第一篇：外貿部門年度工作總結

在外貿公司，很多時候不能接觸到真實產品，往往多是文件和產品數據，所以我想應該真正重要的是產品的真實情況，產品質量才是一切的起點。以下是小編整理的外貿部門年度工作總結，希望能夠讓你有所收獲。

今年以來，XX縣對外貿易公司認真貫徹落實黨的十八大精神和實踐科學發展觀，繼續艱苦奮斗精神，強化隊伍建設、抓好市場營銷、確保安全質量，細分職責，強化管理，解放思想，狠抓落實，開源節流、增收節支、大膽開拓，勇于創新。全公司上下一心，共謀發展，取得了較好的成績，為企業在轉型發展的道路上開創了一片新的天地。現將20xx年工作作如下總結：

一、年度目標完成情況和其它成績

20xx年在公司領導班子的帶領下，外貿公司全體員工齊心協力，對內加強管理，為發展打好基礎，對外大力加強市場營銷，以發展促鞏固，調整營銷策略，多元發展，為公司今年工作目標和經營指標的完成奠定了基礎。

1、完成全縣外貿進出口總額1180萬美元。

2、外貿建材市場完成銷售額5000萬元，入駐經濟實體42戶，形成了以家居生活建材、節能環保、礦用機械、電子科技、名優土特產品、出口產品展示為主的商業流通基地，為大中專畢業生、下崗職工、農民工和社會人員提供就業崗位近300個。

3、成立XX縣家政服務行業協會。

4、加油站前期工作基本完成，各種資料已遞省相關部門。

5、無煙煤濾料出口基地工作前期籌備，多次進行市場調研和實地考察，就商家所需資料、樣品已全部報送。

6、全年完成房屋出租收入65萬元。補繳上欠職工養老金38萬元；雨季之時，維修房頂、內外墻計2500多平方，維修費用計5。5萬元。

7、職工收入有所提高，比上年提升50%。

8、增收節支情況：各項費用比去年減少10%。

9、完成了向市級、縣級的XX市外向型經濟發展外貿公共發展服務平臺、20xx年度城鄉一體化配送中心、商貿流通服務平臺的申請和資料報送以及創孵基地建設，得到上級扶持資金85萬元。

二、采取的主要措施

1、以人為本，構建和諧，企業面貌煥然一新

堅持正確的政治方向，全面貫徹落實黨的十八大精神，加強黨組織建設，發揮黨員干部的模范帶頭作用。按照公司支部今年的工作計劃，公司成立了中心學習組，每月組織黨員干部進行黨課學習，大力提倡廉潔奉公、恪盡職守，堅決執行黨中央“八項規定”，狠剎“四風”。通過政治理論學習，黨員干部的思想認識和管理水平有了明顯的提高，在實際工作中他們以身作則，從現在做起、從部門做起、從點滴做起，處處起到表率作用。“以人為本”是企業永恒的經營之道。員工是企業的財富，只有真正的關心員工，充分保障員工的利益，才能讓員工努力工作，積極發揮主觀能力性，為企業創造財富。今年，公司堅持“以人為本”的經營理念，按照年初提出的“以人為本、構建和諧環境，促進公司可持續發展”的工作指導思想，以改善和提高員工的待遇，將員工打造成為對公司對社會有用的人作為自己的使命。一方面大力發展經濟，提高物質基礎，今年員工的工資待遇有了明顯增長，大大增添了干部職工的工作干勁；補繳了多年欠交的職工養老金，解決了所有職工退休的后顧之憂；維修房頂、院外墻兩千多平米，為公司和市場創優了工作環境。一方面加強思想教育，增加精神食糧，充分利用公司的各種平臺，努力營造和諧的企業環境。

2、領導重視，形成合力，促使外貿各項工作上新臺階

從一把手開始，一是關注公司建材市場的招租，二是關注政府扶持項目。由上到下形成領導高度重視、關注和支持發展，下級積極配合和完成的系統模式。領導及時果斷地進行協調并做出正確決策，特別是領導能夠集中精力抓招商引資和項目收集工作，為企業排憂解難，搶抓機遇，多方尋找出路。一年來，在公司領導及全體職工的努力下，開源創收，增收節支，全年共報送項目七個，實現收益85萬元。

全面推進無煙煤濾料出口基地的前期籌備工作。行程上千公里，對全縣所有濾料廠家進行排查走訪，調查分析，編制可研方案，積極參加全國省市各大出口信息分布會，遞交資料上百份，通過電子商務和物流渠道發送規格樣品20多家，參加各種交易活動十余次，初步達成合作意向。

為促進外向型經濟發展，保持對外貿易的穩定增長，使用好我市外向型經濟發展資金，盡早發揮扶持政策的作用，遵照國務院第135號和省政府第101號文件要求，重點支持中小企業開拓國際市場、境外參展，鼓勵企業通過國內外認證，培育自主品牌，走出國門辦企業，發展境外營銷網絡，促進產品質量提高和出口結構調整，支持科技興貿、機電鑄造出口基地建設以及農輕紡勞動密集型產品出口等。我公司積極參與，組織職工學習和領會精神，指定專人向XX市遞送了此項申報資料，與此同時報送了XX縣商貿流通服務平臺和20xx年城鄉一體化配送中心等建設項目的申請，得到了上級相關部門的大力支持和幫助。

