第一篇：干部人事檔案管理工作八項制度

干部人事檔案管理工作八項制度

一、干部人事檔案管理制度

1、根據“干部檔案管理實行集中統一和分級負責的管理體制”和“管理干部檔案的范圍，原則上應與干部管理范圍相一致”的規定，干部人事檔案（下稱檔案）必須統一由主管該干部單位的組織、人事部門保管，對不具備保管條件的單位或檔案很少的單位，應由上一級組織、人事部門代管。

2、省管干部，由市委組織部保管其檔案副本；市管干部和市委委托組織部管理的干部，由市委組織部保管其檔案正本。

3、不設組織、人事部門的市級機關各單位的科級及其以下干部的檔案，暫由市委組織部代管；對具備管理條件的單位，由本單位指定專人負責保管。

4、各市（縣）、區委管理的干部，其檔案由各市（縣）、區委組織部集中統一管理；市（縣）、區級機關、企事業單位管理的干部，人數較多，設立組織人事機構的，其檔案可由部門或單位的組織、人事部門管理。

5、民主黨派和無黨派愛國人士的檔案，按中央統戰部的規定，由各級統戰部集中保管，凡進入各級領導班子的，按干部管理權限進行管理。

6、凡履行了選（招）聘手續的聘用制干部（指工人身份），在聘用期間，其檔案按干部管理權限進行管理，對解聘或聘用期滿不再續聘，其檔案應轉至所在單位的勞動人事部門管理。若再次被聘，其檔案仍按干部管理權限進行管理。

7、管檔人員本人檔案和其直系親屬的檔案，應由上一級組織、人事部門或所在單位分管領導保管。

8、離退休干部的檔案，仍按原在職時的干部管理權限保管。

9、死亡干部的檔案，由原保管單位保管五年后，移交同級檔案館保存。

10、干部辭職、退職、自動離職、被辭退（解聘）、被開除公職以及出國不歸、失蹤逃亡人員，其檔案按照《干部檔案工作條例》規定進行保管。

11、干部在受刑事處分和勞動教養期間，其檔案由原單位保管，刑滿釋放和解除勞教后，重新安排工作的，其檔案由有關的組織、人事部門或人才交流中心保管。

12、各市（縣）、區委組織部，各有關部委辦局、公司直屬單位黨委（黨組）組織人事部門，應提出本地區、本系統的干部人事檔案管理意見，負責對下屬基層單位干部人事檔案工作進行指導督促和檢查。

二、干部人事檔案材料收集補充制度

1、按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》明確的收集范圍，認真做好干部人事檔案（下稱檔案）材料的收集與補充工作。

2、材料的收集與補充工作，要本著實事求是的原則，著重收集反映干部政治思想、品德作風、業務能力、學識水平、工作成績等材料。

3、組織、人事部門要與產生檔案材料的各有關部門，建立材料收集聯系制度，定期召開聯系人會議，及時了解干部信息源情況，掌握材料收集的主動權。定期向有關部門收集材料，以補充干部人事檔案內容。

4、認真核對檔案材料短缺情況，及時做好補缺工作，保證檔案的完整與真實。

三、干部人事檔案材料鑒別歸檔整理制度

1、把好干部人事檔案（下稱檔案）材料“入口關”。對收集到的檔案材料，要認真鑒別，嚴格審核。內容不實，字跡不清，不能反映甚至歪曲干部歷史面貌、德才情況和現實表現的材料，不能進入檔案。平時工作中形成的有關調查、匯報提綱、談話記錄、會議記錄等不得歸入檔案。重復材料應清出。發現偽造篡改的檔案材料，要堅決清除，并要對當事人嚴肅查處。

2、歸檔材料必須完整、齊全、真實、精練、殘缺不全、頭尾不清、不符合歸檔要求的材料，不能歸入檔案。對來源、時間和對象不明的材料應查清、補齊手續后方可歸檔。

3、歸檔的材料手續必須完備。規定由組織審查蓋章的，須有組織蓋章；規定要同本人見面的如：審查、復查結論、處分決定或組織鑒定等，應有本人的簽名；干部任免呈報表、錄用、聘用審批表，必須注明任免職務的批準機關、時間和文號。

4、歸檔材料應統一使用16開紙（不小于19×26.5厘米），材料左邊應留出2-2.5厘米裝訂。文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫。用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍墨水、復寫紙書寫的材料，均不能歸入檔案。

5、對應歸檔的材料，要嚴格按照臺帳制度，進行逐份登記歸檔。對不屬于歸檔的材料，應分別情況予以處理。屬于銷毀的材料，必須登記造冊，由主管負責人審查批準簽字，統一進行銷毀，任何單位和個人不得擅自銷毀檔案材料。

6、整理檔案，要認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、精煉、實用的要求。

7、按照中組部《干部檔案整理工作細則》和省、市委組織部有關文件規定，對檔案進行定期集中整理與經常性整理。

四、干部人事檔案安全保密制度

1、各級組織、人事干部以及保管干部人事檔案（下稱檔案）較多的基層單位都應設立專用檔案庫房，配備必要的庫房設施，使用鐵制檔案柜存放檔案。

2、各級組織、人事部門應設閱檔室和檔案管理人員辦公室，查閱檔案要有監督制度，防止失泄密。

3、檔案庫房和檔案柜的鑰匙，要明確專人專管，工作調動時，必須辦理好交接手續。

4、嚴禁在庫房和閱檔室內吸煙、存放雜物和易燃易爆物品，要保持庫房清潔衛生和適宜的溫濕度（溫度：14-24℃，相對濕度45-65%）。

5、下班前檔案要入庫，并檢查門窗、電源關閉切斷情況。庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施，每半年檢查一次。

