第一篇：工作郵件怎么寫

工作郵件怎么寫？

2014-06-10 世界500強商務英語

這天美國同事寫了一封這樣的郵件，我也在抄送之列。

All:

Thank you for your daily communications on issues/resolutions.With the main communication tool being e-mail due to the distance and time difference, may I make a suggestion moving forward.Could we please follow the protocol of ensuring the subject line matches the content of the e-mail context.This way, we all can follow, file and/or respond accordingly.Comments would be welcomed.Thanks for your input in advance.Regards, S.A.K

大概最近為了進口貨物，中美同事之間來來回回太多郵件，但是主題和內容嚴重不符，有些主題讓人云里霧里不算，有時在報關公司的郵件基礎上接著寫，中文主題沒有修改成英文，S.A.K有點受不了了。

我仔細讀了這封信，提出建議，寫得還比較誠懇，語言組織值得學習。

說說我是怎樣管理郵件的。

主題

發出的郵件應有明確的主題，起提示和概括內容的作用。

主題一般分幾個層次，第一層：先列出屬AGZ還是AHK范圍；第二層：大的歸類，比如年審、年報月報周報還是日報，或是歸屬某項目；第三層：內容主旨詞；有時還有第四層。

有時收到主題不合適的郵件，回復的時候我會改改主題。

收信人

寫給誰，抄送給誰，要交待清楚。回復郵件，參與人數較多時，要注意，寫給誰，正文里面稱呼誰，其他人放在抄送欄。

稱謂

要有稱呼。沒有稱呼直接進入正題，很突兀，而且顯得對收信人不夠尊重。現在的公司這邊稱呼都是直呼其名比如TOM就叫TOM，JERRY就叫JERRY，但我還是習慣加上一個DEAR某某，或者HI某某。內容

一事一郵件。這樣比較容易決定這封郵件應寫給誰，應抄送給誰，也避免在議題很多的情況下，一封郵件來來回回很長很長還在接著寫，且方便整理歸檔。

正文較長的時候，可以有大標題，小標題。表強調的，可以粗體，可以字母大寫。數字較多的，數字可以加下劃線，可以斜體字。可以靈活使用不同的顏色，方便閱讀，但是喜歡用較深的，柔和的顏色，不太喜歡用紅色。

語言選擇

同事之間一般用英文。對中國的客戶或者供應商，考慮對方的語言習慣，選用中文或者英文。回復對方的郵件，用對方來郵的語言。

落款

無非是姓名，職務，電話，等等，在郵件設置里面預設。有些人會加上一些公司標識，企業文化，名人警句，以后我也要試試。

檢查

點發送之前要檢查，檢查要點其實就是寫郵件的各項要求。

回郵件

寫給我的郵件，要及時回。如果當時不能處理，也可以回信說，郵件已收到，我什么時間之前會給你意見。

給我的例行郵件，比如同事每周給我現金周報，我收到就不回了。其實也可以像我以前老板FEDE一樣，說一句WELL RECEIVED AND THANK YOU。

溝通方式

很復雜的，寫很長郵件還不一定說清楚的事情，可以面談或者電話談。很重要的事情，談完之后再追一個郵件。

很小的事情，當面或者電話三言兩語就說清楚了，不主張寫郵件。投訴，指責，抱怨等情緒化的東西，一般不適合郵件，應面談或者電話，可以有雙向的溝通，得到及時的反饋。另外，這類情緒也許只是一時，語言說過就過去了，寫下來卻永遠都在，一時的情緒定格為永遠，不必要。

常見錯誤

拷貝注意：有時我會拷貝上次類似事情的郵件，稍加修改，作為本次郵件，比如月報，周報，這時要注意將日期改過來，比如要發2013年1月的報表，我拷了2012年12月的月報郵件，一定要將2012年12月改為2013年1月。

附件注意：有時往往正文里面說“附件是某某，請怎樣怎樣”，實際卻忘了添加附件。所以我提醒自己，在寫到ATTACH，ENCLOSE或者附件這幾個詞的時候，就把附件給添加上去，然后再接著寫正文，以免忘了添加附件。

文法：現在寫英文郵件一般都有文法提示，提示有不對的時候一定要改改。有時一封郵件用詞斟酌推敲，改來改去，最后有些小地方就不一致了，要格外注意。

分類歸檔

按主題歸檔，方便查找和參考。

收件一般當天處理。處理完了就從收件夾移去相應的文件夾。

發件如果要跟進的，先讓它停留在已發送，等跟進完了再放入相應的文件夾。收件夾和已發送里面就留著未處理或者待跟進的郵件。每隔兩三天清理一次，要跟進的可以追一個郵件，或者電話、面談。

我不常用的技巧，以后改進。可以標識為高重要性郵件。可以要求發送已讀回執。可以標識為待跟進。?? 我以前老板DG有一些很好的郵件技巧。

比如，我發郵件給他，能回復的他會很及時回復。

不理解的，他先分類。很重要又不理解的，他打電話叫我去他辦公室；重要性一般，又不理解的，他回復說NOT SURE I UNDERSTAND, PLEASE DISCUSS。這時工作又丟給了我，我就要瞅他有空的時候，將這些PLEASE DISCUSS的ISSUE集在一起去和他DISCUSS。

