第一篇：公文寫作是辦公室主任一項重要基本功

公文寫作是辦公室主任一項重要基本功 ——漫談公文寫作的感想和體會

陳自錄

各位同行、同志們：

大家上午好！

今天我講的題目是“公文寫作是辦公室主任一項重要基本功”。我還加了一個副標題:——漫談公文寫作的感想和體會，并特意用了“漫談”二字——目的有兩個：

一是解決公文寫作不好講的問題。公文寫作方面的教材、專著、叢書非常多，總體上大同小異，借來一講自然容易，但我覺得意義不大。因為在座各位，大多都是辦公室主任，或者是從事辦公室工作的管理干部，對公文寫作并非一無所知，不少同志已經是各單位、各部門的主要“寫手”，甚至不乏“大手筆”。“漫談”一詞，把今天的講座定位于一種聊天式、討論式的氛圍。我盡可能不講或少講理論、概念和一些程式化的東西，而是以一位老辦公室主任身份，結合自己近30多年的公文寫作經驗，多講心得、多講感悟，不必追求全面系統，更不必追求學術上的嚴謹。特別需要指出的是，我所掌握的不少知識已經老化，不一定與現實要求合拍，僅供同志們借鑒、參考和批評指正。

二是解決講公文寫作枯燥乏味的問題。寫公文枯燥乏味，講公文寫作更是容易枯燥乏味。“漫談”就相對自由一些，方便我多講自己的認識、多講案例，甚至加入一些趣聞笑話，以加深大家對問題的理解。這樣，我講起來很隨意，大家聽起來也輕松。一些舉例不一定恰當，一些觀點不一定正確，希望大家別太較真兒。

圍繞這個題目，我主要講四個“提升”、四個“堅持”、三個“正確對待”。

一、著眼四個“提升”，深刻認識公文寫作的重要作用

（一）搞好公文寫作，是提升履職能力的內在要求 １.公文的概念

公文，全稱公務文書，是指黨政機關、社會團體和企事業單位在黨政管理活動或處理公務活動中產生的，按照嚴格的、法定的生效程序和規范的格式，制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體。公文有狹義和廣義之分：

狹義公文：主要指通用公文和專用公文。通用公文主要指《黨政機關公文處理工作條例》所規定十五個文種。專用公文是由具有專門職能的機關，根據特殊需要而使用的、具有特定內容和格式的公文。這類公文種類繁多，但它們只能在一定領域和范圍內使用。

廣義公文:當然包涵狹公文的全部內容，但要比狹義上的公文寬泛的多。凡是機關、團體、企事業單位公務活動中，產生的各種文件、電報、報表、會議材料、領導講話、調查資料、記錄、登記表冊等，甚至說，一封書信、一張批條、一條手機短信、一條微信通知，一幅

自己的政治主張和工作思路，變為群眾的共同意志和自覺行動。其結果是，你的工作不一定少干，但你的勞動，往往都是其他人稍加學習訓練，就能輕松替代的簡單勞動；你看起來似乎也很忙，但也只能幫領導打打下手、跑跑龍套。這樣的辦公室主任，嚴格來講，能力結構是不夠全面的，履行各項職責的水平能會受到很多制約。

３.公文寫作是辦公室主任實施領導的主要方法

首先從辦公室主任的職責說起。一般來講，辦公室主任的職責，大致包括五個方面：承辦職責、參謀職責、管理職責、協調職責、領導指揮職責。應當說，每一項職責，都具有比較強的領導屬性。

有一位辦公室主任把說成是“兵頭將尾”，雖是自嘲，卻也比較恰當道地出了辦公室主任的職責定位。所謂“兵頭”，其實還不僅僅是辦公室內部人員的領導，而且由崗位性質所決定，一個單位中，除了領導班子，在所有群眾中，包括在同職級、同類別的干部中，位次也是排在前面的。特別是群眾心目中，辦公室主任就是領導，是僅次于一個單位領導班子成員的領導。甚至說，一個高水平的辦公室主任，其重要作用不亞于單位領導班子中的一位副職。所以，當好辦公室主任，在工作態度和行事風格上，一定要謙虛謹慎、吃苦耐勞、講服從、重實干，更像一個“兵”——因為“兵頭”也是兵；而在思想品格和思維方式上，則一定要心懷大志、駕馭全局、講高度、重謀劃，更像一個“將”——因為“將尾”也是將。是“將”，就必須敢于領導、善于領導。

辦公室主任實施領導工作的一個主要方法，就是公文寫作；或者說，可以用筆桿來實施領導。

1950年5月，小平同志《在西南地區新聞工作會議上的報告》中指出：“拿筆桿是實行領導的主要方法”。領導同志要學會拿筆桿。開會是一種領導方法，是必需的，但到會的人總是少數；即使作個大報告，也只有幾百人聽。個別談話也是一種領導方法，但也只能是‘個別’。實現領導最廣泛的方法是用筆桿子。用筆桿寫出來傳播就廣，而且經過寫，思想就提煉了，比較周密。所以用筆領導，是領導的主要方法”。“不懂得用筆桿子，這個領導本身就是很有缺陷的”。

這段話中，有兩句話，希望大家要銘記于心：

第一句：拿筆桿是實行領導的主要方法。大家要知道，人的視野有多寬，道路就有多寬；人的格局有多大，事業就有多大；人的境界有多高，向上發展的空間就有多高。而人的視野、格局、境界，最好的表現方式就是寫文章。因為作為辦公室主任，大家所行使的職權，當然要受到組織規定范圍的限制。但是，如果你通過寫作來實施領導，就完全可以超越這個范圍。你替領導起草文稿，就等于你間接地替領導來實施領導；你替單位起草文稿，就等于你間接地對全單位實施領導。這里我講兩件事情，來佐證這一觀點。

第一件事：前幾年，我和一位市委辦副主任一起吃飯，席間談起了寫材料的苦衷。這位同志的一段話讓我印象十分深刻。他說：寫材料真是個苦差事，但是，有時候看到自己起草的一

67——追求觀點的創新，必然要求你堅持解放思想、不斷更新觀念，隨時發現新問題、挖掘新主題、提出新論點。

——追求理論的深刻，必然要求你堅持與時俱進、力求理論聯系實際，努力學習新理論、掌握新知識。

——追求論據的充足，必然要求你堅持實事求是、深入調查研究、注重社會實踐，獲取大量鮮活的現實材料。

總之，只要你有公文寫作的愿望和行動，你就會自覺不自覺地，養成創新的習慣、練就創新的能力。

（四）搞好公文寫作，是辦公室主任個人發展的核心競爭力 人們常說：不想當將軍的士兵不是好士兵。我想套用這句話：不想當領導的辦公室主任未必是好辦公室主任。

榮譽感、渴望獲得尊重，是人們普遍的心理需求。就連那些看破紅塵、遁入空門的和尚們，估計也都愿當住持、當方丈，不愿一輩子作燒飯、掃地、巡夜的眾僧。當然，管理干部能否得到提升和重用，要受到多種因素的影響。但在各方面條件比較接近的情況下，能寫，往往會有更多的提拔重用機會。

首先，從干部本身應該具備的素質來看。公文寫作能力是一個干部綜合素質的集中體現。因為文字是思想觀點和工作思路的體現，是才、學、識的統一。所以有人說“文章寫的好，水平差不了”。有了這個能力，容易得到眾人的廣泛認可。

其次，從管理工作對“寫手”的迫切需求來看。公文“寫手”，是目前全社會公認的稀缺資源，“大手筆”更是鳳毛麟角。從中央到地方，從機關到學校，幾乎都對“寫手”求之若渴。從這個角度來看，文章寫得好，就容易得到領導們的青睞。

其三，從中國傳統的崇文思想來看。寫文章自古以來就被看作“經國之大業，不朽之盛事”。“文以治國，武以安邦”的說法，更從社會角色上，給予文人一個“治國理政”角色定位。就連普通百姓，也往往對能寫文章的人心存敬意、高看一眼。

新鳳霞在評劇《劉巧兒》里的著名唱段《我爹他不該包辦婚姻》，大意是劉巧兒要退掉她爹為她訂好的娃娃親，想與好青年劉振華相愛結婚，理由是“我愛他、身強力壯能勞動，我愛他、下地生產真是有本領；我愛他、能寫能算他的文化好，回家來他能給我做先生……”。（其實我覺得，她的前兩“愛”還只算是個鋪墊，后一“愛”才是關鍵，只為在農村，身強力壯愛勞動的人多了去了），看來“能寫會算”，不僅能贏得尊重，而且可以獲得愛情。

其四，從中國選人用人的素質要求來看。在中國延續一千三百多年的科舉制度，考試內容就是做文章，通過文章，考察人才的智力、見識和水平。

《七品芝麻官》的唐成，就是因為“三篇文章作得好萬歲稱贊，任命到河南信陽五品州官”。只可惜啊，他“唐縣長”沒

0并不說明問題的本質。的確，許多領導、特別是高層領導身邊的辦公室主任和秘書，升官多、升官快，難道就是因為他們與領導走得近、接觸多，都是感情因素、非組織行為在起作用嗎？我相信，不能排除這方面的因素，但肯定不全是。最起碼，還有兩個方面的因素在起作用：一方面，他們到領導身邊工作，一般都是經過千挑萬選的，底子就好；另一方面，他們在領導身邊，為領導服務，為領導寫稿，幫領導決策，站位高、見識廣，對個人綜合素質的進一步提高，肯定是非常有益的。我們不能“一桿了打翻一船人”。

二、立足四個“堅持”，勤學苦練公文寫作的基本功力

萬長高樓平地起。做什么事情都得從基礎開始。就好比練武功，得從每天跑步、壓腿、踢腿、劈叉、下腰開始，為的是增強柔韌性、靈活性和耐受力。就好比達芬奇學畫，得先從畫蛋開始，為的是鍛煉手眼的協調力。

