第一篇：國家標準化指導性技術文件管理規(guī)定

國家標準化指導性技術文件管理規(guī)定

發(fā)布機構：國家質量技術監(jiān)督局

發(fā)布日期：1998.12.24 生效日期：1998.12.24

第一條 為了使我國標準化工作適應社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的需要，有利于國際交流，規(guī)范國家標準化指導性技術文件（以下簡稱“指導性技術文件”）的管理工作，特制定本規(guī)定。

第二條 指導性技術文件，是為仍處于技術發(fā)展過程中（如變化快的技術領域）的標準化工作提供指南或信息，供科研、設計、生產(chǎn)、使用和管理等有關人員參考使用而制定的標準文件。

第三條 符合下列情況之一的項目，可制定指導性技術文件：

（一）技術尚在發(fā)展中，需要有相應的標準文件引導其發(fā)展或具有標準化價值，尚不能制定為標準的項目；

（二）采用國際標準化組織、國際電工委員會及其他國際組織（包括區(qū)域性國際組織）的技術報告的項目。

第四條 指導性技術文件不宜由標準引用使其具有強制性或行政約束力。

第五條 國務院標準化行政主管部門統(tǒng)一負責指導性技術文件的管理工作。

指導性技術文件由國務院標準化行政主管部門編制計劃，組織草擬，統(tǒng)一審批、編號、發(fā)布。

第六條 指導性技術文件的代號由大寫漢語拼音字母“ＧＢ／Ｚ”構成。

指導性技術文件的編號，由指導性技術文件的代號、順序號和年號（即發(fā)布年 份的四位數(shù)字）構成：

GB／Z ×××××——××××

─┬─ ───┬──

─┬──

│

│

│

│

│

└── 發(fā)布年號

│

│

│

└────── 順序號

│

└────────── 代號

第七條 指導性技術文件的制定，按《國家標準管理辦法》和ＧＢ／Ｔ１６７３３《國家標準制定程序的階段劃分及代碼》的有關規(guī)定辦理。

指導性技術文件項目列入《國家標準制、修訂項目計劃》，并在《國家標準制、修訂項目計劃》及其他有關文件中，用“ＧＢ／Ｚ”注明。

第八條 指導性技術文件的編寫，參照ＧＢ／Ｔ１《標準化工作導則》系列國家標準的規(guī)定。其中：

（一）指導性技術文件中，凡提及“指導性技術文件”自身時，采用“本指導性技術文件”的方式敘述。

（二）指導性技術文件的前言中，還應當說明需要制定本指導性技術文件的理由，采用國際標準化組織、國際電工委員會或其他國際組織的技術報告的編號和名稱及其采用程度。同時注明：

“本指導性技術文件僅供參考。有關對本指導性技術文件的建議和意見，向國務院標準化行政主管部門反映。”

第九條

標準的起草與表述規(guī)則 第２部分：標準出版印刷的規(guī)定》，將封面和首頁上的“中華人民共和國國家標準”改為“中華人民共和國國家標準化指導性技術文件”，將國家標準的編號改為指導性技術文件的編號，取消實施日期，其他各處作相應改動。

指導性技術文件的出版單位由國務院標準化行政主管部門確定。

第十條 指導性技術文件的復審程序，按照《國家標準管理辦法》的規(guī)定。指導性技術文件發(fā)布后三年內(nèi)必須復審，以決定是否繼續(xù)有效、轉化為國家標準或撤銷。

指導性技術文件轉化為國家標準，應當在國家標準的前言中予以說明。

第十一條 指導性技術文件屬科技成果，按《標準化科學技術進步獎勵辦法》 的規(guī)定，參與科技成果獎的評定。

第十二條 本辦法由國家技術監(jiān)督局負責解釋。

第十三條 本辦法自發(fā)布之日起施行。

第二篇：國家標準化指導性技術文件管理規(guī)定

國家標準化指導性技術文件管理規(guī)定

第一條 為了使我國標準化工作適應社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的需要，有利于國際交流，規(guī)范國家標準化指導性技術文件(以下簡稱“指導性技術文件”)的管理工作，特制定本規(guī)定。

第二條 指導性技術文件，是為仍處于技術發(fā)展過程中(如變化快的技術領域)的標準化工作提供指南或信息，供科研、設計、生產(chǎn)、使用和管理等有關人員參考使用而制定的標準文件。

第三條 符合下列情況之一的項目，可制定指導性技術文件：

(一)技術尚在發(fā)展中，需要有相應的標準文件引導其發(fā)展或具有標準化價值，尚不能制定為標準的項目；

(二)采用國際標準化組織、國際電工委員會及其他國際組織(包括區(qū)域性國際組織)的技術報告的項目。

第四條 指導性技術文件不宜由標準引用使其具有強制性或行政約束力。

第五條 國務院標準化行政主管部門統(tǒng)一負責指導性技術文件的管理工作。指導性技術文件由國務院標準化行政主管部門編制計劃，組織草擬，統(tǒng)一審批、編號、發(fā)布。

第六條 指導性技術文件的代號由大寫漢語拼音字母“GB/Z”構成。指導性技術文件的編號，由指導性技術文件的代號、順序號和年號(即發(fā)布年份的四位數(shù)字)構成：GB/Z×××××-××××

第七條 指導性技術文件的制定，按《國家標準管理辦法》和GB/T16733《國家標準制定程序的階段劃分及代碼》 的有關規(guī)定辦理。指導性技術文件項目列入《國家標準制、修訂項目計劃》，并在《國家標準制、修訂項目計劃》及其他有關文件中，用 “GB/Z”注明。

第八條 指導性技術文件的編寫，參照GB/T1《標準化工作導則》系列國家標準的規(guī)定。其中：

(一)指導性技術文件中，凡提及“指導性技術文件”自身時，采用“本指導性技術文件”的方式敘述。

(二)指導性技術文件的前言中，還應當說明需要制定本指導性技術文件的理由，采用國際標準化組織、國際電工委員會或其他國際組織的技術報告的編號和名稱及其采用程度。同時注明： “本指導性技術文件僅供參考。有關對本指導性技術文件的建議和意見，向國務院標準化行政主管部門反映。”

第九條 指導性技術文件的印刷格式，比照GB/T1.2《標準化工作導則 第1單元：標準的起草與表述規(guī)則 第2部分：標準出版印刷的規(guī)定》，將封面和首頁上的“中華人民共和國國家標準”改為“中華人民共和國國家標準化指導性技術文件”，將國家標準的編號改為指導性技術文件的編號，取消實施日期，其他各處作相應改動。指導性技術文件的出版單位由國務院標準化行政主管部門確定。

