第一篇：市政府辦公管理系統解決方案

1.1.1 公文管理

公文一般分為收文（外來公文）和發文（自制公文）兩大類，公文管理的功能包括：收文登記/發文起草、收文轉發/發文轉發、校對公文、公文審核、退回處理、代辦公文、公文查詢、流程跟蹤等。

公文的流轉基于靈活的流程定義，主要實現的功能包括： ? 用戶可自定義審批流程 ? 在公文流轉過程中，可以根據辦事需要，將公文內容轉交，不記錄流程； ? 具有流程跟蹤功能 ? 具有自動催辦功能 ? 支持短消息提醒跟蹤

? 實現全過程記錄，痕跡保留 ? 可以通過電子郵件方式分發文件 ? 擁有公文處理人員的代辦機制，解決人員暫時不在崗時，公文也能及時處理的問題

? 在任意一個流轉過程中的任意一個環節，都可以添加意見和修改文稿內容

? 公文管理中，可以對收發文登記自動編號、生成辦文單或發文處理箋 ? 支持標準格式的公文打印。

公文的編輯，系統可以封裝Office應用軟件功能，用戶可以在線對公文文檔進行編輯和保存，提供的功能有：

? Office軟件的所有編輯功能，如復制、粘帖、對齊等，可插入圖片、表格、批注。

? 具有原文修改功能，并保留修改人、修改時間等痕跡。? 具有紅頭文件和加蓋電子公章功能。? 公文在流轉中提交前均有文件預覽功能

公文管理從邏輯上可劃分成收文管理、發文管理、督辦管理和立卷歸檔，同時，與醫保業務相關的審批工作，也可以轉入OA系統，通過預定的流程，進行處理。

1.1.1.1 收文管理

收文管理包括來文登記、批辦、批示、傳閱、歸檔等處理。系統可以對流轉過程進行監督。從收文（進行電子掃描）、擬辦、核辦、業務部門處理及各直屬單位處理、領導批示至歸檔，各流程都要能提供打印功能。

收文流程示例

收文管理從功能上劃分出子模塊： ? 收文登記 ? 公文處理 ? 流程跟蹤

1.1.1.2 發文管理

發文管理包括發文擬稿、核稿、會稿、批示、編號登記等處理。系統可以對流轉過程進行監督。

發文流程示例

發文管理從功能上劃分出以下子模塊： ? 發文擬稿 ? 公文處理 ? 流程跟蹤

1.1.1.3 督辦管理

催辦管理系統是對緊急突發事件或要求迅速解決的事件做出快速反應，以解決應急事務的全過程處理和控制，確保在限定的時間內完成任務。系統具有自動催辦功能，對于超過辦理期限或需特殊辦理的公文，可以進行發送催辦通知、郵件等功能實現。對每一個催辦事件都有相應的記錄以備日后查詢。

1.1.1.4 立卷歸檔

無論是收文或者發文，文件辦理完畢后都需要進行歸檔，通過與系統文檔管理的連接，對于已完成流轉辦理的公文，可以進行相應的歸檔。歸檔后的公文在檔案管理中能進行查詢立卷等操作。

文檔或者檔案管理人員查詢出流轉結束的文檔，選擇已經著錄的案卷進行歸檔。

1.1.1.5 業務受理

OA系統可以通過網閘等方式實現與政務網互動，政務網受理的定點醫藥機構審批、特定診療項目審批等醫保業務，可以轉入OA系統的公文審批，按照用戶自定義的流程，進行類似于公文的流轉，完成業務受理。業務受理的結果，可以傳回政務網，進行展現。

所有信息的傳遞，均采用XML格式，且保持政務網和OA系統的弱耦合關系，使某個系統的改變不會影響其他系統。

1.1.2 個性化辦公

個性化辦公為用戶提供有效管理個人相關事務的功能。

個性化辦公包括電子郵件、個人通訊錄、個人日程安排、待辦事宜、外出登記、文件到達提醒、短信息提醒、在線聯絡等功能模塊。個性化辦公的各個功能，可以靈活配置，給使用者提供最大的方便。

1.1.2.1 電子郵件 郵件系統可用于單位內部外部，每個用戶可以擁有一個電子信箱，可以接收、發送、回復電子郵件及超文本郵件；用戶擁有樹狀的郵箱目錄；可結合通訊錄來選擇郵件地址，實現單發或者群發郵件。

1.1.2.2 個人通訊錄

每個用戶可以管理自己的通訊錄的信息，系統中還可保留公用通訊錄的信息。用戶可以通過多種查找方式，查找個人通訊錄和公共通訊錄的內容。

1.1.2.3 個人日程安排

每個用戶可以對自己的日程進行管理，實現對個人日程的安排、提示備忘等功能。

用戶可以通過日歷的視圖，方便的設置日程內容，設置日程類型。對于需要提醒的日程，系統通過提醒功能通知用戶。

系統還提供日程查詢的功能，可以通過組合條件查詢已設置的日程。

1.1.2.4 待辦事宜

待辦事宜是整個辦公自動化系統的重要組成部分，實現收文系統、發文系統、業務受理等信息的傳遞，通過統一的窗口，給使用者展示所有需處理工作的列表，便于使用者掌握自己所有的工作。

1.1.2.5 外出登記

用戶離開辦公區域時，可以進行外出登記，記錄離開時間、事由、預計返回時間、聯系方式等，可以供其它用戶了解其動向。同時，提供返回登記，也即取消外出的登記。

1.1.2.6 提醒功能

系統提供了多種方式的提醒功能，如果滾動方式的提醒區、彈出窗口式的提醒等。

系統可以進行日常按時提示、備忘提示等功能。用戶可以自行設置提醒能容，也可以從日程安排中設置。

系統還可以根據設置自動進行文件到達的提醒、短消息提醒等。

1.1.2.7 在線聯絡

系統提供了在線聯絡的工具，用戶之間可以通過在線聯絡的工具進行工作交流。

通過在線聯絡工具，用戶可以給其他用戶發送在線消息，也可以實時接收其他用戶發來的消息，即使接收方不在線的情況下，消息也可以被發送，當接收方一登錄OA系統，就可以收到發來的消息。利用在線聯絡，方便了不在同一地點辦公的人員之間的聯系。

1.1.3 專項管理

主要包括日常辦公中，各種行政事務或特殊業務的管理，包括信訪管理、會議管理、領導日程安排、車輛管理、人事信息、物品管理、接待管理、外出情況查詢等。

1.1.3.1 信訪管理

系統為信訪管理提供包括收文（掃描）、登記、擬稿、領導審批、發文、歸檔等一整套管理，處理的方式類似于公文管理中的收文處理，信訪流轉的流程，也是可以由用戶進行設置的，同時系統也提供了流程監控的功能。

1.1.3.2 會議管理

會議管理包括從會議計劃的制定、會議通知發送到會議召開后的會議記錄整理的全過程，主要包括會議議題、會議安排、會議通知、會議紀要等功能。

本系統以工作流方式把會議管理從會議計劃、會議審批、會議通知、會議紀要所有步驟納入了網絡信息化管理。會議召集人在會議計劃審批通過并確認會議地點、日期、與會人員及相關事項后，可將此會議通知發送給所有與會人員，系統將在每一位被邀請者的日程安排中自動添加一條開會的記錄。屆時，系統將會自動提醒每一位與會者參加會議。

會議流程示例

? 會議室管理

維護會議室的基本信息，包括會議是地點、大小等。用戶在會議安排的時候，可以查看會議室的使用情況。

? 會議安排

從會議計劃、會議審批到會議通知，均以流程控制，系統自動將審批工作發送給相關人員，協同完成會議的安排。

? 會議計劃 ? 會議審批 ? 會議通知 ? 會議統計 ? 會議查詢 ? 會議紀要

相關人員可整理每次會議，對于各類會議精神、決議的登記，相關文件的上傳管理?？梢允箚挝粫h管理井井有條，便于日后對于會議決議執行情況的跟蹤管理。

? 會議查詢 根據會議的基本信息查詢會議計劃、安排、歷史記錄，查看會議的紀要等，便于對會議執行情況的跟蹤管理。

1.1.3.3 領導日程安排

相關人員協助安排領導或特定人員的日程。

領導日程安排的功能和個人日程安排類似，只是安排的對象不同。領導日程安排實現對領導或特定人員日程的安排、提示備忘等功能。目的在于協調工作安排、進行工作提醒。

1.1.3.4 車輛管理

管理車輛基本信息，管理車輛使用的整個過程，從車輛的申請、審批、通知等進行統一管理。車輛管理的流程也是可以通過流程自定義來進行統一設置和規范。

車輛管理示例

主要的功能包括：

? 車輛基本信息管理 ? 用車申請 ? 用車審批 ? 用車情況管理

1.1.3.5 人事管理

系統可以管理單位員工的人事信息，上傳員工的照片，可以通過組合條件查詢員工的人事信息。員工的人事基本信息，包括部門、姓名、性別、民族、出生日期、政治面貌、職稱、職務、學歷、畢業院校、工作經歷、備注等，上傳照片的路徑。

