第一篇：項(xiàng)目溝通管理辦法.

項(xiàng)目協(xié)調(diào)溝通管理辦法

第一節(jié) 項(xiàng)目組織協(xié)調(diào)的原則與方法

一、項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)的原則

項(xiàng)目管理小組的溝通協(xié)調(diào)管理是對(duì)項(xiàng)目中存在的所有活動(dòng)及力 量進(jìn)行聯(lián)結(jié)、聯(lián)合、調(diào)和的工作。溝通協(xié)調(diào)是管理機(jī)構(gòu)管理工作的重 要方面, 做好溝通協(xié)調(diào)管理工作應(yīng)有系統(tǒng)觀念和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí), 加強(qiáng)信息 管理, 不斷總結(jié)溝通協(xié)調(diào)技巧。項(xiàng)目管理小組做好溝通協(xié)調(diào)工作首先 應(yīng)科學(xué)設(shè)置好溝通協(xié)調(diào)控制點(diǎn), 以預(yù)先設(shè)定的方法對(duì)有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行溝 通和協(xié)調(diào)。

1.完善工程項(xiàng)目的計(jì)劃系統(tǒng)

計(jì)劃是做好溝通協(xié)調(diào)管理的基本保證。計(jì)劃的內(nèi)容主要有工期、投資(或成本和資源三個(gè)方面,計(jì)劃與各方面的協(xié)調(diào)關(guān)系有:各級(jí) 計(jì)劃之間的協(xié)調(diào);計(jì)劃上與設(shè)計(jì)、下與控制手段之間的協(xié)調(diào);各種內(nèi) 容計(jì)劃之間的協(xié)調(diào),如資金、材料、人力、設(shè)備以及批文的協(xié)調(diào)等。2.掌握項(xiàng)目運(yùn)行的節(jié)奏

對(duì)于新的專業(yè)技術(shù)應(yīng)用, 物資采購(gòu)初期等, 工程項(xiàng)目管理小組應(yīng) 有“試驗(yàn)”的意識(shí),應(yīng)適度控制有關(guān)工程的進(jìn)度。這是基于系統(tǒng)以及 風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)的考慮。在取得一定數(shù)據(jù)或根據(jù)后上報(bào)。

3.重復(fù)或多次保險(xiǎn)的方法

基于對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí),對(duì)于特別重要的工作,應(yīng)在組織、技術(shù)等方 面進(jìn)行重復(fù)或多次保險(xiǎn)。如多級(jí)審核,對(duì)重要參數(shù)的多次確認(rèn)等。如

在物資采購(gòu)、訂制中,在與供應(yīng)商簽訂合同,對(duì)方采購(gòu)原材料、正式 加工等各階段前, 對(duì)要求提供的物資數(shù)量、規(guī)格進(jìn)行多次確認(rèn)生效下, 就給偶然的錯(cuò)誤及可能的變更留下余地。

4.避免管理中的“責(zé)任環(huán)”

基于對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí), 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)盡量避免在管理中出現(xiàn) “責(zé)任 環(huán)” ,即項(xiàng)目組織成員之間的相互責(zé)任關(guān)系形成環(huán)路的情況。

5.把握溝通協(xié)調(diào)文件中的“責(zé)任尺度”

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)有關(guān)責(zé)任的分權(quán)性原則, 對(duì)各種工作選擇合理 與適當(dāng)?shù)奈募问竭M(jìn)行協(xié)調(diào)。除了合同條款外, 可將協(xié)調(diào)文件按責(zé)任 大小做如下排序:單獨(dú)設(shè)計(jì)或者提供參數(shù),以及會(huì)議記錄的整理方, 承擔(dān)全部責(zé)任;共同簽署類,如共同設(shè)計(jì)、會(huì)簽等,各方承擔(dān)相應(yīng)責(zé) 任;通知、會(huì)議記錄的接收方,承擔(dān)有條件責(zé)任:即使根據(jù)合同接收 文件一定期限內(nèi)不提出異議,可視為認(rèn)可。

6.避免“跨合同”管理

合同關(guān)系是溝通協(xié)調(diào)的最基本依據(jù)。基于對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的考慮, 項(xiàng)目負(fù) 責(zé)人應(yīng)盡量避免自己“跨合同”管理行為。嚴(yán)防因“跨合同”管理而 造成“責(zé)任環(huán)”。

7.對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)的全面控制

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)做全面的評(píng)估與控制。例如合同中關(guān)于 工期的獎(jiǎng)懲條款(包括設(shè)備供應(yīng)商供貨期限 其設(shè)置的目的在于對(duì)方 的違約不致使項(xiàng)目總工期以及項(xiàng)目總體效益受到影響。

8.發(fā)揮“信息中心”的職能

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)信息的輸入、輸出、處理和存儲(chǔ)的管理,應(yīng)做到程 序化、制度化。為使項(xiàng)目參與者在項(xiàng)目起始就清楚應(yīng)從何處取得信息, 清楚組織內(nèi)由誰(shuí)負(fù)責(zé)信息的處理和存儲(chǔ), 清楚誰(shuí)需要自己提供信息和 控制點(diǎn)。

二、組織協(xié)調(diào)的方法

1.項(xiàng)目管理協(xié)調(diào)的主要方法:召開(kāi)會(huì)議

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和工程項(xiàng)目干系部門之間除了正式和非正式會(huì)談外, 為保證溝通的連續(xù)性并為以后作好記錄, 應(yīng)在合同的執(zhí)行全過(guò)程中舉 行經(jīng)常性的正式會(huì)議。可計(jì)劃在任何時(shí)間召開(kāi)會(huì)議,以解決問(wèn)題。重 要會(huì)議應(yīng)定期舉行,并在合同開(kāi)始后確定。主要會(huì)議如下: 1.1.項(xiàng) 目啟動(dòng)會(huì) 主持:項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。

與會(huì):工程部、市場(chǎng)部、安質(zhì)部、物流部、業(yè)務(wù)部、外包單位、材料設(shè)備供應(yīng)單位。

內(nèi)容:項(xiàng)目情況介紹;項(xiàng)目編號(hào)確認(rèn);澄清項(xiàng)目中可能存在的 問(wèn)題;協(xié)調(diào)各方。1.2.周 例會(huì)時(shí)間:(每周四下午 3點(diǎn)。主持:項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。與會(huì)單位:項(xiàng)目干系各部門。

內(nèi)容:上周項(xiàng)目回款開(kāi)票情況說(shuō)明;工程進(jìn)度說(shuō)明;采購(gòu)進(jìn)度情 況說(shuō)明;包括且不限于質(zhì)量控制和審查議題、安全議題、定期進(jìn)度審 查議題和業(yè)務(wù)部門 /承包單位協(xié)調(diào)議題等。

1.3.質(zhì) 量控制和審查會(huì)議(不定期

主要議題是針對(duì)工程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行討論, 根據(jù)規(guī)范, 提 出解決的方案;對(duì)業(yè)務(wù)部門 /承包單位提交的施工方案進(jìn)行審查批準(zhǔn)。1.4.業(yè) 務(wù)部門 /承包單位協(xié)調(diào)會(huì)(不定期

承包單位協(xié)調(diào)會(huì)議將按要求安排, 以討論需要承包單位協(xié)調(diào)的問(wèn) 題。1.5.定 期進(jìn)度審查(每周

該會(huì)議將著重討論并解決業(yè)務(wù)部門 /承包單位施工過(guò)程面臨的問(wèn) 題,審查承包單位的工作, 評(píng)估工作進(jìn)度和計(jì)劃,協(xié)調(diào)相關(guān)各方的活 動(dòng)。通常這些會(huì)議要求用最小的投入獲得最大的產(chǎn)出。

1.6.安 全會(huì)議

主要議題是針對(duì)施工中發(fā)現(xiàn)的安全問(wèn)題提出警示, 要求相關(guān)部門 及時(shí)做出改進(jìn)。

1.7.特 殊會(huì)議(不定期

特殊會(huì)議將按要求安排, 以討論非正常問(wèn)題等。視問(wèn)題的性質(zhì)確 定參加人員,會(huì)議形成紀(jì)要或報(bào)告歸檔。

1.8.合 同收尾會(huì)議(不確定時(shí)間

當(dāng)合同工作完成或其后不久, 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及其他項(xiàng)目干系部門負(fù) 責(zé)人和承包單位應(yīng)舉行合同收尾會(huì)議。此會(huì)議的目的是對(duì)所有遺留 問(wèn)題,如合同變更、回款開(kāi)票最終支付數(shù)額等達(dá)成協(xié)議。

1.9.其 他會(huì)議

可能需要召開(kāi)的與工程相關(guān)的會(huì)議(如與當(dāng)?shù)卣毮軝C(jī)關(guān)舉行 的協(xié)調(diào)會(huì)議、設(shè)計(jì)交底會(huì)等(不確定時(shí)間。

通常會(huì)議將安排在現(xiàn)場(chǎng), 但是, 如需要承包單位應(yīng)參加在其它地 點(diǎn)召開(kāi)的會(huì)議。

業(yè)務(wù)部門 /承包單位出席各類工程會(huì)議的代表必須是承包單位項(xiàng)目經(jīng) 理或其授權(quán)的相關(guān)人員。

1.10.會(huì)議紀(jì)要

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將為上述所有會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要將記錄會(huì) 中所有重要議題并盡快送工程施工單位確認(rèn)。工程施工單位確認(rèn)后將 被正式散發(fā)。

