第一篇：公安機關裝備采購的內部控制

公安機關裝備采購的內部控制

公安機關作為政府的一個職能部門,擔負著維護國家長治久安、保障人民安居樂業的重大責任。隨著經濟社會的快速發展,人、才、物的大流動,犯罪的動態化、智能化特征日趨明顯,職業犯罪、高科技犯罪不斷增多,各種矛盾日益突出,公安機關面臨的任務越來越重。裝備即是戰斗力,近年來公安機關不斷加強裝備上的投入,以增強公安隊伍的實戰能力。自2007年以來,為全面貫徹《公安部關于深入實施科技強警的決定精神》,切實提高公安隊伍的整體素質和戰斗力、強力推進“三基”工程的建設、全面提升公安工作現代化水平,走科技強警之路已勢在必行。從2007年至2010年,肅南縣公安局已由裝備投入經費占經費總支出的7%上升至15%。裝備采購的涉及范圍除辦公設備外還包括指揮通信裝備、偵查技術裝備、執法執勤裝備、反恐裝備以及其他各類裝備。近年來新增項目包括監控系能、酒精檢測儀、移動圖像車、測速儀及與系統配套使用的電腦、數碼相機、攝像機、對講機和單警裝備等。對于這些裝備的采購, 財政部門給予了足額的經費保障,但如何能使財政資金得到最大程度的運用是值得探討的問題。

一、公安機關在裝備采購環節運用內部控制的必要性

無論企業或行政事業單位,都必須進行采購經濟業務活動,采購業務環節多,涉及面廣,如不設置一套有效的內部控制制度,并得以切實有效的落實,將極易產生漏洞。

近年來公安裝備經費投入不斷加大,作為一個人口只有近四萬人的縣級公安機關,資金量已達每年180余萬元。面對如此龐大的業務量,必須在采購過程中建立健全內部控制,對單位各職能部門、崗位、人員及各流轉環節進行有效的監督和控制,防止并及時發現、糾正錯誤及舞弊行為,提高采購效率,堵塞管理漏洞,降低成本和費用,從而在一定程度上保證了資產及項目的安全、完整性,保證財政資金使用的合理性和有效性。

二、采購業務運用內部控制的基本制度

通過控制請購、采購、驗收、付款等業務流程的關鍵風險點,建立內部控制制度,主要包括以下幾個方面:

1、崗位分工控制制度,即不相容職務相分離。主要包括:請購部門不得同時擔負采購職務;采購合同的訂立與審核采購不能同時兼任;采購人與付款人相分離;采購人與驗收人分離,采購、存儲、使用人不擔任記錄人等;付款申請、審批與執行相分離;不得由同一部門或個人辦理采購與付款業務的全過程。

2、授權審批控制制度。主要包括:審批人員對銷售業務的授權審批方式、權限、程序、責任和相關控制措施,明確審批人員不得越權審批;明確經辦人員的職責范圍和工作要求;采購金額超過一定數額或技術性較強的采購業務應當進行專家可行性論證,應實行集體決策和審批;未經授權人員不得經辦采購與付款業務。

3、監督檢查控制制度。即建立一個上下溝通、左右協調、相互牽制的監督體系,通過對采購、付款等業務進行定期或不定期的檢查,及時發現內部控制中的薄弱環節,及時采取有效措施加以糾正及完善。

4、內部審計控制制度。作為內部控制的重要組成部分,建立健全內部審計制度有其重要性。內部審計對整個采購業務流程的合規、合理及有效進行的獨立評價, 確定是否貫徹既定的政策和程序, 是否遵循建立的標準, 是否合理有效利用資源,以及是否達到單位的目標。它為內部控制的完善提供依據,能間接或直接糾正內部控制的偏差,對內部控制的執行進行再控制。

三、公安機關裝備采購內部控制的業務流程

采購業務需要由預算、采購、收貨、財會等幾個部門共同協作完成,通過運用內部控制制度,可以將采購業務中的預算、采購、驗收、付款等工作的授權審批相分離開來,使請購人、審批人、采購員、驗收員、使用人、記賬員、出納等在各自的授權范圍內各司其職,同時建立以采購立項、招標、經濟合同、結算憑證、入庫單據為載體的控制系統,以進一步增強采購、審批、驗收、付款幾個風險關鍵盤點的控制。肅南縣公安局的采購業務具體流程如下:

1、請購申請

機關各業務部門及基層所按照請購制度,根據需求書面提出采購申請,并明確采購物品的類別、質量等級、規格、數量、相關要求和標準及到貨時間等,報分管領導審核,經審批后再報后勤裝備部門,列入采購計劃。

