第一篇：公司電子郵件管理辦法(2014.2.25)

管 理 制 度

公司電子郵件管理辦法

第一章 總則

隨著公司信息化建設(shè)的發(fā)展及互聯(lián)網(wǎng)絡的普及，電子郵件已逐步成為廣大員工在工作中進行信息交流和業(yè)務往來的主要工具。為加強企業(yè)形象宣傳，規(guī)范公司電子郵件的使用管理，確保公司郵件傳輸?shù)目煽啃浴踩院蛻盟剑岣吖菊麄€網(wǎng)絡的運行效率，以維持郵件服務器的正常運轉(zhuǎn)，特制定本管理制度。

第二章 范圍

本制度適用于北京博興寶信息技術(shù)有限公司及北京百信弘晟信息技術(shù)有限公司內(nèi)所有使用公司郵件系統(tǒng)的員工。

第三章 內(nèi)容

一、郵件服務器管理

1、行政部統(tǒng)一管理公司的電子服務器并負責電子郵件的開戶、使用、維護和監(jiān)督檢查工作。

2、公司員工使用電子郵件需要接受行政部的監(jiān)管，由行政部將部分用戶收發(fā)電子郵件的副本保存。以便監(jiān)督、檢查和備案。

二、郵件使用管理

1、公司員工以電子郵件對外聯(lián)系業(yè)務時必須使用公司提供的、以公司域名為后綴(如：@bxhs.com.cn)的企業(yè)郵件，郵箱用戶名的賬號名以員工姓名的全拼或縮寫字母為準，如有重名，允許用戶自定義1-3位識別碼。公司對員工郵箱進行統(tǒng)一規(guī)劃和管理。職員名片及公司其它對外宣傳資料上都統(tǒng)一標注以公司域名為后綴的郵件地址，不得標注其它的郵箱。

管 理 制 度

2、公司各部門內(nèi)部及各部門之間進行工作上的溝通時，要求均使用電子郵件形式發(fā)送文本或確認結(jié)果，利于事后再查閱，可以進入備忘錄，也便于管理，歸檔等。

3、公司員工應根據(jù)工作需要，依照公司技術(shù)部的電子郵箱申請流程，申請開通電子郵件服務。

4、公司各級員工應根據(jù)崗位需求，在獲得相關(guān)領(lǐng)導批準后，方可向技術(shù)部申請開通特定郵件組群的收發(fā)權(quán)限，并在調(diào)離該崗位或離職時，由人事行政部及時通知技術(shù)部注銷此權(quán)限。

5、每封電子郵件在對外發(fā)送時其附件大小不能超過10MB，從外部接收的郵件其附件大小不能超過1.5MB，否則將無法正常收發(fā)，或?qū)е鹿距]件網(wǎng)絡堵塞、癱瘓。

6、在公司范圍內(nèi)群發(fā)電子郵件時，如附件大小超過規(guī)定范圍，切勿將附件粘貼在郵件中，應將其粘貼在“公司共享文件夾”中，并在郵件中說明訪問附件的地址鏈接。

7、不要打開一些不知名的、或有可疑的郵件，這樣有可能造成病毒入侵公司網(wǎng)絡，給公司造成直接的經(jīng)濟損失。

8、嚴禁使用電子郵件群發(fā)與工作無關(guān)或帶有娛樂性質(zhì)的郵件。如確實需要在公司內(nèi)召集、組織集體娛樂活動譬如球賽、集體出游等等，請將該郵件發(fā)送人事行政部負責人，由其負責群發(fā)。

