第一篇：中物聯物業集團檔案管理辦法

檔案管理辦法

中物聯物業集團有限公司

[為了有效的保護和利用中物聯物業集團及下屬各子公司、分公司、物業項目部檔案，充分發揮公司、項目歷史資料的作用，規范公司、項目的檔案管理，特制定本制度。]

錯誤！未找到引用源。中物聯物業集團檔案管理辦法（CPAG-XZ-DA-001）

檔案管理流程總部各部門/項目公司及其他子公司各部門A提交歸檔文件資料及存期建議總部綜合管理部B收集各種歸檔資料并審核資料完備性總部分管副總C總裁D根據保管期限、類別分類立卷、歸檔存檔存檔提出借閱需求經部門負責人審批匯總借閱/復印資料需求N綜合管理部經理審批Y結束借閱/復印登記Y是否需要復印NY是否需要歸還復印資料發放給承辦人N查閱人在檔案室查閱資料檔案借閱借閱人使用后歸還資料歸還登記結束多余存檔資料超出保管期檔案資料提出銷毀或延期保管建議檔案資料整理并提出銷毀申請匯總形成銷毀文件資料清單N延長檔案保管期并辦理相關手續造具清冊提出銷毀報告N審核Y審批YN審批檔案銷毀結束銷毀檔案Y 1.目的

為了有效的保護和利用檔案，充分發揮公司歷史資料的作用，規范公司檔案管理，特制定本制度。2.適用范圍

中物聯物業集團有限公司及下屬各子公司、分公司、物業項目部。3.定義： 4.職責： 4.1.綜合管理部

4.1.1.負責收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的所有文書檔案。4.1.2.負責對檔案的借閱進行審批、登記管理。

4.1.3.負責檔案銷毀申請的提出及審批后的檔案銷毀執行。4.2.集團各職能部門及各子公司

4.2.1.負責收集、整理、立卷、鑒定、保管與本部門/子公司業務有關的所有文書檔案。4.2.2.負責對與本部門/子公司業務有關的文書檔案銷毀申請的審核。

4.2.3.負責在本部門/子公司階段業務結束后將有關重要文書檔案移交集團綜合管理部。5.程序和內容： 5.1.檔案立卷范圍

5.1.1.公司成立所形成的一切文件。5.1.2.公司章程類文件。5.1.3.公司管理規章制度。5.1.4.重要會議記錄、會議紀要。5.1.5.經營計劃、工作總結；

5.1.6.意向書、合同、協議、立項報告及可行性報告。5.1.7.重要的來往信函。

5.1.8.一切與公司業務、技術、項目有關的資料。5.2.檔案立卷要求： 5.2.1.各部門立卷要求

5.2.1.1.凡是各部門在業務活動中所形成的、具有查考利用價值的文字材料及音像資料均屬歸檔范圍，不得由部門或個人分散保存，必須由業務部門整理后，定期交給綜合管理部集中管理保存。

5.2.1.2.各項業務一旦結束，其有關該項業務往來的一切材料、函件都應移交綜合管理部正式存檔（所簽合同、協議、意向書、委托書需在簽訂后立即交到綜合管理部存檔），業務部門如有需要，可建立復印件的業務檔案，以便工作。

5.2.1.3.業務部門形成的文件應由本部門指定的專人保管。

5.2.1.4.業務部門文件保管人員有責任將本部門形成的文件收集齊全，并對文件材料進行初步分類整理、打出文件目錄。目錄中應包括文件名稱、摘要、形成時間、頁數、份數、備注（注明是原件或復印件）。

5.2.1.5.財務部獨立管理會計檔案---憑證、賬薄、財務報表類、借款、貸款合同（注：財務部只留一份原件，其余原件交綜合管理部保管；如原件只一份，財務部留復印件。）

5.2.2.綜合管理部立卷要求：

5.2.2.1.立卷的文件材料應按照自然形成、保持歷史聯系的原則和立卷要求特征及文件內容進行立卷。

5.2.2.2.在一個卷內要按問題或文件形成的時間，系統排列。5.2.2.3.擬訂案卷標題要簡明、準確。

5.2.2.4.整理好的案卷要確定案卷的保管期限。文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為10年、30年。專門檔案另有保管期限和銷毀規定的按有關規定執行。

5.2.2.4.1.永久保管的文書檔案主要包括： 5.2.2.4.1.1.公司制定的規章制度類文件材料。

5.2.2.4.1.2.公司召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。5.2.2.4.1.3.公司職能活動中形成的重要業務文件材料。

5.2.2.4.1.4.公司關于重要問題的請示與上級主管部門的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等。

5.2.2.4.1.5.公司機構演變、人事任免等文件材料。

5.2.2.4.1.6.公司房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料。

5.2.2.4.1.7.上級主管部門制發的屬于公司經營業務的重要文件材料。

5.2.2.4.1.8.下屬機構關于重要業務問題的來函、請示與公司的復函、批復等文件材料。

5.2.2.4.2.定期保管的文書檔案主要包括：

5.2.2.4.2.1.公司職能活動中形成的一般性業務文件材料。

5.2.2.4.2.2.公司召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料。5.2.2.4.2.3.公司人事管理工作形成的一般性文件材料。

5.2.2.4.2.4.公司一般性事務管理文件材料。

5.2.2.4.2.5.公司關于一般性問題的請示與上級主管部門的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等。

5.2.2.4.2.6.上級主管部門制發的屬于公司經營業務的一般性文件材料。

5.2.2.4.2.7.上級主管部門制發的非公司經營業務但要貫徹執行的文件材料。5.2.2.4.2.8.下屬機構關于一般性業務問題的來函、請示與公司的復函、批復等文件材料。

5.2.2.4.2.9.下屬機構報送的年度或年度以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。

5.2.2.5.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄備考表。

5.2.2.6.全部案卷組成后，要對案卷統一排列編寫文檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。

5.2.2.7.原則上每年年終做一次歸檔立卷工作，將當年所形成的公司所有文件按上述要求進行統一整理。

5.3.檔案存檔程序

5.3.1.集團各部門/項目公司及其他子公司各部門對于需要在集團進行歸檔的資料進行整理，提交集團綜合管理部，并提出存期建議。

5.3.2.集團綜合管理部收集歸檔資料，審核歸檔資料及手續的完備性。

5.3.3.集團綜合管理部根據資料的性質、存檔單位建議的存期，對資料進行分類立卷、存檔，做好存檔登記（附表1）。5.4.檔案借閱

5.4.1.需要借閱檔案的部門或個人需首先提出借閱/復印需求，填寫《檔案借閱/復印審批單》（附表2），經部門負責人同意后報中物聯物業集團綜合管理部。5.4.2.中物聯物業集團綜合管理部匯總各單位的檔案借閱/復印需求，報綜合管理部負責人審批。5.4.3.審批通過后，綜合管理部要對借閱/復印的檔案進行登記（附表3），并要求借閱人簽字。