第十條 指導性技術文件的復審程序，按照《國家標準管理辦法》的規(guī)定。指導性技術文件發(fā)布后三年內(nèi)必須復審，以決定是否繼續(xù)有效、轉化為國家標準或撤銷。指導性技術文件轉化為國家標準，應當在國家標準的前言中予以說明。

第十一條 指導性技術文件屬科技成果，按《標準化科學技術進步獎勵辦法》的規(guī)定，參與科技成果獎的評定。

第十二條 本辦法由國家技術監(jiān)督局負責解釋。

第十三條 本辦法自發(fā)布之日起施行。ken777(2005-5-29 19:05:10)另：

國家標準管理辦法

第一章 總 則

第一條 為了加強國家標準的管理，根據(jù)《中華人民共和國標準化法》和《中華人民共和國標準化法實施條例》的有關規(guī)定，制定本辦法。

第二條 對需要在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一的下列技術要素，應當制定國家標準(含標準樣品的制作)：

(一)通用的技術術語、符號、代號(含代碼)、文件格式、制圖方法等通用技術語言要求和互換配合要求；

(二)保障人體健康和人身、財產(chǎn)安全的技術要求，包括產(chǎn)品的安全、衛(wèi)生要求，生產(chǎn)、儲存、運輸和使用中的安全、衛(wèi)生要求，工程建設的安全、衛(wèi)生要求，環(huán)境保護的技術要求；

(三)基本原料、材料、燃料的技術要求；

(四)通用基礎件的技術要求;

(五)通用的試驗、檢驗方法;

(六)工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、工程建設、信息、能源、資源和交通運輸?shù)韧ㄓ玫墓芾砑夹g要求；

(七)工程建設的勘察、規(guī)劃、設計、施工及驗收的重要技術要求；

(八)國家需要控制的其他重要產(chǎn)品和工程建設的通用技術要求。

第三條 國家標準分為強制性國家標準和推薦性國家標準。下列國家標準屬于強制性國家標準：

(一)藥品國家標準、食品衛(wèi)生國家標準、獸藥國家標準、農(nóng)藥國家標準；

(二)產(chǎn)品及產(chǎn)品生產(chǎn)、儲運和使用中的安全、衛(wèi)生國家標準，勞動安全、衛(wèi)生國家標準，運輸安全國家標準；

(三)工程建設的質量、安全、衛(wèi)生國家標準及國家需要控制的其他工程建設國家標準；

(四)環(huán)境保護的污染物排放國家標準和環(huán)境質量國家標準；

(五)重要的涉及技術銜接的通用技術術語、符號、代號(含代碼)、文件格式和制圖方法國家標準；

(六)國家需要控制的通用的試驗、檢驗方法國家標準；

(七)互換配合國家標準;

(八)國家需要控制的其他重要產(chǎn)品國家標準。其他的國家標準是推薦性國家標準。

第四條 國家標準的代號由大寫漢語拼音字母構成。強制性國家標準的代號為“GB”，推薦性國家標準的代號為“GB/T”。國家標準的編號由國家標準的代號、國家標準發(fā)布的順序號和國家標準發(fā)布的年號(即發(fā)布年份的后兩位數(shù)字)構成。示例： GB×××× GB/T××××

第五條 制定國家標準應當貫徹國家的有關方針、政策、法律、法規(guī)；有利于合理開發(fā)和利用國家資源，推廣科學技術成果；積極采用國際標準和國外先進標準，促進對外經(jīng)濟技術合作與對外貿(mào)易的發(fā)展；保障安全和人民的身體健康，保護環(huán)境；充分考慮使用要求，維護消費者的利益；做到技術先進、經(jīng)濟合理、安全可靠、協(xié)調(diào)配套。

第六條 產(chǎn)品質量標準，凡需要而又可能分等分級的，應做出合理的分等分級規(guī)定。

第七條 國家標準由國務院標準化行政主管部門編制計劃，協(xié)調(diào)項目分工，組織制訂(含修訂，下同)，統(tǒng)一審批、編號、發(fā)布。法律對國家標準的制定另有規(guī)定的，依照法律的規(guī)定執(zhí)行。

第二章 國家標準的計劃

第八條 編制國家標準的計劃項目以國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃、國家科技發(fā)展計劃、標準化發(fā)展計劃等作為依據(jù)。

第九條 國務院標準化行政主管部門在每年六月提出編制下國家標準計劃項目的原則要求，下達給國務院有關行政主管部門和國務院標準化行政主管部門領導與管理的全國專業(yè)標準化技術委員會；國務院有關行政主管部門將編制國家標準計劃項目的原則、要求，轉發(fā)給由其負責領導和管理的全國專業(yè)標準技術委員會或專業(yè)標準化技術歸口單位(簡稱技術委員會或技術歸口單位，下同)。

第十條 各技術委員會或技術歸口單位根據(jù)編制國家標準計劃項目的原則、要求、提出國家標準計劃項目的建議，報其主管部門；國務院有關行政主管部門審查、協(xié)調(diào)后，于九月底提出國家標準計劃項目草案和項目任務收(格式按附件1，2)報國務院標準化行政主管部門。國務院各有關行政主管部門在協(xié)調(diào)國家標準計劃項目過程中有困難時，可由國務院標準化行政主管部門協(xié)調(diào)解決。

第十一條 國務院標準化行政主管部門對上報的國家標準計劃項目草案，統(tǒng)一匯總、審查、協(xié)調(diào)，于十二月底前將批準后的下國家標準計劃項目下達。

第十二條 執(zhí)行國家標準計劃過程中，必要時可以對計劃項目進行調(diào)整，調(diào)整的原則和內(nèi)容是：

(一)確屬急需制定國家標準的項目，可以增補；

(二)確屬特殊情況，可以對計劃項目的內(nèi)容進行調(diào)整；

(三)確屬不宜制定國家標準的項目，應予撤銷。

第十三條 國家標準計劃項目進行調(diào)整的程序如下：

(一)凡符合上述調(diào)整原則的項目，必須由負責起草單位填寫“國家標準計劃項目調(diào)整申請表”(格式按附件3)。經(jīng)項目主管部門審查同意，報國務院標準化行政主管部門批準；

