用范圍

（1）遇到問題無法解決，需要上級指示；（2）處理較為重要的事件和問題，要上報批準；

（3）遇到問題，雖有解決方法，但沒有權力或能力實施，需要上級幫助；

（4）對有關方針、政策和上級發布指示有疑問，要上級解答；（5）下級機關之間在重要問題上出現意見分岐，要上級仲裁；（6）請上級領導參加活動，指導工作。

注意事項

（1）主送機關只能有一個，如需同時送其他機關，應當用抄送的形式；

（2）只能主送上級機關，不能送領導者本人；（3）不得越級；

（4）必須由主要負責人簽發，留下聯系人聯系電話 ；（5）常用結語（當否，請批示，妥否，請批復，以上請示，請予審批，特此請示，請予批復等）。

句子成分

4.報告：適用于下級向上級匯報工作，反映情況，答復單位所反映問題的詢問。又分：工作報告、情況報告、建議報告、回復報告、備案報告。

5.批復：適用于批準分公司以公文形式上報的請示事項。注意：主送機關一個，即發出請示的下級機關。6.函：適用于與不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題，不在公司內部使用。又分：公函和便函發函和復函

注意：主送機關一個，即發出請示的下級機關。

7.通知：適用于總、分公司批轉至下級公司和的公文，轉發上級的公文；傳達要求下級公司和有關部門辦理的需要周知或者執行的事項；人事任免等。

8.會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和會議事項。決策型、交流型、研討型。注意：會議紀要一般不加蓋公章。

公文的格式 印刷用紙和技術要求：

用A4型紙（297X210），正文用3號仿宋體，每頁22行，每行26-28個字。

幾種常見公文的寫作要點

1.請示：請示就是需要上級批示或批復的事項。寫請示要注意幾個問題：

一是只能一事一請，不能在一個請示里夾帶多個請示事項。二是一請一報，一個請示只能報一個主送單位，不能多頭報送。三是一般不越級請示。

四是要簡短精煉，簡潔明了地講明目的、原因、困難，對請求上級批準的事項要寫明白。

針對公司的情況，大體上要說明：為什么目的、干什么事情，什么人、什么時間、在什么地點，需多少花費，預算內還是預算外。

2.報告：報告的特點是閱知性，不是批復、答復性，看的人可以簽署意見，也可以不簽署意見或表態。

（1）分類：一是工作報告，是按照上級單位要求或公司要求所做的報告；二是情況報告，即在工作中遇到了問題，或覺得應該讓上級知道某個重要事項的當前情況（貫徹落實會議精神的報告）；三是建議報告，即在工作中發現好的經驗、做法，認為應讓上級采納或推廣，可以寫建議報告；四是回復性報告，回答上級問詢、落實上級臨時交辦的某項工作（關于整改情況的報告）；五是備案報告（上級的規范性文件要求的備案）。

寫法

一是要有導語：說明依據什么寫這個報告，或者為什么要寫這個報告（依據上級的什么通知精神，或者根據某位領導的批示精神，我們做了什么，怎么做的）。

二是總體結構一般包括：第一，基本情況；第二，主要做法；第三，收到的效果；第四，存在的問題；第五，今后工作的建議。也可以先寫成效（或做法），再寫問題，最后寫建議，總共由三個部分完成。

回復報告的寫法比較直接，上級問什么問題，我們就答什么問題，一條一條的答（比如意見整改報告，用打醬油的錢打了醋我們是怎么整改的，程序不規范我們是怎么整改的，擠占專項資金我們是怎么整改的）。

三是結尾：報告結尾寫“專（特）此報告，請閱”；一般不能寫“當（妥）否，請閱（批）示”；備案報告寫“請予審查”。

注意：切忌報告中夾帶請示事項。

3.通知：通知的應用范圍很廣泛。傳達指示、部署工作、實施管理措施、處理公共事務、任免干部等等，都需要印發通知。通知屬下行文，要下級單位（或受文對象）明確做什么、怎么做（這與請示、報告不同，一定要細，避免執行過程中的反復詢問），要具有可操作性。例如寫一個會議通知，開會的目的、時間、地點、人員、會議內容（議程）、其他要求等等，要逐一說清楚，讓執行的人一看就明白。

4.批復：批復的正文一般都很簡短，不必像通知那樣詳細闡述意義或道理，也不必像請示那樣充分說明理由，而只是答復問題。一般由“引語”和“答復意見”兩部分組成：引語即引述請示名稱或請示主要事項來作為批復的依據，多為“××收悉”等語。

“答復意見”即針對請示問題所作的具體答復，也很簡短。如果答復意見稍多，須分項來寫。“答復意見”如是同意意見，必要時還可加上幾點指示或說明；如是不同意見，要說明不同意的理由，以便于下級理解和接受。

常用非規范性公文有：工作計劃、工作總結、講話稿、調查報告、匯報材料、禮儀講話、簽報等，下面分別作簡單介紹。1.工作計劃類

是對未來一定時期內的某項工作或全面工作進行安排部署的文件，明確下一步做什么、怎么做。

計劃、規劃、方案、要點，都屬于計劃類公文范疇。計劃類公文必須具備目標、措施、步驟、檢查與考核等四要素。

計劃類公文有兩種格式：一是文字表述式，一是圖表式（圖表式越來越多，清晰、明了、包含的信息量大），比如重點工作任務分解、擬辦事項分解、主要經營指標分解、辦理責任分解等都可以采用圖表式。

計劃類文件要有前瞻性和可操作性，不能泛泛而談，更不能隨便列幾條交差。

2、作總結類

工作總結的特點是實踐性、經驗性、自述性、理論性。不僅要陳述工作情況，更要揭示理性認識，不僅回答“是什么”，更要回答“為什么”、“怎么做”的問題。

工作總結一般包括本年度（半年）基本工作情況、所做的主要工作、工作進度、取得哪些成績經驗、存在的不足和教訓、下一步工作計劃（個人總結寫努力方向）。

個人總結要抓住主要問題，把握寫的側重點，突出收獲最大、成績最突出或者感受體會最深的東西，切忌寫成流水帳。

工作總結類材料，要注意亮點的提煉和先進經驗的總結。要讓閱讀者看出，與別的單位相比我們有什么亮點、與去年相比有哪些做得更好，促成以上變化的原因、政策、措施、方法是什么。

公文中常見問題分析 文種的誤用

主要表現在報告和請示的錯用報告和請示同屬上行文，但是性質截然不同的兩類文種。

1、目的不同

報告以陳述情況為主，不要求上級批復；請示以請求指示或批準事項為主，要求上級批復。

2、內容不同

請示可圍繞請求事項反映情況，說明理由，不排除含有一定的情況匯報，但報告中不能夾雜請示事項。

3、性用語不同

報告用 “特此報告”等；請示用“當否，請批復”，“特此請示，請批復”。

4、事例

這兩種文種的濫用主要表現在兩個方面。

（1）請示、報告混用 如《關于請公司領導出席開業典禮的報告》（2）請示、報告并用 如《關于召開----會議的請示報告》

公文的語言特點：莊重、平實、明確、簡約、得體

第二篇：公文寫作中常見問題

公文寫作中常見問題

（一）文種使用不規范

一是生造文種。把沒列為文種的公文種類作為文種

使用。不能作為文種使用的有 “規定”、“辦法”、“總結”、“計劃”等，有的甚至把“安排”、“要點”、“細則”這些既不

是公文文種又不是應用文體種類的東西常常作為公文文種直接行文，都是錯誤的。

二是錯用文種。有的該用“請示” 的，卻用了“報告”，而該用“報告” 的反而用的是“請示”；有的該用“函” 的卻

用“通知”。

三是文種并用。指兩種法定公文文種在標題中同時使

用，除比較常見的“關于……請示報告”外，還有“關于…

請示函”、“關于…決定（批復）的通知（通報、決議）”等。

（二）公文結構上的不規范

一是結構不嚴。

二是層次混亂。

三是段落組織松散無力。

四是過渡脫節。

五是層次段落重疊交叉

（三）公文格式不規范

標點符號使用不規范。如“關于印發《xx同志在XX會議上講話》的通知”、關于印發《安徽電信備品備件管理體系建設實施意見》的通知”，以上兩例中的“<<>>”符號都不應該使用，公文處理辦法明確規定“公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號”。

