第一篇：電子郵件的格式和

電子郵件的格式和范文

電子郵件（E-mail）是建立在計算機網絡上的一種通信形式。計算機用戶可以利用網絡傳遞電子郵件，實現(xiàn)相互通信。電子郵件可在計算機局域網上進行，也可在計算機廣域網上進行。進行電子郵件通信，必須在網絡文件服務器（即計算機）上建立電子郵件的“郵局”。它是電子郵件的中心集散地，可為每個用戶設置有地址的信箱。別人可向該信箱發(fā)送電子郵件，信箱的主人則可在方便時從信箱中取出對方發(fā)來的郵件。這里的“郵局”實際上是網絡文件服務器上的一組數據庫文件。

電子郵件伴隨著電子計算機的普及，成為當今時代人際交流的重要的文書樣式。它既可用于處理公務，還可用于私人交往。起著溝通信息、交流感情的作用。使用電子郵件進行對外聯(lián)絡，不僅安全保密，節(jié)省時間，不受篇幅的限制，傳輸速度快，能夠跨越時空，而且還可以大大地降低通信費用，它為信息時代人們的快節(jié)奏、高效率信息傳遞提供了便利與可能。

（二）電子郵件的撰寫 1．電子郵件的結構與內容

電子郵件由郵件頭和正文結構而成。

郵件頭包括收件人、抄送人地址、主題（郵件名稱）、發(fā)件人地址等內容。正文包括三部分內容。

(1)信頭。第一行頂格寫對收信人的稱呼。

(2）信體。開門見山、直接人題，告知事宜，傳遞信息，分享情緒，可自由發(fā)揮。

(3)信尾。寫明發(fā)郵件人姓名、發(fā)郵件日期。2．電子郵件的撰寫要求

(1)主題要明確。一封電子郵件，大都只有一個主題，并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當，收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了。

(2）語言要流暢。電子郵件要便于閱讀，就要以語言流暢為要。盡量別寫生僻字、異體字。引用數據、資料時，則最好標明出處，以便收件人核對。

(3)內容要簡潔。網上的時間極為寶貴，所以電子郵件的內容應當簡明扼要，愈短愈好。(4)結構要完整。要有“頭”有“尾”，有稱謂有署名，保持應用文體格式規(guī)范的良好寫作習慣。

（三》電子郵件使用注意事項 1.避免濫用

在信息社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。在社會交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節(jié)省時間。

有鑒于此，若無必要，輕易不要向他人亂發(fā)電子郵件。尤其是不要以之與他人談天說地，或是只為了檢驗一下自己的電子郵件能否成功地發(fā)出，更不宜隨意以這種方式在網上“征友”。

2．注意禮節(jié)

一般而言，收到他人的重要電子郵件后，應即刻回信，既回復對方所提事宜，又是一種禮節(jié)的需要。

3．注意編碼

由于中文文字自身的特點加上一些其他的原因，我國的內地、臺灣地區(qū)、港澳地區(qū)，以及僑居國外的華人，目前使用著互不相同的中文編碼系統(tǒng)。因此，當用中國內地的編碼系統(tǒng)向生活在中國內地之外的其他一切國家和地區(qū)的中國人發(fā)出電子郵件時，由于雙方所采用的中文編碼系統(tǒng)有所不同，對方便很有可能只會收到一封由亂字符所組成的“天書”。因此，此時必須同時用英文注明自己所使用的中文編碼系統(tǒng)，以保證對方可以收到自己的郵件． 4.慎選功能

現(xiàn)在市場上所提供的先進的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強化電子郵件的個人特色，但是此類功能商界人士是必須慎用的。

這主要是因為，一方面，對電子郵件修飾過多，難免會使其容量增大，收發(fā)時間增長，既浪費時間又浪費金錢，而且往往會給人以華而不實之感。另外一方面，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來，他所收到的那個電子郵件就很有可能會大大地背離了發(fā)件人的初衷，因而使之前功盡棄。