6、檔案室是機要重地，非管檔人員不得入內。管檔人員不準擅自向他人提供檔案或泄露檔案內容。在工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔，一律按保密紙處理或銷毀。

7、嚴禁用普通電話索取或提供有關檔案內容。嚴禁任何人攜帶檔案進入公共場所。

8、嚴禁任何個人私存他人的檔案材料，對私自保存、拒不交出檔案的，應視情節輕重，予以嚴肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的要依法處理。

五、干部人事檔案查（借）閱制度

1、查閱單位應填寫《查閱干部檔案審批表》，按照查閱干部檔案的規定辦理審批手續。凡要查閱市委組織部保管的干部人事檔案，需有縣級或相當縣級以上單位出具的、具有查檔單位領導簽名的《查閱干部檔案審批表》，并注明查閱理由和要求，指定專人查閱（限于中共黨員干部）。

2、調查證明介紹信或單位行政介紹信不得查檔。對不符合查閱檔案范圍或規定的，管檔部門有權不予提供，對因出國（境）、入學、入黨需了解其親屬情況的，按有關規定提供。

3、各級組織、人事部門的閱檔室，應有專人負責監督查閱。查閱檔案時不準把檔案材料拿出閱檔室，不準向無關人員談論檔案內容。

4、檔案一般不外借，因特殊需要，要說明理由，經主管部門領導同意后，辦理借閱手續，并規定歸還日期，方可借出。對所借閱的檔案要妥善保管，不得交無關人員翻閱，不得轉借，用完后應立即歸還。對于逾期不還的檔案，管檔部門應該及時催要。

5、任何人不得查（借）閱本人及其親屬的檔案。

6、查檔時必須嚴格遵守保密制度和規定，嚴禁拆散、涂改、圈劃、加批、折疊、抽換、損壞檔案材料。

7、借閱的檔案未經管檔人員同意，不得擅自摘抄、復制及記在筆記本上。從檔案中摘抄有關內容，作為證明材料的，要仔細校對，經管檔部門簽署意見，加蓋專用印章后方可使用。

8、要注意保護檔案的整潔，嚴禁在查閱檔案時吸煙、喝水等，以免損壞、污染檔案材料。

9、按照《干部檔案工作條例》規定，查閱檔案必須是中共黨員。非中共黨員領導干部因工作需要，需了解下屬干部情況時，管檔部門可酌情介紹或提供所要了解的情況。

六、干部人事檔案轉遞制度

1、各級組織、人事部門都可以直接相互轉遞干部人事檔案（下稱檔案）。

2、轉遞檔案，必須嚴格履行轉遞手續，應通過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶。

3、轉出檔案數量較多的單位，應派兩名中共黨員遞送。

4、轉遞檔案必須統一使用《干部檔案轉遞通知單》，按所列項目詳細登記，嚴密包封。

5、索取檔案必須憑加蓋本單位組織、人事部門公章的《索取干部人事檔案審批表》，方可辦理索取手續。

6、轉出的檔案必須完整齊全，并按規定經認真整理、裝訂成卷，不得扣留材料或分批轉出。

7、接收檔案的單位經核對無誤后，應在回執上簽名蓋章，及時將回執退回。逾期一個月未退回執的，轉出單位填寫《索要干部檔案通知單回執的函》進行催要，以防丟失。

8、檔案要隨著干部調動及時轉遞。組織、人事部門要將干部職務變動、任免通知等材料及時隨人移交，轉至新的主管單位保管。如新單位未接收到檔案，應及時向對方單位催要，防止產生“有檔無人”、“有人無檔”的現象。

七、干部人事檔案檢查核對統計制度

1、堅持對所保管的干部人事檔案（下稱檔案）進行定期的檢查、核對。檢查檔案保護方面有何隱患，措施是否健全；檢查核對借出檔案是否逾期歸還；檢查核對檔案索引與所保管的檔案有無出入。

2、堅持對轉出轉進的檔案進行檢查核對。檢查材料是否齊全，歷次職務變動是否及時登記在《職務變動登記表》上，整理裝訂的檔案是否符合有關規定要求。發現問題及時與有關單位聯系進行糾正，提出改進意見，確保檔案質量。

3、堅持檔案工作臺帳登記制度，按照索引、檔案、卡片、名冊“四統一”要求，做好日常工作，每年年底檢查核對一次，發現問題及時解決。

4、正確使用《干部檔案進出一覽簿》，做好日常檔案分類統計工作。

八、干部人事檔案管理人員職責

一、堅持四項基本原則，認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和黨的各項方針、政策，努力提高政治思想水平。