公文寫作也是這樣，要先從提高思維能力、經驗水平和綜合素質等方面下功夫。只要我們堅持多學習、多思考、多積累、多練筆這“四多”，就不愁公文寫作水平得不到提高。

王寶強主演的電視劇《士兵突擊》里的許三多那么笨，最后都成功了。我們是四多，比許三多還多一“多”，還怕不成功嗎？

（一）堅持多學習，方能博中求精

213低，其實也就是財務處的工作總結和下一步打算。開的是全校財經會議，工作報告要代表學校黨委和行政，財務處的工作，只是一個重要方面，而審計工作、資產管理、后勤保障、基本建設，甚至包括廉政建設、行風建設等，哪些方面不涉及財經？哪些方面沒制度、沒措施？把這些東西寫進去，材料才會顯得全面、豐滿。二缺乏高度和深度，缺乏理論提煉，就是具體工作和數據的羅列，黨委和行政聲音不強，黨和國家的聲音更弱，理論闡述也不夠。

有人給他們提出了兩個“臨陣磨槍”的建議：一是馬上去網上查找幾篇有關高校財務管理方面的論文,認真地琢磨一番,然后結合自己的實際,選擇一些東西拿過來，這樣高度就有了。二是讓分管領導召集后勤、基建、審計、資產管理、紀檢監察等相關部門的負責人開個短會，請他們把相關的制度和措施提練成文字。果不其然，沒過幾天，稿子順利通過。

這件事情說明，這所學校的財務處長、副處長、科長，甚至包括副校長，不是不想把材料弄好，而是平時只是憑經驗干工作，缺乏對公文規律的把握，缺乏必要的理論知識。也就是說，在“T”知識結構字中，橫也不長，豎也不粗。這就難怪他的材料橫豎都過不了關啦。

公文寫作沒有竅門。但有的同志總愛找寫作的訣竅，如果硬找的話，關于這個寫材料臨時查找和學習別人論文的作法，就勉強算一個。

（二）堅持多思考，方能學以致用

多思考，就要善于動腦，多問幾個為什么，做一個真正的“思想者”。當然作一個“思想者”并不容易，甚至是一件很痛苦的事情，因為理想往往很豐滿，現實往往很骨感；目標往往很遠大，條件往往很局促。大概這就是“思想者”這尊塑像人物表情異常苦悶的根由吧。

多思考，必須有使命感和責任心。好奇心也可以引發思考，但僅有好奇心的思考，是不長久、不深入的。有了責任心，你才愿意干好工作，你才會主動地去發現、分析和解決問題，你才能夠自覺不自覺地去思考。

多思考，才能有創新、出亮點。公文寫作一般都是代組織立言，遵命性、群體性、政策性都非常強，不能憑個人的認識信口胡說。但并不是說就不要創新性。事實上，任何一篇好的公文，都應該有其自身的特色和亮點。只有具備亮點的文章才是好文章。

（三）堅持多積累，方能厚積薄發

俗話說，“巧婦難為無米之炊”。多積累，是公文寫作的基礎。沒有一定的思想積累和知識儲備，就不可能寫出好的公文。

一是生活感悟的積累。這些東西積累多了，直接影響一個人的工作態度和生活態度，也能反映到我們的公文寫作中來。其實很多思想火花兒，都可能萌發自人們幾年前、甚至幾十年前的一些生活經歷。

二是思想認識的積累。一篇文字材料辭藻再華麗，結構再合理，如果沒有思想、沒有觀點的話，就是一杯白開水，沒滋沒味，就不可能給人留下思想上震撼。

三是文字素材的積累。只有素材多了，寫起材料來才會底氣十足，寫出的材料才會厚實豐滿。這就要求我們有意識地把一些有用的、水平高的文字材料，收集起來，分門別類，供自己學習、借鑒和模仿。這些材料可大致按四類來分：

第一類：政治理論、黨和國家的方針政策及法規類材料，特別是與高等教育密切相關的理論和政策法規；

第二類：學校黨委行政主要領導及領導班子的工作思路、思想風格，學校的歷史傳統、文化和理念，特別注意收集領導講話類材料等；

第三類：本單位主要業務材料、兄弟院校同行的經驗材料、及本職業務相關的前沿性文獻材料；

第四類：個人在工作中形成的所有文字材料。

只有做一個“有心人”，把這些材料收集好、學習好，你在準備寫材料時，特別是受命于領導、代組織寫材料時，不是“我要寫”而是“要我寫”的情況下，就不會太被動，就不出現會“任務一來頭先懵”現象了。

（四）堅持多練筆，方知熟能生巧

“讀十篇不如做一篇”。公文寫作中最常見的現象就是眼高手低。

718二是以我為主，適量剪裁。借來的東西再好，也要服從和服務于自己的主題，做好邏輯銜接和風格融合。有時候，我可能只借來一句關鍵的話，然后用自己的語言把它豐滿起來；有時候，也可能拿來別人一大段話，然后根據需要，將其壓縮或改寫成兩三行文字。如果整段整段地粘貼過來，必然破壞你自己的邏輯和神韻。

三是博采眾長、廣種薄收。就是要多查些資料，通過認真學習思考，這里借一點、那里拿一點，加上自已的思想儲備，就夠了。但要注意博采眾長的問題，尤其不能象有些人借錢那樣，只朝著一個人借，量很大，恨不得把人家孩子的壓歲錢都借過來，很不可取。

前些年，有一位朋友找我幫他改一份材料。估計他也是“博采眾長”，借來不少東西，單看有些局部，似乎語言很好，可連到一塊看，怎么看怎么別扭，甚至一段話的前半部和后半部語言風格都不一樣，服務主題都不一樣，很大程度上喪失自己確定的主題，也擾亂本身應有的邏輯關系，讓人不好看懂，覺得是拿別人的東西拼湊出來的。我問他是不是這樣，他還不想承認。當時我也有點急躁，拿筆在稿子上畫起圈兒來，一邊畫一邊說，這是你自己寫的，這是抄一個人的，這是抄另外一個人的，這又是你自己寫的，這又是抄別人的……沒等我畫完，他就不讓畫了，紅著臉問我，你怎么看出來的呀？我說，邏輯關系沒捋順、語言風格不一樣嘛!

現在手機普及了，逢年過節，大家都喜歡互發問候信息，既省錢又低碳，非常值得提倡。不過有的同志不愿動腦，喜歡借別人現成的短信大量群發，真是千篇一律、萬眾一心啊，毫無個人特色和誠意可言。這樣的問候信息，在傳遞情誼的作用上就會大打折扣。有的同志更不認真，在借用別人短信內容的時候，居然連別人的姓名落款都不刪掉。收到這樣的短信，是不是讓人覺得哭笑不得，別有一番滋味上心頭？

其實這種“借法”還不是什么大問題。讓人難以容忍的是，有的人“借”的太拙劣，不是“借”而“搶”了。這樣，就會出大問題、出大笑話。

譬如，長沙政府網站抄襲上海資料成笑柄，長沙綜合實力堪比上海。

再如，河南開封消防支隊與漯河消防支隊的宣傳稿件如出一轍，不同的是漯河政法委書記換成了開封市副市長，而開封市副市長的講話中竟還有“構建和諧平安漯河”的字眼。

因為害怕曝光，近年來這樣的事情越來越少了，但仍然偶爾出現。比如，今年2月又有新聞曝光：鄭州金水區房管局安放于大門口的“創全國文明城市知識宣傳欄”上赫然印著“人文寶雞，活力寶雞，和諧寶雞”等字樣。

前些年，某學校就有一個處室的辦公室主任，在報送單位年終總結時，就出現了將前一年數據照抄照搬的問題，受到了非常嚴厲的批評。我們身邊其實也曾出現過類似的問題，這里

1院長責任心特別強，要對各方面材料作最后審核把關。沒想到，一位年輕同志負責完成的一份有關圖書資料的支撐材料出了問題。依照評估指標要求，材料所表述的數據，與指標體系要求相差太遠，僅這一項扣分，別說優秀，良好都難。院長很惱火，馬上把這位年輕人叫來質問加批評，說“照你這么寫，咱干脆別評了”。估計這位年輕同志也很有個性，振振有詞地說，咱們就是這個樣子，你總不能讓我不實事求是吧，總不能讓我弄虛作假吧！

這位院長一時語塞。但既不想承接這頂叫唆別人“弄虛作假”的大帽子，又不想讓單位與“優秀”擦肩而過。憋了半天，很生氣地說，你別管了，我讓別人弄!另外一位同志可能經驗比較豐富。他先對評估指標體系進行認真研究，發現另外一些東西，如果打“擦邊球”，也可以算進來，但離得滿分還差一點。于是他向領導提出建議，號召全體教師將自己家里暫時不用的圖書資料捐獻出來，再湊出一點，基本就夠了。領導當然同意并很快落實。

結果不言自明，評估完美收官，目標順利實現。我不知同志們怎么看待這件事情。我個人認為，這位年輕同志不一定故意敗筆，但他至少犯了兩個的錯誤，一是工作不認真，沒有認真研究評估的指標體系，根本不知道他所撰寫的材料，能否支撐起指標體系的要求。二是不負責任。你既然知

3考。出行前的有一天，他一個晚上做了三個夢（估計也是壓力太、胡夢顛倒的）：第一個夢，是夢到自家墻上，長了一棵白菜；第二個夢，他戴了斗笠打著傘，在下著雨路上走；第三個夢，是和小姨子，背靠背躺在一張床上。

秀才感到這三個夢，似乎有些深意。偏巧他老岳母是個走街竄巷、算卦解夢的民間高人。第二天，秀才趕緊去找老岳母為他解夢、以卜吉兇。可偏巧老岳母出門掙錢去了，只有小姨子在家。小姨子知道了他的來意，主動要求幫他解夢。秀才一是不大信任小姨子的水平，二是第三個夢牽涉到人家，也羞于啟齒，于是推托再三，要等岳母回來再說。估計這位美女也是為了一展才華（畢竟耳濡目染、沒吃過豬肉也見過豬走嘛），非要秀才說夢不可。秀才不敵小姨子糾纏，于是他一一說夢，小姨子為他一一解之。