5.4.4.借閱檔案，不得在文件上圈點、劃線和涂改，未經批準不得復印。

5.4.5.對于需要復印的資料，由集團綜合管理部負責將資料復印并下發給借閱人/承辦人，未經集團執行總裁批準，嚴禁將檔案原件帶出檔案室。5.4.6.如不需復印，借閱人可在檔案室查閱資料。

5.4.7.對于需要歸還的檔案資料，綜合管理部要登記明確的歸還日期，借閱人需要在期限內歸還資料，綜合管理部負責在檔案到期前催還。5.4.8.檔案資料歸還后，集團綜合管理部登記銷帳。5.5.檔案銷毀

5.5.1.對于多余的檔案資料以及超出保管期限的檔案資料，中物聯物業集團綜合管理部定期進行整理，并提出銷毀申請（附表4：《文件資料銷毀請示》）。5.5.2.銷毀申請經資料存檔提交部門進行審核，對是否銷毀或延長保管期限提出建議，并提交分管副總裁審核，總裁審批。

5.5.3.對審批未通過的檔案，由中物聯物業集團綜合管理部延長保管期限，并辦理相關手續。

5.5.4.審批通過的檔案，中物聯物業集團綜合管理部造具清冊，由檔案交存部門負責人和中物聯物業集團綜合管理部負責人現場監督，對檔案進行銷毀。5.5.5.檔案銷毀后，由見證人在《檔案銷毀證明書》（附表5）上簽字確認。5.6.附則

5.6.1.本制度自2016年9月1日起施行。

5.6.2.本制度由中物聯物業集團綜合管理部解釋并修改。6.支持性文件： 7.相關記錄：

7.1.《檔案保管登記臺帳》

CPAG-XZ-DA-002 CPAG-XZ-DA-003 CPAG-XZ-DA-004 CPAG-XZ-DA-005 CPAG-XZ-DA-006 7.2.《檔案借閱/復印審批單》

7.3.《檔案借閱/復印登記臺賬》 7.4.《文件資料銷毀請示》

7.5.《檔案銷毀證明書》

第二篇：中物聯物業簡訊

中物聯 通訊 中物聯國際物業服務辦公室編印2010年 第1期（內部資料）

【發刊辭】

春 天 的 腳 步

《中物聯》象一棵禾苗，在春天的氣息里吐芽綻綠了。

她致力于成為傳播企業文化的橋梁，溝通企業與客戶的渠道，研習物業管理技術的學校，鍛造與提升服務水平的熔爐，見仁見智討論交流的平臺，學習他人接納先進的容器，映襯不足激勵后進的銅鑒。她努力匯聚各方信息，搜集來不同頻道的聲音，為本企業服務，也為整個物業管理行業的健康發展鼓與呼。

《中物聯》希望成為進寶物業管理公司各位朋友的知心好友，成為行業同仁的茶室談客，成為進寶企業的榮譽員工，成為中國物業管理歷史的實錄者和見證人。大浪淘沙，一葉知秋，春江水暖鴨先知。中國物業管理的春天隨著WTO腳步的走近已輕拂面龐，新鮮的海風撲面，潮潤的海沙印下清晰的腳印。

我們期盼著滿山遍野的爛漫花海在視野中鋪展，為此，在新世紀初春，我們植下一棵禾苗，并支起畫架拿起畫筆，共同謀劃將來。讓我們親密接觸，親情相融，牽起雙手，走進明天。

【中物聯新聞】

◆為進一步加強公司物業項目的養護與維修管理工作，公司于2月15日正式成立“工程部“由李民生同志負責該部門的日常管理工作。工程部 辦公服務電話； ◆朝陽小區居民用電改造工程在公司各部門配合下現全部竣工。◆公司在新物業網全面投放廣告，看辟各物業項目業主論壇，使我公司管轄物業小區內業主可通過網絡在進寶物業論壇內提出管理意見及建議。

【本期推薦】

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第三篇：中物聯2017物業行業發展調研報告

中物聯2018年全國物業行業發展

調研報告

一、房地產后產業——海量用戶、方興未艾

1、產業鏈梳理：巨大的房地產后端服務市場

物業管理是指業主通過選聘物業管理企業，由業主和物業管理企業按照物業服務合同約定，對房屋及配套設施設備和相關場地進行維護、養護、管理等的活動。從產業鏈角度來看，在重資產運營的房地產行業，物業管理和服務處于后端，屬于輕資產運營的商業模式；但從房地產生命周期來看，物業管理所提供的維護、養護、管理等一系列服務占據了整個房地產生命周期的90%以上。因此，物業管理行業存在較大的市場空間。

從狹義上來講，物業管理僅限于住宅區域的服務，比如房屋入住及管理服務、房屋裝修管理服務、公用設施設備管理服務、環境清潔衛生管理服務、綠化管理服務、安全管理服務、社區文化等。從廣義上來講，物業服務可以作為地產服務整個的大概念、涵蓋咨詢策劃、營銷代理、物業管理、甚至地產金融（資產證券化等）。

2、商業模式梳理：三大拓展模式，收費包干為主

物業管理市場拓展模式：主要分為委托接管，平臺聯盟和并購重組三種拓展方式。委托接管模式即通過招投標等方式，接受開發商或者業主委托對指定的物管理區域提供服務，以獲取管理費用。平臺聯盟即強強聯手，通過貢獻各自的優勢服務來達成雙贏。并購重組模式即通過資本介入，進行擴張。其他模式還有顧問模式等。招標模式又分為公開招標和邀請招標。采購模式：主要包括物資采購和服務外包。物業管理行業是一個勞動力密集型的行業，日常的環境衛生管理、秩序維護、綠化、維修和家政等服務需要大量的人力資源，并且由于管理的項目分處全國不同區域，容易導致物業管理公司的人員管理效率低下，影響經營的毛利率。大部分物管公司傾向于將部分技術含量相對較低，附加值不高的服務業務進行外包。

收費模式：包干制為主，酬金制發展空間小。物業服務是一種合約化管理，就合約本身來看，分為酬金制和包干制，二者最大的不同在于風險和虧損承擔者的差異。就具體的差別而言，包干制指的是由業主向物業服務企業支付固定物業服務費用，盈余或者虧損均由物業服務企業享有或者承擔的物業服務計費方式；酬金制指的是在預收的物業服務資金中按約定比例或者約定數額提取酬金支付給物業服務企業，其余全部用于物業服務合同約定的支出，結余或者不足均由業主享有或者承擔的物業服務計費方式。受限于市場環境和消費者習慣，國內物管公司基本采取包干制。簡單來說，在包干制下，物業公司是依據收費價格來確定服務內容；在酬金制下，物業公司是依據服務要求來測算收費標準。酬金制的普及不僅要求企業誠實守信而且要求消費者具備一定的支付能力。目前，我國大部分地區的住戶對費用的敏感性依然強于對服務的敏感性，因此，國內物管公司多采取包干制來提供各項服務，成本管控是物管公司的提升盈利能力的主要手段。

