第一篇：辦公自動化論文：高校辦公自動化環(huán)境下電子文件歸檔的思考

辦公自動化論文：高校辦公自動化環(huán)境下電子文件歸檔的思

考

[摘要] 闡述了高校辦公自動化環(huán)境下電子文件的特點及高校電子文件管理方面存在的問題。從提前介入、制定管理標準、整合管理部門、加強日常管理和軟、硬件等方面，對如何做好高校電子文件歸檔提出建議對策。

[關鍵詞] 辦公自動化 電子文件 檔案

隨著社會信息化進程的加快和現(xiàn)代網(wǎng)絡技術的發(fā)展，越來越多的高校開始實行辦公自動化。在辦公自動化實行過程中必將產(chǎn)生大量電子文件，并將成為新生成文件的主體。電子文件是數(shù)字檔案館信息資源的重要來源，是數(shù)字檔案館管理的主要對象。但目前，高校電子文件的歸檔工作還沒有得到足夠的重視，很多管理、教學、科研方面形成的電子文件游離于檔案的管理之外，給高校檔案數(shù)字化建設工作造成了一定的障礙。因此，做好高校電子文件歸檔工作顯得刻不容緩。

一、電子文件及其特點

所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙，等等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：（1）電子文件

具有紙質文件和其它文件無可比擬的優(yōu)越性，即快捷性。電子文件起草修改、定稿、收發(fā)傳遞都在網(wǎng)上進行，尤其是文件的修改、復制、粘貼、移動更加便捷，進一步提高了工作的效率和質量。（2）電子文件具有對設備的依賴性。離開了計算機及相應的軟件，電子文件就無法生成、傳遞、識別。也就是說，特定電子文件是依賴特定的設備和特定的軟件而存在的。（3）電子文件的易更改性。電子文件可以在不同的計算機中間傳遞，也可以在不同的載體之間相互復制，很容易被人為的修改；電子文件容易遭受病毒的侵襲，一旦感染上病毒，電子文件就會被破壞，部分喪失或全部喪失應有的作用。（4）電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、高校電子文件管理存在的問題

目前，高校電子文件管理仍不夠成熟，處于初探實踐階段，主要存在以下問題：

1.電子文件實際管理中缺少成熟的規(guī)范和標準 在具體管理實踐中，傳統(tǒng)文件的管理如管理的基本原則、歸檔范圍、歸檔時間、組卷方法、著錄格式、保管條件等，往往難以適用于電子文件的管理。國家雖已制定、推行《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《電子文

件歸檔與管理與規(guī)范》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等標準和規(guī)范，但由于電子文件涉及的技術環(huán)境較復雜，對設備有很強的依賴性，而計算機軟硬件技術的發(fā)展又是日新月異，要制定適用高校的普遍適用的電子文件管理標準和規(guī)范不是一件易事。

2.電子文件管理還未得到充分重視

目前，在很多高校，辦公自動化僅處于事務階段，計算機只起打字機作用，形成的電子文件只能稱為草稿性電子文件。所謂的文件管理，主要是將電子文件打印成紙質文件后對紙質文件的管理，而針對電子的規(guī)范管理幾乎未曾進行，往往是存儲在硬盤中的文件被隨意修改、刪除，通常電子文件散落在計算機操作人員手中，沒有系統(tǒng)地收集整理。所以，電子文件常常自生自滅，處于可有可無的散亂狀態(tài)，隨時間的流失而逐漸丟失，各種原始信息被逐漸忘卻，造成電子文件信息資源的極大浪費。

3.電子文件管理系統(tǒng)功能各異，尚不完善

高校中存在著許多電子文件管理系統(tǒng)，如教務管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等等，這些管理系統(tǒng)功能不一，模式各異，影響了高校電子文件管理標準的制訂。同時，要實現(xiàn)電子文件的有效管理，需要加大設備、人員、技術力量的投入，但在目前高校中，這方面的 投入普遍不足。

4.電子文件未能及時歸檔管理

按傳統(tǒng)管理原則，歸檔案電子文件當然由高校檔案部門管理。但是，由于許多高校的檔案部門缺少電子文件管理人員，只能管理傳統(tǒng)的檔案文件，因此，歸檔電子文件只能由職能部門系統(tǒng)管理人員、網(wǎng)絡中心等信息技術部門人員來管理。技術部門人員雖然精通計算機技術，卻幾乎不具備檔案管理方面知識，無法準確把握電子文件價值，使得電子文件經(jīng)常未能及時歸檔。

三、電子文件的歸檔管理思考

雖然電子文件具有上述特點，有些方面還和目前紙質檔案管理的一些做法不盡相同，但它畢竟是一種發(fā)展趨勢，正如國際檔案理事會前主席王剛指出的那樣：“電子文件的產(chǎn)生，改變了傳統(tǒng)觀念中對檔案的理解，也改變了對檔案的形式、特征、特性、意義的認識。電子文件的產(chǎn)生、形成、歸檔及其傳送、存儲、保存等管理均與傳統(tǒng)的紙質檔案所用的方法不同，這是文件管理的一場革命。”歸檔是電子文件管理的重要環(huán)節(jié)，電子文件歸檔質量的優(yōu)劣直接影響著數(shù)字檔案館的管理和數(shù)字檔案價值的發(fā)揮。那么，在高校辦公自動化條件下如何進行電子文件歸檔管理呢？筆者認為要做到以下幾點：

