第一篇：律師函業務基礎性應用指引

引言：律師函業務是律師基本功之一，更是律師業務的基本表現形式之一，尤其是在非訴訟業務中，甚至在訴訟業務注重法律風險預防的應對策略流行之下，律師函將發生在廣泛的非訴訟中，更發生在訴訟的前夜，因此，不可避免地在中國的法律服務中將發生“長城內外，萬里?函?飄”的景觀，當然有泛濫或者向假冒偽劣產品一樣泛濫的可能，而當前國內法律學界和實務界對律師函的研究十分忽略，因此特整理本文，以期待與同行交流，為律師文書規范化、標準化工作添一塊小瓦，當然這更是自我的積累。

一、律師函的概念

律師函是指律師（包括公司律師、公職律師）接受客戶的委托或者（其他形式的授權）就有關事實或法律事實進行法律評價和風險估計，以解釋說明、調查取證、通知催告、請求制止，進而達到一定預期的法律效果滿足委托人訴求而由律師根據事實和法律出具、以律師事務所和律師名義發送的專業法律文書。

（一）函與律師函的比較

函指公私信件，公函，談的是公務。而一般私函，談的是個人私事。這是公函與一般私函的本質區別。公函適用于不相隸屬機關相互商洽工作、詢問和答復問題；向有關主管部門請求批準等。而律師函是指律師事務所接受當事人的委托，指派律師就有關事實或法律事項向特定對象進行告知的專業法律文書，因此發文主體和處理的事務是相區別的。

（二）律師函與律師事務所函的比較

廣義的律師事務所函是指在訴訟中或委托調查實務中，以律師事務所名義開出的函或介紹信。其中我國《律師辦理刑事案件規范》第13條規定，在律師受理刑事案件須辦理的手續中，必須有律師事務所開具的介紹信，并由律師呈交辦案機關。2001年5月14日司法部關于下發《律師刑事訴訟格式文書》標準樣式的通知（司發通[2001]051號）統一了律師事務所函的格式，律師事務所函是律師涉訟辦案的一件必備書面憑證。律師事務所函的作用在于，以該律師事務所的名義，向司法部門出具的律師輔助書面資格證明。體現了律師事務所內部管理和司法部門監管的需要。因此律師函和律師事務所函發出的核心主體、發函用途和收函人范圍房屋是區別明顯的。

（三）律師函與律師信的比較

英美律師所應用的律師信(lawyer?s letter)既包括了律師受委托人的指示向特定對象就有關事實和法律事項發出的信函；也包括了律師向委托人出具的關于受托有關事實和法律事項的各種形式的信函，如傳真、意見書等。英美律師在實踐中所出具的律師函從形式和格式上看與私人信件相類似。與國內律師將律師函視為較為正式的要式法律文書的認識有明顯的區別。英美及香港律師均將律師函稱作律師信。

（四）律師函與律師催告函的比較

國內還的律師事務所出具律師催告（敦促）函，實際上就是律師函的一種，主要用于催告收函人或單位履行一定的義務。兩者是種屬的關系。

（五）律師函與當事人的信函的比較

律師函的意思表示實際就是委托人的意思表示，即委托人“借律師之口說委托人想說之事”。與委托人自行發出的意思表示相比，律師函有明顯的專業優勢。

二、律師函的本質

律師出具律師函對某一事實進行法律評價和風險估計，目的在于以法律尺度和律師的判斷，對送達對象曉之以法律事實，動之以利弊得失，讓送達對象得出自己的“法律評價”，即“傳法達意”，因此律師函的本質是一種委托代理進行意思表示的法律行為，存在兩層法律關系，一是律師與委托人之間的授權委托關系，這一層面是核心的法律關系。二是律師與受送主體之間的代為函告的法律關系。律師函應根據委托人的合理要求而給予對方通知或在適當的范圍之內向送達對象解釋事由，以便送達對象做出決定。

三、律師函的特點

1.行文關系單一。主要用于向委托人指向的人依法表達法律訴求。

2.應用領域廣泛。基本上可以在一切法律業務中使用律師函，因此其適用于范圍非常廣泛，從訴訟到非非訴訟領域，從民事到商事領域等等。

3.精悍靈活。律師函是一種非訴訟業務范疇，律師函往往篇幅短小靈活，但依據法律提出的威脅性要求使其具備精悍的特征。

4.受托發函。也就是說是代表委托人以律師的口吻和形式向委托人指向的人表達委托人的意志。

5.表征法威。律師在人們看來是法律的專家，是最為嚴謹和認真的專業人員，如果由律師發話就是委托人的意志賦予了強烈的法律救濟色彩。有人所謂律師函，就是一封合法的恐嚇信，以讓對方卷入法律糾紛相威脅，說得十分形象。

四、律師函的分類

（一）根據律師函的主要功能分為：

1.律師催告（敦促）函。是當前最常使用的一種。告即將委托人的意志告知收函人，催即催促收函人做什么或者不做什么。

2.律師詢問函。是主要用于了解、詢問有關法律事項時使用。

3.律師答復函。是委托律師對特定的質詢通過律師來答復的函。

4.其他律師函。

（二）根據律師函的處理的事務領域范圍可以分為：

銀行催貸律師函、貨物銷售款項催收律師函、物業費催收律師函、停止名譽侵權的律師函、停止商標侵權律師函等等，列舉不可窮盡。

五、律師函的應用領域

適用于所有的民商事領域，應用范圍非常之廣。有律師處理法律事務的事情發生，就可以有律師函的發生，實際上，在目前律師實務中律師函的應用范圍還不夠寬泛，當然和我國的法律服務市場的發育有關，但令我們擔心的更應該是“發律師函”成為“撒胡椒面”，律師函不是萬能的，律師函也不應是事事處處時時人人案案都發律師函，如果說話，話太多太沒有分寸了就是廢話了。因此，律師函的將來也不至于出現“風卷一地雞毛漫天狂舞之勢”！

六、律師函的功能與作用

（一）律師函的功能

1．信息傳遞功能，律師函無疑具備傳達委托人的意思、意志和律師的法律評價等信息的溝通，也是為獲得送達對象的預期信息反應而制作的。

2．心理強制功能，通過法律把一封函潤色加工后能夠使對方迫于法律的名義的說服而產生威脅的恐慌，包括兩層含義，一是將委托人的意思表示通過法律分析后以合法的姿態予以定格（當然整體事態是定格的），二是借律師事務所之招牌和律師的職業形象以法律的名義進行放大式的傳達，成為一種強勢的意思表示。

（二）律師函的作用

1.調查取證。律師經常出現當事人準備起訴卻證據不足的情況。這些情況，有些可以通過發律師函來查詢溝通來獲得對方的答復從中尋找證據的方式來解決，正所謂投石問路，偵察證據和對方的態度，探聽虛實；

2.商洽和解。律師函的和解作用是其主要的用途。通過通知對方在指定期限來人、來函、來電協商的方式來促使雙方達成和解協議；

3.催促警告。通過律師函來行使一些法律上的告知義務，或者通過律師函達到提醒收函人盡快履行約定或者法定義務的作用；

4.解釋評價。可以就某一法律事件或者某一法律行為進行解釋說明和客觀評價，以達到法律層面上的溝通需要；

5.抗辯回復。針對對方發來的律師函針鋒相對地進行抗辯性回復，以達到反駁對方律師函的作用；

6.行權聲明。典型的是行成權聲明。包括三類：一是債權性形成權，包括：追認權、終止權、選擇權、買回權、減價請求權、解除權、撤銷權、撤回權、拋棄權、抵消權、免除權、抗辯權等等。二是物權性形成權：包括：撤消權、所有權的拋棄、他物權的拋棄、共有物分割請求權、典物回贖權等。三是訴訟時效中斷聲明；

七、律師函出具的基本原則

為了避免律師與委托人之間、律師與受送主體之間可能產生的潛在糾紛，規范律師函這一重要的基礎性的法律服務業務方式，控制出函律師事務所和律師的風險，律師函的出具應當遵循下述基本原則或要求：

（一）真實原則

律師函是依據委托人的事實陳述和委托人提供的事實材料為依托的，首先，律師應當告知委托人真實客觀陳述其事實，不得做捏造事實、無中生有，否則承擔法律責任。其次，律師應當嚴格按照委托人陳述或材料的客觀內容，在律師函中不假不妄地進行事實陳述和分析。委托人不真實的陳述或者律師的失真地事實分析都可能造成嚴重的法律后果。

（二）合法原則

律師函必須建立在對客觀事實的合法性分析的基礎上，才能是委托人的意見得到法律的支持，產生法律的威懾效果，如果律師的律師函不符合法律的規定，造成有關損失的，須承擔賠償責任。

（三）委托原則

律師事務所必須與委托人簽訂書面的委托合同，明確地約定雙方的權利、義務和責任律師必須和委托人建立書面的授權委托手續。以確定委托關系、委托范圍及代理權限，律師只在授權的范圍內發表律師函，最終的律師函在發出前要取得委托人的書面認可。注意的是，對律師函書面確認手續不能替代委托手續，實踐中經常有律師進行這樣的替代。