2、采購申報

如需求單位申請的是一般辦公設備,則后勤裝備部門按規定程序和要求編制、調整集中采購和預算計劃,報政府采購中心由采購中心采用公開招標。對于反恐、刑偵、行動技術、網偵、交通等方面的特殊裝備需求,則需嚴格按照規定程序進行談判,通過政府采購,財務、后勤裝備、紀委、業務部門進行競爭性談判,由供貨單位對所需裝備進行報價,通過競價,最終由集體決策確定中標單位。

3、簽訂采購合同

通過政府集中采購,由后勤裝備部門與協議供貨商簽訂政府采購協議供貨合同,加蓋單位公章,并加蓋單位財務印章。合同文本一式三聯,由采購單位、供貨商、財政局留存,單位將留存聯送財務審查并作為行政府采購協議供貨制度的原始憑證入賬。如需追加與合同標的相同的貨物,可簽訂補充協議,但補充金額不得超過原合同采購金額的百分之十。

4、驗收

當采購的裝備運送到指定地點后,由請購部門及后勤裝備部門進行驗收,由后勤裝備人員對物品進行實物計量、訂單核對,由業務請購部門負責裝備現場安裝、調試及技術質量等事項的驗收。

5、付款

經驗收后,后勤采購人員將發票送至財務部門申請付款。財務部門對請購申請單、采購合同、驗收單、發票等憑證的真實性、完整性、一致性、合法性進行審核,經單位負責人審批后向供貨單位結算貨款,并嚴格按照合同規定支付。對于特殊裝備還需預留質保金,待期滿后予以支付。

四、采購業務流程中存在的缺陷及建議

1、明確驗收方式,不相容崗位應相分離。為了達到控制目的,驗收入庫的職能必須由獨立于請購、采購和財會部門的人員來承擔。而后勤部門作為采購人不適合擔任驗收工作,而業務部門作為請購人也不是最合適的驗收主體,應由第三方驗收采購的裝備比較合適。如裝備類驗收時應由審計部門介入和上述兩方共同驗收;如為工程類裝備(如監控設施等),可由有資質的并且具備專業知識的第三方進行驗收,如評測中心、監理公司等。

2、重視內部控制的檢查與評價,健全內部監督機制。應充分發揮內部審計的功能,將內審監督貫穿于整個采購業務環節中。通過采購業務的事前分析與評價和事后稽核、檢查和監督評價,對采購業務的正確性、合理性起到把關、驗收的作用。

完善的內控體系是公安機關加強內部管理的重要手段,是提高隊伍戰斗力、防范出現舞弊。減少單位損失的有效途徑,也是有效利用財政政資金的重要保證。

第二篇：內部控制制度-采購

內部控制制度

——采購 第一章 總 則

第一條 為了加強某某公司（以下簡稱“公司”）對采購業務的內部控制，規范請購與審批、采購與驗收、付款等行為，防范采購過程中的差錯和舞弊，根據國家有關法律法規和《企業內部控制基本規范》，制定本制度。

第二條 本制度所稱采購，主要是指公司外購商品并支付價款的行為。請購是指尚未發生采購行為前的申請購置行為。公司外購服務并支付價款的控制，可以參照本制度的規定執行。

第三條 公司在日常經營活動中，至少應關注涉及采購業務的下列風險：

（一）采購行為違反國家法律法規，可能遭受外部處罰、經濟損失和信譽損失。

（二）采購未經適當審批或超越授權審批，可能因重大差錯、舞弊、欺詐而導致損失。

（三）請購依據不充分、不合理，相關審批程序不規范、不正確，可能導致公司資產損失、資源浪費或發生舞弊。

（四）采購行為違反國家法律法規和公司規章制度的規定，可能受到有關部門的處罰造成資產損失。

（五）驗收程序不規范，可能造成賬實不符或資產損失。

（六）付款方式不恰當、執行有偏差，可能導致公司資金損失或信用受損。第四條 公司在建立與實施采購內部控制過程中，至少應強化對下列關鍵方面或關鍵環節的控制：

（一）職責分工、權限范圍和審批程序應明確規范，機構設置和人員配備應科學合理。

（二）請購事項應明確，請購依據應充分適當。

（三）采購行為應合法合規，采購與驗收流程及有關控制措施應明確規范。

（四）付款方式和程序、與供應商的對賬辦法應有明確規定。

第二章 職責分工與授權批準 第五條 公司應建立采購業務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責、權限，確保辦理采購業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。公司采購業務的不相容崗位至少包括：

（一）請購與審批。

（二）供應商的選擇與審批。

（三）采購合同協議的擬訂、審核與審批。

（四）采購、驗收與相關記錄。

（五）付款的申請、審批與執行。

第六條 公司應建立采購業務的授權制度和審核批準制度，并按照規定的權限和程序辦理采購業務。各分、子公司應盡量集中采購職責權限，以提高采購效率，堵塞管理漏洞，降低成本和費用。