電子郵件作為隨著高科技時代應運而生的一種應用文體，每個人都有責任、有義務為其建立規(guī)范的行文格式與文明的語言模式，使其寫作有章可循。這樣

便能保證其作為一種文書樣式的嚴肅性，并保持其經久不息的生命力，從而維護社會交際環(huán)境與精神文化領域的文明有序發(fā)展。

例文

意見征問函

尊敬的xx客戶：

感謝您長期以來對我公司的關心與惠顧！目前因網絡使用客戶激增迫使我們要對網絡進行擴容與改進，以方便客戶，提供最有效的服務。您有什么意見和建議敬請?zhí)岢觥Ｎ夜镜腅-mail地址：xxxxx 長城寬帶網絡公司客戶服務部

二00九年七月六日

第二篇：關于電子郵件格式

商務電子郵件格式

一、關于主題

1.一定不要空白標題。

2.標題要簡短，不要讓outlook用….才能顯示完標題。

3.最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然，又便于留存。時間可以不用注明，一般郵箱會自動生成，寫了反而累贅。

4.標題要能真實反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題。

5.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多宗事情，以便于日后整理。6.可適當用使用大寫字母字符（如“*！”等）來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

7.回復對方郵件時，應當根據回復內容需要更改標題，不要RE一大串。

8.最重要的一點，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。

二、關于稱呼與問候

1.恰當地稱呼收件者，拿捏尺度。

2.郵件的開頭要稱呼收件人。在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

關于格式，稱呼是第一行頂格寫。3.Email開頭結尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個HI, 中文的寫個“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩個寫。

結尾常見的寫個Best Regards,中文的寫個“祝您順利”之類的。若是尊長應使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結尾或者換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

三、正文

1.Email正文要簡明扼要，行文通順。

若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名稱是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應當簡明扼要，最好是和本郵件以及對方有關，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。

Email正文應簡明扼要的說清楚事情，如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件。

2.注意Email的論述語氣

根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。尊重對方，請、謝謝之類的語氣要經常出現(xiàn)。

3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短干練。

4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。

5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。在郵件發(fā)送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

6.合理提示重要信息

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述。

對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。可以配合圖表加以闡述。

四、附件

1.如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件。

2.附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理。3.正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時。

4.附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件。

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。6.如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成幾個小文件分別發(fā)送。

五、語言的選擇和漢字編碼

1.只要必要的時候才使用英文郵件。

2.尊重對方的習慣，不主動發(fā)起英文郵件。

3.對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文，準確表達郵件中涉及的問題。4.選擇便于閱讀的字號和字體。

中文用宋體或者新宋體，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字號用五號或10號字即可。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不要用背景信紙，特別對公務郵件。

六、結尾簽名

1.簽名信息不宜過多。

電子郵件消息末尾加上簽名是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數過多，一般不超過4行。2.不要只用一個簽名檔

對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調用。3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，字號一般應選擇比正文字體小一些。

七、回復技巧

1.及時回復Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊重，理想的回復時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。

對每一封郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復收到，說明正在處理。

如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。

2.進行針對性回復

當答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。

3.回復不得少于10個字

4.不要就同一問題多次回復討論

如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。

對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過長不可閱讀。此時應立即對之前的討論的結果進行小結，刪減不必要的內容，突出有用信息。

5.要區(qū)分Reply和Reply All（區(qū)分單獨回復和回復全體）

如果只需要一個人知道的事情只需單獨回復。如果你對發(fā)件人提出的要求做出結論響應，應該reply all, 讓大家都知道，不要讓對方幫你完成這件事情。

如果你對發(fā)件人提出的問題不清楚，或者有不同的意見，應該與發(fā)件人單獨溝通，討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結果的郵件。

點擊“回復全部”之前，要再三確定。

6.主動控制郵件的來往

為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中制定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無須行動”、“僅供參考，無需回復”。

八、正確使用發(fā)送、抄送、密送。要區(qū)分TO和CC 還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、密送人）

