第一篇：公文寫作基礎知識講義(整理版)

目錄

第一章

公文概述....................................................................................2

1、含義...................................................................................................................2

2、分類...................................................................................................................2

3、公文的行文關系...............................................................................................3

第二章

公文的種類................................................................................3

第一節

通 告.......................................................................................................4

第二節

通

知.....................................................................................................5 第三節

報

告.....................................................................................................7 第四節

通

報.....................................................................................................9 第五節

請

示...................................................................................................10 第六節

批

復...................................................................................................13 第七節

會議紀要...............................................................................................15 第八節

函...........................................................................................................17

第三章

常用文書..................................................................................18

第一節

計劃類公文...........................................................................................18

1、規劃..........................................................................................................19

2、設想..........................................................................................................20

3、計劃..........................................................................................................21

4、要點..........................................................................................................22

5、方案..........................................................................................................22

6、安排..........................................................................................................24 第二節

總結.......................................................................................................26 第三節

調查報告...............................................................................................28 第四節

述職報告...............................................................................................30 第五節

講話稿...................................................................................................32 第六節

開幕詞...................................................................................................37 第七節

閉幕詞...................................................................................................38 第八節

簡 報.....................................................................................................38

第四章

行文規則..................................................................................45

第一節

含義.......................................................................................................45

第二節

基本規則...............................................................................................46 第三節

常見病例...............................................................................................50

1、公文標題中常見病例分析......................................................................50

2、公文寫作中常見的問題..........................................................................52

公文寫作基礎知識講義

第一章

公文概述

1、含義

公文，即公務文書的簡稱，屬于應用文。公文有廣義和狹義之分。廣義的公文，是指黨政機關、社會團體、企事業單位為處理公務而形成的文字材料。狹義的公文，是指黨政機關處理公務時所使用的公文。

2、分類

公文按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。上行文是指下級機關向上級機關報送的公文，如請示、報告等。下行文是指上級機關向所屬下級機關的行文，如決定、指示、公告、通知、通知、通報等。平行文指同級機關或不同隸屬機關之間的行文，如函等。通知、公文紀要有時也可作為平行文。

公文按其時限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規公文。公文內容有時限要求，需迅速傳遞辦理的，稱緊急公文。緊急文件可分為特急和急件兩種，緊急公文應隨到隨辦，時限要求越高，傳遞、辦理的速度也就要求越快，但要“快中求準”。隨著社會的發展，對公文的時效要求越來越高，即使常規公文，也應隨到隨辦，以提高辦文效率。

公文按其機密程度，可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、普通公文。絕密、機密、秘密公文又稱保密文件，是指內容涉及黨和國家的機密，需要控制知密范圍和知密對象的文件。文件的密級越高，傳達、閱辦、保管的要求也越嚴。

3、公文的行文關系

行文關系，是各級黨政機關、各個部門和單位之間的組織關系和業務關系在公文運行中的體現。機關部門、單位之間的相互關系，一般可分為同一系統上下級之間的相互隸屬關系，同一系統的平級機關之間以及同一機關各部門之間的平行關系，不同系統的機關、部門之間不相隸屬關系。行文關系是根據行文單位各處的隸屬關系和職權范圍確定的。

建立正確的行文關系，遵守必要的行文規則，有助于機關、部門、單位維護正常的領導和管理，避免行文混亂，防止“公文旅行”，克服文牘主義，提高工作效率。一定的行文關系，規定和約束了公文按照一定的方向運行，通稱為行文方向。行文方向是行文關系的反映。行文方向分為上行文、平行文和下行文。在具體行文中，根據組織關系和工作需要，可以采取逐級、多級、越級、直達、直接等不同的行文方式。

遵照以下規則：按照職權范圍行文、按隸屬關系行文、一般應當逐級行文等。

行文其他注意事項：主送與抄送應準確得當；一般應一文一事；準確把握聯合行文規定、公布公文如不另行文，應在公布時注明 第二章

公文的種類

公文的種類簡稱文種。根據國務院辦公廳1999年修訂發布的《國家行政機關公文處理辦法》規定，公文種類主要包括：命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要。

公文作為傳達和貫徹黨和國家的方針政策、聯系和處理各級機關公務的工具，體現著組織的意志，表達著組織的主張，顯現著組織活動的行為目的。因此，公文的種類和體式取決于公文的性質和公務活動的內容與方式。不同的文種反映著公文不同的內容與作用。各機關在擬制公文時，必須從實際需要出發，根據本機關的職權范圍、所處地位與發文目的，正確使用文種。在機關單位，除了應用公文之外，經常用到的還有

常用文書包括：計劃類、總結類、講話類和信息類等。

第一節

通 告

（一）、通告的概念

通告適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

（二）、通告的特征

1、用于宣布一般性事項，有別于公告宣布重大事項。

2、通告只在國內一定范圍內公布，有別于公告向國內也向國外公布。

3、通告可以由各級機關、人民團體、企業或事業單位發布，有別于公告只能由地位較高機關發布。

4、通告不寫抬頭，無主送單位。

（三）、通告的種類

周知類通告。主要是使受文者了解重要情況、重要消息。因此文中不提直接的執行要求。

執行類通告。主要向受文者交待需要遵守、執行的政策、措施以及其他行為規范，具有一定的強制力。

（四）、通告的寫作格式

通告由標題、正文、發文機關和日期等部分組成。

標題 由發文機關、事由、文種構成。根據具體情況，也可使用發文機關加文種、事由加文種或只寫“通告”二字。

正文 由緣由和通告事項兩部分組成。緣由為發布通告的原因和根據，事項為須知和遵守的內容。用“特通告如下”轉承連接。通告事項是面對大眾的，應簡潔明了，敘述清楚，通俗易懂，便于掌握。結尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作結。有時也可不寫，形式比較靈活。

署名和日期 正文后簽署發布通告的機關名稱和日期。

第二節

通

知

（一）、通知的概念

通知適用于批轉下級機關公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發布規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免或聘用干部。通知大多屬下行公文。

（二）、通知的種類

印發、批轉、轉發性通知。用于印發本級機關，批轉下級機關，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文以及發布某些行政法規等。

指示性通知。上級機關對下級機關某一項工作作出指示和安排，而根據公文內容又不必用 “命令”或“指示”時，可使用這類通知。

知照性通知。用于告之各有關方面周知的事項等。這種通知發送對象廣泛，對下級、平級均可發送。事務性通知。用于上級機關對下級就某一具體事項布置工作，交待任務；同級機關及不相隸屬的單位之間就某一項具體工作的進行或某一具體問題的解決要求對方配合、協助辦理等。

任免、聘用通知。用于任免或聘用國家機關工作人員職務等。

（三）、通知的寫作格式

通知的寫作形式多樣、方法靈活，不同類型的通知使用不同的寫作方法。

1、印發、批轉、轉發性通知的寫法。標題由發文機關、被印發、批轉、轉發的公文標題和文種組成，也可省去發文機關名稱。正文須把握三點：對印發、批轉、轉發的文件提出意見，表明態度，如“同意”、“原則同意”、“要認真貫徹執行”、“望遵照執行”、“參照執行”等；寫明所印發、批轉、轉發文件的目的和意義；提出希望和要求。最后寫明發文日期。

2、批示性通知的寫法。標題由發文機關、事由和文種組成，也可省去發文機關名稱。正文由緣由、內容包括要求等部分組成。緣由要簡潔明了，說理充分。內容要具體明確、條理清楚、詳略得當，充分體現指示性通知的政策性、權威性、原則性。要求要切實可行，便于受文單位具體操作。

3、知照性通知的寫法。這種通知使用廣泛，體式多樣，主要是根據通知的內容，交代清楚知照事項。

4、事務性通知的寫法。通常由發文緣由、具體任務、執行要求等組成。會議通知也屬事務性通知的一種，但寫法又與一般事務性通知有所不同。會議通知的內容一般應寫明召開會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時間、地點，需準備的材料等。

5、任免、聘用通知的寫法。一般只寫決定任免、聘用的機關、依據，以及任免、聘用人員的具體職務即可。

第三節

報

告

（一）、報告的概念

報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。報告屬上行文，一般產生于事后和事情過程中。

（二）、報告的種類

綜合性報告。是將全面工作或一個階段許多方面的工作綜合起來寫成的報告。它在內容上具有綜合性、廣泛性，寫作難度較大，要求較高。

專題性報告。是針對某項工作、某一問題、某一事件或某一活動寫成的報告，在內容上具有專一性。回復報告。是根據上級機關或領導人的查詢、提問作出的報告。

（三）、報告的寫作格式

1、綜合性報告的寫法

標題 事由加文種，如《關于2003年上半年工作情況的報告》；報告單位、事由加文種，如《東北師范大學教務處關于2003年度工作情況的報告》。

正文 把握三點：（1）開頭，概括說明全文主旨，開門見山，起名立意。將一定時間內各方面工作的總情況，如依據、目的，對整個工作的估計、評價等作概述，以點明主旨。（2）主體，內容要豐富充實。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經驗、效果等，分段加以表述，要以數據和材料說話，內容力求既翔實又概括。（3）結尾，要具體切實。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。最后可寫“請審閱”或“特此報告”等語作結。

2、專題報告的寫法

標題 由事由、文種組成，如《關于招商工作有關政策的報告》。有的報告標題也可標明發文機關。標題要明顯反映報告專題事由，突出其專一性。

正文 可采用“三段式”結構法。以反映情況為主的專題工作報告主要寫情況、存在的問題、今后的打算和意見；以總結經驗為主的專題工作報告主要寫情況、經驗，有的還可略寫不足之處和改進措施；因工作失誤向上級寫的檢查報告主要寫錯誤的事實、產生錯誤的主客觀原因、造成錯誤的責任、處理意見及改進措施等。結尾通常以“請審核”、“請審示”等語作結。

3、回復報告的寫法

標題 與前兩種報告大體相同

正文 根據上級機關或領導的查詢、提問，有針對性作出報告，要突出專一性、時效性。

（四）、報告的寫作要求

1、寫綜合報告應注意抓住重點，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基礎上列出若干觀點，分層次闡述。說明觀點的材料要詳略得當，以觀點統領材料。

2、專題報告，要一事一報，體現其專一性，切忌在同一專題報告中反映幾件各不相干的事項和問題。

3、切忌將報告提出的建議或意見當作請示，要求上級指示或批準。

第四節

通

報

（一）、通報的概念

通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。通報屬下行公文。

（二）、通報的種類

表彰性通報。主要用來表彰先進，介紹單位或個人成功的經驗、做法，以學習先進，見賢思齊，改進與推動工作。

批評性通報。用來批評后進，糾正錯誤，打擊歪風，指出有關單位或個人存在的錯誤事實，提出解決辦法或處理意見。

傳達性通報。用于傳達上級重要精神與重要情況；引起人們的警覺與注意，對當前的工作起指導作用。

（三）、通報的格式和寫作要求

通報由標題、主送單位、正文、發文機關和日期組成。

1、標題 由發文機關、事由、文種或事由、文種構成。如《國務院關于一份國務院文件周轉情況的通報》、《關于人大建議、政協提案辦理情況的通報》等。

2、正文

（1）表彰性通報和批評性通報一般分為三部分：

（一）主要事實。表彰性通報要突出主要先進事跡，批評性通報要抓住主要錯誤事實；

（二）分析指出事例的教育意義。表彰性通報，有在闡述先進事跡的基礎上，提煉出主要經驗、意義和值得學習與發揚的精神。

（2）批評性通報要分析錯誤的性質、危害，產生的根源和責任，指出應吸取的主要教訓等；

（三）決定要求。表彰性和批評性的通報，應寫明組織結論與予以表彰或處理的決定，同時提出對表彰或批評對象與讀者的希望、要求。為了防范和杜絕類似錯誤發生，批評性通報的結尾處，通常要有針對性地提出防范的措施或規定。傳達性通報一般不寫決定要求。

（四）生效標識。在正文右下方標明發文機關名稱，加蓋印章，寫明發文日期。

情況通報有兩種形式：一種只對有關事實作客觀敘述；另一種還對有關情況加以分析說明，有時還針對具體問題提出應采取何種對策的指導性意見。

第五節

請

示

（一）、請示的概念

請示是下級機關向上級機關請示指示和批準的公文文種。請示主要用于：1.在實際工作中，遇到缺乏明確政策規定的情況需要處理；2.工作中遇到需要上級批準才能辦理的事情；3.超出本部門職權之外，涉及多個部門和地區的事情，請示上級予以指示。

請示和報告既有相同之處，又有區別。相同之處是兩個都是寫給上級的上行文，公文里都有陳述意見，反映情況的內容。區別是：第一，時間有別。請示跟報告相比，時間要求更緊迫。請示寫的情況是未解決的，屬于將來時，報告寫的情況是已做過的，屬于過去時；第二，內容的側重點有別。請示著重于請示批準，報告著重于匯報工作；第三，要求有別，請示要求上級必須回復，報告則不必，只供上級參考。

（二）、請示的寫法

請示按請示目的分，可分為批準性請示和呈轉性請示兩類。

1、批準性請示 內容比較簡單、具體，往往是一些較為細小的實際事項的請求。請示被批準后，執行機關范圍也比較小，常常就是請示單位自己。

批準性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內容、請示結語。

請示理由是文章的開頭部分，常是導語式的，要扼要地講明請示的背景和根據，及概括地寫出請示事項。復雜的一般寫成一段話，簡單的則就以一句話為之。請示理由之后，許多請示中都要緊接著寫上一句承上啟下的過渡語。它們的基本的格式是“現將??報告如下”，隨之點上冒號。但有些極短小的請求也可不寫。

請示內容是請示的中心部分，要寫得具體，條理清楚，說服力強。請示內容包括提出請示事項和闡述說明道理或事實兩項內容。提出請示事項要詳細，闡述說明道理要充分，只有這樣才能使有關領導心中有數，易下決心。

有些情況簡單，有條文和規定可依據，只是出于組織原則報給上級知道，請示批準的請示。請示內容部分只需提出請示事項即可，不必闡釋道理。

請示結語是請示的結尾部分，一般是另起一行空兩格書寫，請示結語語氣要謙恭。請示結語的通常寫法是：“特此請示，請審批”、“以上意見當否，請指示”、“特些請示，請批復”等。

2、呈轉性請示，請示事項較為重大復雜，具有一定的普遍意義，不但需要上級批準，還需要上級轉發。

呈轉性請示和呈轉性報告的區別主要有兩點：呈轉性請示不但要求上級批轉，而且一定要有復文。呈轉性報告雖也要求上級批轉，但不要求上級復文；呈轉性請示里要求批轉的意見往往是較具體的作法、措施；呈轉性報告里要求批轉的意見往往是較原則、較概括的政策性意見。批準性請示和呈轉性請示也有較大區別，不僅是要求目的上的區別，而且在執行范圍上也有區別。批準性請示執行范圍較窄，一般就是請示單位自己；呈轉性請示執行范圍較寬泛，往往不僅是請示者的本單位，而且還要包括其他很多有關單位共同執行。

呈轉性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內容、請示結語。請示理由和批準性請示的寫法基本相同，只不過有時語氣較批準性請示更為莊重一些，由于這種請示批準轉發后帶有指導性，所以有時理由交待得要較詳細，以期更加引起領導重視。

請示理由之后的過渡語和批準性請示相同。

請示內容，一般都是請示單位的設想和建議。因為比較復雜，提出請示事項和闡述說明道理兩條，缺一不可。闡釋道理時，可采取引用理論根據或擺明事實根據兩種寫法。呈轉性請示內容部分在書寫時要更注意條理分明，較長者要分條分項來寫。

請示結語，呈轉性請示結語也要另起一行空兩格書寫。寫法與批準性請示結尾略有不同，通常寫法是：“以上報告，如無不妥，請批轉各地貫徹執行”、“以上意見，如屬可行，請批轉有關單位執行”，或其他一些類似的說法。

3、在寫請示時，應當注意以下一些事項：要堅持一文一事；請示事項必須明確、具體、可行；不要搞多頭請示（請示應主送直接主管機關或主管領導，其他確需了解請示事項的領導機關或領導人，采取抄報形式處理。如是受雙重領導的機關，也應根據請示內容，擇要送一處領導機關，由主送機關答復請示的問題，對另一領導機關采取抄報形式）；一般不得越級請示，個別需要越級請示的，常采用兩種方式：一種是轉呈式，可以既避免越級，又明確主送機關；另一種是在越級請求的同時，把請示抄報被越過的主管部門；不要把請示寫成報告或請示報告；除領導直接交辦的事項外，請示不要直接送領導者個人，或既寫主送機關，又同時主送、抄送給主送機關領導人。一般情況下，也不得在上報請示的同時抄送平級和下級機關。

第六節

批

復

（一）、批復的性質和特點

批復是上級機關答復下級機關請示事項的答復性公文，具有權威性、針對性和指示性等特點：

1、權威性。批復發自上級機關，代表著上級機關的權力和意志，對請示事項的單位有約束力，特別是那些關于重要事項或問題的批復，常常具有明顯的法規作用。

2、針對性。凡是批復，必須是針對下級機關請示事項而發，內容單純，針對性強。

3、指示性。批復的目的是指導下級機關的工作，因此批復在表明態度以后，還應當概括地說明方針、政策以及執行中的注意事項。

（二）、批復的寫作

1、標題 批復的標題有兩點需要特別強調：

（1）關于發文單位。批復的發文單位即行文主體，既不能不寫，也不能隨意略寫或簡化。

（2）關于事由。批復的事由大致有兩種寫法，一種是用表示關聯范圍的介詞“關于”加上請示或批復的事項來表述，如《國務院關于1991—2000年全國治沙工程規劃要點的批復》；另一種是在“關于”和請示或批復事項中間再插入一個表態動詞“同意”來表述，如《國務院關于同意開放×××航空口岸的批復》。

2、正文 批復的正文一般由三個部分組成：

（1）引語 批復的開頭通常要引述來文作為批復的依據，引述的方法有四種：第一種是結合請示的日期引述，如“×年×月×日來文收悉”；第二種是結合來文的日期和文號引述，如“×年×月×日×號文收悉”；第三種是引來文日期和來文名稱，如“×年×月×日《關于??的請示》收悉”，第四種是引述來文日期和請示事項，如“×年×月×日關于??問題的請示收悉”。

（2）主文 主文是批復的主體，這部分應針對下級機關請示的事項，表示同意與否的態度，有時還要闡述同意或不同意的理由。答復請示事項針對性要強，答復要明確具體，簡明扼要，表達要準確無誤。

（3）結尾 是批復正文的最后部分，它的寫法有三種：第一種是提行寫“此復”或“特此批復”；第二種是寫希望和要求，給執行請求事項的答復指明方向；第三種是禿尾，就是請示事項答復完畢就告結束，此種結尾方法使用的頻率越來越高。

要寫好批復還應注意以下幾點：第一，有核實請示緣由的真實性，研究請示所注意所提意見或建議的可行性，有些情況應先作調查研究；第二，凡請示事項涉及其它部門或地區的問題，批復前都要與其協商，取得一致意見；第三，及時批復，以免貽誤工作。對不按行文的正常渠道辦理或一文多頭的請示，應予以糾正，以免誤事。

第七節

會議紀要

（一）、概念和特點

會議紀要是根據會議記錄和會議文件以及其他有關材料加工整理而成的，它是反映會議基本情況和精神的紀實性公文，是會議議定事項和重要精神，并要求有關單位執行的一種文體。有的需要下發執行的會議紀要，可以“通知”形式發出。

會議紀要有以下幾個特點：

1、綜合性。會議紀要是在對會議中各種材料、與會人員的發言以及會議簡報等等進行綜合分析和概括提煉基礎上形成的，它具有整理和提要的基本特點。

2、指導性。這一特性包含兩層含義：一是會議本身的權威性；二是會議紀要集中反映了會議的主要精神和決定事項。因而紀要一經下發，將對有關單位和人員產生約束力，起著類似于指示、決定或決議等指揮性公文的作用。會議紀要還可以作為與會同志向單位領導匯報、向群眾傳達的文字依據。

3、備考性。一些會議紀要主要不是為了貫徹執行，而是向上匯報或向下通報情況，必要時可作查閱之用。

（二）、分類按照會議性質來分，會議紀要大致有辦公會議紀要、專題會議紀要、聯席（協調）會議紀要、座談會議紀要等。

辦公會議紀要是記述機關或企業、事業單位等對重要的、綜合性工作進行討論、研究、議決等事項的一種會議紀要。辦公會議紀要一般有例行型辦公會議紀要，即記述例行辦公會議情況及其議決事項的會議紀要，以及現場辦公會議紀要，即為解決某重大問題而召集有關方面和有關單位在現場研究、議決或協商的辦公會議紀要。

專題會議紀要是專門記述座談會討論、研究的情況與成果的一種會議紀要。其主要特點是主題的集中性與觀點意見的分呈性相結合，既要歸納比較集中、統一的認識，又要將各種不同觀點和傾向性意見都歸納表達出來。

（三）、寫法

會議紀要一般分兩大部分。開頭第一部分一般應寫明會議概況，包括會議進行的時間、地點、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會議議程和進行情況以及對會議的總體評價等。第二部分是紀要的中心部分，反映會議的主要精神、討論意見和議決事項等。根據會議性質、規模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：

1、集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。

2、分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項敘述的辦法，即把會議的主要內容分成幾個大的問題，然后另上標號或小標題，分項來寫。這種寫法側重于橫向分析闡述，內容相對全面，問題也說得比較細，常常包括對目的、意義、現狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述。這種紀要一般用于需要基層全面領會、深入貫徹的會議。

3、發言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發言加以整理，提煉出內容要點和精神實質，然后按照發言順序或不同內容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據上級機關布置，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可采用這種寫法。

第八節

函

（一）、函的概念

函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等。函的使用范圍廣泛，涉及各方面的公務聯系。

（二）、函的種類

函可分為公函與便函兩種。

（三）、公函的寫作格式

公函包括標題、主送機關、正文、發文機關、日期等。

標題 一般由發文機關、事由、文種或事由、文種組成。一般發函為《關于**（事由）的函》；復函為《關于**（答復事項）的復函》。正文 一般包括三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答復的事項和問題；希望和要求，如：“務希研究承復”，敬請大力支持為盼”等。

（四）、公函的寫作要求

1、要一函一事，切忌一函數事。

2、要體現平等坦誠精神，文字懇切得體、簡潔樸實，用語謙和有禮切不可盛氣凌人。

第三章

常用文書

第一節

計劃類公文

計劃類公文包括：規劃、設想、計劃、要點、方案、安排等。

工作計劃是行政活動中使用范圍很廣的重要公文。機關、團體、企事業單位的各級機構，對一定時期的工作預先作出安排和打算時，都要制定工作計劃，用到“工作計劃”這種公文。工作計劃實際上有許多不同種類，它們不僅有時間長短之分，而且有范圍大小之別。從計劃的具體分類來講，比較長遠、宏大的為“規劃”，比較切近、具體的為“安排”，比較繁雜、全面的為“方案”，比較簡明、概括的為“要點”，比較深入、細致的為“計劃”，比較粗略、雛形的為“設想”，無論如何都是計劃文種的范疇。不管其如何分類，計劃內容的范圍都是“做什么”、“怎么做”和“做到何種程度”三大項。

各種工作計劃特征和寫作特點：

1、規劃

規劃是計劃中最宏大的一種：從時間上說，一般都要在三五年以上；從范圍上說，大都是全局性工作或涉及面較廣的重要工作項目；從內容和寫法上說，往往是粗線條的，比較概括，如《××省經濟和社會發展十年規劃》，《××省工業結構調整規劃》等。規劃是為了對全局或長遠工作作出統籌部署，以便明確方向，激發干勁，鼓舞斗志；相對其它計劃類公文而言，規劃帶有方向性、戰略性、指導性，因而其內容往往要更具有嚴肅性、科學性和可行性。這就要求寫作者必須首先進行深入的調查和周密的測算，在掌握大量可靠資料的基礎上，根據黨、國家和具體單位的發展方針確定發展遠景和總體目標，然后充分吸收有關意見，以科學的態度，反復經過多種方案的比較、研究和選擇，確定各項指標和措施。

規劃的具體寫法：規劃因具有嚴肅性，所以一般都是通過“指示性通知”來轉發的，其格式都是由“標題”和“正文”兩部分組成，一般不必再落款，也不用寫成文時間。規劃的標題是“四要素”寫法：單位名稱＋時間期限＋內容范圍＋“規劃”二字。如《××省“八五”期間經濟發展規劃》。規劃的正文一般都比較長，大致有以下幾方面內容：（１）前言，即有關的背景材料，也就是制定規劃的起因和緣由。這是制定規劃的依據，因此不能簡單地羅列事實，而應把諸多有關情況以過認真地綜合、分析，找出其有得因素和不得因素。這樣才會使人相信下面所提的規劃目標言之有據，有可靠性。（２）指導方針和目標要求。這是規劃的綱領和原則，是在前言的基礎上提出的，因此既要寫得鼓舞人心，又要寫得堅定有力，要用精煉的語言，概要地闡述出來。（３）主要任務和政策、措施。這是規劃的主體和核心，是解決“做什么”和“怎樣做”的問題，因此任務要提得明確，措施要提得概括有力。這部分寫作通常有兩種結構：對于全面規劃或任務項目較多的規劃，因其各項任務比較獨立，沒有多少共同的完成措施，一般采用以任務為主線的“并列式結構”（措施都在各自的任務之后分別提出）；對于專題規劃或任務較單一的規劃，因其任務項目較少而其項目之間的聯系又較大，一般采用任務、措施分說的“分列式結構”。（４）結尾，即遠景展望和號召。這部分要寫得簡短、有力、富有號召力。

2、設想

設想是計劃中最粗略的一種：在內容上是初步的，多是不太成熟的想法；在寫法上是概括地、粗線條地勾勒。但時間不一定都是遠的，范圍也不一定都是宏大的。一般說來，時間長遠些的稱“設想”；范圍較廣泛的稱為“構想”；時間不太長、范圍也不太大的則稱為“思路”或“打算”。設想是為制定某些規劃、計劃作出準備的，是一些初步想法。設想在嚴肅性、科學性和可行性方面的要求相對差一些，因為它是為正式的規劃或計劃作準備，不是給各級領導看的，就是交群眾討論的，不必也沒時間考慮得太周密，只要基本成形就可以，且在提出任務或目標時，往往還有一些簡短的論述語句。設想與規劃一樣，在內容的寫法上都是比較原則和概括，不可能也沒有必要寫得太細、太具體。

設想的具體寫法：設想因具有超前性，所以其寫作要求并不十分嚴格，其格式也不大一樣：如果是給領導看的，報給上級，就要嚴肅一些，隨報告報送，不必落款，也不必寫行文時間；如果是交給群眾討論的，或者不以通知或報告的形式轉發或上報，就要落款并寫明具體行文時間。設想的標題可以是“四要素”，也可以是“三要素”，或省略單位名稱，或省略時間期限，還可以是“兩要素”省略單位名稱和時間期限，如《關于機構改革的初步設想》。設想的正文一般有兩種寫法。第一種是只講目標、要求的條項并列式寫法，適用于時間較長遠的“設想”或工作計劃的最初構思或打算。第二種是也按規劃、計劃、方案或安排的格式結構，只是內容粗略一些的想法，適用于預備性計劃，即只是征求意見的“構想”、“思路”或“打算”。

3、計劃

狹義的計劃是廣義工作計劃中最適中的一種。這個特點表現在，時間一般在一年、半年左右，范圍一般都是一個單位的工作或某一大項重要工作，內容和寫法要比規劃具體、深入，要比設想正規、細致，要比方案簡明、集中，要比安排闊展、概要。

計劃的具體寫法：計劃由于大多以一個單位的工作內容范圍，只在單位內要求執行，所以一般不以文件形式下發，因而除標題和正文外，往往還要在題下或文后標明“×年×月×日制定”字樣，以示鄭重。計劃的標題也是“四要素”寫法，其中哪一個要素都不應省略。正文寫法，由于計劃是對一個單位的全面工作或某一項重要工作的具體要求，所以寫作是要比規劃和設想都要具體、詳細得多。一般包括以下幾方面內容：（１）開頭，或闡述依據，或概述情況，或直述目的，要寫得簡明扼要；（２）主體，即計劃的核心內容，闡述“做什么”（目標、任務）、“做到什么程度”（要求）和“怎樣做”（措施辦法）三項內容，既要寫得全面周到，又要寫得有條不紊，具體明白。全面工作計劃一般采取“并列式結構”（任務、措施分說）。（３）結尾，或突出重點，或強調有關事項，或提出簡短號召，當然也可不寫結尾。

4、要點

所謂要點，實際就是計劃的摘要，即經過整理，把主要內容摘出來的計劃。一般以文件下發的計劃都采用 “要點”的形式。

要點的具體寫法：要點大多是上級機關某一項重要或較大工作計劃的摘要，一般都要以文件形式下發，因而多用某個通知作“文件頭”，所以只要有標題和正文兩部分內容就可以了，不必再落款，再寫成文時間；但也有些要點，由于涉及的工作重大，為鄭重起見，往往要在標題下標明發文機關名稱和制發具體時間。要點的標題可寫“四要素”，也可寫“三要素”，但“三要素”的寫法一般要在題下標明被省略的發文機關名稱。正文寫法，由于要點的內容是摘錄計劃的主要之點，所以其正文都寫得比較概要，既不要兼顧到各個方面，也不必講具體做法，更不用講道理；沒有過渡段，段落也不長。在結構方式上，大都是并列式，可分若干項目一貫到底，也可分幾大項，大項下分若干小項，其中的小項可在每一大項下單獨排列，也可全文排列。

5、方案

方案是計劃中內容最為復雜的一種。由于一些具有某種職能的具體工作比較復雜，不作全面部署不足以說明問題，因而公文內容構成勢必要繁瑣一些，一般有指導思想、主要目標、工作重點、實施步驟、政策措施、具體要求等項目。

方案的具體寫法：方案的內容由于是上級對下級或涉及面比較大的工作，一般都用帶“文件頭”形式下發，所以不用落款，只有標題、成文時間和正文三部分內容。方案的標題有兩種寫法：一個是“三要素”寫法，即由發文機關、計劃內容和文種三部分組成，如《東北師范大學五年發展規劃總體方案》；一個是“兩要素”寫法，即省略發文機關，但這個發文機關必須在領頭的“批示性通知”（文件頭）的標題中體現出來，如《治理采掘工業危機，實現良性循環方案》。成文時間，為鄭重起見，方案的成文時間一般不省略，而且要注在標題下。方案的正文一般有兩種寫法：一是常規寫法，即按“指導方針”、“主要目標（重點）”、“實施步驟”、“政策措施”及“要求”幾個部分來寫，這個較固定的程序適合于一般常規性單項工作；二是變項寫法，即根據實際需要加項或減項的寫法，適合于特殊性的單項工作。但不管哪種寫法，“主要目標”、“實施步驟”、“政策措施”這三項必不可少的，實際寫作時的稱呼可以不同，如把“主要目標”稱為“目標和任務”或“目標和對策”等，把“政策措施”稱為“實施辦法”或“組織措施”等。在“主要目標”一項中，一般還要分總體目標和具體目標；“實施步驟”一般還要分基本步驟或階段和關鍵步驟，關鍵步驟里還有重點工作項目；“政策措施”的內容里一般還要分“政策保證”、“組織保證”和“具體措施”等。

6、安排

安排是計劃中最為具體的一種格式：由于其工作比較確切、單一，不作具體安排就不能達到目的，所以其內容要寫得詳細一些，這樣容易使人把握。

安排的具體寫法：安排的內容由于是涉及范圍較小或單位內部的工作，所以一般有兩種發文形式：一種是上級對下級安排工作，盡管涉及面較小，也要用“文件頭”形式下發。“安排”的格式是“標題”和“正文”兩部分。另一種，如果是單位內部的工作安排，也可直接下發文件，格式就由“標題”、“正文”、“落款及時間”三部分組成。但不管哪種形式，作為“安排”本身都不該有受文單位，如果必須有，則或者以“文件頭”形式下發，或者以“關于.....安排的通知”名義下發。安排的標題可是“三要素”寫法，也可是“兩要素”寫法（省略機關名稱）。安排的正文一般由“開頭”、“主體”和“結尾”三部分組成；也有的省略“結尾”，“主體”結束，正文即隨之結束。“開頭”同計劃的開頭差不多，或闡述依據，或概述簡明扼要。“主體”是正文的核心，一般包括任務、要求、步驟、措施四方面內容。在結構上可按這四方面內容分項來寫；也可把任務和要求合在一起，把步驟和措施合在一起來寫；還可以先寫總任務，然后按時間先后順序一項一項地寫具體任務，每一項有每一項的要求及措施，要依據工作性質及具體內容來定。但不管怎樣結構，其任務都要具體，其要求都要明確，其措施都要得當。

方案和安排有共同之處，即寫作題材都是單項的工作，即只對一項工作作出部署和安排。這也正是方案、安排與規劃、設想、計劃、要點的根本不同。但二者在內容范圍上也有個大小之分：方案的內容范圍適合于上級對下級或涉及面比較大的工作，安排的內容范圍則適合于單位內部或涉及面較小的工作，如《××市關于計劃生育的工作安排》。方案和安排還有一種較為概要一點的寫法，以便于下級具體實施時靈活掌握，叫做“意見”：方案大多稱“實施意見”，如《××市“七五”期間社會主義精神文明建設的實施意見》；安排往往稱“安排意見”，如《××××系統關于開展增收節支活動的安排意見》。在此需要說明的是，有些機關把單位內部或涉及面很窄的單項工作計劃也稱之為“方案”，這是不合適的，因為這些工作都比較切近、具體，也并不復雜，只要用“安排”就足夠了，如果較為原則，則可稱為“安排意見”。

