第一篇：關于行政公文文種選擇和使用問題的探討

關于行政公文文種選擇和使用問題的探討

【摘要】行政公文文種有很多，有些文種的意義和性質很相似，因此有必要對公文文種的選擇進行探討，這有利于我們正確地使用公文文種。文章對常見的文種選用過程中出現(xiàn)的錯誤進行了剖析，進而提出了正確選用公文文種應該參考的標準，目的就是能使讀者在實際工作中對如何正確選用公文文種有所借鑒。

【關鍵詞】行政公文；文種；錯誤類型

公文是在管理國家機關政務和企業(yè)、事業(yè)單位事務過程中形成和使用的具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書，是制定與發(fā)布政策法令，傳達方針政策與意圖，部署、指導、商洽與報告工作，交流工作經(jīng)驗和情況，記錄工作活動的書面文字工具，因此，它在國家政治、經(jīng)濟、文化、軍事和科學活動中起著不可替代的作用。劉勰在《文心雕龍》中所說“章表奏議，經(jīng)國之樞機”就直接指明了公文在治理國政方面所起的紐帶和關鍵的巨大作用。

公文的文種有很多。它包括上級政策指令性文件、法令性文件、對有關問題的批復等；有本單位工作中形成的工作計劃、工作總結、規(guī)章制度、統(tǒng)計報表、領導的講話稿、會議紀要、電話記錄、收發(fā)文登記冊等；有下屬機關或單位送來的工作報告、請示、情況反映等。因此，有必要對現(xiàn)在使用的公文文種按照實際需要和一定的標準，劃定每一公文的種類的適用范圍，有利于我們正確認識和選擇文種，以免錯用和混用；有利于提高公文寫作的質量和規(guī)范化；有利于提高公文運轉和公文處理的效率；還有利于公文的立卷歸檔和科學管理。

新中國成立后，黨和國家歷來十分重視公文文種的劃分和公文處理工作，并就公文處理問題多次下文進行修改和強調，因此，弄清公文種類的范圍、明白確定公文文種的意義、掌握選用公文文種的方法十分重要。

從公文的適用范圍分，可以把公文劃分為通用公文和專用公文兩大類。通用公文是指在黨政機關、社會團體和企事業(yè)單位中普遍使用的、規(guī)范化的公文。我國現(xiàn)行通用公文一般專指2000年中華人民共和國國務院辦公廳發(fā)布（修訂）的《國家行政機關公文處理辦法》中規(guī)定的我國各級行政機關使用的公文文種有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等共十二類十三種。另外，1996年5月中共中央辦公廳印發(fā)了《中國共產黨機關公文處理條例》，規(guī)定中國共產黨各級各類機關使用的公文文種有決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要等文種。綜合上述規(guī)定，我國現(xiàn)行各級各類黨政機關單位通用公務文書的主要文種歸納起來共十八種，它們是命令（令）、公報、公告、通告、決定、決議、指示、意見、條例、規(guī)定、議案、報告、請示、批復、通知、通報、會議紀要、函。它們的特點是具有統(tǒng)一的名稱、格式和使用方法。專用公文是指在一定工作部門和特殊專業(yè)業(yè)務范圍所使用各種專業(yè)文書，如外交文書、司法文書、軍事文書、計劃文書、統(tǒng)計文書、財會文書、科技文書等。每一種專用文書還各有許多具有專業(yè)特色的文書名稱，如外交文書有照會、國書、外交函件、備忘錄、議定書、外交公報等。其特點是專業(yè)性強，文種繁多。因此，在本文中，我們只討論我國現(xiàn)行的通用公文的名稱的劃定和使用。

一、確定公文文種選用方法的意義

公文的名稱是根據(jù)制發(fā)公文的目的、制發(fā)機關的權限和收發(fā)文機關之間的行文關系確定的。公文名稱不同，所起的作用也不同，不可隨便亂用和混用，否則就達不到制發(fā)公文的目的，甚至會打亂機關之間的正常工作程序。公文的名稱不僅必須具體確定，而且各機關使用的公文名稱必須統(tǒng)一。各機關單位的職能、任務雖然不同，但它們工作活動的方法都基本一樣，與上下級及其他機關的聯(lián)系的方式也差不多，反映在公文的使用上也大體一致。統(tǒng)一規(guī)定了公文名稱及其選擇使用方法，可以使機關之間的聯(lián)系及活動協(xié)調，有利于機關工作有秩序地進行。所以，確定和正確使用公文名稱就有重要的意義。

1.行政公文文種以黨和國家法定公文的方式明確規(guī)定下來，使公文的名稱選用有“法”可依，使全國的公文都有了統(tǒng)一的種類和規(guī)范的格式及其處理辦法，使公文文種的合法性和法定權威性得到了保證。從而能夠保證國家政令暢通，令行禁止，提高公文的運轉處理效率。

2.公文文種的正確的選用，可以給予不同情況下使用的公文以一定的名稱，可以顯示每一公文文種的不同性質和作用。比如命令（令）是我國國家行政機關、國家領導人或軍事機關頒發(fā)的具有強制效力的指揮性文件，是一種法規(guī)性、強制性很嚴格的下行文，受文機關必須無條件地貫徹執(zhí)行。它適用于國家行政機關依照有關法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定。因此，命令（令）的作者有嚴格的限定范圍，不是每個領導機關或領導人都可以發(fā)布命令的。一般機關單位是不能使用的。

3.確定了公文文種，可以在擬寫公文時有明確的行文目的和中心意圖。比如：當我們表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況以及需要各機關知道的事項，我們選定的文種是“通報”。一旦選定了通報這個文種，我們的寫作意圖也就確定了，就是用具有普遍意義的典型事例，成功的經(jīng)驗和失敗的教訓，借以推廣先進的做法，弘揚時代精神，教育工作人員或者溝通信息、互通情況。