市場規模：物業服務市場的萬億期待

物業行業在我國起步較晚，1981年第一家物業公司成立，2003年第一部物業管理條例實行，從此行業才逐漸步入正軌。最近十年，隨著房地產市場繁榮，物業管理行業政策由規范性變成鼓勵性，行業正式進入快速發展階段。從2007年到2016年，物管百強企業管理面積均值從468萬平米上升到2725.1萬平米，管理項目個數均從46個增長到166個，單個項目管理面積均值從10萬平米增長至值16萬平米。根據物業行業管理面積的分類特征，可以構建市場規模的估算模型，市場規模=∑物業管理各類型面積占比×物業管理總面積×相應類型的每月每單位平均物業管理費×月數。考慮到不同類型用途的房地產物業費差距較大，對于市場規模的測算，我們采用不同類型區分預測的方法。根據智研咨詢《2017-2022 年中國物業管理行業發展趨勢及投資戰略研究報告》，按 2000 年以來的已竣工面積來算，截至 2015 年，住宅面積占比達到 77.70%，商業用途占比達到 10.39%，辦公用途達到 2.64%，其他類型占比為 9.27%。考慮到國家對于房地產業宏觀調控將持續，同時居民對于商品房的需求在2016年得到了極大的釋放，我們保守預測到2021年，住宅面積占比將穩定在75%上下，商業用途占比達到11%左右，辦公用途達到3%，其他類型占比為11%。

由于物業服務處于房地產的下游，新竣工的房地產一定會有物業服務的覆蓋，所以我們通過當年物業管理總面積=上一年物業管理面積+當年竣工房地產面積來估算。2011-2016 年全國竣工面積年復合增長速度為2.8%，2013-16年全國竣工面積年復合增長速度為1.49%，考慮到房地產市場由增量市場轉為存量市場的趨勢，假設未來復合5 年增速為0.5%。到 2021年，全國竣工面積將達到10.87億平方米，2017-2021年五年累計新增房屋竣工面積或達到53.8億平米。因此，我們預計2021年全國物業管理面積為238.90億平方米

根據中國指數研究院《2017 年中國物業服務百強企業研究報告》，2016年百強企業管理項目平均物業費為4.25 元/每平米/月（單位下同）。其中住宅物業為2.31 元，商業物業為7.04 元，辦公類型平均為7.86 元。公眾物業、產業園區物業、學校物業、醫院物業和其他類型物業費分別為3.76/5.63/3.38/6.87/5.99元/每平米/月。考慮到在現實中狀況中，調增存量樓盤的物業管理費存在較大難度，我們保守地假設 2021 年之前，物業管理費用維持不變。

根據以上數據模型預測，即使在不考慮物業管理費提價的情況下，預計 2021年市場 規模將達到9481億元，是一個近萬億的市場。

3、兩大動力推動行業發展

近年來，《國家新型城鎮化規劃（2014–2020年）》的推進以及中國房地產市場持續發展，為物業管理行業提供了廣闊的發展空間。在新型城鎮化指標中，城市社區綜合服務設施覆蓋率從2012年的72.5%到2020年的100%。公共服務設施總體上劃分為兩種：（1）政府投資為主體，如市區圖書館、市區學校等；（2）以開發商投資為主體的社區型設施。開發商作為基礎設施的投資者，物業公司作為后續服務的提供和維護者，成為了實現城市社區綜合服務設施覆蓋率這一目標的后續穩固者。在根據目標，城市社區綜合服務設施覆蓋率需要在 2020年達到100%。

據民政部數據，2012到2016年9月，該覆蓋率由72.5%達到82%，上升近10個百分點，未來4年需要加快發展，才能完成目標。再加上農村社區綜合服務設施覆蓋率努力達到 50%的目標，國家對于物業發展的鼓勵力度勢必加大。政策目標的制定相當于產業演進中的馬鞭，讓本就高速發展的行業動力更足。

城市化過程中，往往經歷起步—加速—成熟三個階段，我國目前進入成熟階段。而根據聯合國人口署統計，2014年全球發達國家的主要城市其城市化水平都在65%以上，而我國只有54.77%，即使到2016年，我國城鎮化水平依舊在60%以下。所以和發達國家相比，我國城鎮化還有較大提升空間；同時，由于城鎮化人數比例的增加，商品房的需求也應運增長，房地產及其后端的物業服務業也進一步被驅動。《國家發展改革委關于放開部分服務價格意見的通知》（發改價格（2014）2755號）下發后，部分省市物業服務費限價政策正逐步松動和放開。通知下發后，武漢，濟南，陜西市相應政策，也放開了相關價格，物業服務費紛紛上漲。比如，武漢市在下發放開了執行了10年的“最高不得超過1.44 元/平方米的 政府指導價”，一年內，上市的131個新住宅小區，物業費最便宜為1.48元，最貴的達4.8元。其中3元及以上有28個，占21.37%；2—3元（含 2 元）有 77個，占58.78%；2元以下的26個，占19.85%。

其次，傳統服務業翻新與資產證券化加速推動行業集中度的進一步提升。在資本市場，物業行業經歷了“被冷落——被關注——受重視——熱度持續上升”四個階段。作為傳統服務業，物業行業集中度低，盈利水平低，不被資本市場看好。直到 2014 年，彩生活作為“第一個吃螃蟹的人”在港交所上市，行業作為新經濟被資本市場所認識。2015年之后，中海物業，中奧到家，綠城服務相繼登陸港交所，部分上市企業（如綠城服務）市值一路飆升，截至2017年12月19日，綠城服務市值最高，為158億元港幣，為其他港股物業上市公司市值的2-25倍，與上市首日相比漲幅也最高，上漲一倍之余；中海物業市值與首日相比漲幅僅次于綠城服務。彩生活作為行業第一股表現也不俗，過去三年市值最高達到112.60億元。浦江中國亦在2017年12月11日正式在香港聯交所上市交易。港股短短三年之內已有5家企業，雅居樂旗下雅生活也提交了上市申請，有望成為港股第6家內地物業企業。從產業演進規律來看，物業行業集中度的提升不僅不會就此止步，還會大幅度繼續邁進。（1）結合科爾尼產業演進曲線，目前物業行業仍處于行業發展早期（10強市場占有率僅10.18%），為了擴大市場份額，行業的橫向并購案例大量發生。（2）根據行業生命周期理論，當銷售增速大于 10％時，行業處于成長期；銷售增速處于 0.1％-10％為投入期或成熟期；銷售增速小于 0時，則為衰退期。而對于物業行業而言，百強公司 2016 年的營收增速達到 16.10%，行業仍處于成長早期。與此同時，過去兩年房地產銷售市場的火爆為也為未來兩三年物業行業的高增速奠定了堅實基礎。

我國新三板作為多層次資本市場的組成部分，已成為物管公司大量聚集的資本平臺，而物管公司作為一個行業，憑借較快的收入增速和良好的現金流情況成為新三板市場不可忽視 的一大產業集群。截至2017年12月，在新三板掛牌的物管公司家數已達60家。根據2017 年百強企業排名情況，較為突出的新三板企業有保利物業（第 5），嘉寶股份（第 14），遠洋億家（第 15），永升物業（第 23）。和房地產開發，REITs相比，物業管理采用輕資產模式，吸引資本“避重就輕”，大量涌入。地產開發屬于重資產行業，開發投入大且投資回收期漫長，REITs 租金收益較為穩健，部分解決了投入大回報周期長的問題。而物業管理作為輕資產模式的最佳案例，融合增量市場搶占和存量市場運營，加之穩定的現金流，吸引著廣大投資者。物業管理行業給資本帶來一個好去處。

