第一篇：中外秘書比較研究[范文模版]

中外秘書比較研究

[摘要]我國秘書教育興起于上個世紀八十年代初，由于適應了改革開放的發展趨勢以及時代的要求，呈現出一種蒸蒸日上、發展迅猛的勢頭。這期間，不少高等和中等職業院校，紛紛建立了秘書專業，有了一批專業化的教師隊伍，出版了一大批秘書專業教材，為社會培養出了大批的各種急需的秘書人才。在秘書職業教育的理論和實踐方面進行了可貴的探索。盡管如此，較之發達國家，我國秘書專業教育起步較晚，并且受根深蒂固傳統教育思想影響較深，一個體現時代精神并與世界接軌的現代秘書教育體制尚未真正建立起來。因此我們有必要系統考察發達國家秘書職業環境和秘書職業教育，進行比較分析，借鑒西方發達國家的成功經驗，建立起具有中國特色的科學規范的現代秘書教育制度。

[關鍵詞]秘書 秘書職業環境 職業能力

對中國和國外秘書職業環境和職業教育進行比較研究，是當前秘書教育理論研究必須要面對的一個關鍵課題。我國秘書教育肇興起于上個世紀八十年代的，順應改革開放的時代背景蓬勃發展。此間，很多高等院校和中等職業院校，紛紛建立了秘書專業，培養了一支專業化的教師隊伍，出版了大量秘書專業教材，在秘書職業教育的理論和實踐方面進行了彌足珍貴的探索。時至今日，秘書職業教育在發展中遭遇瓶頸：國內嚴峻的就業形勢使得大量非秘書專業的學生加入秘書工作崗位的競爭，秘書職業的專業教育優勢難以凸顯；各類高等院校的秘書專業定位不清，過分注重學科體系的完整性，缺乏對職業能力的培養與訓練；中職院校學生基礎知識環節薄弱，缺乏職業成長和提升的潛力；社會對秘書職業的認識存在誤區，學生對秘書專業選擇的無奈和就業過程中的眼高手低造成秘書專業的尷尬定位。由此，秘書專業教育的改革勢在必行，我們迫切需要建立一個能夠體現現代秘書職業精神并且具有成長潛力的、分層次的、多元化的職業秘書教育體系。各國秘書職業深深植根于各國的經濟基礎，浸潤著各國的領導管理體制、人文環境等上層建筑的要素同時深受不同程度的國際文化交融的影響。以更加開放的視角觀察分析國外尤其是西方發達國家的秘書職業環境與頗具特色并具有成功示范效應的秘書職業教育將為我國的秘書專業教育理論與實踐提供更為廣泛的思路。

一、中外秘書職業環境比較

（一）中外對于秘書的職業定位具有很大的趨同性

“國際秘書聯合會”對秘書的界定是：秘書應是主管人員的一位特殊助手：她（他）掌握辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下表現出自己的責任感，以實際行動顯示出主動性和正確判斷的能力，并且在所給予的權利范圍內做出決定。作為全球性的秘書組織對于秘書的職業描述代表了大多數國家對于秘書職業定位的一致性：

一個部門或單位的上司不可能事必躬親，管理工作需要“輔助”上司這個特殊的工作層次，這就是使得當今的秘書職業具有共同的本質屬性。縱觀世界主要發達國家，對秘書的定義，都強調了它的“輔助性”。“秘書應是主管人員的一位特殊的助手”明確了秘書的輔助性地位。

秘書的輔助性的本質特性，決定了它在社會活動中的地位，同時也決定了秘書相似的基本職業功能。從美國的《韋氏秘書手冊》、英國的《劍橋秘書“證書”考試指定教材》到德國的《當好秘書100訣竅》，一致認為：處理各種信息；上傳下達，下情上達；協調溝通；催辦、督辦；撰寫、審核、印制、傳發文件；籌辦和組織會議；安排上司工作日程；組織各項活動；檔案保管等，是其中最基本的、最常見的職能要求。

基于相同的秘書工作職能，各國對于秘書基本素質的要求趨向于一致。主要包括基本知識結構，基本能力結構，基本的職業道德要求。具體而言，知識結構包括社會科學基本知識和自然科學基礎知識。其中有公文和應用文寫作、文書學、檔案、辦公室管理、會議組織等知識，以及一些與管理學、經濟學、法學、社會學、心理學相關的知識。基本能力包括寫作及口頭表達能力、社交活動能力、協調能力、觀察分析能力、應變能力、使用現代化辦公機具的能力、預測能力等。盡管各國對秘書職業道德及個人品質要求不盡相同①，但中外秘書都離不開“為領導服務”之宗旨，因此各國均將忠于領導或上司，愛崗敬業、勇于負責、誠實謙虛、團隊精神，善于溝通，保守機密，富有創造、主動精神等作為秘書職業道德的基本規范。

（二）中外秘書職業環境比較

我國尚處于發展階段，由于經濟條件的限制，辦公現代尚未完全普及，即便是諸如北京、上海、廣州這樣的一線城市，辦公現代化程度遠遜于西方發達國家。我國秘書工作的不少環節尚處于手工操作階段，如信息的收集、整理、傳輸、使用和存貯，大多是以辦公室信息中樞與信息網絡上信息員的口傳（電話）筆錄、文字資料整理、文件剪報制作與傳輸為主要方式，而精確、高效地電腦化信息系統尚未普及。對管理中關鍵問題的了解與解析，大多用手工操作式的典型調查、抽樣調查手段和手工操作為主并滲透人為因素的統計資料為依據，作以摻雜過多主觀色彩定性為主，輔之以不精確的定量研究分析，使輔助決策的信息失真。而西方發達國家現代辦公系統已趨于完善，在大數據的時代背景下，對信息的分析大多以計算機程序化的數學統計和精確的計算為基礎，通過科學的定量和定性分析得出比較精確的結論。相比較而言，我國的信息處理與分析具有較大的不確定性，給秘書輔助決策造成了困難。

我國的經濟體制改革經歷了巨大的制度創新，傳統計劃經濟的影響在短時期內難以消除。在傳統模式中，強調秘書的縱向溝通。秘書尤其是政府秘書習慣性地被稱為“秀才”、“筆桿子”，即其主要工作內容就是善于把上面的精神、單位的情況以及下面反映的問題“上傳下達”，并按領導意圖用文字準確鮮明地表達出來，秘書工作沉溺與“文山會海”。而成熟的市場經濟要求管理者一切要面對市場，面對社會公眾。這就要求秘書人員具有更開放的視野，能夠多層面、多角度的接觸和了解社會。管理者為了謀求效益最大化，則需要秘書成為自己的智囊和助手，幫助解決實際問題和提高工作效率，而不僅僅是文字表達。

（三）中外秘書工作職業化異同

我國古代擁有豐富的秘書工作經驗和繁榮的幕僚文化，而現代秘書工作職業化的時代進程卻遠遠滯后于西方國家，民主、法治、平等、人權等憲政制度的缺失使中國經歷漫長的封建社會卻沒有形成職業化的秘書。不僅如此，深厚的幕僚性秘書活動也對我國現代秘書職業產生了持續性的影響。

我國現代職業化的秘書活動具有以下特點：首先，現代秘書活動范疇已不僅僅局限于國家官僚體系，而是廣泛存在于各行各業，已經成為一種具有輔助服務職能的專門職業。然而政府秘書在任職條件、職業能力、職業道德方面仍有一些特殊要求。其次，確定了秘書辦文、辦會、辦事、信息處理、溝通協調等特定秘書工作內容，確定了秘書職業技能培養教育體系和職業資格考核體系，建立了對秘書從業進行指導和服務的秘書行業協會。第三，秘書工作是非權力性服務。現代秘書工作內容既有別于我國古代有一定職權的官吏型秘書，又區別于副職領導者、職能部門管理者和專職的咨詢智囊人員。秘書崗位一方面解決了領導“獨木難支”的現實問題，另一方面解決了過多的副職和職能部門造成的權力分散，決策遲緩的弊端。第四，明確了秘書工作的目的是輔助服務于領導，在輔助服務的有效過程中體現自身的勞動價值。秘書的職業道德要求與職業價值體現具有鮮明的職業特色。

我國秘書所體現出的職業化特征與西方發達國家秘書職業化具有同質性和趨同性。現代社會分工日益細化，決定事務發展的要素越來越多元化，具有更多的不確定性，整體籌謀、統一指揮、綜合協調對于事業的成敗越來越重要，而秘書的輔助、溝通協調對于企業管理和項目決策均能起到優化的作用。

二、中外秘書職業教育比較

由于秘書在管理系統中具有不可或缺的特殊地位，我國和西方各國都比較重視秘書的職業教育，不僅開展了廣泛的多層次的秘書職前教育，而且還采用多種形式進行在職教育，但在教育理念、教育體制、師資隊伍建設、職業教育模式等方面存在諸多差異。

（一）中外秘書教育理念的差異

在培養目標上，西方國家突出秘書教育“職業性”：西方發達國家培養的是受過專門訓練和嚴格技能考核的人員，是經過規范化培訓和專門考試的具有職業技能的人才，以適應現代管理工作的需要。秘書職業化程度高，具有較強的職業自信心，作為一項專業化工作具有較強的職業榮譽感。如在歐洲各國普遍設立的歐洲女秘書培訓班具有較高的社會認可度，而法國將秘書教育的目標定位為：“全力培養從秘書做起的管理國家的人”，由政府籌辦法國國立行政學院以為政府培養高級秘書而著稱，高級秘書為優秀人才所熱力追捧。在我國，由于秘書職業的形態還不夠完善，社會對秘書職業認知的誤區、職業教育并未獲得平等的社會地位以及秘書職業化程度不夠高，導致職業認可度較低。更多的人不是把秘書作為一種職業方向，是把秘書職業作為一種跳板和過渡，秘書崗位“留不住人”，這種社會現狀的存在致使秘書職業教育培養目標錯位或缺位。

西方發達國家秘書職業教育緊貼市場經濟的需要，與社會經濟生活密切相關。他們的課程設置、培養模式、考核標準都是根據公司、企業的現實需要來確定的，課程內容就是秘書工作內容，課程考核針對秘書職業能力。經過職業教育，秘書上崗即能獨當一面，秘書職業教育極大增加了就業競爭力。我國的秘書職業教育雖也強調聯系實際，但由于傳統的社會階層劃分導致職業教育將在很長一段時間難以取得與學術教育平等的社會地位，我國秘書教育還未擺脫以“課堂為中心”、“講授為中心”、“教師為中心”的學院式教學的局面，比較強調學科的完整性，技能培訓流于形式，學生目標定位不準確，普遍存在“眼高手低”。學生不了解社會不了解市場，畢業后還需要很長的適應期，用人單位還需要進行崗前培訓，秘書專業的專業技能在就業競爭中體現不出優勢。

（二）秘書教育體制上的差異

我國秘書培養偏重于學歷教育，擁有一套相當龐大的秘書正規學歷教育系統，而西方發達國家比較強調非學歷教育的秘書職業資格培訓，更重視秘書職業技術教育。美國、英國、法國等國的秘書在取得學歷文憑后，并不能直接獲得秘書職業的從業資格，要獲得相應的秘書職業資格證書才能進入工作崗位，成為一名職業秘書。由秘書協會主持統一的職業培訓和專業考試，已經形成用人要求、考核標準、使用和工資收入相關聯的體系。我國的由人力資源與社會保障部主辦“秘書資格證書”考試還剛剛起步，考核內容、標準和方式都有待進一步改進，針對職業鑒定的專門性培訓缺乏規范管理，在社會上的影響還有待于進一步擴大。

不僅如此，西方發達國家秘書教育及培訓，特別重視職業能力的培養。以德國為例，秘書教育雖然由職業專科學校、高級職業學校、職業學院承擔，但教學方式一般是每周上1～2天課，其他時間卻在公司企業中實習，邊學邊干，在實踐中獲得秘書職業能力。法國以培養高級秘書人才為己任的國立行政學院，第一年不在課堂上課，而是把學生分派到各級行政機構去擔任見習行政人員。下去實習的學生，由當地官員充當指導教師，“真刀真槍”地進行實習。實習完畢，要求每人就工作中遇到的問題寫成論文做出分析和提出對策，然后上升到理論。這種“實踐――理論――實踐”的教學方法，符合應用學科的教學特點，使學生學的知識扎實，動手能力強，無論是實踐能力或理論水平都能夠得到較快的提高，能在較短的時間里培養出高級秘書人才。反觀我國秘書職業教育，一方面傳統的教學模式重理論輕實踐，課堂和校內有效的職業教育的能力培養和專業訓練模式還在摸索當中，另一方面我國大學的盲目擴招導致秘書專業人滿為患，難以有實習單位能夠提供所需的工作崗位。

（三）秘書師資隊伍的差異

西方先進國家在秘書職業教育和培訓方面積累了豐富的經驗，達到了相當高的水平。不僅表現在先進的教學理念和適合社會經濟發展的秘書教育體制上.而且也表現在擁有一支經過嚴格職業培訓的、高水準的師資隊伍上。西方發達國家秘書教師不僅具有扎實的理論基礎及相關的專業知識，而且具有深厚的秘書操作實踐能力。美國國家教師經驗鑒定委員會提出，“你沒有給病人做過成功的手術，你就不要教學生怎樣動手術”，“你不是出色的律師，你就別教學生怎樣當律師”。秘書教師也一樣，若沒有秘書工作的實踐，就不能教學生做秘書。英國從事秘書教學的教師，必須經過國家培訓署的認可.才有資格從事秘書教學，很多秘書教師都是有過工作實踐的頂尖秘書。英國對秘書教師的實踐性、技能性提出了很高的要求。我國秘書教師雖然有較深厚的理論基礎和專業知識，但相當一部分卻未經過秘書專業的系統的嚴格的訓練，秘書職業的職業能力較低，而成功的職業秘書則很難在秘書職業培訓中擔綱。造成了教秘書的不是秘書，是秘書的不教秘書的現狀。

