第一篇：《國家行政機關(guān)公文處理辦法》講座1-9
《國家行政機關(guān)公文處理辦法》講座
從2001年1月1日起國家行政機關(guān)實施新的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱?《辦法》?）。為進(jìn)一步做好公文處理工作，特開設(shè)?《國家行政機關(guān)公文處理辦法》講座?專欄。該講座分八講：第一講，努力做好新時期的行政機關(guān)公文處理工作；第二講，公文種類；第三講，公文格式；第四講，行文規(guī)則；第五講，發(fā)文辦理；第六講，收文辦理；第七講，公文歸檔；第八講，公文管理。
第一講 努力做好新時期的行政機關(guān)公文處理工作
從2001年1月1日起，國家行政機關(guān)施行這個新的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》。這是我國國家行政機關(guān)公文處理走向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的一個重要標(biāo)志。認(rèn)真實施《辦法》，對于國家行政機關(guān)提高工作效率，保證工作質(zhì)量，依法行政，推進(jìn)國民經(jīng)濟和社會發(fā)展順利進(jìn)行是十分重要的。
一、做好行政機關(guān)公文處理工作是依法行政和加強機關(guān)建設(shè)的重要保證
公文在我國歷史上由來已久，它是統(tǒng)治階級管理國家、處理政務(wù)以及記載各種活動情況的工具。這就決定了不同的社會制度和歷史階段，對公文的范疇有不同的理解和界定，公文處理的辦法也就各不相同。新中國成立后，公文的范疇比過去擴大了。目前人們習(xí)慣上理解的公文可以分為兩大類，一是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團體在辦理公務(wù)中形成和使用的通用公文；一是外交、軍事等領(lǐng)域使用的專用公文。我們這里主要是討論行政機關(guān)的通用公文處理問題。
公文的性質(zhì)決定了其在國家行政機關(guān)公務(wù)活動中的地位和作用。國家行政機關(guān)是國家權(quán)力的執(zhí)行機關(guān)，依法行政是其貫徹依法治國方略的基本要求。行政機關(guān)的公文（包括電報，下同），是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。做好國家行政機關(guān)公文處理工作，對于依法行政關(guān)系十分重要。公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作，是機關(guān)工作的重要內(nèi)容，提高機關(guān)工作水平就一定要加強公文處理工作。為此，必須明確國家行政機關(guān)公文處理的目標(biāo)、原則和基本要求。
行政機關(guān)公文處理的目標(biāo)是要實行規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。所謂規(guī)范化是指公文處理的每項程序、操作都要遵循一定的規(guī)程、方式和要求，完成結(jié)果要達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格；所謂制度化是規(guī)范化在一定程度上上升為法制化，或是紀(jì)律化，在公文處理中建立并執(zhí)行一整套的處理制度；所謂科學(xué)化是指公文處理的規(guī)范、制度應(yīng)當(dāng)建立在科學(xué)的基礎(chǔ)上，符合公文處理運行的規(guī)律和實際。如果對于科學(xué)化的含義進(jìn)一步延伸，還應(yīng)當(dāng)包括公文處理中運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，采用現(xiàn)代化的辦公手段。
行政機關(guān)公文處理的原則和基本要求主要是：
1．政治性。行政機關(guān)公文處理的政治性是與行政公文的政治性緊密相連的。由于行政機關(guān)公文處理工作是與國家政權(quán)機關(guān)密切結(jié)合，并由國家政權(quán)機構(gòu)具體承擔(dān)的，因此在行政機關(guān)公文處理工作中一定要牢固樹立政治觀念，堅持?講政治?。
2．實事求是。這是我們一切工作的出發(fā)點和基本指導(dǎo)思想，《辦法》將其確定為行政機關(guān)公文處理工作的首要原則，我們應(yīng)當(dāng)堅持貫徹執(zhí)行。在擬制文件、承辦來文、制定政策規(guī)定中，都要堅持一切從實際出發(fā)。
3．精簡、準(zhǔn)確。精簡就是要壓縮文件數(shù)量，提高文件質(zhì)量，準(zhǔn)確確定發(fā)文范圍。行文要確有必要性，防止文件過長，套話、空話、廢話連篇，不能隨意擴大文件分發(fā)范圍。準(zhǔn)確即指公文制作過程中的實事要準(zhǔn)確無誤，制定的政策規(guī)定要有針對性；又指公文的分發(fā)、投送傳遞、分辦批示要準(zhǔn)確無誤。
4．及時、高效。就是要講求公文處理的時效性，做到迅速、快捷，不得積壓、拖延。
5．安全、保密。行政機關(guān)的公文大多是國家意志、活動的書面形式，是國家機密的集中體現(xiàn)，這就要求在公文處理中密級文件不得泄密，一般文件也不能遺失。
二、行政機關(guān)公文處理工作要體現(xiàn)時代特色，實現(xiàn)?三化?
新中國國家行政機關(guān)的公文處理工作，走向規(guī)范化、制度化，經(jīng)歷了一個較長的過程。八十年代前，行政機關(guān)公文處理主管部門對秘書機構(gòu)的設(shè)臵、任務(wù)，公文的擬制等等，有一些規(guī)定，但都是專項的、零散的，沒有形成一個完整的制度。直到1981年2月，國務(wù)院辦公廳制發(fā)了第一個較為系統(tǒng)的《國家行政機關(guān)公文處理暫行辦法》；1987年2月，國務(wù)院辦公廳又修訂公布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，19 9 3年再次對這個?辦法?修訂后發(fā)布。到2000年8月，國務(wù)院發(fā)布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，經(jīng)過多年的實踐和不斷修改完善，可以說這個《辦法》已經(jīng)比較成熟。認(rèn)真實施《辦法》，必將有力地推動國家行政機關(guān)的公文處理盡快實現(xiàn)規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。由于本系列講座在以后各講中還要較為系統(tǒng)全面的分別講解公文處理的種類、格式、行文規(guī)則、發(fā)文辦理、收文辦理、歸檔和公文管理等，這里我們只分析《辦法》與1993年國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱?國辦《辦法》?）的不同之處。這主要表現(xiàn)在三個方面：
（一）發(fā)布的主體機關(guān)不同。前幾次的?公文處理辦法?，都是由國務(wù)院辦公廳發(fā)布的。這次《辦法》的發(fā)布主體是國務(wù)院，從而就使《辦法》具有了政府法規(guī)的性質(zhì)，更具有權(quán)威性和強制性。各級國家行政機關(guān)都必須嚴(yán)格執(zhí)行。
（二）結(jié)構(gòu)和內(nèi)容上有較大調(diào)整和較多補充。《辦法》》共9章57條，比國辦《辦法》7章45條增加了2章 12條。
?第一章總則?，國辦《辦法》8條，《辦法》仍保留了8條，但在內(nèi)容上做了較大修改。其中新增了公文處理定義和領(lǐng)導(dǎo)者2條；刪除了?黨政分開?1 條，刪除了公文的作用、公文處理的程序、對文秘人員的要求等內(nèi)容；合并改寫了公文處理的原則，保留改寫了公文處理的機構(gòu)和人員配備。通過修改，?第一章總則?部分，主要是規(guī)定了行政機關(guān)公文的定義，公文處理工作的定義、目的、目標(biāo)、原則、要求、機構(gòu)、人員和組織領(lǐng)導(dǎo)問題。
?第二章公文種類?，國辦《辦法》和《辦法》均為1條。但《辦法》刪除了?指示?種類，增加了?意見?種類；并將國辦《辦法》中的?公告、通告?分列為兩類、兩種。這樣《辦法》規(guī)定的公文種類計有十三類、十四種，包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。
?第三章公文格式?，增加了1條：?第十一條公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則，參照《國家行政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。?共3條，對原各條內(nèi)容進(jìn)行了修改。明確了?抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。?公文用紙統(tǒng)一確定為A4型。增加了上行文應(yīng)當(dāng)注明?會簽人姓名。其中，‘請示’應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。?電報緊急程度中增加了?特提?，將電報的緊急程度由3級改為4 級。
?第四章行文規(guī)則?，主要是對行文關(guān)系做了修改。增加了?行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。? 1條，共11條。其中第十五條中，將國辦《辦法》規(guī)定的政府各部門?也可以根據(jù)本級政府授權(quán)和職權(quán)規(guī)定，向下一級政府行文。?修改為?除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審撤事項外，一般不得向下一級政府正式行文。?并規(guī)定?部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。?取消了國辦《辦法》中?經(jīng)批準(zhǔn)在報刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)當(dāng)視為正式公文依照執(zhí)行，可不再行文。同時，由發(fā)文機關(guān)印制少量文本，供存檔備查。?其內(nèi)容改寫歸入?第八章公文管理?中。
?第五章發(fā)文辦理?，是從國辦《辦法》第五章公文辦理中分出后新列的1章，共6條。在發(fā)文程序中新增了?復(fù)核?環(huán)節(jié)；對草擬公文提出了更為明確的要求，新增了兩款：?
（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文的目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。??
（四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。??第二十六條擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。?
?第六章收文辦理?，這一章也是從國辦《辦法》第五章公文辦理中分出后新列的，也是《辦法》中內(nèi)容增加最多的部分，共8條。主要是對收到的公文分為下級機關(guān)上報的需要辦理的公文和上級機關(guān)下發(fā)或交辦公文兩類，重點對下級機關(guān)來文辦理做了詳細(xì)規(guī)定。?第七章公文歸檔?，是從國辦《辦法》?第六章公文立卷、歸檔和銷毀?中分出新列的，共6條。在內(nèi)容方面，新增了公文存檔要求。
?第八章公文管理?，這是《辦法》增設(shè)的一章，但也吸收了國辦《辦法》中有關(guān)公文復(fù)制、銷毀等方面的內(nèi)容，共10條。增加了?第四十九條公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。??第五十二條機關(guān)合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機關(guān)撤銷時需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。?
?第九章附則?，對國辦《辦法》3條刪除1條，增加了要對電子文件和公文辦理督查制度另行制定規(guī)定2條，共4條。
(三)、在指導(dǎo)思想上有了新的突破。與國辦《辦法》相比，《辦法》不只是內(nèi)容上的增減，而是在保留了國辦《辦法》中一些實踐已經(jīng)證明了的正確的做法后，有了新的突破。
一是體現(xiàn)了時代特色。人類社會已經(jīng)開始進(jìn)入知識經(jīng)濟時代，經(jīng)濟全球化的趨勢日益增強，各種生產(chǎn)要素在全球范圍內(nèi)流動速度明顯加快。在我國隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的建立，國民經(jīng)濟和社會發(fā)展管理勢必要與國際接軌。公文處理作為行政機關(guān)管理國家事務(wù)手段的一個組成部分，也就要與這種大趨勢相適應(yīng)。《辦法》充分體現(xiàn)了時代特色。比如公文用紙，國辦《辦法》規(guī)定，一般為16開型，也可以用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。具有選擇性。而《辦法》則統(tǒng)一規(guī)定為?公文用紙一般采用國際A4型（210mm 〓297mm）。?體現(xiàn)了唯一性。再比如，《辦法》要求對公文處理中涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定要另行制定。適應(yīng)政府職能轉(zhuǎn)變的需要，《辦法》加大了協(xié)商力度。在文種中取消了?指示?，增加了?意見?，適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
二是強調(diào)了督查落實。領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)不僅要做出正確的決策，更為重要的是抓好決策的落實。督促檢查是辦公廳（室）的一項重要職責(zé)。《辦法》新增了督查的要求，強調(diào)了對公文處理中的督查落實工作，第五十六條規(guī)定?各級行政機關(guān)的辦公廳（室）對上級機關(guān)和本機關(guān)下發(fā)公文的貫徹落實情況應(yīng)當(dāng)進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。有關(guān)規(guī)定另行制定。?
三是從制度上保證了壓縮文件數(shù)量。這些年來我們一直在強調(diào)減少文件數(shù)量，提高文件質(zhì)量，解決?文山?問題，但收效甚微。究其原因，一個主要方面就是缺少明確的制度規(guī)定，常常是提出一些模棱兩可的原則性要求，《辦法》第十三條、第十五條在解決這個問題上做出了明確規(guī)定。
四是更為符合實際，便于操作，提高公文處理效率。如電報緊急程度中增加了?特提?，?請示?附注處增加了注明?聯(lián)系人的姓名和電話?。
當(dāng)然，如同仍何事物一樣，《辦法》也并非十全十美。比如?第四章行文規(guī)則?中?‘報告’不得夾帶請示事項。?這一條的本意非常明確，是說?報告?文種中不能混雜、帶有?請示?事項。但其中?夾帶?一詞，明顯是用詞不當(dāng)。?夾?有混雜的意思，但?夾帶?一詞在《現(xiàn)代漢語詞典》中解釋為：?【夾帶】①藏在身上或混雜在其他物品中間偷偷攜帶：嚴(yán)禁夾帶危險品上車。②考試時作弊暗中攜帶的與試題有關(guān)的材料。?可以看出?夾帶?是一個有明確含義、規(guī)定的詞，使用必須恰當(dāng)。對此在征求意見時，我們曾經(jīng)提過，但沒有被采納。雖然這一問題對《辦法》來說瑕不掩瑜，也不影響執(zhí)行《辦法》，但《辦法》作為政府法規(guī)性質(zhì)的文件理應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)無誤，這一點不能不說是一點缺憾。我們在制定《辦法》實施細(xì)則時應(yīng)注意糾正。
三、加強對行政機關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，努力搞好公文處理人員隊伍建設(shè)。
加強領(lǐng)導(dǎo)是做好行政機關(guān)公文處理工作的關(guān)鍵。按照《辦法》規(guī)定，行政機關(guān)的負(fù)責(zé)人加強對公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，至少要做到三個方面：
一是要?高度重視公文處理工作?。這主要是指行政機關(guān)的負(fù)責(zé)人要充分認(rèn)識到公文處理工作在機關(guān)工作中的地位和作用，公文處理既是行政機關(guān)管理社會事務(wù)、調(diào)控經(jīng)濟運行手段的重要載體，也是機關(guān)工作內(nèi)容的重要組成部分。作為行政機關(guān)的負(fù)責(zé)人必須將其納入工作的重要議事日程，予以高度重視。
二是要?模范遵守本辦法?。行政機關(guān)的負(fù)責(zé)人即是公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)者、組織者，也是《辦法》的執(zhí)行者。特別是行政機關(guān)的公文形成效力以最終簽發(fā)者正式簽發(fā)為標(biāo)準(zhǔn)，也就是說最終簽發(fā)者要對簽發(fā)的文件負(fù)全部責(zé)任。這就要求行政機關(guān)的負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真學(xué)習(xí)行政機關(guān)公文處理知識，掌握公文處理程序，并帶頭遵守執(zhí)行《辦法》。要堅持公文處理的基本原則，熟悉公文文種、格式，執(zhí)行行文規(guī)則。在辦理發(fā)文中，授意草擬公文要講明意圖，明確要求。簽發(fā)時要認(rèn)真審改，確定簽發(fā)權(quán)限，防止越位越權(quán)。在審批來文時?對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期。?
三是要?加強對本機關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。?就是要經(jīng)常研究機關(guān)公文處理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。要加強對從事公文處理工作人員的思想政治工作，安排培訓(xùn)，督促學(xué)習(xí)，關(guān)心生活。
關(guān)于行政機關(guān)公文處理的機構(gòu)設(shè)臵，《辦法》第七條明確規(guī)定：?各級行政機關(guān)的辦公廳（室）是公文處理的管理機構(gòu)，主管本機關(guān)的公文處理工作并指導(dǎo)下級機關(guān)的公文處理工作。?各級行政機關(guān)要結(jié)合當(dāng)前正在進(jìn)行的政府機構(gòu)改革，設(shè)臵科學(xué)合理、精干高效、運轉(zhuǎn)靈活、反應(yīng)靈敏的公文處理機構(gòu)。今后作為省一級行政機關(guān)的公文處理管理機構(gòu)，要加強對全省各級行政管理機關(guān)的公文處理指導(dǎo)工作，開展對行政機關(guān)公文處理人員的培訓(xùn)，密切聯(lián)系，做到協(xié)調(diào)一致，上下貫通，相互配合支持。
行政機關(guān)公文處理的任務(wù)、作用、目標(biāo)，決定了其在機關(guān)工作中的地位，也決定了做好公文處理工作，保證機關(guān)工作的正常運轉(zhuǎn)，必須有一支高素質(zhì)的公文處理隊伍。為此《辦法》第八條規(guī)定?各級行政機關(guān)的辦公廳（室）應(yīng)當(dāng)設(shè)立文秘部門或者配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作?。新時期行政機關(guān)公文處理人員隊伍建設(shè)，要堅持以政治可靠、作風(fēng)過硬、業(yè)務(wù)精通、工作扎實為目標(biāo)，著力突出三個方面：
一是提高政治素質(zhì)。就是要按照江澤民總書記?三個代表?的重要思想，堅持為人民服務(wù)的宗旨，時刻把人民群眾的利益放在第一位。要堅持?講學(xué)習(xí)、講政治、講正氣。?認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，特別是鄧小平理論，學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，把講政治放在一切工作的首位，時刻保持政治上的清醒與堅定，牢固樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀。要堅持做到廉潔自律，嚴(yán)格用黨的紀(jì)律和公務(wù)員行為準(zhǔn)則約束自己，自重、自省、自警、自勵，拒腐防變。作為文秘人員，還要有很強的無私奉獻(xiàn)、自我犧牲精神，甘當(dāng)?無名英雄?，耐得住寂寞，甘坐?冷板凳?。
二是加強業(yè)務(wù)建設(shè)。人類在發(fā)展，社會在進(jìn)步，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟正在蓬勃興起，行政機關(guān)的職能和管理社會的方式、手段也正在發(fā)生著重大變化，行政機關(guān)的文秘工作不再是?萬精油?、?大雜燴?，而是一門綜合性很強的專業(yè)。對文秘工作人員在知識結(jié)構(gòu)上的要求也不能再是傳統(tǒng)意義上的?文人?、?文字匠?。這就要求要注意配備人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)的合理性。在人員編制較多的部門，要注意既有漢語言文學(xué)專業(yè)的人員，也要有經(jīng)濟管理、法律專業(yè)的人員。在實際中，由于編制有限，多數(shù)機關(guān)很難做到這一點。要解決這個問題，唯一的出路在于文秘人員自己下決心學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)。新時期一個合格的行政機關(guān)文秘人員的業(yè)務(wù)知識結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)是，精通漢語語言文學(xué)，熟悉政治法律、經(jīng)濟管理，熟練運用辦公自動化技能。同時盡力學(xué)習(xí)一些邊緣學(xué)科和自然科學(xué)方面的知識。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合本機關(guān)的主要工作任務(wù)，掌握熟悉相關(guān)的業(yè)務(wù)知識。當(dāng)然，知識的海洋是浩翰的，一個人的精力和生命都是有限的，學(xué)海無涯，學(xué)無止境。但是只要我們持之以恒，以學(xué)為本，學(xué)以致用，勤奮刻苦，較多地掌握知識，勝任新時期的文秘工作是一定能夠做到的。
三是培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)。行政機關(guān)的公文處理工作任務(wù)多、責(zé)任重，看似按部就班、平平淡淡，實則直接關(guān)系到機關(guān)工作的質(zhì)量、效率，影響著黨和國家重大方針、政策的落實，也涉及到樹立和維護(hù)政府機關(guān)的形象。筆者多年從事機關(guān)公文處理工作，所經(jīng)所見所聞，深深體會到，機關(guān)公文處理工作大到公文擬制、審核把關(guān)，小到糾正語病、錯別字，印制、分發(fā)，都萬萬出不得差錯。否則，往往是?失之毫厘，差之手里?，后患無窮。真可謂：公文處理無小事。這就要求從事公文處理工作的人員，必須具有強烈的責(zé)任感、使命感和緊迫感，始終保持良好的精神狀態(tài)和高昂的工作熱情，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，謹(jǐn)慎細(xì)致，快捷高效，精益求精，確保公文處理的質(zhì)量和效率。
第二講
公文種類（上）
國務(wù)院頒布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第二章?公文種類?共確定了?命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要?共13類、14個文種。
下面就各個文種作一介紹。
一、命令（令）：?適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員?。
命令（令）有3個特點，即：具有強制性、有限定的發(fā)令機關(guān)、發(fā)布命令必須以法律和法令為依據(jù)。在具體使用中命令（令）可以分為公布令、行政令、任免令、嘉獎令等。
1．公布令。這是頒布法律、法令和法規(guī)時使用的令文。公布令正文比較簡短，一般由頒布對象、頒布根據(jù)、頒布決定、執(zhí)行要求4部分組成。頒布對象，指所公布的法規(guī)文件的名稱；頒布根據(jù)，說明是經(jīng)過什么會議通過或由什么領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)批準(zhǔn)的；頒布決定，即公布或批準(zhǔn)的決定，一般有?現(xiàn)予頒布（公布、發(fā)布）?、?現(xiàn)予公布施行?等；執(zhí)行要求，一般指公布的法規(guī)文件開始生效實施的時間要求。頒布令后面要附上所頒布的法規(guī)文件。
2．行政令。這是采取重大強制性行政措施時使用的令文。行政令的正文一般分為3個部分，即命令緣由（引言）、命令事項（主文）和執(zhí)行要求（結(jié)語）。
命令緣由部分著重闡明發(fā)令原因，扼要寫明發(fā)令的背景、形勢和緣由，揭示發(fā)令的目的和意義，使受令方面了解執(zhí)行此令的重要性，增強執(zhí)行命令的自覺性。
命令事項是命令的主體部分，也就是命令所要采取的重大的強制性措施。要分條款或分層次地寫明規(guī)定事項、工作要求、方法步驟。文字要寫得具體、肯定、簡明、莊重，不作議論。使受令方面一目了然，易于執(zhí)行。
執(zhí)行要求是命令事項的補充，對受令方面提出要求和囑咐。有的令文執(zhí)行要求已在前面兩部分講明，也就不必再單獨寫這部分了。也有的命令的正文沒有明顯地分為三個部分，而是篇段合一的。3．嘉獎令。這是上級對下級授予榮譽稱號，表彰、獎勵時使用的令文。嘉獎令的正文一般包括4個部分：優(yōu)秀事跡、性質(zhì)和意義，嘉獎項目、號召和希望。
優(yōu)秀事跡部分是構(gòu)成嘉獎令的依據(jù)和基礎(chǔ)，主要寫被嘉獎對象的英雄模范事跡。
嘉獎項目是嘉獎令的主要成份。要交代是什么機構(gòu)或什么會議決定給予嘉獎，嘉獎項目是哪些。然后，要根據(jù)嘉獎對象的事跡，扼要地寫出對受獎?wù)叩拿銊詈蛯Υ蠹业南ＭＷ珜懠为劻顟?yīng)注意：第一，嘉獎令并不常用，凡發(fā)令嘉獎的，必須是相當(dāng)突出的英雄模范人物，其功績顯赫，影響甚大，足以效法、學(xué)習(xí)。第二，嘉獎今既要敘述事跡，又要議論意義，還要有號召力，這就要求注意語言的運用，要實事求是地概括，不能夸張渲染。
二、決定：?適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員。變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項?。
決定是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)發(fā)出的，帶有制約、規(guī)范、指導(dǎo)作用的下行文。各類決定的寫法：
1．表彰決定：這類知照性決定，就是把決定事項簡要地傳達(dá)給有關(guān)單位，極少有要求執(zhí)行的具體意見，它的內(nèi)容比較單純，主要是決定依據(jù)和決定事項，即使有號召或者鼓動性的結(jié)尾，也很簡短。在寫法上往往開門見山，直接陳述，篇段合一，語句簡練、明快。2．處分決定的寫法有所不同，應(yīng)寫受處分人的身份、錯誤事實、錯誤性質(zhì)、根源、本人對錯誤的態(tài)度、處分內(nèi)容等。
3．關(guān)于重大行動或重要事項的決定。這類決定用于安排較大范圍的重大行動或重要事項，一經(jīng)發(fā)出，震動較大。如：《國務(wù)院關(guān)于全面推進(jìn)依法行政的決定》（國發(fā)（199”23號）等。這類決定大都經(jīng)過一定的會議討論通過。它的寫法更強調(diào)把道理說清楚、講透徹，以便盡可能地統(tǒng)一認(rèn)識，增強執(zhí)行決定的自覺性。
三、公告：?適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項?。
公告可以分為三種類型。
第一類是向國內(nèi)外宣布重大事項的公告。它通常以國家機關(guān)名義或者授權(quán)新華社向國內(nèi)外莊重宣布某一重大事項。加宣布國家領(lǐng)導(dǎo)人的選舉結(jié)果、出訪、頒布法律、重要法令，公布重大科技成果等等。
第二類是宣布影響面很大的專門事項的公告。這類公告，是由有關(guān)職能部門，按法定程序發(fā)布的，有的也因涉外工作的需要而發(fā)布。如按《商標(biāo)法》規(guī)定的注冊商標(biāo)公告，以及公布企業(yè)破產(chǎn)的公告，企業(yè)換證公告，質(zhì)量監(jiān)督公告等等。
第三類是向特定對象發(fā)布的公告。
公告內(nèi)容單一，篇幅一般比較簡短，標(biāo)題可以寫成三種形式：由發(fā)文機關(guān)、事由、文體組成；由發(fā)文機關(guān)、文體組成；只有文體這一要素組成，如（《公告》）。標(biāo)題下可依公告單獨編號。在公告的正文中，要簡明扼要地寫出公告依據(jù)、公告事項。結(jié)尾一般以?現(xiàn)予公告?、?特此公告?作結(jié)語。
四、通告：?適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項?。
通告文種各行政主管部門使用的比較多，時常見諸報端。如公安部門發(fā)布的車輛年檢、交通管制的通告，工商部門發(fā)布的企業(yè)許可證年審的通告等等。
通告的標(biāo)題大體有三種：一是由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部分組成；二是只有發(fā)文機關(guān)和文種組成；三是只寫文種《通告》。通告的正文主要是針對某些事項作出規(guī)定或限制，成為告知對象行動的規(guī)范，要求遵循。因此，正文一般由目的根據(jù)、規(guī)定事項和要求三部分內(nèi)容構(gòu)成。正文之后，習(xí)慣以?特此通告?、?此告?等詞語結(jié)尾。
擬制通告要注意三點：一要突出中心。通告常常帶有法規(guī)的性質(zhì)，要明確?允許做什么和不允許做什么?。力求簡明易懂、有章可循、有規(guī)可依。二要體現(xiàn)方針政策。必須正確地把握方針、政策，熟悉有關(guān)事項的具體情況。三要通俗易懂，切忌語言含糊，公眾難以理解。
五、通知：?適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員?。
通知是使用得比較多的一種公文。通知大多是下行文，因而有一定的指揮、指導(dǎo)性。和其它下行文種相比，通知應(yīng)用范圍更寬，具有廣泛性。大多數(shù)類型的通知對受文對象總是有所要求，提出需要執(zhí)行或辦理的事項，它雖不同于命令，但也有一定的權(quán)威性。通知還有明顯的時間性，有些通知，如會議通知，只是在指定的一段時間里有效。
按《辦法》通知可以分為批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知，傳達(dá)、要求執(zhí)行、周知性通知及人事任免通知三種。我們在辦理公文中發(fā)現(xiàn)一些地區(qū)和單位在使用通知時存在這樣幾個問題：一是標(biāo)題繁瑣。比如出現(xiàn)幾個?關(guān)于?或?通知的通知?等情況；二是轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)性通知的按語部分文字過多或態(tài)度不明確；三是要求執(zhí)行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據(jù)的事由。因此，我們在擬制通知時應(yīng)當(dāng)注意以下幾點：
1．標(biāo)題。一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部分組成，只使用一個介詞?關(guān)于?再加事由和通知即可。如：《甘肅省人民政府關(guān)于印發(fā) 1997年國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃要點的通知》。另外，還要注意在標(biāo)題中除引用法律法規(guī)和行政規(guī)章時可加書名號外，一般不加標(biāo)點符合。在起草層層轉(zhuǎn)發(fā)的通知時，要盡量把標(biāo)題寫得簡明些。可以采取兩種辦法解決：一是對各個轉(zhuǎn)發(fā)通知都提出了具體要求的，可以綜合改寫為一個新的?通知?，貫穿全部內(nèi)容或主要精神。二是對非政策性文件，幾個轉(zhuǎn)發(fā)通知又無新要求的，可以減少中間層次，直接轉(zhuǎn)發(fā)。如：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市計委?關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省計委‘關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳《關(guān)于批轉(zhuǎn)（＜〓〓日報＞）發(fā)行工作會議紀(jì)要的通知》的通知’的通知?，如果改寫為：〓〓市計委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳批轉(zhuǎn)《〓〓日報》發(fā)行工作會議紀(jì)要的通知，就簡明多了。
2．批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。這類通知是針對被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文而發(fā)的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，組成了批轉(zhuǎn)性或轉(zhuǎn)發(fā)性通知。正文包括兩個部分：轉(zhuǎn)發(fā)對象和批注意見。轉(zhuǎn)發(fā)對象要寫明被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文名稱及原發(fā)文單位。批注意見要寫明對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的態(tài)度、意見和執(zhí)行要求。批轉(zhuǎn)性通知的批語和轉(zhuǎn)發(fā)性通知的按語，可長可短，應(yīng)看具體情況而定。有的照批照轉(zhuǎn)，只極為簡要地表明態(tài)度、作出評價、提出要求。如：?省經(jīng)貿(mào)委《關(guān)于1998年經(jīng)濟運行調(diào)控方案》已經(jīng)省政府同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。?有的強調(diào)重點，在寫明態(tài)度、評價和要求之后，再結(jié)合實際情況，對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的重要意義或者某一方面的精神，突出加以強調(diào)，以引起重視。有的補充完善，對所轉(zhuǎn)發(fā)的公文除作出基本肯定外，還就其本身不夠完善的地方作些補充、說明。但一般情況下，批語和按語不易過多，以免與轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件內(nèi)容重復(fù)。
3．要求執(zhí)行和周知性通知。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據(jù)的法律、法規(guī)、政策。
4．要根據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)公文的不同情況，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語。如表態(tài)的?同意?、?原則同意?、?基本同意?等詞語；提出要求希望的?希遵照辦理?、?請認(rèn)真貫徹執(zhí)行?、?請研究執(zhí)行?、?請參照執(zhí)行?、?供參考?、?請研究試行?等詞語。
5．任免通知。除法定機關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)人外，其他任免一般采用?通知?。任免通知正文只寫明經(jīng)某級組織決定，任命（或免去）某人擔(dān)任某項職務(wù)即可。有的還寫明任期和待遇
六、通報：?適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況?。
通報和通知都具有知曉性和指導(dǎo)性，但通知大都要求貫徹執(zhí)行，具有一定的約束力，而通報只起引導(dǎo)、警戒、啟發(fā)、教育和溝通情況的作用。、通報可分為表揚性通報、批評性通報、情況通報等。
（一）表揚性通報：正文一般包括先進(jìn)事跡及其意義、先進(jìn)經(jīng)驗、表彰決定、希望和要求四個部分。
先進(jìn)事跡是這類通報的主要內(nèi)容。在直述式通報中，這部分內(nèi)容直接在通報中敘述，寫得詳細(xì)些。在轉(zhuǎn)述式通報中，這部分內(nèi)容已出現(xiàn)在通報的附件中，就不必再重敘述先進(jìn)事跡了，只須概括地強調(diào)或突出要點。直述式通報在介紹先進(jìn)事跡時，應(yīng)做到：第一，要把時間、地點、人物、事件、結(jié)果簡明地交代清楚。第二，要實事求是，不能任意夸大、渲染。第三，要重點突出，涉及能體現(xiàn)先進(jìn)的精神境界和突出通報中心的，就把事實寫得詳細(xì)些，無關(guān)緊要的可一筆帶過或略而不記。先進(jìn)事跡的意義和先進(jìn)經(jīng)驗，是通報的主旨。著重表彰先進(jìn)事跡的通報，應(yīng)在介紹事跡的基礎(chǔ)上，說明其意義。
表彰決定是寫明領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對先進(jìn)表彰獎勵的決定，它通常寫在通報的末尾部分。
希望和要求，既包括對被表彰者的勉勵和期望，又包括對廣大群眾的號召和希望。這一部分要發(fā)掘先進(jìn)的典型意義和時代精神，針對當(dāng)時形勢需要有感而發(fā)，力求符合實際，有針對性，概括、鮮明、不千篇一律。?
（二）批評性通報：這類通報是通報中使用得最多的，它的內(nèi)容除在一定范圍內(nèi)公布對某單位、某人、某事的批評處理外，著重是要從被通報的事件中吸取教訓(xùn)，以典型事例對群眾進(jìn)行教育，以防類似事件的發(fā)生。其懲戒作用十分突出。
這類通報，有的是批評錯誤、公布處分決定，行文較短。有的除批評錯誤、宣布處分外，側(cè)重于分析情況，總結(jié)教訓(xùn)，指導(dǎo)改進(jìn)工作，篇幅就要長些。這類通報寫法和前一類大同小異，正文包括錯誤事實、根源和教訓(xùn)、處理決定、希望和要求四部分。
第二講
公文種類（下）
七、議案：?適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項?。
議案格式比較簡單，一般寫明提請審議的事項名稱、什么時間、什么會議討論通過、目的、法定提交人和提交時間即可。如：
甘肅省人民政府關(guān)于提請審議
《甘肅省發(fā)展私營個體經(jīng)濟條例（草案）》的議案省人大常委會： 《甘肅省發(fā)展私營個體經(jīng)濟條例（草案）》已經(jīng)2000年11月8日省政府第 97次常務(wù)會議討論通過，現(xiàn)提請審議。
省長 宋照肅 二 000年十一月二十三日
八、報告：?適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問?。
報告種類多種多樣，大致可分為工作報告、情況報告、答復(fù)報告、報送文件的報告等。
1．工作報告。這是用于匯報工作進(jìn)程、總結(jié)工作經(jīng)驗、反映工作問題、提出工作意見的報告。這類報告是報告中應(yīng)用最為廣泛的一種。它的正文，一般包括基本情況、主要成績、經(jīng)驗體會、存在問題、今后意見等幾部分。格式上，每一部分可標(biāo)出序數(shù)分項寫，或列出小標(biāo)題來寫。
根據(jù)需要，工作報告可以寫成綜合性的，也可以寫成專題性的。
綜合性的工作報告，它是不同階段、不周范圍的全面工作總結(jié)或匯報。可以是各方面的綜合工作，或者一個系統(tǒng)、一個部門的全面工作。專題性的工作報告強調(diào)專一性，它是就某一項或某一方面的工作向上級機關(guān)所作的報告。它可分為總結(jié)經(jīng)驗的專題工作報告和研究工作的專題工作報告。前一類就是呈報上級的專題工作總結(jié)，它不需要答復(fù)，后一類通常是就落實、開展、加強、發(fā)展、改進(jìn)、改革某項工作向上級作的專題報告。它不一定在工作結(jié)束后才寫，常常是在工作進(jìn)程中，待工作告一段落時寫好，待上級答復(fù)、批轉(zhuǎn)。
2．情況報告。這是對工作中的重大情況、特殊情況、新情況進(jìn)行調(diào)查了解后，向上級作出的報告。它不需要答復(fù)、主要是讓上級了解、掌握情況，以便根據(jù)情況采取措施，指導(dǎo)工作。向上級提出工作建議的報告，也屬這一類。
3．答復(fù)報告。這是答復(fù)上級機關(guān)的查詢、提問或匯報執(zhí)行上級機關(guān)某項指示、意見的結(jié)果的報告。正文包括答復(fù)依據(jù)、答復(fù)事項兩部分，寫法比較自由。有的先寫依據(jù)，后答復(fù)；有的邊寫依據(jù)，邊答復(fù)。
九、請示：?適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)?。
請示可以分為三種類型。
第一種是請求指示的。對上級制定的方針、政策、法律、法令、法規(guī)、規(guī)章或某項指示有不同理解，希望上級明確解釋，或者從實際出發(fā)需要對某項規(guī)定、制度、指示作出修訂、補充。
第二種是請求批示、解決問題的。請求上級機關(guān)解決本單位的某些困難，或?qū)Ρ締挝坏哪硞€問題提出處理意見請求上級批復(fù)而寫的請示，就屬這一類。
第三種是請求批轉(zhuǎn)的。某職能部門針對新情況、新問題提出了解決的辦法和措施，即因為不能直接要求平級或不相隸屬的機關(guān)部門照辦，而需要請求上級審定后批轉(zhuǎn)有關(guān)方面執(zhí)行，這樣上報的請示，就屬這類。這類請求批轉(zhuǎn)的請示，容易同研究工作的專題報告混淆，寫作時尤其要注意。
請示一般由請示事由、請示事項、結(jié)尾三部分組成。結(jié)尾常以請求語作結(jié)，習(xí)慣用的有?以上意見是否妥當(dāng)，請批示?、?妥否？請指示?、?當(dāng)否？請批復(fù)?、?以上意見如可行（或如無不妥），請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行?等。撰寫請示應(yīng)注意： 第一，要控制使用，當(dāng)用才用。必須辦理而在自己職權(quán)范圍內(nèi)又不能解決，確實需要請示上級的才可行文請示。不要動輒請示，把矛盾上交。
第二，要一文一事為宜，切忌把不相關(guān)聯(lián)的問題放在一個請示里，使上級無法批復(fù)，影響工作。
第三，要按級請示，確實必須越級請示的，也應(yīng)同時抄送直接的上級機關(guān)。如果一項請示涉及不止一個上級機關(guān)，應(yīng)當(dāng)以主管此項請示的上級機關(guān)為主送單位，其他為抄送單位，避免職責(zé)不明，耽誤處理時間。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，請示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，也不要同時抄送同級和下級機關(guān)。
第四，它的格式也包括標(biāo)題。正文和結(jié)尾，它的標(biāo)題一定要寫明事由，不能光寫?請示?，以提請上級機關(guān)注意，及時處理。
十、批復(fù)：?適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項?。
批復(fù)具有針對性、權(quán)威性、鮮明性。它是對某項具體工作發(fā)表指示、意見，對受文的下級有約束力，特別是關(guān)于重要事項或重大問題的批復(fù)，往往有明顯的法規(guī)作用。批復(fù)中對答復(fù)的問題應(yīng)態(tài)度鮮明，觀點明確，不能模棱兩可，使人無所適從。
批復(fù)的正文分為批復(fù)根據(jù)、批復(fù)事項兩部分。
批復(fù)根據(jù)，要極其簡要地引述來文的請示事項，或引述來文標(biāo)題，都是一句話就可以說清楚的。
批復(fù)事項是主要部分，要針對請示的內(nèi)容，給予明確答復(fù)或具體指示。有些批復(fù)，不是簡單地就請示事項表明態(tài)度，還應(yīng)根據(jù)需要給予具體指示。
批復(fù)如果不同意下級的請示，則應(yīng)簡要說明理由，以利對方接受，及時作出相應(yīng)安排。撰寫批復(fù)時應(yīng)注意：
第一，批復(fù)要緊扣請示明確作答，不要答非所問，復(fù)非所求，節(jié)外生枝。有時以有關(guān)法規(guī)、文件精神為依據(jù)答復(fù)問題時，應(yīng)寫明引據(jù)出處，以備執(zhí)行中查考。
第二，批復(fù)內(nèi)容若涉及其他部門，起草批復(fù)時應(yīng)同有關(guān)部門會簽或商量，但不能互相推倭，造成公文旅行。
第三，批復(fù)一定要有明確的受文單位。有的在標(biāo)題中就標(biāo)明了受文單位。正文結(jié)尾可寫上?特此批復(fù)?、?此復(fù)?，也可以不寫。
十一、意見：?適用于對重要問題提出見解和處理辦法。?
