第一篇：檔案工作規范化、標準化建設現狀及改進對策

檔案工作規范化、標準化建設現狀及改進對

策

檔案工作是公安工作的一個重要組成部分，它作為一種重要的信息資源，在公安機關打擊犯罪、維護穩定的過程中，發揮著越來越重要的作用。公安機關檔案管理規范化、信息化建設，對于警務創新、提高執法效率、有效地打擊與制止犯罪起著越來越不可估量的作用，公安檔案工作標準化正是實現公安檔案管理現代化的重要基礎,更是檔案工作規范化、信息化建設的必由之路。如何進一步推行檔案工作規范化，標準化，使其更好地服務公安現實斗爭和經濟社會發展，這是擺在公安機關面前的一項重要任務。筆者結合長期檔案工作經歷，談幾點個人的看法。

一、當前基層公安機關檔案規范化、標準化管理工作存在的問題

（一）檔案管理意識淡薄，缺乏認識和重視。各單位存在著“檔案歸檔案，辦案歸辦案”互不聯系的模糊認識，沒有真正認識檔案管理工作的重要性，沒有深刻領會開展檔案管理工作的目的和意義，沒有充分利用檔案服務偵查破案工作，致使產生了對檔案管理工作重視不夠、職責不清，管理不力、利用不足等問題。基層領導往往著重打擊與防范，輕基礎工作，特別是輕檔案管理工作的現象。由于基層警力不足，檔案工作很大程度上都是由內勤民警兼職或文員負責的，沒有專職檔案員。加上檔案工作的細膩和繁瑣，檔案員對檔案的整理歸檔普遍存在比較馬虎的現象，裝卷很不規范統一。基層其他民警對檔案工作的重要性認識普遍不足，平時不注重對文件材料、臺賬和案件資料的收集整理，認為檔案只是內勤和檔案管理人員的事。

（二）管理機制不完善，缺乏獎懲激勵手段。檔案管理工作未列入年終目標考核范圍，認為即使檔案管理達省一級，單位和個人沒有單項獎懲之分，而且耗費財力，使部分領導和檔案員對檔案管理工作存在消極的態度，缺乏積極性和主動性，認為干好干壞一個樣，平時整理檔案只是為了應付檢查而已，得過且過。

（三）裝卷歸檔材料漏失嚴重，缺乏規范和管理。各部門、各警種沒有把公安檔案工作納入本單位職責范圍，導致部分公安檔案信息的流失。加上人員調整變動，檔案員調動移交工作時不夠嚴整，存在“傳檔不傳術”的現象，新來的同志需要很長時間才能適應。裝卷歸檔材料丟失嚴重，新來的民警業務不熟，歸檔與不歸檔材料分不清，類目混亂，有些檔案未及時歸檔，裝卷也不規范，造成檔案管理不善。公安機關職能單位多，許多有價值檔案從未歸到局檔案室管理，長此以往，出現了遺漏丟失的問題。

（四）檔案員素質良莠不齊，缺乏培訓和學習。基層公安機關平時很少開展檔案工作培訓，有針對性、指導性的專項培訓工作更是少之又少，導致了基層檔案員檔案管理水平得不到提升，規范化操作水平得到限制。基層檔案管理隊伍不穩定，檔案管理人員整體素質不高，既有檔案專業知識，又具有豐富的檔案工作經驗的人才匱乏。由于當前派出所檔案管理人員都由內勤兼任，內勤除了檔案管理還需要做別的工作，工作量較大，且變動較頻繁，再加上學習和培訓不到位，有的檔案員只能“自學成才”，對文書、業務、戶籍檔案整理、管理只是從以前檔案形式上進行揣摩，這樣整理的檔案很難保證檔案的系統性和完整性，也給檔案的承接造成了一定的影響。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理人才不多，大部分檔案人員現代技術水平偏低，盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用。

（五）硬件建設不達標，缺乏經費保障。檔案室的建設投資大，因基層公安機關經費緊缺，許多單位很難達到標準化的檔案室。加上大部分單位對檔案管理投入力度不大，只把經費放在辦案中，不愿意在檔案庫房建設上多花錢，造成檔案管理設施均比較陳舊落后，在很大程度上影響和制約了檔案管理工作的正常開展。目前使用的均為鐵皮檔案櫥和開放式檔案架，其中一部分是資源整合的再次利用品，難以達到檔案管理防蟲蛀、防霉變的要求。檔案要達到現代化、信息化的科學管理，檔案信息化管理設備更需要大量資金投入，大部分單位經費緊缺，不愿意投入，檔案的管理步伐跟不上信息化，是面臨著檔案管理建設的一大難題。

