第一篇：會計部檔案管理規定

XXX

公司會計部檔案管理規定

為了加強公司會計檔案管理，保證會計部檔案的完整性和規范性。根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規定及公司的具體情況，制定本規定。一 會計檔案的分類：

〈一〉會計檔案包括紙制檔案和計算機存儲介質，分類如下： 1.會計憑證類：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證，其他會計憑證。

2.會計帳簿類：總帳、明細帳、日記帳、固定資產卡片、輔助帳簿、其他會計帳簿。

3.財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

〈二〉其他會計資料類：銀行存款余額調節表、銀行對帳單、工資表、合同書、增值稅抵扣聯、發票存根聯、統計報表、進口付匯核銷單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊及其他應保存的會計核算資料。

〈三〉文件資料類：包括收到的公司外部、內部文件資料、榮譽資料。

二 會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管規定

1.會計檔案管理員負責會計檔案、資料、文件的收集、整理、立卷、歸檔、保管。2.檔案移交須編制移交清單，移交清單一式三份，移交人、接交人、監交人各存一份。

3.各會計人員必須在會計年度終了審計結束后，裝訂好自 己經管業務的正式帳簿移交檔案室保存。總帳報表會計員在當月報表完成后一周內將當月憑證移交檔案室。4.已執行完的合同由會計員移交歸檔，每年移交一次。5.收到的外部文件資料,原件移交檔案室。會計員可保存復印件。

6.公司內部發布的書面文件由檔案管理員收集整理按年裝訂保存，電子版的按年保存在磁盤上。

7.會計檔案的保管，應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案管理員應會同會計人員和經辦人共同拆封整理，并做好拆裝記錄。

8.檔案入庫后，檔案管理員要及時做好案卷目錄登記工作，并按分類統計檔案數量。檔案管理員定期將檔案目錄發布在共享文件下，以便查閱。檔案目錄做好備份。9.會計檔案按會計類型分類進行保管。

10.檔案管理員對檔案進行定期檢查，一個季度檢查一次。并做好檢查記錄。對破損或變質的檔案，應及時修補、復制。

三

會計檔案查閱、出借、復制規定

1.會計檔案的查閱、出借、復制必須辦理相關手續。

2.對公司會計檔案公司查閱、借出、復制、原始附件的換取必須經會計部經理批準，必要時由總會計師批準。

3.公司財會人員查閱會計檔案和資料，經辦理登記手續后由檔案管理員提供利用。公司其他人員需要的資料，由相關會計員查閱提供。

4.公司財會人員因工作需要借出會計檔案時，借用時間一般不超過一個月，如仍需繼續使用，應辦理續借手續。公司其他人員借用，時間一般不超過三天。會計憑證、機密文件一律不外借給財會人員以外的人員。

5.公司會計檔案不對外單位人員提供利用。如有特殊需要，外單位人員需查閱資料，應持單位介紹信，經批準并辦理登記手續后，由檔案管理員陪同查閱。會計檔案一律不對外單位人員出借。

6.查閱會計檔案時，查閱人如需復制資料，必須經批準辦理復制登記后方可復制。

7.因特殊情況需抽換原始憑證，須留有被抽換單據的復印件，并做好登記。

8.查借會計檔案和會計資料，必須做好保密工作，嚴禁攜帶檔案資料進入公共場所，以防丟失泄密。查閱或復制會計檔案的人員，必須愛護檔案資料，嚴禁在會計檔案資料上涂畫、涂改、折疊、污損。嚴禁拆封和抽換原件。

四 會計部檔案管理的其他規定 1.財會人員必須遵守保密制度，不得泄密。違者按有關規定處理。

2.會計檔案管理員調動或更換時，必須辦理會計檔案交接手續，對損壞和丟失會計檔案者，要查清原因，進行處理。

3.會計檔案和其他會計資料在會計部檔案室保管三年，保管期滿按公司中心檔案室管理規定辦理會計檔案移交手續移交公司中心檔案室保存。移交時應編制移交清冊，列明移交會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號等內容。交接時，應按照移交清冊所列內容逐項交接，并由會計部經理或辦公室主任監交。交接完畢，交接雙方經辦人和監交人在會計檔案移交清冊上簽名。