用戶可以通過部門、姓名、政治面貌、學歷等查詢條件，查詢員工的人事信息。有些人事信息是保密的，只有人事部門能看，即人事信息只有人事部及相關領導有才有查看權限。

1.1.3.6 物品管理

系統可以管理固定資產、辦公用品、圖書資料的信息，系統記錄各種物品的名稱、類別、編號、所屬部門、購買時間、備注等。

系統同時對物品的使用情況進行登記，包括領用人、領用時間、責任人、歸還時間等。

系統可以通過組合條件查詢出物品當前的使用情況和歷史使用情況。

1.1.3.7 接待管理 系統提供對來賓接待情況進行相應的登記管理，可以登記來賓的情況、事由、接待時間等，并可以通過組合條件查詢來賓接待情況的歷史信息。

1.1.3.8 外出情況查詢

系統根據個性化辦公中的外出登記，為各級負責人提供外出情況查詢。負責人可以查詢自己下屬職工的在崗信息，了解職工工作情況，為領導掌握下屬工作提供方便。

1.1.4 決策支持

本系統主要提供了報表功能，數據存儲，內容管理，數據集成和知識管理作為決策支持系統的數據信息資源支撐，提供給決策者所需的信息資源，幫助其實現決策支持系統中的信息流程，工作流程，決策步驟的完整運行。

1.1.4.1 動態報表

動態報表主要指局各部門及三個中心提供給領導的動態工作報表，包括總控、醫保支付結算情況、窗口結算數據等。根據系統管理中權限的設定，領導的權限不同，所能查看的報表也不同。

系統可以收集報表數據，并提供通用的報表設計工具，用戶可以根據需要設置報表的樣式，生成報表。

1.1.4.2 常規報表

系統可以按照用戶的設定，生成各部門向信息中心或有關部門要求的月報等常規報表，有權限的領導或工作人員，可以查看這些報表。

1.1.4.3 專項報表

系統可以生成一些特定的報表，如因工作需要，向有關領導提出的專題報表。有權限的領導或工作人員，可以查看這些報表。

1.1.5 公共信息

公共信息是對公共信息的集中管理，并且向用戶提供共享信息服務，主要包括電子公告、共享文件、網上論壇、電子刊物、大事記、領導信箱、公用通訊錄、規章制度、政策法規、常用信息、常用軟件更新等幾個部分。

1.1.5.1 電子公告

用于發布單位的公共信息如局內新聞、他局動態、領導講話等。公告欄內可設置多個欄目，供某個部門使用或者全體人員發布公告。授權人員可在相應欄目維護公告。1.1.5.2 共享文件

系統可以將一些可共享的文件組織起來，供工作人員方便快捷的查詢利用或者下載，免去了資料查找的繁瑣過程，提高工作效率和文件的利用率。

可共享的文件主要包括：

? 正規文件：歷年編醫保局發文號的文件；

? 其他文書：歷年各部門定制的內部業務操作口徑、問答、指南等資料； ? 信息資料：歷年計劃總結（季、年）、專報、簡報、醫保研究、會議紀要等資料；

? 大事記：歷年局及各直屬單位大事記； ? 局內新聞：當前各部門工作動態；

? 他局動態：勞保局、衛生局、藥監局、民政局、市總工會等相關單位發送我局的信息資料摘編；

? 文獻檢索：購買相關文獻檢索光盤載入系統，如國家有關法規、政策，醫保相關資料等；

? 視頻、音頻：歷年醫保工作大會市領導講話錄音、相關宣傳電視片、其他視頻音頻等。

1.1.5.3 網上論壇

網上論壇提供給員工一個交互溝通的平臺。員工可在此討論工作生活中的各類問題，促進解決問題，加強人員溝通。論壇可設置多個論壇區，論壇區下面可設置多個版面，用戶可在各版面提出話題參與討論；論壇區和版面由論壇管理員管理；每個版面可由管理員設置版主，負責對該版文章的管理。

1.1.5.4 電子刊物

電子刊物提供給職工一個快速了解局內事務和相關行業動態的窗口。電子刊物采編人員在系統中選擇重點信息，產生電子刊物采編稿，添加在辦公系統的待發表的電子刊物中，每一期電子刊物發表后，可供員工閱讀。

用戶還可以根據電子刊物的標題或者文章的標題，以及文章的時間、作者等信息對刊物和刊物中的文章進行查詢。

1.1.5.5 大事記

大事記記錄單位歷年來發生的各類事件，授權專人維護，其他員工只能查看。

1.1.5.6 領導信箱

領導信箱是開設一個專用信箱，用來收集用戶提出意見或建議。類似于網上論壇，用戶可以發表意見或建議，通過本信箱系統直接傳遞給系統設置的領導人員，領導人員公開回復，供員工方便的查看。1.1.5.7 公用通訊錄

類似于個人通訊錄，有通訊錄管理功能和通訊錄查找功能，只是這里維護的通訊錄內容是所有用戶可以公用的。

1.1.5.8 規章制度

規章制度系統用來管理與本部門有關的各種規章制度，信息內容由專人錄入，供所有人員查詢, 支持字符、圖片等各種格式，其他員工只能查看。

1.1.5.9 政策法規

政策法規系統用來管理與本部門有關的各種法律法規及政策，信息內容由專人錄入，供所有人員查詢, 支持字符、圖片等各種格式，其他員工只能查看。

1.1.5.10 常用信息

為了便于用戶的日常工作，系統設計還提供了飛機航班、火車時刻、郵編區號、長途區號等查詢管理功能。

系統中的常用鏈接可以將單位經常使用的各類相關站點進行設置，方便日常工作中迅速準確的連接。

1.1.5.11 常用軟件下載

系統可以提供常用軟件的下載的功能，管理人員可以在下載列表放入常用的軟件，工作人員可以隨時下載系統下載列表中的軟件，如圖片處理工具、視頻播放工具、殺毒軟件、最新病毒庫等，免去了工作人員在網上查找、下載軟件的時間和精力，提高工作效率。

1.1.6 系統管理

系統管理是為保證整個辦公系統正常運行所設置，管理的范圍包括部門及人員管理、用戶權限管理、公文模板制作、工作流定義、對外信息發布管理、基礎信息維護、系統日志等。以達到配置系統和改變工作流程可適應各種不同應用環境的目的。

1.1.6.1 機構及人員管理

? 機構管理

添加、修改機構信息，設定單位樹狀組織結構。? 崗位管理

在選定的機構中添加、修改崗位信息，一個機構中可以有多個崗位。? 人員管理

在選定的機構中添加、修改人員信息，一個機構中可以有多個人員。1.1.6.2 用戶權限管理

系統中的用戶崗位可以自由定義。在給用戶分配崗位時可以與實際情況一一對應，也可以給用戶對應一個或多個已定義好的崗位。

系統中的權限已經預定義好，包括公文處理類權限（如添加文件、修改文件、否決、處理意見等）和系統功能類權限（如案卷立卷、公文處理、電子公告、車輛管理等）。

權限管理

? 公文處理類權限管理

給崗位分配該崗位的公文處理權限，從所有的公文處理權限中選出該崗位的權限。

? 系統功能類權限管理

給每個崗位分配該崗位的功能權限，從所有的功能權限中選出該崗位的權限。

? 用戶權限的授權

有特殊權限的用戶（如各科室領導及中心主任等），可以對其他下屬人員進行授權，被授權人將得到相應的權限進行相關操作，同時可以取消該人的權限。

1.1.6.3 電子印章管理

管理公文審批流程中，需要用到的電子公章和電子手寫簽名。電子公章或者手寫簽名通過圖片的方式由使用者保存在系統中并設置調用密碼。調用時必須先通過密碼的驗證才能顯示出正確的圖片。

1.1.6.4 公文模板制作

辦公系統的公文大都有固定的格式，系統可以預先設置好公文的模板，公文處理前的擬稿過程中，可以根據公文的類型套用固定格式的電子文檔，如會議通知、車輛申請等；紅頭文件也可現制作好，發文時調用電子版的紅頭文件直接填寫內容即可。

1.1.6.5 工作流定義

工作流簡單的說就是一組人員分多個步驟完成某一項業務所進行的所有工作與工作轉交（交互）過程。特別是辦公公文審批流轉處理。每一項工作以流程的形式，由發起者（如文件起草人）發起流程，經過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達流程的終點（如發出文件、歸檔入庫）。

系統內部各種工作流轉的工作流程可以由用戶根據實際情況自行定義。通過流程設置，可以將單位日常辦公管理中的管理流程在系統中得到完整體現。實現各種文件、請示、報告的流轉自動化。極大提高了工作效率，同時也強化了辦公工作的規范性。

工作流定義

? 流程分類

辦公系統中的很多功能都是工作流，本系統中將工作流分類，包括收文流程、發文流程、會議申請流程、用車申請流程，以及各科室的工作業務流程等。工作流定義分類進行，每一類流程中可以定義多個流程，流程發起者可以選擇通過那種流程處理業務。? 操作管理

管理每一類流程中的操作，也就是某一步驟需要進行的處理。每一個操作可以包括多個公文處理權限，擁有這些權限的用戶進行該步操作時，就可以進行相應的處理工作。

流程定義

定義具體的工作流程，可以添加、修改、刪除步驟，設置每個步驟的操作、執行人。其中，操作來自操作管理中定義的操作，執行人可以是某個崗位，也可以是具體人員。如果執行人是具體人員，可以為具體人員設置代辦人員，具體處理時，由前一步的操作人員指定具體處理人員；如果執行人是一個崗位，則系統會自動將工作分配給隸屬于崗位的某個人員。

1.1.6.6 基礎信息維護

系統提供方便簡單的編輯界面，使用戶可以對系統運行中的基礎數據進行初始化設置和更改。如辦公系統中各種文檔的類型、任務類型等。更改的信息將即時的在系統中展現出來，做到各種參數的靈活設置。

