第一篇：文秘管理最后考題

填空

1.國務院2000年8月24日發布的《國家行政機關公文處理辦法》列出的十三類公文為命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要

2.中共中央辦公廳1996年5月3日發布的《中國共產黨機關公文處理條例》列出十四類黨的機關常用的公文為：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要

3.公文主要具有以下特點：法定、政策、實用、時效、規范

4.公文的具體功用主要體現在以下幾個方面：頒布法規、傳達指示、反映情況、請示工作、聯系工作、商洽公務、宣傳教育、依據憑證

5.從不同的角度，依照不同的保準，可對公文進行不同的分類，比如按照行文關系和行文方向的不同，可將公文分為（上行文）（平行文）和（下行文）三種；按照緊急程度的不同，可將公文分為緊急公文和普通公文兩列類，緊急公文還分（特急）和（急件）兩類；按照有無保密要求的不同，可將公文分為無保密要求的普通公文和有保密要求的文件兩類，按照機密等級的不同，還可以將有保密要求的文件分為（絕密）文件（機密）文件和（秘密）文件三種；按其具體職能的不同，可將公文分為（法規）性公文（指揮）性公文（報請）性公文（知照）性公文（聯系）性公文和（實錄）性公文

6.人們一般習慣于把一份公文劃分為三大塊，即（眉首）部分、（主體）部分和（版記）部分。眉首部分又稱文頭部分，通常是由（公文份數序號）、（秘密等級）、（保密期限）、（緊急程度）、（發文機關標識）、（發文字號）、（簽發人）諸要素構成；主體部分又稱行文部分，通常是由（標題）、（主送機關）、（正文）、（附件說明）、（成文日期）、（公文生效標識）、（附注）等項目構成的；版記部分又稱文尾部分，通常是由（主題詞）、（抄送機關名稱）、（印發機關）和（印發時間）諸要素構成的。7.公文正文結尾的寫法多種多樣，比較常用的有：歸結、說明、申明、祈請、期望

8.一份公文的制發過程，一般應當經過以下幾個程序：擬稿（草擬）、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發

9.撰寫通報，主要應當注意以下幾點：情況要準確、態度要明朗、事實要典型、發布要及時

10.按照請示內容和請示目的的不同，可將請示分為請求（指示）的請示和請求（批準）的請示

11.按行文方向的不同劃分，可將函分為（去函）和（復函）兩種；按內容的不同劃分，可將常用的函分為商洽性函、詢問性函、答復性函、請求性函等幾種

12.事務文書的特點主要體現在以下幾個方面：對象比較具體、格式比較固定、寫法比較實際、時限比較緊迫

13.調查的方式很多，常用的有三種：一是開會調查、二是采訪、三是問卷

14.非普遍調查常用的方法有：重點調查、典型調查、抽樣調查三種

15.計劃種類很多，而且從不同的角度可以對其進行不同分類，比如，按其性質不同，可將計劃分為兩大類，綜合性計劃和專題性計劃；按其形式不同劃分。條文式計劃、表格式計劃、（條文）和（表格）配合使用的計劃。16.計劃的正文部分一般包括：基本情況、目的、要求、步驟、作法、結語等幾個方面的內容

17.述職報告通常是由標題、署名、正文幾個部分構成的18.常見的法規與規章主要有幾種：章程、條例、規定、辦法、守則

19.比較常見的公關文書主要：函電、致詞兩大類別

20.函電類公關文書主要包括：賀電、賀信、唁電、唁函、請柬、聘書、慰問電、慰問信、邀請電、邀請信、感謝信、表揚信、求職信、推薦信、介紹信、證明信

21.致詞類公關文書主要包括：歡迎詞、歡送詞、祝酒詞、答謝詞、開幕詞、閉幕詞、追悼詞

22.目的明確、格式規范、用語得體是公關文書所應當具備的幾個最為突出特點

23.賀電和賀信通常包括：標題、稱謂、正文、祝頌語、落款幾個部分

24.請柬一般是由：封面、內文兩個部分組成的25.按照使用場合和內容不同，可將慰問信分為兩類：安慰、問候

26.經濟新聞特點主要體現在：真、新、精幾個方面

27.新聞一般是由：標題、導語、主體、結尾、背景五個部分組成28.新聞的標題主要有：單行標題、雙行標題、三行標題等三種

29.新聞的三行標題是由：引題、正題（主標題）、副題組合而成的標題

30.新聞的開頭部分通常被稱作：導語 31.產品說明書的特點主要體現為：內容的科學性、表述的通俗性、層次的條理性 32.經濟活動分析報告的種類很多，根據不同的分類標準，可以將其劃分為不同的類型，按其內容廣度和分析目的的不同，可將經濟活動分析報告歸入（綜合）分析報告和（專題）分析報告兩大類