寫好計劃的方法

寫好計劃可能是公文寫作中比較難的事。因為這不僅僅是個文字表達上的事，還是個涉及具體工作業務的組織和安排問題，需要有長遠眼光和領導魄力，這種寫作是一個人綜合能力的表現。但是在寫作上也有一些章法。首先，寫作者必須分清這個計劃的內容屬于哪一類，適合用哪一個具體的計劃種類來表達，從而確定具體文種，即是規劃、設想、計劃、要點、方案、安排中的哪一種。然后，再根據具體內容和文種寫作要求進行寫作。如果是時間較長、范圍較廣的計劃，就要用“規劃”。因為規劃不必也不能寫得太細，只要能起到明確方向，鼓舞人心，激發熱情的作用也就差不多了。當然這并不是說規劃就可以寫得不切實際；但規劃的切合實際問題的確只是個大致的切合。如果是初步的、不太成熟的計劃，就要用“設想”。因為設想是為計劃作準備的，也不必寫得很細，甚至不用寫得很好，只要能把大致的“思路”或想法寫出來也就夠了。但這也不是說設想就可以寫得沒條理，而只是說它更注重“想”，即要有突破和創新。如果計劃內容是某一項工作，一般則用“方案”或“安排”，工作項目比較復雜者用“方案”，較簡單者為“安排”。因為方案和安排都必須寫得很細（或很全面，或很具體），否則工作就沒法開展。當然，若考慮到要給下級執行中留有余地，這方案可變成“實施意見”，這安排也可變成“安排意見”。如果計劃內容既不是單項工作，又不是很宏大的，這就該用真正的“計劃”了。因為狹義的計劃是廣義計劃中最適中的一種。當然，若只想把這計劃摘要加以公布，則可用“要點”來寫。

計劃寫作注意事項

不論哪種計劃，寫作中都必須注意掌握以下五條原則：第一，對上負責的原則。要堅決貫徹執行黨和國家的有關方針、政策和上級的指示精神，反對本位主義。第二，切實可行的原則。要從實際情況出發定目標、定任務、定標準，既不要因循守舊，也不要盲目冒進。即使是做規劃和設想，也應當保證可行，能基本做到，其目標要明確，其措施要可行，其要求也是可以達到的。第三，集思廣益的原則。要深入調查研究，廣泛聽取群眾意見、博采眾長，反對主觀主義。第四，突出重點的原則。要分清輕重緩急，突出重點，以點帶面，不能眉毛胡子一把抓。第五，防患未然的原則。要預先想到實行中可能發行的偏差，可能出現的故障，有必要的防范措施或補充辦法。

第二節

總結

總結是單位或個人對過去一個時期內的實踐活動作出系統的回顧歸納、分析評價，從中得出規律性認識用以指導今后工作的事務性文書。(一)總結的種類

從性質、時間、形式等角度可劃分出不同類型的總結，從內容分主要有綜合總結和專題總結兩種。綜合總結又稱全面總結，它是對某一時期各項工作的全面回顧和檢查，進而總結經驗與教訓。專題總結是對某項工作或某方面問題進行專項的總結，尤以總結推廣成功經驗為多見。總結也有各種別稱，如自查性質的評估及匯報、回顧、小結等都具總結的性質。

(二)總結的寫法

1、標題

文件式標題一般由單位名稱、時限、內容、文種名稱構成。例：《 ××局 19××年度擁軍擁屬工作總結》。

文章式標題以單行標題概括主要內容或基本觀點，不出現總結字樣，但對總結內容有提示作用。例某高校的專題總結《我們是如何實行教學與科研相結合的》。

雙行式標題即分別以文章式標題和文件式標題為正副標題，正標題揭示觀點或概括內容，副標題點明單位、時限、性質和總結種類。例：《知名教授上講臺 教書育人放異彩——××

大學德育工作總結》。

2、正文

前言

一般介紹工作背景、基本概況等，也可交待總結主旨并作出基本評價。開頭力求簡潔，開宗明義。

主體

應包括主要工作內容、成績及評價、經驗和體會、問題或教訓等。這些內容是總結的核心部分，可按縱式或橫式結構形式撰寫。所謂縱式結構，即按主體內容縱向所做的工作、方法、成績、經驗、教訓等逐層展開。所謂橫式結構即按材料的邏輯關系將其分成若干部分，標序加題，逐一寫來。

結尾

作為結的結束語可以歸納呼應主題、指出努力方向、提出改進意見或表示決心信心等語作結，要求簡短精練。

3、落款

一般在正文右下方署名署時。如是報刊雜志或簡報刊用的交流經驗的專題總結，應在標題下方居中署名。

第三節

調查報告

（一）、概念與特點

調查報告是對某項工作、某個事件、某個問題，經過深入細致的調查后，將調查中收集到的材料加以系統整理，分析研究，以書面形式向組織和領導匯報調查情況的一種文書。

調查報告有以下幾個特點：

1、寫實性。調查報告是在占有大量現實和歷史資料的基礎上，用敘述性的語言實事求是地反映某一客觀事物。充分了解實情和全面掌握真實可靠的素材是寫好調查報告的基礎。

2、針對性。調查報告一般有比較明確的意向，相關的調查取證都是針對和圍繞某一綜合性或是專題性問題展開的。所以，調查報告反映的問題集中而有深度。

3、邏輯性。調查報告離不開確鑿的事實，但又不是材料的機械堆砌，而是對核實無誤的數據和事實進行嚴密的邏輯論證，探明事物發展變化的原因，預測事物發展變化的趨勢，提示本質性和規律性的東西，得出科學的結論。

（二）、分類

調查報告的種類主要有以下幾種：

1、情況調查報告。是比較系統地反映本地區、本單位基本情況的一種調查報告。這種調查報告平方根是為了弄清情況，供決策者使用。

2、典型經驗調查報告。是通過分析典型事例，總結工作中出現的新經驗，從而指導和推動某方面工作的一種調查報告。

3、問題調查報告。是針對某一方面的問題，進行專項調查，澄清事實真相，判明問題的原因和性質，確定造成的危害，并提出解決問題的途徑和建議，為問題的最后處理提供依據，也為其他有關方面提供參考和借鑒的一種調查報告。

（三）、寫法

調查報告一般由標題和正文兩部分組成。

1、標題。標題可以有兩種寫法。一種是規范化的標題格式，即“發文主題”加“文種”，基本格式為“××關于××××的調查報告”、“關于××××的調查報告”、“××××調查”等。另一種是自由式標題，包括陳述式、提問式和正副題結合使用三種。陳述式如《東北師范大學碩士畢業生就業情況調查》，提問式如《為什么大學畢業生擇業傾向沿海和京津地區》，正副標題結合式，正題陳述調查報告的主要結論或提出中心問題，副題標明調查的對象、范圍、問題，這實際上類似于“發文主題”加“文種”的規范格式，如《高校發展重在學科建設――××××大學學科建設實踐思考》等。作為公文，最好用規范化的標題格式或自由式中正副題結合式標題。

2、正文。正文一般分前言、主體、結尾三部分。

（1）前言 有幾種寫法：第一種是寫明調查的起因或目的、時間和地點、對象或范圍、經過與方法，以及人員組成等調查本身的情況，從中引出中心問題或基本結論來；第二種是寫明調查對象的歷史背景、大致發展經過、現實狀況、主要成績、突出問題等基本情況，進而提出中心問題或主要觀點來；第三種是開門見山，直接概括出調查的結果，如肯定做法、指出問題、提示影響、說明中心內容等。前言起到畫龍點睛的作用，要精練概括，直切主題。

（2）主體 這是調查報告最主要的部分，這部分詳述調查研究的基本情況、做法、經驗，以及分析調查研究所得材料中得出的各種具體認識、觀點和基本結論。

（3）結尾 結尾的寫法也比較多，可以提出解決問題的方法、對策或下一步改進工作的建議；或總結全文的主要觀點，進一步深化主題；或提出問題，引發人們的進一步思考；或展望前景，發出鼓舞和號召。

第四節

述職報告

（一）、述職報告的性質、種類

述職報告是領導干部向所屬的干部和職工或向上級組織和領導陳述自己任職一定時期內的工作情況的自我評述性報告。述職報告的種類很多，從時間上分有任期述職報告、年度述職報告、臨時述職報告；從范圍上分有個人述職報告、集體述職報告；從內容上分則有專題（單項）述職報告、綜合述職報告。

（二）、述職報告的寫作格式

1、標題 有四種寫法：一是只寫“述職報告”四個字；二是“ＸＸ年任ＸＸ職務期間的工作匯報”的公文寫法；三是“ＸＸＸ（姓名）ＸＸＸ（職務）ＸＸ會議上的匯報（或報告）”的寫法；四是新聞標題式的寫法。

2、署名及日期 可以寫在題下，也可以寫在正文后。

3、正文 述職報告的正文包括三部分內容。第一部分是任職概況和述職評估，包括何時任職、工作變動情況、背景情況、崗位職責、目標及對個人盡職的總體估價、確定述職范圍和基調。第二部分是盡職情況，這是述職報告的主體，主要寫工作實績、經驗和問題。對于核心內容的寫作，多數是按性質不同分成幾個方面（可列小標題）來寫，每個方面可先寫實績，后寫認識和做法；也可先寫認識和做法，后寫實績。但不管怎么寫，都要實現個人的工作能力和管理水平，尤其是在處理敏感、棘手問題方面，以及突發事件或重大事件方面，更能表現出個人的素質、才能和領導水平。在具體業務工作中，黨的方針、政策和上級的批示、部署的任務，是如何在自己分管的部門或單位得以貫徹實施的??等等。第三部分是今后的設想和決心，要從實際出發，對今后工作在科學分析的基礎上作出戰略性規劃，表明盡職的態度。

（三）、述職報告寫作應注意的事項

在寫作述職報告時，要實事求是，嚴肅認真，客觀公正。要注意論斷準確，重點突出，有針對性，既不要脫離自己的職責范圍和工作目標，又要分析概括，不能寫成流水帳；既要突出政績，又要評價正確、適當，不能故意夸大或縮小；缺點和不足的地方也要說夠、說充分。

第五節

講話稿

講話，屬會議主要領導者使用的文種。領導者為實施領導，在各種會議上所作的指示性發言，即領導講話。講話一般專門就某一方面的問題發表意見，內容集中，中心突出，容易講深講透。講話稿是會議的主要文件，有些會議不安排會議報告，講話稿起到報告的作用，成為反映會議精神的最主要的文件。

（一）領導講話具有三個特點

一是權威性 講話歷來是政治家和各級領導宣傳政見、安排部署工作的有效形式。領導講話不同于一般的演講和發言，目的是貫徹上級的指示精神，實施本級的決定，對分管的工作提出指導性意見。因此，領導講話具有一定的權威性和有效性。領導職務的不同，講話的權威效果也不同。

二是思想性 領導講話一定要有理論色彩，要能以馬列主義的理論為指針，闡述所進行的工作的意義，以動員群眾投身于改革開放和經濟建設之中。講話就是要用自己的語言去思考，去總結，通過自己的思考和理解去分析問題，去說服人。這樣才能打動聽眾，讓人接受，共同與你去實行。

三是鼓動性 統治者要達到某種政治目的，要通過講話起到激勵、鼓動的作用。講話稿，要注意鼓動、激勵作用，針對形勢、問題或某種思想動態展開富有啟發性的議論，才能取得成效。

（二）起草領導講話要處理好三個關系 一是權威與平易的關系。一篇好的講話稿，總是權威性與平易性相結合的產物。領導講話無疑要具有權威性，這種權威，與講話人的身份、地位、所代表的方面相符合，立場堅定，原則性強，嚴肅、認真、鮮明、有力地展示自己的觀點，起到應有的強調、號召作用。這種權威，確實是一種原則的把握。但如果一個領導者在講話中，處處炫耀自己的身份、地位，措辭生硬，居高臨下發號施令，危言聳聽地闡明自己的思想、觀點、就會拉遠與聽眾的距離，阻礙雙方情感上的交流，就得不到思想上的共鳴，起不到應有的影響、教育和引導作用。領導講話的坦率、誠摯，能很快溝通，大大縮短與聽眾之間的距離，在自然而親切的氣氛中傳達自己的思想。起草領導講話稿，不僅要言之成理，還要善于把“理”說白說透，將各種事理滲透到親切、自然的語言誘導中，便于領導權威的自然貫徹，消除逆反心理，起到講話應有的權威效果。

二是莊重與幽默的關系。領導講話無疑要莊重，不能拉家常式的漫談、閑扯，要嚴肅、認真、準確地傳達上級的指示精神，闡明自己的思想。這是領導講話所必須把握的原則。這個原則要求一個領導者不論是在何種社會環境中，運用什么樣的語言，都不能超越一定的原則限度，去闡述、說明、表現領導者的思想意識。領導者既不能無原則地去評價某些事、某些人，也不能無原則地按照自己的思想意識，一味地表現自己，或以我為中心。起草領導講話一定要堅持這個原則，行文沉穩、扎實、鄭重其事，以使領導活動嚴肅、認真、原則性強，達到預期目的。但如果在講稿中一味照本宣科或講些大話、套話，開始說一通形勢如何如何，結尾原則性地提提要求，沒有一點靈活性，也打動不了聽眾的。講話作為一種鼓動、號召的手段，還必須講求一些現場效應，努力與聽眾產生共鳴，才能起到應有的作用。靈活性是原則性運用過程中一種必要的補充，以基本原則為指導，對具體問題進行具體分析和靈活處理。幽默性是靈活性的種絕妙體現。在講話中適當增強語言的幽默性，不但會提高語言的藝術魅力，而且也會為領導者的風度增添異彩。當然講話中使用幽默的方式、方法是多種多樣的，需要靈活運用，以使領導講話豐富多彩，獨具魅力。

三是深入與淺出的關系。領導講話，總是要通過闡明一定的道理來說服人、教育人，“以理服人”可以說是講話所必須遵循的一條原則，但是如果僅僅以此為根據，通篇都是名詞、定義、概論，一味進行簡單的“滿堂灌”，會使人覺得深奧難懂。起草領導講話稿，只有將說理性與通俗性結合起來，才能使所要闡明的道理生動、明了，聽眾易于接受，從而起到講話應有的效果。能夠把高深的道理講得明白流暢、簡單透徹，首先需要寬廣的知識面和具有靈活運用語言的功力。撰寫講話要想事理嚴明而又深入淺出、明白通暢，撰稿人必須要具備一定的知識素養，平時注意積累各學科的知識，并在實踐中注意培養自己的悟性與靈感。其次，掌握語言的技巧也是一個重要的方面。講話語言的技巧是多種多樣的，如數字串連法、借題發揮法、引經據典法、用數字說明法，掌握語言表達的技巧，并能在起草中靈活應用，會使領導講話有理有據，生動有趣，具有較強的吸引力。

（三）起草領導講話應注意三個問題

１、避免雷同 領導者參加會議應邀講話，常常會遇到多位領導人講同一個問題，如果在這種情況下再重復講，勢必使聽眾失去興趣，會場將產生無人關注的局面。起草人員應預先考慮到這一點，在避免雷同上下功夫，使領導講話既全面又獨特，緊緊抓住觀眾，收到好的效果。一般來講，獨劈蹊徑會避免雷同現象，常常也會出乎意料地大受歡迎。有些會議的主辦單位分頭請領導出席并講話，所送的是相同的背景材料，缺乏總體設計，起草講稿很可能重復。避免雷同確實需要動腦筋、想辦法。一般說來，撰稿人在起草講話過程中避免雷同可以在以下幾個方面下功夫：一是可根據領導者的特定身份就會議的主旨闡發觀點，展開議論，這樣可較為自然地成為“一家之言”；二是適當變換議題的角度，用獨特的角度來看待問題、闡發觀點，使人耳目一新；三是選擇那些富有新意的材料來說明問題，不同程度地滿足人們審美活動和求異思維的需要，使聽眾開拓視野，回味無窮；四是會議組織者要有總體設計，撰稿人不僅要擁有會議背景材料，還應該和會議組織者研究講話的內容、側重點。避免重復的方式方法是多種多樣的，需要撰稿人預先著手，多角度展開同一主題下的不同論述，以使領導講話獨具色彩而富有成效。

２、獨樹風格 領導講話最忌千篇一律地發表意見，平淡無奇。講話要有自己的風格，才能抓住聽眾。撰稿人要在把握領導者思維、語言特點的基礎上，發揮創造性，使領導講話講出自己的風格來。每個人所具有的異于他人的品格，異于他人的創造特點，就是其風格的具體體現。領導講話要有風格，這也是客觀實踐所決定的。傳達貫徹上級指示，安排部署工作，每個領導都有各自的方式方法，不可能千人一面。如果整篇講話都是文件搬家、照抄報紙，那么聽眾的感覺便始終處于麻木的、未觸動的狀態。這樣的講話是過去也是現在存在的一種通病，即在內容的安排上成為上級領導講話或有關文件的翻版。常有這樣的事，當有人問起文章上的幾句話的時候，起草人則說，這句話是誰的，那句話是誰的，這句是從那個文件上講的，那句話是那個報紙上說的，問他哪句話是你的，他說那句話都有出處，沒有我的，可見講話成了拼字游戲；在篇章結構上，也常常是：帽子、總結肯定前段工作、根據上級指示提出要求。長此以往，形成了許多“套路”。這講話四平八穩，毫無新意，使聽眾越來越沒有耐心。其實，任何一篇成功的講話稿都有其獨具的風格，或真摯細膩，或警喻深刻，或文采飛揚。起草領導講話，要以傳達、貫通領導者的思想、觀點為主旨，不應拘于一章一法的限制和束縛。講話不應有固定的章法，應隨講話的內容和場合而隨時變化，不僅邏輯嚴明、思路清晰，而且生動活潑、文采盎然。撰寫領導講話稿，應當瀟灑一些，講究一些文采。文采對形成風格有著很大的關系，可使講話更富有生氣，富有感染力、號召力，是語言表述中的一個極其重要的方面。由于領導人的性格，職務特點，語言習慣不同，講話風格也必然各具特色。

３、適當調劑 由于會議不同，領導的講話有長有短，如果是遇到長一些的講話，一般來講任何都會感到疲勞，精力往往不會象開始那樣集中，特別是到會議最后，主要的東西已經講完，聽眾的情緒開始松弛下來，臺下有人開小會，有人收拾東西準備走，這樣講話就需要調劑情緒和氣氛，即需要興調劑情緒了。對這一點，撰稿人也要預先考慮到，適當在較長的講話中增加一些 “調劑品”，激發聽眾的情緒和注意力。運用即興調劑要因領導講話的內容而變化，因聽眾不同而變化，有時用在開頭，有時用在中間，有時用在結尾。講話即興調劑是領導者機智靈活的表現，能夠很好地借鑒使用調劑藝術將使領導講話自始至終保持活力，富有吸引力。第六節

開幕詞

開幕詞是在一些大型會議開始時由會議主持人或主要領導人所作的開宗明義的講話。它具有宣告性、提示性和指導性。

（一）開幕詞的特點 一是簡明性，開幕詞要簡潔明了、短小精悍，最忌長篇累牘，言不及義，多使用祈使句，表示祝賀和希望；二是口語化。它的語言應該通俗、明快、上口。

（二）開幕詞的種類 按內容可以分為側重性開幕詞和一般性開幕詞兩種。側重性開幕詞往往對會議召開的歷史背景、重大意義或會議的中心議題等，作重點闡述，其他問題一帶而過。一般性開幕詞則只對會議的目的、議程、基本精神、來賓等作簡要概述。

（三）開幕詞的寫作方法 通常由標題、稱謂及正文三部分組成。

１、標題通常有三種寫法：一是用會議名稱作標題；二是前邊再加上領導人姓名；三是用提示內容中心或主旨的標題，在后面通常加上副標題。

2、稱謂一般寫在標題下行頂格，稱呼通常用“同志們”、“朋友們”、“各位代表”等。

3、正文一般包括開頭、主體和結尾。開頭寫宣布開幕之類的話。主體部分一般包括以下內容：會議的籌備和出席會議人員情況；會議召開的背景和意義；會議的性質、目的及主要任務；會議的主要議程及要求；會議的奮斗目標及深遠影響等等。但寫作中一定要把握會議的性質，鄭重闡述會議的特點、意義、要求和希望，對于會議本身的情況如議程等，要概括說明，點到為止；行文則要明快、流暢，評議要堅定有力，充滿熱情，富于鼓舞力量。最后是結尾，一般都是“祝大會圓滿成功”之類。第七節

閉幕詞

（一）閉幕詞的概念和種類 閉幕詞是一些大型會議結束時由有關領導人或德高望重者向會議所作的講話。具有總結性、評估性和號召性。

閉幕詞與開幕詞一樣，具有簡明性和口語化兩個共同特點，其種類與開幕詞相同。

（二）閉幕詞的寫作方法 由標題、稱呼和正文三部分組成，標題與稱呼的寫法與開幕詞基本相同。在標題和稱謂之后，另起一段首先說明會議已經完成預定任務，現在就要閉幕了；然后概述會議的進行情況，恰當地評價會議的收獲、意義及影響。核心部分要寫明：會議通過的主要事項和基本精神；會議的重要性和深遠意義；向與會人員提出貫徹會議精神的基本要求，等等。一般說來，這幾方面內容都不能少，而且順序是基本不變的。寫作時要掌握會議情況，有針對性地對會議內容予以闡述和肯定；同時可以對會議未能展開都已認識到的重要問題作出適當強調或補充；行文要熱情洋溢，文章要簡潔有力，起到激發斗志，增強信念的作用。結尾部分一般先以堅定語氣發出號召，提出希望，表示祝愿等；最后鄭重宣布會議閉幕。閉幕詞出現在會議終了，因此，要寫得與開幕詞前后呼應、首尾銜接，顯示大會開得很圓滿、很成功。

第八節

簡 報

（一）、概念 簡報是各行政機關之間用來下情上報、上情下達和互通情況、交流信息的一個文種，是信息類公文中最重要、最常用的一種。它是一種機關文書。

（二）、作用

1、反映情況。通過簡報，可以將工作進展情況以及工作中出現的新情況、新問題、新經驗，及時反映給各級決策機關，使決策機關了解下情，為決策機關制定政策、指導工作提供參考。

2、交流經驗。簡報體現了領導機關的一定指導能力，通過組織交流，可以提供情況、借鑒經驗、吸取教訓，這樣對工作有指導和推動作用。

3、傳播信息。簡報本身即是一種信息載體，可以使各級機關及從事行政工作的人互相了解情況，吸收經驗、學習先進、改進工作。

（三）、簡報種類 可分為三種類型：

1、工作情況簡報。主要用于反映工作中的動態和一般工作進展情況。

2、經驗交流簡報。專門用來簡要介紹一些工作經驗的簡報。

3、會議簡報。在某一會議召開期間，為交流代表觀點、反映會議動態而縮寫的簡報。

（四）、簡報的格式結構 簡報的種類盡管很多，但其結構卻不無共同之處，一般都包括報頭、標題、正文和報尾四個部分。有些還由編者配加按語，成為五個組成部分。

簡報一般都有固定的報頭，包括簡報的名稱、期號、編發單位和發行日期。

１、簡報名稱 印在簡報第一頁上方的正中處，為了醒目起見，字號易大，盡可能用套紅印刷。２、期號 位置在簡報名稱的正下方，一般按年度依次排列期號，有的還可以標出累計的總期號。屬于“增刊”的期號，要單獨編排，不能與“正刊”期號混編。３、編發單位，應標明全稱，位置在期號的左下方。４、發行日期，以領導簽發日期為準，應標明具體的年、月、日，位置在期號的右下方。報頭部分與標題和正文之間，一般都用一條粗線攔開。有些簡報根據需要，還應標明密級，如 “內部參閱”、“秘密”、“機密”、“絕密”等，位置在簡報名稱的左上方。報尾部分應包括簡報的報、送、發單位。報，指簡報呈報的上級單位，送，指簡報送往的同級單位或不相隸屬的單位，發，指簡報發放的下級單位。如果簡報的報、送、發單位是固定的，而又要臨時增加發放單位，一般還應注明 “本期增發×××（單位）”。報尾還應包括本期簡報的印刷份數，以便于管理、查對。報尾部分印在簡報末頁的下端。

（四）、簡報的寫作要求 第一、抓準問題，有的放矢。簡報應該圍繞本單位的實際，反映那些最重要、最典型、最新鮮、最為群眾關心、最需要引起注意的問題。一是圍繞領導決策，抓 “超前型”問題。在領導進行某項活動或者將要討論決定問題之前，搞小超前，努力收集與此有關的情況，經過篩選加工、研究提出可供領導參考的建議和方案。二是在領導決策之中，抓“追蹤型”問題。努力掌握決策貫徹執行的情況、各方面有什么反應、發生什么偏差，迅速地反饋給領導，使領導能及時糾正偏差，使決策逐步完善。三是要著眼大局，從小中見大。收集情況時，就要從全局考慮，從小處著手，深入上點，“解剖麻雀”，抓住有代表性的小問題，作推廣放大的思考，挖掘和開拓更廣泛深刻的涵意。四是抓新情況、新經驗、新問題。在改革、開放的過程中，許多新情況、新問題，迫切需要領導去認真研究和解決，制定符合實際的方針、政策和措施。所以，必須花氣力積極地收集，捕捉這類信息，抓這類的問題，提供領導參閱。五是注意抓傾向性、苗頭性的問題。對這類問題若不及時發現和注意解決，而任其發展，可能會釀成大問題，給工作帶來不應有的損失。六是抓突發性問題。如假期寢室大范圍被盜，直接關系到學校治安管理和全體學生切身利益的問題。得到這類信息后，應迅速向領導報告。抓準問題，應該注意四點：

１、從全局著眼。簡報的作者必須站在單位領導的高度、全局的高度去觀察事情、分析問題。一定要跳出自己工作崗位的“小天地”，放眼全局，做到“全局在胸”。

２、善于抓趨勢。所謂趨勢性問題，既不是偶然發生的問題，也不是個別的問題，而是反映事物發展的動向性問題。這種動向，有好的，也有不好的，不論哪一種，只要及時抓住，就能提煉出有針對性的好的簡報主題。掌握了事物發展的趨勢，了解了本單位工作和生產下步朝著哪個方向發展，再去觀察問題，就能是非清楚。符合事物發展方向的先進經驗、障礙事物發展的不良傾向以及事物發展遇到的實際問題，都是撰寫簡報應該抓準的問題。

３、善于抓苗頭。所謂苗頭性問題，就是那些代表新生事物的先聲、新創造的火花、新經驗的先導，具有強大的生命力，采寫簡報應該對這種代表事物發展方向但還處于萌芽狀態的苗頭性問題予以高度的注意。不能只注意那些眾所周知的典型性事物，還必須特別留神尚未引起人們注意的細小之事，認真剖析，放大比較，沙里淘金，抓出“小中見大”的帶有典型意義的問題，用簡報宣傳、反映。

４、具備工作敏感。所謂工作敏感，是指作者對于單位內外各種客觀事物具有敏銳的觀察能力、判斷能力和預見事物發展進程的能力，以及能夠及時、準確反映事物的能力。我們要抓準問題，從長遠看，必須不斷地提高自己的工作敏感。工作敏感不是一日之功，它是長期學習、觀察和實踐的結果。第二、材料準確，內容真實。簡報作為加強領導和推動工作的重要工具，內容必須保證絕對真實、準確。否則，就會造成不良后果。簡報一是要準確。不允許對那些心理活動、環境、氣氛等無形的事實搞 “合理想象”。必須深入調查研究，不走馬觀花、浮光掠影，更不可“聽風就是雨”，保證材料絕對真實可靠。也就是說，要做到簡報所選用的任何材料，包括人名、地點、時間、情節、數字、引語、因果關系等等，都完全準確無誤，沒有絲毫的虛構、夸張、縮小和差錯。特別在估計成績和宣傳先進時，更要嚴格把握分寸，有一說一，有二說二，實事求是，恰如其分，留有余地。二是要強調真實性。必須注意做到不為迎合而弄虛作假，不趕“浪頭”追時髦，不歪扭寫作角度，不搞事態發展的“提前量”，必須忠實于事實，保證符合事物本來面貌。第三、簡明扼要，一目了然。簡報的寫作必須注意做到簡短、明快，用盡可能少的文字說清楚必須說明的問題。一是注意主題集中，一稿一事，不貪大求全。一份簡報只抓住一個問題，不搞面面具到才能使簡報的主題凝聚，篇幅短小，問題說得透徹。如果簡報所涉及的內容較多，可以把想說的問題進行歸納、提煉，抓住最能反映事物性質的東西做主題，重點來寫，其他則一概摒棄；也可以將可寫的幾個問題，各寫一期簡報分期介紹，一期一個重點，上篇一個側面，千萬不可使幾個觀點糾纏在一篇簡報上。二是注意精選材料，圍繞主題精心挑選典型事例。簡報所使用的材料和其他文章一樣，總是以個別反映一般，不能也沒有必要寫盡事物的整體。因此，撰寫簡報之前，必須對材料進行分析研究，精心選擇。凡是能夠表現主題的材料，都要注意加以精選，不可輕易放過；凡是與主題無關的材料，即使十分生動，也必須忍痛割愛、堅決舍棄。選擇材料還要注意選擇典型材料。典型材料具有代表性，最能反映事物的本質。篩選出最能代表一般的典型材料加以使用，做到不堆砌，不羅列，不雷同，少而精。要通過材料的剪裁突出主題、縮短篇幅。使簡報的主題充分而明確地表現出來，使簡報的內容更加簡潔。三是注意既要求簡，又要寫清。簡報求簡，是在說明問題的前提下求簡。“簡”，應該是服從內容的需要，不能由一個極端走向另一個極端。第四、講究時效，反映迅速。簡報是單位領導對一些問題做出決策的參考依據之一，也是單位推動工作的一個重要手段。簡報的功能，決定了簡報的編者必須講求時效。這就要求簡報的作者思想敏銳、行動敏捷，對問題反映得快，對材料分析得快，寫作構思快，動筆成稿快，同時，還要求簡報的編輯、簽發、打印、發稿速度快，共同把握發稿時機。第五、內容實在，不空洞。簡報的寫作既不同于文字作品，也不同于評論文章。文學作品的創作，靠刻劃形象來表達主題思想；評論文章的寫作，靠理論論證來闡述觀點。簡報則和新聞報道一樣，是靠用現實生活中活生生的生活事實來宣傳黨的路線、方針、政策。用事實說話，是簡報的主要特征之一，也是我們編寫簡報應該注意的一個重要問題。

（五）簡報的選稿要求 選稿是機關文字工作中常涉及到的問題，但簡報選稿最有代表性。選好稿子，必須圍繞該簡報所在機關的職能來確定主要選稿原則 “有的放矢”選稿。簡報編輯要從大量來稿中挑出好的稿子，需要注意四個問題：１、思想要敏感。簡報編輯的思想敏感應該表現在三點上：一是對中央的方針政策，對上級機關的工作部署和本單位領導的要作安排，頭腦要敏感。既要能夠迅速理解其精神實質，又要能夠清醒而敏捷地意識到簡報在貫徹落實這些部署中應起的作用。二是對周圍的事物，對各方面工作的變化和發展，對各式各樣的信息，反應要敏感。既能夠條理清楚地把這些情況輸入自己的腦海，又能夠迅速地反應出簡報工作應采取的對策。三是對來稿中反映的動向、火花、事物萌芽反應要敏感，既能意識、鑒別，又能牢牢抓住不放，不讓好的線索在自己手中白白放過。２、看問題要有預見性。工作不是一成不變的，是在不斷發展的。作為單位 “機關報”的簡報，要起到對工作的指導作用，就必須對工作的進程有預見性。也就是說，簡報的編輯看問題、審稿子，不能只想到今天，只看到眼前，還是看到明天，還要想到工作的下步發展，這樣才能真正抓住符合事物發展方向的先進經驗，抓住障礙事物發展的不良傾向，抓住事物發展過程中即將遇到的實際問題，選擇出有指導意義的簡報來。３、判斷要準確。簡報編輯的水平，在很大程度上體現在對稿子的判斷能力上。具體講，做好稿子的選擇工作，應從三個方面搞好判斷：一是搞好稿件的真偽和準確程度的判斷。也就是通過看稿，要對稿件的真實程度心中有數，對稿件在政治上、政策上、理論上以及工作上的指導意義正確與否心中有數。二是搞好稿件實際價值的判斷。有的來稿所反映的問題抓得很準，寫得也很清新，也有的來稿反映問題不突出，缺乏指導意義，簡報編輯對這兩類稿子是容易鑒別的，是能夠迅速做出選擇的。但有的稿子拉拉雜雜，往往把有價值的內容淹沒在一大堆材料中了，對這種稿子，編輯要慧眼識貨，能從璞玉中剖露出 “和氏璧”來。三是搞好稿件刊發“利與弊”的判斷。有些來稿，事情是真實的，觀點也是對的，但怎樣刊發，什么時候刊發，有的應該掌握一定的火侯。特別的一些反映問題的、對工作提出批評的稿子，在刊發時機上，是早發還是晚發“情況簡報”，讓大家都知道，還是發“情況反映”，只供領導參閱，不擴大宣傳范圍；在提法和措詞上，掌握什么樣的分寸、用什么樣的口徑，這些都需要簡報編輯認真動一番腦筋，積極而穩妥地做出判斷。４、要靈活掌握稿件的寫作質量。有些來稿雖然在寫作質量上差一些，但反映的問題都很重要，材料也是翔實的，就應該考慮編發。必要時，簡報的編輯還可以親自動手重寫，決不要僅僅因為文字遜色了一點，就把一些很有價值的文稿拋棄。

第四章

行文規則

第一節

含義

行文規則是指各級機關公文往來時需要共同遵守的制度和原則。遵守這一原則，有利于公文傳遞方向正確、線路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文進入不必要的流通過程，抑制無價值公文的產生。行文規則規定了各級機關的行文關系，即各級機關之間公文的授受關系，它是根據機關的組織系統、領導關系和職權范圍來確定的。

機關之間的工作關系是由各自的組織系統或專業系統歸屬、地位、職責、權利范圍等因素決定的。它對行文關系有決定性的影響，規定著公文傳遞的基本方向。機關之間的工作關系有如下幾種類型： 第一類，處于同一組織系統的上級機關與下級機關存在領導與被領導的關系。第二類，處于同一專業系統的上級主管業務部門與下級主管業務部門之間存在指導與被指導關系。第三類，處于同一組織系統或專業系統的同級機關之間的平行關系。如全國各省、自治區、直轄市人民政府之間。第四類，非同一組織系統、專業系統的機關之間，無論級別高低，均為不相隸屬關系。如軍事機關與各級地方人民政府之間。根據公文授受機關的工作關系不同，可以將公文劃分為上行文、下行文和平行文。上行文和下行文主要存在于以上第一類和第二類工作關系類型中，上行文是指下級機關向上級機關發送的公文，如報告、請示等。下行文正好相反，是上級機關向下級發送的公文，如批復、指示等。平行文存在于以上第三類和第四類關系類型中，同級機關和不相隸屬機關相互發送公文都是平行文，如函等。

