第一篇：公文講座策劃書策劃人

公文講座策劃書

策劃人-陳健【2011年10月1號】

講座主辦單位漢口學院管理學院學生會秘書處活動負責人副秘書長劉源源活動對象學生會11級全體干事主講人工商管理高衛輔導員老師

一、活動準備

1、聯系主講人

a、邀請老師參加公文講座，取得老師同意后和老師商量主講的內容，盡量多安排學生與老師之間的問題交流。b、與老師討論演講的形式。c、了解老師對講座的要求。

d、對主講人老師進行一次簡單的采訪，記錄老師的基本信息資料、人生經歷、工作歷程等，為做好宣傳工作提供資料。e、及時聯系主講老師確定到場時間。

2、確定講座地點、時間安排

查詢學校上課安排，盡量將講座時間安排在休息日。向學院主管老師申請講座地點，教室盡量

選大一點的，因為我還要進行宣傳工作,到時來聽講座的學生不僅僅是秘書處的，所以最好要未雨綢繆。

3、宣傳工作

對此次主講人的介紹，對主講內容的介紹，活動的目的與參加的意義。

宣傳形式

a、加大在學校、各院系宣傳欄貼宣傳海報的力度，團委通知下發到各班級。

b、充分利用網絡資源。在學校貼吧上發貼子、發微博，通過網絡宣傳來增加講座的吸引力和影響力。

4、其它準備

a、給主講人買禮品，為老師量身制作一套花花公子西裝，一雙紅蜻蜓皮鞋，裝飾好講人的儀表。

b、現場每人配備一瓶王老吉涼茶。

c、為節約成本，原本打算買的數碼相機改為向學院或其它同學借取。

d、請講座主持人準備。

5、現場布置

【時間--講座開始前1小時】

a、黑板書寫【講座名稱、主講人、主辦單位】

b、現場維護秩序、負責多媒體的調整、講座資

料的發放工作

二、經費預算

經費類別

1、禮品費用。

2、宣傳物資費用。

3、現場布置費用。

4、其它所需物品。

三、活動開展

1、活動主持人主持活動開始，宣布開幕詞。

2、主講人老師開始講座。

3、現場拍照攝影。

4、主講人老師和同學開始互動交流問題。

四、活動結束

1、主持人宣布閉幕詞。

2、整理現場、經費確算上報。

3、活動總結。

五、活動當晚具體流程

時間內容

17點整活動組織負責同學做準備工作，維持現場秩序。

18點整主講人老師開始講座。

19點整留給同學們相應的提問時間。21點整活動結束清理會場。

六、活動中應注意的問題及細節

1、同學們應注意禮貌問題，不得中途打斷老師的發言，向老師提問題應該提前舉手。

2、同學們應該注意會場的衛生問題，不得帶零食進會場。

3、不得在主講人老師講座期間大聲喧嘩，保持會場安靜。

4、同學們在提問前必須做自我介紹。

第二篇：行政公文講座

第二章 行政公文

教學目的：通過學習本節內容，了解各類行政公文的使用場合、特點、類別、寫作要求，著重掌握各類行政公文的文體結構和內容結構，具備撰寫行政公文的能力。

教學重點和難點：不同類別行政公文的文體結構和內容結構。

教學形式：教師講授理論；學生實踐寫作；教師批改并及時反饋，不符合要求的學生再進行寫作，直到符合撰文要求。

教學課時：32課時 教學過程：

第一節 行政公文概述

教學目的：通過學習本節內容，了解行政公文的概念、特點和種類。重點掌握行政公文的基本行文規則。

教學重點和難點： 行政公文的基本行文規則 教學形式：教師講授為主。教學課時：2課時 教學過程：

理論部分（2課時）

一、行政公文的概念

公文是國家機關、社會組織和團體行使職權、辦理公務所使用的文書。在實際應用中，這個概念有狹義與廣義之分。狹義的公文指行政公文。根據國務院2000年8月24日發布、自2001年1月1日實施的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）的規定：“行政機關的公文（包括電報，下同），是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。”廣義的公文泛指黨政機關、企事業單位、社會團體處理公務的文書。它既包括《辦法》中的13種公文，也包括各種專用文書，如經濟文書、科技文書、司法文書、社交禮儀文書、外交文書等。本章主要介紹狹義公文。

二、行政公文的特點

（一）公文的制發者須是法定作者

公文的法定作者指依法成立并能以自己的名義行使職權和擔負義務的機關或組織。特殊情況下，機關領導人也可以以個人名義制發公文，但其所行使的是單位職權，而非處理私人事務。《中華人民共和國刑法》第167條明確規定：偽造、變造國家機關、企業、事業、人民團體的公文，“處三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權利；情節嚴重的，處三年以上十年以下有期徒刑”。這充分說明，任何單位和個人都無權假冒機關或組織的名義擅自制發公文，對于偽造公文的人是要依法治罪的。

（二）公文的制發具有嚴格的程序性

公文在撰寫和制發過程中要受公文處理程序的嚴格制約。公文的草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等環節之間的先后次序是固定的，不能隨意顛倒或錯亂。

（三）公文具有法定的權威性和約束力

公文是機關或組織在職能活動中形成的，是職能活動的直接產物。它代表制發機關頒布法律、命令、決定或進行報請、指揮等，傳達的是制發機關的決策意圖，體現的是制發機關的權力意志，因而具有極強的權威性和約束力。但應注意，公文的權威性和約束力受著一定的時空限制，其法定效力也是現實效用，任何公文都不是永遠有效的。

（四）公文具有規范的體式

任何單位制作公文都必須執行標準的公文格式。國家質量技術監督局1999年12月27日發布、2000年1月1日實施的《國家行政機關公文格式》（GB/T9704—1999，以下簡稱《標準》）和《國家行政機關公文處理辦法》等對此作了明確的規定。堅持公文格式統一，既是為了維護公文的權威性和約束力，也是為了實現公文處理標準化、自動化，有利于提高公文處理的工作效率。

三、行政公文的種類

（一）按照公文的功能來劃分

《辦法》規定，我國行政機關現行的公文有13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函和會議紀要。

（二）按照行文方向來劃分

可分為下行文（如命令、通知、批復等）、上行文（如報告、請示等）和平行文（如函）。下行文指具有隸屬關系的上級發給下級機關的公文；上行文指具有隸屬關系的下級機關呈報給上級機關的公文；平行文指不相隸屬機關之間來往的公文。所謂隸屬關系是指上下級機關具有直接管理和被管理的關系。

（三）按照緩急程度來劃分

可分為特急、急件、一般文件三類。對特急文件要求在接件后1天內辦理完畢，急件應在接件后3天內辦理完畢。有的緊急公文不僅標明緊急程度，還可在標題的文種前加以限定，如《輝煌前程總公司關于加強安全檢查工作的緊急通知》。

（四）按照保密級別來劃分

可分為絕密、機密和秘密三個等級。絕密文件是指涉及黨和國家最核心機密的文書；機密文件是指涉及黨和國家重要機密的文書；秘密文件是指涉及黨和國家一般秘密的文書。具有密級的文件一旦泄漏，會使黨和國家的安全和利益遭受不同程度的損害。

四、行政公文的作用

（一）領導和指導作用 上級機關發給下級機關的公文，都具有領導和指導作用。上級機關傳達貫徹黨和國家的方針政策、決定和規定等公文，必然要對下級機關的工作產生領導作用。指示性批復等公文則對具體工作如何開展有著十分重要的指導作用。

（二）行為規范作用

許多公文如令、公告、通告等，明確體現了政府機關對人們行為的要求，而通過公文發布的法律、法規、條例、辦法等，同樣對有關單位和人們起著規范和準繩作用。

（三）宣傳和教育作用

行政公文雖然有著極強的權威性，但若不同時加強宣傳教育，再好的方針政策在執行過程中也會影響其效能的發揮。利用行政公文進行宣傳教育，在公文意圖得到直接體現的同時，使有關單位和人員從中吸取經驗和教訓，從而具體地了解政策、規范和要求，受到生動的教育和啟發。下行公文最能體現公文的宣傳教育作用。

（四）聯系知照作用

在現實工作中，有關機關之間的許多工作是通過公文進行聯系、協商和處理的，許多對工作開展有著重要意義的信息資料也是通過公文往來獲得的。而有些公文如公告、通告、通知、通報等在告知有關單位和人員相關事項方面，起著知照作用。

（五）依據和憑證作用

公文反映著執法機關的行政意圖，因而具有法定的效力，受文機關必須以此作為開展工作、解決問題的依據。會議紀要、函等公文還具有某項活動的憑證作用。

公文的上述作用多是互相聯系的，有時一種公文可以同時具有多種作用。

五、行政公文的基本行文規則

《辦法》第13條至第23條詳細說明了行政公文行文時應遵守的行文規則。它們是：

（一）行文應當確有必要，注重效用。

（二）行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。

（三）政府各部門依據部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。部門內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。

（四）同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。

（五）屬于部門職權范圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門。須經政府審批的事項，經政府同意也可以由部門行文，文中應當注明經政府同意。

（六）屬于主管部門職權范圍內的具體問題，應當直接報送主管部門處理。

（七）部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。

（八）向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。

（九）“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。“報告”中不得夾帶請示事項。

（十）除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送 “請示”、“意見”和“報告”。

（十一）受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。

六、行政公文的格式

《標準》把公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。

（一）眉首部分

公文的眉首也稱文頭，是指置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素，包括公文份數序號、秘密等級、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人等項。

1、公文份數序號。公文份數序號又叫份號，是指依據同一文稿印制若干份時每份在總印數中的順序編號。絕密、機密公文要求必須標明份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。一般說來，至少要用兩位數標識公文份數序號。

2、秘密等級。如需標識秘密等級，須用3號黑體字頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

3、緊急程度。如需標識緊急程度，用3號黑體字頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

4、發文機關標識。發文機關標識由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成；對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。

發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但一般應小于22mm×15mm（高×寬）。

聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。

5、發文字號。發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔 〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

發文字號有三要素：發文機關代字、發文年份和該年的發文順序號。如國務院2000年8月24日發布的《國務院關于發布〈國家行政機關公文處理辦法〉的通知》一文，其發文字號是“國發〔2000〕23號”。“國”是國務院的代字，“〔2000〕”是發文年份，“23號”是國務院2000年的發文順序號，也就是說這份文件是國務院2000年發出的第23號文件。

6、簽發人。上報的公文需標識簽發人（會簽人）姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人（會簽人）姓名居右空1字；簽發人（會簽人）用3號仿宋體字，簽發人（會簽人）后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人（會簽人）姓名。

如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。

簽發人標識僅是在上報的公文中才出現，主要目的是為上級單位的領導了解下級單位應由誰對上報事項負責，便于查明責任。“請示”還應在附注處注明聯系人的姓名和電話。

（二）主體部分

主體是指置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素，包括公文標題、主送機關、公文正文、附件、成文日期、印章、附注等項。

1、公文標題。公文標題一般由發文機關名稱、事由、文種三部分組成。如《××市人民政府關于開展教育收費大檢查的通知》。

標題位于紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞義完整，不要把一個詞或詞組拆分兩行，排列對稱，間距恰當。

撰擬標題時，發文機關的名稱應寫全稱或規范化的簡稱；若文件首頁有發文機關標識，標題中可省略發文機關。事由應準確、簡要地概括公文的主要內容。文種是公文文體的名稱，標明公文的功能和制發目的，應正確使用。通常在發文機關名稱后用介詞“關于”引出文件事由，用助詞“的”與文種相連。

公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

公文標題的三個組成部分一般要寫完整，有時也可省略：一是法規類、單位內部使用的公文，標題中可以省略發文單位，如《關于調整作息時間的通知》；二是有些公文內容單一，正文較簡單，標題中可省略事由，如《××公司辦公室通知》。

2、主送機關。主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或規范化的簡稱。主送機關的位置標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

所有上行文都必須有主送機關。上行文的主送機關一般只有一個，這樣便于公文的辦理。主送上級領導機關的請示、報告，需要另一個同級的上級機關知道的，一般不同時主送，只根據解決問題的需要主送其中一個，另一個可以在文尾版記處“抄送”。必須同時主送兩個上級機關的，應在二者之間加“并報”一詞。

下行文的主送機關有兩種情況：一是針對性強的下行文，都應當有主送機關，如通知、批復等；二是收文對象無法限定或無須限定時，可省去主送機關，如一些公告、通告等。平行文一般都有主送機關。

除領導人特別交辦的事項，公文一般不主送領導者個人。

當下行文主送機關不只一個時，其順序應根據關系密切程度、級別高低及有關規定排列。關系密切者、級別高者應排在前面。

3、公文正文。公文正文即公文的主體，是公文內容陳述的開始，是公文的核心部分。公文正文位于主送機關名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行，這是因為公文中的數字、年份不能出現半點紕漏，數字、年份回行極易出現差錯，也易使讀者看錯。應通過擠一擠、空一空等辦法加以解決。

除綜合性內容的公文主體外，一般公文要求一文一事，以便于分送與處理。

4、附件。公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。附件是指那些用來說明、補充、佐證正件的圖表、統計數字、情況說明以及其他文字材料。公文正文中有一些內容，如圖表、名單、規定等，若穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后意思的聯系而造成閱讀上的不便，這時需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨表述，并將其放在公文生效標識印章之后。公文的附件是正文內容的組成部分，與公文正文一樣具有同等效力。

附件的位置在正文下空1行，左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件：1.××××××”）；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件（或帶序號）。

特別注意的是，一些批轉、轉發、發布類的通知，從形式上看其正文之后也有附件，但這些附件并非本來意義上的附件，無需在文尾寫上“附件”二字。這類被批轉、轉發、發布的公文，與前面的通知不能分開裝訂，且頁碼應連貫。

5、成文日期。成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內容。

成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。會議通過的公文以通過的日期為準。

成文日期的書寫位置，通常有兩種情況：（1）文尾標注。公文大都采取文尾標注的方法。其書寫位置因單一發文或聯合發文而不同。單一發文只有一個印章時，成文日期右空4字；兩個單位聯合行文且有兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字（即居中排布）；3個以上（不含3個）單位聯合行文且有3個以上印章時，在最后一排印章之下右空2字標識成文日期。（2）題下標注。題下標注是指那些經法定會議通過的公文，如章程、條例，以及開頭即分章列條，或被發布的規定、辦法等規章性公文，因無法在落款處蓋章，或有些法定會議根本就沒有印章，其成文日期放在標題之下，正文之上，并加括號。如是會議通過的公文，應寫明會議名稱和通過日期。行政機關公文的成文日期一定要用漢字書寫，零要寫作“〇”，如“二〇〇四年二月六日”，不能將阿拉伯數字與漢字混用，年、月、日要寫全。應注意的是，黨委機關的公文成文日期按規定用阿拉伯數字書寫。

6、印章。印章是公文的生效標志。其作用一是證實公文的效力，二是證實公文的信用，三是表示對公文的負責。

公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。

單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色。

當聯合行文需加蓋兩個以上印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文日期。兩印章之間互不相交，相距不超過3mm。當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文日期。

當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

7、附注。附注一般是對公文的發放范圍、使用時需注意的事項加以說明，如“此件發至縣團級”、“此件可見報”等。應注意，附注不是對公文的內容作出解釋或注釋。對公文的解釋或注釋一般在公文正文中采取句內括號或句外括號的方式解決。

附注用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下1行。

（三）版記部分

版記是指主題詞以下的各要素，包括主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等項。

1、主題詞。主題詞又稱關鍵詞，是指公文中代表其內容特征的、最能說明問題的、起關鍵作用的、規范化的詞或詞組。標引主題詞的目的是便于制作公文索引和利用電子計算機檢索。

“主題詞”三字用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。

標引主題詞的方法和步驟是：①審讀文稿，了解主題；②分析主體，確定主題概念；③查閱主題詞表，轉換主題概念；④著錄標引。

確定主題詞排列順序的原則一般是：先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內容的詞，最后標反映文件形式的詞。如《國務院關于發布<國家行政機關公文處理辦法>的通知》，其主題詞的排列順序是：“行政機關 公文 辦法”。再如，《國務院關于加強水土保持工作的通知》，先標類別詞“農業”，再標類屬詞“水土保持”，最后標上“通知”。標引主題詞的數量一般是3—5個。

2、抄送機關。抄送機關是指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

抄送的基本原則是：①公文只抄送給有關機關。②本機關的重要下行文，可以抄送直接上級機關。本機關向上級機關的請示，不得同時抄送平級和下級機關。③受雙重領導的機關，在向其中一個領導機關行文時，應根據公文內容抄送另一領導機關；上級機關在向受雙重領導的下級機關行文時，應同時抄送另一上級機關。④因特殊情況須越級行文時，應抄送越過的機關。⑤如同一份公文既要抄送上級機關，又要抄送平級和下級機關，應分段書寫，上級機關在前，平級和下級機關在后。

公文如有抄送機關，在主題詞下1行；左右各空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。

3、印發機關和印發日期。印發機關是指公文的印制主管部門，一般是各機關的辦公廳（室）或文秘部門。有的發文機關沒有專門的辦公廳（室）或文秘部門，也可標識發文機關。

印發機關位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字。印發機關左空1字。

印發日期以公文付印的日期為準，與印發機關同處一行，右空1字，用阿拉伯數碼標識。

七、公文的用紙及印裝

（一）公文用紙

公文用紙為A4型，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。

公文用紙天頭（上白邊）為37mm±1mm，訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm（不含頁碼）。

（二）公文印裝

公文排版正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。公文應雙面印刷。

公文文字從左至右橫寫橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數民族文字（按其習慣書寫、排版）。

公文應左側裝訂，不掉頁。張貼的公文用紙大小根據實際需要確定。要保證公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。

第二節 公告和通告

教學目的：通過學習本節內容，了解公告和通告兩個文種的使用場合、特點、區別、寫作要求，著重掌握其文體結構和內容結構，具備撰寫通告的撰寫能力。（因公告的寫作機會極少，所以暫不要求學生撰寫公告）

教學重點和難點：公告和通告寫作場合的差別。

教學形式：教師講授理論；學生實踐寫作；教師批改并及時反饋，不符合要求的學生再進行寫作，直到符合撰文要求。

教學課時：4課時 教學過程：

理論部分(2課時)

一、“公告”、“通告”的區別

1．制發單位不同。公告必須由一定級別的國家機關、人大機關、政府機關發布；通告分為兩種。禁止類通告由各級政府部門發布，具有政策性和法規性。知照類通告一般任何企事業單位、社會團體都可以發布。

