第一篇：公司電子郵件管理辦法(2014.2.25)

管 理 制 度

公司電子郵件管理辦法

第一章 總則

隨著公司信息化建設的發展及互聯網絡的普及，電子郵件已逐步成為廣大員工在工作中進行信息交流和業務往來的主要工具。為加強企業形象宣傳，規范公司電子郵件的使用管理，確保公司郵件傳輸的可靠性、安全性和應用水平，提高公司整個網絡的運行效率，以維持郵件服務器的正常運轉，特制定本管理制度。

第二章 范圍

本制度適用于北京博興寶信息技術有限公司及北京百信弘晟信息技術有限公司內所有使用公司郵件系統的員工。

第三章 內容

一、郵件服務器管理

1、行政部統一管理公司的電子服務器并負責電子郵件的開戶、使用、維護和監督檢查工作。

2、公司員工使用電子郵件需要接受行政部的監管，由行政部將部分用戶收發電子郵件的副本保存。以便監督、檢查和備案。

二、郵件使用管理

1、公司員工以電子郵件對外聯系業務時必須使用公司提供的、以公司域名為后綴(如：@bxhs.com.cn)的企業郵件，郵箱用戶名的賬號名以員工姓名的全拼或縮寫字母為準，如有重名，允許用戶自定義1-3位識別碼。公司對員工郵箱進行統一規劃和管理。職員名片及公司其它對外宣傳資料上都統一標注以公司域名為后綴的郵件地址，不得標注其它的郵箱。

管 理 制 度

2、公司各部門內部及各部門之間進行工作上的溝通時，要求均使用電子郵件形式發送文本或確認結果，利于事后再查閱，可以進入備忘錄，也便于管理，歸檔等。

3、公司員工應根據工作需要，依照公司技術部的電子郵箱申請流程，申請開通電子郵件服務。

4、公司各級員工應根據崗位需求，在獲得相關領導批準后，方可向技術部申請開通特定郵件組群的收發權限，并在調離該崗位或離職時，由人事行政部及時通知技術部注銷此權限。

5、每封電子郵件在對外發送時其附件大小不能超過10MB，從外部接收的郵件其附件大小不能超過1.5MB，否則將無法正常收發，或導致公司郵件網絡堵塞、癱瘓。

6、在公司范圍內群發電子郵件時，如附件大小超過規定范圍，切勿將附件粘貼在郵件中，應將其粘貼在“公司共享文件夾”中，并在郵件中說明訪問附件的地址鏈接。

7、不要打開一些不知名的、或有可疑的郵件，這樣有可能造成病毒入侵公司網絡，給公司造成直接的經濟損失。

8、嚴禁使用電子郵件群發與工作無關或帶有娛樂性質的郵件。如確實需要在公司內召集、組織集體娛樂活動譬如球賽、集體出游等等，請將該郵件發送人事行政部負責人，由其負責群發。

9、嚴禁跨部門群發郵件，以免干擾其他部門的正常工作秩序。

10、嚴禁使用電子郵件群發供應簡歷郵件，類似“請給某某推薦工作”，除非是給HR推薦工作。征求簡歷郵件，允許在部門內部群發。

11、員工收到公司群發的郵件后，嚴禁全部答復該郵件組群，以免給其他人員的工作造成干擾。

12、發送保密資料郵件，按資料級別不同分別對待。

（1）秘密級：需由部門經理同意加密發送，由部門對資料的安全負責。

（2）機密級：由部門經理簽字同意，將發送的資料交行政部審核、存檔，并由行政部負責發送。

（3）絕密級：禁止在網上發送。

第四章 責任說明

管 理 制 度

1、員工應及時修改初始密碼，并對郵箱帳號和密碼的安全負責。員工不得自行把自己的郵箱帳號提供給他人使用，須經常改變郵箱密碼以防郵箱被他人盜用。若發現有任何非法使用自己的帳號或存在安全漏洞的情況，應立即通知技術部門妥善處理。

2、員工必須每日至少查看三次（上班后、中午、下班前）電子郵箱，以便及時接收郵件。若遇外出或工作忙時，可設置郵箱轉發其他郵箱（139移動手機郵箱，或者126、163已綁定手機的郵箱），以便短信通知接收郵件（設置-高級功能-自動轉發）。

