第一篇：電子郵件功能畢業論文

中文摘要

摘要

隨著信息技術特別是網絡技術的不斷發展，國際互聯網的全球化熱潮使人類社會進入了一個新的信息時代。由于互聯網具有不受時間、地域限制的特性，一種通過網絡實現相互傳送和接收信息的現代化通信方式應運而生。電子郵件的產生與發展，使人們的交流方式得到了極大的改變，用戶可以用非常低廉的價格，以非?？焖俚姆绞?，與世界上任何一個角落的網絡用戶聯系。

為了更好的方便用戶使用電子郵件，開發商根據不同用戶的需求而開發出具有特殊的功能與特點的電子郵件系統，本文擬就各電子郵件系統功能之比較來進行研究，探索未來電子郵件系統的發展趨勢。

關鍵詞 電子郵件；電子郵件系統；發展趨勢

Abstract Abstract As information technology, especially the development of network technology, the globalization of the Internet boom to the human society entered a new information age.As the Internet has no time, the characteristics of geographical restrictions, a network to send and receive information with each other modern means of communication came into being.E-production and development of communication people have been greatly changed, users can use a very low price, a very fast way, anywhere in the world of network users to contact.In order to better facilitate the use of e-mail users, developers according to the needs of different users to develop special functions and features of the e-mail system, this paper intends to Comparison of the functions of the e-mail system to conduct a study to explore the future of e-mail system Trends.Keywords E-mail, E-mail system, Trends

目錄

目錄

摘要............................................................................................................................I Abstract.........................................................................................................................II 目錄..............................................................................................................................III 第1章 緒論..................................................................................................................1 1.1 課題來源、背景及意義.....................................................................................1 1.1.1課題來源...........................................................................................................1 1.1.2課題背景及意義...............................................................................................1 1.2 國內外研究現狀及相關分析.............................................................................1 1.3 課題研究目的及意義.........................................................................................2 1.4 論文的主要工作.................................................................................................3 第2章 電子郵件系統分類..........................................................................................4 2.1 門戶網站.............................................................................................................4 2.2 手機郵箱.............................................................................................................4 2.3 郵件列表.............................................................................................................5 2.4 與聊天軟件關聯的郵箱.....................................................................................6 第3章 電子郵件系統特殊功能的比較......................................................................7 3.1 騰訊QQ郵箱.....................................................................................................7 3.2 Gmail郵箱...........................................................................................................7 3.3 網易163郵箱.....................................................................................................8 3.4 郵件列表.............................................................................................................8 3.5 139郵箱...............................................................................................................9 第4章 電子郵件系統的技術實現概述....................................................................10 4.1 Web郵件系統開發............................................................................................10 4.2 郵件客戶端軟件系統開發...............................................................................11 4.3 手機郵箱系統開發...........................................................................................12 第5章 電子郵件系統未來的發展趨勢....................................................................13 5.1 電子郵件系統存在的缺點與不足...................................................................13 5.1.1 垃圾郵件........................................................................................................13 5.1.2 郵件地址欺騙................................................................................................13 5.1.3 企業郵箱企業用戶信息泄露........................................................................14 5.2 電子郵件系統未來的發展趨勢.......................................................................14 結論..............................................................................................................................16 致謝..............................................................................................................................17 參考文獻......................................................................................................................18

第1章 緒論

第1章 緒論

1.1 課題來源、背景及意義

本章主要介紹本課題的來源、背景及主要意義，重點介紹電子郵件的應用范圍和作用，通過國內外對電子郵件研究的相關分析，來說明電子郵件的目的及意義。

1.1.1課題來源

21世紀是網絡飛速發展的時代，電子郵件已經成為熱門話題。隨著網絡技術的不斷發展，網絡應用已經滲透到人類社會的各個角落。作為網絡世界信息傳輸的支撐點的電子郵件，更是人們關注的焦點。電腦的普及化，促進了互聯網的進一步的發展和完善，而作為互聯網上基本的存在電子郵件系統給予了上網的電腦用戶另一個別樣的空間。如今，電子郵件系統隨著用戶需求的增多也隨之開發出各種不同的功能，例如：增加網盤、自動轉發、郵箱雙克隆等功能。正因為這些特殊功能引起了我的關注，所以我選擇了電子郵件系統功能之比較作為我的畢業論文題目。1.1.2課題背景及意義