用戶通過數據字典管理，可以方便的對規則、代碼等進行業務邏輯上的變更，而不需要直接面對數據庫。

1.1.6.7 系統日志

系統可以對所有的系統操作記錄日志、保留痕跡。可以通過記錄在系統中各種操作的日志查詢了解用戶和管理人員的行為，查出和解決安全隱患，或進行服務內容的改進。

日志的管理主要包括： ? 日志查詢/統計 ? 日志導入/導出

第二篇：協同辦公系統解決方案

x自主設計、開發的co-office是融辦公自動化、信息資源共享、協同工作與企業級應用集成為一體的應用套件，由協同辦公系統、協同工作平臺構成。

一、協同辦公系統

co-office協同辦公系統是x國信公司針對政府機關與企事業單位辦公及協作需求推出的協同辦公應用套件，涵蓋了政府和企事業單位日常辦公管理的基本內容，具有很強的通用性。co-office協同辦公系統能夠加快機構內部信息的流轉、處理、協調和共享，為政府機關、企事業單位的日常辦公、事務處理和輔助決策提供及時、準確、有效的信息支持，從而實現辦公現代化、信息資源共享化、傳輸網絡化和決策科學化。

1、系統概覽

co-office協同辦公系統按照政府或企業中每一層次的系統用戶對系統的要求歸類，提供滿足機關及其事業單位各方面辦公業務的需求。同時注重提取各類協作業務的特征，形成具有柔性架構的中間層組件、中間件和軟件模塊，支持用戶自身對于系統的個性化定制與擴展。

2、適用領域

政府部門、企事業單位的辦公自動化、協同工作、信息共享、企業應用集成。

3、系統功能

個人事務 個性化的虛擬辦公室，類似個人效率手冊的功能，使得系統中的每一用戶可以在系統中存放與管理自己的私有信息，組織自己的日程，辦理專屬自己的業務。

領導日程 機構領導事務繁忙，通常由領導辦公室或秘書負責工作協調、安排，并有選擇的公布領導日程。本系統支持這類信息的網上發布與溝通。

辦公事務 辦公事務是辦公自動化的核心業務，其他業務通常圍繞該業務展開。一般的辦公機構，特別是政府機關，日常業務均會包括收文、發文、業務簽報、各類文件文檔查閱等內容。本系統按照國家公文標準在網上重現手工流程，且效率更高、數據更安全。同時采用靈活的機制適應不同機構的習慣性規定。

會議管理 用戶可以制定會議計劃，發布會議通知，統計參會人員，采用申請審批過程合理分配會議室資源，記錄并發布會議紀要等工作。

公共信息 機構內部的共享信息區，例如常用的列車時刻表、飛機航班、常用軟件下載、常用網站、公共通訊錄、規章制度等等。

內部交流 為組織內部提供了一個相互交流、相互學習的空間。采用包括電子公告板、電子論壇、內部刊物、意見箱、留言簿和faq庫等形式在內的軟件系統加強用戶在辦公網絡上的溝通，使用戶達到互 通有無，知識傳遞的目的。

行政管理 實現機構內行政支持工作的網上辦理。將人事、后勤、總務等部 門需組織的信息在網上進行管理，目前本系統提供員工、資產、車輛、圖書等方面信息的管理。

4、系統特點

業務針對性強，滿足用戶功能需求

針對政府部門多個需求層次進行設計開發，功能涵蓋政府內外事 務的各個層面，滿足政府不同部門、不同業務、不同層次人員的 多種需求。

多種定制工具，用戶按需定制新應用

提供工作流程、信息欄目、界面樣式等多種圖形化定制工具，在業務增長或發生變化時，用戶可以按照具體的需求定制新的應用 或修改現有應用。

強協作能力，提高協作效率 在多人協同工作時提供辦公事務提醒、任務狀態監控、任務臨時 移交、工作量統計等協作輔助功能，極大地提高辦公效率。

采用流行的b/s架構，支持移動辦公

采用瀏覽器作為用戶界面，用戶可以在多種環境下，通過多種形式 連入系統進行辦公。在網絡安全與設施具備的情況下，可支持移動辦公。

集成式管理，方便用戶安裝維護

系統軟件的安裝調試僅需在服務器上進行，實現了零客戶端維護；

系統設置、用戶設置、安全配置、數據維護集成在同一界面中，按 照相同的方式進行管理。

多層次的安全體系，確保業務信息安全穩固

在用戶層、會話層、數據訪問層、網絡層等多個層次上提供安全機 制，集成安全第三方產品；提供覆蓋全部業務功能的詳細日志；安全措施嚴密。

結構體系開放，易于移植與擴展應用

支持所有主流平臺，適應各種用戶軟硬件環境；開放的體系與接口，易與其他類型系統進行界面或數據的掛接。

二、協同工作平臺簡介

x國信公司凝聚多年服務于國家計委、國家糧食局、中國投資擔?？偣镜却笮蜋C構信息化的應用與實施經驗，設計、研發包括中間件、應用軟件模塊的協同工作平臺，可以快速響應客戶需求，縮短系統建設周期。

1、co-office協同工作平臺構成2、co-office協同工作平臺主要功能

x國信協同辦公平臺具有應用模塊集成、用戶權限管理、公文流轉定制、信息發布定制、紙質文檔處理等眾多強大功能。

流程建模功能

圖形化建模過程

多窗口用戶界面

基于xml的模型文件格式

用宏技術支持各種網頁編輯器進行界面設計支持工作流程的權限管理

順序流轉/自由流轉

分支、條件分支

跳轉、跳轉驗證

退回

轉交

全程監控

數據痕跡（包括文檔正文）保留

流協作（互相觸發/數據交換）

信息發布定制功能

信息欄目定制

信息結構定制

多種類型信息字段

信息欄目視圖定制

統一提供增添、刪改界面

列表式瀏覽界面

復合條件檢索

排序、過濾

批量式數據讀寫接口

細分功能點的權限控制

應用模塊集成功能

基于b/s的業務模塊集成

統一入口

多層次組織

分布式

新增/原有模塊集成

多層次

運行中調整

獨立于業務

用戶權限管理功能

單一登錄

統一權限驗證

獨立于業務

可封裝在目錄服務器上

用戶、群組、角色維護

用戶、群組、角色權限維護

模塊權限點登記

文檔數字化功能

兼容多種輸入設備的紙質文檔輸入

所見即所得的文檔特征提取、局部文字識別全文識別

任意定制的分類體系

原文映像與文本同時保存

多種格式的輸出，包括打印、文本輸出、圖像文件輸出、html頁面輸出

文檔格式自學習

相同格式文檔批量處理

3、co-office協同工作平臺特點

開放式接口

簡單易用的圖形化過程定制工具

任意設置的應用模塊集成機制

安全性、靈活地處理各類公文

全面的紙質文檔處理

分布式、跨平臺

4、co-office協同工作平臺應用領域

部門公文流轉與處室級的信息共享

跨部門協同工作

企業應用集成三、系統運行環境

co-office采用j2ee作為基礎應用平臺，可以運行于多種操作系統和主流數據庫系統，并支持主流應用服務器。

1、服務器端需求

*基于intel pentium iii 700以上的pc server或ibm rs6000 44p 270以上或hp pa8000或sun ultras arc平臺。

*應用服務器與數據庫服務器同機時，服務器至少配備1g ram；不同機時分別至少配備512m ram。

*服務器網絡出口至少為100m帶寬。

*應用服務器至少配備500 mb可用硬盤空間，數據庫服務器隨數據量確定。

*操作系統為microsoft windows XX server sp2或redhat linux紅旗linux或sun solaris 7以上或ibm aix 4.3.3.0以上或hp-ux。

*應用服務器裝載bea weblogic 6.0或tomcat4.0+jboss2.2或ibm websphere4.0以上

*數據庫服務器裝載oracle8i/9i或microsoft sql serverXX或sybase 1.2以上

*提供pop3和smtp接口的郵件服務器

2、客戶端需求

*intel pentium以上

*至少64m內存

*運行windows98 se/windowsXX/winxp *ie6.0，使用文檔流轉中的文件痕跡保留功能，客戶端必須裝有microsoft word XX或以上版本

四、成功案例

第三篇：內網OA辦公系統解決方案

內網OA辦公系統

解決方案

XXXX科技有限公司 2016年06月

目錄

1、系統簡介.....................................................................................................................................4

2、系統功能介紹.............................................................................................................................4

2.1 系統門戶.............................................................................................................................4 2.2 公文處理系統.....................................................................................................................5

2.2.1 收文管理...................................................................................................................5 2.2.2 發文管理...................................................................................................................5 2.2.3內部請示....................................................................................................................6 2.2.4 檔案管理...................................................................................................................6 2.3 日常工作平臺.....................................................................................................................7

2.3.1 個人信息...................................................................................................................7 2.3.2 個人建議...................................................................................................................7 2.3.3 網上調查...................................................................................................................8 2.3.4 代辦設置...................................................................................................................8 2.3.5 網絡尋呼...................................................................................................................8 2.3.6 電子郵件...................................................................................................................8 2.3.7 工作日記...................................................................................................................9 2.3.8 日程安排...................................................................................................................9 2.3.9 我的任務...................................................................................................................9 2.3.10 計劃總結.................................................................................................................9 2.3.11 我的便簽...............................................................................................................10 2.3.12 通訊錄...................................................................................................................10 2.4 公共信息...........................................................................................................................10

