第一篇：外貿函電禮儀

外貿函電禮儀

摘要：隨著信息技術和網絡技術的發展，相互間的商務信息交流也隨之廣泛，而互通信息的的工具也越來越多，主要是傳真、信函、互聯網，電子郵件。其中，外貿電函是商務交際的重要手段之一。在商務交際中禮儀是很重要的，它是外貿電函文體特征之一。好的禮儀是成功的一半，是不可忽視的。因此，我們在填寫商務電函時，我們務必要了解商務電函禮儀原則、理論和禮貌的策略等,它涉及到包括業務關系，詢價，報價，接受，訂單的執行情況，航運，保險，付款，索賠等機構營業。

關鍵詞：外貿電函 語篇構成 禮貌策略原則 禮貌策略分析

Abstract As information technology and network technology, human society into the information society, largely fax, internet, e-mail more quickly, convenient, economical means of communication instead of the traditional means of communication letter Business English is the foreign trade exchange of correspondence one of the main.As the carrier is carried out in English letters and telegrams between the main application of the telegraph, telex, letter, fax, e-mail communication It is a tool for companies to contact customers in the foreign trade plays a role in communication between buyers and sellers of media;it relates to the business including the establishment of business relations, inquire, offer, offer, acceptance, implementation of orders, shipping, insurance, payments, claims, etc.Key words: correspond;construction;politeness principle;politeness analysis 前言：英語外貿函電作為商務交際中最常見的的一種應用文，具有突出的格式化特征、語篇結構特征和語言特征。外貿函電按照其所傳遞信息的性質不同。語篇所體現的概念功能、人際功能和語篇功能也有所不同，所以語篇的結構和語言特征也具有不同的表現形式。消極信息外貿電函的交際目的是傳遞不利于對方的消息，寫信者不但要盡力說服對方接受函電所傳遞的信息，而且要傳遞愿意繼續保持業務來往的信息。本文分析消極電函的語篇構建過程中所體現的合作原則和禮貌原則，選擇和使用科學的語篇構成策略。

一、外貿語篇函電體現的語篇策略和原則

1.合作原則

美國哲學家Grice(1975)認為，回話是受到一定條件制約的，人們進行交際之所以不說出一連串互不連貫的話，是因為會話者互相合作，同遵循一個目的后一組目的。為了達到某一幕的你，會話雙方都必須共同遵循一些基本原則，他特別強調“合作原則”。Grice指出，人們在談話中遵守的原則包括四個范疇，而每個原則中又包括一條準則和一條次準則；（1）量的準則（Quantity Maxim）:第一，所說的話應該包括當前所包括的所需的信息；第二，所所的話不應該超出所需要的信息；（2）質的準則（Quality Maxim）:第一，不要說自己不知道的話；第二不要說自己缺乏足夠證據的話；（3）關聯準則（Relation Maxim）:第一，所說的話要貼切、要相關；（4）方式準則（Manner Maxim）:第一，說話簡練；第二，說話要有條理。

如果說話者要直截了當的表示出自己的意思，就必須遵循上述這些規則。但在現實實際生活中人們會在不同程度上有意不遵循上述的規則，而是間接地表達自己的意思。英國語言學家Leech認為，“合作原則”的主要作用體現在解釋語言系統意義（sense）和話語意義（force）之間關系的轉換上。但是合作原則有個明顯的缺陷，它無法解釋人們為什么經常要違反合作原則，間接地表達自己的意見。2.禮貌原則

商務英語電函的寫作主要遵循七個C，即；Clear（清楚），Concise(簡明)，Correct(正確)，Courteous(禮貌)，Conve-rsational(對話)，Ｃonvincing(可信)和 Complete(完整)。其中禮貌是其中的重要原則之一。禮貌通常被理解為說話人為了達到某一目的而采取的措施，如增加或維護交際雙方的和睦關系。語言學界對于禮貌的各種原則可用于說明語言使用中的許多現象，也具有較強的描述能力。Leech在《語用學原則》中（1983）把“禮貌原則”（politeness principle）作為“合作原則”的“援助”原則提出來，完善了“會話含義”學說。Leech把“禮貌原則”劃分為六類，每一類包括一條準則和兩條此準則：（1）寬宏準則（Generosity Maxim）:第一，使他人受損最小；第二，使他人受惠最大；（2）策略準則（Tact Maxim）:第一種原則，使自身受惠最小，第二，使自身受損最小；（3）贊揚準則（Approbation Maxim）：第一，盡力縮小對他人的貶損；第二，盡力夸大對他人的贊揚；（4）謙虛準則（Modesty Maxim）：第一你，盡力縮小對自身的贊揚；第二，盡力夸大對自身的貶損；(5)贊同準則（Agreement）:盡力減少對他人的厭惡；第二，盡力夸大對他人的同情。

