第一篇：文秘與行政制度之檔案管理制度

文秘與行政管理制度實例

檔案管理制度模板

一、檔案管理部門

1.文書的原稿由文書管理部門歸檔，經辦部門留存文書的復印件。如有其他需要，必須經過文書管理部門領導批準。

2.檔案分類目錄及編號由文書管理部門統一制定。

3.檔案管理部門必須樹立責任意識，妥善的保管各種檔案。

二、檔案管理原則

1.文書歸檔前，歸檔人員必須檢查文書是否屬于歸檔文書、文書及其附件是否完整、是否存在殘缺遺漏、文書的處理手續是否完備，以保證文書的完好性；如不符合相關要求，應退回經辦部門。

2.貴重物品或其他有價證劵，應退回經辦部門；經辦部門應送制定保管部門簽收，將相關簽收后的文件歸檔保存。

三、文件的整理與分類

1.文件如有皺折、破損或參差不齊等情況，應現將其補整、裁切或折疊，使紙張整齊劃一。

2.中文豎排文件以右方裝訂為原則，裝訂文件時應對準右上角；中文橫排或外文文件以左方裝訂為原則，裝訂文件時應對準左上角。

3.檔案分類應符合實際應用，采用部門、大類、小類、明細類四級分類的方式，先以部門分類，之后按性質分為若干大類，然后在同類中具體分為若干小類，在分為各明細類。

4.明細類采用文件夾裝訂，并在文件夾首頁設置目錄表，以便查閱。5.檔案號的表示方式為：經辦部門代號—大類號—小類號—明細類號—檔案卷次號。

四、檔案名稱及編號的設定

1.檔案的名稱應簡明扼要，體現檔案的內容性質；檔案的編號應以阿拉伯數字表示；檔案的分類編號表應按分類、名稱、編號等依次排列，以便查閱。

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文秘與行政管理制度實例

2.檔案的名稱、編號等，一經確定，不可隨意修改。

3.新檔案歸案前，應以一案一號為原則，依照檔案分類編號表，查明檔案的類別、卷次等，據以編列檔號，同時查明前案的檔號，據以編列。4.如有檔案可歸多類的，應先確定其主要類別，再編列檔號。

5.檔號的編制應自左向右。右方裝訂的檔案應將檔號寫于左上角，左方裝訂的檔案應寫于右上角。

五、檔案的保存期限

根據檔案的重要程度不同，檔案的保存分為永久保存檔案，如重要的協議書、重要的政府許可證書；保存十年的檔案，如人事任命書、財務會計賬簿、神奇審批提案的文書；保存五年的檔案，如較重要的文件；保存一年的檔案，如調查報告等。

檔案管理部門應依照檔案的保存期限的不同，拖上的保管檔案。

六、檔案的整理與清理

1.文件夾背面應標準此文件夾所包含的案件的分類編號及名稱，以便查閱。2.歸檔文書應以活頁方式裝訂，并依照實際需要使用“見出紙”，注明目次號碼。

3.檔案管理人員應保存檔案的清潔，定期清理。

4.保存期滿，沒有必要再繼續保存的檔案，經領導決定，填寫廢除理由和銷毀日期備檔，以焚燒的形式銷毀。

5.保存期滿，仍有保存價值的檔案，管理人員應將“收（發）文登記單”第五聯附在其保留文件上，并注明部分銷毀的日期。

七、調卷的程序與管理

1.檔案的借閱，必須做好相關的借閱記錄，并注明歸還日期。借閱人須持有主管部門審批的檔案調閱單；

2.檔案歸還時，檔案管理人員應對所歸還的檔案仔細核查，無誤后歸入文件夾。

3.檔案調閱單列有檔案借閱期限，并且只能一檔一調，不可連續使用；如需

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文秘與行政管理制度實例

延長調借期限的，需重新辦理檔案調閱單。

4.調閱人只能調閱與本部門業務有關的檔案，如有其他需求，則需經檔案管理部門主管批準。

5.調閱人應保持檔案的完好性，未經檔案管理部門允許，不得抽換增損檔案。

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第二篇：文秘檔案管理制度

文秘檔案管理制度

一、主要內容及使用范圍

規定人事行政部各類文秘檔案資料的形成和歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統計、銷毀等管理內容。

