第一篇：發郵件的注意事項

怎樣運用好Email Email 早已成為我們生活和工作中的一部分，工作上每天收發很多電子郵件，是很平常的事。但是我們如何才能更好的運用Email，經過上周五的討論，以下是怎么運用好Email討論的記要。

一、在什么情況下須發郵件：

1.方案需要領導審批、支持、配合的。2.部門與部門之間需要溝通的。3.工藝完善技術方案。

4.重要文件需要留下證據的。

二、郵件發送對象

1．本部門同事之間的郵件，如果很易解決，直接聯系就可以了；如果覺得比較棘手或難以解決，或需要上級支持，需要將郵件抄送給直接上級。

2．尋求跨門支持的郵件，發送給尋求支持的人，同時抄送給他的直接上級；也要同時抄送自己的直接上級；這樣往往可以獲得支持部門的更好的支持。3．選擇郵件發送對象的時候避免以下現象：本公司內部溝通需要解決的事，千萬不要發給外公司的人員。沒成形的方案不能抄送給領導。

4．不要在本公司的往返郵件中直接轉發給外公司人員，最好是另寫新郵件。5．對一件事的溝通郵件，盡量在原郵件上回復，以便查看事件的連續性，便于追蹤。

6．在發郵件前不確定是否合適的郵件，最好先討論一下在發送。

三、怎樣寫郵件內容

1．例行文件或者通報可以一句話帶過。

2．如果帶有附件，郵件正文對附件主要內容進行總結，避免領導一一打開附件才能知悉溝通事項；附件的文件名也要能概括出文件內容。

3． 郵件正文應層次清晰、內容明確，將所要表達的內容陳述清楚。寫完郵件后只要時間不是特別緊急的情況下，寫完后從頭到尾看一下：是否有錯別字? 是否用詞不當？是否有將想要說的內容說清楚？

4． 如果給領導寫郵件時，有不同方案可以選擇可以把自己的見意寫上，并寫明為什么要選擇此方案的原因，方案的具體內容，選擇此方案的優點。

四、溝通確認和反饋

對重要溝通事項，發送郵件時要求對方有收到后確認，并在發送郵件后最好電話提醒對方引起關注。如果重要郵件發出去后石沉大海，不一定是對方不重視，嘗試再次提醒。1.收件人是否正確 2.抄送是否確.主題是否合適、遺漏

4.郵件正文是否遺漏要點（時間、地點、事件、人物、結論、未來計劃安排）5.附件 確認一下郵件中是否添加附件了

五、不適合用Email討論的事情和場合 1．私人的事情最好不要在Email里面說。2.如果一個Email來來回回，回復多次了，這個事可能就不適合再用Email說了。一般這就是一個比較復雜的事情，雙方可能多方在扯皮、推諉，甚至可能會互相指責。對復雜事情，最好的還是當面溝通，因此設法開一個正式或者非正式的會議，大家見面溝通，最好。如果限于條件不可能見面，那也最好是電話里面溝通。一般情況下，建議一個郵件來回3次就不要再回復了，應該直接電話或見面溝通。

第二篇：發郵件職業化

一、問候類：

1.常用詞句：

1）祝您周末愉快，生意興隆！2）在此我代表……祝賀您…… 3）希望您一切順利！4）一切還順利嗎？

5）希望我的郵件發現您一切都好！6）XX從某地送來問候，最近進展如何？ 7）非常感謝您對XX的關注/厚愛！

8）感謝您所做的一切，等待你的答復，送上我最美好的祝福。9）從您那兒得到的信息我們將不勝感激！10）值此佳節，謹對您的辛勤栽培表示感謝！2.范文：

1）范文1：

尊敬的XXX：

您好！

新的一年就要踏著鐘聲到來了，愿我們的祝福能給您帶來快樂和幸福！同時，衷心希望您能一如既往的關心和支持怡高的事業，我們深知，我們所取得的每一點進步和成功，都離不開您的理解、信任、支持和參與！在市場競爭日益加劇的今天，您的信任和參與對于我們來說無比珍貴！因此，在這個難忘的時刻，我們要向您表達最誠摯的敬意和最衷心的感謝！

