第一篇：人事檔案管理存在的問題及改革措施

人事檔案管理存在的問題及改革措施

【摘要】人事檔案管理工作是人事管理工作的基本條件之一，是人事工作中不可或缺的重要構成要素，人事檔案管理水平的高低對于整個單位及個人的工作效率以及工作質量都有直接影響。然而隨著我國社會主義市場經濟體制改革以及人事管理制度改革的不斷完善與發展，傳統的人事檔案管理模式以及手段都已經無法滿足社會發展的實際需求，實現我國人事檔案管理的創新與改革已經迫在眉睫。本文主要結合當前我國人事檔案管理工作中存在的主要問題，并在此基礎上提出相應的改革措施。

【關鍵詞】人事檔案管理；問題；改革措施

隨著我國市場經濟改革的不斷發展與完善，我國社會生產各領域都發生了很大變化，人事管理制度也發生了一些變革，人事流動性大大提高，新時期下，對人事檔案管理工作也提出了更高的要求，人事檔案管理工作內容更加豐富、分工更加專業、技術更加先進，這些變化都在很大程度上給傳統人事檔案管理帶來諸多挑戰。傳統人事檔案管理逐漸暴露出越來越多的弊端以及問題，已經遠遠滯后于社會現代化的發展需求，因此為了能夠更好的服務于經濟社會發展以及推進人事管理制度改革，非常有必要進一步改革并完善現行的人事檔案管理手段以及模式。

一、當前我國人事檔案管理工作中存在的主要問題

1.人事檔案管理力度不足。目前，我國人事檔案管理工作由于受到過去歷史的種種原因影響，管理范圍較狹窄，對于一個人的基本材料方面的收集比較重視，比如教育程度、家庭出身、社會關系以及政治面貌等等，導致資料收集不夠完整、全面，并不能滿足現代人力資源發展的基本需求，也無法適應現代社會的發展。同時還表現在目前部分單位領導者對人事檔案管理工作認識不全面，認為人事檔案管理工作僅僅只是簡單做好資料的收集、鑒定、整理、分析、研究和歸檔等流程，并沒有真正意識到人事檔案工作的重要性，普遍存在用人不建檔案的現象。

2.缺乏完善的人事檔案管理制度。目前，很多單位的人事檔案管理部門在制定人事檔案管理制度時，并沒有多方面綜合考慮具體的工作情況以及工作需求，而直接生搬套用統一的《人事檔案材料收集歸檔規定》，導致大部分單位的人事檔案管理制度過于形式化，缺乏科學、合理的管理實施細則。即使有的單位制定了相應的管理制度，但是實際制定力度較差，主要表現為收集檔案不及時，很少有人問檔案問題，檔案歸檔材料較為片面等。統一的《人事檔案材料收集歸檔規定》中對人事檔案的收集歸檔范圍作出了明確規定，但很多單位很少記載職工的信用等級評價、職工繼續培訓等情況信息，人事檔案中記載的內容應盡量完整、詳細、真實、準確，且能體現出每個不同個體的特征以及特點，很多現在普遍存在人事檔案“千人一面”的現象。

二、優化人事檔案管理工作改革措施

1.加強人事檔案管理者與形成者的人事檔案管理意識。人事檔案管理工作是一項系統、繁雜的項目，從檔案開始建檔到檔案能夠永久保存都凝聚著人事檔案管理工作者們辛勤的汗水和心血。人事檔案是我國各級各類國家機關、企事業單位、社會團體等組織在人事活動過程中形成的一種歷史憑證，主要是以個人為單位，用于對某一人德才表現的記述和反映，便于日后查看。人事檔案實際上是每一個社會經歷、教育程度以及自然情況等信息的原始記錄，可以客觀、真實的反映每一個的工作狀況、政治信仰、思想品德、獎懲以及業務能力等情況，可以為各單位組織部門參加社保、人才流動、選人用人、調資、職稱評聘等方面提供重要的參考依據。人事檔案管理者以及形成者應充分認識到人事檔案資料以及人事檔案管理工作的實際價值以及重要意義，才可以促進人事檔案管理工作的順利開展。