意見是《辦法》中新增加的文種。主要用于對重要問題提出見解和處理辦法。從行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作為上行文，可用于向上級機關(guān)報請批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)事項。作為下行文，可用于領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或某些重要問題提出處理的方針、原則和措施、辦法。
意見一般由引言、正文和結(jié)尾三部分組成。引言要寫明提出意見的事由、依據(jù)和目的。正文部分是意見所提出的具體見解和措施辦法，可采用小標(biāo)題或圍繞問題分條列項進(jìn)行撰寫。結(jié)尾，對貫徹意見提出具體要求。意見的標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)、事由和文種組成。
十二、函:?適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項?。
函的應(yīng)用范圍比較廣泛，在上下級機關(guān)之間、平級機關(guān)之間或不相隸屬的機關(guān)單位之間，涉及各方面的公務(wù)聯(lián)系，都可使用。
較為正規(guī)的公函，格式可分為三部分：
開頭，包括標(biāo)題、編號和受文單位。標(biāo)題可由發(fā)函單位、事由、文種組成。
正文是函的主要部分，要看不同用途來確定寫法。去函要把商洽的原委、詢問的問題、請求的事項、告知的情況等寫清楚，以便得到對方的支持、理解或回答。復(fù)函，要針對來件所詢問的問題、商請的事項給予明確答復(fù)，不能含糊其詞，模棱兩可，不著邊際。
結(jié)尾包括結(jié)束語及署名、日期。結(jié)束語如去函的?為要?、?為盼?、?為感?、?為荷?，復(fù)函的?待此復(fù)函?、?此復(fù)?等。也可不寫結(jié)束語，正文寫完即結(jié)束。
撰寫函件應(yīng)注意：
第一，要寫得內(nèi)容專
一、集中、中心突出，一般要一函一事。
第二，要有分寸。對上應(yīng)尊重，對下應(yīng)謙遜，對平行或不相隸屬機關(guān)，應(yīng)以禮相待。語氣應(yīng)力求平和、禮貌。要摒棄不必要的客套、無須講的道理、空洞的套話。
第三，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語。
十三、會議紀(jì)要：?適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項?。根據(jù)會議性質(zhì)的不同，會議紀(jì)要可以分為辦公會議紀(jì)要和其它專題會議紀(jì)要兩大類。
辦公會議紀(jì)要的標(biāo)題，可寫為會議名稱加紀(jì)要。專題會議紀(jì)要的標(biāo)題可寫為事由加會議紀(jì)要。如：關(guān)于減輕農(nóng)民負(fù)擔(dān)問題的會議紀(jì)要。一般政府機關(guān)的辦公會議、常務(wù)會議都有固定的文頭。如：甘肅省人民政府省長辦公會議紀(jì)要、甘肅省人民政府常務(wù)會議紀(jì)要等。正文可以分為兩個部分。
第一部分簡要敘述會議組織情況，可以寫出會議時間、地點、主持人、出席人員、列席人員（辦公會議的列席人員通常寫在正文之后）等。若會議只有一個議題，可以寫明專題研究討論的議題名稱。如：專題研究了農(nóng)業(yè)問題等。
第二部分是寫會議精神和議定事項，這是紀(jì)要的主要部分。辦公會議紀(jì)要的這部分。可以寫對議題的討論情況、各種意見、建議、會議作出的決議、決定，布臵的工作、任務(wù)，將要采取的措施和要求等。
若只有一個議題，常采用貫通式的縱式結(jié)構(gòu)，不分條款。專題會議紀(jì)要也可采用這種寫法；若多項議題，可依會議議程的先后順序安排組織材料。
撰寫會議紀(jì)要應(yīng)注意：
第一，會議紀(jì)要是對所有會議材料的概括、綜合和提煉，因此，要定好紀(jì)要必須做好處理材料的工作。要廣泛搜集會議材料，全面掌握會議情況；要按照會議精神和領(lǐng)導(dǎo)工作意圖，對材料進(jìn)行分類和篩選；要對選用的材料進(jìn)行分析和綜合，圍繞中心組織好材料。
第二，紀(jì)要篇幅不宜過長，語言要簡明扼要。紀(jì)要常用第三人稱進(jìn)行敘述，如?會議認(rèn)為?、?會議強調(diào)?、?會議指出?、?會議號召?、?會議決定?之類。
第三，會議紀(jì)要必須全面準(zhǔn)確地反映會議情況和基本精神，其內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確。因此，會議記錄人員一定要聚精會神，盡最大努力作好會議記錄。
第三講
公文格式
作為一種特定體式的文體，公文在國家政治生活、經(jīng)濟建設(shè)和社會管理活動中起著十分重要的作用。正因為如此，規(guī)范的公文格式不僅有利于體現(xiàn)國家機關(guān)的權(quán)威性、嚴(yán)肅性，而且也有利于提高工作效率，保證政令暢通。新中國成立以來，為了在全國統(tǒng)一公文和文書工作的制度和辦法，1951年，中央人民政府政務(wù)院頒布了《公文處理暫行辦法》，對公文的種類、體式、行文關(guān)系、辦理程序等作了明確規(guī)定。1957年，國務(wù)院秘書廳又印發(fā)了《關(guān)于公文名稱和體式問題的幾點意見》，進(jìn)一步統(tǒng)一和規(guī)范了公文的處理辦法。1981年和 1987年，國務(wù)院辦公廳先后發(fā)布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱舊《辦法》），并于1993年11月做了修訂。為了使國家行政機關(guān)的公文處理工作更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，不斷適應(yīng)改革開放的新形勢和公文處理工作的新變化，2000年8月份，國務(wù)院在廣泛征求意見和不斷修改的基礎(chǔ)上，發(fā)布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱新《辦法》），并規(guī)定從 2001年 1月 l日起施行。
新《辦法》規(guī)定，公文中的要素主要為：秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等。按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年12月27日發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文格式》，公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。臵于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首；臵于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；臵于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。下面，對公文各要素和標(biāo)識作一簡單介紹。
一、眉首部分
主要標(biāo)識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素。
1．公文份數(shù)序號。公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。標(biāo)識時，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。
2.秘密等級和保密期限。秘密等級是指涉密公文的保密程度，分?秘密?、?機密?、?絕密?三級。新《辦法》規(guī)定，涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限，?絕密?、?機密?級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號，?秘密?、?機密?、?絕密?公文均應(yīng)標(biāo)注保密期限。標(biāo)識秘密等級時，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用?★?隔開。3．緊急程度。急件公文分為?特急?、?急件?兩種。其中，電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)識?特提?、?特急?、?加急?、?平急?。標(biāo)識時，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊密程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。
4．發(fā)文機關(guān)標(biāo)識。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識由發(fā)文機關(guān)名稱和?文件?二字組成，如?〓〓省人民政府文件?等。對一些特定公文可只標(biāo)識發(fā)文機關(guān)名稱。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。標(biāo)識位臵是上邊緣到版心上邊緣25mm處，上報的公文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識在上邊緣到版心上邊緣 80mm處。國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文格式》還規(guī)定，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號一般應(yīng)小于22mmX 15m。聯(lián)合行文時，主辦機關(guān)名稱排列在前，?文件?二字臵于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布。聯(lián)合行文機關(guān)過多時，必須保證公文首頁顯示正文。
5．發(fā)文字號。由發(fā)文機關(guān)代字、年份、序號組成，如?〓政發(fā)“1999”82號?，?〓政發(fā)?指發(fā)文機關(guān)代字，? “1999” ?指年份，? 82號?指發(fā)文序號。整個意思就是〓〓省人民政府在1999年所發(fā)的第82號文件。標(biāo)識位臵在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行處，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年代應(yīng)用全稱，用六角括號?“”?括入；序號不編虛位，即不編為001，不加?第?字。
6．簽發(fā)人。上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空l字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名臵于第1行，其他簽發(fā)人從第2行起在與主辦單位簽發(fā)人姓名對齊處按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，同時，使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名同處一行，并下移紅色反線，使紅色反線與發(fā)文字號繼續(xù)保持為4mm。
二、主體部分
主要標(biāo)識公文標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、成文時間、發(fā)文機關(guān)印章、附注等要素。
1．公文標(biāo)題。一般由發(fā)文機關(guān)名稱、概括而成的公文主要內(nèi)容和公文種類組成，如《〓〓省人民政府關(guān)于大力發(fā)展民營科技企業(yè)的決定》、《〓〓省人民政府辦公廳關(guān)于進(jìn)一步做好春季農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和當(dāng)前農(nóng)村經(jīng)濟工作的通知》等。公文標(biāo)題是文件內(nèi)容的高度概括，文字要求準(zhǔn)確、簡要、概括，書寫時要居中書寫，用2號小標(biāo)宋體字。回行時要注意做到詞意完整，排列居中對稱，間距恰當(dāng)，做到既有美感，又要避免產(chǎn)生異義。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，公文標(biāo)題一般不用標(biāo)點符號。
2．主送機關(guān)。指公文的主要受理機關(guān)，書寫時應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。上行文一般只寫一個主送機關(guān)，必須同時報送幾個主送機關(guān)的，可以用抄送形式；下行文可以有兩個以上的主送機關(guān)，但是，如果主送機關(guān)過多，則一般用規(guī)范的統(tǒng)稱，如?各地行政公署，各市、自治州人民政府，省政府各部門：?等。標(biāo)識位臵在標(biāo)題下空1行處，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。
3．公文正文。標(biāo)識在主送機關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。
4．附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字處，用3號仿宋體字標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，如?附件：1〓〓〓〓〓〓、?。附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標(biāo)識?附件?，有序號時標(biāo)識序號。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）。5．成文日期。以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期需要完整寫出年、月、日，而且必須用漢字書寫（?零?寫為?0?）。成文時間標(biāo)識時，右邊要空4字。
6．發(fā)文機關(guān)印章。按照《甘肅省實施＜國家行政機關(guān)公文處理辦法＞細(xì)則（試行）＝，?公文除以電報形式發(fā)出的加蓋發(fā)報專用章外，其他公文一律加蓋印章。單一機關(guān)制發(fā)的公文蓋印的位臵一般應(yīng)上距正文2mm～4mm。，以端正、居中、下壓成文時間為標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)印章下弧元文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。聯(lián)合行文的印章：當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布。最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。這里需要注意的是，新《辦法》規(guī)定，聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章，而舊《辦法》只是規(guī)定，聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件由主辦機關(guān)加蓋印章。
7．附注。指需要說明的其他事項。公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。上行文的?請示?文種中，應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
三、版記部分
主要標(biāo)識主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間等要素。1．主題詞。是進(jìn)行文獻(xiàn)標(biāo)引、存儲、檢索等工作的工具，位于附注之下，抄送機關(guān)之上，它是實現(xiàn)機關(guān)辦公自動化，提高辦公效率和質(zhì)量的一個重要環(huán)節(jié)。一般的排列次序為：反映公文內(nèi)容的主題詞在前，反映公文形式的主題詞在后。在單主題公文中，反映公文中心內(nèi)容的主題詞在前，反映公文分述內(nèi)容的主題詞在后；在多主題詞公文中，反映公文內(nèi)容的各主題詞按其出現(xiàn)的先后次序排列。主題詞用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號，詞目用3號小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。
2．抄送機關(guān)。指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)。公文如有抄送，在主題詞下一行，左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號。抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊。在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。
3．印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間。位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主題詞之下）占1行位臵，用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。
四、其他
1．格式中的幾個用線。
(1)在眉首與主體之間，一般用一條紅色的間隔線。使用這條線的區(qū)別是，黨的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)如中央、省委、地委、縣委文件的間隔線中間有一顆紅角星，行政機關(guān)如國務(wù)院、省政府、市政府、縣政府的文件一般采用一條連續(xù)的橫線，中間沒有紅角星。這條線一般在發(fā)文字號下4mm處與版心等寬，采用紅色反線。
（2）版記中各要素之下均加一條黑色反線，寬度同版心。2．用紙。公文用紙一般采用GBA 4型，成品幅面尺寸為210mm 〓297mm，紙張定量為60g／m2 ～80g／m2 的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85％～90％,橫向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85％，PH值為 7.5～9.5。
3．當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位臵時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識?此頁無正文?的方法解決。4．排版規(guī)格與印制裝訂要求。
（1）排版規(guī)格。正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。
（2）印刷要求。雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo) BI100％，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80％．M80％。印品著墨實、均勻，字面不花、不白、無斷劃。
（3）裝訂要求。公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?／4處，允許誤差〒4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm。
5．頁碼。用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，臵于版心下邊緣之下一行處。數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字，空白頁與空白頁以后的頁不標(biāo)識頁碼。
第四講
行文規(guī)則
行文規(guī)則，是制發(fā)、辦理公文中必須遵循的基本準(zhǔn)則。《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第四章規(guī)定的?行文規(guī)則?，共 11條。主要是從行文原則、行文方向和行文要求三個方面確立了國家行政機關(guān)公文的行文規(guī)則。我們在實際工作中必須嚴(yán)格遵守和執(zhí)行這些規(guī)則，以利提高行文效用，把握行文權(quán)限，規(guī)范行文體式。
一、堅持行文原則，提高行文效用
?行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。?（《辦法》第十三條）這是行文的基本原則，也是行文的出發(fā)點。確定行文一定要首先明確行文的目的和作用，要有的放矢，有針對性，使發(fā)出的公文產(chǎn)生預(yù)期的效用。堅持這一點，就能有效地控制公文總量，從源頭上治理多年困擾我們的?文山?問題，使領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志有更多的時間深入基層，議大事，抓落實。要注意糾正?發(fā)文越多、文件的規(guī)格越高，工作就越重視?的誤區(qū)，根據(jù)實際需要確定是否行文。行文的必要性是上行文、平行文、下行文都必須遵循的原則。上行文中，如果要制發(fā)請求解決問題的文件，要研究問題的本身是不是屬于上級應(yīng)當(dāng)解決的；還要研究解決這個問題的可行性。筆者曾看到這樣一份?請示?，要求上級政府為其解決幾十萬元農(nóng)業(yè)救災(zāi)款，來文單位是一個綜合經(jīng)濟實力較強，農(nóng)業(yè)生產(chǎn)條件很好，農(nóng)業(yè)人口比例很低的市。盡管他那里確實有幾個農(nóng)村遭受了風(fēng)災(zāi)，導(dǎo)致農(nóng)產(chǎn)品減產(chǎn)，造成了一些經(jīng)濟損失。但依這個市的經(jīng)濟實力，完全有能力靠自身解決這一問題。上級當(dāng)然也不會考慮的。對于向上級的?報告?也要注意研究所報告的事情有無必要。有些單位，搞了一次機關(guān)職工文體活動也要給上級行一份‘服告?，似乎是想說明他們機關(guān)工作搞得好，關(guān)心職工。豈不知這樣的文件到上級機關(guān)，文秘部門就有責(zé)任按?廢紙?處理，根本到不了領(lǐng)導(dǎo)同志手中。行這種文件可以說沒有任何意義，有時還會帶來副作用。制發(fā)平行文件，要注意明確職權(quán)，防止推倭扯皮，搞公文旅行。對下行文，一定要符合實際，有針對性。這一方面，容易出現(xiàn)的問題是，照抄照轉(zhuǎn)上級文件，以文件貫徹文件，要注意糾正。
二、明確行文方向，把握行文權(quán)限
行文方向和行文權(quán)限主要從以下四個方面掌握：
（一）明確隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍。
《辦法》第十四條規(guī)定：?行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。?隸屬關(guān)系，主要是指行政隸屬關(guān)系。要向某一個機關(guān)行文，必須搞清楚和行文機關(guān)是上下級關(guān)系、下上級關(guān)系、平行關(guān)系。對于業(yè)務(wù)性強的行政系統(tǒng)，也要注意業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系。明確了這一點就便于確定文種。下級機關(guān)向上級機關(guān)行文，一般用?請示?、?報告?、?意見?等；不相隸屬機關(guān)之間互相行文，一般用?函?。對需要周知或共同執(zhí)行的事項，也可以使用?通告?、‘通知?、?通報?、‘意見?等；上級機關(guān)向下級機關(guān)行文，一般用?命令（令）?、?決定?、?通告?、?通知?、?通報?、?批復(fù)?、?意見?等。
職權(quán)范圍。就是文件內(nèi)容、事項是不是行文機關(guān)和授文機關(guān)職權(quán)和職責(zé)內(nèi)的事宜。《辦法》依據(jù)行文的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，對行文的方向和權(quán)限做出了明確規(guī)定。
（二）嚴(yán)格遵守限制條件。
1．政府各部門?除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。?（《辦法》第十五條）2．?部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。?（《辦法》第十五條）
（三）按照劃定的范圍行文。
1．?政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文。?（《辦法》第十五條）
2．?屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。?（《辦法》第十七條）3．?屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報送主管部門處理。?（《辦法》第十八條）。
4．?向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機關(guān)。?（《辦法》第二十條）
（四）掌握聯(lián)合行文的要求。
?同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。?（《辦法》第十六條）。
三、嚴(yán)格行文要求，規(guī)范行文體式
《辦法》在?行文規(guī)則?中，對行文從行文紀(jì)律到行文體式都做出了明確規(guī)定。特別是對上行文做出了嚴(yán)格的規(guī)定。
（一）?部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。?（《辦法》第十九條）；這些規(guī)定主要是解決和防止政出多門的問題．?除上級機關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負(fù)責(zé)人報送‘請示’、‘意見’和‘報告’。?（《辦法》第二十二條）。這一條含義深刻，不僅是公文處理中的紀(jì)律，而且對于保證領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)決策的科學(xué)化、民主化具有重要意義。也能夠保證領(lǐng)導(dǎo)同志抓大事，抓主要問題。
（二）對上行文的體式要從嚴(yán)把關(guān)。主要是向上級行?請示?、?報告?、?意見?時，?‘請示’應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。
?報告?不得夾帶請示事項。?（《辦法》）第二十一條）
?報告?與?請示?兩個文種混用、?報告?中夾雜?請示?事項的問題是目前公文制發(fā)中最常出現(xiàn)的問題，有的還編造了?請示報告?這樣一個文種。《辦法》在第二章?公文文種?中明確規(guī)定了?請示?與?報告?的作用。?報告?：適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。?請示?：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)，在制發(fā)文件中要根據(jù)行文目的確定。概括地講?報告?與?請示?的不同主要表現(xiàn)在三個方面：一是發(fā)文機關(guān)對上級機關(guān)的要求不同。?報告?是為了讓上級知道情況，而?請示?是為了讓上級對下級機關(guān)的請求做出答復(fù)或批準(zhǔn)。二是發(fā)文的時間不同。?報告?一般是在事后，即在某項工作任務(wù)完成之后，或上級機關(guān)明確要求答復(fù)有關(guān)問題時制發(fā)。而?請示?則多在事前或事中制發(fā)。三是正文中的結(jié)束語不同?報告?一般使用?特此報告，請閱知。?或?專此報告，請周知。?等語。而?請示?則多用?特此請示，望予批準(zhǔn)。?或?專此請示，請予指示。?等語。這次《辦法》還增加了?意見?這個新的文種，適用于對重要問題提出見解和處理辦法。從行文關(guān)系上看，這是一個通用文種，在用作上行文時要注意和?報告?、?請示?相區(qū)別。上級機關(guān)在收到不同文種的上行文時，辦理的方式也不同。對下級機關(guān)的?請示?應(yīng)當(dāng)答復(fù)，而對?報告?可不答復(fù)，對?意見?根據(jù)內(nèi)容確定是否批轉(zhuǎn)、印發(fā)。下級政府向上一級政府的?請示?、?意見?，由上一級政府答復(fù)，也可以授權(quán)其辦公廳（室）或者主管部門答復(fù)。政府各部門向本級政府的?請示?、?意見?，由本級政府答復(fù)，也可授權(quán)其辦公廳（室）或者主管部門答復(fù)。?意見?作為下行文，發(fā)文機關(guān)應(yīng)當(dāng)明確下級機關(guān)是否遵照執(zhí)行和參照執(zhí)行；作為平行文，一般用于提出意見供對方參考。
行文規(guī)則對于文件的質(zhì)量和高效運轉(zhuǎn)，保證行政公文發(fā)揮作用至關(guān)重要。在擬制文稿中要嚴(yán)格遵守，文秘部門在核稿中要從嚴(yán)掌握，領(lǐng)導(dǎo)同志要帶頭執(zhí)行。
第五講
發(fā)文辦理
發(fā)文辦理是各級行政機關(guān)辦公廳（室）工作的重要組成部分，是貫徹執(zhí)行黨和國家的方針政策，具體實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)和開展工作的重要方式之一。發(fā)文辦理工作做得如何，直接影響機關(guān)的工作作風(fēng)、工作效率和工作水平。
國務(wù)院新發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦理》（以下簡稱《公文處理辦法》），將原國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《公文處理辦法》第五章?公文辦理?分為發(fā)文辦理和收文辦理兩章表述。修改和增加的主要內(nèi)容有：第二條明確了?發(fā)文辦理是指以
本機關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、用印、登記、分發(fā)等程序?；第二十五條規(guī)定了草擬公文的要求，并增加了
（三）、（四）兩款內(nèi)容；第二十八條明確了簽發(fā)要求；第二十九條增加了公文正式印制前應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核的要求。
國務(wù)院辦公廳在修訂《公文處理辦法》過程中，曾先后兩次征求了各省市區(qū)政府辦公廳的意見。從上述新增加的條款內(nèi)容看，有利于解決過去在發(fā)文辦理中存在的一些普遍性問題，比原《公文處理辦法》更具體、更規(guī)范、更具操作性。為了貫徹實施好《公文處理辦法》，提高發(fā)文辦理工作的水平和質(zhì)量，下面就發(fā)文辦理各個環(huán)節(jié)中需要特別注意的問題及有關(guān)程序性工作，作些介紹，供參考。
一、草擬公文。公文處理辦法》第二十五條關(guān)于草擬公文應(yīng)當(dāng)做到的方面歸納了九款內(nèi)容，不再—一贅述。在省政府辦公廳辦理上行文和平行文的過程中，我們發(fā)現(xiàn)草擬公文方面主要存在這樣幾個問題。一是使用文種不當(dāng)；二是行文目的不夠明確，原因不夠充足，依據(jù)的政策不夠全面或不準(zhǔn)確。比如，一些已經(jīng)停止執(zhí)行的文件或政策有時還作為行文依據(jù)；三是引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計量單位和數(shù)字應(yīng)用等不夠規(guī)范等。
針對上述幾個方面的問題。在草擬公文過程中，應(yīng)該注意以下幾點：
（一）要認(rèn)真學(xué)習(xí)與研究有關(guān)的政策法規(guī)，準(zhǔn)確把握政策界限。
機關(guān)文秘人員在接受一項具體的寫作任務(wù)后，首先應(yīng)該翻閱上級的有關(guān)文件，學(xué)習(xí)黨和國家有關(guān)的方針、政策，深入理解其精神實質(zhì)和政策界限。并根據(jù)本地區(qū)、本系統(tǒng)、本部門的實際情況有效地貫徹上級精神，正確地提出執(zhí)行的具體措
施和辦法，確保草擬的公文?符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定?。《公文處理辦法》還特別強調(diào)?如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明?。這就要求我們在草擬公文時，要充分闡述提出?新政策、規(guī)定?的目的、原因以及所依據(jù)的政策、法規(guī)，做到有理有據(jù)，又符合實際。
（二）要認(rèn)真領(lǐng)會機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。
公文是為解決具體問題而制發(fā)的。機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決定撰寫某一文稿或是制定某一制度，目的就是為了根據(jù)本單位的實際情況貫徹執(zhí)行黨和國家的方針政策，執(zhí)行上級的要求，提出解決具體問題的措施和辦法。因此，公文草擬者要結(jié)合本機關(guān)、本單位的實際，將上級某項政策、精神加以具體化，十分重要的途徑就是要認(rèn)真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖。領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，具體說來，就是要搞清楚以下幾個問題： 1．機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)布臵這個寫作任務(wù)的目的、背景是什么？ 2．機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要求在文稿中提出什么問題，解決什么問題？ 3．機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對文稿的內(nèi)容提出了什么要求？ 4．機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對文稿的文種有什么要求？ 5．受文對象是誰？
6．受文對象曾提出過什么問題？發(fā)文者的態(tài)度和意見是什么？
如果在動筆之前，能夠把這些問題準(zhǔn)確地理解和掌握，那么，我們所撰寫的文稿就有可能較好地體現(xiàn)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的寫作意圖。
對領(lǐng)導(dǎo)意圖，凡屬正確的要堅決執(zhí)行，不完善的要補或誠懇地提出自己的不同看法，努力做到既是秘書，又是參謀。但是，要注意把握好角色，從屬性、服務(wù)性是機關(guān)文秘工作者的本份，若有異議，只能提出建議，不能擅作決定，也不能以自己的看法代替領(lǐng)導(dǎo)意圖。
（三）要正確使用文種。
《公文處理辦法》第二十五條三款規(guī)定：?公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定?，各級政府辦公部門，特別是草擬公文的同志都應(yīng)當(dāng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。關(guān)于公文文種的適用范圍、特點、要求已在第二講?公文種類’中作了介紹，不再重述。
（四）引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計量單位、數(shù)字、緊急程度等一定要規(guī)范。
《公文處理辦法》對這些方面均有明確的規(guī)范要求，但實際執(zhí)行中也還存在不少問題。比如：公文中只引文號，不引標(biāo)題，或標(biāo)題文號倒引；層次序數(shù)混亂，不知是哪一條哪一款；計量單位習(xí)慣于用?斤?，而不用?公斤?；數(shù)字應(yīng)用前后不一，或該用阿拉伯?dāng)?shù)碼的卻用漢字；公文的緊急程度隨意等等。這些都是草擬公文中的最基本、最常識性的問題，只要認(rèn)真學(xué)習(xí)《公文處理辦法》和《甘肅省實施＜國家行政機關(guān)公文處理辦法＞細(xì)則（試行）》（以下簡稱《細(xì)則》）都可以解決。希望各級政府系統(tǒng)的文秘工作者認(rèn)真學(xué)習(xí)，認(rèn)真對待，以提高公文的質(zhì)量，保持公文的嚴(yán)肅性。
二、公文涉及內(nèi)容的協(xié)調(diào)
《公文處理辦法》第二十六條對擬制公文過程中，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項提出了協(xié)商要求。提出?取得一致意見后方可行文?。這在發(fā)文辦理中是一個非常重要的問題，必須高度重視。從我們辦理公文中發(fā)現(xiàn)，有的涉及其他部門職權(quán)范圍事項的公文雖然進(jìn)行了協(xié)商，也經(jīng)過會簽，但還不成熟。或會簽部門本身就沒有達(dá)成統(tǒng)一認(rèn)識，或會簽人不是主要負(fù)責(zé)人，會簽意見不能代表部門的意見。致使在討論決定地區(qū)或部門報送省政府的有些事項時，部門間出現(xiàn)新的分歧、新的意見，各唱各的調(diào)，難以決斷。或發(fā)出的公文不能夠順利地執(zhí)行。為了解決這一問題，在擬制公文中應(yīng)該注意以下幾點：
（一）凡涉及其他部門的事項，擬文部門要主動與有關(guān)部門協(xié)商，待取得一致意見后再行文，決不能擅自行文。
（二）如有分歧意見，擬文主辦部門的主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，確保協(xié)調(diào)結(jié)果能代表部門的意見。
（三）經(jīng)過協(xié)調(diào)仍無法取得一致時，主辦部門要實事求是地列明各方理據(jù),并經(jīng)各方的主要負(fù)責(zé)人會簽后，報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁決。
（四）主管部門及有關(guān)部門要以大局為重，不能只顧部門利益。如上級機關(guān)一旦裁定，就要堅決服從，認(rèn)真執(zhí)行，自覺維護(hù)公文的權(quán)威性，保證公文的執(zhí)行效用。
三、公交審核
公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，需經(jīng)辦公廳（室）進(jìn)行審核。負(fù)責(zé)核稿的人員，必依據(jù)《公文處理辦法》和《細(xì)則》，堅持實事求是、執(zhí)行政策、精減、高效、精益求精的原則，及時審核，嚴(yán)格把關(guān)。審核的重點是：
（一）行文。是否確需行文，行文方式是否恰當(dāng)。
（二）政策。是否符合黨和國家的方針、政策；是否符合行文規(guī)則和發(fā)文辦理的有關(guān)要求；新出臺的政策規(guī)定有無依據(jù)、有無說明，是否切實可行；與本部門和有關(guān)部門的相關(guān)規(guī)定有無矛盾；涉及其他部門職權(quán)范圍的事項，是否經(jīng)過協(xié)商，分歧意見是否一致，會簽單位是否齊全，是否符合擬制公文的有關(guān)要求等。
（三）格式。是否符合《公文處理辦法》和《細(xì)則》的有關(guān)規(guī)定，文種是否恰當(dāng)；文稿結(jié)構(gòu)是否符合公文寫作要求。
（四）文字。表述是否規(guī)范，包括字、詞、標(biāo)點、語句和邏輯結(jié)構(gòu)是否準(zhǔn)確、合理；計量單位是否符合國家標(biāo)準(zhǔn)；行文、數(shù)字、層次、序數(shù)、用筆用墨是否規(guī)范。
公文審核一般有初核、核核、審核、復(fù)審、審簽5個程序。草擬公文單位的負(fù)責(zé)人進(jìn)行初核；辦公廳（室）秘書部門進(jìn)行校核，辦公廳（室）負(fù)責(zé)公文處理的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核；與公文涉及工作有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和分管副秘書長（副主任）進(jìn)行復(fù)審。同時，辦公廳（室）的行文應(yīng)經(jīng)辦公廳（室）主任復(fù)審，政府的行文，應(yīng)經(jīng)政府秘書長復(fù)審，最后，送有簽發(fā)權(quán)限的負(fù)責(zé)人審簽。
四、公文簽發(fā)
關(guān)于公文的簽發(fā)權(quán)限，《公文處理辦法》第二十八條和《細(xì)則》第三十一條、第三十二條作了以下規(guī)定：?以本機關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)?。?簽發(fā)公文，簽批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并簽署姓名和時間?。?部門不應(yīng)將代擬稿直接送本級政府負(fù)責(zé)人簽批。未經(jīng)發(fā)文機關(guān)文秘部門審核的文稿，負(fù)責(zé)人原則上不予受理簽發(fā)。?
公文已經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)，即意味著正式生效。因此，各級行政機關(guān)及部門一定要嚴(yán)格按照《公文處理辦法》和《細(xì)則》所規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行審簽，不能隨意簽發(fā)，要保證公文的嚴(yán)肅性、權(quán)威性和法律效力。
五、公文復(fù)核、登記
（一）公文復(fù)核是公文正式印制前文秘部門進(jìn)行的最后一次復(fù)審。新的《公文處理辦法》第二十九條專門增加一條關(guān)于復(fù)核的內(nèi)容，目的是為了防止遺漏和疏乎大意，確保成文的質(zhì)量。這是非常重要的一個環(huán)節(jié)。在以往的發(fā)文辦理中，習(xí)慣上總認(rèn)為已經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文就不會有錯，或者即使發(fā)現(xiàn)了欠妥之處，也習(xí)慣于以最后簽發(fā)稿為準(zhǔn)，不認(rèn)真去思考，或請求復(fù)核，造成個別發(fā)出的公文不盡完美。因此，在發(fā)文辦理中一定要重視復(fù)核環(huán)節(jié)。復(fù)核的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；附件材料（在辦理過程中是否有遺失或缺頁）齊全；格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，是否有錯別字、漏字等等。
《公文處理辦法》要求?經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審?。負(fù)責(zé)公文復(fù)核的文秘人員應(yīng)該認(rèn)真履行職責(zé)，把好最后一關(guān)。
（二）發(fā)文登記就是把文件的基本信息在印制前登記下來，以便于查閱利用。發(fā)文登記也是公文復(fù)核工作的有益補充。
發(fā)文登記的主要內(nèi)容有：發(fā)文單位、文種、發(fā)文編號、簽發(fā)人、擬稿單位、擬稿人、成文時間、轉(zhuǎn)辦時間、秘級、緊急程度、發(fā)文份數(shù)、文件分類、文件標(biāo)題、發(fā)文范圍、主題詞等。
發(fā)文登記工作，要注意以下幾點：一是對收到的文稿，登記前要仔細(xì)檢查領(lǐng)導(dǎo)是否簽發(fā)，發(fā)放范圍是否明確，主、附件是否齊全。沒有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的不予登記，有不清楚的要及時弄清。二是發(fā)文編號必須體現(xiàn)出文號的?三要素?：?發(fā)文機關(guān)?、?發(fā)文時間?、?文件號?。如國務(wù)院2000年發(fā)的第1號文件，就寫作國發(fā)［2000］1號等。《公文處理辦法》第三章四款?公文格式?中，關(guān)于發(fā)文文號有明確規(guī)定，請遵照執(zhí)行。〃三是要認(rèn)真填寫登記項目，字跡清晰，內(nèi)容完整，不要隨意漏項或草率行事。四是登記要分類，不要把不同種類的文件混合登記在一起。五是公文主題詞要參照《國務(wù)院公文主題詞表》標(biāo)注。
六、發(fā)文的用印
機關(guān)印章是代表機關(guān)職權(quán)的一種憑證和標(biāo)志。公文加蓋了印章，才能產(chǎn)生相應(yīng)的效力。具體用印規(guī)則，請參照GB／T9704—1999《國家行政機關(guān)公文格式》執(zhí)行。并要注意以下兩點：
1.首先檢查原稿上有無領(lǐng)導(dǎo)人簽字。有領(lǐng)導(dǎo)人簽字并確認(rèn)符合規(guī)定的，才能在制成的公文上加蓋機關(guān)印章。
2.加蓋印章的公文份數(shù)要與原稿標(biāo)明印刷份數(shù)相同。
七、發(fā)文的分道
分送是指從發(fā)文機關(guān)到收文機關(guān)的運行過程。一般可分為內(nèi)送和外送兩部分。內(nèi)送是由秘書人員直接分送給機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門；外投是由機要通信人員送出。
投送文件既要快又要確保安全。無論內(nèi)送外送都要建立投送登記手續(xù)，特別是送給領(lǐng)導(dǎo)同志的文件，更要嚴(yán)格履行登記手續(xù)。在較大機關(guān)，由于發(fā)往的機關(guān)、部門較多，一般應(yīng)建立?文件分送登記?、?機要信投遞登記?、?掛號信投遞登記?手續(xù)制度。在一般機關(guān)，可以利用發(fā)文登記簿履行交接手續(xù)，不必另行登記。有的地區(qū)和部門將上行文直接交由本機關(guān)以外的人向上級機關(guān)報送或催辦，顯得極不嚴(yán)肅，一定要嚴(yán)格按照發(fā)文程序運轉(zhuǎn)，不能隨意。
第六講
收文辦理
收文辦理是公文處理工作的一項重要內(nèi)容，也是機關(guān)秘書工作的重要組成部分。按照國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱國務(wù)院《辦法》）和甘肅省政府發(fā)布的《甘肅省實施＜國家行政機關(guān)公文處理辦法＞細(xì)則（試行）》，收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、反饋等。
一、簽收、登記是收文辦理的基礎(chǔ)工作
嚴(yán)格程序是保證收文準(zhǔn)確、規(guī)范、高效辦理的基礎(chǔ)。任何機關(guān)辦理收文的工作，一般都有簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦和反饋等程序。簽收是收文辦理的開始，因此，要做好清點和分類工作，注意檢查來件是否是發(fā)給本機關(guān)、本單位的，封皮編號是否與記載相符；信件有無破損、散包、被拆現(xiàn)象；清點收件總數(shù)與清單是否一致；通知單或回執(zhí)單標(biāo)明的文題、編號、數(shù)量是否符合要求；文件是否完全完整，如有無缺附件、缺頁、白頁、未具落款、未蓋公章；是否符合國務(wù)院《辦法》的規(guī)定；閱后按頁清退的絕密文件要逐頁清點，注意有無缺頁.對于不符合要求的要及時退回，這樣既可以體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性，也可以科學(xué)、規(guī)范地處理收文，提高辦理效率。
簽收的公文要根據(jù)文件的秘密程度、文件的性質(zhì)、實際工作需要、文件數(shù)量等進(jìn)行登記。文件的登記范圍沒有統(tǒng)一的界限，但是，上級機關(guān)文件、下級機關(guān)文件、重要的帶有密級的刊物、資料、其他機關(guān)商洽問題和需要答復(fù)的文件、上級機關(guān)如開會印發(fā)的會議文件材料等必須登記。登記填項一般包括收文號（或順序號）、收文日期、來文機關(guān)、文件標(biāo)題（內(nèi)容）、密級、文件號、份數(shù)等。登記方法主要有兩種：（1）流水式登記法。就是將收到文件按照時間順序不分種類依次登記，同時將文件辦理過程和轉(zhuǎn)送手續(xù)簡要記載在同一登記簿上。（2）分類式登記法。就是根據(jù)本單位確定的文件分類標(biāo)準(zhǔn)分類進(jìn)行登記。如，可分為中共中央文件、國務(wù)院文件、省委文件、省政府文件、省直機關(guān)各部門文件、下級機關(guān)文件等。
收文登記是文件處理的重要依據(jù)，也是秘書人員一項經(jīng)常性的工作，要嚴(yán)格按照登記項目逐項登記，不得漏項，不得出現(xiàn)重號和跳號現(xiàn)象。
二、審核工作是收文辦理的關(guān)鍵
