第一篇：內蒙古工業大學學生檔案管理辦法

內蒙古工業大學學生檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 學生檔案是學生在校學習、生活、工作、成長的真實記錄，在其一生中有著十分重要的意義。為保證我校學生檔案的完整、規范，提高學生檔案工作管理水平，特制定本辦法。第二條 學生檔案實行集中統一管理原則，確保檔案完整、準確、規范。各有關單位對畢業生檔案管理工作要高度重視，明確人員、落實責任、嚴格程序。第二章學生檔案材料的整理、歸檔與管理

第三條 歸檔材料范圍：學生高考招生檔案（可包括高中材料）、黨、團組織材料、高等學校畢業生登記表、全國普通高等學校本專科畢業生就業報到通知書、大學生體育合格標準登記卡、內蒙古工業大學學生成績記載表、畢業設計（論文）成績評價表、畢業生體檢材料、獎懲材料等。

第四條各學院指定專人負責學生檔案的日常管理和材料歸檔。新生入學時，自帶的檔案直接交所在學院檔案管理人員，外省（市、自治區）新生轉至校招生辦公室的檔案，在新生入學后，由招生辦公室統一與學院辦理交接登記手續。第五條學生在校期間，涉及各類學籍異動情況的學生檔案，所在學院及相關學院間要做好整理、交接或轉寄工作，并做好相關登記。第六條每年6月底，學院檔案管理人員到學校招生就業處就業指導中心領取學校統一印制的畢業生檔案袋，對本院應屆畢業生檔案進行認真清理、核對、歸檔，在檔案袋封面填寫檔案材料明細，做到帳物相符，避免發生錯漏現象。第三章畢業生檔案的交接與管理

第七條 每年畢業生離校后一周內，各學院填寫《××屆畢業生檔案轉交登記表》（下簡稱《登記表》，加蓋學院公章有效）的相關內容并按其排序整理檔案，特殊情況需加以說明。學院將整理好的畢業生檔案統一送交就業指導中心，填寫《內蒙古工業大學畢業生檔案交接請況表》，雙方交接人逐一核對檔案，對帳物不符及材料缺失情況加注說明，交接人簽字。《登記表》和《檔案交接情況表》造冊存檔備查。

第八條 考取研究生的本科畢業生，需在畢業前調檔的，持錄取院校調檔函到就業指導中心蓋章并登記，送交所在學院，學院將其檔案及調檔函交由就業指導中心寄轉。

第九條升入本校本科學習的本校專科（高職）畢業生，檔案由原專科畢業學院依據錄取通知書（或學校文件）直接轉入本科就讀學院，升入其他院校的專科（高職）畢業生檔案和已錄取（或保送）研究生的畢業生的后續檔案統一送交就業指導中心，就業指導中心憑錄取院校調檔函轉寄。

第十條就業指導中心檔案管理人員對各學院送交的檔案及時進行分類整理，在規定時間內通過特快專遞（或機要件）、派人送達等方式按照教育廳審批的就業方案轉遞畢業生檔案；特殊情況如畢業生就業單位人事部門派專人索取，在查驗單位調檔信函及來人證件后，可辦理檔案領取手續。畢業生檔案原則上不允許自帶，遇有極特殊原因，檔案管理人員講明政策后堅持自帶的，經檔案管理人員核查確認檔案材料齊全且無處分材料，畢業生可以憑有效證件自帶。

第十一條檔案寄發、送達、領取、自帶等情況，就業指導中心檔案管理人員均應填寫《畢業生檔案轉遞存根》，并對檔案進行密封處理。寄發的檔案，用人單位應反饋回執；送達、領取的檔案，接受人直接填寫《畢業生檔案回執》；自帶的檔案，檔案管理人員在《畢業生檔案轉遞存根》上簽字并注明審核意見，畢業生本人簽字聲明因檔案自帶出現一切后果自負。每份檔案的存根與回執對應存檔，以備核查。第十二條按照有關政策暫時保存在學校的畢業生檔案由就業指導中心指定專人負責管理，學校要設置專用的畢業生檔案庫房，配備專用的檔案柜。