由于領導重視，措施得力，工作到位，推進了XX縣家政服務行業協會的成立，帶動105人社會勞動力就業。并完成了加油站前期建設的基本工作，各種資料已遞省相關部門。

3、轉變職能，強化服務，創建了陽城外貿建材城創業孵化基地。

20xx年7月，根據XX縣人民政府20xx[78]號文件精神，我公司申請了XX縣創業孵化基地，成立了陽城外貿建材城創業孵化基地，按規定和規格制作了基地各種宣傳版面和牌匾，成立了專門的服務機構，配設了創業培訓部、融資服務部、事務代理部、創業指導部、后勤服務部五個部門，以政務代理、創業培訓、信息咨詢、開業指導、技術支持、融資服務、人才引進、事務代理、法律援助為服務內容，轉變工作職能，全心全意為外貿建材市場提供服務。20xx年9月7日，召開了全體商戶會義，正式啟動創業孵化基地。五個部門密切配合，各司其職，收集市場所有商戶的資料，分析他們的經營狀況，引導和幫助商戶辦理工商、稅務等相關證件70余人次，組織帶領商戶參加縣人社局的創業就業培訓，幫助入孵對象辦理失業證37個，創業培訓合格證32個。目前，基地已落實完成32家商戶入孵。

4、立足市場，加強扶持，大大激勵了廣大商戶的創業熱情和信心。

積極為入駐商戶提供優良發展環境，實行24小時安保值班，做到白天有人維持秩序，晚上有人巡邏值班，監控24小時無死角不間斷。加大消防器材和工程建筑設施的檢測。嚴格管理，杜絕市場發生尋釁滋事、打架斗毆、盜竊等事故。一年來，市場沒有發生一起不安全事件。公司積極XX縣廣電局進行溝通協商，外貿建材市場所有入駐商戶，每做一日電視飄字廣告，享受100元補貼。多次邀請銀行來公司對商戶考察調研，并培育市場信用商戶18家，獲得短期流動資金貸款160萬元。加大政策扶持力度，根據入孵基地政策，積極和人社局取得聯系，為入孵商戶爭取貼息貸款和租憑場地補貼。目前一切手續正在辦理過程中，力爭在今年年底將給商戶一一兌現。

一年來，XX縣對外貿易公司緊緊圍繞著縣委縣政府的安排部署，取得了方方面面的成績。但資金不足仍制約著公司的發展。由于公司改造外欠過多，包袱過重，年收入與支出落差較大，使得部分項目難以開展。2014年的工作還是會更加的困難，越來越大的競爭壓力會給我們帶來極大的壓力，然而這些都是暫時的，在新的一年里，我們將以十八屆三中全會精神為指導，攻堅克難，銳意進取，為外貿的不斷繁榮發展做出更大的貢獻！

第二篇：外貿部門管理制度

外貿部門管理制度

-------------深圳市垚垚科技有限公司

一． 主要職能：

1.制定銷售計劃，并報批給總經理審核，審核通過后進行目標分解，并執行實施；

2.按照總經理的部署，做好產品的宣傳推廣，管理公司網站，及時調整及更新推廣內容；

3.合理進行外貿部的預算控制；

4.制定業務人員的行動計劃，并予以檢查控制；

5.留意市場動態收集市場信息；

6.根據客戶詢盤及時與客戶溝通，建立各級顧客資料檔案并備份；

7.與客戶協商，談判，確立銷售合同項目。包括所購產品的價格，數量，規格，材料及其要求，貿易國別，交貨方式，付款方式，交貨期，配件額度及其他條款；

8.向生產部門下達生產訂單，備貨期間，對生產情況進行跟蹤，并告知客戶

9.聯系貨代安排發貨，發貨后通知客戶發貨詳情

10.做好合同尾款的回收

11.做好銷售服務工作，促進，維護與客戶的關系；

12.組織完成各類產品的銷售

二．職能說明：

A．外貿部經理：

1.分析市場供應需求成交量等競爭狀況，正確做出市場銷售預測并報批；

2.擬定年，季度，月銷售計劃，分析目標，報批，并督導實施；

3.根據發展規劃合理進行人員預備，配備；

4.匯總市場信息，提報調整，修改建議；

5.關注所轄人員心態變化，及時溝通處理；

6.組織建立客戶的完整檔案，確保業務人員離職后客戶不會丟失；

7.評估控制交易風險，避免公司損失；

8.指導巡視監督檢查下屬；

9.定期向上級述職報告；

10.制定部門工作程序，和規章制度，報批通過后實行；

11.統計記錄月銷售報表，季度銷售報表，銷售報表

B.外貿業務人員：

1.嚴格執行銷售程序，規范銷售；

2.嚴格執行行為規范，熱情服務客戶；

3.對個人洽談的客戶，負責售后跟蹤及售后反饋，及時匯報；

4.對個人發生的訂單，負責催收尾款；

5.接受客戶異議與意見，并及時上報；

6.建立客戶的完整檔案并每月向上級提交

7.完成公司下達的銷售任務

8.聽從領導指揮，完成上級發布的其他任務

三.薪資待遇：

A．工資：

1.崗位工資:業務員1500/月；外貿經理4000/月（試用期80%）

2.績效工資:業務員700/月；外貿經理無

①.業績部分：300元，按完成當月銷售任務百分比計算

②.考勤部分：100元，全勤且無遲到早退（病假喪假婚嫁除外）按100%發放；遲到早退在三次以內（含）或事假一天以內按50%發放；遲到早退超過三次或事假超過一天以上，無考勤獎勵

