第一篇：行政檔案管理制度

行政檔案管理制度

一、文件檔案工作用辦公室總負責,各部門協(xié)助管理。

二、文件檔案的處理

(一)各類公文材料收文由辦公室統(tǒng)一處理。辦公室由專人負責公文的簽收、拆封、篩選、登記、擬辦、呈閱、付閱、分辦、催辦、收集、立卷等工作。

(二)各類文件檔案得整理、利用、統(tǒng)計、保護工作由辦公室統(tǒng)一負責,以確保檔案的完整及價值的發(fā)揮。

(三)政府部門下發(fā)的蓋紅章的文件正本必須交辦公室存檔。

(四)各部門每月月底前將重要的、有價值的文件、合同等編號、分類登記造冊,交辦公室統(tǒng)一保管。

(五)各部門的各類專業(yè)檔案,如工程技術檔案、財務檔案、人事檔案等由各部門自行管理。各部門應在立檔后,將總目錄及卷內(nèi)目錄交辦公室一份,以便查閱、利用。

(六)各類文件檔案要妥善保管,任何人不得擅自攜帶機要文件回家或去公共場所,避免泄露、丟失等不安全事故發(fā)生。

三、各部門上報的行文,要按照公司統(tǒng)一規(guī)定的格式執(zhí)行,具體詳見《關于行文程序的管理規(guī)定》。

四、各類公文辦理程序

(一)一般下級報上級部門的請示類文件,應在三天之內(nèi)回復,緊急文件應當天回復。

(二)上級對下級的指示類文件,應按指示精神在規(guī)定的期限內(nèi)辦理,處理結果及時向有關領導匯報。

工程技術檔案管理制度

一、工程技術檔案管理由工程檔案管理小組負責實施。

二、管理機構及職能(一)組織機構:

1、北京DL溫泉房地產(chǎn)開發(fā)有限公司成立以總工程師為首的工程檔案管理小組,該管理小組由下列人員組成: 組長:總工程師

組員:開發(fā)部、經(jīng)管部、工程部、材料設備部的經(jīng)理及各部門指定的檔案員。并建立相應的檔案機構和管理制度,配備能勝任的檔案工作人員,以保證高質(zhì)量地管理好本項工程的檔案材料。(二)職能

1、總工程師負責整個工程的檔案管理工作,組織制定本項工程的歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件,組織審查、接收各單位編制的檔案文件。在檢查匯總后由有關部門向城建檔案館移交。

2、勘測設計單位應做好工程項目的勘測、設計文件的收集整理工作,并按要求向建設單位工程部移交檔案。

3、各施工單位負責收集、整理自己承包范圍內(nèi)的施工技術文件和竣工圖,匯總后經(jīng)監(jiān)理單位審核合格后移交建設單位工程部。

4、監(jiān)理單位負責工程監(jiān)理文件的收集整理。在建立工作完成后移交給建設單位工程部,并負責審核施工單位的竣工文件。

三、管理內(nèi)容與要求(一)歸檔辦法:

(二)管理要求:(三)竣工圖的編制:(四)歸檔范圍、收集保管單位、保存期限(見附表)(五)工程檔案使用:(六)匯總上報:

第二篇：行政檔案管理制度

檔案管理人員崗位職責

三、負責集中統(tǒng)一管理本公司的檔案，并對本行公司各種文件材料的收集、整理、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查和指導。

