第一篇：管理文秘重點

管理文秘

一、名詞解釋

1、騎邊章是指除應由當事人蓋落款章，所在單位蓋證見章外，還必須將該材料多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁至末頁騎頁邊加蓋一完整公章，以證明該材料各頁是同時形成的，避免日后改易之弊。

2、騎縫章，就是蓋章時要壓到邊縫。普通公章蓋章時要求“騎年壓月”，但騎縫章要求“騎縫”，即，公章要均勻蓋壓在兩頁可折疊紙的中縫上，一半留作存根，另一半持作憑證，驗證時，兩半相對，公章應完整、合一。

3、secretary agency秘書機構指承擔辦文辦事、信息調(diào)研、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查與事務管理等全部秘書工作的部門。

4、secretary秘書，是具備專業(yè)技能職務資格，圍繞著領導層或個人進行各項事務的輔助決策和管理，幫助組織或個人實現(xiàn)效能最大化的管理類應用型人才。

5、open office開放式辦公室也是如同開放式廚房一樣，沒有門，沒有隔斷，沒有阻礙與其他空間練成一線，成為一個整體。靈活隔斷的大空間辦公空間形式。

6、closed office封閉式辦公室又稱為傳統(tǒng)辦公室、網(wǎng)格式辦公室，是指分隔成若干帶有門、窗的獨立的小房間的辦公室結構，每個房間給一或幾個人使用，帶有辦公桌等相應設備。

7、三截腿是指女士在穿半截裙子的時候，穿半截襪子，襪子和裙子中間露一段腿肚子，結果導致裙子一截，襪子一節(jié)，腿肚子一截。

8、French cuffs法式襯衫 使用專門的袖扣的襯衫袖口款式

9、The Windsor Knot溫莎結因溫莎公爵而得名的領帶結，是最正統(tǒng)的領系法，打出的結成正三角形，飽滿有力，適合搭配寬領襯衫，用于出席正式場合。

10、The four-in-hand Knot四手結，通過四個步驟就能完成打結，故名為“四手結”，它是最便捷的領帶系法，適合寬度較窄的領帶，搭配窄領襯衫，風格休閑，適用于普通場合。

11、color wheel色環(huán)又稱色輪，是種按照色相把色彩排列的呈現(xiàn)方式。

12、etiquette 禮儀是在人際交往中，以一定的約定俗成的程序方式來表現(xiàn)的律己敬人的過程，涉及穿著、交往、溝通、情商等方面的內(nèi)容。

13、文書是指能表達某種意思，用于處理各種事務，并具有一定體式的書面材料。

14、公文是指能表達某種意思，用于處理公共事務，其體式由國家統(tǒng)一規(guī)定的文書。

15、letter of introduction介紹信是機關團體、企事業(yè)單位派人到其他單位聯(lián)系工作、了解情況或參加各種社會活動時用的函件。

16、辦公室的空間管理是指組織為節(jié)省成本，有效地利用空間，縮短工作流程，迅速處理信息，提供良好工作環(huán)境，并促進秘書與其他工作人員的溝通與協(xié)調(diào)所作的辦公室內(nèi)的布置。

二、簡答題

1、簡述接聽電話的程序。

(1）主動報出自己公司名稱，姓名、職務(2)詢問對方公司名稱，姓名、職務(3)詳細記錄通話內(nèi)容

(4）復述通話內(nèi)容，以便得到確認(5)整理記錄，提出擬辦意見(6)呈送上司批閱

2、簡述撥打電話的程序。

管理文秘

(1)準備通話提綱(2)核查電話號碼(3)撥出電話

(4)問候并自我介紹(5)確認對方(6)陳述內(nèi)容(7)復述內(nèi)容(8)道別掛機(9)整理記錄

3、簡述男士西裝著裝的“三個三原則”。

(1)三色原則 ：全身色系不得超過三色

(2)三一定律原則：鞋子、腰帶、公文包顏色最好一致

（3）三個錯誤不能犯：袖口商標剪掉，襪子不匹配，襯衫和領帶不匹配

4、簡述選擇禮品的注意事項。

（1）選購禮品要投人喜好和需要（2）因人施禮(3)禮品要有意義(4)送禮物要輕重得當

（5）要選購受贈者沒有或缺少、具有文化特色或地方特色的禮物。（6）要側重禮品的精神價值和紀念意義（7）注重禮品的包裝

5、簡述香水噴灑的方法。

（1）不同濃度的香水，噴灑的方法也不一樣，香精以點，香水以線，淡香水以面

(2)讓噴霧器據(jù)身體約10~20公分，噴出武裝香水，噴灑范圍越慣越好，隨后立于香霧中五分鐘;或將香水向空中大范圍噴灑，然后慢慢走過香霧。(3)香精以點擦拭或小范圍噴灑于脈搏跳動處

(4)香水避免噴在白色衣服上，不要直接對著皮膚噴灑

6、簡述開放式辦公室與封閉式辦公室的優(yōu)缺點（1）開放式辦公室

優(yōu)點：節(jié)省空間，空氣流通，共同采光好；辦公位置可依據(jù)工作需要移動；人員之間聯(lián)系方便。

缺點：難于進行機密的工作，文秘人員很難找到自己的私人空間；難以集中注意力，噪音較大。開放式辦公室適合對內(nèi)保密性不強、安全要求不高的的工作都可以采用開放式辦公室，如客服、行政部門等。

（2）封閉式辦公室

優(yōu)點：有獨自的工作空間，互不干擾。

缺點：聯(lián)系溝通不便，空間比較浪費，很難監(jiān)督文秘人員的工作狀況。傳統(tǒng)辦公形式，適合具保密性質(zhì)的部門。

7、簡述一頓標準的中式大餐上菜順序。(1)先上冷盤(2)熱炒(3)主菜(4)點心和湯(5)餐后甜品(6)果盤

8、辦公室環(huán)境主要包括哪些？

第一、辦公室的空間環(huán)境，系指房屋建筑與分配，辦公空間的大小，家

管理文秘

具的布置；

第二、辦公室的視覺環(huán)境，它包括色彩，光線；

第三、辦公室的聽覺環(huán)境，指辦公室所處的有益或無益聲音；

第四、辦公室的空氣環(huán)境，指由生理空氣因素（濕度，溫度，空氣流通與凈化）造成的辦公室的整個氣氛；

第五、辦公室的健康與安全環(huán)境。

9、簡述新形勢下辦公室工作的“四個轉變”

（1）從偏重辦文辦事轉變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀劃策。（2）從單純收發(fā)傳遞信息轉變?yōu)榫C合處理信息。（3）從單憑老經(jīng)驗辦事轉變?yōu)榭茖W化管理。（4）從被動服務轉變?yōu)橹鲃臃?/p>

