第一篇：有關(guān)文書格式企業(yè)自備文書示范

企業(yè)自備文書示范

企業(yè)登記自備文件示范文本使用須知

一、為幫助公司/企業(yè)及其股東/投資人制作合乎法律規(guī)范的企業(yè)登記所需自備文件，江蘇省工商行政管理局企業(yè)注冊分局制作本企業(yè)自備文件的示范文本。

二、因企業(yè)自備文件無固定格式，故本示范文本僅供參考。公司/企業(yè)及其股東/投資人可以自行制作自備文件，但其內(nèi)容和格式應(yīng)當(dāng)符合國家法律、法規(guī)和本公司/企業(yè)章程的相關(guān)規(guī)定。

三、對于內(nèi)容相同的同一種文件，本示范文本僅以某一種類型公司提供文本樣式，其他類型公司亦可參照使用。

四、本示范文本僅涉及與公司/企業(yè)登記相關(guān)的必要事項，不涉及與公司/企業(yè)登記不相關(guān)的其他企業(yè)內(nèi)部或外部法律關(guān)系。因此，公司/企業(yè)及其股東/投資人將按照本示范文本制作的自備文件用于公司/企業(yè)登記以外的事項所產(chǎn)生的法律后果由公司/企業(yè)及其股東/投資人自行承擔(dān)，與本示范文本的提供者無關(guān)。

五、本示范文本中括號內(nèi)的斜黑體字為說明性文字，非示范文本的內(nèi)容。[

1、有限公司股東會決議（全體股東簽名[蓋章]表示同意的）]

公司股東會決議

會議時間： 會議地點(diǎn)： 召集人： 主持人：

應(yīng)到會股東 方，實際到會股東 方，代表100%股權(quán)。全體股東一致通過如下決議：1、2、3、[全體股東蓋章（單位股東）或簽字（自然人股東）：]

[

2、有限公司股東會決議（非全體股東簽名[蓋章]表示同意的）]

公司股東會決議

會議時間： 會議地點(diǎn)： 召集人： 主持人：

（非董事會召集、董事長主持[或執(zhí)行董事召集主持]的，應(yīng)在此增加一段內(nèi)容用以說明公司章程規(guī)定的在前順序的會議召集和主持義務(wù)人不履行會議召集和主持義務(wù)的情況）會議以公司章程規(guī)定的方式通知了全體股東。應(yīng)到會股東 方，實際到會股東 方（其中，股東 委托 出席會議并代為行使表決權(quán)）。參會股東共代表 %表決權(quán)。會議通過的決議情況：

1、2、會議表決情況：

1、對本次股東會第1項決議內(nèi)容表決： 代表 %表決權(quán)的股東同意； 代表 %表決權(quán)的股東不同意； 代表 %表決權(quán)的股東棄權(quán)。

2、對本次股東會第2項決議內(nèi)容表決： 代表 %表決權(quán)的股東同意； 代表 %表決權(quán)的股東不同意； 代表 %表決權(quán)的股東棄權(quán)。

[到會股東簽名（自然人）或蓋章（單位）：]

[

3、一人有限公司開業(yè)的股東決定]

有限公司股東決定

根據(jù)《公司法》及公司章程的規(guī)定，公司股東于 年 月 日做出如下決定：

1、決定 擔(dān)任公司的執(zhí)行董事，任期 年；

2、決定 擔(dān)任公司的監(jiān)事。

（如公司成立董事會、監(jiān)事會，則應(yīng)作如下決議：）

1、決定成立公司董事會，決定 等 人為公司董事，任期 年;

2、決定成立公司監(jiān)事會，決定 等 人為公司監(jiān)事，任期 年。

[股東簽名（自然人）或蓋章（單位）：]

[

4、一人有限公司變更的股東決定]

有限公司股東決定

根據(jù)《公司法》及公司章程規(guī)定，本人于 年 月 日就以下公司事宜作出決定：

1、（1）決定將公司名稱變更為（名稱變更）；（2）決定將公司住所變更至（經(jīng)營場所變更）；

（3）決定將公司注冊資本（實收資本）從 萬元增至 萬元，此次增資額為 萬元，出資方式為，出資時間為（增加注冊資本或?qū)嵤召Y本）；

（4）決定將公司注冊資本（實收資本）從 萬元減至 萬元（減少注冊資本或?qū)嵤召Y本）；

（5）決定增加（或減少）公司經(jīng)營項目：，變更后，公司經(jīng)營范圍為：（經(jīng)營范圍變更）；

（6）決定將公司營業(yè)期限變更為 年（或永久存續(xù)）（營業(yè)期限變更）；

（7）決定將本人在公司中的 %股權(quán)（計 萬元出資額）以 萬元轉(zhuǎn)讓給新股東（股東變更）。

2、相應(yīng)修改公司章程。

3、決定免去 執(zhí)行董事職務(wù)，重新任命 為執(zhí)行董事；免去 監(jiān)事職務(wù)，重新任命 為監(jiān)事（設(shè)執(zhí)行董事、監(jiān)事的公司執(zhí)行董事、監(jiān)事變更）。（或者：）

3、決定免去 董事職務(wù)，重新任命 為董事；免去 監(jiān)事職務(wù)，重新任命 為監(jiān)事（設(shè)董事會、監(jiān)事會的公司董、監(jiān)事變更）。

[股東簽名（自然人）或蓋章（單位）：]

[

5、一人有限公司注銷的股東決定]

有限公司股東決定

根據(jù)《公司法》及公司章程規(guī)定，股東于 年 月 日做出如下決定：

因 原因，決定解散 有限公司。自即日起成立公司清算組，由 等 人組成，清算組負(fù)責(zé)人由 擔(dān)任。

[股東簽名（自然人）或蓋章（單位）：]

[

6、一人有限公司確認(rèn)清算報告的股東決定]

有限公司股東決定

根據(jù)《公司法》及公司章程規(guī)定，股東于 年 月 日做出如下決定：

確認(rèn)清算組 年 月 日的清算報告。責(zé)成清算組報送登記機(jī)關(guān)，辦理公司注銷登記。

[股東簽名（自然人）或蓋章（單位）：]

[

7、股份公司設(shè)立時的股東大會決議]

股份有限公司股東大會決議

會議時間： 會議地點(diǎn)：

召集人： 主持人：

（非董事會召集、董事長主持[或執(zhí)行董事召集主持]的，應(yīng)在此增加一段內(nèi)容用以說明公司章程規(guī)定的在前順序的會議召集和主持義務(wù)人不履行會議召集和主持義務(wù)的情況）

會議以公司章程規(guī)定的方式通知了全體股東。到會股東共 方（其中，股東 委托 出席會議并代為行使表決權(quán)）。參會股東共代表 %表決權(quán)。會議通過的決議情況：

1、2、會議表決情況：

1、對本次股東會第1項決議內(nèi)容表決： 代表 %表決權(quán)的股東同意； 代表 %表決權(quán)的股東不同意； 代表 %表決權(quán)的股東棄權(quán)。

2、對本次股東會第2項決議內(nèi)容表決： 代表 %表決權(quán)的股東同意； 代表 %表決權(quán)的股東不同意； 代表 %表決權(quán)的股東棄權(quán)。

（會議主持人及出席會議的董事簽名：）

[

8、公司董事會決議]

公司董事會決議

時間： 地點(diǎn)：

召集人： 主持人：

（非董事長召集主持的，應(yīng)在此增加一段內(nèi)容用以說明公司章程規(guī)定的在前順序的會議召集和主持義務(wù)人不履行會議召集和主持義務(wù)的情況）

會議已于 年 月 日以公司章程規(guī)定的方式通知全體董事。本次會議應(yīng)到會董事 人,實際到會董事 人（其中董事 委托 出席會議并代為行使表決權(quán)[股份有限公司必須委托董事出席]）。會議通過如下決議：

1、免去 董事長職務(wù)，重新選舉 為董事長。

2、免去 副董事長職務(wù)，重新選舉 為副董事長。

3、解聘 經(jīng)理職務(wù)，重新聘任 為經(jīng)理。

董事簽名： 同意： 不同意：

棄權(quán)：

[

9、公司監(jiān)事會決議]

公司監(jiān)事會決議

時間： 地點(diǎn)： 召集人： 主持人：

（非監(jiān)事會主席召集主持的，應(yīng)在此增加一段內(nèi)容用以說明監(jiān)事會主席不履行會議召集和主持義務(wù)的情況）會議已于 年 月 日以公司章程規(guī)定的方式通知全體監(jiān)事。本次會議應(yīng)到會監(jiān)事 人,實際到會監(jiān)事 人（其中，監(jiān)事 委托 出席會議并代為行使表決權(quán)）。會議通過如下決議：

免去 監(jiān)事會主席職務(wù)，重新選舉 為監(jiān)事會主席。

監(jiān)事簽名： 同意： 不同意： 棄權(quán)：

[

10、有限公司執(zhí)行董事聘任經(jīng)理的決定]

有限公司執(zhí)行董事決定

根據(jù)本公司章程規(guī)定，決定聘任 為公司經(jīng)理。

（執(zhí)行董事簽名：）

年 月 日

[

11、公司減資公告]

公司減資公告

根據(jù) 年 月 日股東（大）會決議，公司擬將注冊資本從 萬元減至 萬元，現(xiàn)予以公告。債權(quán)人可自公告之日起45日內(nèi)要求本公司清償債務(wù)或提供擔(dān)保。

公司 年 月 日

[

12、債務(wù)清償或擔(dān)保說明]

公司債務(wù)清償或提供擔(dān)保的說明

根據(jù)《公司法》有關(guān)規(guī)定，本公司于 年 月 日經(jīng)股東（大）會決議，將公司注冊資本從 萬元減至 萬元。公司已于減資決議作出之日起10日內(nèi)通知了全體債權(quán)人，并于 年 月 日在（報紙名稱）上發(fā)布了減資公告。

至 年 月 日，公司債務(wù)清償和提供擔(dān)保情況如下：（或者表述如下：）

至 年 月 日，公司已對債務(wù)予以清償或提供了相應(yīng)的擔(dān)保。

（公司蓋章：）

（公司法定代表人簽名：）

年 月 日

[

13、轉(zhuǎn)讓股權(quán)通知]

關(guān)于擬轉(zhuǎn)讓 有限公司股權(quán)的通知

(本通知所針對的股東姓名或名稱)：

本人擬將本人所持有的 有限公司的 萬元人民幣股權(quán)（占公司注冊資本的 %）中的 萬元股權(quán)（占公司注冊資本的 %）以人民幣 萬元(價格)轉(zhuǎn)讓給。如你（單位）不同意轉(zhuǎn)讓，請于接此通知之日起 日內(nèi)按本通知載明的轉(zhuǎn)讓價格收購本人擬轉(zhuǎn)讓的股權(quán)。接到本通知之日起滿三十日未答復(fù)或者不購買的，視為同意轉(zhuǎn)讓。

[擬轉(zhuǎn)讓股權(quán)的股東簽名（自然人）或蓋章（單位）：]

年 月 日

[

14、股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議]

股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議

出讓方：

受讓方：

出讓方與受讓方經(jīng)協(xié)商一致，達(dá)成協(xié)議如下：

一、出讓方將其持有 公司的股權(quán)中的 萬元（占公司注冊資本的 %）以人民幣 萬元的價格轉(zhuǎn)讓給受讓方。

二、受讓方于 年 月 日前將股權(quán)轉(zhuǎn)讓款以現(xiàn)金方式一次性直接交付給出讓方。

三、自本協(xié)議生效之日起，雙方在 公司的股東身份發(fā)生置換，即出讓方不再享有股東權(quán)利不再履行股東義務(wù)，受讓方開始享有股東權(quán)利并履行股東義務(wù)。

四、本協(xié)議自雙方簽字（蓋章）之日起生效。

[出讓方簽名（自然人）或蓋章（單位）：]

[受讓方簽名（自然人）或蓋章（單位）：

年 月 日

[

15、公司注銷公告]

注 銷 公 告

公司股東（大）會于 年 月 日決議解散公司，并于同日成立了公司清算組。請公司債權(quán)人于本公告發(fā)布之日起45日內(nèi)，向本公司清算組申報債權(quán)。

聯(lián)系人： 聯(lián)系電話： 地 址： 郵 編：

公司清算組

年 月 日

[

16、清算報告]

公司清算報告

根據(jù)《公司法》及公司《章程》的有關(guān)規(guī)定，公司已于 年 月 日召開股東會決議解散,并于同日成立公司清算組，對公司進(jìn)行清算。現(xiàn)將公司清算情況報告如下：

一、公司登記情況：

（公司名稱、公司類型、法定代表人、住所、注冊資本、股東姓名或名稱、股東出資額及出資比例等）

二、公司清算組已于清算組成立之日起十日內(nèi)通知了公司全體債權(quán)人，并于 年 月 日在（報刊名稱）上發(fā)布了公告。

三、具體債權(quán)債務(wù)清理情況：

1、公司庫存資產(chǎn) 萬元；

2、公司收回債權(quán) 萬元；

3、公司償還債務(wù) 萬元；

4、公司剩余凈資產(chǎn) 萬元，其中，貨幣 萬元，實物 萬元，其它 萬元。

四、根據(jù)各股東協(xié)商，對公司剩余凈資產(chǎn)分配如下：（各股東分配的資產(chǎn)數(shù)額及資產(chǎn)形態(tài)）

五、至本清算報告出具之日，公司已清算完畢。

（清算組成員簽字：）

年 月 日 [

17、公司分立公告] 分立公告

根據(jù) 公司股東會決議，公司擬分立為 家公司，公司注銷（或繼續(xù)存續(xù)）。原公司的債務(wù)由分立后的各家公司共同承擔(dān)。特此公告。

公司

年 月 日

[

18、公司吸收合并公告]