（四）必要原則

有些情況下發出的律師函是沒有多大的必要的，雖然律師函的應用范圍比較廣泛，但是律師函不是胡椒面，不是狗皮膏藥。謹慎發出律師函才能取得預期的效果，這樣才能使委托人認識到你在考慮他的成本，值得信賴。

（五）保密原則

律師函的受送對象要準確，范圍不得無故擴大，要限于當事人，或受送達對象的負責人。實踐中，為了制造輿論壓力或者借助聲勢或者作秀，往往在媒體上公開發表或在公眾場所公開發布律師函，一是這種方式很不適當，違反送達對象是特定的原理，原則上不應公開發布，除非是需要進行公示的法律聲明。二是這種公開很可能引起侵犯商業秘密或榮譽、個人隱私或名譽的風險，加大了律師函法律服務的風險，很可能律師事務所成為連帶責任人之一。

八、律師函業務程序

（1）律師事務所接受委托。簽訂委托合同，出具授權委托書。委托手續必須齊全，明確，這是律師函保證其合法性的根基。

（2）律師事務所指定律師承辦律師函業務。當然律師事務所可以根據委托人的意愿指定或者推薦承辦律師。

（3）承辦律師聽取委托人的陳述。承辦律師須認真聽取委托人就委托事項的前因后果，必要的情況下可以進行引導性的詢問。

（4）搜集補充委托事項的事實材料。委托人第一次陳述往往不能完整的帶來律師制作律師函所必須的材料，因此律師需要繼續和委托人溝通，深入了解事實，搜集相關的證據材料，這些材料的真實性、合法性、相關性都是律師必須考慮的。

（5）分析陳述整理材料草擬律師函提綱。在材料搜集完畢以后，事實脈絡基本清晰的前提下，律師應當先行起草律師函提綱，當然如果比較簡單的則直接起草也是適當的。

（6）起草律師函。按照律師函的制作標準正式起草律師函。

（7）聽取委托人對律師函草稿的意見。律師初稿應經委托人的過目，進一步聽取委托人的建議，尤其是異議。并且就有關 風險提示委托人。

（8）修改潤色后出具律師函最終稿。在聽取委托人就律師函草稿的意見、建議或異議后進行響應的結構調整、語言潤色、意見修正，到這一階段律師函基本出爐了。

（9）取得委托人的最終書面確認。取得當事人對代理方案的書面確認是律師業務的規范化和風險管理的需要。

（10）律師函經簽章生效；包括承辦律師署名、律師事務所蓋章。

（11）送達律師函。發出方式包括傳真、面呈，郵寄（普通、掛號、EMS等甚至公證送達。要注意送達證據的保存和搜集。

（12）接受回函或答復。送達對象收到律師函后，可能回函或者答復。

（13）向委托人反饋或者向委托人詢問律師函的效果。律師函送達后，送達對象往往會對律師函采取答復，尤其是采取行動，因此必須跟蹤律師函的效果。

（14）回函或再發出律師函。根據回函情況或者反饋信息或者委托人的再次要求，根據必要性原則可以再次發函。

（15）采取律師函業務之外的法律行動。

九、律師函的倡導設計格式要點及制作標準

（一）律師函用紙和打印推薦技術指標

1.律師函推薦用紙標準：一般采用國際標準A4型（210毫米×297毫米）。版心規格：156毫米×225毫米（不含頁碼）。頁邊：公文用紙上白邊為37毫米±1毫米，下白邊為35毫米±1毫米；公文用紙左白邊為28毫米±1毫米，右白邊為26毫米±1毫米。

2.原則上律師函中圖文的顏色均為黑色。單面或雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。使用激光打印機打印，印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

（二）排版規格與裝訂要求

1.排版要求：以小三號字高度加小3號字高度7/8倍的距離為一基準行。正文用小3號仿宋字，一般每面排22行，每行排28個字。

2.裝訂要求：律師函應左側裝訂（事務中多是不裝訂或者上裝訂或者角裝訂或者側單釘），不掉頁。律師函的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處。

（三）律師函中各要素標識規則及內容標準

可將律師函的各要素劃分為函首、主體、函尾三部分。三部分的美學分割標準如下：發函律所全稱下4mm處為設置一條隔離線，最后一頁距下頁邊20mm處為設置一條隔離線，兩條線長均為170mm。每行距中排28個字。律師函首頁上隔離線以上的各要素統稱函首；置于隔離線之下的各要素統稱主體；置于主體以后的的各要素統稱函尾。用形象地說分為“頭”、“身”、“尾”三部分。律師函的格式或結構(基本嚴格按照順序排列)如下：（1）發函律師事務所標識+（2）發函號+（3）律師函標題+（4）送達對象+（5）問候語+（6）委托聲明+（7）簡要事實和結論提前+（8）事實的具體陳述+（9）受托事項的具體法律分析+（10）“威脅性”的要求或建設性的意見+（11）律師函發出方式說+（12）附件+（13）成函時間+（14）生效標識（印章、簽署）+（15）特殊情況說明+（16）附注+（17）頁碼。

1.函首

（1）發函律師事務所標識

由律師事務所全稱（不應簡稱）組成，發函律師事務所標識名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦使用小標宋體字，字號酌定。當然本部分內容可以根據需要進行美術設計，但是我們認為應當簡潔、莊重，不應花里胡哨的，也不應當內容太多令人產生頭重腳輕的感覺。

（2）發函號

發函字號由發函律所代字、年份和序號組成。發函所標識下空2行，用小3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。這可以體現一個律師事物所基本制度即法律文書管理制度和檔案管理制度的落實水平。

（3）律師函標題

上分欄線下空2行，用小2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。標題應當由制作律師函的律師事務所的全稱+律師函主要事由+律師函字樣三部分組成。當前的律師函要么只有三個字“律師函”，要么缺乏發函律所名稱“天津長豐律師事務所關于某有限公司腿前。

（4）送達對象

標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個送達對象名稱后標全角冒號。如送達對象名稱過多而使首頁不能顯示正文時，應將送達對象名稱移至文尾隔欄線之下。送達對象名稱應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱，即接受函件的機關、單位全稱或個人法定姓名。不可省略或用不規范的簡稱。可在受送個人姓名后加先生或女士等尊稱。

（5）問候語

與尊稱相銜接，送達對象名稱下一行，正文可以另起一行。正文每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。

2．正文（即函身）

（6）委托聲明

應當明確委托人、受委托律師事務所、受指派的律師及委托事項。是物基本形式一般為：×律師事務所依法接受××的委托，指派×××律師就××××事宜出具本律師函。[1]事務中律師往往以自己受托的名義向送達對象發函，我們以為這是不符合律師執業規范中要求的由律師事務所統一接受委托的要求的，至少表述是不符合法律邏輯的，不夠嚴謹。

（7）簡要事實和結論提前

這部分內容不是必須有的，但如果事情很復雜的話，可以“開門見山”地“一筆帶過”地“點”一下事實，“描”一個概括性的提示性的建議或意見或結論。

（8）事實的具體陳述

在委托聲明后或者概述事實結論后就需要客觀真實地細敘事實部門，客觀真實是陳述必然的要求，必須嚴格按照委托人提交的材料和委托人的陳述后提煉出來的可靠的事實進行陳述，律師不得添油加醋任意渲染，不得恣意刪減縮小必要的事實，事實的陳述的要按照事情的基本脈絡進行，主要分為法律關系的產生、變更、消滅，雙方先后的原因行為和發生的結果，雙方就有關法律事實的處理邀約、要約、反要約、承諾、等磋商和解破裂過程等要周詳，但不是流水帳，不是簡繁不分，而是根據關聯性原則和必要性原則及客觀性原則進行事實闡述，以便為法律分析進行鋪墊，當然也是相當于律師與送達對象進行核實的需要，如此對方可以就有關事實爭議進行回復，使送達對象知道律師是在充分了解事實掌握事實的技術上進行法律分析并給出法律建議的，增加律師函的可信度和說服性。

（9）受托事項的具體法律分析

對事實陳述完畢后，就到了以事實為依據進行法律分析的步驟了。法律要依托事實或存在的爭議，根據委托人的意志，以法律為準繩，以法律對事實的分析推導出法律上應然的義務分擔說明或者準確傳達委托人的意思表示，事實引用要客觀、相關、簡潔、明了，法律引用清晰適用準確，論證有力邏輯嚴密，要根據事實得出法律上應有的義務分擔，但要考慮送達對象或者閱函人的特點，如果屬于普通的居民，該部分內容應當通俗易懂，如果送達對象是公司社團組織，則可以更正規一些，如果是法律專業人士，如律師之間的函件，則可以法言法語來解決，這需要律師制作者的靈活處理。本部分根據送達對象的特點進行適當的法律分析，援引法律要適當，要明確具體的規定，以增強說服性和權威性。

要說明如此承擔法律義務的事實原因和法律原因，這是事實陳述和法律分析兩部分的核心內容（why）。

第二篇：律師函業務 指引

律師函業務指引

引言：律師函業務是律師基本功之一，更是律師業務的基本表現形式之一，尤其是在非訴訟業務中，甚至在訴訟業務注重法律風險預防的應對策略流行之下，律師函將發生在廣泛的非訴訟中，更發生在訴訟的前夜，因此，不可避免地在中國的法律服務中將發生“長城內外，萬里‘函’飄”的景觀，當然有泛濫或者向假冒偽劣產品一樣泛濫的可能，而當前國內法律學界和實務界對律師函的研究十分忽略，因此特整理本文，以期待與同行交流，為律師文書規范化、標準化工作添一塊小瓦，當然這更是自我的積累。