（四）公文標題不規范

標題用詞重疊。多出現在轉發、印發式公文方面。如“××縣人民政府關于轉發《××市人民政府關于轉發〈××省人民政府關于加快畜牧養殖業發展的通知〉的通知》的通知”，這里介詞“關于”、動詞“轉發”、文種“通知”反復出現，在一個標題內重復使用，造成標題冗長，令人不知所云。解決用詞重疊問題，避免介詞“關于”、動詞“轉發”、文種“通知”反復出現，可采用“省略法”、“替代法”、“直轉法”三種技術處理辦法。

（五）語言、語法不規范

結構層次序數使用不規則。結構層次序數，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。要注意序數數詞的寫法，其中“

一、”下面是頓號，“1.”下面是圓號，而“

（一）”和“（1）”括號外面是不帶頓號和點號。引用文號格式不對。引用公文應當先引標題，后引發文字號。如，“據×辦〔2003〕12號文《關于××××××的通知》”，其引用文號的方法就是不符合規定的，正確的引用方式應為據《關于××××××通知》（×辦〔2003〕12號）。公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂。一是同一名詞在一篇公文中數次出現時表述不一致。二是排名次序混亂。三是隨意用簡稱。“抄報”現象依然存在。目前，行政公文無論是對上級還是對下級抄送，概用“抄送”一詞。公文中的數字使用不正確。公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

附件標注不符合規定。附件是公文的有機組成部分，但有些公文出現附件和正文之間的間隔或大或小，附件頂格標識、附件序號使用漢語數字標識，附件名稱后加標點符號等毛病。語言啰嗦，常有口語化的現象。公文的語體特點：準確、簡要、規范、莊重。

不少公文存在不合語法的現象，以致于造成理解上的歧義或錯誤。主要有成分殘缺、成分多

余、搭配不當、語序不當等毛病。

用詞不當。主要有詞義誤用、生造詞語、詞語使用不當等毛病。

第三篇：公文寫作常見問題解析

公文寫作常見問題解析

一、容易用錯寫錯的字詞如何區辨？

1、“二”與“兩”

使用“二”的地方：①自然數。②序數、小數、分數。

使用“兩”的地方：①一位數的基數。如“兩臺機器”。②概數。如“三兩天”。

2、“倍”的運用

“倍”雖是一個比較簡單的詞，但在公文寫作中誤用的情況卻是多見的。一是與“增加了”合用時的誤用。“增加了”是在原數基礎上，向上增加若干個原數。二是與“增加到”合用時的誤用。“增加到”是包括底數，指增加后的總數。三是把“倍”用在降低、減少上。如有的公文中出現“降低×倍”或“減少×倍”的提法，這是不妥的。因為“倍”只能用于增加，不能用于降低或減少。如果說用于減少，就應該加“負”字。

3、“以上”與“以下”的運用

“以上”、“以下”等詞與前面的數字連用，這種表達方法的數目概念，習慣上應包括前面的本數在內，百人以上即含百人、千人以下即含千人，不應把本數排除在外。但是，為了使界限的劃分清晰準確，應注明本數是否包含在內。如：“十四歲、十四歲以上兒童不得入內。”或“十四歲以下（包括十四歲在內）兒童不得入內。”

4、“制定”與“制訂”的運用

“制定”即制作、定出。公文中習慣用在較大場合，以制定黨和國家的路線、方針、政策、法律和法令等，如：“黨的第十六次代表大會，為我們制定了全面進入小康社會的總任務和政治路線。”

“制訂”即制作、訂立。公文中習慣用于具體規章制度的訂立。如：“我們單位相繼制訂了防火、門衛等安全管理制度。”

5、“物質”與“物資”的運用

“物質”即能觸及、能見到的客觀存在的東西。該詞多用于哲學和物理學上的抽象概念。

“物資”即指具體的財物資源。

6、“需要”與“須要”的運用

“需要”即對“缺乏”而言，還有“要求”的意思。詞性為及物動詞，后可帶賓語。

“須要”即說明“應當”、“必須”的意思。詞性為能愿動詞，修飾限制動詞。

7、“截止”與“截至”的運用

“截止”即到期停止。

“截至”即到??為止。

8、“違反”與“違犯”的運用

“違反”即不遵照，反著方向做。

“違犯”即違背，觸犯。

9、“以至”與“以致”的運用

“以至”即到，直到。用于時間、數量、范圍的延伸或擴大。

“以致”即弄得，由此而造成，用于下半句的開頭，表示結果。

10、“象”與“像”的運用

在公文寫作中重點要注意，當“像”作為比喻詞或作為其它系動詞時不能寫作“象”。

11、“的”、“地”與“得”的運用

“的”、“地”、“得”是結構助詞，在口語里都念“de”。“的”用在名詞前，是定語的標志；“地”用在動詞和形容詞前，是狀語的標志；“得”用在動詞和形容詞后，是補語的標志。

12、“部署”與“布置”的運用

“部署”即指全局重大工作的安排。

“布置”即指全局具體工作和事項的安排。

13、“既”與“即”的運用

“既”是并列連詞，通常與“又”配對使用。

“即”相當于判斷詞“是”的用法。另有“即使”的含義。

14、“和”、“與”、“及”的運用

“和”口語色彩比較濃；“與”帶一些文言色彩，常用于比較鄭重的場合；“及”連接的成分雖然也是并列，但表達的意思上有輕重的分別，即前重后輕。

15、“權利”與“權力” 的運用

“權利”--依法行使的權力和享受的利益。“權力”--政治上的強制力量或職責范圍內的支配力量。“權利”和“權力”的主要區別在于，前者強調應享受的利益，后者則單指政治強制力和支配力，不一定包括利益。

16、“急待”與“亟待 ”的運用

“急待”--緊急待辦。“亟待”--極須，急迫待辦。“急待”與“亟待”的主要區別在于，前

者強調時間的緊迫性，后者則更強調意義重要性。另外，亟待還包含問題的嚴重性已達極點，否則不宜用“亟待”一詞。

17、“決不”與“絕不”的運用

“決不”--決心不。“絕不”--絕對不。“決不”與“絕不”的主要區別在于，前者是就本身而言，強調的是意志上的控制，多用于表決心或表示心愿；而后者是沒有任何條件限制的，不管人的主觀意志如何，雖然也適用于自身，但多適用于對普通對象作出限制規定。

18、“檢察”與“監察”的運用

“檢察”--審查被檢舉的犯罪事實。“監察”--監督各級國家工作人員的工作并檢舉違法失職的機關或工作人員。檢察與監察的區別有三：第一，方式不同。一個是審查，一個是監督。第二，對象不同。一個是被檢舉的犯罪事實，一個是機關或工作人員的日常活動。第三，主體不同。一個是司法機關，一個不是司法機關。

19、“作”與“做”的運用

涉及具體的事物，習慣寫“做”，涉及抽象的事物，習慣寫“作”。

如：做——做事|做聲|好吃懶做|白日做夢|～工作|～好事|。

作——作案|作孽|天公作美|弄虛作假|～調查|～報告|

二、如何處理公文標題制作中的幾個棘手問題

1、解決轉發性通知標題冗長繁瑣問題

層層轉發公文，由于“過橋”機關多，很容易造成該類公文標題冗長繁瑣，如“裹腳布”似的，解決此問題辦法有四：

①只寫轉發第一次轉發機關的通知；

②直接轉發原文件；

③在標題中只出現上一級機關轉發通知的文號；

④只用本機關發文的標題，而將其它機關的標題概括為文件。

2、標題中標點符號的運用

為了保持標題簡煉和整潔大方，一般地盡量不用標點符號的盡可能的不用。非用不可的有下面幾種情況：

①可用書名號。主要用于法規、規章名稱和被批轉、轉發的公文標題等。

②可用問號。如：《人的正確思想是從哪里來的？》

③可用引號。如：《中共中央關于堅持“少宣傳個人”的幾個問題的指示》

3、長標題的排列

根據標題長短，分一行、二行、三行均可，注意分割合理，布局勻稱、美觀，不可割裂題意，即一個詞不可斷開分在兩行。

三、結構層次序數是如何規范的？

第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。在一段文字內部常使用“ 一是、二是、三是??”，“首先、其次、第三??”。

四、公文中的數字運用有哪些規范要求

公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

黨的公文用阿拉伯數字書寫成文日期。不標明主送機關的普發式公文（決議、決定、條例、意見、規章等）加括號標注于標題下方居中位置。

年份一律使用公歷年份的全稱，如1978年、2003年不能略為78年、03年。同一文件中同類數量的表示方法應前后一致。

五、正確使用標點符號有哪些講究？

1、并列短語中的頓號、逗號的使用。

并列短語中各成分之間如果沒有顯著的停頓，當中便不用頓號。如“工農業生產”不寫成“工、農業生產”，“五六個”不寫成“

五、六個”，“各鄉鎮”不寫成“各鄉、鎮”，“青紅皂白”不寫成“青、紅、皂、白”。

并列短語各項之間有比較長的短語或有較大的停頓，中間應用逗號。如“刀子，叉子，玻璃酒杯，大大小小的花瓷盤子，都放出晃眼的光。”