（六）檔案管理規范更新快，缺乏宣傳與引導。上級的管理規范在不斷更新，基層的檔案管理仍按照之前的標準實施，以至檔案管理出現階段性的不規范，整理的檔案不統一、不整齊、不美觀。達等級評定時常會出現這樣和那樣的問題。公安機關文書檔案以前裝卷的規范是以地方政府檔案局要求裝卷，與公安部門規定的文書檔案裝卷規范不統一，達標也是由地方政府檔案局評定，比較混亂，評定等級工作規定的部門不統一。

二、改進基層公安機關檔案規范化、標準化管理工作的對策

（一）要轉變觀念提高認識，完善檔案建設的基礎條件。要不斷更新觀念，進一步健全歸檔、保管、鑒定、借閱等各項管理制度，完善具體操作規程，推進規范化建設，要及時引進先進檔案管理設備，提升檔案服務水平，為檔案信息化建設提供基礎保證。單位領導務必高度重視，建立機制，落實責任，要把檔案管理工作列為重要基礎工程建設來抓，與年終目標考核、評優評先結合在一起。每年年終評比出檔案管理先進單位和個人，進行獎勵，對不達等級的單位和具體負責個人進行嚴懲，獎罰分明，才能提高認識，發揮主動性和積極性，形成領導重視、分工明確、責任落實、整理規范、歸檔及時、集中保管的良好工作氛圍，使檔案工作在法制化、規范化，標準化的軌道上健康發展。

（二）要健全檔案管理制度，確保檔案管理工作有序開展。在完善管理制度的基礎上，必須建立相應的檔案工作檢查、督查、考核制度，通過考核的杠桿效應引起各部門領導對檔案工作的重視，調動各部門做好檔案工作的積極性，增強做好檔案工作的信心，確保檔案管理工作有人抓、問題有人查、責任有人負。檔案管理工作涉及到公安工作的方方面面，從收集、整理、歸檔、入庫到日常維護保養；從檔案信息的采集、研發、利用到電子信息化管理等各個環節，都必須有一系列配套完善的制度來保障，唯有不斷地建立健全檔案管理制度，并且落實到日常工作中，做到及時收集、整理、歸檔，才能確保檔案管理工作有序開展。

（三）要建立科學的用人機制，保障檔案隊伍良性發展。要使單位檔案管理工作不因單位領導或單位其他人事變動而脫節，就必須建立健全檔案管理用人機制，除經常性地對本單位全體民警開展檔案技能培訓外，還要培養一支政治素質好、事業心強、能吃苦耐勞、肯鉆研業務且相對穩定的兼職檔案隊伍，協助檔案管理人員加強檔案管理。要使檔案管理工作不脫節、不間斷，保持檔案管理的持續性、連貫性，建議成立獨立的檔案管理部門，配備人員專門負責全局的檔案管理工作。要提高檔案管理人員知識結構，由于電子檔案保存的技術化，開發利用形式的多樣化的特點，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。作為現代檔案管理人員不僅要熟悉檔案專業知識，還要努力掌握其他相關知識，尤其是要熟練掌握與檔案信息化建設相關的計算機技術、光盤技術、網絡技術等，這樣才能適應新時期檔案工作的要求。

（四）要加強指導培訓，提高檔案人員業務素質和專業技能。檔案主管部門要積極開展檔案信息化建設業務指導，通過組織培訓、舉辦講座、現場講解等方式，傳授檔案信息化建設方面的專業知識，讓檔案管理部門及時掌握方法，從而少走“彎路”，不斷提高檔案員的檔案管理水平和見識，擴大視野，增進友誼，交流經驗。同時，建立檔案管理人員的激勵機制，提高檔案管理人員的待遇，從而穩定檔案管理人員隊伍。要培養檔案管理人員愛崗敬業、甘于清苦的精神，在思想上牢固樹立做好公安檔案工作的責任意識，進一步發揚奉獻精神，認真地做好各類檔案資料的收集整理工作。

