第一篇：行政物資采購審計報告

***公司關于對行政物資采購的專項審計報告

內審字[2013]第00*號

審計組于2013年*月*日—*月*日對人事行政部采購及管理進行了審計，本次審計的主要目的是加強公司行政物資采購管理，規范行政物資采購行為，降低行政采購成本，保證供貨質量和時效，提高公司經濟效益。審計組審閱了相關原始資料，與人事行政部人員進行了面談，并抽查了會計憑證，采用了調查表、詢問、實地觀察、分析性復核等方法。涉及的時間范圍是從2012年1月1日至2013年4月31日。現將本次審計情況報告如下：

一、基本情況：

（一）公司行政物資的采購主要分成2部分，一部分為辦公用品、日用品、藥品、禮品、工作服、及后勤消耗性物資，此類物資由行政專員負責采購；一部分為辦公設備、辦公家具、宿舍設備、食堂設備類、煤氣等，此類物資由總務負責采購。

（二）本次審計抽查會計憑證21份。其中**經手的1份，**經手的1份，**經手的10份，**經手的9份。抽查的相關記錄詳見附件3：抽查行政物資采購相關的會計憑證。

二、審計發現的細節說明

（一）、采購相關的不相容職務未分離 主要問題1：

行政物資的請購、供應商確認、采購、驗收、保管、對賬、支付申請都由同一采購人員完成。不符合不相容職務相互分離原則。

（二）、采購計劃 主要問題1：

行政部不能提供采購計劃。行政部在調查問卷中回答有制定月度計劃，但審計中發現實際未制定月度計劃。采購計劃是采購管理中科學采購的前提條件，無采購計劃，所需各種物資保質、保量、經濟、及時的連續供應得不到有效保障。

（三）、采購流程 主要問題1：

行政物資采購大部分是先送貨，再補采購單。這樣先完成采購事項，再通過相關授權人員的審批，不符合公司正常的采購流程，不利于采購管理。主要問題2：

大部分采購單無供應商簽字、蓋章確認。不符合公司的采購管理規定。公司《采購控制程序》中“1.6 各采購人員拿到審批后的采購單到財務蓋合同章，采購單傳給供應商簽字蓋章后再進行采購。” 主要問題3：

部分物資先送貨，再出采購單，后來再補請購單。不符合公司的采購管理規定，也喪失了請購的意義。

（四）、報價單不符合規定 主要問題1： **經手的大部分報價單格式雷同，沒有供應商簽字或蓋章確認，極可能是自行偽造的。主要問題2：

有些采購項目未提供至少三家報價。有些采購項目未提供報價單。主要問題3：

報價單有自相矛盾的現象。例如2013年1-2月日用品的報價單中，維達擦手紙報價有兩項，一項為180元/件，一項為185元/件。主要問題4：

審計人員要求查看辦公用品、日用品的三家報價時，采購人員無法提供三家報價。

（五）、行政物資管理方面 主要問題1：

未登記出入庫臺賬，無法清晰的查詢相關物資的賬面庫存數量，不利于實物監管盤點。行政物資驗收入庫以供應商送貨單為準，未另外編制入庫單。

行政物資出入庫單據、各部門申請單據不統一，不利于單據的收齊、整理、統計和管理。主要問題2：

行政物資采購的緊急采購頻率高。主要問題3：

人事行政部未對行政物資進行定期盤點工作。（調查問卷回答說有定期進行盤點）主要問題4：

人事行政部未對行政物資采購、耗用情況進行統計分析。

三、審計建議

為加強公司行政物資采購管理，建立健全公司內部控制制度，節約人力物力，促進各級采購人員降本增效，針對本次行政物資采購專項檢查發現的問題，審計組提出以下整改建議：

1、規范采購流程。

（1）、分離不相容職務。建議分離行政物資采購中的不相容職務，增加管控的節點。并制定行政采購人員定期輪崗制度，并遵循。例如采購與驗收、保管職務分離。

（2）、嚴格按照公司正常的采購流程進行采購。即先請購，審批后再采購。

（3）、提供三家報價。按照公司要求提供至少三家報價，并將對詢比議價、報價等資料妥善保管。

2、加強采購計劃性。

（1）、編制采購計劃。建議對行政物資進行年度、季度、月度計劃，按照計劃進行采購。并規定計劃外采購事項的審批程序。

（2）、加強緊急采購的管理。例如規定緊急采購的物資類型、金額上限、采購頻率等。

3、每月編制購銷存報表。（1）、編制購銷存報表。加強管理行政物資的出入庫單據，編制行政物資的購銷存報表。規范相關的申請單據、出入庫單據，便于整理、查看、分析、統計等。

（2）、定期盤點。制定行政物資定期盤點方案，定期對行政物資進行盤點，并作相關記錄。（3）、統計分析。定期對行政物資采購金額、耗用情況進行統計分析。制定采購目標，結合行政物資采購預算、采購計劃進行對比分析。

四、內部審計人員的評論

審計人員認為行政物資采購管理不到位，存在嚴重的漏洞，亟待完善行政物資采購管理，建議制定《行政物資采購管理制度》，并遵循。

審計過程中行政部無法提供詳細、整理規范的信息資料。本次審計由于人事行政部的抵觸、不積極不及時提供資料、采購人員休假的工作交接不到位，導致此項審計無法取得完整、系統的資料，無法按計劃時間完成審計項目。

行政物資采購不符合不相容職務分離的原則，從而增大業務人員舞弊的可能性。行政物資采購計劃工作不夠，應進行年度、季度或月度采購計劃。行政物資的存貨管理工作不夠到位，應編制出入庫臺賬，并定期對存貨進行盤點，定期對采購金額、耗用情況進行統計分析。制定目標，從而降低行政物資采購成本。行政物資的緊急采購過于頻繁，大部分物資先送貨再出請購單、采購單，建議加強管理緊急采購的情況，嚴格按照正常的采購流程執行。附：

1、《審計方案》

2、《審計通知書》

3、《抽查行政物資采購相關憑證》

4、行政回復的調查問卷

5、《審計工作底稿》

行政物資采購專項審計報告

內審字[2013]第00*號

根據年度審計計劃的安排，審計部于2013年*月*日—*月*日對人事行政部采購及管理進行了專項審計。本次審計的主要目的是加強行政物資采購管理，規范行政物資采購行為，降低行政采購成本，保證供貨的及時性與質量，提高公司經濟效益。時間范圍涵蓋2012年1月1日至2013年4月31日。（在概述欄請勿將與審計報告無關的內容寫入，主要寫審計時間、審計目的。）

本次審計主要發現如下：

1、崗位設置不合理，不相容職位未分離

2、未編制月度采購計劃

3、部分物資采購無三家比價資料且價格偏高

一、項目概況：

1、公司行政物資的采購主要分成2部分：一部分為辦公用品、日用品、藥品、禮品、工作服、及后勤消耗性物資，此類物資由行政專員負責采購；一部分為辦公設備、辦公家具、宿舍設備、食堂設備類、煤氣等，此類物資由總務負責采購。2、2013年1月1日至2013年4月31日，總金額XX元。本次審計抽查會計憑證21份，累計金額XX元，占總采購金額的XX%。（需要告訴管理層）