③.團隊部分：200元，服從領導管理，無違反部門及公司管理制度，與同事關系融洽，按100%發放，輕微違反部門及公司管理制度，或與同事之間發生輕微情緒爭執按50%發放；嚴重違反部門及公司管理制度，或與同事之間發生嚴重爭執按，無團隊獎勵；

④.執行力部分：100元，嚴格執行上級領導的命令，及公司下達的各項任務按100%發放；未嚴格執行上級領導的命令，及公司下達的各項任務，視情節嚴重發放50%或無獎勵

B．銷售提成：

1.個人銷售提成：

a.銷售提成=當月銷售返款*提成比率

b.提成比率：

完成個人當月銷售目標的0%-100%，1%；

完成個人當月銷售目標的101%-150%，100%以內按1%，101%-150%按1.25%； 完成個人當月銷售目標的151%以上，100%以內按1%，101%-150%按1.25%，151%以上按1.5%

2.團隊銷售提成：

a.銷售提成=當月銷售返款總額*提成比率

b.提成比率：

完成團隊當月銷售目標的0%-100%，5‰；

完成團隊當月銷售目標的101%-150%，100%以內按5‰，101%-150%按7‰； 完成團隊當月銷售目標的151%以上，100%以內按5‰，101%-150%按7‰，151%以上按9‰

c.團隊銷售提成的分配：

銷售經理10%；當月銷售冠軍10%；當月銷售亞軍8%；當月銷售季軍7%；當月協作之星5%（如當月銷售均為個人獨立完成則當月此項獎勵累入年終獎）；10%納入團隊福利基金；20%納入季度獎；30%納入年終獎

C．獎勵：

a.季度獎：由團隊銷售提成中提出20%，每季度發放一次，根據季度銷售報表發

放獎金，銷售經理20%；當季銷售冠軍20%；當季銷售亞軍15%；當季銷售季軍10%；其他業務員按業績分配

b.年終獎：由團隊銷售提成中提出30%，每一年發放一次，根據銷售報表發放獎金，銷售經理20%；當年銷售冠軍20%；當年銷售亞軍15%；當年銷售季軍10%

c.為公司提出合理化建議，致使成本下降，售價上升，品牌提升，由部門向公司申報獎勵，金額100-3000元

D．福利：

a.員工試用期滿，經公司及部門領導審核轉正后，在公司任職期間均可享受公司規定的有關福利待遇

b.外貿團隊福利基金，由每月的團隊銷售提成中提出10%，可用于團隊協作訓練，業務技能升級，工作之余放松等

四．懲罰措施：

以下行為構成過失，將處以相應的罰款，嚴重的將會導致解雇；懲罰金只在績效獎金內扣除

1.在工作時間長時間接打私人電話，或者接待私人探訪超過30分鐘

2.在工作時間睡覺

3.在工作時間看與工作無關的報紙雜志或網站

4.將個人情緒帶入工作，對客人或同事無理

5.事先未通知且無充足理由的遲到超過10分鐘

第三篇：外貿部門計劃書

新外貿部門的計劃書：第1部分

外貿業務部門

工作定性

流程

人員安排

工作要求

客戶分析

1．外貿業務部的定性及定位

1）工作前沿性

2）橋梁作用

3）形象作用

4）工作要求

2．外貿業務部門的工作流程

1）外部

2）內部

3）所需資料表格

4）工作的特點及要求

3．外貿部的內部工作人員配備，權限及責任

1）人員要求

2）主管

3）會計

4）助理員

5）采購

4．貿易條件要求：

1）樣辦

2）合同

3）付款方式的選擇

5．工作的開展及要求

1）展會

2）雜志及其它煤介

3）網上平臺

4）其它

6．客戶分布群的簡要概述及特點。

1）歐洲區

2）美洲區

3）中東區

4）亞洲區

5）非洲區

6）大洋洲區

7）其它地區

外貿業務部的定性及定位

1)工作前沿性

2)橋梁作用

3)形象作用

4)工作要求

一個公司或工廠的外貿部門在工作性質上有別于公司的其它部門。首先，直接同客人的接觸使它一直處于工作的前沿，部門對于市場的變化及客戶的要求有很深入的了解，工作繁瑣而又要求細心。其次，從形象上講，外貿部門在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的體現，由于他們主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作風，都在體現著整個公司的文化。再次，外銷部門是公司與客戶之間的一座橋梁，客戶通過同外貿部門的溝通交流間接地理解了公司的運作，文化。公司的產品及服務是通過外貿部門的工作推出去的，同時客戶的各種信息也是通過外貿部門的分析研究后轉達給公司內部其它部門的，故在這點上可以說外銷部門是公司與客戶之間的紐帶。

