第一篇：實用文秘英語-會務管理

第三節 會務管理

一、談論會議準備情況

1.常用詞句

The room is ready for the meeting and here is the final agenda.灰常已布置好了，這是會議的正式議程。

I have given the committee members informal notice of the meeting, either by telephone or by memo.我已通過電話或便函將此會議非正式地通知了每位委員。

Miss Chen, Are you getting everything ready for the meeting? 陳小姐，有關開會的事情都準備好了嗎？

Mr.Kent, would you like to exchange some ideas with Mr.Brent before next week’s meeting? 肯特先生，在下周開會前，你是否想與布倫特先生交換一下意見？

2.范例

實例

K: Miss Chen, the meeting is scheduled from 2:00 this afternoon.Have you made the necessary arrangement?

S: Yes, Mr.Kent.We’ll use the conference room for the meeting.K: That’s fine.The meeting is very important.Where shall the guests be received before the meeting begins.S: In the dining room.It’s spacious there.K: OK, How would you seat our guests, Miss Chen?

S: We’ve prepared name cards to be put on the conference table for guests to sit by.What time would you like refreshments served, Mr.Kent?

K: Well, after my report there’ll be an interval for rest and refreshments.S: All right.I see.譯文：

K: 陳小姐，會議計劃在今天下午20:00開始。你作好安排了嗎？

S: 是的，肯特先生。我們使用會議室開會。

K: 那很好。這個會議很重要。開會前在哪里接待來賓？

S: 在餐廳，那里比較寬敞。

K: 好的。你怎么安排來賓就座呢，陳小姐？

S: 我們已經準備了姓名卡片放在會議桌上，讓來賓按此就座。您希望什么時候供應點心，肯特先生？

K: 哦，在我報告后休息時間供應點心。

S: 好吧。我明白了。

二、安排會務活動

1.常用詞句

Please put the minute book, draft of the resolutions, agenda of the meeting, paper and pencil on the desks of all the board members.請將會議記錄本、決議草案、會議議程、紙盒鉛筆放在每位代表的桌子上。

We’ve prepared name cards to be put on the conference table for guests to sit by.我們已經準備好了姓名卡片放在會議桌上，讓來賓按此就座。

Please serve tea and biscuits for the members.請為會議提供茶水和點心。

Please take notes of the meeting and summarize the discussions.請做好會議記錄，并寫出會議討論總結。

2.范例 實例

K: Miss Chen, the monthly executive committee meeting is planned for the next week.Were the members notified?

S: Yes, sir.I have given the committee members informal notice of meeting, either by telephone or by memo.K: Have you prepared the agenda, Miss Chen? S: Yes, Sir.Here is a copy.K: Have you prepared the minutes book, a copy of the by-laws and the charter, and the drafts of the resolutions?

S: Yes, sir.I have provided all the necessary material.I have also prepared a meeting memo.K: Excellent.After the meeting has been adjourned, please inform the interested parties of any action taken.Write up the official notice in duplicate.譯文：

K: 陳小姐，每月一次的執行委員會會議定于下星期召開，所有的委員你都通知到了嗎？ S: 都通知到了，先生。我已經打電話或些便函就此會議非正式地通知了每個委員。K: 陳小姐，會議的議程準備好了嗎？ S: 準備好了，先生。這是一份復印本。

K: 會議記錄本、公司的內部章程、憑照以及決議草案都準備好了嗎？ S: 是的，先生。我已經通過了所有的必須材料，我還準備了會議備忘錄。

K: 好極了。休會后，請你把所有安排事宜告知各有關方面。寫出正式通知一式兩份。

三、會議通知

1.常用詞句

The meeting will be held at the Grand International Hotel.這次會議將在國際大飯店舉行。You are expected to attend the conference.希望您能詞句這次會議。

All the non-executive directors will be present at the meeting.所有的非執行董事都要參加這次會議。

We will hold a meeting to decide the long-term plan of this company.我們將舉行一次會議，確定公司的長期計劃。

The auditors will meet at 3 p.m.on Friday, December 21, in the Lincoln Room.審計師們將于12月21日星期五下午3:00在林肯會議室舉行一次會議。

The purpose of this meeting is to make the following decisions.這次會議的目的是要對一下事項作出決定。

The meeting has been rescheduled for June 3.這次會議已改在6月3日召開。

2.范例 實例

會議通知

Date: December 15, 2010

To: Roger Williams, R&D Manager From: Mary Geyrac, Chair

Re: A Speech on High Technology at the Annual Conference

This year the annual conference will take place at the Pearl Hotle from December 15 to 18.Enclosed are the agenda, the minutes of the last annual conference and details of the accommodation arrangements.Last year you gave a very interesting presentation on the subject of “High Technology.” I would be grateful if you would consider giving us an update on this.I would appreciate it if you could send me a confirmation.譯文：

日期：2010年12月15日

接收人：羅杰·威廉姆斯（研究與開發部經理）發送人：瑪麗·蓋拉克（會議主席）

主題：在年會上作一個關于高新技術的發言

今年的年會定于12月15日至18日在明珠飯店舉行。隨函謹附會議議程、去年年會的記錄以及食宿安排的詳細情況。

去年，您作了一個題為“高新技術”的報告，非常精彩。若您能對此再作一次內容新穎的報告，我將非常感激。請回函確認。

會議更改通知

To: Members of the long-Range Planning Committee From: Xi Chen, Secretary Date: March 18, 2010