1.積極主動，有針對性地開展電子文件歸檔管理工作。高校產(chǎn)生電子文件的渠道非常豐富，檔案部門要廣泛調研，搞清楚本校哪些機構將集中產(chǎn)生哪些類型的電子文件，了解這些電子文件的特點及用途。同時，還可以在這些系統(tǒng)設計階段就參與進來，對系統(tǒng)的設計從檔案的角度提出要求。比如，對于高校教務處、學生處、科研處等部門，檔案部門就應該格外加以關注，由于這些部門信息系統(tǒng)的采用，將產(chǎn)生大量的電子文件。高校在招標采購這些管理系統(tǒng)時，檔案部門要積極參與評標過程，在對商家進行考核的過程中，其要對電子檔案的管理提出要求。檔案部門的參與將有利于電子檔案的管理。

2.制訂好電子文件歸檔管理制度和管理標準

高校應根據(jù)《電子公文歸檔管理理暫行辦法》和《電子文件歸檔與管理理規(guī)范》，結合學校的實際情況制定《高校電子文件歸檔細則》、《電子文件歸檔與電子檔案管理理規(guī)范》、《高校電子文件與電子檔案利用制度》等，以加強對電子文件從形成、歸檔，到開發(fā)利用的全程管理。由于電子文件的記錄格式、載體形式區(qū)別于紙質文件，電子文件與紙質檔案也存在很大差別。它們不僅在外型上不同，在處理方法、管理內(nèi)容上也相去甚遠，所以必須根據(jù)電子文件的特殊性來制定相應的管理標準。如電子文件的登記標準、命名標準、歸檔標準、鑒定標準、收集標準、防護標準、安全標準以及專利維護等等。管理標準可以由高校檔案部門會同網(wǎng)絡技術部門、職能部門等共同協(xié)商制定，并能使大家都能接受、遵守。

3.整合學校內(nèi)部管理機構，加強人員培訓，解決好電子文件歸檔技術難題

長期以來，高校電子文件歸檔工作沒有很大進展，關鍵在于檔案部門缺少電子文件管理人才，而且技術部門只懂得計算機知識，卻幾乎不具備檔案管理方面知識。要解決這個問題，在高校目前情況下，可以采用二步走的方式：第一步，在學校“網(wǎng)絡信息中心”內(nèi)設置信息管理機構、配備專職技術人員，對全校檔案和現(xiàn)行文件信息系統(tǒng)服務器等網(wǎng)絡設備的安全與維護工作實行集中有效的管理。這樣既節(jié)省資金，也可以解決檔案館人才缺乏問題，又保證了這些部門工作的技術支持。第二步，高校檔案人員要有計劃地參加各類培訓，使得檔案人員既懂得檔案管理知識，又掌握計算機技術、通訊網(wǎng)絡技術和設備維護等知識，成為電子文件歸檔的主力軍。

4.做好電子文件日常歸檔管理工作

鑒于電子文件本身也存在著目前技術手段難以克服的缺陷，所以單獨使用，并不安全，電子文件的日常管理要做

到以下三方面：（1）檔案部門要督促電子文件形成部門、網(wǎng)絡信息中心等部門做好電子文件按時歸檔；（2）對已歸檔的電子文件檔案部門要做好校對鑒定工作，并解決好電子文件的保存問題，對于長久保存的電子文件需要定期進行復制，以防止信息損失；（3）實行“雙套制”管理，即具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本和紙質版本或縮微品。

5.加強軟、硬件設施的建設

在硬件管理上，高校檔案部門要購置與校園網(wǎng)兼容的檔案管理軟件，進一步改善計算機保管設施及服務器，確保電子數(shù)據(jù)在存儲、傳輸過程中的穩(wěn)定與安全。可從入口、傳輸和使用幾方面采取安全保護措施，電子文件的制作者，管理者和檔案工作者都應積極采用有關技術措施，提高電子文件的可靠性。可采用加密技術、簽署技術、消息認證、身份驗證、防火墻、防寫措施、檔案備份、安裝殺毒軟件等。在軟件管理理上，分配專人負責校園網(wǎng)信息收集體工作，及時收集備份轉換，避免時間久后，信息的隱藏和丟失。

參考文獻：

[1]賈月婷.電子文件檔案化管理問題淺析[j].黑龍江檔案，2010，（1）：77.[2]侯軍.高校電子文件的特點與歸檔管理[j].山東檔案，2008，（6）：25.[3]余浠婉.高校電子文件歸的思考[j].機電兵船，2010，（2）：48.

第二篇：加強電子文件歸檔工作的思考

本文作者：閔濤 好范文原創(chuàng)投稿

加強電子文件歸檔工作的思考

閔濤

隨著信息技術、網(wǎng)絡技術的發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生。電子文件以其操作方便、傳遞快捷、存儲空間小、信息容量大等特點，具有傳統(tǒng)文件無法比擬的優(yōu)勢。在電子文件大量產(chǎn)生的同時，如何保障電子文肪有效利用，已經(jīng)成為人們所關注的重要問題。

一、慎選電子文件歸檔方法與移交途徑

電子文件歸檔管理是近年來隨著信息技術、網(wǎng)絡技術發(fā)展而推行的一種全新的歸檔管理模式。為了保障電子文件得到及時歸檔與有效利用，檔案部門必須在科學推動電子文件歸檔的工作中，密切結合本單位辦公造化與信息管理工作的實際，將電子文件歸檔納入本單位的歸檔制度體系建設之中。

1、建立電子文件網(wǎng)絡歸檔專用系統(tǒng)。利用計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，建立電子文件歸檔專用子系統(tǒng)，將所有上網(wǎng)與未上網(wǎng)的、具有保存價值的電子文件通過專用系統(tǒng)傳遞給檔案部門。同時，檔案部門要與辦公造化與信息管理部門通力合作，選擇具有通用性的文本、圖像與視頻電子文件格式，實行統(tǒng)一管理。

2、由計算機與信息管理部門負責電子文件歸檔管理業(yè)務。由于計算機與信息管理部門具有一定的技術優(yōu)勢和方便條件，可將電子文件歸檔任務交由計算機與信息管理部門負責。由計算機與信息管理部門具體實行規(guī)劃、統(tǒng)籌電子文件歸檔管理活動，開發(fā)集中統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，使之成為電子文件的“集散地”與“匯集點”。

