第一篇：怎樣編寫工業產品使用說明書

怎樣編寫工業產品使用說明書

編寫工業產品使用說明書應符合下列四個方面基本要求：

1．應明確具體規定產品的用途和使用方法

要根據產品的使用功能和特點，具體而明確地寫明產品的用途和適用范圍，同時寫明主要結構、性能參數、型式和規格以及正確貯運、安裝、使用（操作）、維修、保護等方法。

產品使用說明書可按產品型號編寫，也可按產品系列編寫。

2．涉及到安全、衛生和環境保護等方面要求必需寫明

當產品具有危險和有害因素時，必須在產品使用說明書中寫明保護產品和操作者的安全衛生措施，對易燃、易爆、有毒、有腐蝕性和有放射性的危險產品，更應在使用說明書上規定防范措施、注意事項以及發生意外時的緊急處理辦法等內容。

對影響環境的產品，使用說明書上還應規定必要的保護環境方面的內容。此外，對一些耗能較大產品應說明節能措施。

3．復雜產品和成套設備應編寫系統的使用說明書

對一些復雜產品和成套設備，可按其功能單元、整機分別編寫使用說明書，再組合成一套系統的使用說明書。

4．簡單產品可不寫使用說明書

對一些冶金、礦產、建材等原材料類產品以及用于組裝配套的一些元器件、零部件等簡單產品，如其產品標準、產品手冊、質量證明書等有關技術文件能滿足用戶需要時，可由這些技術文件代管產品使用說明書，不必另行編寫產品使用說明書。

二、產品使用說明書的內容構成 一般工業產品使用說明書應包括下列內容：

1．產品概述

產品概述部分主要寫明產品的用途，適用范圍（必要時還應寫明不適用范圍），產品規格型號的含義，使用環境條件或工作條件等方面內容。

2．結構特征與工作原理

該部分敘述產品結構特點及其工作原理，包括主要部件或功能單元的結構，作用及其工作原理，輔助裝置的功能結構及工作原理和各單元之間的機電聯系，故障告警系統等。

3．技術特征

這部分主要是寫明產品的主要性能和主要參數。

4．尺寸、重量

寫明產品的外形尺寸、安裝尺寸和產品重量（毛重）。

5．安裝與調試

這部分主要寫明安裝的地基、條件、程序與注意事項，安裝后調試程序、方法與注意事項，必要時還應寫明安裝、調試后的驗收項目、方法以及試運行要求。

6．使用與操作方法

這部分主要寫明使用前的準備與檢查內容，使用中的安全防護措施，運行操作程序、方法、注意事項，監測和記錄內容，直到停機的操作程序、方法的注意事項。

7．故障分析與排除

對產品使用中可能出現的故障應寫明原因及排除方法，一般采用下表格式。

故障現象 原因分析 排除方法 備注

8．安全保護裝置及事故處理

對一些具有危險因素的產品，應寫明：

a．安全保護裝置及注意事項；

b．出現故障或事故時的處理程序和方法。

9．保養與維修

這部分既要寫明日常維護、保養和校準方面內容，又要寫明檢修周期、正常維修程序，以及長期停放時的維修保養措施。

10．貯存、運輸

應寫明吊裝、吊卸、運輸過程中注意事項和貯存時的條件、期限及檢查等內容。

11．開箱及檢查

應寫明開箱時步驟及注意事項，以及檢查步驟及內容。

12．其他

應寫明產品生產企業和售后服務事項、聯系方法和質量保證等方面內容，還可寫一些需要向用戶說明的其他事項。

上述內容并不是每份產品使用說明書都要寫的，應根據具體產品的特點，恰當地選擇上述內容，并合理編排次序，還可增加一些必需的內容，如隨機備件、易損件明細表等。使用說明書中所需用的各種圖表、照片，既可分別編排在上述各部分內容中，也可集中在一起附在最后。