4.會計部檔案室是集中儲存檔案資料的場所，不得在庫房內存放非檔案用物品及進行其他活動；庫房門窗關好，每天檔案管理員要進行安全檢查。

5.檔案室內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品；應保持室內清潔衛生，檔案管理員要定期檢查室內溫濕度，以防檔案霉變。

6.本規定從XXXX

年X月X日起執行

XXX公司會計部

第二篇：檔案管理規定

檔案管理規定

檔案是全面反映公司經營管理各項活動的歷史記錄，是實現今后決策科學化的重要依據。特制定本方法，各部門必須按本制度認真做好檔案管理工作。第一節 檔案范圍

公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。

其中，文件包括：規劃、計劃、技術資料、工程資料、財務資料、人事資料、會議紀要、項目方案、合同協議、內外行文等。

第二節 檔案分類及編號

一、檔案按其內容及關聯部門可分為六大類：

1、行政類

2、財務類

3、人事類

4、經營類

5、工程類

二、機要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機密、秘密。具體劃分規則見本制度第三節第二條。

三、檔案編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應先確定其主要類別進行編號。

四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》（附表1）。第三節 機要檔案

一、機要檔案按其內容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。其中：

二、劃分標準： 絕密檔案包括：

公司經營發展中的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策、戰略性的合作協議及金額在100萬元以上的重大合同。機密檔案包括：

1、財務資料；

2、公司重要會議紀要；

3、公司經營情況；

4、人事檔案、薪資性檔案、勞動合同；

5、技術資料；

6、金額在10萬-100萬元的合同。秘密檔案包括：

1、重要項目資料；

2、項目合同協議。第四節 檔案裝訂

一、以左方裝訂為原則，右上角標明檔案號。

二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。第五節 保存期限

檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規章制度特定者外，一律按照下列規定辦理：

一、永久保存：

1、公司章程；

2、股東名簿；

3、股東會、董事會、監事會會議紀要；

4、公司證照；

5、各級批文；

6、印鑒；

7、公司經營計劃；

8、公司經營總結；

9、財務報表；

10、技術資料；

11、不動產所有權狀及其他債權憑證；

12、人事資料；

13、大型活動圖片、音像資料；

14、其他核定須永久保存的文書。二、十五年保存：

1、會計憑證；

2、其他經核定須十五年保存的文書。(其它財務檔案的保存期限按國家相關規定執行)三、五年保存：

1、期滿或解除的合同協議；

2、完結后的項目方案；

3、其他經核定須保存五年的文書。四、一年保存：

1、部門工作計劃及工作總結；

2、完結后的部門請求報告；

3、完結后無長期保存必要文書。

五、公司規章制度由總經理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。第六節 保管部門

一、財務專項機要檔案由財務部負責保管。

二、人事專項機要檔案由人力資源部負責保管。

三、股東會、董事會、監事會資料由董事會秘書保管。

四、其他檔案均由總經辦指派專人保管。第七節 檔案移交

一、公司各類證照、批文在頒發之日起移交總經辦。

二、公司章程，股東會、董事會、監事會會議紀要、決議，應自簽發之日起三日內移交總經辦。

三、合同協議應在簽訂之日移交總經辦。

四、財務檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

五、其余檔案半年移交一次，時間為每年的１月和７月。

六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》（附表2）。

七、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經辦留存一份。第八節 檔案調閱

一、因工作需要需調閱檔案時，須填寫《檔案調閱申請單》（附表3），并經相應核準人核準后方可調閱。

二、行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業務類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調閱須部門經理核準，跨部門檔案調閱須總經辦主任核準，但僅僅限于檔案的查閱、復印，使用原件或調閱機要檔案資料須總經理核準。（保密性檔案的范圍見《機要檔案管理制度》）。

