第一篇：人事檔案管理?xiàng)l例

人事檔案管理?xiàng)l例

第一條為了實(shí)現(xiàn)人事檔案整理工作的規(guī)范化，便于檔案的保管和利用，根據(jù)《干部檔案工作條例》(以下簡(jiǎn)稱《條例》)及有關(guān)規(guī)定，特制訂本細(xì)則。

第二條人事檔案的整理工作，是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。它是將收集起來的每個(gè)教工的檔案材料，進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷，并在此基礎(chǔ)上，不斷對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充的工作。

第三條人事檔案管理部門，均應(yīng)按本細(xì)則和有關(guān)規(guī)定的要求，對(duì)所管理的人事檔案進(jìn)行認(rèn)真的整理。

第四條整理人事檔案，須做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的要求。

第五條整理人事檔案，事先要收集好人事檔案材料，并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機(jī)、縫紉機(jī)等必需的物品和設(shè)備。

第六條整理人事檔案的人員，必須努力學(xué)習(xí)黨的人事工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識(shí)，熟悉整理人事檔案的有關(guān)規(guī)定，掌握整理工作的基本方法和技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好整理工作。

第七條人事檔案材料的鑒別工作，是檔案管理部門對(duì)收集起來準(zhǔn)備歸檔的材料進(jìn)行審查，甄別材料的真?zhèn)危卸ú牧系谋４鎯r(jià)值，確定其是否歸入人事檔案的工作。

第八條鑒別歸檔材料，必須根據(jù)中央有關(guān)文件的精神，以《條例》和《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定為依據(jù)，嚴(yán)肅認(rèn)真地進(jìn)行。/ 46

第九條鑒別工作應(yīng)堅(jiān)持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點(diǎn)，具體問題具體分析，根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及其保存價(jià)值，確定材料是否歸入檔案。

第十條鑒別歸檔材料的具體做法：

(一)判定材料是否屬于本校的材料及應(yīng)歸入人事檔案的內(nèi)容。發(fā)現(xiàn)有同名異人、張冠李戴的，或不屬于人事檔案內(nèi)容和重復(fù)多余的材料，應(yīng)清理出來。對(duì)其中有保存價(jià)值的文件、資料，可交文書檔案或轉(zhuǎn)有關(guān)部門保存。不屬于人事檔案內(nèi)容，比較重要的證件、文章等，組織不需要保存的，退給本人。無保存價(jià)值又不宜退回本人的，應(yīng)登記報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀;(二)審查材料是否齊全、完整。政審材料一般應(yīng)具備審查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、主要證明材料、本人的交待等。處分材料一般應(yīng)具備處分決定(包括免予處分的決定)、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、個(gè)人檢討或?qū)μ幏值囊庖姷取Ｉ鲜霾牧希瑢儆诔商椎模仨汖R全;每份歸檔材料，必須完整。對(duì)頭尾不清、來源和時(shí)間不明的材料，要查清注明后再歸檔，凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料，不能歸檔;(三)審查材料是否手續(xù)完備。凡規(guī)定需由組織蓋章的，要有組織蓋章。審查結(jié)論，處分決定、組織鑒定、民-主評(píng)議和組織考核中形成的綜合材料，應(yīng)有本人的簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面。任免呈報(bào)表;須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批注時(shí)間和文號(hào)。出國(guó)、出境審批表，須注明出去的任務(wù)、目的及出去與返回的時(shí)間。凡不符合歸檔要求，手續(xù)不完備的檔案材料，須補(bǔ)辦完手續(xù)后再歸檔;(四)鑒別中發(fā)現(xiàn)涉及干部政治歷史問題或其它重要問題，需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸入人事檔案，應(yīng)交有關(guān)組織處理;/ 46

(五)鑒別時(shí)，發(fā)現(xiàn)檔案中缺少的有關(guān)材料，要及時(shí)進(jìn)行登記并收集補(bǔ)充。第十一條對(duì)歸檔的材料必須按照《干部檔案工作條例》中關(guān)于正、副本十類內(nèi)容的劃分進(jìn)行分類。

第十二條人事檔案正本，由歷史地、全面地反映干部情況的材料構(gòu)成。其內(nèi)容分類：

第一類履歷材料

干部履歷表(書)、簡(jiǎn)歷表，干部、職工、教師、醫(yī)務(wù)人員、軍人、學(xué)生等各類人員登記表，干部簡(jiǎn)要情況表，干部信息管理登記表，以“簡(jiǎn)歷”為標(biāo)題的個(gè)人材料(主要介紹不同時(shí)間學(xué)習(xí)，工作的地點(diǎn)、單位、任職情況),更改姓名、籍貫的證明材料等。干部履歷表和簡(jiǎn)歷表有鑒定的，以履歷為主，歸第一類。

第二類自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料

自傳(自己寫的個(gè)人經(jīng)歷)，個(gè)人撰寫的簡(jiǎn)歷材料(主要內(nèi)容為：個(gè)人簡(jiǎn)歷、家庭情況及社會(huì)關(guān)系)等。帶自傳的履歷材料或簡(jiǎn)歷表，以自傳為主，歸第二類。

第三類鑒定(含自我鑒定)，考察、考核材料

1、考核材料：干部年度考核表，專業(yè)技術(shù)人員年度考核表，考察材料，現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)干部年度考核量化測(cè)評(píng)表，參加形勢(shì)教育干部實(shí)績(jī)考核表，領(lǐng)導(dǎo)干部黨風(fēng)廉政建設(shè)情況報(bào)告表，后備干部登記表，干部掛職鍛煉表，干部掛職推薦意見，干部掛職鍛煉總結(jié)及鑒定表，民-主評(píng)議綜合材料。

2、評(píng)語鑒定：高等學(xué)校招生政治思想品德考查(核)表，報(bào)考研究生思想政治情況表，學(xué)生操行評(píng)語，所有不帶學(xué)習(xí)成績(jī)、考試成績(jī)的鑒定(包括：學(xué)生、培訓(xùn)、工作、出國(guó)、團(tuán)員、黨員、軍人、“三講”、蹲點(diǎn)干部、少數(shù)民/ 46

族干部、知青)，各類人員評(píng)(鑒評(píng)表)等，黨員民-主鑒定表，干部年度考核表等。

3、審計(jì)報(bào)告：任期經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)報(bào)告、審計(jì)意見的材料、，離任審計(jì)表等。

第四類學(xué)歷、學(xué)位、成績(jī)、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)等綜合材料

1、學(xué)歷材料：學(xué)生登記表(初中、高中)，學(xué)生成績(jī)登記表，考生報(bào)名登記表，新學(xué)員審批審批登記表，選拔學(xué)生登記表，畢業(yè)生登記表，畢業(yè)生分配登記表，畢業(yè)生登記及鑒定表，畢業(yè)論文成績(jī)登記表，學(xué)員結(jié)業(yè)論文登記表，學(xué)籍登記表，研究生登記表，推薦上學(xué)意見書，同意推薦上學(xué)的證明，高考志愿書(申請(qǐng)報(bào)考書)，退學(xué)證明，肄業(yè)材料，學(xué)生學(xué)年小結(jié)表，證明畢業(yè)時(shí)間的材料，中央黨校學(xué)員登記表，中央黨校學(xué)員黨性鍛煉思想小結(jié)，中央黨校學(xué)員學(xué)習(xí)小結(jié)，中央黨校學(xué)員黨性思想考評(píng)表，畢業(yè)(結(jié)業(yè))證復(fù)印件，學(xué)歷證明，學(xué)位申請(qǐng)書，干部學(xué)歷學(xué)位認(rèn)定情況登記表，所有帶學(xué)習(xí)成績(jī)、考試成績(jī)的鑒定，出國(guó)留學(xué)審查登記表，報(bào)考(申請(qǐng))表，同意參加高考的證明，攻讀博士學(xué)位專家推薦書，定向(合同)培養(yǎng)高校學(xué)生合同書等。

2、專業(yè)技術(shù)材料：教師登記表，教師資格過渡申請(qǐng)表，教師任職資格申報(bào)表，醫(yī)務(wù)人員登記表，醫(yī)師資格認(rèn)定申請(qǐng)審核表，技術(shù)(兼職)聘書(如經(jīng)濟(jì)師、工程師、教授、會(huì)計(jì)師、指導(dǎo)教師等)，專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任合同書，專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表，科學(xué)技術(shù)干部業(yè)務(wù)考績(jī)檔案，專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審聘任呈報(bào)表，關(guān)于申請(qǐng)任職資格的報(bào)告，申報(bào)條件和任職資格檢查表，評(píng)審專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格情況簡(jiǎn)表，科學(xué)技術(shù)干部技術(shù)職稱評(píng)定表，技術(shù)干部定職、升職呈報(bào)表，專業(yè)技術(shù)職務(wù)任命書，專業(yè)技術(shù)職務(wù)復(fù)查考核表，思想/ 46

政治工作人員專業(yè)職務(wù)申報(bào)表，思想政治工作人員職務(wù)任職資格申報(bào)表，科學(xué)技術(shù)成果鑒定證書等。

3、培訓(xùn)材料：黨校輪訓(xùn)培訓(xùn)班學(xué)員考核表，崗位職務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)學(xué)員學(xué)習(xí)考核登記表，學(xué)員考核登記表，干部進(jìn)修登記表，培訓(xùn)證明，預(yù)備役培訓(xùn)，干部理論學(xué)習(xí)檔案卡片等。

4、科研成果：創(chuàng)造發(fā)明、著作及有重大影響的論文(如獲獎(jiǎng)或在全國(guó)性報(bào)刊上發(fā)表的)等目錄。

第五類政審材料

個(gè)人的說明材料(主要說明家庭情況及社會(huì)關(guān)系)，家庭成員及社會(huì)關(guān)系登記表，軍婚證明，軍婚報(bào)告及批復(fù)，愛人(對(duì)象)情況登記表，對(duì)其家屬、親友調(diào)查情況的證明，招工政治審查表，入伍政治審查表，高等學(xué)校考生政治審查表，外出培訓(xùn)人員審查表，學(xué)徒審查登記表，公開選拔和競(jìng)爭(zhēng)上崗任職人員的資格審查表，知識(shí)青年上山下鄉(xiāng)參加工作期間的表現(xiàn)，知識(shí)青年上山下鄉(xiāng)證，更改(確認(rèn))年齡、工齡(參加工作時(shí)間)、民族、國(guó)籍、入伍時(shí)間的證明，“三齡一歷(即年齡、工齡和黨齡、學(xué)歷)”的審核表，干部在制止動(dòng)-亂、平息反革命暴-亂斗爭(zhēng)中的表現(xiàn)情況，在文-化-大-革-命期間的表現(xiàn)情況，家庭成員旁證材料，關(guān)于黨內(nèi)職務(wù)情況的說明等。

第六類黨團(tuán)材料

入團(tuán)志愿書，入團(tuán)申請(qǐng)書，退團(tuán)申請(qǐng)書，超齡離團(tuán)登記表，入黨志愿書，入黨申請(qǐng)書(如有多份僅保留第一份和最后一份，其他材料歸入本人檔案的散材料中)，轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書，轉(zhuǎn)正的意見，入黨積極分子培訓(xùn)考核表，發(fā)展黨員計(jì)劃審核登記表，民-主評(píng)議黨員登記表，黨員“雙學(xué)”活動(dòng)登記表，1985年、1990年制的黨員重新登記表及申請(qǐng)，確認(rèn)團(tuán)齡、黨齡的相關(guān)材料，加入其他/ 46

黨派的申請(qǐng)書、登記表及證明，由單位開具的黨、團(tuán)材料丟失的證明(說明)等。

第七類獎(jiǎng)勵(lì)(包括科技和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì))材料

所有獎(jiǎng)勵(lì)文件、獎(jiǎng)狀的復(fù)印件、先進(jìn)事跡材料，黨員民-主評(píng)議登記表(被評(píng)為優(yōu)秀黨員的)，得獎(jiǎng)的著作登記單，獎(jiǎng)學(xué)金審批表，通報(bào)表?yè)P(yáng)等。

第八類干部違反黨紀(jì)、政紀(jì)、法律法規(guī)等材料

紀(jì)檢監(jiān)察、公安、檢-察-院、法院等行政管理部門對(duì)個(gè)人的處分決定，上級(jí)批復(fù)，核定(調(diào)查)報(bào)告，本人的檢查，交待，對(duì)處分決定的意見，復(fù)查報(bào)告、決定、結(jié)論，免予、解除，撤銷處分的決定、意見、通知，通報(bào)批評(píng)材料，對(duì)個(gè)人的治安管理處罰決定書，不起訴決定書，刑事判決書，懲罰性民事判決書，計(jì)劃生育處罰決定等。

第九類工資、任免、身份等方面的材料

1、干部工資、定級(jí)、待遇材料：工資檔案，工資審批表，晉升工資文件，浮動(dòng)工資表，帶工資的任免表，轉(zhuǎn)正定級(jí)登記表(含無工資額的)，因受獎(jiǎng)勵(lì)晉升工資相關(guān)表格，工資關(guān)系轉(zhuǎn)移介紹信，職工考核升級(jí)審批表，工作變動(dòng)登記表，各類津貼呈報(bào)審批表，待遇問題的審批表等。