第七條 公司可以根據具體情況對辦理采購業務的人員定期進行崗位輪換，防范采購人員利用職權和工作便利收受商業賄賂、損害公司利益的風險。

第八條 公司應按照請購、審批、采購、驗收、付款等規定的程序辦理采購業務，并在采購與付款各環節設置相關的記錄、填制相應的憑證，建立完整的采購登記制度，加強請購手續、采購訂單或采購合同協議、驗收證明、入庫憑證、采購發票等文件和憑證的相互核對工作。

第三章 請購與審批控制

第九條 公司應建立采購申請制度，依據購置商品或服務的類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權，并明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購程序。公司采購需求應與公司生產經營計劃相適應，具有必要性和經濟性。需求部門提出的采購需求，應明確采購類別、質量等級、規格、數量、相關要求和標準、到貨時間等。各分、子公司應設置專門的請購部門或請購負責人，對需求部門提出的采購需求進行審核，并進行歸類匯總，統籌安排公司的采購計劃。

第十條 公司應加強采購業務的預算管理。對于預算內采購項目，具有請購權的部門或人員應嚴格按照預算執行進度辦理請購手續；對于超預算和預算外采購項目，應由審批人對請購申請進行審批，設置請購部門的，應由請購部門對需求部門提出的申請進行審核后再行辦理請購手續。

第十一條 公司應建立嚴格的請購審批制度。對于超預算和預算外采購項目，應明確審批權限，由審批人根據其職責、權限以及公司實際需要對請購申請進行審批。

第四章 采購與驗收控制

第十二條 公司應建立采購與驗收環節的管理制度，對采購方式確定、供應商選擇、驗收程序及計量方法等作出明確規定，確保采購過程的透明化以及所購商品在數量和質量方面符合采購要求。公司應建立供應商評價制度，由公司的采購部門、請購部門、生產部門、財會部門、倉儲部門等相關部門共同對供應商進行評價，包括對所購商品的質量、價格、交貨及時性、付款條件及供應商的資質、經營狀況、信用等級等進行綜合評價，并根據評價結果對供應商進行調整。公司應對緊急、小額零星采購的范圍、供應商的選擇作出明確規定。

第十三條 公司應根據商品或服務等的性質及其供應情況確定采購方式。非約定品牌代理商供應的大宗商品或服務等的采購應采用招投標方式并簽訂合同協議；一般商品或服務等的采購可以采用詢價或定向采購的方式并簽訂合同協議；小額零星物品或服務等的采購可以采用直接購買等方式。公司應對例外緊急需求、小額零星采購等特殊采購處理程序作出明確規定。

第十四條 公司應明確采購價格形成機制。大宗商品或勞務采購等應采用招投標方式確定采購價格，并明確招投標的范圍、標準、實施程序和評標規則。其他商品或勞務的采購，應根據市場行情制定最高采購限價，不得以高于采購限價的價格采購。以低于最高采購限價進行采購的可以適當方式予以獎勵。公司應根據市場行情的變化適時調整最高采購限價。委托中介機構進行招投標的，應加強對中介機構的監督。

第十五條 公司應充分了解和掌握有關供應商信譽、供貨能力等方面的信息，由采購、使用等部門共同參與比質比價，并按規定的授權批準程序確定供應商。小額零星采購也應由經授權的部門事先對采購價格等有關內容進行審核。對單價高、數量多的物資采購，公司應制定嚴格的比質比價采購制度。

第十六條 公司應根據規定的驗收制度和經批準的訂單、合同協議等采購文件，由專門的驗收部門或人員、采購部門、請購部門以及供應商等各方共同對所購物品或服務等的品種、規格、數量、質量和其他相關內容進行驗收，出具檢驗報告、計量報告或驗收證明。對驗收過程中發現的異常情況，負責驗收的部門或人員應立即向采購部門或請購部門和財會部門報告；相關部門應查明原因，及時處理。

第五章 付款控制

第十七條 財會部門應參與商定對供應商付款的條件。公司采購部門在辦理付款業務時，應對采購合同協議約定的付款條件以及采購發票、結算憑證、檢驗報告、計量報告和驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規性進行嚴格審核，并提交付款申請，財務部門依據合同協議、發票、驗收證明等對付款申請進行復核后，提交公司相關負責人進行審批，辦理付款。

第十八條 公司應建立預付賬款和定金的授權批準制度，加強預付賬款和定金的管理。公司應加強對大額預付賬款的監控，定期對其進行追蹤核查。對預付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風險等進行綜合判斷；對有疑問的預付賬款及時采取措施，盡量降低預付賬款資金風險和形成損失的可能性。

