第一篇：公文講座資料

第一章 公文種類

命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、方案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、涵、會(huì)議紀(jì)要，共十三類。

一、決定，適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排,獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員,變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

從以上的適用范圍看，決定分為兩類

1、部署性決定：國(guó)務(wù)院關(guān)于整頓稅收秩序加強(qiáng)稅收管理的決定(國(guó)發(fā)[1988]85號(hào))。

2、表彰性決定：關(guān)于給××記三等功的決定,關(guān)于表彰2006年度先進(jìn)單位的決定。

3、處分性決定：關(guān)于給××同志行政記過(guò)處分的決定。特點(diǎn):決定具有普遍的指導(dǎo)性、行政的約束性和相對(duì)的穩(wěn)定性。決定屬下行文。

二、通知，適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)范性公文；傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)；任免人員。

通知的種類：

1、發(fā)布性通知。發(fā)布規(guī)章制度等。關(guān)于印發(fā)《連云港市國(guó)家稅務(wù)局固定資產(chǎn)管理辦法》的通知。

2、指示性通知。要求下級(jí)機(jī)關(guān)按通知的要求貫徹執(zhí)行。如：關(guān)于開展2006稅收宣傳月活動(dòng)的通知。

3、事務(wù)性通知。要示下級(jí)機(jī)關(guān)辦理某一事務(wù)。如：關(guān)于做好2006年組織收入工作的通知。（結(jié)束語(yǔ)，請(qǐng)結(jié)合本單位的實(shí)際情況貫徹執(zhí)行）。

4、知照性通知。上級(jí)機(jī)關(guān)告知下級(jí)機(jī)關(guān)某項(xiàng)事情。不要求受文單位辦理什么事項(xiàng)，也不對(duì)受文單位提出什么要求。如成立、調(diào)整、合并、撤銷某一機(jī)構(gòu)，任免人員等。（但也有例，如會(huì)議通知）

5、轉(zhuǎn)發(fā)性通知。

另外根據(jù)行文的特殊性，還有緊急通知、聯(lián)合通知、補(bǔ)充通知等。通知屬于下行文，也可作平行文使用。

三、通報(bào)，適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。具有宣傳、教育、溝通信息的作用。通報(bào)在傳遞信息，反映領(lǐng)導(dǎo)意圖方面同通知有相似之處，但有顯著區(qū)別。特別是指示性通知所通知的事項(xiàng)一般都是要照辦的，具有較強(qiáng)的約束力和強(qiáng)制力。通報(bào)則只能起引導(dǎo)、啟發(fā)、告誡、規(guī)范和溝通信息的作用。

特點(diǎn)：

1、通報(bào)的事項(xiàng)一般具有典型性、代表性和重要性，或是值得向全系統(tǒng)推廣的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，或是一個(gè)時(shí)期里富有代表性的錯(cuò)誤傾向，或是事關(guān)全局的重要事情。

2、主要以敘述的表達(dá)手法將通報(bào)事情的前因后果、基本過(guò)程、主要情況反映出來(lái)。有的加以適當(dāng)?shù)淖h論，表明發(fā) 文單位的看法、態(tài)度。

種類：通報(bào)分為表?yè)P(yáng)性通報(bào)、批評(píng)性通報(bào)和情況通報(bào)。通報(bào)具有針對(duì)性，通報(bào)屬下行文。

表?yè)P(yáng)性通報(bào)：《關(guān)于表彰稅收與服務(wù)同行百日競(jìng)賽活動(dòng)優(yōu)勝單位和先進(jìn)個(gè)人的通報(bào)》。

批評(píng)性通報(bào)：《關(guān)于市軟辦對(duì)市局第一稅務(wù)分局辦稅服務(wù)廳明查暗訪情況的通報(bào)》。

表?yè)P(yáng)性和批評(píng)性通報(bào)在寫法上有類似之處，有事情發(fā)生的經(jīng)過(guò)，有分析、有結(jié)論、有要求、有號(hào)召。

情況通報(bào)：《關(guān)于2006年4月份全市國(guó)稅收入的情況通報(bào)》 向下級(jí)機(jī)關(guān)通報(bào)有關(guān)情況，傳達(dá)重要精神。

四、報(bào)告，適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問。其主要作用是使上級(jí)機(jī)關(guān)了解本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)某個(gè)階段的工作和活動(dòng)情況。報(bào)告屬上行文。

種類：綜合性報(bào)告和專題性報(bào)告。

綜合性報(bào)告：《連云港市國(guó)家稅務(wù)局2005年工作總結(jié)和藹006年工作打算的報(bào)告》

專題性報(bào)告： 《關(guān)于出口退稅新機(jī)制運(yùn)行性情況的報(bào)告》。

五、請(qǐng)示，適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)。具有鮮明的隸屬性。請(qǐng)示一般分為政策性請(qǐng)示、核準(zhǔn)重大問題請(qǐng)示和具體事務(wù)請(qǐng)示。請(qǐng)示屬上行文。下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān) 提出請(qǐng)示時(shí)應(yīng)當(dāng)做到：

（一）凡屬職權(quán)范圍內(nèi)的一般問題不隨意請(qǐng)示。

（二）請(qǐng)示必須在事前。

（三）請(qǐng)示必須一文一事，（四）一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，不得多頭請(qǐng)示；需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)采用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。

（五）不能越級(jí)請(qǐng)示。

（六）不直接向領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人請(qǐng)示，領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的除外。

（七）在公文末頁(yè)附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

（八）文末應(yīng)當(dāng)有請(qǐng)示語(yǔ)。可否（當(dāng)否、妥否），請(qǐng)批示；是否可行，請(qǐng)批示；如無(wú)不妥，請(qǐng)批示。

六、批復(fù)，適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示的事項(xiàng)。具有答復(fù)事項(xiàng)專指性的特征。批復(fù)一般分為政策性批復(fù)、核準(zhǔn)重大問題的批復(fù)和具體事務(wù)性批復(fù)。批復(fù)屬下行文，上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示時(shí)，必須明確肯定地表態(tài)，若予否定，應(yīng)寫明理由。批復(fù)一般只送請(qǐng)示單位，若批復(fù)的事項(xiàng)需有關(guān)單位執(zhí)行或者周知，可抄送有關(guān)單位。若請(qǐng)示的問題具有普遍性、且涉及有關(guān)政策的調(diào)整，可使用“通知”文種行文，不再單獨(dú)批復(fù)請(qǐng)示單位。

七、意見，適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。意見一般分為參考建議性意見、表明意向性意見、工作指導(dǎo)性 意見。意見可以用于上行文、下行文和平行文。

參考建議性意見：《××市公安局關(guān)于檢查整改火險(xiǎn)隱患的幾點(diǎn)意見》。《××市人民政府批轉(zhuǎn)市市公安局關(guān)于檢查整改火險(xiǎn)隱患的幾點(diǎn)意見》。

表明意向性意見：一般是上級(jí)機(jī)關(guān)根據(jù)形勢(shì)和任務(wù)，就某項(xiàng)必須提前謀劃的重要工作，在對(duì)未來(lái)形勢(shì)發(fā)展進(jìn)行分析和判斷的基礎(chǔ)上，提出一個(gè)較長(zhǎng)時(shí)期的傾向性意見，指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)開展工作。《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)行政效能建設(shè)的意見》

工作指導(dǎo)性意見：就解決問題的原則，方法和開展活動(dòng)的指導(dǎo)思想、目標(biāo)、要求所制發(fā)的意見《關(guān)于在全市國(guó)稅系統(tǒng)開展道德教育活動(dòng)的意見》。《中共中央關(guān)于在全黨開展以實(shí)踐“三個(gè)代表” 重要思想為主要內(nèi)容的保持共產(chǎn)黨員先進(jìn)性教育活動(dòng)的意見》。

八、函，適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。具有在不相隸屬機(jī)關(guān)之間使用的靈活性和廣泛性。函分為告知函、商洽函、詢問函、請(qǐng)求批準(zhǔn)函和答復(fù)函。函屬平行文，有隸屬關(guān)系的上下級(jí)機(jī)關(guān)之間不得使用函。請(qǐng)求批準(zhǔn)函僅用于向平級(jí)機(jī)關(guān)或有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)相關(guān)事項(xiàng)。

第二章 公文格式

一、秘密等級(jí)：“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”，等級(jí)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注在公文首頁(yè)的右上角。“絕密”：含有最重要的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的公文。

“機(jī)密”：含有重要的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的公文。

“秘密”：含有一般的國(guó)家秘密，泄露會(huì)使國(guó)家安全和利益遭受損害的公文。

二、緊急程度：特急、急件兩種。

“特急”：內(nèi)容重要并特別緊急，已臨近規(guī)定的辦結(jié)時(shí)限，需特別優(yōu)先傳遞處理的公文。

“急件”：內(nèi)容重要并緊急，需打破工作常規(guī)，優(yōu)先傳遞處理的公文。

電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。公文的緊急程度應(yīng)當(dāng)標(biāo)注在公文首頁(yè)的右上角。

三、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)是指公文的文頭，應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成；也可只用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱作文頭。聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前。

四、發(fā)文字號(hào)。

聯(lián)合行文，一般標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)；也可以協(xié)商確定，但只能標(biāo)注一個(gè)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。連云港市國(guó)家稅務(wù)局公文的發(fā)文字號(hào)包括：

（一）連國(guó)稅發(fā)?公元年份?××號(hào)。適用于：向上級(jí) 機(jī)關(guān)請(qǐng)示、報(bào)告和提出意見；對(duì)稅收政策和征管辦法的調(diào)整與補(bǔ)充，以及執(zhí)行中重要問題的明確和解釋；向下級(jí)機(jī)關(guān)部署全局性的稅收工作，制訂工作制度，提出指導(dǎo)性意見；下達(dá)年度稅收計(jì)劃和稅務(wù)經(jīng)費(fèi)安排；對(duì)稅收收入及重要工作的完成情況和重大事件的情況通報(bào)；對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)或個(gè)人給予重大獎(jiǎng)勵(lì)、表彰或批評(píng)、懲處；機(jī)構(gòu)的設(shè)置、變動(dòng)；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)的重要文件；與平級(jí)機(jī)關(guān)或有關(guān)團(tuán)體單位的聯(lián)合發(fā)文；其他有關(guān)重要事項(xiàng)的通知。

（二）連國(guó)稅函?公元年份?××號(hào)。適用于：向下級(jí)機(jī)關(guān)部署局部的、階段性的或臨時(shí)性的工作；對(duì)稅收政策和征管辦法執(zhí)行中一般問題的明確和解釋；對(duì)年度稅收計(jì)劃作局部調(diào)整；對(duì)稅務(wù)經(jīng)費(fèi)作局部和臨時(shí)性的安排；對(duì)稅務(wù)日常工作有關(guān)情況的通報(bào)；一般性的表?yè)P(yáng)或批評(píng)；與平級(jí)機(jī)關(guān)商洽事宜、答復(fù)問題或報(bào)送需要平級(jí)機(jī)關(guān)核批的事項(xiàng)；轉(zhuǎn)發(fā)平級(jí)機(jī)關(guān)與稅收工作有關(guān)的文件；對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)予以批復(fù)；對(duì)人大議案、建議和政協(xié)提案的答復(fù)等。

（三）連國(guó)稅任字?公元年份?××號(hào)。適用于：按照干部管理權(quán)限，任免干部行政職務(wù)。

（四）連國(guó)稅辦發(fā)?公元年份?××號(hào)。適用于：代表市局向各級(jí)國(guó)稅機(jī)關(guān)布置日常性的事務(wù)工作，通報(bào)有關(guān)情況；發(fā)布局機(jī)關(guān)內(nèi)部適用的各類制度規(guī)定；通報(bào)局機(jī)關(guān)內(nèi)部的有關(guān)情況。

（五）連國(guó)稅辦函?公元年份?××號(hào)。適用于：代表市局向平級(jí)單位的有關(guān)部門或其他單位行文，通報(bào)有關(guān)情況，商洽事宜；向上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)部門報(bào)送有關(guān)情況，提出意見和建議；向下級(jí)機(jī)關(guān)征求意見；下發(fā)各類會(huì)議、培訓(xùn)通知，向有關(guān)單位發(fā)出邀請(qǐng)；向有關(guān)單位提供證明。

（六）便函》。市局機(jī)關(guān)的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)根據(jù)工作需要，可以在規(guī)定的職權(quán)范圍內(nèi)，向下級(jí)機(jī)關(guān)的相關(guān)部門和其他機(jī)關(guān)的有關(guān)部門行非正式公文，即“便函”。便函由國(guó)稅機(jī)關(guān)名稱和內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)名稱組成，不加“文件”字樣。便函的發(fā)文字號(hào)按內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)代字自行編號(hào)，成文日期上加蓋內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)印章，無(wú)版記。

市區(qū)分局如向市局和區(qū)委、區(qū)政府、管委會(huì)請(qǐng)示報(bào)告工作，按規(guī)定的格式行文，發(fā)文字號(hào)按分局代字自行編號(hào)。如與地方同級(jí)部門商洽工作，通報(bào)有關(guān)情況，可行便函（文件格式見附件）。

五、簽發(fā)人、會(huì)簽人。向有行政隸屬關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)行正式公文，應(yīng)當(dāng)在首頁(yè)文頭之下、橫線以上，與發(fā)文字號(hào)平行的右側(cè)位置注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名；聯(lián)合上報(bào)的公文，應(yīng)當(dāng)注明聯(lián)合單位簽發(fā)人的姓名。

六、公文標(biāo)題。公文標(biāo)題主要由發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文事由和文種組成。由于版頭中已標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)，標(biāo)題中一般不標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。（總局規(guī)定上報(bào)的公文一般不標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)）公 文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)的公文，不能以上級(jí)機(jī)關(guān)公文的發(fā)文字號(hào)作為標(biāo)題；如其標(biāo)題過(guò)長(zhǎng)，可以根據(jù)主要事由自擬標(biāo)題。（見樣）

七、主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者約定俗成、為社會(huì)所公認(rèn)的規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。主送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)視公文內(nèi)容明確具體的發(fā)送范圍，頂格標(biāo)列于標(biāo)題之下、正文的上一行。

在主送和抄送中，國(guó)稅機(jī)關(guān)的名稱應(yīng)當(dāng)使用“×××國(guó)家稅務(wù)局，不得使用簡(jiǎn)稱。

在公文的正文中，國(guó)稅機(jī)關(guān)的名稱可以使用規(guī)范化簡(jiǎn)稱。規(guī)范化簡(jiǎn)稱為“×××國(guó)稅局”。不得使用國(guó)稅、國(guó)、地稅局、國(guó)地稅等。

八、公文附件。公文附件指附屬于公文正文的其他材料，具有對(duì)公文進(jìn)行補(bǔ)充說(shuō)明或提供相關(guān)資料等作用，是公文的重要組成部分。

印發(fā)規(guī)章等公文或轉(zhuǎn)發(fā)公文時(shí)，正文標(biāo)題中已經(jīng)標(biāo)明所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題或主要內(nèi)容的，文末不再將所印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文列為附件。

公文印章。公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān) 加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)都要加蓋印章。

成文日期。成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)，電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。

成文日期應(yīng)當(dāng)用漢字寫全公元年、月、日，不得用阿拉伯?dāng)?shù)碼書寫。

公文附注。公文附注指需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)。公文附注在公文印章和成文日期之下，版記之上。公文如有附注，應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。

抄送機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

抄送機(jī)關(guān)按上級(jí)機(jī)關(guān)、平級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)次序排列；同級(jí)機(jī)關(guān)之間一般按照黨委、人大、政府、政協(xié)、軍隊(duì)、法院、檢察院、人民團(tuán)體、民主黨派等次序排列。

第三章 行文規(guī)則

行文規(guī)則共20條。著重講以了幾條

一、根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和工作需要，在自己的職權(quán)范圍內(nèi)行文。也可以向沒在隸屬關(guān)系的同級(jí)政府各部門和下一級(jí)政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文。

二、可以與同級(jí)政府各部門和下一級(jí)政府聯(lián)合行文；可以與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文；可以與同級(jí)人民團(tuán) 體和具有行政職能的事業(yè)單位聯(lián)合行文。

三、向上級(jí)機(jī)關(guān)行文一般不得抄送下級(jí)機(jī)關(guān)；向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)；向上級(jí)機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)行文可以抄送同級(jí)機(jī)關(guān)；向同級(jí)機(jī)關(guān)行文可以抄送其他同級(jí)機(jī)關(guān)。

四、“報(bào)告”與“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格分開，“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送請(qǐng)示類公文。五、一般不得越級(jí)行文。因特殊情況(如重大災(zāi)害、重大案件、重大事故等)必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)

六、機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的講話，不以正式公文形式下發(fā)。

七、國(guó)稅機(jī)關(guān)黨組織的公文按照中共中央有關(guān)公文處理的規(guī)定辦理。在公文格式上，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)和印章不得與行政公文混用；國(guó)稅機(jī)關(guān)不得向黨的組織發(fā)布命令、決定，除特殊情況外，不就具體行政事務(wù)向黨的組織直接報(bào)告工作，請(qǐng)求指示。

八、黨的組織不向行政機(jī)關(guān)請(qǐng)示或者報(bào)告工作，除特殊情況外，不直接向國(guó)稅機(jī)關(guān)下達(dá)命令或者決定，一般應(yīng)向國(guó)稅機(jī)關(guān)的黨組行文。

第五章 發(fā)文辦理 發(fā)文辦理指以機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括擬稿、審核、簽發(fā)、復(fù)核、校對(duì)、繕印、用印、登記、封發(fā)等程序。擬稿。

一、擬稿人根據(jù)公文內(nèi)容和公文處理的有關(guān)規(guī)定確定公文文種、發(fā)文字號(hào)、密級(jí)、緩急程度、主抄送單位、會(huì)簽單位。

擬制公文的基本要求是：

1、擬制的公文如涉及國(guó)家秘密，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家保密法和有關(guān)規(guī)定，分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”等級(jí)和具體的保密期限

2、擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，辦理緊急公文應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)定：

對(duì)標(biāo)明“特急”、“急件”字樣的緊急公文，已規(guī)定具體辦理時(shí)限的，按規(guī)定時(shí)限辦結(jié)；沒有規(guī)定具體辦理時(shí)限的，分別在3個(gè)工作日和5個(gè)工作日內(nèi)辦結(jié)。

3、對(duì)外單位來(lái)文中提出具體辦理時(shí)限要求的，在時(shí)限要求內(nèi)辦結(jié)。確有困難不能按時(shí)完成的，應(yīng)當(dāng)向來(lái)文單位及時(shí)說(shuō)明原因。

4、對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示問題的批復(fù)，一般在7個(gè)工作日內(nèi)辦結(jié)。

5、向下級(jí)布置工作或下達(dá)任務(wù)的緊急公文，應(yīng)當(dāng)在文中明確時(shí)限要求。對(duì)需要緊急發(fā)出的公文，由公文主辦部門的辦文人員隨文跟蹤辦理。

6、人名、地名、數(shù)字、引文應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確規(guī)范。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后用圓括號(hào)引發(fā)文字號(hào)。引用外文，應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日，不能寫“去年”、“上月”、“昨天”，或者不寫年只寫月、日。年份要完整表述，如“2004年”不能寫成“04年”。

7、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)當(dāng)規(guī)范。第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“

1、”，第四層為“（1）”。

8、應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。

9、文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱縮寫或其他縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。

10、公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)和具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

11、主辦部門起草的公文，涉及其他內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)職能部門協(xié)商、會(huì)簽。

凡需會(huì)簽的公文，主辦部門應(yīng)當(dāng)與會(huì)辦部門取得一致意見后行文，送辦公室審核。

對(duì)會(huì)簽的公文，會(huì)辦部門如無(wú)不同意見，由部門負(fù)責(zé)人簽署姓名和日期；如有不同意見，應(yīng)當(dāng)提出書面會(huì)簽意見，經(jīng)會(huì)辦部門負(fù)責(zé)人簽字后送主辦部門。

12、起草的公文，涉及其他單位職權(quán)范圍的，應(yīng)商得其他單位同意或征求意見。會(huì)簽前，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在文頭稿紙簽發(fā)欄內(nèi)明確簽署意見，再送有關(guān)單位。如需緊急辦理的，可派人持會(huì)簽文直接送該單位。如需會(huì)簽的單位較多，可將會(huì)簽文復(fù)印后分頭送達(dá)。

如會(huì)簽單位返回修改意見，需對(duì)起草的公文作出相應(yīng)調(diào)整，調(diào)整后再送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人明確簽署意見。

13、對(duì)由外單位主辦和聯(lián)合行文的外單位來(lái)會(huì)簽的公文，應(yīng)當(dāng)由辦公室提出擬辦意見交有關(guān)部門辦理。有關(guān)部門對(duì)來(lái)文應(yīng)當(dāng)按辦文程序提出會(huì)簽意見，報(bào)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審簽后，將會(huì)簽文稿復(fù)印一份備查。

二、審稿。公文擬制完成后，由部門負(fù)責(zé)人初審簽名后，送辦公室審核。需要機(jī)關(guān)內(nèi)有關(guān)部門會(huì)簽的公文，會(huì)簽后送辦公室審核。屬于政策、法規(guī)性文件送政策法規(guī)處復(fù)審后送辦公室審核。初審的重點(diǎn)是：

三、核稿。部門負(fù)責(zé)人初審的公文，由秘書初核后送主任復(fù)核。復(fù)核后再報(bào)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。審核公文的重點(diǎn)是：

四、簽發(fā)。公文審核后，報(bào)經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)生效。

（一）以機(jī)關(guān)名義制發(fā)的文件，由主要負(fù)責(zé)人或者由其授權(quán)的分管負(fù)責(zé)人簽發(fā)；對(duì)涉及重要稅收政策或重大問題的，由其他負(fù)責(zé)人審閱后送主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

（二）以機(jī)關(guān)名義制發(fā)的命令、公告、通告和人事任免的通知由機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

（三）會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議主持人簽發(fā)。

（四）聯(lián)合行文須經(jīng)所有發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。其中，聯(lián)合制發(fā)的上行文，由機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

（五）以辦公室名義制發(fā)的公文，由辦公室主任簽發(fā)，或者授權(quán)副主任簽發(fā)；如有需要，送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

（六）簽發(fā)人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并簽署姓名和審批日期。其他審簽人圈閱后簽署姓名和日期，視為同意。

（七）未經(jīng)辦公室審核的公文，機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人不予簽發(fā)。

（八）文稿經(jīng)負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)簽發(fā)后，即定稿生效，具有法定效力。

（九）簽發(fā)后的公文，未經(jīng)簽發(fā)人同意，不得改動(dòng)。

（十）擬稿人不得簽發(fā)自己草擬的公文。

五、用印時(shí)，印章上沿不壓正文，下沿壓蓋在落款年月之上，騎年蓋月。聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)及3個(gè)以上印章時(shí)，應(yīng)當(dāng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱排在成文日期和正文之間，主辦機(jī)關(guān)印章在前，各印章應(yīng)當(dāng)在本機(jī)關(guān)名稱上加蓋。公文發(fā)出后，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤需要追回的，辦公室應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知發(fā)送范圍內(nèi)的所有單位將公文收回。

第六章 收文辦理

收文辦理指對(duì)收到公文的處理過(guò)程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、督查催辦等程序。

對(duì)下級(jí)國(guó)稅機(jī)關(guān)上報(bào)并需要辦理的公文，辦公室應(yīng)當(dāng)對(duì)來(lái)文的合法性、規(guī)范性進(jìn)行審核。

來(lái)文出現(xiàn)以下情況的，應(yīng)予退回：不應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理的；與有關(guān)法律、法規(guī)及規(guī)章相抵觸的；文種使用不當(dāng)，違反行文規(guī)則的；未注明簽發(fā)人，文頭與機(jī)關(guān)代字相矛盾的；未用印或用印有誤，未注明附件或附件有缺漏的等。

對(duì)來(lái)文標(biāo)有“特急”或“急件”字樣的，收文部門應(yīng)當(dāng)優(yōu)先進(jìn)行審核，及時(shí)送下一環(huán)節(jié)辦理。

第二十八條 擬辦。由辦公室主任提出擬辦意見，報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示后交有關(guān)部門辦理。

批辦。機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)辦公室呈請(qǐng)批示的公文應(yīng)當(dāng)提出批辦意見。對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人簽字視為同意；沒有請(qǐng)示事項(xiàng)的，簽字表示已閱知。

承辦。機(jī)關(guān)有關(guān)部門根據(jù)批辦意見處理公文，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求優(yōu)先辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向辦公室說(shuō)明。對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回辦公室并說(shuō)明理由。經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，辦公室要負(fù)責(zé)督查催辦。緊急公文應(yīng)當(dāng)跟蹤督查催辦，重要公文應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)督查催辦，一般公文應(yīng)當(dāng)定期督查催辦。

對(duì)需要查辦落實(shí)的事項(xiàng)，有規(guī)定時(shí)限的,在規(guī)定時(shí)限完成；未規(guī)定時(shí)限的，應(yīng)當(dāng)盡快辦結(jié)；對(duì)有特殊要求的，要特事特辦。情況特殊需要延長(zhǎng)查辦時(shí)間的，要及時(shí)報(bào)告原因和辦理進(jìn)展情況。

第二篇：行政公文講座

第二章 行政公文

教學(xué)目的：通過(guò)學(xué)習(xí)本節(jié)內(nèi)容，了解各類行政公文的使用場(chǎng)合、特點(diǎn)、類別、寫作要求，著重掌握各類行政公文的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)，具備撰寫行政公文的能力。

教學(xué)重點(diǎn)和難點(diǎn)：不同類別行政公文的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)。

教學(xué)形式：教師講授理論；學(xué)生實(shí)踐寫作；教師批改并及時(shí)反饋，不符合要求的學(xué)生再進(jìn)行寫作，直到符合撰文要求。

教學(xué)課時(shí)：32課時(shí) 教學(xué)過(guò)程：

第一節(jié) 行政公文概述

教學(xué)目的：通過(guò)學(xué)習(xí)本節(jié)內(nèi)容，了解行政公文的概念、特點(diǎn)和種類。重點(diǎn)掌握行政公文的基本行文規(guī)則。

教學(xué)重點(diǎn)和難點(diǎn)： 行政公文的基本行文規(guī)則 教學(xué)形式：教師講授為主。教學(xué)課時(shí)：2課時(shí) 教學(xué)過(guò)程：

理論部分（2課時(shí)）

一、行政公文的概念

公文是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和團(tuán)體行使職權(quán)、辦理公務(wù)所使用的文書。在實(shí)際應(yīng)用中，這個(gè)概念有狹義與廣義之分。狹義的公文指行政公文。根據(jù)國(guó)務(wù)院2000年8月24日發(fā)布、自2001年1月1日實(shí)施的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）的規(guī)定：“行政機(jī)關(guān)的公文（包括電報(bào)，下同），是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。”廣義的公文泛指黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體處理公務(wù)的文書。它既包括《辦法》中的13種公文，也包括各種專用文書，如經(jīng)濟(jì)文書、科技文書、司法文書、社交禮儀文書、外交文書等。本章主要介紹狹義公文。

二、行政公文的特點(diǎn)

（一）公文的制發(fā)者須是法定作者

公文的法定作者指依法成立并能以自己的名義行使職權(quán)和擔(dān)負(fù)義務(wù)的機(jī)關(guān)或組織。特殊情況下，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人也可以以個(gè)人名義制發(fā)公文，但其所行使的是單位職權(quán)，而非處理私人事務(wù)。《中華人民共和國(guó)刑法》第167條明確規(guī)定：偽造、變?cè)靽?guó)家機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)、人民團(tuán)體的公文，“處三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權(quán)利；情節(jié)嚴(yán)重的，處三年以上十年以下有期徒刑”。這充分說(shuō)明，任何單位和個(gè)人都無(wú)權(quán)假冒機(jī)關(guān)或組織的名義擅自制發(fā)公文，對(duì)于偽造公文的人是要依法治罪的。

（二）公文的制發(fā)具有嚴(yán)格的程序性

公文在撰寫和制發(fā)過(guò)程中要受公文處理程序的嚴(yán)格制約。公文的草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等環(huán)節(jié)之間的先后次序是固定的，不能隨意顛倒或錯(cuò)亂。

（三）公文具有法定的權(quán)威性和約束力

公文是機(jī)關(guān)或組織在職能活動(dòng)中形成的，是職能活動(dòng)的直接產(chǎn)物。它代表制發(fā)機(jī)關(guān)頒布法律、命令、決定或進(jìn)行報(bào)請(qǐng)、指揮等，傳達(dá)的是制發(fā)機(jī)關(guān)的決策意圖，體現(xiàn)的是制發(fā)機(jī)關(guān)的權(quán)力意志，因而具有極強(qiáng)的權(quán)威性和約束力。但應(yīng)注意，公文的權(quán)威性和約束力受著一定的時(shí)空限制，其法定效力也是現(xiàn)實(shí)效用，任何公文都不是永遠(yuǎn)有效的。

（四）公文具有規(guī)范的體式

任何單位制作公文都必須執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的公文格式。國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年12月27日發(fā)布、2000年1月1日實(shí)施的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704—1999，以下簡(jiǎn)稱《標(biāo)準(zhǔn)》）和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》等對(duì)此作了明確的規(guī)定。堅(jiān)持公文格式統(tǒng)一，既是為了維護(hù)公文的權(quán)威性和約束力，也是為了實(shí)現(xiàn)公文處理標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化，有利于提高公文處理的工作效率。

三、行政公文的種類

（一）按照公文的功能來(lái)劃分

《辦法》規(guī)定，我國(guó)行政機(jī)關(guān)現(xiàn)行的公文有13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函和會(huì)議紀(jì)要。

（二）按照行文方向來(lái)劃分

可分為下行文（如命令、通知、批復(fù)等）、上行文（如報(bào)告、請(qǐng)示等）和平行文（如函）。下行文指具有隸屬關(guān)系的上級(jí)發(fā)給下級(jí)機(jī)關(guān)的公文；上行文指具有隸屬關(guān)系的下級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)給上級(jí)機(jī)關(guān)的公文；平行文指不相隸屬機(jī)關(guān)之間來(lái)往的公文。所謂隸屬關(guān)系是指上下級(jí)機(jī)關(guān)具有直接管理和被管理的關(guān)系。

（三）按照緩急程度來(lái)劃分

可分為特急、急件、一般文件三類。對(duì)特急文件要求在接件后1天內(nèi)辦理完畢，急件應(yīng)在接件后3天內(nèi)辦理完畢。有的緊急公文不僅標(biāo)明緊急程度，還可在標(biāo)題的文種前加以限定，如《輝煌前程總公司關(guān)于加強(qiáng)安全檢查工作的緊急通知》。

（四）按照保密級(jí)別來(lái)劃分

可分為絕密、機(jī)密和秘密三個(gè)等級(jí)。絕密文件是指涉及黨和國(guó)家最核心機(jī)密的文書；機(jī)密文件是指涉及黨和國(guó)家重要機(jī)密的文書；秘密文件是指涉及黨和國(guó)家一般秘密的文書。具有密級(jí)的文件一旦泄漏，會(huì)使黨和國(guó)家的安全和利益遭受不同程度的損害。

四、行政公文的作用

（一）領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)給下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，都具有領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。上級(jí)機(jī)關(guān)傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策、決定和規(guī)定等公文，必然要對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的工作產(chǎn)生領(lǐng)導(dǎo)作用。指示性批復(fù)等公文則對(duì)具體工作如何開展有著十分重要的指導(dǎo)作用。

（二）行為規(guī)范作用

許多公文如令、公告、通告等，明確體現(xiàn)了政府機(jī)關(guān)對(duì)人們行為的要求，而通過(guò)公文發(fā)布的法律、法規(guī)、條例、辦法等，同樣對(duì)有關(guān)單位和人們起著規(guī)范和準(zhǔn)繩作用。

（三）宣傳和教育作用

行政公文雖然有著極強(qiáng)的權(quán)威性，但若不同時(shí)加強(qiáng)宣傳教育，再好的方針政策在執(zhí)行過(guò)程中也會(huì)影響其效能的發(fā)揮。利用行政公文進(jìn)行宣傳教育，在公文意圖得到直接體現(xiàn)的同時(shí)，使有關(guān)單位和人員從中吸取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，從而具體地了解政策、規(guī)范和要求，受到生動(dòng)的教育和啟發(fā)。下行公文最能體現(xiàn)公文的宣傳教育作用。

（四）聯(lián)系知照作用

在現(xiàn)實(shí)工作中，有關(guān)機(jī)關(guān)之間的許多工作是通過(guò)公文進(jìn)行聯(lián)系、協(xié)商和處理的，許多對(duì)工作開展有著重要意義的信息資料也是通過(guò)公文往來(lái)獲得的。而有些公文如公告、通告、通知、通報(bào)等在告知有關(guān)單位和人員相關(guān)事項(xiàng)方面，起著知照作用。

（五）依據(jù)和憑證作用

公文反映著執(zhí)法機(jī)關(guān)的行政意圖，因而具有法定的效力，受文機(jī)關(guān)必須以此作為開展工作、解決問題的依據(jù)。會(huì)議紀(jì)要、函等公文還具有某項(xiàng)活動(dòng)的憑證作用。

公文的上述作用多是互相聯(lián)系的，有時(shí)一種公文可以同時(shí)具有多種作用。

五、行政公文的基本行文規(guī)則

《辦法》第13條至第23條詳細(xì)說(shuō)明了行政公文行文時(shí)應(yīng)遵守的行文規(guī)則。它們是：

（一）行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。

（二）行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。

（三）政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級(jí)政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文。部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對(duì)外正式行文。

（四）同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門、上級(jí)政府部門與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文；政府與同級(jí)黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。

（五）屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項(xiàng)，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。

（六）屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。

（七）部門之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。

（八）向下級(jí)機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。

（九）“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

（十）除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送 “請(qǐng)示”、“意見”和“報(bào)告”。

（十一）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)機(jī)關(guān)。

六、行政公文的格式

《標(biāo)準(zhǔn)》把公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。

（一）眉首部分

公文的眉首也稱文頭，是指置于公文首頁(yè)紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素，包括公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等項(xiàng)。

1、公文份數(shù)序號(hào)。公文份數(shù)序號(hào)又叫份號(hào)，是指依據(jù)同一文稿印制若干份時(shí)每份在總印數(shù)中的順序編號(hào)。絕密、機(jī)密公文要求必須標(biāo)明份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。一般說(shuō)來(lái)，至少要用兩位數(shù)標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)。

2、秘密等級(jí)。如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，須用3號(hào)黑體字頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開。

3、緊急程度。如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。

4、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”組成；對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm。對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22mm×15mm（高×寬）。

聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。

5、發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔 〕”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

發(fā)文字號(hào)有三要素：發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年份和該年的發(fā)文順序號(hào)。如國(guó)務(wù)院2000年8月24日發(fā)布的《國(guó)務(wù)院關(guān)于發(fā)布〈國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法〉的通知》一文，其發(fā)文字號(hào)是“國(guó)發(fā)〔2000〕23號(hào)”。“國(guó)”是國(guó)務(wù)院的代字，“〔2000〕”是發(fā)文年份，“23號(hào)”是國(guó)務(wù)院2000年的發(fā)文順序號(hào)，也就是說(shuō)這份文件是國(guó)務(wù)院2000年發(fā)出的第23號(hào)文件。

6、簽發(fā)人。上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人（會(huì)簽人）姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人（會(huì)簽人）姓名居右空1字；簽發(fā)人（會(huì)簽人）用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人（會(huì)簽人）后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人（會(huì)簽人）姓名。

如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。

簽發(fā)人標(biāo)識(shí)僅是在上報(bào)的公文中才出現(xiàn)，主要目的是為上級(jí)單位的領(lǐng)導(dǎo)了解下級(jí)單位應(yīng)由誰(shuí)對(duì)上報(bào)事項(xiàng)負(fù)責(zé)，便于查明責(zé)任。“請(qǐng)示”還應(yīng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

（二）主體部分

主體是指置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素，包括公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件、成文日期、印章、附注等項(xiàng)。

1、公文標(biāo)題。公文標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種三部分組成。如《××市人民政府關(guān)于開展教育收費(fèi)大檢查的通知》。

標(biāo)題位于紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞義完整，不要把一個(gè)詞或詞組拆分兩行，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。