二、熱愛本職工作，忠于職守，認真負責地保管好干部人事檔案（下稱檔案）。

三、鉆研業務知識，熟悉收集、鑒別檔案材料及歸檔整理的有關規定。積極主動做好檔案材料的收集、鑒別、整理工作，及時做好各類臺帳登記工作。

四、堅持原則，嚴格執行檔案管理工作的有關規章制度，認真辦理檔案的查（借）閱和轉遞手續，積極為干部人事工作服務。

五、嚴格遵守《干部檔案工作條例》，保護檔案的安全，不得泄露檔案內容，不得擅自轉移、分散和銷毀檔案。

六、調查研究檔案工作情況，制定和修訂有關規章制度，搞好檔案的業務建設和業務指導。

七、工作調動時，必須做好檔案和業務文件等的交接工作。（完）

第二篇：淺談事業單位人事檔案干部管理工作

淺談事業單位人事檔案干部管理工作

摘 要:在事業單位的干部檔案管理中發揮其價值和作用,不斷完善人事檔案管理法規,加快信息化、現代化建設,使人事檔案工作更好地為師資隊伍建設和干部隊伍建設服務。

關鍵詞:事業單位 人事 檔案 管理

事業單位人事制度改革的不斷深入和人才流動的日益頻繁,傳統的人事檔案管理受到極大沖擊。在新的形勢下人事檔案工作如何更好地為師資隊伍建設和干部隊伍建設服務,是人事檔案管理所要探索的重要內容之一。所謂人事檔案是指學校在人事檔案活動中形成的,記述和反映教職工個人經歷、德能勤績、工作表現的,以教職工個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。它歷史地、全面地記載著教職工的綜合信息,是各級組織考察、了解和正確選拔、使用人才的重要依據。

事業單位人事檔案管理現狀

現階段事業單位人事檔案工作普遍存在管理理念滯后,管理制度不完善。由于歷史原因和傳統習慣,人事檔案工作只看重以往個人歷史信息記錄的維護,忽視現實內容的補充和更新。人事檔案工作者一直扮演著默默無聞的保管員角色,完全處于被動服務當中,缺乏積極探索新路子的開拓精神。隨著社會主義市場經濟的不斷發展,反映事業單位專業技術人才業務能力的技術發明、科研成果獎勵等材料因不在收集歸檔范圍內而不能歸檔,從而導致人事檔案內容單

一、片面,缺乏全面性、系統性、連續性;人事檔案管理方法陳舊,管理手段落后。目前高校人事檔案的收集、整理、儲存、檢索以及利用等方面,仍沿用傳統的管理方法,檔案材料的收集常常靠行政命令,檔案材料的整理大多靠小作坊式加工,檔案材料的檢索基本靠手工完成。這些都反映了檔案管理工作方法手段落后、效率低下,不能跟上時代發展。具體說就是,認識不高、重視不夠。事業單位院校是近年來教育體制改革的新產物,它由專科院校、中專學校整合、重組而成,學校發展大事諸多,領導工作千頭萬緒,有的領導和負責同志檔案意識較弱,認識不到位;加之檔案工作效益的間接性,使其在短期內不能直接產生經濟效益,往往只是說起來重要,在平常工作中很少列入議事白程。因此,在院校的整體工作中缺乏必要的檔案意識、氛圍,在一定程度上影響了檔案作用的發揮;隨著改革開放的不斷深入人才競爭愈加激烈,流動人員檔案管理亟待完善。

隨著辦學層次和辦學規模的不斷壯大,院校之間、高校與科研機構或企業之間對人才的競爭越發激烈。許多高校為了發展自我,不惜一切代價地引進高層次、高學歷、事業單位稱的人才。而且各地對高級人才引進的政策不一,出臺一些特殊的政策,有的甚至可以不要個人檔案和人事關系,從而造成原單位有檔無人,現單位卻有人無檔的“人檔分離”的現象,久而久之,“無頭檔案”也就隨之產生了。事業單位人事檔案管理對策及建議

(1)健全制度人事檔案管理是整個高校管理的重要組成部分,因此,必須加強對人事檔案管理工作的領導,分管領導要經常了解干部人事檔案工作情況和存在的問題,并及時檢查、督促、指導,以推動干部人事檔案管理工作和人事制度改革同步發展。同時要建立健全檔案管理的各種規章制度,如人事檔案的查、借閱制度;檔案材料的收集、歸檔制度;檔案的安全保密制度;檔案管理獎懲制度等,做到人事檔案工作按章辦事,遵紀守法。加大設備投入對人事檔案管理資金投入多少,直接影響檔案管理水平。就檔案信息安全保障而言,它包括檔案信息內容的安全、實體安全、系統安全、網絡安全、應用安全和管理安全,如果其中任何一項安全措施達不到,都會給檔案管理帶來不安全隱患。早在2000年全國檔案工作會議上,國家檔案局就提出大力推進全國檔案現代化、信息化建設戰略。如果由于資金不足,造成該添置的計算機、打印機、掃描儀等設備都不能添置,又怎能實現檔案現代化、信息化建設戰略?因此,各高校必須加大對檔案管理的資金投入,以加快檔案管理的現代化、信息化建設步伐。