第十九條 公司應加強應付賬款和應付票據的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應付款項。

第二十條 公司應建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規定，及時收回退貨貨款。

第二十一條 公司應定期與供應商核對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來款項，核對工作應指定專人負責，一般在月末、季末、半末、末進行，與各供應商每年應至少做一次以上核對工作。如有不符，應上報財會部門主管并查明原因，及時處理。核對記錄應存檔備查。

第六章 附 則

第二十二條 本制度適用于公司及所屬公司，包括公司總部、各分公司及全資子公司、控股子公司。

第二十三條 公司及所屬公司可以參照本制度制定相關實施細則或具體執行辦法，實施細則或執行辦法不得違反本制度相關規定。實施細則或執行辦法經公司總經理辦公會批準后執行，并上報公司備案。

第二十四條 本制度由公司董事會負責解釋和修訂。

第二十五條 本制度自公司董事會審議批準之日起執行，修改時亦同。

第三篇：采購內部控制制度

指企業購買物資（或接受勞務）及支付款項等相關活動。其中，物資主要包括企業的原材料、商品、工程物資、固定資產等。

·采購業務流程主要涉及的九大環節：

編制需求計劃和采購計劃、請購、選擇供應商、確定采購價格、訂立框架協議或采購合同、管理供應過程、驗收（退貨）、付款、會計控制等。

9.1編制需求計劃和采購計劃

需求部門根據生產經營需要向采購部門提出物資需求計劃，采購部門根據該需求計劃歸類匯總平衡現有庫存物資后，統籌安排采購計劃，并按規定的權限和程序審批后執行。

·該環節的主要風險：

需求或采購計劃不合理、不按實際需求安排采購或隨意超計劃采購，甚至與企業生產經營計劃不協調等。

·主要管控措施：

第一，生產、經營、項目建設等部門，應當根據實際需求準確、及時編制需求計劃。

需求部門提出需求計劃時，不能指定或變相指定供應商。

對獨家代理、專有、專利等特殊產品應提供相應的獨家、專有資料，需經專業技術部門研討后審批。

第二，在制定生產經營計劃中，應當根據發展目標實際需要，結合庫存和在途情況，科學安排采購計劃，防止采購過高或過低。

第三，采購計劃應納入采購預算管理，經相關負責人審批后，作為企業剛性指令嚴格執行。

9.2請購

請購是指企業生產經營部門根據采購計劃和實際需要，提出的采購申請。

·該環節的主要風險：

缺乏采購申請制度，請購未經適當審批或超越授權審批，可能導致采購物資過量或短缺，影響企業正常生產經營。

·主要管控措施：

第一，建立采購申請制度，依據購買物資或接受勞務的類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權，明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購程序。

第二，具有請購權的部門對于預算內采購項目，應當嚴格按照預算執行進度辦理請購手續，并根據市場變化提出合理采購申請。對于超預算和預算外采購項目，應先履行預算調整程序，由具備相應審批權限的部門或人員審批后，再行辦理請購手續。

第三，具備相應審批權限的部門或人員審批采購申請時，應重點關注采購申請內容：

·是否準確、完整

·是否符合生產經營需要

·是否符合采購計劃

·是否在采購預算范圍內等。

9.3 選擇供應商

選擇供應商，也就是確定采購渠道。

·該環節的主要風險：

供應商選擇不當，可能導致采購物資質次價高，甚至出現舞弊行為。

·主要管控措施：

第一，建立供應商評估和準入制度，對供應商資質信譽情況的真實性和合法性進行審查，確定合格的供應商清單，健全統一的供應商網絡。

第二，采購部門應當按照公平、公正和競爭的原則，擇優確定供應商，與供應商簽訂質量保證協議。

第三，建立供應商管理信息系統和供應商淘汰制度。

9.4 確定采購價格

如何以最優“性價比”采購到符合需求的物資，是采購部門的永恒主題。

·該環節的主要風險：

采購定價機制不科學，采購定價方式選擇不當，缺乏對重要物資品種價格的跟蹤監控，引起采購價格不合理，可能造成企業資金損失。

·主要管控措施：

第一，健全采購定價機制，采取協議采購、招標采購、詢比價采購、動態競價采購等多種方式，科學合理地確定采購價格。

第二，采購部門應當定期研究大宗通用重要物資的成本構成與市場價格變動趨勢，確定重要物資品種的采購執行價格或參考價格。

9.5 訂立框架協議或采購合同

·該環節的主要風險：

1.框架協議簽訂不當，可能導致物資采購不順暢；

2.未經授權對外訂立采購合同，合同對方主體資格、履約能力等未達要求、合同內容存在重大疏漏和欺詐，可能導致企業合法權益受到侵害。

·主要管控措施：

第一，對擬簽訂框架協議的供應商的主體資格、信用狀況等進行風險評估；框架協議的簽訂應引入競爭制度，確保其具備履約能力。

第二，擬訂采購合同，準確描述合同條款，明確雙方權利、義務和違約責任，按照規定權限簽署采購合同。對于影響重大、涉及較高專業技術或法律關系復雜的合同，應當組織法律、技術、財會等專業人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與相關工作。