2．適用范圍不同。“公告”用于向國內外宣傳重大事項和公布某些法定專門事項；“通告”用于向一定范圍公布應當遵守或周知的事項。

3．發送對象不同。公告是向國內外有關方面發布；而通告是向國內一貫范圍內的機關、單位和人員發布。

4．發布的方式不同。公告在報刊上刊登，一般不用紅頭文件，不能印成布告公開張貼。而通告可以在新聞媒體上刊登，也可以用紅頭文件。

二、通告的特點

1．使用的廣泛性。表現在兩個方面：一是通告的使用單位廣泛，上至國家機關，下至基礎單位，都可以使用通告來公布具體事項。如供電局的停電通告，機關、學校、公共場所維護正常秩序的通告。二是通告的內容廣泛，既可以是法規，也可以是一些具體事務，既可以是大事，也可以是較小事宜。

2．事項內容的專業性

通告往往在特定的單位和部門使用，如公安交通部門、工商稅務局、公用事業部門、郵電銀行等，它們常用通告來公布一些專業方面的規定或具體事務、事項。

三、公告和通告的種類

1、公告的種類:（1）行政公告，適用于國家機關向國內外宣布重要事項。例如《中華人民共和國全國人民代表大會公告》。

（2）法規性公告，適用于政府的有關職能部門依據有關法令、法規，按照法定程序發布有關規定。例如《中國人民銀行關于國家貨幣出入境限額的公告》。

2、通告的種類：

（1）禁止型通告，法規性文件，是有關規定的具體化，帶有強制性，多由地方政府發布。例如《北京市人民政府通告》[1981]，用于“禁止在天安門廣場進行任何形式的有損國家聲譽、擾亂公共秩序、防害公共安全、有礙市容觀瞻的一切活動”。（2）知照型通告，不具有強制性，用途廣泛，具有通知的性質。常見于報紙，如建設征地通告、更換證件通告、修路通告等。

四、公告和通告的文體結構和內容結構

1、標題

公告和通告的標題有的不寫事由，僅寫發文機關和文種，例如《中華人民共和國全國人民代表大會公告》、《北京市人民政府通告》；有的省略“關于”和“的”，例如《北京市海淀區人民政府建設用地通告》；也有的是制發機關、事由、文種都齊全的，例如《國務院辦公廳關于夏時制的公告》。

2、發文字號

非完全式，有的省略。

3、主送機關

公告和通告是周知性文體，無主送機關。

4、正文

正文一般由兩部分組成，即事由——寫公告或通告的原因及依據，事項——寫公告或通告的具體內容。正文的結尾常用“此布”、“特此公告”、“特此通知”等詞語。

5、落款

在正文右下方寫明發布機關名稱，如果發布機關在標題中出現，此處可省略。

6、成文日期

公告或通告的成文日期可寫在標題之下用括號括上，也可以寫在落款之下。

五、寫作要求

1、公告的作者通常是國家領導機關，而地方機關、基層單位、群眾團體不能制發公告。通告的作者比公告范圍寬，可以是各級政府及其職能機關，也可以是社會團體、企業事業單位。

2、公告是向國內外宣布事項，有的公告事項要求公眾執行，有的公告事項要求公眾周知，所以公告重在事項寫作，要求明確而具體，事由可簡明或不寫。通告事項也是一樣，以便實現和辦理，而不做解釋說明。

3、一件公告或通告只公布一項專門事件或事項

4、公告或通告的語言要準確、簡明、通俗。

六、本節內容小結

1、本節內容里，公告和通告的使用場合是難點，因為社會上關于公告和通告使用場合錯誤太多，學生對此存在很多誤解。這方面內容以后適合出成簡答題的題型。

2、公告和通告的文體結構和內容結構是本節內容的重點，掌握了這方面的理論，對撰寫通告有很好的指導作用。（公告不要求學生撰寫）

實踐部分——學生寫作實踐和教師評講（2課時）

七、布置作業

（一）判斷下列標題的正誤

1．寧波大學關于招收MBA研究生的通告（）2．中國進出口商品檢驗局公告（）3．寧波市電信局關于安裝私人電話的公告（）4．國家稅務局關于個體工商戶必須依法納稅的通告（）5．新亞商城關于舉辦大型服裝展銷會的公告（）6．云南省麗江市公安局關于收繳非法槍支武器的公告（）7．寧海縣稅務局關于建筑納稅的有關事項，用公告（）

8．中共杭州市紀律檢查委員會公布關于嚴肅黨紀、杜絕“去后門”等不正之風的有關規定，用通告（）

（二）請在下面標題填上適當的文種

1．寧波市教委關于維護中小學正常教學秩序的------2．中華人民共和國海關關于簡化進出口旅客手續的-------3．上海市交通局-------4．濟南市鐵路局關于維護春運期間鐵路治安秩序的-------

（三）修改下面的通告

嚴禁賭博的通告

為了搞好我市的精神文明建設，維護治安秩序，根據市政發[2000]78號《關于嚴肅社會風氣的通知》精神，現將有關事宜通告如下：

一、通告的必要性：賭博是一種危害社會治安的行為，導致家庭失和誘發犯罪，因此，必須堅持取諦。

二、凡是以任何方式參與任何形式的賭博者，均應在本《通告》公布之日起10日內進行登記。

三、自本《通告》公布之日起，凡繼續賭博旦賭資超過1000元以上者，將處以5年以下，3年以上的有期徒刑。

四、凡為賭徒提供賭資、賭具、賭窩者，將處以5000元以上罰金。

五、凡變相賭博者，如利用撲克機，老虎機進行賭博，將予以拘留。

六、因賭博形成的債務，經公安機關核實后，一律廢除。

特此通告

寧海縣安局

2000年10月11日

（四）撰寫通告

1、隨著新生的到來，我校餐廳在就餐時人數很多，很多同學，尤其是新生，不遵守就餐規矩，出現任意插隊等不良現象。假如你是后勤處的一名秘書，針對如何做好就餐管理工作撰寫一則通告。

（要求：條例清晰；字數200－300）

2、近日，你所在的班級出現教室環境衛生差、很多同學上午第一節課遲到等現象，請你針對搞好班級環境衛生工作，或杜絕遲到現象，撰寫一則通告。

3、摘抄一則通告范文。

（五）請同學們在報刊、雜志、網絡上收集三則公告以及三則通告的錯誤范文，并對其進行修改。（教師提醒學生準備報紙）

第三節 通知

教學目的：通過學習本節內容，了解通知的使用場合、特點、類別、寫作要求，著重掌握各類通知的文體結構和內容結構，具備撰寫通知的能力。

教學重點和難點：不同類別通知的文體結構和內容結構。

教學形式：教師講授理論；學生實踐寫作；教師批改并及時反饋，不符合要求的學生再進行寫作，直到符合撰文要求。

教學課時： 4課時 教學過程：

理論部分(2課時)

一、通知的概念和種類 1．通知的概念

通知是“適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員”的公文。通知是使用相當廣泛的公文文體，一般是下行文或平行文。

2．通知的種類

通知根據其適用范圍，可分為如下類別：

①指示性通知。用于布置下級機關工作事項、指示方法、步驟。例如《國務院辦公廳關于禁止發放使用各種代幣購物券的通知》。②任免人員的通知。用于任免和聘用干部。例如《國務院辦公廳關于調整國務院三峽工程移民試點工作領導小組組成人員的通知》。③批轉、轉發性通知。即頒布（頒發）與轉發公文時使用的通知。④會議通知。是組織會議的單位制發的公文。例如《寧波市外貿局關于召開外貿會議的通知》

二、通知的文體結構和內容結構

（一）指示性通知的文體結構和內容結構

上級機關對下級機關傳達、布置工作或要求下級機關辦理一般性工作，用指示性通知。這種通知帶有指令性，必須有根據、有目的、有任務、有要求。

1、標題：通知標題與其他公文文種標題的格式相同，由發文機關、事由、文種三部分組成。

2、發文字號：為完全式。

3、主送機關：所有通知都須有主送機關，即必須指定此通知的承辦、執行和應當知曉的主要受文機關。這些機關一般為直屬下級機關，或需要了解通知內容的不相隸屬的單位。

4、正文：頒發此次通知的依據、目的、任務、要求等。

5、落款

6、成文時間 例文

浙江省人民政府辦公廳關于調整城鎮 國有糧油零售網點房產經營管理權的通知

浙證發[2004]26號 各行政公署，各省轄市人民政府，各縣（市、區）人民政府，省政府各部門：

為貫徹《國務院辦公廳關于調整城鎮國有糧油零售網點房產經營權的通知》（國辦發[2004]47號）的精神，進一步完善糧油銷售服務體系，保證城鎮居民糧油的正常供應，省政府決定對我省先現有城鎮國有糧油零售網點的房產經營權進行部分調整。現就有關問題通知如下：

一：這次房產調整范圍為：現由城鎮房管部門經營管理的糧店和糧油食品店的房產，屬于國家所有的，其經營管理權全部由國有房管部門無償劃給縣級以上糧食部門經營管理。

二：在進行房產劃轉時，有關部門應依照《中華人民共和國城市房地產管理法》、《浙江省城市國有土地使用權出讓和劃撥管理條例》和國有資產管理有關法律、法規的規定，辦理國有土地使用權過戶登記手續和國有資產劃轉等有關手續。

三、房產經營管理權利劃轉后的國有糧油零售網點，必須堅持以糧油供應為主，在確保城鎮居民糧油供應的前提下，可以開展多種經營，拓展經營門路。

四、原有文件的規定與本通知不一致的，以通知為準。

浙江省人民政府辦公廳

二00四年五月二十八日

分析：開篇第一自然段，簡要介紹了通知的根據、目的，是“為貫徹??，保證??”；再用“現就有關問題通知如下：”轉到具體通知事項，分條款方式，條理清晰，最后為保證此通知的切實執行，規定“原有文件的規定與本通知不一致的，以本通知為準”。

（二）轉發性通知的文體結構和內容結構

轉發性通知一般用來轉發上級機關或平行機關以及不相隸屬機關的公文，起到傳達、聯系或借鑒的作用。

1、標題。由制發機關+“轉發”+被轉發文件的標題+文種構成。如《國務院辦公廳轉發國家教委關于推動聯合辦學校和校際協作若干問題意見的通知》。

2、發文字號：為完全式

3、主送機關

4、正文：第一段，寫明被轉發文件的發文機關；被轉發文件的標題；被轉發文件的發文字號；發文機關的態度；此次行文的目的。

第二段，寫明轉發該文件的意義； 第三段，寫明轉發該文件的要求。

被轉發的文件作為附件形式附于正文之后。（注意：有時甚至用一句話寫明轉發該文件的目的、意義及對本單位提出的執行要求，或“請依照執行”，或“結合實際情況組織實施”等。被轉發的文件作為附件形式附于正文之后。）

5、落款

6、成文日期。

7、附件。形式上的附文，實際上的正文，是受文者真正要認真學習貫徹的內容。

國務院辦公廳轉發國務院糾正行業不正之風 辦公室關于1996年糾風工作實施意見的通知 各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構：

國務院糾正行業不正之風辦公室《關于1996年糾風工作的實施意見》已經國務院同意，現轉發給你們，請結合本地區、本部門實際認真組織實施。

附件：《關于1996年糾風工作的實施意見》一份。

國務院辦公廳

一九九六年三月二十九日

（三）批轉性通知的文體結構和內容結構 當上級機關對下級機關的來文，認為具有廣泛印發的必要性和重要性時，即加上批語以通知的形式向下級轉發。批轉性通知與批示相似，反映了批轉機關的意志與權威，是指導性文件。與批示所不同的，在于批轉性通知一般是普發性文件，發往所屬的多個下級機關，而批示只是針對一個單位。

1、標題。由制發機關+“批轉”+被批轉文件的標題+文種構成。

2、發文字號：為完全式

3、主送機關

4、正文：第一段，寫明被批轉文件的發文機關；被批轉文件的標題；被批轉文件的發文字號；發文機關的態度；此次行文的目的。

第二段，寫明批轉該文件的意義； 第三段，寫明批轉該文件的要求。

被批轉的文件作為附件形式附于正文之后。（注意：有時甚至用一句話寫明批轉該文件的目的、意義及對本單位提出的執行要求，或“請依照執行”，或“結合實際情況組織實施”等。被批轉的文件作為附件形式附于正文之后。）

5、落款

6、成文日期

7、附件。被批轉的公文作為附件附于正文之后。與被轉發件一樣，形式上的附件，其實是真正的正文。

浙江省人民政府批轉省計廳關于全省計劃生育

事業費和計劃外生育費省計情況報告的通知

浙證發[2005]62號 各行政公署，各省轄市人民政府，各縣（市、區）人民政府，省財政廳、省審計廳、省計生委：

省政府同意省審計廳《關于全省計劃生育事業費和計劃生育費審計的報告》，現批轉給你們，請認真研究，糾正違紀做法，對性質惡劣的要依法依紀查處，并建立健全管理制度，進一步健全管理制度，進一步加強檢查監督，使計劃生育兩項經營的管理、使用逐步走向正規。

附件：《關于全省生育費和計劃生育費審計情況的報告》一份。

浙江省人民政府（章）

二00五年九月十六日 ★第一，上級或同級的來文要傳達到下屬單位貫徹執行，需要用通知的形式，這種通知叫轉發性通知。其寫法一般有二種：其一是照轉照發。其二是除轉發文件以外，再根據本地區、本部門的具體情況，提出一些具體要求和希望。

第二，上級領導部門轉發下屬單位的來文，如報告、請示、意見等所用的通知稱為批轉性通知。有的照批照轉，有的加些指示性的意見。

（四）會議通知的文體結構和內容結構

會議通知的用途僅限于開會。這在日常工作中用的較多，而且不管是上級對下級，還是下級對上級，或是平行級之間、不相隸屬機關之間均可使用。其寫作格式與寫法：

1、標題。格式“關于召開XX會議的通知”。也有的直接用：“會議通知”作標題。

2、發文字號

3、主送機關

4、正文：會議通知，看起來非常好寫，但真要寫好，也并非易事。必須做到準確、齊全、具體。要求寫明開會的目的，參加會議需知事項、會議名稱、會議期限、會議地址、參會人員和范圍、參加會議的人數、承辦會議的單位、食宿安排（包括標準、經費來源），需攜帶的文件、物品，甚至有XX會議室，汽車出入證等。

5、落款

6、成文日期

關于召開寧波大學思想政治教育研究

會成立五周年暨2000年年會的通知 機關各部門、各院（系）、各工廠：

經研究，決定召開寧波大學思想政治教育研究會成立五周年暨2000 會。現將有關事項通知如下：

一、會議時間：6月13日下午、14日下午（下午3：00準時開會）

二、地點：大會議室

三、參加會議人員：

1、各學院黨委正、副書記；各院團委書記；

2、機關各黨總支書記、副書記；

3、機關黨群系副處級以上干部；

4、馬列教研部、思政教研部教研室主任以上干部；

5、公共基礎部分院、各工廠黨委各一名同志。

四、會議內容：

聽取校黨委副書記、校思研會會長王任明同志的工作報告；專題討論；頒發首屆優秀論文獎；事理會換屆等。

五、專題討論分組情況：

第一組：機關干部和“兩課”干部（召集人：XXX；聯絡員：XXX）第二組：院書記和工廠書記（召集人：XXX；聯絡員：XXX）要求：與會代表必須準時到會，有事需事先請假。特此通知

寧波大學思想政治教育研究會

二000年六月二日

（五）任免通知的文體結構和內容結構

用于機關向所屬各單位傳達本機關或所屬單位的人事任免事項，以增加透明度并方便工作聯系。這也是機關人事管理的一項制度。

1、標題。一般寫明內容和文種，如“關于XX等同志職務任免的通知”，也有的只寫明“任免通知”。

2、發文字號

3、主送機關

4、正文。要求以簡要文字分條列寫明：通過什么會議作出的決定，日期與被任免、聘用人員的姓名與職務。

5、落款

6、成文日期

XXX等同志職務任免的通知

X市政發[2005]19號

各行政公署，各省轄市人民政府，各縣（市、區）人民政府，省政府各部門： 經省政府研究決定，任命：

XXX、XXX為XX地區行政署副專員（均列XXX之前）； XXX、XXX為XX地區行署副專員。免去：

XXX的XX地區行署副專員職務； XXX的省XXXXXX局副局長職務。

XX省人民政府

X年X月X日

三、本節內容小結

1、通知是同學們非常熟悉的文種，通知的撰寫既是學習的重點，也是學習的難點。由于通知在企事業單位日常工作中使用頻率很高，所以該文種是學習的重點；通知有五個類別，每一個類別的文體結構和內容結構都有所不同，這是學習的難點。必須對撰寫通知的類別、該類別的文體結構和內容結構、各種通知的使用場合相當熟悉，才能撰寫出符合要求的通知。

2、必須加強寫作訓練，這是有助于學生理解理論知識、提高寫作水平的最佳途徑。

3、通知的類別、使用場合適合出成簡答題類型；五種通知的文體結構和內容結構適合出成寫作實踐題。

實踐部分——學生寫作實踐和教師評講（2課時）

四、布置作業：

1、閱讀下面的材料，判斷其類別，然后撰寫通知。

寧波市外貿局決定于2005年12月5日召開一次市外貿工作會議，傳達、貫徹省外貿局對當前外貿工作的指示，布置明年的工作。通知的發文字號：浙外字（2005）8號；主送機關：各區、縣外貿局、市直外貿公司；抄送：省外貿局、市府辦公廳。（要求：寫出通知的類別；字數150－250）

2、下面這則公告有錯誤，請把它修改成一則通知。

“人間重晚情，情系XXX” 大型健康知識講座公告

老年朋友：

您們好！

華康集團是國家醫藥行業的重點骨干企業，主要從事醫藥實業投資開發和醫藥產品的制造，銷售和技術咨詢等服務。公司生產的植物藥前列康牌普樂片（前列腺疾病治療藥）、天保寧牌銀杏葉片（心腦血管疾病治療藥）因其獨特的療效和優秀的品質，自上市以來，就得到了廣大醫務工作者和老年患者的接受和好評。

為了感謝廣大老年朋友對華康集團的支持和厚愛，在新世紀重陽節到來之際，我公司特舉辦“人間重晚情，情系華康”大型健康知識講座，同時安排重陽電影招待會，歡迎各位老年朋友參加。

請各位老年朋友于10月22日、23日攜帶本人身份證到劇院售票處領取入場券，具體安排如下：

講座內容：心血管疾病預防與治療

時間：2001年10月25日上午8：30——11：30 主講人：心血管教授 電影：《留住心中的月亮》 地點：西北影城三樓大廳

3、針對本院學生在考試中出現的做弊現象，學院教務處下發一則通知至各系教務辦，要求各系嚴格考試紀律，請你代學院教務處撰寫這則通知。（先判斷要求：先判斷通知的類別，再撰寫通知；字數150――200）

4、興達公司的人事部經理黃敏因故調離原單位，經興達公司董事會研究決定，現由李志偉任人事部經理。請你撰寫這則通知。（要求：先判斷該通知的類別，然后撰寫這則通知；字數50――100）