基于這些特點，就要求公司的工作人員：在做事的時應有原則，但又能靈活處理事情，做事認真負責，始終抱以微笑，性格不急不燥，能聽取客戶的不同意見（有好有壞），對于突發事件的發生，要能鎮靜處理，有溝通能力，工作協調能力，工作組織能力及能承受工作壓力。

在本部門內各位員工之間要充分合作，互相協調，工作任務分配明確，工作要有序，堅持按照規范的業務流程式操作，工作交叉檢查，這樣可避免引起問題的發生，爭取創造一種活潑，輕松的工作環境氛圍，但在工作上又不失其嚴謹的一面。

外貿部門有其特性，但它不是孤立存在的。它是以生產部及其它部門為基礎的。在工作中要能同本公司其它部門進行有效的溝通。處理事情方面應就事論事，以第一時間處理事情為原則。

外貿業務部門的工作流程

1）外部

2）內部

3）所需資料表格

4）工作要求

大概講，工作主要包括同外部的聯系及內部的系統工作。同外部的聯系主要包括，同客戶的有效溝通，這是部門工作的中心及重心，同報關公司的聯系，同運輸公司的聯系，同倉庫的聯系，同銀行的聯系，同船公司的聯系，同各級配件供應商的聯系。同外部的溝通面較廣，且工作都是通過一步一步的合理安排來完成的。各個環節之間要安排仔細。工作不能斷層，同內部的交流主要是與其它部門的配合，包括，采購部，生產部，等其它部門，從主要工作的特點來講，工作主要是在通過溝通交流的方式來完成工作任務的轉達，協助生產部，采購部等其它部門完成訂單。細致表述客人的要求，來把文字或比較抽象的訂單轉化成實際的貨物。故外貿部門最主要的工作方式是：如何能進行有效的溝通。協調各方面的聯系。及進行有序，有效的工作安排。它以其它部門為基礎，又起到組織其它部門的作用

業務部的工作主要是文字型的，且工作繁瑣，聯系廣，要求用一定的資料表格來規范部門的工作。做到各種信息都有記錄。

1）樣辦單：（SAMPLE FORM）業務中有些客人要求看樣辦，及打樣辦。樣辦確認后做貨。另訂單確認后，外貿業務部也應要求各配

件 供應商打樣確認，以確保質量交貨期。

樣辦在業務中有著不可忽視的重要性，如客有要求打樣辦時，要

填樣辦單，樣辦單經外貿主管或經理確認后，送生產部一份，樣辦單業務部存一份，交會計一份，樣辦單填寫一定要標明所有的客人要求細節。

樣辦要比客人要求多做一個，留存業務部，以便客人確認后照辦做貨。

另外：訂單落實后，如有條件（公司主張），每張訂單都要打板確

認。跟單員要讓供應商在生產大貨之前，根據訂單要求打樣確認。

確認樣辦無誤后在通知供應商生產。

2． 報價單：（QUOTATION FORM），同客人面談時，價格可以馬上

確定，但在業務聯系中很多時候要用到報價單，報價單填寫要標

標明產品所有細節，交貨條件，付款方式。交貨時間等。報價單

由主管或業務員留存。

3． 形式發票：（P/I），這是在客人確認訂單后開給客人的訂單書面確認形式。發票中要求標明所有合同要件，包括：價格，數

量，訂單要求，單價，交貨條件，付款方式，交貨時間，客人嘜

頭等。經部門主管或經理確認后要讓客人簽字確認回傳，業務部

存一份，送會計一份，以便查賬。

4． 成本分析單，（COST ANALYSE FORM）。在報價時，業務員要

做本詢價的成本分析。（大概），在訂單確認后要重新做成本分析，其中如利潤低于部門規訂的百分比后要請部門主管或經理確認是否可以操作，如在規定的利潤范圍內，則業務員可馬上操作。這里要求公司部門要對利潤百分比做一規定，如在多少以上可以馬上操作，如低于多少則要求征的部門主管或經理的同意。現公司規定：部門操作時。利潤如低于5% 剛要求征求經理的同意。因客人要求不同，數量不同，交貨條件，交貨方式，付款方式，熟悉程度等不同故有此要求。

