第一篇：解讀公文處理與應用技巧

公文處理與應用技巧

（一）---公文頁面設置

2012年4月16日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合發布了《黨政機關公文處理工作條例》（簡稱“新《條例》”），要求從2012年7月1日起施行。同時，國家質檢總局、國家標準化管理委員會聯合發布了國家標準GB/T9704-2012《黨政機關公文格式》（簡稱“新標準”），并與2012年7月1日實施，從而實現了黨政兩大系統公文的統一，初步形成了規范、科學、高效的黨政機關公文處理體系。

筆者在對新《條例》和新標準學習的同時進行了一些探索，現將取得經驗與技巧與大家分享和交流。

公文頁面設置

新標準規定：公文用紙采用GB/T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為210mm*297mm。公文用紙天頭（上白邊）為37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm*225mm。

我們來具體分析一下：紙張為A4，寬為210毫米、高為297毫米，版心寬為156毫米、高為225毫米。那么左右頁邊距就為210-156=54毫米，54÷2=27毫米，因為左邊需要裝訂故加上1毫米為28毫米，則右邊距為26毫米。同理，上下頁邊距為297-225=72毫米，72÷2=36毫米，所以上邊距為37毫米，下邊距為35毫米。

換算成厘米，即左邊距為2.8厘米，右邊距為2.6厘米，上邊距為3.7厘米，下邊距為3.5厘米。下面我們就對Word文檔進行相關頁面設置。

打開或新建一個Word文檔，在“文件”工具欄下選擇“頁面設置”選項（或使用快捷鍵Alt+F+U），在打開的對話框中，將“紙張”設置成A4，“頁邊距”按下圖設置。

設好后點“確認”按鈕即可完成。如果經常使用此種格式，點擊“默認”按鈕，在出現的對話框內點“是”，再點“確定”按鈕，就能設成默認格式。（王志龍）

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（二）---行數和字數的設置

行數和字數的設置

新標準規定：公文每頁排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調整。

如何做到每頁22行，每行28字，下面筆者就為大家演示一下相關設置。新建或打開一個Word文檔，在“文件”工具欄下選擇“頁面設置”選項（或使用快捷鍵Alt+F+U），在打開的對話框中，選擇“文檔網絡”選項卡，進行如圖設置。

—2— 注意，此種設置必須是在默認字體大小為“三號”下進行的，如果默認字體不是“三號”，請先按照《計算機基礎與應用技巧

（七）---Word中默認字體格式的設置》將默認字體大小改成“三號”，再進行設置。

最后，點擊“確定”按鈕即可生效，如經常使用此格式，請設置成“默認”。

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（三）---頁碼的規范設置

頁碼的規范設置

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196063142.doc 老秘網www.tmdps.cn 我們平時設置頁碼時，為了方便，總是將頁碼設成“居中”。其實，這種做法是錯誤的。

“新標準”規定：公文頁碼一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7毫米。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。

下面我們來具體分析：

首先，單頁碼居右空一字；雙頁碼居左空一字。意思為：公文雙面打印，頁碼正面居右，空一個漢字；反面居左，空一格漢字。特殊情況，單面打印頁碼“居右”。

再次，頁碼數字為阿拉伯數字，大小為4號。頁碼左右各放一條一字線，所謂“一字線”，就是符號欄中的“—”符號（不是短的“－”符號），左右的“—”符號和數字之間都應有一個半角空格。

最后，頁碼應當連續編排，空白頁不編排頁碼。在Word文檔中，公文頁碼的格式具體細節設置如下：

打開或新建一個Word文檔，在在“文件”工具欄下選擇“頁面設置”選項（或使用快捷鍵Alt+F+U），在“板式”選項卡下，將頁眉和頁腳設成“奇偶頁不同”，點擊“確定”。如圖1 —4—

然后在“視圖”欄目下打開“頁眉和頁腳”選項（或使用快捷鍵Alt+V+H），點擊圖2紅圈內的按鈕，從默認“頁眉”轉換到“頁腳”。

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（四）---公文字體的設置

公文字體的設置

注：此處字體僅指公文標題和正文的字體，抄送和附件等模塊字體另作專題說明。新標準規定：公文標題一般用2號小標宋體字，編排于紅色分割線下空兩行位置。公文首頁必須顯示正文，一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文檔結構層次序數依次可以使用“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。

在日常公文處理中，一般使用方正小標體字、仿宋GB-2312字體、楷體GB-2312字體和黑體字。其中，Word自帶黑體字，其余字體需下載安裝。

—6— 打開瀏覽器，在“百度”中搜索并下載以上字體；然后打開“控制面板”，找到“字體”，雙擊打開；將下載的相關字體（后綴為.TTF）拷貝到里面，即可完成字體的安裝。

注意，將標題設為方正小標宋體2號時，若為兩行則行距比較寬，需重新設置“行距”。《國家行政機關公文格式》規定：“公文標題以2號字高度加2號字高度的八分之七的距離為以基準行”，這個行距大概是35磅左右。選中標題內容，右鍵單擊，選擇“段落”，在“縮進和間距”選項卡下，將行距設為“固定值”，“35磅”。如圖1：

公文字體的整體設置如圖2：

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公文處理與應用技巧

（五）公文版記的規范設置

公文版記的規范設置

—8— 黨政機關公文的版記，即公文格式的第三部分，包括抄送、印發機關和印發時間等。

版記應置于公文的最后一頁，版記的最后一個要素置于公文的最后一行。新標準規定：

（1）版記中的分隔線：版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35毫米），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25毫米）。首條分隔線位于版記中的第一個要素質上，末條分隔線與公文的最后一面的版心下緣重合。

（2）抄送機關：公文如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發機關和印發日期之上一行、左右各空一個字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。

（3）印發機關和印發日期：印發機關和印發日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發機關左空一個字，印發日期右空一個字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編01），后加“印發”二字。

（4）版記中如有其它要素，應當將其與印發機關和印發日期用一條細分隔線隔開。

分析上述規定，我們首先來看如何設定粗細分隔線，新標準規定粗線推薦高度0.35毫米，細線推薦高度為0.25毫米。我們可以換算一下：高度的一磅等于七十二分之一英寸，等于0.3527毫米；那么0.35毫米就約等于1磅，0.25毫米約等于0.71磅。下面我們來具體設置分隔線。

點擊“繪圖”工具欄的“直線”（如果看不到“繪圖”欄，點擊“視圖”——“工具欄”——“繪圖”），將鼠標移動到需要畫分隔線的位置，按住shift鍵，同時按住鼠標左鍵拖動，就可以畫出一條直線。選中直線，右鍵單擊，打開“設置自選圖形格式”，將線條粗細改為1磅（粗線），細線設為0.71磅，如圖1；同時，在“大小”選項卡下，將寬度設為“15.6”厘米，如圖2：

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—10— 公文處理與應用技巧

（六）---附件格式的設置

附件格式的設置

公文的附件一般包含兩個部分，一部分為正文下面的附件說明，另一部分為附件內容。

新標準規定：

（1）附件說明：公文如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1．XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱首字對齊。

（2）附件內容：附件應當另面排版，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編寫公文的發文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。

下面筆者給出附件設置的具體示例：

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公文處理與應用技巧

（七）---發文機關署名和印章的設置

—12— 發文機關署名和印章的設置

平時，我們接到市委、市政府等單位的文件時，有些是未加蓋公章的，這讓人很困惑，難道是他們工作的疏漏，忘記蓋章了？事實則不然，通過下面對發文機關署名和印章設置的介紹，你會豁然發現，“噢，原來是這樣！”

對于發文機關署名和印章的設置，新標準有著明確而又模糊的規定，我們一起來學習。

新標準規定：（1）加蓋印章的公文

成文日期一般右空四個字編排，印章用紅色，不得出現空白印章。

單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當距正文（或附件說明）一行之內。

（2）不加蓋印章的公文

單一機關行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發文機關署名，在發文機關署名下一行編排成文日期，首字比發文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發文機關署名右空字數。

下面筆者給出具體的實例：

現在大家明白為什么有些公文不加蓋公章了，但是對于不加蓋公章的公文有著清晰的格式要求，如果不按照要求行文，那么所印發的公文就是不規范的，公文效力就會受到質疑。

為什么說新標準對于發文機關署名和印章有著明確而又模糊的規定。新標準清楚規定了公文可以加蓋公章，也可以不加蓋公章，并對具體的格式設置進行了規定，這點是非常明確的。但是，新標準并沒有對二者的使用范圍加以界定，這點是非常模糊的，對此也產生了一定的消極效果。那我們發文究竟該如何采用哪種格式？老秘網通過總結和探究后認為：一般下行文可以采用不加蓋印章的格式，因為是上級給下級發文，紅頭已經代表了效力；如果是下級給上級行文，我們建議采用加蓋印章的格式，—13—

196063142.doc 老秘網www.tmdps.cn 以顯莊嚴。總之，為了維護文件的權威，我們建議不論是上行文、還是下行文，盡量采用加蓋印章的格式。

以上為個人觀點，不足處，請指正。

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第二篇：公文寫作與處理的方法與技巧

公文寫作與處理的方法與技巧

公文寫作與處理的方法與技巧 第一部分：公文寫作的基本要求和常識

一、秘書與公文的關系

秘書與公文的關系，是人與物的關系，秘書是辦理公務的人，公文是涉及公務的文書。“領導面前是紅人，工作上是忙人，經濟上是窮人，身體上是病人，家庭上是罪人”就是對秘書這個“人”的形象刻劃。公文與秘書有著密不可分的關系。“熱愛公文崗位，熱愛公文寫作”是作好秘書工作的必要條件。寫好公文，還具有以下四個作用：

1．寫好公文可以使秘書勝任工作。特別是在機關工作，在政府工作，如果不會寫公文，就沒有地位，就沒有作為，至少說是不能勝任工作。毛澤東同志的秘書田家英，跟隨主席18年，靠著自己的努力，由從事事務性工作最終成為主席的文字秘書，他起草的八大開幕詞中“謙虛使人進步，驕傲使人落后”，至今為大家所熟知和常用，催人警醒，影響深遠。

2．寫好公文可以使文秘人員提高水平。人的大腦經常思考問題，越思越靈。一個人經常寫作公文，水平自然也會提高。在寫作公文的過程中，人需要構思和布局，需要分析和判斷，需要思考解決問題的方法和措施，在這個過程中，一個人的能力得到全面鍛煉，他的綜合分析能力、駕馭全局的能力和解決問題的能力相應都會得到提高。

3．寫好公文可以使公務員不斷進步。人們常說，不想當將軍的士兵不是好士兵。同樣，不想當領導的秘書不是好秘書。在秘書崗位，通過寫作公文，基礎就會打的比較牢，能力提高的比較快。自然，接觸領導的機會就比較多，進步的機會就比較多。國家領導人許多都是秘書出身，比如毛澤東、鄧小平、楊尚坤、胡錦濤等。可以說，秘書這個崗位鍛煉人，也造就人。

4．寫好公文可以使公務員終生受益。文章寫的多，積累就會多，千年文章會說話。許多人退休后，都愛寫回憶錄等書籍，這是對人生的一個總結，是一件很有意義的事情。大家在工作中，一定要注意加強工作積累和生活積累。瑞士人一生有三件事“生一個孩子，栽一棵樹，寫一本書”，把寫一本書和生孩子相提并論，可見寫作的重要性和它不尋常的意義。

二、什么是公文

（一）公文的含義

國家行政機關的公文（包括電報）是國家行政機關進行行政管理過程中所形成的具有法定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發布行政法規和規章，施行行政措施，請示和答復問題，指導、布臵和商洽工作，報告情況，交流經驗的工具。

中國共產黨機關的公文，是黨的機關實施領導、處理公務的具有特定效力和規范格式的文書，是傳達貫徹黨的路線、方針、政策，指導、布臵和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況的工具。

一般來說，只有具備了以下幾個條件才能算作公文：

首先，公文是在公務活動中使用并形成的，是為了處理公務，不是辦理私事的。

其次，公文的使用范圍一般限于行政機關，人民團體、企事業單位也常根據情況比照使用，個人不得使用公文。

第三，公文是具有特定格式的文字材料。它不同于普通的文字材料，從標題到落款，從內容到文面，從用紙到標記都有特定的要求。公文也不同于公務活動中使用的其它材料，如圖片材料、音像材料、電訊材料等。

（二）公文的形成

公文的形成已經有兩千多年的歷史，“公文”一詞最早見于《后漢書〃劉陶傳》，“但更相告語，莫肯公文”。另有一說見于《三國志〃趙儼傳》，“公文下郡，綿絹悉以還民”。公文是時代的產物，是階級的產物，反映了國家的意志。公文的形成受社會形勢發展、工作需要、國家利益、社會需求、人民呼聲等條件的影響或制約，在不同的社會發展時期，有不同的公文，以下是公文發展的一組史料：

甲骨文公文＿殷商時期 青銅器公文—周朝時期

石刻公文—春秋時期

簡冊公文＿秦漢時期

絹帛公文—晉朝時期

紙質公文＿現存唐朝

電子公文—現代

目前我們現行公文處理辦法，是2000年8月24日國務院發布新的《國家行政機關公文處理辦法》，該辦法自2001年１月１日起施行。辦法規定現行公文文種有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等十三類十三種。

（三）公文的特點

1．公文具有鮮明的政治性

公文產生于階級、國家出現之后，是統治階級貫徹其指揮意志、行動意圖的系統記錄，直接反映國家政權的意向和階級的根本利益。

2．公文具有嚴肅的法定性

公文具有法定性，這主要表現在公文必須有法定的作者，即依法成立并能以自己的名義行使權利和承擔義務的組織。

3．公文具有特定的權威性

法定的作者在法定范圍內行使職權制作和發布的公文，就具有法定的權威性。公文內容具有約束力是公文權威性的具體體現。

4．公文具有對現實工作的指導性

公文是在現實工作中形成和使用的，目的在于推動現實工作。一項工作一旦完成，在開展這項工作中形成并使用的公文的作用也隨之結束。

5．公文具有一定的規范體式

公文寫作講求格式規范，任何行政機關和單位必須執行國家規定的統一公文格式，不得另搞一套，自行其是。現階段，黨政機關的公文寫作與處理，必須嚴格遵守《國家行政機關公文處理辦法》和黨的公文規定。

三、公文的分類

（一）公文的種類 1．規范性公文

行政公文13種，包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要；黨的公文14種，包括決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要。

2．法規和規章性公文

共11種，包括條例、辦法、規定、章程、細則、規則、規程、規范、公約、守則、紀律。

3．通用性公文

共14種，包括計劃、規劃、工作安排、工作要點、方案、調查報告、簡報、總結、述職報告、提案、講話稿、書信、布告、導詞。

4．執法公文

共12種，包括行政處罰決定書、行政強制執行申請書、行政強制執行決定書、行政復議申請書、行政復議答辯書、行政復議決定書、行政起訴狀、行政上訴狀、行政答辯狀、行政賠償申請書、行政

（二）行政公文與黨的公文的異同

1．從作用方面看相同點：都是傳達、貫徹黨的路線、方針、政策的工具，都具有領導、指揮、聯系、溝通和宣傳教育作用。不同點：在于公文的性質、內容、行文對象和指向不同。行政公文是國家意志和權力的體現，是行政行為和行政管理措施的手段，行文對象和指向是國家各級行政機關、企事業單位以及人民群眾。黨的公文是黨的意志和權力的體現，公文內容主要是傳達貫徹黨的路線、方針、政策，實施黨的領導；行文的對象和指向是各級黨的組織和黨員。