三、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調閱申請單》的內容，將檔案調出，供調檔人查閱。

四、調檔人必須是《檔案調閱申請單》里注明的查閱人。

五、《檔案調閱申請單》由檔案管理人員留存備查。

六、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。

七、如調檔內容更改、調檔時間延長，應按調檔程序重新辦理。第九節 檔案銷毀

一、超過保存期，且無保存價值的檔案應銷毀。

二、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》（附表4），經相應核準人核準后方可銷毀。

三、部門內部檔案由部門經理核準銷毀；機要檔案由總經理核準銷毀；其余檔案由主管副總經理核準銷毀。

四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經辦指定專人監督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》（附表5）。

五、檔案銷毀每半年進行一次，即每年的１月和７月。

六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，總經辦一份。第十節 其他

一、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。

二、所有檔案應有專柜存放、加鎖，定期清理通風，防濕。

三、所有檔案不得隨意查閱、復印，不得置于公共場所。

四、本制度附件包括：《機要檔案管理制度》。

五、以上表格均由總經辦統一編號。

六、各部門必須嚴格按照本制度相關規定保管檔案

第三篇：檔案管理規定

檔案資料管理規定

一、借、查閱資料人員必須填寫《檔案資料借、查閱單》，借出的檔案資料規定于1周內歸還，不能及時歸還的，經管理人員同意后可辦理續借手續；閱畢及時歸還：歸還時，管理人員必須當面清點確認檔案完整之后再入庫存放。

二、非公司人員借、查閱檔案資料的，須持有有關單位介紹信，并經相關部門主管領導同意后方可借閱查看。

三、借、查閱資料人員必須愛護所借、查閱的檔案資料，不得在檔案資料上涂改、勾化、圈點或做其他各種標記，不得遺失、抽換、轉借，并對借、查閱的資料負有保密的完全責任。

四、借、查閱資料人員若需復印檔案資料的，須經管理人員同意方可復印；圖紙資料若需借出復印的，須經管理人員同意并嚴格控制復印份數。

五、任何人不得擅自要求檔案管理人員查閱資料，未經管理人員允許，不得隨意翻閱相關資料。

六、任何人不得以任何理由指派命令，管理人員離開工作崗位，為其遞送資料，必須按規定程序申請、登記、查閱。

七、副礦長以上領導可借、查閱普通級文件；若需借、查閱絕密級文件資料，必須由礦長簽字批準后方可借閱查看；常用性資料查閱，須由部門主管領導簽字后方可借閱查看。

八、非管理人員不得隨意出入資料室，確需進入資料室的則須由管理人員陪同并相伴始終。

九、借閱者不得在借閱時大聲喧嘩、吸煙，保持資料室的清潔、整齊。

要繼續深入的實施檔案分類學細化管理，嚴格又嚴格的控制檔案室所有的原始文件的出庫借閱制度，繼續大力度的收集所有與企業有關的各類各種往來文件、文字以及項目資料，要繼續實施檔案室掌握公司印章使用動態的職能和作用，同時留取管理印跡，與其他管理機構與管理人員并軌多重管理參與管理，必須做到動則有痕跡、查其有證據、說話有依據、辦事講規矩、檔案是證據、管理重實據的檔案工作原則。要對所有檔案室的人員實施保密教育和保密管理培訓，使其明確的知道其崗位和職責的重要性和特殊性，要必須做到檔案管理的專業性和專一性，必須做到只講原則、不聽原因、不管客觀、只講主觀嚴肅性，文件一但出檔必須跟蹤管理，按時追繳收檔。

珠拉公司檔案管理程序

1.目的和范圍：建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序，確保公司檔案完整、齊全、高質，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續補充。該程序適用于以上環節所涉及的相關部門及個人。