(2)加強培訓每年搞一次考核,要求人事檔案管理人員必須有一定的穩定性,不宜經常變動。因為變動頻繁,勢必造成管理業務不熟悉,對檔案內容心中無數,不利于管理和提供利用。應該從政治、工作、生活等方面關心干部人事檔案管理人員,注意解決他們的實際困難和問題使他們安心崗位工作。同時,要合理地解決他們的職級待遇,適時將素質好、能力強、群眾公認的同志提拔重用。對長期從事檔案工作的同志應予表彰獎勵,使這支隊伍即相對穩定,又充滿生機活力。檔案工作人員業務素質的高低決定檔案管理水平的高低。要使干部人事檔案工作適應新形勢的需要,僅憑檔案人員良好的愿望和細致的工作作風是遠遠不夠的,還需要具有專業知識和技能,用科學的方法和手段從事檔案工作。隨著辦公自動化的普及和電子政務的開展,隨著檔案載體的多元化,必然改變人事檔案管理工作的方式與方法,從而使原來習慣于用手工方式管理的檔案人員進入了一個頗為生疏的境地,所以應在加大干部人事檔案管理人員業務培訓需求的基礎上,特別應重視學習現代化管理知識,掌握信息化管理技術。

(3)正確處理檔案的保密與利用的關系,實現人事檔案信息部分向個人開放。檔案材料有些是保密的,也有些是可以公開的。人事檔案區別于其他檔案的重要特征在于,它是一個人一生歷史的縮寫,有關其本人的自然情況、考核材料、獎懲材料、隱私等在其檔案中部有反映。在這些材料中,有些會隨著時間的推移而逐步解密,但有些諸如個人隱私及組織在一定的歷史時期給予的結論和鑒定,則不能解密,更不能泄密。這就要求檔案管理人員認真學習《保密法》的有關規定。

(4)加強人事勞資檔案管理信息化建設。目前,事業單位的人事勞資檔案管理主要是依賴傳統的手工操作,原始信息多,加工整理少,孤立分散多、可共享的少,部門自我服務的多、向社會提供的少,這種現狀很難適應人事勞資檔案管理的需要,隨著經濟體制改革和干部人事制度改革的不斷推進,事業單位的人事檔案管理必須適應信息化的要求,更好的為學校服務,努力實現人事勞資檔案管理現代化,利用電子計算機技術實現檔案管理的自動化、智能化、科學化及標準化。

結語

事業單位作為高級專業實用型的人才基地,人才資源豐富,人事檔案管理應立足現狀,采取有效措施,加快改革步伐,提高人事檔案的利用率,為充分發揮 高校人才的作用、促進社會經濟的發展提供更好的服務。

參考文獻

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第三篇：加強干部人事檔案管理工作的幾點思考

加強干部人事檔案管理工作的幾點思考

干部人事檔案是是歷史地、全面地了解干部和正確選用干部的基礎，是做好干部工作的必備條件之一。隨著經濟體制改革和干部人事制度改革的不斷深入，干部人事檔案管理出現了許多新情況，新問題，干部人事檔案工作面臨了不少新的挑戰。新時期如何提高檔案管理水平，開發檔案本身所具有的潛在價值，使檔案成為真正的信息資源，更好地為干部人事工作服務，已成為一個嶄新的重要課題。

一、當前干部人事檔案管理工作存在的主要問題

1、檔案意識不強。干部人事檔案工作是一項默默無聞的工作，也不容易取得明顯成績。因此，少數部門領導對干部人事檔案工作不夠重視，甚至存在著一些認識誤區，在實際工作中存在一些突出問題，如有些單位管檔人員配備不到位，沒有按規定比例配備工作人員；投入不夠，基礎設施配套不到位，保管條件比較落后；檔案人員隊伍不穩定，變化比較大等。這些問題既影響了干部檔案管理人員的積極性，又影響了干部人事檔案管理的工作水平。

2、管理不夠完善。由于形成材料的部門對檔案管理工作認識不夠等原因，檔案材料沒有及時收集、轉遞和歸檔，造成檔案材料內容不完整。如《干部履歷表》、學歷材料、專業技術職務評審表、甚至是入黨材料，都有缺失或不完備。由于時間過久，原單位已經不存在或原管理檔案人員轉崗，導致相關材料難以收集。

3、立卷不夠規范。隨著社會發展和經濟活動中競爭機制的引入，人事檔案在就業和職位升遷方面的憑證參考作用越來越受到重視。這就要求人事檔案中每份材料的來源和內容必須真實可靠，必須經過組織嚴格的鑒別和認真的審查核實。然而，在實際工作中卻發現不少問題，有的檔案材料填寫格式不規范，紙張不符合要求，有的存在內容填寫前后不

一、記載不實、審核不準等問題，不利于檔案的保存和利用，也使干部人事檔案的真實性、動態性、完整性功能逐漸趨于弱化。

4、整檔工序繁雜。按照干部人事檔案工作目標管理的要求，對收集歸檔的材料在一個月內歸入干部檔案內，每兩年裝訂歸檔一次。按照檔案整理標準，進檔的材料要做到分類準確、目錄清楚、裝訂整齊。由于每年都有新材料增加，檔案管理人員常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆開、裝訂等大量簡單的、重復性的勞動，使得檔案管理人員根本沒有時間和精力考慮開發案卷的內在信息。

5、“人檔分離”增多。隨著市場經濟體制的建立和人才流動等外部環境的逐步寬松，人才流動速度加快，流動方式更加靈活。各類人才“跳槽”頻繁，造成“人檔分離”現象越來越多。此外還有部分大、中專畢業生就業時，檔案沒有隨人走，學歷檔案和工作檔案分散保存。這不僅給人才引進帶來了一定的風險，也給組織人事部門的管理帶來了難度。