（四）秘書分層教育的差異

我國秘書教育采取一般學歷教育模式，成批招收，成批畢業，目標定位不準確，教育層次混雜，學生職業方向和層次定位缺位。秘書專業畢業的大學生在就業中的優勢不明顯，學生普遍缺乏職業榮譽感。而德國在秘書職業的分層教學上做出的有益探索是值得我們深入思考的。

歐共體一體化進程的加快迫使德國在外事秘書人才培養方面做出新的探索――出現了“培養歐洲秘書”的計劃及其教育實踐活動，為德國外事秘書教育提高了檔次，使“歐洲秘書”躋身于“白領階層”。德國的“歐洲秘書培訓班”采取分批招收，分期擇優篩選，分層次培養秘書人才。在招收對象上，入學起點高，淘汰制度嚴苛；在課程設置上，重視速記、打字、外語等技能課，并根據學生不同情況開設多門選修課，定出標準，嚴格考核；在訓練方法上采用強化訓練模式，以高難度、高強度訓練達到職業技能的高標準，突出秘書教育的職業特色，因此培養出的學生相比較普通高校文科培養出來的學生在專業領域具有明顯的優勢。

德國秘書職業教育的成功經驗給我國秘書教育改革提供了更廣泛的選擇：其確定的具有鮮明特色和順應市場需求教育培養目標、教學思路清晰、要求嚴格的技能訓練方法、分段培養競爭擇優的教學模式、既注重專業技能又關注職業個性培養的教學計劃為我國的秘書職業教育提供了有益的經驗。

[注釋]

①《劍橋秘書證書考試》指定教材關于秘書人員的道德素質和個人品質有如下的要求：“可靠性”、“責任感”、“謹慎性”、“忠于職業”、“創造性”、“守時性”、“良好的外表”、“個性和幽默感”、“良好的適應性并樂于助人”、“禮貌與禮儀”、“樂觀”以及“團隊合作和良好的工作習慣”等。

德國克勞迪婭?貝倫斯――施奈德和恩斯特?蒂邁爾合著的《當好秘書100訣竅》一書強調了人品的作用，它說“人品是對一個人的個人特點本質的闡釋”，并且強調了“團隊協作能力”、“舉止得體”“有自知之明的自信心”、“有自我責任心”、“能承受身心壓力、態度積極”“靈活性、誠摯”、“有勇氣、主動和有奉獻意識”等。

日本企業對秘書職業道德提出的要求則是：“富有積極進取的精神”、“創造性地工作”、“嚴守秘密”、“對外接待熱情誠實”、“與領導人融洽相處”、“能很好地配合同事工作”等等。

[參考文獻]

[1]簡論中外秘書教育差異視域下我國秘書教育的發展思路，黃強，經濟視角，2013年5期；

[2]中外融合：中外秘書學課程建設，余厚洪，秘書，2013年1期；

[3]淺談中外秘書教育的不同特色，馬培新，秘書，2005年9期；

[4]中外秘書教育的比較研究，李欣、李國棟，教育與職業，2004年32期；

[5]中外秘書職業的培訓及考試，方曉蓉，當代秘書，2000年2期。

（作者單位：安徽警官職業學院 安徽省合肥市）

第二篇：中外秘書比較

Chapter One

2、秘書工作：秘書和秘書機構為領導工作服務，處理機關日常事務，完成領導交辦任務，對提高領導工作效率起輔助作的工作。

3、中外秘書比較的目的：

4、秘書性工作的時代性變化：

5、中外秘書比較的基本內容：(1)為適應國際交往的需要。（1）領導視野的拓展與秘書工作；（1）有關產生、發展歷程的比較。(2)為適應現代管理和領導活動的需要。（2）管理要素的拓展與秘書工作；（2）有關現實狀況的比較。(3)為適應我國秘書理論與實踐發展的需要。（3）權力運用的主動性與秘書工作；

（3）有關發展趨勢的研究。

4、秘書人員如何協助領導高效行使權力： 法紀嚴明是提高管理效益的基礎。（1）要了解組織運轉中的關鍵部位、關鍵環節。（2）要善于把握帶有傾向性的動態。

5、中外秘書比較必要性體現在：

工作實踐比較研究的必要性：

（1）可以更加系統地吸收外國特別是西方發達國家秘書工作有益經驗，為我國社會主義市場經濟發展服務。（2）可以更加深入地認識秘書工作的基本職能和本質屬性，提高我國秘書人員的素質。

（3）可以對我國傳統秘書工作方法進行揚棄，發揚優良的民族傳統，丟棄消極的東西，形成符合我國社會發展需要的秘書工作體系。秘書理論比較研究的必要性：

（1）有益于借鑒西方發達國家秘書理論有益部分，適應我國社會主義市場經濟體制的發展。（2）促進中外秘書理論的融合。

6、中外秘書比較的主要方法：

7、中外秘書比較的內容：

8、學習中外秘書比較的要點：

(1)系統研究法;(1)縱向歷史發展比較的關節點;理清脈絡;點線結合;(2)比較研究法;(2)橫向現實狀態比較的對應點;相關理解;主動思考;(3)文獻研究法;(3)職能活動比較的特征點;Chapter two

1、人們把國家的產生和文字的產生，作為秘書工作產生的兩個必要條件和基礎。

2、秘書工作基本屬性是近身綜合輔助性。

4、人類社會秘書活動的源頭在原始社會。早在原始公社時期，部落首領身邊就有了近身輔助的秘書性人員。

魁普：古秘魯印加印第安人用打結的繩子統計人口、記錄土地疆界，作為部落標記，傳達命令表示宣戰、記載刑法、墓志等。早期奴隸制階段：公元前四千年左右，古代東方的原始社會制度開始解體，一些地區的原始公社開始演化成為奴隸制國家。國庫文書檔案：古羅馬貴族元老院、百人團會議、市議會所形成和擁有的公務文件檔案，因其保存處與羅馬國庫在一起而得名。

統一國家文書檔案：平民與貴族聯合成自由公民后，平民的文書檔案和貴族元老院的文書檔案均移到統一的文書檔案館集中保管而得名。

5、黃帝設置六相，輔助自己分管各方面的事務。黃帝身邊的史官：倉頡、沮涌、孔甲。

6、原始社會時期的秘書性活動內容：

（1）聽下言納于上、受上言宣于下的納言的活動。（2）原始信訪活動。

（3）原始會務活動。原始會議的組織操辦是我國秘書會務工作的源頭。（4）記言記行的史官活動。黃帝時期，就有了倉頡、沮誦、孔甲等充當史官。（5）占卜吉兇的巫祝活動。可以說巫祝是宗教秘書活動的始祖。（6）出現了原始文書。

7、原始文字是最早萌生原始秘書性工作的基礎性條件。

8、簡述中國原始秘書性活動與外國的不同之處：

（1）中國原始秘書性活動大多可以為后世所了解，而外國的原始秘書性活動卻大多湮(yān)滅。

（2）中國原始秘書性活動的一些方法至今影響著當代的秘書活動，而外國的的原始秘書活動對當代的影響極小。（3）中國的原始文字演化為現代中國漢字，古文書也有明顯的承繼關系；其他古國的文字和文書大都失傳了。

9、東方古國文書的內容：

（1）宗教文書（4）軍事外交文書（2）經濟文書（5）國王紀年文書（3）法典文書（6）科技文化文書

漢穆拉比法典：是迄今已發現的、古代奴隸制國家的第一部比較完整的法律，對后世有較大的影響。

伊文斯根據泥板文書書寫比較規范統一、字跡清晰等特點分析，古希臘已有了專門刻寫泥板文書的人員“司書”。

10、古希臘文書檔案大體有以下幾種：

（3）虛心聽取群眾意見，做領導的耳目，高度重視關系到群眾根本利益的問題并向領導反映。

（1）題銘文書，希臘歷史之父希羅多德曾廣泛地利用題銘文書，撰寫了一部《希臘波斯戰爭史》。（2）神廟文書，它標志著古希臘集中保管國家文書檔案的開端。

（3）王國文書，公元前4世紀未，文書檔案基本上歸王室統管，它標志著奴隸民主制的瓦解和神廟文書檔案時代的結束。古希臘的《預言書》對古羅馬的秘書性工作影響較大。

11、古羅馬文書有以下類型：

（1）貴族神廟文書。(①大祭司團文書檔案.②占卜祭司文書檔案③軍事外交祭司文件檔案④貞女祭司文書檔案。)（2）平民神廟文書檔案。（3）國庫文書檔案。（4）統一國家文書檔案。（5）皇帝文書檔案

12、從已經掌握的歷史文獻資料看，“誓”是我國最早的國家文書。

13、按文書的載體分，商王朝的文書可分為三類：①甲骨文書 ②金文文書 ③簡牘文書

14、商王朝的國家秘書性工作管理制度：（1）確立了國家公文格式。

（2）初步建立了國家文書歸檔保管制度。

（3）太史寮內秘書性人員有了初步的分工，并由負責長官統一進行管理。《尚書》為我國最早的公務文書匯編本；

15、西周王朝社國家秘書性工作特點：

（1）秘書性工作的分工更加明確，出現了卿事寮和太史寮。（2）巫史分離，史官司地位升高，成為西周重要的秘書官員。（3）西周凡官署皆設史，其辦文輔政的秘書性工作更為普遍。（4）西周專設了“天府”收藏保管國家公務文書，實行副本存制度。

（5）西周的保密制度有所加強，文書檔案無關人員無法窺見，盜竊者即受嚴刑處罰。（6）形成了采風調查制度，派官員深入民間以觀政，了解禮儀法度實施情況。（7）西周的秘書性工作有了初步的規則。

（8）西周還出現了公文用印制度，以加蓋印章強化官府的權力和信用。

16、中外奴隸制國家秘書性人員的職能活動相同之處：

（1）職能地位比較確定，均是奴隸制國家最高統治者身邊的綜合輔助者。（2）職能范圍比較明確，都圍繞實施奴隸占有制統治展開辦文輔政活動。（3）素質要求比較相近，中外秘書性人員都要求有較高的文化水平。

（4）在“君權神授”觀念的影響下，奴隸制國家秘書性工作均帶有一定的宗教色彩。

（5）占卜在奴隸制國家秘書性人員辦文辦會辦事中是一個重要環節，也是秘書性人員發揮輔政作用的重要手段。（6）國家秘書性人員的任用，采用世襲制。

（7）秘書性人員對其輔佐對象的人生依附關系已經確立，這一關系一直沿襲至封建社會。

17、簡述中外奴隸制國家公務文書的相同之處：

（1）基本內容均反映了當時奴隸制國家社會生活狀況和國務管理活動。（2）對國家文書檔案均極為重視，視為神物和珍寶，（3）對文書檔案的管理隨時代發展越來越嚴格，越來越重視保密。（4）奴隸制國家的文書已產生了用印制度。

18、中外奴隸制國家公務文書方不同之處：（1）文書載體的不同。（2）文書保管體制上的差別。（3）文書文體的分類不同。

（4）國家文書使用文字語言發展的不同。（5）國家文書與宗教文書關系上的差別。Chapter three

1、教皇文件檔案：是教皇在主持教務中產生、利用和保存的文件檔案。2、4世紀，在圣羅倫薩大教堂里建立了最早的教皇文件檔案館。

3、歐洲教會活動中的秘書性工作有以下特點：

（1）辦文辦會辦事是以宗教名義，但活動的內容涉及社會各個領域，對當時的社會生活有極強的影響力。

（2）輔助對象雖然是教會首領，但并非局限在某一領域的輔助，而是具有綜合輔助性；

（3）教會秘書性人員雖是基督教徒，但對世俗有廣泛的接觸，只有這樣，才能適應教會首領的需要；

（4）教會文件檔案雖然主要為教會服務，但其中包括大量教會與世俗封交往的文件材料，因此，它也具備直接為世俗封建統治服務的職能。

4、春秋戰國時期的秘書性工作的特點：

（1）新興的地主階級子弟“士”不少人充當了諸侯國君身邊的秘書性官吏。

（2）采用了新的文書載體，除了一部分繼續使用甲骨文書外，普遍采用了木、縑帛等書寫材料。（3）政務記錄已形成制度，不僅記錄君主言行，一切政務要事均要記錄，并抄錄副本多份。（4）文書種類有所發展。

（5）保密制度有所加強，創建了封泥制度。

（6）拓寬了文書檔案的利用范圍，除了作為統治的工具外，還用作傳授知識和編寫典籍史冊的材料。

5、秦漢王朝的秘書性工作在以下方面出現新變化：（1）皇宮內秘書性工作與政務秘書性工作分開；（2）秘書性機構和人員進一步擴大；（3）中央秘書性工作的分工；

（4）地方政府、監察系統及軍事組織也配備了秘書性人員。（5）秦漢統一了文字。（6）書寫材料的進步；

（7）形成了更為規范的秘書工作制度；（8）文書檔案的管理進一步加強；

（9）對秘書性官吏的選任采用多種形式，這對先秦史官秘書性人員的世襲制是一大進步；（10）創辦了培養秘書性人員官吏的學校。

6、封禪中的秘書性工作，實際上是盛大祭典會務組織，就秘書性工作而言，它標志當時秘書性官吏的綜合組織能力系統安排事務的能力，辦文、辦會、辦事的綜合業務水平，已達到前所未有的高度。