合并公告

根據(jù)×××公司與# # #公司的合并協(xié)議，兩公司合并，合并方式為：×××公司吸收# # #公司；# # #公司解散注銷。# # #公司的資產(chǎn)歸×××公司所有，所有債權(quán)債務(wù)由×××公司承繼。請合并各方公司的債權(quán)人于本公告發(fā)布之日起45日內(nèi),向合并各方公司要求清償債務(wù)或提供擔(dān)保。

特此公告。

×××公司 # # # 公司

年 月 日

[

19、公司新設(shè)合并公告] 合并公告

根據(jù)×××公司與# # #公司的合并協(xié)議，兩公司合并，合并方式為：×××公司與# # #公司合并設(shè)立新公司；×××公司與# # #公司均解散注銷。兩公司的資產(chǎn)歸新設(shè)立的公司所有，所有債權(quán)債務(wù)由新設(shè)立的公司承繼。特此公告。

×××公司 # # # 公司 年 月 日

[20、公司新設(shè)合并協(xié)議]

合 并 協(xié) 議 甲方： 乙方：

為了擴(kuò)大公司規(guī)模，提高公司在市場中的競爭能力，經(jīng)甲、乙雙方股東會決議，甲、乙雙方合并，達(dá)成協(xié)議如下：

一、甲、乙雙方合并后，新設(shè) 有限公司，甲、乙雙方均解散注銷。

二、甲、乙雙方合并后，原甲、乙雙方的股東均成為新設(shè)立公司的股東。新設(shè)立公司的注冊資本為 萬元（人民幣）；各股東出資額及出資比例如下：（由合并雙方自行約定）

三、甲、乙雙方合并后，原雙方的債權(quán)、債務(wù)全部由新設(shè)立的公司承繼。

四、本協(xié)議一式五份，協(xié)議雙方各存一份，另三份供公司登記使用。

五、本協(xié)議經(jīng)雙方簽字蓋章生效。

甲方（蓋章）： 乙方（蓋章）： 代理人簽名： 代理人簽名： 日期： 日期：

[

21、公司吸收合并協(xié)議]

合 并 協(xié) 議

甲方： 乙方：

為了擴(kuò)大公司規(guī)模，提高公司在市場中的競爭能力，經(jīng)甲、乙雙方股東會決議，甲、乙雙方合并，達(dá)成協(xié)議如下：

一、甲、乙雙方合并，由甲方吸收乙方，乙方解散注銷。

二、甲、乙雙方合并后，原乙方的股東成為甲方的股東。甲方的注冊資本變更為 萬元（人民幣）；各股東出資額及出資比例如下：（由合并雙方自行約定）

三、甲、乙雙方合并后，原雙方的債權(quán)、債務(wù)全部由甲方承繼。

四、本協(xié)議一式五份，協(xié)議雙方各存一份，另三份供公司登記使用。

五、本協(xié)議經(jīng)雙方簽字蓋章生效。

甲方（蓋章）： 乙方（蓋章）： 代理人簽名： 代理人簽名： 日期： 日期：

[

22、分公司負(fù)責(zé)人任免文件]

關(guān)于×××公司××分公司經(jīng)理（負(fù)責(zé)人）任免的決定

公司決定，解聘（免去）###的×××有限公司××分公司經(jīng)理（負(fù)責(zé)人）職務(wù)，聘用（任命）×××為×××有限公司××分公司經(jīng)理（負(fù)責(zé)人）。

（公司蓋章）年 月 日

[

23、分公司注銷決定]

關(guān)于×××公司××分公司注銷的決定

×××公司決定注銷×××公司××分公司。該分公司在經(jīng)營過程中所發(fā)生的債權(quán)債務(wù)由×××公司承擔(dān)，分公司設(shè)立的銀行賬戶、稅務(wù)登記、刻制的印章等均由×××公司負(fù)責(zé)注銷、銷毀。

（公司蓋章）年 月 日

[

24、非公司企業(yè)法人/營業(yè)單位的法定代表人/負(fù)責(zé)人任免文件]

關(guān)于×××（單位名稱）法定代表人/負(fù)責(zé)人的任免決定

經(jīng)研究決定任命（聘用）×××為×××（單位名稱）的×××（法定代表人/負(fù)責(zé)人職位名稱），同時免去（解聘）×××的×××（法定代表人/負(fù)責(zé)人職位名稱）職務(wù)。

[主管部門（出資人）蓋章] 年 月 日

[

25、非法人分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人任免文件]

關(guān)于×××（單位名稱）負(fù)責(zé)人的任免決定

經(jīng)研究決定，免去×××同志×××（單位名稱）的×××（職務(wù)名稱），任命×××同志擔(dān)任×××（單位名稱）×××（職務(wù)名稱）。

（企業(yè)法人蓋章）年 月 日

[

26、注銷企業(yè)法人決定]

關(guān)于注銷×××（單位名稱）的決定

經(jīng)研究決定：

注銷×××（單位名稱）。

[主管部門（出資人）蓋章] 年 月 日

[

27、非公司制企業(yè)法人債務(wù)清理完結(jié)的證明] 證 明

××工商行政管理局：

根據(jù)《中華人民共和國企業(yè)法人登記管理條例》及其《施行細(xì)則》等有關(guān)規(guī)定×××（單位名稱）的債務(wù)已清理完結(jié)。特此證明

[主管部門（出資人）蓋章] 年 月 日

[

28、非法人分支機(jī)構(gòu)隸屬企業(yè)法人出具的債權(quán)債務(wù)清理文件]

×××（單位名稱）債權(quán)債務(wù)清理證明

××工商行政管理局：

×××（單位名稱）系本企業(yè)出資設(shè)立的分支機(jī)構(gòu)，現(xiàn)申請注銷。該單位的債權(quán)債務(wù)已清理完結(jié)（[或者：]由本企業(yè)接收，并負(fù)責(zé)清理）。特此證明

（企業(yè)法人蓋章）年 月 日

[29營業(yè)單位主管部門（出資人）出具的債權(quán)債務(wù)清理文件]

×××（單位名稱）債權(quán)債務(wù)清理證明

××工商行政管理局：

×××（單位名稱）系本單位出資設(shè)立的營業(yè)單位，現(xiàn)申請注銷。該單位的債權(quán)債務(wù)已清理完結(jié)（[或者：]由本單位接收，并負(fù)責(zé)清理）。特此證明

[主管部門（出資人）蓋章] 年 月 日

[30、集團(tuán)成員申請加入集團(tuán)、承認(rèn)集團(tuán)章程的文件]

×××公司關(guān)于加入×××集團(tuán)的申請

×××集團(tuán)：

經(jīng)公司股東會研究決定，現(xiàn)申請加入×××集團(tuán)，承認(rèn)集團(tuán)章程，并按集團(tuán)章程的規(guī)定履行應(yīng)盡義務(wù)。特此申請，請予批準(zhǔn)。

（公司蓋章）年 月 日

[

31、營業(yè)執(zhí)照遺失公告] 公 告

因保管不善, ×××公司（注冊號為×××）遺失營業(yè)執(zhí)照正本一本（編號為×××）、副本×本（編號分別為×××、×××）。現(xiàn)公告聲明作廢。

×××公司 年 月 日

有限公司股東會決議（全體股東簽名[蓋章]表示同意的）]

公司股東會決議

會議時間： 會議地點(diǎn)： 召集人： 主持人：

應(yīng)到會股東 方，實際到會股東 方，代表100%股權(quán)。全體股東一致通過如下決議：1、2、3、[全體股東蓋章（單位股東）或簽字（自然人股東）：]

2、有限公司股東會決議（非全體股東簽名[蓋章]表示同意的）]

公司股東會決議

會議時間： 會議地點(diǎn)：

召集人： 主持人：

（非董事會召集、董事長主持[或執(zhí)行董事召集主持]的，應(yīng)在此增加一段內(nèi)容用以說明公司章程規(guī)定的在前順序的會議召集和主持義務(wù)人不履行會議召集和主持義務(wù)的情況）

會議以公司章程規(guī)定的方式通知了全體股東。應(yīng)到會股東 方，實際到會股東 方（其中，股東席會議并代為行使表決權(quán)）。參會股東共代表 %表決權(quán)。會議通過的決議情況：

1、2、會議表決情況：

1、對本次股東會第1項決議內(nèi)容表決： 代表 %表決權(quán)的股東同意； 代表 %表決權(quán)的股東不同意； 代表 %表決權(quán)的股東棄權(quán)。

2、對本次股東會第2項決議內(nèi)容表決： 代表 %表決權(quán)的股東同意； 代表 %表決權(quán)的股東不同意； 代表 %表決權(quán)的股東棄權(quán)。

[到會股東簽名（自然人）或蓋章（單位）：] 建湖縣福鑫電梯配件有限公司

一人有限公司開業(yè)的股東決定]

有限公司股東決定

根據(jù)《公司法》及公司章程的規(guī)定，公司股東于 年 月 日做出如下決定：

1、決定 擔(dān)任公司的執(zhí)行董事，任期 年；

2、決定 擔(dān)任公司的監(jiān)事。

（如公司成立董事會、監(jiān)事會，則應(yīng)作如下決議：）

1、決定成立公司董事會，決定 等 人為公司董事，任期 年;

2、決定成立公司監(jiān)事會，決定 等 人為公司監(jiān)事，任期 年。

[股東簽名（自然人）或蓋章（單位）：]

[

4、一人有限公司變更的股東決定]

有限公司股東決定

委托 出

根據(jù)《公司法》及公司章程規(guī)定，本人于 年 月 日就以下公司事宜作出決定：

1、（1）決定將公司名稱變更為（名稱變更）；（2）決定將公司住所變更至（經(jīng)營場所變更）；

（3）決定將公司注冊資本（實收資本）從 萬元增至 萬元，此次增資額為 萬元，出資方式為，出資時間為（增加注冊資本或?qū)嵤召Y本）；

（4）決定將公司注冊資本（實收資本）從 萬元減至 萬元（減少注冊資本或?qū)嵤召Y本）；

（5）決定增加（或減少）公司經(jīng)營項目：，變更后，公司經(jīng)營范圍為：（經(jīng)營范圍變更）；

（6）決定將公司營業(yè)期限變更為 年（或永久存續(xù)）（營業(yè)期限變更）；

（7）決定將本人在公司中的 %股權(quán)（計 萬元出資額）以 萬元轉(zhuǎn)讓給新股東（股東變更）。

2、相應(yīng)修改公司章程。

3、決定免去 執(zhí)行董事職務(wù)，重新任命 為執(zhí)行董事；免去 監(jiān)事職務(wù)，重新任命 為監(jiān)事（設(shè)執(zhí)行董事、監(jiān)事的公司執(zhí)行董事、監(jiān)事變更）。（或者：）

3、決定免去 董事職務(wù)，重新任命 為董事；免去 監(jiān)事職務(wù)，重新任命 為監(jiān)事（設(shè)董事會、監(jiān)事會的公司董、監(jiān)事變更）。

[股東簽名（自然人）或蓋章（單位）：] [

5、一人有限公司注銷的股東決定]

有限公司股東決定

根據(jù)《公司法》及公司章程規(guī)定，股東于 年 月 日做出如下決定： 因 原因，決定解散 有限公司。自即日起成立公司清算組，由 等 人組成，清算組負(fù)責(zé)人由 擔(dān)任。

[股東簽名（自然人）或蓋章（單位）：] [

6、一人有限公司確認(rèn)清算報告的股東決定]

有限公司股東決定

根據(jù)《公司法》及公司章程規(guī)定，股東于 年 月 日做出如下決定：

確認(rèn)清算組 年 月 日的清算報告。責(zé)成清算組報送登記機(jī)關(guān)，辦理公司注銷登記。

[股東簽名（自然人）或蓋章（單位）：]

[

7、股份公司設(shè)立時的股東大會決議（會議紀(jì)錄）]

股份有限公司股東大會決議（會議紀(jì)錄）

會議時間： 會議地點(diǎn)：

召集人： 主持人：

（非董事會召集、董事長主持[或執(zhí)行董事召集主持]的，應(yīng)在此增加一段內(nèi)容用以說明公司章程規(guī)定的在前順序的會議召集和主持義務(wù)人不履行會議召集和主持義務(wù)的情況）會議以公司章程規(guī)定的方式通知了全體股東。到會股東共 方（其中，股東 委托 出席會議并代為行使表決權(quán)）。參會股東共代表 %表決權(quán)。會議通過的決議情況：

1、2、會議表決情況：

1、對本次股東會第1項決議內(nèi)容表決： 代表 %表決權(quán)的股東同意； 代表 %表決權(quán)的股東不同意； 代表 %表決權(quán)的股東棄權(quán)。

2、對本次股東會第2項決議內(nèi)容表決： 代表 %表決權(quán)的股東同意； 代表 %表決權(quán)的股東不同意； 代表 %表決權(quán)的股東棄權(quán)。

（會議主持人及出席會議的董事簽名：）

[

8、公司董事會決議]

公司董事會決議

時間: 地點(diǎn): 召集人： 主持人:

（非董事長召集主持的，應(yīng)在此增加一段內(nèi)容用以說明公司章程規(guī)定的在前順序的會議召集和主持義務(wù)人不履行會議召集和主持義務(wù)的情況）

會議已于 年 月 日以公司章程規(guī)定的方式通知全體董事。本次會議應(yīng)到會董事 人,實際到會董事 人（其中董事 委托 出席會議并代為行使表決權(quán)[股份有限公司必須委托董事出席]）。會議通過如下決議：

1、免去 董事長職務(wù)，重新選舉 為董事長。

2、免去 副董事長職務(wù)，重新選舉 為副董事長。

3、解聘 經(jīng)理職務(wù)，重新聘任 為經(jīng)理。

董事簽名： 同意： 不同意：

棄權(quán)：

[

9、公司監(jiān)事會決議]