9、嚴禁跨部門群發(fā)郵件，以免干擾其他部門的正常工作秩序。

10、嚴禁使用電子郵件群發(fā)供應簡歷郵件，類似“請給某某推薦工作”，除非是給HR推薦工作。征求簡歷郵件，允許在部門內(nèi)部群發(fā)。

11、員工收到公司群發(fā)的郵件后，嚴禁全部答復該郵件組群，以免給其他人員的工作造成干擾。

12、發(fā)送保密資料郵件，按資料級別不同分別對待。

（1）秘密級：需由部門經(jīng)理同意加密發(fā)送，由部門對資料的安全負責。

（2）機密級：由部門經(jīng)理簽字同意，將發(fā)送的資料交行政部審核、存檔，并由行政部負責發(fā)送。

（3）絕密級：禁止在網(wǎng)上發(fā)送。

第四章 責任說明

管 理 制 度

1、員工應及時修改初始密碼，并對郵箱帳號和密碼的安全負責。員工不得自行把自己的郵箱帳號提供給他人使用，須經(jīng)常改變郵箱密碼以防郵箱被他人盜用。若發(fā)現(xiàn)有任何非法使用自己的帳號或存在安全漏洞的情況，應立即通知技術(shù)部門妥善處理。

2、員工必須每日至少查看三次（上班后、中午、下班前）電子郵箱，以便及時接收郵件。若遇外出或工作忙時，可設(shè)置郵箱轉(zhuǎn)發(fā)其他郵箱（139移動手機郵箱，或者126、163已綁定手機的郵箱），以便短信通知接收郵件（設(shè)置-高級功能-自動轉(zhuǎn)發(fā)）。

3、員工的電子郵箱只限工作交流使用，嚴禁傳播中傷他人的、辱罵性的、恐嚇性的，以及淫穢、反動等違犯國家法律法規(guī)的內(nèi)容。

4、嚴禁員工利用工作之便，向內(nèi)外部無關(guān)人員發(fā)送涉及崗位或公司機密的信息資料。

第五章 違紀處理

1、對于異地發(fā)送超過2M的大郵件，使用FIDMAIL下載軟件或未經(jīng)批準用郵件訂閱報刊、新聞、論壇的員工和情節(jié)嚴重程度，處于500-1000元的罰款。

2、轉(zhuǎn)發(fā)有危害社會安全的言論或政治性評論文章的郵件，以及其他與工作無關(guān)的郵件的員工，首次發(fā)現(xiàn)降薪500處理，再次發(fā)現(xiàn)作降職處理，三次發(fā)現(xiàn)作辭退處理。

3、在公司內(nèi)部使用非公司電子郵件地址，罰款200元。

4、任何使用電子郵件泄露公司商業(yè)秘密，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)視情節(jié)嚴重，處以扣除全年績效獎金直至辭退的處理，造成惡劣影響或損失嚴重的，公司還將已發(fā)追究其法律責任。任何違犯上述規(guī)定的行為，視為破壞公司正常的工作秩序，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)并核實，給予通報批評，并給予行政處分。

第六章 附則

1、本制度由行政部負責制定、實施、修改和解釋，經(jīng)總經(jīng)理批準后實施，修改時亦同。

2、本制度自發(fā)布之日起生效。

第二篇：互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務管理辦法

【發(fā)布單位】信息產(chǎn)業(yè)部

【發(fā)布文號】信息產(chǎn)業(yè)部令第38號 【發(fā)布日期】2006-02-20 【生效日期】2006-03-30 【失效日期】

【所屬類別】國家法律法規(guī) 【文件來源】中國政府網(wǎng)

互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務管理辦法

(信息產(chǎn)業(yè)部令第38號)

《互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務管理辦法》已經(jīng)2005年11月7日中華人民共和國信息產(chǎn)業(yè)部第十五次部務會議審議通過，現(xiàn)予公布，自2006年3月30日起施行。

部 長：王旭東

二○○六年二月二十日

互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務管理辦法

第一條 為了規(guī)范互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務，保障互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務使用者的合法權(quán)利，根據(jù)《 中華人民共和國電信條例》和《 互聯(lián)網(wǎng)信息服務管理辦法》等法律、行政法規(guī)的規(guī)定，制定本辦法。

第二條 在中華人民共和國境內(nèi)提供互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務以及為互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務提供接入服務和發(fā)送互聯(lián)網(wǎng)電子郵件，適用本辦法。

本辦法所稱互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務，是指設(shè)置互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務器，為互聯(lián)網(wǎng)用戶發(fā)送、接收互聯(lián)網(wǎng)電子郵件提供條件的行為。