必須強調的是：無論采取何種電子文件歸檔途徑，都必須關注電子文件的真實性、完整性、有效性與安全性；同時，檔案部門都必須積極參與其中，承擔業(yè)務指導與監(jiān)督職能，保障電子文件的有效管理與科學利用。

二、建立電子文件歸檔管理的質量體系

1、保障電子文件的真實性。無論電子文件的歸檔格式與其生成、發(fā)送或者接收的格式相同與否，都必須能夠準確地表現(xiàn)原來生成、發(fā)送或者接收的內(nèi)容；保證記錄電子文件形成、處理、歸檔過程中的各類憑證信息真實、可靠；對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔實行有效監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性；能夠識別電子文件的發(fā)送、接收人員與時間。

2、保障電子文件的完整性。確保應歸檔的電子文件全部歸檔。同時存在電子文件及相應的紙質或者其他載體形式的文件時，電子文件與紙質或者其他載體形式的文件應一并歸檔，并切實保證其在內(nèi)容、格式以及相關說明與描述上的完全一致。

3、保障電子文件的有效性。必須有效地表現(xiàn)電子文件中所記載的內(nèi)容，并保證其可以隨時調用；保證存儲歸檔電子文件的載體長期有效，并確保能夠隨著軟、硬件的升級換代而及時進行有關電子文件的遷移作業(yè)。

4、保障電子文件的安全性。一般應于次年的6月底之前，將上一形成的電子文件經(jīng)鑒定后向本單位檔案部門進行歸檔移交；有條件的單位，負責電子文件形成的計算機與信息管理等業(yè)務部門則應當于電子文件形成后的3個月內(nèi)，將其向本單位檔案部門進行在線移交。

檔案部門必須將計算機與信息管理等業(yè)務部門移交的、具有保存價值的電子文件進行脫機保存，脫機保存的載體要按照優(yōu)先順序依次排列為只讀光盤，一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許使用軟磁盤、優(yōu)盤等移動存儲設備作為電子文件長期保存的載體。

對于采取技術手段對內(nèi)容進行“加密”處理的電子文件，應當在解密后進行脫機保存。在存儲電子文件的載體或者裝具上應當注明反映其內(nèi)容的檢索標識。在存儲涉及國家秘密的電子文件載體或者裝具上，還應當具體注明相應的密級與保密期限，并嚴格按照國家保密法律法規(guī)的規(guī)定進行管理。

三、建立“三位一體”的電子文件管理運行模式

電子文件與紙質文件相比，所涉及的問題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門是難以完成的。因此，應當采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門“三位一體”的電子文件管理運行模式，各部門各司其職、各揚所長。電子文件形成部門熟悉業(yè)務，了解電子文件歷史聯(lián)系，對于鑒定電子文件的價值富有“話語權”，是電子文件歸檔管理工作的主要責任者；檔案部門既掌握電子文件歸檔的原則、方法，又了解全局情況，歌謠 效地發(fā)揮統(tǒng)籌全局、把好關口的作用；而計算機與信息管理部門一方面作為電子文件的形成者，另一方面又作為設計與維護信息管理網(wǎng)絡、管理電子信息的專業(yè)技術部門，雙重功能集于一身，是電子文件歸檔制度化、標準化的組織者與實施者。這種“三位一體”的電子文件管理運行模式，可以有效保證電子文件歸檔管理工作的質量。

四、提高電子文件歸檔管理人員的素質

從某種意義上說，電子文件歸檔管理問題是檔案管理工作中的一個新課題，需要掌握新的知識理論與技術手段。而現(xiàn)有的檔案工作人員檔案信息化知識匱乏，年齡偏大，知識結構老化，尚不能很好地勝任電子文件歸檔管理工作的需要。因此，必須通過組織業(yè)務學習與

技術培訓等活動，盡快提高檔案工作人員對電子文件管理基本知識、實踐技能的掌握與應用能力，使其盡早擔負起電子文件歸檔管理工作的重任。檔案管理人員首先要掌握豐富的檔案專業(yè)知識，如歸檔文件整理方法、電子文件歸檔方法等知識，用豐富的檔案專業(yè)知識指導和失去電子文件歸檔工作。其次，要掌握檔案信息化、數(shù)字化知識及電子計算機應用技術，并要具有較強的寫作、閱讀、制圖能力，從而提高電子檔案的管理水平。

第三篇：淺議CAD電子文件歸檔管理論文

在工程設計行業(yè)，設計生產(chǎn)的主要成果就是設計文件，CAD出圖率在有的單位或項目中已高達100％，但驗收歸檔管理還是沿用傳統(tǒng)的方法，只對紙質進行驗收，電子文件散落在設計人員手中或簡單收集在一起，隨著時間的推移，電子文件逐漸丟失，各種信息被逐漸忘卻，再重復利用查找相當困難。而設計行業(yè)設計文件的重復利用率又比較高，所以CAD電子文件的歸檔工作就顯得更迫切。

一、CAD電子文件歸檔現(xiàn)狀

1.電子文件歸檔缺乏規(guī)范化、制度化

由于電子文件涉及的技術環(huán)境較復雜，采用標準化的方法管理會更細致、周全、易于操作。目前電子文件收集通常缺乏制度保障，或即使有明確的制度，執(zhí)行常常不到位。

2.電子文件歸檔管理人員職責不明確

在實踐中我們發(fā)現(xiàn)，有些單位電子文件歸檔管理由計算機人員操作，有的由檔案管理人員管理。實踐證明電子文件的歸檔以及電子檔案的管理仍以檔案管理人員為主較好。因為檔案管理人員經(jīng)過多年實踐與培訓，具備了相當強的業(yè)務能力，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，有較好的工作基礎，而且由于電子計算機的普及，他們也基本掌握了簡單的數(shù)據(jù)庫知識和計算機的操作原理及特點，更清楚電子檔案與紙質檔案的異同。而大多數(shù)計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生。

