第一篇：國家檔案局辦公室關于發布《數字檔案館建設指南》的通知

國家檔案局辦公室關于發布《數字檔案館建設指南》的通知 檔辦[2010]116號

各省、自治區、直轄市檔案局、館,各計劃單列市檔案局、館,新疆生產建設兵團檔案局、館,中央和國家機關各部委檔案部門,總參辦公廳保密檔案局、解放軍檔案館、武警部隊司令部辦公室,各人民團體檔案部門,各中央企業檔案部門,中國照片檔案館,中國人民大學檔案學院: 《數字檔案館建設指南》已經編制完成,經國家檔案局批準,現予以發布。請各級檔案部門參照執行。

國家檔案局辦公室

二○一○年六月十七日 數字檔案館建設指南 國家檔案局 二○一○年六月 說 明

本指南由國家檔案局提出并歸口。

本指南起草單位:國家檔案局技術部、福建省檔案局、山東省檔案局、青島市檔案局。本指南主要起草人:王良城、蔡學美、潘積仁、黃建峰、王憲東、郭玉東、馮劍波。本指南主要審查人:李和平、姜之茂、方昀、韓李敏、黃玉明、何伍愛、趙國俊。目錄

1總體要求........................................................1 1.1概述.........................................................1 1.2 建設原則與要求..................................1 1.3建設目標.................................................2 1.4建設內容.................................................3 1.5建設步驟.................................................4 2.管理系統功能要求.....................................6 2.1收集功能要求.........................................7 2.2管理功能要求.........................................8 2.3 保存功能要求......................................9 2.3.1長久保存策略........................................9 2.3.2 存儲架構選擇.....................................9 2.4利用功能要求...........................................10 3.應用系統開發和服務平臺構建...................11 3.1運用系統開發.........................................11 3.2服務平臺建設...........................................12 3.3軟硬件設備配置.......................................14 3.3.1系統軟件選擇........................................14 3.3.2硬件設備配置........................................15 4.數字檔案資源建設.......................................16 4.1電子文件接收...........................................17 4.2檔案數字化..............................................18 4.3資源整理..................................................19 4.4 建立數字檔案資源庫.............................20 5.保障體系建設..............................................21 5.1安金保障體系建設..................................21 5.2 標準規范體系建設.................................23 數字檔案館建設指南

1.總體要求 1.1概述

數字檔案館是指各級各類檔案館為造應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現代信息技術對數字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統。

建設數字檔案館，有利于提高檔案館工作效率和現代化水平，有利于確保數字檔案永久存儲與安全保管，有利于促進公共檔案服務能力拓展和實現檔案信息資源的社會共享。

建沒數字檔案館，有利于促進國家信息資源總量增加、質量提高和結構優化，有利于提高各級政府公共服務能力，有利于促進社會主義文化的發展繁榮，有利于滿足廣大人民群眾對現代信息服務的現實需求。

數字檔案館建設是一項系統工程，需要經過調研、立項、論證、軟件開發、平臺構建、資源準備、系統試運行、項目驗收、運行維護等諸多環節，需要各業務部門、檔案管理部門以及其他相關單位的共同參與，是一項長期的工作任務。1.2建設原則與要求

數字檔案館建設應當遵照“統籌規劃、循序漸進，項目帶動、重點突破，需求導向、保證安全，合理適用、穩步實施”的原則，積極推進，務求實效。

統籌規劃、循序漸進。應當根據各級政府電子政務建設整體框架和基木要求，及時將數字檔案館建設與區域電子政務和信息化建設相銜接，綜合考慮自身信息化發展水平、技術力量、資源規模、基礎工作水平、資金投入等因素，確定總體布局和實施步驟。

項目帶動、重點突破。實施項目帶動戰略，支撐和帶動數字檔案館整體建設和發展。將數字檔案館建設分成若干子項目，以項目帶動數字檔案館建設及推進各項工作的開展，有利于獲得黨委政府和有關部門的重視和投入，有利于集中人力物力有針對性地重點解決數字檔案館建設中的核心問題。

需求導向、保證安全。數字檔案館建設應以需求為導向，著眼于黨政機關、社會公眾在線利用數字檔案信息資源的需求，推動檔案信息資源的共享。應當按照信息安全等級保護的要求，采取相應的安全保障技術方法，配備必要的軟硬件設施，建立健全安全管理制度，完善災難恢復服務機制，確保數字檔案館建設和運行的安全。

合理適用、穩步實施。要重視前期調研，進行可行性研究，結合本部門業務工作實際，提出創新性高、應用性強的功能需求，以確保系統開發和項目建設的合理性、適用性。在項目實施過程中，檔案部門的業務人員應全程參與，及時研究和發現問題，糾正偏差。重大項目應當按照信息系統建設規范要求引入監理機制，對項目質量、進度、投資、安全等方面進行全程監理。1.3建設目標

數字檔案館建設的目標是：緊緊依靠國家和當地信息化基礎設施建設環境，充分利用各種政務網平臺、公眾網平臺以及各類網絡資源，以先進的信息技術為手段，集成建設適應本部門本單位一定時期內數字檔案管理需要的網絡平臺，開發應用符合功能要求的管理系統，推動館藏檔案資源數字化、增量檔案電子化，逐步實現對數字檔案信息資源的網絡化管理以及分層次多渠道提供檔案信息資源利用和社會共享服務。

其中，數字檔案信息資源建設、提供檔案信息利用和社會共享服務，是一項長期任務，應分階段推進，有步驟實現。1.4建設內容

數字檔案館總體建設內容主要包括:

（1）按照數字檔案館基礎網絡架構、主要技術路線與軟硬件配置基本要求，集成建設適應館藏檔案基礎數據和今后一定時期內數字檔案增長規模的數據管理、滿足數字檔案館各項管理與服務需求的基礎設施。

（2）開發或應用具備“收集、管理、存儲、利用”等功能要求的數字檔案管理系統，實現檔案管理各業務環節的自動化、網絡化。

（3）全面推進館藏數字檔案基礎數據庫建設，優先建立館藏檔案的文件級目錄數據庫，逐步進行傳統載體檔案的數字化轉換，積極推進電子文件的接收和管理，建立各類數字檔案資源庫群。

（4）應用先進技術和相關管理手段，保證數字檔案信息資源的可靠可信和長期可用，減少數字檔案對軟硬件的依賴性，從而使數字檔案具備傳統檔案所具有的原始性、憑證性和長期可讀性。

（5）運用多種技術手段，針對不同利用對象，通過不同渠道，實現檔案信息資源分層共享，方便、快捷滿足各類用戶利用需求。

（6）配套建設數字檔案館保障體系，確保數字檔案館系統安全和數字檔案信息安全。1.5建設步驟

數字檔案館建設一般分項目規劃與立項、項目招投標、項目實施、運行維護等幾個步驟進行。（1）項目規劃與立項

根據社會信息化和檔案事業發展需要，研究提出數字檔案館建設項目。成立由檔案館主要領導、信息化人員、相關技術人員、檔案管理人員等參加的項目籌備小組，對本地區信息化現狀和國內外數字檔案館建設現狀等，特別是各立檔單位產生電子文件狀況、黨委政府各部門和公眾對檔案利用需求情況進行充分調研，研究提出項目可行性報告，向當地主管部門提出數字檔案館立項申請。在與相關主管部門充分溝通后，由主管部門組織專家對項目可行性報告進行論證。（2）項目招投標

項目經立項批準后，應按照國家有關項目管理規定進行招標或邀標工作。充分征求檔案館各業務部門、相關專家的意見，對數字檔案館的功能需求進行細化，形成功能需求方案。功能需求方案應既符合檔案管理的實際需要，又便于計算機編程人員理解，能夠在系統開發中實現。

（3）項目實施

按照數字檔案館建設目標、總體內容和項目可行性研究報告立項批復的要求，制訂詳細的項目建設實施方案，明確項目建設的內容、進度和時間安排，有計劃地推進系統開發與調試、軟硬件集成、項目試運行與驗收等項目實施工作。項目建設中應當加強項目監理，確保項目建設的進度和質量。（4）運行維護

項目驗收后，應適時調整、明確數字檔案館各功能模塊的管理職責，加強應用培訓，建立數字檔案館業務工作與技術工作相互銜接、相互配合，以業務管理工作為主線、以技術保障工作為支撐的管理機制。要重視人才培養，形成以檔案館人才自主管理為主體，社會外包服務保障為依托運行與維護體系。2.管理系統功能要求

數字檔案管理系統應當具備“收集、管理、保存、利用”四項基本業務功能，以及用戶權限管理、系統日志管理、數據備份與恢復、系統及其數據安全維護等功能。數字檔案管理系統還應當采取必要措施保證館藏數字檔案信息，特別是由電子文件歸檔形成的電子檔案信息的可靠和可用。數字檔案管理系統功能可以根據信息化發展和檔案管理的要求而有所側重并不斷拓展。

2.1收集功能要求

系統應當具備接收立檔單位產生的電子文件及其元數據、對傳統載體檔案進行數字化和采集重要數學信息資源等功能。

（1）系統能夠根據相關要求接收立檔單位產生的各類電子文件及其元數據，并在建立一整套接收機制基礎上，保證接收過程責權明確，杜絕安全隱患，從源頭上保證數字檔案的真實、完整、可用。

（2）系統應當提供選擇在線接收和脫機接收方式。

（3）系統應當能夠批量導入或導出數據，保證數據的可靠和可用。

（4）系統應能對在線或離線接收的檔案數據進行真實性、完整性、可用性驗證。（5）系統應具備目錄數據和內容數據等多種信息資源的采集功能。2.2管理功能要求

系統能夠對所接收的各類數字檔案信息進行整理、比對、分類、著錄、掛接、鑒定、檢索、統計等操作，使無序信息有序化，并實施有效控制。系統應能:

（1）按照設定的分類方案，將數字檔案信息存儲到系統中，或根據管理要求進行適當調整。（2）過濾重份數據和重新分類、編號。

（3）對檔案內容進行抽取和添加元數據等操作。目前檔案管理都是基于目錄數據庫掛接方式來實現，將來不排除使用新的技術方法對數字檔案進行有效管理。（4）輔助人工完成檔案的開放鑒定工作。

（5）對檔案內容數據及其元數據等相關信息建立持久聯系，形成長期保存檔案數據包和利用數據包。

（6）對檔案類型、數量大小等按照設定要求進行統計、顯示或打印輸出所需各類檔案信息。（7）輔助完成館藏實體檔案編目（著錄、標引)、整理、出入庫房整理等工作。（8）定制檔案業務流程或進行流程再造。2.3保存功能要求