第三，對重要物資驗收量與合同量之間允許的差異，應當作出統一規定。

9.6 管理供應過程

管理供應過程，主要是指企業建立嚴格的采購合同跟蹤制度，以評價供應商的供貨情況，并根據合理選擇的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保等事宜，實時掌握物資采購供應過程的情況。

·該環節的主要風險：

缺乏對采購合同履行情況的有效跟蹤，運輸方式選擇不合理，忽視運輸過程保險風險，可能導致采購物資損失或無法保證供應。

·主要管控措施：

第一，跟蹤合同履行情況，對有可能影響生產或工程進度的異常情況，應出具書面報告并及時提出解決方案，采取必要措施，保證需求物資的及時供應。

第二，對重要物資建立并執行合同履約過程中的巡視、點檢和監造制度。

第三，根據生產建設進度和采購物資特性等因素，選擇合理的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保等事宜。

第四，實行全過程的采購登記制度或信息化管理，確保采購過程的可追溯性。

9.7 驗收

驗收以確保其符合合同相關規定或產品質量要求。

·該環節的主要風險：

驗收標準不明確、驗收程序不規范、對驗收中存在的異常情況不作處理，可能造成賬實不符、采購物資損失。

·主要管控措施：

第一，制定明確的采購驗收標準，結合物資特性確定必檢物資目錄，規定此類物資出具質量檢驗報告后方可入庫。

第二，驗收機構或人員應當根據采購合同及質量檢驗部門出具的質量檢驗證明，重點關注采購合同、發票等原始單據與采購物資的數量、質量、規格型號等核對一致。

第三，對于驗收過程中發現的異常情況，應當立即向企業有權管理的相關機構報告，相關機構應當查明原因并及時處理。

9.8 付款

付款是指企業在對采購預算、合同、相關單據憑證、審批程序等內容審核無誤后，按照采購合同規定及時向供應商辦理支付款項的過程。

·該環節的主要風險：

付款審核不嚴格、付款方式不恰當、付款金額控制不嚴，可能導致企業資金損失或信用受損。

·主要管控措施：

第一，嚴格審查采購發票等票據的真實性、合法性和有效性，判斷采購款項是否確實應予支付。

第二，根據支付結算的相關規定和企業生產經營的實際，合理選擇付款方式，并嚴格遵循合同規定，防范付款方式不當帶來的法律風險，保證資金安全。除了不足轉賬起點金額的采購可以支付現金外，采購價款應通過銀行辦理轉賬。

第三，加強預付賬款和定金的管理，涉及大額或長期的預付款項，應當定期進行追蹤核查，綜合分析預付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風險等情況，發現有疑問的預付款項，應當及時采取措施，盡快收回款項。

9.9 會計控制

會計控制主要指采購業務會計系統控制。

·該環節的主要風險：

缺乏有效的采購會計系統控制，未能全面真實地記錄和反映企業采購各環節的資金流和實物流情況，相關會計記錄與相關采購記錄、倉儲記錄不一致，可能導致企業采購業務未能如實反映，以及采購物資和資金受損。

·主要管控措施：

第一，企業應當加強對購買、驗收、付款業務的會計系統控制，詳細記錄供應商情況、采購申請、采購合同、采購通知、驗收證明、入庫憑證、退貨情況、商業票據、款項支付等情況，做好采購業務各環節的記錄，確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。

第二，指定專人通過函證等方式，定期向供應商寄發對賬函，核對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來款項，對供應商提出的異議應及時查明原因，報有權管理的部門或人員批準后，做出相應調整。

采購業務的后評估

定期對物資需求計劃、采購計劃、采購渠道、采購價格、采購質量、采購成本、協調或合同簽約與履行情況等物資采購供應活動進行專項評估和綜合分析，及時發現采購業務薄弱環節，優化采購流程。

將物資需求計劃管理、供應商管理、儲備管理等方面的關鍵指標納入業績考核體系，促進物資采購與生產、銷售等環節的有效銜接，不斷防范采購風險，全面提升采購效能。

第四篇：采購內部控制制度

采購內部控制制度

第一章 總 則

第一條 為了加強公司對采購業務的內部控制，規范請購與審批、采購與驗收、付款等行為，防范采購過程中的差錯和舞弊，根據國家有關法律法規和《公司內部控制基本規范》，結合公司的實際情況,制定本制度。

