第一篇：4人事檔案轉遞制度

人事檔案轉遞制度

１．因工作調動、職務變動和干部調配，任免工作部門應及時將干部調動函和任免通知及時告訴檔案管理部門，并建立必要的聯系，及時轉遞，避免人檔分離。

２．檔案必須通過機要交通轉遞或指定專人送取，不準本人攜帶自己的檔案或普通郵寄。

３．轉遞人事檔案必須認真履行手續，檔案管理部門沒有接到調動通知函，不得擅自轉出檔案。轉出干部檔案必須由檔案管理人員專人辦理。

４．轉出人事檔案必須內容完整、整理規范，裝訂整齊。不得擅自抽取、扣留檔案材料或分批零散轉出。

５．轉遞人事檔案時要嚴格按照規定，逐項填寫“干部檔案材料轉遞通知單”，作好記載，以便備查，并嚴密包封蓋好印章，防止在轉遞過程中失密、散落。

６．接收人事檔案材料，要嚴格與檔案目錄進行核對，在確保檔案材料齊全無誤后，方可在回執單上簽章退回，對接收檔案逾期一個月未到的，要去函催收，以防丟失。轉出的干部人事檔案，要及時催促接收單位退回回執。

７．對人事檔案由本人自帶到接收單位的，應不予接收；凡轉出的檔案，應查明接收單位是否具備檔案管理權限，否則不予轉出。收到不屬于本處管理的人事檔案，要立即退回轉出單位。

８．職工死亡后，其檔案由人事部門保管五年后，移交本單位文書檔案保管。

第二篇：人事檔案轉遞通知單存根

人事檔案轉遞通知單

根據需要20年月日已將等名同志人事檔案材料共冊

轉往。（單位名稱）

蓋章

年月日

……………………………………………第號………………………………………

人事檔案轉遞回執單

第號

你單位將在20年月日轉來的第號人事檔案經查收無誤，現予以回

執。收件人：收件機關蓋章

年月日

第三篇：2012屆畢業生人事檔案轉遞及查詢途徑注意事項

2012屆畢業生人事檔案轉遞及查詢途徑注意事項

2012屆畢業生人事檔案轉遞工作即將開始，請各位畢業生根據各自的就業情況，配合校檔案館做好以下工作，以便本人人事檔案完整、安全、及時地轉出。

一、上海戶籍畢業生

1、如有特殊情況需將檔案保留在校的畢業生(出國不包括在內)，可至本學院輔導員處提出書面申請。申請保留的檔案，保留期滿后，我館將依據畢業生提供的戶籍地址，將其人事檔案轉至該區就業促進中心。如保留期未滿，但已與用人單位簽約，檔案須調出的，請向檔案館出具《就業派遣通知書》或用人單位開具的書面調檔公函（都須注明檔案接收單位名稱、詳細地址、郵編、學號、專業和聯系電話）。

2、畢業典禮前,已于用人單位簽訂就業協議或合同的,我們將依據學工部和研究生部提供的就業轉檔信息盡快將檔案轉出。

3、畢業典禮前,未與用人單位簽約，未簽訂用工合同，也未申請檔案保留的畢業生，我館將于2012年7月31日之前陸續將其人事檔案轉往其戶籍所在地的區就業促進中心。

二、外省市戶籍畢業生

1、外省市戶籍畢業生如需將人事檔案轉出，請務必將《就業派遣通知書》或檔案接收單位開具的調檔公函（都須注明檔案接收單位名稱、詳細地址、郵編、學號和聯系電話后），提交到我館人事檔案室。

2、未提供以上轉檔憑證的外省市戶籍畢業生，我館將依據教育部的有關規定，對檔案實行2年免費暫管。2年后，畢業生應主動聯系檔案館人事檔案室，并提供《就業派遣通知書》、調檔公函等調檔意向材料將檔案轉出。未主動聯系的，我館根據教育部的有關規定，將其人事檔案轉回入學前戶籍所在地的人事局。

三、緩授學歷、學位學生

1、緩授學歷、學位的學生在續修的兩年中，原則上其人事檔案不能轉出，待獲得學位后檔案方可轉出。如有學生因就業辦理錄用手續、辦理社會綜合保險、申領勞動手冊等事宜，需要將人事檔案轉出的，須由學生本人向學院提出書面申請，且承諾人事檔案轉出后產生的一切影響和后果由其本人承擔，申請經學院同意之后并由相關負責人簽名，且加蓋學院公章后交到檔案館人事檔案室，其檔案才可轉出（轉檔手續參照外省市戶籍畢業生第1條）。檔案轉出后不影響繼續習修學歷或學位。