2．從行文方面看相同點：二者的同級機關及其同級機關之間可以聯合行文。不同點：行政公文是按照行政隸屬關系行文。黨委一般不直接對行政機關行文，通常是通過對設在行政機關的黨委或黨組行文，實施對行政機關的領導；行政機關對黨委行文也要通過黨委或黨組的公文，而不是用公文直接行文。

3．從文種上看有9種相同的，是決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。有9種是不同的，公文多了命令（令）、公告、通告、議案4種，黨的公文多了決議、指示、公報、條例、規定5種。

四、公文格式

（一）公文的一般格式

根據國家標準，公文一般由眉首、主體、版記三部分組成，分為秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等17項要素。

1．眉首

臵于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統稱為眉首。眉首主要包括：公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號和簽發人。

2．主體

臵于紅色反線（不含）以下至主題詞以上（不含）之間的各要素統稱為主體。主體主要包括：公文標題、主送機關、公文正文、附件、成文時間和公文生效標識、附注。公文正文從主送機關下一行開始，每自然段左空2字，回行頂格，數字、年份不能回行。公文印刷中字體字號的選用：公文標題用2號小標宋體，正文一級標題用三號黑體，正文二級標題及主題詞用3號宋體，正文一般用3號仿宋體。每頁排印22行，每行28個字。公文文字表達應力求簡明扼要，層次分明，力求說短語、行短文，避免多層次結構。多層次結構的正文分條標識方法為：

第一層用：一、二、三、……

第二層用：

（一）（二）

（三）……

第三層用：1.2.3.……

第四層用（1）（2）（3）……

個別出現第五層時用：①②③……

3．版記

臵于公文主題詞以下的各要素統稱為版記。版記應臵于公文最后一頁，版記的最后一個要素臵于最后一行。版記主要包括：主題詞、抄送、印發機關和印發時間。版記各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

（二）公文的印刷格式

1．用紙格式

公文用紙格式，指公文用紙幅面尺寸。目前我國公文紙采用國際標準A4型（297mm×210mm）。布告、公告、通告等公布性公文用紙幅面尺寸，可根據實際需要確定。

2．印裝格式 公文的印裝格式，指公文排版、裝訂形式與字體字號的選用。公文使用的漢字按國家規定的標準方案執行，并從左至右書寫、排版。少數民族文字按其習慣書寫、排版。公文一律左側裝訂。公文數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，其它的都應當使用阿拉伯數字。在同一公文中數字的使用應前后一致。公文中應采用國家法定的計量單位。

（三）主題詞的標引與制作

1．主題詞的標引依據

目前，行政公文主題詞標引的依據主要是國務院辦公廳秘書局制訂的《國務院公文主題詞表》，共由十五類1049個主題詞組成，分為主表和附表兩大部分，主表有十三類751個主題詞，附表有二類298個主題詞。

2．主題詞的標引程序和方法

主題詞的構成要素有三個方面：一是體現公文歸屬類別的詞，二是體現公文內容特征的詞，三是體現公文文種的詞。標引時可據其涵義，按“一類別、二內容、三文種”的順序依次排列。類屬詞標引時如無十分貼切的主題詞，可按“宜寬不宜窄”的原則，選擇相近的主題。每份公文一般以標引四至五個主題詞為宜，除類別詞外，最多不要超過五個。

第二部分 常用公文的寫作方法

一、怎樣寫好公文

（一）目前公文的現狀和問題

應該說，目前公文的現狀不容樂觀，問題很多，形象不佳。歸納起來，主要表現在以下四個方面（抄、長、假、亂）：

1．“文抄公”主筆，大抄特抄。這種現象很有的普遍性。2．“懶婆娘”當家，又臭又長。經常在稿中“首先一個，其次一個，再者一個，另外一個，還有一個，其他一個，最后一個，補充一個”，越看越不愿意看。

3．“貼膏藥”盛行，無病呻吟。不管發文有用沒有用，無事找事。

4．“我說算”上崗，亂用文種。主要表現在“報告請示亂上，通知意見亂發，公告通告亂貼”。

以上這些問題，大家在寫作公文時一定要注意，至少不會走彎路，對提高公文寫作水平大有幫助。

（二）怎樣才能寫好公文

1．領會意圖——公文撰制的“奠基工程”

公文撰制在思維方式上，有別于文藝創作等“有感而發”，而是“遵命行事”，必須秉承領導旨意，領會領導意圖，根據工作需要而撰制。

一是積極擴展領導意圖。秘書要善于從更多的層次和角度去思考問題，保證制發的公文具有一定的思想內涵。

二是善于挖掘領導意圖。秘書應當主動和領導同志商量研究，深化領導的意圖。

三是努力完善領導意圖。秘書要注意與領導溝通，并注意聯系實際情況，從而比較全面體現領導意圖。

四是及時捕捉領導意圖。要做一個“有心人”，手腦勤快，及時掌握領導的思想脈搏。

2．構思準備——公文撰制的“設計藍圖”

要認真構思，做好準備工作。在構思過程中，要掌握三個基本環節：

第一，要確定好公文主題。公文主題應做到“一文一題”，即只能突出一個中心，不能搞多中心，切忌主題不明或多主題。

第二，要合理安排結構。最好先擬個寫作提綱，對公文通篇布局進行安排。

第三，要精心選擇材料。對材料必須經過一番去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里的加工整理后才能使用。

3．擬寫文稿——公文撰制的“施工階段”

一是必須扣緊主題。寫作提綱就是按主題而設想的思路，對緊扣主題的材料要下功夫挖掘。

二是要詳略得當。做到布局合理，層次分明，重點突出。三是要一氣呵成。擬寫文稿的路子定好了，材料選好了，最好一氣呵成。

4．認真修改——公文撰制的“整修裝璜”

修改是公文撰寫過程中不可缺少的一環，如何進行修改，如何掌握正確的修改程序，可以從以下幾個方面入手：

第一，先看主題。進一步挖掘和深化主題，使主題更深刻、明確、集中。第二，審改觀點。主要看文稿的觀點和提法是否有錯誤，能不能站住腳，是否經得起推敲和實踐的檢驗；文稿中的概念、判斷和論證是否符合客觀實際情況，是否符合中央和上級規定的方針政策。

第三，調整材料。如果文稿使用材料過多，淹沒或沖淡了觀點，應該加以修整和剪裁，留有最有用的材料；如果文稿有言之無物之處，要補充必要的材料；如果材料不準確，要重新核實更正；如果材料的觀點不一致，要服從觀點，刪節材料或選擇更換新的材料。

第四，理順結構。主要是檢查文稿框架是否合理，層次是否分明，段落是否得當，過渡照應是否自然周全等等。

第五，推敲文字。公文語言力求精益求精。修改中要采取逐字逐句仔細推敲的辦法，對文字進行加工潤色。

二、常用公文寫作

（一）通知

1．通知的概念

通知是適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員的公文。

2．通知的種類

從內容、性質上大體可以劃分為：發布性通知、命令性通知、事務性通知、批轉性通知、會議通知。

3．通知的寫作要求（1）明確行文目的

首先明確為什么寫這個通知，通知的主要內容是什么，以分清是哪一類通知，然后確定怎樣寫。其次要確定寫作的范圍和對象，針對什么問題，解決什么問題，根據客觀情況和開展工作的需要確定寫作的范圍和對象，以明確行文目的，有針對性地寫好通知。

（2）抓住主要內容

不同種類的通知，有不同的規范體式，但是，緊緊把握住主要內容，是寫好通知的關鍵，絕不能喧賓奪主，沖淡主要內容。比如命令性的通知，一般要講清情況和問題，但只能作為事由、背景來概括敘述，重點則是針對實際情況和問題，提出指示性意見、要求及措施，并做到政策界限清楚、明確。

（3）文字表述準確

首先對受文單位的名稱必須寫清寫全，或采用規范化的簡稱。其次為使受文單位便于操作，凡屬應該說明的有關情況，應該執行的具體事項，以及有關的時間、地點、條件等，都要做到周密、準確，以免貽誤工作，造成損失。

（二）報告

1．報告的概念

報告，是適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問的公文。

2．報告的種類

報告的種類較多，可以從用途、性質、內容等方面進行劃分。從用途上可以分為情況報告和隨文報告兩類。從性質上可以分為工作報告、問題報告、會議報告三類。根據報告內容還可以分為綜合報告和專題報告。

3．報告的寫作要求

（1）主題要明確，思路要清晰

一般情況下，寫報告應沿著為什么要寫報告，報告什么內容的路子，在充分占有材料以后，根據主題需要和觀點與材料相統一的原則，精心構思，編排布局，然后組織撰寫。

（2）重點要突出，文字要簡練

報告全篇要突出重點，每一部分也要圍繞全篇中心突出重點。全篇的重點就是向上級報告的主要內容，而各部分的重點則是圍繞說明主要內容而需要引起上級行政機關注意的關鍵之處。突出重點也要兼顧一般，既要有點，又要有面，但在文字表述上要力求簡練，不講空話、套話。

（3）觀點要鮮明，材料要真實

向上級行政機關報告工作，反映情況，要克服報喜不報憂，宣揚成績，粉飾太平的不良傾向，要在深入實際調查研究的基礎上，提出鮮明的觀點，提出實事求是、有說服力的材料。

（4）不要夾帶請示事項

在公文處理中，收文行政機關對報告沒有答復的責任，如果把請示事項夾在報告里，就容易誤事。所以，需要答復的事項不能夾在報告中，而應另用“請示”行文。

（三）請示 1．請示的概念

請示，是適用于向上級請求指示、批準的公文。

2．請示的種類

從內容、目的的角度，請示通常可分為：請求批示性的請示、請求批準性的請示、請求批轉性的請示。

3．請示的寫作要求

（1）堅持一文一事。一份“請示”要由上級行政機關同一個部門批復。反之，一文數事，要由幾個部門回答，則必然貽誤工作。

（2）不能越級請示。各級行政機關都有一定的權限，上下級行政機關之間也有一定的分工和職責范圍，因此在請示工作時，一般要逐級向上請示。

（3）不要多頭主送。一般只寫一個主送行政機關，如需同時送其他行政機關應用抄送形式。有的單位認為同時向上級幾個部門報送一個請示，會引起重視，殊不知都管都不管，都不予批復反而誤事。

（4）不宜將請示同時抄送下級行政機關。請示中的意見在未被批準之前并不生效。所請示的事項也常有不予批準的，如果同時抄送給下級行政機關，會造成不應有的混亂，甚至造成工作上的被動。

（5）除領導直接交辦的事項外，“請示”不得直接送領導者個人。凡屬上級行政機關已有明確規定，下級單位職權范圍內能夠解決的問題，應當自行解決，不應將矛盾上交。

第三篇：黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》解讀

黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》解讀

發布時間：2013-09-10 來源：

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《黨 政機關公文處理工作條例》已經黨中央、國務院同意，自2012年7月1日起施行；新的《黨政機關公文格式》已由國家質檢總局、國家標準委發布，自2012 年7月1日起正式實施。這次實施的《國家黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》，是在《中國共產黨機關公文處理工作條例》、《國家行政機關公 文處理辦法》和《國家行政機關公文格式》基礎上制定和修訂的，其最大特點是解決了原來黨的機關和行政機關存在兩部公文處理法規、兩個公文標準、兩種公文處 理方式的問題，首次統一和規范了黨、政機關的公文處理。為便于大家理解和執行，下面就新制定的《黨政機關公文處理工作條例》和新《黨政機關公文格式》重點是變化之處進行一下解讀,同時就我們公文實際擬制工作中易出現的問題進行一下剖析。

一、《黨政機關公文處理工作條例》的主要特點

這次新實施的《國家黨政機關公文處理工作條例》在一定意義上綜合了《中國共產黨機關公文處理工作條例》和《國家行政機關公文處理辦法》。其主要特點有以下幾個方面：

第一，統一了公文的定義。“黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。”

第二，統一了公文種類。原 來黨的機關公文種類有14種（決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要），原來行政機關公文種類有13種（命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、規定、函、會議紀要），兩者之間只有9個文種是相同的。新實施的《國家黨政 機關公文處理工作條例》規定的公文種類有15種（決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要），可 以理解為是在行政機關公文種類基礎上增加了黨的機關的“決議”和“公報”兩個文種。這里大家注意，除了文種種類統一以外，還有一點就是“會議紀要”改成了 “紀要”。

第三，統一了公文構成要素。這方面變化較多。一是公文格式要素進行了調整。黨的機關公文由版頭、份號、密級、緊急 程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達范圍、主題詞、抄送機關、印制版記組成；行政機關公文一般 由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印 發機關和印發日期等部分組成。這次進行了統一，規定公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成，最大的變化是增加了發文機關署名和頁碼兩個公文格式要 素，取消了主題詞格式要素。二是公文格式要素編排有較大變化。進一步細化了特定格式公文的編排要求，新增了聯合行文公文首頁版式、信函格式首頁、命令（令）首頁版式等式樣。

第四，統一了行文規則。這方面，變化不是很大，基本規則沒有大的變化，主要是作了進一步的細化和明 確。一是行文要確有必要，講究實效。二是行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級行文。三是向上級行文原則上主送一個上級機關，部門向上級主管 部門請示、報告重大事項，應當經本級黨委或政府同意或者授權（屬于部門職權范圍內的事項應當直接報送上級主管部門），請示應當一文一事，不得在報告等非請 示性公文中夾帶請示事項，除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文（新增 加）。四是向下級機關行文，要主送受理機關，根據需要抄送相關機關，部門和單位不得向下級黨委、政府發布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府中提出指 令性要求，涉及多個部門協商不一致的不得向下行文。五是同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯合行文。六是部門內設機構除辦公廳（室）外不得 對外正式行文。第五，統一了公文處理工作。將原來《中國共產黨機關公文處理工作條例》中的“公文起草”、“公文校核”、“公 文簽發”、“公文辦理的傳遞”、“公文管理”、“公文立卷歸檔”、“公文保密”和《國家行政機關公文處理辦法》中的“發文辦理”、“收文辦理”、“公文歸 檔”、“公文管理”統一規范為“公文擬制”、“公文辦理”、“公文管理”三大類一系列相互關聯、有序銜接的工作，從而使公文處理工作更加規范、科學。主要 變化有：在公文擬制方面，要求“重要公文和上行文由機關主要負責人簽發”；在公文管理方面，增加“發文立戶”的規定，要求新設立的機關應當向本級黨委、政 府的辦公廳（室）提出發文立戶申請。

二、《黨政機關公文格式》的主要新變化

新《黨政機關公文格式》對標準結構和裝訂要求進行了適當調整（如紙張白度由85%－90%調整為80%－90%，騎馬訂或平訂兩訂外訂眼距版面上下邊緣由1/4處調整為各70mm處），變化最大的是公文格式要素及其編排的調整。

第一，對公文格式要素的劃分進行了調整。新 標準將版心內的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分（原標準是劃分為眉首、主體、版記三部分）。明確規定，公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版 頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。頁碼位于 版心外。

第二，對公文格式要素進行了調整。新增加了發文機關署名格式要素，新增不加蓋印章和加蓋簽發人簽名章公文的相關規定；單一機關行文不署發文機關名稱改為在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名；同時，刪除了主題詞格式要素；沒有了“印制份數”格式要素要求。第三，對公文格式各要素編排進行了較大調整。如 將密級和保密期限、緊急程度的編排位置由右上角改為左上角，與份號自上而下排列；又如刪除“主辦單位簽發人置于第一行，其他簽發人從第2行起”規定，要求 如有多個簽發人按照發文機關的順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊。