第二條 本制度所稱采購，主要是指公司外購商品并支付價款的行為。

第二章 職責分工與授權批準

第三條 公司應當建立采購業務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責、權限，確保辦理采購業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。公司采購業務的不相容崗位包括：

（一）請購與審批。

（二）供應商的選擇與審批。

（三）采購合同協議的擬訂、審核與審批。

（四）采購、驗收與相關記錄。

（五）付款的申請、審批與執行。

第四條 公司應當建立采購業務的授權制度和審核批準制度，并按照規定的權限和程序辦理采購業務。

第五條 公司根據具體情況對辦理采購業務的人員定期進行崗位輪換，防范采購人員利用職權和工作便利收受商業賄賂、損害公司利益。

第六條 按照請購、審批、采購、驗收、付款等規定的程序辦理采購業務，并在采購與付款各環節設置相關的記錄、填制相應的憑證，建立完整的采購登記制度，加強請購手續、采購訂單或采購合同協議、驗收證明、入庫憑證、采購發票等文件和憑證的相互核對工作。

第三章 請購與審批控制

第七條 公司應當建立采購申請制度，依據購置商品或服務的類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權，并明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購程序。

公司采購需求應當與公司生產經營計劃相適應，具有必要性和經濟性。

需求部門提出的采購需求，應當明確采購類別、質量等級、規格、數量、相關要求和標準、到貨時間等。

采購部門才有資格組織采購，其他部門不得擅自采購任何物資。

第八條 建立嚴格的請購審批制度。加強采購業務的預算管理。

(一)為生產儲備的周轉材料請購程序：由庫管員根據最低庫存量或使用單位的所需，材料員編制采購計劃單—部門領導審核—分管領導審核—總工程師審核—總經理審批。

（二）生產使用固定資產請購程序：由使用部門提出申請—材料員根據庫存量編制采購計劃單—部門領導審核—分管領導審核—總工程師審核—總經理審批。

第九條 加強采購業務的預算管理。對于超預算和預算外采購項目由董事長審批。

第四章 采購與驗收控制

第十條 建立采購與驗收環節的管理制度，確保采購過程的透明化以及所購商品在數量和質量方面符合采購要求。

第十一條 公司采購方式：大宗物資或服務等的采購應當采用招投標方式并簽訂合同協議；一般物品的采購可以采用詢價的方式并簽訂合同協議；小額零星物品的采購可以采用直接購買等方式。

30萬元以上的為大宗物資，10萬元以上30萬元以下的為一般物品，10萬元以下為小額零星物品。

第十二條 委托中介機構進行招投標的，應當加強對中介機構的監督。

第十三條 公司應當充分了解和掌握有關供應商信譽、供貨能力等方面的信息，由采購、使用等部門共同參與比質比價，并按規定的授權批準程序確定供應商。

對小額零星采購，按照“比質比價、貨比三家”的詢價原則，確保公開透明，降低采購成本。

第十四條 公司應當根據驗收制度和經批準的請購單、合同協議等采購文件，辦理相關的驗收手續。

公司對外采購的鍋爐煤和柴油等，必須經地磅房計量，合理損耗以外的由承運車輛承擔。合理損耗一般為3‰。

對驗收過程中發現的異常情況，負責驗收的部門或人員應當立即向有關部門報告；有關部門應當查明原因，及時處理。

第五章 付款控制 第十五條 財務部應當參與商定對供應商付款的條件。公司供應部在申請付款業務時，應當對采購合同協議約定的付款條件以及采購發票、結算憑證和驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規性進行嚴格審核，并提交付款申請，財務部依據合同協議、發票等對付款申請進行復核后，按《資金活動內控制度》和《工程項目內控制度》的相關審批程序辦理。

第十六條 公司建立預付賬款和定金的授權批準制度，加強預付賬款和定金的管理。

對招標合同的首次預付款不得超過合同總價的30%；除特殊采購外，一般物品和小額零星物品的采購不得使用預付款采購。

公司禁止使用定金的方式簽訂物資采購合同。第十七條 公司加強應付賬款和應付票據的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應付款項。

第十八條 公司應當建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規定，及時收回退貨貨款。

第六章 附 則

第十九條 本制度由公司財務部負責解釋。第二十條 本制度自頒布之日起執行。

銷售內部控制制度

第一章 總 則

第一條 為了加強對銷售業務的內部控制，規范銷售行為，防范銷售過程中的差錯和舞弊，據國家有關法律法規和《公司內部控制基本規范》，結合公司的實際情況，制定本制度。

第二條 本制度所稱銷售，主要是指公司銷售商品并取得貨款的行為。

第二章 職責分工與授權批準

第三條 公司應當建立銷售與收款業務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責權限，確保辦理銷售與收款業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。