二、2018行業趨勢

1、房企拆分旗下物管，子業務尋求獨立發展

我國的房地產行業經過了十余年“黃金時代”的高速發展，已經成為國家的支柱產業之一。而物業管理公司一直處于“房地產開發商從屬部門”的配角地位。當前在行業中具備開發商背景的物業管理公司占比達到 80%，僅 20%為獨立的物業管理企業。物管公司背靠實力雄厚的開發商，在管理規模上有所保證，但其人力密集型、利潤率低下的特征，相比于地產開發及銷售部門，物管公司在房企集團內長期處于較為弱勢的地位。但是，在消費升級的大背景下，物管的配售除了加強樓盤銷售、維護房企品牌以外，開始逐漸起到以住戶為核心、服務于住戶需求的作用。房企拆分旗下物管子業務，通過市場化融資渠道發覺物管自身深層價值是大勢所趨。對于物管公司，可以在資本市場上通過增發等再融資手段籌集資金，更好地對接物業管理供給，有利于其市場化發展；對于房企集團來說，拆分旗下物管可以有效盤活這部分資產，改善自身的資產流動性及資產運營效率，可以說房企拆分物管將帶來雙贏的局面。

2、物管藍海市場，向龍頭、高端、單一業主集中

全國物管公司總共超過 10 萬家，總體呈現地域分散、集中度弱的狀態。百強物管公司管理面積自 2012 年占比 13%提升至 2016 年的 29%，且 2016 年十強物管公司面積市占率 10.18%，比 15 年提升 2.54%。市場向百強企業集中，而百強中又向十強集中，2016 年全國在管面積增速 6%、百強在管面積增速 10%、十強面積增速則為 38%。龍頭聚集效應顯著，強者恒強將是市場常態。而且，龍頭企業品牌溢價能力及成本控制力強。物管公司整體的服務水平和質量參差不齊，即使同一城市收費跨度也有百倍之廣。根據全國物業管理協會報告，百強物管公司住宅平均物業收費 2.24 元/平米/月，平均毛利率為 20%，而十強企業平均毛利率可達 25%。龍頭物管品牌如萬科、綠城、保利等總體定位于高端物業園區，品牌溢價能力因服務質量而迅速增強，即使在成本加成的基礎物業中也能獲得比中小型物管公司更高的利潤率。

對于高端物業管理，其主要需求來自C端家庭對于“美好生活”的品質升級，消費升級的大背景下，人們對于更優質生活體驗的需求日益增長毋庸置疑。同時，物管的需求也來自于高端樓盤售賣的配售需要。物業管理公司一直以來是房地產開發商的從屬配角，但是優質物業管理的確能夠提升樓盤整體層次及提高售價。此外，商業、辦公樓、體育場館及學校醫院等機構的參與也擴大了物管整體的市場容量。2015 年百強企業辦公類項目占比 9%、商業項目4%、其他機構類項目占比 16%，而全國辦公類僅 3%、商業項目 10%、其他類項目占比僅為 9%。機構的物管單價高，單體管理相對集中容易形成規模化，有利于物管公司提升運營效率。因此，物管公司更傾向于高單價的單一物業主的物業。

3、服務多元化挖掘物管深層價值

隨著經濟的發展和市場環境的變化，物業管理緊跟市場需求變化，已呈現提檔升級的多 元化發展態勢。在百強企業中，基礎物業服務作為物管公司的根本收入來源，占總收入的比例高達 83%，卻僅貢獻了 69%的利潤；但收入占比僅為 17%的配套業務能貢獻 31%的利潤。物管公司不斷挖掘物業服務的附加值和邊際效益，延伸服務領域，開展多種經營業務及資源整合，嫁接移動互聯網、大數據、云計算等新技術，收集、整理和分析業主的衣食住行等生活需求數據，進一步體現出物業管理豐富的商業價值，促進營業收入的增長。

三、智慧社區構建供應鏈+消費縱橫商業閉環

1、物業行業發展趨勢：基礎業務走向外包，服務升級與互聯網應用的導入

國內物業百強公司基礎業務持續深耕一二線城市，在穩固現有地位的基礎上，積極拓展三四線城市，進一步搶占市場份額。國內基礎物業業務收費相對穩定，物業管理公司營業收入增加主要依賴管理面積的增加和管理項目的拓展。2016年，全國商品房竣工面積達到10.6 億平方米，為1997年以來的第二高點，比2015年增長6.1%。在這種形勢下，百強企業深耕熱點城市和重點城市，依靠集團房地產開發優勢和自身拓展能力，發展管理項目。百強企業的管理項目多半集中在京津冀，長三角，珠三角，成渝等人口流動性和聚集性都比較快的城市。同時，一線城市項目分布占比比例降低，二線城市項目占比略微提升，三四線城市比例在近兩年增加較快。可以看出百強企業在穩固原有的區域之外，也在拓展自己的全國布局，搶占全國市場。從成本拆分來看，人工成本雖占大頭，但是業務外包呈行業趨勢，導致人工成本的降低。新三板掛牌企業和港股上市公司中人工成本占比超過 70%的有中楚物業（90%）、銀都物業（73%）、伯恩物業（72%）、物管股份（72%）、智善生活（70%）。部分公司已經實現了基礎業務大部分外包。中奧到家，彩生活，中海物業，綠城服務，保利物業五家公司將園林，清潔，安防等業務均實現外包化。（2）外包業務比例升高導致人工成本降低。通過我們的數據整理發現，外包業務占比超過 30%的企業中，人工成本占比絕 大部分低于 50%，如綠城服務（48.2%）、彩生活（41.8%）；外包占比低于 10%的企業中，人工成本占比大部分接近或超過 70%，如銀城物業（73%）、智善生活（70%）。（3）第一物業以“綠色科技物業”服務特色為主，核心優勢在于社區運營中公司對綠色社區環境營造和綠色科技系統建設，因此可外包的程度非常低。公司外包業務占比僅有2%，而由于其綠色科技系統的運行使得其能源費用占比達到近四成，基本接近其人工成本的規模。隨著專業化程度提高，基礎業務外包將成為行業發展趨勢。基礎業務服務分工越來越精細化，未來的競爭僅僅依靠不斷壓縮成本是無法取勝的。相對比全球五大行，基本是將物業管理服務外包給相關專業化領域的優質公司來做，外包業務幾乎占到基礎管理的全部。2016年，百強企業外包項目中，清潔業務外包項目數量占總項目數的59%，較2015 年大幅提升近17個百分點。設備維修養護和秩序維護業務外包項目數量占比分別為35%和24%，較2015年分別增長11 個百分點和4個百分點。