4.給予不同情況下使用的公文以確定的名稱，可以在處理和閱讀公文時容易了解制發(fā)公文的意圖，有利于準確、迅速地處理和查找公文。又因為公文的名稱反映公文的價值，同時又是組合案卷的一個特征，因此，公文文種的選定，也有利于公文材料價值的鑒定和立卷，從而提高公文的處理效率。如“決定”的事項必須執(zhí)行，否則不能政令暢通；“請示”要在規(guī)定的期限內答復，否則下級可能無所適從；“報告”重在匯報工作，了解下情，因此不一定答復；“函”重在商洽協(xié)商，因此，處理主動權則完全掌握在受文單位手里。這樣，受文單位就可根據(jù)文種不同，區(qū)別輕重緩急，合理、高效地處理問題。

5.公文文種的確定，可以表達文件的不同行文方向，明確機關單位之間的行文關系，有助于把握行文方向，選擇正確行文方式，正確執(zhí)行行文規(guī)則，進一步保證機關文件的效力和提高機關工作效率。如“請示”的含義是請求指示，這就說明請示的行文方向是自下而上；“決定”是由上級機關作出的，下屬部門和組織必須執(zhí)行，所以它的行文方向必然是自上而下的；“函”是用來傳遞信息、溝通情況、商洽事務的，任何組織都使用，因而便產生了上行、下行、平行等多種行文方向。

然而，明確了選定公文文種的意義和作用，并不等于在寫作實踐中就能正確選用公文文種。實際上，在擬寫公文標題時，如何確定正確的、合適的公文文種一直困擾著我們文書工作者，甚至一些有經(jīng)驗的秘書人員也經(jīng)常錯用和亂用文種的問題。

二、公文選用過程中，常見錯用亂用文種問題分析

2000年8月國務院辦公廳頒布的《國家行政機關公文處理辦法》第25條第3款對行政公文文種的選用和確定作了原則性規(guī)定：公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關的職權與主送機關的行文關系確定。根據(jù)上述公文種類選擇的基本原則，公文在行文時必須根據(jù)行文目的、公文內容和行文關系以及發(fā)文機關的職權、每個文種的適用范圍合理選擇和確定文種。但是，在具體工作中行政公文文種選用仍存在很多問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面: 1.生造行政公文文種。根據(jù)現(xiàn)行的《中國共產黨機關公文處理條例》和《國家行政機關公文處理辦法》的規(guī)定，我國現(xiàn)行各級各類黨政機關單位通用公務文書的主要文種歸納起來共十八種，其他一些習慣稱呼和一般事務文書均不能當成行政公文的文種來使用。如《關于燃煤供應問題的補充說明》《關于我校實行全員聘任制的有關問題的解釋》和《關于進一步加強學生安全工作的匯報材料》，在這三份文件中，把“補充說明”、“解釋”“匯報材料”當成了行政公文的文種使用，而這三個名稱在法定公文中是不存在的。另外如“辦法”、“細則”、“規(guī)定”、“要點”等，從來沒有取得過法定行政公文的資格，因此也不能獨立行文。但有些機關將“辦法”、“細則”等統(tǒng)統(tǒng)作為正式的行政公文使用，并堂而皇之地標明發(fā)文字號，如《××市市區(qū)城鎮(zhèn)廉租住房管理辦法》(×政發(fā)〔2002〕242號)，上述這些做法損害了公文的權威性和公文處理工作的嚴肅性。

2.濫用行政公文文種。每一種公文文種都有明確的適用范圍，都有嚴格的使用要求，每個制發(fā)機關都應根據(jù)各自的職權范圍、行文目的和工作內容選擇單一確定的文種。但在寫作實踐中，經(jīng)常出現(xiàn)超出職權范圍和工作內容隨意使用法定公文。如：把應該用某些社會事務性文書(如廣告、聲明、啟事等)去解決問題而不去使用，卻濫發(fā)“通知”、“通告”和“公告”；在提出一般事項的請求時能用“申請”辦理的，卻用“請示”或“報告”行文解決，搞公文文字游戲；有些單位把“簡報”當作法定公文取代“報告”使用進行反映情況；再比如:由于“通知”的適用范圍很廣，功能有很多，同其他許多公文文種都有交叉，于是有人就把“通知”當成了萬能文種，似乎什么文件都可以用“通知”制發(fā)，本該用“會議紀要”、“批復”、“命令”、“通報”等文種時，行文皆用“通知”代替。

有些單位在使用通知批轉或轉發(fā)文件時，盲目亂轉，甚至對同一文件層層轉發(fā)。其實如果上級文件已有明確規(guī)定和切實要求，各機關可直接翻印下發(fā)，不必轉了再轉。因此，凡確需轉發(fā)的文件，應認真研究文件的精神，結合本地區(qū)、本系統(tǒng)的實際提出要求，講求實效，注意質量，提高效率；必須注意通知的確切適用范圍和性質及下行文的特點，防止濫用。

3.混用行政公文文種。公文文種是用以表明公文的性質和要求的，一份文件只能用一個文種，兩種文種不可混用。比如某單位《關于擴建油庫的請示報告》，“請示”和“報告”本來是兩個截然不同的文種，如果混在一起會讓人分不清到底是“請示”還是“報告”，不好處理。有些機關單位在向同級機關及無隸屬關系的單位進行請求性或答復性行文時往往使用“請示函”“批復函”。比如 《××省××廳關于擬錄用2000應屆大學畢業(yè)生的請示函》《××省人事廳關于批準錄用×××等×名同志為國家公務員的批復函》，兩篇公文把“函”和“請示”、“批復”混在一起使用，使人搞不清楚互相行文的兩個單位之間到底是什么關系。

4.錯用行政公文文種。在工作實踐中，我們發(fā)現(xiàn)，由于一些公文文種在某些功能上的相似性，在選擇公文文種時，忽視了他們之間的細微差別，因此造成了公文文種的錯誤選擇。這主要表現(xiàn)為以下幾組文種：