7、中外封建社會早期封建王朝秘書性工作的相同之處：（1）時代基礎和歷史發展過程上相似。

（2）社會環境有相似，都出現了封建土地所有制。

（3）封建國家政權均是封建主階級的壓迫勞動人民的機關。（4）秘書性人員的職能地位相近。（5）秘書性人員的職能活動相近。（6）秘書性工作的職能領域相近。

8、國家管理水平和秘書性工作水平的一個綜合標志：國家公文文體種類的豐富程度。

9、秘書性工作的傳統不同，中國國家秘書性工作代代相傳有秉筆直書的的客觀求實的傳統，秦漢王朝又有五善、五失、常課、集簿等考核體制，逐步養成了嚴謹規范的傳統。

10、中歐封建領主的秘書性工作的相同之處：

（1）在隸屬關系上，秘書性人員都對封建領主存在人身依附的關系，直接對封建領主負責。（2）在工作內容上，除了辦理文書檔案和參謀輔助外，還要根據領主的需要，管理和操辦大量事務。（3）封建領主所重視的文件的大體類型也比較相似。

（4）封建領主的秘書性活動大多以輔助領主管理內部事務為主。

11、中國與歐洲封建領主的秘書性工作的不同之處：（1）對封建王朝相對獨立性的程度不同。（2）秘書性人員受其封建領主的保護程度不同。（3）封建領主的秘書性工作的職能穩定性不同。

12、中歐宗教活動中秘書性工作的相同處：

（1）都以傳播宗教教義為宗旨，開展辦文辦會辦事的秘書性工作。（2）均有一定的宗教組織作為活動領域。（3）均按照一定的宗教活動的程序進行。

Chapter four

1、歐洲封建社會城市秘書性工作的內容包括：（1）保管國王、大封建主對城市頒發的各種文件；

（2）組織操辦市政長官與封建領主之間為了協調矛盾而召開的會議；（3）為市政長官草擬城市管理中需要的各種文件法規。（4）操辦城市議會會務，草擬會議文件，作會議記錄；（5）辦理市政日常公務。

2、英王亨利一世時期建立了中央管理機關——樞密院，設有專司財政的部門，也先后設立具有顧問咨詢性質的御前會議，起著樞密院和最高法院的作用。

3、三級會議：國王腓力四世為取得反對羅馬教廷斗爭的勝利，于1302年首次召開了有高級騎士、世俗貴族、富裕市民代表參加的三級會議，它成為國王的咨詢機關，也是國王同封建貴族、市民上層結成聯盟的形式。4、14世紀，法國國王將文書檔案專門存在的王宮教堂內，稱為“憲典寶庫”。

5、憲典寶庫建立的意義：

（1）說明法國國王為了強化王權對文書檔案更加珍視；

（2）標志著政務的紛繁，產生了更多文件材料，集中保存國家文書檔案也有了重大發展；（3）對法國秘書性人員保管和利用文書檔案為國王提供服務，有了更為良好的基礎性條件。

6、歐洲封建國家的秘書性工作具有以下特點：

(1)為強化王權服務的作用大為加強，秘書性工作的領域更為擴大。

(2)秘書性工作地位有所提高，文件檔案作為王權的象征，被視為寶物由國家統一管理。(3)文書檔案的保管更加機密，帶有一定的神密性和不可接觸性，珍藏在與世隔絕的密室中。(4)王國的秘書性工作與教會的秘書性工作逐漸分離，國家的文件檔案保存在教會的情況已不多見。

7、我國造紙術西漢早期已經發明，到東晉末年桓玄下令公文統一用紙張作載體，并為后世沿用。

8、從梁陳開始，文章有了“文”與“筆”之分。“筆”后來發展為應用文。

9、唐設政事堂，為三省集體辦公議政之處。隋唐建立了以刑律為后盾的一套秘書工作的制度。

10、宋代的秘書工作制度又有所發展：

（1）一文一事制度（2）引黃貼黃制度。（3）詔令副署制度。（4）公文譽寫制度（5）軍郵制度。

11、宋代的檔案工作也有所發展，設架閣庫保存檔案。南宋時還設有中央架閣總庫，收藏全國重要檔案史料。

12、中外封建社會中期國家政權機構秘書性工作不同之處：

（1）時間要素上的差異。（2）空間要素上的差異。（3）受宗教的影響程度不同。（4）文書載體的不同。

13、封建社會中期城市秘書性工作的相同相似之處：（1）都要從事辦文輔政的日常事務，充分行政長官的助手，（2）均要辦理涉外事務和外交文書。（3）經濟領域的秘書性工作增多。

14、封建社會中期城市秘書性工作的不同之處：

（1）城市秘書性工作與封建國家的關系狀態不同。（2）城市秘書性工作的交往渠道和方式不同。（3）城市經濟領域的秘書性工作專業化程度有差異。（4）城市秘書性工作與宗教的關系不同。

15、封建社會中期宗教秘書性工作的相同處：

（1）輔助對象和基本職能相似。（2）內部事務方面相似。（3）在指導思想上相似。（4）都要協助宗教首腦與官府往來。

16、封建社會中期宗教秘書性工作不同之處：

（1）介入世俗社會生活的程度不同。（2）介入世俗社會生活的方式不同。（3）與封建國家政權的關系不同。

Chapter five

1、英國樞密院：原是英王的私人顧問機關，也是代表王權的最高行政機關，后演變成為協助國王處理立法、司法和行政事務的中央政府機關。2、1681年西班牙將40萬條以上的法令精簡為6377條，編成《印度等地法律匯編》，秘書人員在精簡和匯編過程中做了大量工作，使這部法律匯編成為后來英、法、荷制定殖民地法令的范本。

3、在英國像商業拓殖家公會一類的帶有行會色彩的規約性商團。以英國東印度公司為代表的資本主義股份公司。

5、尚寶司負責皇帝印璽的使用。

7、國家機關秘書性工作的相似處

（1）秘書性機構的淵源大體相似。（2）服務對象的相似。（3）工作內容的相似。

8、國家機關秘書性工作不同之處

（1）在隸屬機關上有差異。（2）服務對象的差異。（3）業務內容和工作方法上的差異。（4）國家行政中樞秘書性機構的體制不同。

9、對外事務中秘書性工作的相同之處

（1）中國與西方外交秘書性工作的增多，是社會發展的客觀要求。（2）中國和西方外交秘書性工作均是為國家推行的外交政策服務的。（3）中國與西方的外交秘書性工作，均是國家外交事務中不可缺少的環節。（4）外交活動促進了秘書性工作的發展。

10、對外事務中秘書性工作的不同之處（1）反映在主動與被動的差異上。（2）反映在攻勢與守勢的差異上。（3）反映在外交立足點的差異上。

Chapter Six

1、法國大革命在抓住了政權和軍權后，立即組織秘書班子草擬了《人權宣言》，并在議會通過了這一確立人權、法制、公民自由和私有財產權等資本主義基本原則的文件。在國民會議組織條例的最后一章規定成立國民會議文件檔案館，并從議員中選出館長，由議長、會議秘書、館長分掌文件檔案館的三把鑰匙。

2、法國大革命中的秘書工作，為推行革命措施，發動群眾，打擊封建反動勢力，發展革命形式，鞏固新生政權，起到了不可低估的作用。采取了一系列秘書工作改革、特別是批準了卡繆起草的國家檔案館條例。這個條例是近代史上 關于檔案的第一個重要文件，按此條件建立的國家檔案館也是歷史上第一個具有近代意義的檔案館，它具有全國性，公開為全國公眾服務。

3、巴黎公社的秘書工作特征具：

（1）為奪取無產階級政權服務，（2）為組建無產階級政權機構服務。（3）為打擊階級敵人服務。（4）為保持無產階級本色服務。（5）為維護人民的根本利益服務。（6）為發展無產階級事業服務。

4、西方國家近現代秘書工作的發展的表現：（1）秘書辦公工具的變革。（2）秘書部門的地位得到鞏固。

（3）國家秘書工作的分工得到進一步發展。（4）國家機構中的秘書人員的素質進一步的提高。（5）國家秘書機構的負責人一般都是決策層的重要成員。

（6）政權首腦一般都配備有個人專職秘書或為首腦個人公務服務的秘書班子。

5、近現代秘書工作分支的發展：

（1）由秘書的參謀咨詢功能，發展成為專司參謀咨詢的機構和專門從事參謀咨詢有償服務的中介機構。（2）由秘書辦文辦會事務，發展成為對顧客提供辦文辦會服務的秘書事務所。（3）出現了秘書行業組織，如秘書協會

6、晚清，民間還出現了專門培養幕僚的私人開辦的學校——幕館。

7、太平天國為了便于文件處理，在天京設立了詔書衙，專門管理公文和繕寫公文。

8、太平天國專設了公文傳遞機構“疏附衙”，每隔三五十里置一所，每年驛遞員二古十名不等。

9、根據《臨時政府組織大綱》，總統府設秘書長一人，由臨時大總統直接任命，胡漢民被任命為首任大總統府秘書長。

10、南京臨時政府時期的秘書工作改革:（1）在公文上，廢除封建稱謂，一律稱現任職務名稱，普通民眾則稱“先生”或稱“君”。（2）規定凡發文必須蓋印、簽名。（3）公文文尾均要以公元署年月日。（4）改革公文文體，盡可能地簡化公文。（5）高度重視人民來信。

11、南京臨時政府秘書工作——首開中國現代國家秘書工作之先河。

12、文書工作競賽運動：1947年，由國民黨政府組織的運動成立了專門的競賽組織機構，頒布了競賽的有關規則，對公文的撰擬、辦理、書寫、打字的速度、數量、質量進行比賽，以提高秘書人員的業務能力。

13、在長征途中，為了適應組織軍事化的要求，很多機構撤消，機要科是當時唯一的秘書部門。

14、近現代中外秘書工作發展體現：（1）秘書工作機構更為健全。（2）秘書工作的內容更為豐富。（3）秘書工作制度更為規范。

（4）秘書工作的效率有所提高。（5）國家秘書人員的來源更為廣泛。（6）國家秘書人員的從業人數大為增長。

15、近現代中外國家政權機構的秘書工作的不同之處：

（1）服務對象的不同。（2）運作體制不同。（3）變革程度不同。（4）外事工作的立足點不同。

16、中外企業秘書工作的相同之處：（1）服務對象相似。（2）工作內容 相似。（3）職能地位相似。

（4）秘書人員的任用方式相似。

17、企業秘書工作的不同之處：

（1）規范性的程度不同。（2）受政府的影響不同。（3）企業秘書與企業主管的關系有所差異。

18、中外無產階級革命中秘書工作的相同處：（1）秘書工作的利益目標相同。

（2）無產階級革命中的秘書工作與廣大人民群眾有著密不可分的血肉聯系。

（3）無產階級革命中的秘書與領導者之間，在政治上是平等的同志關系，在工作上是主輔配合的上下級關系。

19、中外無產階級革命中秘書工作的不同之處：

（1）所處的社會環境不同。（2）文化上的差異。（3）復雜性程度不同。（4）曲折性程度不同。20、秘書理論與實踐發展的相同之處：（1）秘書工作向社會各個領域擴展。（2）秘書工作業務分工向專業化發展。

（3）在秘書業務操作上融入了大量相關知識和方法。

21、秘書理論與實踐發展的不同之處:（1）強調秘書工作的政治性方面，（2）秘書工作的社會普遍性上的差異。（3）對秘書工作的制約上的差異。（4）在秘書行業發展上的差異。（5）秘書教育體制上的差異。Chapter Seven

1、秘書參謀職能基礎的相近處：（1）領導者主事者對秘書參謀的需要。

①適應不斷發展變化的環境的需要；②承擔責權壓力的需要；③科學決策的需要；（2）秘書具有參謀輔助的便利條件：

①秘書處于組織管理的中介位置，便于在上傳下達，左右溝通的過程中發揮參謀輔助的作用。②秘書處于信息樞紐位置，便于在信息輸入、轉換、輸出的運作中，發揮參謀輔助作用。③秘書工作具有綜合職能的優勢，便于站在領導工作需要及全局的高度，發揮參謀輔助作用。④秘書具有近身溝通的便利，更有利于發揮參謀輔助作用。

2、秘書參謀職能基礎的不同處：

①參謀輔助環境的差異；

②參謀輔助功利目標的差異；

③參謀輔助能量的差異；

3、中外領導者選擇秘書人員的要求相似之處:（1）就領導者的信任程度而言，中國與西方領導者一般是選擇忠誠可靠的人充當自己的秘書。（2）就秘書的參謀智能而言，中國與西方的現代秘書人員大多受過良好的教育的職業訓練。（3）在秘書參謀輔助的主動性上，西方秘書人員提出參謀建議，大多需要考慮上司的態度。