3.歸檔的電子文件質量較差，內(nèi)容真實性無法保障，且缺乏可讀性

有些單位僅處于坐等電子文件歸檔階段，且歸檔的電子文件僅從形式上進行鑒別，對其內(nèi)容的真實性、可讀性未把關，草率整理刻盤歸檔，致使歸檔的電子文件不齊全，內(nèi)容不真實，形成電子文件的背景信息及元數(shù)據(jù)未同時歸檔，無法提供可利用的資料。

二、CAD電子文件歸檔前瞻

CAD電子文件是計算機輔助設計形成的產(chǎn)物，隨著計算機應用的日益普及，大量電子文件不斷涌現(xiàn)，無紙化辦公是必然趨勢，及時、有效收集電子文件，科學管理電子檔案是廣大科技檔案工作者的職責。

1.CAD電子文件的特點

信息的非人工識讀性。電子文件第一次使用了人工不可識讀的記錄符號——數(shù)字式代碼，對于這種經(jīng)過復雜編碼的“比特”人工無法破譯它的含義，只有通過計算機特定的程序解碼，使之還原為輸入前的狀態(tài)，人才能識讀它。

信息對系統(tǒng)的依賴性。電子文件只有依賴于計算機系統(tǒng)，包括計算機硬件、操作系統(tǒng)和軟件，才具有生命力，才能發(fā)揮作用。

信息的可變性。電子文件的增刪十分容易，不留痕跡，計算機系統(tǒng)中的靜態(tài)文檔被大量動態(tài)文檔所取代，動態(tài)文檔中的數(shù)據(jù)不斷地被更新或補充，以反映最新信息。

信息存儲的高密度性。電子文件的存儲密度大大高于以往各種人工可識讀的信息介質，隨著技術的進步，電子介質的存儲密度還將繼續(xù)加大。

信息的可操作性。電子文件可以隨時適應人們的需要，修改、調閱可以跨越時空界限。

2.CAD電子文件非實體歸檔的可行性、必要性

電子文件不論實際存在什么位置，都可以做到在不改變其物理存儲位置的情況下進行邏輯歸檔。也就是說，人們認為是“集中”歸檔保存的電子文件，實際上可能分布在計算機網(wǎng)絡的各個角落，甚至相距十萬八千里。

檔案管理長期存在著文件的數(shù)量與存儲能力的矛盾。隨著技術的進步，電子介質的存儲密度將繼續(xù)加大，把一個檔案室?guī)觳貦n案全部裝進一只皮箱不再是神話。

在電子文件制作時，我們可以得心應手地使用所需要的存儲于不同地方的數(shù)據(jù)，修改變得很容易熒杓菩幸瞪杓仆賈健⑽募重復利用率較高。如在設計過程中形成的數(shù)字三維模型可以使設計人員看到其中的任何一個剖面及其有關的參數(shù)，并對設計中的任何部分加以修改；可以使不同的設計人員同時在同一張“圖紙”上工作并且互相知道修改的內(nèi)容；工程項目有些技術條件相同的工程經(jīng)常直接套用已有工程的圖紙，大大提高工程設計效率。

三、完善CAD電子文件歸檔管理措施

1.完善制度，措施到位，合理配置資源

各單位應根據(jù)本單位情況，依據(jù)電子文件全程管理、前端控制原則及完整性、真實性、可讀性保障原則，參照國家標準GB／T 17678.1—1999《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，制定本單位電子文件歸檔管理制度。

明確歸檔電子文件是項目負責人的職責并納入質量管理體系文件中。由于電子文件內(nèi)容復雜、專業(yè)性強，入庫前后都要進行修改，檔案部門不一定能夠保證電子文件完整、準確、系統(tǒng)，明確規(guī)定及時、有效歸檔電子文件是項目負責人的職責之一，必要時輔以一定的行政、經(jīng)濟手段，保證電子檔案的質量。

統(tǒng)一電子文件歸檔格式。因為沒有標準的制約，任何工作都會帶有隨意性。在工程項目設計過程中，電子文件管理系統(tǒng)應建立一系列標準，如CAD系統(tǒng)軟、硬件平臺，制圖的編輯軟件、字庫、圖幅、格式，電子文件的數(shù)據(jù)類型、文件種類，電子文件的編號、著錄，電子文件的歸檔范圍和要求，工程項目電子文件光盤的信息組織、刻錄、標識等，保證歸檔的電子文件齊全、完整、真實、有效，便于長久利用。

合理配置資源包括設備和人力資源。電子文件的形成、處理，都是在電子計算機軟、硬件平臺支持下完成的，因此充分配置電子文件管理所需設備是從事電子文件歸檔管理的前提。此外，電子文件的整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用都要由電子文件管理人員負責實施完成，盡快培訓一批檔案人員來負責電子文件的管理。

2.尊重并貫徹前端控制思想

中華人民共和國國家標準《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》第一部分：電子文件歸檔與檔案管理4.5明確要求：“對電子文件的形成、積累、整理、歸檔應實施全過程管理，以保證電子檔案的質量”。實踐證明電子文件歸檔與傳統(tǒng)紙質文件歸檔不同。傳統(tǒng)的做法可以不管文件形成過程中的具體細節(jié)，只要根據(jù)文件的保存價值，在工程項目結束后對其進行收集、整理、歸檔、保存，但電子文件沿用這種方法行不通，如CAD設計圖紙，由于文件系統(tǒng)格式不同，造成檔案光盤系統(tǒng)無法利用CAD形成的光盤。