（1）在現(xiàn)行機關單位中，“函”與“請示”或“通知”等的使用經(jīng)常搞錯。如有些機關單位在向同級機關或無隸屬關系的單位進行請求性或答復性行文時，不使用“函”而是用“請示”或“通知”等。其實，正確的做法是：凡是向同級或無隸屬關系的機關單位行文，不管是請求性、答復性還是商洽性的，一般都應該使用“函”。

（2）“公報”、“公告”和“通告”界限不清，相互之間錯用情況經(jīng)常發(fā)生，常見的是該用“通告”的卻用了“公告”。如《中國人民銀行關于國家貨幣出入境限額的公告》，這份文件把應該使用“通告”的卻是錯用了“公告”。其實“公報”、“公告”和“通告”三者的區(qū)別還是比較明顯的。“公報”用于發(fā)布重要決定或者重大事件，適用于黨內外或一些專業(yè)領域，其作用更多的是宣示和告知事項；“公告”通常是指以國家的名義向國內外莊嚴宣告有影響的重大事件的文告，級別很高；“通告”一般公布需要遵守或周知的事項，帶有一定的行政約束力，機關、團體、企事業(yè)單位都可以在自己的職權范圍內發(fā)布。

（3）批復和具有答復性質的函之間的錯用。大體上有兩種情況:一是主管部門對詢問問題或請批事項的不相隸屬的機關、單位錯用“批復”行文。按照規(guī)定，一些業(yè)務主管部門對請求批準某一事項的不相隸屬的機關、單位行文時應用“函”(復函)而不應該用“批復”，然而在具體實踐中，許多部門自覺不自覺地用“批復”回復，這是一個比較普遍卻難以糾正的問題；二是上級機關針對來自屬于下級的“請示”錯用“復函”行文。有的人把由辦公部門被授權“函復請示”的做法理解為“上級機關對下級機關的請示可以用函答復”、“函可以平行，也可以上行、下行”等，這是一種誤解。“上級機關答復下級機關的請示可以用函行文”的說法起碼不確切，應是“上級機關答復下級機關的請示可以授權辦公部門函復”。（4）“決定”、“通知”、“意見”三者的錯用。在實際工作中，這三者的相互的混用和錯用情況比較嚴重。許多機關不管安排的工作是日常事務性的，還是帶有全局性、持續(xù)較長時間、具有重要意義的，一律使用通知。關于“意見”文種的使用，《國務院辦公廳關于實施<國家行政機關公文處理辦法>涉及的幾個具體問題的處理意見》(國辦函(2001)1號)中作了具體的說明，規(guī)定“意見”可以用于上行文、下行文和平行文。“意見”可以不提明確要求，只是提出對重要問題的見解和總的原則性的看法，使受文機關能夠結合本地區(qū)、本部門的具體情況參照執(zhí)行。但有些時候我們卻把應用“決定”“通知”的而錯用了“意見”。

三、選用行政公文文種過程中，怎樣避免錯用濫用混用文種 在上述文章中，我們對選用文種的意義進行了論述，又對在使用公文文種實踐中出現(xiàn)的常見錯誤類型進行了分析。那么，究竟如何選用公文文種呢? 1.選用公文文種，必須根據(jù)制發(fā)公文的目的和行文的要求進行。所有的行政公文文種都有法定的適用范圍，其行文目的和要求必須符合公文的適用范圍，行文目的和要求不同，所使用的文種也不相同。比如“請示”和“報告”的選用，“報告”的目的是下情上達、陳述情況，不要求答復，而“請示”是要求上級對請示的事項給予指示、批準或答復的，因此，在選用時，凡是陳述情況，匯報工作，不要求批復的文件應選用“報告”，凡是要求上級批復的文件，應選用“請示”。2.應根據(jù)行政公文制發(fā)機關的權限來選用文種。不同的行政公文對其行文主體的要求不一樣。有的行政公文行文主體級別高，有的行文主體級別低；有的行政公文行文主體范圍廣，有的行文主體范圍窄，因此，選用的文種應和其制發(fā)機關的權限和級別相適應。比如：“公告”通常是以國家的名義向國內外莊嚴宣告有重要影響的重大事件的文告，不可隨意在招工、招干、招租、開業(yè)、遷址等活動中，濫用“公告”文種，對“公告”的濫用實際上是一種越權行為。“決議”的行文主體一般是會議，主要是中國共產黨機關單位的會議使用，人大、其他黨派、組織、團體的會議也有使用，但政府機關就不能使用，也沒有“決議”這一文種。

3.應根據(jù)收發(fā)文機關之間的行文關系來確定公文文種。行文關系指的是機關之間文書的授受關系，它是根據(jù)機關的組織系統(tǒng)、領導關系和職權范圍來確定的。按照行文關系和文書的去向，行政公文有可分為上行文、下行文和平行文。不同的行文關系，文種的選用是不同的。如果是向下屬組織行文，一般多用“指示”、“決定”、“通知”、“通報”、“會議紀要”等文種；如果是向上級機關行文，則只能選用“請示”、“報告”、“議案”等文種；如果是向平級和不相隸屬機關行文時，主要采用“函”。

4.在選擇行政公文文種時還應當考慮每個文種的性質、作用和使用要求。根據(jù)《中國共產黨機關公文處理條例》和《國家行政機關公文處理條例》的規(guī)定，每一文種都有獨立的作用和功能，不同的行文內容、目的要求應與文種的適用范圍相適應。如：“通報”的性質是運用典型從正反兩面對干部和群眾進行政治思想教育和溝通信息、互通情報、傳播政策精神、推動工作的重要文種，其目的在于互通情況，引起注意，用以教育、督促和推動工作，這是與其他指揮性的文種不同的性質。因此，凡是行文時著重在引導、教育、溝通和推動工作時，就應該選用“通報”。

5.在選擇公文文種時還應考慮每一份公文只能選擇唯一的文種，而且只能選擇公文管理法規(guī)規(guī)定的公文文種，決不能生造文種。比如在公文標題中不能出現(xiàn)“請示報告”“意見通報”等兩個文種同時并用的情況和“匯報”等在法定公文里找不到的文種。