4、秘書參謀職能體現的相同之處：

1）參謀輔助的體現形式相近，秘書體現參謀輔助職能形式的多樣性和內容的綜合性。

2）參謀輔助效果的制約因素相近： 第一是參謀輔助效果的間接性。（1）要經過領導決策的選擇。

（2）要受到執行實踐的選擇。（3）受到具體條件的限制。第二是參謀輔助效果體現的機遇性。

（1）善于發現和利用組織管理活動需要造成的機遇。

（2）善于發現各種異常現象、失誤，找出這些問題存在的原因、危害性以及有關對策建議。（3）關注領導者注意力造成的機遇。

（4）理解和體察領導者的心理情緒及其變化，從理論上講，作為高素質的領導者任何情況下，對來自各方面的意見或建議，都應該認真傾聽，理智選擇，按需要和可能采納。

3、參謀輔助多種價值性相似。

（1）實際效益價值。（2）衍生價值。（3）參考價值。（4）溝通價值。（5）負面價值。

5、秘書參謀職能體現的不同之處：

1、參謀輔助層次區別差異：

（1）體現在高層秘書的參謀輔助上。（2）中層秘書輔助上的差異。（3）低層秘書參謀輔助上的差異。

2、參謀輔助運作上的差異

（1）體現在對重大決策參謀輔助的程度上。（2）體現在參謀輔助的主動性上。

（3）體現在參謀輔助對群體智能開發的程度上。

3、參謀輔助障礙上的差異

（1）體現在管理體制上的障礙。（2）體現在領導人方面的障礙。（3）體現在秘書方面的障礙。

6、秘書參謀方式的相似處：

1、對決策的參謀方式相似

（1）在領導決策前要作大量鋪墊性參謀。（2）決策形成時要作有效的輔佐性參謀。（3）在決策執行中要做全過程的參謀輔助。

2、把握參謀時機的方式相似（1）跟蹤把握參謀時機的方式相似。（2）重點把握參謀時機的方式相似。（3）預測把握參謀時機的方式相似。

3、進行輔助的溝通方式相似（1）咨詢式（2）進諫式（3）探索式

4、進行輔助的思維方式相似

（1）比較式（2）診斷式（3）補充完善式 Chapter Eight

1、中外秘書文書撰擬的相同處：（1）文書撰擬任務性質的相同；（2）文書撰擬基本要求有相似；（3）文書撰似基本程序有相似；

2、文書撰擬的不同處

（1）文書撰擬的傳統影響的差異，特定用途和專門體式要求的文種，在行文規則上既有隸屬關系間的溝通，又更多的是非隸屬關系的橫向溝通，具有一定的變通性。

（2）文書撰擬的文體模式的差異，在美國，常用的文書類型有公務信函，英國常用的文書種類與美國大體相似，其中公務信函、各類報告、備忘錄是經常和大量使用的文體。法國與德國等西方國家文書種類也大體與美英相似，以公務信函、報告書、備忘錄等為經常大量使用的文種。

3、需要擬辦的文件：

（1）一般是上級機關主送本機關并需要貫徹落實的文件；（2）本機關所屬部門或下級機關主送本機關的請示性文件；（3）平級機關或不相隸屬機關主送本機關需要答復的文件；

4、中外收文處理相同相似之處：

（1）收文處理都有系統的程序，每一道程序都規定了操作內容和要領；（2）都有拆封、分類、登記、送領導者閱辦等主要環節；（3）對封皮上標明親啟或機密的來件，都應交給收信人拆封；

（4）對拆封的來件，秘書都要閱讀，以便進一步處理；

（5）中外秘書既要辦理收文事務，又要對領導人處理文件起到參謀輔助作用；（6）為防范秘書收文處理出現差錯都建立了有關制度；

5、中收文處理不同之處：（1）在收文范圍上存在差異。（2）收文處理要求上存在差異。

（3）收文處理包含的內容上存在的差異。（4）領導者參與收文處理的程度不同。

（5）收文處理中的秘書參謀輔助程序上的差異。

6、存在上述差別的原因：

（1）秘書工作的傳統和體制不同；（2）領導者對秘書工作的要求不同；（3）對收文處理范圍的劃定方式不同;

7、簽發是文件形成的關鍵性環節。文件經過領導人核準簽發后即已生效。簽發人是代表發文組織行使權力的，對文 件負有完全責任，應以高度責任感行使這一權力。

8、定稿是文件的標準稿本，是進行發文登記和繕印的依據。

9、中外秘書發文處理相同相似之處：（1）發文處理都有確定的程序。

（2）中國和西方國家秘書在發文處理中都十分強調清理核查工作。（3）都強調發文處理的規范性和完整性。（4）都強調有領導人的簽署。（5）一般都有發文登記制度。

10、中外秘書發文處理不同之處：

（1）中國高層領導機關發文時，還要寄發發文通知單，以便收文方點收文件。西方沒有此規定。（2）在寄發信封的書寫格式上，各國按自己的傳統有著一定的區別。（3）西方國家發文中往往使用一些標記符號，中國一般沒有使用。

11、立卷歸檔是文書處理的最后一個環節。

12、如何確定文書立卷的范圍：

（1）要保證文書檔案的齊全和完整；（2）要保證文書檔案的精確；（3）要便于有效管理。

13、立卷歸檔的文件材料：在本機關職能活動中形成的文件材料，即已經辦理完畢的、具有查考利用價值的文件材料。

14、歸檔的工作步驟：

（1）編制案卷的系統化存放號。（2）案卷移交前檢查驗收。

（3）案卷移交歸檔。上一的案卷，在第二年1~2月份集中立卷，3月份全部移交歸檔。（4）辦理移交手續。

15、檔案的利用是以館（室）藏檔室信息資源為基礎。檔案的編研工作，是以館藏檔案為主要對象。

16、美國常用的文書檔案的分類方法：

（1）主題分類法，即按文件最重要的主題名稱作為歸檔分類的首要因素，次要的主題作第二個因素，依此類推；（2）按地區分類，以地域位置作為分類的最主要依據；（3）與主題結合的分類，如“主題——數字”分類；（4）由主題要點派生出來的“十進位制”分類法；（5）按語音歸檔分類法；（6）按年月日歸檔分類法。

17、中國與西方國家秘書文書檔案工作的差異： ①在文書檔案工作的范圍上有一定差異； ②在文書檔案的分類方式上存在一定差異； ③在文書檔案的保存方式上存在一定的差異； 20、中處秘書資料工作的差異之處：

①側重點存在一定的差異。中國秘書除了購買必備的工具書、參考書外，更強調對上級機關的方針、政策的收集整理，對各種會議中獲取、實踐中產生的資料的進行收集、整理，而且實踐資料對中國秘書的價值更大。西方秘書側重于出版物資料的收集和整理。②為領導者服務要求上存在一定的差異。

中國秘書的資料工作主要為領導的組織管理工作和行使其職權服務，也就是為領導者的公務服務。而西方國家秘書的資料工作，既為領導者的公務服務，也要為領導者的個人事務，即“私務”服務。Chapter Nine

2、中外秘書布置會場的差異之處:（1）大型會議的會場布置，中國強調規范嚴謹，而西方則比較靈活。

（2）中國會場裝飾布置，受中國文化的影響，強調典雅莊重而有意韻；而美英等國的會場布置受西方文化的影響，相對比較自由、浪漫。

（3）在會場桌椅的排列上，中國強調整齊，變化比較少；而西方則比較富于變化。

3、中外秘書會前文字材料的差異之處：（1）體現在執筆撰稿任務的輕重上。（2）體現在對調查研究的重視程度上。（3）體現在側重點的差異上。

4、中外秘書準備會議文字材料，都十分重視報告，特別是主題報告，中國不少會議中，典型材料占很大比重，特別是總結性會議、工作研究性會議等，典型材料往往能產生極大的影響，會議秘書對這類材料也極為重視，要花費極大精力。西方國家秘書在準備會議文字材料時，比較重視各類數據報表，通過提供數據報表，讓與會者進行定量定性的分析，對問題做出判斷。

5、會議記錄最突出的特征是其具有原始記錄性。

6、中外秘書作會議記錄的相同之處：

（1）基本任務相似；（2）基本作用相似；（3）基本原則相同；（4）會議記錄最后歸屬相似；（5）基本結構相似；（6）基本過程相似；（7）基本要求相似；（8）輔助手段相似；

7、中外秘書作會議記錄的差異之處：

（1）在格式上存在某些差異。中國會議記錄的基本格式是大體統一的。美、英等國的會議記錄有正式會議記錄和非正式會議記錄之分。（2）某些程序環節上的差異。如英國會議記錄中，一般都要求記載宣讀上次會議記錄的有關情況，有時還要對上次會議記錄履行通過手續，并由主席簽字。而中國一般沒有此項規定。

（3）某些特殊要求的差異。西方股東會會議記錄，記錄者必須了解到會股東所持股份的情況，以便在有關問題表決形式決議時按股份數額計算是否通過。這是中國的傳統會議記錄中一般是少見的。

（4）某些記錄項目上存在一定的差異。如英國會議記錄上，通常有下次會議的時間一項；中國一般未規定此項。

8、中外秘書會后文字材料工作的相同處：

（1）對會議所有的文件材料，會后都要進行認真清理，不允許隨意丟散任何會議文件材料。（2）對會議記錄會后都要整理成正稿，并打印寄發給有關人員。

（3）對包括會議記錄在內的所有重要會議文件，都要進行整理，立卷歸檔保存。（4）秘書在會后都有一定的文字起草任務，這些文字工作都是為會議服務的。

9、會后文字材料工作的差異之處：

（1）在撰擬文稿等文字工作的任務輕重上存在差異。中國秘書任務較重，西方國家秘書任務較經。

（2）在會后草擬文字材料的類型上存在差異。中國秘書會后除了整理會議記錄外，還要草擬寄發會議簡報、會議紀要等。西方國家秘書除了整理會議記錄外，主要是起草會議摘要和各種感謝信和祝賀信。

（3）在草擬過程上也存在某些差異。西方秘書在會后寄發禮儀性書信時，按已定的名單和慣例草擬寄發即可。而中國秘書會后草擬簡報、會議紀要等，要按正式發文的程序辦理。

10、中外秘書會后催促執行工作的差異之處：

（1）中國秘書催促執行會議議定事項的重點，以下屬執行單位為對象；西方秘書則主要是提醒領導者，以免遺疏漏。（2）中國秘書在催促中還要了解具體執行情況；西方國家則沒有明確規定這方面的要求。

（3）中國秘書在催促執行會議議定事項的工作中，還要反饋信息，并及時發現問題，協助領導者探求解決問題的辦法，工作任務比較重。而西方則未明確規定這方面的內容，會議議定事項的執行，主要靠法規和責任關系的制約。Chapter Ten

1、中外秘書整理領導辦公室也存在某些差異：

（1）信賴基礎的差異。（2）磨合過程的差異。（3）整理范圍的差異。Chapter eleven

1、專職秘書的文稿撰擬相同相近之處

①撰擬內容相近;②要求上有相近之處;③撰擬特征的相近之處;

2、信息資料處理的相同之處： ①收集處理信息的范圍和環節相近。②收集處理信息的手段有相近之處。

③協助其領導積累資料的要求相近。④協助其領導積累資料的重點相近。

4、生活服務及安全保衛工作的差異之處：一是體現在各自的生活習俗上，二是體現在有關管理制度上，三是體現在領導觀念上。

5、輔助領導人實施管理的相同之處： ①輔助的領域相近

1）對領導人決策提供輔助和服務；2）為其領導人開展各項領導活動做好協調溝通工作；3）協助領導人進行督促檢查，強化指揮控制。②輔助方式相近； ③輔助要求相近。

6、輔助領導人實施管理的差異之處：參謀輔助的層次差異，授權方式上的差異。

7、財務輔助的相同之處： ①參謀建議活動中的財務輔助； ②撰擬文稿活動中財務輔助； ③受權理事活動中的財務輔助； ④籌辦會務活動中的財務輔助； ⑤對領導人公務旅行的財務輔助；

8、財務輔助的差異之處：

1、財務輔助范圍的差異；

2、財務輔助程度的差異，3、財務輔助要求的差異；

4、財務輔助手段的差異；

5、財務輔助在辦文中的差異；

6、財務輔助機密性的差異，10、中外秘書在領導人旅行活動中工作的相近之處： ①根據領導人外出目的擬定計劃； ②協助領導人確定隨行人員名單； ③準備領導人外出活動的文件資料； ④做好外出活動的物質準備； ⑤記錄領導人旅途的活動情況； ⑥做好必要的宣傳報道；

領導人旅行安排的差異之處：

旅行目的差異； 旅行區域上的差異； 安排組織者上的差異； 注意事項上的差異。

Chapter twelve

1、宏觀環境：各國政治、經濟、歷史、文化等因素構成的社會環境。

2、中觀環境：由組織的管理體制、權力的運行方式、秘書的組織環境構成的社會環境。

3、微觀環境：秘書開展其業務的具體人際環境，主要包括秘書與領導班子、領導人的人際關系，與機關各部門工作人員的關系及與具體交往的組織內外公眾的關系等。

4、中外秘書性活動產生的共同基礎：人類群體活動的需要

5、中外秘書性活動作用的共同之處：都是社會管理不可缺少的環節

6、現代職業化的秘書活動與歷史上官吏性秘書活動的顯著區別：

①現代秘書活動范疇，不僅僅限于國家官僚體系，它廣泛存在于一切社會管理活動乃至一切重要的社會生產實踐和科學文化活動中。②現代秘書有了辦文、辦會、辦事等特定的職業內容；有了秘書職業技能教育考核體系；有了指導秘書實踐的秘書工作理論系統和秘書行業協會學會。這是官吏性秘書時代所不具備的。