銷售與收款不相容崗位包括：

（一）銷售合同協議的審批、簽訂與辦理發貨。

（二）銷售貨款的確認、回收與相關會計記錄。

（三）銷售退回貨品的驗收、處置與相關會計記錄。

（四）銷售業務經辦與發票開具、管理。

（五）壞賬準備的計提與審批、壞賬的核銷與審批。第四條 公司應當合理采用科學的信用管理技術，不斷收集、健全客戶信用資料，建立客戶信用檔案。防止向未經信用授權客戶發出貨品，并防止客戶以較低的信用條件進行交易而損害公司利益。第五條 公司應當建立銷售業務授權制度和審核批準制度，并按照規定的權限和程序辦理銷售業務。

第六條 公司應當根據具體情況對辦理銷售業務的人員進行崗位輪換或者管區、管戶調整。

第三章 銷售與發貨控制

第七條 公司對銷售業務應當建立嚴格的預算管理制度，制定銷售目標，建立銷售管理責任制。

第八條 公司應當建立銷售定價控制制度，制定價目表、折扣政策、收款政策，定期審閱并嚴格執行。

第九條 公司在選擇客戶時，應當充分了解和考慮客戶的信用、財務狀況等有關情況。

第十條 公司應當加強對賒銷業務的管理。賒銷業務應當遵循規定的銷售政策、信用政策及程序。

第十一條 公司應當按照規定的程序辦理銷售和發貨業務。

（一）銷售談判。公司在銷售合同協議訂立前，應當指定銷售部人員就銷售價格、信用政策、發貨及收款方式等具體事項與客戶進行談判。對談判中涉及的重要事項，應當有完整的書面記錄。

（二）合同協議審批。由銷售部通過雙方協商，初步確定銷售數量、銷售價格、信用政策、發貨及收款方式等信息，由分管領導、總經理和董事長審核或審批。

審批人員應當對銷售合同協議草案中提出的銷售價格、信用政策、發貨及收款方式等嚴格審查。

（三）合同協議訂立。銷售合同協議草案經審批同意后，與客戶簽訂正式銷售合同協議。簽訂合同協議應當符合《合同法》的規定。

合同一式四份，雙方各持兩份。公司檔案室留存一份、銷售部留存一份。

（四）組織銷售和發貨。

1.公司銷售部按照經批準的銷售合同協議編制銷售計劃，向調撥員下達銷售通知單。銷售通知單上應填寫購貨單位名稱、產品名稱、合同數量。

2.調撥員根據客戶經蓋章有效提貨單，開具發貨通知單，在發貨通知單上注明“現金煤”、“合同煤”，并登記調撥明細表。

3.承運車輛持發貨通知單到地磅房過空磅，司磅員在產品出廠登記表上登記空磅、車號、購貨單位等信息，并在發貨通知單蓋章。

4.發貨員(裝車工)憑司磅員蓋章的發貨通知單發貨，發貨通知單妥善保管，次日交銷售會計核對。

5.承運車輛裝重車后到地磅房計量，司磅員辦完相關手續后，在出門證上蓋章。

6.司磅員認真登記產品出廠明細表，妥善保管提貨單和產品運單，做好交接班記錄，確認無誤后雙方在產品出廠登記表上蓋章，末班司磅員次日負責交銷售會計。

7.承運車輛到門衛室交出門證，門衛準予放行，出門證要妥善保管，次日交調拔員統計。8.調拔員根據調撥明細表和出門證，統計產品銷售量，并于上午11點前上報銷售日報表，月末，上報銷售月報表。

9.零售現金業務，駕駛員到地磅房計量后，憑司磅員打出的計量單到財務出納處交款，司磅員核對收款數量、金額后，在出門證上蓋章，車輛方可出廠。

10.銷售會計每天與調撥員核對銷售數量，月末核對無誤后雙方簽字認可，并進行帳務處理。

第十二條 公司應當建立銷售退回管理制度。公司的銷售退回必須經分管銷售領導審批后方可執行。

第十三條 公司在銷售與發貨各環節做好相關的記錄，填制相應的憑證，建立完整的銷售登記制度，并加強銷售訂單、銷售合同協議、銷售計劃、銷售通知單、發貨憑證、運貨憑證、銷售發票等文件和憑證的相互核對工作。