公司監(jiān)事會決議

時間: 地點(diǎn): 召集人： 主持人:

（非監(jiān)事會主席召集主持的，應(yīng)在此增加一段內(nèi)容用以說明監(jiān)事會主席不履行會議召集和主持義務(wù)的情況）會議已于 年 月 日以公司章程規(guī)定的方式通知全體監(jiān)事。本次會議應(yīng)到會監(jiān)事 人,實際到會監(jiān)事 人（其中，監(jiān)事 委托 出席會議并代為行使表決權(quán)）。會議通過如下決議：

免去 監(jiān)事會主席職務(wù)，重新選舉 為監(jiān)事會主席。

監(jiān)事簽名： 同意： 不同意： 棄權(quán)：

[

10、有限公司執(zhí)行董事聘任經(jīng)理的決定]

有限公司執(zhí)行董事決定

根據(jù)本公司章程規(guī)定，決定聘任 為公司經(jīng)理。

（執(zhí)行董事簽名：）

年 月 日

[

11、公司減資公告]

公司減資公告

根據(jù) 年 月 日股東（大）會決議，公司擬將注冊資本從告。債權(quán)人可自公告之日起45日內(nèi)要求本公司清償債務(wù)或提供擔(dān)保。

萬元減至 萬元，現(xiàn)予以公 公司

年 月 日

[

12、債務(wù)清償或擔(dān)保說明]

公司債務(wù)清償或提供擔(dān)保的說明

根據(jù)《公司法》有關(guān)規(guī)定，本公司于 年 月 日經(jīng)股東（大）會決議，將公司注冊資本從 萬元減至 萬元。公司已于減資決議作出之日起10日內(nèi)通知了全體債權(quán)人，并于 年 月 日在（報紙名稱）上發(fā)布了減資公告。

至 年 月 日，公司債務(wù)清償和提供擔(dān)保情況如下：

（或者表述如下：）

至 年 月 日，公司已對債務(wù)予以清償或提供了相應(yīng)的擔(dān)保。

（公司蓋章：）

（公司法定代表人簽名：）

年 月 日

[

13、轉(zhuǎn)讓股權(quán)通知]

關(guān)于擬轉(zhuǎn)讓 有限公司股權(quán)的通知(本通知所針對的股東姓名或名稱)：

本人擬將本人所持有的 有限公司的 萬元人民幣股權(quán)（占公司注冊資本的 %）中的 萬元股權(quán)（占公司注冊資本的 %）以人民幣 萬元(價格)轉(zhuǎn)讓給。如你（單位）不同意轉(zhuǎn)讓，請于接此通知之日起 日內(nèi)按本通知載明的轉(zhuǎn)讓價格收購本人擬轉(zhuǎn)讓的股權(quán)。接到本通知之日起滿三十日未答復(fù)或者不購買的，視為同意轉(zhuǎn)讓。

[擬轉(zhuǎn)讓股權(quán)的股東簽名（自然人）或蓋章（單位）：]

年 月 日

[

14、股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議]

股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議

出讓方： 受讓方：

出讓方與受讓方經(jīng)協(xié)商一致，達(dá)成協(xié)議如下：

一、出讓方將其持有 公司的股權(quán)中的 萬元（占公司注冊資本的 %）以人民幣 萬元的價格轉(zhuǎn)讓給受讓方。

二、受讓方于 年 月 日前將股權(quán)轉(zhuǎn)讓款以現(xiàn)金方式一次性直接交付給出讓方。

三、自本協(xié)議生效之日起，雙方在 公司的股東身份發(fā)生置換，即出讓方不再享有股東權(quán)利不再履行股東義務(wù)，受讓方開始享有股東權(quán)利并履行股東義務(wù)。

四、本協(xié)議自雙方簽字（蓋章）之日起生效。[出讓方簽名（自然人）或蓋章（單位）：]

[受讓方簽名（自然人）或蓋章（單位）：

年 月 日

[

15、公司注銷公告]

注 銷 公 告

公司股東（大）會于 年 月 日決議解散公司，并于同日成立了公司清算組。請公司債權(quán)人于本公告發(fā)布之日起45日內(nèi)，向本公司清算組申報債權(quán)。

聯(lián)系人： 聯(lián)系電話： 地 址： 郵 編：

公司清算組

年 月 日

[

16、清算報告] 公司清算報告

根據(jù)《公司法》及公司《章程》的有關(guān)規(guī)定，公司已于 年 月 日召開股東會決議解散,并于同日成立公司清算組，對公司進(jìn)行清算。現(xiàn)將公司清算情況報告如下：

一、公司登記情況：

（公司名稱、公司類型、法定代表人、住所、注冊資本、股東姓名或名稱、股東出資額及出資比例等）

二、公司清算組已于清算組成立之日起十日內(nèi)通知了公司全體債權(quán)人，并于 年 月 日在（報刊名稱）上發(fā)布了公告。

三、具體債權(quán)債務(wù)清理情況：

1、公司庫存資產(chǎn) 萬元；

2、公司收回債權(quán) 萬元；

3、公司償還債務(wù) 萬元；

4、公司剩余凈資產(chǎn) 萬元，其中，貨幣它 萬元。

四、根據(jù)各股東協(xié)商，對公司剩余凈資產(chǎn)分配如下：（各股東分配的資產(chǎn)數(shù)額及資產(chǎn)形態(tài)）

五、至本清算報告出具之日，公司已清算完畢。

（清算組成員簽字：）

年 月 日

萬元，實物 萬元，其

第二篇：文書

房屋產(chǎn)權(quán)協(xié)議書

甲方： 乙方：

甲、乙、丙三方經(jīng)協(xié)商，對位于＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿的房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行如下約定，甲、乙、丙三方均表示系本人的真實意思且不存在欺詐、脅迫、重大誤解的情形。一.位于＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿的該房產(chǎn)系吳清有與候淑清的夫妻共有財產(chǎn)，吳清有于＿＿＿＿＿＿年去世后，其子女＿＿＿＿、＿＿＿＿、＿＿＿＿、＿＿＿＿、＿＿＿＿均表示放棄繼承份額，歸甲方候淑清所有。二.乙方對甲方養(yǎng)老送終，盡到贍養(yǎng)義務(wù)(贍養(yǎng)方式/具體化)丙方對乙方養(yǎng)老送終，盡到贍養(yǎng)義務(wù)(贍養(yǎng)方式/具體化)（乙丙雙方對甲方養(yǎng)老送終，盡到贍養(yǎng)義務(wù) [看老人意愿]）三.甲方現(xiàn)自愿將該房屋的所有權(quán)贈與乙方和丙方共同共有，未經(jīng)另一方同意，任何一方不得對該房進(jìn)行單獨(dú)處分，如乙方和丙方不贍養(yǎng)甲方，則不享受該贈與。

四.該房屋在被拆遷時贈與給乙、丙兩方，甲方協(xié)助乙、丙兩方過戶或直接變更房屋所有權(quán)，拆遷事宜由乙、丙兩方負(fù)責(zé)。

五.乙方百年后,將該房產(chǎn)自己所有份額贈與丙方,該房產(chǎn)歸丙方個人

所有,其他任何人不享有該房屋相關(guān)權(quán)益。

該協(xié)議一式三份，均具有同等級，該協(xié)議自甲、乙、丙三方簽字之日起成立并生效。

甲方：＿＿＿＿ 乙方：＿＿＿＿ 丙方：＿＿＿＿

＿＿年＿＿月＿＿日 ＿＿年＿＿月＿＿日 ＿＿年＿＿月＿＿日

見證人：＿＿＿＿、＿＿＿＿ ＿＿年＿＿月＿＿日

第三篇：企業(yè)文書管理規(guī)則

□ 總則

第一條 目的為使文書管理制度化，以增進(jìn)文書處理之品質(zhì)及效率，特訂定本規(guī)則。

第二條 范圍

本規(guī)則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部 門)與外界來往的文書(包括電報)及關(guān)系企業(yè)(含公司內(nèi)容)各部門間來往文書(包含簽呈)，自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。

□ 承辦部門

第三條 總收發(fā)部門

總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一辦理，各公司(工廠)所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理。總收發(fā)部門負(fù)責(zé)文書之收受及發(fā)送。

第四條 管理部門

(一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書，以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門；營業(yè)、采購、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門的文書，得以各該業(yè)務(wù)部門的最高主管部門為管理部門。

(二)各公司(工廠)所在地與外界來往屬地區(qū)性文書，以其所在地之經(jīng)理室或管理處(或總務(wù)部門)為管理部門。

(三)關(guān)系企業(yè)各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。(四)管理部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜；文書未按規(guī)定處理者，管理部門不得受理。

第五條 主辦及會辦部門

(一)文書內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)主辦部門為該項文書的主辦部門，如有涉及其他部門時，其他部門則為該項文書的會辦部門。

(二)本企業(yè)各類資料對外統(tǒng)一報送的主辦、會辦及提供部門。

□ 行文

第六條 行文類別

(一)函：發(fā)布規(guī)章或臨時性規(guī)定及對機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司行號、私人或關(guān)系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門間行文使用。

(二)公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對象宣布時使用。

(三)便函：關(guān)系企業(yè)各公司、部門間或公司內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時使用。

(四)簽呈：下級對上級有所請示或報告時使用。

(五)電報：業(yè)務(wù)處理須以電報行文時使用。

(六)表格式公文：政府機(jī)關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實際需要印為固定格式使用。

(七)其他：

1.司法文書依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤辉V訟文書，依政府有關(guān)部門訴訟審議 委員會規(guī)定程序?qū)嵤?/p>

2.會議紀(jì)錄及例行表報等的發(fā)送不必行文。

第七條 行文名義、署名及印信借用

(一)對關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下：

1.以公司名義由董事長署名蓋董事長職章：

屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。

2.以公司名義由總經(jīng)理署名蓋總經(jīng)理職章：

對政府各部、會、局、署及其所屬一級、二級機(jī)構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級機(jī)構(gòu)等之行文。

3.以公司名義由總經(jīng)理署名、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。

①對省政府、市政府所屬二級機(jī)構(gòu)等的行文。

②對當(dāng)?shù)厥小⒖h政府及其所屬一級機(jī)構(gòu)的行文。

③對稅務(wù)、金融機(jī)關(guān)的行文。

④總管理處各部、室、中心代表各公司對外的行文(但本款第六項另有規(guī)定者從其規(guī)定)。

4.以公司名義，由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。

對本款第二項所列以外的公家機(jī)構(gòu)或公民營企業(yè)、法人團(tuán)體的行文。

營業(yè)、資料、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商之行文。

5.以部門名義，由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。

營業(yè)、資材、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商的行文。

6.以部門名義蓋部門章：

①采購部門對廠商的行文。

②人事、服務(wù)、訓(xùn)練、法律等部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)之權(quán)責(zé)范圍內(nèi)對公民營事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)或個人的行文。

7.應(yīng)依本款第四項的名義、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位無經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。

8.因環(huán)境特殊或事實需要，須另行規(guī)定行文名義、署名及印信使用者，應(yīng)專案簽送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長或總經(jīng)理核準(zhǔn)。

(二)關(guān)系企業(yè)各部門間應(yīng)以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用印：

1.正式行文者，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之；以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署名，蓋用部門章。

2.總管理處各部、室、中心對各公司行文的油印函件，蓋用部門章。

3.工務(wù)、資材、會計、總務(wù)等服務(wù)部門對其他部門的行文蓋部門章。

4.廠、處以上部門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。

(三)公告、人事通知單、聘任書、獎狀、契約及依法令或特定業(yè)務(wù)(如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等)，須加蓋公司或業(yè)務(wù)專用章的文件，均應(yīng)蓋章，并視業(yè)務(wù)需要依規(guī)定加蓋董事長或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門主管簽字章或私章。

(四)特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。

(五)需以對等身份的簽署人名義復(fù)文者，應(yīng)斟酌實情處理。

第八條 行文的判行權(quán)限

(一)以董事長署名行文者，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長判行。

(二)以總經(jīng)理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司對外行文得由經(jīng)理(主任)判行者外，應(yīng)送各公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理判行。

(三)以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行。

(四)以部門名義由廠處長署名行文者，應(yīng)由部門主管判行。

(五)以部門名義行文者，應(yīng)由部門主管判行。

(六)以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級人員判行。

(七)因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要，如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義，須蓋用董事長或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專用章者，行文時應(yīng)經(jīng)各該業(yè)務(wù)部門主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后始得為之。

(八)固定格式文書，應(yīng)由署名的主管于原稿判行后，授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門主管依式行文。

□ 文書處理程式

ⅰ.通則

第九條 文書分類

(一)機(jī)密類：具有專利性、獨(dú)特技術(shù)性的資料及特定列管的業(yè)務(wù)機(jī)密文件，應(yīng)依本規(guī)定第八章規(guī)定辦理。

(二)a類：凡關(guān)系重大，足以影響公司權(quán)益的文書，應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后始得分文辦理。