二、加強干部人事檔案管理工作的幾點思考

1、強化檔案意識。一是領導重視要落到實處。各級黨委及其組織人事部門必須高度重視干部人事檔案管理工作。要把它放在事關干部隊伍建設全局的高度來認識，將其列入全年組織工作要點和重要議事日程。加強檔案工作的組織領導，定期研究干部人事檔案工作，定期監督、檢查與指導。各單位均要明確一名檔案專干，由管檔部門加強對檔案專干的業務培訓，切實強化管檔單位和管檔人員的檔案意識，有效避免檔案工作“說起來重要，抓起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”的現象。二是宣傳要深入人心。要大力開展人事檔案管理工作的宣傳，努力營造全社會關心人事檔案，自覺支持人事檔案管理的良好氛圍，提高大家對人事檔案工作的知曉率。可建立檔案管理輪流參與制度。在保證專職管檔人員的情況下，在一個部門、單位內部，每年由非檔案部門人員參與檔案的管理工作，了解檔案管理的法律法規及管理的運轉流程，增強對檔案工作的理解和支持。同時，可以聘請離退休老同志參與到對檔案的把關和核對工作中來，發揮他們對相關當事人和事件情況了解的作用。

2、把好兩道關口。一是把好“入門關”。要對干部檔案缺少材料情況進行集中清理，通過書面方式，責成材料形成單位將材料收集整理、經單位審核后統一移交管檔單位，盡量減少、避免歷史遺留問題的影響，保證干部檔案內容真實、準確、規范、完整。二是把好“更新關”。要建立檔案資料收集責任制，對負有提供資料責任的部門和人員作出歸檔內容和時限的要求。同時，對在普遍性、階段性工作中形成的材料和特殊性材料，檔案人員主動與相關部門聯系、索要，做到收集整理經常化，不拖延、不積壓，確保干部人事檔案材料完備，與實際情況同步。

3、簡化整檔工序。一是要規范用紙。形成干部檔案材料的紙張與檔案規范用紙的規格不一

致，致使有的材料印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。因此，要簡化整檔工序首先必須規范公文用紙，或統一調整干部檔案用紙的規格，使二者一致。二是要改進檔案盒。在干部檔案整理過程中，需要反復的拆裝、剪裁，不僅增加了整檔人員的工作量，而且也不可避免地使檔案本身遭受了損害，不利于干部檔案的長久保存，還給提供利用帶來了不便。因此，制作更適用干部檔案管理的檔案盒很有必要，如借鑒文件夾形式，檔案整理立卷時，不裁剪，也不裝訂，只需分類、編號、登記卷內目錄，夾入檔案夾，增加新的材料時只需把材料插入相應類別中，需要利用檔案中某個材料也只要抽出需要部分，不必整本拿出，也有利于檔案保密，這樣既能提高干部檔案整理質量，方便利用，便于保管、保密、延長檔案壽命，還能大大減少檔案整理繁瑣的工序，從而提高工作效率。

4、規范檔案管理。一是高標準完善基礎設施，確保安全管理。安排專項經費，配套建立干部人事檔案專用庫房，做到檔案室、閱檔室、辦公室“三室”分開，防火、防盜、防塵、防蛀、防潮、防霉“六防”措施到位；配備完善計算機、打印機、復印機、掃描儀、碎紙機等辦公設備，提升辦公硬件需要和檔案管理環境。二是嚴要求加強制度建設，規范管理程序。制度是做好工作的前提和保證，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。建立健全干部檔案查（借）閱、收集、鑒別歸檔、檢查核對、保管保密、管理人員職責、轉遞等制度，做到制度上墻，責任落實，規范檔案的查、借、用、轉等管理程序，堅決做到做到“五不查”、“四不借”“三不轉”，即：無《干部檔案查借閱呈報表》不查，非利用單位范圍的不查，非正式黨員干部不查，本人及親屬的檔案不查，審批手續不全不查；未經領導批準不借，非特殊需要不借，手續不全不借，本人及親屬檔案不借；個人帶檔不轉，沒有調動通知不轉，接收單位不明不轉。特別是針對人才流動與檔案轉遞不同步，人才不合理地流動，造成“人檔分離”越來越多的現象，要嚴格按照管理權限，對不在本單位的人員的檔案必須妥善處理，該轉遞的要及時轉遞，有效避免“人檔分離”情況的發生。

5、加快檔案信息化建設。一是做實基礎工作，加快檔案工作信息化建設步伐。在檔案日常工作方面盡量實行微機化操作，利用計算機、掃描儀等現代化設備，將文字、圖片等資料變成數據資料，使干部檔案信息化，建立起完善的干部人事檔案數據庫系統，利用干部檔案日常管理軟件進行檔案編目、檢索及日常的傳遞、借閱、材料催繳、查詢統計等工作，保證干

部檔案信息的實效性、真實性和正確性。二是創新技術和手段，提高利用效率。在注重保密的前提下，利用信息化技術，探索新的方法，對檔案進行合理、靈活地開發利用，充分挖掘信息作用，把“死”檔案變成“活”資源，有效服務社會。