2．職責：

2.1公司檔案按統一領導、分級管理的辦法進行組織管理，即檔案室負責公司檔案的總體管理，部門資料員負責本部門的立卷歸檔工作，檔案室對各部室進行業務上的指導、監督和檢查。

2.2財務檔案（包含各類合同）由檔案室統一管理，使用時，由財務計統部指定專人調檔。

2.3鑒于人事檔案的特殊性，公司人事檔案由人力資源部自管，人力資源部經理指定專人按集中管理、嚴格保密的原則進行管理，檔案室提供存放點。

3．流程： 3.1檔案分類：

3.1.1文書檔案：即在公司管理過程中產生的有保存價值的普發性內、外部文件。

3.1.2基建檔案：即以竣工圖為核心的在工程建設過程中形成的專業材料。

3.1.3財務檔案：即在公司經濟活動中產生的會計憑證、帳簿和財務報告等具有保存價值的會計核算專業材料。

3.1.4人事檔案：即公司員工在應聘、轉正、考評、辭職等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現的個人資料。

3.1.5經營銷售檔案：即公司房產經營銷售活動中產生的具有保留和存查價值的歷史記錄，如合同評審記錄、簽訂的合同、客戶檔案、市場調研資料等。

3.1.6對外聯絡檔案：即公司在項目報批、報建過程中形成的具有保留和存查價值的歷史記錄，如政府和公共事業單位的批文、文件和專題會議紀要等。

3.1.7聲像檔案：即在公司生產經營活動中形成的有保留價值的、以音像或圖象記錄成電子檔案，并配有文字說明的歷史記錄。

3.2 具體管理： 3.2.1 立卷歸檔： A．流程：

各部室資料員在每年年初，根據以往本部門文件運轉情況，預計當年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目，并將空白的文件清單置于該類目文件的最前面。隨時將已發放完畢的文件按已編好的類目及時歸入卷內，并按文件收進順序隨時填寫文件清單。一個較長時間段后，對手頭上的所有文件進行清理，對不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨存放文書檔案每2年為基建檔案在財務檔案在會單位工聲像檔一個歸檔周期。各竣工決算工計終了程預決案的歸部室資料員在逢作完成后兩后，暫由財務算可在檔時間偶數年的6月底，個月內歸計統部保管3清尾款同文書將前兩年形成的檔，項目前年后再存放于后半年檔案，文件整理后向圖期資料一年圖書檔案室，內歸檔書檔案室移交后歸檔。

B．要求：

a.各部室向圖書檔案室移交檔案時，均需附上移交清單一式兩份；移交時，交接雙方據此進行清點簽收，并各自保存一份（移交清單即文件清單）。

b.各部室向圖書檔案室移交檔案時要做到種類齊全、份數完整，圖書檔案室不接收未經系統整理的零散文件。

c.文件在各部室保存階段，要注意保持字跡清晰、份數完整，防止發生霉變等,復寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應重新復印存檔。

d.各部室可根據實際工作需要保存文件，但向檔案室移交檔案時，則應按規定的歸檔范圍進行。

a）總經理室：會議紀要、董事會文件、訴訟文書、項目策劃與計劃文件、有關公司送交的文件、各部門送交的文件、外來文件、外送文 件、大事記等；

b）人力資源部：人事行政發文、企業設立與登記材料、員工的人事資料（應聘表、編制表、工資單、培訓記錄等）、內部刊物等；

c）工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料（亦即內業資料、竣工資料、設備說明書等）；其中前期文件由工程部負責收集，竣工圖由施工單位負責編制；文書如外送文件、外來文件、有關人員出差帶回來的文件等；

d）財務計統部：財會檔案見第三層次文件《財務檔案管理程序》

e）審計核算部：決算資料、簽價單、外送文件、外來文件等；

f）經營銷售部：合同評審記錄、售樓合同、協議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場調研資料、外送文件、外來文件等；

