第一篇:呼叫中心運營成本控制的基本思路
呼叫中心運營成本控制的基本思路
首先需要說明的是,本文所講的呼叫中心成本控制集中在運營管理實踐中的成本優化,不設計戰略性投資、建設及其它的相關成本投入。
當前,很多以服務支持為主要業務的呼叫中心基本上都是企業的成本中心。正是因為這樣,很多呼叫中心飽受成本壓力之苦。增加預算難、更新設備難、擴充編制難、員工激勵難等等很多問題困擾著這些呼叫中心的管理者們。即使是企業的領導對呼叫中心給予大力支持,極力給呼叫中心創造一個寬松的運營環境,呼叫中心的管理者也最終會面臨財務及人力資源部門的各種“審核”壓力。因此,對于這些呼叫中心的管理者來講,努力提高成本管理水平,提升呼叫中心的運營效率,從而使成本投入產出最大化和最優化是當前面臨的一個現實而又嚴峻的問題。
那么呼叫中心應從那些方面入手提升運營管理水平,使成本利用最優化呢?我覺得基本上應該從三個主要方面入手:
? ? ? 合理降低平均聯絡處理時間
合理降低資源投入成本
有效降低客戶聯絡總量
合理降低平均聯絡處理時間
客戶聯絡處理時間包括通話、話后處理、其它實時互動、郵件處理、傳真處理、語音留言處理等時間。平均客戶聯絡處理時間的降低包括三個主要方面:
1、提升員工技能水平:一般情況下,技能水平越高、越有經驗的員工處理客戶聯絡請求的用時越短。這也是為什么高流失率對呼叫中心所造成的損失是巨大的。當然這是另外的話題。呼叫中心要定期全面回顧和審核自己的招聘標準、培訓體系,確保向一線崗位輸送合格的人才。對于在崗的員工,呼叫中心要定期審核自己的激勵制度、員工滿意度情況,確保員工的工作積極性。還要通過質量監控,不斷發現每個個體員工的不足,通過輔導與培訓促使其改進,以及整體的技能水平差距,并通過相應的附加培訓以及針對性地調整培訓計劃加以彌補。
2、改善系統支持:合理清晰的IVR提示及路由分配可以有效提高服務的針對性和準確性,降低轉接率及錯誤率,從而提升處理速度。而運行穩定的桌面系統,內容完備、及時、查詢方便的知識庫系統也可以幫助員工迅速解決客戶的問題,提高一次解決率,縮短平均處理時間。
3、改進聯絡處理流程:員工處理客戶聯絡請求都要遵循一定的流程。流程的合理與否很大程度上影響著客戶聯絡處理時間的長短。呼叫中心要及時改進流程執行過程中所暴露出來的問題,并通過定期的流程審核機制,發現進一步改進的余地,不斷優化流程,提高流程的執行效率。流程改進中尤其要關注授權與控制的平衡、新技術手段的充分利用、去處冗余環節及官僚體制等方面。尤其重要的是,流程的審核與改進一定要傾聽來自一線員工的意見與建議。
合理降低資源投入成本
呼叫中心的資源投入包括人員成本、各種設施、設備成本以及系統工具成本等。有效降低資源的投入成本也包含三個主要的方面:
1、向低成本溝通聯絡渠道分流:盡管這要涉及到引導和改變客戶行為習慣、升級系統或業務外包,但這無疑是最有效降低資源成本投入的方式之一。低成本渠道可包括自助語音服務、網站服務、自動傳真服務、基于VOIP的服務等等。
2、合理降低員工薪酬支出:這是一個很值得關注,但又很敏感和危險的成本管理地帶。一方面因為員工的薪酬福利支出會一般占到呼叫中心總體成本的60%-70%,另一方面,對員工薪酬福利的調整將會影響到員工激勵、員工保持及員工滿意,并最終會影響到員工的生產效率和服務質量。呼叫中心真正要做的是結合服務質量和生產效率以及客戶滿意程度,改善和調整薪酬結構,做到有效激勵。
3、降低管理層成本支出:管理層成本包括辦公場地及設施、設備、薪酬、福利、培訓、支持等等方面的投入。管理層成本往往會占到普通員工成本的幾倍甚至十幾倍。降低管理層成本支出并不是一定要降低管理層的薪酬、福利及各方面待遇,而是要重點考慮管理層架構及崗位設置合理不合理,是否還可以精簡,是否還可以優化等等。另一方面,還要考慮管理層跟員工的配比是否合理、高效。
有效降低客戶聯絡總量