勘測設計階段是確定電子文件歸檔范圍的最佳時機。從工程項目立項、設計文件形成之時起，檔案管理者即介入，進行監(jiān)督、指導，提出文件運行的環(huán)境背景、元數(shù)據(jù)，劃定該歸檔的文件范圍，敦促其進行適時歸檔，防止電子文件的丟失，保證電子文件的完整、準確。

3.紙質文件與電子文件同步歸檔

據(jù)《清華大學自動輸入及管理系統(tǒng)TH－DAIMS使用指南》統(tǒng)計，在進行系列產(chǎn)品設計時，新型號圖紙80％可以采用同一系列原圖圖紙，無須任何修改，而20％需要修改的圖紙中，也只要做局部修改。但由于工程設計電子文件始終處于動態(tài)過程，其內(nèi)容在不斷變化，設計人員受計算機內(nèi)存容量影響，常會刪除一些過時信息，為確保歸檔電子文件的完整、準確，必須實行歸檔紙質文件的同時歸檔完整的電子文件。

4.重視技術鑒定

工程項目電子文件的歸檔與驗證應同步進行。電子文件的技術性鑒定包括對信息的真實、可靠、完整、可讀性的認定和對文件載體的性能的檢測。

可讀性鑒定目的在于確認電子文件中的內(nèi)容可以正常讀出，沒有丟失和差錯。進行可讀性鑒定時不僅要確認文件在當時的可讀狀態(tài)，同時需要分析其是否具備日后多次無差錯讀出的性能。檢查歸檔電子文件的輔助技術材料是否齊全也是可讀性鑒定中不可忽視的內(nèi)容，如關于電子文件使用的操作系統(tǒng)和支持軟件的記錄材料，是保證電子文件由代碼還原為可讀信息的“引導”，不可遺漏。

對于電子文件的可靠性鑒定，主要從內(nèi)容的真實、完整性上去把關。電子文件的易修改性使得計算機系統(tǒng)中同一文件經(jīng)常存在不同版本，歸檔的電子文件必須是最終版本，必要時可保存某些草稿和定稿。電子文件的版本不像紙質文件的稿本那樣易于識別，管理人員可借助計算機中記錄下來的時間進行比較和鑒定。從文件的相關性入手檢查歸檔電子文件的完整性。隨著軟件功能和計算機網(wǎng)絡的發(fā)展，一套電子文件中的文字、圖表、數(shù)據(jù)分布在幾個甚至幾十個地方的情況會越來越多，即使在同一主機內(nèi)，一份電子文件也可能以若干份文件相連接的方式存在。如果分布在各處的“文件成分”匯集不齊，一份文件便無法再現(xiàn)其全貌。

對歸檔的電子文件進行無病毒鑒定。檔案部門接收的電子文件來自四面八方，受病毒侵害的機會多，因此對于以介質狀態(tài)歸檔的電子文件，應先殺毒，再接收，避免危及整個檔案管理系統(tǒng)。

參考文獻：

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第四篇：醫(yī)院辦公室電子文件歸檔管理論文

【關鍵詞】 電子文件;檔案

近年來，隨著電子信息技術的飛速發(fā)展和辦公自動化的逐步完善，電子計算機已被越來越廣泛地應用于辦公室的日常工作。以往手續(xù)繁雜的辦公行文、來往函件等都可以通過網(wǎng)絡直接在計算機上辦結。文件從產(chǎn)生到處理結案幾乎不使用紙和筆，由此而產(chǎn)生了大量的電子文件。這些電子文件以其快捷、方便等的優(yōu)越性大大地提高了工作質量與效率，給我們的工作帶來了極大的便利。然而，如果一旦操作不當或染上病毒，后果不堪設想。因此，探討研究電子文件歸檔的方法，確保電子文件的安全，是當前醫(yī)院信息化建設的一項重要內(nèi)容，也是檔案管理工作中一個急需解決的課題。電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析

1.1 從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題

1.1.1 原稿被忽視，隨意遭刪改

在電子計算機上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

1.1.2 歸檔程序不明確，存貯載體不安全

電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項工作。但是，目前有相當一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統(tǒng)在設計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術性，把應歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。

1.1.3 歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑒定的一項工作

對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。

1.1.4 人員素質低，專業(yè)人才缺

電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當一部分素質偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現(xiàn)代先進的計算機設備，但因專業(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。

1.2 造成上述問題的原因主要有兩個方面

1.2.1 思想認識問題

傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質文件材料為主要工作對象，自從計算機應用于檔案管理后，電子文件以其自身獨特的優(yōu)勢正在逐步地取代以往的紙質文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應去認識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設的意義認識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質的妥當，對電子文件的優(yōu)點視而不見，不接受新生事物，不參加學習培訓，不懂得計算機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。

1.2.2 管理工作滯后問題

目前，計算機軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。

然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計算機的特點，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴重滯后于計算機應用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之二。對電子文件歸檔的幾點建議

電子文件歸檔的目的就是要使人類活動的真實歷史記錄在電子信息時代更好的、更完整的、長期的保存下去。為此，筆者建議要做好如下幾個方面的工作。

2.1 更新觀念，適應形勢

做好電子文件的歸檔管理工作，既是信息化建設的必然要求，也是檔案信息化建設的重要組成部分。目前，發(fā)達國家已有60%以上的政府行政工作是通過因特網(wǎng)和其他電子通訊方式實現(xiàn)的。因此，作為當今信息時代的一名檔案工作者，要把檔案信息化建設提高到為經(jīng)濟建設服務和促進檔案事業(yè)發(fā)展的高度來認識。要緊跟形勢、更新觀念、接受新事物，積極參加專業(yè)技術培訓，熟練掌握各種操作技能，以適應新時期檔案管理工作的需要。