3、員工的電子郵箱只限工作交流使用，嚴禁傳播中傷他人的、辱罵性的、恐嚇性的，以及淫穢、反動等違犯國家法律法規的內容。

4、嚴禁員工利用工作之便，向內外部無關人員發送涉及崗位或公司機密的信息資料。

第五章 違紀處理

1、對于異地發送超過2M的大郵件，使用FIDMAIL下載軟件或未經批準用郵件訂閱報刊、新聞、論壇的員工和情節嚴重程度，處于500-1000元的罰款。

2、轉發有危害社會安全的言論或政治性評論文章的郵件，以及其他與工作無關的郵件的員工，首次發現降薪500處理，再次發現作降職處理，三次發現作辭退處理。

3、在公司內部使用非公司電子郵件地址，罰款200元。

4、任何使用電子郵件泄露公司商業秘密，一經發現視情節嚴重，處以扣除全年績效獎金直至辭退的處理，造成惡劣影響或損失嚴重的，公司還將已發追究其法律責任。任何違犯上述規定的行為，視為破壞公司正常的工作秩序，一經發現并核實，給予通報批評，并給予行政處分。

第六章 附則

1、本制度由行政部負責制定、實施、修改和解釋，經總經理批準后實施，修改時亦同。

2、本制度自發布之日起生效。

第二篇：互聯網電子郵件服務管理辦法

【發布單位】信息產業部

【發布文號】信息產業部令第38號 【發布日期】2006-02-20 【生效日期】2006-03-30 【失效日期】

【所屬類別】國家法律法規 【文件來源】中國政府網

互聯網電子郵件服務管理辦法

(信息產業部令第38號)

《互聯網電子郵件服務管理辦法》已經2005年11月7日中華人民共和國信息產業部第十五次部務會議審議通過，現予公布，自2006年3月30日起施行。

部 長：王旭東

二○○六年二月二十日

互聯網電子郵件服務管理辦法

第一條 為了規范互聯網電子郵件服務，保障互聯網電子郵件服務使用者的合法權利，根據《 中華人民共和國電信條例》和《 互聯網信息服務管理辦法》等法律、行政法規的規定，制定本辦法。

第二條 在中華人民共和國境內提供互聯網電子郵件服務以及為互聯網電子郵件服務提供接入服務和發送互聯網電子郵件，適用本辦法。

本辦法所稱互聯網電子郵件服務，是指設置互聯網電子郵件服務器，為互聯網用戶發送、接收互聯網電子郵件提供條件的行為。

第三條 公民使用互聯網電子郵件服務的通信秘密受法律保護。除因國家安全或者追查刑事犯罪的需要，由公安機關或者檢察機關依照法律規定的程序對通信內容進行檢查外，任何組織或者個人不得以任何理由侵犯公民的通信秘密。

第四條 提供互聯網電子郵件服務，應當事先取得增值電信業務經營許可或者依法履行非經營性互聯網信息服務備案手續。

未取得增值電信業務經營許可或者未履行非經營性互聯網信息服務備案手續，任何組織或者個人不得在中華人民共和國境內開展互聯網電子郵件服務。

第五條 互聯網接入服務提供者等電信業務提供者，不得為未取得增值電信業務經營許可或者未履行非經營性互聯網信息服務備案手續的組織或者個人開展互聯網電子郵件服務提供接入服務。

第六條 國家對互聯網電子郵件服務提供者的電子郵件服務器IP地址實行登記管理。互聯網電子郵件服務提供者應當在電子郵件服務器開通前二十日將互聯網電子郵件服務器所使用的IP地址向中華人民共和國信息產業部（以下簡稱“信息產業部”）或者省、自治區、直轄市通信管理局（以下簡稱“通信管理局”）登記。

互聯網電子郵件服務提供者擬變更電子郵件服務器IP地址的，應當提前三十日辦理變更手續。

第七條 互聯網電子郵件服務提供者應當按照信息產業部制定的技術標準建設互聯網電子郵件服務系統，關閉電子郵件服務器匿名轉發功能，并加強電子郵件服務系統的安全管理，發現網絡安全漏洞后應當及時采取安全防范措施。

第八條 互聯網電子郵件服務提供者向用戶提供服務，應當明確告知用戶服務內容和使用規則。

第九條 互聯網電子郵件服務提供者對用戶的個人注冊信息和互聯網電子郵件地址，負有保密的義務。

互聯網電子郵件服務提供者及其工作人員不得非法使用用戶的個人注冊信息資料和互聯網電子郵件地址；未經用戶同意，不得泄露用戶的個人注冊信息和互聯網電子郵件地址，但法律、行政法規另有規定的除外。