聽了第一個夢，小姨子說：不好！白菜長在墻頭上，說明你根底尚淺哪！聽了第二個夢，小姨子說：更不好，戴了斗笠還打傘，說明你多此一舉啊！聽了第三個夢，小姨子面露怒容說：滾回家去吧，說明你是癡心妄想啊！

秀才聽罷，覺得很有道理。自認趕考無望，又受到小姨子無情的奚落，難免失魂落魄、心灰意冷，于是郁郁而歸。偏巧路遇老岳母“打靶歸來”。在岳母詢問下，秀才再表夢境。

聽了第一個夢，老岳母說：好哇！白菜種在高墻上，說明

5的教職工工資都沒了著落。在年終總結會上，兩所學校的校長講話（當然都是辦公室給提前起草好的）中，都提到了資金短缺問題，都要求大家增收節支，過緊日子。但說法不大一樣。

一所學校的領導講資金緊張時，有些輕描淡寫，并強調請大家不要擔心，聲稱保工資、保最基本運轉，還是沒有問題的。會下卻指派兩個學校領導和財務處長四處求人，暫時拆借了幾百萬，勉強先把工資發了。第二年省撥經費下來后，趕緊把借來的錢還了。

另一所學校的領導講資金狀況時特別實話實說，講完現狀講原因，講完團結講奉獻，表示寒假兩個月的工資暫時緩發，當然也少不了“危機是暫時的，前途是光明的”之類的話。結果是在怨聲載道中，等來的第二年省撥經費，一次性補齊了教職工工資。

我想告訴大家的是，同一種事態，兩種不同的處理方式，其效果是大相徑庭的。前一所學校領導雖然隱瞞了部分事實，由領導層暗地里承擔了壓力，卻保持學校人心穩定、秩序穩定、悄沒聲息地渡過了難關。后一所學校領導盡管實話實說不算錯，但讓群眾承擔壓力的結果，就是怨聲四起、相互指責，加上別有用心的人借題發揮、私下鼓噪，搞的一時間干群關系十分緊張，就連班子成員之間也出現裂痕，以至于引發延續數年的團結危機，給學校發展帶來很大損失。

（三）正確對待精益求精與集思廣益問題

公文寫作是代組織立言，雖無“文責自負”的要求，但如果失之于責，對你個人形象和威信的潛在傷害往往很大。因為公文的執筆人，不僅要對自己水平和臉面負責，更要對組織威信和威望負責，必須確立“責任大于天”的觀念。

第一，必須堅持不放心原則，力爭精益求精。

所謂精益求精，就是在起草公文時，執筆人必須樹立精品意識，有一種“語不驚人誓不休”的精神。事實上，做到這一點往往是不大可能的，但沒有這種追求不行。根據我的經驗，經常遇到自己感覺已經比較滿意的稿子，交給領導審閱、或者交由集體討論，大家往往只會給一個“還算可以”“基本可用”的評價，得到一個原則通過的結果。如果連自己都不大滿意，只是為了應付領導，交稿完事，那么在別人眼中，咱們的稿子就可能是一個很差的東西，要么直接被“槍斃”，要么被批得無地自容。只有自己認為是“精品”的時候，才有可能得到較高評價。

要做到精益求精，就要求我們在寫作過程中，必須深入調查研究、廣泛占有材料；必須經過深思熟慮、精心提練主題；必須搞好謀篇布局，研究寫作技巧。還有最重要的一條，也是今天我想重點講的一條，就是必須反復修改加工、嚴格審查把關。

我個人認為，一篇公文初稿形成后，就好比完成一座大樓的土建部分，工程最多只完成了一半。而后邊的修改加工，就好比大樓的內

829如果一字不改，一片贊揚，基本上就是極品，不過從公文的角度講，達到極品幾乎是不大可能的。所以，我們完全沒有必要因為別人提出不同意見而心灰意冷，更不能對反面意見憤憤不平，一定要以平常心、以虛心和耐心去認真聽取別人提出的修改意見。

一位著名學者說得好:“多聽，是一種收入。多聽長者的話，可以增加人生的經驗;多聽專家的話，可以增加知識;多聽群眾的話，可以集思廣益。”只有這樣，我們才能從實踐的角度、群眾要求的角度、可操作的角度，得到更多有價值的信息和見解，從而幫助我們把文件改得更準確、更符合實際、更富有指導性。

關于第三個大問題，我就講這三個方面。其實，在我們的公文寫作中，需要我們共同研究和探索的困惑和問題還有很多。由于時間關系，不再多講，有機會再和在大家交流。

我講這么多，占用大家這么多時間，就是希望引起大家對公文寫作的重視，并盡可能地為大家學習公文寫作，提供一點方法借鑒。哪怕是大家從今開始對公文寫作增加一點點的重視，我的目的就達到了。僅此而已。

謝謝大家！

第二篇：辦公室主任談公文寫作

辦公室主任談公文寫作

一、馬憑四條腿，人憑一張嘴，干工作離不開一支筆

1、材料工作關系政府形象和權威。當干部、干工作，離不開動員群眾、宣傳群眾、教育群眾。而實現這些職能，就要起草文稿、發表講話。怎樣把上級的決策部署傳達下去，如何把上級的會議精神貫徹下去，如何把工作推動下去、落實下去？文件、材料、講話非常關鍵。好的講話使人知、使人信、使人動、使人激、使人奮、使人樂。使人知，就是讓人知道什么、明白什么；使人信，就是讓人相信、讓人信服；使人動，就是讓人動起來，讓人去做、去干、去落實；使人激、使人奮，就是激動人心，振奮人心；使人樂，就是讓人輕松愉快，讓氣氛活躍，讓人喜歡聽。不論是革命戰爭年代、社會主義建設改革時期，還是當下的脫貧攻堅工作，好的動員部署講話一定使人精神抖擻、熱血沸騰。當一名領導，要讓同志們服從，首先得讓同志們服氣。在某種程度上，材料水平就是辦公室的水平。

2、材料水平就是工作水平。日常做人，要說話辦事；機關工作，要辦文辦會。文章考驗兩個能力：一是政治思考力，二是藝術表達力。就拿工作總結來說，總結的是工作、也是思想，是經驗、也是教訓，很難想象一個人對自己的工作都不會歸納和梳理，能把工作干得多么出色。同時，也只有是自己一點一滴做出來的，腳踏實地干出來的，感受才能深刻，思考才能深入，經驗才會真切，體會才能銘心。從這個意義上講，工作干得好和總結寫得好同樣重要。不會寫文章的干部不可能是個有水平的干部。一個有水平的干部，如果他真的把工作當成一種事業，真的想為社會、為百姓干一點事，真的想探尋真理，研究規律，那他最后必定是一位政治家、專家、學者和文章家。諸葛亮的《出師表》、魏征的《諫太宗十思疏》、范仲淹的《岳陽樓記》，毛主席那些大氣深刻的文章，都是文隨事出，情隨理現，既是文章的經典，更是工作實踐的結晶。

二、學習都是從模仿開始的，寫文章就是在學習創新中融會貫通。

1、堅持學習借鑒、模仿創新。學習都是從模仿開始的，寫文章也一樣，就像畫畫的學描紅，練書法的學臨帖。寫材料就是要在學習的過程中借鑒、總結和提升。特別是對上級的大政方針、主要精神、根本原則、規范性提法，以及一些對形勢的判斷等，要跟緊上級精神。因為公文的內容反映的是組織的意志，是“代人立言”，特別是作為機關公文一般是以落實上級精神為主，在精神上必須同上級保持一致，這必然要體現在語言文字載體上的統一，必要的內容，必要的語言，不能改變。

在學習借鑒中，決不能照搬照抄，全盤抄襲。要學習別人的選題立意，借鑒謀篇布局，模仿行文風格，但要創新自己的寫作方法，絕不能奉行簡單的復制粘貼。借用魯迅先生的話說，就是文體可采用張三的形式，結構可融匯李四的骨架，內容可涉及王五的涵蓋，語言可借鑒趙六的精彩，然后進行優化組合，進行創新創造。總之是一條：參考要廣泛，引用不單一，摹仿看不見。

2、做到相互結合。具體說，就是上級精神地方化、外地經驗本土化、過去的東西時尚化。學習借鑒上級的材料要以與我縣結合為主，學習外地的材料要以與我縣的實際結合為主，學習之前的材料要以與當前的新形勢、新提法，新常態、新理念結合為主，歸納起來就是上下結合，內外結合，古今結合。干工作、寫材料，會結合，不僅是方法，也是能力。怎么結合？我認為要做到“找準切入點”“抓住結合點”“明確著力點”，三個點一抓住，就結合成功了。

3、拓寬思路。就是要做到“三通”。

——嫁接變通。清代有個學者叫袁枚，他說“蠶食桑而所吐絲者，非桑也；蜂采花而所釀蜜者，非花也。”“嫁接”的關鍵是“變通”。要結合實際，因時而變、因事而變、因地而變、因人而異，靈活變通，為我所用。通過嫁接變通，讓觀點閃光，讓材料出彩。

——觸類旁通。如果說嫁接變通的關鍵是“技術改造”，那么，觸類旁通的關鍵則是“技術引進”。精彩的文章處處閃光，我們可以從中引進文路，引進布局，引進技巧，引進創新。很多文章內容不同，但格式相通；很多事情做法不同，但道理相通；很多故事情節不同，但反映的意義一樣。“觸類旁通”的關鍵是“觸”，是通過學習別人的文章，觸發自己的靈感，開發自己的潛能，啟迪自己的思路，然后發現共同點，找到共振點，抓住結合點，明確著力點，這樣就會讓思路豁然開朗，讓文章順理成章。