有效獎勵客戶聯絡總量不是指采取一定的手段或措施阻斷客戶的聯絡請求。那樣做反而會適得其反。有效降低客戶聯絡總量是指通過查找和解決客戶聯絡的根源原因以及通過提高服務質量,及時、準確地解決客戶問題而逐漸降低(這里的降低是一個相對數量)客戶的聯絡總量,這其中也包含三個主要方面:
1、根除客戶聯絡的原因:最好的有效降低客戶聯絡總量的方法是根除引起客戶聯絡請求的原因。呼叫中心應該不斷分析客戶聯絡信息數據,發現企業研發、生產、銷售、服務等各個方面存在的問題,及時反饋到企業管理層及各相關部門,敦促問題的及時解決,有效避免或減少類似的重復聯絡請求。
2、減少錯誤的來電量:有一些聯絡是由于客戶找不到企業的其它相關部門而想到呼叫中心的。也有一些來電是客戶找錯了對象。例如,電腦用戶因自裝軟件問題而找電腦廠商等??傊?,呼叫中心也要定期分析錯誤來電的數據,判斷可能的原因,并采取相關的措施屏蔽或減少類似的來電。
3、減少重復聯絡:呼叫中心應努力提高一次解決率,對于在線解決不了的問題給予客戶明確的答復或建議,并信守對客戶所做的承諾。此外,像電子郵件、語信箱、傳真等其它的服務聯絡渠道,應該有專人負責,按照承諾的時限給予客戶回復、確認或解決方案。否則,客戶還會嘗試不同的聯絡渠道來聯系我們。
如何行動?
呼叫中心應該成立一個虛擬或專門的成本控制小組,針對以上提到的每一個方面進行系統的分析、梳理,及時發現潛在的問題或者改進空間,并配合其它相關部門共同制訂相應的解決方案或改進措施,努力實現成本利用的最優化。
第二篇:如何做好呼叫中心成本控制
如何做好呼叫中心成本控制
在呼叫中心里大約有75%的運營成本是與人力成本有關的??刂坪艚兄行某杀究梢酝ㄟ^對人才招聘的管理,薪酬體系的完善,減少呼叫中心座席人才的流失。對于呼叫中心通信成本的控制主要通過提高一次解決率,提高員工座席處理問題能力,設置簡潔的IVR流程,等等。
近幾年,呼叫中心在我國發展迅速,已經有越來越多的企業認識到呼叫中心的作用,紛紛自建或外包呼叫中心,然而對于這些已經運作的呼叫中心,無論是自建型的還是外包型的,都會面臨著相同的困擾——如何有效降低成本。根據億倫呼叫中心外包工作的經驗,呼叫中心面臨的成本主要有人力成本、通訊成本等方面。如何使呼叫中心發揮最大的效應是同行業面臨的主要問題,同時也是所有呼叫中心目前急需要解決的。如何有效降低成本主要從以下幾個方面著手:
一、人力成本控制
在呼叫中心里,大約有75%的運營成本是與人力資源成本有關的。所以控制成本首先應該從“人”開始,這主要包括人才招聘、培訓、減少人員流失率、提高人員利用率。
(一)人才招聘
對于呼叫中心在人員選拔上,我們不僅應該關注應聘人員的綜合素質,還要關注的是人員的勝任性,并結合本中心的實際情況。“我們需要什么樣特質的人?!睘榇藖碇贫ê侠淼恼衅笜藴?,以招聘到最適合本崗位的人才,因為這樣才能有效地降低后期的人才流失率。
呼叫中心招聘的員工最好以應屆畢業生為主,減少社會人才招聘壓力。對于管理人員的招聘需要通過在原有人員中選拔,自行培養,大大減少管理人員的流失率。如 果招聘同行業、或者招聘有工作經驗的管理人員,那么所需要的人力資源費用相對較高,這樣的管理人員的不穩定性也較強。此外,每年招聘時可采用集中招聘、集 中培訓的方式進行,可大大減少每次的招聘及培訓費用。
(二)完善薪酬、福利體系
在同行業中提供有競爭力的新酬水平,采用低工資高獎金的薪酬福利體系。表現優異的員工其相應的收入標準也較高,這能充分提高員工的工作積極性。
(三)減少人員流失率、提高員工利用率
1、減少座席人員流失率
目前呼叫中心座席代表的流失率較高,這是呼叫中心行業很普遍的現象,而員工一旦流失,公司就要補充新人。作為一名新員工,從招聘、崗前培訓、在線指導、直 到能獨立上線,至少也需要幾個月的時間。如果人員流失率較高,會使人員招聘及培訓費用大大增加,并且新人多時其服務質量及客戶滿意度也會大大降低。