第十三條檔案庫房及檔案柜要整潔衛生，并具有防盜、防光、防潮、防塵、防鼠、防蟲和防高溫等功能。

第十四條檔案庫房嚴禁吸煙，不得放置易燃、易爆等危險品以及對檔案管理不利的其它物品。第十五條檔案管理人員要定期對庫藏檔案進行全面檢查和核對工作，做到帳物相符。有特殊情況要隨時向領導匯報，查明原因，及時處理。

第四章畢業生檔案的查詢和利用

第十六條畢業生檔案作為機要文件保存，原則上不外借、不對外查閱。

第十七條如用人單位需調閱畢業生檔案，須持單位介紹信，經校方分管處長同意，填寫檔案查閱登記表后，可在指定地點、規定時間內調閱。

第十八條學校就業部門檔案管理人員負責將轉寄畢業生檔案的特快專遞號（或機要號）統一登陸到內蒙古工業大學就業信息網站（http://www.tmdps.cn）的“檔案查詢”專欄上，供畢業生網上查詢。

第十九條畢業生檔案因故被退回，由就業指導中心負責保管，并及時在網上注明。因畢業生個人原因造成的檔案滯留或第二次寄發，需收取檔案管理費和郵遞費。第五章 附則

第二十條 本辦法自發布之日起執行。

第二十一條 本辦法由招生就業處負責解釋。

第二篇：職業學院學生檔案管理辦法

職業學院學生檔案管理辦法

第一章

總 則

第一條

為了加強學生檔案的科學管理，做好學生檔案的收集、整理、保管、使用工作，依據《高等學校檔案管理辦法》（2008 年教育部令第 27 號），結合我校實際，特制定本辦法。

第二條

學生檔案是學校按照培養全面發展的高素質人才的要求，記載學生在校培養過程中形成的學生個人經歷、政治思想、品德作風、專業能力、日常表現內容的文件材料，是全面的考核、了解學生的重要依據，是學校學生教育、管理工作的重要組成部分。

第三條

學校設學生檔案室，配備一名學生檔案管理員，負責全校學生檔案的管理和維護。學生檔案室在行政管理上歸口學生處，業務上接受學校行政部門指導。

第二章 學生檔案歸檔范圍

第四條

本辦法適用于我校高等職業技術教育學生檔案管理。成人教育學生檔案及非統招學生檔案按有關管理規定執行。

第五條

學生檔案歸檔范圍：新生檔案（包括高中檔案、大學錄取通知書）和畢業生檔案（包括大學生體檢表、高等學校畢業生登記表、學籍表、畢業生學習成績單、學生學籍變更材料以及在校期間受到的校級以上獎勵、處分材料等）。

第三章 學生檔案管理員工作職責 第六條

學生檔案管理員負責對各系、有關部門學生檔案材料的收集和整理工作進行指導、督促、檢查。

第七條

學生檔案管理員按照規定向學校有關部門和用人單位提供使用，并編制必要的檢索工具，熱情周到地為使用者服務。

第八條

科學管理學生檔案，遵守保密制度，加強防盜、防火、防潮工作，維護好學生檔案的完整、準確與安全。

第九條

做好新生檔案的接收和畢業生檔案的轉遞工作。第十條

做好遺留檔案的保管、轉遞工作。建立《遺留檔案登記簿》，做到出入清楚。

第四章 部門學生檔案管理職責

第十一條

學校實行學生所在部門立卷制度。各形成學生檔案材料的部門，一般在材料形成一個月內按要求把材料送學生檔案室歸檔。

第十二條 歸檔材料必須統一使用碳素墨水或藍黑墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅筆和純藍色墨水以及復寫紙書寫。

第十三條 各部門、各單位以及每位在校學生應重視學生檔案管理工作，保證材料收集歸檔工作的順利進行。材料歸檔后任何人不得擅自抽出銷毀。嚴禁偽造、涂改、圈劃、撕毀學生檔案材料的現象發生，如有此類行為者將按檔案法規追究責任，嚴肅查處。