系統能夠實現對數字檔案長久的安全保存，包括兩方面的要求，一是長久保存策略的確定；二是存儲架構選擇。2.3.1長久保存策略

長久保存策略包括存儲格式的選擇，檢測、備份和遷移等技術方法的采用等。

（1）應當選擇符合國家標準的格式，暫時未制定標準的，選擇開放格式或主流格式。（2）定期對載體及其軟硬件環境進行讀取、測試，發現問題，及時解決。

（3）根據數據重要程度以及整理和利用的需要，選擇在線、近線、離線、異地、異質和分級存儲等技術和方式。

（4）計算機軟硬件以及技術或標準規范發生重大變化或發生重大事件時，為了保證數字檔案信息可讀，應采取遷移等手段對所存儲的數據進行技術處理。2.3.2存儲架構選擇

根據檔案數據量和管理目的不同而采用不同的存儲技術及其相關設備。安全性和穩定性是選擇存儲設備的首要因素。在數字檔案館建設過程中，應根據數字檔案館的數據量和利用并發用戶數的需求，以保證數字檔案館合理安全的存儲容量和較快的網絡傳輸速度，適當選擇采用單一應用平臺，配備數據庫服務器、文件存儲器、備份服務器、備份軟件等構成的存儲服務平臺；以及采用SAN、NAS、DAS、IP-SAN 或其他形式的存儲技術方法。2.4利用功能要求

數字檔案管理系統應當根據檔案信息的利用需求和網絡條件，分別通過公眾網、政務網、局域網等建立利用窗口。系統應能實現檔案查詢、資源發布、信息共享、開發利用、工作交流、統計分析等功能。系統應當:

（1）能夠運用最新檢索技術方法滿足利用者在各種利用平臺對檔案數據進行快速、準確、全面的利用查詢要求。

（2）能夠通過網絡平臺或特定載體發布檔案信息和信息資源共享。（3）能夠輔助進行檔案信息智能編研、深度挖掘。

（4）能夠為檔案管理者和利用者提供在線交流平臺、遠程指導、遠程教育。（5）能夠輔助開展數字檔案的增值服務。

（6）能夠進行檔案利用訪問量統計、分布分析、輿情分析等相關工作。

（7）能夠對用戶、數據項、功能組件進行利用權限的角色授權處理，能夠進行門類設置、結構設定、字典定義等系統代碼維護工作。3.應用系統開發和服務平臺構建

鼓勵各地區統一開發或購置成熟的數字檔案管理系統軟件，減少重復開發，降低應用成木。應用系統開發應當遵循整體性、開放性、穩定性等原則。鼓勵軟件開發公司應用先進技術手段對“收集、管理、保存、利用”功能模塊或子系統進行專業深度擴展、創新開發。

（1）整體性。系統應考慮所配備和購置的軟硬件及其網絡平臺環境，選擇恰當的開發工具和技術路線，正確處理各子系統或模塊的關系，形成一個整體。

（2）開放性。系統應能夠隨著信息技術的不斷發展和檔案管理的最新要求而具有兼容性和拓展性。

（3）穩定性。系統開發應采用先進、成熟、穩定的技術，保證系統的穩定、可靠和安全。3.2服務平臺建設

數字檔案館網絡架構一般應面向不同對象、立足現有不同網絡，構建三個服務平臺，并提供相應層級數字檔案信息資源利用共享服務。

數字檔案館應根據不同服務對象和不同檔案開發范圍建立相應的服務平臺。一般主要包括：一是基于局域網面向檔案館工作人員和來館利用檔案人員的館內檔案利用服務平臺；二是利用當地政務網建設的面向本級黨政機關各立檔單位的電子文件歸檔和檔案信息共享平臺；三是利用公眾網建設的面向廣大社會公眾和進行館際交流的公共檔案信息服務平臺。（1）基于局域網的檔案服務平臺

局域網檔案服務平臺是數字檔案館建設的基礎平臺。局域網檔案服務平臺應當具備館藏數字檔案傳榆、交換、存儲、安全防護的功能，承擔檔案館“收集、管理、保存、利用”四項基木功能，滿足日常數字檔案館業務管理和提供利用服務的需耍。局域網通常還要承擔輔助檔案實體管理的功能。

（2）基于政務網的檔案服務平臺 政務網檔案服務平臺是數字檔案館連接本級各黨政機關立檔單位的主干平臺。它依托本級政務網，能夠接收各立檔單位電子文件，能夠為政務網用戶提供在線檔案查閱利用、檔案業務指導或其他檔案工作服務，實現黨政機關的檔案信息資源共享和資政服務工作。

鼓勵具備條件的檔案館探索采用云計算等先進技術為各立檔單位提供軟件服務和存儲服務。（3）基于公眾網的檔案服務

公眾網檔案服務平臺，如公共檔案信息服務平臺，是檔案館實現公共檔案服務和檔案信息資源社會共享的有效途徑之一，它依托公眾網，通過檔案網站建立滿足公眾查閱檔案需求的利用窗口，同時，采集具有重要保存價值的各類數字信息，進行資源整合，實現公眾檔案信息資源的社會最廣泛共享。該平臺還可采取必要的安全措施，實現館際檔案信息交流。檔案服務平臺建設當前應遵循的標準規范有:（1）GB50174-2008 電子信息系統機房設計規范;

（2）GB/Z24294-2009 信息安全技術基于互聯網電子政務信息安全實施指南。3.3軟硬件設備配置 3.3.1系統軟件選型

數字檔案館系統軟件一般包括操作系統、數據庫系統等方面。

操作系統的選擇要根據數字檔案館的規模和硬件配置等情況來選定。終端操作系統通常選擇使用與其軟硬件兼容，使用較為廣泛的操作系統;服務器操作系統要綜合考慮任務量、并發用戶、安全性等因素選擇操作系統。

數據庫系統首先滿足數據存儲和管理的需求，并充分考慮技術和管理成本；其次應注意操作系統和應用軟件對數據庫系統的支持；再次要考慮其開放性和擴展性，為將來系統的升級、遷移免除后顧之憂。數據庫系統必須考慮到穩定性和高性能以及檔案資源的安全性，所以在選型之前一定要認真規劃，周密地分析與考慮，所選擇數據庫系統應能支持當前及可預見的將來采用的軟件，并充分考慮今后幾年數據量的要求。在前期規劃時，不僅需要決定使用的類型和版本，還需要規劃設計數據結構；不僅需耍考慮當前存儲和管理的數據信息類型，還要考慮將要接收進館的數據信息類型。

其他軟件配置。在數字檔案館系統運行中，除了操作系統和數據庫系統之外，還需根據數據采集、管理、利用等方面需要，配置其他一些系統軟件和工具軟件，如數據倉庫、數據交換、OCR、格式轉換、非線性編輯、全大檢索等方面的軟件。3.3.2 硬件設備配置

數字檔案館系統硬件設施主要包括服務器、終端、網絡、存儲及其他配套設備。系統中每個獨立任務應有相應的服務器來承擔處理任務。服務器在信息系統中的重要性不同，可以分成主服務器和輔助服務器兩類。主服務器主要承擔信息系統數據存儲和管理以及應用系統的運行，主服務器的選配必須充分考慮系統性、安全性和高性能。輔助服務器包括輔助應用服務器、網絡管理服務器、文件服務器等，承擔系統中非核心功能的處理任務。一個數字檔案館系統配備服務器的數量，取決于系統的實際功能，不必強調所有任務都有獨立的服務器，可根據財力、數據規模、用戶數量及其訪問量等，合理選定。

網絡設備主要包括傳輸介質、集線器、交換機、路由器、光電轉換等。雙絞線和光纖是最常用的傳輸介質，物理上分散的多臺計算機只有通過傳輸介質才能連接在一起形成網絡;集線器可以放大傳輸信號，主要用于小型網;交換機是一種基于點對點發送數據的網絡連接設備，具有網絡流量控制等性能，是大型網絡組網的必需設備;要使網絡之間互連，則必須配備路由器;光電轉換設備是實現雙絞線和光纖兩種不同傳輸介質的信號轉換的設備。

存儲設備主要包括磁盤、光盤、磁帶等。應根據數字檔案館的存儲架構而選擇存儲設備。數字化設備包括掃描儀、數碼照相機、數碼攝像機、非線性編輯系統等。

終端設備包括輸入、輸出設備，通常是指獨立工作的計算機、打印機、復印機等。數字檔案館各項業務的開展必須依托這些設備，通過終端訪問網絡應用系統，完成信息處理工作。一個數字檔案館終端設置應考慮三種用戶，即社會用戶、檔案館工作人員、檔案館聘請的數據加工和處理人員。4.數字檔案資源建設

數字檔案資源建設是數字檔案館建設的核心內容，也是一項經常性的業務工作。數字檔案資源建設包括電子文件接收、傳統載體檔案數字化轉換、資源整理加工、建立各類資源庫等內容。

4.1電子文件接收

應當根據檔案接收范圍，建立電子文件接收進館制度和機制，配備必要的技術手段，從源頭上保證數字檔案信息的真實、完整、可用。

為了保證有價值的數字檔案資源接收進館，從數字檔案館建設開始，就應按照數字檔案館功能要求，研究確定電子文件接收范圍、標準和方法。在范圍上，除了參照紙質檔案接收要求，還應針對電子文件多樣性、形象性的特點，接收反映重大事件、重要活動、重大變化的電子形式的記錄；在種類上，除了文本文件，還包括數碼照片、圖形圖像、多媒體、數據庫、網頁等各種形式的電子文件。應當明確電子文件移交的方式和時限。移交方式可以是在線也可以離線移交，但不論何種移交方式，以安全、高效、準確為原則。與紙質文件對應電子文件的移交和接收之前，應要求和督促立檔單位建立正確無誤的對應關系，并保證其內容的一致性。應當加強對電子文件形成及其整理、歸檔、移交的監督指導，包括確定歸檔范圍規范、進行質量檢查、開展技術服務等。

電子文件的接收與管理應當遵循以下標準規范:(1)GB/Tl 8894-2002 電子文件歸檔與管理規范;(2)DA/T32-2005公務電子郵件歸檔與管理規則;(3)DA/T46-20文書類電子文件元數據方案;