根據億倫呼叫中心外包工作的經驗,呼叫中心減少人員流失率的主要辦法為:首先,建立有效的激勵體系。主要的激勵措施有績效加分、榮譽稱號、培訓加分、崗位晉升。例如:可以每月按照應 答電話量、通話時間、質量監控成績等客觀指標對員工進行“星級員工”評比活動,成績最高的員工可選為星級人員。此外還可以設立“優秀錄音”、“優秀員 工”、“優秀團隊”等評比活動,這些評比結果均可以記錄到員工的個人檔案中,在員工晉職、培養、工資晉檔、獎金分配等方面優先考慮。
其次,晉升機制。對于各項考核優秀的人員,可以做為后備管理人員進行一段時間培養,培養結束后根據其對崗位的勝任程度安排不同的崗位。借此機會,激勵員工努力學習,自覺提升。
2、提高現有人員利用率
有效的提高員工利用率能夠很好的節約人力成本。目前,可通過培養員工的綜合素質和技能,采用輪崗的方式,讓員工多學習呼叫中心不同崗位所必需的崗位技能,盡量做到每個人都能勝任不同崗位,在需要的時候隨時進行崗位調配。
其次,進行有效的排班。根據話務量變化不定期進行排班調整,以最大化發揮每個人的職能,充分提高呼叫中心人員利用率。呼叫中心的管理者也不必擔心出現忙時人力嚴重不足,而閑時人力大量過剩的現象。
最后,崗位職責明確。明確的崗位職責,能夠讓員工很清楚的知道自己所做的工作,這樣也能很好的提高工作效率。
(四)完善的培訓體系
完善的培訓體系為降低人力資源成本起到了較大的作用。對于一些呼叫中心采取員工自己招聘自己培養的現象,因此一套完善的培訓體系是必不可少的。例如,公司擁有豐富的培訓教材,完善的試題庫,精干的講師團隊,這樣相應的培訓體系完善。對于培養新人所需要的時間也將大大減少。
二、通訊成本控制
(一)提高一次解決率
首先,解決率在節約運營成本,提高客戶滿意度方面有極為重要的地位。據估計,行業內呼叫中心大約有25%-30%的運營成本花在類似的重復呼叫及升級投訴處理上。針對提高一次解決率可以通過以下幾種方式:
1、提高員工座席處理問題能力
做為提高員工處理問題的能力。它要求,在培訓過程中,要重視員工傾聽技巧和對客戶需求準確把握能力的培訓,以及根據客戶需求及時幫助客戶解決相應的咨詢問題能力的培訓。
2、合理設計知識庫
座席代表賴以生存的工具就是知識庫,而知識庫設計是否合理,查詢是否便捷則直接影響到座席代表的效率。知識庫的完善、維護,并保證把新的信息及時傳達一線員 工也是很關鍵的。呼叫中心可以開發獨立的內部網頁,很多業務知識在網頁上掛出,這樣座席代表能夠在第一時間查到相關準確信息,為客戶提供答復。座席代表解 決問題的時間縮短了,相應接的電話量多了,成本也相應降低。
3、優化路由選項
通過不斷優化語音菜單及路由選項,減少客戶的錯誤理解和選擇,使客戶能夠準接入相應的隊列或技能組。
(二)設置簡潔的IVR流程
設計簡潔、清晰的IVR流程,可避免客戶抱怨,提高客戶滿意度。管理者應隨時關注IVR使用度,不斷優化IVR流程。
(三)自助服務
提倡客戶通過網上、BBS在線交流、郵件等方式自助解決問題,減少人工咨詢量,這也可以有效降低成本。
(四)提高短信使用率
因短信費用低廉,我們通過短信方式為客戶提供標準化服務,減少人工咨詢量。不但提高了客戶的滿意度,也有效降低了成本。
第三篇:從源頭控制呼叫中心的人力資源成本
從源頭控制呼叫中心的人力資源成本
東華大學吳寒翼2012/3/17
呼叫中心已經是現代企業當中不可或缺的一個部分,在各行各業當中得到了廣泛的應用。盡管從事呼叫中心行業的人員并不是藍領的工人,而是具備一定文化水平的知識型員工,但勞動力密集仍然是這個行業的顯著特點之一。在這樣的情況下,人力資源成本無疑占到了一個呼叫中心日常運營的總成本中的很大一部分。一般的,一個呼叫中心日常運營中百分之五十左右的成本都來自人力資源成本。而這個行業又存在著一線員工流失率高的特點,這樣的高流失率無疑會增大一個呼叫中心的運營成本。那么,從呼叫中心管理的角度來講,如何才能有效的降低人員流失、控制成本支出呢?