2.文檔控制的方法

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和工程項(xiàng)目干系部門之間除了會(huì)談、會(huì)議外, 為保證 溝通的連續(xù)性和易評(píng)估性, 應(yīng)在合同的執(zhí)行全過(guò)程中用文檔作為輸出 作為控制項(xiàng)目的一種方法。主要以項(xiàng)目推進(jìn)計(jì)劃、周報(bào)、總結(jié)、問(wèn)題 清單等信息資料為媒介, 以合理規(guī)范推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)程。主要文檔輸出如 下: 2.1.項(xiàng) 目推進(jìn)計(jì)劃:(項(xiàng)目啟動(dòng)階段輸出。作者:項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。

內(nèi)容:項(xiàng)目開(kāi)始及結(jié)束時(shí)間確定;項(xiàng)目各階段任務(wù)確定;項(xiàng)目 合作方式確定;項(xiàng)目可能存在的問(wèn)題澄清;解決問(wèn)題的方式確定;項(xiàng) 目各階段各部門輸出文件確定。

2.2.項(xiàng) 目周報(bào):(每周五下午 3點(diǎn)輸出。作者:項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。

內(nèi)容:對(duì)上周財(cái)務(wù)方面(開(kāi)票回款、上周物流方面(采購(gòu)進(jìn)度、上周工程方面(工程項(xiàng)目類執(zhí)行進(jìn)度 /貿(mào)易產(chǎn)品項(xiàng)目類進(jìn)展情況、上周業(yè)務(wù)方面(項(xiàng)目承擔(dān)情況;對(duì)上周投標(biāo)項(xiàng)目、項(xiàng)目承擔(dān)情況-含 本周投標(biāo)情況、中標(biāo)情況及未經(jīng)投標(biāo)確認(rèn)由我公司承擔(dān)的項(xiàng)目匯報(bào)、風(fēng)險(xiǎn)管理情況、包括且不限于質(zhì)量控制和審查議題、安全議題等按照 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格進(jìn)行輸出。(模板見(jiàn)附錄

2.3.項(xiàng) 目總結(jié)(項(xiàng)目結(jié)束階段輸出 作者:項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。

內(nèi)容:項(xiàng)目信息說(shuō)明(項(xiàng)目目標(biāo)、商業(yè)環(huán)境信息、歷史數(shù)據(jù);項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)情況與目標(biāo)對(duì)比(質(zhì)量、時(shí)間控制、成本支出、客戶反饋;工程項(xiàng)目評(píng)審情況;項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)總結(jié);項(xiàng)目建議。

2.4.文 檔審批

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將輸出上述所有文檔。并由 ?審評(píng)批 準(zhǔn)通過(guò)。3.技術(shù)會(huì)簽的方法

對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中提出的技術(shù)參數(shù)或設(shè)計(jì)文件,組織有關(guān)部門、單位進(jìn)行會(huì)簽的方法, 此方法是避免部門間扯皮和單位間索賠的很實(shí) 用的協(xié)調(diào)方法。

三、項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)的主要控制點(diǎn) 1.項(xiàng)目預(yù)審

工程項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)的審批, 根據(jù)歷史數(shù)據(jù)及實(shí)際情況評(píng)估等的溝 通協(xié)調(diào)。2.開(kāi)票回款

對(duì)工程項(xiàng)目開(kāi)票回款情況方面與各單位之間協(xié)調(diào)和溝通。3.材料、設(shè)備采購(gòu) 其規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、到場(chǎng)時(shí)間等參數(shù)由物資、工程 技術(shù)、項(xiàng)目管理及監(jiān)理等綜合、協(xié)調(diào)確定。

4.質(zhì)量事故處理

其性質(zhì)的判定、處理方案、審批以及處理結(jié)果的認(rèn)定,以設(shè)計(jì)意 見(jiàn)為依據(jù),改變項(xiàng)目使用功能的,應(yīng)以使用人意見(jiàn)為導(dǎo)向。

5.聯(lián)合驗(yàn)收

對(duì)于技術(shù)復(fù)雜專業(yè)程度較高的分部分項(xiàng)工程, 如設(shè)備基礎(chǔ)、單體 調(diào)試、單系統(tǒng)聯(lián)合調(diào)試,應(yīng)組織所有有關(guān)部門和單位參加,以減少多 次重復(fù)驗(yàn)收或坐失整改時(shí)機(jī)。

6.對(duì)于變更、變動(dòng)的管理

項(xiàng)目系統(tǒng)中任何元素的變化,例如項(xiàng)目管理體系、項(xiàng)目組織、項(xiàng) 目目標(biāo)及行為的變化, 必然導(dǎo)致相應(yīng)的一系列變化。項(xiàng)目管理小組在 變更的確立、變更中的一系列調(diào)整過(guò)程中,要采取系統(tǒng)的方法。第二節(jié) 項(xiàng)目組織協(xié)調(diào)、溝通的范圍

一、與工程部門協(xié)調(diào)

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人首先要理解工程總目標(biāo)、理解工程部門運(yùn)行項(xiàng)目流程 機(jī)制。對(duì)于未能參加項(xiàng)目決策過(guò)程的項(xiàng)目管理人員, 必須了解項(xiàng)目構(gòu) 思的基礎(chǔ)、起因、出發(fā)點(diǎn),否則可能對(duì)項(xiàng)目管理目標(biāo)及完成任務(wù)有不 完整的理解,會(huì)給他的工作造成很大的困難。

二、與市場(chǎng)部門的協(xié)調(diào)

協(xié)調(diào)市場(chǎng)部門與其他相關(guān)部門的關(guān)系。

三、與安置部門的協(xié)調(diào)

要求安置部門全面負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目安全質(zhì)量監(jiān)督管理、檢驗(yàn)設(shè)備材 料質(zhì)量、督促按計(jì)劃落實(shí)工程進(jìn)度、監(jiān)督項(xiàng)目違紀(jì)行為,每月初報(bào)送 《項(xiàng)目 ? 月報(bào)》。

四、與業(yè)務(wù)部門的協(xié)調(diào)

堅(jiān)持原則,實(shí)事求是,嚴(yán)格按規(guī)范、規(guī)程辦事,講究科學(xué)態(tài)度。

五、與物流部門的協(xié)調(diào)

項(xiàng)目管理人員在管理工作中應(yīng)強(qiáng)調(diào)各方面利益的一致性和建設(shè) 工程總目標(biāo):項(xiàng)目管理人員應(yīng)鼓勵(lì)承包商將建設(shè)工程實(shí)施狀況、實(shí)施 結(jié)果和遇到的困難和意見(jiàn)向他匯報(bào),以尋求對(duì)目標(biāo)控制可能的干擾。雙方了解得越多越深刻,管理工作中的對(duì)抗和爭(zhēng)執(zhí)就越少。

協(xié)調(diào)不僅是方法、技術(shù)問(wèn)題,更多的是語(yǔ)言藝術(shù)、感情交流和用 權(quán)適度問(wèn)題。有時(shí)盡管協(xié)調(diào)意見(jiàn)是正確的,但由于方式或表達(dá)不妥, 反而會(huì)激化矛盾。而高超協(xié)調(diào)能力則往往能起到事半功倍的效果, 令 各方面都滿意。

六、施工階段協(xié)調(diào)工作的主要內(nèi)容如下: 與工程項(xiàng)目經(jīng)理關(guān)系協(xié)調(diào)。從工程部門及其工程師的角度來(lái)說(shuō), 他們最希望從項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員處得到明確而不是含糊的指示, 并且能夠 對(duì)他們所詢問(wèn)的問(wèn)題給予及時(shí)的答復(fù);希望項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員的指示能夠 在他們工作之前發(fā)出。一個(gè)既懂得堅(jiān)持原則, 又善于理解工程部門項(xiàng)

目經(jīng)理的意見(jiàn), 工作方法靈活, 隨時(shí)可能提出或愿意接受變通辦法的 項(xiàng)目管理人員肯定是受歡迎的。

進(jìn)度問(wèn)題的協(xié)調(diào)。由于影響進(jìn)度的因素錯(cuò)綜復(fù)雜, 因而進(jìn)度問(wèn)題 的協(xié)調(diào)工作也十分復(fù)雜。實(shí)踐證明,有兩項(xiàng)協(xié)調(diào)工作很有效:一是代 建和業(yè)務(wù)部門雙方共同商定計(jì)劃, 并由雙方主要負(fù)責(zé)人簽字, 作為工 程合同的附件;二是設(shè)立提前竣工獎(jiǎng), 由監(jiān)理工程師按一級(jí)網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃 節(jié)點(diǎn)考核,分期支付階段工期獎(jiǎng),如果整個(gè)工程不能保證工期,由項(xiàng) 目管理人從工程款中將已付的階段工期獎(jiǎng)扣回并按合同規(guī)定予以罰 款。

質(zhì)量問(wèn)題的協(xié)調(diào)。在質(zhì)量控制方面應(yīng)實(shí)行安置部門工程師質(zhì)量簽 字認(rèn)可制度。對(duì)沒(méi)有出廠證明、不符合使用要求的原材料、設(shè)備和構(gòu) 件,不準(zhǔn)使用;對(duì)工序交接實(shí)行報(bào)驗(yàn)簽證:對(duì)不合格的工程部位不予 驗(yàn)收簽字,也不予計(jì)算工程量,不予支付工程款。在建設(shè)工程實(shí)施過(guò) 程中, 設(shè)計(jì)變更或工程內(nèi)容的增減是經(jīng)常出現(xiàn)的, 有些是合同簽訂時(shí) 無(wú)法預(yù)料和明確規(guī)定的。對(duì)于這種變更,安置工程師要認(rèn)真研究,合 理計(jì)算價(jià)格,與有關(guān)方面充分協(xié)商,達(dá)成一致意見(jiàn)。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員履 行復(fù)查、監(jiān)督職責(zé)。