一、律師函的概念

律律師函是指律師（包括公司律師、公職律師）接受客戶的委托或者（其他形式的授權）就有關事實或法律事實進行法律評價和風險估計，以解釋說明、調查取證、通知催告、請求制止，進而達到一定預期的法律效果滿足委托人訴求而由律師根據事實和法律出具、以律師事務所和律師名義發送的專業法律文書。

（一）函與律師函的比較

函指公私信件，公函，談的是公務。而一般私函，談的是個人私事。這是公函與一般私函的本質區別。公函適用于不相隸屬機關相互商洽工作、詢問和答復問題；向有關主管部門請求批準等。而律師函是指律師事務所接受當事人的委托，指派律師就有關事實或法律事項向特定對象進行告知的專業法律文書，因此發文主體和處理的事務是相區別的。

（二）律師函與律師事務所函的比較

廣義的律師事務所函是指在訴訟中或委托調查實務中，以律師事務所名義開出的函或介紹信。其中我國《律師辦理刑事案件規范》第13條規定，在律師受理刑事案件須辦理的手續中，必須有律師事務所開具的介紹信，并由律師呈交辦案機關。2001年5月14日司法部關于下發《律師刑事訴訟格式文書》標準樣式的通知（司發通[2001]051號）統一了律師事務所函的格式，律師事務所函是律師涉訟辦案的一件必備書面憑證。律師事務所函的作用在于，以該律師事務所的名義，向司法部門出具的律師輔助書面資格證明。體現了律師事務所內部管理和司法部門監管的需要。因此律師函和律師事務所函發出的核心主體、發函用途和收函人范圍房屋是區別明顯的。

（三）律師函與律師信的比較

英美律師所應用的律師信(lawyer’s letter)既包括了律師受委托人的指示向特定對象就有關事實和法律事項發出的信函；也包括了律師向委托人出具的關于受托有關事實和法律事項的各種形式的信函，如傳真、意見書等。英美律師在實踐中所出具的律師函從形式和格式上看與私人信件相類似。與國內律師將律師函視為較為正式的要式法律文書的認識有明顯的區別。英美及香港律師均將律師函稱作律師信。

（四）律師函與律師催告函的比較

國內還的律師事務所出具律師催告（敦促）函，實際上就是律師函的一種，主要用于催告收函人或單位履行一定的義務。兩者是種屬的關系。

（五）律師函與當事人的信函的比較

律師函的意思表示實際就是委托人的意思表示，即委托人“借律師之口說委托人想說之事”。與委托人自行發出的意思表示相比，律師函有明顯的專業優勢。

二、律師函的本質

律師出具律師函對某一事實進行法律評價和風險估計，目的在于以法律尺度和律師的判斷，對送達對象曉之以法律事實，動之以利弊得失，讓送達對象得出自己的“法律評價”，即“傳法達意”，因此律師函的本質是一種委托代理進行意思表示的法律行為，存在兩層法律關系，一是律師與委托人之間的授權委托關系，這一層面是核心的法律關系。二是律師與受送主體之間的代為函告的法律關系。律師函應根據委托人的合理要求而給予對方通知或在適當的范圍之內向送達對象解釋事由，以便送達對象做出決定。

三、律師函的特點

1.行文關系單一。主要用于向委托人指向的人依法表達法律訴求。

2.應用領域廣泛。基本上可以在一切法律業務中使用律師函，因此其適用于范圍非常廣泛，從訴訟到非非訴訟領域，從民事到商事領域等等。

3.精悍靈活。律師函是一種非訴訟業務范疇，律師函往往篇幅短小靈活，但依據法律提出的威脅性要求使其具備精悍的特征。

4.受托發函。也就是說是代表委托人以律師的口吻和形式向委托人指向的人表達委托人的意志。

5.表征法威。律師在人們看來是法律的專家，是最為嚴謹和認真的專業人員，如果由律師發話就是委托人的意志賦予了強烈的法律救濟色彩。有人所謂律師函，就是一封合法的恐嚇信，以讓對方卷入法律糾紛相威脅，說得十分形象。

四、律師函的分類

（一）根據律師函的主要功能分為：

1.律師催告（敦促）函。是當前最常使用的一種。告即將委托人的意志告知收函人，催即催促收函人做什么或者不做什么。

2.律師詢問函。是主要用于了解、詢問有關法律事項時使用。

3.律師答復函。是委托律師對特定的質詢通過律師來答復的函。

4.其他律師函。

（二）根據律師函的處理的事務領域范圍可以分為：

銀行催貸律師函、貨物銷售款項催收律師函、物業費催收律師函、停止名譽侵權的律師函、停止商標侵權律師函等等，列舉不可窮盡。

五、律師函的應用領域

適用于所有的民商事領域，應用范圍非常之廣。有律師處理法律事務的事情發生，就可以有律師函的發生，實際上，在目前律師實務中律師函的應用范圍還不夠寬泛，當然和我國的法律服務市場的發育有關，但令我們擔心的更應該是“發律師函”成為“撒胡椒面”，律師函不是萬能的，律師函也不應是事事處處時時人人案案都發律師函，如果說話，話太多太沒有分寸了就是廢話了。因此，律師函的將來也不至于出現“風卷一地雞毛漫天狂舞之勢”！

六、律師函的功能與作用

（一）律師函的功能

1．信息傳遞功能，律師函無疑具備傳達委托人的意思、意志和律師的法律評價等信息的溝通，也是為獲得送達對象的預期信息反應而制作的。

2．心理強制功能，通過法律把一封函潤色加工后能夠使對方迫于法律的名義的說服而產生威脅的恐慌，包括兩層含義，一是將委托人的意思表示通過法律分析后以合法的姿態予以定格（當然整體事態是定格的），二是借律師事務所之招牌和律師的職業形象以法律的名義進行放大式的傳達，成為一種強勢的意思表示。

（二）律師函的作用

1.調查取證。律師經常出現當事人準備起訴卻證據不足的情況。這些情況，有些可以通過發律師函來查詢溝通來獲得對方的答復從中尋找證據的方式來解決，正所謂投石問路，偵察證據和對方的態度，探聽虛實；

2.商洽和解。律師函的和解作用是其主要的用途。通過通知對方在指定期限來人、來函、來電協商的方式來促使雙方達成和解協議；

3.催促警告。通過律師函來行使一些法律上的告知義務，或者通過律師函達到提醒收函人盡快履行約定或者法定義務的作用；

4.解釋評價。可以就某一法律事件或者某一法律行為進行解釋說明和客觀評價，以達到法律層面上的溝通需要；

5.抗辯回復。針對對方發來的律師函針鋒相對地進行抗辯性回復，以達到反駁對方律師函的作用；

6.行權聲明。典型的是行成權聲明。包括三類：一是債權性形成權，包括：追認權、終止權、選擇權、買回權、減價請求權、解除權、撤銷權、撤回權、拋棄權、抵消權、免除權、抗辯權等等。二是物權性形成權：包括：撤消權、所有權的拋棄、他物權的拋棄、共有物分割請求權、典物回贖權等。三是訴訟時效中斷聲明；

七、律師函出具的基本原則

為了避免律師與委托人之間、律師與受送主體之間可能產生的潛在糾紛，規范律師函這一重要的基礎性的法律服務業務方式，控制出函律師事務所和律師的風險，律師函的出具應當遵循下述基本原則或要求：

（一）真實原則

律師函是依據委托人的事實陳述和委托人提供的事實材料為依托的，首先，律師應當告知委托人真實客觀陳述其事實，不得做捏造事實、無中生有，否則承擔法律責任。其次，律師應當嚴格按照委托人陳述或材料的客觀內容，在律師函中不假不妄地進行事實陳述和分析。委托人不真實的陳述或者律師的失真地事實分析都可能造成嚴重的法律后果。

（二）合法原則

律師函必須建立在對客觀事實的合法性分析的基礎上，才能是委托人的意見得到法律的支持，產生法律的威懾效果，如果律師的律師函不符合法律的規定，造成有關損失的，須承擔賠償責任。

（三）委托原則

律師事務所必須與委托人簽訂書面的委托合同，明確地約定雙方的權利、義務和責任律師必須和委托人建立書面的授權委托手續。以確定委托關系、委托范圍及代理權限，律師只在授權的范圍內發表律師函，最終的律師函在發出前要取得委托人的書面認可。注意的是，對律師函書面確認手續不能替代委托手續，實踐中經常有律師進行這樣的替代。

（四）必要原則

有些情況下發出的律師函是沒有多大的必要的，雖然律師函的應用范圍比較廣泛，但是律師函不是胡椒面，不是狗皮膏藥。謹慎發出律師函才能取得預期的效果，這樣才能使委托人認識到你在考慮他的成本，值得信賴。