成功商務信函要符合完整（completeness），簡潔（concise），清處（clarity）和禮貌（courtesy）等原則。前三條符合合作原則，最后一條則符合禮貌原則和合作原則互為益補。可以這么說，外貿函電中合作原則和禮貌原則的準確把握是信函交際功能能否實現的關鍵所在，在很大程度上決定著與客戶業務的長遠發展。因此，要使信息接受者心平氣和的接受消極信息，實現函電的交際的目的，使雙方能夠繼續保持有好的業務關系，采用合適的禮貌策略是必不可少的。

二、積極的外貿電函語篇結構中禮貌策略分析

積極面子是指希望得到別人的肯定和贊美。為保住對方的積極面子不受損害，說話人有必要使用積極的語言來給對方積極的影向，讓對方感覺到說話人的承認和贊美。在商務信函中積極的禮貌表現主要體現為三種策略：贊美、避免不和與聲稱關系親近。

1、贊美

贊美策略是一種“社交催化劑”它是利用夸獎、恭維話來滿足對方的求榮心里。以引起對方的注意和興趣的方式。在不同的場合使用恰當的贊美語言可以給人們的生活帶來愉快的滿足感。促使人際關系變得和諧融洽，起到潤滑油的作用。例如：

We find both quality and prices satisfactory and are pleased to place an order with you for the following;?

(經檢查，貴方的質量和價格都使我方很滿意。因此，決定向貴方訂貨，具體的款項如下；?)

2、避免不和

避免不和在商務信函寫作中，主要表現為當寫信人不同意對方的觀點或不愿意滿足對方的要求或請求時，為了不造成對方的直接否定，維護對方的積極面子，在回信的時候寫信人要避免直接陳述不同的意見。例如;We appreciate the good quality of your products.But your prices are much higher than those we have previously paid for strawboards of the same quality.Regretfully, we have decided to place the order elsewhere.(我們贊美你們的良好的產品，但是，貴方的報價大大高于此前所購同等優質產品的價格。很遺憾，我們不得不決定從他出訂貨。)這種寫作方式產用在拒絕對方發盤。其中像Regretfully 這些詞的含有否定的意思。但語氣很委婉。我們可以列舉一些類似的句子

Perhaps you might like to have a look at the actual goods.We might be of some service to you in a similar case.以上的也可以用will , shall , may 等詞，但是用past subjunctive from 則表示等客氣和委婉些。

3、緩和用法（Mitigation）

為了緩和過分的強調或刺激對方。常用：we are afraid, we would say, we might say , we(would)think, it seems(or would seem)To us, we(would)think/suggest，as you are(or;may be)aware , as we need hardly point out 等等緩和語氣如下所示：

A, you should make necessary amendment to the relative L/c as soon as possible.B, please make necessary amendment to the relative L/C as soon as soon possible.C, would like it be possible for you to make necessary amendment to the relative L/C as soon as possible ？

在函電的寫作中，有時我們只要稍加改變就可以突出禮貌性。

1、把命令變成請求的常用形式；

Please, will you?.., will you please??,如：

A, will you give us more detailed information on your requirement? B, will you compare our sample with the goods of other firms?

2、虛擬式（past subjunctive from）如：

A, would you compare our sample with the goods of other firms? b.we should ask you would let us have your reply soon.C, we with you would let us have your reply soon D, this would seem to confirm our opinion.We should be grateful if you would help us with you suggestion.三、消極的外貿函電語篇結構程中禮貌策略分析

外貿函電按其所傳遞信息的性質可分為消極函電、積極函電和勸服性函電。傳遞消極信息的函電可大致分為兩類：買方拒絕買方的還盤、訂單、索賠類函電，買方向賣方申訴、索賠以及催裝類電函。語篇的體裁不同，交際的功能不同，不僅導致其語言風格不同，而且導致其組成篇的模式有所不同。本文以拒