四、認真做好檔案保管工作，定期檢查檔案，維護檔案的完整與安全。

五、按規(guī)定認真做好其它工作。

文件材料立卷歸檔制度

一、凡是公司運營中形成的，特別是關系員工切身利益的，具有查考利用價值的文件材料都應歸檔保存。

二、歸檔的文件材料必須齊全、完整、準確，并具有法律效用。當年形成辦理的文件材料，一般在次年三月底前完成立卷歸檔工作。

三、檔案整理應當遵循文件的自然形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。

四、各類文件材料應按要求及時歸檔，具體歸檔時間為：

1、文書材料于次年三月底前歸檔；

2、會計材料由會計人員整理，由會計人員負責歸檔；

3、基本合同文件材料在項目竣工驗收后三個月內(nèi)歸檔；

4、照片在活動結束后一個月內(nèi)，由拍攝者連同底片、說明等一并歸檔；數(shù)碼照片由攝影者收集并編寫文字說明后，隨其他載體檔案一起歸檔；

5、聲像實物檔案應在活動結束或辦理完畢后隨時歸檔；

6、員工檔案材料在形成后一個月內(nèi)歸檔。

五、文件材料歸檔時，交接雙方應在清點完畢后辦理移交手續(xù)，并在移交清冊上簽字。

檔案庫房管理制度

一、檔案庫房應確定專人負責管理，檔案管理人員要切實履行管理職責。

二、庫房鑰匙由檔案管理人員保管，其他人員未經(jīng)許可不得隨意出入。

三、切實做好防高溫、防潮濕、防光、防盜等工作，保持庫內(nèi)整潔衛(wèi)生，無雜物堆放。

四、檔案收進、移出、鑒定、銷毀、利用等都要及時進行記錄和登記，對案卷及庫內(nèi)情況定期檢查，做到帳實相符。

五、檔案管理人員變動，應當辦理交接手續(xù)。

檔案利用制度

一、本公司員工因工作需要需要，均可利用檔案。外單位人員查閱檔案應持《檔案借閱申請書》或其他合法證件，經(jīng)本公司領導審批同意，方可利用檔案。

二、利用者應按規(guī)定填寫《檔案利用登記表》并在檔案室查閱檔案。

三、檔案原則上不提供外借。如因特殊情況確需外借的，須經(jīng)公司檔案分管領導審批同意，并在二天內(nèi)歸還。

四、檔案利用者必須維護檔案的完整與安全，嚴禁拆卷、撕頁、污損、涂改、圈劃、標注等有損檔案原貌的行為發(fā)生。

五、借閱利用檔案過程中要愛護檔案，并遵守國家有關保密規(guī)定，不得損害國家、社會、集體和村民的合法權益。對破壞檔案或造成檔案泄密的，按國家有關法律法規(guī)予以處罰。

檔 案 保 密 制 度

一、檔案管理人員必須認真執(zhí)行保密協(xié)議上的有關規(guī)定，嚴守公司秘密；

二、檔案管理人員不得擅自復印、摘抄或傳播具有內(nèi)部和秘密性質(zhì)的檔案材料或內(nèi)容；

三、帶有密級的檔案，要在檔案的右上角標上密級標記，機密以上的檔案，應專柜存放；

四、對不歸檔的或重份的帶密文件材料，需要銷毀的檔案，必須登記造冊，經(jīng)主管領導審批后，由兩人以上共同監(jiān)銷；

五、涉密檔案一般不能外借，確為工作需要，必須辦理借閱手續(xù)，經(jīng)主管領導批準后方可借出；

六、檔案利用者必須嚴格遵守有關制度，保證檔案材料及其內(nèi)容的安全，未經(jīng)許可，不得私自抄錄和復制，更不能擅自將檔案材料帶出檔案室；

七、對違反保密協(xié)議，泄露公司秘密并造成損失的人，將追究其責任。

第三篇：行政審批服務中心檔案管理制度

行政服務中心檔案管理制度

為加強市政府行政服務中心的檔案管理，逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及上級檔案管理部門的有關要求，結合中心實際，特制定本制度。