銷售會計應當設置銷售臺賬，及時反映各種產成品銷售的開票、發貨、收款情況。

第四章 收款控制

第十四條 公司應當及時辦理銷售收款業務。以銀行轉賬方式辦理的銷售收款，必須通過公司指定的專用賬戶結轉。

第十五條 公司應當將銷售收入及時入賬，不得賬外設賬，不得擅自坐支現金。銷售人員嚴禁收取銷售現金。

第十六條 公司建立應收賬款賬齡分析制度和逾期應收賬款催收制度。銷售部負責應收賬款的催收，催收記錄（包括往來函電）要妥善保存，財務部督促銷售部加緊催收。對催收無效的逾期應收賬款可通過法律程序予以解決。

應收賬款應分類管理，針對不同性質的應收款項，采取不同方法和程序。應嚴格區分并明確收款責任，建立科學、合理的清收獎勵制度以及責任追究和處罰制度，以有利于及時清理催收欠款，保證公司營運資產的周轉效率。

第十七條 公司對于可能成為壞賬的應收賬款，應當按照國家統一的會計準則制度規定計提壞賬準備，并按照權限范圍和審批程序進行審批。對確定發生的各項壞賬，應當查明原因，明確責任，并在履行規定的審批程序后做出會計處理。

第十八條 公司核銷的壞賬應當進行備查登記，做到賬銷案存。已核銷的壞賬又收回時應當及時入賬，防止形成賬外款。

第十九條 公司結合銷售政策和信用政策，明確應收票據的受理范圍和管理措施。

加強對應收票據合法性、真實性的審查，防止購貨方以虛假票據進行欺詐。

應收票據由出納保管，貼現必須經財務總監批準，對于即將到期的應收票據，應當及時向付款人提示付款；已貼現但仍承擔收款風險的票據應當在備查簿中登記，以便日后追蹤管理。

第二十條 公司每半年與往來客戶通過函證等方式,核對應收賬款、應收票據、預收賬款等往來款項。如有不符，應當查明原因，及時處理。

第五章 附 則

第二十一條 本制度由公司銷售部負責解釋。第二十二條 本制度自頒布之日起執行。

第五篇：酒店采購環節內部控制

酒店采購環節內部控制_835

采購環節的成本控制對一個企業開源節流，提高資金使用效益起著至關重要的作用。從酒店的運營來看，材料采購的內部控制主要集中在倉儲存貨采購、每日菜單采購以及臨時緊急采購三個方面,濟南軍區煙臺療養院接待中心（天合賓館）。本文將從這三個主要方面，結合coso內部控制理論來探討酒店材料采購的內部控制問題。

一、倉儲物資采購流程

酒店成本管理部下一般設有客房倉庫、工程倉庫、食品倉庫、管事倉庫等四個倉庫。這是一個龐大的倉儲物資系統，其管理的好壞對酒店的運營成本將有較大的影響，因此建立一個完善的倉儲物資采購控制非常必要。

⑴最低訂貨點和最佳訂貨量

事先根據以往的使用情況以及物資采購的時間總結出企業一般情況下的最低訂貨點和最佳訂貨量，以方便制定采購時間及采購量。

⑵編制月度采購計劃

本文發表于博銳管理在線||32

有條件的企業應建立一個內部存貨管理計算機系統對企業的倉儲物資進行管理。每月末，倉庫部門根據內存貨管理系統對現有存貨的數量編制下月度的存貨采購計劃。

⑶采購計劃復核

倉庫部門編制的采購計劃需經過成本經理的確認，成本經理接單后需將采購計劃的進度與酒店日常消耗以及最低訂貨點和最佳訂貨量的要求相比較，符合采購要求便簽字,從而進一步審核,避免過多的采購物資。

⑷報價

采購部根據經過批準的采購計劃，向供應商名單中供應商詢價，并將詢價結果輸入系統,大連福佳新天地酒店式自助公寓。

⑸價格審查

內部采購審查人員審查供應商的報價是否合理。如果發現各供應商的報價不合理，可以要求重新報價或向供應商名單中的備用供應商詢價。采購審查人員也可以獨立向市場詢價。

⑹采購計劃的批準

財務總監為采購計劃的最終批準人,興隆老榕樹酒店（萬寧）。

⑺訂單

采購部根據經過批準的月度采購計劃，在系統庫存到達最低訂貨點時向供應商發出訂單，并生成標準格式的訂單，列明貨物的數量、單價、種類、規格、交貨期要求等信息。

⑻收貨

收貨部門通過系統的存貨模塊，根據訂單上列明的采購物品的各種信息驗收貨物。收貨后還需出具驗收證明并將貨物交倉儲管理員進行登記。

⑼付款

存貨管理系統會根據存貨模塊的驗收記錄以及訂單的付款期要求自動提示應付款清單計劃供財務部使用