(三)b類：一般文書及經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來文書。

(四)c類：一般通知或參考性的函件無須呈判者，僅登記分文直接交經(jīng)辦部門處理后歸檔。

(五)其他類：與公司業(yè)務(wù)無直接關(guān)系之表報、宣傳或印刷函件，無需收文、登記，可直接送有關(guān)部門參閱。

第十條　收發(fā)文登記單

(一)第一聯(lián)為收(發(fā))文登記單，收發(fā)人員按流水號碼順序裝訂存查。

(二)第二聯(lián)為催辦單，于送經(jīng)辦部門簽收文件后，收發(fā)人員收回，按處理期限或待復(fù)日期之先后次序整理，按日核對催辦。

(三)第三聯(lián)為主管催辦單，經(jīng)辦部門主管于交辦文件后留存，按處理期限或待復(fù)日期之先后整理，以備隨時稽催督導(dǎo)用。

(四)第四聯(lián)為經(jīng)辦人員存查聯(lián)，于文件辦妥后按結(jié)案、未結(jié)案分類存查。

(五)第五聯(lián)為核查聯(lián)，于文件辦妥時隨文歸檔，如系代行或授權(quán)判行的文件，由收發(fā)人員轉(zhuǎn)送主管核閱后歸檔。

(二)發(fā)文處理

收發(fā)人員收到發(fā)文文件、原稿“收(發(fā))文登記單”(一式五聯(lián))，即將發(fā)文文件及原稿送請監(jiān)印人員用印。文件封發(fā)投郵后，登記單第一聯(lián)依收發(fā)文編號的流水號裝訂；無須待復(fù)文件，第二、三聯(lián)即予銷案，如須待復(fù)者，第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，第三聯(lián)送經(jīng)辦部門主管，均依待復(fù)日期的先后整理以備稽催；第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其類別編寫檔號，將檔號及銷案日期填記于第一聯(lián)后，第四聯(lián)交還經(jīng)辦人存查，第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。

第十四條 外界復(fù)文的處理

收發(fā)人員及文書經(jīng)辦部門收到外界復(fù)文，除按收文程序處理外，收發(fā)人員應(yīng)抽出原發(fā)文的第二聯(lián)銷案，將銷案日期轉(zhuǎn)記原發(fā)文的第一聯(lián)，并將收文日期及字號轉(zhuǎn)記于原發(fā)文后歸檔的第五聯(lián)，經(jīng)辦部門接到復(fù)文時，主管應(yīng)抽出原發(fā)文的第三聯(lián)銷案，經(jīng)辦人應(yīng)于原發(fā)文的第四聯(lián)填記收文日期及字號。

ⅲ.關(guān)系企業(yè)來往文件

第十五條 行文方式

(一)正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。一般性的規(guī)定、通知、公告等函件無需復(fù)文時，發(fā)文部門仍辦理發(fā)文手續(xù)，受文部門則依下列方式處理：

1.主管部門對其直轄部門行文時，受文部門免辦收文手續(xù)。

2.總管理處各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經(jīng)理室或部、室、中心文書管理部門辦理收文，其轉(zhuǎn)交所屬部門時，所屬部門免辦收文手續(xù)。

3.受文部門依前二項的規(guī)定免辦收文者仍應(yīng)處理呈核后依收文日期先后順序歸檔。

(二)以“業(yè)務(wù)接洽便函”行文者，依第十六條規(guī)定辦理。

(三)各類文書的行文，應(yīng)就組織層級需要數(shù)量一次印發(fā)，避免逐級轉(zhuǎn)文重印延誤時效。

第十六條 業(yè)務(wù)接洽便函之處理

(一)發(fā)文

經(jīng)辦人發(fā)文時，應(yīng)將接洽內(nèi)容列記于“業(yè)務(wù)接洽便函”第一聯(lián)，并填記文書類別、受文者、待復(fù)期限、附件等各欄，呈請主管判行后另依式填寫三聯(lián)連同第一聯(lián)呈主管主管簽署，一并送收發(fā)人員編號并記載于“收(發(fā))文編號登記表”再送監(jiān)印人員用印后，由收發(fā)人員將“業(yè)務(wù)接洽便函”第二、三、四聯(lián)送交受文部門，第一聯(lián)則依待復(fù)日期之先后整理以備稽催。

(二)收文

受文部門的收發(fā)人員收到“業(yè)務(wù)接洽便函”第二、三、四聯(lián)，于便函上填記收文時間、編定收文號碼并記載“收(發(fā))文編號登記表”將便函第二、三、四聯(lián)送呈部門主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員將二、三聯(lián)交由經(jīng)辦人承辦，第四聯(lián)經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收發(fā)人員按發(fā)文部門要求的待復(fù)日期先后整理，以備稽催。

(三)復(fù)文

經(jīng)辦人收到來文應(yīng)于第三聯(lián)擬具復(fù)文稿并填寫銷案或待復(fù)日期，及預(yù)定保存期限(如需簽辦，則以“文書簽辦單”辦理，簽辦單連同“業(yè)務(wù)接洽便函”第三聯(lián)處理)，經(jīng)主管判行后，依式填寫于第二聯(lián)，一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請用印并抽出原暫存之第四聯(lián)轉(zhuǎn)記銷案或待復(fù)日期，將第二聯(lián)送交受文部門(原發(fā)文部門)，第三、四聯(lián)編定檔號填記于檔號欄后；第三聯(lián)依其類別歸檔；第四聯(lián)依收文流水編號的順序存查。如未結(jié)案，則第四聯(lián)按待復(fù)日期先后整理以備稽催。

(四)回文處理

發(fā)文部門的收發(fā)人員收到復(fù)文部門送達(dá)的便函第二聯(lián)時，于原暫存的第一聯(lián)注記復(fù)文的收文時間；第二聯(lián)轉(zhuǎn)送經(jīng)辦人呈閱辦妥并注明預(yù)定保存期限送收發(fā)人員抽出第一聯(lián)銷案，再一并編定檔號填記于檔號欄，第一聯(lián)依發(fā)文流水編號的順序裝訂存查，第二聯(lián)依其類別存檔，如未結(jié)案，第一聯(lián)需加注復(fù)文部門要求的待復(fù)日期，并按此日期的先后整理以備稽催，再行復(fù)文時，則依發(fā)文程序辦理。

□ 文書處理方式

第十七條 文書結(jié)構(gòu)

(一)公告：以“主旨”“依據(jù)”“公告事項”三段式斟酌運(yùn)用。

(二)函、簽呈：以“主旨”、“說明”、“辦法”、“請求、擬辦或建議”三段式斟酌運(yùn)用。

(三)業(yè)務(wù)接洽便函：以公文三段式或以條例方式逐點(diǎn)敘述。

(四)采用語體文以達(dá)到“簡、淺、明、確”的要求，可用表格處理的盡量利用表格。

第十八條 信函處理

(一)指名營業(yè)、工務(wù)、資材及采購人員收受的信函由信封上的記載可認(rèn)為公務(wù)文書者，應(yīng)視同公務(wù)文書拆封，如系私事，再予發(fā)還；未能辦認(rèn)為公務(wù)文書的信函，經(jīng)其本人拆封后如系公務(wù)文書，應(yīng)交收發(fā)人員依本規(guī)則處理。

(二)指名經(jīng)副理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務(wù)文書，再交收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。

第十九條 簽呈處理

(一)經(jīng)辦人因特殊案件的處理，需簽請主管核示時，以簽呈用紙繕寫一份行之，簽呈經(jīng)核決并依示辦妥后應(yīng)依類別歸檔。

(二)經(jīng)辦人簽擬后層呈主管核示，如需呈轉(zhuǎn)經(jīng)(副)理級以上主管核示者(各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室以及總管理處各部、室、中心為呈總經(jīng)理或董事長核示者)則于廠(處)長(部、室主管)簽示后，由廠(處)、部(室)收發(fā)人員登記于“簽呈事務(wù)備查表”轉(zhuǎn)呈經(jīng)(副)理以上主管(各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室及總管理處為總經(jīng)理或董事長)核示，于核示后由廠(處)部(室)收發(fā)人員轉(zhuǎn)記“批示”情形，呈送廠(處)長(部室主管)核閱后，交由經(jīng)辦人依示辦理，但與會辦部門有關(guān)者應(yīng)復(fù)印分送會辦部門協(xié)同處理或備查。經(jīng)辦人辦妥后，將簽呈交由廠(處)、部(室)收發(fā)人員編定檔號填記于簽呈及“簽呈事務(wù)備查表”后，簽呈依其類別歸檔。簽呈內(nèi)容不宜為公眾周知者，應(yīng)指定專人專案簽辦。

第二十條 合約處理

(一)訂立或修改合約時，經(jīng)辦部門擬稿后判行前，應(yīng)將文稿轉(zhuǎn)送總管理處法律事務(wù)室核稿。判行后依業(yè)務(wù)需要份數(shù)送請繕打、校對、用印。

(二)固定格式的合約書其原稿應(yīng)依前款規(guī)定經(jīng)核稿判行后使用，經(jīng)辦部門使用時依式填寫所需份數(shù)呈準(zhǔn)后，直接送請用印。

（三）合約書簽約代表原稿、正本的保管部門規(guī)定。

保管部門收到合約書正本應(yīng)即貼足印花并予銷印后與原稿一并歸檔。其他業(yè)務(wù)有關(guān)部門均以副本留存?zhèn)溆谩?/p>

第二十一條 副本及圖書處理

副本視同正式文書，應(yīng)依規(guī)定處理、歸檔；各類圖書應(yīng)指定部門集中管理。

第二十二條 電報處理

電報視同文書，依本規(guī)則辦理。

第二十三條 文書處理要點(diǎn)

(一)經(jīng)辦文書遇有關(guān)系重大足以影響公司權(quán)益之重要文件，應(yīng)將正本妥為保藏，每有應(yīng)用均以副本或影本層呈處理。

(二)為利文書處理并達(dá)分層負(fù)責(zé)目的，經(jīng)辦人應(yīng)就內(nèi)容要點(diǎn)簽擬意見或選稿隨來文呈部門主管核閱批辦，各主管人員應(yīng)對文案注意見，避免只簽名而無意見。

(三)經(jīng)辦、會稿、核稿等人員之答名，應(yīng)清晰可辨，不得潦草難認(rèn)。

(四)經(jīng)辦文書應(yīng)視其輕重而定緩急，如案情涉及其他部門應(yīng)照會辦理，會稿案件會辦部門應(yīng)按速件處理之。

第二十四條 文件處理期限

(一)收發(fā)人員收文時，原則上應(yīng)隨到隨送，不得積壓，最遲應(yīng)于文到一小時送交有關(guān)人員。

(二)分文人員的分文時期，由各公司視其收文數(shù)量自行訂定。

(三)經(jīng)辦人員的處理期限。

1.速件、電報、機(jī)密文件等應(yīng)隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完畢為原則。

2.一般案件由部門主管斟酌經(jīng)辦人的工作量，指定處理期限，一般以文到三日內(nèi)處理完畢為原則。

3.來文定有答復(fù)期限者，應(yīng)盡力于來文所定期限內(nèi)處理完畢。

4.計劃、試驗、研究、開發(fā)、規(guī)章修訂、測定、搜集資料等特殊案件部門主管應(yīng)斟酌實際需要分別規(guī)定其處理期限。

5.監(jiān)印人員原則上于當(dāng)天完成用印。

6.文件歸檔，應(yīng)日案日清，最遲不得逾二日。

7.簽呈案件，按分層負(fù)責(zé)的決行層次，由各公司自行訂定時限。

第二十五條 文件稽催

(一)經(jīng)辦人如未能如期辦妥文件，應(yīng)于處理期限屆滿前，經(jīng)請示部門主管同意后，以口頭通知文書收發(fā)人員更改處理期限。

(二)收發(fā)人員應(yīng)按日檢查催辦聯(lián)，到期未見辦妥銷案者，應(yīng)先以口頭通知經(jīng)辦部門主管，如再俟一天仍不見辦妥銷案者，應(yīng)即以“文書催辦單”一式二聯(lián)，送經(jīng)辦部門主管交由經(jīng)辦人填注“擬完成日期”及“遲延原因”經(jīng)主管批核后，經(jīng)辦部門自存一份，一份送還收發(fā)人員繼續(xù)依期稽催，收發(fā)人員應(yīng)隨時將稽催情形記錄于稽催聯(lián)。

第二十六條 發(fā)送方式

文書發(fā)送方式分為專送、郵寄(平信、限時、掛號、航空)

電報(尋常、加急、書信、打字)及集運(yùn)等，經(jīng)辦人應(yīng)于文書底稿上注明。

第二十七條 文件遞送

(一)呈閱文件的遞送方式

文件呈閱、呈判、會辦時，如為普通案件以淺灰色卷宗遞送，如系機(jī)密，緊急或a類案件，則以桔紅色卷宗遞送。

(二)部門間文件的遞送

1.發(fā)文及受文部門在同一廠區(qū)內(nèi)，可以文件直接遞送，如需簽收者，可以自存聯(lián)送請請受文部門簽收后取回稽催。

2.發(fā)文及受文部門在不同廠區(qū)者，發(fā)文部門收發(fā)人員需將文件依受文部門地區(qū)別以(處)、部(室)為單位裝入“內(nèi)部信封”予以遞送，“內(nèi)部信封”僅書寫受文部門的廠、處、部、室名稱不另注明經(jīng)辦人姓名，由受文部門收發(fā)人員統(tǒng)一拆封分發(fā)。

3.各公司于各辦公地區(qū)應(yīng)設(shè)一文件“寄送中心”，總公司為各公司總經(jīng)理室，各公司(工廠)所在地為總務(wù)部門，各“寄送中心”得規(guī)定每日截止收件時間，以便整理集中裝運(yùn)。

4.收發(fā)人員將文件遞交“寄送中心”后，“寄送中心”人員應(yīng)將同一受文部門之廠(處)部(室)的文件集中整理，開具“文件遞送清單”一式三聯(lián)，第一聯(lián)自存，第二、三聯(lián)

連同文件匯總裝入地區(qū)別專用“文件袋”寄送。收文地區(qū)之“寄送中心”人員收到“文件袋”拆開后，即以“文件遞送清單”第二、三聯(lián)連同文件送交各廠(處)收發(fā)人員簽收后留存第二聯(lián)，第三聯(lián)以當(dāng)天“文件袋”送還原發(fā)文的“寄送中心”存查。

5.總管理處各部、室、中心寄送各廠區(qū)的文件，一律遞交各公司的“寄送中心登記轉(zhuǎn)送。

 6.總公司各”寄送中心“的”文件袋“，需于下午五時前送交總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一運(yùn)寄。