10、簡述值班工作的主要任務。

（1）承辦領導交辦的事項——積極主動并匯報（2）負責信息傳遞——準確記錄、及時反饋(3）負責工作接待——熱情接待、酌情處理

（4)處理突發(fā)事件—先詢問清楚事實，立即向領導匯報聽取指示，來不及匯報應先采取應急措施，事后匯報（5）掌握領導外出活動行蹤

（6）做好值班記錄 電話記錄、接待記錄、值班日志

三、填空

1國內(nèi)公章有三種圖案，縣以上政府機關、法院、檢察院、駐外使館的公章的中心部位有 國徽；黨的各級機關印章刊有 黨徽 企事業(yè)單位公章則有 五角星。2安全管理重點是防

火、防

盜、防止

意外。

3、目前國際上公認的著裝標準TPO原則，即

Time時間

原則，Place地點

原則，Object目的 原則。

4、見到客人的第一時間，應馬上做出3S動作表情，即：

stand up站起來、smile 微笑、see注視對方。

5、印刷式介紹信一般都由 持出聯(lián)

和

存根 兩部分組成。

6、領帶的面料以

真絲

為最優(yōu)。國外以

意大利的領帶最為出名，國內(nèi)則要數(shù)上海的領帶了。

7、排列桌次的具體講究有三：以面門

右為尊、以面門 遠為尊、以面門

居中

為尊。

8、斟酒的姿勢要端正，應站在客人身后

右 側，身體應當做到既不要緊靠客人，也不能離的太遠。

9、中餐宴會上席次安排的具體規(guī)則：面門為主、主賓居 右、次賓居 左。10秘書人員由其所服務的單位性質(zhì)不同而有大體的分為 機關 秘書、企業(yè) 秘書、私人秘書。

11、上下轎車的先后順序通常為：尊長、來賓

先上后下

，秘書或其他陪同人員

先下后上

12圓形公章的規(guī)格有明確規(guī)定，國務院的公章，直徑為6 厘米；省、部級政府機關的公章，直徑為5 厘米。

13在我國，行政機關的秘書部門的級別就是機關直屬下級。省部級以上行政機關的秘書部門絕大多數(shù)稱“辦公廳地級以下（包括地級）一般稱辦公室

14商界女士在正式場合的著裝以裙裝 為佳，在所有適合商界女士在正式場合所穿的裙式服裝中，套裙 是名列首位的選擇。

管理文秘

15、確定主席臺首排人員身份高低依次為①②③④⑤，安排座次應該為：⑤③①②④。

四、判斷 1)判斷1

1、打出電話，而對方無人接聽，要等鈴聲響了二三聲后再掛。（×）

2、可以用餐巾布擦拭餐具。（×）

3、“秘書”一詞東漢最初是指管理秘藏圖書的官府。（×）

4、秘書沒有責任辦理會后反饋工作。（×）

5、一般天花板用白色，墻壁用淡色，地板可以深一些。（√）

6、袖口可以用在所有的袖口襯衫上。（×）

7、記者招待會適宜在周末舉行。（×）

8、封閉式辦公室的優(yōu)點是節(jié)省空間。（×）

9、握手時一般男士先伸手了，女士才能與之相握。（×）

10、回族信仰伊斯蘭教，因此形成了他們所特有的生活習俗與方式。（√）

11、信息交換應考慮本組織的利益。（×）

12、經(jīng)理辦公會屬工作例會，是非決策性會議。（×）

13、秘書對職責范圍以外的事項也可以表態(tài)。（×）

14、會議紀要和一般公文一樣，不能設正副標題。（×）

15、會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。（√）

16、開放式辦公室的缺點是聯(lián)系溝通不便。（×）

17、印章是單位組織權力的象征和職責的標志。（√）

18、電話鈴一響就應該接聽電話。（×）

19、在會議工作中，分發(fā)重要文件一般要編號、登記。（√）20、會議的規(guī)模與主題的不同，不應影響到會場的布局和擺放。（×）

21、安排領導的公務活動不是辦公室的一項經(jīng)常性任務。（×）

22、朝鮮族自古就有尊老愛幼、禮貌待人的優(yōu)良傳統(tǒng)。（√）

23、介紹時的規(guī)范做法是先介紹來訪者，再介紹自己公司的人。（×）

24、公司法規(guī)定，公司的經(jīng)理由董事會聘任或解聘。（√）

25、檔案檢查工作是指存儲檔案信息的過程。（×）

26、秘書應協(xié)助會議服務人員做好會議的值班、保密工作。（√）2)判斷2

1、中餐宴席進餐伊始，服務員送上的第一道濕毛巾是擦手的，不要用它去擦臉。（√）

2、穆斯林通常不吃豬肉，并且不喝酒。（√）

3、向無隸屬關系的有關主管部門請求批準，應當用函。（√）

4、辦公室的美化設計要與整個單位的性質(zhì)或企業(yè)文化相適應。（√）

5、根據(jù)合同法的規(guī)定，承諾須與要約的內(nèi)容保持一致，承諾的形式一般與要約形式相同。（√）

6、秘書的職業(yè)道德是秘書的職業(yè)活動中的行為規(guī)范。（√）

7、在準備會議文件時，秘書應向有關部門或個人搜集材料。（√）

8、會場的周邊環(huán)境是選擇會場要考慮的重要因素之一。（√）

9、秘書身份特殊，工作在領導身邊，應管理其他員工。（×）

10、完全記錄法就是要求對講話內(nèi)容作一字不差的記錄。（√）3）判斷3

管理文秘

1、決定的事項有時可省略，決定緣由卻不能省略。（×）

2、公文用印要求是上應壓正文，下應騎年蓋月。（×）

3、會議所需用品可以根據(jù)需要隨時決定購買，無需開列清單。（×）

4、會議期間的文書工作主要包括文件的分發(fā)和清退工作。（×）

5、在不同的場合商務人員選擇不同的服裝，以此來體現(xiàn)自己的身份、教養(yǎng)與品位。（√）

6、主席臺席位視人數(shù)可設一排或多排，第一排席位應為偶數(shù)。（×）

7、要根據(jù)來賓的要求和本單位實際情況，做好咨詢工作。（√）

8、對于不涉及多方，或者雖涉及多方但不宜或不必以會議方式協(xié)調(diào)的問題，可以用面商協(xié)調(diào)法。（√）

9、如果來訪者均未預約，則將來訪者的目的的緊急、重要程度傳達上司，由上司做出決定。（√）

10、一般來說，一桌菜最好是有葷有素，有冷有熱，盡量做到全面。（√）

11、曹操設“秘書令”是我國歷史上第一次出現(xiàn)于現(xiàn)代秘書內(nèi)涵相仿的古代秘書官職。（√）

12、男士三粒鈕或多粒鈕西裝都應扣中間那粒。（×）

13、女性的服裝比男性更具個性的特色，合體、合意的服飾將增添女士的自信。（√）

14、素養(yǎng)是后天的、綜合的，它看不見，摸不著，卻體現(xiàn)在每個人的行為規(guī)范中，成為人的一個外在標簽。(√）

15、判斷下句中標點符號使用是否正確：“既要實事求是，又要異想天開”，這本身就是一個科加詩意的論題。(√）

16、在介紹兩個人相互認識時，一般應遵循的順序是：“先尊后卑”，“女士優(yōu)先”。(√）

17、上龍蝦、雞、水果時，會送上一只小小水盂，其中飄著檸檬片或玫瑰花瓣，它是飲料。（×）

18、男士雙排扣西裝適合較健碩者，紐扣應全不扣上。（×）

19、布置主席臺時，前、后排可根據(jù)需要安排通欄或分欄式。（×）20、女士穿裙子應當配長筒絲襪或連褲襪，肉色、黑色最為常用。（√）

21、主方宴請外賓，一般采用酒會、自助餐等形式。（×）

22、英美國家的人通常不吃寵物、稀有動物、動物內(nèi)臟、動物的頭部和腳爪。(√）

23、企業(yè)財產(chǎn)的所有權屬于投資者，企業(yè)擁有一切出資者投資形成的全部法人財產(chǎn)權。所以，出資者所有權與法人財產(chǎn)權是不可分離的。（×）