二、本期審計發現：

1、崗位設置：

①采購相關的不相容職務未分離

行政物資的請購、供應商確認、采購、驗收、保管、對賬、支付申請都由同一采購人員完成。不符合不相容職務相互分離原則。容易導致采購人員利用權力進行舞弊。（提出采購需求是否也是采購人員提出的，請檢查行政物資的賬齡數量，是否存在不合理采購來說明問題。對于行政物資是否為制定采購，這一塊需要明確）

審計建議：

2、采購計劃

①未編制月度采購計劃：

行政部在調查問卷中回答有制定月度計劃，但審計中發現實際未制定月度計劃。未編制閱讀的采購計劃，容易導致各種物資保質、保量、經濟、及時的連續供應得不到有效保障。

審計建議：

3、采購流程

①行政物資采購大部分是先送貨，再補采購單。這樣先完成采購事項，再通過相關授權人員的審批，不符合公司正常的采購流程，不利于采購管理。（這種不是什么問題，重點不在這里。）

審計建議：

②大部分采購單無供應商簽字、蓋章確認。不符合公司的采購管理規定。公司《采購控制程序》中“1.6各采購人員拿到審批后的采購單到財務蓋合同章，采購單傳給供應商簽字蓋章后再進行采購。”（供應商一般只在報價單、訂單上、送貨單上進行確認，需要詢問采購人員不簽字的原因在哪里）審計建議：

③部分物資先送貨，再出采購單，后來再補請購單。不符合公司的采購管理規定，也喪失了請購的意義。（是否有緊急采購流程，與問題一重復。）審計建議：

4、報價單管理

①**經手的大部分報價單格式雷同，沒有供應商簽字或蓋章確認，極可能是自行偽造的。（審計人員存在主觀捏造審計問題，應該刪除此類發現，或者進一步分析。）審計建議：

②有些采購項目未提供至少三家報價。有些采購項目未提供報價單。（這一塊需要細化，需要舉例說明，項目多的需要列表，另外審計人員可以依靠京東網、超市價格、當當網等的價格進行參考，提供不提供報價單不是問題，只是個表面問題。）審計建議：

③報價單有自相矛盾的現象。例如2013年1-2月日用品的報價單中，維達擦手紙報價有兩項，一項為180元/件，一項為185元/件。（這一塊需要細化，需要舉例說明，項目多的需要列表，另外審計人員可以依靠京東網、超市價格、當當網等的價格進行參考，另外需要與財務付款等，可能存在議價，第一次議價為185元，第二次議價為180元，需要與采購進一步確認。）審計建議：

④審計人員要求查看辦公用品、日用品的三家報價時，采購人員無法提供三家報價。（這一塊需要細化，需要舉例說明，項目多的需要列表，另外審計人員可以依靠京東網、超市價格、當當網等的價格進行參考。）審計建議：

5、行政物資管理方面

①未登記出入庫臺賬，無法清晰的查詢相關物資的賬面庫存數量，不利于實物監管盤點。行政物資驗收入庫以供應商送貨單為準，未另外編制入庫單。行政物資出入庫單據、各部門申請單據不統一，不利于單據的收齊、整理、統計和管理。（重新審計，這個重點是是否形成了出入庫臺賬，另外審計人員是否根據出入庫單或者供應商的送貨單得到的賬面數進行了盤點。）審計建議：

②行政物資采購的緊急采購頻率高。（如果要說明這個是問題，請列表說明，緊急采購次數。）審計建議：

③人事行政部未對行政物資進行定期盤點工作。（審計部是否進行了盤點，你都沒盤點，怎么說明人家管的不好。）審計建議：

④人事行政部未對行政物資采購、耗用情況進行統計分析。（這個是問題？？？）審計建議： 附件：

（一般附與審計問題相關的內容，比如報價單雷同，那么那幾張報價單是雷同的。而不是所有審計底稿都附在后面）

第二篇：行政物資采購管理制度

行政物資采購管理制度

一、目的

為規范公司行政物資采購程序，確保行政采購及時、準確到位，在保證采購質量的前提下，降低采購成本，杜絕出現無《物資采購申請表》《三方詢價表》進行違規采購、采購過剩等問題，特制訂本方案。

二、范圍

本制度適用*****公司及全國管理機構及各分（子）公司。

三、定義

行政物資：行政采購的各項有形物資。包括固定資產、低值易耗品、辦公用品、贈品、基建物資等。

常備資產：已經多次采購，已有確定型號、規格及價格，需不斷補充庫存，以備總部各部門及門店隨時領用的資產，包括固定資產、低值易耗品、辦公用品、裝修材料等。

標配資產：公司經常使用且已列入標準配臵的資產。非標配資產：未列入標準配臵的資產。累計采購額：是指12個月內多次采購金額之和

四、采購流程

1、資產采購申請（不含贈品及會員禮品）：

1.1由物資使用部門在OA中填制《資產采購申請表》。

1.2申請部門經辦人需將采購物資名稱、采購數量、技術規格型號參數、到貨時間、初步預算總額及申購事由在《資產采購申請表》中填寫清楚。

2、資產采購審批（不含贈品及會員禮品）： 2.1全國管理機構采購審批流程：

采購申請分管總監審批總裁辦價格審核行政總監審批標配<5萬 非標配<2千標配>=5萬 非標配>=2千申請人確認倉庫配送配送中心確認采購員采購總裁審批標配>=20萬 非標配>=2萬常務副總裁審批直接入庫到部門標配<20萬 非標配<2萬歸檔

2.2AA分子公司采購審批流程：

部門采購申請部門負責人審核行政部長審核非標配分管老總審批標配總裁審批標配>=20萬 非標配>=2萬常務副總裁審批行政總監審批標配>=5萬 非標配>=5000總經理審批總裁辦審核標配<20萬 非標配<2萬標配<5萬 非標配<5千采購員采購倉庫配送配送中心確認申請人確認歸檔直接入庫到部門

2.BB公司部采購審批流程：

部門采購申請行政部長審核非標配分管老總審批總經理審批標配標配<5萬 非標配<5千標配>=5萬 非標配>=5000標配<20萬 非標配<2萬采購員采購總裁審批標配>=20萬 非標配>=2萬常務副總裁審批行政總監審批倉庫配送直接入庫到部門配送中心確認申請人確認歸檔

2.4AA采購審批流程： 門店采購申請資產管理員/信息組長審核行政部長審核非標配營運副總審批總裁辦價格審核標配標配<5萬 非標配<5千標配<20萬 非標配<2萬采購員采購總裁審批標配>=20萬 非標配>=2萬常務副總裁審批行政總監審批標配>=5萬 非標配>=5千總經理審批倉庫配送直接入庫到門店配送中心確認申請人確認歸檔

2.5BB采購審批流程：

標配門店申請資產管理員/信息組長審核行政部長審核非標配營運副總審批總經理審批標配 <5萬 非標配<5千標配>=5萬 非標配>=5千標配<20萬 非標配<2萬配送中心確認倉庫配送采購員采購總裁審批標配>=20萬 非標配>=2萬常務副總裁審批行政總監審批直接入庫到門店申請人確認歸檔