——融匯貫通。所謂融會貫通，就是廣覽博收、融為一體，“盡百家之美，以成一人之奇”。融會貫通的關鍵是“融”，就是結合、綜合、揉和、耦合。融合就像和面一樣，小麥不是面條，面粉不是面條，水也不是面條，但放在一起進行融合、揉和，再通過搟面杖，就成了面條。勁道不勁道、吃著美不美，就看你的綜合概括能力、分析研究能力、辯證思維能力和創新創造能力。要我說，參考一篇文章寫一篇文章是抄襲，參考三篇文章寫一篇文章是模仿，參考十篇文章寫一篇文章就是創造。能參考更多的文章，然后融會貫通，再來創新一篇文章，那就是爐火純青、出神入化的水平。

4、注意方式方法。我把它稱之為“六句真言”。

——明確意圖。寫材料首先要明確意圖。開個會議，寫個講話，準備材料，首先要弄明白這個會是干什么的，要解決什么問題，是講給誰聽的，寫給誰看的，要達到怎樣的目的，取得什么樣的效果。這些東西弄不明白，心里就沒有底。寫材料前首先要弄明白，你這個會議、這個材料是動員會還是總結會，是座談會還是匯報會，是宣傳教育還是總結表彰，是調查研究還是請示匯報，等等。我總結了起草講話要弄清9個問題：誰來講？以什么身份講？什么時候講？為什么講？會議要求該咋講？與會同志想聽啥？等等，如果這些都搞不清楚，那你寫出的材料就要不成。

——把握高度。起草一個文件，不是代表個人，而是反映整個單位、甚至是全縣的發展。因此必須站位全局、把握大局，寫出全局的高度，領導的高度，戰略的高度，理論的高度。要善于從思想和理論深度上把握高度，從高處、大處、遠處、深處來審視和考察、從對領導的戰略意圖和對全局的把握上體現高度，從大背景、大戰略、大進程之中來把握高度。有了高度，文章的站位問題就解決了，材料的分量就出來了。

——理清思路。思路決定出路。一個材料、一篇文章，首先思路要清，準備寫什么，寫哪幾個部分，安排幾個段落等，都必須思路清晰。思路不僅體現在整個框架，也體現在每一部分、每一段落、每一層次。

——層次清楚。寫文章要注意層次感和邏輯思維。一篇文章整體是這樣，每個部分、每個段落也是這樣。先寫什么，后寫什么，再寫什么，要講邏輯關系，要有先后順序，這樣才會層次分明。否則就會層次不清，語無倫次，雜亂無章。

——重點突出。哪些應該詳細論述，哪些應該輕描淡寫，哪些應該一筆帶過，要做到胸中有數、心中有底。如果面面俱到，平均用力，眉毛胡子一把抓，讀了以后、聽了以后就會主次不清，方向不明。整篇文章大的方面，重點是什么，主題要鮮明，每一部分里面重點寫哪幾段，每一段里面重點寫哪幾個層次，每一個層次里面重點寫哪幾句話等，都要層次清楚。寫文章講究詳略得當，而只有重點突出，才能詳略得當。

——準確表述。就是文章的觀點要準確、材料要準確、語言要準確、用詞用語要準確、標點符號要準確，等等。寫文章、寫講話，介紹情況，都力求準確，也就是如何把最恰當的文字、最恰當的話、最恰當的詞語用在最恰當的地方。《菜根譚》中有句話說：“文章做到極處，無有他奇，只是恰好；人品做到極處，無有他異，只是本然”。恰好，就是恰到好處，就是準確精當。

總之，我個人的體會，只要做到了這六點，文章基本上得個90分以上沒有問題。這六點不僅整篇文章是這樣，一個材料的每一部分、每一段落都是這樣！這六點不僅是寫材料的要求，也是欣賞材料、判別材料好壞的標準之一。

三、世事洞明皆學問，人情練達即文章，萬事皆可入文法。

1、“世事洞明皆學問，人情練達即文章”。這句話大家都耳熟能詳，是《紅樓夢》里的一句話。毛主席說：“文章是客觀事物的反映”。那么，材料就是工作的反映。既然文章是客觀事物的反映，那反過來說，所有的客觀事物不都是文章嗎？什么是客觀事物？萬事萬物、做人做事都是客觀事物，世事洞明、人情練達也是客觀事物。客觀事物都有規律，這些規律也是文章的規律。所以，我加了一句叫：萬事皆可入文法。把事情做好了，把人做好了，把話說對了，也就把文章做好了。

2、寫材料就好像我們蓋房子。蓋房子要先搭架子，寫材料要先拉提綱；蓋房子要先備足材料，寫材料要先搜集資料；房子蓋成要粉刷，文章寫成要潤色；蓋成的房子要裝修，寫成的材料要修改。豐子愷在《現代建筑的形式美》這篇文章中說：“現代建筑的形式美有四個條件：第一，建筑形態須視實用目的而定；第二，建筑形態須合于“工學”構造；第三，建筑形態應巧妙地應用材料的特點；第四，建筑形態須表現出現代感覺”。寫材料也是同理，要實用，要合“工學”，要巧妙運用材料，要有時代感。所以，知道蓋房子的道理就會寫材料。

3、有人說，好文章就像一個美女。文章的美感就是語言美、結構美、層次美。好材料也要像美女，就是材料的內容框架要勻稱，就像人體胖瘦，只有勻稱才好看，也就是《麗人行》中說的“態濃意遠淑且真，肌理細膩骨肉勻”，那才是天生麗質好文章。如果只有骨頭沒有肉，你寫的是文章提綱。不論是起草一個文件，還是寫一個講話，先不說你的立意如何，首先要讓你的材料上下勻稱，整體和諧，詳略要得當，重點要突出。

4、寫材料就像打仗。有句成語叫“紙上談兵”，其實寫材料在某種意義上就是紙上談兵。我們經常寫材料的人就像一個將軍，掌握著字、詞、句這些千軍萬馬，領導指揮著層次、段落、部分這些“軍師旅團”。寫一篇文章就像打一次硬仗，這些兵馬如何使用，這些軍師旅團如何擺布，就是寫材料的學問。寫材料前充分搜集資料，就好比“兵馬未動、糧草先行”；寫材料要認真構思，要講“意在筆先”，只有“運籌于帷幄之中”，才能“決勝于千里之外”；文章的布局，字詞的運用，就像戰前的排兵布陣。排兵布陣時，海陸空相互配合、聯合作戰，各個兵種各就各位、按部就班，都安排得有條不紊，這樣的文章才能上下貫通、整體協調，才有戰斗力，才能打勝仗。

5、一篇文章、一個講話，短的幾百字，長的上萬字，這些字詞句從語言學的角度講，都是按照語法規則組織起來的；但從寫作的角度講，卻是通過你所要表達的主題統帥起來的。一部《新華字典》，收有1萬多字，如果把這些字兒胡亂集在一起，沒有人會說它是一篇文章，因為它沒有主題，沒有靈魂，但把這些字很好地組織起來，表達一個主題，反映一種思想，就是一篇文章。所以兵馬再多，沒有將領統帥，都是烏合之眾；字詞再多，沒有主題支配，都是文字垃圾。所以要寫好材料，就要像一個將軍一樣，有將帥之謀，會用兵之策，善于把最適合的兵用到最適合的地方。好材料就是這樣寫成的。

6、毛主席的《黨委會的工作方法》這篇文章，不僅教我們學會工作方法，而且教我們寫作方法。譬如，文章指出，黨委要學會“彈鋼琴”，十個指頭都動作；要胸中有“數”，有基本的數量分析，做好調查研究，這些寫文章有很強的指導意義，特別是第九條“精兵簡政”，講的就是辦文辦會。

文中指出：“講話、演說、寫文章和寫決議案，都應當簡明扼要。”簡明扼要本身就是寫作方法。扼要就是掐住要害，抓住根本。打蛇要打七寸，辦事要抓關鍵。做文章唯有扼要，才能簡明。只有抓住關鍵、掐住要害，才能一語中的、力透紙背。否則，眉毛胡子一把抓，芝麻黑豆攤一場，沒有主次，不講重點，肯定不是好文章。沒有長期的歷練，沒有一定的功力，想做到簡明扼要也不容易。

7、某種意義上，寫文章就是搭配。從小處說，是詞語搭配，句子搭配，段落搭配；往大處說，是主題與材料的搭配，結構與內容的搭配，論點與論據的搭配，等等。會搭配就會寫文章。當然，搭配不能亂搭配，也要講規矩，要搭配得準確、恰當、協調，要門當戶對。有句成語叫言當其時，就是話說的是時候，說的是地方；該說不說，那是失職；不該說的說了，那就是失言！

四、研究工作比研究材料更重要，做人比作文更重要，研究規律比研究技巧更重要。

1、研究工作比研究材料更重要。或者叫研究問題比研究材料更重要。文章為工作服務，工作就是解決問題。李瑞環在《學哲學用哲學》中說，“我們有些文章寫得不好，不是詞匯不夠多、句子不夠美，而是動機上、內容上、方法上有毛病，在鼓搗字兒上花得時間太多，在研究事兒上下得功夫太少。”

我們經常講“開門當秘書，關門當領導”，而要當好“領導”，就必須經常想領導關注的問題、思考領導想的工作，做到與領導思路對接、同頻共振，而不是游離于領導之外，置身于工作的邊緣，為文章而文章，為材料而材料。要領會領導的思路，研究領導的言語習慣，更重要的是研究領導所擔負的工作。

研究工作，就要經常想工作進展得怎么樣，我能為領導決策做什么？如果我是領導，我對這個問題怎么看，我希望怎么干？向上級匯報，就要想了解我們做了些什么，上級領導想聽什么，怎樣匯報才能更出彩。對于寫材料來說，你對問題思考的高度和深度，決定了材料的高度和深度；你對工作的關注度、融入度，決定了材料的適用度。所有的文字材料都必須圍繞工作，圍繞問題，特別是中心工作、主要問題、重大問題來進行構思和寫作。