5、請找一則批轉通知，并分析其文體結構和內容結構。

6、請找一則轉發通知，并分析其文體結構和內容結構。

7、下面一份指示性通知在格式上、語言表達上、中心突出方面都有毛病，請指出并在此基礎上重擬寫一份通知。

飛亞達機械廠關于在全廠進行一次法制道德教育的通知 廠內各單位：

自今年6月29日工廠發出《堅決煞住打架斗毆歪風的緊急通知》以后，各單位認真地進行了傳達貫徹。一個多月以來，我廠的勞動紀律和治安秩序經過領導和廣大職工的努力，有了明顯的好轉。但問題仍然存在，隱患仍有不少。最近廠里處理了李緒光、楊明等斗毆打人違紀的幾起事件。從這些案例中，我們可以看出，有些青年根本不懂什么是法律，什么是廠規廠法。有的隨意行兇打人，有的無故曠工，有的知法犯法，流氓偷盜。甚至有的老職工也在這些方面犯了錯誤。這就證明了當前在全廠進行一次法制教育尤為重要。為配合各單位的宣傳教育，先將李緒光、楊明等人斗毆打人違紀的處理決定發給你們，望組織職工進行傳達，并結合國家《治安管理處罰條例》和工廠《職工守則》、《工廠勞動管理制度》、《職工獎罰條例》的學習，發動群眾討論，進行具體的法制道德教育。使廣大職工特別是青年職工，增強法制觀念，樹立共產主義道德風尚，提高遵紀守法的自覺性。

第四節通報

教學目的：通過學習本節內容，了解通報的使用場合、特點、類別、寫作要求，著重掌握其文體結構和內容結構，具備撰寫通報的能力。

教學重點和難點：不同類別通報的文體結構和內容結構。

教學形式：教師講授理論；學生實踐寫作；教師批改并及時反饋，不符合要求的學生再進行寫作，直到符合撰文要求。

教學課時：4課時 教學過程：

理論部分（2課時）

一、通報的概念和種類

1、通報的概念

通報是“適合于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況”的公文。

2、通報的種類

通報根據其使用范圍，可分為如下類別：

（1）表揚通報。用于表揚先進人物和先進集體的事跡，樹立榜樣，宣傳典型，總結成功經驗。

（2）批評通報。用于批評錯誤，通報事故或反面典型，總結教訓。（3）情況通報。用于傳達情況、溝通信息。

二、通報的文體結構和內容結構

(一)表彰通報和批評通報的文體結構和內容結構

1、標題：由發文機關，被表彰或被批評的對象和文種構成。如《共青團XX市委關于表彰XXX等同志英勇救兒童的通報》。

2、發文字號

3、主送機關：一般有主送機關，有的特殊某一范圍內，可以不標注主送機關。

4、正文：表彰（批評）通報正文結構有四部分：

第一部分，情況簡介，即寫清先進事跡或錯誤事實的經過情況，要求用敘述的手法真實地反映事實；

第二部分，寫作本通報的事由；

第三部分，通報的事項。如果是表彰通報，指出表彰的先進作出嘉獎；如果是批評通報，指出對錯誤的懲處；

第四部分，根據通報的情況，針對現實的需要，發出號召或提出希望和要求。

(二)情況通報的文體結構和內容結構

1、標題：由發文機關、通報的事由和文種組成，如《國務院關于一份國務院文件周轉情況的通報》；或寫明通報的事由和文種，如《關于XX市民政府事業費管理使用情況的通報》；有的只寫《情況通報》。

2、發文字號

3、主送機關：有的在一定范圍內可以不標注主送機關。

4、正文： 第一部分，通報的事由或者依據。一般是“為了。。”

第二部分，情況介紹，即對事情的發展情況、主要情節分段分條敘述。第三部分，分析情況的客觀意義。分析要入情入理，合乎實際，不可脫離通報的情況。

第四部分，根據通報的情況提出具體要求或提出一些指導性意見。

5、落款

6、成文日期

例文：

寧波市電廠關于在全廠青年工人中開展“小改小革”活動情況的通報

寧電字[2005]87號

各團支書：

為了更好的配合全廠“雙增雙節”活動，發揮青工在這項工作中的優勢，也為提高我廠經濟效益和產品科技含量作出貢獻，充分發揮廣大青工參與企業管理和技術進步的積極性，廠團委于今年上半年在全廠職工中展開了“小改小革”活動。

這項活動的重點是立足于本廠的各車間、班級、崗位，緊緊圍繞提高產品質量，降低物耗，減少工時，提高設備利用率，提高管理水平等方面發揮職工的聰明才智。號召職工在改進工藝水平，改進工裝等方面進行攻關。

據統計，上半年全廠職工完成小改小革項目126個，提出合理化建議25條。這項活動還將繼續進行，望各團支部組織青工踴躍參加。

特此通報

寧波電廠團委（章）

二00五年十月二十日

三、寫作要求

1、及時、快遞。通報具有較強的時間性。因為通報的內容都是新發生的事件和情況，與推動當前中心工作密切相關，因此，必須不誤時機，否則，時過境遷，就失去通報的價值。

2、材料必須新穎、典型、具有代表性。通報必須選擇新穎、典型、具有代表性的人和事，選擇與中心任務有關的重大情況和事項，使人周知，引起重視和警惕，從而對各機關的工作有所啟示與推動。

3、通報的材料必須調查核實。無論是哪種通報，材料都應當真實可靠。特別是批評性通報，通常被認為是對被批評者的一種處分形式，因此應特別慎重。通報應力求事實正確，用詞分寸恰當，以理服人，不亂扣帽子，這樣才有說服力，才能起到教育作用。

四、本節內容小結

1、通報共分為三個類別。這方面的知識適合出成簡答題的題型。

2、每種通報的文體結構和內容結構都不相同。尤其是如何根據同一份材料，寫成不同類型的通報是學習的難點。通報的主送機關是關鍵因素。不同種類的通報的主送機關不同，針對的通報內容也就不一樣。

3、關于通報的文體結構和內容結構的知識適合出成寫作實踐題

實踐部分——學生寫作實踐和教師評講（2課時）

五、布置作業

1、英國麗達集團的考察團來到杭州市神奇食品有限公司考察期間，神奇食品有限公司第五生產車間的四名工人張旭東，陸林，常軒和吳一鳴，不遵守公司規章制度，上班期間在車間打牌，幸好被人發現，及時制止。此事若被考察團發現，將導致惡劣后果，對合作事宜影響極大。為此，在外國考察團走后，公司即發布批評性通報，對他們四人給予扣除一年獎金，并留公司查看一年的處分。請你擬寫這則通報。（要求：寫出這則通報的類別；目標明確、措施具體；文體結構和內容結構清晰、完整；字數：200－400）

2、請將下面的這段文字改寫成一篇通報。

大紅鷹學院譜寫愛心佳話

5萬元善款助女大學生戰勝病魔

本報訊（劉勝林）青海身患白血病的女教師羅南英，用母愛感動寧波同時又被寧波感動的故事，成為寧波申報首批全國文明城市的一段佳話。如今，“羅南英”大紅鷹版在已經成為文明城市的甬城再次上演，續寫了一段動人的愛心故事。

一個有著一頭飄逸秀發的女孩，同時也是一個在老師和同學眼中品學兼優的好學生。就是這樣一個女孩，如今頭發已掉得所剩無幾，健全的雙腿少了一條。這樣一個反差極大的殘酷現實發生在一個名叫陸海英的女孩身上。她是寧波市大紅鷹職業技術學院的一名學生，一切的災難和不幸皆源于可怕的病魔——骨癌。

陸海英的不幸在該院傳開后，人們在為其扼腕痛惜之余，紛紛自發慷慨解囊，以實際行動為她做點實事。該院團委牽頭舉行了一場大型的募捐活動，學院黨委書記孫慧敏親臨現場帶頭捐款，并在橫幅上簽名寄語，衷心祝福陸海英同學戰勝病魔，早日康復。該院黨委和工會還在全體教工中組織了“愛心基金一日捐”活動。在全院師生的大力支持下，目前已為陸海英募得善款5萬余元。

當收到學院募得的首批善款和全院師生簽名的條幅以及全班同學寄語的留言本時，這位一向堅強樂觀的海寧姑娘已是泣不成聲，她用含淚的雙眼表達了對學院關懷的感激。

目前，陸海英病情比較穩定，現在在家中靜養。學院已經為其辦理了休學手續，對她的愛心捐助活動還將在大紅鷹職業技術學院進一步深入展開。（要求：先寫出你撰寫的這則通報的類別；字數：200－400）

3、請將下面的這段文字改寫成一篇情況通報。（要求：字數200——400）

職教學生就業行情看漲 學生“貸款”也要上培訓課

如今大學生勤工儉學、助學貸款人們早已司空見慣，可是貸款上職業教育培訓班卻還是頭一回聽說。

對于職教市場火爆到學生貸款上培訓班的現象，職教領域的資深專家表示，這可以看作整個社會職業教育觀念正在發生深刻變化的一個標志。2004年職業教育招生人數達到歷史最高水平。促使職業教育招生人數增長的直接原因是——職業教育就業率從2002年開始水漲船高，就業機會的增加使人們學習的天平開始向職業教育傾斜。教育部抽樣調查顯示，中等職業教育的就業率已經達到了94％，全國各地“20萬年薪招高級技工”、“藍領走俏”等消息更是不絕于耳。職業教育的高就業率讓眾多年輕人越來越看重職業教育的份量。在剛剛結束的全國職業教育工作會議上，溫家寶總理重點強調，要大力發展職業教育，提升和優化我國的產業結構，把巨大的人口壓力轉化為人力資源優勢，使我國經濟建設切實轉到依靠科技進步和提高勞動者素質的軌道上來。

4、下面一則批評性通報在寫作格式、內容選擇、語言、文字方面都存在不當之處，請指出并以此材料重寫一份批評性通報。

晉陽市煤氣場關于發生煤氣爆炸的通報

各街道、各工廠、企業單位：

今年2月10日，爆氣場檢修工擅自離崗，在煤氣管發生漏氣的時刻，不在值班室，因此，未能急時處理漏氣問題，以至造成爆炸，不幸造成傷4人，直接經濟損失業500萬元的特大事故。

這次嚴重事故，盡管責任在檢修工，但因廠領導管理不嚴有關，為嚴肅紀律，教育本人，給予廠長撤撤銷職務，給予黨委書記撤銷書記職務處分。

晉陽市西區政府 二00五年二月十六日

5、根據下面的材料寫一份通報。

2006年年5月13日中午，前進輪胎廠單位職工何林在單身職工宿舍使用電爐燒水，水未開時遇廠突然停電，后何林未將插頭拔出便離開宿舍上班了。下午4：00來電，電爐烘烤旁邊的寫字臺達兩個小時之久，致使寫字臺著火，蔓延至窗戶，燒毀三開窗戶一扇，寫字臺一張，幸虧廠里工人及時發現，才避免造成更大的火災。為此，廠里對何林記行政大過處分一次，并責令按價賠償火災造成的損失，扣發第二季度獎金。

第五節 報告

教學目的：通過學習本節內容，了解報告的使用場合、特點、類別、寫作要求，著重掌握其文體結構和內容結構，具備撰寫通報的能力。

教學重點和難點：不同類別報告的文體結構和內容結構。

教學形式：教師講授理論；學生實踐寫作；教師批改并及時反饋，不符合要求的學生再進行寫作，直到符合撰文要求。

教學課時：4課時 教學過程：

理論部分（2課時）

一、報告的概念和種類

1、報告的概念

報告是“適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問”的公文。報告為上行文。

2、報告的種類

報告根據其適用范圍，可分為如下類別；

（1）工作報告。即定期向上級領導機關匯報本單位的全面工作情況而寫的報告。

（2）專題報告。即針對某項工作或問題所寫的報告。（3）答復報告。用于答復上級詢問的報告。

（4）遞送報告。向上級機關遞送文件、物件時使用的報告。

二、報告的文體結構和內容結構

（一）工作報告的文體結構和內容結構

工作報告主要反映本機關的某一階段的工作進展情況、發生的重大問題、對于政策法令和有關指示的貫徹執行情況，以及對于上級交辦事項的完成情況等。

1、標題：由制發機關、事由和文種構成。標題也可只寫明事由和文種，如《關于全省利用外資工作情況的匯報》。

2、發文字號

3、主送機關：報告是上行文，所以報告的主送機關是上級機關。

4、正文。正文包括四部分：一是工作進程和成績；二是經驗體會；三是存在的問題；四是將來的工作安排。重點放在第一部分。結尾要寫明“特此報告”，或針對“報告”中提出的觀點和工作意見，請求領導審核指示。如“以上報告如有不當，請指示”。

5、落款

6、成文日期

★撰寫工作報告的寫作要求：

1、在正文中主要寫明工作進程、工作成績、經驗、存在的問題與下一步工作安排。結語寫“特此報告”。

2、主要運用記敘方式。按時間順序、工作發展過程或邏輯關系分設若干小問題，有層次地概括敘述。

3、要重點撰寫本機關或本部門的中心工作的情況。點面結合，既需要概括敘述整體情況，又需要適當地引用數據，舉出有代表性的典型事例說明工作的深度，從而使報告達到全面、具體的表述效果。

4、實事求是，報告中所列成績或問題都必須屬實，不夸大，也不縮小，并能從中揭示出一定的規律。可提工作建議、工作設想，不能請示問題。

（二）專題報告的文體結構和內容結構

專題報告是針對某項工作或問題寫的報告。

1、標題：由發文機關、事由和文種構成。

2、發文字號

3、主送機關

4、正文：正文第一部分指出要專門報告的情況；第二部分這個情況的詳細內容，一般分條列項，使層次分明。第三部分如果報告的情況是不好的方面，指出造成這種情況的原因，提出改善方案；報告的情況是好的方面，則總結出優點。

5、落款

6、成文日期。

★撰寫專題報告的寫作要求

1、在內容上要求反映新事物、新問題和新情況，要有助于推進當前工作的開展。

2、寫作要及時，做完一項專門工作或解決某項問題之后，立即報告。例文

寧波市海曙區防疫站關于個體飲食店衛生情況的報告

甬字[2005]6號

寧波市防疫站衛生科：

最近，我們對本區個體熟食店的衛生情況進行了一次抽查，發現不講究衛生的情況十分嚴重，現報告如下。

被抽查的65家個體熟食店，其中一項或幾項不符合衛生標準的為50家，近77%；食品不合格率60%。總的來看，這些食品的衛生有“三差”：

一.衛生設施差。一些店家的操作專用間面積小于規定標準，其中絕大多數店家完全有條件擴大操作專用面積，但店主不愿意因此縮小店堂面積而影響盈利。如大里街十里香烤雞店，操作專用面積不到2㎡，而防疫站規定為3㎡以上。新華路面店、順風酒店、泰來小吃店33個店家都沒有專用洗碗池和消毒池。

二.個人衛生差（內容略）。三.操作工具衛生差。（內容略）。

造成個體飲食衛生狀況差的原因，主要是我們重視不夠，管理工作抓的不好，還因為社會商業管理人員少而管理范圍較大，抽不出專業人員負責個體的食品衛生檢查監督工作。為了改變個體飲食店的不衛生狀況，保障人民群眾的身體健康，我們準備與工商行政管理局聯合組成一支專門的隊伍對個體飲食店的衛生情況進行監督管理，聘請一些責任心強的退休人員參加這項工作。督促不符合衛生標準的個體飲食店盡快改善衛生條件，達到衛生標準。

寧波市海曙區防疫站

二00五年二月十二（章）

（三）答復詢問報告的文體結構和內容結構

答復詢問的報告是下級機關答復上級機關的詢問使用的文種。從內容上看，也屬于工作報告或情況報告。所不同的是這類報告為被動報告，即針對上級的詢問給予答復，匯報有關情況，不能答非所問。

1、標題：由發文機關、事由和文種組成。如“寧波市衛生局關于第四次衛生調查的報告”。

2、發文字號

3、主送機關

4、正文：分三部分：第一部分，寫明來文的日期、問題和詢問的內容。第二部分，圍繞上級機關詢問的問題，針對性給予明確而具體的回答。第三部分，結尾，一般用結尾語“特此報告”。

5、落款

6、成文時間

★答復報告的要求：在撰寫中要針對上級的詢問，實事求是地回答問題。例文：

海天市人民政府收到關于電子商業技術學校“亂收費用”情況的反映，特向海天市教育局咨詢此事。海天市教育局又發文給電子商業技術學校詢問此事，電子商業技術學校接到海天市教育局的文件后對各專業進行認真調查核實，將核實后的情況寫成答復報告上報海天市教育局。例文

海天市電子商業技術學校關于學生收費情況的報告

市校字[2006]60號

海天市教育局：

前接市教字[2006]76號文件，詢問我校對學生收費的情況，現報告如下：

我校對學生收費的標準是根據省人民政府[2005]XX號文件精神，同時又針對我校所設專業的不同而制定，并報市物價局核準后執行的，不存在亂收費、多收費的情況。另一方面我校對特困生實行減免部分學費和不定期補助的作法，使部分特困生得以順利完成學業。

今后，我校在收費方面將繼續嚴格按上級有關精神和當地物價部門核準的收費標準執行，決不做違規之事。

特此報告

附件：

1、《海天市電子商業技術學校收費標準》 1份

2、《海天市物價局關于第二十中學收費標準的批復》 1份

海天市電子商業技術學校（章）

二00六年九月十日

（四）遞送報告的文體結構和內容結構

遞送報告是向上級機關遞送文件、物件時使用的報告。

1、標題：由制發機關、事由和文種構成。

2、發文字號

3、主送機關

4、正文：正文一般簡要說明報送文件的名稱，結尾用“收閱”即可。最后寫附件的名稱和份數。附件是遞送報告重要的組成部分。

5、落款

6、成文日期。

★遞送報告的寫作要求：寫作內容簡單，將報送的材料（文件、物件）的名稱、數量寫清楚就可以了。結尾用“請收閱”、“請查收”等慣用語結束。例文：

杭州電子機械學校為落實2006年的招生計劃，特向本市教委招生管理處行文報送當年的招生計劃，以期得到上級的批準。

杭州電子機械學校關于報送《杭州電子機械學校2006年招生計劃》的報告

杭電校字（2006）18號

市教委招生管理處：

我校2006招生計劃已擬訂好，現隨文上報，請審閱批準。

附件：《杭州電子機械學校2006年招生計劃》 2份

杭州電子機械學校（章）

二00六年一月五日

三、本節內容小結

1、報告分為四種類別，這方面的知識適合出成簡答題型。

2、工作報告和專題報告在寫作上有近似之處，其余兩個文種的寫作較簡單，容易掌握。

3、報告的文體結構和內容結構適合出成寫作實踐題。

實踐部分：——學生寫作實踐和教師評講（2課時）

四、布置作業

1、假如你是班長,請你本學期每個月末向班主任上交一份關于本班紀律方面的報告。（要求：選擇合適的報告類別；字數250――500）

2、以本班或本校當前存在的一種不良傾向為例向校領導寫一份專題報告（要求：學生自己去觀察，自己去收集材料；選擇合適的報告類別；字數150――200）。

3、根據下述內容，擬寫一份報告。

黃利縣永平糧站于2005年6月20日晚突降暴雨，凌晨一點左右山洪暴發，沖毀了倉庫兩座，沖走稻麥等糧食100萬公斤，沖垮宿舍平房八間。事前，氣象站未發出準確預報，所以事情剛發生時全所職工措手不及，公私財產損失嚴重。目前大雨仍時斷時續，糧站職工正在全力搶救國家財產。已有30萬公斤糧食轉移到安全處。黃利縣永平糧站需將上述情況報告黃利縣糧食局。（要求：選擇合適的報告類別；字數150――300）