2、干部任免材料：任職任免文，任免表，戰(zhàn)士提升職務(wù)，級(jí)別報(bào)告表，干部提升晉級(jí)報(bào)告表，軍官任免晉銜報(bào)告表(職務(wù)軍銜或警銜同時(shí)變動(dòng)的任免表)，工資待遇不變晉升職務(wù)，干部職務(wù)任(免)歸檔材料，選為與其主要工作相關(guān)的各委員會(huì)委員的登記表(如：共青團(tuán)、政協(xié)、紀(jì)委等)，對(duì)總會(huì)計(jì)師，總經(jīng)濟(jì)師等的任免表等。考察材料、現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)也可放在任免表的后面形成一系列的材料。

3、干部因公出國(guó)(境)材料 / 46

因公出國(guó)人員審批表，因公出國(guó)人員備案表，初次出國(guó)人員審查表等。審查表與備案表只存?zhèn)浒副怼?/p>

4、招工、軍警、代表等材料：

(1)招工材料：招收(新)工人登記表，就業(yè)人員審批表，招收新工人審批表，招收工人審查登記表，選調(diào)生錄用審批表，職工子女申請(qǐng)安排工作登記表，學(xué)徒工審查登記表，畢業(yè)生選留推薦表、同意推薦招工的證明，轉(zhuǎn)干審批表，“吸收錄用”干部審批表(登記表)，吸收錄用教師表，高、初中畢業(yè)生和城鎮(zhèn)青年安置表，選拔錄用干部審批表，“以工代干”人員轉(zhuǎn)干審批表，組織對(duì)組織初具的證明由于其家庭原因請(qǐng)求安排工作的情況說明或證明等。

(2)軍警材料：入伍登記表，應(yīng)征公民兵役役登記表，軍(警)官文職干部轉(zhuǎn)服預(yù)備役報(bào)告表，退伍軍人登記表，軍官轉(zhuǎn)業(yè)審批報(bào)告表，評(píng)定授予軍官軍銜報(bào)告表，法官、檢察官、警官等級(jí)變動(dòng)審批(評(píng)定)表，轉(zhuǎn)業(yè)干部推薦表，軍用汽車駕駛執(zhí)照申請(qǐng)表，車輛駕駛員年度審驗(yàn)表(軍人)等。

(3)代表材料：各類代表大會(huì)代表登記表，當(dāng)選與非主要工作(兼職工作)相關(guān)的各類組織委員的登記表(如：書畫協(xié)會(huì)，青年聯(lián)合會(huì)等)等。

(4)其它：公務(wù)員過渡審批表，公務(wù)員重新登記表(《公務(wù)員法》頒布后制定的)，參照機(jī)關(guān)工作人員管理審批表，兼職聘書(職務(wù))，調(diào)動(dòng)工作審批表，辭職申請(qǐng)書報(bào)告及審批表，任職責(zé)任合同書，勞動(dòng)合同書或協(xié)議書等。

第十類其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料

體檢表(有殘疾)，殘疾等級(jí)材料，各類通知書，家屬隨軍登記(報(bào)告)表，領(lǐng)導(dǎo)干部收入申報(bào)表，干部住房情況表，干部掛職鍛煉總結(jié)或小結(jié)，學(xué)習(xí)小結(jié)，自愿生一個(gè)孩子申請(qǐng)，獨(dú)生子女證申請(qǐng)登記表，各類函件(如：調(diào)動(dòng)工作介紹信、報(bào)名介紹信)，結(jié)婚報(bào)告(非軍人)，共同培養(yǎng)協(xié)議書，工會(huì)入會(huì)申請(qǐng)，/ 46

工會(huì)會(huì)員登記表，報(bào)到證，申請(qǐng)下基層的申請(qǐng)書，合同(協(xié)議)書，人事爭(zhēng)議仲裁裁決書，傷殘，工傷等級(jí)診斷書及有關(guān)材料，干部逝世后報(bào)紙報(bào)道的消息或訃告，悼詞(生平)，非正常死亡的調(diào)查報(bào)告及有關(guān)情況的遺書等。

不能裝入干部檔案的材料：工作總結(jié)，生活小結(jié)，思想?yún)R報(bào)，接轉(zhuǎn)材料交接單，工作證復(fù)印件，檔案整理復(fù)制責(zé)任卡，入黨誓詞，常住人員登記表(戶口本復(fù)印件)，論文，各類試卷，學(xué)生證等。

可不裝入干部檔案的材料：檔案?jìng)淇急?和文-革有關(guān)的說明須歸入檔案)，述職報(bào)告(如有年度考核表配套的需歸入檔案)，附有索取證明材料的函(如無索取證明材料的歸入檔案)。

第十三條人事檔案副本內(nèi)容，是由正本中以下類別主要材料的重復(fù)件或復(fù)制件構(gòu)成：

第一類的近期履歷材料。

第三類的主要鑒定，教工考核材料。

第四類的學(xué)歷、學(xué)位，評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料。

第五類的政治歷史情況的審查結(jié)論(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料。第七類的獎(jiǎng)勵(lì)材料。

第八類的處分決定(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料。第九類的任免呈報(bào)表和工資、待遇的審批材料。其它類別多余的重要材料，也可歸入副本。

第十四條內(nèi)容交叉的材料，可根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途確定類別。(一)帶自傳的履歷或簡(jiǎn)歷表，以自傳為主，歸第二類。(二)履歷表和簡(jiǎn)歷表有鑒定的，以履歷為主，歸第一類。/ 46

(三)有任免職務(wù)內(nèi)容的登記表、任免呈報(bào)表所附的考察材料或主要表現(xiàn)情況的綜合材料、提升工資級(jí)別的評(píng)級(jí)、評(píng)定軍銜的鑒定表等材料，以其主要用途為主，歸第九類。

(四)政治歷史問題與違紀(jì)錯(cuò)誤混同一起給予處分的結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、處分決定等材料，一律歸第八類;凡未給予處分，以政治歷史問題為主的，歸第五類，以違紀(jì)錯(cuò)誤為主的歸第八類。

第十五條每類人事檔案材料，都要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時(shí)間排列順序，并在每份材料的右上角編上類號(hào)和順序號(hào)，在其右下角編寫頁(yè)數(shù)。

第十六條檔案材料排序的基本方式：

第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第九類、第十類等七類材料按時(shí)間先后順序排列。

第五類材料：若形成一系列有結(jié)論性的證明材料的排列順序?yàn)榻Y(jié)論或上級(jí)批復(fù)在前，其余材料按時(shí)間先后排列在后;若為單獨(dú)的證明說明材料則按時(shí)間先后排列。

第六類材料：首先是入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請(qǐng)書;其次是入黨志愿書、入黨申請(qǐng)書;黨員登記表可按時(shí)間先后依次排序。

第八類材料：上級(jí)批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對(duì)結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報(bào)告，證明材料，本人的檢查或交待材料等，其證明材料應(yīng)根據(jù)每份材料所證明的主要問題相應(yīng)集中排列。

第十七條每卷人事檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄。目錄是整本干部人事檔案材料的索引，有了目錄就方便了干部人事檔案內(nèi)容的查閱，起到了提綱挈領(lǐng)的作用。/ 46

(一)按照類別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項(xiàng)地進(jìn)行填寫。每大類的第一行填寫大類號(hào)及其名稱，大類號(hào)用漢字一至十表示。第二行開始按照各類別歸檔材料排列順序逐份用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3、4??填寫;(二)根據(jù)材料題目填寫“材料名稱”。無題目的材料，應(yīng)擬定題目。材料的題目過長(zhǎng)，可適當(dāng)簡(jiǎn)化。擬定或簡(jiǎn)化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的，須另行擬定題目或在目錄上加以注明;(三)“材料形成時(shí)間”，一般采用材料落款標(biāo)明的最后時(shí)間。復(fù)制的檔案材料，采用原材料形成時(shí)間;(四)填寫“材料份數(shù)”，以每份完整的材料為一份(包括附件)，一般均為一份;材料頁(yè)數(shù)的計(jì)算，采用圖書編頁(yè)法，每面為一頁(yè)，印有頁(yè)碼的材料、表格，應(yīng)如數(shù)填寫;(五)內(nèi)容排布：

①共十大類，每大類與大類之間間隔為四行;②各大類材料中，若無該類檔案材料，其大類標(biāo)題仍然保留，注意空足四行，再進(jìn)入下一大類材料的輸入;③第九類“工資任免等材料”分四小類，每小類與小類之間間隔為三行;④第九類“工資任免等材料”中，若無哪小類材料，其標(biāo)題不保留，注意空足三行，再進(jìn)入下一小類材料的輸入;⑤目錄輸入完畢后，將最后一頁(yè)空表行數(shù)補(bǔ)足滿頁(yè)，再進(jìn)行打印。⑥打印出來的目錄要工整、正確、清楚、美觀，不得有過于明顯的印黑、涂抹和皺褶。/ 46

第十八條檔案材料載體變質(zhì)或字跡退色不清時(shí)，須進(jìn)行搶救。搶救材料，一般可采用修復(fù)、打印、抄寫、復(fù)印等方法。凡打印、抄寫的材料，必須認(rèn)真細(xì)致、核對(duì)無誤，注明復(fù)制單位和日期。

第十九條建立檔案副本的材料不夠時(shí)，可選擇正本中的材料進(jìn)行復(fù)制，將復(fù)制件存副本，其原件必須存入正本。

第二十條為便于裝訂、保管和利用，延長(zhǎng)檔案材料的壽命，對(duì)一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。其主要方法：

(一)對(duì)超出16開(26cm×19cm)規(guī)格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下，可酌情進(jìn)行裁剪。裁剪檔案材料要根據(jù)裁紙刀所標(biāo)橫豎坐標(biāo)裁切，做到橫平豎直，統(tǒng)一尺度，前后一致，保證檔案材料的規(guī)范。裁切不能損壞檔案材料內(nèi)容，檔案內(nèi)容距離裁切右邊應(yīng)有0.8-1.2厘米距離，包邊時(shí)檔案左邊應(yīng)留出2-2.5厘米距離，防止打孔時(shí)損壞檔案材料。不能緊靠?jī)?nèi)容裁切或裁掉表格外框(包括表框外的字和與檔案材料內(nèi)容無關(guān)的字跡)。裁切筒子紙要根據(jù)內(nèi)容折疊整齊，不能裁斷。對(duì)于超出16開規(guī)格且無法裁切的檔案材料，須進(jìn)行折疊。折疊時(shí)，要根據(jù)材料的具體情況，采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。一般橫邊折疊折下邊，不折表頭，折疊邊離裁切邊要有1厘米的距離。折疊后的檔案材料，要保持整個(gè)案卷的平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。

(二)小于16開規(guī)格檔案材料，要用宣紙裱邊(注意宣紙不能太薄)。裱邊時(shí)橫邊補(bǔ)上不補(bǔ)下，遇到大量需要裱橫邊的材料可以隔頁(yè)裱邊，豎邊必須補(bǔ)齊。裱邊要粘牢，同時(shí)不能把下一頁(yè)粘住。/ 46

(三)對(duì)于破損、卷角、折皺的檔案材料，要進(jìn)行裱糊。裱糊用的襯紙，必須采用白紙。漿糊要按照水和漿糊2：1的比例調(diào)制，涂抹時(shí)注意適量，不能過多或過少。

(四)材料包邊不能把檔案內(nèi)容粘住，并把原來的裝訂孔包在白邊里。一般材料紙張厚7頁(yè)左右包一本，紙張薄的10頁(yè)左右包一本。包邊紙一般為B5復(fù)印紙，(也可采用硬度適中的紙)并按照寬5厘米-5.5厘米的標(biāo)準(zhǔn)裁成長(zhǎng)條。

(五)編寫頁(yè)碼和編號(hào)，須擦掉以前的編號(hào)，新編號(hào)字體要美觀整潔，不要過大。頁(yè)碼的位置在檔案的右下角，距離下邊和右邊0.5厘米，編號(hào)的位置在檔案的右上角，距離上邊和右邊0.5厘米。

(六)檔案上原有的分類角須剪掉并用宣紙補(bǔ)齊，有些不干凈的也須剪掉重新補(bǔ)齊。整理時(shí)要按照類別插入分類角。分類角貼在白紙的右上方，與紙的右上角完全重疊，貼分類角的紙必須是黃底紅字的角標(biāo)紙。

(七)獎(jiǎng)勵(lì)登記表、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、畢業(yè)證書、學(xué)位證書、獎(jiǎng)狀等需折疊的材料，裱背后裝入檔案，粘貼時(shí)注意做到便于從左向右翻閱。如果材料過大應(yīng)折疊，一般為折下邊和右邊。

(八)鉛筆標(biāo)注在檔案上的無關(guān)的字跡一律擦除。

(九)整理過程中產(chǎn)生的重復(fù)件和多余件，根據(jù)類別、時(shí)間排序，按標(biāo)準(zhǔn)裁剪和裝訂后，要在每份材料上注明為重復(fù)件或多余件并裝入本人檔案。

(十)拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘倨罚苑乐寡趸P損毀材料。

(十一)對(duì)于裁切后的整卷干部檔案要求做到四面整齊。/ 46

第二十一條每個(gè)教工的檔案材料，必須裝訂成卷。裝訂后的檔案，目錄在卷首，材料排列順序與目錄相符;卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂結(jié)實(shí)實(shí)用，具體做法：

(一)將目錄與材料核對(duì)無誤;(二)把全卷材料理齊。材料條件好的應(yīng)做到四面整齊，條件較差的，以裝訂線一邊和下邊兩面為齊;(三)在材料左側(cè)豎直打上統(tǒng)一裝訂孔。孔距規(guī)格應(yīng)符合《條例》附件一的規(guī)定;(四)一律使用《條例》附件一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)人事檔案卷皮。檔案卷皮須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案號(hào)。書寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的簡(jiǎn)化字。