電子郵件是Internet資源中使用最廣泛的一種。隨著互聯網的飛速發展，電子郵件的用戶數量和業務量的激增，這要求電子郵件系統的種類、容量、技術支持等要求需要提高。郵件服務系統在保留了電子郵件系統最初的收發郵件、郵件存儲等基本功能的同時，還融入了更多的計算機與網絡技術。隨著系統用戶的增加，用戶郵箱也隨著增加，各類電子郵件系統根據用戶的不同需求開發郵件系統，郵件系統之間的功能也不盡相同，比較各電子郵件系統的功能，其意義在于能夠更全面、更系統地了解電子郵件系統發展現狀及其功能特點，分析研究各電子郵件系統的功能，對各電子郵件系統的功能進行比較，從而使用戶更方便的選擇適合自己的電子郵件系統。1.2 國內外研究現狀及相關分析

1、國內研究現狀及相關分析

第1章 緒論 的有點與缺點，只有深入了解電子郵件系統的功能，才能更好的改進與完善，以便更好的在日常生活和工作中運用，讓電子郵件更好的為用戶服務。1.4 論文的主要工作

由于電子郵件的使用簡易、投遞迅速、收費低廉，易于保存、全球暢通無阻，使得電子郵件被廣泛地應用，它使人們的交流方式得到了極大的改變。如今，電子郵箱系統種類繁多，功能也不盡相同，如何才能選擇真正適合自己的郵箱呢？各種電子郵箱系統有什么優缺點呢？各種電子郵箱系統有什么特殊功能呢？這些問題使用戶在郵箱的選擇上出現困擾。

本論文的主要工作：

一是通過研究分析各電子郵件系統的優缺點，通過對各電子郵件系統功能之比較，說明各電子郵件系統之間的差別，幫助解決用戶對電子郵件系統的存在的疑問，方便用戶選擇真正適合自己的郵箱。

二是研究各類電子郵件系統的開發系統，從本質上了解電子郵件的工作原理、過程及工作環境，重點分析當今電子郵件系統存在的缺點與不足，通過分析研究來展望未來電子郵件系統的發展趨勢。

北京信息職業技術學院畢業論文

運營商現有的無線網絡，利用U-IMAP/SMS/WAP等相關技術實現的移動郵件增值業務。通過本業務，移動用戶不但可以隨時隨地通過移動終端使用電子郵件服務，而且當新郵件到達時，系統可以主動地通過SMS Push，WAP Push等方式，及時通知移動用戶，觸發終端通過郵件傳送協議（如U-IMAP協議）及時收取新郵件，閱讀和操作新郵件。

實現手機郵箱pushmail目前主要有兩種技術方案，一種中國移動目前使用的短信push,即以短信形式觸發安裝在移動終端上的軟件客戶端工作從而配合服務器來完成整個郵件接收過程。另一種是黑莓業務和國內的尚郵使用的ip push，即以保持移動終端手機郵箱客戶端軟件ip長鏈接的形式。

PushMail覆蓋范圍廣，移動終端用戶可以在全國有GPRS信號或者漫游使用世界其他國家和地區的GSM/GPRS網絡覆蓋的地點使用PushMail服務，收取企業郵件系統內的郵件。用戶可以根據自身的需要，并根據終端設備的能力，設置相應的參數，控制接收和傳遞指定大小的電子郵件。同時，用戶可以控制是否接收郵件中附件的內容。支持多種附件。PushMail系統支持在手機上閱讀和下載附件，在大部分智能手機上，可以支持WORD、TXT、EXCEL、PDF、HTML等文本格式附件，BMP、JPG等圖片格式附件，MP3、WAV等音頻格式附件，AVI等視頻格式附件。2.3 郵件列表

郵件列表（Mailing List）的起源可以追溯到1975年，是互聯網上最早的社區形式之一，也是Internet上的一種重要工具，用于各種群體之間的信息交流和信息發布。早期的郵件列表是一個小組成員通過電郵件討論某一個特定話題，一般稱為討論組，由于早期聯網的計算機數量很少，討論組的參與者也很少，現在的互聯網上有數以十萬計的討論組。討論組很快就發展演變出另一種形式，即有管理者管制的討論組，也就是現在通常所說的郵件列表，或者叫狹義的郵件列表。討論組和郵件列表都是在一組人之間對某一話題通過電子郵件共享信息，但二者之間有一個根本的區別，討論組中的每個成員都可以向其他成員同時發送郵件，而對于現在通常的郵件列表來說，是由管理者發送信息，一般用戶只能接收信息。

郵件列表是為了解決一組用戶通過電子郵件互相通信的要求而發展起來的，第3章

電子郵件系統特殊功能的比較

第3章 電子郵件系統特殊功能的比較

本章主要對各種電子郵件系統的特殊功能進行比較，基于不同的郵箱系統具有不同的功能，通過學習分析，深入了解其不同點，以便更好的使用電子郵箱。3.1 騰訊QQ郵箱

騰訊QQ郵箱是騰訊公司2002年推出，向用戶提供安全、穩定、快速、便捷電子郵件服務的郵箱產品，目前已為超過1億的郵箱用戶提供免費和增值郵箱服務。QQ郵件服務以高速電信骨干網為強大后盾，獨有獨立的境外郵件出口鏈路，免受境內外網絡瓶頸影響，全球傳信。采用高容錯性的內部服務器架構，確保任何故障都不影響用戶的使用，隨時隨地穩定登錄郵箱，收發郵件通暢無阻。