第十條 互聯網電子郵件服務提供者應當記錄經其電子郵件服務器發送或者接收的互聯網電子郵件的發送或者接收時間、發送者和接收者的互聯網電子郵件地址及IP地址。上述記錄應當保存六十日，并在國家有關機關依法查詢時予以提供。

第十一條 任何組織或者個人不得制作、復制、發布、傳播包含《中華人民共和國電信條例》第五十七條規定內容的互聯網電子郵件。

任何組織或者個人不得利用互聯網電子郵件從事《中華人民共和國電信條例》第五十八條禁止的危害網絡安全和信息安全的活動。

第十二條 任何組織或者個人不得有下列行為：

（一）未經授權利用他人的計算機系統發送互聯網電子郵件；

（二）將采用在線自動收集、字母或者數字任意組合等手段獲得的他人的互聯網電子郵件地址用于出售、共享、交換或者向通過上述方式獲得的電子郵件地址發送互聯網電子郵件。

第十三條 任何組織或者個人不得有下列發送或者委托發送互聯網電子郵件的行為：

（一）故意隱匿或者偽造互聯網電子郵件信封信息；

（二）未經互聯網電子郵件接收者明確同意，向其發送包含商業廣告內容的互聯網電子郵件；

（三）發送包含商業廣告內容的互聯網電子郵件時，未在互聯網電子郵件標題信息前部注明“廣告”或者“AD”字樣。

第十四條 互聯網電子郵件接收者明確同意接收包含商業廣告內容的互聯網電子郵件后，拒絕繼續接收的，互聯網電子郵件發送者應當停止發送。雙方另有約定的除外。

互聯網電子郵件服務發送者發送包含商業廣告內容的互聯網電子郵件，應當向接收者提供拒絕繼續接收的聯系方式，包括發送者的電子郵件地址，并保證所提供的聯系方式在30日內有效。

第十五條 互聯網電子郵件服務提供者、為互聯網電子郵件服務提供接入服務的電信業務提供者應當受理用戶對互聯網電子郵件的舉報，并為用戶提供便捷的舉報方式。

第十六條 互聯網電子郵件服務提供者、為互聯網電子郵件服務提供接入服務的電信業務提供者應當按照下列要求處理用戶舉報：

（一）發現被舉報的互聯網電子郵件明顯含有本辦法第十一條第一款規定的禁止內容的，應當及時向國家有關機關報告；

（二）本條第(一)項規定之外的其他被舉報的互聯網電子郵件，應當向信息產業部委托中國互聯網協會設立的互聯網電子郵件舉報受理中心（以下簡稱“互聯網電子郵件舉報受理中心”）報告；

（三）被舉報的互聯網電子郵件涉及本單位的，應當立即開展調查，采取合理有效的防范或處理措施，并將有關情況和調查結果及時向國家有關機關或者互聯網電子郵件舉報受理中心報告。

第十七條 互聯網電子郵件舉報受理中心依照信息產業部制定的工作制度和流程開展以下工作：

（一）受理有關互聯網電子郵件的舉報；

（二）協助信息產業部或者通信管理局認定被舉報的互聯網電子郵件是否違反本辦法有關條款的規定，并協助追查相關責任人；

（三）協助國家有關機關追查違反本辦法第十一條規定的相關責任人。

第十八條 互聯網電子郵件服務提供者、為互聯網電子郵件服務提供接入服務的電信業務提供者，應當積極配合國家有關機關和互聯網電子郵件舉報受理中心開展調查工作。

第十九條 違反本辦法第四條規定，未取得增值電信業務經營許可或者未履行非經營性互聯網信息服務備案手續開展互聯網電子郵件服務的，依據《互聯網信息服務管理辦法》第十九條的規定處罰。

第二十條 違反本辦法第五條規定的，由信息產業部或者通信管理局依據職權責令改正，并處一萬元以下的罰款。

第二十一條 未履行本辦法第六條、第七條、第八條、第十條規定義務的，由信息產業部或者通信管理局依據職權責令改正，并處五千元以上一萬元以下的罰款。

第二十二條 違反本辦法第九條規定的，由信息產業部或者通信管理局依據職權責令改正，并處一萬元以下的罰款；有違法所得的，并處三萬元以下的罰款。

第二十三條 違反本辦法第十一條規定的，依據《中華人民共和國電信條例》第六十七條的規定處理。

互聯網電子郵件服務提供者等電信業務提供者有本辦法第十一條規定的禁止行為的，信息產業部或者通信管理局依據《中華人民共和國電信條例》第七十八條、《互聯網信息服務管理辦法》第二十條的規定處罰。