1.TO的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。

2.而CC的人則只是需要知道這件事情，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回復。

3.而BCC是密送，即收件人不知道BCC為何人。用在特殊情況。

4.TO,CC中的各個收件人的排列應遵循一定的規(guī)則。比如按部門、按等級從高到低或從低到高都可以。

5.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源 6.轉發(fā)郵件要突出信息

第三篇：電子郵件管理

廣州XXX電子科技有限公司

電子郵件管理規(guī)定

第一章 總綱

第1條 為了規(guī)范員工對電子郵件的收發(fā)和使用，特制定本規(guī)定。第2條 本規(guī)定適用于公司所有對內對外的公務電子郵件的收發(fā)。

第二章 公司電子郵箱的使用

第3條 各員工需要有一個屬于自己的電子郵箱。以方便公司內部之間信息的傳遞。并且由行政人事部備案。

第4條 員工必須妥善保管好電子郵箱地址及密碼，防止被盜用。第5條 員工必須每日至少查看一次電子郵箱，以便及時接收郵件。

第6條 員工的對外往來的公務郵件，原則上必須使用公司統(tǒng)一后綴的郵箱，以提升企業(yè)形象。

第7條 員工發(fā)送公務用郵件時，必須包含以下內容：（1）稱謂：包含“先生、小姐、主管、經理”等敬稱；（2）問候語：如“您好！、”“早上好”、“工作辛苦了”等；（3）需告知事件的內容描述，描述應具體、明確、簡潔；（4）告知郵件中的附件個數以及內容描述；

（5）結束語：如“商祺”“非常感謝”、等，如需回復，應寫明：“候復”“請立即回復”等內、容。

（6）個人簽名，可按如下樣板設定：

------XXXXXXXXXX(公司名字)xxxx 部（部門名）xxx（姓名）

Tel: 020-138xxxxxxxx-xxx Fax: 020-xxxxxxxxx E-mail: ********@qq.com

Mobile: xxxxxxxxxxxx------

第三章 公司文件的收發(fā)

第8條 公司內部書面溝通提倡以電子郵件形式發(fā)放，并保留發(fā)放記錄。重要文件則抄送行政人事部進行備案。

第9條 以下公司文件的電子版必須與書面版本同時通過企業(yè)網內部郵箱向相關人員發(fā)送，公司文件電子版必須為掃描文件或圖片格式：（1）公司發(fā)文單，包括部門通知等；（2）會議紀要（3）各類報告、工作計劃、工作總結等（4）企業(yè)內刊或簡報（5）員工通訊錄

（6）工程技術普及性知識文檔（7）其他需要發(fā)送電子版本的文件

第10條 各部門員工在閱讀電子郵件后應當進行回復，回復內容可以為：“知悉。收到。”等一切表示你已經閱讀郵件并理解郵件內容的文字。

第11條 郵件發(fā)送必須遵守公司文件保密規(guī)定的保密等級及發(fā)放范圍。

第四章 電子郵件的管理

第12條 接收的重要郵件及時備份或采取抄送、轉發(fā)形式向上級領導轉達。

第13條 發(fā)送重要電子郵件必須遵守公司保密制度規(guī)定，必要時可以使用加密傳輸。第14條 郵件發(fā)送時可設定要求回執(zhí)，并電話確認對方是否收到。

第15條 員工離職時，人事經理/主管必須及時注銷或更改電子郵箱密碼。商務崗位工作人員的電子郵箱需在離職前完成交接手續(xù)。

第16條 若發(fā)現(xiàn)任何非法使用其用戶帳號或存在安全漏洞情況，應立即報告人事行政部。第17條 人事行政部負責對企業(yè)網電子郵件系統(tǒng)使用情況進行監(jiān)督、檢查。對于違反本規(guī)定的員工，隨時有權停止和取消其服務帳號。第18條 公司有權對以下郵箱收發(fā)情況進行跟蹤：（1）已離職的商務人員郵箱（2）郵箱收發(fā)異常，有泄密可能的（3）郵件來往中發(fā)現(xiàn)病毒較多的（4）公司重要郵箱