③現代秘書活動是非權力性的服務活動，起到參謀助手、協調溝通、分憂代勞等作用；

④現代秘書活動的目的是提高其領導者或主事者的工作效率，在服務的有效程度中體現自身的勞動價值； ⑤現代秘書必須根據領導者或主事者的需要決定自己的工作重點和活動方式。

7、西方女性更適合從事秘書職業表現在：

（1）女性的一般特征比較適應秘書工作的職業特征。

（2）女性的打字天賦具有一定優勢。字母打字機，是“文化史上繼造紙術和印刷這后的第三項重要文化工具的發明。

8、西方男女不平等對從事秘書工作的影響

（1）西方不少職業至今仍然是男性的世襲領地。（2）在西方男女同職不同酬的現象十分普遍。

9、西方現代女性的就業時間分為兩個階段：

第一階段是從學校畢業參加工作開始至結婚為止。第二階段從婚后所育孩子上學開始至接近或達到退休年齡為止。Chapter Thirteen

1、我國秘書素質標準主要內容：

政治素養方面要政治堅定、忠誠積極、遵紀守法，品德修養方面要堅韌不拔、無私奉獻、能當諍友；

知識素養方面要有較深厚的理論知識、較高的政策水平、扎實的基礎知識；

技能修養方面要有較強的文字表達能力、一定的口頭表達能力、較強的出謀劃策能力； 在生理和心理素質方面要頑強自信、理智冷靜、善自我調節、身體健康等。

2、我國秘書素質如何與國際接軌：

（1）面對我國秘書理論與實踐的實際情況，繼承發揚我國秘書文化中優良的傳統，摒棄不切實際的東西；

（2）針對我國國際交往的現實需要和未來發展的要求，借鑒西方發達國家的秘書素質體系，吸取其合理部分充實到我國的秘書素質系統中去。（3）根據現代管理和辦公自動化的需要，加強我國秘書人員的知識素質、能力結構；

（4）隨著管理實踐的發展和現代領導對秘書輔助需要的變化，不斷調整我國秘書人員的素質結構，使秘書的素質標準更加貼近秘書工作實踐。

3、秘書素質標準：是對秘書活動主體提出的知識、能力、氣質、人格、作風等方面的要求，是秘書活動主體 主觀方面素質的標準化反映。

5、文字處理能力、綜合辦公室能力是各國選用秘書的共同要求。

6、CPS考試：美國國家秘書協會設立的“秘書專業證書”（CPS）項目，由專門學校主持考試并發給證書。考試合格者，可以獲得行政管理專業證書，可在信頭或自己署名后綴C.A.MP字樣。

7、美國國家秘書協會的CPS考試內容包括：

技能、技術、知識三個方面（1）人際關系原則；

（2）日常公務中涉及到的法律原則；（3）實用的經濟學及管理原則；（4）信息處理的有效程度；（5）現代秘書工作基本程序；

Chapter Fourteen

1、秘書：指黨政機關、社會團體和企事業單位中，以文字和行政事務為主，直接為領導服務的綜合性辦公人員。其工作有輔佐性和公務服務性。

2、美國則強調“起到行政助理作用”，并明確提出“秘書實際上處于負責人的地位”。

3、我國秘書工作及其理論帶有治世理政的嚴密性、規范性和承繼性。

4、美國秘書工作及其理論帶有與經營管理相適應的多樣性、效率性和機變性。

5、英國秘書的含義有三個層次：

（1）主事者身邊的公務服務人員和辦事助手；（2）非盈利社團中義務操辦日常事務的負責人；（3）政府官員。

6、英國國家系統的秘書分為兩類：（1）政務官（2）事務官。

7、事務官分為四級：(1)行政級(2)執行級(3)文書級(4)助理文書級 Chapter Fifteen

1、中外秘書收集處理管理信息的相同處：

理論依據的相同之處。中國和西方秘書信息工作，都是依據現代信息論、系統論、控制論等。基本性質的相近之處。秘書信息工作都具有服務性、從屬性、廣泛性、綜合性、時效性。

基本環節的相近之處。中外秘書信息工作都有信息的收集、整理、傳遞、反饋、存儲和提供利用等基本環節。

基本方法的相近之處。（1）反映在信息工作各環節的操作方法有相近之處。

（2）反映在獲取信息的方法上。（3）反映在信息綜合分析的方法上。（4）反映在信息處理的基本手段上。（5）反映在信息開發利用的方法上。

2、中外秘書收集處理管理信息的差異之處：（1）信息網絡構架上的差異；（2）開發利用方式的差異；

（3）調查獲取信息的側重點的差異。

3、我國秘書工作中比較側重典型調查，蹲點調查是頗有中國特色的一種調查方式。這種調查不僅有利于深入具體地了解到可靠的一手材料，而且有利于密切干部與群眾的關系培養調查者的吃苦耐勞精神。

4、西方國家秘書在運用調查手段獲取信息時，往往側重于運用民意測驗即問卷調查方式。

5、中外秘書管理協調的相同之處：（1）領導者對協調重視相近。（2）秘書協調的地位相近。（3）秘書協調的主要內容相近。（4）秘書協調的主要方式相近。

（5）中外秘書協調的地位相近。

6、中外秘書管理協調的差異之處 ： 一是協調環境的差異之處； 二是協調依據的差異之處，三是協調的側重點的差異，西方國家秘書協調，更側重于使用電話、接待來訪者以及處理人際關系方面的協調。

中外秘書協助領導安排日程的異同 相同相近之處：目的的相近，依據與原則相近，基本環節相近。

7、中外秘書協調安排領導活動遵循以下原則：（1）必須圍繞領導工作中心，突出重點。

（2）必須建立有關制度，做到領導日程安排規范化。（3）必須注重實施。

（4）必須征求領導人的意見，并由領導人最后審定，決不能由秘書及秘書部門包辦代替。

9、中外秘書完成領導交辦事務的相近之處：

（1）扮演角色相近，中外秘書都要完成領導人隨機交辦的工作任務，都扮演領導機關或領導人代表的角色。（2）任務范圍相近，在領導人職權范圍內的事務，領導人都能授權書秘書去完成。（3）授權方式相近，一般都是經過領導人授權。

（4）基本要求相近，都必須認真仔細地聽取領導人的指示和命令，并要求邊聽邊記錄摘要。

10、中外秘書授權方式的相近之處：

（1）確定性授權:領導人將任務的內容、處理的目的、要求、步驟、辦法都在授權時明確地向秘書指出，秘書只要按照領導人的明確指示去辦理，就能完成領導交辦的事項。

（2）彈性授權:領導人指出授權范圍、處理原則；而具體的處理程序和辦法，由秘書人員自行處理。（3）不確定授權:領導人只指出要解決的問題，讓秘書全權去處理。

11、中外秘書完成領導交辦事項的差異之處：

（1）交辦事務內容的差異，體現在私人事務上和機密性事務上。（2）接受交辦事項時承諾的差異，（3）交辦方式的差異。

12、中外秘書機構管理的相同相近之處：

（1）對秘書機構管理的高度重視相近，（2）秘書機構的主要任務管理相近。

13、中外秘書機構管理的相異之處：

（1）秘書機構設置的差異，（2）職能范圍的差異，（3）指導體制的差異。

14、中外對秘書勞動成果認定和激勵的相同之處： ①影響秘書勞動成果的要素相近。②秘書勞動成果都難以準確測定。

③秘書獲取勞動成果的途徑和客觀效應的相似之外。

15、中外秘書獲取有效的勞動成果有多種途徑：

按工作內容分，可從參謀建議、協助管理和事務服務三種途徑取得勞動成果。

第三篇：中外秘書工作比較研究

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中外秘書工作比較研究

21世紀以來，我國的企業紛紛進行了改革與重組，企業競爭力不斷加強。隨著改革的不斷深化，我國擁有了巨大的國內和國際市場，各跨國公司競相要在潛力無限的市場上占得一席之地。隨之而來的是對我國秘書工作的一輪輪挑戰和新要求。國外秘書體系比較成熟，通過國內外秘書工作的比較來找出兩者之間存在的差距，找出對我國秘書工作的可借鑒之處。

秘書，是我國政府機關和企事業單位都會普遍設置的一種行政性質的職位；與此同時，在全世界范圍內則是最廣泛的社會職業之一，對全社會的發展起著十分重要的作用。不論是國內還是國外秘書工作的發展，都有較長的淵源，但是雙方各自的發展道路和發展水平不同，這直接導致了如今中外秘書角色各具特點及存在差距的現狀。國內的秘書工作的發展已有著幾千年的歷史，一直到中國共產黨成立之前，中國歷史上的秘書工作都是為歷代統治階級服務的，加上儒家思想觀念深入人心，導致政府機關單位的“行政秘書”成為全國秘書的代名詞，官場化的秘書工作使我國現存的秘書工作實現不了自身的突破。國外秘書的概念，形成于資產階級革命時期，是工業社會的產物。如今，國外秘書已經發展成為一種社會職業。秘書的社會職業化，已經在發達的資本主義國家中完全實現。秘書不是官員，而是分類眾多、服務領域廣闊的社會職業。

一、中外秘書工作比較

（一）從工作特點看差異 1.國內秘書工作的特點

（1）政治性

國內的秘書工作帶有較深的政治特色（一般是從事公務工作）。政治特色主要表現為，秘書主要以政策的需要，秘書經過清楚領導的意思，協助領導把事情處理好，秘書應該對黨和國家的方針、政策非常清楚，并根據法律條款為領導提供建議和意見，并協助領導處理公務；公務秘書工作的開展，大多是運用政治的方法與行政的方法結合；公務秘書一般具自己的群體的特殊組織形成；秘書的選拔工作需要嚴格的規程，必須是是具備黨員的資格，有很好的執行能力，選拔政府系統的秘書通常要求具備國家公務員的條件，而在部隊的秘書人員要有軍人的資格。大部分從事秘書工作的人員僅僅將秘書這一職業當作是一個過渡的平臺，一個讓自己獲得提拔的基點，一個通往仕途的起點。

（2）從屬性

從秘書的工作中可以看出，領導處于主導地位，而秘書的工作處于“從屬”的地位，秘書機構主要為處于核心地位的領導服務，是管理機構的輔助組織。也就是說沒有核心的領導決策機構，秘書機構也就不存在了。秘書這種從屬性表現為，如果沒有領導的工作，秘書的工作也就不存在了；秘書人員在工作中只能根據領導的意思來處理事務，他們沒有決策權；秘書在處理日常事務時，要根據領導的意圖來做，他們決不能自己做主，這樣就會超越了自己的權限。

秘書工作的特性要求他們必須與領導站在同一觀點上，發揮自己的服務性，要根據領導的指示，來幫助領導處理日常工作沒有時間親自完成的內容，為領導的工作提供全面的幫助。

（3）被動性

秘書的工作還存在著“被動性”，他們要靠領導的指示來辦事，其具體表現為：他們的工作要在領導的指示下來進行，有時候秘書可以主動安排一些工作，但是這些工作也需圍繞領導的工作進行開展，達到領導的滿意的程度。

秘書工作具有被動性，但不等于他們沒有工作的主動性，他們在執行任務的時候仍然發揮自己的主動性，通過不斷的努力出色完成任務。比如在領導做決策時，秘書可以適當的給出自己的意見給領導做參考，并積極提供有價值的觀念給領導。

（4）綜合性

秘書工作具有很強的綜合性，他們做事情要考慮到多方面的因素，從全局的觀點上來考慮問題，避免出現片面性；秘書工作中還有一項就是上傳下達，是上司與員工的溝通的橋梁，與此同時，秘書工作還包括處理信件、撰寫公文、布置會議等。

2.國外秘書工作的特點（1）社會化和終身化

國外同樣存在著秘書這一行業，他們不僅在各企事業單位，而且存在于社會當中各個領域，以美國為例，目前美國共有秘書性質的工作人員300余萬人，在美國各個領域中發揮著重要的作用。由于隊伍的壯大，秘書工作已不僅是一種職業，而且已發展成為一種新興的行業。

隨著秘書地位和作用日益顯著，很多人把秘書這一職業當成是自己一生的追求，終身秘書也越來越多。

（2）私人化

在美國，私人秘書是一個非常常見的工作，從明星到政府官員，從老板到運動員，從律師到醫生，幾乎都有私人秘書，各行各業，甚至是家庭主婦。私人秘書的存在成為國外秘書工作的一大特色。

（3）主動性

由于管理人員在事業競爭中的重要性，秘書人員有了更多的參與決策過程的機會，他們的職能已經較之先前明顯擴展。隨著秘書私人化的普及，很多人都會直接下放一些決策的權利給秘書，使他們的主動性得以發揮，有些雇用私人秘書的人，直接將一些工作全權授予私人秘書打理。

（4）專門性

隨著社會結構越來越復雜，秘書工作也越來普遍，專業化程度也越來越高，是社會各個行業的重要一個組成部分。嚴格來講，每個行業都有秘書性質的工作人員，當前，許多行業秘書開始涌現出來，醫療秘書、教育秘書等已經很常見，充分地反映了秘書的專門性。