《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第三十一條規(guī)定：?收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點是：是否應(yīng)由本機關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。?做好審核把關(guān)工作既有利于糾正來文機關(guān)行文的錯誤，嚴(yán)格公文的有關(guān)處理辦法，體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，也有利于收文的及時、有效辦理。在實際工作中，我們常常會碰到這樣的情況，有的下級來文是請求批復(fù)的，但是由于把?請示?文種錯用為?報告?，致使請示事項得不到及時答復(fù)。因為?請示?是要求上級機關(guān)答復(fù)的，而?報告?可不答復(fù)；有的文件由于沒有與有關(guān)部門和單位協(xié)商、會簽，而延誤了發(fā)揮效用的時間，甚至出現(xiàn)了相互矛盾的文件；有的文件由于行文格式不規(guī)范，而不能得到及時辦理。因此，加強審核是從源頭上保證收文辦理的重要環(huán)節(jié)。特別是去年國務(wù)院公文處理辦法發(fā)布后，收文的審核工作除了內(nèi)容是否符合國家法律、規(guī)范和其他有關(guān)規(guī)定外，更需注意以下幾點： 1．公文用紙。國務(wù)院《辦法》規(guī)定：?公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4型（210mm〓 297mm），左側(cè)裝訂。?而原國務(wù)院辦公廳的《辦法》規(guī)定，公文用紙一般為16開型。這是兩者的一個明顯區(qū)別。因此，在收文時要嚴(yán)格把握，按照國務(wù)院《辦法》執(zhí)行。
2．公文要素。原國務(wù)院辦公廳的《辦法》規(guī)定，公文一般由發(fā)文機關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和時間等部分組成。而國務(wù)院《辦法》增加了?保密期限?。如果收文是涉密文件而沒有保密期限，應(yīng)按不規(guī)范文件退回送文單位。同時，?請示?文種要在附注處注明聯(lián)系人及聯(lián)系電話，這也是收文中應(yīng)該注意的事項。另外，在簽發(fā)、用印等方面也有不同，收文時都要一并注意。
此外，還要注意審查公文文種是否正確，行文是否符合規(guī)則，需協(xié)商、會簽的公文是否履行必須的手續(xù)。如果收文不符合行文規(guī)則，格式不規(guī)范，用紙不符合標(biāo)準(zhǔn)，要及時退回文件呈報部門并說明理由。
?經(jīng)審核，對符合本辦法規(guī)定的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。?（《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第三十二條）
擬辦是指秘書人員對來文應(yīng)由那位領(lǐng)導(dǎo)審批，那一部門承辦，以及承辦過程中可能涉及到的事項提出初步處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)同志批辦時參考的工作程序。需要擬辦的文件主要有三種：上級機關(guān)主送本機關(guān)并需要貫徹落實的文件；本機關(guān)所屬部門或下級機關(guān)主送本機關(guān)的請示性文件；平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)主送本機關(guān)需要答復(fù)的文件。對于擬辦的公文，辦公廳（室）應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦意見。對重要公文應(yīng)當(dāng)先送機關(guān)分管業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人批示，再按批示意見辦理。一般性公文，可經(jīng)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人批示后，交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。國務(wù)院《辦法》還規(guī)定，?原則上不辦理越級上報的公文?，這一點在收文辦理中要注意。另外，有些重要的機密性較強的資料、刊物以及所屬部門和下級機關(guān)主送本機關(guān)的情況報告雖然不需要辦理，但也要提出分發(fā)意見，征得主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可分發(fā)。擬辦的公文，需送負(fù)責(zé)人批示，即履行批辦手續(xù)后，才可以辦理。
三、承辦是收文辦理的重點
承辦是指機關(guān)有關(guān)部門或有關(guān)人員對應(yīng)辦復(fù)的文件根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見進(jìn)行具體辦理的工作，是文件處理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是具體解決問題的階段。承辦工作質(zhì)量的高低，直接反映一個機關(guān)的工作質(zhì)量和工作效率。因此，承辦工作是很重要的，秘書部門要重視這項工作，承辦部門要做好這項工作。
首先，要認(rèn)真研究文件內(nèi)容和批辦意見，弄清是否屬于自己主管業(yè)務(wù)范圍。其次，要弄清文件處理的時間要求，然后再按照輕重緩急進(jìn)行落實。承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推倭。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時返回交辦的文秘部門并說明理由。公文辦理過程中，遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。這一點與原公文處理辦法有所不同，原公文處理辦法只是規(guī)定，?凡涉及其他部門或者地區(qū)的問題，主辦機關(guān)應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門或者地區(qū)協(xié)商、會簽。上報的公文，如有關(guān)方面意見不一致，應(yīng)當(dāng)如實反映。?兩國務(wù)院辦法明確規(guī)定，分歧意見如協(xié)商后不能取得～致，可以報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。第三，在仔細(xì)研究來文內(nèi)容、要求和領(lǐng)導(dǎo)批辦意見的基礎(chǔ)上，認(rèn)真辦理。凡屬自己承辦范圍內(nèi)的文件，如有領(lǐng)導(dǎo)批示意見，可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見辦理。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，可以遵循有關(guān)的方針、政策的精神、有關(guān)規(guī)定或慣例等進(jìn)行辦理。凡領(lǐng)導(dǎo)批辦意見中明確提出由某部門牽頭承辦的，牽頭部門要先準(zhǔn)備好處理意見，邀請協(xié)辦部門會商會簽，再由牽頭部門負(fù)責(zé)將有關(guān)部門提出的意見歸納整理，報領(lǐng)導(dǎo)審批。如有分歧，應(yīng)報送領(lǐng)導(dǎo)裁決，或接領(lǐng)導(dǎo)意見再次會商，取得處理結(jié)果。承辦人員提出處理意見，要做到及時、認(rèn)真、審慎、負(fù)責(zé)，并須報請一定層次的領(lǐng)導(dǎo)人審核同意后才能答復(fù)送文機關(guān)或來文機關(guān)。需要說明的是，處理意見或處理結(jié)果是代表一定的機關(guān)和部門的，決不能以個人名義答復(fù)問題。
另外，為了加快文件處理速度，提高機關(guān)工作效率，對于送負(fù)責(zé)人批示或交有關(guān)部門辦理的公文，文秘部門要負(fù)責(zé)催辦。催辦工作一般由負(fù)責(zé)文件處理工作的秘書人員承擔(dān)，也可以配備專職的催辦人員。同時，要建立健全催辦工作制度，落實責(zé)任制，從制度上保證催辦工作的順利進(jìn)行，做到逐級負(fù)責(zé)，事事有人管，件件有人辦，使催辦工作落到實處。其范圍主要是：上級機關(guān)主送本機關(guān)并需要具體實施、貫徹執(zhí)行的文件；所屬部門及下級機關(guān)主進(jìn)本機關(guān)的請示及其他需要辦理的文件；平行或不相隸屬機關(guān)發(fā)來商洽、征詢事務(wù)需辦理或答復(fù)的函件。文件催辦方法主要是電話催辦、發(fā)函催辦、登門催辦、請承辦部門來人匯報等。
最后需要指出的是，按照《甘肅省實施（國家行政機關(guān)公文處理辦法）》，收文辦理中，除周知性公文外，承辦部門要及時向發(fā)文機關(guān)反饋辦理結(jié)果。反饋通常由秘書部門承擔(dān)，但有些承辦件也可依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志的指示或經(jīng)秘書部門同意后直接反饋。
第七講
公文歸檔
新發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第七章，專門就公文歸檔問題作了規(guī)定。《辦法》第七章共六條，分別就及時立卷、歸檔、保證歸檔公文齊全、完整，便于保管利用；聯(lián)合辦理公文的歸檔；兼職過程中形成的公文的歸檔；確定保管期限；公文用紙和字跡材料六個方面作了原則性規(guī)定。新《辦法》與 1993年頒布的《辦法》第六章相比，內(nèi)容上除了把公文銷毀內(nèi)容歸入第八章?公文管理?而外，其他方面并無大的改變。為了便于大家在工作中更好地把握《辦法》的要求，進(jìn)一步做好公文歸檔工作，下面就公文歸檔方面的幾個主要問題作一些說明。
一、公文立卷歸檔的范圍
公文立卷歸檔的范圍是指需要立卷歸檔的公文類型。按照有關(guān)規(guī)定和實際情況，公文立卷歸檔的范圍是：
（1）本機關(guān)發(fā)文。本機關(guān)對外的正式發(fā)文，如命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等。
（2）本機關(guān)收文。包括上級機關(guān)發(fā)來的與本機關(guān)主管業(yè)務(wù)有關(guān)的各類公文；下級機關(guān)報送的各種報告、請示等；同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的文件。
在準(zhǔn)確掌握公文立卷歸檔的范圍的同時，還要準(zhǔn)確把握不歸檔的公文范圍，這樣既有助于保證檔案的精確性，又便于檔案的有效管理，提高工作效率。按照國家檔案局有關(guān)規(guī)定，不應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的公文材料包括：（1）重份文件。同一份文件，除特別重要的文件可保留多份外，其它的只需保留一份。（2）無查考利用價值的事務(wù)性，臨時性文件。（3）未成文的草稿和一般性文件的修改稿。（4）與本機關(guān)業(yè)務(wù)無關(guān)的文件材料。（5）內(nèi)容被其它文件包括了的文件材料。對于不需要立卷的文件資料應(yīng)及時銷毀或移交印發(fā)機關(guān)。
二、歸檔公文的保管期限
歸檔公文的保管期限有永久、長期、短期三種，永久保存就是無限期地保存下去，長期保存一般須保存16年至50年左右，短期一般保存15年以下。劃分方法具體如下：(1)凡是反映本機關(guān)主要職能活動基本歷史原貌的文件，應(yīng)永久保存。這其中主要包括：本機關(guān)在工作活動中形成的重要文件，如指示、命令、決議、決定，上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的重要文件，如命令、決定、批復(fù)、通知等；下級機關(guān)報送的有關(guān)重要問題的請示、報告等。
（2）凡是在相當(dāng)長的時間內(nèi)機關(guān)需要查考的文件材料，應(yīng)長期保存。主要包括：本機關(guān)工作中形成的、在相當(dāng)長的時間內(nèi)需查考的文件材料，上級機關(guān)頒發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的重要文件和下級機關(guān)報送的較重要的文件材料等。
（3）凡是在較短時間內(nèi)本機關(guān)需查考的材料，應(yīng)短期保存。如上級機關(guān)或同級機關(guān)頒發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)，但需執(zhí)行的決定、通知等。
三、公文立卷的方法
公文立卷的具體方法主要有：按作者立卷、按問題立卷、按名稱立卷、按時間立卷、按地區(qū)立卷、按收發(fā)機關(guān)立卷等。下面介紹較常用的四種立卷方法。
（1）按作者立卷。作者是指制發(fā)文件的機關(guān)或個人。按作者立卷，就是把同一作者的文件組成案卷，這種立卷方法特征明顯，便于查找利用。按作者立卷可以將上級機關(guān)、平級機關(guān)、下級機關(guān)有關(guān)文件分別立卷，但同時要注意問題之間的聯(lián)系，不能由此而導(dǎo)致案卷不全。
（2）按問題立卷。就是把內(nèi)容有共同點的文件組合在一起立卷。按問題立卷是一種較為常見的立卷方法，由于機關(guān)的工作活動都是圍繞貫徹執(zhí)行有關(guān)的方針、政策，解決處理各種問題，完成各項工作任務(wù)的，因而在解決問題的過程中會形成許多文件材料，每一個文件的形成都反映了這一問題的處理過程。按問題立卷，對于工作考查、研究問題、總結(jié)工作經(jīng)驗教訓(xùn)，了解某一問題的全面情況提供了便利條件，滿足了查找方便的要求，從而達(dá)到了立卷的目的。按問題立卷的關(guān)鍵是對問題的判斷理解要準(zhǔn)確，對于同時涉及到幾個問題的，要根據(jù)主要問題立卷，不能拆開立卷。
（3）按名稱立卷。按名稱立卷是把相同的文件組合在一起立卷。通常將命令、決定、通知、報告、函等文件按文件名稱立卷。
（4）按時間立卷。按時間立卷是指把屬于同一時間階段內(nèi)的文件組合成案卷。文件的時間特征指文件的形成時間和內(nèi)容所指時間兩個方面，同一年度的文件集中在一起，便于反映本年度機關(guān)工作的全貌，歷年的文件依次排列下去，可以反映機關(guān)工作的延續(xù)性，便于分階段地考查機關(guān)工作的發(fā)展變化。
選擇公文立卷方法，要注意以下幾點：首先，要注意各種方法結(jié)合使用。要充分考慮案卷之間的整體聯(lián)系，不能把每個方法割裂或孤立地使用，也不能固定套用一種方法。其次，應(yīng)選擇最適合本單位的立卷方法。立卷應(yīng)服從于案卷的保管和利用，要從本單位的實際出發(fā)。第三，要加強立卷工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。公文的立卷工作是檔案工作的基礎(chǔ)，要實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化，就要實現(xiàn)立卷工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
四、公文立卷歸檔的步驟
公文立卷歸檔的步驟分準(zhǔn)備、立卷、歸檔三個階段。(1)準(zhǔn)備。
首先，要編制歸卷類目。歸卷類目是為了方便公文的立卷而設(shè)臵的一種文件分類目錄。歸卷類目是由類目和條款兩部分組成的。類的設(shè)臵有按問題分類、按機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)分類兩種方法。在設(shè)立了類目之后，就要設(shè)立條款并進(jìn)行編號，條款是案卷類目的主要組成部分，是案卷要反映的內(nèi)容。編制歸卷類目應(yīng)注意類目的設(shè)臵要適當(dāng)、靈活，要根據(jù)本機關(guān)的文件多少來設(shè)臵類目，既不能太粗，又不能太細(xì)。案卷類目的名稱和概念要清楚準(zhǔn)確，不能籠統(tǒng)、含糊。類和類之間、條款和條款之間，不能相互包括、相互交叉、相互重復(fù)。類的設(shè)臵標(biāo)準(zhǔn)要前后一致，不能中途變換。在確定歸卷類目時，應(yīng)考慮到文件的保管價值，要準(zhǔn)確地注明每個條款里文件的保管期限。
其次，收集文件。立卷材料的收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)，公文立卷人員要注意平時對文件的收集，將本機關(guān)需要立卷的文件材料及時集中到一起，以免散失。本機關(guān)的發(fā)文要有專人負(fù)責(zé)將原稿、印本及附件等收集齊全、完整，以便隨時向立卷部門集中。同時，要建立收文制度，將收文及時、完整地向檔案部門移交。第三，鑒別與歸卷。在對文件進(jìn)行了收集之后，就要及時進(jìn)行整理、鑒別和歸卷，并進(jìn)行分類。不同保管期限的文件，要按本機關(guān)保管期限表的要求將永久、長期、短期保管的文件初步分開。（2）立卷。
首先，檢查與調(diào)整卷內(nèi)文件。要檢查文件是否齊全、完整；是否符合歸檔范圍的要求；是否保持了文件之間的歷史聯(lián)系，與歸卷類目是否吻合，運用特征是否準(zhǔn)確；卷內(nèi)文件的保存價值是否一致；卷內(nèi)文件數(shù)量是否過多或過少。
其次，排列卷內(nèi)文件順序。卷內(nèi)文件一般按照時間、問題、作者、地區(qū)、名稱、重要程度、程序或階段、文件往來機關(guān)順序排列。排列時要注意按問題特征立卷，不能混排。
第三，編排頁碼。排列案卷順序之后，要拆除文件上的金屬裝訂物，以免金屬物日久氧化銹蝕文件。同時要對文件進(jìn)行修補，凡在裝訂線左側(cè)有文字的文件材料，要在左邊加邊取齊，右邊疊起；尺寸不足規(guī)定尺寸的要加紙裱糊襯托；破損的要進(jìn)行修補。修補完畢要以卷為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫張?zhí)枺瑥執(zhí)枒?yīng)編在文件材料的右上角，一張只編一個號，背面不編。
第四，填寫卷內(nèi)文件目錄及備考表。每個案卷都應(yīng)填寫卷內(nèi)文件目錄，用來介紹本卷內(nèi)文件的內(nèi)容，便于文件檢索查閱。卷內(nèi)文件目錄包括順序號、文件作者、文件標(biāo)題、文號、文件日期、所在張?zhí)枴渥ⅰ０妇淼膫淇急硎前妇淼淖詈笠豁摚饕脕碛浭鼍韮?nèi)文件的實有張數(shù)、立卷日期、立卷人姓名，并留出空白以備說明本卷文件保管使用的有關(guān)情況、卷內(nèi)文件的變動情況。
第五，擬寫案卷標(biāo)題。案卷的標(biāo)題是對案卷內(nèi)文件名稱的概括，其作用在于準(zhǔn)確地揭示案卷的內(nèi)容，為卷內(nèi)文件查找提供可資檢索的渠道。案卷標(biāo)題應(yīng)簡明、樸實、概括，具有政治上的嚴(yán)肅性、結(jié)構(gòu)上的完整性、文字上的準(zhǔn)確性、邏輯上的合法性。
第六，填寫案卷封皮并進(jìn)行裝訂。案卷的封皮是案卷的外表，填寫好案卷封皮，可使立成的案卷美觀整齊，便于編制案卷目錄和查找利用。案卷封皮上應(yīng)填寫的項目一般包括；機關(guān)名稱、機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)名稱、案卷名、機密等級、卷內(nèi)文件的起止日期、文件頁數(shù)、保管期限及全宗號、目錄號、案卷號等。為了便于對案卷的保護(hù)，要對案卷進(jìn)行裝訂或裝盒，在對卷內(nèi)文件進(jìn)行檢查后，用白線將案卷封皮和卷內(nèi)文件訂在一起。
第七，編制案卷目錄。把本年度的案卷經(jīng)過分類、排列，再進(jìn)行編號、登記、造冊，就形成了本年度的案卷目錄。案卷目錄包括案卷號、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的起止日期、卷內(nèi)文件份數(shù)和張數(shù)、保管期限、備注等。
（3）案卷的歸檔。
案卷的歸檔是把一年中立成的案卷移交檔案室集中保管，以保證機關(guān)檔案的完整，便于查找利用。在移交之前，所移交的案卷的質(zhì)量要經(jīng)過檔案部門檢查驗收。檢查驗收的內(nèi)容包括歸檔文件是否齊全完整，有無重復(fù)；是否遵循文書立卷的原則進(jìn)行立卷；文件和電報是否保持內(nèi)容聯(lián)系，合并整理，統(tǒng)一立卷；絕密文件是否在卷皮上蓋有絕密字樣專用章；保管期限是否準(zhǔn)確；永久、長期、短期保管的文件是否分開立卷等。另外，對歸檔文件的數(shù)量和移交目錄也應(yīng)檢查驗收。歸檔工作一般應(yīng)在次年的3月份完成，最遲也不能超過6月份。完成了歸檔工作，文件材料就正式轉(zhuǎn)化為檔案。
第八講
公文管理
國務(wù)院新頒布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）中專門增設(shè)了一章，即?第八章公文管理?，對公文管理的職責(zé)、程序和基本要求等作了詳盡、系統(tǒng)的規(guī)定，為做好公文管理工作提供了有力的政策依據(jù)。在公文處理工作中，必須嚴(yán)格按照公文管理的有關(guān)規(guī)定，切實加強公文管理工作。
一、加強公文管理工作的重大意義
公文管理是指對公文的公開發(fā)布、撤銷、廢止以及本機關(guān)所有收文、發(fā)文的存放、復(fù)制、清退等工作的科學(xué)管理。公文的特殊地位和作用決定了做好公文管理工作的重要意義：
（一）公文管理是公文處理的重要內(nèi)容。一般來說，公文處理包括三大環(huán)節(jié)：即公文的形成；公文的處理；公文的管理。這三個環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，缺一不可。在公文形成—公文處理—公文管理的整個流程中，公文管理是公文處理工作的重要環(huán)節(jié)，也是行政機關(guān)日常管理工作中不可缺少的重要內(nèi)容
（二）公文管理是機關(guān)機要工作的重要組成部分。公文具有很強的政治性、法規(guī)性、機要性和實用性。公文中有相當(dāng)一部分是機密文件，有的涉及到黨和國家的秘密，有的雖然不涉及黨和國家的秘密，但涉及本單位、本部門的機密。文秘部門在處理公文的過程中，會接觸大量系統(tǒng)的、較為完整的機密文件。所以，文件管理的好壞，事關(guān)黨和國家的機密。必須慎之又慎，不能有絲毫的麻痹大意。
（三）做好公文管理工作是提高公文運轉(zhuǎn)效率、提高公文質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。公文管理與公文運轉(zhuǎn)密不可分。一個單位、一個部門公文管理水平的高低，直接關(guān)系到公文辦理的效率和效果。因此，公文管理人員一定要充分認(rèn)識公文管理工作的重要性，了解和掌握公文管理的規(guī)律和方法，認(rèn)真細(xì)致地
做好每個環(huán)節(jié)的工作，確保萬無一失。
二、公文管理的基本原則
公文管理是文秘部門的一項經(jīng)常性工作，文秘人員除了要按照《辦法》中要求的?堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全?以外，從管理的角度講，公文管理還必須遵循以下原則：
（一）統(tǒng)一渠道，集中管理。《辦法》第四十四條規(guī)定：?公文由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。?這就是說，公文應(yīng)該由文秘部門實行集中統(tǒng)一管理。一個單位、一個部門接收的公文來自各個方面，下發(fā)的公文又
往往由所屬各部門起草、承辦，這樣就自然形成公文運行的多種渠道。如缺乏集中統(tǒng)一管理，就會造成公文運轉(zhuǎn)混亂，經(jīng)辦人員不清，處理效率緩慢，有時還會造成公文旅行，影響工作。因此，文秘部門要對公文實行集中統(tǒng)一管理。具體包括：
（l）統(tǒng)一接收。凡寄給本機關(guān)的公文，除領(lǐng)導(dǎo)同志親啟件外，一律由文秘人員統(tǒng)一接收、拆封、登記和分發(fā)處理，其他部門和人員不得隨意接收、處理。（2）凡以本機關(guān)名義上報、下發(fā)的公文，無論哪個部門承辦，均應(yīng)送文秘部門統(tǒng)一登記、編號、發(fā)放，各承辦部門不得自行發(fā)放。（3）本機關(guān)接收和發(fā)出的所有文件，均由文秘部門集中保管。機關(guān)各部門承辦的文件，承辦完畢后必須交回，不得長期保存在各個部門，特別是不得長期保存在個人手里。只有切實做到?統(tǒng)一渠道，集中管理?，才能使公文管理工作井井有條，運行有序。
（二）建章立制，科學(xué)管理。公文管理工作具有很強的科學(xué)性、藝術(shù)性。管理得好，就會有條不紊，一目了然；管理得不好，則顯得亂七八糟，一塌糊涂，既不便查找使用，又容易造成文件散失或泄密。因此，文秘人員要學(xué)會科學(xué)地管理文件。管理文件的方法很多，一般來說，將文件分門別類管理是一個好的辦法，如可以按照?上來文?、?下來文?、?本級發(fā)文?分門別類管理。當(dāng)然文秘人員也可以根據(jù)本機關(guān)的實際情況制定科學(xué)合理的管理方法。
在公文運轉(zhuǎn)過程中，各級行政機關(guān)對公文處理都有嚴(yán)格的規(guī)定和要求，既有程序性的規(guī)定，又涉及《保密法》等方面的法規(guī)，這就要求公文管理的每一個環(huán)節(jié)都要遵循既定的規(guī)程和要求，不能隨心所欲，各行其是。但與此同時，也要力求做到科學(xué)管理，管而不死，既要認(rèn)真細(xì)致，一絲不茍，又要靈活實用，方便工作。
（三）加強協(xié)調(diào)，多方配合。公文管理工作是為機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)工作和業(yè)務(wù)部門的工作服務(wù)的，從領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)到各個職能部門都會在不同范圍、不同環(huán)節(jié)上參與公文處理工作，因此，文秘部門和專職、兼職的公文管理人員，都必須與機關(guān)
領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門密切聯(lián)系，爭取機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門承辦人員的支持與協(xié)作。
（四）嚴(yán)格保密，確保安全。公文特別是高級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)制發(fā)的文件，有許多涉及黨和國家的重大決策，涉及到黨和國家的重要秘密。因此，保守秘密，也就成為公文管理的一項重要內(nèi)容。如果文件管理不善造成泄密，就會對黨和國家的事業(yè)造成危害和損失。這一點，文秘人員一定要有清醒的認(rèn)識，提高警惕，嚴(yán)格遵守各項規(guī)章制度，做到存放、清退、銷毀等各個環(huán)節(jié)都有章可循，手續(xù)清楚，責(zé)任明確，嚴(yán)防公文丟失和泄密。
三、公文管理的基本職責(zé)和要求
公文管理主要包括公文的公開發(fā)布、撤銷、廢止以及翻印、復(fù)印、清退、銷毀等環(huán)節(jié)。文秘人員必須嚴(yán)格按照公文管理的崗位職責(zé)要求，以高度負(fù)責(zé)的精神，嚴(yán)肅認(rèn)真地做好公文管理工作。
（一）翻印。根據(jù)工作需要，下級機關(guān)可按規(guī)定翻印上級機關(guān)下發(fā)的文件。《辦法》第四十六條規(guī)定：?上級機關(guān)的公文，除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外，下一級機關(guān)經(jīng)負(fù)責(zé)人或者辦公廳（室）主任批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時，應(yīng)當(dāng)注明翻印機關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。?翻印的公文應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格登記，和正本公文一樣管理。翻印公文的只能是?下一級機關(guān)?，而不能越級翻印。如縣級機關(guān)就不能直接翻印省級機關(guān)的文件。
（二）公開發(fā)布。公開發(fā)布行政機關(guān)公文，必須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準(zhǔn)。公開發(fā)公文應(yīng)當(dāng)堅持?誰發(fā)文、誰批準(zhǔn)?的原則，非發(fā)文機關(guān)無權(quán)批準(zhǔn)公開發(fā)布公文。經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力，應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
（三）復(fù)印。根據(jù)工作需要，非秘密級以上公文可以復(fù)印，但不能作為正式公文使用。在特殊情況下，確需以公文復(fù)印件作為正式公文使用時，必須加蓋復(fù)印機關(guān)證明章。否則，可視為無效。
（四）撤銷。公文被撤銷時，視作自始不產(chǎn)生效力。只有發(fā)文機關(guān)及其上級機關(guān)有權(quán)宣布撤銷公文。
（五）廢止。與現(xiàn)行政策、法規(guī)不符的公文，應(yīng)及時宣布廢止。公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
（六）清退。就是按照規(guī)定，定期對收到的上級公文和本級下發(fā)的公文進(jìn)行清理和回收。清退文件的范圍一般包括：
1．絕密文件。凡絕密文件，一般都要在閱完辦畢后及時收回，由秘書人員集中保存，以防泄密。對上級機關(guān)要求退回的文件，要在規(guī)定的時間內(nèi)退回。
2．有重大錯情的文件。凡本級機關(guān)發(fā)出的文件，如發(fā)現(xiàn)有重大錯情，要立即全部收回，重新印發(fā)。對上級機關(guān)要求收回的有重大錯情的文件，文秘部門要盡快退回，不能以任何借口不退或借故拖延留存。
3．傳閱文件。對份數(shù)少，需要送領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門傳閱的文件，要規(guī)定傳閱時間，及時收回。
4.征求意見和送審文件。對需要送幾個部門征求意見、會簽或送請領(lǐng)導(dǎo)同志審閱批示的文件，文科人員要及時催退收回。5．會議文件。各種會議印發(fā)的文件、材料，一般在會議結(jié)束時應(yīng)予收回。會議主持機關(guān)準(zhǔn)許與會人員帶走的會議文件，與會人員返回單位后應(yīng)將全套會議文件交由所在單位文秘部門登記，統(tǒng)一保管。6．承辦件。對文秘部門轉(zhuǎn)出的承辦件，承辦部門要盡快辦理，并在辦理完畢后及時將文件退回。文秘人員也要主動催退收繳。7．未經(jīng)本人審閱的領(lǐng)導(dǎo)同志講話。有時為了便于工作而印發(fā)的未經(jīng)本人審閱的領(lǐng)導(dǎo)同志講話，在傳達(dá)結(jié)束后要及時收繳。8．離職人員文件。對工作調(diào)動、長期離職學(xué)習(xí)或休養(yǎng)的人員。離職前要徹底清理個人手中的文件。文秘人員應(yīng)主動督促，協(xié)助清理。管理文件的同志調(diào)動工作時，必須詳細(xì)開具文件目錄或者按文件登記簿，向接替的同志移交，并履行簽字手續(xù)。
（七）銷毀。不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過認(rèn)真鑒別并經(jīng)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。銷毀文件的范圍一般包括：上級下發(fā)的不需立卷歸檔的文件；上級下發(fā)的需要歸檔立卷的重份文件；本機關(guān)制發(fā)的歸檔立卷后的余份文件；下級機關(guān)抄送本機關(guān)的無存檔價值的文件；上級機關(guān)指定銷毀的文件等。
銷毀文件可以采取碎紙機粉碎或者送往指定印刷廠化紙漿的方式。在銷毀公文之前，首先要對銷毀公文進(jìn)行清點。把經(jīng)過鑒別確無存檔、保存價值的公文清理出來，逐件登記后，報請辦公廳（室）負(fù)責(zé)人簽批，然后送往指定地點和單位
（如印刷廠），并派兩名以上人員監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。一切單位或個人均不得私自銷售或銷毀公文。
（八）合并機關(guān)的公文管理。機關(guān)合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機關(guān)撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。
四、公文的管理保密
公文的保密管理是公文管理的重點。《辦法》第五條規(guī)定：?公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。?這里講的文件的保密管理，著重指機要文件的管理。機要文件或稱密件從擬搞、打印、復(fù)制、收發(fā)、傳遞、保管、清退、歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)都要必須注意保密。
（一）擬稿。機要文件在擬議、擬槁、修改過程中要注意保密，不得外傳，文件付印前要標(biāo)明密級。
（二）繕校。繕校過程中要有嚴(yán)格的保密制度和措施。一切密件的譽印、打印都要確定專人，印刷機要文件要到指定印刷廠。密件文印人員工作時要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律。
（三）復(fù)制。復(fù)印、翻印密件要有嚴(yán)格的控制措施，絕密件或注明不得翻印的公文，任何機關(guān)不準(zhǔn)翻印、復(fù)印。
（四）遞送。送往外地的密件應(yīng)由機要通信部門遞送，不得使用普通郵政。市內(nèi)遞送時，應(yīng)由機要交通部門派專人直接送達(dá)。機關(guān)內(nèi)部傳遞，要機要秘書直接辦理，不能私自委托別人代送。
（五）收發(fā)登記。密件和普通文件要分別處理，機要秘書對收進(jìn)和發(fā)出的密件，都要登記、編號，嚴(yán)格履行交接手續(xù)。發(fā)現(xiàn)文件封口未封或有其它異樣時，應(yīng)及時查處。發(fā)出的密件要牢固包裝密封，并標(biāo)明密級。
（六）閱辦。在傳閱辦理密件過程中，不允許橫傳，不得隨意抽走。機要秘書在傳遞密件時要堅持登記制度，要清點簽字，隨時掛號、銷號。
（七）保管。密件要集中保管，特別是機要文件要存放在有保密設(shè)施的文件柜內(nèi)，專室專人管理。調(diào)閱密件，要經(jīng)主管單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并當(dāng)日交回。
（八）清退。由于工作需要暫使用密件的要進(jìn)行登記，并及時清退，杜絕密件缺損、丟失現(xiàn)象的發(fā)生。
（九）歸檔。歸檔要劃分密級，建立查閱審批制度。檔案材料未經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)，不許公開，不準(zhǔn)復(fù)制。
（十）銷毀。要銷毀的密件，應(yīng)先登記造冊，經(jīng)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)才能銷毀。銷毀時至少應(yīng)派兩人以上在指定的造紙廠監(jiān)銷。
第二篇：國家行政機關(guān)公文處理辦法講座2
公文寫作提綱 1.八十年代前 行政機關(guān)公文處理主
管部門對秘書機構(gòu)的設(shè)置、任務(wù)，公文的擬第一講
應(yīng)用寫作概說
制等等，有一些規(guī)定，但都是專項的、零散
一、什么是應(yīng)用寫作 的，沒有形成一完整的制度。1951年中央人1．應(yīng)用寫作 民政府發(fā)布《公文暫行處理辦法》。應(yīng)用寫作和文學(xué)寫作 2.1981年2月 國務(wù)院辦公廳制發(fā)了2．應(yīng)用文體 第一個較為系統(tǒng)的《國家行政機關(guān)公文處理應(yīng)用文和記敘文、議論文、說明文 應(yīng)用文和文學(xué)作品 3．應(yīng)用文體的特點 4．應(yīng)用文體的分類 5．應(yīng)用文體的語言和文風(fēng)
二、為什么要學(xué)習(xí)應(yīng)用寫作 意義、作用
三、怎樣才能學(xué)好應(yīng)用寫作 1．學(xué)習(xí)應(yīng)用寫作必備的知識 2．學(xué)好應(yīng)用寫作必備的素質(zhì) 3．學(xué)習(xí)應(yīng)用寫作必備的努力 第二講 行政公文
第一節(jié) 公文概述
一、公文概念
廣 義：公務(wù)文書，為公事所用文本。
次廣義：是國家機關(guān)、社會組織和團體行使職權(quán)、辦理公務(wù)所使用的文書。狹 義：法定公文（行政機關(guān)的公文和黨的機關(guān)的公文）
行政機關(guān)的公文（包括電報，下同），是行政機關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。
黨的機關(guān)的公文，是黨的機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告和交流情況的工具。我們要講的“機關(guān)公文”是指行政機關(guān)公文。
二、新中國行政公文的歷史
新中國國家行政機關(guān)的公文處理工作，走向規(guī)范化、制度化，經(jīng)歷了一個較長的過程。暫行辦法》。3.1987年2月 國務(wù)院辦公廳修訂公布《國家行政機關(guān)公文處理辦法》。4.1993年11月 國務(wù)院辦公廳再次對這個“辦法”修訂后發(fā)布。5.2000年8月 國務(wù)院發(fā)布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》。經(jīng)過多年的實踐和不斷修改完善，2000年的《辦法》已經(jīng)比較成熟。從2001年1月1日起，國家行政機關(guān)施行這個新的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》。這是我國國家
行政機關(guān)公文處理走向規(guī)范化、制度化、科
學(xué)化的一個重要標(biāo)志。認(rèn)真實施《辦法》，對于國家行政機關(guān)提高工作效率，保證工作
質(zhì)量，依法行政，推進(jìn)國民經(jīng)濟和社會發(fā)展
順利進(jìn)行是十分重要的。
三、機關(guān)公文寫作（制發(fā)）的依據(jù)
1．《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（國務(wù)院2000年8月24日發(fā)布）2．《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》（中共中央辦公廳1996年5月3日印發(fā)）
四、法定公文種類
《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》（14種）
決議 決定 指示 意見 通知 通報 公報 報告 請示 批復(fù) 條例 規(guī)定 函 會議紀(jì)要 《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（13種）
命令(令)決定 公告 通告 意見 通知 通報 議案 報告 請示 批復(fù) 函 會議紀(jì)
要
第二節(jié) 公文種類
國務(wù)院頒布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第二章“公文種類”共確定了“命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要”共13種。
下面就各個文種作一介紹。
一、命令（令）
適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。
命令（令）有3個特點，即：具有強制性、有限定的發(fā)令機關(guān)、發(fā)布命令必須以法律和法令為依據(jù)。在具體使用中命令（令）可以分為公布令、行政令、任免令、嘉獎令等。
1．公布令 這是頒布法律、法令和法規(guī)時使用的令文。公布令正文比較簡短，一般由頒布對象、頒布根據(jù)、頒布決定、執(zhí)行要求4部分組成。頒布對象，指所公布的法規(guī)文件的名稱；頒布根據(jù)，說明是經(jīng)過什么會議通過或由什么領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)批準(zhǔn)的；頒布決定，即公布或批準(zhǔn)的決定，一般有“現(xiàn)予頒布（公布、發(fā)布）”、“現(xiàn)予公布施行”等；執(zhí)行要求，一般指公布的法規(guī)文件開始生效實施的時間要求。頒布令后面要附上所頒布的法規(guī)文件。
2．行政令
這是采取重大強制性行政措施時使用的令文。行政令的正文一般分為3個部分，即命令緣由（引言）、命令事項（主文）和執(zhí)行要求（結(jié)語）。
命令緣由部分著重闡明發(fā)令原因，扼要寫明發(fā)令的背景、形勢和緣由，揭示發(fā)令的目的和意義，使受令方面了解執(zhí)行此令的重要性，增強執(zhí)行命令的自覺性。
命令事項是命令的主體部分，也就是命令所要采取的重大的強制性措施。要分條款或分層次地寫明規(guī)定事項、工作要求、方法步驟。文字要寫得具體、肯定、簡明、莊重，不作議論。使受令方面一目了然，易于執(zhí)行。
執(zhí)行要求是命令事項的補充，對受令方面提出要求和囑咐。有的令文執(zhí)行要求已在前面兩部分講明，也就不必再單獨寫這部分了。也有的命令的正文沒有明顯地分為三個部分，而是篇段合一的。
3．嘉獎令
這是上級對下級授予榮譽稱號，表彰、獎勵時使用的令文。嘉獎令的正文一般包括4個部分：優(yōu)秀事跡、性質(zhì)和意義，嘉獎項目、號召和希望。
優(yōu)秀事跡部分是構(gòu)成嘉獎令的依據(jù)和基礎(chǔ)，主要寫被嘉獎對象的英雄模范事跡。
嘉獎項目是嘉獎令的主要成份。要交代是什么機構(gòu)或什么會議決定給予嘉獎，嘉獎項目是哪些。然后，要根據(jù)嘉獎對象的事跡，扼要地寫出對受獎?wù)叩拿銊詈蛯Υ蠹业南ＭＷ珜懠为劻顟?yīng)注意：第一，嘉獎令并不常用，凡發(fā)令嘉獎的，必須是相當(dāng)突出的英雄模范人物，其功績顯赫，影響甚大，足以效法、學(xué)習(xí)。第二，嘉獎今既要敘述事跡，又要議論意義，還要有號召力，這就要求注意語言的運用，要實事求是地概括，不能夸張渲染。
二、決定
適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員。變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。
決定是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)發(fā)出的，帶有制約、規(guī)范、指導(dǎo)作用的下行文。各類決定的寫法：
1．表彰決定。這類知照性決定，就是把決定事項簡要地傳達(dá)給有關(guān)單位，極少有要求執(zhí)行的具體意見，它的內(nèi)容比較單純，主要是決定依據(jù)和決定事項，即使有號召或者鼓動性的結(jié)尾，也很簡短。在寫法上往往開門見山，直接陳述，篇段合一，語句簡練、明快。
2．處分決定。處分決定的寫法有所不同，應(yīng)寫受處分人的身份、錯誤事實、錯誤性質(zhì)、根源、本人對錯誤的態(tài)度、處分內(nèi)容等。
3．關(guān)于重大行動或重要事項的決定。這類決定用于安排較大范圍的重大行動或重要事項，一經(jīng)發(fā)出，震動較大。如：《國務(wù)院關(guān)于全面推進(jìn)依法行政的決定》（國發(fā)[1999]23號）等。這類決定大都經(jīng)過一定的會議討論通過。它的寫法更強調(diào)把道理說清楚、講透徹，以便盡可能地統(tǒng)一認(rèn)識，增強執(zhí)行決定的自覺性。
三、公告 適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。
公告可以分為三種類型。
第一類是向國內(nèi)外宣布重大事項的公告。它通常以國家機關(guān)名義或者授權(quán)新華社向國內(nèi)外莊重宣布某一重大事項。加宣布國家領(lǐng)導(dǎo)人的選舉結(jié)果、出訪、頒布法律、重要法令，公布重大科技成果等等。
第二類是宣布影響面很大的專門事項的公告。這類公告，是由有關(guān)職能部門，按法定程序發(fā)布的，有的也因涉外工作的需要而發(fā)布。如按《商標(biāo)法》規(guī)定的注冊商標(biāo)公告，以及公布企業(yè)破產(chǎn)的公告，企業(yè)換證公告，質(zhì)量監(jiān)督公告等等。
第三類是向特定對象發(fā)布的公告。公告內(nèi)容單一，篇幅一般比較簡短，標(biāo)題可以寫成三種形式：由發(fā)文機關(guān)、事由、文體組成；由發(fā)文機關(guān)、文體組成；只有文體這一要素組成，如：《公告》。標(biāo)題下可依公告單獨編號。在公告的正文中，要簡明扼要地寫出公告依據(jù)、公告事項。結(jié)尾一般以“現(xiàn)予公告”、“特此公告”作結(jié)語。
四、通告
適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。
通告文種各行政主管部門使用的比較多，時常見諸報端。如公安部門發(fā)布的車輛年檢、交通管制的通告，工商部門發(fā)布的企業(yè)許可證年審的通告等等。
通告的標(biāo)題大體有三種：一是由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部分組成；二是只有發(fā)文機關(guān)和文種組成；三是只寫文種《通告》。通告的正文主要是針對某些事項作出規(guī)定或限制，成為告知對象行動的規(guī)范，要求遵循。因此，正文一般由目的根據(jù)、規(guī)定事項和要求三部分內(nèi)容構(gòu)成。正文之后，習(xí)慣以“特此通告”、“此告”等詞語結(jié)尾。
擬制通告要注意三點：一要突出中心。通告常常帶有法規(guī)的性質(zhì)，要明確“允許做什么和不允許做什么”。力求簡明易懂、有章可循、有規(guī)可依。二要體現(xiàn)方針政策。必須正確地把握方針、政策，熟悉有關(guān)事項的具體情況。三要通俗易懂，切忌語言含糊，公眾難以理解。
五、通知
適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。
通知是使用得比較多的一種公文。通知大多是下行文，因而有一定的指揮、指導(dǎo)性。和其它下行文種相比，通知應(yīng)用范圍更寬，具有廣泛性。大多數(shù)類型的通知對受文對象總是有所要求，提出需要執(zhí)行或辦理的事項，它雖不同于命令，但也有一定的權(quán)威性。通知還有明顯的時間性，有些通知，如會議通知，只是在指定的一段時間里有效。
按《辦法》通知可以分為批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知，傳達(dá)、要求執(zhí)行、周知性通知及人事任免通知三種。我們在辦理公文中發(fā)現(xiàn)一些地區(qū)和單位在使用通知時存在這樣幾個問題：一是標(biāo)題繁瑣。比如出現(xiàn)幾個“關(guān)于”或“通知的通知”等情況；二是轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)性通知的按語部分文字過多或態(tài)度不明確；三是要求執(zhí)行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據(jù)的事由。因此，我們在擬制通知時應(yīng)當(dāng)注意以下幾點：
1．標(biāo)題。一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部分組成，只使用一個介詞“關(guān)于”再加事由和通知即可。如：《甘肅省人民政府關(guān)于印發(fā) 1997年國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃要點的通知》。另外，還要注意在標(biāo)題中除引用法律法規(guī)和行政規(guī)章時可加書名號外，一般不加標(biāo)點符合。在起草層層轉(zhuǎn)發(fā)的通知時，要盡量把標(biāo)題寫得簡明些。可以采取兩種辦法解決：一是對各個轉(zhuǎn)發(fā)通知都提出了具體要求的，可以綜合改寫為一個新的“通知”，貫穿全部內(nèi)容或主要精神。二是對非政策性文件，幾個轉(zhuǎn)發(fā)通知又無新要求的，可以減少中間層次，直接轉(zhuǎn)發(fā)。如：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市計委“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省計委‘關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳《關(guān)于批轉(zhuǎn)<××日報>發(fā)行工作會議紀(jì)要的通知》的通知’的通知”，如果改寫為：“××市計委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳批轉(zhuǎn)《××日報》發(fā)行工作會議紀(jì)要的通知”，就簡明多了。