物業服務將實現“服務標準化、技術現代化、業務多元化、人才技術化”的全面升級。傳統的物業服務業態粗放式、手工式的程度較高，伴隨著明顯的效率低化、成本重化、服務非標化、管理困難化等先天缺陷。現代化的物業企業將充分利用科技化、信息化、人工智能等高新技術對傳統密集型勞動輸出模式轉變化針對不同業主需求的集約型現代物業服務模式。（1）服務標準化：物業服務企業將進一步完善標準化運作流程，打造標準化的服務與產品，保證穩定統一的服務品質與特色，既能對市場呈現出“高品質、齊特色”的整體品牌形象，又能簡化內部管理流程降低非標化帶來的管理難題，從而降低公司內部的管理成本。（2）技術現代化：伴隨著移動互聯網、人工智能等科技發展水平的提升以及前沿科技在具體產業的落地和實踐，物業服務行業也勢必擁抱科技化趨勢，充分利用現代化技術提升物業管理能力。如智能門禁系統、智能樓控系統、能源管理系統的應用，以及巡邏機器人、配送機器人、咨詢機器人等對傳統人工勞動力的逐漸取代，都能使得在企業成本降低的同時，使 得服務能力更加“智慧”與“高效”。（3）業務多元化：在進一步打磨基礎物業業務的服務產品之外，物業服務企業存在向搭建社區綜合服務平臺的延伸趨勢。物業公司除了提供最基本的物業管理之外，也逐漸開始切入社區金融、房屋經紀、社區商業、家政、養老等更多個性化和多元化的延伸服務中，實現業務的多元化拓展。（4：）人才專業化：“人才專業化”是“服務標準化”、“技術現代化”、“業務多元化”的基礎性保障。物業服務公司只有對自身人才隊伍進行更加專業化的培養與打造，才能實現公司能時刻在行業不斷涌進的大潮流之中，始終立身浪頭，不被市場選擇的洪流中所淘汰。

互聯網應用在物業管理行業的更深入應用。我國物業服務企業與互聯網融合的發展軌跡共經歷了五大階段。在早期階段物業行業對互聯網始終持有“看不到、看不懂、看不起”的認知和態度；到了2009年，物業管理互聯網化思想逐漸萌芽，長城物業開始應用 IT 技術探索提升物業管理效率，并在2012 年推出了云物業服務平臺——一應云平臺；進入 2012 年后的嘗試期，包括彩生活、龍湖物業、萬科物業、綠城服務等物業公司紛紛試水互聯網，服務思想也逐漸從對物的管理轉向對人的服務；2014 年后逐漸步入初步發展期，大部分企業建立了APP、微信公眾號等平臺類型，并且開始嘗試導入大數據、物聯網、云計算等新興技術；2016 年后“物業+互聯網”的新模式逐漸走向成熟期，企業 APP、社區平臺在多次迭代后覆蓋的用戶數和項目面積迅速攀升，如彩生活等企業隨著平臺增值業務模式的漸趨成熟，也逐漸開始進入了創收盈利期。伴隨著“互聯網+ ”思維在行業的進一步滲透，物業服務企業建設互聯網服務平臺 的步伐將逐步加速。隨著平臺產品與服務的迭代升級、平臺功能的逐步優化、平臺注冊和活躍用數量的逐漸增多、覆蓋面積的不斷拓展，企業后續進行平臺增值業務的拓展方面也將更容易得以實現。

2、移動互聯網時代，社區O2O市場高速擴張

據艾瑞咨詢統計，2015 年中國電子商務市場交易規模 16.4 萬億元，同比增長 22.7%。其中本地生活服務 O2O 增長 38.3%，網絡購物增長 36.2%都穩步促進了電子商務市場規模的增長，預計 2017 年電子商務市場規模達 23.2 萬億。2015年本地生活 O2O 市場規模達 8797 億元，占比達 23%，較 2014 年占比上升 0.5%，增速高于整體水平。據艾瑞咨詢統計，2015 年中國移動網購市場交易規模達 2.1 萬億，同比增長 123.8%，增速遠遠高于網絡購物市場交易規模 36.2%的增長率，并預計 2017年中國移動網購市場交易規模達 4.5 萬億。與此同時，中國移動購物的用戶數也在逐年增加，2015 年移動購物用戶達 3.8 億人，同比增長 44.7%，在網購用戶中占比達 92.4%，2017 年預計移動購物用戶占總網購用戶的 97.2%。移動購物市場用戶基礎強大，交易規模增長率高，為 O2O 市場的發展提供了強大的用戶基礎和廣闊的市場空間。2015 年開始各大互聯網巨頭阿里、騰訊、京東等都利用強大的線上流量積極布局 O2O 領域，未來線上線下渠道的融合成為市場發展的趨勢。

社區 O2O 作為 O2O 市場下的一個細分市場，具有特定的服務對象，是指以社區及周邊 3-5 公里范圍內，滿足社區居住人群生活需求的商家構成的場景，服務內容涵蓋了餐飲、社區零售、洗衣服務、家政、美容美發、社區觀影及沐浴等休閑服務行業。目前社區 O2O 市場的企業類型有 4 大類，分別是以 58 同城、趕集網為代表的信息服務平臺；以社區 001、小區無憂為代表的社區綜合服務平臺；以餓了么、阿姨幫為代表的社區垂直服務平臺；以萬科物業、綠城物業為代表的傳統的線下物管社區服務。其中社區綜合服務平臺的發展從 2012年商超宅配 O2O的社區 001 出現，到 2013 年小區無憂、小區管家的先后涌現，逐漸成為社區 O2O模式的代表類型。據羅蘭貝格分析統計，2016 年中國社區 O2O 市場規模達 512 億元，同比增長 68%，預計 2020 年市場規模達 2234 億元，同比增長 39%。社區 O2O 借助于 O2O大市場的快速發展，也表現出高速擴張的態勢。隨著移動購物市場的快速發展，中國移動支付快速發展，截止 2015 年第三季度，中國移動支付業務交易量達 84.76 萬億，出現成倍增長。中國移動支付出現了 4 大運營模式：銀聯主導的云閃付、銀聯錢包；阿里和騰訊主導的支付寶和微信；工商銀行、招商銀行主導的手機銀行；中國移動、中國電信和中國聯通主導的短信支付、NFC 手機支付，移動支付方式不斷豐富，發展不斷深化。同時隨著智能手機的普及及 3G/4G 網絡的大規模鋪設，第三方移動支付出現爆發式增長，技術的發展產生了多種支付方式，有二維碼支付技術、NFC 技術、密碼支付、指紋支付、語音支付和虹膜支付等，第三方移動支付的市場占比也由2011 年的 3%迅速增加到 2015 年的 42%，以絕對的增長優勢在支付領域興起。移動支付的深化推進了社區 O2O 的發展，主要體現在兩個方面，一是目前線上消費與支付在商業總體規模中占比小，提升空間大。2015 年社區 O2O 市場全國網上零售額為 3.9 萬億元，在全國消費品零售總額中的占比不足 13%。未來隨著移動支付形式的普及，到 2020 年社區 O2O 市場的全國網上零售額有望突破 10萬億元。二是移動互聯網支付有線上和線下兩個場景，線上移動支付以網購、手機電話費充值、電影票預訂、支付打車費、信用卡還款為主要的應用場景，隨著移動支付的發展，各大巨頭紛紛延伸到線下場景應用，越來越多的線下門店接受移動支付方式，包括全家、喜士多、屈臣氏等連鎖便利店、地鐵站校園里的自動販賣機、肯德基、麥當勞等快餐店。移動支付通過參與線下門店的方式逐漸滲透到 O2O 領域，推進社區 O2O 的發展。