第二節

基本規則

正常有效的行文應當遵循以下普遍適用的基本規則：

1、按機關隸屬關系和職責范圍行文的規則。這條規則要明確兩點：一是按機關隸屬關系行文。上級機關對下級機關可以作指示、布置工作、提出要求；下級機關可以向直接的上級機關報告工作、提出請示，上級機關對請示事項應予研究答復。除了這一層關系外，在我們國家現行管理體制中，還形成了一種各業務部門上下垂直的條條關系，其中有些部門屬本級政府和上級部門雙重領導，大部分和上級業務部門之間雖然不屬直接領導與被領導的關系，但在業務上的確存在指導與被指導的關系，也就形成了直接的上下行文關系。二是按機關的職責范圍行文。這一點的要求是，行文的內容應是本機關職責范圍內的事項，而不能超出，超出了即為越權。如果干涉了別的機關事務，不僅在實踐中行不通，而且會造成政令混亂。當然，不相隸屬機關之間也有公文往來，那只能是商洽工作、通知事項、征詢意見等，而不存在請示、報告或布置任務的性質。

2、授權行文的規則。這條規則是上一條規則的引申。如果一個部門的業務需要下級政府和有關部門的支持與配合，按隸屬關系和職責范圍又不具備布置工作提出要求的行文權限時，這就可以通過授權行文來解決。具體說，這個部門可向本級政府請示，經本級政府同意并授權后，向下級政府行文。在操作中，應將文稿擬好，由本部門領導簽署，請本級政府分管領導審批。經政府領導審批后的文稿，在行文時，才能在文首或文中注明“經**政府同意”的字樣。這里特別需要說明的是各級政府辦公廳（室）的行文都具有授權行文的性質（內部事務除外）。各級政府辦公廳（室）以及各部門的辦公室是政府和部門的綜合辦事機構，對外行文都是代表政府和部門的，與本級政府和本部門的公文具有同等效力，下級機關（部門）都應貫徹執行，可不在文首或文中標注“經***同意”的字樣。

3、聯合行文的規則。這條規則仍屬第一條規則的引申。同級政府與政府之間，部門與部門之間，上級部門與下級政府之間可以聯合行文；政府與同級黨委、軍事機關之間可以聯合行文；政府部門與同級黨委部門、軍事機關部門之間可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業單位之間，就某些互相有關的業務，經過會商一致后可以聯合行文。

聯合行文，既可聯合向上行文，也可聯合向下行文。聯合行文應當確有必要，單位不宜過多。

4、一般情況下不越級行文的規則。不越級行文體現了一級抓一級、一級對一級負責的原則。一般情況下不能破壞這種原則，破壞了，就會造成混亂，也影響機關辦事效率。所以通常情況下不越級行文。遇有特殊情況，如發生重大的事故、防汛救災等突發事件或上級領導在現場辦公中特別交待的問題，可越級行文，特事特辦，但要抄送被越過的上級機關。否則，受文機關對越級公文，可退回原呈報機關，或可作為閱件處理，不予辦理或答復。

5、不越權行文的規則。第一條規則中已明確要求按機關職責范圍行文，如果有涉及其它部門職責范圍的事項又未與其它部門協商，或雖經協商但未達成一致意見，不可以單獨向下行文。如果擅自行文就構成侵權行為，會造成工作中的許多矛盾。上級機關如發現這種情況，有權責令糾正或撤銷這類公文。現實中，這類情況時有發生，因此造成“文件打架”、“政出多門”。解決這類問題，應提倡部門之間多協商、多對話、多溝通，通過聯合行文或授權行文的方式解決。

6、“請示”不直接報送領導者個人的規則。“請示”直接報送領導者個人，其危害性大體上有三點：一是未經文秘機構簽收、登記，成了“帳外公文”，公文的流向、處理情況不得而知，查無蹤跡，成了“斷線的風箏”；二是這類公文到了領導同志手里，領導同志也頗為難，批，沒有部門的審批意見，只能以經驗、憑感覺辦事，往往失去決策的科學性；不批，也有可能影響報送單位的工作；三是現實中一些單位拿著直送領導的批示件當“尚方寶劍”，到有關部門要錢要物，借領導批示向對方施加壓力，引起矛盾。所以，領導同志一般不受理這類直報的請示，而退給文秘機構統一簽收、登記、分辦，這便形成了公文“倒流”，它破壞了公文處理的正常程序，造成了不必要的紊亂。如果上級領導個別交辦、答應的事項，由此而上報的“請示”，最好也應主送該領導所在的機關，并在公文中作出說明。收文機關在分辦時，自然會把這份公文分送給這位領導同志批閱。

7、“請示”應一文一事、只主送一個機關、不抄送下級機關的規則。這條規則包括三項內容：一是一文一事。機關或部門都有明確分工，各自只能辦理職責范圍內的事，如果一文數事，必然涉及幾個主管部門，給公文交辦帶來困難，即使勉強交辦出去，可能誰也不愿牽頭辦理，造成互相推諉、扯皮。二是請示公文只主送一個機關。請示內容是要求答復的事項，主送機關有責任研究并作出答復。相關的機關或部門采用抄送形式，以便主辦機關征求意見或會簽。如果多頭呈送，上級機關一般不予受理。如果辦理，會造成機關之間相互等待或意見不統一，增加協調難度，影響工作效率。三是不同時抄送下級機關。請示內容是未決事項，在上級機關還沒有批準前，向下級機關抄送透露，會引起不必要的誤會或矛盾，不利于工作的開展。因此，請示事項只能在上級機關答復或批準之后，通知下級機關。

8、“報告”中不得夾帶請示事項的規則。“報告”和“請示”是兩種不同的文種，適用范圍有明顯的界限，不能混用。“報告”是向上級機關匯報工作，反映情況，或向上級機關提出意見、建議，供上級機關決策參考。上級機關對“報告”一般不作答復，如果報告中夾帶請示事項，很容易誤事。如果既想匯報工作，讓上級掌握，又想請示解決問題，一般有兩種辦法解決：一是將“報告”和“請示”分開，形成兩份公文分別上報；二是以請示公文為主，將報告的內容作為附件，附在請示后面作為背景材料，讓上級了解請示的充分理由。

9、公文由文秘機構統一處理的規則。為了使公文按正常的渠道運轉，按規范的程序辦理，機關都設有專司公文處理的文秘機構或配備專人處理公文。公文的正常流程應該是：“收”由文秘機構統一簽收，拆封，清點分類，登記，擬辦，分辦，催辦；“發”由文秘機構統一核稿，分送領導簽批，然后再回到文秘機構登記編號，繕印，校對，用印，分發，分發前，要經過復核或第一讀者認真閱讀無誤后，才可照單分發。這樣，無論是公文收進或發出，都經過專司公文處理工作的一個口子把關，就能保證公文在機關有秩序地運轉，規范辦理，提高機關辦事效率，保證公文質量。行文規則中還要說明的是黨的領導機關根據工作需要，可向同級政府及部門或下級政府機關行文；而政府機關不得向黨的組織行文作指示、交任務。

經批準的報刊上全文發布的行政法規和規章，應視為正式公文依照執行，可不再發文。發文機關可印制少量文本，供存檔備查。

第三節

常見病例

1、公文標題中常見病例分析

標題是行政公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點突出、文字簡潔、格式規范，是擬寫案卷標題和編制檔案檢索工具的唯一依據。據此，須精心制作。但是，有相當一部分公文標題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規范；二是請示、函、報告三者混淆使用。結合具體病例分析如下：

（1）語句不合語法規范

第二篇：2011公文寫作基礎知識講義

公文寫作基礎知識講義1

第一章 公文概述

第一節 含義

公文，即公務文書的簡稱，屬于應用文。公文有廣義和狹義之分。廣義的公文，是指黨政機關、社會團體、企事業單位為處理公務而形成的文字材料。狹義的公文，是指黨政機關處理公務時所使用的公文。

第二節 分類

公文按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。上行文是指下級機關向上級機關報送的公文，如請示、報告等。下行文是指上級機關向所屬下級機關的行文，如決定、指示、公告、通知、通知、通報等。平行文指同級機關或不同隸屬機關之間的行文，如函等。通知、公文紀要有時也可作為平行文。

公文按其時限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規公文。公文內容有時限要求，需迅速傳遞辦理的，稱緊急公文。緊急文件可分為特急和急件兩種，緊急公文應隨到隨辦，時限要求越高，傳遞、辦理的速度也就要求越快，但要“快中求準”。隨著社會的發展，對公文的時效要求越來越高，即使常規公文，也應隨到隨辦，以提高辦文效率。

公文按其機密程度，可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、普通公文。絕密、機密、秘密公文又稱保密文件，是指內容涉及黨和國家的機密，需要控制知密范圍和知密對象的文件。文件的密級越高，傳達、閱辦、保管的要求也越嚴。

第三節 公文的行文關系

一、行文關系，是各級黨政機關、各個部門和單位之間的組織關系和業務關系在公文運行中的體現。機關部門、單位之間的相互關系，一般可分為同一系統上下級之間的相互隸屬關系，同一系統的平級機關之間以及同一機關各部門之間的平行關系，不同系統的機關、部門之間不相隸屬關系。行文關系是根據行文單位各處的隸屬關系和職權范圍確定的。

二、建立正確的行文關系，遵守必要的行文規則，有助于機關、部門、單位維護正常的領導和管理，避免行文混亂，防止“公文旅行”，克服文牘主義，提高工作效率。一定的行文關系，規定和約束了公文按照一定的方向運行，通稱為行文方向。行文方向是行文關系的反映。行文方向分為上行文、平行文和下行文。在具體行文中，根據組織關系和工作需要，可以采取逐級、多級、越級、直達、直接等不同的行文方式。

三、遵照以下規則：按照職權范圍行文、按隸屬關系行文、一般應當逐級行文等。

四、行文其他注意事項：主送與抄送應準確得當；一般應一文一事；準確把握聯合行文規定、公布公文如不另行文，應在公布時注明。

公文寫作基礎知識講義2

第二章 辦公用文

公文的種類簡稱文種。根據國務院辦公廳1999年修訂發布的《國家行政機關公文處理辦法》規定，公文種類主要包括：命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要。

公文作為傳達和貫徹黨和國家的方針政策、聯系和處理各級機關公務的工具，體現著組織的意志，表達著組織的主張，顯現著組織活動的行為目的。因此，公文的種類和體式取決于公文的性質和公務活動的內容與方式。不同的文種反映著公文不同的內容與作用。各機關在擬制公文時，必須從實際需要出發，根據本機關的職權范圍、所處地位與發文目的，正確使用文種。在機關單位，除了應用公文之外，經常用到的還有

常用文書。常用文書包括：計劃類、總結類、講話類和信息類等。

一、通告

（一）、通告的概念

通告適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

（二）、通告的特征

1、用于宣布一般性事項，有別于公告宣布重大事項。

2、通告只在國內一定范圍內公布，有別于公告向國內也向國外公布。

3、通告可以由各級機關、人民團體、企業或事業單位發布，有別于公告只能由地位較高機關發布。

4、通告不寫抬頭，無主送單位。

（三）、通告的種類

周知類通告。主要是使受文者了解重要情況、重要消息。因此文中不提直接的執行要求。

執行類通告。主要向受文者交待需要遵守、執行的政策、措施以及其他行為規范，具有一定的強制力。

（四）、通告的寫作格式 通告由標題、正文、發文機關和日期等部分組成。

標題由發文機關、事由、文種構成。根據具體情況，也可使用發文機關加文種、事由加文種或只寫“通告”二字。

正文

由緣由和通告事項兩部分組成。緣由為發布通告的原因和根據，事項為須知和遵守的內容。用“特通告如下”轉承連接。通告事項是面對大眾的，應簡潔明了，敘述清楚，通俗易懂，便于掌握。結尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作結。有時也可不寫，形式比較靈活。

署名和日期正文后簽署發布通告的機關名稱和日期。

二、通知

（一）、通知的概念

通知適用于批轉下級機關公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發布規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免或聘用干部。通知大多屬下行公文。

（二）、通知的種類

印發、批轉、轉發性通知。用于印發本級機關，批轉下級機關，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文以及發布某些行政法規等。

指示性通知。上級機關對下級機關某一項工作作出指示和安排，而根據公文內容又不必用“命令”或“指示”時，可使用這類通知。

知照性通知。用于告之各有關方面周知的事項等。這種通知發送對象廣泛，對下級、平級均可發送。

事務性通知。用于上級機關對下級就某一具體事項布置工作，交待任務；同級機關及不相隸屬的單位之間就某一項具體工作的進行或某一具體問題的解決要求對方配合、協助辦理等。

任免、聘用通知。用于任免或聘用國家機關工作人員職務等。

（三）、通知的寫作格式

通知的寫作形式多樣、方法靈活，不同類型的通知使用不同的寫作方法。

1、印發、批轉、轉發性通知的寫法。標題由發文機關、被印發、批轉、轉發的公文標題和文種組成，也可省去發文機關名稱。正文須把握三點：對印發、批轉、轉發的文件提出意見，表明態度，如 “同意”、“原則同意”、“要認真貫徹執行”、“望遵照執行”、“參照執行”等；寫明所印發、批轉、轉發文件的目的和意義；提出希望和要求。最后寫明發文日期。

2、批示性通知的寫法。標題由發文機關、事由和文種組成，也可省去發文機關名稱。正文由緣由、內容包括要求等部分組成。緣由要簡潔明了，說理充分。內容要具體明確、條理清楚、詳略得當，充分體現指示性通知的政策性、權威性、原則性。要求要切實可行，便于受文單位具體操作。

3、知照性通知的寫法。這種通知使用廣泛，體式多樣，主要是根據通知的內容，交代清楚知照事項。

4、事務性通知的寫法。通常由發文緣由、具體任務、執行要求等組成。會議通知也屬事務性通知的一種，但寫法又與一般事務性通知有所不同。會議通知的內容一般應寫明召開會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時間、地點，需準備的材料等。

5、任免、聘用通知的寫法。一般只寫決定任免、聘用的機關、依據，以及任免、聘用人員的具體職務即可。

三、報告

（一）、報告的概念

報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。報告屬上行文，一般產生于事后和事情過程中。

（二）、報告的種類

綜合性報告。是將全面工作或一個階段許多方面的工作綜合起來寫成的報告。它在內容上具有綜合性、廣泛性，寫作難度較大，要求較高。

專題性報告。是針對某項工作、某一問題、某一事件或某一活動寫成的報告，在內容上具有專一性。回復報告。是根據上級機關或領導人的查詢、提問作出的報告。

（三）、報告的寫作格式

1、綜合性報告的寫法

標題事由加文種，如《關于2003年上半年工作情況的報告》；報告單位、事由加文種，如《東北師范大學教務處關于2003工作情況的報告》。

正文 把握三點：（1）開頭，概括說明全文主旨，開門見山，起名立意。將一定時間內各方面工作的總情況，如依據、目的，對整個工作的估計、評價等作概述，以點明主旨。（2）主體，內容要豐富充實。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經驗、效果等，分段加以表述，要以數據和材料說話，內容力求既翔實又概括。（3）結尾，要具體切實。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。最后可寫“請審閱”或“特此報告”等語作結。

2、專題報告的寫法

標題由事由、文種組成，如《關于招商工作有關政策的報告》。有的報告標題也可標明發文機關。標題要明顯反映報告專題事由，突出其專一性。

正文

可采用“三段式”結構法。以反映情況為主的專題工作報告主要寫情況、存在的問題、今后的打算和意見；以總結經驗為主的專題工作報告主要寫情況、經驗，有的還可略寫不足之處和改進措施；因工作失誤向上級寫的檢查報告主要寫錯誤的事實、產生錯誤的主客觀原因、造成錯誤的責任、處理意見及改進措施等。結尾通常以“請審核”、“請審示”等語作結。

3、回復報告的寫法 標題與前兩種報告大體相同

正文根據上級機關或領導的查詢、提問，有針對性作出報告，要突出專一性、時效性。

（四）、報告的寫作要求

1、寫綜合報告應注意抓住重點，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基礎上列出若干觀點，分層次闡述。說明觀點的材料要詳略得當，以觀點統領材料。

2、專題報告，要一事一報，體現其專一性，切忌在同一專題報告中反映幾件各不相干的事項和問題。

3、切忌將報告提出的建議或意見當作請示，要求上級指示或批準。

四、通報

（一）、通報的概念

通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。通報屬下行公文。

（二）、通報的種類

表彰性通報。主要用來表彰先進，介紹單位或個人成功的經驗、做法，以學習先進，見賢思齊，改進與推動工作。批評性通報。用來批評后進，糾正錯誤，打擊歪風，指出有關單位或個人存在的錯誤事實，提出解決辦法或處理意見。

傳達性通報。用于傳達上級重要精神與重要情況；引起人們的警覺與注意，對當前的工作起指導作用。

（三）、通報的格式和寫作要求

通報由標題、主送單位、正文、發文機關和日期組成。

1、標題由發文機關、事由、文種或事由、文種構成。如《國務院關于一份國務院文件周轉情況的通報》、《關于人大建議、政協提案辦理情況的通報》等。

2、正文

（1）表彰性通報和批評性通報一般分為三部分：

（一）主要事實。表彰性通報要突出主要先進事跡，批評性通報要抓住主要錯誤事實；

（二）分析指出事例的教育意義。表彰性通報，有在闡述先進事跡的基礎上，提煉出主要經驗、意義和值得學習與發揚的精神。

（2）批評性通報要分析錯誤的性質、危害，產生的根源和責任，指出應吸取的主要教訓等；

（三）決定要求。表彰性和批評性的通報，應寫明組織結論與予以表彰或處理的決定，同時提出對表彰或批評對象與讀者的希望、要求。為了防范和杜絕類似錯誤發生，批評性通報的結尾處，通常要有針對性地提出防范的措施或規定。傳達性通報一般不寫決定要求。

（四）生效標識。在正文右下方標明發文機關名稱，加蓋印章，寫明發文日期。

情況通報有兩種形式：一種只對有關事實作客觀敘述；另一種還對有關情況加以分析說明，有時還針對具體問題提出應采取何種對策的指導性意見。

五、請示

（一）、請示的概念

請示是下級機關向上級機關請示指示和批準的公文文種。請示主要用于：1.在實際工作中，遇到缺乏明確政策規定的情況需要處理；2.工作中遇到需要上級批準才能辦理的事情；3.超出本部門職權之外，涉及多個部門和地區的事情，請示上級予以指示。

請示和報告既有相同之處，又有區別。相同之處是兩個都是寫給上級的上行文，公文里都有陳述意見，反映情況的內容。區別是：第一，時間有別。請示跟報告相比，時間要求更緊迫。請示寫的情況是未解決的，屬于將來時，報告寫的情況是已做過的，屬于過去時；第二，內容的側重點有別。請示著重于請示批準，報告著重于匯報工作；第三，要求有別，請示要求上級必須回復，報告則不必，只供上級參考。

（二）、請示的寫法

請示按請示目的分，可分為批準性請示和呈轉性請示兩類。

1、批準性請示內容比較簡單、具體，往往是一些較為細小的實際事項的請求。請示被批準后，執行機關范圍也比較小，常常就是請示單位自己。

批準性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內容、請示結語。請示理由是文章的開頭部分，常是導語式的，要扼要地講明請示的背景和根據，及概括地寫出請示事項。復雜的一般寫成一段話，簡單的則就以一句話為之。請示理由之后，許多請示中都要緊接著寫上一句承上啟下的過渡語。它們的基本的格式是“現將??報告如下”，隨之點上冒號。但有些極短小的請求也可不寫。

請示內容是請示的中心部分，要寫得具體，條理清楚，說服力強。請示內容包括提出請示事項和闡述說明道理或事實兩項內容。提出請示事項要詳細，闡述說明道理要充分，只有這樣才能使有關領導心中有數，易下決心。

有些情況簡單，有條文和規定可依據，只是出于組織原則報給上級知道，請示批準的請示。請示內容部分只需提出請示事項即可，不必闡釋道理。

請示結語是請示的結尾部分，一般是另起一行空兩格書寫，請示結語語氣要謙恭。請示結語的通常寫法是：“特此請示，請審批”、“以上意見當否，請指示”、“特些請示，請批復”等。

2、呈轉性請示，請示事項較為重大復雜，具有一定的普遍意義，不但需要上級批準，還需要上級轉發。

呈轉性請示和呈轉性報告的區別主要有兩點：呈轉性請示不但要求上級批轉，而且一定要有復文。呈轉性報告雖也要求上級批轉，但不要求上級復文；呈轉性請示里要求批轉的意見往往是較具體的作法、措施；呈轉性報告里要求批轉的意見往往是較原則、較概括的政策性意見。

批準性請示和呈轉性請示也有較大區別，不僅是要求目的上的區別，而且在執行范圍上也有區別。批準性請示執行范圍較窄，一般就是請示單位自己；呈轉性請示執行范圍較寬泛，往往不僅是請示者的本單位，而且還要包括其他很多有關單位共同執行。

呈轉性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內容、請示結語。請示理由和批準性請示的寫法基本相同，只不過有時語氣較批準性請示更為莊重一些，由于這種請示批準轉發后帶有指導性，所以有時理由交待得要較詳細，以期更加引起領導重視。

請示理由之后的過渡語和批準性請示相同。

請示內容，一般都是請示單位的設想和建議。因為比較復雜，提出請示事項和闡述說明道理兩條，缺一不可。闡釋道理時，可采取引用理論根據或擺明事實根據兩種寫法。呈轉性請示內容部分在書寫時要更注意條理分明，較長者要分條分項來寫。

請示結語，呈轉性請示結語也要另起一行空兩格書寫。寫法與批準性請示結尾略有不同，通常寫法是：“以上報告，如無不妥，請批轉各地貫徹執行”、“以上意見，如屬可行，請批轉有關單位執行”，或其他一些類似的說法。

3、在寫請示時，應當注意以下一些事項：要堅持一文一事；請示事項必須明確、具體、可行；不要搞多頭請示（請示應主送直接主管機關或主管領導，其他確需了解請示事項的領導機關或領導人，采取抄報形式處理。如是受雙重領導的機關，也應根據請示內容，擇要送一處領導機關，由主送機關答復請示的問題，對另一領導機關采取抄報形式）；一般不得越級請示，個別需要越級請示的，常采用兩種方式：一種是轉呈式，可以既避免越級，又明確主送機關；另一種是在越級請求的同時，把請示抄報被越過的主管部門；不要把請示寫成報告或請示報告；除領導直接交辦的事項外，請示不要直接送領導者個人，或既寫主送機關，又同時主送、抄送給主送機關領導人。一般情況下，也不得在上報請示的同時抄送平級和下級機關。

六、批復

（一）、批復的性質和特點

批復是上級機關答復下級機關請示事項的答復性公文，具有權威性、針對性和指示性等特點：

1、權威性。批復發自上級機關，代表著上級機關的權力和意志，對請示事項的單位有約束力，特別是那些關于重要事項或問題的批復，常常具有明顯的法規作用。

2、針對性。凡是批復，必須是針對下級機關請示事項而發，內容單純，針對性強。

3、指示性。批復的目的是指導下級機關的工作，因此批復在表明態度以后，還應當概括地說明方針、政策以及執行中的注意事項。

（二）、批復的寫作

1、標題

批復的標題有兩點需要特別強調：（1）關于發文單位。

批復的發文單位即行文主體，既不能不寫，也不能隨意略寫或簡化。（2）關于事由。

批復的事由大致有兩種寫法，一種是用表示關聯范圍的介詞“關于”加上請示或批復的事項來表述，如《國務院關于1991—2000年全國治沙工程規劃要點的批復》；另一種是在“關于”和請示或批復事項中間再插入一個表態動詞“同意”來表述，如《國務院關于同意開放×××航空口岸的批復》。

2、正文

批復的正文一般由三個部分組成：（1）引語

批復的開頭通常要引述來文作為批復的依據，引述的方法有四種：第一種是結合請示的日期引述，如“×年×月×日來文收悉”；第二種是結合來文的日期和文號引述，如“×年×月×日×號文收悉”；第三種是引來文日期和來文名稱，如“×年×月×日《關于??的請示》收悉”，第四種是引述來文日期和請示事項，如“×年×月×日關于??問題的請示收悉”。

（2）主文

主文是批復的主體，這部分應針對下級機關請示的事項，表示同意與否的態度，有時還要闡述同意或不同意的理由。答復請示事項針對性要強，答復要明確具體，簡明扼要，表達要準確無誤。

（3）結尾

是批復正文的最后部分，它的寫法有三種：第一種是提行寫“此復”或“特此批復”；第二種是寫希望和要求，給執行請求事項的答復指明方向；第三種是禿尾，就是請示事項答復完畢就告結束，此種結尾方法使用的頻率越來越高。

要寫好批復還應注意以下幾點：第一，有核實請示緣由的真實性，研究請示所注意所提意見或建議的可行性，有些情況應先作調查研究；第二，凡請示事項涉及其它部門或地區的問題，批復前都要與其協商，取得一致意見；第三，及時批復，以免貽誤工作。對不按行文的正常渠道辦理或一文多頭的請示，應予以糾正，以免誤事。

七、會議紀要

（一）、概念和特點

會議紀要是根據會議記錄和會議文件以及其他有關材料加工整理而成的，它是反映會議基本情況和精神的紀實性公文，是會議議定事項和重要精神，并要求有關單位執行的一種文體。有的需要下發執行的會議紀要，可以“通知”形式發出。

會議紀要有以下幾個特點：

1、綜合性。會議紀要是在對會議中各種材料、與會人員的發言以及會議簡報等等進行綜合分析和概括提煉基礎上形成的，它具有整理和提要的基本特點。

2、指導性。這一特性包含兩層含義：一是會議本身的權威性；二是會議紀要集中反映了會議的主要精神和決定事項。因而紀要一經下發，將對有關單位和人員產生約束力，起著類似于指示、決定或決議等指揮性公文的作用。會議紀要還可以作為與會同志向單位領導匯報、向群眾傳達的文字依據。

3、備考性。一些會議紀要主要不是為了貫徹執行，而是向上匯報或向下通報情況，必要時可作查閱之用。

（二）、分類

按照會議性質來分，會議紀要大致有辦公會議紀要、專題會議紀要、聯席（協調）會議紀要、座談會議紀要等。

辦公會議紀要是記述機關或企業、事業單位等對重要的、綜合性工作進行討論、研究、議決等事項的一種會議紀要。辦公會議紀要一般有例行型辦公會議紀要，即記述例行辦公會議情況及其議決事項的會議紀要，以及現場辦公會議紀要，即為解決某重大問題而召集有關方面和有關單位在現場研究、議決或協商的辦公會議紀要。

專題會議紀要是專門記述座談會討論、研究的情況與成果的一種會議紀要。其主要特點是主題的集中性與觀點意見的分呈性相結合，既要歸納比較集中、統一的認識，又要將各種不同觀點和傾向性意見都歸納表達出來。

（三）、寫法

會議紀要一般分兩大部分。開頭第一部分一般應寫明會議概況，包括會議進行的時間、地點、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會議議程和進行情況以及對會議的總體評價等。第二部分是紀要的中心部分，反映會議的主要精神、討論意見和議決事項等。根據會議性質、規模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：

1、集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。

2、分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項敘述的辦法，即把會議的主要內容分成幾個大的問題，然后另上標號或小標題，分項來寫。這種寫法側重于橫向分析闡述，內容相對全面，問題也說得比較細，常常包括對目的、意義、現狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述。這種紀要一般用于需要基層全面領會、深入貫徹的會議。

3、發言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發言加以整理，提煉出內容要點和精神實質，然后按照發言順序或不同內容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據上級機關布置，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可采用這種寫法。

八、函

（一）、函的概念

函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等。函的使用范圍廣泛，涉及各方面的公務聯系。

（二）、函的種類

函可分為公函與便函兩種。

（三）、公函的寫作格式

公函包括標題、主送機關、正文、發文機關、日期等。

標題一般由發文機關、事由、文種或事由、文種組成。一般發函為《關于**（事由）的函》；復函為《關于**（答復事項）的復函》。

正文一般包括三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答復的事項和問題；希望和要求，如：“務希研究承復”，敬請大力支持為盼”等。

（四）、公函的寫作要求

1、要一函一事，切忌一函數事。

2、要體現平等坦誠精神，文字懇切得體、簡潔樸實，用語謙和有禮切不可盛氣凌人。

公文寫作基礎知識講義3

常用文書

一、計劃類公文

計劃類公文包括：規劃、設想、計劃、要點、方案、安排等。

（一）工作計劃

工作計劃是行政活動中使用范圍很廣的重要公文。機關、團體、企事業單位的各級機構，對一定時期的工作預先作出安排和打算時，都要制定工作計劃，用到“工作計劃”這種公文。工作計劃實際上有許多不同種類，它們不僅有時間長短之分，而且有范圍大小之別。從計劃的具體分類來講，比較長遠、宏大的為“規劃”，比較切近、具體的為“安排”，比較繁雜、全面的為“方案”，比較簡明、概括的為“要點”，比較深入、細致的為“計劃”，比較粗略、雛形的為“設想”，無論如何都是計劃文種的范疇。不管其如何分類，計劃內容的范圍都是“做什么”、“怎么做”和“做到何種程度”三大項。

各種工作計劃特征和寫作特點： １、規劃

規劃是計劃中最宏大的一種：從時間上說，一般都要在三五年以上；從范圍上說，大都是全局性工作或涉及面較廣的重要工作項目；從內容和寫法上說，往往是粗線條的，比較概括，如《××省經濟和社會發展十年規劃》，《××省工業結構調整規劃》等。規劃是為了對全局或長遠工作作出統籌部署，以便明確方向，激發干勁，鼓舞斗志；相對其它計劃類公文而言，規劃帶有方向性、戰略性、指導性，因而其內容往往要更具有嚴肅性、科學性和可行性。這就要求寫作者必須首先進行深入的調查和周密的測算，在掌握大量可靠資料的基礎上，根據黨、國家和具體單位的發展方針確定發展遠景和總體目標，然后充分吸收有關意見，以科學的態度，反復經過多種方案的比較、研究和選擇，確定各項指標和措施。

規劃的具體寫法：規劃因具有嚴肅性，所以一般都是通過“指示性通知”來轉發的，其格式都是由“標題”和“正文”兩部分組成，一般不必再落款，也不用寫成文時間。規劃的標題是“四要素”寫法：單位名稱＋時間期限＋內容范圍＋“規劃”二字。如《××省“八五”期間經濟發展規劃》。規劃的正文一般都比較長，大致有以下幾方面內容：（１）前言，即有關的背景材料，也就是制定規劃的起因和緣由。這是制定規劃的依據，因此不能簡單地羅列事實，而應把諸多有關情況以過認真地綜合、分析，找出其有得因素和不得因素。這樣才會使人相信下面所提的規劃目標言之有據，有可靠性。（２）指導方針和目標要求。這是規劃的綱領和原則，是在前言的基礎上提出的，因此既要寫得鼓舞人心，又要寫得堅定有力，要用精煉的語言，概要地闡述出來。（３）主要任務和政策、措施。這是規劃的主體和核心，是解決“做什么”和“怎樣做”的問題，因此任務要提得明確，措施要提得概括有力。這部分寫作通常有兩種結構：對于全面規劃或任務項目較多的規劃，因其各項任務比較獨立，沒有多少共同的完成措施，一般采用以任務為主線的“并列式結構”（措施都在各自的任務之后分別提出）；對于專題規劃或任務較單一的規劃，因其任務項目較少而其項目之間的聯系又較大，一般采用任務、措施分說的“分列式結構”。（４）結尾，即遠景展望和號召。這部分要寫得簡短、有力、富有號召力。

２、設想

設想是計劃中最粗略的一種：在內容上是初步的，多是不太成熟的想法；在寫法上是概括地、粗線條地勾勒。但時間不一定都是遠的，范圍也不一定都是宏大的。一般說來，時間長遠些的稱“設想”；范圍較廣泛的稱為“構想”；時間不太長、范圍也不太大的則稱為“思路”或“打算”。設想是為制定某些規劃、計劃作出準備的，是一些初步想法。設想在嚴肅性、科學性和可行性方面的要求相對差一些，因為它是為正式的規劃或計劃作準備，不是給各級領導看的，就是交群眾討論的，不必也沒時間考慮得太周密，只要基本成形就可以，且在提出任務或目標時，往往還有一些簡短的論述語句。設想與規劃一樣，在內容的寫法上都是比較原則和概括，不可能也沒有必要寫得太細、太具體。

設想的具體寫法：設想因具有超前性，所以其寫作要求并不十分嚴格，其格式也不大一樣：如果是給領導看的，報給上級，就要嚴肅一些，隨報告報送，不必落款，也不必寫行文時間；如果是交給群眾討論的，或者不以通知或報告的形式轉發或上報，就要落款并寫明具體行文時間。設想的標題可以是“四要素”，也可以是“三要素”，或省略單位名稱，或省略時間期限，還可以是“兩要素”省略單位名稱和時間期限，如《關于機構改革的初步設想》。設想的正文一般有兩種寫法。第一種是只講目標、要求的條項并列式寫法，適用于時間較長遠的“設想”或工作計劃的最初構思或打算。第二種是也按規劃、計劃、方案或安排的格式結構，只是內容粗略一些的想法，適用于預備性計劃，即只是征求意見的“構想”、“思路”或“打算”。

３、計劃 狹義的計劃是廣義工作計劃中最適中的一種。這個特點表現在，時間一般在一年、半年左右，范圍一般都是一個單位的工作或某一大項重要工作，內容和寫法要比規劃具體、深入，要比設想正規、細致，要比方案簡明、集中，要比安排闊展、概要。

計劃的具體寫法：計劃由于大多以一個單位的工作內容范圍，只在單位內要求執行，所以一般不以文件形式下發，因而除標題和正文外，往往還要在題下或文后標明“×年×月×日制定”字樣，以示鄭重。計劃的標題也是“四要素”寫法，其中哪一個要素都不應省略。正文寫法，由于計劃是對一個單位的全面工作或某一項重要工作的具體要求，所以寫作是要比規劃和設想都要具體、詳細得多。一般包括以下幾方面內容：（１）開頭，或闡述依據，或概述情況，或直述目的，要寫得簡明扼要；（２）主體，即計劃的核心內容，闡述“做什么”（目標、任務）、“做到什么程度”（要求）和“怎樣做”（措施辦法）三項內容，既要寫得全面周到，又要寫得有條不紊，具體明白。全面工作計劃一般采取“并列式結構”（任務、措施分說）。（３）結尾，或突出重點，或強調有關事項，或提出簡短號召，當然也可不寫結尾。

