第一篇：公文發文字號編制中常見問題的探討

公文發文字號編制中常見問題的探討

概 要：發文字號是公文格式中不可缺少的組成部分，文章以《條例》、《辦法》等公文法規為依據，闡述公文發文字號的結構、格式要求，分析、糾正常見的病誤，并提出了值得研究探討的建議。

關鍵詞：公文 發文字號 規范要求 病誤分析

目前人們習慣上理解的公文可以分為兩大類：一是黨政機關、企事業單位、群眾團體在辦理公務中形成和使用的通用公文；二是外交、軍事等領域使用的專用公文。本文探討的是第一類。規范的公文格式不僅有利于體現國家機關的權威性、嚴肅性，而且有利于提高工作效率，保證政令暢通。發文字號是公文格式中不可缺少的組成部分，《中國共產黨機關公文處理條例》（以下簡稱條例）、《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱辦法）和《國家行政機關公文格式》（以下簡稱格式）就發文字號的用法、格式、標準都作出了明確的規定，但在實際應用中仍然存在著不少病誤，值得探討。

一、發文字號的規范要求

（一）發文字號的構成要素

《條例》規定：“發文字號由發文機關代字、發文年度和發文順序號組成，標注于版頭下方居中或者左下方。聯合行文，一般只標明主辦機關的發文字號”；《辦法》規定：“發文字號應當包括機關代字、年份、序號。聯合行文，只標明主辦機關發文字號”。以上兩個公文法規闡明了黨政機關、企事業單位、群眾團體正式公文發文字號由三個要素構成：機關代字+年度（份）號+發文順序號。比如：閩政文〔2009〕28號這個發文字號，三個要素齊全。其中機關代字為“閩政文”，說明公文的制發機關是福建省人民政府；年度（份）號為“2009”，指的是福建省人民政府2009年制發的公文；順序號為“28”，指的是福建省人民政府2009年制發的第28號文件。

（二）各構成要素的格式要求

1.機關代字。同一單位、同一類公文的機關代字應當統一，如何確定機關代字，雖沒有統一規定，但必須注意與名稱相近的其他機關相區別，一般不超過6個字。主要有以下幾種格式：一是僅有機關名稱代字，沒有其他附加成份。如：閩委辦〔2009〕54號、閩政辦〔2009〕3號等。其中閩委辦、閩政辦就是中共福建省委辦公廳、福建省人民政府辦公廳的代稱。二是機關名稱代字+行文方向代字。如：國發〔2000〕23號，“國”為國務院的代字，“發”表示行文方向為下行文。又如：閩委發〔2006〕21號、閩人發〔2009〕40號等也是如此。三是機關名稱代字+內容特征代字。如：閩委干〔2009〕248號，“閩委”是福建省委的代字，而“干”則是文件的內容特征，即干部任免方面的文件。四是機關名稱代字+文種代字+字。如：中共中央組織部《關于在黨政領導班子后備干部集中調整中加強監督認真治理拉票行為的通知》，其發文字號為組通字〔2009〕23號。五是機關名稱代字+字。如：全國婦聯辦公廳《關于開展“春蕾計劃”實施20周年系列活動的通知》，其發文字號為婦廳字[2009]1號。

2、年度（份）號。年代應標全稱，用阿拉伯數碼標識，括入六角括號“〔〕”內。如：閩委教宣〔2009〕45號。

3、發文順序號。順序號用阿拉伯數碼標識，順序號不編虛位（即1不編為01或O01），不加“第”字。但政府機關令、政府機關負責人令，如：國務院令、國家主席令、國務院總理令等，其發文字號的結構無機關代字無年號，格式為“第+發文順序號”。而且，發文順序號不是按年度編排的，而是在發布命令（令）的政府機關或政府機關負責人的任職屆內依次編排流水號的。此外，黨政機關、社會團體、企事業單位編發的通報，其發文字號也通常采用“第+×期”的格式編制。

4、發文字號的標識位置。發文字號屬于公文的眉首部分，標識位置一般在發文機關標識下空2行處，用3號仿宋體字，居中排布。發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。如果是上行文需要標識簽發人姓名時，則發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空l字；如有多個簽發人，發文字號與最后一個簽發人姓名同處一行，并下移紅色反線，使紅色反線與發文字號繼續保持為4mm。如果是大文頭（由發文機關名稱加“文件”二字組成發文機關標識的文頭）的下行文，發文字號居中排列；小文頭（僅以發文機關名稱作發文機關標識的文頭）的下行文或平行文，發文字號移至紅色反線下靠右位置。如果采用有版頭的格式，發文字號排在版頭下方；若無版頭，則排在標題下方右側。命令（令）的發文字號標注在命令（令）的發文機關標識下邊緣空2行居中位置；會議紀要的發文字號置于會議紀要標識之下、紅色反線之上正中間。聯合行文只標明主辦機關發文字號。

二、常見的病誤分析

第一，搭配虛字。如：《財政部關于人武部修建民兵訓練基地征收耕地占用稅問題的復函》（財農稅字〔1990〕第45號）、《濟寧職業技術學院材料、低值易耗品管理與核算實施辦法》（濟職院字〔2004〕第42號），對于篇幅要力求簡短、語言要遵循精簡性、實用性、規范性的行政公文來說，發文字號中的“字”和“第”均是沒有什么實際意義的多余字，應該刪去，規范化的編制是：財農稅〔1990〕45號和濟職院〔2004〕42號。

第二，要素顛倒。《條例》、《辦法》對發文字號的規定，實質上也明確了機關代字、年份、序號3要素的排列順序。但個別單位在使用發文字號時，并沒有按以上指定順序排列。如：《關于耕地占用稅征收經費問題的通知》（〔94〕財農稅字第28號），發文字號不僅年份前移、年號不全，而且“字”、“第”多余，規范的寫法是：財農稅〔1994〕28號；《國家土地管理局、國家工商行政管理局關于對土地價格評估機構進行登記管理有關問題的通知》（[1995]國土[籍]字第10號），發文字號規范的寫法應是：國土〔1995〕10號。

第三，年號不全。這類病誤現在很少，早期如：《財政部關于農業特產稅征收具體事項的通知》（〔94〕財農稅字第7號），這里的“〔94〕”是指1994年度。若經過1個世紀或更長一時間些，就有可能把“〔94〕”理解為公元2094年或2194年，年號不全無疑會給將來查找利用文件檔案帶來很大麻煩。所以，年份號應用阿拉伯數碼全稱標寫〔1994〕。