Subject: Change in May Meeting Date

The regularly scheduled February 18, 2010 meeting of the Long-Range Planning Committee is rescheduled for March 25, 2010, at 3:00 p.m.in the Third Conference Room because President must attend a marketing conference in New York.Please notify me at extension 3106 if you will be unable to attend.譯文：

接收人：長期計劃委員會成員 發送人：陳茜（秘書）日期：2010年3月18日

主題：5月份會議日期變更通知

原定在2010年2月18日召開的長期計劃委員會會議，因總裁要去紐約參加一個非常只要的營銷會議，改在3月25日下午3:00舉行，會議地點是第三會議室。

如果不能參加，請撥分機號3106通知我。

四、會議議程

1.常用詞句

opening call to order 宣布會議開始 roll call 點名

announcement of quorum 宣布法定人數 announcement of agenda 宣布會議議程

approval of minutes from previous meeting 通過上次會議的記錄 discussion of late delivery problems 討論不能按時交貨的問題 continuation of discussion of hiring procedures 繼續討論聘用程序 report of welfare committee 宣布福利委員會報告 unfinished business 討論尚未完成的工作 new business 討論新的工作

plans for feasibility study 計劃繼續可行性研究 selection of next meeting date 決定下次會議時間 appointment of committee 任命工作小組 nominations and elections 提名與改選

assignment of responsibilities 安排工作職責 contact 聯系人 other items 其他 adjournment 休會

2.范例 實例

Date: January 30

Time: 9:00 a.m.to 10:30 a.m.Location: The Third Meeting Room, AA Hotel

Objective: Decide Whether to Increase Production Capacity Attendees: Jud Mary(J.M.)

Healther Endlf(H.E.)Simone Martens(S.M.)Michael Kent(M.K.)Roger Williams(R.W.)Jilian Black(J.B.)

Agenda ItemPurposeTimeEstimate criteria for making decisionConsensus15 minutes Review 5-year production figuresInformation10 minutes Estimate long-and Shor-term demandsConsensus20 minutes Review cost estimateInformation15 minutes Consider use of current potential capacityDecision20 minutes

會議議程

日期：1月3日

時間：上午9:00到10:30 地點：AA久等第三會議室

目的：決定是否應該提高生產能力 與會人員：加德·瑪麗（J.M.）

Presenter×R.W.S.M.M.K.H.E.希瑟·恩道夫（H.E.）西蒙·馬丁斯（S.M.）邁克爾·肯特（M.K.）羅杰·威廉姆斯（R.W.）吉利安·布萊克（J.R.）

事項目的時間發言人 評估決策標準達成共識15分鐘評議5年的產量通報信息10分鐘R.W.評估近期和遠期需求達成共識20分鐘S.M.評估成本討論對目前生產能力潛力的利用

通報信息形成決定15分鐘M.K.20分鐘H.E.

第二篇：管理文秘

秘書的定義: 1.秘書是一種廣泛的社會職業和必須具備一定專業能力的專業職務。2.秘書工作的業務范圍是針對領導及與領導相關的各項工作，核心是“領導意圖及決策”。

3.秘書工作的定位是輔助、協調、參謀，是領導進行各項事務處理、決策、執行的助手。

4.秘書活動的基本方式是綜合處理各項事務并進行相關的信息管理。管理文秘的內涵: 1.管理文秘體現了秘書學與管理學的緊密聯系。秘書學與管理學的交叉關聯主要體現在以下幾個方面：

（1）秘書工作的主要實施范圍是圍繞著組織和決策的管理展開的，秘書工作的定位、目標以及績效的考評都與管理學密切相關，現代秘書工作愈來愈能夠體現出管理科學的基本內涵。1

（2）秘書工作中輔助領導所進行的各項管理事務的實踐又在實際操作中升華了管理科學的理論、實現了管理方法的探究，對培養和塑造新型的專業管理人才起著重要作用。正因為如此，從事秘書工作的很多人，經過多年的磨礪，最終走向了領導和管理的崗位。

（3）從國際秘書職業發展的趨勢來看，秘書職業自身的發展也體現了秘書與管理科學緊密的關聯性。

（4）除了具體的工作實踐與管理科學的密切關聯，秘書工作的特性要求從業人員要具備較強的自我管理技能。

管理文秘:即管理秘書學中的秘書內涵可以這樣定位： 現代意義上的秘書，是具備專業技能職務資格、圍繞著領導層或個人進行各項事務的輔助決策和管理，幫助組織或個人實現“效能最大化”的管理類應用型技術人才2。

