第一篇：電子郵件書寫格式

商界人士在使用電子郵件對外進(jìn)行聯(lián)絡(luò)時，應(yīng)當(dāng)遵守一定的禮義規(guī)范，如何正確使用電子郵件，撰寫規(guī)范的商務(wù)Email，順利的進(jìn)行對外聯(lián)絡(luò)。下面做詳細(xì)介紹。

撰寫郵件有三種方式：寫郵件、回復(fù)郵件、轉(zhuǎn)發(fā)郵件。

三種方式各有所長，但在撰寫格式方面都一至分為四點(diǎn)：收件人，抄送，主題，內(nèi)容。

一、收件人

1.確認(rèn)傳送訊息的對象，并將人數(shù)降至最低。

2.傳送電子訊息之前，確認(rèn)收信對象是否正確，以免造成不必要的困擾和笑話。

二、抄送

1.在必要和確定的情況下，抄送給相應(yīng)需要知道進(jìn)展情況的人員(比如項(xiàng)目經(jīng)理)。

2.一般情況下不要給普通客戶抄送。

3.確認(rèn)抄送訊息的對象，并將人數(shù)降至最低，以免造成不必要的困擾和笑話。

三、主題

電子郵件一定要注明主題，因?yàn)橛性S多網(wǎng)絡(luò)使用者是以主題來決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容(網(wǎng)絡(luò)的世界什么都有 廣告最討厭但是帶來的收入是相當(dāng)可觀的 呵呵)。

此外，主題要明確、精練與內(nèi)容相關(guān)，表達(dá)出對方需要了解的信息，而且可以區(qū)分對同一事物的不同信息。讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。

四、內(nèi)容

在線溝通講求時效，所以電子郵件的內(nèi)容力求簡明扼要，并求溝通效益。一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在在線溝通時都可以省略。但稱呼，正文，結(jié)束，落款/簽名四點(diǎn)要盡量完整。

1、稱呼

1)如果有收件人的姓名的話,可以讓對方感覺更加友好。

2)若知道對方的性別可以用：XX先生、XX小姐、XX女士

3)如果知道對方的身份可以用：XX總經(jīng)理、XX經(jīng)理、XX董事長、X總、X董、X經(jīng)理

2、正文

正文做到主題明確，語言流暢，內(nèi)容簡潔。在撰寫正文時還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。

1)在撰寫英文信函時,只對一兩個詞進(jìn)行大寫以示強(qiáng)調(diào),全篇都用大寫是不禮貌的。在撰寫中文的時候，只對部分以示強(qiáng)調(diào)的詞采用加粗等方式。

2)不要在信件中發(fā)泄不滿,應(yīng)面對面的解決。

3)回復(fù)信件時,有必要加上部分的原文,以方便對方了解回信內(nèi)容。

4)若摘錄的原文很長,應(yīng)先把回復(fù)內(nèi)容放到前面,原文內(nèi)容在后,5)在收件人明白其意時,才可使用俚語或縮寫。

6)如果有附件，應(yīng)該在正文處說明附件的內(nèi)容和用途;

3、結(jié)束

1)如果可提供好的選擇,應(yīng)在結(jié)尾處提出。

如: 請您考慮，有任何需要咨詢，請電話或EMAIL聯(lián)系我.2)最好的結(jié)尾要著眼未來：

如：希望我們能夠達(dá)成合作

3)結(jié)尾應(yīng)顯示誠懇：

如：感謝您抽空洽談

4、落款/簽名

目前，有不少網(wǎng)民時常會因?yàn)樽约旱碾娮有畔渲卸褲M了無數(shù)的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對其進(jìn)行處理，不僅會浪費(fèi)自己的時間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事，鑒于此，在商務(wù)郵件中應(yīng)該有落款/簽名，以示身份。

在網(wǎng)絡(luò)如此發(fā)的的今天，大部分人每天都會用郵件處理各種業(yè)務(wù)，因此撰寫一個規(guī)范、合格的電子郵件就顯得異常重要。我特地總結(jié)了一篇關(guān)于如何撰寫比較規(guī)范的商務(wù)信函或者電子郵件的文章，以幫助大家提高商務(wù)電子信函的寫作水平。