合同爭(zhēng)議的協(xié)調(diào)。對(duì)于工程中的合同爭(zhēng)議, 項(xiàng)目管理小組應(yīng)先通 過(guò)相關(guān)部門采用協(xié)商解決的方式, 協(xié)商不成時(shí)才由當(dāng)事人向合同管理 機(jī)關(guān)申請(qǐng)調(diào)解。只有當(dāng)對(duì)方

嚴(yán)重違約而使自己的利益受到重大損失且 不能得到補(bǔ)償時(shí)才采用仲裁或訴訟手段。如果遇到非常棘手的合同爭(zhēng) 議問(wèn)題,不妨?xí)簳r(shí)擱置等待時(shí)機(jī),另謀良策。

對(duì)外包單位的管理。主要是對(duì)分包單位明確合同管理范圍, 分層 次管理。將總包合同作為一個(gè)獨(dú)立的合同單元進(jìn)行投資、進(jìn)度、質(zhì)量 控制和合同管理, 不直接和分包合同發(fā)生關(guān)系。對(duì)分包合同中的工程 質(zhì)量、進(jìn)度進(jìn)行直接跟蹤監(jiān)控,通過(guò)總包商進(jìn)行調(diào)控、糾偏。分包商 進(jìn)行中發(fā)生的問(wèn)題, 由總包商負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理。當(dāng)分包合同條款與總包 合同條款發(fā)生抵觸,以總包合同條款為準(zhǔn)。此外,分包合同不能解除 總包合同所承擔(dān)的任何責(zé)任和義務(wù)。

七、與政府部門及其他單位的協(xié)調(diào)

重大質(zhì)量事故, 在工程部及相關(guān)部門采取急救、補(bǔ)救措施的同時(shí), 應(yīng)立即向政府有關(guān)部門報(bào)告情況,接受檢查和處理。

第二篇：項(xiàng)目溝通管理辦法

項(xiàng)目協(xié)調(diào)溝通管理辦法

第一節(jié) 項(xiàng)目組織協(xié)調(diào)的原則與方法

一、項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)的原則

項(xiàng)目管理小組的溝通協(xié)調(diào)管理是對(duì)項(xiàng)目中存在的所有活動(dòng)及力量進(jìn)行聯(lián)結(jié)、聯(lián)合、調(diào)和的工作。溝通協(xié)調(diào)是管理機(jī)構(gòu)管理工作的重要方面，做好溝通協(xié)調(diào)管理工作應(yīng)有系統(tǒng)觀念和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，加強(qiáng)信息管理，不斷總結(jié)溝通協(xié)調(diào)技巧。項(xiàng)目管理小組做好溝通協(xié)調(diào)工作首先應(yīng)科學(xué)設(shè)置好溝通協(xié)調(diào)控制點(diǎn)，以預(yù)先設(shè)定的方法對(duì)有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)。

1.完善工程項(xiàng)目的計(jì)劃系統(tǒng)

計(jì)劃是做好溝通協(xié)調(diào)管理的基本保證。計(jì)劃的內(nèi)容主要有工期、投資(或成本）和資源三個(gè)方面，計(jì)劃與各方面的協(xié)調(diào)關(guān)系有：各級(jí)計(jì)劃之間的協(xié)調(diào)；計(jì)劃上與設(shè)計(jì)、下與控制手段之間的協(xié)調(diào)；各種內(nèi)容計(jì)劃之間的協(xié)調(diào)，如資金、材料、人力、設(shè)備以及批文的協(xié)調(diào)等。2.掌握項(xiàng)目運(yùn)行的節(jié)奏

對(duì)于新的專業(yè)技術(shù)應(yīng)用，物資采購(gòu)初期等，工程項(xiàng)目管理小組應(yīng)有“試驗(yàn)”的意識(shí)，應(yīng)適度控制有關(guān)工程的進(jìn)度。這是基于系統(tǒng)以及風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)的考慮。在取得一定數(shù)據(jù)或根據(jù)后上報(bào)。3.重復(fù)或多次保險(xiǎn)的方法

基于對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)，對(duì)于特別重要的工作，應(yīng)在組織、技術(shù)等方面進(jìn)行重復(fù)或多次保險(xiǎn)。如多級(jí)審核，對(duì)重要參數(shù)的多次確認(rèn)等。如在物資采購(gòu)、訂制中，在與供應(yīng)商簽訂合同，對(duì)方采購(gòu)原材料、正式加工等各階段前，對(duì)要求提供的物資數(shù)量、規(guī)格進(jìn)行多次確認(rèn)生效下，就給偶然的錯(cuò)誤及可能的變更留下余地。4.避免管理中的“責(zé)任環(huán)”

基于對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)盡量避免在管理中出現(xiàn)“責(zé)任環(huán)”，即項(xiàng)目組織成員之間的相互責(zé)任關(guān)系形成環(huán)路的情況。5.把握溝通協(xié)調(diào)文件中的“責(zé)任尺度”

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)有關(guān)責(zé)任的分權(quán)性原則，對(duì)各種工作選擇合理與適當(dāng)?shù)奈募问竭M(jìn)行協(xié)調(diào)。除了合同條款外，可將協(xié)調(diào)文件按責(zé)任大小做如下排序：?jiǎn)为?dú)設(shè)計(jì)或者提供參數(shù)，以及會(huì)議記錄的整理方，承擔(dān)全部責(zé)任；共同簽署類，如共同設(shè)計(jì)、會(huì)簽等，各方承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；通知、會(huì)議記錄的接收方，承擔(dān)有條件責(zé)任：即使根據(jù)合同接收文件一定期限內(nèi)不提出異議，可視為認(rèn)可。6.避免“跨合同”管理

合同關(guān)系是溝通協(xié)調(diào)的最基本依據(jù)。基于對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的考慮，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)盡量避免自己“跨合同”管理行為。嚴(yán)防因“跨合同”管理而造成“責(zé)任環(huán)”。7.對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)的全面控制

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)做全面的評(píng)估與控制。例如合同中關(guān)于工期的獎(jiǎng)懲條款（包括設(shè)備供應(yīng)商供貨期限）其設(shè)置的目的在于對(duì)方的違約不致使項(xiàng)目總工期以及項(xiàng)目總體效益受到影響。8.發(fā)揮“信息中心”的職能 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)信息的輸入、輸出、處理和存儲(chǔ)的管理，應(yīng)做到程序化、制度化。為使項(xiàng)目參與者在項(xiàng)目起始就清楚應(yīng)從何處取得信息，清楚組織內(nèi)由誰(shuí)負(fù)責(zé)信息的處理和存儲(chǔ)，清楚誰(shuí)需要自己提供信息和控制點(diǎn)。

二、組織協(xié)調(diào)的方法

1.項(xiàng)目管理協(xié)調(diào)的主要方法：召開(kāi)會(huì)議

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和工程項(xiàng)目干系部門之間除了正式和非正式會(huì)談外，為保證溝通的連續(xù)性并為以后作好記錄，應(yīng)在合同的執(zhí)行全過(guò)程中舉行經(jīng)常性的正式會(huì)議。可計(jì)劃在任何時(shí)間召開(kāi)會(huì)議，以解決問(wèn)題。重要會(huì)議應(yīng)定期舉行，并在合同開(kāi)始后確定。主要會(huì)議如下： 1.1.項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)

主持：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。

與會(huì)：工程部、市場(chǎng)部、安質(zhì)部、物流部、業(yè)務(wù)部、外包單位、材料設(shè)備供應(yīng)單位。

內(nèi)容：項(xiàng)目情況介紹；項(xiàng)目編號(hào)確認(rèn)；澄清項(xiàng)目中可能存在的問(wèn)題；協(xié)調(diào)各方。

1.2.周例會(huì)時(shí)間：(每周四下午3點(diǎn)）。

主持：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。與會(huì)單位：項(xiàng)目干系各部門。

內(nèi)容：上周項(xiàng)目回款開(kāi)票情況說(shuō)明；工程進(jìn)度說(shuō)明；采購(gòu)進(jìn)度情況說(shuō)明；包括且不限于質(zhì)量控制和審查議題、安全議題、定期進(jìn)度審查議題和業(yè)務(wù)部門/承包單位協(xié)調(diào)議題等。1.3.質(zhì)量控制和審查會(huì)議（不定期）

主要議題是針對(duì)工程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行討論，根據(jù)規(guī)范，提出解決的方案；對(duì)業(yè)務(wù)部門/承包單位提交的施工方案進(jìn)行審查批準(zhǔn)。1.4.業(yè)務(wù)部門/承包單位協(xié)調(diào)會(huì)（不定期）

承包單位協(xié)調(diào)會(huì)議將按要求安排，以討論需要承包單位協(xié)調(diào)的問(wèn)題。

1.5.定期進(jìn)度審查（每周）

該會(huì)議將著重討論并解決業(yè)務(wù)部門/承包單位施工過(guò)程面臨的問(wèn)題，審查承包單位的工作，評(píng)估工作進(jìn)度和計(jì)劃，協(xié)調(diào)相關(guān)各方的活動(dòng)。通常這些會(huì)議要求用最小的投入獲得最大的產(chǎn)出。1.6.安全會(huì)議

主要議題是針對(duì)施工中發(fā)現(xiàn)的安全問(wèn)題提出警示，要求相關(guān)部門及時(shí)做出改進(jìn)。

1.7.特殊會(huì)議（不定期）

特殊會(huì)議將按要求安排，以討論非正常問(wèn)題等。視問(wèn)題的性質(zhì)確定參加人員，會(huì)議形成紀(jì)要或報(bào)告歸檔。1.8.合同收尾會(huì)議（不確定時(shí)間）