中國的秘書職業化的步伐還顯得過于緩慢。這種局面的造成主要在于以下幾個方面:（1）傳統對于秘書職業認知偏見的影響持續存在（2）秘書職業不穩定，職業化發展緩慢

（3）秘書從業機制亟待轉型

（4）傳統的秘書教育理論與實踐脫節，難以培養出與國際接軌的新型復合型、創新型的綜合秘書和涉外秘書人才，秘書職業教育模式亟待改革。中國管理秘書的職業發展趨向：

1.進行秘書職業的全新角色定位，實現秘書職業應有的功能價值。2.改革人才培養模式，強化創新型思維意識，切實培養符合國際秘書職業需求的高級秘書人才

3.嚴格秘書職業準入制度，提高秘書整體從業素質，加強秘書職業化建設

4.更新秘書從業人員的知識結構，增加國際文化、國際經濟政治和外語的強化學習和訓練，并提高辦公自動化的技能，向著專業化和智能化的方向發展。當前管理秘書的主要類型

按照秘書的來源與服務對象可以分為公務秘書和私人秘書。

按照秘書的工作性質劃分，可分為黨政秘書，企業秘書、商務秘書等。

按照秘書的業務內容可以分為各級領導的行政秘書、法律、教育、醫學等各類專業秘書、文書處理和保管的機要秘書、負責總務后勤工作的事務秘書還有負責來信來訪工作的信訪秘書、從事口頭或者書面外文翻譯工作的外文秘書、負責各級各類會議的承辦、組織和協調的會議秘書等。

依據管理秘書在工作中的角色定位，具體工作中所承擔的工作實務主要有以下幾個部分：

（一）日常事務管理：

（二）接待事務，（三）會議管理

（四）行政事務管理

（五）文件管理，（六）公關管理

根據管理秘書學的研究對象的不斷發展，具體研究內容也發生了變化，概括來看，主要有以下七個方面：

（一）更加注重了管理科學在秘書學中的應用和發展研究。

（二）更加關注秘書學實踐中的經驗對管理科學的推動和完善作用的研究。

（三）更加關注管理秘書學較傳統秘書學的新發展研究。

（四）更加注重在現代市場經濟體制下管理秘書學新特色的研究。

（五）更加關注并研究在全球化視野下管理秘書行業標準及職業化的國際發展新趨勢。

（六）更加關注管理秘書各項具體實務的精細化、標準化、規范化發展研究。

（七）更加關注新形勢下管理秘書人才模式培養機制的創新研究。

秘書機構:就是通常我們所說的秘書工作部門，是指在各級各類社會組織中為領導機構和領導者輔助管理、處理綜合事務的綜合辦公機構，是黨、政領導機關和企事業單位等各種社會組織都需要的重要職能部門。秘書機構設置的原則

1.效能最大化原則

堅持效能最大化原則，應該做到：

（1）科學分工（2）層次合理（3）優化結構（4）配置合理

2.適應工作需求的原則

3.分級管理、職、權、責分明統一原則 4.機構統一、相對穩定的原則

秘書機構的分類

1.按工作時間分為常設性的秘書機構和臨時性的秘書機構 2.按社會性質分為公務秘書機構和私人秘書機構

3.按服務對象來分為群體服務的秘書機構和為個人服務的秘書機構

管理文秘機構的性質

(一)輔助性

（二）綜合性(三)中樞性

（四）機要性

（五）服務性

（六）封閉性

管理文秘機構的職能：

（一）參謀助手

（二）后勤保障

（三）文書辦理

（四）信息管理

（五）協調公關 文秘管理機構的結構模式

(一)因人分設、單一制模式結構

因人分設、單一制模式結構，主要是按照主要領導者和分管領導者的分工而設置的秘書機構，工作任務通常對應的秘書工作部門承擔，即該領導的各類工作的輔助均由一個秘書部門負責。有利于領導分工工作的需要，其不足之處在于增加了管理層次，同時文秘人員業務繁雜，難以專精，有時因臨時工作多而產生忙亂現象。(二)因事分設制

因事分設制，即根據秘書工作的業務范圍而分設相應的秘書機構，即通過各自的業務活動，輔助領導工作和機關工作。如各辦公部門中的秘書處(科)、文書處（科）、信息處(科)、督查處(科)、信訪處(科)、調研處(科)等秘書機構，就分別負責文字工作、文書工作、信息工作、督查工作、信訪工作、調研工作等秘書業務。因事分設制便于秘書機構的科學化管理，有利于秘書工作的規范化建設，有助于秘書工作質量的提高，其不足之處在于，不便于直接為領導工作服務。容易發生協調不當、工作失調的局面。

(三)混合分設制

混合分設制，即因人分設制和因事分設制二者兼之的組織模式通常有綜合制二層結構模式，業務繁多的組織有的還設置為綜合制三層結構模式。如某些辦公部門中，同時設有秘書一處(科)、秘書二處(科)、秘書三處(科)??綜合處(科)、信息處(科)、信訪處(科)、調研處(科)、接待處(科)???；旌戏衷O制既便于為領導工作服務，又便于為機關工作服務。其不足之處在于輔助服務的重點不突出，工作內容易于相互交叉和重復。文秘管理機構之間的關系

（一）平行獨立

（二）業務合作

（三）規范指導

管理文秘的素質

一、政治素質

政治素質是文秘人員素質體系的核心，是文秘人員為人處世的根基。包括道德修養和職業修養兩大部分。

二、知識素質

（一）基礎知識?；A知識是指作為一個文秘所必須具備的最基本的知識?；A知識越扎實、豐富，文秘的潛力發揮就越大。文秘的基礎知識主要包括自然科學知識和社會科學知識兩方面。