5．生產加工單：（ASSEMBLLING FORM）。在訂單確認后，要根據

同客所簽合同，把客人的要求轉成易于生產加工的形式。上面要

列明客人對訂單的具體要求。每個細節都要有注明。

特別是交貨期及對質量的控制。生產加工單打印后要給主管或經理

確認。簽字后下發到生產部。如有可能。公司要求每次下發生產加

工單時。要召集相關部門主管開小會，由負責些訂單的業務員再次

向其它部門講解訂單詳細要求。做到每張訂單，相關的部門都能充

分了解。這樣在以后的工作中如一方面有所失誤，其它人也可給以

指正。開會時要求主管參加，做到再次對訂單的核對。如跟單（采

購對訂單理解有所偏差時可及時指出）。

6． 采購單：（PURCHASE ORDER 或P/O）。這里主要指根據訂單

要求采購一些所需配件。主要是發到配件供應商處。

要求采購單簡單明了，對配件要求要詳細講明。質量要求及交貨

期。特別注明質量要求及交貨期。

采購單要經主管審核發再傳真給供應商。每次傳真的采購單要求

供應商簽回作實。

7． 驗貨報表（INSPECTION FORM）。公司要求每個跟單或主

管要對每次訂單進行抽檢。包括：對配件的檢查。中期驗貨及最

終驗貨。驗貨時要求照單驗貨。如有任何凝問請及時通知主管或

經理。以便及時解決問題。跟單員要通知主管每次驗貨的情況。

主管也有責任詢問每張訂單的情況。

8． 財務跟蹤單：（ACCOUNT FOLLOW-UP FORM）。公司要求會

計處要有明確的訂單財務記錄。

包括：1）訂單訂金/尾數款詳細的記錄。

2）各訂單配件的款項明細資料。

9． 裝箱單：（PACKING LIST）。每張訂單要根據客戶的包裝要求

做一份包裝明細單。此單在貨做完驗貨無誤后要發給客人。以

證明貨已做完。也是作為催款的一種暗示形式。

10其它資料： 外貿部可能要接解到的資料還有，C/O 單。報關單，訂艙單，商檢單，提單，等等。

11．公司要求每張訂單的資料要全部夾入一資料FILE。包括此張單涉

及到的所有資料。

工作要求:

外貿部門不是一個獨立的部門它是基于生產部之上的一個協助溝通的部門，要其它各部門的有力支持，工作才能做的有效有序。

同采購部，外銷部門經常會碰到客戶問價格的情況，有的是比較熟悉的，有的則不能一時通知價格，這時要同采購部多溝通，以了解成本等價格因素。另有時客人會因在價格上不作讓步，或讓工廠多讓步，這時要同主管或經理講明后同采購部聯系看能否有所降件（指成本方面）。故外貿部門的人員要能與各部門相處融洽。

同生產部，要及時了解生產安排情況。如有新訂單要及時同生產部溝通。以便安排訂單生產，在特殊情況下，（指客貨較急的情況下，同生產部協同操作訂單安排。但平常不允許外貿部門過多過問干涉生產部的安排。

1）周期長，工作隱性。

2）工作方式上：要與工廠工作同步。公司給一定的自由度。因可能外出會客，接客，找樣辦，看辦，看廠（主要指配件）

3）部門上班時間為：8：00-12：001：30—6：00

部門不加班（特殊情況例外）

4）公司給外貿部門主管一定的處理事情的特權。指：價格方面在利潤允許范圍內可以當機立斷。交貨期方面可以根據當時情況通知客人等.這樣才能更有效地去解決問題。

6）公司給外貿部門車輛方面的主便。可以及時調用公司交通工具。

7）外貿部門在傳達有關訂單信息時，要求指令明確不能含糊不清。

8）每期新產品一定要拍照外理存檔。圖象大小統一，格式統一，能直接上傳網上使用。

9）公司網站設計要具有時代特性，英中文，簡單明了，主要要突出產品。網上產品要及時更新。

10）外貿部門要整理一份報價單，應明確單價的上下浮動范圍。以便能隨情況掌握，不至被動。

11）公司有專有電話線及傳真線給外貿部門。傳真線分線安裝。

12）部門資料要整理清晰明了。分類歸檔。如給客人報價資料，要按類歸檔，以便到時查驗。

13）信息要及時處理，當天的信息爭取當天處理完畢。當天詢價要當天回給客人。

14）確保按照合同上要求，按質，按量交貨。此處外貿部門有獨立性。不得遷就其它部門的意見。

15）在同客戶溝通每一環節中，要把服務做到前面

16）主管的指令要明確。

17）辦公室區不準打私人電話。

18）辦公室區不準吸煙。

第四篇：外貿部門實際方案

目錄

第1部分：外貿平臺的建設

一：外貿業務部門建設涉及的基本領域

二：外貿業務部門的工作流程

三：外貿業務部門的工作要求

四：外貿業務部門的貿易條件

五：外貿部站的內部工作人員配備

第2部分：國際市場的開拓

一：外貿主營產品、發展方向的確定

二：國外客戶資源分布群的簡要概述及特點

三：國際市場開拓的主要途徑

第3部分：總結

第1部分外貿平臺的建設

一：外貿業務部門建設涉及的基本領域

1．行政機關的注冊、登記。包括工商、稅務、海關、外匯局、商檢局完成相關手續的辦理；整個流程辦理結束大概1個月時間,最快1周內可以完成。

2．外貿部門的組建。外貿部門作為一個團隊，由于分工不同，一般由業務員，財會（負責核銷、退稅）、單證員，質檢員組成。人員的數量依據業務量而定；在公司創業初期，由于業務量不大，可以一人多職，如業務員可以負責單證的處理。

3．貨運代理，快遞公司的選擇、確定。

從實際操作看，目前大多數外貿公司的相關業務都是委托中介公司來完成的，如貨物的進出口報關，商品法定檢驗及辦理貨物運輸保險，可以省時省事。但選擇合適的中介公司對外貿公司非常重要；好的中介公司可以促進外貿業務的發展。選擇中介公司基本要求應該是業務熟練，專業知識強，服務效率高，收費合理。