絕還盤信函為例分析傳遞消極信息函電語篇構建過程中的禮貌策略。

Dear Sirs, We learn from your letter of May 28 that our price for the Silicon Steel Sheet is found to be on the high side.在信函的開頭部分，寫信者放棄方式準則，遵循禮貌原則中的贊同準則，以緩和、中立的語氣客氣的指出受到對法的來函和有關的價格信息，刻意的回避在信函的最開始部分直接拒絕對法的還盤，以最大限度地放大相互之間的一致之處，避免唐突地傳遞消極的信息，引起對方的不愉快，為下文的拒絕還盤做好了充分的準備，是對方有了一定的心里準備。另外，寫信者遵循關聯準則，以“our price for the Silicon Steel Sheet is found to be on the high side.”言簡意賅地表明該信函的目的是談論“Silicon Steel Sheet”的報價事宜。

在外貿函電寫作中，無論是傳遞積極的信息還是消極的信息，交易的一方再回復對方的時候總是要體現商務信函索要求的禮貌原則。在函電的開頭部分，寫信人總是禮貌地提及對方的來函，以簡明明了的語言說明去函電目的。

While we appreciate your cooperation in giving us the information about the Japanese supply in your market ,we regret to say that there is no possibility of cutting the price to the extent you indicate, i.e.8%.For your information, we have received a crowed of inquires from buyers in other directions and expect to close business at something near our level.At present, we cannot see our way clear to entertain your counter-offer, as our price is quite realistic.本信函的目的雖然是拒絕對方的降價要求，但作者巧妙地運用贊揚的準則和贊同的準則，在第一部分以中立的語氣陳述對方認為價格太高，暗示自己一方難以接受的基礎上，使用“we appreciate your cooperation”以感謝的口吻提到對方所提供的信息，創造有好的氛圍。然后略帶歉意地拒絕了對方的降價的要求。對于方式準則的缺失，書信的作者采用了禮貌原則中策略準則進彌補，使用regret來表示作者的對傳遞消極信息（拒絕還盤）的遺憾之情，為對方接受消極信息設置良好的語言環境，消除對方的不愉快的心情和情緒。

表明看起來，使用”there is no possibility of cutting the price ”拒絕對方的降價要求違背了方式準則，但是寫信者運用連量的準則和質的準則，使用“a crowed of inquires ”來強調物質的暢銷，清楚地 說明了拒絕對方降價的具體、真實原因。雖然這然的解釋方法在一定程度上違背了謙虛準則，安東尼避免了一味的表示禮貌而過分的使用前輩的嚴策降低了自己的地位，并且是對方感覺到雙方的談判建立在相互 信任、平等的基礎上，是拒絕還盤顯得更加有禮有節。

If later on you see any chance to do better, please let us know.In the meantime, please keep us posted of developments at your end.在前一段說明拒絕對方原因基礎上，寫信者運用贊同準則表明對該筆業務非常關注，期望知道對方的任何進展，表達了雙方的利益息息相關，盡力縮小自己與對方的差距和分歧，對曉之以理，動之以情，側重以對方的利益來勸說其接受報盤。另一方面進一步解釋拒絕接受還盤的原因，更重要的是達到說服對方收回要求降價的要求。

一般的拒絕還盤信函都會具體的反應對方的考慮，例如適當降價、改變支付的方式，交貨時間等等，該信函卻禮貌而又完全地拒絕了對方還盤。表明上

看起來雙方的談判告一段落，事實上寫信者運用策略準則，通過上部分的“expect to close business at something near our level” 和本部分的”if later on you see any chance to do better , please let us know”精心地使用語言技巧為以后的談判留下充分的空間，體現了寫信者對市場的把握程度和禮貌原則的熟練使用.We assure you that all your inquiries will receive our prompt attention.在結尾部分，寫信者運用謙虛準則和贊揚準則，在自己的利益不受到損害的情況下，從情感上給以對方有好處的安慰，使得話語的旋回余地大大增加，表達保持業務關系的誠意。

對謝外貿電函的建議和忠告：

由于消極信息函電主要傳遞的是拒絕、指責和威脅等等本質上不禮貌的信息，這些信息會使用貿易雙方陷入尷尬的處境之中的，因此，在撰寫消極信息函電的過程中，應采用積極的禮貌策略，既要遵守和合作原則又要處于禮貌的需要后其他原因而故意違反合作原則，從而體現語言的語篇功能和交際功能。在構建消極的信息外貿電函的語篇過程當中，為了避免過于直爽對對方造成傷害，寫信者在電函的開始部分總是要吃積極的角度著手，采用緩和的語氣陳述消極信息，給對方心里結束做好充分的準備，然后在傳遞消極信息并作出客觀的、令人信服的解釋，用事實說明不能滿足對方要求的確不得已而為之，博得對方傳遞消極信息的理解，并提出切實可行的補救措施，最后有好的態度和客氣的結束語進一步降低消極信息對業務和業務關系的不良影響。