4、你最近參加班級里的團日活動了嗎？如果參加了，請以報告的形式寫給的你的領導，簡介活動的情況。（要求：選擇合適的報告類別；字數150――200）5、2005年10月9日星期日晚，大紅鷹學院進行“大學生守則”的學習測評活動。人文藝術系辦公室要求各班上報當晚測試的情況。請你撰寫這則報告。（要求：選擇合適的報告類別；字數150――200）

第六節 請示

教學目的：通過學習本節內容，了解請示的使用場合、特點、類別、寫作要求，著重掌握各類請示的文體結構和內容結構，具備撰寫請示的能力。

教學重點和難點：不同類別請示的文體結構和內容結構。

教學形式：教師講授理論；學生實踐寫作；教師批改并及時反饋，不符合要求的學生再進行寫作，直到符合撰文要求。

教學課時：4課時 教學過程：

理論部分（2課時）

一、請示的概念和種類 1．請示的概念

請示是“適用于向上級機關請求指示、批準”的公文。請示為上行文，具有強制回復的性質。其行文目的是請求上級機關對本機關單位權限范圍內無法決定的重大事項，以及在工作中遇到的無章可循的疑難問題給予答復。

2．請示的種類

（1）請求指示的請示。請求上級機關對有關的方針、政策、規定中的難以理解或不明之外，以及在執行過程中需作變通處理的問題或涉及其他機構職權范圍的問題予以回復。

（2）請求批準的請示。請求上級機關批準編制、機構設置、領導班子組成、干部任免以及經費、工作任務等問題。

（3）請求批轉的請示。請求上級機關對本部門就全局性或普遍性問題所提出的解決辦法予以批轉各單位執行。

二、請示的文體結構和內容結構 1．標題

請示的標題與其他公文文種標題相同，由制發機關、事由、文種三部分組成。

2．發文字號 為完全式。3．主送機關

為直屬上級機關，即一般只報送一個主管的領導機關。4．正文

正文由事由、請示事項和尾語組成。

正文的結尾，常以簡短的文字概括請示的具體要求，再次點明主題。如“以上意見，請予批示”，“以上要求，請予批準”，或“如無不當，請批轉??”等。

5．落款

6．成文日期

三、寫作要求

1．寫請示須遵循下列原則：一文一事，一般只主送一個主管的領導機關，不多主送，不送領導者個人；按隸屬關系逐級請示，在一般情況下，不越級請示；請示的同時不抄送下級與同級機關。請示與報告不能混用，不能將請示寫成報告，即不寫“請示報告”。

2．兩個以上單位聯合向上級機關請示時，要在事前確定主辦單位，經過認真磋商，取得統一認識，而后會簽、印發。

3．提出請示事項時，應同時根據本地區、本機關的實際情況，對所請示的問題提出解決的初步意見與方案，供領導批復時參考，因此，事先要經過周密的調查研究，使提出的意見與方案準確切實。

4．請示批準行政規章的請示，要在正文中說明制定此項規章的必要性及其主要內容，而后將擬制發的規章作為請示的附件，一并報送。

四、請示與報告區別

1、請示是用于上級作出指示或批準某事時使用的公文，上級一般要給予答復；報告是下一級機關向上級機關匯報工作、反映問題、提出建議、答復上級詢問時使用的公文，上級可答復，也可不答復。

2、請示是請求上級批準或答復，內容包括請示事項；報告重點在于匯報工作，反映情況，提出意見或建議，上級一般不予答復，所以不允許有請示事項。

3、在報告中有時也提出要求，但這種要求一般不是要求上級機關批準本機關辦某事，而是建議上級機關批轉此報告到有關部門貫徹執行。報告一經批轉，其執行者并不僅是原報告機關本身，而是某一領域中某一系統的若干機關。請示，一般是以批復作為答復而且僅針對于請示單位。又需要適當地引用數據，舉出有代表性的典型事例說明工作的深度，從而使報告達到全面、具體的表述效果

4、實事求是，報告中所列成績或問題都必須屬實，不夸大，也不縮小，并能從中揭示出一定的規律。

5、在報告中可以寫設想、提建議，但不可寫請示事項。

五、本節內容小結

1、請示的使用場合、行文語言、有多個上司的單位如何抄送等問題是本節內容的重點。

2、請示的文體結構和內容結構適合出成寫作實踐題。

實踐部分——學生寫作實踐和教師評講（2課時）

六、寫作訓練

1、下面是一則永興中學請求建印刷廠的請示，在內容上，格式上都有不妥之處，請指出并重寫一份請示。

請 示

市教委：

在改革大潮面前，在以經濟為中心的形式面前，我們不甘落后。我們要做時代弄潮兒。所以我們決定籌建印刷廠。

我們有技術力量，不是嗎？我們有三名老師家屬是印刷廠的退休工人，這還不夠嗎？我們有36個班，將近二千名學生，而且還有周圍四五所兄弟學校愿做我們未來的“上帝”，這不是產品的好銷路嗎？

我們學校去年建立了一所教學樓，學生空出平房喜遷高樓，這不是工廠場地嗎？如果上級不予答復我們的請求，那學校的經費緊張，教委就不得不多撥給一點，我們的教師子弟沒活干，由此造成的教師隊伍不穩定，我們也不負責任。

永新中學

二00五年一月十九日

第七節 批復

教學目的：通過學習本節內容，了解批復的使用場合、特點、類別、寫作要求，著重掌握各類批復的文體結構和內容結構，具備撰寫批復的能力。

教學重點和難點：不同類別批復的文體結構和內容結構。

教學形式：教師講授理論；學生實踐寫作；教師批改并及時反饋，不符合要求的學生再進行寫作，直至符合撰文要求。

教學課時：4課時 教學過程：

理論部分（2課時）

一、批復的概念

批復是用于“答復下級機關的請示事項”的公文。批復為下行文。

二、批復的文體結構和內容結構 1．標題

批復的標題與其他公文文種標題的格式相同，由制發機關、事由、文種三部分組成。

2．發文字號 為完全式。3．主送機關

為直屬下級機關，即向本機關發出請示的機關。4．正文

正文由事由和答復事項組成。5．落款

6．成文日期

三、批復的寫作要求

1、寫批復的具體要求是：第一，批復在開首第一行寫明所答復的請示的日期、標題或發文字號，如“你局XXX年X月X日關于XXXX問題的請示收悉”，以便收文單位查找辦理。第二，批復具有針對性。批復要針對下級機關的請示表明意見，因此，在內容上要有具體的針對性，即有問有答，問什么答什么，避免泛泛而談。第三，尾語常用“此復”、“特此批復”等語。

2、請示必須予以答復。答復要簡明扼要，觀點明確，措詞肯定，決不能含糊其詞，此外，批復的意見要具體可行，以便下級機關按照辦理。

3、批復問題應持慎重態度，要加強調查研究與磋商，而不宜輕率定奪。有的批復如需要其他所屬機關周知時，亦可批轉給有關的下屬機關或在文件公報上刊登。

四、本節內容小結

一般是有請示才有批復。所以在布置作業和考試時，要注意和請示聯合起來寫作，這樣更有實踐意義。

實踐部分——學生寫作實踐和教師評講（2課時）

五、布置作業

1、遼寧省電子商務學校因資金缺乏，新開設的機械和自動化兩個專業實習場地無法建設，影響了這兩個專業學生操作技能的基本訓練和教學計劃的完成。據此，學校擬向其上級主管部門遼寧省教育局物資管理處寫一份請示，建議從局物資管理處以無償或緩期付款方式，調給學校部分機床，以解決教學上的燃眉之急。（附《調入機床明細表》一份）。請以上述材料替遼寧省電子商務學校向其上級主管部門寫一份請示。

2、遼寧省教育局物資管理處收到遼寧省電子商務學校的請示后，即做批復。請你替遼寧省教育局物資管理處給遼寧電子商務學校寫一份批復。

3、慈溪市華明燈具廠因地處城鄉結合部，治安情況較差，為保障國家和全廠職工的財產及職工的生命安全，該廠欲加強廠內警衛力量，成為一支護廠隊，負責廠內廠外所屬地段的治安，護廠隊人員由廠內保衛處招收的保安人員組成。華明燈具廠不知此舉是否合法，因此向慈溪市公安局寫了一份請示，請求公安局給予政策上的答復。

4、慈溪市公安局收到華明燈具廠的請示后，根據國發[2005]310號文件和市政辦公[2005]7號文件精神給華明燈具廠批復。可以成立護廠隊，并提供一些具體的要求。

第八節 函

教學目的：通過學習本節內容，了解函的使用場合、特點、類別、寫作要求，著重掌握各類函的文體結構和內容結構，具備撰寫函的能力。

教學重點和難點：不同類別函的文體結構和內容結構。

教學形式：教師講授理論；學生實踐寫作；教師批改并及時反饋，不符合要求的學生再進行寫作，直至符合撰文要求。

教學課時：4課時 教學過程：

理論部分（2課時）

一、函的概念和種類 1．函的概念

函是“適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請示批準和答復審批事項”的公文。函為平行文。

2．函的種類

a.商洽函。是不相隸屬機關之間商洽工作的函。b.詢問函。是向有關機關詢問情況的函。c.答復函。是針對詢問函而制發的函。

二、函的文體結構和內容結構 1．標題

函的標題與其他公文文種標題格式相同，由制發機關、事由、文種三部分組成。如果是便函，也可以不寫標題。

2．發文字號

為完全式。如果是便函，也可以不寫文號。3．主送機關

為需要商洽工作、詢問情況或答復問題的有關機關。4．正文

正文由事由和具體事項組成。5．落款

在正文之后的右下方寫，標注發文機關名稱。6．成文日期 寫在落款之下。

三、函的寫作要求

1．函是平行文，無論商洽工作還是詢問情況，文辭不能像私人函件那樣隨意，要措辭得體，既有公文的莊重，又有禮貌。

2．詢問函，要求一函一事，便對對方盡速辦理與答復；答復函，因是針對詢問函而回答的，因此，在開頭第一行要寫明來函的標題、日期、發文號或標題，如“XXX年X月X日關于XXX問題（或XX字[XXXX]XX號）的來函收悉??”，而后再寫答復的內容。

3、在正文結尾時，常用致意的詞語，如“煩請予以大力支持為盼”、“??為荷”以及“敬禮”等。

例文點評

XX廠無法解決本廠技術人員進修外語問題，向不相隸屬的XX大學請求協助解決這些問題，為此寫一份函。

新華印刷廠關于請求協助解決技術人員進修外語的函

新廠字[2004第7號

為了能夠正確使用從國外引進的先進金屬和設備，我廠擬選派10名技術員到貴校“出國人員英語強化進修班”進修半年。為此，特與貴校商洽，懇請給予大力支持。有關進修費用等事宜按貴校有關規定辦理。

謹請函復

新華印刷廠（公章）

二00四年二月十二日

寧波大學接到新華印刷廠請求協助解決技術人員進修外語問題的函后，當即就給新華印刷廠作了復函，告知自己的意見

寧波大學關于新華印刷廠請求協助解決技術人員進修外語的復函

寧大校字[2004]6號

新華印刷廠：

貴廠《關于請求協助解決技術人員進修外語的函》（2004）第27號函收悉。現答復如下：經與外語系研究，同意接受貴廠10名技術人員到我校英語強化班進修。關于經費，時間安排等具體事宜，請貴廠速派人到我校與外語系有關人員做具體商議。

特此函復

寧波大學校長辦公室（章）

二00四年二月二十八日

四、本節內容小結

1、進行寫作練習或考試時，注意將函和復函結合起來。

2、函的文體結構和內容結構適合出成寫作實踐題。

實踐部分——學生寫作實踐和教師評講（2課時）

五、布置作業

1、下面一則公函在格式上，內容上有不妥之處，請重寫一份符合要求的公函。

寧波市政府辦公廳：

據悉，貴市化肥富足，我市目前化肥短缺，已嚴重影響我市農業春耕生產，為此，特去此函，請貴市支持我市尿素XX噸。望能照此辦理，并及時復函。

溫州市人民政府辦公廳 199X年X月X日

2、寧波市東風機械廠缺乏得力的企業管理干部,擬從現有的技術人員中抽出四人參加培訓。據悉寧波大學將舉辦一個短期企業管理干部培訓班,于是該廠向寧波大學辦公室發了一則詢問是否同意代培本廠管理干部的公函,寧波大學辦公室收到函后即給東風機械廠回了函，請按上述的材料替東風機械廠和省經委寧波大學辦公室各寫一份詢問函和復函。

3、根據下面的材料寫一套公文。

沈陽飛達無線電工業學校經過幾年的發展已升為高等職業技術學院，在校生人數已超過三千人。但是學校的一些必要的教學設施卻一時不能適應其發展規模的需要，特別是缺乏一座獨立的圖書館，這既影響了學生的學習也制約了學校的發展。為解決這一問題，學校決定建造一座獨立的圖書館。為此，學校向省計委計財務寫一份請示，請示撥款150萬元修建一座4000平方米的圖書館，并抄報省教委計財處，省財政廳計財處。請你代擬這份請示。省計委計財處接到沈陽飛達無線電工業學校的請示后，能否批準其所提出的要求？請你代省計委計財處給沈陽飛達無線電工業學校寫一份批復。

4、根據下面材料寫相關的公文。

（1）杭州電子信息職業技術學院2005屆機要專業學生按教學計劃要到杭州市機要局下屬單位進行為期一個月的畢業實習。實習內容：機要知識；實習時間：2005年5月25日——6月25日；實習人數：30人；食宿無需對方安排；實習費用按有關文件規定付給對方。按上述內容，以學校之名給杭州市機要局下屬單位寫一份公函，然后再以杭州市機要局下屬單位之名，給學校寫一份回函作答復。

（2）浙江省機要局辦公室根據5月10日局辦公會議精神給各地、市、縣機要局下發一份通知，要求其做好接收杭州電子信息職業技術學院為本系統代培的2005屆機要專業畢業生回各自原委培單位實習的工作。請按此內容寫一份布置事項的通知（按公文的格式寫）

（3）寧海縣機要局由于接收本單位委培學生實習而發生了經費困難，請以寧海縣機要局之名向上級主管部門（寧波市機要局）寫一份請示，請求上級主管部門增撥學生實習經費。

第九節 會議紀要

教學目的：通過學習本節內容，了解函的使用場合、特點、類別、寫作要求，著重掌握各類函的文體結構和內容結構，具備撰寫函的能力。

教學重點和難點：不同類別函的文體結構和內容結構。

教學形式：教師講授理論；學生實踐寫作；教師批改并及時反饋，不符合要求的學生再進行寫作，直至符合撰文要求。

教學課時：2課時 教學過程：

理論部分（1課時）

一、會議紀要的概念

會議紀要適用于記載和傳達會議情況和議定事項。會議紀要產生于會議后期或者會后，屬紀實性公文。會議紀要是根據會議情況、會議記錄和各種會議材料，經過綜合整理而形成的概括性強、凝煉度高的文件，具有情況通報、執行依據等作用。任何類型的會議都可印發紀要，尚待決議的或者有不同意見的，也可以寫入紀要。會議紀要是一個具有廣泛實用價值的文種。

二、會議紀要的特點

1、紀實性。會議紀要必須是會議宗旨、基本精神和所議定事項的概要紀實，不能隨意增減和更改內容，任何不真實的材料都不得寫進會議紀要。

2、概括性。會議紀要必須精其髓，概其要，以極為簡潔精煉的文字高度概括會議的內容和結論。既要反映與會者的一致意見，又可兼顧個別同志有價值的看法。有的會議紀要，還要有一定的分析說理。

3、條理性。會議紀要要對會議精神和議定事項分類別、分層次予以歸納、概括，使之眉目清晰、條理清楚。

三、會議紀要的種類

1、議決性會議紀要。是對領導層經過集體討論所形成和議決性意見進行闡述的紀要。它具有政策性、理論性、指導性等特點，行政約束力很強，具有明確的指示性。

2、學術性會議紀要。這類紀要屬討論型的會議紀要，它既可以按發言人的先后順序紀要整理，也可按問題類別進行整理。有的紀要還要注意表達清楚問題分歧的焦點。學術性紀要不具有法定的行政權威和約束力。

四、會議紀要的文體結構和內容結構

會議紀要通常由標題、正文、主送、抄送單位構成。

（一）標題。標題有兩種情況，一是會議名稱加紀要，如《全國農村工作會議紀要》。二是召開會議的機關加內容加紀要，如《省經貿委關于企業扭虧會議紀要》。

（二）正文 會議紀要正文一般由兩部分組成。

1、會議概況。主要包括會議時間、地點、名稱、主持人，與會人員，基本議程。

2、會議的精神和議定事項。常務會、辦公會、日常工作例會的紀要，一般包括會議內容、議定事項，有的還可概述議定事項的意義。工作會議、專業會議和座談會的紀要，往往還要寫出經驗、做法、今后工作的意見、措施和要求。

五、會議紀要的寫作要求和注意事項

（一）要正確地集中會議的意見。沒有取得一致意見的，一般不寫入紀要。但對少數人意見中的合理部分，也要注意吸收。

（二）例會和辦公會議、常務會議的紀要，重點將會議所研究的問題和決定事項逐條歸納，做到條理清楚，簡明扼要。

（三）會議紀要用“會議”作主語，即“會議認為”、“會議確定”、“會議指出”、“會議強調”、“會議聽取了”、“會議討論了”等。

（四）會議紀要寫成后，可由會議主辦單位直接印發，也可由上級領導機關批轉。有的會議紀要還可由會議主辦單位加按語印發。

六、會議紀要與訣議的區別

1、會議紀要內容可輕可重，討論事項可大可小；訣議內容一定是單位或部門原則性的重大問題。

2、會議紀要可以反映會議上不同觀點或幾種同時存在的不同意見；訣議則只能反映多數人通過的統一觀點或意見。一份會議紀要可以同時寫出不同方面互不關聯的幾項決定；而一份訣議只能寫某一方面、某一問題的訣議。

