第一篇：國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法講座
《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》講座
從2001年1月1日起國(guó)家行政機(jī)關(guān)實(shí)施新的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱?《辦法》?）。為進(jìn)一步做好公文處理工作，特開設(shè)?《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》講座?專欄。該講座分八講：第一講，努力做好新時(shí)期的行政機(jī)關(guān)公文處理工作；第二講，公文種類；第三講，公文格式；第四講，行文規(guī)則；第五講，發(fā)文辦理；第六講，收文辦理；第七講，公文歸檔；第八講，公文管理。
第一講 努力做好新時(shí)期的行政機(jī)關(guān)公文處理工作
從2001年1月1日起，國(guó)家行政機(jī)關(guān)施行這個(gè)新的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》。這是我國(guó)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理走向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的一個(gè)重要標(biāo)志。認(rèn)真實(shí)施《辦法》，對(duì)于國(guó)家行政機(jī)關(guān)提高工作效率，保證工作質(zhì)量，依法行政，推進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展順利進(jìn)行是十分重要的。
一、做好行政機(jī)關(guān)公文處理工作是依法行政和加強(qiáng)機(jī)關(guān)建設(shè)的重要保證
公文在我國(guó)歷史上由來(lái)已久，它是統(tǒng)治階級(jí)管理國(guó)家、處理政務(wù)以及記載各種活動(dòng)情況的工具。這就決定了不同的社會(huì)制度和歷史階段，對(duì)公文的范疇有不同的理解和界定，公文處理的辦法也就各不相同。新中國(guó)成立后，公文的范疇比過去擴(kuò)大了。目前人們習(xí)慣上理解的公文可以分為兩大類，一是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體在辦理公務(wù)中形成和使用的通用公文；一是外交、軍事等領(lǐng)域使用的專用 公文。我們這里主要是討論行政機(jī)關(guān)的通用公文處理問題。
公文的性質(zhì)決定了其在國(guó)家行政機(jī)關(guān)公務(wù)活動(dòng)中的地位和作用。國(guó)家行政機(jī)關(guān)是國(guó)家權(quán)力的執(zhí)行機(jī)關(guān)，依法行政是其貫徹依法治國(guó)方略的基本要求。行政機(jī)關(guān)的公文（包括電報(bào)，下同），是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。做好國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理工作，對(duì)于依法行政關(guān)系十分重要。公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作，是機(jī)關(guān)工作的重要內(nèi)容，提高機(jī)關(guān)工作水平就一定要加強(qiáng)公文處理工作。為此，必須明確國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理的目標(biāo)、原則和基本要求。
行政機(jī)關(guān)公文處理的目標(biāo)是要實(shí)行規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。所謂規(guī)范化是指公文處理的每項(xiàng)程序、操作都要遵循一定的規(guī)程、方式和要求，完成結(jié)果要達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格；所謂制度化是規(guī)范化在一定程度上上升為法制化，或是紀(jì)律化，在公文處理中建立并執(zhí)行一整套的處理制度；所謂科學(xué)化是指公文處理的規(guī)范、制度應(yīng)當(dāng)建立在科學(xué)的基礎(chǔ)上，符合公文處理運(yùn)行的規(guī)律和實(shí)際。如果對(duì)于科學(xué)化的含義進(jìn)一步延伸，還應(yīng)當(dāng)包括公文處理中運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，采用現(xiàn)代化的辦公手段。
行政機(jī)關(guān)公文處理的原則和基本要求主要是：
1．政治性。行政機(jī)關(guān)公文處理的政治性是與行政公文的政治性緊密相連的。由于行政機(jī)關(guān)公文處理工作是與國(guó)家政權(quán)機(jī)關(guān)密切結(jié)合，并由國(guó)家政權(quán)機(jī)構(gòu)具體承擔(dān)的，因此在行政機(jī)關(guān)公文處理工作中 一定要牢固樹立政治觀念，堅(jiān)持?講政治?。
2．實(shí)事求是。這是我們一切工作的出發(fā)點(diǎn)和基本指導(dǎo)思想，《辦法》將其確定為行政機(jī)關(guān)公文處理工作的首要原則，我們應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持貫徹執(zhí)行。在擬制文件、承辦來(lái)文、制定政策規(guī)定中，都要堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā)。
3．精簡(jiǎn)、準(zhǔn)確。精簡(jiǎn)就是要壓縮文件數(shù)量，提高文件質(zhì)量，準(zhǔn)確確定發(fā)文范圍。行文要確有必要性，防止文件過長(zhǎng)，套話、空話、廢話連篇，不能隨意擴(kuò)大文件分發(fā)范圍。準(zhǔn)確即指公文制作過程中的實(shí)事要準(zhǔn)確無(wú)誤，制定的政策規(guī)定要有針對(duì)性；又指公文的分發(fā)、投送傳遞、分辦批示要準(zhǔn)確無(wú)誤。
4．及時(shí)、高效。就是要講求公文處理的時(shí)效性，做到迅速、快捷，不得積壓、拖延。
5．安全、保密。行政機(jī)關(guān)的公文大多是國(guó)家意志、活動(dòng)的書面形式，是國(guó)家機(jī)密的集中體現(xiàn)，這就要求在公文處理中密級(jí)文件不得泄密，一般文件也不能遺失。
二、行政機(jī)關(guān)公文處理工作要體現(xiàn)時(shí)代特色，實(shí)現(xiàn)?三化?
新中國(guó)國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文處理工作，走向規(guī)范化、制度化，經(jīng)歷了一個(gè)較長(zhǎng)的過程。八十年代前，行政機(jī)關(guān)公文處理主管部門對(duì)秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)臵、任務(wù)，公文的擬制等等，有一些規(guī)定，但都是專項(xiàng)的、零散的，沒有形成一個(gè)完整的制度。直到1981年2月，國(guó)務(wù)院辦公廳制發(fā)了第一個(gè)較為系統(tǒng)的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》；1987年2月，國(guó)務(wù)院辦公廳又修訂公布了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，19 9 3年再次對(duì)這個(gè)?辦法?修訂后發(fā)布。到2000年8月，國(guó)務(wù)院發(fā)布了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，經(jīng)過多年的實(shí)踐和不斷修改完善，可以說這個(gè)《辦法》已經(jīng)比較成熟。認(rèn)真實(shí)施《辦法》，必將有力地推動(dòng)國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文處理盡快實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。由于本系列講座在以后各講中還要較為系統(tǒng)全面的分別講解公文處理的種類、格式、行文規(guī)則、發(fā)文辦理、收文辦理、歸檔和公文管理等，這里我們只分析《辦法》與1993年國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱?國(guó)辦《辦法》?）的不同之處。這主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：
（一）發(fā)布的主體機(jī)關(guān)不同。前幾次的?公文處理辦法?，都是由國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的。這次《辦法》的發(fā)布主體是國(guó)務(wù)院，從而就使《辦法》具有了政府法規(guī)的性質(zhì)，更具有權(quán)威性和強(qiáng)制性。各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)都必須嚴(yán)格執(zhí)行。
（二）結(jié)構(gòu)和內(nèi)容上有較大調(diào)整和較多補(bǔ)充。《辦法》》共9章57條，比國(guó)辦《辦法》7章45條增加了2章 12條。
?第一章總則?，國(guó)辦《辦法》8條，《辦法》仍保留了8條，但在內(nèi)容上做了較大修改。其中新增了公文處理定義和領(lǐng)導(dǎo)者2條；刪除了?黨政分開?1 條，刪除了公文的作用、公文處理的程序、對(duì)文秘人員的要求等內(nèi)容；合并改寫了公文處理的原則，保留改寫了公文處理的機(jī)構(gòu)和人員配備。通過修改，?第一章總則?部分，主要是規(guī)定了行政機(jī)關(guān)公文的定義，公文處理工作的定義、目的、目標(biāo)、原則、要求、機(jī)構(gòu)、人員和組織領(lǐng)導(dǎo)問題。?第二章公文種類?，國(guó)辦《辦法》和《辦法》均為1條。但《辦法》刪除了?指示?種類，增加了?意見?種類；并將國(guó)辦《辦法》中的?公告、通告?分列為兩類、兩種。這樣《辦法》規(guī)定的公文種類計(jì)有十三類、十四種，包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。
?第三章公文格式?，增加了1條：?第十一條公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則，參照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。?共3條，對(duì)原各條內(nèi)容進(jìn)行了修改。明確了?抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。?公文用紙統(tǒng)一確定為A4型。增加了上行文應(yīng)當(dāng)注明?會(huì)簽人姓名。其中，‘請(qǐng)示’應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。?電報(bào)緊急程度中增加了?特提?，將電報(bào)的緊急程度由3級(jí)改為4 級(jí)。
?第四章行文規(guī)則?，主要是對(duì)行文關(guān)系做了修改。增加了?行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。? 1條，共11條。其中第十五條中，將國(guó)辦《辦法》規(guī)定的政府各部門?也可以根據(jù)本級(jí)政府授權(quán)和職權(quán)規(guī)定，向下一級(jí)政府行文。?修改為?除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審撤事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文。?并規(guī)定?部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對(duì)外正式行文。?取消了國(guó)辦《辦法》中?經(jīng)批準(zhǔn)在報(bào)刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)當(dāng)視為正式公文依照?qǐng)?zhí)行，可不再行文。同時(shí)，由發(fā)文機(jī)關(guān)印制少量文本，供存檔備查。?其內(nèi)容改寫歸入?第八章公文管理?中。
?第五章發(fā)文辦理?，是從國(guó)辦《辦法》第五章公文辦理中分出后 新列的1章，共6條。在發(fā)文程序中新增了?復(fù)核?環(huán)節(jié)；對(duì)草擬公文提出了更為明確的要求，新增了兩款：?
（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文的目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。??
（四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。??第二十六條擬制公文，對(duì)涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，主辦部門可以列明各方理?yè)?jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。?
?第六章收文辦理?，這一章也是從國(guó)辦《辦法》第五章公文辦理中分出后新列的，也是《辦法》中內(nèi)容增加最多的部分，共8條。主要是對(duì)收到的公文分為下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文和上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦公文兩類，重點(diǎn)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文辦理做了詳細(xì)規(guī)定。
?第七章公文歸檔?，是從國(guó)辦《辦法》?第六章公文立卷、歸檔和銷毀?中分出新列的，共6條。在內(nèi)容方面，新增了公文存檔要求。
?第八章公文管理?，這是《辦法》增設(shè)的一章，但也吸收了國(guó)辦《辦法》中有關(guān)公文復(fù)制、銷毀等方面的內(nèi)容，共10條。增加了?第四十九條公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。??第五十二條機(jī)關(guān)合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機(jī)關(guān)撤銷時(shí)需要?dú)w檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。?
?第九章附則?，對(duì)國(guó)辦《辦法》3條刪除1條，增加了要對(duì)電子 6 文件和公文辦理督查制度另行制定規(guī)定2條，共4條。
(三)、在指導(dǎo)思想上有了新的突破。與國(guó)辦《辦法》相比，《辦法》不只是內(nèi)容上的增減，而是在保留了國(guó)辦《辦法》中一些實(shí)踐已經(jīng)證明了的正確的做法后，有了新的突破。
一是體現(xiàn)了時(shí)代特色。人類社會(huì)已經(jīng)開始進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，經(jīng)濟(jì)全球化的趨勢(shì)日益增強(qiáng)，各種生產(chǎn)要素在全球范圍內(nèi)流動(dòng)速度明顯加快。在我國(guó)隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展管理勢(shì)必要與國(guó)際接軌。公文處理作為行政機(jī)關(guān)管理國(guó)家事務(wù)手段的一個(gè)組成部分，也就要與這種大趨勢(shì)相適應(yīng)。《辦法》充分體現(xiàn)了時(shí)代特色。比如公文用紙，國(guó)辦《辦法》規(guī)定，一般為16開型，也可以用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。具有選擇性。而《辦法》則統(tǒng)一規(guī)定為?公文用紙一般采用國(guó)際A4型（210mm 〓297mm）。?體現(xiàn)了唯一性。再比如，《辦法》要求對(duì)公文處理中涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定要另行制定。適應(yīng)政府職能轉(zhuǎn)變的需要，《辦法》加大了協(xié)商力度。在文種中取消了?指示?，增加了?意見?，適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。
二是強(qiáng)調(diào)了督查落實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)不僅要做出正確的決策，更為重要的是抓好決策的落實(shí)。督促檢查是辦公廳（室）的一項(xiàng)重要職責(zé)。《辦法》新增了督查的要求，強(qiáng)調(diào)了對(duì)公文處理中的督查落實(shí)工作，第五十六條規(guī)定?各級(jí)行政機(jī)關(guān)的辦公廳（室）對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)和本機(jī)關(guān)下發(fā)公文的貫徹落實(shí)情況應(yīng)當(dāng)進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。有關(guān)規(guī)定另行制定。?
三是從制度上保證了壓縮文件數(shù)量。這些年來(lái)我們一直在強(qiáng)調(diào)減 少文件數(shù)量，提高文件質(zhì)量，解決?文山?問題，但收效甚微。究其原因，一個(gè)主要方面就是缺少明確的制度規(guī)定，常常是提出一些模棱兩可的原則性要求，《辦法》第十三條、第十五條在解決這個(gè)問題上做出了明確規(guī)定。
四是更為符合實(shí)際，便于操作，提高公文處理效率。如電報(bào)緊急程度中增加了?特提?，?請(qǐng)示?附注處增加了注明?聯(lián)系人的姓名和電話?。
當(dāng)然，如同仍何事物一樣，《辦法》也并非十全十美。比如?第四章行文規(guī)則?中?‘報(bào)告’不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。?這一條的本意非常明確，是說?報(bào)告?文種中不能混雜、帶有?請(qǐng)示?事項(xiàng)。但其中?夾帶?一詞，明顯是用詞不當(dāng)。?夾?有混雜的意思，但?夾帶?一詞在《現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典》中解釋為：?【夾帶】①藏在身上或混雜在其他物品中間偷偷攜帶：嚴(yán)禁夾帶危險(xiǎn)品上車。②考試時(shí)作弊暗中攜帶的與試題有關(guān)的材料。?可以看出?夾帶?是一個(gè)有明確含義、規(guī)定的詞，使用必須恰當(dāng)。對(duì)此在征求意見時(shí)，我們?cè)?jīng)提過，但沒有被采納。雖然這一問題對(duì)《辦法》來(lái)說瑕不掩瑜，也不影響執(zhí)行《辦法》，但《辦法》作為政府法規(guī)性質(zhì)的文件理應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)無(wú)誤，這一點(diǎn)不能不說是一點(diǎn)缺憾。我們?cè)谥贫ā掇k法》實(shí)施細(xì)則時(shí)應(yīng)注意糾正。
三、加強(qiáng)對(duì)行政機(jī)關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，努力搞好公文處理人員隊(duì)伍建設(shè)。
加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)是做好行政機(jī)關(guān)公文處理工作的關(guān)鍵。按照《辦法》規(guī)定，行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人加強(qiáng)對(duì)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，至少要做到三個(gè) 方面：
一是要?高度重視公文處理工作?。這主要是指行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人要充分認(rèn)識(shí)到公文處理工作在機(jī)關(guān)工作中的地位和作用，公文處理既是行政機(jī)關(guān)管理社會(huì)事務(wù)、調(diào)控經(jīng)濟(jì)運(yùn)行手段的重要載體，也是機(jī)關(guān)工作內(nèi)容的重要組成部分。作為行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人必須將其納入工作的重要議事日程，予以高度重視。
二是要?模范遵守本辦法?。行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人即是公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)者、組織者，也是《辦法》的執(zhí)行者。特別是行政機(jī)關(guān)的公文形成效力以最終簽發(fā)者正式簽發(fā)為標(biāo)準(zhǔn)，也就是說最終簽發(fā)者要對(duì)簽發(fā)的文件負(fù)全部責(zé)任。這就要求行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真學(xué)習(xí)行政機(jī)關(guān)公文處理知識(shí)，掌握公文處理程序，并帶頭遵守執(zhí)行《辦法》。要堅(jiān)持公文處理的基本原則，熟悉公文文種、格式，執(zhí)行行文規(guī)則。在辦理發(fā)文中，授意草擬公文要講明意圖，明確要求。簽發(fā)時(shí)要認(rèn)真審改，確定簽發(fā)權(quán)限，防止越位越權(quán)。在審批來(lái)文時(shí)?對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期。?
三是要?加強(qiáng)對(duì)本機(jī)關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。?就是要經(jīng)常研究機(jī)關(guān)公文處理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。要加強(qiáng)對(duì)從事公文處理工作人員的思想政治工作，安排培訓(xùn)，督促學(xué)靈活、反應(yīng)靈敏的公文處理機(jī)構(gòu)。今后作為省一級(jí)行政機(jī)關(guān)的公文處理管理機(jī)構(gòu)，要加強(qiáng)對(duì)全省各級(jí)行政管理機(jī)關(guān)的公文處理指導(dǎo)工作，開展對(duì)行政機(jī)關(guān)公文處理人員的培訓(xùn)，密切聯(lián)系，做到協(xié)調(diào)一致，上下貫通，相互配合支持。行政機(jī)關(guān)公文處理的任務(wù)、作用、目標(biāo)，決定了其在機(jī)關(guān)工作中的地位，也決定了做好公文處理工作，保證機(jī)關(guān)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，必須有一支高素質(zhì)的公文處理隊(duì)伍。為此《辦法》第八條規(guī)定?各級(jí)行政機(jī)關(guān)的辦公廳（室）應(yīng)當(dāng)設(shè)立文秘部門或者配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作?。新時(shí)期行政機(jī)關(guān)公文處理人員隊(duì)伍建設(shè)，要堅(jiān)持以政治可靠、作風(fēng)過硬、業(yè)務(wù)精通、工作扎實(shí)為目標(biāo)，著力突出三個(gè)方面：
一是提高政治素質(zhì)。就是要按照江澤民總書記?三個(gè)代表?的重要思想，堅(jiān)持為人民服務(wù)的宗旨，時(shí)刻把人民群眾的利益放在第一位。要堅(jiān)持?講學(xué)習(xí)、講政治、講正氣。?認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，特別是鄧小平理論，學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，把講政治放在一切工作的首位，時(shí)刻保持政治上的清醒與堅(jiān)定，牢固樹立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀。要堅(jiān)持做到廉潔自律，嚴(yán)格用黨的紀(jì)律和公務(wù)員行為準(zhǔn)則約束自己，自重、自省、自警、自勵(lì)，拒腐防變。作為文秘人員，還要有很強(qiáng)的無(wú)私奉獻(xiàn)、自我犧牲精神，甘當(dāng)?無(wú)名英雄?，耐得住寂寞，甘坐?冷板凳?。
二是加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)。人類在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì)正在蓬勃興起，行政機(jī)關(guān)的職能和管理社會(huì)的方式、手段也正在發(fā)生著重大變化，行政機(jī)關(guān)的文秘工作不再是?萬(wàn)精油?、?大雜燴?，而是一門綜合性很強(qiáng)的專業(yè)。對(duì)文秘工作人員在知識(shí)結(jié)構(gòu)上的要求也不能再是傳統(tǒng)意義上的?文人?、?文字匠?。這就要求要注意配備人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)的合理性。在人員編制較多的部門，要注意既有漢語(yǔ)言文學(xué)專業(yè)的人員，也要有經(jīng)濟(jì)管理、法律專業(yè)的人員。在實(shí) 際中，由于編制有限，多數(shù)機(jī)關(guān)很難做到這一點(diǎn)。要解決這個(gè)問題，唯一的出路在于文秘人員自己下決心學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)。新時(shí)期一個(gè)合格的行政機(jī)關(guān)文秘人員的業(yè)務(wù)知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)是，精通漢語(yǔ)語(yǔ)言文學(xué)，熟悉政治法律、經(jīng)濟(jì)管理，熟練運(yùn)用辦公自動(dòng)化技能。同時(shí)盡力學(xué)習(xí)一些邊緣學(xué)科和自然科學(xué)方面的知識(shí)。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合本機(jī)關(guān)的主要工作任務(wù)，掌握熟悉相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)。當(dāng)然，知識(shí)的海洋是浩翰的，一個(gè)人的精力和生命都是有限的，學(xué)海無(wú)涯，學(xué)無(wú)止境。但是只要我們持之以恒，以學(xué)為本，學(xué)以致用，勤奮刻苦，較多地掌握知識(shí)，勝任新時(shí)期的文秘工作是一定能夠做到的。
三是培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)。行政機(jī)關(guān)的公文處理工作任務(wù)多、責(zé)任重，看似按部就班、平平淡淡，實(shí)則直接關(guān)系到機(jī)關(guān)工作的質(zhì)量、效率，影響著黨和國(guó)家重大方針、政策的落實(shí)，也涉及到樹立和維護(hù)政府機(jī)關(guān)的形象。筆者多年從事機(jī)關(guān)公文處理工作，所經(jīng)所見所聞，深深體會(huì)到，機(jī)關(guān)公文處理工作大到公文擬制、審核把關(guān)，小到糾正語(yǔ)病、錯(cuò)別字，印制、分發(fā)，都萬(wàn)萬(wàn)出不得差錯(cuò)。否則，往往是?失之毫厘，差之手里?，后患無(wú)窮。真可謂：公文處理無(wú)小事。這就要求從事公文處理工作的人員，必須具有強(qiáng)烈的責(zé)任感、使命感和緊迫感，始終保持良好的精神狀態(tài)和高昂的工作熱情，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，謹(jǐn)慎細(xì)致，快捷高效，精益求精，確保公文處理的質(zhì)量和效率。
第二講
公文種類（上）
國(guó)務(wù)院頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）第二章?公文種類?共確定了?命令（令）、決定、公告、通告、通 知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要?共13類、14個(gè)文種。
下面就各個(gè)文種作一介紹。
一、命令（令）：?適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員?。
命令（令）有3個(gè)特點(diǎn)，即：具有強(qiáng)制性、有限定的發(fā)令機(jī)關(guān)、發(fā)布命令必須以法律和法令為依據(jù)。在具體使用中命令（令）可以分為公布令、行政令、任免令、嘉獎(jiǎng)令等。
1．公布令。這是頒布法律、法令和法規(guī)時(shí)使用的令文。公布令正文比較簡(jiǎn)短，一般由頒布對(duì)象、頒布根據(jù)、頒布決定、執(zhí)行要求4部分組成。頒布對(duì)象，指所公布的法規(guī)文件的名稱；頒布根據(jù)，說明是經(jīng)過什么會(huì)議通過或由什么領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的；頒布決定，即公布或批準(zhǔn)的決定，一般有?現(xiàn)予頒布（公布、發(fā)布）?、?現(xiàn)予公布施行?等；執(zhí)行要求，一般指公布的法規(guī)文件開始生效實(shí)施的時(shí)間要求。頒布令后面要附上所頒布的法規(guī)文件。
2．行政令。這是采取重大強(qiáng)制性行政措施時(shí)使用的令文。行政令的正文一般分為3個(gè)部分，即命令緣由（引言）、命令事項(xiàng)（主文）和執(zhí)行要求（結(jié)語(yǔ)）。
命令緣由部分著重闡明發(fā)令原因，扼要寫明發(fā)令的背景、形勢(shì)和緣由，揭示發(fā)令的目的和意義，使受令方面了解執(zhí)行此令的重要性，增強(qiáng)執(zhí)行命令的自覺性。
命令事項(xiàng)是命令的主體部分，也就是命令所要采取的重大的強(qiáng)制 性措施。要分條款或分層次地寫明規(guī)定事項(xiàng)、工作要求、方法步驟。文字要寫得具體、肯定、簡(jiǎn)明、莊重，不作議論。使受令方面一目了然，易于執(zhí)行。
執(zhí)行要求是命令事項(xiàng)的補(bǔ)充，對(duì)受令方面提出要求和囑咐。有的令文執(zhí)行要求已在前面兩部分講明，也就不必再單獨(dú)寫這部分了。也有的命令的正文沒有明顯地分為三個(gè)部分，而是篇段合一的。3．嘉獎(jiǎng)令。這是上級(jí)對(duì)下級(jí)授予榮譽(yù)稱號(hào)，表彰、獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)使用的令文。嘉獎(jiǎng)令的正文一般包括4個(gè)部分：優(yōu)秀事跡、性質(zhì)和意義，嘉獎(jiǎng)項(xiàng)目、號(hào)召和希望。
優(yōu)秀事跡部分是構(gòu)成嘉獎(jiǎng)令的依據(jù)和基礎(chǔ)，主要寫被嘉獎(jiǎng)對(duì)象的英雄模范事跡。
嘉獎(jiǎng)項(xiàng)目是嘉獎(jiǎng)令的主要成份。要交代是什么機(jī)構(gòu)或什么會(huì)議決定給予嘉獎(jiǎng)，嘉獎(jiǎng)項(xiàng)目是哪些。然后，要根據(jù)嘉獎(jiǎng)對(duì)象的事跡，扼要地寫出對(duì)受獎(jiǎng)?wù)叩拿銊?lì)和對(duì)大家的希望。撰寫嘉獎(jiǎng)令應(yīng)注意：第一，嘉獎(jiǎng)令并不常用，凡發(fā)令嘉獎(jiǎng)的，必須是相當(dāng)突出的英雄模范人物，其功績(jī)顯赫，影響甚大，足以效法、學(xué)習(xí)。第二，嘉獎(jiǎng)今既要敘述事跡，又要議論意義，還要有號(hào)召力，這就要求注意語(yǔ)言的運(yùn)用，要實(shí)事求是地概括，不能夸張渲染。
二、決定：?適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員。變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)?。
決定是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)出的，帶有制約、規(guī)范、指導(dǎo)作用的下行文。各類決定的寫法： 1．表彰決定：這類知照性決定，就是把決定事項(xiàng)簡(jiǎn)要地傳達(dá)給有關(guān)單位，極少有要求執(zhí)行的具體意見，它的內(nèi)容比較單純，主要是決定依據(jù)和決定事項(xiàng)，即使有號(hào)召或者鼓動(dòng)性的結(jié)尾，也很簡(jiǎn)短。在寫法上往往開門見山，直接陳述，篇段合一，語(yǔ)句簡(jiǎn)練、明快。2．處分決定的寫法有所不同，應(yīng)寫受處分人的身份、錯(cuò)誤事實(shí)、錯(cuò)誤性質(zhì)、根源、本人對(duì)錯(cuò)誤的態(tài)度、處分內(nèi)容等。
3．關(guān)于重大行動(dòng)或重要事項(xiàng)的決定。這類決定用于安排較大范圍的重大行動(dòng)或重要事項(xiàng)，一經(jīng)發(fā)出，震動(dòng)較大。如：《國(guó)務(wù)院關(guān)于全面推進(jìn)依法行政的決定》（國(guó)發(fā)（199”23號(hào)）等。這類決定大都經(jīng)過一定的會(huì)議討論通過。它的寫法更強(qiáng)調(diào)把道理說清楚、講透徹，以便盡可能地統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)執(zhí)行決定的自覺性。
三、公告：?適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)?。
公告可以分為三種類型。
第一類是向國(guó)內(nèi)外宣布重大事項(xiàng)的公告。它通常以國(guó)家機(jī)關(guān)名義或者授權(quán)新華社向國(guó)內(nèi)外莊重宣布某一重大事項(xiàng)。加宣布國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人的選舉結(jié)果、出訪、頒布法律、重要法令，公布重大科技成果等等。
第二類是宣布影響面很大的專門事項(xiàng)的公告。這類公告，是由有關(guān)職能部門，按法定程序發(fā)布的，有的也因涉外工作的需要而發(fā)布。如按《商標(biāo)法》規(guī)定的注冊(cè)商標(biāo)公告，以及公布企業(yè)破產(chǎn)的公告，企業(yè)換證公告，質(zhì)量監(jiān)督公告等等。
第三類是向特定對(duì)象發(fā)布的公告。
公告內(nèi)容單一，篇幅一般比較簡(jiǎn)短，標(biāo)題可以寫成三種形式：由 發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文體組成；由發(fā)文機(jī)關(guān)、文體組成；只有文體這一要素組成，如（《公告》）。標(biāo)題下可依公告單獨(dú)編號(hào)。在公告的正文中，要簡(jiǎn)明扼要地寫出公告依據(jù)、公告事項(xiàng)。結(jié)尾一般以?現(xiàn)予公告?、?特此公告?作結(jié)語(yǔ)。
四、通告：?適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)?。
通告文種各行政主管部門使用的比較多，時(shí)常見諸報(bào)端。如公安部門發(fā)布的車輛年檢、交通管制的通告，工商部門發(fā)布的企業(yè)許可證年審的通告等等。
通告的標(biāo)題大體有三種：一是由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三部分組成；二是只有發(fā)文機(jī)關(guān)和文種組成；三是只寫文種《通告》。通告的正文主要是針對(duì)某些事項(xiàng)作出規(guī)定或限制，成為告知對(duì)象行動(dòng)的規(guī)范，要求遵循。因此，正文一般由目的根據(jù)、規(guī)定事項(xiàng)和要求三部分內(nèi)容構(gòu)成。正文之后，習(xí)慣以?特此通告?、?此告?等詞語(yǔ)結(jié)尾。
擬制通告要注意三點(diǎn)：一要突出中心。通告常常帶有法規(guī)的性質(zhì)，要明確?允許做什么和不允許做什么?。力求簡(jiǎn)明易懂、有章可循、有規(guī)可依。二要體現(xiàn)方針政策。必須正確地把握方針、政策，熟悉有關(guān)事項(xiàng)的具體情況。三要通俗易懂，切忌語(yǔ)言含糊，公眾難以理解。
五、通知：?適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員?。
通知是使用得比較多的一種公文。通知大多是下行文，因而有一 定的指揮、指導(dǎo)性。和其它下行文種相比，通知應(yīng)用范圍更寬，具有廣泛性。大多數(shù)類型的通知對(duì)受文對(duì)象總是有所要求，提出需要執(zhí)行或辦理的事項(xiàng)，它雖不同于命令，但也有一定的權(quán)威性。通知還有明顯的時(shí)間性，有些通知，如會(huì)議通知，只是在指定的一段時(shí)間里有效。按《辦法》通知可以分為批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知，傳達(dá)、要求執(zhí)行、周知性通知及人事任免通知三種。我們?cè)谵k理公文中發(fā)現(xiàn)一些地區(qū)和單位在使用通知時(shí)存在這樣幾個(gè)問題：一是標(biāo)題繁瑣。比如出現(xiàn)幾個(gè)?關(guān)于?或?通知的通知?等情況；二是轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)性通知的按語(yǔ)部分文字過多或態(tài)度不明確；三是要求執(zhí)行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據(jù)的事由。因此，我們?cè)跀M制通知時(shí)應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：
1．標(biāo)題。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三部分組成，只使用一個(gè)介詞?關(guān)于?再加事由和通知即可。如：《甘肅省人民政府關(guān)于印發(fā) 1997年國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃要點(diǎn)的通知》。另外，還要注意在標(biāo)題中除引用法律法規(guī)和行政規(guī)章時(shí)可加書名號(hào)外，一般不加標(biāo)點(diǎn)符合。在起草層層轉(zhuǎn)發(fā)的通知時(shí)，要盡量把標(biāo)題寫得簡(jiǎn)明些。可以采取兩種辦法解決：一是對(duì)各個(gè)轉(zhuǎn)發(fā)通知都提出了具體要求的，可以綜合改寫為一個(gè)新的?通知?，貫穿全部?jī)?nèi)容或主要精神。二是對(duì)非政策性文件，幾個(gè)轉(zhuǎn)發(fā)通知又無(wú)新要求的，可以減少中間層次，直接轉(zhuǎn)發(fā)。如：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市計(jì)委?關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省計(jì)委‘關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家計(jì)委辦公廳《關(guān)于批轉(zhuǎn)（＜〓〓日?qǐng)?bào)＞）發(fā)行工作會(huì)議紀(jì)要的通知》的通知’的通知?，如果改寫為：〓〓市計(jì)委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家計(jì)委辦公廳批轉(zhuǎn)《〓 〓日?qǐng)?bào)》發(fā)行工作會(huì)議紀(jì)要的通知，就簡(jiǎn)明多了。
2．批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。這類通知是針對(duì)被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文而發(fā)的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，組成了批轉(zhuǎn)性或轉(zhuǎn)發(fā)性通知。正文包括兩個(gè)部分：轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)象和批注意見。轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)象要寫明被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文名稱及原發(fā)文單位。批注意見要寫明對(duì)所轉(zhuǎn)發(fā)公文的態(tài)度、意見和執(zhí)行要求。批轉(zhuǎn)性通知的批語(yǔ)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知的按語(yǔ)，可長(zhǎng)可短，應(yīng)看具體情況而定。有的照批照轉(zhuǎn)，只極為簡(jiǎn)要地表明態(tài)度、作出評(píng)價(jià)、提出要求。如：?省經(jīng)貿(mào)委《關(guān)于1998年經(jīng)濟(jì)運(yùn)行調(diào)控方案》已經(jīng)省政府同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。?有的強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)，在寫明態(tài)度、評(píng)價(jià)和要求之后，再結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)所轉(zhuǎn)發(fā)公文的重要意義或者某一方面的精神，突出加以強(qiáng)調(diào)，以引起重視。有的補(bǔ)充完善，對(duì)所轉(zhuǎn)發(fā)的公文除作出基本肯定外，還就其本身不夠完善的地方作些補(bǔ)充、說明。但一般情況下，批語(yǔ)和按語(yǔ)不易過多，以免與轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件內(nèi)容重復(fù)。
3．要求執(zhí)行和周知性通知。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據(jù)的法律、法規(guī)、政策。
4．要根據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)公文的不同情況，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語(yǔ)。如表態(tài)的?同意?、?原則同意?、?基本同意?等詞語(yǔ)；提出要求希望的?希遵照辦理?、?請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行?、?請(qǐng)研究執(zhí)行?、?請(qǐng)參照?qǐng)?zhí)行?、?供參考?、?請(qǐng)研究試行?等詞語(yǔ)。
5．任免通知。除法定機(jī)關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)人外，其他任免一般采用?通知?。任免通知正文只寫明經(jīng)某級(jí)組織決定，任命（或免去）某 人擔(dān)任某項(xiàng)職務(wù)即可。有的還寫明任期和待遇
六、通報(bào)：?適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況?。
通報(bào)和通知都具有知曉性和指導(dǎo)性，但通知大都要求貫徹執(zhí)行，具有一定的約束力，而通報(bào)只起引導(dǎo)、警戒、啟發(fā)、教育和溝通情況的作用。、通報(bào)可分為表?yè)P(yáng)性通報(bào)、批評(píng)性通報(bào)、情況通報(bào)等。
（一）表?yè)P(yáng)性通報(bào)：正文一般包括先進(jìn)事跡及其意義、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、表彰決定、希望和要求四個(gè)部分。
先進(jìn)事跡是這類通報(bào)的主要內(nèi)容。在直述式通報(bào)中，這部分內(nèi)容直接在通報(bào)中敘述，寫得詳細(xì)些。在轉(zhuǎn)述式通報(bào)中，這部分內(nèi)容已出現(xiàn)在通報(bào)的附件中，就不必再重?cái)⑹鱿冗M(jìn)事跡了，只須概括地強(qiáng)調(diào)或突出要點(diǎn)。直述式通報(bào)在介紹先進(jìn)事跡時(shí)，應(yīng)做到：第一，要把時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、結(jié)果簡(jiǎn)明地交代清楚。第二，要實(shí)事求是，不能任意夸大、渲染。第三，要重點(diǎn)突出，涉及能體現(xiàn)先進(jìn)的精神境界和突出通報(bào)中心的，就把事實(shí)寫得詳細(xì)些，無(wú)關(guān)緊要的可一筆帶過或略而不記。先進(jìn)事跡的意義和先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，是通報(bào)的主旨。著重表彰先進(jìn)事跡的通報(bào)，應(yīng)在介紹事跡的基礎(chǔ)上，說明其意義。
表彰決定是寫明領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)先進(jìn)表彰獎(jiǎng)勵(lì)的決定，它通常寫在通報(bào)的末尾部分。
希望和要求，既包括對(duì)被表彰者的勉勵(lì)和期望，又包括對(duì)廣大群眾的號(hào)召和希望。這一部分要發(fā)掘先進(jìn)的典型意義和時(shí)代精神，針對(duì)當(dāng)時(shí)形勢(shì)需要有感而發(fā)，力求符合實(shí)際，有針對(duì)性，概括、鮮明、不 千篇一律。?