2.建立統一集中管理制度。應打破傳統多頭分散式的人事檔案管理方式，建立統一集中管理的人事檔案管理體制。不僅可以節約人力、物力資源，提高人事檔案管理的整體水平，同時也有利于監督各單位、各部門之間的制度執行情況，一旦出現問題有可追溯人負責，避免各部門以及各單位人之間相互推諉；也可以提高人事檔案的利用率，實現人事檔案管理的規范化與現代化的管理。同時應該順應我國社會的發展形勢，建立我國現行人事管理政策改革相適應的人事檔案管理制度。

3.加強人事檔案管理人員的綜合素質。培訓和學習是提升人事檔案管理人員自身綜合素質最直接，也是最有效的渠道。培訓內容應該根據人事檔案管理人員的實際需求進行針對性設計，人事檔案工作中涉及到公共關系學、行為學、哲學、心理學、歷史學以及行為學等諸多相關學科知識，培訓內容應適當增加這些內容的知識教育。同時應增強管理人員的計算機、信息技術以及科技軟件等先進科學技術的培訓與學習，并能夠靈活運用于實際工作中，有利于提高工作效率。同時應建立健全的約束機制以及激勵機制，以考核個人的職業道德水平以及業務能力為定性、定量指標作為評價標準，將評價結果直接與個人實際薪酬掛鉤。促進工作人員之間形成良性競爭，激發工作人員的工作積極性。

綜上所述，新時期下，社會發展以及人事制度改革對人事檔案管理工作提出了更高的要求，人事檔案管理工作面臨新的挑戰，首先應該加強人事檔案形成者與管理者對人事檔案管理的重視度，形成管理意識，同時應建立集中統一制度以及完善的人事檔案管理制度，提高管理人員的綜合素質，從而全面提高人事檔案管理水平，促進人事檔案管理工作的順利開展。

參考文獻：

[1]伍再君.淺析人事檔案管理存在的問題與對策[J].瓊州大學學報，2012（6）

[2]譚麗珍.人事檔案管理信息化建設初探[J].秘書之友，2012（4）

作者簡介：

王愛珍（1977-），女，籍貫，河北館陶，學歷，本科，職稱：中級，館員，研究方向，人事檔案管理

第二篇：人事檔案管理存在的問題與改革思路

摘 要：在市場經濟體制深入發展的形勢下，企業開始強調人力資源管理的職業化，價值評價體系的多元化，薪酬回報制度的績效核心化，并且開始重視企業核心價值的建設。

關鍵詞：人事檔案；管理；問題；改革；建議

企業人事檔案是充分反應企業人員信息、個人經歷、政治思想、道德作風、工作表現和業務能力以及工作成績等內容的文字性資料，是企業人事部門培訓、選拔和選用人才的重要依據。企業可以通過人事檔案詳細的掌握企業人員的基本情況，并對其工作進行合理的安排。但目前我國的企業人事檔案管理工作凸顯出很多的問題亟待解決，主要包括人事檔案管理意識薄弱、檔案管理員專業性不強以及信息化水平太低。在這種背景下，人事檔案管理工作發展舉步維艱，無法滿足現代化的企業需求。因此必須采取科學有效的建議對其現狀進行改革，切實提高人事檔案管理水平，保障企業健康持續的發展。

人事檔案管理的作用

1.1 為選用干部人才提供參考 人事檔案管理是企業人事管理活動的重要內容和對象，其較為全面的記錄了每個企業干部員工的工作和學習經歷、政治思想、工作能力和業績以及興趣愛好等詳細情況。人事檔案管理是一項具有動態性、機密性、真實性、系統性等特征的文件材料，具有較強的使用和保存價值。人事檔案管理是企業考察任用干部時重要的參考資料，對企業干部人才的正確選用有著直接的影響，從而與企業的發展有著密切的關系。

1.2 為規劃人力資源戰略提供支持 企業制定科學的人力資源整合規劃，是企業可持續發展的重要途徑之一。人事檔案的主要管理內容是真實反映企業全體人員的全方位信息，包括以往與現階段。人事檔案科學化的管理，能夠為企業科學合理的預測人才的需求數量級類型，為人力資源戰略規劃提供支持，促進人力資源開發。