3、贈品及會員禮品采購審批：

3.1全國管理機構采購審批流程： 申請人部門負責人審批行政總監審批總金額>=10萬營運總監審批總金額>=20萬常務副總裁審批總金額<10萬總金額<20萬總金額<50萬總金額>=50萬歸檔總裁辦執行采購總裁審批

3.2AA采購審批流程：

門管部申請部門負責人審批營運副總審批總經理審批總金額>=5萬行政總監審批總金額<5萬總金額<10萬總金額<20萬總金額<50萬總金額>=10萬歸檔總裁辦執行采購總裁審批總金額>=50萬常務副總裁審批總金額>=20萬營運總監審批

3.3BB采購審批流程：

申請人部門負責人審批營運副總審批總經理審批總金額>=5萬行政總監審批總金額<5萬總金額<10萬總金額<20萬總金額<50萬總金額>=50萬總金額>=20萬總金額>=10萬行政部執行采購選擇行政部采購行政部長審核總裁審批常務副總裁審批營運總監審批選擇總裁辦采購歸檔總裁辦執行采購

4、常備資產采購審批：

常備資產采購審批流程及權限與標配資產一致，只是申請人為總裁辦/行政部采購主管（采購專員）。4.1全國管理機構采購審批流程：

采購員申請行政部助審核行政總監審批總金額>=5萬常務副總裁審批總金額>=20萬總裁審批總金額<20萬總金額<5萬歸檔（采購員、資產開票員）4.2子公司采購審批流程：

采購員申請行政部負責人審核總經理審批總金額>=5萬行政總監審批常務副總裁審批總金額<5萬總金額<20萬總金額>=20萬歸檔總裁審批

五、實施采購

1、市場調查與合同談判：全國管理機構的采購由總裁辦具體負責。分（子）公司的采購由行政部具體負責。單次采購金額超過5000元的（包括首次執行的采購，原有資產供應商或價格發生變化的采購），要求篩選三個以上的供應商，對采購物資的品質、市場價格等信息進行比較，在權衡質量、價格、交貨時間等因素的基礎上進行綜合評估，擇優采購。必須將三方詢價的資料在采購前3天上交審計部簽字備查。審計部在事后審計資產采購執行過程中，發現應按要求提交三方詢價報備表而未提交的，按未提交次數對相關責任人進行處罰，處罰標準為：具體負責執行行政資產采購的部助/主管/專員每次處罰100元，分管行政資產采購的行政總監/行政部負責人每次處罰50元。

2、采購合同正式簽定：物資采購部門負責人根據與供應商談判結果，與供應商簽定物資采購合同：采購金額在采購申請審批金額以內的，直接簽定采購合同；采購金額超過采購申請審批金額的，必須重新申報至終審領導重新審批后方能簽定采購合同。印章管理部門根據審批后的《物資采購申請表》，對正式合同加蓋印章。

3、物資驗收：收貨部門根據合同或采購要求驗收實物，再打入庫單。

六、貨款支付，按照《財務審批授權制度》要求執行。附：《行政物資采購三方詢價報備表》

第三篇：行政物資采購管理制度

集團行政物資采購管理流程制度

為加強集團及所屬各企業行政采購的管理，保證行政采購活動的透明，降低采購成本，使得行政采購物資的性價比達到最優，適用于金瑪集團及其所屬各企業的行政采購管理，特制定本制度。

注：本制度所指行政采購物資主要指除了生產用原材料和機器設備以外（包括配套部分）物資以及適宜通過招標采購的物資，不包括外包的工程項目物資采購。

一、需求部門根據本部門業務需要提出物資采購申請，詳細列明需求原因、對采購物資規格型號的具體要求、預計價格、物資到位時間及物資使用后對公司效益的影響等內容，經本部門主管領導簽字確認后，提交行政部門領導。

二、行政領導對需求部門提交的物資采購申請進行初步審核，主要審核物資采購的必要性，預計價格的合理性及對公司整體和長遠效益的影響，以及是否適宜通過招標方式采購，如果無異義，簽字確認，對單筆價值超過10000元大額物資采購還需提交公司總經理審核簽字，然后轉回交行政管理部。

三、行政管理部接到經相關領導簽字后的物資采購申請單后與需求部門經辦人一起首先尋找供應商，需求部門把我司要求告知對方，主要包括反映供應商實力的簡介、采購物資型號規格、數量、交貨期要求、服務要求、付款方式等，并明確對方回復時間，供應商需要在約定的時間內提供以下資料：

1、對我方要求的回復，必須做出書面回復；

2、營業執照傳真件；

3、稅務登記證傳真件；

4、其他相關資料。

四、行政管理部和需求部門一起重點審核以下內容：

1、營業執照和稅務登記證的年檢情況及其他能證明該供應商合格的文件資料；必要時可以要求審核原件；

2、采購物資的規格型號、數量、質量標準、價格、付款方式、交期和售后服務等；

3、根據需要可以去供應商處實地考察也可以把供應商請到公司來了解情況；

4、根據每批采購物資情況確定各考核指標所占比重，根據審核結果確定合格供應商，合格供應商數原則上不得低于3家；

5、根據每批采購物資情況確定是否需要需求部門領導和財務總監參加考評；

五、由業務需求部門編寫審核結果報告并經所有參與審核的人員簽字后上報行政與財務領導，由財務總監從合格供應商中確定最終質、價均優的供貨單位，并簽字確認，對金額超過RMB10,000元的采購事項，還需提交公司總經理簽字批準。將經過批準的招標結果報告交財務管理部。

六、行政部通知業務需求部門和供應商確定合同內容，并審核合同的內容與招標結果是否相符，無疑義后告知需求部門通知供應商將蓋章后的合同送到公司，需求部門填寫《合同蓋章審批單》連同合同一起交財務領導審批，審批后由業務需求部門責任人拿到辦公室蓋章，需求部門復印兩份，兩份復件分別存檔于行政部和需求部門，并將原件交財務管理部。

七、業務部門根據合同約定填制報銷單和付款申請單，報銷單后附發票和有當事人簽字確認的驗收合格單（如果需要安裝驗收），經本部門和行政部門領導批準后交財務財務部審核，財務管理部審核報銷單和付款申請單上的付款單位、價格、付款方式、付款期和付款條件等內容是否和合同一致，如果一致在報銷單和付款申請單上簽字，并將合同原件及經過領導審批簽字的結果報告附在報銷單后提交財務總監審核。

八、財務總監審核簽字后，由財務管理部交相關會計人員進行帳務處理和辦理付款事項。

九、集團所在地之外單位的行政物資采購流程中財務部的職能由各單位財務部經理代行，需要財務總監或公司總經理簽字的文件，一律通過行政管理部代為請示辦理。

本制度最終解釋權歸集團行政部

第四篇：行政物資采購管理規定

行政物資采購管理規定

第一章

總

則

第一條

為規范集團行政采購行為,加強對采購過程的管理和監控,本著“保證質量、節約開支、堵塞漏洞、避免損失、提高效益”的原則，特制定本辦法。

第二條

基本原則

一、遵循公開、公平、公正原則，維護公共利益，保證行政效率，最大限度地提高資金的使用效益。

二、采購應當符合節能和環境保護的要求，優先采購低能耗低污染的貨物和工程。

三、行政部作為采購工作的管理和執行部門，須詳細進行采購物資的成本核算，有權根據各部門的具體使用情況選擇產品的品牌、檔次及供貨渠道，從而控制產品價位，降低物資成本。