(二)經(jīng)國務院標準化行政主管部門批準后通知項目主管部門；

(三)當調(diào)整國家標準計劃項目的申請未被批準是，必須依照原定計劃進行工作。

第十四條 藥品、獸藥、食品衛(wèi)生、環(huán)境保護和工程建設的國家標準計劃，由國務院有關行政主管部門報國務院標準化行政主管部門審查后下達。

第三章 國家標準的制訂

第十五條 國務院有關行政主管部門和國務院標準化行政主管部門領導與管理的技術委員會，按下達的國家標準計劃項目組織實施。應經(jīng)常檢查國家標準計劃項目的進展情況，督促并創(chuàng)造條件，保證負責起草單位按計劃完成任務。每年一月底前，將上計劃執(zhí)行情況報國務院標準化行政主管部門。

第十六條 負責起草單位應對所訂國家標準的質量及其技術內(nèi)容全面負責。應按GB1《標準化工作導則》的要求起草國家標準征求意見稿，同時編寫“編制說明”及有關附件，其內(nèi)容一般包括：

(一)工作簡況，包括任務來源、協(xié)作單位、主要工作過程、國家標準主要起草人及其所做的工作等；

(二)國家標準編制原則和確定國家標準主要內(nèi)容(如技術指標、參數(shù)、公式、性能要求、試驗方法、檢驗規(guī)則等)的論據(jù)(包括試驗、統(tǒng)計數(shù)據(jù))，修訂國家標準時，應增列新舊國家標準水平的對比；

(三)主要試驗(或驗證)的分析、綜述報告，技術經(jīng)濟論證，預期的經(jīng)濟效果；

(四)采用國際標準和國外先進標準的程度，以及與國際、國外同類標準水平的對比情況，或與測試的國外樣品、樣機的有關數(shù)據(jù)對比情況；

(五)與有關的現(xiàn)行法律、法規(guī)和強制性國家標準的關系；

(六)重大分歧意見的處理經(jīng)過和依據(jù)；

(七)國家標準作為強制性國家標準或推薦性國家標準的建議；

(八)貫徹國家標準的要求和措施建議(包括組織措施、技術措施、過渡辦法等內(nèi)容)；

(九)廢止現(xiàn)行有關標準的建議；

(十)其他應予說明的事項。對需要有標準樣品對照的國家標準，一般應在審查國家標準前制備相應的標準樣品。

第十七條 國家標準征求意見稿和“編制說明”及有關附件，經(jīng)負責起草單位的技術負責人審查后，印發(fā)各有關部門的主要生產(chǎn)、經(jīng)銷、使用、科研、檢驗等單位及大專院校征求意見。國家標準征求意見稿征求意見時，應明確征求意見的期限，一般為兩個月。可列出征求意見的表格，以利對意見的綜合、整理。被征求意見的單位應在規(guī)定期限內(nèi)回復意見，如沒有意見也應復函說明，逾期不復函，按無異議處理。對比較重大的意見，應說明論據(jù)或提出技術經(jīng)濟論證。

第十八條 負責起草單位應對征集的意見進行歸納整理，分析研究和處理后提出國家標準送審稿、“編制說明”及有關附件、“意見匯總處理表”(格式按附件4)，送負責該項目的技術委員會秘書處或技術歸口單位審閱，并確定能否提交審查。必要時可重新征求意見。第十九條 國家標準送審稿的審查，凡已成立技術委員會的，由技術委員會按《全國專業(yè)標準化技術委員會章程》組織進行。

第二十條 國家標準送審稿的審查，未成立技術委員會的，由項目主管部門或其委托的技術歸口單位組織進行。參加審查的，應有各有關部門的主要生產(chǎn)、經(jīng)銷、使用、科研、檢驗等單位及大專院校的代表。其中，使用方面的代表不應少于四分之一。審查可采用會議審查或函審。對技術、經(jīng)濟意義重大，涉及面廣，分歧意見較多的國家標準送審稿可會議審查；其余的可函審。會議審查或函審由組織者決定。

會議審查時，組織者至少應在會議前一個月將會議通知、國家標準送審稿、“編制說明”及有關附件、“意見匯總處理表”等提交給參加國家標準審查會議的部門、單位和人員。函審時，組織者應在審表決前兩個月將函審通知和上述文件及“函審單”(格式按附件5)提交給參加函審的部門、單位和人員。

第二十一條 會議審查，原則上應協(xié)商一致。如需表決，必須有不少于出席會議代表人數(shù)的四分之三同意為通過；國家標準的起草人不能參加表決，其所在單位的代表不能超過參加表決者的四分之一。函審時，必須有四分之三回函同意為通過。會議代表出席率及函審回函率不足三分之二時，應重新組織審查。

會議審查，應寫出“會議紀要”，并附參加審查會議的單位和人員名單及未參加審查會議的有關部門和單位名單；函審，應寫出“函審結論”(格式按附件6)，并附“函審單”。

“會議紀要”應如實反映審查情況；內(nèi)容包括對本辦法第十六條中第(二)至(十)項內(nèi)容的審查結論。負責起草單位，應根據(jù)審查意見提出國家標準報批稿。

國家標準報批稿和會議紀要應經(jīng)與會代表通過。

第二十二條 國家標準報批稿由國務院有關行政主管部門或國務院標準化行政主管部門領導與管理的技術委員會，報國家標準審批部門審批。國家標準報批稿內(nèi)容應與國家標準審查時審定內(nèi)容一致，如對技術內(nèi)容有改動，應附有說明。報送的文件應有：

(一)報批國家標準的公文一份(格式按附件7)

(二)國家標準報批稿四份，另附應符合制版要求的插圖一份；

(三)“國家標準申報單”(格式按附件8)、“編制說明”及有關附件、“意見匯總處理表”、國家標準審查“會議紀要”或“函審結論”各兩份；

(四)如系采用國際標準或國外先進標準制訂的國家標準，應有該國際標準或國外先進標準原文(復制件)和譯文各一份。

第四章 國家標準的審批、發(fā)布

第二十三條 國家標準由國務院標準化行政主管部門統(tǒng)一審批、編號、發(fā)布(批文格式按附件9，發(fā)布公告格式按附件10)，并將批準的國家標準一份退報批部門。其中，藥品、獸藥國家標準，分別由國務院衛(wèi)生主管部門、農(nóng)業(yè)主管部門審批、編號、發(fā)布；食品衛(wèi)生、環(huán)境保護國家標準，分別由國務院衛(wèi)生主管部門、環(huán)境保護主管部門審批，國務院標準化行政主管部門編號、發(fā)布；工程建設國家標準由國務院工程建設主管部門審批，國務院標準化行政主管部門統(tǒng)一編號，國務院標準化行政主管部門和工程建設主管部門聯(lián)合發(fā)布。