由于外貿公司的日常郵件多，費用較大，選擇合適的國際快遞公司可以有效節約費用。通過對全球主要快遞公司的考察，ups收費相對便宜（可以打折到73%），時間上也比較快，一般在2-3個工作日可以到達全球各地。唯一的缺點是貨物的重量由ups在事后帳單中告之。

4．公司形象的建立，如網站，產品規格、樣品陳列。

公司形象是開拓外貿業務時公司的“名片”，外商往往是通過企業形象來逐漸了解其未來合作伙伴的。一個有實力，讓外商感覺可信賴的公司，不僅可以加快合作的進程，而且也有利于將來業務量的不斷拓展。

如何建設公司外貿形象，可以由委托專業的網絡公司、廣告公司按照客戶的旨意進行設計、策劃，當然公司外貿形象的建設，也是逐步發展，不斷完善的，不可能一步到位。

5．參加外貿行業協會，成為會員。

上海市外貿行業協會現有會員在5000家企業左右（包括浦東新區外貿協會），外貿協會的主要功能是為企業提供市場最新動態，邀請相關主管部門，如海關、稅務、商檢、外匯局主管領導為企業進行培訓、講座，內容涉及國家最新外貿政策變化以及進出口操作實際注意事項等。由于外貿協會和政府的關系密切，在企業遭受困難，由協會出面，有利于困難順利解決；另外，隨著國際貿易爭端紛起，反傾銷案件的增多，在外貿協會的組織下的積極應訴，據統計獲勝的案件很多。

二：外貿業務部門的工作流程

1．客戶詢盤：一般在客戶下訂單之前，都會有相關的orderinquiry給業務部，做一些細節上的了解。

2．報價：業務部及時回復客人查詢，確定貨物品名，型號，生產廠家，數量，交貨期，付款方式，包裝規格及柜型等，performainvoice給客戶做正式報價。

3．得到訂單：經過洽談，收到客戶正式的訂單purchaseorder。

4．下生產訂單：得到客人的訂單確認后，給工廠下訂單，安排生產計劃。

5．業務審批：業務部收到訂單后，首先做出業務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審核表要由業務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核后才能執行。如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經公司總經理審批才行。合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進程員跟進。

6．下達生產通知：業務部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達生產通知,通知工廠按時生產：6.1：如果是l/c付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認l/c已經收到，收到l/c后應業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證。6.2：如果是t/t付款的客戶，要確認定金已經到賬。6.3：如果是放帳客戶，或通過銀行d/a等方式收匯等，需經理確認。

7．驗貨7.1：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。

8．制備基本文件。工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業發票，裝箱單等文件（應由業務跟單員制作，交給單證員）。

9．商檢：如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

10．報關

11．出口收匯

12．公司要求每張訂單的資料要全部夾入一資料file。包括此張單涉及到的所有資料。

三：外貿業務部門的工作要求

外貿部門不是一個獨立的部門它是基于生產部之上的一個協助溝通的部門，要其它各部門的有力支持，工作才能做的有效有序。

在客戶問價格時，有的是比較熟悉的，有的則不能一時通知價格，這時要同采購部多溝通，以了解成本等價格因素。另有時客人會因在價格上不作讓步，或讓工廠多讓步，這時要同主管或經理講明后同采購部聯系看能否有所降件（指成本方面）。故外貿部門的人員要能與各部門相處融洽。

同生產部，要及時了解生產安排情況。如有新訂單要及時同生產部溝通。以便安排訂單生產，在特殊情況下，（指客貨較急的情況下，同生產部協同操作訂單安排。但平常不允許外貿部門過多過問干涉生產部的安排。