當(dāng)合同工作完成或其后不久，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及其他項(xiàng)目干系部門負(fù)責(zé)人和承包單位應(yīng)舉行合同收尾會(huì)議。此會(huì)議的目的是對(duì)所有遺留問(wèn)題，如合同變更、回款開(kāi)票最終支付數(shù)額等達(dá)成協(xié)議。1.9.其他會(huì)議

可能需要召開(kāi)的與工程相關(guān)的會(huì)議（如與當(dāng)?shù)卣毮軝C(jī)關(guān)舉行的協(xié)調(diào)會(huì)議、設(shè)計(jì)交底會(huì)等）（不確定時(shí)間）。

通常會(huì)議將安排在現(xiàn)場(chǎng)，但是，如需要承包單位應(yīng)參加在其它地點(diǎn)召開(kāi)的會(huì)議。

業(yè)務(wù)部門/承包單位出席各類工程會(huì)議的代表必須是承包單位項(xiàng)目經(jīng)理或其授權(quán)的相關(guān)人員。1.10.會(huì)議紀(jì)要

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將為上述所有會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要將記錄會(huì)中所有重要議題并盡快送工程施工單位確認(rèn)。工程施工單位確認(rèn)后將被正式散發(fā)。2.文檔控制的方法

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和工程項(xiàng)目干系部門之間除了會(huì)談、會(huì)議外，為保證溝通的連續(xù)性和易評(píng)估性，應(yīng)在合同的執(zhí)行全過(guò)程中用文檔作為輸出作為控制項(xiàng)目的一種方法。主要以項(xiàng)目推進(jìn)計(jì)劃、周報(bào)、總結(jié)、問(wèn)題清單等信息資料為媒介，以合理規(guī)范推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)程。主要文檔輸出如下：

2.1.項(xiàng)目推進(jìn)計(jì)劃：（項(xiàng)目啟動(dòng)階段輸出）。

作者：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。

內(nèi)容：項(xiàng)目開(kāi)始及結(jié)束時(shí)間確定；項(xiàng)目各階段任務(wù)確定；項(xiàng)目合作方式確定；項(xiàng)目可能存在的問(wèn)題澄清；解決問(wèn)題的方式確定；項(xiàng)目各階段各部門輸出文件確定。

2.2.項(xiàng)目周報(bào)：(每周五下午3點(diǎn)輸出）。

作者：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。內(nèi)容：對(duì)上周財(cái)務(wù)方面（開(kāi)票回款）、上周物流方面（采購(gòu)進(jìn)度）、上周工程方面（工程項(xiàng)目類執(zhí)行進(jìn)度/貿(mào)易產(chǎn)品項(xiàng)目類進(jìn)展情況）、上周業(yè)務(wù)方面（項(xiàng)目承擔(dān)情況；對(duì)上周投標(biāo)項(xiàng)目、項(xiàng)目承擔(dān)情況-含本周投標(biāo)情況、中標(biāo)情況及未經(jīng)投標(biāo)確認(rèn)由我公司承擔(dān)的項(xiàng)目匯報(bào)）、風(fēng)險(xiǎn)管理情況、包括且不限于質(zhì)量控制和審查議題、安全議題等按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格進(jìn)行輸出。（模板見(jiàn)附錄）2.3.項(xiàng)目總結(jié)（項(xiàng)目結(jié)束階段輸出）

作者：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。

內(nèi)容：項(xiàng)目信息說(shuō)明（項(xiàng)目目標(biāo)、商業(yè)環(huán)境信息、歷史數(shù)據(jù)）；項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)情況與目標(biāo)對(duì)比（質(zhì)量、時(shí)間控制、成本支出、客戶反饋）；工程項(xiàng)目評(píng)審情況；項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)總結(jié)；項(xiàng)目建議。2.4.文檔審批

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將輸出上述所有文檔。并由？審評(píng)批準(zhǔn)通過(guò)。3.技術(shù)會(huì)簽的方法

對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中提出的技術(shù)參數(shù)或設(shè)計(jì)文件，組織有關(guān)部門、單位進(jìn)行會(huì)簽的方法，此方法是避免部門間扯皮和單位間索賠的很實(shí)用的協(xié)調(diào)方法。

三、項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)的主要控制點(diǎn) 1.項(xiàng)目預(yù)審

工程項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)的審批，根據(jù)歷史數(shù)據(jù)及實(shí)際情況評(píng)估等的溝通協(xié)調(diào)。2.開(kāi)票回款 對(duì)工程項(xiàng)目開(kāi)票回款情況方面與各單位之間協(xié)調(diào)和溝通。3.材料、設(shè)備采購(gòu)

其規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、到場(chǎng)時(shí)間等參數(shù)由物資、工程技術(shù)、項(xiàng)目管理及監(jiān)理等綜合、協(xié)調(diào)確定。4.質(zhì)量事故處理

其性質(zhì)的判定、處理方案、審批以及處理結(jié)果的認(rèn)定，以設(shè)計(jì)意見(jiàn)為依據(jù)，改變項(xiàng)目使用功能的，應(yīng)以使用人意見(jiàn)為導(dǎo)向。5.聯(lián)合驗(yàn)收

對(duì)于技術(shù)復(fù)雜專業(yè)程度較高的分部分項(xiàng)工程，如設(shè)備基礎(chǔ)、單體調(diào)試、單系統(tǒng)聯(lián)合調(diào)試，應(yīng)組織所有有關(guān)部門和單位參加，以減少多次重復(fù)驗(yàn)收或坐失整改時(shí)機(jī)。6.對(duì)于變更、變動(dòng)的管理

項(xiàng)目系統(tǒng)中任何元素的變化，例如項(xiàng)目管理體系、項(xiàng)目組織、項(xiàng)目目標(biāo)及行為的變化，必然導(dǎo)致相應(yīng)的一系列變化。項(xiàng)目管理小組在變更的確立、變更中的一系列調(diào)整過(guò)程中，要采取系統(tǒng)的方法。

第二節(jié) 項(xiàng)目組織協(xié)調(diào)、溝通的范圍

一、與工程部門協(xié)調(diào)

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人首先要理解工程總目標(biāo)、理解工程部門運(yùn)行項(xiàng)目流程機(jī)制。對(duì)于未能參加項(xiàng)目決策過(guò)程的項(xiàng)目管理人員，必須了解項(xiàng)目構(gòu)思的基礎(chǔ)、起因、出發(fā)點(diǎn)，否則可能對(duì)項(xiàng)目管理目標(biāo)及完成任務(wù)有不完整的理解，會(huì)給他的工作造成很大的困難。

二、與市場(chǎng)部門的協(xié)調(diào)

協(xié)調(diào)市場(chǎng)部門與其他相關(guān)部門的關(guān)系。

三、與安置部門的協(xié)調(diào)

要求安置部門全面負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目安全質(zhì)量監(jiān)督管理、檢驗(yàn)設(shè)備材料質(zhì)量、督促按計(jì)劃落實(shí)工程進(jìn)度、監(jiān)督項(xiàng)目違紀(jì)行為，每月初報(bào)送《項(xiàng)目？月報(bào)》。

四、與業(yè)務(wù)部門的協(xié)調(diào)

堅(jiān)持原則，實(shí)事求是，嚴(yán)格按規(guī)范、規(guī)程辦事，講究科學(xué)態(tài)度。

五、與物流部門的協(xié)調(diào)

項(xiàng)目管理人員在管理工作中應(yīng)強(qiáng)調(diào)各方面利益的一致性和建設(shè)工程總目標(biāo)：項(xiàng)目管理人員應(yīng)鼓勵(lì)承包商將建設(shè)工程實(shí)施狀況、實(shí)施結(jié)果和遇到的困難和意見(jiàn)向他匯報(bào)，以尋求對(duì)目標(biāo)控制可能的干擾。雙方了解得越多越深刻，管理工作中的對(duì)抗和爭(zhēng)執(zhí)就越少。

協(xié)調(diào)不僅是方法、技術(shù)問(wèn)題，更多的是語(yǔ)言藝術(shù)、感情交流和用權(quán)適度問(wèn)題。有時(shí)盡管協(xié)調(diào)意見(jiàn)是正確的，但由于方式或表達(dá)不妥，反而會(huì)激化矛盾。而高超協(xié)調(diào)能力則往往能起到事半功倍的效果，令各方面都滿意。

六、施工階段協(xié)調(diào)工作的主要內(nèi)容如下：

與工程項(xiàng)目經(jīng)理關(guān)系協(xié)調(diào)。從工程部門及其工程師的角度來(lái)說(shuō)，他們最希望從項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員處得到明確而不是含糊的指示，并且能夠?qū)λ麄兯儐?wèn)的問(wèn)題給予及時(shí)的答復(fù)；希望項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員的指示能夠在他們工作之前發(fā)出。一個(gè)既懂得堅(jiān)持原則，又善于理解工程部門項(xiàng)目經(jīng)理的意見(jiàn)，工作方法靈活，隨時(shí)可能提出或愿意接受變通辦法的項(xiàng)目管理人員肯定是受歡迎的。

進(jìn)度問(wèn)題的協(xié)調(diào)。由于影響進(jìn)度的因素錯(cuò)綜復(fù)雜，因而進(jìn)度問(wèn)題的協(xié)調(diào)工作也十分復(fù)雜。實(shí)踐證明，有兩項(xiàng)協(xié)調(diào)工作很有效：一是代建和業(yè)務(wù)部門雙方共同商定計(jì)劃，并由雙方主要負(fù)責(zé)人簽字，作為工程合同的附件；二是設(shè)立提前竣工獎(jiǎng)，由監(jiān)理工程師按一級(jí)網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃節(jié)點(diǎn)考核，分期支付階段工期獎(jiǎng)，如果整個(gè)工程不能保證工期，由項(xiàng)目管理人從工程款中將已付的階段工期獎(jiǎng)扣回并按合同規(guī)定予以罰款。