g）設計研發部：工程地質勘察報告、方案設計圖紙和說明、擴初設計圖紙和說明、勘察設計報告及招標文件（標書、合同等）、工程設計概算說明、各項目往來文件（傳真、工作聯系函等）施工設計圖紙和說明、設計變更、設計合同、外送文件、外來文件等。

h）對外聯絡部：聯絡函、活動計劃、外送文件、外來文件等。客戶服務部：客戶投訴記錄、處理方案、落實反饋記錄、客戶滿意度 調查及分析記錄等。

3.2.2 整理上架： A.流程鑒定：對各部室移交的檔案，圖書檔案組卷：通過鑒定的文件材料嚴格按室檔案員要重新審查其價值性，并剔除規定排列、打號、裝訂、著錄并制無保存價值的文件材料。作卷內目錄，組成案卷。上架：案卷按檔號順序豎放在密集架上，造冊：制作全引目錄和案卷目錄，一般小號在左，大號在右，自上而下,形成保管清冊。

B．要求：

a.卷內文件的排列應條理系統。文書檔案按時間順序依次排列，具有密切聯系的文件應依一定的次序排列在一起，即批復在前、請示在后；正件在前、附件在后；基建檔案的卷內排列順序為文前圖后。

b.不同保存價值的文件應分開組卷。

c.凡有文字部分的均應打上號碼（采用打號機，正面右上角，背面左上角）。

d.文件材料裝訂前應剔除金屬物。

e.圖紙采用手風琴式折疊法，規格為 30cm×21cm；裝訂邊應加墊紙以使左右平整并注意露出圖標。

3.2.3 保管： A.庫房管理：

a.庫房應集中布置、自成一區，不堆放與檔案資料無關的物品，不從事與庫房管理無關的活動；庫內檔案必須按順號上架，不得錯架、亂架； b.除檔案員外，非檔案人員不得隨意出入庫房，確需進庫的（如維修庫房 或設備等），則須有檔案員陪同并相伴始終；

c.庫房設有中央空調、除濕機、溫濕度測量儀和消防噴淋等設備，檔案員要定期檢查，以確保以上設施的安全有效；

d.隨時注意庫房溫濕度的具體指數，務必使溫度保持在 140C200C，相對濕度 5065；

e.檔案入庫前要進行嚴格的檢疫工作，特別注意檢查易于生蟲的部位；同時對檔案必須進行定期的防疫檢查，有計劃、分期分批地對檔案進行翻動；

f.每月中旬定期對庫房進行清掃擦拭，包括擦洗密集架、地面、門窗等，特別是對一些小角落、縫隙要進行清潔消毒以防害蟲滋生；

g.檔案員離開庫房時應隨手鎖門，并注意檢查庫房門窗的緊閉性；

h.公司采用移動式密集架作為檔案裝具。檔案按部室存放，密集架的編號及檔案的存放順序為自門口起，從左自右，從上到下。

B.流動中的安全防護：

a.檔案在庫房外未被使用時，不允許長時間攤放在桌子上，而應及時放入庫房或專用的柜子中鎖好，更不準擅自帶離規定的使用場所； b.未經許可，利用者不得將所借檔案轉借他人，以防泄密；

c.未經許可，利用者不得擅自拍照、抄錄、復印； d.盡量減少檔案原件在同一使用人手中的滯留時間，以防因檔案外借時間過長而出現的泄密現象。

3.2.4 提供利用： A．加強基礎工作：

a．編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案使用者提供必要的檢索工具；

b．安裝使用快捷便利的檔案管理軟件，提高查檔效率； c．開辟閱覽室，向檔案用戶提供檔案信息。B．開展查借服務： a．借閱：

a）公司內部人員借閱檔案的，須填寫《檔案借閱登記表》，閱畢及時歸還；歸還時，管理人員必須當面清點檔案頁數，之后再入庫；

b）非公司人員借閱檔案的，須持有關單位介紹信，并經公司相關部門主管同意后方可借閱；

c）借閱者必須愛護所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點或做其他各種標記；不得撕去檔案內頁；