第二十二條人事檔案整理裝訂成卷后，必須進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查，經(jīng)驗(yàn)收合格后，方能入庫(kù)。

第二十三條人事檔案整理工作人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》和干部檔案工作的有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格遵守安全保密制度，保守黨和國(guó)家的秘密。

(一)在整理檔案時(shí)，嚴(yán)禁吸煙，以確保檔案的安全;(二)不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料;(三)不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料，須進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后分別情況予以處理。

(四)在整理檔案過程中，要加強(qiáng)對(duì)檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露人事檔案內(nèi)容。/ 46

整理員工人事檔案的方法

整理員工人事檔案的方法（第一篇）

人力資源檔案工作是我院檔案工作的重要組成部分,是人力資源管理工作的重要內(nèi)容,是書院規(guī)范化建設(shè)和科學(xué)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作。

搞好人力資源檔案工作，最終目的是為準(zhǔn)確全面地考察了解和高效選拔使用好教育教學(xué)、管理和服務(wù)等方面的人才，選賢舉能，知人善任，建設(shè)好職工隊(duì)伍，優(yōu)化人力資源配置，為不斷提高辦學(xué)質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮應(yīng)有作用。

第一章總則

第一條為了提高書院人力資源檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用好檔案，更好地為我院各項(xiàng)工作服務(wù)，結(jié)合我院實(shí)際，參照檔案管理的基本要求，特制定本規(guī)定。

第二條書院?jiǎn)T工人力資源檔案由人力資源處集中保管。其任務(wù)是：收集、保管、鑒別、整理員工人事檔案材料；辦理檔案的查詢、借用；探索建立適合書院院情的人力資源檔案管理和使用辦法。不斷研究檔案工作情況，逐步實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理的規(guī)范化。

第三條學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于員工人事檔案工作的法令、政策和規(guī)定，結(jié)合我院的實(shí)際情況，制定員工人事檔案工作的規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和執(zhí)行。

第四條嚴(yán)格執(zhí)行員工人事檔案使用借閱規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案的完整、安全。

第二章人事檔案歸檔范圍和要求 第五條歸檔范圍 / 46

（一）考試錄用形成的有關(guān)材料：如應(yīng)聘人員考核登記表、應(yīng)聘考試材料、入職報(bào)到表、合同書等。

（二）在人力資源工作中形成的履歷表、簡(jiǎn)歷表和屬于自傳性質(zhì)的材料:如學(xué)歷、教師資格、職稱證明書及相關(guān)證件復(fù)印件等。

（三）鑒定、考核、考察工作中形成的有關(guān)材料：如年度考核材料，民主評(píng)議的綜合材料，組織審定的考察材料等。

（四）認(rèn)定、評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職稱工作中形成的有關(guān)材料：專業(yè)技術(shù)職稱任職資格申報(bào)表、聘任、認(rèn)定專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表及考核材料、有關(guān)證書等。

（五）黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的有關(guān)材料：如中國(guó)共產(chǎn)黨入黨志愿書（已批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正的）、入黨申請(qǐng)書、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、自傳、綜合性政審材料及有關(guān)的證明、考察材料；民主評(píng)議黨員材料等；中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書、申請(qǐng)書、團(tuán)員登記表等材料；加入民主黨派的有關(guān)材料等。

（六）表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的有關(guān)材料：如評(píng)選、嘉獎(jiǎng)、通報(bào)表?yè)P(yáng)先進(jìn)工作者等形成的表彰材料。

（七）定職、定級(jí)材料。

（八）辦理工資、待遇等工作中形成的材料：如轉(zhuǎn)正定級(jí)、各種工資變動(dòng)，提職晉級(jí)和獎(jiǎng)勵(lì)工資等材料；解決各種待遇問題的審批表、批復(fù)材料等。

（九）參加院內(nèi)外有關(guān)培訓(xùn)進(jìn)修等的有關(guān)材料。

（十）健康檢查的有關(guān)材料：新錄用人員體檢表等有關(guān)反映身體健康情況的材料。

（十一）、辭退材料、辭職審批材料等其它起重要依據(jù)作用的材料。

（十二）、其他有鑒定性、結(jié)論性的材料等。第六條收集方法 / 46

（一）為了使員工檔案能夠適應(yīng)人力資源管理工作的需要，要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集員工任免、考察考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績(jī)的材料，充實(shí)檔案的內(nèi)容。

（二）建立主動(dòng)送交員工檔案材料歸檔的工作制度，及時(shí)地將新形成的員工檔案材料送交人力資源部歸檔。

（三）有計(jì)劃地布置填寫員工履歷表、鑒定、自傳等，并及時(shí)將這些材料補(bǔ)充進(jìn)員工檔案。

（四）人力資源處要嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)有關(guān)人事檔案收集歸檔的各項(xiàng)規(guī)定，主動(dòng)和有關(guān)部門協(xié)調(diào)好檔案的收集方法和程序，以使員工檔案材料及時(shí)完成歸檔。

第七條歸檔要求

（一）收集的材料，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)、完整齊全，文字清楚，對(duì)象明確，手續(xù)完備，需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸檔。

（二）不屬于歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔。凡銷毀材料，必須詳細(xì)登記，經(jīng)人力資源處負(fù)責(zé)人檢查，并報(bào)請(qǐng)書院主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。

（三）歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料。聘用錄取時(shí)的有關(guān)個(gè)人的證明材料沒有原件可用復(fù)印件，在院內(nèi)工作時(shí)形成的材料要用原件，一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。材料必須有承辦單位或個(gè)人署名，有形成材料的日期并注意不歸重復(fù)材料。

（四）凡規(guī)定要同本人見面的材料，一般應(yīng)有本人的簽字，特殊情況下本人見面后未簽字的，可由組織注明。/ 46

（五）員工人事檔案材料的載體，使用A4規(guī)格的辦公用紙，文字須是打印或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。

（六）各類人事檔案材料應(yīng)在材料形成后盡快歸檔。第三章人事檔案工作崗位職責(zé) 第八條檔案管理

檔案管理實(shí)行專人責(zé)任制，對(duì)檔案實(shí)行嚴(yán)格安全管理。由人力資源處檔案專管員負(fù)責(zé)保管與整理。

第九條負(fù)責(zé)人力資源處工作的部門領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

（一）、組織本部門人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，認(rèn)真執(zhí)行集團(tuán)公司、書院?jiǎn)T工人事檔案工作規(guī)章制度，把檔案工作納入本部門的議事日程。

（二）、與書院各部門相互配合，加強(qiáng)聯(lián)系，共同做好業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)、檢查工作，保證歸檔檔案質(zhì)量。

（三）、帶頭落實(shí)書院人事檔案管理的規(guī)章制度，不斷推進(jìn)書院人事檔案管理工作的規(guī)范化、實(shí)用化。

（四）、與書院發(fā)展同步，不斷創(chuàng)新人力資源檔案建設(shè)，為書院建好人才資源庫(kù)。

（五）、關(guān)心和支持檔案管理人員的工作，明確具體要求，幫助其解決工作中的實(shí)際困難，不斷提高檔案管理水平。

（六）、做好與檔案建設(shè)與管理相關(guān)的其他工作。第十條人事檔案管理人員的職責(zé)

（一）、自覺執(zhí)行上級(jí)有關(guān)人事檔案工作的安全保密規(guī)定，嚴(yán)格遵守安全保密制度，確保員工人事檔案的安全保密。/ 46

（二）、認(rèn)真執(zhí)行上級(jí)關(guān)于人事檔案工作的政策和法規(guī)，制定和不斷完善本書院?jiǎn)T工人事檔案工作的各項(xiàng)管理制度。

（三）、做好對(duì)員工人事檔案收集與鑒別、歸檔與整理、保管與保護(hù)、利用等工作。

（四）、認(rèn)真執(zhí)行員工檔案歸檔的各項(xiàng)規(guī)定，自覺堅(jiān)持平時(shí)立卷，做好文件材料的收集積累、保管、整理立卷歸檔工作，保證歸檔文件材料完整準(zhǔn)確。

（五）、歸檔材料做到案卷目錄填寫清楚，并做到歸檔材料合適清楚，準(zhǔn)確無誤。

（六）、積極主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案工作的有關(guān)法規(guī)及業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高檔案管理工作水平。

（七）、做好員工人事檔案的統(tǒng)計(jì)工作。做到檔案類別、數(shù)量清楚。

（八）、始終保持檔案室、柜、盒的整潔、完好。第十一條檔案整理工作規(guī)定

（一）、在整理檔案時(shí)嚴(yán)禁吸煙，以確保檔案安全。

（二）、不得私自涂改、抽取或偽造檔案。

（三）、不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料，須進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后按情況分別予以處理。

（四）、在整理檔案過程中，要加強(qiáng)對(duì)檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露員工檔案內(nèi)容。

（五）、加強(qiáng)檔案管理，提高檔案的保存價(jià)值。做到每月歸檔材料一次。每學(xué)期整理檔案一次，每學(xué)年整理統(tǒng)計(jì)一次。按在職和離職員工分類有序徹底整理存放。不得存在有檔案未整理的現(xiàn)象。

（六）、做到檔案總目錄及編號(hào)與員工檔案實(shí)際存放相一致。/ 46

（10）干部在國(guó)外或境外表現(xiàn)情況的鑒定材料歸三類。

（11）“文革”、“**”表現(xiàn)及廉政情況綜合評(píng)定材料歸三類。（12）考察材料作為任免表的附件的（任免表里注明），隨任免表一起歸九類，習(xí)慣上都把考察、考核、表現(xiàn)材料統(tǒng)一放第三類。

（13）組織對(duì)干部德、能、勤、績(jī)的考察、考核材料，包括后備干部考核表（提拔任用后），干部提拔任免時(shí)和屆中屆末或離任時(shí)組織形成的正式考察、考核材料，階段性或鑒定性質(zhì)的表現(xiàn)材料及黨和國(guó)家機(jī)關(guān)工作人員年度考核表，歸三類。

（14）由于歷史原因，過去那些以考核人名義代表組織形成的材料應(yīng)視為正式材料。今后，考核材料必須以組織的名義形成，并且加蓋公章。

（15）一九八三年以后形成的鑒定材料，必須有組織蓋章和本人簽字，若本人看過沒有簽字，應(yīng)由組織注明“材料與本人見過面”。

第四類學(xué)歷、學(xué)位、成績(jī)、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)情況的材料：報(bào)考高等學(xué)校考生登記表（報(bào)考書），審批表，學(xué)歷證明材料，選拔留學(xué)生審查登記表；專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表，套改和晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）審批表；干部的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響（如獲獎(jiǎng)或在全國(guó)性報(bào)刊上發(fā)表）的論文等目錄。新增加：畢業(yè)證（復(fù)印件）、學(xué)位證（復(fù)印件）、授予學(xué)位的決定、決議、學(xué)位論文答辯決議，博士后研究人員工作期滿登記表等；教師資格過渡登記表及各種培訓(xùn)登記表（如公務(wù)員過渡培訓(xùn)表）等。

說明：

1、學(xué)歷材料要注意：

（1）完整性。一套完整的學(xué)歷材料（除入學(xué)后所填的反映經(jīng)歷的學(xué)生登記表放一類外）至少有：①中學(xué)或高校招生報(bào)考登記表或報(bào)考書、選拔學(xué)生/ 46

登記（審批）表；②學(xué)習(xí)單（卡）；③畢業(yè)生（學(xué)員結(jié)業(yè)）登記表（沒有畢業(yè)生登記表或者鑒定上有成績(jī)時(shí)以畢業(yè)或結(jié)業(yè)鑒定代替）以上三個(gè)部分構(gòu)成。

（2）真實(shí)性。①不具備成人學(xué)歷教育資格的辦學(xué)單位頒發(fā)的畢業(yè)證、學(xué)歷證明，不承認(rèn)學(xué)歷。②沒有參加統(tǒng)一入學(xué)考試，學(xué)習(xí)時(shí)間不符合學(xué)制規(guī)定和補(bǔ)發(fā)的學(xué)歷證明無文件依據(jù)的，不承認(rèn)學(xué)歷。

2、不易掌握的材料：

（1）．“文革”中推薦的“工農(nóng)兵”學(xué)員，組織推薦材料歸四類。但在推薦過程中，貧下中農(nóng)代表的座談?dòng)涗浽瓌t上不歸檔案。

（2）報(bào)考、推薦或選拔高、中等學(xué)校的學(xué)生政審材料與報(bào)考登記表、審批表一起歸四類。

（3）高（中）等教育的成績(jī)單、記分冊(cè)、記分卡歸四類。（4）在職干部推薦或保送到各種學(xué)校學(xué)習(xí)的審批表歸四類。

（5）三個(gè)月以上各種專業(yè)學(xué)習(xí)或理論培訓(xùn)成績(jī)單、專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)登記表歸四類。

（6）在職干部普法學(xué)習(xí)、哲學(xué)學(xué)習(xí)等考試成績(jī)單歸四類。

（7）技術(shù)、業(yè)務(wù)水平評(píng)定或技術(shù)革新成果評(píng)定的結(jié)論性材料歸四類。重要的（評(píng)高級(jí)職稱或有特殊業(yè)績(jī)的）業(yè)務(wù)自傳、技術(shù)自傳歸四類，一般的業(yè)務(wù)、技術(shù)自傳則存科技檔案。