第三條 公民使用互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務的通信秘密受法律保護。除因國家安全或者追查刑事犯罪的需要，由公安機關(guān)或者檢察機關(guān)依照法律規(guī)定的程序?qū)νㄐ艃?nèi)容進行檢查外，任何組織或者個人不得以任何理由侵犯公民的通信秘密。

第四條 提供互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務，應當事先取得增值電信業(yè)務經(jīng)營許可或者依法履行非經(jīng)營性互聯(lián)網(wǎng)信息服務備案手續(xù)。

未取得增值電信業(yè)務經(jīng)營許可或者未履行非經(jīng)營性互聯(lián)網(wǎng)信息服務備案手續(xù)，任何組織或者個人不得在中華人民共和國境內(nèi)開展互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務。

第五條 互聯(lián)網(wǎng)接入服務提供者等電信業(yè)務提供者，不得為未取得增值電信業(yè)務經(jīng)營許可或者未履行非經(jīng)營性互聯(lián)網(wǎng)信息服務備案手續(xù)的組織或者個人開展互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務提供接入服務。

第六條 國家對互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務提供者的電子郵件服務器IP地址實行登記管理。互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務提供者應當在電子郵件服務器開通前二十日將互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務器所使用的IP地址向中華人民共和國信息產(chǎn)業(yè)部（以下簡稱“信息產(chǎn)業(yè)部”）或者省、自治區(qū)、直轄市通信管理局（以下簡稱“通信管理局”）登記。

互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務提供者擬變更電子郵件服務器IP地址的，應當提前三十日辦理變更手續(xù)。

第七條 互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務提供者應當按照信息產(chǎn)業(yè)部制定的技術(shù)標準建設(shè)互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務系統(tǒng)，關(guān)閉電子郵件服務器匿名轉(zhuǎn)發(fā)功能，并加強電子郵件服務系統(tǒng)的安全管理，發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡安全漏洞后應當及時采取安全防范措施。

第八條 互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務提供者向用戶提供服務，應當明確告知用戶服務內(nèi)容和使用規(guī)則。

第九條 互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務提供者對用戶的個人注冊信息和互聯(lián)網(wǎng)電子郵件地址，負有保密的義務。

互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務提供者及其工作人員不得非法使用用戶的個人注冊信息資料和互聯(lián)網(wǎng)電子郵件地址；未經(jīng)用戶同意，不得泄露用戶的個人注冊信息和互聯(lián)網(wǎng)電子郵件地址，但法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的除外。

第十條 互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務提供者應當記錄經(jīng)其電子郵件服務器發(fā)送或者接收的互聯(lián)網(wǎng)電子郵件的發(fā)送或者接收時間、發(fā)送者和接收者的互聯(lián)網(wǎng)電子郵件地址及IP地址。上述記錄應當保存六十日，并在國家有關(guān)機關(guān)依法查詢時予以提供。

第十一條 任何組織或者個人不得制作、復制、發(fā)布、傳播包含《中華人民共和國電信條例》第五十七條規(guī)定內(nèi)容的互聯(lián)網(wǎng)電子郵件。

任何組織或者個人不得利用互聯(lián)網(wǎng)電子郵件從事《中華人民共和國電信條例》第五十八條禁止的危害網(wǎng)絡安全和信息安全的活動。

第十二條 任何組織或者個人不得有下列行為：

（一）未經(jīng)授權(quán)利用他人的計算機系統(tǒng)發(fā)送互聯(lián)網(wǎng)電子郵件；

（二）將采用在線自動收集、字母或者數(shù)字任意組合等手段獲得的他人的互聯(lián)網(wǎng)電子郵件地址用于出售、共享、交換或者向通過上述方式獲得的電子郵件地址發(fā)送互聯(lián)網(wǎng)電子郵件。