24、新時期秘書要具有創(chuàng)新精神，大膽地試，大膽地闖。如果總是考慮上級的意見和員工的要求工作，就不能有突破性的進展。（×）

五、選擇 1）選擇1

1、被譽為“中國政治小說第一人”是 周梅森。

2、參加自助餐會，應遵循“ 多次少取 ”的原則。

3、秘書是廣泛的社會職業(yè)之一，它屬于第三產(chǎn)業(yè)。

4、西方國家通常忌諱“ 13 ”這個數(shù)。

5、一般都應安排迎送人員陪同乘客，陪同時應請賓客坐在主人的右側

6、同色搭配 是指色彩相同，通過明度有層次變化相互搭配造成和諧效果

管理文秘

7、對信于值班期間所發(fā)生的重要情況和所獲得的重要息 秘書人員要及時報告

8、主色搭配是指選定一種起主導作用的基調(diào)和主色，配其他色造成相互陪襯、相映成趣之效。

9、按照風俗習慣，德國人忌送 郁金香

10、秘書工作的根本性質(zhì)是 輔助管理。

11、般說來，工作環(huán)境中最舒適并有益于健康的工作溫是15~20度。

12、一般來講，辦公室最適宜的濕度為40%~60%。

13、按行文關系分，報告屬于上行文。

14、“大塊頭”的人必須打比較寬的領帶。

15、按照風俗習慣，英國人忌送黃玫瑰。

16、有中國官場文學第一人之美稱的是王躍文。

17、正式場合女性文秘人員是絕對不能穿 涼鞋的。2）選擇2

18、會見時應遵循主 左客 右 ”的原則。

19、簽字桌后放置兩張椅子作為雙方簽字人座位應主左客右。

20、不用印色，利用壓力凹凸成形的印章叫

鋼印

。21、專用章 是指企業(yè)為開展某一類專門性業(yè)務而使用的印章。

22、領帶夾一般夾在襯衫的第四、五粒紐扣之間為宜。

23、介紹信上應加蓋企業(yè)公章，分別在右下方日期欄和存根線上加蓋 騎縫章 方為有效。

24、會場的大小要根據(jù)會議的 規(guī)模 而定。

25、我國機關單位的公章一律為 正圓形。

26、引見時文秘人員應走在來客

左前方一尺處，并隨時轉頭注意客人，引導方向。

27、領導意圖 是秘書活動的準繩和尺度。

28、下列各組文種中，條例、辦法、章程 組同屬于工作規(guī)約文書。

29、信息的搜集、加工、傳遞和存儲工作就是

信息工作。

30、我國將國家秘密的等級分為絕密、機密、秘密三級，其中機密 重要的國家秘密。

31、辦公室布局應該是 領導的辦公室靠里面。

32、輔助性 是秘書活動的性質(zhì)，即秘書活動區(qū)別于其他職業(yè)活動的本質(zhì)屬性。

33、大中型會議安排在會議廳 長方形會議廳比 扇形 的效果更好。

34、公務秘書

就是在國家機關、國有或集體企事業(yè)單位，以及官方社團中擔任秘書工作的公職人員。

35、以下哪個不屬于黨政秘書工作 國有大型企業(yè)機關。

36、按性質(zhì)作用分，會議紀要屬于

記錄性 公文。

37、能表達某種意思，用于處理公共事務，其體式由國家統(tǒng)一規(guī)定的文書被稱為公文。

38、下列各種文種中，計劃 總結 調(diào)查報告 組同屬于事務文書。

39、主席臺的座次一般是職務最高的居第一排正中，然后先左后右；由前至后的順序依次排列。

40、私人秘書，就是在私營企業(yè)、外資企業(yè)、民辦社團、專業(yè)戶和個體戶，以及社會各界名流那里擔任秘書工作的雇傭人員。

第二篇：管理文秘

秘書的定義: 1.秘書是一種廣泛的社會職業(yè)和必須具備一定專業(yè)能力的專業(yè)職務。2.秘書工作的業(yè)務范圍是針對領導及與領導相關的各項工作，核心是“領導意圖及決策”。

3.秘書工作的定位是輔助、協(xié)調(diào)、參謀，是領導進行各項事務處理、決策、執(zhí)行的助手。

4.秘書活動的基本方式是綜合處理各項事務并進行相關的信息管理。管理文秘的內(nèi)涵: 1.管理文秘體現(xiàn)了秘書學與管理學的緊密聯(lián)系。秘書學與管理學的交叉關聯(lián)主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）秘書工作的主要實施范圍是圍繞著組織和決策的管理展開的，秘書工作的定位、目標以及績效的考評都與管理學密切相關，現(xiàn)代秘書工作愈來愈能夠體現(xiàn)出管理科學的基本內(nèi)涵。1

（2）秘書工作中輔助領導所進行的各項管理事務的實踐又在實際操作中升華了管理科學的理論、實現(xiàn)了管理方法的探究，對培養(yǎng)和塑造新型的專業(yè)管理人才起著重要作用。正因為如此，從事秘書工作的很多人，經(jīng)過多年的磨礪，最終走向了領導和管理的崗位。

（3）從國際秘書職業(yè)發(fā)展的趨勢來看，秘書職業(yè)自身的發(fā)展也體現(xiàn)了秘書與管理科學緊密的關聯(lián)性。

（4）除了具體的工作實踐與管理科學的密切關聯(lián)，秘書工作的特性要求從業(yè)人員要具備較強的自我管理技能。

管理文秘:即管理秘書學中的秘書內(nèi)涵可以這樣定位： 現(xiàn)代意義上的秘書，是具備專業(yè)技能職務資格、圍繞著領導層或個人進行各項事務的輔助決策和管理，幫助組織或個人實現(xiàn)“效能最大化”的管理類應用型技術人才2。

中國的秘書職業(yè)化的步伐還顯得過于緩慢。這種局面的造成主要在于以下幾個方面:（1）傳統(tǒng)對于秘書職業(yè)認知偏見的影響持續(xù)存在（2）秘書職業(yè)不穩(wěn)定，職業(yè)化發(fā)展緩慢