3、形成過程不同。會議紀要是將會議內容、形成經過整理、撮其要點，記其重點并條理化，作為與會者共同遵守、執行的依據；而訣議則是經過一致通過的程序。

七、本節內容小結

會議紀要是在各個機關、企事業單位使用頻率非常高的文種。多實踐是寫好會議紀要的保障。在寫作中要注意會議紀要和會議記錄的差別。

實踐部分（1課時）每學期，班級都會召開班會。請你根據其中某次會議的情況，編寫一則會議紀要。

第三篇：公文處理工作講座材料

關于公文處理工作的幾點體會

今天，很高興有這么個機會和南樂的同行們共同探討、交流公文處理方面的有關問題。此時此刻我有兩點突出感受：一是見到很多同行，大家年富力強，很有活力，今日一見，分外親切，倍感高興；二是自己心里有點忐忑。大家知道，公文工作雖很重要，但它不同于文學創作，講起來難免枯躁乏味。況且在座的諸位都是這方面的高手，有豐富的公文工作經驗，不少同志聽過省辦、中辦專家的講課，我恐怕講砸了，浪費大家寶貴的時間，破壞了您的好心情。然而和基層部門辦公室系統搞好交流，也是我們應盡之義務，同時對我們來說也是一次難得的學習機會。所以，講好講壞，是水平問題，但講與不講，是態度問題。于是，今天我就斗膽前來獻丑。這里，我是賣力地去講；您吶，就湊合著去聽。不過，我“白水煮掛面—有鹽（言）在先”：能堅持您就盡量堅持，實在忍受不了，可以到外面透透氣、抽抽煙、聊聊天，都行！別不好意思。我擇其要而言之，盡量講得快些，爭取三個小時結束戰斗。中間如需要休息大家告訴我一聲。

閑言道罷，書歸正傳。公文是治國理政的重要工具，實施領導的重要手段，指導工作的重要載體。黨和政府機關實施領導職能，有多種方式和手段，如召開會議、調查研究、現場辦公、直接指揮等等，但最普遍、最簡便、最有效、最常用、最規范的是發布公文。公文在黨委政府機關工作中起著承上啟下、綜合全局、協調各方、承內聯外的中樞作用。從公文中可以明顯看出一個地方、部門的工作水平，可以影響到對一個地方、部門工作情況、班子能力及其他方面的評價，更重要的是影響到黨和國家的方針政策能否及時準確傳達貫徹和有效地執行。所以說，公文處理工作是整個機關工作的重要樞紐，具有不可替代的重要作用。辦公室工作無小事，公文處理無小事。而公文擬制工作，更是重中之重。這里，我主要就公文的種類、格式、起草、修改、校核等五個方面須注意的問題和同志們共同探討一下。

一、公文種類及特性

1、公文的起源。公文歷史悠久、源遠流長。可以說，公文是隨著階級、國家的產生而產生，隨著社會的發展而發展的。我國從漢代到清代，公文名目繁多，上行文有呈、章、表、奏、狀等，平行文有關、刺、咨、照會等，下行文有制、詔、敕、令、諭、旨等。辛亥革命廢除了舊公文，1934年國民政府頒布了新公文程式。新中國成立后，1951年、83年、87年、88年、90年、93年、96年（5 月3日），先后多次對黨政公文處理作出規定，黨的機關和國家機關公文處理工作逐步走上了科學化、制度化、規范化的軌道。

2、公文的涵義。公文是公務文件或公務文書的簡稱，人們習慣上又把它叫做“文件”。用一句規范的話說：公文是黨政機關、企事業單位以及群眾團體用來處理公務活動的一種具有特定格式的文字材料。

3、黨的機關公文。黨的機關公文，是黨的機關實施領導、處理公務的具有特定效力和規范格式的文書，是傳達貫徹黨的路線、方針、政策，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況的工具。

4、公文種類。所謂公文種類，一般是指出公文制發機關根據公文的內容，性質和所承擔的任務而確定的行文形式和名稱。

對文種可以作廣義的理解和狹義的理解，即通常所講的泛指和特指。從廣泛義上理解，公文包括的面很廣，分類也比較繁雜，可以說是內涵豐富，外延廣博，稱得上車載斗量，不勝枚舉。

按照制發機關和適用范圍標準來劃分，公文分為：

黨政機關公文（14種）：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要；

政府行政公文（10類15種）：命令、指令，決定、決議，指示，布告、公告、通告，通報，報告、請示，批復，函，會議紀要。

經濟公文：經濟規劃、經濟合同、可研報告、協議書、意見書、招標通告、產品說明書、廣告等；

司法公文：立案報告、通緝令、提請批準逮捕書、破案報告，公訴書、判決書，刑事訴狀，民事訴狀，刑事裁定書、民事調解書、公證書、辯證詞等；

外交公文：國書、換文、公報、聲明、條約、協定、照會、備忘錄等；

軍事公文：命令、通令、通告、作戰方案、演習方案等；

科技公文：科技任務書，科研報告、科技成果報告，鑒定證書，實驗報告，專利說明書（請求書）等。

除上述專用文種外，還有通用文種，也就是在全國黨政軍機關的群眾團體、企事業單位以及社會普通適用的文種，如計劃、總結、開幕詞、閉幕詞、倡議書、賀信、賀電、簡報、章程、制度、公約、守則、匯報提綱、傳達提綱、悼詞、唁電等等。

今天我們著重說的文種，是狹義上的文種，特指黨的各級機關使用的文種(14種)，是我們實際工作中常用的重要文種。

5、公文的特性。公文與一般文章相比，有特定的制發主體、特定的讀者、特定的內容、特定的格式、特定的語言。其主要特性有6：⑴政治性。作為黨和國家的運轉工具，其內容、服務對象都帶有鮮明的政治特色；⑵政策性。經常體現為一定的方針政策，指導工作和日常生活；⑶權威性。帶有明顯的權威色彩和很強的約束力；⑷實用性。行文針對性強，與實際工作和生活密切相關；⑸穩定性。其寫作方法、格式和用語在長期工作實踐中逐步形成一種固定的程式；⑹廣泛性。內容涉及面寬、使用公文的領域廣，各行各業都離不開公文，公文已經成為人們生活、工作中不可或缺的因素。

二、公文格式

公文格式是公文的各個組成部分在頁面上的具體表現形式，即公文的外觀形式。它是公文的權威性和嚴肅性在形式上的體現，對公文內容起著重要的保證作用。公文是給人看的。因此，就要設法使人愿意看，并看得懂。一件公文，不僅要觀點正確，內容真實，條理清楚，文字精練，而且要格式規范，結構合理，頁面整潔，標識齊全，給人以清新悅目的感覺，吸引人閱讀，便于處理，否則，就無法很好地發揮公文的效用。

目前黨委辦公廳系統正在進行的公文規范化工作，對公文格式看得很重。在此方面我市比較落后，存在的問題較多。如：有的公文紅頭大小不一，字體設計粗糙 ；有的發文字號、機關代字的使用不科學、不準確；有的標題用字不規范，有用三黑的，有用二宋的，還有用楷體、隸字和行草體的；有的上行文不標注簽發人，有的下行文、平行文卻注標簽發人；公文用紙大小不一，裝訂質量不高；在文排方面，有的未落實每頁20行、每行25個字的要求。另外，在文種使用、主題詞標引、發文時間和印發傳達范圍的標注等方面，都還存在不規范的問題。下面，按照《條例》規定，我簡要給大家談一談在這些方面應當注意的問題。

《條例》第八條從17個方面規定了黨的機關公文的格式：“黨的機關公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達范圍、主題詞、發送機關、印刷版記組成。”由于時間關系，這17項不一一細講，挑幾項講一下。

（1）密級。即公文的秘密等級，分為“絕密、機密、秘密”三個等級。它標注于版頭左上角、份號下方位置，用三號黑體，第一個字同正文左邊取齊，當中空一個字的間距，如“機 密”。按照國家保密局有關規定，密級后注明保密期限，如“機密★ 年”。但考慮到黨的機關公文涉主的內容很廣泛，其保密期限較難準確確定，因此，《條例》中未提及保密期限問題。在省委辦培訓班上，我就這個問題請示省委辦的同志，他們的意見是，如果需要，可以找保密局幫忙標上；若未標保密期限，則按《條例》第37條規定執行。即“公文密級的變更和解除由發文機關或其上級機關決定。”

（2）緊急程度。是對公文送達和辦理時間的要求。緊急文件應分別標明“特急”、“加急”；緊急電報應分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。《條例》未對緊急程度的標準位置作具體規定，所以，除個別情況外，一般不標緊急程度。如有的文件確實很急，可在文件上蓋“特急”、“加急”章。如確需在公文上標注的，省委辦公廳認為應標注在份號下邊，與密級并排列出，中國加一個圓點相隔。

（3）發文字號。由機關代字、發文和發文順序號三部分組成，缺一不可（用4號仿宋）。需要請大家注意的問題是：機關代字要準確、規范、無歧義、易識別，并固定使用，發文要用全稱，并且用“〔〕”（六角括號）括起來，不能能“（）”或“〈〉”、“[ ]”括號。發文字號在大紅字與紅線之間居中稍偏下，用四號仿宋表示，文號之間應空半格，如“濮發〔2000〕5號”正確表示是“濮發〔2000〕5 號”。在使用“請示”、“報告”等文種，需標注簽發人的，發文字號則標注在紅線之上左方位置，簽發人則標注于紅線之上右方位置。聯合行文，一般只標明主辦機關的發文字號。

（4）簽發人。《條例》規定，上報公文應在發文字號右側標注簽發人姓名，這主要是強調領導負責制，體現公文的嚴肅性和領導人對公文的負責性。要注意三點：一是只標姓名，不標職務；二是聯合行文，要標明聯署單位簽發人的姓名，不能只標其中一個單位的簽發人；三是簽發人姓名后不必加“已閱”、“同意”等字樣。

（5）標題。是公文內容的高度概括，具有畫龍點睛的作用。它一般由發文機關名稱、公文主題（事由）和文種三部分組成。有時也有省略發文機關名稱的情況（如標題過長時省略）。標注于紅線之下居中排列，用二號宋體（加粗），一般不用標點（書引號除外）。標題下面如有時間，應用三號楷體。公文標題一定要準確、鮮明、簡煉，排列整齊、美觀。

（6）正文。是公文的主體和核心所在，用來表達公文的內容，位于標題或主送機關下方。一般用三號仿字體，每段的首行空兩個字，首頁要有兩行以上的正文。末頁若無正文，只有落款（應盡量避免），為維護公文的完整性，應在末頁第2行注明“（此頁無正文）”。文件若是轉發通知，轉發通知部分用三號楷體，后邊轉發的內容部分仍用三號仿宋。正文中的序號應當按照

一、（一）和 1.等順序排列，序號后面的標點應是：一后為頓號，（一）后不用符號，1后為小圓點（中辦）或頓號（省辦）。

（7）附件。是正文的補充材料或參考材料。若帶省附件，應在正文之后，落款之前寫明附件的名稱，并與主件裝在一起。有的在正文中涉及附件內容處，加括號注明“見附件”或“附后”也可以。另外，印發規章或批轉有關部門的報告，其中的“規章”和“報告”不屬附件，而是主體的一部分，其內容應視為正文。

（8）發文機關署名。也叫落款，和“抬頭”是對應的，位于正文末頁的右下方，凡有主送單位的公文必須有落款，不能以標題中的發文機關代替落款。落款最后一個字同正文倒數第5個字取齊，中間應當空半格，如“中共濮陽市委”應當表示為“中 共 濮 陽 市 委”。

（9）成文日期。一般署會議通過或領導人簽發日期。聯合發文，則以聯署機關最后一個簽發日期為準。特殊情況署印發日期。要用年、月、日全稱，位于落款右下方，日期最后一個字同正文部分倒數第2—3個字取齊，并于落款單位第2或第3個字取齊，時間（阿拉伯數字）與年月日之間應空半格，正確表示為“2000 年 9 月 5 日”。決議、決定、條例、規定、意見等不標明主送機關的公文，成文日期加括號（用3號楷體）標注于標題下方居中位置。

（10）主題詞。是將自然語中的名詞術語經過規范化和優選處理的詞或詞組，標注于報送機關或印制版記上方，用于文獻的標引和檢索。每件公文選用的標引詞數量，一般應在10個以內，主題詞三個字用三號黑體，后面跟冒號。主題詞內容部分用三號宋體加粗，詞與詞之間要空出一格。

下面，談一談公文主題詞的標引問題。時間關系，主題詞標引的意義、總則，標引詞選定規則、主題標引的組配規則等等，我們不能細談。這里只能講兩個問題：

首先，講一下公文主題詞標注上的誤區。一是認為標注主題詞只是“文件標題的簡縮”。標注中不是根據公文的主題，而是根據公文的標題。二是認為標注主題詞就是標注主題詞就是將內容說清楚，于是不厭其煩的列出一大串詞。三是認為標注主題詞要“符合語法”，認為主題詞就是無主句，謂語、賓語要齊全。四是不熟悉詞表，多作自由標引，想當然、隨隨便便一標了事。這都是不行的。大家一定要主意。

其次，講一下公文主題標引的步驟和方法。

步驟有5個，即審讀公文、分析主題、提煉主題概念、轉換主題概念和標引主題詞。

審讀公文。要注意兩點：一是注意審讀公文的外部特征，即公文標題。二是審讀公文的內部特征，即公文內容，搞清楚公文內在的邏輯關系，了解公文中各部分的重點問題，摘理出公文中的關鍵句子和結論性意見等等。

分析主題。從形式上看，主要是分析主題的類型；從內容上看，主要是分析主題的結構。公文主題有單主題和多主題之分。所謂單主題，是指一篇公文只有一個主題；所謂多主題，是指一篇公文有兩個或兩個以上并列的獨立主題。公文結構有主體因素和非主體因素之分。主體因素是公文主題的主要成份，表述公文主題的核心；非主體因素是公文的次要成份，表述公文主題的時間、地點、狀態等修飾成份。例如：《市委、市政府關于新形勢下加強和改進思想政治工作的意見》，這就是一個單主題公文；其主題是“新形勢下加強和改進思想政治工作”。在此主題中，主體因素是“加強和改進思想政治工作”，“新形勢下”表示狀態，起修飾作用，是非主體因素。

提煉主題概念。提煉主題概念的過程即是分析、歸納和概念的過程，是對公文的內容加以表述或標識的過程。其目的在于確切反映和表達公文的主題思想，為公文主題詞標注做好必要的準備。公文主題概念不同于公文主題，公文主題是公文的中心思想，它用一個完整的句式表示出來。而公文主題概念則是表達公文主題的關鍵詞匯，它用名詞或名詞性詞組表示出來。

轉換主題概念。提煉出的主題概念屬于一種自然語言，主題概念要作為主題詞進行標引，心須進行主題概念的轉換，使自然語言變為檢索語言。一是直接轉換，即是從詞表中抽出同主題概念相同的正式主題詞直接進行轉換。二是間接換，即采取分解的辦法，把復雜的主題概念分解為若干單主題 概念，然后再進行轉換。

標注主題詞。查表抽詞進行主題概念轉換后，我們即按照公文主題檢索的要求和主題標引的深度，采用一定的標引方式，標注出主題詞。我們將主題詞“黨校教育”和“意見”標注在文件尾部，并按照公文主題標引規則的要求正規地書寫。

公文主題標引方式有四種：

（１）概括標引。又稱整體標引，以每個文件為標引單位，對文件整體內容作概括性的標引。只標引文件最主要的主題內容。概括性的標引能完整反映文件的主題思想。

（２）重點標引。根據不同部門、不同業務的需要，文件標引應有不同的重點。經濟工作、政法工作、文化教育、科研、軍事各部門，都有各自的業務上的需要。各有重點，應根據各自的重點而有所取舍。也可以針對本部門本系統的工作特點，建立適合本部門專業的檢索系統。還有，從文件的重要程度上，也應有所選擇。要著重抓住那些重要的主題，即主體因素。

（３）分析標引。以文件計時分析為基礎，對涉及的所有主題因素分別加以標引。如：《關于經濟體制改革的決定》，按概括標引，主題詞是經濟體制改革；按分析標引，還可以確定以下主題：增強企業活力、發展社會主義商品經濟、發展多種經濟、改革價格體制等。同概括標引相比，分析標引更深入、更全面，能夠反映公文主題的各部分、各方面的主題因素，從檢索效果上，查全率和查準率也高得多。

（４）全面標引。這是相對于重點標引和概括標引而言的。重要文獻的主題標引，需要文獻的主題標引，需要有深度和全面，不漏標有檢索價值的主題，必須采取分析標引和全面標引。如對《市委、市政府關于2001年農業和農村工作的意見》這篇文件進行標引時，我們可采取概括標引方式。通過主題分析提煉出的主題概念是“農業”和“農村工作”。它們和詞表中的正式主題詞是一對一的對應關系，可直接進行轉換。〈意見〉的標引詞為：“農業”、“農村工作”、“2001年’和‘意見’。此處，我們還可對〈意見〉進行重點標引、分析標引和全面標引。則對〈意見〉中所有的主題因素，即“農民收入”、“農村改革’、‘農業綜合生產能力’、“科教興農”、“農村基層組織建設’等主題進行標引。

下面，我們舉兩個例子。

１）。中共中央印發〈關于縣以上黨和國家機關黨員領導干部民主生活會的若干規定〉的通知

其主題概念是：縣以上黨和國家機關黨員領導干部民主生活會規定通知

主題詞是：黨政機關　黨員　領導干部民主生活會規定通知

分析說明：（１）單主題公文。

（２）概括標引。

（３）“縣以上黨和國家機關黨員領導干部”分解轉換為“黨政機關”、“黨員”和“領導干部”。

（４）“民主生活會”為概念直接轉換。

２）。鄭大文同志在鄉鎮黨委書記座談會上的講話

其主題概念是：選拔培養中青年干部鄭大文講話

主題詞是：干部選拔鄭大文講話

分析說明：（１）單主題公文。

（２）主題標引要反映公文內容。

（３）“干部選拔”為概念直接轉換。

（４）人名做為自由詞，不標“△”。

（11）印制版記。也叫印發說明，包括印發機關名稱、印發日期和份數。注意：①如翻印，要在下行注明；②不能標打印、校對人員姓名；③不能部門要文號印刷，就標上部門為印制單位。

三、公文起草

公文起草是公文形成的第一步，是公文處理工作的“始發站”，具有很強的政治性和業務性。這方面的內容很多，簡要介紹五點（即步驟、方式、準備工作、基本要求、修改）。

（一）公文起草的步驟

（1）領受任務；（2）調查研究；（3）擬出初稿；（4）協調修改；（5）報請審批。（大家都清楚，不再細講。）

（二）公文起草的方式（5）

（1）辦公室起草。公文起草是辦公室的一項重要任務和經常性工作，是為黨委領導 工作服務的一個重要方面。特點：一是起草的內容廣，綜合性強，涉及黨委工作的各個方面；二是起草的公文種類多，從重要批示性文件到簡單事務性文件，從講話稿到信函等，都要去辦；三是起草時限往往比較倉促，有些文稿說要就要；四是起草的有些公文影響較大，一些重要公文和緊急公文，常常事關全局。辦公室起草公文，具有一定的有利條件，主要是靠近領導，了解領導意圖和全局情況；不利條件是對某些方面或專業性問題不夠熟悉，有些緊急公文常常缺少較為充裕的調研和準備時間。所以，工作中要注意揚長避短。