2．批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。這類通知是針對被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文而發(fā)的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，組成了批轉(zhuǎn)性或轉(zhuǎn)發(fā)性通知。正文包括兩個部分：轉(zhuǎn)發(fā)對象和批注意見。轉(zhuǎn)發(fā)對象要寫明被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文名稱及原發(fā)文單位。批注意見要寫明對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的態(tài)度、意見和執(zhí)行要求。批轉(zhuǎn)性通知的批語和轉(zhuǎn)發(fā)性通知的按語，可長可短，應(yīng)看具體情況而定。有的照批照轉(zhuǎn)，只極為簡要地表明態(tài)度、作出評價、提出要求。如：“省經(jīng)貿(mào)委《關(guān)于1998年經(jīng)濟運行調(diào)控方案》已經(jīng)省政府同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。”有的強調(diào)重點，在寫明態(tài)度、評價和要求之后，再結(jié)合實際情況，對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的重要意義或者某一方面的精神，突出加以強調(diào)，以引起重視。有的補充完善，對所轉(zhuǎn)發(fā)的公文除作出基本肯定外，還就其本身不夠完善的地方作些補充、說明。但一般情況下，批語和按語不易過多，以免與轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件內(nèi)容重復(fù)。
3．要求執(zhí)行和周知性通知。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據(jù)的法律、法規(guī)、政策。
4．要根據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)公文的不同情況，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語。如表態(tài)的“同意”、“原則同意”、“基本同意”等詞語；提出要求希望的“希遵照辦理”、“請認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“請研究執(zhí)行”、“請參照執(zhí)行”、“供參考”、“請研究試行”等詞語。
5．任免通知。除法定機關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)人外，其他任免一般采用“通知”。任免通知正文只寫明經(jīng)某級組織決定，任命（或免去）某人擔(dān)任某項職務(wù)即可。有的還寫明任期和待遇。
六、通報
適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。
通報和通知都具有知曉性和指導(dǎo)性，但通知大都要求貫徹執(zhí)行，具有一定的約束力，而通報只起引導(dǎo)、警戒、啟發(fā)、教育和溝通情況的作用。、通報可分為表揚性通報、批評性通報、情況通報等。
（一）表揚性通報：正文一般包括先進(jìn)
事跡及其意義、先進(jìn)經(jīng)驗、表彰決定、希望和要求四個部分。
先進(jìn)事跡是這類通報的主要內(nèi)容。在直述式通報中，這部分內(nèi)容直接在通報中敘述，寫得詳細(xì)些。在轉(zhuǎn)述式通報中，這部分內(nèi)容已出現(xiàn)在通報的附件中，就不必再重敘述先進(jìn)事跡了，只須概括地強調(diào)或突出要點。直述式通報在介紹先進(jìn)事跡時，應(yīng)做到：第一，要把時間、地點、人物、事件、結(jié)果簡明地交代清楚。第二，要實事求是，不能任意夸大、渲染。第三，要重點突出，涉及能體現(xiàn)先進(jìn)的精神境界和突出通報中心的，就把事實寫得詳細(xì)些，無關(guān)緊要的可一筆帶過或略而不記。先進(jìn)事跡的意義和先進(jìn)經(jīng)驗，是通報的主旨。著重表彰先進(jìn)事跡的通報，應(yīng)在介紹事跡的基礎(chǔ)上，說明其意義。
表彰決定是寫明領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對先進(jìn)表彰獎勵的決定，它通常寫在通報的末尾部分。
希望和要求，既包括對被表彰者的勉勵和期望，又包括對廣大群眾的號召和希望。這一部分要發(fā)掘先進(jìn)的典型意義和時代精神，針對當(dāng)時形勢需要有感而發(fā)，力求符合實際，有針對性，概括、鮮明、不千篇一律。“
（二）批評性通報：這類通報是通報中使用得最多的，它的內(nèi)容除在一定范圍內(nèi)公布對某單位、某人、某事的批評處理外，著重是要從被通報的事件中吸取教訓(xùn)，以典型事例對群眾進(jìn)行教育，以防類似事件的發(fā)生。其懲戒作用十分突出。
這類通報，有的是批評錯誤、公布處分決定，行文較短。有的除批評錯誤、宣布處分外，側(cè)重于分析情況，總結(jié)教訓(xùn)，指導(dǎo)改進(jìn)工作，篇幅就要長些。這類通報寫法和前一類大同小異，正文包括錯誤事實、根源和教訓(xùn)、處理決定、希望和要求四部分
七、議案
適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。
議案格式比較簡單，一般寫明提請審議的事項名稱、什么時間、什么會議討論通過、目的、法定提交人和提交時間即可。
八、報告
適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。
報告種類多種多樣，大致可分為工作報告、情況報告、答復(fù)報告、報送文件的報告等。
1．工作報告。這是用于匯報工作進(jìn)程、總結(jié)工作經(jīng)驗、反映工作問題、提出工作意見的報告。這類報告是報告中應(yīng)用最為廣泛的一種。它的正文，一般包括基本情況、主要成績、經(jīng)驗體會、存在問題、今后意見等幾部分。格式上，每一部分可標(biāo)出序數(shù)分項寫，或列出小標(biāo)題來寫。
根據(jù)需要，工作報告可以寫成綜合性的，也可以寫成專題性的。
綜合性的工作報告，它是不同階段、不周范圍的全面工作總結(jié)或匯報。可以是各方面的綜合工作，或者一個系統(tǒng)、一個部門的全面工作。專題性的工作報告強調(diào)專一性，它是就某一項或某一方面的工作向上級機關(guān)所作的報告。它可分為總結(jié)經(jīng)驗的專題工作報告和研究工作的專題工作報告。前一類就是呈報上級的專題工作總結(jié)，它不需要答復(fù)，后一類通常是就落實、開展、加強、發(fā)展、改進(jìn)、改革某項工作向上級作的專題報告。它不一定在工作結(jié)束后才寫，常常是在工作進(jìn)程中，待工作告一段落時寫好，待上級答復(fù)、批轉(zhuǎn)。
2．情況報告。這是對工作中的重大情況、特殊情況、新情況進(jìn)行調(diào)查了解后，向上級作出的報告。它不需要答復(fù)、主要是讓上級了解、掌握情況，以便根據(jù)情況采取措施，指導(dǎo)工作。向上級提出工作建議的報告，也屬這一類。
3．答復(fù)報告。這是答復(fù)上級機關(guān)的查詢、提問或匯報執(zhí)行上級機關(guān)某項指示、意見的結(jié)果的報告。正文包括答復(fù)依據(jù)、答復(fù)事項兩部分，寫法比較自由。有的先寫依據(jù)，后答復(fù)；有的邊寫依據(jù)，邊答復(fù)。
九、請示
適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。
請示可以分為三種類型。
第一種是請求指示的。對上級制定的方
針、政策、法律、法令、法規(guī)、規(guī)章或某項
指示有不同理解，希望上級明確解釋，或者從實際出發(fā)需要對某項規(guī)定、制度、指示作出修訂、補充。
第二種是請求批示、解決問題的。請求上級機關(guān)解決本單位的某些困難，或?qū)Ρ締挝坏哪硞€問題提出處理意見請求上級批復(fù)而寫的請示，就屬這一類。
第三種是請求批轉(zhuǎn)的。某職能部門針對新情況、新問題提出了解決的辦法和措施，即因為不能直接要求平級或不相隸屬的機關(guān)部門照辦，而需要請求上級審定后批轉(zhuǎn)有關(guān)方面執(zhí)行，這樣上報的請示，就屬這類。這類請求批轉(zhuǎn)的請示，容易同研究工作的專題報告混淆，寫作時尤其要注意。
請示一般由請示事由、請示事項、結(jié)尾三部分組成。結(jié)尾常以請求語作結(jié)，習(xí)慣用的有”以上意見是否妥當(dāng)，請批示“、”妥否？請指示“、”當(dāng)否？請批復(fù)“、”以上意見如可行（或如無不妥），請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行“等。撰寫請示應(yīng)注意：
第一，要控制使用，當(dāng)用才用。必須辦理而在自己職權(quán)范圍內(nèi)又不能解決，確實需要請示上級的才可行文請示。不要動輒請示，把矛盾上交。
第二，要一文一事為宜，切忌把不相關(guān)聯(lián)的問題放在一個請示里，使上級無法批復(fù)，影響工作。
第三，要按級請示，確實必須越級請示的，也應(yīng)同時抄送直接的上級機關(guān)。如果一項請示涉及不止一個上級機關(guān)，應(yīng)當(dāng)以主管此項請示的上級機關(guān)為主送單位，其他為抄送單位，避免職責(zé)不明，耽誤處理時間。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，請示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，也不要同時抄送同級和下級機關(guān)。
第四，它的格式也包括標(biāo)題。正文和結(jié)尾，它的標(biāo)題一定要寫明事由，不能光寫”請示“，以提請上級機關(guān)注意，及時處理。
十、批復(fù)
適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。
批復(fù)具有針對性、權(quán)威性、鮮明性。它是對某項具體工作發(fā)表指示、意見，對受文的下級有約束力，特別是關(guān)于重要事項或重大問題的批復(fù)，往往有明顯的法規(guī)作用。批復(fù)中對答復(fù)的問題應(yīng)態(tài)度鮮明，觀點明確，不能模棱兩可，使人無所適從。
批復(fù)的正文分為批復(fù)根據(jù)、批復(fù)事項兩部分。
批復(fù)根據(jù)，要極其簡要地引述來文的請示事項，或引述來文標(biāo)題，都是一句話就可以說清楚的。
批復(fù)事項是主要部分，要針對請示的內(nèi)容，給予明確答復(fù)或具體指示。有些批復(fù)，不是簡單地就請示事項表明態(tài)度，還應(yīng)根據(jù)需要給予具體指示。
批復(fù)如果不同意下級的請示，則應(yīng)簡要說明理由，以利對方接受，及時作出相應(yīng)安排。撰寫批復(fù)時應(yīng)注意：
第一，批復(fù)要緊扣請示明確作答，不要答非所問，復(fù)非所求，節(jié)外生枝。有時以有關(guān)法規(guī)、文件精神為依據(jù)答復(fù)問題時，應(yīng)寫明引據(jù)出處，以備執(zhí)行中查考。
第二，批復(fù)內(nèi)容若涉及其他部門，起草批復(fù)時應(yīng)同有關(guān)部門會簽或商量，但不能互相推倭，造成公文旅行。
第三，批復(fù)一定要有明確的受文單位。有的在標(biāo)題中就標(biāo)明了受文單位。正文結(jié)尾可寫上”特此批復(fù)“、”此復(fù)“，也可以不寫。
十一、意見
適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
意見是《辦法》中新增加的文種。主要用于對重要問題提出見解和處理辦法。從行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作為上行文，可用于向上級機關(guān)報請批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)事項。作為下行文，可用于領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或某些重要問題提出處理的方針、原則和措施、辦法。
意見一般由引言、正文和結(jié)尾三部分組成。引言要寫明提出意見的事由、依據(jù)和目的。正文部分是意見所提出的具體見解和措施辦法，可采用小標(biāo)題或圍繞問題分條列項進(jìn)行撰寫。結(jié)尾，對貫徹意見提出具體要求。意見的標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)、事由和文種組成。
十二、函
適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢
問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。
函的應(yīng)用范圍比較廣泛，在上下級機關(guān)之間、平級機關(guān)之間或不相隸屬的機關(guān)單位之間，涉及各方面的公務(wù)聯(lián)系，都可使用。
較為正規(guī)的公函，格式可分為三部分：
開頭，包括標(biāo)題、編號和受文單位。標(biāo)題可由發(fā)函單位、事由、文種組成。
正文是函的主要部分，要看不同用途來確定寫法。去函要把商洽的原委、詢問的問題、請求的事項、告知的情況等寫清楚，以便得到對方的支持、理解或回答。復(fù)函，要針對來件所詢問的問題、商請的事項給予明確答復(fù)，不能含糊其詞，模棱兩可，不著邊際。
結(jié)尾包括結(jié)束語及署名、日期。結(jié)束語如去函的”為要“、”為盼“、”為感“、”為荷“，復(fù)函的”待此復(fù)函“、”此復(fù)“等。也可不寫結(jié)束語，正文寫完即結(jié)束。
撰寫函件應(yīng)注意：
第一，要寫得內(nèi)容專
一、集中、中心突出，一般要一函一事。
第二，要有分寸。對上應(yīng)尊重，對下應(yīng)謙遜，對平行或不相隸屬機關(guān)，應(yīng)以禮相待。語氣應(yīng)力求平和、禮貌。要摒棄不必要的客套、無須講的道理、空洞的套話。
第三，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語。
十三、會議紀(jì)要
適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。
根據(jù)會議性質(zhì)的不同，會議紀(jì)要可以分為辦公會議紀(jì)要和其它專題會議紀(jì)要兩大類。
辦公會議紀(jì)要的標(biāo)題，可寫為會議名稱加紀(jì)要。專題會議紀(jì)要的標(biāo)題可寫為事由加會議紀(jì)要。如：關(guān)于減輕農(nóng)民負(fù)擔(dān)問題的會議紀(jì)要。一般政府機關(guān)的辦公會議、常務(wù)會議都有固定的文頭。如：甘肅省人民政府省長辦公會議紀(jì)要、甘肅省人民政府常務(wù)會議紀(jì)要等。正文可以分為兩個部分。
第一部分簡要敘述會議組織情況，可以寫出會議時間、地點、主持人、出席人員、列席人員（辦公會議的列席人員通常寫在正
文之后）等。若會議只有一個議題，可以寫明專題研究討論的議題名稱。如：專題研究了農(nóng)業(yè)問題等。
第二部分是寫會議精神和議定事項，這是紀(jì)要的主要部分。辦公會議紀(jì)要的這部分。可以寫對議題的討論情況、各種意見、建議、會議作出的決議、決定，布置的工作、任務(wù)，將要采取的措施和要求等。
若只有一個議題，常采用貫通式的縱式結(jié)構(gòu)，不分條款。專題會議紀(jì)要也可采用這種寫法；若多項議題，可依會議議程的先后順序安排組織材料。
撰寫會議紀(jì)要應(yīng)注意：
第一，會議紀(jì)要是對所有會議材料的概括、綜合和提煉，因此，要定好紀(jì)要必須做好處理材料的工作。要廣泛搜集會議材料，全面掌握會議情況；要按照會議精神和領(lǐng)導(dǎo)工作意圖，對材料進(jìn)行分類和篩選；要對選用的材料進(jìn)行分析和綜合，圍繞中心組織好材料。
第二，紀(jì)要篇幅不宜過長，語言要簡明扼要。紀(jì)要常用第三人稱進(jìn)行敘述，如“會議認(rèn)為”“會議強調(diào)”“會議指出”“會議號召”“會議決定”之類。
第三，會議紀(jì)要必須全面準(zhǔn)確地反映會議情況和基本精神，其內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確。因此，會議記錄人員一定要聚精會神，盡最大努力作好會議記錄。
第三節(jié)
公文格式
2000年8月份，國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱新《辦法》），規(guī)定，公文中的要素主要為：秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等。
按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年12月27日發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文格式》，公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。
下面，對公文各要素和標(biāo)識作一簡單介紹。
一、眉首部分
主要標(biāo)識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素。
1．公文份數(shù)序號。公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。標(biāo)識時，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。
2．秘密等級和保密期限。秘密等級是指涉密公文的保密程度，分秘密、機密、絕密三級。《辦法》規(guī)定，涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限，絕密、機密級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號，秘密、機密、絕密公文均應(yīng)標(biāo)注保密期限。標(biāo)識秘密等級時，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用”★“隔開。
3．緊急程度。急件公文分為特急、急件兩種。其中，電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)識：特提、特急、加急、平急。標(biāo)識時，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊密程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。
4．發(fā)文機關(guān)標(biāo)識。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識由發(fā)文機關(guān)名稱和“文件”二字組成，如“××省人民政府文件”等。對一些特定公文可只標(biāo)識發(fā)文機關(guān)名稱。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。標(biāo)識位置是上邊緣到版心上邊緣25mm處，上報的公文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識在上邊緣到版心上邊緣 80mm處。國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文格式》還規(guī)定，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號一般應(yīng)小于22mm×15m。聯(lián)合行文時，主辦機關(guān)名稱排列在前，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布。聯(lián)合行文機關(guān)過多時，必須保證公文首頁顯示正文。
5．發(fā)文字號。由發(fā)文機關(guān)代字、年份、序號組成，如：“×政發(fā)〔2003〕82號”，“×政發(fā)”指發(fā)文機關(guān)代字，“〔1999〕”指年份，“82號”指發(fā)文序號。整個意思就是××省人民政府在1999年所發(fā)的第82號文件。標(biāo)識位置在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行處，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年代應(yīng)用全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位，即不編為001，不加”第“字。
6．簽發(fā)人。上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空l字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人從第2行起在與主辦單位簽發(fā)人姓名對齊處按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，同時，使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名同處一行，并下移紅色反線，使紅色反線與發(fā)文字號繼續(xù)保持為4mm。
二、主體部分
主要標(biāo)識公文標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、成文時間、發(fā)文機關(guān)印章、附注等要素。
1．公文標(biāo)題。一般由發(fā)文機關(guān)名稱、概括而成的公文主要內(nèi)容和公文種類組成。幾種公文標(biāo)題的形式：
（1）發(fā)文機關(guān)名稱+事由（主要內(nèi)容概括）+文種
如：河北省人民政府關(guān)于實行省直管縣財政體制的通知
（2）事由（主要內(nèi)容概括）+文種 如：關(guān)于完善農(nóng)村戶籍管理制度的意見
（3）發(fā)文機關(guān)名稱+文種 如：北京市人民政府通告
（4）文種 如：通告
公文標(biāo)題是文件內(nèi)容的高度概括，文字要求準(zhǔn)確、簡要、概括，書寫時要居中書寫，用2號小標(biāo)宋體字。回行時要注意做到詞意完整，排列居中對稱，間距恰當(dāng)，做到既有美感，又要避免產(chǎn)生異義。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，公文標(biāo)題一般不用標(biāo)點符號。
2．主送機關(guān)。指公文的主要受理機關(guān)，書寫時應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。上行文一般只寫一個主送機關(guān)，必須同時報送幾個主送機關(guān)的，可以用抄送形式；下行文可以有兩個以上的主送機關(guān)，但是，如果主送機關(guān)過多，則一般用規(guī)范的統(tǒng)稱，如“各市、自治州人民政府，省政府各部門：”等。標(biāo)識位置在標(biāo)題下空1行處，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。
3．公文正文。標(biāo)識在主送機關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。
4．附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字處，用3號仿宋體字標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，如“附件：1.××××××”。附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）。
5．成文日期。以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期需要完整寫出年、月、日，而且必須用漢字書寫（“零”寫為“0”）。如：“二〇〇九年十一月二十四日”
成文時間標(biāo)識時，右邊要空4字。
6．發(fā)文機關(guān)印章。公文除以電報形式發(fā)出的加蓋發(fā)報專用章外，其他公文一律加蓋印章。單一機關(guān)制發(fā)的公文蓋印的位置一般應(yīng)上距正文2mm～4mm。，以端正、居中、下壓成文時間為標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)印章下弧元文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。聯(lián)合行文的印章：當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布。最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。這里需要注意的是，《辦法》規(guī)定，聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章。
7．附注。指需要說明的其他事項。公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。上行文的”請示"文種中，應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
三、版記部分
主要標(biāo)識主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間等要素。
1．主題詞。是進(jìn)行文獻(xiàn)標(biāo)引、存儲、檢索等工作的工具，位于附注之下，抄送機關(guān)之上，它是實現(xiàn)機關(guān)辦公自動化，提高辦公效率和質(zhì)量的一個重要環(huán)節(jié)。一般的排列次序為：反映公文內(nèi)容的主題詞在前，反映公文形式的主題詞在后。在單主題公文中，反映公文中心內(nèi)容的主題詞在前，反映公文分述內(nèi)容的主題詞在后；在多主題詞公文中，反映公文內(nèi)容的各主題詞按其出現(xiàn)的先后次序排列。主題詞用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號，詞目用3號小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。
2．抄送機關(guān)。指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)。公文如有抄送，在主題詞下一行，左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號。抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊。在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。
3．印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間。位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主題詞之下）占1行位置，用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。
第四節(jié) 公文寫作
一、公文的主題
? 1.公文主題是公文的靈魂，要做到正確、鮮明、集中。? 2.怎樣才能使公文主題做到正確？ ?（1）符合黨的方針政策，特別是現(xiàn)行的方針政策 ?（2）符合領(lǐng)導(dǎo)意圖 ?（3）符合實際，切實可行
二、公文的語言
1．語體和公文語體
公文語言有其獨特的風(fēng)格和特點。人們運用語言進(jìn)行交接（包括寫文章），不僅要遵守語音、詞匯、語法上的一般規(guī)范，而且要善于使用各種相應(yīng)的語體，否則就與語言環(huán)境不協(xié)調(diào)，影響表達(dá)效果。語體對個人運用語言的活動有一定的約束作用，即一個人在選擇語言材料和修辭方法的時候，應(yīng)當(dāng)遵守某種語體的一般要求，否則即為不得體。
隨著人們交際目的、內(nèi)容、對象、環(huán)境等因素的不同，人們使用的語言材料在功能上出現(xiàn)了分化。當(dāng)這些因素比較一致時，人們在選擇語言材料方面就會出現(xiàn)一些共同的特點，根據(jù)這些特點劃分出來的類別就叫語體。
從大的方面來看，現(xiàn)代漢語的語體可分為口頭語體和書面語體兩大類。一般說，口頭語體生動、活潑，但不嚴(yán)謹(jǐn)、不莊重；書面語體嚴(yán)謹(jǐn)、莊重，不易產(chǎn)生歧義。書面語體還可以按功能的不同分為文藝語體、科技語體、政論語體和公文語體。如下圖：
語體包括：①口頭語體：談話語體和演說語體
②書面語體：文藝語體，科技語體，政論語體，公文語體。
不同的語體在運用語言材料和修辭手法等方面的特點，是不同語體之間相互區(qū)別的依據(jù)。但由于各種語體相互影響、相互滲透，也有可能出現(xiàn)語體交叉的現(xiàn)象。例如雜文小品就是政論語體和文藝語體交叉的結(jié)果。
公文語體是國家機關(guān)、社會團體以及人民群眾之間相互處理事務(wù)的一種語體。公文語體適用的文體范圍較廣。黨和政府的文件、法令、條約，社會團體和企事業(yè)單位的規(guī)章、合同、協(xié)議書、總結(jié)、計劃、調(diào)查報告，個人書信、借條、請假條等文體都離不開公文語體。總之，公文語體適用于我們常說的應(yīng)用文體，當(dāng)然也包括機關(guān)公文。
2.公文語體的特點 ? 以說明和敘述為表達(dá)形式 ? 以實用為目的 ? 不追求語言的藝術(shù)化 ? 也不以語言的生動性為標(biāo)準(zhǔn) ? 把準(zhǔn)確和簡介作為最基本、最高的要求 ? 把規(guī)格化當(dāng)做手段 ? 準(zhǔn)確性
簡潔性
規(guī)格性
公文語體的語言特點 ? 嚴(yán)謹(jǐn)莊重
恰當(dāng)準(zhǔn)確
? 樸實得體
簡明生動
三、公文的材料
? 1.公文材料的要求
真實可靠 ? 典型 ? 生動新鮮
2.公文材料的來源
?（1）黨的方針政策、領(lǐng)導(dǎo)指示 ?（2）上級機關(guān)的文件精神 ?（3）有關(guān)部門和行業(yè)的信息 ?（4）本部門的工作文件材料 ?（5）基層單位的具體情況 ?（6）新聞媒體材料 ?
?（7）特別要掌握新情況、新材料
四、公文的結(jié)構(gòu)
? 公文的結(jié)構(gòu)一般可分為：開頭、主體、結(jié)尾三部分。
1．開頭—引敘、引據(jù)、依據(jù)
2．主體
序列式、遞進(jìn)式、總分式
3．結(jié)尾
總結(jié)式、強調(diào)式、請示式、要求式、號召式
五、公文的表達(dá)方式
? 1.有五種形式：記敘、描寫、抒情、說明和議論。
? 2.最常用的表達(dá)方式主要是記敘、說明和議論。
六、公文寫作的基本要求
?（－）符合黨和國家的路線方針政策和法律法現(xiàn)
（二）符合上級機關(guān)的有關(guān)指示
（三）同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接
（四）完整準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖
?
（五）全面準(zhǔn)確地反映客觀實際信況 ?
（六）提出的政策、措施切實可行
?
（七）表述準(zhǔn)確嚴(yán)密 ?
（八）文字精確簡練 ?
（九）文種使用恰當(dāng) ?（＋）公文結(jié)構(gòu)和格式規(guī)范
第三篇：國家行政機關(guān)公文處理辦法講座
《國家行政機關(guān)公文處理辦法》講座
從2001年1月1日起國家行政機關(guān)實施新的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱?《辦法》?）。為進(jìn)一步做好公文處理工作，特開設(shè)?《國家行政機關(guān)公文處理辦法》講座?專欄。該講座分八講：第一講，努力做好新時期的行政機關(guān)公文處理工作；第二講，公文種類；第三講，公文格式；第四講，行文規(guī)則；第五講，發(fā)文辦理；第六講，收文辦理；第七講，公文歸檔；第八講，公文管理。
第一講 努力做好新時期的行政機關(guān)公文處理工作
從2001年1月1日起，國家行政機關(guān)施行這個新的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》。這是我國國家行政機關(guān)公文處理走向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的一個重要標(biāo)志。認(rèn)真實施《辦法》，對于國家行政機關(guān)提高工作效率，保證工作質(zhì)量，依法行政，推進(jìn)國民經(jīng)濟和社會發(fā)展順利進(jìn)行是十分重要的。
一、做好行政機關(guān)公文處理工作是依法行政和加強機關(guān)建設(shè)的重要保證
公文在我國歷史上由來已久，它是統(tǒng)治階級管理國家、處理政務(wù)以及記載各種活動情況的工具。這就決定了不同的社會制度和歷史階段，對公文的范疇有不同的理解和界定，公文處理的辦法也就各不相同。新中國成立后，公文的范疇比過去擴大了。目前人們習(xí)慣上理解的公文可以分為兩大類，一是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團體在辦理公務(wù)中形成和使用的通用公文；一是外交、軍事等領(lǐng)域使用的專用 公文。我們這里主要是討論行政機關(guān)的通用公文處理問題。
公文的性質(zhì)決定了其在國家行政機關(guān)公務(wù)活動中的地位和作用。國家行政機關(guān)是國家權(quán)力的執(zhí)行機關(guān)，依法行政是其貫徹依法治國方略的基本要求。行政機關(guān)的公文（包括電報，下同），是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。做好國家行政機關(guān)公文處理工作，對于依法行政關(guān)系十分重要。公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作，是機關(guān)工作的重要內(nèi)容，提高機關(guān)工作水平就一定要加強公文處理工作。為此，必須明確國家行政機關(guān)公文處理的目標(biāo)、原則和基本要求。
行政機關(guān)公文處理的目標(biāo)是要實行規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。所謂規(guī)范化是指公文處理的每項程序、操作都要遵循一定的規(guī)程、方式和要求，完成結(jié)果要達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格；所謂制度化是規(guī)范化在一定程度上上升為法制化，或是紀(jì)律化，在公文處理中建立并執(zhí)行一整套的處理制度；所謂科學(xué)化是指公文處理的規(guī)范、制度應(yīng)當(dāng)建立在科學(xué)的基礎(chǔ)上，符合公文處理運行的規(guī)律和實際。如果對于科學(xué)化的含義進(jìn)一步延伸，還應(yīng)當(dāng)包括公文處理中運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，采用現(xiàn)代化的辦公手段。
行政機關(guān)公文處理的原則和基本要求主要是：
1．政治性。行政機關(guān)公文處理的政治性是與行政公文的政治性緊密相連的。由于行政機關(guān)公文處理工作是與國家政權(quán)機關(guān)密切結(jié)合，并由國家政權(quán)機構(gòu)具體承擔(dān)的，因此在行政機關(guān)公文處理工作中 一定要牢固樹立政治觀念，堅持?講政治?。
2．實事求是。這是我們一切工作的出發(fā)點和基本指導(dǎo)思想，《辦法》將其確定為行政機關(guān)公文處理工作的首要原則，我們應(yīng)當(dāng)堅持貫徹執(zhí)行。在擬制文件、承辦來文、制定政策規(guī)定中，都要堅持一切從實際出發(fā)。
3．精簡、準(zhǔn)確。精簡就是要壓縮文件數(shù)量，提高文件質(zhì)量，準(zhǔn)確確定發(fā)文范圍。行文要確有必要性，防止文件過長，套話、空話、廢話連篇，不能隨意擴大文件分發(fā)范圍。準(zhǔn)確即指公文制作過程中的實事要準(zhǔn)確無誤，制定的政策規(guī)定要有針對性；又指公文的分發(fā)、投送傳遞、分辦批示要準(zhǔn)確無誤。
4．及時、高效。就是要講求公文處理的時效性，做到迅速、快捷，不得積壓、拖延。
5．安全、保密。行政機關(guān)的公文大多是國家意志、活動的書面形式，是國家機密的集中體現(xiàn)，這就要求在公文處理中密級文件不得泄密，一般文件也不能遺失。
二、行政機關(guān)公文處理工作要體現(xiàn)時代特色，實現(xiàn)?三化?
新中國國家行政機關(guān)的公文處理工作，走向規(guī)范化、制度化，經(jīng)歷了一個較長的過程。八十年代前，行政機關(guān)公文處理主管部門對秘書機構(gòu)的設(shè)臵、任務(wù)，公文的擬制等等，有一些規(guī)定，但都是專項的、零散的，沒有形成一個完整的制度。直到1981年2月，國務(wù)院辦公廳制發(fā)了第一個較為系統(tǒng)的《國家行政機關(guān)公文處理暫行辦法》；1987年2月，國務(wù)院辦公廳又修訂公布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，19 9 3年再次對這個?辦法?修訂后發(fā)布。到2000年8月，國務(wù)院發(fā)布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，經(jīng)過多年的實踐和不斷修改完善，可以說這個《辦法》已經(jīng)比較成熟。認(rèn)真實施《辦法》，必將有力地推動國家行政機關(guān)的公文處理盡快實現(xiàn)規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。由于本系列講座在以后各講中還要較為系統(tǒng)全面的分別講解公文處理的種類、格式、行文規(guī)則、發(fā)文辦理、收文辦理、歸檔和公文管理等，這里我們只分析《辦法》與1993年國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱?國辦《辦法》?）的不同之處。這主要表現(xiàn)在三個方面：
（一）發(fā)布的主體機關(guān)不同。前幾次的?公文處理辦法?，都是由國務(wù)院辦公廳發(fā)布的。這次《辦法》的發(fā)布主體是國務(wù)院，從而就使《辦法》具有了政府法規(guī)的性質(zhì)，更具有權(quán)威性和強制性。各級國家行政機關(guān)都必須嚴(yán)格執(zhí)行。
（二）結(jié)構(gòu)和內(nèi)容上有較大調(diào)整和較多補充。《辦法》》共9章57條，比國辦《辦法》7章45條增加了2章 12條。
?第一章總則?，國辦《辦法》8條，《辦法》仍保留了8條，但在內(nèi)容上做了較大修改。其中新增了公文處理定義和領(lǐng)導(dǎo)者2條；刪除了?黨政分開?1 條，刪除了公文的作用、公文處理的程序、對文秘人員的要求等內(nèi)容；合并改寫了公文處理的原則，保留改寫了公文處理的機構(gòu)和人員配備。通過修改，?第一章總則?部分，主要是規(guī)定了行政機關(guān)公文的定義，公文處理工作的定義、目的、目標(biāo)、原則、要求、機構(gòu)、人員和組織領(lǐng)導(dǎo)問題。?第二章公文種類?，國辦《辦法》和《辦法》均為1條。但《辦法》刪除了?指示?種類，增加了?意見?種類；并將國辦《辦法》中的?公告、通告?分列為兩類、兩種。這樣《辦法》規(guī)定的公文種類計有十三類、十四種，包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。
?第三章公文格式?，增加了1條：?第十一條公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則，參照《國家行政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。?共3條，對原各條內(nèi)容進(jìn)行了修改。明確了?抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。?公文用紙統(tǒng)一確定為A4型。增加了上行文應(yīng)當(dāng)注明?會簽人姓名。其中，‘請示’應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。?電報緊急程度中增加了?特提?，將電報的緊急程度由3級改為4 級。
?第四章行文規(guī)則?，主要是對行文關(guān)系做了修改。增加了?行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。? 1條，共11條。其中第十五條中，將國辦《辦法》規(guī)定的政府各部門?也可以根據(jù)本級政府授權(quán)和職權(quán)規(guī)定，向下一級政府行文。?修改為?除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審撤事項外，一般不得向下一級政府正式行文。?并規(guī)定?部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。?取消了國辦《辦法》中?經(jīng)批準(zhǔn)在報刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)當(dāng)視為正式公文依照執(zhí)行，可不再行文。同時，由發(fā)文機關(guān)印制少量文本，供存檔備查。?其內(nèi)容改寫歸入?第八章公文管理?中。
?第五章發(fā)文辦理?，是從國辦《辦法》第五章公文辦理中分出后 新列的1章，共6條。在發(fā)文程序中新增了?復(fù)核?環(huán)節(jié)；對草擬公文提出了更為明確的要求，新增了兩款：?
（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文的目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。??
（四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。??第二十六條擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。?
?第六章收文辦理?，這一章也是從國辦《辦法》第五章公文辦理中分出后新列的，也是《辦法》中內(nèi)容增加最多的部分，共8條。主要是對收到的公文分為下級機關(guān)上報的需要辦理的公文和上級機關(guān)下發(fā)或交辦公文兩類，重點對下級機關(guān)來文辦理做了詳細(xì)規(guī)定。
?第七章公文歸檔?，是從國辦《辦法》?第六章公文立卷、歸檔和銷毀?中分出新列的，共6條。在內(nèi)容方面，新增了公文存檔要求。
?第八章公文管理?，這是《辦法》增設(shè)的一章，但也吸收了國辦《辦法》中有關(guān)公文復(fù)制、銷毀等方面的內(nèi)容，共10條。增加了?第四十九條公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。??第五十二條機關(guān)合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機關(guān)撤銷時需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。?
?第九章附則?，對國辦《辦法》3條刪除1條，增加了要對電子 6 文件和公文辦理督查制度另行制定規(guī)定2條，共4條。
(三)、在指導(dǎo)思想上有了新的突破。與國辦《辦法》相比，《辦法》不只是內(nèi)容上的增減，而是在保留了國辦《辦法》中一些實踐已經(jīng)證明了的正確的做法后，有了新的突破。
一是體現(xiàn)了時代特色。人類社會已經(jīng)開始進(jìn)入知識經(jīng)濟時代，經(jīng)濟全球化的趨勢日益增強，各種生產(chǎn)要素在全球范圍內(nèi)流動速度明顯加快。在我國隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的建立，國民經(jīng)濟和社會發(fā)展管理勢必要與國際接軌。公文處理作為行政機關(guān)管理國家事務(wù)手段的一個組成部分，也就要與這種大趨勢相適應(yīng)。《辦法》充分體現(xiàn)了時代特色。比如公文用紙，國辦《辦法》規(guī)定，一般為16開型，也可以用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。具有選擇性。而《辦法》則統(tǒng)一規(guī)定為?公文用紙一般采用國際A4型（210mm 〓297mm）。?體現(xiàn)了唯一性。再比如，《辦法》要求對公文處理中涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定要另行制定。適應(yīng)政府職能轉(zhuǎn)變的需要，《辦法》加大了協(xié)商力度。在文種中取消了?指示?，增加了?意見?，適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
二是強調(diào)了督查落實。領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)不僅要做出正確的決策，更為重要的是抓好決策的落實。督促檢查是辦公廳（室）的一項重要職責(zé)。《辦法》新增了督查的要求，強調(diào)了對公文處理中的督查落實工作，第五十六條規(guī)定?各級行政機關(guān)的辦公廳（室）對上級機關(guān)和本機關(guān)下發(fā)公文的貫徹落實情況應(yīng)當(dāng)進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。有關(guān)規(guī)定另行制定。?
三是從制度上保證了壓縮文件數(shù)量。這些年來我們一直在強調(diào)減 少文件數(shù)量，提高文件質(zhì)量，解決?文山?問題，但收效甚微。究其原因，一個主要方面就是缺少明確的制度規(guī)定，常常是提出一些模棱兩可的原則性要求，《辦法》第十三條、第十五條在解決這個問題上做出了明確規(guī)定。
四是更為符合實際，便于操作，提高公文處理效率。如電報緊急程度中增加了?特提?，?請示?附注處增加了注明?聯(lián)系人的姓名和電話?。
當(dāng)然，如同仍何事物一樣，《辦法》也并非十全十美。比如?第四章行文規(guī)則?中?‘報告’不得夾帶請示事項。?這一條的本意非常明確，是說?報告?文種中不能混雜、帶有?請示?事項。但其中?夾帶?一詞，明顯是用詞不當(dāng)。?夾?有混雜的意思，但?夾帶?一詞在《現(xiàn)代漢語詞典》中解釋為：?【夾帶】①藏在身上或混雜在其他物品中間偷偷攜帶：嚴(yán)禁夾帶危險品上車。②考試時作弊暗中攜帶的與試題有關(guān)的材料。?可以看出?夾帶?是一個有明確含義、規(guī)定的詞，使用必須恰當(dāng)。對此在征求意見時，我們曾經(jīng)提過，但沒有被采納。雖然這一問題對《辦法》來說瑕不掩瑜，也不影響執(zhí)行《辦法》，但《辦法》作為政府法規(guī)性質(zhì)的文件理應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)無誤，這一點不能不說是一點缺憾。我們在制定《辦法》實施細(xì)則時應(yīng)注意糾正。
三、加強對行政機關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，努力搞好公文處理人員隊伍建設(shè)。
加強領(lǐng)導(dǎo)是做好行政機關(guān)公文處理工作的關(guān)鍵。按照《辦法》規(guī)定，行政機關(guān)的負(fù)責(zé)人加強對公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，至少要做到三個 方面：
一是要?高度重視公文處理工作?。這主要是指行政機關(guān)的負(fù)責(zé)人要充分認(rèn)識到公文處理工作在機關(guān)工作中的地位和作用，公文處理既是行政機關(guān)管理社會事務(wù)、調(diào)控經(jīng)濟運行手段的重要載體，也是機關(guān)工作內(nèi)容的重要組成部分。作為行政機關(guān)的負(fù)責(zé)人必須將其納入工作的重要議事日程，予以高度重視。
二是要?模范遵守本辦法?。行政機關(guān)的負(fù)責(zé)人即是公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)者、組織者，也是《辦法》的執(zhí)行者。特別是行政機關(guān)的公文形成效力以最終簽發(fā)者正式簽發(fā)為標(biāo)準(zhǔn)，也就是說最終簽發(fā)者要對簽發(fā)的文件負(fù)全部責(zé)任。這就要求行政機關(guān)的負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真學(xué)習(xí)行政機關(guān)公文處理知識，掌握公文處理程序，并帶頭遵守執(zhí)行《辦法》。要堅持公文處理的基本原則，熟悉公文文種、格式，執(zhí)行行文規(guī)則。在辦理發(fā)文中，授意草擬公文要講明意圖，明確要求。簽發(fā)時要認(rèn)真審改，確定簽發(fā)權(quán)限，防止越位越權(quán)。在審批來文時?對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期。?