（二）從工作內容找差別 1.國內秘書工作內容

國內秘書工作內容大同小異，結合我國的實際情況，我國各個領域的秘書分為15類，他們分別負責以下工作：文書撰寫、文字處理、文本制作、檔案管理、會議組織、調查研究、信息資料工作、信訪工作、接待工作、協調工作、督查工作、日程安排、日常事務、辦公室管理、其他臨時交辦事項。其中“辦文、辦會、辦事”是秘書最主要的工作。在國內，對秘書人員的文字功底的要求是非常高的，需要秘書能夠快速、高效并準確地完成公文的撰寫。

雖然秘書工作內容中有檔案管理這一項，但在實際工作中，很多機關事業單位中，秘書一般都缺乏專業的素質，進而導致檔案不能進行合理的分類、有效的保存和管理。

2.國外秘書工作內容

國外秘書工作（這里以香港為例）根據秘書分類的不同，則秘書的工作內容也不同。

（1）公司秘書

公司秘書可管理公司的相關文件，在老板的不在的時候代替老板處理公司事務；他們可以代表領導簽字、有一定的發言權，在領導授權的范圍內對事情進行決策，但他們并不能直接參與公司事務決策。這類秘書的工作內容可分為監督管理、參與決策、信息披露等。

監督管理。公司秘書要清楚公司章程對自己的約束力，對公司的日常事物要有明確地掌握，保證處理事務流程的合法性，在按著公司制度與章程的前提下，做好自己的工作，在股東大會、公司會議的時候做好記錄，監督公司人員工作情況，并負責與其它部門相溝通、資產評估機構、律師事務所、證券商以及投資者、股東之間的關系，從各方面確保公司按章程合法經營。

參與決策。公司秘書有時候也參與決策工作。在國外股票市場中，秘書要及時了解股票情況，認真聽取董事會和決策者對業務的辦理意見，并提醒管理者、決策者需要注意的一些問題，和公司需要承擔一些義務等，遵守公司的相關規定，科學、合理、及時地決策，確保上述決策信息在第一時間發布，避免公司利益受損。

信息披露。公司的管理制度在不斷完善的過程中，公司的信息透明度也在不斷地提高，為了提高公眾投資的信心，秘書負責把公司的上市信息按著公司的規定進行及時地披露，還要對中介機構進行監督，保證他們披露信息的真實性，還要防止公司的一些保密信息不要外露，做好信息安全工作等。

（2）公司商務助理

公司商務助理一般就是秘書的職能，負責幫助經理處理日常經營中的一些事務，但他沒有決策權利。他的工作主要分為兩類，掌握上市公司的發展動向，比如文書的撰寫、轉接電話、接待來賓等一些工作；還要根據公司的安排外出辦事，接送與收發各類文件，還要為領導辦一些私事等，比如為公司的領導接送家人，為上司的太太送鮮花等。

（3）辦公室文員

辦公室文員包括銷售文員、行政文員、企劃文員等。在這些公司中，秘書處于最為底層的位置，主要負責根據部門經理的意思起草各類文件、修改文稿、打字、復印、收發傳真等；把材料及時交給領導并傳達給客戶，負責員工的考勤工作；公司的檔案管理、信息的收集、處理、分析等一系列的工作。

（三）從工作方式看差別 1.記錄方式

國內秘書做記錄時一般用筆記本，但筆記本一但記上內容之后，就很難增加和減少內容，有時候只能在旁邊進行添加，看起來非常不方便。當筆記本用完后就會丟進抽屜當中，如果再想找到一些有用信息非常困難，找起來也非常旨時間，不利工作效率的提高。

國外的秘書一般采用活頁備忘錄來記載信息，一旦需要增加內容時，就當是輕松地把信息寫到另一頁上，并按著順序重新排列起來，當需要某些信息的時候就可以根據時間進行查找，非常方便。活頁備忘錄的質量很好，象卡片一樣，寫起東西來非常容易，并且能夠隨身攜帶。

從國內外秘書的工作習慣來看，國外秘書的工作效率更高一些。2.出差與應酬方式

在國內，一些公司在招聘秘書的時候必須要滿足“長期出差”這一條件，而出差、應酬等都是秘書一些不得以的工作，特別是“女秘書”更容易引起人們的關注。因此，秘書面臨著自己愛人和上司愛人兩個難題，而女秘書面臨的類似問題更為突出，這也給國內秘書行業人員帶來了很大的壓力。所以在國內，男性秘書的受歡迎程度遠遠超過女性秘書，除了世俗的眼光認為女秘書肯定不光彩之外，還有許多人認為男性秘書做事更加可靠，辦事更加方便，身體素質更強。另一方面，隨同上司出差或應酬又在一定程度上拓展了秘書的人脈，這是一筆無形的財富。

在國外，一些女秘書在簽訂合同的時候就注明不與上司出差，女秘書不負責一些工作以外的事情，比如應酬、出差等，這樣就不會引起雙方家人的誤會，也避免了公司其它人員對她們的輕視。因此，在國外女秘書一樣可以得到上司太太的信任，即使有的時候不得以，必須要和異性老板一起出差，他們也會讓上司帶上他的愛人一同前往，這樣不避免了一些問題的出現。

3.時間觀念與工作效率

國內秘書的工作時間一般是八小時。有時候沒有什么重要的工作，打掃衛生、為領導沏茶、整理一些文件成為上班工作的主要內容。但也有的時候很忙，甚至在晚上還是加班趕材料，因此工作缺乏穩定性。

國外秘書的工作時間大部分是七小時，實際上接近八小時，秘書一定要提前上班，為領導做好工作的準備，并對當日的工作進行安排。下班的時候他們也要晚一些，這些在公司的制度上都不能得到體現。在上班后的第一件事就是把上司當天的工作記錄在備忘錄上，然后根據領導的工作安排時行準備，他們講究當日的工作當日完成，每一件事件都不能拖拉，否則就會影響以后的工作。國內的秘書注重工作效率，工作期間的事情一般不會帶回來，私人時間非常寶貴，不能被公事所占用。

（四）從工作能力找差距 1.國內秘書專業素質

國內秘書的專業差，他們的工作不夠明確，非常復雜，而國內秘書的素質更是高低不齊。有調查顯示，國內秘書真正接受過正規培訓的不到三分之一，他們一般都是文科畢業，以中文、經濟管理、法律專業的居多，當然也包括一些理工科畢業生。近些年我國也實行了“秘書資格考試制度”，并在實際的工作中，秘書并不一定非要資格證，只要單位聘用就可以，多數單位對秘書都沒有明確的要求。國內對秘書職業還存在著一定的偏見，律師、會計師等專業人才都不愿意從事秘書這一職業，這些都因素都影響了我國秘書行業的整體素質。2.國內秘書工作能力

眾所周知，國內秘書的工作綜合能力不強，掌握的工作技能比較單一，且選拔進入崗位的時候大多并沒有掌握作為秘書的基本工作能力，最多只掌握了比較扎實的文字功底。而經過本科四年培養的大學生們，也僅僅只是記住了書本上的理論知識，并沒有很好的將書本知識運用于實踐的能力，所以大部分秘書從業人員都是在進入崗位之后，通過在工作中學習、請教前輩等方式來提升自己的工作能力。我國的秘書政策不夠健全，在人事制度的調整與改革中還沒有涉及到秘書工作的相關內容，所以我國秘書工作能力還不能得到有效提高。

3.國外秘書專業素質

在國外，秘書的專業素質比較高，特定的秘書工作都由特定的高專業素質的人員擔當，比較高等級的秘書工作都要由高水平、高素質、綜合能力強的秘書人員來擔任。隨著社會政治、經濟發展的不斷變化，對秘書工作提出了技能專業化的更高要求，使專業分工呈上升之勢。高級秘書通常要具有人事管理、財務管理、行政管理、經濟調節、系統與信息管理和特殊疑難問題的處理能力。此外還要求有多年行政管理工作經驗與良好的職業道德和作風修養。在國外，要做一個稱職的秘書，必須具備較高的專業知識技能。

4.國外秘書工作能力

國外的秘書工作能力遠遠超過國內的秘書，這主要得益于國外秘書職業教育。在培養目標上，國外突出秘書教育“職業性”。國外培養的是受過專門訓練和嚴格技能考核的人員，是經過規范化培訓和考試的具有職業技能的人才。與此同時，國外特別重視學生能力的培養，特別是有關職業技能操作能力的培養。以香港地區為例，香港地區的秘書要一定的職業操守，對公司的信息安全負責，決不能把一些重要的商業秘密透露出去。他們的專業能力、工作經濟和個人品質都非常重要。在香港的一些高校已經開放專門的秘書專業，香港城市理工學院與得法理工學具有一定的代表性。目前香港還組織秘書資格考試，對一些已經入職的秘書人員要進行嚴格的考核，比如能夠講流利的英語、會熟練使用各種辦公軟件等都是他們必備的素質。對于一些與內地有來往的公司，還要有較強的漢語能力，能夠進行漢字輸入，講流利的普通話等。

正是因為國外秘書職業對秘書從業人員的要求相對來說比較高，所以在某一程度上決定了國外秘書工作能力水平。

二、比較下的不足

（一）工作能力上的不足

國外秘書人員的工作能力比我國秘書人員的強，綜合能力也很高。在綜合素 質比較高的前提下，國外秘書可能也是某一專業領域的專家。這與國外秘書教育、培養和秘書職業化息息相關。通過對比我國秘書工作能力與國外秘書工作能力，找出我國秘書工作存在有以下不足。

1.文書管理

整理、包管好文件、資料，熟練地進行文件整理、匯集、歸檔，當領導需要時，立即就能提供，是干秘書工作不可缺少的一種能力。同時還要掌握按英文字母順序檢索的規則等等。

現階段，我國各個政府和單位的檔案管理現狀令人堪憂，檔案堆積、隨意存放、歸檔錯誤等屢見不鮮，這不僅與有關單位不重視檔案管理有關，也與秘書人員缺少專業的檔案管理能力有關，部分秘書覺得只要把所有的文書全部存放起來，不隨意丟棄，當有需要時再去查找即可，但是這往往會造成查找文檔工作效率低下。如今，隨著辦公自動化的不斷深入與發展，許許多多的文檔都以電子檔的形式儲存下來，這要求秘書不僅要熟練地掌握辦公軟件，還要掌握電子文檔的管理方法。2.語言能力

隨著中外合資企業和外資獨立企業在我國迅速發展，對秘書的語言要求也越來越高，要具備駕馭、使用本國語言的能力，要求秘書熟練掌握英語以及其他外語的能力。必需外語的工作場合，要求對英、法、西班牙語的能力必須達到相當高的程度。不只要求日常會話說得好，還要求有相當的語言學基礎能力。對極平常的單詞的準確意義及初步的語法都不明白的人，是干不了秘書工作的。

3.其他能力

用中國的一句俗語來說，秘書是“萬金油”，要求各方面都要涉獵，但是我國目前的秘書工作卻很局限，繁雜卻沒有知識技術含量，以致很多人認為秘書工作僅僅只是打雜，這需要加強我國秘書在其他方面的能力，例如在會計方面，要求秘書有一定程度的復式記賬、支票、保險、稅務等知識；在分析資料方面，要求有能把長長行列的數字編成圖表、統計表的知識；在印刷報告書、請柬時，要有必要的編輯、校對知識。同時，秘書還應掌握必要的攝影知識、制作單位宣傳報紙等知識。

（二）工作方式上的不足

國外秘書善于運用先進的科學技術來服務于秘書工作，同時所有的秘書人員 都能熟練地操作電腦，工作效率非常高，在對比之下，也顯示出了我國秘書工作在方式上的一些不足。1.辦公自動化

現階段，我國有一部分秘書還是不能熟練地掌握電腦辦公系統，在很多的秘書工作里，還是習慣地使用傳統的手寫進行書寫或記錄，尤其是在制作和處理公文方面。即使有些秘書學會了電腦辦公系統，但是由于掌握程度不夠或是操作次數不多，在使用時，還是明顯的感覺到心有余而力不足，進而導致效率低下。

2.主動性

我國大部分秘書在工作主動性上還存在些不足，這跟秘書的工作態度與觀念有關。大部分人覺得只要將自己分內的工作完成即可，在領導們集體討論的時候，習慣了記錄者和旁聽者的角色，久而久之，秘書的工作的被動性日益突出。

3.其他工作方式

在面對上司的不理解或者錯誤的批評時，很多國內的秘書選擇沉默，但是這并不是解決問題的好方法。人際之間需要溝通，當然秘書與領導更需要溝通。當領導做得不對時，秘書要敢于用委婉的方式指出領導的錯誤；當遇到領導的不理解或者錯誤的批評時，秘書也要耐心地與領導溝通，可以選擇過段時間再與領導靜下心來溝通。

三、新形勢下，國外秘書工作對我國的借鑒之處 隨著我國市場經濟的不斷發展、科技水平的進步，我國知識經濟的發展不斷加快，在經濟全球化的今天，企業對員工的素質要求越來越高，高層次、高素質人才成為社會發展的主要推動者，是未來社會的培養目標，這就向傳統秘書工作提出了挑戰，促使秘書工作在各個領域進行深入改革。

通過國外秘書工作與國內秘書工作的比較，找出國內秘書工作存在的不足與差距，通過借鑒國外秘書工作的優勢，來加強我國秘書人才隊伍建設，加強秘書人員的綜合素質，建設具有中國特色的秘書工作體系，促進我國秘書工作職業化。