（五）保密原則

律師函的受送對象要準確，范圍不得無故擴大，要限于當事人，或受送達對象的負責人。實踐中，為了制造輿論壓力或者借助聲勢或者作秀，往往在媒體上公開發表或在公眾場所公開發布律師函，一是這種方式很不適當，違反送達對象是特定的原理，原則上不應公開發布，除非是需要進行公示的法律聲明。二是這種公開很可能引起侵犯商業秘密或榮譽、個人隱私或名譽的風險，加大了律師函法律服務的風險，很可能律師事務所成為連帶責任人之一。

八、律師函業務程序

（1）律師事務所接受委托。簽訂委托合同，出具授權委托書。委托手續必須齊全，明確，這是律師函保證其合法性的根基。

（2）律師事務所指定律師承辦律師函業務。當然律師事務所可以根據委托人的意愿指定或者推薦承辦律師。

（3）承辦律師聽取委托人的陳述。承辦律師須認真聽取委托人就委托事項的前因后果，必要的情況下可以進行引導性的詢問。

（4）搜集補充委托事項的事實材料。委托人第一次陳述往往不能完整的帶來律師制作律師函所必須的材料，因此律師需要繼續和委托人溝通，深入了解事實，搜集相關的證據材料，這些材料的真實性、合法性、相關性都是律師必須考慮的。

（5）分析陳述整理材料草擬律師函提綱。在材料搜集完畢以后，事實脈絡基本清晰的前提下，律師應當先行起草律師函提綱，當然如果比較簡單的則直接起草也是適當的。

（6）起草律師函。按照律師函的制作標準正式起草律師函。

（7）聽取委托人對律師函草稿的意見。律師初稿應經委托人的過目，進一步聽取委托人的建議，尤其是異議。并且就有關風險提示委托人。

（8）修改潤色后出具律師函最終稿。在聽取委托人就律師函草稿的意見、建議或異議后進行響應的結構調整、語言潤色、意見修正，到這一階段律師函基本出爐了。

（9）取得委托人的最終書面確認。取得當事人對代理方案的書面確認是律師業務的規范化和風險管理的需要。

（10）律師函經簽章生效；包括承辦律師署名、律師事務所蓋章。

（11）送達律師函。發出方式包括傳真、面呈，郵寄（普通、掛號、EMS等甚至公證送達。要注意送達證據的保存和搜集。

（12）接受回函或答復。送達對象收到律師函后，可能回函或者答復。

（13）向委托人反饋或者向委托人詢問律師函的效果。律師函送達后，送達對象往往會對律師函采取答復，尤其是采取行動，因此必須跟蹤律師函的效果。

（14）回函或再發出律師函。根據回函情況或者反饋信息或者委托人的再次要求，根據必要性原則可以再次發函。

（15）采取律師函業務之外的法律行動。

九、律師函的倡導設計格式要點及制作標準

（一）律師函用紙和打印推薦技術指標

1.律師函推薦用紙標準：一般采用國際標準A4型（210毫米×297毫米）。版心規格：156毫米×225毫米（不含頁碼）。頁邊：公文用紙上白邊為37毫米±1毫米，下白邊為35毫米±1毫米；公文用紙左白邊為28毫米±1毫米，右白邊為26毫米±1毫米。

2.原則上律師函中圖文的顏色均為黑色。單面或雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。使用激光打印機打印，印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

（二）排版規格與裝訂要求

1.排版要求：以小三號字高度加小3號字高度7/8倍的距離為一基準行。正文用小3號仿宋字，一般每面排22行，每行排28個字。

2.裝訂要求：律師函應左側裝訂（事務中多是不裝訂或者上裝訂或者角裝訂或者側單釘），不掉頁。律師函的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處。

（三）律師函中各要素標識規則及內容標準

可將律師函的各要素劃分為函首、主體、函尾三部分。三部分的美學分割標準如下：發函律所全稱下4mm處為設置一條隔離線，最后一頁距下頁邊20mm處為設置一條隔離線，兩條線長均為170mm。每行距中排28個字。律師函首頁上隔離線以上的各要素統稱函首；置于隔離線之下的各要素統稱主體；置于主體以后的的各要素統稱函尾。用形象地說分為“頭”、“身”、“尾”三部分。律師函的格式或結構(基本嚴格按照順序排列)如下：（1）發函律師事務所標識+（2）發函號+（3）律師函標題+（4）送達對象+（5）問候語+（6）委托聲明+（7）簡要事實和結論提前+（8）事實的具體陳述+（9）受托事項的具體法律分析+（10）“威脅性”的要求或建設性的意見+（11）律師函發出方式說+（12）附件+（13）成函時間+（14）生效標識（印章、簽署）+（15）特殊情況說明+（16）附注+（17）頁碼。

1.函首

（1）發函律師事務所標識

由律師事務所全稱（不應簡稱）組成，發函律師事務所標識名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦使用小標宋體字，字號酌定。當然本部分內容可以根據需要進行美術設計，但是我們認為應當簡潔、莊重，不應花里胡哨的，也不應當內容太多令人產生頭重腳輕的感覺。

（2）發函號

發函字號由發函律所代字、年份和序號組成。發函所標識下空2行，用小3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。這可以體現一個律師事物所基本制度即法律文書管理制度和檔案管理制度的落實水平。

（3）律師函標題

上分欄線下空2行，用小2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。標題應當由制作律師函的律師事務所的全稱+律師函主要事由+律師函字樣三部分組成。當前的律師函要么只有三個字“律師函”，要么缺乏發函律所名稱“天津長豐律師事務所關于某有限公司腿前。

（4）送達對象

標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個送達對象名稱后標全角冒號。如送達對象名稱過多而使首頁不能顯示正文時，應將送達對象名稱移至文尾隔欄線之下。送達對象名稱應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱，即接受函件的機關、單位全稱或個人法定姓名。不可省略或用不規范的簡稱。可在受送個人姓名后加先生或女士等尊稱。

（5）問候語

與尊稱相銜接，送達對象名稱下一行，正文可以另起一行。正文每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。

2．正文（即函身）

（6）委托聲明

應當明確委托人、受委托律師事務所、受指派的律師及委托事項。是物基本形式一般為：×律師事務所依法接受××的委托，指派×××律師就××××事宜出具本律師函。[1]事務中律師往往以自己受托的名義向送達對象發函，我們以為這是不符合律師執業規范中要求的由律師事務所統一接受委托的要求的，至少表述是不符合法律邏輯的，不夠嚴謹。

（7）簡要事實和結論提前

這部分內容不是必須有的，但如果事情很復雜的話，可以“開門見山”地“一筆帶過”地“點”一下事實，“描”一個概括性的提示性的建議或意見或結論。

（8）事實的具體陳述

在委托聲明后或者概述事實結論后就需要客觀真實地細敘事實部門，客觀真實是陳述必然的要求，必須嚴格按照委托人提交的材料和委托人的陳述后提煉出來的可靠的事實進行陳述，律師不得添油加醋任意渲染，不得恣意刪減縮小必要的事實，事實的陳述的要按照事情的基本脈絡進行，主要分為法律關系的產生、變更、消滅，雙方先后的原因行為和發生的結果，雙方就有關法律事實的處理邀約、要約、反要約、承諾、等磋商和解破裂過程等要周詳，但不是流水帳，不是簡繁不分，而是根據關聯性原則和必要性原則及客觀性原則進行事實闡述，以便為法律分析進行鋪墊，當然也是相當于律師與送達對象進行核實的需要，如此對方可以就有關事實爭議進行回復，使送達對象知道律師是在充分了解事實掌握事實的技術上進行法律分析并給出法律建議的，增加律師函的可信度和說服性。

（9）受托事項的具體法律分析

對事實陳述完畢后，就到了以事實為依據進行法律分析的步驟了。法律要依托事實或存在的爭議，根據委托人的意志，以法律為準繩，以法律對事實的分析推導出法律上應然的義務分擔說明或者準確傳達委托人的意思表示，事實引用要客觀、相關、簡潔、明了，法律引用清晰適用準確，論證有力邏輯嚴密，要根據事實得出法律上應有的義務分擔，但要考慮送達對象或者閱函人的特點，如果屬于普通的居民，該部分內容應當通俗易懂，如果送達對象是公司社團組織，則可以更正規一些，如果是法律專業人士，如律師之間的函件，則可以法言法語來解決，這需要律師制作者的靈活處理。本部分根據送達對象的特點進行適當的法律分析，援引法律要適當，要明確具體的規定，以增強說服性和權威性。

要說明如此承擔法律義務的事實原因和法律原因，這是事實陳述和法律分析兩部分的核心內容（why）。

（10）“威脅性”的要求或建設性的意見

根據具體事實的陳述，法律義務承擔的結果性分析這是律師應當以受托律師的口吻提出體現委托人意志的意見或要求，可以明確傳達要求對方在“由誰以怎樣的方式在何間何地完成怎樣的給付或者停止某項行為”，包括五個要素，就是要求的“具體內容（what）、具體時間（when）、具體地點（where）、具體方式（how）、具體主體（who）”。盡量要指定具體期限，并適當給對方必要寬限。