QQ郵箱特殊的功能之一就是用戶只要申請QQ號碼，就會立即獲得與QQ軟件綁定的免費的QQ郵箱，只要一登陸QQ，就可以直接訪問，而且有信的時候還可以通過qq通知你，非常的方便。

QQ郵箱特殊的功能之二就是具有“一郵多名”的特點，就是讓您的郵箱擁有兩個名字，如：chen@qq.com和chen@foxmail.com。您可以用@foxmail.com帳號給您的工作伙伴發郵件，或者印在您的簡歷、名片上。Foxmail超過10年的郵箱品牌，讓您的商務溝通更顯專業氣質。在與家人、朋友的溝通上，您可以選擇使用@qq.com帳號，做到“一郵多名”，而且帳號兩年免凍結：長時間不登錄郵箱也不用擔心帳號被凍結了，您的郵箱帳號(@foxmail.com和@qq.com)超過兩年不登錄才會被凍結。3.2 Gmail郵箱

Gmail郵箱 是 Google 的免費網絡郵件服務。它隨付內置的 Google 搜索技術并提供7312兆字節以上的存儲空間（仍在不斷增加中）?？梢杂谰帽Ａ糁匾泥]件、文件和圖片，使用搜索快速、輕松地查找任何需要的內容，讓這種作為對話的一部分查看郵件的全新方式更加順理成章。

Gmail郵箱特殊的功能之一就是具有“自動轉發功能”，利用自動轉發功能，即使用戶真正用于提取和閱讀郵件的郵箱不是Gmail郵箱，但只需要在自動轉發列表里寫入你的其它郵箱地址就可以提取和閱讀郵件。利用自動轉發功能，你還

第3章

電子郵件系統特殊功能的比較

到小組的公共電子郵件，通過系統處理后，將這封郵件分發給組內所有成員。

郵件列表特殊的功能是可以實現“多對多”通信。郵件列表是為了解決一組用戶通過電子郵件互相通信的要求而發展起來的，是一種通過電子郵件進行專題信息交流的網絡服務。它一般是按照專題組織的，目的是為從事同樣工作或有共同志趣的人提供信息，開展討論，相互交流或尋求幫助。大家根據自己的興趣和需要加入不同主題的郵件列表，每個列表由專人進行管理，所有成員都可以看到發給這個列表的所有信件。每一個郵件系統的用戶都可以加入任何一個郵件列表，訂閱由別人提供的分類多樣、內容齊全的郵件列表，成為信息的接收者，同時，也可以創建郵件列表，成為一個郵件列表的擁有者，管理并發布信息，向其訂閱用戶提供郵件列表服務，并可授權其他用戶一起參與管理和發布。3.5 139郵箱

139郵箱是中國移動提供的新一代電信級服務質量的電子郵件業務，以手機號@139.com為后綴的免費郵箱。它具備常規互聯網基礎郵箱功能，又充分發揮手機的優勢，讓用戶可以方便直接地通過手機短信、彩信或者WAP上網等方式，隨時隨地收發和管理郵件，將辦公移動化進行到底。139郵箱為用戶提供安全、穩定、快速、易用、個性化的高品質移動電子郵箱服務的同時，實現了手機和郵箱高效互通。

139郵箱特殊的功能之一是新郵件到達免費短信通知，支持免打擾設置，客戶在新郵件達到時，第一時間短信通知，絕不會誤事。手機隨時隨地收發郵件，支持附件的上傳和下載。只要手機號碼有效，便永久擁有移動郵箱。

139郵箱特殊的功能之二是通過郵箱，可以向你的朋友、家人、同事等發送短信，免去手機鍵盤輸入的辛苦，單條最多可編輯350漢字的正文，長短信手機會以一條短信的方式接收。

北京信息職業技術學院畢業論文

Web 頁面。屬于數據服務層的郵件服務器存儲用戶所有的郵件和相關的資料,后臺的數據庫主要存儲用戶的有關資料和地址簿等。4.2 郵件客戶端軟件系統開發

Email信息通常保存在郵件服務器中，因此首先應將郵件下載到自己的計算機中才能閱讀（基于Web的Email可用WWW方式用瀏覽器軟件進行閱讀、編輯、收發、管理電子郵件），這時就需要用到Email的客戶端軟件。