(4)DA/T47-2009版式電子文件長期保存格式需求;(5)DA/T48-2009基于XML的電子文件封裝規范。4.2檔案數字化

傳統載體檔案數字化是現階段數字檔案資源建設的一個重要途徑。檔案數字化工作是一項系統工程，涉及到檔案保管、保護、整理、鑒定、轉換、存儲、利用等多個環節，應當統籌規劃，分步實施。應當通過數字化工作，對館藏檔案進行全面的梳理。要高度重視檔案整理、鑒定、保護等基礎工作，為數字化工作提供高質量的來源。如果對館藏檔案無法一次性全面數字化，可以按照特殊載體優先、重要程度優先、共享性強優先等原則分步實施。

數字化加工一般采取自主加工和委托加工兩種方式進行。自主加工是檔案館自行配備數字化加工設備，自行組織人力開展數字化加工。這一模式適用于少量重要、核心檔案的數字化加工。委托加工是將應數字化的檔案，委托專業公司實施加工。這一模式效率相對較高，投資相對節省，普遍適用于各類檔案的數字化加工。檔案館所委托加工的公司必須是具有相關保密資質的專業公司。

檔案數字化工作之前應遵循的標準規范有:（1）DA/T31.2005 紙質檔案數字化技術規范;（2）DA/T43-2009縮微膠片數字化技術規范。4.3資源整理 在對信息資源進行有序、有效管理之前，必須進行整理，包括分類、價值鑒定、開放審查等。應當將數字檔案信息進行有序排列，當前國家尚未制訂針對數字檔案信息分類的規則，在數字檔案館建設中，可以參照傳統載體檔案的分類、排序方式，結合數字檔案信息的特點，確定數字檔案信息的合理分類方案，實現對數字檔案信息的有效控制。

電子文件或數字化檔案信息發布利用之前，必須進行開放利用的鑒定工作，并通過技術檢查，譬如清晰度、準確性、完整性，以便讓利用者有效檢索、閱讀和理解數字檔案信思。

檔案信息網上提供利用，要根據數字檔案不同網絡的傳播范圍、用戶范圍、使用方式等進行處理。對涉及國家秘密、知識產權或個人隱私及其他敏感信息的檔案利用，應當按照國家法律法規要求，進行劃控處理。涉密信息只能在涉密網發布;內部信息只能在內網(包括政務網和檔案館局域網等)使用;開放信息可以在公眾網發布。開放鑒定是數字檔案館建設的重要工作內容之一。

4.4建立數字檔案資源庫

運用計算機及其相關技術設備管理數字檔案信息，當前一般采取數據庫技術方法進行。檔案資源庫一般包括目錄數據庫或元數據庫、內容數據集等。

目錄數據庫是數字檔案資源管理的基礎，它是將反映數字檔案特征的規范數據，依照一定的字段要求存入計算機中，通過系統的排序等處理，形成由計算機檢索的目錄數據體系。目錄數據庫建立的方式主要有兩種基本途徑，一是通過傳統載體檔案數字化采集的檔案目錄數據庫，一般是通過人工錄入建庫方式建立;二是通過接收電子文件方式形成的數字檔案，一般通過檔案管理系統自動采集生成或從數字檔案元數據庫中提取而形成，經過數據整理規范審核與補充完善后建立。

保存數字檔案元數據是保證數字檔案可靠和可用的一項重措施。元數據庫建設接照數字檔案元數據采集規范要求建立。元數據采集方式主要是通過對電子文件或數字檔案的背景、結構和管理過程信息進行自動生成和適當人工添加而形成。

內容數據集是數字檔案資源建設的主體，它是通過數據庫、數據倉庫等技術方法將檔案全文按照一定的分類、排序方式排列形成的集合。內容數據一般通過與目錄數據掛接方式實施有效管理，隨著信息技術，特別是檢索技術的發展，將來也會采用其他技術方法對內容數據進行有效管理。對于由電子文件歸檔形成的電子檔案，其內容數據還應與其元數據建立持久有效的聯系，防止非法修改，采取技術措施，確保其可靠和可用。數字檔案資源庫建設應遵循以下標準規范:(1)GB/T20163-2006中國檔案機讀目錄格式;(2)DA/T134994檔號編制規則。5.保障體系建設

安全保障體系建設是數字檔案館建設的基礎工作，數字檔案館的安全包括數字檔案數據的安全和信息系統及其網絡平臺的安全。數據安全就是要保證數字檔案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改等，系統及其網絡平臺安全就是要保持系統軟硬件的穩定性、可靠性、可控性。

安全保障體系建設主要通過兩方面途徑實現。一是按照信息安全等級保護的要求，采用相應安全保障技術方法，配備必耍的軟硬件設施。數宇檔案館系統一般要求達到二級(系統審計保護級)以上安全保護標準。數字檔案館系統集成商應具備相應的保密資質，并嚴格按照有關安全保密規范要求進行項目設計、系統開發和項目施工。建設、監理單位應當加強項目建設過程中的檔案信息安全保密工作。二是建立健全數字檔案館安全管理制度，并嚴格遵照實施。數字檔案館系統安全隱患包括數據竊聽、電磁泄漏、電力中斷、載體損壞、自然災害、非法訪問、計算機病毒、黑客攻擊、系統超負載、假冒身份、權限擴散、數據篡改、操作失誤等，應當采取相應的技術措施和管理手段應對這些安全隱患。應當高度重視數字化加工、電子文件接收等過程中的安全保密管理工作。同時應當制訂應急預案，完善災難恢復機制，提高應急處置能力。

應當遵循的有關信息安全規范:

(1)GB17859-1999信息安全技術計算機信息系統安全保護等級劃分準則;(2)GB/T24363-2009信息安全技術信息安全應急響應計劃規范;(3)GB/Z243 64-2009 信息安全技術信息安全風險管理指南;(4)GA/T671-2006終端計算機系統安全等級技術要求。5.2標準規范建設

嚴格遵照信息化和檔案管理方面的法規和標準是實現數字檔案館各項功能的必要前提。數字檔案館建設要嚴格遵守國家及行業相關規章制度和技術標準。

各地在建設數字檔案館過程中，具體技術應用或工作流程如果尚無相關上位標準規范，可以向國家檔案行政管理部門提出相關標準規范制修訂建議，或根據本地區實際情況制訂相關地方標準或企業標準，并積極上報有關部門，上升為行業標準或國家標準。

第二篇：數字檔案館建設需求報告

數字檔案館建設需求報告

目 錄

1概述 1 2總體要求 1 2.1指導思想 1 2.2總體要求 1 3技術要求 2 3.1系統架構與運行環境 2 3.2性能要求 2 3.3安全要求 2 4業務需求 2 4.1型號、產品、預研課題檔案 2 4.2文書檔案 3 4.3技改、基建、設備檔案 3 4.4聲像檔案 4 4.5專題 4 4.6資料 4 5功能需求 5 5.1 數據采集 5 5.1.1 與OA系統的接口 5 5.1.2 與PDM系統的接口 6 5.1.3 與文件編號系統的集成 6 5.1.4與定型數據上報系統的接口 6 5.2 歸檔整編 6 5.3檔案著錄 7 5.4原文管理 10 5.5檔案查詢 11 5.6 統計/報表 11 5.7 鑒定與銷毀 13 5.8技術資料接收、分發與調撥 13 5.9受控管理 14 5.10資料管理 15 5.11編研 15 5.12館務管理 15 5.13 WEB利用 16 6系統管理與維護 17 6.1系統設置 17 6.2用戶、權限 17 6.3日志管理 18 6.4備份與恢復 19 6.5人員分工 19 7其他需求 19 附件1：檔案各著錄項目屬性表 20 附件2：OA系統流程數據字段屬性表 24 附件3：文件編號系統字段屬性表 26

1概述

數字檔案館的建設是一項系統工程，總體架構包括基礎設施、數據庫、管理應用系統、運行機制、標準規范體系和安全保障體系六大部分，其中管理系統平臺是數字檔案館建設的關鍵部分，本著長遠規劃、分布實施的原則，結合我單位工作實際，提出此需求。明確應具有的功能、性能，使系統分析人員和軟件開發人員清楚了解我單位的需求，并在此基礎上完成符合我單位要求的系統設計與開發工作。2總體要求 2.1指導思想

×××數字檔案管理系統平臺是航空工業檔案信息化管理平臺的重要組成部分，也是所信息化平臺建設建項目之一。在系統構上首先要滿足《××××企事業單位數字化檔案館建設內容》的需要，同時應符合××信息化平臺建設的技術要求。

系統應在目前的產品數據管理＋檔案管理系統＋OA系統檔案管理模式基礎上，著眼于現代數字化檔案管理的發展要求，充分考慮到未來的發展趨勢，在檔案資源管理的功能設計方面具有拓展性、前瞻性、長遠性，使本系統既滿足現實管理的需要，又能夠適應未來發展的需要。

2.2總體要求

系統功能應包含數字檔案管理工作的全部領域。功能模塊的設置應適合我××檔案管理實際要求和未來發展的需求。

系統應具有良好的交互性和操作的便捷性，界面友好且可以定制。對操作人員的重要操作提供信息反饋，設計良好的聯機幫助。系統設計和開發，要充分考慮系統當前和將來可能承受的工作量，使系統的處理能力和響應時間能夠滿足企業對信息處理的需求。系統要封裝和集成一些常用工具軟件。

系統安全性、保密性符合國家和行業通用要求。

3技術要求

3.1系統架構與運行環境 采用B/S方式和C/S方式。客戶端支持微機和工作站。

支持Windows XP和Windows 2000等操作系統。3.2性能要求

系統易維護、可擴充。

接口功能強大，實現與外部系統的無縫連接。數據處理響應速度快。

查詢、統計結果準確，保證查全查準。

具有可擴展性，檔案管理系統必須能夠在用戶的使用率、用戶的數目增加很快的情況下，保持合理的性能。3.3安全要求

軟件運行性能穩定，滿足系統安全性和數據保密性的需要。具備故障預警、檢查和處理機制、防止數據因意外情況丟失或損壞，有完善的備份和恢復機制。

系統設計中要遵循嚴格身份認證和有限授權原則和安全審計原則，采用嚴格的安全體系，保證數據在處理和傳輸過程中的安全。支持CA安全認證系統，能夠進行密碼升級。應用模塊功能安全應分級控制。系統應具備完備的安全日志。