比如，他在電腦里面有設置他關注的下屬的入職時間。滿3個月6個月1年2年了，他會發個郵件出來，說感謝你服務了這么久，如何如何。

比如，公司取得了一個里程碑式的業績，比如銷售超過了歷史最高紀錄，他會發個振奮人心的郵件出來，說我們已經達到了某某某某目標，謝謝大家努力，期望大家為下一個目標更加努力。

比如，附件的打印格式設置。有一次發附件給他，沒有設置打印格式，他打印出來好多頁又不規范。他就和我說，附件要設置好打印格式，方便收件人打印。

比如，開會邀請的時間管理。他邀請你開會，你接受了，或者你邀請他開會，他接受了，則一定按這個時間來執行。萬一臨時有事執行不了的，再改約時間。

比如，簽名會不時更新，傳遞一些企業文化。

比如，再忙，或者用手機發郵件，他都會以DEAR某某或HI某某稱呼開頭，以THANKS和BEST REGARDS結尾。

舉報

第二篇：如何回復工作郵件

“在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節省時間”，電子郵件禮儀的一個重要方面就是節省他人時間，只把有價值的信息提供給需要的人。

要區分To和CC還有BCC（區分收件人、抄送人、秘送人）

1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。（收件者：就具體某項工作而已，一般指直接處理者、需要跟進者、需要回復者）

2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email.（抄送：指只需要知道，例如：上級、其他相關需知道的部門的同事）

3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你發給了BCC的人了的。這個可能用在非常規場合。

4.TO，CC中的各收件人的排列應遵循一定的規則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當的規則有助于提升你的形象！

5.只給需要信息的人發送郵件，不要占用他人的資源

6、轉發郵件要突出信息

在你轉發消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉發敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人。

如果有需要還應對轉發郵件的內容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發給他人，讓人摸不著頭腦。關于主題

主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容并判斷其重要性。

1.一定不要空白標題，這是最失禮的

2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓Outlook用?才能顯示完你的標題

3.標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”

4.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理

5.可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“*！”等）來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

6.回復對方郵件時，可以根據回復內容需要更改標題，不要RERE一大串。關于稱呼與問候

1.恰當地稱呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL.如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”；如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dearxxx”，顯得很熟絡。

2.Email開頭結尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個“你好”；結尾常見的寫個BestRegards，中文的寫個“祝您順利”之類的也就可以了。

俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。關于正文

1.Email正文要簡明扼要，行文通順

Email正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。

2.注意Email的論述語氣

根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。

尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。

電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓！

3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開；如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

6.合理提示重要信息

不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

8.不要動不動使用：）之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻

Business Email不是你的情書，所以：）之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕松氣氛的場合，比如現在-：）附件

1.如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件應按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名

3.正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時

4.附件數目不宜

超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用

6.如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成幾個小文件分別發送，語言的選擇和漢字編碼

1.只在必要的時候才使用英文郵件

英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區的華人，也應采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區可能顯示成為亂碼天書。

2.尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件

如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發送英文郵件給他；如果對方發英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。

3.對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。

4.選擇便于閱度的字號和字體

中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。這是經研究證明最適合在線閱度的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。結尾簽名

每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。

1.簽名信息不宜過多

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯系。

引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。

2.不要只用一個簽名檔

對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在Outlook中設置多個簽名檔，靈活調用。

3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。回復技巧

1.及時回復Email

收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊重，理想的回復時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。

對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。

如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說“收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回復，云云”。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應，哪怕只是確認一下收到了。

如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發件人，以免影響工作。

2.進行針對性回復

當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資源。

3.回復不得少于10個字

對方給你發來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。

4.不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓

如果收發雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。

對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突出有用信息。

5.要區分Reply和ReplyAll（區分單獨回復和回復全體）

如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了

如果你對發件人提出的要求作出結論響應，應該replayall，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情。

如果你對發件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發送沒有確定結果的郵件。

點擊“回復全部”前，要三思而行！

6.主動控制郵件的來往

為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復”。

正確使用發送，抄送，密送

怎么樣，經過這一系列的討論，大家對職場電子郵件中的禮儀應該有初步的認識了吧！歸結到底，兩句話：只發有必要的郵件，認真發郵件！

第三篇：怎么寫工作郵件（范文）

工作電子郵件

1.郵件標題，收你郵件的人不一定每封郵件都讀的，尤其是老板，只看標題，再選擇查看簡直是一定的事情。

［請批示］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，來自小鐘 ［請審閱］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，來自市場部 ［請回復］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，來自小鐘 ［請參考］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，轉自新浪科技頻道 ［請協調］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，來自市場部