郵件客戶端通常指使用IMAP/APOP/POP3/SMTP/ESMTP/協議收發電子郵件的軟件。用戶不需要登入郵箱就可以收發郵件。世界上有很多種著名的郵件客戶端，比如Windows自帶的Outlook Express，Microsoft Office的Outlook、Mozilla Thunderbird、The Bat!、Becky!以及國內客戶端三劍客FoxMail、Dreammail和KooMail等。

博大互聯網公司的Foxmail Server 系統是一個基于NT/Unix 郵件服務系統。

與同類系統相比，博大Foxmail Server 系統具有高負載、安全性強、功能豐富、使用方便和用戶界面美觀等多個優點。在功能上，Foxmail Server 系統具備了市場上現有的mail系統的所有功能，包括郵件管理、目錄管理等。同時，Foxmail Server 系統還具有郵件“所見即所得”的即時編輯、地址本服務、多域名服務、用戶分組及多級權限分配等功能。

Foxmail Server 系統是博大互聯網公司在郵件服務領域的拳頭產品。它符合互聯網中所有的郵件標準協議，提供如SMTP、POP3 等多種服務。Foxmail Server 系統使用了先進的java 技術。在系統應用中，Foxmail Server 系統運用了多層調用與分布調用的架構，使系統能高效地運行。在數據存儲中，Foxmail Server 系統運用了多級目錄架構，提供了數據庫和LDAP 服務器的網絡接口，使系統能在高強負荷的環境下穩定地運行。

在系統擴展性方面，博大Foxmail Server 系統提供了多種方法給系統運行者參考。Foxmail Server 系統為多種的系統功能提供豐富的API，方便系統運行者能快捷、靈活地進行系統的二次開發；系統為應用分布和數據分布內嵌了接口，使系統能夠通過增加機器數量和簡單的系統配置來提高系統的負載能力。博大互聯網公司在郵件服務領域中，已經擁有多個產品。

第5章

電子郵件系統未來的發展趨勢

第5章 電子郵件系統未來的發展趨勢

5.1 電子郵件系統存在的缺點與不足

電子郵件是Internet上應用最廣泛的服務之一。郵件應用的不斷發展直接導致了郵件自身價值的不斷增加，電子郵件系統發展到今天依然存在著很多缺點和不足，其中最主要的問題就是安全性問題，電子郵件的安全威脅主要有垃圾郵件、郵箱地址欺騙、企業郵箱企業用戶信息泄露等。5.1.1 垃圾郵件

在日常生活和工作中我們最常見的就是垃圾郵件，垃圾郵件不僅占用網絡帶寬，造成郵件服務器擁塞，進而降低整個網絡的運行效率，侵犯收件人的隱私權，侵占收件人信箱空間，耗費收件人的時間、精力和金錢。有的垃圾郵件還盜用他人的電子郵件地址做發信地址，嚴重損害了他人的信譽。垃圾郵件經常被黑客利用成助紂為虐的工具。

例如：在2000年2月，黑客攻擊雅虎等五大熱門網站就是一個例子。黑客先是侵入并控制了一些高帶寬的網站，集中眾多服務器的帶寬能力，然后用數以億萬計的垃圾郵件猛烈襲擊目標，造成被攻擊網站網路堵塞，最終癱瘓。5.1.2 郵件地址欺騙

郵件地址欺騙是黑客攻擊和垃圾郵件制造者常用的方法，對于垃圾郵件制造者，由于很多郵件服務器的過濾或防轉發機制采用的是針對郵件域名的識別，因此冒用郵件域名的方法常被采用。

攻擊者針對某用戶的電子郵件地址，取一個相似的電子郵件名。在郵箱配置中將“發件人姓名”配置成與該用戶一樣的發件人姓名，然后冒充該用戶發送電子郵件。當收件人收到郵件時，往往不會仔細檢查郵件地址和郵件信息頭，從發件人姓名、郵件內容等上面又看不出異樣，誤以為真，攻擊者從而達到欺騙的目的，這種情況常見于使用免費電郵箱的情況。通過注冊申請，攻擊者很容易得到相似的電子郵件地址。

另一個郵件地址欺騙的手法是冒充回復地址，人們通常以為電子郵件的回復地址就是其發件人地址，這是一種誤解。在各種電子郵件服務系統中，發件人地

第5章

電子郵件系統未來的發展趨勢

用戶私密文件，保證個人郵箱私隱安全。

致謝

致謝

在論文完成之際，我要感謝我的導師黃波對我的悉心指導與無私幫助。師從黃波老師是我的榮幸，黃老師嚴謹的治學態度，淵博的學識，使我受益良多。從論文的選題到最后定稿，這期間包含了導師的滴滴心血。在此我由衷地表達對黃老師最真摯的謝意。