四、在物資采購過程中要做到采購經手人員、保管人員、審批人員分離制衡。

第三條

適用范圍

一、本辦法適用集團及直屬全資子公司辦公用品、辦公設備、辦公家具及工程的采購管理(不包括生產材料及生產設備的采購)，集團控股公司參照執行。

二、集團行政采購實行集中采購和分散采購兩種形式。

符合下列條件之一的，原則上實行集中采購：

1、單價在___萬元，批量在___萬元以上的辦公設備、辦公用品和家具;

2、合同價值___萬元以上公共工程按工程招標、投標辦法執行。

3、合同價值___萬元以上的服務項目。

第二章

采購方式

第四條

集中采購原則上統一到集團指定的采購定點單位實施采購;如果沒有集中的采購定點單位，則由各企業行政部與使用單位共同確定專人組成不少于___人的采購小組，按采購規定及程序實施采購，分散采購由各企業行政部根據本企業情況組織采購。

第五條

行政采購以競爭性談判采購、詢價采購為主，同時，可根據實際，采取公開招標采購、邀請招標采購和直接采購等方法。

一、公開招標采購指招標人以公告的方式邀請不特定的法人或其它組織參與投標。

二、邀請招標是指招標人以投標邀請書的方式邀請特定的法人或者其它組織投標。

三、競爭性談判采購是直接邀請三家以上的供應商就采購事宜進行談判的采購。

四、詢價采購是對三家以上的供應商提供的報價進行比較，以確保競爭性價格的采購。

五、直接采購是指采購人向供應商(廠家)直接購買的方式。

第六條

實行競爭性談判采購的項目，應當遵循下列基本程序：

一、確定采購談判小組成員、談判程序、談判內容、定標準等。

二、談判人擬定合同條款，提出邀請參加談判的供應商名單。

三、參加談判的所有供應商應在規定時間內提出最后報價及有關承諾，談判人據此確定中標供應商。

第七條

實行詢價采購的項目，應當遵循下列基本程序：

一、定詢價小組成員、價格構成、定標準等。

二、詢價人擬定合同條款，提出報價供應商名單。

三、詢價活動必須公平進行，詢價人應要求供應商書面一次報出不得更改的價格，詢價人確定的中標人是符合采購要求且報價最低的供應商。

第八條

采購員對于小額物品的采購,應盡量去正規商場采購,并做到貨比三家,嚴格控制采購物品的質量＼價格及售后服務。

第三章

采購程序

第九條

采購計劃與申請

一、屬行政采購項目，申請部門須擬訂本部門采購計劃，并附采購項目的名稱、數量、估計價值、供貨時間等有關材料，報行政部審核。

二、行政部對申請部門上報的采購計劃進行審核后，制定公司采購計劃預案。

三、公司采購計劃須經總裁批準方可實施。

四、根據采購計劃制作的采購預算表，分別需經行政部負責人、主管領導、總裁按權限簽批核準。

五、屬于臨時采購項目，申請部門須提供按權限簽批核準的申購單，并附采購項目的名稱、數量、規格、質量、性能、供貨時間等有關資料，報行政部辦理。

第十條

采購實施

一、采購員收到被批復后的請購單或采購計劃，立刻開展多方詢價、比價、議價，按照貨比三家的原則，詢價人員將三家以上候選供應商的品種、規格型號、報價、數量、性能指標等情況整理填寫<報價審批表>報行政負責

人，行政部負責人填寫采購意見報財務部及主管領導審批。

二、對大宗、貴重、批量性的采購可采取公開競價、招標、產品訂貨會等方式進行采購。

盡量提高每次采購批量，獲得批量折扣，降低采購成本。

三、報價審批獲準后，如需簽定合同，采購員即與供應商洽談買賣合同條款。

合同文本經法律室審核后須經行政部負責人、財務部負責人、主管領導及總裁按權限簽批核準。

四、采購合同經雙方簽章生效。

生效后的采購合同交財務部備案，行政部留復印件。采購員按合同付款進度，向財務部申請借款，支付給供應方。

五、采購員按合同交貨進度，及時催促供應方按時發貨。

六、采購員對所有采購單位的基本情況(包括單位名稱＼地址＼辦公電話＼傳真＼聯系人＼手機號碼＼營業執照復印件及資信情況等)應建立一個完整的供應商檔案,報行政部備案。

七、采購員要定期或不定期對市場辦公用品的價格行情進行調查了解,掌握市場信息,善于收集相關資料,及時采購到質好價廉的物品,建立各類辦公用品價格數據庫,做為核價的依據。

第十一條

驗收與結算

一、貨到，采購員會同使用部門進行驗收,清點貨物品種、質量、數量或重量，相符后簽收并填寫驗收報告。

二、如發現貨物品種、數量或重量與合同不符，質量經檢測與合同約定標準不符，采購員將貨物退回供應方，并與供貨方就退貨、經濟補償、賠償和罰款事宜進行談判。

三、采購員對缺貨、供貨延遲、驗收不合格、貨款詐騙等問題，應及時上報主管領導處置。

四、驗收合格的貨物及時運抵倉庫，辦理移交入庫手續，行政部做好固定資產或低值易耗品的登記＼建賬工作。

五、采購員持請購單、入庫單及有關發票到財務部銷帳;

財務部作好資產登記入帳工作。

六、實施大額(壹仟元或以上)物品采購原則上以支票形式支付。

臨時采購或以支票形式支付不便時,需將情況予以說明并經部門經理批準后實施采購。

第四章

采購監督

第十二條

財務部結合采購付款、報銷及盤點實施監督;審計部結合財務審計或專項內部審計實施監督。

第十三條

被檢查的人必須如實提供檢查所必需的材料和情況，不得拒絕。

第十四條

有下列行為之一的，將根據有關法律法規，追究有關負責人的責任;觸犯刑律的，將移交司法機關追究法律責任。

一、采購活動中拒絕監督，或招標采取走過場，明招暗送，泄露標底的;

二、與投標者相互串通，阻撓、排擠其他投標者公平競爭或干擾招標活動，使招投標不能正常進行的;

三、與供貨單位相互溝通，高估冒算，有意多付貨款的;

四、采購過程中，接受供貨方的吃請、娛樂和旅游等，私自參與供貨方組織的活動的;

五、接受供貨方的回扣或有價證券等各種好處而不上交的;

六、揮霍浪費或挪用、貪污、私分采購款的;

七、不履行或不正確履行職責，購進的貨物為以次充好、價高貨次、假冒偽劣產品的;

八、利用各種理由把采購款和采購物品化整為零進行采購，逃避上述條款約束的。

第十五條

行政采購接受各部門的監督。任何部門和個人有權對采購活動中的違法行為進行控告和檢舉。

第五章

附

則

第十六條

本辦法由集團行政部負責解釋，自發布之日起施行。

第五篇：A公司2012行政物資采購管理專項審計報告

A公司

2012行政物資采購管理

專項審計報告

根據公司審計計劃安排，監察審計部于2012年6月11日至6月21日對公司2012上半年行政物資采購管理實施了內部專項審計。本次審計的主要目的是加強公司行政物資采購管理，規范行政物資采購行為，最大限度地降低行政物資采購成本，保證供貨質量和時效，提高公司經濟效益，現將本次審計情況報告如下：

