第一篇：公文辦理基礎知識講座

公文辦理基礎知識講座

各級黨政機關和事業單位辦公室的工作內容可劃分為辦文、辦會、辦事三個方面。辦文（即公文處理）是辦公室最基本的職能之一。

公文是黨政機關及工作部門、事業單位行使管理職能、辦理具體事務的重要工具，它關乎著機關、單位的對外形象，體現其嚴格的管理水平和嚴謹的工作態度。

公文處理指公文辦理、公文管理、公文整理、公文歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。尤其是公文辦理（或稱公文起草、公文撰寫），如果不嚴格按照公文要求及格式撰寫，不但起不到公文應有的作用，還將直接影響到機關、單位的形象，甚至會起到消極、負面的作用。

一、公文的基礎知識

（一）定義

公文，是公務活動中所形成和使用的文字材料，是黨和國家方針、政策、法規、政令及信息、情況的表現者、運載者，是機關、單位實施管理的基本手段和重要工具，發揮著上令下達、下情上報和信息溝通的重要作用。

公文貫穿機關、單位管理工作的始終。要向上級報告情況，需要寫成文件；要向基層單位安排工作、提工作要求，需要寫成公文印發下去，備查、備用，便于基層照章執行；要告知社會公眾一個什么決定，也要印制成公文。因此，公文寫作與我們每一個機關和事業單位工作人員息息相關，可以說，具備較強的公文寫作能力，是每一個機關和事業單位（尤其是辦公室）工作人員的基本素質要求。當前，各級 各部門都缺乏優秀的公文起草（撰寫）工作人員，重視公文寫作、加強公文寫作，對于中青年人來說，具有更加積極的作用。

（二）分類

1.按制文機關的種類劃分：黨務機關公文、行政機關公文、司法機關公文、軍事機關公文、企事業單位公文、社會團體公文。

2.按行文方向劃分：上行公文（向上級單位行文）、平行公文（向平級單位行文）、下行公文（向下級單位行文）。草擬公文前，必須弄清楚行文方向，才能確定文種、內容、措辭等。

3.按保密程度劃分：絕密公文、機密公文、秘密公文、內部材料、普通公文5種。我們在起草或管理公文時，必須要按照該公文的秘密等級來處理，涉及秘密問題的，不能泄密。

4.按緊急程度劃分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5種。

5.按使用范圍劃分： 通用公文和專用公文。決定、決議、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、紀要（或稱會議紀要）等全是通用公文； 司法類公文、經濟類公文、任免類公文、議案、提案、建議等屬專用公文。

6.按公文來源劃分：發文和收文。

發文有兩種情況：一種是發往外單位的文件；另一種是發至本單位內部機構的文件。

收文是指本單位收到的由外部單位制發的文件。7.按公文內容性質劃分：規約性公文（如法律、條例、規定、辦法、章程、細則等）；決策指揮性公文（如命令、決定、決議、批復等）；報請商洽性公文（如報告、請示等）；公布知照性公文（如通知、通報、通告、公函等）；日常事務性公文（如計劃、總結、簡報、會議記錄等）。

8.按公文的載體劃分：紙質公文、電子公文、感光介質公文（如照片文件、縮微膠片文件、顯微照片文件等）、磁介質公文（如錄音文件、錄像文件、磁盤文件、光盤文件等）。

9.按規范性和頒發程序的規范程度、行政約束力的強弱劃分：規范性公文和非規范性公文。

規范性公文：根據國務院辦公廳2012年7月1日起開始施行的《黨政機關公文處理工作條例》（簡稱新《條例》）規定，我國現行法定通用的規范性公文有15種，即：命令（令）、決議、決定、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要（會議紀要）。規范性公文具有統一的名稱、標準的格式、明確的適用范圍和統一的行文規則。不能亂用，更不能在同一公文中出現兩種公文名稱，如“關于×××請示的報告”“關于×××意見的通知”“關于×××通報的通知”“ 關于×××決定的通知”等。

非規范性公文：除規范性公文以外的公文。常用的非規范性通用公文有：調查報告、工作計劃、工作總結、工作方案、提案、建議、說明、講話稿、簡報信息、書信類、啟事類、條據類、表格類、大事記等。這里值得強調的是：我們最常用的工作計劃、工作總結、工作（實施）方案等屬于 非規范性公文，不能直接出現在機關、單位“紅頭文件”的首頁，首頁應為“關于印發（上報或報送）×××工作計劃（總結、方案）的通知（報告）”。一般來說，工作計劃應包括指導思想（或總體要求）、目標任務、方法（保障）措施三方面內容；工作總結應包括主要工作成績、存在的主要問題、今后（來年、下半年)工作設想三方面內容（并略談工作總結與述職報告的區別）；工作方案應包括（實施此項工作的）目的意義、指導思想（或總體要求）、目標任務（含時段劃分）、保障（方法）措施、相關要求等方面內容。

二、公文辦理的基本要求

公文撰寫是一項十分嚴肅的公務行為，它是“受領導之命，代機關立言”。做好這項工作，不能僅憑個人良好的愿望和高度的熱情，必須深刻認識和理解公文撰寫的特點。公文不同于其他文學（字）作品，它的撰寫、制發、處理必須按照固有的規定、特定的體例格式來進行。

（一）確定文種

這是公文辦理首先要明確的。我們在撰寫公文前，要弄清楚這個文件具有或者說應該發揮什么作用，在什么背景下寫這個文件材料。根據寫作背景、目的、受文對象，確定采取哪個文種。一般說來：

1.命令（令）。適用于公布行政法規和章程、宣布實施重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。如主席令、國務院令、通緝令等。這些法規、規章的制定，要省級以上的國家機關才能制定和通過，因而在市、縣、鎮級，不涉及到命令（令）文種。2.決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。如《關于建國以來黨的若干歷史問題的決議》等。這種文種本系統幾乎不用。

3.決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決策事項。

4.公報。適用于公布重要決定或者重大事項。如《中國共產黨第十八屆中央委員會第四次全體會議公報》等。這種文種本系統幾乎不用。

5.公告。適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。如《中華人民共和國海關關于簡化進出境旅客通關手續的公告》等。這種文種基層機關、單位很少用。

6.通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。如停水或停電等可采用《通告》文種。

7.意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

8.通知。適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。它是我們最常用的文種。

9.通報。適用于肯定成績、表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

10.報告。適用于向上級匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。它是我們較常用的文種。

11.請示。適用于向上級機關請求指示、批準。上級機關接到《請示》后，會書面回復。

12.批復。適用于答復下級機關的請示事項。如《關于同意設立××鎮幼兒園的批復》等。13.議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。這種文種本系統不用。

14.函。主要適用于不相隸屬的機關、單位之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。如政府的部門與部門之間商洽問題、詢問或答復問題，通常用《函》。但上下級之間很一般性的商洽問題、詢問或回復問題，有時也用《函》。

15.紀要。或稱會議紀要，適用于記載會議主要情況和議定事項。

以上講的是一般原則，具體采用哪類文種，要根據具體情況來確定。

（二）規范撰寫

公文撰寫要求做到“6個規范”，即：

1.主題規范。主題是文章所要表達的中心思想。任何文章都要有主題，公文也不例外。公文主題的提煉標準，就是集中單

一、鮮明顯露。要求一文一事，一個主題，主題鮮明突出。主張什么，反對什么，要鮮明直接，不能含糊，不能讓人產生歧義。

2.使用材料規范。公文材料的選用標準必須真實典型，新鮮有力。所謂真實，就是實實在在存在的、反映當前事物本質規律的真實。我們分析問題時，所列舉的現象，不是假的、人為編造的，也不是偶然現象和個別現象。所謂典型，就是既是個性特征，又是共性特征。新鮮有力，就是我們所列舉的、分析的問題、提出的辦法，必須是符合當前實際的，必須是有說服力的。不能在說今年的工作時，還拿去年、前年的數據和一成不變的措施辦法，因為事物總是在發展變化，尤其在這個信息飛速發展和人的民主法制意識普遍快速增強的時代下，如果總是一成不變、不思進取，不思考、不調研，撰寫公文也好、安排工作也好，就做不到“有的放矢”。公文的選材標準與文學作品不同，公文強調真實，強調掌握最基礎最真實的材料，屏棄想象（合理的推測可以），而想象則是文學作品的核心和靈魂。

3.文章結構規范。公文普遍的結構格式是：公文標題—主送機關—正文—發文機關署名—成文時間。其中，正文結構主要包括：開頭、層次、段落、過渡、照應、結尾。

（1）開頭。也稱“導語”或“引言”，要求開宗明義、不兜圈子、開門見山，直接說明針對什么情況、為了什么目的、要干什么，力戒套話空話和“下筆千言，離題萬里”等不良文風。常用開頭方法有：A.擺出行文根據（多用于闡述政策、部署工作的文件）；B.說明行文目的（多用于告知類、規范類文種）；C.概述行文背景（多用于指示性通知、報告、總結等文件）；D.引述來文線索（多用于批復、復函、答復性報告等文件）；E.交代結論（先擺出結論性意見或中心思想，再道出原委，多用于調查報告、總結等文件）；F.提出問題（以問題引起下文，多用于調查報告等文件）。

（2）層次。就是通常所說的先寫什么、后寫什么。公文層次安排常有：A.并列式；B.遞進式；C.因果式；D.總分式。

（3）段落。習慣又稱自然段。安排段落，有助于公文 的條理清晰。一般來說，公文的段落小于層次，往往幾個段落才能表達公文的一個層次。但有時（層次較少時）層次和段落是統一的，一個段落就是一個層次，即篇段合一的形式。

（4）過渡。層次之間、段落之間發生了表達意思的轉變，需要承上啟下的過渡。常用的的公文過渡形式有：A.用詞語過渡（如“總之”“因此”“誠然”“綜上所述”“由此可見”等）；B.用句子過渡（如“為此，特制定以下辦法”“現將有關情況通知如下”“應當怎樣看待這一年的工作呢？”等）；C.用段落過渡（在較長篇幅的公文中，當出現層次轉換時，通常安排一個簡短的自然段承上啟下，以示過渡）。