2、破折號、省略號同點號連用破折號和省略號都是標號。用在有停頓的地方，不論是句中或句末，如果本來應該用點號的，可以用了點號再加破折號或者省略號。

3、引號同點號連用

凡是完整地照錄別人的話，末了的點號（多為句終號）放在引號之內。如：俗話說：“到什么山上唱什么歌。”又說：“看菜吃飯，量體裁衣。”

凡是把引文作為作者一句話的一部分，末了的點號放在引號的外面。如：我們有些同志喜歡寫長文章，但是沒有什么內容，真是“懶婆娘的裹腳，又長又臭”。

4、句內括號與句外括號的使用。

句內括號（即注釋句中某一部分的）緊貼在被注釋部分之后，倘若正文在這里該用點號，點號應放在括號之后，括號內部可以有逗號或分號，但不能有句號，盡管已經是一個句子。如：這就是說，將群眾的意見（分散的無系統的意見）集中起來（經過研究，化為集中的系統的意見），又到群眾中去作宣傳解釋，化為群眾的意見，使群

眾堅持下去，見之于行動，并在群眾行動中考驗這些意見是否正確。

句外括號（即注釋全句的）前邊正文的點號用在括號之前。括號內部如果是句子，可以用句號。如：全國各族人民間的大團結萬歲！（長時間的鼓掌）偉大的、光榮的、正確的中國共產黨萬歲！（全場起立。熱烈的經久不息的鼓掌，轉為歡呼。）

六、加蓋印章應注意哪些問題？

發文機關印章是證明公文效力的重要表現形式。總的要求是“上不壓正文，下騎年蓋月”。區別不同情況有以下具體要求：

單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日上。

當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。

當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。

當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

七、怎樣提煉公文的主題詞？

撰寫文稿時應在文中標明主題詞，具體要求和做法是：

1、全面審讀公文，確認公文的主題內容，即確認公文涉及了哪些事物和具體對象及問題。

2、認真進行主題分析，找出公文涉及的主要對象。弄清其性質，弄清其歸屬哪方面問題，形成主題概念，對關鍵性語句準確、精煉地進行主題概括。

3、在有關機關正式制發的《公文主題詞表》中選取與公文主題概念相對應的最專指的主題詞，其詞形務必與詞表中規定的詞形相一致。

4、如在詞表中沒有與公文主題相對應、專指性強的主題詞時，要在詞表中選取與公文主題直接相關，最相鄰的主題詞進行相配。組配后有多義性時，應放棄組配，直

接采用反映公文主題上位概念的上位詞。不能進行組配時，也采用最直接的上位詞。

5、應有效把握對公文主題的標引深度，一份公文的主題詞除類別詞外一般不超過5個。

6、主題詞的排列次序應科學合理。一般應按主題詞的含義，從內容到形式排列，進行組配時應按以下次序：

主體因素，即反映公文主題的關鍵性概念，如對象、材料、方法、過程、條件等，文中有幾個并列的主體因素時，一般按語法關系和邏輯順序排列；

通用因素，即描述主題的一些通用概念，在主題中居次要地位，對主題起細分的作用；

位置因素，即公文所涉及的事物、對象和問題所處的空間位置屬性方面的概念，包括國家名、地區名、地名以及機構名稱等方面的主題詞；

時間因素，即公文所涉及的事物、對象和問題存左的時間范圍屬性方面的概念，包括具體年份等方面的主題詞；

公文類型因素，即公文種類方面的概念，如命令、指令、報告等。

第四篇：公文寫作中常見問題解析

公文寫作中常見問題解析

公文寫作是要求一名機關工作人員具備的基本素質，應該說我們每天都在和它打交道，工作總結、計劃，活動通知、會議紀要、請示、報告、領導講話等。公文是辦理公務的重要工具之一，是具有法定效用與規范格式的文件材料。寫作要求極具規范性，國家也專門出臺了《國家機關公文處理辦法》，對公文種類、格式、行文規則、發文辦理、收文辦理、歸檔、管理等方面都做了全面的規范要求。我單位也進行過相關的培訓，但在實際工作中，我感覺還是有許多拿捏不準的地方，近幾天，我上網查找了相關資料，現將學習心得和各位作以交流。今天，我將和大家交流四個方面的問題，一是公文中的稱謂；二是公文中的簡稱使用；三是公文中數字的用法；四是常用詞語辨析。

一、公文中的稱謂

正確使用稱謂語是交際深入進行的重要環節，惟有?名正?，才能?言順?。在公文寫作中，由于受語言簡約性要求的制約，行文中的稱謂語常常隱匿于?抬頭?和?落款?之中，使全篇的語句成為?無主句?。且不足以表現雙方的微妙關系，因此，在強調發文的主體、發文的受體，或語意轉折時，稱謂語就被凸現出來。這時，表述者就要斟酌選擇稱謂用語，使行文得體。

受不同行文的語體規范及稱謂語的語用效果制約，公文行文中的稱謂語運用有極強的習慣性。習慣性就是規律性。

1、下行文的稱謂習慣。

下行文自稱一般用發文機關名稱，顯其莊嚴肅穆，而不用帶第一人稱代詞的稱謂，如?我（們）?、?我（本）市?等。一般來說，用第一人稱表述，表述者臵身事內，顯得真實、親切、富有人情味；用第三人稱表述，表述者臵身事外，顯得客觀、冷穆。用本機關名稱作自稱，形成第三人稱表述，切合下行文或莊重嚴肅，或嚴謹縝密，或威嚴果斷的語體規。

下行文對稱一般用?你（們）?、?你縣?等，而不用受文機關名稱，有叮嚀囑咐、嚴而可親之感。

2、上行文的稱謂習慣。上行文自稱一般用帶第一人稱

代詞的稱謂，如?我（們）?、?我（本）市?等，而不用發文機關名稱，有真實、懇切之感；對稱用?上級、領導?或受文機關名稱，而不用?你（們）?、?你部?、?你省?等，有尊重、避諱之意。上行文的自稱和對稱與下行文正好來了個換位，這與第一人稱、第三人稱不同的表意功能有關。任何一個上級機關都希望下級機關為自己提供真實、準確的情況，因此，上行文在向上級機關匯報工作、反映情況、請示事項時，自稱宜用?我（們）?、?我省?、?我市?、?我部?、?我局?等帶?我?字的稱謂，形成第一人稱表述，以示真實、準確。若用本機關名稱作自稱，變成第三人稱表述，則有臵身事外，事不關己之感，且語氣生硬。對稱用?上級、領導?或受文機關名稱，有尊重、避諱之意；若用?你（們）?、?你部?、?你省?、?你市?、?你縣?等，則有吩咐、指點、督促之

3、平行文的稱謂習慣。平行文自稱一般用?我（們）?、?我市?等，對稱用?你（們）?、?你部?、?你市?等，顯得親切平易，不打官腔。平行文的語體規范是親切平易，相互尊重。以商洽的口氣說話，不能因有求于人而屈膝卑躬，曲意奉承，也不能因人有求于我而趾高氣揚。

4、領導的職務稱謂。在公文中介紹領導的時候會經常出現，該怎么介紹呢？咱們拿介紹劉主席為例。現在我有兩種介紹方法，大家分別聽一下。副主席劉毅和劉毅副主席。大家同意前一個的請舉手，同意后一個的舉手。一個是職務在前、姓名在后，一個是姓名在前、職務在后。兩者在表達效果上有些區別：前者是客觀性表述，后者則含有敬意（敬稱）。公文一般采用前一種方式，即客觀性表述；當然，如果介紹上級領導，也可使用敬稱。

介紹離職領導經常用到?原?字，?原?的位臵也有講究。例如，?原科協副主席李恒寶?和?科協原副主席李恒寶?，前者表示科協已不存在，當然李恒寶也不是副主席了；后者表示雖然副主席換了，但科協仍然存在。所以大家一定要甄別使用。與此類似的還有?前?字，如?前蘇聯?。但是?前?只用于國家、政黨及其政要等，我們的?級別?不夠，只能用?原?而不能用?前?。