（二）專業知識

文秘人員的專業知識同樣可分為兩大部分。一是文秘專業的基礎知識，二是文秘人員所在行業的專業知識。

（三）完備的輔助知識

輔助知識既不像基礎知識那樣具有“根基”作用，也不同于專業知識那樣起“標志”作用。它對文秘人員的作用是豐富頭腦、開闊視野、擴大思路、提高工作效率。文秘人員需掌握的輔助知識主要包括：1.管理學知識。2.公共關系學知識。3.心理學知識。4.經濟學知識。5.人際關系學知識。

三、心理素質

心理素質是在生理素質的基礎上，通過后天環境和教育的作用形成并發展起來的，與人的學習和生活實踐密切聯系的心理品質的綜合表現。健康的心理素質是指個體能在各種環境中都能保持一種良好的心理狀態。心理健康的目標就是能夠隨環境變化而及時調節心理結構，對社會做出積極的反應，達到同外界的平衡，從而培養符合需要的健全的人格。

四、健康素質

健康素質不僅包括沒有疾病或不虛弱的傳統意識，而且內含身體的、精神的健康和社會幸福的完美狀態。它既是一種人的自然屬性，更是一種社會屬性，是一個囊括軀體健康、心理健康、社會適應良好和道德健康的統一指標體系。這四個方面相輔相成，不可分割，互相影響，互相促進。

管理文秘的能力

一、善于與領導相處的能力

二、洞察力

三、統籌能力

四、應變能力

五、社交公關能力

六、工作本身所要求的各種必備能力

（一）口頭表達能力.1.說話要有真實性。2.說話要有實用性。3.說話要有針對性。5.說話要有規范性。6.說話要有藝術性。

（二）文字表達能力

（三）輔助決策的能力

（四）實用技術操作能力

處理好文秘與領導關系應遵守以下原則：

1.服從而不盲從的原則。服從于領導這一原則應該大力提倡，善于服從，巧于服從更不應忽視。這就需要掌握服從的技巧和藝術：

第一，對有明顯缺陷的領導，積極配合其工作是上策。但服從不是盲從，有不同的看法和意見要善于提出，供領導參考。

第二，當領導交代的任務確實有難度，其他同事畏手畏腳時，要有勇氣出來承擔，顯示你的膽略，勇氣及能力。

第三，主動爭取領導的領導，很多領導并不希望通過單純的發號施令來推動下屬開展工作。

2.尊重而不庸俗的原則。

3.主動工作而不“越位”的原則。4.多做實事，少露鋒芒的原則。學會與各種性格類型的領導相處: 1.與自信型性格的領導相處。自信型性格的領導對自己充滿信心，凡事都認為字跡能做好，相信自己的能力。這樣的人做事有膽量、有沖勁，不拍失敗，具有不屈不撓的精神。文秘與自信型性格的領導相處，必須完成領導計劃和布置好的工作，這樣才能獲得領導的滿意。如果領導剛愎自用，文秘人員則應盡快調整心態，以努力與其適應，否則，應立即放棄這份工作。

2.與優柔寡斷型性格的領導相處。優柔寡斷性格的領導，認為凡事得三思而后行，對事情的前因后果以及成敗得失希望能考慮周全，做到萬無一失。遇到這樣的領導，文秘有兩種選擇：一是適應其性格特征，二是影響其性格特征，幫助其下決心，果斷決策。文秘人員應將具體工作的可行性分析工作做好，把利弊得失、風險回報匯報清楚，并備好各種可選方案，這樣既幫助了領導，也成就了自己。

3.與細心穩重型性格的領導相處。細心穩重型性格的領導通常注意細節，看重過程又看重結果，考慮問題細心周到，觀察問題仔細認真。同樣，細心穩重型的領導對待下屬也很細致體貼，他不喜歡下屬冒險，喜歡沉穩性格的下屬。面對細心穩重型性格的領導，文秘人員應表現出其沉穩老練的一面，凡事要形成成熟的方案后再向領導匯報，切忌不成熟的建議。

4.與粗獷型性格的領導相處。粗獷型性格的領導辦事果斷豪爽，不拘于小節。粗獷型性格的領導對朋友和下屬講究緣分，看重義氣，做事雷厲風行。面對粗獷型性格的領導，文秘人員不要有太多的書生氣，你必須盡力使自己向領導的處事作風看起，依照領導吩咐的意思辦事。

5.與實干型性格的領導相處。實干型性格的領導相信工作是做出來的，因此，他認為必須建立最適當的工作程序來保證工作效率。這樣的領導必然是重制度、重考核、重業績、重獎勵的人。面對實干型性格的領導，文秘人員在工作中必須腳踏實地、一絲不茍，同時要掌握各種工作技能并充分利用各種機會彰顯自身實力。在實干型領導看來，成功就是成功，失敗就是失敗，將事情辦糟了就是你的無能。在社交時應遵循以下原則：