總之，行政公文文種的選擇應嚴格按照黨和國家的公文處理法規(guī)的規(guī)定，根據(jù)制發(fā)公文的目的、制發(fā)機關的權限、收發(fā)文之間的行文關系，認真領會每一個文種的性質和適用范圍，從而選擇正確的合乎行文目的和要求的文種。只有這樣，我們才能適應隨著形勢的發(fā)展對公文文種功能性質不斷調整的要求，從而維護機關單位之間的正常工作秩序和公文處理的統(tǒng)一性。

第二篇：公文文種的選擇

根據(jù)下列材料寫作公文

寫作要求：

1、標題用完全式；

2、發(fā)文字號和主送機關根據(jù)材料擬定；

3、材料可以根據(jù)需要酌情添加和完善；

4、成文日期自定；

5、打X的地方要具體化；

6、沒有給出文種的，要自己選定文種。寫作材料：

1、近段時間以來，XX大學學生宿舍很混亂。有的學生在外面玩耍至深夜，不按學校規(guī)定的時間（晚11點）回寢室，還翻院墻進來，不時有人被摔傷；李XX等8人，在寢室私接電源煮東西吃；有5個寢室長期不搞清潔衛(wèi)生，寢室混亂不堪；有的未經(jīng)宿舍管理員同意，也未登記，就私自留親屬和朋友在宿舍住宿。總之，必須扎實地加強學校宿舍的管理。請代XX學校寫一份公文。

2、南部縣制定了《南部縣流動人口管理辦法》，請以該縣人民政府的名義寫一份公文，將該《南部縣流動人口管理辦法》發(fā)給每個鄉(xiāng)鎮(zhèn)和所有的縣級機關。

3、重慶市人民政府接到國務院《關于開展財經(jīng)大檢查的通知》，決定將該文號為“國發(fā)[2003]522號“的文件轉發(fā)給每個區(qū)、縣（市）人民政府，請代為寫一份公文。

4、青山縣人民政府研究決定，召開一次計劃工作會，于2003年6月8日上午9點開始。要求各個鄉(xiāng)、鎮(zhèn)政府的鄉(xiāng)、鎮(zhèn)長和所有縣屬單位的主要負責人按時參加，來時要帶上自己單位的工作總結。會議的前一天在縣政府招待所大廳報到，報到時間至晚上7點為止。會上要總結今年上半年的工作并制定下半年的計劃。會議在縣政府招待所一樓會議室召開，一共三天。請寫作一份公文。

5、李偉同學是XX大學物業(yè)管理專業(yè)三年級學生。因到學校花園李采摘櫻花，與綠化工人王XX發(fā)生口角，李偉同學不僅不服從管理，還先動手打人，致使王XX被打傷住院，留下腦震蕩后遺癥。學校決定給李偉同學嚴重警告和賠償醫(yī)療費1000元的處分。請代學校寫一份公文。

6、來自革命老區(qū)的共青團員余洋同學是XX大學計算機專業(yè)二年級的學生，除學業(yè)成績優(yōu)秀以外，還用課余時間打工的微薄收入，資助老家一名貧困學生讀高中兩年。學校收到被助學生的感謝信，才知曉余洋的這一事跡。請代學校寫作一份公文，表揚余洋同學的先進事跡。（字數(shù)要求300字左右）

7、江華市百貨公司3號倉庫發(fā)生了火災，幸好撲救及時，只損失了3萬元的貨物。火災是10月7日晚上9點左右發(fā)生的，當時是李夏值班，可他離開值班室到宿舍看電視去了，出事后才趕回來，不過他救火是積極的，還受了傷。是門衛(wèi)給消防隊打的電話。倉庫的職工都參加了滅火，半小時就撲滅了。消防隊檢查分析，是由于電線老化漏電引起火災。公司決定給李夏記過處分，扣全年獎金。10月10日公司在該倉庫召開了安全工作現(xiàn)場會議。倉庫主任王達對安全工作重視不夠，給予警告處分。公司也吸取教訓，切實抓好安全工作。請代該公司給市政府寫一份匯報情況的公文。

8、XX藥業(yè)公司打算將3名財務人員和5名營銷干部，送往XX大學脫產進修相關業(yè)務知識，進修時間一年。請代該公司寫作一份聯(lián)系干部進修的公文。

9、XX大學已收到XX藥業(yè)公司聯(lián)系干部進修的公文，請以該校的名義，寫一份同意在該校財務會計專業(yè)和市場營銷專業(yè)安排這批干部進修的公文。公文中請說明，辦理進修手續(xù)的部門是學校教務處。

10、江川機械廠為適應中外合資的需要，決定開辦職工業(yè)余英語培訓班。但他們自己廠里沒有師資，準備到XX大學，商量借用2名英語教師，利用業(yè)余時間來廠里上課。請代江川機械廠寫作一份公文。

11、XX省統(tǒng)計局決定于X年X月X日在XX市XX賓館召開全省統(tǒng)計工作會議，研究本全省經(jīng)濟發(fā)展情況。準備請各市（縣）統(tǒng)計局派主管這方面的干部一至兩名參加，有關單位還必須帶上搜集、整理好的書面材料。

第三篇：正確使用公文文種

正確使用公文文種

【導語】在了解了公文的基本概念以后，我們接下來學習如何正確選擇文種，并對一些易混淆的文種進行區(qū)分。

一、文種的涵義

在公文寫作和處理中，把性質和用途相同的公文歸并為同一種，對每一種公文規(guī)定了固定的名稱，這就是文種的名稱，即公文種類，簡稱文種。文種是公文必不可少的組成部分，所有公文都必須在標題中標明文種。