第二十四條 違反本辦法第十二條、第十三條、第十四條規定的，由信息產業部或者通信管理局依據職權責令改正，并處一萬元以下的罰款；有違法所得的，并處三萬元以下的罰款。

第二十五條 違反本辦法第十五條、第十六條和第十八條規定的，由信息產業部或者通信管理局依據職權予以警告，并處五千元以上一萬元以下的罰款。

第二十六條 本辦法所稱互聯網電子郵件地址是指由一個用戶名與一個互聯網域名共同構成的、可據此向互聯網電子郵件用戶發送電子郵件的全球唯一性的終點標識。

本辦法所稱互聯網電子郵件信封信息是指附加在互聯網電子郵件上，用于標識互聯網電子郵件發送者、接收者和傳遞路由等反映互聯網電子郵件來源、終點和傳遞過程的信息。

本辦法所稱互聯網電子郵件標題信息是指附加在互聯網電子郵件上，用于標識互聯網電子郵件內容主題的信息。

第二十七條 本辦法自2006年3月30日起施行。

本內容來源于政府官方網站，如需引用，請以正式文件為準。

第三篇：公司電子郵件管理規定

公司電子郵件管理規定

為了維護公司以及個人信息的安全性、保障郵件傳輸的可靠性、保持工作的高效率，特制定本規定。

一、總則

1、公司對員工郵箱進行統一規劃和管理。

2、公司鼓勵和提倡各下屬以及員工采用電子郵件進行內外交流。

3、員工或部門已電子郵件對外聯系是必須提供公司提供的、以相應域名為后綴的郵箱 ***@*****.com。

4、公司郵箱用戶的賬號名以員工姓名的全拼或縮寫字母為準，如有重 名，允許用戶自定義1-3位的識別碼，已有賬號員工可保留原賬號不變。考慮國外客戶的使用習慣以及工作方便，出口部員工可以使用自己的英文名作為賬號名。

5、在職人員名片以及公司其他對外宣傳資料上必須印有公司域名為后綴的郵件地址。

二、管理權限和職責

辦公室：統一管理公司的電子服務器并負責電子郵件的開戶、使用、維護和監督檢查工作

使用郵箱用戶：應熟練使用各種辦公軟件進行郵件的收發。

三、郵箱管理流程

1、新申請流程：員工因工作需要申請公司域名的郵箱的，由所在部門提出申請，經分管領導審核后報總經理批準，同意后由所在部門向辦公室申報開通，辦公室同時做好登記備案工作

2、使用人異動管理流程：員工因調職或離職不再使用公司業務郵箱，由部門通知辦公室執行注銷，特殊人員的郵箱賬號需要保留的，需經總經理批準后方可。

3、公司郵箱賬號限本人使用，禁止借用他人使用，禁止非工作用途將公司郵箱公布于外部網路。

四、郵箱使用

1、一般郵件內容不應超過10M，如需發送較大附件，建議將附件拆分后分發送。

2、不得傳遞與本人工作無關以及有害社會、企業安定的郵件。經批準用郵件訂閱報刊、新聞、論壇

4、部門員工使用電子郵箱需要接收監督，員工發送郵件必須同時抄送到部門郵箱中，以便監督、檢查和備案。

第四篇：公司電子郵件管理規定

公司電子郵件管理規定

隨著公司管理水平的提升，電子郵箱的數量也日益增多。為了維護集團及個人信息的安全性、保障郵件傳輸的可靠性、保持工作的高效率、提高各公司內部的信息化應用水平，特制定本規定。

一、總則公司對員工電子郵箱進行統一規劃和管理。公司鼓勵和提倡各下屬部門及員工采用電子郵件進行內外交流。員工或部門以電子郵件對外聯系時必須使用本公司提供的、以相應域名為后綴的郵箱***@njchem.net。公司郵箱用戶的賬號名以員工姓名的全拼或縮寫字母為準，如有重名，允許用戶自定義1--3位的識別碼。已有賬號員工可保留原賬號不變。在職人員名片及集團其它對外宣傳資料上必須印有以相應業務域名為后綴的郵件地址。

二 管理權限和職責

財務部：負責公司郵件系統的管理和技術維護。

所有郵箱用戶：應熟練使用OA及外部郵箱收發郵件。

三郵箱管理流程

1新申請流程：員工因工作需要申請公司域名的郵箱的，由所在部門提出申請，經分管領導審核后報總經理批準，同意后由所在部門向財務部申報開通，財務部門同時做好登記備案工作。使用人異動管理流程：員工因調職或離職不再使用公司業務郵箱，由直管領導負責通知財務部執行注銷，特殊人員的郵箱賬號需要保留的，需經總經理批準后方可。