第二十四條 制定國家標準過程中形成的有關資料，按標準檔案管理規(guī)定的要求，進行歸檔。

第二十五條國家標準由中國標準出版社出版。藥品、獸藥和工程建設國家標準的出版，由國家標準的審批部門另行安排。在國家標準出版過程中，發(fā)現(xiàn)內(nèi)容有疑點或錯誤時，由標準出版單位及時與負責起草單位聯(lián)系。如國家標準技術內(nèi)容需更改時，須經(jīng)國家標準的審批部門批準。

需要翻譯為外文出版的國家標準，其譯文由該國家標準的主管部門組織有關單位翻譯和審定，并由國家標準的出版單位出版。

第二十六條 國家標準出版后，發(fā)現(xiàn)個別技術內(nèi)容有問題，必須作少量修改或補充時，由負責起草單位提出“國家標準修改通知單”(格式按附件11、12)，經(jīng)技術委員會或技術歸口單位審核，報該國家標準的主管部門審查同意，備文并附“國家標準修改通知單”一式四份，報國家標準的審批部門批準(批復格式按附件13)；按第二十三條的規(guī)定發(fā)布。

第五章 國家標準的復審

第二十七條 國家標準實施后，應當根據(jù)科學技術的發(fā)展和經(jīng)濟建設的需要，由該國家標準的主管部門組織有關單位適時進行復審，復審周期一般不超過五年。國家標準的復審可采用會議審查或函審。會議審查或函審，一般要有參加過該國家標準審查工作的單位或人員參加。

第二十八條 國家標準復審結果，按下列情況分別處理：

(一)不需要修改的國家標準確認繼續(xù)有效；確認繼續(xù)有效的國家標準，不改順序號和年號。當國家標準重版時，在國家標準封面上、國家標準編號下寫明“××××年確認有效”字樣。

(二)需作修改的國家標準作為修訂項目，列入計劃。修訂的國家標準順序號不變，把年號改為修訂的年號。

(三)已無存在必要的國家標準，予以廢止。

第二十九條 負責國家標準復審的單位，在復審結束后，應寫出復審報告，內(nèi)容包括：復審簡況，處理意見，復審結論。經(jīng)該國家標準的主管部門審查同意，一式四份，報國家標準的審批部門批準，按第二十三條的規(guī)定發(fā)布。

第三十條 國家標準屬科技成果，對技術水平高、取得顯著效益的國家標準，應當納入國家或部門科技進步獎勵范圍，予以獎勵。第六章 附 則

第三十一條 本辦法由國家技術監(jiān)督局負責解釋。

第三十二條 本辦法自公布之日起實施。原國家標準總局1982年2月4日頒發(fā)的《關于國家標準的計劃編制、制訂和復審工作程序的暫行規(guī)定》和《關于國家標準修改、補充的暫行辦法》、原國家標準局1983年4月2日頒發(fā)的《關于報批國家標準工作若干補充要求的通知》和1996年10月15日頒發(fā)的《制訂工農(nóng)業(yè)產(chǎn)品國家標準工作程序的補充規(guī)定(試行)》即行廢止。

第三篇：電力行業(yè)標準化指導性技術文件管理辦法

電力行業(yè)標準化指導性技術文件管理辦法

第一條

為了使電力行業(yè)標準化工作適應社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的需要,有利于電力行業(yè)的生產(chǎn)實際和國際交流,規(guī)范電力行業(yè)標準化指導性技術文件(以下簡稱“指導性技術文件“)的管理工作,參照國家質量技術監(jiān)督局《國家標準化指導性技術文件管理規(guī)定》,制定本辦法。

第二條

指導性技術文件是為仍處于技術發(fā)展過程中的標準化工作提供指南或信息,供科研、設計、生產(chǎn)、試驗、使用和運行管理部門等有關人員參考使用而制定的標準文件。

第三條

符合下列情況之一的項目,可制定指導性技術文件:

一、技術尚在發(fā)展中,需要有相應的標準文件引導其發(fā)展,且不具備制定為行業(yè)標準條件的項目;

二、采用國際標準化組織、國際電工委員會及其他國際組織(包括區(qū)域性國際組織)的技術報告的項目。

第四條

指導性技術文件不宜由標準引用使其具有強制性或行政約束力。

第五條

中國電力企業(yè)聯(lián)合會負責電力行業(yè)標準化指導性技術文件的具體管理工作。

電力行業(yè)標準化指導性技術文件由中國電力企業(yè)聯(lián)合會組織草擬、編號,報國家經(jīng)濟貿(mào)易委員會統(tǒng)一審批、發(fā)布。第六條

電力行業(yè)標準化指導,性技術文件的代號由大寫漢語拼音字母“DL/Z”構成。

電力行業(yè)標準化指導,性技術文件的編號,由代號、順序號和年號(即發(fā)布年份的四位數(shù)字)構成: DL/Z xxxx---xxxx DL/Z

代號

Xxxx

順序號

Xxxx

發(fā)布年號

第七條

電力行業(yè)標準化指導性技術文件項目列入每年的《電力行業(yè)標準制修訂計劃》,并在《電力行業(yè)標準制修訂計劃》及其他有關文件中,用”DL/Z”注明。

第八條

電力行業(yè)標準化指導性技術文件的編寫,參照GB/T l 《標準化工作導則》系列國家標準和DL/T600《電力標準編寫的基本規(guī)定

》。

其中

:

一、指導性技術文件中,凡提及“指導,性技術文件”自身時, 采用“本指導性技術文件“的方式敘述。

二、指導性技術文件的前言中, 還應當說明需要制定本指導性技術文件的理由,采用國際標準化組織、國際電工委員會或其他國際組織的技術報告的編號和名稱及其采用程度。同時注明:

“本指導性技術文件僅供參考。有關對本指導性技術文件的建議和意見,向中國電力企業(yè)聯(lián)合會標準化中心反映。”

第九條

指導性技術文件的印刷格式,比照GB/T1.2《標準化工作導則 第一單元：標準的起草與表述規(guī)則

第2部分：

標準出版印刷的規(guī)定》,將封面和首頁上的“中華人民共和國電力行業(yè)標準"改為“中華人民共和國電力行業(yè)標準化指導性技術文件”，將電力行業(yè)標準的編號改為指導性技術文件的編號,取消實施日期,其他各處作相應改動。