二、正確標明文種的作用

1.在公文中正確標明文種，有利于維護公文的嚴肅性、規(guī)范性。

2.為公文的撰寫提供方便。《條例》和《辦法》都對每一類公文文種的適用范圍作出了明確規(guī)定;有關法規(guī)、規(guī)章也對有些公文例如法規(guī)、規(guī)章、經(jīng)濟合同、法律文書、外交文書等等文種的用途作了明確規(guī)定;還有一些文種例如總結、調查報告、啟事等等，它們的用途則是人們在長期實踐過程中不斷總結、約定俗成的。而每一種公文的寫法，也經(jīng)過長期實踐形成共識逐步規(guī)范，有些文種的寫法例如事故調查報告等等，還由主管部門作出了明確的規(guī)定。寫作公文時，正確選擇、標示文種，就能了解該文種寫作的基本要求和基本規(guī)范，有利于提高寫作效率和質量。

3.為公文處理提供方便。根據(jù)有關規(guī)定和慣例，不同的文種有不同的處理方式。收發(fā)文機關處理公文的有關部門和有關人員，根據(jù)文種名稱就可作出相應的處理。例如請示屬辦件，要及時交有關領導和有關部門審批、辦理。而報告屬閱件，一般就無須答復，只需交有關人員傳閱。

撰寫公文時，務必正確選用文種。不用、錯用或生造文種，都會損害公文的效用。

三、選擇文種的依據(jù) 1.選擇文種要依據(jù)國家的有關法律、法規(guī)以及黨和國家有關領導機關關于公文處理的有關規(guī)定，選擇恰當?shù)摹⒁?guī)范的文種。絕不能違反有關法規(guī)、規(guī)定和標準，隨意另選文種。

2.要看作者與主要受文者(即主送機關單位)的工作關系。只有當作者是主要受文者的所屬上級機關單位時，才能選用具有規(guī)定性、領導指導性、公布性的下行文種。當作者是主要受文者的所屬下級機關單位時，才能選取呈報性的上行文種。當作者與主要受文者是同級或不相隸屬關系時則只能選用商洽性的平行文種。

3.要看作者權限。有一些文種對使用者的權限有明確規(guī)定，如作者不具備規(guī)定的法定權限，則不能使用這些文種。如命令、決議、議案、公告等等文種的使用。

4.要看行文目的、行文要求的需要。每一種文種都有特定的適用范圍，只在實現(xiàn)某一行文目的和要求方面有效。因此，應選取最有利于表達和實現(xiàn)具體行文目的、行文要求的文種。

四、正確區(qū)分一些易混淆的文種

公文中有的文種之間既有相似之處，又有不同之處，既有聯(lián)系又有區(qū)別，使用時容易混淆。能否正確選用文種，直接關系到公文質量的高低、表達效果的好壞和公文處理的方便與否。強調公文文種規(guī)范，尤其要注意正確區(qū)分一些容易混淆的文種。

(一)決定與決議

他們都是帶有制約，規(guī)范、指揮或指導作用的指揮性公文，在性質、寫法上都有許多相似之處。

從寫法上看，他們一般都不在正文前寫主送機關，而可在文尾抄送欄標明“主送”或者“分送”單位。正文都由行文依據(jù)、行文事項和結語三部分構成;都可視內容多少寫為篇段合一式、多段式、總分條文式和分部式結構。但是他們又有以下顯著區(qū)別。

1.成文過程不同。決定可經(jīng)會議議論通過，也可由領導機關或機關單位領導審定簽發(fā)。而決議成文程序嚴格，須經(jīng)全體會議或代表大會例如黨代會、人代會、職代會、會員代表大會討論通過方才生效。

2.發(fā)文機關(組織)不同。各級領導機關及機關、單位領導機構都可以制發(fā)決定;而決議只能由圣手關會議發(fā)布，不能以機關、單位的名義制發(fā)決議。正因為如此，決議己不再列為國家行政機關常用公文。

3.涉及內容不同。決定內容多為對某一領域、某一方面的重要事項、重大行動做出安排。因此它可分為部署指揮重要工作的決定(簡稱部署性決定)、處理具體事項的決定(事項決定)和表彰處分決定。決議內容多是某系統(tǒng)、某單位、某組織帶全局性、原則性的重要決策事項。它可分為部署指揮性決議、批準性決議和專門問題決議。

4.作用不同。決定都帶指令性。起領導、指導作用。決議則有多種作用：有的帶指令性，如 《四川省人民代表大會常務委員會關于依靠科技振興農業(yè)的決議》;有的帶說理性，對有關人和事做出評價，如《中國共產黨中央委員會關于建國以來黨的若千歷史問題的決議》;有的帶號召性，如《中共中央關于社會主義精神文明建設指導方針的決議》：有的帶批準性，如黨代會、人代會對各種工作報告所作的決議。

5.寫作格式上簽注和落款不同。決議都在標題下加括號簽注通過決議的會議名稱和通過日期，正文后就不另標落款了。凡會議通過的決定，也同決議一樣簽注;由領導人簽發(fā)的決定，則在正文后寫明發(fā)文機關和成文日期。

(二)公告與通告

公告和通告都是周知性公文，內容都不涉密，都要公開發(fā)布，登報、張貼、通過電視播出或廣播，其寫法也相似。但他們也有明顯區(qū)別。

1.內容適用范圍不同這是兩個文種最主要的區(qū)別。公告用于向國內外宣布重要事項，公布某些法定專門事項，通告用于向一定范圍公布應當遵守或周知的事項。

2.制發(fā)單位不同公告由較高級別的國家機關、人大機關和有關法律、法規(guī)指定機關制發(fā)。規(guī)定勝通告多由政府機關或者機關單位領導機構發(fā)布，周知性通告任何行政機關、團體、單位均可發(fā)布。但黨的機關正式常用公文一般不用這兩個文種。

3.發(fā)送對象不同公告向國內外有關方面、法定有關方面發(fā)布。通告向一定范圍內的機關單位和有關人員發(fā)布。

4.作用不同公告強調法定權威性，其周知事項常有較強的法律效力或行政效力。除法定機關或者較高級別行政機關外，基層行政機關和企事業(yè)單位不用公告行文。規(guī)定性通告有一定的規(guī)定性，涉及的事項往往要求一定范圍的機關、單位、群眾遵守或辦理，對其有一定的約束力。而周知性通告只具有告知性、知曉性作用。