采用客觀性表述時，很多人習慣在職務和姓名之后加上?同志?二字，如?副主席劉毅同志?。其實，這是口語的習慣說法，書面語中這個?同志?是多余的。

公文使用?同志?一詞還需注意兩點。①這個詞有特指和泛指兩種含義。干部任免文件中，如果是黨委任免干部，被任免人姓名之后要加?同志?二字，這里的?同志?特指黨內干部，是?黨內互稱同志?的體現；如果是行政任免，一般不加?同志?，因為行政干部不一定都是黨員。以上是特指的例子；而領導講話或工作報告里的?同志們?則是泛指。②主送本系統、本單位的公文，對于眾所熟知的領導，可以僅用?同志?稱謂而不必冠以職銜。例如印發省科協黨組書記、副主席康捷在某次會議上的講話，標題可擬為《關于印發康捷同志在××會議上的講話的通知》。這樣既節約用字，又淡化?官位?意識。

二、公文中的簡稱使用

簡稱又稱縮略語，它是事物的名稱或固定詞組簡化了的稱謂。簡稱不單純是全稱在數量上的減少，而是全稱的科學概括和濃縮。使用簡稱以后，絲毫不影響全稱的特定含義。在公文寫作中，為使語言表達簡潔凝練，富于概括性和表現力，往往要使用簡稱。特別是那些內容復雜、篇幅較長的公文，諸如會議紀要、工作報告、工作總結、綜合性簡報等，更是如此。

（一）單位名稱

公文中要經常涉及機關單位名稱的表述問題，不僅版頭部分用，發文字號中用，公文標題、落款（發文機關署名）以及印章中也要用。至于正文部分的寫作，使用得就更多。但在表述時究竟是用其全稱還是規范化簡稱，并無硬性規定，一般情況下二者是通用的。但有時需要根據具體情況作適當處理。主要有以下幾點：

1、視行文關系而定。下行文的版式中，發文機關名稱既可用全稱，也可用簡稱，但上行文版式中的發文機關名稱一般只能使用全稱。以黨委名義所發的文件，如系采用《中共××文件》形式的版頭，例如《中共中央文件》其發文機 3

關名稱可以使用簡稱。但如系采用《中國共產黨××委員會（）》形式的版頭，其發文機關名稱則需用全稱，以示鄭重。

2、視文字繁簡而定。例如公文版頭、標題、發文機關署名（落款）中所涉及的發文機關名稱，究竟以使用全稱還是簡稱為宜，應當根據實際情況酌定。一般而言，如果機關名稱字數較多，為簡潔起見，則通常應當使用簡稱，以使行文趨于簡潔，并求得文面布局的醒目、勻稱、美觀。但需要注意的是，發文字號中的機關代字必須是簡稱，而且是高度濃縮了的稱謂；印章中的發文機關名稱則應使用全稱，以示莊重、嚴肅。

3、視內容性質而定。就一般而言，對于系統或機關單位內部運行的公文，其發文機關名稱可以使用簡稱，既不會令人費解，又會使行文顯得簡練，便于接受；但對于那些政策性、規定性較強的公文以及會議性公文，如公報、決議、會議紀要等，則應以使用全稱為宜，以體現行文的莊重性和嚴肅性。

4、要注意講究規范。根據公文處理法規的規定，在公文寫作中第一次使用機關名稱時應當使用全稱并用括號注明簡稱，下文再出現相同名稱時，則始可用簡稱。

（二）簡稱形式

一般來講，公文寫作中使用的簡稱，其構成形式主要有以下幾種：

1、標數概括。這種簡稱具有多種表現形式，其總的特點是由數詞加名詞或名詞化的詞、詞組這樣兩部分組成，如?講學習、講政治、講正氣?簡稱為?三講?，?一個國家，兩種制度?簡稱為?一國兩制?，?堅持社會主義道路，堅持人民民主專政，堅持黨的領導，堅持馬列主義、毛澤東思想?簡稱為?四項基本原則?等；在這一總的特點之下又可將其劃分為如下三種類型：一是單重式。這種標數概括簡稱通常由一個數詞加名詞或名詞化的詞、詞組構成，例如?兩個務必?、?五條禁令?、?三個代表?等；二是雙重式，即由兩個數詞加名詞或名詞化的詞、詞組構成，如?一個中心兩個基本點?、?雙增雙減?、?一國兩制?、?三大紀律八項注意?、?八榮八恥?等；三是多重式，即由三個或

三個以上的數詞加名詞或名詞性的詞組構成，如?五講四美三熱愛?、?兩參一改三結合?、?五有六定七不準?等

2、取前舍后。如?清華大學?簡稱為?清華?、?蹲點調查?簡稱為?蹲點?；?蹲坑守候?簡稱為?蹲坑?、?非典型肺炎?簡稱?非典?等。

3、舍前取后。如?中國人民解放軍?簡稱為?解放軍?、?高致病性禽流感?簡稱為?禽流感?等。

4、選取全稱中有代表性的語素或詞。如?中國共產黨中央委員會?簡稱為?中共中央?，?全國人民代表大會?簡稱為?全國人大?，?國家語言文字工作委員會?簡稱為?國家語委?，?科學技術?簡稱為?科技?、?調查研究?簡稱為?調研?、?中央電視臺?簡稱?央視?、?非典型肺炎?簡稱?非典?等。

5、合并相同成分。亦即省略兩個詞中的一個相同的語素，如?企業、事業?簡稱為?企事業?，?離休、退休干部?簡稱為?離退休于部?，?復員軍人、轉業軍人、退伍軍人?簡稱為?復轉退軍人?；?病害、蟲害?簡稱為?病蟲害?等。

6、標義概括。例如1987年公安部頒發的《公安機關辦理刑事案件程序規定》簡稱為?一百二十條?，它沒有從表面上將其簡稱為?規定?，而是根據該法規的條款數目(共計120條)而進行歸納，此即所謂?標義概括?。

7、取全稱首尾。亦即將全稱的首字和尾字保留，省略其余的內容，如?中華人民共和國?簡稱?中國?，?掃除文盲?簡稱?掃盲?，?歸國華僑?簡稱?歸僑?，?微型計算機?簡稱?微機?，?整頓黨風?簡稱?整風?，?外交部長?簡稱?外長?、?軍人家屬?簡稱?軍屬?等。

8、舍全稱首尾。例如?中央企業?簡稱?央企?，?快速記錄?簡稱?速記?，?物理化學?簡稱?理化?，?歷史地理?簡稱?史地?，?人民警察?簡稱?民警?等。

（三）注意事項

1、要有可接受性。亦即所使用的簡稱必須是已經約定俗成或者為公眾所認可的，否則不宜使用。如?奧林匹克運動會?簡稱?奧運會?，?調查研究?簡稱?調研?。

2、新創簡稱應力求表意準確、清晰，切忌含糊隱約，生僻晦澀，令人難解其意。例如?整辦?，究竟指?整黨辦公室?，還是?整頓市容辦公室?，令人費解。

據報載，?文革?時期，哈爾濱市一機構的門前掛有?三兩辦?的牌子，?三兩辦?所指究竟為何，讓人莫名其妙。后經詢查，方知是?兩個階級、兩條道路，兩種思想斗爭辦公室?。這種含混模糊的簡稱，還是以不用為好。

3、使用簡稱，尤其是新創或較少使用的簡稱，除?知名度?較高者如?一國兩制?、?四項基本原則?、?一個中心兩個基本點?等外，必須先用全稱，并用括號標注說明。對此，《國家行政機關公文處理辦法》第二十八條第六項已作出明確規定。如不予標注說明，就會給人以突兀之感，不知所指。

如有一篇會議紀要寫道：?五月份除搞好選舉和開好人代會外，集中精力，認真抓好經濟工作<包括縣、鄉、鎮企業，兩戶一體和農業)。縣四大部門及咨詢處的領導同志分片深入下去，直接聽取鄉、廠長的匯報。重點抓新建廠、大廠、虧損廠、倒退廠和第一季度進展不大的地區。看責任制和‘三權、?三制’是否落實。要開展時間過半任務完成超半的競賽活動，對好的單位要進行表彰。?這段簡短的文字，總計使用了?兩戶一體?、?四大部門?、?三權?、?三制?等四個簡稱。這些簡稱，其具體含義究竟為何，并非所有人都能理解，如不作出必要的說明，往往容易造成文勢不通，前后阻滯，給閱者準確理解和把握公文內容帶來困難。

4、要盡量避免使人產生歧義。例如將?上海市測繪研究所?簡稱?上測所?，?人造肉加工廠?簡稱?人肉廠?，打擊經濟領域嚴重犯罪活動辦公室?簡稱?打經辦?等，應當堅決加以避免。

三、公文中數字的用法

《國家行政機關公文處理辦法》規定：?公文中的數字，除了成文時間、部分結構層次序數、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。?