第四，對成文日期中的數字格式進行了調整。由原來的漢字標全改為阿拉伯數字標全。年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編01）。

第五，對公文的特定格式進行了新規定。新增聯合行文公文首頁版式、信函格式首頁、命令（令）格式、紀要格式版式等式樣。

第六，新增加了頁碼格式要素。明 確規定公文頁碼作為格式要素不可少。大家注意，原《中國共產黨機關公文處理條例》有印刷分數，原《國家行政機關公文處理辦法》沒有，新的《黨政機關公文處 理工作條例》的公文要素中也沒有印刷分數，而把原《中國共產黨機關公文處理條例》和原《國家行政機關公文處理辦法》都沒有提出的“頁碼”作為公文的要素之 一。

綜上，主要變化可用六句話來幫助記憶：主題詞和份數不再標；密級緊急左上角；機關署名不可少；成文日期用數字；公文頁碼別忘了。

三、《黨政機關公文格式》各要素編排規則解讀

這里重點對公文格式要素及其編排作一簡要梳理和歸納，便于大家理解和掌握。第一，版頭部分

由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、版頭中的分隔線等要素組成，即公文首頁紅色分隔線以上的部分。

1、份號。公文負責制份數的順序號，即將同一文稿印刷若干份時每份公文的順序編號。涉密公文應當標注份號。標注份號，一般用6位3號阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第一行。

2、密級和保密期限。涉密公文應當標注“絕密”、“機密”、“秘密”和保密期限，保密期限是對公文秘密等級時效規定的說明。標注時，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數字用阿拉伯數字標注。

3、緊急程度。公 文送達和辦理的時限要求。根據公文緊急程度，分別標注“特急”、“加急”，電報應當分別標注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角或密級的下一行；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而 下分行排列。

4、發文機關標志（注：原稱“標識”現稱“標志”）。由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二 字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱（一般黨的機關這樣使用，不加“文件”二字）。發文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦 使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯合行文時，如需同時標注聯署發文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前；如有“文件”二 字，應當置于發文機關名稱右側，以聯署發文機關名稱為準上下居中排布。

5、發文字號。發文字號是發文機關按照 發文順序編排的順序號，由發文機關代字、年份、發文順序號加“號”組成。編排在發文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發文順序號用阿拉伯數字標注； 年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字后加“號”字。聯合行文時使用主辦機關的發文 字號。上行文的發文字號居左空一字編排，與最后一個簽發人姓名處在同一行。

6、簽發人。上行文應當標注簽發人 姓名，簽發人必須是本機關主要負責人或主持工作的領導。由“簽發人”三字加全角冒號和簽發人姓名組成，居右空一字，編排在發文機關標志下空二行位置（即與 發文字號同處一行）。“簽發人”三字用3號仿宋體字，簽發人姓名用3號楷體字。如有多個簽發人，簽發人姓名按照發文機關的排列順序從左到右、自上而下依次 均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊。

7、版頭中的分隔線。發文字號之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。第二，主體部分

由標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期和印章、附注、附件等要素構成，即公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分。

1、標題。是 對公文主要內容準確、簡要的概括，由發文機關名稱、事由和文種組成。一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行 時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形，不應使用長方形或沙漏形。（注：原《國家行政機關公文處理辦法》規定： “公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號”，而新《黨政機關公文處理工作條例》對此沒有作專門要求,實際使用中是否加標點可根據需要或 視省政府辦公廳使用情況而定。

2、主送機關。即公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或同類型機關統稱。編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記。

3、正文。公 文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次可以用“

一、” “

（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。一般每面排22行，每行28個字。

4、附件說明。公文附件的順序號和名稱。如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

5、發文機關署名、成文日期和印章。有 四種不同的情況。一是加蓋印章的公文（公文中有發文機關署名的應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符）。成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出 現空白印章。單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成 文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，并將印 章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出 版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內（注：聯合上報的公文可以由主辦機關加蓋印章，聯合下發的公文發文機關都要加蓋印章）。二是不加蓋 印章的公文（電報可以不加蓋印章、黨的機關有特定發文標志的普發性公文可以不加蓋印章）。單一機關行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發文 機關署名，在發文機關署名下一行編排成文日期，首字比發文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發 文機關署名右空字數。聯合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發文機關署名依次向下編排。三是加蓋簽發人簽名章的公文。單一機關制發的公文加蓋簽發人簽 名章時，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發人簽名章，簽名章左空二字標注簽發人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發人簽名章下空一行右空 四字編排成文日期。聯合行文時，應當先編排主辦機關簽發人職務、簽名章，其余機關簽發人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關簽發人職務、簽名章上下對 齊；每行只編排一個機關的簽發人職務、簽名章；簽發人職務應當標注全稱。簽名章一般用紅色。四是特殊情況說明。當公文排版后所剩空白處不能容下印章或簽發 人簽名章、成文日期時，可以采取調整行距、字距的措施解決。

6、附注。是需要說明的其他事項，如公文的發放范圍、政府信息公開方式、聯系人和聯系電話等。如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。“請示”件須在附注處標明聯系人和電話。

7、附件。公 文正文的補充、說明或參考資料。附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一 行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第 一行頂格編排公文的發文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。第三，版記部分

由版記中的分隔線、抄送機關、印發機關和印發日期等要素組成，即公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分。

1、版記中的分隔線。版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35 mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25 mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

2、抄送機關。除 主送機關外需要執行或知曉公文內容的其他機關，應當使用全稱、規范化簡稱或同類型機關統稱。

如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發機關和印發日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關名稱，回行時與冒號后的首字對 齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將 主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。

3、印發機關和印發日期。公文的送印機關和送印日期。印發機 關和印發日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發機關左空一字，印發日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編 虛位（即1不編為01），后加“印發”二字（注：原來我們一直隨省政府辦公廳用“印”字）。版記中如有其他要素，應當將其與印發機關和印發日期用一條細分 隔線隔開。

第四、公文的特定格式

1、信函格式。發文機關標志使用發文機關全稱或者規范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯合行文時，使用主辦機關標志。發文機關標志下4 mm處印一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊20 mm處印一條紅色雙線（上細下粗），線長均為170 mm，居中排布。如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上 而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。發文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。標題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。首頁不顯示頁碼。版記不加印發機關和印 發日期、分隔線，位于公文最后一面版心內最下方。首頁不顯示頁碼。

2、紀要格式。紀要標志由“XXXXX紀 要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35 mm，推薦使用紅色小標宋體字。標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿 宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同 出席人員名單。紀要格式可以根據實際制定。第五，其他情況說明

1、頁碼。一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。

2、公文中的橫排表格。A4紙型的表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

3、公文中計量單位、標點符號和數字的用法。按國家標準執行。

四、公文擬制常見錯誤剖析

公文擬制工作中，我們經常遇到一些問題不知如何處置，甚至出現了許多“習慣性錯誤”。這里，梳理歸納了公文擬制中最常見、易忽略的一些問題并進行剖析，有些內容是對《黨政機關公文格式》各要素編排規則的重復和強調，目的是進一步引起大家注意，避免再犯此類錯誤。

（一）違反行文規則。公 文是有一套嚴格的行文規則的。我們日常遇到的問題主要五個方面：一是直接報送省體育局領導同志個人。按照規定，除局領導同志交辦事項和確需直接報送審批的 少數敏感涉密事項、重大突發事件及涉外事件外，不得將請示、報告直接報送局領導同志個人（有的單位認為直接報領導同志更快捷、更明確，報局里怕批到其他領 導那去，這樣既不符合公文處理的規定，也違反了正常的工作關系）。二是多頭報送。主送省體育局的請示、報告，不能再同時報送有關處室，也不能再同時報送局 領導同志個人。如遇有情況特別緊急確實需要分送有關局領導的，應在文件的首頁注明分送情況。邀請局領導出席有關重大活動，不能分別向局領導本人報送請柬，原則上應向省體育局寫出請示，統一協調安排（有一個市有個活動，給每位局領導都送了請柬，本意是不錯，但造成很大被動）。三是越級行文。按照規定，省體育 局不受理直屬單位內設處室和縣級政府、縣級體育部門的請示、報告。縣級政府或縣級體育部門如果有問題需請示省體育局的，可以先向其上一級部門（市政府或市 體育局）呈文，由其上一級部門再向省體育局呈文。四是請示事項一文數事。請示類公文應一文一事，即一事一請示，這是基本規矩。如果一文數事，把幾個屬于不 同方面解決的問題搞一攬子請示，既不便于批辦，又容易使問題復雜化，不利于問題的解決。如，某中心關于備戰第十二屆全運會夏訓工作動員會議及有關經費的請 示，此件中既邀請局領導參加會議，又申請有關經費，這些事項分屬不同的局領導分管，沒法報批，應一事一文分別報送。五是不經協商或協商不一致行文。這里要 強調，局機關各處室涉及經費的公文在送辦公室審簽前要送經計財處審核同意并簽署意見，涉及法律法規的公文在送辦公室審簽前要送經法規產業處審核同意并簽署 意見。

（二）文種適用常見錯誤。主要有三個方面：一是“請示”與“報告”混用、并用。這個問題在辦公室收文中時不時見到。有 的單位把向省體育局請求批準事項的“請示”寫成“報告”；有的單位向省體育局寫的“報告”中含有請示事項；還有就是一份請示中包含多項請示事項。二 是 “請示”、“批復”、“函”混用。“請示”只能用于本單位的上級機關（領導）。“函”適用于平級單位之間或互不隸屬機關之間的詢問、答復問題、請求批 準和答復審批事項。“批復”一般是對有隸屬關系的下級機關請示事項的批文。三是上行文文種使用不當。下級單位向上級機關報文一般使用請示、報告、意見三個 文種（除單位或處室在參加國家或省會議后向省體育局提出我省（局）貫徹落實意見時可以使用“意見”文種，如××關于貫徹落實全國體育某會議精神的意見外，一般情況下使用“請示”和“報告”文種），其他文種不能用。省體育局辦公室曾經收到個別中心《關于處罰××同志的決定》、《關于呈報×× 的報告》、《關于解決××經費的申請》、《關于××情況的說明》，這都是不正確的，說明對文種使用范圍和寫作還不清楚。

（三）“簽發人”常見錯誤。按 照規定，上行文由主要負責人簽發，下行文或平行文由主要負責人或由主要負責人授權的其他負責人簽發。一是當有沒有。上行文要求標注簽發人姓名,平行排列于 發文字號右側（下行文一般不標識簽發人）。這方面，出現的問題比較多，很多報省體育局的“請示”、“報告”沒有簽發人，這是不規范的。二是簽發人不正確。“主要負責人”的含義，國辦有個解釋，是指各級行政機關的正職或主持工作的負責人。各直屬單位上報省體育局的文件，必須由主要負責人簽字，主要負責人因出 訪、健康等原因，可由主持工作的負責人（不是分管負責人）簽發。個別單位請示件簽發人是分管同志，這是不對的。三是字體使用不正確。公文格式要求，“簽發 人”三字用3號仿宋字體，簽發人姓名用3號楷體字。這一點，大家要注意。四是簽發人標注位置易出錯。特別是聯合行文有多個簽發人時，要求是簽發人姓名按照 發文機關順序從左到右、自上而下依次均勻編排，每行兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊，“簽發人”標注在第一行（上行文的發文字號與最后一個 簽發人姓名同處一行）。

（四）公文標題常見錯誤。公文標題由發文機關、公文內容、文種三部分組成，一般格式為“發文機關＋關 于××（事由）的＋文種”。常見錯誤主要有: 一是要素不全。發文機關、事由、文種，三要素缺一不可，特別要注意不能缺少發文機關。在使用“報告”文種時，遇到比較多的問題是“某某中心關于某某事項的 情況報告”，應該用“某某中心關于某某事項情況的報告”。二是表述不清楚。例如：某中心更換設備需要申請經費，給省體育局打了個請示，標題是“某某中心關 于更換某種設備的請示”，這是不對的，應該是“某某中心關于更換某種設備所需經費的請示”；再比如，某某中心就某事提出意見請省體育局批復，經局里研究同 意某中心的請示，這時有職能處室代省體育局起草批復時，標題用“省體育局關于某事（某意見）的批復”，這也是不對的，應該是“省體育局關于同意某事（某意 見）的批復”。三是編排不當。要求一般用2號小標宋體字（注意字體），編排于紅色分隔線下空二行位置（注意位置），分一行或多行居中排布；標題折行時詞組 不能拆開，以防止引起歧義；標題中的“的”字不能與文種單獨排行，如“的請示”、“的通知”不能單獨排行；標題排列應當使用梯形或菱形(原來下發文機關一 般單獨一行，新的格式沒有作明確規定)。四是標題中書名號使用錯誤。根據規定，“公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號”（本次新格式 未作明確要求，建議仍按原規定執行），但實際公文制作中，與該規定相違背的標題卻屢見不鮮。有的不該用的卻用了。如“關于印發《關于加強某某工作的若干意 見》的通知”、“轉發《某某局關于向某某同志學習決定》的通知”，“關于印發《某某市體育局局財務管理辦法》的通知”，等等。此處的“意見”、“決定” “辦法”都不是法規、規章，因此不可用書名號，可分別改寫為“印發關于加強某某工作的若干意見的通知”、“轉發某某局關于向某某同志學習決定的通知”、“關于印發某某市體育局局財務管理辦法的通知”。有的該用的卻不用或用錯了。如“關于印發某某工作管理暫行規定的通知”、“關于印發‘某某工作管理暫行規 定’的通知”等等，此處“規定”屬于規章類，故應用書名號標注，可改寫為“關于印發《某某工作管理暫行規定》的通知”。

（五）主送單位常見錯誤。除 命令和令、通告、公告、紀要外，公文必須標明主送機關（也就是抬頭），并使用全稱或者規范化簡稱。一是上行文只能標注一個主送機關（個別情況如抬頭“省 委、省政府”除外），給省體育局報文不能寫給處室（如果省體育局內設機構如辦公室、人事處等可以自行處置的事項，可以直接向有關內設機構行文，但應當使用 “函”）；二是排序和頓號、逗號常用錯。下行文可以有多個主送單位，排列順序遵循“先上后下、先外后內”的原則；不同系統、不同級別的主送單位之間用逗號 隔開，同一系統、同一級別的主送單位之間用頓號隔開。如省政府辦公廳發文抬頭寫成“各設區市人民政府，各縣（市、區）人民政府，省政府各部門”，省體育局 發文順序是“各市體育局，機關各處室，各直屬單位”，而如果省體育局發文抬頭寫成“各市體育局、機關各處室、各直屬單位：”就是不正確的。三是編排不正 確。要求編排于標題下空一行的位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。這方面大家要注意。

（六）結構層次及其字體、標點符號使用常見錯誤。一 是結構層次表示錯誤。一般而言，結構層次序數分“

一、”、“

（一）”、“1.”、“（1）”四個層次。比較常見的錯誤是沒有嚴格按照層次表示方法表示,有 的第一層用了第二層或第三、四層的表示方法，有的是從第一層表示就直到第三或第四層表示。通常，只有兩個層次時，可分別用“

