第一篇：采購跟單的工作職責和工作流程

采購跟單的工作職責和工作流程

一、采購跟單的職責：負責安排公司所有的訂貨計劃、生產跟蹤、發貨情況、貨物發出后與財務的對接（就是把單子交到財務做帳）、跟蹤物流情況。

二、三、采購跟單的工作流程：

訂貨單里有不同廠家的產品的單子要分開填寫采購單，并分別傳至生產廠家。

四、然后把客戶訂貨單的內容匯總至“昆明文港商貿有限公司訂貨單”內，填寫備注欄信息，并在相應產品后備注已下至哪一生產廠家，訂單號填寫完成后掃描傳至鄭辦五、六、不同廠家的采購單按訂單號管理，下班后放到相應未發貨訂單盒內。每天自己下的訂單心中有數，要清楚自己下了些什么單,登記在發貨跟蹤表上。

七、八、樣品采購單直接掃描傳至鄭州辦，不用傳到生產廠家。

每天收到強民乳業發貨明細后，復印兩份（核對了價格、規格后再復印）原件給出納，復印件一份給財務開單，一份自存“強民發貨明細”

九、每天收到“發貨確認函”和“托運單”時，在“發貨跟蹤表”上填寫“實發、運費、發貨日期、匯款情況”等。

十、按單子上的信息每個客戶發短信，通知客戶貨物已經發出，短信內容必須說明貨物的總件數、運費、物流單號等。

十一、把“采購單”“發貨確認函”“托運單”呈A4紙大小形狀粘在一起，訂單注明“到岸價”的托運單要復印一份。

十二、粘好后按發貨日期順序整理好后，將相應信息登錄在跟蹤本上確定是登記信息與“發貨確認函”一致。

十三、登記完以后，給財務打單，如沒有“發貨確認函”和“托運單”則打電話到鄭辦跟蹤。

十四、若“訂貨單”或“托運單”上寫明到岸價的，則托運單要復印一份給財務，寫明出廠價的則不用。

十五、財務把紅聯銷售單拿過來就要核對價格、產品數量以后，按銷售單號粘貼，并在跟蹤本上注明“銷售單號”

十六、按銷售單號順序歸檔《已發貨確認函及相應訂貨單》以備查，然后把一個月所有的銷售單收訂。

十七、收到三峰的發貨明細按“跟蹤表”填寫相應“發往地、收貨人”核對其件數、金額是否正確。如正確復印兩份原件給出納，復印件一份留，另一份粘貼。再寫請款單，單上注明：收款單位、申請金額：請款人：

十八、大唐發貨單復印兩張，原件出納，一張寫清款單，一張存檔

十九、頂真（DZ）加工清單復印3張，原件出納，一張財務開單，一張留底（付請款單時再復印一張貼在請款單上）

二十、收到昆明的發貨確認函留存不用開銷售單，登記在跟蹤本上復印一份給庫房經理。

二十一、采購單數量比較大的，強民直接托運，傳《強民貨物運輸合同》與采購單粘至財務打單“到岸價”的把復印一份給財務。

二十二、雪域的“托運單”復印兩份，一份出納，一份粘貼采購單至財務打單“到岸價”的復印3份。二

十三、生產廠家是“大唐、雪域 ”發往外地的單據財務打完銷售單后，填一份《入庫單》紅聯交財務，昆明的不用填《入庫單》。

二十四、生產廠家是三峰、頂真、強民的傳真完了要給鄭辦掃描，生產廠家是大唐、雪域 的就不用掃描直接傳真

第二篇：跟單工作職責

跟單工作職責

一、與客戶溝通

1.郵件溝通

回復客戶郵件：收到客戶的郵件后確保能在當天內回復，另外，可根據客戶所在地確定回復客戶郵件的時間。回復詢價郵件，先了解清楚客戶所詢價的產品及其詳細要求，告知客戶已收到其詢價內容并且會盡快提供產品單價；回復客戶落訂單的郵件，先了解清楚客戶所訂購的產品及其詳細要求，告知客戶已收到其訂單并且會盡快提供產品最新單價及安排好相關的生產準備工作；回復客戶關于產品性能、訂單情況及其他信息的郵件，能立即回復的第一時間回復，不能立即回復的告知客戶會做相關的了解并盡快作出回復。