（一）應當使用阿拉伯數字情況

根據《國家標準出版物上數字用法的規定》，阿拉伯數字是指?0、1、2、3、4、5、6、7、8、9?等。

1、公歷世紀、年代、年、月、日、分、秒，要求使用阿拉伯數字。如，公元前9世紀、公元前221年、20世紀80年代、1949年10月l日、15時20分45秒等。年份一般不用簡寫，如: 1980—1995年不能寫作1980—95年、2005年，不應簡寫成05年。

2、記數與計量(包括正負整數、分數、小數、百分比、約數等)。例如：1302，1/16，4.5倍，34%，3∶1，45萬元，500多種、60多萬斤等。

3、物理量量值必須使用阿拉伯數字，并正確使用法定計量單位。如，300kg、l5cm、35℃等。如果是多位的阿拉伯數字，不能換行。非物理量，一般情況下應使用阿拉伯數字，如235元，11個月、l00名。但小學和初中教科書、非專業書刊的計量單位可使用中文表示。如:200kg(200千克)。

4、部隊番號、文件編號、證件號碼和其他序號，須用阿拉伯數字。例如:92493部隊、葫科協發“2010”號文件、T37/T38次快車，HP—3000型電子計算機、90號汽油、維生素B1等。

5、引文標注中的版次、卷次、頁碼，除古籍應與所據版本一致外，一般要使用阿拉伯數字。例如:列寧:《新生的中國》，見《列寧全集》中文2版，第22卷，208頁，北京，人民出版社，1990。

6、表示數字的范圍也有寫法的講究。例如:3萬～8萬，不能寫成 ?3～８萬?；5%～15%不能寫成?5～15%?。

應用時還要注意：第一，一個數值的書寫形式要照顧到上下文。不是出現在一組具有統計意義數字中的一位數（一、二……九)可以用漢字，如一個人，四種產品，六條意見，重復三遍。第二，5位以上的數字，尾數零多的，可改寫為以萬、億作單位的數，一般不得以

十、百、千、十萬、百萬、千萬、十億等作單位(千克、千米、千瓦等法定計量單位不在此列)。如：34000可以改寫為3.4萬。第三，一個用阿拉伯數字書寫的多位數不能移行。

（二）應當使用漢字的情況

根據《國家標準出版物上數字用法的規定》，漢語數字通常是指?一、二、三、四、五、六，七、八、九、十?及其大寫?壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾?等數字。

1、數字作為詞素構成定型的詞、詞組、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的語句。例如：?十二五?規劃、一律、二萬五千里長征、第三世界、相差十萬八千里、三心二意、四平八穩、五星紅旗、六神無主、七上八下、八國聯軍、九死一生、十萬火急、零點方案、星期

五、第三季度、不管三七二十一、十六屆四中全會等。

2、鄰近的多個數字（一、二……九)并列連用，表示概數(連用的多個數字之間不應用頓號隔開)。例如七八十種、一千七八百元、五六萬套、三四天、五六米、七八個、十五六歲、三四百里、四十五六歲。

3、星期幾一律用漢字，如星期三。

4、中國歷史紀年、干支紀年、夏歷月日、各民族非公歷紀年等，均使用漢字。如:萬歷十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋節、正月初五等。有時為了表達得更加明白，可以在它們的后邊用阿拉伯數字括注公歷。如:藏歷陽木龍年八月二十六日（1964年10月1日）、日本慶應三年(1867年)等。

5、行政機關公文和軍隊系統公文成文時間用漢語數字。但黨委系統公文成文日期應按規定使用阿拉伯數字。

6、含有月日簡稱表示事件、節日或其他特定意義的詞組，應用漢字數字。如果涉及一月、十一月、十二月，為避免歧義，要將表示月和日的數字用間隔號?〃?隔開，并外加引號。如: ?一〃二八?事變（１月２８日）、?一二〃九運動?(12月9月)等。涉及其他月份時，不用間隔號，是否使用引號，視事件的知名度而定。一般來說，知名度高的事件如?五一國際勞動節、三八婦女節?不需外加引號，而?五二○?聲明、?九一三?事件就需要外加引號加以說明。

7、用?幾、多、余、左右、上下、約?等表示約數時，使用漢語數字。如：幾千年、百多次、十余年、八萬左右、三十上下、約五十人等。如果文中出現一組具有統計意義和比較意義的數字，用?多、約?等表示約數時，為保持局部體例上的一致，其約數也可以使用阿拉伯數字。如:該省從機動財政中拿出近2000萬元，調撥鋼材3000多噸、水泥3萬多噸、柴油1400噸，用于農田水利基本建設。

四、公文中常用詞語辨析

用詞準確是起草公文的基本要求，但是達到這個要求有時并不容易。究其原因，往往是對一些詞語的詞義及用法不甚了解。筆者根據工作實際，挑出公文中容易用錯的一些詞語試加辨析。

1、主管、分管

這兩個詞的意思很接近，但在詞性上有區別。?分管?是動詞，?主管?兼有動詞、名詞兩種詞性。常用詞組如?財務主管?、?一級主管?，?主管?都是名詞；作為動詞，主管的意思是?負主要責任管理（某一方面）?，口語中用得較多。

起草班子成員分工的文件，應使用動詞?分管?，如?副主席劉毅分管學會部和科技館?。

2、出席、列席、參加

出席和列席都是參加，區別在于：法定成員參加本組織的會議叫做出席，其他人員（上級領導除外）參加叫做列席。例如召開局黨委會議，局黨委委員出席會議，非黨委成員——哪怕是局領導——只能列席。原則上，列席人員沒有表決權等。

上級領導參加會議也叫出席，不能?降格?為列席，盡管上級領導并不參與表決。這種?出席?，姑且算做特例

3.制訂、制定

前者強調過程，后者側重結果（含有確定下來的意思）。兩者在詞義上難以區分，基本可以通用。

?制定?即制作、定出。公文中習慣用在較大場合，以制定黨和國家的路線、方針、政策、法律和法令等，如：?黨的第十六次代表大會，為我們制定了全面進入小康社會的總任務和政治路線。?

?制訂?即制作、訂立。公文中習慣用于具體規章制度的訂立。如：?我們單位相繼制訂了防火、門衛等安全管理制度。?

4.施行、實施

詞義十分接近。對于法令、政策和規章制度，既可施行，也可實施。只不過在習慣上，?本條例（規定、辦法等）自公布之日起施行?用?施行?；而條例?施行?之后，還可以制訂?實施?細則。

同?制訂?、?制定?一樣，筆者認為?施行?、?實施?的使用只有習慣上的區別，而沒有對錯之分。語言中的?習慣勢力?非常強大，有些用法單從語法上、邏輯上很難判定誰是誰非。例如，紀要是把會議、會談的情況?記?下來，但習慣上寫成?紀要?而不是?記要?；?年輕（人）?、?年青?和?青年?，分清他們之間的差別很傷腦筋。還有極難區分的?作?和?做?。?寫作?、?作文?、?作報告?都用?作?，?做文章?卻用?做?；?做人?用?做?，?作為……的人?卻用?作?；?當做?、?叫做?只用?做?，而?做客?和?作客?、?做成?和?作成?、?做法?和?作法?的用法都是規范的……如此等等，連語言學家也為之頭疼。諸如此類解釋不清的問題，只好歸為?習慣用法?。掌握習慣用法，只有?不講道理?地死記硬背，舍此似無更好的辦法。

?施行?付諸實施，執行。多用于法規性文件?附則?的末尾，與時間結合用以表明文件的時效。例：本條例自公布之日起施行。多用于發布令的結尾，例：《物業管理條例》已經2003年5月28日國務院第9次常務會議通過，現予公布，自2003年9月1日起施行。

5、其他、其它 其它?僅指事物，?其他?既可指物、指事也可指人（《詞典》第1070頁）。?他?用于指物并不鮮見，如：他鄉、他日、他山之石。筆者意見，一律使用?其他?而不用?其它?，似乎更加保險。

?他?也不僅限于指代男性。古漢語沒有?她?字，?她?是?五四?時期劉半農先生發明的，所以古典小說里無論男女一律都用?他?作代詞；現代漢語中，?他?同樣可以用

做不分性別的泛指，例如指稱有男有女的若干人時，用?他們?而不用?他（她）們?或?他們和她們?。

6、權利、權力

權力總與職務相關聯，有職才能有權（力），所以樹立正確的權力觀只是對領導干部提出的要求。普通人享有的是?權利?，如公民的權利、黨員的權利等，當然領導干部作為普通公民、黨員的時候，這些權利同樣享有。權利同義務相對應，具有法定性。公文中使用?權利?的場合比?權力?要多一些。?權力?即可以管轄、統治、支配別人的權柄，受其管轄者必須服從。權利?即指一定的人被規定賦予的可以享受的權益。如：?公民有監督公共權力正確行使的權利。?