7.原則上文件應(yīng)隨到隨送，不得積壓，”寄送中心“人員須于每日上午上班后30分鐘內(nèi)將”文件袋“內(nèi)文件分送各廠(處)、部(室)收發(fā)人員簽收。

□ 印信

ⅰ.印信種類

第二十八條 種類

(一)公章：各公司向主管機(jī)構(gòu)登記之公司印鑒及特定業(yè)務(wù)專用之公司印信。

(二)職章：〖zk(〗1.董事長、各公司總經(jīng)理刻有公司名銜及職別的印信。

2.刻有職別及特定業(yè)務(wù)專用的主管印信。

(三)職銜簽字章：各公司廠、處長以上主管刻有職銜及簽名的印信。

(四)部門章：刻有公司及部門名銜之印信。如為不得對企業(yè)外行文之部門，應(yīng)于部門章上加注”對內(nèi)專用“之字樣。

(五)校對章、騎縫章、附件章：刻有公司名銜及”校對章“或”騎縫章“"附件章”等字樣之印信。

(二)印信管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印信之制發(fā)、換發(fā)、補(bǔ)發(fā)、稽查等管理工作，并設(shè)立“印信登記表”拓具印模、樣本，依序裝訂成冊，以利管理。

(三)印信不固定換發(fā)年限，印信管理人員每年至少應(yīng)稽查一次。

(四)主管、監(jiān)印人員或印信管理人員交接時，應(yīng)拓具印模樣本列冊專案移交，并報送印信管理部門。

□ 檔案管理

ⅰ.管理部門

第三十八條 管理部門

(一)文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原搞須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)～書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回影本。

(二)各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經(jīng)理室。

ⅱ.整理與分類

第三十九條 文件點(diǎn)收

文件結(jié)案移送歸檔時，依如下原則點(diǎn)收：

(一)檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。

(二)文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。

(三)文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。

(四)與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

(五)有價證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應(yīng)送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。

第四十條 文件整理

點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理：

(一)中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

(二)右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對準(zhǔn)左上角理齊釘牢。

(三)文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。

第四十一條 檔案分類

(一)檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。

(二)檔案分類應(yīng)力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應(yīng)用時得于第三級之后另增第四級“細(xì)類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。

(三)同一“小類”(或細(xì)類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細(xì)類)之后增設(shè)“卷次”編號，以便查考。

(四)每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄；并以每一案一個“目次”編號為原則。

(五)檔號之表示方式如下

a1a2--b1b2c1c2d1--e1e

2a1a2為經(jīng)辦部門代號，b1b2為大類號，c1c2為小類號。d1為檔卷卷次，e1e2為檔案目次。

第四十二條 檔案名稱及編號

(一)檔案各級分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。

(二)各級分類、卷次及目次的編號，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

(三)檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

(四)檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時，隨時增補(bǔ)之用。

(五)檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

第四十三條 檔號編定

(一)案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。

(二)案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列。

(三)檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號。

(四)檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。

ⅲ.歸檔與檔案清理

第四十四條 保存期限

(一)歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。

(二)檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。

第四十五條 保存期限

文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

(一)永久保存：1.公司章程；2.股東名簿；3.組織規(guī)程及辦事細(xì)則；4.董事會及股東會紀(jì)錄；5.財務(wù)報表；6.政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；7.不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；8.工程設(shè)計圖；9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

(二)XX年保存：1.預(yù)算、決算書類；2.會計憑證；3.事業(yè)計劃資料；4.其他經(jīng)核定須保存XX年的文書。

(三)5年保存：1.期滿或解除之合約；2.其他經(jīng)核定保存5年的文書。

(四)1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。

(五)規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

第四十六條 檔卷清理

(一)管檔人員應(yīng)隨時拂拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時，依第四十五條的規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時向主管官署報備，并于目次表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。

(二)保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應(yīng)將“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。

ⅳ.調(diào)卷

第四十七條 調(diào)卷程序

(一)各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時，應(yīng)填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門主管(科長以上)核準(zhǔn)后持向管檔人員調(diào)閱。

(二)管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于“調(diào)卷單”上填注借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員。“調(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。

(三)于檔案室當(dāng)場借閱者，得免填“調(diào)卷單”。

(四)檔案歸還時，經(jīng)管檔人員核查無訛并于“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾。“調(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椤?/p>

第四十八條 調(diào)卷管理

(一)“調(diào)卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。

(二)調(diào)卷人員對于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負(fù)二責(zé)處理。

(三)調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。

(四)調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)～書管理部門主管同意。

□ 機(jī)密文件

第四十九條 范圍

(一)生產(chǎn)設(shè)備設(shè)計圖：具有專利性與獨(dú)特性之機(jī)械設(shè)計圖，以及生產(chǎn)設(shè)備布置圖。

(二)技術(shù)性的資料：獨(dú)特技術(shù)性的操作標(biāo)準(zhǔn)，與外人技術(shù)合作或外人技術(shù)指導(dǎo)資料，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品開發(fā)，改良或試驗資料，國外現(xiàn)場實習(xí)報告及其他技術(shù)上屬于機(jī)密性之資料。

(三)業(yè)務(wù)性之資料：銷售成本資料，市場情報，國外業(yè)務(wù)考察報告及其他業(yè)務(wù)上屬于機(jī)密性之資料。

(四)其他經(jīng)廠處長以上主管認(rèn)為有必要列入機(jī)密文件管理之一切資料。

第五十條 保管部門

(一)外來機(jī)密文件應(yīng)以各公司總經(jīng)理室為保管部門；經(jīng)各公司總經(jīng)理核準(zhǔn)得于事業(yè)部、研究所或工廠所在地保存者，應(yīng)以事業(yè)部經(jīng)理室、研究所所長室、駐廠經(jīng)(副)理室或總經(jīng)理指定之部門為保管部門。

(二)屬技術(shù)、開發(fā)、工務(wù)、營業(yè)等部門自行建立之專業(yè)性機(jī)密文件，應(yīng)以各事業(yè)部經(jīng)理室或廠區(qū)文書管理部門為保管部門。

(三)總管理處各部、室、中心之機(jī)密文件，屬各該部門承辦之專責(zé)性質(zhì)者，應(yīng)以各該部、室、中心為保管部門。

(四)各保管部門應(yīng)指定專人經(jīng)各公司總經(jīng)理核定(總管理處由總經(jīng)理核定)，負(fù)責(zé)機(jī)密文件收發(fā)、登記及歸檔等事務(wù)。

第五十一條 外來機(jī)密文件處理

(一)外來機(jī)密文件由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經(jīng)理室機(jī)密文件保管人員，以“收(發(fā))文登記單”一式五聯(lián)登記，呈請總經(jīng)理核派經(jīng)辦人(主辦人)及指定處理期限后，其分文、經(jīng)辦、復(fù)文或主動發(fā)文均依第四章之規(guī)定流程處理。唯其遞送均應(yīng)親自為之，不得假手他人。

(二)若文件內(nèi)容影響公司權(quán)益重大時，保管人員于文件分類辦理時，應(yīng)以影本為之，原文件由保管人員妥藏。

(三)主辦人于文件處理期間，需負(fù)保密全責(zé)；如需分派其所屬人員辦理時，則于每日上班以“文件傳遞記錄卡”注明時間、用途由經(jīng)辦人簽章后，“文件傳遞記錄卡”由主辦人留存，密件交經(jīng)辦人辦理。于當(dāng)日下班(或完工)時主辦人應(yīng)負(fù)責(zé)將密件收回，并于“文件傳遞記錄卡”填注收回時間，由經(jīng)辦人簽認(rèn)后隨“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)與密件一并歸檔。

(四)密件辦妥后由主辦人親自遞送或封妥簽章交予文書管理部門收發(fā)人員寄送。

第五十二條 自創(chuàng)之專業(yè)性機(jī)密文件處理

(一)隸屬性技術(shù)、開發(fā)、工務(wù)、營業(yè)等部門的工作人員于承辦特定項目之業(yè)務(wù)所建立的資料，應(yīng)視同機(jī)密文件，依本章的規(guī)定辦理。

(二)前款各項機(jī)密文件的經(jīng)辦部門應(yīng)于每月底編制翌月的“工作計劃表”寫明交辦的特定業(yè)務(wù)工作主題、內(nèi)容摘要、經(jīng)辦人及預(yù)定完成期限等，經(jīng)主管核定后，一份自存，一份送保管部門存查。

第五十三條 經(jīng)辦方式

(一)經(jīng)辦人應(yīng)于辦公場所處理機(jī)密文件，不得擅自攜帶外出或轉(zhuǎn)借、出示于他人，處理期間并應(yīng)妥善收存，防止他人輕易取得或翻閱。

(二)經(jīng)辦人不得請托他人代抄、代描機(jī)密文件，非經(jīng)經(jīng)理級以上主管核準(zhǔn)者，亦不得擅自復(fù)制。

(三)經(jīng)辦人如因公確需攜帶機(jī)密文件外出時，應(yīng)呈經(jīng)理級以上主管(專業(yè)性機(jī)密文件得呈廠、處長)核準(zhǔn)后為的。

(四)經(jīng)辦人如未能于規(guī)定期限內(nèi)處理完竣，應(yīng)于到期前簽呈交辦之主管核準(zhǔn)延長處理期限并聯(lián)絡(luò)保管人員延緩稽催。

第五十四條 歸檔

(一)外來機(jī)密文件于主辦人辦妥并經(jīng)總經(jīng)理核定保存期限后，應(yīng)將文件連同“收(發(fā))文登記單”第四、五聯(lián)及“文件傳遞記錄卡”送交保管人員簽收，編定檔號，依其類別登入“機(jī)密文件保管備查簿”，第四聯(lián)送回主辦人存查，第五聯(lián)連同文件歸檔。

(二)內(nèi)部自行建立之機(jī)密文件，經(jīng)辦人辦妥并經(jīng)廠、處長核定保存期限后，應(yīng)將文件類別、內(nèi)容摘要、預(yù)定保存期限等填入“機(jī)密文件送件單”，隨文件送交保管人員編定檔號并簽收后，“機(jī)密文件送件單”退回經(jīng)辦人存查，文件由保管人員依類歸檔并將其名稱及歸檔編號登入“機(jī)密文件保管備查簿”。

第五十五條 檔案整理

(一)保管人員應(yīng)將每月增加的機(jī)密文件，于翌月五日前填更“機(jī)密文件增列表”呈總經(jīng)理(專業(yè)性者呈經(jīng)理)核閱。并于每年年底清理檔卷，將認(rèn)為已無需繼續(xù)保管或已消失機(jī)密性質(zhì)的文件，造具“機(jī)密文件銷毀表”呈報總經(jīng)理(專業(yè)性者呈經(jīng)理)核準(zhǔn)后銷毀或送回原經(jīng)辦部門按一般文書辦理歸檔。

(二)保管人員應(yīng)于每月底查對“機(jī)密文件增列表”及“出國計劃書”或“工作計劃表”，如有應(yīng)送而未送歸檔者，則以便函稽催經(jīng)辦部門送交歸檔。

(三)機(jī)密文件應(yīng)單獨(dú)成立檔卷，與其他一般文件分開保管。

第五十六條 調(diào)卷

(一)各部門需調(diào)閱機(jī)密文件時，除依第四十八條規(guī)定方式辦理外，經(jīng)辦人填具“調(diào)卷單”注明調(diào)閱期間及用途，應(yīng)經(jīng)調(diào)閱部門廠處長證明并送保管部門主管同意后，始得調(diào)卷。

(二)保管人員接到經(jīng)核準(zhǔn)之“調(diào)卷單”，應(yīng)即開立“文件傳遞記錄卡”一份，連同密件交予調(diào)卷人簽收后，“文件傳遞記錄卡”由保管人員留存。用畢歸還時，密件經(jīng)保管人員點(diǎn)收無誤后，將歸還時間填記于“文件傳遞記錄卡”并經(jīng)調(diào)卷人簽認(rèn)后一并存檔。

第五十七條 副本

機(jī)密文件需影、復(fù)印時，應(yīng)呈經(jīng)理以上主管(專業(yè)性者呈廠處長以上主管)核準(zhǔn)后，交由保管人員印發(fā)，并將份數(shù)登記于“機(jī)密文件保管備查簿”；副本(含復(fù)印件)視同正本依本規(guī)則的規(guī)定辦理。

第五十八條 文件管理

經(jīng)辦人、保管人員或調(diào)卷人員應(yīng)妥善管理經(jīng)手的機(jī)密文件；倘有下列情形之一者，依人事管理規(guī)則第十四條或第三十六條的規(guī)定議處：

(一)拆散原案顯有弊端者。

(二)原案被污損、抽換、涂改或遺失者。

(三)擅自將文件攜帶外出，轉(zhuǎn)借或出示于人及其他宣泄機(jī)密情事者。

(四)調(diào)卷逾期拒不歸還而不申述理由者。

(五)擅自請托他人代抄、代描、復(fù)印或打字、印刷者。

(六)文件分辦傳遞時，未以“文件傳遞記錄卡”記載或未于分辦當(dāng)日下班(或完工)時收回(繳回)妥藏者。

□ 附則

第五十九條 文件處理日數(shù)的統(tǒng)計

(一)各收發(fā)人員根據(jù)“收(發(fā))文登記單”第一聯(lián)，業(yè)務(wù)接洽便函第一聯(lián)(發(fā)文)及第四聯(lián)(收文)分別造具“文件處理統(tǒng)計表”一式二份，于翌月五日前，一份呈送經(jīng)理核閱后存經(jīng)理室備查(全公司的“文件處理統(tǒng)計表”應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后存總經(jīng)理室備查)，一份自存。

(二)處理日數(shù)計算標(biāo)準(zhǔn)