撰擬標(biāo)題時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱應(yīng)寫全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱；若文件首頁(yè)有發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，標(biāo)題中可省略發(fā)文機(jī)關(guān)。事由應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容。文種是公文文體的名稱，標(biāo)明公文的功能和制發(fā)目的，應(yīng)正確使用。通常在發(fā)文機(jī)關(guān)名稱后用介詞“關(guān)于”引出文件事由，用助詞“的”與文種相連。

公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

公文標(biāo)題的三個(gè)組成部分一般要寫完整，有時(shí)也可省略：一是法規(guī)類、單位內(nèi)部使用的公文，標(biāo)題中可以省略發(fā)文單位，如《關(guān)于調(diào)整作息時(shí)間的通知》；二是有些公文內(nèi)容單一，正文較簡(jiǎn)單，標(biāo)題中可省略事由，如《××公司辦公室通知》。

2、主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。主送機(jī)關(guān)的位置標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。

所有上行文都必須有主送機(jī)關(guān)。上行文的主送機(jī)關(guān)一般只有一個(gè)，這樣便于公文的辦理。主送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告，需要另一個(gè)同級(jí)的上級(jí)機(jī)關(guān)知道的，一般不同時(shí)主送，只根據(jù)解決問題的需要主送其中一個(gè)，另一個(gè)可以在文尾版記處“抄送”。必須同時(shí)主送兩個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)的，應(yīng)在二者之間加“并報(bào)”一詞。

下行文的主送機(jī)關(guān)有兩種情況：一是針對(duì)性強(qiáng)的下行文，都應(yīng)當(dāng)有主送機(jī)關(guān)，如通知、批復(fù)等；二是收文對(duì)象無(wú)法限定或無(wú)須限定時(shí)，可省去主送機(jī)關(guān)，如一些公告、通告等。平行文一般都有主送機(jī)關(guān)。

除領(lǐng)導(dǎo)人特別交辦的事項(xiàng)，公文一般不主送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。

當(dāng)下行文主送機(jī)關(guān)不只一個(gè)時(shí)，其順序應(yīng)根據(jù)關(guān)系密切程度、級(jí)別高低及有關(guān)規(guī)定排列。關(guān)系密切者、級(jí)別高者應(yīng)排在前面。

3、公文正文。公文正文即公文的主體，是公文內(nèi)容陳述的開始，是公文的核心部分。公文正文位于主送機(jī)關(guān)名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行，這是因?yàn)楣闹械臄?shù)字、年份不能出現(xiàn)半點(diǎn)紕漏，數(shù)字、年份回行極易出現(xiàn)差錯(cuò)，也易使讀者看錯(cuò)。應(yīng)通過(guò)擠一擠、空一空等辦法加以解決。

除綜合性內(nèi)容的公文主體外，一般公文要求一文一事，以便于分送與處理。

4、附件。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。附件是指那些用來(lái)說(shuō)明、補(bǔ)充、佐證正件的圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字、情況說(shuō)明以及其他文字材料。公文正文中有一些內(nèi)容，如圖表、名單、規(guī)定等，若穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后意思的聯(lián)系而造成閱讀上的不便，這時(shí)需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨(dú)表述，并將其放在公文生效標(biāo)識(shí)印章之后。公文的附件是正文內(nèi)容的組成部分，與公文正文一樣具有同等效力。

附件的位置在正文下空1行，左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.××××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）。

特別注意的是，一些批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布類的通知，從形式上看其正文之后也有附件，但這些附件并非本來(lái)意義上的附件，無(wú)需在文尾寫上“附件”二字。這類被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布的公文，與前面的通知不能分開裝訂，且頁(yè)碼應(yīng)連貫。

5、成文日期。成文日期是公文生效的時(shí)間，是公文的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。會(huì)議通過(guò)的公文以通過(guò)的日期為準(zhǔn)。

成文日期的書寫位置，通常有兩種情況：（1）文尾標(biāo)注。公文大都采取文尾標(biāo)注的方法。其書寫位置因單一發(fā)文或聯(lián)合發(fā)文而不同。單一發(fā)文只有一個(gè)印章時(shí)，成文日期右空4字；兩個(gè)單位聯(lián)合行文且有兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字（即居中排布）；3個(gè)以上（不含3個(gè)）單位聯(lián)合行文且有3個(gè)以上印章時(shí)，在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文日期。（2）題下標(biāo)注。題下標(biāo)注是指那些經(jīng)法定會(huì)議通過(guò)的公文，如章程、條例，以及開頭即分章列條，或被發(fā)布的規(guī)定、辦法等規(guī)章性公文，因無(wú)法在落款處蓋章，或有些法定會(huì)議根本就沒有印章，其成文日期放在標(biāo)題之下，正文之上，并加括號(hào)。如是會(huì)議通過(guò)的公文，應(yīng)寫明會(huì)議名稱和通過(guò)日期。行政機(jī)關(guān)公文的成文日期一定要用漢字書寫，零要寫作“〇”，如“二〇〇四年二月六日”，不能將阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字混用，年、月、日要寫全。應(yīng)注意的是，黨委機(jī)關(guān)的公文成文日期按規(guī)定用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。

6、印章。印章是公文的生效標(biāo)志。其作用一是證實(shí)公文的效力，二是證實(shí)公文的信用，三是表示對(duì)公文的負(fù)責(zé)。

公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。

單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色。

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)以上印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文日期。兩印章之間互不相交，相距不超過(guò)3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡(jiǎn)稱）按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文日期。

當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

7、附注。附注一般是對(duì)公文的發(fā)放范圍、使用時(shí)需注意的事項(xiàng)加以說(shuō)明，如“此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí)”、“此件可見報(bào)”等。應(yīng)注意，附注不是對(duì)公文的內(nèi)容作出解釋或注釋。對(duì)公文的解釋或注釋一般在公文正文中采取句內(nèi)括號(hào)或句外括號(hào)的方式解決。

附注用3號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文日期下1行。

（三）版記部分

版記是指主題詞以下的各要素，包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等項(xiàng)。

1、主題詞。主題詞又稱關(guān)鍵詞，是指公文中代表其內(nèi)容特征的、最能說(shuō)明問題的、起關(guān)鍵作用的、規(guī)范化的詞或詞組。標(biāo)引主題詞的目的是便于制作公文索引和利用電子計(jì)算機(jī)檢索。

“主題詞”三字用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。

標(biāo)引主題詞的方法和步驟是：①審讀文稿，了解主題；②分析主體，確定主題概念；③查閱主題詞表，轉(zhuǎn)換主題概念；④著錄標(biāo)引。

確定主題詞排列順序的原則一般是：先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于發(fā)布<國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法>的通知》，其主題詞的排列順序是：“行政機(jī)關(guān) 公文 辦法”。再如，《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知》，先標(biāo)類別詞“農(nóng)業(yè)”，再標(biāo)類屬詞“水土保持”，最后標(biāo)上“通知”。標(biāo)引主題詞的數(shù)量一般是3—5個(gè)。

2、抄送機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)是指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

抄送的基本原則是：①公文只抄送給有關(guān)機(jī)關(guān)。②本機(jī)關(guān)的重要下行文，可以抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。本機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示，不得同時(shí)抄送平級(jí)和下級(jí)機(jī)關(guān)。③受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)，在向其中一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)行文時(shí)，應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容抄送另一領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)；上級(jí)機(jī)關(guān)在向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文時(shí)，應(yīng)同時(shí)抄送另一上級(jí)機(jī)關(guān)。④因特殊情況須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)抄送越過(guò)的機(jī)關(guān)。⑤如同一份公文既要抄送上級(jí)機(jī)關(guān)，又要抄送平級(jí)和下級(jí)機(jī)關(guān)，應(yīng)分段書寫，上級(jí)機(jī)關(guān)在前，平級(jí)和下級(jí)機(jī)關(guān)在后。

公文如有抄送機(jī)關(guān)，在主題詞下1行；左右各空1字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。

3、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文的印制主管部門，一般是各機(jī)關(guān)的辦公廳（室）或文秘部門。有的發(fā)文機(jī)關(guān)沒有專門的辦公廳（室）或文秘部門，也可標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)。

印發(fā)機(jī)關(guān)位于抄送機(jī)關(guān)之下（無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字。

印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，與印發(fā)機(jī)關(guān)同處一行，右空1字，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。

七、公文的用紙及印裝

（一）公文用紙

公文用紙為A4型，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。

公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm，訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm（不含頁(yè)碼）。

（二）公文印裝

公文排版正文用3號(hào)仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。公文應(yīng)雙面印刷。

公文文字從左至右橫寫橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字（按其習(xí)慣書寫、排版）。

公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。張貼的公文用紙大小根據(jù)實(shí)際需要確定。要保證公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。

第二節(jié) 公告和通告

教學(xué)目的：通過(guò)學(xué)習(xí)本節(jié)內(nèi)容，了解公告和通告兩個(gè)文種的使用場(chǎng)合、特點(diǎn)、區(qū)別、寫作要求，著重掌握其文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)，具備撰寫通告的撰寫能力。（因公告的寫作機(jī)會(huì)極少，所以暫不要求學(xué)生撰寫公告）

教學(xué)重點(diǎn)和難點(diǎn)：公告和通告寫作場(chǎng)合的差別。

教學(xué)形式：教師講授理論；學(xué)生實(shí)踐寫作；教師批改并及時(shí)反饋，不符合要求的學(xué)生再進(jìn)行寫作，直到符合撰文要求。

教學(xué)課時(shí)：4課時(shí) 教學(xué)過(guò)程：

理論部分(2課時(shí))

一、“公告”、“通告”的區(qū)別

1．制發(fā)單位不同。公告必須由一定級(jí)別的國(guó)家機(jī)關(guān)、人大機(jī)關(guān)、政府機(jī)關(guān)發(fā)布；通告分為兩種。禁止類通告由各級(jí)政府部門發(fā)布，具有政策性和法規(guī)性。知照類通告一般任何企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體都可以發(fā)布。

2．適用范圍不同。“公告”用于向國(guó)內(nèi)外宣傳重大事項(xiàng)和公布某些法定專門事項(xiàng)；“通告”用于向一定范圍公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。

3．發(fā)送對(duì)象不同。公告是向國(guó)內(nèi)外有關(guān)方面發(fā)布；而通告是向國(guó)內(nèi)一貫范圍內(nèi)的機(jī)關(guān)、單位和人員發(fā)布。

4．發(fā)布的方式不同。公告在報(bào)刊上刊登，一般不用紅頭文件，不能印成布告公開張貼。而通告可以在新聞媒體上刊登，也可以用紅頭文件。

二、通告的特點(diǎn)

1．使用的廣泛性。表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是通告的使用單位廣泛，上至國(guó)家機(jī)關(guān)，下至基礎(chǔ)單位，都可以使用通告來(lái)公布具體事項(xiàng)。如供電局的停電通告，機(jī)關(guān)、學(xué)校、公共場(chǎng)所維護(hù)正常秩序的通告。二是通告的內(nèi)容廣泛，既可以是法規(guī)，也可以是一些具體事務(wù)，既可以是大事，也可以是較小事宜。

2．事項(xiàng)內(nèi)容的專業(yè)性

通告往往在特定的單位和部門使用，如公安交通部門、工商稅務(wù)局、公用事業(yè)部門、郵電銀行等，它們常用通告來(lái)公布一些專業(yè)方面的規(guī)定或具體事務(wù)、事項(xiàng)。

三、公告和通告的種類

1、公告的種類:（1）行政公告，適用于國(guó)家機(jī)關(guān)向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)。例如《中華人民共和國(guó)全國(guó)人民代表大會(huì)公告》。

（2）法規(guī)性公告，適用于政府的有關(guān)職能部門依據(jù)有關(guān)法令、法規(guī)，按照法定程序發(fā)布有關(guān)規(guī)定。例如《中國(guó)人民銀行關(guān)于國(guó)家貨幣出入境限額的公告》。

2、通告的種類：

（1）禁止型通告，法規(guī)性文件，是有關(guān)規(guī)定的具體化，帶有強(qiáng)制性，多由地方政府發(fā)布。例如《北京市人民政府通告》[1981]，用于“禁止在天安門廣場(chǎng)進(jìn)行任何形式的有損國(guó)家聲譽(yù)、擾亂公共秩序、防害公共安全、有礙市容觀瞻的一切活動(dòng)”。（2）知照型通告，不具有強(qiáng)制性，用途廣泛，具有通知的性質(zhì)。常見于報(bào)紙，如建設(shè)征地通告、更換證件通告、修路通告等。

四、公告和通告的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)

1、標(biāo)題

公告和通告的標(biāo)題有的不寫事由，僅寫發(fā)文機(jī)關(guān)和文種，例如《中華人民共和國(guó)全國(guó)人民代表大會(huì)公告》、《北京市人民政府通告》；有的省略“關(guān)于”和“的”，例如《北京市海淀區(qū)人民政府建設(shè)用地通告》；也有的是制發(fā)機(jī)關(guān)、事由、文種都齊全的，例如《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于夏時(shí)制的公告》。

2、發(fā)文字號(hào)

非完全式，有的省略。

3、主送機(jī)關(guān)

公告和通告是周知性文體，無(wú)主送機(jī)關(guān)。

4、正文

正文一般由兩部分組成，即事由——寫公告或通告的原因及依據(jù)，事項(xiàng)——寫公告或通告的具體內(nèi)容。正文的結(jié)尾常用“此布”、“特此公告”、“特此通知”等詞語(yǔ)。

5、落款

在正文右下方寫明發(fā)布機(jī)關(guān)名稱，如果發(fā)布機(jī)關(guān)在標(biāo)題中出現(xiàn)，此處可省略。

6、成文日期

公告或通告的成文日期可寫在標(biāo)題之下用括號(hào)括上，也可以寫在落款之下。

五、寫作要求

1、公告的作者通常是國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，而地方機(jī)關(guān)、基層單位、群眾團(tuán)體不能制發(fā)公告。通告的作者比公告范圍寬，可以是各級(jí)政府及其職能機(jī)關(guān)，也可以是社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位。

2、公告是向國(guó)內(nèi)外宣布事項(xiàng)，有的公告事項(xiàng)要求公眾執(zhí)行，有的公告事項(xiàng)要求公眾周知，所以公告重在事項(xiàng)寫作，要求明確而具體，事由可簡(jiǎn)明或不寫。通告事項(xiàng)也是一樣，以便實(shí)現(xiàn)和辦理，而不做解釋說(shuō)明。

3、一件公告或通告只公布一項(xiàng)專門事件或事項(xiàng)

4、公告或通告的語(yǔ)言要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、通俗。

六、本節(jié)內(nèi)容小結(jié)

1、本節(jié)內(nèi)容里，公告和通告的使用場(chǎng)合是難點(diǎn)，因?yàn)樯鐣?huì)上關(guān)于公告和通告使用場(chǎng)合錯(cuò)誤太多，學(xué)生對(duì)此存在很多誤解。這方面內(nèi)容以后適合出成簡(jiǎn)答題的題型。

2、公告和通告的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)是本節(jié)內(nèi)容的重點(diǎn)，掌握了這方面的理論，對(duì)撰寫通告有很好的指導(dǎo)作用。（公告不要求學(xué)生撰寫）

實(shí)踐部分——學(xué)生寫作實(shí)踐和教師評(píng)講（2課時(shí)）

七、布置作業(yè)

（一）判斷下列標(biāo)題的正誤

1．寧波大學(xué)關(guān)于招收MBA研究生的通告（）2．中國(guó)進(jìn)出口商品檢驗(yàn)局公告（）3．寧波市電信局關(guān)于安裝私人電話的公告（）4．國(guó)家稅務(wù)局關(guān)于個(gè)體工商戶必須依法納稅的通告（）5．新亞商城關(guān)于舉辦大型服裝展銷會(huì)的公告（）6．云南省麗江市公安局關(guān)于收繳非法槍支武器的公告（）7．寧海縣稅務(wù)局關(guān)于建筑納稅的有關(guān)事項(xiàng)，用公告（）

8．中共杭州市紀(jì)律檢查委員會(huì)公布關(guān)于嚴(yán)肅黨紀(jì)、杜絕“去后門”等不正之風(fēng)的有關(guān)規(guī)定，用通告（）

（二）請(qǐng)?jiān)谙旅鏄?biāo)題填上適當(dāng)?shù)奈姆N

1．寧波市教委關(guān)于維護(hù)中小學(xué)正常教學(xué)秩序的------2．中華人民共和國(guó)海關(guān)關(guān)于簡(jiǎn)化進(jìn)出口旅客手續(xù)的-------3．上海市交通局-------4．濟(jì)南市鐵路局關(guān)于維護(hù)春運(yùn)期間鐵路治安秩序的-------

（三）修改下面的通告

嚴(yán)禁賭博的通告

為了搞好我市的精神文明建設(shè)，維護(hù)治安秩序，根據(jù)市政發(fā)[2000]78號(hào)《關(guān)于嚴(yán)肅社會(huì)風(fēng)氣的通知》精神，現(xiàn)將有關(guān)事宜通告如下：

一、通告的必要性：賭博是一種危害社會(huì)治安的行為，導(dǎo)致家庭失和誘發(fā)犯罪，因此，必須堅(jiān)持取諦。

二、凡是以任何方式參與任何形式的賭博者，均應(yīng)在本《通告》公布之日起10日內(nèi)進(jìn)行登記。

三、自本《通告》公布之日起，凡繼續(xù)賭博旦賭資超過(guò)1000元以上者，將處以5年以下，3年以上的有期徒刑。

四、凡為賭徒提供賭資、賭具、賭窩者，將處以5000元以上罰金。

五、凡變相賭博者，如利用撲克機(jī)，老虎機(jī)進(jìn)行賭博，將予以拘留。

六、因賭博形成的債務(wù)，經(jīng)公安機(jī)關(guān)核實(shí)后，一律廢除。

特此通告

寧海縣安局

2000年10月11日

（四）撰寫通告

1、隨著新生的到來(lái)，我校餐廳在就餐時(shí)人數(shù)很多，很多同學(xué)，尤其是新生，不遵守就餐規(guī)矩，出現(xiàn)任意插隊(duì)等不良現(xiàn)象。假如你是后勤處的一名秘書，針對(duì)如何做好就餐管理工作撰寫一則通告。

（要求：條例清晰；字?jǐn)?shù)200－300）

2、近日，你所在的班級(jí)出現(xiàn)教室環(huán)境衛(wèi)生差、很多同學(xué)上午第一節(jié)課遲到等現(xiàn)象，請(qǐng)你針對(duì)搞好班級(jí)環(huán)境衛(wèi)生工作，或杜絕遲到現(xiàn)象，撰寫一則通告。

3、摘抄一則通告范文。

（五）請(qǐng)同學(xué)們?cè)趫?bào)刊、雜志、網(wǎng)絡(luò)上收集三則公告以及三則通告的錯(cuò)誤范文，并對(duì)其進(jìn)行修改。（教師提醒學(xué)生準(zhǔn)備報(bào)紙）

第三節(jié) 通知

教學(xué)目的：通過(guò)學(xué)習(xí)本節(jié)內(nèi)容，了解通知的使用場(chǎng)合、特點(diǎn)、類別、寫作要求，著重掌握各類通知的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)，具備撰寫通知的能力。

教學(xué)重點(diǎn)和難點(diǎn)：不同類別通知的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)。

教學(xué)形式：教師講授理論；學(xué)生實(shí)踐寫作；教師批改并及時(shí)反饋，不符合要求的學(xué)生再進(jìn)行寫作，直到符合撰文要求。

教學(xué)課時(shí)： 4課時(shí) 教學(xué)過(guò)程：

理論部分(2課時(shí))

一、通知的概念和種類 1．通知的概念

通知是“適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員”的公文。通知是使用相當(dāng)廣泛的公文文體，一般是下行文或平行文。

2．通知的種類

通知根據(jù)其適用范圍，可分為如下類別：

①指示性通知。用于布置下級(jí)機(jī)關(guān)工作事項(xiàng)、指示方法、步驟。例如《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于禁止發(fā)放使用各種代幣購(gòu)物券的通知》。②任免人員的通知。用于任免和聘用干部。例如《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于調(diào)整國(guó)務(wù)院三峽工程移民試點(diǎn)工作領(lǐng)導(dǎo)小組組成人員的通知》。③批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知。即頒布（頒發(fā)）與轉(zhuǎn)發(fā)公文時(shí)使用的通知。④會(huì)議通知。是組織會(huì)議的單位制發(fā)的公文。例如《寧波市外貿(mào)局關(guān)于召開外貿(mào)會(huì)議的通知》

二、通知的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)

（一）指示性通知的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)

上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)傳達(dá)、布置工作或要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理一般性工作，用指示性通知。這種通知帶有指令性，必須有根據(jù)、有目的、有任務(wù)、有要求。

1、標(biāo)題：通知標(biāo)題與其他公文文種標(biāo)題的格式相同，由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三部分組成。

2、發(fā)文字號(hào)：為完全式。

3、主送機(jī)關(guān)：所有通知都須有主送機(jī)關(guān)，即必須指定此通知的承辦、執(zhí)行和應(yīng)當(dāng)知曉的主要受文機(jī)關(guān)。這些機(jī)關(guān)一般為直屬下級(jí)機(jī)關(guān)，或需要了解通知內(nèi)容的不相隸屬的單位。

4、正文：頒發(fā)此次通知的依據(jù)、目的、任務(wù)、要求等。

5、落款

6、成文時(shí)間 例文

浙江省人民政府辦公廳關(guān)于調(diào)整城鎮(zhèn) 國(guó)有糧油零售網(wǎng)點(diǎn)房產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理權(quán)的通知

浙證發(fā)[2004]26號(hào) 各行政公署，各省轄市人民政府，各縣（市、區(qū)）人民政府，省政府各部門：

為貫徹《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于調(diào)整城鎮(zhèn)國(guó)有糧油零售網(wǎng)點(diǎn)房產(chǎn)經(jīng)營(yíng)權(quán)的通知》（國(guó)辦發(fā)[2004]47號(hào)）的精神，進(jìn)一步完善糧油銷售服務(wù)體系，保證城鎮(zhèn)居民糧油的正常供應(yīng)，省政府決定對(duì)我省先現(xiàn)有城鎮(zhèn)國(guó)有糧油零售網(wǎng)點(diǎn)的房產(chǎn)經(jīng)營(yíng)權(quán)進(jìn)行部分調(diào)整。現(xiàn)就有關(guān)問題通知如下：

一：這次房產(chǎn)調(diào)整范圍為：現(xiàn)由城鎮(zhèn)房管部門經(jīng)營(yíng)管理的糧店和糧油食品店的房產(chǎn)，屬于國(guó)家所有的，其經(jīng)營(yíng)管理權(quán)全部由國(guó)有房管部門無(wú)償劃給縣級(jí)以上糧食部門經(jīng)營(yíng)管理。

二：在進(jìn)行房產(chǎn)劃轉(zhuǎn)時(shí)，有關(guān)部門應(yīng)依照《中華人民共和國(guó)城市房地產(chǎn)管理法》、《浙江省城市國(guó)有土地使用權(quán)出讓和劃撥管理?xiàng)l例》和國(guó)有資產(chǎn)管理有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，辦理國(guó)有土地使用權(quán)過(guò)戶登記手續(xù)和國(guó)有資產(chǎn)劃轉(zhuǎn)等有關(guān)手續(xù)。

三、房產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理權(quán)利劃轉(zhuǎn)后的國(guó)有糧油零售網(wǎng)點(diǎn)，必須堅(jiān)持以糧油供應(yīng)為主，在確保城鎮(zhèn)居民糧油供應(yīng)的前提下，可以開展多種經(jīng)營(yíng)，拓展經(jīng)營(yíng)門路。

四、原有文件的規(guī)定與本通知不一致的，以通知為準(zhǔn)。

浙江省人民政府辦公廳

二00四年五月二十八日

分析：開篇第一自然段，簡(jiǎn)要介紹了通知的根據(jù)、目的，是“為貫徹??，保證??”；再用“現(xiàn)就有關(guān)問題通知如下：”轉(zhuǎn)到具體通知事項(xiàng)，分條款方式，條理清晰，最后為保證此通知的切實(shí)執(zhí)行，規(guī)定“原有文件的規(guī)定與本通知不一致的，以本通知為準(zhǔn)”。

（二）轉(zhuǎn)發(fā)性通知的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)

轉(zhuǎn)發(fā)性通知一般用來(lái)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)或平行機(jī)關(guān)以及不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，起到傳達(dá)、聯(lián)系或借鑒的作用。

1、標(biāo)題。由制發(fā)機(jī)關(guān)+“轉(zhuǎn)發(fā)”+被轉(zhuǎn)發(fā)文件的標(biāo)題+文種構(gòu)成。如《國(guó)務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家教委關(guān)于推動(dòng)聯(lián)合辦學(xué)校和校際協(xié)作若干問題意見的通知》。

2、發(fā)文字號(hào)：為完全式

3、主送機(jī)關(guān)

4、正文：第一段，寫明被轉(zhuǎn)發(fā)文件的發(fā)文機(jī)關(guān)；被轉(zhuǎn)發(fā)文件的標(biāo)題；被轉(zhuǎn)發(fā)文件的發(fā)文字號(hào)；發(fā)文機(jī)關(guān)的態(tài)度；此次行文的目的。

第二段，寫明轉(zhuǎn)發(fā)該文件的意義； 第三段，寫明轉(zhuǎn)發(fā)該文件的要求。

被轉(zhuǎn)發(fā)的文件作為附件形式附于正文之后。（注意：有時(shí)甚至用一句話寫明轉(zhuǎn)發(fā)該文件的目的、意義及對(duì)本單位提出的執(zhí)行要求，或“請(qǐng)依照?qǐng)?zhí)行”，或“結(jié)合實(shí)際情況組織實(shí)施”等。被轉(zhuǎn)發(fā)的文件作為附件形式附于正文之后。）

5、落款

6、成文日期。

7、附件。形式上的附文，實(shí)際上的正文，是受文者真正要認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹的內(nèi)容。

國(guó)務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)務(wù)院糾正行業(yè)不正之風(fēng) 辦公室關(guān)于1996年糾風(fēng)工作實(shí)施意見的通知 各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國(guó)務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)：

國(guó)務(wù)院糾正行業(yè)不正之風(fēng)辦公室《關(guān)于1996年糾風(fēng)工作的實(shí)施意見》已經(jīng)國(guó)務(wù)院同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請(qǐng)結(jié)合本地區(qū)、本部門實(shí)際認(rèn)真組織實(shí)施。

附件：《關(guān)于1996年糾風(fēng)工作的實(shí)施意見》一份。

國(guó)務(wù)院辦公廳

一九九六年三月二十九日

（三）批轉(zhuǎn)性通知的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu) 當(dāng)上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的來(lái)文，認(rèn)為具有廣泛印發(fā)的必要性和重要性時(shí)，即加上批語(yǔ)以通知的形式向下級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)。批轉(zhuǎn)性通知與批示相似，反映了批轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)的意志與權(quán)威，是指導(dǎo)性文件。與批示所不同的，在于批轉(zhuǎn)性通知一般是普發(fā)性文件，發(fā)往所屬的多個(gè)下級(jí)機(jī)關(guān)，而批示只是針對(duì)一個(gè)單位。

1、標(biāo)題。由制發(fā)機(jī)關(guān)+“批轉(zhuǎn)”+被批轉(zhuǎn)文件的標(biāo)題+文種構(gòu)成。

2、發(fā)文字號(hào)：為完全式

3、主送機(jī)關(guān)

4、正文：第一段，寫明被批轉(zhuǎn)文件的發(fā)文機(jī)關(guān)；被批轉(zhuǎn)文件的標(biāo)題；被批轉(zhuǎn)文件的發(fā)文字號(hào)；發(fā)文機(jī)關(guān)的態(tài)度；此次行文的目的。

第二段，寫明批轉(zhuǎn)該文件的意義； 第三段，寫明批轉(zhuǎn)該文件的要求。

被批轉(zhuǎn)的文件作為附件形式附于正文之后。（注意：有時(shí)甚至用一句話寫明批轉(zhuǎn)該文件的目的、意義及對(duì)本單位提出的執(zhí)行要求，或“請(qǐng)依照?qǐng)?zhí)行”，或“結(jié)合實(shí)際情況組織實(shí)施”等。被批轉(zhuǎn)的文件作為附件形式附于正文之后。）

5、落款

6、成文日期

7、附件。被批轉(zhuǎn)的公文作為附件附于正文之后。與被轉(zhuǎn)發(fā)件一樣，形式上的附件，其實(shí)是真正的正文。

浙江省人民政府批轉(zhuǎn)省計(jì)廳關(guān)于全省計(jì)劃生育

事業(yè)費(fèi)和計(jì)劃外生育費(fèi)省計(jì)情況報(bào)告的通知

浙證發(fā)[2005]62號(hào) 各行政公署，各省轄市人民政府，各縣（市、區(qū)）人民政府，省財(cái)政廳、省審計(jì)廳、省計(jì)生委：

省政府同意省審計(jì)廳《關(guān)于全省計(jì)劃生育事業(yè)費(fèi)和計(jì)劃生育費(fèi)審計(jì)的報(bào)告》，現(xiàn)批轉(zhuǎn)給你們，請(qǐng)認(rèn)真研究，糾正違紀(jì)做法，對(duì)性質(zhì)惡劣的要依法依紀(jì)查處，并建立健全管理制度，進(jìn)一步健全管理制度，進(jìn)一步加強(qiáng)檢查監(jiān)督，使計(jì)劃生育兩項(xiàng)經(jīng)營(yíng)的管理、使用逐步走向正規(guī)。

附件：《關(guān)于全省生育費(fèi)和計(jì)劃生育費(fèi)審計(jì)情況的報(bào)告》一份。

浙江省人民政府（章）

二00五年九月十六日 ★第一，上級(jí)或同級(jí)的來(lái)文要傳達(dá)到下屬單位貫徹執(zhí)行，需要用通知的形式，這種通知叫轉(zhuǎn)發(fā)性通知。其寫法一般有二種：其一是照轉(zhuǎn)照發(fā)。其二是除轉(zhuǎn)發(fā)文件以外，再根據(jù)本地區(qū)、本部門的具體情況，提出一些具體要求和希望。

第二，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門轉(zhuǎn)發(fā)下屬單位的來(lái)文，如報(bào)告、請(qǐng)示、意見等所用的通知稱為批轉(zhuǎn)性通知。有的照批照轉(zhuǎn)，有的加些指示性的意見。

（四）會(huì)議通知的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)

會(huì)議通知的用途僅限于開會(huì)。這在日常工作中用的較多，而且不管是上級(jí)對(duì)下級(jí)，還是下級(jí)對(duì)上級(jí)，或是平行級(jí)之間、不相隸屬機(jī)關(guān)之間均可使用。其寫作格式與寫法：

1、標(biāo)題。格式“關(guān)于召開XX會(huì)議的通知”。也有的直接用：“會(huì)議通知”作標(biāo)題。

2、發(fā)文字號(hào)

3、主送機(jī)關(guān)

4、正文：會(huì)議通知，看起來(lái)非常好寫，但真要寫好，也并非易事。必須做到準(zhǔn)確、齊全、具體。要求寫明開會(huì)的目的，參加會(huì)議需知事項(xiàng)、會(huì)議名稱、會(huì)議期限、會(huì)議地址、參會(huì)人員和范圍、參加會(huì)議的人數(shù)、承辦會(huì)議的單位、食宿安排（包括標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)費(fèi)來(lái)源），需攜帶的文件、物品，甚至有XX會(huì)議室，汽車出入證等。

5、落款

6、成文日期

關(guān)于召開寧波大學(xué)思想政治教育研究

會(huì)成立五周年暨2000年年會(huì)的通知 機(jī)關(guān)各部門、各院（系）、各工廠：

經(jīng)研究，決定召開寧波大學(xué)思想政治教育研究會(huì)成立五周年暨2000 會(huì)。現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、會(huì)議時(shí)間：6月13日下午、14日下午（下午3：00準(zhǔn)時(shí)開會(huì)）

二、地點(diǎn)：大會(huì)議室

三、參加會(huì)議人員：

1、各學(xué)院黨委正、副書記；各院團(tuán)委書記；

2、機(jī)關(guān)各黨總支書記、副書記；

3、機(jī)關(guān)黨群系副處級(jí)以上干部；

4、馬列教研部、思政教研部教研室主任以上干部；

5、公共基礎(chǔ)部分院、各工廠黨委各一名同志。

四、會(huì)議內(nèi)容：

聽取校黨委副書記、校思研會(huì)會(huì)長(zhǎng)王任明同志的工作報(bào)告；專題討論；頒發(fā)首屆優(yōu)秀論文獎(jiǎng)；事理會(huì)換屆等。

五、專題討論分組情況：

第一組：機(jī)關(guān)干部和“兩課”干部（召集人：XXX；聯(lián)絡(luò)員：XXX）第二組：院書記和工廠書記（召集人：XXX；聯(lián)絡(luò)員：XXX）要求：與會(huì)代表必須準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，有事需事先請(qǐng)假。特此通知

寧波大學(xué)思想政治教育研究會(huì)

二000年六月二日

（五）任免通知的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)

用于機(jī)關(guān)向所屬各單位傳達(dá)本機(jī)關(guān)或所屬單位的人事任免事項(xiàng)，以增加透明度并方便工作聯(lián)系。這也是機(jī)關(guān)人事管理的一項(xiàng)制度。

1、標(biāo)題。一般寫明內(nèi)容和文種，如“關(guān)于XX等同志職務(wù)任免的通知”，也有的只寫明“任免通知”。

2、發(fā)文字號(hào)

3、主送機(jī)關(guān)

4、正文。要求以簡(jiǎn)要文字分條列寫明：通過(guò)什么會(huì)議作出的決定，日期與被任免、聘用人員的姓名與職務(wù)。

5、落款

6、成文日期

XXX等同志職務(wù)任免的通知

X市政發(fā)[2005]19號(hào)

各行政公署，各省轄市人民政府，各縣（市、區(qū)）人民政府，省政府各部門： 經(jīng)省政府研究決定，任命：

XXX、XXX為XX地區(qū)行政署副專員（均列XXX之前）； XXX、XXX為XX地區(qū)行署副專員。免去：

XXX的XX地區(qū)行署副專員職務(wù)； XXX的省XXXXXX局副局長(zhǎng)職務(wù)。

XX省人民政府

X年X月X日

三、本節(jié)內(nèi)容小結(jié)

1、通知是同學(xué)們非常熟悉的文種，通知的撰寫既是學(xué)習(xí)的重點(diǎn)，也是學(xué)習(xí)的難點(diǎn)。由于通知在企事業(yè)單位日常工作中使用頻率很高，所以該文種是學(xué)習(xí)的重點(diǎn)；通知有五個(gè)類別，每一個(gè)類別的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)都有所不同，這是學(xué)習(xí)的難點(diǎn)。必須對(duì)撰寫通知的類別、該類別的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)、各種通知的使用場(chǎng)合相當(dāng)熟悉，才能撰寫出符合要求的通知。

2、必須加強(qiáng)寫作訓(xùn)練，這是有助于學(xué)生理解理論知識(shí)、提高寫作水平的最佳途徑。

3、通知的類別、使用場(chǎng)合適合出成簡(jiǎn)答題類型；五種通知的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)適合出成寫作實(shí)踐題。

實(shí)踐部分——學(xué)生寫作實(shí)踐和教師評(píng)講（2課時(shí)）

四、布置作業(yè)：

1、閱讀下面的材料，判斷其類別，然后撰寫通知。

寧波市外貿(mào)局決定于2005年12月5日召開一次市外貿(mào)工作會(huì)議，傳達(dá)、貫徹省外貿(mào)局對(duì)當(dāng)前外貿(mào)工作的指示，布置明年的工作。通知的發(fā)文字號(hào)：浙外字（2005）8號(hào)；主送機(jī)關(guān)：各區(qū)、縣外貿(mào)局、市直外貿(mào)公司；抄送：省外貿(mào)局、市府辦公廳。（要求：寫出通知的類別；字?jǐn)?shù)150－250）

2、下面這則公告有錯(cuò)誤，請(qǐng)把它修改成一則通知。

“人間重晚情，情系XXX” 大型健康知識(shí)講座公告

老年朋友：

您們好！

華康集團(tuán)是國(guó)家醫(yī)藥行業(yè)的重點(diǎn)骨干企業(yè)，主要從事醫(yī)藥實(shí)業(yè)投資開發(fā)和醫(yī)藥產(chǎn)品的制造，銷售和技術(shù)咨詢等服務(wù)。公司生產(chǎn)的植物藥前列康牌普樂片（前列腺疾病治療藥）、天保寧牌銀杏葉片（心腦血管疾病治療藥）因其獨(dú)特的療效和優(yōu)秀的品質(zhì)，自上市以來(lái)，就得到了廣大醫(yī)務(wù)工作者和老年患者的接受和好評(píng)。