一是互酬原則。二是開放原則。三是真誠原則.最后是互利性的原則。應變能力:是指人在外界事物發生改變時，所做出的反應，可能是本能的，也可能是經過深入思考過程后，所做出的決策。

統籌能力:是指洞察事物、工作謀劃、整合協調和創造性思維等方面的能力。素質:是指一個人在政治思想、工作作風、道德品質和知識技能等方面經過長期鍛煉和學習所形成的，在日常工作和生活中經常起作用的基本條件或內在因素。人的素質具有較為穩定的屬性，能對人的各種行為起到長期的、持續的影響作用。

心理素質:是在生理素質的基礎上，通過后天環境和教育的作用形成并發展起來的，與人的學習和生活實踐密切聯系的心理品質的綜合表現。個人形象 : 儀態 : 社交禮儀: 饋贈:

復議思考題

1．個人形象主要包括哪幾方面內容？ 2．著裝時一般遵循哪些原則？ 3.社交禮儀的內容主要包括哪幾方面？ 4．請簡述社交禮儀的原則。

第三篇：管理文秘

春學期《管理文秘》學習資料 1 1．公文的結構，要把握好哪些環節？其一般組成要素是什么？ 答：一般認為，主要是這樣四對八個環節：層次和段落、過渡和照應、主次和詳略、開頭和結尾。公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文標識、發文字號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附件、附注、主題詞、抄送單位、印發單位和印發日期等部分組成。

2．公文的層次和段落的含義是什么？ 答：(一)層次。層次又稱“部分”、“大段”、“邏輯段”等，是小于篇、大于段(有時也可以等于段)的結構單位。在公文中，它可以像篇和段一樣，有明確的外部標志，如章程、條例等法規類公文，由“總則、第一章、第二章……附則”來構成，清晰地顯現出層次來。它也可以沒有明確的外部標志，但人們在閱讀時，仍然能夠區分出來，因為不同層次承擔著文章內容展開的不同步驟。層次是結構諸環節中最重要的一環。結構的完整性和嚴密性，主要通過層次安排得以實現。公文層次的兩種基本形態。公文的層次安排，有兩種基本形態，一種是并列式，一種是遞進式。開頭通常是總述或總論，它自成一個層次。主體部分的各層或分述或分論，不是呈現并列形態，就是呈現遞進形態。對事物幾個不同側面的考察，對事件發生的幾種不同原因的分析，對法規中不同條文的陳述等等，都將形成相互并列的不同層次。如果是從事物的表象逐步深入去探索其本質，每一個深化的階段就形成一個層次，各層次之間就是遞進形態。從原因出發推導結果，或者反過來從結果出發尋找原因，也會有步步深入的過程，也是遞進形態。另外，文章在偏重于記述事件或過程時，按照事實發生的先后順序表述，事件的階段性也必然會形成層次，各層之間也屬于遞進形態。

(二)段落。段落的含義和作用。段落就是我們平時所說的自然段，它是小于層次(有時也會有一個段落自成一個層次的情況)大于句子的結構單位。它有著段首空兩字，段尾另起行的外部標志。段落的劃分使文章的結構更明晰、醒目。古人寫文章不分段落，給閱讀造成的障礙是顯而易見的。

3．劃分段落的注意事項有哪些？ 答：對于層次的安排，段落的劃分比較容易一些。只需注意以下三點：首先，保持段意的單一性。一篇文章只能辦理一件事務，只能有一個中心話題，只能有一個中心思想。一個層次也是如此。對于一個段落而言，當然要遵循相同的原則。除過渡段承上啟下，內容可以不單一外，意義段都不應違背這一原則。其次，注意段意的完整性。只有單一性還不夠，如果一段話的意思沒有表達完整就煞了尾，讀者不知所云，也是結構的嚴重失誤。其三，段落安排要長短適度。段落多長才合適？這并沒有統一的標準。但是，如果一段文字有七八百字還不分段，讀者就很難把握作者的思路和內容的步驟了。相反，段落都只有一兩行文字，那又將思路切割的七零八碎的，讀者也難以接受。一般地說，長到三四百字，短到三四十字，都是比較合適的長度。但特殊情況可以例外。還要注意長短標準的統一問題。有人寫文章，思路連貫性強，段落較長；有人寫文章，思路跳躍性強，段落較短，只要在一篇文章中前后統一，這都不是什么缺陷。但是，如果在一篇公文之中，分段不是采用一個標準，形成了文章前后風格的不一，那就是缺陷了，必須防止。

4．什么叫過渡？它們的作用是什么？過度的方式有哪些？ 答：（1）過渡的含義和作用。過渡就是在段落之間、層次之間進行銜接的形式或手段。依照我們前面講過的層次和段落的理論，文章是由若干“板塊”構成的。那么，在板塊與板塊之間，必然會有一些縫隙，使文氣不能順暢地通達。這樣，作者就必須在板塊之間鋪路搭橋，以便文氣暢達，前后文渾然一體。用于承前啟后的形式和手段，就是過渡。公文在總論(或總述)與分論(或分述)之間，一般需要過渡；分論(或分述)之間，有時也需要過渡。