（8）反映干部學(xué)歷、專長(zhǎng)、業(yè)務(wù)能力和貢獻(xiàn)的登記表、調(diào)查表、審批表歸四類。

（9）學(xué)生證、畢業(yè)證、各科試卷、畢業(yè)設(shè)計(jì)、準(zhǔn)考證、入學(xué)通知書不歸干部人事檔案。畢業(yè)證、學(xué)位證復(fù)印件歸四類。/ 46

第五類政審材料：審查干部政治歷史情況（包括黨籍問題）的調(diào)查報(bào)告、審查結(jié)論、上級(jí)批復(fù)、本人對(duì)結(jié)論的意見、檢查交待或說明情況的材料，主要證明材料；甄別、復(fù)查結(jié)論（意見、決定）、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)及有關(guān)的依據(jù)材料；入黨、入團(tuán)、參軍、出國(guó)等政審材料；更改干部的民族、年齡、國(guó)籍、入黨入團(tuán)和參加工作時(shí)間的組織審查意見，上級(jí)批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料歸五類。

說明：整套的政審材料包括：①批復(fù)，②結(jié)論或甄別復(fù)查結(jié)論（決定），③本人對(duì)結(jié)論的意見及檢查交待材料，④調(diào)查報(bào)告、主要證明材料四部分構(gòu)成。而歷史上形成的材料不一定完整保留，不便再補(bǔ)齊的，只能一個(gè)問題相對(duì)集中排列歸擋。

（1）以政治問題為主。在一九九0年的“內(nèi)清”中未給予處分的“兩亂”中的表現(xiàn)和“內(nèi)清”核查材料歸五類。

（2）組織上已作結(jié)論的“文革”表現(xiàn)材料，仍保留在五類。

（3）家庭成員、主要社會(huì)關(guān)系的證明材料，或平反改正通知、決定歸五類。

（4）有組織審查結(jié)論的“調(diào)查表”、“審批表”歸五類。（5）經(jīng)過核對(duì)的記錄在案材料和本人意見歸五類。

（6）確定更改參加革命工作時(shí)間和出生、入黨、入團(tuán)時(shí)間，以及解決（更改）國(guó)籍、民族問題的上級(jí)批復(fù)、審查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、個(gè)人申請(qǐng)及有關(guān)證明材料歸五類。

（7）歷史問題的審查材料，保留在五類。（8）家庭出身、本人成分的證明材料保留在五類。（9）有關(guān)歷史問題的個(gè)人交代材料保留在五類。/ 46

（10）因隱瞞歷史問題、家庭出身等原因受處分的審查材料仍保留在五類。（11）未經(jīng)組織結(jié)論的反映干部重大問題的材料不能歸入干部人事檔案，只能退還該干部所在單位，待黨組織作出結(jié)論（認(rèn)定）后，再判定是否該歸檔。

（12）參軍（或招工、提干）政審時(shí)，群眾的談話記錄不歸檔。（13）政審過程中的請(qǐng)示報(bào)告、信件、函調(diào)、索要證明卡片、外調(diào)提綱、調(diào)查線索、外調(diào)介紹信、與被查人談話記錄、審查結(jié)論和調(diào)查報(bào)告的草稿、底稿不歸檔。

（14）入黨時(shí)形成的政審報(bào)告和外調(diào)證明材料應(yīng)放五類。

第六類加入黨、團(tuán)的材料：中國(guó)共產(chǎn)黨入黨志愿書，入黨申請(qǐng)書（1－2份全面系統(tǒng)的）和轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書，黨員登記表，不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料；民主評(píng)議黨員中形成的組織意見或黨員登記表，認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據(jù)材料和組織審批材料，退黨材料，取消預(yù)備黨員資格的組織意見；共青團(tuán)入團(tuán)志愿書、申請(qǐng)書，團(tuán)員登記表，退團(tuán)材料；加入民主黨派的有關(guān)材料。

說明：

（1）入黨積極分子培養(yǎng)表、組織談話記錄和預(yù)備黨員培養(yǎng)教育考察表，有組織說明的歸六類。

（2）黨員登記中緩登期滿后的組織決定及有關(guān)材料歸六類。

（3）未批準(zhǔn)或未轉(zhuǎn)正以及取消預(yù)備黨員資格的入黨志愿書，由干部所在單位黨組織保存，不歸入干部人事檔案，已歸檔的應(yīng)取出來。

（4）“文革”中恢復(fù)黨員組織生活的登記表，審批表應(yīng)撤出銷毀，“雙突”黨員的入黨材料保留在十類。/ 46

（5）凡被開除出黨的，其人黨材料仍保留在六類，但必須在志愿書封面上注明，何時(shí)由何機(jī)關(guān)開除出黨。

（6）黨團(tuán)材料只歸組織作了結(jié)論的正式材料，不歸談話和會(huì)議記錄材料。（7）入黨申請(qǐng)書最多只歸首尾兩份。

（8）要求入黨、入團(tuán)期間的思想?yún)R報(bào)材料、黨小組、支部討論記錄、考察寫實(shí)材料、有關(guān)問題請(qǐng)示報(bào)告、審批通知書等不歸干部人事檔案。

（9）純屬簡(jiǎn)歷的黨員登記表、簡(jiǎn)歷表、黨（團(tuán)）員干部登記表應(yīng)放在第一類。入黨調(diào)查報(bào)告和證明材料應(yīng)放五類。

第七類獎(jiǎng)勵(lì)材料（包括科技和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)）：各種先進(jìn)人物登記表、先進(jìn)模范事跡、嘉獎(jiǎng)、通報(bào)表?yè)P(yáng)等材料。

說明：

（1）創(chuàng)造發(fā)明獎(jiǎng)勵(lì)、業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)材料歸七類。（2）立功受獎(jiǎng)材料歸七類。

（3）正式命名授予的英雄、模范、先進(jìn)工作者、“三八”紅旗手、優(yōu)秀教師、優(yōu)秀學(xué)生、新長(zhǎng)征突擊手、優(yōu)秀黨（團(tuán)）員、“五講四美”先進(jìn)個(gè)人等稱號(hào)的審批表及事跡材料歸七類。

（4）縣團(tuán)級(jí)以上單位對(duì)于個(gè)人的通報(bào)表?yè)P(yáng)材料歸七類。（5）部隊(duì)評(píng)的“五好”戰(zhàn)士等材料歸七類。（6）獎(jiǎng)學(xué)金審批表歸七類。

（7）單位立功授獎(jiǎng)，不能將單位的事跡材料歸入該單位主要領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人檔案中。

（8）獎(jiǎng)勵(lì)工資的審批表放九類，事跡材料（無工資的）歸七類。

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（9）獎(jiǎng)勵(lì)過程中形成的決定、通告、請(qǐng)示報(bào)告屬于文書檔案；獎(jiǎng)狀、紀(jì)念冊(cè)、獎(jiǎng)?wù)隆渍虏粴w檔案，由本人保存，重要的榮譽(yù)證書復(fù)印件可歸七類。

第八類干部違犯黨紀(jì)、政紀(jì)、國(guó)法等材料：處分決定（免予處分的處理意見），查證核實(shí)報(bào)告，上級(jí)批復(fù)，本人對(duì)處分的意見和檢查、交待材料；組織上對(duì)干部個(gè)人的通報(bào)批評(píng)材料；甄別、復(fù)查報(bào)告、決定，上級(jí)批復(fù)及本人意見；法院審判工作中形成的判決書等。

說明：

（1）刑事、司法、民事、行政（治安）拘留、勞教審批材料歸八類。（2）免予處分的本人檢查材料和組織形成的材料歸八類。

（3）政治歷史問題與違紀(jì)錯(cuò)誤混同一起給予處分的結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、處分決定等材料，歸八類；只有批復(fù)或結(jié)論而未給予處分，以政治歷史問題為主的歸第五類；以違紀(jì)錯(cuò)誤為主的歸八類。

（4）撤消處分的材料歸八類。

（5）“三反五反”運(yùn)動(dòng)中問題較嚴(yán)重，有組織意見的坦白交代或檢查材料歸八類。

（6）反右派斗爭(zhēng)中被錯(cuò)定右派的決定（結(jié)論）、平反改正結(jié)論、報(bào)告、本人檢查交代材料歸八類（結(jié)論為說錯(cuò)話辦錯(cuò)事的有關(guān)材料不歸入）。

（7）核查中定為“文革中犯嚴(yán)重錯(cuò)誤”的上級(jí)批復(fù)文件、處分決定、處理意見、調(diào)查報(bào)告、本人檢查及對(duì)結(jié)論的意見、申訴材料歸八類。

（8）在一九九0年的“內(nèi)清”檢查中受處分的材料和以違紀(jì)錯(cuò)誤為主又沒有受處分的“兩亂”中的表現(xiàn)材料歸八類。

（9）處分決定、復(fù)查決定、撤消處分決定、不予（免予）處分的決定歸八類。

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（10）紀(jì)檢查處案件中的處分決定、批復(fù)、通知等原稿，索要的調(diào)查證明材料、檢舉揭發(fā)旁證材料和司法部門判決書原件、證據(jù)、本人交待、偵破方案、審訊筆記等，屬案件檔案，不歸入干部人事檔案。

第九類錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國(guó)、退（離）休退職材料及各種代表登記表等材料：干部工資級(jí)別登記表、轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表，各種工資變動(dòng)審批表（呈報(bào)表），獎(jiǎng)勵(lì)工資審批表，享受特殊津貼的呈報(bào)表，解決待遇的審批表、批復(fù)等；干部任免審批（呈報(bào)）表，調(diào)動(dòng)呈報(bào)表，公務(wù)員報(bào)考登記表、錄用審批表、公務(wù)員過渡登記表，聘用審批表和合同書，續(xù)聘、解聘、辭退材料，干部退（離）休審批表，軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表，授予軍（警）銜審批表；出國(guó)（境）審批表、備案表；黨代會(huì)、政協(xié)會(huì)、工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會(huì)、民主黨派代表會(huì)代表登記表、委員簡(jiǎn)歷（提名呈報(bào)表）等歸九類。

說明：

（1）義務(wù)兵應(yīng)征入伍（兵役登記表）、退伍登記表、審批表歸九類。（2）大、中專畢業(yè)生分配報(bào)道通知書可歸十類。（3）工齡津貼年限說明，歸九類。（4）招工登記表、審批表歸九類。（5）“以工代干”人員轉(zhuǎn)干審批表歸九類。

（6）現(xiàn)為干部，過去是工人的和新招合同制工人登記表，勞動(dòng)合同等材料，歸九類。

（7）有干部職務(wù)任免內(nèi)容的登記表、簡(jiǎn)歷表、審批表歸九類。（8）黨委成員、團(tuán)干部、講師團(tuán)成員登記表（任免性質(zhì)），援疆（進(jìn)藏）人員登記表、審批表歸九類。

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（9）“內(nèi)調(diào)”人員登記表，審批表歸九類。

（10）無任免呈報(bào)表時(shí)，任命書、任免通知可歸九類，有任免呈報(bào)表則不歸任免文件。

（11）商調(diào)函、調(diào)令不歸干部人事檔案。

（12）工資關(guān)系備案表歸九類，出國(guó)任務(wù)批件不歸檔。（13）職務(wù)變動(dòng)和工資變動(dòng)登記表存九類。

第十類其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料：有殘疾的體檢表，因工致殘確定殘廢等級(jí)的材料；干部逝世后報(bào)紙報(bào)道的消息或訃告、悼詞（生平）；非正常死亡的調(diào)查報(bào)告及有關(guān)情況的遺書等歸十類。

說明：

（1）民事糾紛判決書歸十類。

（2）軍人結(jié)婚報(bào)告、離婚的結(jié)論材料歸十類。（3）軍人家屬隨軍登記表、審批表歸十類。（4）干部家屬農(nóng)轉(zhuǎn)非的審批材料歸十類。（5）獨(dú)生子女審批表歸十類。

（6）思想?yún)R報(bào)，原則上不歸檔，但反映的思想認(rèn)識(shí)獨(dú)特，影響較大的材料歸十類。

（7）歷次政治運(yùn)動(dòng)中的思想總結(jié)、個(gè)人檢查等材料，仍保留在十類。（8）不屬前九類，但對(duì)組織有參考價(jià)值的材料如報(bào)到證（介紹信）等歸十類。

（9）一般的體檢表、化驗(yàn)報(bào)告，不歸干部人事檔案，確有保存價(jià)值的歸十類。

二、干部人事檔案材料的排序

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（一）干部人事檔案材料排序的基本形式

1．按檔案材料形成的時(shí)間排序。第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第十類、材料可按材料形成時(shí)間的先后順序排列。

2．按材料內(nèi)容的主次排序。第五類、第六類、第八類、可按這種方式進(jìn)行排列。

3．按材料功能性質(zhì)相對(duì)集中，結(jié)合時(shí)間排序。如第九類可用此法。即9－1－

1、9－1－2??；9－2－

1、9－2－2??；9－3－

1、9－3－2??。

（二）復(fù)雜材料的排序 1．第五類材料的排序方法；

第五類材料的排序分為三個(gè)部分：一是結(jié)論部分，如上級(jí)批復(fù)、結(jié)論或決定（包括個(gè)人對(duì)結(jié)論或決定的意見），調(diào)查報(bào)告等。二是查證部分，如有關(guān)的證明材料等。三是本人檢討或交代材料等。每部分材料之間要注意保持內(nèi)容的有關(guān)聯(lián)系，分清主次關(guān)系。如多份證明材料，應(yīng)根據(jù)每份材料所證明的主要問題相對(duì)集中排列。