（2）部門起草。即部門主管范圍內的工作需要黨委辦公室行文時，由部門代為擬稿。這是部門應盡的職責和義務。優勢是：情況較熟，研究較深，較易抓住問題的要害，提出可行的解決辦法。不足的是有時帶有局限性，容易強調本部門工作的重要，而對其它方面的問題照顧不夠。

（3）聯合起草。部門主管范圍內的工作需要黨委辦公室行文，涉及兩個以上部門時，由一個主管部門牽頭共同起草。

（4）組成起草小組起草。起草特別重要的公文用此形式。如黨代會報告等（如十六大報告，由胡錦濤同志任起草組組長，組織各路好手，歷時一年零兩個月，做了大量艱苦細致的調查研究、起草修改工作，拿出了高質量的報告，體現全黨的意志、代表了全國各族人民的愿望，成為我黨在新世紀新階段的政治宣言和行動綱領。省市縣黨代會報告，一般都采取起草組的方式）。

（5）領導親自起草或主持起草。這有助于加強領導工作和保證公文質量。寫作，歷來被認為是“經國之大業，不朽之成盛事”。古今中外，很多政治家都高度重視自身的文字修養。唐代公文有嚴格的“職述”和“代擬”規定。“職述”就是擔任某種職務的官員，必須親自動手撰寫與其職務相稱的公文，不得假手他人，如有違例，輕則貶官，重則治罪。在以科學、法治、人本為主要特征的現代社會，寫作更是一項高素質領導干部不可或缺的能力。小平同志這樣說過：“實現領導最廣泛的方法是用筆桿子。用筆寫出傳播就廣，而且經過寫，思想就提煉了，比較周密。所以用筆領導是領導的主要方法。”中央指出：“各級領導干部親自動手起草重要文件，這不是技術性的問題，而是領導工作中的原則性的問題。現在重申這一原則，是在新的歷史條件下提高黨的各級領導干部的認識能力和領導能力，改善和加強對社會主義現代化建設各項事業領導的一項重要措施。”領導同志親自起草或主持起草 公文時，辦公室和有關部門要積極做好服務工作。

（三）公文起草的準備工作

1。明確發文目的。定位不準，累死三軍。作為領導要交待清楚，作為撰稿人要問清楚起草公文的目的，即主題。如公文的基本觀點是什么？需要解決的主要問題是什么？發文的依據是什么？發文的范圍有多大等等。做到 任務明確、方向清晰，防止在主要觀點和內容上偏離要求。

2。認真領會領導意圖。領導交待任務和意圖，往往是原則性的指點，只能是粗線條的輪廓，因而，起草人還要進一步開動腦筋、周密思考，深刻領會領導交待的精神實質，融會貫通，使領導交待的意圖深入化、具體化和條理化，進而變成自己的思想，用自己的語言表達出來。有句話說得好：“領會上頭，摸清下頭，兩頭一碰，才有寫頭”。

3。收集整理有關材料。常言道：巧婦難為無米之飲。公文起草更是如此，來不得半點杜撰和假想。要通過查閱資料、調查研究，收集有關情況、事例、問題、經驗和數據等材料，通過有關材料表現公文的思想觀點。

另外，要注意平時的積累。要養成勤奮讀書、閱報、看文件、記筆記和思考的好習慣，對一些重要文件的關鍵段落要能夠背誦，對文件格式和主要公文的寫作特點要熟爛于心。只有厚積薄發，任務來時才能不慌不忙，一揮而就。漢字約有6萬字，常用的只有3000多字，一些詞語、成語要常讀讀、看看，用時才會信手拈來。人腦不怕用，就怕空。其記憶力的容量是無比巨大的，相當于全世界圖書館的信息儲存總量，是數字計算機的100萬倍。只要用心，積累大量的語言材料絲毫沒有問題。大家都知道，省委辦公廳對辦公室中層以上干部提出的目標要求有三條：一是政策水平達到同級服務對象所要求的水平；二是政治理論水平達到同級黨校講師以上的水平；三是對全局情況了解和掌握程度達到同級綜合部門的水平。要達到這個要求，不勤奮學習，不認真鉆研，不積累大量的知識，那肯定是不行的。

（四）公文起草的基本要求（9）

1。公文起草要符合黨和國家的路線、方針政策和法律法規。這是首先要遵循的原則，也是在公文起草中貫徹講政治的要求，同黨中央保持高度一致的問題。黨和國家的路線、方針、政策和法律、法規，是我們進行各項工作的依據和準繩，也是起草公文的依據和準繩。如果制發的公文不符合黨和國家的路線、方針、政策，那就會造成嚴重的后果。辦文人員一定要把握政策規定，要有政治頭腦，有政策水平，特別是對一些敏感問題、帶有傾向性的問題，要有自己正確的主見，不能人云亦云、隨波逐流。

2。要符合上級機關的有關指示、規定

下級服從上級，全黨服從中央，是我們黨的民主集中制原則。公文起草工作中也必須貫徹這一原則，各級機關起草的公文必須符合各自上級機關的有關指示，而不能脫離或違背上級機關的指示。一般來說，上級機關比本機關更為熟悉黨和國家的方針政策，更能把握全局，因而它的指示對下級機關具有較強的針對性。所以，各地、各部門起草公文，不但需要研究黨和國家的有關政策，法規，而且還要了解研究自己上級機關的有關指示，并同本地、本部門的實際結合起來。

3。要同現行有關公文相銜接

一是在同一個問題上，各有關公文不能相互矛盾，以免執行者無所適從。《條例》規定，“部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文”，就是為了防止相關公文之間發生“打架”。二是當根據新的情況需要對現行公文的有關規定作出某些改變時，就制發的公文要以適當形式有所交待，說明。

4。要完整、準確地體現發文機關和領導同志的意圖

這是公文特殊性的具體體現，是做好公文處理工作的基本要求。公文與一般文章相比，有特定的制發主體、特定的讀者、特定的內容、特定的格式、特定的語言，能否把握住這“五特”，決定著公文寫作的成功與否。而這“五特”是行政活動有相當大的關系，行政目的決定行文目的，也決定了公文的特定關系，是行政特征所派生的。因此，在動筆寫作之前要準確把握行政目的和行文目的，頭腦要盡快“定位”，把自己放在特定的制發主體位置上，根據特定讀者的情況，緊緊圍繞主題內容，遵循規定的格式去寫，也就是進入角色、找準感覺。有人總感到提筆難以下手，說起來就是思想盲目，不知誰云、對誰云、為何云、云什么，其原因就是沒有準確“定位”。因此說，在公文寫作之前自己要很好地“定位”。要注意把握兩點：

一是要“號準脈膊”。要準確把握發文機關對某事物的基本態度，抓住要義，對于提倡什么，限制什么，支持什么，反對什么，一定要旗幟鮮明；對于必須怎樣做，不能怎樣做，出現何種情況怎么辦，一定要明確具體，不能會糊不清，模棱兩可，也不能一味宣講道理談原則。現實中我們見到有的公文用五分之三的篇幅講道理。如果公文沒有明確意圖，缺乏個性，內涵不清，就成了“空文”。這樣的公文還有什么實際意義呢？它甚至會給正常工作帶來干擾。

二是要“出以公心”。公文姓“公”不姓“私”，有的公文以領導人署名發出，但并不是領導人以私人身份，而是以機關代表的身份行文，體現的是發文機關領導集體的意圖。公文起草人必須切實注意，絕不能憑個人好惡在公文中摻雜個人感情及小集團的私利，不能主動地把自己的想法當成機關的意圖。要仔細了解和聽取領導的意見和要求，學會“換位思考”，“不在其位，學謀其政”，從領導角度和工作大局來認識形勢、分析問題、提出對策。

5。要全面、準確地反映客觀實際情況

關鍵是突出“三性”，即全面性、準確性、客觀性。

所謂全面性，就是對反映情況的“量”的方面的要求。即要包括事物的各個方面和各個部分的情況（現狀、歷史、發展趨勢等等），不能以偏概全，也不能報喜不報憂。

所謂準確性，就是對反映情況的“質”的方面的要求。就是反映的應是體現事物的實質和規律性的情況，而不只是某些表面現象，更不能是虛假情況。

所謂客觀性，就是反映的是客觀存在的實際情況，而不是主觀臆造或故意編造的東西。不能搞“科學幻想”或“文學創作”，隨意修飾，筆下生花。

只有全面、準確、客觀地反映實際情況，才能對問題作出正確結論，找到解決問題的有效辦法，公文才有說服力，才能夠發揮應有作用。

6。提出的政策、措施要切實可行

這是公文的核心問題，必須慎重對待。因為發公文總是為了解決一定的問題，所以公文中有關解決問題的政策、措施，就很自然地成為公文的主體和關鍵所在。具體政策、措施歸納起來，基本上是兩類。一是屬于行為規范方面的，主要是指：什么事，要怎樣做，不能怎樣做，違反了怎么辦等。二是屬于物質條件方面的，主要是解決人、財、物的問題。解決問題離開必要的政策、措施是空談，空談是要誤國的。但如果提出的政策、措施要求過高，也難以實現。所以公文中提出的政策、措施一定要切實可行，辦不到的不要說、不要提，否則會出現麻煩。

7。表述要準確嚴密

怎么樣做到“表述要準確嚴密”呢？主要須把握5點：

一是觀點明確。主題要鮮明突出，提出的各種主張、意見、要求、措施等，都要清楚明白。

二是條理清晰。公文中涉及事項多、內容較復雜時，要按照邏輯關系分成若干部分，依次進行表述。不要搞成一團亂麻。

三是內容充實。不僅要有明確的觀點，還要有豐富的材料和充分的論據。以增強說服力，使人不僅知其然，而且知其所以然。

四是結構嚴謹。這里說的結構，指的不是 公文 的外在形式方面的結構，指的是公文內容上各個部分的安排問題。公文的結構，包括如何開頭和結尾，怎樣安排層次和段落，以及如何進行過渡和照應等。公文的開頭以樸實、平直、開門見山為特色，結尾以自然果決為特色。公文由一層意思轉到另一層意思，由總述到期分述或由分述到總述，由敘述到議論或由議論到敘述，都需要采用適當的過渡形式。根據情況，可以用過渡詞過渡，如：“綜上所述”、“由此可見”等；可以用過渡句子過渡，如“現將有關情況報告如下”等；有時也可以用過渡落過渡。通過 過渡承上啟下，使文意須暢自然。公文的照應，指的主要是公文內部相互襯托、呼應，如開頭與結尾相照應，題目與正文相照應等，以此加強公文各部分的聯系性，增強表達效果。總之，公文的結構安排是一個重要問題。比方做衣服，沒有衣料不行，但有了衣料，剪裁不好也不行，甚至會把衣料給毀掉了。起草公文也一樣，即使有了必要的材料，如果結構安排不好，仍然寫不出好的文稿來。這一點要引起重視。公文開頭、結尾和中間各層次、各部分要安排有序，嚴密緊湊，使全文形成一個有機的整體。公文結構安排的原則是：（1）聯系性和層次性。即一篇公文的各個部分或段落之間，應當按照它們內容上是否屬于同一層次進行安排，不要把沒有聯系和屬于不同層次的內容并列在一起論述。否則就會造成條理還不清、層次混亂。如公文擬制與起草工作就不能并列論述。（2）專一性和完整性。即公文的每個部分或段落內部，應保持有關內容的專一和完整。就是既不要把不同內容的拉到同一部分或段落里來，也不要把同一內容的分散到不同的部分工落中去。如有的報告，前邊部分已講了成績，后邊講經驗時又講成績，不必要的重復，造成結構的不嚴謹。

五是表述準確。要用最準確的語言、最精煉的文字來表達本機關的意圖，觀點、論述都要客觀準確。防止疏忽漏誤，避免發生歧義，尤其涉及政策性較強的公文，更要注意這個問題，防止讀者誤解，在政策執行中產生混亂，造成政治、經濟上不必要的損失。因此在表達手段上，主要用敘述、說明、議論，不得使用含糊不清的概念，不得使用模棱兩可的雙關語，不得使用描寫、夸張、比喻、諷刺、虛擬、幽默等修飾方法。

8。要注意行文關系和行文方式，合理使用文種

行文關系有三種：一是上下級之間領導與被領導的關系；二是上下級之間業務指導與被指導的關系；三是平行機關或不相隸屬機關之間的關系。與上述行文關系相聯系，根據不同的行文對象和工作需要，可以采取不同的行文方式：即上行文、下行文、平行文、聯合行文及受雙重領導的機關的行文。

文種格式和規范既是公文的“包裝”，又是公文的規矩。如何選擇使用適當的文種格式是機關文字工作中常常遇到的問題。許多同志在文種的選定上不很清楚，這樣在無形之中弱化了行文目的和中心思想的表達效果，也使工作帶來了不便，影響了公文的嚴肅性、準確性。因此正確選擇文種格式是機關文字工作的基本要求。

日常工作中，我們常常遇到一些公文文種格式和規范錯誤（大都是對文種的用途、使用資格、行文特點及其效力認識不清，概念混淆，選用原則掌握不好所致）。

一是規范文種中常有“報告”與“請示”兩者混淆。在運用“報告”與“請示”兩種規范性公文文種時，應注意兩者的區別。一般來講，“報告”與“請示”有兩個共同點、四個不同點。共同點是：（１）兩者都是上行公文，即由下級向上級行文。（２）兩者都是用于反映情況。其不同點是（１）“報告送達上級后，上級可給予批復，也可以不批復。但“請示”必須給予批復或答復。（２）“報告”的發送時間可以在事情辦理或發生之前，也可以在辦理之后。但“請示”必須在事情辦理之前。（３）“報告”可以同時報告若干情況或事。但“請示”必須一事一文，否則由于上級分管的部門不同，多事一文無法辦理或答復（用于口頭匯報用的匯報稿例外，但事后必須正式行文。）。（４）“報告”可以向上級主管部門行文，也可向上級領導人或非主管部門報告，但“請示”必須向上級直接主管部門行文。總之，報告和請示是明顯不同的。千萬不能混為一談。否則就會延時誤事出問題。（如南陽“清官祠”事件。其他原因不講和辦公廳（室）工作不到位是有直接關系的。南陽市委、市政府轉發臥龍區的一個報告，里面加雜請示事項。秘書部門按照辦文規定，把此件作為一般性報告分送給了領導，致使沒有一個領導批示，釀成重大政治事件，教訓十分深刻）。規范性公文應用中，還存在“決議”與“決定”、“通告”與“公告”、“函”與非規范公文“便函”等概念不清，使用混淆的問題。

二是非規范文種中常有“講話”與“發言”兩者混淆。“講話”與“發言”屬于兩者相近的非正式公文，既有相似之處，也有較大區別。在機關中也常見把兩者混淆起來的情況。兩者相比，有３個相同點，有４個不同點。相同之處：（１）兩者都是口頭表達的附屬文字材料，有口語的思維和邏輯表達方式。（２）其使用都是在公開或一定范圍的公開會場上發表。（３）在同一個會議上兩者都對同一對象圍繞一個共同的主題。其不同點：（１）“講話”是屬于會議上領導者使用的體裁，而“發言”則是屬于被領導或其他非領導人使用的體裁。（２）“講話”體現會議的中心思想，一定意義上講是總體性的，而“發言”體現的是局部性的。（３）“講話”有下行文的許多特征，“發言”則有平行文和上行文的特征。特征不同，因而兩者使用的語氣也就不同。（４）體現主題的則重點不同。“講話”一般用于對一個事情講應當做什么，如何去做；而“發言”一般常用于介紹現有的客觀情況和工作情況，今后怎樣具體做得更好。

三是口頭表達與書面表達兩種類別的文種混淆。口頭表達附屬文字材料與非規范格式文種常有混淆的情況。這個問題在日常工作感到并不明顯，但對工作影響較大，如“匯報提綱”與“工作報告”、“報告”，“講話”與“工作意見”，“發言提綱”與“工作計劃”，“談話”與“意見”等都經常遇到混淆的情況。兩者混淆的原因主要是概念上的混淆，（１）一般來講，書面非規范格式公文具有一定的法定的效力，有較強的約束力、強制性，而口頭表達文字材料的則不完全具備這些特點，即使是領導人的講話也是如此。但是口頭表達所用的文字材料在通過法定辦文程序后，如以“通知”等形式下發、轉發等等，就具備了一定的法定效力。所以“講話”、“發言”、“匯報提綱”以及“信”等格式，是領導活動中常用的輔助性文體，若使其內容、中心思想具有效力，就應當在公開場合發表后以正式公文的形式發布，或者經一定形式通過后發布。（２）口頭表達輔助材料與書面公文在寫作的內容構成上也有不同。一般來講，口頭表達材料篇幅較長一些，客觀具體情況介紹、分析得多一些，思想觀點的論述較系統，所講的內容集中重點問題。書面公文，一般來講具體要求、安排和直接涉及的具體事多一些，理性議論較少。總之，這些區別是書面材料與口頭表達的內在要求不同而不同。

四是法定規范性公文常有的標題錯誤。公文標題由三部分組成，即由“機關規范簡稱、事由（主要內容）和文種”三要素組成。常見錯誤有：（１）不分條件省略機關名稱。一些內容重要的決定、公告、通知等文種，不可省略機關名稱。（２）事由概括不清，題意不鮮明，有的省略不當，產生歧義。（３）自造文種，用“意見”、“安排”、“規劃”、“情況”、“匯報”等非規范文件名稱直接當做法定規范性文件的文種。（４）書名號使用不當。除法律法規性文件名稱外，其它文件名稱在公文標題中不用書名號，也不用其它標點符號。但是違反這種規范的錯誤較為常見，如《關于轉發〈×××××通知〉的通知》，就屬這種類型。

五是落款、時間、編號等規范錯誤。例如，單位名稱落款和時間落款錯誤。單位落款錯誤常出現在正式格式公文之中，也就是常見的紅頭文件中。有許多同志起草法定公文時，都在題目上寫明單位全稱，還要把本單位的全名稱落在最后一頁的右下方，然后再注明時間，最后再加蓋機關公章。一般的來講，只要文頭已注明單位文件或單位名稱的，文件的內容除非十分嚴肅、莊重，正文最后就不必再落款，直接加蓋公章即可。再一種單位名稱和時間落款錯誤是出現在會議講話稿、發言稿中。其錯誤表現在兩個方面。一個是落款時間沒有按國家規定用阿拉伯數字，并且加上括號，而是仍沿用過去的漢字寫法，不加括號。另一個是名稱落款和時間先后順序不對，不是在標題下面先落款，再寫時間，而是順序反了，或者標題下面落一個，文章最后再落一個。行文編號，有的紅頭文件編號里加了“函”、“第”等字樣，也屬不當。