機械部門依據GB9969．1制定了《機電產品使用說明書編寫規定》，從機電產品特性出發，規定了更具體明確的要求，其正文包括：

⑴產品的主要用途和適用范圍；

⑵產品適用的工作環境和條件，必要時還可規定不適用的工作環境和條件；

⑶產品的規格及與使用、安裝有關的技術參數；

⑷產品的總體結構或主要部件的結構、性能，并配備必要的圖形；

⑸產品系統說明，如機械傳動系統、電氣系統、液壓系統、氣動系統、光學系統等，敘述其工作原理、操作方法，必要時繪制系統圖、原理圖、電路圖等；

⑹吊運和保管中注意事項，必要時附吊運圖；

⑺安裝與調試程序、方法、要求等；

⑻使用與操作。包括：

a．使用前的準備和檢查；

b．使用前和使用中的安全及安全防護；

c．操作程序、方法、注意事項及容易出現的誤操作和防范措施；

d．運行中的監測與記錄等。

⑼維護與保養周期、方法、工具、條件及易損件等；

⑽常見故障及其排除方法。

⑾附件及易損件（表）

⑿成套性。即產品的主機，輔機或輔加裝置及其它配套件，可列表敘述。

其它工業產品，也應由產品歸口行業部門編制具體明確的產品使用說明書編寫規定或細則。

三、使用說明書的經寫和印刷細則

GB9969．1規定了編寫和印刷使用說明書的一些具體事項：

1．使用說明書的文本尺寸

產品使用說明書的開本相面，一般應符合GB788《圖書雜志開本幅面尺寸》的規定。

鉛印本建議采用32開（130mm×184mm）和16開（188mm×26mm），也可采用64開（92mm×126mm）和GB788規定的其他幅面尺寸。

曬印本應采用A4號圖紙（210mm×297mm）。

圖表等允許向橫向加長，確屬必要時，也可向縱向加長，但均應按使用說明書開本大小折疊。數量太多時，也可與使用說明書分開裝訂。

使用說明書根據內容多少確定為單頁、折頁和多頁。多頁應裝訂成冊。

2．使用說明書的封面和封底

使用說明書的封面應有能識別產品類別的名稱、產品名稱和使用說明書字樣，并應有生產企業名稱。出口產品使用說明書應在企業名稱上冠以“中華人民共和國”字樣，并應中、英文對照。

允許在封面上印有產品照片、圖形和經認可的標志和標記，如注冊商標、廠標、產品標記和合格認證標志等。

使用說明書的封底必須有產品生產企業的詳細地址及郵政編碼。必要時亦可寫（印）上聯系電話和電報掛號。

3．使用說明書的目次和目錄

在使用說明內容較多、章條太多時應編寫目次，以方便用戶查閱。

復雜產品和成套設備的使用說明書應裝訂在一起，并編寫目錄。

4．使用說明書的文字、符號和單位

使用說明書只供國內用戶，可只寫漢字，但漢字中簡化字必須為國家正式公布的規范簡化字，供給港、澳、臺地區用戶的使用說明書應寫繁體字，不用簡化字。

出口產品使用說明書應漢英文對照（必要時還可書寫其他外文），或按用戶要求文種編寫使用說明書。

使用說明書中的文字應簡明扼要，通俗易懂，段落分明，標點符號無誤。無論是漢字、外文字母及數字均應字體端正、筆劃清楚、排列整齊、間隔均勻。

使用說明書中使用的各種符號、代號和計量單位均應符合國家有關法令、法規和標準的規定，在同價使用說明書中前后一致。

使用說明書的圖、表、公式和數值，應符合GB1．l等標準的有關規定。產品結構圖優先采用立體圖。采用非標準圖形符號時，應注明其含義。

5．使用說明書的印制

使用說明書應能長期使用，保證在產品預期壽命期內的可用性。

一般已批量定型生產的產品使用說明書，應采用鉛印，否則可曬印。

使用說明書上的文字、符號、圖形、表格、照片均應印制得清晰易閱，雙面印制者，不得因透背等原因影響閱視。

6．使用說明書的更改

使用說明書不允許隨意更改或涂改，如確需更改時，應按規定手續和方法進行。以保證其內容正確無誤。

第二篇：怎樣編寫財務情況說明書

怎樣編寫財務情況說明書

財務情況說明書是對企業一定會計期間內生產經營、資金周轉和利潤實現及分配等情況的綜合性說明，是財務會計報告的重要組成部分。它全面扼要地提供企業和其他單位生產經營、財務活動情況，分析總結經營業績和存在的不足，是財務會計報告使用者了解和考核有關單位生產經營和業務活動開展情況的重要資料。