為了感謝廣大老年朋友對(duì)華康集團(tuán)的支持和厚愛，在新世紀(jì)重陽(yáng)節(jié)到來(lái)之際，我公司特舉辦“人間重晚情，情系華康”大型健康知識(shí)講座，同時(shí)安排重陽(yáng)電影招待會(huì)，歡迎各位老年朋友參加。

請(qǐng)各位老年朋友于10月22日、23日攜帶本人身份證到劇院售票處領(lǐng)取入場(chǎng)券，具體安排如下：

講座內(nèi)容：心血管疾病預(yù)防與治療

時(shí)間：2001年10月25日上午8：30——11：30 主講人：心血管教授 電影：《留住心中的月亮》 地點(diǎn)：西北影城三樓大廳

3、針對(duì)本院學(xué)生在考試中出現(xiàn)的做弊現(xiàn)象，學(xué)院教務(wù)處下發(fā)一則通知至各系教務(wù)辦，要求各系嚴(yán)格考試紀(jì)律，請(qǐng)你代學(xué)院教務(wù)處撰寫這則通知。（先判斷要求：先判斷通知的類別，再撰寫通知；字?jǐn)?shù)150――200）

4、興達(dá)公司的人事部經(jīng)理黃敏因故調(diào)離原單位，經(jīng)興達(dá)公司董事會(huì)研究決定，現(xiàn)由李志偉任人事部經(jīng)理。請(qǐng)你撰寫這則通知。（要求：先判斷該通知的類別，然后撰寫這則通知；字?jǐn)?shù)50――100）

5、請(qǐng)找一則批轉(zhuǎn)通知，并分析其文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)。

6、請(qǐng)找一則轉(zhuǎn)發(fā)通知，并分析其文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)。

7、下面一份指示性通知在格式上、語(yǔ)言表達(dá)上、中心突出方面都有毛病，請(qǐng)指出并在此基礎(chǔ)上重?cái)M寫一份通知。

飛亞達(dá)機(jī)械廠關(guān)于在全廠進(jìn)行一次法制道德教育的通知 廠內(nèi)各單位：

自今年6月29日工廠發(fā)出《堅(jiān)決煞住打架斗毆歪風(fēng)的緊急通知》以后，各單位認(rèn)真地進(jìn)行了傳達(dá)貫徹。一個(gè)多月以來(lái)，我廠的勞動(dòng)紀(jì)律和治安秩序經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工的努力，有了明顯的好轉(zhuǎn)。但問題仍然存在，隱患仍有不少。最近廠里處理了李緒光、楊明等斗毆打人違紀(jì)的幾起事件。從這些案例中，我們可以看出，有些青年根本不懂什么是法律，什么是廠規(guī)廠法。有的隨意行兇打人，有的無(wú)故曠工，有的知法犯法，流氓偷盜。甚至有的老職工也在這些方面犯了錯(cuò)誤。這就證明了當(dāng)前在全廠進(jìn)行一次法制教育尤為重要。為配合各單位的宣傳教育，先將李緒光、楊明等人斗毆打人違紀(jì)的處理決定發(fā)給你們，望組織職工進(jìn)行傳達(dá)，并結(jié)合國(guó)家《治安管理處罰條例》和工廠《職工守則》、《工廠勞動(dòng)管理制度》、《職工獎(jiǎng)罰條例》的學(xué)習(xí)，發(fā)動(dòng)群眾討論，進(jìn)行具體的法制道德教育。使廣大職工特別是青年職工，增強(qiáng)法制觀念，樹立共產(chǎn)主義道德風(fēng)尚，提高遵紀(jì)守法的自覺性。

第四節(jié)通報(bào)

教學(xué)目的：通過(guò)學(xué)習(xí)本節(jié)內(nèi)容，了解通報(bào)的使用場(chǎng)合、特點(diǎn)、類別、寫作要求，著重掌握其文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)，具備撰寫通報(bào)的能力。

教學(xué)重點(diǎn)和難點(diǎn)：不同類別通報(bào)的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)。

教學(xué)形式：教師講授理論；學(xué)生實(shí)踐寫作；教師批改并及時(shí)反饋，不符合要求的學(xué)生再進(jìn)行寫作，直到符合撰文要求。

教學(xué)課時(shí)：4課時(shí) 教學(xué)過(guò)程：

理論部分（2課時(shí)）

一、通報(bào)的概念和種類

1、通報(bào)的概念

通報(bào)是“適合于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況”的公文。

2、通報(bào)的種類

通報(bào)根據(jù)其使用范圍，可分為如下類別：

（1）表?yè)P(yáng)通報(bào)。用于表?yè)P(yáng)先進(jìn)人物和先進(jìn)集體的事跡，樹立榜樣，宣傳典型，總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)。

（2）批評(píng)通報(bào)。用于批評(píng)錯(cuò)誤，通報(bào)事故或反面典型，總結(jié)教訓(xùn)。（3）情況通報(bào)。用于傳達(dá)情況、溝通信息。

二、通報(bào)的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)

(一)表彰通報(bào)和批評(píng)通報(bào)的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)

1、標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)，被表彰或被批評(píng)的對(duì)象和文種構(gòu)成。如《共青團(tuán)XX市委關(guān)于表彰XXX等同志英勇救兒童的通報(bào)》。

2、發(fā)文字號(hào)

3、主送機(jī)關(guān)：一般有主送機(jī)關(guān)，有的特殊某一范圍內(nèi)，可以不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)。

4、正文：表彰（批評(píng)）通報(bào)正文結(jié)構(gòu)有四部分：

第一部分，情況簡(jiǎn)介，即寫清先進(jìn)事跡或錯(cuò)誤事實(shí)的經(jīng)過(guò)情況，要求用敘述的手法真實(shí)地反映事實(shí)；

第二部分，寫作本通報(bào)的事由；

第三部分，通報(bào)的事項(xiàng)。如果是表彰通報(bào)，指出表彰的先進(jìn)作出嘉獎(jiǎng)；如果是批評(píng)通報(bào)，指出對(duì)錯(cuò)誤的懲處；

第四部分，根據(jù)通報(bào)的情況，針對(duì)現(xiàn)實(shí)的需要，發(fā)出號(hào)召或提出希望和要求。

(二)情況通報(bào)的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)

1、標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)、通報(bào)的事由和文種組成，如《國(guó)務(wù)院關(guān)于一份國(guó)務(wù)院文件周轉(zhuǎn)情況的通報(bào)》；或?qū)懨魍▓?bào)的事由和文種，如《關(guān)于XX市民政府事業(yè)費(fèi)管理使用情況的通報(bào)》；有的只寫《情況通報(bào)》。

2、發(fā)文字號(hào)

3、主送機(jī)關(guān)：有的在一定范圍內(nèi)可以不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)。

4、正文： 第一部分，通報(bào)的事由或者依據(jù)。一般是“為了。。”

第二部分，情況介紹，即對(duì)事情的發(fā)展情況、主要情節(jié)分段分條敘述。第三部分，分析情況的客觀意義。分析要入情入理，合乎實(shí)際，不可脫離通報(bào)的情況。

第四部分，根據(jù)通報(bào)的情況提出具體要求或提出一些指導(dǎo)性意見。

5、落款

6、成文日期

例文：

寧波市電廠關(guān)于在全廠青年工人中開展“小改小革”活動(dòng)情況的通報(bào)

寧電字[2005]87號(hào)

各團(tuán)支書：

為了更好的配合全廠“雙增雙節(jié)”活動(dòng)，發(fā)揮青工在這項(xiàng)工作中的優(yōu)勢(shì)，也為提高我廠經(jīng)濟(jì)效益和產(chǎn)品科技含量作出貢獻(xiàn)，充分發(fā)揮廣大青工參與企業(yè)管理和技術(shù)進(jìn)步的積極性，廠團(tuán)委于今年上半年在全廠職工中展開了“小改小革”活動(dòng)。

這項(xiàng)活動(dòng)的重點(diǎn)是立足于本廠的各車間、班級(jí)、崗位，緊緊圍繞提高產(chǎn)品質(zhì)量，降低物耗，減少工時(shí)，提高設(shè)備利用率，提高管理水平等方面發(fā)揮職工的聰明才智。號(hào)召職工在改進(jìn)工藝水平，改進(jìn)工裝等方面進(jìn)行攻關(guān)。

據(jù)統(tǒng)計(jì)，上半年全廠職工完成小改小革項(xiàng)目126個(gè)，提出合理化建議25條。這項(xiàng)活動(dòng)還將繼續(xù)進(jìn)行，望各團(tuán)支部組織青工踴躍參加。

特此通報(bào)

寧波電廠團(tuán)委（章）

二00五年十月二十日

三、寫作要求

1、及時(shí)、快遞。通報(bào)具有較強(qiáng)的時(shí)間性。因?yàn)橥▓?bào)的內(nèi)容都是新發(fā)生的事件和情況，與推動(dòng)當(dāng)前中心工作密切相關(guān)，因此，必須不誤時(shí)機(jī)，否則，時(shí)過(guò)境遷，就失去通報(bào)的價(jià)值。

2、材料必須新穎、典型、具有代表性。通報(bào)必須選擇新穎、典型、具有代表性的人和事，選擇與中心任務(wù)有關(guān)的重大情況和事項(xiàng)，使人周知，引起重視和警惕，從而對(duì)各機(jī)關(guān)的工作有所啟示與推動(dòng)。

3、通報(bào)的材料必須調(diào)查核實(shí)。無(wú)論是哪種通報(bào)，材料都應(yīng)當(dāng)真實(shí)可靠。特別是批評(píng)性通報(bào)，通常被認(rèn)為是對(duì)被批評(píng)者的一種處分形式，因此應(yīng)特別慎重。通報(bào)應(yīng)力求事實(shí)正確，用詞分寸恰當(dāng)，以理服人，不亂扣帽子，這樣才有說(shuō)服力，才能起到教育作用。

四、本節(jié)內(nèi)容小結(jié)

1、通報(bào)共分為三個(gè)類別。這方面的知識(shí)適合出成簡(jiǎn)答題的題型。

2、每種通報(bào)的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)都不相同。尤其是如何根據(jù)同一份材料，寫成不同類型的通報(bào)是學(xué)習(xí)的難點(diǎn)。通報(bào)的主送機(jī)關(guān)是關(guān)鍵因素。不同種類的通報(bào)的主送機(jī)關(guān)不同，針對(duì)的通報(bào)內(nèi)容也就不一樣。

3、關(guān)于通報(bào)的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的知識(shí)適合出成寫作實(shí)踐題

實(shí)踐部分——學(xué)生寫作實(shí)踐和教師評(píng)講（2課時(shí)）

五、布置作業(yè)

1、英國(guó)麗達(dá)集團(tuán)的考察團(tuán)來(lái)到杭州市神奇食品有限公司考察期間，神奇食品有限公司第五生產(chǎn)車間的四名工人張旭東，陸林，常軒和吳一鳴，不遵守公司規(guī)章制度，上班期間在車間打牌，幸好被人發(fā)現(xiàn)，及時(shí)制止。此事若被考察團(tuán)發(fā)現(xiàn)，將導(dǎo)致惡劣后果，對(duì)合作事宜影響極大。為此，在外國(guó)考察團(tuán)走后，公司即發(fā)布批評(píng)性通報(bào)，對(duì)他們四人給予扣除一年獎(jiǎng)金，并留公司查看一年的處分。請(qǐng)你擬寫這則通報(bào)。（要求：寫出這則通報(bào)的類別；目標(biāo)明確、措施具體；文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)清晰、完整；字?jǐn)?shù)：200－400）

2、請(qǐng)將下面的這段文字改寫成一篇通報(bào)。

大紅鷹學(xué)院譜寫愛心佳話

5萬(wàn)元善款助女大學(xué)生戰(zhàn)勝病魔

本報(bào)訊（劉勝林）青海身患白血病的女教師羅南英，用母愛感動(dòng)寧波同時(shí)又被寧波感動(dòng)的故事，成為寧波申報(bào)首批全國(guó)文明城市的一段佳話。如今，“羅南英”大紅鷹版在已經(jīng)成為文明城市的甬城再次上演，續(xù)寫了一段動(dòng)人的愛心故事。

一個(gè)有著一頭飄逸秀發(fā)的女孩，同時(shí)也是一個(gè)在老師和同學(xué)眼中品學(xué)兼優(yōu)的好學(xué)生。就是這樣一個(gè)女孩，如今頭發(fā)已掉得所剩無(wú)幾，健全的雙腿少了一條。這樣一個(gè)反差極大的殘酷現(xiàn)實(shí)發(fā)生在一個(gè)名叫陸海英的女孩身上。她是寧波市大紅鷹職業(yè)技術(shù)學(xué)院的一名學(xué)生，一切的災(zāi)難和不幸皆源于可怕的病魔——骨癌。

陸海英的不幸在該院傳開后，人們?cè)跒槠涠笸笸聪е啵娂娮园l(fā)慷慨解囊，以實(shí)際行動(dòng)為她做點(diǎn)實(shí)事。該院團(tuán)委牽頭舉行了一場(chǎng)大型的募捐活動(dòng)，學(xué)院黨委書記孫慧敏親臨現(xiàn)場(chǎng)帶頭捐款，并在橫幅上簽名寄語(yǔ)，衷心祝福陸海英同學(xué)戰(zhàn)勝病魔，早日康復(fù)。該院黨委和工會(huì)還在全體教工中組織了“愛心基金一日捐”活動(dòng)。在全院師生的大力支持下，目前已為陸海英募得善款5萬(wàn)余元。

當(dāng)收到學(xué)院募得的首批善款和全院師生簽名的條幅以及全班同學(xué)寄語(yǔ)的留言本時(shí)，這位一向堅(jiān)強(qiáng)樂觀的海寧姑娘已是泣不成聲，她用含淚的雙眼表達(dá)了對(duì)學(xué)院關(guān)懷的感激。

目前，陸海英病情比較穩(wěn)定，現(xiàn)在在家中靜養(yǎng)。學(xué)院已經(jīng)為其辦理了休學(xué)手續(xù)，對(duì)她的愛心捐助活動(dòng)還將在大紅鷹職業(yè)技術(shù)學(xué)院進(jìn)一步深入展開。（要求：先寫出你撰寫的這則通報(bào)的類別；字?jǐn)?shù)：200－400）

3、請(qǐng)將下面的這段文字改寫成一篇情況通報(bào)。（要求：字?jǐn)?shù)200——400）

職教學(xué)生就業(yè)行情看漲 學(xué)生“貸款”也要上培訓(xùn)課

如今大學(xué)生勤工儉學(xué)、助學(xué)貸款人們?cè)缫阉究找姂T，可是貸款上職業(yè)教育培訓(xùn)班卻還是頭一回聽說(shuō)。

對(duì)于職教市場(chǎng)火爆到學(xué)生貸款上培訓(xùn)班的現(xiàn)象，職教領(lǐng)域的資深專家表示，這可以看作整個(gè)社會(huì)職業(yè)教育觀念正在發(fā)生深刻變化的一個(gè)標(biāo)志。2004年職業(yè)教育招生人數(shù)達(dá)到歷史最高水平。促使職業(yè)教育招生人數(shù)增長(zhǎng)的直接原因是——職業(yè)教育就業(yè)率從2002年開始水漲船高，就業(yè)機(jī)會(huì)的增加使人們學(xué)習(xí)的天平開始向職業(yè)教育傾斜。教育部抽樣調(diào)查顯示，中等職業(yè)教育的就業(yè)率已經(jīng)達(dá)到了94％，全國(guó)各地“20萬(wàn)年薪招高級(jí)技工”、“藍(lán)領(lǐng)走俏”等消息更是不絕于耳。職業(yè)教育的高就業(yè)率讓眾多年輕人越來(lái)越看重職業(yè)教育的份量。在剛剛結(jié)束的全國(guó)職業(yè)教育工作會(huì)議上，溫家寶總理重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)，要大力發(fā)展職業(yè)教育，提升和優(yōu)化我國(guó)的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，把巨大的人口壓力轉(zhuǎn)化為人力資源優(yōu)勢(shì)，使我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)切實(shí)轉(zhuǎn)到依靠科技進(jìn)步和提高勞動(dòng)者素質(zhì)的軌道上來(lái)。

4、下面一則批評(píng)性通報(bào)在寫作格式、內(nèi)容選擇、語(yǔ)言、文字方面都存在不當(dāng)之處，請(qǐng)指出并以此材料重寫一份批評(píng)性通報(bào)。

晉陽(yáng)市煤氣場(chǎng)關(guān)于發(fā)生煤氣爆炸的通報(bào)

各街道、各工廠、企業(yè)單位：

今年2月10日，爆氣場(chǎng)檢修工擅自離崗，在煤氣管發(fā)生漏氣的時(shí)刻，不在值班室，因此，未能急時(shí)處理漏氣問題，以至造成爆炸，不幸造成傷4人，直接經(jīng)濟(jì)損失業(yè)500萬(wàn)元的特大事故。

這次嚴(yán)重事故，盡管責(zé)任在檢修工，但因廠領(lǐng)導(dǎo)管理不嚴(yán)有關(guān)，為嚴(yán)肅紀(jì)律，教育本人，給予廠長(zhǎng)撤撤銷職務(wù)，給予黨委書記撤銷書記職務(wù)處分。

晉陽(yáng)市西區(qū)政府 二00五年二月十六日

5、根據(jù)下面的材料寫一份通報(bào)。

2006年年5月13日中午，前進(jìn)輪胎廠單位職工何林在單身職工宿舍使用電爐燒水，水未開時(shí)遇廠突然停電，后何林未將插頭拔出便離開宿舍上班了。下午4：00來(lái)電，電爐烘烤旁邊的寫字臺(tái)達(dá)兩個(gè)小時(shí)之久，致使寫字臺(tái)著火，蔓延至窗戶，燒毀三開窗戶一扇，寫字臺(tái)一張，幸虧廠里工人及時(shí)發(fā)現(xiàn)，才避免造成更大的火災(zāi)。為此，廠里對(duì)何林記行政大過(guò)處分一次，并責(zé)令按價(jià)賠償火災(zāi)造成的損失，扣發(fā)第二季度獎(jiǎng)金。

第五節(jié) 報(bào)告

教學(xué)目的：通過(guò)學(xué)習(xí)本節(jié)內(nèi)容，了解報(bào)告的使用場(chǎng)合、特點(diǎn)、類別、寫作要求，著重掌握其文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)，具備撰寫通報(bào)的能力。

教學(xué)重點(diǎn)和難點(diǎn)：不同類別報(bào)告的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)。

教學(xué)形式：教師講授理論；學(xué)生實(shí)踐寫作；教師批改并及時(shí)反饋，不符合要求的學(xué)生再進(jìn)行寫作，直到符合撰文要求。

教學(xué)課時(shí)：4課時(shí) 教學(xué)過(guò)程：

理論部分（2課時(shí)）

一、報(bào)告的概念和種類

1、報(bào)告的概念

報(bào)告是“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問”的公文。報(bào)告為上行文。

2、報(bào)告的種類

報(bào)告根據(jù)其適用范圍，可分為如下類別；

（1）工作報(bào)告。即定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)匯報(bào)本單位的全面工作情況而寫的報(bào)告。

（2）專題報(bào)告。即針對(duì)某項(xiàng)工作或問題所寫的報(bào)告。（3）答復(fù)報(bào)告。用于答復(fù)上級(jí)詢問的報(bào)告。

（4）遞送報(bào)告。向上級(jí)機(jī)關(guān)遞送文件、物件時(shí)使用的報(bào)告。

二、報(bào)告的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)

（一）工作報(bào)告的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)

工作報(bào)告主要反映本機(jī)關(guān)的某一階段的工作進(jìn)展情況、發(fā)生的重大問題、對(duì)于政策法令和有關(guān)指示的貫徹執(zhí)行情況，以及對(duì)于上級(jí)交辦事項(xiàng)的完成情況等。

1、標(biāo)題：由制發(fā)機(jī)關(guān)、事由和文種構(gòu)成。標(biāo)題也可只寫明事由和文種，如《關(guān)于全省利用外資工作情況的匯報(bào)》。

2、發(fā)文字號(hào)

3、主送機(jī)關(guān)：報(bào)告是上行文，所以報(bào)告的主送機(jī)關(guān)是上級(jí)機(jī)關(guān)。

4、正文。正文包括四部分：一是工作進(jìn)程和成績(jī)；二是經(jīng)驗(yàn)體會(huì)；三是存在的問題；四是將來(lái)的工作安排。重點(diǎn)放在第一部分。結(jié)尾要寫明“特此報(bào)告”，或針對(duì)“報(bào)告”中提出的觀點(diǎn)和工作意見，請(qǐng)求領(lǐng)導(dǎo)審核指示。如“以上報(bào)告如有不當(dāng)，請(qǐng)指示”。

5、落款

6、成文日期

★撰寫工作報(bào)告的寫作要求：

1、在正文中主要寫明工作進(jìn)程、工作成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)、存在的問題與下一步工作安排。結(jié)語(yǔ)寫“特此報(bào)告”。

2、主要運(yùn)用記敘方式。按時(shí)間順序、工作發(fā)展過(guò)程或邏輯關(guān)系分設(shè)若干小問題，有層次地概括敘述。

3、要重點(diǎn)撰寫本機(jī)關(guān)或本部門的中心工作的情況。點(diǎn)面結(jié)合，既需要概括敘述整體情況，又需要適當(dāng)?shù)匾脭?shù)據(jù)，舉出有代表性的典型事例說(shuō)明工作的深度，從而使報(bào)告達(dá)到全面、具體的表述效果。

4、實(shí)事求是，報(bào)告中所列成績(jī)或問題都必須屬實(shí)，不夸大，也不縮小，并能從中揭示出一定的規(guī)律。可提工作建議、工作設(shè)想，不能請(qǐng)示問題。

（二）專題報(bào)告的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)

專題報(bào)告是針對(duì)某項(xiàng)工作或問題寫的報(bào)告。

1、標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種構(gòu)成。

2、發(fā)文字號(hào)

3、主送機(jī)關(guān)

4、正文：正文第一部分指出要專門報(bào)告的情況；第二部分這個(gè)情況的詳細(xì)內(nèi)容，一般分條列項(xiàng)，使層次分明。第三部分如果報(bào)告的情況是不好的方面，指出造成這種情況的原因，提出改善方案；報(bào)告的情況是好的方面，則總結(jié)出優(yōu)點(diǎn)。

5、落款

6、成文日期。

★撰寫專題報(bào)告的寫作要求

1、在內(nèi)容上要求反映新事物、新問題和新情況，要有助于推進(jìn)當(dāng)前工作的開展。

2、寫作要及時(shí)，做完一項(xiàng)專門工作或解決某項(xiàng)問題之后，立即報(bào)告。例文

寧波市海曙區(qū)防疫站關(guān)于個(gè)體飲食店衛(wèi)生情況的報(bào)告

甬字[2005]6號(hào)

寧波市防疫站衛(wèi)生科：

最近，我們對(duì)本區(qū)個(gè)體熟食店的衛(wèi)生情況進(jìn)行了一次抽查，發(fā)現(xiàn)不講究衛(wèi)生的情況十分嚴(yán)重，現(xiàn)報(bào)告如下。

被抽查的65家個(gè)體熟食店，其中一項(xiàng)或幾項(xiàng)不符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)的為50家，近77%；食品不合格率60%。總的來(lái)看，這些食品的衛(wèi)生有“三差”：

一.衛(wèi)生設(shè)施差。一些店家的操作專用間面積小于規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，其中絕大多數(shù)店家完全有條件擴(kuò)大操作專用面積，但店主不愿意因此縮小店堂面積而影響盈利。如大里街十里香烤雞店，操作專用面積不到2㎡，而防疫站規(guī)定為3㎡以上。新華路面店、順風(fēng)酒店、泰來(lái)小吃店33個(gè)店家都沒有專用洗碗池和消毒池。

二.個(gè)人衛(wèi)生差（內(nèi)容略）。三.操作工具衛(wèi)生差。（內(nèi)容略）。

造成個(gè)體飲食衛(wèi)生狀況差的原因，主要是我們重視不夠，管理工作抓的不好，還因?yàn)樯鐣?huì)商業(yè)管理人員少而管理范圍較大，抽不出專業(yè)人員負(fù)責(zé)個(gè)體的食品衛(wèi)生檢查監(jiān)督工作。為了改變個(gè)體飲食店的不衛(wèi)生狀況，保障人民群眾的身體健康，我們準(zhǔn)備與工商行政管理局聯(lián)合組成一支專門的隊(duì)伍對(duì)個(gè)體飲食店的衛(wèi)生情況進(jìn)行監(jiān)督管理，聘請(qǐng)一些責(zé)任心強(qiáng)的退休人員參加這項(xiàng)工作。督促不符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)的個(gè)體飲食店盡快改善衛(wèi)生條件，達(dá)到衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)。

寧波市海曙區(qū)防疫站

二00五年二月十二（章）

（三）答復(fù)詢問報(bào)告的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)

答復(fù)詢問的報(bào)告是下級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問使用的文種。從內(nèi)容上看，也屬于工作報(bào)告或情況報(bào)告。所不同的是這類報(bào)告為被動(dòng)報(bào)告，即針對(duì)上級(jí)的詢問給予答復(fù)，匯報(bào)有關(guān)情況，不能答非所問。

1、標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種組成。如“寧波市衛(wèi)生局關(guān)于第四次衛(wèi)生調(diào)查的報(bào)告”。

2、發(fā)文字號(hào)

3、主送機(jī)關(guān)

4、正文：分三部分：第一部分，寫明來(lái)文的日期、問題和詢問的內(nèi)容。第二部分，圍繞上級(jí)機(jī)關(guān)詢問的問題，針對(duì)性給予明確而具體的回答。第三部分，結(jié)尾，一般用結(jié)尾語(yǔ)“特此報(bào)告”。

5、落款

6、成文時(shí)間

★答復(fù)報(bào)告的要求：在撰寫中要針對(duì)上級(jí)的詢問，實(shí)事求是地回答問題。例文：

海天市人民政府收到關(guān)于電子商業(yè)技術(shù)學(xué)校“亂收費(fèi)用”情況的反映，特向海天市教育局咨詢此事。海天市教育局又發(fā)文給電子商業(yè)技術(shù)學(xué)校詢問此事，電子商業(yè)技術(shù)學(xué)校接到海天市教育局的文件后對(duì)各專業(yè)進(jìn)行認(rèn)真調(diào)查核實(shí)，將核實(shí)后的情況寫成答復(fù)報(bào)告上報(bào)海天市教育局。例文

海天市電子商業(yè)技術(shù)學(xué)校關(guān)于學(xué)生收費(fèi)情況的報(bào)告

市校字[2006]60號(hào)

海天市教育局：

前接市教字[2006]76號(hào)文件，詢問我校對(duì)學(xué)生收費(fèi)的情況，現(xiàn)報(bào)告如下：

我校對(duì)學(xué)生收費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)省人民政府[2005]XX號(hào)文件精神，同時(shí)又針對(duì)我校所設(shè)專業(yè)的不同而制定，并報(bào)市物價(jià)局核準(zhǔn)后執(zhí)行的，不存在亂收費(fèi)、多收費(fèi)的情況。另一方面我校對(duì)特困生實(shí)行減免部分學(xué)費(fèi)和不定期補(bǔ)助的作法，使部分特困生得以順利完成學(xué)業(yè)。

今后，我校在收費(fèi)方面將繼續(xù)嚴(yán)格按上級(jí)有關(guān)精神和當(dāng)?shù)匚飪r(jià)部門核準(zhǔn)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，決不做違規(guī)之事。

特此報(bào)告

附件：

1、《海天市電子商業(yè)技術(shù)學(xué)校收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)》 1份

2、《海天市物價(jià)局關(guān)于第二十中學(xué)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的批復(fù)》 1份

海天市電子商業(yè)技術(shù)學(xué)校（章）

二00六年九月十日

（四）遞送報(bào)告的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)

遞送報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)遞送文件、物件時(shí)使用的報(bào)告。

1、標(biāo)題：由制發(fā)機(jī)關(guān)、事由和文種構(gòu)成。

2、發(fā)文字號(hào)

3、主送機(jī)關(guān)

4、正文：正文一般簡(jiǎn)要說(shuō)明報(bào)送文件的名稱，結(jié)尾用“收閱”即可。最后寫附件的名稱和份數(shù)。附件是遞送報(bào)告重要的組成部分。

5、落款

6、成文日期。

★遞送報(bào)告的寫作要求：寫作內(nèi)容簡(jiǎn)單，將報(bào)送的材料（文件、物件）的名稱、數(shù)量寫清楚就可以了。結(jié)尾用“請(qǐng)收閱”、“請(qǐng)查收”等慣用語(yǔ)結(jié)束。例文：

杭州電子機(jī)械學(xué)校為落實(shí)2006年的招生計(jì)劃，特向本市教委招生管理處行文報(bào)送當(dāng)年的招生計(jì)劃，以期得到上級(jí)的批準(zhǔn)。

杭州電子機(jī)械學(xué)校關(guān)于報(bào)送《杭州電子機(jī)械學(xué)校2006年招生計(jì)劃》的報(bào)告

杭電校字（2006）18號(hào)

市教委招生管理處：

我校2006招生計(jì)劃已擬訂好，現(xiàn)隨文上報(bào)，請(qǐng)審閱批準(zhǔn)。

附件：《杭州電子機(jī)械學(xué)校2006年招生計(jì)劃》 2份

杭州電子機(jī)械學(xué)校（章）

二00六年一月五日

三、本節(jié)內(nèi)容小結(jié)

1、報(bào)告分為四種類別，這方面的知識(shí)適合出成簡(jiǎn)答題型。

2、工作報(bào)告和專題報(bào)告在寫作上有近似之處，其余兩個(gè)文種的寫作較簡(jiǎn)單，容易掌握。

3、報(bào)告的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)適合出成寫作實(shí)踐題。

實(shí)踐部分：——學(xué)生寫作實(shí)踐和教師評(píng)講（2課時(shí)）

四、布置作業(yè)

1、假如你是班長(zhǎng),請(qǐng)你本學(xué)期每個(gè)月末向班主任上交一份關(guān)于本班紀(jì)律方面的報(bào)告。（要求：選擇合適的報(bào)告類別；字?jǐn)?shù)250――500）

2、以本班或本校當(dāng)前存在的一種不良傾向?yàn)槔蛐ｎI(lǐng)導(dǎo)寫一份專題報(bào)告（要求：學(xué)生自己去觀察，自己去收集材料；選擇合適的報(bào)告類別；字?jǐn)?shù)150――200）。

3、根據(jù)下述內(nèi)容，擬寫一份報(bào)告。

黃利縣永平糧站于2005年6月20日晚突降暴雨，凌晨一點(diǎn)左右山洪暴發(fā)，沖毀了倉(cāng)庫(kù)兩座，沖走稻麥等糧食100萬(wàn)公斤，沖垮宿舍平房八間。事前，氣象站未發(fā)出準(zhǔn)確預(yù)報(bào)，所以事情剛發(fā)生時(shí)全所職工措手不及，公私財(cái)產(chǎn)損失嚴(yán)重。目前大雨仍時(shí)斷時(shí)續(xù)，糧站職工正在全力搶救國(guó)家財(cái)產(chǎn)。已有30萬(wàn)公斤糧食轉(zhuǎn)移到安全處。黃利縣永平糧站需將上述情況報(bào)告黃利縣糧食局。（要求：選擇合適的報(bào)告類別；字?jǐn)?shù)150――300）

4、你最近參加班級(jí)里的團(tuán)日活動(dòng)了嗎？如果參加了，請(qǐng)以報(bào)告的形式寫給的你的領(lǐng)導(dǎo)，簡(jiǎn)介活動(dòng)的情況。（要求：選擇合適的報(bào)告類別；字?jǐn)?shù)150――200）5、2005年10月9日星期日晚，大紅鷹學(xué)院進(jìn)行“大學(xué)生守則”的學(xué)習(xí)測(cè)評(píng)活動(dòng)。人文藝術(shù)系辦公室要求各班上報(bào)當(dāng)晚測(cè)試的情況。請(qǐng)你撰寫這則報(bào)告。（要求：選擇合適的報(bào)告類別；字?jǐn)?shù)150――200）

第六節(jié) 請(qǐng)示

教學(xué)目的：通過(guò)學(xué)習(xí)本節(jié)內(nèi)容，了解請(qǐng)示的使用場(chǎng)合、特點(diǎn)、類別、寫作要求，著重掌握各類請(qǐng)示的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)，具備撰寫請(qǐng)示的能力。

教學(xué)重點(diǎn)和難點(diǎn)：不同類別請(qǐng)示的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)。

教學(xué)形式：教師講授理論；學(xué)生實(shí)踐寫作；教師批改并及時(shí)反饋，不符合要求的學(xué)生再進(jìn)行寫作，直到符合撰文要求。

教學(xué)課時(shí)：4課時(shí) 教學(xué)過(guò)程：

理論部分（2課時(shí)）

一、請(qǐng)示的概念和種類 1．請(qǐng)示的概念

請(qǐng)示是“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)”的公文。請(qǐng)示為上行文，具有強(qiáng)制回復(fù)的性質(zhì)。其行文目的是請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)單位權(quán)限范圍內(nèi)無(wú)法決定的重大事項(xiàng)，以及在工作中遇到的無(wú)章可循的疑難問題給予答復(fù)。

2．請(qǐng)示的種類

（1）請(qǐng)求指示的請(qǐng)示。請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)有關(guān)的方針、政策、規(guī)定中的難以理解或不明之外，以及在執(zhí)行過(guò)程中需作變通處理的問題或涉及其他機(jī)構(gòu)職權(quán)范圍的問題予以回復(fù)。

（2）請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示。請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)編制、機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)班子組成、干部任免以及經(jīng)費(fèi)、工作任務(wù)等問題。

（3）請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的請(qǐng)示。請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本部門就全局性或普遍性問題所提出的解決辦法予以批轉(zhuǎn)各單位執(zhí)行。

二、請(qǐng)示的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu) 1．標(biāo)題

請(qǐng)示的標(biāo)題與其他公文文種標(biāo)題相同，由制發(fā)機(jī)關(guān)、事由、文種三部分組成。

2．發(fā)文字號(hào) 為完全式。3．主送機(jī)關(guān)

為直屬上級(jí)機(jī)關(guān)，即一般只報(bào)送一個(gè)主管的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)。4．正文

正文由事由、請(qǐng)示事項(xiàng)和尾語(yǔ)組成。

正文的結(jié)尾，常以簡(jiǎn)短的文字概括請(qǐng)示的具體要求，再次點(diǎn)明主題。如“以上意見，請(qǐng)予批示”，“以上要求，請(qǐng)予批準(zhǔn)”，或“如無(wú)不當(dāng)，請(qǐng)批轉(zhuǎn)??”等。

5．落款

6．成文日期

三、寫作要求

1．寫請(qǐng)示須遵循下列原則：一文一事，一般只主送一個(gè)主管的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，不多主送，不送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人；按隸屬關(guān)系逐級(jí)請(qǐng)示，在一般情況下，不越級(jí)請(qǐng)示；請(qǐng)示的同時(shí)不抄送下級(jí)與同級(jí)機(jī)關(guān)。請(qǐng)示與報(bào)告不能混用，不能將請(qǐng)示寫成報(bào)告，即不寫“請(qǐng)示報(bào)告”。

2．兩個(gè)以上單位聯(lián)合向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示時(shí)，要在事前確定主辦單位，經(jīng)過(guò)認(rèn)真磋商，取得統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，而后會(huì)簽、印發(fā)。

3．提出請(qǐng)示事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)同時(shí)根據(jù)本地區(qū)、本機(jī)關(guān)的實(shí)際情況，對(duì)所請(qǐng)示的問題提出解決的初步意見與方案，供領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)時(shí)參考，因此，事先要經(jīng)過(guò)周密的調(diào)查研究，使提出的意見與方案準(zhǔn)確切實(shí)。

4．請(qǐng)示批準(zhǔn)行政規(guī)章的請(qǐng)示，要在正文中說(shuō)明制定此項(xiàng)規(guī)章的必要性及其主要內(nèi)容，而后將擬制發(fā)的規(guī)章作為請(qǐng)示的附件，一并報(bào)送。