第四篇：干部人事檔案制度

部內檔案材料的歸檔制度

（一）部內各科室對于本科室業務活動中形成的具有保存價值的文件材料（如干部人事任免、組織考核、職稱評定等工作中形成的材料），由各科室審查整理后交由檔案室歸檔。

（二）干部人事檔案材料是辦理完畢的正式材料，復印、復寫件不予歸檔。

（三）干部人事檔案材料必須完整齊全、真實、文字清楚，檔案管理人員應認真鑒別，對不符合歸檔要求的材料，應及時退還，并要求有關科室補辦材料；對于符合歸檔要求的材料，應及時分類歸檔，不得長期積壓材料。

（四）干部人事檔案材料統一使用標準化的辦公用紙，在填寫時必須用鋼筆，使用碳素和蘭黑墨水。

（五）凡形成干部人事檔案材料的科室，在形成正式材料后1個月內送交檔案室歸檔，任何科室、個人不得以任何理由積壓和扣留應歸檔的材料

（六）干部人事檔案主管部門應與部內各科室建立聯系制度，對于檔案中缺少的材料，主動收集，各科室應積極配合。

（七）建立《檔案零散材料收集登記表》，對于送交歸檔的干部人事檔案材料，雙方當面清點無誤后，經檔案室主管負責人批準，方可登記歸檔。

部內檔案查（借）閱制度

（一）部內各科室因工作需要查（借）閱檔案的，應填寫《查（借）閱干部檔案登記表》，并經檔案管理科室負責人同意后方可查（借）閱。

（二）任何個人不得查閱或借用本人及其親屬的檔案。不得越級查（借）閱干部檔案。

（三）查閱干部檔案，各科室應派中共黨員干部到檔案室查閱。

（四）干部檔案一般不外借。如因特殊情況必須借出使用時，要經檔案管理科室負責人批準，并嚴格履行登記手續，一周內歸還，借用期間不得擅自轉借其他人。

（五）查（借）閱干部人事檔案的工作人員，必須嚴格遵守檔案室保密制度和有關規定，嚴禁涂改、卷劃、抽取、撤換、污損檔案材料，不得泄露或擅自向外公布檔案內容。

（六）查（借）閱干部人事檔案的工作人員，不得擅自復制或拍攝檔案內容，確因工作需要，經檔案管理科室負責人審查批準后，方能復制或拍攝。

（七）嚴禁在閱檔時喝水、吸煙，謹防損壞檔案；檔案出庫時，檔案管理人員要先清點后借出；收回檔案時要先清點確認后歸位。

（一）查閱單位應填寫《查閱干部檔案審批表》，按查閱干部檔案的規定辦理審批手續。不能只憑調查證明材料介紹信查閱干部檔案。

（二）檔案管理單位要根據規定，確定是否提供什么借閱材料。

（三）凡查閱干部檔案，利用單位應派中共黨員干部到保管單位查閱室查閱。

（四）檔案一般不外借。如須借出使用時，要說明理由，經過主管負責人批準，并嚴格履行登記手續，方可借出，限期歸還，不得擅自轉借他人。

（五）任何個人不得查閱或借用本人及其親屬的檔案。

（六）查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、撤換檔案材料。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容，違反者視情節輕重，予以批評教育直至紀律處分。屬于假公濟私者，按照《中華人民共和國檔案法》處理。

（七）借用、查閱檔案的單位或個人，不得擅自拍攝復制檔案內容。因工作需要從檔案中取證的，必須請示主管負責人審查批準后才能復制（拍攝）。

一、管 理 制 度

（一）人事檔案材料需經組織部、人事處及有關部門審查核實后移交檔案館歸檔。

（二）人事檔案材料是辦理完畢的正式材料，復印、復寫件不予歸檔。

（三）凡人事檔案中規定人填寫的欄目，一定要填寫清楚，規定組織蓋章的均需加蓋公章。組織鑒定、審查結論、處分決定、民主評議和組織考核形成的綜合材料，須經本人見面簽字。任免呈報表和錄用、聘用審批表必須注明批準機關名稱、時間和文號。出國訪問、進修審批表要注明往返時間及目的。

（四）人事檔案材料必須完整齊全、真實、文字清楚，如不符合歸檔要求，有關部門要及時補送材料。

（五）人事檔案材料統一使用標準化的辦公用紙，在填寫時必須用鋼筆，使用碳素和蘭黑墨水。

（六）凡形成人事檔案材料的部門，在形成正式材料后20天內送交檔案館歸檔，任何組織、個人不得以任何理由積壓和扣留應歸檔的材料。

（七）歸檔的人事檔案材料，必須辦理移交手續，一式兩份，各執一份存查。

二、查 借 閱 制 度

為了進一步加強人事檔案的管理，遵照既便于利用又確保安全的原則。現就查借閱人事檔案做出如下規定：

（一）查閱范圍凡因考察、任免、調動、審干、入黨、入團、出國審查和甄別歷史案件等，需要查閱本人檔案的可以提供人事檔案。與他人案件有密切關系，而本人不便口述或其他特殊原因不能提供情況，必須從其檔案中取得旁證材料的，可提供人事檔案的有關部分。公安、保衛部門因業務需要，了解有關人員情況時，可提供有關部分。4 凡因編寫黨史資料、人物傳記、地方史志、革命根據地斗爭史、軍史、工運史、學運史等需了解當事人的經歷和社會實踐情況，一般可直接找當事人調查了解，如當事人不便口述的，可提供履歷和自傳的有關部分。