回復新求購郵件：收到客戶的郵件后確保能在當天內回復，另外，可根據客戶所在地確定回復客戶郵件的時間。首先應感謝客戶對我們公司的關注及其詢價信息，但不必急于立即報價，先了解清楚客戶所詢價的產品及其詳細要求、銷售市場，或可提供相關的產品信息（圖片、產品配置結構等）供客戶參考選擇，并告訴客戶不同的配置、結構將影響到產品單價的不同，如果他能提供準確的信息將對我們的報價準確性大有幫助。

發郵件開拓潛在客戶：周期性地給客戶發送郵件（每1至2周內發一次），根據客戶所在地以及以往與客戶溝通的記錄確定發郵件給客戶的時間及內容。郵件內容、信息應是客戶感興趣的，對其有幫助的（可發送公司最新產品、市場最新信息等），避免發送沒有意義的垃圾郵件給客戶。

2.傳真溝通

重要文件、合同或不能用郵件、電話清晰表達等內容可使用傳真的方式來和客戶溝通。收到客戶傳真應第一時間了解清楚客戶的意圖，所要表達的內容，并立即作相應的回復，如不能立即回復的也要發郵件通知客戶已收到其傳真，會盡快作出相應的答復。

由于傳真內容一般較為重要，回復客戶應妥善保管

3.電話溝通

對于比較緊急的事情，需要立即知道答復的，或對于剛開始建立關系的新客戶，又或者對于一些長期沒有回復的目標客戶，可使用電話溝通。打電話給客戶前應先想清楚要了解的內容及通過這趟電話要達到的目的，打電話時要注意用簡潔的語言將自己的意思表達清楚，及時記錄好客戶在電話中的談到的內容，打完電話后要整理好電話記錄。

4.客戶的拜訪

了解清楚客戶拜訪的時間及意圖，想討論的產品范圍，事先準備好與會議相關的資料、文件（曾報過給客戶的報價表及客戶的訂貨合同等）及樣板，定制好會議議程。會議期間做好會議記錄，注意客戶在會議期間的每一個細節反映，根據客戶的反映及時做好談話內容的變更。會后及時整理會議記錄，并將英文版會議記錄發給客戶。

二、報價

收到客戶的詢價后，先了解清楚客戶詢購的產品的詳細要求（型號、尺寸、材質、表面、配置、包裝等），再根據這些數據做詢價單給工廠報價。收到工廠報價后將產品單價交由銷售經理李生統一報價。最后再根據李生報的單價做報價單給客戶。

報價單的內容應包括：產品名稱/圖片，產品描述（材質、表面處理、規格、結構等），單價，包裝方法，付款方式，運輸方式，有效期等。

將報價單發出給客戶后要注意追蹤報價情況，咨詢客戶對我們產品單價的看法，是否需要其他信息，有否采購意向等。

三、制作合同

在收到客戶的采購訂單，并且根據訂單內容向客戶提供產品最新單價而客戶又確認單價，決定正式訂購產品時，我們要出一份購銷合同給客戶。

合同內容包括：買賣雙方的資料，合同日期，合同號，產品名稱，產品詳細描述（材質、表面處理、規格），單價，數量，總金額，付款方式，包裝要求，運輸條款，交貨日期，我方銀行賬戶資料等。

在買賣雙方簽名蓋章后合同正式成立。

如要收客戶預付款的訂單，在收到客戶預付款后正式安排生產。

四、制作購銷合同或外協采購清單給工廠

在與客戶簽訂合同后，應盡快確定生產商，并制作購銷合同或協外采購清單（自廠生產的貨物制作購銷合同，發外生產的貨物制作外協采購清單）。

購銷合同包括：采購單位，訂單編號，訂購日期，交貨日期，產品編號，產品詳細規格、要求，產品材質，產品表面處理，數量，內銷金額，總金額，質量要求，包裝要求等。另外，隨付應跟一份物料清單，列明每一件零配件、包裝物的規格，數量。