四、請(qǐng)示與報(bào)告區(qū)別

1、請(qǐng)示是用于上級(jí)作出指示或批準(zhǔn)某事時(shí)使用的公文，上級(jí)一般要給予答復(fù)；報(bào)告是下一級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映問題、提出建議、答復(fù)上級(jí)詢問時(shí)使用的公文，上級(jí)可答復(fù)，也可不答復(fù)。

2、請(qǐng)示是請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)或答復(fù)，內(nèi)容包括請(qǐng)示事項(xiàng)；報(bào)告重點(diǎn)在于匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或建議，上級(jí)一般不予答復(fù)，所以不允許有請(qǐng)示事項(xiàng)。

3、在報(bào)告中有時(shí)也提出要求，但這種要求一般不是要求上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)本機(jī)關(guān)辦某事，而是建議上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)此報(bào)告到有關(guān)部門貫徹執(zhí)行。報(bào)告一經(jīng)批轉(zhuǎn)，其執(zhí)行者并不僅是原報(bào)告機(jī)關(guān)本身，而是某一領(lǐng)域中某一系統(tǒng)的若干機(jī)關(guān)。請(qǐng)示，一般是以批復(fù)作為答復(fù)而且僅針對(duì)于請(qǐng)示單位。又需要適當(dāng)?shù)匾脭?shù)據(jù)，舉出有代表性的典型事例說(shuō)明工作的深度，從而使報(bào)告達(dá)到全面、具體的表述效果

4、實(shí)事求是，報(bào)告中所列成績(jī)或問題都必須屬實(shí)，不夸大，也不縮小，并能從中揭示出一定的規(guī)律。

5、在報(bào)告中可以寫設(shè)想、提建議，但不可寫請(qǐng)示事項(xiàng)。

五、本節(jié)內(nèi)容小結(jié)

1、請(qǐng)示的使用場(chǎng)合、行文語(yǔ)言、有多個(gè)上司的單位如何抄送等問題是本節(jié)內(nèi)容的重點(diǎn)。

2、請(qǐng)示的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)適合出成寫作實(shí)踐題。

實(shí)踐部分——學(xué)生寫作實(shí)踐和教師評(píng)講（2課時(shí)）

六、寫作訓(xùn)練

1、下面是一則永興中學(xué)請(qǐng)求建印刷廠的請(qǐng)示，在內(nèi)容上，格式上都有不妥之處，請(qǐng)指出并重寫一份請(qǐng)示。

請(qǐng) 示

市教委：

在改革大潮面前，在以經(jīng)濟(jì)為中心的形式面前，我們不甘落后。我們要做時(shí)代弄潮兒。所以我們決定籌建印刷廠。

我們有技術(shù)力量，不是嗎？我們有三名老師家屬是印刷廠的退休工人，這還不夠嗎？我們有36個(gè)班，將近二千名學(xué)生，而且還有周圍四五所兄弟學(xué)校愿做我們未來(lái)的“上帝”，這不是產(chǎn)品的好銷路嗎？

我們學(xué)校去年建立了一所教學(xué)樓，學(xué)生空出平房喜遷高樓，這不是工廠場(chǎng)地嗎？如果上級(jí)不予答復(fù)我們的請(qǐng)求，那學(xué)校的經(jīng)費(fèi)緊張，教委就不得不多撥給一點(diǎn)，我們的教師子弟沒活干，由此造成的教師隊(duì)伍不穩(wěn)定，我們也不負(fù)責(zé)任。

永新中學(xué)

二00五年一月十九日

第七節(jié) 批復(fù)

教學(xué)目的：通過(guò)學(xué)習(xí)本節(jié)內(nèi)容，了解批復(fù)的使用場(chǎng)合、特點(diǎn)、類別、寫作要求，著重掌握各類批復(fù)的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)，具備撰寫批復(fù)的能力。

教學(xué)重點(diǎn)和難點(diǎn)：不同類別批復(fù)的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)。

教學(xué)形式：教師講授理論；學(xué)生實(shí)踐寫作；教師批改并及時(shí)反饋，不符合要求的學(xué)生再進(jìn)行寫作，直至符合撰文要求。

教學(xué)課時(shí)：4課時(shí) 教學(xué)過(guò)程：

理論部分（2課時(shí)）

一、批復(fù)的概念

批復(fù)是用于“答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)”的公文。批復(fù)為下行文。

二、批復(fù)的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu) 1．標(biāo)題

批復(fù)的標(biāo)題與其他公文文種標(biāo)題的格式相同，由制發(fā)機(jī)關(guān)、事由、文種三部分組成。

2．發(fā)文字號(hào) 為完全式。3．主送機(jī)關(guān)

為直屬下級(jí)機(jī)關(guān)，即向本機(jī)關(guān)發(fā)出請(qǐng)示的機(jī)關(guān)。4．正文

正文由事由和答復(fù)事項(xiàng)組成。5．落款

6．成文日期

三、批復(fù)的寫作要求

1、寫批復(fù)的具體要求是：第一，批復(fù)在開首第一行寫明所答復(fù)的請(qǐng)示的日期、標(biāo)題或發(fā)文字號(hào)，如“你局XXX年X月X日關(guān)于XXXX問題的請(qǐng)示收悉”，以便收文單位查找辦理。第二，批復(fù)具有針對(duì)性。批復(fù)要針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示表明意見，因此，在內(nèi)容上要有具體的針對(duì)性，即有問有答，問什么答什么，避免泛泛而談。第三，尾語(yǔ)常用“此復(fù)”、“特此批復(fù)”等語(yǔ)。

2、請(qǐng)示必須予以答復(fù)。答復(fù)要簡(jiǎn)明扼要，觀點(diǎn)明確，措詞肯定，決不能含糊其詞，此外，批復(fù)的意見要具體可行，以便下級(jí)機(jī)關(guān)按照辦理。

3、批復(fù)問題應(yīng)持慎重態(tài)度，要加強(qiáng)調(diào)查研究與磋商，而不宜輕率定奪。有的批復(fù)如需要其他所屬機(jī)關(guān)周知時(shí)，亦可批轉(zhuǎn)給有關(guān)的下屬機(jī)關(guān)或在文件公報(bào)上刊登。

四、本節(jié)內(nèi)容小結(jié)

一般是有請(qǐng)示才有批復(fù)。所以在布置作業(yè)和考試時(shí)，要注意和請(qǐng)示聯(lián)合起來(lái)寫作，這樣更有實(shí)踐意義。

實(shí)踐部分——學(xué)生寫作實(shí)踐和教師評(píng)講（2課時(shí)）

五、布置作業(yè)

1、遼寧省電子商務(wù)學(xué)校因資金缺乏，新開設(shè)的機(jī)械和自動(dòng)化兩個(gè)專業(yè)實(shí)習(xí)場(chǎng)地?zé)o法建設(shè)，影響了這兩個(gè)專業(yè)學(xué)生操作技能的基本訓(xùn)練和教學(xué)計(jì)劃的完成。據(jù)此，學(xué)校擬向其上級(jí)主管部門遼寧省教育局物資管理處寫一份請(qǐng)示，建議從局物資管理處以無(wú)償或緩期付款方式，調(diào)給學(xué)校部分機(jī)床，以解決教學(xué)上的燃眉之急。（附《調(diào)入機(jī)床明細(xì)表》一份）。請(qǐng)以上述材料替遼寧省電子商務(wù)學(xué)校向其上級(jí)主管部門寫一份請(qǐng)示。

2、遼寧省教育局物資管理處收到遼寧省電子商務(wù)學(xué)校的請(qǐng)示后，即做批復(fù)。請(qǐng)你替遼寧省教育局物資管理處給遼寧電子商務(wù)學(xué)校寫一份批復(fù)。

3、慈溪市華明燈具廠因地處城鄉(xiāng)結(jié)合部，治安情況較差，為保障國(guó)家和全廠職工的財(cái)產(chǎn)及職工的生命安全，該廠欲加強(qiáng)廠內(nèi)警衛(wèi)力量，成為一支護(hù)廠隊(duì)，負(fù)責(zé)廠內(nèi)廠外所屬地段的治安，護(hù)廠隊(duì)人員由廠內(nèi)保衛(wèi)處招收的保安人員組成。華明燈具廠不知此舉是否合法，因此向慈溪市公安局寫了一份請(qǐng)示，請(qǐng)求公安局給予政策上的答復(fù)。

4、慈溪市公安局收到華明燈具廠的請(qǐng)示后，根據(jù)國(guó)發(fā)[2005]310號(hào)文件和市政辦公[2005]7號(hào)文件精神給華明燈具廠批復(fù)。可以成立護(hù)廠隊(duì)，并提供一些具體的要求。

第八節(jié) 函

教學(xué)目的：通過(guò)學(xué)習(xí)本節(jié)內(nèi)容，了解函的使用場(chǎng)合、特點(diǎn)、類別、寫作要求，著重掌握各類函的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)，具備撰寫函的能力。

教學(xué)重點(diǎn)和難點(diǎn)：不同類別函的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)。

教學(xué)形式：教師講授理論；學(xué)生實(shí)踐寫作；教師批改并及時(shí)反饋，不符合要求的學(xué)生再進(jìn)行寫作，直至符合撰文要求。

教學(xué)課時(shí)：4課時(shí) 教學(xué)過(guò)程：

理論部分（2課時(shí)）

一、函的概念和種類 1．函的概念

函是“適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)示批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)”的公文。函為平行文。

2．函的種類

a.商洽函。是不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作的函。b.詢問函。是向有關(guān)機(jī)關(guān)詢問情況的函。c.答復(fù)函。是針對(duì)詢問函而制發(fā)的函。

二、函的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu) 1．標(biāo)題

函的標(biāo)題與其他公文文種標(biāo)題格式相同，由制發(fā)機(jī)關(guān)、事由、文種三部分組成。如果是便函，也可以不寫標(biāo)題。

2．發(fā)文字號(hào)

為完全式。如果是便函，也可以不寫文號(hào)。3．主送機(jī)關(guān)

為需要商洽工作、詢問情況或答復(fù)問題的有關(guān)機(jī)關(guān)。4．正文

正文由事由和具體事項(xiàng)組成。5．落款

在正文之后的右下方寫，標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。6．成文日期 寫在落款之下。

三、函的寫作要求

1．函是平行文，無(wú)論商洽工作還是詢問情況，文辭不能像私人函件那樣隨意，要措辭得體，既有公文的莊重，又有禮貌。

2．詢問函，要求一函一事，便對(duì)對(duì)方盡速辦理與答復(fù)；答復(fù)函，因是針對(duì)詢問函而回答的，因此，在開頭第一行要寫明來(lái)函的標(biāo)題、日期、發(fā)文號(hào)或標(biāo)題，如“XXX年X月X日關(guān)于XXX問題（或XX字[XXXX]XX號(hào)）的來(lái)函收悉??”，而后再寫答復(fù)的內(nèi)容。

3、在正文結(jié)尾時(shí)，常用致意的詞語(yǔ)，如“煩請(qǐng)予以大力支持為盼”、“??為荷”以及“敬禮”等。

例文點(diǎn)評(píng)

XX廠無(wú)法解決本廠技術(shù)人員進(jìn)修外語(yǔ)問題，向不相隸屬的XX大學(xué)請(qǐng)求協(xié)助解決這些問題，為此寫一份函。

新華印刷廠關(guān)于請(qǐng)求協(xié)助解決技術(shù)人員進(jìn)修外語(yǔ)的函

新廠字[2004第7號(hào)

為了能夠正確使用從國(guó)外引進(jìn)的先進(jìn)金屬和設(shè)備，我廠擬選派10名技術(shù)員到貴校“出國(guó)人員英語(yǔ)強(qiáng)化進(jìn)修班”進(jìn)修半年。為此，特與貴校商洽，懇請(qǐng)給予大力支持。有關(guān)進(jìn)修費(fèi)用等事宜按貴校有關(guān)規(guī)定辦理。

謹(jǐn)請(qǐng)函復(fù)

新華印刷廠（公章）

二00四年二月十二日

寧波大學(xué)接到新華印刷廠請(qǐng)求協(xié)助解決技術(shù)人員進(jìn)修外語(yǔ)問題的函后，當(dāng)即就給新華印刷廠作了復(fù)函，告知自己的意見

寧波大學(xué)關(guān)于新華印刷廠請(qǐng)求協(xié)助解決技術(shù)人員進(jìn)修外語(yǔ)的復(fù)函

寧大校字[2004]6號(hào)

新華印刷廠：

貴廠《關(guān)于請(qǐng)求協(xié)助解決技術(shù)人員進(jìn)修外語(yǔ)的函》（2004）第27號(hào)函收悉。現(xiàn)答復(fù)如下：經(jīng)與外語(yǔ)系研究，同意接受貴廠10名技術(shù)人員到我校英語(yǔ)強(qiáng)化班進(jìn)修。關(guān)于經(jīng)費(fèi)，時(shí)間安排等具體事宜，請(qǐng)貴廠速派人到我校與外語(yǔ)系有關(guān)人員做具體商議。

特此函復(fù)

寧波大學(xué)校長(zhǎng)辦公室（章）

二00四年二月二十八日

四、本節(jié)內(nèi)容小結(jié)

1、進(jìn)行寫作練習(xí)或考試時(shí)，注意將函和復(fù)函結(jié)合起來(lái)。

2、函的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)適合出成寫作實(shí)踐題。

實(shí)踐部分——學(xué)生寫作實(shí)踐和教師評(píng)講（2課時(shí)）

五、布置作業(yè)

1、下面一則公函在格式上，內(nèi)容上有不妥之處，請(qǐng)重寫一份符合要求的公函。

寧波市政府辦公廳：

據(jù)悉，貴市化肥富足，我市目前化肥短缺，已嚴(yán)重影響我市農(nóng)業(yè)春耕生產(chǎn)，為此，特去此函，請(qǐng)貴市支持我市尿素XX噸。望能照此辦理，并及時(shí)復(fù)函。

溫州市人民政府辦公廳 199X年X月X日

2、寧波市東風(fēng)機(jī)械廠缺乏得力的企業(yè)管理干部,擬從現(xiàn)有的技術(shù)人員中抽出四人參加培訓(xùn)。據(jù)悉寧波大學(xué)將舉辦一個(gè)短期企業(yè)管理干部培訓(xùn)班,于是該廠向?qū)幉ù髮W(xué)辦公室發(fā)了一則詢問是否同意代培本廠管理干部的公函,寧波大學(xué)辦公室收到函后即給東風(fēng)機(jī)械廠回了函，請(qǐng)按上述的材料替東風(fēng)機(jī)械廠和省經(jīng)委寧波大學(xué)辦公室各寫一份詢問函和復(fù)函。

3、根據(jù)下面的材料寫一套公文。

沈陽(yáng)飛達(dá)無(wú)線電工業(yè)學(xué)校經(jīng)過(guò)幾年的發(fā)展已升為高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院，在校生人數(shù)已超過(guò)三千人。但是學(xué)校的一些必要的教學(xué)設(shè)施卻一時(shí)不能適應(yīng)其發(fā)展規(guī)模的需要，特別是缺乏一座獨(dú)立的圖書館，這既影響了學(xué)生的學(xué)習(xí)也制約了學(xué)校的發(fā)展。為解決這一問題，學(xué)校決定建造一座獨(dú)立的圖書館。為此，學(xué)校向省計(jì)委計(jì)財(cái)務(wù)寫一份請(qǐng)示，請(qǐng)示撥款150萬(wàn)元修建一座4000平方米的圖書館，并抄報(bào)省教委計(jì)財(cái)處，省財(cái)政廳計(jì)財(cái)處。請(qǐng)你代擬這份請(qǐng)示。省計(jì)委計(jì)財(cái)處接到沈陽(yáng)飛達(dá)無(wú)線電工業(yè)學(xué)校的請(qǐng)示后，能否批準(zhǔn)其所提出的要求？請(qǐng)你代省計(jì)委計(jì)財(cái)處給沈陽(yáng)飛達(dá)無(wú)線電工業(yè)學(xué)校寫一份批復(fù)。

4、根據(jù)下面材料寫相關(guān)的公文。

（1）杭州電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院2005屆機(jī)要專業(yè)學(xué)生按教學(xué)計(jì)劃要到杭州市機(jī)要局下屬單位進(jìn)行為期一個(gè)月的畢業(yè)實(shí)習(xí)。實(shí)習(xí)內(nèi)容：機(jī)要知識(shí)；實(shí)習(xí)時(shí)間：2005年5月25日——6月25日；實(shí)習(xí)人數(shù)：30人；食宿無(wú)需對(duì)方安排；實(shí)習(xí)費(fèi)用按有關(guān)文件規(guī)定付給對(duì)方。按上述內(nèi)容，以學(xué)校之名給杭州市機(jī)要局下屬單位寫一份公函，然后再以杭州市機(jī)要局下屬單位之名，給學(xué)校寫一份回函作答復(fù)。

（2）浙江省機(jī)要局辦公室根據(jù)5月10日局辦公會(huì)議精神給各地、市、縣機(jī)要局下發(fā)一份通知，要求其做好接收杭州電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院為本系統(tǒng)代培的2005屆機(jī)要專業(yè)畢業(yè)生回各自原委培單位實(shí)習(xí)的工作。請(qǐng)按此內(nèi)容寫一份布置事項(xiàng)的通知（按公文的格式寫）

（3）寧海縣機(jī)要局由于接收本單位委培學(xué)生實(shí)習(xí)而發(fā)生了經(jīng)費(fèi)困難，請(qǐng)以寧海縣機(jī)要局之名向上級(jí)主管部門（寧波市機(jī)要局）寫一份請(qǐng)示，請(qǐng)求上級(jí)主管部門增撥學(xué)生實(shí)習(xí)經(jīng)費(fèi)。

第九節(jié) 會(huì)議紀(jì)要

教學(xué)目的：通過(guò)學(xué)習(xí)本節(jié)內(nèi)容，了解函的使用場(chǎng)合、特點(diǎn)、類別、寫作要求，著重掌握各類函的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)，具備撰寫函的能力。

教學(xué)重點(diǎn)和難點(diǎn)：不同類別函的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)。

教學(xué)形式：教師講授理論；學(xué)生實(shí)踐寫作；教師批改并及時(shí)反饋，不符合要求的學(xué)生再進(jìn)行寫作，直至符合撰文要求。

教學(xué)課時(shí)：2課時(shí) 教學(xué)過(guò)程：

理論部分（1課時(shí)）

一、會(huì)議紀(jì)要的概念

會(huì)議紀(jì)要適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要產(chǎn)生于會(huì)議后期或者會(huì)后，屬紀(jì)實(shí)性公文。會(huì)議紀(jì)要是根據(jù)會(huì)議情況、會(huì)議記錄和各種會(huì)議材料，經(jīng)過(guò)綜合整理而形成的概括性強(qiáng)、凝煉度高的文件，具有情況通報(bào)、執(zhí)行依據(jù)等作用。任何類型的會(huì)議都可印發(fā)紀(jì)要，尚待決議的或者有不同意見的，也可以寫入紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要是一個(gè)具有廣泛實(shí)用價(jià)值的文種。

二、會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)

1、紀(jì)實(shí)性。會(huì)議紀(jì)要必須是會(huì)議宗旨、基本精神和所議定事項(xiàng)的概要紀(jì)實(shí)，不能隨意增減和更改內(nèi)容，任何不真實(shí)的材料都不得寫進(jìn)會(huì)議紀(jì)要。

2、概括性。會(huì)議紀(jì)要必須精其髓，概其要，以極為簡(jiǎn)潔精煉的文字高度概括會(huì)議的內(nèi)容和結(jié)論。既要反映與會(huì)者的一致意見，又可兼顧個(gè)別同志有價(jià)值的看法。有的會(huì)議紀(jì)要，還要有一定的分析說(shuō)理。

3、條理性。會(huì)議紀(jì)要要對(duì)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)分類別、分層次予以歸納、概括，使之眉目清晰、條理清楚。

三、會(huì)議紀(jì)要的種類

1、議決性會(huì)議紀(jì)要。是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層經(jīng)過(guò)集體討論所形成和議決性意見進(jìn)行闡述的紀(jì)要。它具有政策性、理論性、指導(dǎo)性等特點(diǎn)，行政約束力很強(qiáng)，具有明確的指示性。

2、學(xué)術(shù)性會(huì)議紀(jì)要。這類紀(jì)要屬討論型的會(huì)議紀(jì)要，它既可以按發(fā)言人的先后順序紀(jì)要整理，也可按問題類別進(jìn)行整理。有的紀(jì)要還要注意表達(dá)清楚問題分歧的焦點(diǎn)。學(xué)術(shù)性紀(jì)要不具有法定的行政權(quán)威和約束力。

四、會(huì)議紀(jì)要的文體結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)

會(huì)議紀(jì)要通常由標(biāo)題、正文、主送、抄送單位構(gòu)成。

（一）標(biāo)題。標(biāo)題有兩種情況，一是會(huì)議名稱加紀(jì)要，如《全國(guó)農(nóng)村工作會(huì)議紀(jì)要》。二是召開會(huì)議的機(jī)關(guān)加內(nèi)容加紀(jì)要，如《省經(jīng)貿(mào)委關(guān)于企業(yè)扭虧會(huì)議紀(jì)要》。

（二）正文 會(huì)議紀(jì)要正文一般由兩部分組成。

1、會(huì)議概況。主要包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、名稱、主持人，與會(huì)人員，基本議程。

2、會(huì)議的精神和議定事項(xiàng)。常務(wù)會(huì)、辦公會(huì)、日常工作例會(huì)的紀(jì)要，一般包括會(huì)議內(nèi)容、議定事項(xiàng)，有的還可概述議定事項(xiàng)的意義。工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議和座談會(huì)的紀(jì)要，往往還要寫出經(jīng)驗(yàn)、做法、今后工作的意見、措施和要求。

五、會(huì)議紀(jì)要的寫作要求和注意事項(xiàng)

（一）要正確地集中會(huì)議的意見。沒有取得一致意見的，一般不寫入紀(jì)要。但對(duì)少數(shù)人意見中的合理部分，也要注意吸收。

（二）例會(huì)和辦公會(huì)議、常務(wù)會(huì)議的紀(jì)要，重點(diǎn)將會(huì)議所研究的問題和決定事項(xiàng)逐條歸納，做到條理清楚，簡(jiǎn)明扼要。

（三）會(huì)議紀(jì)要用“會(huì)議”作主語(yǔ)，即“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議確定”、“會(huì)議指出”、“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”、“會(huì)議聽取了”、“會(huì)議討論了”等。

（四）會(huì)議紀(jì)要寫成后，可由會(huì)議主辦單位直接印發(fā)，也可由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)。有的會(huì)議紀(jì)要還可由會(huì)議主辦單位加按語(yǔ)印發(fā)。

六、會(huì)議紀(jì)要與訣議的區(qū)別

1、會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容可輕可重，討論事項(xiàng)可大可小；訣議內(nèi)容一定是單位或部門原則性的重大問題。

2、會(huì)議紀(jì)要可以反映會(huì)議上不同觀點(diǎn)或幾種同時(shí)存在的不同意見；訣議則只能反映多數(shù)人通過(guò)的統(tǒng)一觀點(diǎn)或意見。一份會(huì)議紀(jì)要可以同時(shí)寫出不同方面互不關(guān)聯(lián)的幾項(xiàng)決定；而一份訣議只能寫某一方面、某一問題的訣議。

3、形成過(guò)程不同。會(huì)議紀(jì)要是將會(huì)議內(nèi)容、形成經(jīng)過(guò)整理、撮其要點(diǎn)，記其重點(diǎn)并條理化，作為與會(huì)者共同遵守、執(zhí)行的依據(jù)；而訣議則是經(jīng)過(guò)一致通過(guò)的程序。

七、本節(jié)內(nèi)容小結(jié)

會(huì)議紀(jì)要是在各個(gè)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位使用頻率非常高的文種。多實(shí)踐是寫好會(huì)議紀(jì)要的保障。在寫作中要注意會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議記錄的差別。

實(shí)踐部分（1課時(shí)）每學(xué)期，班級(jí)都會(huì)召開班會(huì)。請(qǐng)你根據(jù)其中某次會(huì)議的情況，編寫一則會(huì)議紀(jì)要。

第三篇：公文處理工作講座材料

關(guān)于公文處理工作的幾點(diǎn)體會(huì)

今天，很高興有這么個(gè)機(jī)會(huì)和南樂的同行們共同探討、交流公文處理方面的有關(guān)問題。此時(shí)此刻我有兩點(diǎn)突出感受：一是見到很多同行，大家年富力強(qiáng)，很有活力，今日一見，分外親切，倍感高興；二是自己心里有點(diǎn)忐忑。大家知道，公文工作雖很重要，但它不同于文學(xué)創(chuàng)作，講起來(lái)難免枯躁乏味。況且在座的諸位都是這方面的高手，有豐富的公文工作經(jīng)驗(yàn)，不少同志聽過(guò)省辦、中辦專家的講課，我恐怕講砸了，浪費(fèi)大家寶貴的時(shí)間，破壞了您的好心情。然而和基層部門辦公室系統(tǒng)搞好交流，也是我們應(yīng)盡之義務(wù)，同時(shí)對(duì)我們來(lái)說(shuō)也是一次難得的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。所以，講好講壞，是水平問題，但講與不講，是態(tài)度問題。于是，今天我就斗膽前來(lái)獻(xiàn)丑。這里，我是賣力地去講；您吶，就湊合著去聽。不過(guò)，我“白水煮掛面—有鹽（言）在先”：能堅(jiān)持您就盡量堅(jiān)持，實(shí)在忍受不了，可以到外面透透氣、抽抽煙、聊聊天，都行！別不好意思。我擇其要而言之，盡量講得快些，爭(zhēng)取三個(gè)小時(shí)結(jié)束戰(zhàn)斗。中間如需要休息大家告訴我一聲。

閑言道罷，書歸正傳。公文是治國(guó)理政的重要工具，實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)的重要手段，指導(dǎo)工作的重要載體。黨和政府機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)職能，有多種方式和手段，如召開會(huì)議、調(diào)查研究、現(xiàn)場(chǎng)辦公、直接指揮等等，但最普遍、最簡(jiǎn)便、最有效、最常用、最規(guī)范的是發(fā)布公文。公文在黨委政府機(jī)關(guān)工作中起著承上啟下、綜合全局、協(xié)調(diào)各方、承內(nèi)聯(lián)外的中樞作用。從公文中可以明顯看出一個(gè)地方、部門的工作水平，可以影響到對(duì)一個(gè)地方、部門工作情況、班子能力及其他方面的評(píng)價(jià)，更重要的是影響到黨和國(guó)家的方針政策能否及時(shí)準(zhǔn)確傳達(dá)貫徹和有效地執(zhí)行。所以說(shuō)，公文處理工作是整個(gè)機(jī)關(guān)工作的重要樞紐，具有不可替代的重要作用。辦公室工作無(wú)小事，公文處理無(wú)小事。而公文擬制工作，更是重中之重。這里，我主要就公文的種類、格式、起草、修改、校核等五個(gè)方面須注意的問題和同志們共同探討一下。

一、公文種類及特性

1、公文的起源。公文歷史悠久、源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。可以說(shuō)，公文是隨著階級(jí)、國(guó)家的產(chǎn)生而產(chǎn)生，隨著社會(huì)的發(fā)展而發(fā)展的。我國(guó)從漢代到清代，公文名目繁多，上行文有呈、章、表、奏、狀等，平行文有關(guān)、刺、咨、照會(huì)等，下行文有制、詔、敕、令、諭、旨等。辛亥革命廢除了舊公文，1934年國(guó)民政府頒布了新公文程式。新中國(guó)成立后，1951年、83年、87年、88年、90年、93年、96年（5 月3日），先后多次對(duì)黨政公文處理作出規(guī)定，黨的機(jī)關(guān)和國(guó)家機(jī)關(guān)公文處理工作逐步走上了科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的軌道。

2、公文的涵義。公文是公務(wù)文件或公務(wù)文書的簡(jiǎn)稱，人們習(xí)慣上又把它叫做“文件”。用一句規(guī)范的話說(shuō)：公文是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及群眾團(tuán)體用來(lái)處理公務(wù)活動(dòng)的一種具有特定格式的文字材料。

3、黨的機(jī)關(guān)公文。黨的機(jī)關(guān)公文，是黨的機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問題，報(bào)告和交流情況的工具。

4、公文種類。所謂公文種類，一般是指出公文制發(fā)機(jī)關(guān)根據(jù)公文的內(nèi)容，性質(zhì)和所承擔(dān)的任務(wù)而確定的行文形式和名稱。

對(duì)文種可以作廣義的理解和狹義的理解，即通常所講的泛指和特指。從廣泛義上理解，公文包括的面很廣，分類也比較繁雜，可以說(shuō)是內(nèi)涵豐富，外延廣博，稱得上車載斗量，不勝枚舉。

按照制發(fā)機(jī)關(guān)和適用范圍標(biāo)準(zhǔn)來(lái)劃分，公文分為：

黨政機(jī)關(guān)公文（14種）：決議、決定、指示、意見、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要；

政府行政公文（10類15種）：命令、指令，決定、決議，指示，布告、公告、通告，通報(bào)，報(bào)告、請(qǐng)示，批復(fù)，函，會(huì)議紀(jì)要。

經(jīng)濟(jì)公文：經(jīng)濟(jì)規(guī)劃、經(jīng)濟(jì)合同、可研報(bào)告、協(xié)議書、意見書、招標(biāo)通告、產(chǎn)品說(shuō)明書、廣告等；

司法公文：立案報(bào)告、通緝令、提請(qǐng)批準(zhǔn)逮捕書、破案報(bào)告，公訴書、判決書，刑事訴狀，民事訴狀，刑事裁定書、民事調(diào)解書、公證書、辯證詞等；

外交公文：國(guó)書、換文、公報(bào)、聲明、條約、協(xié)定、照會(huì)、備忘錄等；

軍事公文：命令、通令、通告、作戰(zhàn)方案、演習(xí)方案等；

科技公文：科技任務(wù)書，科研報(bào)告、科技成果報(bào)告，鑒定證書，實(shí)驗(yàn)報(bào)告，專利說(shuō)明書（請(qǐng)求書）等。

除上述專用文種外，還有通用文種，也就是在全國(guó)黨政軍機(jī)關(guān)的群眾團(tuán)體、企事業(yè)單位以及社會(huì)普通適用的文種，如計(jì)劃、總結(jié)、開幕詞、閉幕詞、倡議書、賀信、賀電、簡(jiǎn)報(bào)、章程、制度、公約、守則、匯報(bào)提綱、傳達(dá)提綱、悼詞、唁電等等。

今天我們著重說(shuō)的文種，是狹義上的文種，特指黨的各級(jí)機(jī)關(guān)使用的文種(14種)，是我們實(shí)際工作中常用的重要文種。

5、公文的特性。公文與一般文章相比，有特定的制發(fā)主體、特定的讀者、特定的內(nèi)容、特定的格式、特定的語(yǔ)言。其主要特性有6：⑴政治性。作為黨和國(guó)家的運(yùn)轉(zhuǎn)工具，其內(nèi)容、服務(wù)對(duì)象都帶有鮮明的政治特色；⑵政策性。經(jīng)常體現(xiàn)為一定的方針政策，指導(dǎo)工作和日常生活；⑶權(quán)威性。帶有明顯的權(quán)威色彩和很強(qiáng)的約束力；⑷實(shí)用性。行文針對(duì)性強(qiáng)，與實(shí)際工作和生活密切相關(guān)；⑸穩(wěn)定性。其寫作方法、格式和用語(yǔ)在長(zhǎng)期工作實(shí)踐中逐步形成一種固定的程式；⑹廣泛性。內(nèi)容涉及面寬、使用公文的領(lǐng)域廣，各行各業(yè)都離不開公文，公文已經(jīng)成為人們生活、工作中不可或缺的因素。

二、公文格式

公文格式是公文的各個(gè)組成部分在頁(yè)面上的具體表現(xiàn)形式，即公文的外觀形式。它是公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性在形式上的體現(xiàn)，對(duì)公文內(nèi)容起著重要的保證作用。公文是給人看的。因此，就要設(shè)法使人愿意看，并看得懂。一件公文，不僅要觀點(diǎn)正確，內(nèi)容真實(shí)，條理清楚，文字精練，而且要格式規(guī)范，結(jié)構(gòu)合理，頁(yè)面整潔，標(biāo)識(shí)齊全，給人以清新悅目的感覺，吸引人閱讀，便于處理，否則，就無(wú)法很好地發(fā)揮公文的效用。

目前黨委辦公廳系統(tǒng)正在進(jìn)行的公文規(guī)范化工作，對(duì)公文格式看得很重。在此方面我市比較落后，存在的問題較多。如：有的公文紅頭大小不一，字體設(shè)計(jì)粗糙 ；有的發(fā)文字號(hào)、機(jī)關(guān)代字的使用不科學(xué)、不準(zhǔn)確；有的標(biāo)題用字不規(guī)范，有用三黑的，有用二宋的，還有用楷體、隸字和行草體的；有的上行文不標(biāo)注簽發(fā)人，有的下行文、平行文卻注標(biāo)簽發(fā)人；公文用紙大小不一，裝訂質(zhì)量不高；在文排方面，有的未落實(shí)每頁(yè)20行、每行25個(gè)字的要求。另外，在文種使用、主題詞標(biāo)引、發(fā)文時(shí)間和印發(fā)傳達(dá)范圍的標(biāo)注等方面，都還存在不規(guī)范的問題。下面，按照《條例》規(guī)定，我簡(jiǎn)要給大家談一談在這些方面應(yīng)當(dāng)注意的問題。

《條例》第八條從17個(gè)方面規(guī)定了黨的機(jī)關(guān)公文的格式：“黨的機(jī)關(guān)公文由版頭、份號(hào)、密級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、發(fā)送機(jī)關(guān)、印刷版記組成。”由于時(shí)間關(guān)系，這17項(xiàng)不一一細(xì)講，挑幾項(xiàng)講一下。

（1）密級(jí)。即公文的秘密等級(jí)，分為“絕密、機(jī)密、秘密”三個(gè)等級(jí)。它標(biāo)注于版頭左上角、份號(hào)下方位置，用三號(hào)黑體，第一個(gè)字同正文左邊取齊，當(dāng)中空一個(gè)字的間距，如“機(jī) 密”。按照國(guó)家保密局有關(guān)規(guī)定，密級(jí)后注明保密期限，如“機(jī)密★ 年”。但考慮到黨的機(jī)關(guān)公文涉主的內(nèi)容很廣泛，其保密期限較難準(zhǔn)確確定，因此，《條例》中未提及保密期限問題。在省委辦培訓(xùn)班上，我就這個(gè)問題請(qǐng)示省委辦的同志，他們的意見是，如果需要，可以找保密局幫忙標(biāo)上；若未標(biāo)保密期限，則按《條例》第37條規(guī)定執(zhí)行。即“公文密級(jí)的變更和解除由發(fā)文機(jī)關(guān)或其上級(jí)機(jī)關(guān)決定。”

（2）緊急程度。是對(duì)公文送達(dá)和辦理時(shí)間的要求。緊急文件應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“加急”；緊急電報(bào)應(yīng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。《條例》未對(duì)緊急程度的標(biāo)準(zhǔn)位置作具體規(guī)定，所以，除個(gè)別情況外，一般不標(biāo)緊急程度。如有的文件確實(shí)很急，可在文件上蓋“特急”、“加急”章。如確需在公文上標(biāo)注的，省委辦公廳認(rèn)為應(yīng)標(biāo)注在份號(hào)下邊，與密級(jí)并排列出，中國(guó)加一個(gè)圓點(diǎn)相隔。

（3）發(fā)文字號(hào)。由機(jī)關(guān)代字、發(fā)文和發(fā)文順序號(hào)三部分組成，缺一不可（用4號(hào)仿宋）。需要請(qǐng)大家注意的問題是：機(jī)關(guān)代字要準(zhǔn)確、規(guī)范、無(wú)歧義、易識(shí)別，并固定使用，發(fā)文要用全稱，并且用“〔〕”（六角括號(hào)）括起來(lái)，不能能“（）”或“〈〉”、“[ ]”括號(hào)。發(fā)文字號(hào)在大紅字與紅線之間居中稍偏下，用四號(hào)仿宋表示，文號(hào)之間應(yīng)空半格，如“濮發(fā)〔2000〕5號(hào)”正確表示是“濮發(fā)〔2000〕5 號(hào)”。在使用“請(qǐng)示”、“報(bào)告”等文種，需標(biāo)注簽發(fā)人的，發(fā)文字號(hào)則標(biāo)注在紅線之上左方位置，簽發(fā)人則標(biāo)注于紅線之上右方位置。聯(lián)合行文，一般只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。