33.經濟活動分析報告功能主要包括：診斷功能、建議功能、反饋功能、預測功能 34.經濟活動分析的方法，常用的有對比分析法、因素分析法、動態分析法

35.可行性研究報告是由：標題、正文、附件幾個部分組成36.可行性研究報告的正文通常包括：單位名稱、項目名稱、文種名稱三部分

37.合同特點主要體現為：合法性、合意性、平等性、規范性

38.合同一般包括以下幾個部分：標題、當事人名稱、合同編號與簽訂地點、時間、正文、落款

39.無論哪一類合同，都應寫入以下幾項基本條款：標的、（數量、質量）、（價款、報酬）、包裝、驗收方法、期限地點、方式、違約責任、解決爭議

40.民事答辯狀應具有：針對性和反駁性 41.刑事自訴狀正文主要包括以下內容：（案由、訴訟請求）、（事實、理由）、證人的姓名和住址及其他證據的名稱、來源。42.條據是：便條、字據的合稱

43.啟事的種類很多，按其用途和內容不同，可分為三類：征召類啟事、尋覓類啟事、聲明類啟事

44.啟事通常是由：標題、正文、落款三個部分組成45.按其用途不同，可以將書信分為兩類：專用書信、一般書信

46.傳統書信是由（內文）、（封套）兩個部分組成的47.書信內文俗稱內瓤，包括稱謂、問候語、正文、祝頌語、落款等幾個部分

48.檢索工具是指各類以提供資料線索為主的檢索性工具書，主要有（目錄）、（索引）、（文摘）等幾種

49.檢索文獻資料方法有三種：常用法、追溯法、循環法

50.文獻的閱讀方式有略讀、細讀、精讀等幾種，此外為了提高閱讀效率還應當學會（速讀）

51.按照記錄內容和記錄方式不同，可以將筆記劃分為不同種類，常用的有：摘錄筆記、摘要筆記、提要筆記、提綱筆記、心得筆記、索引筆記

名詞解釋

1平行文：是指向同級機關或不相隸屬的機關送交的公文，主要有函等。

2述職報告：是指國家工作人員就一個階段的任職情況，向有關部門及領導、群眾作出全面說明的一種文書。

3法規與規章：是指國家機關及其業務主管部門、企事業單位、社會團體或其他組織機構所編制的，反映在一定的范圍內要求有關人員共同遵守的規定的實用文書。4守則：是某一單位、部門或屬于某一社會群體的成員所共同依循的行為準則，是用以規范人們的行為方式的文書。

5公關文書：是在公關活動中形成和使用的文書。公關是公共關系的簡稱，主要是指一個社會組織或一個人通過與公眾進行有效的信息交流或其他交往活動，樹立良好的公眾形象，贏得公眾的信任和支持，從而為組織或個人的發展創造最佳社會環境的各種行為方式。

6求職信：又稱自薦信，是求職者向用人單位介紹自己，并表達求職意愿，以求獲得某個職位的一種專用信件。

7歡迎詞：是指在賓客光臨時，主人為表示歡迎，在歡迎儀式或酒會、宴會等公開聚會場合發表的演講詞。

8歡送詞：是指在賓客即將離去時，主任為表示歡送，在歡送儀式或送別酒會、宴會等公開聚會場合發表的演講詞。

9祝酒詞：是在比較正規的酒會、宴會上發表的向人們表示祝愿的演講詞。

10開幕詞：是在比較正式的大型會議或開幕式上，舉辦單位的主要領導人所作的宣告性或綱領性講話。

11閉幕詞：是在比較正式的大型會議或活動的閉幕式上，舉辦單位的主要領導人或其他有關人員所作的總結性講話。

12經濟新聞：是新聞的一種，是指及時、迅速地對經濟領域新近發生的具有一定社會意義或社會影響的事實所作的簡要報道。13民事訴訟文書：是指司法機關為處理各類民事訴訟案件以及當事人、律師為解決訴訟糾紛和處理非訴訟問題，依法制作或使用的具有法律效力或法律意義的文書的總稱。