質(zhì)量問(wèn)題的協(xié)調(diào)。在質(zhì)量控制方面應(yīng)實(shí)行安置部門工程師質(zhì)量簽字認(rèn)可制度。對(duì)沒(méi)有出廠證明、不符合使用要求的原材料、設(shè)備和構(gòu)件，不準(zhǔn)使用；對(duì)工序交接實(shí)行報(bào)驗(yàn)簽證：對(duì)不合格的工程部位不予驗(yàn)收簽字，也不予計(jì)算工程量，不予支付工程款。在建設(shè)工程實(shí)施過(guò)程中，設(shè)計(jì)變更或工程內(nèi)容的增減是經(jīng)常出現(xiàn)的，有些是合同簽訂時(shí)無(wú)法預(yù)料和明確規(guī)定的。對(duì)于這種變更，安置工程師要認(rèn)真研究，合理計(jì)算價(jià)格，與有關(guān)方面充分協(xié)商，達(dá)成一致意見(jiàn)。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員履行復(fù)查、監(jiān)督職責(zé)。

合同爭(zhēng)議的協(xié)調(diào)。對(duì)于工程中的合同爭(zhēng)議，項(xiàng)目管理小組應(yīng)先通過(guò)相關(guān)部門采用協(xié)商解決的方式，協(xié)商不成時(shí)才由當(dāng)事人向合同管理機(jī)關(guān)申請(qǐng)調(diào)解。只有當(dāng)對(duì)方嚴(yán)重違約而使自己的利益受到重大損失且不能得到補(bǔ)償時(shí)才采用仲裁或訴訟手段。如果遇到非常棘手的合同爭(zhēng)議問(wèn)題，不妨?xí)簳r(shí)擱置等待時(shí)機(jī)，另謀良策。對(duì)外包單位的管理。主要是對(duì)分包單位明確合同管理范圍，分層次管理。將總包合同作為一個(gè)獨(dú)立的合同單元進(jìn)行投資、進(jìn)度、質(zhì)量控制和合同管理，不直接和分包合同發(fā)生關(guān)系。對(duì)分包合同中的工程質(zhì)量、進(jìn)度進(jìn)行直接跟蹤監(jiān)控，通過(guò)總包商進(jìn)行調(diào)控、糾偏。分包商進(jìn)行中發(fā)生的問(wèn)題，由總包商負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理。當(dāng)分包合同條款與總包合同條款發(fā)生抵觸，以總包合同條款為準(zhǔn)。此外，分包合同不能解除總包合同所承擔(dān)的任何責(zé)任和義務(wù)。

七、與政府部門及其他單位的協(xié)調(diào)

重大質(zhì)量事故，在工程部及相關(guān)部門采取急救、補(bǔ)救措施的同時(shí)，應(yīng)立即向政府有關(guān)部門報(bào)告情況，接受檢查和處理。

第三篇：項(xiàng)目溝通管理

項(xiàng)目溝通管理（模版）

一、項(xiàng)目基本情況 項(xiàng)目名稱： 制作人：

二、溝通時(shí)間 項(xiàng)目發(fā)起人： 項(xiàng)目經(jīng)理： 項(xiàng)目小組： 采購(gòu)小組： 質(zhì)量保證小組： 配置管理小組： 其他利益相關(guān)者：

三、信息類型（描述不同類型信息傳播的方式，如聲音、電子郵件、電子數(shù)據(jù)表、正式陳述。）

四、現(xiàn)行溝通系統(tǒng)（討論現(xiàn)行的溝通系統(tǒng)以及對(duì)項(xiàng)目所起的優(yōu)勢(shì)作用，包括需要考慮的任何環(huán)境因 素。）

五、需要信息的時(shí)間長(zhǎng)度（描述各項(xiàng)目利益相關(guān)者連續(xù)收到項(xiàng)目有關(guān)信息的時(shí)間長(zhǎng)度。）

六、考慮的環(huán)境因素（了解項(xiàng)目利益相關(guān)者需求以及其他環(huán)境因素。）

七、更新溝通計(jì)劃的方法（描述在項(xiàng)目期間溝通計(jì)劃的更新方式及時(shí)間。）制作日期： 年 月 日 簽發(fā)人：

第四篇：IT項(xiàng)目溝通管理

IT項(xiàng)目溝通管理

在IT項(xiàng)目中，要做到一個(gè)項(xiàng)目迅速成功的完成，并能達(dá)到或者超過(guò)預(yù)先設(shè)計(jì)好的效果，是很不容易的，在完成所下達(dá)的任務(wù)當(dāng)中，設(shè)計(jì)好的藍(lán)圖跟具體的實(shí)諸于實(shí)踐，既要有規(guī)定統(tǒng)一的制定計(jì)劃，還要有一套適時(shí)的監(jiān)控執(zhí)行方法，但同時(shí)又不能扼殺了整個(gè)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)中的創(chuàng)造性和自主性，這樣，就必須有一個(gè)靈活而且容易使用的溝通方法的過(guò)程，從而使一些的重要的項(xiàng)目信息時(shí)時(shí)最新，做到實(shí)時(shí)同步。

在IT項(xiàng)目中，許多專家都認(rèn)為：對(duì)于成功，威脅最大的就是溝通的失敗。與IT項(xiàng)目成功的三個(gè)主要因素分別為：用戶的積極參與，明確的需求表達(dá)，管理層的大力支持。而這三要素全部依賴于良好的溝通技巧，特別是非信息技術(shù)人員。溝通管理的目標(biāo)是及時(shí)并適當(dāng)?shù)貏?chuàng)建、收集、發(fā)送、儲(chǔ)存和處理項(xiàng)目的信息，標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目溝通包含溝通計(jì)劃、信息傳遞、實(shí)施情況報(bào)告、管理收尾共四個(gè)過(guò)程。本文將談?wù)勔恍┍救嗽跍贤ü芾韺?shí)踐中的一些經(jīng)驗(yàn)。制定溝通計(jì)劃

在項(xiàng)目立項(xiàng)后，第一步就要制定《溝通計(jì)劃》，《溝通計(jì)劃》應(yīng)包括以下內(nèi)容：

? 文件保存方式：在溝通計(jì)劃中首先明確信息保存方式、信息讀寫(xiě)的權(quán)限，明確用戶信件、會(huì)議記錄、工作報(bào)告、項(xiàng)目文檔（需求、設(shè)計(jì)、編碼、發(fā)布程序等）、輔助文檔等的存放位置，及相應(yīng)的讀寫(xiě)權(quán)力。這樣用于收集和保存不同類型的信息，有必要制定和遵循一個(gè)規(guī)定好了的統(tǒng)一規(guī)章制度，將與項(xiàng)目有關(guān)的重要工作建檔。

? 聯(lián)系方式：應(yīng)該有一個(gè)專用于項(xiàng)目管理中所有的相關(guān)的人員的聯(lián)系方式的小冊(cè)子，其中如項(xiàng)目組成員、項(xiàng)目組上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、行政部人員、技術(shù)支持人員、出差定房訂票等系統(tǒng)中相關(guān)的人員，座機(jī)、手機(jī)、職能等等，應(yīng)相應(yīng)的一一列上，做到簡(jiǎn)潔又要明了，最好能有特殊人員的一些細(xì)小的標(biāo)注，能夠做到在一打開(kāi)小冊(cè)子的同時(shí)就能將所有的相關(guān)人員的資料了然于胸，正所謂知已知彼，這樣一來(lái)，很多在平時(shí)大費(fèi)周章的事，就能在養(yǎng)成的良好的習(xí)慣中，輕松做到。

? 工作匯報(bào)方式：明確表達(dá)項(xiàng)目組成員對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)上級(jí)和相干人員的工作匯報(bào)方式，明確什么時(shí)間，什么形式。比如項(xiàng)目組成員對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理通過(guò)EMAIL發(fā)送周報(bào)；項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)直接客戶和上級(jí)按月通過(guò)EMAIL發(fā)月報(bào)的方式；緊急匯報(bào)通過(guò)電話及時(shí)溝通；每?jī)芍茼?xiàng)目組進(jìn)行一次當(dāng)前工作溝通會(huì)議；每周同客戶和上級(jí)進(jìn)行一次口頭匯報(bào)等等。

? 統(tǒng)一項(xiàng)目文件格式：對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目本身統(tǒng)一的文件模板，是正規(guī)管理的一部分，所以必須統(tǒng)一各種文件模板，并提供編寫(xiě)指南。

? 《溝通計(jì)劃》維護(hù)人：明確本計(jì)劃在發(fā)行變化時(shí)，由誰(shuí)進(jìn)行修訂，并對(duì)相關(guān)人員發(fā)送。

由于《溝通計(jì)劃》是同很多人員有相關(guān)的，必須保證計(jì)劃是有相關(guān)干系人參于制訂，并且保證《溝通計(jì)劃》是相當(dāng)人員已經(jīng)正解接收及理解。計(jì)劃是用來(lái)執(zhí)行的，而不是為計(jì)劃而計(jì)劃束之高閣。信息發(fā)送