一、”“1.”標識（數字序號 后用小圓號“.”而不能用頓號“、”，如“1.”而不是“

1、”），“

（一）”和“（1）”括號外面不帶標點符號。在一段文字內部常使用“ 一是、二是、三是??”或“首先、其次、第三??”等。二是字體使用不當。標準規定，一般第一層用是黑體、第二層用楷體、第三層和第四層用仿宋體。這方 面，大家要注意。三是標點使用不規范。標準規定，公文中第一層次標題后不加標點符號（一般單獨成行）,第二層次以下的標題后均應加標點符號（一般不單獨成 行）。經常見到要么都不加標點符號，要么全加標點符號，這都是不正確的。

（七）字符使用上容易出現的幾個錯誤。一是漢字 “○”用阿拉伯數字“0”或大小定英文字母“O”代替；二是公文發文字號用的六角括號“〔〕”用中括號“〔〕”或小括號“（）”代替；三是單書名號 “〈〉”用大于、小于號合在一起形成“＜＞”代替；四是分隔符“．”用小數點“.”代替；五是代替“某”的“×”符號用英文大寫字母“X”代替。解決以上 問題，可從文檔“插入”功能的“特殊符號”中查找。同時要注意，行文中遇數字、“%”、字符和英文人名在轉行時應作技術處理，不得分開。

（八）數值范圍表述常見錯誤。常 見的錯誤有：4-6%、0.2-6等，規范的寫法應分別為4%-6%、0.2-0.6。用分數和整數表述數字范圍時，也不能省略第一個數字后的單位，如 “5萬-10萬人”不能寫成“5-10萬人”、“18歲至20歲”不能寫成“18至20歲”。表示時間范圍時，可用“2000-2005年”、“3-4 月”，但不能用“2000-2005”、“3-4月份”。表示概數時，鄰近的兩個數字應當并列連用，中間不應使用頓號隔開，如“三四天”，不能寫成 “

三、四天”、“七八十年代”不能寫成“

七、八十年代”。

（九）引用（引文）常見錯誤。一是引用公文不規范，往往只引發文號 或不引發文號。根據規定，文中多次引用同一文件，應先引發文機關（有時可省略）、標題，后引發文字號（用括號括住）,再次出現時可直接引用發文字號，無文 號的，第一次引用時可在文件名稱后面加括號注明簡稱。二是引用“(草案)、(試行)、(征求意見稿)、(送審稿)”時不規范，出現諸如“現將《×××實施 方案》(征求意見稿)呈上，請提出修改意見”的錯誤。規范用法是,在引用標題上含有“(草案)、(試行)、(征求意見稿)、(送審稿)”等字樣的規章制 度、方案時，引用其標題時應放在書名號之內（其余放在書名號外），如上例應寫為“現將《×××實施方案(征求意見稿)》呈上，請提出修改意見”。三是使用 非規范化簡稱時不規范。一般先用全稱并加括號注明“以下簡稱×××” 首次出現時就需簡稱的，應在直接簡稱后加括號說明其全稱。四是標點符號使用錯誤。文中直接引用語一般要用引號標明，凡將引用語獨立來用，末尾的標點應放在 引號的里邊，凡將引用語作為作者自己話的一部分，末尾不用標點（是一句話的最后時，句號放在引號外）。許多公文在這方面經常用錯。

（十）阿拉伯數字與漢字混淆。規 范用法：一是定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞語中，作為語素的數字必須使用漢字。如，五味子、七上八下、四菜一湯、八字沒一撇、“十二五”規劃、五易其稿等。二是中國干支紀年、夏歷月日，含有日月簡稱表示事件、節日的詞組以及帶有“幾”字的數字表示約數的必須用漢字。如辛卯年正月 二十三、七七事變、十幾個人、幾千分之一等。三是統計表中的數值（正負數、小數、百分比、分數等）以及公歷世紀、年代、年、月、日和時刻，必須用阿拉伯數 字。如改革開放30年來、下午5時前報到、公元前2500年等。實際使用中，也有一些情況，具體使用漢字還是使用阿拉伯數字不是絕對的，允許靈活變通。比 如，整數一至十如果不是出現在具有統計意義的一組數字中，可以用漢字；比較孤立的普通數量結構（數字加普通量詞），如果是十以下的整數用漢字就較得體，如 一個人、三本書、看了十遍、三項議題等；用“多”、“余”、“左右”、“上下”、“約”、“大概”等表示的約數一般使用漢字，但如果文中出現一組具有統計 和比較意義的數字，為保持體例上的一致性，其約數也可以使用阿拉伯數字，如“通過幾年的發展，該區已入駐企業35家，總投資近20億元，2010年完成稅 收5000多萬元。”

（十一）容易用錯的詞。一是“截止”與“截至”。從意思上講，“截止”含有“停止”的意思，而“截至”的“至”有“到”的意思。從用法上來說，“截止”后不能帶時間賓語，不能說“截止昨天”或者“截止某 月某日”。“截至”后面必須帶時間賓語，例如“截至昨天”、“截至某月某日”。如果“截止”后面加上“到”，就與“截至”的意思相同了，可以在后面帶賓語。例如“截 止到昨天”、“截止至某月某日”。二是“制定”與“制訂”。“制定”強調法規等的定型和拍板定案，強調動作已完成；“制訂”強調方案、計劃等形成過程。“制定”的對象多是路線、方針、政策、法令、規章制度等；“制訂”的對象多是方案、計劃、規劃。“制定”突出法律、規章等表示抽象和大方面者居多；“制 訂”表示具體形象者居多，公文中習慣用于具體規章制度的訂立，如“研究制定體育產業發展規劃”應該是“制訂體育產業發展規劃”。三是“其它”與“其他”。據國家語委有關規定，在法律法規和公文中統一用“其他”，不用“其它”一詞。四是“按照”與“遵照”。“按照”是中性詞，使用范圍較廣，通用于各種文體； “遵照”帶有尊重色彩，后面的名詞多為上級、長輩的指示、教導等。“按照”是介詞，“遵照”是動詞，如“按照×× 同志的指示精神??”，應寫為“遵照×× 同志的指示精神??”。五是“報道”與“報導”。公文中統一用“報道”，不能用“報導”。六是“期間”與“其間”。在使用時，“其間”前面總有一段關于時 間的敘述，“其間”承上表示“這段時間里”或“那段時間里”。如果“其間”前面再加上“這”或“那”，就重復了。“期間”的用法恰恰相反，它前面應該加修飾成分，如“這期間”“那期間”“開會期間”等等。“期間”不能單說，而“其間”可以單說，如“期間，對文件修改 了20多次。”應寫為“其間，對文件修改了20多次”。七是列舉完后“等”的用法。有兩種情況，一種是沒有列舉完的時候用“等”，如“北京、上海等城 市”，還有一種用法是列舉完之后用 “等”，例如“北京、上海、武漢、長沙等四座城市”，這里的“等”是表示列舉完了之后收尾。

（十二）語言表述不夠規范。我 們工作中遇到的主要問題有三方面：一是請示事項表述不清楚。如某中心向局里寫了一個購買設備的請示，文中提到，因某某原因，需要購買價值為多少的設備，最 后是妥否請批示。從公文中看不明白，你是購買設備這個事是需局里批準，還是向局里申請購買設備的費用。后經了解，是申請經費。既是申請經費，請示內容就要 明確落到申請經費上。二是語言不簡潔精煉。公文應當觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲（不拐彎抹角）。我們遇到比較多的問題是總怕說不清 楚，長篇大論，過多地論述目的、意義等，公文應該簡短，把事說清楚即可。三是字詞不規范。公文有一套自己的規范常用語言（開端用語、承啟用語、表態用語、征詢用語、結尾用語等），我們要盡可能地使用公文語言。如：開端用語：據、依據、按照、根據、鑒于、由于、隨著等；期請用語：敬請、懇請、報請、望、希 望、盼等；綜合用語：為此、據此、值此、綜上所述、總之等；結尾用語：以上請示當否，請批復；妥否，請批示；上述意見如果可行，請批準；以上報告如有不 當，請指示；特此函告；特此布告等。

（十三）“附件說明”常見錯誤。附件是正文的一部分，這一點容易忽視，因此公文如有附 件，應當在正文后、成文時間前的位置上標注“附件說明”（不能標注到成文日期之后）。一是標注位置和字體易出錯。國家標準規定：公文如有附件，在正文下空 1行（常見錯誤是在正文下空兩行或多行處標注）左空2字用3號仿宋體字標識“附件：”（常見錯誤是標識為“附：”或“附表：”），后標附件名稱。二是標點 符號易出錯。附件名稱后不加標點符號（常見錯誤是名稱后加標點符號）。三是多個附件時標注易出錯。序號使用阿拉伯數碼（常見錯誤是標識附件序號時未按規定 使用阿拉伯數碼，第一個附件沒有緊隨“附件”依次排列而是另起一行）；多個附件或附件標題有折行時（常見錯誤是附件標題折行后頂格或與“附件”、“順序 號”對齊）正確標識方法是：

附件：1．XXXXXXXXXXXXXXXXXX

2．XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX

（十四）落款（發文機關署名、成文日期）和印章使用要注意。前 面已說到，這次新標準將黨委系統和政府系統做法進行了統一。這里有五個注意事項：一是發文機關署名。今后所有公文都必須加上發文機關署名，這是一個新的變 化和要求，必須引起注意。二是成文日期。今后所有公文的成文日期由漢字標注改為用阿拉伯數字標注，這也是一個新的變化和要求，必須引起注意。成文日期，注 意不能按擬稿日期標注，會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準；領導簽發的，以簽發日期為準；聯合行文，以最后簽發機關的領導簽發日期為準；法規性文 件以批準日期為準或者在正文最后專門規定具體生效和開始執行的日期；特殊情況署印發日期，如電報。三是編排位置。分兩種情況：加蓋印章的公文，標準規定，單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章 中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印 章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內（注：聯合上報的公文可以由主辦機關加蓋印章，聯合下發的公文發文機關都要加蓋印章）。不加蓋印章的公文，一般 情況下，電報可以不加蓋印章、黨的機關有特定發文標志的普發性公文可以不加蓋印章（實際中我們幾乎用不到，了解一下即可）。單一機關行文時，在正文（或附 件說明）下空一行右空二字編排發文機關署名，在發文機關署名下一行編排成文日期，首字比發文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發文機關署名，應當使成 文日期右空二字編排，并相應增加發文機關署名右空字數。聯合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發文機關署名依次向下編排。四是聯合行文印章。為防止出 現空白印章，一般將各發文機關名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上，主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不 得超出版心，最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布，印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。首排印章頂端應當上距正文（或 附件說明）一行之內。五是“此頁無正文”的錯誤。機關署名、成文日期和加蓋印章與正文必須同處一面，當公文排版后所剩空白處不能容下時，應采取調整行距、字距、刪除空行或增加、減少公文內容的方法，務必使機關署名、成文日期、印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

（十五）“附注”常見錯誤。附 注一般是對公文的發文范圍，聯系方式，使用時需注意的事項加以說明，如上行文的“聯系人”、“聯系電話”，下行文的“此件發至縣級”，“此件公開發表”等 等。常見錯誤，一是標注位置不正確。常見錯誤是沒有按規定在成文日期下1行居左空2字加圓括號標識。二是上行文沒有附注。按規定，請示、報告、意見、函等 上行文應附注“聯系人”、“聯系電話”，常見到有些單位給省體育局的上行文（特別是請示件）沒有附注聯系人，這是不正確的，也不便于及時溝通相關事項。三 是附注應用范圍不清楚。附注不是對公文內容作出解釋或注釋，不能把公文中需要解釋的事項用附注來表示。（十六）“附件”常見錯誤。公 文附件是正文，這一點很多同志認識不到，往往不夠重視，如果應有附件而沒有附件或使用不當，就會影響工作。常見錯誤：一是應有未有。以下五種情況應當有附 件：正件是貫徹落實局領導批示精神的，要附上領導批示簽的復印件（必要時附原件）；正件內容涉及到有關政策或需提供局領導參照的，要附上附件（會簽件要附 上會簽意見件），以便局領導做出決策；正件是邀請局領導出席會議或活動的，應當附上日程安排，需領導講話的還要附上代擬稿；正件是需要以省體育局名義給省 政府或國家體育總局行文的，要附上代擬稿；當正文內容較長、且相對完整時可作附件處理，如工作總結等。二是“附件”與正件混淆。比如，印發或轉發講話、規 章和文件時，將講話、規章和文件視為附件處理，是錯誤的（根據規定，印發（轉發）講話、規章和文件時，如已在標題中明確印發（轉發）內容的，所印發或轉發 的講話、規章和文件應作為正件；而文件標題未明確轉（印）發內容，且需對正件作補充說明的其他材料，應以附件形式處理）。三是標注位置和字體不正確。標準 規定，附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件” 字樣，有序號時標識序號,如“附件1”,“附件2”,“附件3”等。注意字體用3號黑體，后不加“：”。附件標題居中編排在版心第三行（也就是說“附件” 與“標題”之間要空一行）。特別是要注意“附件”是正文的一部分不能放在“版記”之后。

(十七)“抄送機關”常見錯誤。抄 送機關是指主送機關外需要執行或知曉公文內容的其他機關。常見錯誤：一是沒有使用全稱或者規范化簡稱、統稱。二是標點符號用錯，沒有按照“同一性質、層級 的抄送機關用頓號隔開，不同性質、層次的抄送機關間用逗號隔開，在最后一個抄送機關后標句號”的規定使用標點符號，特別是在“最后一個抄送機關后標句號” 方面常出錯。三是字體字號用錯。一般用4號仿宋體字，左右各空一行編排。注意：不是3號仿宋體字，不是頂格也不是空兩字，這方面特別容易用錯。四是使用 “抄報”等字樣，公文處理辦法中沒有“抄報”、“報送”，無論是上級機關還是下級、平級機關應當一律使用“抄送”。

（十八）“印發機關”和“印發日期”常見問題。一 是字體問題。印發機關和印發日期一般用4號仿宋體字，常見錯誤是用成3號字體。二是編排位置問題。印發機關和印發日期編排在末條分隔線之上，“印發機關” 左空一字，“印發機關”右空一字。三是“（×年×月×日印）”與“（×年×月×日印發）”問題。省政府辦公廳的做法一直是使用“（×年×月×日印）”，主 要考慮上行文用“印發”不合適，為體現一致性，省體育局原來也要求使用“（×年×月×日印）”。這次新的要求是使用“（×年×月×日印發）”。四是印制份 數問題。新的格式對此未做明確規定。