d）借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。b．借出： a）檔案使用人如需借出檔案，須填寫《檔案借出登記表》，并按規定于1周內歸還，不能及時歸還的，經檔案員同意可辦理續借手續；歸還時，檔案管理人員必須當面確認檔案完整性后方可入庫。

b）非公司人員若需借出檔案，須持有關單位介紹信，并征得公司相關部 門主管同意后，方可借出；

c）借出人員須妥善保管好檔案，不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉借，并負有保密的完全責任。

c．復印：

a）檔案使用人若需復印檔案資料的，須經檔案員同意； b）圖紙資料若需借出復印的，須經檔案員同意并嚴格控制復印份數。

3.2.5 銷毀：

A．流程：圖書檔案室檔案復查結果上報圖書檔案室檔案員將確員每兩年對已到人力資源部經認銷毀的檔案材料登記保管期限的檔案理審批在《檔案銷毀清冊》上，資料進行復查并組織銷毀。

B．要求：

a．準備銷毀的檔案材料在未批準前應單獨保管； b．批準銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機銷毀，嚴禁將需要銷毀的檔案作其他用途，更不允許出賣。

c．檔案銷毀時，須有兩人以上監銷，并在銷毀清冊上簽字以示負責。

4．相關文件：

4.1《珠拉公司檔案管理規定》 4.2《珠拉公司檔案管理流程》 4.3《珠拉檔案管理制度》 5．相關表單：

5.1 文件清單/移交清單

5.2 檔案借閱登記表（借出時間、文件名稱、份數、借閱人、批準人、經辦人）；

5.3 檔案查閱登記表（查閱時間、文件名稱、份數、是否復印、查閱人、批準人、經辦人）；

5.4 檔案銷毀清冊編制（時間、名稱、序號、備注、監銷人）。

公司檔案管理流程方法

第一條管理部門

1、文書結案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經辦部門根據實際需要留存印本。

第四篇：檔案管理規定

檔案管理規定

檔案管理規定

為了做好公司檔案管理工作，充分發揮檔案資料在項目開發建設中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》，結合公司和開發項目的實際情況，特制定本規定。

一、檔案管理部門

1、行政人事部是公司檔案管理的主管部門，負責行政文書檔案、人事檔案、財會檔案、項目銷售檔案、項目竣工檔案的全面管理工作。

2、各部門須明確一人為兼職檔案管理人員，做好日常部門文件資料的整理、立卷工作，并配合行政人事部做好歸檔工作。

二、檔案管理部門的職責

1、組織各部門檔案管理人員進行檔案業務培訓和法規學習。

2、制訂公司檔案管理辦法和制度，指導、督促各部門實施。

3、重點做好在建項目工程資料收集和跟蹤、檢查監督工作。

4、按照檔案綜合集中管理的原則，對各部門歸檔資料的整理、立卷工作進行檢查監督。

5、做好檔案日常管理、檔案借閱、檔案統計、檔案裝訂和檔案排架工作。

四、檔案管理的有關要求

1、根據歸檔范圍和要求，認真做好本部門工作中所形成的文件資料收集、整理及歸檔工作。

2、按時完成本部門文件資料整理、立卷工作，做到文件資料齊全，分類準確，裝訂工整，查閱方便。

檔案管理規定

3、歸檔工作中，經過努力而無法收集齊全的材料，應及時研究并提出處理意見，并向主管領導書面報告。

4、凡項目作為直接收文單位的文件，應將正本歸檔。

5、凡施工單位移交給我方的建筑項目竣工檔案、除工程材料質量證明單和個別試驗報告可用復印件外，其余均應是原始資料。

6、歸檔的文件材料須按有關規定書寫、用印，禁止使用圓珠筆、鉛筆、復寫紙，破損的檔案文件要進行修復。

五、歸檔范圍及檔案的驗收

1、綜合管理類：包括公司名稱的批準文件、企業機構代碼證、公司法人營業執照、公司章程、協議書、合同、年檢資料法人代表身份證復印件、股東單位證照復印件及收發文件、計劃總結、會議紀要、重大活動等其他有關文件材料。由行政人事部負責整理、立卷。