當前人事檔案管理存在的問題分析

2.1 人事檔案管理意識薄弱 第一，企業領導不夠重視人事檔案管理。目前部分企業領導忽視檔案管理，認為檔案管理是企業內部的小工作，對企業的經營發展沒有太大的意義，因此在精力以及資金方面投入甚少，造成人事檔案管理的基礎設施以及模式、方法得不到有效的更新；第二，檔案管理部門的責任意識差。由于上級領導的不重視直接導致了檔案管理部門對自身所肩負的責任認識不夠明確，使工作觀念產生了偏離，不認真對待檔案管理工作，造成工作上的失誤。另外企業沒有專業的檔案管理人員，有的是其他部門的人員進行兼任，極大地降低了檔案的權威性。

2.2 缺乏專業的檔案管理員 人事檔案管理人員需具備較強的專業知識和技能，才能夠勝任人事檔案管理這項復雜、繁瑣以及連續性較強的工作，否則就會對檔案管理的質量和管理水平的提高產生影響。有的企業分配的檔案管理人員較少且有的是兼任，不僅要進行檔案資料的日常維護及管理工作，譬如收集、整理、編目、分類、電腦輸入、排架、編研等，同時還需要擔負多方面的工作，例如企業文書的編寫、科研管理、基建等，這就使得檔案管理人員處于超負荷工作狀態，精力無法過多的投入到檔案管理工作上，從而降低了檔案管理工作的有效開展。

2.3 人事檔案管理的科學信息化水平低 人事檔案管理工作內容多、要求高、任務重，僅就檔案信息管理信息化建設而言，諸如標引著錄、數據錄入、重要檔案的全文存儲等工作相當艱巨。雖然目前有人事檔案管理系統，但在實際的檔案管理工作操作中還沒有充分挖掘和發揮其應有的作用，人事檔案管理缺乏信息化、智能化、數據化以及科學化的廣泛應用，部分企業的人事檔案管理在計算機系統的應用上只是簡單地將個人信息、檔案目錄進行錄入，而資料檢索、調閱則進行手工操作，導致人事檔案材料歸檔整理不及時，存在檔案資料不完整的情況，而且耗費時間長，耗費人力多，降低了檔案管理工作的效率。

改革人事檔案管理的建議

3.1 強化人事檔案管理意識 企業領導要充分認識到人事檔案管理的意義，其是企業的一項隱形財富。各企業在人事檔案管理工作中要安排充足的專職檔案管理工作人員，并確保檔案管理隊伍的相對穩定，提高管理人員的責任意識，通過定期對人事檔案管理人員的業務培訓、政治教育、專業知識與技能的學習以及完善定期交流與培訓進修等制度，來提高人事檔案管理人員的綜合素質和業務水平。人事檔案管理工作的領導責任要明確，在管理工作過程中，做好監督與管控工作，加強定期、不定期的深入管檔工作進行督查，同時強化業務指導，對存在的問題及時提出改革建議或解決措施，并責令迅速整改到位。

3.2 規范、完善制度和程序 要進一步系統檔案的搜集、整理歸檔、更新等一系列程序。檔案信息搜集要全面、嚴謹、規范地利用多種方式確保信息的準確性、完整性以及及時性；檔案信息整理歸檔根據材料的內容、時間以及屬性等條目，優化檔案的整理歸檔工作，避免錄入的電子檔案和紙質檔案存在出入，不便于日后的查檢閱工作；檔案信息更新要嚴格落實制定的更新計劃，檔案管理工作要根據企業人員的流動實況制定相關的每周、每月或者季度更新方案。

3.3 信息化管理 時代科學技術的發展要求企業人事檔案管理工作變革滯后的管理模式，利用現代化的技術以及結合企業的實況改變管理方法，來提高人事檔案管理的科學化水平和工作效率，以促進企業的發展與時代接軌。充分利用和完善人事檔案管理數據系統，例如運用人事檔案日常管理軟件進行檔案編目、檢索及日常查借閱等工作，提高人事檔案信息的真實性、時效性。此外應積極利用現代化的設備，如計算機、掃描儀等，實現紙質檔案向數據檔案的轉變，推動以及加快人事檔案管理信息化的建設，使企業人力資源得到合理、靈活的開發與利用，從而促進企業更好的生產經營以及服務社會。