第一部分：審計依據、范圍及程序方法

一、審計依據：

1、《A公司審計工作規定》；

2、《A公司2012審計工作計劃》；

3、《A公司行政物資采購管理辦法》；

4、《A公司辦公設備及辦公用品管理辦法》；

5、《A公司固定資產管理制度(修訂）》。

二、審計范圍：2012發生的公司各部門所需辦公設備及辦公用品、勞保用品、生活后勤服務消耗性材料的物資采購管理，屬以前簽署的合同在本執行的，一并追溯查閱到以前。

三、審查程序和方法：主要采用審閱法、現場查看法，并輔以詢問，審核相關會計檔案、月度資金計劃、采購計劃、合同招投標等資料：

（1）查閱、熟悉公司行政物資采購管理方面的相關制度文檔。（2）查閱行政物資采購事項相關的計劃審批單據、付款憑證、驗收記錄、采購合同等資料。

（3）查閱行政物資采購事項的出入庫管理臺帳。

（4）查閱采購部門貨比三家記錄、招投標資料、出庫領用單據。（5）現場查看庫存辦公用品、辦公設備及后勤物資等，查對相關臺帳。（6）實地訪談相關采購倉管人員，了解行政物資采購申領及采購保管方面遇到的實際問題和訴求。

第二部分

審計了解到的情況與發現的問題

經過本次行政物資采購管理內審，我們了解到公司行政物資的采購主要分成4塊，一塊為辦公用品（日用文具類）及后勤消耗性物資，此類物資由綜合管理部總務人員負責采購；一塊為辦公設備及電腦耗材類，此類物資由信息中心負責采購；一塊為辦公設備（會議設備類）及辦公家具，此類物資由綜合管理部后勤管理人員負責采購；另一塊為勞保物資，由物資供應部采購員負責采購。

經查，公司各部門辦公用品（日用文具類）、勞保物資采購的管理執行情況較好，月度計劃申報審批執行方面較為規范，但在申請的表單格式上與制度規定有所出入。在辦公用品的申購領用上，各部門均能夠本著按需申請、適用節約的原則進行申請，綜合管理部總務人員能夠認真填制日常文具類辦公用品出庫單并要求相關領用人簽字；在辦公設備的申購審批與采購控制方面，信息中心能做到在預算總額內進行采購并合理進行配置；在勞保物資的采購上，物資供應部能做到按計劃貨比三家詢價采購，在辦公設備（會議設備類）的申購審批與預算采購控制方面，公司2012基建投資計劃及零星固定資產購置均無預算，屬預算外采購事項，缺乏相關審批手續。

公司行政物資采購管理在運行上總體是健康的，但在采購計劃、貨比三家、出入庫、驗收管理、資金計劃方面還存在這樣那樣的缺漏弊端，尚待完善和修正，現將本次行政物資采購管理各環節現狀及存在的具體問題匯報如下：

一、公司現有行政物資采購管理的制度

目前公司在行政物資采購管理方面涉及到的制度有： 1）《A公司行政物資采購管理辦法》——綜合管理部頒發； 2）《A公司辦公設備及辦公用品管理辦法》——綜合管理部頒發；3）《A公司固定資產管理制度（修訂）》——財務資產部頒發；4）《A公司物資采購管理制度》——物資供應部頒發。

本次行政物資采購管理專項檢查，我們發現公司各部門包括制度制定部門成員對行政物資采購管理辦法、辦公設備及辦公用品管理辦法條款規定了解甚少，公司制度普遍存在制定后宣貫執行不到位的現象。經查閱以上行政物資采購方面的制度及條款，我們發現這些制度存在明顯缺陷需要進行修訂整合：

1、制度發放范圍明顯有誤：公司制度匯編上冊第135頁內容顯示，《A公司行政物資采購管理辦法》發放范圍僅限于：董事長、總經理、副總經理、綜合管理部，根據該制度條款第二條“本辦法適用于本公司公司各部（室）所需辦公設備及辦公用品、公司所需一切勞保用品、生活后勤服務消耗性材料的物資采購管理”，而該制度第五條、第七條、第八條、第十五條內容均需各部門配合填報《行政物資采購計劃單》或是《行政物資追加計劃單》或是配合辦理固定資產相關手續，所以本制度的適用范圍應是全公司各個部門。

2、制度內容明顯有缺失：《A公司行政物資采購管理辦法》第三章第8條規定了成立行政物資采購工作小組，但該小組的工作職責、工作內容在通篇制度內找不到其他任何有關該小組的相關內容。形成對比的是《A公司辦公設備及辦公用品管理辦法》規定了辦公設備、辦公用品采購評審小組及其成員，并在該制度第七條第三小點第二、第三款規定了該小組的工作職責內容，規定由評審小組對包含產品信息、供應商信息的市場調研報告進行評審，確定供應商并進行談判，建議綜合管理部對《A公司行政物資采購管理辦法》相關條款進行完善，加強行政物資采購工作小組的監督領導職責條款，使該機構的存在及作用真正落到實處。

3、行政物資采購執行的相關制度內容有重疊、條款有沖突：《A公司行政物資采購管理辦法》——綜合管理部頒發和《A公司辦公設備及辦公用品管理辦法》——綜合管理部頒發，都對辦公設備及辦公用品的計劃、采購、領用方面進行了規定，但在一些條款方面有沖突，如：關于計劃采購方面，后者第8條規定“各部門……次年要采購的行政物資須在當年10月15日前填寫《行政物資采購計劃單》上報綜合管理部”，后者第7條第3款規定“每年12月20日前，綜合管理部根據本辦公需要發放、使用及庫存情況，提出次年的計劃采購申請報分管領導審批”，兩條規定相矛盾；再如前者第5條規定“各部門將需采購的單件2000元以上….（2000元以下直接報綜合管理部）于每月25日前填報行政物資采購采購計劃單……”，后者第7條第四款第三小點規定“每月25日前將下月所需的零星易耗辦公用品單價在1000元（含）以下的填寫采購申請表……”兩個條款限額及填寫表單規定有矛盾，亟待修訂。

4、《A公司固定資產管理制度（修訂）》個別內容因實際情況發生變化等原因需要進行修訂，如：1）該制度制定時制度內涉及的企劃公關部、總務人資部、技術設備部名稱都已變更，應適時進行修訂制度；2）制度內提到的“購置零星固定資產新增報告單”，實際表單格式上的名稱為“購置零星固定資產購置新增報告單”，兩者不一致也應進行調整修訂。

二、行政物資采購的計劃申報審批方面

1、辦公用品（日用文具類）的采購計劃審批

除電腦耗材外的日常辦公消耗用品采購計劃，各部門均能按制度規定進行計劃申報審批手續，但計劃申報單格式五花八門，綜合管理部未對此進行統一明確，一些部門個別月份計劃申報不及時，個別部門因理解有誤甚至錯填計劃申報單據。