（4）簽發(fā)人。《條例》規(guī)定，上報(bào)公文應(yīng)在發(fā)文字號(hào)右側(cè)標(biāo)注簽發(fā)人姓名，這主要是強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性和領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)公文的負(fù)責(zé)性。要注意三點(diǎn)：一是只標(biāo)姓名，不標(biāo)職務(wù)；二是聯(lián)合行文，要標(biāo)明聯(lián)署單位簽發(fā)人的姓名，不能只標(biāo)其中一個(gè)單位的簽發(fā)人；三是簽發(fā)人姓名后不必加“已閱”、“同意”等字樣。

（5）標(biāo)題。是公文內(nèi)容的高度概括，具有畫龍點(diǎn)睛的作用。它一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題（事由）和文種三部分組成。有時(shí)也有省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的情況（如標(biāo)題過(guò)長(zhǎng)時(shí)省略）。標(biāo)注于紅線之下居中排列，用二號(hào)宋體（加粗），一般不用標(biāo)點(diǎn)（書引號(hào)除外）。標(biāo)題下面如有時(shí)間，應(yīng)用三號(hào)楷體。公文標(biāo)題一定要準(zhǔn)確、鮮明、簡(jiǎn)煉，排列整齊、美觀。

（6）正文。是公文的主體和核心所在，用來(lái)表達(dá)公文的內(nèi)容，位于標(biāo)題或主送機(jī)關(guān)下方。一般用三號(hào)仿字體，每段的首行空兩個(gè)字，首頁(yè)要有兩行以上的正文。末頁(yè)若無(wú)正文，只有落款（應(yīng)盡量避免），為維護(hù)公文的完整性，應(yīng)在末頁(yè)第2行注明“（此頁(yè)無(wú)正文）”。文件若是轉(zhuǎn)發(fā)通知，轉(zhuǎn)發(fā)通知部分用三號(hào)楷體，后邊轉(zhuǎn)發(fā)的內(nèi)容部分仍用三號(hào)仿宋。正文中的序號(hào)應(yīng)當(dāng)按照

一、（一）和 1.等順序排列，序號(hào)后面的標(biāo)點(diǎn)應(yīng)是：一后為頓號(hào)，（一）后不用符號(hào)，1后為小圓點(diǎn)（中辦）或頓號(hào)（省辦）。

（7）附件。是正文的補(bǔ)充材料或參考材料。若帶省附件，應(yīng)在正文之后，落款之前寫明附件的名稱，并與主件裝在一起。有的在正文中涉及附件內(nèi)容處，加括號(hào)注明“見附件”或“附后”也可以。另外，印發(fā)規(guī)章或批轉(zhuǎn)有關(guān)部門的報(bào)告，其中的“規(guī)章”和“報(bào)告”不屬附件，而是主體的一部分，其內(nèi)容應(yīng)視為正文。

（8）發(fā)文機(jī)關(guān)署名。也叫落款，和“抬頭”是對(duì)應(yīng)的，位于正文末頁(yè)的右下方，凡有主送單位的公文必須有落款，不能以標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)關(guān)代替落款。落款最后一個(gè)字同正文倒數(shù)第5個(gè)字取齊，中間應(yīng)當(dāng)空半格，如“中共濮陽(yáng)市委”應(yīng)當(dāng)表示為“中 共 濮 陽(yáng) 市 委”。

（9）成文日期。一般署會(huì)議通過(guò)或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期。聯(lián)合發(fā)文，則以聯(lián)署機(jī)關(guān)最后一個(gè)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。特殊情況署印發(fā)日期。要用年、月、日全稱，位于落款右下方，日期最后一個(gè)字同正文部分倒數(shù)第2—3個(gè)字取齊，并于落款單位第2或第3個(gè)字取齊，時(shí)間（阿拉伯?dāng)?shù)字）與年月日之間應(yīng)空半格，正確表示為“2000 年 9 月 5 日”。決議、決定、條例、規(guī)定、意見等不標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的公文，成文日期加括號(hào)（用3號(hào)楷體）標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位置。

（10）主題詞。是將自然語(yǔ)中的名詞術(shù)語(yǔ)經(jīng)過(guò)規(guī)范化和優(yōu)選處理的詞或詞組，標(biāo)注于報(bào)送機(jī)關(guān)或印制版記上方，用于文獻(xiàn)的標(biāo)引和檢索。每件公文選用的標(biāo)引詞數(shù)量，一般應(yīng)在10個(gè)以內(nèi)，主題詞三個(gè)字用三號(hào)黑體，后面跟冒號(hào)。主題詞內(nèi)容部分用三號(hào)宋體加粗，詞與詞之間要空出一格。

下面，談一談公文主題詞的標(biāo)引問題。時(shí)間關(guān)系，主題詞標(biāo)引的意義、總則，標(biāo)引詞選定規(guī)則、主題標(biāo)引的組配規(guī)則等等，我們不能細(xì)談。這里只能講兩個(gè)問題：

首先，講一下公文主題詞標(biāo)注上的誤區(qū)。一是認(rèn)為標(biāo)注主題詞只是“文件標(biāo)題的簡(jiǎn)縮”。標(biāo)注中不是根據(jù)公文的主題，而是根據(jù)公文的標(biāo)題。二是認(rèn)為標(biāo)注主題詞就是標(biāo)注主題詞就是將內(nèi)容說(shuō)清楚，于是不厭其煩的列出一大串詞。三是認(rèn)為標(biāo)注主題詞要“符合語(yǔ)法”，認(rèn)為主題詞就是無(wú)主句，謂語(yǔ)、賓語(yǔ)要齊全。四是不熟悉詞表，多作自由標(biāo)引，想當(dāng)然、隨隨便便一標(biāo)了事。這都是不行的。大家一定要主意。

其次，講一下公文主題標(biāo)引的步驟和方法。

步驟有5個(gè)，即審讀公文、分析主題、提煉主題概念、轉(zhuǎn)換主題概念和標(biāo)引主題詞。

審讀公文。要注意兩點(diǎn)：一是注意審讀公文的外部特征，即公文標(biāo)題。二是審讀公文的內(nèi)部特征，即公文內(nèi)容，搞清楚公文內(nèi)在的邏輯關(guān)系，了解公文中各部分的重點(diǎn)問題，摘理出公文中的關(guān)鍵句子和結(jié)論性意見等等。

分析主題。從形式上看，主要是分析主題的類型；從內(nèi)容上看，主要是分析主題的結(jié)構(gòu)。公文主題有單主題和多主題之分。所謂單主題，是指一篇公文只有一個(gè)主題；所謂多主題，是指一篇公文有兩個(gè)或兩個(gè)以上并列的獨(dú)立主題。公文結(jié)構(gòu)有主體因素和非主體因素之分。主體因素是公文主題的主要成份，表述公文主題的核心；非主體因素是公文的次要成份，表述公文主題的時(shí)間、地點(diǎn)、狀態(tài)等修飾成份。例如：《市委、市政府關(guān)于新形勢(shì)下加強(qiáng)和改進(jìn)思想政治工作的意見》，這就是一個(gè)單主題公文；其主題是“新形勢(shì)下加強(qiáng)和改進(jìn)思想政治工作”。在此主題中，主體因素是“加強(qiáng)和改進(jìn)思想政治工作”，“新形勢(shì)下”表示狀態(tài)，起修飾作用，是非主體因素。

提煉主題概念。提煉主題概念的過(guò)程即是分析、歸納和概念的過(guò)程，是對(duì)公文的內(nèi)容加以表述或標(biāo)識(shí)的過(guò)程。其目的在于確切反映和表達(dá)公文的主題思想，為公文主題詞標(biāo)注做好必要的準(zhǔn)備。公文主題概念不同于公文主題，公文主題是公文的中心思想，它用一個(gè)完整的句式表示出來(lái)。而公文主題概念則是表達(dá)公文主題的關(guān)鍵詞匯，它用名詞或名詞性詞組表示出來(lái)。

轉(zhuǎn)換主題概念。提煉出的主題概念屬于一種自然語(yǔ)言，主題概念要作為主題詞進(jìn)行標(biāo)引，心須進(jìn)行主題概念的轉(zhuǎn)換，使自然語(yǔ)言變?yōu)闄z索語(yǔ)言。一是直接轉(zhuǎn)換，即是從詞表中抽出同主題概念相同的正式主題詞直接進(jìn)行轉(zhuǎn)換。二是間接換，即采取分解的辦法，把復(fù)雜的主題概念分解為若干單主題 概念，然后再進(jìn)行轉(zhuǎn)換。

標(biāo)注主題詞。查表抽詞進(jìn)行主題概念轉(zhuǎn)換后，我們即按照公文主題檢索的要求和主題標(biāo)引的深度，采用一定的標(biāo)引方式，標(biāo)注出主題詞。我們將主題詞“黨校教育”和“意見”標(biāo)注在文件尾部，并按照公文主題標(biāo)引規(guī)則的要求正規(guī)地書寫。

公文主題標(biāo)引方式有四種：

（１）概括標(biāo)引。又稱整體標(biāo)引，以每個(gè)文件為標(biāo)引單位，對(duì)文件整體內(nèi)容作概括性的標(biāo)引。只標(biāo)引文件最主要的主題內(nèi)容。概括性的標(biāo)引能完整反映文件的主題思想。

（２）重點(diǎn)標(biāo)引。根據(jù)不同部門、不同業(yè)務(wù)的需要，文件標(biāo)引應(yīng)有不同的重點(diǎn)。經(jīng)濟(jì)工作、政法工作、文化教育、科研、軍事各部門，都有各自的業(yè)務(wù)上的需要。各有重點(diǎn)，應(yīng)根據(jù)各自的重點(diǎn)而有所取舍。也可以針對(duì)本部門本系統(tǒng)的工作特點(diǎn)，建立適合本部門專業(yè)的檢索系統(tǒng)。還有，從文件的重要程度上，也應(yīng)有所選擇。要著重抓住那些重要的主題，即主體因素。

（３）分析標(biāo)引。以文件計(jì)時(shí)分析為基礎(chǔ)，對(duì)涉及的所有主題因素分別加以標(biāo)引。如：《關(guān)于經(jīng)濟(jì)體制改革的決定》，按概括標(biāo)引，主題詞是經(jīng)濟(jì)體制改革；按分析標(biāo)引，還可以確定以下主題：增強(qiáng)企業(yè)活力、發(fā)展社會(huì)主義商品經(jīng)濟(jì)、發(fā)展多種經(jīng)濟(jì)、改革價(jià)格體制等。同概括標(biāo)引相比，分析標(biāo)引更深入、更全面，能夠反映公文主題的各部分、各方面的主題因素，從檢索效果上，查全率和查準(zhǔn)率也高得多。

（４）全面標(biāo)引。這是相對(duì)于重點(diǎn)標(biāo)引和概括標(biāo)引而言的。重要文獻(xiàn)的主題標(biāo)引，需要文獻(xiàn)的主題標(biāo)引，需要有深度和全面，不漏標(biāo)有檢索價(jià)值的主題，必須采取分析標(biāo)引和全面標(biāo)引。如對(duì)《市委、市政府關(guān)于2001年農(nóng)業(yè)和農(nóng)村工作的意見》這篇文件進(jìn)行標(biāo)引時(shí)，我們可采取概括標(biāo)引方式。通過(guò)主題分析提煉出的主題概念是“農(nóng)業(yè)”和“農(nóng)村工作”。它們和詞表中的正式主題詞是一對(duì)一的對(duì)應(yīng)關(guān)系，可直接進(jìn)行轉(zhuǎn)換。〈意見〉的標(biāo)引詞為：“農(nóng)業(yè)”、“農(nóng)村工作”、“2001年’和‘意見’。此處，我們還可對(duì)〈意見〉進(jìn)行重點(diǎn)標(biāo)引、分析標(biāo)引和全面標(biāo)引。則對(duì)〈意見〉中所有的主題因素，即“農(nóng)民收入”、“農(nóng)村改革’、‘農(nóng)業(yè)綜合生產(chǎn)能力’、“科教興農(nóng)”、“農(nóng)村基層組織建設(shè)’等主題進(jìn)行標(biāo)引。

下面，我們舉兩個(gè)例子。

１）。中共中央印發(fā)〈關(guān)于縣以上黨和國(guó)家機(jī)關(guān)黨員領(lǐng)導(dǎo)干部民主生活會(huì)的若干規(guī)定〉的通知

其主題概念是：縣以上黨和國(guó)家機(jī)關(guān)黨員領(lǐng)導(dǎo)干部民主生活會(huì)規(guī)定通知

主題詞是：黨政機(jī)關(guān)　黨員　領(lǐng)導(dǎo)干部民主生活會(huì)規(guī)定通知

分析說(shuō)明：（１）單主題公文。

（２）概括標(biāo)引。

（３）“縣以上黨和國(guó)家機(jī)關(guān)黨員領(lǐng)導(dǎo)干部”分解轉(zhuǎn)換為“黨政機(jī)關(guān)”、“黨員”和“領(lǐng)導(dǎo)干部”。

（４）“民主生活會(huì)”為概念直接轉(zhuǎn)換。

２）。鄭大文同志在鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委書記座談會(huì)上的講話

其主題概念是：選拔培養(yǎng)中青年干部鄭大文講話

主題詞是：干部選拔鄭大文講話

分析說(shuō)明：（１）單主題公文。

（２）主題標(biāo)引要反映公文內(nèi)容。

（３）“干部選拔”為概念直接轉(zhuǎn)換。

（４）人名做為自由詞，不標(biāo)“△”。

（11）印制版記。也叫印發(fā)說(shuō)明，包括印發(fā)機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期和份數(shù)。注意：①如翻印，要在下行注明；②不能標(biāo)打印、校對(duì)人員姓名；③不能部門要文號(hào)印刷，就標(biāo)上部門為印制單位。

三、公文起草

公文起草是公文形成的第一步，是公文處理工作的“始發(fā)站”，具有很強(qiáng)的政治性和業(yè)務(wù)性。這方面的內(nèi)容很多，簡(jiǎn)要介紹五點(diǎn)（即步驟、方式、準(zhǔn)備工作、基本要求、修改）。

（一）公文起草的步驟

（1）領(lǐng)受任務(wù)；（2）調(diào)查研究；（3）擬出初稿；（4）協(xié)調(diào)修改；（5）報(bào)請(qǐng)審批。（大家都清楚，不再細(xì)講。）

（二）公文起草的方式（5）

（1）辦公室起草。公文起草是辦公室的一項(xiàng)重要任務(wù)和經(jīng)常性工作，是為黨委領(lǐng)導(dǎo) 工作服務(wù)的一個(gè)重要方面。特點(diǎn)：一是起草的內(nèi)容廣，綜合性強(qiáng)，涉及黨委工作的各個(gè)方面；二是起草的公文種類多，從重要批示性文件到簡(jiǎn)單事務(wù)性文件，從講話稿到信函等，都要去辦；三是起草時(shí)限往往比較倉(cāng)促，有些文稿說(shuō)要就要；四是起草的有些公文影響較大，一些重要公文和緊急公文，常常事關(guān)全局。辦公室起草公文，具有一定的有利條件，主要是靠近領(lǐng)導(dǎo)，了解領(lǐng)導(dǎo)意圖和全局情況；不利條件是對(duì)某些方面或?qū)I(yè)性問題不夠熟悉，有些緊急公文常常缺少較為充裕的調(diào)研和準(zhǔn)備時(shí)間。所以，工作中要注意揚(yáng)長(zhǎng)避短。

（2）部門起草。即部門主管范圍內(nèi)的工作需要黨委辦公室行文時(shí)，由部門代為擬稿。這是部門應(yīng)盡的職責(zé)和義務(wù)。優(yōu)勢(shì)是：情況較熟，研究較深，較易抓住問題的要害，提出可行的解決辦法。不足的是有時(shí)帶有局限性，容易強(qiáng)調(diào)本部門工作的重要，而對(duì)其它方面的問題照顧不夠。

（3）聯(lián)合起草。部門主管范圍內(nèi)的工作需要黨委辦公室行文，涉及兩個(gè)以上部門時(shí)，由一個(gè)主管部門牽頭共同起草。

（4）組成起草小組起草。起草特別重要的公文用此形式。如黨代會(huì)報(bào)告等（如十六大報(bào)告，由胡錦濤同志任起草組組長(zhǎng)，組織各路好手，歷時(shí)一年零兩個(gè)月，做了大量艱苦細(xì)致的調(diào)查研究、起草修改工作，拿出了高質(zhì)量的報(bào)告，體現(xiàn)全黨的意志、代表了全國(guó)各族人民的愿望，成為我黨在新世紀(jì)新階段的政治宣言和行動(dòng)綱領(lǐng)。省市縣黨代會(huì)報(bào)告，一般都采取起草組的方式）。

（5）領(lǐng)導(dǎo)親自起草或主持起草。這有助于加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)工作和保證公文質(zhì)量。寫作，歷來(lái)被認(rèn)為是“經(jīng)國(guó)之大業(yè)，不朽之成盛事”。古今中外，很多政治家都高度重視自身的文字修養(yǎng)。唐代公文有嚴(yán)格的“職述”和“代擬”規(guī)定。“職述”就是擔(dān)任某種職務(wù)的官員，必須親自動(dòng)手撰寫與其職務(wù)相稱的公文，不得假手他人，如有違例，輕則貶官，重則治罪。在以科學(xué)、法治、人本為主要特征的現(xiàn)代社會(huì)，寫作更是一項(xiàng)高素質(zhì)領(lǐng)導(dǎo)干部不可或缺的能力。小平同志這樣說(shuō)過(guò)：“實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)最廣泛的方法是用筆桿子。用筆寫出傳播就廣，而且經(jīng)過(guò)寫，思想就提煉了，比較周密。所以用筆領(lǐng)導(dǎo)是領(lǐng)導(dǎo)的主要方法。”中央指出：“各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部親自動(dòng)手起草重要文件，這不是技術(shù)性的問題，而是領(lǐng)導(dǎo)工作中的原則性的問題。現(xiàn)在重申這一原則，是在新的歷史條件下提高黨的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部的認(rèn)識(shí)能力和領(lǐng)導(dǎo)能力，改善和加強(qiáng)對(duì)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)各項(xiàng)事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的一項(xiàng)重要措施。”領(lǐng)導(dǎo)同志親自起草或主持起草 公文時(shí)，辦公室和有關(guān)部門要積極做好服務(wù)工作。

（三）公文起草的準(zhǔn)備工作

1。明確發(fā)文目的。定位不準(zhǔn)，累死三軍。作為領(lǐng)導(dǎo)要交待清楚，作為撰稿人要問清楚起草公文的目的，即主題。如公文的基本觀點(diǎn)是什么？需要解決的主要問題是什么？發(fā)文的依據(jù)是什么？發(fā)文的范圍有多大等等。做到 任務(wù)明確、方向清晰，防止在主要觀點(diǎn)和內(nèi)容上偏離要求。

2。認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。領(lǐng)導(dǎo)交待任務(wù)和意圖，往往是原則性的指點(diǎn)，只能是粗線條的輪廓，因而，起草人還要進(jìn)一步開動(dòng)腦筋、周密思考，深刻領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)交待的精神實(shí)質(zhì)，融會(huì)貫通，使領(lǐng)導(dǎo)交待的意圖深入化、具體化和條理化，進(jìn)而變成自己的思想，用自己的語(yǔ)言表達(dá)出來(lái)。有句話說(shuō)得好：“領(lǐng)會(huì)上頭，摸清下頭，兩頭一碰，才有寫頭”。

3。收集整理有關(guān)材料。常言道：巧婦難為無(wú)米之飲。公文起草更是如此，來(lái)不得半點(diǎn)杜撰和假想。要通過(guò)查閱資料、調(diào)查研究，收集有關(guān)情況、事例、問題、經(jīng)驗(yàn)和數(shù)據(jù)等材料，通過(guò)有關(guān)材料表現(xiàn)公文的思想觀點(diǎn)。

另外，要注意平時(shí)的積累。要養(yǎng)成勤奮讀書、閱報(bào)、看文件、記筆記和思考的好習(xí)慣，對(duì)一些重要文件的關(guān)鍵段落要能夠背誦，對(duì)文件格式和主要公文的寫作特點(diǎn)要熟爛于心。只有厚積薄發(fā)，任務(wù)來(lái)時(shí)才能不慌不忙，一揮而就。漢字約有6萬(wàn)字，常用的只有3000多字，一些詞語(yǔ)、成語(yǔ)要常讀讀、看看，用時(shí)才會(huì)信手拈來(lái)。人腦不怕用，就怕空。其記憶力的容量是無(wú)比巨大的，相當(dāng)于全世界圖書館的信息儲(chǔ)存總量，是數(shù)字計(jì)算機(jī)的100萬(wàn)倍。只要用心，積累大量的語(yǔ)言材料絲毫沒有問題。大家都知道，省委辦公廳對(duì)辦公室中層以上干部提出的目標(biāo)要求有三條：一是政策水平達(dá)到同級(jí)服務(wù)對(duì)象所要求的水平；二是政治理論水平達(dá)到同級(jí)黨校講師以上的水平；三是對(duì)全局情況了解和掌握程度達(dá)到同級(jí)綜合部門的水平。要達(dá)到這個(gè)要求，不勤奮學(xué)習(xí)，不認(rèn)真鉆研，不積累大量的知識(shí)，那肯定是不行的。

（四）公文起草的基本要求（9）

1。公文起草要符合黨和國(guó)家的路線、方針政策和法律法規(guī)。這是首先要遵循的原則，也是在公文起草中貫徹講政治的要求，同黨中央保持高度一致的問題。黨和國(guó)家的路線、方針、政策和法律、法規(guī)，是我們進(jìn)行各項(xiàng)工作的依據(jù)和準(zhǔn)繩，也是起草公文的依據(jù)和準(zhǔn)繩。如果制發(fā)的公文不符合黨和國(guó)家的路線、方針、政策，那就會(huì)造成嚴(yán)重的后果。辦文人員一定要把握政策規(guī)定，要有政治頭腦，有政策水平，特別是對(duì)一些敏感問題、帶有傾向性的問題，要有自己正確的主見，不能人云亦云、隨波逐流。

2。要符合上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)指示、規(guī)定

下級(jí)服從上級(jí)，全黨服從中央，是我們黨的民主集中制原則。公文起草工作中也必須貫徹這一原則，各級(jí)機(jī)關(guān)起草的公文必須符合各自上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)指示，而不能脫離或違背上級(jí)機(jī)關(guān)的指示。一般來(lái)說(shuō)，上級(jí)機(jī)關(guān)比本機(jī)關(guān)更為熟悉黨和國(guó)家的方針政策，更能把握全局，因而它的指示對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)具有較強(qiáng)的針對(duì)性。所以，各地、各部門起草公文，不但需要研究黨和國(guó)家的有關(guān)政策，法規(guī)，而且還要了解研究自己上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)指示，并同本地、本部門的實(shí)際結(jié)合起來(lái)。

3。要同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接

一是在同一個(gè)問題上，各有關(guān)公文不能相互矛盾，以免執(zhí)行者無(wú)所適從。《條例》規(guī)定，“部門之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文”，就是為了防止相關(guān)公文之間發(fā)生“打架”。二是當(dāng)根據(jù)新的情況需要對(duì)現(xiàn)行公文的有關(guān)規(guī)定作出某些改變時(shí)，就制發(fā)的公文要以適當(dāng)形式有所交待，說(shuō)明。

4。要完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志的意圖

這是公文特殊性的具體體現(xiàn)，是做好公文處理工作的基本要求。公文與一般文章相比，有特定的制發(fā)主體、特定的讀者、特定的內(nèi)容、特定的格式、特定的語(yǔ)言，能否把握住這“五特”，決定著公文寫作的成功與否。而這“五特”是行政活動(dòng)有相當(dāng)大的關(guān)系，行政目的決定行文目的，也決定了公文的特定關(guān)系，是行政特征所派生的。因此，在動(dòng)筆寫作之前要準(zhǔn)確把握行政目的和行文目的，頭腦要盡快“定位”，把自己放在特定的制發(fā)主體位置上，根據(jù)特定讀者的情況，緊緊圍繞主題內(nèi)容，遵循規(guī)定的格式去寫，也就是進(jìn)入角色、找準(zhǔn)感覺。有人總感到提筆難以下手，說(shuō)起來(lái)就是思想盲目，不知誰(shuí)云、對(duì)誰(shuí)云、為何云、云什么，其原因就是沒有準(zhǔn)確“定位”。因此說(shuō)，在公文寫作之前自己要很好地“定位”。要注意把握兩點(diǎn)：

一是要“號(hào)準(zhǔn)脈膊”。要準(zhǔn)確把握發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)某事物的基本態(tài)度，抓住要義，對(duì)于提倡什么，限制什么，支持什么，反對(duì)什么，一定要旗幟鮮明；對(duì)于必須怎樣做，不能怎樣做，出現(xiàn)何種情況怎么辦，一定要明確具體，不能會(huì)糊不清，模棱兩可，也不能一味宣講道理談原則。現(xiàn)實(shí)中我們見到有的公文用五分之三的篇幅講道理。如果公文沒有明確意圖，缺乏個(gè)性，內(nèi)涵不清，就成了“空文”。這樣的公文還有什么實(shí)際意義呢？它甚至?xí)o正常工作帶來(lái)干擾。

二是要“出以公心”。公文姓“公”不姓“私”，有的公文以領(lǐng)導(dǎo)人署名發(fā)出，但并不是領(lǐng)導(dǎo)人以私人身份，而是以機(jī)關(guān)代表的身份行文，體現(xiàn)的是發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)集體的意圖。公文起草人必須切實(shí)注意，絕不能憑個(gè)人好惡在公文中摻雜個(gè)人感情及小集團(tuán)的私利，不能主動(dòng)地把自己的想法當(dāng)成機(jī)關(guān)的意圖。要仔細(xì)了解和聽取領(lǐng)導(dǎo)的意見和要求，學(xué)會(huì)“換位思考”，“不在其位，學(xué)謀其政”，從領(lǐng)導(dǎo)角度和工作大局來(lái)認(rèn)識(shí)形勢(shì)、分析問題、提出對(duì)策。

5。要全面、準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況

關(guān)鍵是突出“三性”，即全面性、準(zhǔn)確性、客觀性。

所謂全面性，就是對(duì)反映情況的“量”的方面的要求。即要包括事物的各個(gè)方面和各個(gè)部分的情況（現(xiàn)狀、歷史、發(fā)展趨勢(shì)等等），不能以偏概全，也不能報(bào)喜不報(bào)憂。

所謂準(zhǔn)確性，就是對(duì)反映情況的“質(zhì)”的方面的要求。就是反映的應(yīng)是體現(xiàn)事物的實(shí)質(zhì)和規(guī)律性的情況，而不只是某些表面現(xiàn)象，更不能是虛假情況。

所謂客觀性，就是反映的是客觀存在的實(shí)際情況，而不是主觀臆造或故意編造的東西。不能搞“科學(xué)幻想”或“文學(xué)創(chuàng)作”，隨意修飾，筆下生花。

只有全面、準(zhǔn)確、客觀地反映實(shí)際情況，才能對(duì)問題作出正確結(jié)論，找到解決問題的有效辦法，公文才有說(shuō)服力，才能夠發(fā)揮應(yīng)有作用。

6。提出的政策、措施要切實(shí)可行

這是公文的核心問題，必須慎重對(duì)待。因?yàn)榘l(fā)公文總是為了解決一定的問題，所以公文中有關(guān)解決問題的政策、措施，就很自然地成為公文的主體和關(guān)鍵所在。具體政策、措施歸納起來(lái)，基本上是兩類。一是屬于行為規(guī)范方面的，主要是指：什么事，要怎樣做，不能怎樣做，違反了怎么辦等。二是屬于物質(zhì)條件方面的，主要是解決人、財(cái)、物的問題。解決問題離開必要的政策、措施是空談，空談是要誤國(guó)的。但如果提出的政策、措施要求過(guò)高，也難以實(shí)現(xiàn)。所以公文中提出的政策、措施一定要切實(shí)可行，辦不到的不要說(shuō)、不要提，否則會(huì)出現(xiàn)麻煩。

7。表述要準(zhǔn)確嚴(yán)密

怎么樣做到“表述要準(zhǔn)確嚴(yán)密”呢？主要須把握5點(diǎn)：

一是觀點(diǎn)明確。主題要鮮明突出，提出的各種主張、意見、要求、措施等，都要清楚明白。

二是條理清晰。公文中涉及事項(xiàng)多、內(nèi)容較復(fù)雜時(shí)，要按照邏輯關(guān)系分成若干部分，依次進(jìn)行表述。不要搞成一團(tuán)亂麻。

三是內(nèi)容充實(shí)。不僅要有明確的觀點(diǎn)，還要有豐富的材料和充分的論據(jù)。以增強(qiáng)說(shuō)服力，使人不僅知其然，而且知其所以然。

四是結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)。這里說(shuō)的結(jié)構(gòu)，指的不是 公文 的外在形式方面的結(jié)構(gòu)，指的是公文內(nèi)容上各個(gè)部分的安排問題。公文的結(jié)構(gòu)，包括如何開頭和結(jié)尾，怎樣安排層次和段落，以及如何進(jìn)行過(guò)渡和照應(yīng)等。公文的開頭以樸實(shí)、平直、開門見山為特色，結(jié)尾以自然果決為特色。公文由一層意思轉(zhuǎn)到另一層意思，由總述到期分述或由分述到總述，由敘述到議論或由議論到敘述，都需要采用適當(dāng)?shù)倪^(guò)渡形式。根據(jù)情況，可以用過(guò)渡詞過(guò)渡，如：“綜上所述”、“由此可見”等；可以用過(guò)渡句子過(guò)渡，如“現(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下”等；有時(shí)也可以用過(guò)渡落過(guò)渡。通過(guò) 過(guò)渡承上啟下，使文意須暢自然。公文的照應(yīng)，指的主要是公文內(nèi)部相互襯托、呼應(yīng)，如開頭與結(jié)尾相照應(yīng)，題目與正文相照應(yīng)等，以此加強(qiáng)公文各部分的聯(lián)系性，增強(qiáng)表達(dá)效果。總之，公文的結(jié)構(gòu)安排是一個(gè)重要問題。比方做衣服，沒有衣料不行，但有了衣料，剪裁不好也不行，甚至?xí)岩铝辖o毀掉了。起草公文也一樣，即使有了必要的材料，如果結(jié)構(gòu)安排不好，仍然寫不出好的文稿來(lái)。這一點(diǎn)要引起重視。公文開頭、結(jié)尾和中間各層次、各部分要安排有序，嚴(yán)密緊湊，使全文形成一個(gè)有機(jī)的整體。公文結(jié)構(gòu)安排的原則是：（1）聯(lián)系性和層次性。即一篇公文的各個(gè)部分或段落之間，應(yīng)當(dāng)按照它們內(nèi)容上是否屬于同一層次進(jìn)行安排，不要把沒有聯(lián)系和屬于不同層次的內(nèi)容并列在一起論述。否則就會(huì)造成條理還不清、層次混亂。如公文擬制與起草工作就不能并列論述。（2）專一性和完整性。即公文的每個(gè)部分或段落內(nèi)部，應(yīng)保持有關(guān)內(nèi)容的專一和完整。就是既不要把不同內(nèi)容的拉到同一部分或段落里來(lái)，也不要把同一內(nèi)容的分散到不同的部分工落中去。如有的報(bào)告，前邊部分已講了成績(jī)，后邊講經(jīng)驗(yàn)時(shí)又講成績(jī)，不必要的重復(fù)，造成結(jié)構(gòu)的不嚴(yán)謹(jǐn)。

五是表述準(zhǔn)確。要用最準(zhǔn)確的語(yǔ)言、最精煉的文字來(lái)表達(dá)本機(jī)關(guān)的意圖，觀點(diǎn)、論述都要客觀準(zhǔn)確。防止疏忽漏誤，避免發(fā)生歧義，尤其涉及政策性較強(qiáng)的公文，更要注意這個(gè)問題，防止讀者誤解，在政策執(zhí)行中產(chǎn)生混亂，造成政治、經(jīng)濟(jì)上不必要的損失。因此在表達(dá)手段上，主要用敘述、說(shuō)明、議論，不得使用含糊不清的概念，不得使用模棱兩可的雙關(guān)語(yǔ)，不得使用描寫、夸張、比喻、諷刺、虛擬、幽默等修飾方法。

8。要注意行文關(guān)系和行文方式，合理使用文種

行文關(guān)系有三種：一是上下級(jí)之間領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系；二是上下級(jí)之間業(yè)務(wù)指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系；三是平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間的關(guān)系。與上述行文關(guān)系相聯(lián)系，根據(jù)不同的行文對(duì)象和工作需要，可以采取不同的行文方式：即上行文、下行文、平行文、聯(lián)合行文及受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)的行文。

文種格式和規(guī)范既是公文的“包裝”，又是公文的規(guī)矩。如何選擇使用適當(dāng)?shù)奈姆N格式是機(jī)關(guān)文字工作中常常遇到的問題。許多同志在文種的選定上不很清楚，這樣在無(wú)形之中弱化了行文目的和中心思想的表達(dá)效果，也使工作帶來(lái)了不便，影響了公文的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性。因此正確選擇文種格式是機(jī)關(guān)文字工作的基本要求。

日常工作中，我們常常遇到一些公文文種格式和規(guī)范錯(cuò)誤（大都是對(duì)文種的用途、使用資格、行文特點(diǎn)及其效力認(rèn)識(shí)不清，概念混淆，選用原則掌握不好所致）。

一是規(guī)范文種中常有“報(bào)告”與“請(qǐng)示”兩者混淆。在運(yùn)用“報(bào)告”與“請(qǐng)示”兩種規(guī)范性公文文種時(shí)，應(yīng)注意兩者的區(qū)別。一般來(lái)講，“報(bào)告”與“請(qǐng)示”有兩個(gè)共同點(diǎn)、四個(gè)不同點(diǎn)。共同點(diǎn)是：（１）兩者都是上行公文，即由下級(jí)向上級(jí)行文。（２）兩者都是用于反映情況。其不同點(diǎn)是（１）“報(bào)告送達(dá)上級(jí)后，上級(jí)可給予批復(fù)，也可以不批復(fù)。但“請(qǐng)示”必須給予批復(fù)或答復(fù)。（２）“報(bào)告”的發(fā)送時(shí)間可以在事情辦理或發(fā)生之前，也可以在辦理之后。但“請(qǐng)示”必須在事情辦理之前。（３）“報(bào)告”可以同時(shí)報(bào)告若干情況或事。但“請(qǐng)示”必須一事一文，否則由于上級(jí)分管的部門不同，多事一文無(wú)法辦理或答復(fù)（用于口頭匯報(bào)用的匯報(bào)稿例外，但事后必須正式行文。）。（４）“報(bào)告”可以向上級(jí)主管部門行文，也可向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人或非主管部門報(bào)告，但“請(qǐng)示”必須向上級(jí)直接主管部門行文。總之，報(bào)告和請(qǐng)示是明顯不同的。千萬(wàn)不能混為一談。否則就會(huì)延時(shí)誤事出問題。（如南陽(yáng)“清官祠”事件。其他原因不講和辦公廳（室）工作不到位是有直接關(guān)系的。南陽(yáng)市委、市政府轉(zhuǎn)發(fā)臥龍區(qū)的一個(gè)報(bào)告，里面加雜請(qǐng)示事項(xiàng)。秘書部門按照辦文規(guī)定，把此件作為一般性報(bào)告分送給了領(lǐng)導(dǎo)，致使沒有一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)批示，釀成重大政治事件，教訓(xùn)十分深刻）。規(guī)范性公文應(yīng)用中，還存在“決議”與“決定”、“通告”與“公告”、“函”與非規(guī)范公文“便函”等概念不清，使用混淆的問題。