（十九）制作復合體公文常見錯誤。印發、轉發公文也稱復合體公文。擬制此類公文常不些地 方不清楚，要注意：一是“印發”、“轉發”、“批轉”不要混淆。特別是一些單位經常把“轉發”與“印發”用錯。“印發”的原文制作和來文渠道是本機關； “轉發”的原文制作和來文渠道是上級機關、不相隸屬機關和下級有自主行文權的機關；“批轉”的原文制作和來文渠道是下屬職能部門。二是不要將印轉文件當附 件處置。在格式上表現為以“附件”的方式標識附件名稱，將被印轉的文件置于版記之后。制作此類公文的原則是：印發或轉發講話、規章和文件，如已在文件標題 中明確的，所印發或轉發的講話、規章和文件應作為正文，如“關于印發某某同志在全省體育工作會議上講話的通知”、“關于轉發《黨政機關公文格式》的通知”，某某同志的講話、《黨政機關公文格式》就是正文，不能以“附件”的形式出現，這時處于復合體公文前面的“通知” 作用和地位類似于“按語”或“編者按”。三是結構上不要出現雙重格式。不要出現被印轉文件和與其前面的“通知”或其他文種本身出現兩套格式，各有各的成文 日期，各有各的印章，各有各的版頭、版記等。此時要進行必要的技術處理，具體辦法是：去掉被轉發文件的版頭、版記，將其發文字號移至被轉發文件標題的右下 側；去掉被轉發文件的主送機關；將被轉發文件的發文機關移到其標題之下（或以括號標注），若其已在復合公文標題或“轉發語”里出現，則可省略；去掉被轉發 文件的印章；去掉被轉發文件的成文日期或移至其標題之下（或以括號標注）。四是轉發類公文標題冗長、成分多余問題。實際工作中，經常遇到逐級層層轉發公文 的情況，如果按照標題制作的一般原則擬題，標題構成一般是：發文機關＋“關于轉發”＋被轉發文件的發文機關＋被轉發文件名稱（或其主要內容）＋文種，但這 樣往往造成兩種情況，一個是標題冗長繁瑣，二個是成分多余，一個標題中多次出現“關于”“轉發”、“通知”，就會出現類似“某某中心（市體育局）關于轉發 《河北省體育局轉發〈國家體育總局關于某某問題的通知〉的通知》的通知” 這類的標題。擬制此類標題時一定要掌握一個原則，即無論層次多么繁雜，無論轉發多少通知，標題中只能出現1次“關于”，最多只能出現兩個“通知”。解決辦 法主要有四：①直接轉發第一個發文機關的通知（省略法）。如標題“某某市體育局轉發《省體育局轉發〈國家體育總局關于某某問題的通知〉的通知》”，可以將 其改寫為“某某市體育局轉發國家體育總局關于某某問題的通知”（注：凡是批轉、轉發、印發的公文，如果被轉發、批轉或印發的文件標題中有“關于”二字，那 么標題中的第一個“關于”，即本級機關后的“關于”應該刪掉，標題中只保留被轉發、批轉或印發文件的“關于”，同時轉發標題的文種“通知”也要省略）；② 抽取被轉發文件的核心自擬標題（概括法）。如“某某市體育局轉發河北省體育局轉發國家體育總局關于進一步做好群眾體育工作的通知”，可改寫為“某某市體育 局關于轉發進一步做好群眾體育工作的通知”。③在標題中只出現上一級機關轉發通知的文號（替代法）。如“某某省委關于貫徹落實中發〔1989〕12號文件 精神的通知”、“某某市人民政府辦公室關于貫徹省發〔2005〕23號文件精神進一步做好城鎮退役士兵安置工作的通知”（采用替代法時，最好不要只寫文 號，要盡量在標題中標明事由主旨，讓人一目了然，也便于查詢）。④直接轉發原文件（直轉法）。轉發的是法規、規章如層次太多可直接轉發，如標題“某某市體 育局轉發省體育局關于轉發《全民健身條例》的通知”，可以將其改寫為“某某市體育局關于轉發《全民健身條例》的通知”。

以上，結合工作實踐，就《黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》進行了簡要梳理和解讀，就實際操作中易忽略或常見問題進行了剖析，與大家交流，以期對規范省體育局系統公文擬制工作能有所幫助。不妥、不對之處，謹請諒解并歡迎指正。

衷心感謝大家對我一直以來特別是在辦公室工作期間的大力支持，工作中不到之處也敬請包容。謝謝！

第四篇：黨政機關公文處理工作條例解讀

黨政機關公文處理工作條例解讀

注:“[]”里的內容為原《國家行政機關公文處理辦法》內容。

第一章 總則

第一條 為了適應中國共產黨機關和國家行政機關（以下簡稱黨政機關）工作需要，推進黨政機關公文處理工作科學化、制度化、規范化，制定本條例。

[第一條 為使國家行政機關（以下簡稱行政機關）的公文處理工作規范化、制度化、科學化，制定本辦法。]

第二條 本條例適用于各級黨政機關公文處理工作。（新增）

第三條 黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

（第二條 行政機關的公文（包括電報，下同），是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。）

第四條 公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

（第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。）

第五條 公文處理工作應當堅持實事求是、準確規范、精簡高效、安全保密的原則。

（第四條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。第五條 公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，確保國家秘密的安全。）

第六條 各級黨政機關應當高度重視公文處理工作，加強組織領導，強化隊伍建設，設立文秘部門或者由專人負責公文處理工作。

[第六條 各級行政機關的負責人應當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本機關公文處理工作的領導和檢查。

第八條 各級行政機關的辦公廳（室）應當設立文秘部門或者配備專職人員負責公文處理工作。] 第七條 各級黨政機關辦公廳（室）主管本機關的公文處理工作，并對下級機關的公文處理工作進行業務指導和督促檢查。[第七條 各級行政機關的辦公廳（室）是公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作并指導下級機關的公文處理工作。]

第二章 公文種類

第八條 公文種類主要有：

（一）決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。（新增）

（二）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

（適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。）

（三）命令（令）。適用于公布行政法規和規章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。

（適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。）

（四）公報。適用于公布重要決定或者重大事項。（新增）

（五）公告。適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

（六）通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

（適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。）

（七）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（八）通知。適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。

（適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。）

（九）通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

（適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。）

（十）報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。

（適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。）

（十一）請示。適用于向上級機關請求指示、批準。

（十二）批復。適用于答復下級機關請示事項。

（十三）議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。

（十四）函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

（適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。）

（十五）紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。（會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。）

第三章 公文格式

第九條 公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。

（第十條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。）

（一）份號。公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。（新增）

（二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。

[第十條

（一）涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。]

（三）緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。

[第十條

（二）緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。]

（四）發文機關標志。由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。聯合行文時，發文機關標志可以并用聯合發文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。

[第十條

（三）發文機關標識應當使用發文機關全稱或者規范化簡稱；聯合行文，主辦機關排列在前。]

（五）發文字號。由發文機關代字、年份、發文順序號組 成。聯合行文時，使用主辦機關的發文字號。

[第十條

（四）發文字號應當包括機關代字、年份、序號。聯合行文，只標明主辦機關發文字號。]

（六）簽發人。上行文應當標注簽發人姓名。

[第十條

（五）上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。]

（七）標題。由發文機關名稱、事由和文種組成。

[第十條

（六）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。]

（八）主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。

[第十條

（七）主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。]

（九）正文。公文的主體，用來表述公文的內容。

（十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。[第十條

（八）公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。]

（十一）發文機關署名。署發文機關全稱或者規范化簡稱。

（十二）成文日期。署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文時，署最后簽發機關負責人簽發的日期。

[第十條

（十）成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。]

（十三）印章。公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符。有特定發文機關標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章。

[第十條

（九）公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。]

（十四）附注。公文印發傳達范圍等需要說明的事項。[第十條

（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。]

（十五）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。（十六）抄送機關。除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。

[第十條

（十三）抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。]

（十七）印發機關和印發日期。公文的送印機關和送印日期。（十八）頁碼。公文頁數順序號。

[去掉了主題詞 第十條

（十二）公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。]

第十條 公文的版式按照《黨政機關公文格式》國家標準執行。

[第十條

（十四）文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數民族文字按其習慣書寫、排版）。

第十一條 公文中各組成部分的標識規則，參照《國家行政機關公文格式》國家標準執行。]

第十一條 公文使用的漢字、數字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關國家標準和規定執行。民族自治地方的公文，可以并用漢字和當地通用的少數民族文字。

第十二條 公文用紙幅面采用國際標準A4 型。特殊形式的公文用紙幅面，根據實際需要確定。

[第十二條 公文用紙一般采用國際標準Ａ4型（210ｍｍ×297ｍｍ），左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。]

第四章 行文規則

第十三條 行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

（第十三條 行文應當確有必要，注重效用。）

第十四條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。

（第十四條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。）第十五條 向上級機關行文，應當遵循以下規則：

（一）原則上主送一個上級機關，根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。

（二）黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經本級黨委、政府同意或者授權；屬于部門職權范圍內的事項應當直接報送上級主管部門。

（第十七條 屬于部門職權范圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門。須經政府審批的事項，經政府同意也可以由部門行文，文中應當注明經政府同意。第十八條 屬于主管部門職權范圍內的具體問題，應當直接報送主管部門處理。）

（三）下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級機關。

（四）請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

（第二十一條 “請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。

“報告”不得夾帶請示事項。）

（五）除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。

（第二十二條 除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。）

（六）受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時抄送另一個上級機關。

（第二十三條 受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。）

第十六條 向下級機關行文，應當遵循以下規則：

（一）主送受理機關，根據需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發文機關的直接上級機關。

（第二十條 向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。）

（二）黨委、政府的辦公廳（室）根據本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經政府審批的具體事項，經政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經政府同意。

（三）黨委、政府的部門在各自職權范圍內可以向下級黨委、政府的相關部門行文。

（四）涉及多個部門職權范圍內的事務，部門之間未協商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關應當責令其糾正或者撤銷。

（第十九條 部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。）

（五）上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。

第十七條 同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯合行文。屬于黨委、政府各自職權范圍內的工作，不得聯合行文。

（第十六條 同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。）

黨委、政府的部門依據職權可以相互行文。部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。

（第十五條 政府各部門依據部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。

部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。）

第五章 公文擬制

（發文辦理）

第十八條 公文擬制包括公文的起草、審核、簽發等程序。

（第二十四條 發文辦理指以本機關名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。）

第十九條 公文起草應當做到：

（第二十五條 草擬公文應當做到：）

（一）符合國家法律法規和黨的路線方針政策，完整準確體現發文機關意圖，并同現行有關公文相銜接。

[第二十五條

（一）符合國家的法律、法規及其他有關規定。如提出新的政策、規定等，要切實可行并加以說明。]

（二）一切從實際出發，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

（三）內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精煉。

[第二十五條

（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。]

（四）文種正確，格式規范。

[第二十五條

（三）公文的文種應當根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關 系確定。]

（五）深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。

（六）公文涉及其他地區或者部門職權范圍內的事項，起草單位必須征求相關地區或者部門意見，力求達成一致。

（第二十六條 擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請上級機關協調或裁定。）

（七）機關負責人應當主持、指導重要公文起草工作。

[去年：第二十五條

（四）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。] 第二十條 公文文稿簽發前，應當由發文機關辦公廳（室）進行審核。審核的重點是：

（一）行文理由是否充分，行文依據是否準確。

（二）內容是否符合國家法律法規和黨的路線方針政策；是否完整準確體現發文機關意圖；是否同現行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。

（三）涉及有關地區或者部門職權范圍內的事項是否經過充分協商并達成一致意見。

（四）文種是否正確，格式是否規范；人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確；文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規范。

[第二十五條

（五）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

（六）結構層次序數，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1．”，第四層為“（1）”。

（七）應當使用國家法定計量單位。

（八）文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

（九）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。]

（五）其他內容是否符合公文起草的有關要求。

需要發文機關審議的重要公文文稿，審議前由發文機關辦公廳（室）進行初核。

[第二十七條 公文送負責人簽發前，應當由辦公廳（室）進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規定等。] 第二十一條 經審核不宜發文的公文文稿，應當退回起草單位并說明理由；符合發文條件但內容需作進一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送。

（第二十九條 公文正式印制前，文秘部門應當進行復核，重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等。

經復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序復審。）

第二十二條 公文應當經本機關負責人審批簽發。重要公文和上行文由機關主要負責人簽發。黨委、政府的辦公廳（室）根據黨委、政府授權制發的公文，由受權機關主要負責人簽發或者按照有關規定簽發。簽發人簽發公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯合發文由所有聯署機關的負責人會簽。

（第二十八條 以本機關名義制發的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發；以本機關名義制發的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發。）

第六章 公文辦理

第二十三條 公文辦理包括收文辦理、發文辦理和整理歸檔。

第二十四條 收文辦理主要程序是：

（一）簽收。對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。

（二）登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。

（三）初審。對收到的公文應當進行初審。初審的重點是：是否應當由本機關辦理，是否符合行文規則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區或者部門職權范圍內的事項是否已經協商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經初審不符合規定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。

（第三十一條 收到下級機關上報的需要辦理的公文，文秘部門應當進行審核。審核的重點是：是否應由本機關辦理；是否符合行文規則；內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定；涉及其他部門或地區職權的事項是否已協商、會簽；文種使用、公文格式是否規范。

第三十四條 收到上級機關下發或交辦的公文，由文秘部門提出擬辦意見，送負責人批示后辦理。）

（四）承辦。閱知性公文應當根據公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本機關 負責人批示或者轉有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規定時限內辦理完畢。

[第三十二條 經審核，對符合本辦法規定的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。對不符合本辦法規定的公文，經辦公廳（室）負責人批準后，可以退回呈報單位并說明理由。

第三十三條 承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本單位職權范圍或者不宜由本單位辦理的，應當及時退回交辦的文秘部門并說明理由。

第三十五條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商；如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協調，如仍不能取得一致，可以報請上級機關協調或裁定。]

（五）傳閱。根據領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

（第三十六條 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。）

（六）催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。

（第三十七條 送負責人批示或者交有關部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。）

（七）答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據需要告知相關單位。

第二十五條 發文辦理主要程序是：

（一）復核。已經發文機關負責人簽批的公文，印發前應當對公文的審批手續、內容、文種、格式等進行復核；需作實質性修改的，應當報原簽批人復審。

（二）登記。對復核后的公文，應當確定發文字號、分送范圍和印制份數并詳細記載。

（三）印制。公文印制必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。

（四）核發。公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發。

第二十六條 涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發件機關機要收發人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規定的計算機信息系統進行傳輸。

第二十七條 需要歸檔的公文及有關材料，應當根據有關檔案法律法規以及機關檔案管理規定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上機關聯合辦理的公文，原件由主辦機關歸檔，相關機關保存復制件。機關負責人兼任其他機關職務的，在履行所兼職務過程中形成的公文，由其兼職機關歸檔。

第七章 公文管理

第二十八條 各級黨政機關應當建立健全本機關公文管理制度，確保管理嚴格規范，充分發揮公文效用。

（第四十五條 文秘部門應當建立健全本機關公文處理的有關制度。）

第二十九條 黨政機關公文由文秘部門或者專人統一管理。設立黨委（黨組）的縣級以上單位應當建立機要保密室和機要閱文室，并按照有關保密規定配備工作人員和必要的安全保密設施設備。

（第四十四條 公文由文秘部門或專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。）

第三十條 公文確定密級前，應當按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應當按照所定密級嚴格管理。絕密級公文應當由專人管理。

公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關或者其上級機關決定。

第三十一條 公文的印發傳達范圍應當按照發文機關的要求執行；需要變更的，應當經發文機關批準。

涉密公文公開發布前應當履行解密程序。公開發布的時間、形式和渠道，由發文機關確定。

經批準公開發布的公文，同發文機關正式印發的公文具有同等效力。

（第四十七條 公開發布行政機關公文，必須經發文機關批準。經批準公開發布的公文，同發文機關正式印發的公文具有同等效力。）

第三十二條 復制、匯編機密級、秘密級公文，應當符合有 關規定并經本機關負責人批準。絕密級公文一般不得復制、匯編，確有工作需要的，應當經發文機關或者其上級機關批準。

復制、匯編的公文視同原件管理。復制件應當加蓋復制機關戳記。翻印件應當注明翻印的機關名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注。

[第四十六條 上級機關的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，下一級機關經負責人或者辦公廳（室）主任批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關、日期、份數和印發范圍。第四十八條 公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證明章。]

第三十三條 公文的撤銷和廢止，由發文機關、上級機關或者權力機關根據職權范圍和有關法律法規決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。