1.收文案件：自總收文之日起至復(fù)文發(fā)出或文件歸檔之日止，所需日數(shù)扣除例假日后為實際處理日數(shù)。

2.發(fā)文案件：自文件發(fā)出之日起至其銷案之日止，所需日數(shù)扣除例假日后，為實際處理日數(shù)。

第六十條 文書用紙

(一)對關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)之行文以公文用紙為之。對客戶或廠商行文得以印有公司名銜的書函。

(二)關(guān)系企業(yè)內(nèi)部各部門間的行文以“業(yè)務(wù)接洽便函”為之，但公司間的行文亦得以公文用紙。

(三)電報以電報專用紙。

(四)簽呈以簽呈專用紙。

第六十一條 文件處理之稽查

各公司總經(jīng)理室應(yīng)不定期派員稽查各部門之文書處理情形并隨時予以輔導(dǎo)，如有異常應(yīng)即通知經(jīng)辦部門主管處理之。

第六十二條 實施與修改

本辦法經(jīng)營決策委員會通過后實施，修改時亦同。

第四篇：企業(yè)禮儀文書范本

企業(yè)禮儀文書范本

一、賀信

賀信

××分公司：

首先，請允許我代表××公司全體員工，向××分公司成立5周年表示熱烈的祝賀！××分公司僅僅經(jīng)過5年的經(jīng)營發(fā)展，從一個僅有6人的辦事處發(fā)展成為目前擁有員工67人的我公司第二大分公司，銷售額目前已躍居所有分公司之首，取得了優(yōu)異的成績，為公司的經(jīng)營發(fā)展做出了巨大的貢獻(xiàn)，可喜可賀。希望××分公司能夠在今后的工作中再接再厲，繼續(xù)發(fā)揚(yáng)光榮傳統(tǒng)，取得更大的成就！

最后，祝愿××分公司更加興旺發(fā)達(dá)，銷售額再創(chuàng)新高！

××公司總經(jīng)理年

二、邀請書

邀請書

尊敬的××公司董事長：

我公司決定于年月日在××環(huán)保科技園A30大廈舉辦新產(chǎn)品推介會，恭請您參加，并就新產(chǎn)品的科技力量和市場前景發(fā)表高見。

恭請光臨。

××公司（蓋章）年日

三、感謝信

感謝信

××公司：

年日，我公司總經(jīng)理率公司優(yōu)秀員工代表對貴公司進(jìn)行友好訪問，受到貴公司總經(jīng)理及全體員工熱情周到的接待和安排。在此，我代表公司全體員工表示衷心的感謝和敬意。

年日，我公司與貴公司成為經(jīng)濟(jì)合作伙伴，通過各種渠道不斷加強(qiáng)了解，此次訪問使我們更加深刻地感受到了貴公司的雄厚實力和優(yōu)秀管理水平。雖然訪問是短暫的，但它進(jìn)一步增進(jìn)了我們雙方的交流和友情，相信在未來的經(jīng)濟(jì)合作中，我們將精誠合作，共同努力，爭取雙贏。

最后，熱烈歡迎貴公司總經(jīng)理率團(tuán)來我公司參觀考察，共謀發(fā)展。

再次表示衷心的感謝！

××公司總經(jīng)理年日

四、慰問信

慰問信

公司××項目全體工作人員：

一年一度的中秋佳節(jié)和國慶節(jié)又將來臨，在這充滿思鄉(xiāng)、思親之情的日子里，公司領(lǐng)導(dǎo)向辛勤工作在施工生產(chǎn)第一線的全體員工及其家屬致以誠摯的節(jié)日問候，并對你們節(jié)日期間堅守工作崗位以及廣大家屬給予的理解和支持表示衷心的感謝！

在過去的日子里，公司在投標(biāo)工作中取得了歷史性的突破，但由于種種原因，在完成生產(chǎn)任務(wù)上出現(xiàn)了被動局面。為了迅速扭轉(zhuǎn)不利局面，公司及時開展并組織進(jìn)行了一系列勞動競賽等活動以提高業(yè)務(wù)水平和整體業(yè)務(wù)能力，目前公司已形成爭取提前完成工作目標(biāo)的氛圍。公司領(lǐng)導(dǎo)希望××項目全體工作人員能夠在安全第一的基礎(chǔ)上繼續(xù)發(fā)揚(yáng)艱苦奮斗的精神，努力完成工作任務(wù)。

最后，特別要向節(jié)日期間仍然戰(zhàn)斗在工作崗位上的員工再次表示親切的慰問和誠摯的謝意，并道一聲：辛苦了！并通過你們向你們的家人和朋友致以誠摯的祝福和節(jié)日的問候，祝大家節(jié)日愉快！身體健康！全家幸福！

××公司總經(jīng)理辦公室年日

五、唁電

唁電

××公司：

驚聞×××同志去世的消息，我公司全體員工深表痛惜。在××科技領(lǐng)域中，×××同志做出了杰出的貢獻(xiàn)。作為××科技發(fā)展的老前輩、合作伙伴中的優(yōu)秀專家，×××同志的工作大家有目共睹，深入人心，是大家尊敬的專家、學(xué)者。

×××同志的去世，對××科技領(lǐng)域是一個重大的損失。在此，我公司全體員工向×××同志致以沉痛的悼念！向其家屬致以深切的慰問！我們衷心祝福×××同志一路走好！

××公司

月××公司（蓋章）年日 介紹信（存根）

（字第號）

我公司等人前往聯(lián)系事宜。（有效期天）

××公司（蓋章）年日

第五篇：企業(yè)文書管理規(guī)則

□ 總則

第一條 目的為使文書管理制度化，以增進(jìn)文書處理之品質(zhì)及效率，特訂定本規(guī)則。

第二條 范圍

本規(guī)則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部 門)與外界來往的文書(包括電報)及關(guān)系企業(yè)(含公司內(nèi)容)各部門間來往文書(包含簽呈)，自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。

□ 承辦部門

第三條 總收發(fā)部門

總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一辦理，各公司(工廠)所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理。總收發(fā)部門負(fù)責(zé)文書之收受及發(fā)送。

第四條 管理部門

(一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書，以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門；營業(yè)、采購、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門的文書，得以各該業(yè)務(wù)部門的最高主管部門為管理部門。

(二)各公司(工廠)所在地與外界來往屬地區(qū)性文書，以其所在地之經(jīng)理室或管理處(或總務(wù)部門)為管理部門。

(三)關(guān)系企業(yè)各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。(四)管理部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜；文書未按規(guī)定處理者，管理部門不得受理。

第五條 主辦及會辦部門

(一)文書內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)主辦部門為該項文書的主辦部門，如有涉及其他部門時，其他部門則為該項文書的會辦部門。

(二)本企業(yè)各類資料對外統(tǒng)一報送的主辦、會辦及提供部門。

□ 行文

第六條 行文類別

(一)函：發(fā)布規(guī)章或臨時性規(guī)定及對機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司行號、私人或關(guān)系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門間行文使用。

(二)公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對象宣布時使用。

(三)便函：關(guān)系企業(yè)各公司、部門間或公司內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時使用。

(四)簽呈：下級對上級有所請示或報告時使用。

(五)電報：業(yè)務(wù)處理須以電報行文時使用。

(六)表格式公文：政府機(jī)關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實際需要印為固定格式使用。

(七)其他：

1.司法文書依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤辉V訟文書，依政府有關(guān)部門訴訟審議 委員會規(guī)定程序?qū)嵤?/p>

2.會議紀(jì)錄及例行表報等的發(fā)送不必行文。

第七條 行文名義、署名及印信借用

(一)對關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下：

1.以公司名義由董事長署名蓋董事長職章：

屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。

2.以公司名義由總經(jīng)理署名蓋總經(jīng)理職章：

對政府各部、會、局、署及其所屬一級、二級機(jī)構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級機(jī)構(gòu)等之行文。

3.以公司名義由總經(jīng)理署名、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。

①對省政府、市政府所屬二級機(jī)構(gòu)等的行文。

②對當(dāng)?shù)厥小⒖h政府及其所屬一級機(jī)構(gòu)的行文。

③對稅務(wù)、金融機(jī)關(guān)的行文。

④總管理處各部、室、中心代表各公司對外的行文(但本款第六項另有規(guī)定者從其規(guī)定)。

4.以公司名義，由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。

對本款第二項所列以外的公家機(jī)構(gòu)或公民營企業(yè)、法人團(tuán)體的行文。

營業(yè)、資料、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商之行文。

5.以部門名義，由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。

營業(yè)、資材、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商的行文。

6.以部門名義蓋部門章：

①采購部門對廠商的行文。

②人事、服務(wù)、訓(xùn)練、法律等部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)之權(quán)責(zé)范圍內(nèi)對公民營事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)或個人的行文。

7.應(yīng)依本款第四項的名義、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位無經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。

8.因環(huán)境特殊或事實需要，須另行規(guī)定行文名義、署名及印信使用者，應(yīng)專案簽送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長或總經(jīng)理核準(zhǔn)。

(二)關(guān)系企業(yè)各部門間應(yīng)以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用印：

1.正式行文者，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之；以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署名，蓋用部門章。

2.總管理處各部、室、中心對各公司行文的油印函件，蓋用部門章。

3.工務(wù)、資材、會計、總務(wù)等服務(wù)部門對其他部門的行文蓋部門章。

4.廠、處以上部門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。

(三)公告、人事通知單、聘任書、獎狀、契約及依法令或特定業(yè)務(wù)(如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等)，須加蓋公司或業(yè)務(wù)專用章的文件，均應(yīng)蓋章，并視業(yè)務(wù)需要依規(guī)定加蓋董事長或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門主管簽字章或私章。

(四)特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。

(五)需以對等身份的簽署人名義復(fù)文者，應(yīng)斟酌實情處理。

第八條 行文的判行權(quán)限

(一)以董事長署名行文者，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長判行。

(二)以總經(jīng)理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司對外行文得由經(jīng)理(主任)判行者外，應(yīng)送各公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理判行。

(三)以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行。

(四)以部門名義由廠處長署名行文者，應(yīng)由部門主管判行。

(五)以部門名義行文者，應(yīng)由部門主管判行。

(六)以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級人員判行。

(七)因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要，如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義，須蓋用董事長或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專用章者，行文時應(yīng)經(jīng)各該業(yè)務(wù)部門主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后始得為之。

(八)固定格式文書，應(yīng)由署名的主管于原稿判行后，授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門主管依式行文。

□ 文書處理程式

Ⅰ.通則

第九條 文書分類

(一)機(jī)密類：具有專利性、獨(dú)特技術(shù)性的資料及特定列管的業(yè)務(wù)機(jī)密文件，應(yīng)依本規(guī)定第八章規(guī)定辦理。

(二)A類：凡關(guān)系重大，足以影響公司權(quán)益的文書，應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后始得分文辦理。

(三)B類：一般文書及經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來文書。

(四)C類：一般通知或參考性的函件無須呈判者，僅登記分文直接交經(jīng)辦部門處理后歸檔。

(五)其他類：與公司業(yè)務(wù)無直接關(guān)系之表報、宣傳或印刷函件，無需收文、登記，可直接送有關(guān)部門參閱。

第十條　收發(fā)文登記單

(一)第一聯(lián)為收(發(fā))文登記單，收發(fā)人員按流水號碼順序裝訂存查。

(二)第二聯(lián)為催辦單，于送經(jīng)辦部門簽收文件后，收發(fā)人員收回，按處理期限或待復(fù)日期之先后次序整理，按日核對催辦。

(三)第三聯(lián)為主管催辦單，經(jīng)辦部門主管于交辦文件后留存，按處理期限或待復(fù)日期之先后整理，以備隨時稽催督導(dǎo)用。

(四)第四聯(lián)為經(jīng)辦人員存查聯(lián)，于文件辦妥后按結(jié)案、未結(jié)案分類存查。

(五)第五聯(lián)為核查聯(lián)，于文件辦妥時隨文歸檔，如系代行或授權(quán)判行的文件，由收發(fā)人員轉(zhuǎn)送主管核閱后歸檔。

第十一條 收(發(fā))文字號的制定管理

(一)對外行文的字號

1.公司：X1X2(X3)總字第○○○○號。X1X2為公司簡稱；X3為地區(qū)別，不需分地區(qū)者省略；○○○○為公司收(發(fā))文流水號。

2.事業(yè)部(含直屬部門)：X1X2(X3)X4字第○○○○號(X4為事業(yè)部或直屬部門代字，由各公司總經(jīng)理室制定管理)。

3.營業(yè)部門：由各公司總經(jīng)理室制定。

(二)對關(guān)系企業(yè)行文的字號

1.由各公司總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。

2.總管理處各部、室、中心由總管理處總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。

(三)收發(fā)文編號

1.由文書管理部門按年份依流水號碼一文一號編列。“業(yè)務(wù)接洽便函”另行編定，亦采流水號碼一文一號編列。

2.復(fù)文以收文號碼為發(fā)文號碼，如有二號以上來文并案處理，以最后的收文號碼為發(fā)文號碼。

3.主動發(fā)文號碼與一般收復(fù)文號碼采取同一編號順序。

Ⅱ.與外界來往文件

第十二條 收文

(一)登記、分文

來文由收發(fā)人員拆封后，于“收(發(fā))文登記單”登記收文編號、收文日期、來文者、來文字號、來文日期、附件及摘要后，送分文人員依其性質(zhì)判定文書類別、經(jīng)辦部門，再由收發(fā)人員分發(fā)。

(二)文件的分送

收發(fā)人員分發(fā)文件，應(yīng)留存“收(發(fā))文登記單”第一聯(lián)，依收文編號之流水號碼裝訂之。其余第二、三、四、五聯(lián)連同來文以“分文專用卷宗”送交經(jīng)辦部門主管核定“要”“否”答復(fù)及處理期限，記入“收(發(fā))文登記單”第二、三、四、五聯(lián)，第二聯(lián)于當(dāng)天簽收后，夾放于“分文專用卷宗”退還收發(fā)人員，由收發(fā)人員按處理期限的日期先后予以整理為文件催辦之用。