2.2 認真收集，保護原稿

不論紙質檔案或是電子檔案，收集工作總是第一關，是做好歸檔管理工作的基礎。收集工作是否到位，對后續(xù)各環(huán)節(jié)有著很大的影響。如果該收集歸檔的文件沒有收集，不僅影響到檔案的完整性，更不用說開發(fā)與利用。對文件在處理過程中曾修改的，在附件上要有該文稿歷次修改的標記，各種修改信息應予以保留，不可任意進行刪除，要保護好原稿。

2.3 做好鑒定，確定價值

電子文件在歸檔之前，鑒定小組要對電子文件的真實性、完整性和有效性進行鑒定。第一要辨別電子文件的真?zhèn)?第二要確定電子文件的價值;第三要確定電子文件的完整性。只有真實的、有價值的電子文件才有保存的必要。

2.4 按照程序，做好歸檔

電子文件的歸檔，必須按照程序進行。首先，對應歸檔的電子文件進行收集、分類和整理;其次，對電子文件進行鑒定，確定其去留問題;再次，將電子文件脫機存儲在可靠的載體上并送交檔案室歸檔。設有虛擬電子檔案室的，可用郵件的形式傳遞到檔案室。在格式上，一般采用通用格式。如文檔文件采用doc格式，數(shù)據(jù)文件采用dbf文件等。在時間上，由各單位自定，按期限進行歸檔。在保存數(shù)量上，一般保存兩套以上同版本的電子文件，其中一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關業(yè)務部門異地保管。對網(wǎng)絡環(huán)境下生成的大量的業(yè)務電子文件也要做好備份，但不要將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務器上。

2.5 加強防患，確保安全

存儲載體的安全與否，關系到電子文件歸檔工作的成敗。因此，對歸檔的電子文件，要采取可靠的措施，確保電子文件存儲的安全。及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和殺毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，做好檔案上傳、下載安全等和訪問權限等的防患工作。控制環(huán)境的溫度和濕度，及時升級服務器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中的安全與穩(wěn)定。

2.6 加強培養(yǎng)，提高素質

電子文件是一種新型的信息載體，其歸檔技術、編排技術、信息安全保護技術、毒防治技術等都是醫(yī)院信息化建設的重要內(nèi)容。因此，培養(yǎng)和造就一大批具備檔案管理專業(yè)知識和計算機操作技能的人才是當務之急。解決人才問題，一方面可以直接吸納檔案管理、電子計算機或數(shù)字通信等專業(yè)技術專業(yè)人員，另一方面是加強在職人員的業(yè)務培訓，選送進修學習，使他們迅速掌握檔案管理知識和計算機操作技能，以解決目前人才缺乏的難題。

綜上所述，電子文件作為一種新型的信息載體，它以其自身獨特的記錄形式和與紙質文件無可比擬的優(yōu)越性使工作質量和效率大大提高。它的產(chǎn)生給傳統(tǒng)的檔案工作理念、技術和方法帶來嚴峻的挑戰(zhàn)，是檔案管理工作的一場新的變革。盡管電子文件也存在某些不足與缺點，然而，其利遠遠大于弊。因此，只要我們辯證地分析問題，有針對性地采取有效措施，不斷地改進和完善各項管理工作，電子文件的歸檔工作就一定能夠做好。

第五篇：論大數(shù)據(jù)背景下的電子文件歸檔

淺談大數(shù)據(jù)背景下的電子文件的歸檔管理

2011413078 游玫玫

摘要：

主題詞：

一、引言

隨著物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)、社會化網(wǎng)絡的快速發(fā)展，數(shù)據(jù)將成幾何級數(shù)增長。據(jù)估計，2007年，人類大約存儲了超過300艾字節(jié)的數(shù)據(jù)，而到2013年，世界上存儲的數(shù)據(jù)預計能達到1.2澤字節(jié)。其中，非數(shù)字數(shù)據(jù)只占不到2%。“大數(shù)據(jù)”時代已經(jīng)悄然來臨，并給各行各業(yè)帶來了數(shù)據(jù)使用方式的根本性變革。這場變革也必然對檔案界產(chǎn)生深刻影響。在大數(shù)據(jù)時代背景下，各行各業(yè)都面臨著對龐大而復雜的數(shù)據(jù)進行有效管理的巨大挑戰(zhàn)，人們越來越認識到對自身產(chǎn)生和擁有的大數(shù)據(jù)進行有效管理的重要性和迫切性，檔案行業(yè)也不例外。其中，數(shù)據(jù)的爆炸式增長也必然帶來電子文件的爆炸式增長，并將成為新生成文件的主體。電子文件是數(shù)字檔案館信息資源的重要來源,是數(shù)字檔案館管理的主要對象。但是,目前電子文件的歸檔工作還沒有得到足夠的重視, 很多重要的電子文件無法確定其保管的職責而游離在網(wǎng)絡系統(tǒng)中，處于檔案的管理之外,這樣勢必給我們進行的檔案數(shù)字化建設造成不可彌補的損失。因此,在大數(shù)據(jù)時代背景下做好電子文件的捕獲和歸檔工作刻不容緩。

二、何謂“大數(shù)據(jù)”

（一）大數(shù)據(jù)的概念

與云計算一樣，“大數(shù)據(jù)”（Ｂｉｇ Ｄａｔａ）是最近幾年被人們熱議的話題。半個世紀以來，隨著計算機技術全面融入社會生活，信息呈幾何式增長，量的積累引起了質的改變。而最先經(jīng)歷信息爆炸的學科是，如天文學和基因學。創(chuàng)造出了“大數(shù)據(jù)”這個概念，進而發(fā)展到所有的領域中。最初，大數(shù)據(jù)這個概念是指需要處理的信息量過大，超過了一般電腦處理數(shù)據(jù)所能使用的內(nèi)存量，因此工程師必須改進處理數(shù)據(jù)的工具。今天，大數(shù)據(jù)是人們大規(guī)模數(shù)據(jù)的基礎上可以做到的事情，而這些事情在小規(guī)模數(shù)據(jù)的基礎上是無法完成的。大數(shù)據(jù)是人民獲得新的認知、創(chuàng)造新的價值的源泉；大數(shù)據(jù)還是改變市場、組織機構以及政府與公民關系的方法。