第四，錯用括號。如：×政（2004）6號、×政［2004］12號，這里的年份所用的括號“（）”、“［］”均是錯誤的。規范的用法應是六角括號“〔〕”，如：×政辦〔2009〕8號。六角括號不是數學公式的中括號，因為當引用公文時，標題后面的發文字號要用圓括號“（）”括起，如果年份用中括號括起，就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則。因此稱之為“六角括號”是基于與數學的中括號相區別。

第五，亂設虛位。如：《關于調整鞍山市最低工資標準的通知》（鞍政發〔2006〕027號），這里的“027號”應改為“27號”；《關于第十七屆省農村醫學暨鄉鎮衛生院管理學術會議征文的通知》（浙農衛協字〔2009〕第02號），這里不但“字”、“第”多余，而且亂設虛位，規范的寫法應是：浙農衛協〔2009〕2號。

第六，字體字號不標準。《格式》規定：發文字號，用3號仿宋體字。發文字號應該與正文的字體字號相同，而有的字號小于3號、有的用宋體、有的用楷體、也有的用黑體，這些都不符合規范要求。

第七，聯合行文多編文號。幾個平行機關為某一有關事項聯合行文，將所有聯合單位的發文字號并列，這是不對的，按規定，聯合行文只標明主辦機關發文字號。如：《中共湖南省委辦公廳、湖南省人民政府辦公廳關于貫徹落實中共中央辦公廳國務院辦公廳關于進一步精簡會議和文件的意見》（湘辦發[2002]1號），就只標中共湖南省委辦公廳的發文字號。

第八，發文字號與公文編號混為一談。這一問題多出現在教科書中，如：某函授大學編著的《中國實用文體大全》、某師范大學出版社出版的《公文寫作教程》等都把公文編號解釋為“一般包括機關代字、年度、順序號”，把公文編號混同于發文字號。《格式》明確規定：“公文份數序號（公文編號）是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號”。并不是所有的公文都需要編制份數序號，《辦法》規定帶有密級的公文要編制份數序號，如果發文機關認為有必要，也可對不帶密級的公文編制份數序號，如：國務院文件都編有份數序號。編制份數序號的目的是為了準確掌握公文的印制份數和分發范圍和對象，當文件需要收回保管或銷毀的時候，就可以對照份數序號掌握其是否有遺漏或丟失，發文機關根據份數序號可以掌握每一份公文的去向。《格式》規定編制份數序號用阿拉伯數碼，對編幾位未作規定。一般來說，應根據公文的份數來決定編幾位，但至少應不少于兩位，即“1”編為“01”，如果單編“l”，會使人不知其意，以為是誤印上去的。

公文編號與發文字號還有兩大區別：一是寫法上的區別。公文編號的寫法，如：“000××”，位置標于文件左上角。而發文字號的寫法如“閩政文〔2009〕48號”，即福建省人民政府2009年發的第48號文件。二是標注位置的區別。公文編號（公文份數序號）用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。而發文字號在發文機關標識下空2行，距紅色反線4mm處；大文頭的下行文，居中排列；小文頭的下行文或平行文，移至紅色反線下靠右擺放；上行文需標識簽發人姓名時，發文字號移至左邊，左空1字（紅色反線上方4mm處）。

三、建議

第一，同一性質的機關、單位，發文字號的結構應統一。目前存在不統一的現象，給識別帶來一定的麻煩，比如：中共福建省委辦公廳和中共湖南省委辦公廳，發文字號的結構分別為“閩委辦〔××××〕×號”和“湘辦發〔××××〕×號”；中共福建省委教育工委辦公室和中共陜西省委教育工委辦公室，發文字號的結構分別為“閩委教辦〔××××〕×號”和“陜教工辦〔××××〕×號”。類似的情況，市、縣以下更是五花八門，從公文制作的規范化和科學化來說，還是統一起來為好。

第二，發文字號的結構中可以不要具體承辦公文部門的代字。現在很多廳級機關的文件，其發文字號的結構中常帶有承辦公文部門的代字。如：“×教高〔2009〕105號”這一發文字號，其中的“×教”為某省（區）教育廳的簡稱，“高”為該教育廳的職能部門高教處的簡稱。如此編制發文字號，如文件頭為“×省教育廳高教處文件”，落款也為“×省教育廳高教處”，則無可非議（高教處也不能對外發文）。問題在于文件頭為“×省教育廳文件”，落款也為“某省教育廳”，而發文字號為“×教高〔2009〕105號”，這就顯得有點矛盾了。既然主題詞和文件標題中都有文件內容特征的詞語，那么發文字號的結構中就可以不要具體承辦公文部門的代字，這樣既簡化發文字號，也不影響到文件的統計和歸類。

四、結束語

公文處理的規范化和科學化，需要從每一個細小環節做起，包括規范公文的發文字號。從事公文處理工作的人員要認真學習《條例》、《辦法》、《格式》等有關文件，據其精神和本單位實際，建立和完善行文的有關規章制度，不斷提高機關、企事業單位的辦文質量。

參考文獻

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<<國家行政機關公文處理辦法>>（2001年1月1日施行）、《國家行政機關公文格式）（GB／T9704—1999）就“發文字號” 的用法、格式、標準都作出了明確的規定。但是，“發文字號”在實際應用中仍然存在一些不規范的現象和問題，概括起來，主要有以下八個方面。

“X政字“x發字

一、搭配虛字。如：（20023 第2號”、〔2002] 第35號”，這里的“字”“第”均是沒有任何實際意義的多余字，應刪去。規范化的用法是：“皖政〔2002〕2號”（即安徽省人民政府2002年度發的第2號文件）、“皖發〔2002〕 35號”（即中共安徽省委2002年度發的第35號文件）。

二、要素顛倒。<<國家行政機關公文處理辦法>>第三章第十條第四款已明確規定：“發文字號應當包括機關代字、年份、序號”，實質上等于指定了“機關代字”、“年份”、“序號”三要素排列順序。但個別地方和單位在使用“發文字號”時，并沒有按以上指定順序排列，三要素位置顛倒。如：“（76）榕銀農字第85號”，這一“發文字號”，不僅年號不全、“字”“第”

多余、“括號”用錯，而且年份前移，是錯誤的。規范化的用法應是“榕銀農〔1976〕85號”。

“x政秘(86）6號”，三、年號不全。如“x政發〔97〕8號”、這里的“(97)”“〔86]”是指1997年度。1986年度。雖然，在甘、甘一世紀里，“（97）”、“ [86]”可理解為1997年、1986年，如若事過幾個世紀或時間更長一些，為什么不可把“〔97]”理解為公元97年、997年、1697年、2097年呢？年號不全會給將來查找利用文件檔案帶來很大麻煩。所以，年份號應該寫全稱〔1997]〔1986]，這也是（國家行政機關公文格式）之規定：“年份應標全稱”。