（二）批評(píng)性通報(bào)：這類通報(bào)是通報(bào)中使用得最多的，它的內(nèi)容除在一定范圍內(nèi)公布對(duì)某單位、某人、某事的批評(píng)處理外，著重是要從被通報(bào)的事件中吸取教訓(xùn)，以典型事例對(duì)群眾進(jìn)行教育，以防類似事件的發(fā)生。其懲戒作用十分突出。
這類通報(bào)，有的是批評(píng)錯(cuò)誤、公布處分決定，行文較短。有的除批評(píng)錯(cuò)誤、宣布處分外，側(cè)重于分析情況，總結(jié)教訓(xùn)，指導(dǎo)改進(jìn)工作，篇幅就要長(zhǎng)些。這類通報(bào)寫法和前一類大同小異，正文包括錯(cuò)誤事實(shí)、根源和教訓(xùn)、處理決定、希望和要求四部分。
第二講
公文種類（下）
七、議案：?適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)?。
議案格式比較簡(jiǎn)單，一般寫明提請(qǐng)審議的事項(xiàng)名稱、什么時(shí)間、什么會(huì)議討論通過、目的、法定提交人和提交時(shí)間即可。如：
甘肅省人民政府關(guān)于提請(qǐng)審議
《甘肅省發(fā)展私營(yíng)個(gè)體經(jīng)濟(jì)條例（草案）》的議案
省人大常委會(huì)：
《甘肅省發(fā)展私營(yíng)個(gè)體經(jīng)濟(jì)條例（草案）》已經(jīng)2000年11月8日省政府第 97次常務(wù)會(huì)議討論通過，現(xiàn)提請(qǐng)審議。
省長(zhǎng) 宋照肅 二 000年十一月二十三日
八、報(bào)告：?適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問?。
報(bào)告種類多種多樣，大致可分為工作報(bào)告、情況報(bào)告、答復(fù)報(bào)告、報(bào)送文件的報(bào)告等。
1．工作報(bào)告。這是用于匯報(bào)工作進(jìn)程、總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)、反映工作問題、提出工作意見的報(bào)告。這類報(bào)告是報(bào)告中應(yīng)用最為廣泛的一種。它的正文，一般包括基本情況、主要成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)體會(huì)、存在問題、今后意見等幾部分。格式上，每一部分可標(biāo)出序數(shù)分項(xiàng)寫，或列出小標(biāo)題來(lái)寫。
根據(jù)需要，工作報(bào)告可以寫成綜合性的，也可以寫成專題性的。
綜合性的工作報(bào)告，它是不同階段、不周范圍的全面工作總結(jié)或匯報(bào)。可以是各方面的綜合工作，或者一個(gè)系統(tǒng)、一個(gè)部門的全面工作。
專題性的工作報(bào)告強(qiáng)調(diào)專一性，它是就某一項(xiàng)或某一方面的工作向上級(jí)機(jī)關(guān)所作的報(bào)告。它可分為總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的專題工作報(bào)告和研究工作的專題工作報(bào)告。前一類就是呈報(bào)上級(jí)的專題工作總結(jié)，它不需要答復(fù)，后一類通常是就落實(shí)、開展、加強(qiáng)、發(fā)展、改進(jìn)、改革某項(xiàng)工作向上級(jí)作的專題報(bào)告。它不一定在工作結(jié)束后才寫，常常是在工作進(jìn)程中，待工作告一段落時(shí)寫好，待上級(jí)答復(fù)、批轉(zhuǎn)。
2．情況報(bào)告。這是對(duì)工作中的重大情況、特殊情況、新情況進(jìn)行調(diào)查了解后，向上級(jí)作出的報(bào)告。它不需要答復(fù)、主要是讓上級(jí)了解、掌握情況，以便根據(jù)情況采取措施，指導(dǎo)工作。向上級(jí)提出工作 建議的報(bào)告，也屬這一類。
3．答復(fù)報(bào)告。這是答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的查詢、提問或匯報(bào)執(zhí)行上級(jí)機(jī)關(guān)某項(xiàng)指示、意見的結(jié)果的報(bào)告。正文包括答復(fù)依據(jù)、答復(fù)事項(xiàng)兩部分，寫法比較自由。有的先寫依據(jù)，后答復(fù)；有的邊寫依據(jù)，邊答復(fù)。
九、請(qǐng)示：?適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)?。
請(qǐng)示可以分為三種類型。
第一種是請(qǐng)求指示的。對(duì)上級(jí)制定的方針、政策、法律、法令、法規(guī)、規(guī)章或某項(xiàng)指示有不同理解，希望上級(jí)明確解釋，或者從實(shí)際出發(fā)需要對(duì)某項(xiàng)規(guī)定、制度、指示作出修訂、補(bǔ)充。
第二種是請(qǐng)求批示、解決問題的。請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)解決本單位的某些困難，或?qū)Ρ締挝坏哪硞€(gè)問題提出處理意見請(qǐng)求上級(jí)批復(fù)而寫的請(qǐng)示，就屬這一類。
第三種是請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的。某職能部門針對(duì)新情況、新問題提出了解決的辦法和措施，即因?yàn)椴荒苤苯右笃郊?jí)或不相隸屬的機(jī)關(guān)部門照辦，而需要請(qǐng)求上級(jí)審定后批轉(zhuǎn)有關(guān)方面執(zhí)行，這樣上報(bào)的請(qǐng)示，就屬這類。這類請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的請(qǐng)示，容易同研究工作的專題報(bào)告混淆，寫作時(shí)尤其要注意。
請(qǐng)示一般由請(qǐng)示事由、請(qǐng)示事項(xiàng)、結(jié)尾三部分組成。結(jié)尾常以請(qǐng)求語(yǔ)作結(jié)，習(xí)慣用的有?以上意見是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示?、?妥否？請(qǐng)指示?、?當(dāng)否？請(qǐng)批復(fù)?、?以上意見如可行（或如無(wú)不妥），請(qǐng)批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行?等。撰寫請(qǐng)示應(yīng)注意： 第一，要控制使用，當(dāng)用才用。必須辦理而在自己職權(quán)范圍內(nèi)又不能解決，確實(shí)需要請(qǐng)示上級(jí)的才可行文請(qǐng)示。不要?jiǎng)虞m請(qǐng)示，把矛盾上交。
第二，要一文一事為宜，切忌把不相關(guān)聯(lián)的問題放在一個(gè)請(qǐng)示里，使上級(jí)無(wú)法批復(fù)，影響工作。
第三，要按級(jí)請(qǐng)示，確實(shí)必須越級(jí)請(qǐng)示的，也應(yīng)同時(shí)抄送直接的上級(jí)機(jī)關(guān)。如果一項(xiàng)請(qǐng)示涉及不止一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)以主管此項(xiàng)請(qǐng)示的上級(jí)機(jī)關(guān)為主送單位，其他為抄送單位，避免職責(zé)不明，耽誤處理時(shí)間。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，請(qǐng)示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，也不要同時(shí)抄送同級(jí)和下級(jí)機(jī)關(guān)。
第四，它的格式也包括標(biāo)題。正文和結(jié)尾，它的標(biāo)題一定要寫明事由，不能光寫?請(qǐng)示?，以提請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)注意，及時(shí)處理。
十、批復(fù)：?適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)?。
批復(fù)具有針對(duì)性、權(quán)威性、鮮明性。它是對(duì)某項(xiàng)具體工作發(fā)表指示、意見，對(duì)受文的下級(jí)有約束力，特別是關(guān)于重要事項(xiàng)或重大問題的批復(fù)，往往有明顯的法規(guī)作用。批復(fù)中對(duì)答復(fù)的問題應(yīng)態(tài)度鮮明，觀點(diǎn)明確，不能模棱兩可，使人無(wú)所適從。
批復(fù)的正文分為批復(fù)根據(jù)、批復(fù)事項(xiàng)兩部分。
批復(fù)根據(jù)，要極其簡(jiǎn)要地引述來(lái)文的請(qǐng)示事項(xiàng)，或引述來(lái)文標(biāo)題，都是一句話就可以說清楚的。
批復(fù)事項(xiàng)是主要部分，要針對(duì)請(qǐng)示的內(nèi)容，給予明確答復(fù)或具體指示。有些批復(fù)，不是簡(jiǎn)單地就請(qǐng)示事項(xiàng)表明態(tài)度，還應(yīng)根據(jù)需要給 予具體指示。
批復(fù)如果不同意下級(jí)的請(qǐng)示，則應(yīng)簡(jiǎn)要說明理由，以利對(duì)方接受，及時(shí)作出相應(yīng)安排。撰寫批復(fù)時(shí)應(yīng)注意：
第一，批復(fù)要緊扣請(qǐng)示明確作答，不要答非所問，復(fù)非所求，節(jié)外生枝。有時(shí)以有關(guān)法規(guī)、文件精神為依據(jù)答復(fù)問題時(shí)，應(yīng)寫明引據(jù)出處，以備執(zhí)行中查考。
第二，批復(fù)內(nèi)容若涉及其他部門，起草批復(fù)時(shí)應(yīng)同有關(guān)部門會(huì)簽或商量，但不能互相推倭，造成公文旅行。
第三，批復(fù)一定要有明確的受文單位。有的在標(biāo)題中就標(biāo)明了受文單位。正文結(jié)尾可寫上?特此批復(fù)?、?此復(fù)?，也可以不寫。
十一、意見：?適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。?
意見是《辦法》中新增加的文種。主要用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。從行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作為上行文，可用于向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)請(qǐng)批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)事項(xiàng)。作為下行文，可用于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或某些重要問題提出處理的方針、原則和措施、辦法。
意見一般由引言、正文和結(jié)尾三部分組成。引言要寫明提出意見的事由、依據(jù)和目的。正文部分是意見所提出的具體見解和措施辦法，可采用小標(biāo)題或圍繞問題分條列項(xiàng)進(jìn)行撰寫。結(jié)尾，對(duì)貫徹意見提出具體要求。意見的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種組成。
十二、函:?適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)?。
函的應(yīng)用范圍比較廣泛，在上下級(jí)機(jī)關(guān)之間、平級(jí)機(jī)關(guān)之間或不 相隸屬的機(jī)關(guān)單位之間，涉及各方面的公務(wù)聯(lián)系，都可使用。
較為正規(guī)的公函，格式可分為三部分：
開頭，包括標(biāo)題、編號(hào)和受文單位。標(biāo)題可由發(fā)函單位、事由、文種組成。
正文是函的主要部分，要看不同用途來(lái)確定寫法。去函要把商洽的原委、詢問的問題、請(qǐng)求的事項(xiàng)、告知的情況等寫清楚，以便得到對(duì)方的支持、理解或回答。復(fù)函，要針對(duì)來(lái)件所詢問的問題、商請(qǐng)的事項(xiàng)給予明確答復(fù)，不能含糊其詞，模棱兩可，不著邊際。
結(jié)尾包括結(jié)束語(yǔ)及署名、日期。結(jié)束語(yǔ)如去函的?為要?、?為盼?、?為感?、?為荷?，復(fù)函的?待此復(fù)函?、?此復(fù)?等。也可不寫結(jié)束語(yǔ)，正文寫完即結(jié)束。
撰寫函件應(yīng)注意：
第一，要寫得內(nèi)容專
一、集中、中心突出，一般要一函一事。
第二，要有分寸。對(duì)上應(yīng)尊重，對(duì)下應(yīng)謙遜，對(duì)平行或不相隸屬機(jī)關(guān)，應(yīng)以禮相待。語(yǔ)氣應(yīng)力求平和、禮貌。要摒棄不必要的客套、無(wú)須講的道理、空洞的套話。
第三，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語(yǔ)。
十三、會(huì)議紀(jì)要：?適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)?。
根據(jù)會(huì)議性質(zhì)的不同，會(huì)議紀(jì)要可以分為辦公會(huì)議紀(jì)要和其它專題會(huì)議紀(jì)要兩大類。
辦公會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題，可寫為會(huì)議名稱加紀(jì)要。專題會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題可寫為事由加會(huì)議紀(jì)要。如：關(guān)于減輕農(nóng)民負(fù)擔(dān)問題的會(huì)議紀(jì)要。一般政府機(jī)關(guān)的辦公會(huì)議、常務(wù)會(huì)議都有固定的文頭。如：甘肅省人民政府省長(zhǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要、甘肅省人民政府常務(wù)會(huì)議紀(jì)要等。正文可以分為兩個(gè)部分。
第一部分簡(jiǎn)要敘述會(huì)議組織情況，可以寫出會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、出席人員、列席人員（辦公會(huì)議的列席人員通常寫在正文之后）等。若會(huì)議只有一個(gè)議題，可以寫明專題研究討論的議題名稱。如：專題研究了農(nóng)業(yè)問題等。
第二部分是寫會(huì)議精神和議定事項(xiàng)，這是紀(jì)要的主要部分。辦公會(huì)議紀(jì)要的這部分。可以寫對(duì)議題的討論情況、各種意見、建議、會(huì)議作出的決議、決定，布臵的工作、任務(wù)，將要采取的措施和要求等。
若只有一個(gè)議題，常采用貫通式的縱式結(jié)構(gòu)，不分條款。專題會(huì)議紀(jì)要也可采用這種寫法；若多項(xiàng)議題，可依會(huì)議議程的先后順序安排組織材料。
撰寫會(huì)議紀(jì)要應(yīng)注意：
第一，會(huì)議紀(jì)要是對(duì)所有會(huì)議材料的概括、綜合和提煉，因此，要定好紀(jì)要必須做好處理材料的工作。要廣泛搜集會(huì)議材料，全面掌握會(huì)議情況；要按照會(huì)議精神和領(lǐng)導(dǎo)工作意圖，對(duì)材料進(jìn)行分類和篩選；要對(duì)選用的材料進(jìn)行分析和綜合，圍繞中心組織好材料。
第二，紀(jì)要篇幅不宜過長(zhǎng)，語(yǔ)言要簡(jiǎn)明扼要。紀(jì)要常用第三人稱進(jìn)行敘述，如?會(huì)議認(rèn)為?、?會(huì)議強(qiáng)調(diào)?、?會(huì)議指出?、?會(huì)議號(hào)召?、?會(huì)議決定?之類。
第三，會(huì)議紀(jì)要必須全面準(zhǔn)確地反映會(huì)議情況和基本精神，其內(nèi) 容必須真實(shí)、準(zhǔn)確。因此，會(huì)議記錄人員一定要聚精會(huì)神，盡最大努力作好會(huì)議記錄。
第三講
公文格式
作為一種特定體式的文體，公文在國(guó)家政治生活、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)管理活動(dòng)中起著十分重要的作用。正因?yàn)槿绱耍?guī)范的公文格式不僅有利于體現(xiàn)國(guó)家機(jī)關(guān)的權(quán)威性、嚴(yán)肅性，而且也有利于提高工作效率，保證政令暢通。新中國(guó)成立以來(lái)，為了在全國(guó)統(tǒng)一公文和文書工作的制度和辦法，1951年，中央人民政府政務(wù)院頒布了《公文處理暫行辦法》，對(duì)公文的種類、體式、行文關(guān)系、辦理程序等作了明確規(guī)定。1957年，國(guó)務(wù)院秘書廳又印發(fā)了《關(guān)于公文名稱和體式問題的幾點(diǎn)意見》，進(jìn)一步統(tǒng)一和規(guī)范了公文的處理辦法。1981年和 1987年，國(guó)務(wù)院辦公廳先后發(fā)布了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱舊《辦法》），并于1993年11月做了修訂。為了使國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文處理工作更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，不斷適應(yīng)改革開放的新形勢(shì)和公文處理工作的新變化，2000年8月份，國(guó)務(wù)院在廣泛征求意見和不斷修改的基礎(chǔ)上，發(fā)布了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱新《辦法》），并規(guī)定從 2001年 1月 l日起施行。
新《辦法》規(guī)定，公文中的要素主要為：秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等。按照國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年12月27日發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》，公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。臵于公文首頁(yè)紅色反線（寬度同版心，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首；臵于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；臵于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。下面，對(duì)公文各要素和標(biāo)識(shí)作一簡(jiǎn)單介紹。
一、眉首部分
主要標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等要素。
1．公文份數(shù)序號(hào)。公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。標(biāo)識(shí)時(shí)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。
2.秘密等級(jí)和保密期限。秘密等級(jí)是指涉密公文的保密程度，分?秘密?、?機(jī)密?、?絕密?三級(jí)。新《辦法》規(guī)定，涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限，?絕密?、?機(jī)密?級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)，?秘密?、?機(jī)密?、?絕密?公文均應(yīng)標(biāo)注保密期限。標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)時(shí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用?★?隔開。3．緊急程度。急件公文分為?特急?、?急件?兩種。其中，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)識(shí)?特提?、?特急?、?加急?、?平急?。標(biāo)識(shí)時(shí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊密程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。4．發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和?文件?二字組成，如?〓〓省人民政府文件?等。對(duì)一些特定公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。標(biāo)識(shí)位臵是上邊緣到版心上邊緣25mm處，上報(bào)的公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)在上邊緣到版心上邊緣 80mm處。國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》還規(guī)定，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)一般應(yīng)小于22mmX 15m。聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前，?文件?二字臵于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布。聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多時(shí)，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。
5．發(fā)文字號(hào)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)組成，如?〓政發(fā)“1999”82號(hào)?，?〓政發(fā)?指發(fā)文機(jī)關(guān)代字，? “1999” ?指年份，? 82號(hào)?指發(fā)文序號(hào)。整個(gè)意思就是〓〓省人民政府在1999年所發(fā)的第82號(hào)文件。標(biāo)識(shí)位臵在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行處，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年代應(yīng)用全稱，用六角括號(hào)?“”?括入；序號(hào)不編虛位，即不編為001，不加?第?字。
6．簽發(fā)人。上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空l(shuí)字；簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名臵于第1行，其他簽發(fā)人從第2行起在與主辦單位簽發(fā)人姓名對(duì)齊處按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，同時(shí)，使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名同處一行，并下移紅 色反線，使紅色反線與發(fā)文字號(hào)繼續(xù)保持為4mm。
二、主體部分
主要標(biāo)識(shí)公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文時(shí)間、發(fā)文機(jī)關(guān)印章、附注等要素。
1．公文標(biāo)題。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、概括而成的公文主要內(nèi)容和公文種類組成，如《〓〓省人民政府關(guān)于大力發(fā)展民營(yíng)科技企業(yè)的決定》、《〓〓省人民政府辦公廳關(guān)于進(jìn)一步做好春季農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和當(dāng)前農(nóng)村經(jīng)濟(jì)工作的通知》等。公文標(biāo)題是文件內(nèi)容的高度概括，文字要求準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要、概括，書寫時(shí)要居中書寫，用2號(hào)小標(biāo)宋體字。回行時(shí)要注意做到詞意完整，排列居中對(duì)稱，間距恰當(dāng)，做到既有美感，又要避免產(chǎn)生異義。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，公文標(biāo)題一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
2．主送機(jī)關(guān)。指公文的主要受理機(jī)關(guān)，書寫時(shí)應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。上行文一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，必須同時(shí)報(bào)送幾個(gè)主送機(jī)關(guān)的，可以用抄送形式；下行文可以有兩個(gè)以上的主送機(jī)關(guān)，但是，如果主送機(jī)關(guān)過多，則一般用規(guī)范的統(tǒng)稱，如?各地行政公署，各市、自治州人民政府，省政府各部門：?等。標(biāo)識(shí)位臵在標(biāo)題下空1行處，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。
3．公文正文。標(biāo)識(shí)在主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。
4．附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字處，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，如?附件：1〓〓〓〓〓〓、?。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標(biāo)識(shí)?附件?，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）。5．成文日期。以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期需要完整寫出年、月、日，而且必須用漢字書寫（?零?寫為?0?）。成文時(shí)間標(biāo)識(shí)時(shí)，右邊要空4字。
6．發(fā)文機(jī)關(guān)印章。按照《甘肅省實(shí)施＜國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法＞細(xì)則（試行）＝，?公文除以電報(bào)形式發(fā)出的加蓋發(fā)報(bào)專用章外，其他公文一律加蓋印章。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文蓋印的位臵一般應(yīng)上距正文2mm～4mm。，以端正、居中、下壓成文時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)印章下弧元文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時(shí)間上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時(shí)間上。聯(lián)合行文的印章：當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或 兩個(gè)印章，均居中排布。最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。這里需要注意的是，新《辦法》規(guī)定，聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章，而舊《辦法》只是規(guī)定，聯(lián)合上報(bào)的非法規(guī)性文件由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章。
7．附注。指需要說明的其他事項(xiàng)。公文如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。上行文的?請(qǐng)示?文種中，應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
三、版記部分
主要標(biāo)識(shí)主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間等要素。1．主題詞。是進(jìn)行文獻(xiàn)標(biāo)引、存儲(chǔ)、檢索等工作的工具，位于附注之下，抄送機(jī)關(guān)之上，它是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化，提高辦公效率和質(zhì)量的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。一般的排列次序?yàn)椋悍从彻膬?nèi)容的主題詞在前，反映公文形式的主題詞在后。在單主題公文中，反映公文中心內(nèi)容的主題詞在前，反映公文分述內(nèi)容的主題詞在后；在多主題詞公文中，反映公文內(nèi)容的各主題詞按其出現(xiàn)的先后次序排列。主題詞用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)，詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。
2．抄送機(jī)關(guān)。指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)。公文如有抄送，在主題詞下一行，左空1字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)。抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊。在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。
3．印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間。位于抄送機(jī)關(guān)之下（無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主
題詞之下）占1行位臵，用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。
四、其他
1．格式中的幾個(gè)用線。
(1)在眉首與主體之間，一般用一條紅色的間隔線。使用這條線的區(qū)別是，黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)如中央、省委、地委、縣委文件的間隔線中間有一顆紅角星，行政機(jī)關(guān)如國(guó)務(wù)院、省政府、市政府、縣政府的文件一般采用一條連續(xù)的橫線，中間沒有紅角星。這條線一般在發(fā)文字號(hào)下4mm處與版心等寬，采用紅色反線。
（2）版記中各要素之下均加一條黑色反線，寬度同版心。2．用紙。公文用紙一般采用GBA 4型，成品幅面尺寸為210mm 〓297mm，紙張定量為60g／m2 ～80g／m2 的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85％～90％,橫向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85％，PH值為 7.5～9.5。
3．當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位臵時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)?此頁(yè)無(wú)正文?的方法解決。4．排版規(guī)格與印制裝訂要求。
（1）排版規(guī)格。正文用3號(hào)仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。
（2）印刷要求。雙面印刷，頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo) BI100％，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)
Y80％．M80％。印品著墨實(shí)、均勻，字面不花、不白、無(wú)斷劃。
（3）裝訂要求。公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?／4處，允許誤差〒4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm。
5．頁(yè)碼。用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，臵于版心下邊緣之下一行處。數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字，空白頁(yè)與空白頁(yè)以后的頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼。
第四講
行文規(guī)則
行文規(guī)則，是制發(fā)、辦理公文中必須遵循的基本準(zhǔn)則。《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）第四章規(guī)定的?行文規(guī)則?，共 11條。主要是從行文原則、行文方向和行文要求三個(gè)方面確立了國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文的行文規(guī)則。我們?cè)趯?shí)際工作中必須嚴(yán)格遵守和執(zhí)行這些規(guī)則，以利提高行文效用，把握行文權(quán)限，規(guī)范行文體式。
一、堅(jiān)持行文原則，提高行文效用
?行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。?（《辦法》第十三條）這是行文的基本原則，也是行文的出發(fā)點(diǎn)。確定行文一定要首先明確行文的目的和作用，要有的放矢，有針對(duì)性，使發(fā)出的公文產(chǎn)生預(yù)期的效用。堅(jiān)持這一點(diǎn)，就能有效地控制公文總量，從源頭上治理多年困擾我們的?文山?問題，使領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志有更多的時(shí)間深入基層，議大事，抓落實(shí)。要注意糾正?發(fā)文越多、文件的規(guī)格越高，工作就越
重視?的誤區(qū)，根據(jù)實(shí)際需要確定是否行文。行文的必要性是上行文、平行文、下行文都必須遵循的原則。上行文中，如果要制發(fā)請(qǐng)求解決問題的文件，要研究問題的本身是不是屬于上級(jí)應(yīng)當(dāng)解決的；還要研究解決這個(gè)問題的可行性。筆者曾看到這樣一份?請(qǐng)示?，要求上級(jí)政府為其解決幾十萬(wàn)元農(nóng)業(yè)救災(zāi)款，來(lái)文單位是一個(gè)綜合經(jīng)濟(jì)實(shí)力較強(qiáng)，農(nóng)業(yè)生產(chǎn)條件很好，農(nóng)業(yè)人口比例很低的市。盡管他那里確實(shí)有幾個(gè)農(nóng)村遭受了風(fēng)災(zāi)，導(dǎo)致農(nóng)產(chǎn)品減產(chǎn)，造成了一些經(jīng)濟(jì)損失。但依這個(gè)市的經(jīng)濟(jì)實(shí)力，完全有能力靠自身解決這一問題。上級(jí)當(dāng)然也不會(huì)考慮的。對(duì)于向上級(jí)的?報(bào)告?也要注意研究所報(bào)告的事情有無(wú)必要。有些單位，搞了一次機(jī)關(guān)職工文體活動(dòng)也要給上級(jí)行一份‘服告?，似乎是想說明他們機(jī)關(guān)工作搞得好，關(guān)心職工。豈不知這樣的文件到上級(jí)機(jī)關(guān)，文秘部門就有責(zé)任按?廢紙?處理，根本到不了領(lǐng)導(dǎo)同志手中。行這種文件可以說沒有任何意義，有時(shí)還會(huì)帶來(lái)副作用。制發(fā)平行文件，要注意明確職權(quán)，防止推倭扯皮，搞公文旅行。對(duì)下行文，一定要符合實(shí)際，有針對(duì)性。這一方面，容易出現(xiàn)的問題是，照抄照轉(zhuǎn)上級(jí)文件，以文件貫徹文件，要注意糾正。
二、明確行文方向，把握行文權(quán)限
行文方向和行文權(quán)限主要從以下四個(gè)方面掌握：
（一）明確隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍。
《辦法》第十四條規(guī)定：?行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。?隸屬關(guān)系，主要是指行政隸屬關(guān)系。要向某一個(gè)機(jī)關(guān)行文，必須搞清楚和行文機(jī)關(guān)是上下級(jí)關(guān)系、下上級(jí)關(guān)
系、平行關(guān)系。對(duì)于業(yè)務(wù)性強(qiáng)的行政系統(tǒng)，也要注意業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系。明確了這一點(diǎn)就便于確定文種。下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，一般用?請(qǐng)示?、?報(bào)告?、?意見?等；不相隸屬機(jī)關(guān)之間互相行文，一般用?函?。對(duì)需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，也可以使用?通告?、‘通知?、?通報(bào)?、‘意見?等；上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)行文，一般用?命令（令）?、?決定?、?通告?、?通知?、?通報(bào)?、?批復(fù)?、?意見?等。
職權(quán)范圍。就是文件內(nèi)容、事項(xiàng)是不是行文機(jī)關(guān)和授文機(jī)關(guān)職權(quán)和職責(zé)內(nèi)的事宜。《辦法》依據(jù)行文的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，對(duì)行文的方向和權(quán)限做出了明確規(guī)定。
（二）嚴(yán)格遵守限制條件。
1．政府各部門?除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文。?（《辦法》第十五條）2．?部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對(duì)外正式行文。?（《辦法》第十五條）
（三）按照劃定的范圍行文。
1．?政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級(jí)政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文。?（《辦法》第十五條）
2．?屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項(xiàng)，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。?（《辦法》第十七條）3．?屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。?（《辦法》第十八條）。
4．?向下級(jí)機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。?（《辦法》第二十條）
（四）掌握聯(lián)合行文的要求。
?同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門、上級(jí)政府部門與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文；政府與同級(jí)黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。?（《辦法》第十六條）。
三、嚴(yán)格行文要求，規(guī)范行文體式
《辦法》在?行文規(guī)則?中，對(duì)行文從行文紀(jì)律到行文體式都做出了明確規(guī)定。特別是對(duì)上行文做出了嚴(yán)格的規(guī)定。
（一）?部門之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。?（《辦法》第十九條）；這些規(guī)定主要是解決和防止政出多門的問題．?除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送‘請(qǐng)示’、‘意見’和‘報(bào)告’。?（《辦法》第二十二條）。這一條含義深刻，不僅是公文處理中的紀(jì)律，而且對(duì)于保證領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)決策的科學(xué)化、民主化具有重要意義。也能夠保證領(lǐng)導(dǎo)同志抓大事，抓主要問題。
（二）對(duì)上行文的體式要從嚴(yán)把關(guān)。主要是向上級(jí)行?請(qǐng)示?、?報(bào)告?、?意見?時(shí)，?‘請(qǐng)示’應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。
?報(bào)告?不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。?（《辦法》）第二十一條）
?報(bào)告?與?請(qǐng)示?兩個(gè)文種混用、?報(bào)告?中夾雜?請(qǐng)示?事
項(xiàng)的問題是目前公文制發(fā)中最常出現(xiàn)的問題，有的還編造了?請(qǐng)示報(bào)告?這樣一個(gè)文種。《辦法》在第二章?公文文種?中明確規(guī)定了?請(qǐng)示?與?報(bào)告?的作用。?報(bào)告?：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。?請(qǐng)示?：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，在制發(fā)文件中要根據(jù)行文目的確定。概括地講?報(bào)告?與?請(qǐng)示?的不同主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的要求不同。?報(bào)告?是為了讓上級(jí)知道情況，而?請(qǐng)示?是為了讓上級(jí)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)求做出答復(fù)或批準(zhǔn)。二是發(fā)文的時(shí)間不同。?報(bào)告?一般是在事后，即在某項(xiàng)工作任務(wù)完成之后，或上級(jí)機(jī)關(guān)明確要求答復(fù)有關(guān)問題時(shí)制發(fā)。而?請(qǐng)示?則多在事前或事中制發(fā)。三是正文中的結(jié)束語(yǔ)不同?報(bào)告?一般使用?特此報(bào)告，請(qǐng)閱知。?或?專此報(bào)告，請(qǐng)周知。?等語(yǔ)。而?請(qǐng)示?則多用?特此請(qǐng)示，望予批準(zhǔn)。?或?專此請(qǐng)示，請(qǐng)予指示。?等語(yǔ)。這次《辦法》還增加了?意見?這個(gè)新的文種，適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。從行文關(guān)系上看，這是一個(gè)通用文種，在用作上行文時(shí)要注意和?報(bào)告?、?請(qǐng)示?相區(qū)別。上級(jí)機(jī)關(guān)在收到不同文種的上行文時(shí)，辦理的方式也不同。對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的?請(qǐng)示?應(yīng)當(dāng)答復(fù)，而對(duì)?報(bào)告?可不答復(fù)，對(duì)?意見?根據(jù)內(nèi)容確定是否批轉(zhuǎn)、印發(fā)。下級(jí)政府向上一級(jí)政府的?請(qǐng)示?、?意見?，由上一級(jí)政府答復(fù)，也可以授權(quán)其辦公廳（室）或者主管部門答復(fù)。政府各部門向本級(jí)政府的?請(qǐng)示?、?意見?，由本級(jí)政府答復(fù)，也可授權(quán)其辦公廳（室）或者主管部門答復(fù)。?意見?作為下行文，發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)明確下級(jí)機(jī)關(guān)是否遵照?qǐng)?zhí)行和參照?qǐng)?zhí)行；作為平行文，37 一般用于提出意見供對(duì)方參考。