對(duì)于項(xiàng)目管理的信息正確傳達(dá)到相應(yīng)的人員，是相當(dāng)重要并有一定的困難的，經(jīng)常發(fā)生的事情是信息發(fā)送人感到自己把信息正確傳達(dá)了，但實(shí)際的結(jié)果卻是信息沒(méi)有傳達(dá)到或是被錯(cuò)誤的理解了。太多的人還是不太習(xí)慣成堆的文件或者通篇的E-MAIL傳送的郵件，如果能利用非正式的方式或者是雙方會(huì)談的方式來(lái)聽(tīng)取重要的信息，就來(lái)得又快又準(zhǔn)確更能讓人接受，就象傳統(tǒng)里的一紙書(shū)信在某些場(chǎng)合還是比任一現(xiàn)代化的聯(lián)系方式來(lái)得好一樣，價(jià)值取向不同，溝通的方式也就在使用效果上全然不一樣了。

我們?cè)跍贤ㄖ袘?yīng)遵循彼得.德魯克提出的四個(gè)基本法則：

? 溝通是一種感知

? 溝通是一種期望

? 溝通產(chǎn)生要求

? 信息不是溝通

本人在通過(guò)學(xué)習(xí)及結(jié)合實(shí)踐的過(guò)程中得到以下的感受。

3.1 溝通是一種感知

溝通一定是雙向，必須保證信息被接收者接到了。所有的溝通方式，必須有回饋機(jī)制，保證接收者接收到。比如：電子郵件進(jìn)行溝通，無(wú)論是接收者簡(jiǎn)單回復(fù)“已收到、OK”等，還是電話回答收到，但必須保證接收者收到信息，并回應(yīng)信息已經(jīng)接收到。

信息收到必須保證理解是正確的，很多事情信息收到了，但被錯(cuò)誤的理解了，很多信息是傳達(dá)到了，但卻被錯(cuò)誤理解了。

比如：A項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)B項(xiàng)目經(jīng)理說(shuō)“今天我要去投標(biāo)，不過(guò)我這邊的現(xiàn)在人手少，你那邊可否抽些人過(guò)來(lái)幫我壯壯聲勢(shì)”。

B項(xiàng)目經(jīng)理手中有一些程序員和系統(tǒng)分析員，而當(dāng)前程序員有些空閑人手，系統(tǒng)分析員今天正好有些緊急工作，但B項(xiàng)目經(jīng)理錯(cuò)誤理解為A項(xiàng)目經(jīng)理需要的人是系統(tǒng)分析員，到時(shí)協(xié)助答辯，所以回答“不行，今天正好有緊急工作，沒(méi)有辦法幫忙”。

A項(xiàng)目經(jīng)理只好另想辦法。

以上就是典型的理解錯(cuò)誤，發(fā)送方的正確表達(dá)、接收者的正確理解是非常重要的。比較簡(jiǎn)單的方式是發(fā)送者進(jìn)行信息發(fā)送，接收者進(jìn)行理解后進(jìn)行細(xì)化并進(jìn)行二次表達(dá)，但這種表達(dá)卻是在確認(rèn)自己理解了的同時(shí)去轉(zhuǎn)敘或者執(zhí)行的結(jié)果，而不是復(fù)述。

3.2 溝通是一種期望

在項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目不同干系人是有不同的溝通需要的。

項(xiàng)目組成員在具體的工作安排中他想明白那個(gè)職位是否符合他的意愿等等，上級(jí)

要了解接收者的期望，向下屬傳達(dá)工作安排的同時(shí)還要了解他的意愿取向的問(wèn)題，再采取相應(yīng)的方法，調(diào)起其在工作上的熱情，從而促使其在工作的高效付出，在項(xiàng)目管理中如讓下屬有反抗情緒的產(chǎn)生或者低效的工作，則是一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理在溝通上不得法的一個(gè)失敗實(shí)例。因此制定一個(gè)協(xié)調(diào)的溝通計(jì)劃就更為重要了。而項(xiàng)目經(jīng)理的上級(jí)和客戶更加關(guān)心是進(jìn)度的問(wèn)題：時(shí)間是否會(huì)延期、是否要添加成本、質(zhì)量是否有保障等等。這對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，就應(yīng)即時(shí)的反饋這些時(shí)間，特別是將會(huì)有延期、將添加項(xiàng)目成本、質(zhì)量將會(huì)有問(wèn)題的苗頭等等，更加必須提早匯報(bào)，使項(xiàng)目經(jīng)理的上級(jí)和客戶能及時(shí)并適時(shí)調(diào)整工作計(jì)劃。

3.3 溝通產(chǎn)生要求

溝通是雙向的，溝通必須能夠符合接收者的利益，那樣才有說(shuō)服力。這就要求雙方都要有良好的溝通方式，特別是良好的溝通又能達(dá)到雙贏的目的，一致的溝通有助于組織促進(jìn)項(xiàng)目更新。

口頭的溝通能力同時(shí)似乎又是職位提升的關(guān)鍵因素。于是，溝通又必然的產(chǎn)生要求，比如：職位上成功，項(xiàng)目的早日完成，對(duì)問(wèn)題作出恰當(dāng)?shù)幕貞?yīng)，小到假期薪金等等都要溝通來(lái)達(dá)到目的。

3.4 信息不是溝通

當(dāng)前是信息時(shí)代，必須分清哪些是溝通哪些是信息，對(duì)于用于溝通的信息必須明確簡(jiǎn)練、醒目，避免沉沒(méi)于信息之海中。

信息也可用于溝通，但信息過(guò)于的生搬硬套，一個(gè)文字性的文件是并不能起到溝通的作用的，在項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理并不是想集中于信息中而是想了解項(xiàng)目里工作的人員，并與之建立起相互信任的關(guān)系。而有效的發(fā)送信息，只能是依賴于項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組成員的良好的溝通技能。

我們現(xiàn)在就能通過(guò)上面的四個(gè)法則來(lái)進(jìn)行有效的溝通，達(dá)到保證管理中信息有效傳達(dá)的目的了。實(shí)施情況報(bào)告

實(shí)施情況報(bào)告一般有三種形式：定期報(bào)告，階段審查，緊急報(bào)告。

? 定期報(bào)告：就是在某一特定的時(shí)間內(nèi)將所完成的工作量向上級(jí)匯報(bào)。在實(shí)際的項(xiàng)目管理中項(xiàng)目人員對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理按周報(bào)告，對(duì)于客戶和項(xiàng)目經(jīng)理的直接上級(jí)是按階段或月進(jìn)行統(tǒng)一的進(jìn)展報(bào)告，從項(xiàng)目管理上講，項(xiàng)目定期報(bào)告的主要內(nèi)容就包括：當(dāng)前是什么狀態(tài)？在什么階段？進(jìn)度完成情況？當(dāng)前有什么問(wèn)題請(qǐng)上級(jí)（用戶）協(xié)助解決？下周（下階段或下月）的計(jì)劃是什么等等。

? 階段評(píng)審：在項(xiàng)目進(jìn)行到重要的階段或里程碑似的項(xiàng)目發(fā)展階段，就要進(jìn)行階段評(píng)審。階段評(píng)審的意義就在于評(píng)審當(dāng)前的項(xiàng)目情況，迫使人們對(duì)其工作負(fù)責(zé)；階段評(píng)審可以提前發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，提前將問(wèn)題解決在初期階段。不過(guò)階段評(píng)審也是最容易產(chǎn)生爭(zhēng)執(zhí)的地方，這主要是針對(duì)于問(wèn)題嚴(yán)重性的定級(jí)，項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目管理委員會(huì)必須在全面了解項(xiàng)目發(fā)展進(jìn)展的情況下及時(shí)找到問(wèn)題的重點(diǎn)，從而就事論

事的解決問(wèn)題的真正癥結(jié)所在，并進(jìn)行后面的項(xiàng)目。

? 緊急報(bào)告：在出現(xiàn)意外情況下，進(jìn)行緊急報(bào)告。緊急報(bào)告包括以下內(nèi)容：當(dāng)前發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，相關(guān)影響，需如何解決（動(dòng)用什么資源），問(wèn)題緊迫性（必須什么時(shí)間內(nèi)進(jìn)行反饋）。

在實(shí)際的項(xiàng)目管理過(guò)程中，質(zhì)量管理的質(zhì)量保證部門也將進(jìn)行質(zhì)量審計(jì)，按階段提交質(zhì)量審計(jì)報(bào)告。

項(xiàng)目干系人接到實(shí)施情況報(bào)告后也應(yīng)即時(shí)的進(jìn)行反饋，明確報(bào)告已經(jīng)成功接收到。并讓項(xiàng)目干系人一道解決執(zhí)行中的問(wèn)題。管理收尾

5.1 項(xiàng)目客戶驗(yàn)收

項(xiàng)目收尾期間客戶將根據(jù)合同對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，一般是對(duì)最終成果《軟件系統(tǒng)》，項(xiàng)目文檔《操作手冊(cè)》、《安裝手冊(cè)》、《軟件光盤》、《維護(hù)計(jì)劃》或《維護(hù)手冊(cè)》進(jìn)行驗(yàn)收，雙方將產(chǎn)生雙方《項(xiàng)目開(kāi)發(fā)總結(jié)報(bào)告》及《項(xiàng)目總結(jié)會(huì)議備忘錄》

不同的人都有不同的見(jiàn)解，這些報(bào)告都是極好的資源，對(duì)未來(lái)項(xiàng)目的平穩(wěn)運(yùn)行有很大的幫助。

5.2 過(guò)程文件歸檔

項(xiàng)目組內(nèi)部將對(duì)項(xiàng)目過(guò)程中的計(jì)劃、需求、設(shè)計(jì)、源代碼、變更、會(huì)議紀(jì)要、客戶信件等文檔整理歸檔，為以后的查詢及參考作為一定的依據(jù)。項(xiàng)目檔案常常在結(jié)束多年以后還有用，良好的項(xiàng)目檔案能為當(dāng)前的項(xiàng)目節(jié)省時(shí)間和金錢，有時(shí)還能對(duì)組織進(jìn)行審計(jì)等快速提供有價(jià)值的信息。