為了不辜負您的信任，我們絲毫不敢懈怠，一直在努力改進我們的工作，改善我們的服務，力爭每天都有所進步，以使您對香港怡高公司的選擇能夠成為您人生中最明智的選擇之一!最后預祝您新年愉快，身體健康！闔家幸福！事業興旺！萬事如意！

2）范文2：

尊敬的xx：

您好！

您現在好嗎？很遺憾地得知，豬流感已蔓延，并且在您的國家也有幾件案例。所以，請您照顧好自己。我們有信心，豬流感在您的國家會很快結束的。

祝愿您和您的同事，一切安好！3）范文3： ***先生：

您好！

感謝您在3月7日對我司產品的詢價，我是無錫同步電子有限公司的***，相信您一定還記得我！關于我們提供的報價，如有任何問題，請隨時保持聯系，我們將盡最大努力提供支持！希望我們合作愉快，謝謝！祝您有個快樂的周末！

二、解決問題類：

1.常用詞句：

1）期待您的反饋意見

2）您對計劃方面有什么想法，下一步我們應該怎么做 3）有任何問題歡迎和我們聯系

4）您若是能夠就客戶方面提供更多的信息就太感激了 5）我的回答已標藍

6）.。。。涉及到的一些問題1.。。。2.。。7）我們查閱了。。。做出如下的方案1.。。2.。。3.。。8）針對您說的某某問題，我很認為是對的；可需要補充的是。。9）你剛才說的有一定道理，但我覺得應該更…

10）你這個想法不錯，但是如果能夠……是不是會更好？

11）你說的這種事情也不是不可能，但是目前來說，發生的幾率很小…… 12）這件事不是不能談，但是公司目前有困難，暫時先緩一緩，你看如何？

2.范文：

1）對貨物未寄達致歉 張三 總經理：

您好！

我們很抱歉聽到。。。。。的問題

經過我們仔細檢查，我們發現貨物被推遲的原因是由于。。我方該付的責任是。。我們建議您直接接觸XX機構，與之討論一下細節，從而最低限度的降低損失。我們真的很遺憾，但為這起事故你應該明白XXX問題不是我們的錯。簽名

2）對產品質量致歉：

***先生：

您好！

我們對本批產品出現的問題深感歉意！產品檢驗報告清楚顯示***，因此毫無疑問產品出現的原因是：1.；2.……因此，你們應該向** 機構提出賠償要求。考慮到本次出現的問題，我們將在下次采購中采取如下補救措施：1.；2.我們期待在未來** 我們再次為給你們帶來的損失感到抱歉！

3）對產品外觀損壞的客訴解決 李四經理，您好！

針對于您提出的關于我公司產品外觀損壞的問題，我們表示接受：并將立即著手進行關于此問題的分析，初步打算從以下兩方面入手調查造成此客訴的原因并將提供給您解決方案：

1、貨物有可能是在貨運的途中損壞。

2、貨物有可能是在包裝上存在紕漏。

相應解決方案：

1、若是由于貨運途中產生的問題；我們將與貨運公司以及保險公司進行溝通了解。

2、若是由于我公司內部包裝存在紕漏所造成，我們將給您重新發貨并承擔相關費用。

為了節省您寶貴的時間，我們將在兩個工作日內完成以上事務的處理，請您諒解！

以上，請盡知

謝謝

三、邀請類：

1.常用詞句：

1）讓我們同敘友誼，共話未來，迎接來年更多的財富，更多的快樂！2）殷切盼望您的到來！3）特邀請您的光臨指導！

4）對您長期以來對我們的關心和支持表示感謝，同時也向您的即將蒞臨表示感謝！5）我們真誠歡迎你積極參與，共謀發展。6）誠邀您屆時光臨！7）很長時間沒有看到你們了，想請您來敘敘舊。

8）真誠邀請您來參加我們的晚會，希望您能在當晚發表致詞！9）很高興和您達成了共識，為此我們想邀請您來參加我們的宴會！10）我們想請您來參加一個。。，期間我們可以聊些問題，希望看到您的到來！2.范文：

1）范文1：

搬遷邀請函

__________單位(領導朋友等）：

感謝您一直以來對本公司（或本人）的關心和支持，使公司得以業務蓬勃發展，現公司已遷至————（某地），誠邀請貴單位（或領導朋友）在（時間地點）參觀公司新址，并赴本公司的慶典午宴。