1.稱呼

不要認(rèn)為你和對方很熟悉就在給對方的郵件中忘記寫個稱呼，因?yàn)椴患臃Q呼是商務(wù)信函之大忌，是沒有受過正規(guī)商務(wù)信函培訓(xùn)的表現(xiàn)。為什么要加稱呼呢？因?yàn)槿绻患臃Q呼，對方就不知道這封信是寫給自己還是抄送給自己的，對于每天要處理很多郵件的人來說，一般只回復(fù)那些寫給自己的郵件，不回復(fù)那些抄送給自己的郵件。因此，當(dāng)一個非常忙碌的人收到了一份沒有稱呼的郵件時，必須化時間仔細(xì)分辨這封郵件是否需要回復(fù)，進(jìn)而降低了工作效率！至于稱呼，對待熟人、同事可以按歐美習(xí)慣直呼起名，但是對待客戶就非常講究了，最好不要直呼其名，正規(guī)的做法是看對方名片上的職務(wù)或者職業(yè)，比如：對方名片上的職務(wù)是總經(jīng)理，就叫“X總”；對方的職務(wù)是主任，就叫“X主任”；如果沒有職位就叫“X老師”比較穩(wěn)妥。另外，對于需要群發(fā)的郵件也不例外，也需要加有稱呼，比如：各位同仁，各位專家，各位領(lǐng)導(dǎo)等。總之，一份彬彬有禮的商務(wù)信函是從稱呼開始的，這絕對是良好人際交往的第一步，是最基本的商務(wù)禮儀。

2.標(biāo)題（主題）

一封email的標(biāo)題很重要，不但因?yàn)檫@是收信人對這封信內(nèi)容的第一印象，更因?yàn)橐粌蓚€月過后，如果收信人想查找關(guān)于某件事的往來郵件的時候，肯定會從搜索/歸類標(biāo)題入手，因此，如果想要盡快查到一個郵件的話，最有效的辦法是這封郵件的標(biāo)題非常清楚，如果沒有清晰的標(biāo)題或者無標(biāo)題，則又增加的時間，降低的效率。而最常見的情景是：大多數(shù)公司的員工們會經(jīng)常忘記給自己的郵件寫標(biāo)題，或者直接用過去的往來郵件的標(biāo)題回復(fù)。有的郵件回復(fù)的次數(shù)多了，就連郵件的內(nèi)容完全不同了，還是用的過去的標(biāo)題呢。總之，對于接一個每天處理很多封的郵件顧問來說，最好的辦法是為自己發(fā)的每封郵件起一個和郵件內(nèi)容比貼切的標(biāo)題。不僅是工作效率問題，而且發(fā)一個沒有標(biāo)題的郵件以及用過去標(biāo)題的郵件容易給對方帶來困擾，從商務(wù)禮儀來講也是沒有效率和不禮貌的，正確的做法是：寫郵件一定要注意使用正確的標(biāo)題。

3.正文

正文的要求就三點(diǎn)，語言得體、內(nèi)容清晰、保持冷靜。所謂語言得體，寫商務(wù)郵件的時候一定要規(guī)范用詞，不要用太多的口語，如果寫商務(wù)郵件太口語化，會給客戶造成非常不好印象，甚至影響顧問的形象；內(nèi)容清晰指的是：如果回復(fù)的郵件或者寫的郵件事情既多又復(fù)雜的時候，內(nèi)容一定要用數(shù)字1,2,3標(biāo)出來，一個數(shù)字回答一個問題，或者寫一個類型的問題，寫清晰，以免遺漏或者遺忘引起誤會。另外，正文的格式也應(yīng)該值得注意，比方商務(wù)上的郵件往來，就需要比較正式，全文盡量不要用超過兩種字體，超過兩種顏色，并且段落分明，條分縷析；保持冷靜是什么意思呢？工作生活中，都會有很多人很多事讓你不爽，帶著這種不爽的心情，你可能直接就回了一封態(tài)度很糟糕的信。這樣的事情發(fā)生之后，百分之九十的可能，第二天你再翻出這封信會后悔不已！最要命的是，email是可以保存的，這樣的信可能給你帶來不必要的麻煩。另外，一個沒經(jīng)過檢測的郵件如果錯字連篇。對客戶也是一種不禮貌，因此，把內(nèi)容寫好是一個郵件的根本。