?權力‘在職權范圍內的支配和管理指揮的力量。有的是強制力，如國家權力；有的是支配力量，如大會主席權力。例：我國憲法規定，一切權力屬于人民，人民行使國家權力的機關是人民代表大會。

?權利?公民或法人依法行使的權力和應享受的利益（與?義務?相對）。例：依照我國憲法的規定，我國公民的基本權利有：選舉權和被選舉權；言論，出版、集會、結社、游行、示威的自由；宗教信仰自由；人身和人格不受侵犯的權利；批評、建議、檢舉、申訴的權利；通信自由和通信秘密的權利；社會經濟權利以及受教育的權利等。?權利?與?權力?的區別：權力，著重于?力量?上，帶有某種權威性；權利，著重于?權益?上，具有某種享有性。

7、蒞臨、光臨

光臨是敬詞。稱賓客的來到。蒞臨是來到、來臨的意思。特用于下級對上級光臨的一種褒義詞，屬于客套的書面語。后者是強調上級對下級的關系的。

8、按照、根據

它們是近義詞，側重點不同。按照一般來說不必有自己的意見，別人如何說如何做你照做說行。同依照、遵循、遵照。它們均可用作動詞，都有?以某事物為依據、依照?的意思。?按照?可用于上級的指示、精神、命令等外，還可用于情況、季節、次序、時間、道理等，適用范圍更大，是中性詞。

例：我一定按照你說的去做。

根據是在別人的意見上加以評判采納。同依據，證據，它們都有?作為行動、言論的憑據?的意思。?依據?側重指?結論或言行的憑據?。

例：這一理論沒有事實根據。

9、當前、目前

當前和目前都是現在的意思，當前比較緊急重要，目前是比較平緩的，沒有緊迫性。

10、擔綱、擔任

?擔綱?不只是?擔任?，而是擔任主角或主力。?擔綱?不能及物，不能說?擔綱主角（主力）?，因為用詞重疊；?擔任?則可用?擔任主角（主力）?。句中既無所謂?主角（主力）?之說，又不好說?承擔重任?，故?擔綱?改為?擔任?為好。

11、罰款、罰金 看一則報道：《南京16起涉毒案昨集中宣判無業男制毒被判12年半》：?（倪某）2003年因犯非法持有毒品罪被判處有期徒刑1年半，罰款1萬元。??……對戴某……判處有期徒刑8年，罰款6000元……?

?罰款?，是指行政機關強制違法者繳納一定數量的錢，是一種行政處罰；?罰金?，是指司法機關強制罪犯繳納一定數量的錢，是一種刑事處罰，常作為附加刑使用。文中的?罰款?應改為?罰金?。

12、囑托、囑咐

囑托，有托付的意思，托人之意，而囑咐，則是吩咐，對對象的口氣要降下來一些。

13、游覽、游歷

?游覽?是玩、觀光；?游歷?不僅去觀光，還要學習一些東西。

14、條例、規定、辦法

“條例”與“規定”和“辦法”相比，主要特點是所涉及事物和問題的性質更重要，范圍比較寬；內容高度概括；有效的時間與空間范圍廣闊，穩定性強；對制定與發布機關的地位有較嚴格限制，如行政系統只有國務院有權使用，“國務院

各部門和地方人民政府制定的規章不得稱”條例“（見1987年4月21日國務院發布的《行政法規制定程序暫行條例》）黨的系統也只限”用于黨的中央組織制定規范黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度“（見1996年5月3日中共中央辦公廳印發的《中國共產黨機關公文處理條例》）；一般屬于”自主的“規范性公文，即自身即可創造新的規則。

”規定“的特點是使用范圍廣泛，對制定和發布機關的地位無嚴格限制；所涉及事物和問題不如條例重大，范圍相對窄一些；內容詳盡具體，針對性強；一般既可是”自主的“規范性公文，也可以是”補充的“規范性公文（內容為依法或根據授權補充其他規范性公文的內容，對其加以細化和完善），也可以是”執行的“規范性公文（直接為有效執行其他規范性公文而制定，自身不創造新的規則，只是對這些公文在何種情況下適用做出具體規定，對有關概念和問題做出精細的解釋說明）。但從實際使用情況看，規定更適合作為”自主的“和”補充的“規范性公文。

”辦法“比”規定“所涉及的事物和問題的規模要更小一些，性質也相對輕一些；針對性更強，內容也更加詳盡、具體而精細，更重直接的可操作性；除了一部分為”自主的“公文外，大部為”執行的“規范性公文，如各種”實施辦法"即均具備這種性質。

15、起草、草擬

?草擬?指粗略地擬出草案，多指各種計劃，工程設計，論文提綱等的擬定。?起草?多指方針、政策、法令、決定、規章制度等文件的擬稿。一般重大的國家法令的起草，要成立起草委員會或起草小組。

16、合計、總計

我個人學習體會是這樣的：如果只有一個總和，那么那一欄就是?合計?。如果在合計的基礎上再匯總，那么就是?總計?。

?合計?與?總計?不能隨便對調位臵。因為?合計?是對于一個相對獨立的團體而言，如六年級男、女生人數和，而總計是跨團體而言，如一至六年級所有男生的和。

沒見過專門的規定，但一般同時使用時，合計所包含的范圍小，總計的范圍大。

17、部署、布臵

?部署?即指全局重大工作的安排。布臵?即指全局具體工作和事項的安排。

例：關于?兩氣東送?管線的安全維護工作已經做了布臵。使用?布臵?要注意與?部署?的區別，前者多用于具體事宜，后者側重于全局性、戰略性的工作安排。例：關于我省經濟振興工作，已按國家東北振興本地經濟的戰略部署做了具體布臵。

18、以至、以致

以至為即到，直到。用于時間、數量、范圍的延伸或擴大。以致即弄得，由此而造成，用于下半句的開頭，表示結果。?以致?用于下半句的開頭，表示下面的結果是由上述原因所帶來的。例：該人由于不斷賭博，不聽勸告，以致家庭不和，愛人與其離婚。

?以至?表示在時間、數量、范圍上的延伸或擴大。例：XX市反貪局局長李某變得很快，由?反腐精英?墮落成一個貪污犯，滿打滿算沒過半年，以至許多人感到驚訝不已。

19、物質、物資

?物質?即能觸及、能見到的客觀存在的東西。該詞多用于哲學和物理學上的抽象概念。物資?即指具體的財物資源。

20、必須、必需

?必須?表示事實上、道理上的必要，帶有命令語氣，一般用于下行文所講主張、所提要求部分。例：?各級黨委、政府和政法部門，對經濟投機詐騙犯罪活動必須引起高度注意。?

?必需?一定要有的，不可少的。例：組織現崗的文書工作人員系統學習公文處理知識是加強文書隊伍建設所必需的。在使用指令性語氣時，應用?必須?而不要用?必需?。

21、鑒于、基于

?鑒于?考慮到，覺察到。多用于引出事情的情況、原因、理由等。例：鑒于今年財務較緊，修建海河二號大橋的項目，擬待財政狀況稍寬裕后再行安排。

?基于?常用于承接上文理由、原因、情況等，以引起下文對主觀意見的表述。例：基于上述理由，來函所提的意見需重新考慮。

22、予以、給予

?予以?給予。例：根據鄉、鎮各自的人員配備情況，縣里在可能條件下對鄉鎮的人口普查工作將予以幫助。?給予?給予通常作一個動詞用，帶動詞賓語。例：上述開支應給予報銷。

23、公布、發布

?公布?公開發布、公開宣布，對象多指法規、規章和其他需要大家周知的事項，一種程式性用語。例：中央關于加強未成年人思想道德建設的決定精神公布后，立刻得到全國人民的擁護。

?發布?公開宣布。側重于法規、指示、通知文件的發布用語。例：2004年8月24日國務院發布了《國家行政機關公文處理辦法》。

24、切忌、切記

?切忌?切實避免或防止。例：要全面地觀察問題、分析問題，切忌片面性。

?切記?牢牢記住。例：切記歷史教訓，不能再犯錯。

25、申述、申訴

?申述‘詳細說明。例：這就有必要將事情的前因后果作如下申述。

?申訴?說明或提出自己的意見。用于國家工作人員和黨、政、團體成員對所受處分不服時，向原機關或上級機關表示自己意見的一種舉動。例：黨員有權向黨的上級組織直至中央提出請求、申訴和控告，并要求有關組織給予負責的答復。