2.4.1 熱點問題.................................................................................................................11 2.4.2 領導動態.................................................................................................................11 2.4.3 政府新聞.................................................................................................................11 2.4.4 內部事項.................................................................................................................11 2.4.5 政策法規.................................................................................................................11 2.4.6 信息管理.................................................................................................................11

/ 18

2.4.7 公告管理.................................................................................................................11 2.5 行政管理...........................................................................................................................12

2.5.1 會議管理.................................................................................................................12 2.5.2 車輛管理.................................................................................................................12 2.5.3 資產管理.................................................................................................................13 2.5.4 人事管理.................................................................................................................13 2.5.5 用品管理.................................................................................................................13 2.6 系統管理...........................................................................................................................13

2.6.1 用戶管理.................................................................................................................14 2.6.2 組織管理.................................................................................................................14 2.6.3 職務管理.................................................................................................................14 2.6.4 權限管理.................................................................................................................14 2.6.5 系統設置.................................................................................................................15 2.6.6 日志管理.................................................................................................................15 2.6.7 短語管理.................................................................................................................15 2.6.8 短信管理.................................................................................................................15 2.6.9 公文設置.................................................................................................................15 2.6.10 回收站...................................................................................................................16

3、技術架構規劃...........................................................................................................................16

3.1 數據上傳流程...................................................................................................................17 3.2 數據下發流程...................................................................................................................17

/ 18

1、系統簡介

涉密系統OA辦公系統是專門為涉密機構定制的辦公信息上傳下達、信息采集匯總等需求提供的辦公管理系統，可以將領導班子、相關部門及下屬單位等相互相聯，實現公文、通知、公告、請示的上傳下達，實現基層數據的采集與匯總，形成一個涵蓋數據采集、信息保存、信息處理、傳輸控制的信息系統，逐步將黨政機關的日常辦公管理規范化、標準化、科學化。

2、系統功能介紹

2.1 系統門戶

系統門戶是以門戶形式為政府部門提供統一、豐富的各類公共信息的展現平臺，減少信息反復加載，提高對政務門戶的利用。另一方面，本系統還可提供給各個部門一個共享信息發布的區域，為各個部門的展示，工作經驗的交流，公告信息的發布等共享信息提供支持。

OA系統功能圖

/ 18

2.2 公文處理系統

電子政務協同辦公系統提供的政府公文管理平臺主要包括收文管理、發文管理、內部請示管理等，實現政府部門對公文流轉的規范化管理，提高內部公文處理的速度，進而提高機關單位的辦公效率。

2.2.1 收文管理

實現了來文登記、擬辦、批示、傳閱、承辦、轉辦等功能，通過系統提供Web方式的在線編輯、附件上傳功能，支持OFFICE電子文件的處理，可以進行模板紅頭套用、打印文件和稿紙等功能。并采用收文和待辦事宜配合使用的辦法，用戶查看工作臺中的待辦事宜即可進行日常收文辦理。2.2.2 發文管理

根據預先設置的公文辦理流程，各環節的辦理功能定義，可以實現公文的各項辦理工作?？梢詫崿F單位內部發文擬稿、公文審核、發文痕跡保留、公文傳閱、公文簽發、公文辦理、公文歸檔、公文印發等功能?？梢耘cOFFICE文檔編輯工具進行嵌入整合?？梢赃M行模板紅頭套用、打印文件和稿紙等功能?？梢蕴砑佣鄠€附件，附件大小不限，被授權修改的附件內容編輯時自動開啟WORD的修訂功能。同時根據各辦理節點的權限設置，可以進行相應的抄送、流程轉向、修改設置后續流程等操作，極大地滿足日常公文辦理中對于操作靈活性的要求。發送者與接受者能夠實現組織關聯。催辦跳轉：對于超過辦理期限或需特殊辦理的公文，可以進行發送催辦通知、跳轉操作等功能實現，對于辦理流程的跟蹤檢查、特殊

/ 18

流轉的要求。提高公文流轉辦理的工作效率。并采用待批待閱公文和待辦事宜配合使用的辦法，用戶查看工作臺中的待辦事宜即可進行日常收文辦理。2.2.3內部請示

系統提供多種固定模板供用戶使用，用戶也可以自定義設置工作流：自定義請示流程、請示類型和請示模板。主要用于內部事項的申請，提供流程監控、跟蹤、催辦和查詢。支持審批過程尋呼和短信通知。

2.2.4 檔案管理

工作流流轉后直接預歸檔：此功能與工作流管理系統結合，支持公文流轉和由表單定制子系統定制的電子表單流轉后的直接歸檔；按照部門歸檔，檔案文件歸檔到歸檔人或者檔案管理員所在的部門。

上傳文件預歸檔：上傳文件預歸檔是對客戶端的各種檔案文件進行上傳文件歸檔，按照部門歸檔。

檔案文件的修改：提供檔案管理員對于本部門已經歸檔的檔案文件屬性等基本信息可以進行修改功能，但對檔案的內容任何人都無權修改。

案卷管理：給檔案管理員提供通過組合查詢對本部門的檔案文件進行組卷、拆卷和案卷的基本信息的修改。

檔案文件檢索和申請借閱：擁有檔案借閱權限的用戶可以對系統中所有檔案進行檢索，檢索按照組合條件進行，然后用戶可以對檢索到的檔案文件提出借閱申請，等待檔案管理員的審批。

檔案借閱審批：提供擁有審批權限的人員具有對已經被借閱的本部門檔案進行審批。對于通過審批的借閱檔案可以賦予借閱人“普通借閱”和“特殊借閱”的權限，具有普通借閱權限的借閱者只能查看此檔案的最終正式檔案文件，具有特殊借閱權限的借閱者可以查看同此檔案文件有關的所有工作流流轉中相關的內容，包括檔案文件的各個版本和審批意見等有關電子文檔的內容。

公開的檔案文件：檔案管理員在進行檔案文件預歸檔的時候可以對檔案文件的查看方式進行選擇，對于保密級別低的文件可以選擇為可公開的文件，歸入相

/ 18

應的類別中，使每個普通用戶可以在前臺直接進行檔案文件的查看。檔案文件的備份和移交：系統中檔案文件按照保存時間自動保存在檔案服務器磁盤中年、月、日相應的目錄下，便于進行檔案的備份、維護和移交，支持定期的自動備份。與其他檔案軟件的接口：檔案內容可以通過接口導入到國家檔案局要求的檔案管理軟件中。2.3 日常工作平臺

系統主界面上方有為用戶提供的日常工作菜單，功能包括網絡尋呼、工作日記、日程安排、我的任務、計劃總結、我的便簽、通訊錄。

2.3.1 個人信息

主要功能是為每個用戶提供辦公系統的個性化設置，包括個人的密碼、聯系方式、習慣的工作環境、喜歡的頁面顯示風格和喜歡的照片，方便提高工作人員自身的工作效率，更顯人性化。2.3.2 個人建議

個人建議模塊可以由系統管理員設置一些建議的類型，每個用戶都可以在各自已經設定好的建議類型版面上提出自己建議，系統還提供了匿名提建議的功能，做到內部意見交流民主化、大眾化。

/ 18

2.3.3 網上調查

主要功能是可以由系統管理員設置需要大家投票的內容，可以單選也可以多選。大家投票后，可以用餅圖顯示統計出的投票結果。2.3.4 代辦設置

委托代辦功能是當用戶碰到外出，出差等情況無法及時辦理文件，則可以采用流程委托代辦的方式指定其他用戶代替自己辦理。代辦的流程中會記錄哪些步驟是某某人代替辦理的。當用戶外出結束后可以自己撤消流程委托。2.3.5 網絡尋呼

網絡尋呼是一種方便的即時溝通和管理工具。它以樹狀組織結構圖形式顯示尋呼列表。實現在線實時交流，離線留言，工作任務提醒等功能?？牲c擊每人的名字了解到他（她）的照片和部門、職務、電話等基本信息。發消息時可在列表中直接點人員或選擇按組發送，并可掛若干文件作為附件。不論對方在何地，數秒鐘內在其屏幕上就會自動彈出窗口，顯示您發的消息。如對方不在線則可以同時發短信息到對方手機上，對方可以直接用手機回復短信到尋呼里。方法和用普通手機回復短信一樣，回復的內容會自動在收尋呼人的桌面上彈出尋呼窗口。2.3.6 電子郵件

電子郵件是日常工作中與外界交流的重要部分，系統提供了將任何支持POP3/SMTP的郵件集成至系統中的方式，可以不用登錄各個郵件系統來查看郵件，簡化了操作。而且與系統特色之一―網絡尋呼結合在一起，能夠方便的將收到的外部郵件轉發成尋呼至政務系統內部用戶，實現內外信息的互聯互通，提高了信息內外交流的效率。同時還能實現將內外有價值的信息轉至知識系統，加入到知識地圖中，實現知識的積累和信息共享的目的。

/ 18

2.3.7 工作日記

用戶每天可以隨時記錄當天的工作情況，還可方便的將工作任務、日程或便簽生成工作日志，記錄工作中出現的問題、匯報工作進展結果、總結工作心得，并可通過明天提示來提醒自己第二天的工作安排。日后用戶可以查詢歷史工作記錄，并可將工作日志進行匯總，形成工作周報、月報等，方便進行工作總結。