(三)文件交辦

經(jīng)辦部門主管將文件批交辦理時，應(yīng)將經(jīng)辦人姓名記入“收(發(fā))文登記單”第三、四、五聯(lián)，留存第三聯(lián)按處理日期之先后整理稽催督導(dǎo)，第四、五聯(lián)連同文件交經(jīng)辦人辦理。

(四)文件處理

1.經(jīng)辦人辦理文件時，應(yīng)將擬辦或復(fù)文擬搞簽呈主管判行。

2.經(jīng)辦人應(yīng)將處理經(jīng)過、結(jié)果或復(fù)文摘要記錄于“收(發(fā))文登記單”第四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄(如不敷使用時，得以“文書簽辦單”補(bǔ)充，簽辦單隨同“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)流程處理)，并填記預(yù)定保存期限及銷案或待復(fù)日期后連同來文(復(fù)文時需附復(fù)文稿)經(jīng)呈判后打字、校對再轉(zhuǎn)送文書管理部門收發(fā)人員。經(jīng)辦部門主管于文件判行后，將“收(發(fā))文登記單”第三聯(lián)抽出銷案。

3.收發(fā)人員收到辦妥的來文及“收(發(fā))文登記單”第四、五聯(lián)時：

①如無需復(fù)文者，依其類別編定檔號填記于第四、五聯(lián)將檔號及銷案日期轉(zhuǎn)記第一聯(lián)，抽出原留存的第二聯(lián)銷案，并將第五聯(lián)同文件歸檔，將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。

②如需復(fù)文者，將復(fù)文及復(fù)文搞送請監(jiān)印人員用印后，復(fù)文封發(fā)投郵；來文、復(fù)文稿、復(fù)文底本則依其類別編寫檔號填記于第四、五聯(lián)后，第五聯(lián)連同來文、復(fù)文稿、復(fù)文底本歸檔，并抽出原留存的第二聯(lián)銷案(如需待復(fù)者，則將第二聯(lián)依待復(fù)日期的先后整理以備稽催)，再將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。經(jīng)辦部門如業(yè)務(wù)需要，可以復(fù)文底本留存。

4.來文附件如屬現(xiàn)金、支票、匯票或其他有價證券等，經(jīng)辦部門經(jīng)辦人于接到來文時，應(yīng)即繳交出納部門簽收不應(yīng)隨文傳遞。

第十三條 主動發(fā)文

(一)擬稿、登記

經(jīng)辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附“收(發(fā))文登記單”一式五聯(lián)，填寫受文者、類別、經(jīng)辦部門、內(nèi)容摘要、附件、經(jīng)辦人姓名、預(yù)定保存年限及銷案或待復(fù)期限等欄，呈部門主管會核稿人員經(jīng)判行，送收發(fā)人員編號，轉(zhuǎn)打字、校對后，送交文書管理部門收發(fā)人員。

(二)發(fā)文處理

收發(fā)人員收到發(fā)文文件、原稿“收(發(fā))文登記單”(一式五聯(lián))，即將發(fā)文文件及原稿送請監(jiān)印人員用印。文件封發(fā)投郵后，登記單第一聯(lián)依收發(fā)文編號的流水號裝訂；無須待復(fù)文件，第二、三聯(lián)即予銷案，如須待復(fù)者，第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，第三聯(lián)送經(jīng)辦部門主管，均依待復(fù)日期的先后整理以備稽催；第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其類別編寫檔號，將檔號及銷案日期填記于第一聯(lián)后，第四聯(lián)交還經(jīng)辦人存查，第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。

第十四條 外界復(fù)文的處理

收發(fā)人員及文書經(jīng)辦部門收到外界復(fù)文，除按收文程序處理外，收發(fā)人員應(yīng)抽出原發(fā)文的第二聯(lián)銷案，將銷案日期轉(zhuǎn)記原發(fā)文的第一聯(lián)，并將收文日期及字號轉(zhuǎn)記于原發(fā)文后歸檔的第五聯(lián)，經(jīng)辦部門接到復(fù)文時，主管應(yīng)抽出原發(fā)文的第三聯(lián)銷案，經(jīng)辦人應(yīng)于原發(fā)文的第四聯(lián)填記收文日期及字號。

Ⅲ.關(guān)系企業(yè)來往文件

第十五條 行文方式

(一)正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。一般性的規(guī)定、通知、公告等函件無需復(fù)文時，發(fā)文部門仍辦理發(fā)文手續(xù)，受文部門則依下列方式處理：

1.主管部門對其直轄部門行文時，受文部門免辦收文手續(xù)。

2.總管理處各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經(jīng)理室或部、室、中心文書管理部門辦理收文，其轉(zhuǎn)交所屬部門時，所屬部門免辦收文手續(xù)。

3.受文部門依前二項的規(guī)定免辦收文者仍應(yīng)處理呈核后依收文日期先后順序歸檔。

(二)以“業(yè)務(wù)接洽便函”行文者，依第十六條規(guī)定辦理。

(三)各類文書的行文，應(yīng)就組織層級需要數(shù)量一次印發(fā)，避免逐級轉(zhuǎn)文重印延誤時效。

第十六條 業(yè)務(wù)接洽便函之處理

(一)發(fā)文

經(jīng)辦人發(fā)文時，應(yīng)將接洽內(nèi)容列記于“業(yè)務(wù)接洽便函”第一聯(lián)，并填記文書類別、受文者、待復(fù)期限、附件等各欄，呈請主管判行后另依式填寫三聯(lián)連同第一聯(lián)呈主管主管簽署，一并送收發(fā)人員編號并記載于“收(發(fā))文編號登記表”再送監(jiān)印人員用印后，由收發(fā)人員將“業(yè)務(wù)接洽便函”第二、三、四聯(lián)送交受文部門，第一聯(lián)則依待復(fù)日期之先后整理以備稽催。

(二)收文

受文部門的收發(fā)人員收到“業(yè)務(wù)接洽便函”第二、三、四聯(lián)，于便函上填記收文時間、編定收文號碼并記載“收(發(fā))文編號登記表”將便函第二、三、四聯(lián)送呈部門主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員將二、三聯(lián)交由經(jīng)辦人承辦，第四聯(lián)經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收發(fā)人員按發(fā)文部門要求的待復(fù)日期先后整理，以備稽催。

(三)復(fù)文

經(jīng)辦人收到來文應(yīng)于第三聯(lián)擬具復(fù)文稿并填寫銷案或待復(fù)日期，及預(yù)定保存期限(如需簽辦，則以“文書簽辦單”辦理，簽辦單連同“業(yè)務(wù)接洽便函”第三聯(lián)處理)，經(jīng)主管判行后，依式填寫于第二聯(lián)，一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請用印并抽出原暫存之第四聯(lián)轉(zhuǎn)記銷案或待復(fù)日期，將第二聯(lián)送交受文部門(原發(fā)文部門)，第三、四聯(lián)編定檔號填記于檔號欄后；第三聯(lián)依其類別歸檔；第四聯(lián)依收文流水編號的順序存查。如未結(jié)案，則第四聯(lián)按待復(fù)日期先后整理以備稽催。

(四)回文處理

發(fā)文部門的收發(fā)人員收到復(fù)文部門送達(dá)的便函第二聯(lián)時，于原暫存的第一聯(lián)注記復(fù)文的收文時間；第二聯(lián)轉(zhuǎn)送經(jīng)辦人呈閱辦妥并注明預(yù)定保存期限送收發(fā)人員抽出第一聯(lián)銷案，再一并編定檔號填記于檔號欄，第一聯(lián)依發(fā)文流水編號的順序裝訂存查，第二聯(lián)依其類別存檔，如未結(jié)案，第一聯(lián)需加注復(fù)文部門要求的待復(fù)日期，并按此日期的先后整理以備稽催，再行復(fù)文時，則依發(fā)文程序辦理。

□ 文書處理方式

第十七條 文書結(jié)構(gòu)

(一)公告：以“主旨”“依據(jù)”“公告事項”三段式斟酌運(yùn)用。

(二)函、簽呈：以“主旨”、“說明”、“辦法”、“請求、擬辦或建議”三段式斟酌運(yùn)用。

(三)業(yè)務(wù)接洽便函：以公文三段式或以條例方式逐點(diǎn)敘述。

(四)采用語體文以達(dá)到“簡、淺、明、確”的要求，可用表格處理的盡量利用表格。

第十八條 信函處理

(一)指名營業(yè)、工務(wù)、資材及采購人員收受的信函由信封上的記載可認(rèn)為公務(wù)文書者，應(yīng)視同公務(wù)文書拆封，如系私事，再予發(fā)還；未能辦認(rèn)為公務(wù)文書的信函，經(jīng)其本人拆封后如系公務(wù)文書，應(yīng)交收發(fā)人員依本規(guī)則處理。

(二)指名經(jīng)副理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務(wù)文書，再交收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。

第十九條 簽呈處理

(一)經(jīng)辦人因特殊案件的處理，需簽請主管核示時，以簽呈用紙繕寫一份行之，簽呈經(jīng)核決并依示辦妥后應(yīng)依類別歸檔。

(二)經(jīng)辦人簽擬后層呈主管核示，如需呈轉(zhuǎn)經(jīng)(副)理級以上主管核示者(各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室以及總管理處各部、室、中心為呈總經(jīng)理或董事長核示者)則于廠(處)長(部、室主管)簽示后，由廠(處)、部(室)收發(fā)人員登記于“簽呈事務(wù)備查表”轉(zhuǎn)呈經(jīng)(副)理以上主管(各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室及總管理處為總經(jīng)理或董事長)核示，于核示后由廠(處)部(室)收發(fā)人員轉(zhuǎn)記“批示”情形，呈送廠(處)長(部室主管)核閱后，交由經(jīng)辦人依示辦理，但與會辦部門有關(guān)者應(yīng)復(fù)印分送會辦部門協(xié)同處理或備查。經(jīng)辦人辦妥后，將簽呈交由廠(處)、部(室)收發(fā)人員編定檔號填記于簽呈及“簽呈事務(wù)備查表”后，簽呈依其類別歸檔。簽呈內(nèi)容不宜為公眾周知者，應(yīng)指定專人專案簽辦。

第二十條 合約處理

(一)訂立或修改合約時，經(jīng)辦部門擬稿后判行前，應(yīng)將文稿轉(zhuǎn)送總管理處法律事務(wù)室核稿。判行后依業(yè)務(wù)需要份數(shù)送請繕打、校對、用印。

(二)固定格式的合約書其原稿應(yīng)依前款規(guī)定經(jīng)核稿判行后使用，經(jīng)辦部門使用時依式填寫所需份數(shù)呈準(zhǔn)后，直接送請用印。

（三）合約書簽約代表原稿、正本的保管部門規(guī)定。

保管部門收到合約書正本應(yīng)即貼足印花并予銷印后與原稿一并歸檔。其他業(yè)務(wù)有關(guān)部門均以副本留存?zhèn)溆谩?/p>

第二十一條 副本及圖書處理

副本視同正式文書，應(yīng)依規(guī)定處理、歸檔；各類圖書應(yīng)指定部門集中管理。

第二十二條 電報處理

電報視同文書，依本規(guī)則辦理。

第二十三條 文書處理要點(diǎn)

(一)經(jīng)辦文書遇有關(guān)系重大足以影響公司權(quán)益之重要文件，應(yīng)將正本妥為保藏，每有應(yīng)用均以副本或影本層呈處理。

(二)為利文書處理并達(dá)分層負(fù)責(zé)目的，經(jīng)辦人應(yīng)就內(nèi)容要點(diǎn)簽擬意見或選稿隨來文呈部門主管核閱批辦，各主管人員應(yīng)對文案注意見，避免只簽名而無意見。

(三)經(jīng)辦、會稿、核稿等人員之答名，應(yīng)清晰可辨，不得潦草難認(rèn)。

(四)經(jīng)辦文書應(yīng)視其輕重而定緩急，如案情涉及其他部門應(yīng)照會辦理，會稿案件會辦部門應(yīng)按速件處理之。

第二十四條 文件處理期限

(一)收發(fā)人員收文時，原則上應(yīng)隨到隨送，不得積壓，最遲應(yīng)于文到一小時送交有關(guān)人員。

(二)分文人員的分文時期，由各公司視其收文數(shù)量自行訂定。

(三)經(jīng)辦人員的處理期限。

1.速件、電報、機(jī)密文件等應(yīng)隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完畢為原則。

2.一般案件由部門主管斟酌經(jīng)辦人的工作量，指定處理期限，一般以文到三日內(nèi)處理完畢為原則。

3.來文定有答復(fù)期限者，應(yīng)盡力于來文所定期限內(nèi)處理完畢。

4.計劃、試驗、研究、開發(fā)、規(guī)章修訂、測定、搜集資料等特殊案件部門主管應(yīng)斟酌實際需要分別規(guī)定其處理期限。

5.監(jiān)印人員原則上于當(dāng)天完成用印。

6.文件歸檔，應(yīng)日案日清，最遲不得逾二日。

7.簽呈案件，按分層負(fù)責(zé)的決行層次，由各公司自行訂定時限。

第二十五條 文件稽催

(一)經(jīng)辦人如未能如期辦妥文件，應(yīng)于處理期限屆滿前，經(jīng)請示部門主管同意后，以口頭通知文書收發(fā)人員更改處理期限。

(二)收發(fā)人員應(yīng)按日檢查催辦聯(lián)，到期未見辦妥銷案者，應(yīng)先以口頭通知經(jīng)辦部門主管，如再俟一天仍不見辦妥銷案者，應(yīng)即以“文書催辦單”一式二聯(lián)，送經(jīng)辦部門主管交由經(jīng)辦人填注“擬完成日期”及“遲延原因”經(jīng)主管批核后，經(jīng)辦部門自存一份，一份送還收發(fā)人員繼續(xù)依期稽催，收發(fā)人員應(yīng)隨時將稽催情形記錄于稽催聯(lián)。