3、構建供應鏈+消費圈打造商業閉環

物聯網技術以及互聯網+模式對物管行業傳統的綜合便民服務帶來沖擊，加上移動支付的發展，使得大量物業原有的便民服務的未來商業價值發生變化，在未來物聯網時代物管行 業面臨著跨越式增長的歷史機遇，行業公司需要積極采取轉型戰略。通過供應鏈與消費圈商業閉環的構建、跨界融合實現智慧社區的打造、便民服務產品的不斷豐富促進來適應未來行業的發展。物管企業可以通過“行業解決方案+金融+互聯網”的方式服務中小微企業及其上下游，將電商與實體零售商打通，實現從端到端的信息流、資金流和物流的重構，通過鎖定未來智慧城市的最后50米實現企業在未來物聯網絡社會中的企業價值。通過對接第三方移動訂貨系統和支付系統實現物管消費圈平臺的上線，配合百貨、生鮮、外賣等產品以及服務，大大提升小微商戶客戶的收入來源，并解決了供應鏈條中的資金周轉、商品營銷推廣等問題，使得未來物管公司可以逐步構建以社區為中心的供應鏈+消費圈的“一縱一橫”的商業生態閉環，實現商業閉環中商戶之間、商戶與消費者之間的利益共享。

4、轉型智慧社區，實行跨界融合

智慧社區結合政府關注的社會安全，加強和智慧行業建設的企業合作，通過專業領域的智能終端設備和商業服務進行跨界融合，形成新的異業聯合的服務運營模式。物業管理公司在智慧出行、智慧電梯等領域都有較大的合作空間，智慧社區意在充分應用物業公司自主研發的社區O2O系統、會員系統、訂貨系統、電子商務平臺、多渠道服務系統，并形成專用設備+商業應用+服務推廣+大數據應用的跨界融合解決方案。未來將通過掌上社區、智能終端業務、便民超市、線上線下服務結合、居家養老服務、電商服務、智能家居、可視化互動、水電綜合應用服務、垃圾/廢舊回收等10大運營模式來實現社區的智能生態服務。一般常見的應用場景有；

跨界融合之智慧出行：建立在共享租車平臺上的出租汽車電召平臺，可以實現盤活區域全部閑散車輛資源，為社區提供出租車預約與電召服務。通過打車智能終端和打車軟件具備的移動生活、一鍵導航、電子支付、無線 WIFI 等功能，實現了“互聯網+智慧交通”的出 行服務模式，讓社區大眾出行更加安全、公平、方便、舒心。物業平臺還可將商圈模式與智慧打車平臺相結合，未來將從智能車載終端后臺運營服務等方面以及整合其他出租車電召系統等方面與該公司展開后續深入合作。

跨界融合之智慧電梯：2014 年 8 月，經國務院同意，發改委、工信部、科技部、公安部、財政部、國土部、住建部、交通部等八部委印發了《關于促進智慧城市健康發展的指導意見》，物業公司應該積極響應政策，通過戰略合作盤活豐富的電梯廣告資源，以便民服務為依托，打造電梯屏產業鏈。物業公司可以與地理信息公司達成智慧城市領域的戰略合作，以智慧電梯為切入點，打造智慧社區，在智慧社區一卡通、商圈合作等方面達成了合作意向。雙方聯合運營，商圈及廣告獲利后按協議分潤。

智慧社區便民亭項目：

物業公司便民亭項目已經有很多上線實例，目前正處于線下市場拓展階段，在積極響應國家的精準扶貧號召，貫徹和落實九部委提倡的政府行為推動、市場行為實施的戰略方針的背景下，物業公司可以基于云會員管理系統、進銷存管理系統、多渠道收單系統提供交易管理、產品流通、訂單追蹤和數據收集等服務，做到便民、惠民和利民。

便民是指為社區用戶提供各項公共事業賬單繳費、交通卡、手機卡充值；銀行信用卡還款，跨行及異地跨行轉賬；飛機、火車票、旅游、演出、電影票訂購；報刊雜志銷售；油鹽醬醋水茶果蔬菜等日用生活品購買的服務，充分利用互聯網+科技手段完成基于社區 O2O 的完美閉環。

惠民是指公司與各大品牌商達成戰略合作協議，實現商品的 F2C,為社區用戶提供最實惠、最安全、最便利的商品和服務。利民是指通過亭子、社區眾包物流、以及項目配套物流工程車輛，為社區用戶、退役軍人直接創造就業崗位，并聯合戰略合作品牌方與共同開展社區公益活動，申請成立好社惠公益基金會，攜手各方開展定向扶貧工作。使智慧社區O2O 項目內容豐富性能更加完善、豐富綜合便民服務。

通過便民、惠民，物業平臺就可以用可以為社區居民帶來切實利益的服務鎖定社區居民。從而為下一步更深層次的服務做好數據準備。

第四篇：集團抵物管理辦法

鑫鑫集團抵物管理辦法

第一章 總 則

第一條 為規范集團抵債資產管理，避免和減少資產損失，及時化解經營風險，促進集團穩健經營和健康發展，根據國家有關法律法規，制定本辦法。

第二條 以物抵債工作必須以遵守法律法規為前提，必須以最大限度維護集團利益為目標，避免重復抵物、高價抵物、收抵無用品等。

第三條 本辦法所稱以物抵債，是指依據雙方約定或法律規定，債務人以擁有合法處分權的非貨幣資產抵償所欠我集團賬款的行為。包括雙方協議抵債和依據司法機關出具的生效法律文書抵債兩種形式。