行文規(guī)則對(duì)于文件的質(zhì)量和高效運(yùn)轉(zhuǎn)，保證行政公文發(fā)揮作用至關(guān)重要。在擬制文稿中要嚴(yán)格遵守，文秘部門在核稿中要從嚴(yán)掌握，領(lǐng)導(dǎo)同志要帶頭執(zhí)行。
第五講
發(fā)文辦理
發(fā)文辦理是各級(jí)行政機(jī)關(guān)辦公廳（室）工作的重要組成部分，是貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的方針政策，具體實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)和開展工作的重要方式之一。發(fā)文辦理工作做得如何，直接影響機(jī)關(guān)的工作作風(fēng)、工作效率和工作水平。
國(guó)務(wù)院新發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦理》（以下簡(jiǎn)稱《公文處理辦法》），將原國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《公文處理辦法》第五章?公文辦理?分為發(fā)文辦理和收文辦理兩章表述。修改和增加的主要內(nèi)容有：第二條明確了?發(fā)文辦理是指以
本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、用印、登記、分發(fā)等程序?；第二十五條規(guī)定了草擬公文的要求，并增加了
（三）、（四）兩款內(nèi)容；第二十八條明確了簽發(fā)要求；第二十九條增加了公文正式印制前應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核的要求。
國(guó)務(wù)院辦公廳在修訂《公文處理辦法》過程中，曾先后兩次征求了各省市區(qū)政府辦公廳的意見。從上述新增加的條款內(nèi)容看，有利于解決過去在發(fā)文辦理中存在的一些普遍性問題，比原《公文處理辦法》更具體、更規(guī)范、更具操作性。為了貫徹實(shí)施好《公文處理辦法》，提高發(fā)文辦理工作的水平和質(zhì)量，下面就發(fā)文辦理各個(gè)環(huán)節(jié)中需要特
別注意的問題及有關(guān)程序性工作，作些介紹，供參考。
一、草擬公文。公文處理辦法》第二十五條關(guān)于草擬公文應(yīng)當(dāng)做到的方面歸納了九款內(nèi)容，不再—一贅述。在省政府辦公廳辦理上行文和平行文的過程中，我們發(fā)現(xiàn)草擬公文方面主要存在這樣幾個(gè)問題。一是使用文種不當(dāng)；二是行文目的不夠明確，原因不夠充足，依據(jù)的政策不夠全面或不準(zhǔn)確。比如，一些已經(jīng)停止執(zhí)行的文件或政策有時(shí)還作為行文依據(jù)；三是引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計(jì)量單位和數(shù)字應(yīng)用等不夠規(guī)范等。
針對(duì)上述幾個(gè)方面的問題。在草擬公文過程中，應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：
（一）要認(rèn)真學(xué)習(xí)與研究有關(guān)的政策法規(guī)，準(zhǔn)確把握政策界限。
機(jī)關(guān)文秘人員在接受一項(xiàng)具體的寫作任務(wù)后，首先應(yīng)該翻閱上級(jí)的有關(guān)文件，學(xué)習(xí)黨和國(guó)家有關(guān)的方針、政策，深入理解其精神實(shí)質(zhì)和政策界限。并根據(jù)本地區(qū)、本系統(tǒng)、本部門的實(shí)際情況有效地貫徹上級(jí)精神，正確地提出執(zhí)行的具體措
施和辦法，確保草擬的公文?符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定?。《公文處理辦法》還特別強(qiáng)調(diào)?如提出新的政策、規(guī)定等，要切實(shí)可行并加以說明?。這就要求我們?cè)诓輸M公文時(shí)，要充分闡述提出?新政策、規(guī)定?的目的、原因以及所依據(jù)的政策、法規(guī)，做到有理有據(jù)，又符合實(shí)際。
（二）要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。
公文是為解決具體問題而制發(fā)的。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決定撰寫某一文稿或
是制定某一制度，目的就是為了根據(jù)本單位的實(shí)際情況貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的方針政策，執(zhí)行上級(jí)的要求，提出解決具體問題的措施和辦法。因此，公文草擬者要結(jié)合本機(jī)關(guān)、本單位的實(shí)際，將上級(jí)某項(xiàng)政策、精神加以具體化，十分重要的途徑就是要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，具體說來(lái)，就是要搞清楚以下幾個(gè)問題： 1．機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)布臵這個(gè)寫作任務(wù)的目的、背景是什么？ 2．機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要求在文稿中提出什么問題，解決什么問題？ 3．機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文稿的內(nèi)容提出了什么要求？ 4．機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文稿的文種有什么要求？ 5．受文對(duì)象是誰(shuí)？
6．受文對(duì)象曾提出過什么問題？發(fā)文者的態(tài)度和意見是什么？
如果在動(dòng)筆之前，能夠把這些問題準(zhǔn)確地理解和掌握，那么，我們所撰寫的文稿就有可能較好地體現(xiàn)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的寫作意圖。
對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，凡屬正確的要堅(jiān)決執(zhí)行，不完善的要補(bǔ)或誠(chéng)懇地提出自己的不同看法，努力做到既是秘書，又是參謀。但是，要注意把握好角色，從屬性、服務(wù)性是機(jī)關(guān)文秘工作者的本份，若有異議，只能提出建議，不能擅作決定，也不能以自己的看法代替領(lǐng)導(dǎo)意圖。
（三）要正確使用文種。
《公文處理辦法》第二十五條三款規(guī)定：?公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定?，各級(jí)政府辦公部門，特別是草擬公文的同志都應(yīng)當(dāng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。關(guān)于公文文種的適用范圍、特點(diǎn)、要求已在第二講?公文種類’中作了介紹，不
再重述。
（四）引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計(jì)量單位、數(shù)字、緊急程度等一定要規(guī)范。
《公文處理辦法》對(duì)這些方面均有明確的規(guī)范要求，但實(shí)際執(zhí)行中也還存在不少問題。比如：公文中只引文號(hào)，不引標(biāo)題，或標(biāo)題文號(hào)倒引；層次序數(shù)混亂，不知是哪一條哪一款；計(jì)量單位習(xí)慣于用?斤?，而不用?公斤?；數(shù)字應(yīng)用前后不一，或該用阿拉伯?dāng)?shù)碼的卻用漢字；公文的緊急程度隨意等等。這些都是草擬公文中的最基本、最常識(shí)性的問題，只要認(rèn)真學(xué)習(xí)《公文處理辦法》和《甘肅省實(shí)施＜國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法＞細(xì)則（試行）》（以下簡(jiǎn)稱《細(xì)則》）都可以解決。希望各級(jí)政府系統(tǒng)的文秘工作者認(rèn)真學(xué)習(xí)，認(rèn)真對(duì)待，以提高公文的質(zhì)量，保持公文的嚴(yán)肅性。
二、公文涉及內(nèi)容的協(xié)調(diào)
《公文處理辦法》第二十六條對(duì)擬制公文過程中，對(duì)涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)提出了協(xié)商要求。提出?取得一致意見后方可行文?。這在發(fā)文辦理中是一個(gè)非常重要的問題，必須高度重視。
從我們辦理公文中發(fā)現(xiàn)，有的涉及其他部門職權(quán)范圍事項(xiàng)的公文雖然進(jìn)行了協(xié)商，也經(jīng)過會(huì)簽，但還不成熟。或會(huì)簽部門本身就沒有達(dá)成統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，或會(huì)簽人不是主要負(fù)責(zé)人，會(huì)簽意見不能代表部門的意見。致使在討論決定地區(qū)或部門報(bào)送省政府的有些事項(xiàng)時(shí)，部門間出現(xiàn)新的分歧、新的意見，各唱各的調(diào)，難以決斷。或發(fā)出的公文不能夠順利地執(zhí)行。為了解決這一問題，在擬制公文中應(yīng)該注意以下幾
點(diǎn)：
（一）凡涉及其他部門的事項(xiàng)，擬文部門要主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，待取得一致意見后再行文，決不能擅自行文。
（二）如有分歧意見，擬文主辦部門的主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，確保協(xié)調(diào)結(jié)果能代表部門的意見。
（三）經(jīng)過協(xié)調(diào)仍無(wú)法取得一致時(shí)，主辦部門要實(shí)事求是地列明各方理?yè)?jù),并經(jīng)各方的主要負(fù)責(zé)人會(huì)簽后，報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁決。
（四）主管部門及有關(guān)部門要以大局為重，不能只顧部門利益。如上級(jí)機(jī)關(guān)一旦裁定，就要堅(jiān)決服從，認(rèn)真執(zhí)行，自覺維護(hù)公文的權(quán)威性，保證公文的執(zhí)行效用。
三、公交審核
公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，需經(jīng)辦公廳（室）進(jìn)行審核。負(fù)責(zé)核稿的人員，必依據(jù)《公文處理辦法》和《細(xì)則》，堅(jiān)持實(shí)事求是、執(zhí)行政策、精減、高效、精益求精的原則，及時(shí)審核，嚴(yán)格把關(guān)。審核的重點(diǎn)是：
（一）行文。是否確需行文，行文方式是否恰當(dāng)。
（二）政策。是否符合黨和國(guó)家的方針、政策；是否符合行文規(guī)則和發(fā)文辦理的有關(guān)要求；新出臺(tái)的政策規(guī)定有無(wú)依據(jù)、有無(wú)說明，是否切實(shí)可行；與本部門和有關(guān)部門的相關(guān)規(guī)定有無(wú)矛盾；涉及其他部門職權(quán)范圍的事項(xiàng)，是否經(jīng)過協(xié)商，分歧意見是否一致，會(huì)簽單位是否齊全，是否符合擬制公文的有關(guān)要求等。
（三）格式。是否符合《公文處理辦法》和《細(xì)則》的有關(guān)規(guī)定，42 文種是否恰當(dāng)；文稿結(jié)構(gòu)是否符合公文寫作要求。
（四）文字。表述是否規(guī)范，包括字、詞、標(biāo)點(diǎn)、語(yǔ)句和邏輯結(jié)構(gòu)是否準(zhǔn)確、合理；計(jì)量單位是否符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；行文、數(shù)字、層次、序數(shù)、用筆用墨是否規(guī)范。
公文審核一般有初核、核核、審核、復(fù)審、審簽5個(gè)程序。草擬公文單位的負(fù)責(zé)人進(jìn)行初核；辦公廳（室）秘書部門進(jìn)行校核，辦公廳（室）負(fù)責(zé)公文處理的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核；與公文涉及工作有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和分管副秘書長(zhǎng)（副主任）進(jìn)行復(fù)審。同時(shí)，辦公廳（室）的行文應(yīng)經(jīng)辦公廳（室）主任復(fù)審，政府的行文，應(yīng)經(jīng)政府秘書長(zhǎng)復(fù)審，最后，送有簽發(fā)權(quán)限的負(fù)責(zé)人審簽。
四、公文簽發(fā)
關(guān)于公文的簽發(fā)權(quán)限，《公文處理辦法》第二十八條和《細(xì)則》第三十一條、第三十二條作了以下規(guī)定：?以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)?。?簽發(fā)公文，簽批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并簽署姓名和時(shí)間?。?部門不應(yīng)將代擬稿直接送本級(jí)政府負(fù)責(zé)人簽批。未經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)文秘部門審核的文稿，負(fù)責(zé)人原則上不予受理簽發(fā)。?
公文已經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)，即意味著正式生效。因此，各級(jí)行政機(jī)關(guān)及部門一定要嚴(yán)格按照《公文處理辦法》和《細(xì)則》所規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行審簽，不能隨意簽發(fā)，要保證公文的嚴(yán)肅性、權(quán)威性和法律效力。
五、公文復(fù)核、登記
（一）公文復(fù)核是公文正式印制前文秘部門進(jìn)行的最后一次復(fù)審。新的《公文處理辦法》第二十九條專門增加一條關(guān)于復(fù)核的內(nèi)容，目的是為了防止遺漏和疏乎大意，確保成文的質(zhì)量。這是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。在以往的發(fā)文辦理中，習(xí)慣上總認(rèn)為已經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文就不會(huì)有錯(cuò)，或者即使發(fā)現(xiàn)了欠妥之處，也習(xí)慣于以最后簽發(fā)稿為準(zhǔn)，不認(rèn)真去思考，或請(qǐng)求復(fù)核，造成個(gè)別發(fā)出的公文不盡完美。因此，在發(fā)文辦理中一定要重視復(fù)核環(huán)節(jié)。復(fù)核的重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；附件材料（在辦理過程中是否有遺失或缺頁(yè)）齊全；格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，是否有錯(cuò)別字、漏字等等。
《公文處理辦法》要求?經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審?。負(fù)責(zé)公文復(fù)核的文秘人員應(yīng)該認(rèn)真履行職責(zé)，把好最后一關(guān)。
（二）發(fā)文登記就是把文件的基本信息在印制前登記下來(lái)，以便于查閱利用。發(fā)文登記也是公文復(fù)核工作的有益補(bǔ)充。
發(fā)文登記的主要內(nèi)容有：發(fā)文單位、文種、發(fā)文編號(hào)、簽發(fā)人、擬稿單位、擬稿人、成文時(shí)間、轉(zhuǎn)辦時(shí)間、秘級(jí)、緊急程度、發(fā)文份數(shù)、文件分類、文件標(biāo)題、發(fā)文范圍、主題詞等。
發(fā)文登記工作，要注意以下幾點(diǎn)：一是對(duì)收到的文稿，登記前要仔細(xì)檢查領(lǐng)導(dǎo)是否簽發(fā)，發(fā)放范圍是否明確，主、附件是否齊全。沒有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的不予登記，有不清楚的要及時(shí)弄清。二是發(fā)文編號(hào)必須體現(xiàn)出文號(hào)的?三要素?：?發(fā)文機(jī)關(guān)?、?發(fā)文時(shí)間?、?文件號(hào)?。如國(guó)務(wù)院2000年發(fā)的第1號(hào)文件，就寫作國(guó)發(fā)［2000］1號(hào)等。《公文
處理辦法》第三章四款?公文格式?中，關(guān)于發(fā)文文號(hào)有明確規(guī)定，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。〃三是要認(rèn)真填寫登記項(xiàng)目，字跡清晰，內(nèi)容完整，不要隨意漏項(xiàng)或草率行事。四是登記要分類，不要把不同種類的文件混合登記在一起。五是公文主題詞要參照《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》標(biāo)注。
六、發(fā)文的用印
機(jī)關(guān)印章是代表機(jī)關(guān)職權(quán)的一種憑證和標(biāo)志。公文加蓋了印章，才能產(chǎn)生相應(yīng)的效力。具體用印規(guī)則，請(qǐng)參照GB／T9704—1999《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》執(zhí)行。并要注意以下兩點(diǎn)：
1.首先檢查原稿上有無(wú)領(lǐng)導(dǎo)人簽字。有領(lǐng)導(dǎo)人簽字并確認(rèn)符合規(guī)定的，才能在制成的公文上加蓋機(jī)關(guān)印章。
2.加蓋印章的公文份數(shù)要與原稿標(biāo)明印刷份數(shù)相同。
七、發(fā)文的分道
分送是指從發(fā)文機(jī)關(guān)到收文機(jī)關(guān)的運(yùn)行過程。一般可分為內(nèi)送和外送兩部分。內(nèi)送是由秘書人員直接分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門；外投是由機(jī)要通信人員送出。
投送文件既要快又要確保安全。無(wú)論內(nèi)送外送都要建立投送登記手續(xù)，特別是送給領(lǐng)導(dǎo)同志的文件，更要嚴(yán)格履行登記手續(xù)。在較大機(jī)關(guān)，由于發(fā)往的機(jī)關(guān)、部門較多，一般應(yīng)建立?文件分送登記?、?機(jī)要信投遞登記?、?掛號(hào)信投遞登記?手續(xù)制度。在一般機(jī)關(guān)，可以利用發(fā)文登記簿履行交接手續(xù)，不必另行登記。有的地區(qū)和部門將上行文直接交由本機(jī)關(guān)以外的人向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送或催辦，顯得極不嚴(yán)肅，一定要嚴(yán)格按照發(fā)文程序運(yùn)轉(zhuǎn)，不能隨意。
第六講
收文辦理
收文辦理是公文處理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是機(jī)關(guān)秘書工作的重要組成部分。按照國(guó)務(wù)院發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱國(guó)務(wù)院《辦法》）和甘肅省政府發(fā)布的《甘肅省實(shí)施＜國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法＞細(xì)則（試行）》，收文辦理是指對(duì)收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、反饋等。
一、簽收、登記是收文辦理的基礎(chǔ)工作
嚴(yán)格程序是保證收文準(zhǔn)確、規(guī)范、高效辦理的基礎(chǔ)。任何機(jī)關(guān)辦理收文的工作，一般都有簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦和反饋等程序。簽收是收文辦理的開始，因此，要做好清點(diǎn)和分類工作，注意檢查來(lái)件是否是發(fā)給本機(jī)關(guān)、本單位的，封皮編號(hào)是否與記載相符；信件有無(wú)破損、散包、被拆現(xiàn)象；清點(diǎn)收件總數(shù)與清單是否一致；通知單或回執(zhí)單標(biāo)明的文題、編號(hào)、數(shù)量是否符合要求；文件是否完全完整，如有無(wú)缺附件、缺頁(yè)、白頁(yè)、未具落款、未蓋公章；是否符合國(guó)務(wù)院《辦法》的規(guī)定；閱后按頁(yè)清退的絕密文件要逐頁(yè)清點(diǎn)，注意有無(wú)缺頁(yè).對(duì)于不符合要求的要及時(shí)退回，這樣既可以體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性，也可以科學(xué)、規(guī)范地處理收文，提高辦理效率。
簽收的公文要根據(jù)文件的秘密程度、文件的性質(zhì)、實(shí)際工作需要、文件數(shù)量等進(jìn)行登記。文件的登記范圍沒有統(tǒng)一的界限，但是，上級(jí)機(jī)關(guān)文件、下級(jí)機(jī)關(guān)文件、重要的帶有密級(jí)的刊物、資料、其他機(jī)關(guān)商洽問題和需要答復(fù)的文件、上級(jí)機(jī)關(guān)如開會(huì)印發(fā)的會(huì)議文件材料等必須登記。登記填項(xiàng)一般包括收文號(hào)（或順序號(hào)）、收文日期、來(lái)文
機(jī)關(guān)、文件標(biāo)題（內(nèi)容）、密級(jí)、文件號(hào)、份數(shù)等。登記方法主要有兩種：（1）流水式登記法。就是將收到文件按照時(shí)間順序不分種類依次登記，同時(shí)將文件辦理過程和轉(zhuǎn)送手續(xù)簡(jiǎn)要記載在同一登記簿上。（2）分類式登記法。就是根據(jù)本單位確定的文件分類標(biāo)準(zhǔn)分類進(jìn)行登記。如，可分為中共中央文件、國(guó)務(wù)院文件、省委文件、省政府文件、省直機(jī)關(guān)各部門文件、下級(jí)機(jī)關(guān)文件等。
收文登記是文件處理的重要依據(jù)，也是秘書人員一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，要嚴(yán)格按照登記項(xiàng)目逐項(xiàng)登記，不得漏項(xiàng)，不得出現(xiàn)重號(hào)和跳號(hào)現(xiàn)象。
二、審核工作是收文辦理的關(guān)鍵
《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三十一條規(guī)定：?收到下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。?做好審核把關(guān)工作既有利于糾正來(lái)文機(jī)關(guān)行文的錯(cuò)誤，嚴(yán)格公文的有關(guān)處理辦法，體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，也有利于收文的及時(shí)、有效辦理。在實(shí)際工作中，我們常常會(huì)碰到這樣的情況，有的下級(jí)來(lái)文是請(qǐng)求批復(fù)的，但是由于把?請(qǐng)示?文種錯(cuò)用為?報(bào)告?，致使請(qǐng)示事項(xiàng)得不到及時(shí)答復(fù)。因?yàn)?請(qǐng)示?是要求上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)的，而?報(bào)告?可不答復(fù)；有的文件由于沒有與有關(guān)部門和單位協(xié)商、會(huì)簽，而延誤了發(fā)揮效用的時(shí)間，甚至出現(xiàn)了相互矛盾的文件；有的文件由于行文格式不規(guī)范，而不能得到及
時(shí)辦理。因此，加強(qiáng)審核是從源頭上保證收文辦理的重要環(huán)節(jié)。特別是去年國(guó)務(wù)院公文處理辦法發(fā)布后，收文的審核工作除了內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、規(guī)范和其他有關(guān)規(guī)定外，更需注意以下幾點(diǎn)： 1．公文用紙。國(guó)務(wù)院《辦法》規(guī)定：?公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4型（210mm〓 297mm），左側(cè)裝訂。?而原國(guó)務(wù)院辦公廳的《辦法》規(guī)定，公文用紙一般為16開型。這是兩者的一個(gè)明顯區(qū)別。因此，在收文時(shí)要嚴(yán)格把握，按照國(guó)務(wù)院《辦法》執(zhí)行。
2．公文要素。原國(guó)務(wù)院辦公廳的《辦法》規(guī)定，公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時(shí)間、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間等部分組成。而國(guó)務(wù)院《辦法》增加了?保密期限?。如果收文是涉密文件而沒有保密期限，應(yīng)按不規(guī)范文件退回送文單位。同時(shí)，?請(qǐng)示?文種要在附注處注明聯(lián)系人及聯(lián)系電話，這也是收文中應(yīng)該注意的事項(xiàng)。另外，在簽發(fā)、用印等方面也有不同，收文時(shí)都要一并注意。
此外，還要注意審查公文文種是否正確，行文是否符合規(guī)則，需協(xié)商、會(huì)簽的公文是否履行必須的手續(xù)。如果收文不符合行文規(guī)則，格式不規(guī)范，用紙不符合標(biāo)準(zhǔn)，要及時(shí)退回文件呈報(bào)部門并說明理由。?經(jīng)審核，對(duì)符合本辦法規(guī)定的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理，需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。?（《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三十二條）
擬辦是指秘書人員對(duì)來(lái)文應(yīng)由那位領(lǐng)導(dǎo)審批，那一部門承辦，以及承辦過程中可能涉及到的事項(xiàng)提出初步處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)同志批辦時(shí)參考的工作程序。需要擬辦的文件主要有三種：上級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)并需要貫徹落實(shí)的文件；本機(jī)關(guān)所屬部門或下級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示性文件；平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)需要答復(fù)的文件。對(duì)于擬辦的公文，辦公廳（室）應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見。對(duì)重要公文應(yīng)當(dāng)先送機(jī)關(guān)分管業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人批示，再按批示意見辦理。一般性公文，可經(jīng)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人批示后，交有關(guān)部門辦理，需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。國(guó)務(wù)院《辦法》還規(guī)定，?原則上不辦理越級(jí)上報(bào)的公文?，這一點(diǎn)在收文辦理中要注意。另外，有些重要的機(jī)密性較強(qiáng)的資料、刊物以及所屬部門和下級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的情況報(bào)告雖然不需要辦理，但也要提出分發(fā)意見，征得主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可分發(fā)。擬辦的公文，需送負(fù)責(zé)人批示，即履行批辦手續(xù)后，才可以辦理。
三、承辦是收文辦理的重點(diǎn)
承辦是指機(jī)關(guān)有關(guān)部門或有關(guān)人員對(duì)應(yīng)辦復(fù)的文件根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見進(jìn)行具體辦理的工作，是文件處理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是具體解決問題的階段。承辦工作質(zhì)量的高低，直接反映一個(gè)機(jī)關(guān)的工作質(zhì)量和工作效率。因此，承辦工作是很重要的，秘書部門要重視這項(xiàng)工作，承辦部門要做好這項(xiàng)工作。
首先，要認(rèn)真研究文件內(nèi)容和批辦意見，弄清是否屬于自己主管業(yè)務(wù)范圍。其次，要弄清文件處理的時(shí)間要求，然后再按照輕重緩急
進(jìn)行落實(shí)。承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推倭。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說明。對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)返回交辦的文秘部門并說明理由。公文辦理過程中，遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。這一點(diǎn)與原公文處理辦法有所不同，原公文處理辦法只是規(guī)定，?凡涉及其他部門或者地區(qū)的問題，主辦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門或者地區(qū)協(xié)商、會(huì)簽。上報(bào)的公文，如有關(guān)方面意見不一致，應(yīng)當(dāng)如實(shí)反映。?兩國(guó)務(wù)院辦法明確規(guī)定，分歧意見如協(xié)商后不能取得～致，可以報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。第三，在仔細(xì)研究來(lái)文內(nèi)容、要求和領(lǐng)導(dǎo)批辦意見的基礎(chǔ)上，認(rèn)真辦理。凡屬自己承辦范圍內(nèi)的文件，如有領(lǐng)導(dǎo)批示意見，可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見辦理。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，可以遵循有關(guān)的方針、政策的精神、有關(guān)規(guī)定或慣例等進(jìn)行辦理。凡領(lǐng)導(dǎo)批辦意見中明確提出由某部門牽頭承辦的，牽頭部門要先準(zhǔn)備好處理意見，邀請(qǐng)協(xié)辦部門會(huì)商會(huì)簽，再由牽頭部門負(fù)責(zé)將有關(guān)部門提出的意見歸納整理，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。如有分歧，應(yīng)報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)裁決，或接領(lǐng)導(dǎo)意見再次會(huì)商，取得處理結(jié)果。承辦人員提出處理意見，要做到及時(shí)、認(rèn)真、審慎、負(fù)責(zé)，并須報(bào)請(qǐng)一定層次的領(lǐng)導(dǎo)人審核同意后才能答復(fù)送文機(jī)關(guān)或來(lái)文機(jī)關(guān)。需要說明的是，處理意見或處理結(jié)果是代表一定的機(jī)關(guān)和部門的，決不能以個(gè)人名義答復(fù)問題。
另外，為了加快文件處理速度，提高機(jī)關(guān)工作效率，對(duì)于送負(fù)責(zé)
第二篇：國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法講座2
公文寫作提綱 1.八十年代前 行政機(jī)關(guān)公文處理主
管部門對(duì)秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置、任務(wù)，公文的擬第一講
應(yīng)用寫作概說
制等等，有一些規(guī)定，但都是專項(xiàng)的、零散
一、什么是應(yīng)用寫作 的，沒有形成一完整的制度。1951年中央人1．應(yīng)用寫作 民政府發(fā)布《公文暫行處理辦法》。應(yīng)用寫作和文學(xué)寫作 2.1981年2月 國(guó)務(wù)院辦公廳制發(fā)了2．應(yīng)用文體 第一個(gè)較為系統(tǒng)的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理應(yīng)用文和記敘文、議論文、說明文 應(yīng)用文和文學(xué)作品 3．應(yīng)用文體的特點(diǎn) 4．應(yīng)用文體的分類 5．應(yīng)用文體的語(yǔ)言和文風(fēng)
二、為什么要學(xué)習(xí)應(yīng)用寫作 意義、作用
三、怎樣才能學(xué)好應(yīng)用寫作 1．學(xué)習(xí)應(yīng)用寫作必備的知識(shí) 2．學(xué)好應(yīng)用寫作必備的素質(zhì) 3．學(xué)習(xí)應(yīng)用寫作必備的努力 第二講 行政公文
第一節(jié) 公文概述
一、公文概念
廣 義：公務(wù)文書，為公事所用文本。
次廣義：是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和團(tuán)體行使職權(quán)、辦理公務(wù)所使用的文書。狹 義：法定公文（行政機(jī)關(guān)的公文和黨的機(jī)關(guān)的公文）
行政機(jī)關(guān)的公文（包括電報(bào)，下同），是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。
黨的機(jī)關(guān)的公文，是黨的機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問題，報(bào)告和交流情況的工具。我們要講的“機(jī)關(guān)公文”是指行政機(jī)關(guān)公文。
二、新中國(guó)行政公文的歷史
新中國(guó)國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文處理工作，走向規(guī)范化、制度化，經(jīng)歷了一個(gè)較長(zhǎng)的過程。暫行辦法》。3.1987年2月 國(guó)務(wù)院辦公廳修訂公布《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》。4.1993年11月 國(guó)務(wù)院辦公廳再次對(duì)這個(gè)“辦法”修訂后發(fā)布。5.2000年8月 國(guó)務(wù)院發(fā)布了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》。經(jīng)過多年的實(shí)踐和不斷修改完善，2000年的《辦法》已經(jīng)比較成熟。從2001年1月1日起，國(guó)家行政機(jī)關(guān)施行這個(gè)新的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》。這是我國(guó)國(guó)家
行政機(jī)關(guān)公文處理走向規(guī)范化、制度化、科
學(xué)化的一個(gè)重要標(biāo)志。認(rèn)真實(shí)施《辦法》，對(duì)于國(guó)家行政機(jī)關(guān)提高工作效率，保證工作
質(zhì)量，依法行政，推進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展
順利進(jìn)行是十分重要的。
三、機(jī)關(guān)公文寫作（制發(fā)）的依據(jù)
1．《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（國(guó)務(wù)院2000年8月24日發(fā)布）2．《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》（中共中央辦公廳1996年5月3日印發(fā)）
四、法定公文種類
《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》（14種）
決議 決定 指示 意見 通知 通報(bào) 公報(bào) 報(bào)告 請(qǐng)示 批復(fù) 條例 規(guī)定 函 會(huì)議紀(jì)要 《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（13種）
命令(令)決定 公告 通告 意見 通知 通報(bào) 議案 報(bào)告 請(qǐng)示 批復(fù) 函 會(huì)議紀(jì)
要
第二節(jié) 公文種類
國(guó)務(wù)院頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）第二章“公文種類”共確定了“命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要”共13種。
下面就各個(gè)文種作一介紹。
一、命令（令）
適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。
命令（令）有3個(gè)特點(diǎn)，即：具有強(qiáng)制性、有限定的發(fā)令機(jī)關(guān)、發(fā)布命令必須以法律和法令為依據(jù)。在具體使用中命令（令）可以分為公布令、行政令、任免令、嘉獎(jiǎng)令等。
1．公布令 這是頒布法律、法令和法規(guī)時(shí)使用的令文。公布令正文比較簡(jiǎn)短，一般由頒布對(duì)象、頒布根據(jù)、頒布決定、執(zhí)行要求4部分組成。頒布對(duì)象，指所公布的法規(guī)文件的名稱；頒布根據(jù)，說明是經(jīng)過什么會(huì)議通過或由什么領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的；頒布決定，即公布或批準(zhǔn)的決定，一般有“現(xiàn)予頒布（公布、發(fā)布）”、“現(xiàn)予公布施行”等；執(zhí)行要求，一般指公布的法規(guī)文件開始生效實(shí)施的時(shí)間要求。頒布令后面要附上所頒布的法規(guī)文件。
2．行政令
這是采取重大強(qiáng)制性行政措施時(shí)使用的令文。行政令的正文一般分為3個(gè)部分，即命令緣由（引言）、命令事項(xiàng)（主文）和執(zhí)行要求（結(jié)語(yǔ)）。
命令緣由部分著重闡明發(fā)令原因，扼要寫明發(fā)令的背景、形勢(shì)和緣由，揭示發(fā)令的目的和意義，使受令方面了解執(zhí)行此令的重要性，增強(qiáng)執(zhí)行命令的自覺性。
命令事項(xiàng)是命令的主體部分，也就是命令所要采取的重大的強(qiáng)制性措施。要分條款或分層次地寫明規(guī)定事項(xiàng)、工作要求、方法步驟。文字要寫得具體、肯定、簡(jiǎn)明、莊重，不作議論。使受令方面一目了然，易于執(zhí)行。
執(zhí)行要求是命令事項(xiàng)的補(bǔ)充，對(duì)受令方面提出要求和囑咐。有的令文執(zhí)行要求已在前面兩部分講明，也就不必再單獨(dú)寫這部分了。也有的命令的正文沒有明顯地分為三個(gè)部分，而是篇段合一的。
3．嘉獎(jiǎng)令
這是上級(jí)對(duì)下級(jí)授予榮譽(yù)稱號(hào)，表彰、獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)使用的令文。嘉獎(jiǎng)令的正文一般包括4個(gè)部分：優(yōu)秀事跡、性質(zhì)和意義，嘉獎(jiǎng)項(xiàng)目、號(hào)召和希望。
優(yōu)秀事跡部分是構(gòu)成嘉獎(jiǎng)令的依據(jù)和基礎(chǔ)，主要寫被嘉獎(jiǎng)對(duì)象的英雄模范事跡。
嘉獎(jiǎng)項(xiàng)目是嘉獎(jiǎng)令的主要成份。要交代是什么機(jī)構(gòu)或什么會(huì)議決定給予嘉獎(jiǎng)，嘉獎(jiǎng)項(xiàng)目是哪些。然后，要根據(jù)嘉獎(jiǎng)對(duì)象的事跡，扼要地寫出對(duì)受獎(jiǎng)?wù)叩拿銊?lì)和對(duì)大家的希望。撰寫嘉獎(jiǎng)令應(yīng)注意：第一，嘉獎(jiǎng)令并不常用，凡發(fā)令嘉獎(jiǎng)的，必須是相當(dāng)突出的英雄模范人物，其功績(jī)顯赫，影響甚大，足以效法、學(xué)習(xí)。第二，嘉獎(jiǎng)今既要敘述事跡，又要議論意義，還要有號(hào)召力，這就要求注意語(yǔ)言的運(yùn)用，要實(shí)事求是地概括，不能夸張渲染。
二、決定
適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員。變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
決定是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)出的，帶有制約、規(guī)范、指導(dǎo)作用的下行文。各類決定的寫法：
1．表彰決定。這類知照性決定，就是把決定事項(xiàng)簡(jiǎn)要地傳達(dá)給有關(guān)單位，極少有要求執(zhí)行的具體意見，它的內(nèi)容比較單純，主要是決定依據(jù)和決定事項(xiàng)，即使有號(hào)召或者鼓動(dòng)性的結(jié)尾，也很簡(jiǎn)短。在寫法上往往開門見山，直接陳述，篇段合一，語(yǔ)句簡(jiǎn)練、明快。
2．處分決定。處分決定的寫法有所不同，應(yīng)寫受處分人的身份、錯(cuò)誤事實(shí)、錯(cuò)誤性質(zhì)、根源、本人對(duì)錯(cuò)誤的態(tài)度、處分內(nèi)容等。
3．關(guān)于重大行動(dòng)或重要事項(xiàng)的決定。這類決定用于安排較大范圍的重大行動(dòng)或重要事項(xiàng)，一經(jīng)發(fā)出，震動(dòng)較大。如：《國(guó)務(wù)院關(guān)于全面推進(jìn)依法行政的決定》（國(guó)發(fā)[1999]23號(hào)）等。這類決定大都經(jīng)過一定的會(huì)議討論通過。它的寫法更強(qiáng)調(diào)把道理說清楚、講透徹，以便盡可能地統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)執(zhí)行決定的自覺性。
三、公告 適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。
公告可以分為三種類型。
第一類是向國(guó)內(nèi)外宣布重大事項(xiàng)的公告。它通常以國(guó)家機(jī)關(guān)名義或者授權(quán)新華社向國(guó)內(nèi)外莊重宣布某一重大事項(xiàng)。加宣布國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人的選舉結(jié)果、出訪、頒布法律、重要法令，公布重大科技成果等等。