同時感謝*********的各位領導與教師對我的親切關懷與不懈指導，感謝你們對我多年的培養和教育。在此還要衷心感謝在百忙中為我評閱論文的各位老師。

第二篇：關于電子郵件格式

商務電子郵件格式

一、關于主題

1.一定不要空白標題。

2.標題要簡短，不要讓outlook用….才能顯示完標題。

3.最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然，又便于留存。時間可以不用注明，一般郵箱會自動生成，寫了反而累贅。

4.標題要能真實反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題。

5.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多宗事情，以便于日后整理。6.可適當用使用大寫字母字符（如“*！”等）來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

7.回復對方郵件時，應當根據回復內容需要更改標題，不要RE一大串。

8.最重要的一點，主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發出前忘記檢查主題。

二、關于稱呼與問候

1.恰當地稱呼收件者，拿捏尺度。

2.郵件的開頭要稱呼收件人。在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

關于格式，稱呼是第一行頂格寫。3.Email開頭結尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個HI, 中文的寫個“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩個寫。

結尾常見的寫個Best Regards,中文的寫個“祝您順利”之類的。若是尊長應使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結尾或者換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

三、正文

1.Email正文要簡明扼要，行文通順。

若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業名稱是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應當簡明扼要，最好是和本郵件以及對方有關，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。

Email正文應簡明扼要的說清楚事情，如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件。

2.注意Email的論述語氣

根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。尊重對方，請、謝謝之類的語氣要經常出現。

3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短干練。

4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。

5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

6.合理提示重要信息

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述。

對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。可以配合圖表加以闡述。

四、附件

1.如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件。

2.附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理。3.正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時。

4.附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件。

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。6.如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成幾個小文件分別發送。

五、語言的選擇和漢字編碼

1.只要必要的時候才使用英文郵件。

2.尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件。

3.對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文，準確表達郵件中涉及的問題。4.選擇便于閱讀的字號和字體。

中文用宋體或者新宋體，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字號用五號或10號字即可。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不要用背景信紙，特別對公務郵件。

六、結尾簽名

1.簽名信息不宜過多。

電子郵件消息末尾加上簽名是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數過多，一般不超過4行。2.不要只用一個簽名檔

對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調用。3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，字號一般應選擇比正文字體小一些。

七、回復技巧

1.及時回復Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊重，理想的回復時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。

對每一封郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復收到，說明正在處理。

如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發件人，以免影響工作。

2.進行針對性回復

當答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。

3.回復不得少于10個字

4.不要就同一問題多次回復討論

如果收發雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。

對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過長不可閱讀。此時應立即對之前的討論的結果進行小結，刪減不必要的內容，突出有用信息。

5.要區分Reply和Reply All（區分單獨回復和回復全體）

如果只需要一個人知道的事情只需單獨回復。如果你對發件人提出的要求做出結論響應，應該reply all, 讓大家都知道，不要讓對方幫你完成這件事情。

如果你對發件人提出的問題不清楚，或者有不同的意見，應該與發件人單獨溝通，討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發送沒有確定結果的郵件。

點擊“回復全部”之前，要再三確定。

6.主動控制郵件的來往

為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中制定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無須行動”、“僅供參考，無需回復”。

八、正確使用發送、抄送、密送。要區分TO和CC 還有BCC（區分收件人、抄送人、密送人）

1.TO的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。

2.而CC的人則只是需要知道這件事情，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回復。

3.而BCC是密送，即收件人不知道BCC為何人。用在特殊情況。

4.TO,CC中的各個收件人的排列應遵循一定的規則。比如按部門、按等級從高到低或從低到高都可以。

5.只給需要信息的人發送郵件，不要占用他人的資源 6.轉發郵件要突出信息

第三篇：電子郵件管理

廣州XXX電子科技有限公司

電子郵件管理規定

第一章 總綱

第1條 為了規范員工對電子郵件的收發和使用，特制定本規定。第2條 本規定適用于公司所有對內對外的公務電子郵件的收發。

第二章 公司電子郵箱的使用

第3條 各員工需要有一個屬于自己的電子郵箱。以方便公司內部之間信息的傳遞。并且由行政人事部備案。

第4條 員工必須妥善保管好電子郵箱地址及密碼，防止被盜用。第5條 員工必須每日至少查看一次電子郵箱，以便及時接收郵件。

第6條 員工的對外往來的公務郵件，原則上必須使用公司統一后綴的郵箱，以提升企業形象。

第7條 員工發送公務用郵件時，必須包含以下內容：（1）稱謂：包含“先生、小姐、主管、經理”等敬稱；（2）問候語：如“您好！、”“早上好”、“工作辛苦了”等；（3）需告知事件的內容描述，描述應具體、明確、簡潔；（4）告知郵件中的附件個數以及內容描述；

