第一篇：跟單人員手冊

跟單人員手冊（跟單必看）

概論

本章要點：跟單員的定義，工作界定，工作定位，工作特點，跟單員素質，工作內容及知識，技能要求及跟單員工作的重要性。

一．跟單員的定義：（什么是跟單員？）Documentary handler

跟單員是指在企業運作過程中，以客戶訂單為依據，跟蹤產品，跟蹤服務運作流向的專職人員。（不能兼職，替代）。

二．跟單員的工作界定：

跟單員廣泛存在于訂單型生產企業和進出口外貿企業中，跟單員的工作性質與特點隨企業的規模性質而有所區別，但跟單員總的來說是作為業務跟單與生產跟單而存在的。

1． 業務跟單：對客戶進行跟進。尤其是己對本公司的產品己有了興趣，有購買意向的人進行跟進。以締

結業務，簽定合同為目標的一系列活動。對外業務或業務助理。

2． 生產跟單：對己接進來的訂單進行生產安排。對生產進度進行跟蹤，按期將貨物送互客戶手中。對內

叫：業務經理、生產主管或總經理助理。不管是外貿公司的跟單員。還是工廠企業里的跟單員，他們基本職責是由業務跟單和生產跟單兩部分構成。

三．跟單員的工作定位：（工作性質）

跟單員是業務員。他的工作不僅僅是被動的接受訂單，而是要主動的進行業務開拓，對準客戶實施推銷跟進，以達成訂單為目標，既進行業務跟單。因此跟單員要：

（1）尋找客戶：通過各種途徑尋找新客戶，跟蹤老客戶。

（2）設定目標：主要客戶和特開發的客戶。我們的工作著重點及分配的工作時間。

（3）傳播信息：將企業產品的信息傳播出去。

（4）推銷產品：主動與客戶接洽，展示產品，這獲取訂單為目的。

（5）提供服務：產口的售后服務，及對客戶的服務。

（6）收集信息：收集市場信息，進行市場考察。

（7）分配產品：產品短缺時先分配經主要客戶。

跟單員是業務助理；跟單員在許多時候扮演業務經理助理的角色，他們協助業務經理接特，管理，跟時客戶，因此跟單員要：

（1）函電的回復：

（2）計算機價單

（3）驗簽訂單

（4）填對帳表

（5）目錄，樣品的寄送與登記

（6）客戶的檔案的管理

（7）客戶來訪接待

（8）主管交辦事項的處理

（9）與相關部門的業務聯系

跟單員是協調員：跟單員對客戶所訂產品的交

第二篇：跟單人員

跟單文員 名詞解釋

跟單文員的定義：（什么是跟單文員？）Documentary Handler

跟單文員是指在企業運作過程中，以客戶訂單為依據，跟蹤產品，跟蹤服務運作流向的專職人員。（不能兼職，替代）所有圍繞著訂單去工作，對出貨交期負責的人，都是跟單員。

官方定義:外貿跟單文員是我國商務行業繼國際商務從業資格(外銷員)、國際貨代員、國際商務單證員職業資格培訓考試后第四個崗位的培訓與認證考試。外貿跟單員是指在出口貿易業務環節，在外銷員簽訂貿易合同后，承擔各類單證運轉，銜接合同、貨物、單證、訂船、報檢、保險、報關等環節，協助外銷員按貿易合同規定交貨的業務助理。外貿跟單員是本世紀以來隨著我國國際貿易發展、業務細分出現的一個新崗位。據記者從會上了解，由于生產企業、流通企業、外資企業以及各進出口企業的內部分工不同，名稱亦有不同，除跟單員、業務助理、駐廠業務員的稱呼外，有的不分跟單員，由外銷員一票到底。外貿跟單員又可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類。前程跟單是指“跟”到出口貨物交到指定出口倉庫為止；中程跟單是指“跟”到裝船清關為止；而全程跟單是指“跟”到貨款到賬，合同履行完畢為止。絕大多數專家認為外貿跟單員培訓內容應包括全程跟單范圍，而考試內容則僅為中程跟單范圍為宜。目前在一些地區開辦的跟單員培訓內容以及相關教材，大部分是訂單跟單，而非外貿跟單，很少涉及外貿業務知識和工作流程。