三是要?加強對本機關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。?就是要經(jīng)常研究機關(guān)公文處理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。要加強對從事公文處理工作人員的思想政治工作，安排培訓(xùn)，督促學(xué)靈活、反應(yīng)靈敏的公文處理機構(gòu)。今后作為省一級行政機關(guān)的公文處理管理機構(gòu)，要加強對全省各級行政管理機關(guān)的公文處理指導(dǎo)工作，開展對行政機關(guān)公文處理人員的培訓(xùn)，密切聯(lián)系，做到協(xié)調(diào)一致，上下貫通，相互配合支持。行政機關(guān)公文處理的任務(wù)、作用、目標(biāo)，決定了其在機關(guān)工作中的地位，也決定了做好公文處理工作，保證機關(guān)工作的正常運轉(zhuǎn)，必須有一支高素質(zhì)的公文處理隊伍。為此《辦法》第八條規(guī)定?各級行政機關(guān)的辦公廳（室）應(yīng)當(dāng)設(shè)立文秘部門或者配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作?。新時期行政機關(guān)公文處理人員隊伍建設(shè)，要堅持以政治可靠、作風(fēng)過硬、業(yè)務(wù)精通、工作扎實為目標(biāo)，著力突出三個方面：
一是提高政治素質(zhì)。就是要按照江澤民總書記?三個代表?的重要思想，堅持為人民服務(wù)的宗旨，時刻把人民群眾的利益放在第一位。要堅持?講學(xué)習(xí)、講政治、講正氣。?認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，特別是鄧小平理論，學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，把講政治放在一切工作的首位，時刻保持政治上的清醒與堅定，牢固樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀。要堅持做到廉潔自律，嚴(yán)格用黨的紀(jì)律和公務(wù)員行為準(zhǔn)則約束自己，自重、自省、自警、自勵，拒腐防變。作為文秘人員，還要有很強的無私奉獻(xiàn)、自我犧牲精神，甘當(dāng)?無名英雄?，耐得住寂寞，甘坐?冷板凳?。
二是加強業(yè)務(wù)建設(shè)。人類在發(fā)展，社會在進(jìn)步，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟正在蓬勃興起，行政機關(guān)的職能和管理社會的方式、手段也正在發(fā)生著重大變化，行政機關(guān)的文秘工作不再是?萬精油?、?大雜燴?，而是一門綜合性很強的專業(yè)。對文秘工作人員在知識結(jié)構(gòu)上的要求也不能再是傳統(tǒng)意義上的?文人?、?文字匠?。這就要求要注意配備人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)的合理性。在人員編制較多的部門，要注意既有漢語言文學(xué)專業(yè)的人員，也要有經(jīng)濟管理、法律專業(yè)的人員。在實 際中，由于編制有限，多數(shù)機關(guān)很難做到這一點。要解決這個問題，唯一的出路在于文秘人員自己下決心學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)。新時期一個合格的行政機關(guān)文秘人員的業(yè)務(wù)知識結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)是，精通漢語語言文學(xué)，熟悉政治法律、經(jīng)濟管理，熟練運用辦公自動化技能。同時盡力學(xué)習(xí)一些邊緣學(xué)科和自然科學(xué)方面的知識。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合本機關(guān)的主要工作任務(wù)，掌握熟悉相關(guān)的業(yè)務(wù)知識。當(dāng)然，知識的海洋是浩翰的，一個人的精力和生命都是有限的，學(xué)海無涯，學(xué)無止境。但是只要我們持之以恒，以學(xué)為本，學(xué)以致用，勤奮刻苦，較多地掌握知識，勝任新時期的文秘工作是一定能夠做到的。
三是培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)。行政機關(guān)的公文處理工作任務(wù)多、責(zé)任重，看似按部就班、平平淡淡，實則直接關(guān)系到機關(guān)工作的質(zhì)量、效率，影響著黨和國家重大方針、政策的落實，也涉及到樹立和維護(hù)政府機關(guān)的形象。筆者多年從事機關(guān)公文處理工作，所經(jīng)所見所聞，深深體會到，機關(guān)公文處理工作大到公文擬制、審核把關(guān)，小到糾正語病、錯別字，印制、分發(fā)，都萬萬出不得差錯。否則，往往是?失之毫厘，差之手里?，后患無窮。真可謂：公文處理無小事。這就要求從事公文處理工作的人員，必須具有強烈的責(zé)任感、使命感和緊迫感，始終保持良好的精神狀態(tài)和高昂的工作熱情，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，謹(jǐn)慎細(xì)致，快捷高效，精益求精，確保公文處理的質(zhì)量和效率。
第二講
公文種類（上）
國務(wù)院頒布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第二章?公文種類?共確定了?命令（令）、決定、公告、通告、通 知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要?共13類、14個文種。
下面就各個文種作一介紹。
一、命令（令）：?適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員?。
命令（令）有3個特點，即：具有強制性、有限定的發(fā)令機關(guān)、發(fā)布命令必須以法律和法令為依據(jù)。在具體使用中命令（令）可以分為公布令、行政令、任免令、嘉獎令等。
1．公布令。這是頒布法律、法令和法規(guī)時使用的令文。公布令正文比較簡短，一般由頒布對象、頒布根據(jù)、頒布決定、執(zhí)行要求4部分組成。頒布對象，指所公布的法規(guī)文件的名稱；頒布根據(jù)，說明是經(jīng)過什么會議通過或由什么領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)批準(zhǔn)的；頒布決定，即公布或批準(zhǔn)的決定，一般有?現(xiàn)予頒布（公布、發(fā)布）?、?現(xiàn)予公布施行?等；執(zhí)行要求，一般指公布的法規(guī)文件開始生效實施的時間要求。頒布令后面要附上所頒布的法規(guī)文件。
2．行政令。這是采取重大強制性行政措施時使用的令文。行政令的正文一般分為3個部分，即命令緣由（引言）、命令事項（主文）和執(zhí)行要求（結(jié)語）。
命令緣由部分著重闡明發(fā)令原因，扼要寫明發(fā)令的背景、形勢和緣由，揭示發(fā)令的目的和意義，使受令方面了解執(zhí)行此令的重要性，增強執(zhí)行命令的自覺性。
命令事項是命令的主體部分，也就是命令所要采取的重大的強制 性措施。要分條款或分層次地寫明規(guī)定事項、工作要求、方法步驟。文字要寫得具體、肯定、簡明、莊重，不作議論。使受令方面一目了然，易于執(zhí)行。
執(zhí)行要求是命令事項的補充，對受令方面提出要求和囑咐。有的令文執(zhí)行要求已在前面兩部分講明，也就不必再單獨寫這部分了。也有的命令的正文沒有明顯地分為三個部分，而是篇段合一的。3．嘉獎令。這是上級對下級授予榮譽稱號，表彰、獎勵時使用的令文。嘉獎令的正文一般包括4個部分：優(yōu)秀事跡、性質(zhì)和意義，嘉獎項目、號召和希望。
優(yōu)秀事跡部分是構(gòu)成嘉獎令的依據(jù)和基礎(chǔ)，主要寫被嘉獎對象的英雄模范事跡。
嘉獎項目是嘉獎令的主要成份。要交代是什么機構(gòu)或什么會議決定給予嘉獎，嘉獎項目是哪些。然后，要根據(jù)嘉獎對象的事跡，扼要地寫出對受獎?wù)叩拿銊詈蛯Υ蠹业南ＭＷ珜懠为劻顟?yīng)注意：第一，嘉獎令并不常用，凡發(fā)令嘉獎的，必須是相當(dāng)突出的英雄模范人物，其功績顯赫，影響甚大，足以效法、學(xué)習(xí)。第二，嘉獎今既要敘述事跡，又要議論意義，還要有號召力，這就要求注意語言的運用，要實事求是地概括，不能夸張渲染。
二、決定：?適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員。變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項?。
決定是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)發(fā)出的，帶有制約、規(guī)范、指導(dǎo)作用的下行文。各類決定的寫法： 1．表彰決定：這類知照性決定，就是把決定事項簡要地傳達(dá)給有關(guān)單位，極少有要求執(zhí)行的具體意見，它的內(nèi)容比較單純，主要是決定依據(jù)和決定事項，即使有號召或者鼓動性的結(jié)尾，也很簡短。在寫法上往往開門見山，直接陳述，篇段合一，語句簡練、明快。2．處分決定的寫法有所不同，應(yīng)寫受處分人的身份、錯誤事實、錯誤性質(zhì)、根源、本人對錯誤的態(tài)度、處分內(nèi)容等。
3．關(guān)于重大行動或重要事項的決定。這類決定用于安排較大范圍的重大行動或重要事項，一經(jīng)發(fā)出，震動較大。如：《國務(wù)院關(guān)于全面推進(jìn)依法行政的決定》（國發(fā)（199”23號）等。這類決定大都經(jīng)過一定的會議討論通過。它的寫法更強調(diào)把道理說清楚、講透徹，以便盡可能地統(tǒng)一認(rèn)識，增強執(zhí)行決定的自覺性。
三、公告：?適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項?。
公告可以分為三種類型。
第一類是向國內(nèi)外宣布重大事項的公告。它通常以國家機關(guān)名義或者授權(quán)新華社向國內(nèi)外莊重宣布某一重大事項。加宣布國家領(lǐng)導(dǎo)人的選舉結(jié)果、出訪、頒布法律、重要法令，公布重大科技成果等等。
第二類是宣布影響面很大的專門事項的公告。這類公告，是由有關(guān)職能部門，按法定程序發(fā)布的，有的也因涉外工作的需要而發(fā)布。如按《商標(biāo)法》規(guī)定的注冊商標(biāo)公告，以及公布企業(yè)破產(chǎn)的公告，企業(yè)換證公告，質(zhì)量監(jiān)督公告等等。
第三類是向特定對象發(fā)布的公告。
公告內(nèi)容單一，篇幅一般比較簡短，標(biāo)題可以寫成三種形式：由 發(fā)文機關(guān)、事由、文體組成；由發(fā)文機關(guān)、文體組成；只有文體這一要素組成，如（《公告》）。標(biāo)題下可依公告單獨編號。在公告的正文中，要簡明扼要地寫出公告依據(jù)、公告事項。結(jié)尾一般以?現(xiàn)予公告?、?特此公告?作結(jié)語。
四、通告：?適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項?。
通告文種各行政主管部門使用的比較多，時常見諸報端。如公安部門發(fā)布的車輛年檢、交通管制的通告，工商部門發(fā)布的企業(yè)許可證年審的通告等等。
通告的標(biāo)題大體有三種：一是由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部分組成；二是只有發(fā)文機關(guān)和文種組成；三是只寫文種《通告》。通告的正文主要是針對某些事項作出規(guī)定或限制，成為告知對象行動的規(guī)范，要求遵循。因此，正文一般由目的根據(jù)、規(guī)定事項和要求三部分內(nèi)容構(gòu)成。正文之后，習(xí)慣以?特此通告?、?此告?等詞語結(jié)尾。
擬制通告要注意三點：一要突出中心。通告常常帶有法規(guī)的性質(zhì)，要明確?允許做什么和不允許做什么?。力求簡明易懂、有章可循、有規(guī)可依。二要體現(xiàn)方針政策。必須正確地把握方針、政策，熟悉有關(guān)事項的具體情況。三要通俗易懂，切忌語言含糊，公眾難以理解。
五、通知：?適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員?。
通知是使用得比較多的一種公文。通知大多是下行文，因而有一 定的指揮、指導(dǎo)性。和其它下行文種相比，通知應(yīng)用范圍更寬，具有廣泛性。大多數(shù)類型的通知對受文對象總是有所要求，提出需要執(zhí)行或辦理的事項，它雖不同于命令，但也有一定的權(quán)威性。通知還有明顯的時間性，有些通知，如會議通知，只是在指定的一段時間里有效。按《辦法》通知可以分為批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知，傳達(dá)、要求執(zhí)行、周知性通知及人事任免通知三種。我們在辦理公文中發(fā)現(xiàn)一些地區(qū)和單位在使用通知時存在這樣幾個問題：一是標(biāo)題繁瑣。比如出現(xiàn)幾個?關(guān)于?或?通知的通知?等情況；二是轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)性通知的按語部分文字過多或態(tài)度不明確；三是要求執(zhí)行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據(jù)的事由。因此，我們在擬制通知時應(yīng)當(dāng)注意以下幾點：
1．標(biāo)題。一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部分組成，只使用一個介詞?關(guān)于?再加事由和通知即可。如：《甘肅省人民政府關(guān)于印發(fā) 1997年國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃要點的通知》。另外，還要注意在標(biāo)題中除引用法律法規(guī)和行政規(guī)章時可加書名號外，一般不加標(biāo)點符合。在起草層層轉(zhuǎn)發(fā)的通知時，要盡量把標(biāo)題寫得簡明些。可以采取兩種辦法解決：一是對各個轉(zhuǎn)發(fā)通知都提出了具體要求的，可以綜合改寫為一個新的?通知?，貫穿全部內(nèi)容或主要精神。二是對非政策性文件，幾個轉(zhuǎn)發(fā)通知又無新要求的，可以減少中間層次，直接轉(zhuǎn)發(fā)。如：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市計委?關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省計委‘關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳《關(guān)于批轉(zhuǎn)（＜〓〓日報＞）發(fā)行工作會議紀(jì)要的通知》的通知’的通知?，如果改寫為：〓〓市計委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳批轉(zhuǎn)《〓 〓日報》發(fā)行工作會議紀(jì)要的通知，就簡明多了。
2．批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。這類通知是針對被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文而發(fā)的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，組成了批轉(zhuǎn)性或轉(zhuǎn)發(fā)性通知。正文包括兩個部分：轉(zhuǎn)發(fā)對象和批注意見。轉(zhuǎn)發(fā)對象要寫明被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文名稱及原發(fā)文單位。批注意見要寫明對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的態(tài)度、意見和執(zhí)行要求。批轉(zhuǎn)性通知的批語和轉(zhuǎn)發(fā)性通知的按語，可長可短，應(yīng)看具體情況而定。有的照批照轉(zhuǎn)，只極為簡要地表明態(tài)度、作出評價、提出要求。如：?省經(jīng)貿(mào)委《關(guān)于1998年經(jīng)濟運行調(diào)控方案》已經(jīng)省政府同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。?有的強調(diào)重點，在寫明態(tài)度、評價和要求之后，再結(jié)合實際情況，對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的重要意義或者某一方面的精神，突出加以強調(diào)，以引起重視。有的補充完善，對所轉(zhuǎn)發(fā)的公文除作出基本肯定外，還就其本身不夠完善的地方作些補充、說明。但一般情況下，批語和按語不易過多，以免與轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件內(nèi)容重復(fù)。
3．要求執(zhí)行和周知性通知。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據(jù)的法律、法規(guī)、政策。
4．要根據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)公文的不同情況，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語。如表態(tài)的?同意?、?原則同意?、?基本同意?等詞語；提出要求希望的?希遵照辦理?、?請認(rèn)真貫徹執(zhí)行?、?請研究執(zhí)行?、?請參照執(zhí)行?、?供參考?、?請研究試行?等詞語。
5．任免通知。除法定機關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)人外，其他任免一般采用?通知?。任免通知正文只寫明經(jīng)某級組織決定，任命（或免去）某 人擔(dān)任某項職務(wù)即可。有的還寫明任期和待遇
六、通報：?適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況?。
通報和通知都具有知曉性和指導(dǎo)性，但通知大都要求貫徹執(zhí)行，具有一定的約束力，而通報只起引導(dǎo)、警戒、啟發(fā)、教育和溝通情況的作用。、通報可分為表揚性通報、批評性通報、情況通報等。
（一）表揚性通報：正文一般包括先進(jìn)事跡及其意義、先進(jìn)經(jīng)驗、表彰決定、希望和要求四個部分。
先進(jìn)事跡是這類通報的主要內(nèi)容。在直述式通報中，這部分內(nèi)容直接在通報中敘述，寫得詳細(xì)些。在轉(zhuǎn)述式通報中，這部分內(nèi)容已出現(xiàn)在通報的附件中，就不必再重敘述先進(jìn)事跡了，只須概括地強調(diào)或突出要點。直述式通報在介紹先進(jìn)事跡時，應(yīng)做到：第一，要把時間、地點、人物、事件、結(jié)果簡明地交代清楚。第二，要實事求是，不能任意夸大、渲染。第三，要重點突出，涉及能體現(xiàn)先進(jìn)的精神境界和突出通報中心的，就把事實寫得詳細(xì)些，無關(guān)緊要的可一筆帶過或略而不記。先進(jìn)事跡的意義和先進(jìn)經(jīng)驗，是通報的主旨。著重表彰先進(jìn)事跡的通報，應(yīng)在介紹事跡的基礎(chǔ)上，說明其意義。
表彰決定是寫明領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對先進(jìn)表彰獎勵的決定，它通常寫在通報的末尾部分。
希望和要求，既包括對被表彰者的勉勵和期望，又包括對廣大群眾的號召和希望。這一部分要發(fā)掘先進(jìn)的典型意義和時代精神，針對當(dāng)時形勢需要有感而發(fā)，力求符合實際，有針對性，概括、鮮明、不 千篇一律。?
（二）批評性通報：這類通報是通報中使用得最多的，它的內(nèi)容除在一定范圍內(nèi)公布對某單位、某人、某事的批評處理外，著重是要從被通報的事件中吸取教訓(xùn)，以典型事例對群眾進(jìn)行教育，以防類似事件的發(fā)生。其懲戒作用十分突出。
這類通報，有的是批評錯誤、公布處分決定，行文較短。有的除批評錯誤、宣布處分外，側(cè)重于分析情況，總結(jié)教訓(xùn)，指導(dǎo)改進(jìn)工作，篇幅就要長些。這類通報寫法和前一類大同小異，正文包括錯誤事實、根源和教訓(xùn)、處理決定、希望和要求四部分。
第二講
公文種類（下）
七、議案：?適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項?。
議案格式比較簡單，一般寫明提請審議的事項名稱、什么時間、什么會議討論通過、目的、法定提交人和提交時間即可。如：
甘肅省人民政府關(guān)于提請審議
《甘肅省發(fā)展私營個體經(jīng)濟條例（草案）》的議案
省人大常委會：
《甘肅省發(fā)展私營個體經(jīng)濟條例（草案）》已經(jīng)2000年11月8日省政府第 97次常務(wù)會議討論通過，現(xiàn)提請審議。
省長 宋照肅 二 000年十一月二十三日
八、報告：?適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問?。
報告種類多種多樣，大致可分為工作報告、情況報告、答復(fù)報告、報送文件的報告等。
1．工作報告。這是用于匯報工作進(jìn)程、總結(jié)工作經(jīng)驗、反映工作問題、提出工作意見的報告。這類報告是報告中應(yīng)用最為廣泛的一種。它的正文，一般包括基本情況、主要成績、經(jīng)驗體會、存在問題、今后意見等幾部分。格式上，每一部分可標(biāo)出序數(shù)分項寫，或列出小標(biāo)題來寫。
根據(jù)需要，工作報告可以寫成綜合性的，也可以寫成專題性的。
綜合性的工作報告，它是不同階段、不周范圍的全面工作總結(jié)或匯報。可以是各方面的綜合工作，或者一個系統(tǒng)、一個部門的全面工作。
專題性的工作報告強調(diào)專一性，它是就某一項或某一方面的工作向上級機關(guān)所作的報告。它可分為總結(jié)經(jīng)驗的專題工作報告和研究工作的專題工作報告。前一類就是呈報上級的專題工作總結(jié)，它不需要答復(fù)，后一類通常是就落實、開展、加強、發(fā)展、改進(jìn)、改革某項工作向上級作的專題報告。它不一定在工作結(jié)束后才寫，常常是在工作進(jìn)程中，待工作告一段落時寫好，待上級答復(fù)、批轉(zhuǎn)。
2．情況報告。這是對工作中的重大情況、特殊情況、新情況進(jìn)行調(diào)查了解后，向上級作出的報告。它不需要答復(fù)、主要是讓上級了解、掌握情況，以便根據(jù)情況采取措施，指導(dǎo)工作。向上級提出工作 建議的報告，也屬這一類。
3．答復(fù)報告。這是答復(fù)上級機關(guān)的查詢、提問或匯報執(zhí)行上級機關(guān)某項指示、意見的結(jié)果的報告。正文包括答復(fù)依據(jù)、答復(fù)事項兩部分，寫法比較自由。有的先寫依據(jù)，后答復(fù)；有的邊寫依據(jù)，邊答復(fù)。
九、請示：?適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)?。
請示可以分為三種類型。
第一種是請求指示的。對上級制定的方針、政策、法律、法令、法規(guī)、規(guī)章或某項指示有不同理解，希望上級明確解釋，或者從實際出發(fā)需要對某項規(guī)定、制度、指示作出修訂、補充。
第二種是請求批示、解決問題的。請求上級機關(guān)解決本單位的某些困難，或?qū)Ρ締挝坏哪硞€問題提出處理意見請求上級批復(fù)而寫的請示，就屬這一類。
第三種是請求批轉(zhuǎn)的。某職能部門針對新情況、新問題提出了解決的辦法和措施，即因為不能直接要求平級或不相隸屬的機關(guān)部門照辦，而需要請求上級審定后批轉(zhuǎn)有關(guān)方面執(zhí)行，這樣上報的請示，就屬這類。這類請求批轉(zhuǎn)的請示，容易同研究工作的專題報告混淆，寫作時尤其要注意。
請示一般由請示事由、請示事項、結(jié)尾三部分組成。結(jié)尾常以請求語作結(jié)，習(xí)慣用的有?以上意見是否妥當(dāng)，請批示?、?妥否？請指示?、?當(dāng)否？請批復(fù)?、?以上意見如可行（或如無不妥），請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行?等。撰寫請示應(yīng)注意： 第一，要控制使用，當(dāng)用才用。必須辦理而在自己職權(quán)范圍內(nèi)又不能解決，確實需要請示上級的才可行文請示。不要動輒請示，把矛盾上交。
第二，要一文一事為宜，切忌把不相關(guān)聯(lián)的問題放在一個請示里，使上級無法批復(fù)，影響工作。
第三，要按級請示，確實必須越級請示的，也應(yīng)同時抄送直接的上級機關(guān)。如果一項請示涉及不止一個上級機關(guān)，應(yīng)當(dāng)以主管此項請示的上級機關(guān)為主送單位，其他為抄送單位，避免職責(zé)不明，耽誤處理時間。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，請示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，也不要同時抄送同級和下級機關(guān)。
第四，它的格式也包括標(biāo)題。正文和結(jié)尾，它的標(biāo)題一定要寫明事由，不能光寫?請示?，以提請上級機關(guān)注意，及時處理。
十、批復(fù)：?適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項?。
批復(fù)具有針對性、權(quán)威性、鮮明性。它是對某項具體工作發(fā)表指示、意見，對受文的下級有約束力，特別是關(guān)于重要事項或重大問題的批復(fù)，往往有明顯的法規(guī)作用。批復(fù)中對答復(fù)的問題應(yīng)態(tài)度鮮明，觀點明確，不能模棱兩可，使人無所適從。
批復(fù)的正文分為批復(fù)根據(jù)、批復(fù)事項兩部分。
批復(fù)根據(jù)，要極其簡要地引述來文的請示事項，或引述來文標(biāo)題，都是一句話就可以說清楚的。
批復(fù)事項是主要部分，要針對請示的內(nèi)容，給予明確答復(fù)或具體指示。有些批復(fù)，不是簡單地就請示事項表明態(tài)度，還應(yīng)根據(jù)需要給 予具體指示。
批復(fù)如果不同意下級的請示，則應(yīng)簡要說明理由，以利對方接受，及時作出相應(yīng)安排。撰寫批復(fù)時應(yīng)注意：
第一，批復(fù)要緊扣請示明確作答，不要答非所問，復(fù)非所求，節(jié)外生枝。有時以有關(guān)法規(guī)、文件精神為依據(jù)答復(fù)問題時，應(yīng)寫明引據(jù)出處，以備執(zhí)行中查考。
第二，批復(fù)內(nèi)容若涉及其他部門，起草批復(fù)時應(yīng)同有關(guān)部門會簽或商量，但不能互相推倭，造成公文旅行。
第三，批復(fù)一定要有明確的受文單位。有的在標(biāo)題中就標(biāo)明了受文單位。正文結(jié)尾可寫上?特此批復(fù)?、?此復(fù)?，也可以不寫。
十一、意見：?適用于對重要問題提出見解和處理辦法。?
意見是《辦法》中新增加的文種。主要用于對重要問題提出見解和處理辦法。從行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作為上行文，可用于向上級機關(guān)報請批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)事項。作為下行文，可用于領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或某些重要問題提出處理的方針、原則和措施、辦法。
意見一般由引言、正文和結(jié)尾三部分組成。引言要寫明提出意見的事由、依據(jù)和目的。正文部分是意見所提出的具體見解和措施辦法，可采用小標(biāo)題或圍繞問題分條列項進(jìn)行撰寫。結(jié)尾，對貫徹意見提出具體要求。意見的標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)、事由和文種組成。
十二、函:?適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項?。
函的應(yīng)用范圍比較廣泛，在上下級機關(guān)之間、平級機關(guān)之間或不 相隸屬的機關(guān)單位之間，涉及各方面的公務(wù)聯(lián)系，都可使用。
較為正規(guī)的公函，格式可分為三部分：
開頭，包括標(biāo)題、編號和受文單位。標(biāo)題可由發(fā)函單位、事由、文種組成。
正文是函的主要部分，要看不同用途來確定寫法。去函要把商洽的原委、詢問的問題、請求的事項、告知的情況等寫清楚，以便得到對方的支持、理解或回答。復(fù)函，要針對來件所詢問的問題、商請的事項給予明確答復(fù)，不能含糊其詞，模棱兩可，不著邊際。
結(jié)尾包括結(jié)束語及署名、日期。結(jié)束語如去函的?為要?、?為盼?、?為感?、?為荷?，復(fù)函的?待此復(fù)函?、?此復(fù)?等。也可不寫結(jié)束語，正文寫完即結(jié)束。
撰寫函件應(yīng)注意：
第一，要寫得內(nèi)容專
一、集中、中心突出，一般要一函一事。
第二，要有分寸。對上應(yīng)尊重，對下應(yīng)謙遜，對平行或不相隸屬機關(guān)，應(yīng)以禮相待。語氣應(yīng)力求平和、禮貌。要摒棄不必要的客套、無須講的道理、空洞的套話。
第三，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語。
十三、會議紀(jì)要：?適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項?。
根據(jù)會議性質(zhì)的不同，會議紀(jì)要可以分為辦公會議紀(jì)要和其它專題會議紀(jì)要兩大類。
辦公會議紀(jì)要的標(biāo)題，可寫為會議名稱加紀(jì)要。專題會議紀(jì)要的標(biāo)題可寫為事由加會議紀(jì)要。如：關(guān)于減輕農(nóng)民負(fù)擔(dān)問題的會議紀(jì)要。一般政府機關(guān)的辦公會議、常務(wù)會議都有固定的文頭。如：甘肅省人民政府省長辦公會議紀(jì)要、甘肅省人民政府常務(wù)會議紀(jì)要等。正文可以分為兩個部分。
第一部分簡要敘述會議組織情況，可以寫出會議時間、地點、主持人、出席人員、列席人員（辦公會議的列席人員通常寫在正文之后）等。若會議只有一個議題，可以寫明專題研究討論的議題名稱。如：專題研究了農(nóng)業(yè)問題等。
第二部分是寫會議精神和議定事項，這是紀(jì)要的主要部分。辦公會議紀(jì)要的這部分。可以寫對議題的討論情況、各種意見、建議、會議作出的決議、決定，布臵的工作、任務(wù)，將要采取的措施和要求等。
若只有一個議題，常采用貫通式的縱式結(jié)構(gòu)，不分條款。專題會議紀(jì)要也可采用這種寫法；若多項議題，可依會議議程的先后順序安排組織材料。
撰寫會議紀(jì)要應(yīng)注意：
第一，會議紀(jì)要是對所有會議材料的概括、綜合和提煉，因此，要定好紀(jì)要必須做好處理材料的工作。要廣泛搜集會議材料，全面掌握會議情況；要按照會議精神和領(lǐng)導(dǎo)工作意圖，對材料進(jìn)行分類和篩選；要對選用的材料進(jìn)行分析和綜合，圍繞中心組織好材料。
第二，紀(jì)要篇幅不宜過長，語言要簡明扼要。紀(jì)要常用第三人稱進(jìn)行敘述，如?會議認(rèn)為?、?會議強調(diào)?、?會議指出?、?會議號召?、?會議決定?之類。
第三，會議紀(jì)要必須全面準(zhǔn)確地反映會議情況和基本精神，其內(nèi) 容必須真實、準(zhǔn)確。因此，會議記錄人員一定要聚精會神，盡最大努力作好會議記錄。
第三講
公文格式
作為一種特定體式的文體，公文在國家政治生活、經(jīng)濟建設(shè)和社會管理活動中起著十分重要的作用。正因為如此，規(guī)范的公文格式不僅有利于體現(xiàn)國家機關(guān)的權(quán)威性、嚴(yán)肅性，而且也有利于提高工作效率，保證政令暢通。新中國成立以來，為了在全國統(tǒng)一公文和文書工作的制度和辦法，1951年，中央人民政府政務(wù)院頒布了《公文處理暫行辦法》，對公文的種類、體式、行文關(guān)系、辦理程序等作了明確規(guī)定。1957年，國務(wù)院秘書廳又印發(fā)了《關(guān)于公文名稱和體式問題的幾點意見》，進(jìn)一步統(tǒng)一和規(guī)范了公文的處理辦法。1981年和 1987年，國務(wù)院辦公廳先后發(fā)布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱舊《辦法》），并于1993年11月做了修訂。為了使國家行政機關(guān)的公文處理工作更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，不斷適應(yīng)改革開放的新形勢和公文處理工作的新變化，2000年8月份，國務(wù)院在廣泛征求意見和不斷修改的基礎(chǔ)上，發(fā)布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱新《辦法》），并規(guī)定從 2001年 1月 l日起施行。
新《辦法》規(guī)定，公文中的要素主要為：秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等。按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年12月27日發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文格式》，公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。臵于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首；臵于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；臵于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。下面，對公文各要素和標(biāo)識作一簡單介紹。
一、眉首部分
主要標(biāo)識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素。
1．公文份數(shù)序號。公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。標(biāo)識時，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。
2.秘密等級和保密期限。秘密等級是指涉密公文的保密程度，分?秘密?、?機密?、?絕密?三級。新《辦法》規(guī)定，涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限，?絕密?、?機密?級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號，?秘密?、?機密?、?絕密?公文均應(yīng)標(biāo)注保密期限。標(biāo)識秘密等級時，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用?★?隔開。3．緊急程度。急件公文分為?特急?、?急件?兩種。其中，電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)識?特提?、?特急?、?加急?、?平急?。標(biāo)識時，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊密程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。4．發(fā)文機關(guān)標(biāo)識。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識由發(fā)文機關(guān)名稱和?文件?二字組成，如?〓〓省人民政府文件?等。對一些特定公文可只標(biāo)識發(fā)文機關(guān)名稱。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。標(biāo)識位臵是上邊緣到版心上邊緣25mm處，上報的公文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識在上邊緣到版心上邊緣 80mm處。國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文格式》還規(guī)定，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號一般應(yīng)小于22mmX 15m。聯(lián)合行文時，主辦機關(guān)名稱排列在前，?文件?二字臵于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布。聯(lián)合行文機關(guān)過多時，必須保證公文首頁顯示正文。
5．發(fā)文字號。由發(fā)文機關(guān)代字、年份、序號組成，如?〓政發(fā)“1999”82號?，?〓政發(fā)?指發(fā)文機關(guān)代字，? “1999” ?指年份，? 82號?指發(fā)文序號。整個意思就是〓〓省人民政府在1999年所發(fā)的第82號文件。標(biāo)識位臵在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行處，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年代應(yīng)用全稱，用六角括號?“”?括入；序號不編虛位，即不編為001，不加?第?字。
6．簽發(fā)人。上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空l字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名臵于第1行，其他簽發(fā)人從第2行起在與主辦單位簽發(fā)人姓名對齊處按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，同時，使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名同處一行，并下移紅 色反線，使紅色反線與發(fā)文字號繼續(xù)保持為4mm。
二、主體部分
主要標(biāo)識公文標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、成文時間、發(fā)文機關(guān)印章、附注等要素。
1．公文標(biāo)題。一般由發(fā)文機關(guān)名稱、概括而成的公文主要內(nèi)容和公文種類組成，如《〓〓省人民政府關(guān)于大力發(fā)展民營科技企業(yè)的決定》、《〓〓省人民政府辦公廳關(guān)于進(jìn)一步做好春季農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和當(dāng)前農(nóng)村經(jīng)濟工作的通知》等。公文標(biāo)題是文件內(nèi)容的高度概括，文字要求準(zhǔn)確、簡要、概括，書寫時要居中書寫，用2號小標(biāo)宋體字。回行時要注意做到詞意完整，排列居中對稱，間距恰當(dāng)，做到既有美感，又要避免產(chǎn)生異義。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，公文標(biāo)題一般不用標(biāo)點符號。
2．主送機關(guān)。指公文的主要受理機關(guān)，書寫時應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。上行文一般只寫一個主送機關(guān)，必須同時報送幾個主送機關(guān)的，可以用抄送形式；下行文可以有兩個以上的主送機關(guān)，但是，如果主送機關(guān)過多，則一般用規(guī)范的統(tǒng)稱，如?各地行政公署，各市、自治州人民政府，省政府各部門：?等。標(biāo)識位臵在標(biāo)題下空1行處，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。
3．公文正文。標(biāo)識在主送機關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。
4．附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字處，用3號仿宋體字標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，如?附件：1〓〓〓〓〓〓、?。附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標(biāo)識?附件?，有序號時標(biāo)識序號。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）。5．成文日期。以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期需要完整寫出年、月、日，而且必須用漢字書寫（?零?寫為?0?）。成文時間標(biāo)識時，右邊要空4字。
6．發(fā)文機關(guān)印章。按照《甘肅省實施＜國家行政機關(guān)公文處理辦法＞細(xì)則（試行）＝，?公文除以電報形式發(fā)出的加蓋發(fā)報專用章外，其他公文一律加蓋印章。單一機關(guān)制發(fā)的公文蓋印的位臵一般應(yīng)上距正文2mm～4mm。，以端正、居中、下壓成文時間為標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)印章下弧元文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。聯(lián)合行文的印章：當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或 兩個印章，均居中排布。最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。這里需要注意的是，新《辦法》規(guī)定，聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章，而舊《辦法》只是規(guī)定，聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件由主辦機關(guān)加蓋印章。
7．附注。指需要說明的其他事項。公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。上行文的?請示?文種中，應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
三、版記部分
主要標(biāo)識主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間等要素。1．主題詞。是進(jìn)行文獻(xiàn)標(biāo)引、存儲、檢索等工作的工具，位于附注之下，抄送機關(guān)之上，它是實現(xiàn)機關(guān)辦公自動化，提高辦公效率和質(zhì)量的一個重要環(huán)節(jié)。一般的排列次序為：反映公文內(nèi)容的主題詞在前，反映公文形式的主題詞在后。在單主題公文中，反映公文中心內(nèi)容的主題詞在前，反映公文分述內(nèi)容的主題詞在后；在多主題詞公文中，反映公文內(nèi)容的各主題詞按其出現(xiàn)的先后次序排列。主題詞用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號，詞目用3號小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。
2．抄送機關(guān)。指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)。公文如有抄送，在主題詞下一行，左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號。抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊。在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。
3．印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間。位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主
題詞之下）占1行位臵，用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。
四、其他
1．格式中的幾個用線。
(1)在眉首與主體之間，一般用一條紅色的間隔線。使用這條線的區(qū)別是，黨的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)如中央、省委、地委、縣委文件的間隔線中間有一顆紅角星，行政機關(guān)如國務(wù)院、省政府、市政府、縣政府的文件一般采用一條連續(xù)的橫線，中間沒有紅角星。這條線一般在發(fā)文字號下4mm處與版心等寬，采用紅色反線。
（2）版記中各要素之下均加一條黑色反線，寬度同版心。2．用紙。公文用紙一般采用GBA 4型，成品幅面尺寸為210mm 〓297mm，紙張定量為60g／m2 ～80g／m2 的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85％～90％,橫向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85％，PH值為 7.5～9.5。
3．當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位臵時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識?此頁無正文?的方法解決。4．排版規(guī)格與印制裝訂要求。
（1）排版規(guī)格。正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。
（2）印刷要求。雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo) BI100％，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)
Y80％．M80％。印品著墨實、均勻，字面不花、不白、無斷劃。
（3）裝訂要求。公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?／4處，允許誤差〒4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm。
5．頁碼。用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，臵于版心下邊緣之下一行處。數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字，空白頁與空白頁以后的頁不標(biāo)識頁碼。
第四講
行文規(guī)則
行文規(guī)則，是制發(fā)、辦理公文中必須遵循的基本準(zhǔn)則。《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第四章規(guī)定的?行文規(guī)則?，共 11條。主要是從行文原則、行文方向和行文要求三個方面確立了國家行政機關(guān)公文的行文規(guī)則。我們在實際工作中必須嚴(yán)格遵守和執(zhí)行這些規(guī)則，以利提高行文效用，把握行文權(quán)限，規(guī)范行文體式。
一、堅持行文原則，提高行文效用
?行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。?（《辦法》第十三條）這是行文的基本原則，也是行文的出發(fā)點。確定行文一定要首先明確行文的目的和作用，要有的放矢，有針對性，使發(fā)出的公文產(chǎn)生預(yù)期的效用。堅持這一點，就能有效地控制公文總量，從源頭上治理多年困擾我們的?文山?問題，使領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志有更多的時間深入基層，議大事，抓落實。要注意糾正?發(fā)文越多、文件的規(guī)格越高，工作就越
重視?的誤區(qū)，根據(jù)實際需要確定是否行文。行文的必要性是上行文、平行文、下行文都必須遵循的原則。上行文中，如果要制發(fā)請求解決問題的文件，要研究問題的本身是不是屬于上級應(yīng)當(dāng)解決的；還要研究解決這個問題的可行性。筆者曾看到這樣一份?請示?，要求上級政府為其解決幾十萬元農(nóng)業(yè)救災(zāi)款，來文單位是一個綜合經(jīng)濟實力較強，農(nóng)業(yè)生產(chǎn)條件很好，農(nóng)業(yè)人口比例很低的市。盡管他那里確實有幾個農(nóng)村遭受了風(fēng)災(zāi)，導(dǎo)致農(nóng)產(chǎn)品減產(chǎn)，造成了一些經(jīng)濟損失。但依這個市的經(jīng)濟實力，完全有能力靠自身解決這一問題。上級當(dāng)然也不會考慮的。對于向上級的?報告?也要注意研究所報告的事情有無必要。有些單位，搞了一次機關(guān)職工文體活動也要給上級行一份‘服告?，似乎是想說明他們機關(guān)工作搞得好，關(guān)心職工。豈不知這樣的文件到上級機關(guān)，文秘部門就有責(zé)任按?廢紙?處理，根本到不了領(lǐng)導(dǎo)同志手中。行這種文件可以說沒有任何意義，有時還會帶來副作用。制發(fā)平行文件，要注意明確職權(quán)，防止推倭扯皮，搞公文旅行。對下行文，一定要符合實際，有針對性。這一方面，容易出現(xiàn)的問題是，照抄照轉(zhuǎn)上級文件，以文件貫徹文件，要注意糾正。
二、明確行文方向，把握行文權(quán)限
行文方向和行文權(quán)限主要從以下四個方面掌握：
（一）明確隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍。
《辦法》第十四條規(guī)定：?行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。?隸屬關(guān)系，主要是指行政隸屬關(guān)系。要向某一個機關(guān)行文，必須搞清楚和行文機關(guān)是上下級關(guān)系、下上級關(guān)
系、平行關(guān)系。對于業(yè)務(wù)性強的行政系統(tǒng)，也要注意業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系。明確了這一點就便于確定文種。下級機關(guān)向上級機關(guān)行文，一般用?請示?、?報告?、?意見?等；不相隸屬機關(guān)之間互相行文，一般用?函?。對需要周知或共同執(zhí)行的事項，也可以使用?通告?、‘通知?、?通報?、‘意見?等；上級機關(guān)向下級機關(guān)行文，一般用?命令（令）?、?決定?、?通告?、?通知?、?通報?、?批復(fù)?、?意見?等。
職權(quán)范圍。就是文件內(nèi)容、事項是不是行文機關(guān)和授文機關(guān)職權(quán)和職責(zé)內(nèi)的事宜。《辦法》依據(jù)行文的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，對行文的方向和權(quán)限做出了明確規(guī)定。
（二）嚴(yán)格遵守限制條件。
1．政府各部門?除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。?（《辦法》第十五條）2．?部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。?（《辦法》第十五條）
（三）按照劃定的范圍行文。
1．?政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文。?（《辦法》第十五條）
2．?屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。?（《辦法》第十七條）3．?屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報送主管部門處理。?（《辦法》第十八條）。
4．?向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機關(guān)。?（《辦法》第二十條）
（四）掌握聯(lián)合行文的要求。
?同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。?（《辦法》第十六條）。
三、嚴(yán)格行文要求，規(guī)范行文體式
《辦法》在?行文規(guī)則?中，對行文從行文紀(jì)律到行文體式都做出了明確規(guī)定。特別是對上行文做出了嚴(yán)格的規(guī)定。
（一）?部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。?（《辦法》第十九條）；這些規(guī)定主要是解決和防止政出多門的問題．?除上級機關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負(fù)責(zé)人報送‘請示’、‘意見’和‘報告’。?（《辦法》第二十二條）。這一條含義深刻，不僅是公文處理中的紀(jì)律，而且對于保證領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)決策的科學(xué)化、民主化具有重要意義。也能夠保證領(lǐng)導(dǎo)同志抓大事，抓主要問題。
（二）對上行文的體式要從嚴(yán)把關(guān)。主要是向上級行?請示?、?報告?、?意見?時，?‘請示’應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。
?報告?不得夾帶請示事項。?（《辦法》）第二十一條）
?報告?與?請示?兩個文種混用、?報告?中夾雜?請示?事
項的問題是目前公文制發(fā)中最常出現(xiàn)的問題，有的還編造了?請示報告?這樣一個文種。《辦法》在第二章?公文文種?中明確規(guī)定了?請示?與?報告?的作用。?報告?：適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。?請示?：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)，在制發(fā)文件中要根據(jù)行文目的確定。概括地講?報告?與?請示?的不同主要表現(xiàn)在三個方面：一是發(fā)文機關(guān)對上級機關(guān)的要求不同。?報告?是為了讓上級知道情況，而?請示?是為了讓上級對下級機關(guān)的請求做出答復(fù)或批準(zhǔn)。二是發(fā)文的時間不同。?報告?一般是在事后，即在某項工作任務(wù)完成之后，或上級機關(guān)明確要求答復(fù)有關(guān)問題時制發(fā)。而?請示?則多在事前或事中制發(fā)。三是正文中的結(jié)束語不同?報告?一般使用?特此報告，請閱知。?或?專此報告，請周知。?等語。而?請示?則多用?特此請示，望予批準(zhǔn)。?或?專此請示，請予指示。?等語。這次《辦法》還增加了?意見?這個新的文種，適用于對重要問題提出見解和處理辦法。從行文關(guān)系上看，這是一個通用文種，在用作上行文時要注意和?報告?、?請示?相區(qū)別。上級機關(guān)在收到不同文種的上行文時，辦理的方式也不同。對下級機關(guān)的?請示?應(yīng)當(dāng)答復(fù)，而對?報告?可不答復(fù)，對?意見?根據(jù)內(nèi)容確定是否批轉(zhuǎn)、印發(fā)。下級政府向上一級政府的?請示?、?意見?，由上一級政府答復(fù)，也可以授權(quán)其辦公廳（室）或者主管部門答復(fù)。政府各部門向本級政府的?請示?、?意見?，由本級政府答復(fù)，也可授權(quán)其辦公廳（室）或者主管部門答復(fù)。?意見?作為下行文，發(fā)文機關(guān)應(yīng)當(dāng)明確下級機關(guān)是否遵照執(zhí)行和參照執(zhí)行；作為平行文，37 一般用于提出意見供對方參考。
行文規(guī)則對于文件的質(zhì)量和高效運轉(zhuǎn)，保證行政公文發(fā)揮作用至關(guān)重要。在擬制文稿中要嚴(yán)格遵守，文秘部門在核稿中要從嚴(yán)掌握，領(lǐng)導(dǎo)同志要帶頭執(zhí)行。
第五講
發(fā)文辦理
發(fā)文辦理是各級行政機關(guān)辦公廳（室）工作的重要組成部分，是貫徹執(zhí)行黨和國家的方針政策，具體實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)和開展工作的重要方式之一。發(fā)文辦理工作做得如何，直接影響機關(guān)的工作作風(fēng)、工作效率和工作水平。
國務(wù)院新發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦理》（以下簡稱《公文處理辦法》），將原國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《公文處理辦法》第五章?公文辦理?分為發(fā)文辦理和收文辦理兩章表述。修改和增加的主要內(nèi)容有：第二條明確了?發(fā)文辦理是指以
本機關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、用印、登記、分發(fā)等程序?；第二十五條規(guī)定了草擬公文的要求，并增加了
（三）、（四）兩款內(nèi)容；第二十八條明確了簽發(fā)要求；第二十九條增加了公文正式印制前應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核的要求。
國務(wù)院辦公廳在修訂《公文處理辦法》過程中，曾先后兩次征求了各省市區(qū)政府辦公廳的意見。從上述新增加的條款內(nèi)容看，有利于解決過去在發(fā)文辦理中存在的一些普遍性問題，比原《公文處理辦法》更具體、更規(guī)范、更具操作性。為了貫徹實施好《公文處理辦法》，提高發(fā)文辦理工作的水平和質(zhì)量，下面就發(fā)文辦理各個環(huán)節(jié)中需要特
別注意的問題及有關(guān)程序性工作，作些介紹，供參考。
一、草擬公文。公文處理辦法》第二十五條關(guān)于草擬公文應(yīng)當(dāng)做到的方面歸納了九款內(nèi)容，不再—一贅述。在省政府辦公廳辦理上行文和平行文的過程中，我們發(fā)現(xiàn)草擬公文方面主要存在這樣幾個問題。一是使用文種不當(dāng)；二是行文目的不夠明確，原因不夠充足，依據(jù)的政策不夠全面或不準(zhǔn)確。比如，一些已經(jīng)停止執(zhí)行的文件或政策有時還作為行文依據(jù)；三是引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計量單位和數(shù)字應(yīng)用等不夠規(guī)范等。
針對上述幾個方面的問題。在草擬公文過程中，應(yīng)該注意以下幾點：
（一）要認(rèn)真學(xué)習(xí)與研究有關(guān)的政策法規(guī)，準(zhǔn)確把握政策界限。
機關(guān)文秘人員在接受一項具體的寫作任務(wù)后，首先應(yīng)該翻閱上級的有關(guān)文件，學(xué)習(xí)黨和國家有關(guān)的方針、政策，深入理解其精神實質(zhì)和政策界限。并根據(jù)本地區(qū)、本系統(tǒng)、本部門的實際情況有效地貫徹上級精神，正確地提出執(zhí)行的具體措
施和辦法，確保草擬的公文?符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定?。《公文處理辦法》還特別強調(diào)?如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明?。這就要求我們在草擬公文時，要充分闡述提出?新政策、規(guī)定?的目的、原因以及所依據(jù)的政策、法規(guī)，做到有理有據(jù)，又符合實際。
（二）要認(rèn)真領(lǐng)會機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。
公文是為解決具體問題而制發(fā)的。機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決定撰寫某一文稿或
是制定某一制度，目的就是為了根據(jù)本單位的實際情況貫徹執(zhí)行黨和國家的方針政策，執(zhí)行上級的要求，提出解決具體問題的措施和辦法。因此，公文草擬者要結(jié)合本機關(guān)、本單位的實際，將上級某項政策、精神加以具體化，十分重要的途徑就是要認(rèn)真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖。領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，具體說來，就是要搞清楚以下幾個問題： 1．機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)布臵這個寫作任務(wù)的目的、背景是什么？ 2．機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要求在文稿中提出什么問題，解決什么問題？ 3．機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對文稿的內(nèi)容提出了什么要求？ 4．機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對文稿的文種有什么要求？ 5．受文對象是誰？
6．受文對象曾提出過什么問題？發(fā)文者的態(tài)度和意見是什么？
如果在動筆之前，能夠把這些問題準(zhǔn)確地理解和掌握，那么，我們所撰寫的文稿就有可能較好地體現(xiàn)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的寫作意圖。
對領(lǐng)導(dǎo)意圖，凡屬正確的要堅決執(zhí)行，不完善的要補或誠懇地提出自己的不同看法，努力做到既是秘書，又是參謀。但是，要注意把握好角色，從屬性、服務(wù)性是機關(guān)文秘工作者的本份，若有異議，只能提出建議，不能擅作決定，也不能以自己的看法代替領(lǐng)導(dǎo)意圖。
（三）要正確使用文種。
《公文處理辦法》第二十五條三款規(guī)定：?公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定?，各級政府辦公部門，特別是草擬公文的同志都應(yīng)當(dāng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。關(guān)于公文文種的適用范圍、特點、要求已在第二講?公文種類’中作了介紹，不
再重述。
（四）引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計量單位、數(shù)字、緊急程度等一定要規(guī)范。
《公文處理辦法》對這些方面均有明確的規(guī)范要求，但實際執(zhí)行中也還存在不少問題。比如：公文中只引文號，不引標(biāo)題，或標(biāo)題文號倒引；層次序數(shù)混亂，不知是哪一條哪一款；計量單位習(xí)慣于用?斤?，而不用?公斤?；數(shù)字應(yīng)用前后不一，或該用阿拉伯?dāng)?shù)碼的卻用漢字；公文的緊急程度隨意等等。這些都是草擬公文中的最基本、最常識性的問題，只要認(rèn)真學(xué)習(xí)《公文處理辦法》和《甘肅省實施＜國家行政機關(guān)公文處理辦法＞細(xì)則（試行）》（以下簡稱《細(xì)則》）都可以解決。希望各級政府系統(tǒng)的文秘工作者認(rèn)真學(xué)習(xí)，認(rèn)真對待，以提高公文的質(zhì)量，保持公文的嚴(yán)肅性。
二、公文涉及內(nèi)容的協(xié)調(diào)
《公文處理辦法》第二十六條對擬制公文過程中，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項提出了協(xié)商要求。提出?取得一致意見后方可行文?。這在發(fā)文辦理中是一個非常重要的問題，必須高度重視。
從我們辦理公文中發(fā)現(xiàn)，有的涉及其他部門職權(quán)范圍事項的公文雖然進(jìn)行了協(xié)商，也經(jīng)過會簽，但還不成熟。或會簽部門本身就沒有達(dá)成統(tǒng)一認(rèn)識，或會簽人不是主要負(fù)責(zé)人，會簽意見不能代表部門的意見。致使在討論決定地區(qū)或部門報送省政府的有些事項時，部門間出現(xiàn)新的分歧、新的意見，各唱各的調(diào)，難以決斷。或發(fā)出的公文不能夠順利地執(zhí)行。為了解決這一問題，在擬制公文中應(yīng)該注意以下幾
點：
（一）凡涉及其他部門的事項，擬文部門要主動與有關(guān)部門協(xié)商，待取得一致意見后再行文，決不能擅自行文。
（二）如有分歧意見，擬文主辦部門的主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，確保協(xié)調(diào)結(jié)果能代表部門的意見。
（三）經(jīng)過協(xié)調(diào)仍無法取得一致時，主辦部門要實事求是地列明各方理據(jù),并經(jīng)各方的主要負(fù)責(zé)人會簽后，報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁決。
（四）主管部門及有關(guān)部門要以大局為重，不能只顧部門利益。如上級機關(guān)一旦裁定，就要堅決服從，認(rèn)真執(zhí)行，自覺維護(hù)公文的權(quán)威性，保證公文的執(zhí)行效用。
三、公交審核
公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，需經(jīng)辦公廳（室）進(jìn)行審核。負(fù)責(zé)核稿的人員，必依據(jù)《公文處理辦法》和《細(xì)則》，堅持實事求是、執(zhí)行政策、精減、高效、精益求精的原則，及時審核，嚴(yán)格把關(guān)。審核的重點是：
（一）行文。是否確需行文，行文方式是否恰當(dāng)。
（二）政策。是否符合黨和國家的方針、政策；是否符合行文規(guī)則和發(fā)文辦理的有關(guān)要求；新出臺的政策規(guī)定有無依據(jù)、有無說明，是否切實可行；與本部門和有關(guān)部門的相關(guān)規(guī)定有無矛盾；涉及其他部門職權(quán)范圍的事項，是否經(jīng)過協(xié)商，分歧意見是否一致，會簽單位是否齊全，是否符合擬制公文的有關(guān)要求等。
（三）格式。是否符合《公文處理辦法》和《細(xì)則》的有關(guān)規(guī)定，42 文種是否恰當(dāng)；文稿結(jié)構(gòu)是否符合公文寫作要求。
（四）文字。表述是否規(guī)范，包括字、詞、標(biāo)點、語句和邏輯結(jié)構(gòu)是否準(zhǔn)確、合理；計量單位是否符合國家標(biāo)準(zhǔn)；行文、數(shù)字、層次、序數(shù)、用筆用墨是否規(guī)范。
公文審核一般有初核、核核、審核、復(fù)審、審簽5個程序。草擬公文單位的負(fù)責(zé)人進(jìn)行初核；辦公廳（室）秘書部門進(jìn)行校核，辦公廳（室）負(fù)責(zé)公文處理的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核；與公文涉及工作有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和分管副秘書長（副主任）進(jìn)行復(fù)審。同時，辦公廳（室）的行文應(yīng)經(jīng)辦公廳（室）主任復(fù)審，政府的行文，應(yīng)經(jīng)政府秘書長復(fù)審，最后，送有簽發(fā)權(quán)限的負(fù)責(zé)人審簽。
四、公文簽發(fā)
關(guān)于公文的簽發(fā)權(quán)限，《公文處理辦法》第二十八條和《細(xì)則》第三十一條、第三十二條作了以下規(guī)定：?以本機關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)?。?簽發(fā)公文，簽批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并簽署姓名和時間?。?部門不應(yīng)將代擬稿直接送本級政府負(fù)責(zé)人簽批。未經(jīng)發(fā)文機關(guān)文秘部門審核的文稿，負(fù)責(zé)人原則上不予受理簽發(fā)。?