（五）要加快數字化加工進程，提升檔案管理信息化水平。檔案信息化是信息化時代對檔案工作的客觀要求，是實現信息資源共享、開發檔案信息資源和檔案實體保護的必然選擇，也是公安信息化和公安基礎工作的重要組成部分。隨著檔案管理新系統推廣應用和示范數字檔案室創建活動的開展，各級公安機關均已廣泛應用檔案管理系統開展檔案收集、保管和利用工作，檔案電子數據信息資源也在不斷豐富。把現有紙質、實物檔案分門別類、規范標準的實現數字化轉換，是當前檔案信息化建設的主要內容。要結合本單位實際，統籌規劃，分步實施，突出重點，量力而行，對庫藏檔案開展數字化加工，建立檔案目錄數據庫、全文信息庫，逐步建成層次分明、量多質優的檔案信息數據庫。由于庫藏檔案量大、門類多，而且每年新形成的檔案在逐年增加，要在短期內依靠檔案部門自身力量完成全部庫藏檔案的數字化加工顯然不可能，可以采用委托加工和增加臨聘人員自主加工等方式，加快檔案數字化加工進度。同時，對派出所檔案信息化建設也必須同步推進，盡快將庫藏檔案錄入檔案信息管理系統，不僅可以充實完善檔案信息資源，提高檔案資源的齊全性和完整性，而且可以更加方便有效地查閱利用公安檔案信息，更好地加強檔案原件的保護。

（六）要增撥專項資金，為檔案工作建設提供經費保障。檔案信息化建設不僅需要技術的支持，還需要有相應的硬件設施，這就需要有專項的資金提供保障，力爭得到省財政和地方財政的支持，增撥經費，同時，要統籌兼顧，加大檔案信息化管理設備的投入，積極改善和配臵防潮、防霉、防蟲、防火等安全防護設備，創造良好的檔案保管環境，為公安檔案管理的規范化、標準化建設奠定基礎。

第二篇：試論檔案工作的規范化標準化建設

試論檔案工作的規范化標準化建設

檔案工作是集政治性、服務性和科學性管理為一體的專業化工作,有本行業特點和要求,那么注意并努力實現檔案工作規范化、標準化是每個檔案工作者的奮斗目標,工作方向也是檢驗檔案工作情況的標準、尺度,因此,檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節。

檔案工作過程一般包括收集、整理、保管、統計、利用、鑒定等項內容。實踐證明,檔案工作的規范化、標準化必須按照以上內容,建立健全一整套完備統一的管理制度,從而循序漸近,一環扣一環地開展工作,逐步形成切實可行的大家共同遵守的法規,并堅持在實施中不應付、不簡化、不走樣,才能實現檔案工作的規范化、標準化。

一、公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提

公文是檔案的前身,檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣,不僅僅決定公文本身的質量,同時,也影響日后檔案的質量,決定了檔案工作規范化、標準化問題,以提高檔案實體質量,為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。

1.公文用紙質量要好,幅面盡寸要統一、規范、標準符合國家的有關規定,排版形式為橫寫橫排,左側裝訂。

2.要注意檢查制發公文是否按程序簽發手續 ,是否符合審批權限,公文標題是否準確,主送單位和抄送單位準不準,落款是否與公文一致,有無日期等。

3.公文字跡要牢固清晰,不論是草擬公文、繕印公文,還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等,都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張,以保證字跡鮮明、清晰,有利于日后長久保管利用。

4.使用文種要合理,擬制格式要規范,行文不要濫用簡稱和使用不規范的字,以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷原則,即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則,而且還是推進檔案工作規范化、標準化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中,在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上,要注意解決好三個問題:

1.要準確把握文件立卷歸檔的時效性,完成現行文件階段任務的,才能給以立卷或歸檔,而沒有完成的,則不能立卷或歸檔,否則,就會給檔案管理造成無序和混亂。

2.明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷方式。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點。在實際工作中要注意區分文件與資料,特別是要注意區分在內容、形式和作用等,而且有很多相似之處的文件資料之別,具體問題具體分析,以減少檔案管理中的重復度和信息冗繁度,提高檔案利用的次序和效果。

3.在堅持“以我為主”歸檔原則前提下,要有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點,分清主次,抓住全電視教學的入口關,使不該歸檔文件不致混入,同時,又要注意防止歸檔文件的散失。特別是在立卷中,要把同類并具有內在聯系的文件材料組合在一起,保持同一問題的完整性,反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈,從而在提高檔案利用價值的同時,使立卷歸檔后所形成的檔案既完整,又不龐雜,為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

三、提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證

不斷深化的工作實踐證明,案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素,而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此,在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中,我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題,以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索,另一方面,要注意解決好案卷裝訂質量問題,以有利于檔案規范化、標準化管理。

四、健全文書檔案管理體系,發揮網絡作用是推進檔案工作規范化、標準化的有力措施

文件的收集、整理,不只是幾個人的事,而是全體人員的共同責任,建立一個縱橫交織、組織嚴密的文秘檔案管理網絡體系,做到從縱向看,上下管有人抓,從橫向看,每個部門要有人承辦,全力配合,左右協作,并堅持依據有關法規,以本部門的相關制度,實施經常的檢查和定期的督辦。□

(編輯/丹桔)