2、緩授成功畢業生檔案的轉出，根據其戶籍地信息參照上述第一條、第二條相宜辦理。

四、畢業生檔案去向查詢途徑

第1條查詢途徑:請登陸本校注冊的電子郵箱查詢(請將shnu_dag@126.com加為聯系人或者白名單，以免郵件被攔截)。

第2條查詢途徑：校內網絡登陸http://app.shnu.edu.cn/archives/stuarch/進行查詢。

第3條查詢途徑：咨詢電話：021-64323856

五、“毀約”的畢業生

與用人單位毀約的畢業生，在其人事檔案還未轉出之前，請及時將毀約成功證明材料送達我校學工部就業辦,并將復印件交到檔案館人事檔案室，以停止檔案轉出。

六、友情提示

1、檔案館暑假值班日期為每周二、五，上午8：30--11：00；下午1：30 – 4：30。

2、根據有關規定，人事檔案不準郵寄或交本人自帶。除節假日外，正常工作日我館在每周四上午向外單位寄檔。

3、畢業生可于畢業當年持畢業證書、身份證和證件照至戶籍所在地就業促進中心申請辦理勞動手冊。

上海師范大學檔案館

人事檔案室

2012年5月

第四篇：人事檔案保管制度

人事檔案保管制度①

建立健全的人事檔案保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括材料歸檔制度、檢查核對制度、轉遞制度、保衛保密制度和統計制度五個部分。

第一.部分 材料歸檔制度

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? 新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的答題程序： 對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求； 按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置； 在目標錄上補登材料名稱及有關內容，將新材料放入檔案，第二.部分 檢查核對制度

? 檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對

人事檔案材料本身進檢查，如果查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，?

?

?

? 如查看庫房門窗是否完好，有無其他錯誤的存放等。檢查核對一般要定期進行。但是在下列情況下，也要進行檢查核對： 突發事件之后，如被盜、遺失或水災之后。對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發現某些損害之后，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。

第三.部分 轉遞制度

2009年4月30日星期四

注解：① 此制度僅對公司人員有用

第五篇：人事檔案歸檔制度

一、人事檔案保管制度

□ 目 的

第一，保守檔案機密。現代企業競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。

第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。

第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔 案材料 的前提和保證。

□ 人事檔案保管制度的基本內容

建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉遞制度；保衛保密制度；統計制度。

(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案。

(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。

檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀 等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：

——突發事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：

——對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。

——發現某些損害之后，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。

(3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞的大致程序如下：

①取出應轉走的檔案；

②在檔案底賬上注銷；

③填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》；

④按發文要求包裝、密封。

在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執上簽字蓋章，及時退回。

(4)保衛保密制度。具體要求如下：

①對于較大的企業，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。

②庫房備有必要的防火、防潮器材。

③庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。

④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

⑤無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。

⑥離開時關燈關窗，鎖門。

(5)統計制度。人事檔案統計的內容主要有以下幾項：

①人事檔案的數量。

②人事檔案材料收集補充情況。

③檔案整理情況。

④檔案保管情況。

⑤利用情況。

⑥庫房設備情況。

⑦人事檔案工作人員情況。

二、人事檔案利用制度

□ 目 的

第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應遵循一定的程度和手續，這是保證檔案管理秩序的重要手段。

第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規章依據。工作人員必須按 照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。

□ 人事檔案利用的方式 人事檔案的利用有多種方式：

(1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方，以便調卷和管理。這種方式具有許多優點，如便于查閱指導，便于監督，利于防止泄密和丟

失等。這是人事檔案利用的主要方式。

(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機關領導需要查閱人事檔案；

公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應及時 催還。

(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔 案部門按有關文件規定寫出的有關情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復制件。要求

出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。

3.人事檔案利用的手續

在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的 重要保證。

(1)查閱手續。正規的查閱手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章。負責 人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批準。

(2)外借手續。

首先，借檔單位(部門)寫出借檔報告，內容與查檔報告相似。

其次，借檔單位(部門)蓋章，負責人簽字。

再次，人事檔案部門對其進行審核、批準。

然后，進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚，并由借檔人 員簽字。最后，歸還時，及時在外借登記上注銷。

(3)出具證明材料的手續：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下 手續：首先，由有關單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章 ；其次，人事 檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；最后，證明材料由人事檔案部門有關領 導審閱，加蓋公章，然后登記、發出。