第十三條 任何組織或者個人不得有下列發(fā)送或者委托發(fā)送互聯(lián)網(wǎng)電子郵件的行為：

（一）故意隱匿或者偽造互聯(lián)網(wǎng)電子郵件信封信息；

（二）未經(jīng)互聯(lián)網(wǎng)電子郵件接收者明確同意，向其發(fā)送包含商業(yè)廣告內(nèi)容的互聯(lián)網(wǎng)電子郵件；

（三）發(fā)送包含商業(yè)廣告內(nèi)容的互聯(lián)網(wǎng)電子郵件時，未在互聯(lián)網(wǎng)電子郵件標題信息前部注明“廣告”或者“AD”字樣。

第十四條 互聯(lián)網(wǎng)電子郵件接收者明確同意接收包含商業(yè)廣告內(nèi)容的互聯(lián)網(wǎng)電子郵件后，拒絕繼續(xù)接收的，互聯(lián)網(wǎng)電子郵件發(fā)送者應當停止發(fā)送。雙方另有約定的除外。

互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務發(fā)送者發(fā)送包含商業(yè)廣告內(nèi)容的互聯(lián)網(wǎng)電子郵件，應當向接收者提供拒絕繼續(xù)接收的聯(lián)系方式，包括發(fā)送者的電子郵件地址，并保證所提供的聯(lián)系方式在30日內(nèi)有效。

第十五條 互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務提供者、為互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務提供接入服務的電信業(yè)務提供者應當受理用戶對互聯(lián)網(wǎng)電子郵件的舉報，并為用戶提供便捷的舉報方式。

第十六條 互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務提供者、為互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務提供接入服務的電信業(yè)務提供者應當按照下列要求處理用戶舉報：

（一）發(fā)現(xiàn)被舉報的互聯(lián)網(wǎng)電子郵件明顯含有本辦法第十一條第一款規(guī)定的禁止內(nèi)容的，應當及時向國家有關(guān)機關(guān)報告；

（二）本條第(一)項規(guī)定之外的其他被舉報的互聯(lián)網(wǎng)電子郵件，應當向信息產(chǎn)業(yè)部委托中國互聯(lián)網(wǎng)協(xié)會設(shè)立的互聯(lián)網(wǎng)電子郵件舉報受理中心（以下簡稱“互聯(lián)網(wǎng)電子郵件舉報受理中心”）報告；

（三）被舉報的互聯(lián)網(wǎng)電子郵件涉及本單位的，應當立即開展調(diào)查，采取合理有效的防范或處理措施，并將有關(guān)情況和調(diào)查結(jié)果及時向國家有關(guān)機關(guān)或者互聯(lián)網(wǎng)電子郵件舉報受理中心報告。

第十七條 互聯(lián)網(wǎng)電子郵件舉報受理中心依照信息產(chǎn)業(yè)部制定的工作制度和流程開展以下工作：

（一）受理有關(guān)互聯(lián)網(wǎng)電子郵件的舉報；

（二）協(xié)助信息產(chǎn)業(yè)部或者通信管理局認定被舉報的互聯(lián)網(wǎng)電子郵件是否違反本辦法有關(guān)條款的規(guī)定，并協(xié)助追查相關(guān)責任人；

（三）協(xié)助國家有關(guān)機關(guān)追查違反本辦法第十一條規(guī)定的相關(guān)責任人。

第十八條 互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務提供者、為互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務提供接入服務的電信業(yè)務提供者，應當積極配合國家有關(guān)機關(guān)和互聯(lián)網(wǎng)電子郵件舉報受理中心開展調(diào)查工作。

第十九條 違反本辦法第四條規(guī)定，未取得增值電信業(yè)務經(jīng)營許可或者未履行非經(jīng)營性互聯(lián)網(wǎng)信息服務備案手續(xù)開展互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務的，依據(jù)《互聯(lián)網(wǎng)信息服務管理辦法》第十九條的規(guī)定處罰。

第二十條 違反本辦法第五條規(guī)定的，由信息產(chǎn)業(yè)部或者通信管理局依據(jù)職權(quán)責令改正，并處一萬元以下的罰款。

第二十一條 未履行本辦法第六條、第七條、第八條、第十條規(guī)定義務的，由信息產(chǎn)業(yè)部或者通信管理局依據(jù)職權(quán)責令改正，并處五千元以上一萬元以下的罰款。