（5）其他重要郵件需進行跟蹤的

第五章 處罰

第19條 發(fā)現(xiàn)以下情形者，公司有權視情節(jié)輕重處以警告、通報批評、罰款等處罰，造成嚴重后果的可予以撤職、開除：具體如下：

（1）長期不閱讀郵箱內的郵件，導致重要郵件接收延誤的；處以50元/天.直到發(fā)現(xiàn)此郵件為止。（時間以電子郵件到達時間為準）

（2）請示郵件規(guī)定在三天內答復，若超過三天，按照50元/天處罰，若收件人遇到特殊情況不能及時批示或者必須請示更高一級指示的，則等待答復時間不能超過5天；（時間以電子郵件到達時間為準）

（3）批示郵件必須當天答復，超過當天的，則按照50元/天處罰；（時間以電子郵件到達時間為準）

（4）對于郵件中的“收件人”，接到郵件必須答復，對于郵件中的“抄送人” 接到郵件可以不答復。“收件人”若一個月內出現(xiàn)5封電子郵件未回復，則處以通報批評，6封電子郵件以上則按20元/封處罰。

（5）使用公司郵箱發(fā)布負面信息或誹謗、中傷他人的，經查實，處以通報批評，若再犯，則以撤職、開除處罰。（6）郵件只是針對某人、某事發(fā)放，不能夠亂發(fā)、群發(fā)，如果行政部接到投訴，初犯處以警告。若再犯，每次處罰20元/次。

（7）以上情況，若“收件人”處于出差或休假期間，則“發(fā)件人”應以電話形式通知“收件人”。若未能通知到位，“收件人”產生的處罰則由“發(fā)件人”承擔。第20條 本規(guī)定自頒布之日起生效，由行政人事部負責解釋，修改時亦同。

2012年04月01日

第四篇：英文電子郵件

Subject: Some employment information related to my major.Dear Mr.Wang, My name is Li Ming and I would like to express my interest in the position of a Network Engineer with your company which was recruited in a job fair last Sunday.I major in Electronics and Communication Engineering, I am a graduate student in grade one.And I don’t know about our career prospects very well.So I would be honored that if you take some additional information about theNetwork Engineer and some employment information related to my major.I am looking forward to your reply.And please accept my sincere thanks and best wishes.Yours sincerely, Li Ming Li Ming North China University of Technology 186-0000-0000

第五篇：英文電子郵件格式及

英文電子郵件的基本要素是主題、稱謂、正文、結尾用語及署名。

電子郵件最重要的部分是主題，假設我們都是很忙的人，在打開郵箱閱讀郵件時，第一眼看到的就是郵件的主題。所以，主題應當做到言簡意賅并突出郵件重要性。英文郵件的主題需要注意不超過35個字母，將位于句首的單詞和專有名詞首字母大寫。比如：Some questions about C++.在比較正式的格式中，需要把每個單詞的首字母大寫（介詞、冠詞除外）。

稱謂如果是第一次給對方寫信，那么稱謂最好用“Dear+全名”，這樣會讓人感覺比較正式。如果對方以非正式口吻來信，我們也可以類似非正式地回復。比如：“Hello/Hi Lillian”。在實際通信中可能遇到不知道對方姓名，可以用“Dear+對方頭銜”，如“Dear President”，或者“Dear+Sir/Madam”形式。英國人習慣在稱呼后加“，”，美國人習慣在稱謂后加“：”，有時也可以不加任何標點，是具體情況而定。

在書寫正文時，把最重要的事情寫在正文最前面或者郵件內容較長時寫在第一段。為了讓收件人閱讀郵件比較舒服，我們需要注意郵件正文結構的美感，郵件段落最好控制在兩三段之內。如果一封電子郵件涉及多個信息點，我們可以采用分條目的方法，如符號、小標題、編號來使得郵件想要表達的內容層次清晰。郵件內容應注意單詞的拼寫、大小寫、標點、語法等。所謂以小見大。