落款：（單位、時間）

2）范文2：

宴會邀請函

親愛的張營: 您能在5月5日星期五中午12點鐘 來吃午飯嗎？

我侄女瑪麗正在我們家中作客，我想您會樂于見到她的。她是個漂亮而聰明的女孩子，……同她在一起是很使人高興的！約翰和簡也到這里來，也許在飯后我們能開個舞會，說好，一定得來呀！

李雷

3）范文3： **先生：

您好！仰首是春，俯首是秋！我司與貴單位又迎來了第*個合作年頭。我們深知在發展的道路上離不開您的合作和支持，我們取得的成績有您的辛勤工作。久久聯合、歲歲相長。作為一家成熟、專業的**公司，我們珍惜您的選擇，我們愿意與您一起分享對新年的期盼。故在此邀請您參加**公司舉辦的的新年酒會，與您共話友情、展望未來。如蒙應允，不勝欣喜！

酒會具體內容** 順祝工作順利！

第三篇：外企發郵件專題

外企發郵件？你必知的郵件制度！

外企的郵件制度：以下三點你必須知道：

一、書面勝于口頭(written is always better than oral)你做過什么，要去做什么，需要別人做什么，寫郵件發出去，以后起爭執了就是證據，年終盤點也知道你每天都干了些什么。長此以往，極度鍛煉商務英語。

二、搞清楚TO, CC, BCC, FW TO: 收件人，主要閱讀郵件的人。

CC: CC的全名是Carbon Copy，即抄送。哪些人需在被列在郵件的抄送欄里呢？只要是和該郵件所涉及信息相關的人，需要了解該郵件信息的人都要去CC.你的直接主管如果是喜歡事必躬親的，或者這件事你需要領導支持的，一定要去CC, 不然你做了很多事情，領導不知道，你就是出了事也沒人挺你。就算領導沒時間看也沒關系，別的收件人看到也是一樣的效果。他如果不給你面子就等于不給你老板面子。

BCC: BCC的全名是Blind Carbon Copy，即加密抄送。BCC一般用來放你的下屬。舉個例子，你需要別的部門做一件事，你要寫郵件給這個部門的經理，為了得到老板支持，你又必須抄送(CC)你的老板，但這件事最終執行得怎么樣，你要你的下屬去跟進。很多人會犯的錯誤就是把下屬也放在抄送欄，想想看，下屬和領導放一起多不和諧啊，這時候加密抄送就很好用了。再跟下屬口頭囑咐一句，這樣下屬就能了解事情的前因后果，然后幫你去跟進了。FW: FW的全名是Forward, 即轉發。你在發郵件給某人的時候，同時轉發給其他很多人。但要注意的是，每個收件人的回復其他收件人也都會收到。

三、關于回復

禮貌上講，郵件中涉及的人都需要回復在相應的位置，并且包含原文。只回復一個人是相當不禮貌的。

第四篇：研究生聯系導師發郵件

尊敬的***老師：

您好，首先感謝您在百忙之中查看這封郵件，祝您身體健康，工作順利。

我叫***，是**大學**系**專業的一名大四學生，報考了**大學**專業，想調劑到貴校，就讀您的研究生。我的初試成績是000，英語00，政治00，**00，***00。下面向您介紹一下我的基本情況。

我在本科期間均一次性通過了國家英語四、六級考試，成績分別是000、000，并且通過了計算機二級C語言考試，連續三年獲得了獎學金，及“三好學生”“優秀共青團員”“優秀學生干部”等稱號。本科階段的學習中我逐漸對***（該老師的專業）產生了濃厚的興趣，奇妙的****更是令我著迷，這使得我非常希望得到進一步的深造。我的學姐學長向我推薦了您。