第五章 學生檔案的保管與使用

第十四條 因考察、任用學生干部、學籍變動、組織發展、推 薦就業、起草獎懲文件等工作需要，學校各部門工作人員及各系輔導員可憑胸卡登記后查（借）閱學生檔案；因其它需要或校外單位因公需要查閱學生檔案的，必須持單位介紹信和本人身份證，經學生處審批，方可查閱檔案材料；介紹信中須寫明閱檔人姓名、職務、查閱對象姓名、學號、查閱原因、查閱內容，原則上不允許將檔案帶出檔案室。如必須借出使用時，要說明理由，經主管校領導批準，并嚴格履行登記手續方可借出并限期歸還。

第十五條

閱檔時要注意保護檔案，不允許在檔案上圈劃、涂抹、篡改、批注，不得抽出檔案材料，不得向無關人員泄露檔案內容。如有此類行為者將按檔案法規追究責任，嚴肅查處。

第十六條

未經允許，不得擅自復制檔案材料，因工作需要從檔案中取證復制的，須經學生處審批同意，方可復制。

第六章 學生檔案的交接與轉遞

第十七條

每年新生檔案由各系派專人負責收集并按專業、學號順序整理后，在新生入學報到后2周內到學生檔案室歸檔。歸檔時應詳細填寫歸檔材料清單。

第十八條

在規定期限內，未移交新生檔案的，由部門（單位）負責人說明原因，無正當理由的在工效考核中給予相應扣分。

第十九條

因保管不善造成學生檔案遺失的追究直接責任人和部門（單位）有關領導責任。

第二十條

新生入學報到結束后，未報到學生的檔案移交學校 招生辦公室。

第二十一條

學生取得學籍后，凡中途退學、轉學或開除學籍，要求辦理轉檔手續的，經學生本人申請，憑學校文件和有效身份證件，可將檔案自行帶走。死亡學生檔案由學生檔案室銷毀。

第二十二條

學生畢業時，學生檔案室在兩周以內，按照就業指導中心的派遣方案，將檔案轉遞到畢業生就業單位或學生入學時的生源所在地人事局或人才交流機構。

第二十三條

轉出的檔案材料如因特殊情況遺失，應與學生原所在系取得聯系，并持所在單位檔案丟失的證明書，經主管校領導批準后，方可重新建檔。

第七章

附 則

第二十四條

本辦法自發布之日起實施。第二十五條

本辦法由學生處負責解釋。

第三篇：內蒙古工業大學概覽

內蒙古工業大學概覽

內蒙古工業大學坐落在內蒙古自治區首府呼和浩特市，前身是始建于1951年的綏遠省高級工業學校，是新中國成立后綏遠省創辦的第一所培養專門人才的學校，綏遠省政府主席楊植霖曾兼任校長。1958年在清華大學、天津大學等支援下成立內蒙古工學院，曾隸屬機械工業部、農業機械部等，1983年劃歸內蒙古自治區，1993年更名為內蒙古工業大學。學校目前分校本部、金川校區、準格爾大路校區、海東校區四個校區辦學，占地面積3178畝。

滄桑勵洗，春華秋實。經過幾代人嘔心瀝血、努力拼搏，學校已建設成為一所以工為主，工、理、文、經、管、法、教育相結合，具有本科、碩士和博士完整人才培養體系的特色鮮明的多科性大學。學校被中組部、中宣部、教育部黨組授予“黨的建設和思想政治工作先進高等學校”稱號，先后被自治區授予“教育先進集體”、“思想政治工作優秀單位”、“精神文明先進單位”、“高校學生工作先進院校”、“人才工作先進單位”、“民族團結進步先進集體”等稱號。