四、錯用括號。如“X政辦（2002）8號”、“x政辦（2002）8號”，這里的年份所用的括號“（）”、“（）”均是錯誤的。規范的用法應是六角括號“[]”，如“X政辦〔2002〕8號”。

五、亂設虛位。發文字號中的“發文序號” 常出現虛位，如“x政秘〔2002）008號”，這“序里的“008號”應改為“8號”。《國家行政機關公文格式>>（GBT9704一1999）已明確規定：號不編虛位（即豆不編為001）”。

六、擺放有誤。常見錯誤有三種：一是該居中擺放而不居中；二是不該居中擺放卻居中；三是上下排放距離不當，不是過高、就是過低。就發文字號的擺放問題，（國家行政機關公文格式）附件的（條文釋義）中講的非常明確和具體；發文字號的位置，本標準規定在發文機關標識下空2行，發文字號與紅色反線（即文件版頭上的一條紅色橫線）之間間隔4mm（發文機關標識與紅色反線之間的距離是3行位置，而發文字號應標在第3行，不要緊貼紅色反線）。發文字號一般應居中排列。其實，發文字號的擺放有三種不同類型：①有發文機關名稱加“文件”二字組成發文機關標識（俗稱大文頭）的下行文，發文字號一般標注在發文機關標識之下、紅色反線上方，4mm處居中擺放（如上規定）；②上行文（上報的公文）需標識簽發人姓名時，發文字號移到左邊，左空貝字（上下擺放位置，如上規定在紅色反線上方“只用發文機關名稱作發文機關標識的公文，4mm處），簽發人姓名居右安排，右空1字；③發文字號一般標注在橫線（紅色反線）之下，公文標題之上的右側”（見2001年1月1日起施行的（安徽省行政機關公文處理實施細則）第三章公文格式第十一條第四款）。

七、字體字號不標準。<<國家行政機關公文格式>>規定：發文字號，用3號仿宋體字。而有的字號小于3號；字體，有的用小標來體字，有的用楷體，也有的用黑體，五花八門。

八、與“公文編號”混為一談。這一問題多出現在教課書中，如某函授大學編著的<<中國實用文體大全>>、某師范大學出版社出版的<<公文寫作教程>>、近年新出版的某函授大學教材<<應用文寫作>>、某省委黨校系統干部中專教材<<語文>>等都把“公文編號”解釋為“一般包括機關代字、年度、順序號”，把“公文編號”混同于“發文字號”。

“公文編號”與“發文字號”是兩個不同的概念。“公文編號” 也叫文件編號，“是一份文件<<國家行政機關公文格式>>總印數的次序號”《實用公文詞典>>陜酉人民教育出版社出版），（GB／T9704—1999）闡述更明確：“公文份數序號（公文編號）是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號”。而“發文字號”是“由發文機關代字，年份和序號組成”。除此之外，“公文編號”與“發文字號”還有兩大區別：①寫法上的區別。“公文編號” 的寫法過去是“NO．00018”，現為“00018”，位置標于文件左上角。而“發文字號” 寫法是：“國發〔1991〕2號”即國務院1991年發的第2號文件。②標注位置的區別。“公文編號（公文份數序號）用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行〔所謂版心：即公文印刷用紙除去天頭（上白邊）、訂口（左白邊）、右白邊、下白邊，余下的可排印文字的部分〕。而“發文字號”，在發文機關標識下空2行，距紅色反線4mm處；大文頭（有發文機關名稱加“文件”二字組成發文機關標識的文頭）的下行文，居中排列；小文頭（僅以發文機關名稱作發文機關標識的文頭）的下行文或平行文，移至紅色反線下靠右擺放；上行文，需標識簽發人姓名時，發文字號移至左邊，左空1字（紅色反線上方4mm處）。

<<國家行政機關公文處理辦法>>已進行多次修訂和完善，并制定了（國家行政機關公文格式》國家執行標準（GB／T9704—1999），我們在編印教材和公文實際應用中，就應該嚴格按<<辦法>>和國家執行標準執行，這樣才能促進國家行政機關公文處理的標準化、規范化。

第二篇：公文寫作中常見問題

公文寫作中常見問題

（一）文種使用不規范

一是生造文種。把沒列為文種的公文種類作為文種

使用。不能作為文種使用的有 “規定”、“辦法”、“總結”、“計劃”等，有的甚至把“安排”、“要點”、“細則”這些既不

是公文文種又不是應用文體種類的東西常常作為公文文種直接行文，都是錯誤的。

二是錯用文種。有的該用“請示” 的，卻用了“報告”，而該用“報告” 的反而用的是“請示”；有的該用“函” 的卻

用“通知”。

三是文種并用。指兩種法定公文文種在標題中同時使

用，除比較常見的“關于……請示報告”外，還有“關于…

請示函”、“關于…決定（批復）的通知（通報、決議）”等。

（二）公文結構上的不規范

一是結構不嚴。

二是層次混亂。

三是段落組織松散無力。

四是過渡脫節。

五是層次段落重疊交叉

（三）公文格式不規范

標點符號使用不規范。如“關于印發《xx同志在XX會議上講話》的通知”、關于印發《安徽電信備品備件管理體系建設實施意見》的通知”，以上兩例中的“<<>>”符號都不應該使用，公文處理辦法明確規定“公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號”。

（四）公文標題不規范

標題用詞重疊。多出現在轉發、印發式公文方面。如“××縣人民政府關于轉發《××市人民政府關于轉發〈××省人民政府關于加快畜牧養殖業發展的通知〉的通知》的通知”，這里介詞“關于”、動詞“轉發”、文種“通知”反復出現，在一個標題內重復使用，造成標題冗長，令人不知所云。解決用詞重疊問題，避免介詞“關于”、動詞“轉發”、文種“通知”反復出現，可采用“省略法”、“替代法”、“直轉法”三種技術處理辦法。

（五）語言、語法不規范

結構層次序數使用不規則。結構層次序數，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。要注意序數數詞的寫法，其中“

一、”下面是頓號，“1.”下面是圓號，而“

（一）”和“（1）”括號外面是不帶頓號和點號。引用文號格式不對。引用公文應當先引標題，后引發文字號。如，“據×辦〔2003〕12號文《關于××××××的通知》”，其引用文號的方法就是不符合規定的，正確的引用方式應為據《關于××××××通知》（×辦〔2003〕12號）。公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂。一是同一名詞在一篇公文中數次出現時表述不一致。二是排名次序混亂。三是隨意用簡稱。“抄報”現象依然存在。目前，行政公文無論是對上級還是對下級抄送，概用“抄送”一詞。公文中的數字使用不正確。公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