企業會計制度規定，財務情況說明書至少應對下列情況作出說明：

①企業生產經營的基本情況；

②利潤實現和分配情況資金增減和周轉情況；

③對企業財務狀況、經營成果和現金流量有重大影響的其他事項。

（1）企業生產經營的基本情況。

企業通常需要反映以下有關企業生產經營的基本情況；企業主營業務范圍及經營情況；企業所處的行業以及在本行業中的地位，如按銷售額排列的名次；企業員工的數量和專業素質情況；經營中出現的問題與困難及解決方案；對企業業務有影響的知識產權的有關情況；經營環境的變化；新的業務發展計劃，如生產經營的總目標及措施；開發、在建項目的預期進度；配套資金的籌措計劃；需要披露的其他業務情況與事項。

（2）利潤實現和分配情況。

利潤實現和分配情況，主要是指企業本實現的凈利潤及其分配情況，如，實現的凈利潤是多少；在利潤分配中提取法定盈余公積金和法定公益金各有多少；累計可分配利潤有多少；此外，企業還應反映資本公積金轉增實收資本（或股本下同）的情況；等等。如果在本內沒有發生利潤分配情況或資本公積金轉增實收資本情況，則企業需要在財務情況說明書中明確說明。企業利潤的實現和分配情況，對于判斷企業未來發展前景至關重要，所以，需要企業披露有關利潤實現和分配情況方面的信息。

（3）資金增減和周轉情況。

資金增減和周轉情況主要反映內企業各項資產、負債、所有者權益、利潤構成項目的增減情況及其原因這對于財務會計報告使用者了解企業的資金變動情況具有非常重要的意義。

第三篇：如何編寫一份使用的工作說明書

如何編寫一份實用的工作說明書

工作說明書作為組織重要的文件之一，是對某類職位的工作性質、任務、責任、權限、工作內容和方法、工作環境和條件，以及本職務任職人資格條件所作的書面記錄。通過工作分析程序獲得的資料，經過歸納與整理，可撰寫成工作說明書。

工作說明書主要內容

工作說明書的編寫無固定的模式，需要根據該企業職務分析的特點、目的與要求具體確定編寫的條目。工作說明書一般包括以下內容：

1、工作標識

包括工作的名稱、編號、工作所屬部門或班組、工作地位、工作說明書的編寫日期、編寫人與審核人，以及文件確認時間等項目。

2、工作綜述

描述工作的總體性質，即列出主要工作的特征以及主要工作范圍。

應盡量避免在工作綜述中出現籠統的描述，比如“執行需要完成的其他任務”。雖然這樣的描述可以對主管人員分派工作提供更大的靈活度，但實際上，—項經常可以看到的工作內容而不被明確而清晰寫進工作說明書，只是用“所分配的其他任務”一類的文字，就很容易為回避責任找到一種托辭，這使得對工作的性質以及員工需要完成的工作的敘述出現有意無意的漏洞。