結束語：

隨著全球貿易一體化的推進，外貿電函在其中起著重要的作用。同時，禮貌原則在外貿電函中起到十分重要的作用，它能營造一種尊重對方，尋求合作的氣氛，從而促進雙方的貿易往來。因其，在進行外貿函電的寫作的時候要注意原則的應用。使其中為促進貿易服務。

姓名：吳建達 班級：國貿111 學號：11111003

第二篇：外貿函電

Dear Miss Han, We are glad to learn from your letter that you have decided to place a large order for the item of alarm o’clock.As you know, with superior quality, our products enjoy growing favor in the world market.We hope that you will direct your attention to superior quality of our product, which we think in much more important.However, Much as we would like to establish business relationship with you, the best we can do is to reduce the original price by 1%.As you stated in your order that this order is in urgent need, shipment could be made in June subject to the L/C reaching us no later than 18 th of June.We look forward to your early reply and hope to establish business relationship with you in the near future.Yours sincerely, Zhou Liangyi Sales manager

第三篇：外貿函電

Dear Sirs,We would like to order with your company for 1,200 cartons of Jade Rabbit brand Essential Balm.We want the cartons marked clearly with the name, the words 'fragile' and numbered 1-1200.we hope you will be able to ensure the quality of the product/

we willmake payment by L/C at sight and would like delivery by the end of next month.with regard to shipment, please e-maildirect to us and let us have a copy of the commercial invoice when it is made up.Yours faithfully.Dear Sirs,Thank you for your enquiry ,and we appreciate very much you interest in our product.As requested, we take pleasure in makig you a firm offer as follows, subject to your reply reaching here on or before June.Commodity: ‘Jade Rabbit’ brand radiosPrice: US $ 40 per, CIF LondonCommissions: 3%Shipments: JunePayment: by draft at sight for the full invoice value to be opened 30 days before the date of shipment.Please note that we have quoted our most favorable price and we can not see our way clear to entertain any counter offer.Hope for early reply

Yours sincerely,***

Dear Sirs,Your company has been kindly introduced to us by the National Bank of Bangladesh.We have been in the line of Light Industrial Products.We are willing to enter into business relations with you.To give you a general idea of our products, we enclose a complete set of leaflets showing various products being handled y this cooperation with detailed specifications and means of packing.Quotation and samples will be sent upon receipt of your specific enquiries.Our competitive prices, superior quality and efficiency have won confidence and goodwill among our business clients.We are writing to you in the hope that we can open up business relations with your firm.We shall be grateful if you will reply an early date.Yours faithfully,***

第四篇：外貿函電

外貿函電--期末資料

開立信用證另函 品牌

溢短裝條款 以…為受益人 目的港 分批裝運 承運人 投保 向…索賠 Brochure

Be lined with mental plate Price listDiscountG.M.Q.InsurantF.P.A.A confirmed L/C TransshipmentStraight B/L

Credit inquiryCounter-offer

Sales confirmation Shipping instruction Inner packing 封內地址 形式發票 跟單信用證電匯 付款交單

Open / establish letters of credit(L/C)EnclosedBrand

Terms more or less In one’s favor Port of destination Partial shipment The carrier Insure / cover

File a claim against...小冊子

用金屬板內襯

價格列表 / 價格單 折扣

上好可銷品質（不懂詳見度娘）被保險人平安險 保兌信用證 轉運 記名提單

信用查詢 還價

銷售確認書 運費說明 內包裝

Inside address Proforma Invoice Documentary Credits

Telegraphic transfer Against payment

With reference to your order of July 6 for musical instruments, we wish to inform you that the goods are in production and will be ready for shipment by the end of October.根據你7月6日的樂器訂單，我們想告訴你，產品正在生產，并在十月底準備裝運。

We have duty sighed our sales confirmation and return one copy to you for your file as requested.Meanwhile, we have opened the relevant L/C and it will reach you very soon.我們有責任審核銷售確認書，并退還一份文件給你。同時，我們已經開立了有關信用證，您應該很快就能收到了。

Please extend the date of shipment and the validity of your L/C No.CHW118 to July 15 and Aug.2 respectively and arrange the amendment advice to reach us by June 15.請將裝運日期以及你標號CHW118的信用證的有效性延長至7月15日和8月2日，并于6月15日聯系我們，分別安排修訂意見。