4業務需求

系統要能夠能滿足日常業務管理需要，主要包括對型號、產品、預研課題、文書、技改、基建、設備、聲像、專題、資料等門類檔案的管理。4.1型號、產品、預研課題檔案

型號、產品、預研課題檔案主要為我單位科研活動中形成的技術文件、技術圖紙（含技術單、更改單）。技術文件采用文件級著錄模式（取消案卷級著錄），著錄時，應包含案卷號、分類號、卷內序號、案卷題名等反映案卷級信息的著錄項，以便自動生成案卷級信息（技術文件走OA流程，歸檔過程參見文書檔案歸檔過程）。技術圖紙（含技術單、更改單）以單份文件圖紙為單位進行管理（取消案卷級著錄），文件級著錄時，目錄單號等反映同一目錄單信息的屬性必著，更改單和技術單與圖紙要關聯管理。

在管理系統中，能夠對這些檔案進行數據的采集、整編、歸檔、著錄、修改、查詢、統計、報表打印（卷內文件目錄、面簽、背簽、統計報表等）、全文掛接、鑒定銷毀、分發、調撥等業務操作。

型號、產品、預研課題檔案著錄項目屬性表見附件1部分。4.2文書檔案

文書檔案以件為保管單位，主要管理OA系統歸檔的電子文件和一些紙質文件掃描后電子文件。對于OA系統中的文書檔案數據信息(條目信息、全文、文件處理單信息)，自動歸檔到文件管理模塊中，補充著錄信息后，再整編歸檔到檔案管理模塊中。對于紙質掃描的電子文件，直接在檔案管理模塊中，進行條目信息著錄，并進行全文掛接。

在這些業務流程中，能夠進行著錄、修改、全文掛接、整編、歸檔、查詢、統計、報表打印（卷內文件目錄、面簽、背簽、統計報表等）、鑒定銷毀等基本的業務操作。文書檔案著錄項目屬性表見附件1部分 4.3技改、基建、設備檔案

技改、基建、設備檔案主要為我單位在技術改造、基本建設、設備采購過程中形成的技術文件、合同、圖紙、設備資料等，對這些檔案主要以項目成套或單臺（套）配套管理，只進行目錄級著錄管理。由于這些檔案的形成存在著階段性、不確定性，在管理過程中，采取預歸檔立卷的方式，先在文件管理中進行文件級著錄，等文件齊全，再批量歸檔整編到檔案管理模塊中。

在管理過程中，系統要能夠對這些檔案進行整編、歸檔、著錄、修改、查詢、統計、報表打印（卷內文件目錄、面簽、背簽、統計報表等）、全文掛接、鑒定銷毀等基本的業務操作。技改、基建、設備檔案著錄項目屬性表見附件1部分。4.4聲像檔案

聲像檔案主要是在科研生產生活過程中形成的具有保存價值的以聲音、圖像等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說明的歷史記錄，主要有照片、底片、光盤、磁帶、錄像帶等，分為科研類（型號、設備）、人物類、會議類、文娛活動類等。對于光盤、磁帶、錄像帶進行目錄級管理，照片、數字視頻進行文件級著錄、全文掛接，照片檔案全文掛接時，十個文件一個壓縮包進行掛接，掛接的第一個壓縮包中的文件為這個主題中最為重要的十個照片，數字視頻則著錄完信息后直接掛接。在管理過程中，能夠進行整編、歸檔、著錄、修改、查詢、統計、報表打印、全文掛接、鑒定銷毀等業務操作，支持各種音頻、視頻格式的全文讀取。聲像檔案著錄項目屬性見附件1部分。4.5專題

專題中管理的對象包括編研庫（大事記、組織沿革、專題匯編等）和素材庫(從系統目錄結構的檔案庫或從檔案庫外通過輸入、掃描、摘錄等方式得到的材料)。對其管理的功能包括制作專題目錄，管理各專題的名稱、時間、期限、專題類別、狀態、創建者、參與者等信息，并提供增加、修改、刪除、查詢專題等功能。專題著錄項目屬性見附件1部分 4.6資料

我單位資料主要為外來的參考資料、密級資料。

對于外來的參考資料，可以進行整編、著錄、修改、查詢、統計、報表打印、全文掛接、鑒定銷毀等業務操作。

對于密級資料，除了可以進行整編、著錄、修改、查詢、統計、報表打印、全文掛接、鑒定銷毀等業務操作外，還可以進行權限設置，非檔案管理員只能進行目錄級的檢索，不可以瀏覽全文。

資料著錄項目屬性見附件1部分。5功能需求 5.1 數據采集

通過數據接口及其他方式對檔案信息數據進行收集與單位的OA、PDM、文件編號系統、軍工上報系統等業務系統進行集成，實現業務數據的實時或定時歸檔。5.1.1 與OA系統的接口

通過管理應用系統與OA系統的接口，實現OA系統中的收文、發文、技術文件在流轉結束后，通過驗證，將全文（PDF格式）、條目信息及文件處理單提取的屬性信息傳輸至檔案管理系統進行預歸檔，并向OA系統反饋預歸檔成功和失敗的信息。

對于收、發文的條目屬性信息，通過接口，將OA系統和檔案系統中的字短信息進行匹配，傳輸至文檔管理模塊中。全文信息則在OA系統中轉換成PDF格式，通過接口，與條目信息自動匹配掛接后，上傳至全文FTP站點。

對于收、發文的文件處理單中的信息，OA系統提取其屬性信息，傳至檔案管理系統中，與條目信息自動匹配，建立關聯，生成數據庫表，檔案管理系統提供文件處理單模板，并在文書檔案全文瀏覽界面上增加瀏覽文件處理單按鈕，根據模板生成信息完整的文件處理單。對于技術文件，在OA系統中將審簽信息和全文自行匹配生成全文信息，轉換成PDF格式和條目屬性信息一起傳輸至檔案管理模塊，并進行自動匹配。

OA系統數據在向檔案系統歸檔過程中，OA系統將全文信息上傳到管理應用系統FTP服務器后，需要將OA數據歸檔的操作日志寫入到檔案系統中備查。

能夠實現從OA辦公系統向管理應用系統自動移交，保證OA系統的屬性與檔案系統的屬性保持一致（OA系統流程數據字段屬性見附件2）。

管理應用系統可以嚴格控制用戶對電子附件瀏覽、下載、打印等功能權限。對電子附件操作的控制上，滿足對用戶訪問OA歸檔數據時的安全性要求。5.1.2 與PDM系統的接口

通過開發數據接口，將LCA系統中的定型狀態數據包括產品結構、零件的三維模型、二維圖樣、及相關屬性信息導入到檔案管理系統中管理，實現飛機設計數據的統一管理。5.1.3 與文件編號系統的集成

通過數據接口，進行字段匹配，可以將文件編號系統中的條目信息，通過點擊“歸檔”按鈕，傳輸至檔案管理系統中的整編模塊，檔案管理員進行信息補充，再進行歸檔組卷、全文掛接，形成完整的檔案信息。

文件編號系統字段屬性表見附件三。5.1.4與定型數據上報系統的接口

通過此接口，將檔案管理系統的數據導入定型系統，完成軍工產品定型電子文檔的上報工作。對兩個系統進行連接配置，配置成功后，進行兩系統的節點對應和字段對應，建立庫的對應關系。在定型接口主界面中，左右顯示檔案管理系統和定型系統的節點，可以選擇檔案管理系統中的相關數據轉入定型系統的指定節點下，同時將數據的全文傳送到定型系統中。5.2 歸檔整編

檔案整編能夠將待整理的文件條目進行整理編輯，并進行歸檔立卷，其功能結構如圖所示： 將待整理的文件（動態數據管理的文件、條目錄入的數據、文件歸檔的數據、檔案拆檔的數據、其他數據接口的數據）條目進行整理，補充形成檔案所需的基本信息，然后根據歸檔立卷的規則，將整編好的文件轉化形成檔案。用戶可以自定義歸檔立卷的規則，按歸檔立卷規則將文件組卷歸檔，將已形成檔案的文件進行拆檔、卷內調整、以及整理案卷級與其對于文件級的關系（如案卷級的總頁數為文件頁數和，案卷級密級為文件密級最高條目的密級等）。多條文件組卷時，自動形成案卷級條目的一些信息。

待整理文件庫與檔案庫的所存儲的信息字段結構如果不一致，用戶可以進行對應關系設置，保存，以便歸檔時自動調用。

在檔案整編點擊歸檔時，增加數據查重功能，對于已經歸檔的數據，則提示用戶不能歸檔。在檔案整編主界面中，應顯示待整編狀態的文件數據，可以對數據進行編輯，如修改、插入、刪除、導入、導出等，以完成數據信息的添加。

歸檔立卷時，系統提供手動立卷和自動立卷功能，手動立卷只需補充一些數據信息，就可以生成一個案卷，自動立卷，按照用戶設置的整理規則生成相關的案卷級或類目項的基本內容。自動組卷時，如果系統檢索到案卷號的字段信息與檔案庫中已存在的案卷信息重復，系統應提示用戶并由用戶選擇自動將文件歸屬到原始案卷中還是手動立卷。歸檔成功后的案卷記錄和所屬文件應以不同顏色顯示。5.3檔案著錄

檔案著錄是管理應用系統進行管理的基礎，提供數據收集的功能。檔案著錄功能結構圖如下：

數據著錄：可以對數據進行增加、刪除、修改、保存、復制、剪切，可以進行單個文件或批量文件的掃描、掛接、上傳等操作。在錄入數據時，可以設置一定的時間進行自動保存，權限可以控制到字段級。一般用戶修改和刪除的權限只限于操作自己著錄的數據。

選擇檔案管理樹型結構中的某一類型數據庫數據節點時，即可以進行數據瀏覽與編輯工作，系統默認瀏覽狀態。

插入功能：用戶選中一條要修改的數據，右鍵或者點擊工具欄上的插入圖標，可以在這一條數據的前面插入一條新的數據。

修改功能：用戶可以對所有字段實現批量修改或替換。修改方式提供填充方式、序列生成方式和高級方式。其中填充方式為針對選中數據記錄的數據庫已定義數據字段，按照輸入的內容進行批量替換或置空處理；序列生成方式按照用戶輸入的起始值及所定義的步長（如＋1或＋2）來完成數據字段的批量替換；高級方式可以按照用戶自定義的規則來完成數據字段的批量替換。