3.工作活動和程序

包括所要完成的工作任務、職位責任、所使用的工具以及機器設備、工作流程、與其他人聯系、所接受的監督以及所實施的監督等。

4.工作條件與物理環境

簡要地列出有關的工作條件，包括工作地點的溫度、濕度、光線、噪聲程度、安全條件、地理位置等。

5.內外軟環境

包括工作團隊中的人數、完成工作所要求的人際交往的數量和程度、各部門之間的關系、工作現場內外的文化設施、社會習俗等。

6.工作權限

包括工作人員決策的權限和行政人事權限、對其他人員實施監督權以及審批財務經費和預算的權限等。

7.工作的績效標準

工作說明書中還需包括有關績效標準的內容，即完成某些任務或工作量所要達到的標準。這部分內容說明企業期望員工在執行工作說明書中的每一項任務時所達到的標準或要求。

比如，要確定績效標準，只要把下面的話補充完整就可以了：“如果你做到這樣，我會對你的工作很滿意。”對于工作說明書中的每一職責和任務都能按照這句話指引敘述完整，自然就會形成一套較完整的績效標準。

8.聘用條件

包括工作時數、工資結構、支付工資的方法、福利待遇、該工作在組織中的正式位置、晉升的機會、工作的季節性、進修與學習的機會等。

9.工作要求

主要說明擔任此職務的人員應具備的基本資格和條件，基本分為： ①一般要求：包括年齡、性別、學歷、工作經驗；②身體要求：包括健康狀況、力量與體力、運動的靈活性、感覺器官的靈敏度；③心理要求：包括觀察能力、學習能力、解決問題的能力、語言表達能力、人際交往能力、性格特點、品格氣質、興趣愛好等。

工作說明書編寫要求

工作說明書在組織管理中的地位極為重要，是人力資源部門與相關用人部門招聘人員和考核的重要決策和參考依據。一份實用性強的工作說明書應符合下列要求：

1、清晰明白

在編寫工作說明書時，對于工作的描述必須清晰透徹，讓任職人員讀過以后，可以準確地明白其工作內容、工作程序與工作要求等，無需再詢問他人或查看其他說明材料。應避免使用原則性的評價，同時對較專業且難懂的詞匯必須解釋清楚，以免在理解上產生誤差。這樣做的目的是為了使用工作說明書的人能夠清楚地理解這些職責。

2、具體細致

在說明工作的種類、復雜程度、任職者須具備的技能、任職者對工作各方面應負責任的程度這些問題時，用詞上應盡量選用一些具體的動詞，盡量使用能夠準確地表達你的意思的語言。

比如運用“安裝”、“加工”、“設計”等詞匯，避免使用籠統含糊的語言，如在一個崗位的職責描述上，使用了“處理文件”這樣的文句，顯然有含混不清的成份，“處理”是什么意思呢？因此，在具體的編寫時，需要仔細區分到底是對文件進行分類，還是進行分發。

3、簡短扼要

整個工作說明書必須簡短扼要，以免由于過于復雜、龐大，不便于記憶。在描述一個崗位的職責時，應該選取主要的職責進行描述，一般不超過十項為適，對于兼顧的職責可作出必要的補充或說明。

編寫時應注意的事項

1、以符合邏輯的順序來編寫

—般說來，一個崗位通常有多項工作職責，在工作說明書中羅列這些工作職責并非是雜亂無章的、隨機的，而是要按照—定的邏輯順序來編排，這樣才有助于理解和使用工作說明書。

2、盡量使用通俗易懂的語言

應盡量避免過于強調技術性的文字或概念，所描述工作說明書不僅要讓上級能夠理解，更重要的是上崗人員能實實在在地領會，因此，當遇到技術性的問題時，3、應該表明各項職責重次性

許多具體的工作，所出現的頻率、各項職責所占的時間比重都有所不同。因此，可考慮按重次程度自上而下排列，或者結合各項職責出現的頻率高低，在對應的備注欄上說明職責在總的職責中占的比例。要較好的編寫工作說明書，不僅要清楚其崗位工作的主要內容，而且對其職責大小與次序的劃分也是要明確的。在實際編寫方面，可按照各項職責的重要程度、難易程度和任職者花費的時間等進行具體分析，關鍵是客觀如實和可操作性(即做什么、如何做、做得好)。

—般來說，由于基層或生產線員工的工作更為具體，其工作說明書中的描述也應更為詳細。實際上，許多企業是使用“作業指導書”和“崗位操作規程”來替代的。

第四篇：編寫住宅質量保證書及質量使用說明書作業指導書.