When packing, please take into account that the boxes are likely to receive rough handling at this end and must be able to withstand transportation over very bad roads.包裝時，請考慮到盒子很可能在運輸環節末端承受硬力，并且必須能夠承受很差的運輸路況。

An insurance claim should be submitted to the insurance company or its agent as promptly as possible so as to provider the insurance company or its agent with ample time to pursue recovery from the relative party at fault.保險索賠申請應盡可能迅速的提交給保險公司或其代理人，以提供保險公司充足的時間，針對存在相對過錯的一方，尋求代理賠償。

很遺憾由于價格原因無法達成交易，但是我方希望向您推薦一款規格較為便宜的產品。Unfortunately, due to price reasons，we can not make the deal, but we would like to recommend a cheaper product specification for you.該協議證明了我們一致同意終止雙方2006年6月1日簽訂的合同，且雙方均不對此提出任何法律申訴。

The agreement proves that we agreed to terminate the contract signed by both parties on June 1, 2006, and both sides are not making any of this legal complaint.租賃條件可以同上述兩家公司相同。該開發區不允許有污染，請在可行性研究報告中加以說明。

Leasing conditions can be the same with these two companies.The zone does not allow contaminated, please to describe it in the feasibility study report.化學泡沫是包裝領域的一種新方式，隨函附上關于其運用可能性的目錄。

Chemical foam is a new way of packaging, and enclosing on its use of the possibility of the directory.請注意上述商品在9月16日前發貨，并按發票面額130%投保。根據貴方一貫做法，我們知道您只按110%投保，因此，額外部分將由我方承擔。

Please note that the above-mentioned goods shipped before September 16, referring to the invoice face value of 130% insured.According to the party practice, we know that you are always only insured at 110%, so an additional portion will be borne by us.We wish to introduce ourselves to you as a state-run import and export corporation dealing in light industrial products.作為一個主營輕工業產品的國營進出口公司，我很希望向您介紹自己。

The above order is urgently needed.We, therefore, request you to forward it by air freight.以上的訂單是迫切需要的。因此，我們要求你用空郵方式。

We can meet your requirements to have the goods packed in wooden cases but you have to bear the extra packing charge.我們能滿足你的要求用木箱包裝貨物，但你必須承擔額外的包裝費用。

Owing to heavy commandments, we are not in a position to accept new orders.However, as soon as fresh supplies come in, we’ll immediately contact you with fax.鑒于認真審單，我們沒有能力接受新訂單。但是，一旦有新貨進來，我們將立即用傳真與您聯系。

Our underwriter has surveyors and agents in practically all the big cities in the world to handle claims.Should any damage occur to the goods a claim may be filed with the insurance agent at your end with the necessary documents?

我們的承銷商和代理商在世界上幾乎所有的大城市中都參與過索賠處理。如有任何損壞發生而產生的索賠，可以提交相關文案給保險代理人么？

目前花生市場見疲，除非貴公司能降價5%，否則我們無法達成交易。

Seeing the current peanut market weakness, unless your company can cut prices by 5%, otherwise，we can not reach a deal.我們已經注意到了貴公司降價的要求，不過，我們想，如果貴公司能夠將訂購的數量增加到6000件的話，我們將會給貴公司5%的折扣。請注意，這是我們最大限度的讓步，希望貴公司接受。

We have noticed that the price of the company's requirements, but we think that if your company can increase the ordered quantity to 6000, we will give your company a 5% discount.Please note that this is the best of our concessions, and wishing you to accept it.請將信用證的裝運期和有效期分別延展至10月15日和10月31日，不勝感激。

Please crediting the shipment and validity are extended to October 15 and October 31, greatly appreciated.如果你方能替我方為貨物按發票金額的110%投保一切險，我們將非常高興。

If you order the goods for us against all risks for 110% of the invoice amount, we will be very happy.我們最少需要500千克。如果質量上乘，我們最多可接受800千克。

We need at least 500 kg.If the quality is goog, we will accept up to 800 kg.Dear Sirs,Insurance

We thank for your letter of May 10, quoting us 100 metric tons of wool on CIF terms.We regret, however, that we prefer to have your quotations and/or offers on CFR terms.尊敬的先生們，保險