領導可以查看所管轄范圍內的用戶的工作日志，并可作出批示、指導工作。2.3.8 日程安排

用戶可以在我的日程中預定工作安排，并可預先設置固定提醒或循環提醒時間，通過系統或短信提醒自己重要的工作安排，使工作能夠井井有條。用戶還可將自己的日程公開給設置好的公開范圍內的人員，方便其他人了解當天的日程好進行相關的工作安排。系統還提供了日程查詢和匯總功能供用戶對歷史日程記錄進行了查詢和匯總總結。2.3.9 我的任務

實現上級管理部門/領導進行任務、工作分配和布置，承辦人員/部門可隨時匯報任務進展情況，領導即可隨時動態掌握事情執行進度和情況，并可隨時指導和批示。系統還提供系統自動提醒、手機短信、人工催辦等提醒方式實現對任務承辦人員的催督，促使任務及時辦理。系統中“日志”、“日程”、“計劃”、“任務”有效結合，可以通過工作任務自動生成工作計劃和日程安排，也可以通過工作日記自動生成工作總結，并將工作總結作為任務執行結果進行匯報，領導可以通過匯總下屬的計劃形成任務。2.3.10 計劃總結

計劃分部門計劃與個人計劃?？梢园粗?、月、季、年四個時間段來做。如果是職員則只需要做個人計劃，做好后提交給領導審批。領導還可以匯總職員的計劃生成本部門的工作計劃，并和個人計劃一起上報更高級的領導。領導可以修改下屬計劃中不合理的地方，系統自動通知對方，對方同意后計劃開始生效。當計

/ 18

劃生效時將自動轉化為任務，在執行時布置者和執行者中任意一方如要有變化：例如修改內容、推遲時間、終止任務等，都需要另一方同意，系統會自動通知另一方。另一方必須點擊“同意”，該修改才能生效。計劃完成一項就填寫進度為100，系統自動通知上級檢查。2.3.11 我的便簽

類似于日常使用的便簽條，可以隨時記錄臨時的事情或者有用的信息，并可導入到日記、日程，支持模糊查詢，避免信息丟失或不容易查找。2.3.12 通訊錄

電子通訊錄實現各種聯系信息的增加、刪除、修改、導入、查詢功能，其中導入功能可以接收由Excel等多種格式的通訊錄文件，并能自由創建聯系人組管理，將聯系人設置為是否共享，方便單位內部聯系信息共享。同時通訊錄與網絡尋呼、短信平臺、電子郵件實現緊密的結合，方便用戶對各類聯系信息的管理。2.4 公共信息

公共信息管理平臺可以發布政府機關單位新聞、通知和內部期刊，要通過規定的審批流程進行審批才能發布在辦公平臺上顯示。各用戶可以根據自己的實際需要自行進行欄目的分級設置，并根據管理規定設定各欄目相關的發布、管理權限，實現區人民政府內部新聞、通知公告、電子期刊等公用信息的綜合管理。

/ 18

2.4.1 熱點問題

可以發布熱點問題供有關用戶參閱、討論。有審批權限控制。2.4.2 領導動態

辦公室可以把領導的重要活動發布到系統中讓指定人員及時了解，有審批權限控制。2.4.3 政府新聞

可以發布本單位的有關新聞，有審批權限控制。2.4.4 內部事項

提供機關發布各種內部通知等事項的空間。面向指定用戶，并能提供完善的快速查詢手段。有審批權限控制。2.4.5 政策法規

可以建立本單位各種類別的規章制度和法律法規庫，例如：交通法、辦公室管理、崗位責任、保密制度等。再分類公布給指定用戶人員，用戶人員也可通過規章制度的查詢功能進行查詢，同時可統計閱讀情況。有審批權限控制。2.4.6 信息管理

信息發布平臺可根據信息來源和分類自由定制信息欄目、發布信息，實時或滾動顯示新聞動態、通知公告、電子期刊、制度、簡報、公共信息等，并且涵蓋了所有信息從起草、審閱、查詢到統計的各個環節，信息發布之后會在政務門戶和個人工作臺上實時顯示，用戶能夠快速獲取最新的信息。有審批權限控制。2.4.7 公告管理

可以幫助辦公室或指定人員把有關新聞或簡報整理編輯完畢，經過領導批準

/ 18

后發布給指定人員，也可以發布快訊，讓內部工作人員及時了解到有關自己單位的信息和動態，發布的新聞內容格式可是Word、Excel、Html、各種圖片，便于以后個人的再整理和收集。有審批權限控制。2.5 行政管理

2.5.1 會議管理

會議管理實現對會議室、會議及會議類型的自定義設置及管理，方便根據單位實際情況對會議室及內部會議等數據進行有效設置，并通過會議申請可實現資源預定、會議沖突檢測、會議申請審批等，這樣可以解決常見的會議室資源使用沖突和參會人員時間沖突；會議審批通過后可以以系統提醒、尋呼、短信等多種形式通知參會人員，用戶也可設置多種查詢條件來模糊查詢會議及會議詳細信息；系統還提供圖形化的資源占用示意圖，會議室在什么時段被占用一目了然，方便管理。2.5.2 車輛管理

車輛管理實現對車輛類型、車輛檔案、車輛歸屬的自定義設置及管理，方便根據單位具體情況對車輛的詳細情況進行有效設置，并可通過用車申請實現資源預定、車輛使用沖突檢測、車輛申請審批等；領導在派車調度中審批通過后即可通過系統提醒、尋呼、短信等多種形式通知司機和申請人員；工作人員或司機將出車詳細情況通過出車記錄錄入至系統中，以便有備可查，而且在司機補貼統計中也可根據出車記錄統計司機的出車補貼；單位使用私人車輛時，也可在系統的私車公用登記中錄入使用的情況；車輛管理人員通過部門用車統計中可以很方便的根據時間段或部門等多種條件來統計司機或車輛的出車記錄、里程、油耗等數

/ 18

據，便于統一管理。2.5.3 資產管理

實現對單位的各種資產及其使用周期進行有效的管理。通過資產的種類、折舊年限等各種參數自由設置，方便多種資產登記入庫管理；申請領用資產時通過時間沖突檢測后，按照預定義的審批流程通過后，系統即會以多種提醒方式提醒申請人；申請人資產使用完畢，管理員通過資產歸還來登記資產的使用結束；資產發生故障需要維修時，管理人員可通過維修管理記錄資產的維修的具體情況，為折舊做參考；資產的歸屬權發生轉移時管理人員可通過變更管理來實現。2.5.4 人事管理 建立內部人才管理庫，保存內部各分中心機構人員基本信息。提供人事調動、變動等相關的人員變動功能，并自動將工作變動經歷記入人員的工作經歷。2.5.5 用品管理

通過用品倉庫管理、用品類別管理、用品詳細資產管理對用品的存放、分類及詳細信息進行有效的管理，并對用品從入庫到出庫一系列的登記入庫、申請領用、調拔、庫存查詢、流水查詢統計等實現全過程的控管，使管理人員輕松管理。2.6 系統管理

系統管理作為電子政務協同辦公系統最為核心的模塊，不僅能夠實現常用的用戶、組織、權限等管理功能，還提供了大量圖形化、可視化的操作界面、菜單、首頁、表單、查詢等功能的定制，以及多種模板供管理員根據政府需求進行選擇，滿足系統管理的靈活設置、操作簡單、方便易用的要求，減輕了系統管理員的工作負擔，真正實現 “高效管理、快樂工作”。

/ 18

2.6.1 用戶管理

用戶管理是用來維護用戶基本信息和添加、刪除組織機構中用戶的功能模塊。管理員可以任意添加、修改、刪除用戶個人信息，還可以對用戶進行所屬組織機構（部門）和擔任角色（職位）進行分配。2.6.2 組織管理

組織管理是用來維護系統中的組織機構信息。組織機構以樹型目錄樹的方式顯示，一般以局機關或最高管理部門為根結點，下面設置各職能部門和分支機構。在“組織管理”中系統管理員可以方便地添加、修改或刪除一個部門節點及其相關內容。2.6.3 職務管理

系統管理員通過職務管理可以自由定義、添加、刪除系統中的相關職務信息，在給組織機構分配角色時可以與用戶實際情況一一對應，也可以給用戶對應一個或多個已定義好的角色，系統支持身兼多職。2.6.4 權限管理

系統管理員根據用戶不同級別在權限設置中設置用戶可以訪問系統的權限，只有賦予用戶相關權限后才能在系統中進行與用戶相關的操作。

/ 18

2.6.5 系統設置

系統設置主要是方便系統管理員對系統進行個性化設置，主要包括：條件設置、鏈接設置、標志設置、IP限制、身份認證、登錄頁面、門戶信息、系統模塊等相關設置。2.6.6 日志管理

統計登錄到系統的用戶相關情況，記錄系統登錄用戶的編號、姓名、所屬部門、訪問頁面、訪問IP、登錄時間、退出時間等，并可按部門、人員、時間段等條件查詢統計，方便系統管理員能夠快速查詢系統的各種操作，以便追蹤非法入侵，提高系統使用的安全性。2.6.7 短語管理

在系統使用過程中，領導經常需要填寫“同意”、“不同意”、“請某某閱”、“請某某部門辦”等常用的意見。為了減少用戶的文字輸入量，提高方便性，系統管理員可以把用戶常用到的短語添加至短語管理中，并且每個用戶也有自己的一個短語庫，可以從系統管理員建立的總庫中挑選一些自己常用的導入到自己的短語庫里，用戶在使用系統中任何需要輸入文字的地方，都可以調出自己的短語庫，然后在其中選擇需要的短語，極大地提高了系統的使用效率和個人辦公的工作效率。