附件標注不符合規定。附件是公文的有機組成部分，但有些公文出現附件和正文之間的間隔或大或小，附件頂格標識、附件序號使用漢語數字標識，附件名稱后加標點符號等毛病。語言啰嗦，常有口語化的現象。公文的語體特點：準確、簡要、規范、莊重。

不少公文存在不合語法的現象，以致于造成理解上的歧義或錯誤。主要有成分殘缺、成分多

余、搭配不當、語序不當等毛病。

用詞不當。主要有詞義誤用、生造詞語、詞語使用不當等毛病。

第三篇：公文格式中常見問題解析

公文格式中常出現的不規范現象

(一)發文字號標注不規范。有的單位發文字號的年份用圓括號“（）”括入，而不是用規范的六角括號“??”。對于字號和字體，有的用小3號；有的用小標宋體字，有的用楷體，也有的用黑體。有些公文序號出現編虛位（即001），“××文?2008?001號”等不規范格式。

(二)文種使用不當。文種是指國家行政機關公文的種類。2001年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》明確公文種類有13類，即：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。即各單位產生的公文不應該出現這13類公文以外的文種，錯用文種不僅使公文失去應有的嚴肅性，還嚴重影響行文的作用和效率。文種方面存在的問題主要有三個方面：一是生造文種。比如《關于解決辦公用房的申請》。很顯然，申請不是規范的文種，因此應改成“請示”。二是混用文種。如《××局關于購買辦公設備經費的請示報告》，將“請示”和“報告”兩種文種混用。三是錯用文種。最常見的錯誤是該用“請示” 的用了“報告” 該用“報告” 的用了“請示”，“請示”和“報告”是有嚴格區別的：“請示”是辦件，是需要批復的；“報告”是閱件，不需要批復。如果錯把“請示”用成了“報告”，會導致請示的事項得不到及時答復或得不到答復，從而影響了事情的辦理。

(三)公文標題不規范。常見的問題：一是字體字號不規范，有用黑體的，有用宋體加黑的；有用二號字的，也有用小二號字的。《國家行政機關公文格式》中規定公文標題用2號小標宋體字。二是標題中濫用書名號等標點符號，規范的做法是除法規、規章名稱加書名號外，標題中一般不加書名號。三是標題冗長繁瑣。“事由”概括得不簡要，轉發（批轉）性文件，標題照搬照抄，層層照轉，一個詞組套一個詞組。四是回行時詞意不完整，排列不對稱，間距不恰當。

(四)引用文號不規范。比如先引文號后引標題，有的只引文號不引標題，有的只引標題不引文號。例如，“根據×××發?2008?1號文《關于×××的通知》”，其引用文號的方法不符合規定，正確的引用方式應為“根據市政府《關于×××的通知》（×××發?2008?1號）”。

(五)結構層次序數使用不規范。公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。規范的結構層次序數要求，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1．”，第四層為“(1)”。而在使用中常出現的問題：一是層次順序顛倒，即下位序數與上位序數倒臵；二是層次跳躍，或在“

（一）”“(1)”后加頓號，寫成“

（一）、”或“(1)、”等。

(六)成文日期標識不規范。常出現的問題：一是標注位臵距正文太遠或太近，以至于印章距正文太遠或蓋壓正文。成文日期與正文的距離要根據印章的大小而定，標準是印章

蓋在成文日期上，上距正文不到1行的空白。二是把擬文日期作為成文日期。三是把修改日期或送簽日期作為成文日期。四是聯合行文主辦機關簽發日期作為成文日期。成文日期應以單位負責人簽發的日期為準，聯合行文的以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。成文日期使用漢字并標全年、月、日。

(七)印章加蓋不規范。印章是公文制發機關對公文負責的憑證，必須規范使用。常出現的不規范現象有：一是無印章。二是印章加蓋歪斜。三是印章未居中下壓成文時間。四是印章蓋在正文上或距正文太遠。印章正確的加蓋位臵：印章上弧距正文2mm—4mm。當公文排版后所剩空白處不能容下印章位臵時，采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文時間。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前，兩個印章均壓成文日期，要排列整齊，互不相交或相切，相距不超過3mm。

當聯合行文需加蓋3個以上印章時，主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一

個或兩個印章，要居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。

(八)附件標注不規范。附件一般在正文之下空一行標識，附件名稱后不加標點。常見的問題：一是沒有與正文空開一行。二是在附件名稱后加分號或句號等標點附號。三是附件標注的順序與附件的順序不一致，沒有在附件左上角標明“附件”或者“附件×”字樣。四是附件標注回行時頂行寫，正確的寫法是與附件序號后的文字對齊。五是附件不全，或標注了附件但沒有一并報送。

(九)附注標注不規范。公文如有需要說明的事項要標識附注，如請示需標識聯系人、聯系電話等。常見的問題是請示沒有標識附注，或者是附注標識的位臵不規范。聯系人和聯系電話標注位臵應在落款和版記之間的適當位臵，空兩格加括號，中間用分號隔開。

(十)版記不規范。一是沒有版記。二是版記位臵不對。三是主題詞字體不對，主題詞、詞目均用黑體，且詞目之間空格不均。規范的標識“主題詞”三字用黑體，詞目用小標宋體3號字體，詞目間空一字。四是抄送機關標識不規范，常見的問題是將“抄報”和“抄送”分開，而不是統一為“抄送”，再有就是最后一個抄送機關不標句號。抄送機關之間應用逗號分開，最后一個抄送機關應標句號。五是印發機關和印發日期標注不對，印發機關和印發日期在抄送機關之下，印發機關左空一字，印發日期右空一字。但有的單位將二者左右頂格，有的空格太多。