刪除功能：能夠一次刪除多條記錄，在刪除前，系統提示是否要刪除，經用戶確定后方可刪除。

保存功能：除了在工具欄上有保存按鈕，右鍵有保存功能，Ctrl+s快捷保存外，還可以設定一定的時間實現自動保存。

導入功能：能夠將已存在的數據源文件（如：DBF、XML、EXCELL和Access數據文件）導入到當前數據節點下。檔案著錄信息批量導入時，當重復導入時，能夠提示重復的數據，不重復的數據提示是否繼續導入。在導入的過程中，系統能夠自動校正數據字段類型。導出功能：能夠將當前節點下的某些或者全部檔案數據記錄導出成數據文件保存（如：DBF、XML、和Excel數據文件）。

編輯功能：提供剪切、復制、粘貼、全選、批量修改、查找替換、數據查重功能。選擇數據記錄的方式，既可用鼠標左鍵選中某一條記錄，也可以用Shift鍵＋鼠標左鍵來順序選擇多條記錄，或者用Ctrl鍵＋鼠標左鍵來間隔選擇多條記錄，或者用全選功能選擇當前窗口下的所有數據。

查重功能：能夠對當前數據記錄窗口或者制定數據節點下的數據進行比較查詢，執行后，列出具有重復字段的數據記錄。要查重的數據字段可由用戶自定義。

記錄功能:可以對數據記錄方便地進行數據的定位和查看，當用戶定位到指定的數據記錄項后，再打開這個節點，仍然顯示定位到的那個數據記錄。記錄排序可以通過點擊瀏覽界面的字段名稱，進行快速的排序，也可以設置自定義排序條件進行排序。當輸入不合法的數據時，系統提示數據不合法的原因，并返回上一步操作。著錄界面：用戶可以自定義著錄界面，可以預覽著錄界面效果。

設置后退功能按鈕，以便著錄保存后取消上一步操作，并自動刷新到最新操作界面。各種數據窗口的界面，字段的先后順序、長度，行高度等界面風格在窗口退出時保存其變化，再次打開窗口時與退出時保持一致。最后一次排序條件、查詢條件也將保存，便于再次利用。在左側顯示型代號下的數據庫分類信息，點擊相關節點即可在右側顯示數據表。數據表每頁顯示記錄數目可以自定義，多出的記錄分頁顯示。可以對數據表進行類似EXCELL的操作，如可以進行查找，替換，隱藏列，雙擊記錄進行編輯，并可以在其上進行文件的分發，調撥，報表打印等功能。

著錄規則：根據數據著錄時一些具有共性的特點，用戶可以制定不同檔案的著錄規則，如“份數”字段默認為1，“序號”字段為序列增長，“題目”字段上下條相似，定義為順帶。字段顯示：不同用戶對于同一檔案庫，需要看到（或被允許看到）數據庫的字段（或先后順序）不同，通過字段顯示模塊能夠實現用戶自定義需要顯示的字段。

代碼維護：某些著錄字段，只有幾種固定的代碼可供輸入，如“密級”字段的內部、國內、秘密、機密、絕密；“保管期限”字段的永久、長期、短期等。為了便于著錄和防止輸入錯誤，將這些字段定義為代碼，在數據著錄時形成下拉選擇框提供用戶選擇。特殊字符：用到特殊的中文字符或外文字符，用戶可以在系統中選擇。

回收站：系統刪除文件時，并不將文件從數據庫中直接刪除，而是刪除到回收站中。對于一些誤刪除的文件，通過回收站可以進行還原，達到保護文件的目的。回收站中的數據再次刪除或清空的權限分為兩種情況：

1、無限制（隨時可將回收站中的數據刪除）；

2、刪除的記錄在一定時間后，才能刪除。

在打開回收站時，顯示出全部的刪除文件及路徑

5.4原文管理

管理應用系統對檔案數據原文能夠實現掃描、掛接/上傳、瀏覽、下載等功能，其功能結構如下圖所示：

原文掃描：提供原文批量掃描的功能，將紙質的文件通過掃描儀批量掃描后形成電子文件保存在一起。為圖像處理、文字識別、原文掛接上傳做準備。

原文掛接：提供原文批量掛接上傳的功能，將需要掛接原文的條目與相對應的原文建立關聯，并將關聯好的原文上傳到對應的原文服務器，以便提供原文瀏覽利用的功能。

用戶選中要掛接原文的數據記錄，點擊工具欄上的原文掛接或者右鍵，可以進行原文掛接，用戶可以一次選取多個電子文件進行掛接，對于錯選的電子原文，可以進行刪除，在掛接過程中，用戶可以對原文進行壓縮加密，并提供解密功能。

原文下載：能夠將原文從文件服務器上下載到本地，進行利用。原文下載的功能需要嚴格審查利用者的權限，沒有相應的權限，便不能進行原文下載。

原文瀏覽：系統提供通用的瀏覽器，可以打開一般格式的電子原文，包括一些二維和三維的圖形文件。

第三篇：數字檔案館建設面臨的難題

數字檔案館建設面臨的難題

來源：bet365 http://www.tmdps.cn

【內容提要】數字檔案館是數字信息時代檔案傳遞和利用的新途徑。數字檔案館與傳統檔案館相比有著極大的優越性，然而它也存在著不少缺陷。在數字檔案館的建設中面臨著諸多不容樂觀難以解決的問題，對此我們要有清醒的認識。本文提出了數字檔案館建設所面臨的10個方面的問題。

【關 鍵 詞】數字檔案館/問題

【 正 文】

隨著現代信息技術的迅速發展和大量電子文件的產生，數字檔案館的研究和建設成為我國檔案界關注的熱點。數字檔案館與傳統檔案館相比，有著豐富的數字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優點，使傳統的檔案館望塵莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我們應該清醒地認識到數字檔案館存在的缺陷，數字檔案館的建設還存在著諸多的難點和問題亟待深入研究解決。如果對存在的問題視而不見，或掉以輕心，必將給未來的檔案事業留下巨大而無法彌補的遺憾。數字檔案的憑證價值問題

檔案的基本價值有兩方面，憑證價值和參考價值，而尤以憑證價值最為重要，雖然，“目前人們對數字化檔案具有參考價值這一點已無疑義，然而，由于一系列技術和立法問題還未解決，數字化檔案目前還不具備法律憑證效力”[1]這無疑使數字檔案的作用大打折扣。因此，確認數字檔案的憑證價值就成為數字檔案館建設中無法回避的難題。目前，主要存在以下幾方面的問題：

1.1 認識上的問題。數字檔案不具備“白紙黑字”的直觀性，必須依賴特定的計算機設備加以解讀。數字檔案完全脫離了以往人人對檔案“原件”的認識，從而引起人們對其原始性、可靠性的懷疑。而且，有些數字檔案即使載體保存完好，內容亦可能在無形中丟失，它不像紙質檔案那樣載體與內容“一損俱損，一榮俱榮”。數字檔案與以往其他載體的檔案都不一樣，從甲骨檔案到簡牘檔案再到紙質檔案，只是載體的耐久性有差別，并沒有改變其直觀性，而數字檔案的非人工識讀性與其他載體的檔案有著質的區別。要確認數字檔案的憑證價值，恐怕不僅僅是改變觀念的問題，要真正認識數字檔案，確認其憑證價值，可能還需要走很長的路。

1.2 技術上的問題。數字檔案是高新技術的產物，它給人們帶來極大便利的同時，也給人們留下了困惑與難題。其一，數字檔案具有易復制、修改、刪除的特點，使得檔案“原件”的概念變得難以確認。其二，計算機硬、軟件技術不斷更新換代，迫使數字檔案必須不斷適應新的“生存環境”，不斷地變換載體、格式，因而無法通過載體、格式的鑒定來判定其原始性。其三，數字檔案不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將其輸出，傳統的字跡鑒定技術無法分辨數字檔案的原始性。其四，數字檔案對背景信息和元數據具有很強的依賴性。“電子文件的背景信息常常與文件內容信息相分離保存，一旦失去背景信息，文件的內容即便仍有意義，但也不再具有憑證價值。元數據是電子文件、電子檔案所特有的，“元數據由于其隱含性而易被忽視，而元數據一旦丟失或破壞，電子文件的原始性就會改變。”[2]

1.3 管理制度上的問題。“傳統檔案之所以具有憑證價值，在一定程度上取決于嚴格的管理制度”，而目前“從電子文件的生成到歸檔都缺乏十分規范的程序化管理，缺乏嚴格而科學的標準體系和業務管理制度，一些標準、制度雖已制定，但全面推行尚需時日”[3]而且也有一定的難度。數字檔案信息的長期存取問題

數字檔案信息的長期存取問題是數字檔案館建設的一個具體而又棘手的難題。“據報道，美國航空航天局在20年前發射的‘海盜’號火星探測器上的計算機中，已經有20%的數據完全丟失，還有大約4000卷的統計數據因存儲的格式模糊無法讀出，程序員也無法保證將其恢復”。[4]數字檔案信息長期存取所面臨的主要問題有：

2.1 存儲的介質材料。“現代介質的存儲設備還不可能解決計算機數據存儲問題”。[5]一般說來，磁盤的壽命是3～5年，光盤也不過30年左右，與能保存千年以上的紙質載體相比，其壽命相差甚遠，而且它還要受到溫度、磁場、記錄存儲格式、硬件配置等多方面的影響，10年前還經常使用的5.25英寸的軟盤，現在已經沒有一臺普通電腦可以讀出來。

2.2 機讀語言格式。“計算機語言平均每三個月就會問世一種，而語言之間的互換大部分存在問題。很難想象，若干年以后，我們用現行的機器語言描述的數據，還能百分之百的還原”。[6]

2.3 對設備的依賴。數字檔案必須依賴于計算機設備才能讀出，這個特征對其長期存取帶來很多問題：“如設備發生故障、系統癱瘓，電子文件就讀不出來；電子文件對其它設備環境的不兼容性，使其只能在某種設備上處理，而不能在其它設備上處理；不同軟件環境形成的電子文件存貯在載體上，有時難以互換；電子文件加密后，不解密就無法識別；技術設備更新時，不及時解決格式轉換問題，也無法讀取等等”。[7]