（一）加強秘書人才隊伍建設 1.建立完善的秘書工作培養體系

一是市場對人才的需求為人才的培養提供了方向。隨著市場經濟的發展，我國對秘書的要求也在不斷提高，原來的秘書僅僅以處理文字、撰寫一些公文為主，而現在顯然不能符合社會發展的要求。

二是提高人才的專業化，加強學校調和的專業化，可以開設專業的秘書課程，根據市場的需求來培養人才，打破原有的人才培養體系，對秘書工作進行系統化的整合。第一，學校開設應用類課程，提高課程內容的實用性；第二，依托區域的文化牲，對地方的歷史文化與風土人情進行全面的了解，為將來的工作奠定基礎。第三，以培養能力為主，加強課程的實踐性，力求滿足各類企事業單位對秘書人才的需求。

三是要是職業能力為培養核心，不斷創新教學方式方法。在教學活動充分發揮學生的主動性，培養學生的創新精神與實踐能力。秘書行業屬于一專多能的行業，在進行培養的時候要采取靈活多變的培養方式，在教學中模擬真實的工作情況，為學生設立一定的問題，讓他們通過自己所學的知識加以解決，這非常有利于學生的個性化發展。目前國家對秘書工作也進行了相應的規定，如何強化秘書工作的實踐性，在秘書課程中要有所反映，并通過教學的具體案例來進行了督導與學習。秘書課程還是一門實踐性非常強的課程，在教學的各個環節中都應該引入實踐的環節，讓學生逐步適應這樣獨特的教學方式，并提高他們在教學中的參與度，利用各種模擬的信息、工作任務等來提高自己的工作能力，讓他們能夠得到真實的綜合訓練。在教學中還要積極采取現代化的教學輔助設施，比如多媒體體手段，來提高學生的學習興趣，并通過直觀、生動的演示加強他們對問題的理解，提高學生的學習效率。

四是要加強秘書專業設置的規范化建設。由于近幾年各種獨資、合資企業迅速發展，對私人秘書的需求量不斷增加，造成各種秘書專業培訓班一哄而上，而不是根據市場預測對秘書需求量來嚴格、合理的設置專業的混亂局面；實際上，我國的秘書隊伍的主體是公務秘書，隨著政府職能的轉換、機構的精減，秘書的總體需求量并不會大幅度增加，因此勢必出現秘書專業的畢業生找工作難的后果，從而使秘書專業陷入困境。因此，秘書專業的設置必須根據秘書專業自身的特點，主動研究市場經濟條件下人才供求關系的新問題、新情況，擬定切實可行的專業設置規劃。專業設置層次必須明確，包括成人教育的培養也必須多層次多渠道，以適應現代社會發展的需要；專業的設置也必須根據辦學條件、師資力量、社會需要等諸多因素來合理配置，使有限的教育資金發揮巨大的社會效益，而不能完全跟著市場跑。

五是要加強教材的規范化建設。目前，雖然國內有上百種教材，但內容交叉、體系單一，已形成了單純化、雷同化的模式。加強教材規范化的建設，就是根據大學、中專、成人教育的對象不同，各自的培養目標及層次不同，編寫適合不同層次需要的不同類別、不同內容的教材，以保證教材的示范性、趣味性、形象性、層次性和科學性。

2.提高秘書從業資格標準

造成國內秘書工作發展緩慢的原因之一還是因為社會用人單位對秘書這一職業的從業人員要求不高，一般只要求兩點：一是用過硬的文字功底；二是熟悉電腦辦公軟件。我們可以看到，很多非文秘專業的本科學生從事著文秘工作。所以，提高秘書從業資格標準具有十分重大的意義。

第一，要成立全國性的有權威的秘書協會，實行全國統一標準的秘書等級考試。通過全國標準化、規范化的統一考試，不僅使各類學校依照統考這根指揮棒來加強課程和教材的規范化建設，而且使用人單位對秘書的聘用、定級有可靠依據。

第二，對從事或將要從事秘書工作的人員的要求不僅僅是一張秘書從業資格證書，用人單位還需要在雇用秘書時進行對實踐能力的考核與評估。要提高秘書從業人員的標準，門檻準入程度要提高。

（二）加強秘書人員綜合素質

我國秘書人員綜合素質不高，因為秘書工作既繁瑣又復雜，所以這很考驗秘書人員的綜合素質。秘書綜合素質的提高能夠加快工作效率，促進秘書工作的順利開展。

1.第二外語能力

如今，中國于世界經濟、文化交往越來越密切。這樣，懂一門外語就十分必要。現在的英語還是國際的普通話，不懂英語，看不懂英文信函，聽不懂英語電話，接待不了外國客人，就達不到商務秘書的最低要求。對于企業中的秘書有能力的話，最好再掌握一門小語種，因為很多企業的客戶可能是國外一些公司，這時秘書如若能夠掌握這門語言，會對公司的發展添上濃墨重彩的一筆，這會促進雙方的溝通，加強雙方的持續合作。

2．環境適應能力

秘書的環境適應能力對秘書工作來說舉足輕重，看似輕松實則比較困難。這里所說的環境不僅僅指的是秘書的工作環境，還包括全球的政治、經濟、文化和科技環境。秘書要能夠很快的適應領導的為人處世的方法和同事待人接物的原則，要將秘書這一角色很快的融入環境中，發揮好自己的作用。同時，秘書擁有敏銳的政治辨識度，清晰的經濟知識，快速適應全球大環境的變化，將會對秘書工作的各個部門起到十分重要的作用。

3.培養跨文化交際能力

在外企或者合資企業中，秘書直接服務的領導、朝夕相處的同事，都是來自不同的國家。不同國家的人，有不同的風俗與禮節。所以秘書在交際過程中，不僅要掌握好國際通用的禮節，同事也要了解各個國家的風俗。因為秘書不僅要處理好自己與領導的關系，處理好自己與同時之間的關系，還要處理好領導與其他同事之間的關系。

在提高綜合素質的同時，秘書可根據所在單位或企業的需求，培養自己在某一領域的專業能力。

（三）建設具有中國特色的秘書工作體系 建設具有中國特色的秘書工作體系，需要在消化和吸收國外秘書工作的優勢上，進行我國秘書工作的創新。

所謂的中國特色，主要指的一是實踐特色、二是民族特色、三是時代特色這三個方面的特色。是在與中國秘書工作實際相結合的過程中，吸收實踐經驗、融入民族傳統、反映時代要求的必然表現。

1.實踐特色

我國的秘書工作要多多實踐，在實踐中找經驗，在經驗中實踐，不斷提高我 國秘書工作的實踐水平。要發揮不怕失敗、不怕艱辛的精神，勇于將秘書專業知識運用于秘書工作實踐，用秘書工作實踐來不斷提升理論知識。

2.民族特色

中華民族文化源遠流長，我們的民族特色就體現在我們的民族文化上。作為 一個中國的秘書，必須掌握一門中華民族文化，尤其是在企業的秘書，其承擔的不僅僅是一項工作任務，還是發揚與傳承中國文化的使者。秘書工作的民族特色就要體現在秘書日常的表現當中。

3.時代特色

我國的秘書工作要適應時代潮流，在高科技日益興盛的時代，我們要更好利 用這些科技來服務于我們的秘書工作。在中國特色社會主義初級階段這樣一個大的時代背景下，秘書工作要找好自己的基點，利用好我國目前加速發展的大好時機。

第四篇：中外企業文化比較研究

中外企業文化比較研究

摘要：企業文化是現代企業發展的重要組成部分，優秀企業文化能不斷提升企業的核心競爭力。美國、日本、印度等國家知名企業都具有自身的核心價值觀，有獨特的企業文化。我國企業文化建設存在重形式、輕內涵和缺乏創新等問題。需發掘傳統文化精華，結合自身企業特點創造適合企業發展的企業文化，不斷提升企業競爭力。

關鍵詞：企業文化；企業競爭力；標準化；以人為本

中圖分類號：F270 文獻標識碼：A

文章編號：1007－7685(2009)06－0089－03

如何提高企業競爭力是企業發展的核心問題，先進的企業文化和良好的企業形象是提升企業無形資產競爭力的重要來源。當前，企業文化在企業競爭力評價指標中的作用逐漸被強化，企業競爭力的提高與企業文化發展相輔相成趨勢日益明顯。因此，要保持企業持久的競爭力，需實施企業文化發展戰略，促進企業發展。

一、美國、日本、印度企業文化的特點

美國和日本等發達國家的優秀企業都有一個共同特征，即它們都具有自身的核心價值觀，有獨特的企業文化。近年來，發展中國家經濟發展迅速，涌現出一大批具有國際競爭力的企業。其中，與傳統文化相融合、獨具魅力的印度企業文化獨樹一幟。

(一)美國

美國的跨國企業在全球最多且最具競爭力，而每個成功的企業背后都有一個優秀的管理團隊，他們創造出適合企業發展、能持續提高企業競爭力的企業文化。美國的企業文化重視個人價值實現。如，蘋果電腦公司認為，應開發每個員工智慧的潛力，尋找他們思維的閃光點。“人人參與”、“群言堂”的企業文化，使企業不斷開發出具有轟動效應的新產品。在個人價值實現的過程中，也推動了企業整體的發展。美國的企業文化提倡奉獻和競爭。企業員工只有具有奉獻精神才能真正將個人發展和企業整體利益結合起來，全心全意為企業服務。企業員工只有展開競爭才能有效益、出成果、出人才。同時，美國企業又非常重視為員工搭建良性競爭的平臺，充分發掘他們的潛力。提倡創新和利益共享是美國企業文化的另一特點。美國的IT公司處于世界領先地位，他們秉承創新、激勵創新的傳統，使公司的產品始終走在世界前列。在利益共享方面，美國許多企業實行股份制，給員工配股，提高他們在企業的地位，增強他們對企業的歸屬感。

(二)日本

日本企業特別重視企業文化建設。其企業文化的特點主要有：一是企業文化的核心是“和魂洋才”。“和魂”指日本的民族精神，“洋才”指歐美的技術。“和魂”和“洋才”結合，成為日本近代企業家經營活動的指導思想。二是家族主義是企業文化的顯著特色。家族主義把家庭的倫理道德轉移到企業中，企業的管理活動都是為保持集團這個大家庭的協調，維護大家庭的利益，充分發揮大家庭的力量。家族主義觀念在企業中表現為團隊精神，提倡和諧的人際關系。因此，“和為貴”的思想是日本企業文化的核心。三是企業文化的重要內容是以人為中心，多方面協調企業的生產關系，緩和勞資矛盾，將企業發展成為一個命運共同體，實現勞資和諧，提高員工的主體意識。

(三)印度

印度的企業文化主要表現為家族文化、精英文化、信用文化、人本文化和行業文化。印度人民黨政府前任財政部長亞什萬特?辛哈曾說：“印度有三種經濟，一種是信息技術推動的新經濟，一種是磚瓦泥匠代表的舊經濟，還有一種就是老牛車代表的更加陳舊的經濟。”無論哪種經濟都是私營企業占多數，家族企業多，但他們又不迷信家族接班制度，如果家族培養不出精英，可將產業交給家族外的精英來處理。家族文化和精英文化的優勢互補保證企業發展的持續性。印度企業認為信用是企業生存的根本，信用不僅體現在同其他企業的交往中，同時在員工待遇上也講求信用，嚴格遵守員工合同，為員工謀求利益，聽取并采納員工意見，這是印度企業中的人本文化。印度企業廣泛加入行業協會，團結一致，注重在行業中提高自身的知名度。另外，行業規范嚴謹，重視企業的社會效應，提倡回報社會并以此提高企業的榮譽。

(四)美國、日本和印度企業文化的共同特點

首先，他們的文化都根植于本國優秀的文化傳統。美國一向崇尚個人主義。因此，企業文化將實現個人價值放在首位，重視發掘員工價值，人盡其才，擴大員工的發展空間。而日本和印度的企業文化家族觀念較重，他們將家族主義融入企業管理中，成為一種文化，這降低了管理難度，保證企業策略的一致性。其次，這些國家的優秀企業無不將回報社會視為己任。企業不是一個獨立的個體，而是社會生活中的一份子，企業只有在社會的支持下才能長期盈利、獲得發展。同時，企業在奉獻社會的過程中又提高了自身的知名度和美譽度，也將得到社會更大的支持。企業與社會間的良性互動，既有利于企業，又造福于社會。最后，這三國的企業文化都重視提高員工的歸屬感，提倡員工對企業的榮譽感。只有這樣，員工才能甘心為企業奉獻并在工作中找到樂趣。

二、中國企業文化存在的問題

改革開放三十年來，我國企業發展取得長足進步，隨著企業的生存環境由計劃經濟體制逐步轉向市場經濟體制，從工廠制轉向公司制，我國企業競爭也從產品競爭和服務競爭轉向深層次的文化競爭，企業在探索中不斷發展壯大。但同時也應注意到，與許多國際知名企業相比，我國絕大多數企業在文化建設方面還存在明顯不足。

(一)企業文化建設重形式、輕內涵

目前，我國許多企業都有自己的企業文化，但這些“企業文化”往往只是名義上的口號，并沒有真正植入到企業的日常經營和決策中，沒有真正形成企業特色。如，有的企業雖然打著“務實、責任”的口號，但員工工作不嚴謹、消極怠工，有的員工不愛惜公司財物，沒有責任心。究其原因在于企業文化只流于形式，沒有真正深入員工的心里。另外，我國一些企業的所謂“文化”過于追求形式，不切實際，廣大員工不能理解，奮斗目標不切實際，這樣的企業文化就失去了原有的意義。