4.落款

落款在商務(wù)信函上也是非常重要的，一個受過商務(wù)禮儀培訓(xùn)的人是不會忽視這個環(huán)節(jié)的。但是，很多人不是不知道需要落款，而是因?yàn)槊Γ蛘咦约亨]件有簽名檔等原因不留名的。當(dāng)然，還有相當(dāng)數(shù)量的人不在郵件結(jié)尾署名的原因是因?yàn)閷Ψ绞亲约菏煜さ目蛻艋蛲隆⑴笥选Ｆ鋵?shí)，無論什么原因發(fā)送一份不署名的郵件，這在商務(wù)禮儀上都屬于一種不禮貌的行為。另外，在郵件的結(jié)尾，加上一句“謝謝”“拜托“”祝大家周末愉快”等語言無疑是一種涵養(yǎng)和禮貌，所謂“禮多人不怪”就是這個道理一個彬彬有禮的人不僅領(lǐng)導(dǎo)喜歡，同事喜歡，自然客戶也會欣賞你的。

5.簽名檔

簽名檔其實(shí)還是有點(diǎn)用的。首先，把你的姓名、單位、聯(lián)系方式和公司網(wǎng)址寫在簽名檔里，它不僅能夠告訴對方你是誰，還可以讓客戶隨時與你保持聯(lián)系，一個有非常規(guī)范簽名的顧問才是一個成熟的、高效率員工。有些公司市場部統(tǒng)一設(shè)計(jì)員工的簽名檔，使用統(tǒng)一的企業(yè)標(biāo)識和CI，給客戶留下良好的印象。

6.附件

有很多人在發(fā)出去郵件后經(jīng)常發(fā)現(xiàn)忘記將附件加上了，有的甚至發(fā)錯了附件，因此，如果需要在發(fā)郵件前發(fā)將要發(fā)的附件的最新版本單獨(dú)放在一個文件夾，并發(fā)郵件前仔細(xì)檢查一下是否加上了附件再點(diǎn)擊發(fā)送鍵。

7.抄送

一個重要的文件發(fā)送的時候，最好將這個郵件抄送給項(xiàng)目經(jīng)理或者主管經(jīng)理，因?yàn)榘l(fā)郵件的人郵箱或者收件人的郵箱有可能有問題，這時候發(fā)件人正好又沒有上網(wǎng)條件，因此，同事及時的幫助是必要的，因此，養(yǎng)成將業(yè)務(wù)郵件抄送給主管的習(xí)慣無疑是件利人利己的好習(xí)慣，關(guān)鍵是不耽誤工作。

第二篇：商務(wù)電子郵件書寫要點(diǎn)

商務(wù)電子郵件書寫要點(diǎn)

現(xiàn)在這個社會，很多人不喜歡寫信，而喜歡用E-mail, 商務(wù)上使用E-mail聯(lián)系更是普遍。外企和國企不同的是，外企對E-mail特別重視，公司內(nèi)部往來的信件都會明確的分類，有些是urgent,有些的priority值比較低，這樣有利于向上司匯報(bào)重要信息，也節(jié)省大部分的時間。E-mail如此重要，書寫的方式就要求規(guī)范了，不能像平時我們和朋友，家人間的E-mail往來那么隨意，因?yàn)榧词鼓阌X得不那么重要，萬一哪天領(lǐng)導(dǎo)要查看信件，如果是苛刻點(diǎn)的領(lǐng)導(dǎo)，你就糗大了。網(wǎng)絡(luò)俚語，像LOL, BTW那肯定是不能用了。一些俏皮的smiley 圖標(biāo)也別用。E-mail的書寫很簡單，采取左對齊，單邊行距的文檔格式。段落之間double-space.具體，我列出以下幾個注意點(diǎn)。

1.Address the recipient by Full Name.Use gender-Neutral language.對收信者要稱呼對方的全名。使用中性的語言。如果關(guān)系不是那么親密，用Mr., Ms., Dr會比較好。

2.Write a specific, not general, topic in the subject box.在Subject一欄里要把主題寫的明確，不要大眾化。不然，很有可能緊急的信件被劃到垃圾信件里。那，事情就大條了。

3.Start your e-mail with a sentence that tells what your message is about.首句就直截了當(dāng)?shù)母嬖V對方這封E-mail講的是什么事。簡單，明確。