結束語

綜上所述，人事檔案管理是企業管理的關鍵部分，企業應給予充分的重視，完善管理制度以及規范管理程序，同時加強管理的信息化建設，切實提高檔案管理水平，保障人事管理工作的效率和質量，從而為企業的人力資源管理開發和利用提供科學合理的依據，為企業的良好發展奠定好基礎。

第三篇：醫院人事檔案管理中存在的問題及解決措施

醫院人事檔案管理中存在的問題及解決措施

[摘要]在醫院管理工作中，人事檔案發揮著非常重要的作用。醫院人事檔案不僅能夠為醫院人力資源管理工作提供重要的信息和數據，而且還能夠對人才的職業素養和思想品德進行全面的反映，是醫院選擇和任用人才的重要依據。文中分析了目前醫院人事檔案管理存在的問題，并進一步對加強醫院人事檔案管理的重要措施進行了具體的闡述。

[關鍵詞]醫院；人事檔案管理；問題；措施

在當前醫療體制改革不斷深入的新形勢下，醫院在發展過程中更重視服務質量的提升，而人力資源作為醫院服務質量的重要因素，人事檔案管理作為人力資源管理的重要內容，只有做好醫院人事檔案管理工作，才能確保醫院人力資源管理水平的提升。但當前我國很大一部分醫院人事檔案管理水平都不高，而且人事檔案管理方法欠缺科學性，這就給當前醫院人力資源管理工作帶來了一定的制約作用，所以需要進一步對醫院人事檔案管理機制進行不斷完善，從而更好的確保醫院人事檔案管理水平的提升。

一、目前醫院人事檔案管理存在的問題

（一）缺乏現代化的檔案管理理念

當前我國醫院人事檔案管理工作還較為落后，很大一部分醫院在人事檔案管理上還沿有傳統的手工管理模式，人工對檔案進行收集、整理、歸檔和保存，紙張還是檔案的主要載體，而且在保存過程中還需要較大的場地。但隨著醫院發展速度的加快，當前醫院人事檔案數量不斷增加，這就導致傳統的檔案管理模式越來越無法滿足當前人事檔案發展的需求，檔案由于保額不當發生遺失、損壞的機率較高，導致檔案的安全和完整性受到了較大的影響。

（二）醫院領導對人事檔案管理工作重視不夠

當前醫院在發展過程中，主要側重于醫療工作的開展，對于人事檔案管理工作，醫院的領導都缺乏重視，這就導致當前人事檔案管理信息化建設進程較慢，檔案管理人員工作缺乏積極性，不利于醫院人事檔案工作的順利開展。

（三）人事檔案管理人員的整體素質不高

醫院人事檔案管理人員成分較雜，真正經過系統化檔案專業知識學習的人員較少，而且人事檔案管理人員存在著老齡化的問題，知識結構更新較慢，思想觀念落后，人力資源管理知識和計算機等相關適應都較為缺乏，再教育和培訓的機會較少，人員的整體素質不高，這就使其不能與當前人力資源檔案管理的要求有效的適應。

（四）信息化水平較低

醫院近年來加快了信息化建設的進程，但人事檔案管理信息化建設發展較為緩慢，沒有與之相匹配的信息化管理的設備和人員。而且當前醫院信息網絡平臺也沒有全面的建立起來，這就使部分醫院在人事檔案管理工作還尚用傳統的管理模式，這就使其不能通過人事檔案全面的了解工作人員的能力和水平，不能準確對醫務人員的醫療技術進行評價，從而使人事檔案不能在醫院人事資源管理工作中發揮其重要的作用。

（五）存在“人檔分離”現象

隨著醫療衛生事業的快速發展，醫院醫務人員存在著外流的現象，部分人員不按照正常程序辦理離職手續，進行檔案的調移，離職具有隨間性，這就導致有人無檔案或是有檔案無人的現象存在，而人檔分離也給人事檔案管理工作帶來了較大的難度，不利于人事檔案管理工作的正常開展。

二、加強醫院人事檔案管理的重要措施

（一）推進醫院人事檔案管理工作的整體提升

醫院的競爭就是人才的競爭，人事檔案能夠充分反映每一位醫務工作者及其他人員的各方面信息，用好這些信息，讓信息“活”起來，就可以做到知人善任，人盡其才，從而為醫院進一步發揮每一位人才的作用，優化衛生人力資源作出巨大的貢獻。這是其他工作所無法替代的，也是醫院現代化人事檔案管理工作的核心所在。因此，要嚴格執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，建立健全醫院人事檔案管理制度，使人事檔案管理進一步科學化、規范化、制度化，以全新的理念開展檔案的借閱、整理、保管、更新工作。