2.6.8 短信管理

短信管理是對網絡尋呼中的短信發送情況的管理模塊。系統管理員可以對系統中的短信發送詳細信息和費用情況進行查詢、統計、查看，方便進行費用管理。2.6.9 公文設置

公文設置通過對公文類型、模板、字段、紅頭、稿紙以及使用手寫批注用戶范圍的設置，使公文規范化管理，并且用戶使用時可直接調用，提高了辦公效率。

/ 18

2.6.10 回收站

與Windows里的回收站功能類似。系統內的刪除操作都只是邏輯刪除，并沒有真正將數據清除，只是保存在回收站中。當數據需要恢復時可以通過恢復功能進行恢復；也可通過清空回收站對數據進行物理刪除，數據就不能夠再恢復了。

3、技術架構規劃

涉密內網的OA系統需要和其他單位或者下屬機構進行數據交互，OA系統既要從其他系統接收數據，也要向其他系統下發數據。考慮到涉密系統的特殊性，特設定以下數據交互系統，如下圖所示：

涉密內網OA系統與其他系統數據交互圖

/ 18

? 數據上傳服務器：用于接收其他系統的數據，并對數據進行解密和密級比對，對于不適合傳入OA系統的數據要進行丟棄和銷毀處理。? 加密鏈路：專門用來進行數據傳遞的加密鏈路。

? 遠端設備：部署在遠端系統一端，專門用來對用戶數據的加解密使用。

3.1 數據上傳流程

數據上傳，由遠端系統發起，首先將數據加密，進入專門的加密通道，由涉密內網的數據上傳服務器接收并進行數據解密和密級比對，不符合進入的數據在這里進行銷毀和丟棄，可以進入的數據，由此傳送至涉密內網OA系統。

數據上傳流程圖

3.2 數據下發流程

數據下發，由涉密內網OA系統發起，首先將數據進行密級比對，不適合下發的數據不能下發。可以下發的數據進行加密，進入專門的加密通道，由遠端設備接收并進行數據解密，然后由此傳送至遠端其他系統。

/ 18

數據下發流程圖

/ 18

第四篇：市政府辦公系統公務活動組織管理 1.會議管理

市政府辦公系統公務活動

組織管理匯編

(內部資料注意保密)

市政府辦公廳秘書處 二O一O年十一月九日

目錄 第一章 會議管理

第一節 市政府常務會議................................1 第二節 市政府專題會議·..............................10 第三節 全市性會議.....................................15

1、全市性會議的主要類型·..............................15

2、全市性會議的管理制度及辦理程序...................16

3、全市性會議的召開原則·..............................17

4、市政府全市性會議的前期準備·.......................18

5、市政府全市性會議的組織實施·.......................28

6、市政府電視電話(視頻)會議有關制度要求·..........36 7,幣政府辦公樓會議室分布及功能·.....................37 第二章大型活動及市領導調研

第一節大型活動·.....................................38

1、大型活動基本定義及分類·............................38

2、策劃大型活動的基本要素·............................39

3、活動方案的制作及報審程序·.........................qp

4、大型活動的組織實施·................................56 第二節市領導檢查調研活動·.........................61 第三章公務接待

1、公務接待的基本定義和構成要素..............................66 2,幣政府公務接待活動的制度、原則及任務分類·.....,.68

3、公務接待活動的組織實施..............................73 4.需玻交流探討的幾個問題....................,..--,82

第一章

會議管理

交流目的：通過交流，明確政府相關會議的基本概要和組織程序，進一步熟悉各類會議的組織流程，做到會前安排科學、會中組織嚴密、會后落實及時，真正提高辦會效果、效率。

第一節市政府常務會議

一、市政府常務會議概要

(一)會議的組成。

市政府常務會議由市長、副市長、秘書長組成，組成人員達到半數以上方可開會。

市政府常務會議由市長或委托常務副市長主持。根據議題需要，相關的副秘書長以及市政府部門、縣(市)區人民政府主要負責人可列席會議。特殊情況下，可邀請市 委、市人大常委會、市政協、市紀檢委、軍分區、人民 團體、民主黨派負責人、人大代表、政協委員和新聞單位記 者列席會議。

(二)會議的任務。

市政府常務會議討論的問題，是事關市政府工作全局或 涉及多個部門和單位，必須由市政府議決的重大事項，其主要任務是：

1。貫徹、落實上級機關的方針、政策和重要決議； 2．討論通過報請上級審定的重要事項，提請市人表大會審議、向市政協通報的政府工作報告草案；

3、討論通過提請市人民代表大會及其常務委員的地方性法規(草案)、市政府關于議案辦理工作報告；

4、討論通過市人民政府發布的重要決定、命令和地方性行政規章；

5、討論審定全市國民經濟和社會發展長遠規劃、計劃、預決算與執行情況；

6、討論決定市政府各部門、各縣(市)區人民政府的重大請示和報告事項；

7、討論和決定人事任免和獎懲事項；

8、審定市政府全體會議及市政府召開的全市性會議、部門以市政府名義召開的全市性會議和日程；

9、研究其他須經常務會議討論、決定的事項。(三)議題的協調。

市政府常務會議的議題由市長、副市長、秘書長提出。提請市政府常務會議討論的議題，主辦部門要做好充分準備，并在會前通過召開協調會等形式征求有關部門和單位的意見，經有關部門和單位會簽后，由主辦部門責人簽字并加蓋公章。按照精簡會議和提高效能的原則，凡市政府已有原則規定或市長和分管副市長職權范圍內能解決的事項、分管副市長之間能夠協調，解決的事項、主管部門能夠通過協調解決的事項不列入會議。

擬提請市政府常務會議討論的事項，主辦部門要嚴格按照市政府常務會議方案關于時間限制的要求，精減篇幅，形成簡明扼要的匯報提綱，同時對擬采取的措施、需市政府解決的問題和承辦單位，要提出明確意見，并如實匯報議題協調中的分歧意見。匯報材料需經分管副秘書長審核后，報分管副市長審定方可上會，未經協調和領導批示的議題不列入會議。

(四)會議的要求。

1、市政府常務會議實行例會制度，一般每月召開一次。

2、會議議題一經確定，主辦單位要在會前5天將上會材料按標準格式印制60份送至市政府辦公廳，辦公廳在會前分送有關領導審閱。

3、提請市政府常務會議討論的議題，由主辦單位主要負責人匯報，除法規、規章外，一般不通讀全文。

4、與會人員接到通知后要認真準備，討論發言要言簡意明，突出重點，一般不超過5分鐘。

(五)會議的組織。

1、市政府常務會議由秘書長組織，由辦公廳主任或分管副主任調度，常務秘書組織承辦。市政府常務會議實行方案制，常務會議方案由常務秘書起草，經辦公廳分管副主任 和主任審核后，報秘書長審定。

2、接到會議通知后，與會單位要按要求在會前上報參加會議人員名單。由秘書長將人員出席情況整理后，向秘書長和會議主持人報告。

3、市政府常務會議實行候會制度，常務秘書根據議題內容預計匯報和討論的時間，并根據預計的時間通知各議題的列席人員分批到候會室候會，待進行下個議題時，及時組織入會，以保證會議有條不紊地進行。

4、市政府常務會議由常務秘書負責會議記錄并進行錄音，會議記錄要完整、準確、字跡清楚。

5、市政府常務會議紀要應內容準確，文字簡煉，便于執行和操作會議紀要由常務秘書起草，經辦公廳分管副主任和主任審核后，報秘書長審定簽發。

6、市政府常務會議結束后，常務秘書要及時將會議討論的文件、簽到單、會議紀要、會議記錄(錄音)等文件立卷存檔

7、市政府常務會議新聞報道經辦公廳分管副主任審閱，由秘書長審定簽發。

(六)會議的落實。

市政府常務會議決定的事項和部署的工作，市政府領導同志要按照工作分工抓好落實，有關單位要將工作落實和任務完成情況及時報告市政府，市政府秘書長和各位副秘書長以及辦公廳要協助領導做好督促檢查工作，確保會議決定事項真正落實。

(七)其他有關事項。

1、與會人員必須按規定和要求到會。嚴格控制與會人員，會前已協調過的問題或議題協調中已達成一致意見的，相關部門一般不再列席會議。匯報和列席單位都應派主要負責人參會，一般不要帶助手，部門主要負責人不能到會或需要帶助手的，必須事先申請；市政府辦公廳及有關部門工作人員要嚴格按方案要求參會，并根據議題要求候會，會議方案中未規定參會的，不準到會。

2、要遵守會議紀律，不準遲到、早退。會議期間，與會人員不要隨意交談和走動，不要辦理與會議無關的事項。

3、會議討論的文件、材料涉及機密的，會后原則上退回。如工作需要帶回使用，須經秘書長批準，并妥為保管。對會議討論的重要問題、決定的重要事項，要注意保密，議定的事項以會議紀要或其它正式文件為準。

4、樹立政府權威，市政府常務會議決定的事項和部署的工作，市政府各部門必須堅決貫徹，抓緊督辦，不打折扣，迅速落實。

第五篇：OA企業協同辦公系統解決方案

OA企業協同辦公系統解決方案

一、OA協同辦公系統的作用

OA辦公自動化系統是企業除了生產控制之外的信息處理與管理的集合。對于單位的領導來說，OA是決策支持系統，能夠為領導提供決策參考和依據；對于中層管理者來說，OA是信息管理系統；而對于普通管理者來說，OA又是業務處理系統。OA能夠為企業的管理人員提供良好的辦公手段和環境，使之準確、高效、愉快的工作。