第二類是宣布影響面很大的專門事項(xiàng)的公告。這類公告，是由有關(guān)職能部門，按法定程序發(fā)布的，有的也因涉外工作的需要而發(fā)布。如按《商標(biāo)法》規(guī)定的注冊(cè)商標(biāo)公告，以及公布企業(yè)破產(chǎn)的公告，企業(yè)換證公告，質(zhì)量監(jiān)督公告等等。
第三類是向特定對(duì)象發(fā)布的公告。公告內(nèi)容單一，篇幅一般比較簡(jiǎn)短，標(biāo)題可以寫成三種形式：由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文體組成；由發(fā)文機(jī)關(guān)、文體組成；只有文體這一要素組成，如：《公告》。標(biāo)題下可依公告單獨(dú)編號(hào)。在公告的正文中，要簡(jiǎn)明扼要地寫出公告依據(jù)、公告事項(xiàng)。結(jié)尾一般以“現(xiàn)予公告”、“特此公告”作結(jié)語(yǔ)。
四、通告
適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
通告文種各行政主管部門使用的比較多，時(shí)常見諸報(bào)端。如公安部門發(fā)布的車輛年檢、交通管制的通告，工商部門發(fā)布的企業(yè)許可證年審的通告等等。
通告的標(biāo)題大體有三種：一是由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三部分組成；二是只有發(fā)文機(jī)關(guān)和文種組成；三是只寫文種《通告》。通告的正文主要是針對(duì)某些事項(xiàng)作出規(guī)定或限制，成為告知對(duì)象行動(dòng)的規(guī)范，要求遵循。因此，正文一般由目的根據(jù)、規(guī)定事項(xiàng)和要求三部分內(nèi)容構(gòu)成。正文之后，習(xí)慣以“特此通告”、“此告”等詞語(yǔ)結(jié)尾。
擬制通告要注意三點(diǎn)：一要突出中心。通告常常帶有法規(guī)的性質(zhì)，要明確“允許做什么和不允許做什么”。力求簡(jiǎn)明易懂、有章可循、有規(guī)可依。二要體現(xiàn)方針政策。必須正確地把握方針、政策，熟悉有關(guān)事項(xiàng)的具體情況。三要通俗易懂，切忌語(yǔ)言含糊，公眾難以理解。
五、通知
適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。
通知是使用得比較多的一種公文。通知大多是下行文，因而有一定的指揮、指導(dǎo)性。和其它下行文種相比，通知應(yīng)用范圍更寬，具有廣泛性。大多數(shù)類型的通知對(duì)受文對(duì)象總是有所要求，提出需要執(zhí)行或辦理的事項(xiàng)，它雖不同于命令，但也有一定的權(quán)威性。通知還有明顯的時(shí)間性，有些通知，如會(huì)議通知，只是在指定的一段時(shí)間里有效。
按《辦法》通知可以分為批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知，傳達(dá)、要求執(zhí)行、周知性通知及人事任免通知三種。我們?cè)谵k理公文中發(fā)現(xiàn)一些地區(qū)和單位在使用通知時(shí)存在這樣幾個(gè)問題：一是標(biāo)題繁瑣。比如出現(xiàn)幾個(gè)“關(guān)于”或“通知的通知”等情況；二是轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)性通知的按語(yǔ)部分文字過多或態(tài)度不明確；三是要求執(zhí)行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據(jù)的事由。因此，我們?cè)跀M制通知時(shí)應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：
1．標(biāo)題。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三部分組成，只使用一個(gè)介詞“關(guān)于”再加事由和通知即可。如：《甘肅省人民政府關(guān)于印發(fā) 1997年國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃要點(diǎn)的通知》。另外，還要注意在標(biāo)題中除引用法律法規(guī)和行政規(guī)章時(shí)可加書名號(hào)外，一般不加標(biāo)點(diǎn)符合。在起草層層轉(zhuǎn)發(fā)的通知時(shí)，要盡量把標(biāo)題寫得簡(jiǎn)明些。可以采取兩種辦法解決：一是對(duì)各個(gè)轉(zhuǎn)發(fā)通知都提出了具體要求的，可以綜合改寫為一個(gè)新的“通知”，貫穿全部?jī)?nèi)容或主要精神。二是對(duì)非政策性文件，幾個(gè)轉(zhuǎn)發(fā)通知又無(wú)新要求的，可以減少中間層次，直接轉(zhuǎn)發(fā)。如：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市計(jì)委“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省計(jì)委‘關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家計(jì)委辦公廳《關(guān)于批轉(zhuǎn)<××日?qǐng)?bào)>發(fā)行工作會(huì)議紀(jì)要的通知》的通知’的通知”，如果改寫為：“××市計(jì)委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家計(jì)委辦公廳批轉(zhuǎn)《××日?qǐng)?bào)》發(fā)行工作會(huì)議紀(jì)要的通知”，就簡(jiǎn)明多了。
2．批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。這類通知是針對(duì)被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文而發(fā)的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，組成了批轉(zhuǎn)性或轉(zhuǎn)發(fā)性通知。正文包括兩個(gè)部分：轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)象和批注意見。轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)象要寫明被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文名稱及原發(fā)文單位。批注意見要寫明對(duì)所轉(zhuǎn)發(fā)公文的態(tài)度、意見和執(zhí)行要求。批轉(zhuǎn)性通知的批語(yǔ)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知的按語(yǔ)，可長(zhǎng)可短，應(yīng)看具體情況而定。有的照批照轉(zhuǎn)，只極為簡(jiǎn)要地表明態(tài)度、作出評(píng)價(jià)、提出要求。如：“省經(jīng)貿(mào)委《關(guān)于1998年經(jīng)濟(jì)運(yùn)行調(diào)控方案》已經(jīng)省政府同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。”有的強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)，在寫明態(tài)度、評(píng)價(jià)和要求之后，再結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)所轉(zhuǎn)發(fā)公文的重要意義或者某一方面的精神，突出加以強(qiáng)調(diào)，以引起重視。有的補(bǔ)充完善，對(duì)所轉(zhuǎn)發(fā)的公文除作出基本肯定外，還就其本身不夠完善的地方作些補(bǔ)充、說明。但一般情況下，批語(yǔ)和按語(yǔ)不易過多，以免與轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件內(nèi)容重復(fù)。
3．要求執(zhí)行和周知性通知。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據(jù)的法律、法規(guī)、政策。
4．要根據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)公文的不同情況，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語(yǔ)。如表態(tài)的“同意”、“原則同意”、“基本同意”等詞語(yǔ)；提出要求希望的“希遵照辦理”、“請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“請(qǐng)研究執(zhí)行”、“請(qǐng)參照?qǐng)?zhí)行”、“供參考”、“請(qǐng)研究試行”等詞語(yǔ)。
5．任免通知。除法定機(jī)關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)人外，其他任免一般采用“通知”。任免通知正文只寫明經(jīng)某級(jí)組織決定，任命（或免去）某人擔(dān)任某項(xiàng)職務(wù)即可。有的還寫明任期和待遇。
六、通報(bào)
適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。
通報(bào)和通知都具有知曉性和指導(dǎo)性，但通知大都要求貫徹執(zhí)行，具有一定的約束力，而通報(bào)只起引導(dǎo)、警戒、啟發(fā)、教育和溝通情況的作用。、通報(bào)可分為表?yè)P(yáng)性通報(bào)、批評(píng)性通報(bào)、情況通報(bào)等。
（一）表?yè)P(yáng)性通報(bào)：正文一般包括先進(jìn)
事跡及其意義、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、表彰決定、希望和要求四個(gè)部分。
先進(jìn)事跡是這類通報(bào)的主要內(nèi)容。在直述式通報(bào)中，這部分內(nèi)容直接在通報(bào)中敘述，寫得詳細(xì)些。在轉(zhuǎn)述式通報(bào)中，這部分內(nèi)容已出現(xiàn)在通報(bào)的附件中，就不必再重?cái)⑹鱿冗M(jìn)事跡了，只須概括地強(qiáng)調(diào)或突出要點(diǎn)。直述式通報(bào)在介紹先進(jìn)事跡時(shí)，應(yīng)做到：第一，要把時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、結(jié)果簡(jiǎn)明地交代清楚。第二，要實(shí)事求是，不能任意夸大、渲染。第三，要重點(diǎn)突出，涉及能體現(xiàn)先進(jìn)的精神境界和突出通報(bào)中心的，就把事實(shí)寫得詳細(xì)些，無(wú)關(guān)緊要的可一筆帶過或略而不記。先進(jìn)事跡的意義和先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，是通報(bào)的主旨。著重表彰先進(jìn)事跡的通報(bào)，應(yīng)在介紹事跡的基礎(chǔ)上，說明其意義。
表彰決定是寫明領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)先進(jìn)表彰獎(jiǎng)勵(lì)的決定，它通常寫在通報(bào)的末尾部分。
希望和要求，既包括對(duì)被表彰者的勉勵(lì)和期望，又包括對(duì)廣大群眾的號(hào)召和希望。這一部分要發(fā)掘先進(jìn)的典型意義和時(shí)代精神，針對(duì)當(dāng)時(shí)形勢(shì)需要有感而發(fā)，力求符合實(shí)際，有針對(duì)性，概括、鮮明、不千篇一律。“
（二）批評(píng)性通報(bào)：這類通報(bào)是通報(bào)中使用得最多的，它的內(nèi)容除在一定范圍內(nèi)公布對(duì)某單位、某人、某事的批評(píng)處理外，著重是要從被通報(bào)的事件中吸取教訓(xùn)，以典型事例對(duì)群眾進(jìn)行教育，以防類似事件的發(fā)生。其懲戒作用十分突出。
這類通報(bào)，有的是批評(píng)錯(cuò)誤、公布處分決定，行文較短。有的除批評(píng)錯(cuò)誤、宣布處分外，側(cè)重于分析情況，總結(jié)教訓(xùn)，指導(dǎo)改進(jìn)工作，篇幅就要長(zhǎng)些。這類通報(bào)寫法和前一類大同小異，正文包括錯(cuò)誤事實(shí)、根源和教訓(xùn)、處理決定、希望和要求四部分
七、議案
適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。
議案格式比較簡(jiǎn)單，一般寫明提請(qǐng)審議的事項(xiàng)名稱、什么時(shí)間、什么會(huì)議討論通過、目的、法定提交人和提交時(shí)間即可。
八、報(bào)告
適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。
報(bào)告種類多種多樣，大致可分為工作報(bào)告、情況報(bào)告、答復(fù)報(bào)告、報(bào)送文件的報(bào)告等。
1．工作報(bào)告。這是用于匯報(bào)工作進(jìn)程、總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)、反映工作問題、提出工作意見的報(bào)告。這類報(bào)告是報(bào)告中應(yīng)用最為廣泛的一種。它的正文，一般包括基本情況、主要成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)體會(huì)、存在問題、今后意見等幾部分。格式上，每一部分可標(biāo)出序數(shù)分項(xiàng)寫，或列出小標(biāo)題來(lái)寫。
根據(jù)需要，工作報(bào)告可以寫成綜合性的，也可以寫成專題性的。
綜合性的工作報(bào)告，它是不同階段、不周范圍的全面工作總結(jié)或匯報(bào)。可以是各方面的綜合工作，或者一個(gè)系統(tǒng)、一個(gè)部門的全面工作。專題性的工作報(bào)告強(qiáng)調(diào)專一性，它是就某一項(xiàng)或某一方面的工作向上級(jí)機(jī)關(guān)所作的報(bào)告。它可分為總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的專題工作報(bào)告和研究工作的專題工作報(bào)告。前一類就是呈報(bào)上級(jí)的專題工作總結(jié)，它不需要答復(fù)，后一類通常是就落實(shí)、開展、加強(qiáng)、發(fā)展、改進(jìn)、改革某項(xiàng)工作向上級(jí)作的專題報(bào)告。它不一定在工作結(jié)束后才寫，常常是在工作進(jìn)程中，待工作告一段落時(shí)寫好，待上級(jí)答復(fù)、批轉(zhuǎn)。
2．情況報(bào)告。這是對(duì)工作中的重大情況、特殊情況、新情況進(jìn)行調(diào)查了解后，向上級(jí)作出的報(bào)告。它不需要答復(fù)、主要是讓上級(jí)了解、掌握情況，以便根據(jù)情況采取措施，指導(dǎo)工作。向上級(jí)提出工作建議的報(bào)告，也屬這一類。
3．答復(fù)報(bào)告。這是答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的查詢、提問或匯報(bào)執(zhí)行上級(jí)機(jī)關(guān)某項(xiàng)指示、意見的結(jié)果的報(bào)告。正文包括答復(fù)依據(jù)、答復(fù)事項(xiàng)兩部分，寫法比較自由。有的先寫依據(jù)，后答復(fù)；有的邊寫依據(jù)，邊答復(fù)。
九、請(qǐng)示
適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。
請(qǐng)示可以分為三種類型。
第一種是請(qǐng)求指示的。對(duì)上級(jí)制定的方
針、政策、法律、法令、法規(guī)、規(guī)章或某項(xiàng)
指示有不同理解，希望上級(jí)明確解釋，或者從實(shí)際出發(fā)需要對(duì)某項(xiàng)規(guī)定、制度、指示作出修訂、補(bǔ)充。
第二種是請(qǐng)求批示、解決問題的。請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)解決本單位的某些困難，或?qū)Ρ締挝坏哪硞€(gè)問題提出處理意見請(qǐng)求上級(jí)批復(fù)而寫的請(qǐng)示，就屬這一類。
第三種是請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的。某職能部門針對(duì)新情況、新問題提出了解決的辦法和措施，即因?yàn)椴荒苤苯右笃郊?jí)或不相隸屬的機(jī)關(guān)部門照辦，而需要請(qǐng)求上級(jí)審定后批轉(zhuǎn)有關(guān)方面執(zhí)行，這樣上報(bào)的請(qǐng)示，就屬這類。這類請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的請(qǐng)示，容易同研究工作的專題報(bào)告混淆，寫作時(shí)尤其要注意。
請(qǐng)示一般由請(qǐng)示事由、請(qǐng)示事項(xiàng)、結(jié)尾三部分組成。結(jié)尾常以請(qǐng)求語(yǔ)作結(jié)，習(xí)慣用的有”以上意見是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示“、”妥否？請(qǐng)指示“、”當(dāng)否？請(qǐng)批復(fù)“、”以上意見如可行（或如無(wú)不妥），請(qǐng)批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行“等。撰寫請(qǐng)示應(yīng)注意：
第一，要控制使用，當(dāng)用才用。必須辦理而在自己職權(quán)范圍內(nèi)又不能解決，確實(shí)需要請(qǐng)示上級(jí)的才可行文請(qǐng)示。不要?jiǎng)虞m請(qǐng)示，把矛盾上交。
第二，要一文一事為宜，切忌把不相關(guān)聯(lián)的問題放在一個(gè)請(qǐng)示里，使上級(jí)無(wú)法批復(fù)，影響工作。
第三，要按級(jí)請(qǐng)示，確實(shí)必須越級(jí)請(qǐng)示的，也應(yīng)同時(shí)抄送直接的上級(jí)機(jī)關(guān)。如果一項(xiàng)請(qǐng)示涉及不止一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)以主管此項(xiàng)請(qǐng)示的上級(jí)機(jī)關(guān)為主送單位，其他為抄送單位，避免職責(zé)不明，耽誤處理時(shí)間。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，請(qǐng)示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，也不要同時(shí)抄送同級(jí)和下級(jí)機(jī)關(guān)。
第四，它的格式也包括標(biāo)題。正文和結(jié)尾，它的標(biāo)題一定要寫明事由，不能光寫”請(qǐng)示“，以提請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)注意，及時(shí)處理。
十、批復(fù)
適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。
批復(fù)具有針對(duì)性、權(quán)威性、鮮明性。它是對(duì)某項(xiàng)具體工作發(fā)表指示、意見，對(duì)受文的下級(jí)有約束力，特別是關(guān)于重要事項(xiàng)或重大問題的批復(fù)，往往有明顯的法規(guī)作用。批復(fù)中對(duì)答復(fù)的問題應(yīng)態(tài)度鮮明，觀點(diǎn)明確，不能模棱兩可，使人無(wú)所適從。
批復(fù)的正文分為批復(fù)根據(jù)、批復(fù)事項(xiàng)兩部分。
批復(fù)根據(jù)，要極其簡(jiǎn)要地引述來(lái)文的請(qǐng)示事項(xiàng)，或引述來(lái)文標(biāo)題，都是一句話就可以說清楚的。
批復(fù)事項(xiàng)是主要部分，要針對(duì)請(qǐng)示的內(nèi)容，給予明確答復(fù)或具體指示。有些批復(fù)，不是簡(jiǎn)單地就請(qǐng)示事項(xiàng)表明態(tài)度，還應(yīng)根據(jù)需要給予具體指示。
批復(fù)如果不同意下級(jí)的請(qǐng)示，則應(yīng)簡(jiǎn)要說明理由，以利對(duì)方接受，及時(shí)作出相應(yīng)安排。撰寫批復(fù)時(shí)應(yīng)注意：
第一，批復(fù)要緊扣請(qǐng)示明確作答，不要答非所問，復(fù)非所求，節(jié)外生枝。有時(shí)以有關(guān)法規(guī)、文件精神為依據(jù)答復(fù)問題時(shí)，應(yīng)寫明引據(jù)出處，以備執(zhí)行中查考。
第二，批復(fù)內(nèi)容若涉及其他部門，起草批復(fù)時(shí)應(yīng)同有關(guān)部門會(huì)簽或商量，但不能互相推倭，造成公文旅行。
第三，批復(fù)一定要有明確的受文單位。有的在標(biāo)題中就標(biāo)明了受文單位。正文結(jié)尾可寫上”特此批復(fù)“、”此復(fù)“，也可以不寫。
十一、意見
適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。
意見是《辦法》中新增加的文種。主要用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。從行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作為上行文，可用于向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)請(qǐng)批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)事項(xiàng)。作為下行文，可用于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或某些重要問題提出處理的方針、原則和措施、辦法。
意見一般由引言、正文和結(jié)尾三部分組成。引言要寫明提出意見的事由、依據(jù)和目的。正文部分是意見所提出的具體見解和措施辦法，可采用小標(biāo)題或圍繞問題分條列項(xiàng)進(jìn)行撰寫。結(jié)尾，對(duì)貫徹意見提出具體要求。意見的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種組成。
十二、函
適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢
問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
函的應(yīng)用范圍比較廣泛，在上下級(jí)機(jī)關(guān)之間、平級(jí)機(jī)關(guān)之間或不相隸屬的機(jī)關(guān)單位之間，涉及各方面的公務(wù)聯(lián)系，都可使用。
較為正規(guī)的公函，格式可分為三部分：
開頭，包括標(biāo)題、編號(hào)和受文單位。標(biāo)題可由發(fā)函單位、事由、文種組成。
正文是函的主要部分，要看不同用途來(lái)確定寫法。去函要把商洽的原委、詢問的問題、請(qǐng)求的事項(xiàng)、告知的情況等寫清楚，以便得到對(duì)方的支持、理解或回答。復(fù)函，要針對(duì)來(lái)件所詢問的問題、商請(qǐng)的事項(xiàng)給予明確答復(fù)，不能含糊其詞，模棱兩可，不著邊際。
結(jié)尾包括結(jié)束語(yǔ)及署名、日期。結(jié)束語(yǔ)如去函的”為要“、”為盼“、”為感“、”為荷“，復(fù)函的”待此復(fù)函“、”此復(fù)“等。也可不寫結(jié)束語(yǔ)，正文寫完即結(jié)束。
撰寫函件應(yīng)注意：
第一，要寫得內(nèi)容專
一、集中、中心突出，一般要一函一事。
第二，要有分寸。對(duì)上應(yīng)尊重，對(duì)下應(yīng)謙遜，對(duì)平行或不相隸屬機(jī)關(guān)，應(yīng)以禮相待。語(yǔ)氣應(yīng)力求平和、禮貌。要摒棄不必要的客套、無(wú)須講的道理、空洞的套話。
第三，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語(yǔ)。
十三、會(huì)議紀(jì)要
適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。
根據(jù)會(huì)議性質(zhì)的不同，會(huì)議紀(jì)要可以分為辦公會(huì)議紀(jì)要和其它專題會(huì)議紀(jì)要兩大類。
辦公會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題，可寫為會(huì)議名稱加紀(jì)要。專題會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題可寫為事由加會(huì)議紀(jì)要。如：關(guān)于減輕農(nóng)民負(fù)擔(dān)問題的會(huì)議紀(jì)要。一般政府機(jī)關(guān)的辦公會(huì)議、常務(wù)會(huì)議都有固定的文頭。如：甘肅省人民政府省長(zhǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要、甘肅省人民政府常務(wù)會(huì)議紀(jì)要等。正文可以分為兩個(gè)部分。
第一部分簡(jiǎn)要敘述會(huì)議組織情況，可以寫出會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、出席人員、列席人員（辦公會(huì)議的列席人員通常寫在正
文之后）等。若會(huì)議只有一個(gè)議題，可以寫明專題研究討論的議題名稱。如：專題研究了農(nóng)業(yè)問題等。
第二部分是寫會(huì)議精神和議定事項(xiàng)，這是紀(jì)要的主要部分。辦公會(huì)議紀(jì)要的這部分。可以寫對(duì)議題的討論情況、各種意見、建議、會(huì)議作出的決議、決定，布置的工作、任務(wù)，將要采取的措施和要求等。
若只有一個(gè)議題，常采用貫通式的縱式結(jié)構(gòu)，不分條款。專題會(huì)議紀(jì)要也可采用這種寫法；若多項(xiàng)議題，可依會(huì)議議程的先后順序安排組織材料。
撰寫會(huì)議紀(jì)要應(yīng)注意：
第一，會(huì)議紀(jì)要是對(duì)所有會(huì)議材料的概括、綜合和提煉，因此，要定好紀(jì)要必須做好處理材料的工作。要廣泛搜集會(huì)議材料，全面掌握會(huì)議情況；要按照會(huì)議精神和領(lǐng)導(dǎo)工作意圖，對(duì)材料進(jìn)行分類和篩選；要對(duì)選用的材料進(jìn)行分析和綜合，圍繞中心組織好材料。
第二，紀(jì)要篇幅不宜過長(zhǎng)，語(yǔ)言要簡(jiǎn)明扼要。紀(jì)要常用第三人稱進(jìn)行敘述，如“會(huì)議認(rèn)為”“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”“會(huì)議指出”“會(huì)議號(hào)召”“會(huì)議決定”之類。
第三，會(huì)議紀(jì)要必須全面準(zhǔn)確地反映會(huì)議情況和基本精神，其內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確。因此，會(huì)議記錄人員一定要聚精會(huì)神，盡最大努力作好會(huì)議記錄。
第三節(jié)
公文格式
2000年8月份，國(guó)務(wù)院發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱新《辦法》），規(guī)定，公文中的要素主要為：秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等。
按照國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年12月27日發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》，公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁(yè)紅色反線（寬度同版心，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。
下面，對(duì)公文各要素和標(biāo)識(shí)作一簡(jiǎn)單介紹。
一、眉首部分
主要標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等要素。
1．公文份數(shù)序號(hào)。公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。標(biāo)識(shí)時(shí)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。
2．秘密等級(jí)和保密期限。秘密等級(jí)是指涉密公文的保密程度，分秘密、機(jī)密、絕密三級(jí)。《辦法》規(guī)定，涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限，絕密、機(jī)密級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)，秘密、機(jī)密、絕密公文均應(yīng)標(biāo)注保密期限。標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)時(shí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用”★“隔開。
3．緊急程度。急件公文分為特急、急件兩種。其中，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)識(shí)：特提、特急、加急、平急。標(biāo)識(shí)時(shí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊密程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。
4．發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和“文件”二字組成，如“××省人民政府文件”等。對(duì)一些特定公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。標(biāo)識(shí)位置是上邊緣到版心上邊緣25mm處，上報(bào)的公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)在上邊緣到版心上邊緣 80mm處。國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》還規(guī)定，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)一般應(yīng)小于22mm×15m。聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布。聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多時(shí)，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。
5．發(fā)文字號(hào)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)組成，如：“×政發(fā)〔2003〕82號(hào)”，“×政發(fā)”指發(fā)文機(jī)關(guān)代字，“〔1999〕”指年份，“82號(hào)”指發(fā)文序號(hào)。整個(gè)意思就是××省人民政府在1999年所發(fā)的第82號(hào)文件。標(biāo)識(shí)位置在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行處，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年代應(yīng)用全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；序號(hào)不編虛位，即不編為001，不加”第“字。
6．簽發(fā)人。上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空l(shuí)字；簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人從第2行起在與主辦單位簽發(fā)人姓名對(duì)齊處按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，同時(shí)，使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名同處一行，并下移紅色反線，使紅色反線與發(fā)文字號(hào)繼續(xù)保持為4mm。
二、主體部分
主要標(biāo)識(shí)公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文時(shí)間、發(fā)文機(jī)關(guān)印章、附注等要素。
1．公文標(biāo)題。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、概括而成的公文主要內(nèi)容和公文種類組成。幾種公文標(biāo)題的形式：
（1）發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由（主要內(nèi)容概括）+文種
如：河北省人民政府關(guān)于實(shí)行省直管縣財(cái)政體制的通知
（2）事由（主要內(nèi)容概括）+文種 如：關(guān)于完善農(nóng)村戶籍管理制度的意見
（3）發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+文種 如：北京市人民政府通告
（4）文種 如：通告
公文標(biāo)題是文件內(nèi)容的高度概括，文字要求準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要、概括，書寫時(shí)要居中書寫，用2號(hào)小標(biāo)宋體字。回行時(shí)要注意做到詞意完整，排列居中對(duì)稱，間距恰當(dāng)，做到既有美感，又要避免產(chǎn)生異義。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，公文標(biāo)題一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
2．主送機(jī)關(guān)。指公文的主要受理機(jī)關(guān)，書寫時(shí)應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。上行文一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，必須同時(shí)報(bào)送幾個(gè)主送機(jī)關(guān)的，可以用抄送形式；下行文可以有兩個(gè)以上的主送機(jī)關(guān)，但是，如果主送機(jī)關(guān)過多，則一般用規(guī)范的統(tǒng)稱，如“各市、自治州人民政府，省政府各部門：”等。標(biāo)識(shí)位置在標(biāo)題下空1行處，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。
3．公文正文。標(biāo)識(shí)在主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。
4．附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字處，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，如“附件：1.××××××”。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）。
5．成文日期。以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期需要完整寫出年、月、日，而且必須用漢字書寫（“零”寫為“0”）。如：“二〇〇九年十一月二十四日”
成文時(shí)間標(biāo)識(shí)時(shí)，右邊要空4字。
6．發(fā)文機(jī)關(guān)印章。公文除以電報(bào)形式發(fā)出的加蓋發(fā)報(bào)專用章外，其他公文一律加蓋印章。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文蓋印的位置一般應(yīng)上距正文2mm～4mm。，以端正、居中、下壓成文時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)印章下弧元文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時(shí)間上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時(shí)間上。聯(lián)合行文的印章：當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布。最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。這里需要注意的是，《辦法》規(guī)定，聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章。
7．附注。指需要說明的其他事項(xiàng)。公文如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。上行文的”請(qǐng)示"文種中，應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
三、版記部分
主要標(biāo)識(shí)主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間等要素。
1．主題詞。是進(jìn)行文獻(xiàn)標(biāo)引、存儲(chǔ)、檢索等工作的工具，位于附注之下，抄送機(jī)關(guān)之上，它是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化，提高辦公效率和質(zhì)量的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。一般的排列次序?yàn)椋悍从彻膬?nèi)容的主題詞在前，反映公文形式的主題詞在后。在單主題公文中，反映公文中心內(nèi)容的主題詞在前，反映公文分述內(nèi)容的主題詞在后；在多主題詞公文中，反映公文內(nèi)容的各主題詞按其出現(xiàn)的先后次序排列。主題詞用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)，詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。
2．抄送機(jī)關(guān)。指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)。公文如有抄送，在主題詞下一行，左空1字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)。抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊。在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。
3．印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間。位于抄送機(jī)關(guān)之下（無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置，用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。
第四節(jié) 公文寫作
一、公文的主題
? 1.公文主題是公文的靈魂，要做到正確、鮮明、集中。? 2.怎樣才能使公文主題做到正確？ ?（1）符合黨的方針政策，特別是現(xiàn)行的方針政策 ?（2）符合領(lǐng)導(dǎo)意圖 ?（3）符合實(shí)際，切實(shí)可行
二、公文的語(yǔ)言
1．語(yǔ)體和公文語(yǔ)體
公文語(yǔ)言有其獨(dú)特的風(fēng)格和特點(diǎn)。人們運(yùn)用語(yǔ)言進(jìn)行交接（包括寫文章），不僅要遵守語(yǔ)音、詞匯、語(yǔ)法上的一般規(guī)范，而且要善于使用各種相應(yīng)的語(yǔ)體，否則就與語(yǔ)言環(huán)境不協(xié)調(diào)，影響表達(dá)效果。語(yǔ)體對(duì)個(gè)人運(yùn)用語(yǔ)言的活動(dòng)有一定的約束作用，即一個(gè)人在選擇語(yǔ)言材料和修辭方法的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)遵守某種語(yǔ)體的一般要求，否則即為不得體。
隨著人們交際目的、內(nèi)容、對(duì)象、環(huán)境等因素的不同，人們使用的語(yǔ)言材料在功能上出現(xiàn)了分化。當(dāng)這些因素比較一致時(shí)，人們?cè)谶x擇語(yǔ)言材料方面就會(huì)出現(xiàn)一些共同的特點(diǎn)，根據(jù)這些特點(diǎn)劃分出來(lái)的類別就叫語(yǔ)體。
從大的方面來(lái)看，現(xiàn)代漢語(yǔ)的語(yǔ)體可分為口頭語(yǔ)體和書面語(yǔ)體兩大類。一般說，口頭語(yǔ)體生動(dòng)、活潑，但不嚴(yán)謹(jǐn)、不莊重；書面語(yǔ)體嚴(yán)謹(jǐn)、莊重，不易產(chǎn)生歧義。書面語(yǔ)體還可以按功能的不同分為文藝語(yǔ)體、科技語(yǔ)體、政論語(yǔ)體和公文語(yǔ)體。如下圖：
語(yǔ)體包括：①口頭語(yǔ)體：談話語(yǔ)體和演說語(yǔ)體
②書面語(yǔ)體：文藝語(yǔ)體，科技語(yǔ)體，政論語(yǔ)體，公文語(yǔ)體。
不同的語(yǔ)體在運(yùn)用語(yǔ)言材料和修辭手法等方面的特點(diǎn)，是不同語(yǔ)體之間相互區(qū)別的依據(jù)。但由于各種語(yǔ)體相互影響、相互滲透，也有可能出現(xiàn)語(yǔ)體交叉的現(xiàn)象。例如雜文小品就是政論語(yǔ)體和文藝語(yǔ)體交叉的結(jié)果。
公文語(yǔ)體是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體以及人民群眾之間相互處理事務(wù)的一種語(yǔ)體。公文語(yǔ)體適用的文體范圍較廣。黨和政府的文件、法令、條約，社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位的規(guī)章、合同、協(xié)議書、總結(jié)、計(jì)劃、調(diào)查報(bào)告，個(gè)人書信、借條、請(qǐng)假條等文體都離不開公文語(yǔ)體。總之，公文語(yǔ)體適用于我們常說的應(yīng)用文體，當(dāng)然也包括機(jī)關(guān)公文。
2.公文語(yǔ)體的特點(diǎn) ? 以說明和敘述為表達(dá)形式 ? 以實(shí)用為目的 ? 不追求語(yǔ)言的藝術(shù)化 ? 也不以語(yǔ)言的生動(dòng)性為標(biāo)準(zhǔn) ? 把準(zhǔn)確和簡(jiǎn)介作為最基本、最高的要求 ? 把規(guī)格化當(dāng)做手段 ? 準(zhǔn)確性
簡(jiǎn)潔性
規(guī)格性
公文語(yǔ)體的語(yǔ)言特點(diǎn) ? 嚴(yán)謹(jǐn)莊重
恰當(dāng)準(zhǔn)確
? 樸實(shí)得體
簡(jiǎn)明生動(dòng)
三、公文的材料
? 1.公文材料的要求
真實(shí)可靠 ? 典型 ? 生動(dòng)新鮮
2.公文材料的來(lái)源
?（1）黨的方針政策、領(lǐng)導(dǎo)指示 ?（2）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件精神 ?（3）有關(guān)部門和行業(yè)的信息 ?（4）本部門的工作文件材料 ?（5）基層單位的具體情況 ?（6）新聞媒體材料 ?