特別要注意不濫用公告。(三)請示與報告

它們都是上行文，常常被混淆使用，但實際上是有明顯區(qū)別的兩類文種。

1.行文目的、作用不同。請示旨在請求上級批準、指示，需要上級批復，重在呈請。報告重在向上級匯報工作、反映情況，一般不需上級答復，重在呈報。

2.呈報時間不同。請示要事前行文，報告一般在事后或者工作進行過程中行文。

3.主送機關不同。請示一般只寫一個主送機關，而且一般必須逐級上報。報告有時可有多個主送機關，如情況緊急需要上幾級領導機關盡快知道的災情、疫情等等。

4.受文機關處理方式不同。請示均屬辦件，收文機關必須及時處理，明確作答，限期批復。報告均屬閱件，收文機關對其不作答復。

5.涉及內容不同。請示用于向上級機關請求批準、指示，凡是下級機關、單位無權解決、無力解決以及按規(guī)定應經(jīng)上級機關批準認定的問題，均可寫為請示。而報告用于向上級機關匯報工作、反映情況、答復詢問。

6.寫作側重點不同。它們雖然都要陳述、匯報情況，但報告的重點就在匯報工作情況，報告中不能夾帶請示事項。而請示中陳述情況只是作為請示原因，即使反映情況所占篇幅再大，其重點仍在請示事項。

正因為有上述區(qū)別，絕不能把向上級請求批準、指示的請示寫成報告，也不能寫為請示報告。

(四)請示與函(請求批準函)這里的函專指用于向有關主管部門請求批準的函。請示和請求批準函都可用于請求批準，但使用時有嚴格的區(qū)別。

1.類型不同。請示是上行文，函是平行文。

2.主送機關不同。請示是向有領導、指導關系的上級機關行文;而函是向同一系統(tǒng)平行的和不相隸屬的業(yè)務主管機關行文。

3.內容范圍不同。請示既可用于請求批準，又可用于請求指示。函主要用于請求批準涉及業(yè)務主管部門職權范圍內的事項。

4.受文機關復文方式不同。請示的受文機關以批復表明是否批準或作出指示。函的受文機關只能用函(審批函)表明是否批準或作出答復。

(五)批復與函(審批函)

這里的函專指用于有關主管部門發(fā)出的審批函。批復和審批函都可用于審批有關事項，但使用時有嚴格的區(qū)別。

1.類型不同。批復是下行文，函是平行文。

2.主送機關不同。批復是向有領導、指導關系的下級機關、單位行文;而函是向同一系統(tǒng)平行的和不相隸屬的機關、單位行文。

3.內容范圍不同。批復既可用于作出批準，又可用于作出指示。函主要用于審批涉及業(yè)務主管部門職權范圍內的事項。

(六)規(guī)劃與計劃

規(guī)劃、計劃都屬計劃類文種，但在使用上有區(qū)別。

規(guī)劃是時間較長、范圍較廣、內容比較概括的長遠計劃，常常是對工作方向、目標提出提綱式、原則性的計劃。

計劃則可用于各種情況、各種場合。但從時間角度來區(qū)分，內常用計劃;從機關單位的層級來區(qū)分，基層單位常用計劃。其內容更為具體，通常包括目標任務(做什么)、工作措施(怎么做)、步驟時間(什么時候誰做)、督促檢查(檢查計劃執(zhí)行情況)。

(七)法規(guī)、規(guī)章與管理規(guī)章(規(guī)章制度)的區(qū)別

盡管法規(guī)、規(guī)章與管理規(guī)章(規(guī)章制度)在寫作上有一些共同特點，但它們畢竟是外部結構相似而性質極不相同的兩類公文。它們的主要區(qū)別如下。

1.效用不同。法規(guī)是法律文書，具有法律效力，違反法規(guī)就是違法行為;規(guī)章也具有法律效力。而管理規(guī)章是行政文書，具有行政效力、組織效力或紀律效力，違反管理規(guī)章(規(guī)章制度)就是違政違紀行為。

2.作者的限定范圍不同。法規(guī)不是任何機關、團體、單位都可制發(fā)的，它的作者有嚴格的限定。按照有關規(guī)定，行政法規(guī)中的部門法規(guī)由國務院制定;地方性法規(guī)由省、自治區(qū)、直轄市人民代表大會及其常務委員會、較大的市(專指省、自治區(qū)政府所在市、經(jīng)濟特區(qū)所在地的市和經(jīng)國務院批準的較大的市[一般為計劃單列市])的人民代表大會及其常務委員會制定;民族自治地方的人民代表大會可制定自治條例和單行條例。

行政規(guī)章的作者也有限定性，國務院各部、委員會、中國人民銀行、審計署和具有行政管理職能的直屬機構可以制定部門規(guī)章;省、自治區(qū)、直轄市和較大的市的人民政府，可以制定地方政府規(guī)章。

而管理規(guī)章的作者范圍十分寬泛。所有的機關、單位、團體都可以制定。

第四篇：公文文種

公 告

一、公告的概念及用途

公告適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。屬于公開宣布的告曉性公文，它與其它告曉一般事件的“通知”和用于表揚、批評和傳達重要情況的“通報”不同，它具有高度的莊嚴性和權威性。

有些人不了解公告的用途和特點，以為在公共場所告知某項事情或向公眾告明某項事情就得用“公告”，出現(xiàn)了一個地區(qū)內的事情用“公告”，一個單位內的事情也用“公告”。這種濫用公告的現(xiàn)象，必須糾正。

二、公告的特征

針對性和周知性。公告宣布的重要事項是需要廣大人民群眾了解、周知、遵守和執(zhí)行的事項，是面向社會的。

嚴肅性和莊重性。公告的制定和發(fā)布機關一般是地位較高、影響較大的國家機關，涉及的內容關系到國家的政治、經(jīng)濟、軍事、國家領導人行動等大事，由此決定了公告的嚴肅性和莊重性。