４、要點

所謂要點，實際就是計劃的摘要，即經過整理，把主要內容摘出來的計劃。一般以文件下發的計劃都采用“要點”的形式。

要點的具體寫法：要點大多是上級機關某一項重要或較大工作計劃的摘要，一般都要以文件形式下發，因而多用某個通知作“文件頭”，所以只要有標題和正文兩部分內容就可以了，不必再落款，再寫成文時間；但也有些要點，由于涉及的工作重大，為鄭重起見，往往要在標題下標明發文機關名稱和制發具體時間。要點的標題可寫“四要素”，也可寫“三要素”，但“三要素”的寫法一般要在題下標明被省略的發文機關名稱。正文寫法，由于要點的內容是摘錄計劃的主要之點，所以其正文都寫得比較概要，既不要兼顧到各個方面，也不必講具體做法，更不用講道理；沒有過渡段，段落也不長。在結構方式上，大都是并列式，可分若干項目一貫到底，也可分幾大項，大項下分若干小項，其中的小項可在每一大項下單獨排列，也可全文排列。

５、方案 方案是計劃中內容最為復雜的一種。由于一些具有某種職能的具體工作比較復雜，不作全面部署不足以說明問題，因而公文內容構成勢必要繁瑣一些，一般有指導思想、主要目標、工作重點、實施步驟、政策措施、具體要求等項目。

方案的具體寫法：方案的內容由于是上級對下級或涉及面比較大的工作，一般都用帶“文件頭”形式下發，所以不用落款，只有標題、成文時間和正文三部分內容。方案的標題有兩種寫法：一個是“三要素”寫法，即由發文機關、計劃內容和文種三部分組成，如《東北師范大學五年發展規劃總體方案》；一個是“兩要素”寫法，即省略發文機關，但這個發文機關必須在領頭的“批示性通知”（文件頭）的標題中體現出來，如《治理采掘工業危機，實現良性循環方案》。成文時間，為鄭重起見，方案的成文時間一般不省略，而且要注在標題下。方案的正文一般有兩種寫法：一是常規寫法，即按“指導方針”、“主要目標（重點）”、“實施步驟”、“政策措施”及“要求”幾個部分來寫，這個較固定的程序適合于一般常規性單項工作；二是變項寫法，即根據實際需要加項或減項的寫法，適合于特殊性的單項工作。但不管哪種寫法，“主要目標”、“實施步驟”、“政策措施”這三項必不可少的，實際寫作時的稱呼可以不同，如把“主要目標”稱為“目標和任務”或“目標和對策”等，把“政策措施”稱為“實施辦法”或“組織措施”等。在“主要目標”一項中，一般還要分總體目標和具體目標；“實施步驟”一般還要分基本步驟或階段和關鍵步驟，關鍵步驟里還有重點工作項目；“政策措施”的內容里一般還要分“政策保證”、“組織保證”和“具體措施”等。

６、安排

安排是計劃中最為具體的一種格式：由于其工作比較確切、單一，不作具體安排就不能達到目的，所以其內容要寫得詳細一些，這樣容易使人把握。

安排的具體寫法：安排的內容由于是涉及范圍較小或單位內部的工作，所以一般有兩種發文形式：一種是上級對下級安排工作，盡管涉及面較小，也要用“文件頭”形式下發。“安排”的格式是“標題”和“正文”兩部分。另一種，如果是單位內部的工作安排，也可直接下發文件，格式就由“標題”、“正文”、“落款及時間”三部分組成。但不管哪種形式，作為“安排”本身都不該有受文單位，如果必須有，則或者以“文件頭”形式下發，或者以“關于.....安排的通知”名義下發。安排的標題可是“三要素”寫法，也可是“兩要素”寫法（省略機關名稱）。安排的正文一般由“開頭”、“主體”和“結尾”三部分組成；也有的省略“結尾”，“主體”結束，正文即隨之結束。“開頭”同計劃的開頭差不多，或闡述依據，或概述簡明扼要。“主體”是正文的核心，一般包括任務、要求、步驟、措施四方面內容。在結構上可按這四方面內容分項來寫；也可把任務和要求合在一起，把步驟和措施合在一起來寫；還可以先寫總任務，然后按時間先后順序一項一項地寫具體任務，每一項有每一項的要求及措施，要依據工作性質及具體內容來定。但不管怎樣結構，其任務都要具體，其要求都要明確，其措施都要得當。

方案和安排有共同之處，即寫作題材都是單項的工作，即只對一項工作作出部署和安排。這也正是方案、安排與規劃、設想、計劃、要點的根本不同。但二者在內容范圍上也有個大小之分：方案的內容范圍適合于上級對下級或涉及面比較大的工作，安排的內容范圍則適合于單位內部或涉及面較小的工作，如《××市關于計劃生育的工作安排》。方案和安排還有一種較為概要一點的寫法，以便于下級具體實施時靈活掌握，叫做“意見”：方案大多稱“實施意見”，如《××市“七五”期間社會主義精神文明建設的實施意見》；安排往往稱“安排意見”，如《××××系統關于開展增收節支活動的安排意見》。在此需要說明的是，有些機關把單位內部或涉及面很窄的單項工作計劃也稱之為“方案”，這是不合適的，因為這些工作都比較切近、具體，也并不復雜，只要用“安排”就足夠了，如果較為原則，則可稱為“安排意見”。

（二）寫好計劃的方法

寫好計劃可能是公文寫作中比較難的事。因為這不僅僅是個文字表達上的事，還是個涉及具體工作業務的組織和安排問題，需要有長遠眼光和領導魄力，這種寫作是一個人綜合能力的表現。但是在寫作上也有一些章法。首先，寫作者必須分清這個計劃的內容屬于哪一類，適合用哪一個具體的計劃種類來表達，從而確定具體文種，即是規劃、設想、計劃、要點、方案、安排中的哪一種。然后，再根據具體內容和文種寫作要求進行寫作。如果是時間較長、范圍較廣的計劃，就要用“規劃”。因為規劃不必也不能寫得太細，只要能起到明確方向，鼓舞人心，激發熱情的作用也就差不多了。當然這并不是說規劃就可以寫得不切實際；但規劃的切合實際問題的確只是個大致的切合。如果是初步的、不太成熟的計劃，就要用“設想”。因為設想是為計劃作準備的，也不必寫得很細，甚至不用寫得很好，只要能把大致的“思路”或想法寫出來也就夠了。但這也不是說設想就可以寫得沒條理，而只是說它更注重“想”，即要有突破和創新。如果計劃內容是某一項工作，一般則用“方案”或“安排”，工作項目比較復雜者用“方案”，較簡單者為“安排”。因為方案和安排都必須寫得很細（或很全面，或很具體），否則工作就沒法開展。當然，若考慮到要給下級執行中留有余地，這方案可變成“實施意見”，這安排也可變成“安排意見”。如果計劃內容既不是單項工作，又不是很宏大的，這就該用真正的“計劃”了。因為狹義的計劃是廣義計劃中最適中的一種。當然，若只想把這計劃摘要加以公布，則可用“要點”來寫。

（三）計劃寫作注意事項

不論哪種計劃，寫作中都必須注意掌握以下五條原則：第一，對上負責的原則。要堅決貫徹執行黨和國家的有關方針、政策和上級的指示精神，反對本位主義。第二，切實可行的原則。要從實際情況出發定目標、定任務、定標準，既不要因循守舊，也不要盲目冒進。即使是做規劃和設想，也應當保證可行，能基本做到，其目標要明確，其措施要可行，其要求也是可以達到的。第三，集思廣益的原則。要深入調查研究，廣泛聽取群眾意見、博采眾長，反對主觀主義。第四，突出重點的原則。要分清輕重緩急，突出重點，以點帶面，不能眉毛胡子一把抓。第五，防患未然的原則。要預先想到實行中可能發行的偏差，可能出現的故障，有必要的防范措施或補充辦法。

二、總結的寫作

總結是單位或個人對過去一個時期內的實踐活動作出系統的回顧歸納、分析評價，從中得出規律性認識用以指導今后工作的事務性文書。

(一)總結的種類

從性質、時間、形式等角度可劃分出不同類型的總結，從內容分主要有綜合總結和專題總結兩種。綜合總結又稱全面總結，它是對某一時期各項工作的全面回顧和檢查，進而總結經驗與教訓。專題總結是對某項工作或某方面問題進行專項的總結，尤以總結推廣成功經驗為多見。總結也有各種別稱，如自查性質的評估及匯報、回顧、小結等都具總結的性質。

(二)總結的寫法

1、標題

文件式標題一般由單位名稱、時限、內容、文種名稱構成。例：《××局19××擁軍擁屬工作總結》。文章式標題以單行標題概括主要內容或基本觀點，不出現總結字樣，但對總結內容有提示作用。例某高校的專題總結《我們是如何實行教學與科研相結合的》。

雙行式標題即分別以文章式標題和文件式標題為正副標題，正標題揭示觀點或概括內容，副標題點明單位、時限、性質和總結種類。例：《知名教授上講臺教書育人放異彩——××

大學德育工作總結》。

2、正文

前言一般介紹工作背景、基本概況等，也可交待總結主旨并作出基本評價。開頭力求簡潔，開宗明義。

主體

應包括主要工作內容、成績及評價、經驗和體會、問題或教訓等。這些內容是總結的核心部分，可按縱式或橫式結構形式撰寫。所謂縱式結構，即按主體內容縱向所做的工作、方法、成績、經驗、教訓等逐層展開。所謂橫式結構即按材料的邏輯關系將其分成若干部分，標序加題，逐一寫來。

結尾作為結的結束語可以歸納呼應主題、指出努力方向、提出改進意見或表示決心信心等語作結，要求簡短精練。

3、落款一般在正文右下方署名署時。如是報刊雜志或簡報刊用的交流經驗的專題總結，應在標題下方居中署名。

三、調查報告

（一）、概念與特點

調查報告是對某項工作、某個事件、某個問題，經過深入細致的調查后，將調查中收集到的材料加以系統整理，分析研究，以書面形式向組織和領導匯報調查情況的一種文書。

調查報告有以下幾個特點：

1、寫實性。調查報告是在占有大量現實和歷史資料的基礎上，用敘述性的語言實事求是地反映某一客觀事物。充分了解實情和全面掌握真實可靠的素材是寫好調查報告的基礎。

2、針對性。調查報告一般有比較明確的意向，相關的調查取證都是針對和圍繞某一綜合性或是專題性問題展開的。所以，調查報告反映的問題集中而有深度。

3、邏輯性。調查報告離不開確鑿的事實，但又不是材料的機械堆砌，而是對核實無誤的數據和事實進行嚴密的邏輯論證，探明事物發展變化的原因，預測事物發展變化的趨勢，提示本質性和規律性的東西，得出科學的結論。

（二）、分類

調查報告的種類主要有以下幾種：

1、情況調查報告。是比較系統地反映本地區、本單位基本情況的一種調查報告。這種調查報告平方根是為了弄清情況，供決策者使用。

2、典型經驗調查報告。是通過分析典型事例，總結工作中出現的新經驗，從而指導和推動某方面工作的一種調查報告。

3、問題調查報告。是針對某一方面的問題，進行專項調查，澄清事實真相，判明問題的原因和性質，確定造成的危害，并提出解決問題的途徑和建議，為問題的最后處理提供依據，也為其他有關方面提供參考和借鑒的一種調查報告。

（三）、寫法

調查報告一般由標題和正文兩部分組成。

1、標題。標題可以有兩種寫法。一種是規范化的標題格式，即“發文主題”加“文種”，基本格式為“××關于××××的調查報告”、“關于××××的調查報告”、“××××調查”等。另一種是自由式標題，包括陳述式、提問式和正副題結合使用三種。陳述式如《東北師范大學碩士畢業生就業情況調查》，提問式如《為什么大學畢業生擇業傾向沿海和京津地區》，正副標題結合式，正題陳述調查報告的主要結論或提出中心問題，副題標明調查的對象、范圍、問題，這實際上類似于“發文主題”加“文種”的規范格式，如《高校發展重在學科建設――××××大學學科建設實踐思考》等。作為公文，最好用規范化的標題格式或自由式中正副題結合式標題。

2、正文。正文一般分前言、主體、結尾三部分。（1）前言

有幾種寫法：第一種是寫明調查的起因或目的、時間和地點、對象或范圍、經過與方法，以及人員組成等調查本身的情況，從中引出中心問題或基本結論來；第二種是寫明調查對象的歷史背景、大致發展經過、現實狀況、主要成績、突出問題等基本情況，進而提出中心問題或主要觀點來；第三種是開門見山，直接概括出調查的結果，如肯定做法、指出問題、提示影響、說明中心內容等。前言起到畫龍點睛的作用，要精練概括，直切主題。（2）主體

這是調查報告最主要的部分，這部分詳述調查研究的基本情況、做法、經驗，以及分析調查研究所得材料中得出的各種具體認識、觀點和基本結論。

（3）結尾

結尾的寫法也比較多，可以提出解決問題的方法、對策或下一步改進工作的建議；或總結全文的主要觀點，進一步深化主題；或提出問題，引發人們的進一步思考；或展望前景，發出鼓舞和號召。

四、述職報告

（一）、述職報告的性質、種類

述職報告是領導干部向所屬的干部和職工或向上級組織和領導陳述自己任職一定時期內的工作情況的自我評述性報告。

述職報告的種類很多，從時間上分有任期述職報告、述職報告、臨時述職報告；從范圍上分有個人述職報告、集體述職報告；從內容上分則有專題（單項）述職報告、綜合述職報告。

（二）、述職報告的寫作格式

1、標題有四種寫法：一是只寫“述職報告”四個字；二是“ＸＸ年任ＸＸ職務期間的工作匯報”的公文寫法；三是“ＸＸＸ（姓名）ＸＸＸ（職務）ＸＸ會議上的匯報（或報告）”的寫法；四是新聞標題式的寫法。

2、署名及日期可以寫在題下，也可以寫在正文后。

3、正文述職報告的正文包括三部分內容。第一部分是任職概況和述職評估，包括何時任職、工作變動情況、背景情況、崗位職責、目標及對個人盡職的總體估價、確定述職范圍和基調。第二部分是盡職情況，這是述職報告的主體，主要寫工作實績、經驗和問題。對于核心內容的寫作，多數是按性質不同分成幾個方面（可列小標題）來寫，每個方面可先寫實績，后寫認識和做法；也可先寫認識和做法，后寫實績。但不管怎么寫，都要實現個人的工作能力和管理水平，尤其是在處理敏感、棘手問題方面，以及突發事件或重大事件方面，更能表現出個人的素質、才能和領導水平。在具體業務工作中，黨的方針、政策和上級的批示、部署的任務，是如何在自己分管的部門或單位得以貫徹實施的??等等。第三部分是今后的設想和決心，要從實際出發，對今后工作在科學分析的基礎上作出戰略性規劃，表明盡職的態度。

（三）、述職報告寫作應注意的事項

在寫作述職報告時，要實事求是，嚴肅認真，客觀公正。要注意論斷準確，重點突出，有針對性，既不要脫離自己的職責范圍和工作目標，又要分析概括，不能寫成流水帳；既要突出政績，又要評價正確、適當，不能故意夸大或縮小；缺點和不足的地方也要說夠、說充分。

五、講話稿

講話，屬會議主要領導者使用的文種。領導者為實施領導，在各種會議上所作的指示性發言，即領導講話。講話一般專門就某一方面的問題發表意見，內容集中，中心突出，容易講深講透。講話稿是會議的主要文件，有些會議不安排會議報告，講話稿起到報告的作用，成為反映會議精神的最主要的文件。

（一）領導講話具有三個特點 一是權威性

講話歷來是政治家和各級領導宣傳政見、安排部署工作的有效形式。領導講話不同于一般的演講和發言，目的是貫徹上級的指示精神，實施本級的決定，對分管的工作提出指導性意見。因此，領導講話具有一定的權威性和有效性。領導職務的不同，講話的權威效果也不同。

二是思想性

領導講話一定要有理論色彩，要能以馬列主義的理論為指針，闡述所進行的工作的意義，以動員群眾投身于改革開放和經濟建設之中。講話就是要用自己的語言去思考，去總結，通過自己的思考和理解去分析問題，去說服人。這樣才能打動聽眾，讓人接受，共同與你去實行。

三是鼓動性

統治者要達到某種政治目的，要通過講話起到激勵、鼓動的作用。講話稿，要注意鼓動、激勵作用，針對形勢、問題或某種思想動態展開富有啟發性的議論，才能取得成效。

（二）起草領導講話要處理好三個關系 一是權威與平易的關系。

一篇好的講話稿，總是權威性與平易性相結合的產物。領導講話無疑要具有權威性，這種權威，與講話人的身份、地位、所代表的方面相符合，立場堅定，原則性強，嚴肅、認真、鮮明、有力地展示自己的觀點，起到應有的強調、號召作用。這種權威，確實是一種原則的把握。但如果一個領導者在講話中，處處炫耀自己的身份、地位，措辭生硬，居高臨下發號施令，危言聳聽地闡明自己的思想、觀點、就會拉遠與聽眾的距離，阻礙雙方情感上的交流，就得不到思想上的共鳴，起不到應有的影響、教育和引導作用。領導講話的坦率、誠摯，能很快溝通，大大縮短與聽眾之間的距離，在自然而親切的氣氛中傳達自己的思想。起草領導講話稿，不僅要言之成理，還要善于把“理”說白說透，將各種事理滲透到親切、自然的語言誘導中，便于領導權威的自然貫徹，消除逆反心理，起到講話應有的權威效果。

二是莊重與幽默的關系。

領導講話無疑要莊重，不能拉家常式的漫談、閑扯，要嚴肅、認真、準確地傳達上級的指示精神，闡明自己的思想。這是領導講話所必須把握的原則。這個原則要求一個領導者不論是在何種社會環境中，運用什么樣的語言，都不能超越一定的原則限度，去闡述、說明、表現領導者的思想意識。領導者既不能無原則地去評價某些事、某些人，也不能無原則地按照自己的思想意識，一味地表現自己，或以我為中心。起草領導講話一定要堅持這個原則，行文沉穩、扎實、鄭重其事，以使領導活動嚴肅、認真、原則性強，達到預期目的。但如果在講稿中一味照本宣科或講些大話、套話，開始說一通形勢如何如何，結尾原則性地提提要求，沒有一點靈活性，也打動不了聽眾的。講話作為一種鼓動、號召的手段，還必須講求一些現場效應，努力與聽眾產生共鳴，才能起到應有的作用。靈活性是原則性運用過程中一種必要的補充，以基本原則為指導，對具體問題進行具體分析和靈活處理。幽默性是靈活性的種絕妙體現。在講話中適當增強語言的幽默性，不但會提高語言的藝術魅力，而且也會為領導者的風度增添異彩。當然講話中使用幽默的方式、方法是多種多樣的，需要靈活運用，以使領導講話豐富多彩，獨具魅力。

三是深入與淺出的關系。

領導講話，總是要通過闡明一定的道理來說服人、教育人，“以理服人”可以說是講話所必須遵循的一條原則，但是如果僅僅以此為根據，通篇都是名詞、定義、概論，一味進行簡單的“滿堂灌”，會使人覺得深奧難懂。起草領導講話稿，只有將說理性與通俗性結合起來，才能使所要闡明的道理生動、明了，聽眾易于接受，從而起到講話應有的效果。能夠把高深的道理講得明白流暢、簡單透徹，首先需要寬廣的知識面和具有靈活運用語言的功力。撰寫講話要想事理嚴明而又深入淺出、明白通暢，撰稿人必須要具備一定的知識素養，平時注意積累各學科的知識，并在實踐中注意培養自己的悟性與靈感。其次，掌握語言的技巧也是一個重要的方面。講話語言的技巧是多種多樣的，如數字串連法、借題發揮法、引經據典法、用數字說明法，掌握語言表達的技巧，并能在起草中靈活應用，會使領導講話有理有據，生動有趣，具有較強的吸引力。

（三）起草領導講話應注意三個問題 １、避免雷同

領導者參加會議應邀講話，常常會遇到多位領導人講同一個問題，如果在這種情況下再重復講，勢必使聽眾失去興趣，會場將產生無人關注的局面。起草人員應預先考慮到這一點，在避免雷同上下功夫，使領導講話既全面又獨特，緊緊抓住觀眾，收到好的效果。一般來講，獨劈蹊徑會避免雷同現象，常常也會出乎意料地大受歡迎。有些會議的主辦單位分頭請領導出席并講話，所送的是相同的背景材料，缺乏總體設計，起草講稿很可能重復。避免雷同確實需要動腦筋、想辦法。一般說來，撰稿人在起草講話過程中避免雷同可以在以下幾個方面下功夫：一是可根據領導者的特定身份就會議的主旨闡發觀點，展開議論，這樣可較為自然地成為“一家之言”；二是適當變換議題的角度，用獨特的角度來看待問題、闡發觀點，使人耳目一新；三是選擇那些富有新意的材料來說明問題，不同程度地滿足人們審美活動和求異思維的需要，使聽眾開拓視野，回味無窮；四是會議組織者要有總體設計，撰稿人不僅要擁有會議背景材料，還應該和會議組織者研究講話的內容、側重點。避免重復的方式方法是多種多樣的，需要撰稿人預先著手，多角度展開同一主題下的不同論述，以使領導講話獨具色彩而富有成效。

２、獨樹風格

領導講話最忌千篇一律地發表意見，平淡無奇。講話要有自己的風格，才能抓住聽眾。撰稿人要在把握領導者思維、語言特點的基礎上，發揮創造性，使領導講話講出自己的風格來。每個人所具有的異于他人的品格，異于他人的創造特點，就是其風格的具體體現。領導講話要有風格，這也是客觀實踐所決定的。傳達貫徹上級指示，安排部署工作，每個領導都有各自的方式方法，不可能千人一面。如果整篇講話都是文件搬家、照抄報紙，那么聽眾的感覺便始終處于麻木的、未觸動的狀態。這樣的講話是過去也是現在存在的一種通病，即在內容的安排上成為上級領導講話或有關文件的翻版。常有這樣的事，當有人問起文章上的幾句話的時候，起草人則說，這句話是誰的，那句話是誰的，這句是從那個文件上講的，那句話是那個報紙上說的，問他哪句話是你的，他說那句話都有出處，沒有我的，可見講話成了拼字游戲；在篇章結構上，也常常是：帽子、總結肯定前段工作、根據上級指示提出要求。長此以往，形成了許多“套路”。這講話四平八穩，毫無新意，使聽眾越來越沒有耐心。其實，任何一篇成功的講話稿都有其獨具的風格，或真摯細膩，或警喻深刻，或文采飛揚。起草領導講話，要以傳達、貫通領導者的思想、觀點為主旨，不應拘于一章一法的限制和束縛。講話不應有固定的章法，應隨講話的內容和場合而隨時變化，不僅邏輯嚴明、思路清晰，而且生動活潑、文采盎然。撰寫領導講話稿，應當瀟灑一些，講究一些文采。文采對形成風格有著很大的關系，可使講話更富有生氣，富有感染力、號召力，是語言表述中的一個極其重要的方面。由于領導人的性格，職務特點，語言習慣不同，講話風格也必然各具特色。

３、適當調劑

由于會議不同，領導的講話有長有短，如果是遇到長一些的講話，一般來講任何都會感到疲勞，精力往往不會象開始那樣集中，特別是到會議最后，主要的東西已經講完，聽眾的情緒開始松弛下來，臺下有人開小會，有人收拾東西準備走，這樣講話就需要調劑情緒和氣氛，即需要興調劑情緒了。對這一點，撰稿人也要預先考慮到，適當在較長的講話中增加一些“調劑品”，激發聽眾的情緒和注意力。運用即興調劑要因領導講話的內容而變化，因聽眾不同而變化，有時用在開頭，有時用在中間，有時用在結尾。講話即興調劑是領導者機智靈活的表現，能夠很好地借鑒使用調劑藝術將使領導講話自始至終保持活力，富有吸引力。

六、開幕詞

開幕詞是在一些大型會議開始時由會議主持人或主要領導人所作的開宗明義的講話。它具有宣告性、提示性和指導性。

（一）開幕詞的特點

一是簡明性，開幕詞要簡潔明了、短小精悍，最忌長篇累牘，言不及義，多使用祈使句，表示祝賀和希望；二是口語化。它的語言應該通俗、明快、上口。

（二）開幕詞的種類

按內容可以分為側重性開幕詞和一般性開幕詞兩種。側重性開幕詞往往對會議召開的歷史背景、重大意義或會議的中心議題等，作重點闡述，其他問題一帶而過。一般性開幕詞則只對會議的目的、議程、基本精神、來賓等作簡要概述。

（三）開幕詞的寫作方法

通常由標題、稱謂及正文三部分組成。

1、標題通常有三種寫法：一是用會議名稱作標題；二是前邊再加上領導人姓名；三是用提示內容中心或主旨的標題，在后面通常加上副標題。

2、稱謂一般寫在標題下行頂格，稱呼通常用“同志們”、“朋友們”、“各位代表”等。

3、正文一般包括開頭、主體和結尾。開頭寫宣布開幕之類的話。主體部分一般包括以下內容：會議的籌備和出席會議人員情況；會議召開的背景和意義；會議的性質、目的及主要任務；會議的主要議程及要求；會議的奮斗目標及深遠影響等等。但寫作中一定要把握會議的性質，鄭重闡述會議的特點、意義、要求和希望，對于會議本身的情況如議程等，要概括說明，點到為止；行文則要明快、流暢，評議要堅定有力，充滿熱情，富于鼓舞力量。最后是結尾，一般都是“祝大會圓滿成功”之類。

七、閉幕詞

（一）閉幕詞的概念和種類

閉幕詞是一些大型會議結束時由有關領導人或德高望重者向會議所作的講話。具有總結性、評估性和號召性。

閉幕詞與開幕詞一樣，具有簡明性和口語化兩個共同特點，其種類與開幕詞相同。

（二）閉幕詞的寫作方法

由標題、稱呼和正文三部分組成，標題與稱呼的寫法與開幕詞基本相同。在標題和稱謂之后，另起一段首先說明會議已經完成預定任務，現在就要閉幕了；然后概述會議的進行情況，恰當地評價會議的收獲、意義及影響。核心部分要寫明：會議通過的主要事項和基本精神；會議的重要性和深遠意義；向與會人員提出貫徹會議精神的基本要求，等等。一般說來，這幾方面內容都不能少，而且順序是基本不變的。寫作時要掌握會議情況，有針對性地對會議內容予以闡述和肯定；同時可以對會議未能展開都已認識到的重要問題作出適當強調或補充；行文要熱情洋溢，文章要簡潔有力，起到激發斗志，增強信念的作用。結尾部分一般先以堅定語氣發出號召，提出希望，表示祝愿等；最后鄭重宣布會議閉幕。

閉幕詞出現在會議終了，因此，要寫得與開幕詞前后呼應、首尾銜接，顯示大會開得很圓滿、很成功。

八、簡報

（一）、概念

簡報是各行政機關之間用來下情上報、上情下達和互通情況、交流信息的一個文種，是信息類公文中最重要、最常用的一種。它是一種機關文書。

（二）、作用

1、反映情況。通過簡報，可以將工作進展情況以及工作中出現的新情況、新問題、新經驗，及時反映給各級決策機關，使決策機關了解下情，為決策機關制定政策、指導工作提供參考。

2、交流經驗。簡報體現了領導機關的一定指導能力，通過組織交流，可以提供情況、借鑒經驗、吸取教訓，這樣對工作有指導和推動作用。

3、傳播信息。簡報本身即是一種信息載體，可以使各級機關及從事行政工作的人互相了解情況，吸收經驗、學習先進、改進工作。

（三）、簡報種類 可分為三種類型：

1、工作情況簡報。主要用于反映工作中的動態和一般工作進展情況。

2、經驗交流簡報。專門用來簡要介紹一些工作經驗的簡報。

3、會議簡報。在某一會議召開期間，為交流代表觀點、反映會議動態而縮寫的簡報。

（四）、簡報的格式結構

簡報的種類盡管很多，但其結構卻不無共同之處，一般都包括報頭、標題、正文和報尾四個部分。有些還由編者配加按語，成為五個組成部分。

簡報一般都有固定的報頭，包括簡報的名稱、期號、編發單位和發行日期。１、簡報名稱印在簡報第一頁上方的正中處，為了醒目起見，字號易大，盡可能用套紅印刷。

２、期號位置在簡報名稱的正下方，一般按依次排列期號，有的還可以標出累計的總期號。屬于“增刊”的期號，要單獨編排，不能與“正刊”期號混編。

３、編發單位，應標明全稱，位置在期號的左下方。

４、發行日期，以領導簽發日期為準，應標明具體的年、月、日，位置在期號的右下方。報頭部分與標題和正文之間，一般都用一條粗線攔開。有些簡報根據需要，還應標明密級，如“內部參閱”、“秘密”、“機密”、“絕密”等，位置在簡報名稱的左上方。

報尾部分應包括簡報的報、送、發單位。報，指簡報呈報的上級單位，送，指簡報送往的同級單位或不相隸屬的單位，發，指簡報發放的下級單位。如果簡報的報、送、發單位是固定的，而又要臨時增加發放單位，一般還應注明

“本期增發×××（單位）”。報尾還應包括本期簡報的印刷份數，以便于管理、查對。報尾部分印在簡報末頁的下端。

（四）、簡報的寫作要求

第一、抓準問題，有的放矢。簡報應該圍繞本單位的實際，反映那些最重要、最典型、最新鮮、最為群眾關心、最需要引起注意的問題。一是圍繞領導決策，抓

“超前型”問題。在領導進行某項活動或者將要討論決定問題之前，搞小超前，努力收集與此有關的情況，經過篩選加工、研究提出可供領導參考的建議和方案。二是在領導決策之中，抓“追蹤型”問題。努力掌握決策貫徹執行的情況、各方面有什么反應、發生什么偏差，迅速地反饋給領導，使領導能及時糾正偏差，使決策逐步完善。三是要著眼大局，從小中見大。收集情況時，就要從全局考慮，從小處著手，深入上點，“解剖麻雀”，抓住有代表性的小問題，作推廣放大的思考，挖掘和開拓更廣泛深刻的涵意。四是抓新情況、新經驗、新問題。在改革、開放的過程中，許多新情況、新問題，迫切需要領導去認真研究和解決，制定符合實際的方針、政策和措施。所以，必須花氣力積極地收集，捕捉這類信息，抓這類的問題，提供領導參閱。五是注意抓傾向性、苗頭性的問題。對這類問題若不及時發現和注意解決，而任其發展，可能會釀成大問題，給工作帶來不應有的損失。六是抓突發性問題。如假期寢室大范圍被盜，直接關系到學校治安管理和全體學生切身利益的問題。得到這類信息后，應迅速向領導報告。

抓準問題，應該注意四點：

１、從全局著眼。簡報的作者必須站在單位領導的高度、全局的高度去觀察事情、分析問題。一定要跳出自己工作崗位的“小天地”，放眼全局，做到“全局在胸”。

２、善于抓趨勢。所謂趨勢性問題，既不是偶然發生的問題，也不是個別的問題，而是反映事物發展的動向性問題。這種動向，有好的，也有不好的，不論哪一種，只要及時抓住，就能提煉出有針對性的好的簡報主題。掌握了事物發展的趨勢，了解了本單位工作和生產下步朝著哪個方向發展，再去觀察問題，就能是非清楚。符合事物發展方向的先進經驗、障礙事物發展的不良傾向以及事物發展遇到的實際問題，都是撰寫簡報應該抓準的問題。

３、善于抓苗頭。所謂苗頭性問題，就是那些代表新生事物的先聲、新創造的火花、新經驗的先導，具有強大的生命力，采寫簡報應該對這種代表事物發展方向但還處于萌芽狀態的苗頭性問題予以高度的注意。不能只注意那些眾所周知的典型性事物，還必須特別留神尚未引起人們注意的細小之事，認真剖析，放大比較，沙里淘金，抓出“小中見大”的帶有典型意義的問題，用簡報宣傳、反映。

４、具備工作敏感。所謂工作敏感，是指作者對于單位內外各種客觀事物具有敏銳的觀察能力、判斷能力和預見事物發展進程的能力，以及能夠及時、準確反映事物的能力。我們要抓準問題，從長遠看，必須不斷地提高自己的工作敏感。工作敏感不是一日之功，它是長期學習、觀察和實踐的結果。

第二、材料準確，內容真實。簡報作為加強領導和推動工作的重要工具，內容必須保證絕對真實、準確。否則，就會造成不良后果。簡報一是要準確。不允許對那些心理活動、環境、氣氛等無形的事實搞

“合理想象”。必須深入調查研究，不走馬觀花、浮光掠影，更不可“聽風就是雨”，保證材料絕對真實可靠。也就是說，要做到簡報所選用的任何材料，包括人名、地點、時間、情節、數字、引語、因果關系等等，都完全準確無誤，沒有絲毫的虛構、夸張、縮小和差錯。特別在估計成績和宣傳先進時，更要嚴格把握分寸，有一說一，有二說二，實事求是，恰如其分，留有余地。二是要強調真實性。必須注意做到不為迎合而弄虛作假，不趕“浪頭”追時髦，不歪扭寫作角度，不搞事態發展的“提前量”，必須忠實于事實，保證符合事物本來面貌。

第三、簡明扼要，一目了然。簡報的寫作必須注意做到簡短、明快，用盡可能少的文字說清楚必須說明的問題。

一是注意主題集中，一稿一事，不貪大求全。一份簡報只抓住一個問題，不搞面面具到才能使簡報的主題凝聚，篇幅短小，問題說得透徹。如果簡報所涉及的內容較多，可以把想說的問題進行歸納、提煉，抓住最能反映事物性質的東西做主題，重點來寫，其他則一概摒棄；也可以將可寫的幾個問題，各寫一期簡報分期介紹，一期一個重點，上篇一個側面，千萬不可使幾個觀點糾纏在一篇簡報上。二是注意精選材料，圍繞主題精心挑選典型事例。簡報所使用的材料和其他文章一樣，總是以個別反映一般，不能也沒有必要寫盡事物的整體。因此，撰寫簡報之前，必須對材料進行分析研究，精心選擇。凡是能夠表現主題的材料，都要注意加以精選，不可輕易放過；凡是與主題無關的材料，即使十分生動，也必須忍痛割愛、堅決舍棄。選擇材料還要注意選擇典型材料。典型材料具有代表性，最能反映事物的本質。篩選出最能代表一般的典型材料加以使用，做到不堆砌，不羅列，不雷同，少而精。要通過材料的剪裁突出主題、縮短篇幅。使簡報的主題充分而明確地表現出來，使簡報的內容更加簡潔。