學校實行校、院兩級管理的管理體制。現設有材料科學與工程學院、電力學院、管理學院、國際工商學院、化工學院、機械學院、建筑學院、礦業學院、理學院、馬克思主義學院、能源與動力工程學院、輕工與紡織學院、人文學院、土木工程學院、外國語學院、信息工程學院以及研究生學院（研究生工作部）、工程技術專修學院、繼續教育學院、國際教育學院（國際合作與交流處）、體育部、工程訓練中心、圖書館、高等教育研究所、網絡中心等25個院（部、中心）。擁有85個實驗室，51個研究院所。

學校現有本科專業66個，博士授權一級學科3個，博士授權二級學科13個，碩士授權一級學科16個，碩士授權二級學科86個，工程碩士專業學位授權領域15個，具有高等學校教師在職攻讀碩士學位授予權和工商管理碩士（MBA）專業學位授予權、在職人員以研究生畢業同等學力申請碩士學位和推薦優秀本科生免試攻讀碩士研究生資格。

學校學科門類較齊全，涵蓋工學、理學、文學、經濟學、管理學、法學、教育學七大學科門類。現有“熱能與動力工程”、“化學工程與工藝”、“電氣工程及其自動化”、“機械設計制造及其自動化”和“材料成型及控制工程”5個教育部特色專業建設點，“化學工藝”、“材料加工工程”、“固體力學”、“機械設計及理論”、“熱能工程”、“材料學”、“工業催化”、“建筑設計及其理論”和“企業管理”9個自治區級重點學科，“可再生能源”和“煤化工”2個學校重點建設的特色學科；有“金屬材料工程”、“材料成型及控制工程”、“電氣工程及其自動化”、“無機非金屬材料工程”、“化學工程與工藝”、“機械設計制造及其自動化”、“建筑學”、“土木工程”、“建筑環境與設備工程”、“熱能與動力工程”、“自動化”、“工商管理”、“英語”、“計算機科學與技術”、“交通運輸”、“紡織工程”、“電子信息工程”、“過控裝備與控制工程”、“材料物理”19個自治區級品牌專業，有電工電子實驗教學中心、基礎化學實驗教學中心、大學物理實驗教學中心、力學實驗教學中心、工程訓練中心、機械設計實驗教學中心和社會工作實驗教學中心7個自治區級實驗教學示范中心。

學校重視加強師資隊伍建設。現有教職工2057人，專任教師1392人，其中教授128人，副教授402人，博士生導師35人，碩士生導師401人，有73.64％獲得博士、碩士學位。教師中，有60人次被授予國家和自治區“有突出貢獻中青年專家”稱號或者享受國務院政府特殊津貼，有45人入選自治區“新世紀321人才工程”

一、二層次，有3位教師獲得“內蒙古杰出人才獎”。學校還聘請了中國工程院院士在內的一批國內外知名學者擔任我校兼職教授、導師。

學校高度重視教學質量和人才培養水平。在2006年教育部本科教學工作水平評估中獲得“優秀”。有36門課程被評為自治區級精品課程。現有全日制各類在校生25499人，其中普通本專科生23487人，全日制碩士研究生1738人，博士研究生135人，還有來自蒙古等6個國家的留學生139人。在60年的發展歷程中，有8萬余名學子從這里走出，奮斗在祖國各條戰線上，許多已成為高校、大中型企業的領軍人物、學術技術骨干以及黨和政府的重要領導，他們以驕人的業績和杰出的貢獻為母校贏得了榮譽。學校就業率一直處于內蒙古自治區高校前列,2009年獲得“全國普通高等學校就業工作先進集體”榮譽稱號。