26、呈報、呈請

?呈報?向上級呈送報告、總結之類的文件。例：茲呈報我局《二○一一年工作總結》一式三份，請查收。

?呈請?向上級呈送請求批準性的文件及事宜。例：此題事關重大，將我們的意見呈請上級批準后再作答復。

27、擬定、擬訂

?擬定?①起草制定，跟?擬訂?不同，?擬訂?指正在起草、擬議的過程中，用于進行體；?擬定?指?擬訂?的過程已經結束，用于完成體。例：擬定了一個學習計劃草案。②打算、想要。例：擬定15日出發赴河南登封市公安局參觀學習。

28、審定、審訂

?審訂?審閱修訂。例：我市城市整體規劃方案，已初步完成，尚待邀請專家協助審訂。

?審議?審查討論。對象多指計劃、提案、報告等。例：全國人民代表大會審議批準了 2003年的決算報告和2004年的預算草案。

?審定?審查決定。對象多指計劃、提案、方案、設計等。例：工作計劃一經審定，必須認真組織實施。

29、亟待、亟須

?亟待?急迫地等待。例：社會生活中，腐敗現象有所滋長，社會主義精神文明和民主法制建設面臨著不少亟待解決的問題。

?亟須?急迫須要。例：違章施工，問題嚴重，亟須立即糾正。

30、采納、采用

?采納?認為合適而接受（意見、建議、要求等）。例：廠長已經采納了我們的合理化建議。

?采用?認為合適而加以利用。例：漢語拼音方案歷史發展的另外一個方面，即采用拉丁字母為漢字注音，已經經歷了350多年的歷史。

31、責成、責令

?責成?要求某人或某機關辦成某事。多用于上級對下級行文。例：房改問題應責成專人負責，迅速落實各項措施，不能拖拖拉拉，?空打雷、不下雨?。

?責令?指定某人或某機構辦某事，用于上級對下級的行文，帶有一定的強制性。例：對販賣假煙的商版，除沒收

其假煙和非法所得，處以罰款外，并責令停止營業,吊銷執照。

32、務虛、務實

?務虛?在公務活動中，主要是指進行某項工作之前，為保證工作的順利進行，從思想、政策上進行研究討論，它與?務實?相對。

?務實?在公務活動中，主要是指按照領導的決策要求，實實在在地去完成。有時也含有對這一項工作在技術、設備、人力、物力、辦法、措施上如何具體組織進行所做的討論研究，所以，在這一點上，它與?務虛?是相對的。

33、隸屬于、隸屬

有人習慣在?隸屬?后面加上介詞?于?，如?總局隸屬于國務院國資委管理?。隸屬是?（區域、機構等）受管轄；從屬?的意思，這個詞本身就是帶有被動含義的及物動詞。所以，上句話應改為?總局隸屬國務院國資委?，?管理?二字也刪去。

順帶提一句：?從屬?是不及物動詞，后面要加?于?。

34、?凱旋?不要?歸來?

?凱旋歸來?在公文中很常見，可惜用得不對。凱旋是?勝利?和?歸來?的組合，?旋?的本意就是返回、歸來。?凱旋?詞條的例句?歡迎凱旋的體育健兒?，初讀起來可能不太順口，但是明白這個詞的含義后，就會慢慢習慣的。

與此類似的還有?懸殊?。懸殊形容?有差距，而且差距很大?，如?貧富懸殊?、?雙方力量懸殊?的用法都是正確的。在?懸殊?前面加上?相差?或者在后面加上?很大?，都是不規范的。

35、慎用?接見?

某單位公文中有句話，大意是某月某日局長接見了幾名上訪職工。顯然，這里的?接見?應改為?接待?。?接見?一詞?官味?較濃，說局長?接見?職工，難免招致?領導高高在上?的非議。領導親自處理職工來訪原本是件好事，然而用詞不當卻傷害了原意的表達。

后面我講了幾個用詞不當而產生的笑話和誤解，有時還會造成很嚴重的后果，因此在公文寫作中，要嚴格遵守行文

格式和要求，我們每個人都要認真對待，因為這不僅體現個人素質，而是代表的單位形象、甚至是利益問題。

以上是我的學習心得，不當之處，請批評指正。祝工作愉快，身體康健！

第五篇：公文寫作常見問題十解

一、公文的文面結構主要有哪些要素？

公文的文面結構是個公文格式問題，是公文規范性的重要體現。最常用的有以下8個要素構成：

1、版頭

①“紅頭文件”。文件的首頁上端，印有“×××文件”字樣的紅色大字。政府公文版頭下面有一道紅線，黨的公文在紅線中間另加一紅五星。

②“白頭文件”。即不用版頭的文件，一般用于印發領導人的講話等文字材料。

2、發文字號

機關代字 + 〔年份〕 + 順序號

機關代字是發文機關的簡化代稱，一經確定，不得隨意改動。年份用公元紀年標記，使用阿拉伯數字，并用六角方括號括住。位置居中略下（縱向）或左下。順序號，使用阿拉伯數字，如“58號”。寫作“第58號”或“058號”均不規范。

3、標題

發文機關 +（關于）事由 +（的）文種

4、主送機關

頂格，后加冒號。少數直接面向社會或全體的文件可省略主送機關。

該要素要注意主送機關之間的排列順序和標點符號的使用。從系統的角度說，應按黨→政→軍→群的順序排列，縣四大家領導班子排序應為：縣委、人大、政府、政協；從級別的角度說，應按由高至低的順序排列。不同系統、不同級別的主送機關之間用逗號隔開，同一系統、同一級別的主送機關之間用頓號隔開。如：以縣委和縣委辦向下行文的主送機關為“各鄉鎮黨委，縣委各部委，縣直機關各單位和各人民團體黨委（黨組、總支、支部），湯泉池管理處黨委”各主送機關間用逗號而不是用頓號隔開是因為它們雖處于同一級別但分屬于不同系統。

當公文的主送機關為平級機關時，可按公文的內容與主送機關關系的密切程度安排先后順序。

5、正文。

排印正文時，標點符號應尾隨文后，即點號不能打頭，標號不要拆開。數字、年份也不能拆開回行。

6、附件

寫在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識。格式為：

附件：序號 + 標題 + 件數

附件的標題不加書名號，標題與件數空一字距，其末尾不加標點符號。寫作“附件如文”、“附件×份”是錯誤的。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件（或帶序號）。

附件不是“副件”，有的對正件起說明、解釋和證實作用，有的則用于向上級機關報送或向下級機關批轉的附件，此類附件實際是主件。

7、發文機關（落款）

政府機關僅以版頭和印章為標志，不寫落款。

黨的文件一般寫落款，并必須寫全稱。

8、成文日期

會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準。領導簽發的，以簽發日期為準。聯合行文，以最后簽發機關的領導簽發日期為準。法規性文件以批準日期為準或者在正文最后專門規定具體生效和開始執行的日期。特殊情況署印發日期，如電報。

發文日期必須寫明年月日。政府公文用漢字，黨的公文用阿拉伯數字。

二、容易用錯寫錯的字詞如何區辨？

1、“二”與“兩”

使用“二”的地方：①自然數。②序數、小數、分數。

使用“兩”的地方：①一位數的基數。如“兩臺機器”。②概數。如“三兩天”。

2、“倍”的運用

“倍”雖是一個比較簡單的詞，但在公文寫作中誤用的情況卻是多見的。一是與“增加了”合用時的誤用。“增加了”是在原數基礎上，向上增加若干個原數。二是與“增加到”合用時的誤用。“增加到”是包括底數，指增加后的總數。三是把“倍”用在降低、減少上。如有的公文中出現“降低×倍”或“減少×倍”的提法，這是不妥的。因為“倍”只能用于增加，不能用于降低或減少。如果說用于減少，就應該加“負”字。

3、“以上”與“以下”的運用

“以上”、“以下”等詞與前面的數字連用，這種表達方法的數目概念，習慣上應包括前面的本數在內，百人以上即含百人、千人以下即含千人，不應把本數排除在外。但是，為了使界限的劃分清晰準確，應注明本數是否包含在內。如：“十四歲、十四歲以上兒童不得入內。”或“十四歲以下（包括十四歲在內）兒童不得入內。”

4、“制定”與“制訂”的運用

“制定”即制作、定出。公文中習慣用在較大場合，以制定黨和國家的路線、方針、政策、法律和法令等，如：“黨的第十六次代表大會，為我們制定了全面進入小康社會的總任務和政治路線。”