（3）秘書從業(yè)機制亟待轉型

（4）傳統(tǒng)的秘書教育理論與實踐脫節(jié)，難以培養(yǎng)出與國際接軌的新型復合型、創(chuàng)新型的綜合秘書和涉外秘書人才，秘書職業(yè)教育模式亟待改革。中國管理秘書的職業(yè)發(fā)展趨向：

1.進行秘書職業(yè)的全新角色定位，實現(xiàn)秘書職業(yè)應有的功能價值。2.改革人才培養(yǎng)模式，強化創(chuàng)新型思維意識，切實培養(yǎng)符合國際秘書職業(yè)需求的高級秘書人才

3.嚴格秘書職業(yè)準入制度，提高秘書整體從業(yè)素質(zhì)，加強秘書職業(yè)化建設

4.更新秘書從業(yè)人員的知識結構，增加國際文化、國際經(jīng)濟政治和外語的強化學習和訓練，并提高辦公自動化的技能，向著專業(yè)化和智能化的方向發(fā)展。當前管理秘書的主要類型

按照秘書的來源與服務對象可以分為公務秘書和私人秘書。

按照秘書的工作性質(zhì)劃分，可分為黨政秘書，企業(yè)秘書、商務秘書等。

按照秘書的業(yè)務內(nèi)容可以分為各級領導的行政秘書、法律、教育、醫(yī)學等各類專業(yè)秘書、文書處理和保管的機要秘書、負責總務后勤工作的事務秘書還有負責來信來訪工作的信訪秘書、從事口頭或者書面外文翻譯工作的外文秘書、負責各級各類會議的承辦、組織和協(xié)調(diào)的會議秘書等。

依據(jù)管理秘書在工作中的角色定位，具體工作中所承擔的工作實務主要有以下幾個部分：

（一）日常事務管理：

（二）接待事務，（三）會議管理

（四）行政事務管理

（五）文件管理，（六）公關管理

根據(jù)管理秘書學的研究對象的不斷發(fā)展，具體研究內(nèi)容也發(fā)生了變化，概括來看，主要有以下七個方面：

（一）更加注重了管理科學在秘書學中的應用和發(fā)展研究。

（二）更加關注秘書學實踐中的經(jīng)驗對管理科學的推動和完善作用的研究。

（三）更加關注管理秘書學較傳統(tǒng)秘書學的新發(fā)展研究。

（四）更加注重在現(xiàn)代市場經(jīng)濟體制下管理秘書學新特色的研究。

（五）更加關注并研究在全球化視野下管理秘書行業(yè)標準及職業(yè)化的國際發(fā)展新趨勢。

（六）更加關注管理秘書各項具體實務的精細化、標準化、規(guī)范化發(fā)展研究。

（七）更加關注新形勢下管理秘書人才模式培養(yǎng)機制的創(chuàng)新研究。

秘書機構:就是通常我們所說的秘書工作部門，是指在各級各類社會組織中為領導機構和領導者輔助管理、處理綜合事務的綜合辦公機構，是黨、政領導機關和企事業(yè)單位等各種社會組織都需要的重要職能部門。秘書機構設置的原則

1.效能最大化原則

堅持效能最大化原則，應該做到：

（1）科學分工（2）層次合理（3）優(yōu)化結構（4）配置合理

2.適應工作需求的原則

3.分級管理、職、權、責分明統(tǒng)一原則 4.機構統(tǒng)一、相對穩(wěn)定的原則

秘書機構的分類

1.按工作時間分為常設性的秘書機構和臨時性的秘書機構 2.按社會性質(zhì)分為公務秘書機構和私人秘書機構

3.按服務對象來分為群體服務的秘書機構和為個人服務的秘書機構

管理文秘機構的性質(zhì)

(一)輔助性

（二）綜合性(三)中樞性

（四）機要性

（五）服務性

（六）封閉性

管理文秘機構的職能：

（一）參謀助手

（二）后勤保障

（三）文書辦理

（四）信息管理

（五）協(xié)調(diào)公關 文秘管理機構的結構模式

(一)因人分設、單一制模式結構

因人分設、單一制模式結構，主要是按照主要領導者和分管領導者的分工而設置的秘書機構，工作任務通常對應的秘書工作部門承擔，即該領導的各類工作的輔助均由一個秘書部門負責。有利于領導分工工作的需要，其不足之處在于增加了管理層次，同時文秘人員業(yè)務繁雜，難以專精，有時因臨時工作多而產(chǎn)生忙亂現(xiàn)象。(二)因事分設制

因事分設制，即根據(jù)秘書工作的業(yè)務范圍而分設相應的秘書機構，即通過各自的業(yè)務活動，輔助領導工作和機關工作。如各辦公部門中的秘書處(科)、文書處（科）、信息處(科)、督查處(科)、信訪處(科)、調(diào)研處(科)等秘書機構，就分別負責文字工作、文書工作、信息工作、督查工作、信訪工作、調(diào)研工作等秘書業(yè)務。因事分設制便于秘書機構的科學化管理，有利于秘書工作的規(guī)范化建設，有助于秘書工作質(zhì)量的提高，其不足之處在于，不便于直接為領導工作服務。容易發(fā)生協(xié)調(diào)不當、工作失調(diào)的局面。

(三)混合分設制

混合分設制，即因人分設制和因事分設制二者兼之的組織模式通常有綜合制二層結構模式，業(yè)務繁多的組織有的還設置為綜合制三層結構模式。如某些辦公部門中，同時設有秘書一處(科)、秘書二處(科)、秘書三處(科)??綜合處(科)、信息處(科)、信訪處(科)、調(diào)研處(科)、接待處(科)??。混合分設制既便于為領導工作服務，又便于為機關工作服務。其不足之處在于輔助服務的重點不突出，工作內(nèi)容易于相互交叉和重復。文秘管理機構之間的關系

（一）平行獨立

（二）業(yè)務合作

（三）規(guī)范指導

管理文秘的素質(zhì)

一、政治素質(zhì)

政治素質(zhì)是文秘人員素質(zhì)體系的核心，是文秘人員為人處世的根基。包括道德修養(yǎng)和職業(yè)修養(yǎng)兩大部分。

二、知識素質(zhì)

（一）基礎知識。基礎知識是指作為一個文秘所必須具備的最基本的知識。基礎知識越扎實、豐富，文秘的潛力發(fā)揮就越大。文秘的基礎知識主要包括自然科學知識和社會科學知識兩方面。

（二）專業(yè)知識

文秘人員的專業(yè)知識同樣可分為兩大部分。一是文秘專業(yè)的基礎知識，二是文秘人員所在行業(yè)的專業(yè)知識。

（三）完備的輔助知識

輔助知識既不像基礎知識那樣具有“根基”作用，也不同于專業(yè)知識那樣起“標志”作用。它對文秘人員的作用是豐富頭腦、開闊視野、擴大思路、提高工作效率。文秘人員需掌握的輔助知識主要包括：1.管理學知識。2.公共關系學知識。3.心理學知識。4.經(jīng)濟學知識。5.人際關系學知識。