（二）大數(shù)據(jù)，大挑戰(zhàn)

2013 年 1 月 29 日，住房和城鄉(xiāng)建設部公布了首批 90個智慧城市試點，由家統(tǒng)一規(guī)劃和施行的智慧城市建設正式起步。建設智慧城市要遵循“多用信息少用能源”“、多用信息少受災害”以及“多用信息多利民眾”幾項原則。檔案館作為永久保存檔案，并提供檔案為社會服務的科學文化事業(yè)機構，儲存有海量的信息資源，是信息資源的聚焦體，但是由于管理方式的落后、人才的欠缺、社會檔案意識的低下等原因，這些信息資源寶藏并沒有得到有效地開發(fā)和利用。智慧城市的建設是檔案信息資源得以更好開發(fā)和利用的真正機會，是檔案館真正融入城市、提高形象的難得機遇。智慧城市依賴信息的使用，檔案館要想真正融入智慧城市的建設，就需要盤活檔案館保存的信息，使這些信息融入智慧城市的信息 流，為決策層、為公眾所用，要盤活各個檔案館保存的海量的大數(shù)據(jù)時代，電子文件以指數(shù)級的速度增長，給電子文件的管理帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，雖然我們知道這些浩瀚的電子文件中蘊藏著巨大的“金礦”，但我們逐漸發(fā)現(xiàn)想要從這

些電子文件中“淘金”比紙質文件還困難。面對著巨量的電子文件，我國長期以來提倡的“直接鑒定法”將在此遇到嚴峻的挑戰(zhàn)，文件鑒定人員逐一閱讀每一份電子文件的原文恐怕實在是無能為力。后來檔案界比較認同電子文件的宏觀鑒定 方法，即從總體上判斷機構形成有價值文件的能力，而不是直接地對文件加以處理。按照這種思路，在確定一個機構是電子文件管理的對象后，就需要對這個機構產(chǎn)生的電子文件進行收集，對這些電子文件進行收集只完成了電子文件管理的第一步，而且在現(xiàn)今條件下，收集這些電子文件也并不難，困難的是如何快速的從這些電子文件中檢索出所需要的文件？如何對這些電子文件進行分類？如何鑒定哪些是值得歸檔保存的？如何對這些電子文件進行編研從而抽取出其中的知識因子以供社會利用？要解決上述問題，檔案工作者除了從管理方面尋求解決辦法外還要尋求技術的幫助。大數(shù)據(jù)技術可以從技術上提供解決這些問題的辦法。在普通的硬件上安裝大數(shù)據(jù)轉發(fā)器，就能收集數(shù)據(jù)形成龐大的系統(tǒng)數(shù)據(jù)，這個量級可以達到每天數(shù) TB 并逐漸向 PB 數(shù)量級擴大，大數(shù)據(jù)軟件可以為機器生成的海量數(shù)據(jù)建立索引，將其整理成可以搜索的鏈接，這正是檔案工作迫切需要的技術。除此之外大數(shù)據(jù)技術還能完成數(shù)據(jù)的分類、數(shù)據(jù)的挖掘，從而使檔案界有應對越來越復雜的數(shù)據(jù)的分析能力。

1.2.2 處理非結構化電子文件需要大數(shù)據(jù)技術

大數(shù)據(jù)類型繁多，包括結構化數(shù)據(jù)、半結構化數(shù)據(jù)和非結構化數(shù)據(jù)，現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)應用呈現(xiàn)出非結構化數(shù)據(jù)大幅增長的特點，至 2012 年末，非結構化數(shù)據(jù)占有例將達到整個數(shù)據(jù)量的 75%以上，同時，由于數(shù)據(jù)顯性或隱性的網(wǎng)絡化存在，使得數(shù)據(jù)之間的復雜關聯(lián)無所不在。一直以來，人們對數(shù)據(jù)的管理采用的是關系型的數(shù)據(jù)庫，比較有代表性的就是IOE（I 指 IBM 的服務器，O 指 Oracle 的數(shù)據(jù)庫，E 指 EMC的存儲模式）模式，檔案行業(yè)也如此，但是大數(shù)據(jù)時代，IOE模式已經(jīng)不適合做大數(shù)據(jù)處理。大數(shù)據(jù)應用除了數(shù)據(jù)規(guī)模巨大之外，還意味著擁有龐大的文件數(shù)量，因此如何管理文件系統(tǒng)層累積的元數(shù)據(jù)是一個難題，處理當會影響系統(tǒng)的擴展能力和性能。面對著快速增長的非結構化文件，檔案工作者在進行電子文件管理時困難重重，現(xiàn)在基于大數(shù)據(jù)技術的數(shù)據(jù)庫，如 SQL 已經(jīng)可以做關系數(shù)據(jù)，也可以做空間數(shù)據(jù)、圖像、數(shù)據(jù)流等非結構化數(shù)據(jù)，而且基于對象的存儲架構可以在一個系統(tǒng)中管理十億級別的文件數(shù)量，還不會像傳統(tǒng)存儲一樣遭遇元數(shù)據(jù)管理的困擾，大數(shù)據(jù)技術為檔案工作者管理非結構化電子文件的問題提供了解決之道。