本部分內容尤其被認為是律師函的“高潮”部分，也是最抓人眼球的部分，這部分的內容和法律義務分析部分一脈相承的，也是以委托人提出的要求為大前提的，要在提出要求的基礎上進一步說明若送達對象不兌現本律師函的意見或要求將面臨的不利狀況和后果，以反面的形式引起受送對象的重視，強化律師函的威嚴性和委托人的堅定法律立場。這部分“威脅”性的內容主要包括不兌現或者不與委托人協商的話，將承擔委托人行使解除權、抗辯權、訴訟權，這將導致商務角度合作破裂的種種后果，其次需要由送達對象承擔的訴訟費、律師費等實現債權的費用，甚至可以明確給出預算，另外可以告訴其一審、二審、再審等程序性的時間成本巨大。但我們以為這部分也是要留有余地的，要具備建設性，不應惡化雙方的關系或者打消了對象協商和解的積極性，也不能把本部分內容渲染為非法的威脅恐嚇。至于威脅警告的程度要因人而宜，因事而宜，因時而宜，不宜所有的律師函一律加以威脅恐嚇，有的點到為止，有的需要算出責任承擔的具體金錢數額，有的商洽性的函不需要本部分的內容。當然，這種“威脅”也應當是多角度的，包括法律責任角度、商業預期利潤角度、商業信用角度等等。另外，筆者注意到一些律師函中往往有默認聲明，如“對律師函的內容有異議，請在XX日內書面告知我方，逾期視為沒有異議”。就是聲明對方不在指定日期答復或者不作為的情況下視為同意律師函的要求，筆者以為這是不適當的，默認情形是需要法律有明確規定的，至少需要雙方有明確的約定，即使明確約定了也未必被法院采納為沉默方的默認，因此律師函中有關默認的推定值得注意。

（11）律師函發出方式說明

律師函的發出方式在此應當予以說明，以提高保存證據的效果，并證明律師函發出方式的合法性。如：本律師函以傳真（注明受送對象傳真號碼及收件人）及特快專遞交方式送達。[2]

3.函尾

（12）附件

可以將委托人提供的主要材料的關鍵部分列為附件（至少要有委托證明，簡單的聲明事實上不足以證明律師函是受托發出的），作為律師函的組成部分。不需要的，應當將委托人提供的材料以工作底稿的方式長期保存。如有附件，在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件：1.×××××”）；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文序號并在其后標識附件（或帶序號）。律師函中如需附表的，對橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。公文如需附A3紙型表格，且當最后一頁為A3紙型表格時，封

三、封四（可放分送，不放頁碼）就為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最后一頁（封四）上。

（13）成函時間

成函日期以律所負責人簽發的日期為準。用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“○”，而不是英文字母“o”或或者阿拉伯數字“0”；成文時間的標識位參照“生效標識”部分的要求和標準。實務中多用阿拉伯數字書寫時間，很不美觀。

（14）生效標識（印章、簽署）

在落款處署可以不屬律所名稱，只標識成文時間，但需要在發函律師的簽名處有印章，以及各頁的騎縫章。發函律師名稱必須得有，包括印刷體姓名和手簽姓名，成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm-4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。

加蓋的印章必須清晰。署名的律師必須是委托人指定的受托律師，實習律師、律師助理等均不得署名。另外署名律師的簽字應當為手簽，另外有印刷體的律師姓名，以免因律師簽字“龍飛鳳舞”不能辨認。

（15）特殊情況說明

當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不宜采取標識“此頁無正文”的方法解決，行政機關曾經標識“此頁無正文”，但后來明文規定予以取消。

（16）附注

需要說明的其他事項，如律師的聯系方式如通信地址、郵編、辦公電話、移動電話及電子郵箱等作為律師函的附注，以便送達對象反饋回復，用小3號仿宋體字，居左空小2號字加圓括號標識在成文時間下一行。

（17）頁碼

用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距離版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。

十、律師函的細節要求或禁忌

尊重事實、準確引用法律條文、論理中肯、用語謙遜就成為律師函的必備要素。要寫好律師函，必須做到以下幾點：

1.目的明確。無論是去函或復函，都應具體、準確。去函的側重點在于提出的要求事由和詢問問題要清楚明白。復函的側重點在于對來函所提的問題給予明確、具體的答復。要坦誠，要直接。律師函的寫作不是文學創作，不是為了引起讀者的想象和琢磨你的真實想法，因此，在法律信函的寫作中拐彎抹角是沒有意義的。

2.用語適當。不管是給違約者的正式請求書、給客戶的意見書，還是給法院書記員的說明書，只要收信人覺得費解，這樣的律師函是不合格的。法律寫作就是要清晰、直接、簡潔。所以，還是使用常用的詞語、常用的表達法為妙。只要信函清晰明了就能理解，不要垃圾詞語、華麗詞藻，不要自己造詞，前后用詞要一致。語言要樸素自然，不必故作謙卑和酸澀，忌用命令口氣。

3．遵循文法。將一個段落看成是一個書寫單元:即一個段落一個主題。以一個中心句來開始一個段落，結尾的時候再和這個中心句呼應。使用主動語態。用肯定語氣陳述。不要將那些松散的句子連為一體。要保持文法和標點符號的一致性。用類似的格式表達并列的意思。在總結中，只用一種時態陳述。將一個句子中的重點文字放在句末。

4．法理情深。律師函中的恐嚇也是一種藝術，其火候很難把握，運用不當則可能因事實不清、觀點偏激或禮貌不周而加劇當事雙方的隔閡，甚至侵犯對方當事人的合法權益，同時也降低了律師自身的可信度，不僅做不到“春風化雨”，反而可能火上澆油，甚至被人理解為“挑訟架訴者”。律師函不是商業信函，律師函的主旨只能是以法理服人，在律師函中，以及其他法律文書中，律師都不應是委托人的可憎的爪牙或庸俗的喉舌，律師心中必須有法律這把尺子，不然于律師函所解決之事是火上澆油，于律師形象也是一種庸俗歪曲，發律師函不是“資本意志”的赤裸體現也不是所謂的律師的“舌燦如簧”的技巧表演，律師要有“良心”即法律，筆者親身感受了一些中國老律師對“關系博弈”沉醉或無奈，也感受了新生代律師尤其是實習人員的“犬儒主義”的主動或被動的潛在取向。律師的行當莫非就是“盡可能拿人錢財，不擇手段替人消災”，表現得“吃人嘴軟，拿人手短”的主體姿態？律師如何讓自己充滿法律智慧的頭腦不致在誘人的利益面前跟著當事人亦步亦趨不僅僅是一個律師職業群體的操守問題，更是一個人類的問題。

第三篇：律師函的起草指引

律師函起草的操作指引

律師函是指律師接受委托人的委托就委托事項進行披露、評價，進而提出要求以達到一定效果，而由律師根據事實及法律，以律師事務所和律師的名義出具的一種法律文書。律師函可以籠統的分為首部、正文和尾部三大組成部分。

一、律師函的首部

律師函的首部一般由三個部分組成：具體包括標題、函號和送達對象。

1.標題

一個完整、規范的律師函標題一般由三部分組成：發函律師事務所的全稱，律師函的主旨及律師函字樣組成。這三個部分可以分三行顯示，不要放在一行里面顯示，否則顯得標題太長，主旨不能突出，也顯得不夠美觀。如，上海某某律師事務所，關于A公司立即支付工程款，返還保證金的，律師函。

2.函號

律師函函號的基本結構為：（年號）+發函律師事務所所在行政區劃簡稱+發函律師事務所簡稱+法律文書的性質即律師函的簡稱+字第××號。如，（201×）滬×律函字第**號。關于第××號一般有兩種表達方式：1.按照律師事務所或發函律師的總發函的份數來編寫。如，本的第50封律師函就可以表述成第50號。2.按照發函的日期來編寫。如，2013年1月4日發的函可以表述成第20130104號。這種表達方式的問題就是如果同一天發了多封律師函，就不太好管理了，而且律師函的最后落款本身就有成函時間。根據自己習慣選擇方便的。

3.送達對象

送達對象即接受律師函的機關、單位或個人等主體。為了表示對送達對象的尊重，送達對象要用全稱，不可省略或用不規范的簡稱。當送達對象為個人時需在姓名后加先生或女士等尊稱。

在送達對象中有一個需要注意的事項，即到底向哪個主體送達律師函？如果在律師函中涉及到其他當事人的可以進一步加強律師函的威力。每個主體都可能有上級或類似的主管單位等能給他施壓的單位或個人。分公司有總公司，子公司有母公司，掛靠單位有被掛靠單位，雇員有雇主等等不一而足。我們可以通過同時給這些主體發函來給對方施壓從而使自己取得優勢。當對方是大型組織和政府機構等時這種方法的尤為有效。在給法人等組織發送律師函時要同時抄送給法人的法定代表人或其他主管領導。如，致：某某公司，并某某先生/女生。這樣做通常都能刺激起對方做出有利于你的反映和回復。

二、律師函的正文

律師函的正文一般由四個部分組成：具體包括委托聲明、事實簡述、法律評論和律師意見。

1.委托聲明

委托聲明由委托來源及委托事項兩部分組成。委托聲明主要是向送達對象表明律師向其出具律師函的合法授權來源，以及委托人的委托事項，即委托人想讓送達對象做什么或不做什么。