（5）照應。指公文內容的前后關照和相互呼應。常用的照應形式有：A.題文照應（開頭要與標題相照應）；B.前后照應（前面提到或暗示的，后面要有著落）；C.首尾照應（開頭提出的問題，結尾要做出回應）。

（6）結尾。指公文的收束段落。公文結尾好，起到畫龍點睛、深化主題的作用。公文結尾要求“意盡言止”，有話則說，無話則止，不能向文學作品追求“回味無窮”“話外有音”效果，切忌畫蛇添足。常用的公文結尾方式有：A.號召式結尾；B.總結式結尾；C.強調式結尾；D.說明式結尾；E.請求式結尾。

公文的篇章類型主要有三種：篇段合一式、分層表達式、條款式。

4.文字表述規范。公文的用語用字要求簡明、準確、樸實、得體、通俗、易懂，體現字面意義而非聯想意義，講求陳述性、寫實性，而非描繪性、虛擬性。一般以概述為主，據事說理，言之有物。不象詩歌、散文、小說等文學作品，需要大肆鋪展、渲染，大量的想象，細致的描寫，這些，恰恰是寫公文所忌諱的。所以，很多時候，我們看文學作品很過癮，看公文則覺得死板、千篇一律，這個跟公文的性質有關系，但是公文同樣可以寫得很好，好的法規性、政策性公文，充分考慮了各階層、各方面的利益問題和可能出現的反應，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的講話稿可以寫得飽含感情，深刻、精彩。

5.標點符號使用規范。該用逗號用逗號，該用句號用句號。需要慢慢積累琢磨。要注意：在標題中間除法規、規章名稱加書名號外，一般不使用標點符號，標題結尾不加標點符號；此外，標題中不要過多出現“通知”兩個字，比如省、市層層轉發國務院一個文件的通知，到縣級，可直接說轉發國務院***（文件名）的通知。正文中使用標點符號要正確，如：“”與“”以及《》與《》之間不能再加“、”，“1.” 不能標為“

1、”等等，請大家下載學習國家新的《標點符號用法的規定》。

6.數字和計量單位使用規范。數字除專有名詞（如“十二五”規劃、“三評三改”活動）外，一般使用阿拉伯數字。前后要統一，不能一時用大寫（漢字），一時用小寫（阿拉伯數字）。計量單位采用國家通用的計量單位。同一類別（如長度、面積、質量等）的計量單位，文中前后要統一，不能：一會兒是平方米，一會兒又是㎡；一會兒是千克（克），一會兒又公斤（斤）。大數字可用“萬”來計量，如1524.5萬人。

三、公文的格式要求

根據2012年7月1日開始施行的新的國家標準GB／T9704-2012《黨政機關公文格式》（簡稱“新《標準》”）和國務院辦公廳2012年4月16日印發、2012年7月1日起開始施行的《黨政機關公文處理工作條例》（簡稱“新《條例》”）精神，公文的統一格式要求為：

（一）開本

公文用紙采用GB/T 148中規定的A4型紙。

（二）排版規格

正文用3號仿宋體字，一般每頁22行，每行28個字。

（三）裝訂要求

公文應左側裝訂，不掉頁。釘位為兩釘釘鋸處釘眼距書芯上下各1/4處；釘鋸與書脊間的距離為3-5mm。

（四）公文中各要素標識規則

本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。臵于公文首頁版頭分隔線以上的各要素統稱眉首（版頭）；臵于版頭分隔線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；臵于主題詞（含）以下的各要素統稱版記。

1.眉首（版頭）

（1）份號（本系統一般不用，略）。

（2）密級和保密期限（本系統一般不用，略）。（3）緊急程度（本系統一般不用，略）。

（4）發文機關標識。由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成（發文機關標志的上邊緣至版心的上邊緣距 離為35 mm）；發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識（俗稱“紅頭”，通常已提前套印好的）。聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字臵于發文機關名稱右側，上下居中排布。當發文機關標志文字較少時，盡量拉寬字間距；文字較多時，盡量壓縮字間距，總體上要小于版心的寬度，以醒目、美觀、莊重為原則。其作用在于表明公文的責任者，顯示公文的權威性與莊重性。

（5）發文字號。發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識（“紅頭”）下空2行，用3號仿宋體，居中排布；發文機關代字要力求明確、簡潔、規范，且不產生歧義和沖突，特別是不能與上級機關、本縣（區）內同級機關的代字相互重復；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用中文六角括號“? ?”括入，不能用[]（）【】等符號；序號不編虛位（即1號不編為01號或001號），不加“第”字。發文字號對于文件登記、查詢、歸檔、統計、管理等都有重要作用。

（6）簽發人。簽發人標志只用于上行文。上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字編排，簽發人姓名居右倒數空1字；“簽發人”用3號仿宋體字，后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人（領導人）的姓名；簽發人與發文字號處于同一行。標明簽發人目的在于表明機關發文的具體責任者，督導各級領導認真履行職責，確保公文內容真實準確，提高公文質量，并為聯系查詢有關事項提供方便。

（7）版頭分隔線。又稱紅色反線（寬度同版心，即156mm，通常已提前套印好的），距發文字號之下4 mm處所印的紅色分隔線。這條紅色分隔線是印制空白紅色文件紙時必需的。2.主體

（1）公文標題。標題由發文機關名稱、事由、文種三部分構成（因有“紅頭”有時可省去發文機關名稱）。事由要簡明扼要、一目了然，在發文機關與事由之間用“關于”連接，事由與文種之間用“的”連接。紅色反線下空1行，用2號方正小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。標題（在三行及以上的）一般不排成正梯形或倒梯形，以菱形為宜；或第一行（發文機關名稱）短，第二、三行等長。

（2）主送機關。指公文的主要受理機關。應當使用機關全稱或規范性簡稱、同類機關統稱。對于上行文，原則上只能標寫一個主送機關，以便公文的辦理。對于普發性的下行文，可標注同類機關的統稱，先領導機關（管理部門）、后具體職能部門，也就是先面后點（如：各鎮辦中心校、區直教育單位）。在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

（3）公文正文。公文的主體部分，用于闡述公文內容，使收文者具體、明確地掌握文件傳遞的信息，正文要求做到一文一事，表達準確，結構嚴謹，層次分明，通俗易懂。公文首頁必須顯示正文。編排于主送機關名稱下一行，每自然 段左空2字，回行頂格，自然段之間不空行。數字、年份不能分開回行。

正文標題格式。要手動輸入，不可按回車鍵直接生成。一級標題：一、二、三、……,字體用3號黑體，標題后一般不加標點符號。二級標題：

（一）（二）

（三）……，字體用3號楷體加重。三級標題：1.2.3.……，字體用3號仿宋體加重（數字序號后不能用“、”）。四級標題：(1)(2)(3)……，字體用3號仿宋體（同正文段落字體）。層次序數少時，可以向下越級使用，但同一公文中越級要相同。

正文中需引用其他公文時，按照先引標題，后注明發文字號的方式引用。如：“根據《國務院關于加強食品安全工作的決定》（國發?2012?20號）精神”。

（4）附件說明及附件。附件說明是指公文附件的順序號和名稱。公文如有附件，在正文結尾處必須有附件說明，即正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”（或“附”），后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，序號使用阿拉伯數字標注（如“附件：1.XXXXX”）;附件名稱后不加標點符號；附件名稱較長需回行時，應與上一行附件名稱的首字對齊。

附件是指公文正文的說明、補充或者參考資料。附件要單獨起頁編排，一般與公文正文一起裝訂，并在附件首頁的左上角第1行頂格標識“附件”（或“附”）字樣，下一行開始居中排布附件標題（有序號時標識序號，標題推薦使用2號或3號黑體或方正小標宋體，視排版而定）。注意：附件說明和附件的序號及名稱應前后標識對應一致。若附件內容 太多，與公文正文不能一起裝訂，應在附件首頁左上角第1行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件（或帶序號）。附件與正文是一個有機整體，附件內容太多時可分開裝訂，但要注意不能將兩者分開保存。公文附件是公文內容的重要組成部分，與正文具有同等效力。

還有一種情況，就是正文中的一些內容（如圖表、名單等），如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后聯系，造成閱讀不便，因而需抽出來單獨表述，這也產生了附件。在公文中涉及附件內容處要加括號注明“見附件”或“附后”。

需要說明的是，在標題和正文中寫明“報送、批轉、轉發、印發”等字樣的公文，在其生效標志（成文日期）后所附的內容不是公文的附件，而屬于正文，因而前面的“序子話”（俗稱）后不能出現附件說明，后面的內容不能標注“附件”字樣。

（5）發文機關署名。署名應當用發文機關全稱或規范簡稱。發文機關署名應與發文機關標識、標題中的發文機關名稱相一致。聯合發文時，發文機關署名的順序應與版頭部分的發文機關標注順序相一致。

（6）成文時間。成文日期是黨政機關公文生效的重要標志。一般以發文機關負責人簽發的日期為準；會議通過的決議、決定等公文以會議正式通過日期為準（這些公文的成文日期標注在標題下的“（）”中，寫明通過文件的會議名稱及年月日）。新《標準》要求自2012年7月1日后機關發文的成文日期統一改用阿拉伯數字（不再使用漢字數字），將年月日標全。落款的成文日期與發文單位署名兩行對齊或相 互居中（沒有成文日期要比發文單位名稱矮2字之規定）。

（7）印章。公文有發文機關署名的，應加蓋印章，印章與署名機關相符。上行文必須加蓋公章，會議紀要不加蓋公章。聯合發文時，所有聯署機關均需署名并加蓋公章。印章要端正、清晰、居中下壓成文機關署名和成文日期。

（8）附注。指對文件內容或有關事項、要求的注解和說明。如：涉及公文的印發傳達范圍等需要說明時，可加附注“此件公開發布”“此件發至縣處級”等；“請示”件應在附注處注明聯系人及聯系電話，便于收文者聯系、答復。如有附注，編排在成文時間的下一項，居左空2字加“（）”書寫。3.版記