（5）結束語：如“商祺”“非常感謝”、等，如需回復，應寫明：“候復”“請立即回復”等內、容。

（6）個人簽名，可按如下樣板設定：

------XXXXXXXXXX(公司名字)xxxx 部（部門名）xxx（姓名）

Tel: 020-138xxxxxxxx-xxx Fax: 020-xxxxxxxxx E-mail: ********@qq.com

Mobile: xxxxxxxxxxxx------

第三章 公司文件的收發

第8條 公司內部書面溝通提倡以電子郵件形式發放，并保留發放記錄。重要文件則抄送行政人事部進行備案。

第9條 以下公司文件的電子版必須與書面版本同時通過企業網內部郵箱向相關人員發送，公司文件電子版必須為掃描文件或圖片格式：（1）公司發文單，包括部門通知等；（2）會議紀要（3）各類報告、工作計劃、工作總結等（4）企業內刊或簡報（5）員工通訊錄

（6）工程技術普及性知識文檔（7）其他需要發送電子版本的文件

第10條 各部門員工在閱讀電子郵件后應當進行回復，回復內容可以為：“知悉。收到?！钡纫磺斜硎灸阋呀涢喿x郵件并理解郵件內容的文字。

第11條 郵件發送必須遵守公司文件保密規定的保密等級及發放范圍。

第四章 電子郵件的管理

第12條 接收的重要郵件及時備份或采取抄送、轉發形式向上級領導轉達。

第13條 發送重要電子郵件必須遵守公司保密制度規定，必要時可以使用加密傳輸。第14條 郵件發送時可設定要求回執，并電話確認對方是否收到。

第15條 員工離職時，人事經理/主管必須及時注銷或更改電子郵箱密碼。商務崗位工作人員的電子郵箱需在離職前完成交接手續。

第16條 若發現任何非法使用其用戶帳號或存在安全漏洞情況，應立即報告人事行政部。第17條 人事行政部負責對企業網電子郵件系統使用情況進行監督、檢查。對于違反本規定的員工，隨時有權停止和取消其服務帳號。第18條 公司有權對以下郵箱收發情況進行跟蹤：（1）已離職的商務人員郵箱（2）郵箱收發異常，有泄密可能的（3）郵件來往中發現病毒較多的（4）公司重要郵箱

（5）其他重要郵件需進行跟蹤的

第五章 處罰

第19條 發現以下情形者，公司有權視情節輕重處以警告、通報批評、罰款等處罰，造成嚴重后果的可予以撤職、開除：具體如下：

（1）長期不閱讀郵箱內的郵件，導致重要郵件接收延誤的；處以50元/天.直到發現此郵件為止。（時間以電子郵件到達時間為準）

（2）請示郵件規定在三天內答復，若超過三天，按照50元/天處罰，若收件人遇到特殊情況不能及時批示或者必須請示更高一級指示的，則等待答復時間不能超過5天；（時間以電子郵件到達時間為準）

（3）批示郵件必須當天答復，超過當天的，則按照50元/天處罰；（時間以電子郵件到達時間為準）

（4）對于郵件中的“收件人”，接到郵件必須答復，對于郵件中的“抄送人” 接到郵件可以不答復?！笆占恕比粢粋€月內出現5封電子郵件未回復，則處以通報批評，6封電子郵件以上則按20元/封處罰。

（5）使用公司郵箱發布負面信息或誹謗、中傷他人的，經查實，處以通報批評，若再犯，則以撤職、開除處罰。（6）郵件只是針對某人、某事發放，不能夠亂發、群發，如果行政部接到投訴，初犯處以警告。若再犯，每次處罰20元/次。

（7）以上情況，若“收件人”處于出差或休假期間，則“發件人”應以電話形式通知“收件人”。若未能通知到位，“收件人”產生的處罰則由“發件人”承擔。第20條 本規定自頒布之日起生效，由行政人事部負責解釋，修改時亦同。

2012年04月01日

第四篇：英文電子郵件

Subject: Some employment information related to my major.Dear Mr.Wang, My name is Li Ming and I would like to express my interest in the position of a Network Engineer with your company which was recruited in a job fair last Sunday.I major in Electronics and Communication Engineering, I am a graduate student in grade one.And I don’t know about our career prospects very well.So I would be honored that if you take some additional information about theNetwork Engineer and some employment information related to my major.I am looking forward to your reply.And please accept my sincere thanks and best wishes.Yours sincerely, Li Ming Li Ming North China University of Technology 186-0000-0000