（2）過渡的方式。渡的方式有三種。一是過渡段，二是過渡句，三是關聯詞語。如果前后文內容差異較大，要安排一個段落承上啟下，這個段落就叫過渡段。過渡段不是獨立的意義段，主要功能不是表達意義，而是完成內容的轉換。過渡句或出現在上層上段末尾用以“啟下”，或出現在下層下段開頭用以“承上”用關聯詞語過渡，常用的詞語是“因此”、“但是”、“然而”、“總之”、“綜上所述”等等，一般出現在下層或下段起首。

第四篇：管理文秘

1、秘書是專門從事辦公室程序性工作、協助上司處理政務及日常事務并為決策及實施提供服務的人員。

2、商務秘書是指在各類從事商務活動的組織中，協助投資者、經營者、企業管理者處理各種商務性事務，負責組織行政事務處理，并輔助上司做好決策工作和信息工作，擔負上司的近身參謀、助手和工作伙伴的的工作人員。

3、商務秘書的等級及職業能力要求（P3）

初級商務秘書商務秘書高級商務秘書

4、商務秘書的角色定位

(1)商務秘書是領導的助手（2）商務秘書是企業工作的樞紐橋梁(3)商務秘書是企業的信息庫（4）

商務秘書是個配角

5、秘書該如何處理領導人之間的矛盾？

(1)認真觀察分析。在工作中，秘書應該注意觀察，了解領導班子成員之間的矛盾，并分析其原因，做

到心中有數。

(2)采取相應對策。①消極回避②保持中立③積極溝通協調

6、商務秘書怎樣與不同個性的領導人相處？

(1)與思想周全型領導人相處。給這種領導人當秘書，只要兢兢業業、勤勤懇懇、扎扎實實做好自己的本職工作，不需要用更多的精力考慮協調與領導人的關系。

(2)與主觀自信型領導人相處。商務秘書要注意協調自己的心態，多給領導人提供客觀真實的情況，在適當的時候，提醒領導人別犯主觀主義錯誤。

(3)與安全保守型領導人相處。商務秘書做事要很小心，要認真領會領導意圖，同時多幫助領導人搜集資料，幫助他周密思考，安全決策。

(4)與優柔寡斷型領導人相處。商務秘書不能心生不滿而陽奉陰違，而要盡量地向這樣的領導人提供更多的可供決策參考的資料，盡可能幫其克服優柔寡斷的缺點，幫其盡快決策。

(5)與性格粗獷型領導人相處。商務秘書作計劃時更應該細心周全，以彌補領導人的粗心。

(6)與感情細膩型領導人相處。與這種領導人共事，商務秘書也得細心周全，不能因為領導人想的細，自己反而粗心。

7、商務秘書職能是指領導或者上級根據目標和工作需要明確賦予商務秘書的職責與權限，是商務秘書活

動的任務、職責、作用和效能的統稱。

8、協助管理的特點

（1）管理的綜合性（2）管理的間接性(3)管理的非常規性

9、商務秘書如何做好協助管理工作？

（1）計劃中的商務秘書工作。①搜集信息資料②推動部門計劃③擬制綜合計劃

（2）指揮中的商務秘書工作。①傳達上級指令② 調查下級反映③協調指揮活動

（3）控制中的商務秘書工作。①擬制控制標準②獲取偏差信息③協助糾正偏差

10、職業素養是指從事某一職業的人所應具備的職業特點的素質與修養。

11、商務秘書的職業道德修養包括哪些內容?

(1)忠于職守，熱愛本職（2）服從領導，當好參謀（3）埋頭苦干，任勞任怨（4）謙虛謹慎，熱情服務（5）實

事求是，勇于創新（6）遵紀守法，廉潔奉公(7)恪守信用，嚴守機密

12、商務秘書應當具備怎樣的知識結構？

（1）基礎知識。商務秘書應當重點掌握漢語知識、一般自然科學知識和外語知識。

（2）專業知識。①行業領域專業知識②秘書工作專業知（秘書學知識、文書學和檔案學知識、辦公自

動化知識）

（3）相關知識。①管理方面的知識②法律方面的知識③經濟方面的知識 ④金融方面的知識⑤財稅方面的知識

商務秘書除了秘書專業工作以外，還肩負很多管理層面的工作，這就需要掌握與秘書工作相關的其他知識，這些知識有助于商務秘書更有效的開展工作，提高工作效率，這些商務秘書應當掌握的知

識涉及諸多知識門類，它們相互聯系、相互作用，通過商務秘書自身努力，達到有機統一，成為一個較為理想的知識結構模式，發揮出知識要素的整體效應，更好的為秘書工作服務。

13、影響商務秘書工作的不良心理有哪些，該如何克服？

不良心理（1）緊張心理（2）自負心理（3）煩躁心理（4）壓抑心理（5）依賴心理

（6）攀比心理（7）嫉妒心理（8）虛榮心理

克服方法(1)進入角色，形成并強化秘書角色意識。①高度的責任意識②正確的服務意識 ③積極的參與意識 ④清醒的原則意識 ⑤強烈的公關意識

(2)加強自我修養，形成正確的自我意識。(3)在實踐中不斷總結經驗，加強心理品質修養。

14、辦公室日常事務工作的特點服務性 輔助性復雜性 政策性時效性

15、時間調度安排。如何有效地調度工作時間，應當注意一下幾個方面；(p91)