要控制一個呼叫中心的流失率和人力資源成本,就要搞清楚它為什么會有這樣的狀態。盡管呼叫中心行業的一線員工的離職率相對比較高一些,但這樣的情況絕非是這個行業獨有的。很多行業,諸如制造業,也都存在著一線員工大量流失的現象,像近些年珠三角制造業的招工難就很能說明問題。呼叫中心行業與制造業有類似的地方,比如說它同樣也是屬于勞動力密集型的行業,但是從業的人員又不屬于藍領工人,而是具備一定知識水平的員工,這是這個行業不同與其他的顯著特點。
企業要控制員工流失率,避免因此產生的人力資源成本,首先企業自身要有明確的定位。呼叫中心本身有高、中、低檔之分,既有一些比較高端的客戶聯絡中心,像DELL的全球客戶關懷中心,低檔一些的比如電信行業的客服中心等等。企業首先要搞清楚自己的呼叫中心是做什么的,是什么樣的檔次。比如一個相對低端一些的呼叫中心,招收了一些高學歷、高能力的員工去從事很多重復性的、沒有技術含量的工作,那樣員工流失率肯定會高。所以首先企業要做好定位,招到合適的人。如果招來的人不合適,干了3個月的試用期就走了,企業付出的各方面成本加起來等于一個員工6個月的薪水,這樣的人力資源成本又怎么會不高?控制人力資源成本一定要從源頭開始、從招聘開始。
其次,要降低一個呼叫中心的運營成本,我們不支持從員工的薪酬里面打主意。畢竟對于一個勞動力密集型的企業或者部門來說,薪酬水平往往與流失率呈現負相關。薪酬越低,人員流失率往往越高。要控制呼叫中心的成本,更應該關注運營的流程、優化運營管理的體系。比如說要盡量的引導客戶通過自動化的方式處理服務,盡可能的減少對人工服務的需求。這樣所需的人力資源自然會降低,員工也可以避免做一些重復性的繁瑣工作。企業自身也要在管理上準確定位,例如有些呼叫中心完全沒必要提供7*24小時的服務,可是僅僅為了作為一個宣傳的賣點就把自己的呼叫中心搞成7*24小時,結果客戶對夜間服務根本就沒有需求,白白的增加了自己的運營成本和人力資源消耗,得不償失。處理好這些問題,不但會降低運營成本,同時也可以對改善員工的滿意度有積極的影響。
再次,企業自身的內部管理流程也要優化,運營要盡量標準化,提高員工的工作效率。讓員工都清楚自己的每一件工作應該怎樣去做,避免無效的工作。同時另一方面對員工的管理也要更加人性化,我們常說,想要讓客戶滿意,首先要讓員工滿意。員工滿意度提高了,客戶的滿意度才會提高。當大家的工作的積極性和效率提高了,每一個人的價值有了提升,人力資源的成本自然會相對降低。
當前中國呼叫中心行業雖然面臨人力資源緊缺的問題,但是從總體來看,中國人力資源豐富,高等教育已經在普及,我們有一個相當好的基礎,這個基礎足以支撐呼叫中心產業長久的發展。我們現在應該關注的是尋找一種更為科學合理的人力資源培養和供應模式,探尋呼叫中心內部的科學管理,促進整個社會各相關機構、領域的合作和分工。由此才能讓呼叫中心產業在不斷做大的同時保持健康穩定的后續發展。
第四篇:呼叫中心運營指標
呼叫中心運營指標
如何有效地實施專業化管理,改善服務質量、提高客戶滿意度和盈利能力,已成為呼叫中心管理者們亟待解決的問題。與呼叫中心運營相關的數字化規范指標如下:
一、實際工作率:是一種測試客服代表是否如所計劃的那樣在他們崗位上工作的方法。實際工作率的計算結果是一個百分比,它等于客服代表簽入系統準備回答電話的實際時間除以客服代表按照計劃應當回答電話的總時間,再乘以100。應當每日都作一次報告,并按周和月進行追蹤。