電力行業(yè)標準化指導,性技術文件由電力行業(yè)標準出版單位出版。

第十條

指導性技術文件的復審程序,按照《國家標準管理辦法》和《行業(yè)標準管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。電力行業(yè)標準化指導性技術文件發(fā)布后三年內(nèi)必須復審,以決定是否繼續(xù)有效或轉化 為電力行業(yè)標準或撤銷。

電力行業(yè)標準化指導性技術文件轉化為行業(yè)標準,應當在該行業(yè)標準的前言中予以說明。

第十一條

指導性技術文件屬科技成果,按《標準化科學技術進步獎勵辦法》的規(guī)定,參與科技成果獎的評定。

第十二條

本辦法由中國電力企業(yè)聯(lián)合會負責解釋。

第十三條

本辦法自公布之日起實施。

第四篇：化工企業(yè)安全標準化文件管理規(guī)定

ICS03.100.50

G01

備案號：Q/YP-xl.GL.13.09-2013 Q/YP-xl

Q/YP-xl.GL.13.09—2013

xxxxx磷電有限公司企業(yè)標準

安全標準化文件管理規(guī)定

20138-1實施

xxxxx磷電有限公司發(fā)布

前言

通過對本公司制定的與安全標準化通用規(guī)范有關的管理文件、技術文件的控制，保證文件的適用性、系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、完整性和有效性，制定本規(guī)定。

xxxxx磷電有限公司為了強化管理，對云南南磷集團安全標準化制度中《安全標準化文件管理制度》進行轉化與細化，形成分公司《安全標準化文件管理規(guī)定》。

本標準與2009版《安全標準化文件管理制度》相比較，變化主要有：

——按照GB/T1.1要求，實現(xiàn)了TCS格式轉換。因TCS軟件本身存在的問題，部分章節(jié)或條款的格

式局部存在與GB/T1.1不完全一致的地方，但不影響本標準的規(guī)范性和適用性。

——維持主要管理內(nèi)容一致性的同時，增加了前言部分，增強了標準信息的完整性。

——把每個標準中需使用的記錄位置從原來的單獨放置，改為納入標準主體中的“記錄”部分，簡

化標準的同時便于各種記錄和表格的對應使用和監(jiān)督，也增強了標準的規(guī)范性。

——根據(jù)新修訂的《企業(yè)標準化管理制度》重新編號，并納入xxxxx磷電有限公司企業(yè)標準體系。本標準由xxxxx磷電有限公司安委會提出并歸口。

本標準主要起草單位： xxxxx磷電有限公司安委會。

本標準主要起草人：尹興云

本標準審核人：李林

本標準批準人：劉華

本標準為第二次發(fā)布，首次發(fā)布于2009年8月6日。

安全標準化文件管理規(guī)定范圍

適用于對本公司安全標準化實施、安全生產(chǎn)管理規(guī)定、崗位操作規(guī)程、崗位安全技術規(guī)程的管理。2 規(guī)范性引用文件

下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

下列文件中的條款通過本規(guī)定的引用而成為本規(guī)定的條款。

GB/T 1.1 標準化工作導則第1部分：標準的結構和編寫

GB/T 13016 標準化體系表編寫原則和要求

GB/T 13017 企業(yè)標準體系表編制指南

GB/T 15496 企業(yè)標準體系要求

GB/T 15498 企業(yè)標準體系管理標準和工作標準體系

Q/YP.GL.18.01-2013 《企業(yè)標準化管理制度》職責

3.1 公司總經(jīng)理負責本公司安全生產(chǎn)方針、安全生產(chǎn)目標和安全標準化文件的批準和發(fā)布。

3.2 分管安全的副總經(jīng)理負責安全管理制度和崗位操作規(guī)程、崗位安全規(guī)程的審核。

3.3 安全環(huán)保科負責組織安全標準化規(guī)定文件編寫和修訂，并審核。

3.4 生產(chǎn)技術科負責組織對相關專業(yè)安全生產(chǎn)管理規(guī)定、崗位操作規(guī)程、崗位安全操作規(guī)程等的編寫和修訂、并審核。

3.5 公司辦公室負責公司安全標準化文件的備案、登記、發(fā)放。

3.6 公司內(nèi)各單位及個人具體實施本規(guī)定。工作程序

4.1 文件的制定

4.1.1 生產(chǎn)技術科根據(jù)《危險化學品從業(yè)單位安全標準化通用規(guī)范》要求，結合本公司實際，組織各級人員編制公司的安全生產(chǎn)方針和安全生產(chǎn)目標及安全標準化文件、相關專業(yè)安全生產(chǎn)管理制度、各級人員崗位操作規(guī)程和安全操作規(guī)程，經(jīng)分管安全副總經(jīng)理審核、公司總經(jīng)理批準后發(fā)布、實施。

4.1.2 各職能部門根據(jù)《危險化學品從業(yè)單位安全標準化通用規(guī)范》要求，根據(jù)本公司實際，組織各級人員編制符合法律、法規(guī)的，本部門歸口的相關專業(yè)安全生產(chǎn)管理制度，經(jīng)部門負責人審核、分管安全副總經(jīng)理審批后發(fā)布、實施。

4.1.3 各職能部門組織對本部門歸口的各崗位進行危害分析，組織，經(jīng)風險評價小組評價后，經(jīng)分管安全副總經(jīng)理審核、公司總經(jīng)理批準后發(fā)布實施。

4.2 受控發(fā)放管理

4.2.1 公司辦公室負責安全標準化文件和資料的受控發(fā)放管理。

4.2.2 文件在受控發(fā)放前，公司相關職能部門組織確定發(fā)放范圍，報主管副總經(jīng)理批準執(zhí)行。

4.2.3 公司辦公室按確定的受控發(fā)放范圍進行發(fā)放，對文件進行編號和標識，填寫《文件發(fā)放（回收）登記表》，由領用人簽字，一個編號對應一人。

4.2.4 文件和資料的受控狀態(tài)，以加蓋“受控”印章標識或專用編號；公司各級管理層、部門、生產(chǎn)單位和相關人員使用的管理體系文件和資料均為“受控”文件。

注：提供給主要顧客、上級主管部門及相關方的文件和資料，或者供交流學習用文件和資料均為非受控文件，不

受更改的控制。

4.2.5 文件和資料領用人必須妥善保管和使用，受控文件須按公司相關規(guī)定做好保密管理，不準外借、復印和交他人，文件和資料領用人離開公司須將文件和資料交回發(fā)放部門，否則須支付賠償金150元/冊。