慎重性和單一性。公告宣布的事項一般都是重要事項，且發(fā)布的方式不是張?zhí)峭ㄟ^通訊社、電臺、報刊發(fā)布，接受的對象是全世界、全社會。宣告者與被告者不一定具有隸屬關系，由此而決定了公告內容的單一性。

三、公告的種類

發(fā)布性公告。依法頒布重要法律；宣布重要決定。如實施重要決策、召開重要會議等。告知性公告。告知出現(xiàn)重大人事變動，發(fā)生為世人矚目的重要事件等。如告知領導人出訪、重要領導人病危逝世。

關涉國內外有關方面的公告。依照國際法和國際慣例發(fā)布需國內外周知或遵守的事項。如要求有關方面在境外公海海域、空域于特殊情況下實行規(guī)避等。

四、公告的寫作格式

公告包括標題、正文、簽署和日期等。

標題（1）發(fā)文機關加事由加文種。如《中共中央、全國人大常委會、國務院關于寧慶齡副委員長病情的公告》；（2）發(fā)文機關名稱加文種，如《中華人民共和國國務院公告》；（3）事

由加文種，前加“關于”；（4）只寫“公告”。

正文直述公告緣由，宣布事項。內容必須是真正的要事，要高度概括；大多是消息性，一般不提出執(zhí)行要求。

簽署寫明公告發(fā)布機關全稱。公告標題系發(fā)文機關名稱加文種的，也可不寫公告發(fā)布機關名稱。

日期公告的年月日一般標在簽署下一行。

一、通告的概念

通告適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

二、通告的特征

（一）用于宣布一般性事項，有別于公告宣布重大事項。

（二）通告只在國內一定范圍內公布，有別于公告向國內也向國外公布。

（三）通告可以由各級機關、人民團體、企業(yè)或事業(yè)單位發(fā)布，有別于公告只能由地位較高機關發(fā)布。

（四）通告不寫抬頭，無主送單位

三、通告的種類

周知類通告。主要是使受文者了解重要情況、重要消息。因此文中不提直接的執(zhí)行要求。執(zhí)行類通告。主要向受文者交待需要遵守、執(zhí)行的政策、措施以及其他行為規(guī)范，具有一定的強制力。

四、通告的寫作格式

通告由標題、正文、發(fā)文機關和日期等部分組成。

標題由發(fā)文機關、事由、文種構成。根據(jù)具體情況，也可使用發(fā)文機關加文種、事由加文種或只寫“通告”二字。

正文由緣由和通告事項兩部分組成。緣由為發(fā)布通告的原因和根據(jù)，事項為須知和遵守的內容。用“特通告如下”轉承連接。通告事項是面對大眾的，應簡潔明了，敘述清楚，通俗易懂，便于掌握。結尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作結。有時也可不寫，形式比較靈活。

署名和日期 正文后簽署發(fā)布通告的機關名稱和日期。

通知的概念

通知適用于批轉下級機關公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免或聘用干部。通知大多屬下行公文。

通知的種類

印發(fā)、批轉、轉發(fā)性通知。用于印發(fā)本級機關，批轉下級機關，轉發(fā)上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文以及發(fā)布某些行政法規(guī)等。

指示性通知。上級機關對下級機關某一項工作作出指示和安排，而根據(jù)公文內容又不必用“命令”或“指示”時，可使用這類通知。

知照性通知。用于告之各有關方面周知的事項等。這種通知發(fā)送對象廣泛，對下級、對平級均可發(fā)送。

事務性通知。用于上級機關對下級就某一具體事項布置工作，交待任務；同級機關及不相隸屬的單位之間就某一項具體工作的進行或某一具體問題的解決要求對方配合、協(xié)助辦理等。

任免、聘用通知。用于任免或聘用國家機關工作人員職務等。

通知的寫作格式

通知的寫作形式多樣、方法靈活，不同類型的通知使用不同的寫作方法。

（一）印發(fā)、批轉、轉發(fā)性通知的寫法。標題由發(fā)文機關、被印發(fā)、批轉、轉發(fā)的公文標題和文種組成，也可省去發(fā)文機關名稱。正文須把握三點：對印發(fā)、批轉、轉發(fā)的文件提出意見，表明態(tài)度，如“同意”、“原則同意”、“要認真貫徹執(zhí)行”、“望遵照執(zhí)行”、“參照執(zhí)行”等；寫明所印發(fā)、批轉、轉發(fā)文件的目的和意義；提出希望和要求。最后寫明發(fā)文發(fā)文日期。

（二）批示性通知的寫法。標題由發(fā)文機關、事由和文種組成，也可省去發(fā)文機關名稱。正文由緣由、內容包括要求等部分組成。緣由要簡潔明了，說理充分。內容要具體明確、條理清楚、詳略得當，充分體現(xiàn)指示性通知的政策性、權威性、原則性。要求要切實可行，便于受文單位具體操作。

（三）知照性通知的寫法。這種通知使用廣泛，體式多樣，主要是根據(jù)通知的內容，交代清楚知照事項。

（四）事務性通知的寫法。通常由發(fā)文緣由、具體任務、執(zhí)行要求等組成。會議通知也屬事務性通知的一種，但寫法又與一般事務性通知有所不同。會議通知的內容一般應寫明召開會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時間、地點，需準確的材料等。

（五）任免、聘用通知的寫法。一般只寫決定任免、聘用的機關、依據(jù)，以及任免、聘用

人員的具體職務即可。

一、通報的概念

通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。通報屬下行公文。

二、通報的種類

表彰性通報。主要用來表彰先進，介紹單位或個人成功的經(jīng)驗、做法，以學習先進，見賢思齊，改進與推動工作。

批評性通報。用來批評后進，糾正錯誤，打擊歪風，指出有關單位或個人存在的錯誤事實，提出解決辦法或處理意見。

情況性通報。用于傳達上級重要精神；溝通信息，互通情況，以推動本單位或全局工作。

三、通報的格式和寫作要求

通報由標題、主送單位、正文、發(fā)文機關和日期組成。

標題由發(fā)文機關、事由、文種或事由、文種構成。如《國務院關于一份國務院文件周轉情況的通報》、《關于人大建議、政協(xié)提案辦理情況的通報》等。

正文表彰性通報和批評性通報一般分為三部分：

（一）主要事實。表彰性通報阿突出主要的先進事跡，批評性通報要抓住主要錯誤事實。

（二）分析指出事例的教育意義。表彰性通報，有在闡述先進事跡的基礎上，提煉出主要經(jīng)驗、意義和值得學習與發(fā)揚的精神。批評性通報要分析錯誤的性質、危害，產生的根源和責任，指出應吸取的主要教訓等。