協外采購清單包括：采購單位，訂單編號，訂購日期，交貨日期，產品編號，產品詳細規格、要求，產品材質，產品表面處理，數量，質量要求和包裝要求等

五、訂單生產過程中的跟蹤

訂單生產過程中要經常了解貨物的生產進度，特別是臨近交貨期時，要確定貨物是否能如期出貨，如不能如期出貨，應提早通知客戶貨物延遲出貨的原因及確切的出貨時間。

六、貨物出貨安排

貨物完成后，出貨前要發出貨通知給工廠。

出貨通知內容包括：船嘜，訂單編號，產品名稱，簡單的產品描述，數量，出貨時間，目的港，國際，運輸方式等內容。

七、出貨后的跟蹤工作

出貨后要與船公司核對提單，并根據出貨內容制作裝箱單、發票等相關的文件（有時還需制作保險單，CO，FORM A，PACKING DECLARATION 等）。如要收取余款的訂單，在收到正本提單后將提單的COPY 版發給客戶，要求客戶支付訂單余款，在確認收到余款后將正本提到及相關的文件寄給客戶。如在出貨前已收齊貨款的，在收到正本提到后可立即安排將提到和其他相關文件寄給客戶。

在出貨后的若干天（估計貨物到達客戶港口后的一周內）應發郵件咨詢客戶貨物情況，是否對質量滿意，是否有什么地方需要注意或改正的。并準備迎接客戶的下一張訂單。一般在客戶收到貨物一到半個月后咨詢客戶貨物的銷售情況，是否有意向再次訂購。

第三篇：跟單工作職責

跟單工作職責

1.工作時間：9：00—送貨員最后一車送貨回來，把運費對好并付款，操作發貨，登記好運費、配送費、日常費用的登記。

2.訂貨：日常訂單的訂貨、催貨、付款。

3.批量訂貨：由杰哥或玲姐下批量采購單，跟單把采購單發給供應商，并打印出來存檔，時常跟蹤采購單的生產、送貨進度、付款進度。

4.審核：各客服發貨單的審核，只審核客戶的旺旺ID號在后臺是否存在、是否已付款，并存檔一聯。

5.售后補件：售后登記表先由客戶登記售后的處理情況，跟單及時跟蹤，是否給工廠下補件單，及時跟進、催促。

6.貨款：每月1-5號，與供應商的對賬與結算。

7.費用：登記運費、配送費、日常生活等費用的核對與登記。

8.收貨：倉庫員不在時，臨時到倉庫收貨，收貨時按倉庫存放規則收貨。

9.盤存：每月最后一天，盤點倉庫的實際庫存并登記、核對。

10.庫存：庫存表的每天登記、更新，及時發貨貨品的安全庫存不足時，提醒公司及時采購。

11.業績表：每天及時登記各客服業績的成本。

12.貨運部資料：資料的及時更新。

13.單據：跟單每天及時向倉庫員收集當天的收貨單，及時登記庫存表，給客服反饋補件情況，收貨單、客服的發貨單，時常整理，分門別類存放整齊。

14.分銷：給兄弟店鋪供貨的，打發專用格式的發貨單、審核，每月1-5日與對方對賬并結算貨款。

15.核對：刷銷量表中的ID號與金額，是否與登記表相符。

第四篇：毛織跟單工作流程

工作流程

（一）初辦制單、配齊資料/物料---------移交辦房制辦

流程：收到客人提供的樣衣或是設計圖（或是尺寸表）------分析及溝通{了解清楚款式/規格/針種/主料(毛料支數/條數/顏色組合/成份)/組織/織法及相關輔料及做工要求等等，遇到不明白之處必須-積極與客人溝通清楚，切記不可自以為是，亂做主張}-----記錄相關內容（版單號/來料期等）及制單（初辦生產單）--------找主料/輔料及相關資料（如：樣衣/設計圖等）------配齊后移交辦房生產