三、心理素質(zhì)

心理素質(zhì)是在生理素質(zhì)的基礎上，通過后天環(huán)境和教育的作用形成并發(fā)展起來的，與人的學習和生活實踐密切聯(lián)系的心理品質(zhì)的綜合表現(xiàn)。健康的心理素質(zhì)是指個體能在各種環(huán)境中都能保持一種良好的心理狀態(tài)。心理健康的目標就是能夠隨環(huán)境變化而及時調(diào)節(jié)心理結構，對社會做出積極的反應，達到同外界的平衡，從而培養(yǎng)符合需要的健全的人格。

四、健康素質(zhì)

健康素質(zhì)不僅包括沒有疾病或不虛弱的傳統(tǒng)意識，而且內(nèi)含身體的、精神的健康和社會幸福的完美狀態(tài)。它既是一種人的自然屬性，更是一種社會屬性，是一個囊括軀體健康、心理健康、社會適應良好和道德健康的統(tǒng)一指標體系。這四個方面相輔相成，不可分割，互相影響，互相促進。

管理文秘的能力

一、善于與領導相處的能力

二、洞察力

三、統(tǒng)籌能力

四、應變能力

五、社交公關能力

六、工作本身所要求的各種必備能力

（一）口頭表達能力.1.說話要有真實性。2.說話要有實用性。3.說話要有針對性。5.說話要有規(guī)范性。6.說話要有藝術性。

（二）文字表達能力

（三）輔助決策的能力

（四）實用技術操作能力

處理好文秘與領導關系應遵守以下原則：

1.服從而不盲從的原則。服從于領導這一原則應該大力提倡，善于服從，巧于服從更不應忽視。這就需要掌握服從的技巧和藝術：

第一，對有明顯缺陷的領導，積極配合其工作是上策。但服從不是盲從，有不同的看法和意見要善于提出，供領導參考。

第二，當領導交代的任務確實有難度，其他同事畏手畏腳時，要有勇氣出來承擔，顯示你的膽略，勇氣及能力。

第三，主動爭取領導的領導，很多領導并不希望通過單純的發(fā)號施令來推動下屬開展工作。

2.尊重而不庸俗的原則。

3.主動工作而不“越位”的原則。4.多做實事，少露鋒芒的原則。學會與各種性格類型的領導相處: 1.與自信型性格的領導相處。自信型性格的領導對自己充滿信心，凡事都認為字跡能做好，相信自己的能力。這樣的人做事有膽量、有沖勁，不拍失敗，具有不屈不撓的精神。文秘與自信型性格的領導相處，必須完成領導計劃和布置好的工作，這樣才能獲得領導的滿意。如果領導剛愎自用，文秘人員則應盡快調(diào)整心態(tài)，以努力與其適應，否則，應立即放棄這份工作。

2.與優(yōu)柔寡斷型性格的領導相處。優(yōu)柔寡斷性格的領導，認為凡事得三思而后行，對事情的前因后果以及成敗得失希望能考慮周全，做到萬無一失。遇到這樣的領導，文秘有兩種選擇：一是適應其性格特征，二是影響其性格特征，幫助其下決心，果斷決策。文秘人員應將具體工作的可行性分析工作做好，把利弊得失、風險回報匯報清楚，并備好各種可選方案，這樣既幫助了領導，也成就了自己。

3.與細心穩(wěn)重型性格的領導相處。細心穩(wěn)重型性格的領導通常注意細節(jié)，看重過程又看重結果，考慮問題細心周到，觀察問題仔細認真。同樣，細心穩(wěn)重型的領導對待下屬也很細致體貼，他不喜歡下屬冒險，喜歡沉穩(wěn)性格的下屬。面對細心穩(wěn)重型性格的領導，文秘人員應表現(xiàn)出其沉穩(wěn)老練的一面，凡事要形成成熟的方案后再向領導匯報，切忌不成熟的建議。

4.與粗獷型性格的領導相處。粗獷型性格的領導辦事果斷豪爽，不拘于小節(jié)。粗獷型性格的領導對朋友和下屬講究緣分，看重義氣，做事雷厲風行。面對粗獷型性格的領導，文秘人員不要有太多的書生氣，你必須盡力使自己向領導的處事作風看起，依照領導吩咐的意思辦事。

5.與實干型性格的領導相處。實干型性格的領導相信工作是做出來的，因此，他認為必須建立最適當?shù)墓ぷ鞒绦騺肀ＷC工作效率。這樣的領導必然是重制度、重考核、重業(yè)績、重獎勵的人。面對實干型性格的領導，文秘人員在工作中必須腳踏實地、一絲不茍，同時要掌握各種工作技能并充分利用各種機會彰顯自身實力。在實干型領導看來，成功就是成功，失敗就是失敗，將事情辦糟了就是你的無能。在社交時應遵循以下原則：

一是互酬原則。二是開放原則。三是真誠原則.最后是互利性的原則。應變能力:是指人在外界事物發(fā)生改變時，所做出的反應，可能是本能的，也可能是經(jīng)過深入思考過程后，所做出的決策。

統(tǒng)籌能力:是指洞察事物、工作謀劃、整合協(xié)調(diào)和創(chuàng)造性思維等方面的能力。素質(zhì):是指一個人在政治思想、工作作風、道德品質(zhì)和知識技能等方面經(jīng)過長期鍛煉和學習所形成的，在日常工作和生活中經(jīng)常起作用的基本條件或內(nèi)在因素。人的素質(zhì)具有較為穩(wěn)定的屬性，能對人的各種行為起到長期的、持續(xù)的影響作用。

心理素質(zhì):是在生理素質(zhì)的基礎上，通過后天環(huán)境和教育的作用形成并發(fā)展起來的，與人的學習和生活實踐密切聯(lián)系的心理品質(zhì)的綜合表現(xiàn)。個人形象 : 儀態(tài) : 社交禮儀: 饋贈:

復議思考題

1．個人形象主要包括哪幾方面內(nèi)容？ 2．著裝時一般遵循哪些原則？ 3.社交禮儀的內(nèi)容主要包括哪幾方面？ 4．請簡述社交禮儀的原則。

第三篇：管理文秘

春學期《管理文秘》學習資料 1 1．公文的結構，要把握好哪些環(huán)節(jié)？其一般組成要素是什么？ 答：一般認為，主要是這樣四對八個環(huán)節(jié)：層次和段落、過渡和照應、主次和詳略、開頭和結尾。公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附件、附注、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。