二、事后處理時間:指一次呼叫電話接聽完后,客服代表完成與此呼叫有關的整理工作所需要的時間。這一規范應由小組或個人制成日表、周表和月表,還應該做成圖形來與過去的記錄進行比較。
三、平均放棄時間:指呼叫者放棄呼叫前平均等待的時間,以秒來計算。據專業人士統計全行業平均時間為60秒,建議標準范圍為20-60秒。以下有兩種情況:
1.等待時間很短即放棄,表明顧客等待的耐心有限,原因可能是有其它呼叫中心可以選擇,也可能是撥打時總是不成功。兩者都值得引起重視,并采取措施。
2.檢查放棄的數目、沒有撥通的情況的排隊的時間,看是否存在呼叫者撥不進來的情況。
四、平均單呼成本:等于某段時間內中心所花的全部費用除以這段時間中心所接聽的所有電話數,它包括無論何種理由打入的無論什么電話,不管是由客服代表接聽的,還是由技術系統接聽的。打入的電話數將有ACD所做的記錄,呼叫中心總費用可以從財務取得。呼叫中心管理層應該每周對此都做一次檢查和計算。行業不同,此一規范的數字變化很大。
五、平均通話時間:指談話時間和事后處理時間的總和。ACD將會提供這一規范的數據。應該每天都計算,每周、每月都統計。設計一個由客服代表、小組和中心自己制定好格式的平均通話時間報告,做出曲線圖來表示情況的變化。
六、平均持線時間:客服代表讓顧客在線上等待的平均時間。ACD會提供每一客服代表的持線時間數據,并給出平均值。每日、每周、每月報告和圖示這一規范,并每周、每月進行一次管理上的考察。
七、平均振鈴次數:指顧客聽到回話之前電話鈴振響的次數,不論這個電話是由客服代表、還是IVR回的。此數據資料也是由ACD收集,每天都作報告,以便中心管理人員參考,或應呼叫者滿意程度測試計劃所需要。一般要求現場管理者在現場要做到平均振鈴次數應該保持在最低,盡管高峰期可能會有所增加,因此應該經過討論來確定次數。此外,還可以將鈴振次數作為掌握排隊時間的一個準則。
八、平均排隊時間:指呼叫者被ACD列入名單后等待客服代表回答的時間。ACD能按照適用或呼叫類型將所有到達中心的電話記錄下來,可以將這一數字每日、每周和每月公布給員工們看。
九、平均應答速度:指總排隊時間除以所回答的總電話數。此規范也可直接得自ACD,應以半小時為單位進行報告,并以圖表顯示走勢。平均應答速度過高意味著以下幾點:
1、事后處理時間超出了目標規定;
2、持線時間比預期的要高;
3、呼叫量的預測不準確;
4、計劃實際工作率不夠。
十、平均交談時間:指呼叫者與客服代表聯系后交談的時間長度。一般要求現場管理者每周和每月評估一次。如果客服代表的業務活動是特意根據呼叫類型分組進行的,則此一規范對于管理的用處更大。
十一、每小時呼叫次數:指每個客服代表每小時接待呼叫的平均次數。它等于一個交接班中,客服代表接聽的電話總數除以他/她接入電話系統后的總時數。在運營管理中要求客服代表每天報告一次。并且要求班組長對自己的班組成員做好詳細記錄。
十二、監聽分值:指由質檢專員對客服代表的回話質量所做的等級評價??梢栽O計各種表格對客服代表的話務質量進行評估并每個月上報給相關負責人。
十三、占線率:占線率等于(通話時間+持線時間)除以(通話時間+持線時間+閑置時間)乘100。報表計算一般是按班組和客服代表加以平均。
十四、呼叫放棄率:一個放棄電話是指已經被接通到呼叫中心,但又被呼叫者在客服代表、呼出電話員和信息通知部接聽之前自動掛斷了的電話。放棄率是指放棄電話數與全部接通電話數的比率。報告應該每日、每周和每月都作。必須確定“短時放棄”的時間長度到底是多少,并保證將這一數據在報表中清除掉?!岸虝r放棄”按通常標準是20秒或者更少。