編寫住宅質量保證書及質量使用說明書作業指導書

一、適用范圍

適用于本公司所開發的所有建設項目。

二、職責

工程部為該工作的主控部門。

三、程序及內容

1、質量保證書

1.1該保證書應明確業主所購房屋的使用面積、建筑面積。1.2該保證書應包含房屋各部位保修范圍及保修期限。

1.3該保證書還應包含甲方維修電話及承諾的維修期限，以便業主監督。

2、使用說明書

2.1該書應包括房屋各部位（基礎、墻體、樓地面、樓梯、陽臺、屋面、窗、內外裝飾）的性能和作用，及所需注意事項。

2.2該書還應包括采暖、供水、煤氣、電氣、排水、排煙、排氣孔等系統的材質、功能及在使用和裝修過程中需注意的問題。

第五篇：職位說明書的編寫

職位說明書的編寫

職位（也稱工作說明書）說明書是關于工作執行者實際在做什么，如何做以及在什么條件下做的一種書面文件。這種信息又可以用來編寫工作規范。工作規范說明了工作執行人為了圓滿完成工作所必須具備的知識，能力和技術。

職位說明書的編寫并沒有一個標準化的模式，但大多數的職位說明書都包括以下幾項內容：1，工作標識；

2，工作綜述

3，工作聯系，職責與任務

4，工作權限

5，績效標準

6，工作條件

7，工作規范

圖3-----8就是工作描述的一個例子。

續前圖

圖—8職位說明書樣本舉例

這部分還應當包括對那些令人不舒服的.比較臟的以及危險任務的描述。

工作標識

如圖3—8所示，“工作標識”部分包括了這樣幾類信息工作名稱一欄對工作的名稱（例如數據處理操作主管人員.銷售經理或庫存控制員等）加以明確。（正像職位說明書一樣，你應當使工作名稱符合當前鄒勢，在這方面，美國勞工部的〈職位名稱詞典〉非常有用。它不僅`列出了數千種工作的名稱，而且還對每一種工作的典型任務都進行了描述。）職位說明書的工作地位一欄主要是為了快捷地顯示出工作是否有法律免除控制的情形（根據〈公平就業法〉的規定，某些特定職位，主要是一些管理類和專業類的職位可以不受最低工資和超時工作條款的限制）。主要代碼一欄則是為了便于快速查找所有的工作，組織中的每一種工作都應當能有一個代碼，這些代碼代表了工作的一些重要特征，比如，它屬于何種工資等級。工作分類的日期一欄標明了工作說明書的具體編寫日期是什么時間。說明書中還標明誰認可了這份說明書，此外，還要標明工作所處的“企業/分公司和部門/事業部”以確定工作的位置，直接主管的職位名稱在工作標識中同樣也要顯示出來。

工作標識部分還包括可與工作的工資等級和/或工資范圍相關的信息。工資等級一欄表明在組織中存在工作等級分類的情況下，此工作處于那一等級例如，一家公司將秘書分為秘書二等.秘書三等等。最后，工資范圍部分提供工作的特定工資水平或工資范圍方面的信息。工作綜述

工作綜述這部分應當描述工作的總體性質，因此只列出其主要功能或活動即可。這樣，對于數據處理主管人來說，起工作綜述可以描述為：“指導所有的數據處理的操作.對數據進行控制以及滿足數據準備方面的要求。”對于物料經理這一工作來說，其工作綜述可以描述為：“物料經理負責生產線上所需要的所有材料的經濟性購買.規范性運輸以及存儲和分配。”對于郵件收發監督員這一工作來說，其工作綜述可描述為：“郵件收發主管人負責接受寄來的郵件，對其進行適當的分類：然后準確地遞送到收件人手中；還負責處理待寄出郵件，要求準確.及時地把它們發送出去”。