1)客提供樣辦或是設計圖（留意是否有修改意見；提供的規格尺寸是否合理等）

2)初辦制單（包含款式描述；針種;毛料成份/用毛條數/有必要做色卡區分；組織/織法；配料/數量/位置；做工要求等）

3)辦毛/用量（客供/自找；成份/支數/用毛條數；顏色組合；縫毛是否配毛等及到料時間/是否夠毛料）

4)配料（客供/自找；數量；位置/要求及到料時間/是否夠輔料)

5)工藝方面（工序順序如：印花拆夾 繡花/車花 用線/花樣/位置等）

6)估計樣辦完成各工序 需要時間。

（二）與辦房溝通及辦房制辦過程跟進

1)送辦單前跟單本人必須清楚版單的一切 容,并且傳達清楚客人對樣辦的要求及洽辦期（復期）；多一點溝通，有問題及時解決！

2)了解板房制版的運作；板房師傅收毛后，先安辦單要求試片，試片后寫嚇數，接著織片----縫挑------洗燙------工藝等其他工序；

3)跟進辦版過程及進度，如有問題或是延誤預先告知客人原因，切忌先斬后奏！

（三）收辦檢驗/成本資料匯總及寄辦

1)核對款式/組織/織法/毛料/顏色組合/輔料/手感/度尺/磅重等并做相關記錄保留（發織時，考慮多織一件留底）；如發現問題與辦房溝通，可否改善？或與客人作解釋說明！待定

2)索取各工序的工時表及用料情況等資料，匯總用作成本報價；（核價）及嚇數存檔

3)經檢驗確認OK，掛牌包裝；通知快遞收件及電郵知會客人留意查收！并作記錄單號，以便查詢！（掛牌內容：初辦，毛料/支數/成份，重量，日期等相關信息。）

（四）跟蹤樣板-------客戶接受后復辦/齊碼辦/批辦

1)樣辦寄出后，適當時候查詢客人是否已收到？了解客人對樣辦的意見或是建議；或是通知做修正辦：此處用詞不是很恰當；

2)客人收到辦后，客人會進行評估，如果覺得滿意的話；即時給出樣辦意見及通知做齊色辦<齊碼辦/大辦/銷售辦>或是直接做批辦；

3)跟進齊色辦<齊碼辦/大辦/銷售辦>或是批辦制作過程 如同：初辦制作，需要增加以下各項更詳細/更準確的資料：

① 樣辦意見/修正辦/規格尺寸表/制作辦單（注明：毛料/顏色/缸號/毛價；輔料/成本；及供應商等信息）② 主料/輔料寄客人批復/核對;:

③ 詳細各工序的工時表；用料明細表；做成本核價。及嚇數存檔

④ 生產單位有可能是車間或是辦房。

⑤ 收集各項更詳細/更準確的資料，做好下單前的準備工作！預定

（五）客批辦后，正式下單提供規格尺寸/生產數及細數-------制作生產通知單及計毛/訂貨毛/訂配料-----及跟進/跟蹤

1)制作生產通知單；核對各項相關資料與數據

2)收集各項生產資料；如：批辦，嚇數，《批辦意見》等移交生產部

3)計算毛料/輔料；匯總移交采購部門，下達《物料采購通知單》及預計毛料與輔料到廠截止日期；

4)寄客批缸片，制作布片/色卡

5)毛料客批確認OK即時通知生產部開機生產

6)寄客批輔料，及制作輔料卡

7)根據生產預排期表跟進主料/輔料等到位情況。

（六）根據生產狀況預約客QC驗貨（中期/尾期，個別要初期）

1)織縫挑衫（齊色齊碼）可安排初期查貨； 主要核對款式/字碼/毛料顏色/重量及基本做工等

2)大貨進入后整并且已經開始洗水，開燙；（齊色齊碼）可安排中期驗貨； 主要核對手感/顏色/衫形

尺寸檢查/基本手工等及提出對大貨的品質要求（視單量大小及各公司要求不一樣！）

3)大貨進入后整已經生產完成10%—20%左右，進行中期驗貨；主要核對手感/顏色/衫形尺寸檢查/手

工及嘜頭/腳嘜/箱嘜等全面檢查；

4)大貨進入后整已經生產完成80%以上，可以進行未期驗貨（嚴格的要求100%裝箱及要求公證行驗

貨）；做大貨的最終驗貨。

（七）驗貨通過/做資料給船務做單/報關出貨

（八）出貨后對單/總結憑單收款

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第五篇：跟單業務員工作流程

跟單業務員工作流程

轉載自 Grade'亮轉載于2009年05月16日 11:45 閱讀(20)評論(0)分類： 個人日記舉報

一、跟單員的定義：（什么是跟單員？）Documentary Handler 跟單員是指在企業運作過程中，以客戶訂單為依據，跟蹤產品，跟蹤服務運作流向的專職人員。（不能兼職，替代）所有圍繞著訂單去工作，對出貨交期負責的人，都是跟單員。