學校積極承擔各級各類科研計劃項目，2005年以來，先后承擔國家自然科學基金、國家社會科學基金、國家“863”計劃等各級各類科研項目2000余項，縱向科研經費數量逐年增加；同時，學校主動適應民族地區經濟和社會發展的戰略需求，依托自治區優勢資源、優勢產業，加強與大中型企業的長期合作，堅持走“產學研”相結合的發展之路，承擔了大量橫向科研項目，年均縱橫向科研經費5333萬元。近年來，學校科研平臺建設工作也取得了長足的進步，風能太陽能利用技術重點實驗室于2010年被教育部批準為“省部共建教育部重點實驗室”，現有機電控制、工業催化、可再生能源、輕金屬材料、材料成型與控制工程和綠色建筑測評6個自治區級重點實驗室以及內蒙古新能源生產力促進中心、制造業信息化生產力促進中心、內蒙古新材料工程技術研究中心、內蒙古內燃機代用燃料工程技術研究中心、可再生能源工程研究中心、自治區新能源試驗示范基地、內蒙古高等學校人文社會科學重點研究基地——管理現代化研究中心和內蒙古自治區創新方法研究中心。近年來獲省部級以上科學技術獎勵44項，獲得國家授權專利162項，被SCI、EI、ISTP三大檢索系統收錄論文830篇。學校為推動內蒙古自治區經濟建設和社會發展，特別是新型工業化建設作出了重要貢獻。

學校辦學條件不斷改善，設施完備。全國外語水平考試呼和浩特中心考點和全國計算機等級考試內蒙古中心考點設在我校，學校還是教育部批準設立的首批32個國家級大學生文化素質教育基地之一。1997年學校聯入中國教育和科研計算機網，校園網絡技術先進，運行良好，覆蓋教學、辦公和生活區。學校圖書館是自治區收藏工程技術方面圖書文獻的中心之一，是首批開通專項咨詢服務的中國學術期刊文獻一級檢索站。

學校敞開胸襟，兼收并蓄，積極開展對外交流與合作。與清華大學、天津大學、北京工業大學、華東理工大學等兄弟院校，與美國、加拿大、德國、法國、波蘭、日本、俄羅斯、澳大利亞、蒙古等國的多所院校建立了長期校際合作關系，在學生培養、教師進修、學術交流、教學改革、科研協作等方面合作成果豐碩。2003年學校成為內蒙古自治區實施《1-2-1中美人才培養計劃》項目的高校，2005年獲準具有內蒙古自治區政府獎學金蒙古國留學生項目招生資格，2007年成為教育部留學生項目“中國政府獎學金項目”招生單位。

六十載春秋，學校幾代人艱苦創業，鑄就了“民主、團結、勤奮、嚴謹、求實、進取”的校風，譜寫了燦爛的育人篇章。站在新的歷史起點，內蒙古工業大學將深入貫徹落實科學發展觀，不斷深化教育教學改革，全面提高育人質量和科學研究、服務社會水平，將秉承融入地方發展促進自身發展的理念，同心同德，勵精圖治，與時俱進，開拓創新，為把學校建成特色鮮明、在國內外具有一定影響的高水平教學研究型大學而努力奮斗！

第四篇：內蒙古工業大學關于本

內蒙古工業大學關于本、專科等學生學生證、校徽及考試證的管理辦法

發出日期：2006-09-20

教務發[2001]1號

一、學生證是學生的身份證件，校徽是學生的標志，學校發給的學生證、校徽只限學生本人使用、佩戴，學生應珍惜、愛護，注意保管，不得損壞遺失、不準轉借、送人，學生證不準擅自涂改。

二、新生入學后兩個月內經體檢復查合格和繳清規定的各項費用、辦理完入學手續及在軍訓結束后，符合上述入學條件者，準予學籍注冊。準予注冊的學生以班為單位由教務科在規定時間內，辦理學生證和發給校徽。

三、每學期開學后第二周為學生證注冊時間，以班為單位持學生證和應繳費用的財務收據到學生所在學院有關部門統一辦理注冊手續，加蓋“注冊章”。對申請貸款或其它原因經批準緩交有關費用的學生，以及特殊原因經學校批準準予臨時注冊的學生，給予臨時注冊后，學生證方為有效。各學院有關部門在具體辦理注冊手續時，必須逐一登記，以免重復注冊；并實行“誰注冊，誰負責”的原則。