五類材料分一次性審查和多次審查。多次審查又分同一問題和非同一問題的審查。還有一種是新問題有與原審查過的問題混合的審查。據(jù)此，在審查材料排序上應(yīng)有所區(qū)別，既要層次分明，又能保持其內(nèi)容的有機(jī)聯(lián)系。這樣才能使材料條理，眉目清楚，使用方便。排序具體式樣如下：

例：一次性審查材料排序

（1）批復(fù)；（2）結(jié)論；（3）本人對(duì)結(jié)論的意見；（4）調(diào)查報(bào)告；（5）調(diào)查證明材料、旁證材料；（6）本人檢查交代。

還有同一問題多次審查和非同一問題多次審查的排序方法。2．第五類中的證明材料的排序方法：

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證明材料應(yīng)根據(jù)每份材料所證明的主要問題相應(yīng)集中排列，可分為歷史問題的證明、家庭成員和社會(huì)關(guān)系的證實(shí)、黨籍問題的證明等若干部分。在每部分中再按材料形成時(shí)間先后順序排列。證明材料不多的也可按時(shí)間先后進(jìn)行登記。

社會(huì)關(guān)系方面的證明材料，如果材料較多，為查閱方便，應(yīng)按關(guān)系遠(yuǎn)近來排序。如：父母、岳父母、兄、弟、姐、妹、伯父、叔父、內(nèi)兄、內(nèi)弟等。如果嚴(yán)格按時(shí)間順序排列往往把一個(gè)人情況的材料分成幾部分，就不利于查閱。

3．第六類黨團(tuán)材料的排序方法：

第六類黨團(tuán)材料可按入團(tuán)材料、加入民主黨派材料、加入中共的材料、中共黨員登記表的排序，并根據(jù)各部分材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排列。入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)其他材料之前；入黨志愿書應(yīng)排列在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時(shí)間先后依次排序。

注：如果有人入黨情況特殊，有領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人批示的，可以將批示放在入黨材料前面。

4．第八類材料排序方法；

第八類材料排序方法與第五類基本相同，所不同的是，原處分沒有調(diào)查證明材料。

第八類處分和撤消處分材料的排序：

（1）撤銷處分部分；（2）原處分材料部分。

5．第九類材料可按材料功能、性質(zhì)、結(jié)合時(shí)間順序相對(duì)集中排序。如按材料功能、性質(zhì)、結(jié)合時(shí)間，相對(duì)集中排序，其方法是；

1、工資情況的材料；

2、任免材料；

3、出國(guó)、出境材料；

4、黨代會(huì)、人代會(huì)其他材料。

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每小類材料再根據(jù)形成材料的時(shí)間順序排序。無出國(guó)審批材料可按三部分排列。我省就是按此法對(duì)第九類材料進(jìn)行排序的。

第三節(jié) 干部人事檔案材料的復(fù)制與技術(shù)加工

一、復(fù)制(一)復(fù)制的范圍

鑒于復(fù)制耗資費(fèi)力,易泄密,應(yīng)從嚴(yán)控制復(fù)制范圍.一般來說,復(fù)制的重點(diǎn)應(yīng)放在三個(gè)方面: 1.需要補(bǔ)充副本的各類主要材料.2.材料重要,但因制成年代久遠(yuǎn),已經(jīng)出現(xiàn)字跡消褪的材料.3.材料重要,但用圓珠筆、純藍(lán)天墨水、紅墨水、鉛筆書寫或復(fù)寫的字跡已快消褪的材料.(二)復(fù)制的方法

1.復(fù)印：只要原件字跡清楚,就可用復(fù)印機(jī)復(fù)印。2.打印：打印適用于一切文字材料。3.抄寫：條件不具備時(shí)可抄寫。

4.手描：手描要注意保持檔案材料的原貌。5.還有掃描和攝影等方法,但費(fèi)用高,不便裝訂。

此外,新研制推廣的字跡恢復(fù)固定劑(液),是檔案字跡恢復(fù)和固定保護(hù)的最好用品。

二、技術(shù)加工(一)技術(shù)加工的方法

為了便于裝訂、保管和利用，延長(zhǎng)檔案材料的壽命，對(duì)一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。其主要方法有：

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1．對(duì)超出16開規(guī)格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的前提下，可酌情進(jìn)行剪裁或折疊。

2．對(duì)破損、折皺、太薄和小于16開規(guī)格的檔案材料要進(jìn)行裱糊。3．對(duì)過窄或末空出裝訂線的檔案材料，要進(jìn)行加邊；對(duì)兩頁(yè)以上散頁(yè)單份材料要進(jìn)行（縫紉或）裱糊粘貼。

4．拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘傥锲芬苑姥趸P毀材料。

(二)幾種技術(shù)加工方法的具體要求。

1、裁剪

裁剪就是對(duì)超出16開規(guī)格的檔案材料在不影響材料完整和不破傷字跡的前提下，用切紙刀裁成標(biāo)準(zhǔn)的16開（長(zhǎng)26公分，寬18.5公分）規(guī)格的材料。

為確保剪裁的質(zhì)量，在裁剪時(shí)應(yīng)以單頁(yè)材料為單位，以防止將寫得不規(guī)格、“搶頭”、“占地”、不留裝訂線的材料切掉文字內(nèi)容。剪裁時(shí)應(yīng)在裁口處順紙壓一木尺，用左手按住文件材料再進(jìn)行裁剪，避免提刀、按刀時(shí)紙張移動(dòng)，影響裁剪的質(zhì)量。

2、折疊

折疊，是針對(duì)超出16開規(guī)格，又不能裁剪（剪裁影響文字內(nèi)容）的檔案材料進(jìn)行的技術(shù)處理。折疊時(shí)，要根據(jù)情況，可采取橫折疊、豎折疊、橫豎交叉折疊等辦法。折疊的材料要保持整個(gè)案卷的平整，不得損壞文字、照片，又要便于打開，適于從右往左翻，從上往下閱讀。

3.裱糊

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為了使干部人事檔案材料整齊劃一，延長(zhǎng)檔案材料壽命，對(duì)那些破損、折皺和小于16開規(guī)格的檔案材料，要進(jìn)行裱糊。裱糊的主要方法為：?jiǎn)蚊骜押A面裱糊、開窗裱糊、魚鱗或梯形托裱、膠紙粘貼等方法。

（1）裱糊的準(zhǔn)備工作：

①襯紙。按照中組部的要求，“裱糊用的襯紙，必須采用白紙”。我們通常所用的襯紙多為高麗紙，是宣紙的一種。這種紙吸水性好，韌性大。

②漿糊。裱糊應(yīng)選用化學(xué)漿糊，或采用在漿糊中摻上殺蟲粉、自制防蟲防腐漿糊。有時(shí)少量采用化學(xué)膠水。

③揭裱。揭裱就是將原來裱糊的質(zhì)量非常低劣的襯紙去掉。一種情況是對(duì)那些粘貼不緊，字跡遇水容易湮退的材料。揭裱時(shí)應(yīng)先將材料的分離處用竹簽緩緩向四面擴(kuò)展桃開，直至材料與襯紙全部分開為止。揭紙的技巧，是將需要保留的一面朝下平貼在桌面上，按緊，輕輕揭去上面的襯紙。這樣不易損壞要保留的材料。另一種情況，對(duì)于不怕水湮的材料，可先向材料邊緣沒有字的地方噴水或用水湮濕，在其發(fā)潮未干時(shí)，對(duì)著角輕輕卷數(shù)次，促使材料與襯紙分離。揭裱要小心仔細(xì)，防止損壞材料。材料揭下以后，應(yīng)用兩張毛邊紙夾好，放在玻璃板或底面平整的重物下壓平。

（2）常見的裱糊方法： ①單面裱糊

單面裱糊就是對(duì)單面有文字而小于16開或紙張較為脆薄的單頁(yè)檔案材料，把它粘貼在襯紙上。這是最常見的一種方法、具體方法是：先將檔案材料有文字的一面朝下放在工作臺(tái)上，在材料的背面用排筆均勻地將漿糊刷在檔案材料上，再將16開的襯紙輕輕地鋪在已刷上漿糊的檔案材料上，一邊鋪，一邊用毛刷將襯紙排平，然后，將襯紙和檔案材料一起翻過來，放在木板或玻

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璃上晾干、壓平。實(shí)際工作中常用化學(xué)膠水粘貼，這種方法日后不易再裱，需注意用紙（高麗紙）規(guī)范，膠水不易過多，材料背面四周抹上膠水，粘上襯紙，貼后晾干壓平。

②雙面裱糊

雙面裱糊就是在一張襯紙的正反兩面上都粘貼檔案材料。凡是一份多頁(yè)的檔案材料，多可采用夾面裱糊。雙面裱糊的方法與單面裱糊大體一致。應(yīng)注意的是，裱糊的兩面都要留出裝訂線。一般不采取此方法。

③開窗裱糊

開窗裱糊是對(duì)于那些紙張小于16開，正反兩面都有文字，且天邊、地沿和左右邊都很窄的檔案材料來說的。先在襯紙上按檔案材料的大小開一個(gè)窗口（窗口要略小于需裱糊的檔案材料），然后在檔案材料的四周邊沿的空白處刷上漿糊，將其輕輕地粘貼在襯紙的窗口邊沿上。采用開窗裱糊法應(yīng)注意裱糊時(shí)不得覆蓋檔案材料上的文字內(nèi)容，以免影響利用。

④魚鱗托裱法

魚鱗托裱法就是對(duì)一份數(shù)頁(yè)，兩面有字并小于16開的檔案材料來說的。先將材料最后一頁(yè)左邊背后邊沿刷上漿糊，然后將材料右邊與襯紙的右邊沿比齊后，粘貼在襯紙上。接著將倒數(shù)第二頁(yè)材料也按上述程序?qū)⑵湔迟N在最后一張檔案材料的左側(cè)半公分左右處的襯紙上。其余依次類推。應(yīng)注意的是：托裱后的檔案材料的上下邊沿要與襯紙上下邊沿距離大致相等，檔案材料的上下邊對(duì)齊，右邊錯(cuò)開，頁(yè)頁(yè)相蓋，從第一頁(yè)起，依次向右延伸出半公分左右，形狀類似魚鱗，因此叫魚鱗托裱法。

⑤梯形托裱法

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梯形托裱法是對(duì)一份數(shù)頁(yè)小于16開，材料正反雙面都有文字，且材料正面文字從上往下讀，反面文字倒數(shù)的檔案材料而言的。操作時(shí)應(yīng)先將最后一頁(yè)材料上邊沿的背面刷上漿糊，與襯紙的下邊沿比齊后粘貼上，然后將倒數(shù)第二頁(yè)的；在材料的上邊沿背面刷上漿糊與最后一頁(yè)材料的左右邊沿比齊，并向上移動(dòng)半公分左右的距離粘貼在襯紙上。依次類推頁(yè)頁(yè)覆蓋，將其他各頁(yè)材料粘貼在襯紙上，形如梯狀，因此叫梯形托裱法。

⑥膠紙粘貼

膠紙粘貼就是對(duì)那些原件紙質(zhì)較好，較厚，但有些破損的檔案材料，用透明紙粘貼在破損處，使之便于保管和利用。

⑦透明紙夾面裱糊

對(duì)于兩面有字，且破損的檔案材料，還可采用透明紙夾面裱糊，用極薄且透明的兩張襯紙，直接粘貼在兩面有字的材料的正反兩面，既保護(hù)了材料，又能看清字跡。

4包邊縫紉（粘貼）

①粘貼的范圍和作用。一是將兩頁(yè)以上的單份材料聯(lián)結(jié)為一個(gè)整體，以有效地避免材料單頁(yè)散失。二是為紙張寬度不夠以及紙張較薄的單頁(yè)材料加邊，以適應(yīng)干部人事檔案補(bǔ)充材料或借閱、拆卷、訂卷的需要。

②粘貼的注意事項(xiàng)：一是不得將幾份材料粘貼在一起，以免某份材料需要清理（或分類不準(zhǔn)）時(shí)造成被動(dòng)；二是縫紉線針腳要大，應(yīng)距離材料左邊沿半公分左右，以免打孔和剪裁時(shí)受影響；三是要注意美觀，不要彎彎曲曲。目前已不提倡縫紉而采用粘貼法。

5．加邊

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凡是過窄或未空出裝訂線的檔案材料，應(yīng)用紙條加邊粘貼，可選用80克雙膠紙。

6．去金屬物

拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘傥铮苑乐寡趸P毀材料。

第四節(jié) 干部人事檔案的目錄登記、裝訂與驗(yàn)收入庫(kù)

一、順序號(hào)、頁(yè)碼編寫和填寫目錄 1．順序號(hào)、頁(yè)碼的編寫。

順序號(hào)包括類號(hào)和份號(hào)。類號(hào)是指對(duì)歸檔案材料所劃分的十個(gè)大類號(hào)；份號(hào)是每類里面各份材料排列號(hào)。順序號(hào)編寫用鉛筆，標(biāo)在每份材料的右上角。如：1—

1、1—2??，指第一大類，第一份、第二份??9—1—

1、9—1—2??，指第九大類第一小類第一份、第二份??。9—2—

1、9—2—2??指第九類第二小類第一份、第二份??。在目錄表上類號(hào)用漢字一、二??十表示，單獨(dú)占一行；份號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字依次排列。