二。跟單員的工作界定： 跟單員廣泛存在于訂單型生產企業和進出口外貿企業中，跟單員的工作性質與特點隨企業的規模與性質而有所區別，但跟單員總的來說是作為業務跟單與生產跟單而存在的。

1． 業務跟單：對客戶進行跟進。尤其是已對本公司的產品已有了興趣，有購買意向的人進行跟進。以締結業務，簽定合同為目標的一系列活動。對外叫業務員or 業務助理。

2． 生產跟單：對已接來的訂單進行生產按排。對生產進度進行跟蹤，按期將貨物送到客戶手中。對內叫：業務經理or生產主管or總經理助理。不管是外貿公司的跟單員，還是工廠企業里的跟單員，他們基本職責都是由“業務跟單”和“生產跟單”兩部分構成。

跟單員是協調員：跟單員對客戶所訂產品的交貨進行跟蹤，即進行生產跟蹤。跟蹤的要點是生產進度，貨物報關，裝運等。

因此，在小企業中，跟單員身兼數職，既是內勤員，又是生產計劃員，物控員，還可能是采購員。在大企業，則代表企業的業務部門向生產制造部門催單要貨，跟蹤出貨。

五。跟單員的主導意識： 什么是主導意識？就是全局觀念 你要對所處的環境，擔負的任務及產生的結果有深刻的了解，這樣你去做你的工作的主導意識就會很強。舉例：足球隊，每個隊員有自已的位置，但如只顧自已的位置，這一定是個很差的球隊。這就要有全局觀念：要不失球，要進攻，要戰勝對方，要進球。作為跟單員的跟單工作也同樣如此，不是我將訂單下了就沒事了，你們如何生產？何時完成？出來的產品怎樣？與我無關，那就不能做好跟單員工作。你就沒有主導意識。有責：全局意識，責任感，對一切負起責任。有方：有辦法，有主意，遇到問題有解決的能力 有效：有效率，有結果。目標要達到：所有工作以最終結果，最終目標作為我們的指導思想。最終失敗了，就沒什么好說的。總之，主導意識的你心中要裝著大目標，要有全局觀念，每個人的工作只是整個工作鏈中的一個部分。而不是以某一個人，一個部門來評定。因此，在你的工作中，你心中要把別人（工作環節涉及到的人）看成是自已的部下。（不是說你就是領導，而是要給他們布置任務，明確目標，提供條件。你的目標很明確：就是對最終結果負責。