?（7）特別要掌握新情況、新材料
四、公文的結(jié)構(gòu)
? 公文的結(jié)構(gòu)一般可分為：開頭、主體、結(jié)尾三部分。
1．開頭—引敘、引據(jù)、依據(jù)
2．主體
序列式、遞進(jìn)式、總分式
3．結(jié)尾
總結(jié)式、強(qiáng)調(diào)式、請(qǐng)示式、要求式、號(hào)召式
五、公文的表達(dá)方式
? 1.有五種形式：記敘、描寫、抒情、說明和議論。
? 2.最常用的表達(dá)方式主要是記敘、說明和議論。
六、公文寫作的基本要求
?（－）符合黨和國(guó)家的路線方針政策和法律法現(xiàn)
（二）符合上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)指示
（三）同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接
（四）完整準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖
?
（五）全面準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際信況 ?
（六）提出的政策、措施切實(shí)可行
?
（七）表述準(zhǔn)確嚴(yán)密 ?
（八）文字精確簡(jiǎn)練 ?
（九）文種使用恰當(dāng) ?（＋）公文結(jié)構(gòu)和格式規(guī)范
第三篇：《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》講座（下）
《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》講座（下）
第四講行文規(guī)則
行文規(guī)則，是制發(fā)、辦理公文中必須遵循的基本準(zhǔn)則。《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）第四章規(guī)定的“行文規(guī)則”，共 11條。主要是從行文原則、行文方向和行文要求三個(gè)方面確立了國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文的行文規(guī)則。我們?cè)趯?shí)際工作中必須嚴(yán)格遵守和執(zhí)行這些規(guī)則，以利提高行文效用，把握行文權(quán)限，規(guī)范行文體式。
一、堅(jiān)持行文原則，提高行文效用
“行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。”（《辦法》第十三條）這是行文的基本原則，也是行文的出發(fā)點(diǎn)。確定行文一定要首先明確行文的目的和作用，要有的放矢，有針對(duì)性，使發(fā)出的公文產(chǎn)生預(yù)期的效用。堅(jiān)持這一點(diǎn)，就能有效地控制公文總量，從源頭上治理多年困擾我們的“文山”問題，使領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志有更多的時(shí)間深入基層，議大事，抓落實(shí)。要注意糾正“發(fā)文越多、文件的規(guī)格越高，工作就越重視”的誤區(qū)，根據(jù)實(shí)際需要確定是否行文。行文的必要性是上行文、平行文、下行文都必須遵循的原則。上行文中，如果要制發(fā)請(qǐng)求解決問題的文件，要研究問題的本身是不是屬于上級(jí)應(yīng)當(dāng)解決的；還要研究解決這個(gè)問題的可行性。筆者曾看到這樣一份“請(qǐng)示”，要求上級(jí)政府為其解決幾十萬(wàn)元農(nóng)業(yè)救災(zāi)款，來(lái)文單位是一個(gè)綜合經(jīng)濟(jì)實(shí)力較強(qiáng)，農(nóng)業(yè)生產(chǎn)條件很好，農(nóng)業(yè)人口比例很低的市。盡管他那里確實(shí)有幾個(gè)農(nóng)村遭受了風(fēng)災(zāi)，導(dǎo)致農(nóng)產(chǎn)品減產(chǎn)，造成了一些經(jīng)濟(jì)損失。但依這個(gè)市的經(jīng)濟(jì)實(shí)力，完全有能力靠自身解決這一問題。上級(jí)當(dāng)然也不會(huì)考慮的。對(duì)于向上級(jí)的“報(bào)告”也要注意研究所報(bào)告的事情有無(wú)必要。有些單位，搞了一次機(jī)關(guān)職工文體活動(dòng)也要給上級(jí)行一份‘服告”，似乎是想說明他們機(jī)關(guān)工作搞得好，關(guān)心職工。豈不知這樣的文件到上級(jí)機(jī)關(guān)，文秘部門就有責(zé)任按“廢紙”處理，根本到不了領(lǐng)導(dǎo)同志手中。行這種文件可以說沒有任何意義，有時(shí)還會(huì)帶來(lái)副作用。制發(fā)平行文件，要注意明確職權(quán)，防止推倭扯皮，搞公文旅行。對(duì)下行文，一定要符合實(shí)際，有針對(duì)性。這一方面，容易出現(xiàn)的問題是，照抄照轉(zhuǎn)上級(jí)文件，以文件貫徹文件，要注意糾正。
二、明確行文方向，把握行文權(quán)限
行文方向和行文權(quán)限主要從以下四個(gè)方面掌握：
（一）明確隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍。
《辦法》第十四條規(guī)定：“行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。”隸屬關(guān)系，主要是指行政隸屬關(guān)系。要向某一個(gè)機(jī)關(guān)行文，必須搞清楚和行文機(jī)關(guān)是上下級(jí)關(guān)系、下上級(jí)關(guān)系、平行關(guān)系。對(duì)于業(yè)務(wù)性強(qiáng)的行政系統(tǒng)，也要注意業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系。明確了這一點(diǎn)就便于確定文種。下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，一般用“請(qǐng)示”、“報(bào)告”、“意見”等；不相隸屬機(jī)關(guān)之間互相行文，一般用“函”。對(duì)需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，也可以使用“通告”、‘通知”、“通報(bào)”、‘意見”等；上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)行文，一般用“命令（令）”、“決定”、“通告”、“通知”、“通報(bào)”、“批復(fù)”、“意見”等。
職權(quán)范圍。就是文件內(nèi)容、事項(xiàng)是不是行文機(jī)關(guān)和授文機(jī)關(guān)職權(quán)和職責(zé)內(nèi)的事宜。《辦法》依據(jù)行文的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，對(duì)行文的方向和權(quán)限做出了明確規(guī)定。
（二）嚴(yán)格遵守限制條件。
1．政府各部門“除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文。”（《辦法》第十五條）
2．“部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對(duì)外正式行文。”（《辦法》第十五條）
（三）按照劃定的范圍行文。
1．“政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級(jí)政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文。”（《辦法》第十五條）
2．“屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項(xiàng)，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。”（《辦法》第十七條）
3．“屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。”（《辦法》第十八條）。
4．“向下級(jí)機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。”（《辦法》第二十條）
（四）掌握聯(lián)合行文的要求。
“同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門、上級(jí)政府部門與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文；政府與同級(jí)黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。”（《辦法》第十六條）。
三、嚴(yán)格行文要求，規(guī)范行文體式
《辦法》在“行文規(guī)則”中，對(duì)行文從行文紀(jì)律到行文體式都做出了明確規(guī)定。特別是對(duì)上行文做出了嚴(yán)格的規(guī)定。
（一）“部門之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。”（《辦法》第十九條）；這些規(guī)定主要是解決和防止政出多門的問題．“除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送‘請(qǐng)示’、‘意見’和‘報(bào)告’。”（《辦法》第二十二條）。這一條含義深刻，不僅是公文處理中的紀(jì)律，而且對(duì)于保證領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)決策的科學(xué)化、民主化具有重要意義。也能夠保證領(lǐng)導(dǎo)同志抓大事，抓主要問題。
（二）對(duì)上行文的體式要從嚴(yán)把關(guān)。主要是向上級(jí)行“請(qǐng)示”、“報(bào)告”、“意見”時(shí)，“‘請(qǐng)示’應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。
“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。”（《辦法》）第二十一條）
“報(bào)告”與“請(qǐng)示”兩個(gè)文種混用、“報(bào)告”中夾雜“請(qǐng)示”事項(xiàng)的問題是目前公文制發(fā)中最常出現(xiàn)的問題，有的還編造了“請(qǐng)示報(bào)告”這樣一個(gè)文種。《辦法》在第二章“公文文種”中明確規(guī)定了“請(qǐng)示”與“報(bào)告”的作用。“報(bào)告”：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。“請(qǐng)示”：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，在制發(fā)文件中要根據(jù)行文目的確定。概括地講“報(bào)告”與“請(qǐng)示”的不同主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的要求不同。“報(bào)告”是為了讓上級(jí)知道情況，而“請(qǐng)示”是為了讓上級(jí)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)求做出答復(fù)或批準(zhǔn)。二是發(fā)文的時(shí)間不同。“報(bào)告”一般是在事后，即在某項(xiàng)工作任務(wù)完成之后，或上級(jí)機(jī)關(guān)明確要求答復(fù)有關(guān)問題時(shí)制發(fā)。而“請(qǐng)示”則多在事前或事中制發(fā)。三是正文中的結(jié)束語(yǔ)不同“報(bào)告”一般使用“特此報(bào)告，請(qǐng)閱知。”或“專此報(bào)告，請(qǐng)周知。”等語(yǔ)。而“請(qǐng)示”則多用“特此請(qǐng)示，望予批準(zhǔn)。”或“專此請(qǐng)示，請(qǐng)予指示。”等語(yǔ)。這次《辦法》還增加了“意見”這個(gè)新的文種，適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。從行文關(guān)系上看，這是一個(gè)通用文種，在用作上行文時(shí)要注意和“報(bào)告”、“請(qǐng)示”相區(qū)別。上級(jí)機(jī)關(guān)在收到不同文種的上行文時(shí)，辦理的方式也不同。對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)答復(fù)，而對(duì)“報(bào)告”可不答復(fù)，對(duì)“意見”根據(jù)內(nèi)容確定是否批轉(zhuǎn)、印發(fā)。下級(jí)政府向上一級(jí)政府的“請(qǐng)示”、“意見”，由上一級(jí)政府答復(fù)，也可以授權(quán)其辦公廳（室）或者主管部門答復(fù)。政府各部門向本級(jí)政府的“請(qǐng)示”、“意見”，由本級(jí)政府答復(fù)，也可授權(quán)其辦公廳（室）或者主管部門答復(fù)。“意見”作為下行文，發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)明確下級(jí)機(jī)關(guān)是否遵照?qǐng)?zhí)行和參照?qǐng)?zhí)行；作為平行文，一般用于提出意見供對(duì)方參考。
行文規(guī)則對(duì)于文件的質(zhì)量和高效運(yùn)轉(zhuǎn)，保證行政公文發(fā)揮作用至關(guān)重要。在擬制文稿中要嚴(yán)格遵守，文秘部門在核稿中要從嚴(yán)掌握，領(lǐng)導(dǎo)同志要帶頭執(zhí)行。
第五講發(fā)文辦理
發(fā)文辦理是各級(jí)行政機(jī)關(guān)辦公廳（室）工作的重要組成部分，是貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的方針政策，具體實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)和開展工作的重要方式之一。發(fā)文辦理工作做得如何，直接影響機(jī)關(guān)的工作作風(fēng)、工作效率和工作水平。
國(guó)務(wù)院新發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦理》（以下簡(jiǎn)稱《公文處理辦法》），將原國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《公文處理辦法》第五章“公文辦理”分為發(fā)文辦理和收文辦理兩章表述。修改和增加的主要內(nèi)容有：第二條明確了“發(fā)文辦理是指以
本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、用印、登記、分發(fā)等程序”；第二十五條規(guī)定了草擬公文的要求，并增加了
（三）、（四）兩款內(nèi)容；第二十八條明確了簽發(fā)要求；第二十九條增加了公文正式印制前應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核的要求。
國(guó)務(wù)院辦公廳在修訂《公文處理辦法》過程中，曾先后兩次征求了各省市區(qū)政府辦公廳的意見。從上述新增加的條款內(nèi)容看，有利于解決過去在發(fā)文辦理中存在的一些普遍性問題，比原《公文處理辦法》更具體、更規(guī)范、更具操作性。為了貫徹實(shí)施好《公文處理辦法》，提高發(fā)文辦理工作的水平和質(zhì)量，下面就發(fā)文辦理各個(gè)環(huán)節(jié)中需要特別注意的問題及有關(guān)程序性工作，作些介紹，供參考。
一、草擬公文。公文處理辦法》第二十五條關(guān)于草擬公文應(yīng)當(dāng)做到的方面歸納了九款內(nèi)容，不再—一贅述。在省政府辦公廳辦理上行文和平行文的過程中，我們發(fā)現(xiàn)草擬公文方面主要存在這樣幾個(gè)問題。一是使用文種不當(dāng)；二是行文目的不夠明確，原因不夠充足，依據(jù)的政策不夠全面或不準(zhǔn)確。比如，一些已經(jīng)停止執(zhí)行的文件或政策有時(shí)還作為行文依據(jù)；三是引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計(jì)量單位和數(shù)字應(yīng)用等不夠規(guī)范等。
針對(duì)上述幾個(gè)方面的問題。在草擬公文過程中，應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：
（一）要認(rèn)真學(xué)習(xí)與研究有關(guān)的政策法規(guī)，準(zhǔn)確把握政策界限。
機(jī)關(guān)文秘人員在接受一項(xiàng)具體的寫作任務(wù)后，首先應(yīng)該翻閱上級(jí)的有關(guān)文件，學(xué)習(xí)黨和國(guó)家有關(guān)的方針、政策，深入理解其精神實(shí)質(zhì)和政策界限。并根據(jù)本地區(qū)、本系統(tǒng)、本部門的實(shí)際情況有效地貫徹上級(jí)精神，正確地提出執(zhí)行的具體措
施和辦法，確保草擬的公文“符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定”。《公文處理辦法》還特別強(qiáng)調(diào)“如提出新的政策、規(guī)定等，要切實(shí)可行并加以說明”。這就要求我們?cè)诓輸M公文時(shí)，要充分闡述提出“新政策、規(guī)定”的目的、原因以及所依據(jù)的政策、法規(guī)，做到有理有據(jù)，又符合實(shí)際。
（二）要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。
公文是為解決具體問題而制發(fā)的。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決定撰寫某一文稿或是制定某一制度，目的就是為了根據(jù)本單位的實(shí)際情況貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的方針政策，執(zhí)行上級(jí)的要求，提出解決具體問題的措施和辦法。因此，公文草擬者要結(jié)合本機(jī)關(guān)、本單位的實(shí)際，將上級(jí)某項(xiàng)政策、精神加以具體化，十分重要的途徑就是要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，具體說來(lái)，就是要搞清楚以下幾個(gè)問題：
1．機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)布置這個(gè)寫作任務(wù)的目的、背景是什么？
2．機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要求在文稿中提出什么問題，解決什么問題？
3．機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文稿的內(nèi)容提出了什么要求？
4．機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文稿的文種有什么要求？
5．受文對(duì)象是誰(shuí)？
6．受文對(duì)象曾提出過什么問題？發(fā)文者的態(tài)度和意見是什么？
如果在動(dòng)筆之前，能夠把這些問題準(zhǔn)確地理解和掌握，那么，我們所撰寫的文稿就有可能較好地體現(xiàn)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的寫作意圖。
對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，凡屬正確的要堅(jiān)決執(zhí)行，不完善的要補(bǔ)或誠(chéng)懇地提出自己的不同看法，努力做到既是秘書，又是參謀。但是，要注意把握好角色，從屬性、服務(wù)性是機(jī)關(guān)文秘工作者的本份，若有異議，只能提出建議，不能擅作決定，也不能以自己的看法代替領(lǐng)導(dǎo)意圖。
（三）要正確使用文種。
《公文處理辦法》第二十五條三款規(guī)定：“公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定”，各級(jí)政府辦公部門，特別是草擬公文的同志都應(yīng)當(dāng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。關(guān)于公文文種的適用范圍、特點(diǎn)、要求已在第二講“公文種類’中作了介紹，不再重述。
（四）引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計(jì)量單位、數(shù)字、緊急程度等一定要規(guī)范。
《公文處理辦法》對(duì)這些方面均有明確的規(guī)范要求，但實(shí)際執(zhí)行中也還存在不少問題。比如：公文中只引文號(hào)，不引標(biāo)題，或標(biāo)題文號(hào)倒引；層次序數(shù)混亂，不知是哪一條哪一款；計(jì)量單位習(xí)慣于用“斤”，而不用“公斤”；數(shù)字應(yīng)用前后不一，或該用阿拉伯?dāng)?shù)碼的卻用漢字；公文的緊急程度隨意等等。這些都是草擬公文中的最基本、最常識(shí)性的問題，只要認(rèn)真學(xué)習(xí)《公文處理辦法》和《甘肅省實(shí)施＜國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法＞細(xì)則（試行）》（以下簡(jiǎn)稱《細(xì)則》）都可以解決。希望各級(jí)政府系統(tǒng)的文秘工作者認(rèn)真學(xué)習(xí)，認(rèn)真對(duì)待，以提高公文的質(zhì)量，保持公文的嚴(yán)肅性。
二、公文涉及內(nèi)容的協(xié)調(diào)
《公文處理辦法》第二十六條對(duì)擬制公文過程中，對(duì)涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)提出了協(xié)商要求。提出“取得一致意見后方可行文”。這在發(fā)文辦理中是一個(gè)非常重要的問題，必須高度重視。
從我們辦理公文中發(fā)現(xiàn)，有的涉及其他部門職權(quán)范圍事項(xiàng)的公文雖然進(jìn)行了協(xié)商，也經(jīng)過會(huì)簽，但還不成熟。或會(huì)簽部門本身就沒有達(dá)成統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，或會(huì)簽人不是主要負(fù)責(zé)人，會(huì)簽意見不能代表部門的意見。致使在討論決定地區(qū)或部門報(bào)送省政府的有些事項(xiàng)時(shí)，部門間出現(xiàn)新的分歧、新的意見，各唱各的調(diào)，難以決斷。或發(fā)出的公文不能夠順利地執(zhí)行。為了解決這一問題，在擬制公文中應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：
（一）凡涉及其他部門的事項(xiàng)，擬文部門要主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，待取得一致意見后再行文，決不能擅自行文。
（二）如有分歧意見，擬文主辦部門的主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，確保協(xié)調(diào)結(jié)果能代表部門的意見。
（三）經(jīng)過協(xié)調(diào)仍無(wú)法取得一致時(shí)，主辦部門要實(shí)事求是地列明各方理?yè)?jù),并經(jīng)各方的主要負(fù)責(zé)人會(huì)簽后，報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁決。
（四）主管部門及有關(guān)部門要以大局為重，不能只顧部門利益。如上級(jí)機(jī)關(guān)一旦裁定，就要堅(jiān)決服從，認(rèn)真執(zhí)行，自覺維護(hù)公文的權(quán)威性，保證公文的執(zhí)行效用。
三、公交審核
公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，需經(jīng)辦公廳（室）進(jìn)行審核。負(fù)責(zé)核稿的人員，必依據(jù)《公文處理辦法》和《細(xì)則》，堅(jiān)持實(shí)事求是、執(zhí)行政策、精減、高效、精益求精的原則，及時(shí)審核，嚴(yán)格把關(guān)。審核的重點(diǎn)是：
（一）行文。是否確需行文，行文方式是否恰當(dāng)。
（二）政策。是否符合黨和國(guó)家的方針、政策；是否符合行文規(guī)則和發(fā)文辦理的有關(guān)要求；新出臺(tái)的政策規(guī)定有無(wú)依據(jù)、有無(wú)說明，是否切實(shí)可行；與本部門和有關(guān)部門的相關(guān)規(guī)定有無(wú)矛盾；涉及其他部門職權(quán)范圍的事項(xiàng)，是否經(jīng)過協(xié)商，分歧意見是否一致，會(huì)簽單位是否齊全，是否符合擬制公文的有關(guān)要求等。
（三）格式。是否符合《公文處理辦法》和《細(xì)則》的有關(guān)規(guī)定，文種是否恰當(dāng)；文稿結(jié)構(gòu)是否符合公文寫作要求。
（四）文字。表述是否規(guī)范，包括字、詞、標(biāo)點(diǎn)、語(yǔ)句和邏輯結(jié)構(gòu)是否準(zhǔn)確、合理；計(jì)量單位是否符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；行文、數(shù)字、層次、序數(shù)、用筆用墨是否規(guī)范。
公文審核一般有初核、核核、審核、復(fù)審、審簽5個(gè)程序。草擬公文單位的負(fù)責(zé)人進(jìn)行初核；辦公廳（室）秘書部門進(jìn)行校核，辦公廳（室）負(fù)責(zé)公文處理的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核；與公文涉及工作有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和分管副秘書長(zhǎng)（副主任）進(jìn)行復(fù)審。同時(shí)，辦公廳（室）的行文應(yīng)經(jīng)辦公廳（室）主任復(fù)審，政府的行文，應(yīng)經(jīng)政府秘書長(zhǎng)復(fù)審，最后，送有簽發(fā)權(quán)限的負(fù)責(zé)人審簽。
四、公文簽發(fā)
關(guān)于公文的簽發(fā)權(quán)限，《公文處理辦法》第二十八條和《細(xì)則》第三十一條、第三十二條作了以下規(guī)定：“以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)”。“簽發(fā)公文，簽批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并簽署姓名和時(shí)間”。“部門不應(yīng)將代擬稿直接送本級(jí)政府負(fù)責(zé)人簽批。未經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)文秘部門審核的文稿，負(fù)責(zé)人原則上不予受理簽發(fā)。”
公文已經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)，即意味著正式生效。因此，各級(jí)行政機(jī)關(guān)及部門一定要嚴(yán)格按照《公文處理辦法》和《細(xì)則》所規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行審簽，不能隨意簽發(fā)，要保證公文的嚴(yán)肅性、權(quán)威性和法律效力。
五、公文復(fù)核、登記
（一）公文復(fù)核是公文正式印制前文秘部門進(jìn)行的最后一次復(fù)審。新的《公文處理辦法》第二十九條專門增加一條關(guān)于復(fù)核的內(nèi)容，目的是為了防止遺漏和疏乎大意，確保成文的質(zhì)量。這是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。在以往的發(fā)文辦理中，習(xí)慣上總認(rèn)為已經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文就不會(huì)有錯(cuò)，或者即使發(fā)現(xiàn)了欠妥之處，也習(xí)慣于以最后簽發(fā)稿為準(zhǔn)，不認(rèn)真去思考，或請(qǐng)求復(fù)核，造成個(gè)別發(fā)出的公文不盡完美。因此，在發(fā)文辦理中一定要重視復(fù)核環(huán)節(jié)。復(fù)核的重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；附件材料（在辦理過程中是否有遺失或缺頁(yè)）齊全；格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，是否有錯(cuò)別字、漏字等等。
《公文處理辦法》要求“經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審”。負(fù)責(zé)公文復(fù)核的文秘人員應(yīng)該認(rèn)真履行職責(zé)，把好最后一關(guān)。
（二）發(fā)文登記就是把文件的基本信息在印制前登記下來(lái)，以便于查閱利用。發(fā)文登記也是公文復(fù)核工作的有益補(bǔ)充。
發(fā)文登記的主要內(nèi)容有：發(fā)文單位、文種、發(fā)文編號(hào)、簽發(fā)人、擬稿單位、擬稿人、成文時(shí)間、轉(zhuǎn)辦時(shí)間、秘級(jí)、緊急程度、發(fā)文份數(shù)、文件分類、文件標(biāo)題、發(fā)文范圍、主題詞等。
發(fā)文登記工作，要注意以下幾點(diǎn)：一是對(duì)收到的文稿，登記前要仔細(xì)檢查領(lǐng)導(dǎo)是否簽發(fā)，發(fā)放范圍是否明確，主、附件是否齊全。沒有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的不予登記，有不清楚的要及時(shí)弄清。二是發(fā)文編號(hào)必須體現(xiàn)出文號(hào)的“三要素”：“發(fā)文機(jī)關(guān)”、“發(fā)文時(shí)間”、“文件號(hào)”。如國(guó)務(wù)院2000年發(fā)的第1號(hào)文件，就寫作國(guó)發(fā)［2000］1號(hào)等。《公文處理辦法》第三章四款“公文格式”中，關(guān)于發(fā)文文號(hào)有明確規(guī)定，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。·三是要認(rèn)真填寫登記項(xiàng)目，字跡清晰，內(nèi)容完整，不要隨意漏項(xiàng)或草率行事。四是登記要分類，不要把不同種類的文件混合登記在一起。五是公文主題詞要參照《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》標(biāo)注。
六、發(fā)文的用印
機(jī)關(guān)印章是代表機(jī)關(guān)職權(quán)的一種憑證和標(biāo)志。公文加蓋了印章，才能產(chǎn)生相應(yīng)的效力。具體用印規(guī)則，請(qǐng)參照GB／T9704—1999《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》執(zhí)行。并要注意以下兩點(diǎn)：
1.首先檢查原稿上有無(wú)領(lǐng)導(dǎo)人簽字。有領(lǐng)導(dǎo)人簽字并確認(rèn)符合規(guī)定的，才能在制成的公文上加蓋機(jī)關(guān)印章。
2.加蓋印章的公文份數(shù)要與原稿標(biāo)明印刷份數(shù)相同。
七、發(fā)文的分道
分送是指從發(fā)文機(jī)關(guān)到收文機(jī)關(guān)的運(yùn)行過程。一般可分為內(nèi)送和外送兩部分。內(nèi)送是由秘書人員直接分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門；外投是由機(jī)要通信人員送出。
投送文件既要快又要確保安全。無(wú)論內(nèi)送外送都要建立投送登記手續(xù)，特別是送給領(lǐng)導(dǎo)同志的文件，更要嚴(yán)格履行登記手續(xù)。在較大機(jī)關(guān)，由于發(fā)往的機(jī)關(guān)、部門較多，一般應(yīng)建立“文件分送登記”、“機(jī)要信投遞登記”、“掛號(hào)信投遞登記”手續(xù)制度。在一般機(jī)關(guān)，可以利用發(fā)文登記簿履行交接手續(xù)，不必另行登記。有的地區(qū)和部門將上行文直接交由本機(jī)關(guān)以外的人向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送或催辦，顯得極不嚴(yán)肅，一定要嚴(yán)格按照發(fā)文程序運(yùn)轉(zhuǎn)，不能隨意。
第六講收文辦理
收文辦理是公文處理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是機(jī)關(guān)秘書工作的重要組成部分。按照國(guó)務(wù)院發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱國(guó)務(wù)院《辦法》）和甘肅省政府發(fā)布的《甘肅省實(shí)施＜國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法＞細(xì)則（試行）》，收文辦理是指對(duì)收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、反饋等。
一、簽收、登記是收文辦理的基礎(chǔ)工作
嚴(yán)格程序是保證收文準(zhǔn)確、規(guī)范、高效辦理的基礎(chǔ)。任何機(jī)關(guān)辦理收文的工作，一般都有簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦和反饋等程序。簽收是收文辦理的開始，因此，要做好清點(diǎn)和分類工作，注意檢查來(lái)件是否是發(fā)給本機(jī)關(guān)、本單位的，封皮編號(hào)是否與記載相符；信件有無(wú)破損、散包、被拆現(xiàn)象；清點(diǎn)收件總數(shù)與清單是否一致；通知單或回執(zhí)單標(biāo)明的文題、編號(hào)、數(shù)量是否符合要求；文件是否完全完整，如有無(wú)缺附件、缺頁(yè)、白頁(yè)、未具落款、未蓋公章；是否符合國(guó)務(wù)院《辦法》的規(guī)定；閱后按頁(yè)清退的絕密文件要逐頁(yè)清點(diǎn)，注意有無(wú)缺頁(yè).對(duì)于不符合要求的要及時(shí)退回，這樣既可以體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性，也可以科學(xué)、規(guī)范地處理收文，提高辦理效率。
簽收的公文要根據(jù)文件的秘密程度、文件的性質(zhì)、實(shí)際工作需要、文件數(shù)量等進(jìn)行登記。文件的登記范圍沒有統(tǒng)一的界限，但是，上級(jí)機(jī)關(guān)文件、下級(jí)機(jī)關(guān)文件、重要的帶有密級(jí)的刊物、資料、其他機(jī)關(guān)商洽問題和需要答復(fù)的文件、上級(jí)機(jī)關(guān)如開會(huì)印發(fā)的會(huì)議文件材料等必須登記。登記填項(xiàng)一般包括收文號(hào)（或順序號(hào)）、收文日期、來(lái)文機(jī)關(guān)、文件標(biāo)題（內(nèi)容）、密級(jí)、文件號(hào)、份數(shù)等。登記方法主要有兩種：（1）流水式登記法。就是將收到文件按照時(shí)間順序不分種類依次登記，同時(shí)將文件辦理過程和轉(zhuǎn)送手續(xù)簡(jiǎn)要記載在同一登記簿上。（2）分類式登記法。就是根據(jù)本單位確定的文件分類標(biāo)準(zhǔn)分類進(jìn)行登記。如，可分為中共中央文件、國(guó)務(wù)院文件、省委文件、省政府文件、省直機(jī)關(guān)各部門文件、下級(jí)機(jī)關(guān)文件等。
收文登記是文件處理的重要依據(jù)，也是秘書人員一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，要嚴(yán)格按照登記項(xiàng)目逐項(xiàng)登記，不得漏項(xiàng)，不得出現(xiàn)重號(hào)和跳號(hào)現(xiàn)象。
二、審核工作是收文辦理的關(guān)鍵
《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三十一條規(guī)定：“收到下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。”做好審核把關(guān)工作既有利于糾正來(lái)文機(jī)關(guān)行文的錯(cuò)誤，嚴(yán)格公文的有關(guān)處理辦法，體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，也有利于收文的及時(shí)、有效辦理。在實(shí)際工作中，我們常常會(huì)碰到這樣的情況，有的下級(jí)來(lái)文是請(qǐng)求批復(fù)的，但是由于把“請(qǐng)示”文種錯(cuò)用為“報(bào)告”，致使請(qǐng)示事項(xiàng)得不到及時(shí)答復(fù)。因?yàn)椤罢?qǐng)示”是要求上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)的，而“報(bào)告”可不答復(fù)；有的文件由于沒有與有關(guān)部門和單位協(xié)商、會(huì)簽，而延誤了發(fā)揮效用的時(shí)間，甚至出現(xiàn)了相互矛盾的文件；有的文件由于行文格式不規(guī)范，而不能得到及時(shí)辦理。因此，加強(qiáng)審核是從源頭上保證收文辦理的重要環(huán)節(jié)。特別是去年國(guó)務(wù)院公文處理辦法發(fā)布后，收文的審核工作除了內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、規(guī)范和其他有關(guān)規(guī)定外，更需注意以下幾點(diǎn)：
1．公文用紙。國(guó)務(wù)院《辦法》規(guī)定：“公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4型（210mm× 297mm），左側(cè)裝訂。”而原國(guó)務(wù)院辦公廳的《辦法》規(guī)定，公文用紙一般為16開型。這是兩者的一個(gè)明顯區(qū)別。因此，在收文時(shí)要嚴(yán)格把握，按照國(guó)務(wù)院《辦法》執(zhí)行。
2．公文要素。原國(guó)務(wù)院辦公廳的《辦法》規(guī)定，公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時(shí)間、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間等部分組成。而國(guó)務(wù)院《辦法》增加了“保密期限”。如果收文是涉密文件而沒有保密期限，應(yīng)按不規(guī)范文件退回送文單位。同時(shí)，“請(qǐng)示”文種要在附注處注明聯(lián)系人及聯(lián)系電話，這也是收文中應(yīng)該注意的事項(xiàng)。另外，在簽發(fā)、用印等方面也有不同，收文時(shí)都要一并注意。
此外，還要注意審查公文文種是否正確，行文是否符合規(guī)則，需協(xié)商、會(huì)簽的公文是否履行必須的手續(xù)。如果收文不符合行文規(guī)則，格式不規(guī)范，用紙不符合標(biāo)準(zhǔn)，要及時(shí)退回文件呈報(bào)部門并說明理由。
“經(jīng)審核，對(duì)符合本辦法規(guī)定的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理，需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。”（《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三十二條）
擬辦是指秘書人員對(duì)來(lái)文應(yīng)由那位領(lǐng)導(dǎo)審批，那一部門承辦，以及承辦過程中可能涉及到的事項(xiàng)提出初步處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)同志批辦時(shí)參考的工作程序。需要擬辦的文件主要有三種：上級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)并需要貫徹落實(shí)的文件；本機(jī)關(guān)所屬部門或下級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示性文件；平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)需要答復(fù)的文件。對(duì)于擬辦的公文，辦公廳（室）應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見。對(duì)重要公文應(yīng)當(dāng)先送機(jī)關(guān)分管業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人批示，再按批示意見辦理。一般性公文，可經(jīng)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人批示后，交有關(guān)部門辦理，需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。國(guó)務(wù)院《辦法》還規(guī)定，“原則上不辦理越級(jí)上報(bào)的公文”，這一點(diǎn)在收文辦理中要注意。另外，有些重要的機(jī)密性較強(qiáng)的資料、刊物以及所屬部門和下級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的情況報(bào)告雖然不需要辦理，但也要提出分發(fā)意見，征得主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可分發(fā)。擬辦的公文，需送負(fù)責(zé)人批示，即履行批辦手續(xù)后，才可以辦理。
三、承辦是收文辦理的重點(diǎn)
承辦是指機(jī)關(guān)有關(guān)部門或有關(guān)人員對(duì)應(yīng)辦復(fù)的文件根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見進(jìn)行具體辦理的工作，是文件處理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是具體解決問題的階段。承辦工作質(zhì)量的高低，直接反映一個(gè)機(jī)關(guān)的工作質(zhì)量和工作效率。因此，承辦工作是很重要的，秘書部門要重視這項(xiàng)工作，承辦部門要做好這項(xiàng)工作。