規范管理，提高工作效率：

通過工作流系統，員工不用拿著各種文件、申請、單據（比如：公文會簽、計劃日志、用款報銷等工作流程審批）在各部門之間跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，這些工作都可在網絡上進行。一些處理彈性大而不易規范的工作流程也可變得井然有序。同時由于系統設定的工作流程是可以變更的，可以隨時根據實際情況來調整不合理的環節，為企業流程的重組提供有效的事實依據。

節省運營成本：

OA平臺最主要的特點之一是實現無紙化辦公，無紙化辦公節約了大量的紙張及表格印刷費用；工作審批流程的規范可為員工節省大量工作時間；完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低電話費及差旅費用。

消除信息孤島、資源孤島：

OA協同辦公平臺的協同性可以徹底消除由于企業內部各業務系統相互獨立、數據不一致，信息共享程度不高、管理分散，管理維護工作量大等因素形成的一個個“信息孤島”、“資源孤島”。

實現知識傳播：

實現企業對其最重要資產――知識的高效管理、積累沉淀、傳播、應用。完全擺脫人員流動造成的知識的流失。

提高企業競爭力、凝聚力：

員工與上級溝通很方便，信息反饋暢通，為發揮員工的智慧和積極性提供了舞臺。無疑，企事業的單位的內部凝聚力將大大增強。

二、OA的功能特點 ☆ 適用，符合日常辦公習慣

適用性是系統設計的第一原則，OA站在最終用戶的立場上，在適用操作、業務處理、功能展示等一系列問題上進行了深入研究。

☆ 成熟性與先進性

產品采用三層結構模式，系統開發采用微軟目前最成熟先進的.net技術，數據庫采用微軟的SQL SERVER 2000既保證當前系統的高可靠運行，又使系統能夠適應未來技術的發展，滿足業務不斷變化的需要。

支持工作流正文內容筆跡留痕、手寫簽名、電子公章?！?安全、可靠、穩定性

系統在實際運行中可能含有大量的用戶機密信息，需要對使用信息進行嚴格的權限管理。系統采用分級管理、統一授權和全面安全跟蹤等方式進行權限管理。

☆開放性與可擴展性 系統采用開放的可擴充模塊結構，保證以后可以方便地升級以及在同一平臺上擴充其他業務功能。☆ 高度自定義

系統的組織機構、職務角色、工作表單、工作流程、桌面顯示風格、甚至部分功能模塊也可由用戶自定義。

☆ 易學易用易管理

系統采用B/S，客戶端通過IE瀏覽器訪問，功能設計直觀，操作簡便，復雜的功能模塊內即有使用說明，用戶使用基本無需培訓。

☆ 支持集團辦公模式

支持集團辦公，集團各機構之間的用戶可以允許或禁止互相訪問。☆ 支持與ERP系統的連接(破解版支持用友，暫時沒金蝶接口)開放的數據庫結構，獨立的工作流引擎，支持用戶自定義中間數據庫，使ERP的數據進入OA流程，表單審批、流轉結束以后的數據可以提供給ERP系統使用。

三 OA功能介紹 功能模塊 工作流 新聞公告 電子郵件 文檔中心 工作計劃 工作報告 行政綜合 任務安排 個人辦公 模塊內容簡要說明

表單制作、流程設定、審批處理、流程催辦、流程統計等。

包含“公告管理”、“新聞管理”，管理新聞公告的擬稿、審核、發布與查詢；可自定義增加發布欄目。

內部郵件、POP3郵件收發，郵件管理。

公共文件夾的建立與權限分配，文件上傳與管理。

部門或個人周計劃、月計劃的起草、審核、發布及執行反饋。

撰寫工作日報、周報、月報或其他總結匯報，可提交上級審閱。

包含“調查投票”、“員工評選”、“外出登記”、“重要提醒”、“費用管理”、“通訊錄”、“考勤管理”等7個子模塊。

工作任務下達、執行、轉發，任務執行進度監控。

包含“個人日程”、“工作日志”、“個人文件夾”、“個人設置”、“個人通訊錄”、“常用鏈接”等6個子模塊。

企業文化 手機短信 知識管理 會議管理 車輛管理 用品管理 資產管理 圖書管理 合同管理 證照管理 包含“電子論壇”、“電子期刊”、“成長歷程”、“企業格言”、“歡迎新同事”、“文體活動”等6個子模塊。

通過網關收發手機短信，可以建立個人通訊錄、常用短語。

知識文檔的分類，知識的建立與查詢。

會議的計劃安排登記，會議紀要管理，會議查詢管理。

車輛資料記錄、車輛使用管理、用車申請管理。

用品分類登記，入庫、領用申請與審批，領用統計報表。

資產分類及登記，使用、歸還、維修、清理、折舊管理。

管理圖書資料，圖書借閱、歸還管理。

企業合同的錄入、借閱、終止、銷毀及查詢管理。

管理企業證照，設置到期查詢，自動到期提醒。報表中心 項目管理 在線討論 系統首頁 定義需要填報的報表類別、格式，網上填報報表內容。

管理項目的立項、審批、任務、資源、費用、文檔等。

發起、關閉討論議題，查詢歷史討論內容。

功能菜單定義：可選擇只把用戶需要的功能模塊顯示在首頁左面的功能樹中，隱藏不使用的模塊。桌面顯示定義：定義桌面顯示信息，如公告、新聞、待辦事項、我的任務、我下達的任務、最新文檔，我的日程、我的郵箱、我的會議、共享日志等。

桌面欄目可以自由選擇，自由拖動?？旖莘绞蕉x：定義常用的功能在桌面右上角，如流程發起、寫郵件、寫日志等。

1、工作流

流程發起：選擇相應工作表單（如費用申請、采購申請、請示報告等），填寫相應欄目或正文內容，即可提交給下一個審批（辦理）環節，也可保存至草稿。

審批辦理：系統首頁或在“我的待辦”文件夾中顯示所有需要當前用戶辦理（或被授權辦理）的工作，打開即可在指定的位置簽寫審批辦理意見，也可以根據權限修改工作表單中的內容。簽寫意見的方式有：輸入文字意見、調用常用審批用語、電子簽名、調用手寫簽名、蓋章等。

可以退回至已經辦過的任意環節。

可以直接將待審批工作置為辦結，且將辦結信息通過郵件通知所有經辦人。

如果當前環節是最后環節，而實際情況還需要繼續流轉，可在工作流程中添加后續環節，并繼續提交。協辦：辦理人可以發起協辦，即使協辦尚未辦理，當前環節仍可提交，且協辦自動取消。

監控催辦：所有當前用戶已辦理的工作自動存檔在“我的已辦”文件夾中，可直觀地看到每一項工作現在所處的處理環節，可對當前的工作辦理人發送催辦信息。

流程調度：如果由于流程設置錯誤或當前處理人因故不能辦理某項審批工作，可以將該項工作調度給其他人辦理。

辦結查詢：用戶可根據權限范圍查詢已經辦結的工作表單及審批內容。

統計分析：系統可自動對同類表單按時間段進行統計，被統計的內容限于數字信息（如費用申請、報銷單等），既可統計已經辦結的，也可統計辦理中的。

流轉記錄：詳細記錄流程每個環節的收到、提交時間及辦理用時。

2、新聞公告 2.1、公告管理

在系統內發布各種通知、通告、決定、動態等，公告審核支持多級審核。

公告可以限制部分人可以查看。點擊公告標題，可以查看該公告的已閱人員或未閱人員。超過有效期的公告自動歸類到歷史公告。2.2、新聞管理

實現新聞的發布與維護管理功能，新聞對象亦可指定，新聞的發布無需審核。2．

3、類別設置

設置公告、新聞的類別以及桌面提醒方式。

3、電子郵件

電子郵件系統作為信息傳遞與共享的重要的工具和手段，滿足辦公自動化系統最基本的通信需求。RuvarOA的電子郵件模塊，可以與各種通用的郵件服務器軟件結合使用，也可內部獨立使用，實現內部郵件與外部郵件的無縫結合，提供了離線郵件處理、群發、多郵箱管理、郵件自動接收、分類歸檔等各種功能。

RuvarOA允許通過后臺管理限定個人郵箱空間大小、限制某些帳號收發POP3郵件，或監控某些帳號的外發郵件內容。

4、文檔中心

文件分類：可以根據企業的管理要求，建立不同的文件類別以存放相關的文件。文件的上傳、閱讀、刪除都可以有嚴格的權限設置。支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、圖片等各種文件格式。

文件上傳：可以單個文件上傳，也可以直接向服務器硬盤的文件夾批量復制文件。文件查閱：用戶可以根據權限閱讀或下載相關文件。

文件只讀：支持對doc、swf格式的文件只讀而不能下載、復制，提供所有文件轉換至swf格式的工具。

5、工作計劃 5.1、個人計劃

周計劃：以每天為時間單位起草個人周工作計劃(上周未完成計劃自動重新寫入本周)，提交部門負責人審閱、發布。計劃執行人可根據計劃完成情況將每項計劃置為“完成”、“未完成”狀態，注明完成或未完成原因，最后將所有計劃置“辦結”狀態后歸檔。