(十一)沒有代擬稿。凡需要以政府辦名義上報下發文件的請示，一定要有代擬稿，有些單位沒有代擬稿，有些單位擬好了稿不與請示一并上報。

(十二)公文中有錯字、漏字、別字等硬傷。

第四篇：公文處理中的常見問題

公文處理中的常見問題

一、公文眉首

（一）發文字號中的六角符號“〔〕”用成 “［］”；

（二）上行文未標識簽發人；簽發人名字的字體使用不規范(應該用3號楷體)。

（三）上行文發文字號和簽發人排版不規范（發文字號應居左空1字，簽發人姓名居右空1字）

二、公文主體

（一）公文標題

1、標題與版心紅線間距不夠（標題與版心紅線之間應空2行）。2.字體使用不規范（應用2號小標宋體。由于目前計算機字庫無此字號，可用2號宋體加粗代替）。

3.標題濫用符號（公文標題除法規、規章名稱加書名號《》外，一般不用標點符號）。

4.標題多行時，分行不規范（標題需要分行時，有整體意義的詞語不能分開）。

5.文種運用不規范。請示和報告混用、請示和函混用、亂用文種等等。常見錯誤有：

（1）缺文種，如《關于申請召開楊柳220千伏輸電線路改造工程施工協調會》。

（2）生造文種，如《關于召開楊柳220千伏輸電線路改造工程施工協調會的請示報告》。

（3）“請示”和“報告”混浠。

“請示”適用范圍：①明文規定必須上報請上級機關審核批準才能辦理的事項；②遇到新情況新問題，但又無明確規定和依據，需上級明確指示后才能解決的事項；③對現行政策法規不甚了解或因特殊情況而難于執行，有待上級明確答復才能執行的事項；④有意見分歧，待上級裁定才能辦理的事項；⑤請示應一事一請，不能多事一請。

“報告”適用范圍：①制度要求和明文規定必須向上級匯報本單位工作進展不須上級答復的月報、季報、年報等；②答復上級機關的詢問或匯報上級機關批辦文件及其他事項的結果；③向上級反映工作動態或貫徹上級要求情況；④向上級機關提出建議和意見、設想等（但不要夾帶請示）。

6.轉發公文標題累贅、冗長。可采用直接轉發最上一級文件等辦法，避免相同詞語在標題中重復出現。

轉發文標題簡化法：①直接轉發原發文件，要把內容交待清楚（現在比較側重用這個方法）；②概括轉發；③借用轉發：如《公司關于任命×××同志為××公司副總經理的通知》轉發標題為《轉發公司關于×××同志任職的通知》。

轉發類文件應注意幾點：①多級轉的文件，各個上級有關指示和要求，要在轉發文件的正文加以說明，如果不加說明，就要將各個上級機關的轉發文件一并印發；②轉發性文件的文種，除被轉發文件的文種是“通知”時，文種可以省略外，其他文種要保留一級。

7.注意轉發、印發、頒布的區別。“轉發”是上級或外單位須共同執行的文件；“印發”是本機關內執行的文件，要經過蓋章、印制的過程；“頒布”是公布，一般指政府機關或人民團體將其研擬的法令規章、行政措施等依法公布周知。印發比頒布多蓋印或印制的過程。

（二）主送單位

1．主送單位與標題間距過寬（主送單位與標題之間應空1行）。2.字體不規范（應用3號仿宋體字標識，不加粗）。

3.上行文出現多個主送單位現象（上行文主送單位應只有一個）。

（三）公文正文

1.字體使用不規范（應用3號仿宋字體，根據《國家行政機關公文格式》GB/T 9704-1999 規定,正文中如有小標題可用3號小標宋體或黑體字。注意不要加粗）。

2.行間距、字間距不規范（一般每一頁為22行，每行為28個

字）。

3.結構層次序數不規范。根據《國家行政機關公文處理辦法》（國發〔2000〕23號）規定，應為：第一層 “

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

（四）附件

1.公文有附件而在正文末尾未標“附件”，標識位置和字體不規范。

（1）公文如有附件，應在正文下空一行，左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱，附件名稱后不用標點符號，如“附件：×××××”。

（2）如有多份附件，應使用阿拉伯數碼加“.”，而不是“、”。如“附件：1.×××××”，附件名稱回行時與上行首字對齊。

2．附件標識不規范，正文列出的附件標題與附件的標題不一致。（1）附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，其后不加冒號，且附件標題應在下一行居中；有序號時標識序號，序號后不加冒號。

（2）附件的序號和名稱前后標識應一致。

（3）附件是文件的可標發文字號，也可標注公文標題。（4）轉發、印發類公文，因轉印公文標題及內容已有說明，一律不再標注為附件。如附件只送主送單位，應注明“抄送無附件”。

3.關于附件的其他不規范

（1）附件是掃描件時，文件傾斜未調整、文件有黑邊及色差未處理、橫豎頁未調整；

（2）多個附件時不整合；附件未與正文一起編頁號，如正文有2頁，附件應從第3頁開始編頁號（掃描件除外）。

（五）成文日期

1.成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發單位領導人的簽發日期為準。

2.成文日期用漢字將年、月、日標全，不能用阿拉伯數字；“零”要寫為“○”。成文日期上方不署發文單位名稱。

3.單一單位制發的公文，成文日期右空4個字；兩個單位聯合發文，成文日期可適當向左調整，盡量使兩個單位的印章都能下壓成文日期。

（六）印章使用

1.公章位置應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文日期。（一般三分之二在成文日期之上，三分之一在成文日期之下）

2．會議紀要不加蓋印章。

（七）附注

上行文（如請示）應在附注中告知聯系人姓名、聯系電話。[其標識方法為：在成文日期下1行用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標出，如（聯系人：××××××，聯系電話：×××××××）]。

三、版記

（一）主題詞

1.“主題詞”三字應用3號黑體字，居左頂格，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字（由于目前計算機字庫無此字號，可用3號宋體加粗代替），詞目之間空一字。

2.主題詞應按公文主題詞表的詞匯標注，一般不超過五個詞匯。3.主題詞文種應與標題文種一致。

（二）抄送單位

1.“抄送”字體為3號仿宋字，后標全角冒號, 左右應各空一個字；抄送單位間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送單位對齊；在最后一個抄送單位后標句號。如主送單位移至主題詞之下，其標識方法與抄送單位的標識一樣。

2.抄送單位要分好層次，同層次的用頓號隔開，不同層次的用逗號隔開，抄送末尾標句號。單位名稱一般按系統先外后內、先大后小，最后標注單位內部部門名稱。

3.抄送應注意的問題

（1）上行文不能抄送下級單位;（2）密級很高的文件，要嚴格控制抄送范圍；（3）越級請示件要抄送被越過的上級機關；

（4）向下級的重要行文要抄送直接上級機關；（5）遵循先黨后政，先外后內，先上級后下級的原則；（6）聯合發文或主送中已有的機關，不要在抄送欄中一一羅列。

（三）印發機關和印發日期

印發機關應該左空一個字，印發日期應該右空一個字。印發日期以最后一個領導簽發的日期為準，用阿拉伯數字標識。

（四）頁碼

1.頁碼應該用4號半角白體，頁碼兩邊各有一條4號一字線；單頁碼位于右下角居右空一個字，雙頁碼位于左下角居左空一個字。

2.除掃描件外,一份公文統一一個流水頁碼。

四、其他注意事項

（一）公文中必須使用國家法定的計量單位。

（二）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用詞、縮略語等必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