六是報、送文的概念和要求把握不準，確定不當。應注意區別開主送、發送，抄送、抄報有什么不同。（１）主送，公文的主送單位即該公文的主要受理單位，一般在公文正文之首，即抬頭稱謂。按照格式規定，在文首不寫抬頭稱謂的公文，如命令、決定等等，主送單位放在文尾。“主送”放在文尾時，習慣上使用“發送”或“發”，也可寫“主送”。“主送”與“發送”無實質性區別。（２）抄送，在向主送單位發文的同時，向不相隸屬的有關單位發文，稱抄送。抄送有三種情況：一是上行文抄送有關業務主管機關，二是下行文抄不相隸屬機關，三是向受雙重領導的下級機關行文抄送該下級機關的另一上級機關。（３）抄報，向非主送的上級機關發文稱抄報。抄報有兩種情況：一是下行文需報請上級了解掌握的公文，二是受雙重領導的單位向一上級機關行文的同時向另一非主報機關行文時用抄報。（４）報送書寫的順序是先報后送。

9。文字要精確、簡練、樸實、莊重和規范

公文的思想內容，經過一系列組織安排，最后都要通過語言表達出來。要確保公文質量，一定要重視語言的提煉，在文字方面狠下功夫。

一是要精確。遣詞造句要恰當、周密、明確，盡量少使用基本、幾乎、不少、絕大多數等模精語言，做到觀點鮮明、是非清楚、褒貶分明、揚棄適度。如毛澤東同志在1949年4月21日撰寫的《向全國進軍的命令》一文中寫道：“奮勇前進，堅決、徹底、干凈、全部地殲滅中國境內一切敢于抵抗的國民黨反動派。”這里用了四個詞來修飾“殲滅”這個動詞。“堅決”表達了殲敵的決心；“徹底”表達了殲敵的程度；“干凈”表達了殲敵的的標準；“全部”表達了殲敵的范圍。四個詞表達了殲敵的全部意義，用法貼切完整，讀來氣勢恢宏，語氣堅定，令人振奮，由此可見主席練字功夫之深。公文的語言有自身的特殊要求，而且其自身的語體要求比較明顯，如同樣是表現不允許的意思，“不得”、“不準”、“嚴禁”存在著明顯的差別，語氣的輕重也不相同，必須將它們細加區分。同時，公文的語言要考慮到文體、文體的服務對象、含義等的多重影響，要使語言所表達的意思準確、全面、不留漏洞。如有的教育部門在下達關于加強校園秩序管理的通告的時候，有“上課期間不準學生在校園走動”的句子，這一句子在表意上是存在嚴重問題的，試想，如果學生在體育課上不走動，那么體育課又如何鍛煉學生的運動技能呢?所以，不能隨意、亂用詞匯，諸如“上課不許說話”、“不該收的禮堅決不收”之類，還有“對發現使用上述無效證件者，請扣留交我局”。這里，到底扣留誰，是扣留“發現者”還是“使用者”，由于語言表述有問題，則使這里鬧出了笑話，其實只須將句中的“對”字去掉即可。

二是要簡練。開門見山，簡明扼要，別拖泥帶水。要大力提倡寫短文，在“文字精煉”、“篇幅短小”上下功夫，努力用最少的文字表達盡可能多的意思。山不在高，有仙則名。言不在多，達意則靈。要語不煩，字字珠璣，簡練有力，自然使人愉悅；冗詞贅語，嘮嘮叨叨，不得要領，怎不令人生煩？劉勰（協）言道：“緣學在博，取事資約。”文學大師林語堂說：“紳士的演說應該象女人穿的迷你裙，越短越好。”為文者大多倡導、力求精簡，多數人都是喜短不喜長的。古今中外，概莫屬外。先說古代——明朝初年刑部尚書茹太素向洪武皇帝朱元璋奏事，寫了一萬七千字。朱元璋叫中書郎王敏讀給他聽，讀到過半還未談到正題，朱皇帝龍顏大怒，訓斥并讓人狠揍了他一頓。第二天又叫人接著讀，讀到最后的五百字才知道他要講的正事。這就是說前面一萬六千五百字全是廢話。此后，下令，凡上書者均照后五百字的格式來寫，違者論罪。此事載于明史，絕非虛構。賈島、韓愈“鳥宿池邊樹，僧敲月下門”的“推敲”故事，也已成為精心琢磨用字的典故。大家琢磨一下“推敲”二字：一個是孤寂之意，一個是幽靜之美；一個是莽撞闖入，一個是禮貌拜訪；一個是音節阻滯，一個是音節響亮，給人的感覺絕對是不一樣的。杜甫有個名句“朱門酒肉臭，路有凍死骨”，兩句10字，就把階級矛盾深刻地揭露出來了。詩仙李白《早發白帝城》中云“兩岸猿聲啼不住，輕舟已過萬重山”，兩句14個字，就把三峽兩岸崇山峻嶺的秀美景色、長江的急流及個人的心情都寫出來了。劉邦《大風歌》只四句，荊軻《易水歌》僅兩句（風蕭蕭兮易水寒，壯士一去兮不復還！），陳子昂《登幽州臺歌》僅有四句（前不見古人，后不見來者。念天地之悠悠，獨愴然而涕下。)，但都壯懷激烈，語短意長。蘇轍作《六國論》，總結六國滅亡的教訓，也僅用了600來字。所以，煉字就是要刪繁就簡，選詞就是要有高度概括性，這樣才能做到簡煉。以上說了這么多，無意讓大家都去當詩人、騷客，而只是想說明一詞一語如果用得好、煉得精，往往會使全篇生輝。公文語言雖不能如文學作品那樣“為求一字穩，耐得半宵寒”、“兩句三年得，一呤雙淚流”，達到“語不驚人死不休”的地步，但也要嚴格錘煉，惜墨如金，努力做到“一字入公文，九牛拉不出”，必須有的內容一個字不能少，無關的內容半個字不能多。再說當代——現在國際上通行領導者人站著講話，為什么？就是讓人講得少講、短一些、精一些，不講廢話。周總理四屆人大會議的報告，因總理身體有恙，毛主席指定小平同志負責組織起草，要求不超過5000字，小平同志認真照辦。5000字不也很管用嗎？黨的十五大報告中的第一部分“世紀之交的回顧與展望”，只用了四個自然段，通過“三個偉人”、“三次巨變”的高度概括，便把自鴉片戰爭以來中國一個半世紀的社會歷史進程簡述得十分清楚，極富內涵。黨的十六大報告通過八個成就、十條經驗，便把十五大以來的五年及江總書記在位的13年的工作總結得一清二楚。在起草十六大報告時，江澤民同志強調，是政治報告，要抓住重點，切中要害，講大的方針、政策和原則，要下決心精簡文字。有人提出對13年的成就的評價應有分量，建議用“幾個最”，有人提出用“幾個新”。起草組經過認真斟酌，用“三個時期”（即：綜合國力大幅度躍升、人民得到實惠最多的時期，社會長期保持安定團結、政通人和的時期，國際影響顯著擴大、民族凝聚力極大增強的時期。）對13年的歷程作出恰如其分的評價。十六大報告還把全面建設小康社會概括為６個“更加”（經濟更加發展、民主更加健全、科教更加進步、文化更加繁榮、社會更加和諧、人民生活更加殷實），６句話３６個字，就描繪出一幅新世紀前２０年宏偉藍圖，可以說是公文“要言不繁”的典范。三說國外——能文者惜墨，善辯者寡言。國外也這么認為。恩格斯在馬克思墓前的演說只有1260字；列寧在馬克思、恩格斯紀念碑揭幕典禮上的講話只有552字；斯大林在1941年7月3日發表的反對法西斯德國入侵的重要廣播演說只有3800字；羅斯福的總統就職演說僅有985字；最短的總統就職演說是1793年華盛頓的演說，僅135字；林肯著名的葛提斯堡演說只有10個句子。他的演講重點突出，一氣呵成，僅600多字的演講辭，從上臺到下臺還不到三分鐘，卻贏得了15000名聽眾經久不息的掌聲，并轟動了全國；1984年7月17日，37歲的法國新總理洛朗·法比尤斯發表的演說，更是短得出奇，只有兩句：“新政府的任務是國家現代化，團結法國人民。為此要求大家保持平靜和表現出決心。謝謝大家。”有人曾問美國第28任總統伍德羅·威爾遜：“準備一份10分鐘的講稿，得花多少時間？”他答道：“兩個星期。”“那準備一小時的講稿呢？”“一個星期。”“如果是兩個小時的講稿呢？”“不用準備，馬上就可以講。”所以，簡短不是一味求短，而是深思熟慮、高度概括的結果，是要下苦功夫才能做到的。

三是要樸實。公文不同于小說、戲劇、詩歌、散文等文學語體。文藝作品主要是塑造形象，因而是靠形象性很強、情感性很重的語言去感染讀者。而公文具有實用價值，必須直接曉之以理，告之以規，使人們明于行止。所以，語言要平和實在，質樸無華，通俗易懂，敘事求實，論理有據，不夸張，不掩飾，不用冷僻字，不拐彎抹角，不追求華麗詞藻，不能照搬文藝作品的語言，更不能說大話、套話和空話。

四是要莊重。公文是機關行使權力的工具，具有法定效力。特別那些指示性、法規性公文，更具有強制執行的約束力，它所表達的意圖，是要有關組織、個人去遵循、執行、辦理的，可以說沒有商量的余地。所以，公文的語言要鄭重、嚴肅，有氣派，不輕浮，不俗氣，說一不二。現在公文語言運用常見錯誤之一就是語體錯誤。語體即“語用環境”。公文的語體，即各級機關、單位在運用公文進行交際時必須依賴的一定的環境。同樣意義的詞匯，在不同的場合中運用往往表現出不同的含義、不同的感情色彩。如《中共中央關于接受宋慶齡同志為中國共產黨正式黨員的決定》中寫道：“她一貫是共產黨的最親密的戰友，是中國各族人民包括臺灣同胞和海外僑胞衷心敬愛的領袖之一，是愛國主義、民主主義、國際主義和共產主義的偉大戰士，是保衛世界和平事業的久經考驗的前驅，是全體中國少年兒童的慈愛的祖母……。”假如將其中的“同胞”改為“兄弟”、“戰士”改為“闖將”、“祖母”改為“奶奶”，也許詞的意義本質沒有多大區別，但用在該份決定中顯然失其莊重，是錯誤的。一般來講，指示性公文語言要嚴肅；法規性公文語言要嚴謹；計劃性公文語言要嚴密；表彰性公文語言應熱情穩慎；懲戒性公文語言應義下辭嚴。對上行文語言應尊重但不討好；對下行文語言應謙和但不失度； 對平行機關行文語言應誠懇不命令。對上匯報情況不要講大道理；對下布置工作不可過于原則。對外行文注意語言委婉；對內行文禁忌語言粗俗。

五是要規范。規范能保證公文的莊重性，促進公文的準確性，提高工作效率。要遵守語法規則，使用規范化語言。要使用書面語言，不用口語、方言，以免使公文語言拖沓松散。不能使用半文半白的句子，不得用中外文參雜行文，不得生造詞語和濫用簡稱（如空干招待所、白開辦等，有的還含有黃色成分，“百開辦”——百萬畝良田開發辦公室等，很不嚴肅）。現在社會在上存在用語、用字不規范的現象，要防止這種現象在公文語言中出現（例如：（1）隨便使用外來詞語。眼下已有流行之勢的“寫真”、“空港”、“手袋”、“鐳射”等，漢語中已有內容相同的現成詞語“照相”、“機場”、“手提包”、“激光”，再用外來語，既無必要，也無好處。如空港，可能會被人理解成“無船停泊的港口”，而手袋在日語中是指手套。有些店家不知道“激光”是意譯外來詞，“鐳射”是音譯外來詞，兩者所指本為一物，竟然打出“供應激光鐳射唱片”的廣告，豈不是疊床架屋，令人好笑嗎？（2）隨意使用新詞語。語言是活的，新造詞語或新出現的說法總是層出不窮的，有些也很有生命力。如新出現的“爽”、“酷”、“帥呆”、“作秀”、“發燒”、“搞定”、“壞菜”、“碼字兒”、“沒商量”等等，文學作品或游戲場合使用這些詞語無可厚非，但公文中使用這些時髦的東西，顯然是不行的。又如“抓手”，中央文件中從未出現過。還有一些網絡詞語，如“MM”是指美媚、妹妹，“GG”指哥哥，“青蛙”指丑男，“恐龍”指丑女，:）表示高興等等，五花八門，不熟悉網絡生活的人簡直是丈二和尚摸不著頭腦。這類特殊用語絕對不能寫入公文。）。要使用一些公文專用或慣用語，達到“文約事豐”的目的。如公文開頭用語的根據、遵照、現將等，詢問用語的當否、要否、是否要行如無不要等，表態用語的同意、批準、原則批準、基本同意等，結尾用語的此復、特此報告、請指示等，這些詞語既能體現公文特點，又很方便適用。起草公文時要根據情況適當使用。如請示中一般不用“速”，函的語言要委婉、謙和，求人辦事自己不能“決定”等等。

六是要生動。公文強調規范，更需要生動。“公文不是無情物”，不能成為千篇一律、沉悶呆板的八股文，或演變為套話連篇、浮光掠影的官場應景文章；不能擺出一副冰冷的面孔，拒人于千里之外。把公文寫得生動活潑一些，是毛澤東同志的一貫主張。在《工作方法六十條》中，他還強調指出：“文章和文件都應當具有這樣三種性質：準確性、鮮明性、生動性。”把生動性提到了一個很高的地位來認識。他在《反對黨八股》一方中，把“語言無味”作為黨八股的罪狀之一加以聲討，指出：“顛來倒去，總是么幾個名詞，一套‘學生腔’，沒有一點生動活潑的語言，這豈不是語言無味，面目可憎，像個癟三么？”１９５８年，他在看到一份寫得很差的文件后，尖銳地批示道：“此事我講了一萬次了，依然紋風不動，靈臺如花崗之巖，筆下如玄冰之凍。哪一年稍稍松動一下，使讀者感覺有些春意，因而免于早上天堂，略為延長一年兩年壽命呢！”他還身體力行，為我們寫下了大量極其生動的公文范例。如他在黨的七大的閉幕詞中，不落俗套，別具一格，講了一個愚公移山的故事，相比今天的開幕詞、閉幕詞，簡直不可思議。在《湖南農民運動考察報告》中寫道：“很短的時間內，將有幾萬萬農民從中國中部、南部和北部各省起來，其勢如暴風驟雨，迅猛異常，無論什么大的力量都壓抑不住。他們將沖決一切束縛他們的羅網，朝著解放的路上迅跑。”這段文字運用比喻辭格（以暴風驟雨作喻體），形象而生動地說明了中國農民運動崛起的態勢和發展方向，描繪了一幅絢麗多姿的農民運動的歷史畫卷。此外，文中“迅猛”、“壓抑”、“沖決”、“迅跑”等一系列形象化詞語的運用，極大地增強了行文的生動色彩。再如毛主席寫的《敦促杜聿明等投降書》，通篇采用面談形式，表達形式很新，風格獨特，給人以別開生面之感。如：“你們想突圍嗎？四面八方都是解放軍，怎么突得出去呢？你們這幾天試著突圍，有什么結果呢？……你們想一想吧！如果你們覺得這樣好，就這樣辦。如果你們還想打下去，那就再打一下，總歸你們是要被解決的。”顯然，這樣表達，生動、明快、犀利，耐人尋味，如果用書面語言，不僅與促降書的題旨和情境不相協調，而且會使行文黯然失色，達不到應有的效果。又如毛主席在政協第一屆全體會議上的開幕詞，其結尾是：“讓那些內外反動派在我們面前發抖罷，讓他們說我們這也不行那也不行罷，中國人民的不屈不撓的努力必將穩步地達到自己的目的。”這番話何等清脆響亮、慷慨激昂，恰如黃鐘大呂之聲，三日繞梁不絕，言盡而意無窮，充分顯示了站起來的中國人民的革命英雄氣概！我們要認真地體會、研究和學習，努力提高公文寫作的品位，以更好地發揮公文的效能。很多人認為，公文寫作很機械，沒有創造性，更難生動性，其實不然。公文和其它文章的寫作一樣，每個環節都體現著創造性。特別是立意和語言，既要有對政策的準確把握和體現，又要有創見，還要有精辟、嚴謹的語言表達，其中處心孤詣的運作，無不是創造性的極大發揮。創造性體現出來了，生動性自然也就脫穎而出了。

以上說了這么多，不大好記。其實在公文起草方面可以把握住12個字：即“求高、求實、求準、求短、求快、求精”，就行了。

四、公文修改

公文草就之后，須一絲不茍、字斟句酌地搞好修改。因為一遍寫出的稿子往往來不及仔細推敲，難免有這樣那樣的毛病。不少問題是在修改中發現和訂正的，不少內容是在修改中充實和完善的。即使起草時字斟句酌，也畢竟只是一時之功力，一人之智慧，仍要進行反復修改。只有反復推敲，精雕細刻，才能成為精品。正如古人所言：“玉不琢，不成器。”“文字頻改，工夫自出”。修改一遍，就會有一次提高。有人說：“一成文章半成改”，有的甚至說“好文章是改出來的”，可見修改在寫作中的重要作用。那種“老子的文章天下第一，誰也動不得”和“改我一字，男盜女娼”的態度，是極其錯誤的，可以說是狂妄自負、淺薄無知。很多名人都很注重文章修改。曹雪芹著《紅樓夢》曾“披閱十載”、“增刪五次”；列夫·托爾斯泰一部《戰爭與和平》竟然重寫了8 遍！至于白居易作詩后先讀給老嫗（音雨）聽、征求老太太的意見啦，歐陽修把稿子掛在墻上邊讀邊改折騰不少日子啦，人們都耳熟能詳了。我們的古人在語言藝術上非常注重“煉字”，主張“意勝”，要求做到“平字見奇，常字見險，陳字見新，樸字見色”。越是名家，越不肯放過對自己語言的鑄煉。王安石在《泊船瓜洲》一詩中云：“京口瓜洲一水間，鐘山只隔數重山。春風又綠江南岸，明月何時照我還？”其中“春風又綠江南岸”一句，先用“到”字，再用“過”字，又換“入”、“滿”等10余字，最后才選定為“綠”字。一個“綠”字使春風有了顏色。還有“紅杏枝頭春意鬧”一句，一個“鬧”字動感十足，據說也是經過多次改動才定下來的。其實“綠”字也好，“鬧”字也罷，好處就在于準確、鮮明、生動，在人們面前呈現出一幅春的畫卷，動態地刻劃了春天蓬勃、盎然的生機，而其它的字就沒有這個效果。偉大領袖毛主席不但是舉世公認的政治家、革命家、軍事家、思想家，還是一位曠世少有的文學巨匠和語言大師，他特別注重文章的修改。他的七律《登廬山》“一山飛峙大江邊，躍上蔥蘢四百旋。冷眼向洋看世界，熱風吹雨灑江天。云橫九派浮黃鶴，浪下三吳起白煙。陶令不知何處去，桃花園里可耕田。”它的開頭開始用的是“盤”字，發表時主席改為“旋”。既與出句“飛”相呼應，“旋”更突出動態，“四百旋”比“四百盤”生動多了，更把廬山寫活了。他老人家的七律《送瘟神》：“紅雨隨心翻作浪，青山著意化為橋”兩句，原來是“紅雨無心翻作浪，青山有意化為橋”，將“無心”改為“隨心”，突出“紅雨”所象征的時代；將“有意”改為“著意”，顯得更深刻生動有力。還有“不周山下紅旗亂”一句的“亂”字，都是深思熟慮的結晶，和剛才說過的“綠”字、“鬧”字一樣，均屬卓絕千古之字。這些，都值得我們認真學習。