（二）加強對醫院人事檔案管理工作的重視

要把人事檔案工作納入重要的工作議事日程，了解與掌握醫院各類人才的有效信息，把好人才及時挖掘出來、合理使用起來。根據檔案所提供的有價值的信息，堅持全面、歷史、辯證地看待每一位員工，注重他們的一貫表現和全部工作。進一步改進考核方法手段，既看發展又看基礎，既看顯績又看潛績，把學歷、技術、業務、工作態度、歷史業績、患者評價等指標和實績作為重要考核內容，不能簡單地用職稱、職務論英雄。要從各方面發現亮點，深層次地挖掘醫院廣大員工各自的優勢，從而做到“知己知彼，百戰不殆”，充分發揮人才的“光”和“熱”，有效地推動醫院各項工作開展。

（三）全面提高人事檔案管理人員的整體素質

要采取多種方式，對現有的人事檔案管理人員強化學習培訓，盡快提高他們的整體水平。新時代對人事檔案管理有著全新的要求。檔案管理工作涉及到醫院工作的各個方面。因此，要使每一位人事檔案管理人員懂得，只有具備人力資源管理、檔案、計算機以及醫學等方面的綜合知識，才能夠勝任自己的工作；否則，就會被時代所淘汰。

（四）醫院要加大對人事檔案管理工作的投入力度

人事檔案管理必須與時俱進，必須與醫院的現代化建設同步發展。要妥善解決醫院人事檔案機構建設、人員配置、業務建設以及庫房、計算機設備等問題，采用最先進的信息網絡手段，發揮計算機功能，盡快建立能夠隨時反映和提供全院各部門、各崗位、各位員工整體信息的網絡平臺，為醫院領導開展工作、實施醫院戰略部署提供切實有效的服務。

（五）有效的解決“人檔分離”問題

人事檔案是對每一名員工自然狀況、接受教育情況、工作經歷及工作態度等個人多方面信息的重要體現，無論是對于個人還是用人單位來講都具有非常重要的意義。這就需要醫院工作人員需要在離職時有效的覆行好離職手續，做好人事檔案的調轉工作。同時人事檔案管理部門也需要采取切實可行的方法和措施，有效的減少或是避免人檔分離現象的發生。

三、結束語

近年來，我國醫療行業取得了較快的發展，醫院人事檔案作為醫院管理工作的重要組成部分，是醫院獲取人才信息的重要途徑，也是進行人才資源開發、選拔和利用的重要依據，所以需要做好醫院人事檔案管理工作，在工作中不斷進行創新。同時醫院人事檔案管理人員也需要不斷的提高自身的專業技能和職業素質，加快自身知識結構的更新，為醫院服務質量的提高提供優質的服務。

參考文獻

[1]張惠琴，陳春紅.新時期下如何做好醫院人事檔案管理工作[J].當代醫學，2012-06-05.[2]黨維玲，楊孝軍.新形勢下醫院人事檔案管理探討[J].中國社區醫師（醫學專業），2012-05-15.[3]吳文玉.淺談醫院人事檔案管理中存在的問題及對策[J].青海師范大學學報（哲學社會科學版），2012-01-15.

第四篇：人事檔案管理存在的問題及對策

人事檔案管理存在的問題及對策

[摘 要]當今社會發展迅速，工作效率加快，人事制度改革深入發展，人事檔案的管理也出現了一些問題，如檔案材料搜集不全、管理手段落后等。為了從根本上解決我國目前的人事檔案管理問題，就必須采取提高檔案管理人員素質、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段等人事檔案管理的體制和措施，探索和研究當今社會人事檔案管理的新模式。

[關鍵詞]人事；檔案管理；存在問題；對策

人事檔案是在人事管理活動中主要由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，有價值的歷史材料，記錄個人不同時期、不同階段的工作、學習經歷，他比較真實、客觀地記錄和反映了個人經歷、家庭情況、社會關系以及個人學習和工作方面的材料。當今社會發展迅速，工作效率加快，人事制度改革深入發展，人事檔案的管理也存在著一些問題，為了從根本上解決我國目前的人事檔案管理問題，就必須采取必要的措施。