只有這樣，才能把握大局，站位全局，才能把話說透，把問題點準，把帶有規律性和根本性的東西揭示出來，寫出的材料才能切合實際，解決問題。

2、做人比作文更重要。有句話叫文如其人。反過來說，也就是人如其文。一個善于做人的人，寫出來的材料、講出來的話就會是真話、實話、掏心窩子話，而不會是昏話、廢話、假話，甚至不說人話。一個缺乏愛心、不熱愛生活、對生活沒有激情的人，不可能寫出真誠感人、溫暖人心的文章。內心狠毒，文字必定陰冷；正在談戀愛，文字就燦爛。謙虛的人，必定好學；有教養的人，材料必定雅致；樂觀的人，材料必定生動；寬容的人，材料必定大氣；認真的人，就不會錯字連篇。人實在文筆才能實。

郭沫若說，文章是人寫的，首先是人的問題。什么樣的人就寫什么樣的文章，思想正確、態度鮮明、作風正派，寫出來的材料才能立場堅定，思想健康，內容充實，符合實際。所以：態度決定前程，文品就是人品，文風就是作風，文章就是形象。人與文章融為一體，才是最高境界。

3、研究規律比研究技巧更重要。世上任何事情都有規律可循。生活有生活的規律，學習有學習的規律，工作有工作的規律。文字材料也一樣，只要在平時具體寫作實踐中勤研究，多琢磨，多摸索規律，就會收到事半功倍的效果。

寫文章就是要尊重規律、研究規律、掌握規律、運用規律。我們提倡創新，但創新也不能違背規律。即使創新，也有規律。許多工作可能性質不同，但規律是一樣的。所以，研究規律比研究技巧重要。

4、寫作規律大體是“無三不成文”。

第一，三句話是文章中經常出現的一種句型、句式。這種句型句式，高度概括，精準凝煉，富于哲理，簡潔有力。譬如“三個有利于”“三個代表”“三嚴三實”等。還有，人生有三通：通人情，通世故，通禮儀。人生三件事：自己的事，別人的事，老天爺的事，等等。這種排比句式，或并列、或遞進，說理精辟、表意精準，很有表現力、說服力和感染力。

第二，就寫作本身而言，“三”是布局謀篇之道，具有規律性，是種方法論。演繹推理的一般模式叫三段論，即大前提、小前提、結論。我們寫的公文材料大多屬于議論文范疇，而議論文講論點、論據、論證方法，其中論證方法就是運用三段論，提供論據，進行推理，最后得出結論。用“三”來布局謀篇和構思講話，有很多可以借鑒。譬如禮儀性的講話，往往講三個方面：對大家的到來表示歡迎；對大家的支持表示感謝；對今后的工作提出希望。一般工作報告，也是三部分：回顧與總結；目標與任務；希望與要求。大多數的階段性工作講話，也基本是三部分：前段工作怎么樣，當前問題是什么，下步工作如何干。這種三點式，最有利于抓住問題的關鍵和核心。

第三，對于寫材料，也有很多“無三不成文”的規矩。比如：公文標準三個有：有思想做靈魂，有結構做筋骨，有內容做血肉；公文語言講三性：準確性、鮮明性、生動性；改進文風三個字：短、實、新；選擇材料三原則：值得寫，能夠寫，適合寫；文稿修改三方法；順著改，照著改，問著改；文章結尾有三忌：忌虎頭蛇尾，忌畫蛇添足，忌草草收兵。等等，講的都是一種規律。

4、文有“三用”。

一是實用，就是有實際使用價值。

公文因實用而生、為實用而作，實用是其根本出發點和歸宿，也是公文的生命。起草的意見、決定、通知、方案等，首先考慮成文的針對性、操作性和可行性，公文的語言就會主旨鮮明，指向準確，簡明扼要，精煉精當，落實起來便于操作、易于執行，而不會含糊其辭，語焉不詳。要努力做到不寫廢話，不寫自己沒弄懂的話，不寫沒有根據的話，不說大家看不懂聽不懂的話。可以說，幾乎所有公文起草上存在的問題都可以從沒有真正領會其實用性上找到根源。

二是適用，適合的適，意思就是符合要求。

我們是抓質量的，質量的功能就是具有符合性、適應性、滿意性。文字材料也是一樣，首先要符合要求，滿足需求，不適合、不適用，都是一紙空文。《黨政機關公文處理工作條例》規定的15種公文文種，其定義前都有“適用于”三個字。除文體、文種之外，講適用，還要講得體，講分寸。不同文體、不同文種有不同的語言要求，語氣不同，表達的態度也不同。譬如，“不予同意”“不同意”“不擬同意”都是不同意，但表達效果卻明顯不一樣。因此，無論文體、文種，還是用詞、用語，都要講究適用二字。某種情況下，適合、適用的，才是最好的。

三是受用，就是好文章、好文稿要讓人讀著悅心，聽著得勁，看著舒服。

寫文章講究以理服人、以情感人，也要講以言悅人。寫文章就是用筆說話，但有話說還得把話說好。譬如開會講話，凡是好的講話材料總能讓人感到“有說頭”，“有聽頭”，“有想頭”，“有勁頭”，這樣的講話才有說服力、吸引力、感染力，讀者才能看得進，聽者才能坐得住。

五、寫材料苦，寫材料難，保持好心態最關鍵。

1、寫材料有三難。

一是難在材料學問深。

俗話說，文無第一，武無第二。要想當好“筆桿子”，沒有幾年硬功夫你應付不了。各項工作千頭萬緒，你得讓“外行看你像專家、內行看你像行家”。情況不熟悉、肚子里“沒貨”，巧婦難做“無米粥”。報告文件別人可以不看，但你不能不看；別人不掌握工作情況，但你不能不掌握；對外地的好經驗好做法，別人不知道，你不能不知道。這是第一難，難在材料學問深。

二是難在家里媳婦孩子不好哄。

沒結婚時，人家姑娘憑你是個“筆桿子”，“情書”寫得妙語連珠，情真意切，結了婚才知道這點文采最不實惠。節假日，別人陪著媳婦孩子轉商場、逛公園、去旅游，你得悶在屋里找資料、想觀點、尋材料、憋靈感。

三是難在親朋好友不理解。

再會寫材料的人，都知道沒有好寫的材料。單位寫材料的人，最不喜歡聽的一句話就是：你是大筆桿子，寫個材料在你手里算個啥？大大小小一個材料，哪個不是挖空心思，絞盡腦汁，甚至扒皮抽筋？別人都說你能寫，可是“誰知其中苦，誰解其中味”？

2、寫材料要保持“三好”。

好心態，就是把心態建設好，保養好，把握好，保持平靜心態，保持平淡心態，保持向上心態。

好狀態，就是面對材料任務，要不斷調整精神狀態，調優工作狀態，保持高昂的激情和飽滿的熱情。

好姿態，就是當面對誘惑、面對榮譽、面對與人合作、面對干部調整，不汲汲于名利，不斤斤于得失，淡泊明志，堅守崇高，清風明月，自得其樂。

3、當“三好”秘書。

性情好。就是在壓力下能逆來順受，能忍辱負重，能任勞任怨，能委曲求全，再苦再累，也要撐開肚皮，裝得下飯菜，裝得下知識，裝得下委屈。

文筆好。不用說了，簡單說就是坐下能寫，站著能說；出門能辦事，回來能謀劃。

身體好。熬眼磨屁股，也是出力活，身體不好，經不起摔打，受不了折騰，再有才華，也頂不下來。

第三篇：寫字是一項重要的語文基本功

寫字是一項重要的語文基本功

寫字是一項重要的語文基本功，對學生進行寫字指導是語文教學的一個重要內容。《新課程標準》強調要加強識字與寫字，提出：識字、寫字是閱讀和寫作的基礎，是第一學段的教學重點，也是貫穿整個義務教育階段的重要教學內容。新課標還指出：指導學生掌握基本的書寫技能，養成良好地書寫習慣，提高書寫質量。以下是我在教育教學中的一點體會。

一、姿，嚴 要 求。

練字先練姿，老師對坐姿和握筆姿勢提出嚴格要求。正確的書寫坐姿做到“頭正、身直、臂開、足安”，握筆姿勢要做到“一寸、一拳、一尺”。對于學生的坐姿和握筆姿勢，教師一定及時糾正。因為正確的寫字姿勢，不僅能保證書寫自如、減輕疲勞，提高書寫書評，而且能促進少年兒童身體的健康發育，預防近視、駝背等疾病的發生。新課標也對寫字姿勢和書寫習慣給出了前所未有的強調，把“寫字姿勢正確，有良好的書寫習慣”作為一項教學目標，且九年一貫制。

二、觀，細 揣 摩。

所謂的觀就是學生對字的觀察。一觀老師范寫的生字，觀看字的筆順、間架結構，以及字的記憶方法，找出需注意的問題。二觀課本中生字，找準描紅出現的問題，并及時改正。三觀同學寫的字好在什么地方，問題在哪里。比較、對照，找不足，促進步。

三、描，巧 矯 正。

在一、二步的基礎上，學生對字的字形、筆畫、運筆、筆順，從整體到部分，有了初步的感性認識，在此基礎上，指導學生練寫。讓學生按照筆順規則地認真描摹田字格中的販子，力爭做到手寫心記，熟記生字在田字格中的位置。教師要巡回指導，及時提醒，每一筆在田字格里的位置。對筆順不正確，筆畫不到位，結構不合理的，要及時糾正。對一年級的小學生要手把手地教。

四、寫，妙 指 導。

對生字已經胸有成竹了，接下來該是寫了。鉛筆字一般在起筆、轉折、提、鉤稍重、稍慢，在行筆過程中要用力均勻，速度適當。在描撇、提、鉤和其他尖狀筆畫時，要稍輕稍快。橫要平，豎要直，提、撇要尖，捺如掃，折有腳。鋼筆字要根據所寫筆畫的粗細、長短來調整手腕的力量。