應力圖避免在工作綜述中可以為主管人員分派工作提供更大的靈活度，但一些專家明確認為，如果一項經常可以看到的工作內容不被明確寫進工作說明書，而只是用象所分配的其他任務一類的語言，就很可能會成為逃避責任的一種托辭因為這使得對工作的性質以及雇員需要完成的工作的敘述出現了漏洞。

工作聯系

工作聯系這部分說明工作承擔者與組織內以及組織外的其他人之間的聯系情況，這一點我們可以人力資源經理為例來加以說明。

報告工作對象：雇員關系副總裁

監督對象：人力資源職員。考試管理人員。勞資關系員以及一個秘書。

工作合作對象：所有的部門經理和行政管理人員。

接觸的公司外部人員：就業機構。管理人員代理招募機構。工會代表。州及聯邦就業辦公室以及各種公司客戶等。

工作的責任與任務

職位說明書的另一部分是關于工作責任和工作任務的詳細羅列。如圖3—8所示，每一種工作的主要職責都應當列舉出來。并用一到兩句話分別對每一項任務加以描述。比如在此圖中挑選。培訓。開發下屬人員這一任務被進一步定義為培養合作和互相理解精神。確保工作群體成員得到必要的專門訓練。以及對培訓工作進行指導。包括教育說明建議等。其他一些工作的典型任務包括維持收支平衡和控制庫存。精確的編制帳戶。維持一種有利的購買價格浮動區間。修理生產線上的工具和設備等等。

你可以利用美國工部的《職位名稱詞典》來界定工作的任務和責任/如3—9圖

職位說明書中還適當界定工作承擔者的權限范圍，包括決策的權限。對其他人實施監督的權限以及經費預算的權限。比如，工作承擔者有權批準購買500美元以上的物品，有權批準雇員請假或缺勤的時間；有權對部門內的人實施懲罰；有權建議提薪；有權進行新雇員的面談和雇用等等。

工作的績效標準

有些職位說明書中還包括一部分有關工作績效標準的內容。著部分內容說明雇主期望雇員在執行職位說明書中的每一項任務時所達到的標準是什么樣的。

設定工作績效標準并不是一件容易的事情。然而，大多數的管理人員都已經意識到僅僅告訴下屬雇員要盡最大努力工作并不能保證雇員發揮最大的工作績效。確定績效標準的一個最為直接的方法是只要把下面的話補充完整就可以如果對于職位說明書中的每一職責和任務都能按照這句話敘述完整，那么就形成了一套完整的績效標準

任務：將應付帳款準確過帳

1在同一個工作日內收到的發貨票要在當天過帳

2對于收到的所有收據都必須在收到收據的第二天之前送交負責的部門經理簽字認可 3平均每月發生記帳失誤不得超過三次

4每月的第三個工作日結素時必須平衡總帳

任務：完成每日生產計劃

1生產群體每一工作日所生產產品不低于426個單位

2在下一工作程序被拒絕的產品[平均不得超過2%

3每周延時完成工作時間平均不得超過5%

工作條件和工作的物理環境

職位說明書還要列明工作中所包含的一般工作條件。這包括嗓音水平危害條件或熱度等 編寫職位說明書的準則

以下是編寫職位說明書的一些技巧

清楚工作描述應當清楚說明職位的工作情況，不能與其他職位說明書混淆不清

指明范圍在界定職位時，要確保指明工作的范圍和性質，如用像為部門或按照經理的要求這樣的句式來說明。此外，還要把所有重要的工作關系也要包括近來

專門化選用最專門化的詞匯來表示：1工作的種類2復雜程度3技能要求程度4可能出先的問題的標準化程度5任職者對工作的各方面所負的責任大小6責任的程度與類型運用表示動作的詞匯如分析搜集召集計劃分解引導運輸轉交維護監督以及推崇等通常情況下組織中較低級職位的任務最為具體；而叫高層次的職位側處理涉及面更廣一些的問題

簡單化最后，檢查一下職位說明書是否囊括工作的所有基本要求。問問你自己如果一位新雇員讀了這份工作說明書他或她對這份工作是自會有所了解？