公司日常消耗的辦公用品（日用文具類）單價通常較低，都在2000元以下，大多數部門都能按制度規定，在每月25日前及時填報《辦公用品計劃需求表》，直接報綜合管理部總務人員進行采購，但各部門計劃申報表單格式五花八門；個別部門、個別月份計劃申報審批送達不夠及時，如：2012年4月辦公用品計劃采購申報，人力資源部報送的為2012年2月的辦公用品計劃需求；個別部門因理解錯誤，導致計劃單所屬時間填寫錯誤，如：2012年2月辦公用品計劃采購申報，生產操作部填報成2012年1月辦公用品計劃需求表，填報時間為2012年1月30日（填報不及時）；調度室填報成1月辦公用品計劃需求表，填報時間為2012年1月25日，以上明顯存在理解錯誤，2012年1月底填報的應是2月份所需辦公用品的采購需求計劃，不可能是1月的需求計劃申請，每月辦公需求計劃都是必須提前在上月進行計劃申報的。

2、辦公設備及辦公用品（電腦耗材類）的采購計劃審批

辦公設備：固定資產購置范疇的辦公設備采購，《購置零星固定資產新增報告單》填制日期滯后，個別預算外采購無申請報告，缺少董事長審批手續，財務部門把關不嚴，無預算、預算外審批手續不全的都不應予以支付款項應退回補辦后予以辦理；非固定資產購置范疇的辦公設備采購，此類物資的采購計劃申報，信息中心均未能要求需求部門填制采購計劃申請審批單后進行采購，屬無計劃采購行為，財務部門不應當給予報支相關費用。

電腦耗材：主要是一些打印機消耗的墨盒、碳粉，鼠標，鍵盤，內存條，顯示器等；此類物資的采購計劃申報，信息中心均未能按制度要求需求部門填報《行政物資采購計劃單》，只要有庫存，需求部門未進行計劃申報就可隨時領用到，若沒庫存，信息中心現場核實后未參與下月行政物資采購匯總，一般在當月就直接購買入庫，此類物資在采購管理方面缺乏計劃性。

根據制度規定，屬固定資產購置范疇內的“單位價值2000元以上，使用年限超過2年的”辦公設備，公司日常采購的一般為電腦、打印機，通常達到固定資產標準，現行做法是每年下半年編制下預算時，由需求部門先報給綜合管理部，再由綜合管理部按類別進行匯總至財務部門進行綜合平衡后列入財務預算。在內各部門通過申請報告或內部公文形式向公司領導申請進行采購，獲批后提交綜合管理部進行采購。根據《A公司固定資產管理制度(修訂）》第七條第二款規定“各部門購置固定資產時應填寫“購置零星固定資產新增報告單”（見附表一），并按審批程序逐級批準（經辦人--?部門主管--?企劃公關部--?財務資產部--?總經理或授權副總經理），經批準后辦公生活設備交總務人資部統一購買、生產經營用設備交技術設備部統一購買”，目前各部門都是在固定資產辦公設備采購結算付款時才填制的，時間明顯滯后于制度要求，零星固定資產購置新增報告單應在購前進行申報審批。個別預算外辦公設備（固定資產）采購，無申請報告，缺少董事長審批手續，購建日期明顯早于零星固定資產購置新增報告單，如：2012年5月24日銀付141#記載購買福州臺江區鑫鴻升電子公司HP打印機，使用存放地綜合樓檢疫室，購置日期“自2012年5月8日至2012年5月5日”，零星固定資產購置新增報告單日期為2012年5月8日。

非固定資產購置范疇的辦公設備采購，需求部門未按制度規定填制《行政物資采購計劃單》，如：2012年2月16日銀付80#記載購買福州臺江區鑫鴻升電子公司中控及信息中心機房用2臺顯示器。

3、勞保用品的采購計劃審批

公司勞保用品的計劃申報由勞保歸口管理部門人力資源部根據預算通過設備管理系統進行計劃申報，經相關領導審核批準后由物資供應部進行采購，未按《A公司行政物資采購管理辦法》規定，另行填報《行政物資采購計劃單》進行采購計劃申報。

4、后勤消耗性物資的采購計劃審批

經查，公司后勤消耗性物資的采購未按《A公司行政物資采購管理辦法》規定，提前填制《行政物資采購計劃單》進行計劃采購審批，后勤消耗性物資都是由總務人員會同辦公用品一同進行采購，屬無計劃審批采購，與制度相違背。

三、行政物資采購的管理程序方面

1、公開招投標、邀請招議標方面：經查，截止2012年6月30日，公司行政物資采購單筆采購金額均未超過10萬元，不需通過華電招標網進行公開招標邀請招議標采購。

2、貨比三家詢價議價采購方面： 2012年上半年，公司不需招投標的單筆采購金額在2-10萬元的物資采購共計8筆，其中僅有物質供應部負責的勞保用品采購事項5筆，經辦人員按制度規定做到貨比三家進行詢價采購，其余3筆行政物資采購均未按制度要求進行貨比三家（詳細情況見本報告附件一）。

3、收集供應商資料進行市場及產品調研、比質比價擇優采購管理方面：經查，公司綜合管理部負責的單批次2萬元以下的行政物資零星采購事項，均未進行貨比三家調研擇優采購，物質供應部負責的行政物資采購（勞保采購）較為正規，多數比質比價簽訂合同進行商談后進行采購。

4、對已確定的供貨商資質審查、價格質量變化的掌控方面：除大額的簽訂合同的行政物資采購遵循合同招投標議價商談程序外，其余未簽訂合同的零星行政物資采購事項，均未能按制度規定對已確定的供貨商審查有關資質證明材料，未能及時掌握其價格、質量變化，如：辦公用品（文具類）的采購供應商“鼓樓區光輝辦公用品經營部”已多年未進行更換，未貨比三家，且供應商的產品價格變化、質量變化等均未及時進行整理收集。

5、單價在2000元以上的、使用年限在2年以上的行政物資采購管理：綜合管理部、信息中心負責采購的符合制度規定標準的辦公設備（電腦、打印機、會議設備、空調等）均能按《A公司固定資產管理制度(修訂）》規定辦理相關手續；但綜合管理部經購的另一些辦公家具類物資（沙發、辦公桌）單價在2000元以上、使用年限超2年，雖符合固定資產標準，但都未辦理固定資產新增報告單手續，財務部門直接列支到當年管理費用-辦公費中。

6、辦公用品（文具類）行政物資采購計劃統籌安排不合理，影響辦事效率，同一月份內多次購物，浪費人力、物力資源，不利于降本增效。

（個案詳見本報告附件一）。

四、行政物資采購的驗收入庫、結算與領用、臺帳管理方面

各類行政物資采購普遍存在無驗收文字記錄、入庫單填寫不規范、結算不及時、不符合崗位不相容原則，具體情況如下（個案問題詳見本報告附件一）：

1、辦公用品（文具類）及后勤消耗性物資采購：

1）無驗收記錄：辦公用品入庫有入庫單，有采購、保管、確認簽字，但缺少文字驗收記錄核對型號規格及數量等信息情況，無相關驗收人簽字，后勤消耗性物資也均無驗收記錄。

2）入庫單填寫不規范：辦公用品（文具類）許多入庫單無品名、單價、數量、金額等內容，一些入庫單只有耗材名稱、入庫數量、單價、總價等信息，沒有廠家、規格型號信息，“采購、保管、確認”三欄均無人簽字，制票人僅填寫姓，未填寫全名；后勤消耗性物資到貨未進行驗收未填制入庫單。