一、歸檔范圍

（一）國家、省、市下發(fā)的各類文件。

（二）中心領導參加各類會議帶回的主要文件材料；中心文件、會議紀要、領導講話、工作總結等；照片、音像資料。

（三）中心制定的各類規(guī)章制度。

（四）中心人員檔案、名冊、獎懲及調(diào)動等資料。

（五）中心的業(yè)務資料、統(tǒng)計報表。

（六）中心的考勤、考核記錄。

（七）其它應歸檔的文件資料。

二、歸檔要求

（一）歸檔的文件材料應收集齊全、完整，卷宗質(zhì)量符合有關規(guī)定。

（二）凡歸檔的文件資料一律采用碳素或藍黑墨水書寫，對已破損、字跡褪色及使用圓珠筆書寫的重要文件，要及時修復或復制后歸檔。

（三）應歸檔的文件材料要按照文件形成規(guī)律和保持文件之間歷史聯(lián)系分類、立卷，使案卷能正確反映本部門活動 的基本面貌，便于保管和利用。

（四）歸檔卷宗封面的各個項目均應填寫清楚，卷宗要按一定的次序系統(tǒng)排列，并按有關規(guī)定確定檔案的保管期限。

三、檔案的保管和使用

（一）中心檔案庫房和櫥柜要有防盜、防火、防密、防潮等措施，確保檔案資料安全。

（二）庫房內(nèi)的檔案必須按檔案門類從上到下、從左到右分類排列，并編制存放索引，便于查找。

（三）秘書處要定期或不定期地對檔案的保管情況進行檢查，并做好檢查記錄。發(fā)現(xiàn)問題及時向領導匯報，并采取有效措施加以補救，對破損或變更的檔案及時修補、復制或作其他技術處理。

（四）為保護庫房內(nèi)整潔、美觀，不準堆放與檔案、資料無關的雜物，并定期對庫房進行清理。

（五）中心人員借閱、復印中心檔案室資料，須經(jīng)秘書處批準；外單位人員查閱（不外借）、復印檔案，須持單位介紹信，并經(jīng)秘書處同意。

（六）使用者必須愛護檔案資料，不得拆卷、撕頁、污損或在文件上勾劃、涂改；查閱時不許吸煙、喝水；借閱的檔案應切實保管好，不許轉借，不得遺失，違者按有關規(guī)定追究責任。

四、檔案的移交

各處室收集、整理、制作的材料，凡應由中心統(tǒng)一保存的，根據(jù)需要每半年或一年向中心檔案室移交，移交時必須履行交接手續(xù)。

五、檔案的銷毀

（一）根據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，定期對檔案進行鑒定，準確判定檔案的存毀。

（二）準備銷毀的檔案由秘書處編制銷毀清冊，經(jīng)中心主任批準，報檔案局備案后銷毀，不得自行銷毀。

（三）銷毀檔案須在監(jiān)銷人員監(jiān)視下集中到指定地點監(jiān)銷，并由銷毀人、監(jiān)銷人在銷毀清冊上簽字。

六、檔案管理體制

服務中心管理辦公室對中心檔案工作具體負責。

秘書處安排一名兼職檔案工作人員，具體承擔檔案管理工作。

第四篇：市行政服務中心檔案管理制度

一、“中心”文件檔案資料管理

1、歸檔范圍：上級下發(fā)的各類文件、領導講話，市委、市政府、各部門有關文件，“中心”文件、會議記錄、會議紀要、工作總結、重要資料及照片、音像材料等，“中心”制定的各項規(guī)章制度，“中心”干部職工名冊、考核獎懲、晉升及調(diào)動等文件材料，及其它應該歸檔的材料、資料。

2、檔案保管：檔案由專職人員保管。保管人員要做好檔案的防潮、防蛀、防火、防盜工作。嚴格按檔案管理的有關規(guī)定執(zhí)行，確保檔案安全。

二、“窗口”文件檔案資料管理

1、歸檔范圍：與“窗口”工作業(yè)務有關的各項政策文件，“中心”下 發(fā)各“窗口”的文件、“中心”制定的各項規(guī)章制度，本 “窗口”已辦結或正在辦理事項的各類資料等屬于“窗口”歸檔資料。

2、檔案利用：“窗口”檔案由各“窗口”實行專人負責。本“窗口”工作人員借閱后要及時歸還；其他因工作需要借閱或復印有關資料，需經(jīng)本“窗口”負責人同意，并辦理登記手續(xù)。

3、檔案保管：檔案經(jīng)整理后，每天必須存放在“窗口”檔案柜中妥善保管。

第五篇：文秘與行政制度之檔案管理制度

文秘與行政管理制度實例

檔案管理制度模板

一、檔案管理部門

1.文書的原稿由文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門留存文書的復印件。如有其他需要，必須經(jīng)過文書管理部門領導批準。