二、文秘檔案的管理機構

1、各經辦單位或個人視實際需要，經有關領導批準后可留存影本。

2、文秘檔案室主要職責：

① 制定或參與制定文秘檔案工作的規章

② 做好學校文秘檔案的收集、整理、保管和利用工作； ③ 做好永久性文秘檔案向有關檔案機構的移交工作；

④ 提高文秘檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。

三、文秘檔案的種類

1、法規必文件。包括上級頒發的、需學校執行的，或由學校 發行的各標準、規章制度等。

2、學校的重大決議。包括由學校、主任辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄 等。

3、計劃性文件。包括學校總體計劃或規劃。

4、總結性文件。包括學校工作總結、及教師的工作總結。

5、匯報性文書資料。上報主管單位的文件資料，以及學校領導在外部公共場合發言、匯報或發布的各類文書資料。

6、人事資料。包括學校人事任命、人事調整、人事管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。

7、聲像制品資料。包括學校在其活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察埋或外 提供 的，以聲像 形式記錄 下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像 資料、影片資料等。

8、題贈性資料。包括上級領導和外協友好單位或個人提供的書記、教學資源等。

四、文秘檔案管理 的基本基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統計、檢索、編研、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。

五、文秘檔案的收集

就是把分散 的，以及散失到其他部門的各類文秘檔案資料，按有關的規定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔即把企業 活動中產生的有保存價值的各種材料，由學校辦公室定期協同檔案進行整理、立卷、歸檔。

1、立卷歸檔的范圍：凡屬本標準第3條所有函蓋的文件資料，均應卷歸檔。

2、立卷歸檔的時間

① 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。

② 對于某些專門文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況延長。

3、立卷歸檔要求

① 各部門兼職檔案員在規定時間內，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

② 歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復。

③ 立卷應以反映問題為主,結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起。

④ 文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。

⑤ 聲像檔案攝錄必須有詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

六、文秘檔案的借閱

1、文秘檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經公司領導批準，可查閱無密級檔案。

2、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業務工作范圍的文秘檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。

3、文秘檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，2 不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，臺有違紀，酌情處罰。

4、對珍貴或易損的檔案，應制成自制品提供使用，復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制件不會有誤。

5、必要進，檔案 室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室公章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而東能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。

6、文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延長借閱霎時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

7、借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。

七、文秘檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，加強、保密意識，雙方共同做好保密工作。

2、外來參觀人員，統一由負責 接待人答復問題和辦理所需材料。

3、檔案管理員丟失或擅自提供泄露檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

4、學校在職工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案無誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。

八、超期檔案的銷毀

1、對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經主任和校長共同鑒定，按規定銷毀。

2、經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

3、銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，嚴禁將銷毀的文件作為 3 糨用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。

九、文秘檔案的保管

檔案保管工作應做到四不：不荼（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全必，對破損檔案及時修補。

第三篇：文秘檔案管理制度

目錄

第一章 主要內容及適用范圍 第二章 文秘檔案的管理機構 第三章 文秘檔案的種類 第四章 文秘檔案管理的基本程序 第五章 文秘檔案的收集。第六章 文秘檔案的借閱 第七章 文秘檔案保密要求 第八章 超期檔案的銷毀 第九章 文秘檔案的保管 正文

第一章 主要內容及適用范圍

第一條 規定公司辦公室各類文秘檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統計、銷毀等管理內容。

第二章 文秘檔案的管理機構

第二條 文書結案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。

第三條 各經辦單位或個人視實際需要，經有關領導批準后可留存影本。第四條 文秘檔案室主要職責：

①制定或參與制定文秘檔案工作的規章制度；

②對企業文書部門或生產、業務部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監督； ③做好企業文秘檔案的收集、整理、保管和利用工作； ④做好永久性文秘檔案向有關檔案機構的移交工作；

⑤提高文秘檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。

第三章 文秘檔案的種類

第五條 法規性文件。包括上級頒發、需企業執行的，或由企業發行的各種標準、規章制度等。

第六條 企業的重大決議。包括由企業股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。

第七條 計劃性文件。包括企業總體計劃或規劃、生產計劃、營銷計劃、財務計劃等。第八條 總結性文件。包括企業和月度工作總結、下屬單位的和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。

第十條 批示性文件。包括企業各類計劃指標、技術指標、營銷指標等，以及企業各類命令、工作指示、調度記錄等。

第十一條 憑證性文書材料。包括企業各單位上報的、在經營活動中形成的原始記錄和憑證，如財產狀況、能源消耗、產品銷售、合同書、協議書等的原始記錄和文本。

第十二條 證件性文書資料。包括法人營業執照、土地許可證、產品檢疫證、衛生許可證、出口許可證、企業和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。