首先，要認(rèn)真研究文件內(nèi)容和批辦意見，弄清是否屬于自己主管業(yè)務(wù)范圍。其次，要弄清文件處理的時(shí)間要求，然后再按照輕重緩急進(jìn)行落實(shí)。承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推倭。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說明。對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)返回交辦的文秘部門并說明理由。公文辦理過程中，遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。這一點(diǎn)與原公文處理辦法有所不同，原公文處理辦法只是規(guī)定，“凡涉及其他部門或者地區(qū)的問題，主辦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門或者地區(qū)協(xié)商、會(huì)簽。上報(bào)的公文，如有關(guān)方面意見不一致，應(yīng)當(dāng)如實(shí)反映。”兩國(guó)務(wù)院辦法明確規(guī)定，分歧意見如協(xié)商后不能取得～致，可以報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。第三，在仔細(xì)研究來(lái)文內(nèi)容、要求和領(lǐng)導(dǎo)批辦意見的基礎(chǔ)上，認(rèn)真辦理。凡屬自己承辦范圍內(nèi)的文件，如有領(lǐng)導(dǎo)批示意見，可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見辦理。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，可以遵循有關(guān)的方針、政策的精神、有關(guān)規(guī)定或慣例等進(jìn)行辦理。凡領(lǐng)導(dǎo)批辦意見中明確提出由某部門牽頭承辦的，牽頭部門要先準(zhǔn)備好處理意見，邀請(qǐng)協(xié)辦部門會(huì)商會(huì)簽，再由牽頭部門負(fù)責(zé)將有關(guān)部門提出的意見歸納整理，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。如有分歧，應(yīng)報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)裁決，或接領(lǐng)導(dǎo)意見再次會(huì)商，取得處理結(jié)果。承辦人員提出處理意見，要做到及時(shí)、認(rèn)真、審慎、負(fù)責(zé)，并須報(bào)請(qǐng)一定層次的領(lǐng)導(dǎo)人審核同意后才能答復(fù)送文機(jī)關(guān)或來(lái)文機(jī)關(guān)。需要說明的是，處理意見或處理結(jié)果是代表一定的機(jī)關(guān)和部門的，決不能以個(gè)人名義答復(fù)問題。
另外，為了加快文件處理速度，提高機(jī)關(guān)工作效率，對(duì)于送負(fù)責(zé)人批示或交有關(guān)部門辦理的公文，文秘部門要負(fù)責(zé)催辦。催辦工作一般由負(fù)責(zé)文件處理工作的秘書人員承擔(dān)，也可以配備專職的催辦人員。同時(shí)，要建立健全催辦工作制度，落實(shí)責(zé)任制，從制度上保證催辦工作的順利進(jìn)行，做到逐級(jí)負(fù)責(zé)，事事有人管，件件有人辦，使催辦工作落到實(shí)處。其范圍主要是：上級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)并需要具體實(shí)施、貫徹執(zhí)行的文件；所屬部門及下級(jí)機(jī)關(guān)主進(jìn)本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示及其他需要辦理的文件；平行或不相隸屬機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)商洽、征詢事務(wù)需辦理或答復(fù)的函件。文件催辦方法主要是電話催辦、發(fā)函催辦、登門催辦、請(qǐng)承辦部門來(lái)人匯報(bào)等。
最后需要指出的是，按照《甘肅省實(shí)施（國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法）》，收文辦理中，除周知性公文外，承辦部門要及時(shí)向發(fā)文機(jī)關(guān)反饋辦理結(jié)果。反饋通常由秘書部門承擔(dān)，但有些承辦件也可依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志的指示或經(jīng)秘書部門同意后直接反饋。
第七講公文歸檔
新發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）第七章，專門就公文歸檔問題作了規(guī)定。《辦法》第七章共六條，分別就及時(shí)立卷、歸檔、保證歸檔公文齊全、完整，便于保管利用；聯(lián)合辦理公文的歸檔；兼職過程中形成的公文的歸檔；確定保管期限；公文用紙和字跡材料六個(gè)方面作了原則性規(guī)定。新《辦法》與 1993年頒布的《辦法》第六章相比，內(nèi)容上除了把公文銷毀內(nèi)容歸入第八章“公文管理”而外，其他方面并無(wú)大的改變。為了便于大家在工作中更好地把握《辦法》的要求，進(jìn)一步做好公文歸檔工作，下面就公文歸檔方面的幾個(gè)主要問題作一些說明。
一、公文立卷歸檔的范圍
公文立卷歸檔的范圍是指需要立卷歸檔的公文類型。按照有關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況，公文立卷歸檔的范圍是：
（1）本機(jī)關(guān)發(fā)文。本機(jī)關(guān)對(duì)外的正式發(fā)文，如命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要等。
（2）本機(jī)關(guān)收文。包括上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)有關(guān)的各類公文；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的各種報(bào)告、請(qǐng)示等；同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的文件。
在準(zhǔn)確掌握公文立卷歸檔的范圍的同時(shí)，還要準(zhǔn)確把握不歸檔的公文范圍，這樣既有助于保證檔案的精確性，又便于檔案的有效管理，提高工作效率。按照國(guó)家檔案局有關(guān)規(guī)定，不應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的公文材料包括：（1）重份文件。同一份文件，除特別重要的文件可保留多份外，其它的只需保留一份。（2）無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性，臨時(shí)性文件。（3）未成文的草稿和一般性文件的修改稿。（4）與本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的文件材料。（5）內(nèi)容被其它文件包括了的文件材料。對(duì)于不需要立卷的文件資料應(yīng)及時(shí)銷毀或移交印發(fā)機(jī)關(guān)。
二、歸檔公文的保管期限
歸檔公文的保管期限有永久、長(zhǎng)期、短期三種，永久保存就是無(wú)限期地保存下去，長(zhǎng)期保存一般須保存16年至50年左右，短期一般保存15年以下。劃分方法具體如下：
(1)凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)基本歷史原貌的文件，應(yīng)永久保存。這其中主要包括：本機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成的重要文件，如指示、命令、決議、決定，上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的重要文件，如命令、決定、批復(fù)、通知等；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的有關(guān)重要問題的請(qǐng)示、報(bào)告等。
（2）凡是在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)機(jī)關(guān)需要查考的文件材料，應(yīng)長(zhǎng)期保存。主要包括：本機(jī)關(guān)工作中形成的、在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)需查考的文件材料，上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的重要文件和下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的較重要的文件材料等。
（3）凡是在較短時(shí)間內(nèi)本機(jī)關(guān)需查考的材料，應(yīng)短期保存。如上級(jí)機(jī)關(guān)或同級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)，但需執(zhí)行的決定、通知等。
三、公文立卷的方法
公文立卷的具體方法主要有：按作者立卷、按問題立卷、按名稱立卷、按時(shí)間立卷、按地區(qū)立卷、按收發(fā)機(jī)關(guān)立卷等。下面介紹較常用的四種立卷方法。
（1）按作者立卷。作者是指制發(fā)文件的機(jī)關(guān)或個(gè)人。按作者立卷，就是把同一作者的文件組成案卷，這種立卷方法特征明顯，便于查找利用。按作者立卷可以將上級(jí)機(jī)關(guān)、平級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)文件分別立卷，但同時(shí)要注意問題之間的聯(lián)系，不能由此而導(dǎo)致案卷不全。
（2）按問題立卷。就是把內(nèi)容有共同點(diǎn)的文件組合在一起立卷。按問題立卷是一種較為常見的立卷方法，由于機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)都是圍繞貫徹執(zhí)行有關(guān)的方針、政策，解決處理各種問題，完成各項(xiàng)工作任務(wù)的，因而在解決問題的過程中會(huì)形成許多文件材料，每一個(gè)文件的形成都反映了這一問題的處理過程。按問題立卷，對(duì)于工作考查、研究問題、總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，了解某一問題的全面情況提供了便利條件，滿足了查找方便的要求，從而達(dá)到了立卷的目的。按問題立卷的關(guān)鍵是對(duì)問題的判斷理解要準(zhǔn)確，對(duì)于同時(shí)涉及到幾個(gè)問題的，要根據(jù)主要問題立卷，不能拆開立卷。
（3）按名稱立卷。按名稱立卷是把相同的文件組合在一起立卷。通常將命令、決定、通知、報(bào)告、函等文件按文件名稱立卷。
（4）按時(shí)間立卷。按時(shí)間立卷是指把屬于同一時(shí)間階段內(nèi)的文件組合成案卷。文件的時(shí)間特征指文件的形成時(shí)間和內(nèi)容所指時(shí)間兩個(gè)方面，同一的文件集中在一起，便于反映本機(jī)關(guān)工作的全貌，歷年的文件依次排列下去，可以反映機(jī)關(guān)工作的延續(xù)性，便于分階段地考查機(jī)關(guān)工作的發(fā)展變化。
選擇公文立卷方法，要注意以下幾點(diǎn)：首先，要注意各種方法結(jié)合使用。要充分考慮案卷之間的整體聯(lián)系，不能把每個(gè)方法割裂或孤立地使用，也不能固定套用一種方法。其次，應(yīng)選擇最適合本單位的立卷方法。立卷應(yīng)服從于案卷的保管和利用，要從本單位的實(shí)際出發(fā)。第三，要加強(qiáng)立卷工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。公文的立卷工作是檔案工作的基礎(chǔ)，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化，就要實(shí)現(xiàn)立卷工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
四、公文立卷歸檔的步驟
公文立卷歸檔的步驟分準(zhǔn)備、立卷、歸檔三個(gè)階段。
(1)準(zhǔn)備。
首先，要編制歸卷類目。歸卷類目是為了方便公文的立卷而設(shè)置的一種文件分類目錄。歸卷類目是由類目和條款兩部分組成的。類的設(shè)置有按問題分類、按機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)分類兩種方法。在設(shè)立了類目之后，就要設(shè)立條款并進(jìn)行編號(hào)，條款是案卷類目的主要組成部分，是案卷要反映的內(nèi)容。編制歸卷類目應(yīng)注意類目的設(shè)置要適當(dāng)、靈活，要根據(jù)本機(jī)關(guān)的文件多少來(lái)設(shè)置類目，既不能太粗，又不能太細(xì)。案卷類目的名稱和概念要清楚準(zhǔn)確，不能籠統(tǒng)、含糊。類和類之間、條款和條款之間，不能相互包括、相互交叉、相互重復(fù)。類的設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)要前后一致，不能中途變換。在確定歸卷類目時(shí)，應(yīng)考慮到文件的保管價(jià)值，要準(zhǔn)確地注明每個(gè)條款里文件的保管期限。
其次，收集文件。立卷材料的收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)，公文立卷人員要注意平時(shí)對(duì)文件的收集，將本機(jī)關(guān)需要立卷的文件材料及時(shí)集中到一起，以免散失。本機(jī)關(guān)的發(fā)文要有專人負(fù)責(zé)將原稿、印本及附件等收集齊全、完整，以便隨時(shí)向立卷部門集中。同時(shí)，要建立收文制度，將收文及時(shí)、完整地向檔案部門移交。
第三，鑒別與歸卷。在對(duì)文件進(jìn)行了收集之后，就要及時(shí)進(jìn)行整理、鑒別和歸卷，并進(jìn)行分類。不同保管期限的文件，要按本機(jī)關(guān)保管期限表的要求將永久、長(zhǎng)期、短期保管的文件初步分開。
（2）立卷。
首先，檢查與調(diào)整卷內(nèi)文件。要檢查文件是否齊全、完整；是否符合歸檔范圍的要求；是否保持了文件之間的歷史聯(lián)系，與歸卷類目是否吻合，運(yùn)用特征是否準(zhǔn)確；卷內(nèi)文件的保存價(jià)值是否一致；卷內(nèi)文件數(shù)量是否過多或過少。
其次，排列卷內(nèi)文件順序。卷內(nèi)文件一般按照時(shí)間、問題、作者、地區(qū)、名稱、重要程度、程序或階段、文件往來(lái)機(jī)關(guān)順序排列。排列時(shí)要注意按問題特征立卷，不能混排。
第三，編排頁(yè)碼。排列案卷順序之后，要拆除文件上的金屬裝訂物，以免金屬物日久氧化銹蝕文件。同時(shí)要對(duì)文件進(jìn)行修補(bǔ)，凡在裝訂線左側(cè)有文字的文件材料，要在左邊加邊取齊，右邊疊起；尺寸不足規(guī)定尺寸的要加紙裱糊襯托；破損的要進(jìn)行修補(bǔ)。修補(bǔ)完畢要以卷為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫張?zhí)枺瑥執(zhí)枒?yīng)編在文件材料的右上角，一張只編一個(gè)號(hào)，背面不編。
第四，填寫卷內(nèi)文件目錄及備考表。每個(gè)案卷都應(yīng)填寫卷內(nèi)文件目錄，用來(lái)介紹本卷內(nèi)文件的內(nèi)容，便于文件檢索查閱。卷內(nèi)文件目錄包括順序號(hào)、文件作者、文件標(biāo)題、文號(hào)、文件日期、所在張?zhí)枴渥ⅰ０妇淼膫淇急硎前妇淼淖詈笠豁?yè)，主要用來(lái)記述卷內(nèi)文件的實(shí)有張數(shù)、立卷日期、立卷人姓名，并留出空白以備說明本卷文件保管使用的有關(guān)情況、卷內(nèi)文件的變動(dòng)情況。
第五，擬寫案卷標(biāo)題。案卷的標(biāo)題是對(duì)案卷內(nèi)文件名稱的概括，其作用在于準(zhǔn)確地揭示案卷的內(nèi)容，為卷內(nèi)文件查找提供可資檢索的渠道。案卷標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)明、樸實(shí)、概括，具有政治上的嚴(yán)肅性、結(jié)構(gòu)上的完整性、文字上的準(zhǔn)確性、邏輯上的合法性。
第六，填寫案卷封皮并進(jìn)行裝訂。案卷的封皮是案卷的外表，填寫好案卷封皮，可使立成的案卷美觀整齊，便于編制案卷目錄和查找利用。案卷封皮上應(yīng)填寫的項(xiàng)目一般包括；機(jī)關(guān)名稱、機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)名稱、案卷名、機(jī)密等級(jí)、卷內(nèi)文件的起止日期、文件頁(yè)數(shù)、保管期限及全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)等。為了便于對(duì)案卷的保護(hù)，要對(duì)案卷進(jìn)行裝訂或裝盒，在對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行檢查后，用白線將案卷封皮和卷內(nèi)文件訂在一起。
第七，編制案卷目錄。把本的案卷經(jīng)過分類、排列，再進(jìn)行編號(hào)、登記、造冊(cè)，就形成了本的案卷目錄。案卷目錄包括案卷號(hào)、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的起止日期、卷內(nèi)文件份數(shù)和張數(shù)、保管期限、備注等。
（3）案卷的歸檔。
案卷的歸檔是把一年中立成的案卷移交檔案室集中保管，以保證機(jī)關(guān)檔案的完整，便于查找利用。在移交之前，所移交的案卷的質(zhì)量要經(jīng)過檔案部門檢查驗(yàn)收。檢查驗(yàn)收的內(nèi)容包括歸檔文件是否齊全完整，有無(wú)重復(fù)；是否遵循文書立卷的原則進(jìn)行立卷；文件和電報(bào)是否保持內(nèi)容聯(lián)系，合并整理，統(tǒng)一立卷；絕密文件是否在卷皮上蓋有絕密字樣專用章；保管期限是否準(zhǔn)確；永久、長(zhǎng)期、短期保管的文件是否分開立卷等。另外，對(duì)歸檔文件的數(shù)量和移交目錄也應(yīng)檢查驗(yàn)收。歸檔工作一般應(yīng)在次年的3月份完成，最遲也不能超過6月份。完成了歸檔工作，文件材料就正式轉(zhuǎn)化為檔案。
第八講公文管理
國(guó)務(wù)院新頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）中專門增設(shè)了一章，即“第八章公文管理”，對(duì)公文管理的職責(zé)、程序和基本要求等作了詳盡、系統(tǒng)的規(guī)定，為做好公文管理工作提供了有力的政策依據(jù)。在公文處理工作中，必須嚴(yán)格按照公文管理的有關(guān)規(guī)定，切實(shí)加強(qiáng)公文管理工作。
一、加強(qiáng)公文管理工作的重大意義
公文管理是指對(duì)公文的公開發(fā)布、撤銷、廢止以及本機(jī)關(guān)所有收文、發(fā)文的存放、復(fù)制、清退等工作的科學(xué)管理。公文的特殊地位和作用決定了做好公文管理工作的重要意義：
（一）公文管理是公文處理的重要內(nèi)容。一般來(lái)說，公文處理包括三大環(huán)節(jié)：即公文的形成；公文的處理；公文的管理。這三個(gè)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，缺一不可。在公文形成—公文處理—公文管理的整個(gè)流程中，公文管理是公文處理工作的重要環(huán)節(jié)，也是行政機(jī)關(guān)日常管理工作中不可缺少的重要內(nèi)容
（二）公文管理是機(jī)關(guān)機(jī)要工作的重要組成部分。公文具有很強(qiáng)的政治性、法規(guī)性、機(jī)要性和實(shí)用性。公文中有相當(dāng)一部分是機(jī)密文件，有的涉及到黨和國(guó)家的秘密，有的雖然不涉及黨和國(guó)家的秘密，但涉及本單位、本部門的機(jī)密。文秘部門在處理公文的過程中，會(huì)接觸大量系統(tǒng)的、較為完整的機(jī)密文件。所以，文件管理的好壞，事關(guān)黨和國(guó)家的機(jī)密。必須慎之又慎，不能有絲毫的麻痹大意。
（三）做好公文管理工作是提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)效率、提高公文質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。公文管理與公文運(yùn)轉(zhuǎn)密不可分。一個(gè)單位、一個(gè)部門公文管理水平的高低，直接關(guān)系到公文辦理的效率和效果。因此，公文管理人員一定要充分認(rèn)識(shí)公文管理工作的重要性，了解和掌握公文管理的規(guī)律和方法，認(rèn)真細(xì)致地
做好每個(gè)環(huán)節(jié)的工作，確保萬(wàn)無(wú)一失。
二、公文管理的基本原則
公文管理是文秘部門的一項(xiàng)經(jīng)常性工作，文秘人員除了要按照《辦法》中要求的“堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全”以外，從管理的角度講，公文管理還必須遵循以下原則：
（一）統(tǒng)一渠道，集中管理。《辦法》第四十四條規(guī)定：“公文由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。”這就是說，公文應(yīng)該由文秘部門實(shí)行集中統(tǒng)一管理。一個(gè)單位、一個(gè)部門接收的公文來(lái)自各個(gè)方面，下發(fā)的公文又
往往由所屬各部門起草、承辦，這樣就自然形成公文運(yùn)行的多種渠道。如缺乏集中統(tǒng)一管理，就會(huì)造成公文運(yùn)轉(zhuǎn)混亂，經(jīng)辦人員不清，處理效率緩慢，有時(shí)還會(huì)造成公文旅行，影響工作。因此，文秘部門要對(duì)公文實(shí)行集中統(tǒng)一管理。具體包括：
（l）統(tǒng)一接收。凡寄給本機(jī)關(guān)的公文，除領(lǐng)導(dǎo)同志親啟件外，一律由文秘人員統(tǒng)一接收、拆封、登記和分發(fā)處理，其他部門和人員不得隨意接收、處理。（2）凡以本機(jī)關(guān)名義上報(bào)、下發(fā)的公文，無(wú)論哪個(gè)部門承辦，均應(yīng)送文秘部門統(tǒng)一登記、編號(hào)、發(fā)放，各承辦部門不得自行發(fā)放。（3）本機(jī)關(guān)接收和發(fā)出的所有文件，均由文秘部門集中保管。機(jī)關(guān)各部門承辦的文件，承辦完畢后必須交回，不得長(zhǎng)期保存在各個(gè)部門，特別是不得長(zhǎng)期保存在個(gè)人手里。只有切實(shí)做到“統(tǒng)一渠道，集中管理”，才能使公文管理工作井井有條，運(yùn)行有序。
（二）建章立制，科學(xué)管理。公文管理工作具有很強(qiáng)的科學(xué)性、藝術(shù)性。管理得好，就會(huì)有條不紊，一目了然；管理得不好，則顯得亂七八糟，一塌糊涂，既不便查找使用，又容易造成文件散失或泄密。因此，文秘人員要學(xué)會(huì)科學(xué)地管理文件。管理文件的方法很多，一般來(lái)說，將文件分門別類管理是一個(gè)好的辦法，如可以按照“上來(lái)文”、“下來(lái)文”、“本級(jí)發(fā)文”分門別類管理。當(dāng)然文秘人員也可以根據(jù)本機(jī)關(guān)的實(shí)際情況制定科學(xué)合理的管理方法。
在公文運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，各級(jí)行政機(jī)關(guān)對(duì)公文處理都有嚴(yán)格的規(guī)定和要求，既有程序性的規(guī)定，又涉及《保密法》等方面的法規(guī)，這就要求公文管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都要遵循既定的規(guī)程和要求，不能隨心所欲，各行其是。但與此同時(shí)，也要力求做到科學(xué)管理，管而不死，既要認(rèn)真細(xì)致，一絲不茍，又要靈活實(shí)用，方便工作。
（三）加強(qiáng)協(xié)調(diào)，多方配合。公文管理工作是為機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)工作和業(yè)務(wù)部門的工作服務(wù)的，從領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)到各個(gè)職能部門都會(huì)在不同范圍、不同環(huán)節(jié)上參與公文處理工作，因此，文秘部門和專職、兼職的公文管理人員，都必須與機(jī)關(guān)
領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門密切聯(lián)系，爭(zhēng)取機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門承辦人員的支持與協(xié)作。
（四）嚴(yán)格保密，確保安全。公文特別是高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制發(fā)的文件，有許多涉及黨和國(guó)家的重大決策，涉及到黨和國(guó)家的重要秘密。因此，保守秘密，也就成為公文管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。如果文件管理不善造成泄密，就會(huì)對(duì)黨和國(guó)家的事業(yè)造成危害和損失。這一點(diǎn)，文秘人員一定要有清醒的認(rèn)識(shí)，提高警惕，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，做到存放、清退、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循，手續(xù)清楚，責(zé)任明確，嚴(yán)防公文丟失和泄密。
三、公文管理的基本職責(zé)和要求
公文管理主要包括公文的公開發(fā)布、撤銷、廢止以及翻印、復(fù)印、清退、銷毀等環(huán)節(jié)。文秘人員必須嚴(yán)格按照公文管理的崗位職責(zé)要求，以高度負(fù)責(zé)的精神，嚴(yán)肅認(rèn)真地做好公文管理工作。
（一）翻印。根據(jù)工作需要，下級(jí)機(jī)關(guān)可按規(guī)定翻印上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件。《辦法》第四十六條規(guī)定：“上級(jí)機(jī)關(guān)的公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外，下一級(jí)機(jī)關(guān)經(jīng)負(fù)責(zé)人或者辦公廳（室）主任批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。”翻印的公文應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格登記，和正本公文一樣管理。翻印公文的只能是“下一級(jí)機(jī)關(guān)”，而不能越級(jí)翻印。如縣級(jí)機(jī)關(guān)就不能直接翻印省級(jí)機(jī)關(guān)的文件。
（二）公開發(fā)布。公開發(fā)布行政機(jī)關(guān)公文，必須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。公開發(fā)公文應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持“誰(shuí)發(fā)文、誰(shuí)批準(zhǔn)”的原則，非發(fā)文機(jī)關(guān)無(wú)權(quán)批準(zhǔn)公開發(fā)布公文。經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機(jī)關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力，應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
（三）復(fù)印。根據(jù)工作需要，非秘密級(jí)以上公文可以復(fù)印，但不能作為正式公文使用。在特殊情況下，確需以公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，必須加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。否則，可視為無(wú)效。
（四）撤銷。公文被撤銷時(shí)，視作自始不產(chǎn)生效力。只有發(fā)文機(jī)關(guān)及其上級(jí)機(jī)關(guān)有權(quán)宣布撤銷公文。
（五）廢止。與現(xiàn)行政策、法規(guī)不符的公文，應(yīng)及時(shí)宣布廢止。公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
（六）清退。就是按照規(guī)定，定期對(duì)收到的上級(jí)公文和本級(jí)下發(fā)的公文進(jìn)行清理和回收。清退文件的范圍一般包括：
1．絕密文件。凡絕密文件，一般都要在閱完辦畢后及時(shí)收回，由秘書人員集中保存，以防泄密。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)要求退回的文件，要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)退回。
2．有重大錯(cuò)情的文件。凡本級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)出的文件，如發(fā)現(xiàn)有重大錯(cuò)情，要立即全部收回，重新印發(fā)。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)要求收回的有重大錯(cuò)情的文件，文秘部門要盡快退回，不能以任何借口不退或借故拖延留存。
3．傳閱文件。對(duì)份數(shù)少，需要送領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門傳閱的文件，要規(guī)定傳閱時(shí)間，及時(shí)收回。
4.征求意見和送審文件。對(duì)需要送幾個(gè)部門征求意見、會(huì)簽或送請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)同志審閱批示的文件，文科人員要及時(shí)催退收回。
5．會(huì)議文件。各種會(huì)議印發(fā)的文件、材料，一般在會(huì)議結(jié)束時(shí)應(yīng)予收回。會(huì)議主持機(jī)關(guān)準(zhǔn)許與會(huì)人員帶走的會(huì)議文件，與會(huì)人員返回單位后應(yīng)將全套會(huì)議文件交由所在單位文秘部門登記，統(tǒng)一保管。
6．承辦件。對(duì)文秘部門轉(zhuǎn)出的承辦件，承辦部門要盡快辦理，并在辦理完畢后及時(shí)將文件退回。文秘人員也要主動(dòng)催退收繳。
7．未經(jīng)本人審閱的領(lǐng)導(dǎo)同志講話。有時(shí)為了便于工作而印發(fā)的未經(jīng)本人審閱的領(lǐng)導(dǎo)同志講話，在傳達(dá)結(jié)束后要及時(shí)收繳。
8．離職人員文件。對(duì)工作調(diào)動(dòng)、長(zhǎng)期離職學(xué)習(xí)或休養(yǎng)的人員。離職前要徹底清理個(gè)人手中的文件。文秘人員應(yīng)主動(dòng)督促，協(xié)助清理。管理文件的同志調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須詳細(xì)開具文件目錄或者按文件登記簿，向接替的同志移交，并履行簽字手續(xù)。
（七）銷毀。不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過認(rèn)真鑒別并經(jīng)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。銷毀文件的范圍一般包括：上級(jí)下發(fā)的不需立卷歸檔的文件；上級(jí)下發(fā)的需要?dú)w檔立卷的重份文件；本機(jī)關(guān)制發(fā)的歸檔立卷后的余份文件；下級(jí)機(jī)關(guān)抄送本機(jī)關(guān)的無(wú)存檔價(jià)值的文件；上級(jí)機(jī)關(guān)指定銷毀的文件等。
銷毀文件可以采取碎紙機(jī)粉碎或者送往指定印刷廠化紙漿的方式。在銷毀公文之前，首先要對(duì)銷毀公文進(jìn)行清點(diǎn)。把經(jīng)過鑒別確無(wú)存檔、保存價(jià)值的公文清理出來(lái)，逐件登記后，報(bào)請(qǐng)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人簽批，然后送往指定地點(diǎn)和單位
（如印刷廠），并派兩名以上人員監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。一切單位或個(gè)人均不得私自銷售或銷毀公文。
（八）合并機(jī)關(guān)的公文管理。機(jī)關(guān)合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機(jī)關(guān)撤銷時(shí)，需要?dú)w檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。
四、公文的管理保密
公文的保密管理是公文管理的重點(diǎn)。《辦法》第五條規(guī)定：“公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密的安全。”這里講的文件的保密管理，著重指機(jī)要文件的管理。機(jī)要文件或稱密件從擬搞、打印、復(fù)制、收發(fā)、傳遞、保管、清退、歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)都要必須注意保密。
（一）擬稿。機(jī)要文件在擬議、擬槁、修改過程中要注意保密，不得外傳，文件付印前要標(biāo)明密級(jí)。
（二）繕校。繕校過程中要有嚴(yán)格的保密制度和措施。一切密件的譽(yù)印、打印都要確定專人，印刷機(jī)要文件要到指定印刷廠。密件文印人員工作時(shí)要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律。
（三）復(fù)制。復(fù)印、翻印密件要有嚴(yán)格的控制措施，絕密件或注明不得翻印的公文，任何機(jī)關(guān)不準(zhǔn)翻印、復(fù)印。
（四）遞送。送往外地的密件應(yīng)由機(jī)要通信部門遞送，不得使用普通郵政。市內(nèi)遞送時(shí)，應(yīng)由機(jī)要交通部門派專人直接送達(dá)。機(jī)關(guān)內(nèi)部傳遞，要機(jī)要秘書直接辦理，不能私自委托別人代送。
（五）收發(fā)登記。密件和普通文件要分別處理，機(jī)要秘書對(duì)收進(jìn)和發(fā)出的密件，都要登記、編號(hào)，嚴(yán)格履行交接手續(xù)。發(fā)現(xiàn)文件封口未封或有其它異樣時(shí)，應(yīng)及時(shí)查處。發(fā)出的密件要牢固包裝密封，并標(biāo)明密級(jí)。
（六）閱辦。在傳閱辦理密件過程中，不允許橫傳，不得隨意抽走。機(jī)要秘書在傳遞密件時(shí)要堅(jiān)持登記制度，要清點(diǎn)簽字，隨時(shí)掛號(hào)、銷號(hào)。
（七）保管。密件要集中保管，特別是機(jī)要文件要存放在有保密設(shè)施的文件柜內(nèi)，專室專人管理。調(diào)閱密件，要經(jīng)主管單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并當(dāng)日交回。
（八）清退。由于工作需要暫使用密件的要進(jìn)行登記，并及時(shí)清退，杜絕密件缺損、丟失現(xiàn)象的發(fā)生。
（九）歸檔。歸檔要?jiǎng)澐置芗?jí)，建立查閱審批制度。檔案材料未經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)，不許公開，不準(zhǔn)復(fù)制。
（十）銷毀。要銷毀的密件，應(yīng)先登記造冊(cè)，經(jīng)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)才能銷毀。銷毀時(shí)至少應(yīng)派兩人以上在指定的造紙廠監(jiān)銷。
第四篇：《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》講座（上）（本站推薦）
《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》講座（上）
從2001年1月1日起國(guó)家行政機(jī)關(guān)實(shí)施新的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱“《辦法》”）。為進(jìn)一步做好公文處理工作，特開設(shè)“《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》講座”專欄。該講座分八講：第一講，努力做好新時(shí)期的行政機(jī)關(guān)公文處理工作；第二講，公文種類；第三講，公文格式；第四講，行文規(guī)則；第五講，發(fā)文辦理；第六講，收文辦理；第七講，公文歸檔；第八講，公文管理。
第一講 努力做好新時(shí)期的行政機(jī)關(guān)公文處理工作
從2001年1月1日起，國(guó)家行政機(jī)關(guān)施行這個(gè)新的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》。這是我國(guó)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理走向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的一個(gè)重要標(biāo)志。認(rèn)真實(shí)施《辦法》，對(duì)于國(guó)家行政機(jī)關(guān)提高工作效率，保證工作質(zhì)量，依法行政，推進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展順利進(jìn)行是十分重要的。
一、做好行政機(jī)關(guān)公文處理工作是依法行政和加強(qiáng)機(jī)關(guān)建設(shè)的重要保證
公文在我國(guó)歷史上由來(lái)已久，它是統(tǒng)治階級(jí)管理國(guó)家、處理政務(wù)以及記載各種活動(dòng)情況的工具。這就決定了不同的社會(huì)制度和歷史階段，對(duì)公文的范疇有不同的理解和界定，公文處理的辦法也就各不相同。新中國(guó)成立后，公文的范疇比過去擴(kuò)大了。目前人們習(xí)慣上理解的公文可以分為兩大類，一是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體在辦理公務(wù)中形成和使用的通用公文；一是外交、軍事等領(lǐng)域使用的專用公文。我們這里主要是討論行政機(jī)關(guān)的通用公文處理問題。
公文的性質(zhì)決定了其在國(guó)家行政機(jī)關(guān)公務(wù)活動(dòng)中的地位和作用。國(guó)家行政機(jī)關(guān)是國(guó)家權(quán)力的執(zhí)行機(jī)關(guān)，依法行政是其貫徹依法治國(guó)方略的基本要求。行政機(jī)關(guān)的公文（包括電報(bào)，下同），是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。做好國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理工作，對(duì)于依法行政關(guān)系十分重要。公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作，是機(jī)關(guān)工作的重要內(nèi)容，提高機(jī)關(guān)工作水平就一定要加強(qiáng)公文處理工作。為此，必須明確國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理的目標(biāo)、原則和基本要求。
行政機(jī)關(guān)公文處理的目標(biāo)是要實(shí)行規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。所謂規(guī)范化是指公文處理的每項(xiàng)程序、操作都要遵循一定的規(guī)程、方式和要求，完成結(jié)果要達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格；所謂制度化是規(guī)范化在一定程度上上升為法制化，或是紀(jì)律化，在公文處理中建立并執(zhí)行一整套的處理制度；所謂科學(xué)化是指公文處理的規(guī)范、制度應(yīng)當(dāng)建立在科學(xué)的基礎(chǔ)上，符合公文處理運(yùn)行的規(guī)律和實(shí)際。如果對(duì)于科學(xué)化的含義進(jìn)一步延伸，還應(yīng)當(dāng)包括公文處理中運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，采用現(xiàn)代化的辦公手段。
行政機(jī)關(guān)公文處理的原則和基本要求主要是：
1．政治性。行政機(jī)關(guān)公文處理的政治性是與行政公文的政治性緊密相連的。由于行政機(jī)關(guān)公文處理工作是與國(guó)家政權(quán)機(jī)關(guān)密切結(jié)合，并由國(guó)家政權(quán)機(jī)構(gòu)具體承擔(dān)的，因此在行政機(jī)關(guān)公文處理工作中一定要牢固樹立政治觀念，堅(jiān)持“講政治”。
2．實(shí)事求是。這是我們一切工作的出發(fā)點(diǎn)和基本指導(dǎo)思想，《辦法》將其確定為行政機(jī)關(guān)公文處理工作的首要原則，我們應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持貫徹執(zhí)行。在擬制文件、承辦來(lái)文、制定政策規(guī)定中，都要堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā)。
3．精簡(jiǎn)、準(zhǔn)確。精簡(jiǎn)就是要壓縮文件數(shù)量，提高文件質(zhì)量，準(zhǔn)確確定發(fā)文范圍。行文要確有必要性，防止文件過長(zhǎng)，套話、空話、廢話連篇，不能隨意擴(kuò)大文件分發(fā)范圍。準(zhǔn)確即指公文制作過程中的實(shí)事要準(zhǔn)確無(wú)誤，制定的政策規(guī)定要有針對(duì)性；又指公文的分發(fā)、投送傳遞、分辦批示要準(zhǔn)確無(wú)誤。
4．及時(shí)、高效。就是要講求公文處理的時(shí)效性，做到迅速、快捷，不得積壓、拖延。
5．安全、保密。行政機(jī)關(guān)的公文大多是國(guó)家意志、活動(dòng)的書面形式，是國(guó)家機(jī)密的集中體現(xiàn)，這就要求在公文處理中密級(jí)文件不得泄密，一般文件也不能遺失。
二、行政機(jī)關(guān)公文處理工作要體現(xiàn)時(shí)代特色，實(shí)現(xiàn)“三化”