公文已經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)，即意味著正式生效。因此，各級行政機關(guān)及部門一定要嚴(yán)格按照《公文處理辦法》和《細(xì)則》所規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行審簽，不能隨意簽發(fā)，要保證公文的嚴(yán)肅性、權(quán)威性和法律效力。
五、公文復(fù)核、登記
（一）公文復(fù)核是公文正式印制前文秘部門進(jìn)行的最后一次復(fù)審。新的《公文處理辦法》第二十九條專門增加一條關(guān)于復(fù)核的內(nèi)容，目的是為了防止遺漏和疏乎大意，確保成文的質(zhì)量。這是非常重要的一個環(huán)節(jié)。在以往的發(fā)文辦理中，習(xí)慣上總認(rèn)為已經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文就不會有錯，或者即使發(fā)現(xiàn)了欠妥之處，也習(xí)慣于以最后簽發(fā)稿為準(zhǔn)，不認(rèn)真去思考，或請求復(fù)核，造成個別發(fā)出的公文不盡完美。因此，在發(fā)文辦理中一定要重視復(fù)核環(huán)節(jié)。復(fù)核的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；附件材料（在辦理過程中是否有遺失或缺頁）齊全；格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，是否有錯別字、漏字等等。
《公文處理辦法》要求?經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審?。負(fù)責(zé)公文復(fù)核的文秘人員應(yīng)該認(rèn)真履行職責(zé)，把好最后一關(guān)。
（二）發(fā)文登記就是把文件的基本信息在印制前登記下來，以便于查閱利用。發(fā)文登記也是公文復(fù)核工作的有益補充。
發(fā)文登記的主要內(nèi)容有：發(fā)文單位、文種、發(fā)文編號、簽發(fā)人、擬稿單位、擬稿人、成文時間、轉(zhuǎn)辦時間、秘級、緊急程度、發(fā)文份數(shù)、文件分類、文件標(biāo)題、發(fā)文范圍、主題詞等。
發(fā)文登記工作，要注意以下幾點：一是對收到的文稿，登記前要仔細(xì)檢查領(lǐng)導(dǎo)是否簽發(fā)，發(fā)放范圍是否明確，主、附件是否齊全。沒有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的不予登記，有不清楚的要及時弄清。二是發(fā)文編號必須體現(xiàn)出文號的?三要素?：?發(fā)文機關(guān)?、?發(fā)文時間?、?文件號?。如國務(wù)院2000年發(fā)的第1號文件，就寫作國發(fā)［2000］1號等。《公文
處理辦法》第三章四款?公文格式?中，關(guān)于發(fā)文文號有明確規(guī)定，請遵照執(zhí)行。〃三是要認(rèn)真填寫登記項目，字跡清晰，內(nèi)容完整，不要隨意漏項或草率行事。四是登記要分類，不要把不同種類的文件混合登記在一起。五是公文主題詞要參照《國務(wù)院公文主題詞表》標(biāo)注。
六、發(fā)文的用印
機關(guān)印章是代表機關(guān)職權(quán)的一種憑證和標(biāo)志。公文加蓋了印章，才能產(chǎn)生相應(yīng)的效力。具體用印規(guī)則，請參照GB／T9704—1999《國家行政機關(guān)公文格式》執(zhí)行。并要注意以下兩點：
1.首先檢查原稿上有無領(lǐng)導(dǎo)人簽字。有領(lǐng)導(dǎo)人簽字并確認(rèn)符合規(guī)定的，才能在制成的公文上加蓋機關(guān)印章。
2.加蓋印章的公文份數(shù)要與原稿標(biāo)明印刷份數(shù)相同。
七、發(fā)文的分道
分送是指從發(fā)文機關(guān)到收文機關(guān)的運行過程。一般可分為內(nèi)送和外送兩部分。內(nèi)送是由秘書人員直接分送給機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門；外投是由機要通信人員送出。
投送文件既要快又要確保安全。無論內(nèi)送外送都要建立投送登記手續(xù)，特別是送給領(lǐng)導(dǎo)同志的文件，更要嚴(yán)格履行登記手續(xù)。在較大機關(guān)，由于發(fā)往的機關(guān)、部門較多，一般應(yīng)建立?文件分送登記?、?機要信投遞登記?、?掛號信投遞登記?手續(xù)制度。在一般機關(guān)，可以利用發(fā)文登記簿履行交接手續(xù)，不必另行登記。有的地區(qū)和部門將上行文直接交由本機關(guān)以外的人向上級機關(guān)報送或催辦，顯得極不嚴(yán)肅，一定要嚴(yán)格按照發(fā)文程序運轉(zhuǎn)，不能隨意。
第六講
收文辦理
收文辦理是公文處理工作的一項重要內(nèi)容，也是機關(guān)秘書工作的重要組成部分。按照國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱國務(wù)院《辦法》）和甘肅省政府發(fā)布的《甘肅省實施＜國家行政機關(guān)公文處理辦法＞細(xì)則（試行）》，收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、反饋等。
一、簽收、登記是收文辦理的基礎(chǔ)工作
嚴(yán)格程序是保證收文準(zhǔn)確、規(guī)范、高效辦理的基礎(chǔ)。任何機關(guān)辦理收文的工作，一般都有簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦和反饋等程序。簽收是收文辦理的開始，因此，要做好清點和分類工作，注意檢查來件是否是發(fā)給本機關(guān)、本單位的，封皮編號是否與記載相符；信件有無破損、散包、被拆現(xiàn)象；清點收件總數(shù)與清單是否一致；通知單或回執(zhí)單標(biāo)明的文題、編號、數(shù)量是否符合要求；文件是否完全完整，如有無缺附件、缺頁、白頁、未具落款、未蓋公章；是否符合國務(wù)院《辦法》的規(guī)定；閱后按頁清退的絕密文件要逐頁清點，注意有無缺頁.對于不符合要求的要及時退回，這樣既可以體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性，也可以科學(xué)、規(guī)范地處理收文，提高辦理效率。
簽收的公文要根據(jù)文件的秘密程度、文件的性質(zhì)、實際工作需要、文件數(shù)量等進(jìn)行登記。文件的登記范圍沒有統(tǒng)一的界限，但是，上級機關(guān)文件、下級機關(guān)文件、重要的帶有密級的刊物、資料、其他機關(guān)商洽問題和需要答復(fù)的文件、上級機關(guān)如開會印發(fā)的會議文件材料等必須登記。登記填項一般包括收文號（或順序號）、收文日期、來文
機關(guān)、文件標(biāo)題（內(nèi)容）、密級、文件號、份數(shù)等。登記方法主要有兩種：（1）流水式登記法。就是將收到文件按照時間順序不分種類依次登記，同時將文件辦理過程和轉(zhuǎn)送手續(xù)簡要記載在同一登記簿上。（2）分類式登記法。就是根據(jù)本單位確定的文件分類標(biāo)準(zhǔn)分類進(jìn)行登記。如，可分為中共中央文件、國務(wù)院文件、省委文件、省政府文件、省直機關(guān)各部門文件、下級機關(guān)文件等。
收文登記是文件處理的重要依據(jù)，也是秘書人員一項經(jīng)常性的工作，要嚴(yán)格按照登記項目逐項登記，不得漏項，不得出現(xiàn)重號和跳號現(xiàn)象。
二、審核工作是收文辦理的關(guān)鍵
《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第三十一條規(guī)定：?收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點是：是否應(yīng)由本機關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。?做好審核把關(guān)工作既有利于糾正來文機關(guān)行文的錯誤，嚴(yán)格公文的有關(guān)處理辦法，體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，也有利于收文的及時、有效辦理。在實際工作中，我們常常會碰到這樣的情況，有的下級來文是請求批復(fù)的，但是由于把?請示?文種錯用為?報告?，致使請示事項得不到及時答復(fù)。因為?請示?是要求上級機關(guān)答復(fù)的，而?報告?可不答復(fù)；有的文件由于沒有與有關(guān)部門和單位協(xié)商、會簽，而延誤了發(fā)揮效用的時間，甚至出現(xiàn)了相互矛盾的文件；有的文件由于行文格式不規(guī)范，而不能得到及
時辦理。因此，加強審核是從源頭上保證收文辦理的重要環(huán)節(jié)。特別是去年國務(wù)院公文處理辦法發(fā)布后，收文的審核工作除了內(nèi)容是否符合國家法律、規(guī)范和其他有關(guān)規(guī)定外，更需注意以下幾點： 1．公文用紙。國務(wù)院《辦法》規(guī)定：?公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4型（210mm〓 297mm），左側(cè)裝訂。?而原國務(wù)院辦公廳的《辦法》規(guī)定，公文用紙一般為16開型。這是兩者的一個明顯區(qū)別。因此，在收文時要嚴(yán)格把握，按照國務(wù)院《辦法》執(zhí)行。
2．公文要素。原國務(wù)院辦公廳的《辦法》規(guī)定，公文一般由發(fā)文機關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和時間等部分組成。而國務(wù)院《辦法》增加了?保密期限?。如果收文是涉密文件而沒有保密期限，應(yīng)按不規(guī)范文件退回送文單位。同時，?請示?文種要在附注處注明聯(lián)系人及聯(lián)系電話，這也是收文中應(yīng)該注意的事項。另外，在簽發(fā)、用印等方面也有不同，收文時都要一并注意。
此外，還要注意審查公文文種是否正確，行文是否符合規(guī)則，需協(xié)商、會簽的公文是否履行必須的手續(xù)。如果收文不符合行文規(guī)則，格式不規(guī)范，用紙不符合標(biāo)準(zhǔn)，要及時退回文件呈報部門并說明理由。?經(jīng)審核，對符合本辦法規(guī)定的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。?（《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第三十二條）
擬辦是指秘書人員對來文應(yīng)由那位領(lǐng)導(dǎo)審批，那一部門承辦，以及承辦過程中可能涉及到的事項提出初步處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)同志批辦時參考的工作程序。需要擬辦的文件主要有三種：上級機關(guān)主送本機關(guān)并需要貫徹落實的文件；本機關(guān)所屬部門或下級機關(guān)主送本機關(guān)的請示性文件；平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)主送本機關(guān)需要答復(fù)的文件。對于擬辦的公文，辦公廳（室）應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦意見。對重要公文應(yīng)當(dāng)先送機關(guān)分管業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人批示，再按批示意見辦理。一般性公文，可經(jīng)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人批示后，交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。國務(wù)院《辦法》還規(guī)定，?原則上不辦理越級上報的公文?，這一點在收文辦理中要注意。另外，有些重要的機密性較強的資料、刊物以及所屬部門和下級機關(guān)主送本機關(guān)的情況報告雖然不需要辦理，但也要提出分發(fā)意見，征得主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可分發(fā)。擬辦的公文，需送負(fù)責(zé)人批示，即履行批辦手續(xù)后，才可以辦理。
三、承辦是收文辦理的重點
承辦是指機關(guān)有關(guān)部門或有關(guān)人員對應(yīng)辦復(fù)的文件根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見進(jìn)行具體辦理的工作，是文件處理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是具體解決問題的階段。承辦工作質(zhì)量的高低，直接反映一個機關(guān)的工作質(zhì)量和工作效率。因此，承辦工作是很重要的，秘書部門要重視這項工作，承辦部門要做好這項工作。
首先，要認(rèn)真研究文件內(nèi)容和批辦意見，弄清是否屬于自己主管業(yè)務(wù)范圍。其次，要弄清文件處理的時間要求，然后再按照輕重緩急
進(jìn)行落實。承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推倭。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時返回交辦的文秘部門并說明理由。公文辦理過程中，遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。這一點與原公文處理辦法有所不同，原公文處理辦法只是規(guī)定，?凡涉及其他部門或者地區(qū)的問題，主辦機關(guān)應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門或者地區(qū)協(xié)商、會簽。上報的公文，如有關(guān)方面意見不一致，應(yīng)當(dāng)如實反映。?兩國務(wù)院辦法明確規(guī)定，分歧意見如協(xié)商后不能取得～致，可以報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。第三，在仔細(xì)研究來文內(nèi)容、要求和領(lǐng)導(dǎo)批辦意見的基礎(chǔ)上，認(rèn)真辦理。凡屬自己承辦范圍內(nèi)的文件，如有領(lǐng)導(dǎo)批示意見，可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見辦理。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，可以遵循有關(guān)的方針、政策的精神、有關(guān)規(guī)定或慣例等進(jìn)行辦理。凡領(lǐng)導(dǎo)批辦意見中明確提出由某部門牽頭承辦的，牽頭部門要先準(zhǔn)備好處理意見，邀請協(xié)辦部門會商會簽，再由牽頭部門負(fù)責(zé)將有關(guān)部門提出的意見歸納整理，報領(lǐng)導(dǎo)審批。如有分歧，應(yīng)報送領(lǐng)導(dǎo)裁決，或接領(lǐng)導(dǎo)意見再次會商，取得處理結(jié)果。承辦人員提出處理意見，要做到及時、認(rèn)真、審慎、負(fù)責(zé)，并須報請一定層次的領(lǐng)導(dǎo)人審核同意后才能答復(fù)送文機關(guān)或來文機關(guān)。需要說明的是，處理意見或處理結(jié)果是代表一定的機關(guān)和部門的，決不能以個人名義答復(fù)問題。
另外，為了加快文件處理速度，提高機關(guān)工作效率，對于送負(fù)責(zé)
第四篇：《國家行政機關(guān)公文處理辦法》講座（下）
《國家行政機關(guān)公文處理辦法》講座（下）
第四講行文規(guī)則
行文規(guī)則，是制發(fā)、辦理公文中必須遵循的基本準(zhǔn)則。《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第四章規(guī)定的“行文規(guī)則”，共 11條。主要是從行文原則、行文方向和行文要求三個方面確立了國家行政機關(guān)公文的行文規(guī)則。我們在實際工作中必須嚴(yán)格遵守和執(zhí)行這些規(guī)則，以利提高行文效用，把握行文權(quán)限，規(guī)范行文體式。
一、堅持行文原則，提高行文效用
“行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。”（《辦法》第十三條）這是行文的基本原則，也是行文的出發(fā)點。確定行文一定要首先明確行文的目的和作用，要有的放矢，有針對性，使發(fā)出的公文產(chǎn)生預(yù)期的效用。堅持這一點，就能有效地控制公文總量，從源頭上治理多年困擾我們的“文山”問題，使領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志有更多的時間深入基層，議大事，抓落實。要注意糾正“發(fā)文越多、文件的規(guī)格越高，工作就越重視”的誤區(qū)，根據(jù)實際需要確定是否行文。行文的必要性是上行文、平行文、下行文都必須遵循的原則。上行文中，如果要制發(fā)請求解決問題的文件，要研究問題的本身是不是屬于上級應(yīng)當(dāng)解決的；還要研究解決這個問題的可行性。筆者曾看到這樣一份“請示”，要求上級政府為其解決幾十萬元農(nóng)業(yè)救災(zāi)款，來文單位是一個綜合經(jīng)濟實力較強，農(nóng)業(yè)生產(chǎn)條件很好，農(nóng)業(yè)人口比例很低的市。盡管他那里確實有幾個農(nóng)村遭受了風(fēng)災(zāi)，導(dǎo)致農(nóng)產(chǎn)品減產(chǎn)，造成了一些經(jīng)濟損失。但依這個市的經(jīng)濟實力，完全有能力靠自身解決這一問題。上級當(dāng)然也不會考慮的。對于向上級的“報告”也要注意研究所報告的事情有無必要。有些單位，搞了一次機關(guān)職工文體活動也要給上級行一份‘服告”，似乎是想說明他們機關(guān)工作搞得好，關(guān)心職工。豈不知這樣的文件到上級機關(guān)，文秘部門就有責(zé)任按“廢紙”處理，根本到不了領(lǐng)導(dǎo)同志手中。行這種文件可以說沒有任何意義，有時還會帶來副作用。制發(fā)平行文件，要注意明確職權(quán)，防止推倭扯皮，搞公文旅行。對下行文，一定要符合實際，有針對性。這一方面，容易出現(xiàn)的問題是，照抄照轉(zhuǎn)上級文件，以文件貫徹文件，要注意糾正。
二、明確行文方向，把握行文權(quán)限
行文方向和行文權(quán)限主要從以下四個方面掌握：
（一）明確隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍。
《辦法》第十四條規(guī)定：“行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。”隸屬關(guān)系，主要是指行政隸屬關(guān)系。要向某一個機關(guān)行文，必須搞清楚和行文機關(guān)是上下級關(guān)系、下上級關(guān)系、平行關(guān)系。對于業(yè)務(wù)性強的行政系統(tǒng)，也要注意業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系。明確了這一點就便于確定文種。下級機關(guān)向上級機關(guān)行文，一般用“請示”、“報告”、“意見”等；不相隸屬機關(guān)之間互相行文，一般用“函”。對需要周知或共同執(zhí)行的事項，也可以使用“通告”、‘通知”、“通報”、‘意見”等；上級機關(guān)向下級機關(guān)行文，一般用“命令（令）”、“決定”、“通告”、“通知”、“通報”、“批復(fù)”、“意見”等。
職權(quán)范圍。就是文件內(nèi)容、事項是不是行文機關(guān)和授文機關(guān)職權(quán)和職責(zé)內(nèi)的事宜。《辦法》依據(jù)行文的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，對行文的方向和權(quán)限做出了明確規(guī)定。
（二）嚴(yán)格遵守限制條件。
1．政府各部門“除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。”（《辦法》第十五條）
2．“部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。”（《辦法》第十五條）
（三）按照劃定的范圍行文。
1．“政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文。”（《辦法》第十五條）
2．“屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。”（《辦法》第十七條）
3．“屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報送主管部門處理。”（《辦法》第十八條）。
4．“向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機關(guān)。”（《辦法》第二十條）
（四）掌握聯(lián)合行文的要求。
“同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。”（《辦法》第十六條）。
三、嚴(yán)格行文要求，規(guī)范行文體式
《辦法》在“行文規(guī)則”中，對行文從行文紀(jì)律到行文體式都做出了明確規(guī)定。特別是對上行文做出了嚴(yán)格的規(guī)定。
（一）“部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。”（《辦法》第十九條）；這些規(guī)定主要是解決和防止政出多門的問題．“除上級機關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負(fù)責(zé)人報送‘請示’、‘意見’和‘報告’。”（《辦法》第二十二條）。這一條含義深刻，不僅是公文處理中的紀(jì)律，而且對于保證領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)決策的科學(xué)化、民主化具有重要意義。也能夠保證領(lǐng)導(dǎo)同志抓大事，抓主要問題。
（二）對上行文的體式要從嚴(yán)把關(guān)。主要是向上級行“請示”、“報告”、“意見”時，“‘請示’應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。
“報告”不得夾帶請示事項。”（《辦法》）第二十一條）
“報告”與“請示”兩個文種混用、“報告”中夾雜“請示”事項的問題是目前公文制發(fā)中最常出現(xiàn)的問題，有的還編造了“請示報告”這樣一個文種。《辦法》在第二章“公文文種”中明確規(guī)定了“請示”與“報告”的作用。“報告”：適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。“請示”：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)，在制發(fā)文件中要根據(jù)行文目的確定。概括地講“報告”與“請示”的不同主要表現(xiàn)在三個方面：一是發(fā)文機關(guān)對上級機關(guān)的要求不同。“報告”是為了讓上級知道情況，而“請示”是為了讓上級對下級機關(guān)的請求做出答復(fù)或批準(zhǔn)。二是發(fā)文的時間不同。“報告”一般是在事后，即在某項工作任務(wù)完成之后，或上級機關(guān)明確要求答復(fù)有關(guān)問題時制發(fā)。而“請示”則多在事前或事中制發(fā)。三是正文中的結(jié)束語不同“報告”一般使用“特此報告，請閱知。”或“專此報告，請周知。”等語。而“請示”則多用“特此請示，望予批準(zhǔn)。”或“專此請示，請予指示。”等語。這次《辦法》還增加了“意見”這個新的文種，適用于對重要問題提出見解和處理辦法。從行文關(guān)系上看，這是一個通用文種，在用作上行文時要注意和“報告”、“請示”相區(qū)別。上級機關(guān)在收到不同文種的上行文時，辦理的方式也不同。對下級機關(guān)的“請示”應(yīng)當(dāng)答復(fù)，而對“報告”可不答復(fù)，對“意見”根據(jù)內(nèi)容確定是否批轉(zhuǎn)、印發(fā)。下級政府向上一級政府的“請示”、“意見”，由上一級政府答復(fù)，也可以授權(quán)其辦公廳（室）或者主管部門答復(fù)。政府各部門向本級政府的“請示”、“意見”，由本級政府答復(fù)，也可授權(quán)其辦公廳（室）或者主管部門答復(fù)。“意見”作為下行文，發(fā)文機關(guān)應(yīng)當(dāng)明確下級機關(guān)是否遵照執(zhí)行和參照執(zhí)行；作為平行文，一般用于提出意見供對方參考。
行文規(guī)則對于文件的質(zhì)量和高效運轉(zhuǎn)，保證行政公文發(fā)揮作用至關(guān)重要。在擬制文稿中要嚴(yán)格遵守，文秘部門在核稿中要從嚴(yán)掌握，領(lǐng)導(dǎo)同志要帶頭執(zhí)行。
第五講發(fā)文辦理
發(fā)文辦理是各級行政機關(guān)辦公廳（室）工作的重要組成部分，是貫徹執(zhí)行黨和國家的方針政策，具體實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)和開展工作的重要方式之一。發(fā)文辦理工作做得如何，直接影響機關(guān)的工作作風(fēng)、工作效率和工作水平。
國務(wù)院新發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦理》（以下簡稱《公文處理辦法》），將原國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《公文處理辦法》第五章“公文辦理”分為發(fā)文辦理和收文辦理兩章表述。修改和增加的主要內(nèi)容有：第二條明確了“發(fā)文辦理是指以
本機關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、用印、登記、分發(fā)等程序”；第二十五條規(guī)定了草擬公文的要求，并增加了
（三）、（四）兩款內(nèi)容；第二十八條明確了簽發(fā)要求；第二十九條增加了公文正式印制前應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核的要求。
國務(wù)院辦公廳在修訂《公文處理辦法》過程中，曾先后兩次征求了各省市區(qū)政府辦公廳的意見。從上述新增加的條款內(nèi)容看，有利于解決過去在發(fā)文辦理中存在的一些普遍性問題，比原《公文處理辦法》更具體、更規(guī)范、更具操作性。為了貫徹實施好《公文處理辦法》，提高發(fā)文辦理工作的水平和質(zhì)量，下面就發(fā)文辦理各個環(huán)節(jié)中需要特別注意的問題及有關(guān)程序性工作，作些介紹，供參考。
一、草擬公文。公文處理辦法》第二十五條關(guān)于草擬公文應(yīng)當(dāng)做到的方面歸納了九款內(nèi)容，不再—一贅述。在省政府辦公廳辦理上行文和平行文的過程中，我們發(fā)現(xiàn)草擬公文方面主要存在這樣幾個問題。一是使用文種不當(dāng)；二是行文目的不夠明確，原因不夠充足，依據(jù)的政策不夠全面或不準(zhǔn)確。比如，一些已經(jīng)停止執(zhí)行的文件或政策有時還作為行文依據(jù)；三是引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計量單位和數(shù)字應(yīng)用等不夠規(guī)范等。
針對上述幾個方面的問題。在草擬公文過程中，應(yīng)該注意以下幾點：
（一）要認(rèn)真學(xué)習(xí)與研究有關(guān)的政策法規(guī)，準(zhǔn)確把握政策界限。
機關(guān)文秘人員在接受一項具體的寫作任務(wù)后，首先應(yīng)該翻閱上級的有關(guān)文件，學(xué)習(xí)黨和國家有關(guān)的方針、政策，深入理解其精神實質(zhì)和政策界限。并根據(jù)本地區(qū)、本系統(tǒng)、本部門的實際情況有效地貫徹上級精神，正確地提出執(zhí)行的具體措
施和辦法，確保草擬的公文“符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定”。《公文處理辦法》還特別強調(diào)“如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明”。這就要求我們在草擬公文時，要充分闡述提出“新政策、規(guī)定”的目的、原因以及所依據(jù)的政策、法規(guī)，做到有理有據(jù)，又符合實際。
（二）要認(rèn)真領(lǐng)會機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。
公文是為解決具體問題而制發(fā)的。機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決定撰寫某一文稿或是制定某一制度，目的就是為了根據(jù)本單位的實際情況貫徹執(zhí)行黨和國家的方針政策，執(zhí)行上級的要求，提出解決具體問題的措施和辦法。因此，公文草擬者要結(jié)合本機關(guān)、本單位的實際，將上級某項政策、精神加以具體化，十分重要的途徑就是要認(rèn)真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖。領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，具體說來，就是要搞清楚以下幾個問題：
1．機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)布置這個寫作任務(wù)的目的、背景是什么？
2．機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要求在文稿中提出什么問題，解決什么問題？
3．機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對文稿的內(nèi)容提出了什么要求？
4．機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對文稿的文種有什么要求？
5．受文對象是誰？
6．受文對象曾提出過什么問題？發(fā)文者的態(tài)度和意見是什么？
如果在動筆之前，能夠把這些問題準(zhǔn)確地理解和掌握，那么，我們所撰寫的文稿就有可能較好地體現(xiàn)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的寫作意圖。
對領(lǐng)導(dǎo)意圖，凡屬正確的要堅決執(zhí)行，不完善的要補或誠懇地提出自己的不同看法，努力做到既是秘書，又是參謀。但是，要注意把握好角色，從屬性、服務(wù)性是機關(guān)文秘工作者的本份，若有異議，只能提出建議，不能擅作決定，也不能以自己的看法代替領(lǐng)導(dǎo)意圖。
（三）要正確使用文種。
《公文處理辦法》第二十五條三款規(guī)定：“公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定”，各級政府辦公部門，特別是草擬公文的同志都應(yīng)當(dāng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。關(guān)于公文文種的適用范圍、特點、要求已在第二講“公文種類’中作了介紹，不再重述。
（四）引文、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、計量單位、數(shù)字、緊急程度等一定要規(guī)范。
《公文處理辦法》對這些方面均有明確的規(guī)范要求，但實際執(zhí)行中也還存在不少問題。比如：公文中只引文號，不引標(biāo)題，或標(biāo)題文號倒引；層次序數(shù)混亂，不知是哪一條哪一款；計量單位習(xí)慣于用“斤”，而不用“公斤”；數(shù)字應(yīng)用前后不一，或該用阿拉伯?dāng)?shù)碼的卻用漢字；公文的緊急程度隨意等等。這些都是草擬公文中的最基本、最常識性的問題，只要認(rèn)真學(xué)習(xí)《公文處理辦法》和《甘肅省實施＜國家行政機關(guān)公文處理辦法＞細(xì)則（試行）》（以下簡稱《細(xì)則》）都可以解決。希望各級政府系統(tǒng)的文秘工作者認(rèn)真學(xué)習(xí)，認(rèn)真對待，以提高公文的質(zhì)量，保持公文的嚴(yán)肅性。
二、公文涉及內(nèi)容的協(xié)調(diào)
《公文處理辦法》第二十六條對擬制公文過程中，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項提出了協(xié)商要求。提出“取得一致意見后方可行文”。這在發(fā)文辦理中是一個非常重要的問題，必須高度重視。
從我們辦理公文中發(fā)現(xiàn)，有的涉及其他部門職權(quán)范圍事項的公文雖然進(jìn)行了協(xié)商，也經(jīng)過會簽，但還不成熟。或會簽部門本身就沒有達(dá)成統(tǒng)一認(rèn)識，或會簽人不是主要負(fù)責(zé)人，會簽意見不能代表部門的意見。致使在討論決定地區(qū)或部門報送省政府的有些事項時，部門間出現(xiàn)新的分歧、新的意見，各唱各的調(diào)，難以決斷。或發(fā)出的公文不能夠順利地執(zhí)行。為了解決這一問題，在擬制公文中應(yīng)該注意以下幾點：
（一）凡涉及其他部門的事項，擬文部門要主動與有關(guān)部門協(xié)商，待取得一致意見后再行文，決不能擅自行文。
（二）如有分歧意見，擬文主辦部門的主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，確保協(xié)調(diào)結(jié)果能代表部門的意見。
（三）經(jīng)過協(xié)調(diào)仍無法取得一致時，主辦部門要實事求是地列明各方理據(jù),并經(jīng)各方的主要負(fù)責(zé)人會簽后，報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁決。
（四）主管部門及有關(guān)部門要以大局為重，不能只顧部門利益。如上級機關(guān)一旦裁定，就要堅決服從，認(rèn)真執(zhí)行，自覺維護(hù)公文的權(quán)威性，保證公文的執(zhí)行效用。
三、公交審核
公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，需經(jīng)辦公廳（室）進(jìn)行審核。負(fù)責(zé)核稿的人員，必依據(jù)《公文處理辦法》和《細(xì)則》，堅持實事求是、執(zhí)行政策、精減、高效、精益求精的原則，及時審核，嚴(yán)格把關(guān)。審核的重點是：
（一）行文。是否確需行文，行文方式是否恰當(dāng)。
（二）政策。是否符合黨和國家的方針、政策；是否符合行文規(guī)則和發(fā)文辦理的有關(guān)要求；新出臺的政策規(guī)定有無依據(jù)、有無說明，是否切實可行；與本部門和有關(guān)部門的相關(guān)規(guī)定有無矛盾；涉及其他部門職權(quán)范圍的事項，是否經(jīng)過協(xié)商，分歧意見是否一致，會簽單位是否齊全，是否符合擬制公文的有關(guān)要求等。
（三）格式。是否符合《公文處理辦法》和《細(xì)則》的有關(guān)規(guī)定，文種是否恰當(dāng)；文稿結(jié)構(gòu)是否符合公文寫作要求。
（四）文字。表述是否規(guī)范，包括字、詞、標(biāo)點、語句和邏輯結(jié)構(gòu)是否準(zhǔn)確、合理；計量單位是否符合國家標(biāo)準(zhǔn)；行文、數(shù)字、層次、序數(shù)、用筆用墨是否規(guī)范。
公文審核一般有初核、核核、審核、復(fù)審、審簽5個程序。草擬公文單位的負(fù)責(zé)人進(jìn)行初核；辦公廳（室）秘書部門進(jìn)行校核，辦公廳（室）負(fù)責(zé)公文處理的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核；與公文涉及工作有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和分管副秘書長（副主任）進(jìn)行復(fù)審。同時，辦公廳（室）的行文應(yīng)經(jīng)辦公廳（室）主任復(fù)審，政府的行文，應(yīng)經(jīng)政府秘書長復(fù)審，最后，送有簽發(fā)權(quán)限的負(fù)責(zé)人審簽。
四、公文簽發(fā)
關(guān)于公文的簽發(fā)權(quán)限，《公文處理辦法》第二十八條和《細(xì)則》第三十一條、第三十二條作了以下規(guī)定：“以本機關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)”。“簽發(fā)公文，簽批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并簽署姓名和時間”。“部門不應(yīng)將代擬稿直接送本級政府負(fù)責(zé)人簽批。未經(jīng)發(fā)文機關(guān)文秘部門審核的文稿，負(fù)責(zé)人原則上不予受理簽發(fā)。”
公文已經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)，即意味著正式生效。因此，各級行政機關(guān)及部門一定要嚴(yán)格按照《公文處理辦法》和《細(xì)則》所規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行審簽，不能隨意簽發(fā)，要保證公文的嚴(yán)肅性、權(quán)威性和法律效力。
五、公文復(fù)核、登記
（一）公文復(fù)核是公文正式印制前文秘部門進(jìn)行的最后一次復(fù)審。新的《公文處理辦法》第二十九條專門增加一條關(guān)于復(fù)核的內(nèi)容，目的是為了防止遺漏和疏乎大意，確保成文的質(zhì)量。這是非常重要的一個環(huán)節(jié)。在以往的發(fā)文辦理中，習(xí)慣上總認(rèn)為已經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文就不會有錯，或者即使發(fā)現(xiàn)了欠妥之處，也習(xí)慣于以最后簽發(fā)稿為準(zhǔn)，不認(rèn)真去思考，或請求復(fù)核，造成個別發(fā)出的公文不盡完美。因此，在發(fā)文辦理中一定要重視復(fù)核環(huán)節(jié)。復(fù)核的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；附件材料（在辦理過程中是否有遺失或缺頁）齊全；格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，是否有錯別字、漏字等等。
《公文處理辦法》要求“經(jīng)復(fù)核需要對文稿進(jìn)行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審”。負(fù)責(zé)公文復(fù)核的文秘人員應(yīng)該認(rèn)真履行職責(zé)，把好最后一關(guān)。
（二）發(fā)文登記就是把文件的基本信息在印制前登記下來，以便于查閱利用。發(fā)文登記也是公文復(fù)核工作的有益補充。
發(fā)文登記的主要內(nèi)容有：發(fā)文單位、文種、發(fā)文編號、簽發(fā)人、擬稿單位、擬稿人、成文時間、轉(zhuǎn)辦時間、秘級、緊急程度、發(fā)文份數(shù)、文件分類、文件標(biāo)題、發(fā)文范圍、主題詞等。
發(fā)文登記工作，要注意以下幾點：一是對收到的文稿，登記前要仔細(xì)檢查領(lǐng)導(dǎo)是否簽發(fā)，發(fā)放范圍是否明確，主、附件是否齊全。沒有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的不予登記，有不清楚的要及時弄清。二是發(fā)文編號必須體現(xiàn)出文號的“三要素”：“發(fā)文機關(guān)”、“發(fā)文時間”、“文件號”。如國務(wù)院2000年發(fā)的第1號文件，就寫作國發(fā)［2000］1號等。《公文處理辦法》第三章四款“公文格式”中，關(guān)于發(fā)文文號有明確規(guī)定，請遵照執(zhí)行。·三是要認(rèn)真填寫登記項目，字跡清晰，內(nèi)容完整，不要隨意漏項或草率行事。四是登記要分類，不要把不同種類的文件混合登記在一起。五是公文主題詞要參照《國務(wù)院公文主題詞表》標(biāo)注。
六、發(fā)文的用印
機關(guān)印章是代表機關(guān)職權(quán)的一種憑證和標(biāo)志。公文加蓋了印章，才能產(chǎn)生相應(yīng)的效力。具體用印規(guī)則，請參照GB／T9704—1999《國家行政機關(guān)公文格式》執(zhí)行。并要注意以下兩點：
1.首先檢查原稿上有無領(lǐng)導(dǎo)人簽字。有領(lǐng)導(dǎo)人簽字并確認(rèn)符合規(guī)定的，才能在制成的公文上加蓋機關(guān)印章。
2.加蓋印章的公文份數(shù)要與原稿標(biāo)明印刷份數(shù)相同。
七、發(fā)文的分道
分送是指從發(fā)文機關(guān)到收文機關(guān)的運行過程。一般可分為內(nèi)送和外送兩部分。內(nèi)送是由秘書人員直接分送給機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門；外投是由機要通信人員送出。
投送文件既要快又要確保安全。無論內(nèi)送外送都要建立投送登記手續(xù)，特別是送給領(lǐng)導(dǎo)同志的文件，更要嚴(yán)格履行登記手續(xù)。在較大機關(guān)，由于發(fā)往的機關(guān)、部門較多，一般應(yīng)建立“文件分送登記”、“機要信投遞登記”、“掛號信投遞登記”手續(xù)制度。在一般機關(guān)，可以利用發(fā)文登記簿履行交接手續(xù)，不必另行登記。有的地區(qū)和部門將上行文直接交由本機關(guān)以外的人向上級機關(guān)報送或催辦，顯得極不嚴(yán)肅，一定要嚴(yán)格按照發(fā)文程序運轉(zhuǎn)，不能隨意。
第六講收文辦理
收文辦理是公文處理工作的一項重要內(nèi)容，也是機關(guān)秘書工作的重要組成部分。按照國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱國務(wù)院《辦法》）和甘肅省政府發(fā)布的《甘肅省實施＜國家行政機關(guān)公文處理辦法＞細(xì)則（試行）》，收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、反饋等。
一、簽收、登記是收文辦理的基礎(chǔ)工作
嚴(yán)格程序是保證收文準(zhǔn)確、規(guī)范、高效辦理的基礎(chǔ)。任何機關(guān)辦理收文的工作，一般都有簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦和反饋等程序。簽收是收文辦理的開始，因此，要做好清點和分類工作，注意檢查來件是否是發(fā)給本機關(guān)、本單位的，封皮編號是否與記載相符；信件有無破損、散包、被拆現(xiàn)象；清點收件總數(shù)與清單是否一致；通知單或回執(zhí)單標(biāo)明的文題、編號、數(shù)量是否符合要求；文件是否完全完整，如有無缺附件、缺頁、白頁、未具落款、未蓋公章；是否符合國務(wù)院《辦法》的規(guī)定；閱后按頁清退的絕密文件要逐頁清點，注意有無缺頁.對于不符合要求的要及時退回，這樣既可以體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性，也可以科學(xué)、規(guī)范地處理收文，提高辦理效率。
簽收的公文要根據(jù)文件的秘密程度、文件的性質(zhì)、實際工作需要、文件數(shù)量等進(jìn)行登記。文件的登記范圍沒有統(tǒng)一的界限，但是，上級機關(guān)文件、下級機關(guān)文件、重要的帶有密級的刊物、資料、其他機關(guān)商洽問題和需要答復(fù)的文件、上級機關(guān)如開會印發(fā)的會議文件材料等必須登記。登記填項一般包括收文號（或順序號）、收文日期、來文機關(guān)、文件標(biāo)題（內(nèi)容）、密級、文件號、份數(shù)等。登記方法主要有兩種：（1）流水式登記法。就是將收到文件按照時間順序不分種類依次登記，同時將文件辦理過程和轉(zhuǎn)送手續(xù)簡要記載在同一登記簿上。（2）分類式登記法。就是根據(jù)本單位確定的文件分類標(biāo)準(zhǔn)分類進(jìn)行登記。如，可分為中共中央文件、國務(wù)院文件、省委文件、省政府文件、省直機關(guān)各部門文件、下級機關(guān)文件等。
收文登記是文件處理的重要依據(jù)，也是秘書人員一項經(jīng)常性的工作，要嚴(yán)格按照登記項目逐項登記，不得漏項，不得出現(xiàn)重號和跳號現(xiàn)象。
二、審核工作是收文辦理的關(guān)鍵
《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第三十一條規(guī)定：“收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點是：是否應(yīng)由本機關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。”做好審核把關(guān)工作既有利于糾正來文機關(guān)行文的錯誤，嚴(yán)格公文的有關(guān)處理辦法，體現(xiàn)公文的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，也有利于收文的及時、有效辦理。在實際工作中，我們常常會碰到這樣的情況，有的下級來文是請求批復(fù)的，但是由于把“請示”文種錯用為“報告”，致使請示事項得不到及時答復(fù)。因為“請示”是要求上級機關(guān)答復(fù)的，而“報告”可不答復(fù)；有的文件由于沒有與有關(guān)部門和單位協(xié)商、會簽，而延誤了發(fā)揮效用的時間，甚至出現(xiàn)了相互矛盾的文件；有的文件由于行文格式不規(guī)范，而不能得到及時辦理。因此，加強審核是從源頭上保證收文辦理的重要環(huán)節(jié)。特別是去年國務(wù)院公文處理辦法發(fā)布后，收文的審核工作除了內(nèi)容是否符合國家法律、規(guī)范和其他有關(guān)規(guī)定外，更需注意以下幾點：
1．公文用紙。國務(wù)院《辦法》規(guī)定：“公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4型（210mm× 297mm），左側(cè)裝訂。”而原國務(wù)院辦公廳的《辦法》規(guī)定，公文用紙一般為16開型。這是兩者的一個明顯區(qū)別。因此，在收文時要嚴(yán)格把握，按照國務(wù)院《辦法》執(zhí)行。
2．公文要素。原國務(wù)院辦公廳的《辦法》規(guī)定，公文一般由發(fā)文機關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和時間等部分組成。而國務(wù)院《辦法》增加了“保密期限”。如果收文是涉密文件而沒有保密期限，應(yīng)按不規(guī)范文件退回送文單位。同時，“請示”文種要在附注處注明聯(lián)系人及聯(lián)系電話，這也是收文中應(yīng)該注意的事項。另外，在簽發(fā)、用印等方面也有不同，收文時都要一并注意。
此外，還要注意審查公文文種是否正確，行文是否符合規(guī)則，需協(xié)商、會簽的公文是否履行必須的手續(xù)。如果收文不符合行文規(guī)則，格式不規(guī)范，用紙不符合標(biāo)準(zhǔn)，要及時退回文件呈報部門并說明理由。
“經(jīng)審核，對符合本辦法規(guī)定的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。”（《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第三十二條）