目錄表上的份數(shù)欄填寫,除含有復(fù)制件、附件等外，一般都是填一份，而非材料份數(shù)的流水號(hào)。目錄表中頁(yè)碼一欄，是填每份材料所含頁(yè)數(shù)，而不是每類材料的總頁(yè)數(shù)或流水號(hào)。頁(yè)碼編寫與圖書一樣，每面（有文字）為一頁(yè)，每份材料一個(gè)總頁(yè)數(shù)，有內(nèi)容和表格（或空格）的計(jì)算頁(yè)數(shù)，襯紙不算頁(yè)數(shù)，有封面的材料，封面不編頁(yè)碼。頁(yè)碼編寫在每份材料的右下角或左下角。用鋼筆編寫。目錄填寫時(shí)，各類材料之間（包括第九類各小類）要留出適當(dāng)空格以備后續(xù)（一般每類一整張）。

2．材料名稱的登記

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材料名稱即材料標(biāo)題，它是文件材料內(nèi)容和特點(diǎn)的反映和高度概括，登記材料名稱必須名副其實(shí)，文題相符。材料標(biāo)題不長(zhǎng)的應(yīng)登記全稱：材料標(biāo)題過長(zhǎng)的，可適當(dāng)簡(jiǎn)化；無題目或文不對(duì)題的應(yīng)根據(jù)材料的主要內(nèi)容擬定題目。簡(jiǎn)化或擬定題目必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)，擬定或簡(jiǎn)化的標(biāo)題只在目錄上登記，并作標(biāo)記，不能在原材料上修改題目，凡是新擬或修改的標(biāo)題，在目錄上都用〔〕號(hào)括住。

3．證明材料的登記

登記證明材料的名稱，既要簡(jiǎn)明扼要，又要反映主要內(nèi)容，不能簡(jiǎn)單地只寫“證明材料”幾個(gè)字。如果證明材料較多，為使反映的問題集中，應(yīng)將其區(qū)分為“家庭出身”、“本人歷史”、“社會(huì)關(guān)系”等若干小類別，要直接寫誰的證明，或誰對(duì)誰的證明。如在“家庭出身”證實(shí)中，可用“ⅩⅩⅩ大隊(duì)對(duì)ⅩⅩⅩ的證明”、“ⅩⅩⅩ對(duì)其父的證明”等形式；證明材料較少的，不用區(qū)分不同問題，應(yīng)寫清楚誰證明什么問題，如“ⅩⅩⅩ大隊(duì)對(duì)其家庭出身的證明”、“ⅩⅩⅩ對(duì)其父的證明等。

4．材料制成時(shí)間的登記

材料制成時(shí)間，一般采用材料落款標(biāo)明的最后時(shí)間。復(fù)制的材料采用原材料的形成時(shí)間。在目錄上填寫時(shí)間應(yīng)當(dāng)填全年代號(hào)和月、日。一律用阿拉伯?dāng)?shù)字，如1972（年）10（月）26（日），不能只填72（年）10（月）26（日）。

二、關(guān)于職務(wù)變動(dòng)、工資變動(dòng)登記表的說明

1990年《條例》要求填寫這兩種表格，它是干部檔案管理人員在整理干部檔案過程中根據(jù)任免表和工資表填寫的兩張登記表，工資變動(dòng)表放九類工資表類前面，職務(wù)變動(dòng)表放任免表類前面，作為兩類小目錄便于利用。

三、裝訂

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（一）分冊(cè)與分冊(cè)方法 1．分冊(cè)

分冊(cè)是為了便于裝訂和利用，將超過2.5厘米厚的干部人事檔案分成兩冊(cè)或數(shù)冊(cè)的工作。干部人事檔案的內(nèi)容因人而異，有的可能只有數(shù)十份檔案材料，有的可能多達(dá)上千份。《條例》附件《干部檔案卷皮、檔案袋樣式和規(guī)定》中規(guī)定：檔案袋厚2.5厘米（折疊部分）。因此，凡是超過2.5厘米的干部人事檔案必須分冊(cè)。分冊(cè)是便于裝訂、保管和利用的一個(gè)變通措施。

2．分冊(cè)方法

①分冊(cè)應(yīng)視材料多少、厚度而定。②在正常情況下，按厚度、按分類分冊(cè)。

③一份干部人事檔案，無論分幾冊(cè)，都是這份檔案的有機(jī)組成部分。因此，要求每個(gè)分冊(cè)都要標(biāo)明包括哪幾類。將總目錄放在正本（一卷）的同時(shí)，再為其它分冊(cè)填寫（含哪幾大類的）分目錄。在這種情況下，應(yīng)注意保持分目錄與總目錄的一致。在每個(gè)分卷的卷皮和外盒上注明（第幾卷、共幾卷）。

④分冊(cè)應(yīng)最大限度地維護(hù)干部人事檔案內(nèi)容的分類和有機(jī)聯(lián)系，便于保管利用，不得把一個(gè)類別的材料人為地割裂分放。以免影響保管利用。

（二）打孔

1．打孔的規(guī)格。在材料左側(cè)豎直打上三個(gè)裝訂孔，孔距（從距中心算起）8.3厘米，線孔中心距左側(cè)邊沿1.5厘米，上、下線孔中心，距上、下邊沿均為5.4厘米（塑料卷夾三個(gè)眼是固定的，達(dá)標(biāo)一級(jí)要求使用塑料卷夾）。

2．打孔應(yīng)注意的問題

①要用專用的三孔打眼機(jī)嚴(yán)格按規(guī)定打孔，保證打孔質(zhì)量，一般不用錐子扎（對(duì)以后續(xù)入材料不便）。

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②應(yīng)將材料對(duì)齊用夾子夾住，以防打孔時(shí)紙張滑動(dòng)（不能保證四面齊整）。③個(gè)別書寫不規(guī)則的材料要單頁(yè)打孔，以防損傷文字。

④對(duì)打眼過多的材料要加邊裱糊后再打孔，將來再續(xù)入材料時(shí)，也要按原材料的標(biāo)準(zhǔn)孔距打孔。

（三）裝訂成冊(cè)

裝訂成冊(cè)是將零散的干部人事檔案材料整理成專門案卷的最后一道工序。其主要工作有：

1．核對(duì)目錄與材料順序是否一致。

2．訂卷。若用塑料卷夾按順序安裝就行了，對(duì)以后續(xù)入材料也比較方便。若用鞋帶或線繩把卷皮和材料訂在一起，線繩不能太細(xì)，以免損傷檔案材料。要認(rèn)真檢查有無未裝上的材料。做到四邊整齊。

3．檢查有無金屬品，若有達(dá)標(biāo)時(shí)會(huì)扣分，要清理完畢后再裝訂。4．填寫卷面姓名、籍貫、索引編碼（四角號(hào)碼），有分冊(cè)的注明冊(cè)數(shù)。5．填寫整理干部檔案責(zé)任卡（什么時(shí)間、整理誰的檔案、整理人、審核人）。

四、驗(yàn)收入庫(kù)

干部人事檔案管理人員在干部人事檔案整理裝訂成冊(cè)以后，根據(jù)中組部的有關(guān)規(guī)定，對(duì)干部人事檔案進(jìn)行全面審核驗(yàn)收，這是保證干部人事檔案質(zhì)量的最后一關(guān)，必須高度重視，有條件可指定專人認(rèn)真做好這項(xiàng)工作。

檢查驗(yàn)收的主要內(nèi)容包括以下幾方面： 1．歸檔材料是否符合有關(guān)要求。2．材料的鑒別分類是否正確。3．有無缺少材料或張冠李戴。

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4．材料分類、排列是否準(zhǔn)確合理。5．歷史遺留的問題是否得到妥善處理。6．近期形成的干部人事檔案材料是否全部歸檔。

7．目錄登記是否符合要求，是否編寫了分類號(hào)、順序號(hào)、頁(yè)碼。8．目錄與檔案內(nèi)容是否相符。9．所有金屬物是否徹底清除。

10．技術(shù)加工是否認(rèn)真仔細(xì)，符合要求。11．干部檔案材料的文字內(nèi)容方向是否一致。12．裝訂是否四面整齊，有無掉頁(yè)未裝材料。以上是干部人事檔案檔案整理工作的主要內(nèi)容。

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第二篇：人事檔案管理

至于辦理，畢業(yè)時(shí)學(xué)校會(huì)給你一張戶口遷移證和報(bào)到證，查看一下戶口遷移證和報(bào)告證的地址正不正確的，一般戶口遷移證的地址就是你高中時(shí)戶口所在地的派出所，報(bào)告證的地址應(yīng)該是你高中時(shí)所在地的人事局，畢業(yè)后帶上你的報(bào)告證去人事局報(bào)到，人事局會(huì)給你開具報(bào)到證明，之后拿這個(gè)報(bào)到證明和戶口遷移證去派出所入戶，這樣手續(xù)就全了。

如果回原籍，也不要讓學(xué)校給你打回原籍，也要派回原籍

如果是打回原籍，不但戶口回自己上學(xué)前的街道

檔案也要回街道，人事身份就失去了，按失業(yè)處理，除非再考學(xué)等特殊渠道

否則無法恢復(fù)干部身份了

所以，一定要派回原籍，在原籍找到接收單位

讓學(xué)校和接收單位給你做正式的派遣和接收手續(xù)（如果學(xué)校現(xiàn)在還給你做派遣的話）

做了正式的派遣和接收手續(xù)以后，你的人事身份就是干部了

或是說保住了自己的干部身份，對(duì)于以后，無論是去事業(yè)單位還是將來退休都比較有利

有一種情況是，人才中心直接以企業(yè)的形式出面，給你做接收手續(xù)

給你干部身份，那樣的話，就不用擔(dān)心了，也省得自己去找接收單位了

另一種情況是，原籍的人才中心只管給你暫存檔案，沒有給你作正式的接收手續(xù)

這種情況對(duì)你是沒有好處的，沒有正式接收手續(xù)，拿不到干部身份

原籍的人才沒有給你做接收手續(xù)一天，你在北京上的養(yǎng)老保險(xiǎn)就白上一天

將來退休的時(shí)候，都不算數(shù)，不算工齡，而且你是遲早要找一家單位來給你的檔案做接收的打回原籍等于未就業(yè)，是沒有工齡的? 找人事代理公司是計(jì)算工齡的。

但是很多大企業(yè)的職工檔案也在人事局.小公司根本不具備存檔案的條件.辦人事代理后你的檔案是在你申

請(qǐng)地方的人事局.存在教育局和存在人才市場(chǎng)待遇都差不多，如果你存在教育局如果你欠費(fèi)他們會(huì)在你存檔的時(shí)候通知你繳費(fèi)，好處是如果你考事業(yè)單位（比如教育口）你可能會(huì)被優(yōu)先考慮，存在人才市場(chǎng)不一定工齡就有效，如果你在私人企業(yè)，就和工齡沒有關(guān)系了，這就是郎方面的優(yōu)劣勢(shì)，如果你有把握進(jìn)事業(yè)單位，還是存在人才中心，如果你考教育口，還是存在教育局

打回原籍是指打回原戶口所在地。如果你原籍是農(nóng)村或縣級(jí)，檔案應(yīng)該在你所在的市人事局。你手中的檔案材料需要你到所在的人事

局報(bào)道時(shí)繳納對(duì)應(yīng)，如果一直沒有工作單位提取你的檔案，那么你的檔案可以一直放在人事局，但是你需要繳納相應(yīng)的管理費(fèi)。具體 情況請(qǐng)咨詢?nèi)耸戮秩藛T

最好放人才市場(chǎng)，那樣如果考公務(wù)員什么的可以算工齡，如果時(shí)間長(zhǎng)在自己手里可能就失效了！

檔案是不可以自己保管的，必須放在正規(guī)的人才市場(chǎng)和人力資源中心在可以，超過一定時(shí)間的不落戶的話，就是“黑檔”，過期國(guó)家

就不承認(rèn)了，你這么多年的學(xué)也白上了。而且如果以后你上保險(xiǎn)和繳納住房公積金的時(shí)候，也會(huì)受到很大影響。建議你還是趕緊去把

檔案落實(shí)到人才市場(chǎng)的好。

到你現(xiàn)在工作所在地的人才中心辦理檔案人事代理手續(xù)，從而把

檔案交給人才中心管理即可。只有這樣，才能連續(xù)計(jì)算你的工齡以及保留你的干部身份。同時(shí)，如果你以后跳槽到其它地方工作，也方便調(diào)檔。

檔案如果放在人才市場(chǎng)是和工齡掛鉤的.應(yīng)該放人才或單位吧。

建議大家把檔案放在人才交流中心，每年付費(fèi)180元.畢業(yè)生每年付費(fèi)把檔案放在人才交流中心，可以省很多麻煩，人才交流中心可以為學(xué)生代辦任何手續(xù)。

大型國(guó)有企業(yè)都有存放和管理員工人事檔案的權(quán)利，但是很多私企都沒有人事檔案管理權(quán)

學(xué)校原則上是不幫畢業(yè)生托管檔案的，在我們畢業(yè)之前的一個(gè)月，我們學(xué)校就叫我們要么聯(lián)系好工作，把檔案放在所在單位，要么就

是自己去找人才中心放，如果都不放，那么就幫你把檔案打回原籍，不知道你們學(xué)校是不是也要求你們這樣！你先去問學(xué)校，檔案應(yīng)