工作定位

一、跟單文員

工作內容：負責處理客戶訂單

工作規劃：（1）了解和掌握處理客戶訂單的一些知識及問題的解決方法等；

（2）利用所學電子商務專業，如用Dreamwaver做“處理客戶訂單的網頁”等；（3）遵守公司的規則制度，以及服從公司對職位相關調配的工作等。

二、業務員

跟單員是業務員。他的工作不僅僅是被動的接受訂單，而是要主動的進行業務開拓，對準客戶實施推銷跟進，以達成訂單為目標，既進行業務跟單。因此，跟單文員要：

（1）尋找客戶：通過各種途徑尋找新客戶，跟蹤老客戶。

（2）設定目標：主要客戶和待開發的客戶。我們的工作著重點及分配的工作時間。

（3）傳播信息：將企業產品的信息傳播出去。

（4）推銷產品：主動與客戶接洽，展示產品，為獲取訂單為目的。

（5）提供服務：產品的售后服務，及對客戶的服務。

（6）收集信息：收集市場信息，進行市場考察。

（7）分配產品：產品短缺時先分配給主要客戶。

三、業務助理

跟單員是業務助理：跟單員在許多時候扮演業務經理助理的角色，他們協助業務經理接待，管理，跟進客戶，因此跟單員要：

（1）函電的回復：

（2）計算報價單

（3）驗簽訂單

（4）填對帳表

（5）目錄，樣品的寄送與登記

（6）客戶檔案的管理

（7）客戶來訪接待

（8）主管交辦事項的處理

（9）與相關部門的業務聯系

跟單員是協調員：跟單員對客戶所訂產品的交貨進行跟蹤，即進行生產跟蹤。跟蹤的要點是生產進度，貨物報關，裝運等。因此，在小企業中，跟單員身兼數職，既是內勤員，又是生產計劃員，物控員，還可能是采購員。在大企業，則代表企業的業務部門向生產制造部門催單要貨，跟蹤出貨。

工作性質

一、跟單員是業務員。他的工作不僅僅是被動的接受訂單，而是要主動的進行業務開拓，對準客戶實施推銷跟進，以達成訂單為目標，即進行業務跟單。因此，跟單員要：

（1）尋找客戶：通過各種途徑尋找新客戶，跟蹤老客戶。為自己下一步的工作打算.（2）設定目標：主要客戶和待開發的客戶。我們的工作著重點及分配的工作時間。

（3）傳播信息：將企業產品的信息傳播出去。

（4）推銷產品：主動與客戶接洽，展示產品，為獲取訂單為目的。

（5）提供服務：產品的售后服務，及對客戶的服務。

（6）收集信息：收集市場信息，進行市場考察。

（7）分配產品：產品短缺時先分配給主要客戶。

二、跟單員是業務助理；跟單員在許多時候扮演業務經理助理的角色，他們協助業務經理接待，管理，跟進客戶，因此跟單員要：

（1）函電的回復：

（2）計算報價單

（3）驗簽訂單

（4）填對帳表

（5）目錄，樣品的寄送與登記

（6）客戶檔案的管理

（7）客戶來訪接待

（8）主管交辦事項的處理

（9）與相關部門的業務聯系

三、跟單員是協調員：跟單員對客戶所訂產品的交貨進行跟蹤，即進行生產跟蹤。跟蹤的要點是生產進度，貨物報關，裝運等。因此，在小企業中，跟單員身兼數職，既是內勤員，又是生產計劃員，物控員，還可能是采購員。在大企業，則代表企業的業務部門向生產制造部門催單要貨，跟蹤出貨。