（1）主題詞。臵于版記中的首條分隔線之上，“主題詞”3字用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字（現各級機關發文均省去）。

（2）版記中的分隔線。版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。首條分隔線和末條分隔線用粗線，中間的分隔線用細線。其中，末條分隔線要與公文最后一頁下面的版心下邊緣重合。版記一般要求放在偶數頁（這樣奇數頁可能出現很多空白甚至幾乎全空白，且出現純版記頁。因而很多機關單位對此不講究）。

（3）抄送（送）。公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用4號仿宋體字標識“抄送”或“送”，后標全角冒號；抄送的各機關之間用頓號（同一系統內同級機關之間）或逗號（不同系統機關之間）隔開，回行時與冒號后的抄送 機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。

（4）印發機關和印發時間。位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位臵，用4號仿宋體字，印發機關左空1字，印發時間右空1字。印發機關可為機關辦公廳（室）或文秘部門，沒有專門的文秘部門，印發機關就寫發文機關名稱（機關全稱或規范簡稱）。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。印發時間與成文日期可以存在時間差，體現出公文辦理的效率。

（5）頁碼。一般用4號半角宋體體阿拉伯數碼標識，臵于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。雙面印刷的公文，單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字，公文版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁不標，公文附件與公文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。

以上所講述的公文辦理方面的基礎知識，供大家共同學習、共同探討、共同提高。對存在的不足之處甚至值得商榷的地方，敬請各位同仁批評指正。

謝謝大家！

第二篇：公文基礎知識講座提綱

公文基礎知識講座提綱

一、公文的種類

國務院頒布的《國家行政機關公文處理辦法》第二章“公文種類”共確定了“命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要”共13類、14個文種。

公文文種的選擇根據：一是行文目的，二是發文機關的職權，三是與主送機關的行文關系。

經常出現的錯誤有：文種選擇不當，混用文種，生造文種等。幾種常用文種的區別：

（一）請示與報告

“請示”和“報告”都是上行文，是行政機關公文使用頻率較高且容易混淆的文種。常見的問題主要有：將“請示”文種用“報告”文種呈送上級機關，請求上級機關批復（答復），這樣就容易貽誤工作。因此，在撰寫“請示”和“報告”時，要特別注意二者之間八個方面的區別。

一是作用不同。“請示”是向上級機關請求指示、批準；“報告”是向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見和建議，答復上級訊問，報送文件、物品等。

二是內容不同。“請示”是本單位無力無權解決或按規定須上級批準之后才能實施的事項；“報告”是本單位職責范圍內比較重大的工作或向上級機關建議，須上級機關知道的事項。

三是容量不同。“請示”應一文一事；“報告”可多事一報，但不得夾帶請示的事項。

四是時間不同。“請示”應事前行文；“報告”可在事前、事中、事后 行文。

五是范圍不同。“請示”一般只主送一個上級機關，不得多頭主送或越級主送；“報告”可以主送幾個相關的上級機關，其他上級機關也可以抄送。

六是處理不同。上級機關收到下級的請示后，應及時批準、批復（答復），是辦理件，下級應在收到上級批復（答復）后才能實施；上級機關收到下級的報告后，主要是了解情況，可以不答復，下級不用等待上級答復。

七是篇幅不同。“請示”的篇幅比較短，一般不超過1500字；“報告”的篇幅相對較長，但一般不超過3000字。

八是結束語不同。“請示”在結束時用“特此請示”、“特此請示，請批示”、“請審示”等；“報告”用“專此報告”、“特此報告”。

（二）請示與函

“函”是不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項的公文。“函”可分為商函、詢答函、請批函（請求批準函、審批函）。“函”在公文往來中使用比較廣泛，其主要作用有兩個方面：一是不相隸屬的同系統部門之間詢問和答復工作；二是請求平行或不相隸屬的職能部門批準有關事項，不能用“請示”或“報告”，應使用“請求批準函”。

在公文撰寫中，容易出現“請求批準函”誤認為就是“請示”或“報告”文種，在與平行或不相隸屬的機關行文時使用“請示”或“報告”，是欠妥的。“請示”與“請求批準函”有嚴格的區別，主要有：

一是類型不同。“請示”是上行文；“請求批準函”是平行文。二是主送機關不同。“請示”的主送機關是具有領導、指導關系的上級；“請求批準函”的主送機關是平行或不相隸屬的職能單位。

三是內容范圍不同。“請示”是請求批準、指示；“請求批準函”是請求批準某項職能事項。四是行文語氣不同。“請示”的用語應尊敬上級機關；“請求批準函”應互相尊重。

五是辦復方式不同。“請示”的事項由上級機關批復下級機關；“請求批準函”的有關批準事項由受文單位復函（審批函）。

（三）報告與總結

“報告”是上行文，其主要作用是向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問等。“總結”不是公文文種，但在實際工作中，部分擬稿人將工作總結作為公文文種行文，如在帶有工作總結性的公文標題中用“某某單位2007年XX工作總結”等，這樣的標題是不對的。其實，工作總結就是向上級機關匯報工作，可直接使用“報告”文種，主送上級機關（可多頭主送），抄送有關機關。如將上述公文標題改為“某某單位關于2007年XX工作情況的報告”，這樣就比較規范了。

（四）意見與建議

“意見”是對重要的問題提出見解和處理辦法的公文文種。可用于上行文、平行文和下行文。作為上行文，應按請示性公文的程序和要求辦理；作為平行文，提出的意見供受文單位參考；作為下行文，對貫徹執行有明確要求的，下級機關應遵照執行，無明確要求的，下級機關可參照執行。這里著重談談作為下行文的“意見”文種。在實際工作中，部分擬稿人往往將“工作打算”、“工作安排”和“工作計劃”作為公文文種行文，如：“某某單位2008年XX工作打算”或“工作安排”、“工作計劃”等，都是欠妥的。“工作打算”、“工作安排”和“工作計劃”不是公文文種。可直接使用下行文的意見文種，規范的標題應為“某某單位關于2008年XX工作的意見”。

（五）通告與通知

“通告”是公布社會各有關方面應當遵守或周知的事項的公文文種，其主送對象是不確定的。如：“某某單位關于XX的通告”。

“通知”是批轉下級機關、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或執行的事項，任免人員等的公文文種，是平行文、下行文，主送對象是確定的。“通知”在行政機關公文往來中使用較多，如會議通知、轉發性通知等。轉發性通知應注意標題臃腫的問題。

二、公文格式

（一）發文機關標識

由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成。比如：“綿陽市財政局文件”。

主要應注意的問題是：在沒有文頭紙的情況下，發文機關標識的位臵問題，平行文、下行文發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm，上行文發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標識公文份數序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發文機關標識上空2行向下依次標識。

聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字臵于發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。

（二）發文字號

發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角“??”括入，經常出現使用“（）”或“【】”或“[]”。文件序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

（三）簽發人

上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人后 標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。經常出現的錯誤是，左右空格不對，使用字體不對。

如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名臵于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排。

（四）公文標題

紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。經常出現分行沒有注意詞意完整，比如“關于加強抗震救災專項資金監督檢查工作的通知”在“專項”處分行，正確的分行應在“資金”后；使用字體字號錯誤，有的沒有用2號字，有的沒有用小標宋字；行距不對，有的距離過大，有的過小。

（五）主送機關

標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

（六）公文正文

主送機關名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。經常出現自然段開始少空或多空。

結構層次序數，第一層為“

一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。經常出現的錯誤有亂用次序數，比如“

一、”以后就是“1.”，亂加標點符號，比如“(一)” “(1)”后面加“、”或“1.”園點標為“、”。

公文中的計量單位應當使用國家法定計量單位。常見問題是長度單位KM用成“公里”，重量單位KG用成“公斤”。

公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當 使用阿拉伯數字。

1．定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有倏色彩的詞語中作為語素的數字，必須使用漢字。如：二萬五千里長征、三心二意、四平八穩、五星紅旗、六神無主、七上八下、八國聯軍、九死一生、十萬火急、零點方案、星期

五、第三季度、不管三七二十一、十六屆四中全會等。

2．中國歷史紀年、干支紀年、各民族非公歷紀年等，均使用漢字。如：萬歷十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋節、正月初五等。有時為了表達得更加明白，可以在它們的后邊用阿拉伯數字括注公歷。如：藏歷陽森龍年八月二十六日（1964年10月1日）。

3．含有月日簡稱表示事件、節日或其它特定意義的詞組，應用漢字數字。如果涉及一月、十一月、十二月，為避免歧義，要將表示月和日的數字用間隔號“﹒”隔開，并處加引號。如：“一?二八”事跡（1月28曰）、“一二?九運動”（12月9曰）等。涉及其他月份時，不用間隔號，是否使用引號，視事件的知名度而定。如五四運動、五一國際勞動節、十一國慶節、“九一三”事件等。

4．相鄰的兩個數字并列連用表示概數的，須使用漢字數字。連用的兩個數字之間不能用頓號隔開，如：三四天、五六米、七八個、十五六歲、五六萬套、三四百里、四十五六歲等。

5．用“幾”“多”“余”“左右”“上下”“約”等表示約數時，使用漢字數字。如：幾千年、百多次、十余年、八萬左右、三十上下、約五十人等。如果文中出現一組最有統計意義和比較意義的數字，用“多”“約”等表示約數時，為保持局部體例上的一致，其約數也可以使用阿拉伯數字。如：該省從機動財政中拿出近2000萬元，調撥鋼材3000多噸、水泥30000多噸、柴油1400多噸，用于農田水利基本建設。

6．公歷世紀、年代、年、月、日、分、秒，要求使用阿拉伯數字。如，公元前9世紀、公元前221年、20世紀80年代、公元1949年10月1曰、15時20分45秒等。年份一般不用簡寫，如：2005年，不應寫成05年。