修改的范圍大概有四：一是修改觀點，二是修改材料，三是修改結構，四是修改語言。具體要求不再細說，這里簡單介紹一下修改的主要方法。

1。審閱修改法。初稿完成后，起草者本人應從頭至尾進行審閱，從字到詞，從詞到句，從句到段，到全篇的結構布局，發現問題，留下標記，全部閱完，再回過頭來認真細致地修改。

2。通讀修改法。通過朗讀，發現文中語句不通暢、銜接不緊密、表達不清晰及缺詞丟字等方面的毛病。

3。冷藏修改法。就是稿子寫出后，先放一放，等頭腦冷靜、思維清晰之后，再拿出來“復看”。這時，有些毛病不需別人指點，自己能很快發現。這個方法實踐證明是有效的，缺點是對較急文稿不太適用。

4。討論修改法。這是一種集體的方式。主要是對一些內容復雜、事關重大的公文，組織有用關人員碰頭、討論，提出意見，然后由起草人匯集大家的意見，進行必要的修改。

5。特邀修改法。一些政策性強、業務難度大的公文，可邀請有關領導、權威人士進行把關，使公文更加可靠、科學、準確。

五、公文校核

公文校核是在公文審批和發印前由辦公廳（室）所進行的校正、修改、加工和核對工作。它是公文自然的延伸，是公文處理地程中的一個不可缺少的重點環節，是公文發出前的最后一道工序，是辦公室的一項重要任務。它的作用是：對領導決策起著參謀助手作用，對行文要求起著保證作用，對公文內容起著把關作用，對公文涉及事項起著協調作用。不少問題是在校核中發現和訂正的，不少內容是在校核中充實和完善的，不經過認真校核的公文的不可能成為“精品”。無論是黨委自身制發的公文，還是印發、批轉有關部門的公文，都代表著一級黨委的聲音和形象，所以，校核工作必須嚴肅認真、一絲不茍地進行。

校核工作內容也比較多，重點要遵循“四項原則”，使用“五種方法”，把好“八個關口”。

第一，要遵循“四項原則”：

（1）依據原則（最高依據—國家法律和黨的政策；基本依據—行文機關的意圖；參照依據—本機關過去 規定和有關部門的相關規定。）

（2）質量原則（一是校核工作本身要講究質量，提高工作水平，增強工作的有效性；二是公文要講究質量，高標準，嚴要求，對已起草的公文進行“質量檢驗”，橫挑鼻子豎挑眼，不達標準不出手，務求經過校核的公文都成為精品。）

（3）效率原則（縮短校核時間，急件校核符合時間要求，文件辦結率高）。

（4）精簡原則（少發文，發短文）。

第二，要使用“五種方法”：

（1）討論法。科學確定討論題目，審慎確定討論人員，正確選定討論形式。

（2）協調法。通過書面、電話、上門、請來、座談等形式，就公文內容涉及的事項同有關部門進行協商。

（3）論證法。通過演繹、比較、假設論證，證明公文觀點的正確性、內容的準確性、材料的真實性和主旨和鮮明性。

（4）借助法。借助行家、專家和有關方面的力量，請他們協助校核。

（5）上交法。就是矛盾上交，請領導裁定。公文校核本身不是決策，是為領導決策所作的準備。校核人員只有提供情況、文字修改和參考意見權，決策權在行文機關。校核既要大膽，敢于提出問題，又不能代替領導決定問題。上交時要把矛盾擺清楚，情況說明白，對公文中存在的主要總是 發出后可能出現的后果，新公文與以往公文的矛盾之處，有關部門的不同意見及理由，協調的情況，修改建議及理由等，都要有所交待。這樣，領導才能及時地正確地果斷地下決心。

第三，要把好“八個關口”：

一是要嚴把發文關。發文是組織開展工作的一種必不可少的手段，實際工作中需要的公文非發不可；但公文過多過濫，就會助長空談，助長形式主義，下僅增加了各級領導的工作負擔，也容易使執行者產生逆反心理，影響公文的權威性，以至貽誤工作。校核是解決“文山”困擾的基礎環節和有力措施，要通過校核做到少發文，可發可不發的公文不發，重復的公文不發，該部門發的公文上級黨政領導機關不發，不成熟的公文暫時不發，并盡量減少黨政聯合行文（以免使黨委管了政府的工作，也不便于人大監督）。在核文中要敢于堅持原則，對那些不應該發或應降格發的公文，要大膽提出不發或降格的建議，協助領導做好控文、減文工作。當然，這樣做很難，控、減一件公文往往比多發一件公文更花費精力，有時還常常鬧誤會、傷感情，弄得不亦悅乎。但職責要求我們協助領導控文、減文，我們就不能怕得罪人。要多做解釋工作，講清道理，爭取部門領導同志的諒解。（現在，減文的措施已不少，如：領導講話一般不發文件；充分運用明電、密電等現代傳媒，會議通知用電報、電話，工作經驗、報告等通過報紙刊物登載等。）要發短發。核文時，把一切與主題無關的內容、材料和論述統統刪去，即使這些材料，論點很精彩，也要忍痛割愛。穿鞋戴帽的話、修飾描述的話、過場話、客套話等，對公文是個累贅，也要盡量刪減。合并同類項，能一句話說清的不說兩句。為文者大多倡導、力求精簡，多數人都是喜短不喜長的。古今中外，概莫屬外。明朝初年有一個喜寫長文的人叫茹太素，他向朱元璋奏事，兩萬多字還未言及主旨，朱皇帝龍顏大怒，狠揍了他一頓板子，舒服了。現在國際上通行領導者人站著講話，為什么？就是讓人講得少講、短一些、精一些，不講廢話。中央多次作出規定，要求一般報告不超過2000字，綜合報告不超過3000字，我們要認真做到。

二是要嚴把政治關。政治性是機關公文的根本屬性，是靈魂。一個政治性很強的公文，必然會有很強的指導作用。政治性不強或發生偏誤，就會產生不良后果。因此，在核文中要始終把講政治放在第一位，努力用馬克思主義的政治主場、觀點，去把握公文的內在質量，貫徹黨的基本理論、基本路線和基本方針，保證完整、準確體現各級黨委的意圖和工作重心，保證每一件公文在政治上不出任何偏差。

三是要嚴把全局關。一件公文牽涉到全局，個人榮辱無所謂，黨的事業重如山。秘書人員要“關起門來當書記，小人物作大文章”。要時刻關注大局，認真研究大局，準確把握大局，做到局部服從整體、微觀服從宏觀、小道理服從大道理、全局統帥局部、局部體現全局。對每一件公文都要從全國、全省、全市、全縣整個工作的大局中去考慮，去辦理。核文既要從局部看是否合理可行，又要從是否有利于全局方面進行認真分析、論證。對那些從部門產生的由于過份強調局部工作而影響全局的，要堅決進行修改或調整。

四是要嚴把政策關。“政策和策略是黨的生命，千萬不可粗心大意。”毛主席的這句名言，應當成為我們辦文人員的座右銘。黨委機關公文的權威性就在于它的政策性，把好這個關口至關重要。首先，要注重公文與黨和國家政策規定的一致性。不管哪一級，以哪種形式行文，都不能與黨和國家的方針、政策相違背。這是行文的一個重要政治原則和組織紀律。其次，要注重政策縱向的連續性。政策相對穩定，有利于事業發展。有句民謠說：“黨的政策象月亮，初一十五不一樣。”如果政策措施缺乏穩定性，連續性，人們就會擔心，就會倒致短期行為。當然，不變是相對的，變是絕對的。原創文秘材料，盡在網絡網。形勢發展這么快，新情況、新問題不斷出現，政策一成不變行嗎？但這種變動絕不是輕率的“朝令夕改”，一會兒一個樣。核文時要進行必要的前后對照，政策內容有變化的，要標出來并明確說明。再次，要注重政策的相關性。各地、各部門都要結合本地、本單位實際制定一些具體政策，千萬不要越權，并兼顧左領右居，注意銜接。如果你來一套，我來另一套；你否定我，我否定你，那誰的規定的落實不了。那種我行我素、各執一端、政出多門、政策打架的情況，是一種內耗，必須堅決糾正。要注意，凡文稿涉及民族、宗教、外事、農民負擔等敏感問題，涉及組織、人事、財政、稅收、計劃生育、機構編制等熱點問題時，一定要慎之又慎，不搞清楚、不協調處理好決不進入下一道程序。

五是嚴把法規關。隨著社會主義法制和黨內法規建設的加強，必然要求涉及黨內活動的公文也要有鮮明的法規性。我們代黨委校核的各種公文，凡內容涉及國家有關法律，法規的，都要進行認真對照，以國家法律、法規為準繩。

六是嚴把規格關。規范行文是一門科學，我們必須按照公文種類、公文格式和行文規則辦事。突出三個方面：

1、看文種是否恰當。有些文種容易搞亂，如請示與報告決議與決定，批復與指示等，搞亂了就鬧笑話，甚至出大事

2、看行文形式是否準確。該上級機關行文的，下級機關不能行文；工作僅涉及到一個部門的，就沒有必要聯合行文。尤應指出的是，除黨委辦公室根據黨委授權，可以向下級黨委行文外，黨委其他部門不能對下一級黨委發布指示性公文；平級機關之間一般用函行文。現在有些部門請示解決資金等問題時，該用“函”卻偏偏使用“請示”，用下級對上級的口氣請求批準，這是不對的。有的同志講，只要能批到錢就行，用什么文種都無關緊要。但以后這樣做不行了，省、市委檢查公文，發現了要給予通報的。再說，你這樣辦，對于受文單位來說，看了心里也不一定舒服。人家批給你錢并不是看你“請示”批的，是“函”就不批了。所以，一定要按《條例》和《意見》的要求辦，大家都自覺照辦，就不會出現亂用文種的問題了。

3、看文件體式是否規范。密級、發文字號、簽發人、標題、主題詞等該標注的一項不能少，不能錯。

七是要嚴把文字關。科學而又規范的文字，能準確表達行文機關的決策意圖和意志，便于受文單位正確理解公文精神。搞好文字校核，就能防止和避免文字的粗糙和不規范現象，增強公文的準確性和嚴肅性。要重點審核公文的結構是否清晰，語句是否符合形式邏輯，字詞使用是否妥貼，人名、地名、時間、引文、數字是否準確，文風是否純正。好的文風應該是實實在在，直書不曲，平直明快，端正不俗，深入淺出，言簡意賅，樸實無華，嚴謹準確，規范統一。有的公文洋洋千萬言，大題套小題，談上幾遍不解其意；有的公文，堆砌詞藻，套話疊出，空話連篇，使人一看就煩，更無心去思考如何遵循了；還有的公文，把上級的文件改改抬頭和落款，照抄照搬，沒有自己的情況和措施。這是要不得的。再強調一點：搞好印制前的核對工作，是確保公文質量的一個關鍵環節。“差之毫厘，謬之千里。”一字錯誤，有時后果不堪設想。漢字象形字很多，稍有疏忽就會出現差錯。如“資產階級、無產階級”、“路線、線路”，搞錯就是政治性錯誤。又如“史無前例、史無前列”、“選拔干部、選撥干部”等，搞錯了是常識性錯誤。據史料記載，1930年4月，閻錫山、馮玉祥結成反蔣聯盟，預定在沁陽會師聚殲在河南的蔣軍。馮的參謀擬制命令時，誤將“沁陽”寫成“泌陽”，一個在焦作，一個在駐馬店，相隔數百里，結果會師不成，反被蔣介石分割包圍而打敗。僅僅多了一撇，馮閻兵敗中原。否則，這段歷史也許就要重寫。另外，標點符號的使用也很重要。（⑴有一篇報道，原意是“送子服法”，一字用錯，將服從的“服”寫成降伏“伏”，從紙面上把人家兒子給斃了。⑵再如，古時一人騎馬不慎踏死了人，別人告他的罪狀是“跑馬踏死人”，眼看性命難保，有人為他著想，取筆在狀紙上一勾，變成“馬跑踏死人”。這樣，主犯由人變成了馬，罪行減輕，免于一死。⑶還有，太平天國時曾國藩鎮壓太平軍，連吃敗仗，上奏時幕僚寫道：屢戰屢敗。曾看后怕在皇帝面前吃罪，提筆一劃，改成屢敗屢戰。這樣，意思就有了很大不同。這都說明用詞用字的重要性。標點符號例：(1)一個媒人介紹一女子：“麻子，無頭發，黑臉，大腳，不大好看。”因無標點，男方誤認為：“麻子無，頭發黑，臉大，腳不大，好看。”娶回家后，大失所望。(2)一地主與教師在下邊一句話的理解上，釀成一場官司。地主解成：“無雞鴨也可，無魚肉也可，唯有青菜咸菜不可少，不得半分文學費。”而教師則解為：“無雞，鴨也可；無魚，肉也可；唯有青菜咸菜不可，少不得分文學費。”⑶ 有一條報紙標題新聞：“西哈努克親王，八日到京，外交部長姬鵬飛，到機場迎接。”因無標點，被一領導干部讀成“西哈努克親，王八日到京，外交部長姬鵬，飛到機場迎接。”引得哄堂大笑。⑷已取得文憑的和尚，未取得文憑的干部；⑸某人規定其子每天要記日記，晚上他要檢查兒子的日記。一日，他查完日記后，對兒子的母親大發雷霆。妻莫名其妙，為夫曰：“有據可查！”他把兒子的日記攤在桌前，其上歪歪扭扭地寫著：“今日王叔叔來我家玩，我做完作業后，叔叔夸我做得好，叔叔親了我媽媽，也親了我。”妻大怒，斥問小兒。小兒哭叫：“是我把標點點錯了，……應該是叔叔親了我，媽媽也親了我。”你說標點符號事大事小？她居然能夠影響到家庭安定！所以，要教育孩子從小就正確使用標點符號喲！以上這些，不少有文字游戲之嫌，但至少都說明了標點符號的重要性。）所以，辦公室工作無小事，文字處理工作無小事。

八是要嚴把程序關。只有按程序辦事，才能保證公文質量，提高辦文效率。目前工作中，存在著文件倒流問題。一些部門、地方向市委的請示、報告及要求市委、市政府辦公室批轉的公文，不經市委辦公室審核，而常常是直接送領導同志審簽，甚至同時送幾位市委領導同志審簽，既干擾了領導同志的工作精力，也增加了辦公室的工作難度和部門間工作的掣肘。對此，要采取措施努力避免。對已經形成的倒流件，不管領導是否簽發，都要無一例外地認真校核，發現問題仍然敢于負責地提出處理意見和建議，積極向領導同志報告、反饋，絕不能讓一件不合格的公文發出。對那些因公文倒流造成不良影響的，要采取一定方式給予提示和警告，以樹立黨委辦公室的權威。

最后，公文經領導簽發后，還要進行再次校核。一是看“五官”是否端正：版頭、標題、主送機關、發方機關署名、成文日期有無問題。不要前面是縣委文件，后面落款卻是縣委辦。二是看“四肢”是否健全：即發文字號、密級、主題詞、印刷版記怎么樣，有無漏項。發文字號要用對，密級要核準，主題詞要列全，印刷版記要完整。另外，還有份號、簽發人、附件、印章、抄送機關、印發傳達范圍、份數等8個部件，都要逐一檢查。做到該有的不漏，不該有的不加。復核以后，就可以送印了。

公文處理工作的內容很多，因時間關系，不能一一細講。由于自己的水平有限，對《條例》、《意見》理解不深，對基層公文工作情況不大了解，所以講得不好，敬祈原諒；不當之處，還請指正。今天，不管我講的合不合大家的口味，但同志們還是堅持到了最后，況且秩序還這么好，這是給我的面子，對我的鼓勵，使我非常感動。希望以后大家加強聯糸，多進行一些交流，歡迎各位有空光臨市委辦公室做客。

最后，祝愿同志們、同行們工作順利，事業有成，家庭幸福，萬事如意！謝謝大家！

第四篇：公文寫作講座新聞稿

11月15日晚，我院在公顏實訓大樓B307室舉辦第十九屆“物理文化月”系列活動之公文寫作講座。本次講座教授主講，輔導員出席旁聽，全體團學干部及準干事均到場學習。

講座上，教授主要從文秘管理的三種能力與當代大學生的關系進行深度解析，并從“社會對我們的期待是什么”“我們需要學習和提高什么”“我們該如何提高應急措施”三個方面進行詳細的解說，在教授幽默風趣的語言以及實用的方法經驗，讓本次講座幾度達到高潮。同學們在講座的問答環節積極發言，踴躍向教授提出自己的疑問，并在教授以及輔導員共同回答下獲得了滿意的答案，伴隨著陣陣掌聲，此次講座圓滿結束。

本次講座讓在座的團學干部、干事以及其他同學們得到了很大的收獲，在他們在今后的學習、工作乃至走向社會都起到重要的引導作用。

第五篇：公文寫作講座通訊稿

學生干部培訓班第三講

——記“公文寫作”講座

（美術學院 通訊員 羅雨清）為了提高學生干部的公文寫作能力，5月15日晚六點三十分，湖北文理學院學生會主席姜勁邑在北區四棟JT01室舉辦公文寫作講座。學生會見習團成員、各院優秀學生干部以及學工助理參與本次講座。

姜勁邑從公文寫作的基礎知識和公文處理方法方面講解“如何寫好公文”。首先姜勁邑介紹公文的種類和公文體式的結構，并對其依次作出詳細解釋。在公文寫作的文稿方面，姜勁邑說:“主題是文章的統帥和綱領，是文章的核心；主題源于材料，主題不能先行，必須從實際出發，從材料中引出主題。”一定要達到“起點高、落點實、觀點新、層次清、語言活、感情真”這六點，才能寫出一份好的發言稿。最后大家紛紛提出心存的疑惑，姜勁邑一一解答。

通過此次講座，加強了學生干部們對公文的認識，讓他們明白了公文寫作的要點，提升了他們的專業素養。