十五、出勤率:指一個班組實際工作的人數除以計劃工作的人數乘100。這一數據的議案可以通過打卡機或門禁設施得來。如果出勤率較低,一般是檢查缺工原由和與缺工員工談話,了解所存在的個人問題。
十六、忙音率:指受到忙音信號阻滯,連ACD都沒有到達的呼叫電話的百分數。應該每小時檢查一次,看看受阻高峰出現在哪里。十七、一次性解決問題的呼叫率:指不需要呼叫者再呼、也不需要客服代表回呼就將問題解決了的電話的百分數。
十八、隊列放置率:即列入排隊名單的電話數量除以中心所接到的所有電話的數量再乘以100。每周計算和檢查一次。
十九、轉接呼叫率:由客服代表轉給其他人員接聽的電話的百分比。每天、每周和每月進行報告,并附帶上客服代表的反饋信息,要確定究竟是什么原因造成了轉接。
二十、應答電話百分比:等于回答過的電話數除以所有接入的電話數乘100?,F場管理者每日報告一次。
二十一、服務水平:服務水平的計算公式是:回答時間少于X秒種的電話數除以所接入的電話總數乘以100。服務水平應該建立在不斷監聽的基礎上,因為這一規范預示著所存在的主要問題。目前大多數呼叫中心的標準是:80%的電話都是在20秒鐘之前做出回答。
二十二、總呼叫數:指所有打入中心的電話,包括受到阻塞的、中途放棄的和已經答復的電話。應當每小時、每天、每周、每月都進行檢查。二
十三、客服代表流動率:指一月、一季或一年中離開中心的客服代表人數在全時工作總人數中的比例。此數據則由人力資源專員提供,應該每月和每季度都進行查驗、統計。據專家統計,呼叫中心的行業平均辭職率為25%,現場管理者應該通過提升管理水平而將此數據控制在15%至30%之間。
作為一名呼叫中心運營管理者,要全面掌握每個指標的含義、計算方法、數據來源、受控因素等,唯有如此才能很好的把控這些指標,才能通過有效的措施不斷地提升指標,繼而保證呼叫中心整體運營水平。
第五篇:關于呼叫中心運營常識
關于呼叫中心運營常識
呼叫中心要有呼叫中心經營許可證才能運營。呼叫中心業務管理方面會有一些常見的問題,據總結,下列三條專門介紹了有關呼叫中心組網方案選擇、經營許可證備案以及業務覆蓋范圍界定這幾個問題進行了詳細的解答,需要了解的朋友,請關注以下信息。
一、關于組網技術方案選擇問題
呼叫中心業務經營者可以根據技術、業務、市場等因素,自行決定采用何種組網技術方案經營呼叫中心業務。
呼叫中心業務經營者應當采用其申請材料中提出的組網技術方案開展呼叫中心業務;若擬改變原組網技術方案的,須事先報備原發證機關并變更經營許可證特別規定事項相關內容后方可實施。
二、關于經營許可證備案的問題
對跨地區經營呼叫中心業務的經營者是否需在業務覆蓋范圍所在?。ㄗ灾螀^、直轄市)設立分公司或子公司等相應機構不做原則要求,但跨地區經營呼叫中心業務的經營者應當結合其組網技術方案,指定相應機構(經營者本身或其設立的分公司或子公司)負責業務覆蓋范圍內各?。ㄗ灾螀^、直轄市)的業務經營、客戶服務等事務。
三、關于業務覆蓋范圍界定問題
呼叫中心業務的業務覆蓋范圍是指終端用戶撥本地呼叫中心號碼接入呼叫中心系統的地域范圍。業務覆蓋范圍內的終端用戶接入呼叫中心系統時僅需向基礎電信運營商交納本地通信費用。
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