7．統計表中的數值，如正負數、小數、百分比、分數、比例等，必須使用阿拉伯數字。例如，34568、-23.5、1:500、56%、1/8等。

8．物理量量值必須使用阿拉伯數字。如300kg、15cm、350C等。非物理量，一般情況下應使用阿拉伯數字，如235元，11個月、100名。

9．部隊番號、文件編號、證件號碼和其他序號，須用阿拉伯數字。例如：38915部隊、總3211號、國辦發?2005?8號文件、T37/T38次快車、HP—3000型電子計算機、90號汽油、維生素B1等。

10．引文標注中的版次、卷次、頁碼，除古籍應與所擾版本一致外，一般要使用阿拉伯數字。例如：列寧：《新生的中國》，見《列寧全集》中文2版，第22卷，208頁，北京，人民出版社，1990。

11．表示數字的范圍也有寫法的講究。例如：“3萬～8萬”，不能寫成“3～8萬”；5%～15%，不能寫成“5～15%”。

（七）附件

公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3號仿字體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼(如“附件：1．×××××”)；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第l行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件(或帶序號)。

（八）成文日期

用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“O”，不能寫為“0”。

（九）公文生效標識

公文生效標識是證明公文效力的表現形式。它包括發文機關印章或簽 署人姓名。公文生效標識有以下兩種情況，一種是單一發文機關如何標識公文生效標識，另一種是聯合行文的機關如何標識公文生效標識。

單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應上距正文l行之內，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。

當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位臵，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心。

（十）特殊情況說明

當公文排版后所剩空白處不能容下印章位臵時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

（十一）主題詞

“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字；主題詞不能超過5個。

（十二）抄送機關

公文如有抄送機關，在主題詞下l行；左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。

（十三）印發機關和印發日期

位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占l行位臵；用3號仿宋 體字。印發機關左空l字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

（十四）頁碼

用4號半角白體阿拉伯數碼標識。

三、行文規則

（一）上行文規則

請示和報告等上行文一般不得越級行文。“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。“報告”不得夾帶請示事項。除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

（二）下行文規則

政府各部門依據部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。

部門內設機構除辦公廳(室)外不得對外正式行文。比如說：市財政局辦公室可以以辦公室的名義對外行文，蓋辦公室的印鑒，但其它業務科室不可以以科室名義對外行文，我們經常可以看到的是以市政府辦公室的名義的公文，但沒有看到過市政府政研室等對外的行文。

（三）聯合行文規則

同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。政府部門不能與企業聯合行文。聯合行文應當明確主辦部門。須經政府審批的事項，經政府同意也可以由部門行文，文中應當注明經政府同意。但門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。

第三篇：公文格式及辦理知識講座1

公文格式及辦理知識講座

一、公文有哪些規矩？我們如何規范？

(一)公文文種。這是我們一拿到手里就要明確的問題，公文種類主要有15種。其中命令、公報、公告、議案等不是我們這個級別使用的，不講。平時用得較多的是下面的幾個文種：

1.通知。適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。

2.通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

3.報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。

4.請示。適用于向上級機關請求指示、批準。5.批復。適用于答復下級機關請示事項。

6.函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

7.紀要。在2012年4月以前的規定中叫會議紀要，現在直接改為紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。各單位都沒統一，我就在這里附帶先講一下，后面就不再涉及。①紀要標志由“XXXXX紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35 mm，推薦使用紅色小標宋體字。②標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。③標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。

8.決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

9.意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。很少用，但是意見要比決議的級別高，顯得份量更重一些。

10.決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

(二)公文格式。中國式公文是世界上最嚴謹最精美最天衣無縫的語言系統。打個比方說公文用紙。按規范要用紙張定量為60—80 g/m2的膠版印刷紙或復印紙，輕不得、重不得。紙張白度85%左右，白不得、黑不得。橫向耐折度≥15次，硬不得、軟不得。不透明度≥85%，亮不得、暗不得。pH值為8.5左右，酸不得、堿不得。我們不搞這么復雜，就用普通A4紙張就行了，一般不要再用16開等其他規格的紙張。下面就是我們在公文辦理中要遵守的基本格式：

1.文頭。正式公文必須要有紅色文頭，紙張頁面為A4或A3。各單位原則上要印制兩種常用的文頭，一種為單位全稱便簽，我們叫做小文頭，如“XX縣交通投資有限公司”；一種為“單位全稱+文件”，如“XX縣交通投資有限公司文件”，這種文頭需要編發文號，也就是我們說的大文頭，大文頭都要用文號。

2.標題。一般用2號小標宋簡體字（有些文件用的華文中宋，這個不行，一定要用方正小標宋）。標題編排于文頭紅色分隔線下空二行位臵，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯

形或菱形。比如《XX縣交通運輸局關于進一步規范公文管理的通知》就可以將XX縣交通運輸局放一排，內容擺一排，不能從完整的短語中間斷開。其實就是一個原則：擺的好看。標題中除法規等能用書名號外，一般不出現其他標點符號。

3.字體和字號。公文格式各要素一般用3號仿宋體字，公文中文字的顏色均為黑色。行間距一般為28.8，特定情況可以作適當調整。比如一級標題在本頁最后一行，或者某一面只有一排字，就可以通過調整行間距來進行編排。也可以使用小三號仿宋體字來編排正文。

4.行數和字數。如無特殊要求，一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調整，和上面一條類似。一般要保證公文的頁數是4的倍數，只是也是2的倍數。

5.正文。這有三個規矩要遵守。一是公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行。二是每個自然段左空二字，回行頂格。三是文中結構層次序數依次可以用“一”、“

（一）”、“1.”、“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注，標注就是加黑的意思。

6.附件說明。如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）。特別要注意的是附件名稱后不加標點符號，名稱較長的附件需回行時，應與上一行附件名稱首字對齊。附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字

頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行、附件順序號和附件標點符號應當與附件說明的表述一致。附附件的格式要求和正文的格式一樣。

7.日期和印章。成文日期一般右空四字編排，距正文空三行，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。印章用紅色，須端正居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位臵，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。

8.單位署名。一般在成文日期之上、（成文日期以簽發日期為準，領導什么時候簽的，就是以什么日期為準），以成文日期為準居中編排發文機關署名。聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位臵。

9.裝訂要求。公文應當左側裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間無誤差、無毛茬、無缺損。包本裝訂公文的封皮與書芯應吻合、包緊、包平、不脫落。

10.頁碼。指公文頁數順序號。一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm，單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。有一點要注意，如果公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。（這種情況一般出現在A3里面）

11.版記。行政公文要素標識之一。包括三項：抄送單位，印發單位和印發日期等。抄送用四號仿宋字體（前空一字，右空一字。抄送單位之間有等級排序，單位間用逗號隔開，結尾用句

號）。落款單位（前空一字）日期右空一字。共印漢文XX份版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間部分的分隔線用細線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中的第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

二、公文有哪些誤區？我們如何規避？

在公文的辦理中也容易出現一些比較常見的錯誤或問題，我簡單列舉幾個方面的情況：

1.缺少主送機關。公文一般要有主送機關，就是這個文件要送往哪里？誰受理？部分文件沒有主送機關，或者具體到某某領導，都是不規范的。公文的主要受理機關，應當使用全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。編排于標題下空一行位臵（約10mm），居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記。“請示”和“報告”一般只寫一個主送機關，需同時送其他機關的應采用抄送的形式。

2.文種張冠李戴。“請示”和“函”，“請示”只適應于向上級機關請求指示、批準，向非上級機關的業務職能部門請求批準有關事項，機關之間商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關系的有關主管部門請求批準等都用“函”。文種不能錯用，也不能混用，更不要生造，如“事宜”、“申請”等都是非公文文種。

2.“報告”夾帶“請示”。《黨政機關公文處理工作條例》行文規則第十五條的第四小條明確要求，請示應當一文一事，不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。因為“報告”是陳述是閱件，不能要求上級予以回復，故時限性不強；而“請示”是辦件，是送給你來辦理的處理的，有很強的時限性，上級機關對請示一般都會很快回復。所以，報告中夾帶請示事項，該事項極易被延誤。

3.越級請示和報告問題。《黨政機關公文處理工作條例》行文規則第十四條明確規定，一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。向上級機關請示問題應當一文一事，“請示”應報送上級機關的辦公室按規定程序處理，不應直接送領導同志個人。因為，公文只針對單位，不針對個人，所以它一般不直接送個人審閱。

4.標題標注缺乏邏輯。標題一般由“發文機關+關于+事由+文種”構成。比如：關于邀請李所長、王書記參加“12345”工程奠基儀式并致辭的請示報告。標題中常出現4方面的錯誤：一是多用標點符號。標題中除書名號外一般不用標點符號，上述標題中的頓號、引號都是多余的，應該去掉。二是人物模糊不清，順序排列不當。公文中提到的人物應使用全名，黨先政后，書記和所長同時出現，書記應排在前面。三是項目不宜使用代號，因為有些項目和工程的代號只有該領域的人才知道，而公文是明晰的，應讓閱讀人一看便知。四是文種混用。請示和報告屬于不同的文種，不能混而為一。

要注意的問題還有很多，大家可以上網查看相關資料進行學習。

三、公文有哪些要求？我們如何流轉？

（一）統一公文格式。各單位要印制符合標準的文頭，所有上行文件必須要用文頭紙進行打印。

（二）認真起草文稿。各單位要嚴格按要求起草公文和草擬文稿。原則上由各辦公室負責人擬稿，對文稿內容負責。若由辦公室其他人擬稿，辦公室負責人必須仔細審核把關后，和擬稿人一起在發文單上簽字呈報。擬稿要求正確使用文種，遵守行文規則，符合規定格式，做到明確政策，情況確定、觀點明確、條理清楚、文字精煉、數據準確、力求簡短。（誰核稿、誰簽字，都要承擔一定的責任）