寫字是一項長期而持久的工作，它需要老師耐心指導和嚴格訓練。開展活動，培養學生的練字興趣。學在課上，練在平時，提筆即練字，才能讓學生寫一手好字，只有這樣才能傳承和發揚幾千年的漢字藝術。

第四篇：公文寫作基本功（xiexiebang推薦）

聯系實際，闡述公務員應掌握哪些公文寫作，在處理行政機關公文時應掌握哪些要領。

要求：

（1）說明文種選擇格式、規范公文寫作要則、用語規范與寫作技巧

（2）常用文種撰寫舉例

（3）說明收文辦理、擬文規范、公文審議、公文辦理、公文歸檔、公文管理和使用的程序方法

（4）聯系實際

答：新的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱“《辦法》”）從2001年1月1日起開始實施。這是我國國家行政機關公文處理走向規范化、制度化、科學化的一個重要標志。認真實施《辦法》，對于國家行政機關提高工作效率，保證工作質量，依法行政，推進國民經濟和社會發展順利進行是十分重要的。國家行政機關是國家權力的執行機關，依法行政是其貫徹依法治國方略的基本要求。行政機關的公文，是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。公文的性質決定了其在國家行政機關公務活動中的地位和作用。做好行政機關公文處理工作是依法行政和加強機關建設的重要保證

公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作，是機關工作的重要內容，下面根據要求一一論述。

一、常用文種格式選擇、寫作規范、用語與寫作技巧

《辦法》第二章“公文種類”共確定了“命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要”共13類、14個文種。

（一）、命令（令）：“適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員”。

命令（令）有3個特點，即：具有強制性、有限定的發令機關、發布命令必須以法律和法令為依據。在具體使用中命令（令）可以分為公布令、行政令、任免令、嘉獎令等。

1．公布令。這是頒布法律、法令和法規時使用的令文。公布令正文比較簡短，一般由頒布對象、頒布根據、頒布決定、執行要求4部分組成。頒布對象，指所公布的法規文件的名稱；頒布根據，說明是經過什么會議通過或由什么領導機關批準的；頒布決定，即公布或批準的決定，一般有“現予頒布（公布、發布）”、“現予公布施行”等；執行要求，一般指公布的法規文件開始生效實施的時間要求。頒布令后面要附上所頒布的法規文件。

2．行政令。這是采取重大強制性行政措施時使用的令文。行政令的正文一般分為3個部分，即命令緣由（引言）、命令事項（主文）和執行要求（結語）。

命令緣由部分著重闡明發令原因，扼要寫明發令的背景、形勢和緣由，揭示發令的目的和意義，使受令方面了解執行此令的重要性，增強執行命令的自覺性。

命令事項是命令的主體部分，也就是命令所要采取的重大的強制性措施。要分條款或分層次地寫明規定事項、工作要求、方法步驟。文字要寫得具體、肯定、簡明、莊重，不作議論。使受令方面一目了然，易于執行。

執行要求是命令事項的補充，對受令方面提出要求和囑咐。有的令文執行要求已在前面兩部分講明，也就不必再單獨寫這部分了。也有的命令的正文沒有明顯地分為三個部分，而是篇段合一的。3．嘉獎令。這是上級對下級授予榮譽稱號，表彰、獎勵時使用的令文。嘉獎令的正文一般包括4個部分：優秀事跡、性質和意義，嘉獎項目、號召和希望。

優秀事跡部分是構成嘉獎令的依據和基礎，主要寫被嘉獎對象的英雄模范事跡。

嘉獎項目是嘉獎令的主要成份。要交代是什么機構或什么會議決定給予嘉獎，嘉獎項目是哪些。然后，要根據嘉獎對象的事跡，扼要地寫出對受獎者的勉勵和對大家的希望。撰寫嘉獎令應注意：第一，嘉獎令并不常用，凡發令嘉獎的，必須是相當突出的英雄模范人物，其功績顯赫，影響甚大，足以效法、學習。第二，嘉獎今既要敘述事跡，又要議論意義，還要有號召力，這就要求注意語言的運用，要實事求是地概括，不能夸張渲染。

（二）、決定：“適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員。變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項”。

決定是領導機關發出的，帶有制約、規范、指導作用的下行文。各類決定的寫法：

1．表彰決定：這類知照性決定，就是把決定事項簡要地傳達給有關單位，極少有要求執行的具體意見，它的內容比較單純，主要是決定依據和決定事項，即使有號召或者鼓動性的結尾，也很簡短。在寫法上往往開門見山，直接陳述，篇段合一，語句簡練、明快。

2．處分決定的寫法有所不同，應寫受處分人的身份、錯誤事實、錯誤性質、根源、本人對錯誤的態度、處分內容等。

3．關于重大行動或重要事項的決定。這類決定用于安排較大范圍的重大行動或重要事項，一經發出，震動較大。如：《國務院關于全面推進依法行政的決定》（國發（199〕23號）等。這類決定大都經過一定的會議討論通過。它的寫法更強調把道理說清楚、講透徹，以便盡可能地統一認識，增強執行決定的自覺性。

(三)、公告：“適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項”。

公告可以分為三種類型。

第一類是向國內外宣布重大事項的公告。它通常以國家機關名義或者授權新華社向國內外莊重宣布某一重大事項。加宣布國家領導人的選舉結果、出訪、頒布法律、重要法令，公布重大科技成果等等。

第二類是宣布影響面很大的專門事項的公告。這類公告，是由有關職能部門，按法定程序發布的，有的也因涉外工作的需要而發布。如按《商標法》規定的注冊商標公告，以及公布企業破產的公告，企業換證公告，質量監督公告等等。

第三類是向特定對象發布的公告。

公告內容單一，篇幅一般比較簡短，標題可以寫成三種形式：由發文機關、事由、文體組成；由發文機關、文體組成；只有文體這一要素組成，如（《公告》）。標題下可依公告單獨編號。在公告的正文中，要簡明扼要地寫出公告依據、公告事項。結尾一般以“現予公告”、“特此公告”作結語。

(四)、通告：“適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項”。

通告文種各行政主管部門使用的比較多，時常見諸報端。如公安部門發布的車輛年檢、交通管制的通告，工商部門發布的企業許可證年審的通告等等。

通告的標題大體有三種：一是由發文機關、事由和文種三部分組成；二是只有發文機關和文種組成；三是只寫文種《通告》。通告的正文主要是針對某些事項作出規定或限制，成為告知對象行動的規范，要求遵循。因此，正文一般由目的根據、規定事項和要求三部分內容構成。正文之后，習慣以“特此通告”、“此告”等詞語結尾。

擬制通告要注意三點：一要突出中心。通告常常帶有法規的性質，要明確“允許做什么和不允許做什么”。力求簡明易懂、有章可循、有規可依。二要體現方針政策。必須正確地把握方針、政策，熟悉有關事項的具體情況。三要通俗易懂，切忌語言含糊，公眾難以理解。

(五)、通知：“適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員”。

通知是使用得比較多的一種公文。通知大多是下行文，因而有一定的指揮、指導性。和其它下行文種相比，通知應用范圍更寬，具有廣泛性。大多數類型的通知對受文對象總是有所要求，提出需要執行或辦理的事項，它雖不同于命令，但也有一定的權威性。通知還有明顯的時間性，有些通知，如會議通知，只是在指定的一段時間里有效。

按《辦法》通知可以分為批轉和轉發性通知，傳達、要求執行、周知性通知及人事任免通知三種。我們在辦理公文中發現一些地區和單位在使用通知時存在這樣幾個問題：一是標題繁瑣。比如出現幾個“關于”或“通知的通知”等情況；二是轉發和批轉性通知的按語部分文字過多或態度不明確；三是要求執行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依據的事由。因此，我們在擬制通知時應當注意以下幾點：

1．標題。一般由發文機關、事由和文種三部分組成，只使用一個介詞“關于”再加事由和通知即可。如：《云南省人民政府關于印發2009年計劃生育工作要點的通知》。另外，還要注意在標題中除引用法律法規和行政規章時可加書名號外，一般不加標點符合。在起草層層轉發的通知時，要盡量把標題寫得簡明些。可以采取兩種辦法解決：一是對各個轉發通知都提出了具體要求的，可以綜合改寫為一個新的“通知”，貫穿全部內容或主要精神。二是對非政策性文件，幾個轉發通知又無新要求的，可以減少中間層次，直接轉發。如：關于轉發市計委“關于轉發省計委‘關于轉發國家計委辦公廳《關于批轉（＜××日報＞）發行工作會議紀要的通知》的通知’的通知”，如果改寫為：××市計委關于轉發國家計委辦公廳批轉《××日報》發行工作會議紀要的通知，就簡明多了。

2．批轉和轉發性通知。這類通知是針對被批轉或轉發的公文而發的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，組成了批轉性或轉發性通知。正文包括兩個部分：轉發對象和批注意見。轉發對象要寫明被批轉、轉發的公文名稱及原發文單位。批注意見要寫明對所轉發公文的態度、意見和執行要求。批轉性通知的批語和轉發性通知的按語，可長可短，應看具體情況而定。有的照批照轉，只極為簡要地表明態度、作出評價、提出要求。如：“省經貿委《關于1998年經濟運行調控方案》已經市政府同意，現轉發給你們，請認真貫徹執行。”有的強調重點，在寫明態度、評價和要求之后，再結合實際情況，對所轉發公文的重要意義或者某一方面的精神，突出加以強調，以引起重視。有的補充完善，對所轉發的公文除作出基本肯定外，還就其本身不夠完善的地方作些補充、說明。但一般情況下，批語和按語不易過多，以免與轉發、批轉文件內容重復。3．要求執行和周知性通知。引言部分一定要寫清楚行文的緣由、意義、目的和所依據的法律、法規、政策。

4．要根據轉發公文的不同情況，恰當使用習慣用語。如表態的“同意”、“原則同意”、“基本同意”等詞語；提出要求希望的“希遵照辦理”、“請認真貫徹執行”、“請研究執行”、“請參照執行”、“供參考”、“請研究試行”等詞語。