一、人事檔案管理中存在的問題

1.對人事檔案管理的重視不足。檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。但是由于人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理大多數是由人事處的工作人員兼職，屬于非專業人員管理，并且人員變動較頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對檔案工作精力投入不足，因此嚴重影響了檔案管理水平。在人事檔案管理工作中，有部分領導在認識上存在著一些誤區，認為人事檔案管理工作就是保管檔案工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了[1]。因此，往往容易忽視人事檔案管理工作，檔案問題得不到解決，場所、經費、管理人員沒有保障，檔案工作自然就做不好。

干部職工對人事檔案的認識也不足。他們填寫像履歷表、考核表等類似的表格時，有的人能省則省甚至不填寫，敷衍了事；有的材料如學歷、培訓、職稱等材料，一旦落在個人手中，認為由自己保管更安全，用起來也更方便，不愿意將材料交給檔案管理人員管理。

2.人事檔案保密性不夠強。國家人事檔案管理制度規定，“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。人事檔案對當事人保密的目的一般認為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性[2]，“組織意見”本人是不知道，而使檔案材料的主觀隨意性增大。

3.人事檔案有弄虛作假現象。人事檔案的生命是真實性，在現有人事檔案管理模式下，“弄虛作假”現象屢屢出現。如高考、職工調動、就業、報考公務員、考研等，個別人甚至通過在人事檔案中改修姓名冒名頂替達到讀書、工作、參軍等目的。有的為了競聘較高級領導職務崗位，偽造干部履歷、入黨材料和學歷證書等。也有單位個別領導通過檔案打擊報復，給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案現象的屢屢出現，使檔案制度的嚴肅性、準確性、惟一性屢受挑戰。

4.人事檔案材料不全。人事檔案短缺，材料內容不完整：如履歷表、考核表、學歷、職稱、工資、表彰、處分等材料不全，填寫項目不完整。其原因就是檔案管理部門工作人員責任心不強，沒有認真及時的到各部們、科室收集應該歸檔的檔案材料，導致收集檔案材料不全；有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時將材料進行鑒別歸檔；對檔案材料內容未認真審核，造成內容殘缺不全。

5.管理制度相對落后。隨著人事制度改革的不斷深入，人才流動頻繁，醫院在選拔和使用人才的手續不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。甚至有的單位為了留住人才扣留了檔案，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。

6.管理手段落后，在檔案管理手段上，因為沒有單獨的人事檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。調閱檔案時都是采用原始的手工操作方式。

7.管理人員業務不熟：大多數的檔案管理人員沒有經過組織專業知識培訓，業務不熟，對檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，難以適應干部檔案管理工作。

二、人事檔案管理存在問題的對策

1.加強領導，提高認識，建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決。同時按照人事檔案達標的要求，制定和完善人事檔案管理的整體規劃，使檔案工作順利進行。

2.提高檔案管理人員的管理水平。加強對管理人員的政治素質和業務素質的培訓，提高管理人的政策水平和專業技術水平，培養具有“創新型、復合型、協作型”的高素質人才。引人競爭機制，通過擇優錄用，競聘上崗，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。

3.加大投入，夯實檔案管理工作的基礎。按照人事檔案管理規定標準，配置足夠面積的檔案室、閱檔室、辦公室、微機室、檔案柜或檔案密集架、電腦、空調、去濕機、滅火器、溫濕度計等硬件設施。搞好通風、采光、防蟲、防潮等配套保護措施。

引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統，實現人事檔案資源的合理配置和利用，確保單位在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為單位的可持續發展奠定堅實的基礎。

4.重視人事檔案管理材料收集工作。建立相應的檔案管理制度，對產生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度。

5.大力加強人事檔案管理現代化和信息化建設，有助于實現人事檔案管理現代化，有助于人事檔案管理服務于人事工作、人事制度改革與發展，有利于材料的完整保存。人事檔案的信息具有原始性和完整性，利用計算機建立人事檔案不同類型的數據庫，通過信息統計，對個人政績、業績的評價提供量化依據，實現計算機對人事檔案完整、準確和動態、立體的管理體系，可以及時、準確、全面的提供人事資料和相關數據，從而極大地提高組織人事部門的工作效率。

總之，人事檔案管理工作的不斷完善和提高，必將會使人事檔案煥發新的生機與活力，必將為社會經濟的發展提供強有力的保障。

參考文獻：

[1]李兵琴.淺議人事檔案管理.《中小企業管理與科技》.2009年第34期.[2]吳琪.淺析人事檔案管理.《現代企業教育》.2008年06期.[3]王亞萍.傳統人事檔案管理現狀及改革研究.《民風》.2008年9.期.