律師事務所。這樣表述是不符合律師執業規范中要求由律師事務所統一接受委托的要求的。委托聲明的規范表述應該為：×××律師事務所（以下簡稱“本所”）依法接受×××（以下簡稱“×××”）的委托，特指派本所×××律師（以下簡稱“本律師”）就×××事宜出具本律師函。

2.事實簡述

2.1

簡明扼要

律師函在對事實部分進行敘述時不需要向法律意見書那樣詳備，只需要根據委托人提供的材料，簡明扼要的將事實與雙方爭議的焦點總結出來即可。不宜詳述，言多必失。

2.2

以“根據委托人提供的資料及陳述”這樣的字句開頭

在列舉事實的段落前可以這樣開頭：根據委托人提供的資料及陳述。

2.3

強調有利事實，最小化不利事實

在事實簡述部分有一點需要提醒注意的，就是關于默認聲明。

有些律師函在事實陳述的結尾還會加上一個默認聲明：如，如果我們在最后期限前還沒有收到您的書面回復，我們就假使與我們的委托人有關的事實都是準確和完整的。或簡單的表述成：對律師函的內容有異議，請在最后期限前書面告知我方，逾期視為沒有異議。

默認聲明是有它的實際效果的，可以給對方施加以壓力，逼迫對方做出回復。

3.法律評論

法律評論由法律引用（包括合同條款的引用）和法律分析兩部分組成。在上一部分對事實進行簡述之后，就得以事實為依據對對方的違約或違法行為進行法律評論。法律引用（包括合同條款的引用）是為了說明對方的違法或違約行為是有明確的法律規定或合同條款約定的。法律分析就是通過對法律或合同條款的引用說明對方的行為是違法或違約的。

4.律師意見

律師意見由需要送達對象做什么及不這樣做的后果兩部分組成。這部分就是“合法恐嚇部分”。

律師意見部分有以下幾點注意事項：

4.1

不要把話說滿了

4.2

為行動確立時間表

這里有一點需要提醒注意的，就是給出的最后期限一定要短。比如，當你起草一封涉及合同違約的律師函時，建議違約方必須在××日內承擔違約責任，不然將予以起訴。你給出的最后期限一般不要超過10天，否則就沒有效果了。

4.3

警告如果不采取行動將要實施制裁

制裁部分要達到最好的效果就得全方位、多角度的表達，包括法律責任角度、商業利益角度、商業信用角度等等。如，可以向對方明示：如果我們不能在最后期限內得到您的回復，我們將以適當的法律程序解決此問題。一旦提起訴訟你方將因此遭受損失，不但需要支付本應支付的費用，還需要承擔違約金、訴訟費，商業信譽也將受損，甚至還需要承擔律師費等。

律師函正文最后不要忘記另起一段寫上“特此函告！”。

三、律師函的尾部

律師函的尾部一般由四個部分組成：具體包括律師函的寄送方式、附件、落款和聯系方式。

1.寄送方式

律師函的寄送方式就是在律師函中明確表明這封律師函是以何種方式寄送的。律師函最好用郵局特快專遞的方式寄送。這樣能確保對方能收到律師函，萬一對方否認收到了律師函，還可以讓郵局出具對方已經簽收的證明。通過EMS寄送能增強律師函的正式性及緊迫性，還能更好的保存證據。如果你知道對方的傳真或郵箱，還可以同時以傳真和郵箱的方式發送。律師函的寄送方式的規范表述，如，本律師函以特快專遞及傳真（注明送達對象的傳真號碼及收件人）的方式送達。或本律師函以特快專遞及電子郵件（注明送達對象的郵箱號及收件人）的方式送達。

2.附件

律師函的附件一般包括授權委托書、委托人提供的證據材料、法條、判決書等。

3.落款

律師函的落款具體包括律師事務所的名稱、發函律師姓名（實習律師、律師助理等均不得署名）和成函時間。在律師函的落款處要加蓋律師事務所的公章，證明律師發函的合法性。發函律師的姓名要有印刷體和手寫體（或加蓋發函律師的私章）兩種。有些律師的字跡非常潦草，所以需要印刷體予以確認。成函時間用漢字將年、月、日標全。注意將“零”寫為“○”，而不是英文字母“o”或者阿拉伯數字“0”。實務中很多律師為圖方便多用阿拉伯數字，很不規范。

4.聯系方式

律師函的聯系方式包括發函律師的聯系方式及委托人的聯系方式。聯系方式一般包括律師事務所的名稱、發函律師的姓名、電話號碼、郵箱、傳真號碼、聯系地址和郵編等。這樣方便對方可以有多種方式和我方取得聯系。

四、律師函的格式

目前并沒有頒布律師函的格式標準，在實務中律師函的格式可以參考《中華人民共和國國家行政機關公文格式》的格式標準。當你拿到一份格式一塌糊涂，如首行都不知道空兩格的律師函時

第四篇：律師函法律服務的操作指引

律師函法律服務的操作指引

文/王榮洲律師

誰都討厭收到律師函。為什么？因為它通常帶來壞消息，意味著你遇到了麻煩。你得采取行動，做出相應的反應，否則隨之而來的就是對方的制裁措施，常見的就是訴訟制裁。準備良好的律師函會給糾紛帶來嚴肅氣氛，這種氣氛在律師介入之前是不存在的。律師的特殊身份必然導致律師函有區別于客戶之間普通函件的特殊效果，這就催生了律師函法律業務。

請個律師，發個律師函，非常便捷，有時候效果還很明顯；如果發律師函起不到預想效果，可以再委托律師打官司，而一般來說委托同一律師的話，發律師函的費用會計入律師代理費，不會增加什么費用。律師函用好了對客戶來說事半功倍。律師函法律服務具體有哪些程序？

一、接受客戶委托

按照《律師法》的相關規定，律師不得私自接受委托，所以律師得以律師事務所的名義接受委托。具體分為以下幾個步驟：

1.簽訂委托代理合同

如果客戶單獨委托出具律師函業務，那需要和客戶簽訂專門的委托代理合同，以明確雙方的權利和義務。實務中，很多時候出具律師函無需簽訂專門的委托代理合同。常見的如：（1）客戶已經委托律師代理訴訟或仲裁案件，并且已經簽訂了委托代理合同，在訴訟或仲裁過程中出具律師函時，就無需再簽訂專門的委托代理合同。（2）顧問單位在服務過程中出具律師函，一般也無需簽訂專門的委托代理合同，當然具體還得看顧問合同是如何約定的，律師采取的是何種計費方式。

2.簽署授權委托書

客戶和律師事務所簽訂了委托代理合同后，客戶得向具體承辦的律師出具授權委托書，用以證明律師出具律師函是有有效授權的。專業的律師函，授權委托書是要作為律師函的附件一并寄送給對方的。授權委托書一般簽署三份，以防調查取證時需要或者用作其他備用。

3.收取律師代理費

律師出具一份律師函，到底要收取多少律師費？根據委托事項的具體情況，一般收費1000元至5000元不等。收費太低不行，一來客戶不會相信這東西有多大價值；二來律師也未必會盡心去做，可能就根據你陳述，再看看你提供的證據，差不多就起草好了，不會深入的去做法律研究，去調查取證等等。收費太高也不是那么回事，它畢竟只是份律師函。就客戶來說為律師函支付律師費并不會造成多大的負擔，如果律師出具律師函達到了預期的效果，那這點錢花的也值；如果沒有達到預期的效果，一般情況下，客戶為出具律師函支付的費用可以從律師代理費中抵扣。

關于律師代理費還有一個問題需要說明一下。客戶會說或心里會想，你律師不就起草了兩頁紙嗎，怎么收這么多錢？如果客戶有這樣的疑惑一定要讓他明白：（1）你看到的這兩頁紙只是最后的成果，過程的勞動被你忽視了；（2）律師

函的威懾力，很多時候不是來自于律師函內容，而是來自于律師的身份，來自于這是律師發出的；（3）律師花了十幾年來研修法律才有今天發律師函。

二、為起草律師函做好準備工作

1.聽取客戶的陳述及查看證據

辦理完委托手續，收取了律師費，下面就得干活了。首先得聽聽客戶就委托事項的前因后果是怎么說的。通過聽取客戶的陳述找出問題的關鍵點，再做一些針對性的詢問。客戶說的是一會事，能夠自圓其說不代表就是事實，還得審查客戶提供的證據。

2.做必要的調查取證

根據委托事項的具體情況，以及客戶提供的線索，做必要的調查取證工作。律師函的作用和功能就決定了，為了起草律師函不太可能做深入的調查取證或法律研究，因為很多時候律師函只是打前站用的，后面還有一系列組合動作了。

三、起草律師函

準備工作都做完了，下面就得起草律師函了。律師函的格式是有很多范本的，對于律師函來說是有一些固定格式的。首先從自己以往起草的律師函或律師事務所、其他途徑尋找規范的范本。作為專業律師一定要整理出一個規范的、專業的律師函范本，這樣以后在起草律師函的時候可以直接套用，既提高了效率，又顯示了專業水準。你那律師函拿出來客戶一眼看得像那么回事。

等律師函起草完了，還要經過一個確認程序，如果你是獨立執業的律師，起草完的律師函得到客戶的確認即可，如果客戶有異議的，要進行溝通，直至雙方形成一致意見；如果你是律師助理，那你起草完的律師函要得到你的律師老板確認，目的都是為了最大限度的規避自己的風險。