3對于長時間（超過一個月）無人管理的郵箱，公司有權予以注銷并收回。公司郵箱僅限本人使用，禁止借給他人使用，禁止非工作用途將公司郵箱公布于外部網絡。

四郵件使用

1一般郵件內容不應超過10M，如需發送較大附件，建議將附件拆分后分開發送。2禁止群發與工作無關的或有害社會、企業安定的郵件，因此被公安機關追究個人責任，或給公司造成不良影響或損失的，公司將從重處理。

3公司內部日常業務聯系溝通應盡量使用OA平臺或電話等其他即時聯系方式進行，需傳遞資料等通過郵件發送的，需經分管領導同意并抄送給分管領導，盡量避免越級匯報或大量群發。

4需群發以及發送涉密文件需經部門領導同意后發送，涉密文件需加密處理后方可發

送。

5各部門需通過郵件匯報總經理處理的事項應發送給分管副總批示后予以轉發。

第五篇：公司電子郵件使用規范

公司電子郵件使用規范

一、郵件文本及格式規范：

1郵件內容：

一封完整的電子郵件內容包括：收件人郵件地址（抄送郵件地址）、郵件主題、收件人稱呼、郵件正文、郵件結束語、本人簽名、發件日期，有明顯稱呼、簽名、日期的郵件，能使查閱者一目了然。2郵件字體：

（1）全文統一；

（2）字體大小適宜,不宜過大或過小,選用宋體字；（3）字體為正體；

（4）字體顏色為黑色，個別重點處可加黑、加大或顯著的顏色。3郵件附件：

如郵件中含有附件及附件數量，應在郵件內容中說明。

4郵件格式：使用公司統一的Logo及信紙格式，如無信紙格式，則不使用信紙。5個人簽名：

（1）個人簽名檔需包括內容：姓名、所在部門/崗位、聯系方式、電話分機、傳真、e-mail等；

（2）如有工作需要，需和外部聯系，還可以增加公司名稱、地址、郵政編碼、公司網站及個人手機號碼，skype號等。

二、郵件語言文字規范：

1語言表述清楚、簡練，不能有岐義。

2規范用語，盡量少用口頭用語，不用俚語。3

段落分明、清晰。

用語忌言辭激烈及過分表露個人情緒。

三、郵件發送規范：

1郵件主題：郵件必須寫明主題。2郵件發送：

（1）郵件內容需注意保密性，要明確收件人的范圍，不遺漏需要發送的人，不發給無關人員；

（2）涉及企業內部操作的信息，不要發送郵件；（3）敏感信息，需要用隱晦的表達方式；

（4）決定性、關鍵性內容要點應在正文中描述，附件只作為詳細分解說明；（5）明確主送人和抄送人，避免兩者混淆不分，主送人為必須知悉該郵件內容的當事人，涉及請示、問詢等內容的，或需要指示、告知時，主送人一般需要回復郵件，抄送人為有必要了解該郵件內容的人員；

（6）慎重考慮郵件發送人員，重要和必須了解的信息，抄送上級領導或橫向部門領導；

（7）轉發郵件時，要注意內容保密性，檢查原郵件內容，確定需要引用的內容；（8）連續回復、轉發郵件,要重新整理和明確郵件內容,避免溝通有誤；（9）接受抄送郵件人員，一般不需要回復；

（10）郵件發送前，檢查一遍，確認無誤及已添加需要發送的附件后再發送 3郵件群發：

（1）郵件群發只適合于全員公告、通知等事項,除此類郵件外不群發;（2）回復群發郵件時,只需回復給發件人或少數幾人,不要群發回復。

4郵件優先級

(1)郵件內容確實重要緊急的時候使用高優先級;(2)不要頻繁使用郵件高優先級。

四、其他注意事項:

1不要在公司里發和政治、宗教相關的郵件。2工作時間勿發與工作內容無關的郵件。

3郵件只是從多溝通方式的一種,日常的溝通不要完全依賴郵件。4 重要緊急事項，發送郵件后需用電話等方式確認郵件是否收到。5郵件附件的總容量應盡可能少于5M,如附件較大,應壓縮后發送。6 無保留價值的郵件閱后及時刪除，避免占用空間。7 需要歸檔的郵件及時歸檔留存。對不熟悉來源的郵件，需確認無危害后才打開，避免病毒侵入。