14刑事訴訟文書：是指司法機關為處理各類刑事訴訟案件以及當事人，律師為解決刑事糾紛，依法制作或使用的具有法律效力或法律意義的文書的總稱。

15行政訴訟文書：是司法機關為處理各類行政案件以及當事人、律師為解決行政糾紛，提起行政訴訟而依法制作的具有法律效力或法律意義的文書的總稱。

16生活文書：又稱個人文書或生活用文，是指人們在日常生活中為處理個人事務或解決具體問題所用的各類文書。

17啟事：是指人們為說明有關事項，或者請求他人幫助而公開發布的短文。

18讀書筆記：是在閱讀書籍或文章等各種文獻時，對有價值、有意義的東西所作的記錄，其中有錄自讀物的資料，也有自己的心得、體會等。

19摘要筆記：在充分理解文獻內容的基礎上，按照原文順序，把文獻中的一些觀點依次摘抄下來，就形成了摘要筆記。20提要筆記：在讀完文獻之后，對文獻的主要內容加以全面概括，把它寫成一個簡短的綱要，就形成了提要筆記。

21提綱筆記：在閱讀書記或篇幅較長的論文時，對全文的總觀點、每個部分或層次的觀點以及說明觀點的主要材料，加以高度概括，并把它們依次排列出來，寫成一個能夠反映讀物的基本結構框架的大綱。

22心得筆記：是一種專門記錄自己在閱讀中所產生的感想、收獲或對讀物的批評、質疑意見的筆記。

第二篇：行政文秘考題

行政秘書測試題

姓名：專業：院校：

請考生認真完成下面兩道試題:

1、公司將于本12月31日在酒店舉行年終會，年終會議程：上午會議室召開職工代表大會，下午宴會廳舉辦年會，請根據所給內容草擬一份通知。

2、請草擬一份關于總經理工作總結的大綱，并根據此大綱內容設計進行匯報的PPT。

第三篇：農村信用社文秘專業部分考題

四川農村信用社文秘專業部分考題

26、決定公文文稿能否生效的環節是()。

(A)擬辦

(B)審核

(C)簽發

(D)批辦 答案：C27、公文中一般用作經辦用語的詞語有()。

(A)印發

(B)擬定

(C)收悉

(D)茲經答案：BD28、公文結構的總體要求是()。

(A)自然

(B)統一

(C)嚴謹

(D)完整 答案：CD29、只用于上行文的要素是()。

(A)主題詞

(B)簽發人標識

(C)附件說明

(D)公文版頭答案： B30、一般需加蓋公章的文種是()。

(A)會議紀要

(B)報告

(C)函

(D)批復答案：ABD31、“市場調查報告”的主體部分應包括(BCD)。

(A)建議部分

(B)情況部分

(C)回顧部分

(D)預測部分

32、“計劃”應特別強調其(ACD)。

(A)簡略性

(B)嚴肅性

(C)針對性

(D)預見性答案：

33、在Windows操作系統中，選中A盤中的某一個文件，按住鼠標左鍵將其拖動到桌面上，則(A)。

(A)原A盤中的文化被復制到桌面上，文件名與原A盤中的該文件名相同

(B)原A盤中的文件被移動到桌面上，原A盤中的該文件被刪除

(C)會在桌面上復制一個文件，文件名稱是在原文件名前加上“復件”二字

(D)該操作是錯誤操作，系統將提示出錯信息

34、下列打印機中屬于非擊打式打印機的有(BCD)。

(A)針式打印機

(B)噴墨打印機

(C)熱敏打印機

(D)激光打印機

35、(AB)運用了同義詞和近義詞略寫法。

(A)橋梁-----------橋

(B)改革-------------改

(C)秘書-----------秘

(D)精神------------神

36、依公司法規定，股票上應當載明的事項有(AB)。

(A)股票發行價格

(B)公司名稱

(C)還本付息的日期

(D)投拍報價

37、在拍賣過程中，屬于要約性質的行為是(ABCD)。

(A)公布起拍價

(B)拍定

(C)拍賣公告

(D)投拍報價

38、依我國商標法的規定，違反商標法禁止性規定的商標有(A)。

(A)“紅十字”牌藥箱

(B)“羊皮牌”皮夾克

(C)“暖和牌”棉衣

(D)創造性

39、依照我國專利法，授予發明專利權的條件是(BD)。

(A)要式性

(B)實用性

(C)新穎性

(D)創造性

40、根據勞動法的規定，(D)的，用人單位可單方與其解除勞動合同。

(A)員工患病需治療2年

(B)員工與他人非法同居以致懷孕

(C)員工在生活過程中不慎致左手殘廢

(D)員工與他人打架被判拘役

41、稅收的基本職能是(A)。

(A)調節經濟

(B)國家財政收入的取得

(C)監督社會經濟發展

(D)核算公司收入

42、下列所得稅中，以總收益額為征稅對象的是(AC)。

(A)企業所得稅

(B)個人所得稅

(C)外資企業所得稅

(D)農業稅

43、每天早晨，新華社播報的人民幣匯價，采用的是(CD)。

(A)間接標價法

(B)直接標價法

(C)中間價標價法

(D)銀行買入價標價法

44、活期儲蓄利息的結算采用復利方式，即每年結算利息一次，其結息期為（C)。

(A)8月1日

(B)6月30日

(C)12月31日

(D)1月1日

45、目前，國家禁止商業銀行經營的業務有(BCD)。

(A)發放貸款

(B)證券業

(C)金融中間業務

(D)保險業

46、在涉外活動中，禮賓次序體現ABD()。

(A)各國主權地位平等

(B)各國經濟地位平等

(C)各國綜合國力

(D)東道主對各國賓客的禮遇

47、能創造良好溝通氛圍的基本要素有(BC)。

(A)提出要求

(B)適時贊美

(C)善良幽默

(D)及時提出批評

48、秘書涉外交往禮儀中，談話的禁忌包括(ABC)。

(A)談論政治問題

(B)不給對方表達觀點的機會

(C)詢問女士的年齡

(D)討論宗教問題

49、實現有效提問應當注意的要素包括(ABCD)。

(A)提問的態度與時機

(B)提問的內容與形式

(C)提問的語速

(D)提問的形式

50、按照西餐用餐的禮儀規范，(AD)。

(A)使用刀叉時要按順序由外向內拿取

(B)用餐速度要與大家(同來者)保持一致

(C)用餐時也可以吸煙

(D)用餐時不可高聲交談

51、與外國友人談話時應事先對該國習俗有所了解，交談中避免(CD)。

(A)談吐幽默

(B)傾聽其他人的發言

(C)詢問私人物品的價格

(D)詢問對方的收入

52、某大公司計劃推出一款新產品，它可以不必花費大量的資金，而只需在(B)上公布一條消息，再進行相應的網上公關活動就可完成。

(A)Extranet

(B)Internet

(C)Facsimile

(D)Intranet53、網絡溝通的主體包括(CD)。

(A)管理者

(B)員工

(C)企業

(D)人際溝通環境

54、不同國家的見面禮儀存在差別，習慣于采用鞠躬禮的國家是(BC)。

(A)印度

(B)日本

(C)韓國

(D)泰國

55、喝咖啡時應避免(CD)。

(A)用咖啡匙舀著喝

(B)用嘴吹涼咖啡

(C)俯首就著咖啡杯喝

(D)一手拿點心，一手端咖啡杯，邊吃邊喝

56、在處理沖突時，宜先觀察情況，了解清楚后再針對問題采取相應的措施。這遵循了處理沖突的(A)策略。

(A)鐵令如山

(B)拖延、緩和

(C)按兵不動

(D)棄子投降,

第四篇：管理文秘

秘書的定義: 1.秘書是一種廣泛的社會職業和必須具備一定專業能力的專業職務。2.秘書工作的業務范圍是針對領導及與領導相關的各項工作，核心是“領導意圖及決策”。

3.秘書工作的定位是輔助、協調、參謀，是領導進行各項事務處理、決策、執行的助手。

4.秘書活動的基本方式是綜合處理各項事務并進行相關的信息管理。管理文秘的內涵: 1.管理文秘體現了秘書學與管理學的緊密聯系。秘書學與管理學的交叉關聯主要體現在以下幾個方面：