四、學生遺失學生證，必須立即登報掛失及向所在學院有關部門報失，并填寫《補發學生證申請表》經本班班長及班主任提出意見和學院有關部門審核批準后，學生本人憑簽署意見的《補發學生證申請表》，交一張近期一寸正面免冠彩色照片，補發學生證須繳納補證費，于規定時間到教務科申請辦理。

五、每個學生在校期間一般只允許補發一次學生證。根據教育部、鐵道部等部門有關規定，學生享受火車票半價優待購買優惠卡需支付相應費用。

六、每學期開學后第二周為學生證補證、換證時間，以班為單位持學生證和應繳費用的相關財務收據到教務科統一辦理，其它時間不予辦理換證和補證。凡在上述規定時間內未到教務科辦理補證、換證手續者，因此造成的各種后果，由學生本人負責。

七、遺失校徽，一般不予補發。學生遺失學生證在補證后又找到原證時，應將找到的學生證交回到教務科注銷，一個學生不得持有兩個及以上數量的學生證。

八、學生如將學生證或校徽轉借他人使用或送人，或一人使用兩個及以上數量學生證，或故意涂改、偽造學生證者，或在申請補發學生證過程中弄虛作假者，一經查出，視情節輕重給予批評教育直至紀律處分，因此造成的各種不良影響和后果，由學生本人負責。

九、學生證中的各欄必須真實、工整地填寫。“假期乘車區間”一欄內的到達站名，應填寫距離家庭戶籍所在地最近的火車站名。填寫后不得擅自更改。如果家庭戶籍所在地變動，需要更改時，必須由學生父母工作單位和家庭所在地派出所出具證明交教務科重新辦理，并繳納工本費。

十、學生畢業或因轉學、退學、開除學籍等原因離校時，應將本人學生證交回教務科注銷后方可離校。若學生證沒有交回，必須寫明情況由班主任簽注意見后交教務科，并付保證金，方可辦理離校手續，若在離校后3個月內將學生證交回時，保證金可原數退還。

十一、凡拾到學生證或校徽，應立即交至教務科或保衛部門，謹防我校學生證或校徽被他人利用，如發現此類情況時，應立即報告學校保衛部門。

十二、考試證是由教務處簽發的僅限學生在校期間參加學校各種考試的證件，它是學生除持學生證參加校內考試之外的補充證件。

十三、考試證只限在學生丟失學生證且不能及時補辦又有考試在即的情況下，持經班長及班主任提出意見和學院有關部門審核批準后的書面申請和一張近期一寸彩色正面免冠照片，于規定時間內及時到教務科申請辦理，并繳納工本費。

十四、在校本部就讀的全日制普通本、專科學生使用的考試證必須蓋有教務處或教務科公章，在職業技術學院就讀的高職（專科）學生使用的考試證必須蓋有職業技術學院的公章，各類成人教育學生使用的考試證必須蓋有繼續教育學院公章后，方可有效使用。

十五、考試證只限在辦理證件的學期內使用，過期作廢。凡在下學期及以后繼續使用已到期作廢的考試證者，其所參加的考試成績一律無效。

十六、凡遺失考試證，應立即向教務科及所在學院有關部門報失。一個學生不得持有兩個及以上數量的考試證。

十七、考試證只限學生本人使用。學生應珍惜、愛護、注意保管，不準轉借或送他人使用，對于偽造、故意涂改考試證或在辦理考試證的過程中弄虛作假者，一

經查出，視情節輕重給予批評教育直至紀律處分，因此造成的各種不良影響和后果，由學生本人負責。

十八、學生畢業或因轉學、退學、開除學籍等原因離校時，應將本人考試證交回教務科注銷后方可離校。

十九、凡拾到考試證，應立即交學校教務處或保衛部門，謹防被他人利用。

二十、本辦法由教務處負責解釋，自發布之日起執行。

二〇〇一年二月十六日

第五篇：學生檔案管理辦法

學生檔案管理辦法（試行）

第一章 總則

第一條 為了貫徹落實教育部《普通高等學校學生管理規定》，做好普通高校學生檔案管理工作，促使我校學生檔案管理工作規范化、制度化，結合我校實際情況，特制定本辦法。

第二條 學生檔案是學生在校期間形成的，反映學生德、智、體及家庭政治、經濟狀況的個人檔案材料。學生檔案是學校考察、錄選、培養、教育學生過程中形成的第一手資料，是黨和國家選拔錄用人才的重要參考依據。學生檔案管理工作，是貫徹執行黨的教育方針，為社會主義現代化建設培養、選拔、錄用人才服務的一項常規性基礎工作。