2、人事管理類：包括人才引進、人事任免、教育培訓、工作考核、內部調動、退休等材料。由行政人事部負責整理、立卷。

3、財務會計類：包括各種報表、賬冊、憑證、財務預算、決算、財產報告等材料。由財務部負責整理、立卷、移交。移交時，必須經部門經理簽字，并經項目主管檔案的領導審核簽字。

4、項目管理類：包括工程開發、工程設計、工程施工招投標、工程竣工的資料，由工程部負責收集、整理、裝訂立卷，經總經理審核簽字，行政人事部驗收合格后，進行移交。

5、審算資料類：項目招投標文件、預決算資料、審價工作等形成的資料，由審算部負責收集、整理、裝訂立卷，經部門經理審核通過，行政人事部驗收合格后，進行移交。

檔案管理規定

6、銷售類：銷售合同、廣告及各類銷售資料，由銷售部負責收集、整理、裝訂立卷，經部門經理審核通過，行政人事部驗收合格后，進行移交。

7、聲像資料類：凡是公司項目審批、簽約、公司開業、新聞發布會、項目開工典禮、竣工典禮等重大活動，由行政人事部負責安排人員拍攝并整理、立卷、歸檔；凡是項目開工前地貌、工程形象進度、竣工后建筑（構筑）物、樣板房、質量和安全事故現場等工程技術方面的，由項目工程部負責拍攝并整理、立卷、移交。

8、其他類：有保存價值需歸檔的文件材料，由相關部門負責整理、立卷、歸檔移交。

9、各種載體的檔案移交必須填寫《檔案移交目錄》，交接雙方按照清單辦理簽收手續。凡竣工檔案未經行政人事部驗收，辦理移交手續的單位，不得結清尾數工程。

六、文件資料歸檔時間

1、文書、聲像資料在次年三月底之前辦理歸檔移交。

2、會計資料在第三年一月底之前辦理歸檔，將前三年的會計憑證、財務報表、帳簿等按歸檔要求移交。

3、本項目工程資料在該項目階段工程完成后，先將階段工程資料移交。待工程全部正式竣工驗收后六個月之內辦理整體資料歸檔移交。

七、閱檔規定

1、公、檢、法因辦案需要，須憑單位介紹信查閱有關檔案。

2、律師辦案須憑法院調查令查閱有關檔案。

3、各種檔案一般不予外借，只能在檔案保存處查閱，并須填寫《檔案借閱審批單》，經有關領導批準方可借閱。借閱人應遵守有關借閱制度。

檔案管理規定

八、檔案鑒定和銷毀

1、行政人事部應根據國家和公司規定的檔案保管期限，會同有關部門組織鑒定小組共同對超過保管期限，確無保存價值的檔案編制清冊，經公司主管領導批準后銷毀。

2、銷毀檔案前，應當填寫好《檔案銷毀審批表》、《檔案銷毀清冊》，指定兩人負責監銷，防止檔案遺失或泄露。銷毀完畢，監銷人員應在銷毀清冊上簽字備查。

九、其他

1、本規定的解釋權歸行政人事部。

2、本規定自2013年9月9日起施行。

第五篇：檔案管理規定

檔案管理規定

一、總則

1、為加強公司檔案管理工作，有效地保護和使用檔案，特制訂本規定。

2、本規定所稱的檔案是指過去和現在的企業各級部門及員工從事生產、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