第二十二條 違反本辦法第九條規(guī)定的，由信息產(chǎn)業(yè)部或者通信管理局依據(jù)職權(quán)責令改正，并處一萬元以下的罰款；有違法所得的，并處三萬元以下的罰款。

第二十三條 違反本辦法第十一條規(guī)定的，依據(jù)《中華人民共和國電信條例》第六十七條的規(guī)定處理。

互聯(lián)網(wǎng)電子郵件服務提供者等電信業(yè)務提供者有本辦法第十一條規(guī)定的禁止行為的，信息產(chǎn)業(yè)部或者通信管理局依據(jù)《中華人民共和國電信條例》第七十八條、《互聯(lián)網(wǎng)信息服務管理辦法》第二十條的規(guī)定處罰。

第二十四條 違反本辦法第十二條、第十三條、第十四條規(guī)定的，由信息產(chǎn)業(yè)部或者通信管理局依據(jù)職權(quán)責令改正，并處一萬元以下的罰款；有違法所得的，并處三萬元以下的罰款。

第二十五條 違反本辦法第十五條、第十六條和第十八條規(guī)定的，由信息產(chǎn)業(yè)部或者通信管理局依據(jù)職權(quán)予以警告，并處五千元以上一萬元以下的罰款。

第二十六條 本辦法所稱互聯(lián)網(wǎng)電子郵件地址是指由一個用戶名與一個互聯(lián)網(wǎng)域名共同構(gòu)成的、可據(jù)此向互聯(lián)網(wǎng)電子郵件用戶發(fā)送電子郵件的全球唯一性的終點標識。

本辦法所稱互聯(lián)網(wǎng)電子郵件信封信息是指附加在互聯(lián)網(wǎng)電子郵件上，用于標識互聯(lián)網(wǎng)電子郵件發(fā)送者、接收者和傳遞路由等反映互聯(lián)網(wǎng)電子郵件來源、終點和傳遞過程的信息。

本辦法所稱互聯(lián)網(wǎng)電子郵件標題信息是指附加在互聯(lián)網(wǎng)電子郵件上，用于標識互聯(lián)網(wǎng)電子郵件內(nèi)容主題的信息。

第二十七條 本辦法自2006年3月30日起施行。

本內(nèi)容來源于政府官方網(wǎng)站，如需引用，請以正式文件為準。

第三篇：公司電子郵件管理規(guī)定

公司電子郵件管理規(guī)定

為了維護公司以及個人信息的安全性、保障郵件傳輸?shù)目煽啃浴⒈３止ぷ鞯母咝剩刂贫ū疽?guī)定。

一、總則

1、公司對員工郵箱進行統(tǒng)一規(guī)劃和管理。

2、公司鼓勵和提倡各下屬以及員工采用電子郵件進行內(nèi)外交流。

3、員工或部門已電子郵件對外聯(lián)系是必須提供公司提供的、以相應域名為后綴的郵箱 ***@*****.com。

4、公司郵箱用戶的賬號名以員工姓名的全拼或縮寫字母為準，如有重 名，允許用戶自定義1-3位的識別碼，已有賬號員工可保留原賬號不變。考慮國外客戶的使用習慣以及工作方便，出口部員工可以使用自己的英文名作為賬號名。

5、在職人員名片以及公司其他對外宣傳資料上必須印有公司域名為后綴的郵件地址。

二、管理權(quán)限和職責

辦公室：統(tǒng)一管理公司的電子服務器并負責電子郵件的開戶、使用、維護和監(jiān)督檢查工作

使用郵箱用戶：應熟練使用各種辦公軟件進行郵件的收發(fā)。

三、郵箱管理流程

1、新申請流程：員工因工作需要申請公司域名的郵箱的，由所在部門提出申請，經(jīng)分管領(lǐng)導審核后報總經(jīng)理批準，同意后由所在部門向辦公室申報開通，辦公室同時做好登記備案工作