這里有一個需要提醒注意的問題：就是關于律師函的生效問題。律師函起草完，得到客戶確認后，承辦律師簽字（或蓋承辦律師的私章）和加蓋律師事務所公章才生效。有些律師在出具律師函的時候，只簽字或只蓋律師私章，而不加蓋律師事務所公章，這種做法是不規范的。律師得以律師事務所的名義承接業務，所以一定要加蓋律師事務所公章，而且還得加蓋律師事務所騎縫章，如果沒有專門的騎縫章，用公章代替騎縫章也可以。

至于如何起草律師函以及起草律師函過程中的注意事項不是本文討論的問題，如果有興趣可以參考文章：《律師函起草的操作指引》。

四、寄送律師函

有人會說寄送律師函多簡單的一個事，直接寄給對方不就O了。如果你這么回答說明你不專業。誰來寄？怎么寄？有哪些注意事項？

1.由律師來寄

律師函由律師來寄，不要客戶寄。為什么？（1）客戶付錢了，最好什么事情你律師都給他做了，不要再讓他來做，要不然他會覺得付錢不值；（2）律師函以律師的名義來寄送更規范，更能顯示律師函的嚴肅性。律師函在寄送過程中還是有些道道的，這些客戶并不明了，所以由律師來寄也更保險。

2.用EMS的形式寄

為了確保對方能及時收到律師函，律師函最好用郵局特快專遞（EMS）來寄送，不要省那兩個錢，用什么普通郵件或掛號信來寄送，這樣顯得不專業、不嚴肅也不安全。如果可能最好也不要用其他快遞公司的快遞寄送。為什么？（1）郵局的特快專遞比快遞公司的快遞更安全。一旦對方否認收到律師函，你可以讓郵局出具對方已經簽收律師函的證明，郵局出具證明的證據效力更強。（2）有些單位對于郵局的特快專遞是簽收的，對于快遞公司的快遞是拒簽的，讓快遞公司的快遞員自己聯系收件人，這樣就很麻煩，搞不好耽誤事。

用EMS寄送的時候有幾點注意事項：（1）就是關于EMS快遞詳情單的填寫。主要是EMS詳情單中內件品名的填寫。在內件品名欄中一定要填寫詳細了，不要簡單就寫“律師函”三個字，要把事由也寫清楚。（2）開通短信回執。在寄EMS的時候，順便開通短息回執業務（一般郵局是不會主動開通的），這樣對方一旦簽收了EMS，就會有短信提醒，這都是要作為證據的。（3）保存好EMS快遞詳情單，將來作為證據提供。

3.采用多種方式發送

為了確保對方收到律師函，可以用多種方式發送律師函。用郵寄的方式來寄送律師函時必須的，還可以輔助用郵件、或傳真的方式發送律師函。律師函以多種方式發送以后，還可以和對方電話溝通已經向其發送了律師函，往收到律師函后及時溝通。

五、及時回復對方的反饋意見

如果對方收到律師函后做了回復，那我方就得積極和對方溝通解決途徑。律師函不是目的，目的還是想通過發送律師函引起對方的重視，雙方更嚴肅的來溝通問題的解決方案。對方明白，都已經發律師函了，如果再不做出積極的回應，下面肯定就得吃官司了。

實務中，對方做出書面回復的較少（一般大型機構或企業會做出書面回復），要回復也是打電話溝通，所以在律師函的聯系方式中一定要留好多種聯系方式，以便對方聯系方便。在對方電話回復的時候，如果條件允許，盡量做好錄音取證工作。

事先要和客戶溝通好，一旦對方回復，我方如果答復，還得做好替代方案。不要把話說滿了，不要覺得發個律師函有多了不起似的。如果我方要回復對方，最好以書面的方式來回復，一來律師勞動有形化了，二來也便于做好證據的采集工作，為下一步行動做好準備。

六、采取進一步行動

律師函發出去以后，對方沒有回復，或有回復但沒有達到預期的效果。這時候就得跟客戶溝通是否有必要采取進一步行動，實施制裁措施。一般律師函在“律師意見”部分都會要求對方在“指定的時間內，做出相應的行為，否則實施相應制裁措施”的字樣。你“合法的恐嚇信”都發了，在你指定的期限內，對方并沒有按照你的意思去做，你也沒有采取什么制裁措施，那以后再發什么函件效果都不好，對方會覺得你就嚇唬嚇唬而已，并不會采取什么行動。把道理都跟客戶講清楚，然后由客戶決定是否采取進一步行動。如果要進行訴訟或采取其他法律手段，那就辦理相關委托手續，進入下一個法律程序。

上文從六個方面介紹了律師函法律服務的相關程序，但實務中并不是每個律師函業務都得經歷上文提到的六個方面。有些律師為了圖方便，付錢、發函就OK了，甚至連律師事務所的公章都不蓋，這樣做不規范、不專業又危險。想提

供專業的律師函法律服務，應該把這六個方面做規范了。法律是實踐的藝術，律師又是靠法律混飯吃的，有些東西別人教不了，只能靠自己在實踐中不斷體味，完善。

第五篇：內部控制應用指引培訓資料-采購業務

企業內部控制應用指引-采購

培訓提綱

一、采購業務內部控制的目標（第一條）

規范采購行為，防范采購風險,從而促進企業合理采購，滿足生產經營需要。本指引所稱采購，是指購買物資（或接受勞務）及支付款項等相關活動。

二、采購業務的主要風險（第三條）

（一）采購計劃安排不合理，市場變化趨勢預測不準確，造成庫存短缺或積壓，可能導致企業生產停滯或資源浪費。

（二）供應商選擇不當，采購方式不合理，招投標或定價機制不科學，授權審批不規范，可能導致采購物資質次價高，出現舞弊或遭受欺詐。

（三）采購驗收不規范，付款審核不嚴，可能導致采購物資、資金損失或信用受損。

三、采購業務流程

（一）總體要求（第四條）

企業應當結合實際情況，全面梳理采購業務流程，完善采購業務相關管理制度，統籌安排采購計劃，明確請購、審批、購買、驗收、付款、采購后評估等環節的職責和審批權限，按照規定的審批權限和程序辦理采購業務，建立價格監督機制，定期檢查和評價采購過程中的薄弱環節，采取有效控制措施，確保物資采購滿足企業生產經營需要。

（二）采購業務流程圖（主要有10個環節）

? 編制需求計劃和采購計劃； ? 請購； ? 選擇供應商； ? 確定采購價格；

? 訂立框架協議或采購合同； ? 管理供應過程； ? 驗收； ? 退貨； ? 付款； ? 會計控制。

四、各環節的主要風險點及管控措施

第一個環節：編制需求計劃和采購計劃

采購業務從計劃（或預算）開始，包括需求計劃和采購計劃。

企業實務中，需求部門一般根據生產經營需要向采購部門提出物資需求計劃，采購部門根據該需求計劃歸類匯總平衡現有庫存物資后，統籌安排采購計劃，并按規定的權限和程序審批后執行。

該環節的主要風險：三個“不”

1、需求或采購計劃不合理、2、不按實際需求安排采購或隨意超計劃采購，3、與企業生產經營計劃不協調。主要管控措施：有3個

1、根據實際需要編制需求計劃。

生產、經營、項目建設等部門，應當根據實際需求準確、及時編制需求計劃。需求部門提出需求計劃時，不能指定或變相指定供應商。對獨家代理、專有、專利等特殊產品應提供相應的獨家、專有資料，經專業技術部門研討后，經具備相應審批權限的部門或人員審批。

2、科學安排采購買計劃。

采購計劃是企業生產經營計劃的一部分，在制定生產經營計劃過程中，企業應當根據發展目標實際需要，結合庫存和在途情況，科學安排采購計劃，防止采購過高或過低。

3、采購計劃應納入預算管理。

采購計劃應納入采購預算管理，經相關負責人審批后，作為企業剛性指令嚴格執行。第二個環節：請購（第六條）

請購是指企業生產經營部門根據采購計劃和實際需要，提出的采購申請。該環節的主要風險：

1、缺乏采購申請制度，2、請購未經適當審批或超越授權審批，后果：可能導致采購物資過量或短缺，影響企業正常生產經營。

主要管控措施：有3個

1、建立采購申請制度。

依據購買物資或接受勞務的類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權，明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購程序。

企業可以根據實際需要設置專門的請購部門，對需求部門提出的采購需求進行審核，并進行歸類匯總，統籌安排企業的采購計劃。

2、嚴格按照預算進度辦理請購手續

具有請購權的部門對于預算內采購項目，應當嚴格按照預算執行進度辦理請購手續，并根據市場變化提出合理采購申請。

對于超預算和預算外采購項目，應先履行預算調整程序，由具備相應審批權限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續。