二是非規(guī)范文種中常有“講話”與“發(fā)言”兩者混淆。“講話”與“發(fā)言”屬于兩者相近的非正式公文，既有相似之處，也有較大區(qū)別。在機(jī)關(guān)中也常見把兩者混淆起來(lái)的情況。兩者相比，有３個(gè)相同點(diǎn)，有４個(gè)不同點(diǎn)。相同之處：（１）兩者都是口頭表達(dá)的附屬文字材料，有口語(yǔ)的思維和邏輯表達(dá)方式。（２）其使用都是在公開或一定范圍的公開會(huì)場(chǎng)上發(fā)表。（３）在同一個(gè)會(huì)議上兩者都對(duì)同一對(duì)象圍繞一個(gè)共同的主題。其不同點(diǎn)：（１）“講話”是屬于會(huì)議上領(lǐng)導(dǎo)者使用的體裁，而“發(fā)言”則是屬于被領(lǐng)導(dǎo)或其他非領(lǐng)導(dǎo)人使用的體裁。（２）“講話”體現(xiàn)會(huì)議的中心思想，一定意義上講是總體性的，而“發(fā)言”體現(xiàn)的是局部性的。（３）“講話”有下行文的許多特征，“發(fā)言”則有平行文和上行文的特征。特征不同，因而兩者使用的語(yǔ)氣也就不同。（４）體現(xiàn)主題的則重點(diǎn)不同。“講話”一般用于對(duì)一個(gè)事情講應(yīng)當(dāng)做什么，如何去做；而“發(fā)言”一般常用于介紹現(xiàn)有的客觀情況和工作情況，今后怎樣具體做得更好。

三是口頭表達(dá)與書面表達(dá)兩種類別的文種混淆。口頭表達(dá)附屬文字材料與非規(guī)范格式文種常有混淆的情況。這個(gè)問題在日常工作感到并不明顯，但對(duì)工作影響較大，如“匯報(bào)提綱”與“工作報(bào)告”、“報(bào)告”，“講話”與“工作意見”，“發(fā)言提綱”與“工作計(jì)劃”，“談話”與“意見”等都經(jīng)常遇到混淆的情況。兩者混淆的原因主要是概念上的混淆，（１）一般來(lái)講，書面非規(guī)范格式公文具有一定的法定的效力，有較強(qiáng)的約束力、強(qiáng)制性，而口頭表達(dá)文字材料的則不完全具備這些特點(diǎn)，即使是領(lǐng)導(dǎo)人的講話也是如此。但是口頭表達(dá)所用的文字材料在通過(guò)法定辦文程序后，如以“通知”等形式下發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)等等，就具備了一定的法定效力。所以“講話”、“發(fā)言”、“匯報(bào)提綱”以及“信”等格式，是領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中常用的輔助性文體，若使其內(nèi)容、中心思想具有效力，就應(yīng)當(dāng)在公開場(chǎng)合發(fā)表后以正式公文的形式發(fā)布，或者經(jīng)一定形式通過(guò)后發(fā)布。（２）口頭表達(dá)輔助材料與書面公文在寫作的內(nèi)容構(gòu)成上也有不同。一般來(lái)講，口頭表達(dá)材料篇幅較長(zhǎng)一些，客觀具體情況介紹、分析得多一些，思想觀點(diǎn)的論述較系統(tǒng)，所講的內(nèi)容集中重點(diǎn)問題。書面公文，一般來(lái)講具體要求、安排和直接涉及的具體事多一些，理性議論較少。總之，這些區(qū)別是書面材料與口頭表達(dá)的內(nèi)在要求不同而不同。

四是法定規(guī)范性公文常有的標(biāo)題錯(cuò)誤。公文標(biāo)題由三部分組成，即由“機(jī)關(guān)規(guī)范簡(jiǎn)稱、事由（主要內(nèi)容）和文種”三要素組成。常見錯(cuò)誤有：（１）不分條件省略機(jī)關(guān)名稱。一些內(nèi)容重要的決定、公告、通知等文種，不可省略機(jī)關(guān)名稱。（２）事由概括不清，題意不鮮明，有的省略不當(dāng)，產(chǎn)生歧義。（３）自造文種，用“意見”、“安排”、“規(guī)劃”、“情況”、“匯報(bào)”等非規(guī)范文件名稱直接當(dāng)做法定規(guī)范性文件的文種。（４）書名號(hào)使用不當(dāng)。除法律法規(guī)性文件名稱外，其它文件名稱在公文標(biāo)題中不用書名號(hào)，也不用其它標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。但是違反這種規(guī)范的錯(cuò)誤較為常見，如《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈×××××通知〉的通知》，就屬這種類型。

五是落款、時(shí)間、編號(hào)等規(guī)范錯(cuò)誤。例如，單位名稱落款和時(shí)間落款錯(cuò)誤。單位落款錯(cuò)誤常出現(xiàn)在正式格式公文之中，也就是常見的紅頭文件中。有許多同志起草法定公文時(shí)，都在題目上寫明單位全稱，還要把本單位的全名稱落在最后一頁(yè)的右下方，然后再注明時(shí)間，最后再加蓋機(jī)關(guān)公章。一般的來(lái)講，只要文頭已注明單位文件或單位名稱的，文件的內(nèi)容除非十分嚴(yán)肅、莊重，正文最后就不必再落款，直接加蓋公章即可。再一種單位名稱和時(shí)間落款錯(cuò)誤是出現(xiàn)在會(huì)議講話稿、發(fā)言稿中。其錯(cuò)誤表現(xiàn)在兩個(gè)方面。一個(gè)是落款時(shí)間沒有按國(guó)家規(guī)定用阿拉伯?dāng)?shù)字，并且加上括號(hào)，而是仍沿用過(guò)去的漢字寫法，不加括號(hào)。另一個(gè)是名稱落款和時(shí)間先后順序不對(duì)，不是在標(biāo)題下面先落款，再寫時(shí)間，而是順序反了，或者標(biāo)題下面落一個(gè)，文章最后再落一個(gè)。行文編號(hào)，有的紅頭文件編號(hào)里加了“函”、“第”等字樣，也屬不當(dāng)。

六是報(bào)、送文的概念和要求把握不準(zhǔn)，確定不當(dāng)。應(yīng)注意區(qū)別開主送、發(fā)送，抄送、抄報(bào)有什么不同。（１）主送，公文的主送單位即該公文的主要受理單位，一般在公文正文之首，即抬頭稱謂。按照格式規(guī)定，在文首不寫抬頭稱謂的公文，如命令、決定等等，主送單位放在文尾。“主送”放在文尾時(shí)，習(xí)慣上使用“發(fā)送”或“發(fā)”，也可寫“主送”。“主送”與“發(fā)送”無(wú)實(shí)質(zhì)性區(qū)別。（２）抄送，在向主送單位發(fā)文的同時(shí)，向不相隸屬的有關(guān)單位發(fā)文，稱抄送。抄送有三種情況：一是上行文抄送有關(guān)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)，二是下行文抄不相隸屬機(jī)關(guān)，三是向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文抄送該下級(jí)機(jī)關(guān)的另一上級(jí)機(jī)關(guān)。（３）抄報(bào)，向非主送的上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)文稱抄報(bào)。抄報(bào)有兩種情況：一是下行文需報(bào)請(qǐng)上級(jí)了解掌握的公文，二是受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向一上級(jí)機(jī)關(guān)行文的同時(shí)向另一非主報(bào)機(jī)關(guān)行文時(shí)用抄報(bào)。（４）報(bào)送書寫的順序是先報(bào)后送。

9。文字要精確、簡(jiǎn)練、樸實(shí)、莊重和規(guī)范

公文的思想內(nèi)容，經(jīng)過(guò)一系列組織安排，最后都要通過(guò)語(yǔ)言表達(dá)出來(lái)。要確保公文質(zhì)量，一定要重視語(yǔ)言的提煉，在文字方面狠下功夫。

一是要精確。遣詞造句要恰當(dāng)、周密、明確，盡量少使用基本、幾乎、不少、絕大多數(shù)等模精語(yǔ)言，做到觀點(diǎn)鮮明、是非清楚、褒貶分明、揚(yáng)棄適度。如毛澤東同志在1949年4月21日撰寫的《向全國(guó)進(jìn)軍的命令》一文中寫道：“奮勇前進(jìn)，堅(jiān)決、徹底、干凈、全部地殲滅中國(guó)境內(nèi)一切敢于抵抗的國(guó)民黨反動(dòng)派。”這里用了四個(gè)詞來(lái)修飾“殲滅”這個(gè)動(dòng)詞。“堅(jiān)決”表達(dá)了殲敵的決心；“徹底”表達(dá)了殲敵的程度；“干凈”表達(dá)了殲敵的的標(biāo)準(zhǔn)；“全部”表達(dá)了殲敵的范圍。四個(gè)詞表達(dá)了殲敵的全部意義，用法貼切完整，讀來(lái)氣勢(shì)恢宏，語(yǔ)氣堅(jiān)定，令人振奮，由此可見主席練字功夫之深。公文的語(yǔ)言有自身的特殊要求，而且其自身的語(yǔ)體要求比較明顯，如同樣是表現(xiàn)不允許的意思，“不得”、“不準(zhǔn)”、“嚴(yán)禁”存在著明顯的差別，語(yǔ)氣的輕重也不相同，必須將它們細(xì)加區(qū)分。同時(shí)，公文的語(yǔ)言要考慮到文體、文體的服務(wù)對(duì)象、含義等的多重影響，要使語(yǔ)言所表達(dá)的意思準(zhǔn)確、全面、不留漏洞。如有的教育部門在下達(dá)關(guān)于加強(qiáng)校園秩序管理的通告的時(shí)候，有“上課期間不準(zhǔn)學(xué)生在校園走動(dòng)”的句子，這一句子在表意上是存在嚴(yán)重問題的，試想，如果學(xué)生在體育課上不走動(dòng)，那么體育課又如何鍛煉學(xué)生的運(yùn)動(dòng)技能呢?所以，不能隨意、亂用詞匯，諸如“上課不許說(shuō)話”、“不該收的禮堅(jiān)決不收”之類，還有“對(duì)發(fā)現(xiàn)使用上述無(wú)效證件者，請(qǐng)扣留交我局”。這里，到底扣留誰(shuí)，是扣留“發(fā)現(xiàn)者”還是“使用者”，由于語(yǔ)言表述有問題，則使這里鬧出了笑話，其實(shí)只須將句中的“對(duì)”字去掉即可。

二是要簡(jiǎn)練。開門見山，簡(jiǎn)明扼要，別拖泥帶水。要大力提倡寫短文，在“文字精煉”、“篇幅短小”上下功夫，努力用最少的文字表達(dá)盡可能多的意思。山不在高，有仙則名。言不在多，達(dá)意則靈。要語(yǔ)不煩，字字珠璣，簡(jiǎn)練有力，自然使人愉悅；冗詞贅語(yǔ)，嘮嘮叨叨，不得要領(lǐng)，怎不令人生煩？劉勰（協(xié)）言道：“緣學(xué)在博，取事資約。”文學(xué)大師林語(yǔ)堂說(shuō)：“紳士的演說(shuō)應(yīng)該象女人穿的迷你裙，越短越好。”為文者大多倡導(dǎo)、力求精簡(jiǎn)，多數(shù)人都是喜短不喜長(zhǎng)的。古今中外，概莫屬外。先說(shuō)古代——明朝初年刑部尚書茹太素向洪武皇帝朱元璋奏事，寫了一萬(wàn)七千字。朱元璋叫中書郎王敏讀給他聽，讀到過(guò)半還未談到正題，朱皇帝龍顏大怒，訓(xùn)斥并讓人狠揍了他一頓。第二天又叫人接著讀，讀到最后的五百字才知道他要講的正事。這就是說(shuō)前面一萬(wàn)六千五百字全是廢話。此后，下令，凡上書者均照后五百字的格式來(lái)寫，違者論罪。此事載于明史，絕非虛構(gòu)。賈島、韓愈“鳥宿池邊樹，僧敲月下門”的“推敲”故事，也已成為精心琢磨用字的典故。大家琢磨一下“推敲”二字：一個(gè)是孤寂之意，一個(gè)是幽靜之美；一個(gè)是莽撞闖入，一個(gè)是禮貌拜訪；一個(gè)是音節(jié)阻滯，一個(gè)是音節(jié)響亮，給人的感覺絕對(duì)是不一樣的。杜甫有個(gè)名句“朱門酒肉臭，路有凍死骨”，兩句10字，就把階級(jí)矛盾深刻地揭露出來(lái)了。詩(shī)仙李白《早發(fā)白帝城》中云“兩岸猿聲啼不住，輕舟已過(guò)萬(wàn)重山”，兩句14個(gè)字，就把三峽兩岸崇山峻嶺的秀美景色、長(zhǎng)江的急流及個(gè)人的心情都寫出來(lái)了。劉邦《大風(fēng)歌》只四句，荊軻《易水歌》僅兩句（風(fēng)蕭蕭兮易水寒，壯士一去兮不復(fù)還！），陳子昂《登幽州臺(tái)歌》僅有四句（前不見古人，后不見來(lái)者。念天地之悠悠，獨(dú)愴然而涕下。)，但都?jí)褢鸭ち遥Z(yǔ)短意長(zhǎng)。蘇轍作《六國(guó)論》，總結(jié)六國(guó)滅亡的教訓(xùn)，也僅用了600來(lái)字。所以，煉字就是要?jiǎng)h繁就簡(jiǎn)，選詞就是要有高度概括性，這樣才能做到簡(jiǎn)煉。以上說(shuō)了這么多，無(wú)意讓大家都去當(dāng)詩(shī)人、騷客，而只是想說(shuō)明一詞一語(yǔ)如果用得好、煉得精，往往會(huì)使全篇生輝。公文語(yǔ)言雖不能如文學(xué)作品那樣“為求一字穩(wěn)，耐得半宵寒”、“兩句三年得，一呤雙淚流”，達(dá)到“語(yǔ)不驚人死不休”的地步，但也要嚴(yán)格錘煉，惜墨如金，努力做到“一字入公文，九牛拉不出”，必須有的內(nèi)容一個(gè)字不能少，無(wú)關(guān)的內(nèi)容半個(gè)字不能多。再說(shuō)當(dāng)代——現(xiàn)在國(guó)際上通行領(lǐng)導(dǎo)者人站著講話，為什么？就是讓人講得少講、短一些、精一些，不講廢話。周總理四屆人大會(huì)議的報(bào)告，因總理身體有恙，毛主席指定小平同志負(fù)責(zé)組織起草，要求不超過(guò)5000字，小平同志認(rèn)真照辦。5000字不也很管用嗎？黨的十五大報(bào)告中的第一部分“世紀(jì)之交的回顧與展望”，只用了四個(gè)自然段，通過(guò)“三個(gè)偉人”、“三次巨變”的高度概括，便把自鴉片戰(zhàn)爭(zhēng)以來(lái)中國(guó)一個(gè)半世紀(jì)的社會(huì)歷史進(jìn)程簡(jiǎn)述得十分清楚，極富內(nèi)涵。黨的十六大報(bào)告通過(guò)八個(gè)成就、十條經(jīng)驗(yàn)，便把十五大以來(lái)的五年及江總書記在位的13年的工作總結(jié)得一清二楚。在起草十六大報(bào)告時(shí)，江澤民同志強(qiáng)調(diào)，是政治報(bào)告，要抓住重點(diǎn)，切中要害，講大的方針、政策和原則，要下決心精簡(jiǎn)文字。有人提出對(duì)13年的成就的評(píng)價(jià)應(yīng)有分量，建議用“幾個(gè)最”，有人提出用“幾個(gè)新”。起草組經(jīng)過(guò)認(rèn)真斟酌，用“三個(gè)時(shí)期”（即：綜合國(guó)力大幅度躍升、人民得到實(shí)惠最多的時(shí)期，社會(huì)長(zhǎng)期保持安定團(tuán)結(jié)、政通人和的時(shí)期，國(guó)際影響顯著擴(kuò)大、民族凝聚力極大增強(qiáng)的時(shí)期。）對(duì)13年的歷程作出恰如其分的評(píng)價(jià)。十六大報(bào)告還把全面建設(shè)小康社會(huì)概括為６個(gè)“更加”（經(jīng)濟(jì)更加發(fā)展、民主更加健全、科教更加進(jìn)步、文化更加繁榮、社會(huì)更加和諧、人民生活更加殷實(shí)），６句話３６個(gè)字，就描繪出一幅新世紀(jì)前２０年宏偉藍(lán)圖，可以說(shuō)是公文“要言不繁”的典范。三說(shuō)國(guó)外——能文者惜墨，善辯者寡言。國(guó)外也這么認(rèn)為。恩格斯在馬克思墓前的演說(shuō)只有1260字；列寧在馬克思、恩格斯紀(jì)念碑揭幕典禮上的講話只有552字；斯大林在1941年7月3日發(fā)表的反對(duì)法西斯德國(guó)入侵的重要廣播演說(shuō)只有3800字；羅斯福的總統(tǒng)就職演說(shuō)僅有985字；最短的總統(tǒng)就職演說(shuō)是1793年華盛頓的演說(shuō)，僅135字；林肯著名的葛提斯堡演說(shuō)只有10個(gè)句子。他的演講重點(diǎn)突出，一氣呵成，僅600多字的演講辭，從上臺(tái)到下臺(tái)還不到三分鐘，卻贏得了15000名聽眾經(jīng)久不息的掌聲，并轟動(dòng)了全國(guó)；1984年7月17日，37歲的法國(guó)新總理洛朗·法比尤斯發(fā)表的演說(shuō)，更是短得出奇，只有兩句：“新政府的任務(wù)是國(guó)家現(xiàn)代化，團(tuán)結(jié)法國(guó)人民。為此要求大家保持平靜和表現(xiàn)出決心。謝謝大家。”有人曾問美國(guó)第28任總統(tǒng)伍德羅·威爾遜：“準(zhǔn)備一份10分鐘的講稿，得花多少時(shí)間？”他答道：“兩個(gè)星期。”“那準(zhǔn)備一小時(shí)的講稿呢？”“一個(gè)星期。”“如果是兩個(gè)小時(shí)的講稿呢？”“不用準(zhǔn)備，馬上就可以講。”所以，簡(jiǎn)短不是一味求短，而是深思熟慮、高度概括的結(jié)果，是要下苦功夫才能做到的。

三是要樸實(shí)。公文不同于小說(shuō)、戲劇、詩(shī)歌、散文等文學(xué)語(yǔ)體。文藝作品主要是塑造形象，因而是靠形象性很強(qiáng)、情感性很重的語(yǔ)言去感染讀者。而公文具有實(shí)用價(jià)值，必須直接曉之以理，告之以規(guī)，使人們明于行止。所以，語(yǔ)言要平和實(shí)在，質(zhì)樸無(wú)華，通俗易懂，敘事求實(shí)，論理有據(jù)，不夸張，不掩飾，不用冷僻字，不拐彎抹角，不追求華麗詞藻，不能照搬文藝作品的語(yǔ)言，更不能說(shuō)大話、套話和空話。

四是要莊重。公文是機(jī)關(guān)行使權(quán)力的工具，具有法定效力。特別那些指示性、法規(guī)性公文，更具有強(qiáng)制執(zhí)行的約束力，它所表達(dá)的意圖，是要有關(guān)組織、個(gè)人去遵循、執(zhí)行、辦理的，可以說(shuō)沒有商量的余地。所以，公文的語(yǔ)言要鄭重、嚴(yán)肅，有氣派，不輕浮，不俗氣，說(shuō)一不二。現(xiàn)在公文語(yǔ)言運(yùn)用常見錯(cuò)誤之一就是語(yǔ)體錯(cuò)誤。語(yǔ)體即“語(yǔ)用環(huán)境”。公文的語(yǔ)體，即各級(jí)機(jī)關(guān)、單位在運(yùn)用公文進(jìn)行交際時(shí)必須依賴的一定的環(huán)境。同樣意義的詞匯，在不同的場(chǎng)合中運(yùn)用往往表現(xiàn)出不同的含義、不同的感情色彩。如《中共中央關(guān)于接受宋慶齡同志為中國(guó)共產(chǎn)黨正式黨員的決定》中寫道：“她一貫是共產(chǎn)黨的最親密的戰(zhàn)友，是中國(guó)各族人民包括臺(tái)灣同胞和海外僑胞衷心敬愛的領(lǐng)袖之一，是愛國(guó)主義、民主主義、國(guó)際主義和共產(chǎn)主義的偉大戰(zhàn)士，是保衛(wèi)世界和平事業(yè)的久經(jīng)考驗(yàn)的前驅(qū)，是全體中國(guó)少年兒童的慈愛的祖母……。”假如將其中的“同胞”改為“兄弟”、“戰(zhàn)士”改為“闖將”、“祖母”改為“奶奶”，也許詞的意義本質(zhì)沒有多大區(qū)別，但用在該份決定中顯然失其莊重，是錯(cuò)誤的。一般來(lái)講，指示性公文語(yǔ)言要嚴(yán)肅；法規(guī)性公文語(yǔ)言要嚴(yán)謹(jǐn)；計(jì)劃性公文語(yǔ)言要嚴(yán)密；表彰性公文語(yǔ)言應(yīng)熱情穩(wěn)慎；懲戒性公文語(yǔ)言應(yīng)義下辭嚴(yán)。對(duì)上行文語(yǔ)言應(yīng)尊重但不討好；對(duì)下行文語(yǔ)言應(yīng)謙和但不失度； 對(duì)平行機(jī)關(guān)行文語(yǔ)言應(yīng)誠(chéng)懇不命令。對(duì)上匯報(bào)情況不要講大道理；對(duì)下布置工作不可過(guò)于原則。對(duì)外行文注意語(yǔ)言委婉；對(duì)內(nèi)行文禁忌語(yǔ)言粗俗。

五是要規(guī)范。規(guī)范能保證公文的莊重性，促進(jìn)公文的準(zhǔn)確性，提高工作效率。要遵守語(yǔ)法規(guī)則，使用規(guī)范化語(yǔ)言。要使用書面語(yǔ)言，不用口語(yǔ)、方言，以免使公文語(yǔ)言拖沓松散。不能使用半文半白的句子，不得用中外文參雜行文，不得生造詞語(yǔ)和濫用簡(jiǎn)稱（如空干招待所、白開辦等，有的還含有黃色成分，“百開辦”——百萬(wàn)畝良田開發(fā)辦公室等，很不嚴(yán)肅）。現(xiàn)在社會(huì)在上存在用語(yǔ)、用字不規(guī)范的現(xiàn)象，要防止這種現(xiàn)象在公文語(yǔ)言中出現(xiàn)（例如：（1）隨便使用外來(lái)詞語(yǔ)。眼下已有流行之勢(shì)的“寫真”、“空港”、“手袋”、“鐳射”等，漢語(yǔ)中已有內(nèi)容相同的現(xiàn)成詞語(yǔ)“照相”、“機(jī)場(chǎng)”、“手提包”、“激光”，再用外來(lái)語(yǔ)，既無(wú)必要，也無(wú)好處。如空港，可能會(huì)被人理解成“無(wú)船停泊的港口”，而手袋在日語(yǔ)中是指手套。有些店家不知道“激光”是意譯外來(lái)詞，“鐳射”是音譯外來(lái)詞，兩者所指本為一物，竟然打出“供應(yīng)激光鐳射唱片”的廣告，豈不是疊床架屋，令人好笑嗎？（2）隨意使用新詞語(yǔ)。語(yǔ)言是活的，新造詞語(yǔ)或新出現(xiàn)的說(shuō)法總是層出不窮的，有些也很有生命力。如新出現(xiàn)的“爽”、“酷”、“帥呆”、“作秀”、“發(fā)燒”、“搞定”、“壞菜”、“碼字兒”、“沒商量”等等，文學(xué)作品或游戲場(chǎng)合使用這些詞語(yǔ)無(wú)可厚非，但公文中使用這些時(shí)髦的東西，顯然是不行的。又如“抓手”，中央文件中從未出現(xiàn)過(guò)。還有一些網(wǎng)絡(luò)詞語(yǔ)，如“MM”是指美媚、妹妹，“GG”指哥哥，“青蛙”指丑男，“恐龍”指丑女，:）表示高興等等，五花八門，不熟悉網(wǎng)絡(luò)生活的人簡(jiǎn)直是丈二和尚摸不著頭腦。這類特殊用語(yǔ)絕對(duì)不能寫入公文。）。要使用一些公文專用或慣用語(yǔ)，達(dá)到“文約事豐”的目的。如公文開頭用語(yǔ)的根據(jù)、遵照、現(xiàn)將等，詢問用語(yǔ)的當(dāng)否、要否、是否要行如無(wú)不要等，表態(tài)用語(yǔ)的同意、批準(zhǔn)、原則批準(zhǔn)、基本同意等，結(jié)尾用語(yǔ)的此復(fù)、特此報(bào)告、請(qǐng)指示等，這些詞語(yǔ)既能體現(xiàn)公文特點(diǎn)，又很方便適用。起草公文時(shí)要根據(jù)情況適當(dāng)使用。如請(qǐng)示中一般不用“速”，函的語(yǔ)言要委婉、謙和，求人辦事自己不能“決定”等等。

六是要生動(dòng)。公文強(qiáng)調(diào)規(guī)范，更需要生動(dòng)。“公文不是無(wú)情物”，不能成為千篇一律、沉悶呆板的八股文，或演變?yōu)樘自掃B篇、浮光掠影的官場(chǎng)應(yīng)景文章；不能擺出一副冰冷的面孔，拒人于千里之外。把公文寫得生動(dòng)活潑一些，是毛澤東同志的一貫主張。在《工作方法六十條》中，他還強(qiáng)調(diào)指出：“文章和文件都應(yīng)當(dāng)具有這樣三種性質(zhì)：準(zhǔn)確性、鮮明性、生動(dòng)性。”把生動(dòng)性提到了一個(gè)很高的地位來(lái)認(rèn)識(shí)。他在《反對(duì)黨八股》一方中，把“語(yǔ)言無(wú)味”作為黨八股的罪狀之一加以聲討，指出：“顛來(lái)倒去，總是么幾個(gè)名詞，一套‘學(xué)生腔’，沒有一點(diǎn)生動(dòng)活潑的語(yǔ)言，這豈不是語(yǔ)言無(wú)味，面目可憎，像個(gè)癟三么？”１９５８年，他在看到一份寫得很差的文件后，尖銳地批示道：“此事我講了一萬(wàn)次了，依然紋風(fēng)不動(dòng)，靈臺(tái)如花崗之巖，筆下如玄冰之凍。哪一年稍稍松動(dòng)一下，使讀者感覺有些春意，因而免于早上天堂，略為延長(zhǎng)一年兩年壽命呢！”他還身體力行，為我們寫下了大量極其生動(dòng)的公文范例。如他在黨的七大的閉幕詞中，不落俗套，別具一格，講了一個(gè)愚公移山的故事，相比今天的開幕詞、閉幕詞，簡(jiǎn)直不可思議。在《湖南農(nóng)民運(yùn)動(dòng)考察報(bào)告》中寫道：“很短的時(shí)間內(nèi)，將有幾萬(wàn)萬(wàn)農(nóng)民從中國(guó)中部、南部和北部各省起來(lái)，其勢(shì)如暴風(fēng)驟雨，迅猛異常，無(wú)論什么大的力量都?jí)阂植蛔　Ｋ麄儗_決一切束縛他們的羅網(wǎng)，朝著解放的路上迅跑。”這段文字運(yùn)用比喻辭格（以暴風(fēng)驟雨作喻體），形象而生動(dòng)地說(shuō)明了中國(guó)農(nóng)民運(yùn)動(dòng)崛起的態(tài)勢(shì)和發(fā)展方向，描繪了一幅絢麗多姿的農(nóng)民運(yùn)動(dòng)的歷史畫卷。此外，文中“迅猛”、“壓抑”、“沖決”、“迅跑”等一系列形象化詞語(yǔ)的運(yùn)用，極大地增強(qiáng)了行文的生動(dòng)色彩。再如毛主席寫的《敦促杜聿明等投降書》，通篇采用面談形式，表達(dá)形式很新，風(fēng)格獨(dú)特，給人以別開生面之感。如：“你們想突圍嗎？四面八方都是解放軍，怎么突得出去呢？你們這幾天試著突圍，有什么結(jié)果呢？……你們想一想吧！如果你們覺得這樣好，就這樣辦。如果你們還想打下去，那就再打一下，總歸你們是要被解決的。”顯然，這樣表達(dá)，生動(dòng)、明快、犀利，耐人尋味，如果用書面語(yǔ)言，不僅與促降書的題旨和情境不相協(xié)調(diào)，而且會(huì)使行文黯然失色，達(dá)不到應(yīng)有的效果。又如毛主席在政協(xié)第一屆全體會(huì)議上的開幕詞，其結(jié)尾是：“讓那些內(nèi)外反動(dòng)派在我們面前發(fā)抖罷，讓他們說(shuō)我們這也不行那也不行罷，中國(guó)人民的不屈不撓的努力必將穩(wěn)步地達(dá)到自己的目的。”這番話何等清脆響亮、慷慨激昂，恰如黃鐘大呂之聲，三日繞梁不絕，言盡而意無(wú)窮，充分顯示了站起來(lái)的中國(guó)人民的革命英雄氣概！我們要認(rèn)真地體會(huì)、研究和學(xué)習(xí)，努力提高公文寫作的品位，以更好地發(fā)揮公文的效能。很多人認(rèn)為，公文寫作很機(jī)械，沒有創(chuàng)造性，更難生動(dòng)性，其實(shí)不然。公文和其它文章的寫作一樣，每個(gè)環(huán)節(jié)都體現(xiàn)著創(chuàng)造性。特別是立意和語(yǔ)言，既要有對(duì)政策的準(zhǔn)確把握和體現(xiàn)，又要有創(chuàng)見，還要有精辟、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼Z(yǔ)言表達(dá)，其中處心孤詣的運(yùn)作，無(wú)不是創(chuàng)造性的極大發(fā)揮。創(chuàng)造性體現(xiàn)出來(lái)了，生動(dòng)性自然也就脫穎而出了。

以上說(shuō)了這么多，不大好記。其實(shí)在公文起草方面可以把握住12個(gè)字：即“求高、求實(shí)、求準(zhǔn)、求短、求快、求精”，就行了。

四、公文修改

公文草就之后，須一絲不茍、字斟句酌地搞好修改。因?yàn)橐槐閷懗龅母遄油鶃?lái)不及仔細(xì)推敲，難免有這樣那樣的毛病。不少問題是在修改中發(fā)現(xiàn)和訂正的，不少內(nèi)容是在修改中充實(shí)和完善的。即使起草時(shí)字斟句酌，也畢竟只是一時(shí)之功力，一人之智慧，仍要進(jìn)行反復(fù)修改。只有反復(fù)推敲，精雕細(xì)刻，才能成為精品。正如古人所言：“玉不琢，不成器。”“文字頻改，工夫自出”。修改一遍，就會(huì)有一次提高。有人說(shuō)：“一成文章半成改”，有的甚至說(shuō)“好文章是改出來(lái)的”，可見修改在寫作中的重要作用。那種“老子的文章天下第一，誰(shuí)也動(dòng)不得”和“改我一字，男盜女娼”的態(tài)度，是極其錯(cuò)誤的，可以說(shuō)是狂妄自負(fù)、淺薄無(wú)知。很多名人都很注重文章修改。曹雪芹著《紅樓夢(mèng)》曾“披閱十載”、“增刪五次”；列夫·托爾斯泰一部《戰(zhàn)爭(zhēng)與和平》竟然重寫了8 遍！至于白居易作詩(shī)后先讀給老嫗（音雨）聽、征求老太太的意見啦，歐陽(yáng)修把稿子掛在墻上邊讀邊改折騰不少日子啦，人們都耳熟能詳了。我們的古人在語(yǔ)言藝術(shù)上非常注重“煉字”，主張“意勝”，要求做到“平字見奇，常字見險(xiǎn)，陳字見新，樸字見色”。越是名家，越不肯放過(guò)對(duì)自己語(yǔ)言的鑄煉。王安石在《泊船瓜洲》一詩(shī)中云：“京口瓜洲一水間，鐘山只隔數(shù)重山。春風(fēng)又綠江南岸，明月何時(shí)照我還？”其中“春風(fēng)又綠江南岸”一句，先用“到”字，再用“過(guò)”字，又換“入”、“滿”等10余字，最后才選定為“綠”字。一個(gè)“綠”字使春風(fēng)有了顏色。還有“紅杏枝頭春意鬧”一句，一個(gè)“鬧”字動(dòng)感十足，據(jù)說(shuō)也是經(jīng)過(guò)多次改動(dòng)才定下來(lái)的。其實(shí)“綠”字也好，“鬧”字也罷，好處就在于準(zhǔn)確、鮮明、生動(dòng)，在人們面前呈現(xiàn)出一幅春的畫卷，動(dòng)態(tài)地刻劃了春天蓬勃、盎然的生機(jī)，而其它的字就沒有這個(gè)效果。偉大領(lǐng)袖毛主席不但是舉世公認(rèn)的政治家、革命家、軍事家、思想家，還是一位曠世少有的文學(xué)巨匠和語(yǔ)言大師，他特別注重文章的修改。他的七律《登廬山》“一山飛峙大江邊，躍上蔥蘢四百旋。冷眼向洋看世界，熱風(fēng)吹雨灑江天。云橫九派浮黃鶴，浪下三吳起白煙。陶令不知何處去，桃花園里可耕田。”它的開頭開始用的是“盤”字，發(fā)表時(shí)主席改為“旋”。既與出句“飛”相呼應(yīng)，“旋”更突出動(dòng)態(tài)，“四百旋”比“四百盤”生動(dòng)多了，更把廬山寫活了。他老人家的七律《送瘟神》：“紅雨隨心翻作浪，青山著意化為橋”兩句，原來(lái)是“紅雨無(wú)心翻作浪，青山有意化為橋”，將“無(wú)心”改為“隨心”，突出“紅雨”所象征的時(shí)代；將“有意”改為“著意”，顯得更深刻生動(dòng)有力。還有“不周山下紅旗亂”一句的“亂”字，都是深思熟慮的結(jié)晶，和剛才說(shuō)過(guò)的“綠”字、“鬧”字一樣，均屬卓絕千古之字。這些，都值得我們認(rèn)真學(xué)習(xí)。

修改的范圍大概有四：一是修改觀點(diǎn)，二是修改材料，三是修改結(jié)構(gòu)，四是修改語(yǔ)言。具體要求不再細(xì)說(shuō)，這里簡(jiǎn)單介紹一下修改的主要方法。

1。審閱修改法。初稿完成后，起草者本人應(yīng)從頭至尾進(jìn)行審閱，從字到詞，從詞到句，從句到段，到全篇的結(jié)構(gòu)布局，發(fā)現(xiàn)問題，留下標(biāo)記，全部閱完，再回過(guò)頭來(lái)認(rèn)真細(xì)致地修改。

2。通讀修改法。通過(guò)朗讀，發(fā)現(xiàn)文中語(yǔ)句不通暢、銜接不緊密、表達(dá)不清晰及缺詞丟字等方面的毛病。

3。冷藏修改法。就是稿子寫出后，先放一放，等頭腦冷靜、思維清晰之后，再拿出來(lái)“復(fù)看”。這時(shí)，有些毛病不需別人指點(diǎn)，自己能很快發(fā)現(xiàn)。這個(gè)方法實(shí)踐證明是有效的，缺點(diǎn)是對(duì)較急文稿不太適用。

4。討論修改法。這是一種集體的方式。主要是對(duì)一些內(nèi)容復(fù)雜、事關(guān)重大的公文，組織有用關(guān)人員碰頭、討論，提出意見，然后由起草人匯集大家的意見，進(jìn)行必要的修改。

5。特邀修改法。一些政策性強(qiáng)、業(yè)務(wù)難度大的公文，可邀請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、權(quán)威人士進(jìn)行把關(guān)，使公文更加可靠、科學(xué)、準(zhǔn)確。

五、公文校核

公文校核是在公文審批和發(fā)印前由辦公廳（室）所進(jìn)行的校正、修改、加工和核對(duì)工作。它是公文自然的延伸，是公文處理地程中的一個(gè)不可缺少的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，是公文發(fā)出前的最后一道工序，是辦公室的一項(xiàng)重要任務(wù)。它的作用是：對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策起著參謀助手作用，對(duì)行文要求起著保證作用，對(duì)公文內(nèi)容起著把關(guān)作用，對(duì)公文涉及事項(xiàng)起著協(xié)調(diào)作用。不少問題是在校核中發(fā)現(xiàn)和訂正的，不少內(nèi)容是在校核中充實(shí)和完善的，不經(jīng)過(guò)認(rèn)真校核的公文的不可能成為“精品”。無(wú)論是黨委自身制發(fā)的公文，還是印發(fā)、批轉(zhuǎn)有關(guān)部門的公文，都代表著一級(jí)黨委的聲音和形象，所以，校核工作必須嚴(yán)肅認(rèn)真、一絲不茍地進(jìn)行。