三是注意既要求簡，又要寫清。簡報求簡，是在說明問題的前提下求簡。“簡”，應該是服從內容的需要，不能由一個極端走向另一個極端。

第四、講究時效，反映迅速。簡報是單位領導對一些問題做出決策的參考依據之一，也是單位推動工作的一個重要手段。簡報的功能，決定了簡報的編者必須講求時效。這就要求簡報的作者思想敏銳、行動敏捷，對問題反映得快，對材料分析得快，寫作構思快，動筆成稿快，同時，還要求簡報的編輯、簽發、打印、發稿速度快，共同把握發稿時機。

第五、內容實在，不空洞。簡報的寫作既不同于文字作品，也不同于評論文章。文學作品的創作，靠刻劃形象來表達主題思想；評論文章的寫作，靠理論論證來闡述觀點。簡報則和新聞報道一樣，是靠用現實生活中活生生的生活事實來宣傳黨的路線、方針、政策。用事實說話，是簡報的主要特征之一，也是我們編寫簡報應該注意的一個重要問題。

（五）簡報的選稿要求

選稿是機關文字工作中常涉及到的問題，但簡報選稿最有代表性。選好稿子，必須圍繞該簡報所在機關的職能來確定主要選稿原則

“有的放矢”選稿。簡報編輯要從大量來稿中挑出好的稿子，需要注意四個問題：

１、思想要敏感。簡報編輯的思想敏感應該表現在三點上：一是對中央的方針政策，對上級機關的工作部署和本單位領導的要作安排，頭腦要敏感。既要能夠迅速理解其精神實質，又要能夠清醒而敏捷地意識到簡報在貫徹落實這些部署中應起的作用。二是對周圍的事物，對各方面工作的變化和發展，對各式各樣的信息，反應要敏感。既能夠條理清楚地把這些情況輸入自己的腦海，又能夠迅速地反應出簡報工作應采取的對策。三是對來稿中反映的動向、火花、事物萌芽反應要敏感，既能意識、鑒別，又能牢牢抓住不放，不讓好的線索在自己手中白白放過。

２、看問題要有預見性。工作不是一成不變的，是在不斷發展的。作為單位“機關報”的簡報，要起到對工作的指導作用，就必須對工作的進程有預見性。也就是說，簡報的編輯看問題、審稿子，不能只想到今天，只看到眼前，還是看到明天，還要想到工作的下步發展，這樣才能真正抓住符合事物發展方向的先進經驗，抓住障礙事物發展的不良傾向，抓住事物發展過程中即將遇到的實際問題，選擇出有指導意義的簡報來。

３、判斷要準確。簡報編輯的水平，在很大程度上體現在對稿子的判斷能力上。具體講，做好稿子的選擇工作，應從三個方面搞好判斷：一是搞好稿件的真偽和準確程度的判斷。也就是通過看稿，要對稿件的真實程度心中有數，對稿件在政治上、政策上、理論上以及工作上的指導意義正確與否心中有數。二是搞好稿件實際價值的判斷。有的來稿所反映的問題抓得很準，寫得也很清新，也有的來稿反映問題不突出，缺乏指導意義，簡報編輯對這兩類稿子是容易鑒別的，是能夠迅速做出選擇的。但有的稿子拉拉雜雜，往往把有價值的內容淹沒在一大堆材料中了，對這種稿子，編輯要慧眼識貨，能從璞玉中剖露出

“和氏璧”來。三是搞好稿件刊發“利與弊”的判斷。有些來稿，事情是真實的，觀點也是對的，但怎樣刊發，什么時候刊發，有的應該掌握一定的火侯。特別的一些反映問題的、對工作提出批評的稿子，在刊發時機上，是早發還是晚發“情況簡報”，讓大家都知道，還是發“情況反映”，只供領導參閱，不擴大宣傳范圍；在提法和措詞上，掌握什么樣的分寸、用什么樣的口徑，這些都需要簡報編輯認真動一番腦筋，積極而穩妥地做出判斷。

４、要靈活掌握稿件的寫作質量。有些來稿雖然在寫作質量上差一些，但反映的問題都很重要，材料也是翔實的，就應該考慮編發。必要時，簡報的編輯還可以親自動手重寫，決不要僅僅因為文字遜色了一點，就把一些很有價值的文稿拋棄

第三篇：3公文寫作基礎知識講義(整理版)

目錄

第一章

公文概述....................................................................................2

1、含義...................................................................................................................2

2、分類...................................................................................................................2

3、公文的行文關系...............................................................................................3

第二章

公文的種類................................................................................3

第一節

通 告.......................................................................................................4

第二節

通

知.....................................................................................................5 第三節

報

告.....................................................................................................7 第四節

通

報.....................................................................................................9 第五節

請

示...................................................................................................10 第六節

批

復...................................................................................................13 第七節

會議紀要...............................................................................................15 第八節

函...........................................................................................................17

第三章

常用文書..................................................................................18

第一節

計劃類公文...........................................................................................18

1、規劃..........................................................................................................19

2、設想..........................................................................................................20

3、計劃..........................................................................................................21

4、要點..........................................................................................................22

5、方案..........................................................................................................23

6、安排..........................................................................................................24 第二節

總結.......................................................................................................27 第三節

調查報告...............................................................................................29 第四節

述職報告...............................................................................................31 第五節

講話稿...................................................................................................32 第六節

開幕詞...................................................................................................38 第七節

閉幕詞...................................................................................................39 第八節

簡 報.....................................................................................................40

第四章

行文規則..................................................................................47

第一節

含義.......................................................................................................47

第二節

基本規則...............................................................................................48 第三節

常見病例...............................................................................................52

1、公文標題中常見病例分析......................................................................52

2、公文寫作中常見的問題..........................................................................54

/ 56

公文寫作基礎知識講義

第一章

公文概述

1、含義

公文，即公務文書的簡稱，屬于應用文。公文有廣義和狹義之分。廣義的公文，是指黨政機關、社會團體、企事業單位為處理公務而形成的文字材料。狹義的公文，是指黨政機關處理公務時所使用的公文。

2、分類

公文按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。上行文是指下級機關向上級機關報送的公文，如請示、報告等。下行文是指上級機關向所屬下級機關的行文，如決定、指示、公告、通知、通知、通報等。平行文指同級機關或不同隸屬機關之間的行文，如函等。通知、公文紀要有時也可作為平行文。

公文按其時限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規公文。公文內容有時限要求，需迅速傳遞辦理的，稱緊急公文。緊急文件可分為特急和急件兩種，緊急公文應隨到隨辦，時限要求越高，傳遞、辦理的速度也就要求越快，但要“快中求準”。隨著社會的發展，對公文的時效要求越來越高，即使常規公文，也應隨到隨辦，以提高辦文效率。

公文按其機密程度，可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、普通公文。絕密、機密、秘密公文又稱保密文件，是指內容涉及黨和國家的機密，需要控制知密范圍和知密對象的文件。文件的密級越高，傳達、閱辦、保管的要求也越嚴。

/ 56

3、公文的行文關系

行文關系，是各級黨政機關、各個部門和單位之間的組織關系和業務關系在公文運行中的體現。機關部門、單位之間的相互關系，一般可分為同一系統上下級之間的相互隸屬關系，同一系統的平級機關之間以及同一機關各部門之間的平行關系，不同系統的機關、部門之間不相隸屬關系。行文關系是根據行文單位各處的隸屬關系和職權范圍確定的。

建立正確的行文關系，遵守必要的行文規則，有助于機關、部門、單位維護正常的領導和管理，避免行文混亂，防止“公文旅行”，克服文牘主義，提高工作效率。一定的行文關系，規定和約束了公文按照一定的方向運行，通稱為行文方向。行文方向是行文關系的反映。行文方向分為上行文、平行文和下行文。在具體行文中，根據組織關系和工作需要，可以采取逐級、多級、越級、直達、直接等不同的行文方式。

遵照以下規則：按照職權范圍行文、按隸屬關系行文、一般應當逐級行文等。

行文其他注意事項：主送與抄送應準確得當；一般應一文一事；準確把握聯合行文規定、公布公文如不另行文，應在公布時注明。

第二章

公文的種類

公文的種類簡稱文種。根據國務院辦公廳1999年修訂發布的《國家行政機關公文處理辦法》規定，公文種類主要包括：命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、3 / 56

函、會議紀要。

公文作為傳達和貫徹黨和國家的方針政策、聯系和處理各級機關公務的工具，體現著組織的意志，表達著組織的主張，顯現著組織活動的行為目的。因此，公文的種類和體式取決于公文的性質和公務活動的內容與方式。不同的文種反映著公文不同的內容與作用。各機關在擬制公文時，必須從實際需要出發，根據本機關的職權范圍、所處地位與發文目的，正確使用文種。在機關單位，除了應用公文之外，經常用到的還有

常用文書包括：計劃類、總結類、講話類和信息類等。

第一節

通 告

（一）、通告的概念

通告適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

（二）、通告的特征

1、用于宣布一般性事項，有別于公告宣布重大事項。

2、通告只在國內一定范圍內公布，有別于公告向國內也向國外公布。

3、通告可以由各級機關、人民團體、企業或事業單位發布，有別于公告只能由地位較高機關發布。

4、通告不寫抬頭，無主送單位。

（三）、通告的種類

周知類通告。主要是使受文者了解重要情況、重要消息。因此文中不提直接的執行要求。

/ 56

執行類通告。主要向受文者交待需要遵守、執行的政策、措施以及其他行為規范，具有一定的強制力。

（四）、通告的寫作格式

通告由標題、正文、發文機關和日期等部分組成。

標題 由發文機關、事由、文種構成。根據具體情況，也可使用發文機關加文種、事由加文種或只寫“通告”二字。

正文 由緣由和通告事項兩部分組成。緣由為發布通告的原因和根據，事項為須知和遵守的內容。用“特通告如下”轉承連接。通告事項是面對大眾的，應簡潔明了，敘述清楚，通俗易懂，便于掌握。結尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作結。有時也可不寫，形式比較靈活。

署名和日期 正文后簽署發布通告的機關名稱和日期。

第二節

通

知

（一）、通知的概念

通知適用于批轉下級機關公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發布規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免或聘用干部。通知大多屬下行公文。

（二）、通知的種類

印發、批轉、轉發性通知。用于印發本級機關，批轉下級機關，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文以及發布某些行政法規等。

指示性通知。上級機關對下級機關某一項工作作出指示和安排，5 / 56

而根據公文內容又不必用 “命令”或“指示”時，可使用這類通知。

知照性通知。用于告之各有關方面周知的事項等。這種通知發送對象廣泛，對下級、平級均可發送。

事務性通知。用于上級機關對下級就某一具體事項布置工作，交待任務；同級機關及不相隸屬的單位之間就某一項具體工作的進行或某一具體問題的解決要求對方配合、協助辦理等。

任免、聘用通知。用于任免或聘用國家機關工作人員職務等。

（三）、通知的寫作格式

通知的寫作形式多樣、方法靈活，不同類型的通知使用不同的寫作方法。

1、印發、批轉、轉發性通知的寫法。標題由發文機關、被印發、批轉、轉發的公文標題和文種組成，也可省去發文機關名稱。正文須把握三點：對印發、批轉、轉發的文件提出意見，表明態度，如“同意”、“原則同意”、“要認真貫徹執行”、“望遵照執行”、“參照執行”等；寫明所印發、批轉、轉發文件的目的和意義；提出希望和要求。最后寫明發文日期。

2、批示性通知的寫法。標題由發文機關、事由和文種組成，也可省去發文機關名稱。正文由緣由、內容包括要求等部分組成。緣由要簡潔明了，說理充分。內容要具體明確、條理清楚、詳略得當，充分體現指示性通知的政策性、權威性、原則性。要求要切實可行，便于受文單位具體操作。

3、知照性通知的寫法。這種通知使用廣泛，體式多樣，主要是

/ 56

根據通知的內容，交代清楚知照事項。

4、事務性通知的寫法。通常由發文緣由、具體任務、執行要求等組成。會議通知也屬事務性通知的一種，但寫法又與一般事務性通知有所不同。會議通知的內容一般應寫明召開會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時間、地點，需準備的材料等。

5、任免、聘用通知的寫法。一般只寫決定任免、聘用的機關、依據，以及任免、聘用人員的具體職務即可。

第三節

報

告

（一）、報告的概念

報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。報告屬上行文，一般產生于事后和事情過程中。

（二）、報告的種類

綜合性報告。是將全面工作或一個階段許多方面的工作綜合起來寫成的報告。它在內容上具有綜合性、廣泛性，寫作難度較大，要求較高。

專題性報告。是針對某項工作、某一問題、某一事件或某一活動寫成的報告，在內容上具有專一性。回復報告。是根據上級機關或領導人的查詢、提問作出的報告。

（三）、報告的寫作格式

1、綜合性報告的寫法

標題 事由加文種，如《關于2003年上半年工作情況的報告》；報告單位、事由加文種，如《東北師范大學教務處關于2003工

/ 56

作情況的報告》。

正文 把握三點：（1）開頭，概括說明全文主旨，開門見山，起名立意。將一定時間內各方面工作的總情況，如依據、目的，對整個工作的估計、評價等作概述，以點明主旨。（2）主體，內容要豐富充實。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經驗、效果等，分段加以表述，要以數據和材料說話，內容力求既翔實又概括。（3）結尾，要具體切實。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。最后可寫“請審閱”或“特此報告”等語作結。

2、專題報告的寫法

標題 由事由、文種組成，如《關于招商工作有關政策的報告》。有的報告標題也可標明發文機關。標題要明顯反映報告專題事由，突出其專一性。

正文 可采用“三段式”結構法。以反映情況為主的專題工作報告主要寫情況、存在的問題、今后的打算和意見；以總結經驗為主的專題工作報告主要寫情況、經驗，有的還可略寫不足之處和改進措施；因工作失誤向上級寫的檢查報告主要寫錯誤的事實、產生錯誤的主客觀原因、造成錯誤的責任、處理意見及改進措施等。結尾通常以“請審核”、“請審示”等語作結。

3、回復報告的寫法

標題 與前兩種報告大體相同

正文 根據上級機關或領導的查詢、提問，有針對性作出報告，要突出專一性、時效性。

/ 56

（四）、報告的寫作要求

1、寫綜合報告應注意抓住重點，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基礎上列出若干觀點，分層次闡述。說明觀點的材料要詳略得當，以觀點統領材料。

2、專題報告，要一事一報，體現其專一性，切忌在同一專題報告中反映幾件各不相干的事項和問題。

3、切忌將報告提出的建議或意見當作請示，要求上級指示或批準。

第四節

通

報

（一）、通報的概念

通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。通報屬下行公文。

（二）、通報的種類

表彰性通報。主要用來表彰先進，介紹單位或個人成功的經驗、做法，以學習先進，見賢思齊，改進與推動工作。

批評性通報。用來批評后進，糾正錯誤，打擊歪風，指出有關單位或個人存在的錯誤事實，提出解決辦法或處理意見。

傳達性通報。用于傳達上級重要精神與重要情況；引起人們的警覺與注意，對當前的工作起指導作用。

（三）、通報的格式和寫作要求

通報由標題、主送單位、正文、發文機關和日期組成。

1、標題 由發文機關、事由、文種或事由、文種構成。如《國務

/ 56

院關于一份國務院文件周轉情況的通報》、《關于人大建議、政協提案辦理情況的通報》等。

2、正文

（1）表彰性通報和批評性通報一般分為三部分：

（一）主要事實。表彰性通報要突出主要先進事跡，批評性通報要抓住主要錯誤事實；

（二）分析指出事例的教育意義。表彰性通報，有在闡述先進事跡的基礎上，提煉出主要經驗、意義和值得學習與發揚的精神。

（2）批評性通報要分析錯誤的性質、危害，產生的根源和責任，指出應吸取的主要教訓等；

（三）決定要求。表彰性和批評性的通報，應寫明組織結論與予以表彰或處理的決定，同時提出對表彰或批評對象與讀者的希望、要求。為了防范和杜絕類似錯誤發生，批評性通報的結尾處，通常要有針對性地提出防范的措施或規定。傳達性通報一般不寫決定要求。

（四）生效標識。在正文右下方標明發文機關名稱，加蓋印章，寫明發文日期。

情況通報有兩種形式：一種只對有關事實作客觀敘述；另一種還對有關情況加以分析說明，有時還針對具體問題提出應采取何種對策的指導性意見。

第五節

請

示

（一）、請示的概念

請示是下級機關向上級機關請示指示和批準的公文文種。請示主要用于：1.在實際工作中，遇到缺乏明確政策規定的情況需要處理；2.工作中遇到需要上級批準才能辦理的事情；3.超出本部門職權之外，10 / 56

涉及多個部門和地區的事情，請示上級予以指示。

請示和報告既有相同之處，又有區別。相同之處是兩個都是寫給上級的上行文，公文里都有陳述意見，反映情況的內容。區別是：第一，時間有別。請示跟報告相比，時間要求更緊迫。請示寫的情況是未解決的，屬于將來時，報告寫的情況是已做過的，屬于過去時；第二，內容的側重點有別。請示著重于請示批準，報告著重于匯報工作；第三，要求有別，請示要求上級必須回復，報告則不必，只供上級參考。

（二）、請示的寫法

請示按請示目的分，可分為批準性請示和呈轉性請示兩類。

1、批準性請示 內容比較簡單、具體，往往是一些較為細小的實際事項的請求。請示被批準后，執行機關范圍也比較小，常常就是請示單位自己。

批準性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內容、請示結語。

請示理由是文章的開頭部分，常是導語式的，要扼要地講明請示的背景和根據，及概括地寫出請示事項。復雜的一般寫成一段話，簡單的則就以一句話為之。請示理由之后，許多請示中都要緊接著寫上一句承上啟下的過渡語。它們的基本的格式是“現將??報告如下”，隨之點上冒號。但有些極短小的請求也可不寫。

請示內容是請示的中心部分，要寫得具體，條理清楚，說服力強。請示內容包括提出請示事項和闡述說明道理或事實兩項內容。提出請示事項要詳細，闡述說明道理要充分，只有這樣才能使有關領導心中

/ 56

有數，易下決心。

有些情況簡單，有條文和規定可依據，只是出于組織原則報給上級知道，請示批準的請示。請示內容部分只需提出請示事項即可，不必闡釋道理。

請示結語是請示的結尾部分，一般是另起一行空兩格書寫，請示結語語氣要謙恭。請示結語的通常寫法是：“特此請示，請審批”、“以上意見當否，請指示”、“特些請示，請批復”等。

2、呈轉性請示，請示事項較為重大復雜，具有一定的普遍意義，不但需要上級批準，還需要上級轉發。

呈轉性請示和呈轉性報告的區別主要有兩點：呈轉性請示不但要求上級批轉，而且一定要有復文。呈轉性報告雖也要求上級批轉，但不要求上級復文；呈轉性請示里要求批轉的意見往往是較具體的作法、措施；呈轉性報告里要求批轉的意見往往是較原則、較概括的政策性意見。批準性請示和呈轉性請示也有較大區別，不僅是要求目的上的區別，而且在執行范圍上也有區別。批準性請示執行范圍較窄，一般就是請示單位自己；呈轉性請示執行范圍較寬泛，往往不僅是請示者的本單位，而且還要包括其他很多有關單位共同執行。

呈轉性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內容、請示結語。請示理由和批準性請示的寫法基本相同，只不過有時語氣較批準性請示更為莊重一些，由于這種請示批準轉發后帶有指導性，所以有時理由交待得要較詳細，以期更加引起領導重視。

請示理由之后的過渡語和批準性請示相同。

/ 56

請示內容，一般都是請示單位的設想和建議。因為比較復雜，提出請示事項和闡述說明道理兩條，缺一不可。闡釋道理時，可采取引用理論根據或擺明事實根據兩種寫法。呈轉性請示內容部分在書寫時要更注意條理分明，較長者要分條分項來寫。

請示結語，呈轉性請示結語也要另起一行空兩格書寫。寫法與批準性請示結尾略有不同，通常寫法是：“以上報告，如無不妥，請批轉各地貫徹執行”、“以上意見，如屬可行，請批轉有關單位執行”，或其他一些類似的說法。

3、在寫請示時，應當注意以下一些事項：要堅持一文一事；請示事項必須明確、具體、可行；不要搞多頭請示（請示應主送直接主管機關或主管領導，其他確需了解請示事項的領導機關或領導人，采取抄報形式處理。如是受雙重領導的機關，也應根據請示內容，擇要送一處領導機關，由主送機關答復請示的問題，對另一領導機關采取抄報形式）；一般不得越級請示，個別需要越級請示的，常采用兩種方式：一種是轉呈式，可以既避免越級，又明確主送機關；另一種是在越級請求的同時，把請示抄報被越過的主管部門；不要把請示寫成報告或請示報告；除領導直接交辦的事項外，請示不要直接送領導者個人，或既寫主送機關，又同時主送、抄送給主送機關領導人。一般情況下，也不得在上報請示的同時抄送平級和下級機關。

第六節

批

復

（一）、批復的性質和特點

批復是上級機關答復下級機關請示事項的答復性公文，具有權威

/ 56

性、針對性和指示性等特點：

1、權威性。批復發自上級機關，代表著上級機關的權力和意志，對請示事項的單位有約束力，特別是那些關于重要事項或問題的批復，常常具有明顯的法規作用。

2、針對性。凡是批復，必須是針對下級機關請示事項而發，內容單純，針對性強。

3、指示性。批復的目的是指導下級機關的工作，因此批復在表明態度以后，還應當概括地說明方針、政策以及執行中的注意事項。

（二）、批復的寫作

1、標題 批復的標題有兩點需要特別強調：

（1）關于發文單位。批復的發文單位即行文主體，既不能不寫，也不能隨意略寫或簡化。

（2）關于事由。批復的事由大致有兩種寫法，一種是用表示關聯范圍的介詞“關于”加上請示或批復的事項來表述，如《國務院關于1991—2000年全國治沙工程規劃要點的批復》；另一種是在“關于”和請示或批復事項中間再插入一個表態動詞“同意”來表述，如《國務院關于同意開放×××航空口岸的批復》。

2、正文 批復的正文一般由三個部分組成：

（1）引語 批復的開頭通常要引述來文作為批復的依據，引述的方法有四種：第一種是結合請示的日期引述，如“×年×月×日來文收悉”；第二種是結合來文的日期和文號引述，如“×年×月×日×號文收悉”；第三種是引來文日期和來文名稱，如“×年×月×日《關于??的請示》收悉”，第四種是引述來文日期和請示事項，如“×

/ 56

年×月×日關于??問題的請示收悉”。

（2）主文 主文是批復的主體，這部分應針對下級機關請示的事項，表示同意與否的態度，有時還要闡述同意或不同意的理由。答復請示事項針對性要強，答復要明確具體，簡明扼要，表達要準確無誤。

（3）結尾 是批復正文的最后部分，它的寫法有三種：第一種是提行寫“此復”或“特此批復”；第二種是寫希望和要求，給執行請求事項的答復指明方向；第三種是禿尾，就是請示事項答復完畢就告結束，此種結尾方法使用的頻率越來越高。

要寫好批復還應注意以下幾點：第一，有核實請示緣由的真實性，研究請示所注意所提意見或建議的可行性，有些情況應先作調查研究；第二，凡請示事項涉及其它部門或地區的問題，批復前都要與其協商，取得一致意見；第三，及時批復，以免貽誤工作。對不按行文的正常渠道辦理或一文多頭的請示，應予以糾正，以免誤事。

第七節

會議紀要

（一）、概念和特點

會議紀要是根據會議記錄和會議文件以及其他有關材料加工整理而成的，它是反映會議基本情況和精神的紀實性公文，是會議議定事項和重要精神，并要求有關單位執行的一種文體。有的需要下發執行的會議紀要，可以“通知”形式發出。

會議紀要有以下幾個特點：

1、綜合性。會議紀要是在對會議中各種材料、與會人員的發言以及會議簡報等等進行綜合分析和概括提煉基礎上形成的，它具有整

/ 56

理和提要的基本特點。

2、指導性。這一特性包含兩層含義：一是會議本身的權威性；二是會議紀要集中反映了會議的主要精神和決定事項。因而紀要一經下發，將對有關單位和人員產生約束力，起著類似于指示、決定或決議等指揮性公文的作用。會議紀要還可以作為與會同志向單位領導匯報、向群眾傳達的文字依據。

3、備考性。一些會議紀要主要不是為了貫徹執行，而是向上匯報或向下通報情況，必要時可作查閱之用。

（二）、分類按照會議性質來分，會議紀要大致有辦公會議紀要、專題會議紀要、聯席（協調）會議紀要、座談會議紀要等。

辦公會議紀要是記述機關或企業、事業單位等對重要的、綜合性工作進行討論、研究、議決等事項的一種會議紀要。辦公會議紀要一般有例行型辦公會議紀要，即記述例行辦公會議情況及其議決事項的會議紀要，以及現場辦公會議紀要，即為解決某重大問題而召集有關方面和有關單位在現場研究、議決或協商的辦公會議紀要。

專題會議紀要是專門記述座談會討論、研究的情況與成果的一種會議紀要。其主要特點是主題的集中性與觀點意見的分呈性相結合，既要歸納比較集中、統一的認識，又要將各種不同觀點和傾向性意見都歸納表達出來。

（三）、寫法

會議紀要一般分兩大部分。開頭第一部分一般應寫明會議概況，包括會議進行的時間、地點、屆次、組織者、出席和列席人員名單、16 / 56

主持人、會議議程和進行情況以及對會議的總體評價等。第二部分是紀要的中心部分，反映會議的主要精神、討論意見和議決事項等。根據會議性質、規模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：

1、集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。

2、分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項敘述的辦法，即把會議的主要內容分成幾個大的問題，然后另上標號或小標題，分項來寫。這種寫法側重于橫向分析闡述，內容相對全面，問題也說得比較細，常常包括對目的、意義、現狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述。這種紀要一般用于需要基層全面領會、深入貫徹的會議。

3、發言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發言加以整理，提煉出內容要點和精神實質，然后按照發言順序或不同內容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據上級機關布置，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可采用這種寫法。

第八節

函

（一）、函的概念

/ 56

函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等。函的使用范圍廣泛，涉及各方面的公務聯系。

（二）、函的種類

函可分為公函與便函兩種。

（三）、公函的寫作格式

公函包括標題、主送機關、正文、發文機關、日期等。

標題 一般由發文機關、事由、文種或事由、文種組成。一般發函為《關于**（事由）的函》；復函為《關于**（答復事項）的復函》。

正文 一般包括三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答復的事項和問題；希望和要求，如：“務希研究承復”，敬請大力支持為盼”等。

（四）、公函的寫作要求

1、要一函一事，切忌一函數事。

2、要體現平等坦誠精神，文字懇切得體、簡潔樸實，用語謙和有禮切不可盛氣凌人。

第三章

常用文書

第一節

計劃類公文

計劃類公文包括：規劃、設想、計劃、要點、方案、安排等。

工作計劃是行政活動中使用范圍很廣的重要公文。機關、團體、企事業單位的各級機構，對一定時期的工作預先作出安排和打算時，都要制定工作計劃，用到“工作計劃”這種公文。工作計劃實際上有

/ 56

許多不同種類，它們不僅有時間長短之分，而且有范圍大小之別。從計劃的具體分類來講，比較長遠、宏大的為“規劃”，比較切近、具體的為“安排”，比較繁雜、全面的為“方案”，比較簡明、概括的為“要點”，比較深入、細致的為“計劃”，比較粗略、雛形的為“設想”，無論如何都是計劃文種的范疇。不管其如何分類，計劃內容的范圍都是“做什么”、“怎么做”和“做到何種程度”三大項。

各種工作計劃特征和寫作特點：

1、規劃

規劃是計劃中最宏大的一種：從時間上說，一般都要在三五年以上；從范圍上說，大都是全局性工作或涉及面較廣的重要工作項目；從內容和寫法上說，往往是粗線條的，比較概括，如《××省經濟和社會發展十年規劃》，《××省工業結構調整規劃》等。規劃是為了對全局或長遠工作作出統籌部署，以便明確方向，激發干勁，鼓舞斗志；相對其它計劃類公文而言，規劃帶有方向性、戰略性、指導性，因而其內容往往要更具有嚴肅性、科學性和可行性。這就要求寫作者必須首先進行深入的調查和周密的測算，在掌握大量可靠資料的基礎上，根據黨、國家和具體單位的發展方針確定發展遠景和總體目標，然后充分吸收有關意見，以科學的態度，反復經過多種方案的比較、研究和選擇，確定各項指標和措施。

規劃的具體寫法：規劃因具有嚴肅性，所以一般都是通過“指示性通知”來轉發的，其格式都是由“標題”和“正文”兩部分組成，一般不必再落款，也不用寫成文時間。規劃的標題是“四要素”寫法：

/ 56

單位名稱＋時間期限＋內容范圍＋“規劃”二字。如《××省“八五”期間經濟發展規劃》。規劃的正文一般都比較長，大致有以下幾方面內容：（１）前言，即有關的背景材料，也就是制定規劃的起因和緣由。這是制定規劃的依據，因此不能簡單地羅列事實，而應把諸多有關情況以過認真地綜合、分析，找出其有得因素和不得因素。這樣才會使人相信下面所提的規劃目標言之有據，有可靠性。（２）指導方針和目標要求。這是規劃的綱領和原則，是在前言的基礎上提出的，因此既要寫得鼓舞人心，又要寫得堅定有力，要用精煉的語言，概要地闡述出來。（３）主要任務和政策、措施。這是規劃的主體和核心，是解決“做什么”和“怎樣做”的問題，因此任務要提得明確，措施要提得概括有力。這部分寫作通常有兩種結構：對于全面規劃或任務項目較多的規劃，因其各項任務比較獨立，沒有多少共同的完成措施，一般采用以任務為主線的“并列式結構”（措施都在各自的任務之后分別提出）；對于專題規劃或任務較單一的規劃，因其任務項目較少而其項目之間的聯系又較大，一般采用任務、措施分說的“分列式結構”。（４）結尾，即遠景展望和號召。這部分要寫得簡短、有力、富有號召力。

2、設想

設想是計劃中最粗略的一種：在內容上是初步的，多是不太成熟的想法；在寫法上是概括地、粗線條地勾勒。但時間不一定都是遠的，范圍也不一定都是宏大的。一般說來，時間長遠些的稱“設想”；范圍較廣泛的稱為“構想”；時間不太長、范圍也不太大的則稱為“思

/ 56

路”或“打算”。設想是為制定某些規劃、計劃作出準備的，是一些初步想法。設想在嚴肅性、科學性和可行性方面的要求相對差一些，因為它是為正式的規劃或計劃作準備，不是給各級領導看的，就是交群眾討論的，不必也沒時間考慮得太周密，只要基本成形就可以，且在提出任務或目標時，往往還有一些簡短的論述語句。設想與規劃一樣，在內容的寫法上都是比較原則和概括，不可能也沒有必要寫得太細、太具體。

設想的具體寫法：設想因具有超前性，所以其寫作要求并不十分嚴格，其格式也不大一樣：如果是給領導看的，報給上級，就要嚴肅一些，隨報告報送，不必落款，也不必寫行文時間；如果是交給群眾討論的，或者不以通知或報告的形式轉發或上報，就要落款并寫明具體行文時間。設想的標題可以是“四要素”，也可以是“三要素”，或省略單位名稱，或省略時間期限，還可以是“兩要素”省略單位名稱和時間期限，如《關于機構改革的初步設想》。設想的正文一般有兩種寫法。第一種是只講目標、要求的條項并列式寫法，適用于時間較長遠的“設想”或工作計劃的最初構思或打算。第二種是也按規劃、計劃、方案或安排的格式結構，只是內容粗略一些的想法，適用于預備性計劃，即只是征求意見的“構想”、“思路”或“打算”。

3、計劃

狹義的計劃是廣義工作計劃中最適中的一種。這個特點表現在，時間一般在一年、半年左右，范圍一般都是一個單位的工作或某一大項重要工作，內容和寫法要比規劃具體、深入，要比設想正規、細致，21 / 56

要比方案簡明、集中，要比安排闊展、概要。

計劃的具體寫法：計劃由于大多以一個單位的工作內容范圍，只在單位內要求執行，所以一般不以文件形式下發，因而除標題和正文外，往往還要在題下或文后標明“×年×月×日制定”字樣，以示鄭重。計劃的標題也是“四要素”寫法，其中哪一個要素都不應省略。正文寫法，由于計劃是對一個單位的全面工作或某一項重要工作的具體要求，所以寫作是要比規劃和設想都要具體、詳細得多。一般包括以下幾方面內容：（１）開頭，或闡述依據，或概述情況，或直述目的，要寫得簡明扼要；（２）主體，即計劃的核心內容，闡述“做什么”（目標、任務）、“做到什么程度”（要求）和“怎樣做”（措施辦法）三項內容，既要寫得全面周到，又要寫得有條不紊，具體明白。全面工作計劃一般采取“并列式結構”（任務、措施分說）。（３）結尾，或突出重點，或強調有關事項，或提出簡短號召，當然也可不寫結尾。

4、要點

所謂要點，實際就是計劃的摘要，即經過整理，把主要內容摘出來的計劃。一般以文件下發的計劃都采用 “要點”的形式。

要點的具體寫法：要點大多是上級機關某一項重要或較大工作計劃的摘要，一般都要以文件形式下發，因而多用某個通知作“文件頭”，所以只要有標題和正文兩部分內容就可以了，不必再落款，再寫成文時間；但也有些要點，由于涉及的工作重大，為鄭重起見，往往要在標題下標明發文機關名稱和制發具體時間。要點的標題可寫“四要