5干部親屬入黨、入團、升學、參軍等政審，不得查閱干部本人的檔案，應由檔案館根據需要出具證明。

（二）查閱手續查閱人事檔案必須辦理查閱手續，填寫“查閱、借閱干部檔案審批表”，經黨總支批準蓋章后方可查閱。外單位查閱干部檔案，需持縣以上黨組織單位填寫的“查閱干部檔案審批表”，“審批表”應由查閱單位黨組織負責人簽署意見并由組織干部部門蓋章，到學校組織部辦理審批手續后方可查閱。

（三）注意事項各單位派出查閱檔案人員，必須是政治上可靠的黨員干部。查閱、借閱檔案人員不得隨意圈劃、涂改、拆散、折疊、抽換和損壞，未經組織、人事和檔案館部門同意，不得任意摘錄、復制。如有遺失或損壞應及時報告。人事檔案原則上不得借出使用，如確因特殊情況必須借出時，需經組織、人事部門批準同意，并在“審批表”上簽字，須注明原因、借用期限，用畢立即歸還。借檔人員途中決不允許攜帶檔案到公共場所，借檔人應對檔案妥善保管，不準轉借，不準給無關人員翻閱。任何人不準查閱本人及親屬的檔案。需查閱正、副教授和中層干部檔案時，由黨總支主要負責人或總支組織委員親自查閱。

5查借閱檔案人員，必須在登記簿上登記其檔案材料的名稱、查閱內容及歸還時間并簽名。

6查借閱檔案人員，必須嚴格遵守保密制度，不得向無關人員泄露檔案內容，違者按上級有關規定，予以批評直至紀律處分。

三、干部檔案轉遞制度

（一）干部檔案和檔案材料的轉遞必須做到及時、準確、安全。

（二）干部檔案和檔案材料轉出前必須認真審查，看其是否齊全，材料手續

是否完備，查對后詳細填寫“轉遞干部檔案材料通知單”，寄出后應在“檔案底冊”上登記，注明轉出時間、材料名稱、數量、轉出原因，接受單位等。

（三）轉入干部檔案和檔案材料應認真檢查和核對，并及時將新轉入的檔案和材料予以登記。

（四）干部檔案轉遞必須通過機要交通或組織人事部門干部轉送，不得以任何理由讓個人代寄或代捎。

（五）及時退回或催要“通知單”回執。

四、干部檔案鑒別銷毀制度

（一）以中央組織部及省市有關規定為準則，對收集的檔案材料進行認真地鑒別，對不應歸檔的材料妥善處理。

（二）移交、退還的檔案材料必須登記造冊，移交人、接受人均應簽字以示負責。

（三）銷毀材料必須是按有關規定應清除的材料和重復無用的材料。

（四）銷毀材料應予以登記，填寫“銷毀材料清冊”，要寫全材料名稱、數量和材料形成時間，并說明銷毀原因。

（五）銷毀材料應單獨集中存放，并注意保存好“銷毀材料清冊”以備查用。

（六）銷毀前必須經有關領導批準審定，完備審批手續后，方可銷毀。

（七）經批準銷毀的材料必須注意嚴格保密，由檔案、保密、保衛等部門派人監銷。

（八）干部檔案材料銷毀，應在“銷毀材料清冊”上注明銷毀日期，并由監銷人簽字或蓋章。

干部人事檔案查（借）閱制度

干部人事檔案工作即要滿足干部工作及其它有關工作對干部檔案的利用，又要堅持按規定的程序和手續查（借）閱，確保干部人事檔案的安全和保密。依照《干部檔案工作條例》及有關規定，特制定本制度。

一、查閱干部人事檔案時，利用單位必須派兩名以上中共黨員干部，持有縣委組織部統一印制的《查閱干部人事檔案審批表》和工作證，經本單位領導簽字蓋章，再由縣委組織部主管領導簽字同意后方可查閱。其他如持“調查證明材料介紹信”或“行政介紹信”要求查閱干部人事檔案的，一律不能提供查閱。

二、干部人事檔案是黨和國家的機密，查閱者必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，在指定地點查閱。嚴禁抽取和撤換檔案材料;嚴禁折疊、批注、拆卸、涂改、圈劃；嚴禁邊喝水邊閱檔；嚴禁在檔案室內吸煙。違者視情節輕重給以批評教育直至紀律處分，假公濟私者按違反《中華人民共和國檔案法》處理。

三、外縣（市）單位欲查閱干部人事檔案，應事先聯系，征得同意后，按干部人事檔案管理權限，憑《查閱干部人事檔案審批表》前來查閱。如干部人事檔案部分內容反映被了解人的情況，則提供有關部分。

四、不得擅自拍攝、復制檔案內容，對紀檢、公安、檢察院、公證處等確因工作需要利用檔案材料取證的，應持手續完備的《查閱干部人事檔案審批表》方可查閱，需要復制的必須在征得檔案服務中心負責人同意后方可復制。對摘錄復制的材料除必須留作證據外，一律由查閱單位負責銷毀。

五、干部人事檔案原則上不外借，確因工作需要必須借出使用時到縣委組織部審報理由，并領取《借閱干部人事檔案審批表》，單位主管領導要簽字（蓋章），經縣委組織部主管領導審批同意后，方可借閱。借閱部門要指定專人專柜保管，不得擅自轉借他人。供閱期限最長為兩周，如需延長，必須辦理延期借閱手續。檔案送還后，檔案管理人員要認真核對并登記，發現問題，及時報告，提出處理意見。