結尾語在正文之后添加。注意一般結尾語中只有第一個單詞首字母大寫而剩余單詞都小寫，此處與稱呼不同。一般電子郵件： Sincerely, Sincerely yours, 私人電子郵件： Regards, Best wishes, Best regards, With best wishes, Wish best regards, Yours, Cheers，As ever, With love, Affectionately,......在正文最后需要署名，可以寫全名，也可以只寫名字。需要辨明性別時可以在姓名后面注明(Mr./Ms.)。對于咱們中國人，為了區(qū)分姓和名，可以把我們的姓的字母全部大寫，例如XIONG Lillian.如果寫信人代表的是一個組織或部門，應在名字下一行寫上自己的職位、所屬部門。

郵件中常用詞匯：

附件attachment I am attaching the report.我把報告放在了附件中

轉發(fā)forwarded I've forwarded your e-mail to Alice.我已經將你的郵件轉發(fā)給Alice 保持聯(lián)系 stay /keep in touch 對方告知決定.Please let me know your decision as soon as possible.寫信給別人時一般常用How are you been recently? 回復別人郵件時一般常用I am happy to receive your e-mail.實用郵件舉例： 工作求職

工作求職類的郵件大體分為申請職位、介紹自己、期待回復、表達謝意幾個部分。i.e.Dear Sir/Madam, I am writing to apply for the position of...as posted in your website.Introduce yourself...Please find attached a copy of my resume for your review.我的簡歷請見附件，作為參考。

或者：Please refer to my attached resume for a summary of my skills and experience.I am looking forward to you.Thank you very much for your time and consideration.Yours sincerely, Lillian Xiong 表達謝意

日常生活中經常會使用到表達謝意的郵件，在國外，參加完朋友邀請去的一次party，或者接受了別人饋贈的禮物等情況下都需要寫一封thanks letter。而此類郵件也非常好寫，只要能夠表達自己對收件人的真摯的感激之情即可。Dear Alice, Thanks so much for the lovely dinner last night.It was so thoughtful of you.I would like to invite both of you to my house when you are available.Best regards, Lilian 咨詢了解

咨詢了解類郵件的目的是想要得到關于某人、物的一些信息。郵件具體內容大致包含如下：

1）告知對方你是如何得知其信息的，比如報紙、網站等。

2）說明自己想要了解的東西，當咨詢信息較多時，最好列舉出來，as 詳細、清晰 as possible.3）末尾用一句話結束總結這次咨詢。I am writing to request information about sth.I would like to request a copy of sth.最后表達希望時用語：I look forward to hearing form you soon.期待盡快收到您的回復。

英文電子郵件格式 Dear Mary, This is Tom.....Look forward to seeing you soon.Best regards, Tom Yu(以上每一行,或者每個段落,都是左對齊的)

一、主題

主題（Subject）框的內容應簡明地概括信的內容，短的可以是一個單詞，如greetings；長的可以是一個名詞性短語，也可以是完整句，但長度一般不超過35個字母。YES：Supplier training NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company（太長）主題框的內容切忌含糊不清。

NO：像News about the meeting 這樣的表達，YES：應改為Tomorrow's meeting canceled。

一般來說，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可。另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個單詞的首字母大寫。YES：New E-mail Address Notification；Detailed calculation NO：detailed calculation 視信的內容是否重要，還可以開頭加上URGENT或者FYI（For Your Information，供參考），如：URGENT：Submit your report today!