第五篇：學校檔案管理存在問題及優化措施

學校檔案管理存在問題及優化措施

范群英

河北科技師范學院 06600

4摘要：隨著我國教學事業的發展，學校檔案的管理工作也逐漸成為了學校教育的一部分。搞好學校檔案管理工作，對提高學校管理水平，提高教育教學質量，加強學校領導處理日常教學工作的正確性有著重要的作用。但是，在現實中學校檔案管理的過程中還存在著許多問題和不足，有待于進一步加強。以下我將對這一問題進行詳細闡述。

小清新：學校檔案；管理問題；優化措施

學校檔案是學校教育教學活動完成后遺留下來的原始材料，它是學校教學成績的記錄，還是學生對教學效果的認同情況記錄。所以，對學校檔案的管理工作，是擺在學校日常工作中的一道難題，也是衡量學校管理水平的重要依據。做好學校檔案的管理工作，對整個學校有著極其重要的意義。

一、學校檔案管理的重要性研究

1、對學校檔案的嚴格管理，有利于學校對日常教學經驗的總結。一方面，長時間學校檔案的積累，真實地反映了學校教學活動的情況，為我國的學校教育改革提供了豐富的資料。另一方面，學校領導和教師應用檔案中高價值的信息進行參考，促進教育教學的管理和創新，對教學方法形式進行革新，充分發揮教育者的主觀能動性，起到增強學生學習興趣，提高教學質量的作用。因材施教，促進學校整體教學水平和管理水平的提高。

2、對學校檔案管理，有利于學生素質的全面提高。學校檔案是一部活的資料，他不僅能夠掌握學生的原始的基礎資料，還能起到了解學生思想品德、學習狀況的作用。這對培養他們的學習能力和道德水平，有針對性地引導他們樹立正確的人生觀和價值觀，有著重要的作用。

3、對學校檔案管理有助于學校對教學規律的研究。學校通過對教學檔案的研究，能夠及時的發現問題，反饋信息，找出教學中普遍存在的規律性東西。比如說學校可以通過對檔案的研究工作，了解教師教學和學生學習的情況。對學校教學的有序進行制定規律。同時挖掘教學中的科學方法，從而最大限度的提高教學質量。

4、對學校檔案進行管理有利于學校各項工作的發展。在學校檔案中，不僅是記錄了優秀的教學和管理成果，還記錄著學校曾經出現過的失誤和不足。特別是這些反面的教訓，對學校的決策做出重要的依據，保證其順利，有著不可企及的意義。同時，還有助于學校教職人員提高警惕，避免再次出現類似的失誤。

5、學校檔案管理有利于推動學校教育事業的發展。近年來，國家對教學改革的重視程度越來越高，一些原有的教育觀念和現在相比，發生了巨大的變化。這就要求學校能夠及時的發現問題，進行改進，在原有基礎上進行教學方式的發展，提高在校師生的整體素質。然而，想要完成這一艱巨的任務，很好地利用教學檔案中的資料，成為了最好的借鑒方法。

二、學校檔案管理工作存在的問題

1、學校檔案管理工作中存在著不科學規范的管理機制。在檔案的管理過程中，有一部分高校學生檔案沒有統一的管理部門，有的是學生工作部門管理，有的是人事部門管理，更有甚者是檔案管理部門管理。學校沒有配備專人進行管理，未建立相應的高校學生檔案管理制度。有的學校的檔案管理中，常常會出現欠管理的現象，在到了學生畢業時，才臨時突擊整理，其專業程度與實際要求相差甚遠。