數字檔案的失真問題

“檔案數字化工作的生命線在于其能夠保持檔案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，還難以保質保量地完成館藏檔案數字化的任務。如已研制出的OCR掃描輸入技術，其平均識別率是95%。這對于追求最大程度真實性的檔案來說無疑是致命弱點”。[9]數字化的主要方式是掃描加工，在這一過程中造成數字檔案失真的原因還有以下幾個方面：其一，技術參數選擇不當。針對不同色調、紙質和字跡，有時需調整不同的技術參數，如分辨率、明暗度、對比度等，選擇不當會直接影響掃描的質量，造成信息丟失、圖像模糊或產生額外信息，客觀上造成檔案原貌的改變。其二，工作失誤。檔案掃描是大量的重復勞動，難免有時失誤。如掃錯檔案或打錯順序，或存錯，或在建索引時鏈接錯誤等，如不及時發現，將直接導致數字化檔案失真。其三，轉換過程中的失真。在進行數字檔案的遷移或在提供利用時，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉換成另一種格式的文件，如果格式選擇不當，同樣會導致數據發生變化。數字檔案信息的安全問題

安全問題是計算機網絡世界最為頭痛的難題，也是數字檔案館中的重大難題之一。數字檔案館雖然被稱之為“館”，但它的存在更仿佛是一個巨大的沒有警察的自由市場，給不法分子帶來可乘之機，主要表現為：其一，計算機病毒。網絡信息安全的最主要的敵人就是計算機病毒。“國外有人估計，現在計算機病毒的傳染每兩個月增加1倍。網絡病毒的泛濫已對計算機網絡系統構成嚴重的威脅”。[10]其二，計算機黑客。由于網絡的加密性和匿名性，使入侵者難以被發現。黑客對信息資源的攻擊，不僅僅是好奇和自我挑戰，程序設計高手可以篡改系統控制參數。其三，有竊取行為的間諜活動，窺視其機密信息進行復制或擴散。其四，有意破壞，摧毀系統的信息處理功能或破壞電子通訊裝置。其五，人為或偶然事故造成的威脅。如工作人員操作失誤而產生的不可預知的事件、網絡系統軟件硬件的故障、電子系統故障引發的系統問題等，所有這些，都使數字檔案信息的安全變得十分“脆弱”。

數字檔案館建設的諸多技術問題

數字檔案館完全是高新技術、電子設備和計算機網絡技術支撐起來的產物，離開了高新技術的支撐，就沒有了數字檔案館。但是高新技術也給數字檔案館帶來了致命的弱點，真是“成也蕭何，敗也蕭何”。諸多的技術問題成為制約數字檔案館建設的難點。

5.1 數字化設備技術條件。網絡系統中的硬件技術之一是必須有足夠的帶寬，以保證快捷地傳輸文本、語音、圖像、影像檔案，以便實現多網互連、高速互訪，實現跨平臺、跨系統、跨語種的互相轉換和鏈接。毫無疑問，足夠的帶寬條件和用戶對網絡信息傳輸的需求將一直是一對矛盾體。

5.2 技術難題。數字檔案館是以信息源、網絡、數據庫為基礎的，其相關技術是較復雜較先進并且不斷發展的，它幾乎囊括了計算機網絡技術所需要解決的所有問題，技術密集。如數字化圖像的存儲與壓縮、數據組織技術、信息檢索技術、多語言平臺互換互訪技術、海量信息存儲與調配技術等，既是計算機網絡技術的難關，也是制約數字檔案館建設發展的難題。此外，“數字檔案館的建設和運行需要解決一些特殊問題，為此必須開發應用一系列新技術，如：身份認定、智能檢索、信息隱蔽、數字水印、電子簽章、操作跟蹤、信息加密等，其中有很多技術有創新性”。[11]這些技術也都是不容易解決的問題。

5.3 技術過時問題。在飛速發展的IT業中，電腦硬件、操作系統、應用軟件及存儲載體等不斷地被新產品所替代，IT產品是真正的“短命鬼”。雖然絕大多數新產品承諾向下兼容，但其兼容的“代”數在跨越若干年后，舊的數字信息就很難被新的硬件設備和軟件系統讀出。“技術過時”的陰影一直會籠罩著數字信息。專家們提出的解決方案是數據遷移，但遷移卻存在著一個致命弱點，就是每次遷移總會丟失一定的相關信息，這些丟失的信息積累起來會造成數字檔案信息無法準確恢復原貌。數字檔案館建設的標準化問題

數字檔案館建設的目的是要使地區檔案館、全國檔案館乃至全世界的檔案館連成一個整體，以實現檔案信息資源共享。這個整體性的數字檔案館事實上是一種基于網絡環境下的數字化檔案信息資源共享的社會檔案館系統，是一個面向對象的分布式的網狀結構模式，是由一個個相對獨立的數字檔案館實體組成的。要對這分散在各地的數字檔案信息資源進行組織控制，就必須要有彼此兼容的硬件環境，要有一致的文件格式、統一的著錄標引標準、數據描述標準、元數據標準、全文數據庫標準等等，這些標準也僅僅是幾個主要的標準。“而實際上，在數字檔案館建設中，標準化是一個體系，是一個系統，因此對于我們來說，如何結合我國實際，迅速建立起一個適合我國數字檔案館建設的標準化體系是擺在我們面前的一個迫切需要解決的新問題”。[12]然而，要解決這個問題并不容易，我們面臨著很多問題：其一，一個嚴峻的事實是我國檔案信息系統沒有相應的具體標準可遵循；其二，有些標準規范要超出檔案工作的范圍，如綜合數據處理格式就需滿足跨行業、跨部門的要求。如何統一是一個很麻煩的問題；其三，與整個檔案工作的標準相銜接的問題；其四，與國際通用標準的接軌問題；其五，由于計算機技術更新速度非常快，每次技術設備的更新，都會對原標準產生相應的影響，因而必須不斷適時修訂標準。

數字檔案館建設的投入與產出問題

數字檔案館建設存在著投入與產出不協調的問題。如果我們把數字檔案館與數字圖書館作比較，會對這個問題看得更清楚。數字檔案館建設投入的費用是巨大的，而且它的建設費用要遠遠高于數字圖書館的建設費用。由于圖書有復本，許多圖書館保存的圖書都一樣。因而國家圖書館和省市圖書館的部分圖書數字化后，其他圖書館特別是中小型圖書館完全可以坐享其成，不必再花費資金重復建設。而檔案館則不行，全國各個檔案館保存的檔案幾乎都是孤本，因而檔案館在用于檔案數字化的費用上要比圖書館多，如，僅檔案館進行數字化檔案目錄的“工作量約是圖書館的35倍”。[13]但是檔案館的利用人次與圖書館讀者的人數相比卻少得多，“以北京市檔案館和國家

圖書館（原北京圖書館）為例，前者年利用人次約四五千人，后者一年的讀者數不少于二百萬人”。[14]兩者相差400倍。“即使一、二史館和中央檔案館三個國家檔案館的年平均利用人次也不過5960人次”，[15]三個館加起來與國家圖書館相比仍相差100多倍。檔案館的利用長期處于低谷已是不爭的事實，就是建成數字檔案館后，這種情況也不會改變多少，因為檔案信息有保密和時效的限制，有利用者的限制，并不會增加太多的利用者，更不可能趕上數字圖書館的讀者人數。事實上，傳統檔案館本來就存在著投入與產出不協調的問題，只不過未引起人們的關注，但是，數字檔案館的建設卻拉大了這種不協調的距離，使這個問題凸現出來。它也成為擺在數字檔案館建設面前很難解決的問題。數字檔案中的經濟問題

與其說數字檔案館是高新技術支撐起來的，不如更實際地說是由巨額資金支撐起來的，因為所有的高新技術和設備都將由資金來兌現。數字檔案館的建設與利用，不論對于檔案部門還是利用者，都有很重的經濟負擔，經濟問題可能是困擾數字檔案館建設的根本性難題之一。

8.1 檔案部門方面的問題。

8.1.1 數字檔案館建設的費用問題。數字檔案館的建設費用是巨大的，開發一個稍具規模的數字檔案館系統，不論是購買軟件和硬件，還是開發專用軟件，還是館藏檔案的數字化工作，都需要花費可觀的人力、財力和時間，這些都需要有強大的經濟實力做后盾。而數字檔案館的建設說到底，仍是以政府投入為主。但國家的綜合國力不可能在短期內發展到較高的水平。因此，資金短缺是建設數字檔案館的最不好解決的難題。檔案館是公益性和社會性的部門，也不能走“以文養文”、“以館建館”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的數字檔案館存在著投入與產出的巨大反差，即使對利用者收費，數字檔案館也根本不可能收回投資成本。數字檔案館建設的巨額費用對于本來就經費緊張的檔案部門來說是有相當難度的。而對中西部欠發達地區的大部分市、縣檔案館來說，連維持日常工作的經費都成問題，建設數字檔案館恐怕在相當長的時間內都是可望而不可及的。

8.1.2 數字檔案館的使用和維護費用問題。雖然數字檔案館的建設費用巨大，但它并不是一勞永逸的。它的維護和使用的費用并不少于初建的費用。數字檔案館就像一個“無底洞”，需要不斷地投入大量資金來維持其正常運轉。

8.1.2.1平時正常的使用和維護費用。數字檔案館是靠技術支撐起來的，平時正常的使用和維護也需要很大一筆資金才能維持，如通信費、數據使用費和設備維護費等都需要不斷地支出，且費用不低。

8.1.2.2 設備更新費用。現代信息處理技術發展迅猛，其軟硬件更新非常快，而在市場經濟利益的強大動因驅使下，更加快了這種更新速度，“錄制、存貯信息的設備、方法及軟件隨著新產品、新方法的問世，正以5-9年的周期更新，新產品、新方法的不斷問世，必將導致原有設備及軟件的淘汰”[16]。數字檔案館要維持正常使用，也必須不斷地更新設備和軟件，但要更新設備和軟件，卻又要花費大量的資金，而且是每隔幾年就要又投入一次。

8.1.2.3 數字檔案信息長期存取使用的費用。正如上文所述數字檔案信息長期存取是數字檔案館的一個具體而棘手的難題。而數字檔案館又必須使用數字檔案信息，專家們給出了一個不得已而為之的方案，就是不斷地使數字檔案信息遷移轉錄。但是遷移轉錄的費用是相當可觀的和不可預知的。一般檔案館能否承受這不斷遷移轉錄所需的費用，也是一個既不可預見又不容易解決的難題。

8.1.3 向利用者收取數字檔案信息利用費的問題。檔案法規規定檔案館向社會提供利用檔案，可以收取費用。數字檔案館建設投資大，收取一定的費用也是應該的。但是，如何制定收取利用費的收費制度，如標準、數量、繳納程序等，也是數字檔案館建設的難題之一。