4.Put the details of your message in the second paragraph.第二段落是細(xì)節(jié)的部分。你可以把收信人不了解的信息，或可能遺忘的信息放在第二段。

5.Be clear, concise, and specific.Avoid overly long sentences.信件簡明，扼要。你要知道對著電腦屏幕一行行的看字，不像看本書，是很傷眼睛的。所以，為了他人著想，盡量寫的言簡意賅吧。實(shí)在E-mail不得不長，分段處用Headings。

6.Never write in all capital letters or all lower-case letters.之所以用大寫是為了引起別人的重視，如果全用大寫字母，不是招人煩么。全用小寫字母也是不當(dāng)?shù)摹＿@樣，會給人一種不尊重，偷懶的感覺。

7.Be cautious about what you say in a business e-mail.記住，你的E-mail, 可能被人forward給其他人看。萬事要小心，別把一些謠言，玩笑話寫在E-mail里。甚至輕易泄漏你的銀行卡號，信用卡密碼。

8.Check your e-mail and any attachments to make sure your message is clear, your tone is pro, and your spelling, grammar and punctuation are correct.一封E-mail寫完了，別忘記查看附件有沒有上傳好。你的語氣是不是夠?qū)I(yè)，Grammar和spelling可以交給word來做。唉，這點(diǎn)是我最傷心的，回了國之后老打錯字，被罵了好幾回，就為了我不自己校對好就呈給領(lǐng)導(dǎo)看（抄都容易抄錯，不活了）。在國外的時候都是請最最親愛的word來幫我完成的。

9.At the end of your message, before your full name and position, use a commonly accepted complimentary closing.在E-mail收尾的部分，別忘了加上你的全名和結(jié)束語,像Sincerely, Cordially, or Regards.

第三篇：電子郵件書寫規(guī)范及注意事項(xiàng) 2(學(xué)習(xí))

電子郵件書寫規(guī)范及注意事項(xiàng)

寄送電子郵件時的禮貌，和與客戶電話交談或親自拜訪客戶時的禮節(jié)一樣重要。電子郵件需要的禮節(jié)可能不同，但目的卻是一樣的。

不同的是，對方在讀信時你并不會在場，所以無法像在講電話或面談時判斷對方的反應(yīng)。按下 [發(fā)送] 按鈕寄出郵件后，就無法再改變你做出的意見了。萬一發(fā)現(xiàn)存在錯誤，雖然可以盡快糾正，但也已經(jīng)給對方留下一定印象。因此，請務(wù)必注意一些電子郵件守則：

1、寫郵件就像寫信一樣。以必要的禮貌，去向?qū)Ψ奖磉_(dá)自己的恭敬之意。其中的一個重要做法，就是要盡量多使用謙詞或敬語。郵件具備有幫助性的內(nèi)容和友善的語氣，通常是非常容易獲得客戶的重視和認(rèn)可的。

請?jiān)卩]件中注明公司名稱，使用恰當(dāng)?shù)姆Q呼語和較正式的語氣。例如：

致：××公司

尊敬的×小姐：

2、要有明確的主題，郵件內(nèi)容要簡潔明了、針對性強(qiáng)。

使用簡單易懂的主題以準(zhǔn)確傳達(dá)電子郵件的要點(diǎn)，無主題或者是主題說明不清楚的，很有可能被反垃圾郵件程序過濾掉，就是正常收到，日后檢索或是導(dǎo)入其他郵件管理工具也將造成很多不必要的麻煩，這點(diǎn)非常重要！主題要求簡明扼要，字?jǐn)?shù)控制在30個漢字以內(nèi)。盡可能避免出現(xiàn)類似“RE:RE:RE:FW:FW:XXXXXX”的多重標(biāo)簽字樣。由于我們自己的機(jī)器裝有殺毒軟件，在收到客戶的郵件時，郵件標(biāo)題可能有殺毒軟件的提醒，“此郵件可能為垃圾郵件”的字樣，回復(fù)時記得要去掉，否則容易引起客戶的誤會！

郵件內(nèi)容要求語言簡潔，讓客戶能在最短的時間內(nèi)了解到郵件的主旨，以便客戶節(jié)省時間，提高工作效率。如果郵件過于冗長，且語句羅嗦，客戶一般不太愿意仔細(xì)閱讀，更不容易引起重視。