工作職責

一：跟單文員是從接到訂單起的那一時刻起都要忙，對價錢，跟客戶確認，制作廠內訂單，通知各部門。

二：待貨物快完成時還要聯系報關，船務公司與拖車行，以及報關單證的填制，信用證跟單和跟進有關的業務。

三：另外，跟單文員也必須對電腦有一定的了解，熟悉互連網基本操作，比如手發EMAL等，報關也是相當重要的一部分，需要有這方面的相關經驗，知識。業務要求

跟單文員主要是維護客戶方面，不用自己去開發客戶，相對來說。業務員壓力大些，要獨立開發客戶.。

注意事項

1：物料是否正確。

2：尺寸是否“準確”。

3：款式是否錯誤。

4：做工是否細致。

5：成品顏色是否“正確”。

6：有無漏定物料。

7：物料是否能按預定時間到加工廠。

8：時間上是否有問題。

員工的一切行為代表著整個公司的企業形象，不論從個人言行或者處事上，注重個人以及公司形象很重要.自己總結。

發展前景

以客戶定單為依據，跟蹤產品（服務）運作流向并督促定單落實的跟單員是各外貿企業開展外貿業務的基礎性人才。隨著我國入世后外貿產業的蓬勃發展，2004年底我國貿易企業準入實施備案制，企業只要在工商部門備案即可獲得進出口權，進出口經營權不再是國有貿易公司的專利。

這意味著：目前集中在外貿企業代理出口的大量業務屆時將分散至各生產企業，由各生產企業自營出口，而每一個企業都需要幾個專職的跟單人員處理本企業的外貿業務，缺了這一環節企業運轉不了。

這也意味著：在年內，跟單人員的社會需求將隨著外貿企業的增長以幾何數級增長。

第三篇：跟單人員職責

跟單流程

1、對單：接到客戶訂單后（傳真、QQ、郵件），就要進行與客戶對單！審讀客戶訂單，針

對客戶訂單發現訂單信息模糊、不清楚或書寫使人不明白之處打電話與客戶溝通，問清楚關鍵信息與細節之處同時在訂單上做好備注。首先產品顏色、尺寸、規格、款式、網質一定要清楚，如客戶有特殊要求要注明。像另加中格、不裝拉手、另加邊企、超長軌道、、、、2、對好單，客戶確認無誤之后，把客戶訂單復印一份，該份交由審核人員保管，方便審核

人員審核訂單信息，另一份跟單人員保留。審核人員審單注意事項后面介紹.3、下單：根據客戶訂單選擇相應的算料公式下單，一定是根據客戶需求選擇正確無誤的公

式，填寫好相應顏色、網質、屬性、數量、規格尺寸，同時對客戶訂單還編號，編號也要做一個登記，方便訂單編號的延續。針對客戶特殊要求一定要備注好。凡是訂單上有用的信息都不能漏掉，車間要幫忙準備的東西也要下單，比如客戶要求配送拉手，如折門拉手趟門拉手幾個，折門零配件等，要么在備注里面備注，要么另外下單到車間。算料單下好，自己檢查確認無誤之后，交由審核人員審核。

4、審單：審核人員審核單據包括下到車間生產的“生產訂單”同時也要審核“銷售單據“。

生產訂單主要是根據復印的客戶原始單據，還審核生產訂單信息，看客戶原始單據與生產訂單信息是不是相符合，有錯誤與漏掉訂單信息的不允許進入車間生產，及時指出要跟單人員立即修改直到修改無誤，方可下到車間進行生產；訂單生產完，要出貨時打印的銷售單據也要交給審核人員審核，審核銷售單有沒有打錯，特別是單價與數量，根據客戶原始訂單審核，發現錯誤及時改單，審核無誤后方可安排出貨。

5、出貨：根據客戶要求，安排出貨情況，要送貨的送貨，來廠自己提貨的及時通知提貨。

要發物流的問清楚是否有指定貨運站，沒有指定物流的按就近原則發貨。送貨的及時做好登記，物流該代收的要寫清楚代收款已打款的也要備注好。倉庫憑單出庫沒有單據不能從廠區搬離任何東西。要出貨時提前準備單據交由倉庫，按單點數驗貨，單據、實物相符方可出車。司機發貨回來貨運單交由相關人員并做好相關發貨記錄。