3）許多采購事項費用結算及入庫登記均不及時：許多采購事項未按制度規定現場填寫物資采購驗收單，入庫填制不及時，一些入庫單甚至跨月合并匯總填列，費用結算多月合并匯總結算，根據財務部2012年3月6日銀付17#憑證記載，2011年12月1日購置的辦公用品費用甚至跨年結算。

4）入庫單財務結算聯次提交錯誤：財務部門結算憑證后附的入庫單均為“第二聯

交付貨單位”，非財務結算聯，財務部門把關不嚴。5）各部門辦公用品的領用與核算不能匹配，財務部門全面預算管理-辦公費部門預算管理沒有真正落到實處：各部門人員領用辦公用品時，辦公用品保管人員在現場及時填制了出庫單并要求領用人員簽字，但所有出庫單聯次均在倉管員處保管，出庫單財務聯未移交財務部門作為出賬和核算各部門辦公用品的依據。

公司2012開始執行全面預算管理，財務部門根據綜合管理部審核意見將辦公用品辦公費預算額度在各部門間進行了分解，但在進行辦公費賬務核算時財務部門未按部門進行輔助核算，也未另外建立臺賬另行登記各部門發生的費用，各部門辦公費全面預算管理執行情況無法獲得。財務部門僅按上月公司管理人員、生產人員、銷售人員、基建人員人頭數比例，簡化分攤辦公用品費用，不以各部門實際領用的辦公用品核算各部門的辦公費用，財務賬套核算的金額與各部門實際領用金額無法匹配，數據無說服力，預算管理不到位。

后勤消耗性物資出庫領用均未填制出庫單，宿舍區維修消耗的五金配件，在財務結算時未能提供缺陷報修申請單、領用人簽字確認的出庫單，物資是否真正出入庫面上無法核實。

6）未登記出入庫臺賬：公司所有辦公用品的日常出入庫結存管理，僅有出入庫單，辦公用品倉儲保管人員沒有進行臺賬登記管理，也就無法直接查詢到相關辦公用品賬面庫存數量，不利于實物監管盤點；后勤消耗性物資出入庫亦未登記臺帳。

7）辦公用品的采購、入庫、保管、出庫為同一人，不符合職務不相容原則：入庫時雖有其他人確認簽字，但經詢問了解到實際工作中確認人（驗收人）因工作繁忙沒有查看實物就簽字的現象也偶有存在，管理存在漏洞。

2、辦公設備及電腦耗材采購：

1）無驗收記錄：非固定資產采購范疇的辦公設備及電腦耗材到貨有入庫單，入庫單內有采購、保管、確認簽字，固定資產采購范疇的辦公設備填制了固定資產新增報告單但無入庫單，以上物資到貨，均無“數量、規格型號正確無誤，包裝完好、外表無破損”之類文字驗收記錄。

2）個別入庫單填寫不規范：多數電腦耗材入庫單內容不全：電腦耗材入庫單只有耗材名稱、入庫數量、單價、總價等信息，沒有廠家、規格型號等信息。

3）個別采購事項入庫不及時：a）綜合管理部門未按制度規定，現場填寫物資采購驗收單，入庫填制不及時，一些入庫單跨周填列；b）2012年4月18日銀付89#憑證記載：辦公家具采購分批采購、分批入庫，但發票及入庫單資料顯示一次性采購一次性匯總入庫，入庫結算不及時造成面上一次性采購金額偏大，計劃申請審批單審批時間2011.12.2、2011.11.29、2011.12.16、2012.1.19、2012.2.20、2012.1.5，發票時間2012年3月22日，入庫單日期2012年3月26日（以上個例詳見附件一）。

4）出庫領用無領用人簽字：電腦耗材及辦公設備出庫，均未填制出庫單要求領用人簽字。部分辦公設備（固定資產采購事項）采購申請單使用人與實際使用保管人不相符，未按《A公司固定資產管理制度(修訂）》規定，辦理內部調撥單手續。

5）信息中心經購的大部分電腦耗材及非固定資產采購范疇的辦公設備采購事項，入庫單上記錄的采購、保管、驗收入庫人員，違反不相容原則（個案詳見本報告附件一）。

6）個別辦公設備（固定資產采購事項）未及時辦理結算轉固手續：如：2012年3月23日銀付126#憑證，記載購買調度中控用空調，申請日期為2011年12月19日，購買安裝日期為2012年1月20日，發票結算日期為3月20日，固定資產新增報告單日期為3月19日。

7）辦公設備（辦公家具）購置入庫結算不及時：2012年上半年僅一次匯總結算辦公家具采購事項，經查，綜合管理部后勤管理人員未辦理出入庫登帳手續，出庫單一式三聯都在綜合管理部保管，領料單日期為2012年3月27日，領料人錯填為采購人，實際領料部門領料人未簽字確認，“發料人”一欄空白。

3、勞保用品采購：

1）無驗收記錄：所有勞保采購事項均無驗收記錄，5萬元以下的勞保采購事項到貨均未通知相關部門（人力資源部）一同驗收后再入庫。

2）需聯合驗收的采購事項到貨未進行聯合驗收：2012年公司單批次采購超5萬元的勞保采購事項共1次，物資供應部采購人員未按制度規定組織財務資產部、紀檢監察室、計劃需求部門一同參加聯合驗收。

3）個別入庫單手續不齊全缺少相關人員簽字：如：2011年12月30日轉賬68#憑證，購福州開發區萊茵絲制衣有限公司橙色冬裝衣褲（2012付款結算事項，屬追溯審計采購事項），收料單中有3張簽字審核手續不全，“部門領導審核”一欄空白，財務審核把關不嚴、未及時發現（2011年12月25日收料單共2張、2011年12月27日收料單1張）。

4）所有勞保領用出庫單據，均未提供給財務部門。

5）個別勞保采購事項金額雖不大未簽訂合同，但費用結算支付滯后時間較長，對改善資金周轉情況意義不大且影響公司對外形象。

第三部分

審計建議

為加強公司行政物資采購管理，建立健全公司內部控制制度，節約人力物力，促進各級采購人員降本增效，針對本次行政物資采購管理專項檢查發現的問題，我部提出以下方面幾點整改建議：

一、及時修訂和完善相關行政物資采購管理制度，修改不合理不科學的條款，增加考核條款以約束不遵守制度的人員和責任部門，節約公司人力物力資源，提高制度操作性、科學性。

1、針對本次檢查發現的公司行政物資采購管理辦法的缺陷問題及制度重疊等問題，建議綜合管理部盡快將《A公司辦公設備及辦公用品管理辦法》匯總修編入《A公司行政物資采購管理辦法》，同時補充完善相關條款，從各方面完善原有《A公司行政物資采購管理辦法》：