（三）公司和分公司不得聯合行文。

（四）引用公文應先引標題，后引發文字號，并加括號，如“根據《關于×××××××的通知》（桂電辦〔2011〕×號）要求??”；使用簡稱時，一般先用全稱，并注明簡稱；使用英文字母縮寫時，應先用中文全稱，并注明英文縮寫。

（五）上行文應按國家行政機關公文格式版面設置。對掃描的附件要設置好版面，文件太大時，要進行壓縮。當附件同時出現word文檔或電子表格時，應合成一個文檔。一個附件應一個文件名。

（六）文件一般使用A4紙，特殊表格除外。

（七）正文和表格排版要規范,不能存在跳頁、公文修改痕跡未消除等現象。

（八）當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

第五篇：公文寫作中常見問題及解決辦法

公文寫作中常見問題及解決辦法

今天主要想和大家從公文的文面結構、容易用錯和寫錯的字、標題寫作中一些常見問題的處理、公文結構層次序數的規范、數字運用的規范、字體和字數的規范、標點符號的運用、公文用印、主題詞的提煉、版記標識等十個方面就公文寫作中的常見問題和解決辦法進行學習和探討，目的在于進一步提高我們公文寫作和處理的能力，促進公文寫作和處理的進一步規范。

一、公文的文面結構主要有哪些要素？

公文的文面結構即公文格式問題，是公文規范性的重要體現。按照中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于印發《黨政機關公文處理工作條例》的通知（中辦發[2012]14號）規定，由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、引發機關和印發日期、頁碼，共18種要素組成。

主要的要素有八個方面：即版頭、發文字號、標題、主送機關、正文、附件、發文機關（落款）、成文日期。

（一）版頭

（1）“紅頭文件”。文件的首頁上端，印有“×××文件”字樣的紅色大字。政府公文版頭下面有一道紅線，黨的公文在紅線中間另加一紅五星。

（2）“白頭文件”。即不用版頭的文件，一般用于印發領導人的講話等文字材料。

（二）發文字號

由機關代字、年份、發文順序號組成。

發文機關代字 + 〔年份〕+ 發文順序號

機關代字是發文機關的簡化代稱，一經確定，不得隨意改動。年份用公元紀年標記，使用阿拉伯數字，并用六角方括號括住。位置居中略下（縱向）或左下。順序號，使用阿拉伯數字，如“58號”。寫作“第58號”或“058號”均不規范。

（三）標題

由發文機關名稱、事由和文種組成。

機關名稱 +（關于）事由 +（的）文種

如：中共政協西安市委員會黨組關于召開政協西安市

第十三屆委員會第一次會議有關問題的請示 政協西安市委員會辦公廳關于報送《關于我市

節能減排工作情況調查報告》的函

（四）主送機關

公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。

如：政協西安市委員會 或 西安市政協 或 市政協

中國國民黨西安市委員會 或 民革西安市委員會

或 市民革

頂格，后加冒號。少數直接面向社會或全體的文件可省略主送機關。

該要素要注意主送機關之間的排列順序和標點符號的使用。從系統的角度說，應按黨→政→軍→群的順序排列，四大班子排序應為：黨委、人大、政府、政協；從級別的角度說，應按由高至低的順序排列。不同系統、不同級別的主送機關之間用逗號隔開；同一系統、同一級別的主送機關之間用頓號隔開。如：以市委或市委辦向下行文，主送機關為“各區縣黨委，市委各部委，市直機關各單位，各人民團體黨委（黨組）。各主送機關間用逗號而不是用頓號隔開，是因為它們雖處于同一級別但分屬于不同系統。

當公文的主送機關為平級機關時，可按公文的內容與主送機關關系的密切程度安排先后順序。

（五）正文

公文的主體，用來表述公文的內容。

排印正文時，標點符號應尾隨文后，即點號不能打頭，標號不要拆開。數字、年份也不能拆開回行。

（六）附件、附件說明和附注

附件即公文正文的說、補充或者參考資料；附件說明即公文附件的順序號和名稱；附注即公文印發傳達范圍等需要說明的事項。

附件寫在正文下，空一行，左空2字，用3號仿宋體字標識。格式為：

附件：序號 + 標題 + 件數（新規定沒有件數）

如：

1、市政協調研組人員名單 1件

2、調查表（表

一、表

二、表三）3件

附件的標題不加書名號，標題與件數空一字距，其末尾不加標點符號。如果寫作“附件如文”、“附件×份”是錯誤的。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第一行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件（或帶序號）。

附件不是“副件”，有的對正件起說明、解釋和證實作用，有的則用于向上級機關報送或向下級機關批轉的附件，此類 4 附件實際是主件。

（七）發文機關（落款）

署發文機關全稱或規范化簡稱。

黨的文件一般寫落款，并必須寫全稱；政府機關僅以版頭和印章為標志，不寫落款。

（八）成文日期

署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文，署最后簽發機關負責人簽發的日期。

會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準。領導簽發的，以簽發日期為準。聯合行文，以最后簽發機關的領導簽發日期為準。法規性文件以批準日期為準，或者在正文最后專門規定具體生效和開始執行的日期。特殊情況署印發日期，如電報。

發文日期必須寫明年、月、日。政府公文用漢字，黨的公文用阿拉伯數字。

二、容易用錯寫錯的字詞如何區辨？

（一）“二”與“兩”

使用“二”的地方：

1、自然數。

2、序數、小數、分數。

使用“兩”的地方：

1、一位數的基數。如“兩臺機器”。

2、概數。如“三兩天”。

（二）“倍”的運用

“倍”雖是一個比較簡單的詞，但在公文寫作中誤用的情況卻是多見的。一是與“增加了”合用時的誤用。“增加了”是在原數基礎上，向上增加若干個原數。二是與“增加到”合用時的誤用。“增加到”是包括底數，指增加后的總數。三是把“倍”用在降低、減少上。如有的公文中出現“降低×倍”或“減少×倍”的提法，這是不妥的。因為“倍”只能用于增加，不能用于降低或減少。如果用于減少，就應該加“負”字。

（三）“以上”與“以下”的運用

“以上”、“以下”等詞與前面的數字連用，這種表達方法的數目概念，習慣上應包括前面的本數在內，百人以上即含百人、千人以下即含千人，不應把本數排除在外。但是，為了使界限的劃分清晰準確，應注明本數是否包含在內。如：“十四歲、十四歲以上兒童不得入內。”或“十四歲以下（包括十四歲在內）兒童不得入內。”