如果是在郵件中拒絕客戶的某些要求，建議盡量避免用一些簡短生硬的語句，一定要語氣委婉并講明原因，最好能站在客戶立場上去考慮且說明。

給客戶建議要盡量簡明扼要，并說明此建議的優(yōu)點(diǎn)及建議原因。

給客戶的郵件中，盡量避免使用公司內(nèi)部的專用詞匯及過于專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)用語，如我們內(nèi)部簡稱Toprank為TR，數(shù)據(jù)不同步等。要盡量通俗易懂，但不能顯得很外行。

郵件中不要評論競爭對手，不要涉及一些不便公開的事情或者一些不確定的事情，保守商業(yè)秘密。

太復(fù)雜的問題還是用電話溝通（如排名等），郵件不易表達(dá)清楚。

全球汽配網(wǎng)1 / 3

4/13/20113、使用方便閱讀的字型

某些研究顯示大小為 10 的 Verdana 或 Arial 字型都是最適于在線閱讀的字型。在商業(yè)書信中最好避免使用復(fù)雜且具裝飾效果的風(fēng)格。同時也要注意郵件整體字體和風(fēng)格的統(tǒng)一，有時我們從模板信中拷貝一段，從某一文檔中拷貝一段，可能字體、字號、段落格式都不一致，這時需要統(tǒng)一修改一下，以保持風(fēng)格的一致和版面的美觀。

4、正確的運(yùn)用標(biāo)點(diǎn)。

中文郵件就用中文全角標(biāo)點(diǎn)，英文郵件則使用英文半角標(biāo)點(diǎn)。標(biāo)點(diǎn)符號是一種無聲的語言。不僅能夠擺正詞和詞之間、句和句之間的正確關(guān)系，而且，它還能夠表示語氣和聲調(diào)。同樣一句話，由于標(biāo)點(diǎn)符號不同，語氣和聲調(diào)是不一樣的，所表達(dá)的意思也會有很大的差別。所以在發(fā)送郵件之前，需要再閱讀和體會一下。一定要正確運(yùn)用標(biāo)點(diǎn)，慎重使用問號、感嘆號等表達(dá)強(qiáng)烈感情的標(biāo)點(diǎn)，不能讓人產(chǎn)生歧義和誤解。

5、選擇合適的標(biāo)注顏色

如果有重要事項(xiàng)需要提醒客戶注意，請盡量選擇醒目且平和的顏色，比如藍(lán)色、草綠色或者深灰色等等。注意不要選擇用鮮紅色標(biāo)注，用鮮紅色標(biāo)注會給人以不禮貌的感覺。

為什么呢，記憶中鮮紅色的墨水大部分都是老師給學(xué)生批改作業(yè)或者試卷打分所用的。

6、落款要清楚。落款不清楚，不說明自己是誰比較容易引起客戶的反感。請統(tǒng)一使用電子郵件簽名或電子名片提供完整的聯(lián)絡(luò)信息，包括公司名稱、電話號碼、郵箱和辦公地址。目前各部門都有統(tǒng)一的簽名以統(tǒng)一對外形象。

7、將郵件發(fā)送之前，務(wù)必仔細(xì)閱讀一遍，或者使用拼字檢查，以檢查是否有文法錯誤或其它問題。

8、郵件的結(jié)尾最好鼓勵客戶進(jìn)一步和自己取得聯(lián)系。這是一個和對方建立良好關(guān)系的重要提醒。

比如： 如有任何問題或需要幫助，歡迎隨時與我聯(lián)系。愿全球汽配網(wǎng)帶給貴司無限商機(jī)!