5．任免通知。除法定機關的主要領導人外，其他任免一般采用“通知”。任免通知正文只寫明經某級組織決定，任命（或免去）某人擔任某項職務即可。有的還寫明任期和待遇

（六）、通報：“適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況”。

通報和通知都具有知曉性和指導性，但通知大都要求貫徹執行，具有一定的約束力，而通報只起引導、警戒、啟發、教育和溝通情況的作用。、通報可分為表揚性通報、批評性通報、情況通報等。

1、表揚性通報：正文一般包括先進事跡及其意義、先進經驗、表彰決定、希望和要求四個部分。

先進事跡是這類通報的主要內容。在直述式通報中，這部分內容直接在通報中敘述，寫得詳細些。在轉述式通報中，這部分內容已出現在通報的附件中，就不必再重敘述先進事跡了，只須概括地強調或突出要點。直述式通報在介紹先進事跡時，應做到：第一，要把時間、地點、人物、事件、結果簡明地交代清楚。第二，要實事求是，不能任意夸大、渲染。第三，要重點突出，涉及能體現先進的精神境界和突出通報中心的，就把事實寫得詳細些，無關緊要的可一筆帶過或略而不記。先進事跡的意義和先進經驗，是通報的主旨。著重表彰先進事跡的通報，應在介紹事跡的基礎上，說明其意義。

表彰決定是寫明領導機關對先進表彰獎勵的決定，它通常寫在通報的末尾部分。

希望和要求，既包括對被表彰者的勉勵和期望，又包括對廣大群眾的號召和希望。這一部分要發掘先進的典型意義和時代精神，針對當時形勢需要有感而發，力求符合實際，有針對性，概括、鮮明、不千篇一律。”

2、批評性通報：這類通報是通報中使用得最多的，它的內容除在一定范圍內公布對某單位、某人、某事的批評處理外，著重是要從被通報的事件中吸取教訓，以典型事例對群眾進行教育，以防類似事件的發生。其懲戒作用十分突出。

這類通報，有的是批評錯誤、公布處分決定，行文較短。有的除批評錯誤、宣布處分外，側重于分析情況，總結教訓，指導改進工作，篇幅就要長些。這類通報寫法和前一類大同小異，正文包括錯誤事實、根源和教訓、處理決定、希望和要求四部分。

（七）、議案：“適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項”。

議案格式比較簡單，一般寫明提請審議的事項名稱、什么時間、什么會議討論通過、目的、法定提交人和提交時間即可。如：

云南省人民政府關于提請審議《云南省發展私營個體經濟條例（草案）》的議案 省人大常委會：

《云南省發展私營個體經濟條例（草案）》已經2000年11月8日省政府第 97次常務會議討論通過，現提請審議。省長 李家庭

二000年十一月二十三日

（八）、報告：“適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問”。

報告種類多種多樣，大致可分為工作報告、情況報告、答復報告、報送文件的報告等。

1．工作報告。這是用于匯報工作進程、總結工作經驗、反映工作問題、提出工作意見的報告。這類報告是報告中應用最為廣泛的一種。它的正文，一般包括基本情況、主要成績、經驗體會、存在問題、今后意見等幾部分。格式上，每一部分可標出序數分項寫，或列出小標題來寫。

根據需要，工作報告可以寫成綜合性的，也可以寫成專題性的。

綜合性的工作報告，它是不同階段、不周范圍的全面工作總結或匯報。可以是各方面的綜合工作，或者一個系統、一個部門的全面工作。

專題性的工作報告強調專一性，它是就某一項或某一方面的工作向上級機關所作的報告。它可分為總結經驗的專題工作報告和研究工作的專題工作報告。前一類就是呈報上級的專題工作總結，它不需要答復，后一類通常是就落實、開展、加強、發展、改進、改革某項工作向上級作的專題報告。它不一定在工作結束后才寫，常常是在工作進程中，待工作告一段落時寫好，待上級答復、批轉。

2．情況報告。這是對工作中的重大情況、特殊情況、新情況進行調查了解后，向上級作出的報告。它不需要答復、主要是讓上級了解、掌握情況，以便根據情況采取措施，指導工作。向上級提出工作建議的報告，也屬這一類。3．答復報告。這是答復上級機關的查詢、提問或匯報執行上級機關某項指示、意見的結果的報告。正文包括答復依據、答復事項兩部分，寫法比較自由。有的先寫依據，后答復；有的邊寫依據，邊答復。

（九）、請示：“適用于向上級機關請求指示、批準”。

請示可以分為三種類型。

第一種是請求指示的。對上級制定的方針、政策、法律、法令、法規、規章或某項指示有不同理解，希望上級明確解釋，或者從實際出發需要對某項規定、制度、指示作出修訂、補充。

第二種是請求批示、解決問題的。請求上級機關解決本單位的某些困難，或對本單位的某個問題提出處理意見請求上級批復而寫的請示，就屬這一類。

第三種是請求批轉的。某職能部門針對新情況、新問題提出了解決的辦法和措施，即因為不能直接要求平級或不相隸屬的機關部門照辦，而需要請求上級審定后批轉有關方面執行，這樣上報的請示，就屬這類。這類請求批轉的請示，容易同研究工作的專題報告混淆，寫作時尤其要注意。

請示一般由請示事由、請示事項、結尾三部分組成。結尾常以請求語作結，習慣用的有“以上意見是否妥當，請批示”、“妥否？請指示”、“當否？請批復”、“以上意見如可行（或如無不妥），請批轉有關單位執行”等。撰寫請示應注意：

第一，要控制使用，當用才用。必須辦理而在自己職權范圍內又不能解決，確實需要請示上級的才可行文請示。不要動輒請示，把矛盾上交。

第二，要一文一事為宜，切忌把不相關聯的問題放在一個請示里，使上級無法批復，影響工作。第三，要按級請示，確實必須越級請示的，也應同時抄送直接的上級機關。如果一項請示涉及不止一個上級機關，應當以主管此項請示的上級機關為主送單位，其他為抄送單位，避免職責不明，耽誤處理時間。除領導直接交辦的事項外，請示不要直接送領導者個人，也不要同時抄送同級和下級機關。

第四，它的格式也包括標題。正文和結尾，它的標題一定要寫明事由，不能光寫“請示”，以提請上級機關注意，及時處理。

（十）、批復：“適用于答復下級機關的請示事項”。批復具有針對性、權威性、鮮明性。它是對某項具體工作發表指示、意見，對受文的下級有約束力，特別是關于重要事項或重大問題的批復，往往有明顯的法規作用。批復中對答復的問題應態度鮮明，觀點明確，不能模棱兩可，使人無所適從。

批復的正文分為批復根據、批復事項兩部分。

批復根據，要極其簡要地引述來文的請示事項，或引述來文標題，都是一句話就可以說清楚的。

批復事項是主要部分，要針對請示的內容，給予明確答復或具體指示。有些批復，不是簡單地就請示事項表明態度，還應根據需要給予具體指示。

批復如果不同意下級的請示，則應簡要說明理由，以利對方接受，及時作出相應安排。撰寫批復時應注意：

第一，批復要緊扣請示明確作答，不要答非所問，復非所求，節外生枝。有時以有關法規、文件精神為依據答復問題時，應寫明引據出處，以備執行中查考。

第二，批復內容若涉及其他部門，起草批復時應同有關部門會簽或商量，但不能互相推倭，造成公文旅行。第三，批復一定要有明確的受文單位。有的在標題中就標明了受文單位。正文結尾可寫上“特此批復”、“此復”，也可以不寫。

（十一）、意見：“適用于對重要問題提出見解和處理辦法。”

意見是《辦法》中新增加的文種。主要用于對重要問題提出見解和處理辦法。從行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作為上行文，可用于向上級機關報請批轉或轉發有關事項。作為下行文，可用于領導機關或某些重要問題提出處理的方針、原則和措施、辦法。

意見一般由引言、正文和結尾三部分組成。引言要寫明提出意見的事由、依據和目的。正文部分是意見所提出的具體見解和措施辦法，可采用小標題或圍繞問題分條列項進行撰寫。結尾，對貫徹意見提出具體要求。意見的標題由發文機關、事由和文種組成。

（十二）、函:“適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”。

函的應用范圍比較廣泛，在上下級機關之間、平級機關之間或不相隸屬的機關單位之間，涉及各方面的公務聯系，都可使用。

較為正規的公函，格式可分為三部分：

開頭，包括標題、編號和受文單位。標題可由發函單位、事由、文種組成。

正文是函的主要部分，要看不同用途來確定寫法。去函要把商洽的原委、詢問的問題、請求的事項、告知的情況等寫清楚，以便得到對方的支持、理解或回答。復函，要針對來件所詢問的問題、商請的事項給予明確答復，不能含糊其詞，模棱兩可，不著邊際。

結尾包括結束語及署名、日期。結束語如去函的“為要”、“為盼”、“為感”、“為荷”，復函的“待此復函”、“此復”等。也可不寫結束語，正文寫完即結束。

撰寫函件應注意：

第一，要寫得內容專

一、集中、中心突出，一般要一函一事。

第二，要有分寸。對上應尊重，對下應謙遜，對平行或不相隸屬機關，應以禮相待。語氣應力求平和、禮貌。要摒棄不必要的客套、無須講的道理、空洞的套話。

第三，恰當使用習慣用語。

（十三）、會議紀要：“適用于記載、傳達會議情況和議定事項”。

根據會議性質的不同，會議紀要可以分為辦公會議紀要和其它專題會議紀要兩大類。

辦公會議紀要的標題，可寫為會議名稱加紀要。專題會議紀要的標題可寫為事由加會議紀要。如：關于減輕農民負擔問題的會議紀要。一般政府機關的辦公會議、常務會議都有固定的文頭。如：云南省人民政府省長辦公會議紀要、云南省人民政府常務會議紀要等。正文可以分為兩個部分。