月計劃：起草個人月工作計劃，操作流程同周計劃。5.2、部門計劃

周計劃：起草、發布、執行、查詢部門周工作計劃，操作流程同個人周計劃。月計劃：起草、發布、執行、查詢部門月工作計劃，操作流程同個人月計劃。

6、工作報告

用戶可以填報工作日報、工作周報、工作月報或其他類型的工作報告、總結，并提交給有關領導審閱。部門負責人或部門主管領導可以查看該部門所有人的報告內容。工作日報、周報、月報可設置提交時間，自動標記延期提交的報告。自動匯總漏交日報、周報、月報的員工。日報、周報、月報格式可由用戶自定義

7、行政綜合 7.1、調查投票

通過設定主題，可以對企業關心或關注的話題進行網上投票。每一主題都可以限定投票人范圍，每人只能投票一次，支持匿名投票。廣泛應用于民意調查、投票選舉、表決、以及人事考核等。

7.2、員工評選

評選典型（如優秀）員工，可限制每個評選人的最多投票數，自動按結果排序。7.3、重要提醒

針對某些重要事件，可以設置系統自動提醒，即每次登錄OA都會自動彈出提醒內容。提醒對象可以多人，提醒頻率可以是每天、每周的某幾天、每月的某幾天。

7.4、外出登記

登記當前員工的外出情況：外出時間、外出地點、外出事由、返回時間等，便于及時了解員工外出動向。

7.5、通訊錄

建立內部（即OA系統用戶）通訊錄以及公共通訊錄，供用戶查詢。7.6、費用管理

管理企業費用類別，錄入費用數據，生成多種費用匯總表，查詢個人或部門費用發生情況。7.7、考勤管理

設置上、下班考勤時間，用戶可登陸系統進行考勤，系統自動生成考勤報表。

8、任務安排

任務安排實現對日常工作任務的安排、下達，任務負責人員的指定，實現工作由上到下，由總到分的統一安排管理。

主管領導可以對于已經安排的工作任務進行跟蹤檢查，實現管理者對于任務進展情況進行直接、準確的監控管理。

9、個人辦公

9.1、個人日程：個人日程的安排、備忘，可設置手機短信自動提醒。9.2、工作日志：個人日志，日志可以共享給本部門、上級或者全體用戶。9.3、個人通訊錄：員工的個人通訊錄信息，可導入到OA企業郵件系統中。

9.4、個人設置：個人基本信息設置，簽名樣式上傳管理，登錄密碼修改，流程審批及日程安排的授權。9.5、個人文件夾：建立個人文檔中心，可以建立文檔類別，支持同時多文件上傳，支持文件在文件夾之間的移動。

9.6、常用鏈接：OA提供辦公過程中有可能用到的一些信息查詢工具，如萬年歷、長途區號、郵政編碼、度量衡轉換等。用戶可以增加更多的查詢工具。

10、企業文化 10.1、電子論壇

可由用戶靈活設置論壇類型、論壇版主、論壇訪問用戶范圍，在實現內部員工交流的同時，可以充當日常辦公討論的功能，大大提高內部交流的效率。

支持直接上傳MP3、AVI等格式的聲音、圖像文件，察看時直接播放。10.2、電子期刊

期刊投稿：用戶可以向期刊的有關欄目投稿，系統可以統計用戶的總投稿數量。

編輯審稿：期刊的編輯審定投向各欄目的稿件，選擇稿件進行發表，對于不采用的稿件可以退稿。期刊閱讀：查詢、閱讀出版的電子刊物，支持全文搜索。10.3、成長歷程

管理企業成長歷程，并可在桌面顯示。10.4、企業格言

管理企業格言，并可在桌面顯示。10.5、歡迎新同事

簡單描述新同事信息，并可在桌面滾動顯示。10.6、文體活動

員工可任意發布問題活動信息，并可在桌面顯示。

11、手機短信

短信發送、接收及管理，支持群發，同時可與RuvarOA內部管理功能結合，自動發送待辦通知、催辦通知、會議通知、日程提醒等。

12、知識管理

知識整理：按類別整理企業相關知識，提交審核。

知識審核：審核提交的知識草稿，驗證知識的準確性和有效性。知識查閱：閱讀知識，對知識進行點評。

13、會議管理

包括會議室管理、會議計劃、領導審批、會議通知、會議查詢、會議紀要擬稿、會議紀要審批、會議紀要查詢等功能。用戶可在桌面直觀地看到自己需要參加的會議，會議通知可以通過手機短信或IM反復提醒。每項會議紀要可以單獨設置查詢權限。

14、車輛管理

車輛登記：建立相應的車輛檔案，詳細記錄購買情況、車輛情況。用車管理：用車的申請、審核、派車管理；派車單更改；用車返回登記。車輛管理：登記管理車輛的維修、事故、費用情況。

統計報表：按部門、按時間、按車輛生成相應的里程、費用報表。

15、用品管理

用品采購：用品管理人員進行采購登記，可以為各種辦公用品設定庫存報警值，方便辦公用品管理人員進行相應的提醒查詢，有利于保證辦公用品的正常庫存。

領用管理：對需要辦公用品的用戶進行領用登記，自動完成庫存扣減。查詢統計：可通過部門、時間段、領用人等不同途徑進行相應的統計查詢。

16、資產管理

設備檔案：管理企業或部門設備的詳細信息，可以自定義字段。

設備使用：可以對設備進行領用、歸還、轉移、維修、清理等管理操作。

設備折舊：提供多種折舊計算方法。導出管理：可以將設備檔案導出成WORD或EXCEL文檔。

17、圖書管理

新書入庫：登記新購置的圖書資料。

我的借閱：借閱或歸還圖書，系統自動提醒借閱時間到期。圖書查詢：可以按類別、編號、圖書名稱等方式查詢圖書資料。超期借書：查閱所有超期的借閱，可以發郵件催還。

18、合同管理

合同錄入：錄入及維護企業簽訂的各類商務合同信息，每份合同可以附加多個附件及相關補充合同。合同借閱：合同的借閱申請、審批、查閱過程管理。合同終止：對履行中的合同進行終止的申請與審批管理。合同查詢：按多種條件查詢合同信息。

19、證照管理

證照錄入： 按照類別錄入需要管理的證照信息，如證照名稱、發證日期、到期日期、持有人、發證機關等。證照查詢：根據多種條件查詢證照信息。

提醒設置：可根據證照的有效期或到期時間設置證照的提前提醒日期，不同的證照提醒人可以不同。20、報表中心

報表模板：定義報表的類別，如財務報表、行政報表等；以及不同類別常用報表的表頭、表尾、內容欄、計算方法等項目。

報表填報：填寫相關報表的內容，完成后可選擇指定的閱讀人員提交。

報表查詢：根據權限查閱報送過來的分類報表，如有新的報表送到，系統會自動郵件及彈出界面提醒。打開的報表可以轉為EXCEL文件或直接打印。

21、項目管理

RuvarOA項目管理模塊，通過對項目建設過程中的任務管理、進度管理、費用管理、文檔資料管理，幫助企業實現項目建設的科學、規范、有效管理，積累項目建設過程中的先進經驗，完整保存項目建設過程中的數據資料，對以后的項目建設提供參考與借鑒。

項目立項：新建項目申請，建立項目的相關信息并提交領導審批。項目相關信息包括：項目編號、項目名稱、項目經理、項目預算、參與部門、計劃周期與工時等。同時也可完善項目任務、項目文檔、項目資源、項目成員。

項目審批：審批立項申請，可多級審批，項目審批不可修改項目信息，但可退回要求修改再重新提交。項目執行/變更：對已經審批通過的項目進行啟動、暫停、完成管理；項目暫?；蛲瓿桑擁椖肯滤腥蝿找膊荒茉龠M行進度管理操作；沒有完成的項目的部分內容（如項目經理、項目成員、項目資源）可以變更。僅允許項目經理在本模塊進行操作。

項目任務：查詢本人執行的項目任務，并進行任務進度的日志填報管理。

項目文檔：每個項目均可建立獨立的項目文檔庫，每個項目文檔庫類似一個共享文件夾，可建立多級子文件夾。項目成員可以查詢、上傳該項目相關的文檔。

項目費用：項目進行時，可以錄入與該項目相關的收入、支出費用，并分類進行匯總。

項目查詢：查詢本人相關的項目或權限允許查閱的項目；系統根據項目任務自動生成甘特圖；有刪除權限的用戶可以刪除歷史項目。

數據字典：設定項目角色、資源類型、費用類別等基礎信息。

22、在線討論

根據權限發起討論議題，類似網站的聊天室。討論可以限時發起、關閉。已關閉的討論可以激活重啟。

23、后臺管理

權限管理：設定權限組，每個權限組可根據需要分配模塊操作權限。

用戶設置：建立及管理用戶的登錄帳號及密碼，以及用戶所在部門、職務、行政級別、角色、所屬權限群組等，可限制每個用戶的登陸IP范圍，也可給用戶分配身份認證鎖。

表單定義：設計流程審批需要使用的工作表單格式、內容；支持多頁表單。流程定義：給工作表單設定默認辦理環節，圖形化定義。

功能管理：可根據實際需要屏蔽不使用的系統功能模塊，也可增加用戶自己開發的功能鏈接；功能模塊的位置可以任意移動，也可更名。

論壇設置：設置論壇欄目及管理員。

郵件設置：設置內部郵箱域名，設置用戶郵件收件箱容量，統計POP3設置等。文檔中心：同步文檔中心的文件夾及文件名，清理垃圾文件夾，設置超級管理員。桌面定義：預定義用戶默認的首頁格式。

容量設置：設置郵件系統及個人文件夾的空間限制。日志管理：查詢及刪除系統登陸日志。

設置數據源：快速建立獨立的數據表及內容，為流程表單調用。