8.2 利用者方面的問題。利用者的經濟承受能力，也是影響和制約.數字檔案館建設發展的問題之一。數字檔案館需上網閱覽，從目前我國上網所需資費來看，每小時的費用是發達國家的10多倍，而用戶的平均收入又低于發達國家的若干倍。我國80-90%的用戶認為網絡收費過高，通信費難以承受。再一點是下載檔案信息的打印費用，盡管并不是要將所有下載的檔案信息打印出來，就是部分打印也需要承受可觀的打印費。如果再加上數字檔案信息使用費，這些費用加在一起，將會相當高。必將影響利用者對數字檔案館的使用，也將使數字檔案館的建設失去應有的作用和意義； 數字檔案館法律法規方面的問題

數字檔案館建設中會涉及到許多法律問題，而這些法律問題恰恰又是亟待解決而又難以一時解決的問題。

9.1 檔案法規方面的問題。面對數字檔案館產生的新情況、新特點.檔案法規中的一些內容已不適應，而要解決起來仍有一定的難度。如對利用者的身份認證問題，在網上進行借閱限定和身份認證不僅增加技術難度，而且還要增加開支。而對外國利用者來說，由于限制得更嚴格，在網上操作更加困難。數字檔案館是開放的，是不受國界限制的，數字檔案館建設的初衷就是實現檔案信息的社會共享。但如果取消身份認證，那么就等于中外利用者都一樣沒有限制。因此，真要修改完善檔案法規，兼顧到方方面面，還是有相當的難度。

9.2 著作權、知識產權、隱私權的保護問題。在數字檔案館的環境下，由于檔案信息通過網絡進行傳遞，它極容易被獲取、被復制、被傳播，對利用者控制的難度加大。原來意義上的著作權、知識產權、隱私權的保護方式對權利人已無法提供有效的保護，著作權、知識產權和隱私權很容易被侵犯。因此，如何對檔案著作權、知識產權和隱私權進行有效保護成為數字檔案館建設面臨的一大挑戰。從技術上說，真正切實可行的保護技術，目前尚屬于極其薄弱的環節。從完善相應法律法規方面說，目前進展緩慢，尚有許多難題不易解決。

9.3 數字檔案的法律效用問題。對于數字檔案的法律效用問題，它是數字檔案館建設中一個不能回避的特殊難題。要想讓它得到法律的認可，恐怕還需要相當長的時間。而“如果電子檔案的法律憑證問題得不到解決，數字檔案館的數字化館藏也就失去了利用的價值、存在的意義”。[17]

數字檔案館的基礎理論問題

數字檔案館的建設必然要受到數字檔案館理論研究的影響和指導。目前，對數字檔案館的研究還處于起步階段，許多認識不相同，統一尚需時日。而且有關數字檔案館的一些基礎理論問題，都是一些不易解決的難題。

10.1 數字檔案館的概念問題。自從數字檔案館概念出現以來，“關于數字檔案館的認識并不統一，其定義就有數十種之多，勢必會造成對數字檔案館建設方向把握上的不一致”。[18]觀點不一樣，建設的數字檔案館就不一樣，建設的難易程度、工作流程、服務功能、配套措施、系統邊界和社會影響等等也都會截然不同”。[19]而統一認識或基本統一認識都非一日之功。但這個問題不解決，將對數字檔案館的實踐產生不利影響。

10.2 數字檔案館的系統邊界問題。“數字檔案館支持以網絡連接的相關檔案部門的數字化館藏，能夠提供分布于不同地區的檔案信息。然而信息網絡的一個重要特征就是鏈接，這種在技術上可以無限鏈接的情況下，就涉及到了系統的邊界問題”。[20]數字檔案館系統邊界的界定決定著數字檔案館所擁有的功能特性。同時也決定著數字檔案信息在信息中的地位。然而，“在圖書館情報學界，人們討論數字化圖書館時有種傾向，認為因特網就是一個數字圖書館，任何人都可以到這個無所不包的圖書館中查閱文獻、學習知識、合作交流甚至著書立說。這就把數字圖書館的地址空間和信息資源空間定位很廣，其系統邊界也無所不包。它不僅包括了書目文獻管理、信息網絡信息資源的組織與作用，甚至包括檔案館和博物館的信息內容，因此建設規模異常龐大”。[21]數字圖書館的這種“擴張”，使本來就處于“弱勢”地位的檔案信息的地位更加岌岌可危，如果不對數字檔案館的系統邊界給以恰當的界定，并采取相應的技術措施，那么，在不久的將來，數字檔案館將會消失在數字圖書館的海洋里，成為數字圖書館的一部分。

10.3 數字檔案的概念問題。數字檔案是數字檔案館生存的基礎。但是目前對數字檔案概念的認識卻并不統一和清晰。其一，對數字檔案概念的研究并未引起檔案界太多的關注；其二，一些對數字檔案概念的認識，大部分都是以傳統的檔案概念為基礎的，仍舊把數字檔案當作電子文件的轉化物來認識，無非是傳統檔案概念在數字時代的翻版。這里暫不說傳統的以文件為屬概念的檔案概念本身就有許多可商榷的地方。單說在數字信息時代文件的概念、檔案概念和其他信息的概念都會受到影響而發生變化，它們之間有互相融合的趨勢。如何區分它們將變得越來越困難。在數字時代的信息網絡環境下，數字文件、數字檔案、數字圖書、數字情報、數字資料、數字文獻籌有什么不同？如何區分它們？如果不能把數字檔案從這些其他數字信息中區分出來，那么數字檔案的概念的存在就將走向消亡，而在數字檔案概念基礎上建立起來的數字館大廈也將隨之傾覆。因此，必須把數字檔案概念從其他數字信息中區別出來，數字檔案館才能生存。但這是一道擺在我們面前的并不容易找到答案的難題。

第四篇：國家檔案局中央檔案館關于印發《全國檔案信息化建設實施綱要》的通知

國家檔案局中央檔案館關于印發《全國檔案信息化建設實施綱要》的通知

檔發〔 2002 〕 8 號

各省、自治區、直轄市、計劃單列市檔案局、館，新疆生產建設兵團檔案局、館，中央和國家機關各部委檔案部門，總參檔案局，解放軍檔案館，武警部隊司令部辦公室，各人民團體檔案部門，中國照片館：

為適應國家信息化建設和檔案事業發展要求，實施信息化帶動策略，以檔案信息化帶動檔案事業各項工作的開展，促進全國檔案事業現代化水平的提高，根據《全國檔案事業發展 “ 十五 ” 計劃》的總體安排，研究制訂了《全國檔案信息化建設實施綱要》，現印發給你們，請結合本地區、本部門實際貫徹執行。

國家檔案局 中央檔案館

二 ○○ 二年十一月二十五日“ 十五 ” 期間，全國檔案信息化建設的指導思想是：以鄧小平理論和 “ 三個代表 ” 重要思想為指導，適應國家信息化建設和檔案事業發展的要求，把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案事業持續快速健康發展，為改革開放和現代化建設服務。

“ 十五 ” 期間，全國檔案信息化建設的目標和主要任務是：本著統籌規劃、統一標準、分級建設、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動館藏檔案的數字化的數據庫建設，在部分中心城市建設示范性數字檔案館，開展公眾網查詢檔案信息服務，加快推進檔案信息化標準體系、安全保障體系和人才隊伍建設。到 “ 十五 ” 末，各省、自治區、直轄市檔案部門要努力建設并投入使用一批內部局域網，基本實現檔案管理現代化和辦公自動化；依托當地電子政務建設工程，建立為各級黨政機關服務的檔案目錄信息中心，為逐步構建中國檔案文獻數據庫創造條件；依托公眾信息網，建立面向社會、服務公眾的檔案網站，逐步構建全國檔案工作信息網。

一、檔案信息化基礎設施建設

⒈ 繼續推進運用計算機管理檔案，提高各級各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。到 “ 十五 ” 末，全國應用計算機管理檔案的普及率，力爭東部地區省級機關檔案部門達到 90%，縣以上各級國家檔案館達到 70% ；中西部地區省級機關檔案部門達到 80%，縣以上各級國家檔案館達到 50%。

⒉ 各省、自治區、直轄市檔案局館都要建設和完善局域網，并且與當地政務網聯通。到 “ 十五 ” 末，各省、自治區、直轄市及主要中心城市檔案局館力爭全部建立局域網；省以下檔案局館的局域網建設以北京市、天津市、江蘇省為試點，80% 的區縣市檔案局館建立局域網并與當地政務網聯通。

⒊ 西部地區要把檔案信息建設納入實施西部大開發戰略的范疇，充分發揮后發優勢，逐步推進西部地區檔案部門計算機和網絡技術的應用，努力探索一條適合當地檔案信息化建設的路子。

二、檔案信息資源建設

⒋ 加強檔案目錄數據庫建設。充分運用計算機技術，加快檔案目錄數據庫建設，提高檔案檢索利用服務質量。到 “ 十五 ” 末，有條件的省級檔案館全部館藏檔案案卷級目錄都要實現機檢，重要全宗檔案逐步實現文件級目錄機檢。

⒌ 各級機關向檔案館移交檔案時，要逐步做到同時移交機讀目錄。到 “ 十五 ” 末，各省、自治區、直轄市檔案館要基本實現接收檔案時同時接收已有的機讀目錄。

⒍ 進一步加強檔案目錄中心的建設。進一步完善明清、民國和革命歷史檔案資料三個目錄中心的建設。鼓勵各地區國家綜合檔案館建立區域性檔案文獻機讀目錄中心，推進檔案信息資源共享。

⒎ 積極推進檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設。有條件的檔案館應通過接收電子檔案、對各種類型檔案進行數字化等方法，積極建設相關的全文數據庫和多媒體數據庫，逐步實現檔案全文信息查詢，不斷提高服務效率和質量。

⒏ 加強電子文件歸檔管理。各級機關和企業、事業單位檔案部門要根據檔案管理的要求，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導，保證各單位產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。選擇有條件的單位進行電子文件歸檔管理的試點工作，及時總結、推廣經驗，引導、規范機關電子文件的歸檔管理。從 2002 年開始，在統戰部、財政部、國家稅務總局、中國銀行、中國建設銀行等單位以及北京、上海、杭州等地的市級機關開展電子文件歸檔的試點工作。

⒐ 研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，制訂電子檔案管理辦法。在北京、上海、江蘇、浙江、福建、廣東等地選擇國家檔案館和中央企業檔案館開展網絡環境下接收電子檔案試點工作。