“制訂”即制作、訂立。公文中習慣用于具體規章制度的訂立。如：“我們單位相繼制訂了防火、門衛等安全管理制度。”

5、“物質”與“物資”的運用

“物質”即能觸及、能見到的客觀存在的東西。該詞多用于哲學和物理學上的抽象概念。

“物資”即指具體的財物資源。

6、“需要”與“須要”的運用

“需要”即對“缺乏”而言，還有“要求”的意思。詞性為及物動詞，后可帶賓語。

“須要”即說明“應當”、“必須”的意思。詞性為能愿動詞，修飾限制動詞。

7、“權力”與“權利”的運用

“權力”即可以管轄、統治、支配別人的權柄，受其管轄者必須服從。

“權利”即指一定的人被規定賦予的可以享受的權益。如：“公民有監督公共權力正確行使的權利。”

8、“截止”與“截至”的運用

“截止”即到期停止。

“截至”即到……為止。

9、“違反”與“違犯”的運用

“違反”即不遵照，反著方向做。

“違犯”即違背，觸犯。

10、“以至”與“以致”的運用

“以至”即到，直到。用于時間、數量、范圍的延伸或擴大。

“以致”即弄得，由此而造成，用于下半句的開頭，表示結果。

11、“象”與“像”的運用

在公文寫作中重點要注意，當“像”作為比喻詞或作為其它系動詞時不能寫作“象”。

12、“的”、“地”與“得”的運用

“的”、“地”、“得”是結構助詞，在口語里都念“de”。“的”用在名詞前，是定語的標志；“地”用在動詞和形容詞前，是狀語的標志；“得”用在動詞和形容詞后，是補語的標志。

13、“部署”與“布置”的運用

“部署”即指全局重大工作的安排。

“布置”即指全局具體工作和事項的安排。

14、“既”與“即”的運用

“既”是并列連詞，通常與“又”配對使用。

“即”相當于判斷詞“是”的用法。另有“即使”的含義。

15、“和”、“與”、“及”的運用

“和”口語色彩比較濃；“與”帶一些文言色彩，常用于比較鄭重的場合；“及”連接的成分雖然也是并列，但表達的意思上有輕重的分別，即前重后輕。

三、如何處理公文標題制作中的幾個棘手問題

1、解決轉發性通知標題冗長繁瑣問題

層層轉發公文，由于“過橋”機關多，很容易造成該類公文標題冗長繁瑣，如“裹腳布”似的，解決此問題辦法有四：

①只寫轉發第一次轉發機關的通知；

②直接轉發原文件；

③在標題中只出現上一級機關轉發通知的文號；

④只用本機關發文的標題，而將其它機關的標題概括為文件。

2、標題中標點符號的運用

為了保持標題簡煉和整潔大方，一般地盡量不用標點符號的盡可能的不用。非用不可的有下面幾種情況：

①可用書名號。主要用于法規、規章名稱和被批轉、轉發的公文標題等。

②可用問號。如：《人的正確思想是從哪里來的？》

③可用引號。如：《中共中央關于堅持“少宣傳個人”的幾個問題的指示》

3、長標題的排列

根據標題長短，分一行、二行、三行均可，注意分割合理，布局勻稱、美觀，不可割裂題意，即一個詞不可斷開分在兩行。

四、結構層次序數是如何規范的？

第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。在一段文字內部常使用“ 一是、二是、三是……”，“首先、其次、第三……”。

五、公文中的數字運用有哪些規范要求？

公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

黨的公文用阿拉伯數字書寫成文日期。不標明主送機關的普發式公文（決議、決定、條例、意見、規章等）加括號標注于標題下方居中位置。

年份一律使用公歷年份的全稱，如1978年、2003年不能略為78年、03年。

同一文件中同類數量的表示方法應前后一致。

六、公文字體和字數有哪些規范要求？

主標題字號一般應為二號標宋字體，副標題的字號應小于主標題字，大于或同于正文字。正文用三號仿宋字體。以16K紙型編排，每頁文字20行，每行25個字。

以A4紙型編排，每頁文字22行，每行28字。公文主題詞用三號標宋字體，“主題詞”三字應用三號黑體。

公文中的頁碼用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。

七、正確使用標點符號有哪些講究？

1、并列短語中的頓號、逗號的使用。

并列短語中各成分之間如果沒有顯著的停頓，當中便不用頓號。如“工農業生產”不寫成“工、農業生產”，“五六個”不寫成“

五、六個”，“各鄉鎮”不寫成“各鄉、鎮”，“青紅皂白”不寫成“青、紅、皂、白”。

并列短語各項之間有比較長的短語或有較大的停頓，中間應用逗號。如“刀子，叉子，玻璃酒杯，大大小小的花瓷盤子，都放出晃眼的光。”

2、破折號、省略號同點號連用。

破折號和省略號都是標號。用在有停頓的地方，不論是句中或句末，如果本來應該用點號的，可以用了點號再加破折號或者省略號。

3、引號同點號連用

凡是完整地照錄別人的話，末了的點號（多為句終號）放在引號之內。如：俗話說：“到什么山上唱什么歌。”又說：“看菜吃飯，量體裁衣。”

凡是把引文作為作者一句話的一部分，末了的點號放在引號的外面。如：我們有些同志喜歡寫長文章，但是沒有什么內容，真是“懶婆娘的裹腳，又長又臭”。

4、句內括號與句外括號的使用。

句內括號（即注釋句中某一部分的）緊貼在被注釋部分之后，倘若正文在這里該用點號，點號應放在括號之后，括號內部可以有逗號或分號，但不能有句號，盡管已經是一個句子。如：這就是說，將群眾的意見（分散的無系統的意見）集中起來（經過研究，化為集中的系統的意見），又到群眾中去作宣傳解釋，化為群眾的意見，使群眾堅持下去，見之于行動，并在群眾行動中考驗這些意見是否正確。

句外括號（即注釋全句的）前邊正文的點號用在括號之前。括號內部如果是句子，可以用句號。如：全國各族人民間的大團結萬歲！（長時間的鼓掌）偉大的、光榮的、正確的中國共產黨萬歲！（全場起立。熱烈的經久不息的鼓掌，轉為歡呼。）

八、加蓋印章應注意哪些問題？

發文機關印章是證明公文效力的重要表現形式。總的要求是“上不壓正文，下騎年蓋月”。區別不同情況有以下具體要求：

單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。

當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。

當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

九、怎樣提煉公文的主題詞？

撰寫文稿時應在文中標明主題詞，具體要求和做法是：

1、全面審讀公文，確認公文的主題內容，即確認公文涉及了哪些事物和具體對象及問題。

2、認真進行主題分析，找出公文涉及的主要對象。弄清其性質，弄清其歸屬哪方面問題，形成主題概念，對關鍵性語句準確、精煉地進行主題概括。

3、在有關機關正式制發的《公文主題詞表》中選取與公文主題概念相對應的最專指的主題詞，其詞形務必與詞表中規定的詞形相一致。

4、如在詞表中沒有與公文主題相對應、專指性強的主題詞時，要在詞表中選取與公文主題直接相關，最相鄰的主題詞進行相配。組配后有多義性時，應放棄組配，直接采用反映公文主題上位概念的上位詞。不能進行組配時，也采用最直接的上位詞。

5、應有效把握對公文主題的標引深度，一份公文的主題詞除類別詞外一般不超過5個。

6、主題詞的排列次序應科學合理。一般應按主題詞的含義，從內容到形式排列，進行組配時應按以下次序：

主體因素，即反映公文主題的關鍵性概念，如對象、材料、方法、過程、條件等，文中有幾個并列的主體因素時，一般按語法關系和邏輯順序排列；

通用因素，即描述主題的一些通用概念，在主題中居次要地位，對主題起細分的作用；

位置因素，即公文所涉及的事物、對象和問題所處的空間位置屬性方面的概念，包括國家名、地區名、地名以及機構名稱等方面的主題詞；

時間因素，即公文所涉及的事物、對象和問題存左的時間范圍屬性方面的概念，包括具體年份等方面的主題詞；

公文類型因素，即公文種類方面的概念，如命令、指令、報告等。

十、公文版記如何標識？

公文版記主要內容與標識規范如下：

“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號標宋體字；詞目之間空1字。

公文如有抄送機關，在主題詞下1行；左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。

印發機關和印發日期位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置；用3號仿體字。印發機關左空1字。印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉拍數字標識。

版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

版記應置于公文最后一面（封四），版記的最后一個要素置于最后一行。