第四條 在協議辦理以物抵債的過程中，雙方應在協議中明確以下內容：

（一）抵債資產的名稱、種類、數量、規格等，不動產需說明位臵；

（二）抵債金額；

（三）抵債資產的交付時間、地點和方式；

（四）產權證書的交付、權屬變更登記手續的辦理及費用的交付；

（五）違約責任；

（六）其他條款。

第五條 以物抵債管理應遵循嚴格控制、合理定價、妥善保管、及時處臵的原則。

（一）嚴格控制原則。當債務不能以現金形式收款時，經集團領導審批后方可以物抵債。以物抵債(資)金額不超過各責任主體部門任務目標的15%。

（二）合理定價原則。抵債資產必須經過嚴格的資產評估來確定價值，要以市場價格為基礎合理定價，不得虛高價格。

（三）妥善保管原則。對收取的抵債資產應妥善保管，確保抵債資產安全、完整和有效。

（四）及時處臵原則。收取抵債資產后應及時進行處臵，盡快實現抵債資產轉化為貨幣資金。

第六條 本辦法適用于集團本部及所屬公司。

第二章 以物抵債的范圍

第七條 抵債資產應當是法律允許轉讓的、具備獨立變現能力的財產和財產性權利。

第八條 不得接受下列財產用于抵償債務，但依據司法機關出具的生效法律文書辦理的除外：

（一）所有權、使用權不明或者有爭議的；

（二）資產已經先于我集團抵押或質押給第三人且對該

第三人的債務尚未清償的；

（三）依法被查封、扣押、監管的資產；

（四）債務人公益性質的職工住宅等生活設施、教育設施和醫療衛生設施；

（五）不易保存且無法或長期難以變現的資產。

第三章 以物抵債的審批

第九條 發生以物抵債行為的部門負責項目申報，經集團大宗物資采購及資產處臵專班預估審核后，報集團領導審批。

第十條 辦理以物抵債應準備以下材料：

（一）以物抵債申請報告。

（二）集團與抵債當事人之間擬簽訂的以物抵債協議。

（三）其他有關的證明材料。

第四章 抵債資產的管理

第十一條 抵債資產管理是指抵債資產的接收、權屬變更、管護等行為。抵債資產的管理應以資產的保值、增值為目標，在管理中應建立責權分明的管理機制，抵債資產的管理工作由集團經管辦負責，集團財務部建立抵債資產臺帳。

第十二條 抵債資產接收工作應在以物抵債方案獲得審批后進行。在抵債資產的收取直至處臵期間，集團經管辦

應妥善保管抵債資產，對抵債資產要建立定期檢查、賬實核對制度。

（一）要根據抵債資產的性質和狀況定期或不定期進行檢查和維護，及時掌握抵債資產實物形態及價值形態的變化情況，及時發現影響抵債資產價值的風險隱患并采取有針對性的防范和補救措施。

（二）每個季度應至少組織一次對抵債資產的賬實核對，并作好核對記錄。核對應做到賬簿一致和賬實相符，若有不符的，應查明原因，及時報告并據實處理。

第十三條 抵債資產的接收既包括實物的接收也包括抵債資產相關權證的接收。在接收抵債資產時，需對抵債資產的權屬情況及名稱、數量、位臵、來源渠道加以核實，并填制“抵債資產收妥通知書”（一式三份）由雙方共同簽字確認。一份交抵債方留存，一份由集團經管辦留存備案，一份交集團財務部入賬。

第十四條 以物抵債方案獲得通過后，抵債資產為房屋、土地等不動產或車輛等動產的，應辦理抵債資產的權屬變更登記手續。依法不需辦理權屬變更登記手續的，必須有司法機關出具的生效法律文書或雙方的抵債協議為根據。

第十五條 抵債資產權屬變更手續的經辦人員應依照司法機關出具的生效法律文書或雙方抵債協議的內容規定嚴格執行。如無明確規定，應要求抵債方協助盡快辦理。

第十六條 抵債資產入庫后，應及時處臵，不得拖延、貽誤處臵時機，更不得擅自挪用、轉借抵債資產。

第五章 抵債資產的處臵變現

第十七條 抵債資產處臵變現，是指通過拍賣、招標、協議轉讓、公開市場出售、委托專業機構等方式將抵債資產的所有權、處分權讓渡給第三人的行為。

抵債資產處臵變現工作由集團大宗物資采購及資產處臵專班負責。

第十八條 在取得抵債資產后，應以“公開、公平、公正”為原則，實現抵債資產價值最大化。

第十九條 除領導批準留作自用或其他用處的抵債物資，按照正常費率結算組稿費；其他抵債物資處臵變現，按變現后價款12%費率結算組稿費，或者直接以所抵物資(不動產、不可分割資產除外)12%的實物發放組稿費。申請抵物部門或個人有能力進行變現的，可協助專班處理資產變現。

第二十條 在取得抵債資產后應盡快處臵變現，原則上應自取得之日起六個月內處臵完畢，六個月內處臵完畢確有困難的，報集團領導批準之后，可適當延長處臵時限。

第二十一條 抵債資產變現價款的支付方式應以一次性付款為主。

第二十二條 集團大宗物資采購及資產處臵專班在抵

債資產處臵變現前，首先制訂變現方案，并提供抵債資產處臵變現的材料，然后提交集團領導審議。抵債資產處臵申請報告應包括以下內容：

（一）以物抵債協議、以物抵債審批文件或依據的生效法律文書；

（二）抵債資產情況介紹；

（三）處臵工作過程介紹；

（四）購買方情況及其他詢價者情況介紹；

（五）選定購買方的過程與理由；

（六）處臵價格的形成、合理性分析、處臵損失等；

（七）分期付款方式下購買方的償還能力分析和擔保措施。

申請報告附件應包括以下內容：

1、處臵過程中的所有重要會談記錄；

2、有關的廣告、公告復印件；

3、其他可以支持申請報告內容的材料。

第二十三條 抵債資產處臵變現后，集團經管辦應及時將抵債資產處臵變現的有關文件（副本），送交集團財務部進行帳務處理。

第二十四條 集團經管辦對抵債資產過程中形成的處臵檔案，應按照有關規定妥善保管。處臵檔案包括以下內容：

（一）處臵過程中形成的所有法律文件；

（二）與處臵工作有關的各種內部請示文件、報告及其附件，相應的批示和批復；

（三）處臵過程中的各種會談紀要和備忘錄；

（四）可以證明處臵工作公開性的材料，如媒體廣告復印件、公告發布記錄等。

第六章 附則

第二十五條 本辦法由鑫鑫集團負責解釋。第二十六條 本辦法自下發之日起實行。

第五篇：萬科集團檔案管理辦法

萬科集團檔案管理辦法（MHKG-ZG-ZD-009）

檔案管理流程總部各部門/項目公司及其他子公司各部門A提交歸檔文件資料及存期建議總部綜合管理部B收集各種歸檔資料并審核資料完備性總部分管副總C總裁D根據保管期限、類別分類立卷、歸檔存檔存檔提出借閱需求經部門負責人審批匯總借閱/復印資料需求N綜合管理部經理審批Y結束借閱/復印登記Y是否需要復印NY是否需要歸還復印資料發放給承辦人N查閱人在檔案室查閱資料檔案借閱借閱人使用后歸還資料歸還登記結束多余存檔資料超出保管期檔案資料提出銷毀或延期保管建議檔案資料整理并提出銷毀申請匯總形成銷毀文件資料清單N延長檔案保管期并辦理相關手續造具清冊提出銷毀報告N審核Y審批YN審批檔案銷毀結束銷毀檔案Y 1.目的

為了有效的保護和利用檔案，充分發揮公司歷史資料的作用，規范公司檔案管理，特制定本制度。2.適用范圍

萬科控股集團有限公司及下屬各控股子公司。3.定義： 4.職責： 4.1.綜合管理部

4.1.1.負責收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的所有文書檔案。4.1.2.負責對檔案的借閱進行審批、登記管理。