9、信中最好避免玩笑、隨意的評論和俚語等，以避免引起誤會。畢竟是和客戶之間商業(yè)來往的信函。

10、及時回復(fù)。當(dāng)收到客戶的來信，即使無法就信件內(nèi)容馬上做出處理，也請立刻做出回復(fù)，以表示對其相關(guān)事宜的關(guān)注和重視。請?jiān)?24 小時內(nèi)告知對方已經(jīng)收到信件，告知：已經(jīng)處理、正在處理、由于某原因稍后盡快處理或者與其取得聯(lián)系，稍后會幫他處理或者和他取得聯(lián)系。如果對重要的復(fù)信耽擱了，應(yīng)寫清原因，以致歉意。

回復(fù)郵件時，一般應(yīng)將客戶上一次的來信附在后面，以便讓客戶了解自己上次的需求，及讓其能看到我們針對性的答復(fù)。如果直接新開郵件或回復(fù)時未附上客戶來信，客戶自己可能會忘記上次的要求和想法，引起溝通不暢。一般只附帶客戶上一次的來信，而不宜附帶所有往來回復(fù)，否則郵件大小、頁面美觀、甚至內(nèi)容等都會受影響。

11、盡可能不采用HTML格式撰寫郵件。有些時候HTML的豐富的表現(xiàn)方式也很有用處，但如果文本能解決問題的，不要用HTML格式畫蛇添足，因?yàn)檫@個格式最有可能附帶病毒。

12、如果郵件帶有附件的話，附件體積盡可能限制在1M以內(nèi)，大體積的附件盡管公司的郵件服務(wù)器支持，對方卻不一定支持。附件中的文件盡可能使用英文命名，并在正文中說明附件的文件格式。附件最好都打一下包，因?yàn)槟承┼]件收發(fā)程序和防火墻、病毒監(jiān)控軟件甚至你的郵件服務(wù)器都會拒收帶有可能包含破壞性代碼的exe，doc，jpg，js，scr等等格式的附件，或者在沒通知用戶的情況下將有關(guān)的附件剔除掉。

最穩(wěn)妥的方式是，發(fā)送了帶附件的重要郵件后，過段時間再和客戶確認(rèn)一下，看他是否收到。

附：新同事郵件編寫注意點(diǎn)：

在培訓(xùn)初期新同事與培訓(xùn)導(dǎo)師之間的溝通交流以郵件方式為主，內(nèi)容編寫和上面提及到的注意點(diǎn)類似，在發(fā)送對象上要注意，郵件的收信人應(yīng)該是直接詢問或者回復(fù)的對象（一般是指導(dǎo)老師），在郵件的抄送欄填寫相關(guān)的負(fù)責(zé)人，比如信息部培訓(xùn)需要抄送給培訓(xùn)負(fù)責(zé)人，相關(guān)主管，經(jīng)理。客服部培訓(xùn)需要抄送給培訓(xùn)負(fù)責(zé)人，客服主管和信息部經(jīng)理。

在大多數(shù)情況下，電子郵件禮儀都只是基本的常識運(yùn)用。只要稍微注意一些，就可以更準(zhǔn)確的表達(dá)善意和問候。相信遵照以上幾點(diǎn)原則，一定可以寫出得體的商務(wù)電子郵件。這樣做，會使我們自己和全球汽配網(wǎng)贏得客戶同樣的尊重和歡迎。

第四篇：關(guān)于電子郵件格式

商務(wù)電子郵件格式

一、關(guān)于主題

1.一定不要空白標(biāo)題。

2.標(biāo)題要簡短，不要讓outlook用….才能顯示完標(biāo)題。

3.最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然，又便于留存。時間可以不用注明，一般郵箱會自動生成，寫了反而累贅。

4.標(biāo)題要能真實(shí)反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題。

5.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多宗事情，以便于日后整理。6.可適當(dāng)用使用大寫字母字符（如“*！”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

7.回復(fù)對方郵件時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE一大串。

8.最重要的一點(diǎn)，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。

二、關(guān)于稱呼與問候

1.恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度。

2.郵件的開頭要稱呼收件人。在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。3.Email開頭結(jié)尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個HI, 中文的寫個“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩個寫。

結(jié)尾常見的寫個Best Regards,中文的寫個“祝您順利”之類的。若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結(jié)尾或者換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

三、正文

1.Email正文要簡明扼要，行文通順。

若對方不認(rèn)識你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名稱是必須通報(bào)的以示對對方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡明扼要，最好是和本郵件以及對方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。

Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情，如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。

正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件。

2.注意Email的論述語氣

根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。尊重對方，請、謝謝之類的語氣要經(jīng)常出現(xiàn)。

3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短干練。

4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。

5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

6.合理提示重要信息

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述。

對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。可以配合圖表加以闡述。

四、附件

1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件。

2.附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理。3.正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時。