（三）提出要求。

情況通報有兩種形式：一種只對有關事實作客觀敘述；另一種還對有關情況加以分析說明，有時還針對具體問題提出應采取何種對策的指導性意見。

一、報告的概念

報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。報告屬上行文，一般產生于事后和事情過程中。

二、報告的種類

綜合性報告。是將全面工作或一個階段許多方面的工作綜合起來寫成的報告。它在內容上具有綜合性、廣泛性，寫作難度較大，要求較高。

專題性報告。是針對某項工作、某一問題、某一事件或某一活動寫成的報告，在內容上具有專一性。

回復報告。是根據(jù)上級機關或領導人的查詢、提問作出的報告。

三、報告的寫作格式

（一）綜合性報告的寫法

標題事由加文種，如《關于1999年上半年工作情況的報告》；報告單位、事由加文種，如《銅陵市人民政府關于1999工作情況的報告》。

正文把握三點：（1）開頭，概括說明全文主旨，開門見山，起名立意。將一定時間內各方面工作的總情況，如依據(jù)、目的，對整個工作的估計、評價等作概述，以點明主旨。（2）主體，內容要豐富充實。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經(jīng)驗、效果等，分段加以表述，要以數(shù)據(jù)和材料說話，內容力求既翔實又概括。（3）結尾，要具體切實。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。最后可寫“請審閱”或“特此報告”等語作結。

（二）專題報告的寫法

標題由事由、文種組成，如《關于招商工作有關政策的報告》。有的報告標題也可標明發(fā)文機關。標題要明顯反映報告專題事由，突出其專一性。

正文可采用“三段式”結構法。以反映情況為主的專題工作報告主要寫情況、存在的問題、今后的打算和意見；以總結經(jīng)驗為主的專題工作報告主要寫情況、經(jīng)驗，有的還可略寫不足之處和改進措施；因工作失誤向上級寫的檢查報告主要寫錯誤的事實、產生錯誤的主客觀原因、造成錯誤的責任、處理意見及改進措施等。結尾通常以“請審核”、“請審示”等語作結。

（三）回復報告的寫法

標題與前兩種報告大體相同

正文根據(jù)上級機關或領導的查詢、提問，有針對性作出報告，要突出專一性、時效性。

四、報告的寫作要求

（一）寫綜合報告應注意抓住重點，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基礎上列出若干觀點，分層次闡述。說明觀點的材料要詳略得當，以觀點統(tǒng)領材料。

（二）專題報告，要一事一報，體現(xiàn)其專一性，切忌在同一專題報告中反映幾件各不相干的事項和問題。

（三）切忌將報告提出的建議或意見當作請示，要求上級指示或批準。

第五篇：選擇公文文種的依據(jù)是什么

撰寫公文時要正確選定文種，不用、錯用或生造文種、不僅會給公文的撰寫制作帶來困難或麻煩，而且會給公文的效用帶來損害。選擇公文文種要嚴守有關規(guī)范，特別是要嚴格遵循黨和國家關于公文文種的使用規(guī)則。

選擇公文文種的依據(jù)主要有三個方面：一是發(fā)文機關與主要受文者間的工作關系；二是發(fā)文機關的法定或規(guī)定權限；三是行文目的、行文要求和表現(xiàn)公文主題的需要。

根據(jù)發(fā)文機關與主要受文者間的工作關系選擇文種，就是要求明確雙方間本來的工作關系，選取為這種關系所允許的文種：當雙方存在領導與被領導、指導與被指導關系時，可分別選用下行文種或上行文種；當雙方存在的只是平行關系（同系統(tǒng)中的同級機關之間）或不相隸屬關系（非同一系統(tǒng)的任何機關之間）時，只能選用平行文種。根據(jù)作者的權限選擇文種，就是要明確作者的職責、權力范圍，選擇與之相符合的文種。這是因為有一部分公文文種對使用者的權限有明確規(guī)定，只有具備相應地位和權力的機關才能選用。如“命令”是一種領導性公文，但并非一切處于領導地位的機關都可以使用。除軍隊系統(tǒng)之外，只有那些為憲法和其他有關法律明確規(guī)定有權發(fā)布命令的機關才能使用。如果不按作者的權限選擇文種，特別是選用了超越自身權限的文種，就將構成越權行為，公文自然也會因失去法律、法規(guī)保護而失效。

根據(jù)行文目的、要求和表現(xiàn)主題的需要選擇文種，就是在相同性質的文種中，選取有助于實現(xiàn)目的和要求，有助于使主題得到正確、鮮明表現(xiàn)的具體文種。在公文文種體系中，有一部分是性質相近或相同但具體用途各異的，它們分別適用于表現(xiàn)不同的公文主題，適用于表明不同的行文目的和對公文閱讀、辦理、答復、執(zhí)行等方面的木同要求。如同屬上行文的“報告”和“請示”，雖性質相同，但在表現(xiàn)主題、表明行文目的和要求方面卻有不同的功用。“報告”用于向上級機關匯報工作、反映情況、回答詢問等，但不能表現(xiàn)帶請示事項的主題內容；“請示”可用于向上級機關請求指示或批準，但不能用于不帶請示事項的工作情況匯報。“報告”可提出請求審閱批示或轉發(fā)等方面的要求，但不能用于請上級允許“自己”去做什么，也不能請上級務必答復；“請示”則可以提出請求上級務必予以指示或答復的要求。