（三）規范流轉程序。我向大家推薦這樣兩套程序，大家可以根據本單位實際情況進行調整，不壓文、不漏文、不錯文，將文件高效流轉起來。

1.收文程序。一是登記。上級發文、同級來文、下級上報文等各類公文必須先交由辦公室進行登記，再按辦文程序呈送領導批閱。文件登記要詳細核對并填寫來文機關、文種、來文字號、收文日期、收文序號、文件標題等，以便日后備查。二是批辦。文件登記入冊并填寫文件處理單后，立即送辦公室主任分辦，辦公室主任按照文件的主次緩急、閱件和辦件以及文件內容分辦后，送有關領導閱批，領導對來文辦理提出處臵意見后通知局辦公室轉送相關人員落實。三是承辦。在承辦過程中，一般性公文，應在5個工作日之內辦復；限定辦理時限的公文，應在規定時限內辦復；緊急公文，應隨到隨辦。辦理結束，要及時將文件返回辦公室，由辦公室負責整理歸檔。

2.發文程序。一是審核簽發。發文辦理要遵循“先核后簽”的原則。擬稿后，送辦公室初核，再轉交辦公室主任復核、分管領導審核或審簽，重大公文需要報一把手簽發。二是印制公文。經領導簽發后的公文由辦公室編發文件順序號后，再進行印制。公文印制成文件正本后，送辦公室蓋印，蓋印后的3份文件正本連同公文擬稿箋留底存檔。三是上報下達。公文的具體下達和落實工作由擬稿人負責。除涉密或其它原因不宜公開外，原則上要由相關人員進行送達或分發。

（四）嚴肅辦文紀律

1.嚴格控制發文數量。嚴格控制發文數量和篇幅，遵循“確有必要、注重效用”的原則，提高公文法定效力。對可發可不發的文件，辦公室可以不予核稿；對于可長可短的文件，核稿時一律從短。

2.切實加快辦理速度。除急件外，辦公室每天分送公文一次。領導在家期間，應每天及時簽批公文，出差期間，可以實行電話簽批；并在規定期限內將辦理結果及公文簽批件返回辦公室存檔。凡經督辦仍不將收文返回辦公室或遺失的，辦公室要不定期予以通報。

3.不斷規范公文格式。各單位一般不得直接越級向局或縣上報公文。所有上報公文必須用文頭紙按規范公文格式排版蓋印后上報。對越級上報公文和不規范格式公文，辦公室不予辦理收文登記。

4.統一實行歸口管理。各單位要爭取領導支持，進一步明確公文處理中心和公文運轉樞紐中心的職能，配齊相關人員。杜絕其他業務科室多頭辦文。辦公室要加強對公文的“五統一”管理，即統一收發、統一審核、統一用印、統一歸檔、統一銷毀。凡未經辦公室審核的文稿，辦公室有權拒絕用印。

5.嚴格公文用印管理。印章使用原則上必須經本單位領導簽字同意，其他非正式文稿使用印章必須經科室負責人以上人員簽名登記。未經辦公室審核的公文，辦公室應該不予用印。

第四篇：公文寫作知識講座

公文寫作知識講座

一、公文概述

1.公文的定義

公文，即“公務文件”，我們經常接觸的通知、報告、請示、計劃、總結等等，都屬于公文的范疇。公文是機關、團體、企業、事業單位在處理公務中所形成的具有法定效力和規范體式的應用文，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，發布行政法規和規章，施行行政措施，請示和答復問題，指導、布臵和商洽工作，報告情況、交流經驗的重要工具。

2、公文的特點

一是公文必須由法定的作者制成和發布。法定作者指的就是機關、企事業單位。二是公文具有法定的權威和行政的約束力。公文一經發布，就要認真貫徹落實，有令必行，有禁必止。

三是公文有較強的實用性和時效性。公文是用來據以辦事、解決實際問題的。一個通知、一個會議紀要，常常給下級單位以工 作上的指導和幫助，一份報告，常常成為上級機關科學決策的依據。公文還要有一定的時效性。通過公文請示問題，部署工作，都要適時，既不能早了，也不能晚了。

四是公文有特定的體式和處理程序。公文以說明為主，一般圍繞某事為什么要辦，為什么不能辦，要辦的措施、辦法和要求來加以說明。公文從寫作體裁、內容結構、措詞用語到書寫編排、用紙規格等，都應該符合規范化的要求。如公文的標題一般用“根據XXX”、“遵照XXX（說明行文依據）”、“為（為了）XX（說明行文目的）”；末尾一般用“請審批”、“請指示”、“請認真執行”、“望遵照執行”、“以上報告（或以上意見）當否，請指示”等等。這些體式和習慣用語都不要隨意改變。

五是公文的語言要求簡明、準確、樸實。公文的語言文字特點必須邏輯嚴密，言簡意賅，要言不煩，直截了當，一看一聽就懂，不雜亂，不費解。關鍵的語言不能隨意簡縮。做到文如其事，恰如其分，準確地反 映客觀實際，引用事例、數據、文字等要真實無誤。

3、公文的種類

一般公文可以分為正式公文和參照性公文兩大類。正式公文，也叫“正式行文”、“正式文件”等。指國家有關主管部門規定的公文文種，它具有法定的權威與效力，采用統一規范的標印格式，俗稱“紅頭文件”。參照性公文，也叫“參照行文”、“非正式文件”等，指規定以外的公文文種，其權威與效力比較靈活，有些在公務活動中只起參考作用，沒有執行與否的要求，對收文一方也不具有行政上的約束力，標印格式也沒有統一的要求。正式公文包括以下13種：命令（令）；議案；決定；指示；公告，通告；通知；通報；報告；請示；批復；函；會議紀要。參照性公文主要包括：計劃；總結；調查報告；簡報；會議記錄；述職報告；規章制度，領導講話等等。

二、通知的寫作

（一）通知的概念與作用

通知是把需要告知有關單位和人員的事 項，用書面形式表現出來的一種知照性公文。通知適用于批轉下級機關的公文；轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發布規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免和使用干部。

通知的應用范圍非常廣泛，按其性質不同，可分為六種類型：一是發布性通知，如《郵電部關于發布<電信終端設備進網審批管理規定>的通知》；二是指導、布臵性通知，如《市政局黨委關于學習、貫徹市委八屆四次全會精神的通知》；三是批轉、轉發性通知，批轉用于上級批準轉發下級的公文，如《ｘｘ市人民政府批轉財政局〈關于企業財務檢查情況和今后意見的報告〉的通知》。轉發用于轉發上級機關、平級機關和不相隸屬機關的公文，如《北京市國有資產管理局轉發國家國有資產管理局關于做好境外國有資產產權年檢登記工作的通知的通知》；四是告知性通知，如《市政局黨委關于調整局保密委員會成員的通知》、《公司關于年終財產清查的通知》；五是會議通 知；六是任免干部通知。

通知作用主要是知照。即將某些事項，包括工作或活動的計劃安排、情況、問題、政策、規定、意見等等，告知有關單位和人員。其具體的作用因通知的種類不同而不同。指導、布臵性通知，帶有必須遵照執行、不得隨意違反的強制性與約束力，有關單位可作為開展工作或活動、處理問題、安排事務的依據，具有指導、規范、宣傳、教育作用。批轉、轉發性通知，或認可某一單位的好經驗，或通過某一單位的某些情況，提醒有關單位和人員注意某些問題，或傳達上級有關文件精神，其指導、宣傳、教育的作用，也是十分明顯的。告知性通知與會議通知除了知照作用，還可作為憑據。

（二）通知的結構與內容

通知一般包括標題、主送單位、正文、落款四部分。有的通知如發送的面較廣，內容為告知事項或會議通知，也可不寫主送單位。

１、標題：一般由發文單位、事由和文種三部分組成，發文單位一般在文頭上有，標題中不再出現。如《關于開展評選思想政治工作創新獎的通知》，《關于舉辦學習黨的十六大精神領導干部調訓班的通知》。除臨時性的會議或告知性通知外，一般不單獨用“通知”作標題。

２、主送單位：即被通知的單位，在標題之下提行頂格書寫。主送單位可以有幾個，這幾個單位如果是平級的，用頓號隔開；不平級的可以從高到低，依次排列；不同類別間的單位用逗號隔開；同類單位都要通知的，可用“各”字概括。如《市政局黨委關于在黨員中開展創先爭優活動的通知》要發到全局，主送單位是：局屬各單位黨委（總支、支部）。

３、正文：通知的正文因類型不同，也不一樣。

①貫徹執行類通知：上級機關對下級單位傳達事項、布臵工作時使用。這種通知必須具體明確、切實可行，要把道理講清楚，任務提明確。寫這類通知既要能提高下級機關對該項工作的認識，又要提出具體的指示性意見，使下級在實際貫徹中有所遵循。具 體寫法是：

開頭：首先說明發本通知的原委、依據及發此通知的目的；

然后，寫明通知的事項、內容，即通知什么問題，一般是通過一個承上啟下的過渡句式（如“為了……現將有關事項通知如下：”；或“為此，特作如下通知”），引起下文，寫通知的事項和內容。這部分一般分條列項地說明具體辦什么事和應該怎樣執行各項要求，務必具體、可操作而不失空泛；

正文末尾，一般有一個提出要求和希望的結語。

例：關于給予北京地鐵五號線工程政策性優

惠有關問題的通知

市計委：

為加快北京地鐵五號線工程建設，市政府同意給予北京地鐵五號線工程政策性優惠，現就有關事項通知如下：

一、北京地鐵五號線工程免交：耕地占用稅、城市基礎設施“四源”建設費、防洪費、市政公用設施建設費、城市建設工程許 可證執照費、合同預算審查費、招投標管理費、質量管理監督費、臨時占道費、勞動保險統籌基金。