/ 56

素”，也可寫“三要素”，但“三要素”的寫法一般要在題下標明被省略的發文機關名稱。正文寫法，由于要點的內容是摘錄計劃的主要之點，所以其正文都寫得比較概要，既不要兼顧到各個方面，也不必講具體做法，更不用講道理；沒有過渡段，段落也不長。在結構方式上，大都是并列式，可分若干項目一貫到底，也可分幾大項，大項下分若干小項，其中的小項可在每一大項下單獨排列，也可全文排列。

5、方案

方案是計劃中內容最為復雜的一種。由于一些具有某種職能的具體工作比較復雜，不作全面部署不足以說明問題，因而公文內容構成勢必要繁瑣一些，一般有指導思想、主要目標、工作重點、實施步驟、政策措施、具體要求等項目。

方案的具體寫法：方案的內容由于是上級對下級或涉及面比較大的工作，一般都用帶“文件頭”形式下發，所以不用落款，只有標題、成文時間和正文三部分內容。方案的標題有兩種寫法：一個是“三要素”寫法，即由發文機關、計劃內容和文種三部分組成，如《東北師范大學五年發展規劃總體方案》；一個是“兩要素”寫法，即省略發文機關，但這個發文機關必須在領頭的“批示性通知”（文件頭）的標題中體現出來，如《治理采掘工業危機，實現良性循環方案》。成文時間，為鄭重起見，方案的成文時間一般不省略，而且要注在標題下。方案的正文一般有兩種寫法：一是常規寫法，即按“指導方針”、“主要目標（重點）”、“實施步驟”、“政策措施”及“要求”幾個部分來寫，這個較固定的程序適合于一般常規性單項工作；二是變項寫

/ 56

法，即根據實際需要加項或減項的寫法，適合于特殊性的單項工作。但不管哪種寫法，“主要目標”、“實施步驟”、“政策措施”這三項必不可少的，實際寫作時的稱呼可以不同，如把“主要目標”稱為“目標和任務”或“目標和對策”等，把“政策措施”稱為“實施辦法”或“組織措施”等。在“主要目標”一項中，一般還要分總體目標和具體目標；“實施步驟”一般還要分基本步驟或階段和關鍵步驟，關鍵步驟里還有重點工作項目；“政策措施”的內容里一般還要分“政策保證”、“組織保證”和“具體措施”等。

6、安排

安排是計劃中最為具體的一種格式：由于其工作比較確切、單一，不作具體安排就不能達到目的，所以其內容要寫得詳細一些，這樣容易使人把握。

安排的具體寫法：安排的內容由于是涉及范圍較小或單位內部的工作，所以一般有兩種發文形式：一種是上級對下級安排工作，盡管涉及面較小，也要用“文件頭”形式下發。“安排”的格式是“標題”和“正文”兩部分。另一種，如果是單位內部的工作安排，也可直接下發文件，格式就由“標題”、“正文”、“落款及時間”三部分組成。但不管哪種形式，作為“安排”本身都不該有受文單位，如果必須有，則或者以“文件頭”形式下發，或者以“關于.....安排的通知”名義下發。安排的標題可是“三要素”寫法，也可是“兩要素”寫法（省略機關名稱）。安排的正文一般由“開頭”、“主體”和“結尾”三部分組成；也有的省略“結尾”，“主體”結束，正文即隨之結束。“開

/ 56

頭”同計劃的開頭差不多，或闡述依據，或概述簡明扼要。“主體”是正文的核心，一般包括任務、要求、步驟、措施四方面內容。在結構上可按這四方面內容分項來寫；也可把任務和要求合在一起，把步驟和措施合在一起來寫；還可以先寫總任務，然后按時間先后順序一項一項地寫具體任務，每一項有每一項的要求及措施，要依據工作性質及具體內容來定。但不管怎樣結構，其任務都要具體，其要求都要明確，其措施都要得當。

方案和安排有共同之處，即寫作題材都是單項的工作，即只對一項工作作出部署和安排。這也正是方案、安排與規劃、設想、計劃、要點的根本不同。但二者在內容范圍上也有個大小之分：方案的內容范圍適合于上級對下級或涉及面比較大的工作，安排的內容范圍則適合于單位內部或涉及面較小的工作，如《××市關于計劃生育的工作安排》。方案和安排還有一種較為概要一點的寫法，以便于下級具體實施時靈活掌握，叫做“意見”：方案大多稱“實施意見”，如《××市“七五”期間社會主義精神文明建設的實施意見》；安排往往稱“安排意見”，如《××××系統關于開展增收節支活動的安排意見》。在此需要說明的是，有些機關把單位內部或涉及面很窄的單項工作計劃也稱之為“方案”，這是不合適的，因為這些工作都比較切近、具體，也并不復雜，只要用“安排”就足夠了，如果較為原則，則可稱為“安排意見”。

寫好計劃的方法

寫好計劃可能是公文寫作中比較難的事。因為這不僅僅是個文字表達上的事，還是個涉及具體工作業務的組織和安

/ 56

排問題，需要有長遠眼光和領導魄力，這種寫作是一個人綜合能力的表現。但是在寫作上也有一些章法。首先，寫作者必須分清這個計劃的內容屬于哪一類，適合用哪一個具體的計劃種類來表達，從而確定具體文種，即是規劃、設想、計劃、要點、方案、安排中的哪一種。然后，再根據具體內容和文種寫作要求進行寫作。如果是時間較長、范圍較廣的計劃，就要用“規劃”。因為規劃不必也不能寫得太細，只要能起到明確方向，鼓舞人心，激發熱情的作用也就差不多了。當然這并不是說規劃就可以寫得不切實際；但規劃的切合實際問題的確只是個大致的切合。如果是初步的、不太成熟的計劃，就要用“設想”。因為設想是為計劃作準備的，也不必寫得很細，甚至不用寫得很好，只要能把大致的“思路”或想法寫出來也就夠了。但這也不是說設想就可以寫得沒條理，而只是說它更注重“想”，即要有突破和創新。如果計劃內容是某一項工作，一般則用“方案”或“安排”，工作項目比較復雜者用“方案”，較簡單者為“安排”。因為方案和安排都必須寫得很細（或很全面，或很具體），否則工作就沒法開展。當然，若考慮到要給下級執行中留有余地，這方案可變成“實施意見”，這安排也可變成“安排意見”。如果計劃內容既不是單項工作，又不是很宏大的，這就該用真正的“計劃”了。因為狹義的計劃是廣義計劃中最適中的一種。當然，若只想把這計劃摘要加以公布，則可用“要點”來寫。

計劃寫作注意事項

不論哪種計劃，寫作中都必須注意掌握以下五條原則：第一，對上負責的原則。要堅決貫徹執行黨和國家的有關

/ 56

方針、政策和上級的指示精神，反對本位主義。第二，切實可行的原則。要從實際情況出發定目標、定任務、定標準，既不要因循守舊，也不要盲目冒進。即使是做規劃和設想，也應當保證可行，能基本做到，其目標要明確，其措施要可行，其要求也是可以達到的。第三，集思廣益的原則。要深入調查研究，廣泛聽取群眾意見、博采眾長，反對主觀主義。第四，突出重點的原則。要分清輕重緩急，突出重點，以點帶面，不能眉毛胡子一把抓。第五，防患未然的原則。要預先想到實行中可能發行的偏差，可能出現的故障，有必要的防范措施或補充辦法。

第二節

總結

總結是單位或個人對過去一個時期內的實踐活動作出系統的回顧歸納、分析評價，從中得出規律性認識用以指導今后工作的事務性文書。

(一)總結的種類

從性質、時間、形式等角度可劃分出不同類型的總結，從內容分主要有綜合總結和專題總結兩種。綜合總結又稱全面總結，它是對某一時期各項工作的全面回顧和檢查，進而總結經驗與教訓。專題總結是對某項工作或某方面問題進行專項的總結，尤以總結推廣成功經驗為多見。總結也有各種別稱，如自查性質的評估及匯報、回顧、小結等都具總結的性質。

(二)總結的寫法

1、標題

/ 56

文件式標題一般由單位名稱、時限、內容、文種名稱構成。例：《 ××局 19××擁軍擁屬工作總結》。

文章式標題以單行標題概括主要內容或基本觀點，不出現總結字樣，但對總結內容有提示作用。例某高校的專題總結《我們是如何實行教學與科研相結合的》。

雙行式標題即分別以文章式標題和文件式標題為正副標題，正標題揭示觀點或概括內容，副標題點明單位、時限、性質和總結種類。例：《知名教授上講臺 教書育人放異彩——××

大學德育工作總結》。

2、正文

前言

一般介紹工作背景、基本概況等，也可交待總結主旨并作出基本評價。開頭力求簡潔，開宗明義。

主體

應包括主要工作內容、成績及評價、經驗和體會、問題或教訓等。這些內容是總結的核心部分，可按縱式或橫式結構形式撰寫。所謂縱式結構，即按主體內容縱向所做的工作、方法、成績、經驗、教訓等逐層展開。所謂橫式結構即按材料的邏輯關系將其分成若干部分，標序加題，逐一寫來。

結尾

作為結的結束語可以歸納呼應主題、指出努力方向、提出改進意見或表示決心信心等語作結，要求簡短精練。

3、落款

一般在正文右下方署名署時。如是報刊雜志或簡報刊用的交流經驗的專題總結，應在標題下方居中署名。

/ 56

第三節

調查報告

（一）、概念與特點

調查報告是對某項工作、某個事件、某個問題，經過深入細致的調查后，將調查中收集到的材料加以系統整理，分析研究，以書面形式向組織和領導匯報調查情況的一種文書。

調查報告有以下幾個特點：

1、寫實性。調查報告是在占有大量現實和歷史資料的基礎上，用敘述性的語言實事求是地反映某一客觀事物。充分了解實情和全面掌握真實可靠的素材是寫好調查報告的基礎。

2、針對性。調查報告一般有比較明確的意向，相關的調查取證都是針對和圍繞某一綜合性或是專題性問題展開的。所以，調查報告反映的問題集中而有深度。

3、邏輯性。調查報告離不開確鑿的事實，但又不是材料的機械堆砌，而是對核實無誤的數據和事實進行嚴密的邏輯論證，探明事物發展變化的原因，預測事物發展變化的趨勢，提示本質性和規律性的東西，得出科學的結論。

（二）、分類

調查報告的種類主要有以下幾種：

1、情況調查報告。是比較系統地反映本地區、本單位基本情況的一種調查報告。這種調查報告平方根是為了弄清情況，供決策者使用。

2、典型經驗調查報告。是通過分析典型事例，總結工作中出現

/ 56

的新經驗，從而指導和推動某方面工作的一種調查報告。

3、問題調查報告。是針對某一方面的問題，進行專項調查，澄清事實真相，判明問題的原因和性質，確定造成的危害，并提出解決問題的途徑和建議，為問題的最后處理提供依據，也為其他有關方面提供參考和借鑒的一種調查報告。

（三）、寫法

調查報告一般由標題和正文兩部分組成。

1、標題。標題可以有兩種寫法。一種是規范化的標題格式，即“發文主題”加“文種”，基本格式為“××關于××××的調查報告”、“關于××××的調查報告”、“××××調查”等。另一種是自由式標題，包括陳述式、提問式和正副題結合使用三種。陳述式如《東北師范大學碩士畢業生就業情況調查》，提問式如《為什么大學畢業生擇業傾向沿海和京津地區》，正副標題結合式，正題陳述調查報告的主要結論或提出中心問題，副題標明調查的對象、范圍、問題，這實際上類似于“發文主題”加“文種”的規范格式，如《高校發展重在學科建設――××××大學學科建設實踐思考》等。作為公文，最好用規范化的標題格式或自由式中正副題結合式標題。

2、正文。正文一般分前言、主體、結尾三部分。

（1）前言 有幾種寫法：第一種是寫明調查的起因或目的、時間和地點、對象或范圍、經過與方法，以及人員組成等調查本身的情況，從中引出中心問題或基本結論來；第二種是寫明調查對象的歷史背景、大致發展經過、現實狀況、主要成績、突出問題等基本情況，進

/ 56

而提出中心問題或主要觀點來；第三種是開門見山，直接概括出調查的結果，如肯定做法、指出問題、提示影響、說明中心內容等。前言起到畫龍點睛的作用，要精練概括，直切主題。

（2）主體 這是調查報告最主要的部分，這部分詳述調查研究的基本情況、做法、經驗，以及分析調查研究所得材料中得出的各種具體認識、觀點和基本結論。

（3）結尾 結尾的寫法也比較多，可以提出解決問題的方法、對策或下一步改進工作的建議；或總結全文的主要觀點，進一步深化主題；或提出問題，引發人們的進一步思考；或展望前景，發出鼓舞和號召。

第四節

述職報告

（一）、述職報告的性質、種類

述職報告是領導干部向所屬的干部和職工或向上級組織和領導陳述自己任職一定時期內的工作情況的自我評述性報告。述職報告的種類很多，從時間上分有任期述職報告、述職報告、臨時述職報告；從范圍上分有個人述職報告、集體述職報告；從內容上分則有專題（單項）述職報告、綜合述職報告。

（二）、述職報告的寫作格式

1、標題 有四種寫法：一是只寫“述職報告”四個字；二是“ＸＸ年任ＸＸ職務期間的工作匯報”的公文寫法；三是“ＸＸＸ（姓名）ＸＸＸ（職務）ＸＸ會議上的匯報（或報告）”的寫法；四是新聞標題式的寫法。

/ 56

2、署名及日期 可以寫在題下，也可以寫在正文后。

3、正文 述職報告的正文包括三部分內容。第一部分是任職概況和述職評估，包括何時任職、工作變動情況、背景情況、崗位職責、目標及對個人盡職的總體估價、確定述職范圍和基調。第二部分是盡職情況，這是述職報告的主體，主要寫工作實績、經驗和問題。對于核心內容的寫作，多數是按性質不同分成幾個方面（可列小標題）來寫，每個方面可先寫實績，后寫認識和做法；也可先寫認識和做法，后寫實績。但不管怎么寫，都要實現個人的工作能力和管理水平，尤其是在處理敏感、棘手問題方面，以及突發事件或重大事件方面，更能表現出個人的素質、才能和領導水平。在具體業務工作中，黨的方針、政策和上級的批示、部署的任務，是如何在自己分管的部門或單位得以貫徹實施的??等等。第三部分是今后的設想和決心，要從實際出發，對今后工作在科學分析的基礎上作出戰略性規劃，表明盡職的態度。

（三）、述職報告寫作應注意的事項

在寫作述職報告時，要實事求是，嚴肅認真，客觀公正。要注意論斷準確，重點突出，有針對性，既不要脫離自己的職責范圍和工作目標，又要分析概括，不能寫成流水帳；既要突出政績，又要評價正確、適當，不能故意夸大或縮小；缺點和不足的地方也要說夠、說充分。

第五節

講話稿

講話，屬會議主要領導者使用的文種。領導者為實施領導，在各

/ 56

種會議上所作的指示性發言，即領導講話。講話一般專門就某一方面的問題發表意見，內容集中，中心突出，容易講深講透。講話稿是會議的主要文件，有些會議不安排會議報告，講話稿起到報告的作用，成為反映會議精神的最主要的文件。

（一）領導講話具有三個特點

一是權威性 講話歷來是政治家和各級領導宣傳政見、安排部署工作的有效形式。領導講話不同于一般的演講和發言，目的是貫徹上級的指示精神，實施本級的決定，對分管的工作提出指導性意見。因此，領導講話具有一定的權威性和有效性。領導職務的不同，講話的權威效果也不同。

二是思想性 領導講話一定要有理論色彩，要能以馬列主義的理論為指針，闡述所進行的工作的意義，以動員群眾投身于改革開放和經濟建設之中。講話就是要用自己的語言去思考，去總結，通過自己的思考和理解去分析問題，去說服人。這樣才能打動聽眾，讓人接受，共同與你去實行。

三是鼓動性 統治者要達到某種政治目的，要通過講話起到激勵、鼓動的作用。講話稿，要注意鼓動、激勵作用，針對形勢、問題或某種思想動態展開富有啟發性的議論，才能取得成效。

（二）起草領導講話要處理好三個關系

一是權威與平易的關系。一篇好的講話稿，總是權威性與平易性相結合的產物。領導講話無疑要具有權威性，這種權威，與講話人的身份、地位、所代表的方面相符合，立場堅定，原則性強，嚴肅、認

/ 56

真、鮮明、有力地展示自己的觀點，起到應有的強調、號召作用。這種權威，確實是一種原則的把握。但如果一個領導者在講話中，處處炫耀自己的身份、地位，措辭生硬，居高臨下發號施令，危言聳聽地闡明自己的思想、觀點、就會拉遠與聽眾的距離，阻礙雙方情感上的交流，就得不到思想上的共鳴，起不到應有的影響、教育和引導作用。領導講話的坦率、誠摯，能很快溝通，大大縮短與聽眾之間的距離，在自然而親切的氣氛中傳達自己的思想。起草領導講話稿，不僅要言之成理，還要善于把“理”說白說透，將各種事理滲透到親切、自然的語言誘導中，便于領導權威的自然貫徹，消除逆反心理，起到講話應有的權威效果。

二是莊重與幽默的關系。領導講話無疑要莊重，不能拉家常式的漫談、閑扯，要嚴肅、認真、準確地傳達上級的指示精神，闡明自己的思想。這是領導講話所必須把握的原則。這個原則要求一個領導者不論是在何種社會環境中，運用什么樣的語言，都不能超越一定的原則限度，去闡述、說明、表現領導者的思想意識。領導者既不能無原則地去評價某些事、某些人，也不能無原則地按照自己的思想意識，一味地表現自己，或以我為中心。起草領導講話一定要堅持這個原則，行文沉穩、扎實、鄭重其事，以使領導活動嚴肅、認真、原則性強，達到預期目的。但如果在講稿中一味照本宣科或講些大話、套話，開始說一通形勢如何如何，結尾原則性地提提要求，沒有一點靈活性，也打動不了聽眾的。講話作為一種鼓動、號召的手段，還必須講求一些現場效應，努力與聽眾產生共鳴，才能起到應有的作用。靈活性是

/ 56

原則性運用過程中一種必要的補充，以基本原則為指導，對具體問題進行具體分析和靈活處理。幽默性是靈活性的種絕妙體現。在講話中適當增強語言的幽默性，不但會提高語言的藝術魅力，而且也會為領導者的風度增添異彩。當然講話中使用幽默的方式、方法是多種多樣的，需要靈活運用，以使領導講話豐富多彩，獨具魅力。

三是深入與淺出的關系。領導講話，總是要通過闡明一定的道理來說服人、教育人，“以理服人”可以說是講話所必須遵循的一條原則，但是如果僅僅以此為根據，通篇都是名詞、定義、概論，一味進行簡單的“滿堂灌”，會使人覺得深奧難懂。起草領導講話稿，只有將說理性與通俗性結合起來，才能使所要闡明的道理生動、明了，聽眾易于接受，從而起到講話應有的效果。能夠把高深的道理講得明白流暢、簡單透徹，首先需要寬廣的知識面和具有靈活運用語言的功力。撰寫講話要想事理嚴明而又深入淺出、明白通暢，撰稿人必須要具備一定的知識素養，平時注意積累各學科的知識，并在實踐中注意培養自己的悟性與靈感。其次，掌握語言的技巧也是一個重要的方面。講話語言的技巧是多種多樣的，如數字串連法、借題發揮法、引經據典法、用數字說明法，掌握語言表達的技巧，并能在起草中靈活應用，會使領導講話有理有據，生動有趣，具有較強的吸引力。

（三）起草領導講話應注意三個問題

１、避免雷同 領導者參加會議應邀講話，常常會遇到多位領導人講同一個問題，如果在這種情況下再重復講，勢必使聽眾失去興趣，會場將產生無人關注的局面。起草人員應預先考慮到這一點，在避免

/ 56

雷同上下功夫，使領導講話既全面又獨特，緊緊抓住觀眾，收到好的效果。一般來講，獨劈蹊徑會避免雷同現象，常常也會出乎意料地大受歡迎。有些會議的主辦單位分頭請領導出席并講話，所送的是相同的背景材料，缺乏總體設計，起草講稿很可能重復。避免雷同確實需要動腦筋、想辦法。一般說來，撰稿人在起草講話過程中避免雷同可以在以下幾個方面下功夫：一是可根據領導者的特定身份就會議的主旨闡發觀點，展開議論，這樣可較為自然地成為“一家之言”；二是適當變換議題的角度，用獨特的角度來看待問題、闡發觀點，使人耳目一新；三是選擇那些富有新意的材料來說明問題，不同程度地滿足人們審美活動和求異思維的需要，使聽眾開拓視野，回味無窮；四是會議組織者要有總體設計，撰稿人不僅要擁有會議背景材料，還應該和會議組織者研究講話的內容、側重點。避免重復的方式方法是多種多樣的，需要撰稿人預先著手，多角度展開同一主題下的不同論述，以使領導講話獨具色彩而富有成效。

２、獨樹風格 領導講話最忌千篇一律地發表意見，平淡無奇。講話要有自己的風格，才能抓住聽眾。撰稿人要在把握領導者思維、語言特點的基礎上，發揮創造性，使領導講話講出自己的風格來。每個人所具有的異于他人的品格，異于他人的創造特點，就是其風格的具體體現。領導講話要有風格，這也是客觀實踐所決定的。傳達貫徹上級指示，安排部署工作，每個領導都有各自的方式方法，不可能千人一面。如果整篇講話都是文件搬家、照抄報紙，那么聽眾的感覺便始終處于麻木的、未觸動的狀態。這樣的講話是過去也是現在存在的 36 / 56

一種通病，即在內容的安排上成為上級領導講話或有關文件的翻版。常有這樣的事，當有人問起文章上的幾句話的時候，起草人則說，這句話是誰的，那句話是誰的，這句是從那個文件上講的，那句話是那個報紙上說的，問他哪句話是你的，他說那句話都有出處，沒有我的，可見講話成了拼字游戲；在篇章結構上，也常常是：帽子、總結肯定前段工作、根據上級指示提出要求。長此以往，形成了許多“套路”。這講話四平八穩，毫無新意，使聽眾越來越沒有耐心。其實，任何一篇成功的講話稿都有其獨具的風格，或真摯細膩，或警喻深刻，或文采飛揚。起草領導講話，要以傳達、貫通領導者的思想、觀點為主旨，不應拘于一章一法的限制和束縛。講話不應有固定的章法，應隨講話的內容和場合而隨時變化，不僅邏輯嚴明、思路清晰，而且生動活潑、文采盎然。撰寫領導講話稿，應當瀟灑一些，講究一些文采。文采對形成風格有著很大的關系，可使講話更富有生氣，富有感染力、號召力，是語言表述中的一個極其重要的方面。由于領導人的性格，職務特點，語言習慣不同，講話風格也必然各具特色。

３、適當調劑 由于會議不同，領導的講話有長有短，如果是遇到長一些的講話，一般來講任何都會感到疲勞，精力往往不會象開始那樣集中，特別是到會議最后，主要的東西已經講完，聽眾的情緒開始松弛下來，臺下有人開小會，有人收拾東西準備走，這樣講話就需要調劑情緒和氣氛，即需要興調劑情緒了。對這一點，撰稿人也要預先考慮到，適當在較長的講話中增加一些 “調劑品”，激發聽眾的情緒和注意力。運用即興調劑要因領導講話的內容而變化，因聽眾不同

/ 56

而變化，有時用在開頭，有時用在中間，有時用在結尾。講話即興調劑是領導者機智靈活的表現，能夠很好地借鑒使用調劑藝術將使領導講話自始至終保持活力，富有吸引力。

第六節

開幕詞

開幕詞是在一些大型會議開始時由會議主持人或主要領導人所作的開宗明義的講話。它具有宣告性、提示性和指導性。

（一）開幕詞的特點 一是簡明性，開幕詞要簡潔明了、短小精悍，最忌長篇累牘，言不及義，多使用祈使句，表示祝賀和希望；二是口語化。它的語言應該通俗、明快、上口。

（二）開幕詞的種類 按內容可以分為側重性開幕詞和一般性開幕詞兩種。側重性開幕詞往往對會議召開的歷史背景、重大意義或會議的中心議題等，作重點闡述，其他問題一帶而過。一般性開幕詞則只對會議的目的、議程、基本精神、來賓等作簡要概述。

（三）開幕詞的寫作方法 通常由標題、稱謂及正文三部分組成。

１、標題通常有三種寫法：一是用會議名稱作標題；二是前邊再加上領導人姓名；三是用提示內容中心或主旨的標題，在后面通常加上副標題。

2、稱謂一般寫在標題下行頂格，稱呼通常用“同志們”、“朋友們”、“各位代表”等。

3、正文一般包括開頭、主體和結尾。開頭寫宣布開幕之類的話。主體部分一般包括以下內容：會議的籌備和出席會議人員情況；會議召開的背景和意義；會議的性質、目的及主要任務；會議的主要議程

/ 56

及要求；會議的奮斗目標及深遠影響等等。但寫作中一定要把握會議的性質，鄭重闡述會議的特點、意義、要求和希望，對于會議本身的情況如議程等，要概括說明，點到為止；行文則要明快、流暢，評議要堅定有力，充滿熱情，富于鼓舞力量。最后是結尾，一般都是“祝大會圓滿成功”之類。

第七節

閉幕詞

（一）閉幕詞的概念和種類 閉幕詞是一些大型會議結束時由有關領導人或德高望重者向會議所作的講話。具有總結性、評估性和號召性。

閉幕詞與開幕詞一樣，具有簡明性和口語化兩個共同特點，其種類與開幕詞相同。

（二）閉幕詞的寫作方法 由標題、稱呼和正文三部分組成，標題與稱呼的寫法與開幕詞基本相同。在標題和稱謂之后，另起一段首先說明會議已經完成預定任務，現在就要閉幕了；然后概述會議的進行情況，恰當地評價會議的收獲、意義及影響。核心部分要寫明：會議通過的主要事項和基本精神；會議的重要性和深遠意義；向與會人員提出貫徹會議精神的基本要求，等等。一般說來，這幾方面內容都不能少，而且順序是基本不變的。寫作時要掌握會議情況，有針對性地對會議內容予以闡述和肯定；同時可以對會議未能展開都已認識到的重要問題作出適當強調或補充；行文要熱情洋溢，文章要簡潔有力，起到激發斗志，增強信念的作用。結尾部分一般先以堅定語氣發出號召，提出希望，表示祝愿等；最后鄭重宣布會議閉幕。閉幕詞出現在 39 / 56

會議終了，因此，要寫得與開幕詞前后呼應、首尾銜接，顯示大會開得很圓滿、很成功。

第八節

簡 報

（一）、概念 簡報是各行政機關之間用來下情上報、上情下達和互通情況、交流信息的一個文種，是信息類公文中最重要、最常用的一種。它是一種機關文書。

（二）、作用

1、反映情況。通過簡報，可以將工作進展情況以及工作中出現的新情況、新問題、新經驗，及時反映給各級決策機關，使決策機關了解下情，為決策機關制定政策、指導工作提供參考。

2、交流經驗。簡報體現了領導機關的一定指導能力，通過組織交流，可以提供情況、借鑒經驗、吸取教訓，這樣對工作有指導和推動作用。

3、傳播信息。簡報本身即是一種信息載體，可以使各級機關及從事行政工作的人互相了解情況，吸收經驗、學習先進、改進工作。

（三）、簡報種類 可分為三種類型：

1、工作情況簡報。主要用于反映工作中的動態和一般工作進展情況。

2、經驗交流簡報。專門用來簡要介紹一些工作經驗的簡報。

3、會議簡報。在某一會議召開期間，為交流代表觀點、反映會議動態而縮寫的簡報。

（四）、簡報的格式結構 簡報的種類盡管很多，但其結構卻不無

/ 56

共同之處，一般都包括報頭、標題、正文和報尾四個部分。有些還由編者配加按語，成為五個組成部分。

簡報一般都有固定的報頭，包括簡報的名稱、期號、編發單位和發行日期。

１、簡報名稱 印在簡報第一頁上方的正中處，為了醒目起見，字號易大，盡可能用套紅印刷。２、期號 位置在簡報名稱的正下方，一般按依次排列期號，有的還可以標出累計的總期號。屬于“增刊”的期號，要單獨編排，不能與“正刊”期號混編。３、編發單位，應標明全稱，位置在期號的左下方。４、發行日期，以領導簽發日期為準，應標明具體的年、月、日，位置在期號的右下方。報頭部分與標題和正文之間，一般都用一條粗線攔開。有些簡報根據需要，還應標明密級，如 “內部參閱”、“秘密”、“機密”、“絕密”等，位置在簡報名稱的左上方。報尾部分應包括簡報的報、送、發單位。報，指簡報呈報的上級單位，送，指簡報送往的同級單位或不相隸屬的單位，發，指簡報發放的下級單位。如果簡報的報、送、發單位是固定的，而又要臨時增加發放單位，一般還應注明 “本期增發×××（單位）”。報尾還應包括本期簡報的印刷份數，以便于管理、查對。報尾部分印在簡報末頁的下端。

（四）、簡報的寫作要求 第一、抓準問題，有的放矢。簡報應該圍繞本單位的實際，反映那些最重要、最典型、最新鮮、最為群眾關心、最需要引起注意的問題。一是圍繞領導決策，抓 “超前型”問題。在領導進行某項活動或者將要討論決定問題之前，搞小超前，努

/ 56

力收集與此有關的情況，經過篩選加工、研究提出可供領導參考的建議和方案。二是在領導決策之中，抓“追蹤型”問題。努力掌握決策貫徹執行的情況、各方面有什么反應、發生什么偏差，迅速地反饋給領導，使領導能及時糾正偏差，使決策逐步完善。三是要著眼大局，從小中見大。收集情況時，就要從全局考慮，從小處著手，深入上點，“解剖麻雀”，抓住有代表性的小問題，作推廣放大的思考，挖掘和開拓更廣泛深刻的涵意。四是抓新情況、新經驗、新問題。在改革、開放的過程中，許多新情況、新問題，迫切需要領導去認真研究和解決，制定符合實際的方針、政策和措施。所以，必須花氣力積極地收集，捕捉這類信息，抓這類的問題，提供領導參閱。五是注意抓傾向性、苗頭性的問題。對這類問題若不及時發現和注意解決，而任其發展，可能會釀成大問題，給工作帶來不應有的損失。六是抓突發性問題。如假期寢室大范圍被盜，直接關系到學校治安管理和全體學生切身利益的問題。得到這類信息后，應迅速向領導報告。抓準問題，應該注意四點：

１、從全局著眼。簡報的作者必須站在單位領導的高度、全局的高度去觀察事情、分析問題。一定要跳出自己工作崗位的“小天地”，放眼全局，做到“全局在胸”。

２、善于抓趨勢。所謂趨勢性問題，既不是偶然發生的問題，也不是個別的問題，而是反映事物發展的動向性問題。這種動向，有好的，也有不好的，不論哪一種，只要及時抓住，就能提煉出有針對性的好的簡報主題。掌握了事物發展的趨勢，了解了本單位工作和生產

/ 56

下步朝著哪個方向發展，再去觀察問題，就能是非清楚。符合事物發展方向的先進經驗、障礙事物發展的不良傾向以及事物發展遇到的實際問題，都是撰寫簡報應該抓準的問題。

３、善于抓苗頭。所謂苗頭性問題，就是那些代表新生事物的先聲、新創造的火花、新經驗的先導，具有強大的生命力，采寫簡報應該對這種代表事物發展方向但還處于萌芽狀態的苗頭性問題予以高度的注意。不能只注意那些眾所周知的典型性事物，還必須特別留神尚未引起人們注意的細小之事，認真剖析，放大比較，沙里淘金，抓出“小中見大”的帶有典型意義的問題，用簡報宣傳、反映。

４、具備工作敏感。所謂工作敏感，是指作者對于單位內外各種客觀事物具有敏銳的觀察能力、判斷能力和預見事物發展進程的能力，以及能夠及時、準確反映事物的能力。我們要抓準問題，從長遠看，必須不斷地提高自己的工作敏感。工作敏感不是一日之功，它是長期學習、觀察和實踐的結果。第二、材料準確，內容真實。簡報作為加強領導和推動工作的重要工具，內容必須保證絕對真實、準確。否則，就會造成不良后果。簡報一是要準確。不允許對那些心理活動、環境、氣氛等無形的事實搞 “合理想象”。必須深入調查研究，不走馬觀花、浮光掠影，更不可“聽風就是雨”，保證材料絕對真實可靠。也就是說，要做到簡報所選用的任何材料，包括人名、地點、時間、情節、數字、引語、因果關系等等，都完全準確無誤，沒有絲毫的虛構、夸張、縮小和差錯。特別在估計成績和宣傳先進時，更要嚴格把握分寸，有一說一，有二說二，實事求是，恰如其分，留有余地。二

/ 56

是要強調真實性。必須注意做到不為迎合而弄虛作假，不趕“浪頭”追時髦，不歪扭寫作角度，不搞事態發展的“提前量”，必須忠實于事實，保證符合事物本來面貌。第三、簡明扼要，一目了然。簡報的寫作必須注意做到簡短、明快，用盡可能少的文字說清楚必須說明的問題。一是注意主題集中，一稿一事，不貪大求全。一份簡報只抓住一個問題，不搞面面具到才能使簡報的主題凝聚，篇幅短小，問題說得透徹。如果簡報所涉及的內容較多，可以把想說的問題進行歸納、提煉，抓住最能反映事物性質的東西做主題，重點來寫，其他則一概摒棄；也可以將可寫的幾個問題，各寫一期簡報分期介紹，一期一個重點，上篇一個側面，千萬不可使幾個觀點糾纏在一篇簡報上。二是注意精選材料，圍繞主題精心挑選典型事例。簡報所使用的材料和其他文章一樣，總是以個別反映一般，不能也沒有必要寫盡事物的整體。因此，撰寫簡報之前，必須對材料進行分析研究，精心選擇。凡是能夠表現主題的材料，都要注意加以精選，不可輕易放過；凡是與主題無關的材料，即使十分生動，也必須忍痛割愛、堅決舍棄。選擇材料還要注意選擇典型材料。典型材料具有代表性，最能反映事物的本質。篩選出最能代表一般的典型材料加以使用，做到不堆砌，不羅列，不雷同，少而精。要通過材料的剪裁突出主題、縮短篇幅。使簡報的主題充分而明確地表現出來，使簡報的內容更加簡潔。三是注意既要求簡，又要寫清。簡報求簡，是在說明問題的前提下求簡。“簡”，應該是服從內容的需要，不能由一個極端走向另一個極端。第四、講究時效，反映迅速。簡報是單位領導對一些問題做出決策的參考依據之