六。跟單員的素質要求：（跟單員的訓練）跟單員的工作性質與特點決定了其從業的素質要求：

（1）分析能力。分析出客戶的特點及產品的價格構成，以利于報價。

（2）預測能力。能預測出客戶的需求，企業的生產能力及物料的供應情況，便于接單，生產及交貨的安排。

（3）表達能力。善于用文字和語言與客戶溝通。

（4）專業知識。對所跟單的產品要熟悉。了解產品的原材料特點，來源及成分。知道產品的特點，款式，質量。便于和客戶及生產人員的溝通。

（5）與人共事的能力。與各部門的人員打成一片，使其自覺完成客戶訂單。

（6）人際關系處理的能力。處理好與客戶，與上級，與同事，與外單位人員的關系。通過他們來完成自己想要做的事。

（7）法律知識。了解合同法，票據法，經濟法等與跟單工作有關的法律知識。做到知法，守法，懂法，用法。

（8）談判能力。有口才，有技巧。

（9）管理與推銷能力。對外推銷高手。對內管理行家。

（10）物流知識。了解運輸，裝卸搬運，保管，配送，報關等知識。

七．跟單員的工作內容及知識，技能要求： 跟單員的工作內容主要有：外貿業務跟單，物料采購跟單，生產過程跟單，貨物運輸跟單及客戶聯絡跟蹤（客戶接待）。

1.出口貨物跟單；（外貿業務跟進）了解基本外貿知識：（談判，報價，接單，簽合同 等等）。基礎外語及函電往來。.物料采購跟單。（業務跟進）懂營銷，懂產品。（物料，性能，使用，保養）.生產過程跟單（生產進度跟進）懂生產，懂管理，懂溝通。.貨物運輸跟單（出貨跟進）貨物運輸知識，（運輸工具，方法，配柜）及了解報關知識。

5.客戶聯絡跟蹤（客戶接待）：了解對客戶的管理，懂國際禮儀知識：

八．跟單員工作的重要性： 企業之生存與發展都是以訂單為主線的。跟單工作是一個企業的主生命線和管理制高點。而作為訂單的跟進者——跟單員的工作跨越了企業運作的每個環節，它是企業內各部門之間及企業與客戶之間相互聯系的中心區紐和橋梁，是一個企業的窗口和門戶。從圖表我們可以更清楚地得到論證： 跟單員工作部門關聯圖：（P。4）跟單員：對外：業務部門（國內，國外貿易部，）客戶（國內，國外客戶，外貿公司，中間商）運輸（海運，空運，汽運，鐵路運輸，集裝箱，快遞公司）政府/金融（海關，銀巷，稅務，商檢，保險）對內：計劃/物料（生產計劃，物料進度，報價）制造部門（生產進度，樣品制造）技術/品管（產品規格，新品開發，估價，產品標準）財務/資財（出貨管制，成品倉，準確報價，包裝防護，匯率結算）行政部門（派車，放行，報關，船務）跟單員工作流程關聯圖：（P。5）客戶——訂單處理中心——訂單——訂單處理中心——生產部門——生產計劃——采購部（庫存查詢）（出貨傳票）——供應商——進料——倉庫——生產轉換——倉庫——出庫

跟單業務員工作流程

（二）第二講 外貿業務跟單

本章要點：接單與審單 進出口貨物的基本程序 外貿業務主要就是進行貨物的進出口交易。我們分別來了解一下出口貨物跟單和進口貨物跟單的基本程序及跟單員所要做的工作。

貨物的出口交易有二種形式，一種通過外貿公司出口，另一種是自營出口。跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進生產，出貨跟蹤，制單結匯等。

一．接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當事人名稱，標的物的質量，數量，價格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構成書面合同。

1．下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，Fax, Email或書面合同等方式。

2．接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用我們的網站，等等。

3．接單的形式：在出口貿易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：

（1）合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。

（2）確認書；（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書（SALES CONFIRMATION）和購貨確認書（PURCHASE CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產等。而合同用的比較正規。機器設備，大棕貿易的進出口。還有協議書，意向書，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國外直接發來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復，不能置之不理，否則算默認。

4．接單的程序： 接單的程序可分為詢盤，發盤，還盤和接受四個環節。

（1）詢盤：（INQUIRY）又叫詢價。

（2）發盤：（OFFER）又叫發價。是買方或賣方向對方提出各項交易條件，并愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業務中，發盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。

（3）還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價。

（4）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。

二．審單：即審核合同

1．審單內容： 確認產品名稱，規格，質量，數量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。

2．審單方法：

（1）產品名稱，規格： 審查時產品代碼是不是自身的產品？與我們的產品資料能否對上號？ 有很多公司和企業產品名稱的代碼同時也代表了規格。

（2）質量： 也稱品質。是貨物的外觀形態和內在質量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進行審單的首要條件。

（3）數量： 應審查貨物的數量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數有何規定。約數：如合同數量前加―約‖，可使交貨數量有適當的機動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2。5%，有的認為是5%。按《跟單信用證統一慣例》，信用證上如規定約字，應允許有不超過10%的增減幅度。