1）擴大制度適用范圍至公司所有部門。

2）結合參照《A公司辦公設備及辦公用品管理辦法》第四條、第七條相關內容，補充完善原有《A公司行政物資采購管理辦法》中行政物資采購工作小組的工作職責、工作范圍，真正發揮工作小組監督管理職能，進一步節約和控制成本，提高公司經濟效益。

3）結合《A公司辦公設備及辦公用品管理辦法》，將兩個制度進行合并修編成新的行政物資采購管理辦法，調整統一不同表單填制金額起點范圍，并補充庫存盤點、庫存保管人員移交管理條款、考核管理條款等。

4）規范、統一不需填報《行政物資采購計劃單》的日用小額低值易耗品性質的辦公用品、辦公設備、電腦耗材、后勤消耗物資的計劃需求申請表格式，同時統一規定計劃申請單除部門領導簽字外，各部門還應加蓋本部門公章。

5）針對采購經辦人員入庫驗收、辦理發票結算不及時、各部門領用辦公用品不及時現象，建議規定入庫結算時限范圍，固定每月各部門辦公用品領取日期，實行常態化管理，對違反者予以一定的考核，提高約束力和辦事效率。

6）鑒于勞保物資的采購包含生產人員生產勞保用工器具及保護用品，勞保采購在預算范圍內由人力資源部在設備管理系統進行申購審批手續已成習慣做法，勞保采購在合同談判、貨比三家、招議標等方面已較為規范，且采購責任部門非綜合管理部，已移至物質供應部，建議從行政物資采購管理范疇剔除，并嚴格完善相關驗收記錄，嚴格執行驗收入庫管理環節，執行物質供應部制定的《A公司物資采購管理辦法》進行采購。

7）明確規定收集供應商資料進行市場及產品調研的間隔期限，統一明確調查表單格式，對已確定的供應商可按不同時期按列填報相關產品單價資料，以便進行對比；對未確定的供應商可按同類產品價格進行比對。收集信息進行調研會花費一定的訂貨采購調研成本和人力，對于常用的單價較小價格較為穩定的辦公用品、食堂宿舍后勤消耗物資，建議較長時間半年或一年進行一次調研，金額較大、價格變化幅度較大的電腦耗材、計算機、打印機等物資，建議按季度或按此購買時進行調研。

2、修訂《A公司固定資產管理制度(修訂）》，對制度內涉及的相關部門名稱進行修訂，對購置零星固定資產購置新增報告單格式名稱進行統一，避免稱謂前后不一，增加制度的嚴密性。針對所有有預算的固定資產采購事項，在采購當年需經公司領導進行審批，預算外的采購事項也經公司領導審批，不利于公司領導區分加以審批，建議另外設計表單，從表名上鮮明明確預算外采購申請審批表，以便公司領導根據工作實際需要進行審批，不影響生產經營的預算外采購項目可以延至下預算進行采購，促進節約資金使用成本、生產成本。

二、加強制度宣貫和學習，提高制度執行力，實現降本增效。新的行政物資采購管理辦法制度修編出臺后，建議綜合管理部加強本部門審批、采購、管理相關人員對制度的學習，以身作則，并在全公司范圍內進行宣貫和學習，特別是對各部門管理員進行宣貫和學習，以便提高行政物資采購管理辦法的執行力，提高行政物資采購管理的經濟效益，達到降本增效的目的。

三、嚴格執行行政物資采購管理辦法各環節條款

1、嚴格按規定填報表單，進行采購計劃申請審批手續。

2、嚴格執行計劃申報時限條款，超過每月25日未及時申報下月辦公用品采購事項的部門，視為無采購需要。錯過申報時限補報的采購事項，無特殊原因一般不予采購，由該部門向其他部門先行借用自行解決；有特殊原因的，由公司領導特批后進行采購，但對需求部門應予以適當的考核作為懲處。常用的辦公用品、電腦耗材各部門應自行根據實際工作需要，預留適當合理的庫存，以免影響使用，但不得造成浪費。

3日用零星辦公用品、辦公設備、辦公家具、電腦耗材、后勤消耗性物資采購，、綜合管理部采購人員應做好相關商品比質比價工作，掌握供應商產品價格質量變化情況，貨比三家擇優低價采購，節約采購成本。

4、綜合管理部應嚴格執行制度內有關資金計劃申報條款。辦公用品、辦公設備、電腦耗材、后勤消耗物資均屬行政物資采購范疇，應按制度要求統一匯總金額，各口徑采購經辦人員不得各自為政，未經匯總報經綜合管理部領導審批后進行采購，超2萬元以上的，應按制度規定匯總填報《行政物資采購計劃單》經相關機構、部門及公司領導批準后，在每月月底前申報下月資金計劃，經資金計劃平衡會平衡后，在下月份執行采購。

5、綜合管理部各類行政物資的采購管理安排應科學合理，無特殊原因，每月應一次性采購完畢各口徑物資，避免一個月內多次往返福州或連江采購，造成人力物力資源浪費。

6、綜合管理部應嚴格辦理物資到貨驗收入庫手續：組織相關需求部門及物資保管人員進行驗收，填寫驗收記錄，并現場填制入庫單，采購人與驗收人不得兼任、采購人與保管人不得兼任，單批次采購或單件采購價格超5萬元的大額采購物資入庫必須經財務部門、監察審計部門、需求部門、綜合管理部聯合驗收。

7、嚴格辦公用品、辦公設備、電腦耗材、食堂宿舍后勤消耗性物資的出入庫領用手續，領用必須有領用人簽字確認手續，出入庫單應提供一份給財務部門作為預算執行管理和財務核算的依據，相關人員簽字必須填寫全名，不得只填寫姓氏。

8、簽訂合同的行政物資采購，特別是有延期支付處罰條款的，采購經辦人員應嚴格根據合同約定，及時辦理結算手續進行付款，未簽訂合同的，應按雙方口頭約定期限進行付款，應盡量避免給公司形象造成不良影響。各采購經辦人員、合同簽訂商談經辦人員應與供貨商協商，爭取最大付款時限，節約公司采購資金占用成本。

四、建議財務部門加強財務基礎工作管理，根據《會計法》、公司財務管理制度以及其他相關制度規定，嚴格認真審核各部門各項開支，無資金計劃、無審批手續、預算外采購審批手續不全、報銷單據不全的各項支出一律不得支付，同時結合公司全面預算管理，做好各項費用按部門進行賬務核算或登記臺帳工作。鑒于年初伊始，財務部門未按部門核算要求設置辦公費部門輔助賬，現已有發生額，遠光財務軟件無法中途設置辦公費部門輔助賬的情況，建議財務部門另行建立EXCEL文件資料，在綜合管理部協助下，根據出庫單領用人、領用辦公用品單價、領用數量等歷史數據，按部門進行一一登記，這樣才能取得各部門辦公費累計發生數，全面預算管理——部門辦公費預算管理才能真正落到實處，提供的數據才能真正令人心服口服。

以上整改建議若有錯漏之處歡迎指正。因限于此次行政物資管理審計的重點、范圍，審計抽查和詳查的概率影響，審計工作無法觸及所有方面，因此在審計報告中未必揭示所有問題。

監察審計部

二0一二年六月二十九日

附件一：《福建儲運2012行政物資采購管理審計發現的問題匯總》