4.3 文件的修改與修訂

4.3.1 文件出現(xiàn)下列情況時，需進行修改或修訂：

a)

b)

c)

d)文件編制本身重大失誤； 安全標準化運行過程中出現(xiàn)變動； 與上級有關規(guī)定、法令、法規(guī)相悖； 其它情況。

4.3.2 安全生產(chǎn)管理制度需修改或修訂時，申請修改或修訂部門向分管安全生產(chǎn)的副總經(jīng)理遞交書面申請報告，分管副總經(jīng)理審核、公司總經(jīng)理批準后，將申請報告交生產(chǎn)技術科組織對安全生產(chǎn)管理制度進行修改或修訂。

4.3.3 崗位操作規(guī)程和崗位安全操作規(guī)程需修改或修訂時，申請修改或修訂部門向分管安全副總經(jīng)理遞交書面申請，分管安全副總經(jīng)理審核、公司總經(jīng)理批準后，將申請報告交歸口部門，由歸口部門組織對崗位安全操作規(guī)程進行修改或修訂。

4.3.4 安全生產(chǎn)管理制度和崗位操作規(guī)程的修改均采用換頁的方式進行修改。

4.3.5 公司辦公室將需修改或修訂的安全生產(chǎn)管理制度或崗位安全操作規(guī)程收回。

4.3.6 修改或修訂后的文件由公司辦公室發(fā)放至原部門單位或人員。

4.3.7 公司辦公室對修改或修訂后的文件進行文件狀態(tài)登記。

4.4 文件的評審

公司每年組織一次文件的評審工作，對文件的符合性進行評價。

4.5 文件殘破、缺失后的補發(fā)

4.5.1 任何人不得在文件上亂涂亂畫，確保文件的清晰、易于識別和檢索。

4.5.2 當文件破損或字跡不清影響使用時，領用部門單位應寫明原因，經(jīng)部門單位負責人審核、分管副總經(jīng)理審批后，到公司辦公室辦理更換手續(xù)，交舊領新，文件使用原發(fā)放號。

4.5.3 文件丟失，當事人應寫明原因，經(jīng)部門單位負責人審核、分管副總經(jīng)理審核批準后，到公司辦公室辦理補發(fā)手續(xù)，新文件給予新發(fā)放號，并注明原號作廢。必要時，由公司辦公室將作廢文件發(fā)放號通知各相關部門，防止誤用。

4.6 文件的借閱

4.6.1 公司的安全標準化文件屬于保密級的，不可私自向外來單位提供、借閱。

4.6.2 外來人員需借閱時，必須經(jīng)公司主管副總經(jīng)理以上管理者審批后方可提供。

4.7 廢止和回收

新版本文件發(fā)布時，舊版本文件同時廢止或失效，公司辦公室將文件按發(fā)放臺賬全部收回并銷毀。5 記錄和表格

5.1 文件發(fā)放/回收登記表，使用公司《文件和記錄控制制度》相關表格。

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第五篇：文件資料標準化管理

文件和資料標準化管理制度

1．目的通過對公司文件資料的有效控制，確保工作現(xiàn)場使用唯一有效的文件資料，并形成統(tǒng)一規(guī)范的編寫格式及處理程序。

2．適用范圍

本制度適用于公司所有公務文書、文件和資料的管理。

3．術語和定義

3．1 公文：指公司在處理各種公務時使用的應用文書，包括：決定、決議、通知、通報、報告、請示、批復、函（電報）、會議紀要。

3．2 制度（程序）：指要求公司成員共同遵守的，按一定程序辦事的規(guī)程性文件。

3．3 辦法：指公司針對某項工作依照其所需標準制定的考核獎懲性的文件。

3．4 標準：指公司對某項工作應達到的要求進行規(guī)范和約定的文件。

3．5 規(guī)章制度：公司各種制度、規(guī)定、辦法的泛稱。

3．6 記錄：指公司對某項活動的各工作環(huán)節(jié)、結果進行記錄，可供事后追溯該項活動完成質量的證據(jù)性文件，主要為表格形式。

4．職責權限

4．1 經(jīng)理負責公司制度、辦法、標準、計劃、記錄和以公司名義下發(fā)的公文的批準。

4．2 管理者代表負責制度、辦法、標準、計劃、記錄的審核。

4．3 各單位負責本單位相關文件資料的編寫、審核、打印、校對工作。

4．4 總經(jīng)辦負責以公司名義下發(fā)執(zhí)行的各類文件資料的編號、發(fā)放、收回、作廢銷毀和歸檔，負責對各單位文件資料管理情況進行監(jiān)督檢查。

4．5 各單位負責以本單位名義下發(fā)執(zhí)行的各類文件資料的編號、發(fā)放、收回、作廢銷毀和歸檔。

5．工作程序

5．1 文件資料的編寫格式

5．1．1 文件資料的用紙標準：公司各類文件資料的正式編印一般用a4（210mm×297mm）型紙張。圖紙表格等不宜減小時，該頁應按以上紙型尺寸折疊裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。

5．1．2 文件和資料章、條、款的編排規(guī)則：

5．1．2．1 根據(jù)文件內(nèi)容的編排劃分，“章”就是一個章節(jié)，包括條和款，“條”是章的一個部分，“款”是章或條的一個層次。章、條均用阿拉伯數(shù)字編號。

5．1．2．2 “章”應左起空兩格書寫，如第1章用“1”標注，右側空一格寫該章的標題，標題一行書寫不夠時，可另起一行，這一行的第一個字與標題的第一個字平排書寫。章與章之間應空一行編排。

5．1．2．3 “條”在“章”的編號右下加一個小圓點，再寫該條在該章所處的順序，如第4章第1條，用“4．1”表示，后空一格書寫該條的標題。如果一章的各條根據(jù)需要再分為若干下一層次的小條，其編號表示方法同上，如第4章第2條，再分3小條，則分另表示為“4．2．1”、“4．2．2”、“4．2．3”，如果“4．2．1”再分為2個小條，則分別表示為“4．2．1．