六、任何個人不得查閱或借閱本人及其親屬檔案。

二、收集方法

1、人事、紀檢監察和教育培訓、審計、統戰等部門,都應建立健全送交干部人事檔案材料歸檔的制度,并認真貫徹執行，使干部人事檔案收集歸檔制度化、規范化。

2、形成干部人事檔案材料的部門,在形成材料后的一個月內,送交縣委組織部檔案信息服務中心，任何組織和個人不得以任何理由積壓、滯留歸檔材料。

三、歸檔要求

1、歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應完整、齊全、真實,文字清楚、對象明確,有承辦單位或個人署名,有形成材料的日期。

2、歸檔的材料，凡規定由組織審查蓋章的，須有組織蓋章，規定要同本人見面的材料（如審查結論、復查結論、處分決定或意見組織鑒定等），一般應有本人的簽字。特殊情況下，本人見面后未簽字的，可由組織注明。送交的檔案必須按規定經過整理，對不合理的，可退回原單位重新整理，限期報送。

3、干部人事檔案材料的載體應是（19 cm ×26cm）規格的70克辦公用紙，材料左邊應留出2-2.5cm裝訂邊。文字須是鉛印、膠印、激光打印、油印或用藍黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫。不得使用針式打印機打印、圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。一律不得用復印件代替原件存檔。

干部人事檔案材料收集、鑒別、歸檔制度

一、干部人事檔案工作人員應積極主動地與有關形成干部人事檔案材料的組織人事部門取得聯系，依據中共中央組織部組通字〔1996)14號文件要求，在形成正式材料后的一個月內，負責將應歸檔的材料送交干部檔案管理部門歸檔；

二、歸檔材料必須是辦理完畢的正式文件材料；

三、歸案材料必須手續完備。如發現送交的歸檔材料不符合歸檔要求時，要及時通知形成檔案材料的部門，補送材料或補辦手續；

四、嚴把“入口關”，防止不符合歸檔要求的材料進入檔案。對偽造檔案材料，涂改檔案內容的，一經發現，對當事人要嚴肅查處；

五、對于干部檔案中缺少的材料要逐份進行登記，并積極收集歸檔，保證檔案的完整；

六、歸檔材料要先登記后歸檔，建立《收集零星材料登記冊》；

七、干部任免、工作變動后，應及時將干部職務變動和工資變動的情況登記入檔案；

八、鑒別登記后的干部人事檔案材料要及時裝入該干部人事檔案袋內，一年裝訂入卷一次。

第五篇：對干部人事檔案管理工作的思考

黔西縣對干部人事檔案管理工作的思考

隨著干部人事制度改革的不斷深化，干部工作日趨規范化，干部人事檔案管理工作也面臨著新的挑戰，如何提高干部人事檔案管理工作水平，更快更好地發揮干部人事檔案的作用，為選拔、培養、管理人才提供優質服務，是當前干部人事檔案管理工作的一個重要問題，談以下三點方面。

一、現今干部人事檔案存在的問題

（一）材料真實性問題。干部人事檔案管理的核心就是確保檔案材料的真實性、嚴肅性和可靠性，只有真實可靠的檔案信息，才能為領導提供科學的決策依據。當前，干部人事檔案中出現涂改、造假現象屢見不鮮，年齡越填越小、工齡越填越早、黨齡越填越長、學歷越填越高等多處可見。

（二）內容充實性問題。干部人事檔案管理的基本任務是收集有價值的材料和信息。只有不斷完善充實檔案內容，才能夠全面、客觀地反映干部的情況。今年3月份以來，在各相關單位按照干部人事檔案的整理標準進行自查的過程中，發現干部人事檔案中重要材料差缺現象普遍存在，一些無使用價值的檔案材料卻歸入到檔案中來。干部履歷表、考核表、入黨志愿書、工資套改表、學歷、培訓、獎懲、晉升、職稱等反映干部基本情況、使用率較高的材料沒能及時收集歸檔。

二、歸檔要求

（一）歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應完整、齊全、真實，文字清楚對象明確，有承辦單位或個人署名，有形成材料的日期。

（二）歸檔的材料，凡規定有組織審查蓋章的，須有組織蓋章，規定要同本人見面的材料（如審查結論、復查結論、處分決定或意見、組織鑒定等），一般應有本人的簽字。特殊情況下，本人見面后未簽字的，可有組織注明。

（三）干部人事檔案材料的載體一般應使用16開規格的辦公用紙，對檔案材料載體不符合的進行了表糊，使材料左邊應留出2-2.5厘米裝訂邊。文字須是鉛印、膠印、油印或用蘭黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。除電傳材料需復印存檔外，一般不得用復印件代替原件存檔。

三、監督檢查

(一)加強對干部人事檔案材料收集歸檔工作的監督和檢查，及時研究解決收集歸檔工作中的問題，支持檔案管理人員的工作，保證收集歸檔工作的順利進行。

（二）干部人事檔案工作人員，要忠于職守、熟悉業務、掌握政策、認真鑒別、嚴格把關、保守機密、積極主動、認真負責地做好干部人事檔案材料的收集歸檔工作。

（三）對違反規定，涂改、偽造干部人事檔案材料的要追究責任，嚴肅查處。

（作者：黔西縣人力資源和社會保障局）