第三條 學生檔案工作是高校檔案工作的重要組成部分，學生檔案管理必須堅持集中統一管理的原則，確保學生檔案的完整、準確、系統、安全。

第四條 學校加強對學生檔案工作的領導，要將學生檔案管理工作納入重要議事日程，定期研究、檢查學生檔案工作，為學生檔案管理創造良好的工作環境和條件。

第五條 學生檔案種類多，流動性強，利用率高，工作量大。為加強管理，學生檔案由學生工作部統籌協調，各學院具體負責并設立學生檔案室，配備專職人員負責學生檔案的管理工作。

第二章 學生檔案管理職責

第六條 新生檔案，按來檔途徑由各班級、各學院接收后，各學院統一匯總、整理后按專業登記造冊（一式兩份），并移交學生檔案室，履行嚴格的交接手續。學生檔案的缺失情況，各學院、各班級及時反饋信息到學生本人，催促其盡快查找或回原學校補齊相關檔案材料。

第七條 各學院要做好學生在校期間的檔案材料收集整理工作，由專人負責學生在校期間檔案材料的整理，及時將完整的檔案材料移交校學生檔案室并做好歸檔工作。畢業生的檔案材料應在每年畢業生派遣前半月內向檔案室歸檔完畢。

第八條 學生檔案室工作職責

（一）接收、鑒別和整理學生檔案材料；

（二）辦理學生檔案的查閱、借閱；

（三）辦理學生檔案的轉遞，為有關部門提供學生相關資料；

（四）做好學生檔案的安全、保密、保管工作；

（五）制定和完善學生檔案管理規章制度，做好學生檔案分析統計工作；

（六）辦理其它有關學生檔案事項。

第三章 學生檔案歸檔范圍及分類

第九條 歸檔的學生檔案，必須客觀地、歷史地、全面地反映學生的成長過程及其有關情況，對部門及個人當前和長遠具有參考價值和憑證作用。

第十條 學生檔案的歸檔范圍及其分類: 第一類 學生登記表、畢業生登記表；

第二類 鑒定、考核、考察材料；

第三類 學生成績表、授予學位決定、學籍異動材料；

第四類 加入中國共產黨、共產主義青年團或其他黨派、團體等組織的材料；

第五類 獎勵材料（含三好學生，優秀黨團員、獎學金和優秀學生干部等登記表）；

第六類 處分材料（包括個人檢查、調查報告、校級處分決定或免于、撤消處分的意見等）；

第七類 出國留學材料；

第八類 學生入學及畢業體檢表，大學生體質健康標準登記卡片或免予執行體質健康標準申請表；

第九類 有工作經歷的個人人事檔案材料；

第十類 其它可供學校及社會錄用人才時參考的材料。

第四章 學生檔案收集與管理

第十條 學生檔案室要重視學生檔案的日常收集、積累工作，要將真實反映學生德、智、體、美方面的材料及時收集歸檔。

第十一條 學生檔案管理人員要將收集的材料，認真鑒別，屬于歸檔的材料必須做到真實、完整、齊全、文字清楚，并經組織審查蓋章后方能歸檔。

第十二條 不屬于規定歸檔的材料，經過鑒別，可視情況分別處理。凡不應歸檔的，退還材料來源單位處理。

第十三條 凡收集的歸檔材料，要按歸檔內容分類整理。檔案歸檔前，要使用統一和規范的學生檔案袋。

第十四條 學生檔案材料，須統一用十六開規格的辦公用紙或學校規范表格，用藍色或黑色鋼筆書寫，不能用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