（第四十九條 公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。）

第三十四條 涉密公文應當按照發文機關的要求和有關規定進行清退或者銷毀。

第三十五條 不具備歸檔和保存價值的公文，經批準后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規定履行審批登記手續，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

[第五十條 不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經辦公廳（室）負責人批準，可以銷毀。

第五十一條 銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報）應當進行登記。

第五十三條 密碼電報的使用和管理，按照有關規定執行。]

第三十六條 機關合并時，全部公文應當隨之合并管理；機關撤銷時，需要歸檔的公文經整理后按照有關規定移交檔案管理部門。

工作人員離崗離職時，所在機關應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

[第五十二條 機關合并時，全部公文應當隨之合并管理。機關撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規定移交檔案部門。

工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。]

第三十七條 新設立的機關應當向本級黨委、政府的辦公廳（室）提出發文立戶申請。經審查符合條件的，列為發文單位，機關合并或者撤銷時，相應進行調整。

第八章 附則

第三十八條 黨政機關公文含電子公文。電子公文處理工作的具體辦法另行制定。

第三十九條 法規、規章方面的公文，依照有關規定處理。外事方面的公文，依照外事主管部門的有關規定處理。

第四十條 其他機關和單位的公文處理工作，可以參照本條例執行。

第四十一條 本條例由中共中央辦公廳、國務院辦公廳負責解釋。

第四十二條 本條例自2012年7月1日起施行。1996年5月3日中共中央辦公廳發布的《中國共產黨機關公文處理條例》和2000 年8 月24 日國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》停止執行。

《黨政機關公文處理工作條例》帶來的 七個新變化和九個亟需規范的問題

2012年4月6日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發了《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》），同時廢止了1996年中辦印發的《中國共產黨機關公文處理條例》和2000年國務院印發的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱辦法）。《條例》的發布施行，對推進黨政機關公文處理工作 科學化、制度化、規范化將發揮重要作用。與《辦法》對比，《條例》中出現了許多新的變化，主要表現在以下七個方面：

一、公文處理的概念更加科學。

《辦法》規定“公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作”，《條例》中按照公文辦理的工作流程將公文辦理工作概括為“擬制、辦理、管理”三個相互關聯、銜接有序的工作環節，簡潔明了，“擬制”包括了“起草、審核、簽發”三個環節（《辦法》中隸屬于發文辦理），同時將整理（立卷）、歸檔劃歸至公文辦理范疇。

二、公文的種類更加豐富。

原《辦法》中規定公文種類為13種，新《條例》中規定公文種類為15種，增加了“決議”（適用于會議討論通過的重大決策事項）和“公報”（適用于公布重要決定或者重大事項），同時將“會議紀要”改為“紀要”。

三、公文要素做出了調整。

《辦法》第三章第九條規定“公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成”，增加了“份號”、“發文機關署名”、“頁碼”，減少了“主題詞”。同時，對涉密文件、緊急公文、聯合行文、公文標題等有了明確的規定：涉密文件要標注份號，緊急公文標注“特急”“加急”，聯合發文可以 單獨用主辦機關名稱，公文標題應標明發文機關，有特定發文機關標志的普發性公文可以不加蓋公章等。

四、行文規則上做了具體規定。

《條例》中規定向上級機關行文“原則上主送一個上級機關”；“黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經本級黨委、政府同意或者授權”；“請示”應當一文一事，并要提出傾向性意見；“除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文”；向下級機關行文也有明確的規定，“黨委、政府的辦公廳（室）根據本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經政府審批的具體事項，經政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經政府同意”、“黨委、政府的部門在各自職權范圍內可以向下級黨委、政府的相關部門行文”。

五、文件簽發程序更加規范。

《條例》規定“重要公文和上行文由機關主要負責人簽發”（《辦法》只對上行文作此規定），“黨委、政府的辦公廳（室）根據黨委、政府授權制發的公文，由受權機關主要負責人簽發或者按照有關規定簽發”。

六、公文辦理環節更加簡明。

收文辦理環節增加了“承辦”和“傳閱”環節，對“承辦”和“傳閱” 環節也做出了具體的規定和要求；發文辦理環節減少為四個，將“起草”、“審核”、“簽發”環節劃歸到“公文擬制”部分了，“用印”劃分到“印制”部分了。

七、公文管理環節更加嚴格。

第七章第二十九條規定“黨政機關公文由文秘部門或者專人統一管理。設立黨委（黨組）的縣級以上單位應當建立機要保密室和機要閱文室，并按照有關保密規定配備工作人員和必要的安全保密設施設備”，第三十二條對“復制、匯編機密級、秘密級公文”也做出了明確詳細的規定。

對照兩辦的《條例》檢查工文辦理過程中的格式和辦理環節，發現有很多與新要求不一致的地方，疏理之后發現主要表現在以下九個方面，在以后的公文辦理中必須糾正和規范：

1、明確密級及保密期限。經過定密程序定為秘密文件的，應當在文件上標注密級及保密期限，規范用語為“絕密”“機密”“秘密”。

2、明確緊急程度。有時審計工作時間緊、任務重，在安排布署工作發文時，要在文件上標明緊急程度，文件上的規范用語應標注“特急”“加急”，電報上的規范用語應標注“特提”“特急”“加急”“平急”。

3、規范發文標志。《條例》中規定發文標志“由發文機關全稱或者規范化簡稱加‘文件’二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。聯合行文時，發文機關標志可以并用聯合發 文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱”，對于一個部門一個單位應有一個統一規定，是用發文機關全稱，還是用規范化簡稱加“文件”兩字，必須統一。有時用發文機關全稱，有時用簡稱加“文件”兩字，讓人犯疑。

4、落實簽發人。在《條例》中文件格式部分對“簽發人”有明確的要求：重要公文和上行文應當標注簽發人姓名。

5、規范文件標題。文件標題由發文機關名稱、事由和文種組成，在工作實務中，有時由于文件標題太長，文件上又有發文標志，往往在標題中忽略了發文機關名稱，亟需規范。

6、規范文件落款。在《條例》第三章文件格式部分中，增加了“發文機關署名”的內容（“署發文機關全稱或者規范化簡稱”），在現實中因為要加蓋單位公章，或文件頭上已有發文標志，往往只署發文日期，沒署發文機關，亟需改正。

7、規范成文日期。按照《條例》中的規定“署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文時，署最后簽發機關負責人簽發的日期。”

8、刪除主題詞一欄。在公文的要素上，《條例》中減少了“主題詞”的內容，在以后制文時就需刪除這一欄內容，同時還規范抄送機關和印發機關及印發日期：除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。

9、嚴格上行文的報送程序：黨委、政府的部門向上級主管 部門請示、報告重大事項，應當經本級黨委、政府同意或者授權；屬于部門職權范圍內的事項應當直接報送上級主管部門。

至于文件的字體、字號、版式等，按照《黨政機關公文格式》國家標準執行。

2012黨政機關公文處理工作條例解讀

為統一中國共產黨機關和國家行政機關公文處理工作，2012年4月6日，中辦、國辦聯合印發了《黨政機關公文處理工作條例（以下簡稱《條例》），同時廢止了1996年中辦印發的《中國共產黨機關公文處理條例》和2000年國務院印發的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）。《條例》的發布施行，對推進黨政機關公文處理工作科學化、制度化、規范化必將發揮重要作用。與《辦法》對比，《條例》主要有以下特點：

一、重新定義了公文處理相關概念

《辦法》規定，“公文處理是指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。”也就是說公文處理由公文辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等工作組成。《條例》規定，“公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作。”其中，公文擬制包括起草、審核、簽發3個環節（在《辦法》中，這3個環節均隸屬發文辦理）。《條例》同時將整理(立卷)、歸檔劃歸公文辦理范疇。經此調整，公文處理工作由公文擬制、公文辦理、公文管理組成。

二、增加了公文種類

《辦法》規定公文種類有13種，《條例》規定文種為15種，增加了“決議”和“公報”，同時將“會議紀要”改為《紀要》。原有13個文種的適用范圍與《辦法》的規定基本相同。

三、調整了公文格式要素

《條例》規定，“公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。”

從格式要素看，增加了“份號”、“發文機關署名”、“頁碼”，減少了“主題詞”。考慮到《辦法》雖未對“份號”、“頁碼”作出規定，但實際工作中一直在使用，屬于增加的要素只有“發文機關署名”。

格式要素的應用有以下變化：一是規定涉密公文應當標注份號（《辦法》只要求對絕密、機密公文標注份號）；二是規定緊急公文應當分別標注“特急”“加急”（《辦法》要求標注“特急”“急件”）；三是規定聯合行文時發文機關標志可以單獨用主辦機關名稱；四是明確規定公文標題應標發文機關（《辦法》未作強制性要求）；五是規定有特定發文機關標志的普發性公文可以不加蓋印章。公文的版式以及格式要素的具體應用，《黨政機關公文格式》國家標準將作詳細規定(該國家標準尚在編制中）。

四、行文規則方面增加了一些具體規定

《條例》減少了“行文規則”一章的條目，但增加了一些具體規定，主要有：上行文“原則上主送一個上級機關”（《辦法》只對請示作此規定)；“黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經本級黨委、政府同意或者授權”；“下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級機關”；“不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文”；“屬于黨委、政府各自職權范圍內的工作，不得聯合行文”。

五、公文擬制更加強調程序規范

在“起草”環節強調，“一切從實際出發，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行”；“深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見”；“機關負責人應當主持、指導重要公文起草工作”。

在“審核”環節強調，“需要發文機關審議的重要公文文稿，審議前由發文機關辦公廳(室)進行初審。”

在“簽發”環節強調，“重要公文和上行文由機關主要負責人簽發”（《辦法》只對上行文作此規定)；“黨委、政府的辦公廳(室)根據黨委、政府授權制發的公文，由受權機關主要負責人簽發或者按照有關規定簽發。”

六、簡化了公文辦理的環節

在“收文辦理”中，將“審核”改為“初審”，將“分辦”、“批辦”并入“承辦”，并增加了“傳閱”、“答復”2個環節。

“發文辦理”的環節由8個減少為4個，其中，“起草”、“審核”、“簽 發”3個環節列入“公文擬制”，“用印”并入“印制”。

《條例》將發文辦理的“分發”改為“核發”，規定：“公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發。”

七、公文管理更加注重安全保密

《條例》在第七章“公文管理”中著重強調了有關保密規定，提出了設立保密室和閱文室的要求，對公文定密和解密、密級文件的復制和匯編、公文的銷毀和移交、新設立單位的發文立戶等作出具體規定。

公文寫作的大變革

——解析《黨政機關公文處理工作條例》

婁性誠

2012年4月16日，中共中央辦公廳頒發了《中共中央辦公廳

國務院辦公廳關于印發〈黨政機關公文處理工作條例〉的通知》（中辦發〔2012〕14號），發布了《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）。《條例》共8章，42條，綜合了《國家行政機關公文處理辦法》、《中國共產黨機關公文處理條例》（以下分別簡稱《行政》、《黨務》）的大多數條文，在《行政》、《黨務》的基礎上對公文的寫作、處理過程進行了完善和統一。《條例》的發布，標志著黨政公文合二為一，這是我國黨政機關的一件大事，也是教育界、寫作界的一件大事；這不僅 是法定公文的權威性、嚴肅性在形式上的重要體現，也是公文處理手段逐步科學化的客觀需要；對于促進黨政機關辦公的制度化、規范化、程序化建設和提高工作效率具有劃時代的意義。因此，我們必須高度重視，認真學習，明確要求，為保證《條例》能夠順利實施做好全面的準備。為了盡快熟悉掌握《條例》內容，筆者把它與《行政》、《黨務》做了對比，現將不同之處梳理如下，就教于同行。

一、公文的概念發生了變化

以前我們把公文分為法定公文和非法定公文；法定公文又分為國家行政機關公文、中國共產黨機關公文、人大機關公文、軍隊機關公文等。《條例》把行政機關公文和黨的機關公文合稱為黨政機關公文，統一要求，統一格式，這就意味著原來的法定公文少了一種，使“法定公文”概念的外延縮小了。

二、公文的種類有增減

關于公文的種類，《行政》有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要13種；《黨務》有決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要14種；《條例》有決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要15種。《條例》比《行政》增加了決議、公報2種；比《黨務》增加了命令（令）、公告、通告、議案4種，減少了指示、條例、規定3種。

三、公文的格式變化較大

從組成公文的要素來看，《行政》17個，《黨務》16個，《條 例》18個。《條例》比《行政》增加了署名、頁碼，減少了主題詞；比《黨務》增加了附件說明、附注、頁碼，減少了主題詞。三份文件相比，不同之處主要有以下幾點：

（一）發文機關標志

《條例》：“發文機關標志。由發文機關全稱或者規范化簡稱加‘文件’二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。聯合行文時，發文機關標志可以并用聯合發文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。” 《行政》：“發文機關標識應當使用發文機關全稱或者規范化簡稱；聯合行文，主辦機關排列在前。”不同之處：一是“標識”，現稱為“標志”；二是原來不加“文件”二字，現可以加，也可以不加；三是以前聯合行文幾個單位的名稱都要排，把主辦單位排在前面，現在是可以單獨使用主辦機關名稱。《黨務》稱發文機關標志為“版頭”，“由發文機關全稱或者規范化簡稱加‘文件’二字或者加括號標明文件組成”，“聯合行文，版頭可以用主辦機關名稱，也可以并用聯署機關名稱。在民族自治地方，發文機關名稱可以并用自治民族的文字和漢字印制”。區別之處主要是不再使用括號標明文種；關于少數民族文字的使用，《條例》第十一條規定：“民族自治地方的公文，可以并用漢字和當地通用的少數民族文字”，包括公文的所有文字，不僅僅限于標題。

（二）標題

對標題內容的要求三份文件基本一致，只是《行政》規定：“公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。”而《條例》《黨務》均無此要求。言下之意是：以后黨政公文的標題根據需要可以加標點符號。

（三）發文機關署名

《條例》：“署發文機關全稱或者規范化簡稱”；《黨務》與此相同；《行政》對此沒有規定，在實際行文中都不署名，只加蓋公章。以后必須署名。

（四）印章

《條例》：“有特定發文機關標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章。”《黨務》：“除會議紀要和印制的有特定版頭的普發性公文外，公文應當加蓋發文機關印章。”《行政 》：“除‘會議紀要’和以電報形式發出的以外，應當加蓋印章。”不同點主要是《條例》沒有把會議紀要（《條例》稱“紀要”）列入不需加蓋公章的情形和文種，也就是說以后的紀要也需要加蓋公章。

（五）主題詞

《行政》、《黨務》都規定公文要標注主題詞，而《條例》第九條的公文要素中，沒有把主題詞列入，也就是說公文的主題詞已經被取消，這是《條例》的最大亮點。主題詞是辦公自動化的產物，主要供制作公文索引和計算機檢索文件之用，隨著科技的進步，主題詞已經失去了檢索功能，完成了它的歷史使命，退出了舞臺。從此以后，我們不再為查閱大量的主題詞而煩惱，也不再為主題詞標注是否正確而擔心。作為文秘人員，筆者也深受其累，曾在《應用寫作》2011年第6期發表《話說公文的主題詞》，認為公文的主題詞已經是一種擺設，取消主題詞既不影響公文的表達效果，更不會影響公文的執行力，反而可以減少公文的制作成本，減輕公文制作者的負擔，提高公文的時效性。