（四）“制定”與“制訂”的運用

“制定”即制作、定出。公文中習慣用在較大場合，以制定黨和國家的路線、方針、政策、法律和法令等，如：“黨的第十八次代表大會，為我們制定了全面建成小康社會和全面深化改革開放的目標”

“制訂”即制作、訂立。公文中習慣用于具體規章制度的訂立。如：辦公廳相繼制訂了全委會工作規則、常委會工作 規則等會議工作制度。”

（五）“物質”與“物資”的運用

“物質”即能觸及、能見到的客觀存在的東西。多用于哲學和物理學上的抽象概念。

“物資”即指具體的財物資源。

（六）“需要”與“須要”的運用

“需要”是對“缺乏”而言，還有“要求”的意思。詞性為及物動詞，后可帶賓語。

“須要”即說明“應當”、“必須”的意思。詞性為能愿動詞，修飾限制動詞。

（七）“權力”與“權利”的運用

“權力”即可以管轄、統治、支配別人的權柄，受其管轄者必須服從。

“權利”即指一定的人被規定賦予的可以享受的權益。如：“公民有監督公共權力正確行使的權利。”

（八）“截止”與“截至”的運用

“截止”即到期停止。

“截至”即到……為止。

（九）“違反”與“違犯”的運用

“違反”即不遵照，反著方向做。

“違犯”即違背，觸犯。

（十）“以至”與“以致”的運用

“以至”即到，直到。用于時間、數量、范圍的延伸或擴 大。

“以致”即由此而造成，用于下半句的開頭，表示結果。

（十一）“象”與“像”的運用

在公文寫作中重點要注意，當“像”作為比喻詞或作為其它系動詞時不能寫作“象”。

（十二）“的”、“地”、“得”的運用

“的”、“地”、“得”是結構助詞，在口語里都念“de”。

“的”用在名詞前，是定語的標志。“的”有時是語氣助詞。（如何辨別？

1、去“的”意不變，為助詞，反之為“的”字結構。

2、“的”字結構后邊都可以加名詞，而助詞則不能加。

“地”用在動詞前、形容詞后，是狀語的標志；

“得”用在動詞后、形容詞前，是補語的標志，回答“怎么樣”的問題。例如，這一仗，同志們打得勇敢、打得頑強、打得漂亮。

圖例：這樣的表示方法，可以幫助我們清晰地看出，那些是句子的主干，那些是枝葉，主干和枝葉怎樣搭配。一般情況下，用“=”表示主語，用“—”表示謂語，用“彎曲”的線表示賓語，用“（）”表示定語，用“{ }” 表示狀語，用“【】”表示補語。

這些，我只是從一般的情況講的。其實，字可以作句子成分，詞和詞組可以作句子成分，句子也可以作句子成分。如名詞不僅可以作主語，還可以作賓語、定語。動詞不僅可以作謂語，在一定的條件下還可以作主語和賓語。聯合詞組（兩個或幾個并列的詞）六種句子成分都可以作，如名詞性的可以作主語、賓語和定語，動詞性的可以作謂語，形容詞性的可以作謂語、定語、狀語、補語；主謂詞組也是六種成分都可以作；至于句子作句子成分，那就是復句或多重復句了。還是先易后難吧！建議大家好好地學習學習現代漢語語法知識（什么是語法？—語法是現代漢語組詞成句的規則。普通話是現代漢民族的共同語——以北京語音為標準音，以北方的方言為基礎方言，以典范的現代白話文為語法規范）。

同時，請大家抽點時間學習學習修辭和邏輯。語句通不通是語法問題；好不好是修辭問題；對不對是邏輯問題。“語法可以使人規矩，修辭是人敏銳，邏輯是人精巧”。建議大家一定要學。

（十三）“部署”與“布置”的運用

“部署”即指全局重大工作的安排。

“布置”即指全局具體工作和事項的安排。

（十四）“既”與“即”的運用

“既”是并列連詞，通常與“又”配對使用。

“即”相當于判斷詞“是”的用法。另有“即使”的含義。

（十五）“和”、“與”、“及”的運用

“和”口語色彩比較濃；“與”帶一些文言色彩，常用于比較鄭重的場合；“及”連接的成分雖然也是并列，但表達的意思上有輕重的分別，即前重后輕。

（十六）對、對于”，“對于、關于”，“經過、通過”的運用 這幾組公文中常用的介詞，用法或功能相近，共性較強，但是否可以通用，要斟酌實際情況，避免誤用。

“對于”和“關于”。表示關涉用“關于”，指出對象用“對于”；“關于”有提示作用，組成介詞短語可以做標題，尤其在公文標題中不可缺少，“對于”則沒有這個功能。

（十七）不當使用模糊用語

模糊用語，即語意不夠明確、不夠具體的詞語。在公文中，適當使用模糊用語是必要的，它能起到確切詞語所起不到的表達效果。然而，有些公文是不能使用模糊語言的。

（十八）關聯詞語使用不當

關聯詞語是指復句的分句之間起連接作用的詞語。關聯詞語大都是連詞，如，“因為—所以、不但—而且、雖然——但是，與其—不如”等；還有少量副詞，如“也、又、都，和、與、同”；還包括一些起連接作用的短語，如，“一方面——另一方面、不是—而是”等等。

關聯詞使用不當也是常見的問題，值得引起我們足夠的重視。

三、如何處理公文標題寫作中的幾個棘手問題

（一）解決轉發性通知標題冗長繁瑣問題

層層轉發公文，由于“過橋”機關多，很容易造成該類公文標題冗長繁瑣，如“裹腳布”似的，解決此問題辦法有四：

（1）只寫轉發第一次轉發機關的通知；

（2）直接轉發原文件；

（3）在標題中只出現上一級機關轉發通知的文號；

（4）只用本機關發文的標題，而將其它機關的標題概括為文件。

例如：《國務院辦公廳轉發民政部關于規范村民委員會印章使用和管理工作的意見的通知》，省政府再轉發就會出現“通知的通知的通知”的問題。怎么辦？可以直接轉發民政部文件的標題，即《陜西省人民政府辦公廳轉發關于規范村民委員會印章制發使用管理工作的意見的通知》（陜辦發【2001】193號。