（1）時間安排的從屬性 必須與組織運轉的各個程序，各個環節的需要保持一致，與上司的工作進程協調統一

(2)時間安排的機動性要按照組織活動中隨機發生的事，靈活調整自己的工作時間

(3)時間安排的自主性要在被動中求主動，在從屬于組織管理和領導活動需要的同時，注意時間安排的主動性

16、計劃的制定：

(1)明確計劃工作的具體任務和要求，明確每一個時期的中心任務和工作重點。

(2)明確計劃工作的宗旨、目標和戰略，并論證可行性。

(3)規定計劃中各項工作的開始和完成的進度，以便進行有效的控制，對能力及資源進行平衡。

(4)規定計劃的實施地點或場所，通過了解計劃實施的環境和限制，做到合理安排計劃實施的空間組織和布局。

17、接聽或者撥打電話應注意的問題（可能為多選）p9318、如何做好值班工作的管理？

值班工作的職責(1)受理本單位的信息聯系，保障信息暢通(2)做好通知、接洽、聯絡工作(3)承辦領

導交辦的緊急事務(4)處理或者協調處理突發事件

值班工作的基本要求(1)堅守崗位 起好問事處工作(2)做好分流工作(3)做好信息的匯總、儲存

19、調查研究，簡稱調研。就是人們在實踐中，通過一定的途徑和方法，對特定客觀事物進行有意識的探

索和把握，從而獲得關于客觀事物規律性的認識的活動過程。

20、調查研究的內容

(1)基本情況調研(2)輔助決策調研(3)指導工作調研(4)臨時性專題調研

21、開展調查研究有哪些環節

準備階段 ①明確目的，確定課題②確定范圍對象，熟悉相關情況③制定計劃，組合隊伍

調查階段 ①搜集資料要全面、可靠 ②追根刨底，深入挖掘 ③做好筆記，手腦并用

研究總結階段①整理研究材料②起草報告③回顧總結

22、調查研究報告，是對客觀實際進行深入、周密的調查研究和分析綜合后，寫成的一種反映調查研究成果的書面報告。

23、會議是有組織有領導地商議事情的集會。

24、會議的構成要素：

內容要素（會議指導思想、會議主題、會議目的、會議任務）

程序要素（會前組織準備、會中協調服務、會后落實反饋）

形式要素（會議名稱、會議地點、會議方式）

25、會議預案的內容：

1、確定會議名稱

2、確定會議的規模和規格

3、確定會議時間與會期

4、確定與會

人員

5、選擇會場

6、會場布置

7、擬定會議議題、議程和日程

8、擬制會議文件

9、擬制會議用品

10、擬訂會議的后勤保障

11、制定會議票證

12、會議經費預算

26、會前準備工作：

1、制定會議議案

2、組建會議籌備機構

3、印發會議通知

4、會前檢查

27、會見組織服務工作：組織簽到、引導就座、會議服務工作、安排會議發言、做好會議記錄、編寫會議

簡報

28、信息收集的范圍有本企業信息、國際市場信息、客戶信息、貿易信息、國際金融信息、法律政策信息、交際活動信息

29、如何進行信息篩選和校核

信息篩選的方法：留意標題剪裁、復印摘記標記說明(注明日期、出處)

信息篩選的程序：看來源看題目看內容決定存舍

信息篩選應注意的問題（p157）

信息校核的方法：溯源法比較法核對法邏輯法調查法數理統計法

30、信息加工是指對信息進行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以獲得事物發生、發展、變化的高層次信

息。

31、信息加工的方法：匯集法歸納法縱深法連橫法濃縮法 轉換法圖表法

32、公文是各級各類機關、團體和企事業單位在公務活動中形成和使用的書面文字材料。

33、平行公文是指發往同一組織系統或業務系統中與自己平級的單位，或者發往與自己無任何領導隸屬關

系或業務指導關系的其他任何單位的公文。

34、平行關系是指發文單位和收文單位之間的信件往來關系，它是根據行文單位所屬組織系統的隸屬關系

及其職權范圍來確定的。包括隸屬關系（行政隸屬關系和業務隸屬關系）和非隸屬關系（1、同一系統同級單位或不同系統的同級單位、部門之間的關系

2、不同系統的非同級單位、部門之間的關系）。

35、發文處理程序：交擬——擬稿——審核——會稿——簽發——編號——復核——繕印——校對——用

印——發文登記——封發

36、收文處理程序：簽收——拆封——收文登記——審核——擬辦——傳閱——承辦——催辦——查辦—

—留注

37、擬稿時應當注意的問題：

1、符合國家的法律、法規及其他有關規定

2、情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短

3、公文文種應當根據行文目的、發文單位的職權與主送單位的行文關系確定

4、擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度

5、人名、地名、數字、引文準確

6、結構層次序數“一”、“

（一）”、“1”、“（1）”

7、應當使用國家法定劑量單位8如果文內使用非規范化簡稱，應當先使用全稱并注明簡稱

9、公文中的數字，除成文日期、部分層次結構序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，其他數字都應使用阿拉伯數字。