第五篇：英文電子郵件格式及

英文電子郵件的基本要素是主題、稱謂、正文、結尾用語及署名。

電子郵件最重要的部分是主題，假設我們都是很忙的人，在打開郵箱閱讀郵件時，第一眼看到的就是郵件的主題。所以，主題應當做到言簡意賅并突出郵件重要性。英文郵件的主題需要注意不超過35個字母，將位于句首的單詞和專有名詞首字母大寫。比如：Some questions about C++.在比較正式的格式中，需要把每個單詞的首字母大寫（介詞、冠詞除外）。

稱謂如果是第一次給對方寫信，那么稱謂最好用“Dear+全名”，這樣會讓人感覺比較正式。如果對方以非正式口吻來信，我們也可以類似非正式地回復。比如：“Hello/Hi Lillian”。在實際通信中可能遇到不知道對方姓名，可以用“Dear+對方頭銜”，如“Dear President”，或者“Dear+Sir/Madam”形式。英國人習慣在稱呼后加“，”，美國人習慣在稱謂后加“：”，有時也可以不加任何標點，是具體情況而定。

在書寫正文時，把最重要的事情寫在正文最前面或者郵件內容較長時寫在第一段。為了讓收件人閱讀郵件比較舒服，我們需要注意郵件正文結構的美感，郵件段落最好控制在兩三段之內。如果一封電子郵件涉及多個信息點，我們可以采用分條目的方法，如符號、小標題、編號來使得郵件想要表達的內容層次清晰。郵件內容應注意單詞的拼寫、大小寫、標點、語法等。所謂以小見大。

結尾語在正文之后添加。注意一般結尾語中只有第一個單詞首字母大寫而剩余單詞都小寫，此處與稱呼不同。一般電子郵件： Sincerely, Sincerely yours, 私人電子郵件： Regards, Best wishes, Best regards, With best wishes, Wish best regards, Yours, Cheers，As ever, With love, Affectionately,......在正文最后需要署名，可以寫全名，也可以只寫名字。需要辨明性別時可以在姓名后面注明(Mr./Ms.)。對于咱們中國人，為了區分姓和名，可以把我們的姓的字母全部大寫，例如XIONG Lillian.如果寫信人代表的是一個組織或部門，應在名字下一行寫上自己的職位、所屬部門。

郵件中常用詞匯：

附件attachment I am attaching the report.我把報告放在了附件中

轉發forwarded I've forwarded your e-mail to Alice.我已經將你的郵件轉發給Alice 保持聯系 stay /keep in touch 對方告知決定.Please let me know your decision as soon as possible.寫信給別人時一般常用How are you been recently? 回復別人郵件時一般常用I am happy to receive your e-mail.實用郵件舉例： 工作求職

工作求職類的郵件大體分為申請職位、介紹自己、期待回復、表達謝意幾個部分。i.e.Dear Sir/Madam, I am writing to apply for the position of...as posted in your website.Introduce yourself...Please find attached a copy of my resume for your review.我的簡歷請見附件，作為參考。

或者：Please refer to my attached resume for a summary of my skills and experience.I am looking forward to you.Thank you very much for your time and consideration.Yours sincerely, Lillian Xiong 表達謝意

日常生活中經常會使用到表達謝意的郵件，在國外，參加完朋友邀請去的一次party，或者接受了別人饋贈的禮物等情況下都需要寫一封thanks letter。而此類郵件也非常好寫，只要能夠表達自己對收件人的真摯的感激之情即可。Dear Alice, Thanks so much for the lovely dinner last night.It was so thoughtful of you.I would like to invite both of you to my house when you are available.Best regards, Lilian 咨詢了解

咨詢了解類郵件的目的是想要得到關于某人、物的一些信息。郵件具體內容大致包含如下：

1）告知對方你是如何得知其信息的，比如報紙、網站等。

2）說明自己想要了解的東西，當咨詢信息較多時，最好列舉出來，as 詳細、清晰 as possible.3）末尾用一句話結束總結這次咨詢。I am writing to request information about sth.I would like to request a copy of sth.最后表達希望時用語：I look forward to hearing form you soon.期待盡快收到您的回復。

英文電子郵件格式 Dear Mary, This is Tom.....Look forward to seeing you soon.Best regards, Tom Yu(以上每一行,或者每個段落,都是左對齊的)

一、主題

主題（Subject）框的內容應簡明地概括信的內容，短的可以是一個單詞，如greetings；長的可以是一個名詞性短語，也可以是完整句，但長度一般不超過35個字母。YES：Supplier training NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company（太長）主題框的內容切忌含糊不清。

NO：像News about the meeting 這樣的表達，YES：應改為Tomorrow's meeting canceled。

一般來說，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可。另外一種較為正規的格式可將除了少于5個字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個單詞的首字母大寫。YES：New E-mail Address Notification；Detailed calculation NO：detailed calculation 視信的內容是否重要，還可以開頭加上URGENT或者FYI（For Your Information，供參考），如：URGENT：Submit your report today!