2.檔案分類目錄及編號由文書管理部門統(tǒng)一制定。

3.檔案管理部門必須樹立責任意識，妥善的保管各種檔案。

二、檔案管理原則

1.文書歸檔前，歸檔人員必須檢查文書是否屬于歸檔文書、文書及其附件是否完整、是否存在殘缺遺漏、文書的處理手續(xù)是否完備，以保證文書的完好性；如不符合相關要求，應退回經(jīng)辦部門。

2.貴重物品或其他有價證劵，應退回經(jīng)辦部門；經(jīng)辦部門應送制定保管部門簽收，將相關簽收后的文件歸檔保存。

三、文件的整理與分類

1.文件如有皺折、破損或參差不齊等情況，應現(xiàn)將其補整、裁切或折疊，使紙張整齊劃一。

2.中文豎排文件以右方裝訂為原則，裝訂文件時應對準右上角；中文橫排或外文文件以左方裝訂為原則，裝訂文件時應對準左上角。

3.檔案分類應符合實際應用，采用部門、大類、小類、明細類四級分類的方式，先以部門分類，之后按性質(zhì)分為若干大類，然后在同類中具體分為若干小類，在分為各明細類。

4.明細類采用文件夾裝訂，并在文件夾首頁設置目錄表，以便查閱。5.檔案號的表示方式為：經(jīng)辦部門代號—大類號—小類號—明細類號—檔案卷次號。

四、檔案名稱及編號的設定

1.檔案的名稱應簡明扼要，體現(xiàn)檔案的內(nèi)容性質(zhì)；檔案的編號應以阿拉伯數(shù)字表示；檔案的分類編號表應按分類、名稱、編號等依次排列，以便查閱。

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文秘與行政管理制度實例

2.檔案的名稱、編號等，一經(jīng)確定，不可隨意修改。

3.新檔案歸案前，應以一案一號為原則，依照檔案分類編號表，查明檔案的類別、卷次等，據(jù)以編列檔號，同時查明前案的檔號，據(jù)以編列。4.如有檔案可歸多類的，應先確定其主要類別，再編列檔號。

5.檔號的編制應自左向右。右方裝訂的檔案應將檔號寫于左上角，左方裝訂的檔案應寫于右上角。

五、檔案的保存期限

根據(jù)檔案的重要程度不同，檔案的保存分為永久保存檔案，如重要的協(xié)議書、重要的政府許可證書；保存十年的檔案，如人事任命書、財務會計賬簿、神奇審批提案的文書；保存五年的檔案，如較重要的文件；保存一年的檔案，如調(diào)查報告等。

檔案管理部門應依照檔案的保存期限的不同，拖上的保管檔案。

六、檔案的整理與清理

1.文件夾背面應標準此文件夾所包含的案件的分類編號及名稱，以便查閱。2.歸檔文書應以活頁方式裝訂，并依照實際需要使用“見出紙”，注明目次號碼。

3.檔案管理人員應保存檔案的清潔，定期清理。

4.保存期滿，沒有必要再繼續(xù)保存的檔案，經(jīng)領導決定，填寫廢除理由和銷毀日期備檔，以焚燒的形式銷毀。

5.保存期滿，仍有保存價值的檔案，管理人員應將“收（發(fā)）文登記單”第五聯(lián)附在其保留文件上，并注明部分銷毀的日期。

七、調(diào)卷的程序與管理

1.檔案的借閱，必須做好相關的借閱記錄，并注明歸還日期。借閱人須持有主管部門審批的檔案調(diào)閱單；

2.檔案歸還時，檔案管理人員應對所歸還的檔案仔細核查，無誤后歸入文件夾。

3.檔案調(diào)閱單列有檔案借閱期限，并且只能一檔一調(diào)，不可連續(xù)使用；如需

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文秘與行政管理制度實例

延長調(diào)借期限的，需重新辦理檔案調(diào)閱單。

4.調(diào)閱人只能調(diào)閱與本部門業(yè)務有關的檔案，如有其他需求，則需經(jīng)檔案管理部門主管批準。

5.調(diào)閱人應保持檔案的完好性，未經(jīng)檔案管理部門允許，不得抽換增損檔案。

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