（1）秘書工作的主要實施范圍是圍繞著組織和決策的管理展開的，秘書工作的定位、目標以及績效的考評都與管理學密切相關，現代秘書工作愈來愈能夠體現出管理科學的基本內涵。1

（2）秘書工作中輔助領導所進行的各項管理事務的實踐又在實際操作中升華了管理科學的理論、實現了管理方法的探究，對培養和塑造新型的專業管理人才起著重要作用。正因為如此，從事秘書工作的很多人，經過多年的磨礪，最終走向了領導和管理的崗位。

（3）從國際秘書職業發展的趨勢來看，秘書職業自身的發展也體現了秘書與管理科學緊密的關聯性。

（4）除了具體的工作實踐與管理科學的密切關聯，秘書工作的特性要求從業人員要具備較強的自我管理技能。

管理文秘:即管理秘書學中的秘書內涵可以這樣定位： 現代意義上的秘書，是具備專業技能職務資格、圍繞著領導層或個人進行各項事務的輔助決策和管理，幫助組織或個人實現“效能最大化”的管理類應用型技術人才2。

中國的秘書職業化的步伐還顯得過于緩慢。這種局面的造成主要在于以下幾個方面:（1）傳統對于秘書職業認知偏見的影響持續存在（2）秘書職業不穩定，職業化發展緩慢

（3）秘書從業機制亟待轉型

（4）傳統的秘書教育理論與實踐脫節，難以培養出與國際接軌的新型復合型、創新型的綜合秘書和涉外秘書人才，秘書職業教育模式亟待改革。中國管理秘書的職業發展趨向：

1.進行秘書職業的全新角色定位，實現秘書職業應有的功能價值。2.改革人才培養模式，強化創新型思維意識，切實培養符合國際秘書職業需求的高級秘書人才

3.嚴格秘書職業準入制度，提高秘書整體從業素質，加強秘書職業化建設

4.更新秘書從業人員的知識結構，增加國際文化、國際經濟政治和外語的強化學習和訓練，并提高辦公自動化的技能，向著專業化和智能化的方向發展。當前管理秘書的主要類型

按照秘書的來源與服務對象可以分為公務秘書和私人秘書。

按照秘書的工作性質劃分，可分為黨政秘書，企業秘書、商務秘書等。

按照秘書的業務內容可以分為各級領導的行政秘書、法律、教育、醫學等各類專業秘書、文書處理和保管的機要秘書、負責總務后勤工作的事務秘書還有負責來信來訪工作的信訪秘書、從事口頭或者書面外文翻譯工作的外文秘書、負責各級各類會議的承辦、組織和協調的會議秘書等。

依據管理秘書在工作中的角色定位，具體工作中所承擔的工作實務主要有以下幾個部分：

（一）日常事務管理：

（二）接待事務，（三）會議管理

（四）行政事務管理

（五）文件管理，（六）公關管理

根據管理秘書學的研究對象的不斷發展，具體研究內容也發生了變化，概括來看，主要有以下七個方面：

（一）更加注重了管理科學在秘書學中的應用和發展研究。

（二）更加關注秘書學實踐中的經驗對管理科學的推動和完善作用的研究。

（三）更加關注管理秘書學較傳統秘書學的新發展研究。

（四）更加注重在現代市場經濟體制下管理秘書學新特色的研究。

（五）更加關注并研究在全球化視野下管理秘書行業標準及職業化的國際發展新趨勢。

（六）更加關注管理秘書各項具體實務的精細化、標準化、規范化發展研究。

（七）更加關注新形勢下管理秘書人才模式培養機制的創新研究。

秘書機構:就是通常我們所說的秘書工作部門，是指在各級各類社會組織中為領導機構和領導者輔助管理、處理綜合事務的綜合辦公機構，是黨、政領導機關和企事業單位等各種社會組織都需要的重要職能部門。秘書機構設置的原則