新中國(guó)國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文處理工作，走向規(guī)范化、制度化，經(jīng)歷了一個(gè)較長(zhǎng)的過程。八十年代前，行政機(jī)關(guān)公文處理主管部門對(duì)秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置、任務(wù)，公文的擬制等等，有一些規(guī)定，但都是專項(xiàng)的、零散的，沒有形成一個(gè)完整的制度。直到1981年2月，國(guó)務(wù)院辦公廳制發(fā)了第一個(gè)較為系統(tǒng)的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》；1987年2月，國(guó)務(wù)院辦公廳又修訂公布了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，19 9 3年再次對(duì)這個(gè)“辦法”修訂后發(fā)布。到2000年8月，國(guó)務(wù)院發(fā)布了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，經(jīng)過多年的實(shí)踐和不斷修改完善，可以說這個(gè)《辦法》已經(jīng)比較成熟。認(rèn)真實(shí)施《辦法》，必將有力地推動(dòng)國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文處理盡快實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。由于本系列講座在以后各講中還要較為系統(tǒng)全面的分別講解公文處理的種類、格式、行文規(guī)則、發(fā)文辦理、收文辦理、歸檔和公文管理等，這里我們只分析《辦法》與1993年國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱“國(guó)辦《辦法》”）的不同之處。這主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：
（一）發(fā)布的主體機(jī)關(guān)不同。前幾次的“公文處理辦法”，都是由國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的。這次《辦法》的發(fā)布主體是國(guó)務(wù)院，從而就使《辦法》具有了政府法規(guī)的性質(zhì)，更具有權(quán)威性和強(qiáng)制性。各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)都必須嚴(yán)格執(zhí)行。
（二）結(jié)構(gòu)和內(nèi)容上有較大調(diào)整和較多補(bǔ)充。《辦法》》共9章57條，比國(guó)辦《辦法》7章45條增加了2章 12條。
“第一章總則”，國(guó)辦《辦法》8條，《辦法》仍保留了8條，但在內(nèi)容上做了較大修改。其中新增了公文處理定義和領(lǐng)導(dǎo)者2條；刪除了“黨政分開”1 條，刪除了公文的作用、公文處理的程序、對(duì)文秘人員的要求等內(nèi)容；合并改寫了公文處理的原則，保留改寫了公文處理的機(jī)構(gòu)和人員配備。通過修改，“第一章總則”部分，主要是規(guī)定了行政機(jī)關(guān)公文的定義，公文處理工作的定義、目的、目標(biāo)、原則、要求、機(jī)構(gòu)、人員和組織領(lǐng)導(dǎo)問題。
“第二章公文種類”，國(guó)辦《辦法》和《辦法》均為1條。但《辦法》刪除了“指示”種類，增加了“意見”種類；并將國(guó)辦《辦法》中的“公告、通告”分列為兩類、兩種。這樣《辦法》規(guī)定的公文種類計(jì)有十三類、十四種，包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。
“第三章公文格式”，增加了1條：“第十一條公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則，參照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。”共3條，對(duì)原各條內(nèi)容進(jìn)行了修改。明確了“抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。”公文用紙統(tǒng)一確定為A4型。增加了上行文應(yīng)當(dāng)注明“會(huì)簽人姓名。其中，‘請(qǐng)示’應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。”電報(bào)緊急程度中增加了“特提”，將電報(bào)的緊急程度由3級(jí)改為4 級(jí)。
“第四章行文規(guī)則”，主要是對(duì)行文關(guān)系做了修改。增加了“行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。” 1條，共11條。其中第十五條中，將國(guó)辦《辦法》規(guī)定的政府各部門“也可以根據(jù)本級(jí)政府授權(quán)和職權(quán)規(guī)定，向下一級(jí)政府行文。”修改為“除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審撤事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文。”并規(guī)定“部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對(duì)外正式行文。”取消了國(guó)辦《辦法》中“經(jīng)批準(zhǔn)在報(bào)刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)當(dāng)視為正式公文依照?qǐng)?zhí)行，可不再行文。同時(shí)，由發(fā)文機(jī)關(guān)印制少量文本，供存檔備查。”其內(nèi)容改寫歸入“第八章公文管理”中。
“第五章發(fā)文辦理”，是從國(guó)辦《辦法》第五章公文辦理中分出后新列的1章，共6條。在發(fā)文程序中新增了“復(fù)核”環(huán)節(jié)；對(duì)草擬公文提出了更為明確的要求，新增了兩款：“
（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文的目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。”“
（四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。”“第二十六條擬制公文，對(duì)涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，主辦部門可以列明各方理?yè)?jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。”
“第六章收文辦理”，這一章也是從國(guó)辦《辦法》第五章公文辦理中分出后新列的，也是《辦法》中內(nèi)容增加最多的部分，共8條。主要是對(duì)收到的公文分為下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文和上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦公文兩類，重點(diǎn)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文辦理做了詳細(xì)規(guī)定。
“第七章公文歸檔”，是從國(guó)辦《辦法》“第六章公文立卷、歸檔和銷毀”中分出新列的，共6條。在內(nèi)容方面，新增了公文存檔要求。
“第八章公文管理”，這是《辦法》增設(shè)的一章，但也吸收了國(guó)辦《辦法》中有關(guān)公文復(fù)制、銷毀等方面的內(nèi)容，共10條。增加了“第四十九條公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。”“第五十二條機(jī)關(guān)合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機(jī)關(guān)撤銷時(shí)需要?dú)w檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。”
“第九章附則”，對(duì)國(guó)辦《辦法》3條刪除1條，增加了要對(duì)電子文件和公文辦理督查制度另行制定規(guī)定2條，共4條。
(三)、在指導(dǎo)思想上有了新的突破。與國(guó)辦《辦法》相比，《辦法》不只是內(nèi)容上的增減，而是在保留了國(guó)辦《辦法》中一些實(shí)踐已經(jīng)證明了的正確的做法后，有了新的突破。
一是體現(xiàn)了時(shí)代特色。人類社會(huì)已經(jīng)開始進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，經(jīng)濟(jì)全球化的趨勢(shì)日益增強(qiáng)，各種生產(chǎn)要素在全球范圍內(nèi)流動(dòng)速度明顯加快。在我國(guó)隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展管理勢(shì)必要與國(guó)際接軌。公文處理作為行政機(jī)關(guān)管理國(guó)家事務(wù)手段的一個(gè)組成部分，也就要與這種大趨勢(shì)相適應(yīng)。《辦法》充分體現(xiàn)了時(shí)代特色。比如公文用紙，國(guó)辦《辦法》規(guī)定，一般為16開型，也可以用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。具有選擇性。而《辦法》則統(tǒng)一規(guī)定為“公文用紙一般采用國(guó)際A4型（210mm ×297mm）。”體現(xiàn)了唯一性。再比如，《辦法》要求對(duì)公文處理中涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定要另行制定。適應(yīng)政府職能轉(zhuǎn)變的需要，《辦法》加大了協(xié)商力度。在文種中取消了“指示”，增加了“意見”，適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。
二是強(qiáng)調(diào)了督查落實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)不僅要做出正確的決策，更為重要的是抓好決策的落實(shí)。督促檢查是辦公廳（室）的一項(xiàng)重要職責(zé)。《辦法》新增了督查的要求，強(qiáng)調(diào)了對(duì)公文處理中的督查落實(shí)工作，第五十六條規(guī)定“各級(jí)行政機(jī)關(guān)的辦公廳（室）對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)和本機(jī)關(guān)下發(fā)公文的貫徹落實(shí)情況應(yīng)當(dāng)進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。有關(guān)規(guī)定另行制定。”
三是從制度上保證了壓縮文件數(shù)量。這些年來(lái)我們一直在強(qiáng)調(diào)減少文件數(shù)量，提高文件質(zhì)量，解決“文山”問題，但收效甚微。究其原因，一個(gè)主要方面就是缺少明確的制度規(guī)定，常常是提出一些模棱兩可的原則性要求，《辦法》第十三條、第十五條在解決這個(gè)問題上做出了明確規(guī)定。
四是更為符合實(shí)際，便于操作，提高公文處理效率。如電報(bào)緊急程度中增加了“特提”，“請(qǐng)示”附注處增加了注明“聯(lián)系人的姓名和電話”。
當(dāng)然，如同仍何事物一樣，《辦法》也并非十全十美。比如“第四章行文規(guī)則”中“‘報(bào)告’不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。”這一條的本意非常明確，是說“報(bào)告”文種中不能混雜、帶有“請(qǐng)示”事項(xiàng)。但其中“夾帶”一詞，明顯是用詞不當(dāng)。“夾”有混雜的意思，但“夾帶”一詞在《現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典》中解釋為：“【夾帶】①藏在身上或混雜在其他物品中間偷偷攜帶：嚴(yán)禁夾帶危險(xiǎn)品上車。②考試時(shí)作弊暗中攜帶的與試題有關(guān)的材料。”可以看出“夾帶”是一個(gè)有明確含義、規(guī)定的詞，使用必須恰當(dāng)。對(duì)此在征求意見時(shí)，我們?cè)?jīng)提過，但沒有被采納。雖然這一問題對(duì)《辦法》來(lái)說瑕不掩瑜，也不影響執(zhí)行《辦法》，但《辦法》作為政府法規(guī)性質(zhì)的文件理應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)無(wú)誤，這一點(diǎn)不能不說是一點(diǎn)缺憾。我們?cè)谥贫ā掇k法》實(shí)施細(xì)則時(shí)應(yīng)注意糾正。
三、加強(qiáng)對(duì)行政機(jī)關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，努力搞好公文處理人員隊(duì)伍建設(shè)。
加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)是做好行政機(jī)關(guān)公文處理工作的關(guān)鍵。按照《辦法》規(guī)定，行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人加強(qiáng)對(duì)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，至少要做到三個(gè)方面：
一是要“高度重視公文處理工作”。這主要是指行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人要充分認(rèn)識(shí)到公文處理工作在機(jī)關(guān)工作中的地位和作用，公文處理既是行政機(jī)關(guān)管理社會(huì)事務(wù)、調(diào)控經(jīng)濟(jì)運(yùn)行手段的重要載體，也是機(jī)關(guān)工作內(nèi)容的重要組成部分。作為行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人必須將其納入工作的重要議事日程，予以高度重視。
二是要“模范遵守本辦法”。行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人即是公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)者、組織者，也是《辦法》的執(zhí)行者。特別是行政機(jī)關(guān)的公文形成效力以最終簽發(fā)者正式簽發(fā)為標(biāo)準(zhǔn)，也就是說最終簽發(fā)者要對(duì)簽發(fā)的文件負(fù)全部責(zé)任。這就要求行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真學(xué)習(xí)行政機(jī)關(guān)公文處理知識(shí)，掌握公文處理程序，并帶頭遵守執(zhí)行《辦法》。要堅(jiān)持公文處理的基本原則，熟悉公文文種、格式，執(zhí)行行文規(guī)則。在辦理發(fā)文中，授意草擬公文要講明意圖，明確要求。簽發(fā)時(shí)要認(rèn)真審改，確定簽發(fā)權(quán)限，防止越位越權(quán)。在審批來(lái)文時(shí)“對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期。”
三是要“加強(qiáng)對(duì)本機(jī)關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。”就是要經(jīng)常研究機(jī)關(guān)公文處理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。要加強(qiáng)對(duì)從事公文處理工作人員的思想政治工作，安排培訓(xùn)，督促學(xué)習(xí)，關(guān)心生活。
關(guān)于行政機(jī)關(guān)公文處理的機(jī)構(gòu)設(shè)置，《辦法》第七條明確規(guī)定：“各級(jí)行政機(jī)關(guān)的辦公廳（室）是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作并指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文處理工作。”各級(jí)行政機(jī)關(guān)要結(jié)合當(dāng)前正在進(jìn)行的政府機(jī)構(gòu)改革，設(shè)置科學(xué)合理、精干高效、運(yùn)轉(zhuǎn)靈活、反應(yīng)靈敏的公文處理機(jī)構(gòu)。今后作為省一級(jí)行政機(jī)關(guān)的公文處理管理機(jī)構(gòu)，要加強(qiáng)對(duì)全省各級(jí)行政管理機(jī)關(guān)的公文處理指導(dǎo)工作，開展對(duì)行政機(jī)關(guān)公文處理人員的培訓(xùn)，密切聯(lián)系，做到協(xié)調(diào)一致，上下貫通，相互配合支持。
行政機(jī)關(guān)公文處理的任務(wù)、作用、目標(biāo)，決定了其在機(jī)關(guān)工作中的地位，也決定了做好公文處理工作，保證機(jī)關(guān)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，必須有一支高素質(zhì)的公文處理隊(duì)伍。為此《辦法》第八條規(guī)定“各級(jí)行政機(jī)關(guān)的辦公廳（室）應(yīng)當(dāng)設(shè)立文秘部門或者配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作”。新時(shí)期行政機(jī)關(guān)公文處理人員隊(duì)伍建設(shè)，要堅(jiān)持以政治可靠、作風(fēng)過硬、業(yè)務(wù)精通、工作扎實(shí)為目標(biāo)，著力突出三個(gè)方面：
一是提高政治素質(zhì)。就是要按照江澤民總書記“三個(gè)代表”的重要思想，堅(jiān)持為人民服務(wù)的宗旨，時(shí)刻把人民群眾的利益放在第一位。要堅(jiān)持“講學(xué)習(xí)、講政治、講正氣。”認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，特別是鄧小平理論，學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，把講政治放在一切工作的首位，時(shí)刻保持政治上的清醒與堅(jiān)定，牢固樹立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀。要堅(jiān)持做到廉潔自律，嚴(yán)格用黨的紀(jì)律和公務(wù)員行為準(zhǔn)則約束自己，自重、自省、自警、自勵(lì)，拒腐防變。作為文秘人員，還要有很強(qiáng)的無(wú)私奉獻(xiàn)、自我犧牲精神，甘當(dāng)“無(wú)名英雄”，耐得住寂寞，甘坐“冷板凳”。
二是加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)。人類在發(fā)展，社會(huì)在進(jìn)步，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì)正在蓬勃興起，行政機(jī)關(guān)的職能和管理社會(huì)的方式、手段也正在發(fā)生著重大變化，行政機(jī)關(guān)的文秘工作不再是“萬(wàn)精油”、“大雜燴”，而是一門綜合性很強(qiáng)的專業(yè)。對(duì)文秘工作人員在知識(shí)結(jié)構(gòu)上的要求也不能再是傳統(tǒng)意義上的“文人”、“文字匠”。這就要求要注意配備人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)的合理性。在人員編制較多的部門，要注意既有漢語(yǔ)言文學(xué)專業(yè)的人員，也要有經(jīng)濟(jì)管理、法律專業(yè)的人員。在實(shí)際中，由于編制有限，多數(shù)機(jī)關(guān)很難做到這一點(diǎn)。要解決這個(gè)問題，唯一的出路在于文秘人員自己下決心學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)。新時(shí)期一個(gè)合格的行政機(jī)關(guān)文秘人員的業(yè)務(wù)知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)是，精通漢語(yǔ)語(yǔ)言文學(xué)，熟悉政治法律、經(jīng)濟(jì)管理，熟練運(yùn)用辦公自動(dòng)化技能。同時(shí)盡力學(xué)習(xí)一些邊緣學(xué)科和自然科學(xué)方面的知識(shí)。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合本機(jī)關(guān)的主要工作任務(wù)，掌握熟悉相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)。當(dāng)然，知識(shí)的海洋是浩翰的，一個(gè)人的精力和生命都是有限的，學(xué)海無(wú)涯，學(xué)無(wú)止境。但是只要我們持之以恒，以學(xué)為本，學(xué)以致用，勤奮刻苦，較多地掌握知識(shí)，勝任新時(shí)期的文秘工作是一定能夠做到的。
三是培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)。行政機(jī)關(guān)的公文處理工作任務(wù)多、責(zé)任重，看似按部就班、平平淡淡，實(shí)則直接關(guān)系到機(jī)關(guān)工作的質(zhì)量、效率，影響著黨和國(guó)家重大方針、政策的落實(shí)，也涉及到樹立和維護(hù)政府機(jī)關(guān)的形象。筆者多年從事機(jī)關(guān)公文處理工作，所經(jīng)所見所聞，深深體會(huì)到，機(jī)關(guān)公文處理工作大到公文擬制、審核把關(guān)，小到糾正語(yǔ)病、錯(cuò)別字，印制、分發(fā)，都萬(wàn)萬(wàn)出不得差錯(cuò)。否則，往往是“失之毫厘，差之手里”，后患無(wú)窮。真可謂：公文處理無(wú)小事。這就要求從事公文處理工作的人員，必須具有強(qiáng)烈的責(zé)任感、使命感和緊迫感，始終保持良好的精神狀態(tài)和高昂的工作熱情，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，謹(jǐn)慎細(xì)致，快捷高效，精益求精，確保公文處理的質(zhì)量和效率。
第二講公文種類（上）
國(guó)務(wù)院頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）第二章“公文種類”共確定了“命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要”共13類、14個(gè)文種。
下面就各個(gè)文種作一介紹。
一、命令（令）：“適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員”。
命令（令）有3個(gè)特點(diǎn)，即：具有強(qiáng)制性、有限定的發(fā)令機(jī)關(guān)、發(fā)布命令必須以法律和法令為依據(jù)。在具體使用中命令（令）可以分為公布令、行政令、任免令、嘉獎(jiǎng)令等。
1．公布令。這是頒布法律、法令和法規(guī)時(shí)使用的令文。公布令正文比較簡(jiǎn)短，一般由頒布對(duì)象、頒布根據(jù)、頒布決定、執(zhí)行要求4部分組成。頒布對(duì)象，指所公布的法規(guī)文件的名稱；頒布根據(jù)，說明是經(jīng)過什么會(huì)議通過或由什么領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的；頒布決定，即公布或批準(zhǔn)的決定，一般有“現(xiàn)予頒布（公布、發(fā)布）”、“現(xiàn)予公布施行”等；執(zhí)行要求，一般指公布的法規(guī)文件開始生效實(shí)施的時(shí)間要求。頒布令后面要附上所頒布的法規(guī)文件。
2．行政令。這是采取重大強(qiáng)制性行政措施時(shí)使用的令文。行政令的正文一般分為3個(gè)部分，即命令緣由（引言）、命令事項(xiàng)（主文）和執(zhí)行要求（結(jié)語(yǔ)）。
命令緣由部分著重闡明發(fā)令原因，扼要寫明發(fā)令的背景、形勢(shì)和緣由，揭示發(fā)令的目的和意義，使受令方面了解執(zhí)行此令的重要性，增強(qiáng)執(zhí)行命令的自覺性。
命令事項(xiàng)是命令的主體部分，也就是命令所要采取的重大的強(qiáng)制性措施。要分條款或分層次地寫明規(guī)定事項(xiàng)、工作要求、方法步驟。文字要寫得具體、肯定、簡(jiǎn)明、莊重，不作議論。使受令方面一目了然，易于執(zhí)行。
執(zhí)行要求是命令事項(xiàng)的補(bǔ)充，對(duì)受令方面提出要求和囑咐。有的令文執(zhí)行要求已在前面兩部分講明，也就不必再單獨(dú)寫這部分了。也有的命令的正文沒有明顯地分為三個(gè)部分，而是篇段合一的。
3．嘉獎(jiǎng)令。這是上級(jí)對(duì)下級(jí)授予榮譽(yù)稱號(hào)，表彰、獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)使用的令文。嘉獎(jiǎng)令的正文一般包括4個(gè)部分：優(yōu)秀事跡、性質(zhì)和意義，嘉獎(jiǎng)項(xiàng)目、號(hào)召和希望。
優(yōu)秀事跡部分是構(gòu)成嘉獎(jiǎng)令的依據(jù)和基礎(chǔ)，主要寫被嘉獎(jiǎng)對(duì)象的英雄模范事跡。
嘉獎(jiǎng)項(xiàng)目是嘉獎(jiǎng)令的主要成份。要交代是什么機(jī)構(gòu)或什么會(huì)議決定給予嘉獎(jiǎng)，嘉獎(jiǎng)項(xiàng)目是哪些。然后，要根據(jù)嘉獎(jiǎng)對(duì)象的事跡，扼要地寫出對(duì)受獎(jiǎng)?wù)叩拿銊?lì)和對(duì)大家的希望。撰寫嘉獎(jiǎng)令應(yīng)注意：第一，嘉獎(jiǎng)令并不常用，凡發(fā)令嘉獎(jiǎng)的，必須是相當(dāng)突出的英雄模范人物，其功績(jī)顯赫，影響甚大，足以效法、學(xué)習(xí)。第二，嘉獎(jiǎng)今既要敘述事跡，又要議論意義，還要有號(hào)召力，這就要求注意語(yǔ)言的運(yùn)用，要實(shí)事求是地概括，不能夸張渲染。
二、決定：“適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員。變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)”。
決定是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)出的，帶有制約、規(guī)范、指導(dǎo)作用的下行文。各類決定的寫法：
1．表彰決定：這類知照性決定，就是把決定事項(xiàng)簡(jiǎn)要地傳達(dá)給有關(guān)單位，極少有要求執(zhí)行的具體意見，它的內(nèi)容比較單純，主要是決定依據(jù)和決定事項(xiàng)，即使有號(hào)召或者鼓動(dòng)性的結(jié)尾，也很簡(jiǎn)短。在寫法上往往開門見山，直接陳述，篇段合一，語(yǔ)句簡(jiǎn)練、明快。
2．處分決定的寫法有所不同，應(yīng)寫受處分人的身份、錯(cuò)誤事實(shí)、錯(cuò)誤性質(zhì)、根源、本人對(duì)錯(cuò)誤的態(tài)度、處分內(nèi)容等。
3．關(guān)于重大行動(dòng)或重要事項(xiàng)的決定。這類決定用于安排較大范圍的重大行動(dòng)或重要事項(xiàng)，一經(jīng)發(fā)出，震動(dòng)較大。如：《國(guó)務(wù)院關(guān)于全面推進(jìn)依法行政的決定》（國(guó)發(fā)（199〕23號(hào)）等。這類決定大都經(jīng)過一定的會(huì)議討論通過。它的寫法更強(qiáng)調(diào)把道理說清楚、講透徹，以便盡可能地統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)執(zhí)行決定的自覺性。
三、公告：“適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)”。
公告可以分為三種類型。
第一類是向國(guó)內(nèi)外宣布重大事項(xiàng)的公告。它通常以國(guó)家機(jī)關(guān)名義或者授權(quán)新華社向國(guó)內(nèi)外莊重宣布某一重大事項(xiàng)。加宣布國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人的選舉結(jié)果、出訪、頒布法律、重要法令，公布重大科技成果等等。
第二類是宣布影響面很大的專門事項(xiàng)的公告。這類公告，是由有關(guān)職能部門，按法定程序發(fā)布的，有的也因涉外工作的需要而發(fā)布。如按《商標(biāo)法》規(guī)定的注冊(cè)商標(biāo)公告，以及公布企業(yè)破產(chǎn)的公告，企業(yè)換證公告，質(zhì)量監(jiān)督公告等等。
第三類是向特定對(duì)象發(fā)布的公告。
公告內(nèi)容單一，篇幅一般比較簡(jiǎn)短，標(biāo)題可以寫成三種形式：由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文體組成；由發(fā)文機(jī)關(guān)、文體組成；只有文體這一要素組成，如（《公告》）。標(biāo)題下可依公告單獨(dú)編號(hào)。在公告的正文中，要簡(jiǎn)明扼要地寫出公告依據(jù)、公告事項(xiàng)。結(jié)尾一般以“現(xiàn)予公告”、“特此公告”作結(jié)語(yǔ)。
四、通告：“適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)”。
通告文種各行政主管部門使用的比較多，時(shí)常見諸報(bào)端。如公安部門發(fā)布的車輛年檢、交通管制的通告，工商部門發(fā)布的企業(yè)許可證年審的通告等等。
通告的標(biāo)題大體有三種：一是由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三部分組成；二是只有發(fā)文機(jī)關(guān)和文種組成；三是只寫文種《通告》。通告的正文主要是針對(duì)某些事項(xiàng)作出規(guī)定或限制，成為告知對(duì)象行動(dòng)的規(guī)范，要求遵循。因此，正文一般由目的根據(jù)、規(guī)定事項(xiàng)和要求三部分內(nèi)容構(gòu)成。正文之后，習(xí)慣以“特此通告”、“此告”等詞語(yǔ)結(jié)尾。
擬制通告要注意三點(diǎn)：一要突出中心。通告常常帶有法規(guī)的性質(zhì)，要明確“允許做什么和不允許做什么”。力求簡(jiǎn)明易懂、有章可循、有規(guī)可依。二要體現(xiàn)方針政策。必須正確地把握方針、政策，熟悉有關(guān)事項(xiàng)的具體情況。三要通俗易懂，切忌語(yǔ)言含糊，公眾難以理解。
五、通知：“適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員”。
通知是使用得比較多的一種公文。通知大多是下行文，因而有一定的指揮、指導(dǎo)性。和其它下行文種相比，通知應(yīng)用范圍更寬，具有廣泛性。大多數(shù)類型的通知對(duì)受文對(duì)象總是有所要求，提出需要執(zhí)行或辦理的事項(xiàng)，它雖不同于命令，但也有一定的權(quán)威性。通知還有明顯的時(shí)間性，有些通知，如會(huì)議通知，只是在指定的一段時(shí)間里有效。
按《辦法》通知可以分為批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知，傳達(dá)、要求執(zhí)行、周知性通知及人事任免通知三種。我們?cè)谵k理公文中發(fā)現(xiàn)一些地區(qū)和單位在使用通知時(shí)存在這樣幾個(gè)問題：一是標(biāo)題繁瑣。比如出現(xiàn)幾個(gè)“關(guān)于”或“通知的通知”等情況；二是轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)性通知的按語(yǔ)部分文字過多或態(tài)度不明確；三是要求執(zhí)行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據(jù)的事由。因此，我們?cè)跀M制通知時(shí)應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：
1．標(biāo)題。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三部分組成，只使用一個(gè)介詞“關(guān)于”再加事由和通知即可。如：《甘肅省人民政府關(guān)于印發(fā) 1997年國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃要點(diǎn)的通知》。另外，還要注意在標(biāo)題中除引用法律法規(guī)和行政規(guī)章時(shí)可加書名號(hào)外，一般不加標(biāo)點(diǎn)符合。在起草層層轉(zhuǎn)發(fā)的通知時(shí)，要盡量把標(biāo)題寫得簡(jiǎn)明些。可以采取兩種辦法解決：一是對(duì)各個(gè)轉(zhuǎn)發(fā)通知都提出了具體要求的，可以綜合改寫為一個(gè)新的“通知”，貫穿全部?jī)?nèi)容或主要精神。二是對(duì)非政策性文件，幾個(gè)轉(zhuǎn)發(fā)通知又無(wú)新要求的，可以減少中間層次，直接轉(zhuǎn)發(fā)。如：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市計(jì)委“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省計(jì)委‘關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家計(jì)委辦公廳《關(guān)于批轉(zhuǎn)（＜××日?qǐng)?bào)＞）發(fā)行工作會(huì)議紀(jì)要的通知》的通知’的通知”，如果改寫為：××市計(jì)委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家計(jì)委辦公廳批轉(zhuǎn)《××日?qǐng)?bào)》發(fā)行工作會(huì)議紀(jì)要的通知，就簡(jiǎn)明多了。
2．批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。這類通知是針對(duì)被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文而發(fā)的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，組成了批轉(zhuǎn)性或轉(zhuǎn)發(fā)性通知。正文包括兩個(gè)部分：轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)象和批注意見。轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)象要寫明被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文名稱及原發(fā)文單位。批注意見要寫明對(duì)所轉(zhuǎn)發(fā)公文的態(tài)度、意見和執(zhí)行要求。批轉(zhuǎn)性通知的批語(yǔ)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知的按語(yǔ)，可長(zhǎng)可短，應(yīng)看具體情況而定。有的照批照轉(zhuǎn)，只極為簡(jiǎn)要地表明態(tài)度、作出評(píng)價(jià)、提出要求。如：“省經(jīng)貿(mào)委《關(guān)于1998年經(jīng)濟(jì)運(yùn)行調(diào)控方案》已經(jīng)省政府同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。”有的強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)，在寫明態(tài)度、評(píng)價(jià)和要求之后，再結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)所轉(zhuǎn)發(fā)公文的重要意義或者某一方面的精神，突出加以強(qiáng)調(diào)，以引起重視。有的補(bǔ)充完善，對(duì)所轉(zhuǎn)發(fā)的公文除作出基本肯定外，還就其本身不夠完善的地方作些補(bǔ)充、說明。但一般情況下，批語(yǔ)和按語(yǔ)不易過多，以免與轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件內(nèi)容重復(fù)。
3．要求執(zhí)行和周知性通知。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據(jù)的法律、法規(guī)、政策。
4．要根據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)公文的不同情況，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語(yǔ)。如表態(tài)的“同意”、“原則同意”、“基本同意”等詞語(yǔ)；提出要求希望的“希遵照辦理”、“請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“請(qǐng)研究執(zhí)行”、“請(qǐng)參照?qǐng)?zhí)行”、“供參考”、“請(qǐng)研究試行”等詞語(yǔ)。
5．任免通知。除法定機(jī)關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)人外，其他任免一般采用“通知”。任免通知正文只寫明經(jīng)某級(jí)組織決定，任命（或免去）某人擔(dān)任某項(xiàng)職務(wù)即可。有的還寫明任期和待遇
六、通報(bào)：“適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況”。
通報(bào)和通知都具有知曉性和指導(dǎo)性，但通知大都要求貫徹執(zhí)行，具有一定的約束力，而通報(bào)只起引導(dǎo)、警戒、啟發(fā)、教育和溝通情況的作用。、通報(bào)可分為表?yè)P(yáng)性通報(bào)、批評(píng)性通報(bào)、情況通報(bào)等。
（一）表?yè)P(yáng)性通報(bào)：正文一般包括先進(jìn)事跡及其意義、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、表彰決定、希望和要求四個(gè)部分。
先進(jìn)事跡是這類通報(bào)的主要內(nèi)容。在直述式通報(bào)中，這部分內(nèi)容直接在通報(bào)中敘述，寫得詳細(xì)些。在轉(zhuǎn)述式通報(bào)中，這部分內(nèi)容已出現(xiàn)在通報(bào)的附件中，就不必再重?cái)⑹鱿冗M(jìn)事跡了，只須概括地強(qiáng)調(diào)或突出要點(diǎn)。直述式通報(bào)在介紹先進(jìn)事跡時(shí)，應(yīng)做到：第一，要把時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、結(jié)果簡(jiǎn)明地交代清楚。第二，要實(shí)事求是，不能任意夸大、渲染。第三，要重點(diǎn)突出，涉及能體現(xiàn)先進(jìn)的精神境界和突出通報(bào)中心的，就把事實(shí)寫得詳細(xì)些，無(wú)關(guān)緊要的可一筆帶過或略而不記。先進(jìn)事跡的意義和先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，是通報(bào)的主旨。著重表彰先進(jìn)事跡的通報(bào)，應(yīng)在介紹事跡的基礎(chǔ)上，說明其意義。
表彰決定是寫明領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)先進(jìn)表彰獎(jiǎng)勵(lì)的決定，它通常寫在通報(bào)的末尾部分。
希望和要求，既包括對(duì)被表彰者的勉勵(lì)和期望，又包括對(duì)廣大群眾的號(hào)召和希望。這一部分要發(fā)掘先進(jìn)的典型意義和時(shí)代精神，針對(duì)當(dāng)時(shí)形勢(shì)需要有感而發(fā)，力求符合實(shí)際，有針對(duì)性，概括、鮮明、不千篇一律。”
（二）批評(píng)性通報(bào)：這類通報(bào)是通報(bào)中使用得最多的，它的內(nèi)容除在一定范圍內(nèi)公布對(duì)某單位、某人、某事的批評(píng)處理外，著重是要從被通報(bào)的事件中吸取教訓(xùn)，以典型事例對(duì)群眾進(jìn)行教育，以防類似事件的發(fā)生。其懲戒作用十分突出。
這類通報(bào)，有的是批評(píng)錯(cuò)誤、公布處分決定，行文較短。有的除批評(píng)錯(cuò)誤、宣布處分外，側(cè)重于分析情況，總結(jié)教訓(xùn)，指導(dǎo)改進(jìn)工作，篇幅就要長(zhǎng)些。這類通報(bào)寫法和前一類大同小異，正文包括錯(cuò)誤事實(shí)、根源和教訓(xùn)、處理決定、希望和要求四部分。
第二講公文種類（下）
七、議案：“適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)”。
議案格式比較簡(jiǎn)單，一般寫明提請(qǐng)審議的事項(xiàng)名稱、什么時(shí)間、什么會(huì)議討論通過、目的、法定提交人和提交時(shí)間即可。如：
甘肅省人民政府關(guān)于提請(qǐng)審議
《甘肅省發(fā)展私營(yíng)個(gè)體經(jīng)濟(jì)條例（草案）》的議案省人大常委會(huì)：
《甘肅省發(fā)展私營(yíng)個(gè)體經(jīng)濟(jì)條例（草案）》已經(jīng)2000年11月8日省政府第 97次常務(wù)會(huì)議討論通過，現(xiàn)提請(qǐng)審議。
省長(zhǎng) 宋照肅
二 000年十一月二十三日
八、報(bào)告：“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問”。
報(bào)告種類多種多樣，大致可分為工作報(bào)告、情況報(bào)告、答復(fù)報(bào)告、報(bào)送文件的報(bào)告等。
1．工作報(bào)告。這是用于匯報(bào)工作進(jìn)程、總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)、反映工作問題、提出工作意見的報(bào)告。這類報(bào)告是報(bào)告中應(yīng)用最為廣泛的一種。它的正文，一般包括基本情況、主要成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)體會(huì)、存在問題、今后意見等幾部分。格式上，每一部分可標(biāo)出序數(shù)分項(xiàng)寫，或列出小標(biāo)題來(lái)寫。