1、4．2．1．2”；條一般只劃分到第三層次，即只以4位數(shù)字表示為限，下一層次的內(nèi)容用“款”的形式進行敘述，可用英文字母編號。

5．1．2．4 “章條”編號最未阿拉伯數(shù)字右下角不加小圓點，編號頂格書寫，“章條”具體內(nèi)容的第一行應從左起空兩格書寫，第二行起均應頂格書寫。

5．1．3 文件資料的字體、排版、裝訂標準。

5．1．3．1 公文類文件資料的字體、排版、裝訂標準:

a標題應采用二號宋體加黑，正文采用三號仿宋字；

b縱向行文排版時，a4型紙頁邊距分別為:上邊距為37mm、下邊距為35mm、左邊距為28mm、右邊距為26mm,上下行跨為1．5倍行跨；

c橫向行文排版時，a4型紙頁邊距分別為:上邊距為28mm、下邊距為20mm、左邊距為26mm、右邊距為26mm,上下行跨為1．5倍行跨；

d非國際紅頭公文排版按印刷的標準紙張使用，字體、行距應符合以上要求。文件資料標題一般采用小二號黑體、正文采用小四號宋體字。章的標題采用小四號黑體字；記錄編號應在右上角，用四號黑體字。

5．1．3．2 一般文件資料（包括制度/程序、辦法、標準、規(guī)程）的字體、排版、裝訂標準:

a封面:公司名稱用二號黑體加黑書寫,標題采用小初宋體加黑書寫,文件編號采用三號宋體加黑書寫；

b修改號:標題采用小二宋體加黑書寫,表格采用小四宋體1．5倍行距；

c正文標題應采用小二宋體加黑,正文應采用小四號宋體字,頁眉頁腳采用五號黑體加黑書寫；

d縱向行文排版時,a4型紙頁邊距分別為上頁邊距為30mm、下頁邊距為24mm、左頁邊距為28mm、右頁邊距為26mm,上下行距為單倍行距,頁眉為1．7mm,頁腳為1．5mm；

e橫向行文排版時,a4型紙頁邊距分別為上頁邊距為20mm、下頁邊距為15mm、左頁邊距為26mm、右頁邊距為26mm,上下行距為單倍行距；

f章的標題采用小四號宋體加黑；

g頁碼從修改頁算起；

h記錄編號應在右上角,用五號黑體加黑。

5．1．3．3 文件資料一般左側死頁裝訂，一些處于需持續(xù)改進或修訂的文件資料可采用活頁裝訂，但應確保文件資料的完整。

5．2 文件資料的撰寫格式及內(nèi)容

5．2．1 格式及內(nèi)容：由前言、質量方針目標、組織機構、質量管理體系、管理職責、資源管理、產(chǎn)品實現(xiàn)、測量分析和改進、質量管理手冊的管理等內(nèi)容構成。

5．2．2 公文格式及內(nèi)容：

5．2．2．1 國際紅頭公文格式及內(nèi)容：

a國際紅頭公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關，印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成。

b發(fā)文機關應當寫全稱或者規(guī)范化簡稱，如果是聯(lián)合行文，主辦機關應當排列在前。c公司的國際紅頭文件一律統(tǒng)一式樣，文件頭與正文用紅線隔開，紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞義完整,排列對稱，間距恰當：正文采用3號仿宋字體。

d發(fā)文字號，包括機關代字年號發(fā)文序號。年號一律用全稱，并用方括號<>。聯(lián)合行文，須標明主辦機關。

e上報的公文，漢文應當在首頁紅線上方發(fā)文字號右側注明簽發(fā)人姓名。

f國際紅頭文件標題應當準確扼要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應當標明發(fā)文機關（紅頭文件標題中，發(fā)文機關可省去），并準確標明公文種類，標題中除引用法規(guī)、規(guī)章名稱時需加書名號外，一般不用標點符號。

g主送機關，一般寫在公文標題下、正文之前，頂格書寫，后加冒號。主送機關的全稱、特稱、簡稱，均應使用統(tǒng)一的表達形式。公文不得多頭主送。

h國際紅頭公文如有附件，應當在正文之后、印發(fā)機關和時間之前注明附件順序和名稱。i成文日期，以領導簽發(fā)日期為準。聯(lián)合行文，其成文時間以最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)日期為準。

j公文除會議紀要外，應當加蓋印章，加蓋印章的位置應與印發(fā)機關和成文時間相疊。聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件，由主辦機關加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機關均應加蓋公章，主辦機關的印章應排列在前。

5．2．2．2 一般公文格式及內(nèi)容：

a一般公文一般由標題、正文、附件說明、成文日期、印章、附件、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成。

b發(fā)文機關應當寫全稱或者規(guī)范化簡稱，如果是聯(lián)合行文，主辦機關應當排列在前。c一般公文如有附件，應當在正文之后、印發(fā)機關和時間之前注明附件順序和名稱。d成文日期，以領導簽發(fā)日期為準，聯(lián)合行文，其成文時間以最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)日期為準。

e應當加蓋印章，加蓋印章的位置應與印發(fā)機關和成文時間相疊。

5．2．3 規(guī)章制度格式及內(nèi)容：規(guī)章制度根據(jù)具體需要一般應包括標題、目的、適用范圍、職責權限、程序條款、執(zhí)行標準、頒布者（機構）和生效時間等組成內(nèi)容。

5．2．4 記錄格式

5．2．4．1 公司各單位負責與本單位相關的記錄（表格）的設計、編制，要注明版本號并以適用性為原則。

5．2．4．2 記錄（表格）一經(jīng)確定，應具有一定穩(wěn)定性，并能形成公司表格管理標準。由總經(jīng)辦負責記錄（表格）樣本的備案。

5．3 文件資料的辦理程序

5．3．1 公文辦理程序

公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括簽收、登記、擬辦、傳遞、批辦、承辦、催辦、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等；發(fā)文辦理一般包括擬稿、打字、校對、審核、簽發(fā)、印刷、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等。

5．3．2 公文行文規(guī)則

5．3．2．1 公司需要向上級機關請求解決的問題，凡屬上級職能部門職權范圍以內(nèi)的事，應直接向上級職能部門行文；各單位需請同級部門解決的問題，應當直接向同級職能部門行文。

5．3．2．2 明確發(fā)文權限：屬于全局性的、重要的、方針政策性的文件，以公司名義行文；屬于在既定方針、政策范圍內(nèi)，各單位主管職權范圍內(nèi)的日常業(yè)務性文件，可以本單位名義直接行文。