（六）其他方面

原《黨務》有印刷份數，《行政》沒有，《條例》的公文要素中也沒有印刷份數，而把《行政》、《黨務》都沒有提出的“頁碼”，作為公文的要素之一。

在用紙規格上，《行政》為A4；《黨務》為16K，也可用A4；《條例》統一為A4。

四、行文規則有補充

《條例》第十五條第三款：“下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級機關”。《行政》、《黨務》均無此要求。這一條款有利于提高公文的時效性，杜絕了不負責任的做法，使行文更加規范、有效。

五、收文辦理程序更加完善

《條例》的收文辦理程序中有“答復”條款：“公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據需要告知相關單位。《行政》”、《黨務》對此都沒有專項規定。《條例》的這一條款，對提高公文的權威性、時效性將會起到積極作用。

長期以來，由于黨政公文要求不統一，公文用紙、格式要素、標志位置、字號大小、行文形式等有較大差異，導致公文格式混淆等問題十分突出；對地方黨政機關公文處理、規范管理、文件傳閱、立卷歸檔、文秘工作的開展及文秘人員培訓等帶來諸多不便；黨政機關、部門聯合行文到底采用哪種格式，往往難以協調，文秘人員在送審過程中經常需要多次更改格式，難以適從。為此，中共中央辦公廳、國務院辦公廳通過廣泛調研，聽取意見，達成共識，聯合制定了《條例》，結束了黨政公文在寫作、處理過程中的混亂現象。《行政》、《黨務》于2012 年7月1日起停止執行，同時停止執行的應該還有《國家行政機關公文格式》、《中國共產黨機關公文格式》，因為《條例》第十條規定：公文的格式按《黨政機關公文格式》國家標準執行，目前雖然尚未看到這個標準，但為了與《條例》同步實施，這個標準肯定會在近日出臺。以后，黨政機關要按照新的標準寫作和處理公文，應用文寫作教師要按新的要求進行教學，所有關于黨政機關公文寫作的教材將改版修訂。這不能不說是公文寫作的一次大變革。

《黨政機關公文格式》

國家標準GB/T 9704—2012解讀

一、公文用紙幅面尺寸及版面要求

（一）幅面尺寸

公文用紙采用GB/T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。

（二）版面

1.頁邊與版心尺寸

公文用紙天頭（上白邊）為37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。

2.字體和字號

如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調整。

3.行數和字數

一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情 況可以作適當調整。

4.文字的顏色

如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。

二、公文格式各要素編排規則

（一）公文格式各要素的劃分

版心內的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。

頁碼位于版心外。

（二）版頭 1.份號

如需標注份號，一般用6位3號阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第一行。

2.密級和保密期限

如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數字用阿拉伯數字標注。

3.緊急程度

如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

4.發文機關標志

由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成，黨的機關也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。

發文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。

聯合行文時，如需同時標注聯署發文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置于發文機關名稱右側，以聯署發文機關名稱為準上下居中排布。5.發文字號

編排在發文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發文順序號用阿拉伯數字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字后加“號”字。

上行文的發文字號居左空一字編排，與最后一個簽發人姓名處在同一行。

6.簽發人

由“簽發人”三字加全角冒號和簽發人姓名組成，居右空一字，編排在發文機關標志下空二行位置。“簽發人”三字用3號仿宋體字，簽發人姓名用3號楷體字。

如有多個簽發人，簽發人姓名按照發文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊。

7.版頭中的分隔線

發文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。

（三）主體

1.標題

一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。

2.主送機關

編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記，標注方法見7.4.2。

3.正文

公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次可以用“

一、（一）”““1.（”“1）””標注；一般第一層用黑 體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。

4.附件說明

如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

5.發文機關署名、成文日期和印章

（1）加蓋印章的公文

成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現空白印章。

單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。

聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。

（2）不加蓋印章的公文

單一機關行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發文機關署名，在發文機關署名下一行編排成文日期，首字比發文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發文機關署名右空字數。

聯合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發文機關署名依次向下編排。

黨的機關有特定發文機關標志的普發性公文可以不加蓋印章。

（3）成文日期中的數字

用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。

（4）特殊情況說明

當公文排版后所剩空白處不能容下印章或簽發人簽名章、成文日期時，可以采取調整行距、字距的措施解決。

6.附注

如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。

7.附件

附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。

（四）版記

1.版記中的分隔線

版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

2.抄送機關

如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發機關和印發日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。

如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。

3.印發機關和印發日期

印發機關和印發日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發機關左空一字，印發日期右空一字，用阿拉伯 數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發”二字。

版記中如有其他要素，應當將其與印發機關和印發日期用一條細分隔線隔開。

（五）頁碼

一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。

三、公文的特定格式

（一）信函格式

發文機關標志使用發文機關全稱或者規范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯合行文時，使用主辦機關標志。

發文機關標志下4mm處印一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊20mm處印一條紅色雙線（上細下粗），線長均為170mm，居中排布。

如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

發文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

標題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。

第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

首頁不顯示頁碼。

版記不加印發機關和印發日期、分隔線，位于公文最后一面版心內最下方。

（二）命令（令）格式

發文機關標志由發文機關全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20mm，推薦使用紅色小標宋體字。

發文機關標志下空二行居中編排令號，令號下空二行編排正文。

單一機關制發的公文加蓋簽發人簽名章時，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發人簽名章，簽名章左空二字標注簽發人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。

聯合行文時，應當先編排主辦機關簽發人職務、簽名章，其余機關簽發人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關簽發人職務、簽名章上下對齊；每行只編排一個機關的簽發人職務、簽名章；簽發人職務應當標注全稱。

簽名章一般用紅色。

（三）紀要格式

紀要標志由“XXXXX紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標宋體字。

標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。

標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。

紀要格式可以根據實際制定。

黨政機關公文格式

[1]《黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012），是由國家質量監督檢驗檢疫總局、國家標準化管理委員會發布的關于黨政機關公文通用紙張、排版和印制裝訂要求、公文格式各要素編

排規則等的國家標準，是黨政機關公文規范化的重要依據，適用于各級黨政機關制發的公文。其他機關和單位的公文可以參照執行。

簡 介

為提高黨政機關公文的規范化、標準化水平，2012年6月29日，國家質量監督檢驗檢疫總局、國家標準化管理委員會發布了《黨政機關公文格式》國家標準（GB/T 9704-2012）。該標準于2012年7月1日起正式實施。此標準是對國標《國家行政機關公文格式》(GB/T 9704-1999)的修訂。

黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

《黨政機關公文格式》國家標準按照《黨政機關公文處理工作條例》的有關規定，結合這些年來黨政機關公文格式的實際應用，對公文用紙、印刷裝訂、格式要素、式樣等作出了具體規定。特別是將黨政機關公文用紙統一為國際標準A4型，首次統一了黨政機關公文格式要素的編排規則，使黨政機關公文的表現形式更加規范。該標準的實施，有利于進一步提高各級黨政機關公文制作水平和質量，有力推動黨政機關公文處理工作實現科學化、規范化。

前 言

本標準按照GB/T 1.1—2009給出的規則起草。

本標準根據中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《黨政機關公文處理工作條例》的有關規定對GB/T 9704—1999《國家行政機關公文格式》進行修訂。本標準相對GB/T 9704—1999主要作如下修訂：

a）標準名稱改為《黨政機關公文格式》，標準英文名稱也作相應修改；

b）適用范圍擴展到各級黨政機關制發的公文；

c）對標準結構進行適當調整；

d）對公文裝訂要求進行適當調整；

e）增加發文機關署名和頁碼兩個公文格式要素，刪除主題詞格式要素，并對公文格式各要素的編排進行較大調整；

f）進一步細化特定格式公文的編排要求；

g）新增聯合行文公文首頁版式、信函格式首頁、命令（令）格式首頁版式等式樣。

本標準中公文用語與《黨政機關公文處理工作條例》中的用語一致。

本標準為第二次修訂。

本標準由中共中央辦公廳和國務院辦公廳提出。

本標準由中國標準化研究院歸口。

本標準起草單位：中國標準化研究院、中共中央辦公廳秘書局、國務院辦公廳秘書局、中國標準出版社。

本標準主要起草人：房慶、楊雯、郭道鋒、孫維、馬慧、張書杰、徐成華、范一喬、李玲。

本標準代替了GB/T 9704—1999。

GB/T 9704—1999的歷次版本發布情況為：

——GB/T 9704—1988。

黨政機關公文格式

注：（）“”中列出了原《國家行政機關公文格式》的對比。

范圍

本標準規定了黨政機關公文通用的紙張要求、排版和印制裝訂要求、公文格式各要素的編排規則，并給出了公文的式樣。

本標準適用于各級黨政機關制發的公文。其他機關和單位的公文可以參照執行。

使用少數民族文字印制的公文，其用紙、幅面尺寸及版面、34 印制等要求按照本標準執行，其余可以參照本標準并按照有關規定執行。

（1 范圍

本標準規定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印刷要求、公文中各要素排列順序和標識規則。

本標準適用于國家各級行政機關制發的公文。其他機關公文可參照執行。

使用少數民族文字印制的公文，其格式可參照本標準按有關規定執行。）規范性引用文件

下列文件對于本標準的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本標準。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標準。

GB/T 148 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸

GB 3100 國際單位制及其應用

GB 3101 有關量、單位和符號的一般原則

GB 3102（所有部分）量和單位

GB/T 15834 標點符號用法

GB/T 15835 出版物上數字用法術語和定義

下列術語和定義適用于本標準。

3.1

字 word

標示公文中橫向距離的長度單位。在本標準中，一字指一個漢字寬度的距離。

（標識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所占空間。）

3.2

行 line

標示公文中縱向距離的長度單位。在本標準中，一行指一個漢字的高度加3號漢字高度的7/8的距離。

（標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行。）公文用紙主要技術指標

公文用紙一般使用紙張定量為60 g/m—80 g/m的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度80%—90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5—9.5。

公文用紙幅面尺寸及版面要求

5.1 幅面尺寸

公文用紙采用GB/T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210 mm×297 mm。

5.2 版面

5.2.1 頁邊與版心尺寸

公文用紙天頭（上白邊）為37 mm±1 mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156 mm×225 mm。

5.2.2 字體和字號

如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調整。

5.2.3 行數和字數

一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調整。

5.2.4 文字的顏色

如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。印制裝訂要求

6.1 制版要求

版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1 mm。

6.2 印刷要求

雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不超過2 mm。黑色油墨應當達到色譜所標BL100%，紅色油墨應當達到色譜所標Y80%、M80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

6.3 裝訂要求

公文應當左側裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4 mm，裁切后的成品尺寸允許誤差±2mm，四角成90度;無毛茬或缺損。

騎馬訂或平訂的公文應當：

a）訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70 mm處，允許誤差±4mm；

b）無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；

c）騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm—5mm。

包本裝訂公文的封皮（封面、書脊、封底）與書芯應吻合、包緊、包平、不脫落。公文格式各要素編排規則

7.1 公文格式各要素的劃分

本標準將版心內的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。

頁碼位于版心外。

7.2 版頭

7.2.1 份號

如需標注份號，一般用6位3號阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第一行。

7.2.2 密級和保密期限

如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數字用阿拉伯數字標注。

7.2.3 緊急程度

如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

（8.1 眉首

8.1.1 公文份數序號

公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。

8.1.2 秘密等級和保密期限

如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

8.1.3 緊急程度

如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需 37 同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。）

7.2.4 發文機關標志

由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。

發文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。

聯合行文時，如需同時標注聯署發文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置于發文機關名稱右側，以聯署發文機關名稱為準上下居中排布。

（由發文機關全稱或規范化簡稱后面加“文件”組成；對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。

發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。）

7.2.5 發文字號

編排在發文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發文順序號用阿拉伯數字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字后加“號”字。

上行文的發文字號居左空一字編排，與最后一個簽發人姓名處在同一行。

[發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。]

7.2.6 簽發人

由“簽發人”三字加全角冒號和簽發人姓名組成，居右空一字，編排在發文機關標志下空二行位置。“簽發人”三字用3號仿宋體字，簽發人姓名用3號楷體字。

如有多個簽發人，簽發人姓名按照發文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行

時與上一行第一個簽發人姓名對齊。

（上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。

如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。）

7.2.7 版頭中的分隔線

發文字號之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。

7.3 主體

7.3.1 標題（公文標題）

一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。

（紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。）

7.3.2 主送機關

編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記，標注方法見7.4.2。

7.3.3 正文

公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次可以用“

一、（一）”““1.（”“1）””標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。

（主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。）

7.3.4 附件說明

如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

[公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名 39 稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件：1.×××××”）；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文序號并在其后標識附件（或帶序號）。]

7.3.5 發文機關署名、成文日期和印章

7.3.5.1 加蓋印章的公文

成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現空白印章。

（用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“〇”；成文時間的標識位置見8.2.6。）

單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。

（單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm~4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；

當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。）

聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。

[當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章之間不相交或相切，相距不超過3mm。

當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。]

7.3.5.2 不加蓋印章的公文

單一機關行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發文機關署名，在發文機關署名下一行編排成文日期，首字比發文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發文機關署名右空字數。

聯合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發文機關署名依次向下編排。

7.3.5.3 加蓋簽發人簽名章的公文

單一機關制發的公文加蓋簽發人簽名章時，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發人簽名章，簽名章左空二字標注簽發人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。

聯合行文時，應當先編排主辦機關簽發人職務、簽名章，其余機關簽發人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關簽發人職務、簽名章上下對齊；每行只編排一個機關的簽發人職務、簽名章；簽發人職務應當標注全稱。

簽名章一般用紅色。

7.3.5.4 成文日期中的數字

用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。

7.3.5.5 特殊情況說明

當公文排版后所剩空白處不能容下印章或簽發人簽名章、成文日期時，可以采取調整行距、字距的措施解決。

（當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。）

7.3.6 附注

如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。

（公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2號字加圓括號標識在成文時間下一行。）

7.3.7 附件

附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。

7.4 版記

7.4.1 版記中的分隔線

版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35 mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25 mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

7.4.2 抄送機關

如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發機關和印發日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。

如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。

（公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。）

7.4.3 印發機關和印發日期

印發機關和印發日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發機關左空一字，印發日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發”二字。

版記中如有其他要素，應當將其與印發機關和印發日期用一條細分隔線隔開。

[位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字。印發機關左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文復印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。]

7.5 頁碼

一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。

（用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距離版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。）公文中的橫排表格

A4紙型的表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

[公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

公文如需附A3紙型表格，且當最后一頁為A3紙型表格時，封

三、封四（可放分送，不放頁碼）就為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最后一頁（封四）上。）] 公文中計量單位、標點符號和數字的用法

公文中計量單位的用法應當符合GB 3100、GB 3101和GB 3102（所有部分），標點符號的用法應當符合GB/T 15834，數字用法應當符合GB/T 15835。公文的特定格式

10.1 信函格式

發文機關標志使用發文機關全稱或者規范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯合行文時，使用主辦機關標志。

發文機關標志下4 mm處印一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊20 mm處印一條紅色雙線（上細下粗），線長均為170 mm，居中排布。

如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

發文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

標題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。

第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

首頁不顯示頁碼。

版記不加印發機關和印發日期、分隔線，位于公文最后一面版心內最下方。

[發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標宋體字，字號由發文機關酌定；發文機關全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細下粗），兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。發文機關名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標識方法從本標準相應要素說明。