3、嚴格審核采購申請

具備相應審批權限的部門或人員審批采購申請時，應重點關注采購申請內容： 一是否準確、完整，二是否符合生產經營需要，三是否符合采購計劃，四是否在采購預算范圍內。

對不符合規定的采購申請，應要求請購部門調整請購內容或拒絕批準。第三個環節：選擇供應商（第七條）

選擇供應商，也就是確定采購渠道。非常重要的環節。

該環節的主要風險： 供應商選擇不當，后果：可能導致采購物資質次價高，甚至出現舞弊行為。主要管控措施：有3個

1、建立科學的供應商評估和準入制度。

一是，對供應商資質信譽情況的真實性和合法性進行審查，確定合格的供應商清單，健全供應商網絡。

二是，企業新增供應商的市場準入、供應商新增服務關系以及調整供應商物資目錄，都要由采購部門根據需要提出申請，并按規定的權限和程序審核批準后，納入供應商網絡。

三是，企業可委托具有相應資質的中介機構對供應商進行資信調查。

2、擇優確定供應商。

采購部門應當按照公平、公正和競爭的原則，在切實防范舞弊風險的基礎上，與供應商簽訂質量保證協議。

3、建立供應商管理信息系統和供應商淘汰制度。

一是，對供應商提供物資或勞務的質量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經營狀況等進行實時管理和考核評價。

二是，根據考核評價結果，提出供應商淘汰和更換名單，經審批后對供應商進行合理選擇和調整，并在供應商管理系統中作出相應記錄。

第四個環節：確定采購價格（第八條和第九條）

如何以最優“性價比”采購到符合需求的物資，是采購部門的永恒主題。該環節的主要風險：三個“不”

1、采購定價機制不科學，2、采購定價方式選擇不當，3、缺乏對重要物資品種價格跟蹤監控，引起采購價格不合理，后果：可能造成企業資金損失。主要管控措施：有2個

1、健全采購定價機制。

采取協議采購、招標采購、詢比價采購、動態競價采購等多種方式，科學合理地確定采購價格。

對標準化程度高、需求計劃性強、價格相對穩定的物資，通過招標、聯合談判等公開、競爭方式簽訂框架協議。

2、確定采購執行價格或參考價格。

采購部門應當定期研究大宗通用重要物資的成本構成與市場價格變動趨勢,確定重要物資品種的采購執行價格或參考價格。

建立采購價格數據庫，定期開展重要物資的市場供求形勢及價格走勢商情分析并合理利用。

第五個環節：訂立框架協議或采購合同（第十條）

框架協議是企業與供應商之間為建立長期物資購銷關系而作出的一種約定。采購合同是指企業根據采購需要、確定的供應商、采購方式、采購價格等情況與供應商簽訂的具有法律約束力的協議，該協議對雙方的權利、義務和違約責任等情況作出了明確規定（企業向供應商支付合同規定的金額、結算方式，供應商按照約定時間、期限、數量與質量、規格交付物資給采購方）。

該環節的主要風險：

1、框架協議簽訂不當，可能導致物資采購不順暢

2、未經授權對外訂立采購合同

3、合同對方主體資格、履約能力等未達要求

4、合同內容存在重大疏漏和欺詐 后果：可能導致企業合法權益受到侵害。主要管控措施：有3個

1、進行風險評估和引入競爭制度。

一是，對擬簽訂框架協議的供應商的主體資格、信用狀況等進行風險評估； 二是，框架協議的簽訂應引入競爭制度，確保供應商具備履約能力。

2、按照規定權限簽署采購合同。

根據確定的供應商、采購方式、采購價格等情況，擬訂采購合同，準確描述合同條款，明確雙方權利、義務和違約責任，按照規定權限簽署采購合同。

對于影響重大、涉及較高專業技術或法律關系復雜的合同，應當組織法律、技術、財會等專業人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與相關工作。

3、統一規定量差允許度。

對重要物資驗收量與合同量之間允許的差異，應當作出統一規定。第六個環節：管理供應過程（第十條、第十二條）

管理供應過程，主要是指企業建立嚴格的采購合同跟蹤制度，科學評價供應商的供

貨情況，并根據合理選擇的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保等事宜，實時掌握物資采購供應過程的情況。

該環節的主要風險：

1、缺乏對采購合同履行情況的有效跟蹤，2、運輸方式選擇不合理，3、忽視運輸過程保險風險，后果：可能導致采購物資損失或無法保證供應。

主要管控措施：有4個

1、跟蹤合同履行情況。

依據采購合同中確定的主要條款跟蹤合同履行情況，對有可能影響生產或工程進度的異常情況，應出具書面報告并及時提出解決方案，采取必要措施，保證需求物資的及時供應。

2、建立并執行巡視、點檢和監造制度。

對重要物資建立并執行合同履約過程中的巡視、點檢和監造制度。

對需要監造的物資，擇優確定監造單位，簽訂監造合同，落實監造責任人，審核確認監造大綱，審定監造報告，并及時向技術等部門通報。

3、選擇合理的運輸工具和運輸方式。

根據生產建設進度和采購物資特性等因素，選擇合理的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保等事宜。

4、實行采購登記制度或信息化管理。

實行全過程的采購登記制度或信息化管理，確保采購過程的可追溯性。第七個環節：驗收（第十一條）

驗收是指企業對采購物資和勞務的檢驗接收，以確保其符合合同相關規定或產品質量要求。

該環節的主要風險：三個“不”

1、驗收標準不明確

2、驗收程序不規范

3、對驗收中存在的異常情況不作處理 后果：可能造成賬實不符、采購物資損失。

主要管控措施：有3個

1、制定采購驗收標準。

制定明確的采購驗收標準，結合物資特性確定必檢物資目錄，規定此類物資出具質量檢驗報告后方可入庫。

2、各部門各司其職。

驗收機構或人員應當根據采購合同及質量檢驗部門出具的質量檢驗證明，重點關注采購合同、發票等原始單據與采購物資的數量、質量、規格型號等核對一致。對驗收合格的物資，填制入庫憑證，加蓋物資“收訖章”，登記實物賬，及時將入庫憑證傳遞給財會部門。物資入庫前，采購部門須檢查質量保證書、商檢證書或合格證等證明文件。驗收時涉及技術性強、大宗和新、特物資，應進行專業測試，必要時可委托具有檢驗資質的機構或聘請外部專家協助驗收。

3、按規定處理異常情況、不合格物資和遲交貨。

對于驗收過程中發現的異常情況，比如無采購合同或大額超采購合同的物資、超采購預算采購的物資、毀損的物資等，驗收機構或人員應當立即向企業有權管理的相關機構報告，相關機構應當查明原因并及時處理。

對于不合格物資，采購部門依據檢驗結果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜。對延遲交貨造成生產建設損失的，采購部門要按照合同約定索賠。第八個環節:付款（第十三條和第十四條）

付款是指企業在對采購預算、合同、相關單據憑證、審批程序等內容審核無誤后，按照采購合同規定及時向供應商辦理支付款項的過程。

該環節的主要風險：三個“不”

1、付款審核不嚴格

2、付款方式不恰當

3、付款金額控制不嚴，后果：可能導致企業資金損失或信用受損。

主要管控措施：有3個

1、嚴審票據的真實性、合法性和有效性。

嚴格審查采購發票等票據的真實性、合法性和有效性，判斷采購款項是否確實應予支付。一是審查發票填制的內容是否與發票種類相符合、發票加蓋的印章是否與票據的種類相符合等。

二是企業應當重視采購付款的過程控制和跟蹤管理，如果發現異常情況，應當拒絕向供應商付款，避免出現資金損失和信用受損。

2、合理選擇付款方式。

根據國家有關支付結算的相關規定和企業生產經營的實際，合理選擇付款方式，并嚴格遵循合同規定，防范付款方式不當帶來的法律風險，保證資金安全。

除了不足轉賬起點金額的采購可以支付現金外，采購價款應通過銀行辦理轉賬。

3、加強預付款和定金的管理。

加強預付賬款和定金的管理，涉及大額或長期的預付款項，應當定期進行追蹤核查，綜合分析預付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風險等情況，發現有疑問的預付款項，應當及時采取措施，盡快收回款項。第九個環節：會計控制（第十五條）

會計控制主要指采購業務會計系統控制。該環節的主要風險： 缺乏有效的采購會計系統控制

1、未能全面真實地記錄和反映企業采購各環節的資金流和實物流情況

2、相關會計記錄與相關采購記錄、倉儲記錄不一致

后果：可能導致企業采購業務未能如實反映，以及采購物資和資金受損。

主要管控措施：有2個

1、加強會計系統控制。

企業應當加強對購買、驗收、付款業務的會計系統控制，詳細記錄供應商情況、采購申請、采購合同、采購通知、驗收證明、入庫憑證、退貨情況、商業票據、款項支付等情況，做好采購業務各環節的記錄，目標：確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。

2、核對往來款項。

指定專人通過函證等方式，定期向供應商寄發對賬函，核對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來款項。

對供應商提出的異議應及時查明原因，報有權管理的部門或人員批準后，做出相應調整。第十個環節：采購業務的后評估（第四條）

企業應當定期對物資需求計劃、采購計劃、采購渠道、采購價格、采購質量、采購成本、協調或合同簽約與履行情況等物資采購供應活動進行專項評估和綜合分析，及時發現采購業務薄弱環節，優化采購流程。

同時，將物資需求計劃管理、供應商管理、儲備管理等方面的關鍵指標納入業績考核體系，促進物資采購與生產、銷售等環節的有效銜接，不斷防范采購風險，全面提升采購效能。