**（該導師研究領域）方面的研究向來是科學上的熱點，您的研究方向更是獨具特色。科學之所以為人所尊敬，正是在于其造福于人類。而您的研究方向，更是體現了這一點。這更加使我希望成為您的研究團隊中的一員，實現我的科學夢想。

我深知，要成為您的研究生我還有許多不足之處。但我相信，勤能補拙。如果我有幸成為您的研究生，我一定以飽滿的熱情與認真的態度加倍學習。

再次感謝您在百忙中查看這封郵件，期待您的回復。

此致 敬禮！

***

****年*月*日

第五篇：給導師發郵件格式

給導師發郵件格式范文3篇

隨著互聯網技術及網絡辦公化的發展，電子郵件已經成為人們主要的通信方式之一。下文是學習啦小編為大家整理的給導師發郵件的格式范文，僅供參考。

給導師發郵件格式范文一：

尊敬的xxx教授：

您好，很高興您在百忙之中能看到我的這封信。

我叫xxx，是xxx的一名學生，今年考的是華北電力大學保定的學碩(熱能工程)，很想報考您的研究生，通過各方面了解知道您在大機組綜合自動化理論研究方面頗有建樹。我很想在您的帶領和幫助下完成一些與xx相關課題的研究。

考生編號xxx

初試成績:

英語xx 政治xx數學xx專業課xx總分353

殷切期待您的回復

給導師發郵件格式范文二：

尊敬的XX老師：

您好!

我叫XX，是蘭州理工大學材料科學與工程學院08級本科生，專業是XXXX。我獲得了本校2012年推薦優秀應屆本科畢業生免試攻讀碩士學位研究生的資格，因此想進入貴校進行研究生學習。

我了解到您的研究方向是XXXXXXX。在本校老師講解XXX時，我就對其很感興趣，并認識到該焊接方法具有很大的發展前景。并從網上以及學長學姐得知您在該領域做了深入研究，因此非常希望成為您的研究生，在您的指導下進行深入學習。

以下是我的學習情況：

1、大學前三年的平均學分績90,居專業第一(1/XX)，綜合測評成績居專業第二(2/XX)。在2008——2009學年獲得國家獎學金(2/XX)、校一等獎學金及校三好學生稱號;在2009——2010學年獲得國家勵志獎學金、校一等獎學金及校三好學生稱號。

2、在計算機方面，我通過了全國計算機二級、三級，并利用課余時間學習AutoCAD、CAXA、Solid works繪圖軟件、Photoshop圖像處理軟件，并系統深入的學習Office等常用文檔處理工具。

3、在英語方面，通過了四級(XX)、六級(XX)，具備了一定的英語聽、說、讀、寫能力。

如果能有幸成為老師的研究生，我將踏實努力的完成您下達的任務。以下是我碩士期間的學習和研究計劃：

(一)專業知識的學習

1、扎實地學習專業知識，積極動手做實驗，將知識和實踐結合起來;

2、廣泛閱讀相關書籍，擴大自己在該領域的知識面。

(二)應用知識的學習

1、積極協助導師完成其科研和其他課題項目，扎實培養科學研究與創新能力;

2、加強英語特別是材料加工工程專業英語方面的自主學習，達到能自如地閱讀、翻譯專業相關英文學術論著，并力爭自主進行英文論文的寫作;

3、不斷地學習需要的知識和技能。

學習計劃會根據老師的具體要求以及自我認識的提高而做調整，以上只是初步計劃。

我個人的特點：

1、喜歡制定明確的目標，并有很強的規劃意識，并且在生活學習中朝著目標堅定不移的實施;

2、對自己要求嚴格，但我并不是一味的讀書，也愛看看其他書籍(如經濟、法律等)，也注意學習與娛樂相結合;

3、喜歡獨立思考，不懂的地方及時向老師尋求解答。

接下來，我將好好準備復試，冒昧的問老師，面試時主要考察哪些知識，我應該看哪些書籍。希望老師給予我指導以及提出對我的要求。

感謝您在忙碌的工作中抽時間讀我的這封信，衷心祝愿您身體健康，工作順利!

此致

敬禮!

學生：XX

XX年X月XXX日

給導師發郵件格式范文三：

尊敬的劉老師：

您好!

我叫xxx，是常熟理工學院電氣與自動化工程學院自動化專業08級本科生，通過貴所碩士招生信息介紹和師姐的推薦，我希望能夠有機會攻讀您的碩士研究生，所以非常冒昧的給您發郵件。萬分感激您能在百忙之中抽空看我的郵件，謝謝！!