5.3 項(xiàng)目總結(jié)

很多項(xiàng)目沒(méi)有能進(jìn)行很好的總結(jié)，推脫的理由有項(xiàng)目總結(jié)時(shí)項(xiàng)目人員已經(jīng)不足/不全、現(xiàn)在有新的項(xiàng)目要接沒(méi)有時(shí)間、寫(xiě)了沒(méi)人看等等。這些理由全不是正確的，無(wú)論如何也要進(jìn)行總結(jié)，只能總結(jié)當(dāng)前，才能提高以后。

項(xiàng)目的成員應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后，為取得的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)寫(xiě)一《項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告》，總結(jié)在本項(xiàng)目中哪些方法和事情使項(xiàng)目進(jìn)行的更好、哪些為項(xiàng)目制造了麻煩、以后應(yīng)在項(xiàng)目中避免什么情況、那些事情應(yīng)在后面的項(xiàng)目中堅(jiān)持等等。為以后的項(xiàng)目人員更好的工作提供一個(gè)極好的資源和依據(jù)。

第五篇：系統(tǒng)集成項(xiàng)目溝通

淺談系統(tǒng)集成項(xiàng)目溝通管理

[摘要]：

我作為項(xiàng)目經(jīng)理參與某市政府政務(wù)綜合信息平臺(tái)系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施，主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的組織規(guī)劃實(shí)施與項(xiàng)目管理，實(shí)現(xiàn)政務(wù)綜合信息平臺(tái)與應(yīng)急指揮信息管理系統(tǒng)的融合，提升緊急條件下的處置調(diào)度能力;同步推進(jìn)與現(xiàn)有政務(wù)專網(wǎng)、政務(wù)外網(wǎng)應(yīng)用的對(duì)接與融合，打造“網(wǎng)上政府”，提升政府服務(wù)社會(huì)、企業(yè)、個(gè)人的能力。

在項(xiàng)日管理中，溝通與協(xié)調(diào)是在人、思想和信息之間建立的聯(lián)系，它對(duì)于項(xiàng)日取得成功是必不可少的，而且是非常重要的。溝通與協(xié)調(diào)可使矛盾著的各個(gè)方而居于統(tǒng)一體中，使系統(tǒng)結(jié)構(gòu)均衡，使項(xiàng)目實(shí)施和運(yùn)行過(guò)程順利。本文以該項(xiàng)目為例，結(jié)合實(shí)踐，討論在該項(xiàng)目進(jìn)行溝通管理的問(wèn)題。主要通過(guò)靈活運(yùn)用多種溝通方式，直接與項(xiàng)目組成成員溝通，避免中間環(huán)節(jié)，發(fā)展良好的溝通技能，善于運(yùn)用傾聽(tīng)和反饋，召開(kāi)高效項(xiàng)目會(huì)議等方法和策略進(jìn)行有效的溝通管理。目前，該系統(tǒng)已正式投入運(yùn)行，狀況良好，受到客戶的一致好評(píng)。[正文]：

對(duì)于項(xiàng)目來(lái)說(shuō),要科學(xué)的組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程,就必須進(jìn)行信息溝通。我在工作中經(jīng)常會(huì)遇到這樣的項(xiàng)目，項(xiàng)目的干系人包括開(kāi)發(fā)投資者、管理者、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位等,每個(gè)干系人在項(xiàng)目中的角色各不相同，都希望能以各自的溝通能力、技巧來(lái)完成必要的溝通,以使項(xiàng)目建設(shè)順利地進(jìn)行。項(xiàng)目經(jīng)理在溝通中擔(dān)任主持協(xié)調(diào)者，調(diào)解人，聆聽(tīng)者，解釋者等諸多角色。因此有效的溝通管理是項(xiàng)目成功的必備條件。

總的說(shuō)來(lái)，溝通管理是一個(gè)收集與反饋，存儲(chǔ)與加工，解決與發(fā)布在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中所匯集的各種信息的處理過(guò)程。簡(jiǎn)單的說(shuō)就是信息的傳遞和理解。主要過(guò)程包括：

第一，制定項(xiàng)目溝通計(jì)劃，先確定出項(xiàng)目溝通要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，然后是根據(jù)項(xiàng)目溝通目標(biāo)和確定項(xiàng)目溝通需求去分解得到項(xiàng)目溝通的任務(wù)，進(jìn)一步根據(jù)項(xiàng)目溝通的時(shí)間要求去安排這些項(xiàng)目溝通任務(wù)，并確定出保障項(xiàng)目溝通計(jì)劃實(shí)施的資源和預(yù)算。

第二，信息發(fā)送，及時(shí)向各項(xiàng)目干系人提供所需信息。

第三，績(jī)效報(bào)告，收集并發(fā)布有關(guān)項(xiàng)目績(jī)效的信息，包括狀態(tài)報(bào)告，進(jìn)展報(bào)告和預(yù)測(cè)。第四，管理收尾，生成、收集和分發(fā)信息來(lái)使階段或項(xiàng)目的完成正規(guī)化。

一、幾種溝通關(guān)系

網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，一般有以下幾種關(guān)系需要大量溝通，以使項(xiàng)目更加順暢進(jìn)行。但無(wú)論溝通雙方是什么樣的合作關(guān)系，溝通的原則卻都是一樣的，即目的明確、思路清晰、注意表達(dá)方式、以誠(chéng)相待；要選擇有利的時(shí)機(jī)，采取適宜的方式。

1.與用戶的溝通

用戶和集成商表面是對(duì)立的兩個(gè)組織，實(shí)際上卻是一個(gè)統(tǒng)一體，雙方共同的目標(biāo)都是希望項(xiàng)目能夠成功，因此他們之間的溝通是項(xiàng)目所有溝通中最為重要的。用戶方可能對(duì)IT技術(shù)、工程規(guī)范的了解不夠深入，集成商則可能對(duì)用戶需求和業(yè)務(wù)了解得不充分，使得雙方對(duì)工程的理解存在差異。

我們?cè)诠こ虒?shí)踐中經(jīng)常這樣處理這種溝通關(guān)系：首先是在需要做出實(shí)施中的一些關(guān)鍵決策時(shí)，做到主動(dòng)征求用戶的意見(jiàn)，并接受用戶的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)管理；建立工作聯(lián)系制度，按時(shí)參加項(xiàng)目聯(lián)絡(luò)會(huì)議，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展和問(wèn)題進(jìn)行溝通；堅(jiān)持給用戶提交工作周報(bào)，使他們隨時(shí)掌握項(xiàng)目動(dòng)態(tài)；認(rèn)真落實(shí)用戶提出的建議，將用戶的想法完整地轉(zhuǎn)達(dá)給每個(gè)相應(yīng)的干系人，并協(xié)同處理。在秉承互尊互利的原則上，基本上都能與用戶形成良性的溝通關(guān)系，從而也使得項(xiàng)目中的任何問(wèn)題都不成為了問(wèn)題。

2.項(xiàng)目經(jīng)理與公司主管領(lǐng)導(dǎo)

公司領(lǐng)導(dǎo)主要是通過(guò)與項(xiàng)目經(jīng)理及其他項(xiàng)目組成員的溝通，了解和掌握項(xiàng)目的執(zhí)行情況。這種溝通可分為定期和不定期兩種，我公司制定了完善的工作日志匯報(bào)機(jī)制，每天列舉項(xiàng)目進(jìn)展與計(jì)劃是否有偏差、出現(xiàn)及解決了哪些問(wèn)題等內(nèi)容，每周提交一次進(jìn)度報(bào)告和下周工作計(jì)劃。不定期溝通則主要體現(xiàn)在出現(xiàn)需要主管領(lǐng)導(dǎo)決策或處理的狀況時(shí)。與主管領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常進(jìn)行溝通，有利于梳理自己的工作思路，并從領(lǐng)導(dǎo)的支持中獲取信心。

3.項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)目組成員

每周我們會(huì)舉行一次項(xiàng)目例會(huì)，由項(xiàng)目組成員全體參與，主要是檢查項(xiàng)目計(jì)劃的完成情況，發(fā)現(xiàn)偏差，并制定和落實(shí)糾偏措施。每日會(huì)舉行一次項(xiàng)目評(píng)審會(huì)議，主要目的是總結(jié)上階段工作，布置下階段任務(wù)，在該項(xiàng)目結(jié)束后，我們召開(kāi)項(xiàng)目總結(jié)大會(huì)，發(fā)起人老總，各部門經(jīng)理，項(xiàng)目組全體成員都參與，主要目的是為了總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，檢討教訓(xùn)，論功行賞，項(xiàng)目運(yùn)行一段時(shí)間后，我們還召開(kāi)了后評(píng)價(jià)會(huì)議。由很多專家參與，主要是學(xué)習(xí)和反饋，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行總結(jié)，在開(kāi)會(huì)之前，我們都確定了會(huì)議的日程，議題，參與人，地點(diǎn)等。并提前通知與會(huì)者。同時(shí)控制會(huì)議的規(guī)模。僅邀請(qǐng)必需人員參加，并要求按時(shí)開(kāi)會(huì)，按時(shí)結(jié)束，制定防止開(kāi)會(huì)遲到，早退的制度。在會(huì)議上不允許討論與會(huì)議議題無(wú)關(guān)的話題，在會(huì)議也要聽(tīng)取不同的觀點(diǎn)和意見(jiàn)。