(二)企業文化建設缺少創新

企業文化理論源于西方發達國家。我國加入WTO后，許多西方國家的管理理論被我國企業采用，而我國部分企業紛紛模仿西方國家管理模式，不顧企業自身生存環境，全盤照搬西方模式，結果忽視了我國傳統文化中的精華部分。事實上，這樣的管理理念并不利于我國企業發展，因為企業文化是基于民族文化的根基之上，我們所吸收的文化必須與我國企業文化相融合，否則就會“水土不服”。文化差異是企業發揮自身優勢的條件，失去這個差異就等于削弱企業的競爭優勢，這對企業發展不利。因此，我國企業一定不能照搬西方企業文化理念，應根據實際情況，加以創新，確定適合企業發展的企業文化建設目標。

(三)企業文化建設存在政治化傾向

在計劃經濟時代，企業的管理者是黨組織，企業文化建設也基本上等同于思想政治建設。雖然改革開放已三十年，國家也在大力推行政企分開，但從思想政治著手建設企業文化的意識仍存在，帶有濃重政治色彩的企業文化建設不利于企業的發展。

三、構建有中國特色企業文化的對策

我國是一個歷史悠久的文明古國，許多優秀的文化傳統需要認真發掘，融入到我國企業文化中。企業應看清自身的特點，根據實際情況構建企業文化，為企業的持續發展打造良好的“軟件”設施。

(一)秉承傳統，構建個性鮮明的企業文化

美國、日本、印度的企業文化都是在本國文化傳統的基礎上發展起來的。任何企業都不能脫離國家的傳統文化。因此，企業文化建設要結合本國社會文化傳統。我國是一個歷史悠久的文明古國，燦爛的民族文化是我們取之不竭的精神財富，傳統文化中的信義應成為企業活動的準則。而儒家思想中的“家國天下”也可解讀為：企業承載國家經濟建設的重任，應在自身發展的同時努力回報社會，為國家做貢獻，國家強大企業才有堅實的后盾。如，海爾集團總裁張瑞敏將《論語》、《孫子兵法》、《道德經》中的傳統文化思想融入到企業文化建設中，提出帶有濃郁傳統文化氣息的企業文化：“管理無小事”、“人人是人才，賽馬不相馬”、“日事日畢，日清日新”。他倡導的企業精神是：“追求卓越，永不滿足”，并追求“敬業報國”的信念。這些與我國優秀文化結合的海爾文化創造出令世界震驚的海爾業績。目前，海爾模式已被寫入哈佛大學MBA課程，成為中國型企業文化的典范。

(二)企業文化建設的標準化與人性化相結合

人性化是強調企業管理者通過道德修養感化職工，領導以身作則，將道德觀念融入到員工的評判標準中。標準化指企業建立完整的規章制度。完善的制度可以保證員工明確職責，提高工作的目的性。但一些企業常常將二者割裂開或將二者對立起來。實際上只有標準化和人性化相結合，才能最大限度地發揮員工的積極性。過于強調人性化，忽略制度建設，會導致工作懈怠、管理無方，往往會忽視員工的工作能力；反之，只強調標準化建設，不注重員工思想道德建設，不體諒員工，就會使管理過于形式化，企業也就失去持續上升的動力。以海信集團為例，該企業是從十幾人的手工作坊發展成為大型電子信息企業集團，海信集團的企業文化是“敬人為先、創新為魂、質量是根、情感管理”。海信集團建立完整的激勵機制、明確的獎懲制度，并要求人人遵守。同時海信的企業文化倡導人和人之間的情感關懷，有濃厚的人情味，讓很多員工對海信都不忍割舍、放棄高報酬的其他工作機會。海信將標準化與人性化完美結合在一起，員工人人爭先，在把握創新和質量兩個關口后，企業得以快速發展。

(三)構建以人為本的和諧的企業文化

企業歸根到底是人的集合，企業管理也就是人的管理。美國的企業文化強調實現員工的個人價值，為員工構建公平的競爭平臺，發掘他們的潛力。日本企業文化中“和為貴”的思想促進團隊協作，發揮整體優勢。印度企業文化中的精英文化、人本文化無不將人推到企業發展的關鍵點。因此，我國企業應以人為本的構建和諧企業文化。構建以人為本，和諧的企業文化要重視人才引進和人才培養，培養一支高素質的員工隊伍。我國最大的房地產公司之一萬科公司始終認為人才是最重要的資源和核心競爭力。董事長王石認為，人才是一條理性的河流，哪里有谷地，就會向哪里匯聚。萬科始終將人才引進和培養放在公司發展的首位，不惜成本建設人才培訓機制，良好的人才儲備成為企業發展的源動力。構建以人為本的和諧企業文化要為員工創造舒適的工作氛圍，增加員工的歸屬感。只有這樣，才能提高員工的主人翁意識，把企業看成自己的家。雅戈爾是我國知名的服裝企業，他們創造了“將所有員工視作親人”的親和文化，這就是增加員工歸屬感的最好寫照。同時構建以人為本的和諧企業文化要以顧客為本，以服務社會為本。只有這樣，才能贏得良好聲譽，才能有更好的發展前途。

責任編輯：李琪

第五篇：比較中外秘書的歷史發展

比較近代中外秘書的發展歷程

摘要：秘書在世界范圍內是最廣泛的社會職業之一，也被譽為世界上常青的職業，在我國，秘書一詞由來已久，據史籍記載其最早出現在漢代；而在國外，秘書也是一個歷史比較悠久的職業，其來源于拉丁文，意思表示的是可靠的職員，中外秘書的發展，雖總體相似，卻也各有其特點。

關鍵詞：職業 中外秘書 發展 領導 能力

當一次熱情洋溢、富有真知灼見，并反映公眾心聲的講話引起經久不息的掌聲的時候，人們很少會想到草擬講話稿的秘書；當一個會議整合與會代表的意愿，取得廣泛共識，獲得圓滿成功的時候，會前會后在幕后事無巨細操勞的秘書，大多不會載入史冊；當一位領導者管理有方、耳聰目明，勇于創新，做出了貢獻的時候，他除了感謝組織的培養和群眾的支持外，內心還深深地對其身邊默默無聞、無私奉獻的秘書懷著感激之情。

秘書是領導者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務服務人員，他們以輔助決策，綜合協調，溝通信息，辦文、辦會、辦事等為主要職能，是領導者、主事者的參謀和助手。

秘書是秘書工作的主體，是秘書理論與實踐研究中的核心。無論是中國還是外國，秘書都是社會中必不可少的人員之一，中外秘書的發展，雖總體相似，但卻也有其各自不同的特點。

一 中國秘書的發展歷程

自1840年鴉片戰爭后，我國進入現代社會。這一歷史時期，我國實現了古代尚未職業化的秘書性工作向職業化的現代秘書工作的轉變。

（一）晚清時期

鴉片戰爭后，西方大舉入侵。1911年，清廷成立責任內閣。責任內閣內的秘書機構有：承宣廳，負責宣布詔令、辦理奏折等。制誥局，負責擬制詔令、進呈賀表等。收文處，負責收手京外衙門投送內閣的公文。在中央政府各部門，也設立了秘書機構。這一時期的秘書機構，分工更細，任務也更為具體，對外辦文、辦事、辦會更多。

（二）南京臨時政府時期

1911年，以孫中山先生為總統的南京臨時政府之總統府正式設置秘書處作為政府日常辦事機構。總統府秘書處下設總務組、軍事組、外交組、電務組、官報組、收發組等分支機構。總統府設秘書長一人，直接聽命于大總統。秘書處在秘書長領導下工作。南京臨時政府的秘書工作，首開了我國具有現代意義的秘書工作之先河。

（三）國民黨政府時期

國民黨政府實際上一直是以蔣介石為最高統治者的高度集權專制政府。1932年設立侍從室為蔣介石的親信秘書機構。侍從室下設若干處，其中掌管機要秘書工作的處最為重要。這一時期，政府及國民黨黨務組織、軍隊的各級領導機關，都配備了比較完備的秘書機構，社會團體也有了自己的秘書工作，特別是規模較大的企業的秘書工作較前代有所發展，不少企業家和社會名流還聘有私人秘書。

（四）戰爭年代中國共產黨的秘書工作

抗日戰爭時期，中國共產黨及其根據地政府的各級秘書機構得到健全。1937年重設中央秘書處，下設秘書、文書等科，區以上的領導機構均設有秘書部門。而到了解放戰爭時期，中國共產黨的秘書工作又有了進一步發展。在這一時期，秘書工作大為加強，文電處理日趨完善與系統。中央機關文件處理形成一套完整的程序。革命戰爭時期中國共產黨的秘書工作，為新中國成立后的秘書工作奠定了堅實的基礎。

二近代外國秘書的發展歷程

我們主要從三個方面來看西方近代的秘書工作。

（一）國家秘書工作的發展

西方近代國家秘書工作的發展體現在以下方面：（1）秘書機構的地位得到鞏固。西方國家政權系統的秘書機構—辦公廳、秘書處，大多通過法定程序，確定為政權組織中不可缺少的組成部分。（2）國家秘書機構的負責人一般是決策層成員，如秘書長、國務秘書一般都能參與或輔助決策。（3）國家秘書工作分工進一步發展，有了政治秘書、安全事務秘書、文化事務秘書、經濟事務秘書、法律事務秘書及日常事務秘書等。（4）政權首腦的秘書班子強化。首腦不僅配有各類專為個人工作服務的秘書，還配備有近身服務的辦公室、政研室等秘書工作班子，提供多智能、高效率的公務服務。（5）國家機構中的秘書人員的素質進一步提高，選拔任用的要求也比較嚴格。（6）秘書的辦公工具得到不斷改善，辦公技術及手段也不斷發展。

（二）工商企業秘書工作的發展

西方近代工商企業中的秘書工作也得到不斷發展。（1）辦文、辦會、辦事、信息處理、接待等秘書工作已成為有一定規模的工商企業經營管理中的不可缺少的環節。（2）先進的科學管理理念應用于秘書工作管理，如程序化管理、崗位職責管理、工作流程控制等運用于秘書工作管理后，使其更為規范、有序。（3）工商企業秘書對企業主管的近身綜合輔助和服務，使之在實踐中成長為具有全面經營管理能力的人才而晉升為各級企業主管，從而使高級企業秘書崗位成為培養各級企業經營管理者的重要臺階。

（三）秘書工作的分支發展 西方秘書工作的分支發展在這一時期十分活躍。（1）秘書的參謀咨詢發展為專司參謀咨詢的機構。（2）秘書的辦文辦會事務，發展為秘書事務所、會議會展中心。（3）出現了各類秘書的行業協會、學會等。（4）秘書的分類更細，社會普及面更廣。這些，都是秘書工作理論與實踐發展的重要標志。

讓我們以美國為例，看看秘書在近現代的發展要求。

在美國，秘書有著良好的發展機會，公司往往為秘書提供多方面的、廣泛的實踐機會，給秘書的長遠發展奠定堅實的基礎、美國秘書的發展往往十分注重以下方面。

（1）通過學習提高素質。越來越多的領導都在盡力尋找那些既有廣泛的人文科學知識，又擁有良好技能的秘書。美國秘書要想成長迅速，必須通過學習提高自身的綜合素質，這樣才會受到歡迎。

（2）通過實踐提高技能。經理們十分強調秘書處理辦公室事務的技能，要求秘書必須熟悉一切辦公程序，熟練的使用復雜的通信設備，所以，秘書只有在實踐中不斷的提高自己的專業技能水平，才能夠具有諸多的發展機會。

（3）建立良好人際關系。人際關系是秘書發展的重要保障，秘書必須處理好與上司、同事、外界的關系，才能得到多方面的支持與合作才能為自己的迅速發展打下良好的基礎。

（4）全面熟悉所在企業。秘書所在的組織是其生存發展的具體組織環境。秘書必須全面了解它，促進它的發展。只有對企業熟悉，秘書才能夠在特殊情況下具有應對復雜問題的能力，同時增長才干，具有更多晉升的機會。

（5）積極迎接全新挑戰。科技的發展使傳統的秘書事務減少，秘書面臨辦公現代化的挑戰，如果秘書能不斷學習現代辦公技術，用以取代舊的技能，就能獲得很好的職業保障及更好的秘書職位。

秘書工作關聯著社會的各個領域。無論中外秘書，其工作的發展都是社會發展的有機組成部分。研究秘書工作發展的規律性，必須要清楚的明白秘書這個職業在各個時期的發展歷程，只有系統的研究秘書職業在歷史發展的進程，全面的認識到現實發展的狀況，才能準確的把握其演化規律，進而把握未來發展的方向。學習秘書學，從事秘書工作和研究秘書理論與實踐的人們，都應該清醒的認識到這一點。

參考書目：

【1】 方國雄，方曉蓉等主編 秘書學.北京：高等教育出版社，2003.8.【2】 王紹齡主編 秘書學.第一版，河南：河南大學出版社，1988.8.【3】 金常德 趙蓮娜主編 秘書學概論.第二版.大連：大連理工大學出版社，2009.10（2010.11重印）.【4】 丁水木著 文字秘書的修養.上海：三聯書店上海分店，1988,1.【5】 岳凱華主編 秘書學概論.湖南：湖南大學出版社，2005,7(2008.7重印)