我于20xx年參加全國碩士研究生考試，政治60，英語54，專業一108，專業二102，排名20，按貴校該方向的招收人數，我可能有機會參加貴校的復試，本科生期間我成績優秀，四年來在班級名列前茅，多次獲二等以上獎學金，國家勵志獎學金及三好生稱號，特別擅長PLC編程和數學建模。在科研和社會實踐都取得了優秀成果，參加過一些科技項目設計，如用PLC設計四層電梯、運用匯編和C語言結合編程實現多功能電子報警鬧鐘，我們團隊有三個人，我是組長，主要負責時鐘高溫報警部分。后來還參加過全國數學建模競賽，獲得了省二等獎。

我在網上查閱了您的有關資料，并看了一些您發表的文章。我對您所研究的課題很感興趣，所以非常希望能在您的課題組攻讀我的碩士學位，我相信通過自己的努力，我能很好的完成碩士期間的任務。

冒昧來信，敬請海涵!學生期待您的回信，謝謝!萬分感激！!

祝身體健康!工作愉快!

附件中是我的個人簡歷和大學四年來的學習成績表，懇請您多花些時間閱覽一下，再次表示最誠摯的感激!

學生：xxx

xx年x月x日

如何給導師寫信

首先說明自己是報考他的研究生，然后介紹自己的情況，可以附上成績單，還有一些正面材料，不要寫夸夸其談的東西，最好就是一些硬件，如獎狀的掃描間等等。很深刻的講為什么選擇這個專業的原因，真實，不能說大話，但是又要比較深刻，對該專業的理解，以及為什么選擇跨校和該老師的原因。然后寫如果能夠考上的話，你對自己未來前途、職業的一個設計，也是要比較實在但又充滿對學科的熱愛的感覺。最后說出你目前已經在如何準備，但是專業方面某些問題，還不清楚，比如那本專業書比較適合你閱讀等等，這里就禮貌的提出很多問題。但是不要問哪種老師絕對不會回答的問題，比如什么是重點之類的。之后你可以對一些專業問題發信向老師請教，這是一個熟悉的過程，也會贏得好感，問題要好，不要弱智問題或者老師也回答不出的問題。你在聯系之前一定要對所學專業自己有一個很好的把握，然后自己整理出一套重點。個人建議是現在問具體的題還太早，最好問看哪個版本的專業書，有無輔導班，或者能否去聽課(看你具體情況)，或者能否得到該老師的講義(這個很有用，不過最好在聯系第2，3次說)。到考研之前，因為專業科一般都是學校自己出題，所以這時候你把你認為的重點向老師詢問，問要有技巧，比如，這個問題我是否該看的比較深入;或者這個問題您的講義上比較簡單，我是不是該找點其他材料看看。根據老師的回答判斷。題型老師一般都會說的。

發郵件的一點技巧

不知道大家知不知道，用網易的郵箱發郵件時，與“發郵件”同行(就在寫信，收信平著那一欄)有個“設置”在下拉菜單中選擇“已讀回執”，在對方看了你的郵件后，系統會自動恢復，說對方已經讀過你的郵件。這樣，我們就能知道老師是因為忙還沒看我們的郵件，還是已經看了，沒有回復了!不知對大家是否有幫助?

郵件建議:

介紹一下你自己，說一下自己的目標，咨詢一下在今后的學習中你需要注意些什么，也讓導師給你一些學習生活的建議。

先自我介紹一下，再向導師問平安，有發郵的主題的話可以寫明，沒主題只是想和導師取得聯系的話就當是一個問候信了，最后寫上對導師工作、生活、身體及家人的祝福語就可以了，落款寫上你的班級、姓名，要讓老師記住你的話可以發一個形象照!

首先要對老師的研究方向作一定程度的了解，然后再跟老師聯系。聯系時要表明自己愛好的研究方向或希望老師給建議一個方向，態度要謙遜，還要體現出好學的精神，老師才會喜歡。如果是書面聯系，可以寫以下幾方面內容：

1.自我介紹。要簡潔，寫出自己的優勢，例如英文水平，以及在學術方面有沒有已經發表什么文章之類的。

2.表現出對導師研究內容的興趣。事前要進行了解，并閱讀一些導師的文章。

3.希望老師給予指導，提出對你的要求。例如，最近一段時間，需要看哪些書等。表達一下你一定要讀他研究生的希望，最后千萬不要忘了說致謝之類的話!