2．公文的層次和段落的含義是什么？ 答：(一)層次。層次又稱“部分”、“大段”、“邏輯段”等，是小于篇、大于段(有時也可以等于段)的結構單位。在公文中，它可以像篇和段一樣，有明確的外部標志，如章程、條例等法規(guī)類公文，由“總則、第一章、第二章……附則”來構成，清晰地顯現(xiàn)出層次來。它也可以沒有明確的外部標志，但人們在閱讀時，仍然能夠區(qū)分出來，因為不同層次承擔著文章內(nèi)容展開的不同步驟。層次是結構諸環(huán)節(jié)中最重要的一環(huán)。結構的完整性和嚴密性，主要通過層次安排得以實現(xiàn)。公文層次的兩種基本形態(tài)。公文的層次安排，有兩種基本形態(tài)，一種是并列式，一種是遞進式。開頭通常是總述或總論，它自成一個層次。主體部分的各層或分述或分論，不是呈現(xiàn)并列形態(tài)，就是呈現(xiàn)遞進形態(tài)。對事物幾個不同側面的考察，對事件發(fā)生的幾種不同原因的分析，對法規(guī)中不同條文的陳述等等，都將形成相互并列的不同層次。如果是從事物的表象逐步深入去探索其本質(zhì)，每一個深化的階段就形成一個層次，各層次之間就是遞進形態(tài)。從原因出發(fā)推導結果，或者反過來從結果出發(fā)尋找原因，也會有步步深入的過程，也是遞進形態(tài)。另外，文章在偏重于記述事件或過程時，按照事實發(fā)生的先后順序表述，事件的階段性也必然會形成層次，各層之間也屬于遞進形態(tài)。

(二)段落。段落的含義和作用。段落就是我們平時所說的自然段，它是小于層次(有時也會有一個段落自成一個層次的情況)大于句子的結構單位。它有著段首空兩字，段尾另起行的外部標志。段落的劃分使文章的結構更明晰、醒目。古人寫文章不分段落，給閱讀造成的障礙是顯而易見的。

3．劃分段落的注意事項有哪些？ 答：對于層次的安排，段落的劃分比較容易一些。只需注意以下三點：首先，保持段意的單一性。一篇文章只能辦理一件事務，只能有一個中心話題，只能有一個中心思想。一個層次也是如此。對于一個段落而言，當然要遵循相同的原則。除過渡段承上啟下，內(nèi)容可以不單一外，意義段都不應違背這一原則。其次，注意段意的完整性。只有單一性還不夠，如果一段話的意思沒有表達完整就煞了尾，讀者不知所云，也是結構的嚴重失誤。其三，段落安排要長短適度。段落多長才合適？這并沒有統(tǒng)一的標準。但是，如果一段文字有七八百字還不分段，讀者就很難把握作者的思路和內(nèi)容的步驟了。相反，段落都只有一兩行文字，那又將思路切割的七零八碎的，讀者也難以接受。一般地說，長到三四百字，短到三四十字，都是比較合適的長度。但特殊情況可以例外。還要注意長短標準的統(tǒng)一問題。有人寫文章，思路連貫性強，段落較長；有人寫文章，思路跳躍性強，段落較短，只要在一篇文章中前后統(tǒng)一，這都不是什么缺陷。但是，如果在一篇公文之中，分段不是采用一個標準，形成了文章前后風格的不一，那就是缺陷了，必須防止。

4．什么叫過渡？它們的作用是什么？過度的方式有哪些？ 答：（1）過渡的含義和作用。過渡就是在段落之間、層次之間進行銜接的形式或手段。依照我們前面講過的層次和段落的理論，文章是由若干“板塊”構成的。那么，在板塊與板塊之間，必然會有一些縫隙，使文氣不能順暢地通達。這樣，作者就必須在板塊之間鋪路搭橋，以便文氣暢達，前后文渾然一體。用于承前啟后的形式和手段，就是過渡。公文在總論(或總述)與分論(或分述)之間，一般需要過渡；分論(或分述)之間，有時也需要過渡。

（2）過渡的方式。渡的方式有三種。一是過渡段，二是過渡句，三是關聯(lián)詞語。如果前后文內(nèi)容差異較大，要安排一個段落承上啟下，這個段落就叫過渡段。過渡段不是獨立的意義段，主要功能不是表達意義，而是完成內(nèi)容的轉換。過渡句或出現(xiàn)在上層上段末尾用以“啟下”，或出現(xiàn)在下層下段開頭用以“承上”用關聯(lián)詞語過渡，常用的詞語是“因此”、“但是”、“然而”、“總之”、“綜上所述”等等，一般出現(xiàn)在下層或下段起首。

第四篇：管理文秘

1、秘書是專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務及日常事務并為決策及實施提供服務的人員。

2、商務秘書是指在各類從事商務活動的組織中，協(xié)助投資者、經(jīng)營者、企業(yè)管理者處理各種商務性事務，負責組織行政事務處理，并輔助上司做好決策工作和信息工作，擔負上司的近身參謀、助手和工作伙伴的的工作人員。

3、商務秘書的等級及職業(yè)能力要求（P3）

初級商務秘書商務秘書高級商務秘書

4、商務秘書的角色定位

(1)商務秘書是領導的助手（2）商務秘書是企業(yè)工作的樞紐橋梁(3)商務秘書是企業(yè)的信息庫（4）

商務秘書是個配角

5、秘書該如何處理領導人之間的矛盾？

(1)認真觀察分析。在工作中，秘書應該注意觀察，了解領導班子成員之間的矛盾，并分析其原因，做

到心中有數(shù)。

(2)采取相應對策。①消極回避②保持中立③積極溝通協(xié)調(diào)

6、商務秘書怎樣與不同個性的領導人相處？

(1)與思想周全型領導人相處。給這種領導人當秘書，只要兢兢業(yè)業(yè)、勤勤懇懇、扎扎實實做好自己的本職工作，不需要用更多的精力考慮協(xié)調(diào)與領導人的關系。

(2)與主觀自信型領導人相處。商務秘書要注意協(xié)調(diào)自己的心態(tài)，多給領導人提供客觀真實的情況，在適當?shù)臅r候，提醒領導人別犯主觀主義錯誤。

(3)與安全保守型領導人相處。商務秘書做事要很小心，要認真領會領導意圖，同時多幫助領導人搜集資料，幫助他周密思考，安全決策。

(4)與優(yōu)柔寡斷型領導人相處。商務秘書不能心生不滿而陽奉陰違，而要盡量地向這樣的領導人提供更多的可供決策參考的資料，盡可能幫其克服優(yōu)柔寡斷的缺點，幫其盡快決策。

(5)與性格粗獷型領導人相處。商務秘書作計劃時更應該細心周全，以彌補領導人的粗心。

(6)與感情細膩型領導人相處。與這種領導人共事，商務秘書也得細心周全，不能因為領導人想的細，自己反而粗心。

7、商務秘書職能是指領導或者上級根據(jù)目標和工作需要明確賦予商務秘書的職責與權限，是商務秘書活

動的任務、職責、作用和效能的統(tǒng)稱。

8、協(xié)助管理的特點

（1）管理的綜合性（2）管理的間接性(3)管理的非常規(guī)性

9、商務秘書如何做好協(xié)助管理工作？

（1）計劃中的商務秘書工作。①搜集信息資料②推動部門計劃③擬制綜合計劃

（2）指揮中的商務秘書工作。①傳達上級指令② 調(diào)查下級反映③協(xié)調(diào)指揮活動

（3）控制中的商務秘書工作。①擬制控制標準②獲取偏差信息③協(xié)助糾正偏差

10、職業(yè)素養(yǎng)是指從事某一職業(yè)的人所應具備的職業(yè)特點的素質(zhì)與修養(yǎng)。

11、商務秘書的職業(yè)道德修養(yǎng)包括哪些內(nèi)容?