4.其他關(guān)系 包含的關(guān)系還有集成商/項(xiàng)目經(jīng)理與設(shè)備提供商，與設(shè)計(jì)單位，與工程分包商等等。通過(guò)加強(qiáng)計(jì)劃性和通過(guò)發(fā)包人或監(jiān)理工程師進(jìn)行協(xié)調(diào)。

本項(xiàng)目中涉及到網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器等硬件采購(gòu)由我公司負(fù)責(zé)，曾出現(xiàn)防火墻無(wú)法按期到貨，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)不通無(wú)法測(cè)試平臺(tái)數(shù)據(jù)訪問(wèn)，設(shè)備供應(yīng)商剛開(kāi)始保證當(dāng)天到貨，卻為遲遲不到貨尋找各種借口，最后終于頂不住壓力說(shuō)出實(shí)情，物流由于交通原因要晚一天到貨。于是項(xiàng)目組果斷聯(lián)系公司將準(zhǔn)備好的備機(jī)送到現(xiàn)場(chǎng)安裝，使測(cè)試工作得以順利進(jìn)行。同時(shí)向客戶匯報(bào)無(wú)法到貨的原因和解決辦法，爭(zhēng)取客戶的諒解。項(xiàng)目中包括軟件開(kāi)發(fā)分包，項(xiàng)目經(jīng)理與分包單位關(guān)系的協(xié)調(diào)應(yīng)按分包合同執(zhí)行，正確處理技術(shù)關(guān)系、經(jīng)濟(jì)關(guān)系，正確處理項(xiàng)目進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、安全控制、成本控制、生產(chǎn)要素管理和現(xiàn)場(chǎng)管理中的協(xié)調(diào)關(guān)系。項(xiàng)目經(jīng)理還應(yīng)對(duì)分包單位的工作進(jìn)行監(jiān)督和支持。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)加強(qiáng)與分包單位的溝通，及時(shí)了解分包單位的情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并以平等的合同雙方的關(guān)系支持分包單位的活動(dòng)，同時(shí)加強(qiáng)監(jiān)管力度，避兔問(wèn)題的復(fù)雜化和擴(kuò)大化。

二、溝通方式

1.會(huì)議溝通管理的方式主要有：每周的工作例會(huì)；針對(duì)問(wèn)題的專題會(huì)；針對(duì)秩序混亂的協(xié)調(diào)會(huì)。

建設(shè)單位（甲方）作為項(xiàng)目的最高決策機(jī)構(gòu)，監(jiān)理工程師協(xié)助甲方進(jìn)行溝通管理。工程指令，有時(shí)從甲方直接下達(dá)，有時(shí)甲方指示監(jiān)理工程師下達(dá)。項(xiàng)目組的所有報(bào)告請(qǐng)示同時(shí)送達(dá)甲方和監(jiān)理工程師。項(xiàng)目組之間的協(xié)調(diào)主要由監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)。項(xiàng)目的每周工作例會(huì)也由監(jiān)理工程師主持。公司的項(xiàng)目組工作人員也要定期組織工作例會(huì)，向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)各工作模塊的進(jìn)度，遇到的問(wèn)題和解決辦法，使項(xiàng)目經(jīng)理能及時(shí)根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整工作計(jì)劃。同時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)每個(gè)項(xiàng)目組成員的工作方法、工作態(tài)度作一個(gè)評(píng)估，使項(xiàng)目組工作團(tuán)隊(duì)始終能保持高效率的運(yùn)作。

本項(xiàng)目中，建立的市政府綜合信息平臺(tái)要將全市緊急服務(wù)部門、政務(wù)服務(wù)部門、行業(yè)服務(wù)部門、企業(yè)服務(wù)部門等，原本各自獨(dú)立的信息平臺(tái)整合在一起，實(shí)現(xiàn)“多種接入、政務(wù)融合、協(xié)同處理、流程延伸、應(yīng)急可靠”功能。在項(xiàng)目成立后召開(kāi)針對(duì)多部門的協(xié)調(diào)會(huì)，將主要負(fù)責(zé)人召集在一起，將各部門信息平臺(tái)情況匯總，制定解決方案，形成決議，使各部門即不影響當(dāng)前的工作，又能積極配合項(xiàng)目工作的開(kāi)展，從而大大降低項(xiàng)目實(shí)施的難度。

2.文件溝通管理方式主要有：項(xiàng)目部的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理工程師的監(jiān)理規(guī)劃；建設(shè)單位的建設(shè)目標(biāo)綱要；各自的合同和補(bǔ)充協(xié)議；項(xiàng)目部的工程周報(bào)；監(jiān)理工程師的監(jiān)理月報(bào)；建設(shè)單位的工程月報(bào)；建設(shè)單位和監(jiān)理工程師對(duì)項(xiàng)目部下達(dá)的指令、通知、文件等；項(xiàng)目部向建設(shè)單位和監(jiān)理工程師送達(dá)的報(bào)告、請(qǐng)示、回復(fù)、申請(qǐng)單、備忘錄、工作聯(lián)系單、檢驗(yàn)結(jié)果、驗(yàn)收結(jié)果等。

3.口頭溝通管理的主要方式有：匯報(bào)、談話、展示、模擬、說(shuō)明等。口頭溝通的信息不能保存，而且在溝通完畢后容易被遺忘，在特定的場(chǎng)合也不具備法律效力。而在實(shí)際項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，口頭溝通又十分常見(jiàn)，并且還常常能夠取得一定效果。因此，口頭溝通盡量以書(shū)面的形式保存下來(lái)，可以采用電子書(shū)寫(xiě)的方式易保存易查閱。

三、項(xiàng)目溝通計(jì)劃編制

1)項(xiàng)目溝通計(jì)劃的定義

項(xiàng)目溝通計(jì)劃是對(duì)于項(xiàng)目全過(guò)程的溝通工作，溝通方法、溝通渠道等各個(gè)方面的計(jì)劃與安排。項(xiàng)目溝通計(jì)劃包括四個(gè)方面的具體工作：項(xiàng)目溝通計(jì)劃的準(zhǔn)備工作，項(xiàng)目溝通需求的確定，項(xiàng)目溝通方式與方法的確定，項(xiàng)目溝通計(jì)劃編制。

2）項(xiàng)目溝通計(jì)劃編制的前期準(zhǔn)備工作

1.收集與項(xiàng)目溝通計(jì)劃有關(guān)的信息； 2.加工處理收集到的各種相關(guān)信息。

3）項(xiàng)目溝通需求的確定

項(xiàng)目溝通需求的確定是在信息收集的基礎(chǔ)上，對(duì)項(xiàng)目組織的信息需求做出的全面決策，其內(nèi)容包括：

⑴ 項(xiàng)目組織管理方面的信息需求（上下的溝通）

⑵ 項(xiàng)目?jī)?nèi)部管理方面的信息需求（同事間的溝通）

⑶ 項(xiàng)目技術(shù)方面的信息需求（技術(shù)信息溝通）

⑷ 項(xiàng)目實(shí)施方面的信息需求（對(duì)內(nèi)的溝通）

⑸ 項(xiàng)目與公眾關(guān)系的信息需求（對(duì)外的溝通）

4）確定項(xiàng)目溝通方式與方法的主要因素

在項(xiàng)目溝通中，不同信息的溝通需要采取不同的溝通方式和方法，因此在編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃過(guò)程中還必須明確各種信息需求的溝通方式和方法。影響項(xiàng)目選擇溝通方式方法的因素主要有以下幾個(gè)方面：（1）溝通需求的緊迫程度

（2）溝通方式方法的有效性

（3）項(xiàng)目相關(guān)人員的能力和習(xí)慣

（4）項(xiàng)目本身的規(guī)模

5）項(xiàng)目溝通計(jì)劃的編制結(jié)果

（1）項(xiàng)目溝通的信息內(nèi)容、信息格式和詳細(xì)程度等（2）收集、加工、儲(chǔ)存、分發(fā)項(xiàng)目信息的方法（3）按項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)圖給出的項(xiàng)目信息分配結(jié)構(gòu)（4）各種項(xiàng)目溝通工作的實(shí)施計(jì)劃安排（5）項(xiàng)目信息可信性和有效性的評(píng)價(jià)方法（6）修訂和改進(jìn)項(xiàng)目溝通計(jì)劃的方法

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，溝通是人際之間傳遞信息的過(guò)程，它對(duì)于項(xiàng)目取得成功是必不可少的。要做好項(xiàng)目每個(gè)階段的工作，達(dá)到預(yù)期的效果，就必須在項(xiàng)目組內(nèi)部以及項(xiàng)目組與外部環(huán)境之間建立溝通渠道，快速準(zhǔn)確的傳遞信息從而達(dá)到各成員的協(xié)調(diào)一致；使項(xiàng)目成員明確各自的職責(zé)，了解他們的工作對(duì)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)所做的貢獻(xiàn)；通過(guò)廣泛和深入的溝通，找出項(xiàng)目管理的問(wèn)題，預(yù)估項(xiàng)目過(guò)程當(dāng)中的依賴和風(fēng)險(xiǎn)，制訂相應(yīng)對(duì)策和解決方案，并跟蹤控制問(wèn)題的解決情況。因此，良好的溝通是做好項(xiàng)目管理工作、更好的實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的重要前提。

參考文獻(xiàn)

1.劉新梅，《項(xiàng)目人力資源與溝通管理》清華大學(xué)出版社．2001 2.柳純錄，《系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理工程師教程》 清華大學(xué)出版社;第1版2009