4.附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件。

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。6.如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送。

五、語言的選擇和漢字編碼

1.只要必要的時候才使用英文郵件。

2.尊重對方的習(xí)慣，不主動發(fā)起英文郵件。

3.對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文，準(zhǔn)確表達(dá)郵件中涉及的問題。4.選擇便于閱讀的字號和字體。

中文用宋體或者新宋體，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字號用五號或10號字即可。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不要用背景信紙，特別對公務(wù)郵件。

六、結(jié)尾簽名

1.簽名信息不宜過多。

電子郵件消息末尾加上簽名是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。2.不要只用一個簽名檔

對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會讓對方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。

七、回復(fù)技巧

1.及時回復(fù)Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊重，理想的回復(fù)時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。

對每一封郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)收到，說明正在處理。

如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。

2.進(jìn)行針對性回復(fù)

當(dāng)答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。

3.回復(fù)不得少于10個字

4.不要就同一問題多次回復(fù)討論

如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。

對于較為復(fù)雜的問題，多個收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過長不可閱讀。此時應(yīng)立即對之前的討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減不必要的內(nèi)容，突出有用信息。

5.要區(qū)分Reply和Reply All（區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體）

如果只需要一個人知道的事情只需單獨(dú)回復(fù)。如果你對發(fā)件人提出的要求做出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該reply all, 讓大家都知道，不要讓對方幫你完成這件事情。

如果你對發(fā)件人提出的問題不清楚，或者有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。

點(diǎn)擊“回復(fù)全部”之前，要再三確定。

6.主動控制郵件的來往

為避免無謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中制定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無須行動”、“僅供參考，無需回復(fù)”。

八、正確使用發(fā)送、抄送、密送。要區(qū)分TO和CC 還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、密送人）

1.TO的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。

2.而CC的人則只是需要知道這件事情，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回復(fù)。

3.而BCC是密送，即收件人不知道BCC為何人。用在特殊情況。

4.TO,CC中的各個收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門、按等級從高到低或從低到高都可以。

5.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源 6.轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息

第五篇：電子郵件管理

廣州XXX電子科技有限公司

電子郵件管理規(guī)定

第一章 總綱

第1條 為了規(guī)范員工對電子郵件的收發(fā)和使用，特制定本規(guī)定。第2條 本規(guī)定適用于公司所有對內(nèi)對外的公務(wù)電子郵件的收發(fā)。

第二章 公司電子郵箱的使用

第3條 各員工需要有一個屬于自己的電子郵箱。以方便公司內(nèi)部之間信息的傳遞。并且由行政人事部備案。

第4條 員工必須妥善保管好電子郵箱地址及密碼，防止被盜用。第5條 員工必須每日至少查看一次電子郵箱，以便及時接收郵件。

第6條 員工的對外往來的公務(wù)郵件，原則上必須使用公司統(tǒng)一后綴的郵箱，以提升企業(yè)形象。

第7條 員工發(fā)送公務(wù)用郵件時，必須包含以下內(nèi)容：（1）稱謂：包含“先生、小姐、主管、經(jīng)理”等敬稱；（2）問候語：如“您好！、”“早上好”、“工作辛苦了”等；（3）需告知事件的內(nèi)容描述，描述應(yīng)具體、明確、簡潔；（4）告知郵件中的附件個數(shù)以及內(nèi)容描述；

（5）結(jié)束語：如“商祺”“非常感謝”、等，如需回復(fù)，應(yīng)寫明：“候復(fù)”“請立即回復(fù)”等內(nèi)、容。

（6）個人簽名，可按如下樣板設(shè)定：

------XXXXXXXXXX(公司名字)xxxx 部（部門名）xxx（姓名）

Tel: 020-138xxxxxxxx-xxx Fax: 020-xxxxxxxxx E-mail: ********@qq.com

Mobile: xxxxxxxxxxxx------

第三章 公司文件的收發(fā)

第8條 公司內(nèi)部書面溝通提倡以電子郵件形式發(fā)放，并保留發(fā)放記錄。重要文件則抄送行政人事部進(jìn)行備案。

第9條 以下公司文件的電子版必須與書面版本同時通過企業(yè)網(wǎng)內(nèi)部郵箱向相關(guān)人員發(fā)送，公司文件電子版必須為掃描文件或圖片格式：（1）公司發(fā)文單，包括部門通知等；（2）會議紀(jì)要（3）各類報(bào)告、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等（4）企業(yè)內(nèi)刊或簡報(bào)（5）員工通訊錄