(1)忠于職守，熱愛本職（2）服從領導，當好參謀（3）埋頭苦干，任勞任怨（4）謙虛謹慎，熱情服務（5）實

事求是，勇于創(chuàng)新（6）遵紀守法，廉潔奉公(7)恪守信用，嚴守機密

12、商務秘書應當具備怎樣的知識結構？

（1）基礎知識。商務秘書應當重點掌握漢語知識、一般自然科學知識和外語知識。

（2）專業(yè)知識。①行業(yè)領域專業(yè)知識②秘書工作專業(yè)知（秘書學知識、文書學和檔案學知識、辦公自

動化知識）

（3）相關知識。①管理方面的知識②法律方面的知識③經(jīng)濟方面的知識 ④金融方面的知識⑤財稅方面的知識

商務秘書除了秘書專業(yè)工作以外，還肩負很多管理層面的工作，這就需要掌握與秘書工作相關的其他知識，這些知識有助于商務秘書更有效的開展工作，提高工作效率，這些商務秘書應當掌握的知

識涉及諸多知識門類，它們相互聯(lián)系、相互作用，通過商務秘書自身努力，達到有機統(tǒng)一，成為一個較為理想的知識結構模式，發(fā)揮出知識要素的整體效應，更好的為秘書工作服務。

13、影響商務秘書工作的不良心理有哪些，該如何克服？

不良心理（1）緊張心理（2）自負心理（3）煩躁心理（4）壓抑心理（5）依賴心理

（6）攀比心理（7）嫉妒心理（8）虛榮心理

克服方法(1)進入角色，形成并強化秘書角色意識。①高度的責任意識②正確的服務意識 ③積極的參與意識 ④清醒的原則意識 ⑤強烈的公關意識

(2)加強自我修養(yǎng)，形成正確的自我意識。(3)在實踐中不斷總結經(jīng)驗，加強心理品質(zhì)修養(yǎng)。

14、辦公室日常事務工作的特點服務性 輔助性復雜性 政策性時效性

15、時間調(diào)度安排。如何有效地調(diào)度工作時間，應當注意一下幾個方面；(p91)

（1）時間安排的從屬性 必須與組織運轉的各個程序，各個環(huán)節(jié)的需要保持一致，與上司的工作進程協(xié)調(diào)統(tǒng)一

(2)時間安排的機動性要按照組織活動中隨機發(fā)生的事，靈活調(diào)整自己的工作時間

(3)時間安排的自主性要在被動中求主動，在從屬于組織管理和領導活動需要的同時，注意時間安排的主動性

16、計劃的制定：

(1)明確計劃工作的具體任務和要求，明確每一個時期的中心任務和工作重點。

(2)明確計劃工作的宗旨、目標和戰(zhàn)略，并論證可行性。

(3)規(guī)定計劃中各項工作的開始和完成的進度，以便進行有效的控制，對能力及資源進行平衡。

(4)規(guī)定計劃的實施地點或場所，通過了解計劃實施的環(huán)境和限制，做到合理安排計劃實施的空間組織和布局。

17、接聽或者撥打電話應注意的問題（可能為多選）p9318、如何做好值班工作的管理？

值班工作的職責(1)受理本單位的信息聯(lián)系，保障信息暢通(2)做好通知、接洽、聯(lián)絡工作(3)承辦領

導交辦的緊急事務(4)處理或者協(xié)調(diào)處理突發(fā)事件

值班工作的基本要求(1)堅守崗位 起好問事處工作(2)做好分流工作(3)做好信息的匯總、儲存

19、調(diào)查研究，簡稱調(diào)研。就是人們在實踐中，通過一定的途徑和方法，對特定客觀事物進行有意識的探

索和把握，從而獲得關于客觀事物規(guī)律性的認識的活動過程。

20、調(diào)查研究的內(nèi)容

(1)基本情況調(diào)研(2)輔助決策調(diào)研(3)指導工作調(diào)研(4)臨時性專題調(diào)研

21、開展調(diào)查研究有哪些環(huán)節(jié)

準備階段 ①明確目的，確定課題②確定范圍對象，熟悉相關情況③制定計劃，組合隊伍

調(diào)查階段 ①搜集資料要全面、可靠 ②追根刨底，深入挖掘 ③做好筆記，手腦并用

研究總結階段①整理研究材料②起草報告③回顧總結

22、調(diào)查研究報告，是對客觀實際進行深入、周密的調(diào)查研究和分析綜合后，寫成的一種反映調(diào)查研究成果的書面報告。

23、會議是有組織有領導地商議事情的集會。

24、會議的構成要素：

內(nèi)容要素（會議指導思想、會議主題、會議目的、會議任務）

程序要素（會前組織準備、會中協(xié)調(diào)服務、會后落實反饋）

形式要素（會議名稱、會議地點、會議方式）

25、會議預案的內(nèi)容：

1、確定會議名稱

2、確定會議的規(guī)模和規(guī)格

3、確定會議時間與會期

4、確定與會

人員

5、選擇會場

6、會場布置

7、擬定會議議題、議程和日程

8、擬制會議文件

9、擬制會議用品

10、擬訂會議的后勤保障

11、制定會議票證

12、會議經(jīng)費預算

26、會前準備工作：

1、制定會議議案

2、組建會議籌備機構

3、印發(fā)會議通知

4、會前檢查

27、會見組織服務工作：組織簽到、引導就座、會議服務工作、安排會議發(fā)言、做好會議記錄、編寫會議

簡報

28、信息收集的范圍有本企業(yè)信息、國際市場信息、客戶信息、貿(mào)易信息、國際金融信息、法律政策信息、交際活動信息

29、如何進行信息篩選和校核

信息篩選的方法：留意標題剪裁、復印摘記標記說明(注明日期、出處)

信息篩選的程序：看來源看題目看內(nèi)容決定存舍

信息篩選應注意的問題（p157）

信息校核的方法：溯源法比較法核對法邏輯法調(diào)查法數(shù)理統(tǒng)計法

30、信息加工是指對信息進行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以獲得事物發(fā)生、發(fā)展、變化的高層次信