該還在那里，你的檔案只可能在3個(gè)地方：學(xué)校，人才中心，原籍！你去問學(xué)校就知道了！至于怎么保管，就要根據(jù)你的實(shí)際情況來分析了，找到工作了當(dāng)然是放到你單位那里去，如果還沒有找到但是正在找，建議你就放在

你找工作的所在地的人才中心，畢業(yè)后檔案可以保存的幾個(gè)地方：學(xué)校、戶口原籍、就業(yè)該市的人才市場(chǎng)、用人單位及上級(jí)管理機(jī)構(gòu)。

直接讓學(xué)校寄送檔案回原籍，這樣出生地公安局或勞動(dòng)部門回把這一批的大學(xué)生檔案暫待管理。

第三篇：人事檔案管理

中組部、國(guó)家人事部關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理的補(bǔ)充規(guī)定

中共中央組織部、人事部《關(guān)于加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的通知》（人調(diào)發(fā)[1988]5號(hào)）下發(fā)以后，各地區(qū)，各部門采取了一些措施，為糾正流動(dòng)人員人事檔案管理中產(chǎn)生的混亂現(xiàn)象做了不少工作。但是，現(xiàn)行存在有令不行，有禁不止的現(xiàn)象。有一些民辦公司，人才開發(fā)中心等機(jī)構(gòu)還在擅自接收和管理流動(dòng)人員的人事檔案不按有關(guān)規(guī)定辦事，有的甚至把無原則地出具出國(guó)政審證明材料和保管檔案當(dāng)成謀利手段。為了進(jìn)一步貫徹執(zhí)行流動(dòng)人員人事檔案管理規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)流動(dòng)人員的管理，促進(jìn)人才合理流動(dòng)，特作如下補(bǔ)充通知：

一、流動(dòng)人員的人事檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行中共中央組織部，人事部《關(guān)于加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的通知》的規(guī)定，一律由各級(jí)黨委組織部門或政府人事及其所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。對(duì)于不應(yīng)管理流動(dòng)人員人事檔案的機(jī)構(gòu)，各級(jí)組織，人事部門要認(rèn)真進(jìn)行檢查，并督促他們將其管理的人事檔案按有關(guān)規(guī)定盡快移交。

二、黨和國(guó)家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體機(jī)關(guān)、國(guó)營(yíng)企事業(yè)單位錄用、聘用流動(dòng)人員，必須憑管理其人事檔案的黨委組織部門或政府人事部門及其所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)出具的人事關(guān)系介紹信，方可正式辦錄用、聘用手續(xù)，并接收其人事檔案。

三、今后，各級(jí)組織、人事部門，對(duì)脫離黨和國(guó)家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體機(jī)關(guān)、國(guó)營(yíng)企事業(yè)單位自謀職業(yè)的流動(dòng)人員的人事檔案，一律憑有關(guān)黨委組織部門或政府人事部門及其所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)出具的轉(zhuǎn)檔通知，辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)，不得再轉(zhuǎn)給任何民辦機(jī)構(gòu)。

四、流動(dòng)人員的人事檔案管理是一項(xiàng)重要工作，各極黨委組織部門和政府人事部門政府人事部門所屬人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)，一定要認(rèn)真屬行職責(zé)，建立健全各項(xiàng)管理制度，把這項(xiàng)工作做好。

第四篇：人事檔案管理

人事檔案管理

范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了XXXXXX的管理職責(zé)、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核。

本標(biāo)準(zhǔn)適應(yīng)于XXXXXX人事檔案的管理工作。

引用標(biāo)準(zhǔn)

下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文通過在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。

中共中央組織部關(guān)于印發(fā)《干部人事檔案工作目標(biāo)管理暫行辦法》和《干部人事檔案工作目

標(biāo)管理考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》的通知(組通字［1996］55號(hào))。

關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)中共江蘇省委組織部《江蘇省1996-XX年干部人事檔案工作規(guī)劃》的通知(組廳

字［1996］36號(hào))。

國(guó)電公司關(guān)于印發(fā)《國(guó)家電力公司干部檔案工作八項(xiàng)制度》的通知(人建［1998］48號(hào))。

《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》。

管理職責(zé)

3.1 主管勞動(dòng)人事工作的局長(zhǎng)對(duì)人事檔案工作負(fù)領(lǐng)導(dǎo) 責(zé)任。

3.2 工作由局勞動(dòng)人事部負(fù)責(zé)。

3.3 專職負(fù)責(zé)工作。

管理內(nèi)容與要求

4.1 基本任務(wù)

4.1.1 負(fù)責(zé)接收、征集、整理、立卷、編目和統(tǒng)計(jì)本局形成的人事檔案。

4.1.2 負(fù)責(zé)對(duì)形成人事材料的局屬各部室的歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查。

4.1.3 負(fù)責(zé)人事檔案材料的鑒定、保管、保密、查閱和傳遞、檢查核對(duì)等管理工作。

4.2 人事檔案材料的收集途徑和范圍

4.2.1 通過局黨委工作部、勞動(dòng)人事部收集職工在吸收、聘任、調(diào)配、轉(zhuǎn)業(yè)退伍安置、任免、辦理工資待遇、政審等工作中形成的檔案材料。

4.2.2 通過局黨代會(huì)、職代會(huì)、工會(huì)、共青團(tuán)等代表會(huì)議的部門，收集代表、委員登記

表和個(gè)人政績(jī)材料。

4.2.3 通過局勞動(dòng)人事部收集職工受教育的學(xué)生(學(xué)員)登記表，考生登記表，學(xué)習(xí)成

績(jī)表，畢業(yè)生登記表、鑒定表，授予學(xué)位的材料，學(xué)歷證明書；培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表，學(xué)習(xí)鑒定

等材料。

4.2.4 通過局勞動(dòng)人事部收集專業(yè)技術(shù)資格評(píng)定、認(rèn)定、確認(rèn)審批材料和工人技師資

格審批材料。

4.2.5 通過局黨委工作部收集在組織建設(shè)中形成的批準(zhǔn)為正式中國(guó)共產(chǎn)黨黨員的志愿書

、申請(qǐng)書、自傳、登記表等材料。

4.2.6 通過局黨委工作部收集在共青團(tuán)建設(shè)中形成的入團(tuán)志愿書、申請(qǐng)書、登記表等材

料。

4.2.7 通過局長(zhǎng)工作部、局工會(huì)、黨委工作部等部室收集表彰活動(dòng)中形成的先進(jìn)工作（生產(chǎn))者、勞動(dòng)模范等的登記表、先進(jìn)模范事跡、嘉獎(jiǎng)通報(bào)等材料。

4.2.8 通過局紀(jì)檢監(jiān)察室、勞動(dòng)人事部等部室收集形成的處分決定、本人檢查、上級(jí)批

復(fù)、個(gè)人對(duì)處分決定的意見等材料。

4.2.9 通過局審計(jì)稽查部收集形成對(duì)職工經(jīng)濟(jì)工作中的評(píng)價(jià)、處理意見等材料。

4.2.10 通過局安全生產(chǎn)部、生產(chǎn)科技部及本人、報(bào)刊雜志等途徑收集本局職工的發(fā)明、科研成果及有重大影響的論文、著作等的目錄．

4.2.11 通過局勞動(dòng)人事部、工會(huì)收集職工更改姓名、民族、出生年月、國(guó)籍、入黨入團(tuán)

時(shí)間、參加革命工作時(shí)間等有關(guān)材料：個(gè)人申請(qǐng)、組織審查報(bào)告及所依據(jù)的證明材料、上級(jí)

批復(fù)及職工離、退休審批材料等。

4.2.12 通過局工會(huì)、安全保衛(wèi)部等部門收集死亡職工的悼詞、公開報(bào)道、非正常死亡的 調(diào)查報(bào)告等材料。

4.2.13 人事檔案具體歸檔范圍按中共中央組織部制定的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)

定》執(zhí)行。

4.3 歸檔要求和時(shí)間

4.3.1 凡需要?dú)w檔的人事材料，由各主管部室負(fù)責(zé)收齊，確認(rèn)無誤后，填寫移交清冊(cè)一

式二份，經(jīng)部室領(lǐng)導(dǎo)審簽后，交局人事檔案室歸檔。

4.3.2 凡需要?dú)w檔的人事檔案任何人都不得擅自保存，更不得據(jù)為已有，必須主動(dòng)向局

人事檔案室移交。

4.3.3 各部室移交人事檔案時(shí)，必須詳細(xì)填寫登記表一式二份，連同歸檔材料一齊送局

人事檔案室。

4.3.4 專職接收歸檔人事材料時(shí)，須按照歸檔登記表的 項(xiàng)目，逐份逐頁(yè)地

進(jìn)行核對(duì)，檢查無誤后，簽字蓋章，其中，一份歸檔登記表留存檔案室備查，另一份退回，由

歸檔部門保存。

4.3.5 歸檔材料必須是辦理完畢的正式文件材料，材料齊全完整真實(shí)，文字清楚，對(duì)象

明確，有承辦單位或個(gè)人署名，有形成材料的日期。

4.3.6 歸檔材料必須手續(xù)完備，經(jīng)鑒別不屬歸檔范圍的材料，要分別情況予以處理。

4.3.7 對(duì)偽造的材料要追究責(zé)任，嚴(yán)肅處理；對(duì)應(yīng)銷毀的材料要詳細(xì)登記，經(jīng)分管局領(lǐng)

導(dǎo)審查批準(zhǔn)；對(duì)應(yīng)轉(zhuǎn)出的材料要辦理轉(zhuǎn)遞登記手續(xù)。

4.3.8 人事檔案材料的載體，應(yīng)使用16開規(guī)格的辦公用紙，材料左邊應(yīng)留出2-2.5厘米的 裝訂邊。

4.3.9 凡歸檔人事材料的撰寫必須符合要求，文字必須是鉛印、計(jì)算機(jī)打印、膠印、油

印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫；不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)

寫紙書寫。

4.3.10 歸檔材料必須是原件，除電傳材料需復(fù)印存檔外，一般不得用復(fù)印件代替原件

存檔。

4.3.11 本局各部室在人事材料形成后的一個(gè)月內(nèi)移交局人事檔案室，移交份數(shù)一般為

一份(省公司管理的局級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需二份)。

4.4 鑒別與轉(zhuǎn)遞

4.4.1 認(rèn)真鑒別、判定人事檔案的真?zhèn)危龅讲诲e(cuò)歸、錯(cuò)銷。

4.4.2 從本局職工姓名的異同(即：同姓同名，同姓異名或異姓同名)上鑒別人事材料

是否是該職工的材料，避免張冠李戴現(xiàn)象發(fā)生。

4.4.3 按照人事檔案十大類(即：履歷、自傳、鑒定、學(xué)歷、政審、黨團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、待遇、其他等類)的內(nèi)容，鑒別其是否屬于人事檔案歸檔范圍。

4.4.4 以《干部檔案工作條例》及《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》為準(zhǔn)繩，以審查結(jié)論

為依據(jù)，以案情緣由為線索，鑒別歸檔材料是否符合材料清理的有關(guān)政策。

4.4.5 剔出歸檔材料中的重份、內(nèi)容重復(fù)、不能說明問題和沒有價(jià)值的材料，使歸檔材

料更精練。

4.4.6 通過政審材料和處分材料的構(gòu)成以及每份材料 的內(nèi)容，鑒別歸檔材料是否完整。

4.4.7 檢查歸檔材料的審查、批準(zhǔn)、簽署、蓋章、落款等手續(xù)，鑒別歸檔材料手續(xù)是

否完備。

4.4.8 職工因工作調(diào)動(dòng)需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的，應(yīng)在10天內(nèi)辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)，避免因時(shí)間

拖久，產(chǎn)生“無頭檔案”。

4.4.9 對(duì)轉(zhuǎn)出的人事檔案要認(rèn)真地檢查核對(duì)，按有關(guān)要求整理合格，裝訂成冊(cè)，不得

扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。

4.4.10 人事檔案轉(zhuǎn)出后，須在檔案名冊(cè)注明何時(shí)轉(zhuǎn)向何處，以便備查。

4.4.11 轉(zhuǎn)出的人事檔案要仔細(xì)填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，與檔案一道密封，加貼

密封條并蓋密封章，通過機(jī)要交通或派專人轉(zhuǎn)遞，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。

4.5 人事檔案的整理

4.5.1 人事檔案的整理必須規(guī)范，按照《干部檔案工作條例》、《職工檔案管理工作

規(guī)定》的方法和程序，對(duì)歸檔的干部、職工個(gè)人材料進(jìn)行鑒別、分類、排列、編目、裝訂，使

之系統(tǒng)化、條理化，避免散失，便于保管和利用。

4.5.2 整理后的案卷，須按計(jì)算機(jī)檔案管理程序的要求，依姓氏筆畫的順序，逐卷、逐

件、逐個(gè)字段地輸入微機(jī)。

4.5.3 案卷裝訂前，應(yīng)拆除卷內(nèi)每份文件的裝訂金屬物，整平、裱糊褶皺和破損的材料。

4.5.4 案卷裝訂時(shí)，按“封面——目錄——卷內(nèi)文件——封底”的順序分箱排架。

4.5.5 案卷裝訂后，一律使用標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具裝袋，在填寫好裝具脊背各欄項(xiàng)目的內(nèi)容后，按“姓氏筆畫——編號(hào)”的順序分箱排架。