三、電子文件的歸檔

1、電子文件歸檔概念

歸檔是將經(jīng)鑒定具有檔案價值的文件由形成部門向檔案部門移交的過程。無論是紙質文件的管理還是電子文件的管理，還是電子文件的管理，歸檔工作都是十分重要的環(huán)節(jié)，都標志著文件管理責任由文件生成部門向檔案部門的全面移交。不同的是，在傳統(tǒng)的紙質文件管理環(huán)境中，文件生命周期的階段性相對較為明顯，歸檔通常在文件的生命周期運轉形態(tài)，歸檔環(huán)節(jié)可能會前移至電子文件生成或收到之際，甚至在此之前，在系統(tǒng)開發(fā)設計階段便開始予以規(guī)劃和設定，加上電子文件自身的技術特性、多種多樣的載體形式以及計算機管理的特殊要求，使得電子文件的歸檔工作要比紙質文件的歸檔工作更為復雜。

2、電子文件的歸檔方式

邏輯歸檔（logical filing）是指在計算機網(wǎng)絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。物理歸檔（physical

filing）是指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。邏輯歸檔有助于充分利用機構內(nèi)部的網(wǎng)絡資源，實現(xiàn)資源共享。物理歸檔可以實現(xiàn)電子文件的集中管理，保證電子文件的安全性。

電子文件的歸檔方式也可分為在線歸檔，離線歸檔和近線歸檔。在線歸檔（On-line Filing）也稱網(wǎng)絡歸檔。一是指將歸檔電子文件通過網(wǎng)絡直接傳輸?shù)綑n案部門，或加工后傳輸?shù)綑n案部門規(guī)定的地址中，并存儲在檔案部門本地載體的過程；二是指邏輯歸檔。離線歸檔（Off-line Filing）指將電子文件存儲在一定的介質上移交給檔案部門的過程，是物理歸檔的另一種方式。近線歸檔（Near-line Filling）外延相對較廣泛，主要定位于在線歸檔和離線歸檔之間的應用。就是指將那些并不是經(jīng)常用到，或者說數(shù)據(jù)的訪問量并不大的電子文件存放在性能較低的存儲設備上。但同時對這些的設備要求是尋址迅速、傳輸率高。

四、大數(shù)據(jù)背景下電子文件歸檔管理

信息技術的突飛猛進使互聯(lián)網(wǎng)在當今社會生活中的應用日益普及，計算機成為了人們辦公、學習不可或缺的工具，信息呈爆炸式的增長，大數(shù)據(jù)時代儼然已經(jīng)來臨。在此背景下，各單位生產(chǎn)出越來越多的電子文件，對于電子文件的歸檔與保存已經(jīng)成為各單位在進行文件歸檔過程當中極為重要的一環(huán)。面對洶涌而來的電子文件，檔案檔案界很有必要探討一下大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案歸檔管理。

1、大數(shù)據(jù)背景下電文件歸檔面臨的問題

在大數(shù)據(jù)時代下，電子文件來源復雜，種類繁多，隨著技術的革新，計算機系統(tǒng)不斷更新?lián)Q代，電子文件的歸檔常需要更改載體且需頻繁更改，如何保證電子文件的長久保存與利用，尤其是對于專業(yè)軟件形成的特殊文件，有著技術和標準運用上難題。在大數(shù)據(jù)的席卷下，由于各級組織、機構不同程度地存在著電子文件歸檔方法不恰當、管理方法不科學、管理制度不健全、管理系統(tǒng)功能不完善等問題，直接威脅著電子文件檔案信息的有效收集、長期留存，影響著信息資源的整合與利用，給電子文件的歸檔管理帶來了嚴重風險和隱患。

第一，當前電子文件的真實完整難以保證。在大數(shù)據(jù)時代，電子文件在很多方面取代了紙質文件。它由擬稿者直接寫在磁盤上，并進行修改，然后立即存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案管理人員、技術人員等進行共享。電子文件易于修改，而且改動后難以留下痕跡。電子文件制作過程的虛擬化使對其原件的判別難于實現(xiàn)，在不同時間不同地點，不同人可以獲得相同的文件，因而對于原件的辨認是一件難度頗大的工作，因而時常造成真假難辨的局面。

第二、在電子文件的流轉、歸檔、保存、利用等管理活動在各單位仍不普遍，絕大多數(shù)單位仍以紙質文件為主要管理對象，電子文件管理沒有得到應有的重視。

電子文件收集歸檔的方法和手段雖有不少，但多停留在研究層面、制度層面或起步階段，實際操作中還受到諸多因素的制約。行業(yè)內(nèi)真正實施電子文件網(wǎng)上在線歸檔的單位為數(shù)不多。有些正在實施，有些剛剛起步，更多的還在觀望。電子文件的歸檔管理理論和方法有待在實踐中進一步探索和完善。其中，具體問題如下：

第二，某些機構實施了建設電子文件的歸檔保存，但存在保存電子文件不完整紙質文件內(nèi)容不一致，無法及時、準確查找，無法讀取，利用超出權限等問題，中保存不完整問題最為突出。不完整主要表現(xiàn)為僅歸檔保存了電子文件本身（內(nèi)容），而忽略了背景、結構信息等元數(shù)據(jù)，電子文件的真實性、完整性、安全性和可讀性面臨著巨大風險。

第三，建設業(yè)務部門在電子文件歸檔及其管理實踐中缺乏可以依據(jù)和參考的規(guī)范，城建電子文件管理仍處于自我探索、經(jīng)驗管理的階段，導致不同機構管理方式差異較大、管理水平參差不齊。

第四，在承認建設電子文件數(shù)字化、網(wǎng)絡化管理趨勢的同時，城建檔案館、建設單位與其他文件形成者就當前城建檔案館接收保存電子文件的必要性，接收電子文件內(nèi)容、類型與格式，接收的優(yōu)先級，具體管理方式等問題尚未達成共識，影響了歸檔接收工作開展的進程。