二、稱呼

1、E-mail一般使用非正式的文體，因此正文（Body）前的稱呼（Salutation）通常無須使用諸如Dear Mr.John之類的表達。在同輩的親朋好友或同事間可以直呼其名，但對長輩或上級最好使用頭銜加上姓。YES：Tommy，或者Mr.Smith。

2、稱呼和正文之間，段落之間，正文和信尾客套話之間一般空一行，開頭無須空格。如： Jimmy, I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.Best, David

3、人家的名字千萬不要錯,老一輩的看到名字錯就干脆攆去垃圾桶.同樣, 頭銜都不要錯.頭銜或學位,任擇其一吧.以下是一樣的: Howard E.Wyatt, Dr.Howard E.Hyatt

4、多過一個男人,用Messrs,就是Misters的意思,不過不要跟名字,跟姓就行啦.YES: Messrs.Smith, Wyatt, and Fury。女人呢? YES：用Mesdames, Mmes., or Mses.同樣不要跟名字.例子: Mses.Farb, Lionel, and Gray。男女一齊呢? 弄清楚稱呼就行.例如: Dr.and Mrs.Harold Wright ；Mr.Harold Wright and Dr.Margaret Wright ；Mr.and Mrs.Harvey Adams-Quinn。

5、有人有自己頭銜就要跟緊,例如有人有榮譽學位就不喜歡用一般的頭銜,有時大頭不知道對方頭銜,干脆用Ms.算了.Ms.Sarah Gray

6、職銜短可以一行過,長就下一行吧.例如: Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of International Operations NO：Ken Green ／Vice President of Unicom China YES： Ken Green ／Vice President, Unicom China

7、老外的名字有時有Jr.或 Sr.,之前的逗點是隨你喜歡的,以下都是正確,不要笑人: YES：Michael J.Smith, Jr.／Michael J.Smith Sr.8、用人家的名字總好過人家的頭銜稱呼.如果沒有名字,或者是很正規(guī)信的信件,可以考慮這些： Dear Committee Member: Dear Meeting Planner: Dear Colleagues: To All Sales Reps: To Whom It May Concern: Dear Sir or Madam: Dear Madam or Sir: Dear Purchasing Agent: 如果是全公司：

YES： Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen:

9、有時見到人家用冒號就說人家錯,其實也未必啊,看: YES：Dear Mr.Jones:(非常正規(guī))Dear Joan: Dear Jim, Jim,(非正規(guī))

三、結尾部分

A、書信的結尾致意要留意,弄清大家的關系才選擇用詞,例子:

1、Very Formal非常正規(guī)的(例如給政府官員的)Respectfully yours, Yours respectfully，2、Formal正規(guī)的(例如客戶公司之間啦)Very truly yours, Yours very truly, Yours truly，3、Less Formal不太正規(guī)的(例如客戶)Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially，4、Informal非正規(guī)的(例如朋友,同事之類)Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week!有時在we, I, and you之間選擇是很煩的事--如果是公司代表聯(lián)絡生意之類,可以用: We will reimburse you for these legal expenses.Sinopec will reimburse you for these legal expenses.如果單純說你自己,可以用: I found the brochure very informative.有時可以一起用啦...: We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting.那么I和you呢?好煩好煩.一般來說,收信人的利益比較重要,名義上都要這樣想.給人尊重的語氣就一般不會錯了.多用you有時會有隔閡的感覺.You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board.Your prompt response will be appreciated.(好像欠你一樣)I am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board.I hope you’ll agree to serve.(這就友善多了)Your book was well written and comprehensive.(不用你來判斷我呀~~)I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals.(客氣一點,人家受落)總之,語氣和賓詞的運用得當能決定你的禮貌程度.B、信尾客套話（Complimentary close）通常也很簡明。常常只須一個詞，如：'Thanks'，'Best'，'Cheers'，不需要用一般信函中的'Sincerely yours'或'Best regards'。

C、簽名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之類一起簽,人家會笑你的...簽名也看信件的語氣.給朋友或公司

客戶,簽Bill也可以,給陌生人就最好用Gates或者Bill Gates啦.郵件范文 1.Dear Mr./Ms，Mr.John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m.about the opening of a sample room there.Please let us know if the time is convenient for you.If not, what time you would suggest.Yours faithfully，尊敬的先生/小姐

我們的總經理約翰格林將于六月2日到7日在巴黎，有關在那開樣品房的事宜，他會于六月3日下午2：00點拜訪您。

請告知這個時間對您是否方便。如不方便，請建議具體時間。

您誠摯的