我們感謝您5月10日的來信，提出我們的羊毛指導到岸價共100噸按CIF條款計算。但是，我們感到很遺憾，我們希望你的報價單按CFR條款提供指導價。

For your information, we have taken out an open policy with the Bloyd insurance company, London.All we have to do when a shipment is made is to advise them of the particulars.Furthermore, we are on very good terms with them.We usually receive from our underwriters quite a handsome premium rebate at regular intervals.至于你的信息，我們已經向倫敦的Bloyd保險公司進行了報備。我們所需要做的，就是告知對方商品詳情。此外，我們與對方擁有長期的合作伙伴關系。我們通常定期從承銷商那里獲得相當可觀的保險費回扣。

In the meantime, we should be obliged if you could supply us with full details regarding the scope of cover handled by the people’s insurance company of china for our references.在此期間，我們將不勝感激，如果你能充分提供商品詳情，我們就能讓中國人民保險公司為你辦理相關業務。

We look forward to hearing from you at an early date.我們期待您的早日回復。

Yours,Faithfully

此致，你忠實的XXX… …

第五篇：外貿函電

外貿函電 課程設計報告08110811 葉允嘉 0811081140

外貿函電課程設計報告

一、課程設計目的通過外貿函電實踐性的模擬練習，加深對外貿函電理論的理解和運用。了解并熟悉外貿進出口的關鍵步驟，如建立業務關系、詢盤、報盤、還盤、成交、裝運等的模擬，以在今后的實際應用中熟練使用函電的寫作技巧和繕制合同、信用證、匯票、裝箱單、提單等單據。

二、課程設計內容

1.課程設計的總體方案布置：根據背景資料擬寫建交信并進行進出口報價核算。

2.根據客戶發來的傳真及商品資料發盤并進行綜合報價還價核算。

3.擬寫還盤函，根據背景資料和往來函電實例繕制銷售確認書。

4.根據合同審核信用證并寫一份改證函了解裝船通知。

5.根據信用證及所提供的資料編制匯票、發票、裝箱單、重量尺碼單位作為銀行議付單據的一部分。

三、課程設計要求

1.掌握建立交易信函的操作技能。

2.掌握出口價格核算的要點。

3.掌握出口還價核算的要點。

4.掌握繕制合同的要點。

5.掌握信用證要點，掌握繕制改證函的要點。

6.掌握單據的填制。

四、課程設計中遇到的難題以及解決辦法

課程設計中最大的難點莫過于進出口合同的訂立和填寫各種單據。

平時有擬寫中文合同的經驗，一般都是要根據一些模板在根據實際情況改動條款。而一份合同的關鍵在于措辭的嚴謹與高明。在擬寫英語進出口合同時，一開始有一種無從下手的感覺，但是參考指導書后面章節合同寫法，經過前后比對，終于完成了合同的編寫。

各種單據上的表述和信用證上的表述有差異，這是使填寫各種單據成為難點的主要原因，另外信用證各種信息分散較廣，也給單據填寫增加了難度。不過，將發票填完時，后面的幾封單據就變得容易了很多。不過有些信息，還是很難在信用證里找出。各種單據填寫時，有很多時候要用到大寫，我就差點把日期寫成一般的寫法，后來還是發現問題，改正了出來。

五、體會

在寫外貿函電的時候就需要額外的注意很多細節，概括起來，遵循5個C原則。

Completeness——一封商業信函應概況了各項必需的事項，如邀請信應說明時間、地點等，確忌寄出含糊不清的信件。

Consideration——寫信時要處處從對方的角度去考慮有什么需求，而不是從自身出發，語氣上更尊重對方。

Courtesy——語言要有禮且謙虛，及時地回信也是禮貌的表現。Conciseness——避免廢話連篇、避免不必要的重復、多進行短句、單詞的運用。

Clarity——意思表達明確，要注意：避免用詞錯誤、注意詞語所放的位置、注意句子的結構。

《外貿函電》是一門模仿性、實踐性、操作性都很強的課程，不通過練習實踐，很難加深認識，鞏固所學知識。只有進行大量的有針對性的反復操練，尤其是外貿業務各個環節設計特定情景進行反復操作，進行各種類型的練習，我們才能熟練掌握運用外貿業務這些常用的句型、詞匯和短語以達到能夠正確翻譯并能擬寫同類信函的目的。通過這次學習，我對外貿函電的各種相關信函和單據有了一個更加深入的了解，也對其熟練度大有提升，經過這次實訓，使我們專業技能得到一個很好強化的訓練機會，使我們在今后的實踐中更加得心應手。