/ 56

一，也是單位推動工作的一個重要手段。簡報的功能，決定了簡報的編者必須講求時效。這就要求簡報的作者思想敏銳、行動敏捷，對問題反映得快，對材料分析得快，寫作構思快，動筆成稿快，同時，還要求簡報的編輯、簽發、打印、發稿速度快，共同把握發稿時機。第五、內容實在，不空洞。簡報的寫作既不同于文字作品，也不同于評論文章。文學作品的創作，靠刻劃形象來表達主題思想；評論文章的寫作，靠理論論證來闡述觀點。簡報則和新聞報道一樣，是靠用現實生活中活生生的生活事實來宣傳黨的路線、方針、政策。用事實說話，是簡報的主要特征之一，也是我們編寫簡報應該注意的一個重要問題。

（五）簡報的選稿要求 選稿是機關文字工作中常涉及到的問題，但簡報選稿最有代表性。選好稿子，必須圍繞該簡報所在機關的職能來確定主要選稿原則 “有的放矢”選稿。簡報編輯要從大量來稿中挑出好的稿子，需要注意四個問題：１、思想要敏感。簡報編輯的思想敏感應該表現在三點上：一是對中央的方針政策，對上級機關的工作部署和本單位領導的要作安排，頭腦要敏感。既要能夠迅速理解其精神實質，又要能夠清醒而敏捷地意識到簡報在貫徹落實這些部署中應起的作用。二是對周圍的事物，對各方面工作的變化和發展，對各式各樣的信息，反應要敏感。既能夠條理清楚地把這些情況輸入自己的腦海，又能夠迅速地反應出簡報工作應采取的對策。三是對來稿中反映的動向、火花、事物萌芽反應要敏感，既能意識、鑒別，又能牢牢抓住不放，不讓好的線索在自己手中白白放過。２、看問題要有預

/ 56

見性。工作不是一成不變的，是在不斷發展的。作為單位 “機關報”的簡報，要起到對工作的指導作用，就必須對工作的進程有預見性。也就是說，簡報的編輯看問題、審稿子，不能只想到今天，只看到眼前，還是看到明天，還要想到工作的下步發展，這樣才能真正抓住符合事物發展方向的先進經驗，抓住障礙事物發展的不良傾向，抓住事物發展過程中即將遇到的實際問題，選擇出有指導意義的簡報來。３、判斷要準確。簡報編輯的水平，在很大程度上體現在對稿子的判斷能力上。具體講，做好稿子的選擇工作，應從三個方面搞好判斷：一是搞好稿件的真偽和準確程度的判斷。也就是通過看稿，要對稿件的真實程度心中有數，對稿件在政治上、政策上、理論上以及工作上的指導意義正確與否心中有數。二是搞好稿件實際價值的判斷。有的來稿所反映的問題抓得很準，寫得也很清新，也有的來稿反映問題不突出，缺乏指導意義，簡報編輯對這兩類稿子是容易鑒別的，是能夠迅速做出選擇的。但有的稿子拉拉雜雜，往往把有價值的內容淹沒在一大堆材料中了，對這種稿子，編輯要慧眼識貨，能從璞玉中剖露出 “和氏璧”來。三是搞好稿件刊發“利與弊”的判斷。有些來稿，事情是真實的，觀點也是對的，但怎樣刊發，什么時候刊發，有的應該掌握一定的火侯。特別的一些反映問題的、對工作提出批評的稿子，在刊發時機上，是早發還是晚發“情況簡報”，讓大家都知道，還是發“情況反映”，只供領導參閱，不擴大宣傳范圍；在提法和措詞上，掌握什么樣的分寸、用什么樣的口徑，這些都需要簡報編輯認真動一番腦筋，積極而穩妥地做出判斷。４、要靈活掌握稿件的寫作質量。有些

/ 56

來稿雖然在寫作質量上差一些，但反映的問題都很重要，材料也是翔實的，就應該考慮編發。必要時，簡報的編輯還可以親自動手重寫，決不要僅僅因為文字遜色了一點，就把一些很有價值的文稿拋棄。

第四章

行文規則

第一節

含義

行文規則是指各級機關公文往來時需要共同遵守的制度和原則。遵守這一原則，有利于公文傳遞方向正確、線路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文進入不必要的流通過程，抑制無價值公文的產生。行文規則規定了各級機關的行文關系，即各級機關之間公文的授受關系，它是根據機關的組織系統、領導關系和職權范圍來確定的。

機關之間的工作關系是由各自的組織系統或專業系統歸屬、地位、職責、權利范圍等因素決定的。它對行文關系有決定性的影響，規定著公文傳遞的基本方向。機關之間的工作關系有如下幾種類型： 第一類，處于同一組織系統的上級機關與下級機關存在領導與被領導的關系。第二類，處于同一專業系統的上級主管業務部門與下級主管業務部門之間存在指導與被指導關系。第三類，處于同一組織系統或專業系統的同級機關之間的平行關系。如全國各省、自治區、直轄市人民政府之間。第四類，非同一組織系統、專業系統的機關之間，無論級別高低，均為不相隸屬關系。如軍事機關與各級地方人民政府之間。根據公文授受機關的工作關系不同，可以將公文劃分為上行文、下行文和平行文。上行文和下行文主要存在于以上第一類和第二類工作關系類型中，上行文是指下級機關向上級機關發送的公文，如報告、47 / 56

請示等。下行文正好相反，是上級機關向下級發送的公文，如批復、指示等。平行文存在于以上第三類和第四類關系類型中，同級機關和不相隸屬機關相互發送公文都是平行文，如函等。

第二節

基本規則

正常有效的行文應當遵循以下普遍適用的基本規則：

1、按機關隸屬關系和職責范圍行文的規則。這條規則要明確兩點：一是按機關隸屬關系行文。上級機關對下級機關可以作指示、布置工作、提出要求；下級機關可以向直接的上級機關報告工作、提出請示，上級機關對請示事項應予研究答復。除了這一層關系外，在我們國家現行管理體制中，還形成了一種各業務部門上下垂直的條條關系，其中有些部門屬本級政府和上級部門雙重領導，大部分和上級業務部門之間雖然不屬直接領導與被領導的關系，但在業務上的確存在指導與被指導的關系，也就形成了直接的上下行文關系。二是按機關的職責范圍行文。這一點的要求是，行文的內容應是本機關職責范圍內的事項，而不能超出，超出了即為越權。如果干涉了別的機關事務，不僅在實踐中行不通，而且會造成政令混亂。當然，不相隸屬機關之間也有公文往來，那只能是商洽工作、通知事項、征詢意見等，而不存在請示、報告或布置任務的性質。

2、授權行文的規則。這條規則是上一條規則的引申。如果一個部門的業務需要下級政府和有關部門的支持與配合，按隸屬關系和職責范圍又不具備布置工作提出要求的行文權限時，這就可以通過授權行文來解決。具體說，這個部門可向本級政府請示，經本級政府同意

/ 56

并授權后，向下級政府行文。在操作中，應將文稿擬好，由本部門領導簽署，請本級政府分管領導審批。經政府領導審批后的文稿，在行文時，才能在文首或文中注明“經**政府同意”的字樣。這里特別需要說明的是各級政府辦公廳（室）的行文都具有授權行文的性質（內部事務除外）。各級政府辦公廳（室）以及各部門的辦公室是政府和部門的綜合辦事機構，對外行文都是代表政府和部門的，與本級政府和本部門的公文具有同等效力，下級機關（部門）都應貫徹執行，可不在文首或文中標注“經***同意”的字樣。

3、聯合行文的規則。這條規則仍屬第一條規則的引申。同級政府與政府之間，部門與部門之間，上級部門與下級政府之間可以聯合行文；政府與同級黨委、軍事機關之間可以聯合行文；政府部門與同級黨委部門、軍事機關部門之間可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業單位之間，就某些互相有關的業務，經過會商一致后可以聯合行文。

聯合行文，既可聯合向上行文，也可聯合向下行文。聯合行文應當確有必要，單位不宜過多。

4、一般情況下不越級行文的規則。不越級行文體現了一級抓一級、一級對一級負責的原則。一般情況下不能破壞這種原則，破壞了，就會造成混亂，也影響機關辦事效率。所以通常情況下不越級行文。遇有特殊情況，如發生重大的事故、防汛救災等突發事件或上級領導在現場辦公中特別交待的問題，可越級行文，特事特辦，但要抄送被越過的上級機關。否則，受文機關對越級公文，可退回原呈報機關，49 / 56

或可作為閱件處理，不予辦理或答復。

5、不越權行文的規則。第一條規則中已明確要求按機關職責范圍行文，如果有涉及其它部門職責范圍的事項又未與其它部門協商，或雖經協商但未達成一致意見，不可以單獨向下行文。如果擅自行文就構成侵權行為，會造成工作中的許多矛盾。上級機關如發現這種情況，有權責令糾正或撤銷這類公文。現實中，這類情況時有發生，因此造成“文件打架”、“政出多門”。解決這類問題，應提倡部門之間多協商、多對話、多溝通，通過聯合行文或授權行文的方式解決。

6、“請示”不直接報送領導者個人的規則。“請示”直接報送領導者個人，其危害性大體上有三點：一是未經文秘機構簽收、登記，成了“帳外公文”，公文的流向、處理情況不得而知，查無蹤跡，成了“斷線的風箏”；二是這類公文到了領導同志手里，領導同志也頗為難，批，沒有部門的審批意見，只能以經驗、憑感覺辦事，往往失去決策的科學性；不批，也有可能影響報送單位的工作；三是現實中一些單位拿著直送領導的批示件當“尚方寶劍”，到有關部門要錢要物，借領導批示向對方施加壓力，引起矛盾。所以，領導同志一般不受理這類直報的請示，而退給文秘機構統一簽收、登記、分辦，這便形成了公文“倒流”，它破壞了公文處理的正常程序，造成了不必要的紊亂。如果上級領導個別交辦、答應的事項，由此而上報的“請示”，最好也應主送該領導所在的機關，并在公文中作出說明。收文機關在分辦時，自然會把這份公文分送給這位領導同志批閱。

7、“請示”應一文一事、只主送一個機關、不抄送下級機關的規

/ 56

第四篇：公文寫作講義

公文寫作講義

我們通過學習《黑龍江省<黨政機關公文處理工作條例>實施細則》，了解了公文的概念、公文處理的原則、公文種類、公文格式、行文規則和公文擬制等規定、要求。

那么，公文寫作主要包括請示、報告、通知、函、紀要5個法定公文文種和會議記錄、工作總結2個雖然非法定公文，但機關常用的文種。另外，還有常用公文詞語分類表、常見公文用語、容易用錯的字等一些公文寫作相關知識，今天我們在一起學習交流，以利提高公文寫作水平。

一、公文的語言

公文語言的主要特點是： 莊重、準確、樸實、精煉、嚴謹、規范。

莊重——指語言端莊，格調鄭重嚴肅。

準確——指語言真實確切，無虛假錯漏，褒貶得當，語意明確，符合實際。

樸實——指語言平直自然，是非清楚，明白流暢，通俗易懂。

精練——指語言簡明扼要，精當不繁，服從行文目的及表現主題的需要，當詳則詳，當略則略。

嚴謹——指語言含義確切，文句嚴謹，細致周密，分寸得當，忌模糊含混、語意多歧。

規范——指語句不僅合乎語法及邏輯原則，而且要合乎 公務活動的特殊規范性要求。

在語詞方面，用規范的現代書面語言，不用口語詞、方言詞、土俗俚語及生造語詞等。

在語句方面，句子含義完整確切，具有較強的獨立性，關鍵句脫離上下文不生歧義，過渡句少，一般都有表達公文主題的主題句。

在修辭方面，追求準確鮮明，質樸簡潔、精煉順達，反對含糊曖昧，繁冗堆砌，重內在美；修辭以消極修辭為主，重在選詞煉句，慎用修辭格。

二、公文寫作的基本要求 內容——合規守法； 事件——實事求是； 觀點——鮮明正確； 條理——清楚通暢； 語言——直述不曲； 用字——規范準確； 結構——嚴謹規范； 篇幅——言簡意賅。

三、常用公文寫作

請 示

請示。適用于向上級機關請求指示、批準。

請示屬于期復性的上行文種，是下級黨政機關向上級黨 政機關反映并請求幫助解決疑難問題的重要公文文種，它使下級黨政機關通過公文往復接受上級黨政機關的決策意見，解決本黨政機關、本單位在公務活動中待處理的具體問題。

一、請示的特點

（一）條件性。請示事項必須是超出本單位職權范圍的事項。下級既要尊重上級的領導與指導，并及時請求上級解決問題，也要在職權范圍內盡職盡責，切實辦好該由自己辦理的事項。

（二）超前性。請示所反映的內容、涉及的事項一般來說都是即將發生或將要遇到的，必須在事前行文，不能“先斬后奏”，這是制發請示的重要原則。下級黨政機關只有得到批復后，即獲得上級黨政機關明確指示或批準，才能按上級的意見進行工作，處理有關問題。事前行文不僅是尊重上級的表現，也有助于提請上級對重要事項把關，避免出現重大失誤。

（三）單一性。請示必須嚴格執行一文一事制度，確保主旨單一，以便上級機關及時答復，縮短公文辦理周期，提高行文效率。

（四）時效性。請示事項多數比較急迫或關系重大，上級機關收文后應盡快批復。一旦延誤時機，就可能造成較大損失，甚至失去批復的意義。

（五）定向性。請示是專門用于向上級黨政機關反映困 難、陳述問題、提出請求的，目的在于將本黨政機關、本部門在工作中遇到的困難和問題，及時反映給上級黨政領導機關，請求黨政領導機關給予必要的支持、幫助和明確的指示，所以只能發往固定的、明確的上級黨政機關，使其予以批復。

（六）期復性。請示發出后，上級機關無論同意與否，都應予以答復，這是請示的期復性特點決定的。有請必復是上級處理請示與報告兩種文件的重要區別。

二、請示的應用范圍

請示這一文種適用范圍較廣，應用頻率較高，在公務活動中的意義、作用是比較突出的。

陳述意見，請求指示。對在本地區、本單位即將發生或已經發生的原則性的重大問題，按成規難以處理的問題；執行上級統一規定有困難的問題等，都可以也必須及時向上級黨政機關說明情況并提出建設性的意見，請求上級給予明確指示。

提出問題，請求幫助。在工作中遇到不可預見的困難，或對解決面臨的問題，本單位、本部門因職權所限無權處理，都要迅即向上級反映問題，請求幫助解決。

說明情況，請求裁決。對在工作中遇到的尚無明確規定的新問題，或本單位領導班子意見不一致時，應及時將處理問題的幾種不同意見一并報上，請求上級給予指示。

提出疑問，請求解答。對有關政策、法規或上級黨政機 關規定、指示的界限理解不全面、把握不準確時，要及時請求上級黨政機關給予明確、具體的解釋。

具體如下：

（一）遇到問題無法解決，需要上級指示。

（二）處理較為重要的事件和問題，要上報批準。

（三）遇到問題，雖有解決辦法，但沒有權力或能力實施，需要上級幫助。

（四）對有關方針政策和上級發布指示有疑問，需要上級解答。

（五）下級機關之間在重要問題上出現意見分歧，需要上級仲裁。

（六）請上級領導參加活動，指導工作。

（七）根據規定必須履行審批手續的事項。

三、請示的類型

根據請示的不同目的，可以將其分成以下三類：

（一）請求指示類的請示。針對工作中出現的不知如何辦理的具體問題，向上級說明有關理由或情況，請求予以答復或提出明確的處理意見。例如，對有關的法規精神或政策規定難以把握，工作中遇到特殊情況無所依據等等，均應請求上級給予解釋或指示。行文中，應把重點放在對有關情況的說明上，可以寫明本單位的建議，以便上級機關批復時參考。當工作中遇到具體問題或困難需要解決，但是沒有相關法律或政策為依據，也無先例可循，或者出現上級的指示規定不完全適應本單位的情況，就要請求上級交代政策依據，解釋有關政策法規，或作出明確指示。作為下級，應當積極進言獻策。

（二）請求批準類的請示。這是請示中最普遍的一種，即在涉及機構設臵、領導班子調整、人員編制、財務預算、重要事件或重要人物的處理時，在提出本單位處理意見或具體方案的前提下，請上級機關審核批準。行文中，要把有待批準的事項闡述清楚，重點放在處理意見、辦法、方案的說明上。必要時應采用附件形式，提供有關事項的完備材料，以便上級機關了解有關情況和審核批準。

批準性請示內容比較簡單、具體，往往是一些較為細小的實際事項的請求。請示被批準后，執行機關范圍也比較小，常常就是請示單位自己。批準性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內容、請示結語。請示理由是文章的開頭部分，常是導語式的，要扼要地講明請示的背景和根據，及概括地寫出請示事項。復雜的一般寫成一段話，簡單的則就以一句話為之。請示理由之后，許多請示中都要緊接著寫上一句承上啟下的過渡語，但有些極短小的請求也可不寫。請示內容是請示的中心部分，要寫得具體，條理清楚，說服力強。請示內容包括提出請示事項和闡述說明道理或事實兩項內容。提出請示事項要詳細，闡述說明道理要充分，只有這樣才能使有關領導心中有數，易下決心。有些情況簡單，有條文和規定可依據，只是出于組織原則報給上級知道，請示批準的請示。請示內容部分只需提出請示事項即可，不必闡釋道理。請示結語是請示的結尾部分，一般是另起一行空兩格書寫，請示結語語氣要謙恭。請示結語的通常寫法是：“特此請示，請審批”、“以上意見當否，請指示”、“特些請示，請批復”等。請示事項較為重大復雜，具有一定的普遍意義，不但需要上級批準，還需要上級轉發。

（三）請求批轉類的請示。針對本單位提出的涉及重大事項的解決方案、工作部署性意見，或擬訂的重要規章制度，請求上級批轉在相關單位或部門范圍內執行。這種請示的關鍵，是要針對有關單位的實際情況，注重文件的適用性。

呈轉性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內容、請示結語。請示理由和批準性請示的寫法基本相同，只不過有時語氣較批準性請示更為莊重一些，由于這種請示批準轉發后帶有指導性，所以有時理由交待得要較詳細，以期更加引起領導重視。請示理由之后的過渡語和批準性請示相同。請示內容，一般都是請示單位的設想和建議。因為比較復雜，提出請示事項和闡述說明道理兩條，缺一不可。闡釋道理時，可采取引用理論根據或擺明事實根據兩種寫法。呈轉性請示內容部分在書寫時要更注意條理分明，較長者要分條分項來 寫。請示結語，呈轉性請示結語也要另起一行空兩格書寫。寫法與批準性請示結尾略有不同，通常寫法是：“以上報告，如無不妥，請批轉各地貫徹執行”、“以上意見，如屬可行，請批轉有關單位執行”，或其他一些類似的說法。

四、請示的主體結構和寫法

無論哪一類請示，其基本結構大致相同。即要由標題、主送機關、正文、生效標識、發文時間等部分組成。此外，在公文版頭部分，必須標明簽發人。

（一）標題

標題通常由發文機關、事由、文種組成。如《黑龍江省農墾總局哈爾濱分局關于香坊實驗農場北大荒工業園區項目立項的請示》。要特別注意文種使用上的規范，不能將“請示”寫成“申請”或“請求”，“請示”與“報告”不能混用，也不能寫成“請示報告”。

（二）主送單位

只能標明一個直接上級機關名稱。受雙重領導的機關向上級請示，應根據上級職責，主送其中一個負責答復請示的機關，抄送另一個上級機關。

（三）正文

為了保證行文效果，撰寫請示的正文時一般考慮三個方面的內容：

A．簡要說明請示的原因。之所以要請示，一定事出有 因。因此，撰寫請示首先要從陳述原因開始，說明請示的理由、根據和目的，有時也要說明請示事項的背景。

B．提出解決問題的意見或建議。這是請示的主體部分。重點在于說明該怎么辦，多數情況下需要提出解決問題的初步方案，供上級定奪。若有可供選擇的不同方案或建議，則需提出本單位的傾向性意見。提倡積極幫助上級出謀獻策的態度與做法，反對簡單消極地上交矛盾的態度和做法。

C.結尾。采用征詢的語氣和期請的語言，提出請求上級給予指示、批準或批轉的要求。通常以“以上請示當否，請批復”等慣用結語表達行文要求。

（四）落款部分

規范地標明發文機關名稱，規范地用印。

（五）成文日期

用阿拉伯數字標明成文的年、月、日。

五、請示的寫作要求

（一）行文之前要主動與主管領導取得聯系，做好溝通工作，最好能夠當面陳述有關請示意見，求得領導的同情、理解和支持。

（二）要把握好請示的內在邏輯。不論請示什么問題，也不論文字多少，請示的內在邏輯一般都包括“為什么請示”和“請示什么問題”兩個層次。前一層次突出請示事項的理由，要把“有必要解決這個問題”說清楚；后一個層次突出 請示事項的內容，要圍繞“解決問題的可能性”、“方案的可能性”或“解決問題的有利條件”做文章。

（三）請示的目的要明確，請示的內容必須具體，要求必須明確，請示的正文應情況屬實，陳述清楚，理由充分，要求明確，做到提出的建議和要求具體明白，解決問題的措施、辦法和要求切實可行。情況屬實，是指說明情況，提出要求要實事求是，不能故意夸大實際，弄虛作假。陳述清楚，是指究竟遇到什么困難，出現什么新情況，新問題，有哪些問題自己無法解決，都要簡明扼要地敘述清楚。理由充分，是指請示中對上級有什么要求要寫明確、具體，切忌模棱兩可。申請資金，就要寫清楚要多少錢，申請人員編制，就要寫清楚多少人，什么專業、特長，申請物資，就要寫清楚品名、數量、型號等。

（四）嚴格遵行一文一事原則，不要在同一公文中請示兩個或幾個互不相關的事項，以免拖延處理時間，貽誤工作。

（五）嚴格按照隸屬關系逐級行文，下級機關一般不得越級請示。越級請示極有可能導致行文關系混亂和政令不通，甚至引發直接主管部門和上級領導之間的矛盾。因特殊情況(如重大災害、重大案件、重大事故或者下級機關反映其直接上級機關和領導人的問題等)必須越級請示時,應當抄送被越過的上級機關。

（六）不能多頭請示，請示只能寫一個主送機關，也不 能主送領導者個人，尤其不要分送給幾位領導（領導直接交辦的事項或領導人明確要求的除外）。多頭主送，極有可能因受文機關責任不清，相互推諉或產生矛盾抵觸而不予回復或幾個主送機關同時回復，批復意見卻不一致。如需同時送其它機關的，應當用抄送形式，但不得送其下級機關（如：主送機關是管局，則不可抄送其下級機關管局計財處、工信委、農業局等等）。

（七）未獲上級批復之前，請示不得抄送下級機關。請示中的意見在末被批準之前并不生效，所請示的事項有時不被批準，如果抄送下級機關，會使下級工作人員思想混亂，不利于工作。

（八）請示的篇幅應短小精悍，且必須在事前行文，切忌先斬后奏。

（九）請示與報告要嚴格分開，不得混用，不得將請示夾帶在報告里。請示和報告既有相同之處，又有區別。相同之處是兩個都是寫給上級的上行文，公文里都有陳述意見，反映情況的內容。區別是：第一，時間有別。請示與報告相比，時間要求更緊迫。請示寫的情況是未解決的，屬于將來時，報告寫的情況是已做過的，屬于過去時；第二，內容的側重點有別。請示著重于請示批準，報告著重于匯報工作；第三，要求有別，請示要求上級必須回復，報告則不必，只供上級參考。

報 告

報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。

報告是屬于陳述性的上行文種，是上下級之間溝通情況、協調工作的重要公文。它使上級黨政機關能夠及時了解下情，掌握下級黨政機關的工作情況，聽取下級黨政機關對某方面工作的意見或者建議，從而更好地指導下級黨政機關正確貫徹執行黨的路線、方針、政策，避免被動，爭取主動，減少工作中的失誤。

報告屬于使用頻率較高的上行公文，適用范圍廣，在公務活動中的意義、作用也比較重要。

反映情況，傳遞信息。了解情況，掌握政策，是黨政領導機關的兩大職能。而了解情況是掌握政策的基礎，是實行科學管理和正確決策的基本要素。通過報告，經常向上級黨政機關反映情況，傳遞信息，是下級黨政機關的一項重要任務。

匯報工作，爭取支持。定期的階段性工作匯報和不定期的重要工作匯報，使上級黨政機關及時掌握本單位、本部門的工作進度情況，有利于取得上級黨政機關的支持和幫助。

說明情況，答復詢問。對上級黨政機關提出的詢問，下級黨政機關要以報告的形式認真負責地給予答復，及時說明情況，便于上級黨政機關作出決斷。

一、報告的類型

根據報告的性質與用途，報告可分為4種類型：

（一）工作報告。指匯報工作的報告。它包括匯報例行工作、成績經驗、問題教訓、今后打算，匯報完成上級機關交辦事項的結果，匯報執行上級機關指示的進度等工作事項。工作報告又可分為綜合報告和專題報告。

（二）情況報告。指反映情況的報告。包括反映本機關、本地區發生的重大事件，帶有傾向性的新問題、新現象、新動向等。它不局限于某項具體工作，通常以陳述情況為主。一般來說，在發生特殊情況、較大事故、突發事件時，常常采用這種報告。

（三）答復報告。指答復上級機關詢問事項的報告。

（四）報送報告。指向上級機關報送材料或物件時，附以的對材料或事件的介紹說明報告。

二、報告的特點

（一）行文的單向性。報告是下級黨政機關對上級黨政機關的行文，其目的在于幫助上級黨政機關了解情況，向上級黨政機關提供信息，一般不需要受文黨政機關的批復和反饋，屬一種單項行文。

（二）時限的不定性。報告所反映的內容、涉及的工作，是正在進行中（指一個階段已完成）或已經完結的事項，行文可根據實際情況，隨時進行，報告與工作具有相對的滯后 性。

（三）內容的廣泛性。報告的內容一般不受限制。可以是一文一事，也可以是一文數事，反映多方面的情況。

（四）寫法的靈活性。報告種類較多，一般行文篇幅較長，結構安排不拘一格，怎樣分層分段要視具體內容和行文目的而定，因文而異。報告在寫法上具有相對的靈活性，在文字表達方式上，以陳述性語言為主。

三、報告的規范體式

（一）標題

報告的標題一般由事由和文種組成。如《關于搶險抗災工作及災后重建安排的報告》。

（二）主送機關

即：上級領導機關。主送機關只有一個，如還需呈送其他上級機關，應采用抄送形式。

（三）正文

開頭。簡明扼要地講清發文的背景、緣由或依據，可以成為全文的提要，便于讀者有個總概念。在這部分最后，通常的習慣性過渡用語是“現將有關情況報告如下：”或“為此，提出如下意見：”之類，以此引領下文。

主體。即報告事項部分，要敘述報告的具體內容。如果內容較多，篇幅較長，可采用分題式、分條式或兩者相結合的方法進行敘述。對于工作報告，應寫明做了哪些工作，取 得哪些成果。然后概括出基本經驗，再寫明存在的主要問題和下一步工作意見。對于問題報告，側重寫明問題狀況及其來龍去脈，分析問題產生的原因，說明其后果，并提出解決問題的方法和措施。對于答復報告，則應強調針對性，緊緊圍繞上級黨政機關的詢問和要求，寫清問題，表明態度，提出意見。

結尾。通常使用以下習慣性用語：“特此報告”或“專此報告”等。比如工作報告，結語可用“以上報告，請審閱”，比如隨文報告，結語一般用“請查收”之類的字樣。

（四）落款

發文機關印章和成文時間。

四、報告的寫作要求

（一）主題明確，思路清晰。一般情況下，寫報告應沿著為什么要寫報告，報告什么內容的思路，在充分占有材料以后，根據主題需要和觀點與材料相統一的原則，精心構思，編排布局，然后組織撰寫。

（二）重點突出，文字簡練。報告全篇要突出重點，每一部分也要圍繞全篇中心突出重點。全篇的重點就是向上級報告的主要內容，而各部分的重點則是圍繞說明主要內容而需要上級黨政機關注意的關鍵之處。突出重點也要兼顧一般，既要有點，又要有面，但在文字表述上要力求簡練，不講空話、套話。

（三）觀點鮮明，材料真實。向上級黨政機關報告工作，反映問題，要克服報喜不報憂，宣揚成績，粉飾太平的不良傾向，要在深入實際調查研究的基礎上，提出鮮明的觀點，提出實事求是、有說服力的材料。

（四）不要夾帶請示事項。在公文處理中，收文黨政機關對報告沒有答復的責任，如果把請示事項夾在報告里，就容易誤事。所以，需要答復的請示事項不能夾在報告中，而應另用“請示”行文。

通 知

通知。適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。

在日常公務活動中，通知主要是下行文，但在同級黨政機關、不相隸屬黨政機關間也可以作平行文使用，是一種比較靈活且適用范圍較廣、使用頻率較高的文種。通知具有溝通上下、聯系左右、傳達知照的作用。

一、通知的特點

通知具有應用廣泛、形式多樣、靈活方便、使用頻率高等特點，是黨政機關公關活動中經常使用的文種。

（一）使用范圍的廣泛性。和其他下行文種相比，通知應用范圍最廣，使用頻率最高。從國家最高行政機關，到基層單位；從宣布重大安排，到告知一般事項，都可以用通知 行文。

（二）應用方式的簡便性。在實踐中，通知的應用非常簡便，結構不拘一格，語言表達亦靈活自便。涉及幾個單位或部門的可以發出聯合通知；遇有特殊情況時，可以發出緊急通知；一次沒有講清楚，或情況發生新變化時，還可以發出補充通知。

（三）表述語言的通俗性。通知的內容常常是一些需要廣為周知或需要辦理執行的事項，因此在語言表述上要考慮到可操作性，語言概念要明確具體，文字表達要簡明準確，通俗易懂，在使用專業術語時，既要使用得當，又要便于各方面有關人士了解掌握，以利貫徹辦理。

（四）公文辦理的時效性。在所有的公文中，通知的時間性最強，從行文到辦理都有一定的時間要求，有些通知，如會議通知，只在指定的一段時間里有效。

（五）受文對象的特定性。通知有特定的受文對象，具體告知的內容。通知作為知照性文種，或告訴人們有關事項，或把上級的工作意圖、要求等告知下級，要求下級辦理，遵照執行。

二、通知的功能和類型

根據通知的性能與用途，可分為以下幾類：

（1）指示性通知。用于傳達領導機關的重要指示精神，部署工作任務以及要求下級機關執行某些事項。例如：《黑 龍江省農墾哈爾濱管理局關于做好兩節期間走訪慰問和安全穩定工作的通知》。

指示性通知是通知中最重要的一種，反映了領導機關的重要指示意圖。撰寫這種通知要注意寫清發文目的、依據或意義，有時需要交代行文背景。通知的主體內容，一般采用分條列項的方法表達，或者列出標題分別表達。可以按照從一般到具體的順序排列內容，即從闡述指導原則或重要性入手，然后提出工作任務，講明工作步驟、措施要求，直至提出注意事項，這是先務虛后務實的寫法；也可以按照從具體到一般的排列方法，即先交代具體工作事項，然后提出要求與措施，最后說明此事的重要性或完成任務的指導思想與基本原則，這是先務實后務虛的寫法。

（2）規定性通知。用于對某些方面的工作制定政策，提出規范和要求。與指示性通知相比，它側重于操作層面的內容，規定何時做什么、應怎樣做、不應怎樣做，具有很強的規范作用。例如：《黑龍江省農墾哈爾濱管理局關于進一步加強會議費管理和壓縮出國費等三項經費預算支出的通知》。

規定性通知屬于嚴肅鄭重的需要執行的下行文種，不用講什么道理，比較注重規定特定事項。

（3）事務性通知。用于辦理臨時性的具體的工作事項。與指示性、規定性通知相比，事務性通知是在更具體的層面 告知人們辦什么事、在哪里辦、何時辦理、怎樣辦理。這類通知的正文篇幅一般都比較簡短，只要將有關要素寫的準確、具體、清楚即可。例如：《黑龍江省農墾哈爾濱管理局辦公室關于編寫政務信息公開目錄的通知》。

事務性通知旨在通知有關單位或人員去干具體的事情。擬寫這種通知，要特別注意講清有關事項的要素，突出可操作性。為了便于記憶，通常將事務性通知的要素用五個“W”和一個“H”表示，即：“Who——通知誰或哪個單位”；“Why——為了什么”；“When——在什么時間”；“Where——在什么地點”；“What——去做什么事情”；“How——怎樣做這件事”。交待上述要素，要清楚簡潔，不留疑問。

（4）知照性通知。用于要求有關單位周知某一臨時性活動或一般事項以及溝通公務信息等。如：報送文件、召開會議、調整機構、安排節假日、變更電話號碼時，可制發通知，告知有關單位和相關人員。例如：《黑龍江省農墾哈爾濱管理局關于召開管局黨委（擴大）會議的通知》。

知照性通知旨在向有關機關告知有關事項或重要消息。擬寫這種通知，在內容安排上要做到周到細致，表達清楚，使對方無疑可質。這種通知的正文，可以采用分層表達或篇段合一兩種表述方式。無論如何，都要將需要告知的有關事項準確、簡明具體的說明清楚，其內容事項要根據不同情況而定。會議通知即屬于知照性通知范疇，要確保將會議時間、地點、內容、參加人、要求等事項告知清楚，避免與會者或收文機關為此心存疑問。

（5）批轉、轉發、發布性通知。用于批轉下級單位的公文，轉發上級單位和不相隸屬單位的公文，發布條例、規定等規范性文件。例如：《黑龍江省農墾總局哈爾濱管理局辦公室關于轉發黑龍江省農墾總局進一步加強突發事件信息報告工作暫行規定的通知》。

批轉性通知是上級機關對下級機關發文審批之后的一種轉發行為。之所以稱為批轉性通知，是因為其具有批準該文生效和指示如何執行的性質。擬寫批轉性通知有兩個步驟：首先，根據被批轉公文的情況，寫好批語部分。其次，對被批轉公文做一些技術性處理，去除其眉首、公章、版記等獨立行文的標志，因為它已成為批轉性通知的組成部分，不再是獨立行文了。批轉性通知的格式相對固定，關鍵在于語言準確、精練，語氣肯定無疑。