6、針對新客戶，第一次與我們合作的客戶，要求其訂單要付訂金，市外要付全款，下次下

單根據客戶所在地方情況看能不能代收，不能代收要求其打款，訂單一定是款到下單！款項明確訂單信息明確之后才能下單。

7、查貨：有客戶了解訂單生產進度時，要及時反饋生產情況！可到車間了解情況并調配好

出貨日期給客戶明確答復，不可敷衍了事推托！已經出貨情況下，客戶想知道發貨信息及時調出發貨記錄，提供客戶有關發貨信息，讓客戶及時收到貨物。

8、收貨：有供應商發貨或送貨過來根據送貨單點數驗貨，看看有無質量問題，有無數量不

對，有無損壞等。驗貨之后，方可根據驗貨情況開入倉單，進行入倉。

9、退貨：了解退貨的原因，是因為廠內部出錯導致客戶不收貨，還是客戶要求退回改維修

等。一定要了解退貨的原因，與客戶協商好解決方法，如是內部錯誤廠部無條件退換補做而且要承擔客戶運費；客戶自己方面問題，如果難度不是很大可以視情況免費或者適當收費幫助維修補救；物流損壞導致退貨，廠家、客戶、物流公司溝通之后，廠方免費進行維修換補工作，中間的物流費用由客戶或者物流公司承擔。盡量減少退貨問題，做證質量。

第四篇：跟單人員注意事項（寫寫幫推薦）

跟單人員注意事項

1.拿到定單后，及時與簽單人員確認各項內容，確定供應商。

2.及時與客人取得聯系，確保每周至少電話聯系一次，詢問婚禮準備情況。

3.一周內確認接親行程，并安排當天流程及注意事項交于客人。

4.盡量滿足客人的合理要求，在溝通過程中客人有任何增加或更改的內容，必須在定單上體現。

5.盡早確定與司儀、化妝等人員的溝通時間，初定婚禮流程，溝通時跟單人員必須在場紀錄有關事項。溝通完畢必須在定單上體現。

6.及時安排拍攝前期短片，問客人拿照片、海報等，盡快制作預告片、FLASH等。

7.婚前三周，與客人確認會場布置細節。

8.婚前三周，再次安排客人與司儀溝通，確定婚禮流程。

9.婚禮前10天，與花藝師確定會場布置方案。

10.婚禮前一周，問客人拿婚禮席位名單，并與客人確認。

11.婚禮前一周，開出會場布置清單給倉庫。

12.婚禮前5天，與酒店確認進場事項（進場時間、手續）。

13.婚禮前3天，再次與所有供應商確認時間、地點及有否與客人聯系。

14.婚禮前3天，將婚禮全天流程和儀式流程發給攝像供應商。（恒星QQ：414768779）

15.婚禮當天，跟單人員必須第一時間到達會場，與酒店協調辦理相關手續。確保會場布置的完美度，確保婚禮順利進行。

16.做好與供應商的協調工作，必須遵守酒店的各項規章制度。

17.所有供應商必須按照跟單人員要求嚴格執行。

18.婚禮結束，跟單人員必須確定現場無任何物品遺漏，方可撤離酒店。

19.跟單人員必須與倉庫協調好，原則上根據跟單人員要求嚴格執行。

20.婚禮結束后，及時催促供應商，完成后期制作。

21.認真審核后期作品，無誤后，聯系客人結清余款。

第五篇：面料跟單人員要求

面料跟單人員及檢驗人員工作要求 為了加強管理,強化品質意識,實現公司的程序化和正規化,特 對公司面料跟單人員及檢驗人員作以下要求:

一, 認真仔細工作,掌握重點,了解面料的疵點,不懂必問.二, 在供應商工廠工作期間,注意個人言行,樹立公司形象.三, 出門檢驗前要準備以下物品隨身攜帶:

1.樣品, 2.《檢驗任務單》 ,3.《檢驗報告表》 ,4.吊牌槍,(紅色,白色吊 牌線),5.卷尺,6.計算器, 7.微密鏡,8《協議書》, 9 浩盛次布貼等.四, 檢驗要求

對每匹布從外觀整體風格,手感,組織,結構,色光,色象等質量檢驗標準,要集中思想,認真檢查,看清疵點,正確定位等,做好全程 記錄,每個人對自己檢驗后的貨物負 100%責任.五, 程序操作

首先要了解此面料的用途(直接出面料還是做成品)和所有的要求.先對顏色,量幅寬,稱克重,數緯密,布面的整體效果,如果這幾項都符合, 進行大貨檢驗,認真檢驗每米面料和詳細的填寫好檢驗報告,字跡清 楚,端正,不涂改,小數點保留一位.六, 面料檢驗的基本標準:

1．仔細認真的檢驗每一米面料是我們的基本職責.2．基本要求:及時反映質量情況,對有質量問題的產品,不得隱瞞和 包庇,必須本著公開,公正,公平,誠實的立場.直接出面料的要求: 1.每匹布最好都是 A 級品, B 級品只允許 3%以內.做成品的要求:必需保證我們在裁剪臺上的面料都是檢驗合格的,即使有允許范圍內的次點處都要明顯的標志著次品標并扣除相應次品米數, 情節嚴重的要當面向裁剪房主管交待清楚并跟蹤到裁剪臺上與裁剪人員配合裁剪,避免把次品流到生產線上去,也有些問題裁剪完后再驗片.3．質量的基本要求:大貨驗收時,廠家必須開掉面料兩頭縫頭,對照確認樣,對顏色,量門幅,稱重量,數緯密,看花型風格和布面整體效果,色牢度,手感等.做窗簾(沒有里子布的還要看反面的布面).布正面或反面修理未修好的請廠家返工重新修理好,認清死疵和活疵點,好修的疵點一定要請工廠修好,修干凈,否則不可接受.4．色差:4級以上(包括4級)染色布分清缸號,在外包裝標簽上注明缸號,控制缸差,大貨要在原樣與確認樣之間,大貨的色向色光一定要一致,卷與卷及批與批的色差不得低于四級.在布匹檢驗過程中, 從每卷中取 10-20 公分寬的色差布板, 檢驗員將使用這塊布來比較同卷內的色差或不同卷之間的色差,同卷內邊對邊,布邊至中間或布頭尾的色差不得低于四級.每缸都需留缸樣,并在缸樣上寫好缸號留底, 對色在 D65 光源進行對色或自然光下.5.門幅和匹長: 門幅: 每匹面料至少要量3次門幅,布頭 1次,布尾 1 次,布匹中間 1 次, 直接出面料有郊門幅正負 1 公分是允許, 有效門幅是指針孔內的幅 寬,如果是做成品通常不接受負但正都可以接受.匹長: 要按定單要求,出面料的匹長一定要按要求,如有問題提前報告, 原則上不接受小匹,如果有小匹工廠要負擔損耗,長度的測量常用打卷機,掛碼,桌面手工測量三種,如果發生爭議以桌面手工測量為準.6.克重: 先數緯密, 密度為 1 英寸內的經紗和緯紗根數,稱重量, 克重 是正負 5g/m2 是允許的.7,手感:參照樣品進行對比檢驗手感,如果發現明顯的差異,該卷布 將被定為不合格品,將暫停檢驗,不得送進工廠,即請示匯報后做決定。

8.色牢度: 國際標準 4 級以上,我們用一張白紙可以測試,上下擦 10 次,達不到標準不可以接受.9．所有散發出臭味的面料都不能通過檢驗.10．緯弧:出現在格布或條布的布匹,緯弧只能小于 2 公分,其他布 只能小于 3 公分緯斜.11.面料正反:素機平織布和很難分清正反的其它面料驗貨時要寫正 反(在兩邊角下寫).12．次點: 直接出面料的布頭布尾 5 碼內不可有 10 公分以上的大疵點, 油污,破洞等,如果有必須要開掉.面料質量分三個等級(A,B,C)A 級:每卷布匹長為 50 米不得超過 3 個次點,為 A 級品,次點也要看 什么次點,也要看整體布面,嚴重的也要開剪(嚴重織造次點,油污, 破洞等).B 級:每卷布匹長為 50 米(4-5 個疵點),為 B 級品,直接出布料只接 受 B 級品只接受整個定單的 3%以內,做成品可以接受但是也要根據成 品的裁剪尺寸來扣除相應的米數.(1)不扣米數標準: 0.5-1 公分 不扣米數(50 米內 3 個 0.5-1 公分的次點)(2)扣米數標準: 超過 1CM 的扣米數為: 1CM—10CM 扣 30CM;10CM—30CM 扣 50CM;30CM-50CM 扣 1 米.嚴重的次點(油污,破洞等)或 1 米以上的次點需開剪,開剪后接匹不得超過總匹數的 5%.C 級:為不合格(6 個以上疵點)級也只有做成品可接受,但經雙方主管協商寫好協議書(雙方簽字蓋章)處理結果后方可接受,否則不可接受.備注:不同的面料他們的疵點都有所不同,要特別注意,在檢驗前要了解此布的疵點問題和此面料是做什么東西他的裁剪尺寸是多少.七,檢驗報告:

1.認真清楚填寫檢驗報告單,染色面料每色每缸填寫一張檢驗報告單, 色織每個顏色一張報告單,以便裁剪車間操作,報告單隨貨物交給倉庫, 如在外面不能及時上交的需傳真給采購部, 采購部轉交給倉庫, 倉庫根據報告單來收貨,裁剪車間也是根據檢驗單去裁剪.面料檢驗過 程中如有問題嚴重的要口頭和書面上跟裁剪主管溝通,如有時間的情 況下要跟蹤到裁剪,以免裁剪時沒有注意到造成浪費.2.任務單:由跟單員認真清楚,準確填寫真實的面料數量,并在整個訂單結束時交給采購部,以便采購部根據任務單去與供應商對賬和裁剪車間數量的核對,主管的檢查.八,面料跟蹤:

面料跟單員職責分以下:

1.跟單過程:跟蹤訂單的進度-品質-顏色-供應商的勾通-主管的匯報品質的檢驗-留樣(每次需留 0.5 米大貨樣,如是染色面料也要留缸樣,如是二次加工的需留加工前的樣和加工后的成品樣各0.5 米)做成吊樣給采購部保管.2.染色布先打 A,B,C 小樣,再做缸樣確認,大貨檢驗時對缸樣,看缸差.色織布先做手掌樣,再做匹樣(要做好后處理做大貨樣),每次出大貨時先要 5 米大貨樣,大貨樣確認后才安排驗大貨.3.以后所有出面料的訂單都要在工廠根據訂單要求包裝好,但送到倉庫后我們工廠還要安排全檢.4.有時我們有一塊相同的面料幾個訂單一次下單或工廠一次性把不同的訂單一次送到我司,跟單員要在發貨前和入庫時根據不同訂單分開,以便控制數量;送貨單和入庫單都要分開,以便對帳.5.除了以上跟單事項外要配合面料檢驗人員一起面料全檢工作,認真填寫好檢驗報表和任務單.6.每天向主管匯報自己的一天工作情況.7.二次加工的產品的跟單:按正常訂單程序一樣操作,沒有加工前的面料必須100%全檢,生產前先要打小樣確認然后才去加工,加工好的面料也必須 100%再檢如發現問題標出次品,找出原因,總結問題,以免下次再發生,填好檢驗報告單,并且填寫好二次加工的表格給采購部.注:在跟單過程中如果遇到任何問題我們得即時向主管匯報或和業務部溝通,不得隱瞞.8.面料檢驗員職責:積極的配合跟單員做好檢驗工作,認真檢驗每米的品質,對顏色,包裝,并填寫好檢驗報告單.備注:面料檢驗員去工廠檢驗前需與跟單員把檢驗的樣品和要求搞清 楚,跟單員要把前期檢驗時發現的問題用工作聯絡單交待清楚注意事 項,檢驗人員在檢驗結束后填寫好檢驗報告單并交給跟單員,如果發 現問題與跟單員溝通,讓跟單員和工廠溝通解決,跟單員要仔細閱讀 和審核檢驗員的報告單,簽名認可后交給面料倉庫.注:面料跟單員和檢驗員之間嚴禁相互隱瞞或包庇,嚴禁相互爭斗, 要各司其職,做好自己的本職工作.九.處罰:

根據公司的質量要求和工作職責,如有違反其中的任何一條,公司將根據問題的輕重給予 100-500 元的處罰,如在三個月內處罰三次將于開除。十.面料跟單員和檢驗員立場堅定,嚴禁接受供應商紅包,禮品,大吃大喝等賄賂,注意個人形象,不準用供應商電話打私人電話等,嚴禁私自提供公司的樣品,泄露公司的資料等給他人.在外趁工作之便做和工作無關的事情.如有違者一律重罰或情節嚴重給予開除.浙江浩盛紡織有限公司