第二十六條 發(fā)送方式

文書發(fā)送方式分為專送、郵寄(平信、限時、掛號、航空)

電報(尋常、加急、書信、打字)及集運(yùn)等，經(jīng)辦人應(yīng)于文書底稿上注明。

第二十七條 文件遞送

(一)呈閱文件的遞送方式

文件呈閱、呈判、會辦時，如為普通案件以淺灰色卷宗遞送，如系機(jī)密，緊急或A類案件，則以桔紅色卷宗遞送。

(二)部門間文件的遞送

1.發(fā)文及受文部門在同一廠區(qū)內(nèi)，可以文件直接遞送，如需簽收者，可以自存聯(lián)送請請受文部門簽收后取回稽催。

2.發(fā)文及受文部門在不同廠區(qū)者，發(fā)文部門收發(fā)人員需將文件依受文部門地區(qū)別以(處)、部(室)為單位裝入“內(nèi)部信封”予以遞送，“內(nèi)部信封”僅書寫受文部門的廠、處、部、室名稱不另注明經(jīng)辦人姓名，由受文部門收發(fā)人員統(tǒng)一拆封分發(fā)。

3.各公司于各辦公地區(qū)應(yīng)設(shè)一文件“寄送中心”，總公司為各公司總經(jīng)理室，各公司(工廠)所在地為總務(wù)部門，各“寄送中心”得規(guī)定每日截止收件時間，以便整理集中裝運(yùn)。

4.收發(fā)人員將文件遞交“寄送中心”后，“寄送中心”人員應(yīng)將同一受文部門之廠(處)部(室)的文件集中整理，開具“文件遞送清單”一式三聯(lián)，第一聯(lián)自存，第二、三聯(lián)

連同文件匯總裝入地區(qū)別專用“文件袋”寄送。收文地區(qū)之“寄送中心”人員收到“文件袋”拆開后，即以“文件遞送清單”第二、三聯(lián)連同文件送交各廠(處)收發(fā)人員簽收后留存第二聯(lián)，第三聯(lián)以當(dāng)天“文件袋”送還原發(fā)文的“寄送中心”存查。

5.總管理處各部、室、中心寄送各廠區(qū)的文件，一律遞交各公司的“寄送中心登記轉(zhuǎn)送。

 6.總公司各”寄送中心“的”文件袋“，需于下午五時前送交總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一運(yùn)寄。

7.原則上文件應(yīng)隨到隨送，不得積壓，”寄送中心“人員須于每日上午上班后30分鐘內(nèi)將”文件袋“內(nèi)文件分送各廠(處)、部(室)收發(fā)人員簽收。

□ 印信

Ⅰ.印信種類

第二十八條 種類

(一)公章：各公司向主管機(jī)構(gòu)登記之公司印鑒及特定業(yè)務(wù)專用之公司印信。

(二)職章：〖ZK(〗1.董事長、各公司總經(jīng)理刻有公司名銜及職別的印信。

2.刻有職別及特定業(yè)務(wù)專用的主管印信。

(三)職銜簽字章：各公司廠、處長以上主管刻有職銜及簽名的印信。

(四)部門章：刻有公司及部門名銜之印信。如為不得對企業(yè)外行文之部門，應(yīng)于部門章上加注”對內(nèi)專用“之字樣。

(五)校對章、騎縫章、附件章：刻有公司名銜及”校對章“或”騎縫章“"附件章”等字樣之印信。

第二十九條 印信的資料及形式

所有印信均為圓形橡皮質(zhì)。

Ⅱ.印信使用

第三十條 監(jiān)印人員

(一)各公司公章及董事長職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請本企業(yè)董事長核定后任用。

(二)特定業(yè)務(wù)專用的圖記及董事長職章、公章、總經(jīng)理職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請各公司總經(jīng)理核定后任用。

(三)各部門主管的職銜簽字章及部門章由各部門主管指定監(jiān)印人員。

(四)監(jiān)印人員不在時，應(yīng)由代理人代為監(jiān)印，代理人的任用應(yīng)依前三款的規(guī)定簽準(zhǔn)或指派。

第三十一條 印信蓋用

(一)行文時應(yīng)依第八條的規(guī)定判行送請監(jiān)印人員依第七條的規(guī)定于函件、文稿及底本上用印。

(二)其他文件需蓋用印信者，經(jīng)辦人應(yīng)填具“蓋用印信申請單”一式二聯(lián)，經(jīng)呈準(zhǔn)后憑以申請用印，監(jiān)印人員除于文件上用印外，還應(yīng)于“蓋用印信申請單”正面加蓋使用的印信，并收存第一聯(lián)，第二聯(lián)退回經(jīng)辦部門存查。

第三十二條 印色使用

公章、職章以紅色印泥或紅色打印水用印的。

Ⅲ.印信管理

第三十三條 印信的核定及制發(fā)部門

(一)公章、董事長及各公司總經(jīng)理之職章及職銜簽字章均經(jīng)總管理處董事長核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。

(二)總管理處各部、室、中心的部門章或特定業(yè)務(wù)之主管職章經(jīng)各部(室)經(jīng)理(主任)核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。

(三)各事業(yè)部經(jīng)理、廠(處)長的職銜簽字章、特定業(yè)務(wù)之主管職章及各部門的部門章經(jīng)各公司總經(jīng)理核定由各公司總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。

第三十四條 印信登記

業(yè)務(wù)主辦部門需用特定印信或業(yè)務(wù)專用印信向有關(guān)主管機(jī)構(gòu)報備時，該印信的登記、更換、撤銷等的手續(xù)，均由該主辦部門辦理。

第三十五條 印信申請

(一)印信制發(fā)的申請

因業(yè)務(wù)需要或組織變更，由主辦部門填具“請(制)發(fā)印信申請表”一份，送會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條的規(guī)定呈請核定后由管理部門制發(fā)。

（二)印信換發(fā)的申請

1.印信的印文磨損申請換發(fā)時，由監(jiān)印人員填具“請(換)發(fā)印信申請表”一份，于備注欄拓具印模，敘明制發(fā)日期，送會印信管理部門依本規(guī)定第三十三條規(guī)定呈請核定后由管理部門換發(fā)。

2.原有廢舊印信應(yīng)于換發(fā)的印信收到后一周內(nèi)，由監(jiān)印人員依本規(guī)則第三十六條的規(guī)定辦理。

(三)印信補(bǔ)發(fā)的申請

1.印信毀損或遺失時，監(jiān)印人員除向該印信登記機(jī)構(gòu)報備并依法公告作廢外，應(yīng)填具“請(補(bǔ))發(fā)印信申請表”一份，于備注欄敘明原印的種類、字體、制發(fā)日期、毀損或遺失經(jīng)過及失職人員的議處，并會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條規(guī)定呈經(jīng)核定后，由管理部門補(bǔ)發(fā)。

2.補(bǔ)發(fā)印信的文字體應(yīng)有異于原印信，以資區(qū)別。

3.遺失的印信尋獲時，應(yīng)即交由監(jiān)印人員于二日內(nèi)依本規(guī)定第三十六條規(guī)定辦理。

(四)印信增刊的申請

1.一種印信以制發(fā)一枚為原則，但如因業(yè)務(wù)需要或受地區(qū)限制需增刊者，由業(yè)務(wù)主辦部門依本條第一款規(guī)則申請。

2.增刊的印信應(yīng)由管理部門斟酌實情設(shè)法加以區(qū)別。

第三十六章 印信繳銷

(一)廢舊、撤銷或遺失尋獲的印信，應(yīng)由監(jiān)印人員填具“繳銷印信申請表”一份，送會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條之規(guī)定呈經(jīng)核定后，檢具繳銷之印信，送繳管理部門

撤銷。

(二)印信管理部門收到繳銷的印信，即斟酌實情予以保存或截角注銷。

第三十七條 印信管理

(一)各種印信由各監(jiān)印人員負(fù)責(zé)保管，如有遺失或誤用情事由監(jiān)印人員負(fù)完全責(zé)任。

(二)印信管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印信之制發(fā)、換發(fā)、補(bǔ)發(fā)、稽查等管理工作，并設(shè)立“印信登記表”拓具印模、樣本，依序裝訂成冊，以利管理。

(三)印信不固定換發(fā)年限，印信管理人員每年至少應(yīng)稽查一次。

(四)主管、監(jiān)印人員或印信管理人員交接時，應(yīng)拓具印模樣本列冊專案移交，并報送印信管理部門。

□ 檔案管理

Ⅰ.管理部門

第三十八條 管理部門

(一)文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原搞須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)～書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回影本。

(二)各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經(jīng)理室。

Ⅱ.整理與分類

第三十九條 文件點(diǎn)收

文件結(jié)案移送歸檔時，依如下原則點(diǎn)收：

(一)檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。

(二)文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。

(三)文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。

(四)與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

(五)有價證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應(yīng)送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。

第四十條 文件整理

點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理：

(一)中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

(二)右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對準(zhǔn)左上角理齊釘牢。

(三)文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。

第四十一條 檔案分類

(一)檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。

(二)檔案分類應(yīng)力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應(yīng)用時得于第三級之后另增第四級“細(xì)類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。

(三)同一“小類”(或細(xì)類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細(xì)類)之后增設(shè)“卷次”編號，以便查考。

(四)每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄；并以每一案一個“目次”編號為原則。

(五)檔號之表示方式如下

A1A2--B1B2C1C2D1--E1E

2A1A2為經(jīng)辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。

第四十二條 檔案名稱及編號

(一)檔案各級分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。

(二)各級分類、卷次及目次的編號，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

(三)檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

(四)檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時，隨時增補(bǔ)之用。

(五)檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

第四十三條 檔號編定

(一)案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。

(二)案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列。

(三)檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號。

(四)檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。

Ⅲ.歸檔與檔案清理

第四十四條 保存期限

(一)歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。

(二)檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。

第四十五條 保存期限

文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

(一)永久保存：1.公司章程；2.股東名簿；3.組織規(guī)程及辦事細(xì)則；4.董事會及股東會紀(jì)錄；5.財務(wù)報表；6.政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；7.不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；8.工程設(shè)計圖；9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

(二)10年保存：1.預(yù)算、決算書類；2.會計憑證；3.事業(yè)計劃資料；4.其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

(三)5年保存：1.期滿或解除之合約；2.其他經(jīng)核定保存5年的文書。

(四)1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。

(五)規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

第四十六條 檔卷清理

(一)管檔人員應(yīng)隨時拂拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時，依第四十五條的規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時向主管官署報備，并于目次表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。

(二)保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應(yīng)將“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。

Ⅳ.調(diào)卷

第四十七條 調(diào)卷程序

(一)各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時，應(yīng)填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門主管(科長以上)核準(zhǔn)后持向管檔人員調(diào)閱。

(二)管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于“調(diào)卷單”上填注借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員。“調(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。

(三)于檔案室當(dāng)場借閱者，得免填“調(diào)卷單”。

(四)檔案歸還時，經(jīng)管檔人員核查無訛并于“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾。“調(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椤?/p>

第四十八條 調(diào)卷管理

(一)“調(diào)卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。

(二)調(diào)卷人員對于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負(fù)二責(zé)處理。

(三)調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。

(四)調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)～書管理部門主管同意。

□ 機(jī)密文件

第四十九條 范圍

(一)生產(chǎn)設(shè)備設(shè)計圖：具有專利性與獨(dú)特性之機(jī)械設(shè)計圖，以及生產(chǎn)設(shè)備布置圖。

(二)技術(shù)性的資料：獨(dú)特技術(shù)性的操作標(biāo)準(zhǔn)，與外人技術(shù)合作或外人技術(shù)指導(dǎo)資料，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品開發(fā)，改良或試驗資料，國外現(xiàn)場實習(xí)報告及其他技術(shù)上屬于機(jī)密性之資料。

(三)業(yè)務(wù)性之資料：銷售成本資料，市場情報，國外業(yè)務(wù)考察報告及其他業(yè)務(wù)上屬于機(jī)密性之資料。

(四)其他經(jīng)廠處長以上主管認(rèn)為有必要列入機(jī)密文件管理之一切資料。

第五十條 保管部門

(一)外來機(jī)密文件應(yīng)以各公司總經(jīng)理室為保管部門；經(jīng)各公司總經(jīng)理核準(zhǔn)得于事業(yè)部、研究所或工廠所在地保存者，應(yīng)以事業(yè)部經(jīng)理室、研究所所長室、駐廠經(jīng)(副)理室或總經(jīng)理指定之部門為保管部門。

(二)屬技術(shù)、開發(fā)、工務(wù)、營業(yè)等部門自行建立之專業(yè)性機(jī)密文件，應(yīng)以各事業(yè)部經(jīng)理室或廠區(qū)文書管理部門為保管部門。

(三)總管理處各部、室、中心之機(jī)密文件，屬各該部門承辦之專責(zé)性質(zhì)者，應(yīng)以各該部、室、中心為保管部門。

(四)各保管部門應(yīng)指定專人經(jīng)各公司總經(jīng)理核定(總管理處由總經(jīng)理核定)，負(fù)責(zé)機(jī)密文件收發(fā)、登記及歸檔等事務(wù)。

第五十一條 外來機(jī)密文件處理

(一)外來機(jī)密文件由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經(jīng)理室機(jī)密文件保管人員，以“收(發(fā))文登記單”一式五聯(lián)登記，呈請總經(jīng)理核派經(jīng)辦人(主辦人)及指定處理期限后，其分文、經(jīng)辦、復(fù)文或主動發(fā)文均依第四章之規(guī)定流程處理。唯其遞送均應(yīng)親自為之，不得假手他人。

第六十二條 實施與修改

本辦法經(jīng)營決策委員會通過后實施，修改時亦同。