北京地鐵五號線工程建設占用土地按劃撥建設用地處理，建設中需砍伐屬于市園林局所有的苗木時，免交綠化苗木損失費。

二、北京地鐵五號線工程免交渣土消納費中的管理費；掘路修復費只收人工費和材料費，其他費用免收。

三、北京地鐵五號線工程緩交城市污水處理費。

北京市人民政府辦公廳

二○○一年二月二十七日

②批示性通知：包括“批轉”和“轉發”兩種形式。“批轉”用于上級單位認為某一下級單位上報的報告或其他文件，具有普遍意義，于是對下級單位的文件加上批語，用通知的形式發給所屬各下級單位，作工作借鑒、參考或執行。“轉發”則是上級機關單位、同級機關單位或不相隸屬機關單 位發來的公文，對本機關所屬下級機關單位具有指示、指導或參考作用，加上按語，用通知的形式轉發給下級機關。這類通知應寫明批轉、轉發的文件名稱，對文件做出簡要評價，說明批轉或轉發的緣由和目的，提出希望和要求。內容大都比較簡短，但也有的在提出希望和要求時，結合本單位、本部門的實際情況，突出強調應重視文件的某一精神或某個方面的意義；還有的就文件中的主要問題作進一步的闡發或補充說明，并提出帶有指示性的意見。由于被批轉或轉發的文件的重要程度不同，因此，寫這類通知時必須注意區別不同情況，既要體現領導意圖，又要根據被批轉、轉發文件的實際，還要考慮針對性。行文措詞應該得體。例如，對被批轉或轉發的文件評價用語有“同意”、“原則同意”、“很好”、“很重要”等的區別；對下級機關的希望和要求用語有“參考”、“參照執行”、“研究執行”、“遵照辦理”、“認真貫徹執行”等的不同。這些用語在行文中需要精心選擇。被批轉或轉發的公文本身列在通知后面作為附件。如關 于印發《北京市不在職革命傷殘軍人免費乘坐市內公共電汽車、地鐵具體辦法》的通知.③一般告知性通知：這類通知是上級機關對有關事宜需要下級機關知道或辦理時用的，內容著重寫清楚通知的事項，或具體說明如何辦理，達到什么目的。如啟用印章、人事任免及機構設臵等。

④會議通知：這種通知應寫清召開會議的有關事項，以便與會人員作好準備并如期赴會，開好會議。內容一般包括會議名稱、主持單位、會議內容、起止時間、參加人員、會議地址、報到地點、攜帶材料等。

三、報告的寫作

（一）報告的概念與要求

報告是下級單位向上級機關單位或者業務主管部門匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復上級機關的詢問時使用的一種陳述性公文。它與開大會時領導同志作的報告或請先進人物作的報告是截然不同的兩種文體。報告的主要作用是：反映情況、傳遞信息；匯報工作，爭取支持；說明情況，答復詢問。

定期或不定期地向上級機關或上級主管部門匯報工作、反映情況、提出建議，是一個單位的職責。為了方便上級領導人閱讀、辦理，報告要盡量做到簡明扼要，不宜展開過多的政策理論分析，或者說，不必在報告中給上級講大道理、做思想工作，篇幅不宜過長，一般不要超過三千字。報告是向上級匯報工作的文種，上級領導可以只看不答復，因此在報告中不得夾雜請求上級答復的事項，以免貽誤工作。

（二）報告的種類

報告可分為情況報告、事件報告和答復報告等，情況報告應寫明做了哪些工作，取得哪些成果，然后概括出基本經驗，再寫明存在的主要問題和下步工作意見。對于事件報告，側重寫明事件發生的全過程及其來龍去脈，分析事件發生的原因，說明其后果，并提出解決問題的方法和措施。對于答復報告，則應強調針對性，緊緊圍繞上級機關的詢問和要求，寫清問題，表明態度，提出意見。

（三）情況報告和事件報告寫法

1、情況報告的寫法

情況報告是就某一方面或一段時間內的工作或客觀情況向上級做專題匯報時使用。它可以寫于工作進行之中，也可以寫于工作結束或告一段落之后。

情況報告可以分為綜合性情況報告和專題報告。

綜合性報告是就某一段時間內所做的工作、所發生的情況綜合起來向上級作的匯報。它以時間為選材范圍，如年終報告。正文一般寫明以下幾方面的內容：①開頭說明這段時間里工作的總體情況，主要的成績和問題。②主體部分一般橫向分為若干層次，分述各個方面工作的進展情況。③根據實際情況，還可以對某些問題、趨勢作總的說明和預測。

專題情況報告是就某一方面、某一項工作所發生的問題或情況，加以敘述和說明，向上級所作的專門匯報。

⑴標題：由發文機關名稱、事由加文種組成，如：《xx單位關于“三個代表”專題教育情況的報告》，有時發文機關可省略。⑵主送機關：頂格寫在正文前第一行。

⑶正文：主要包括三點：一是基本情況；二是主要特點或收獲；三是存在的主要問題，有時根據需要，扼要地寫明今后的打算。

在這幾部分中，主要特點或收獲（即成績）部分是重點。正文部分通常是歸納出幾個小標題，依次分項來寫。寫時要緊扣標題，先概述，再細述；先綜述，再分述，并用典型事例或數字說明基本觀點。在小標題的擬制上，除了應抓住主要特點，寫出規律性的體會以外，還要注意以下幾點：

一是按照一定的邏輯層次列標題。比如從開始到結束或從重點到一般；或從主要工作到次要工作等。如《關于京滬高速公路工程建設有關事宜的報告》中分這樣幾部分來寫：

一、工程簡要概況

二、工程進展情況和計劃安排

三、加強組織領導，落實責任制和保障措施

四、當前存在的主要問題

二是要有真材實料，力戒空話套話。小 標題的歸納，既要有一定的說理，更要注重用事實說話，避免套話、空話、廢話。

三是語言講究洗練和準確對稱。如《關于警示教育的情況報告》中歸納了這樣幾個小標題：

一、以查問題為主，突出“實”。

二、注重清理思想，突出“疏”。

三、抓好配合活動，突出“活”。

四、加強教育監督，突出“常”。

這4個小標題既注重了語言的對稱，同時也能準確地傳情達意，將這次警示教育不同階段的特點，用“實”、“疏”、“活”、“常”等重點詞語來概括，既突出了工作的特點，同時語言也比較洗練。

⑷結尾慣用語：“特此報告”、“以上報告，請審閱”等。

2、事件報告的寫法

事件一般指突發事件，如群體性上訪，重大安全事故等。寫法一般分成三部分內容：一是事件發生的全過程；二是對事件性質的分析；三是由事件總結出的教訓，提出下一步的防范措施。寫作時應把握以下幾個 問題：

一是事件發生后，應當在迅速處臵的同時，及時向上級報告；二是要真實反映事件發生的全過程。事件發生的時間、地點、原因、狀態、趨勢等基本情況，都要寫清楚。如果對一些重要情節和事發原因不是很清楚，務必抓緊與有關方面核實，千萬不可憑主觀推理、判斷來反映情況；三是分析問題要客觀。就是說反映情況要實事求是，不帶偏見。特別是涉及當事的雙方，更要注意這一點。沒有根據的，一句也不要講；有根據的，也只能寫實，并留有余地；問題沒調查清楚的，不要講決斷的話；四是要深入總結經驗教訓，提出下一步的防范措施。

（四）寫好報告應注意的問題

１、要突出重點內容，如綜合報告，要把各個方面的工作情況詳略得當地組織在有限的篇幅中，必須突出重點，不能平分秋色，一個單位工作很多，但畢竟只有一兩項工作在現實中起主導作用，因此，我們要把這起主導作用的方面作為重點反映出來，把其他情況放在次要的位臵上，不然，什么東 西都往報告里塞，結果會適得其反。

２、要體現一個“專”字。專題報告要一事一報，自始至終圍繞一項工作、一件事情、一個方面的情況去敘述說明，不能在一個專題報告中同時講幾件互不相干的事情。

３、要以陳述為主，提出必要的看法。以陳述為主，就是實事求是地敘述事實。提出必要的看法，就是報告中反映的情況，講觀點要有材料，材料和觀點要緊密聯系，做到有分析、有判斷，不搞現象羅列，數字堆砌。

４、要不失時機。一些重要的工作和問題，應在事情的發展過程中及時向上級做出報告，不要等工作結束、事件平息后才反映，那樣就失去意義了。

四、請示的寫作

（一）請示的概念與作用

請示是下級機關單位請求上級機關單位或業務主管機關單位對某項工作或某個問題給予指示、答復時使用的。

請示的意義和作用在于：陳述意見，請求指示；提出問題，請求幫助；說明情況，請求裁決；提出建議，請求解決。

請示有兩種：一種是請求給予指示，一種是請求批準。

1.向上級機關請求批示

對上級機關的有關方針政策指示不了解時；在執行政策、法律和上級指示中，出現了新的情況，遇到疑難問題，無章可循，且關系重大，須領導機關給予指示才能辦理的事項；或因情況特殊，難以執行現行規定，提出政策性措施，有待上級機關批示后再行實施的事項；因意見分歧，無法形成共識，達成統一，難以開展工作，有待上級裁決才能辦理的事項。

2.向上級機關請求批準

完成上級機關交辦的事項，或實施本單位重要項目而缺少人力、財力、物力，不滿足這些條件就難以完成的，報請上級行政機關批準使用的。

請示與報告都是下級單位呈送上級單位的上行文，在格式和寫法上有相似之處，但其區別也是明顯的。

一是請示著重于提出問題和請求，報告 著重于陳述情況和意見；二是請示的內容只涉及一件事情，一事一文，篇幅需簡短，報告涉及內容面較廣泛，篇幅可較長；三是請示必須事前行文，獲得上級批復后方可行事，不得先斬后奏；報告一般是在工作進行中和過后行文；四是請示一定要有請求事項，上級單位如果同意，必須行文批復；報告則主要是陳述情況或意見，供上級了解、掌握、參考，一般不提請求事項，即使有所請求，上級也不一定非得給予批復。

現實生活中，常有把請示與報告混為一談的現象，有的甚至干脆寫成“請示報告”，這是不對的。還有一些單位向不相隸屬的同級或低一二級的單位聯系公務，為了表示謙虛，取得對方的好感，特意使用“請示”，也是不合規范的。請示僅限于下級單位對直接上級單位使用，其他可以用“函”。