1．周期長，工作隱性。

2．工作方式上：要與工廠工作同步。公司給一定的自由度。因可能外出會客，接客，找樣辦，看辦，看廠（主要指配件）

3．部門上班時間為：8：00-12：001：30—6：00

部門不加班（特殊情況例外）

4．公司給外貿部門主管一定的處理事情的特權。指：價格方面在利潤允許范圍內可以當機立斷。交貨期方面可以根據當時情況通知客人等.這樣才能更有效地去解決問題。

5．外貿主管可以有相應的活動經費。

（但只適合在一定的范圍之內）。

6．公司給外貿部門車輛方面的主便。可以及時調用公司交通工具。

7．外貿部門在傳達有關訂單信息時，要求指令明確不能含糊不清。

8．每期新產品一定要拍照外理存檔。圖象大小統一，格式統一，能直接上傳網上

使用。

9．公司網站設計要具有時代特性，英中文，簡單明了，主要突出產品。網上產

品要及時更新。

10．外貿部門要整理一份報價單，應明確單價的上下浮動范圍。以便能隨情況掌

握，不至被動。

11．公司有專有電話線及傳真線給外貿部門。傳真線分線安裝。

12．部門資料要整理清晰明了。分類歸檔。如給客人報價資料，要按類歸檔，以

便到時查驗。

13．信息要及時處理，當天的信息爭取當天處理完畢。當天詢價要當天回給客人。

14．確保按照合同上要求，按質，按量交貨。此處外貿部門有獨立性。不得遷就

其它部門的意見。

15．在同客戶溝通每一環節中，要把服務做到前面

16．主管的指令要明確。

17．辦公室區不準打私人電話。

18．辦公室區不準吸煙。（如有客例外）

19．辦公時間不準上網聊天。

四：外貿業務部門的貿易條件

1．打樣：

樣辦在訂單處理中占到十分重要的位置，故要求對樣辦的要求要小心認真。如客有要求寄辦。在可能的情況下，要盡量寄辦給客人；但要參考下列要求。

公司根據客人要求提供樣辦。但要收取相應的樣辦費用。具體情況以實際操作為準。（具體情況視客而定）

在收到樣辦費用后給客提供樣辦。如國外客戶，樣辦費用要計算運費在內。（特殊情況視具體情況而訂，由部門主管快定）

打樣寄辦后要留存資料，以備查。

所填樣辦單送交會計一份。

2．合同：

大部分的商業行為都以合同為規范標準。以確定雙方的權利和義務。故如有同客人簽訂合同，則一定要根據合同要求處理。在簽訂合同之前要充分考慮到公司及部門的實際處理情況。如在沒有保證的前提下，不要隨便簽訂。

如客人在合同中列出一些特別要求，要視情況及時與經理取的溝通。確認可以達到客要求后再簽訂。

合同中的四要素一定要仔細核對清楚：（價格，數量，質量要求，交貨日期）在有疑問時要同客人溝通。

3．付款方式的選擇：

公司外貿部門的收款方式暫時為：

現金付款

t/t

l/c

大筆的貨款：公司暫不接受：

d/patsight/

moneygram

paypal

creditcard

check

等付款方式。

只有公司在收到尾數款后才安排出貨。如在未收到尾數款的情況下出貨時，會計有權利過問，除非主管能給出一個合理的解釋。（視具體情況而訂），但會計一定要通知經理。

五：外貿部站的內部工作人員配備

外貿部門的人員要求少而精。如部門人員暫時不夠。寧愿多花時間找合適人員，也不能胡亂找人頂替所缺職位。由于工作的關系。部門要求人員：要誠實，勤奮，有合作精神及團隊精神。

第五篇：外貿部門計劃

外貿部門2012-2013工作計劃

外貿部門工作計劃，主要分為4個季度，每個季度的內容和目標如下：

第一季度

一、平臺的完善和團隊的鍛煉

1.1根據網站的定位，準備應用效果圖，生動，清晰，有聯想余地的，傳遞給客戶，在細節部分充分體現產品的特點。一共20類，每類9張圖片，在3月1日之前完成，負責人jack，新來A,員工協助。

1.2每個應用圖下面的文字信息，要詮釋應用圖，充分體現我們提供的價值，能給客戶帶來什么樣的效果，在3月1日前完成，負責人cherry，由新來的B員工協助。

1.3每個應用圖和文字中間的表格，就是基本參數，這個由keven負責，在3月1日之前完成。

1.4網站的推廣方案的制定和執行監督，由東方來負責，3月1日前完成。

以上圖文并茂的資料，需要于設計部門積極配合，也需要外貿部門和老總多 溝通，網站的瀏覽過程，就是我們引導客戶下單的過程，所以，我們前期的所有的投入都是必要的。

1.5客戶資料的整理和等級分類，以及分配上，進行細節劃分，在3月31日前，清晰分配下去，責任到人，逐步實現流程化，由jack負責，其他人協助。

1.6網站的作用，如何更好的利用網站的功能，開發以往的客戶，要制定確實可行的方案由jack負責，A，B協助。

2.1環球資源的上線，圖片和文字的上傳，主要由shirley負責，在3月1日前完成。

2.2環球資源的推廣，主要是關鍵詞的優化，在3月31日前，了解排名規則，并進行測試，由jack負責，其他等協助。

2.3平臺和網站的整合，如何互相促進，要制定規劃，有助于客戶數量的增加和質量的提高，這個工作由jack負責，其他人協助。在3月1前完成。

3.1新員工的培訓，對公司文化的理解和外貿規劃的理解等，這個工作由jack來完成，在入職后的3周內達到預期效果。

3.2定期參加相關主題的會議，提升業務能力和對公司規劃的理解等，一個季度3-5次，這個工作，由jack負責。

3.3對于工作中所遇到的問題，清晰解決問題的思路，首先清楚問題是什么，其次，怎么解決問題，最后為什么要這樣解決，這樣的思維模式需要半年的時間甚至更多，先從培養

這個意識開始，由jack負責。

3.4通過團隊之間的配合，不斷優化內部協作上的流程，提升效率，真正做到團結一致，直

奔目標，先從培養意識開始，3月1日前見成效。

二、針對網絡推廣運行中的問題的流程化規范和外貿跟單過程中問題的解決模式

在網站推廣過程中所遇到的問題和感悟，跟大家分享，更多了解網絡，熟悉網絡，運用網絡，每周專題探討，由東方組織，3月31日前，大家對網絡營銷有個更高層次的認知，并且提高對公司網絡方面戰略的認同和信心。