⒑ 積極推進檔案數字化進程，加強對珍貴、重要檔案的保護，提高檔案利用的效率和水平。以現實需要為前提，分階段、分步驟實施。首先在中央檔案館、中國第一歷史檔案館、中國第二歷史檔案館，以及北京、天津、遼寧、上海、江蘇、安徽、廣東、重慶、陜西、青島、杭州等省、市檔案館開展檔案數字化工作試點，實現館藏重要全宗紙質檔案和照片、錄音、錄像檔案的數字化，并在館內建設數字化綜合應用平臺。其他有條件的檔案館也要進行這方面的研究和探索。

⒒ 中央、國家機關檔案部門向中央檔案館移交的檔案。有條件的一般要進行數字化處理，同時并入中央檔案館和中央、軍事家機關檔案數據庫系統。

三、檔案管理應用系統建設

⒓ 進一步提高檔案管理軟件的技術和應用水平，盡快在全國推廣應用相對統一、符合規范的檔案管理軟件，為保證檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創造條件。

⒔ 推進機關檔案管理與辦公自動化同步發展。適應辦公自動化和電子政務建設的要求，在中央、國家機關以及省直機關中普及應用文檔一體化管理系統，并與機關辦公自動化和電子政務系統同步建設，協調發展。

⒕ 各級檔案行政管理部門要積極參與當地政府上網工程和電子政務建設。加強檔案信息建庫入網工作，爭取將各地檔案數據庫作為重要信息資源庫納入當地電子政務、信息港建設總格局中，為逐步構建中國檔案文獻數據庫積極創造條件。

⒖ 充分利用和發揮網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。省級以上檔案館應盡可能建設自己的檔案網站（省級以上檔案部門網站開通時間表見附件一），已經建立網站的要不斷加以完善，豐富網站內容，有計劃地上載開放檔案目錄，有條件的可上載已公開的檔案全文信息，向社會提供網上查詢和利用服務，進一步發揮檔案信息資源服務社會的作用。

⒗ 各省、自治區、直轄市檔案行政管理部門應建立鏈接本地區各級各類檔案網站的門戶網站，積極探索實現館際互聯的路子。在逐步推進地區性館際互聯的基礎上，不斷促進全國范圍內的檔案信息資源共享。以國家檔案局網站為龍頭，逐步與各地檔案網站實現鏈接，最終構建全國檔案工作信息網，為全社會提供方便、快捷、優質的檔案信息服務。

⒘ 建設示范性數字檔案館。在總結深圳、青島建設數字檔案館初步經驗基礎上，進一

步在杭州市檔案館、天津開發區檔案館、江蘇省電力公司檔案館等開展試點工作。

四、檔案信息化標準規范建設

⒙ 加快推進檔案信息化法制建設。適時提出比較成熟的行政立法建議，推動相關配套行政規章的制訂和完善。加快研究和制訂電子公文歸檔、電子檔案管理、檔案信息公開和上網安全、網站建設與管理等方面的行政規章，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，推動檔案信息化建設有序開展。

⒚ 完善檔案信息化標準體系。集中力量研究制訂一批急需的檔案信息化標準，采取切實措施進行宣傳與貫徹。“ 十五 ” 期間，要優先制訂電子文件歸檔，檔案信息采集、整合和安全管理等方面的標準，加快建立健全檔案信息化標準實施機制。已經出臺的相關地方標準，要認真試行，總結完善；承擔有關試點任務的檔案部門，應率先出臺相關標準，在試行的基礎上加以完善，爭取上升為國家標準或行業標準，在全國范圍內推行。

（“ 十五 ” 期間擬制訂的檔案信息化相關標準和規章見附件二。）

五、檔案信息化人才隊伍建設

⒛ 加強檔案業務人員培訓工作。堅持各級檔案部門領導干部進修制度，把檔案信息化建設相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識等列入指導性教學計劃；加強對檔案業務人員應用新技術、新設備、新方法的培訓，普及信息技術知識，提高檔案業務人員掌握和運用現代化技術的技能。檔案業務人員參加檔案信息化等知識培訓的時間應多于 20 課時。．加強檔案信息建設相關技術培訓課程與教材的建設和管理。國家檔案局將積極推動教材編寫工作，并定期組織對備案教材進行評選和推薦。

六、檔案信息安全保障體系建設．組織建設檔案信息安全保障體系框架，逐步完善檔案信息安全管理體制。各級檔案部門要加強對計算機檔案管理系統的管理，確保檔案數據庫安全；加強對電子文件歸案工作的監督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效；檔案部門的內部局域網要切實與一切外網實行物理隔離，加強身份認證和密鑰管理，確保檔案信息網絡傳輸的安全。23 ．各級檔案部門在開發利用檔案信息資源和網絡系統建設工和中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生。參加各級政府電子政務建設的檔案部門，要嚴格遵守相關的安全保密制度。非公開的檔案信息一律不得上外網；在因特網上提供已公開檔案目錄查詢服務的，要認真采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施，確保檔案信息和系統安全。

第五篇：國家檔案局發布9號令

國家檔案局發布《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》

本報訊（記者 王乃迎）11月21日，國家檔案局發布第9號令，公布《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》（以下簡稱《規定》），1986年2月7日國家檔案局發布的《各級國家檔案館收集檔案范圍的規定》同時廢止。這個《規定》以及國家檔案局前不久發布的《國家基本專業檔案目錄》（第一批）（第二批）與國家檔案局2006年發布的8號令相銜接，構成了建設覆蓋人民群眾檔案資源體系法規架構的基本輪廓，標志著我國檔案資源建設步入新的發展階段。

2009年召開的全國檔案館工作會議提出了修訂《各級國家檔案館收集檔案范圍的規定》的意見，要求在充分考慮本級黨政機關的二級甚至三級單位永久檔案的歸宿問題，充分考慮民生檔案的接收問題，充分考慮改制和破產企業重要檔案的接收等問題的基礎上，及時調整擴大檔案館的接收范圍。

《規定》指出，各級各類檔案館要貫徹科學發展、以人為本的理念，在檔案行政管理部門的監督指導下，按照統一規劃、分級管理的原則，依法開展檔案收集工作，將屬于本館收集范圍的具有長久保存價值的檔案收集進館。《規定》分別對各級綜合檔案館，各級專門檔案館，國有企業、事業單位設立的檔案館接收檔案的范圍作出了明確規定。《規定》要求，省級以上（含省級）檔案館接收保管期限為永久的檔案，省級以下（不含省級）檔案館接收保管期限為永久和

30年以上（含30年）的檔案。

《規定》提出，檔案館要適應信息化建設的需要，收集電子檔案和紙質檔案的數字化副本。有條件的檔案館應根據國家災害備份的要求，建立電子文件備份中心，開展電子文件備份工作。檔案館在收集檔案時，應同時收集有助于了解檔案內容、立檔單位歷史的資料，收集有助于管理和利用檔案所必需的專用設備。《規定》要求各級各類檔案館根據本《規定》制定本館的收集檔案范圍細則和工作方案，經上級檔案行政管理部門同意后施行。

《規定》的頒布施行，從宏觀上解決了新時期國家檔案資源體系科學布局、合理歸屬、有法可依等根本性問題。

各級各類檔案館收集檔案范圍的規定

國家檔案局令

第 9 號

《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》已經2011年11月11日國家檔案局局務會議審議通過，現予公布，自公布之日起施行。局長

二○一一年十一月二十一日

為了建設覆蓋人民群眾的、內容豐富、結構合理的國家檔案資源體系，劃定各級各類檔案館收集檔案的范圍，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《全國檔案館設置原則和布局方案》，制定本規定。

第一條 各級各類檔案館要貫徹科學發展、以人為本的理念，在檔案行政管理部門的監督指導下，按照統一規劃、分級管理的原則，依法開展檔案收集工作，將屬于本館收集范圍的具有長久保存價值的檔案收集進館。

第二條 各級綜合檔案館依法接收本級下列組織機構的檔案：

1.中國共產黨委員會及所屬各部門；

2.人民代表大會及其常設機構；

3.人民政府及其所屬各部門和單位；

4.人民政協及其常設機構；

5.人民法院、人民檢察院；

6.各民主黨派機關；

7.工會、共青團、婦聯等人民團體；

8.國有企業、事業單位。

各級綜合檔案館可全部或部分接收以上機構的下屬單位和臨時機構的檔案。

鄉鎮機構形成的檔案列入縣級綜合檔案館接收范圍。

第三條 新中國成立前本行政區內各個歷史時期政權機構、社會

組織、著名人物的檔案列入綜合檔案館收集范圍。

本行政區內重大活動、重要事件形成的檔案、涉及民生的專業檔案列入綜合檔案館收集范圍。

經協商同意，綜合檔案館可以收集或代存本行政區內社會組織、集體和民營企事業單位、基層群眾自治組織、家庭和個人形成的對國家和社會有利用價值的檔案，也可以通過接受捐贈、購買等形式獲取。

第四條 各級部門檔案館，收集本部門及其直屬單位形成的檔案，但其中履行行政管理職能的檔案，要按有關規定定期向綜合檔案館移交。

第五條 各級專門檔案館，收集本行政區內某一專門領域或特定載體形態的專門檔案或檔案副本。

第六條 國有企業、事業單位設立的檔案館，收集本單位及其所屬機構形成的檔案。國有企業發生破產轉制，事業單位發生撤銷等情況，其檔案可按照有關規定由本級綜合檔案館接收。

第七條 省級以上（含省級）檔案館接收保管期限為永久的檔案，省級以下（不含省級）檔案館接收保管期限為永久和30年以上（含30年）的檔案。

第八條 檔案館要適應信息化建設的需要，收集電子檔案和紙質檔案的數字化副本。有條件的檔案館應根據國家災害備份的要求，建立電子文件備份中心，開展電子文件備份工作。

第九條 檔案館在收集檔案時，應同時收集有助于了解檔案內容、立檔單位歷史的資料，收集有助于管理和利用檔案所必需的專用設

備。

第十條 各級各類檔案館要根據本規定制定本館的收集檔案范圍細則和工作方案，經上級檔案行政管理部門同意后施行。第十一條 本規定由國家檔案局負責解釋。

第十二條 本規定自發布之日起實施。《各級國家檔案館收集檔案范圍的規定》（1986年2月7日國家檔案局發布）同時廢止。原載于《中國檔案報》2011年12月1日總第2237期