擬辦是指秘書人員對來文應(yīng)由那位領(lǐng)導(dǎo)審批，那一部門承辦，以及承辦過程中可能涉及到的事項提出初步處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)同志批辦時參考的工作程序。需要擬辦的文件主要有三種：上級機關(guān)主送本機關(guān)并需要貫徹落實的文件；本機關(guān)所屬部門或下級機關(guān)主送本機關(guān)的請示性文件；平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)主送本機關(guān)需要答復(fù)的文件。對于擬辦的公文，辦公廳（室）應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦意見。對重要公文應(yīng)當(dāng)先送機關(guān)分管業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人批示，再按批示意見辦理。一般性公文，可經(jīng)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人批示后，交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。國務(wù)院《辦法》還規(guī)定，“原則上不辦理越級上報的公文”，這一點在收文辦理中要注意。另外，有些重要的機密性較強的資料、刊物以及所屬部門和下級機關(guān)主送本機關(guān)的情況報告雖然不需要辦理，但也要提出分發(fā)意見，征得主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可分發(fā)。擬辦的公文，需送負(fù)責(zé)人批示，即履行批辦手續(xù)后，才可以辦理。
三、承辦是收文辦理的重點
承辦是指機關(guān)有關(guān)部門或有關(guān)人員對應(yīng)辦復(fù)的文件根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見進(jìn)行具體辦理的工作，是文件處理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是具體解決問題的階段。承辦工作質(zhì)量的高低，直接反映一個機關(guān)的工作質(zhì)量和工作效率。因此，承辦工作是很重要的，秘書部門要重視這項工作，承辦部門要做好這項工作。
首先，要認(rèn)真研究文件內(nèi)容和批辦意見，弄清是否屬于自己主管業(yè)務(wù)范圍。其次，要弄清文件處理的時間要求，然后再按照輕重緩急進(jìn)行落實。承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推倭。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時返回交辦的文秘部門并說明理由。公文辦理過程中，遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。這一點與原公文處理辦法有所不同，原公文處理辦法只是規(guī)定，“凡涉及其他部門或者地區(qū)的問題，主辦機關(guān)應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門或者地區(qū)協(xié)商、會簽。上報的公文，如有關(guān)方面意見不一致，應(yīng)當(dāng)如實反映。”兩國務(wù)院辦法明確規(guī)定，分歧意見如協(xié)商后不能取得～致，可以報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。第三，在仔細(xì)研究來文內(nèi)容、要求和領(lǐng)導(dǎo)批辦意見的基礎(chǔ)上，認(rèn)真辦理。凡屬自己承辦范圍內(nèi)的文件，如有領(lǐng)導(dǎo)批示意見，可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見辦理。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，可以遵循有關(guān)的方針、政策的精神、有關(guān)規(guī)定或慣例等進(jìn)行辦理。凡領(lǐng)導(dǎo)批辦意見中明確提出由某部門牽頭承辦的，牽頭部門要先準(zhǔn)備好處理意見，邀請協(xié)辦部門會商會簽，再由牽頭部門負(fù)責(zé)將有關(guān)部門提出的意見歸納整理，報領(lǐng)導(dǎo)審批。如有分歧，應(yīng)報送領(lǐng)導(dǎo)裁決，或接領(lǐng)導(dǎo)意見再次會商，取得處理結(jié)果。承辦人員提出處理意見，要做到及時、認(rèn)真、審慎、負(fù)責(zé)，并須報請一定層次的領(lǐng)導(dǎo)人審核同意后才能答復(fù)送文機關(guān)或來文機關(guān)。需要說明的是，處理意見或處理結(jié)果是代表一定的機關(guān)和部門的，決不能以個人名義答復(fù)問題。
另外，為了加快文件處理速度，提高機關(guān)工作效率，對于送負(fù)責(zé)人批示或交有關(guān)部門辦理的公文，文秘部門要負(fù)責(zé)催辦。催辦工作一般由負(fù)責(zé)文件處理工作的秘書人員承擔(dān)，也可以配備專職的催辦人員。同時，要建立健全催辦工作制度，落實責(zé)任制，從制度上保證催辦工作的順利進(jìn)行，做到逐級負(fù)責(zé)，事事有人管，件件有人辦，使催辦工作落到實處。其范圍主要是：上級機關(guān)主送本機關(guān)并需要具體實施、貫徹執(zhí)行的文件；所屬部門及下級機關(guān)主進(jìn)本機關(guān)的請示及其他需要辦理的文件；平行或不相隸屬機關(guān)發(fā)來商洽、征詢事務(wù)需辦理或答復(fù)的函件。文件催辦方法主要是電話催辦、發(fā)函催辦、登門催辦、請承辦部門來人匯報等。
最后需要指出的是，按照《甘肅省實施（國家行政機關(guān)公文處理辦法）》，收文辦理中，除周知性公文外，承辦部門要及時向發(fā)文機關(guān)反饋辦理結(jié)果。反饋通常由秘書部門承擔(dān)，但有些承辦件也可依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志的指示或經(jīng)秘書部門同意后直接反饋。
第七講公文歸檔
新發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第七章，專門就公文歸檔問題作了規(guī)定。《辦法》第七章共六條，分別就及時立卷、歸檔、保證歸檔公文齊全、完整，便于保管利用；聯(lián)合辦理公文的歸檔；兼職過程中形成的公文的歸檔；確定保管期限；公文用紙和字跡材料六個方面作了原則性規(guī)定。新《辦法》與 1993年頒布的《辦法》第六章相比，內(nèi)容上除了把公文銷毀內(nèi)容歸入第八章“公文管理”而外，其他方面并無大的改變。為了便于大家在工作中更好地把握《辦法》的要求，進(jìn)一步做好公文歸檔工作，下面就公文歸檔方面的幾個主要問題作一些說明。
一、公文立卷歸檔的范圍
公文立卷歸檔的范圍是指需要立卷歸檔的公文類型。按照有關(guān)規(guī)定和實際情況，公文立卷歸檔的范圍是：
（1）本機關(guān)發(fā)文。本機關(guān)對外的正式發(fā)文，如命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等。
（2）本機關(guān)收文。包括上級機關(guān)發(fā)來的與本機關(guān)主管業(yè)務(wù)有關(guān)的各類公文；下級機關(guān)報送的各種報告、請示等；同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的文件。
在準(zhǔn)確掌握公文立卷歸檔的范圍的同時，還要準(zhǔn)確把握不歸檔的公文范圍，這樣既有助于保證檔案的精確性，又便于檔案的有效管理，提高工作效率。按照國家檔案局有關(guān)規(guī)定，不應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的公文材料包括：（1）重份文件。同一份文件，除特別重要的文件可保留多份外，其它的只需保留一份。（2）無查考利用價值的事務(wù)性，臨時性文件。（3）未成文的草稿和一般性文件的修改稿。（4）與本機關(guān)業(yè)務(wù)無關(guān)的文件材料。（5）內(nèi)容被其它文件包括了的文件材料。對于不需要立卷的文件資料應(yīng)及時銷毀或移交印發(fā)機關(guān)。
二、歸檔公文的保管期限
歸檔公文的保管期限有永久、長期、短期三種，永久保存就是無限期地保存下去，長期保存一般須保存16年至50年左右，短期一般保存15年以下。劃分方法具體如下：
(1)凡是反映本機關(guān)主要職能活動基本歷史原貌的文件，應(yīng)永久保存。這其中主要包括：本機關(guān)在工作活動中形成的重要文件，如指示、命令、決議、決定，上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的重要文件，如命令、決定、批復(fù)、通知等；下級機關(guān)報送的有關(guān)重要問題的請示、報告等。
（2）凡是在相當(dāng)長的時間內(nèi)機關(guān)需要查考的文件材料，應(yīng)長期保存。主要包括：本機關(guān)工作中形成的、在相當(dāng)長的時間內(nèi)需查考的文件材料，上級機關(guān)頒發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的重要文件和下級機關(guān)報送的較重要的文件材料等。
（3）凡是在較短時間內(nèi)本機關(guān)需查考的材料，應(yīng)短期保存。如上級機關(guān)或同級機關(guān)頒發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)，但需執(zhí)行的決定、通知等。
三、公文立卷的方法
公文立卷的具體方法主要有：按作者立卷、按問題立卷、按名稱立卷、按時間立卷、按地區(qū)立卷、按收發(fā)機關(guān)立卷等。下面介紹較常用的四種立卷方法。
（1）按作者立卷。作者是指制發(fā)文件的機關(guān)或個人。按作者立卷，就是把同一作者的文件組成案卷，這種立卷方法特征明顯，便于查找利用。按作者立卷可以將上級機關(guān)、平級機關(guān)、下級機關(guān)有關(guān)文件分別立卷，但同時要注意問題之間的聯(lián)系，不能由此而導(dǎo)致案卷不全。
（2）按問題立卷。就是把內(nèi)容有共同點的文件組合在一起立卷。按問題立卷是一種較為常見的立卷方法，由于機關(guān)的工作活動都是圍繞貫徹執(zhí)行有關(guān)的方針、政策，解決處理各種問題，完成各項工作任務(wù)的，因而在解決問題的過程中會形成許多文件材料，每一個文件的形成都反映了這一問題的處理過程。按問題立卷，對于工作考查、研究問題、總結(jié)工作經(jīng)驗教訓(xùn)，了解某一問題的全面情況提供了便利條件，滿足了查找方便的要求，從而達(dá)到了立卷的目的。按問題立卷的關(guān)鍵是對問題的判斷理解要準(zhǔn)確，對于同時涉及到幾個問題的，要根據(jù)主要問題立卷，不能拆開立卷。
（3）按名稱立卷。按名稱立卷是把相同的文件組合在一起立卷。通常將命令、決定、通知、報告、函等文件按文件名稱立卷。
（4）按時間立卷。按時間立卷是指把屬于同一時間階段內(nèi)的文件組合成案卷。文件的時間特征指文件的形成時間和內(nèi)容所指時間兩個方面，同一的文件集中在一起，便于反映本機關(guān)工作的全貌，歷年的文件依次排列下去，可以反映機關(guān)工作的延續(xù)性，便于分階段地考查機關(guān)工作的發(fā)展變化。
選擇公文立卷方法，要注意以下幾點：首先，要注意各種方法結(jié)合使用。要充分考慮案卷之間的整體聯(lián)系，不能把每個方法割裂或孤立地使用，也不能固定套用一種方法。其次，應(yīng)選擇最適合本單位的立卷方法。立卷應(yīng)服從于案卷的保管和利用，要從本單位的實際出發(fā)。第三，要加強立卷工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。公文的立卷工作是檔案工作的基礎(chǔ)，要實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化，就要實現(xiàn)立卷工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
四、公文立卷歸檔的步驟
公文立卷歸檔的步驟分準(zhǔn)備、立卷、歸檔三個階段。
(1)準(zhǔn)備。
首先，要編制歸卷類目。歸卷類目是為了方便公文的立卷而設(shè)置的一種文件分類目錄。歸卷類目是由類目和條款兩部分組成的。類的設(shè)置有按問題分類、按機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)分類兩種方法。在設(shè)立了類目之后，就要設(shè)立條款并進(jìn)行編號，條款是案卷類目的主要組成部分，是案卷要反映的內(nèi)容。編制歸卷類目應(yīng)注意類目的設(shè)置要適當(dāng)、靈活，要根據(jù)本機關(guān)的文件多少來設(shè)置類目，既不能太粗，又不能太細(xì)。案卷類目的名稱和概念要清楚準(zhǔn)確，不能籠統(tǒng)、含糊。類和類之間、條款和條款之間，不能相互包括、相互交叉、相互重復(fù)。類的設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)要前后一致，不能中途變換。在確定歸卷類目時，應(yīng)考慮到文件的保管價值，要準(zhǔn)確地注明每個條款里文件的保管期限。
其次，收集文件。立卷材料的收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)，公文立卷人員要注意平時對文件的收集，將本機關(guān)需要立卷的文件材料及時集中到一起，以免散失。本機關(guān)的發(fā)文要有專人負(fù)責(zé)將原稿、印本及附件等收集齊全、完整，以便隨時向立卷部門集中。同時，要建立收文制度，將收文及時、完整地向檔案部門移交。
第三，鑒別與歸卷。在對文件進(jìn)行了收集之后，就要及時進(jìn)行整理、鑒別和歸卷，并進(jìn)行分類。不同保管期限的文件，要按本機關(guān)保管期限表的要求將永久、長期、短期保管的文件初步分開。
（2）立卷。
首先，檢查與調(diào)整卷內(nèi)文件。要檢查文件是否齊全、完整；是否符合歸檔范圍的要求；是否保持了文件之間的歷史聯(lián)系，與歸卷類目是否吻合，運用特征是否準(zhǔn)確；卷內(nèi)文件的保存價值是否一致；卷內(nèi)文件數(shù)量是否過多或過少。
其次，排列卷內(nèi)文件順序。卷內(nèi)文件一般按照時間、問題、作者、地區(qū)、名稱、重要程度、程序或階段、文件往來機關(guān)順序排列。排列時要注意按問題特征立卷，不能混排。
第三，編排頁碼。排列案卷順序之后，要拆除文件上的金屬裝訂物，以免金屬物日久氧化銹蝕文件。同時要對文件進(jìn)行修補，凡在裝訂線左側(cè)有文字的文件材料，要在左邊加邊取齊，右邊疊起；尺寸不足規(guī)定尺寸的要加紙裱糊襯托；破損的要進(jìn)行修補。修補完畢要以卷為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫張?zhí)枺瑥執(zhí)枒?yīng)編在文件材料的右上角，一張只編一個號，背面不編。
第四，填寫卷內(nèi)文件目錄及備考表。每個案卷都應(yīng)填寫卷內(nèi)文件目錄，用來介紹本卷內(nèi)文件的內(nèi)容，便于文件檢索查閱。卷內(nèi)文件目錄包括順序號、文件作者、文件標(biāo)題、文號、文件日期、所在張?zhí)枴渥ⅰ０妇淼膫淇急硎前妇淼淖詈笠豁摚饕脕碛浭鼍韮?nèi)文件的實有張數(shù)、立卷日期、立卷人姓名，并留出空白以備說明本卷文件保管使用的有關(guān)情況、卷內(nèi)文件的變動情況。
第五，擬寫案卷標(biāo)題。案卷的標(biāo)題是對案卷內(nèi)文件名稱的概括，其作用在于準(zhǔn)確地揭示案卷的內(nèi)容，為卷內(nèi)文件查找提供可資檢索的渠道。案卷標(biāo)題應(yīng)簡明、樸實、概括，具有政治上的嚴(yán)肅性、結(jié)構(gòu)上的完整性、文字上的準(zhǔn)確性、邏輯上的合法性。
第六，填寫案卷封皮并進(jìn)行裝訂。案卷的封皮是案卷的外表，填寫好案卷封皮，可使立成的案卷美觀整齊，便于編制案卷目錄和查找利用。案卷封皮上應(yīng)填寫的項目一般包括；機關(guān)名稱、機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)名稱、案卷名、機密等級、卷內(nèi)文件的起止日期、文件頁數(shù)、保管期限及全宗號、目錄號、案卷號等。為了便于對案卷的保護(hù)，要對案卷進(jìn)行裝訂或裝盒，在對卷內(nèi)文件進(jìn)行檢查后，用白線將案卷封皮和卷內(nèi)文件訂在一起。
第七，編制案卷目錄。把本的案卷經(jīng)過分類、排列，再進(jìn)行編號、登記、造冊，就形成了本的案卷目錄。案卷目錄包括案卷號、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的起止日期、卷內(nèi)文件份數(shù)和張數(shù)、保管期限、備注等。
（3）案卷的歸檔。
案卷的歸檔是把一年中立成的案卷移交檔案室集中保管，以保證機關(guān)檔案的完整，便于查找利用。在移交之前，所移交的案卷的質(zhì)量要經(jīng)過檔案部門檢查驗收。檢查驗收的內(nèi)容包括歸檔文件是否齊全完整，有無重復(fù)；是否遵循文書立卷的原則進(jìn)行立卷；文件和電報是否保持內(nèi)容聯(lián)系，合并整理，統(tǒng)一立卷；絕密文件是否在卷皮上蓋有絕密字樣專用章；保管期限是否準(zhǔn)確；永久、長期、短期保管的文件是否分開立卷等。另外，對歸檔文件的數(shù)量和移交目錄也應(yīng)檢查驗收。歸檔工作一般應(yīng)在次年的3月份完成，最遲也不能超過6月份。完成了歸檔工作，文件材料就正式轉(zhuǎn)化為檔案。
第八講公文管理
國務(wù)院新頒布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）中專門增設(shè)了一章，即“第八章公文管理”，對公文管理的職責(zé)、程序和基本要求等作了詳盡、系統(tǒng)的規(guī)定，為做好公文管理工作提供了有力的政策依據(jù)。在公文處理工作中，必須嚴(yán)格按照公文管理的有關(guān)規(guī)定，切實加強公文管理工作。
一、加強公文管理工作的重大意義
公文管理是指對公文的公開發(fā)布、撤銷、廢止以及本機關(guān)所有收文、發(fā)文的存放、復(fù)制、清退等工作的科學(xué)管理。公文的特殊地位和作用決定了做好公文管理工作的重要意義：
（一）公文管理是公文處理的重要內(nèi)容。一般來說，公文處理包括三大環(huán)節(jié)：即公文的形成；公文的處理；公文的管理。這三個環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，缺一不可。在公文形成—公文處理—公文管理的整個流程中，公文管理是公文處理工作的重要環(huán)節(jié)，也是行政機關(guān)日常管理工作中不可缺少的重要內(nèi)容
（二）公文管理是機關(guān)機要工作的重要組成部分。公文具有很強的政治性、法規(guī)性、機要性和實用性。公文中有相當(dāng)一部分是機密文件，有的涉及到黨和國家的秘密，有的雖然不涉及黨和國家的秘密，但涉及本單位、本部門的機密。文秘部門在處理公文的過程中，會接觸大量系統(tǒng)的、較為完整的機密文件。所以，文件管理的好壞，事關(guān)黨和國家的機密。必須慎之又慎，不能有絲毫的麻痹大意。
（三）做好公文管理工作是提高公文運轉(zhuǎn)效率、提高公文質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。公文管理與公文運轉(zhuǎn)密不可分。一個單位、一個部門公文管理水平的高低，直接關(guān)系到公文辦理的效率和效果。因此，公文管理人員一定要充分認(rèn)識公文管理工作的重要性，了解和掌握公文管理的規(guī)律和方法，認(rèn)真細(xì)致地
做好每個環(huán)節(jié)的工作，確保萬無一失。
二、公文管理的基本原則
公文管理是文秘部門的一項經(jīng)常性工作，文秘人員除了要按照《辦法》中要求的“堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全”以外，從管理的角度講，公文管理還必須遵循以下原則：
（一）統(tǒng)一渠道，集中管理。《辦法》第四十四條規(guī)定：“公文由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。”這就是說，公文應(yīng)該由文秘部門實行集中統(tǒng)一管理。一個單位、一個部門接收的公文來自各個方面，下發(fā)的公文又
往往由所屬各部門起草、承辦，這樣就自然形成公文運行的多種渠道。如缺乏集中統(tǒng)一管理，就會造成公文運轉(zhuǎn)混亂，經(jīng)辦人員不清，處理效率緩慢，有時還會造成公文旅行，影響工作。因此，文秘部門要對公文實行集中統(tǒng)一管理。具體包括：
（l）統(tǒng)一接收。凡寄給本機關(guān)的公文，除領(lǐng)導(dǎo)同志親啟件外，一律由文秘人員統(tǒng)一接收、拆封、登記和分發(fā)處理，其他部門和人員不得隨意接收、處理。（2）凡以本機關(guān)名義上報、下發(fā)的公文，無論哪個部門承辦，均應(yīng)送文秘部門統(tǒng)一登記、編號、發(fā)放，各承辦部門不得自行發(fā)放。（3）本機關(guān)接收和發(fā)出的所有文件，均由文秘部門集中保管。機關(guān)各部門承辦的文件，承辦完畢后必須交回，不得長期保存在各個部門，特別是不得長期保存在個人手里。只有切實做到“統(tǒng)一渠道，集中管理”，才能使公文管理工作井井有條，運行有序。
（二）建章立制，科學(xué)管理。公文管理工作具有很強的科學(xué)性、藝術(shù)性。管理得好，就會有條不紊，一目了然；管理得不好，則顯得亂七八糟，一塌糊涂，既不便查找使用，又容易造成文件散失或泄密。因此，文秘人員要學(xué)會科學(xué)地管理文件。管理文件的方法很多，一般來說，將文件分門別類管理是一個好的辦法，如可以按照“上來文”、“下來文”、“本級發(fā)文”分門別類管理。當(dāng)然文秘人員也可以根據(jù)本機關(guān)的實際情況制定科學(xué)合理的管理方法。
在公文運轉(zhuǎn)過程中，各級行政機關(guān)對公文處理都有嚴(yán)格的規(guī)定和要求，既有程序性的規(guī)定，又涉及《保密法》等方面的法規(guī)，這就要求公文管理的每一個環(huán)節(jié)都要遵循既定的規(guī)程和要求，不能隨心所欲，各行其是。但與此同時，也要力求做到科學(xué)管理，管而不死，既要認(rèn)真細(xì)致，一絲不茍，又要靈活實用，方便工作。
（三）加強協(xié)調(diào)，多方配合。公文管理工作是為機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)工作和業(yè)務(wù)部門的工作服務(wù)的，從領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)到各個職能部門都會在不同范圍、不同環(huán)節(jié)上參與公文處理工作，因此，文秘部門和專職、兼職的公文管理人員，都必須與機關(guān)
領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門密切聯(lián)系，爭取機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門承辦人員的支持與協(xié)作。
（四）嚴(yán)格保密，確保安全。公文特別是高級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)制發(fā)的文件，有許多涉及黨和國家的重大決策，涉及到黨和國家的重要秘密。因此，保守秘密，也就成為公文管理的一項重要內(nèi)容。如果文件管理不善造成泄密，就會對黨和國家的事業(yè)造成危害和損失。這一點，文秘人員一定要有清醒的認(rèn)識，提高警惕，嚴(yán)格遵守各項規(guī)章制度，做到存放、清退、銷毀等各個環(huán)節(jié)都有章可循，手續(xù)清楚，責(zé)任明確，嚴(yán)防公文丟失和泄密。
三、公文管理的基本職責(zé)和要求
公文管理主要包括公文的公開發(fā)布、撤銷、廢止以及翻印、復(fù)印、清退、銷毀等環(huán)節(jié)。文秘人員必須嚴(yán)格按照公文管理的崗位職責(zé)要求，以高度負(fù)責(zé)的精神，嚴(yán)肅認(rèn)真地做好公文管理工作。
（一）翻印。根據(jù)工作需要，下級機關(guān)可按規(guī)定翻印上級機關(guān)下發(fā)的文件。《辦法》第四十六條規(guī)定：“上級機關(guān)的公文，除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外，下一級機關(guān)經(jīng)負(fù)責(zé)人或者辦公廳（室）主任批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時，應(yīng)當(dāng)注明翻印機關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。”翻印的公文應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格登記，和正本公文一樣管理。翻印公文的只能是“下一級機關(guān)”，而不能越級翻印。如縣級機關(guān)就不能直接翻印省級機關(guān)的文件。
（二）公開發(fā)布。公開發(fā)布行政機關(guān)公文，必須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準(zhǔn)。公開發(fā)公文應(yīng)當(dāng)堅持“誰發(fā)文、誰批準(zhǔn)”的原則，非發(fā)文機關(guān)無權(quán)批準(zhǔn)公開發(fā)布公文。經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力，應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
（三）復(fù)印。根據(jù)工作需要，非秘密級以上公文可以復(fù)印，但不能作為正式公文使用。在特殊情況下，確需以公文復(fù)印件作為正式公文使用時，必須加蓋復(fù)印機關(guān)證明章。否則，可視為無效。
（四）撤銷。公文被撤銷時，視作自始不產(chǎn)生效力。只有發(fā)文機關(guān)及其上級機關(guān)有權(quán)宣布撤銷公文。
（五）廢止。與現(xiàn)行政策、法規(guī)不符的公文，應(yīng)及時宣布廢止。公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
（六）清退。就是按照規(guī)定，定期對收到的上級公文和本級下發(fā)的公文進(jìn)行清理和回收。清退文件的范圍一般包括：
1．絕密文件。凡絕密文件，一般都要在閱完辦畢后及時收回，由秘書人員集中保存，以防泄密。對上級機關(guān)要求退回的文件，要在規(guī)定的時間內(nèi)退回。
2．有重大錯情的文件。凡本級機關(guān)發(fā)出的文件，如發(fā)現(xiàn)有重大錯情，要立即全部收回，重新印發(fā)。對上級機關(guān)要求收回的有重大錯情的文件，文秘部門要盡快退回，不能以任何借口不退或借故拖延留存。
3．傳閱文件。對份數(shù)少，需要送領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門傳閱的文件，要規(guī)定傳閱時間，及時收回。
4.征求意見和送審文件。對需要送幾個部門征求意見、會簽或送請領(lǐng)導(dǎo)同志審閱批示的文件，文科人員要及時催退收回。
5．會議文件。各種會議印發(fā)的文件、材料，一般在會議結(jié)束時應(yīng)予收回。會議主持機關(guān)準(zhǔn)許與會人員帶走的會議文件，與會人員返回單位后應(yīng)將全套會議文件交由所在單位文秘部門登記，統(tǒng)一保管。
6．承辦件。對文秘部門轉(zhuǎn)出的承辦件，承辦部門要盡快辦理，并在辦理完畢后及時將文件退回。文秘人員也要主動催退收繳。
7．未經(jīng)本人審閱的領(lǐng)導(dǎo)同志講話。有時為了便于工作而印發(fā)的未經(jīng)本人審閱的領(lǐng)導(dǎo)同志講話，在傳達(dá)結(jié)束后要及時收繳。
8．離職人員文件。對工作調(diào)動、長期離職學(xué)習(xí)或休養(yǎng)的人員。離職前要徹底清理個人手中的文件。文秘人員應(yīng)主動督促，協(xié)助清理。管理文件的同志調(diào)動工作時，必須詳細(xì)開具文件目錄或者按文件登記簿，向接替的同志移交，并履行簽字手續(xù)。
（七）銷毀。不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過認(rèn)真鑒別并經(jīng)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。銷毀文件的范圍一般包括：上級下發(fā)的不需立卷歸檔的文件；上級下發(fā)的需要歸檔立卷的重份文件；本機關(guān)制發(fā)的歸檔立卷后的余份文件；下級機關(guān)抄送本機關(guān)的無存檔價值的文件；上級機關(guān)指定銷毀的文件等。
銷毀文件可以采取碎紙機粉碎或者送往指定印刷廠化紙漿的方式。在銷毀公文之前，首先要對銷毀公文進(jìn)行清點。把經(jīng)過鑒別確無存檔、保存價值的公文清理出來，逐件登記后，報請辦公廳（室）負(fù)責(zé)人簽批，然后送往指定地點和單位
（如印刷廠），并派兩名以上人員監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。一切單位或個人均不得私自銷售或銷毀公文。
（八）合并機關(guān)的公文管理。機關(guān)合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機關(guān)撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。
四、公文的管理保密
公文的保密管理是公文管理的重點。《辦法》第五條規(guī)定：“公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。”這里講的文件的保密管理，著重指機要文件的管理。機要文件或稱密件從擬搞、打印、復(fù)制、收發(fā)、傳遞、保管、清退、歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)都要必須注意保密。
（一）擬稿。機要文件在擬議、擬槁、修改過程中要注意保密，不得外傳，文件付印前要標(biāo)明密級。
（二）繕校。繕校過程中要有嚴(yán)格的保密制度和措施。一切密件的譽印、打印都要確定專人，印刷機要文件要到指定印刷廠。密件文印人員工作時要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律。
（三）復(fù)制。復(fù)印、翻印密件要有嚴(yán)格的控制措施，絕密件或注明不得翻印的公文，任何機關(guān)不準(zhǔn)翻印、復(fù)印。
（四）遞送。送往外地的密件應(yīng)由機要通信部門遞送，不得使用普通郵政。市內(nèi)遞送時，應(yīng)由機要交通部門派專人直接送達(dá)。機關(guān)內(nèi)部傳遞，要機要秘書直接辦理，不能私自委托別人代送。
（五）收發(fā)登記。密件和普通文件要分別處理，機要秘書對收進(jìn)和發(fā)出的密件，都要登記、編號，嚴(yán)格履行交接手續(xù)。發(fā)現(xiàn)文件封口未封或有其它異樣時，應(yīng)及時查處。發(fā)出的密件要牢固包裝密封，并標(biāo)明密級。
（六）閱辦。在傳閱辦理密件過程中，不允許橫傳，不得隨意抽走。機要秘書在傳遞密件時要堅持登記制度，要清點簽字，隨時掛號、銷號。
（七）保管。密件要集中保管，特別是機要文件要存放在有保密設(shè)施的文件柜內(nèi)，專室專人管理。調(diào)閱密件，要經(jīng)主管單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并當(dāng)日交回。
（八）清退。由于工作需要暫使用密件的要進(jìn)行登記，并及時清退，杜絕密件缺損、丟失現(xiàn)象的發(fā)生。
（九）歸檔。歸檔要劃分密級，建立查閱審批制度。檔案材料未經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)，不許公開，不準(zhǔn)復(fù)制。
（十）銷毀。要銷毀的密件，應(yīng)先登記造冊，經(jīng)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)才能銷毀。銷毀時至少應(yīng)派兩人以上在指定的造紙廠監(jiān)銷。
第五篇：《國家行政機關(guān)公文處理辦法》講座（上）（本站推薦）
《國家行政機關(guān)公文處理辦法》講座（上）
從2001年1月1日起國家行政機關(guān)實施新的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱“《辦法》”）。為進(jìn)一步做好公文處理工作，特開設(shè)“《國家行政機關(guān)公文處理辦法》講座”專欄。該講座分八講：第一講，努力做好新時期的行政機關(guān)公文處理工作；第二講，公文種類；第三講，公文格式；第四講，行文規(guī)則；第五講，發(fā)文辦理；第六講，收文辦理；第七講，公文歸檔；第八講，公文管理。
第一講 努力做好新時期的行政機關(guān)公文處理工作
從2001年1月1日起，國家行政機關(guān)施行這個新的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》。這是我國國家行政機關(guān)公文處理走向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的一個重要標(biāo)志。認(rèn)真實施《辦法》，對于國家行政機關(guān)提高工作效率，保證工作質(zhì)量，依法行政，推進(jìn)國民經(jīng)濟和社會發(fā)展順利進(jìn)行是十分重要的。
一、做好行政機關(guān)公文處理工作是依法行政和加強機關(guān)建設(shè)的重要保證
公文在我國歷史上由來已久，它是統(tǒng)治階級管理國家、處理政務(wù)以及記載各種活動情況的工具。這就決定了不同的社會制度和歷史階段，對公文的范疇有不同的理解和界定，公文處理的辦法也就各不相同。新中國成立后，公文的范疇比過去擴大了。目前人們習(xí)慣上理解的公文可以分為兩大類，一是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團體在辦理公務(wù)中形成和使用的通用公文；一是外交、軍事等領(lǐng)域使用的專用公文。我們這里主要是討論行政機關(guān)的通用公文處理問題。
公文的性質(zhì)決定了其在國家行政機關(guān)公務(wù)活動中的地位和作用。國家行政機關(guān)是國家權(quán)力的執(zhí)行機關(guān)，依法行政是其貫徹依法治國方略的基本要求。行政機關(guān)的公文（包括電報，下同），是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。做好國家行政機關(guān)公文處理工作，對于依法行政關(guān)系十分重要。公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作，是機關(guān)工作的重要內(nèi)容，提高機關(guān)工作水平就一定要加強公文處理工作。為此，必須明確國家行政機關(guān)公文處理的目標(biāo)、原則和基本要求。
行政機關(guān)公文處理的目標(biāo)是要實行規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。所謂規(guī)范化是指公文處理的每項程序、操作都要遵循一定的規(guī)程、方式和要求，完成結(jié)果要達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格；所謂制度化是規(guī)范化在一定程度上上升為法制化，或是紀(jì)律化，在公文處理中建立并執(zhí)行一整套的處理制度；所謂科學(xué)化是指公文處理的規(guī)范、制度應(yīng)當(dāng)建立在科學(xué)的基礎(chǔ)上，符合公文處理運行的規(guī)律和實際。如果對于科學(xué)化的含義進(jìn)一步延伸，還應(yīng)當(dāng)包括公文處理中運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，采用現(xiàn)代化的辦公手段。
行政機關(guān)公文處理的原則和基本要求主要是：
1．政治性。行政機關(guān)公文處理的政治性是與行政公文的政治性緊密相連的。由于行政機關(guān)公文處理工作是與國家政權(quán)機關(guān)密切結(jié)合，并由國家政權(quán)機構(gòu)具體承擔(dān)的，因此在行政機關(guān)公文處理工作中一定要牢固樹立政治觀念，堅持“講政治”。
2．實事求是。這是我們一切工作的出發(fā)點和基本指導(dǎo)思想，《辦法》將其確定為行政機關(guān)公文處理工作的首要原則，我們應(yīng)當(dāng)堅持貫徹執(zhí)行。在擬制文件、承辦來文、制定政策規(guī)定中，都要堅持一切從實際出發(fā)。
3．精簡、準(zhǔn)確。精簡就是要壓縮文件數(shù)量，提高文件質(zhì)量，準(zhǔn)確確定發(fā)文范圍。行文要確有必要性，防止文件過長，套話、空話、廢話連篇，不能隨意擴大文件分發(fā)范圍。準(zhǔn)確即指公文制作過程中的實事要準(zhǔn)確無誤，制定的政策規(guī)定要有針對性；又指公文的分發(fā)、投送傳遞、分辦批示要準(zhǔn)確無誤。
4．及時、高效。就是要講求公文處理的時效性，做到迅速、快捷，不得積壓、拖延。
5．安全、保密。行政機關(guān)的公文大多是國家意志、活動的書面形式，是國家機密的集中體現(xiàn)，這就要求在公文處理中密級文件不得泄密，一般文件也不能遺失。
二、行政機關(guān)公文處理工作要體現(xiàn)時代特色，實現(xiàn)“三化”
新中國國家行政機關(guān)的公文處理工作，走向規(guī)范化、制度化，經(jīng)歷了一個較長的過程。八十年代前，行政機關(guān)公文處理主管部門對秘書機構(gòu)的設(shè)置、任務(wù)，公文的擬制等等，有一些規(guī)定，但都是專項的、零散的，沒有形成一個完整的制度。直到1981年2月，國務(wù)院辦公廳制發(fā)了第一個較為系統(tǒng)的《國家行政機關(guān)公文處理暫行辦法》；1987年2月，國務(wù)院辦公廳又修訂公布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，19 9 3年再次對這個“辦法”修訂后發(fā)布。到2000年8月，國務(wù)院發(fā)布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，經(jīng)過多年的實踐和不斷修改完善，可以說這個《辦法》已經(jīng)比較成熟。認(rèn)真實施《辦法》，必將有力地推動國家行政機關(guān)的公文處理盡快實現(xiàn)規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。由于本系列講座在以后各講中還要較為系統(tǒng)全面的分別講解公文處理的種類、格式、行文規(guī)則、發(fā)文辦理、收文辦理、歸檔和公文管理等，這里我們只分析《辦法》與1993年國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱“國辦《辦法》”）的不同之處。這主要表現(xiàn)在三個方面：
（一）發(fā)布的主體機關(guān)不同。前幾次的“公文處理辦法”，都是由國務(wù)院辦公廳發(fā)布的。這次《辦法》的發(fā)布主體是國務(wù)院，從而就使《辦法》具有了政府法規(guī)的性質(zhì)，更具有權(quán)威性和強制性。各級國家行政機關(guān)都必須嚴(yán)格執(zhí)行。
（二）結(jié)構(gòu)和內(nèi)容上有較大調(diào)整和較多補充。《辦法》》共9章57條，比國辦《辦法》7章45條增加了2章 12條。
“第一章總則”，國辦《辦法》8條，《辦法》仍保留了8條，但在內(nèi)容上做了較大修改。其中新增了公文處理定義和領(lǐng)導(dǎo)者2條；刪除了“黨政分開”1 條，刪除了公文的作用、公文處理的程序、對文秘人員的要求等內(nèi)容；合并改寫了公文處理的原則，保留改寫了公文處理的機構(gòu)和人員配備。通過修改，“第一章總則”部分，主要是規(guī)定了行政機關(guān)公文的定義，公文處理工作的定義、目的、目標(biāo)、原則、要求、機構(gòu)、人員和組織領(lǐng)導(dǎo)問題。
“第二章公文種類”，國辦《辦法》和《辦法》均為1條。但《辦法》刪除了“指示”種類，增加了“意見”種類；并將國辦《辦法》中的“公告、通告”分列為兩類、兩種。這樣《辦法》規(guī)定的公文種類計有十三類、十四種，包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。
“第三章公文格式”，增加了1條：“第十一條公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則，參照《國家行政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。”共3條，對原各條內(nèi)容進(jìn)行了修改。明確了“抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。”公文用紙統(tǒng)一確定為A4型。增加了上行文應(yīng)當(dāng)注明“會簽人姓名。其中，‘請示’應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。”電報緊急程度中增加了“特提”，將電報的緊急程度由3級改為4 級。
“第四章行文規(guī)則”，主要是對行文關(guān)系做了修改。增加了“行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。” 1條，共11條。其中第十五條中，將國辦《辦法》規(guī)定的政府各部門“也可以根據(jù)本級政府授權(quán)和職權(quán)規(guī)定，向下一級政府行文。”修改為“除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審撤事項外，一般不得向下一級政府正式行文。”并規(guī)定“部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。”取消了國辦《辦法》中“經(jīng)批準(zhǔn)在報刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)當(dāng)視為正式公文依照執(zhí)行，可不再行文。同時，由發(fā)文機關(guān)印制少量文本，供存檔備查。”其內(nèi)容改寫歸入“第八章公文管理”中。
“第五章發(fā)文辦理”，是從國辦《辦法》第五章公文辦理中分出后新列的1章，共6條。在發(fā)文程序中新增了“復(fù)核”環(huán)節(jié)；對草擬公文提出了更為明確的要求，新增了兩款：“
（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文的目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。”“
（四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。”“第二十六條擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。”
“第六章收文辦理”，這一章也是從國辦《辦法》第五章公文辦理中分出后新列的，也是《辦法》中內(nèi)容增加最多的部分，共8條。主要是對收到的公文分為下級機關(guān)上報的需要辦理的公文和上級機關(guān)下發(fā)或交辦公文兩類，重點對下級機關(guān)來文辦理做了詳細(xì)規(guī)定。
“第七章公文歸檔”，是從國辦《辦法》“第六章公文立卷、歸檔和銷毀”中分出新列的，共6條。在內(nèi)容方面，新增了公文存檔要求。
“第八章公文管理”，這是《辦法》增設(shè)的一章，但也吸收了國辦《辦法》中有關(guān)公文復(fù)制、銷毀等方面的內(nèi)容，共10條。增加了“第四十九條公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。”“第五十二條機關(guān)合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機關(guān)撤銷時需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。”
“第九章附則”，對國辦《辦法》3條刪除1條，增加了要對電子文件和公文辦理督查制度另行制定規(guī)定2條，共4條。
(三)、在指導(dǎo)思想上有了新的突破。與國辦《辦法》相比，《辦法》不只是內(nèi)容上的增減，而是在保留了國辦《辦法》中一些實踐已經(jīng)證明了的正確的做法后，有了新的突破。
一是體現(xiàn)了時代特色。人類社會已經(jīng)開始進(jìn)入知識經(jīng)濟時代，經(jīng)濟全球化的趨勢日益增強，各種生產(chǎn)要素在全球范圍內(nèi)流動速度明顯加快。在我國隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的建立，國民經(jīng)濟和社會發(fā)展管理勢必要與國際接軌。公文處理作為行政機關(guān)管理國家事務(wù)手段的一個組成部分，也就要與這種大趨勢相適應(yīng)。《辦法》充分體現(xiàn)了時代特色。比如公文用紙，國辦《辦法》規(guī)定，一般為16開型，也可以用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。具有選擇性。而《辦法》則統(tǒng)一規(guī)定為“公文用紙一般采用國際A4型（210mm ×297mm）。”體現(xiàn)了唯一性。再比如，《辦法》要求對公文處理中涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定要另行制定。適應(yīng)政府職能轉(zhuǎn)變的需要，《辦法》加大了協(xié)商力度。在文種中取消了“指示”，增加了“意見”，適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
二是強調(diào)了督查落實。領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)不僅要做出正確的決策，更為重要的是抓好決策的落實。督促檢查是辦公廳（室）的一項重要職責(zé)。《辦法》新增了督查的要求，強調(diào)了對公文處理中的督查落實工作，第五十六條規(guī)定“各級行政機關(guān)的辦公廳（室）對上級機關(guān)和本機關(guān)下發(fā)公文的貫徹落實情況應(yīng)當(dāng)進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。有關(guān)規(guī)定另行制定。”
三是從制度上保證了壓縮文件數(shù)量。這些年來我們一直在強調(diào)減少文件數(shù)量，提高文件質(zhì)量，解決“文山”問題，但收效甚微。究其原因，一個主要方面就是缺少明確的制度規(guī)定，常常是提出一些模棱兩可的原則性要求，《辦法》第十三條、第十五條在解決這個問題上做出了明確規(guī)定。
四是更為符合實際，便于操作，提高公文處理效率。如電報緊急程度中增加了“特提”，“請示”附注處增加了注明“聯(lián)系人的姓名和電話”。
當(dāng)然，如同仍何事物一樣，《辦法》也并非十全十美。比如“第四章行文規(guī)則”中“‘報告’不得夾帶請示事項。”這一條的本意非常明確，是說“報告”文種中不能混雜、帶有“請示”事項。但其中“夾帶”一詞，明顯是用詞不當(dāng)。“夾”有混雜的意思，但“夾帶”一詞在《現(xiàn)代漢語詞典》中解釋為：“【夾帶】①藏在身上或混雜在其他物品中間偷偷攜帶：嚴(yán)禁夾帶危險品上車。②考試時作弊暗中攜帶的與試題有關(guān)的材料。”可以看出“夾帶”是一個有明確含義、規(guī)定的詞，使用必須恰當(dāng)。對此在征求意見時，我們曾經(jīng)提過，但沒有被采納。雖然這一問題對《辦法》來說瑕不掩瑜，也不影響執(zhí)行《辦法》，但《辦法》作為政府法規(guī)性質(zhì)的文件理應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)無誤，這一點不能不說是一點缺憾。我們在制定《辦法》實施細(xì)則時應(yīng)注意糾正。
三、加強對行政機關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，努力搞好公文處理人員隊伍建設(shè)。
加強領(lǐng)導(dǎo)是做好行政機關(guān)公文處理工作的關(guān)鍵。按照《辦法》規(guī)定，行政機關(guān)的負(fù)責(zé)人加強對公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，至少要做到三個方面：