第十三條 匯報性文書資料。包括企業上報各級主管單位的文件資料和相關統計報表，以及公司領導在外部公共場合發言、匯報或發布的各類文書資料。

第十四條 勞資人事資料。包括企業及下屬各單位的人事任命、人事調整、人事管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。

第十五條 聲像制品資料。包括企業及下屬各單位在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外單位提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

第十六條 題贈性資料。包括上級領導和外協友好單位或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

第四章 文秘檔案管理的基本程序

第十七條 包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統計、檢索、編研、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。

第五章 文秘檔案的收集。

第十八條 就是把分散的，以及散失到其他部門的各類文秘檔案資料，按有關規定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把企業活動中產生的有保存價值的各種材料，由企業辦公室及企業下屬單位和個人定期協同檔案室進行整理、立卷、歸檔。

第十九條 立卷歸檔的范圍：凡屬本標準第3條所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。第二十條 立卷歸檔的時間

①凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。

②對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業務單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。

第二十一條 立卷歸檔的要求

①各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

②移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。③歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起。

④立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

⑤填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。

⑥立卷應以本單位形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。

⑦立卷應以問題為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起。

⑧立卷應把上級文件與本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。

⑨立卷歸檔后，發現需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。⑩文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。

⑩各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。

⑩聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

第六章 文秘檔案的借閱

第二十二條 文秘檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經公司領導批準，可查閱無密級檔案。

第二十三條 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業務工作范圍的文秘檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。

第二十四條 文秘檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。

第二十五條 對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制件不會有誤。

第二十六條 必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。

第二十七條 文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延長借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

第二十八條 借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。

第七章 文秘檔案保密要求

第二十九條 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，加 強保密意識，雙方共同做好保密工作。

第三十條 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。第三十一條 有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復制 時，需經公司辦公室主任或副總經理以上領導批準。

第三十二條 有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副 總以上領導批準。

第三十三條 對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

第三十四條 外來參觀人員，統一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。

第三十五條 檔案管理員丟失或擅自提供泄露檔案機密，應根據情節輕重，給 予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

第三十六條 企業在職工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的 文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。

第八章 超期檔案的銷毀

第三十七條 對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任 和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總經理批準后，按規定銷毀。

第三十八條 經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

第三十九條 銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，嚴禁將銷毀的 文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。

第九章 文秘檔案的保管

第四十條 檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。

第四篇：文秘檔案管理制度

文秘檔案管理制度

一、主要內容及使用范圍

規定人事行政部各類文秘檔案資料的形成和歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統計、銷毀等管理內容。

二、文秘檔案的管理機構

1、文書結案后，原稿由人事行政部所轄檔案室歸檔。

2、各經辦單位或個人視實際需要，經有關領導批準后可留存影本。

3、文秘檔案室主要職責：

① 制定或參與制定文秘檔案工作的規章

② 對企業文書部門或生產、業務部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監督；

③ 做好企業文秘檔案的收集、整理、保管和利用工作； ④ 做好永久性文秘檔案向有關檔案機構的移交工作；

⑤ 提高文秘檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。

三、文秘檔案的種類

1、法規必文件。包括上級頒發的、需企業執行的，或由企業 發行的各各標準、規章制度等。

2、企業的重大決議。包括由董事會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄 等。

3、計劃性文件。包括企業總體計劃或規劃、生產計劃、營銷計劃、財務計劃等。

4、總結性文件。包括企業和月度工作總結、下屬單位的和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。

5、憑證性文書材料。包括企業種類計劃指標、技術指標、營銷指標等，以及企業各類命令、工作指示、調度記錄等。

6、憑證性文書材料。包括企業各單位上報的、在經營活動中形成少憑證，如財產狀況、能源消耗、產品銷售、合同書、協議書等的原始記錄和文本。

7、證件性文書資料。包括法人營業執照、土地許可證、產品檢疫證、衛生許 1 可證、出口許可證、企業和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標和證明等。

8、匯報性文書資料。兇手企業 上報主管單位的文件資料和相關統計報表，以及公司領導在外部公共場合發言、匯報或發布的各類文書資料。

9、勞資人事資料。包括企業及下屬各 的人事任命、人事調整、人事管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。

10、聲像制品資料。包括企業 及下屬各單位在其經營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察埋或外 提供 的，以聲像 形式記錄 下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像 資料、影片資料等。

11、題贈性資料。包括上級領導和外協友好單位或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

四、文秘檔案管理 的基本基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統計、檢索、編研、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。