校核工作內(nèi)容也比較多，重點(diǎn)要遵循“四項(xiàng)原則”，使用“五種方法”，把好“八個(gè)關(guān)口”。

第一，要遵循“四項(xiàng)原則”：

（1）依據(jù)原則（最高依據(jù)—國(guó)家法律和黨的政策；基本依據(jù)—行文機(jī)關(guān)的意圖；參照依據(jù)—本機(jī)關(guān)過(guò)去 規(guī)定和有關(guān)部門的相關(guān)規(guī)定。）

（2）質(zhì)量原則（一是校核工作本身要講究質(zhì)量，提高工作水平，增強(qiáng)工作的有效性；二是公文要講究質(zhì)量，高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求，對(duì)已起草的公文進(jìn)行“質(zhì)量檢驗(yàn)”，橫挑鼻子豎挑眼，不達(dá)標(biāo)準(zhǔn)不出手，務(wù)求經(jīng)過(guò)校核的公文都成為精品。）

（3）效率原則（縮短校核時(shí)間，急件校核符合時(shí)間要求，文件辦結(jié)率高）。

（4）精簡(jiǎn)原則（少發(fā)文，發(fā)短文）。

第二，要使用“五種方法”：

（1）討論法。科學(xué)確定討論題目，審慎確定討論人員，正確選定討論形式。

（2）協(xié)調(diào)法。通過(guò)書面、電話、上門、請(qǐng)來(lái)、座談等形式，就公文內(nèi)容涉及的事項(xiàng)同有關(guān)部門進(jìn)行協(xié)商。

（3）論證法。通過(guò)演繹、比較、假設(shè)論證，證明公文觀點(diǎn)的正確性、內(nèi)容的準(zhǔn)確性、材料的真實(shí)性和主旨和鮮明性。

（4）借助法。借助行家、專家和有關(guān)方面的力量，請(qǐng)他們協(xié)助校核。

（5）上交法。就是矛盾上交，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)裁定。公文校核本身不是決策，是為領(lǐng)導(dǎo)決策所作的準(zhǔn)備。校核人員只有提供情況、文字修改和參考意見權(quán)，決策權(quán)在行文機(jī)關(guān)。校核既要大膽，敢于提出問題，又不能代替領(lǐng)導(dǎo)決定問題。上交時(shí)要把矛盾擺清楚，情況說(shuō)明白，對(duì)公文中存在的主要總是 發(fā)出后可能出現(xiàn)的后果，新公文與以往公文的矛盾之處，有關(guān)部門的不同意見及理由，協(xié)調(diào)的情況，修改建議及理由等，都要有所交待。這樣，領(lǐng)導(dǎo)才能及時(shí)地正確地果斷地下決心。

第三，要把好“八個(gè)關(guān)口”：

一是要嚴(yán)把發(fā)文關(guān)。發(fā)文是組織開展工作的一種必不可少的手段，實(shí)際工作中需要的公文非發(fā)不可；但公文過(guò)多過(guò)濫，就會(huì)助長(zhǎng)空談，助長(zhǎng)形式主義，下僅增加了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的工作負(fù)擔(dān)，也容易使執(zhí)行者產(chǎn)生逆反心理，影響公文的權(quán)威性，以至貽誤工作。校核是解決“文山”困擾的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)和有力措施，要通過(guò)校核做到少發(fā)文，可發(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，重復(fù)的公文不發(fā)，該部門發(fā)的公文上級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)不發(fā)，不成熟的公文暫時(shí)不發(fā)，并盡量減少黨政聯(lián)合行文（以免使黨委管了政府的工作，也不便于人大監(jiān)督）。在核文中要敢于堅(jiān)持原則，對(duì)那些不應(yīng)該發(fā)或應(yīng)降格發(fā)的公文，要大膽提出不發(fā)或降格的建議，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好控文、減文工作。當(dāng)然，這樣做很難，控、減一件公文往往比多發(fā)一件公文更花費(fèi)精力，有時(shí)還常常鬧誤會(huì)、傷感情，弄得不亦悅乎。但職責(zé)要求我們協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)控文、減文，我們就不能怕得罪人。要多做解釋工作，講清道理，爭(zhēng)取部門領(lǐng)導(dǎo)同志的諒解。（現(xiàn)在，減文的措施已不少，如：領(lǐng)導(dǎo)講話一般不發(fā)文件；充分運(yùn)用明電、密電等現(xiàn)代傳媒，會(huì)議通知用電報(bào)、電話，工作經(jīng)驗(yàn)、報(bào)告等通過(guò)報(bào)紙刊物登載等。）要發(fā)短發(fā)。核文時(shí)，把一切與主題無(wú)關(guān)的內(nèi)容、材料和論述統(tǒng)統(tǒng)刪去，即使這些材料，論點(diǎn)很精彩，也要忍痛割愛。穿鞋戴帽的話、修飾描述的話、過(guò)場(chǎng)話、客套話等，對(duì)公文是個(gè)累贅，也要盡量刪減。合并同類項(xiàng)，能一句話說(shuō)清的不說(shuō)兩句。為文者大多倡導(dǎo)、力求精簡(jiǎn)，多數(shù)人都是喜短不喜長(zhǎng)的。古今中外，概莫屬外。明朝初年有一個(gè)喜寫長(zhǎng)文的人叫茹太素，他向朱元璋奏事，兩萬(wàn)多字還未言及主旨，朱皇帝龍顏大怒，狠揍了他一頓板子，舒服了。現(xiàn)在國(guó)際上通行領(lǐng)導(dǎo)者人站著講話，為什么？就是讓人講得少講、短一些、精一些，不講廢話。中央多次作出規(guī)定，要求一般報(bào)告不超過(guò)2000字，綜合報(bào)告不超過(guò)3000字，我們要認(rèn)真做到。

二是要嚴(yán)把政治關(guān)。政治性是機(jī)關(guān)公文的根本屬性，是靈魂。一個(gè)政治性很強(qiáng)的公文，必然會(huì)有很強(qiáng)的指導(dǎo)作用。政治性不強(qiáng)或發(fā)生偏誤，就會(huì)產(chǎn)生不良后果。因此，在核文中要始終把講政治放在第一位，努力用馬克思主義的政治主場(chǎng)、觀點(diǎn)，去把握公文的內(nèi)在質(zhì)量，貫徹黨的基本理論、基本路線和基本方針，保證完整、準(zhǔn)確體現(xiàn)各級(jí)黨委的意圖和工作重心，保證每一件公文在政治上不出任何偏差。

三是要嚴(yán)把全局關(guān)。一件公文牽涉到全局，個(gè)人榮辱無(wú)所謂，黨的事業(yè)重如山。秘書人員要“關(guān)起門來(lái)當(dāng)書記，小人物作大文章”。要時(shí)刻關(guān)注大局，認(rèn)真研究大局，準(zhǔn)確把握大局，做到局部服從整體、微觀服從宏觀、小道理服從大道理、全局統(tǒng)帥局部、局部體現(xiàn)全局。對(duì)每一件公文都要從全國(guó)、全省、全市、全縣整個(gè)工作的大局中去考慮，去辦理。核文既要從局部看是否合理可行，又要從是否有利于全局方面進(jìn)行認(rèn)真分析、論證。對(duì)那些從部門產(chǎn)生的由于過(guò)份強(qiáng)調(diào)局部工作而影響全局的，要堅(jiān)決進(jìn)行修改或調(diào)整。

四是要嚴(yán)把政策關(guān)。“政策和策略是黨的生命，千萬(wàn)不可粗心大意。”毛主席的這句名言，應(yīng)當(dāng)成為我們辦文人員的座右銘。黨委機(jī)關(guān)公文的權(quán)威性就在于它的政策性，把好這個(gè)關(guān)口至關(guān)重要。首先，要注重公文與黨和國(guó)家政策規(guī)定的一致性。不管哪一級(jí)，以哪種形式行文，都不能與黨和國(guó)家的方針、政策相違背。這是行文的一個(gè)重要政治原則和組織紀(jì)律。其次，要注重政策縱向的連續(xù)性。政策相對(duì)穩(wěn)定，有利于事業(yè)發(fā)展。有句民謠說(shuō)：“黨的政策象月亮，初一十五不一樣。”如果政策措施缺乏穩(wěn)定性，連續(xù)性，人們就會(huì)擔(dān)心，就會(huì)倒致短期行為。當(dāng)然，不變是相對(duì)的，變是絕對(duì)的。原創(chuàng)文秘材料，盡在網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)。形勢(shì)發(fā)展這么快，新情況、新問題不斷出現(xiàn)，政策一成不變行嗎？但這種變動(dòng)絕不是輕率的“朝令夕改”，一會(huì)兒一個(gè)樣。核文時(shí)要進(jìn)行必要的前后對(duì)照，政策內(nèi)容有變化的，要標(biāo)出來(lái)并明確說(shuō)明。再次，要注重政策的相關(guān)性。各地、各部門都要結(jié)合本地、本單位實(shí)際制定一些具體政策，千萬(wàn)不要越權(quán)，并兼顧左領(lǐng)右居，注意銜接。如果你來(lái)一套，我來(lái)另一套；你否定我，我否定你，那誰(shuí)的規(guī)定的落實(shí)不了。那種我行我素、各執(zhí)一端、政出多門、政策打架的情況，是一種內(nèi)耗，必須堅(jiān)決糾正。要注意，凡文稿涉及民族、宗教、外事、農(nóng)民負(fù)擔(dān)等敏感問題，涉及組織、人事、財(cái)政、稅收、計(jì)劃生育、機(jī)構(gòu)編制等熱點(diǎn)問題時(shí)，一定要慎之又慎，不搞清楚、不協(xié)調(diào)處理好決不進(jìn)入下一道程序。

五是嚴(yán)把法規(guī)關(guān)。隨著社會(huì)主義法制和黨內(nèi)法規(guī)建設(shè)的加強(qiáng)，必然要求涉及黨內(nèi)活動(dòng)的公文也要有鮮明的法規(guī)性。我們代黨委校核的各種公文，凡內(nèi)容涉及國(guó)家有關(guān)法律，法規(guī)的，都要進(jìn)行認(rèn)真對(duì)照，以國(guó)家法律、法規(guī)為準(zhǔn)繩。

六是嚴(yán)把規(guī)格關(guān)。規(guī)范行文是一門科學(xué)，我們必須按照公文種類、公文格式和行文規(guī)則辦事。突出三個(gè)方面：

1、看文種是否恰當(dāng)。有些文種容易搞亂，如請(qǐng)示與報(bào)告決議與決定，批復(fù)與指示等，搞亂了就鬧笑話，甚至出大事

2、看行文形式是否準(zhǔn)確。該上級(jí)機(jī)關(guān)行文的，下級(jí)機(jī)關(guān)不能行文；工作僅涉及到一個(gè)部門的，就沒有必要聯(lián)合行文。尤應(yīng)指出的是，除黨委辦公室根據(jù)黨委授權(quán)，可以向下級(jí)黨委行文外，黨委其他部門不能對(duì)下一級(jí)黨委發(fā)布指示性公文；平級(jí)機(jī)關(guān)之間一般用函行文。現(xiàn)在有些部門請(qǐng)示解決資金等問題時(shí)，該用“函”卻偏偏使用“請(qǐng)示”，用下級(jí)對(duì)上級(jí)的口氣請(qǐng)求批準(zhǔn)，這是不對(duì)的。有的同志講，只要能批到錢就行，用什么文種都無(wú)關(guān)緊要。但以后這樣做不行了，省、市委檢查公文，發(fā)現(xiàn)了要給予通報(bào)的。再說(shuō)，你這樣辦，對(duì)于受文單位來(lái)說(shuō)，看了心里也不一定舒服。人家批給你錢并不是看你“請(qǐng)示”批的，是“函”就不批了。所以，一定要按《條例》和《意見》的要求辦，大家都自覺照辦，就不會(huì)出現(xiàn)亂用文種的問題了。

3、看文件體式是否規(guī)范。密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主題詞等該標(biāo)注的一項(xiàng)不能少，不能錯(cuò)。

七是要嚴(yán)把文字關(guān)。科學(xué)而又規(guī)范的文字，能準(zhǔn)確表達(dá)行文機(jī)關(guān)的決策意圖和意志，便于受文單位正確理解公文精神。搞好文字校核，就能防止和避免文字的粗糙和不規(guī)范現(xiàn)象，增強(qiáng)公文的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。要重點(diǎn)審核公文的結(jié)構(gòu)是否清晰，語(yǔ)句是否符合形式邏輯，字詞使用是否妥貼，人名、地名、時(shí)間、引文、數(shù)字是否準(zhǔn)確，文風(fēng)是否純正。好的文風(fēng)應(yīng)該是實(shí)實(shí)在在，直書不曲，平直明快，端正不俗，深入淺出，言簡(jiǎn)意賅，樸實(shí)無(wú)華，嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確，規(guī)范統(tǒng)一。有的公文洋洋千萬(wàn)言，大題套小題，談上幾遍不解其意；有的公文，堆砌詞藻，套話疊出，空話連篇，使人一看就煩，更無(wú)心去思考如何遵循了；還有的公文，把上級(jí)的文件改改抬頭和落款，照抄照搬，沒有自己的情況和措施。這是要不得的。再?gòu)?qiáng)調(diào)一點(diǎn)：搞好印制前的核對(duì)工作，是確保公文質(zhì)量的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。“差之毫厘，謬之千里。”一字錯(cuò)誤，有時(shí)后果不堪設(shè)想。漢字象形字很多，稍有疏忽就會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)。如“資產(chǎn)階級(jí)、無(wú)產(chǎn)階級(jí)”、“路線、線路”，搞錯(cuò)就是政治性錯(cuò)誤。又如“史無(wú)前例、史無(wú)前列”、“選拔干部、選撥干部”等，搞錯(cuò)了是常識(shí)性錯(cuò)誤。據(jù)史料記載，1930年4月，閻錫山、馮玉祥結(jié)成反蔣聯(lián)盟，預(yù)定在沁陽(yáng)會(huì)師聚殲在河南的蔣軍。馮的參謀擬制命令時(shí)，誤將“沁陽(yáng)”寫成“泌陽(yáng)”，一個(gè)在焦作，一個(gè)在駐馬店，相隔數(shù)百里，結(jié)果會(huì)師不成，反被蔣介石分割包圍而打敗。僅僅多了一撇，馮閻兵敗中原。否則，這段歷史也許就要重寫。另外，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用也很重要。（⑴有一篇報(bào)道，原意是“送子服法”，一字用錯(cuò)，將服從的“服”寫成降伏“伏”，從紙面上把人家兒子給斃了。⑵再如，古時(shí)一人騎馬不慎踏死了人，別人告他的罪狀是“跑馬踏死人”，眼看性命難保，有人為他著想，取筆在狀紙上一勾，變成“馬跑踏死人”。這樣，主犯由人變成了馬，罪行減輕，免于一死。⑶還有，太平天國(guó)時(shí)曾國(guó)藩鎮(zhèn)壓太平軍，連吃敗仗，上奏時(shí)幕僚寫道：屢戰(zhàn)屢敗。曾看后怕在皇帝面前吃罪，提筆一劃，改成屢敗屢戰(zhàn)。這樣，意思就有了很大不同。這都說(shuō)明用詞用字的重要性。標(biāo)點(diǎn)符號(hào)例：(1)一個(gè)媒人介紹一女子：“麻子，無(wú)頭發(fā)，黑臉，大腳，不大好看。”因無(wú)標(biāo)點(diǎn)，男方誤認(rèn)為：“麻子無(wú)，頭發(fā)黑，臉大，腳不大，好看。”娶回家后，大失所望。(2)一地主與教師在下邊一句話的理解上，釀成一場(chǎng)官司。地主解成：“無(wú)雞鴨也可，無(wú)魚肉也可，唯有青菜咸菜不可少，不得半分文學(xué)費(fèi)。”而教師則解為：“無(wú)雞，鴨也可；無(wú)魚，肉也可；唯有青菜咸菜不可，少不得分文學(xué)費(fèi)。”⑶ 有一條報(bào)紙標(biāo)題新聞：“西哈努克親王，八日到京，外交部長(zhǎng)姬鵬飛，到機(jī)場(chǎng)迎接。”因無(wú)標(biāo)點(diǎn)，被一領(lǐng)導(dǎo)干部讀成“西哈努克親，王八日到京，外交部長(zhǎng)姬鵬，飛到機(jī)場(chǎng)迎接。”引得哄堂大笑。⑷已取得文憑的和尚，未取得文憑的干部；⑸某人規(guī)定其子每天要記日記，晚上他要檢查兒子的日記。一日，他查完日記后，對(duì)兒子的母親大發(fā)雷霆。妻莫名其妙，為夫曰：“有據(jù)可查！”他把兒子的日記攤在桌前，其上歪歪扭扭地寫著：“今日王叔叔來(lái)我家玩，我做完作業(yè)后，叔叔夸我做得好，叔叔親了我媽媽，也親了我。”妻大怒，斥問小兒。小兒哭叫：“是我把標(biāo)點(diǎn)點(diǎn)錯(cuò)了，……應(yīng)該是叔叔親了我，媽媽也親了我。”你說(shuō)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)事大事小？她居然能夠影響到家庭安定！所以，要教育孩子從小就正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)喲！以上這些，不少有文字游戲之嫌，但至少都說(shuō)明了標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的重要性。）所以，辦公室工作無(wú)小事，文字處理工作無(wú)小事。

八是要嚴(yán)把程序關(guān)。只有按程序辦事，才能保證公文質(zhì)量，提高辦文效率。目前工作中，存在著文件倒流問題。一些部門、地方向市委的請(qǐng)示、報(bào)告及要求市委、市政府辦公室批轉(zhuǎn)的公文，不經(jīng)市委辦公室審核，而常常是直接送領(lǐng)導(dǎo)同志審簽，甚至同時(shí)送幾位市委領(lǐng)導(dǎo)同志審簽，既干擾了領(lǐng)導(dǎo)同志的工作精力，也增加了辦公室的工作難度和部門間工作的掣肘。對(duì)此，要采取措施努力避免。對(duì)已經(jīng)形成的倒流件，不管領(lǐng)導(dǎo)是否簽發(fā)，都要無(wú)一例外地認(rèn)真校核，發(fā)現(xiàn)問題仍然敢于負(fù)責(zé)地提出處理意見和建議，積極向領(lǐng)導(dǎo)同志報(bào)告、反饋，絕不能讓一件不合格的公文發(fā)出。對(duì)那些因公文倒流造成不良影響的，要采取一定方式給予提示和警告，以樹立黨委辦公室的權(quán)威。

最后，公文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，還要進(jìn)行再次校核。一是看“五官”是否端正：版頭、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、發(fā)方機(jī)關(guān)署名、成文日期有無(wú)問題。不要前面是縣委文件，后面落款卻是縣委辦。二是看“四肢”是否健全：即發(fā)文字號(hào)、密級(jí)、主題詞、印刷版記怎么樣，有無(wú)漏項(xiàng)。發(fā)文字號(hào)要用對(duì)，密級(jí)要核準(zhǔn)，主題詞要列全，印刷版記要完整。另外，還有份號(hào)、簽發(fā)人、附件、印章、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)傳達(dá)范圍、份數(shù)等8個(gè)部件，都要逐一檢查。做到該有的不漏，不該有的不加。復(fù)核以后，就可以送印了。

公文處理工作的內(nèi)容很多，因時(shí)間關(guān)系，不能一一細(xì)講。由于自己的水平有限，對(duì)《條例》、《意見》理解不深，對(duì)基層公文工作情況不大了解，所以講得不好，敬祈原諒；不當(dāng)之處，還請(qǐng)指正。今天，不管我講的合不合大家的口味，但同志們還是堅(jiān)持到了最后，況且秩序還這么好，這是給我的面子，對(duì)我的鼓勵(lì)，使我非常感動(dòng)。希望以后大家加強(qiáng)聯(lián)糸，多進(jìn)行一些交流，歡迎各位有空光臨市委辦公室做客。

最后，祝愿同志們、同行們工作順利，事業(yè)有成，家庭幸福，萬(wàn)事如意！謝謝大家！

第四篇：講座資料

講座資料

一、教育思想和教育理論

孔子教育思想：因材施教、溫故知新、有教無(wú)類、啟發(fā)誘導(dǎo)、教學(xué)相長(zhǎng)

蘇格拉底教育思想：美德即知識(shí)、產(chǎn)婆術(shù)（詰問、啟發(fā)、歸納）

夸美紐斯《大教學(xué)論》：第一部教育學(xué)專著（1632）

赫爾巴特《普通教育學(xué)》：現(xiàn)代教育學(xué)的奠基之作（1806）

二、教育研究的產(chǎn)生

1879年，德國(guó)心理學(xué)家馮特在萊比錫建立了世界上第一個(gè)心理學(xué)實(shí)驗(yàn)室。同年，另一位德國(guó)心理學(xué)家艾賓浩斯開始以聯(lián)想主義心理學(xué)為基礎(chǔ)研究?jī)和瘜W(xué)習(xí)生次過(guò)程中的記憶和遺忘規(guī)律。實(shí)驗(yàn)研究成為不可抗拒的時(shí)代潮流。

十九世紀(jì)八十年代，兒童研究運(yùn)動(dòng)興起。當(dāng)時(shí)最顯著的代表人物是美國(guó)心理學(xué)家霍爾，他堅(jiān)持用科學(xué)方法研究心理學(xué)，并把科學(xué)方法應(yīng)用于研究教育問題和兒童發(fā)展問題。

1896年，美國(guó)心理學(xué)家杜威在芝加哥大學(xué)創(chuàng)建了第一個(gè)教育實(shí)驗(yàn)學(xué)校“杜威學(xué)校”，實(shí)驗(yàn)他的教育理論。

賴伊：德國(guó)教育家，實(shí)驗(yàn)教育學(xué)倡導(dǎo)者。他著名的實(shí)驗(yàn)研究是對(duì)識(shí)字教學(xué)的試驗(yàn)。1905年，法國(guó)心理學(xué)家比納和西蒙出版了《智力測(cè)驗(yàn)》，并把智力測(cè)驗(yàn)的方法直接應(yīng)用于學(xué)校。

1912年，瑞士心理學(xué)家克拉帕雷德創(chuàng)建了盧梭學(xué)院，是歐洲影響最大、持續(xù)最久的一個(gè)教育科研基地。

三、我國(guó)教學(xué)實(shí)驗(yàn)

俞子夷（1886—1970）江蘇人，早年就讀上海南洋公學(xué)中院。1909年江蘇省教育會(huì)選派他赴日本考察單級(jí)、單級(jí)復(fù)式與二部制教學(xué)。1913年冬，俞子夷又受江蘇省教育司之命赴美國(guó)考察。半年中跑遍美國(guó)南北，詳細(xì)研究美國(guó)各派教學(xué)理論和實(shí)驗(yàn)，著重地研究了杜威的實(shí)驗(yàn)主義教學(xué)實(shí)驗(yàn)，回國(guó)后，俞子夷做的第一種教學(xué)實(shí)驗(yàn)叫“聯(lián)絡(luò)教材”實(shí)驗(yàn)，后來(lái)轉(zhuǎn)變?yōu)椤霸O(shè)計(jì)教學(xué)”實(shí)驗(yàn)。

《黑山縣北關(guān)小學(xué)的語(yǔ)文教學(xué)改革》和《黑山縣北關(guān)小學(xué)的算術(shù)教育改革》（遼寧省教育廳，1960）；

《小學(xué)低年級(jí)識(shí)字教學(xué)的心理探討——斯霞老師的“字不離詞、詞不離句”識(shí)字教學(xué)法》（肖毓秀、羅艱，1962）；

1960年5月成立了景山學(xué)校，校長(zhǎng)、研究人員和教師來(lái)自北京師范大學(xué)、人民教育出版社、北京外國(guó)語(yǔ)學(xué)院、北京體育學(xué)院、文字改革委員會(huì)、中國(guó)科學(xué)院心理研究所和北京市幾所中小學(xué)。1960年開始，實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目是以學(xué)制改革為龍頭的多項(xiàng)改革，實(shí)驗(yàn)大約集中在1958～1965幾年間，景山學(xué)校教學(xué)改革實(shí)驗(yàn)活動(dòng)的變化，準(zhǔn)確地反映了全國(guó)教學(xué)實(shí)驗(yàn)的變化。

第五篇：公文寫作知識(shí)·原創(chuàng)整理資料

公文寫作知識(shí)匯編

原創(chuàng)整理資料

目錄

政府部門的公文格式............................................2 公文的特征............................................................6 公文的行文關(guān)系....................................................9 日期書寫格式......................................................14 公文的格式..........................................................22 公文寫作中常見的問題......................................24

公文寫作知識(shí)匯編

原創(chuàng)整理資料

政府部門的公文格式

國(guó)務(wù)院辦公廳秘書局編 二〇〇〇年十一月 1 范圍

本范圍規(guī)定了國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文通用的紙張要求、印制要求、公文中各要素排列和標(biāo)識(shí)規(guī)則。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于國(guó)家各級(jí)行政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文。其他機(jī)關(guān)公文可參照?qǐng)?zhí)行。使用少數(shù)民族文字印制的公文，其格式可參照本標(biāo)準(zhǔn)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。引用標(biāo)準(zhǔn)

下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文，通過(guò)在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。本標(biāo)準(zhǔn)出版時(shí)，所示版本均為有效。所有標(biāo)準(zhǔn)都會(huì)被修訂，使用本標(biāo)準(zhǔn)的各方應(yīng)探討使用下列標(biāo)準(zhǔn)最新版本的可能性。

GB/T 148-1997 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸 3 定義

本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。3．1 字 word 標(biāo)識(shí)公文中橫向距離的長(zhǎng)度單位。一個(gè)字指一個(gè)漢字所占空間。3．2 行 line 標(biāo)識(shí)公文中縱向距離的長(zhǎng)度單位。本標(biāo)準(zhǔn)以3號(hào)字高度加3號(hào)字高度7/8倍的距離為一基準(zhǔn)行；公文標(biāo)準(zhǔn)以2號(hào)字高度加2號(hào)字高度7/8倍的距離為一基準(zhǔn)行。公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)

公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2-80g/m的膠紙印刷紙或復(fù)寫紙。紙張白度為85%—90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值為7.5—9.5。公文用紙幅面及版面尺寸 5．1 公文用紙幅面尺寸

公文用紙張采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×

公文寫作知識(shí)匯編

原創(chuàng)整理資料

297mm，尺寸的允許偏差見GB/T 148。

5．2 公文頁(yè)邊與版心尺寸

公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm 公文用紙訂口（左白邊）為：28 mm±1mm 版心尺寸為：156 mm×225mm（不含頁(yè)碼）6 公文中圖文的顏色

未作特殊說(shuō)明公文中圖文的顏色均為黑色。7 排版規(guī)格與印裝要求 7.1 排版規(guī)格

正文用3號(hào)仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。

7.2 制版要求

版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)1mm。

7.3 印刷要求

雙面印刷；頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過(guò)2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100％，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80％，M80％。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無(wú)斷劃。

7.4 裝訂要求

公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書 間的距離為3mm~5mm；無(wú)壞釘、漏釘、重釘，針腳平伏牢固；后脊不可散頁(yè)明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90度，無(wú)毛茬或缺損。公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則

本標(biāo)準(zhǔn)將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。

置于公文首頁(yè)紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題

公文寫作知識(shí)匯編

原創(chuàng)整理資料

詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

8.1 眉首

8.1.1 公文份數(shù)序號(hào)

公文份數(shù)序號(hào)號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序

編號(hào)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1號(hào)。

8.1.2 秘密等級(jí)和保密期限

如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角

第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用”★”隔開。

8.1.3 緊急程度

如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角

第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。

8．1.4 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)

由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加”文件”組成；對(duì)一些特定 的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm。對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上空2行向下依次標(biāo)識(shí)（見圖三）。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22 mm×15mm(高×寬)。

聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。

8．1．5 發(fā)文字號(hào)

發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)

下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年

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份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角“[ ]”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為O01），不加“第”字。

發(fā)文機(jī)關(guān)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。8．1．6 簽發(fā)人

上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。

如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽 支人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序 依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名 處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。8.2 主體

8．2．1 公文標(biāo)題

紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。8．2．2 主送機(jī)關(guān)

標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。

8．2．3 公文正文

主送機(jī)關(guān)名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。

8．2．4 附件

公文如有附件，在正文下空l(shuí)行左空2字用3號(hào)仿字體字標(biāo)識(shí)“附件” 公文寫作試論（公文寫作與管理規(guī)定）

(注；本文為1997年在延華集團(tuán)董事局起草，作為董事局公文管理規(guī)范； 2007年在武漢捷訊軟件公司改為《公文寫作制發(fā)使用管理規(guī)定》，作文件下發(fā)，現(xiàn)仍使用）

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公文的含義

公文──就是公務(wù)文書。指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在處理各種事務(wù)中形成的體式完整、內(nèi)容系統(tǒng)的各種書面材料，或稱文件。

公文的特征

一、有鮮明的政治性。

二、有法定的作者。法定作者，即有依法成立并能以自己的名義行使權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)的組織。

三、有法定的權(quán)威和特定的格式。作為機(jī)關(guān)的喉舌，公文可以代表機(jī)關(guān)發(fā)言，代表制發(fā)機(jī)關(guān)的法定權(quán)威。因此，制發(fā)公文必須統(tǒng)一格式，不能各行其是。

四、有現(xiàn)實(shí)的效用。公文的作用

一、有上傳下達(dá)、互通情報(bào)的作用。

二、有工作依據(jù)和憑證的作用。

三、有宣傳教育的作用。

四、有規(guī)定人們行為的規(guī)范作用。

五、代表著公司形象、企業(yè)文化、人員素質(zhì)，是重要的有形資產(chǎn)和無(wú)形資產(chǎn)。

公文的格式

公文的格式一般包括：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)（或機(jī)關(guān)用章）、發(fā)文時(shí)間、抄送單位、文件版頭、公文編號(hào)、機(jī)密等級(jí)、緊急程度、閱讀范圍等項(xiàng)。

一、標(biāo)題。公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文事由、公文種類三部分組成，稱為公文標(biāo)題“三要素”。如：《武漢萬(wàn)網(wǎng)捷訊科技有限公司關(guān)于表彰2006先進(jìn)工作者的通知》這一文件標(biāo)題中，“武漢萬(wàn)網(wǎng)捷訊科技有限公司”是發(fā)文機(jī)關(guān)，“關(guān)于表彰20067先進(jìn)工作者”是發(fā)文事由，“通知”是公文種類。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容。公文標(biāo)題的位置在公文的開

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首，居于正文的上端中央。

二、主送機(jī)關(guān)。上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)出的指示、通知、通報(bào)等公文，叫普發(fā)公文，凡下屬機(jī)關(guān)都是受文機(jī)關(guān)，也就是發(fā)文的主送機(jī)關(guān)；下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告或請(qǐng)示的公文，一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)報(bào)送另一機(jī)關(guān)，可彩抄報(bào)形式。主送機(jī)關(guān)一般寫在正文之前、標(biāo)題之下、頂行寫。

三、正文。這是公文的主體，是敘述公文具體內(nèi)容的，為公文最重要的部分。正文內(nèi)容要求準(zhǔn)確地傳達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的有關(guān)方針、政策精神，寫法力求簡(jiǎn)明扼要，條理清楚，實(shí)事求是，合乎文法，切忌冗長(zhǎng)雜亂。請(qǐng)示問題應(yīng)當(dāng)一文一事，不要一文數(shù)事。

四、發(fā)文機(jī)關(guān)。寫在正文的下面偏右處，又稱落款。發(fā)文機(jī)關(guān)一般要寫全稱。也可蓋印，不寫發(fā)文機(jī)關(guān)。機(jī)關(guān)印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)公文生效的憑證。

五、發(fā)文日期。公文必須注明發(fā)文日期，以表明公文從何時(shí)開始生效。發(fā)文日期位于公文的末尾、發(fā)文機(jī)關(guān)的下面并稍向右錯(cuò)開。發(fā)文日期必須寫明發(fā)文日期的全稱，以免日后考察時(shí)間發(fā)生困難。發(fā)文日期一般以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。

六、主題詞。一般是將文件的核心內(nèi)容概括成幾個(gè)詞組列在文尾發(fā)文日期下方，如“人事 任免 通知”，“財(cái)務(wù) 管理 規(guī)定”等，詞組之間不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，用醒目的黑體字標(biāo)出，以便分類歸檔。

七、抄報(bào)、抄送單位，是指需要了解此公文內(nèi)容的有關(guān)單位。送往單位是上級(jí)機(jī)關(guān)列為抄報(bào)，是平級(jí)或下級(jí)機(jī)關(guān)列為抄送。抄報(bào)、抄送單位名稱列于文尾，即公文末頁(yè)下端。為了整齊美觀，文尾處的抄報(bào)抄送單位、印刷機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間，一般均用上下兩條線隔開，主題詞印在第一條線上，文件份數(shù)印在第二條線下。

八、文件版頭。正式公文一般都有版頭，標(biāo)明是哪個(gè)機(jī)關(guān)的公文。版頭以大紅套字印上“××××××（機(jī)關(guān)）文件”，下面加一條紅線（黨的機(jī)關(guān)在紅線中加一五角星）襯托。

九、公文編號(hào)。一般包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、順序號(hào)。如：“國(guó)發(fā)[1997]5

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號(hào)”，代表的是國(guó)務(wù)院一九九七年第五號(hào)發(fā)文。“國(guó)發(fā)”是國(guó)務(wù)院的代字，“[1997]”是年號(hào)，（年號(hào)要使用方括號(hào)“[ ]”），“5號(hào)”是發(fā)文順序號(hào)。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文的，只注明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文編號(hào)。編號(hào)的位置：凡有文件版頭的，放在標(biāo)題的上方紅線與文頭下面的正中位置；無(wú)文件版頭的，放在標(biāo)題下的右側(cè)方。編號(hào)的作用：在于統(tǒng)計(jì)發(fā)文數(shù)量，便于公文的管理和查找；在引用公文時(shí)，可以作為公文的代號(hào)使用。

十、簽發(fā)人。許多文件尤其是請(qǐng)示或報(bào)告，需要印有簽發(fā)人名，以示對(duì)所發(fā)文件負(fù)責(zé)。簽發(fā)人應(yīng)排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號(hào)的右下方，字體較編號(hào)稍小。一般格式為“簽發(fā)人：×××”。

十一、機(jī)密等級(jí)。機(jī)密公文應(yīng)根據(jù)機(jī)密程度劃分機(jī)密等級(jí)，分別注明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”等字樣。機(jī)密等級(jí)由發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)公文內(nèi)容所涉及的機(jī)密程度來(lái)劃定，并據(jù)此確定其送遞方式，以保證機(jī)密的安全。密級(jí)的位置：通常放在公文標(biāo)題的左上方醒目處。機(jī)密公文還要按份數(shù)編上號(hào)碼，印在文件版頭的左上方，以便查對(duì)、清退。

十二、緊急程度。這是對(duì)公文送達(dá)和輸時(shí)限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。標(biāo)明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時(shí)效，確保緊急工作問題的及時(shí)處理。緊急程度的標(biāo)明，通常也是放在標(biāo)題左上方的明顯處。

十三、閱讀范圍，根據(jù)工作需要和機(jī)密程度，有些公文還要明確其發(fā)送和閱讀范圍，通常寫在發(fā)文日期之下，抄報(bào)抄送單位之上偏左的地方，并加上括號(hào)。如：“（此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí)）”。行政性、事務(wù)性的非機(jī)密性公文，下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的行文，都不需特別規(guī)定閱讀范圍。

十四、附件。這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據(jù)需要一般作為正文的補(bǔ)充說(shuō)明或參考材料的。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)之前，注明附件的名稱和件數(shù)，不可只寫“附件如文”或者只寫“附件×件”。

十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。擬寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴(yán)禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復(fù)寫。公文紙一般用16開，在

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左側(cè)裝訂。

公文的行文關(guān)系

行文的關(guān)系，指的是發(fā)文機(jī)關(guān)與收文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系。注意：

一、下級(jí)機(jī)關(guān)一般應(yīng)按照直接的隸屬關(guān)系行文而不要越級(jí)行文。

二、行文常規(guī)：平行或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間，應(yīng)當(dāng)使用平行文（如函、通知等），不能使用上行文（如請(qǐng)示、報(bào)告等），更不能使用下行文（如命令、指示、決定等）。

三、要分清主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。向上級(jí)的請(qǐng)示，不要同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)；向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文，可以抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)根據(jù)內(nèi)容寫明主送機(jī)關(guān)和抄報(bào)機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)所請(qǐng)求的問題；上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。

四、要注意黨政不分的現(xiàn)象。黨務(wù)和政務(wù)事宜要分別行文，凡屬政府方面的工作，應(yīng)以政府名義行文；凡屬黨委方面的工作，應(yīng)以黨委名義行文。

公文寫作的基本要求

不同種類的公文，有著不同的具體要求和寫作方法，但是，不論哪一種類的公文，都必須做到以下同點(diǎn)：

一、要符合黨和國(guó)家的方針政策、法律法令和上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定。

二、要符合客觀實(shí)際，符合工作規(guī)律。

三、公文的撰寫和修改必須及時(shí)、迅速，反對(duì)拖拉、積壓。

四、詞章必須準(zhǔn)確、嚴(yán)密、鮮明、生動(dòng)。注意幾點(diǎn)：

（一）條理要清楚。公文內(nèi)容要有主有次，有綱有目，層次分明，中心突出，一目了然。

（二）文字要精煉，篇幅要簡(jiǎn)短。

（三）遣詞用句要準(zhǔn)確。公文要講究提法、分寸，措詞用語(yǔ)要準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際，做到文如其事，恰如其分。

（四）論理要合符邏輯。公文的觀點(diǎn)要明確，概念要準(zhǔn)確，切忌模棱兩可，含糊其詞，產(chǎn)生歧義，耽誤工作。

（五）造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辭。不要隨便生造一些難解其意的縮略語(yǔ)，對(duì)涉及一些平時(shí)用簡(jiǎn)稱的單位應(yīng)使用全稱。

（六）必須使用公文語(yǔ)

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體，切忌使用網(wǎng)絡(luò)語(yǔ)言。

（七）正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

（八）正確使用順序號(hào)，順序號(hào)為：

第一級(jí)；一、二、三、四??