一是要“高度重視公文處理工作”。這主要是指行政機關(guān)的負(fù)責(zé)人要充分認(rèn)識到公文處理工作在機關(guān)工作中的地位和作用，公文處理既是行政機關(guān)管理社會事務(wù)、調(diào)控經(jīng)濟運行手段的重要載體，也是機關(guān)工作內(nèi)容的重要組成部分。作為行政機關(guān)的負(fù)責(zé)人必須將其納入工作的重要議事日程，予以高度重視。
二是要“模范遵守本辦法”。行政機關(guān)的負(fù)責(zé)人即是公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)者、組織者，也是《辦法》的執(zhí)行者。特別是行政機關(guān)的公文形成效力以最終簽發(fā)者正式簽發(fā)為標(biāo)準(zhǔn)，也就是說最終簽發(fā)者要對簽發(fā)的文件負(fù)全部責(zé)任。這就要求行政機關(guān)的負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真學(xué)習(xí)行政機關(guān)公文處理知識，掌握公文處理程序，并帶頭遵守執(zhí)行《辦法》。要堅持公文處理的基本原則，熟悉公文文種、格式，執(zhí)行行文規(guī)則。在辦理發(fā)文中，授意草擬公文要講明意圖，明確要求。簽發(fā)時要認(rèn)真審改，確定簽發(fā)權(quán)限，防止越位越權(quán)。在審批來文時“對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期。”
三是要“加強對本機關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。”就是要經(jīng)常研究機關(guān)公文處理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。要加強對從事公文處理工作人員的思想政治工作，安排培訓(xùn)，督促學(xué)習(xí)，關(guān)心生活。
關(guān)于行政機關(guān)公文處理的機構(gòu)設(shè)置，《辦法》第七條明確規(guī)定：“各級行政機關(guān)的辦公廳（室）是公文處理的管理機構(gòu)，主管本機關(guān)的公文處理工作并指導(dǎo)下級機關(guān)的公文處理工作。”各級行政機關(guān)要結(jié)合當(dāng)前正在進(jìn)行的政府機構(gòu)改革，設(shè)置科學(xué)合理、精干高效、運轉(zhuǎn)靈活、反應(yīng)靈敏的公文處理機構(gòu)。今后作為省一級行政機關(guān)的公文處理管理機構(gòu)，要加強對全省各級行政管理機關(guān)的公文處理指導(dǎo)工作，開展對行政機關(guān)公文處理人員的培訓(xùn)，密切聯(lián)系，做到協(xié)調(diào)一致，上下貫通，相互配合支持。
行政機關(guān)公文處理的任務(wù)、作用、目標(biāo)，決定了其在機關(guān)工作中的地位，也決定了做好公文處理工作，保證機關(guān)工作的正常運轉(zhuǎn)，必須有一支高素質(zhì)的公文處理隊伍。為此《辦法》第八條規(guī)定“各級行政機關(guān)的辦公廳（室）應(yīng)當(dāng)設(shè)立文秘部門或者配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作”。新時期行政機關(guān)公文處理人員隊伍建設(shè)，要堅持以政治可靠、作風(fēng)過硬、業(yè)務(wù)精通、工作扎實為目標(biāo)，著力突出三個方面：
一是提高政治素質(zhì)。就是要按照江澤民總書記“三個代表”的重要思想，堅持為人民服務(wù)的宗旨，時刻把人民群眾的利益放在第一位。要堅持“講學(xué)習(xí)、講政治、講正氣。”認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，特別是鄧小平理論，學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，把講政治放在一切工作的首位，時刻保持政治上的清醒與堅定，牢固樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀。要堅持做到廉潔自律，嚴(yán)格用黨的紀(jì)律和公務(wù)員行為準(zhǔn)則約束自己，自重、自省、自警、自勵，拒腐防變。作為文秘人員，還要有很強的無私奉獻(xiàn)、自我犧牲精神，甘當(dāng)“無名英雄”，耐得住寂寞，甘坐“冷板凳”。
二是加強業(yè)務(wù)建設(shè)。人類在發(fā)展，社會在進(jìn)步，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟正在蓬勃興起，行政機關(guān)的職能和管理社會的方式、手段也正在發(fā)生著重大變化，行政機關(guān)的文秘工作不再是“萬精油”、“大雜燴”，而是一門綜合性很強的專業(yè)。對文秘工作人員在知識結(jié)構(gòu)上的要求也不能再是傳統(tǒng)意義上的“文人”、“文字匠”。這就要求要注意配備人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)的合理性。在人員編制較多的部門，要注意既有漢語言文學(xué)專業(yè)的人員，也要有經(jīng)濟管理、法律專業(yè)的人員。在實際中，由于編制有限，多數(shù)機關(guān)很難做到這一點。要解決這個問題，唯一的出路在于文秘人員自己下決心學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)。新時期一個合格的行政機關(guān)文秘人員的業(yè)務(wù)知識結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)是，精通漢語語言文學(xué)，熟悉政治法律、經(jīng)濟管理，熟練運用辦公自動化技能。同時盡力學(xué)習(xí)一些邊緣學(xué)科和自然科學(xué)方面的知識。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合本機關(guān)的主要工作任務(wù)，掌握熟悉相關(guān)的業(yè)務(wù)知識。當(dāng)然，知識的海洋是浩翰的，一個人的精力和生命都是有限的，學(xué)海無涯，學(xué)無止境。但是只要我們持之以恒，以學(xué)為本，學(xué)以致用，勤奮刻苦，較多地掌握知識，勝任新時期的文秘工作是一定能夠做到的。
三是培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)。行政機關(guān)的公文處理工作任務(wù)多、責(zé)任重，看似按部就班、平平淡淡，實則直接關(guān)系到機關(guān)工作的質(zhì)量、效率，影響著黨和國家重大方針、政策的落實，也涉及到樹立和維護(hù)政府機關(guān)的形象。筆者多年從事機關(guān)公文處理工作，所經(jīng)所見所聞，深深體會到，機關(guān)公文處理工作大到公文擬制、審核把關(guān)，小到糾正語病、錯別字，印制、分發(fā)，都萬萬出不得差錯。否則，往往是“失之毫厘，差之手里”，后患無窮。真可謂：公文處理無小事。這就要求從事公文處理工作的人員，必須具有強烈的責(zé)任感、使命感和緊迫感，始終保持良好的精神狀態(tài)和高昂的工作熱情，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，謹(jǐn)慎細(xì)致，快捷高效，精益求精，確保公文處理的質(zhì)量和效率。
第二講公文種類（上）
國務(wù)院頒布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第二章“公文種類”共確定了“命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要”共13類、14個文種。
下面就各個文種作一介紹。
一、命令（令）：“適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員”。
命令（令）有3個特點，即：具有強制性、有限定的發(fā)令機關(guān)、發(fā)布命令必須以法律和法令為依據(jù)。在具體使用中命令（令）可以分為公布令、行政令、任免令、嘉獎令等。
1．公布令。這是頒布法律、法令和法規(guī)時使用的令文。公布令正文比較簡短，一般由頒布對象、頒布根據(jù)、頒布決定、執(zhí)行要求4部分組成。頒布對象，指所公布的法規(guī)文件的名稱；頒布根據(jù)，說明是經(jīng)過什么會議通過或由什么領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)批準(zhǔn)的；頒布決定，即公布或批準(zhǔn)的決定，一般有“現(xiàn)予頒布（公布、發(fā)布）”、“現(xiàn)予公布施行”等；執(zhí)行要求，一般指公布的法規(guī)文件開始生效實施的時間要求。頒布令后面要附上所頒布的法規(guī)文件。
2．行政令。這是采取重大強制性行政措施時使用的令文。行政令的正文一般分為3個部分，即命令緣由（引言）、命令事項（主文）和執(zhí)行要求（結(jié)語）。
命令緣由部分著重闡明發(fā)令原因，扼要寫明發(fā)令的背景、形勢和緣由，揭示發(fā)令的目的和意義，使受令方面了解執(zhí)行此令的重要性，增強執(zhí)行命令的自覺性。
命令事項是命令的主體部分，也就是命令所要采取的重大的強制性措施。要分條款或分層次地寫明規(guī)定事項、工作要求、方法步驟。文字要寫得具體、肯定、簡明、莊重，不作議論。使受令方面一目了然，易于執(zhí)行。
執(zhí)行要求是命令事項的補充，對受令方面提出要求和囑咐。有的令文執(zhí)行要求已在前面兩部分講明，也就不必再單獨寫這部分了。也有的命令的正文沒有明顯地分為三個部分，而是篇段合一的。
3．嘉獎令。這是上級對下級授予榮譽稱號，表彰、獎勵時使用的令文。嘉獎令的正文一般包括4個部分：優(yōu)秀事跡、性質(zhì)和意義，嘉獎項目、號召和希望。
優(yōu)秀事跡部分是構(gòu)成嘉獎令的依據(jù)和基礎(chǔ)，主要寫被嘉獎對象的英雄模范事跡。
嘉獎項目是嘉獎令的主要成份。要交代是什么機構(gòu)或什么會議決定給予嘉獎，嘉獎項目是哪些。然后，要根據(jù)嘉獎對象的事跡，扼要地寫出對受獎?wù)叩拿銊詈蛯Υ蠹业南ＭＷ珜懠为劻顟?yīng)注意：第一，嘉獎令并不常用，凡發(fā)令嘉獎的，必須是相當(dāng)突出的英雄模范人物，其功績顯赫，影響甚大，足以效法、學(xué)習(xí)。第二，嘉獎今既要敘述事跡，又要議論意義，還要有號召力，這就要求注意語言的運用，要實事求是地概括，不能夸張渲染。
二、決定：“適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員。變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項”。
決定是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)發(fā)出的，帶有制約、規(guī)范、指導(dǎo)作用的下行文。各類決定的寫法：
1．表彰決定：這類知照性決定，就是把決定事項簡要地傳達(dá)給有關(guān)單位，極少有要求執(zhí)行的具體意見，它的內(nèi)容比較單純，主要是決定依據(jù)和決定事項，即使有號召或者鼓動性的結(jié)尾，也很簡短。在寫法上往往開門見山，直接陳述，篇段合一，語句簡練、明快。
2．處分決定的寫法有所不同，應(yīng)寫受處分人的身份、錯誤事實、錯誤性質(zhì)、根源、本人對錯誤的態(tài)度、處分內(nèi)容等。
3．關(guān)于重大行動或重要事項的決定。這類決定用于安排較大范圍的重大行動或重要事項，一經(jīng)發(fā)出，震動較大。如：《國務(wù)院關(guān)于全面推進(jìn)依法行政的決定》（國發(fā)（199〕23號）等。這類決定大都經(jīng)過一定的會議討論通過。它的寫法更強調(diào)把道理說清楚、講透徹，以便盡可能地統(tǒng)一認(rèn)識，增強執(zhí)行決定的自覺性。
三、公告：“適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項”。
公告可以分為三種類型。
第一類是向國內(nèi)外宣布重大事項的公告。它通常以國家機關(guān)名義或者授權(quán)新華社向國內(nèi)外莊重宣布某一重大事項。加宣布國家領(lǐng)導(dǎo)人的選舉結(jié)果、出訪、頒布法律、重要法令，公布重大科技成果等等。
第二類是宣布影響面很大的專門事項的公告。這類公告，是由有關(guān)職能部門，按法定程序發(fā)布的，有的也因涉外工作的需要而發(fā)布。如按《商標(biāo)法》規(guī)定的注冊商標(biāo)公告，以及公布企業(yè)破產(chǎn)的公告，企業(yè)換證公告，質(zhì)量監(jiān)督公告等等。
第三類是向特定對象發(fā)布的公告。
公告內(nèi)容單一，篇幅一般比較簡短，標(biāo)題可以寫成三種形式：由發(fā)文機關(guān)、事由、文體組成；由發(fā)文機關(guān)、文體組成；只有文體這一要素組成，如（《公告》）。標(biāo)題下可依公告單獨編號。在公告的正文中，要簡明扼要地寫出公告依據(jù)、公告事項。結(jié)尾一般以“現(xiàn)予公告”、“特此公告”作結(jié)語。
四、通告：“適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項”。
通告文種各行政主管部門使用的比較多，時常見諸報端。如公安部門發(fā)布的車輛年檢、交通管制的通告，工商部門發(fā)布的企業(yè)許可證年審的通告等等。
通告的標(biāo)題大體有三種：一是由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部分組成；二是只有發(fā)文機關(guān)和文種組成；三是只寫文種《通告》。通告的正文主要是針對某些事項作出規(guī)定或限制，成為告知對象行動的規(guī)范，要求遵循。因此，正文一般由目的根據(jù)、規(guī)定事項和要求三部分內(nèi)容構(gòu)成。正文之后，習(xí)慣以“特此通告”、“此告”等詞語結(jié)尾。
擬制通告要注意三點：一要突出中心。通告常常帶有法規(guī)的性質(zhì)，要明確“允許做什么和不允許做什么”。力求簡明易懂、有章可循、有規(guī)可依。二要體現(xiàn)方針政策。必須正確地把握方針、政策，熟悉有關(guān)事項的具體情況。三要通俗易懂，切忌語言含糊，公眾難以理解。
五、通知：“適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員”。
通知是使用得比較多的一種公文。通知大多是下行文，因而有一定的指揮、指導(dǎo)性。和其它下行文種相比，通知應(yīng)用范圍更寬，具有廣泛性。大多數(shù)類型的通知對受文對象總是有所要求，提出需要執(zhí)行或辦理的事項，它雖不同于命令，但也有一定的權(quán)威性。通知還有明顯的時間性，有些通知，如會議通知，只是在指定的一段時間里有效。
按《辦法》通知可以分為批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知，傳達(dá)、要求執(zhí)行、周知性通知及人事任免通知三種。我們在辦理公文中發(fā)現(xiàn)一些地區(qū)和單位在使用通知時存在這樣幾個問題：一是標(biāo)題繁瑣。比如出現(xiàn)幾個“關(guān)于”或“通知的通知”等情況；二是轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)性通知的按語部分文字過多或態(tài)度不明確；三是要求執(zhí)行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據(jù)的事由。因此，我們在擬制通知時應(yīng)當(dāng)注意以下幾點：
1．標(biāo)題。一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部分組成，只使用一個介詞“關(guān)于”再加事由和通知即可。如：《甘肅省人民政府關(guān)于印發(fā) 1997年國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃要點的通知》。另外，還要注意在標(biāo)題中除引用法律法規(guī)和行政規(guī)章時可加書名號外，一般不加標(biāo)點符合。在起草層層轉(zhuǎn)發(fā)的通知時，要盡量把標(biāo)題寫得簡明些。可以采取兩種辦法解決：一是對各個轉(zhuǎn)發(fā)通知都提出了具體要求的，可以綜合改寫為一個新的“通知”，貫穿全部內(nèi)容或主要精神。二是對非政策性文件，幾個轉(zhuǎn)發(fā)通知又無新要求的，可以減少中間層次，直接轉(zhuǎn)發(fā)。如：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市計委“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省計委‘關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳《關(guān)于批轉(zhuǎn)（＜××日報＞）發(fā)行工作會議紀(jì)要的通知》的通知’的通知”，如果改寫為：××市計委關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國家計委辦公廳批轉(zhuǎn)《××日報》發(fā)行工作會議紀(jì)要的通知，就簡明多了。
2．批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。這類通知是針對被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文而發(fā)的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，組成了批轉(zhuǎn)性或轉(zhuǎn)發(fā)性通知。正文包括兩個部分：轉(zhuǎn)發(fā)對象和批注意見。轉(zhuǎn)發(fā)對象要寫明被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文名稱及原發(fā)文單位。批注意見要寫明對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的態(tài)度、意見和執(zhí)行要求。批轉(zhuǎn)性通知的批語和轉(zhuǎn)發(fā)性通知的按語，可長可短，應(yīng)看具體情況而定。有的照批照轉(zhuǎn)，只極為簡要地表明態(tài)度、作出評價、提出要求。如：“省經(jīng)貿(mào)委《關(guān)于1998年經(jīng)濟運行調(diào)控方案》已經(jīng)省政府同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。”有的強調(diào)重點，在寫明態(tài)度、評價和要求之后，再結(jié)合實際情況，對所轉(zhuǎn)發(fā)公文的重要意義或者某一方面的精神，突出加以強調(diào)，以引起重視。有的補充完善，對所轉(zhuǎn)發(fā)的公文除作出基本肯定外，還就其本身不夠完善的地方作些補充、說明。但一般情況下，批語和按語不易過多，以免與轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件內(nèi)容重復(fù)。
3．要求執(zhí)行和周知性通知。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據(jù)的法律、法規(guī)、政策。
4．要根據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)公文的不同情況，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語。如表態(tài)的“同意”、“原則同意”、“基本同意”等詞語；提出要求希望的“希遵照辦理”、“請認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“請研究執(zhí)行”、“請參照執(zhí)行”、“供參考”、“請研究試行”等詞語。
5．任免通知。除法定機關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)人外，其他任免一般采用“通知”。任免通知正文只寫明經(jīng)某級組織決定，任命（或免去）某人擔(dān)任某項職務(wù)即可。有的還寫明任期和待遇
六、通報：“適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況”。
通報和通知都具有知曉性和指導(dǎo)性，但通知大都要求貫徹執(zhí)行，具有一定的約束力，而通報只起引導(dǎo)、警戒、啟發(fā)、教育和溝通情況的作用。、通報可分為表揚性通報、批評性通報、情況通報等。
（一）表揚性通報：正文一般包括先進(jìn)事跡及其意義、先進(jìn)經(jīng)驗、表彰決定、希望和要求四個部分。
先進(jìn)事跡是這類通報的主要內(nèi)容。在直述式通報中，這部分內(nèi)容直接在通報中敘述，寫得詳細(xì)些。在轉(zhuǎn)述式通報中，這部分內(nèi)容已出現(xiàn)在通報的附件中，就不必再重敘述先進(jìn)事跡了，只須概括地強調(diào)或突出要點。直述式通報在介紹先進(jìn)事跡時，應(yīng)做到：第一，要把時間、地點、人物、事件、結(jié)果簡明地交代清楚。第二，要實事求是，不能任意夸大、渲染。第三，要重點突出，涉及能體現(xiàn)先進(jìn)的精神境界和突出通報中心的，就把事實寫得詳細(xì)些，無關(guān)緊要的可一筆帶過或略而不記。先進(jìn)事跡的意義和先進(jìn)經(jīng)驗，是通報的主旨。著重表彰先進(jìn)事跡的通報，應(yīng)在介紹事跡的基礎(chǔ)上，說明其意義。
表彰決定是寫明領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)對先進(jìn)表彰獎勵的決定，它通常寫在通報的末尾部分。
希望和要求，既包括對被表彰者的勉勵和期望，又包括對廣大群眾的號召和希望。這一部分要發(fā)掘先進(jìn)的典型意義和時代精神，針對當(dāng)時形勢需要有感而發(fā)，力求符合實際，有針對性，概括、鮮明、不千篇一律。”
（二）批評性通報：這類通報是通報中使用得最多的，它的內(nèi)容除在一定范圍內(nèi)公布對某單位、某人、某事的批評處理外，著重是要從被通報的事件中吸取教訓(xùn)，以典型事例對群眾進(jìn)行教育，以防類似事件的發(fā)生。其懲戒作用十分突出。
這類通報，有的是批評錯誤、公布處分決定，行文較短。有的除批評錯誤、宣布處分外，側(cè)重于分析情況，總結(jié)教訓(xùn)，指導(dǎo)改進(jìn)工作，篇幅就要長些。這類通報寫法和前一類大同小異，正文包括錯誤事實、根源和教訓(xùn)、處理決定、希望和要求四部分。
第二講公文種類（下）
七、議案：“適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項”。
議案格式比較簡單，一般寫明提請審議的事項名稱、什么時間、什么會議討論通過、目的、法定提交人和提交時間即可。如：
甘肅省人民政府關(guān)于提請審議
《甘肅省發(fā)展私營個體經(jīng)濟條例（草案）》的議案省人大常委會：
《甘肅省發(fā)展私營個體經(jīng)濟條例（草案）》已經(jīng)2000年11月8日省政府第 97次常務(wù)會議討論通過，現(xiàn)提請審議。
省長 宋照肅
二 000年十一月二十三日
八、報告：“適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問”。
報告種類多種多樣，大致可分為工作報告、情況報告、答復(fù)報告、報送文件的報告等。
1．工作報告。這是用于匯報工作進(jìn)程、總結(jié)工作經(jīng)驗、反映工作問題、提出工作意見的報告。這類報告是報告中應(yīng)用最為廣泛的一種。它的正文，一般包括基本情況、主要成績、經(jīng)驗體會、存在問題、今后意見等幾部分。格式上，每一部分可標(biāo)出序數(shù)分項寫，或列出小標(biāo)題來寫。
根據(jù)需要，工作報告可以寫成綜合性的，也可以寫成專題性的。
綜合性的工作報告，它是不同階段、不周范圍的全面工作總結(jié)或匯報。可以是各方面的綜合工作，或者一個系統(tǒng)、一個部門的全面工作。
專題性的工作報告強調(diào)專一性，它是就某一項或某一方面的工作向上級機關(guān)所作的報告。它可分為總結(jié)經(jīng)驗的專題工作報告和研究工作的專題工作報告。前一類就是呈報上級的專題工作總結(jié)，它不需要答復(fù)，后一類通常是就落實、開展、加強、發(fā)展、改進(jìn)、改革某項工作向上級作的專題報告。它不一定在工作結(jié)束后才寫，常常是在工作進(jìn)程中，待工作告一段落時寫好，待上級答復(fù)、批轉(zhuǎn)。
2．情況報告。這是對工作中的重大情況、特殊情況、新情況進(jìn)行調(diào)查了解后，向上級作出的報告。它不需要答復(fù)、主要是讓上級了解、掌握情況，以便根據(jù)情況采取措施，指導(dǎo)工作。向上級提出工作建議的報告，也屬這一類。
3．答復(fù)報告。這是答復(fù)上級機關(guān)的查詢、提問或匯報執(zhí)行上級機關(guān)某項指示、意見的結(jié)果的報告。正文包括答復(fù)依據(jù)、答復(fù)事項兩部分，寫法比較自由。有的先寫依據(jù)，后答復(fù)；有的邊寫依據(jù)，邊答復(fù)。
九、請示：“適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)”。
請示可以分為三種類型。
第一種是請求指示的。對上級制定的方針、政策、法律、法令、法規(guī)、規(guī)章或某項指示有不同理解，希望上級明確解釋，或者從實際出發(fā)需要對某項規(guī)定、制度、指示作出修訂、補充。
第二種是請求批示、解決問題的。請求上級機關(guān)解決本單位的某些困難，或?qū)Ρ締挝坏哪硞€問題提出處理意見請求上級批復(fù)而寫的請示，就屬這一類。
第三種是請求批轉(zhuǎn)的。某職能部門針對新情況、新問題提出了解決的辦法和措施，即因為不能直接要求平級或不相隸屬的機關(guān)部門照辦，而需要請求上級審定后批轉(zhuǎn)有關(guān)方面執(zhí)行，這樣上報的請示，就屬這類。這類請求批轉(zhuǎn)的請示，容易同研究工作的專題報告混淆，寫作時尤其要注意。
請示一般由請示事由、請示事項、結(jié)尾三部分組成。結(jié)尾常以請求語作結(jié)，習(xí)慣用的有“以上意見是否妥當(dāng)，請批示”、“妥否？請指示”、“當(dāng)否？請批復(fù)”、“以上意見如可行（或如無不妥），請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行”等。撰寫請示應(yīng)注意：
第一，要控制使用，當(dāng)用才用。必須辦理而在自己職權(quán)范圍內(nèi)又不能解決，確實需要請示上級的才可行文請示。不要動輒請示，把矛盾上交。
第二，要一文一事為宜，切忌把不相關(guān)聯(lián)的問題放在一個請示里，使上級無法批復(fù)，影響工作。
第三，要按級請示，確實必須越級請示的，也應(yīng)同時抄送直接的上級機關(guān)。如果一項請示涉及不止一個上級機關(guān)，應(yīng)當(dāng)以主管此項請示的上級機關(guān)為主送單位，其他為抄送單位，避免職責(zé)不明，耽誤處理時間。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，請示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，也不要同時抄送同級和下級機關(guān)。
第四，它的格式也包括標(biāo)題。正文和結(jié)尾，它的標(biāo)題一定要寫明事由，不能光寫“請示”，以提請上級機關(guān)注意，及時處理。
十、批復(fù)：“適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項”。
批復(fù)具有針對性、權(quán)威性、鮮明性。它是對某項具體工作發(fā)表指示、意見，對受文的下級有約束力，特別是關(guān)于重要事項或重大問題的批復(fù)，往往有明顯的法規(guī)作用。批復(fù)中對答復(fù)的問題應(yīng)態(tài)度鮮明，觀點明確，不能模棱兩可，使人無所適從。
批復(fù)的正文分為批復(fù)根據(jù)、批復(fù)事項兩部分。
批復(fù)根據(jù)，要極其簡要地引述來文的請示事項，或引述來文標(biāo)題，都是一句話就可以說清楚的。
批復(fù)事項是主要部分，要針對請示的內(nèi)容，給予明確答復(fù)或具體指示。有些批復(fù)，不是簡單地就請示事項表明態(tài)度，還應(yīng)根據(jù)需要給予具體指示。
批復(fù)如果不同意下級的請示，則應(yīng)簡要說明理由，以利對方接受，及時作出相應(yīng)安排。撰寫批復(fù)時應(yīng)注意：
第一，批復(fù)要緊扣請示明確作答，不要答非所問，復(fù)非所求，節(jié)外生枝。有時以有關(guān)法規(guī)、文件精神為依據(jù)答復(fù)問題時，應(yīng)寫明引據(jù)出處，以備執(zhí)行中查考。
第二，批復(fù)內(nèi)容若涉及其他部門，起草批復(fù)時應(yīng)同有關(guān)部門會簽或商量，但不能互相推倭，造成公文旅行。
第三，批復(fù)一定要有明確的受文單位。有的在標(biāo)題中就標(biāo)明了受文單位。正文結(jié)尾可寫上“特此批復(fù)”、“此復(fù)”，也可以不寫。
十一、意見：“適用于對重要問題提出見解和處理辦法。”
意見是《辦法》中新增加的文種。主要用于對重要問題提出見解和處理辦法。從行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作為上行文，可用于向上級機關(guān)報請批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)事項。作為下行文，可用于領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或某些重要問題提出處理的方針、原則和措施、辦法。
意見一般由引言、正文和結(jié)尾三部分組成。引言要寫明提出意見的事由、依據(jù)和目的。正文部分是意見所提出的具體見解和措施辦法，可采用小標(biāo)題或圍繞問題分條列項進(jìn)行撰寫。結(jié)尾，對貫徹意見提出具體要求。意見的標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)、事由和文種組成。
十二、函:“適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項”。
函的應(yīng)用范圍比較廣泛，在上下級機關(guān)之間、平級機關(guān)之間或不相隸屬的機關(guān)單位之間，涉及各方面的公務(wù)聯(lián)系，都可使用。
較為正規(guī)的公函，格式可分為三部分：
開頭，包括標(biāo)題、編號和受文單位。標(biāo)題可由發(fā)函單位、事由、文種組成。
正文是函的主要部分，要看不同用途來確定寫法。去函要把商洽的原委、詢問的問題、請求的事項、告知的情況等寫清楚，以便得到對方的支持、理解或回答。復(fù)函，要針對來件所詢問的問題、商請的事項給予明確答復(fù)，不能含糊其詞，模棱兩可，不著邊際。
結(jié)尾包括結(jié)束語及署名、日期。結(jié)束語如去函的“為要”、“為盼”、“為感”、“為荷”，復(fù)函的“待此復(fù)函”、“此復(fù)”等。也可不寫結(jié)束語，正文寫完即結(jié)束。
撰寫函件應(yīng)注意：
第一，要寫得內(nèi)容專
一、集中、中心突出，一般要一函一事。
第二，要有分寸。對上應(yīng)尊重，對下應(yīng)謙遜，對平行或不相隸屬機關(guān)，應(yīng)以禮相待。語氣應(yīng)力求平和、禮貌。要摒棄不必要的客套、無須講的道理、空洞的套話。
第三，恰當(dāng)使用習(xí)慣用語。
十三、會議紀(jì)要：“適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項”。
根據(jù)會議性質(zhì)的不同，會議紀(jì)要可以分為辦公會議紀(jì)要和其它專題會議紀(jì)要兩大類。
辦公會議紀(jì)要的標(biāo)題，可寫為會議名稱加紀(jì)要。專題會議紀(jì)要的標(biāo)題可寫為事由加會議紀(jì)要。如：關(guān)于減輕農(nóng)民負(fù)擔(dān)問題的會議紀(jì)要。一般政府機關(guān)的辦公會議、常務(wù)會議都有固定的文頭。如：甘肅省人民政府省長辦公會議紀(jì)要、甘肅省人民政府常務(wù)會議紀(jì)要等。正文可以分為兩個部分。
第一部分簡要敘述會議組織情況，可以寫出會議時間、地點、主持人、出席人員、列席人員（辦公會議的列席人員通常寫在正文之后）等。若會議只有一個議題，可以寫明專題研究討論的議題名稱。如：專題研究了農(nóng)業(yè)問題等。
第二部分是寫會議精神和議定事項，這是紀(jì)要的主要部分。辦公會議紀(jì)要的這部分。可以寫對議題的討論情況、各種意見、建議、會議作出的決議、決定，布置的工作、任務(wù)，將要采取的措施和要求等。
若只有一個議題，常采用貫通式的縱式結(jié)構(gòu)，不分條款。專題會議紀(jì)要也可采用這種寫法；若多項議題，可依會議議程的先后順序安排組織材料。
撰寫會議紀(jì)要應(yīng)注意：
第一，會議紀(jì)要是對所有會議材料的概括、綜合和提煉，因此，要定好紀(jì)要必須做好處理材料的工作。要廣泛搜集會議材料，全面掌握會議情況；要按照會議精神和領(lǐng)導(dǎo)工作意圖，對材料進(jìn)行分類和篩選；要對選用的材料進(jìn)行分析和綜合，圍繞中心組織好材料。
第二，紀(jì)要篇幅不宜過長，語言要簡明扼要。紀(jì)要常用第三人稱進(jìn)行敘述，如“會議認(rèn)為”、“會議強調(diào)”、“會議指出”、“會議號召”、“會議決定”之類。
第三，會議紀(jì)要必須全面準(zhǔn)確地反映會議情況和基本精神，其內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確。因此，會議記錄人員一定要聚精會神，盡最大努力作好會議記錄。
第三講公文格式
作為一種特定體式的文體，公文在國家政治生活、經(jīng)濟建設(shè)和社會管理活動中起著十分重要的作用。正因為如此，規(guī)范的公文格式不僅有利于體現(xiàn)國家機關(guān)的權(quán)威性、嚴(yán)肅性，而且也有利于提高工作效率，保證政令暢通。新中國成立以來，為了在全國統(tǒng)一公文和文書工作的制度和辦法，1951年，中央人民政府政務(wù)院頒布了《公文處理暫行辦法》，對公文的種類、體式、行文關(guān)系、辦理程序等作了明確規(guī)定。1957年，國務(wù)院秘書廳又印發(fā)了《關(guān)于公文名稱和體式問題的幾點意見》，進(jìn)一步統(tǒng)一和規(guī)范了公文的處理辦法。1981年和 1987年，國務(wù)院辦公廳先后發(fā)布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱舊《辦法》），并于1993年11月做了修訂。為了使國家行政機關(guān)的公文處理工作更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，不斷適應(yīng)改革開放的新形勢和公文處理工作的新變化，2000年8月份，國務(wù)院在廣泛征求意見和不斷修改的基礎(chǔ)上，發(fā)布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱新《辦法》），并規(guī)定從 2001年 1月 l日起施行。
新《辦法》規(guī)定，公文中的要素主要為：秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等。按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年12月27日發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文格式》，公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。下面，對公文各要素和標(biāo)識作一簡單介紹。
一、眉首部分
主要標(biāo)識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素。
1．公文份數(shù)序號。公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。標(biāo)識時，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。
2.秘密等級和保密期限。秘密等級是指涉密公文的保密程度，分“秘密”、“機密”、“絕密”三級。新《辦法》規(guī)定，涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限，“絕密”、“機密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號，“秘密”、“機密”、“絕密”公文均應(yīng)標(biāo)注保密期限。標(biāo)識秘密等級時，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。
3．緊急程度。急件公文分為“特急”、“急件”兩種。其中，電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)識“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。標(biāo)識時，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊密程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。
4．發(fā)文機關(guān)標(biāo)識。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識由發(fā)文機關(guān)名稱和“文件”二字組成，如“××省人民政府文件”等。對一些特定公文可只標(biāo)識發(fā)文機關(guān)名稱。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。標(biāo)識位置是上邊緣到版心上邊緣25mm處，上報的公文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識在上邊緣到版心上邊緣 80mm處。國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文格式》還規(guī)定，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號一般應(yīng)小于22mmX 15m。聯(lián)合行文時，主辦機關(guān)名稱排列在前，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布。聯(lián)合行文機關(guān)過多時，必須保證公文首頁顯示正文。
5．發(fā)文字號。由發(fā)文機關(guān)代字、年份、序號組成，如“×政發(fā)〔1999〕82號”，“×政發(fā)”指發(fā)文機關(guān)代字，“ 〔1999〕 ”指年份，“ 82號”指發(fā)文序號。整個意思就是××省人民政府在1999年所發(fā)的第82號文件。標(biāo)識位置在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行處，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年代應(yīng)用全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位，即不編為001，不加“第”字。
6．簽發(fā)人。上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空l字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人從第2行起在與主辦單位簽發(fā)人姓名對齊處按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，同時，使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名同處一行，并下移紅色反線，使紅色反線與發(fā)文字號繼續(xù)保持為4mm。
二、主體部分
主要標(biāo)識公文標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、成文時間、發(fā)文機關(guān)印章、附注等要素。
1．公文標(biāo)題。一般由發(fā)文機關(guān)名稱、概括而成的公文主要內(nèi)容和公文種類組成，如《××省人民政府關(guān)于大力發(fā)展民營科技企業(yè)的決定》、《××省人民政府辦公廳關(guān)于進(jìn)一步做好春季農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和當(dāng)前農(nóng)村經(jīng)濟工作的通知》等。公文標(biāo)題是文件內(nèi)容的高度概括，文字要求準(zhǔn)確、簡要、概括，書寫時要居中書寫，用2號小標(biāo)宋體字。回行時要注意做到詞意完整，排列居中對稱，間距恰當(dāng)，做到既有美感，又要避免產(chǎn)生異義。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，公文標(biāo)題一般不用標(biāo)點符號。
2．主送機關(guān)。指公文的主要受理機關(guān)，書寫時應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。上行文一般只寫一個主送機關(guān)，必須同時報送幾個主送機關(guān)的，可以用抄送形式；下行文可以有兩個以上的主送機關(guān)，但是，如果主送機關(guān)過多，則一般用規(guī)范的統(tǒng)稱，如“各地行政公署，各市、自治州人民政府，省政府各部門：”等。標(biāo)識位置在標(biāo)題下空1行處，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。
3．公文正文。標(biāo)識在主送機關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。
4．附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字處，用3號仿宋體字標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，如“附件：1××××××、”。附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）。
5．成文日期。以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期需要完整寫出年、月、日，而且必須用漢字書寫（“零”寫為“0”）。成文時間標(biāo)識時，右邊要空4字。
6．發(fā)文機關(guān)印章。按照《甘肅省實施＜國家行政機關(guān)公文處理辦法＞細(xì)則（試行）＝，“公文除以電報形式發(fā)出的加蓋發(fā)報專用章外，其他公文一律加蓋印章。單一機關(guān)制發(fā)的公文蓋印的位置一般應(yīng)上距正文2mm～4mm。，以端正、居中、下壓成文時間為標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)印章下弧元文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。聯(lián)合行文的印章：當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布。最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。這里需要注意的是，新《辦法》規(guī)定，聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章，而舊《辦法》只是規(guī)定，聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件由主辦機關(guān)加蓋印章。
7．附注。指需要說明的其他事項。公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。上行文的“請示”文種中，應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
三、版記部分
主要標(biāo)識主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間等要素。
1．主題詞。是進(jìn)行文獻(xiàn)標(biāo)引、存儲、檢索等工作的工具，位于附注之下，抄送機關(guān)之上，它是實現(xiàn)機關(guān)辦公自動化，提高辦公效率和質(zhì)量的一個重要環(huán)節(jié)。一般的排列次序為：反映公文內(nèi)容的主題詞在前，反映公文形式的主題詞在后。在單主題公文中，反映公文中心內(nèi)容的主題詞在前，反映公文分述內(nèi)容的主題詞在后；在多主題詞公文中，反映公文內(nèi)容的各主題詞按其出現(xiàn)的先后次序排列。主題詞用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號，詞目用3號小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。
2．抄送機關(guān)。指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)。公文如有抄送，在主題詞下一行，左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號。抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊。在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。
3．印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間。位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主題詞之下）占1行位置，用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。
四、其他
1．格式中的幾個用線。
(1)在眉首與主體之間，一般用一條紅色的間隔線。使用這條線的區(qū)別是，黨的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)如中央、省委、地委、縣委文件的間隔線中間有一顆紅角星，行政機關(guān)如國務(wù)院、省政府、市政府、縣政府的文件一般采用一條連續(xù)的橫線，中間沒有紅角星。這條線一般在發(fā)文字號下4mm處與版心等寬，采用紅色反線。
（2）版記中各要素之下均加一條黑色反線，寬度同版心。
2．用紙。公文用紙一般采用GBA 4型，成品幅面尺寸為210mm ×297mm，紙張定量為60g／m2 ～80g／m2 的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85％～90％,橫向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85％，pH值為 7.5～9.5。
3．當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。
4．排版規(guī)格與印制裝訂要求。
（1）排版規(guī)格。正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。
（2）印刷要求。雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo) BI100％，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80％．M80％。印品著墨實、均勻，字面不花、不白、無斷劃。
（3）裝訂要求。公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm。
5．頁碼。用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行處。數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字，空白頁與空白頁以后的頁不標(biāo)識頁碼。
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