第三篇：如何推行檔案工作規范化標準化

如何推行檔案工作規范化標準化

在我國進行文檔一體化改革和建立文件中心是十分必要和可行的。文件中心是文檔一體化之下當文件運動到暫時保存階段時的一種有益補充。它不能也決不是實現文檔一體化的一種具體模式、方法，文件中心應在文檔一體化的思路指導下建設。

一、文檔一體化與文件中心的理論依據及其必要性所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構國內學者一致認為它們的理論依據是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。國內外學者對周期理論階段劃分不一各執一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內學者的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強調文件從始至終都是一個完整的、動態的、連續的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設

臵將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正常現象。要解決這一實際工作的難題必須實現文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現行和半現行階段都具有不穩定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產生文件的機關、為發揮其原始價值服務的。從本質上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。

依據文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷毀有的一段時間內有價值然后再銷毀有的具有永久保存價值將來還需要進館保存因此需要一個過渡性的中間機構來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構便應運而生了。國內外學者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內容是一致的。

文體一體化和建立文件中心具有理論依據在理論上是成立的在實踐中是否切實可行是否確有必要呢?回答是肯定的。文檔分離帶來大量的弊端造成大量失控的具有重要價值的賬外文件檔案部門由此館藏質量降低進而導致不能很好的發揮參考服務作用導致檔案部門信息服務功能降低也導致了檔案部門地位的降低。

隨著我國高新技術的發展文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環節、工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統一的系統工程加強文件管理的超前控制保證了檔案的質量從而充分發揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現實文檔分離的根本辦法。

最早產生于美國并在國外許多國家廣泛流行的文件中心是否適合我國國情、能否在我國建立和推廣至今在學術界仍未取得完全一致的認識。我國檔案工作在集中統一管理原則指導下在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業管理機構構成一個嚴密完整的組織體系文件也經歷著從現行文件階段到機關檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現行文件的機關檔案室。然而筆者認為這并不排斥文件中心在我國建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國檔案管理機構的有益補充。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機關檔案工作薄弱的現狀

檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

一、公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要

牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資

料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

三、提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

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第四篇：如何推行檔案工作規范化標準化

檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

一、公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作 實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，本文來自文秘之音，海量精品免費文章請登陸 www.tmdps.cn查看而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

三、提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

第五篇：如何推行檔案工作規范化標準化_職教論文

本文以文件生命周期理論為線索對文檔一體化和文件中心進行分析指出了在我國進行文檔一體化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同時用文件生命周期理論對二者進行比較進而指出文件中心是文檔一體化之下當文件運動到暫時保存階段時研究其保管方式、存放地址時的一種有益補充它不能也決不是實現文檔一體化的一種具體模式、方法。文檔一體化是必由之路文件中心應在文檔一體化的思路指導下建設。

一、文檔一體化與文件中心的理論依據及其必要性 所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構國內學者一致認為它們的理論依據是文件生命周期理論。文件生命周期理論告訴我們文件從其產生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。國內外學者對周期理論階段劃分不一各執一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內學者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。文件生命周期理論強調文件從始至終都是一個完整的、動態的、連續的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正常現象。要解決這一實際工作的難題必須實現文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現行和半現行階段都具有不穩定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產生文件的機關、為發揮其原始價值服務的。從本質上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。依據文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷毀有的一段時間內有價值然后再銷毀有的具有永久保存價值將來還需要進館保存因此需要一個過渡性的中間機構來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構便應運而生了。國內外學者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內容是一致的。文檔一體化和建立文件中心具有理論依據在理論上是成立的在實踐中是否切實可行是否確有必要呢?回答是肯定的。文檔分離帶來大量的弊端造成大量失控的具有重要價值的賬外文件檔案部門由此館藏質量降低進而導致不能很好的發揮參考服務作用導致檔案部門信息服務功能降低也導致了檔案部門地位的降低。隨著我國高新技術的發展文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環節、工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統一的系統工程加強文件管理的超前控制保證了檔案的質量從而充分發揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現實文檔分離的根本辦法。[!--empirenews.page--]最早產生于美國并在國外許多國家廣泛流行的文件中心是否適合我國國情、能否在我國建立和推廣至今在學術界仍未取得完全一致的認識。我國檔案工作在集中統一管理原則指導下在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業管理機構構成一個嚴密完整的組織體系文件也經歷著從現行文件階段到機關檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現行文件的機關檔案室。然而筆者認為這并不排斥文件中心在我國建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國檔案管理機構的有益補充。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機關檔案工作薄弱的現狀。檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

一、公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提 公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節 相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。[!--empirenews.page--]

三、提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證 不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。