2、使用人異動管理流程：員工因調(diào)職或離職不再使用公司業(yè)務郵箱，由部門通知辦公室執(zhí)行注銷，特殊人員的郵箱賬號需要保留的，需經(jīng)總經(jīng)理批準后方可。

3、公司郵箱賬號限本人使用，禁止借用他人使用，禁止非工作用途將公司郵箱公布于外部網(wǎng)路。

四、郵箱使用

1、一般郵件內(nèi)容不應超過10M，如需發(fā)送較大附件，建議將附件拆分后分發(fā)送。

2、不得傳遞與本人工作無關(guān)以及有害社會、企業(yè)安定的郵件。經(jīng)批準用郵件訂閱報刊、新聞、論壇

4、部門員工使用電子郵箱需要接收監(jiān)督，員工發(fā)送郵件必須同時抄送到部門郵箱中，以便監(jiān)督、檢查和備案。

第四篇：公司電子郵件管理規(guī)定

公司電子郵件管理規(guī)定

隨著公司管理水平的提升，電子郵箱的數(shù)量也日益增多。為了維護集團及個人信息的安全性、保障郵件傳輸?shù)目煽啃浴⒈３止ぷ鞯母咝省⑻岣吒鞴緝?nèi)部的信息化應用水平，特制定本規(guī)定。

一、總則公司對員工電子郵箱進行統(tǒng)一規(guī)劃和管理。公司鼓勵和提倡各下屬部門及員工采用電子郵件進行內(nèi)外交流。員工或部門以電子郵件對外聯(lián)系時必須使用本公司提供的、以相應域名為后綴的郵箱***@njchem.net。公司郵箱用戶的賬號名以員工姓名的全拼或縮寫字母為準，如有重名，允許用戶自定義1--3位的識別碼。已有賬號員工可保留原賬號不變。在職人員名片及集團其它對外宣傳資料上必須印有以相應業(yè)務域名為后綴的郵件地址。

二 管理權(quán)限和職責

財務部：負責公司郵件系統(tǒng)的管理和技術(shù)維護。

所有郵箱用戶：應熟練使用OA及外部郵箱收發(fā)郵件。

三郵箱管理流程

1新申請流程：員工因工作需要申請公司域名的郵箱的，由所在部門提出申請，經(jīng)分管領(lǐng)導審核后報總經(jīng)理批準，同意后由所在部門向財務部申報開通，財務部門同時做好登記備案工作。使用人異動管理流程：員工因調(diào)職或離職不再使用公司業(yè)務郵箱，由直管領(lǐng)導負責通知財務部執(zhí)行注銷，特殊人員的郵箱賬號需要保留的，需經(jīng)總經(jīng)理批準后方可。

3對于長時間（超過一個月）無人管理的郵箱，公司有權(quán)予以注銷并收回。公司郵箱僅限本人使用，禁止借給他人使用，禁止非工作用途將公司郵箱公布于外部網(wǎng)絡。

四郵件使用

1一般郵件內(nèi)容不應超過10M，如需發(fā)送較大附件，建議將附件拆分后分開發(fā)送。2禁止群發(fā)與工作無關(guān)的或有害社會、企業(yè)安定的郵件，因此被公安機關(guān)追究個人責任，或給公司造成不良影響或損失的，公司將從重處理。

3公司內(nèi)部日常業(yè)務聯(lián)系溝通應盡量使用OA平臺或電話等其他即時聯(lián)系方式進行，需傳遞資料等通過郵件發(fā)送的，需經(jīng)分管領(lǐng)導同意并抄送給分管領(lǐng)導，盡量避免越級匯報或大量群發(fā)。

4需群發(fā)以及發(fā)送涉密文件需經(jīng)部門領(lǐng)導同意后發(fā)送，涉密文件需加密處理后方可發(fā)