（4）單價，總額的審查：

1． 客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？ 新客戶下單，要查看我們給他的報價。

2． 通常我們以美元為結算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）

（5）價格條款的審查： 出口貨物的單價條款，也稱價格術語，常用的有：

FOB 船上交貨價（指裝運港的價格條件）

C&F（Freight or Carriage Paid to…..）運費付至指定目地的交貨

CIF 成本+保險費+運費（指目的港）價格

常用的FOB CFR CIF幾種價格的換算及公式介紹如下：

（1）FOB價格換算為其它價： CFR價 = FOB價 + 運費 FOB價 + 運費 CIF價 =-----------------------1運費 CFR價 = CIF價 X（1 – 投保加成 X 保險費率）

（6）付款方式審查：

1.付款方式是否能接受？LC，付定金，等等。

2.支付的貨幣能否接受？

（7）包裝要求的審查：

1． 工廠的產品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？

2． 客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？

3． 客戶提供的包裝資料是否齊全？（內包裝，外包裝，標簽，說明書）內包裝：普合，白合，彩合，吸塑 外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。

（8）交貨期的審查（1）跟單員應審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達。交貨期一般應規定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短。可以是2周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。

（9）交貨方式的審查： 運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運（趕銷售），我們可要求客戶承擔多出部分的費用。

關于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。

1． 寄目錄，樣本：

2． 準備樣品。（1）工廠現有的款式（2）新款（3）客戶來樣。

要領：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反復修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認樣品，以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿易中，憑樣品成交的比重很大。

作為跟單員，我們要做到：

（1）有完整的產品資料，主動進行宣傳。

（2）新品的成本，價格要進行核算。

（3）新品的制作要留有實樣。

（4）客戶的來樣要保存好原樣。

三．形式發票：PROFORMA INVOICE 買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規格，價格等條件開立的一份參考性發票。這種發票在成交后不能代替正式發票使用，對雙方都無最終約束力。為了區別于正式發票，它必須明顯表明―形式發票‖字樣。形式發票上一般要顯示訂單的相關信息。（收貨人，合同號，形式發票號，開出日期）。產品信息（品名，數量，價格，交貨期）。合同條款（價格條款，付款方法）。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。注意幾點：.單價條款要明確（FOB, CFR, CIF）.交期要明確.付款條件要明確（L/C, T/T）

四．出口貨物跟單的基本程序： 出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關，報驗，裝船)，制單，結匯等環節。我們將這些程序概括為：

(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質，按量地備好貨物。

(2).催審單證：大多數的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應對以L/C為支付方式的合同進行催證，審核和修改的跟蹤工作。催證：貨物快完成時，要催證。審證：審證是銀行和公司的共同職責，但在范圍和內容上有所不同。銀行從政策面上，開證的國家有無貿易往來？開證行的資信？公司審開證人和受益人對否？L/C的貨物和金額與合同是否相同？裝期？特別條款？ 改證：審證后發現問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。

(3).訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的，我們負責租船訂倉和裝船的手續。首先： 出貨裝柜：（P。28）跟單員在出貨前三四天就要聯系出貨裝柜事。這當中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。

A． 貨柜選擇：（P。29）根據貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5噸 40’ 58 – 61 立方/22.5噸 40’H 68 –71立方/27.5噸

B． 制作裝箱單：（P。30）裝箱單著重表現貨物的包裝情況。應包括出貨的品名規格，數量，箱數，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。

C． 跟蹤裝柜：（P。31）出貨前一天通知有關人員并確定出貨數量的準確性。協助生產部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監裝，指導貨物的擺放。如一個柜內有幾種貨，每一規格的產品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關查貨用。

(4)制單結匯：是出口貨物跟單的最后一個環節。

A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據的內容制作各種單據。要在L/C的有效期內

將單據送交銀行。出口單據主要有：匯票，發票，海關發票，提單，裝箱單，產地證，商檢證，保險單等。

B.結匯:如按L/C的規定制作了單據，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。單據要求：正確，完整，及時，簡明，整潔

五．進口貨物跟單的基本程序：

就是跟進進口合同的履行。其程序為：租船訂倉，申請開證，催交裝運，辦理保險，商檢報關及接貨驗收等。