1.效能最大化原則

堅持效能最大化原則，應該做到：

（1）科學分工（2）層次合理（3）優化結構（4）配置合理

2.適應工作需求的原則

3.分級管理、職、權、責分明統一原則 4.機構統一、相對穩定的原則

秘書機構的分類

1.按工作時間分為常設性的秘書機構和臨時性的秘書機構 2.按社會性質分為公務秘書機構和私人秘書機構

3.按服務對象來分為群體服務的秘書機構和為個人服務的秘書機構

管理文秘機構的性質

(一)輔助性

（二）綜合性(三)中樞性

（四）機要性

（五）服務性

（六）封閉性

管理文秘機構的職能：

（一）參謀助手

（二）后勤保障

（三）文書辦理

（四）信息管理

（五）協調公關 文秘管理機構的結構模式

(一)因人分設、單一制模式結構

因人分設、單一制模式結構，主要是按照主要領導者和分管領導者的分工而設置的秘書機構，工作任務通常對應的秘書工作部門承擔，即該領導的各類工作的輔助均由一個秘書部門負責。有利于領導分工工作的需要，其不足之處在于增加了管理層次，同時文秘人員業務繁雜，難以專精，有時因臨時工作多而產生忙亂現象。(二)因事分設制

因事分設制，即根據秘書工作的業務范圍而分設相應的秘書機構，即通過各自的業務活動，輔助領導工作和機關工作。如各辦公部門中的秘書處(科)、文書處（科）、信息處(科)、督查處(科)、信訪處(科)、調研處(科)等秘書機構，就分別負責文字工作、文書工作、信息工作、督查工作、信訪工作、調研工作等秘書業務。因事分設制便于秘書機構的科學化管理，有利于秘書工作的規范化建設，有助于秘書工作質量的提高，其不足之處在于，不便于直接為領導工作服務。容易發生協調不當、工作失調的局面。

(三)混合分設制

混合分設制，即因人分設制和因事分設制二者兼之的組織模式通常有綜合制二層結構模式，業務繁多的組織有的還設置為綜合制三層結構模式。如某些辦公部門中，同時設有秘書一處(科)、秘書二處(科)、秘書三處(科)??綜合處(科)、信息處(科)、信訪處(科)、調研處(科)、接待處(科)??。混合分設制既便于為領導工作服務，又便于為機關工作服務。其不足之處在于輔助服務的重點不突出，工作內容易于相互交叉和重復。文秘管理機構之間的關系

（一）平行獨立

（二）業務合作

（三）規范指導

管理文秘的素質

一、政治素質

政治素質是文秘人員素質體系的核心，是文秘人員為人處世的根基。包括道德修養和職業修養兩大部分。

二、知識素質

（一）基礎知識?；A知識是指作為一個文秘所必須具備的最基本的知識?；A知識越扎實、豐富，文秘的潛力發揮就越大。文秘的基礎知識主要包括自然科學知識和社會科學知識兩方面。

（二）專業知識

文秘人員的專業知識同樣可分為兩大部分。一是文秘專業的基礎知識，二是文秘人員所在行業的專業知識。

（三）完備的輔助知識

輔助知識既不像基礎知識那樣具有“根基”作用，也不同于專業知識那樣起“標志”作用。它對文秘人員的作用是豐富頭腦、開闊視野、擴大思路、提高工作效率。文秘人員需掌握的輔助知識主要包括：1.管理學知識。2.公共關系學知識。3.心理學知識。4.經濟學知識。5.人際關系學知識。

三、心理素質

心理素質是在生理素質的基礎上，通過后天環境和教育的作用形成并發展起來的，與人的學習和生活實踐密切聯系的心理品質的綜合表現。健康的心理素質是指個體能在各種環境中都能保持一種良好的心理狀態。心理健康的目標就是能夠隨環境變化而及時調節心理結構，對社會做出積極的反應，達到同外界的平衡，從而培養符合需要的健全的人格。

四、健康素質

健康素質不僅包括沒有疾病或不虛弱的傳統意識，而且內含身體的、精神的健康和社會幸福的完美狀態。它既是一種人的自然屬性，更是一種社會屬性，是一個囊括軀體健康、心理健康、社會適應良好和道德健康的統一指標體系。這四個方面相輔相成，不可分割，互相影響，互相促進。