（6）工程技術(shù)普及性知識文檔（7）其他需要發(fā)送電子版本的文件

第10條 各部門員工在閱讀電子郵件后應(yīng)當(dāng)進(jìn)行回復(fù)，回復(fù)內(nèi)容可以為：“知悉。收到。”等一切表示你已經(jīng)閱讀郵件并理解郵件內(nèi)容的文字。

第11條 郵件發(fā)送必須遵守公司文件保密規(guī)定的保密等級及發(fā)放范圍。

第四章 電子郵件的管理

第12條 接收的重要郵件及時備份或采取抄送、轉(zhuǎn)發(fā)形式向上級領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)達(dá)。

第13條 發(fā)送重要電子郵件必須遵守公司保密制度規(guī)定，必要時可以使用加密傳輸。第14條 郵件發(fā)送時可設(shè)定要求回執(zhí)，并電話確認(rèn)對方是否收到。

第15條 員工離職時，人事經(jīng)理/主管必須及時注銷或更改電子郵箱密碼。商務(wù)崗位工作人員的電子郵箱需在離職前完成交接手續(xù)。

第16條 若發(fā)現(xiàn)任何非法使用其用戶帳號或存在安全漏洞情況，應(yīng)立即報(bào)告人事行政部。第17條 人事行政部負(fù)責(zé)對企業(yè)網(wǎng)電子郵件系統(tǒng)使用情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。對于違反本規(guī)定的員工，隨時有權(quán)停止和取消其服務(wù)帳號。第18條 公司有權(quán)對以下郵箱收發(fā)情況進(jìn)行跟蹤：（1）已離職的商務(wù)人員郵箱（2）郵箱收發(fā)異常，有泄密可能的（3）郵件來往中發(fā)現(xiàn)病毒較多的（4）公司重要郵箱

（5）其他重要郵件需進(jìn)行跟蹤的

第五章 處罰

第19條 發(fā)現(xiàn)以下情形者，公司有權(quán)視情節(jié)輕重處以警告、通報(bào)批評、罰款等處罰，造成嚴(yán)重后果的可予以撤職、開除：具體如下：

（1）長期不閱讀郵箱內(nèi)的郵件，導(dǎo)致重要郵件接收延誤的；處以50元/天.直到發(fā)現(xiàn)此郵件為止。（時間以電子郵件到達(dá)時間為準(zhǔn)）

（2）請示郵件規(guī)定在三天內(nèi)答復(fù)，若超過三天，按照50元/天處罰，若收件人遇到特殊情況不能及時批示或者必須請示更高一級指示的，則等待答復(fù)時間不能超過5天；（時間以電子郵件到達(dá)時間為準(zhǔn)）

（3）批示郵件必須當(dāng)天答復(fù)，超過當(dāng)天的，則按照50元/天處罰；（時間以電子郵件到達(dá)時間為準(zhǔn)）

（4）對于郵件中的“收件人”，接到郵件必須答復(fù)，對于郵件中的“抄送人” 接到郵件可以不答復(fù)。“收件人”若一個月內(nèi)出現(xiàn)5封電子郵件未回復(fù)，則處以通報(bào)批評，6封電子郵件以上則按20元/封處罰。

（5）使用公司郵箱發(fā)布負(fù)面信息或誹謗、中傷他人的，經(jīng)查實(shí)，處以通報(bào)批評，若再犯，則以撤職、開除處罰。（6）郵件只是針對某人、某事發(fā)放，不能夠亂發(fā)、群發(fā)，如果行政部接到投訴，初犯處以警告。若再犯，每次處罰20元/次。

（7）以上情況，若“收件人”處于出差或休假期間，則“發(fā)件人”應(yīng)以電話形式通知“收件人”。若未能通知到位，“收件人”產(chǎn)生的處罰則由“發(fā)件人”承擔(dān)。第20條 本規(guī)定自頒布之日起生效，由行政人事部負(fù)責(zé)解釋，修改時亦同。

2012年04月01日