息。

31、信息加工的方法：匯集法歸納法縱深法連橫法濃縮法 轉換法圖表法

32、公文是各級各類機關、團體和企事業(yè)單位在公務活動中形成和使用的書面文字材料。

33、平行公文是指發(fā)往同一組織系統(tǒng)或業(yè)務系統(tǒng)中與自己平級的單位，或者發(fā)往與自己無任何領導隸屬關

系或業(yè)務指導關系的其他任何單位的公文。

34、平行關系是指發(fā)文單位和收文單位之間的信件往來關系，它是根據(jù)行文單位所屬組織系統(tǒng)的隸屬關系

及其職權范圍來確定的。包括隸屬關系（行政隸屬關系和業(yè)務隸屬關系）和非隸屬關系（1、同一系統(tǒng)同級單位或不同系統(tǒng)的同級單位、部門之間的關系

2、不同系統(tǒng)的非同級單位、部門之間的關系）。

35、發(fā)文處理程序：交擬——擬稿——審核——會稿——簽發(fā)——編號——復核——繕印——校對——用

印——發(fā)文登記——封發(fā)

36、收文處理程序：簽收——拆封——收文登記——審核——擬辦——傳閱——承辦——催辦——查辦—

—留注

37、擬稿時應當注意的問題：

1、符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定

2、情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短

3、公文文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權與主送單位的行文關系確定

4、擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度

5、人名、地名、數(shù)字、引文準確

6、結構層次序數(shù)“一”、“

（一）”、“1”、“（1）”

7、應當使用國家法定劑量單位8如果文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應當先使用全稱并注明簡稱

9、公文中的數(shù)字，除成文日期、部分層次結構序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其他數(shù)字都應使用阿拉伯數(shù)字。

38、商務秘書協(xié)調(diào)工作的特征和內(nèi)容

特征：從屬性廣泛性政策性中介性溝通性

內(nèi)容：從協(xié)調(diào)的對象劃分

(1)（重點）協(xié)調(diào)本組織與上級領導部門間的關系。商務秘書既要使本組織能正確及時地貫徹落實上

級領導的意 圖又要使上級及時全面的了解本組織的真實情況，從而使本組織和上級領導保持協(xié)調(diào)一致。

(2)協(xié)調(diào)本組織領導間的關系

(3)（重點）協(xié)調(diào)本組織上下級關系。商務秘書要傾聽下級部門的意見和要求，及時地為科學制定政

策提供現(xiàn)實的參考依據(jù)，并注意了解解決方案可能出現(xiàn)的疏漏和偏差，及時向領導部門匯報。同時，在下級部門對決策意圖尚未充分了解時，商務秘書有責任座必要的解釋和宣傳，提高其執(zhí)行決策的主動性和積極性。

(4)協(xié)調(diào)本組織各部門間的關系

(5)協(xié)調(diào)本組織員工間的關系

從協(xié)調(diào)的內(nèi)容劃分

(1)決策協(xié)調(diào)（2）政策協(xié)調(diào)（3）計劃協(xié)調(diào)（4）事務協(xié)調(diào)(5)關系協(xié)調(diào)

39、接待禮儀(可能有案例分析)p21640、接待工作的原則

(1)內(nèi)賓接待工作原則。①熱情周到，以禮相待②互相尊重 ③簡樸大方 ④遵守政策法規(guī)

⑤對等對口

(2)外賓接待工作原則。①平等原則 ②對口原則 ③節(jié)約原則 ④周到原則 ⑤保密原則

⑥對外宣傳原則（遵守政策 實事求是，防止片面 注意對象，加強針對性 內(nèi)外有別，注意分寸）

41、談判是人們?yōu)榱藚f(xié)調(diào)彼此之間的關系，滿足各自的需要，通過協(xié)商而爭取達到意見一致的行為和過程。

商務談判：指不同的經(jīng)濟實體各方為了自身的經(jīng)濟利益和滿足對方的需要，通過溝通、協(xié)商、妥協(xié)、合作、策略等各種方式，把可能的商機確定下來的過程

42、談判的要素：談判主體談判客體談判目的談判行為

43、談判前的準備(可能為簡答和論述)p230

(1)信息準備

1、信息準備的內(nèi)容（對方資料、談判環(huán)境資料、競爭對手資料）

2、信息資料的搜集與整理（信息資料的搜集、信息資料的整理加工）

3、信息資料的傳遞與保密（談判信息的傳遞、談判信息的保密）

（2）組織準備

1、談判小組的規(guī)模

2、談判小組的結構

3、談判小組負責人

談判前怎樣搜集資料：檢索調(diào)研法、直接觀察法、專題詢問法

44、談判工作設計與實施(p235)

(1)擬定談判計劃(2)談判工作過程

45、會見是指雙方會晤，常被用于聯(lián)絡感情增進友誼。

會談是指雙方或多方就某些正式或重大的經(jīng)濟、技術和其他共同關心或感興趣的問題交

流情況、交換意見，達成共識或交易。

46、會見會談活動如何安排？P24247、怎樣組織一次言宴請？P24848、企業(yè)招聘商務秘書應注意什么問題？P27249、求職者應聘商務秘書應事先做哪些準備？P275

第五篇：管理文秘

一． 簡答題（5*6=30）

（1）請簡要指出商務秘書工作的特點。

答案：一具有商務性的特點；二具有融合性的特點；三具有從屬性的特

點；四具有繁雜性的特點；五具有辛苦性的特點；六具有機要性的特點。

（2）請簡要寫出商務秘書服飾禮儀的“六忌”內(nèi)容。

答案：一忌過于雜亂；二忌過于艷麗；三忌過于暴露；四忌過于透視；

五忌過于短小；六忌過于緊身。

（3）請簡要列出商務秘書保密工作堅持的原則。

答案：1.積極防范；2.突出重點；3.有保有效；4.內(nèi)外有別。

（4）請簡要寫出會議的安全保衛(wèi)工作涉及的內(nèi)容。

答案：1.對會議的安全保衛(wèi)工作（人身安全、財物安全、文件安全

等）；2.嚴格檢查會場安全；3.做好衛(wèi)生防疫工作；4.做好交通

安全和出行安全工作。

(5)請簡要羅列秘書做好接待工作的一般性要求。

答案：1.要誠懇熱情；2.要講究禮儀；3.要周到細致；4.要按章辦事；

5.要務實勤儉；6.要保守秘密。

(6)請簡要列出秘書與領導層相處應把握的原則。

答案：1.明確職責、單向請示的原則；2.公道正派，按章辦事的原則；

3.不分親疏，一視同仁的原則；4.保持一致，維護團結的原則；

5.有主有次，突出重點的原則。

情景題（2*10=20）

（1）在一次會議中秘書小李要為議會人員安排座次，參加本次會議的有：公

司王董事，張總經(jīng)理，孫副總，朱主任，職工代表小張，會議室左手邊為正門，請問小李因按照怎樣的商務禮儀安排座次？

答案：按照進門的左手起依次為：左手為尊，依次排序為最佳排序作為。

（2）周秘書在辦公司和某客戶通話過程中，另一電話又響起，那請問周秘書

遇到像這樣的情況胡，應怎樣處理較為合適？

答案：周秘書接通電話后，應先向對方說清楚自己正在與別人通話，請對方稍后再來電，或者等自己的回電，并且再另行通話時應向對方表示對不起讓您久等了等的歉意語言。