五、文秘檔案的收集

就是把分散 的，以及散失到其他部門的各類文秘檔案資料，按有關的規定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔即把企業 活動中產生的有保存價值的各種材料，由企業辦公室及企業下屬單位和個人定期協同檔案進行整理、立卷、歸檔。

1、立卷歸檔的范圍：凡屬本標準第3條所有函蓋的文件資料，均應卷歸檔。

2、立卷歸檔的時間

① 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。

② 對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業務單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況延長。

3、立卷歸檔要求

① 各部門兼職檔案員在規定時間內，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

② 移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。③ 歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、2 正文和附件必須立在一起。

④ 立卷進應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔的擬寫好案卷標題，把案卷內容這出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

⑤ 填寫案卷一律用碳素墨水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。

⑥ 立卷應以本單位形成的文件為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。

⑦ 立卷應以反映問題為主,結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起。

⑧ 立卷應把上級文件與本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。

⑨ 立卷歸檔后，發現需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。⑩ 文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。

? 各種實物檔案了（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。

? 聲像檔案攝錄必須有詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

六、文秘檔案的借閱

1、文秘檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經公司領導批準，可查閱無密級檔案。

2、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業務工作范圍的文秘檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。

3、文秘檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，臺有違紀，酌情處罰。

4、對珍貴或易損的檔案，應制成自制品提供使用，復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制件不會有誤。

5、必要進，檔案 室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室公章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而東能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。

6、文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延長借閱霎時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

7、借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。

七、文秘檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，加強、保密意識，雙方共同做好保密工作。

2、檔案分一般檔案和有密極檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。

3、有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密檔案復制時，需經人事行政部主任或副總以上領導批準。

4、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經人事行政部主任或副總以上領導批準。

5、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

6、外來參觀人員，統一由負責 接待人答復問題和辦理所需材料。

7、檔案管理員丟失或擅自提供泄露檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

8、企業 在職工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案無誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。

八、超期檔案的銷毀

1、對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規定銷毀。

2、經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

3、銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，嚴禁將銷毀的文件作為糨用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。

九、文秘檔案的保管

檔案保管工作應做到四不：不荼（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全必，對破損檔案及時修補。

第五篇：文秘工作與檔案管理制度（本站推薦）

為規范我局公文處理工作，提高辦公室辦事效率和質量，根據《黑龍江省<國家行政機關公文處理辦法>實施細則》，制定本制度。

一、公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

二、公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

三、公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，確保國家秘密的安全。

四、局辦公室是公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作。五、一般性發文由辦公室起草制發。業務性發文由具體負責該項目工作的科（股）室起草，局辦公室負責審核把關，登記編號后報局長或局長授權的主管副局長簽發。

六、打印的文件初稿由起草文稿的單位進行校對后，由辦公室印刷、裝訂、發放、存檔。

七、積極推行辦公自動化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡單材料盡可能由各科室自己承擔。

八、凡需打印的材料，須經各業務主管局長同意，明確印制數量、完成時限后，交辦公室主任轉簽微機室工作人員辦理，并做好登記。微機室工作人員不直接接收需打印各種材料。

九、收到上級機關或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見，報局長批示，按照批示意見送有關領導或責任部門辦理。

十、辦公室負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

十一、公文辦理完畢后，由辦公室根據《檔案法》及其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔、個人不得保存應當歸檔的公文。

十二、辦公室對上級機關和本機關下發的公文的貫徹落實情況進行督促檢查并建立督查制度。

十三、文書人員在辦公室主任的具體領導下，全面負責文秘工作。業務工作同時接受政府辦、檔案局的監督、指導和檢查。

十四、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務副局長簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。

十五、文件收受及傳閱要及時，一般性文件兩天之內必須傳閱完畢，兩天之后文件未傳完時，文書可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當時送達相關領導，及時落實。

十六、日常文件處理做到收、發、傳、歸及時準確科學有效。

十七、嚴把印信使用關，發文時必須由分管局長同意，然后由局長簽批后才可打印并使用公章，平時使用公章，必須由辦公室主任或分管常務副局長簽字后方可使用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。

十八、文書要嚴格執行借閱，保密等項規章制度。

十九、除屬名信外，公務信件均由文書拆閱，重要信函，由主任或主管常務的副局長簽轉。二十、一般業務性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統一管理，辦公室要將重大活動、事件、獎勵等事宜主動進檔，統一管理。

二十一、年末文件歸類做到科學、及時、有序、各類卷分類科學，有利用價值。