38、商務秘書協調工作的特征和內容

特征：從屬性廣泛性政策性中介性溝通性

內容：從協調的對象劃分

(1)（重點）協調本組織與上級領導部門間的關系。商務秘書既要使本組織能正確及時地貫徹落實上

級領導的意 圖又要使上級及時全面的了解本組織的真實情況，從而使本組織和上級領導保持協調一致。

(2)協調本組織領導間的關系

(3)（重點）協調本組織上下級關系。商務秘書要傾聽下級部門的意見和要求，及時地為科學制定政

策提供現實的參考依據，并注意了解解決方案可能出現的疏漏和偏差，及時向領導部門匯報。同時，在下級部門對決策意圖尚未充分了解時，商務秘書有責任座必要的解釋和宣傳，提高其執行決策的主動性和積極性。

(4)協調本組織各部門間的關系

(5)協調本組織員工間的關系

從協調的內容劃分

(1)決策協調（2）政策協調（3）計劃協調（4）事務協調(5)關系協調

39、接待禮儀(可能有案例分析)p21640、接待工作的原則

(1)內賓接待工作原則。①熱情周到，以禮相待②互相尊重 ③簡樸大方 ④遵守政策法規

⑤對等對口

(2)外賓接待工作原則。①平等原則 ②對口原則 ③節約原則 ④周到原則 ⑤保密原則

⑥對外宣傳原則（遵守政策 實事求是，防止片面 注意對象，加強針對性 內外有別，注意分寸）

41、談判是人們為了協調彼此之間的關系，滿足各自的需要，通過協商而爭取達到意見一致的行為和過程。

商務談判：指不同的經濟實體各方為了自身的經濟利益和滿足對方的需要，通過溝通、協商、妥協、合作、策略等各種方式，把可能的商機確定下來的過程

42、談判的要素：談判主體談判客體談判目的談判行為

43、談判前的準備(可能為簡答和論述)p230

(1)信息準備

1、信息準備的內容（對方資料、談判環境資料、競爭對手資料）

2、信息資料的搜集與整理（信息資料的搜集、信息資料的整理加工）

3、信息資料的傳遞與保密（談判信息的傳遞、談判信息的保密）

（2）組織準備

1、談判小組的規模

2、談判小組的結構

3、談判小組負責人

談判前怎樣搜集資料：檢索調研法、直接觀察法、專題詢問法

44、談判工作設計與實施(p235)

(1)擬定談判計劃(2)談判工作過程

45、會見是指雙方會晤，常被用于聯絡感情增進友誼。

會談是指雙方或多方就某些正式或重大的經濟、技術和其他共同關心或感興趣的問題交

流情況、交換意見，達成共識或交易。

46、會見會談活動如何安排？P24247、怎樣組織一次言宴請？P24848、企業招聘商務秘書應注意什么問題？P27249、求職者應聘商務秘書應事先做哪些準備？P275

第五篇：管理文秘

一． 簡答題（5*6=30）

（1）請簡要指出商務秘書工作的特點。

答案：一具有商務性的特點；二具有融合性的特點；三具有從屬性的特

點；四具有繁雜性的特點；五具有辛苦性的特點；六具有機要性的特點。

（2）請簡要寫出商務秘書服飾禮儀的“六忌”內容。

答案：一忌過于雜亂；二忌過于艷麗；三忌過于暴露；四忌過于透視；

五忌過于短?。涣蛇^于緊身。

（3）請簡要列出商務秘書保密工作堅持的原則。

答案：1.積極防范；2.突出重點；3.有保有效；4.內外有別。

（4）請簡要寫出會議的安全保衛工作涉及的內容。

答案：1.對會議的安全保衛工作（人身安全、財物安全、文件安全

等）；2.嚴格檢查會場安全；3.做好衛生防疫工作；4.做好交通

安全和出行安全工作。

(5)請簡要羅列秘書做好接待工作的一般性要求。

答案：1.要誠懇熱情；2.要講究禮儀；3.要周到細致；4.要按章辦事；

5.要務實勤儉；6.要保守秘密。

(6)請簡要列出秘書與領導層相處應把握的原則。

答案：1.明確職責、單向請示的原則；2.公道正派，按章辦事的原則；

3.不分親疏，一視同仁的原則；4.保持一致，維護團結的原則；

5.有主有次，突出重點的原則。

情景題（2*10=20）

（1）在一次會議中秘書小李要為議會人員安排座次，參加本次會議的有：公

司王董事，張總經理，孫副總，朱主任，職工代表小張，會議室左手邊為正門，請問小李因按照怎樣的商務禮儀安排座次？

答案：按照進門的左手起依次為：左手為尊，依次排序為最佳排序作為。

（2）周秘書在辦公司和某客戶通話過程中，另一電話又響起，那請問周秘書

遇到像這樣的情況胡，應怎樣處理較為合適？

答案：周秘書接通電話后，應先向對方說清楚自己正在與別人通話，請對方稍后再來電，或者等自己的回電，并且再另行通話時應向對方表示對不起讓您久等了等的歉意語言。