轉發性通知是針對上級機關、同級機關來文的一種轉發行為。這種通知由轉發語和被轉發公文組成，撰寫方法與批轉性通知基本相同。

發布性通知，國家黨政機關公文15種：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。從這些法定公文文種中可以發現，有一些我們比較常見的文種如：規劃、計劃、方案、總結、制度、講話、條例、規定、辦法、細則等并不在黨政公文之列。在工作實踐中這類公文呈報上級參考、審批或印發下級貫徹執行時，要同“報告”、“請示”、“通知”等法定公文文種結合使用，也就是加一個文件頭。例如：《黑龍江省農墾哈爾濱管理局辦公室關于印發2012年質監護農春雷行動方案的通知》，就是借“通知”這個國家行政機關公文文種發布《2012年質監護農春雷行動方案》。

三、通知的基本特征

（一）適用廣泛；

（二）主題單純；

（三）時效明顯；

（四）便于操作；

（五）表述靈活。

四、通知的規范體式

通知都要具備標題、主送單位、正文、生效標識、成文日期等基本部分。

（一）標題

一般由發文機關、事由、文種三部分組成，一般用介詞“關于”連接發文機關和事由，在文種前用結構助詞“的”與前面的文字連接，表示其中的偏正關系。如《黑龍江省農墾總局哈爾濱分局關于表彰2009城鎮建設工作先進單位和先進個人的通知》。通知的標題要做到三要素齊備，特別要準確標明事由部分，以便下級機關準確理解、執行和辦理。特殊緊急情況下的發文，可以在標題中體現緊急程度。內部會議通知等可以適當精簡發文機關部分。凡屬于批轉、轉發、發布文件的通知，標題中應寫明“批轉”、“轉發”、“發布”、“印發”等字樣，以明確所發通知的特點。在標題中除引用法律法規和行政規章時可以加書名號外，一般不加標點符號。

（二）主送機關

在正文之前的左側頂格標明。如下達普發性通知，應當概括標明下級機關名稱。例如管理局發文，經常采用“各農場、局直各單位、機關各部門”這樣的統稱方式。

（三）正文

正文是通知的主體部分。正文的內容依次包括三部分：通知的緣由、目的、意義或依據，通知事項，通知的執行要求和希望。具體表述時，內容簡單、篇幅簡短的通知，可以采用篇段合一的方式；內容重要和篇幅稍長的通知，應當采用分層表達的方式，即依次分為開頭、主體和結尾。

第一，引據。先敘述通知的起因緣由，寫明通知的背景和依據，為什么要發該通知，然后通過承啟用語，轉入下文。

第二，主體。也稱事項。通知的事項有的簡單，有的復雜，有的長，有的短。例如一般性通知，寫清什么事情，有何要求即可。任免通知，寫清任免人員姓名、具體職務等。比較復雜的通知，如指示性通知等，基本上可以概括為兩種寫法，一種是一氣呵成的貫通式寫法，直述通知的內容和在貫徹執行中應注意的問題。另一種是分條列項式寫法，分出層次，劃清段落，使人一目了然，便于領導、理解和執行。但要注意各條、項之間的邏輯順序，避免語無倫次，使人不得要領。

第三，結語。通知的結尾用語也因內容而異：凡內容關系到全局性的重大方針、政策或規定等，必須令行禁止，照章辦事，通常用“希望照辦理”、“希望照執行”；內容雖提出了政策性要求，但又允許結合本地區、本單位的實際情況辦理的，通常用“請研究執行”；內容的要求只是根據一定條件提出來的，具有參考價值的意見、建議或經驗，或者是應引起注意的問題，通常用“請參照執行”；內容如屬于探索性的，或者法律程序不夠完備的政策性問題，需要在執行中逐步完善的，通常用“請研究試行”、“希研究執行，試行中有何意見請隨即告知”等。

一般來說，通知的事項應分條列項表達。不同類別的通知，其正文的寫作有所不同，要根據實際情況而定。

A、批轉和轉發性通知

這類通知是針對被批轉或轉發的公文而定的，通知成了主體，原公文成了附件，主體、附件一起構成了批轉和轉發性通知。一般情況下，正文要寫明被批轉、轉發的公文名稱 及原發文單位。引用公文時，應當先引標題，后引發文字號。批注意見要寫明對轉發公文的態度、意見、執行要求，其按語根據附件的重要程度定長短。批轉性通知的附件可能是“報告”，也可能是“請示”等。轉發性通知一般情況下都是“通知”轉發“通知”，正文包括：轉發對象和批注意見兩部分。結尾用“現批轉各地執行”、“參照執行”、“望遵照執行”等結尾用語。

B、傳達、要求執行、周知性通知

發布性的通知：這類通知用于直接發布規章或規范性文件，以提高規章的法定性效力，使執行單位認真貫徹。它帶有命令性和規定性。它的正文簡短，應寫明所發布的文件名稱及發文意義和目的，提出執行的要求。在正文后可不再注“附件”的字樣，直接將所發布的文件附在通知后即可。

要求執行、周知性的通知：執行性通知的正文應寫明白通知的原因、目的、依據、要求下級執行的事項、執行的具體要求、檢查落實的方式等。周知性的通知寫明周知性的事項即可。

會議通知：正文的內容應全面、周密。它包括召開會議的機關、會議的名稱、會議起止時間、會議地點、會議內容、參加會議的人員范圍和人數、入場憑證、報到時間及地點、與會人員須攜帶的材料、其它要求事項等內容。

（四）生效標識和成文日期 準確標明發文機關名稱并加蓋機關印章。在發文機關署名之下，標明發文的年、月、日。

五、通知的寫作要求

（一）通知事項要明確。要明確行文目的，明確為什么要寫這個通知，通知的主題要內容是什么，以分清是哪一類通知，然后確定怎樣寫。通知的操作性很強，必須將需要傳達、貫徹、落實、周知的事項交待清楚，便于接收單位理解和執行，絕不能含糊其辭，模棱兩可。

（二）公文主題要集中。通知要解決實際問題，要嚴格執行一文一事制度，只說明一件事情、布臵一項工作，保證主題單一，讓人一看就明，以便迅速執行和辦理。公文主題要集中，把握住主要內容，絕不能喧賓奪主，沖淡主要內容。比如命令性的通知，一般要講清楚情況和問題，但只能作為事由、背景來概括敘述，重點則是針對實際情況和問題，提出指示性意見、要求及措施，并做到政策界限清楚、明確。

（三）確保清晰表達。通知以說明為主，無論采用篇段合一方式還是分層表達方式，在文字表達上都要做到準確簡練，層次分明，條理清晰，使讀者一目了然，不生歧義。首先對受文單位的名稱必須寫清寫全，或采用規范化的簡稱。其次為使受文單位便于操作，凡屬應該說明的有關情況，應該執行的具體事項，以及有關的時間、地點、條件等，都要做到周密、準確，以免貽誤工作，造成損失。

（四）講究發文依據。為了保證行文效果，要注意增強發文的權威性，導語部分應當盡可能將發文的政策法規依據或事實依據給予明確交代。針對問題下達的指示性通知，要注意將行文背景即正反兩個方面的情況說明清楚，以增強行文的針對性。

（五）通知為下行文。不能向上級機關、同級機關和不相隸屬機關發通知。但在實際工作中，有時通知的事項需要同級機關和不相隸屬機關了解時，可將通知抄送給上級機關和其他單位。

（六）通知的標題要素要全面。一般不宜用“通知”、“會議通知”等直接作為標題。

六、通知寫作重點掌握

1、標題要完整；

2、發布方案等非法定公文要用“通知”等法定文種發布；

3、通知的內容不要漏項。

第五篇：公文寫作講義

公文寫作講義

引 言

先講一個小故事。某地一個足球隊，總是踢不好球，領導很著急，決定高薪聘請教練。經過四處打聽，終于在省體校找到了一個國家級教練，還是一名國際裁判，談好聘用條件后，該教練走馬上任，立即投入訓練。在第一次訓練中，隊員們迫切想知道教練的水平有多高，于是再三請教練示范。該教練煞有其事的、及其嚴肅地對大家說，射門最要緊，我來示范一下。結果，第一腳沒踢著，小伙伴們傻了；第二腳射偏了，小伙伴們笑了；教練一著急，第三腳把鞋子也踢出去了，小伙伴們都驚呆了。該教練是這樣解釋的，本人的知識基本來自書本和課堂，本人的證書都是認真考來的，其實本人也沒上過幾次賽場，如何實戰、如何有效射門，還需要我們一起探討。我今天坐在這里，也和那位教練差不多，甚至還不如那位教練，因為底氣很不足，我的那么點理論知識，剛剛從南京販賣過來，至于能不能指導大家有所提高，還真不知道。因為我自己也寫不好，所以今天我們利用這個機會，一起交流研究，一起學。（幻燈片）根據我的理解，公文寫作要解決3個問題：

一、公文有哪些；

二、公文怎么寫；

三、公文格式要注意什么。下面我們開始第一個問題：（幻燈片）

一、公文有哪些

這個問題的根本是公文有哪些文種。

（一）什么是文種？文種是公文處理的根，決定著公文的文 方向、行文方式、使用格式、公文用語、寫作口氣等一系列問題，一旦文種用錯，一錯百錯，內容寫得再精美也無濟于事。因此，在去年新頒布的《黨政機關公文處理工作條例》中單獨設立一章，明確了公文文種的名稱、類別、適用范圍及具體要求。

新《條例》規定的公文主要種類有15個：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。由于這15個文種是通過法規形式予以確定的，學術界一般稱其為“法定文種”（亦稱正式、主要文種）。此外在我們機關日常工作中還使用著大量的其他文種，如計劃、總結、專用書信、調查報告、講話稿、紀實報告等，對這些一般稱作“機關常用應用文”）。

與1996年5月3日中共中央辦公廳印發的《中國共產黨機關公文處理條例》和2000年8月24日國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》相比，新《條例》在主要文種的確定上發生了重要的變化。原《條例》確定黨的機關主要文種為14個，原《辦法》確定行政機關主要文種為13個，黨政機關合起來的主要文種為27個。在這27個文種中，名稱相同的有9個，即決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要；名稱各自不同的也有9個，如命令（令）、公告、通告、議案（這4個是原《辦法》中規定而原《條例》中規定而《辦法》中未作規定的）；兩者加起來，黨政機關使用的主要文種有18個。前后相比，黨政機關使用的主要文種（或稱“法定文種”）由原來的18個減 少為15個，即減去了“指示”、“條例”與“規定”。新《條例》較前減去3個主要文種，我們理解是由客觀形成發生變化和避免文件分類交叉所致。

（二）怎樣確定和使用文種？

確定和使用文種概括起來，主要有以下四點：

（1）文種的確定和使用，必須按照公文管理法規的統一規定使用，不能亂起名稱；（匯報改為報告）

（2）文種的確定和使用，要依據制文機關的權限加以選用，不可超越職權；（我們局，不可用公告、命令）

公告，只有黨和國家的高級管理機關才有資格使用，其發文機關的級別較高。但從目前的實踐來看，有些單位在行使招生、招干、征文、遷址、開業等職能時，存在著比較嚴重的濫用公告的做法。就實質而言，這是一種侵犯黨和國家權利的越權行為。

（3）文種的確定和使用，要依據行文的關系加以選用，考慮到與收文機關的組織關系；

收文機關是上級機關的，只能采用請示、報告、意見等；向下級機關發文時，一般應選用通知、意見、決定、決議、通報以及紀要等；向平級機關或無隸屬關系的機關行文時，主要應使用函。

（4）文種的確定和使用，要考慮發文的具體目的與要求； 例如，向上級機關行文，目的是向上級機關要錢、要物、要人員、要編制、要政策、要辦法等，就應用請示或意見；用于向 上級機關匯報工作、反映情況的，則可用報告。

（三）怎樣辨析近似文種？

公文中有些文種的性質或作用、特點是非常近似的，這就給我們在文種的選擇、掌握與具體運用上帶來一些難度。為此，要準確地使用公文就不能不注意對近似文種的辨析。

（1）公報與公告

這兩個文種近似在“公”字上，即均是黨和國家用來向國內外公開宣布、告知某一重大事項的，是非常嚴肅、莊重的公文。

不同點主要表現在：公告多用于宣布重大消息，內容一般十分簡要；而公報的內容一般是比較詳細、具體地報道某一些重要會議或重要事項的內容。

（2）公告與通告

這兩個文種近似在“告”字上，即均屬告知性的文種，它們均可以通報報紙、電臺、電視臺等新聞媒體或在社會上張貼以及網絡等方式而公開發布。它們的不同點主要表現在：

①從使用者看，公告的制發者主要是黨和國家的高級機關；通告則不然，各級黨政機關、部門及社會團體均可使用。

②從發布的內容看，公告內容的重要性大于布告，更大于通告，是鄭重宣布重大事件或重要事項、法定事項的；通告則主要是用于發布應當遵守或周知事項的。

③從所公布的范圍看，公告是面向國內外的，范圍最廣；通告則是針對社會的某一方面，用于局部范圍。（3）決定與決議

這兩個文種近似在“決”字上，即均屬決策性文件，都是上級機關對某些重大問題的處理或重要工作事項所作的決策規定性的意見或措施、要求；決策又出自于機關的首腦或核心部位，并要求下級予以貫徹執行，故都是下行文。

它們的不同點主要表現在：決議的內容必須是經過會議集體討論并表決通過的；而決定則不一定，有的決定是經過會議集體討論通過的，也有的是由某一機關直接做出的。

（4）通知與通報

這兩個文種近似在一個“通”字上。“通”字在這里是傳達的意思，“知”和“報”均含知道的意思，具體方法是直陳情況與要求，所以，通知、通報均屬告知性文件；按照理解的習慣，傳達一般是自上而上的傳遞，所以又都是下行文。

其不同點主要表現在：通知的“通”字是用“知”字作補充，“知”的本意是知道，這里雙引申為知道、辦理。嚴格地講，通知是知照性文種，它的內容側重于直提要求、明確界限；通報的“通”字是用“報”字作補充，“報”在這里的含義是陳述情況，嚴格地講它是陳述性公交，它的內容側重于說明、介紹某一事物或問題的情況。通報既可以提出下一步工作要求（如指導性通報），也可以不提任何要求（如情況性通報），而通知是必須有下一步工作的意見與要求的，否則，就失去了作為通知這一文種存在的本色。（5）批示與批復

這兩個文種近似在一個“批”字上，即上級對下級的公文表明意見，均屬于下行文。

關于它們的不同點，批復的“復”是答復的意思，顯然事先有請示，否則，就談不到答復。所以，批復是對下級的請示批注意見后答復下級的公文文種。再看批示，“示”是指點的意思，故批與示合在一起的意思是批注意見、加以指點，既然是批注就是在下級報來的公文上書寫批語，有的是針對來文的下級批注意見（這樣應告知來文單位），也有的是批轉給其他部門去辦的（如屬此種情況就沒有必要告知來文單位），所以不同于批復。

根據上述介紹，對批復與批示的不同點我們可以理解為：①被批注意見的來文文種不同。批復是針對下級機關上報的請示做出的；批示所針對的來文則是下級沒有肯定性要求答復的文種，如報告、總結、計劃、調查報告、述職報告、檢討報告等②行文方式不同。批復的主送機關必然是上報請示的單位，如對其他單位也有參考價值，可列為抄送；批示如具有普遍意義，可把原行文上報的單位與其他單位一并列為主送。

（6）函與便函

“函”這兩個字的本意是書信，是人們用以傳遞信息、互通情況、商洽問題、聯系事務使用的。所以，函與便函的在內容實質上沒有什么區別。

它們的不同點主要表現在：函是黨和國家機關的法定公文文 種之一，而便函不是，這是兩者之間的主要區別。也正因如此，函在行文時必須具備法定公文的標印格式，而便函則沒有。顧名思義，便函就是簡便的書信，有抬頭、正文、落款、日期即可。

（7）通知與通告

這兩個文種近似在“通”字上，說明都是用來傳達上級機關的意圖和要求的。但通告的“告”字在這里是普遍告知的，是把某一機關、組織的意圖、要求普遍告訴人們知道并加以遵守；通知的“知”字與“告”字雖然都是告知的意思，但“知”與“告”相比，具有特定告知的含義，有可能是告知所屬全部下級單位、人員，也可能是告知部分下級單位，要求它們知照辦理，這就是兩個文種的主要區別點。在具體使用上，凡是向社會上公開告知人們遵守某一事項時，應使用通告；內部行文告知下級全部或部分單位辦理某一事項，應使用通知。

（四）常用的幾個文種：

1、什么是函？（我局有專門“澄公用函”的文號；地方濫用“請示”，如向財政部門，不可用“請示”，應該用函）

新《條例》規定，函適用于不相隸屬機關之間的商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。使用函要符合公文的格式要求。沒有版頭、標題和發文字號的函，屬于便函，不列為正式公文。函按其內容的不同，可分為答復函、申請函、詢問函、商洽函與告知函；按行文方向的不同，又可分為來函與復函。

2、什么是報告？（不可用報告提意見，不可夾帶請示，領 導可以不批示；匯報一般用于口語，正式的要用報告）例子：某小學維修校舍，在報告形式，反映了危房需維修，維修預算，順便要錢。很久領導沒反映，就去問，領導說，你的報告我看了，不用批示。所以要用請示。）

新《條例》第八條第（十）項規定，報告適用于上級機關匯報工作，反映情況，回復上級機關的詢問。從實際情況看，報告是按其行文的目的和作用不同，一般分為七種：一是工作報告；二是一般情況反映報告；三是要求上級批轉的報告；四是錯誤檢查報告；五是例行報告；六是答復上級機關詢問事宜的報告；七是報送文件和物品的報告，一般稱為文件頭。報告按其表達的形式不同，可分為專題性報告與綜合性報告。

3、什么是通知？

新《條例》規定，通知適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。從實際使用情況看，其具體各類包括：公布性、批轉性、轉發性、指示性

4、什么是請示？（幻燈片）（一事一請，不可幾樣事情一起請示；結尾語“妥否，請批復。”，“當否，請批準”的區別）

新《條例》第八條第（十一）項規定，請示適用于向上級機關請示指示、批準事項、請示屬于上行文，只能于用下級向上級請示工作。這里所指的上級包括領導關系與業務指導關系的上級，例如XX市交通管理局，受市政府直接領導，同時接受省交通廳的業務指導。請示按其作用的不同，可分為呈批性請示與呈轉性 請示。下面將第二個問題：（幻燈片）

二、公文怎么寫？

（一）什么是公文寫作？

公文寫作是指在寫作活動一般規律的指導下，按照公務活動的客觀表現與需求，運用科學的原理、原則、技能與方法，完成對公務文書的撰寫。公文寫作具有很強的實用性與綜合性。實用性是公文寫作與文藝寫作的分水嶺與界碑，沒有一篇公文不是為了解決公務活動所遇到的實際問題的，文藝作品當然在某種角度上講也是為了人們使用的，但人是否直接作用于人的行為這一點看，它的實用性帶有很大的蜿蜒與曲折。所以，人們把公文寫作視為實用寫作的范疇。綜合性是講公文寫作是一項綜合性的腦力勞動，往往要調動撰寫者、指揮者的多方面能力與知識，諸如思想水平、政策觀念、工作經驗、業務知識、寫作修養以及公文語法、修辭、邏輯、網絡等知識，否則，很難駕馭得了一篇小小的文書。“不怕飛機大炮，就怕總結報告”，這句俗話深刻道出了我們某些同志撰寫公文時所遇到的難處。

（二）公文寫作的基本要求有哪些？

（1）重要的公文由領導人親自撰寫或主持撰寫，一般日常公文則由秘書部或業務部門擬稿，通常是“誰主管的事，誰擬稿”。擬稿總的要求就是毛澤東同志在《工作方法六十條》中指出的：“文章和文件都應當具有三種性質：準確性、鮮明性、生動性”。具體地說有以下幾方面： 在內容上，要同制文機關的職權范圍相一致，不可超載本機關的職權；要充分體現黨和國家的方針、政策和法制要求；符合公務活動的客觀規律；材料、情況要真實，觀點要統一，重點內容要突出，要合乎保密要求。徐州機關事務局文件，關于機關工作人員簡化車輛年審、減免費用的通知，無效；安徽要求公務員按照級別購買開發區樓盤的通知，都是違法的，無效。

在詞章上，結構要合理，層次要清楚；遣詞用句要準確，語言要莊重、平實；論理要合乎邏輯，用語要符合語法。

在形式上，要符合黨和國家規定的公文體式（如公文名稱、格式、行文關系等），不可自造一套；堅持一文一事制度；正確地使用漢字和標點符號，使用數目字、簡稱用語等要規范化，不能隨心所欲地另行一套；篇幅要簡短，內容應言簡意賅。

要實現上述要求，公文起草者首先要努力學習政治理論，至少要懂得歷史唯物主義和辯證唯物主義，要懂得政治經濟學，要掌握一定的有關科學社會主義的知識，就是要不違法。只有這樣，才能保持清醒的政治頭腦，才能在起草公文時不出現政治上、原則上的失誤或不周，才能自覺地把黨和國家的方針政策融會貫通到公文中去。其次，要有高度的政治責任心和認真踏實的工作作風。就是要不偏題。起草前，切切實領會與把握機關領導的制文意圖，認真研究實際材料，明確包括制文原委、目的及中心思想在內的公文主旨“三要素”，即提煉出主旨來。之后，謀篇定局，列出提綱，明確先寫什么、再寫什么，最后寫什么，每個層次的 中心及每個段落的段旨，還要明確在什么觀點下使用哪些實際材料。在上述工作的基礎上，再落筆起草，正式撰寫文稿。初稿寫成后，個人至少要通閱一兩遍，反復斟酌修改，要做到一絲不茍。再次，要學習掌握本單位的業務知識。就是要不外行。公文的起草者，如果不了解本單位的業務知識，是業務的外行，可以說很難擔負起文稿的起草工作。俗話說：“三百六十行，隔行如隔山。”要擬好文稿，起草者對本單位的業務活動、常用詞語、專用知識等必須基本熟悉清楚，只有這樣才能寫出符合實際、針對性強、能有效地推進與指導工作的公文來。最后，要努力掌握一定的邏輯、語法、標點知識。就是要不出錯。要想使自己起草的文稿準確順暢、簡明生動，不出現差誤、不周、嚕蘇、冗長、呆板等問題，就要下功夫學點邏輯學及語法修辭常識。掌握邏輯知識極其重要，它有助于加強思維能力，使起草的公文思路清楚、文筆敏捷，準確地表達概念、判斷與進行推理。

（三）公文寫作的一般步驟是什么？ 公文寫作的一般步驟通常包括：

（1）公文寫作前的準備。①明確行文目的和要求。②確立公文主題。③選定公文文種。④占有材料。⑤確定具體表達方式。

（2）撰擬文稿。①安排好結構，一是確定總體的構成；二是確定正文的具體構成，解決好各組成部分的編排次序，安排各層次、段落間的銜接與轉換，處理好開頭和結尾。②擬出寫作提綱。最好交領導過目。③正式撰擬文稿。（3）審核修改。文稿的審核修正要認真嚴肅反復進行，要按規定的程序進行。

（四）公文寫作的前期準備工作包括哪些方面？

公文寫作前的準備工作應該從以下幾個方面著手：（1）明確公文的發文意圖

任何一份公文的制發都有它特定的目的，都是為了解決一件事，某一方面的工作問題，或為了指導某些工作或公務活動開展，都有它特定的針對性。為此，明確公文的發文意圖應該包括如下幾個方面的寫作內容：

①明確制發公文的目的。公文制發的目的性非常明確。如通過公文發布行政規章，用以整頓管理秩序，或陳述申請事項，說明理由請求批準，或要求受文機關采取行動、措施、貫徹執行，或要求受文機關了解某些工作情況，認識某些問題等。制發公文的目的是確定公文主旨，收集公文寫作材料和選擇文種的重要依據。因此，在公文寫作前，必須首先明確目的。制發公文的目的一般是由機關領導核心確定，然后向撰稿者授意。撰稿者應當準確領會領導意圖，并據此進行寫作。

②明確公文的主旨。公文是用來進行公務活動的工具，不是宣傳材料，也不是理論文章，擬定一份公文首先考慮的是有沒有用處，發文的目的明確不明確。若是沒有實際需要的公文，就不必寫，不能發。應該說制發公文所強調的是行文的目的或者行文的用意，公文主旨就是指公文的全部內容所表達或體現出來的 行文目的和用意。如果行文的目的和用意不確定，那么公文則是無法擬定的。公文的主旨可以根據機關的核心領導授意和對客觀實際情況全面而深入的探索結果來表述。

（2）明確公文寫作的主要內容

公文寫作前，對哪些方面和范圍的事實應該納入公文寫作的視野內，哪些意見、要求措施等意圖該寫進公文，這些在公文寫作前必須有大體的“成竹”在胸，并且確定了表達這些內容材料的要點與思路，使所要撰寫的公文有一個明晰的輪廓。

（3）明確公文的閱讀對象（主送機關）

明確了公文的主送機關，在公文寫作內容的選擇方面才能有所依憑和側重，才能確定哪些內容應寫進公文，哪些不適于寫進公文。例如同一份工作總結，若是報送隸屬上級機關，那么公文的內容應該是多反映過去那段時間機關的工作情況，工作實效及從工作中獲得的規律和經驗。如果是下發給所屬下級機關，那么公文的內容要在回顧過去那段時間的工作情況與工作實效的同時，還應多寫從過去那段工作中所獲得的規律與經驗或教訓，及其對過去那段時間工作的指導和重要作用。另外，公文的主送機關不同，行文的語氣和語言表達方式也應有所區別，以顯示雙方的工作關系。

（4）明確公文文種和發文機關的名義

公文文種在公務活動中的工具功能不同，公文的文種不同，所寫的公文用途也就不同。例如公文的內容是請求隸屬上級機關 批準某一事項，就該用“請示”，而公文內容是請求業務主管部門批準某一事項，就該用函。如果對某項工作作出安排，就要考慮工作是屬于重大工作安排，不是一般性的布臵任務。如是前者，那么該用決定；若是后者，那么該用通知。發文機關的名義是指以部門的名義發文，還是以機關的名義發文；單獨一個機關發文，還是幾個機關聯合發文。發文機關的名義不同，公文的內容和表述的語氣也應有所不同。

（5）收集公文寫作材料

材料是公文寫作的基礎。在明確公文的行文意圖，制發公文的目的，選定文種和確定了發文機關的名義之后，就應進行深入的調查研究，收集和占有材料。寫作公文是要反映公務活動，公務活動是公文撰稿者必須接觸和參與的工作。它是收集積累公文寫作材料一條重要途徑。公務活動是十分豐富廣泛的，由此決定了公文寫作過程中材料收集方法的多樣性。其主要的途徑有：聽取領導指示；現場觀察詢問；處理信訪和接待來訪；參加各種會議；承辦查辦工作等等。但通過直接參與公務活動所獲得公文寫作的直接材料還是遠遠不夠的，公文撰寫者還應當吸取別人的經驗而獲得間接的公文寫作材料。其主要途徑有：一是閱讀公文。重要的文件和專業文件要認真地研讀，對其他方面的公文也要有所涉獵。對于一些新的概念、新的提法，只要是文件中常用的就要熟記下來，以替換陳舊的公文寫作語言。二是閱讀報刊。要閱讀報刊上有關時事政治、政策方面內容的文章，對于文章的重要 內容應進行摘錄。三是收聽廣播、收看電視，上網查閱政治、經濟、時事等方面的信息。充分利用聲像和數字傳播媒介拓寬公文寫作者的視野，獲取和占有更多的公文寫作材料。

公文撰稿者在公文寫作的準備階段應當做到三點：一是積極參加公務活動，認真進行調查研究，使公文內容有真實的社會性和公務性；二是對社會和經濟發展的狀況及面臨的形勢要有清醒地認識，對其所作的分析要有科學性；三是寫進公文內容中的要求、意見、對策要務實。一名公文撰稿者在公文寫作準備階段要能真正為下一階段的公文寫作打好基礎，同時還應當訓練這樣三種能力：一是感觸能力，即善于開動五官，捕捉感受的目標。這就是正確又敏銳的感覺、感受，它是認識社會政治、經濟和公務活動的第一步；二是分析問題的能力，即正確分析社會經濟和公務活動各個方面、各個階段的各種情況。這是進行綜合分析的前提；三是綜合能力，就是能將各部分內容、本質的聯系歸結為一個整體。以上這三種能力都是認識能力的具體表現，在整個公文寫作中起著十分重要的作用。

（五）怎樣修改自己的文稿？

修改公文文稿是起草者對文稿所做的加工和潤飾。修改的范圍主要包括：深化主旨、審查內容、調整結構、語序、句群，修正語句和標點符號，增刪格式項目。公文修改主要從以下七個方面著手：

（1）看標題。（幻燈片）看標題的事由概括得否準確，文種 使用是否正確。在文種方面常見的錯誤是相近文種混用，應予特別注意。這里我多講一些：

1、一般的格式“某某局關于動賓詞組的***”（國務院關于同意河北省設立廊坊市的批復，江陰市人民政府關于保護城市綠地的通告，等），這里要說一下，關于對（將）****進行****的通知，是不對的。例如“公用事業管理局關于將熱網工程沿線4處障礙物列入政府拆遷計劃的報告”，怎么改？

一、這個應該是請示；

二、將**列入**的說法不符合要求，改為“公用事業管理局關于增列熱網工程拆遷計劃的請示”。

2、動詞一般為“加強、穩定、做好、進行、推動、開展、批轉、轉發、印發、同意、表彰等，動詞前可以加“進一步、切實、認真”等形容詞。

3、一般不要超過3行，不要標點，一般的通知也不要書引號，只有法規、規定才可以用書引號。

（2）看主旨。公文主旨的要求是正確，深刻、有針對性。在公文主旨方面常見的問題是：看問題不切合實際，或者失之膚淺。（就是所謂的深度不夠）主旨的修改是一件大事，除了本著一文一事的基本原則外，必要時還應與機關領導人、相關同志共同討論，如果原來主旨根本不符合要求，要推倒重立新旨。

（3）看材料。材料必須根據主旨的需求來選取。修改時主要看材料是否精當、典型、真實、充分。公文材料需要修改的情況有：要更換材料，即改用那些能說明本質問題的典型材料；刪繁就簡，即把敘述過多的不必寫的過程及該概述而用詳述的材料全部刪去；增添材料，即對事情過程敘述不完整，該說的沒說，事實不能全面說明問題的部分，有事實但無理論或政策依據的部分，或有理論但事實不足的部分，這些情況都要添增。而對在寫作過程中，沒有認真核實材料而用的假材料，或寫錯的數字、時間等內容要進行全面修改，做到修改能去偽求真。

（4）看結構。結構是為公文主旨服務的。結構有問題，必須影響主旨的表述。修改時主要看層次安排是否符合邏輯，是否符合文種的結構特點，過渡照應是否周全、嚴密。例如：我們有文件提交政府常務會議討論，《關于規范城鄉供水特許經營工作的意見》，領導要在會議上進行起草說明，從結構上，第一層我們什么時間進行特許經營的？第二層，特許經營簽約后，完成了多少家供水企業的資產整合？第三層，公用事業局成立以來，完成了哪些？第四層，目前還有什么困難，所以要出臺這個意見。

（5）看語言。（幻燈片）主要是修改不準確的詞句，同時刪去多余的詞句。公文的語言提倡準確、簡潔、莊重、樸實、得體；公文的語言反對假話、空話、套話、廢話。（幻燈片）所謂“一字入公文，九牛拔不出。”看一篇古代的經典公文，一個寡婦的請示“豆蔻年華，失偶孀寡，翁尚壯，叔已大，正瓜田李下，試問：當嫁不當嫁？”，縣令批復一個字“嫁”。

（6）看標點。正確使用標點能把意思、語氣表達清楚。這雖然是小方面的問題，但從這些方面能看出一個人的素養。

（7）看公文的數據項目。公文的數據項目是組成一篇規范性公文的文面格式要求，它體現了公文的嚴肅性、莊重性。每篇 公文所需的數據項目缺少或多余，都會損害公文的執行效用。修改時主要看公文的基本數據項目是具備，還是看根據該篇公文的特殊需要，應選取的其他數據選擇了沒有，是否選對。

文章不厭百回改。寫文章根本不能落筆便成，通過修改則“瑕可以瑜，瓦礫可以為珠玉”。公文是黨和國家機關發布和傳達方針、政策，依法行政和進行公務活動的工具，為了保證公文的質量、發揮公文的工具性功能，在公文寫作過程中一定要重視公文的修改。公文修改后還要印制，然后提交主管領導人和辦公室核稿，最后經領導人簽發同意就轉化為定稿。至此，一篇公文寫作就此結束。

（幻燈片）這里還要提一下辦公室審核“三關”：

1、核稿。部門完成初稿后，應交辦公室核稿，主要看文種是否正確、標題、主旨、內容是否符合要求。

2、復核。部門修改定稿后，在發文稿紙上，依次簽署擬稿人、核稿人、會簽人、簽發人姓名和日期，辦公室復核簽名和日期后，配文號。

3、核發。文件印刷后，辦公室最后一次審核，主要審錯別字、標點、格式，無誤后，蓋章發出。

三、公文的格式

（一）關于字體（一般情況）標題：華文中宋二號； 署名、日期：楷體三號；

一、黑體三號；

（一）楷體三號；

1、仿宋三號；（1）仿宋三號

（二）關于格式（見格式文檔）

今天就講這么多，大家對以上內容有什么意見，隨時和我交流；公文處理上有什么困難，隨時找我們黨政辦；排版上有什么問題，可以發給我或者王林，也可以直接請文印中心幫忙。寫作能力的提高，不是通過幾次培訓就能一蹴而就的，需要日積月累，更需要用心去鉆研。大家都看過《笑傲江湖》和《射雕英雄傳》，為什么只有岳不群能練成《葵花寶典》，為什么只有郭靖才能領悟《九陰真經》的精華？如果說，公文寫作理論是武功秘籍的話，我們只有拿出岳不群“揮刀自宮”的決心和郭靖“埋頭苦練”的恒心，才能在公文寫作上有所提高。謝謝大家！