5．3．2．3 向下級單位的重要行文，應當同時抄送直接上級單位。

5．3．2．4 必要時兩個以上單位可以聯(lián)合行文，但單位不宜過多，聯(lián)合行文單位應是同級單位。

5．4 文件和資料的擬寫要求：

5．4．1 符合國家的法律、法規(guī)和方針政策及有關規(guī)定。若提出新的政策規(guī)定，要切實可行、并加以說明。

5．4．2 情況確實、觀點明確、條理清晰，文字精煉、書寫工整、標點準確，篇幅力求簡短。

5．4．3 用詞用字準確，人名、地名、數(shù)字、引文規(guī)范。文內(nèi)若使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱。引用公文應當先引用標題，后引用發(fā)文字號，日期應當寫具體的年月日。

5．4．4 須使用國家法定計量單位。

5．4．5 文件資料中的數(shù)字，除成文日期、詞、詞組、慣用詞，以及具有修辭色彩的句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)碼。

5．4．6 文件資料送領導批準之前，應當由有關領導或職能部門進行審核，審核的重點是：是否需要行文；是否符合國家的法律法規(guī)、方針政策及有關規(guī)定；是否要與有關部門、地區(qū)協(xié)商、會簽；文字表述、文種使用、行文格式等是否符合本制度的有關規(guī)定。

5．5 文件資料的審批程序

5．5．1 公文審批要求。

5．5．1．1 公司各單位根據(jù)職責權限起草的國際紅頭公文，應填寫《發(fā)文單》，經(jīng)部門領導審核，主管領導批準后，由總經(jīng)辦加蓋公司印章并印發(fā)。

5．5．1．2 上行公文必須由總經(jīng)理簽發(fā)。

5．5．2 公司各單位根據(jù)職責權限起草的與公司各部門相關的公文，應填寫《發(fā)文單》，經(jīng)部門領導審核，主管領導批準后，由本單位按要求印刷，由總經(jīng)辦蓋公司印章下發(fā)。

5．5．3 公司各單位根據(jù)職責權限起草本單位相關公文，經(jīng)部門領導審核，主管領導批準后，由本單位加蓋本部門印章并印發(fā)。

5．5．4 規(guī)章制度審批要求。

5．5．4．1 公司管理體系文件由相關部門組織起草，應填寫《發(fā)文單》或文件資料修改通知單，經(jīng)部門領導、技術中心、主管領導審核，管理者代表批準后，由總經(jīng)辦按《發(fā)文單》或文件資料修改通知單要求的印發(fā)數(shù)量和發(fā)文流向蓋公司受控印章印制下發(fā)。

5．5．4．2 臨時性管理文件由相關部門組織起草，經(jīng)部門領導審核，主管領導批準實施。

5．5．5 記錄審批要求

公司各單位根據(jù)工作需要設計的具有穩(wěn)定性的記錄，由設計部門向技術中心申請記錄編號，并報管理者代表審批，技術中心負責記錄（表格）樣本的備案（含電子版）。

5．5．6 外來文件資料處理

5．5．6．1 對國家、地區(qū)、政府部門、集團公司及其它外單位來文，由總經(jīng)辦在收文登記表中做好收文登記，在文件資料首頁貼附并填寫文書處理單，由總經(jīng)辦主任批示擬辦意見后，報相關領導閱批。總經(jīng)辦按批辦意見交相應部門或人員承辦，并跟蹤催辦，總經(jīng)辦對文件進行歸檔整理。需要時承辦部門可以留存復印件。

5．5．6．2 對國家、行業(yè)標準或其它文件資料的購買，由各單位提出申請，報總經(jīng)理批準后，由各單位負責購買，并在總經(jīng)辦辦理入庫手續(xù)。財務部門見入庫單后方可辦理有關報銷手續(xù)。使用時，各單位在總經(jīng)辦辦理借閱使用手續(xù)。

5．5．6．3 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期；其他審批人圈閱視為同意：沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

5．6 文件資料的發(fā)放

5．6．1 文件資料的發(fā)放對象按《發(fā)文單》的要求確定。

5．6．2 文件和資料發(fā)放前的標識

5．6．2．1 發(fā)放文件資料前應進行文件標識，以示文件資料唯一有效。未加標識或蓋有作廢章的文件不得在現(xiàn)場出現(xiàn)。

5．6．2．2 受控標識：若屬受控文件，應加蓋紅色受控章，并在受控章內(nèi)填寫持有者名稱。需存檔的文件應加蓋紅色“存檔”印章。

5．6．3 文件和資料的發(fā)放手續(xù)

公司各單位按《發(fā)文單》中的要求發(fā)放文件。

5．6．3．1 對各單位的發(fā)文，由收文單位業(yè)務人員在《文件資料發(fā)放回收登記表》上簽名，以示收文。

5．6．3．2 對公司領導以傳閱形式發(fā)文，由發(fā)文單位在文件首頁貼附并填寫《文書處理單》，交各位領導傳閱。

5．7 文件和資料的修改

文件和資料發(fā)放使用后，如需更改，由原文件編寫單位填寫《文件資料修改通知單》，報原審批人審核批準，原發(fā)文單位將《文件資料修改通知單》和修改的文件按原發(fā)文手續(xù)進行處理。

5．7．1 對文件個別內(nèi)容進行修改或增補文件內(nèi)容時，應采取換頁的方式。換頁時應在“修改號”處注明狀態(tài)號（1、2、3??），并在《文件修改記錄》上登記。由原發(fā)文部門將作廢頁收回，填寫《文件和資料發(fā)放收回登記表》。

5．7．2 修改內(nèi)容超過原文件三分之一時，則適用換版方式。由原文件編寫單位負責修訂換版，并在《文件修改記錄》上登記，重新加蓋受控章，填寫持有者。收回原收文單位及個人所持舊版文件和資料，按文件資料作廢銷毀程序執(zhí)行，并填寫《文件資料發(fā)放收回登記表》。

5．8 文件和資料的作廢銷毀

5．8．1 公司各單位對收回的作廢文件資料，應填寫《文件資料銷毀清單》，經(jīng)部門主管領導批準后三個月內(nèi)實施銷毀。

5．8．2 存檔的作廢文件加蓋紅色作廢章予以留存。

5．9 文件和資料的使用管理

5．9．1 文件和資料在使用過程中不得隨意涂改、外借和復制。

5．9．2 若受控文件使用人調(diào)離本公司，則由總經(jīng)辦負責收回受控文件。若將收回的文件重新下發(fā)給其他人員使用，應以換頁的形式，更改文件受控章內(nèi)的持有者標識。

5．9．3 文件資料的保密范圍按《發(fā)文單》的要求處理，持有者應嚴格執(zhí)行公司《保密制度》。

5．9．4 文件資料的存檔和借閱參見《檔案管理制度》。