第二級(jí)；

（一）（二）

（三）（四）?? 第三級(jí)；1、2、3、4、?? 第四級(jí)；（1）（2）（3）（4）??

五、要符合保密制度的要求。公文的種類

公文的種類簡(jiǎn)稱文種。一九八一年二月，國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》將國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文歸納為九類十五種，即命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)求、批復(fù)、函。這些文種近視眼行文關(guān)系、文件去向，可分為上行文、平行文、下行文：

上行文──下級(jí)機(jī)關(guān)向所屬上級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文，如請(qǐng)求、報(bào)告。平行文──平行機(jī)關(guān)或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間的發(fā)文，如通知、函。下行文──上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)所屬下級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文，如命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報(bào)、批復(fù)等。

一般行政機(jī)關(guān)和企業(yè)使用頻率較高的文種只有請(qǐng)示、報(bào)告、通知、通報(bào)、函五種。

請(qǐng)示和報(bào)告

一、請(qǐng)示。請(qǐng)示是向主管上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求對(duì)某項(xiàng)工作或問題作出指示、給予答復(fù)、審核批準(zhǔn)時(shí)所使用的公文。請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別：請(qǐng)示是要求上級(jí)機(jī)關(guān)給予答復(fù)的文件，而報(bào)告則是不要求答復(fù)的文件。

（一）什么事情應(yīng)該請(qǐng)示？

一般而言，凡向上級(jí)請(qǐng)示的問題，應(yīng)屬于以下幾種情況：

1、屬于主管上級(jí)單位明確規(guī)定必須請(qǐng)示批準(zhǔn)才能辦理的事項(xiàng)。

2、對(duì)現(xiàn)行方針、政策、法令、規(guī)章、制度等不甚了解，有待上級(jí)單位明確答復(fù)才能辦理的事項(xiàng)。

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3、工作中發(fā)生了新情況，而無(wú)章可循，有等上級(jí)明確指示才能辦理的事項(xiàng)。

4、因情況特殊難以執(zhí)行現(xiàn)行規(guī)定，有待上級(jí)重新指示才能辦理的事項(xiàng)。

5、因意見分岐，無(wú)法統(tǒng)一，難于工作，有待上級(jí)裁決才能辦理的事項(xiàng)。

6、有章可循，有法可依，可以開展工作，但因事由重大，為防止工作中失誤，需請(qǐng)示上級(jí)審核的事項(xiàng)。

7、按上級(jí)明文規(guī)定，完成一個(gè)任務(wù)，需報(bào)請(qǐng)上級(jí)審核的有關(guān)事項(xiàng)。

（二）撰寫請(qǐng)示需掌握的三個(gè)要領(lǐng)：

1、詳細(xì)、準(zhǔn)確地寫明請(qǐng)示事由。不僅應(yīng)在標(biāo)題上寫清，還要在在正文里寫明請(qǐng)示什么問題，為什么要向上級(jí)請(qǐng)求。請(qǐng)示事項(xiàng)要專題專文，以便上級(jí)及時(shí)答復(fù)。

2、明確提出本單位對(duì)解決這一問題的意見，供上級(jí)參考。意見要寫得有理有據(jù)，必要時(shí)可引證有關(guān)的現(xiàn)行政策、規(guī)定條文。如本單位意見分岐，要分別陳述不同意見的內(nèi)容，并加以分析比較，還可提出傾向性的意見，供上級(jí)權(quán)衡、批復(fù)。

3、具體提出對(duì)上級(jí)的要求。包括希望按某個(gè)最佳方案批示；由于時(shí)間限制，或事態(tài)嚴(yán)重，希望上級(jí)盡快答復(fù)，甚至務(wù)請(qǐng)?jiān)谑裁磿r(shí)限內(nèi)答復(fù)；提請(qǐng)上級(jí)批復(fù)時(shí)需要注意或強(qiáng)調(diào)的問題，否則可能引起什么不良后果；在上級(jí)正式批復(fù)前，建議上級(jí)同意暫先按什么原則進(jìn)行工作；等等。向上級(jí)提出上述要求的目的，是為了得到上級(jí)及時(shí)、準(zhǔn)確的批復(fù)，但行文中切勿使用要挾的言辭。

二、報(bào)告。

報(bào)告是陳述性文件。它的種類很多，按內(nèi)容可分為專題報(bào)告、綜合報(bào)告、總結(jié)報(bào)告；按時(shí)間可分為報(bào)告、季度報(bào)告、月份報(bào)告和工作進(jìn)程報(bào)告等。

為了陳述清楚，報(bào)告的擬寫方式一般可分為四個(gè)部分：

一、情況；

二、經(jīng)驗(yàn)；

三、問題；

四、今后意見。如果屬于自我批評(píng)、工作反省的專題報(bào)告，也可分為四個(gè)部分：

一、情況；

二、原因；

三、責(zé)任；

四、處理情況和意見。

通知

通知是一種使用范圍較廣的文體。凡需要特定機(jī)關(guān)和人員知道、辦理的事

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宜，都可以用通知。但也不能因?yàn)橥ㄖ阌谑褂枚鵀E用通知。

通知可分為“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“會(huì)議性通知”、“任免通知”五種。這里僅介紹“一般性通知”、“會(huì)議性通知”、“任免通知”三種。一、一般性通知。在上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)事宜需要使下級(jí)機(jī)關(guān)知道或辦理時(shí)，如：慶祝某個(gè)節(jié)日，成立、調(diào)整、合并、撤銷某個(gè)機(jī)構(gòu)，啟用印章，更正文件差錯(cuò)，請(qǐng)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送有關(guān)材料等，都可使用這種通知。這種通知，要交待清楚所通知的事項(xiàng)，如何辦理，有什么要求等。

二、會(huì)議通知。上級(jí)機(jī)關(guān)要召開比較重要的會(huì)議時(shí)，一般都要提前通知所屬有關(guān)單位，這就是會(huì)議通知。這種通知要求寫得明確具體，交待清楚會(huì)議名稱、主持單位、會(huì)議內(nèi)容、起止時(shí)間、參加人員、會(huì)議地點(diǎn)、報(bào)到地點(diǎn)、攜帶材料以及其他有關(guān)事宜。如果這些事項(xiàng)交待不清，丟三拉四，就可能影響會(huì)議的按時(shí)召開和正常進(jìn)行。

三、任免通知。上能機(jī)關(guān)在任免下級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人或上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)任免事項(xiàng)需要下級(jí)機(jī)關(guān)知道時(shí)要發(fā)任免通知。這種通知的寫法比較簡(jiǎn)單，一般只要寫清楚決定任免的時(shí)間、機(jī)關(guān)、會(huì)議或依據(jù)文件，以及任免人員的具體職務(wù)即可。

不論哪種類型的通知，都應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：

一、通知一般都要有一個(gè)符合標(biāo)題“三要素”（即發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種）的標(biāo)題，使人一看標(biāo)題就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些機(jī)關(guān)簡(jiǎn)單地使用“通知”作標(biāo)題，這是不確切的，應(yīng)盡量避免，更不應(yīng)提倡。

二、被通知單位就是文件的主送單位，有的通知往往不寫被通知單位，這是不妥當(dāng)?shù)摹?/p>

三、如果所通知的事項(xiàng)需要被通知的單位盡快知道，可在“通知”之前加“緊急”二字，這就是常見的“緊急通知”。

通報(bào)

通報(bào)是把工作情況、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、好壞典型事例等，通知所屬下級(jí)單位的文件。

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通報(bào)的作用在于溝通消息，互通情報(bào)，使有關(guān)單位和組織了解工作的進(jìn)程，樹立全局思想，安排自己的工作；或使其學(xué)習(xí)他地、他人的經(jīng)驗(yàn)，見賢思齊，推動(dòng)自己的工作；或使其記取他地、他人的教訓(xùn)，引以為戒，警惕類似問題的發(fā)生。因此，撰寫此類公文，要放眼全局，拿準(zhǔn)所通報(bào)內(nèi)容的普遍意義。要事實(shí)準(zhǔn)確，把時(shí)間、地點(diǎn)、人物、數(shù)據(jù)、事例、背景都書寫清楚。要目的明確，對(duì)其原因、影響、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)進(jìn)行科學(xué)地總結(jié)，使人得到教益。

通報(bào)采用敘事的寫法，總的要求：敘事清楚，簡(jiǎn)明扼要。函

函，即信；公函即公務(wù)信件。它是上下級(jí)和平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間在商洽和聯(lián)系工作、詢問和答復(fù)問題時(shí)所使用的文體。函的特點(diǎn)是不受公文規(guī)定的嚴(yán)格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號(hào)，有時(shí)還可不擬標(biāo)題，因此用起來(lái)極為簡(jiǎn)便。

公函大體有以下幾種用法：

一、下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)詢問一般事宜，或上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)或催辦下級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)事宜。

二、平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽有關(guān)事宜，三、用函來(lái)通知一般事項(xiàng)。如通知開一般性的會(huì)議、要求下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送某項(xiàng)材料或統(tǒng)計(jì)某些數(shù)字等時(shí)，也常用公函。

四、向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示較小事宜也常用函。

函件采用書寫、復(fù)印、打印、傳真等傳遞方式均可。會(huì)議紀(jì)要

專門用于記錄和發(fā)布重要會(huì)議內(nèi)容的文種。格式為： 標(biāo)題；會(huì)議紀(jì)要 會(huì)議時(shí)間： 會(huì)議地點(diǎn)： 會(huì)議主題： 與會(huì)人員： 會(huì)議記錄：

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企業(yè)公文的制發(fā)程序

凡以公司或部門名義制發(fā)的各類文件，均須按以下程序處理：

一、制發(fā)文件單位擬稿。

二、送公司辦公室核稿。

三、呈領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)。

四、機(jī)要員登記編號(hào)。

五、打字校對(duì)付印裝訂。

六、機(jī)要員用印留存歸檔。

七、發(fā)文單位發(fā)出文件（均以電子文檔發(fā)出并打印一份張貼）。

八、發(fā)文單位檢查、督辦，報(bào)告文件貫徹、執(zhí)行、落實(shí)與收效等情況。

九、重要文件回收登記銷毀。

日期書寫格式

在使用Word和Excel起草的各類文件中，如果日期書寫格式五花八門，不僅難看還容易和數(shù)據(jù)發(fā)生混淆，特別是報(bào)表中錯(cuò)寫的日期不能立即參與計(jì)算，給統(tǒng)計(jì)工作帶來(lái)一定的影響。文件中的日期書寫格式應(yīng)為：

一、公歷日期標(biāo)準(zhǔn)格式為；2007年2月6日；或：2007-02-06。

中文（農(nóng)歷）日期標(biāo)準(zhǔn)格式為：二〇〇七年二月六日，或：丙戌年臘月十九日。

二、日期書寫不得以小數(shù)點(diǎn)或頓號(hào)代替年月日，如：2007.2.6； 2007、2、6。

三、年月日中的年號(hào)必須寫全，不能簡(jiǎn)寫成： 07年2月6日；或： 07-02-06。

四、中文日期的書寫：

（一）凡使用繁體字的文件，日期可以中文格式書寫，其方法是在Word中點(diǎn)“插入”/“日期和時(shí)間”，選擇中文日期格式，如：二〇〇七年二月六日。

（二）書寫中文日期不得以鍵盤輸入“0”，如：二00七年二月六日，這樣書寫會(huì)十分難看。

（三）凡使用簡(jiǎn)體字的文件，最好不要書寫中文格式日期。

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五、文中涉及到中國(guó)干支紀(jì)年和夏歷月日應(yīng)使用漢字。如：甲子年十月十五日 臘月二十日 正月初八等。

六、文中凡涉及到中國(guó)清代和清代以前的歷史紀(jì)年、各民族的非公歷紀(jì)年等均用漢字，這類紀(jì)年不應(yīng)與公歷月日混用，并應(yīng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字括注公歷。如：秦文公四十四年（公元前722年）。

七、Excel中的日期是可以參與計(jì)算的，只能按公歷日期標(biāo)準(zhǔn)格式書寫。即；2007年2月6日；或：2007-02-06。如果需要使用實(shí)時(shí)走動(dòng)日期，可輸入日期函數(shù)：“＝TODAY()”。日期函數(shù)可以參與計(jì)算。

八、Excel中輸入日期是十分簡(jiǎn)便的，如要顯示；2007年2月6日，或：2007-02-06，只需輸入“2-6”回車即可，如果未能正常顯示，可在“設(shè)置單元格格式”中進(jìn)行設(shè)置。

九、凡報(bào)表中含日期錯(cuò)寫者，可替換為正確日期格式后再使用。

十、沒有日期落款的文件是不規(guī)范的文件，法規(guī)性的文件日期落款就尤為重要。文件署有落款日期，可追索文件的成文時(shí)間與時(shí)效性，并可作為法律訴訟的重要依據(jù)。

公文的種類

公文的種類簡(jiǎn)稱文種。

一九八一年二月，國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》將國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文歸納為九類十五種，即命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)求、批復(fù)、函。

這些文種包括行文關(guān)系、文件去向，可分為上行文、平行文、下行文： 上行文──下級(jí)機(jī)關(guān)向所屬上級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文，如請(qǐng)求、報(bào)告。平行文──平行機(jī)關(guān)或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間的發(fā)文，如通知、函。下行文──上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)所屬下級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文，如命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報(bào)、批復(fù)等。

一般行政機(jī)關(guān)和企業(yè)使用頻率較高的文種只有請(qǐng)示、報(bào)告、通知、通報(bào)、函五種。

請(qǐng)示和報(bào)告

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一、請(qǐng)示。請(qǐng)示是向主管上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求對(duì)某項(xiàng)工作或問題作出指示、給予答復(fù)、審核批準(zhǔn)時(shí)所使用的公文。請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別：請(qǐng)示是要求上級(jí)機(jī)關(guān)給予答復(fù)的文件，而報(bào)告則是不要求答復(fù)的文件。“請(qǐng)示報(bào)告”不是一個(gè)文種，一個(gè)文件決不可同時(shí)使用。

（一）什么事情應(yīng)該請(qǐng)示？

一般而言，凡向上級(jí)請(qǐng)示的問題，應(yīng)屬于以下幾種情況：

1、屬于主管上級(jí)單位明確規(guī)定必須請(qǐng)示批準(zhǔn)才能辦理的事項(xiàng)。

2、對(duì)現(xiàn)行方針、政策、法令、規(guī)章、制度等不甚了解，有待上級(jí)單位明確答復(fù)才能辦理的事項(xiàng)。

3、工作中發(fā)生了新情況，而無(wú)章可循，有等上級(jí)明確指示才能辦理的事項(xiàng)。

4、因情況特殊難以執(zhí)行現(xiàn)行規(guī)定，有待上級(jí)重新指示才能辦理的事項(xiàng)。

5、因意見分岐，無(wú)法統(tǒng)一，難于工作，有待上級(jí)裁決才能辦理的事項(xiàng)。

6、有章可循，有法可依，可以開展工作，但因事由重大，為防止工作中失誤，需請(qǐng)示上級(jí)審核的事項(xiàng)。

7、按上級(jí)明文規(guī)定，完成一個(gè)任務(wù)，需報(bào)請(qǐng)上級(jí)審核的有關(guān)事項(xiàng)。

（二）撰寫請(qǐng)示需掌握的三個(gè)要領(lǐng)：

1、詳細(xì)、準(zhǔn)確地寫明請(qǐng)示事由。不僅應(yīng)在標(biāo)題上寫清，還要在在正文里寫明請(qǐng)示什么問題，為什么要向上級(jí)請(qǐng)求。請(qǐng)示事項(xiàng)要專題專文，以便上級(jí)及時(shí)答復(fù)。

2、明確提出本單位對(duì)解決這一問題的意見，供上級(jí)參考。意見要寫得有理有據(jù)，必要時(shí)可引證有關(guān)的現(xiàn)行政策、規(guī)定條文。如本單位意見分岐，要分別陳述不同意見的內(nèi)容，并加以分析比較，還可提出傾向性的意見，供上級(jí)權(quán)衡、批復(fù)。

3、具體提出對(duì)上級(jí)的要求。包括希望按某個(gè)最佳方案批示；由于時(shí)間限制，或事態(tài)嚴(yán)重，希望上級(jí)盡快答復(fù)，甚至務(wù)請(qǐng)?jiān)谑裁磿r(shí)限內(nèi)答復(fù)；提請(qǐng)上級(jí)批復(fù)時(shí)需要注意或強(qiáng)調(diào)的問題，否則可能引起什么不良后果；在上級(jí)正式批復(fù)前，建議上級(jí)同意暫先按什么原則進(jìn)行工作；等等。向上級(jí)提出上述要求的目

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原創(chuàng)整理資料 的，是為了得到上級(jí)及時(shí)、準(zhǔn)確的批復(fù)，但行文中切勿使用要挾的言辭。

二、報(bào)告。

報(bào)告是陳述性文件。它的種類很多，按內(nèi)容可分為專題報(bào)告、綜合報(bào)告、總結(jié)報(bào)告；按時(shí)間可分為報(bào)告、季度報(bào)告、月份報(bào)告和工作進(jìn)程報(bào)告等。

為了陳述清楚，報(bào)告的擬寫方式一般可分為四個(gè)部分：

一、情況；

二、經(jīng)驗(yàn)；

三、問題；

四、今后意見。

如果屬于自我批評(píng)、工作反省的專題報(bào)告，也可分為四個(gè)部分：

一、情況；

二、原因；

三、責(zé)任；

四、處理情況和意見。

通知

通知是一種使用范圍較廣的文體。凡需要特定機(jī)關(guān)和人員知道、辦理的事宜，都可以用通知。但也不能因?yàn)橥ㄖ阌谑褂枚鵀E用通知。

通知可分為“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“會(huì)議性通知”、“任免通知”五種。這里僅介紹“一般性通知”、“會(huì)議性通知”、“任免通知”三種。一、一般性通知。在上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)事宜需要使下級(jí)機(jī)關(guān)知道或辦理時(shí)，如：慶祝某個(gè)節(jié)日，成立、調(diào)整、合并、撤銷某個(gè)機(jī)構(gòu)，啟用印章，更正文件差錯(cuò)，請(qǐng)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送有關(guān)材料等，都可使用這種通知。這種通知，要交待清楚所通知的事項(xiàng)，如何辦理，有什么要求等。

二、會(huì)議通知。上級(jí)機(jī)關(guān)要召開比較重要的會(huì)議時(shí)，一般都要提前通知所屬有關(guān)單位，這就是會(huì)議通知。這種通知要求寫得明確具體，交待清楚會(huì)議名稱、主持單位、會(huì)議內(nèi)容、起止時(shí)間、參加人員、會(huì)議地點(diǎn)、報(bào)到地點(diǎn)、攜帶材料以及其他有關(guān)事宜。如果這些事項(xiàng)交待不清，丟三拉四，就可能影響會(huì)議的按時(shí)召開和正常進(jìn)行。

三、任免通知。上能機(jī)關(guān)在任免下級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人或上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)任免事項(xiàng)需要下級(jí)機(jī)關(guān)知道時(shí)要發(fā)任免通知。這種通知的寫法比較簡(jiǎn)單，一般只要寫清楚決定任免的時(shí)間、機(jī)關(guān)、會(huì)議或依據(jù)文件，以及任免人員的具體職務(wù)即可。

不論哪種類型的通知，都應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：

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一、通知一般都要有一個(gè)符合標(biāo)題“三要素”（即發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種）的標(biāo)題，使人一看標(biāo)題就知道是什么單位通知什么事情或要求做什么事情。有些機(jī)關(guān)簡(jiǎn)單地使用“通知”作標(biāo)題，這是不確切的，應(yīng)盡量避免，更不應(yīng)提倡。

二、被通知單位就是文件的主送單位，有的通知往往不寫被通知單位，這是不妥當(dāng)?shù)摹?/p>

三、如果所通知的事項(xiàng)需要被通知的單位盡快知道，可在“通知”之前加“緊急”二字，這就是常見的“緊急通知”。

通報(bào)

通報(bào)是把工作情況、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、好壞典型事例等，通知所屬下級(jí)單位的文件。

通報(bào)的作用在于溝通消息，互通情報(bào)，使有關(guān)單位和組織了解工作的進(jìn)程，樹立全局思想，安排自己的工作；或使其學(xué)習(xí)他地、他人的經(jīng)驗(yàn)，見賢思齊，推動(dòng)自己的工作；或使其記取他地、他人的教訓(xùn)，引以為戒，警惕類似問題的發(fā)生。因此，撰寫此類公文，要放眼全局，拿準(zhǔn)所通報(bào)內(nèi)容的普遍意義。要事實(shí)準(zhǔn)確，把時(shí)間、地點(diǎn)、人物、數(shù)據(jù)、事例、背景都書寫清楚。要目的明確，對(duì)其原因、影響、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)進(jìn)行科學(xué)地總結(jié)，使人得到教益。

通報(bào)采用敘事的寫法，總的要求：敘事清楚，簡(jiǎn)明扼要。函

函，即信；公函即公務(wù)信件。它是上下級(jí)和平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間在商洽和聯(lián)系工作、詢問和答復(fù)問題時(shí)所使用的文體。函的特點(diǎn)是不受公文規(guī)定的嚴(yán)格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號(hào)，有時(shí)還可不擬標(biāo)題，因此用起來(lái)極為簡(jiǎn)便。

公函大體有以下幾種用法：

一、下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)詢問一般事宜，或上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)或催辦下級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)事宜。

二、平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽有關(guān)事宜，三、用函來(lái)通知一般事項(xiàng)。如通知開一般性的會(huì)議、要求下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送某

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項(xiàng)材料或統(tǒng)計(jì)某些數(shù)字等時(shí)，也常用公函。

四、向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示較小事宜也常用函。

函件采用書寫、復(fù)印、打印、傳真等傳遞方式均可。會(huì)議紀(jì)要

專門用于記錄和發(fā)布重要會(huì)議內(nèi)容的文種。格式為： 標(biāo)題；會(huì)議紀(jì)要 會(huì)議時(shí)間： 會(huì)議地點(diǎn)： 會(huì)議主題： 與會(huì)人員： 會(huì)議記錄： 會(huì)議內(nèi)容：

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公文寫作 使用正確順序號(hào) 解決自動(dòng)編號(hào)問題

一、文稿撰寫、文件錄入和文字排版的正確順序號(hào)為： 第一級(jí)；一、二、三、四……

第二級(jí)；

（一）（二）

（三）（四）…… 第四級(jí)；（1）（2）（3）（4）……

二、去掉自動(dòng)編號(hào)。在word中書寫文件，如沒有對(duì)序號(hào)進(jìn)行設(shè)置，當(dāng)回車時(shí)就會(huì)出現(xiàn)自動(dòng)編號(hào)。只有不使用自動(dòng)編號(hào)，排版才會(huì)十分自如。去掉自動(dòng)編號(hào)的方法是：打開“工具/自動(dòng)更正選項(xiàng)/鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”，去掉“自動(dòng)編號(hào)列表”勾選即可徹底去掉自動(dòng)編號(hào)。

三、解決多種字體和序號(hào)問題。自動(dòng)編號(hào)是有其方便的一面，但對(duì)于整篇文章排版會(huì)帶來(lái)諸多的不便，特別是從多個(gè)文檔中復(fù)制粘貼到一起的文件，除了字體不一，格式混亂之外，最令人頭痛的就是序號(hào)不同。解決辦法：將文件全選復(fù)制粘貼到記事本中，選取自動(dòng)換行，統(tǒng)一格式后，再?gòu)挠浭卤局袕?fù)制粘貼到word文檔中排版。

在office2007版本中 word 如何去掉自動(dòng)編號(hào) 第一種辦法：文字錄入時(shí)即時(shí)去掉自動(dòng)編號(hào)：

當(dāng)在office2007版本中 word 中輸入文字時(shí)，當(dāng)輸入第一個(gè)編號(hào)后，回車即會(huì)出現(xiàn)第二個(gè)編號(hào)，同時(shí)第一個(gè)編號(hào)左邊會(huì)出現(xiàn)一個(gè)小圖標(biāo)（如下圖）：

將鼠標(biāo)對(duì)著小圖標(biāo)，即出現(xiàn)一個(gè)小三角下拉箭頭，同時(shí)出現(xiàn)自動(dòng)更正選項(xiàng)按鈕：

點(diǎn)擊小三角下拉箭頭，即會(huì)出現(xiàn)如下圖的下拉菜單，點(diǎn)“撤消自動(dòng)編號(hào)”即可在本文中去掉本級(jí)自動(dòng)編號(hào)。

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第二種去掉自動(dòng)編號(hào)的辦法（徹底去掉自動(dòng)編號(hào)）：

一、單擊word中左上角的“Office “Word 選項(xiàng)”。

按鈕”，然后單擊對(duì)話框下方的二、在“Word 選項(xiàng)”對(duì)話框中，單擊“校對(duì)”，然后單擊“自動(dòng)更正選項(xiàng)”。

三、選擇‘鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式“去掉”自動(dòng)編號(hào)列表“勾選。

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公文的格式

公文的格式一般包括：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)（或機(jī)關(guān)用章）、發(fā)文時(shí)間、抄送單位、文件版頭、公文編號(hào)、機(jī)密等級(jí)、緊急程度、閱讀范圍等項(xiàng)。

一、標(biāo)題。公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文事由、公文種類三部分組成，稱為公文標(biāo)題“三要素”。如：《武漢市人民政府關(guān)于表彰2006先進(jìn)工作者的通知》這一文件標(biāo)題中，“武漢人民政府”是發(fā)文機(jī)關(guān)，“關(guān)于表彰2006先進(jìn)工作者”是發(fā)文事由，“通知”是公文種類。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容。公文標(biāo)題的位置在公文的開首，居于正文的上端中央。

二、主送機(jī)關(guān)。上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)出的指示、通知、通報(bào)等公文，叫普發(fā)公文，凡下屬機(jī)關(guān)都是受文機(jī)關(guān)，也就是發(fā)文的主送機(jī)關(guān)；下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告或請(qǐng)示的公文，一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)報(bào)送另一機(jī)關(guān)，可彩抄報(bào)形式。主送機(jī)關(guān)一般寫在正文之前、標(biāo)題之下、頂行寫。

三、正文。這是公文的主體，是敘述公文具體內(nèi)容的，為公文最重要的部分。正文內(nèi)容要求準(zhǔn)確地傳達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的有關(guān)方針、政策精神，寫法力求簡(jiǎn)明扼要，條理清楚，實(shí)事求是，合乎文法，切忌冗長(zhǎng)雜亂。請(qǐng)示問題應(yīng)當(dāng)一文一事，不要一文數(shù)事。

四、發(fā)文機(jī)關(guān)。寫在正文的下面偏右處，又稱落款。發(fā)文機(jī)關(guān)一般要寫全稱。也可蓋印，不寫發(fā)文機(jī)關(guān)。機(jī)關(guān)印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)公文生效的憑證。

五、發(fā)文日期。公文必須注明發(fā)文日期，以表明公文從何時(shí)開始生效。發(fā)文日期位于公文的末尾、發(fā)文機(jī)關(guān)的下面并稍向右錯(cuò)開。發(fā)文日期必須寫明發(fā)文日期的全稱，以免日后考察時(shí)間發(fā)生困難。發(fā)文日期一般以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。

六、主題詞。一般是將文件的核心內(nèi)容概括成幾個(gè)詞組列在文尾發(fā)文日期下方，如“人事 任免 通知”，“財(cái)務(wù) 管理 規(guī)定”等，詞組之間不使用標(biāo)點(diǎn)

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符號(hào)，用醒目的黑體字標(biāo)出，以便分類歸檔。

七、抄報(bào)、抄送單位，是指需要了解此公文內(nèi)容的有關(guān)單位。送往單位是上級(jí)機(jī)關(guān)列為抄報(bào)，是平級(jí)或下級(jí)機(jī)關(guān)列為抄送。抄報(bào)、抄送單位名稱列于文尾，即公文末頁(yè)下端。為了整齊美觀，文尾處的抄報(bào)抄送單位、印刷機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間，一般均用上下兩條線隔開，主題詞印在第一條線上，文件份數(shù)印在第二條線下。

八、文件版頭。正式公文一般都有版頭，標(biāo)明是哪個(gè)機(jī)關(guān)的公文。版頭以大紅套字印上“××××××（機(jī)關(guān)）文件”，下面加一條紅線（黨的機(jī)關(guān)在紅線中加一五角星）襯托。

九、公文編號(hào)。一般包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、順序號(hào)。如：“國(guó)發(fā)[1997]5號(hào)”，代表的是國(guó)務(wù)院一九九七年第五號(hào)發(fā)文。“國(guó)發(fā)”是國(guó)務(wù)院的代字，“[1997]”是年號(hào)，（年號(hào)要使用方括號(hào)“[ ]”），“5號(hào)”是發(fā)文順序號(hào)。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文的，只注明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文編號(hào)。編號(hào)的位置：凡有文件版頭的，放在標(biāo)題的上方紅線與文頭下面的正中位置；無(wú)文件版頭的，放在標(biāo)題下的右側(cè)方。編號(hào)的作用：在于統(tǒng)計(jì)發(fā)文數(shù)量，便于公文的管理和查找；在引用公文時(shí)，可以作為公文的代號(hào)使用。

十、簽發(fā)人。許多文件尤其是請(qǐng)示或報(bào)告，需要印有簽發(fā)人名，以示對(duì)所發(fā)文件負(fù)責(zé)。簽發(fā)人應(yīng)排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號(hào)的右下方，字體較編號(hào)稍小。一般格式為“簽發(fā)人：×××”。

十一、機(jī)密等級(jí)。機(jī)密公文應(yīng)根據(jù)機(jī)密程度劃分機(jī)密等級(jí)，分別注明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”等字樣。機(jī)密等級(jí)由發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)公文內(nèi)容所涉及的機(jī)密程度來(lái)劃定，并據(jù)此確定其送遞方式，以保證機(jī)密的安全。密級(jí)的位置：通常放在公文標(biāo)題的左上方醒目處。機(jī)密公文還要按份數(shù)編上號(hào)碼，印在文件版頭的左上方，以便查對(duì)、清退。

十二、緊急程度。這是對(duì)公文送達(dá)和輸時(shí)限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。標(biāo)明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時(shí)效，確保緊急工作問題的及時(shí)處理。緊急程度的標(biāo)明，通常也是放在標(biāo)題左上方的明顯處。

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十三、閱讀范圍，根據(jù)工作需要和機(jī)密程度，有些公文還要明確其發(fā)送和閱讀范圍，通常寫在發(fā)文日期之下，抄報(bào)抄送單位之上偏左的地方，并加上括號(hào)。如：“（此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí)）”。行政性、事務(wù)性的非機(jī)密性公文，下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的行文，都不需特別規(guī)定閱讀范圍。

十四、附件。這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據(jù)需要一般作為正文的補(bǔ)充說(shuō)明或參考材料的。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)之前，注明附件的名稱和件數(shù)，不可只寫“附件如文”或者只寫“附件×件”。

十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。擬寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴(yán)禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復(fù)寫。公文紙一般用16開，在左側(cè)裝訂。

公文的文頭紙模板制作 公文的載體是公文的文頭紙。文頭紙傳統(tǒng)的制作與弊端：

傳統(tǒng)的文頭紙是在印刷廠印制。每年必須印制大捆大捆的文頭紙備用。遇有機(jī)構(gòu)改革或機(jī)構(gòu)更名，就會(huì)重新印刷文頭紙，造成大量的紙張浪費(fèi)。電腦制作文頭紙

現(xiàn)在使用電腦可直接將文頭紙與文件制作一體化。其方法是：在Word中使用藝術(shù)字體即可制作完成，保存為文頭紙模板，隨時(shí)調(diào)用，既簡(jiǎn)單快捷，又方便排版。

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公文寫作中常見的問題

一、文種使用不當(dāng)

（一）有的公文作者不了解或不會(huì)正確運(yùn)用確切的文種，以致長(zhǎng)期只使用通知、決定等二三個(gè)公文文種，其余文種一概不用；

（二）有的公告、通告、通報(bào)分不清，望文生義去應(yīng)用；

（三）有的不知公文中報(bào)告與請(qǐng)示是兩種不同的文種，經(jīng)常混淆不清，使用

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時(shí)張冠李戴或干脆寫成“請(qǐng)示報(bào)告”；

（四）有的不知有命令（令）、批示、函、會(huì)議紀(jì)要等公文，遇到該使用這些公文的場(chǎng)合則都用通知等文種去代替。

二、格式不規(guī)范

公文格式上存在的問題，主要有以下表現(xiàn)：

（一）公文文頭不規(guī)范；

（二）標(biāo)題冗長(zhǎng)、混亂、殘缺不全；

（三）主送機(jī)關(guān)排列混亂；

（四）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)混亂；

（五）附件不符；

（六）主送、抄送單位不正確。

三、行文規(guī)則混亂

（一）越級(jí)行文。

（二）多頭行文。

（三）請(qǐng)示一文多事。

（四）黨政不分。

四、提法不當(dāng)

有的公文提出一些未經(jīng)仔細(xì)推敲的方針、口號(hào)、任務(wù)，而這些方針、口號(hào)、任務(wù)又往往與黨和國(guó)家在某一時(shí)期的工作方針相違背，從而造成一定的混亂。

五、名稱表述混亂

公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂主要有： 一是同一名詞在一篇公文中數(shù)次出現(xiàn)時(shí)表述不一致。二是排名次序混亂。三是隨意用簡(jiǎn)稱。

六、時(shí)間表述含糊

(一)用時(shí)間代名詞而不用具體日期。(二)年份隨意省略。

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(三)年份不使用公元紀(jì)年。

七、用詞不當(dāng)(一)詞義誤用。(二)生造詞語(yǔ)。(三)詞語(yǔ)使用不當(dāng)。(四)濫用模糊詞語(yǔ)。

八、不符合語(yǔ)法

不少公文存在不合語(yǔ)法的現(xiàn)象，以致于造成理解上的歧義或錯(cuò)誤。

（一）成分殘缺。

（二）成分多余。

（三）搭配不當(dāng)。

（四）語(yǔ)序不當(dāng)。

九、數(shù)字使用不統(tǒng)一

公文使用數(shù)字概念模糊，書寫形式雜亂和不準(zhǔn)確，主要有以下幾種情況：

（一）是數(shù)字概念不清楚。

（二）是數(shù)字概念不準(zhǔn)確。

（三）是數(shù)字書寫形式不統(tǒng)一。在Word中按組合鍵輸入注冊(cè)商標(biāo)符號(hào) 符號(hào) 符號(hào)名稱

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