送。

5各部門需通過郵件匯報總經(jīng)理處理的事項應發(fā)送給分管副總批示后予以轉(zhuǎn)發(fā)。

第五篇：公司電子郵件使用規(guī)范

公司電子郵件使用規(guī)范

一、郵件文本及格式規(guī)范：

1郵件內(nèi)容：

一封完整的電子郵件內(nèi)容包括：收件人郵件地址（抄送郵件地址）、郵件主題、收件人稱呼、郵件正文、郵件結(jié)束語、本人簽名、發(fā)件日期，有明顯稱呼、簽名、日期的郵件，能使查閱者一目了然。2郵件字體：

（1）全文統(tǒng)一；

（2）字體大小適宜,不宜過大或過小,選用宋體字；（3）字體為正體；

（4）字體顏色為黑色，個別重點處可加黑、加大或顯著的顏色。3郵件附件：

如郵件中含有附件及附件數(shù)量，應在郵件內(nèi)容中說明。

4郵件格式：使用公司統(tǒng)一的Logo及信紙格式，如無信紙格式，則不使用信紙。5個人簽名：

（1）個人簽名檔需包括內(nèi)容：姓名、所在部門/崗位、聯(lián)系方式、電話分機、傳真、e-mail等；

（2）如有工作需要，需和外部聯(lián)系，還可以增加公司名稱、地址、郵政編碼、公司網(wǎng)站及個人手機號碼，skype號等。

二、郵件語言文字規(guī)范：

1語言表述清楚、簡練，不能有岐義。

2規(guī)范用語，盡量少用口頭用語，不用俚語。3

段落分明、清晰。

用語忌言辭激烈及過分表露個人情緒。

三、郵件發(fā)送規(guī)范：

1郵件主題：郵件必須寫明主題。2郵件發(fā)送：

（1）郵件內(nèi)容需注意保密性，要明確收件人的范圍，不遺漏需要發(fā)送的人，不發(fā)給無關(guān)人員；

（2）涉及企業(yè)內(nèi)部操作的信息，不要發(fā)送郵件；（3）敏感信息，需要用隱晦的表達方式；

（4）決定性、關(guān)鍵性內(nèi)容要點應在正文中描述，附件只作為詳細分解說明；（5）明確主送人和抄送人，避免兩者混淆不分，主送人為必須知悉該郵件內(nèi)容的當事人，涉及請示、問詢等內(nèi)容的，或需要指示、告知時，主送人一般需要回復郵件，抄送人為有必要了解該郵件內(nèi)容的人員；

（6）慎重考慮郵件發(fā)送人員，重要和必須了解的信息，抄送上級領(lǐng)導或橫向部門領(lǐng)導；

（7）轉(zhuǎn)發(fā)郵件時，要注意內(nèi)容保密性，檢查原郵件內(nèi)容，確定需要引用的內(nèi)容；（8）連續(xù)回復、轉(zhuǎn)發(fā)郵件,要重新整理和明確郵件內(nèi)容,避免溝通有誤；（9）接受抄送郵件人員，一般不需要回復；

（10）郵件發(fā)送前，檢查一遍，確認無誤及已添加需要發(fā)送的附件后再發(fā)送 3郵件群發(fā)：

（1）郵件群發(fā)只適合于全員公告、通知等事項,除此類郵件外不群發(fā);（2）回復群發(fā)郵件時,只需回復給發(fā)件人或少數(shù)幾人,不要群發(fā)回復。

4郵件優(yōu)先級

(1)郵件內(nèi)容確實重要緊急的時候使用高優(yōu)先級;(2)不要頻繁使用郵件高優(yōu)先級。

四、其他注意事項:

1不要在公司里發(fā)和政治、宗教相關(guān)的郵件。2工作時間勿發(fā)與工作內(nèi)容無關(guān)的郵件。

3郵件只是從多溝通方式的一種,日常的溝通不要完全依賴郵件。4 重要緊急事項，發(fā)送郵件后需用電話等方式確認郵件是否收到。5郵件附件的總?cè)萘繎M可能少于5M,如附件較大,應壓縮后發(fā)送。6 無保留價值的郵件閱后及時刪除，避免占用空間。7 需要歸檔的郵件及時歸檔留存。對不熟悉來源的郵件，需確認無危害后才打開，避免病毒侵入。