3、重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由行政部統一管理。

二、歸檔范圍

1、行政類：行政法規性文件。包括上級頒發、需要企業執行的，或由企業發行的各種標準、會議記錄、規章規定、管理流程等；各類公文。本企業對外的正式發文與相關機構來往的批復；各類證照、證書。包括章程、法人營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、土地證、房產證、商標注冊證書、企業和產品獲得的各類榮譽牌匾和證書等；各類固定資產資料。包括車輛所有原始證照、辦公設備、儀器設備說明書、保修卡等；所有加蓋公章的文件復印件；在企業文化建設和社會活動中直接形成的有保存價值的各種文字、視頻、光盤、錄音等形式的歷史記錄。

2、工程類：設計文件、圖紙、招投標文件、造價、工程管理（變更、進度控制、質量控制）、工程驗收、工程報批資料、質量標準、檢驗方法等。

3、合同類：訂貨合同、銷售合同、工程合同、租賃合同、裝修合同、廣告合同、財產保險合同、貸款（銀行承兌）合同、擔保（抵押）合同、合作（加盟）協議、投資協議和其他合同（協議）等

4、財務類：申請單、報賬單、票據、文件、原始憑證、計帳憑證、帳簿報表、納稅申報、統計報表、基礎資料等有參考價值的原始資料和電子文檔。

5、人事類：員工基礎資料、照片、崗位證書、考評、晉升、獎懲記錄、員工培訓、工作總結、考勤資料、保險資料、住房公積金、人事任命、勞動糾

紛、部門職責、崗位職責、操作規程、員工手冊、員工合同等。

6、其他類：供應商檔案；各種領貨單、入庫單、盤點表等單據、登記本及上級領導交代需要歸檔的資料等。

三、歸檔時間

1、公司所有原始文件和加蓋公章的文件復印件須于文件產生的24小時之內辦理歸檔手續；

2、未按要求及時歸檔而造成損失的，由當事人承擔全部責任。

四、歸檔份數

1、原件或復印件全部歸檔，并注明份數、出處。

2、使用頻繁的檔案，各使用部門應復印留存自用。

五、檔案的收集

1、由各部門指派專人，每周對其本部門需要歸檔的文件進行收集，并進行分類、排列、編目后移交檔案室。

2、由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進行系統的、全面的整理。

3、收集時要保證檔案的質量。如不完整，需進行進一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。

六、檔案的整理

1、檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。

2、檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。

3、電子備份重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應一并建檔備份。

七、檔案使用與歸還

1、檔案使用：公司員工需要使用檔案時在《檔案使用登記薄》上登記，檔案管理人員根據該名員工的工作崗位及使用檔案的必要性核準使用。

2、檔案歸還：檔案使用者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂

改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時，經檔案管理人檢查無誤后在《檔案使用登記薄》登記。（使用人歸還的檔案發生損壞、丟失的，或歸還時內容發生變更的由使用人承擔全部責任）。

八、檔案保管與檢查

1、公司各類應歸檔文件應按要求分類歸檔管理，任何部門和個人不得私自保存，更不得擅自銷毀或據為己有，造成損失的，由當事人全額承擔，并根據情節輕重予以相應處理。

2、公司行政辦公室在每年12月對公司檔案進行一次檢查。檢查發現檔案損毀或丟失的，由檔案管理人全額承擔，并根據情節輕重予以相應處理。

九、檔案的銷毀

1、對需要進行銷毀處理的檔案，由檔案管理人填寫《檔案銷毀清冊》，包括：本單位和卷宗的簡短的歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數量和詳細內容、鑒定的情況和銷毀的理由等內容的書面報告，經相關部門負責人或總經理審核簽字同意后，方可銷毀。

十、其他說明

1、本規定由行政辦公室負責解釋。

2、本規定經總經理辦公會通過且簽字之日起實施，修改時亦同。