管理文秘的能力

一、善于與領導相處的能力

二、洞察力

三、統籌能力

四、應變能力

五、社交公關能力

六、工作本身所要求的各種必備能力

（一）口頭表達能力.1.說話要有真實性。2.說話要有實用性。3.說話要有針對性。5.說話要有規范性。6.說話要有藝術性。

（二）文字表達能力

（三）輔助決策的能力

（四）實用技術操作能力

處理好文秘與領導關系應遵守以下原則：

1.服從而不盲從的原則。服從于領導這一原則應該大力提倡，善于服從，巧于服從更不應忽視。這就需要掌握服從的技巧和藝術：

第一，對有明顯缺陷的領導，積極配合其工作是上策。但服從不是盲從，有不同的看法和意見要善于提出，供領導參考。

第二，當領導交代的任務確實有難度，其他同事畏手畏腳時，要有勇氣出來承擔，顯示你的膽略，勇氣及能力。

第三，主動爭取領導的領導，很多領導并不希望通過單純的發號施令來推動下屬開展工作。

2.尊重而不庸俗的原則。

3.主動工作而不“越位”的原則。4.多做實事，少露鋒芒的原則。學會與各種性格類型的領導相處: 1.與自信型性格的領導相處。自信型性格的領導對自己充滿信心，凡事都認為字跡能做好，相信自己的能力。這樣的人做事有膽量、有沖勁，不拍失敗，具有不屈不撓的精神。文秘與自信型性格的領導相處，必須完成領導計劃和布置好的工作，這樣才能獲得領導的滿意。如果領導剛愎自用，文秘人員則應盡快調整心態，以努力與其適應，否則，應立即放棄這份工作。

2.與優柔寡斷型性格的領導相處。優柔寡斷性格的領導，認為凡事得三思而后行，對事情的前因后果以及成敗得失希望能考慮周全，做到萬無一失。遇到這樣的領導，文秘有兩種選擇：一是適應其性格特征，二是影響其性格特征，幫助其下決心，果斷決策。文秘人員應將具體工作的可行性分析工作做好，把利弊得失、風險回報匯報清楚，并備好各種可選方案，這樣既幫助了領導，也成就了自己。

3.與細心穩重型性格的領導相處。細心穩重型性格的領導通常注意細節，看重過程又看重結果，考慮問題細心周到，觀察問題仔細認真。同樣，細心穩重型的領導對待下屬也很細致體貼，他不喜歡下屬冒險，喜歡沉穩性格的下屬。面對細心穩重型性格的領導，文秘人員應表現出其沉穩老練的一面，凡事要形成成熟的方案后再向領導匯報，切忌不成熟的建議。

4.與粗獷型性格的領導相處。粗獷型性格的領導辦事果斷豪爽，不拘于小節。粗獷型性格的領導對朋友和下屬講究緣分，看重義氣，做事雷厲風行。面對粗獷型性格的領導，文秘人員不要有太多的書生氣，你必須盡力使自己向領導的處事作風看起，依照領導吩咐的意思辦事。

5.與實干型性格的領導相處。實干型性格的領導相信工作是做出來的，因此，他認為必須建立最適當的工作程序來保證工作效率。這樣的領導必然是重制度、重考核、重業績、重獎勵的人。面對實干型性格的領導，文秘人員在工作中必須腳踏實地、一絲不茍，同時要掌握各種工作技能并充分利用各種機會彰顯自身實力。在實干型領導看來，成功就是成功，失敗就是失敗，將事情辦糟了就是你的無能。在社交時應遵循以下原則：

一是互酬原則。二是開放原則。三是真誠原則.最后是互利性的原則。應變能力:是指人在外界事物發生改變時，所做出的反應，可能是本能的，也可能是經過深入思考過程后，所做出的決策。

統籌能力:是指洞察事物、工作謀劃、整合協調和創造性思維等方面的能力。素質:是指一個人在政治思想、工作作風、道德品質和知識技能等方面經過長期鍛煉和學習所形成的，在日常工作和生活中經常起作用的基本條件或內在因素。人的素質具有較為穩定的屬性，能對人的各種行為起到長期的、持續的影響作用。

心理素質:是在生理素質的基礎上，通過后天環境和教育的作用形成并發展起來的，與人的學習和生活實踐密切聯系的心理品質的綜合表現。個人形象 : 儀態 : 社交禮儀: 饋贈:

復議思考題

1．個人形象主要包括哪幾方面內容？ 2．著裝時一般遵循哪些原則？ 3.社交禮儀的內容主要包括哪幾方面？ 4．請簡述社交禮儀的原則。

第五篇：管理文秘

春學期《管理文秘》學習資料 1 1．公文的結構，要把握好哪些環節？其一般組成要素是什么？ 答：一般認為，主要是這樣四對八個環節：層次和段落、過渡和照應、主次和詳略、開頭和結尾。公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文標識、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附件、附注、主題詞、抄送單位、印發單位和印發日期等部分組成。