2、對畢業學生的檔案轉遞不盡完善。在當前，雙向選擇就業機制的施行，為眾多畢業生的擇業和就業，提供了多種選擇的機會。而一方面的便利往往是在另一方面削弱的情況下發生的。這就為畢業生檔案的轉遞帶來了許多問題。一方面，我國社會中的許多代理服務機

構，因為監管不力等原因，人員素質偏低，管理制度不夠完善。另一方面，在我國不同地區的高校或用人單位，在制定畢業生分配、接收制度時，不能形成很好的對接傳遞。

3、學校對學生檔案管理的現代化水平不高。學校檔案管理沒能將現代化的手段普及應用，還存在著手工抄寫紙質檔案的現象，而且還是占據了絕大部分。隨著學校學生的快速增加，學生檔案項目也逐漸增多，數量也明顯增大，流動速度加快等現象層出不窮，原有的學生檔案管理手段就顯的有些落后了。所以，學校就必須加快推進學生檔案管理的現代化進程。

三、對學校檔案管理的優化措施

1、對檔案管理進行優化就要理順學生檔案的管理機制。根據我國《高等學校檔案管理辦法》的規定：學校檔案的管理工作必須由學校領導親自組織領導，并對其負有直接的責任行為，并要求將檔案工作歸入學校整體發展規劃中。同時還要將學生檔案工作進行歸檔分類。這就要求學校有關部門重視學生檔案的日常管理，在學校內部設立專門的檔案管理機構，完善學生檔案工作的管理機制。同時，還要加強對高校學生檔案管理隊伍的建設，配備專門的高素質的管理人員。另外，還要加強對檔案管理人員的培訓力度，培養一批具有開拓創新意識和計算機信息處理能力強的復合型人才。

2、對檔案管理進行優化就要加強學生檔案材料的收集工作。對此，學校就應該豐富學生的檔案信息。在除去傳統的檔案信息外，還要順應時代的要求，突出學生的個人素質。如學生大學英語證書，計算機等級證書等各種榮譽或等級證書的收集。另外，學校還會舉行各類活動或提倡學生進行各種有意義的公益性活動，這都是學生在校期間道德素質和人文素質的突出表現形式，對學生個人和學校榮譽有著非常重要的作用。所以學校加強對學生各種檔案資料的收集工作是十分重要的。

3、對檔案管理進行優化就要規范畢業生檔案的轉遞工作。要做好學校檔案的轉遞工作，就必須要通過學校來加強宣傳力度，提高社會和企業的重視程度。還要培養學生對自身檔案的關心意識，增強校檔案工作人員的責任心。在學生畢業后，一般會面臨許多問題，這都是學生步入社會的必然因素，而其中就會面對個人檔案的落實問題。對此，畢業生應該時刻關注自己檔案的落實情況，向有關部門進行查詢和提取。另外，為了體現學校負責任的態度，對檔案工作人員還要要求其加強工作責任心，并責成相關人員，關注學生檔案轉出后的實際下落情況，檢查回執和回收情況，時刻留意著沒到位的學生檔案去向，以防畢業生檔案丟失。

4、對檔案管理進行優化還要推進學生檔案現代化管理進程。就目前而言，隨著我國計算機事業的發展和民用計算機的普及，我國高校對學生的錄取和畢業，已經逐漸實行了開放式的網絡化管理，這就為建立學校電子檔案奠定了基礎。應用現代化的網絡手段，再結合傳統的紙質檔案的形式，達到提高檔案準確化和現代化的效果。這不僅能夠節省大量的資源，還可以方便企業和學生對檔案的查詢，更加縮短了學生融入社會的時間。

結語

學校檔案是全校師生共享的寶貴遺產，是未來學生面向社會時的依據。當前學校檔案管理工作中存在的種種問題的解決，不僅僅是檔案部門的職責，更是需要全校各部門的積極參與和配合。所以，只有實現學校檔案的科學化管理，才能夠充分發揮出他應有的作用。文章來源——海內論壇:www.tmdps.cn

參考文獻

[1] 陶曉輝.試談教學檔案在教學管理中的作用[J].央民族大學學報,2003(7).[2] 馮美成.淺析學校檔案的信息化建設[J].學園,2010,(5).[3] 王燕.略論以人為本與高校學生檔案管理[J].中國西部科技,2007(4).[4] 徐靜娟.完善高校學生檔案管理工作[J].檔案與建設,2010(8).