網絡推廣方面的規劃，制定操作流程，監督流程，作業自動化，需要東方制定相關的規則和模版，大家在初步的操作過程中不斷提出修改方案，慢慢完善，形成我們獨有的網絡推廣流程，在3月31前完成公司客戶的細分，最有意向的客戶由郭健來負責，其次是shirley負責，對于客戶進展情況的不斷優化，每個人都要提出自己的意見和建議，在原有的流程上進一步提高效率，縮短跟單過程，執行人，jack，其他人協助。

對于任何突發的問題，及時解決，但是事后一定要記錄在案，定期總結，不斷反思，盡量避免流程內的問題出現，執行人jack。

三、推廣和業務，所有的流程進行數字化量化監督，提升效率。

推廣每個月有計劃，考核就是數據表，要看到實際的效果，這事由歐陽海生負責，jack監督。3月31日前

工作進展，透明化，清晰化，用數字說話，用進度證明自己，執行人jack。3月31日前。

四、第一季度整體業績目標260萬

第二個季度

一、營銷推廣的規劃和展會的策劃

網站，平臺，展會資源整合，4，月份為5月初的展會，做準備工作，所有的策劃活動和推廣方案，都是以提高展會的效果為前提，具體規劃，由jack制定，其他人協助，在4月的第一個星期制定。

2、展會的策劃和準備

展會的策劃，和網站的整合，具體活動的制定，分配到人，由jack負責，在4月的第二周完成。

二、客戶的細分和推廣的優化

通過上一季度的細分和跟蹤，再次提高客戶分級標準，重新分配，有針對性的分析跟蹤，制定相關策略，形成習慣，此事由西門負責。四月的第三個星期。

2、推廣方式的升級和優化，為業務帶來更多的詢盤和訂單。

通過網站，平臺，和展會的整合，評估效果，調整方案，增加推廣方式，提高推廣力度，帶來更多的詢盤的同時，提高轉化率，訂單量的增加，具體方案的制定，由東方負責，5月31日前完成三、團隊凝聚力的提升和營銷的更深入了解

通過網站，平臺，展會，和半年的溝通，了解，在團隊協作上，團隊文化上，大家是不是保持積極的狀態，良好的心態，進行總結和規劃，為達成目標，奠定思想基礎，執行人，jack，6月31日前完成。

團隊各成員對于管理，團隊，網絡營銷，公司的戰略目標，是否理解的更加深刻，對于公司的發展是否信心十足，進行交流，執行人jack。

四、第二季度整體業績目標580萬

第三個季度

一、總結前兩季度所遇到的問題并解決，更加完善外貿體系和流程

1、對于前兩個季度營銷和業務方面的問題進行總結分析并解決

對于營銷和業務方面的問題和一些影響訂單達成的因素，要落實到人，通過大家的交流和討論，清晰各自的責任，并且針對問題等進行各自負責內容的總結和提出解決方案，業務方面執行人西門，網絡方面執行人東方，整體協調上的負責人jack。

2、對于外貿各個環節，人員的配合度的提升，進行強化

各個環節通過半年的運作，人員的流動，職責的清晰，責任的承擔，等等，需要在工作過

程中，不斷總結，交流和溝通，執行人jack。

3、真正做到體系完善，執行力強大和迅速。

隨著團隊的穩定，工作的模板化，逐漸實現流程化，自動化，體系健全，運轉正常，執行迅速，執行人jack。

二、業績的穩定提升和市場的初步規劃

1、通過網站的推廣，B2B平臺的運作，和展會的配合，逐步提升外貿業績。

2、對于各個區域市場的規劃概念形成3、逐漸向專業化，有針對性的做市場

三、團隊內部形成拼搏向上的風氣，相互競爭，相互支持

1、強化團隊文化，打造拼搏向上的團隊，凝聚力，執行力再上新臺階

2、以訂單為目標，以團結和諧為前提，積極拼搏，每人都做冠軍。

四、第三季度整體業績目標900萬

第四個季度

一、各個平臺效果的總結分析，有針對性的解決問題，提高業績。

1、網站，環球，展會，出貨客戶，意向客戶等進行詳細的分析與探討和交流，在營銷平臺的利用率上，爭取再上一個臺階。

2、針對各個平臺不同來源的客戶，和成交的比例，反思跟單過程中的問題，并進行研究和解決人員分配的調整，還是客戶結構的調整，都根據實際情況進行

二、狠抓客戶跟蹤過程，關注細節，激勵制度的完善

1、跟蹤客戶，對于周期長，沒有下單的，進行分析和總結，提高效率

2、細節決定成敗，不斷反思，在跟進客戶過程中細節的問題，并分享

3、好的員工是獎勵出來的，鼓勵和支持，是必要的。

三、回顧歷史，展望未來，總結經驗，開拓市場

1、業績的拼搏，團段文化的建設，是否收獲良多，探討我們走過的路

2、對于明年的規劃，各個成員有何看法和計劃，交流分享。

3、市場的開發，我們是否占有了一定的比例，或者形成口碑了

四、第四季度整體業績目標1200萬