函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等。

公函包括標題、主送機關、正文、發文機關、日期等。

①標題

一般由發文機關、事由、文種或者事由、文種組成。一般發函為《關于**（事由）的函》；復函為《關于**（答復事項）的復函》。

②正文

一般包括三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答復的事項和問題；希望和要求，如：“務希研究承復”，敬請大力支持為盼"等。]

10.2 命令（令）格式

發文機關標志由發文機關全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20 mm，推薦使用紅色小標宋體字。

發文機關標志下空二行居中編排令號，令號下空二行編排正文。

簽發人職務、簽名章和成文日期的編排見7.3.5.3。

（命令標識由發文機關名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標識標識令號；令號下空2行標識正文；正文下一行右空4字標識簽發人簽名章，簽名章左空2字標識簽發人職務；聯合發布的命令或令的簽發人職務應標識全稱。在簽發人簽名章下一行右空2字標識成文時間。分送機關標識方法同抄送機關。其他要素從本標準相關要素說明。）

10.3 紀要格式

紀要標志由“XXXXX紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35 mm，推薦使用紅色小標宋體字。

標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。

標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。

紀要格式可以根據實際制定。

（會議紀要格式

會議紀要標識由“×××××會議紀要”組成。其標識位置同8.1.4，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。會議紀要不加蓋印章。其他要素從本標準相關要素說明。）式樣

A4型公文用紙頁邊及版心尺寸見圖1；公文首頁版式見圖2；聯合行文公文首頁版式1見圖3；聯合行文公文首頁版式2

見圖4；公文末頁版式1見圖5；公文末頁版式2見圖6；聯合行文公文末頁版式1見圖7；聯合行文公文末頁版式2見圖8；附件說明頁版式見圖9；帶附件公文末頁版式見圖10；信函格式首頁版式見圖11；命令（令）格式首頁版式見圖12。

2012黨政機關公文格式及排版要求

從2012年7月1日起，執行《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發〔 2012〕14號），現行的1996年 5月3日中共中央辦公廳發布的《中國共產黨機關公文處理條例》和 2000年8月24日國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》停止執行。

一、黨政機關公文的構成要素及排版形式

黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。

（一）公文的構成要素

公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。

（二）公文的排版形式

排版形式指公文各組成要素在文件版面上的標印格式。1．公文用紙幅面尺寸：

采用國際標準A4型紙，210 mm *297 mm。

公文頁邊與版心尺寸為：公文用紙天頭37 mm，公文用紙訂口28 mm，版心尺寸156 mm *225 mm（不含頁碼）。

發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。

2．公文書寫形式 從左至右橫排、橫寫。其標識第一層為“

一、，”第二層為

（一），第三層為“1.”，第四層為（1）。

3．字體字號

發文機關標識使用2號小標宋體字，紅色標識；秘密等級、保密期限、緊急程度用3號黑體字；發文字號、簽發人、主送機關、附注、抄送機關、印發機關、印發時間用3號仿宋體字；簽發人姓名用3號楷體字；正文以3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28字，正文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字。

4．頁碼

用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。

5．信函式公文

發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標宋體字，字號由發文機關酌定；發文機關全稱下4mm 處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm 處為一條文武線（上細下粗），兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。發文機關名稱及雙線均印紅色。

（三）公文各要素及排版形式

公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。1．眉首

置于公文首頁紅色反線以上的各要素統稱公文眉首。眉首包括：公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人。

（1）份號：公文印制份數的順序號，即將同一文稿印刷若干份時每份公文的順序編號。涉密公文應當標注份號。置于版心左上角第一行，用阿拉伯數字。

（2）秘級和保密期限：密級分為絕密、機密和秘密；保密期限是對公文秘密等級時效規定的說明。置于版心右上角第一行，兩字之間空一字。

（3）緊急程度：是對公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，標注“特急”、“加急”；緊急電報分為“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。置于版心右上角第一行，兩字之間空一字。公文同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第一行，緊急程度頂格標識在版心右上角第二行。

（4）發文機關標識：發文機關標識表明公文的作者，他是發文機關制作公文時使用的、規范板式的文件版頭，通常稱“文頭”。由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成，居中紅色套印在文件首頁上端。聯合行文時，發文機關標志可以并用聯合發文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布。

（5）發文字號：發文字號是發文機關按照發文順序編排的順序號。由發文機關代字、年份和序號組成。置于發文機關標

識下空兩行，居中排布。年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔 〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。聯合行文使用主辦機關的發文字號。

發文字號之下4mm 處印一條與版心等寬的紅色反線。（6）簽發人：簽發人是在上報的公文中批準簽發的領導人姓名。只用于上行文。平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第1 行，其他簽發人姓名從第2 行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。

2．公文主體部分

置于公文首頁紅色反線（不含）以下至抄送機關（不含）之間的各要素統稱主體。包括：標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件。

（1）公文標題：即對公文主要內容準確、簡要的概括。由發文機關名稱、事由和文種組成。除法規名稱加書名號外，一般不用標點符號。位于紅色反線下空兩行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞義完整，排列對稱，間距恰當。

（2）主送機關：是指要求公文予以辦理或答復的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。標識在標題下空一行，左側頂格3號仿宋體字標識，回行時仍頂格。最后一個主送機關名稱后標全角冒號。

（3）公文正文：公文正文表述公文的具體內容。通常分導語、主體和結束語。在主送機關下一行，每自然段左空2字，回行頂格，數字、年份不回行。正文以3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28字。文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字。

（4）附件說明：公文附件的順序號和名稱。公文如有附件，48 在正文下空一行左空2 字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件：1.× × × × × ”）；附件名稱后不加標點符號。

（5）發文機關署名（從2012年7月1日起）：署發文機關全稱或者規范化簡稱。

（6）成文時間：指公文生效的時間。署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文時署最后簽發機關負責人簽發的日期。標識在正文之下，空兩行右空4字。用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“○”。

（7）印章：公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符。有特定發文機關標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章，聯合下發的公文，發文機關都應加蓋印章。

單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。加蓋印章應上距正文2mm～4mm，端正、居中、下壓成文時間，印章用紅色。

當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。

當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。

當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3 個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。

當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

49（8）附注：是需要說明的其他事項，如公文的發放范圍、使用時注意的事項、聯系人及聯系方式等。公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。

（9）附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件（或帶序號）。

3．公文版記部分

置于抄送機關以下的各要素統稱為版記。包括：抄送機關、印發機關和印發日期。

（1）抄送機關：指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關。公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用4號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。

（2）印發機關和印發時間：印發機關是印制公文主管部門，印發時間是公文的付印時間。位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置；用4號仿宋體字。印發機關左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

（3）版記中的反線。版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

二、新舊公文處理區別 1．黨政機關公文處理工作條例是全新的首次統一黨政機關公文處理規范標準。

2．在“文種”方面，在《國家行政機關公文處理辦法》的13個文種基礎上，增加了黨委的“決議”和“公報”兩個文種，共15個文種。

3．在“格式”方面，取消了主題詞；行政公文也要署發文機關名稱。

4．在公文擬制方面，要求“重要公文”由主要負責人簽發。

第五篇：《國家行政機關公文處理辦法》解讀

《國家行政機關公文處理辦法》解讀

國務院于2000年8月24日發布的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱新《辦法》），比對國務院辦公廳于1987年2月18日發布、1993年11月21日修訂的《辦法》（以下稱舊《辦法》），增加了很多新的東西，有關公文處理的一些規定更加明確，內容更加細化和充實，文字更加嚴謹。

一、國家領導對行政機關公文處理工作重視程度提升了。這主要體現在三個方面：一是發文的級別提高了。1993年11月修訂的《辦法》，是以國務院辦公廳名義發布的，2000年8月出臺的《辦法》，改由國務院名義發布。發文級別的提高，提供了一種信息，就是國務院主要領導同志特別重視和關注國家行政機關行政公文處理工作。二是仍以“辦法”來發布關于公文處理工作的有關規定。大家都知道，辦法與條例、規定一樣同屬法規性文件，將文書工作給納入法規性范疇，這是很高規格的重視。三是在《辦法》的總綱中新增加了一條（第六條），專門針對各級領導提出的要求，這是一條領導要求各級領導重視公文處理工作的規定。其內容是“各級行政機關的負責人應當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本機關公文處理工作的領導和檢查。”這段文字雖不多，但它從三個方面對各級領導提出了很高的要求。其一，要求各級領導在對待公文處理上態度認識要提高，而且不是一般的提高，要放在“高度重視”的位置；其二，要求各級領導對待公文處理工作作風要轉變，提出機關負責人要“模范遵守本法”，模范者即要起帶頭和表率作用，這一要求很高；其三，要求各級領導對公文處理工作要實，在自已做好的基礎上，還要做加強領導和管理的工作，且工作

要具體扎實，要有檢查措施。

二、新《辦法》強調了公文處理的規范化、制度化、科學化問題

在這，將新《辦法》與舊《辦法》作個比較，看有那些變動，這些變動說明了什么。

1、看新舊《辦法》章節變動。舊《辦法》，共七章，新《辦法》是九章。新《辦法》將舊《辦法》的第五章“公文辦理”一分為二，變為兩章，一章是“發文辦理”，一章是“收文辦理“，分別為新《辦法》的第五和第六章，另外新增加一章，就是現在的第八章，叫“公文管理”。從這些變動中，我們可以看到新《辦法》非常重視公文處理和公文管理兩個過程。將公文處理明確為“發文辦理”與“收文辦理”兩個過程，其目的是使公文處理更具程序化、規范化，改變一些部門進行公文處理的無序狀況。增加“公文管理”一章，我想其目的在于要求我們不但要重視公文辦理過程，還要重視行政公文的管理過程，行政公文管理不好，常常要出亂子，這方面的教訓已很多。

2、看新舊《辦法》條目的增刪。舊《辦法》條目45條，新《辦法》條目57條。新《辦法》刪去舊《辦法》5條，新增加17條。在舊《辦法》被刪去的條目中，其中總綱中有兩條（見國辦發[1993]81號文）。這兩條，其中一條，主要是對各級行政機關工作作風提出要求，另一條是講公文處理要貫徹“黨政分開的原則。前一條與公文處理有關，但靠得不是太緊，可以刪去；后一條，在公文處理的一個很專門的辦法中提出貫徹“黨政分開”的大原則問題，可說是小廟放大佛，裝不下，應當刪去。還有，刪去了舊《辦法》第二章第九條第四款關于“批示”文種一條。即宣布取消行政公文中“批示”這一文種。再有，還刪去了舊《辦法》中第五章第36條和第七章第 一2一

44條。其中，第36條是講公文處理中保密工作的，此項，國家已另有文件規定，不必在此重復提及；另一條，是講《辦法》的解釋權問題，因舊《辦法》的發布單位是國務院辦公廳，當然就有解釋權問題，現由國務院直接發布，已不存在解釋權問題，就得刪去這一條。新增加的17條，我們看其中幾條，體會其意圖。如新增加的第五章第29條（見文件），提出公文正式印制前，文秘部門應當進行復核和怎樣復核，這是制度規定，其意是通過執行復核制度，把好最后一道出關口，以保證發文辦理的質量。新增加的第六章第31條（見文件），是對收到下級機關上報需要辦理的公文進行審核的規定。這一規定相當具體，其目的是要求要把好公文進口關。接下來

第32條規定：經審核，對符合本辦法規定的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送負責人批示。這就是說必須經過前面的程序，才能進入第二個程序。還有第五章新增加的第34條，明確指出“收到上級機關下發或交辦的公文，由文秘部門提出擬辦意見，送負責人批示后辦理。”這是新《辦法》針對一些地方公文處理中“領導先批示，文秘部門后辦理”的做法，提出的公文辦理的程序化和規范化要求。其意圖通過文秘部門的擬辦環節，設立多個決策層次，以提高行政決策的科學性。新增加的第八章第45條，特別明確指出：“文秘部門應當建立健全本機關公文處理的有關制度。”這是新《辦法》要求各級行政機關根據本單位的具體實際情況，對公文處理工作進一步制度化。

3、看新《辦法》文字上的修改。新《辦法》在文字、標點符號上的使用，非常嚴謹和精確。如舊《辦法》第三章第10條中有一句話“公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容”，在公文標題后邊有一個逗號，新《辦法》就將這個逗號去掉了。認真推敲，這里確是沒有出現逗號的需要。如舊《辦法》第28條提出草擬公文要 一3一

做到“書寫工整，標點準確。”新《辦法》將“標點準確”改為“標點正確”，把“準”字換為“正”字，這一字之改，體現出其文字的功力。“正”字對立的就是錯，沒有商量空間；而“準”字，就有可以商量的彈性空間，可以有準和比較準的區分。如按照舊《辦法》的說法去做，該用逗號的地方，是否還可以考慮用其他標點符號，這確有使人產生誤解的可能。還有，舊《辦法》中的第18條，提出“請示一般只寫一個主送機關……，,不得同時抄送其下級機關”，新《辦法》將“同時”兩字刪去，這里也是有使人產生誤解的地方，人們會問，我不同時抄送下級機關，但過后抄送是否就不違規？舊《辦法》在總綱第6條中提出“公文處理必須做到及時、準確、安全”，新《辦法》將其改為“做到及時、準確、安全”，去掉“必須”兩字，這一改，體現了實事求是精神。因為“必須”兩字，太絕對化。因為公文處理，是一群體參與的工作，涉及多個層次、多個方面，以“必須”來要求，恐難于辦到。

三、新《辦法》增加了政府職能部門在公文處理中的任務和責任

在新《辦法》“發文辦理”一章的第26條，明確提出：擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協調，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請上級機關協調或裁定。對照舊《辦法》，新《辦法》增加了三個要求，即：一是“取得一致意見后方可行文”，二是“如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協調”，三是經協調，仍不能取得一致意見，主辦部門可以列明各方理據，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請上級機關協調或裁定。在這里，我們可明顯地看出新《辦法》增加了職能 一4一

部門在公文處理中應負的任務和責任。對涉及其他部門職權范圍內的事項，舊《辦法》只提一次協商，而新《辦法》提出二次協商，并且要求部門主要負責人出面協商。以上要求和規定，在“收文辦理”一章第35條再一次提出（舊《辦法》沒提），可見新《辦法》非常重視各級政府職能部門在公文處理中的作用及責任。

四、新《辦法》重視建立公文辦理的督辦制度

新《辦法》在“附則”中的第56條中新增加一條，專門講公文辦理的督辦問題的。其規定是：“各級行政機關的辦公廳（室）對上級機關和本機關下發公文的貫徹落實情況應當進行督促檢查并建立督查制度。有關規定另行制定。”這一條，說明上級領導已注意到一些地方“紅頭文件”“貶值”的問題，即是各級文件發得多，貫徹落實不到位。因此，特別增加此項規定，對各級行政機關辦公廳（室）提出督促檢查的任務，而且指出這種工作不是隨意行為，要形成制度。為使此項工作更落實，將會另行制定具體規定。

五、新《辦法》注意了公文處理的現代化手段問題

這項也是新增加的內容。隨著經濟的發展、社會的進步，現代化手段已進入我們的公文處理領域，面對辦公條件的現代化，有許多新的問題、新的課題，需要研究。新《辦法》在“附則”第55條已將問題提出來了，將會有另行規定出臺。為什么不在現行辦法作出具體規定呢？一是有很多新東西還需要研究，一時難以作出規定；另外，辦公手段現代化問題，地區差別很大，難以作統一規定。因此，第55條的后面特別提出，在“統一規定發布之前，各級行政機關可以制定本機關或者本地區、本系統的試行規定”，這是分類要求的體現。

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