根據(jù)需要，工作報(bào)告可以寫成綜合性的，也可以寫成專題性的。
綜合性的工作報(bào)告，它是不同階段、不周范圍的全面工作總結(jié)或匯報(bào)。可以是各方面的綜合工作，或者一個(gè)系統(tǒng)、一個(gè)部門的全面工作。
專題性的工作報(bào)告強(qiáng)調(diào)專一性，它是就某一項(xiàng)或某一方面的工作向上級(jí)機(jī)關(guān)所作的報(bào)告。它可分為總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的專題工作報(bào)告和研究工作的專題工作報(bào)告。前一類就是呈報(bào)上級(jí)的專題工作總結(jié)，它不需要答復(fù)，后一類通常是就落實(shí)、開展、加強(qiáng)、發(fā)展、改進(jìn)、改革某項(xiàng)工作向上級(jí)作的專題報(bào)告。它不一定在工作結(jié)束后才寫，常常是在工作進(jìn)程中，待工作告一段落時(shí)寫好，待上級(jí)答復(fù)、批轉(zhuǎn)。
2．情況報(bào)告。這是對(duì)工作中的重大情況、特殊情況、新情況進(jìn)行調(diào)查了解后，向上級(jí)作出的報(bào)告。它不需要答復(fù)、主要是讓上級(jí)了解、掌握情況，以便根據(jù)情況采取措施，指導(dǎo)工作。向上級(jí)提出工作建議的報(bào)告，也屬這一類。
3．答復(fù)報(bào)告。這是答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的查詢、提問或匯報(bào)執(zhí)行上級(jí)機(jī)關(guān)某項(xiàng)指示、意見的結(jié)果的報(bào)告。正文包括答復(fù)依據(jù)、答復(fù)事項(xiàng)兩部分，寫法比較自由。有的先寫依據(jù)，后答復(fù)；有的邊寫依據(jù)，邊答復(fù)。
九、請(qǐng)示：“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)”。
請(qǐng)示可以分為三種類型。
第一種是請(qǐng)求指示的。對(duì)上級(jí)制定的方針、政策、法律、法令、法規(guī)、規(guī)章或某項(xiàng)指示有不同理解，希望上級(jí)明確解釋，或者從實(shí)際出發(fā)需要對(duì)某項(xiàng)規(guī)定、制度、指示作出修訂、補(bǔ)充。
第二種是請(qǐng)求批示、解決問題的。請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)解決本單位的某些困難，或?qū)Ρ締挝坏哪硞€(gè)問題提出處理意見請(qǐng)求上級(jí)批復(fù)而寫的請(qǐng)示，就屬這一類。
第三種是請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的。某職能部門針對(duì)新情況、新問題提出了解決的辦法和措施，即因?yàn)椴荒苤苯右笃郊?jí)或不相隸屬的機(jī)關(guān)部門照辦，而需要請(qǐng)求上級(jí)審定后批轉(zhuǎn)有關(guān)方面執(zhí)行，這樣上報(bào)的請(qǐng)示，就屬這類。這類請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的請(qǐng)示，容易同研究工作的專題報(bào)告混淆，寫作時(shí)尤其要注意。
請(qǐng)示一般由請(qǐng)示事由、請(qǐng)示事項(xiàng)、結(jié)尾三部分組成。結(jié)尾常以請(qǐng)求語(yǔ)作結(jié)，習(xí)慣用的有“以上意見是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示”、“妥否？請(qǐng)指示”、“當(dāng)否？請(qǐng)批復(fù)”、“以上意見如可行（或如無(wú)不妥），請(qǐng)批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行”等。撰寫請(qǐng)示應(yīng)注意：
第一，要控制使用，當(dāng)用才用。必須辦理而在自己職權(quán)范圍內(nèi)又不能解決，確實(shí)需要請(qǐng)示上級(jí)的才可行文請(qǐng)示。不要?jiǎng)虞m請(qǐng)示，把矛盾上交。
第二，要一文一事為宜，切忌把不相關(guān)聯(lián)的問題放在一個(gè)請(qǐng)示里，使上級(jí)無(wú)法批復(fù)，影響工作。
第三，要按級(jí)請(qǐng)示，確實(shí)必須越級(jí)請(qǐng)示的，也應(yīng)同時(shí)抄送直接的上級(jí)機(jī)關(guān)。如果一項(xiàng)請(qǐng)示涉及不止一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)以主管此項(xiàng)請(qǐng)示的上級(jí)機(jī)關(guān)為主送單位，其他為抄送單位，避免職責(zé)不明，耽誤處理時(shí)間。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，請(qǐng)示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，也不要同時(shí)抄送同級(jí)和下級(jí)機(jī)關(guān)。
第四，它的格式也包括標(biāo)題。正文和結(jié)尾，它的標(biāo)題一定要寫明事由，不能光寫“請(qǐng)示”，以提請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)注意，及時(shí)處理。
十、批復(fù)：“適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)”。
批復(fù)具有針對(duì)性、權(quán)威性、鮮明性。它是對(duì)某項(xiàng)具體工作發(fā)表指示、意見，對(duì)受文的下級(jí)有約束力，特別是關(guān)于重要事項(xiàng)或重大問題的批復(fù)，往往有明顯的法規(guī)作用。批復(fù)中對(duì)答復(fù)的問題應(yīng)態(tài)度鮮明，觀點(diǎn)明確，不能模棱兩可，使人無(wú)所適從。
批復(fù)的正文分為批復(fù)根據(jù)、批復(fù)事項(xiàng)兩部分。
批復(fù)根據(jù)，要極其簡(jiǎn)要地引述來(lái)文的請(qǐng)示事項(xiàng)，或引述來(lái)文標(biāo)題，都是一句話就可以說清楚的。
批復(fù)事項(xiàng)是主要部分，要針對(duì)請(qǐng)示的內(nèi)容，給予明確答復(fù)或具體指示。有些批復(fù)，不是簡(jiǎn)單地就請(qǐng)示事項(xiàng)表明態(tài)度，還應(yīng)根據(jù)需要給予具體指示。
批復(fù)如果不同意下級(jí)的請(qǐng)示，則應(yīng)簡(jiǎn)要說明理由，以利對(duì)方接受，及時(shí)作出相應(yīng)安排。撰寫批復(fù)時(shí)應(yīng)注意：
第一，批復(fù)要緊扣請(qǐng)示明確作答，不要答非所問，復(fù)非所求，節(jié)外生枝。有時(shí)以有關(guān)法規(guī)、文件精神為依據(jù)答復(fù)問題時(shí)，應(yīng)寫明引據(jù)出處，以備執(zhí)行中查考。
第二，批復(fù)內(nèi)容若涉及其他部門，起草批復(fù)時(shí)應(yīng)同有關(guān)部門會(huì)簽或商量，但不能互相推倭，造成公文旅行。
第三，批復(fù)一定要有明確的受文單位。有的在標(biāo)題中就標(biāo)明了受文單位。正文結(jié)尾可寫上“特此批復(fù)”、“此復(fù)”，也可以不寫。
十一、意見：“適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。”
意見是《辦法》中新增加的文種。主要用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。從行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作為上行文，可用于向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)請(qǐng)批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)事項(xiàng)。作為下行文，可用于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或某些重要問題提出處理的方針、原則和措施、辦法。
意見一般由引言、正文和結(jié)尾三部分組成。引言要寫明提出意見的事由、依據(jù)和目的。正文部分是意見所提出的具體見解和措施辦法，可采用小標(biāo)題或圍繞問題分條列項(xiàng)進(jìn)行撰寫。結(jié)尾，對(duì)貫徹意見提出具體要求。意見的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種組成。
十二、函:“適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)”。
函的應(yīng)用范圍比較廣泛，在上下級(jí)機(jī)關(guān)之間、平級(jí)機(jī)關(guān)之間或不相隸屬的機(jī)關(guān)單位之間，涉及各方面的公務(wù)聯(lián)系，都可使用。
較為正規(guī)的公函，格式可分為三部分：
開頭，包括標(biāo)題、編號(hào)和受文單位。標(biāo)題可由發(fā)函單位、事由、文種組成。
正文是函的主要部分，要看不同用途來(lái)確定寫法。去函要把商洽的原委、詢問的問題、請(qǐng)求的事項(xiàng)、告知的情況等寫清楚，以便得到對(duì)方的支持、理解或回答。復(fù)函，要針對(duì)來(lái)件所詢問的問題、商請(qǐng)的事項(xiàng)給予明確答復(fù)，不能含糊其詞，模棱兩可，不著邊際。
結(jié)尾包括結(jié)束語(yǔ)及署名、日期。結(jié)束語(yǔ)如去函的“為要”、“為盼”、“為感”、“為荷”，復(fù)函的“待此復(fù)函”、“此復(fù)”等。也可不寫結(jié)束語(yǔ)，正文寫完即結(jié)束。
撰寫函件應(yīng)注意：
第一，要寫得內(nèi)容專
一、集中、中心突出，一般要一函一事。
第二，要有分寸。對(duì)上應(yīng)尊重，對(duì)下應(yīng)謙遜，對(duì)平行或不相隸屬機(jī)關(guān)，應(yīng)以禮相待。語(yǔ)氣應(yīng)力求平和、禮貌。要摒棄不必要的客套、無(wú)須講的道理、空洞的套話。
第三，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語(yǔ)。
十三、會(huì)議紀(jì)要：“適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)”。
根據(jù)會(huì)議性質(zhì)的不同，會(huì)議紀(jì)要可以分為辦公會(huì)議紀(jì)要和其它專題會(huì)議紀(jì)要兩大類。
辦公會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題，可寫為會(huì)議名稱加紀(jì)要。專題會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題可寫為事由加會(huì)議紀(jì)要。如：關(guān)于減輕農(nóng)民負(fù)擔(dān)問題的會(huì)議紀(jì)要。一般政府機(jī)關(guān)的辦公會(huì)議、常務(wù)會(huì)議都有固定的文頭。如：甘肅省人民政府省長(zhǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要、甘肅省人民政府常務(wù)會(huì)議紀(jì)要等。正文可以分為兩個(gè)部分。
第一部分簡(jiǎn)要敘述會(huì)議組織情況，可以寫出會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、出席人員、列席人員（辦公會(huì)議的列席人員通常寫在正文之后）等。若會(huì)議只有一個(gè)議題，可以寫明專題研究討論的議題名稱。如：專題研究了農(nóng)業(yè)問題等。
第二部分是寫會(huì)議精神和議定事項(xiàng)，這是紀(jì)要的主要部分。辦公會(huì)議紀(jì)要的這部分。可以寫對(duì)議題的討論情況、各種意見、建議、會(huì)議作出的決議、決定，布置的工作、任務(wù)，將要采取的措施和要求等。
若只有一個(gè)議題，常采用貫通式的縱式結(jié)構(gòu)，不分條款。專題會(huì)議紀(jì)要也可采用這種寫法；若多項(xiàng)議題，可依會(huì)議議程的先后順序安排組織材料。
撰寫會(huì)議紀(jì)要應(yīng)注意：
第一，會(huì)議紀(jì)要是對(duì)所有會(huì)議材料的概括、綜合和提煉，因此，要定好紀(jì)要必須做好處理材料的工作。要廣泛搜集會(huì)議材料，全面掌握會(huì)議情況；要按照會(huì)議精神和領(lǐng)導(dǎo)工作意圖，對(duì)材料進(jìn)行分類和篩選；要對(duì)選用的材料進(jìn)行分析和綜合，圍繞中心組織好材料。
第二，紀(jì)要篇幅不宜過長(zhǎng)，語(yǔ)言要簡(jiǎn)明扼要。紀(jì)要常用第三人稱進(jìn)行敘述，如“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”、“會(huì)議指出”、“會(huì)議號(hào)召”、“會(huì)議決定”之類。
第三，會(huì)議紀(jì)要必須全面準(zhǔn)確地反映會(huì)議情況和基本精神，其內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確。因此，會(huì)議記錄人員一定要聚精會(huì)神，盡最大努力作好會(huì)議記錄。
第三講公文格式
作為一種特定體式的文體，公文在國(guó)家政治生活、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)管理活動(dòng)中起著十分重要的作用。正因?yàn)槿绱耍?guī)范的公文格式不僅有利于體現(xiàn)國(guó)家機(jī)關(guān)的權(quán)威性、嚴(yán)肅性，而且也有利于提高工作效率，保證政令暢通。新中國(guó)成立以來(lái)，為了在全國(guó)統(tǒng)一公文和文書工作的制度和辦法，1951年，中央人民政府政務(wù)院頒布了《公文處理暫行辦法》，對(duì)公文的種類、體式、行文關(guān)系、辦理程序等作了明確規(guī)定。1957年，國(guó)務(wù)院秘書廳又印發(fā)了《關(guān)于公文名稱和體式問題的幾點(diǎn)意見》，進(jìn)一步統(tǒng)一和規(guī)范了公文的處理辦法。1981年和 1987年，國(guó)務(wù)院辦公廳先后發(fā)布了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱舊《辦法》），并于1993年11月做了修訂。為了使國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文處理工作更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，不斷適應(yīng)改革開放的新形勢(shì)和公文處理工作的新變化，2000年8月份，國(guó)務(wù)院在廣泛征求意見和不斷修改的基礎(chǔ)上，發(fā)布了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱新《辦法》），并規(guī)定從 2001年 1月 l日起施行。
新《辦法》規(guī)定，公文中的要素主要為：秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等。按照國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年12月27日發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》，公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁(yè)紅色反線（寬度同版心，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。下面，對(duì)公文各要素和標(biāo)識(shí)作一簡(jiǎn)單介紹。
一、眉首部分
主要標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等要素。
1．公文份數(shù)序號(hào)。公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。標(biāo)識(shí)時(shí)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。
2.秘密等級(jí)和保密期限。秘密等級(jí)是指涉密公文的保密程度，分“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”三級(jí)。新《辦法》規(guī)定，涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限，“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)，“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”公文均應(yīng)標(biāo)注保密期限。標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)時(shí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開。
3．緊急程度。急件公文分為“特急”、“急件”兩種。其中，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)識(shí)“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。標(biāo)識(shí)時(shí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊密程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。
4．發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和“文件”二字組成，如“××省人民政府文件”等。對(duì)一些特定公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。標(biāo)識(shí)位置是上邊緣到版心上邊緣25mm處，上報(bào)的公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)在上邊緣到版心上邊緣 80mm處。國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》還規(guī)定，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)一般應(yīng)小于22mmX 15m。聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布。聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多時(shí)，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。
5．發(fā)文字號(hào)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)組成，如“×政發(fā)〔1999〕82號(hào)”，“×政發(fā)”指發(fā)文機(jī)關(guān)代字，“ 〔1999〕 ”指年份，“ 82號(hào)”指發(fā)文序號(hào)。整個(gè)意思就是××省人民政府在1999年所發(fā)的第82號(hào)文件。標(biāo)識(shí)位置在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行處，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年代應(yīng)用全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；序號(hào)不編虛位，即不編為001，不加“第”字。
6．簽發(fā)人。上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空l(shuí)字；簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人從第2行起在與主辦單位簽發(fā)人姓名對(duì)齊處按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，同時(shí)，使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名同處一行，并下移紅色反線，使紅色反線與發(fā)文字號(hào)繼續(xù)保持為4mm。
二、主體部分
主要標(biāo)識(shí)公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文時(shí)間、發(fā)文機(jī)關(guān)印章、附注等要素。
1．公文標(biāo)題。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、概括而成的公文主要內(nèi)容和公文種類組成，如《××省人民政府關(guān)于大力發(fā)展民營(yíng)科技企業(yè)的決定》、《××省人民政府辦公廳關(guān)于進(jìn)一步做好春季農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和當(dāng)前農(nóng)村經(jīng)濟(jì)工作的通知》等。公文標(biāo)題是文件內(nèi)容的高度概括，文字要求準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要、概括，書寫時(shí)要居中書寫，用2號(hào)小標(biāo)宋體字。回行時(shí)要注意做到詞意完整，排列居中對(duì)稱，間距恰當(dāng)，做到既有美感，又要避免產(chǎn)生異義。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，公文標(biāo)題一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
2．主送機(jī)關(guān)。指公文的主要受理機(jī)關(guān)，書寫時(shí)應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。上行文一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，必須同時(shí)報(bào)送幾個(gè)主送機(jī)關(guān)的，可以用抄送形式；下行文可以有兩個(gè)以上的主送機(jī)關(guān)，但是，如果主送機(jī)關(guān)過多，則一般用規(guī)范的統(tǒng)稱，如“各地行政公署，各市、自治州人民政府，省政府各部門：”等。標(biāo)識(shí)位置在標(biāo)題下空1行處，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。
3．公文正文。標(biāo)識(shí)在主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。
4．附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字處，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，如“附件：1××××××、”。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）。
5．成文日期。以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期需要完整寫出年、月、日，而且必須用漢字書寫（“零”寫為“0”）。成文時(shí)間標(biāo)識(shí)時(shí)，右邊要空4字。
6．發(fā)文機(jī)關(guān)印章。按照《甘肅省實(shí)施＜國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法＞細(xì)則（試行）＝，“公文除以電報(bào)形式發(fā)出的加蓋發(fā)報(bào)專用章外，其他公文一律加蓋印章。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文蓋印的位置一般應(yīng)上距正文2mm～4mm。，以端正、居中、下壓成文時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)印章下弧元文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時(shí)間上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時(shí)間上。聯(lián)合行文的印章：當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布。最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。這里需要注意的是，新《辦法》規(guī)定，聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章，而舊《辦法》只是規(guī)定，聯(lián)合上報(bào)的非法規(guī)性文件由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章。
7．附注。指需要說明的其他事項(xiàng)。公文如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。上行文的“請(qǐng)示”文種中，應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
三、版記部分
主要標(biāo)識(shí)主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間等要素。
1．主題詞。是進(jìn)行文獻(xiàn)標(biāo)引、存儲(chǔ)、檢索等工作的工具，位于附注之下，抄送機(jī)關(guān)之上，它是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化，提高辦公效率和質(zhì)量的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。一般的排列次序?yàn)椋悍从彻膬?nèi)容的主題詞在前，反映公文形式的主題詞在后。在單主題公文中，反映公文中心內(nèi)容的主題詞在前，反映公文分述內(nèi)容的主題詞在后；在多主題詞公文中，反映公文內(nèi)容的各主題詞按其出現(xiàn)的先后次序排列。主題詞用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)，詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。
2．抄送機(jī)關(guān)。指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)。公文如有抄送，在主題詞下一行，左空1字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)。抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊。在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。
3．印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間。位于抄送機(jī)關(guān)之下（無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置，用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。
四、其他
1．格式中的幾個(gè)用線。
(1)在眉首與主體之間，一般用一條紅色的間隔線。使用這條線的區(qū)別是，黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)如中央、省委、地委、縣委文件的間隔線中間有一顆紅角星，行政機(jī)關(guān)如國(guó)務(wù)院、省政府、市政府、縣政府的文件一般采用一條連續(xù)的橫線，中間沒有紅角星。這條線一般在發(fā)文字號(hào)下4mm處與版心等寬，采用紅色反線。
（2）版記中各要素之下均加一條黑色反線，寬度同版心。
2．用紙。公文用紙一般采用GBA 4型，成品幅面尺寸為210mm ×297mm，紙張定量為60g／m2 ～80g／m2 的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85％～90％,橫向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85％，pH值為 7.5～9.5。
3．當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。
4．排版規(guī)格與印制裝訂要求。
（1）排版規(guī)格。正文用3號(hào)仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。
（2）印刷要求。雙面印刷，頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo) BI100％，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80％．M80％。印品著墨實(shí)、均勻，字面不花、不白、無(wú)斷劃。
（3）裝訂要求。公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm。
5．頁(yè)碼。用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行處。數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字，空白頁(yè)與空白頁(yè)以后的頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼。
第五篇：國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法
國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法
第一章 總則
“總則”共八條，主要闡述了制定《辦法》的目的，公文和公文處 理的定義，公文處理的基本原則，對(duì)各級(jí)行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的要求，公文處 理的管理機(jī)構(gòu)和職責(zé)等。
第一條 為使國(guó)家行政機(jī)關(guān)(以下簡(jiǎn)稱行政機(jī)關(guān))的公文處理工作 規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，制定本辦法。
主要闡述制定《辦法》的目的，目的是使行政機(jī)關(guān)的公文處理工作 實(shí)現(xiàn)“三化”(規(guī)范化、制度化、科學(xué)化)。規(guī)范化，是指公文處理的每 一項(xiàng)工作都符合統(tǒng)一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，包括公文的語(yǔ)言文字規(guī)范、文種使用 規(guī)范、公文格式規(guī)范、公文辦理程序規(guī)范，符合本《辦法》統(tǒng)一規(guī)定的 標(biāo)準(zhǔn)。制度化，是指公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)都有大家共同遵守的明確規(guī)定，而且制度完善、配套。科學(xué)化，一是指公文運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制符合客觀規(guī)律，二 是指公文處理手段先進(jìn)，辦公自動(dòng)化水平高，公文辦理業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化 和網(wǎng)絡(luò)化，逐步實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。
第二條 行政機(jī)關(guān)的公文(包括電報(bào)，下同)，是行政機(jī)關(guān)在行政管 理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公 務(wù)活動(dòng)的重要工具。
主要闡述公文的定義。第一句是定義。公文是什么？公文是文書。是什么樣的文書？一是在行政管理過程中形成的文書；二是具有法定效 力的文書；三是具有規(guī)范體式的文書。這個(gè)定義，體現(xiàn)了公文的四個(gè)特 性，即鮮明的政策性，法定的權(quán)威性，嚴(yán)格的規(guī)范性，較強(qiáng)的時(shí)效性。第 二句是作用。一是指公文是貫徹依法行政方針的重要工具(具體到我省 來(lái)說，也可以說是公文是貫徹實(shí)施省政府提出的“為民執(zhí)政、科學(xué)理政、依法行政、從嚴(yán)治政”施政方針的重要工具)；二是指公文是公務(wù)活 動(dòng)的重要工具。公務(wù)活動(dòng)包括傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針、政策，發(fā)布行 政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，請(qǐng)示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)等等。這里概括了公文的四個(gè)作用，即傳達(dá)政令，指導(dǎo)工作，公務(wù)聯(lián)系，記載憑證http://。
公文包括文件和電報(bào)，當(dāng)我們說文件的時(shí)候不包括電報(bào)。
第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序 的工作。
主要闡述公文處理的定義，《辦法》第一次對(duì)公文處理下定義。這 個(gè)定義，文字雖少，但容量很大。公文處理包括公文辦理、公文管理、公文整理(立卷)、公文歸檔等一系列工作。公文辦理包括發(fā)文辦理和 收文辦理。發(fā)文辦理包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登 記、分發(fā)等程序；收文辦理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。公文管理包括翻印管理、公開發(fā)布管理、復(fù)印管理、銷毀管理、密電管理以及其他有關(guān)公文管理制度等。公文處理是一個(gè) 系統(tǒng)工程，各個(gè)要素之間相互關(guān)聯(lián)、銜接有序，每一個(gè)環(huán)節(jié)都不是孤立 的。因此公文處理要運(yùn)用系統(tǒng)思想、系統(tǒng)方法。
第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及 時(shí)、準(zhǔn)確、安全。
第五條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān) 規(guī)定，確保國(guó)家秘密的安全。
朵拉朵尚：http://
第四條、第五條主要闡述了公文處理的總原則：實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效、及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，是首 次提出的，它們與“及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密”構(gòu)成了公文處理的總原 則。《總則》刪去了“黨政分開”的原則。“黨政分開”易生歧義，但 在公文處理過程中，仍需視情況分別按《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例 》和《辦法》處理公文。行政機(jī)關(guān)黨組向批準(zhǔn)其設(shè)立黨組的地方黨委 行文，應(yīng)執(zhí)行《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》的規(guī)定。行政機(jī)關(guān)的公 文不得向黨組織作指示、發(fā)號(hào)令。撰寫一篇理論學(xué)習(xí)文章。別行動(dòng)。
第六條 各級(jí)行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，模范 遵守本辦法并加強(qiáng)對(duì)本機(jī)關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。
主要闡述國(guó)家行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人在公文處理工作中的職責(zé)，是《辦法 》第一次對(duì)行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人提出要求。《辦法》對(duì)行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人(包括政府領(lǐng)導(dǎo)同志和政府部門領(lǐng)導(dǎo)同志)提出的要求是：一要“高度重 視公文處理工作”，二要“模范遵守本辦法”，三要“加強(qiáng)對(duì)本機(jī)關(guān)公 文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查”。《辦法》對(duì)行政機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的要求是很 高的，是高度重視，不是一般重視；是模范遵守，不是一般遵守；不僅要加 強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，而且要進(jìn)行檢查。
第七條 各級(jí)行政機(jī)關(guān)的辦公廳(室)是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管 本機(jī)關(guān)的公文處理工作并指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文處理工作。
主要闡述辦公廳(室)在公文處理工作中的地位、職責(zé)和作用。明 確辦公廳(室)是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，其職責(zé)是主管本機(jī)關(guān)并指導(dǎo)下級(jí) 機(jī)關(guān)的公文處理工作。辦公廳(室)是公文運(yùn)轉(zhuǎn)的中心樞紐，通過公文處 理為領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮參謀助手作用，同時(shí)按照本《辦法》的規(guī)定指導(dǎo)下級(jí) 機(jī)關(guān)的公文處理工作。對(duì)本《辦法》的貫徹實(shí)施，包括宣講培訓(xùn)、制定 制度、督促檢查等，辦公廳(室)責(zé)無(wú)旁貸。
第八條 各級(jí)行政機(jī)關(guān)的辦公廳(室)應(yīng)當(dāng)設(shè)立文秘部門或者配備 專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。
規(guī)定辦公廳(室)必須設(shè)立文秘部門或配備專職人員。只要是行政 機(jī)關(guān)的辦公廳(室)，就應(yīng)當(dāng)設(shè)立文秘部門，起碼要有專職文秘人員負(fù)責(zé) 這項(xiàng)工作。就我們辦公廳來(lái)說，文秘部門不只是指文電處，《吉林省人 民政府辦公廳公文運(yùn)轉(zhuǎn)規(guī)則》自XX年10月實(shí)施后，辦公廳所有負(fù)責(zé)公 文辦理的處室都應(yīng)視為文秘部門。
第二章 公文種類
第二章只有一條，即第九條。第九條共分十三項(xiàng)，主要是規(guī)范國(guó)家 行政機(jī)關(guān)的公文種類及各文種的適用范圍。這次發(fā)布的《辦法》對(duì)公 文種類，只分種，不分類，將原來(lái)的12類13種，規(guī)范為13種，增加了“意見 ”，刪去了“指示”。對(duì)一些公文的適用范圍也作了調(diào)整。
第九條 行政機(jī)關(guān)的公文種類主要有：
“行政機(jī)關(guān)的公文種類主要有”，這個(gè)表述，對(duì)行政機(jī)關(guān)的公文種 類的使用留下了余地。本《辦法》規(guī)范的13個(gè)文種，肯定是行政機(jī)關(guān)的 通用文種，但根據(jù)工作需要，這13個(gè)文種不敷使用的時(shí)候，也可以考慮增 加新的文種。《辦法》取消了“指示”這個(gè)文種，但《中華人民共和國(guó) 地方各級(jí)人民代表大會(huì)和地方各級(jí)人民政府組織法》中規(guī)定地方各級(jí) 人民政府所屬工作部門可以發(fā)命令、指示。這說明“指示”這個(gè)文種 并不是絕對(duì)不可使用。上述是個(gè)人理解，作為學(xué)術(shù)問題進(jìn)行研究，不是 權(quán)威說明。
(一)命令(令)
適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行 政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。
“命令”和“令”是一個(gè)文種，“令”可視為“命令”的簡(jiǎn)稱。什 么時(shí)候用“命令”，什么時(shí)候使用“令”，要視情況。命令(令)是下行 文，法定文種。
按照《憲法》和《地方各級(jí)人民代表大會(huì)和地方各級(jí)人民政府組 織法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院和國(guó)務(wù)院各部委可以發(fā)布命令，地方各級(jí)人民政 府(包括鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府)均可以發(fā)布命令，地方各級(jí)政府所屬的工作部門也可 以發(fā)布命令。依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)，這一規(guī)定只適用于國(guó)務(wù)院，因?yàn)橹挥袊?guó)務(wù)院才有權(quán)制定公布行政法規(guī)：如《中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院 令》；
點(diǎn)擊咨詢 