第十五條 學生檔案信息記載要準確、規范。在填寫學生履歷等表格時，學生姓名書寫要準確，不能寫同音字，曾用名要書寫，個人不能隨意改名。要求身份證、畢業證、學位證、畢業生派遣證、學籍卡上的姓名一致，各種表格上的姓名、出生年月一致。反映聲像特征的照片要求是近照；反映父母、親屬政治面貌、工作單位、住址、郵編、電話等情況的文字材料要真實清楚。

第十六條 因病休學學生的檔案應作非在校學生檔案妥善保存，學生復學后，應及時將其檔案按所在班級重新歸入在校生檔案。

第十七條 留級學生的檔案，每學年在接到教務處正式通知后，將其檔案轉到所留班級并上名冊，將原在班級的名字注銷并說明原因。

第十八條 退學學生的檔案，按有關規定將其檔案轉給有關的人事部門保管。

第十九條 學生在受刑事處分和勞動教養期間，其檔案由學校學生檔案室保管，刑滿釋放、解除勞教或重新就業的，檔案即按有關規定轉給其所在單位或居住地的人事部門保管。

第二十條 學生出國不歸、失蹤、逃亡，經證實，其檔案仍由學生檔案室保管。

第二十一條 對畢業離校時未落實工作單位的畢業生，本人要求人事檔案保留在學校的，由本人提出申請，所在學院領導簽字，方可保留二年，超過二年的，經當地物價部門批準，按學校所在地人才交流中心檔案管理收費標準，收取畢業生人事檔案保管費。收取的檔案管理費主要用于畢業生檔案管理的有關支出，不得挪作他用。第五章 學生檔案保管與保護

第二十二條 根據安全保密和便于查找的原則，學生檔案室對學生檔案進行嚴密、科學地保管。

（一）學生檔案設立專門檔案室，用鐵皮檔案柜存放，達到防火、防潮、防高溫、防盜、防光、防鼠等要求，并經常檢查。

（二）要保持檔案室的清潔和室內適宜的溫濕度。

（三）學生檔案室統一保管學生檔案，建立登記和統計制度，及時發現問題并解決。

第二十三條 學生檔案室要不斷研究和改進學生檔案的管理方法和保護技術，逐步實現科學化、標準化和現化化管理。

第六章 學生檔案的利用

第二十四條 因工作需要查閱學生檔案，須遵守下列規定：

（一）凡來查閱學生檔案者，須提出書面申請并經所在部門領導和檔案所在學院領導簽字同意；

（二）學生檔案一般不得外借，如必須借出使用時，要說明理由，嚴格履行借閱手續后，方可借出。

（三）學生個人不能查閱自己的檔案材料；

（四）查閱、借用學生檔案必須遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁拆卸、涂改、圈劃、折疊、批注、抽取、撤換檔案材料，若出現此類情況按學校有關規定處理；

第二十五條 畢業學生查詢檔案去留情況，應出具相關證明，辦理登記手續后進行查詢。

第七章 學生檔案的轉遞

第二十六條 學生畢業后，學生檔案室按機要件的交送規定，將畢業生檔案及時寄送到畢業生就業報到證上指定的就業報到部門（或單位）。

第二十七條 考取外校研究生的學生檔案，按教務處或錄取學校發出的正式通知，學生檔案室將檔案轉至相關提檔部門或錄取院校。

第二十八條 嚴格執行學生檔案轉遞制度，避免產生“無頭檔案”，轉遞學生檔案時應遵守下列規定：

（一）學生檔案應通過機要投遞或派專人送取，不能郵寄，不得由學生本人自帶；

（二）轉出的檔案必須完整、齊全，并按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出；

（三）轉出的學生檔案必須按“檔案轉遞通知單”的項目詳細填寫，嚴密包封；

第八章 附則

第二十九條 本辦法適用于貴州理工學院全日制學生，成人學生檔案由成教處管理，可參照本辦法執行。第三十條 本辦法由學生處負責解釋。

第三十一條 本辦法自發布之日起試行。