辦公廳轉發、印發市政府或市政協同意的文件時，文件開頭要寫“經市人民政府同意”或“經市政協同意”。

（二）標題中標點符號的運用問題

為了保持標題簡煉和整潔大方，一般地能夠不用標點符號的盡可能的不用。非用不可的有下面幾種情況：

（1）可用書名號。主要用于法規、規章名稱和被批轉、11 轉發的公文標題等。

（2）可用問號。如：《人的正確思想是從哪里來的？》

（3）可用引號。如：《中共中央關于堅持“少宣傳個人”的幾個問題的指示》

（三）長標題的排列

根據標題長短，分一行、二行、三行均可，注意分割合理，布局勻稱、美觀，不可割裂題意，即一個詞不可斷開分在兩行。

如:中國人民政治協商會議西安市第十三屆委員會

常務委員會工作報告

中國人民政治協商會議西安市第十三屆委員會

第二次會議關于政協十二屆委員會 常務委員會工作報告的決議

(四)結構層次序數是如何規范的？

第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。在一段文字內部常使用“ 一是、二是、三是……”，“首先、其次、第三……”。

(五)公文中的數字運用有哪些規范要求？ 公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

黨的公文用阿拉伯數字書寫成文日期。不標明主送機關的普發式公文（決議、決定、條例、意見、規章等）加括號標注于標題下方居中位置。

例：政協西安市委員會關于加強界別工作

發揮界別作用的意見（2008年8月20日）

年份一律使用公歷年份的全稱，如1978年、2003年不能略為78年、03年。

同一文件中同類數量的表示方法應前后一致。

(六)公文字體和字數有哪些規范要求？

主標題字號一般應為二號標宋字體，副標題的字號應小于主標題字，大于或同于正文字。正文用三號仿宋體。

2011年11月5日，中共中央辦公廳通知“經中央批準，中央文件統一采用國際標準A4紙型同時對文件版型做出調整”。從2012年1月1日起不再印發16開紙型中央文件。

以A4紙型編排，每頁文字22行，每行28字。公文主題詞用三號標宋字體，“主題詞”三字應用三號黑體。

公文中的頁碼用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。

2011年11月5日，中共中央

(七)正確使用標點符號有哪些講究？

1、并列短語中的頓號、逗號的使用。

并列短語中各成分之間如果沒有顯著的停頓，當中不需用頓號。如“工農業生產”不寫成“工、農業生產”，“五六個”不寫成“

五、六個”，“各區縣”不寫成“各區、縣”，“青紅皂白”不寫成“青、紅、皂、白”。

并列短語各項之間有比較長的短語或有較大的停頓，中間應用逗號。如“刀子，叉子，玻璃酒杯，大大小小的花瓷盤子，都放出晃眼的光。”

2、破折號、省略號同點號連用。

破折號和省略號都是標號。用在有停頓的地方，不論是句中或句末，如果本來應該用點號的，可以用了點號再加破折號或者省略號。

3、引號同點號連用

凡是完整地照錄別人的話，末了的點號（多為句終號）放在引號之內。如：俗話說：“到什么山上唱什么歌。”又說： 14 “看菜吃飯，量體裁衣。”

凡是把引文作為作者一句話的一部分，末了的點號放在引號的外面。如：我們有些同志喜歡寫長文章，但是沒有什么內容，真是“懶婆娘的裹腳，又長又臭”。

4、句內括號與句外括號的使用。

句內括號（即注釋句中某一部分的）緊貼在被注釋部分之后，倘若正文在這里該用點號，點號應放在括號之后，括號內部可以有逗號或分號，但不能有句號，盡管已經是一個句子。

如：這就是說，將群眾的意見（分散的無系統的意見）集中起來（經過研究，化為集中的系統的意見），又到群眾中去作宣傳解釋，化為群眾的意見，使群眾堅持下去，見之于行動，并在群眾行動中考驗這些意見是否正確。

句外括號（即注釋全句的）前邊正文的點號用在括號之前。括號內部如果是句子，可以用句號。

如：全國各族人民間的大團結萬歲！（長時間的鼓掌）偉大的、光榮的、正確的中國共產黨萬歲！（全場起立。熱烈的經久不息的鼓掌，轉為歡呼。）

(八)加蓋印章應注意哪些問題？

發文機關印章是證明公文效力的重要表現形式。總的要求是“上不壓正文，下騎年蓋月”。區別不同情況有以下具體 要求：

單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。

當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。

當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

(九)怎樣提煉公文的主題詞？

首先要說明的一點是，公文主題詞，中央和國務院新近發出的文件已經停用，我市怎么辦，目前還沒接到通知。

主題詞也稱敘詞，是經過規范化的詞或詞組，用于文獻的主題標引或檢索。

撰寫文稿時應在文中標明主題詞，具體要求和做法是：

1、全面審讀公文，確認公文的主題內容，即確認公文涉及了哪些事物和具體對象及問題。

2、認真進行主題分析，找出公文涉及的主要對象。弄清其性質，弄清其歸屬哪方面問題，形成主題概念，對關鍵性語句準確、精煉地進行主題概括。

3、在有關機關正式制發的《公文主題詞表》中選取與公文主題概念相對應的最專指的主題詞，其詞形務必與詞表中規定的詞形相一致。

4、如在詞表中沒有與公文主題相對應、專指性強的主題詞時，要在詞表中選取與公文主題直接相關，最相鄰的主題詞進行相配。組配后有多義性時，應放棄組配，直接采用反映公文主題上位概念的上位詞。不能進行組配時，也采用最直接的上位詞。

5、應有效把握對公文主題的標引深度。一份公文的主題詞除類別詞外一般不超過5個。

6、主題詞的排列次序應科學合理。一般應按主題詞的含義，從內容到形式排列，進行組配時應按以下次序：

主體因素，即反映公文主題的關鍵性概念，如對象、材料、方法、過程、條件等，文中有幾個并列的主體因素時，一般按語法關系和邏輯順序排列；

通用因素，即描述主題的一些通用概念，在主題中居次要地位，對主題起細分的作用；

位置因素，即公文所涉及的事物、對象和問題所處的空間位置屬性方面的概念，包括國家名、地區名、地名以及機構名稱等方面的主題詞；

時間因素，即公文所涉及的事物、對象和問題存在的時間范圍屬性方面的概念，包括具體年份等方面的主題詞；

公文類型因素，即公文種類方面的概念，如命令、指令、報告等。

(十)公文版記如何標識？

公文版記主要內容與標識規范如下：

“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號標宋體字；詞目之間空1字。

公文如有抄送機關，在主題詞下1行；左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。

印發機關和印發日期位于抄送機關之下（無抄送機關在 主題詞之下）占1行位置；用3號仿體字。印發機關左空1字。印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉拍數字標識。

版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

版記應置于公文最后一面（封四），版記的最后一個要素置于最后一行。

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