清楚了吧，在你的標題里，要告訴收你郵件的人:(1)他需要做什么(2)郵件的出處在哪

然后就是XXXXXXXX了，XXXXXXX是做什么的呢，當然要一句話概括清楚郵件的內容，如：關于本月校園推廣的方案計劃；新產品的上線計劃意見咨詢

總之，標題需要解決的問題就是，出處＋主要內容＋讓對方做什么

3.郵件開始，“某某您好”，郵件最后永遠都要說，“謝謝”，然后署名和日期，或者設置自動簽名檔。

4.如果是報告、方案，無論給老板，還是給同事，要不給合作伙伴，記得最后說“請審閱”三個字，你一點都不會吃虧。

6.多人協作的事情，記得回復（轉發）郵件的時候，選擇帶原文回復，讓別人清楚整件事情的來龍去脈。

7.郵件如果帶附件，請記得要把附件粘貼上去，尤其是給你老板發郵件的時候，這樣的錯誤一定會犯，但不要犯三次以上。有附件的郵件，請在正文中說明，“ＸＸ在附件中，請查閱”，以告訴別人這是一封有附件的信。

8.需要老板重視或知情的事情，郵件抄送老板。信的標題中要寫著收件人的名字，以免你的老板感覺莫名其妙。

9.發給客戶有敏感信息的郵件，暗送直接老板。發給平級的郵件，最好不要暗送上級。

10.使用郵件組，小心，小心，再小心，別發錯了。

11.節日祝福，最好不要群發，選擇你關心的人，挨個發，哪怕只改改抬頭，群發的祝福郵件，不值錢。12.需要與同時共擔責任的事情，還是要發郵件，一來正式些，二來MSNQQ不可靠。

13.重要的事情，麻煩的事情——發郵件，追電話，或者打電話，追郵件。

第四篇：如何發工作郵件

發工作郵件注意事項

1.首先發和工作相關的電子郵件,可不比給戀人發郵件，是件非常非常嚴肅的事情。其中利害隨著工作時間的增加你自會曉得。

2.郵件標題非常重要，收你郵件的人不一定每封郵件都讀的，尤其是老板，只看標題，再選擇查看簡直是一定的事情。標題該如何寫呢？先看幾個例子： ［請批示］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，來自小鐘 ［請審閱］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，來自市場部 ［請回復］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，來自小鐘 ［請參考］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，轉自新浪科技頻道 ［請協調］XXXXXXXXXXXXXXXXXX，來自市場部 清楚了吧，在你的標題里，要告訴收你郵件的人:(1)他需要做什么(2)郵件的出處在哪

然后就是XXXXXXXX了，XXXXXXX是做什么的呢，當然要一句話概括清楚郵件的內容，如：關于本月校園推廣的方案計劃；新產品的上線計劃意見咨詢 總之，標題需要解決的問題就是，出處＋主要內容＋讓對方做什么

3.郵件開始永遠要說，“某某您好”，郵件最后永遠都要說，“謝謝”，然后署名和日期，或者設置自動簽名檔。

4.如果是報告、方案，無論給老板，還是給同事，要不給合作伙伴，記得最后說“請審閱”三個字，你一點都不會吃虧。

5.不要總轉發有意思的東東給你的同事（郵件組），也許你真正的郵件會被淹沒其中，知道“狼來了”的故事吧。

6.多人協作的事情，記得回復（轉發）郵件的時候，選擇帶原文回復，讓別人清楚整件事情的來龍去脈。

7.郵件如果帶附件，請記得要把附件粘貼上去，尤其是給你老板發郵件的時候，這樣的錯誤一定會犯，但不要犯三次以上。有附件的郵件，請在正文中說明，“ＸＸ在附件中，請查閱”，以告訴別人這是一封有附件的信。

8.需要老板重視或知情的事情，郵件抄送老板。信的標題中要寫著收件人的名字，以免你的老板感覺莫名其妙。

9.發給客戶有敏感信息的郵件，暗送直接老板。發給平級的郵件，最好不要暗送上級。10.使用郵件組，小心，小心，再小心，別發錯了。

11.節日祝福，最好不要群發，選擇你關心的人，挨個發，哪怕只改改抬頭，群發的祝福郵件，不值錢。

12.需要與同時共擔責任的事情，還是要發郵件，一來正式些，二來MSNQQ不可靠。13.重要的事情，麻煩的事情——發郵件，追電話，或者打電話，追郵件。

第五篇：工作交接郵件

供應商：

你好！

由于近期我司對人員及工作進行了一些調整，從本***月份**日開始，將由我的同事***(Tel.No.)，郵箱********負責我司和貴司日常業務的聯系和溝通，她|他近期會與您聯系。非常感謝一直以來貴司對我的工作給予的支持和關照，對此我心存感激。

在日后的合作中，還請繼續一如既往地支持我們的工作。

祝**********！

商祺！

******

部門：

你好！

由于人員變動及工作調整，從本***月份**日開始，姓名(Tel.No.)，郵箱********將接替我的工作。非常感謝一直以來對我的的支持和關照。

祝**********！

商祺！

*******