二、稱呼

1、E-mail一般使用非正式的文體，因此正文（Body）前的稱呼（Salutation）通常無須使用諸如Dear Mr.John之類的表達。在同輩的親朋好友或同事間可以直呼其名，但對長輩或上級最好使用頭銜加上姓。YES：Tommy，或者Mr.Smith。

2、稱呼和正文之間，段落之間，正文和信尾客套話之間一般空一行，開頭無須空格。如： Jimmy, I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.Best, David

3、人家的名字千萬不要錯,老一輩的看到名字錯就干脆攆去垃圾桶.同樣, 頭銜都不要錯.頭銜或學位,任擇其一吧.以下是一樣的: Howard E.Wyatt, Dr.Howard E.Hyatt

4、多過一個男人,用Messrs,就是Misters的意思,不過不要跟名字,跟姓就行啦.YES: Messrs.Smith, Wyatt, and Fury。女人呢? YES：用Mesdames, Mmes., or Mses.同樣不要跟名字.例子: Mses.Farb, Lionel, and Gray。男女一齊呢? 弄清楚稱呼就行.例如: Dr.and Mrs.Harold Wright ；Mr.Harold Wright and Dr.Margaret Wright ；Mr.and Mrs.Harvey Adams-Quinn。

5、有人有自己頭銜就要跟緊,例如有人有榮譽學位就不喜歡用一般的頭銜,有時大頭不知道對方頭銜,干脆用Ms.算了.Ms.Sarah Gray

6、職銜短可以一行過,長就下一行吧.例如: Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of International Operations NO：Ken Green ／Vice President of Unicom China YES： Ken Green ／Vice President, Unicom China

7、老外的名字有時有Jr.或 Sr.,之前的逗點是隨你喜歡的,以下都是正確,不要笑人: YES：Michael J.Smith, Jr.／Michael J.Smith Sr.8、用人家的名字總好過人家的頭銜稱呼.如果沒有名字,或者是很正規信的信件,可以考慮這些： Dear Committee Member: Dear Meeting Planner: Dear Colleagues: To All Sales Reps: To Whom It May Concern: Dear Sir or Madam: Dear Madam or Sir: Dear Purchasing Agent: 如果是全公司：

YES： Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen:

9、有時見到人家用冒號就說人家錯,其實也未必啊,看: YES：Dear Mr.Jones:(非常正規)Dear Joan: Dear Jim, Jim,(非正規)

三、結尾部分

A、書信的結尾致意要留意,弄清大家的關系才選擇用詞,例子:

1、Very Formal非常正規的(例如給政府官員的)Respectfully yours, Yours respectfully，2、Formal正規的(例如客戶公司之間啦)Very truly yours, Yours very truly, Yours truly，3、Less Formal不太正規的(例如客戶)Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially，4、Informal非正規的(例如朋友,同事之類)Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week!有時在we, I, and you之間選擇是很煩的事--如果是公司代表聯絡生意之類,可以用: We will reimburse you for these legal expenses.Sinopec will reimburse you for these legal expenses.如果單純說你自己,可以用: I found the brochure very informative.有時可以一起用啦...: We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting.那么I和you呢?好煩好煩.一般來說,收信人的利益比較重要,名義上都要這樣想.給人尊重的語氣就一般不會錯了.多用you有時會有隔閡的感覺.You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board.Your prompt response will be appreciated.(好像欠你一樣)I am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board.I hope you’ll agree to serve.(這就友善多了)Your book was well written and comprehensive.(不用你來判斷我呀~~)I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals.(客氣一點,人家受落)總之,語氣和賓詞的運用得當能決定你的禮貌程度.B、信尾客套話（Complimentary close）通常也很簡明。常常只須一個詞，如：'Thanks'，'Best'，'Cheers'，不需要用一般信函中的'Sincerely yours'或'Best regards'。

C、簽名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之類一起簽,人家會笑你的...簽名也看信件的語氣.給朋友或公司

客戶,簽Bill也可以,給陌生人就最好用Gates或者Bill Gates啦.郵件范文 1.Dear Mr./Ms，Mr.John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m.about the opening of a sample room there.Please let us know if the time is convenient for you.If not, what time you would suggest.Yours faithfully，尊敬的先生/小姐

我們的總經理約翰格林將于六月2日到7日在巴黎，有關在那開樣品房的事宜，他會于六月3日下午2：00點拜訪您。

請告知這個時間對您是否方便。如不方便，請建議具體時間。

您誠摯的