第一部分簡要敘述會議組織情況，可以寫出會議時間、地點、主持人、出席人員、列席人員（辦公會議的列席人員通常寫在正文之后）等。若會議只有一個議題，可以寫明專題研究討論的議題名稱。如：專題研究了農業問題等。

第二部分是寫會議精神和議定事項，這是紀要的主要部分。辦公會議紀要的這部分。可以寫對議題的討論情況、各種意見、建議、會議作出的決議、決定，布置的工作、任務，將要采取的措施和要求等。若只有一個議題，常采用貫通式的縱式結構，不分條款。專題會議紀要也可采用這種寫法；若多項議題，可依會議議程的先后順序安排組織材料。

撰寫會議紀要應注意：

第一，會議紀要是對所有會議材料的概括、綜合和提煉，因此，要定好紀要必須做好處理材料的工作。要廣泛搜集會議材料，全面掌握會議情況；要按照會議精神和領導工作意圖，對材料進行分類和篩選；要對選用的材料進行分析和綜合，圍繞中心組織好材料。第二，紀要篇幅不宜過長，語言要簡明扼要。紀要常用第三人稱進行敘述，如“會議認為”、“會議強調”、“會議指出”、“會議號召”、“會議決定”之類。

第三，會議紀要必須全面準確地反映會議情況和基本精神，其內容必須真實、準確。因此，會議記錄人員一定要聚精會神，盡最大努力作好會議記錄。

二、常用文種撰寫舉例

關于解決農民工子女就學問題的報告

云南省人民政府：

根據黨中央、國務院和省委、省政府有關文件的要求，昆明市人民政府在解決農民工子女就學問題方面做了大量的工作，截止××年×月，已經有效解決了××××名解決農民工子女的就學問題，全面完成了任務，現將情況報告如下：

一是 二是

三是×××××。

特此報告

昆明市人民政府

二○○九年{MOD}

簡析： 第一部分先寫起由，接著簡要概述情況，點明全文主題“全面完成了任務”，接著用“現將情況報告如下”一句自然過渡。這是呈報性報告開頭的慣用寫法。

第二部分是行文重點，分多個層次闡述是怎么解決的。

第三部分是按照公文格式落款。

三、處理公文時應掌握如下要領：

1、收文辦理程序

（1）簽收和登記

簽收文件要注意“四查”： 一查來文封套上所注的收文機關是否與本機關名稱相符； 二查來文封套有無拆封或破損現象；三查來文封號是否與遞送人簽收簿上所登記的封號相符； 四查所列文件總件數與實有件數是否相符。

登記的主要作用是：便于管理和保護文件，防止積壓丟失；便于查找和檢索文件；便于文件的統計和催辦工作；作為核對與交接文件的依據。文件登記的方式有三種：簿冊式登記；片卡式登記；聯單式登記。

（2）公文的擬定、傳閱和批辦

擬定是指對來文按照其內容、性質和辦理要求提出初步的處理意見。擬辦的作用： 可以及時準確地將收來文件分送給有關領導、有關部門和有關人員處理；提高辦文時效；對需要轉承和辦理的文件； 供領導人在批辦時參考。

傳閱是指對擬辦的需送有關領導同志和部門閱知的文件組織傳遞和閱讀，以利于文件的及時處理，提高辦文效率。供傳閱的文件主要分兩種情況：一是閱知文件，另一種是需要辦理的文件。

批辦是對收文處理所作的批示。批辦的作用： 使機關或部門的領導人及時閱讀重要的文件；掌握有關的文件精神； 便于加強對文書工作的領導； 便于向承辦人及時交代意圖和要求； 合理分工； 提高效率； 是決定收文承辦責任、原則、方法的關鍵。

（3）承辦、催辦和注辦 承辦是指機關有關部門根據擬辦和批辦的意見對文件進行具體的處理和辦理。在具體承辦時應注意的事項：收到交辦的公文后應及時辦理，不得延誤、推諉；緊急公文應按時限要求辦理，確有困難的，應及時予以說明；對不屬于本單位職權范圍或不宜由本單位辦理的公文，應及時退回并說明理由；對有領導具體批示的文件，要準確領會領導意圖，傳達領導的批示意見，嚴格按批示意見去辦，不能加進自己的想法；沒有具體批示的文件，要請示清楚，或先擬出計劃方案，請示領導同意后再辦；對于聯合承辦的文件，主辦部門要主動聯系協商。協商時要注意相互尊重，協辦部門也要積極配合，不能相互推諉；作要分輕重緩急，急件先辦；承辦工作結束或告一段落后，應向原交辦的領導人、負責人匯報辦理結果；承辦中，要遵守有關制度。

催辦是指對那些需要辦復的文件，根據承辦時限和要求，對承辦情況進行督促和檢查，防止文件積壓，從而加速文件的運轉速度。催辦分對內催辦和對外催辦兩個方面。催辦的方式主要有三種：一是電話催辦，二是當面催辦，三是使用“文件催辦單”進行催辦。

注辦是指對文件的承辦情況和承辦結果所做出的說明。

2、公文校對時應對校樣或繕寫謄錄完畢的文件進行全面核對檢查，以發現并糾正各種錯漏，確保文件質量。

3、公文抄送要限于同文件內容有關，需要對方知道或者協助辦理的機關，既不能濫報濫送，也不能漏報漏送。

4、向上級機關的請示，不可同時抄送下級機關；向上級機關的報告，一般也不要抄送下級機關。向下級機關的重要行文，可以抄送直接的上級機關；翻印或原文轉發上級機關的文件，不要再上報上級機關。

5、在一般情況下，下級機關不得越級行文請、報告、也不得越級抄送文件。因特殊情況必須越級行文者，應當抄送被越級的上級機關。受重領導的單位的請示、報告、應根據文件的內容確定主送機關和抄送機關。

6、公文的行文規則：注意隸屬關系，尊重機關職權；大力精簡文件，嚴格控制發文數量和范圍；在一般情況下，黨政機關不得越級行文；牽涉到幾個部門的問題，部門之間要先協商一致或經上級裁決，然后向下行文；行文必須正確確定主送機關和抄送機關；主送機關與公文名稱要相互呼應。

7、公文立卷時應注意凡是反映本機關工作活動的、具有查考利用價值的業已辦理完畢的公文材料均在范圍之列，遵循公文材料的形成規律和特點，保持公文之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。

8、公文簽發人在批注之前，必須對文稿做全面審核，及時糾正或彌補文稿中的錯漏，確認無誤后再行批注正式發出意見并簽注姓名和日期。文稿經簽發成為定稿后，其他人不經簽發人同意，均不得再做任何修改，否則將負行政或法律責任。

9、公文歸檔的整理方法：

（1）裝訂：歸檔文件應按件裝訂，一方面從實體上最終確定以件為單位的形態，另一方面固定文件的頁次，有效地保護文件，并方便保管和利用。

（2）分類：歸檔文件可以采用—機構（問題）—保管期限或保管期限——機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。

（3）排列：通過排列可使歸檔文件進一步系統化。

（4）編號：歸檔文件編號使之將歸檔文件在全宗中的位置加以確定，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。

（5）編目：編目是指編制歸檔文件的目錄。編目可以反映全宗內歸檔文件的內容體系，為檔案的保管、鑒定、檢索和利用等方面提供便利。

（6）裝盒：將歸檔文件按室編號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。

第五篇：如果我是辦公室主任（推薦）

如果我是辦公室主任

聯社辦公室是一個承上啟下的部門，是連接領導與各位同事的橋梁，協調各部門之間關系的紐帶，在日常工作中有著很重要的地位和作用。根據兩年來的工作實踐發現，辦公室主任的主要職能就是“服務”，為領導的科學決策及決策的執行服務，同時也為廣大基層員工服務，如果我是辦公室主任，應具備以下四個職能：

1、參謀職能：辦公室主任的參謀職能大多是圍繞領導的決策進行的，主要表現在在形成決策過程中，幫助領導全面的了解情況，確定工作方向及工作重點，在決策執行過程中幫助領導了解工作執行情況，審時度勢，提出合理化意見，在決策結束后，協助領導總結正確的經驗，在進行新的決策上發揮參謀作用；

2、承辦職能：作為辦公室主任，所需承辦的事情主要來自兩個方面，一是上級領導安排的工作，二是基層同志所反映的情況。如果我是辦公室主任，對待上級領導安排的工作時，需認真研究領導所安排工作的目的，想要得到的結果，全面了解后，將工作思路安排給主辦人員，主辦人員處理完畢后，需第一時間將處理結果告知我，在我審閱合格后呈領導閱示。對待基層同志所反映的情況，依據聯社相關制度進行處理，如聯社制度沒有明確規定的，若在我自己所屬權限內的，則按實際情況處理，處理結束后向相關領導匯報備案，如超出我的權限的話，則按規定上報領導批示；

3、管理職能：管理職能主要指辦公室內部管理：一是公文管理，對所有收文進行批轉，全面了解聯社近期所需處理的各類事件及經營過程中所遇到的問題等，協助領導進行決策，對所有發文進行了解，掌握聯社近期動向，搜集相關信息，為領導了解決策執行過程中所出現的問題，協助領導總結經驗；二是人力資源管理，做好每月工資核發工作，掌握聯社人力資源情況，了解員工特點，為領導合理調配員工出謀劃策；三是事務管理，搞好后勤保障工作，安排內、外部接待，辦公用品以及為相關會議提供服務的有關事項；

4、協調職能：如果我是辦公室主任，需做好聯社內部縱向協調、橫向協調及對外協調。縱向協調指上傳下達、下情上知，上下緊密聯系；橫向協調指各業務部門及保障部門之間的協調；對外協調指對外單位，如縣政府機關、各事業單位等之間的協調工作。

俗話說“海闊憑魚躍，天高任鳥飛”，只有在達到一定高度時才會發現一些問題，上述僅為我作為一名辦公室員工的體會，必會有許多不到之處，我也將在以后的工作中努力學習，爭取進步。