4.6 人事檔案的保管、保密

4.6.1 為確保人事檔案的絕對(duì)安全，須使用門窗較堅(jiān)固的專用檔案庫(kù)房，配置專用鐵

質(zhì)的檔案柜。

4.6.2 人事檔案庫(kù)房須按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14°C～24°C之

間，濕度控制在45%～65%之間。

4.6.3 庫(kù)房?jī)?nèi)每個(gè)鐵質(zhì)檔案柜中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對(duì)庫(kù)存檔案的侵

蝕。

4.6.4 依據(jù)檔案庫(kù)房通風(fēng)去濕(降溫)原理，不定時(shí)地開 啟庫(kù)房門窗，保持庫(kù)內(nèi)空氣清新

，防止有害氣體對(duì)檔案的腐蝕。

4.6.5 檔案庫(kù)房的門窗必須密封無損，庫(kù)房門窗開啟后，須隨時(shí)注意關(guān)閉，防止老鼠入

庫(kù)危害庫(kù)存檔案。

4.6.6 嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和擺放易燃物品，正確使用電器設(shè)備，保證用電安全。

4.6.7 每月定期對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清理檢查，若發(fā)現(xiàn)有破損或載體變質(zhì)的檔案，要查明原因

并及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。

4.6.8 管理人員要嚴(yán)格遵守保密制度，不準(zhǔn)向無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容。

4.6.9 任何人不準(zhǔn)攜帶檔案材料進(jìn)入公共場(chǎng)所，個(gè)人不準(zhǔn)私自保存他人的檔案材料。

4.6.10 人事檔案庫(kù)房為我局機(jī)要重地，無關(guān)人員不得入內(nèi)。

4.6.11 檔案管理專職每天下班前須對(duì)庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，節(jié)假日須做好安全防范工作。

4.7 人事檔案的提供利用

4.7.1 檔案管理專職須按姓氏筆畫編制人事檔案案卷目錄檢索工具，積極為人事工作服

務(wù)。

4.7.2 凡本局需查閱人事檔案者，必須是中共黨員，查閱前應(yīng)填寫查閱登記表，在查閱

室查閱，查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。

4.7.3 查閱人事檔案時(shí)要注意愛護(hù)，保持案卷的整潔，嚴(yán)禁對(duì)檔案涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等。

4.7.4 未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自拍攝、復(fù)制檔案材料，確因工作需要從檔案中取證的，必須

經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理，復(fù)制的材料不得給無關(guān)人員觀看，用畢自行銷毀。

4.7.5 本局人事檔案一般不外借，特殊情況需外借的，可由借用單位寫出借閱報(bào)告，經(jīng)

本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借用，借用檔案一般不超過三天，用后及時(shí)歸還。

4.7.6 借用的人事檔案必須妥善保管，要嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)交給無關(guān)人員和職工本人翻閱

，用畢及時(shí)歸還。

4.7.7 本局任何職工不得查閱本人及家屬的人事檔案。

4.7.8 檔案管理人員接待閱檔時(shí)，要先清點(diǎn)材料，后拿出，收回檔案時(shí)要清點(diǎn)，再歸檔。

4.7.9 每月檢查一次借出檔案的退回情況，逾期不還者 要及時(shí)催回；每年年底進(jìn)行一次

檔案總核對(duì)工作，將不該管的檔案轉(zhuǎn)到有關(guān)單位，應(yīng)管檔案及時(shí)索要。

檢查與考核

本標(biāo)準(zhǔn)的檢查與考核按《XXXXXX工作質(zhì)量綜合考核辦法》執(zhí)行。本標(biāo)準(zhǔn)的檢查與考核還應(yīng)按XXXXXX有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第五篇：人事檔案管理

員工檔案管理辦法

1目的為規(guī)范公司員工人事檔案管理，變靜態(tài)的員工管理為對(duì)員工成長(zhǎng)過程的動(dòng)態(tài)跟蹤管理，特制定本規(guī)章。

2范圍

公司針對(duì)所有員工的管理工作均應(yīng)遵照本辦法執(zhí)行。

3解釋

人事管理檔案：指公司為加強(qiáng)對(duì)員工的管理，而建立起來的有關(guān)員工基本情況的資料以及歷次考核與異動(dòng)等項(xiàng)的資料。

4權(quán)責(zé)

4．1 全體員工人事管理檔案的建立、管理工作由人力資源部人事管理專員負(fù)責(zé)，各人力資源派駐機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)在其指導(dǎo)下完成所屬單位中層及以下員工的人事管理檔案的建立、更新工作。

4．2 員工的人事資料由員工所在部門負(fù)責(zé)收集，并填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》移交人力資源部。

4．3 公司員工的人事管理檔案，必須是部門主管（含）以上的領(lǐng)導(dǎo)在其所屬員工晉升、獎(jiǎng)懲、異動(dòng)、了解基本情況時(shí)方有權(quán)調(diào)閱。

5工作內(nèi)容

5.1人事檔案

5.1.1人事檔案的調(diào)轉(zhuǎn)

5.1.1.1員工可在被公司正式聘用之日起三十天內(nèi)將人事檔案轉(zhuǎn)入公司。

5.1.1.2人力資源有義務(wù)協(xié)助員工辦理人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)。

5.1.2 人事檔案的管理

人力資源部負(fù)責(zé)按照國(guó)家有關(guān)法規(guī)和文件的規(guī)定,定期對(duì)員工的人事檔案進(jìn)行更新、整理。

5.2人事管理檔案

5.2.1人事管理檔案的建立

5.2.1.1人事管理檔案應(yīng)在員工到職一周內(nèi)，由所在部門負(fù)責(zé)將員工到職后形成的人事資料收集完整，待員工經(jīng)試用期考核通過，正式錄用時(shí)將其人事資料移交人力資源部。

5.2.1.2人力資源部對(duì)移交的人事資料要依據(jù)《人事管理檔案分類目錄》進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)有人事資料不完整的及時(shí)向相關(guān)單位和人員追索，以確保人事檔案的真實(shí)與完整。

5.2.1.3對(duì)公司員工應(yīng)收取身份證復(fù)印件（核對(duì)原件）三份、免冠一寸照4張、學(xué)歷證書復(fù)印件（核對(duì)原件）、最近一家工作單位離職證明書（收原件）、社保卡復(fù)印件（核對(duì)原件）/社保數(shù)碼回執(zhí)、居住證復(fù)印件（核對(duì)原件）/居住證數(shù)碼回執(zhí)、其中銷售部、財(cái)務(wù)部員工除收取上述資料外還需收取擔(dān)保文件。

5.2.1.4收取員工相關(guān)證件時(shí)，應(yīng)向?qū)Ψ匠鼍呤論?jù)（一式二份），一份交對(duì)方，一份存入檔案袋（盒）查驗(yàn)。

5.2.1.5人事資料收集、歸檔后，人事管理專員應(yīng)在檔案袋（盒）上詳細(xì)填寫員工姓名及檔案資料清單等內(nèi)容，依檔案材料分類目錄順序排列，各類資料以形成時(shí)間為序，分類裝訂，并注明檔案資料收集、歸檔經(jīng)辦人姓名。

5.2.1.6檔案管理員應(yīng)將檔案資料分類存放、嚴(yán)格保管。

5.2.2人事管理檔案的健全、更新

5.2.2.1公司員工考核、任免、獎(jiǎng)懲、教育培訓(xùn)、薪資調(diào)整、職務(wù)異動(dòng)等人事資料一經(jīng)形成，員工所在部門應(yīng)及時(shí)協(xié)助人力資源部整理相關(guān)資料。

5.2.2.2員工調(diào)任、晉升、降職、免職等人員異動(dòng)資料歸檔時(shí),除按資料形成時(shí)間順序排列裝訂在檔案第三類外,同時(shí)應(yīng)在《人員薪資/異動(dòng)變化記錄表》中登記。

5.2.2.3員工薪資變動(dòng)資料歸檔時(shí)，除按資料形成時(shí)間順序排列裝訂在檔案第五類外，同時(shí)在《員工薪資/異動(dòng)記錄表》中登記，如因調(diào)任、晉升、降職等人事異動(dòng)涉及薪資變動(dòng)時(shí)，所歸檔資料仍放第三類。

5.2.2.4人力資源部人事管理專員在對(duì)收集上來的各項(xiàng)人事資料審核無誤后，應(yīng)參照

5.2.1.5條款規(guī)定交檔。

5.2.3人力資源部本著對(duì)員工負(fù)責(zé)的態(tài)度，按照人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，定期填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》。

5.2.4 人事管理檔案建立后，由人力資源部按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一保管。

5.3 人事檔案及人事管理檔案查閱、借閱及復(fù)印管理

5.3.1 有下列情形之一時(shí)，方可查、借閱人事（管理）檔案：

a.了解所屬員工基本情況；

b.員工晉升、降職；

c.員工獎(jiǎng)懲；

d.員工調(diào)動(dòng)。

5.3.2 查、借閱及復(fù)印人事（管理）檔案的手續(xù)

5.3.2.1 查閱人事（管理）檔案的手續(xù)

a.須查閱人員（管理）檔案時(shí)，查閱人持人事專員（檔案管理）簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經(jīng)人力資源部長(zhǎng)簽核后，即可到檔案室查閱所需的人事資料。

b.查閱人事（管理）檔案，必須在檔案室內(nèi)完成；不準(zhǔn)將有關(guān)資料私自帶出或復(fù)印。

5.3.2.2借閱人事（管理）檔案的手續(xù)

a.須借閱人員（管理）檔案時(shí)，借閱人持人事專員（檔案管理）簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經(jīng)有核準(zhǔn)權(quán)限的人員簽核后，即可到檔案室辦理借閱手續(xù)。

b.人事（管理）檔案的借閱期限，一般為十五天，特殊情況可延長(zhǎng)至一個(gè)月。借閱人必須保證人事資料的安全、完整，不準(zhǔn)私自復(fù)印或轉(zhuǎn)借他人。

c.借閱檔案人員應(yīng)按期交還所借閱之檔案，逾期未還者，檔案管理人員有責(zé)任進(jìn)行追索。

d.歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)依《人事(管理)檔案查閱/借閱單》的記載逐一核對(duì)，并檢查檔案資料的完整性，確認(rèn)無誤后，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》備注欄中注明歸還日期。

e.因工作需要確需調(diào)閱員工人事檔案的,由人力資源部負(fù)責(zé)與(b)聯(lián)系。

5.3.2.3的確因工作需要，要求復(fù)印人事資料者，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》上標(biāo)明，必須經(jīng)人力資源部長(zhǎng)核準(zhǔn)方可進(jìn)行。

5.3.3人事（管理）檔案的借閱及復(fù)印者，應(yīng)注意資料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成資料丟失、損壞或不注意保密擅自擴(kuò)大資料的閱讀范圍影響者，而對(duì)當(dāng)事人造成損失或不良影響者，責(zé)任由其個(gè)人承擔(dān)。

5.4離職人員檔案的處理

5.4.1 退檔手續(xù)的辦理

離職人員持經(jīng)核準(zhǔn)的《離職(調(diào)動(dòng))交接表》到檔案室辦理。

5.4.2 人事管理專員需將離職人員離職資料歸檔，按分類目錄排放裝訂，并在檔案袋（盒）上注明離職日期和原因。

5.5 證件的借用、歸還程序

5.5.1因特殊用途需借用人事管理檔案中證件者，應(yīng)提出書面申請(qǐng)，經(jīng)所屬部門主管/經(jīng)理或單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

5.5.2證件借出期限最長(zhǎng)為二個(gè)月。逾期未歸還者，按每個(gè)證件20元/天計(jì)算罰金，罰金從押金中扣除。

5.5.3證件的歸還

5.5.4檔案管理員應(yīng)詳細(xì)記錄證件借用者的姓名、部門、借用證件名稱、借出日期、歸還日期等資料，備查。

5.6 檔案的統(tǒng)計(jì)、清點(diǎn)

5.6.1檔案管理員應(yīng)及時(shí)將人事信息歸檔，及時(shí)記錄，及時(shí)錄入微機(jī)，保證實(shí)存檔案信息與微機(jī)存儲(chǔ)信息一致。

5.6.2檔案管理員每周一統(tǒng)計(jì)上周退檔、歸檔人員清單，每月五日進(jìn)行月度匯總。

5.6.3每年一月份，對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)。統(tǒng)計(jì)上歸檔數(shù)、檔案總數(shù)、退檔總數(shù)、在崗人員檔案數(shù)等數(shù)據(jù)，并與微機(jī)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)校對(duì)，要求二者一致。

5.6.4人事管理檔案保存期限：

a.已辦理離職手續(xù)的員工，其人事管理檔案保存期為兩年，從《離職(調(diào)動(dòng))交接表》中核準(zhǔn)的日期為依據(jù)計(jì)算；

b.未辦理離職手續(xù)但實(shí)際已離開公司的人員，其人事管理檔案保存期為三年，以當(dāng)事人所在部門出具的書面報(bào)告中標(biāo)稱的離開公司時(shí)間為依據(jù)開始計(jì)算。

5.6.5 每年三月份，對(duì)上已超出保存期限的檔案統(tǒng)一進(jìn)行銷毀。

5.7 本辦法自頒布之日起開始執(zhí)行。

6.相關(guān)表單

6.1 《人事（管理）檔案資料移交清單》

6.2 《人事管理檔案分類目錄》

6.3 《人員薪資/異動(dòng)變化記錄表》

6.4 《人事(管理)檔案查閱/借閱單》