請示的作用與報告基本上相同，即一方面下級單位通過請示，可以讓上級單位了解自己的有關情況與請求；另一方面，上級單位可以利用下級單位呈送的請示，作為指導 該單位和同類單位有關工作的依據。發文單位使用請示，一定要有其具體目的，收文單位收到請示后，也一定要及時研究，做出同意或不同意，批準或者不批準的決定，并用“批復”文種給予答復。

（二）請示的寫法

１、請求批準的請示

用途：請求上級機關批準或幫助解決工作中的某些問題、困難時使用。

①標題：《關于xxx（事由）的請示》，事由部分應準確地揭示出請示的事項。比如，請求上級撥款，標題中就應涉及到款項的問題，如《關于請撥組織老干部考察所需費用的請示》，不能寫為《關于組織老干部考察活動的請示》，前者的請示事項是錢，后者給人的印象好象是請求上級批準這一活動。標題的事由也不能太羅嗦，如《關于7月3日舉辦慶祝香港回歸聯歡活動急需資金3萬元的請示》。

②主送單位。主送單位要頂格寫。主送單位只能是一個，而且必須是有權接受、批準請示事項的直接上級。如果寫兩個或兩個 以上單位，很可能這幾個單位都互相推委，不先表態，反而貽誤了工作。主送單位不宜為領導個人，如xx董事長或xx總經理，可以用集合概念，如總經理、書記等等。

③正文：依次由四個層次組成：

請示的理由：即“為什么要請示？”說明請示事項的依據、原因，說明問題提出的必要性。這部分要把理由講充分，道理說透徹，原因談明白，為請示得到批示、指示提供充足的理由。

請示的事項：即“請示什么問題？”對要解決的問題的敘述以及對具體要求的說明。如果內容簡單，可與緣由部分連在一起，一貫到底。如果內容較復雜，則另行起文，分段表述。請示事項一定要明確，如請款不能簡單地說“請領導給予支持”、“請領導撥款”，就是不說數額。

解決的辦法：明確提出本單位對解決這一問題的意見，以供上級單位做出判斷和抉擇時參考。這些意見要有根有據，切合實際，必要時可引證有關政策或規定的條文，努力使自己的意見中肯、可行。

提出要求：具體提出對上級的要求，包括希望按某個最佳方案批示；希望上級盡快答復；提請上級批復時需要注意或強調的問題；在未正式批復前，建議上級同意暫時按什么政策執行等。

最后，另起一行，寫上期請用語，如“妥否，請批示”，“是否妥當，請批示”，“以上意見當否，請批復”，然后再另起一行，寫明發文單位名稱，并在上面蓋章。

例：關于暫緩調高旅游專項資金在交通建設附加費中分配比例的請示 市人民政府：

今年4月7日，xx市委、市政府《關于加快發展旅游業的決定》（x字［xx］8號），同意建立旅游建設發展專項資金，其部分資金來源于交通建設附加費的分配，并將此分配比列從原來的5％調高到10％。對此，我委認為該措施無疑有利于籌集資金，促進旅游業發展。但當初決定征收旅業交通建設附加費的目的，主要是籌集地鐵資金，現要提高旅游專項資金往交通建設附加費中 的分配比例，必然減少地資金的來源。地鐵工程建設投資高達30億元，籌資任務十分艱巨，而今年地鐵資金缺口更大，需開拓更多的資金來源。因此，任何減少籌集地鐵資金的做法都會異致工期拖長和投資增大，不利于工程建設。

鑒此，我委建議在地鐵建設期內，暫緩調高旅游專項資金在交通建設附加費中的分配比例，仍執行旅游專項資金在交通建設附加費中占5％的分配比例不變。專此請示，請批復。

Xx市計委

Xx年x月x日

２、請求指示的請示：

用途：用于某些無政策依據，或不了解、不明確某些政策而不知如何開展工作、采取措施時；或是涉及方針、政策界限等方面的重大問題，請求上級給予明確或具體解釋時使用。具體寫法與前面說的請求批準的請示寫法上大同小異。

（三）請示的寫作要求

寫作請示，除了按寫作報告時必須注意的中心思想明確，內容具體準確，表述清楚扼要等幾點外，還應特別注意：

１、一文一事

即每份請示只涉及一件事情，不能一文數事并報，也不能多頭請示，需要幾個單位辦理的不同問題不能綜合在一起請示。

２、逐級請示

即一般情況下，只能向直接領導或主管本單位的上級單位請示，不得越級行文。特殊情況下，需要越級請示的，也必須把該文抄報越過的單位，不得避開或瞞著直接領導或主管單位。

3.應提出自己的建議和意見，態度一定要明確。就語氣而言，只能用請求性語氣，不能用決定性語氣。不能這樣寫“如何解決，請領導批示”、“請批示！”“我們認為必須如何如何，請批示”。

五、會議紀要的寫作

（一）會議紀要的概念及作用

會議紀要是一種法定公文，用于傳達會議的主要精神和記載要求與會者共同遵守執行的議定事項。也就是說，會議紀要是在會議記錄的基礎上，對會議的主要內容及精神、議定的事項，加以文字歸納整理，以上傳下達，統一各方思想，指導協調和推動工作。會議紀要是在會議記錄及其他有關材料的基礎上，經歸納、提煉、整理而成的，既可以反映有關情況和問題，又可以用來指導工作和統一協調各方面的步調。會議紀要發給下級，類似通知，要求貫徹執行，報送上級，類似會議情況報告，可向上級反映情況。會議紀要在會議記錄的基礎上經過篩選、整理，其作用和會議簡報有所不同，會議簡報主要用于反映會議動態，溝通情況，其內容只具有參考性，不像會議紀要兼有反映情況、溝通信息功能的同時，還具有指揮的權威性。

（二）會議紀要的種類

會議紀要根據適用范圍、內容和作用，可分為例行會議紀要，工作會議紀要和協調會議紀要。

（三）會議紀要的寫法

會議紀要由標題、日期、正文三部分組成。

(1)標題

由會議名稱和文種組成。如《地鐵建設安全工作會議紀要》。

(2)文件日期

成文日期通常寫在標題之下，位臵居中，并用括號括起。也可在文末右下角標明日期。

(3)正文

1、導語：對會議基本情況做扼要地敘述。如會議的名稱、目的、時間、地點、與會人員、議程及會議效果等。

2、主體：主要寫會議所研究的問題、討論的意見、作出的決定、提出的任務要求等。一般采取“撮要分條式”，即開頭介紹會議的基本情況，如會議召開的時間、地點、中心議題及主持人、參加人等。然后分條列項，把會議的議定事項歸納成幾個問題逐一寫清。

具體有三種寫法：

一是概述法。即把會議上的發言內容、討論情況總結到一起，概述出來。這種寫法適用于小型會議，討論的問題比較集中，意見也比較一致，對會議的發言、討論的情況進行綜合概述。

二是摘錄法。主要用于座談會、學術討論會等。按照會議進程或討論順序摘要整理出來。

三是歸納法。多適用于較大型的會議，討論的問題比較多，涉及的范圍比較廣，需要把許多意見和問題加以分類整理，分項或列題寫出。

無論哪種寫法，都要圍繞會議中心和目的選材、剪裁，突出重點。

3、結尾：內容通常是提出希望、號召，要求有關單位認真貫徹會議精神。也可以不寫結尾，主體部分寫完，全文自然結束。

（四）會議紀要寫作要求與技巧

會議紀要的寫作要求，總的來說就是既要做到全面完整，又要抓住主流、本質；既 26 來源于原始記錄，又體現了對原始記錄的綜合、分析、提煉、概括。

1、準確把握會議要點。這是會議紀要寫作的關鍵。會議紀要的精髓在于“要”。掌握會議要點,關鍵在于抓住與會人員達成的共識和議定的事項。一次工作會議，涉及的問題很多。寫會議紀要時，必須明確宗旨，即會議所集中解決的幾個主要問題，切不可面面俱到。要把基本的觀點、議定的事項、準備落實的措施反映出來。對反映會議中心議題的正確意見，可采用“會議聽取了”、“會議研究了”、“會議認為”、“會議決定”等提法，加以集中概括，簡明扼要地反映出來。整理會議紀要要忠實于會議確定的原則和精神，抓住重點，切忌把整理者的意愿夾進紀要。

2、綜合提煉會議結論。要善于抓住表態性的結論性意見；要善于抓住領導或權威人士發言的精神實質；要善于抓住多數與會人員的意見；要善于抓住會議主持人的總結性發言。但要注意語言加工,擇其精要，不 27 要直接引用或大量羅列參會人員的原始發言。

3、格式規范、結構清楚。會議紀要除文頭和文尾外,其結構有:標題、會議概況、議定事項、結尾四部分。議定事項是會議紀要的主體部分,多數分為會議精神和議定事項兩部分,即共識與措施兩方面。

會議紀要要注意條理化、理性化。這是會議紀要與會議記錄的一個主要區別。會議記錄一般要把每個人的發言盡量客觀、詳細地記錄下來，而會議紀要則需要有一個對會議討論意見的綜合、分析、整理加工的過程。所謂條理化，就是要對會議討論的意見，盡力給予理論上的概括，提綱挈領，畫龍點睛。紀要要分條分層次敘述，避免籠而統之，雜亂無章，前后矛盾的現象。

4、言簡意明。會議紀要語言要明確暢達,防止含糊其辭產生歧義,特別是開頭部分應當十分明確。在每一個問題或段落的開頭,常常使用規范性用語,如“會議認為”、“會議強調”、“會議要求”、“會議傳達”、“會議號召”等，以突出會議與主旨。會議紀要寫作范例：

抓住機遇 擴大開放

沿長江五市對外開放研討會紀要

一九九六年七月

沿長江五市(重慶、岳陽、武漢、九江、蕪湖)對外開放研討會，于1996年7月15-16日在廬山經緯賓館舉行。這次會議是在黨中央和國務院作出以上海浦東為龍頭，進一步開放長江沿岸城市的戰略決策之后，由《求是》雜志社經濟部、江西省體改委、九江市人民政府聯合召開的，來自五市的領導和有關方面的負責同志及部分新聞單位的代表共40余人參加了會議。與會代表圍繞著如何搞好沿長江對外開放的問題，進行了熱烈發言和深入討論。