2．公文的層次和段落的含義是什么？ 答：(一)層次。層次又稱“部分”、“大段”、“邏輯段”等，是小于篇、大于段(有時也可以等于段)的結構單位。在公文中，它可以像篇和段一樣，有明確的外部標志，如章程、條例等法規類公文，由“總則、第一章、第二章……附則”來構成，清晰地顯現出層次來。它也可以沒有明確的外部標志，但人們在閱讀時，仍然能夠區分出來，因為不同層次承擔著文章內容展開的不同步驟。層次是結構諸環節中最重要的一環。結構的完整性和嚴密性，主要通過層次安排得以實現。公文層次的兩種基本形態。公文的層次安排，有兩種基本形態，一種是并列式，一種是遞進式。開頭通常是總述或總論，它自成一個層次。主體部分的各層或分述或分論，不是呈現并列形態，就是呈現遞進形態。對事物幾個不同側面的考察，對事件發生的幾種不同原因的分析，對法規中不同條文的陳述等等，都將形成相互并列的不同層次。如果是從事物的表象逐步深入去探索其本質，每一個深化的階段就形成一個層次，各層次之間就是遞進形態。從原因出發推導結果，或者反過來從結果出發尋找原因，也會有步步深入的過程，也是遞進形態。另外，文章在偏重于記述事件或過程時，按照事實發生的先后順序表述，事件的階段性也必然會形成層次，各層之間也屬于遞進形態。

(二)段落。段落的含義和作用。段落就是我們平時所說的自然段，它是小于層次(有時也會有一個段落自成一個層次的情況)大于句子的結構單位。它有著段首空兩字，段尾另起行的外部標志。段落的劃分使文章的結構更明晰、醒目。古人寫文章不分段落，給閱讀造成的障礙是顯而易見的。

3．劃分段落的注意事項有哪些？ 答：對于層次的安排，段落的劃分比較容易一些。只需注意以下三點：首先，保持段意的單一性。一篇文章只能辦理一件事務，只能有一個中心話題，只能有一個中心思想。一個層次也是如此。對于一個段落而言，當然要遵循相同的原則。除過渡段承上啟下，內容可以不單一外，意義段都不應違背這一原則。其次，注意段意的完整性。只有單一性還不夠，如果一段話的意思沒有表達完整就煞了尾，讀者不知所云，也是結構的嚴重失誤。其三，段落安排要長短適度。段落多長才合適？這并沒有統一的標準。但是，如果一段文字有七八百字還不分段，讀者就很難把握作者的思路和內容的步驟了。相反，段落都只有一兩行文字，那又將思路切割的七零八碎的，讀者也難以接受。一般地說，長到三四百字，短到三四十字，都是比較合適的長度。但特殊情況可以例外。還要注意長短標準的統一問題。有人寫文章，思路連貫性強，段落較長；有人寫文章，思路跳躍性強，段落較短，只要在一篇文章中前后統一，這都不是什么缺陷。但是，如果在一篇公文之中，分段不是采用一個標準，形成了文章前后風格的不一，那就是缺陷了，必須防止。

4．什么叫過渡？它們的作用是什么？過度的方式有哪些？ 答：（1）過渡的含義和作用。過渡就是在段落之間、層次之間進行銜接的形式或手段。依照我們前面講過的層次和段落的理論，文章是由若干“板塊”構成的。那么，在板塊與板塊之間，必然會有一些縫隙，使文氣不能順暢地通達。這樣，作者就必須在板塊之間鋪路搭橋，以便文氣暢達，前后文渾然一體。用于承前啟后的形式和手段，就是過渡。公文在總論(或總述)與分論(或分述)之間，一般需要過渡；分論(或分述)之間，有時也需要過渡。

（2）過渡的方式。渡的方式有三種。一是過渡段，二是過渡句，三是關聯詞語。如果前后文內容差異較大，要安排一個段落承上啟下，這個段落就叫過渡段。過渡段不是獨立的意義段，主要功能不是表達意義，而是完成內容的轉換。過渡句或出現在上層上段末尾用以“啟下”，或出現在下層下段開頭用以“承上”用關聯詞語過渡，常用的詞語是“因此”、“但是”、“然而”、“總之”、“綜上所述”等等，一般出現在下層或下段起首。