4.1.3.負責檔案銷毀申請的提出及審批后的檔案銷毀執行。4.2.集團各職能部門及各子公司

4.2.1.負責收集、整理、立卷、鑒定、保管與本部門/子公司業務有關的所有文書檔案。

4.2.2.負責對與本部門/子公司業務有關的文書檔案銷毀申請的審核。4.2.3.負責在本部門/子公司階段業務結束后將有關重要文書檔案移交集團綜合管理部。5.程序和內容： 5.1.檔案立卷范圍

5.1.1.公司成立所形成的一切文件。5.1.2.公司章程類文件。5.1.3.公司管理規章制度。5.1.4.重要會議記錄、會議紀要。5.1.5.經營計劃、工作總結；

5.1.6.意向書、合同、協議、立項報告及可行性報告。5.1.7.重要的來往信函。

5.1.8.一切與公司業務、技術、項目有關的資料。5.2.檔案立卷要求： 5.2.1.各部門立卷要求 5.2.1.1.凡是各部門在業務活動中所形成的、具有查考利用價值的文字材料及音像資料均屬歸檔范圍，不得由部門或個人分散保存，必須由業務部門整理后，定期交給綜合管理部集中管理保存。

5.2.1.2.各項業務一旦結束，其有關該項業務往來的一切材料、函件都應移交綜合管理部正式存檔（所簽合同、協議、意向書、委托書需在簽訂后立即交到綜合管理部存檔），業務部門如有需要，可建立復印件的業務檔案，以便工作。

5.2.1.3.業務部門形成的文件應由本部門指定的專人保管。

5.2.1.4.業務部門文件保管人員有責任將本部門形成的文件收集齊全，并對文件材料進行初步分類整理、打出文件目錄。目錄中應包括文件名稱、摘要、形成時間、頁數、份數、備注（注明是原件或復印件）。

5.2.1.5.財務部獨立管理會計檔案---憑證、賬薄、財務報表類、借款、貸款合同（注：財務部只留一份原件，其余原件交綜合管理部保管；如原件只一份，財務部留復印件。）

5.2.2.綜合管理部立卷要求：

5.2.2.1.立卷的文件材料應按照自然形成、保持歷史聯系的原則和立卷要求特征及文件內容進行立卷。

5.2.2.2.在一個卷內要按問題或文件形成的時間，系統排列。5.2.2.3.擬訂案卷標題要簡明、準確。

5.2.2.4.整理好的案卷要確定案卷的保管期限。文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。專門檔案另有保管期限和銷毀規定的按有關規定執行。

5.2.2.4.1.永久保管的文書檔案主要包括： 5.2.2.4.1.1.公司制定的規章制度類文件材料。

5.2.2.4.1.2.公司召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。5.2.2.4.1.3.公司職能活動中形成的重要業務文件材料。

5.2.2.4.1.4.公司關于重要問題的請示與上級主管部門的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等。

5.2.2.4.1.5.公司機構演變、人事任免等文件材料。5.2.2.4.1.6.公司房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料。

5.2.2.4.1.7.上級主管部門制發的屬于公司經營業務的重要文件材料。5.2.2.4.1.8.下屬機構關于重要業務問題的來函、請示與公司的復函、批復等文件材料。

5.2.2.4.2.定期保管的文書檔案主要包括：

5.2.2.4.2.1.公司職能活動中形成的一般性業務文件材料。

5.2.2.4.2.2.公司召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料。5.2.2.4.2.3.公司人事管理工作形成的一般性文件材料。

5.2.2.4.2.4.公司一般性事務管理文件材料。

5.2.2.4.2.5.公司關于一般性問題的請示與上級主管部門的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等。

5.2.2.4.2.6.上級主管部門制發的屬于公司經營業務的一般性文件材料。

5.2.2.4.2.7.上級主管部門制發的非公司經營業務但要貫徹執行的文件材料。

5.2.2.4.2.8.下屬機構關于一般性業務問題的來函、請示與公司的復函、批復等文件材料。

5.2.2.4.2.9.下屬機構報送的或以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。

5.2.2.5.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄備考表。

5.2.2.6.全部案卷組成后，要對案卷統一排列編寫文檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。

5.2.2.7.原則上每年年終做一次歸檔立卷工作，將當年所形成的公司所有文件按上述要求進行統一整理。

5.3.檔案存檔程序

5.3.1.集團各部門/項目公司及其他子公司各部門對于需要在集團進行歸檔的資料進行整理，提交集團綜合管理部，并提出存期建議。5.3.2.集團綜合管理部收集歸檔資料，審核歸檔資料及手續的完備性。5.3.3.集團綜合管理部根據資料的性質、存檔單位建議的存期，對資料進行分類立卷、存檔，做好存檔登記（附表1）。5.4.檔案借閱

5.4.1.需要借閱檔案的部門或個人需首先提出借閱/復印需求，填寫《檔案借閱/復印審批單》（附表2），經部門負責人同意后報總公司綜合管理部。5.4.2.總公司綜合管理部匯總各單位的檔案借閱/復印需求，報綜合管理部負責人審批。

5.4.3.審批通過后，綜合管理部要對借閱/復印的檔案進行登記（附表3），并要求借閱人簽字。

5.4.4.借閱檔案，不得在文件上圈點、劃線和涂改，未經批準不得復印。5.4.5.對于需要復印的資料，由集團綜合管理部負責將資料復印并下發給借閱人/承辦人。

5.4.6.如不需復印，借閱人可在檔案室查閱資料。

5.4.7.對于需要歸還的檔案資料，綜合管理部要登記明確的歸還日期，借閱人需要在期限內歸還資料，綜合管理部負責在檔案到期前催還。5.4.8.檔案資料歸還后，集團綜合管理部登記銷帳。5.5.檔案銷毀

5.5.1.對于多余的檔案資料以及超出保管期限的檔案資料，總公司綜合管理部定期進行整理，并提出銷毀申請（附表4：《文件資料銷毀請示》）。5.5.2.銷毀申請經資料存檔提交部門進行審核，對是否銷毀或延長保管期限提出建議，并提交分管副總裁審核，總裁審批。

5.5.3.對審批未通過的檔案，由總公司綜合管理部延長保管期限，并辦理相關手續。

5.5.4.審批通過的檔案，總公司綜合管理部造具清冊，由檔案交存部門負責人和總公司綜合管理部負責人現場監督，對檔案進行銷毀。

5.5.5.檔案銷毀后，由見證人在《檔案銷毀證明書》（附表5）上簽字確認。5.6.附則

5.6.1.本制度自

****年**月**日起施行。

5.6.2.本制度由集團綜合管理部解釋并修改。6.支持性文件： 7.相關記錄：

7.1.《檔案保管登記臺帳》

MHKG-ZG-BD-032 MHKG-ZG-BD-033 MHKG-ZG-BD-034 MHKG-ZG-BD-035 MHKG-ZG-BD-036 7.2.《檔案借閱/復印審批單》

7.3.《檔案借閱/復印登記臺賬》 7.4.《文件資料銷毀請示》

7.5.《檔案銷毀證明書》