與會代表一致認為，搞好沿長江的對外開放意義深遠重大。……。

擴大沿長江的對外開放，對五市來說是機遇和挑戰并存。為此，代表們指出，……（略）。

擴大開放，必須深化改革。代表們提出，與沿海地區相比，沿長江城市在對外開放方面已滯后了一步，舊的體制嚴重阻礙著對外開放的步伐。因此，應……

開放是促進和帶動一切的重要途徑和手段，代表們認為，應……

搞好長江的開放開發，必須走聯合協作的路子。代表們認為，……

投資環境建設是對外開放的重要內容，代表們認為應把它放在對外開放的重要地位，作為一項持久的基礎性工作來抓。既要……，又要……。還要……

六、公函的寫作

（一）函的概念與作用

函，即信函，也叫書信。做為法定公文的函，是不相隸屬的單位之間互相商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準所使用的一種文體。

函的用途，具體說有以下幾項：

一是平行機關之間、不相隸屬機關之間商洽有關事宜；二是向有關業務主管部門請 求批準有關事項，如市政局向公安局、環保局等有關主管部門請求批準有關事項時用“函”，有關業務主管部門做出答復時，也使用“函”。三是上下級之間詢問和答復一般性的問題時，也可使用函。

（二）函的種類

函從形式上分有兩種：一種是公函，屬正式公文，有文件版頭，有發文字號，使用完后立卷歸檔。一種是便函。用來處理一般性事項的信件，使用機關信箋，加蓋機關印章即可。

從行文方向上分也有兩種：一是去函，即主動地與有關單位商洽工作、詢問事項或提出請求；二是復函，是針對來函的問題向來函單位回答相應的商請或詢問事項。

（三）函的結構與內容

包括標題、主送單位、正文、落款四部分。

１、標題：由發文單位、事由＋文種組成。有時，發文單位可省略，如《xx單位關于xxxx事項的函》，如果是復函，在標題中應當標明，如《xx單位關于xxxx問題的

復函》。

２、主送單位：頂格書寫。可以是平行機關、下級機關，也可以是上級機關。

３、正文：通常包括開頭、主體、結語三部分。

①開頭：如屬主動發函，開頭應先寫明發函緣由，如果是答復性函，則應寫明所要答復的來函的標題，或來函所提的事項、問題。如：“你單位ｘ月ｘ日來函已悉，經研究，現函復如下”。開頭用不著寫“你們好”等問候語。

②主體：去函具體書寫要告知的事項或者要商洽的問題、要請求的事項；復函則針對來函的內容做出答復，或表態同意，或提出不同意見并簡要說明其理由。要寫得清楚、明白、誠懇，以取得對方的理解和支持。請求批準函，則主要包括請求批準的事項、理由等，事項要明確，理由要客觀、充分。一般情況下，最好一函一事，這樣便于對方處理答復，多項事情，特別是彼此間毫無聯系的一些事，可以分別發函。

③結語：去函可寫：“請予研究”、32 “請予大力協助”或“特此函告，希即函復”、“即請函復”，也可只寫禮貌性的慣用語，如“為盼”、“是荷”等。復函可寫“特此函復”、“專此回復”“此復”等。結語也可不寫。結語一般不寫“此致敬禮”、“祝你們萬事如意”等。

４、落款：寫明發文單位名稱及發文日期。一律寫全稱，加蓋印章。

（四）函的寫作中需注意的問題

1．內容專一，陳述為主。寫作要有鮮明的針對性。圍繞所提問題和公務事項來寫，內容必須單一集中，做到一事一議。在內容的具體處理上，要層次分明，前后連貫，把問題和事情說明白、寫清楚，不能羅列事項，漫無邊際。要就事論事，無須講過多的道理，要直截了當地把事情和問題講清，做到言簡意賅。

2.語氣懇切，明確具體

在函件的往來中，要互相尊重，行文語氣熱情，態度懇切實在，致函一方要把自己的意見告訴對方，不能強加于人，不能提出苛求；復函方也要持和氣共事的態度，商量辦

理，即使致函方要求不合理，也辦理拒復或用簡單頂回去的辦法回復。在行文中掌握用語分寸，以示禮貌。文字要明確具體，對所問、所復、所告的事項，須寫得清清楚楚、明明白白，具體周到，使對方一目了然。不要使用含含糊糊的語詞，否則容易使對方產生誤解，有時還得往來查詢，以致延時誤事。

第五篇：公文辦理

收文處理。一般包括登記、分辦、擬辦、催辦等程序。

一、主送本機關的文件，抄送本機關的重要文件，以及注有密級的簡報、資料等，均應統一進行登記。

二、來文可按辦件、閱件進行分類。辦件一般包括上級機關對本機關的指示、通知，下級機關的請示、報告，同級機關需要答復的來文。閱件一般包括抄送文件、簡報、資料和不需要本機關辦理的其他參閱文件。

三、需要辦理的公文應根據來文內容，分送給有關部門辦理或送領導人批示后辦理。需要送領導人批辦的公文，承辦人應提出具體的擬辦意見，領導人對公文如何辦理應作出明確批示。緊急公文應明確承辦期限。文書部門應根據時限要求對承辦單位和承辦人進行督促催辦，以防止拖延積壓或漏辦。

四、抄送件、簡報、資料等閱件，屬一般的可分送給有關部門閱存，重要的應送有關領導人傳閱。

五、需要傳閱或批辦的公文，承辦人應根據文件規定的閱讀范圍或領導批示，安排傳閱或批辦，領導人之間不宜直接橫向傳遞，以防積壓或傳失。

第二十二條 發文處理。

一般包括擬稿、審核、簽發、繕印、校對、用印、封發等程序。

一、草擬公文的要求：

(一)要符合國家的法律、法規，符合黨和政府的方針、政策及有關規定。如提出新的政策規定，應盡量與原來的有關政策相銜接，并加以說明。

(二)行文所依據的事實要確實，行文的指導思想和解決問題的主要意見、原則、方針、措施要明確，辦理事項的時間、地點、范圍、原因、理由要交代清楚。

(三)根據行文目的和內容，確定適當的公文種類，要注意區分請示與報告、通知與函。

(四)草擬文稿應根據行文目的與公文種類，構思公文的層次結構，選擇適當的文字，力求層次分明，結構嚴謹，文字樸實精煉，書寫工整。引用公文應注明引文的時間、機關、標題和發文字號。使用簡稱時，應先用全稱，并在括號中注明簡稱稱謂。要使用規范的漢字。公文中的數字，除發文字號、統計表、計劃表、序號、百分比、專用術語和其他必須用阿拉伯數碼者內，一般用漢字書寫。同一公文中，數字的使用應前后一致。

(五)草擬公文必須使用統一格式的公文稿紙。公文稿紙一般為十六開、橫寫。其欄目一般包括主辦機關、發文范圍、擬稿人、核稿人、簽發人、發文字號、秘密等級、緊急程度、印刷份數等。

二、公文審核。文稿在送領導人審批簽發前，應由有關業務部門負責人或秘書部門負責人進行審核。

審核的重點：

(一)是否需要行文，行文的名義、公文種類是否適當；

(二)文稿內容與法律、法規以及上級機關的有關規定是否一致，與本機關發過的公文是否銜接；

(三)依據的事實是否充分、確實，政策、措施和要求是否明確具體、切實可行；

(四)處理程序是否完備，涉及其他部門的問題是否協商一致，行文關系及公文格式是否條例規定；

(五)文字敘述是否符合文法的邏輯，標點符號是否正確。

審核時如發現有不妥之處，必須進行修改。屬于重要的原則性問題，應退回原承辦部門修改。不必行文的，應送有關領導人批準后通知原承辦部門或人員。

三、公文簽發。各級國家行政機關發出的公文，應由機關領導人簽發；重要的或涉及面廣的，由正職或主持日常工作的副職領導人簽發。有的公文(如會議通過的公文等)，可由秘書長或辦公廳(室)主任根據授權簽發。聯合行文，應由行文機關的主要領導人分別在同一稿件上簽發。機關領導人簽發公文，要在“簽發人”欄內寫明具體意見和簽署姓名、時間，不要以劃圈代替簽發。

四、草擬、修改、審核和簽批公文，要用鋼筆、毛筆或檔案圓珠筆。

五、公文簽發后付印。印件頁面要美觀大方，符合公文格式。裝釘要整齊牢固，不漏頁、錯頁、粘頁。

六、公文校對以原稿為準，重點校對文字和格式，非承辦入不得擅自改動原文，如對內容有疑問或發現錯漏，應請承辦人予似核對。

七、蓋印。監印員應根據領導人的簽發和應發份數蓋印。鉛印公文一般由專門機要印制單位用機器套印。委托其他單位套印公文時，應指定專門人員現場監印。

八、公文的秘密等級，應根據公文的內容和印發范圍，由承辦人提出建議，簽發人核定。

九、上一級機關的發文，除絕密或注明不準翻印的外，經下一級機關的秘書長或辦公廳(室)主任批準，可以翻印、轉發。翻印時要注明翻印的機關、時間和份數。

第六章立卷、銷毀

第二十三條 公文辦完后，機關文書部門應根據文書立卷、歸檔的有關規定，及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。

立卷的范圍：本機關工作活動中形成的重要文件、會議文件、會議記錄以及反映本機關職能活動需要立卷的有關材料(包括照片、錄像帶、錄音帶、電腦軟盤、出版物)等。

第二十四條公文立卷應以本機關形成的公文為重點，根據公文形成的特征、相互聯系和保存價值分類進行整理，保證齊全、完整，正確反映本機關的主要工作情況，便于保管、查找和利用。

第二十五條 立好的案卷，應按照有關規定，定期向檔案部門移交。個人不得保存應存檔的公文。

第二十六條沒有存檔價值和存查必要的公文，經過鑒別和主管領導人批準，可以銷毀。銷毀秘密公文要進行登記，有專人監督，保證不丟失，不錯銷、漏銷。